Matriz de Riesgos SGCS - Servitransa

MATRIZ DE RIESGOS Proceso

Riesgo

Amenaza, Peligro, Vulnerabilidad

Zona de Influencia de nuestras operaciones Contaminación de (Puertos marítimos, la Carga con empresas exportadoras e drogas. importadoras, vías nacionales)

Actos malintencionados de camuflar drogas en los Contenedores, con destino a mercados internacionales.

Gestión Operativa

Zona de Influencia de nuestras operaciones Contaminación de (Puertos marítimos, la Carga (Droga, empresas exportadoras e dólares, armas etc) importadoras, vías nacionales)

Prestación de Servicios de Transporte Terrrestre de Carga a personas naturales o juridicas inexistentes, de fachada, con fines inescrupulosos cómo Lavado de Activos.

RR HH

Urgencia en la contratación Contratación de personal Narcotráfico, Hurto por servicios o el interés por con antecedentes judiciales y otros delitos cumplir contractualmente o con tendencias delictivas con el cliente

Gestión Operativa

Sanciones, Pérdida de Imagen, Pérdidas Financieras por faltantes no reportados al cliente antes del despacho.

Gestión Operativa

Contrabando, Pérdidas Financieras.

Gestión Operativa

Sanciones, Pérdida de Imagen, Pérdidas Deterioro de Good Financieras por faltantes no Will e Imagen reportados al cliente antes del despacho.

Gestión Operativa

Suspensión y/o Sanciones, Cancelación de la Imagen, Habilitación para Financieras transporte de DTA

Probabilidad

Escenario

No reportar sobre los excesos o las diferencias de mercancias que se despachan. Normalmente se recibe contenedor cerrado y sellado en los puertos.

No reportar a la DIAN o a las autoridades competentes las operaciones sospechosas que detecten en el ejercicio de su actividad, relacionadas con la evasion, contrabando, lavado de activos

Pérdida de Manipulación reiterada de Perdidas Carga Transportada bajo la modalidad de DTA.

3

2

3

2

2

2

Alta

Media

Alta

Media

Media

Media

Impacto

40

40

40

20

20

20

Catastrófico

Catastrófico

Catastrófico

Severo

Severo

Severo

Calificación Bruta

Plan de Mitigación

Versión 6. 13.03.12

Probabilidad

Plan de Operación

Calificación Residual

Impacto

120

Organizar plan de capacitación empresarial. Sensibilización sobre Implicaciones Penales por tráfico de Drogas e Realizar programa de inducción, ilícitos (Ley 30/86), sobre Inspección de Contenedores, procedimiento incluyendo prevención contra las Inaceptable 1 de Reporte de Operaciones Subestándar y Sospechosas, Incentivos drogas. definidos por la Gerencia para este tipo de Información Suministrada. Adelantar pruebas sobre consumo de drogas y alcohol para el ingreso y aleatoriamente.

Baja

40

Catastofrico

40

Grave

80

Visitas periódicas a las Instalaciones de los Asociados de negocio, en dónde se validen los procesos o se haga una confrontación de la operación realizada por el asociado frente al contrato. Formalización de Acuerdos de Seguridad con Asociados No BASC. Diligenciamiento del Inaceptable SIPLA con base en la circular 170 de la DIAN, dónde se validan los datos de conocimiento del cliente/ Verificación en Lista Clinton, exigencia, revisión y análisis de Certificados de Cámara de Comercio, Estados Financieros y Certificaciones Comerciales.

Estricto cumplimiento de los procedimientos definidos para Selección de Clientes. Reportes a la UIAF por transacciones superiores a $10 Millones de pesos y por 1 Operaciones Sospechosas, con una frecuencia mensual para los casos positivos y trimestral para los casos negativos.

Baja

40

Catastrófico

40

Grave

120

1) Contar con una Base de datos de personal Stand By, que previamente se le haya realizado proceso de selección. 2) Trabajar en la consolidación Inaceptable de una Flota Fija a través de la fidelización de los conductores, por intermedio de campañas de incentivos y cumplimiento en los pagos oportunos de fletes.

Desarrollo del Procedimiento de Selección y Contratación para Personal Stand By. Campañas de Fidelización de 1 Conductores. Promociones e Incentivos para los conductores sobresalientes.

Baja

20

Severo

20

Tolerable

40

Grave

Planes de Sensibilización sobre las Implicaciones de No reportar sobre las diferencias de mercancías encontradas en el reconocimiento físico./ Procedimiento para el manejo de mercancía sobrante o faltante./ Comités de Control y Auditoria. Ante la imposibilidad de revisar las mercancías en los patios de las instalaciones portuarias, se recibe por peso y verificación de sellos.

