menganalisa Pembagian Fungsi Manajemen Dan Rangkaian Sistem

BAB III MENGANALISA PEMBAGIAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN DAN RANGKAIAN SYSTEM TUJUAN PEMBELAJARAN  Diharapkan mahasiswa dapat menganalisa pembagian fungsi-fungsi manajemen

dengan menggunakan teknik, metode dan system dalam manajerial. URAIAN MATERI  Bagan

pembagian fungsi-fungsi adalah suatu alat yang sederhana untuk menggambarkan secara grafis dan menganalisis penyaluran dan pembagian fungsifungsi kepada berbagai unit organisasi  Bagan analisis kegiatan terdiri dari pernyataan yang menyimpulkan kegiatankegiatan yang penting dengan suatu perincian yang menunjukkan peran masingmasing pegawai pada setiap kegiatan  Bagan rangkaian proses organisasi menggambarkan hubungan bagian-bagian dari  berbagai macam kegiatan antar bagian

PENDAHULUAN

Bagan pembagian fungsi-fungsi adalah suatu alat yang sederhana untuk menggambarkan secara garis dan menganalisa penyaluran atau pembagian fungsifungsi kepada berbagai unit organisasi. Bagan tersebut terdiri dari bagan organisasi dengan mencantumkan fungsifungsi dan kegiatan masing-masing unit dibawah kotak. Jumlah perincian yang dimasukkan dalam setiap daftar tergantung pada maksud penelitian dan perincian fungsi-fungsi dalam organisasi. Bagan rangkaian organisasi pada pokoknya dari sebuah bagan yang dibagi dalam lajur vertikan atau kotak yang berjajar secara horizontal yang ditandai untuk masing-masing unit organisasi yang melaksanakan salah satu atau beberapa unsur di dalam prosedur.

1

I.

Teknik  –   Teknik Perencanaan Dan Pengawasan Sebagai Suatu Analisis Manajerial 1.1 Siklus Kegiatan Penyusunan Perencanaan

Siklus penyusunan perencanaan dalam suatu analisis manajerial adalah sebagai berikut : 1. Pengumpulan dan Pengolahan Data

Pengumpulan data ini merupakan proses permulaan dari penyusunan  perencanaan. Data-data ini perlu di seleksi untuk di identifikasikan. Data ini harus cukup dipercaya dan data ini pada dasarnya merupakan data mentah (raw data). Lalu data mentah ini diolah, sehingga menjadi informasi yang berguna  bagi penyusunan perencanaan. Selanjutnya diidentifikasikan menjadi data utama, penting, penunjang dan seterusnya. Sehingga perencanaan dapat menentukan prioritas dan alternativ.

2. Penilaian

Penilaian yang dimaksud adalah sebagai kegiatan meneliti dan meninjau kembali segala usaha baik yang telah, sedang dan akan dilaksanakan. Apakah usaha atau kegiatan tersebut telah dilakukan dengan baik, apakah telah sesuai dengan perencanaan, apakah telah memenuhi sasaran, apakah ada kaitan setiap langkah yang diambil satu dnegan yang lainnya. Penilaian

dilakukan

untuk

melihat

kembali

apakah

ada

faktor

 penghambat sehingga timbul kelemahan atau kekurangan suatu rencana. Kekurangan dan kelemahan ini tentu akan sangat berpengaruh terhadap sarana dan tujuan yang hendak dicapai baik secara kualitas maupun kuantitas. Tolak ukur dalam penilaian ini tidak jauh dari usaha pencapaian tujuan itu sendiri dan biasanya di tekankan pada tujuan yang hendak dicapai, hasil guna dan daya guna.

2

3. Perumusan Kebijaksanaan

Ketika di penilaian terdapat kekurangan dan kelemahan di perlukan  perbaikan dan penyempurnaan. Selain itu, maka setiap perencanaan harus menyadari perubahan dan perbaikan dalam rangka penyempurnaan dan  penyampaian tujuan sesuai dengan kebijaksanaan atas dasar peraturan dan ketentuan. Seorang perencana selalu “kecewa”, dalam hal ini kebijaksanaan yang diambil (perbuatan), bukan berarti mementahkan perencanaan semula, akan tetapi ini tidak lain sebagai alat untuk mengadakan pembaharuan. Perumusan kebijaksanaan adalah merupakan alat dalam pembaharuan tersebut. Perlu ditekantkan bahwa seorang perencana bukan pembuat keputusan, tetapi merupakan staf teknis membantu para pengambil keputusan.

