Méthode Gestion de Projet Prince2

Mini-Cours PRINCE2

Octobre 2007

PRINCE 2

Auteurs : Fabien GUEDE Guillaume POTTIER M2 QUASSI

Fabien GUEDE – Guillaume POTTIER

M2 QUASSI

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Octobre 2007

Table des matières Introduction.......................................................................................................................................... 3 Pourquoi utiliser une méthode de direction de projet ?................................................................... 3 Qu’est-ce que la gestion de projet ? ................................................................................................4 Présentation de PRINCE2................................................................................................................4 Historique....................................................................................................................................4 Description.................................................................................................................................. 4 Les composants.................................................................................................................................... 6 Justification commerciale................................................................................................................ 6 Organisation.....................................................................................................................................6 Planification..................................................................................................................................... 6 Contrôles.......................................................................................................................................... 7 Gestion des risques.......................................................................................................................... 7 Qualité..............................................................................................................................................8 Gestion des configurations...............................................................................................................8 Contrôle des changements............................................................................................................... 8 Les techniques...................................................................................................................................... 9 Planification basée sur les produits..................................................................................................9 Technique contrôle qualité...............................................................................................................9 Technique contrôle des changements............................................................................................ 10 Les processus......................................................................................................................................11 Pilotage du projet .......................................................................................................................... 11 Lancement du projet...................................................................................................................... 12 Initialisation du Projet....................................................................................................................12 Contrôle de phases......................................................................................................................... 13 Validation de phases...................................................................................................................... 13 Gestion des livraisons.................................................................................................................... 14 Clôture du projet............................................................................................................................ 14 Planning......................................................................................................................................... 15 Conclusion.......................................................................................................................................... 16 Certification................................................................................................................................... 16 Examen PRINCE2 Fondamental.............................................................................................. 16 Examen PRINCE2 Praticien..................................................................................................... 17 Avantages de PRINCE2.................................................................................................................18

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Introduction Avant d’entrer dans la spécificité de PRINCE2, voici quelques points généraux vous permettant d’en comprendre le contexte.

Pourquoi utiliser une méthode de direction de projet ? Les échecs de projets sont trop fréquents - certains font les gros titres, mais la grande majorité est vite oubliée. Les raisons de l'échec sont nombreuses et diverses. Quelques causes habituelles sont: •Manque

de coordination des ressources et des tâches

•Manque

de communication avec les parties concernées conduisant à des livrables ne correspondant pas aux souhaits du Client •Mauvaise

estimation des délais et des coûts conduisant à des dérives en termes de délai et de

coût •Indicateurs

de mesure insuffisants

•Planification •Manque

des ressources, des tâches et planning insuffisants

de contrôle de l'avancement de telle sorte que le statut réel du projet n'est connu que

trop tard •Manque

de contrôle qualité conduisant à des livrables inacceptables ou non validables

Sans une méthode de gestion de projet, ceux qui font réaliser un projet, ceux qui le gèrent et ceux qui y travaillent auront des idées différentes sur la manière dont les choses doivent être organisées et sur le moment où les différents aspects du projet seront réalisés. Les gens concernés n'auront pas de responsabilité, d'autorité ou de délégation budgétaire bien définies et, en conséquence, il y aura souvent de la confusion autour du projet. Sans une méthode de gestion de projet, les projets sont rarement achevés à l'heure et dans les coûts - c'est particulièrement vrai pour les grands projets. Une bonne méthode de gestion de projet guidera le projet à travers un ensemble visible de tâches contrôlé, bien géré pour obtenir les résultats souhaités.

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Qu’est-ce que la gestion de projet ? Lorsque nous décidons de faire quelque chose, d’aller quelque part, de construire un objet, de réaliser un objectif, nous devons connaître la réponse à certaines questions. Que sommes-nous en train de faire ? Quand voulons-nous commencer ? De quoi avons-nous besoin ? Peut-on le faire seul ou avons-nous besoin d’aide ? Combien de temps cela va-t-il prendre ? Combien cela va-t-il coûter? Voilà quelques questions typiques que l’on se pose au début d’un projet dont les réponses forment la base de la gestion de projet par la définition de ce que l’on désire créer et l’analyse du meilleur moyen d’y aboutir. La gestion de projet structurée implique que l’on gère le projet d’une manière logique et organisée, suivant certaines étapes définies. Une méthode de gestion de projet structurée est la description écrite de cette approche logique et organisée. PRINCE2 est une méthode de gestion de projet structurée. Nous avons brièvement couvert ce qu’est une gestion de projet structurée et donc ce qu’est PRINCE2. Voici maintenant quelques détails sur la méthode PRINCE2.

