Metodología de La Elaboración Del Manual de Procedimientos

 

Metodología de la elaboración del manual de procedimientos Es indispensable elaborar en primer lugar el manual de organización, pues constituye el marco de referencia del manual de procedimientos carácter general del manual de procedimientos Loss ma Lo manu nuale aless de pr proc ocedi edimi mien ento toss co cont ntie iene nen n in info form rmac ació ión n sob sobre re el co conj njun unto to de operaciones dede etapas que en forma cronológica se estableen para llevar a cabo un determinado otipo trabajo. El ma manu nual al de pr proce ocedi dimi mien ento toss es un in inst strum rumen ento to de in info form rmac ació ión n en el qu que e se consignan en forma metódica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una o varias entidades.   El manual de procedimientos es til porque permite conocer el funcionamiento interno de las dependencias en lo que se refiere a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos, y a los puestos responsables de su ejecución. Los manua manuales les de procedi procedimient mientos os persig persiguen uen los sigui siguientes entes objetivos. objetivos. !ompr !omprender ender en forma ordenada, secuencial, detallada las operaciones que estas se efectan. Establecer formalmente los m"todos y t"cnicas de trabajo que deben perseguirse para la realización de las actividades precisar responsabilidades operativas para la ejecución, control, y evaluación de las actividades. !lasificación del manual de procedimientos# $areas y trabajo individuales# por ejemplo, como operar una maquina de contabilidad %rácticas departamentales, en las que se indican los procedimientos de operación de todo un departamento %ractiticas %rac cas gen gener eral ales es de un ár área ea det deter ermi minad nada a de ac actitivi vida dad, d, co como mo ma manu nual ales es de procedimientos comerciales, de producción, financieros, etc"tera En la administración pblica los manuales de procedimientos se clasifican segn su ámbito de aplicación y alcances en# Manuales de procedi Manuales procedimient mientos os macro& macro&admin administrat istrativos# ivos# contie contienen nen inform información ación sobre los procedimient procedi mientos os que se establ establecen ecen para aplica aplicarse rse en toda la admin administraci istración ón pblica o en más de un sector administrativo. Manuales Manual es de proc procedi edimie miento ntoss mes meso o adm admini inistr strati ativos vos o ins instit tituci uciona onales les## con contie tienen nen información sobre los procedimientos que involucran a todo un sector administrativo o a dos más instituciones que lo conforman. Manuales de procedimientos micro administrativo o institucional#

 

!ontienen información sobre los procedimientos que se siguen para realizarse las operaciones internas en una dependencia o entidad con el fin de cumplir    'is 'istem temáti áticame camente nte con el fifin n de cum cumpli plirr sis sistem temáti áticame camente nte con sus fun funcion ciones es y objetivos. !ontenido del manual de procedimientos (. $e)t )to. o. En "l se e) e)pre presan san por es escri crito to la lass in info form rmac acio ione ness o in inst stru rucci ccion ones es qu que e contien cont ienen en en el proc procedi edimie miento nto.. El te) te)to to des descri cribe be el pro procedi cedimie miento nto,, enu enumer mera a las operaciones que lo integran, en orden cronológico, precisa en qu" consiste cada operación y quien debe ejecutarla, como debe ejecutarla, cuando, donde y para que deba ejecutarse. *. +iagramas. n diagrama administrativo es un modelo grafico que representa en form fo rma a es esqu quem emát átic ica a y si simp mplilifificad cada a al alg gn n fe fenó nóme meno no ad admi mini nist stra ratitivo, vo, ya se sea a de organización, de procedimiento. Los diagramas pueden ser# organogramas, flu)o& gramas o diagramas de flujo, de producción, de oficina, de personal, cronogramas, estadísticos, que e)presan datos, -ec-os o fenómenos comparables y sus relaciones, replantados por puntos, líneas, figuras o volmenes y diversos. . /o /orm rmas as.. Es im impo port rtan ante te in incl clui uirr en el ma manu nual al de pr proc oced edim imien iento toss la lass fo form rmas as empleadas en las operaciones secuenciales del procedimiento que se describe. La forma impresa es un objeto sobre el cual se imprimen informes constantes y que cuenta con estaciones para que se anote en ellos una información variable. Ejemplo de forma# puede ser un c-eque o una factu factura ra y un ejemplo de 0mac-ote1 pueden pueden ser  los que sirven de base para elaborar algunos contratos o cartas que suelen utilizarse con frecuencia pero que no están impresas. Los principales temas que debe contener un manual de procedimientos son los siguientes# 2 3dentificación 2 4ndice 2 !ontenido 2 %rologo y5o introducción 2 6bjetivo de los procedimientos 2 7reas de aplicación 2 %olíticas o normas de información 2 +escripción de las operaciones 2 /ormularios impresos 2 +iagramas de flujo

 