4. Kebutuhan Masa Depan

Penilaian kebutuhan masa depan berdasarkan kebijaksanaan yang telah di gariskan dan disahkan. Para perencana harus menjabarkan kebijaksanaan tersebut secara operasional terurai yang meliputi perencanaan jangka pendek,  jangka menengah dan jangka panjang.

5. Pembiayaan

Dalam pembiayaan diperlukan perencanaan pembiayaan, baik untuk  program maupun untuk proyek. Dalam penyusunan pembiayaan ini tidak dapat melepaskan pembiayaan tahun-tahun sebelumnya, begitu juga dalam memperhitungkan pembiayaan di masa depan. Jadi, dalam hal ini penyusunan pembiayaan dalam melakukan  perhitungan memperhatikan keadaan sebelumnya, masa sekarang dan  perkiraan di masa depan. Penyusunan perhitungan pebiayaan didasarkan pada kebutuhan, bukan berdasarkan kemauan. Dalam penyusunan pembiayaan di  perhatikan pula satuan harga pokok dan standarisasi harga yang mempunyai tendensi setiap tahun mengalami perubanan.

3

6.

Pemantauan Target Sasaran

Dalam pemantauan target sasaran ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu : a. Penentuan Target Penyusunan pembiayaan, merupakan anggaran biaya berdasarkan  permintaam dan bukan berdasarkan anggaran biaya yang tersedia. Diatas telah diungkapkan perhitungan didasarkan kepada kebutuhan dan bukan didasarkan kemauan. Untuk menentukan target setiap program dan proyek perlu anggaran  biaya yang tersedia. Dengan sendirinya rencana biaya yang telah disusun  perlu di tinjau kembali dan di sesuaikan dengan anggaran biaya yang ada. Dalam hal ini pemilihan prioritas sangat diperlukan, mana usaha yang harus segera dilaksanakan dan mana yang harus di tunda pelaksanaanya. Beberapa pilihan disusun, agar dapat menentukan target dan di pilih mana yang paling utama untuk dikerjakan.

 b. Penetapan Sasaran Penetapan sasaran dapat dilakukan dengan berbagai jalan yang di dasarkan kepada : a) Kebijaksanaan pemerintah  b) Prioritas tujuan c) Besar biaya yang tersedia Selain

penetapan

sasaran,

diperlukan

pula

penilaian

sasaran,

 pemilihan sasaran sebelum adanya kebijaksanaan pemerintah secara pasti. Hal yang perlu diperhatikan adalah perencanaan antara lain sebagai  berikut: a) Menyusun berbagai pilihan (alternativ) kegiatan untuk mencapai tujuan  b) Pemilihan masa yang paling layak dan dapat mencapai tujuan secara maksimal

4

7. Formulasi Perencanaan

Adapun kegunaan perencanaan adalah: a)

Menyajikan sekumpulan keputusan untuk petugas-petugas yang  berwenang dan selanjutnya untuk dilaksanakan  b) Menyediakan kerangka kerja untuk dilaksanakan bagi pelaksanaan  program dan proyek yang harus bertanggung jawab sepenuhnya atas tercapainya target-target yang tercantum dalam keputusan tersebut. Berdasarkan kegunaan itu, maka perencanaan yang telah disusun sudah merupakan pernyataan yang lengkap. Sebuah pernyataan harus jelas dan singkat yang mengandung unsur-unsur tujuan, sasaran kegiatan yang akan dilakukan, waktu dan urutan pelaksanaan.

8.

Uraian Perencanaan

Hal –   hal yang diperhatikan dalam uraian perencanaan adalah sebagai  berikut : a. Penyusunan Program Rencana yang masih bersifat menyeluruh dijabarkan ke dalam kegiatan-kegiatan

operasional.