Desarrollo de Capacitación y Planes de Sensibilización/ Cumplimiento Estricto 1 del Procedimiento para el manejo de mercancía sobrante o faltante.

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Grave

Planes de Sensibilización sobre las Implicaciones de No reportar a la DIAN o las autoridades competentes, las operaciones sospechosas que detecten en el ejercicio de su actividad, relacionadas con la evasión, contrabando, lavado de activos e infracciones cambiarias/ Procedimiento de Reporte de Operaciones Subestandar y Sospechosas.

Desarrollo de Capacitación y Planes de Sensibilización/ Cumplimiento Estricto del Procedimiento de Reporte de Operaciones Subestándar y Sospechosas

1

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Grave

Desarrollo de Capacitación y Planes de Sensibilización/ Cumplimiento del Procedimientos de Reporte de Operaciones Subestándar y Sospechosas/ Procedimiento de Reporte de Procedimiento para el Uso de Sellos Relcor/ Comités de Control y Operaciones Subestándar y 1 Auditoria Sospechosas/ Cumplimiento del Procedimiento para el Uso de Sellos ISO PAS 17712

Baja

20

Severo

20

Tolerable

40

40

Documento válido impreso hasta:2/11/2014

Proceso

Gestión Operativa

Riesgo

Daños a la propiedad del cliente

Amenaza, Peligro, Vulnerabilidad

Daño a la Carga

Mercancía recibida en mal estado, robo total o parcial de la Mercancía

Gestión Operativa

Accidentes de Tránsito

Lesiones Personales / Muerte

Accidentes de Tránsito acontecidos en los diferentes trayectos del Tractocamión o dentro de las instalaciones del cliente

Gestión Operativa

Lavado de activos mediante el servicio ofrecido por la empresa de transporte de carga terrestre (SIPLAFT)

Afectación a la integridad de los conductores y funcionarios de la empresa. Afectación a la imagen de la empresa.

El servicio brindado de transporte de carga, puede utilizarse para traslado de armamento, sumas elevadas de dinero en efectivo, drogas ilícitas, delincuentes en caletas.

Gestión Operativa

Lavado de activos, como riesgo dentro de la ampliación del volúmen de servicios (SIPLAFT)

Afectación a la integridad de los conductores y funcionarios de la empresa. Afectación a la imagen de la empresa.

Probabilidad

Escenario

Ante la contratación de flota tercerizada a través de intermediarios (comisionistas, agentes, agente de marca, etc), la empresa pierde el control sobre el producto e incluso los vehículos para uso y posicionamiento.

2

2

2

2

Media

Media

Media

Media

Impacto

20

20

20

20

Severo

Severo

Severo

Severo

Calificación Bruta

40

40

40

40

Plan de Mitigación

Grave

1. Capacitar al personal en cuanto a los manejos, usos y preservación de los bienes y propiedad del cliente. 2. Implementacion del plan de respuesta a incidentes. 3. Constitución de póliza de seguros que permita asegurar al cliente su mercancía y el respaldo ante la ocurrencia deun evento de daño a la mercancía o pérdida parcial o total. 4. Considerar el valor de la mercancía para establecer si es de alto riesgo, con el fin de requerir la escolta motorizada a una empresa especializada, así como la exigencia de GPS en los vehículos.

Grave

Sensibilización sobre Prevención y Reporte de Condiciones Peligrosas/Pruebas aleatorias sobre consumo de Alcohol y Drogas/ Pólizas de Responsabilidad Civil Contractual y Extracontractual/ Suministro de Elementos de Protección Personal. Coordinación con los clientes para evitar demoras excesivas en el cargue, lo que implica fatiga en el conductor especialmente si inicia desplazamiento al término del cargue. Concientizar a los conductores sobre el cumplimiento de los planes de ruta,.

Grave

Grave

Implementar las medidas para detectar oportunamente, las actividades delictivas de posible clientes, que tengan nexos con el lavado de activos, narcotráfico o terrorismo. Adelantar la verificación de antecedentes de los conductores y propietarios de los vehículos. Capacitación a los conductores sobre la violación a la Ley 30/86, circular 170 de la DIAN y circular 000011 de SIPLAFT.

