Matriz de Riesgos SIPLAFT SOMMEIL PDF

 

SOMMEILLTDA OFICIALDE CUMPLIMIENTO MATRIZDE RIESGOS

MATRIZ DE RIESGOS PROCESO: SARLAFT, SIPLAFT, FRAUDE Y CORRUPCIÓN Nombre Lider de Proceso y/o Riesgos: Carlos Alberto Herrera Proceso analizado:  Oficial deCumplimiento Objetivo Proceso:Gestionar y Administrar eficazmentelos riesgos asociados al Lavado deActivos y Financiación del Terrorismo SIPLAFT,SARLAFT,cumplimiento con la normatividad vigente por partela Superintendencia deVigilancia y Seguridad Privada.

Subprocesosanalizados: Todas las areas dela compañía IDENTIFICACIÓN

CONTEXTO GENERAL A RE A

 

P RO C ES O

C O D RI ES GO

N O MB RE R EI SG O

S SI TE MA D E RI ES GO

 

DUEÑO DEL RIESGO

MEDICION  

C A US AS

Omision en la verificacion de listas restrictivas

Gestión Comercial

COMERCIAL

RLAFT_FCC_51

RLAFT_GGTH_36 TALENTO HUMANO

Gestión de Talento Humano RLAFT_GGTH_37

SIPLAFT/SARLAFT

Vincularen la compañía a potencialesfuncionarios, trabajadores temporales,y pasantesque estén relacionados con actividades LA/FT. Quelos funcionarios,trabajadores temporaleso pasante tenga vinculoscon actividades relacionadasconLA/FT,posteriora su vinculación en la compañía.

SIPLAFT/SARLAFT

SIPLAFT/SARLAFT

COMERCIAL

TH

TH

P OT EN CI CI AL

  FACTOR RIESGO

P RO BA BIL D IA D

1

P OT EN CI CI AL

c li en e t

No reportaral Oficial de Cumplimiento lasOperacionesInusuales presentadas en el mes

P OT EN CI CI AL

C an al

Omisión porparte del area de TH en la consulta en listas restrictivas.

P OT EN CI CI AL

C an al

c l ie nt e

CONTROL N OM BRE CO CO NT RO L

Verificación Listas Restrictivas

 

P OT EN CI AL

CALIFICACIÓN R.INHERENTE

IM PA CTO

C an al

Falla en de verificacion de los documentosrequeridospara la creacion del cliente bajo las politicas o lineamientosde cartera

No reportar las operaciones inusuales al Oficial deCumplimiento

 

 

3

5

 

INACEPTABLE

4

 

INACEPTABLE

Certificación de Reportede Operaciones Inusuales

RLAFT_CNL_7

Que durante la vigencia del contrato,elproveedoreste relacionadoconactividadesde LA/FT

SIPLAFT/SARLAFT

RLAFT_CI_25

Vincularunpotencial proveedor  extranjeroque esterelacionadocon actividades LA/FT

SIPLAFT/SARLAFT

COMPRAS

Omisión en la verificación de las lis tas restrictivas.

P OT EN CI CI AL

C an al

 

3

5

RLAFT_CI_26

Que durante la vigencia del contrato,elproveedoreste relacionadoconactividadesde LA/FT.

SIPLAFT/SARLAFT

COMPRAS

No reportarlasOperacionesInusuales al Oficial de Cumplimiento

P OT EN CI CI AL

c li en e t

 

1

5

 

TOLERABLE

Certificaciónde Operaciones Inusuales

SIPLAFT/SARLAFT

COMERCIAL

No se realizó la actualización de infromación

P OT EN CI CI AL

c li en e t

 

1

4

 

TOLERABLE

 Actualizacion de Datos

SIPLAFT/SARLAFT

TESORERIA

No reportarlasoperacionesinusuales al Oficial de Cumplimiento

P OT EN CI CI AL

c li en e t

 

2

5

 

INACEPTABLE

Certificado de Operaciones Inusuales o Intentadas

FYC

TESORERIA

Perdida,hurto o manejo inadecuado de los activos de Tesorería y/o de los títulos de la compañía (Token,cheques,caja fuerte,sellos,plásticosde productos bancarios,caja menor,tarjetasde crédito,Tidis)

POTENCIAL

Recurso Humano

 

3

3

 

INACEPTABLE

Semantienen en custodia cuenta una caja fuerte

FYC

CARTERA

Elfuncionario voluntariamente cambia la información con fines personales o para beneficiaruntercero

