Mengelola Sistem Kearsipan Dan Filling Sistem

 

Dalam Baha Dalam Bahasa sa lnggr lnggris is dikenal dikenal Istil Istilah ah File yang berarti berarti Derkas atau alat   I  tempat   tempat untuk menyimpan arsip yang berasal dari kata Felum (latin) yang berarti  benang atau tali. Menurut The Liang Menurut Liang Gie dala dalam m bukuny bukunyaa Admin Administra istrasi si Perkantoran Modern menyatakan bahw bahwaa aarsip rsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar  setiap kali diperlukan dapat secara cepat   di temukan kembali. Sedangkan warkat (Record) adalah setiap catatan ter tulis atau atau bergamba bergambarr yatig memuat keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang di buat  buat orang untuk membantu ingatannya.

 

Dari beberapa beberapa penge pengertian rtian terse tersebut but dapat dita di tari rik k ke kesi simp mpul ulan an ba bahw hwa a ya yang ng di dima maks ksud ud arsi ar sip p ad adal alah ah ku kump mpul ulan an wa wark rkat at ya yang ng dibu di buat at/d /dit iter erim ima a

oleh ol eh le lemb mbag aga a

pem e ri nta h/s /sw wa sta/p /pe e ro ra nga n d an memp me mpun unya yaii ni nilai lai gu guna na,, ya yang ng disus disusun un menu me nuru rutt si sist stem em te tert rten entu tu

agar ag ar da dapa patt sa saat at

diperl dipe rluk ukan an da dapa patt dit ditem emuk ukan an se seca cara ra te tepa pa dan cepat.

,.. ,,

 j   

----------------------------

Penge Pen gert rtian ian Ke Kear arsi sipa pan n Menurut

Para

 Ahli •

  Menurut R Soebr oto   kea ear  r siapan pencatatan,,. penyimpanan pencatatan penyimpanan,, pengg ggunaan unaan,,   pemelihar  dan pe pemu mus snahan ar sip

•

  Menurut Ka kegiata kegiat an dimulainy

•

Menurut   penvimpa •

denga gan n p waktu diper 

inistras asi   i,   kea ear  r sip ipa an   ada dala lah h se seg ge kearslpa kearslp an uatan penye yellengga ggar  r aan aan penying nyingl4i l4ira ra gumpula gumpul an  sa  samp mpa ai denga gan n adalab b E Martono Martono, Kearsip ipa an adala slsste llfka llfk at /record atas   da das sar  sl e tu yan sis mati

Dari pend nda apa patt te ters rseb ebu u adal dala ah suatu keg egia iata tan n at atau au p denga gan n mengg ggunakan unakan ter 

P,enerimaan, nyusutan

n

dan ntu se sert rta a sewaktu tu sing singkat.

 

KEGUNAA  ARSI •

N bagi organisasi P atau  Sumber ingatan perorangan

• •

Sumber lnformasi keterangan Bahan penelitaian

•

Bahan pengembangan   pembangunan

•

Bukti tertulis

•

Gambar Gam baran an per perist istiwa iwa ma masa sa lam lampau pau

 

Kegiatan Menurut Drs E. Karso kegiatan kearsipan sbb : Kegiatan Penciptaan Kegiatan penyimpanan (Filling) dan -

Kearsl

penemuan Kembali (Finding) Kegiatan Penyelamatan Kegiatan Penvusutan Tujuan gelolaan Arsip Mem ihara ihara   yrsip dengan baik

-

Menyimpan '(llarkat dengan sistem yang te sehingga dah  ditemukaa ra cepat Menyedia   panan yang mema memadai dai isinya a mau Menjamin kese ari:aafcin\v ari:aafcin\varkat arkat baik isiny bentuknya '�

Ile   '. Ile

Mernberikanpetavanan pe

I ,, ,,_. _...(" 

arkat dengan baik

(!;  

asallah pokok da dalam kea ear  r sip ipa an dan pe pemeca ecah hann nnya ya Masa Masa asallah pokok   atau masa asallah - masa asallah   ya yan ng se serin ring g   dit dite emuk muka an dalam keg egiiatan kea ear  r sip ipa an :

* * * * * *

Pener apan pan   sistem penyimp impa anan  ya  yan ng egiiatan kear sip ipa an Sarn Sa rna a  d  da an tempa tempat keg memadai

kur ang cep cepat kur ang I   tid tida ak

  terl rla atih da dan Pegawa egawaii Penge gellolaa aan n Aes  Aesip ip tida tidak I   kur ang pimpina an dalam bimbinga bimbing an dari pimpin kur ang I  tida  tidak adanya menj nja alank nka an tu tugas gasn nya yan ya ng   tid tida ak Kehil Ke hila anga gan n  a  ar  r sip ip se  seb baga agaii  a  akib kiba at peminj minja aman tertib diimba diimb angi Jumlah ar sip ip se  seti tia ap hari bert rta amb mba ah tanp npa a dengan penyusut uta an ar sip Keru Ke rus sa kan ar sip ip ya  yan ng t  te erj rja adi kar ena   kur angnya per awat awatan, maupun oleh ke keru rusa sak kan ya  yan ng   di dise seb babk bka an  o  olleh hal -h -ha al di lua luar  kemampu mpua an manus manusia untuk me menc ncega egahn hnya ya (For ce  ce   Maje ajeur  ur e)

 

