Matriz de Priorizacion

 

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21.2.4. Matrices de priorización Propósito Las Matrices de priorización16 son herramientas que sirven para priorizar actividades, temas, características de productos o servicios, etc. a partir de criterios de ponderación conocidos. Se utilizan para la toma de decisiones. Aplicación Esta herramienta debe utilizarse cuando: 1) Se poseen distintas opciones y hay que realizar una selección. 2) Existe desacuerdo respecto a la importancia relativa de los criterios de selección para las opciones. 3) Las opciones generadas están muy relacionadas entre sí. 4) Los recursos son escasos para implantar el programa de mejora. Construcción Para la construcción de las matrices de priorización se pueden utilizar dos métodos, igualmente válidos: el método del criterio analítico completo y el método del consenso de criterios. Los  pasos a seguir en cada uno de ellos son: son: 1) El Método del criterio analítico completo 1. Definir el objetivo a alcanzar. 2. Crear un listado de criterios a aplicar a las opciones generadas. 3. Juzgar la importancia relativa de cada criterio en comparación con los otros criterios. 4. Comparar las opciones consideradas con losde criterios ponderados. 5. Comparar todas cada opción a partir de la combinación todos los criterios. 2) El Método del consenso de criterios 1. Establecer prioridades en los criterios. 2. Ordenar las opciones a partir de cada criterio. 3. Calcular la puntuación de importancia individual para cada opción bajo cada criterio. Ejemplos Para ilustrar mejor esta herramienta vamos a utilizar un ejemplo. Supongamos una empresa constructora de viviendas unifamiliares que lleva observando que en los últimos meses ha descendido considerablemente la rapidez de la venta de las viviendas. Para determinar por qué está sucediendo esto se reúnen en la empresa un equipo con objeto de conocer en primer lugar cuáles son las expectativas de sus clientes a fin de poder actuar al respecto. La información de los clientes es recogida a través de un cuestionario y posteriormente tratada mediante la utilización de un Diagrama de afinidad. Las conclusiones extraídas indican que los aspectos más valorados por los clientes a la hora de comprar una vivienda son (por orden de importancia): el coste de la vivienda, servicios y calidad de vida en la zona, número de habitaciones y cuartos de baño, y tipo y calidad de materiales. Con todo esto, la empresa desea centrar su atención en la reducción de costes de las viviendas, ya que es el aspecto más importante desde el punto de vista del cliente. En primer lugar, el equipo de trabajo realiza un Diagrama de árbol a fin de estudiar mejor cada una de las posibles opciones de actuación para alcanzar el objetivo fijado. El resultado es el que muestra la Figura 21.38.

 

Figura 21.38. Diagrama de árbol para reducir costes de las viviendas.

1. Método del criterio analítico completo Es el método más laborioso y costoso, aunque está justificada su utilización cuando: 1. La decisión a tomar es crítica para la organización. 2. Existe más de un criterio que puede ser aplicado en la toma de decisiones. 3. Todos los criterios son relevantes y significativos. Los pasos a seguir son: 1. Definir el objetivo a conseguir  Se trata de definir claramente cuál es el objetivo a alcanzar. En el caso en que el equipo haya utilizado anteriormente para generar opciones un Diagrama de árbol, el objetivo coincidirá con el encabezamiento de éste. En el ejemplo expuesto, el objetivo que se pretende conseguir es la disminución del precio de la vivienda. 2. Creación del listado de criterios a aplicar a las opciones generadas Mediante una discusión en grupo el equipo debe establecer una serie de criterios para poder llevar a cabo el proceso de priorización entre las opciones. Es muy importante que los criterios sean juicios, es decir, no neutrales, de forma que reflejen el resultado deseado. En nuestro ejemplo, los criterios generados por el grupo son:  – criterio 1: mejorar la satisfacción del cliente cliente  – criterio 2: menor coste de implantación implantación  – criterio 3: rapidez en la implantación implantación 3. Juzgar la importancia relativa de cada criterio en comparación con los otros criterios criter ios A partir del listado de criterios generado (1, 2 y 3), el siguiente paso es determinar la importancia de cada uno de ellos, es decir, valorar cada criterio asignándole una puntuación. Para ello, se representa una matriz donde figuren en ambos lados la lista de criterios (Figura 21.39).

 

Figura 21.39.

El siguiente paso es comparar la importancia relativa de cada criterio respecto al resto de los criterios utilizando una escala predefinida. Para ello haremos la siguiente pregunta criterio por criterio: ¿Cómo de importante / preferente es el criterio 1 frente al criterio 2?, y así sucesivamente. Las respuestas se registran en la matriz de forma numérica, utilizando, por ejemplo, una escala como ésta: 1 = Igualdad en importancia / preferencia 2 = Más importante / preferido 5 = Significativamente más importante / preferido Figura 21.40. 21.40.

Esta matriz se lee por filas. La interpretación de la misma es la siguiente: para el equipo de trabajo, el criterio 1 «mejora en la satisfacción del cliente» es significativamente más importante que el criterio 2 «menor coste de implantación» y que el criterio 3 «rapidez en la implantación» (se cumplimentan con un 5 la segunda y tercera celda). En la segunda fila observamos que el criterio 2 es menos importante que el criterio 1, por lo que la primera celda está en blanco, pero se considera más importante que el criterio 3 (celda con un 2). En la tercera fila, el criterio 3 se considera menos importante que el 1 y el 2 (celdas en blanco). Para completar esta matriz registraremos en las celdas en blanco los valores inversos a sus s us simétricos. A continuación, se suman las puntuaciones de cada columna y se anota el total obtenido. Después, se suman los totales de todas las columnas y se registra en el Total Global. Posteriormente, se suman los valores de cada fila de la matriz y se divide el valor total obtenido de cada fila entre el Total Global para convertirlo en un porcentaje. Este porcentaje es la  puntuación ponderada que se utilizará como multiplicador en la matriz fin final al de comparación de todas las opciones. Los resultados tras realizar estas operaciones se muestran en la Figura 21.41.