Présentation de PRINCE2 Historique PRINCE2 a été créé en 1989 par le OGC (the Office of Government Commerce). La méthode a d'abord été basée sur PROMPT, une méthode de direction de projet créée par Simpact Systems Ltd en 1975. PROMPT a été adoptée comme standard par le OGC en 1979 pour être utilisé dans tous les projets informatiques du Gouvernement. A son lancement en 1989, PRINCE2 remplaça effectivement PROMPT dans les projets Gouvernementaux. PRINCE2 appartient au domaine public et son copyright appartient à la Couronne. PRINCE2 est une marque déposée du OGC.

Description PRINCE2 comporte : •des composantes •des techniques •des processus

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PRINCE2 se concentre sur la justification économique, définit une organisation pour l'équipe de direction de projet et l'approche de base de PRINCE2 est basée sur le planning. PRINCE2 met l'accent sur un découpage du projet en phases qui peuvent être dirigées et contrôlées La souplesse de cette méthode permet de l'appliquer à un niveau adapté au projet.

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Les composants PRINCE2 comporte huit composantes, qui sont utilisées par les différents processus. Elles décrivent les conditions à remplir pour qu’un projet puisse être mené à bien.

Justification commerciale La justification commerciale du projet est au centre de la méthode PRINCE2. C’est la raison pour laquelle elle doit être établie avant la mise en place du projet et confirmée chaque fois qu’une décision importante doit être prise. Le résultat escompté du projet doit être défini sous forme d’objectifs mesurables, de manière à pouvoir être contrôlé une fois le produit final livré. La composante «Justification commerciale» décrit comment élaborer une justification commerciale et en définit les éléments.

Organisation Dans tout projet, des tâches, des compétences et des responsabilités sont attribuées à différentes personnes. PRINCE2 définit des rôles et des tâches, évitant ainsi de réinventer la roue pour chaque nouveau projet. Les décideurs d’un projet étant des cadres supérieurs de l’entreprise, et, partant, ayant peu de temps à consacrer à la gestion de projet proprement dite, PRINCE2 met en œuvre le principe de la gestion par exception (« Management by Exception »). Parallèlement, le concept de rôle permet de répartir l’exercice d’un rôle sur plusieurs personnes ou d’attribuer plusieurs rôles à une seule et même personne. Le concept de rôle peut donc s’adapter de manière optimale au projet en question. Schéma « Direction des programmes de l'entreprise »

Planification PRINCE2 propose différents niveaux de plans. Le degré de détail des plans peut varier en fonction de la taille et des besoins du projet. La planification repose sur les produits à réaliser, qui déterminent les différentes activités. PRINCE2 distingue trois niveaux de plans. Si leur format est identique, le degré de détail et la période couverte sont différents.

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Contrôles Les contrôles permettent de collecter des informations clés grâce auxquelles l’équipe de gestion du projet peut anticiper des problèmes et prendre les décisions qui s’imposent. Les contrôles permettent la mise en œuvre du principe de gestion par exception (« Management by Exception »), selon lequel le comité directeur n’intervient que lorsque le projet menace de dépasser les marges de tolérance convenues avec le chef de projet.

Gestion des risques Dans PRINCE2, la gestion des risques prescrit comment procéder à l’analyse des risques et gérer ces derniers en fonction de la disposition de l’entreprise à prendre des risques.

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Qualité Pour souligner l’importance de la qualité du produit final, PRINCE2 comporte des méthodes permettant de garantir l’assurance qualité dans les différents processus de gestion du projet ainsi que dans les processus techniques. Les attentes du client en matière de qualité doivent tout d’abord être consignées. Des normes et des mesures relatives à l’assurance qualité sont ensuite définies. Enfin, l’application de ces normes et de ces mesures fait l’objet de contrôles permanents. La composante « Qualité » décrit les principes à respecter lors de la planification de la qualité.

Gestion des configurations La gestion de la configuration consiste en la gestion des éléments d’un produit final et des versions à valider. Il existe différentes méthodes de gestion de la configuration. PRINCE2 se contente de définir les exigences minimales que la méthode, quelle qu’elle soit, doit remplir ainsi que les liens avec les autres composantes et les techniques.

Contrôle des changements Tout changement non contrôlé des spécifications et de l’étendue du projet risque de compromettre le succès du projet. PRINCE2 décrit les conditions qui doivent être remplies pour éviter tout changement sauvage et garantir la prise en considération de tous les aspects concernés par un éventuel changement.