La empresa debe adelantar el procedimiento para la selecciónde proveedores de servicio de transporte de carga terrestre. Tener en cuenta que los lavadores puede establecer empresas de fachada, por lo cual se debe consultar con base de datos de las autoridades, experiencia en el sector, actividad económica. Considerar el riesgo que se presenta en la contratación de terceros para el transporte de líquidos, lo cual usualmente se hace mediante intermediarios. Cumplir con lo dispuesto en la Circular 000011, de la Superintendencia de Puertos y Transporte sobre el SIPLAFT.

Documento válido impreso hasta:2/11/2014

Probabilidad

Plan de Operación Previo análisis del Jefe Operativo relacionado con el valor del daño, informar sobre la novedad presentada al cliente y aseguradora. (En caso de aplicar) Si interviene la aseguradora ésta le responde al cliente y el Jefe Operativo monitoreará la restitución del daño, presentando la documentación de soporte. Caso contrario la empresa procede a restituir el daño al cliente, cuando no se pueda aplicar el cumplimiento de la póliza.

Calificación Residual

Impacto

1

Baja

10

Moderado

10

Tolerable

Solicitudes a la ARP sobre Charlas y Talleres de Prevención y Reporte de Condiciones Peligrosas/ Programar Pruebas Aleatorias de Alcohol y 1 Drogas/ Verificación de la Existencia de Pólizas Vigentes / Estricto seguimiento sobre el uso obligatorio de los elementos de seguridad

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Verificación permanente de la conducta de los conductores. Inspección periódica a las actividades 1 de los conductores y propietarios. Entrega de guía al conductor donde se contemplen medidas preventivas contra el narcotráfico y delitos conexos

Baja

10

Moderado

10

Tolerable

Media

20

Severo

40

Grave

Programar auditoria anual de seguimiento a los proveedores de servicio de transporte de carga. Se debe mantener el control de los vehículos por parte de Tráfico, requiriendo incluso la clave para el seguimiento satelital.

2

Proceso

Compras

Riesgo

Afectación del Servicio al Cliente

Infraestructura Incendio

Amenaza, Peligro, Vulnerabilidad

Incumplimiento de Estándares de Seguridad y Calidad por parte de los proveedores y Contratistas

Probabilidad

Escenario

Contratación con Asociados de Negocios Críticos ( Proveedores No BASC).

Pérdidas Humanas, Incendio por corto circuito Materiales y de de las áreas locativas. documentación Física

2

2

Media

Media

Impacto

20

40

Severo

Catastrófico

Calificación Bruta

40

80

Grave

Plan de Mitigación

Plan de Operación

Formalización de Acuerdos de Seguridad con Asociados No BASC. / Cartas declarando el cumplimiento de parámetros de seguridad y protección. / Visitas periódicas a las Instalaciones de los Asociados de negocio, en dónde se validen los procesos o se haga una confrontación de la operación realizada por el asociado frente al contrato. / Verificación en Lista Clinton, exigencia, revisión y análisis de Certificados de Cámara de Comercio, Estados Financieros y Certificaciones Comerciales/ Comités de Control y Auditoria.

Visitas de campo a los Asociados de Negocios enfocada al acompañamiento en la implementación de los Estandares mínimos de Seguridad, que garanticen al beneficiario del servicio o adquirente del bien, un servicio transparente, mitigando los riesgos inherentes de la operación.

Probabilidad

Calificación Residual

Impacto

1

Baja

10

Moderado

10

Tolerable

Solicitudes a la ARP sobre Charlas y Talleres de Planes de Prevención y Divulgación de Planes de Prevención y Emergencias, Primeros Auxilios/ Emergencias, Primeros Auxilios, Planos Inaceptable Planos de Evacuación/ Lista de Teléfonos de Emergencia/ Pólizas de de Evacuación/ Contar con una Lista de 1 Seguro rápida consulta de Teléfonos de Emergencia /Verificación de la Existencia de Pólizas Vigentes

Baja

10

Moderado

10

Tolerable

Grave

Inspecciones periódicas de las Barreras Perimétricas/ Revisión Periódica del Sistema de Circuito Cerrado de Televisión CCT/ Alarmas/ Sensor de Movimientos/ Pólizas contra robo, consignas al personal de vigilancia privada.