Kegiatan-kegiatan

operasional

ini

mempunyai tujuan dan sasaran yang sifatnya telah terarah dan khusus disebut program. Setiap program disusun pula kepada kegiatan yang lebih mendetail.  b. Perumusan Program Program disusun berdasarkan kelompok kegiatan dan jenis kegiatan agar memudahkan pekerjaan yang dilakukan atau dilaksanakan. Kegiatan yang dijabarkan secara operasional dari program ini disebut proyek. Proyek

harus

memiliki

kegiatan

yang

terperinci

agar

dapat

dilaksanakan. Perumusan proyek adalah menjabarkan seluruh kegiatan dan sub kegiatan, satuan harga dan biaya dari masing-masing kegiatan dan waktu penyelesaian setiap kegiatan tersebut.

5

9.

Implementasi Proyek 

Pelaksanaan proyek baru dapat dikerjakan apabila seluruh langkahlangkah sudah dilakukan dan sudah di tempuh maka dimulailah pengerjaan  proyek ini.

10. Evaluasi dan Pemantauan

Sementara rancana itu berjalan, dilakukan penilaian proyek dan  pemantauan pelaksanaan proyek yang dilakukan secara terus menerus dan di dalam setiap tahapan pelaksanaan. Kegiatan penilaian dan pemantauan dapat  berupa laporan tahunan, laporan tiga bulanan, laporan dalam bentuk lain yang relevan.

11. Revisi dan Penyusunan Kembali Rencana

Dari penelaahan dan penilaian dari berbagai kegiatan dan tahapan  perencanaan yang harus dikerjakan sehingga mendapatkan masukan dan  balikan yang dapat dijadikan pertimbangan dalam penyusunan kembali  perencanaan. Dengan demikian jenjang dan tahapan kegiatan penyusunan  perencanaan harus diulang kembali sejak semula.

12. Teknik Penjadwalan dalam Perencanaan

Penjadwalan ini mengikat kegiatan dan alokasi waktu dalam dua sumbu vertikal dan horizontal. Langkah-langkah penjadwalan menurut Gant Chart sebagai berikut : a.  b. c. d. e. f. g.

Perincian kegiatan Urutan logis kegiatan Perkiraan waktu penyelesaian Konsep jadwal dalam bagan Diskusi konsep masing-masing kegiatan Bagan akhir yang realistis Revisi dan koreksi

6

Contoh bagan penjadwalan dalam suatu kegiatan kepanitiaan:  No

Waktu Kegiatan

1 2 3 4 5 6 7 8

Persiapan Pembentukan Panitia Perencanaan Kegiatan Pendanaan Pelaksanaan Kegiatan Pengawasan Internal Penilaian Kegiatan Laporan Kegiatan

Januari I

II

III IV

Februari I

II

III IV

Maret I

II

III IV

13. PERT (Program Evaluasi Dan Review Technique)

PERT (Program Evaluasi dan Reviem Technique) adalah teknik  perencanaan yang pertama kali di kembangkan oleh konsultan Booz, Allen dan Hamilton pada tahun 1958-1959. Tiga dasar penting dalam pembuatan PERT, yaitu: 1. Perencanaan, yang meliputu : a. Penjadwalan (Scheduling)  b. Penganggaran (Budgeting) c. Perencanaan tenaga kerja (Manpower Planning) 2. Pengorganisasian 3. Pengendalian Langkah-langkah dalam pembuatan PERT adalah : 1. Buatlah daftar kegiatan yang akan dilaksanakan 2. Tunjukan kegiatan yang mendahuluinya, serta perhatikan kegiatan mendahuluinya. 14. NWP (Net Work Planning)

Perencanaan dengan teknik NPW merupakan pengembangan dari teknik PERT. Kelebihan dari perencanaan ini adalah memasukan keterangan dari awal dan akhir yang harus dimulai dan diakhiri oleh satu kegiatan atau event.

7

Perbedaan NWP dan PERT terletak pada pernyataan dalam setiap simbol bulatan “milestone” diberi rincian waktu kapan baru dimulai dan kapan harus selesai.

