Metode Dan Teknik Internal Audit

 

----------------------- Page 1-----------------------

Audit Internal

Lat.Damping

1

----------------------- Page 2----------------------Audit / survei

Proses sistematis,mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti obyektik dan menilainya secara obyektif,untuk menentukan sejauhmana kriteria audit telah dipenuhi. Pengujian sistimatik dan independen untuk menetapkan apakah lembaga telah memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan.  Jenis Audit Audit internal, dilakukan dlm organisasi Audit Eksternal, dilakukan badan serifikasi (pengakuan) Audit Intrinsik, dilakukan terhadap supplier /pemasok Audit Internal Lat.Damping 2 ----------------------- Page 3---------------------- internal lembaga

-

melihat kekurangan sistem evaluasi menilai kesiapan mendorong pemeliharaan dan pelaksanaan sistem  Eksternal lembaga ◦ Memenuhi persyaratan standar ◦memenuhi persyaratan badan sertifikasi ◦memenuhi undang-undang ◦memenuhi persyaratan yang ditetapkan pelanggan Audit Internal Lat.Damping

3

----------------------- Page 4---------------------- Evaluasi SISTEM DOKUMENTASI

DILAKSANAKAN, dievaluasi dan ditingkatkan  Untuk mengidentifikasi KETIDAKSESUAIAN (Non -Conformities) yang dapat menimbulkan kecelakaan, penyimpangan maupun kesalahan yang mempengaruhi kinerja sistem  Memberikan INFORMASI hasil audit kepada manajemen untuk PERBAIKAN  Memastikan adanya mekanisme PERBAIKAN BERKELANJUTAN Audit Internal Lat.Damping ----------------------- Page 5----------------------PERENCA

4

 

 

NAAN

SIKLUS ANALISIS HSL Audit Internal

Lat.Damping

5

----------------------- Page 6----------------------Perencanaan

- kontak dengan auditee - membaca dan mempelajari standar kriteria - membaca dan mempelajari verifikasi persyaratan sebagaimana dlm pernyataan verifikasi - menyusun daftar/panduan pertanyaan - menyusun ceklis Audit Internal Lat.Damping

6

----------------------- Page 7---------------------- Pelaksanaan, analisis dan penilaian

pelaksanaan - bertemu dengan auditee - penjelasan tujuan audit, cara dan proses - pengaturan - melakukan pengumpulan bukti analisis dan penilaian - melakukan verifikasi - menyusun hasil temuan - membuat penilaian - merekap Audit Internal Lat.Damping

7

----------------------- Page 8---------------------- Pelaporan hasil

- meliputi : - maksud dan tujuan audit - rincian : nama auditor, tanggal dan hari audit dilakukan - rekapitulasi hasil temuan - hasil penilaian - rekomendasi perbaikan/ rencana tindakan - kesimpulan tim audit - tanda tangan auditor Audit Internal Lat.Damping ----------------------- Page 9---------------------- Kriteria Temuan ketidaksesuaian

- Mayor

8

 

  Ketidaksesuaian yang berpotensi menghasilkan dampak yang serius pada mutu yang terkait dengan sistem manajemen mutu, - tidak ada pengendalian internal - tindakan perbaikan yang tidak berfokus pada permasalahan - Minor Ketidaksesuaian yang tidak berdampak pada mutu secara keseluruhan SMM Ketidaksesuaian dalam sebagian dokumentasi maupun penerapan SMM Penyimpangan dalam penerapan dari sebagian kecil area/ prosedur Audit Internal Lat.Damping

9

----------------------- Page 10----------------------Untuk mengumpulkan bukti-bukti apakah yang harusnya dilakukan benar-benar dilakukan? Apa yang diperiksa/diverifikasi ? - Dokumen : SOP/Prosedur kerja, Intruksi kerja,Notulen,daftar hadir, rencana ke rja,laporan,buku - Alat-alat - Bahan-bahan - Orang-orang - Produk/output - Proses kegiatan Audit Internal Lat.Damping  

10

----------------------- Page 11---------------------- Mempelajari dan memahami pernyataan

verifikasi  Mengidentifikasi alat verifikasi/bukti : dokumen, pengetahuan, tempat atau proses  Menentukan metode pembuktian  Mengumpulkan bukti  dengan ceklis/instrumen  Merekap hasil  Klarifikasi

Audit Internal Lat.Damping

11

----------------------- Page 12----------------------WAWANCARA Merupakan salah satu teknik verifikasi yang sering dipakai Adalah cara seseorang untuk mencoba mendapatkan keterangan/informasi atau pendirian seseorang secara lisan dari seorang informan dengan cara bercakapcakap berhadapan muka dengan orang tersebut Audit Internal Lat.Damping ----------------------- Page 13-----------------------

