Matriz de Riesgos Compras

Matriz de Riesgos y Controles Proceso de Compras A continuación encontrarán una guía para la identificación de riesgos y controles sugeridos dentro del proceso de compras. Esta guía es solo un modelo que busca orientar al Gerente o Auditor, y por lo cual cada compañía deberá analizar la viabilidad de los controles sugeridos de acuerdo a los riesgos de su industria.

www.auditool.org 30 de junio de 2011

Riesgo

Control 1

Control 2

Control 3

Control 4

Inadecuada definición de criterios técnicos, financieros y de cumplimiento para la selección de proveedores

Política de Compras

Comité de Compras interdisciplinario

Concepto Técnico

Definición de requisitos mínimos a entregar por los proveedores para su vinculación

Vinculación de proveedores que no cumplen con los conceptos técnicos, de capacidad y financieros

Evaluación de proveedores según los criterios establecidos

Visitas a las plantas de los proveedores periódicamente

Cada año se realiza el proceso de selección de proveedores

Periódicamente se actualiza la información financiera y técnica

Contratación de proveedores vinculados con actividades ilícitas

Consulta periódica en listas restrictivas con su correspondiente soporte. Ejemplo: Lista Clinton

Actualización de la documentación

Control 5

Proveedores

1

Auditorías periódicas

Riesgo

Control 1

Acuerdos de beneficios entre los proveedores y los funcionarios del área de compras, por fuera de las políticas de contratación y del Código de Ética de la compañía.

Se realizan reuniones periódicas con los proveedores para conocer sus expectativas y oportunidades de mejora

Elaborar contratos y/o acuerdos de compras sin el correspondiente aval jurídico

Todo contrato y/o acuerdo de compras deberá contar formalmente con el aval jurídico

Pérdidas financieras al realizar negociaciones con los proveedores por un valor mayor a U$ xxx, sin contar con un contrato, acuerdo u orden de compra

Toda negociación con los proveedores mayor a U$ xxx, debe contar con un contrato, acuerdo u orden de compra según corresponda.

2

Control 2

Línea de denuncias

Control 3

Control 4

Control 5

Los funcionarios de compras firman declaraciones periódicas sobre su responsabilidad e independencia durante su trabajo

Código de Ética

Información de los indicadores de fraude presentados en el proveedor

Riesgo

Control 1

Control 2

Control 3

Compras a proveedores con precios mayores a los ofrecidos en el mercado

Se hace una divulgación de pliegos y/o condiciones requeridas de compra al público

Solicitar mínimo tres cotizaciones en el mercado para realizar un análisis formal y seleccionar el proveedor

Investigar periódicamente los precios del mercado y compararlos con los del proveedor

Incumplimiento de los proveedores durante la ejecución del contrato de los criterios por los cuales fueron seleccionados

Indicadores de cumplimiento y de solución de reclamos

Proveedores alternos

Visitas a las plantas de los proveedores periódicamente

Depender de un solo proveedor

Proveedores alternos

Actualización de la documentación

Control 4

Contacto para la solución de problemas

Solicitud de compras Compras a proveedores registrados en sistema pero no autorizados

Bloqueo en el sistema de proveedores no aprobados

Cada año se realiza el proceso de selección de proveedores

Modificaciones a los precios acordados en el proceso de selección del proveedor

Verificación por un nivel adecuado entre los precios contratados vs facturados

Acuerdos contractuales

Compras inadecuadas o innecesarias

Comité de Compras interdisciplinario

Niveles de autorización de compras

3

Informar a los proveedores los funcionarios autorizados para compras

Validación de la fecha de vencimiento de la garantía del producto

Control 5

Niveles de seguimiento a las ordenes pendientes por entregar

Riesgo

Control 1

Control 2

Control 3

Información errónea o desactualizada con relación a los niveles de inventarios

Verificación periódica de los inventarios

Reportes periódicos

Errores en el registro de las órdenes de compra

Validación entre lo registrado y lo autorizado

Adecuada custodia de las ordenes generadas

Pérdida de las órdenes de compra

Órdenes de compras con numeración consecutiva

Acceso restringido a los archivos maestros de información

Incumplimiento en el nivel de producción del proveedor para atender los requerimientos realizados

Programación de compras

Proveedores alternos

Acuerdos contractuales de cumplimiento

Verificación aleatoria y/o total de la mercancía antes de ser aceptada, de acuerdo a criterios formalmente establecidos por la compañía.

Indicadores de entrega

Seguimiento formal a los reclamos realizados

Acceso restringido a los saldos de los inventarios

Recepción de compras Entrega de productos en mal estado, defectuosos o incompletos

4

Control 4

Visitas a las plantas de los proveedores periódicamente

Control 5

Riesgo

Control 1

Entrega de productos no solicitados, o sin la correspondiente orden de compra

Toda entrega de productos debe contar con la remisión y el número de orden de compra

Recepción de mercancía por personal no autorizado o sin criterios para la verificación de la misma

Personal encargado de la recepción

Adecuada segregación de funciones

Pérdida de la mercancía recibida

Personal encargado de la recepción

Adecuada custodia física de la mercancía recibida

Pérdida de las garantías de los productos

Adecuada custodia de las garantías para la solicitud de reclamaciones

5

Control 2

Control 3

Rotación del personal de vigilancia

Control 4

Control 5

Entrega formal de la mercancía comprada al área solicitante

Verificación periódica de los inventarios