Reubicación del Circuito Cerrado de Televisión/ Inversión en disco duro de mayor capacidad de almacenamiento y 1 en tecnología IP/ Planes de Back Up/ Verificación de la Existencia de Pólizas Vigentes

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Infraestructura Intrusión

Intrusión en las Oficinas/ Intrusión (falla en la barrera Robo de Equipos, Repuestos de seguridad perimetrica)

RR HH

Personal sin las competencias necesarias para la ejecucion de sus actividades

Sanciones por omisión y/o desconocimiento de las normas legales (DIAN, MINTRANSPORTE)

2

Media

20

Severo

40

Grave

Cumplimiento de Perfiles Definidos/ Pruebas Psicotécnicas/ Evaluaciones Trimestrales de Desempeño. Estricto Cumplimiento del Cumplimiento de la normatividad y actualización sobre las nuevas Procedimiento de Selección y 1 disposiciones legales. Contratación Contar con el permanente apoyo del área jurídica.

Inexistencia de Back ups Pérdida de la recientes de Información del Infraestructura Información del sistema y de los equipos de sistema computo en general

Equipos de Cómputo quemados por severas fluctuaciones eléctricas/ Robo de los Equipos

2

Media

20

Severo

40

Grave

Planes periódicos de Back Ups/ Almacenamientos de Back Ups en sitios Revisión de los Planes de Back Up, la diferentes a la Instalaciones de la Compañía. frecuencia con que se realizan, dónde 1 Plan de capacitación organizado por infraestructura. se almacenan las copias Permitir solo instalación de software autorizados.

Baja

10

Moderado

10

Tolerable

3

Alta

20

Severo

60

Grave

Planes de Mercado y Expansión, Consecución de nuevos clientes. Considerar el pago de fletes en forma oportuna.

Desarrollo de Planes de Consecución de Nuevos Clientes y apertura de nuevas 3 Unidades de Negocio

Alta

5

Leve

15

Tolerable

Grave

Ejecución de Planes de Visitas de Mantenimiento de Clientes, Programa de Atención de Quejas y Reclamos/ Visitas periodicas de Retroalimentación de Quejas y 1 Mantenimiento de Clientes/ Atenciones al Cliente/ Reclamos/ Creación del área de Servicio al Cliente

Baja

10

Moderado

10

Tolerable

Sanciones

Gestión Comercial

Pérdida de Clientes, Crisis entre paises vecinos disminución en las operaciones

Afectación de las relaciones politicas y comerciales con Venezuela y Ecuador

Gestión Comercial

Pérdida de Campañas de Desprestigio Clientes, de la Competencia, Pérdida disminución en las de Contratos, de Clientes y operaciones licitaciones,

Comentarios malintencionados de la competencia, Quejas consecutivas por mal servicio, Incertidumbres en renovaciones de contratos

2

2

Media

Media

20

20

Severo

Severo

40

40

Documento válido impreso hasta:2/11/2014

Proceso

Riesgo

Amenaza, Peligro, Vulnerabilidad

Probabilidad

Escenario

Impacto

Calificación Bruta

Plan de Mitigación

4

Alta

20

Severo

80

Grave

1) Custodia de Chequeras en Cajas Fuertes debidamente empotradas. 2) Arqueos periodicos de Chequeras fisicas versus Cheques habilitados en el sistema. 2.1) Revisar que el primer cheque fisico de la chequera coincida sin excepción con el ultimo consecutivo automático disponible que reporta el Sistema Contable. 2.2.) Revisar uno a uno el 100% de los cheques fisicos, con el fin de asegurarse de que no se presentan faltantes según los consecutivos. 2.3.) Asegurarse que el ultimo Cheque Fisico de la Chequera activa coincida sin excepción con el ultimo consecutivo del rango de cheques habilitados en el sistema. 3) Entrega diaria de cheques al responsable de su elaboración mediante una relación firmada. El restante de cheques que no se usarán en el dia a día, mantenerse custodiados en la Caja Fuerte. 4) Solicitud al final del dia de los cheques que no se usaron, previa validación en el reporte inicial de entrega. 5) La clave de la Caja Fuerte debe ser manejada sin excepción por una sóla persona. 6) Manejar Claves con los bancos para la confirmación de cheques. 7.) La clave de confirmación de cheques debe ser manejada sin excepción por una sóla persona. 8) Acceso restringido al área de tesorería. 9) Monitoreo diario por internet de los movimientos bancarios por parte de Tesorería/ 9) Reportes diarios a la Gerencia/ 10) Elaboración de Conciliaciones Bancarias. 11) Revisión de las Conciliaciones por una persona diferente a quien las elabora.

Control permanente sobre el área de tesorería. Investigación certera sobre eventos de pérdida de cheques presentada. 3 Prueba de poligrafía temporalmente al personal de manejo administrativo y financiero.