12

 

 Hal-hal penting dlm kegiatan wawancara:

- datang tepat waktu - memperkenalkan diri - utarakan maksud dan tujuan - menyiapkan panduan wawancara - menimbulkan pertanyaan - catat hal yang penting komentar dari hasil wawancara - ucapkan terima kasih Audit Internal Lat.Damping

13

----------------------- Page 14----------------------Faktor penentu dlm wawancara Wawancara dengan orang yang tepat  Persiapan diri dengan baik  Kondisi saat wawancara  Sesuaikan gaya wawancara Audit Internal Lat.Damping 14 ----------------------- Page 15---------------------- Point-point yang perlu diingat:

-

berbicaralah kepada yang mengerjakan berbicaralah dengan bahasa interview berbicaralah dengan jelas perjelaslah pertanyaan bila tdk dimengerti jangan membingungkan, ajukan pertanyaan satu-persatu - kembali kepertanyaan yang tidak/belum terjawab Audit Internal Lat.Damping

15

----------------------- Page 16----------------------1. Persiapan wawancara: - apakah tujuan wawancara? yg akan dipergunakan ? akan - berapa apakah lama yang waktu diketahui tentang materi yang ditanyakan dlm wawancara: aturan, dokumen atau pedoman - apa yang sdh kita ketahui tentang orang yang akan diwawancarai - pendekatan apa yang akan /tepat kita pakai - menyiapkan bahan, alat /ATK, pertanyaan /panduan. Audit Internal Lat.Damping 16 ----------------------- Page 17----------------------2. Masuk dalam kegiatan wawancara - memperkenalkan diri - memperbaiki situasi - membuka hubungan - menjelaskan tujuan wawancara

 

 

Audit Internal Lat.Damping 17

----------------------- Page 18----------------------3. Proses pelaksanaan wawancara mengajukan: a. bertanya - terbuka atau tertutup - spesifik - reflektif - mengarahkan - hipotesis - perilaku - mendengarkan dan mengamati b. Pernyataan c. Rangkuman d. Catatan /tulisan Audit Internal Lat.Damping

18

----------------------- Page 19----------------------4.Selesai wawancara: - menjelaskan bahwa wawancara telah selesai - menjelaskan bila masih ada kekurangan mungkin masih akan ada wawancara - mengucapkan terima kasih Audit Internal Lat.Damping 19 ----------------------- Page 20---------------------- Etika dalam wawancara:

- jangan melakukan wawancara pada saat sibuk - mulailah dengan memperkenalkan diri,menjelaskan tujuan dan cara - tunjukkan sikap ramah,sopan, dan sabar - jangan memberikan komentar,tanggapan yang tidak baik terhadap auditee - bersabar dengan keingin- tahuan mereka, berilah jawaban -

yang tepat dan jelas selalu diingat anda me wawancara bukan mengajar catatlah semua informasi yang anda dengar sebelum menyudahi cek kembali pertanyaan dan jawaban Audit Internal Lat.Damping

 

20

----------------------- Page 21----------------------Adalah kegiatan untuk menguji suatu

(objek) dengan mempergunakan semua indra terhadap suatu objek, individu,kelompok atau peristiwa dengan tujuan untuk menggambarkannya - terstruktur - partisipatif Apa yang diobservasi ?

 

 

- penataan ruangan - proses pelayanan - penempatan rambu/petunjuk ruangan / peringatan /informasi - hal-hal lain yang perlu diobservasi ? Audit Internal Lat.Damping

21

----------------------- Page 22---------------------- langkah penting dalam observasi:

- pelajari instrumen - menentukan apa saja yang akan diobservasi - tentukan jenis observasi - susun instrumen/panduan observasi - lakukan observasi sesuai tujuan - tandai apa yang anda lihat/terjadi Audit Internal Lat.Damping

22

----------------------- Page 23---------------------- Hal-hal penting dalam observasi:

- pilih pengamat - persiapan pengamat : melatih teknik mengamati,instrumen,hasil - kesesuaian antara intrumen pengamatan dengan tujuan pengamatan atau dengan objek yang diamati Audit Internal Lat.Damping

23

----------------------- Page 24---------------------- Meningkatkan konsistensi dan performansi

operasional internal,  Memastikan terjadi proses perbaikan berkelanjutan dengan mengacu pada perencanaan, pelaksanaan, pengecekan dan tindakan ( PDCA ), 

 Konfirmasi manajemen,keefektifan keputusan  Mengukur dan mengidentifikasi area untuk improvement Audit Internal Lat.Damping

24

----------------------- Page 25----------------------Audit Internal

Lat.Damping

25