1.2

Analisis Persoalan Potensial

Tujuan analisis persoalan potensial adalah untuk mengamankan suatu rencana atau program agar pada waktu pelaksanaan berjalan lancar dan setiap persoalan yang tiba-tiba muncul dapat secepatnya ditanggulangi. Langkah-langkah analisis persoalan potensial sebagai berikut: a. Merumuskan situasi program/rencana yang akan dilaksanakan  b. Menyusun program menjadi langkah-langkah secara kronologis dan membagi menjadi bagian-bagian kegiatan c. Menentukan kegiatan kritis dan kegiatan kritis yang di prioritaskan d. Memperkirakan persoalan potensial yang mungkin timbul dalam kegiatan kritis prioritas e. Menentukan persoalan potensial prioritas f. Memperkirakan sebab-sebab yang menimbulkan persoalan  potensial g. Merencanakan tindak lanjut h. Menyusun system informasi penanggulangan i. Mencegah atau menanggulangi 1.3

Pola Kerja Terpadu

Pola kerja terpadu (PKT) sebagai teknik pemecahan masalah yang dilanjutkan dengan perencanaan kerja yang lengkap, pasti, padat terdiri dari empat tahap proses analisis yang rasional dan logis. Tahap-tahap

pemecahan

masalah

itu

antara

lain

penentuan

 permasalahan, pengembangan dan penentuan sasaran, memilih alternatif  pemecahan dan yang terakhir adalah menyusun rencana kerja rinci. Untuk memudahkan dalam mengecek kegiatan, sebaiknya dibuatkan rekapitulasi dan seluruh paket kerja, waktu dan pembiayaannya.

8

Rekapitulasi Seluruh Paket Kerja

 No 11 22 33 44 55 66 77 88 99 110 111

1.4

Pokok Akhir Pembentukan tim kerja Pembicaraan dengan Puskom Perumka Pemilihan calon petugas pelayanan karcis Pengadaan computer dan LAN Perancangan instalasi Pemasangan computer dan LAN Pelatihan petugas Penguji cobaan dan penyempurnaan system Peresmian system baru Pemantauan Pelaporan Jumlah

Waktu 3 hari 3 hari 4 hari 16 hari 5 hari 9 hari 16 hari 6 hari 9 hari 62 hari 9 hari 142 hari

Biaya Rp 16.000.000 Rp 100.000 Rp 310.000 Rp 310.000 Rp 500.000 Rp 48.000 Rp 17.768.000

Teknik Penentuan Prioritas Masalah/Sasaran dan Alternatif 

Sering terjadi bahwa dalam menentukan prioritas masalah yang akan dipecahkan serta sasaran yang dominan terkadang menemui kesulitan atau keraguan karena berbagai faktor. Untuk membantu kesulitan tersebut, ada  beberapa cara dalam menentukan pilihan yang lebih akurat prioritas maslah dan sasaran serta alternatifnya yang akan dilaksanakan sebagai berikut: a. Menentukan

pohon

masalah

dan

sasaran

prioritas

dengan

mempertimbangkan dan menilai faktor-faktor relevansi, kemampuan dan  besarnya dampak sebagai berikut: 1) Relevansi dengan unit kerja Angka 3 untuk relevansinya tinggi Angka 2 untuk relevansinya sedang Angka 1 untuk relevansinya rendah 2) Kemampuan sumber daya   

Angka 3 untuk kemampuan pengerahan sumber daya tinggi Angka 2 untuk kemampuan pengerahan sumber daya sedang Angka 1 untuk kemampuan pengerahan sumber daya rendah 3) Besar kecilnya dampak pengaruh terhadap organisasi   

  

Anggak 3 untuk yang dampaknya tinggi Anggak 2 untuk yang dampaknya sedang Anggak 1 untuk yang dampaknya rendah

9

Untuk menentukan masalah dan sasaran yang paling dominan yang akan diprioritaskan untuk dipecahkan, haruslah dibuat matriks seperti tabel dibawah ini. Sasaran Terpeliharanya WC, Ruang Tunggu, dll Tepatnya system penjualan karcis Tersedianya loker Papan Informasi

Relevansi

Sumber Daya

Dampak

Urutan Prioritas

2

3

2

12 (II)

3

2

3

18 (I)

2 3

2 3

1 1

4 (IV) 9 (III)

Dari tabel matriks diatas, masalah/ sasaran yang paling dominan adalah tepatnya system penjualan karcis. Prioritas ditetapkan berdasarkan hasil perkalian terbesar dari nilai faktor yang diperoleh masing-masing sasaran.  b. Cara penetapan prioritas dengan melihat faktor CARL. Dengan cara yang sama seperti yang pertama, akan tetapi faktor yang dinilai lebih banyak yaitu    