/ases del proceso de elaboración del manual de procedimientos la presentación de los datos en forma escrita, en diagramas y en forma, y la presentación para su aprobación del proyecto. La presentación debe comprender principalmente los siguientes aspectos# (. na justificación de la necesidad de elaborarlo cuando# 2 E)i E)ista stan n trá trámit mites es que man manten tengan gan cie cierto rto gra grado do de com comple plejid jidad ad par para a fac facili ilitar tar su comprensión. 2 8esulta conveniente asegurar la uniformidad en el desarrollo de los trámites 2 'e desee en emprender tareas de simplificación de operaciones. 2 'e desee capacitar al personal *. na proposición sobre el tipo de procedimientos que abarca# %roced %roc edim imien iento to de re reclu cluta tami mien ento to y se sele lecci cción ón de pe pers rson onal al y pr proc oced edim imie ient ntos os de formulación y selección de personal y procedimiento de formulación presupuestaria . na proposición sobre el contenido del manual y la forma en que se piensa recopilar y analizar la información

9. n calendo&grama de actividades La de información que se debe recopilar en cada uno de los apartados del manual y un modelo. 23dent 23de ntifific icac ació ión# n# no nomb mbre re of ofic icia iall de la de depe pend nden enci cia, a, no nomb mbre re co comp mple leto to de lo loss procedimientos que refiere el manual. 2:ombr 2:om bre e de la un unid idad ad co coor ordi dina nado dora ra cu cuya ya un unid idad ad bá bási sica ca co corr rres espo pond nde e a lo loss procedimientos se;alados. 2 :mero de identificación del o de los procedimientos en su caso. 2 Lugar y fec-a de elaboración. 2 8esponsables de su elaboración 2 !antidad de ejemplares impresos (. 4ndice o contenido# es la parte que presenta de una manera sint"tica y ordenada los elementos constitutivos del documento o los temas principales que comprende el manual.

 

*. %rologo y5o introducción# aquí deben e)plicarse en forma clara y concisa los objetivos del manual. . 6bjetivo de los procedimientos# es conveniente que todo procedimiento tenga su objetivo que e)plique en el manual de forma clara y precisa a fin de que el personal de la dependencia sepa para que se desarrolla. 9. 7r 7rea eass de ap aplilica caci ción ón## es este te apa apart rtad ado o se re refifiere ere al ám ámbi bito to de pr proc oced edim imie ient ntos os y cont co ntie iene ne un una a re rela laci ción ón de la lass un unid idad ades es or orgá gán nic ica as qu que e in intter ervi vien enen en en los procedimientos. $ambi"n se deben se;alar los puestos que intervienen por secuencia de aparición dentro del procedimiento. . /o /orm rmul ular ario ioss o im impr pres esos# os# la lass fo form rmas as im impr presa esass que se ut utililiz izan an de dent ntro ro de un procedimiento para captar, registrar y proporcionar informes. +iagramas de flujo 8epresentan en forma grafica 8epresentan grafica la secuenc secuencia ia en que se realiz realizan an las operac operaciones iones en un determinado procedimiento o recorrido? con el fin de obtener una visión de conjunto de un procedimiento. /uentes de información del manual de procedimientos +ocumentación# se puede obtener información documental en los arc-ivos de la institución, que son fuente til de procedimientos de trabajo, tambi"n se pueden localizar en los arc-ivos, leyes, reglamentos, decretos, circulares internas y manuales administrativos. %ersonas# cuando la documentación que sea recopilado es insuficiente u obsoleta se debe recurrir a los servidores pblicos responsables de las áreas, donde se realizan los procedimientos de trabajo. 8ealidad administrativa# la limitante que se observa en la realidad administrativa es el área de trabajo que puede estar distante como las unidades desconcentradas y por  otra parte el tiempo para observar directamente el área de trabajo. %ara facilitar en análisis de operación se debe tener los siguientes#

 

2 6bjetivos del área de trabajo 2 Estructura orgánica 2 :ormas y políticas  @dministrativas 2/un 2/ unci cion ones es y op oper erac acio iones nes de la lass ár áreas eas o un unid idade adess qu que e se re rela lacio ciona nan n co con n el procedimiento. 2 3nstrumentos jurídicos administrativos. 2 Equipo y ambiente laboral. aA tilizar las preguntas BCu" -aceD, B!ómo lo -aceD, Bpara que lo -aceD, B!uándo lo -aceD bA ti tiliz lizar ar las t"c t"cnica nicass de inv invest estiga igació ción n adm admini inistr strati ativa va com como o la sim simpli plific ficaci ación ón de operaciones, los diagramas de flujo, el análisis y dise;o de formas y el análisis y distribución del espacio. $"cnicas de simplificación de operaciones. n proceso de simplificación de operaciones se debe buscar las respuestas a las siguientes preguntas# BCu" trabajo se -aceD 'e pretende determinar el propósito u objetivo de la naturaleza o tipo de labores que se realizan en la unidad orgánica. BCui"n lo -aceD 'e intenta definir que unidades orgánicas o personas intervienen en el procedimiento. B!ómo se -aceD 'e busca determinar los medios con los que se cuenta para realizar  la tarea. B!uando 'e orgánica, determinaubicación el ordeny domicilio o secuencia enoficinas. que se desarrolla las actividadessede-aceD la unidad de las B%or qu" se -aceD se busca la justificación de la e)istencia de ese trabajo o de su procedimiento. Elaboración de diagramas de flujo La elaboración de diagramas de flujo es importante para comprender el mejor el procedimient procedi miento o que se describe. 'e incluye en el manual de procedi procedimient mientos os para que en for forma ma sen sencill cilla a y acc accesib esible le pro propor porcion cionen en una des descrip cripción ción del conj conjunt unto o de las operaciones a las unidades orgánicas o puestos que intervienen en el procedimiento. Los símbolos que se utilizan general mente en los diagramas de flujo son de * tipos#