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Les techniques PRINCE2 ne comporte que peu de techniques. De plus, toutes sont facultatives, car il est fort possible qu’une entreprise utilise des techniques qui satisfassent entièrement aux exigences posées en la matière. Seule exception: la planification basée sur les produits. PRINCE2 recommande en effet son utilisation systématique car elle apporte des avantages substantiels.

Planification basée sur les produits PRINCE2 recommande la planification basée sur les produits pour deux raisons, à savoir: 1.un projet livre un produit et non des activités. Les activités ne servent qu’à réaliser le produit. 2.la qualité d’un produit peut être mesurée, la qualité d’une activité non. En effet, la qualité d’une activité est mesurée par la qualité de son résultat, c’est-à-dire celle du produit réalisé. La planification basée sur les produits comporte trois étapes: •identifier

et structurer les produits sous forme d’une structure de composition de ces produits •rédiger les descriptions des produits •identifier les dépendances entre les produits dans un organigramme de produits

Technique contrôle qualité La procédure de contrôle de la qualité repose sur des activités et des rôles bien définis. Son objectif est de garantir qu’un produit est complet et satisfait aux exigences. Les personnes participant au contrôle de la qualité doivent être directement concernées par la qualité du produit et disposer des connaissances requises pour l’évaluer. Ces personnes sont: •le

fabricant Le fabricant garantit que les vérificateurs disposent des informations requises pour l’accomplissement de leur tâche. Il reste à leur disposition pour répondre à leurs questions, et ce, jusqu’à ce que tous soient d’accord de déclarer le produit conforme aux exigences. Le cas échéant, le fabricant veille à ce que les erreurs constatées soient corrigées. •le président de la séance de contrôle Le président est responsable de la bonne organisation du contrôle de la qualité et de son exécution.

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•le

vérificateur Ce rôle est exercé par plusieurs personnes qui sont particulièrement concernées par la qualité du produit ou qui disposent des compétences et des connaissances nécessaires à l’évaluation de celui-ci. Peuvent être vérificateurs: •toutes les personnes chargées par le comité directeur de contrôler le projet •les personnes qui utiliseront le produit final ou seront chargées de sa maintenance •les personnes dont le travail sera influencé par le produit final •les experts •les personnes chargées de l’assurance qualité •la personne chargée de la rédaction du procès-verbal La personne chargée de la rédaction du procès-verbal consigne les actions convenues.

Technique contrôle des changements Cette technique garantit que les changements sont contrôlés et que leur incidence est surveillée.

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Les processus PRINCE2 est une approche de la gestion de projet à base de processus fournissant une méthode facilement personnalisable et adaptable à tous les types de projets. Chaque processus est défini avec ses entrées et sorties caractéristiques ainsi qu'avec les objectifs spécifiques à remplir et les tâches à accomplir. PRINCE2 comprend huit processus, qui permettent de contrôler les différentes étapes du projet, de sa préparation à sa clôture. Ces différents processus décrivent la marche à suivre pendant toute la durée du projet. Chaque processus est divisé en sous processus, chacun d’eux étant réservé à l’un des rôles définis pour le projet. Sept de ces huit processus s’adressent aux cadres responsables du projet. Ils couvrent les tâches préparatoires et tout le cycle de vie du projet. Le huitième processus, le processus de planification, doit quant à lui être mis en œuvre par le chef de projet et le chef d’équipe, et est déclenché par différents processus.

Pilotage du projet Le Pilotage du Projet commence au lancement du projet et dure jusqu'à la fin de celui-ci. Ce processus est la mission du Comité de Pilotage. Le Comité de Pilotage gère par exception, pilote à travers les comptes-rendus et contrôle par un certain nombre de points de décision.

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Ce processus est réservé au comité directeur du projet, c’est-à-dire aux décideurs suprêmes. Ces personnes étant généralement très prises, PRINCE2 applique le principe de la gestion par exception (« Management by Exception »), selon lequel il convient de les solliciter uniquement lorsque des décisions importantes doivent être prises. Le processus DP couvre toutes les tâches devant être accomplies par le comité directeur au fil du projet, c’est-à-dire de sa préparation à sa clôture. Les cinq principales tâches de ce processus sont les suivantes: •approuver

l’élaboration du plan de projet et de la justification commerciale du projet •approuver la préparation du projet •décider, à des moments définis d’avance et pendant toute la durée du projet, si la poursuite du projet est toujours justifiée •suivre l’avancement du projet et, le cas échéant, rendre des avis consultatifs •garantir la clôture contrôlée du projet Responsable: comité directeur