Capability Accessibility R eadliness Leverage

: kemampuan untuk memecahkan masalah : kemudahan pemecahan : kesiapan untuk memecahkan : daya ungkit yang dapat digali

Kemudian untuk pembobotan masing-masing faktor diatas, digunakan skala yang lebih akurat sebagai berikut :     

Angka 5 menyatakan sangat kuat Angka 4 menyatakan kuat Angka 3 menyatakan sedang Angka 2 menyatakan lemah Angka 1 menyatakan sangat lemah

10

Contoh hasil analisis masalah menggunakan CARL. Sasaran Terpeliharanya WC, Ruang Tunggu, dll Tepatnya system penjualan karcis Tersedianya loker Papan Informasi

C

A

R

L

5 4 4 5

4 4 4 4

3 5 2 2

3 5 1 2

Urutan Prioritas 180 (II) 400 (I) 32 (IV) 80 (III)

Dari tabel analisis diatas sasaran yang harus diprioritaskan adalah Tepatnya system penjualan karcis yang mendapatkan angka 400. angka tersebut didapatkan dari hasil perkalian angka yang diperoleh dari analisis CARL. 1.5

Hambatan-Hambatan Dalam Perencanaan

Pembuatan suatu rencana bukan merupakan suatu pekerjaan yang mudah,

dahkan

sering

terjadi

dalam

suatu

rencana

pada

proses

 pembuatannya menghadapi berbagai hambatan, antara lain yaitu : a. Adanya

perubahan-perubahan

informasi,

personil,

kebijaksanaan,

keuangan dan lainnya. Apa yang sudah direncanakan dengan baik, dengan adanya perubahan tersebut akan mengacaukan pelaksanaannya. Oleh karena itu, untuk menghindari hal ini maka perencanaan harus dibuat fleksibel, tidak kaku dan dapat mengakomodasikan setiap  perubahan yang terjadi.  b. Tidak ada dukungan pihak lain (atasan, unit kerja yang terkait). Sekalipun suatu rencana sudah disusun dengan baik, apabila tidak mendapat dukungan dari atasan atau unit kerja yang terkait, maka akan sangat menghambat dalam pelaksanaanya bahkan bisa menggagalkannya. c. Kurang tegas/jelas wewenang yang didelegasikan kepada pelakasan. Ketidakjelasan dalam pendelegasian wewenang kepada pelaksana akan menyebabkan para pelaksana itu sendiri menjadi ragu-ragu dalam melaksanakan

rencananya.

Untuk

mengatasi

hal

ini,

umumnya

 penempatan jenjang jabatan perencana ditempatkan pada jenjang yang relatif dekat dengan pimpinan suatu lembaga serta diisi oleh staf yang cukup senior.

11

d. Perencanaan yang tidak sempurna, karena kurang ahli (kurang mampu). Apabila pembuatan rencana kurang baik, kurang sempurna karena dalam  penyusunannya tidak melibatkan pakar dalam perencanaan, maka akan sulit pelaksanaannya. e. Kurang

pengetahuan

tentang

lingkungan

organisasi/instansi

baik

eksternal maupun internal, misalnya para pesaing bisnis, lembaga  –  lembaga terkait, client, dll f. Kesulitan menyusun perencanaan, bagi kegiatan  –   kegiatan yang hanya sekali digunakan secara operasional g. Ketidakmampuan manajer menolak kemungkinan lain yang sudah ada sejak dulu kala h. Tidak ada jiwa reformatif dari diri manajer, untuk bertindak inovatif, kapabilitas dan kreatifitas diri

II.

Perencanaan dan Manajemen Strategi

Perencanaan merupakan salah satu fungsi utaman manajemen. Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan  –   tujuan organisasi, kemudian menyajikan dengan jelas strategi  –   strategi, taktik  –   taktik dan operasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan mempunyai unsur: a.

Perencanaan tidak formal ( informal planning ) merupakan proses secara intuitif memutuskan tujuan  –   tujuan dan aktivitas  –  aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut, tanpa  penyelikan yang kaku dan sistematis.

 b.

Perencanaan

formal

(

formal

planning

)

adalah

proses

menggunakan investigasi yang kaku untuk tujuan memutuskan aktivitas

dan

secara

formal

mendokumentasikan

ekspetasi

organisasi. c.