Compras

Pérdidas Financieras

Robo

Robo de Cheques/ Falsificación de Firmas/Suplantación de Identidad para Confirmación de Cheques.

Compras

Pérdidas Financieras

Robo

Robo a Cuentas Bancarias por Medio Electrónico

2

Media

20

Severo

40

Grave

Monitoreo diario por internet de los movimientos bancarios por parte de Comité diario de Tesorería Tesorería/ Reportes diarios a la Gerencia/

Compras

Pérdidas Financieras

Robo

Suplantación Autorizadas

2

Media

20

Severo

40

Grave

Manual de Firmas Autorizadas, disponible para personal responsable del Elaboración y/o Actualización registro contable, revisión de documentos, aprobación / Control de Manual de Firmas y Sellos Sellos

Compras

Pérdidas Financieras

Robo

Suplantación de Identidad para confirmación de cheques

2

Media

20

Severo

40

Compras

Pérdidas Financieras

Manejo Inadeacuado Dineros en Efectivo

Desviación de Fondos

2

Media

20

Severo

RR HH

Despido o retiro involuntario del personal

Empleados con resentimiento hacía la empresa/ Campañas de Desprestigio, Sabotaje contra la organización

Retiro de empleados conflictivos/ Retiros Injustificados

2

Media

20

Gestión Operativa

Atentados

Atentados contra los empleados, socios y contratistas o contra las Instalaciones de Compañía

Extorsiones a Socios y/o Empleados / Panfletos amenazantes

2

Media

20

de

de

Firmas

Probabilidad

Plan de Operación

Calificación Residual

Impacto

Alta

20

Severo

60

Grave

1

Baja

20

Severo

20

Tolerable

1

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Grave

Manejo de claves con el banco exclusivas para la persona avalada para la Revisar Copias de Correspondencia confirmación de Cheques. Expedición al Banco de Cartas con los datos remitida al Banco./ Enviar Cartas a las 1 contacto de las personas avaladas para confirmación de Cheques. Entidades Financieras

Baja

20

Severo

20

Tolerable

40

Grave

Limitar el manejo de efectivo exclusivamente para Caja Menor/ Limitar al máximo el manejo de Consecución de Convenios de Crédito con Proveedores, Aceptación de 1 efectivo pagos de contado con Cheque y/o Transferencia

Baja

10

Moderado

10

Tolerable

Severo

40

Grave

Monitoreo sobre las actividades realizadas del exempleado/ dónde se empleó, a que se dedica. Establecer procedimiento de retiro del personal. Pago de cesantías e indeminizaciones en caso de retiro injustificado.

Indagaciones sobre las acciones del exempleado

1

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Severo

40

Grave

Participación en Comités de Seguridad/ Frentes de Seguridad Local/ Convenios con Fuerzas Militares, Policia

Participación activa en Comités de Seguridad, Frentes de Seguridad Local

1

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Documento válido impreso hasta:2/11/2014

del

Proceso

Gestión Operativa

Amenaza, Peligro, Vulnerabilidad

Riesgo

Afectación Económica

Infraestructura Sustracción

Probabilidad

Escenario

Impacto

Calificación Bruta

Afectación económica por robo de Vehículos y /o Carga del Cliente, costos de deducibles de pólizas, costos incurridos en capacitaciones Robo de Vehículos y/o carga a nivel nacional, del cliente sensibilizaciones y revisiones de procesos, costos juridicos del proceso, incrementos del costo de la prima de la aseguradora, perdida de confianza del cliente.

3

Alta

20

Severo

60

Grave

1) Verificación de antecedentes del conductor, propietario y vehiculo con la Dijin y Colfecar. 2) Verificación en el SIMIT para revisar si el conductor presenta multas. 3) Si la carga excede de 60 Millones de pesos, la carga debe llevar escolta de cabina o vehicular y el aval de Presidencia. 4)Trabajar en la fidelización de la Flota Fija . 5) Los viajes superiores a 100 Millones deben ser entregados a conductores de confianza y con historiales positivos de carga para la empresa. 6) Hacer acuerdos con los propietarios de la Flota Fija, para la celebración de acuerdos de comodato para el alquiler de GPS, que minimizen el riesgo de robo y permitan tener un control de la trazabilidad de la operación. 7) Estricto cumplimiento de los reportes en los puestos de control definidos por Destino Seguro 8) Verificación de las condiciones de seguridad que ofrecen los parqueaderos a nivel nacional con los que trabaja la compañía. 9) Estricto cumplimiento sobre la disposición de pernoctar en los parqueaderos definidos por la compañía, previo estudio de la seguridad que proporcionan. 8) Solo se utilizarán vehículos y conductores nuevos, siempre y cuando sean AUTORIZADOS por la presidencia y se les haya realizado el respectivo estudio de seguridad.