POTENCIAL

Recurso Humano

 

2

4

 

INACEPTABLE

FYC

COMPRAS

 Alteraro incumplirlas políticasde compras para beneficio propio o de un tercero

P OT E NC I AL

P r oc e so

 

4

3

 

INACEPTABLE

 

INACEPTABLE

ComitédeCompras

GRAVE

Sensibilización

Omisión del proceso de compras en l a verificaciónenlistas restrictivas

P OT EN CI CI AL

C an al

 

1

5

PREVENTIVO

 

FUERTE

CONTINUO

PREVENTIVO

 

FUERTE

MENSUAL

PREVENTIVO

 

FUERTE

PREVENTIVO

 

F UE R TE

T O L ER A BL E

PREVENTIVO

 

F UE R TE

T O L ER A BL E

 

TOLERABLE

El area comercial,permenentementeal momento decrear un cliente,realiza l a verificacion delos documentos del mismo.Como evidencia sedeja constancia en la l ista dechequeo que seencuentra en custodia del area comercial y deOficial deCumplimiento El area comercial,reporta mensualmenteal Oficial de Cumplimiento si sepresentaron Operaciones Inusuales o no,como evidencia seencuentra el correo electronico remitido al Oficial deCumplimiento

La Directora deTalento Humano,remitemensualmenteen los primeros 5 dias del mes un correo al Oficial deCumplimiento notificando si sepresentaron operaciones inusuales en el mes anterior o ausencia del mismo,como evidencia seencuentra encuentra el correo electronico remitido al Oficial deCumplimiento

Previo a la creación del proveedoren el sistema,el proceso de compras realiza la verificacion VerificaciónenListas en la herramienta OFAC,si no genera coincidencia archiva el soporte en la carpeta de Restrictivas proveedor..Si Si genera Coincidencia se debe informaral Oficial de Cumplimiento para su analisis.

Vincularunpotencialproveedorque esterelacionadoconactividades LA/FT.

COMPRAS

MENSUAL

Previo a la vinculación deun colaborador,el proceso detal ento humano valida los Verificación deListas antecedentes medianteel aplicati vo delistas restrictivas OFAC y deja el soportedela Restrictivas busqueda enla carpeta del cliente,si llaga a generar coincidencia,sedebe remitir la consulta al Oficial deCumplimiento para su revisión y validación

RLAFT_CNL_6

SIPLAFT/SARLAFT

TIP OC ON TRO L

TOLERABLE

Certificado de Operaciones Inusuales o Intentadas

2

CALIFICACIÓN R.RESIDUAL

P ERI OD CI D IA D

El area comercial,Mensualmenteprevio a la creación del cliente,r ealiza la verificaci on en la herramienta delistas restrictivas OFAC,si segenera coincidencia sereporta al oficial de cumplimiento para su revision y aprobación.Como evidencia videncia sedeja soportede la consulta en la carpeta declientey correo del Oficial de Cumplimiento con suaprobación

TOLERABLE

5

Creacion deClientes

 

  CALIFICACION IND.CONTROL

DE SC RIP CI ÓN C ON TR OL

MENSUAL

MENSUAL

CONTINUO

PREVENTIVO

 

F UE R TE

T O L ER A BL E

Mensualmente elproceso de compras debe informarmediante correo electronico alOficial de Cumplimiento si se detectaron Operaciones Inusuales,en caso de detectaralguna operación inusual,deben hacerllegarel fomato ROI,de lo contrario,se certifica la ausencia mediantecorreo.

MENSUAL

PREVENTIVO

 

F UE R TE

T O L ER A BL E

VerificaciónenListas Elproceso de Comprasprevio a la vinculacion de algun proveedor,realiza la verificacion a Restrictivas travesde la herramienta tecnologica OFACyarchiva elsoporte en la carpeta delproveedor.

MENSUAL

PREVENTIVO

 

F UE R TE

T O L ER A BL E

MENSUAL

PREVENTIVO

 

F UE R TE

T O L ER A BL E

 ANUAL

PREVENTIVO

 

FU E RT E

T O L ER A BL E

MENSUAL

PREVENTIVO

 

F UE R TE

T O L ER A BL E

CONTINUO

PREVENTIVO

 

FU E RT E

T O L ER A BL E

Gestión de Compras

PROVEEDORES

Gestión de Compras

PROVEEDORES EXTRANJEROS

COMERCIAL

TESORERIA

TESORERIA

CARTERA

Vinculación de clientes que se encuentrenrelacionadoscon actividades de LA/FT.