Car

ny a

Dari kesimpulan t tang masalah dala kearsipan m pemecahann

salah pokok alah sbb :

*

Men gunakan si sist penyimpana ang tepat yang sesuai dengan.si kegiatan kan u sendiri * ye�kan ternpat sarana p gkapan yang memad serta arst gikuti perke ngan teknologi an dite *  Men  ele · pegawai yang diba n ar  baik dari segi ko etensi enta kerjanya r    pemr n ncipta mad ma d· gembalian �

•

 

PENGERTIA FILIN SISTE N G M Filing Sist Filing Sistem em ada adalah lah Suatu Suatu ran rangka gkaia ian n ker kerja ja yang teratur yang _dijadikan pedoman untuk pen untuk penvir virnp npa a   . ,   · se sehi hing ngga ga sa saat at dipe di perl rluk ukan an da dapa patt di dite te n kernbali dengan cepat dan tepat. Filing sistem (penyimpa (penyi mpana nan/p n/pen enata ataan an ars arsip) ip),, mer merupa upakan kan salah sal ah satu satu kegiatan kegiatan pen pengur gurusa usan n ars arsip ip yang yang tida ti dak k dapa dapatt di pisa pisahk hkan an de deng ngan an ke kegi giat atan an penemu pen emuan an kem kembal balii (fi (findi nding) ng)..

 

Tujuan Filing Sistem:

* * *

Menghemat waktu Menghemat tenaga Menghemat tempat

Cirii -ciri Fili Cir Filing ng Sis Sistem tem yan yang g

* * * * * * * *

Tidak memakan tempat Sederhana dan praktis Mudah dicapai Ekonomis Cocok dan Tepat guna Fleksibel Klasifikasi yang khusus  Aman

baik: bai k:

 

Saran Fili lam p sedian

-

 Daft peng

dd e •

m �d'e i,,,:k  a.nt u . mene   dua p

Tunju

apabil

ayimpa

Sistern

n

•

rsrp dipe an atau enataan sa ran sbb sbb::   '  Klasifi  s  si  i   adalah sua suatp tp d tar  yang atrs rs an arsip  arsip   s   cara siste at 1 o� dalah ta da  peng na�pen Of  !Jtm   !Jtm klas asiflka iflka masal /wilayah) dari dafta  kl ad[[1�t nd ad nda a pen en enal alya yang ng eru rupak pak se-se petunju untuk envi en virnpa rnpa   ar si yag yagn n dip rlukan uk� , mbali  silan '  adalah   lat untu menun ada ar ip yang empunyai dua nam masal an atau I erhubu

lukan

•

•

. .

 I

•

.

berisi ... I ga°?t  _  •

tstt n atits dari •

ukkan atau gan

 

•

 A   .'l=P'·� Peralatan dan Perlen Perlengka gkapa pan n Pen Penvir virnp npana anan n Peifaraih Pe ifaraihn n � dan ...J... � ...J. • me,�� ti : 1.

perlengkapan   ,.,."t.penyimpafla =·.. ..,, 1   �  

j

""

Filing ' '    Cabinet 

yaitu lemari tempat ata tvpe arsip: Macam - macam atau  u-tvpe

-� �

M

,; menyimpan . :: fill fi llin ing g ca cabi bine nett : ,: «- lema mari ri ar arsi sip p: ya yang ng : ine et   yaitu yaitu le *   Lateral filing cabin berpintu dan mempunya papan alas untuk menv me nvrr rrnp npan an ar arsi sip p •

•

yait itu u le lema mari ri ar arsi sip p *  Drawer type filing cabinet    ya yang be yang berrla laci ci - la laci ci ya yang ng dap apat at di ta tari rik k ke kelu luar  ar  - masuk

 

-

••

•

'l

•

-

 

2. Guid ada e J

fold fo lder er ya yang ng ad ada a di di belakangnya  belakangnya

--

.....

 

•

•

-

•

•

 

'I

.. .

. .

.. ..

 

4.

Rak Sortir, berguna untuk memisah - misahkan surat I  ,warkat  ,warkat y� _g  _g dlterima  dlterima-; -;   di pro prose ses s 1 dikirimkan atau tau   a�fm fm''pan - dal dalam am folder mas masing ing Ke •

...., "'!ffll..... "'!ffll..........,,... .....,,...

a amnya memu simpa , di ,...aa I �....... .......""""" """"""""" """" .....-i,...- �,...

-l"'P'l"l!!:"""'l'T'P't�

i

 An

I   -

--

•

 

 _ll_1cut s�, _ll_1c ,-a a1: l'l'J Jomor Su Sur  r .at .at T..,. ..,.n ngga   5-ur  5ur ·at Kode Ko de   Sur.al

 

And nt rt./07 /07 021 02 1/   M rt. !Y'la.-et: 2or 7 ·   15   !Y'la )c".e )c". epe peg g�..-,. ... i ... ia an

-

Cut utii

•

 

a5'  "  '   ' 

··

fJ fJii  /!;?

•

..,

9

;:';

 

I

I iJ   L, ��

 AUSSI  A USSI AN  AN

/�

rrhan

� FRENCH

r 

O 1

•

• •

C.REf.

-- -

..

 -

.-....,. .-. ...,. ..   . ..... ·�·--.- " •

..

•

�

•

·

•

'.----,.,._ 

AR ABIC

CHINES ESE E