Sustracción de información Sustracción Indebida de critica de la Organización Información Confidencial

3

Alta

20

Severo

60

Grave

Claves y códigos de Acceso a los Sistemas/ Información Física NO disponible a terceros /

Gestión Operativa

Suplantación Identidad

Presentación de Suplantación de Identidad documentos falsos o ante el cliente con fines contraseña de los mismos, inescrupulosos para cometer un ilícito Robo de la carga).

3

Alta

20

Severo

60

Grave

RR HH

Comportamientos Comportamientos inadecuados de Alteración de las relaciones Inadecuados de los empleados dentro con el cliente empleados con el personal y fuera de la contacto del cliente. empresa

3

Alta

10

Moderado

30

Grave

de

Plan de Mitigación

Ante la necesidad de cumplir con los clientes, se Contratación sin verificación presentó la contratación de de antecedentes de los proveedores de transporte proveedores de carga terrestre (Líquidos), sin la verificación de antecedentes.

Gestión Operativa

Contratación de empresas que presenten riesgo sobre lavado de activos (SIPLAFT)

Compras

Acuerdos verbales con Manejo de cambistas para el apoyo con elevadas sumas de dinero en efectivo, dinero en efectivo generando riesgo de atraco (SIPLAFT) a los funcionarios

Dinero que debe tramitarse en efectivo para la cancelación de anticipos a los conductores

3

3

Alta

Alta

20

10

Severo

Moderado

60

30

Grave

Grave

Probabilidad

Plan de Operación

Estricto Cumplimiento de las Politicas de la Presidencia, en cuanto a Despacho de Vehiculos y previa verificación de antecedentes. Acuerdo con la aseguradora, para reclasificar la carga y evolución de las 1 acciones tomadas para el oportuno pago de siniestros. Al materializarse el hecho, debe conducirse una investigación formal con resultados evidenciables.

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Condicionar al sistema para que mensualmente obligue al usuario a cambiar su contraseña de acceso

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Baja

20

Severo

20

Tolerable

Baja

10

Moderado

10

Tolerable

Selección y contratación de proveedores críticos (flota de hidrocarburos). Actualizar la matriz de riesgos de SERVITRANSA, intengrando el lavado 2 de activos y financiación del terrorismo. Revisión de la política de SERVITRANSA para incluir el lavado de activos y financiación de terrorismo.

Media

10

Moderado

20

Grave

Adelantar los reportes trimestrales ante la UIAF, sobre actividades sospechosas. 2 Considerar la cifra de $30 millones, cancelados a un mismo proveedor en el trimestre, para incluirla en el reporte.

Media

10

Moderado

20

Grave

1

Estricto Cumplimiento del Control de la entrega, reposición y disposición final de los Uniformes, Procedimiento de Entrega, Reposición Carnets. y Disposición Final de Uniformes y 1 Exigencia de documentos originales para verificación con las entidades Carnets. (CIFIN, DEFENCARGA, DESTINO SEGURO, SIJIN) Control de Tráfico sin excepción. Ejecución de Planes de Visitas de Evaluaciones Periódicas de Desempeño/ Programa de Atención de Mantenimiento de Clientes, Quejas y Reclamos/ Visitas periodicas de Mantenimiento de Clientes/ Retroalimentación de Quejas y 1 Atenciones al Cliente/ Reclamos, Retroalimentación de Evaluaciones de Desempeño Revisar que en cumplimiento de las disposiciones del SIPLAFT, la empresa establezca herramientas para identificar operaciones inusuales o sospechosas. Adelantar estudio de seguridad y verificación de antecedentes de los propietarios y conductores de vehículos carrotanque, consultando SIMIT, Colfecar, SIJIN, etc. Verificación en la Lista Clinton sobre antecedentes de las empresas proveedoras de trasnporte. Elaborar acta con el nombramiento del Oficial de Cumplimiento. Incluir en el plan de capacitación e inducción, el tema de SIPLAFT.