 

(.& símbolos abstractos# se trata en su mayoría de perfiles de figuras geom"tricas a los que se atribuye condicionalmente un significado por ejemplo algunas operaciones que ejecuta o e)perimenta una persona una maquina, un material, o un documento o dato. *.& 'ímbolos figurativos# se trata de fotografías, dibujos o caricaturas que representen alguna operación que ejecuta o e)perimenta una persona como maquina, como material, o documento dato. %rincipales recomendaciones en la utilización de los diagramas de flujo 2 :o mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida. 2 :o debe a ver más de una línea de unión entre dos símbolos. 2 El símbolo de decisión es el nico que puede tener -asta tres líneas de salida. 2 Las líneas de unión se deben de presentar en líneas rectas y en casos necesarios ángulos rectos. 2 Los símbolos deben mantener uniformidad en su tama;o. 2 La redacción del contenido debe ser mediante frases breves y sencillas. 2 !uando el símbolo terminal identifique una unidad orgánica debe contener el nombre completo de ella. 2 El símbolo documento debe contener el nombre original. (.& por su formato de clasifican en# erticales# el flujo debe de ir de arriba -acia abajo Forizontales# el flujo deberá ir de izquierda a derec-a %anorámicos# una sola carta representa %anorámicos# representa el proceso entero registra en línea vertical vertical y -orizontal. 8ecomendaciones para el dise;o de formas %ara una mejor presentación y utilización adecuada de la forma es necesario seguir  las siguientes recomendaciones# nidad. %ara que e)ista unidad en el dise;o se requiere cuidar que la impresión de la forma tenga posición estándar y proporcional. +ivisión modular. El modelo es un elemento de orden y estandarización de datos. +ebe orden en su ytama;o, colocación, etc., los conespacios. el objeto de permitir una mejor conservarse apreciación de los datos ocupar adecuadamente

 

!laridad. @l tener los módulos un correcto dise;o y una adecuada distribución, las anotaciones que se -agan en ellos facilitan la comprensión, utilización o captación inmediata de los datos registrados.  @grupación y jerarquización. Los datos deben agrupare, tomando en consideración su importancia y utilidad posterior. 4ndice de saturación. saturación. El dise;o de una forma debe basarse en un índic índice e d satur saturación ación de datos. Movimi Movi mient ento. o. El di dise; se;o o ad adecu ecuad ado o de una fo form rma a fa faci cililita ta su llllen enad ado o me medi dian ante te el movimiento en espiral, lo cual le da una imagen dinámica. 8itmo. La distribución de los datos que contiene una forma, debe contar con un ritmo que permita al lector captar rápidamente la secuencia de los mismos. 3magen residual. +ebe preocupar el dise;ar las formas de manera que el lector se lleve como ltima imagen aquello que se desea conservar en su memoria. El control de las formas El control de las formas consiste en proveer a la dependencia de todas las formas necesarias para el buen desempe;o de sus funciones, al tratar de eliminar todas aquellas que se dupliquen o son obsoletas. %ara el control de las formas lo primero que tiene que -acerse es clasificar las formas segn el criterio funcional, por unidad orgánica o por sus características físicas. +espu"s de su clasificación es conveniente elaborar un catalogo de formas. /actibilidad del estudio de formas %ara realizar un estudio de este tipo, se requiere de una investigación previa de las formas que operan en una dependencia, tomando en consideración# (. El procedimiento que afecta# en donde es necesario determinar sus características relevantes, tales como la cantidad de unidades administrativas que involucran el nmero de operaciones y las formas que se emplean. *. 8ecursos -umanos# personal t"cnico necesario para la investigación y, en su caso, para el análisis, dise;o y control. . 8ecursos materiales para el dise;o y reproducción# el equipo de dise;o depende del volumen de formas manejadas en la institución y sus posibilidades económicas. 9. 8eq 8equi uisi sito toss mí míni nimo mos# s# un una a ve vezz de dete term rmin inado ado el titipo po de pr proc oced edim imie ient nto o en qu que e intervienen las formas, su importancia, su volumen y los recursos materiales, se plantea calidad. la necesidad de verificar los requisitos mínimos indispensables en cantidad y