Lancement du projet C'est le premier processus de PRINCE. C'est un processus avant-projet, conçu pour assurer que les prés requis nécessaires au lancement du projet sont en place. Le processus demande l'existence d'un Mandat de Projet qui définit en termes généraux les objectifs du projet et les résultats attendus. Le Lancement de Projet doit être très court. Il poursuit les objectifs suivants : •garantir

que les objectifs du projet sont clairement connus •composer l’équipe chargée du projet et requérir l’engagement des différents membres •définir l’approche à utiliser pour le projet en question •consigner les attentes du client en matière de qualité •planifier les tâches nécessaires à une gestion de projet efficace Responsables: direction de l’entreprise, comité directeur, chef de projet

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Initialisation du Projet Ce processus: •permet

de collecter les informations et de préparer les documents qui serviront à justifier la réalisation du projet d’un point de vue commercial •vise à mettre en place une gestion de projet efficace •permet de planifier le projet à l’avance et en détail, de manière à fournir au comité directeur toutes les informations nécessaires à l’approbation du projet Le résultat de ce processus est le document d’initiation du projet (PID – Projet Initiation Document), qui servira de référence pour mesurer l’état d’avancement du projet et son résultat final. Responsable : chef de projet

Contrôle de phases Ce processus décrit comment le chef de projet doit surveiller et diriger le projet de manière à garantir le bon déroulement d’une phase et à réagir rapidement à tout événement inattendu. Véritable description du travail quotidien du chef de projet, il constitue la clé de voûte de la méthode PRINCE2. Pendant toute la durée d’une phase, le chef doit effectuer plusieurs fois les tâches suivantes: •approuver

les unités de travail à effectuer •collecter des informations sur l’état d’avancement des différentes unités de travail •surveiller les changements •vérifier l’état du projet •établir des rapports •prendre les mesures s’avérant nécessaires •exécuter les différentes tâches liées à la gestion des risques et au contrôle des changements Responsable: chef de projet

Validation de phases Ce processus régit la collaboration entre le chef de projet et l’équipe de spécialistes et garantit que les détails du travail à effectuer sont compris et acceptés par ces deux parties. Ce point est particulièrement important lorsqu’une ou plusieurs équipes de fournisseurs ne travaillent pas selon la méthode PRINCE2. L’unité de travail, approuvée par le chef de projet et le chef d’équipe,

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spécifie les délais et les exigences en matière de qualité. Elle précise également la fréquence et le contenu des rapports à établir. Le processus MP comprend les tâches suivantes: •garantir

que tous les travaux confiés à l’équipe ont bien été autorisés et assurer une compréhension commune des tâches à effectuer par tous les membres de l’équipe •planifier les tâches de l’équipe de spécialistes •garantir la réalisation des travaux •garantir le respect des exigences en matière de qualité •établir des rapports sur l’avancement du projet et sur la qualité à l’attention du chef de projet •faire approuver les produits réalisés Responsable: chef d’équipe

Gestion des livraisons Les objectifs de ce processus sont les suivants : •planifier

la phase suivante •actualiser le plan de projet •actualiser la justification commerciale •actualiser l’évaluation des risques •établir un rapport sur la phase qui arrive à son terme et sur son résultat •demander au comité directeur du projet d’approuver le passage à la phase suivante Si le comité directeur a requis un plan d’exception, ce processus couvre également les différentes tâches relatives à l’établissement de ce plan. Responsable: chef de projet

Clôture du projet Ce processus décrit les tâches à effectuer en vue d’obtenir du comité directeur l’approbation de clôturer le projet. Il est mis en œuvre lorsque le projet arrive à son terme, mais également lorsque le projet doit être abandonné en cours de réalisation. Les objectifs de ce processus sont les suivants: •évaluer

la réalisation des objectifs fixés au début du projet

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•demander

au client s’il est satisfait du résultat final du projet •garantir que, le cas échéant, les accords relatifs à la maintenance et à l’assistance ont été conclus •émettre des recommandations d’actions de suivi •garantir que les expériences faites tout au long du projet sont consignées en vue d’être mises à profit dans des projets ultérieurs •rédiger un rapport sur la gestion du projet elle-même •établir un plan pour vérifier si le projet a permis ou non d’obtenir les avantages escomptés Responsable : chef de projet