Requerir a los proveedores del servicio de cambistas, el manejo adecuado de medidas de seguridad para evitar situaciones potenciales de atraco o su materialización. La empresa debe considerar alternativas para el caso de que por iliquidez, demora en la cancelación, etc., se deba recurrir a otra fuente de apoyo para estos cambios. Incluir en el manual de seguridad BASC, los temas de SIPLAFT

Documento válido impreso hasta:2/11/2014

Calificación Residual

Impacto

Proceso

Riesgo

Amenaza, Peligro, Vulnerabilidad

Lavado de activos mediante operaciones de Contrabando de mercancías contrabando de mercancías (SIPLAFT)

Se ha presentado en forma reciente el caso de decomiso de contrabando de licor por parte de las autoridades, en carrotanque, de otra empresa.

Gestión Operativa

Acción de las bandas Hurto de producto dedicadas a la fabricación de transportado por drogas ilícitas, para destinar SERVITRANSA la gasolina a los laboratorios

Se presenta el caso de combustible remanente por fallas en el descargue o el trasiego ante daño en las cortinas del tanque y válvulas. Los vehículos transitan por rutas críticas dando opción al robo de producto.

Compras

En busca de obtener ganancias con fletes Lavado de activos Afectación a la imagen económicos, se puede / narcotráfico empresarial en el aspecto negociar con proveedores y (SIPLAFT) legal y en sector financiero. clientes que tienen vínculo con narcotráfico o el lavado de activos.

Gestión Operativa

Sanción Estatal consistente en elevadas multas o No reporte o suspensión de resolución de extemporaneidad autorización para operar o falla en el como empresa de reporte. transporte de carga terrestre.

Gestión Operativa

Probabilidad

Escenario

Ausencia de avisos recordatorios y/o alarmas programadas a las áreas involucradas.

2

3

2

3

Media

Alta

Media

Impacto

10

5

10

Alta (Si no se cuenta con tecnología de control pues se limita a la 20 memoria o control del personal de Turno)

Moderado

Leve

Moderado

Severo

Calificación Bruta

20

15

Tolerable

Tolerable

Grave

Plan de Operación

Ante el riesgo permanente de ser utilizada la empresa por la delincuencia para el lavado de activos, se deben implementar controles en forma contínua y dinámica. Se requiere la realización de inspección aleatoria a los vehículos vacíos, Atender los lineamientos trazados por por parte de los funcionarios responsables del control de tanques. 1 la circular No.000011, sobre SIPLAFT. Considerar que las autoridades podrán inspeccionar los vehículos cisterna para evidenciar su condición de vacío. Ver la opción de uso de presintos para los tanques vacíos.

Se debe tener control y conocimiento por parte de la empresa de transporte de hidrocarburos, sobre el destinatario final del producto y la utilización por parte del comprador. Tener en cuenta que los clientes pueden requerir el Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes, expedido por la Dirección Nacional de estupefacientes., con lo cual las autoridades controlan venta, distribución, transporte, consumo y almacenamiento de: Urea, cemento, gasolina, ACPM, a ciertos departamentos y municipios. Revisar detenidamente los antecedentes de los proveedores de vehículos para el transporte de carga terrestre, su composición accionaria (empresas), experiencia en el sector, referencias de entidades financieras que apoyen al proveedor. Manejo acertado de la tabla de fletes por parte de operaciones de la empresa, para establecer hasta donde se realiza contratación en términos legales.

20

60

Plan de Mitigación

Desarrollo Informático y Tecnológico de Alarmas/Avisos de las fechas de vencimiento. Nombramiento del Oficial de Cumplimiento con las responsabilidades acorde con lo establecido en la circular 000011 de la Superintendencia de Puertos y Transporte.

Documento válido impreso hasta:2/11/2014

Se debe brindar urgente atención a los casos en que se presente un remanente de gasolina o que por falla en el descargue haya quedado un depósito en el fondo del tanque, para evitar su pérdida o destinación a la 2 venta ilegal. Tener en cuenta que cada vez que se presenta un trasiego, se puede generar un riesgo de pérdida de producto. Riesgo de explosión o incendio del poducto. Emitir instrucciones a la parte operativa, para permitir que Tráfico adelante siempre la verificación de 1 antecedentes de los conductores.

Desarrollo y adecuación de los Medios Tecnológicos. Cumplimiento de los reportes 1 trimestrales a la UIAF, así como el reporte de actividades sospechosas

Probabilidad

Calificación Residual

Impacto

Baja

5

Leve

5

Aceptable

Media

5

Leve

10

Tolerable

Baja

5

Leve

5

Aceptable

Baja

20

Grave

20

Tolerable

PROBABILIDAD VALOR

DESCRIPCIÓN

FRECUENCIA

Baja

Media

3

Alta

4

DESCRIPCIÓN

IMPACTO

1) Lesiones menores, que requieran cierto tratamiento

momento, pero es improbable.

de primeros auxilios. 2) Pérdidas financieras menores.

amenazas

creíbles.