Sasaran taktis ( Tactical Objectives ) Merupakan target performa  jangka menengah untuk mencapai hasil yang terbatas, misalnya

12

 penjualan tahunan, laba kuartalan dan perubahan kemasan produk atau jasa. d.

Sasaran Operasional. Merupakan target performa jangka pendek yang segera untuk aktivitas harian, mingguan dan bulanan, apabila tercapai akan memperkuat sasaran perencanaan taktis. Sasaran yang di definisikan dengan baik mempunyai beberapa karakteristik yang paling penting, yaitu harus specifik, dapat diukur, realistik, dan setiap sasaran mempunyai periode waktu yang tetap untuk pencapainya.

e.

Rencana taktis ( Tactical Plant ) Merupakan sasaran yang dibuat setahun dengan target performa yang tetap dan dapat diukur serta menggunaka anggaran performa.

f.

Rencana operasional ( Operational Plants ) Merupakan sasaran  jangka pendek dalam waktu yang sesuai yang memenuhi kebutuhan organisasi contohnya : tambah penjualan secara  bulanan, kartalan. Produksi berdasarkan mingguan –   bulanan dan arus kas bulanan.

Perencanaan strategik diakui oleh kebanyakan

organisasi untuk

 perkembangan jangka panjang organisasi yang sehat. Perencanaan strategik merupakan bagian dari manajemen strategik dan sangat erat hubungannya dengan fungsin manajemen misilnya mengorganisasi , memimpin , memotivasi, mengedalikan. Perencanaan strategik membantu mengembangkan konsep yang jelas mengenai organisasi kita, alasan lain mengapa perencanaan strategik  penting karena memungkinkan mempersiapkan diri menghadapi lingkungan yang sangat cepat berubah.

13

2.1

Strategi dan Taktik

Dalam perencanaan manajerial ada strategi dan taktik yang harus dipertimbangkan. berikut pengertian strategi dan taktik. a) Strategi Berdasarkan dari kata yunani “Strategi” berarti jenderal (General) arti harfiah “ Seni Para Jenderal “ (art of general) berarti mengaju pada apa yang merupakan perhatian utama manajemen puncak. George A Steiner dan J.B Minner arti strategi sama dengan kebijakan (Policy) mengacu pada misi perusahaan (Company Mission) , tujuan dasar (Fundalmental Propose) , sasaran (Overall Company) dan kebijakan (Basic Policies) sebagai strategi induk (Master Strategic)  b) Taktik Strategi yang berhasil biasanya bukan merupakan keputusan tunggal, tetapi merupakan jaringan strategi , sub  –   sub strategi dan taktik yang saling berkaitan. George A steiner membedakan strategi dengan takti sebagai  berikut: 



  





Strategi dikembangkan pada top management , taktik digunakan  pada tingkat manajemen yang lebih rendah Strategi berkesinambungan dan tidak teratur. Taktik ditentukan atas dasar periode jadwal waktu tetap Pengambilan keputusan strategi lebih subjektif daripada taktik Strategi untuk jangka panjang, taktik relatif jangka pendek Strategi adalah sumber pegembangan, taktik mengejar tujuan strategi. Strategi dilihat dari sudut pandang perusahaan, taktik dibentuk dari sudut pandang fungsional. Strategi lebih berarti bagi organisasi dibanding taktik.

c) Mana lebih dahulu strategi atau taktik? Pendapat pertama yang tradisional strategi dulu baru taktik allrise dan Jack trout dalam bukunya “Bottom up Marketing” menentang  pendapat tradisional taktik lebih dahulu baru strategi.

14

Contoh : “Dominos Pizza” dengan home delivery sangat berhasil. Domino dapat mampu mengatar makanan pizza dalam kurung waktu 30 menit apa yang menjadikan domino berhasil yaitu keuatan dan strategi dari taktil pengataran ke rumah. Jadi taktik lah yang lebih dahulu. d) Dapatkah perusahaan menghidari ancaman ? Dari analisis SWOT adalah mengindetifikasi ancaman  –   ancaman yang dihadapi perusahaan dan pakar strategi perusahaan memberikan  pertahanan yang memadai terhadap ancaman tersebut. Analisis swot adalah suatu alat yang berguna menganalis suatu organisasi secara keseluruhan SWOT adalah singkatan dari Strenght (Kekuatan ) , Weakness ( Kelemahan ), Opportunities ( Kesempatan ) dan Threads ( Ancaman ). Pendekatan ini berusaha untuk mengembangkan kekuatan  –  kekuatan , kelemahan internal dari suatu organisasi ( looking In ) dengan kesempatan - kesempatan dan ancaman yang ada pada lingkungan eksternal ( looking out ) a. Kekuatan (S= Strenght)       