Planning Le processus PL se répète plusieurs fois pendant toute la durée du projet. Il est déclenché par d’autres processus, chaque fois qu’un plan doit être établi. Le processus de planification repose sur la technique de planification basée sur le produit de PRINCE2 et comprend les tâches suivantes: •déterminer

les principes de la planification •définir et analyser les produits mentionnés dans le plan •identifier les dépendances et les activités requises •évaluer le temps nécessaire à la réalisation des produits •déterminer les ressources nécessaires •analyser les risques •compléter le plan par un texte explicatif Responsables: chef de projet (plan de projet, plan de phase), chef d’équipe (plan d’équipe)

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Conclusion Certification Il existe deux types de certification PRINCE2, reconnues dans le monde entier. Ces certificats peuvent se passer l'un après l'autre très rapidement, suivant les centres de formations agréés. Ces certificats sont au nombre de deux et se définissent ainsi: Examen PRINCE2 Fondamental Il s'agit du premier niveau de certification de PRINCE2. Cet examen vérifie qu’un collaborateur dispose des connaissances nécessaires pour participer à un projet géré selon la méthode PRINCE2. La réussite de cet examen et ainsi l'obtention du certificat passe par la maîtrise des principes et de la terminologie de la méthode, et plus précisément : •la

description des objectifs et des principales tâches des différents rôles, des huit composantes, des huit processus et de leurs sous processus, ainsi que des techniques •la

citation des documents générés par les différents processus, et la connaissance des processus et documents correspondants •la

description de l’objectif principal et le contenu des documents

•l'explication

des relations entre les processus, les produits à livrer, les rôles et la gestion d’un

projet Le public ciblé est une personne régulièrement impliquée dans la conception de projet ou activement impliquée dans les projets. Aucun pré requis n'est nécessaire. Examen disponible en français, néerlandais et anglais. Autres langues disponibles sur demande. Examen à choix multiple. Durée de l’examen : 1 heure. Examen à livre fermé.

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Examen PRINCE2 Praticien Il s'agit du deuxième niveau de certification de PRINCE2. Cet examen est la garantie d'une maîtrise parfaite de la méthode PRINCE2 pour gérer un projet. Le candidat doit avoir réussi, auparavant, l’examen Foundation et doit être capable d’appliquer et d’adapter les principes de la méthode PRINCE2 pour anticiper les attentes et éviter ou prévoir les problèmes d’un projet donné. Plus particulièrement, le candidat doit : •expliquer

tous les processus, toutes les composantes et toutes les techniques de manière détaillée et donner des exemples de produits tels qu’ils pourraient être réalisés pour répondre aux besoins d’un projet donné •démontrer

qu’il comprend les relations entre les processus, les composantes, les techniques et les produits PRINCE2 et qu’il est en mesure de les mettre en œuvre •prouver

qu’il comprend le pourquoi des processus, des composantes et des techniques de PRINCE2 et les principes qui les sous-tendent •démontrer

qu’il est capable d’adapter PRINCE2 aux besoins du projet

La formation présente les différents processus de PRINCE2, les composants, les techniques et le rapport entre eux. Un scénario sera utilisé pour illustrer par la pratique les techniques de PRINCE2. Le public ciblé est une personne qui participe ou soutient régulièrement un projet dans lequel il a une fonction importante, par exemple les comités de direction, les gestionnaires de projet, les Team Managers ainsi que les managers de départements techniques ou généraux. Pré requis Indispensable : Formation & certification PRINCE2 Fondamental. Examen disponible en français, néerlandais et anglais. Autres langues disponibles sur demande. Examen comprenant 3 questions ouvertes, le plus souvent basées sur des cas pratiques. Durée de l’examen : 3 heures 1/4 Examen à livre ouvert.

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Avantages de PRINCE2 PRINCE2 est bénéfique aux directeurs de projet et à l'entreprise grâce à l'utilisation contrôlée des ressources, et à la capacité de gérer plus efficacement le projet et les risques. PRINCE2 contient les meilleurs usages pratiqués en direction de projet. PRINCE2 est largement reconnu et compris, fournissant ainsi un langage commun à tous les participants d'un projet. PRINCE2 encourage la reconnaissance formelle des responsabilités à l'intérieur du projet et met l'accent sur ce que le projet doit livrer, pourquoi, quand et par qui. PRINCE2 fournit aux projets : •Un début, un milieu et une fin contrôlés et organisés •Des

points d'avancement réguliers par rapport au plan et aux facteurs évolutifs de décision de l'étude de coûts •Un

contrôle automatique de toute déviation par rapport au plan

•Une

implication de la Direction et des participants au bon moment et au bon endroit au cours du projet •De

bons canaux de communication entre le projet, la direction de projet et le reste de l'organisation.

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