3)

2) No se han Puede

haber

ocurrido en otras compañías similares, pero solo bajo

2

VALOR

1) El evento de riesgo podría ocurrir en algún recibido 1

IMPACTO

circunstancias

muy

específicas.

4)

5

Leve

Las

3) Desprestigio menor, pero sin daño a la imagen ni a la reputación. 4) Impacto menor en las ventas a corto

condiciones para que ocurra no son favorables. 5)

plazo. 5) Alguna cobertura local de los medios que es

Es improbable que la Organización sea un objetivo. 1) El evento de riesgo puede ocurrir en algún momento pero generalmente solo bajo circunstancias específicas. 2) Se han recibido amenazas indirectas. 3) Le ha ocurrido a compañías similares pero bajo circunstancias específicas. 4) Las condiciones para que ocurra pueden ser favorables. 5) La organización podría ser un objetivo. 1) El evento de riesgo probablemente ocurrirá en la mayoría de las circunstancias. 2) Se ha recibido una amenaza directa, creíble y/o ya ha ocurrido y/o hubiera ocurrido si no se hubiera impedido activamente varias veces con anterioridad. 3) Le ha ocurrido a compañías similares. 4) Las condiciones para que ocurra son muy favorables. 5) La organización es un objetivo primario. 1) Se espera que el incidente ocurra en la mayoría

improbable que sea de interés a nivel nacional. 1) Algunas lesiones a personas requieren tratamiento

Muy Alta

médico. 10

CALIFICACIÓN (RIESGO) 5

Aceptable (A)

10/20

Tolerable (T)

30/40/60

Grave ( G)

80/120/160

Inaceptable (I)

Pérdida

financiera

significativa.

3)

Desprestigio moderado o daño a la imagen y reputación que impacte a las ventas a corto plazo. 4) Posibilidad de una pérdida menor de ventaja competitiva. 5) Cobertura negativa de los medios a nivel nacional. 1) Lesiones extensivas a personas. 2) Pérdida financiera muy significativa. 3) gran desprestigio/ daño a la

20

Severo

reputación que conduzca a una caída significativa en el precio de las acciones y a una

pérdida de ventas

significativa a mediano plazo. 4) Pérdida significativa de

40

de las circunstancias y/o está ocurriendo ahora.

Moderado

2)

Catastrófico

la ventaja competitiva. 5) Cobertura negativa de medios 1) Perdidas Humanas. 2) Pérdida financiera muy significativa. 3) Daño muy significativo a la imagen y reputación que conduce a una caída sostenida del precio de acciones y una pérdida de ventas significativa a largo plazo. 4) Pérdida de ventaja competitiva a largo plazo. 5) Cobertura negativa muy significativa de la prensa y medios televisivos

EVALUACIÓN DEL RIESGO PROBABILIDAD Muy Alta

Alta

Media

Baja

RANGOS

VALOR 4

20 Zona de Riesgo Tolerable Pv, R

40 Zona de Riesgo Grave Pv, Pt, T

80 Zona de Riesgo Inaceptable E, Pv, Pt,

160 Zona de Riesgo Inaceptable E, Pv, Pt,

3

15 Zona de Riesgo Tolerable Pv, R

30 Zona de Riesgo Grave Pv, Pt, T

60 Zona de Riesgo Grave Pv, Pt, T

120 Zona de Riesgo Inaceptable E, Pv, Pt,

2

10 Zona de Riesgo Tolerable Pv, R

20 Zona de Riesgo Tolerable Pv, R

40 Zona de Riesgo Grave Pv, Pt, T

80 Zona de Riesgo Inaceptable E, Pv, Pt,

1

5 Zona de Aceptabilidad A

10 Zona de Riesgo Tolerable Pv, R

20 Zona de Riesgo Tolerable Pv, R

40 Zona de Riesgo Grave Pv, Pt, T

VALOR

5

10

20

40

Leve

Moderado

Severo

Catastrófico

IMPACTO

A E T Pt Pv R

Aceptar el Riesgo Evitar el Riesgo Transferir el Riesgo Proteger la empresa Prevenir el Riesgo Retener las perdidas