Sumber daya keuangan yang menonjol Ketrampilan kompetitif yang baik Sangat disegani pembeli Pemimpin pasar yang terkenal Strategi areal disusun dengan baik Teknologi yang memadai Keunggulan biaya

 b. Kelemahan (W=Weakness)  Tidak ada pengarahan strategi yang jelas  Posisi kompetitif  Fasiilitas yang usang  Kemampuan laba jelek  

Kurang dalam pemahaman manajerial Citra pasar yang lemah

c. Kesempatan (O = Opportunity)  Memasuki pasar atau segemen baru  Menambah lini produk  Integrasi vertikal

15

 Ekspansi Global  Jasa Baru  Pertumbuhan dalam pasar baru

d. Ancaman (T = Threats)      

III.

Masuknya pesaing baru Peningkatan penjualan dari produk substitusi Pertumbuhan pasar yang lambat Kebijakan pemerintahan yang merugikan Mudah diserang resesi Kebutuhan dan selera pembeli yang berubah

Teknik, Metode dan Sistem Pengawasan

Pengawasan dapat di identifikasikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan  penyembuhan yang diperlukan untuk melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin didalam mencapai tujuan.

3.1

Tipe-tipe Pengawasan

Donnelly, et al (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan menjadi 3 tipe pengawasan yaitu: 1.

Pengawasan Pendahuluan ( preliminary control  ) Pengawasan

yang

terjadi

sebelum

kerja

dilakukan.

Pengawasan pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting  pada

kerja

yang

 penyimpangan mencakup

diinginkan

tersebut

semua

terjadi.

upaya

yang

dihasilkan

Pengawasan

manajerial

guna

sebelum

Pendahuluan memperbesar

kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.

16

2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung ( cocorrent control  ) Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah dicapai. Cocorrent control terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan  para bawahan mereka.

3. Pengawasan feed back ( feed back control ) Pengawasan Feed back yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar. Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan kearah proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual.

3.2

Tahap-tahap Proses Pengawasan

Berikut tahap-tahap proses pengawasan adalah sebagai berikut : 1.

Tahap Penetapan Standar Tujuannya adalah sebagai sasaran, kouta, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu : a. Standar Phisik  b. Standar Moneter c. Standar Waktu

2.

Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

3.

Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Beberapa proses yang berulang-ulang dan continue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.

17

4.

Tahap

Pembandingan

Pelaksanaan

dengan

Standard

Analisa

Penyimpangan Digunakan

untuk

mengetahui

penyebab

terjadinnya

 penyimpangan dan menganalisasnya mengapa bisa terjadi demikian,  juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer. 5.

Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

3.3

Pentingnya pengawasan

Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan inilah yang membuat fungsi  pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya  pengwasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasi nya itu sendiri maupun bagi para  pekerjannya. Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya : 1.

Perubahan lingkungan organisasi Berbagai

perubahan

lingkungan

organisasi

terjadi

terus

menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi

pengawasannya

manajer

mendeteksi

perubahan

yang

 berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi

tantangan

atau

memanfaatkan

kesempatan

yang

diciptakan perubahan yang terjadi.

18

2.

Peningkatan kompleksitas organisasi Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitibilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

3.

Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara

sederhana

melakukan

fungsi

pengawasan.

Tetapi

kebanyaknyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem  pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

4.

Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang Bila manajer mendelgasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara menajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.

5.

Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk degan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pegambilan tindakan.