R EA L / P O TE NC IA L

Gestión Comercial

 

RLAFT_GL_15

 

Gestión Tesoreria

 

RLAFT_T_03

Recibirgrandescantidadesde dinero en efectivo proveniente de actividadesilicitas de LAFT

 

Gestión Tesoreria

 

RFYC_FT_59

Malversación de Activos

RFYC_FCC_50

 Alteraciónde los cupos decredito asignados al cliente.

RFYC_CN_52

Realizarnegociaciones inapropiadascon falta de transparencia en las compras de la organización

 

Gestión de Cartera

 

PROVEEDORES

 

PROVEEDORES

OPERACIONAL O NAL

 

No reportarlasoperacionesinusuales al Oficial de Cumplimiento

P OT EN CI CI AL

c li en e t

 

1

5

 

TOLERABLE

Certificaciónde Operaciones Inusuales

Multas o sanciones debido a infomracióndesactualizadade colaboradores

 

COMPRAS

 

 

Gestión de Compras

 

Gestión de Compras

 

RFYC_CN_57

SelecciónInadecuadade Proveedores

FYC

C OMP RAS

C on lf ci to de nI et r es

P OT EN CIAL

Pr oce so

 

3

3

CallCenter

 

RFYC_CLL_15

Fuga de información de datos de clientes

FYC

OPERACIÓN

Incumplimiento en las políticas de seguridad de la información por parte delpersonalencargado

POTENCIAL

Recurso Humano

 

4

4

RFYC_CCC_21

Fraudes la gestión recaudo de carteraen utilizando elde nombre de Sommeil

FYC

CARTERA

Generaracuerdosde pago porfuera de los parámetros definidos en el proceso

POTENCIAL

Recurso Humano

 

3

3

 

 

 

GRAVE

El proceso de Compras,mesualmente reporta al Oficial de Cumplimi ento el reporte de operaciones inusuales o ausencia del mismo relacionadas con el proceso de Comercio Exterior,como evidencia se encuentra en correo remitido porel Directorde Comercio Exterior  al Oficial de Cumplimiento..  Aplicación delos procedimientos de actualizacion de datos de clientes anual. La Directora deTesoreria, remitemensualmenteen los primeros 5 dias del mes un correo al Oficial de Cumplimiento notificando si sepresentaron operaciones inusuales en el anterior o ausencia del mismo,como evidencia seencuentra encuentra el correo electronico remitido al Oficial deCumplimiento

La información critica del proceso semantienen en custodia cuenta una caja fuerte

Control Dual

El funcionario quedigita la informacion solici ta validación del jefeinmediato para su aprobación

MENSUAL

PREVENTIVO

 

FU E RT E

T O L ER A BL E

Plan anual de compras

Finalizando el año serealiza el Plan Anual deCompras por medio deun análisis comparativo del año anterior en el cual sei dentifica el top 20 deproveedores en gasto con el fin deapertura las lici taciones y convenios decompras garantizando quesec umplan las políticas dela organización.

MENSUAL

PREVENTIVO

 

FU E RT E

T O L ER A BL E

Para seleccionar un proveedor serequiereminimo 3 cotizaciones las cuales seevaluan en el comitédecompras para aprobación

MENSUAL

PREVENTIVO

 

F UE RT E

A SU SU MI DO

Los supervisores realizan campañas y refuerzos semanalmentecon el fin deconcientizar a los colaboradores sobrela importancia delas políticas deseguridad del a información dejando como evidencia las actas depreturnos.

MENSUAL

PREVENTIVO

 

FU E RT E

T O L ER A BL E

MENSUAL

PREVENTIVO

 

F UE RT E

A SU SU MI DO

Un asesor diferenteal querealizó la gestión derecaudo o el supervisor realiza diariamente

CARTERA

 

Gestión de Cartera

 

ELABORO:

 

INACEPTABLE

Verificación Acuerdos una llamada deverific ación a los cli entes quereportaron acuerdos depago con el fin de dePago garantizar queel Pareto es controlado y quelos acuerdos ser ealizaron deacuerdo a los parámetros definidos en el proceso.

APROBO:

CarlosAlbert o Herrera SAMIRANTONIO HELO Oficialde Cumplimiento Subgerente