3.4

Sistem pengawasan

Untuk

mencegah

terjadi

kesimpangsiuran,

kesalahan-kesalahan,

kelemahan-kelemahan, dalam pelaksanaan sesuatu rencana, agar berhasil dengan baik tentu diperlukan beberapa sistem pengawasan yang efektif. Ada  bermacam-macam sistem pengawasan menurut Prof. Dr. H. Arifin Abdurrachman, yang terpenting yakni :

19

a. Komparatif. Yakni sistem membandingkan hasil yang diperoleh dengan rencana yang telah disusun sebelumnya. Biasanya dijalankan oleh pucuk  pimpinan atau top management.  b. Inspektof, yakni sistem pemeriksaan setempat. Gunanya adalah untuk mengetahui sendiri keadaan yang sebenarnya mengenai pelaksanaannya. c. Verifikatif, yakni sistem pengawasan secara pemeriksaan. Dilakukan oleh staf atau panitia ataupun komisi yangdibentuk oleh badan usaha atau  jawatanyang bersangkutan. Verifikasi ini menyangkut bidang keuangan dan material. d. Investigasi, yakni sistem pengawasan yang dilakukan dengan cara mengadakan penyelidikan. Biasanya sistem pengawasan ini dilakukan untuk mengetahui apa yang tersirat, yang sukar dapat diketahui melalui  pengawasan biasa. Penyelidikan dilakukan seringkali untuk membongkar  penyelewengan-penyelewengan.

3.5

Laporan

Laporan menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosuddirjo adalah setiap tulisan yang terisi hasil laporan pengolahan data informasi. Jenis –   jenis laporan sebagai berikut: 1. Laporan berkala, yaitu laporan yang berhubungan dengan kegiatankegiatan bagian. Laporan berkala biasanya adalah laporan mingguan, bulanan. kuartalan, dan memuat hal-hal secara terperinci. Laporan ini meliputi : a. Laporan Bulanan  b. Catatan Hasil Pekerjaan

c. Laporan Pembelian d. Laporan Iklan e. Laporan Kepegawaian

2. Laporan khusus yaitu laporan kegiatan yang tidak termasuk ke dalam laporan sebagaimana diatas. Laporan ini dibuat tidak ditentukan oleh waktu dan biasanya berhubungan dengan hal seperti ini :

20

a.  b. c. d. 3.6

Pengembangan Produksi Riset pemasaran Asuransi perusahaan Hal-hal yang bersifat tidak terus-menerus

Penilaian atau Evaluasi

1.

Pengertian Evaluasi adalah suatu usaha untuk mengetahui sampai dimana suatu pekerjaan sudah dapat dilaksanakan atau sampai sejauh mana tujuan telah tercapai.

2.

Fungsi Evaluasi Sebenarnya adalah :  Mengadakan pengukuran  Mengadakan perbaikan

3.

Ruang lingkup evaluasi Bidang/ruang lingkup yang dievaluasi terdiri dari :  Evaluasi sumber manusia  Evaluasi bidang material  Evaluasi keseluruhan dari perencanaan yang dibuat  Evaluasi bidang kegiatan pelaksanaan

4.

Langkah-langkah dalam proses evaluasi :    

Harus ada perumusan tujuan Perincian tujuan-tujuan Memilih alat dan Teknik evaluasi yang tepat Kegiatan pengumpulan data  Analisa data dan kesimpulan

21

IV.

KESIMPULAN

Cara pendekatan pokok dalam Teknik-teknik analisis adalah dengan menyusun

keterangan-keterangan

menurut

skema

garis

atau

tabel,

dilanjutkan dengan menganalisa secara kritis sesuai dengan fakta sehingga ada gambaran yang jelas mengenai prinsip-prinsip umum serta akibatakibatnya. Perencanaan merupakan salah satu fungsi utama dalam manajemen. Menetapkan tujuan strategi visi misi serat rencana-rencana yang akan dilakukan perusahaan menggunakan sistem manajerial yang strategis pula. Hal inilah yang menjadi dasar untuk menganalisa fungsi-fungsi manajemen dalam rangkaian sistem. Dengan menganalisa secara terperinci langkahlangkah suatu prosedur dalam unit-unit organisasi.

22

DAFTAR PUSTAKA Dra, Rr, Ponco Dewi K, MM. 2017. Modul Sistem Analisis Administrasi. Jakarta: Universitas Negeri Jakarta Matondang, 2008. Kepemimpinan Budaya Organiasi dan Manajemen Strategik. Yogyakarta : Graha Ilmu  Norman N. Barish, 1987. Analisis Administrasi Sistem-Sistem Bagi Administrasi  yang Efektif. Jakarta : Bina Aksara

23