 

Figura 21.41.

De la lectura de esta matriz se deduce que los distintos disti ntos criterios tienen los siguientes pesos específicos:

4. Comparar todas las opciones consideradas con los criterios ponderados Ahora tenemos que analizar cómo cada una de las actividades u opciones contribuye a satisfacer  cada uno de los criterios seleccionados. Tendremos tantas matrices como criterios hayamos generado y se procede a completarlas conforme a lo explicado en el paso anterior. En nuestro ejemplo, para completar las matrices podemos utilizar la siguiente escala numérica: 1 = Igual de impacto en el criterio 2 = Más impacto en el criterio 5 = Significativamente más impacto Las matrices resultantes que muestran cómo contribuyen las diferentes opciones en cada uno de los criterios pueden verse en las Figuras 21.42, 21.43 y 21.44

 

Figura 21.42. Matriz para el criterio 1: «mejora en la satisfacción del cliente».

La interpretación de esta matriz nos indica que las opciones que más impacto tienen sobre la satisfacción del cliente son, en orden de importancia: localización del solar; al mismo nivel calidad de los materiales y calidad de equipamientos; y por último, también al mismo nivel, nivelado del solar y la estructura hormigón / metal. Figura 21.43. Matriz para el criterio 2: «menor coste de implantación».

La interpretación de esta matriz nos indica que las opciones con menor coste de implantación son, por orden: al mismo nivel, realizar modificaciones en la calidad de los equipamientos y de los materiales; al mismo nivel, actuar sobre la estructura y modificar forma, área y nivelado del solar; y, por último, cambiar la localización del solar.

 

Figura 21.44. Matriz para el criterio 3: «rapidez en la implantación».

De manera análoga, la interpretación de esta última matriz indica que las opciones más rápidas de implantar son, por orden de rapidez: al mismo nivel, realizar modificaciones en la calidad de los equipamientos y de los materiales; actuar sobre la estructura; modificar forma, área y nivelado del solar; y, por último, cambiar la localización del solar. 5. Comparar cada opción en base a la combinación de todos los criterios En este paso, se construye una matriz en L donde se registran en las diferentes opciones en las filas y todos los criterios en las columnas (Figura 21.45). Figura 21.45.

A continuación, se transfieren las puntuaciones (porcentajes) de la matriz obtenida en el paso 3 (Figura 21.41) colocándolas bajo las columnas correspondientes a cada criterio (Figura 21.46) Figura 21.46.

 

Posteriormente, registramos las puntuaciones obtenidas en el paso 4 para cada criterio (Figura 21.47). Figura 21.47

En un siguiente paso, multiplicamos cada porcentaje (de cada criterio) por la puntuación anotada en el paso anterior en la Figura 21.47. Como resultado de realizar todas estas operaciones obtenemos la Figura 21.48. Figura 21.48.

Por último, sumamos la puntuación de cada opción y se registra el resultado en la última columna (Totales de fila). Pasamos estos datos a porcentajes dividiendo la puntuación entre el Total Global (Figura 21.49).

 

Figura 21.49

La matriz definitiva se muestra en la Figura 21.50. Su interpretación indica que las prioridades de las opciones como resultado global de considerar los tres criterios conjuntamente son:  – mejorar calidades de materiales  – mejorar equipamientos  – cambiar la ubicación del solar   – modificar la forma, área y nivelado del solar   – actuar sobre la estructura Figura 21.50.

2. Método del Consenso de Criterio Este método también utiliza una matriz en L, donde las opciones forman las filas de la matriz y los criterios las columnas. Las principales diferencias respecto al método anterior son que los criterios ponderan del equipo trabajo, que las opciones se ordenan como un se grupo y no amediante partir de el la consenso comparación de cadade opción cony el resto. Los pasos a seguir son: 1. Construcción de una matriz en L Como en el método anterior, se construye una matriz poniendo las diferentes opciones en las filas y los criterios en las columnas de la matriz (Figura (F igura 21.51).

 

Figura 21.51.

2. Establecer prioridades en los criterios Para establecer prioridades en los criterios existen distintos métodos. Uno de los más utilizados utili zados es la Técnica del Grupo Nominal 17, en la que cada miembro del equipo escribe en una hoja de  papel el listado de criterios, ordenándolos ordenándolos y distribuyendo el valor 1 entre ellos. Sirva como ejemplo la matriz mostrada en la Figura 21.52. Figura 21.52.

Con los resultados se revisa cada criterio observando la coherencia de las ponderaciones asignadas por los distintos miembros, de forma que centremos la atención en aquellos criterios en los que existe desacuerdo, pasando a realizar una discusión sobre ello. En el ejemplo mostrado se observa que no existe mucho desacuerdo, siendo el criterio 1 el que mayor peso posee (véase la Figura 21.52). 3. Ordenar las opciones a partir de cada criterio Las opciones se ordenan como en el paso anterior, pero, en lugar de utilizar valores ponderados, se ordenan para cada criterio. Seguimos con la Técnica de Grupo Nominal, pero ahora simplemente se ordenan las opciones para cada criterio (como hay cinco opciones, del 1 al 5, de mayor a menor impacto). Comenzamos por el criterio 1, mayor satisfacción del cliente. La matriz resultante es la que se observa en la Figura 21.53. Seguimos con los criterios 2, menor coste de implantación, y 3, rapidez de implantación (Figuras 21.54 y 21.55, respectivamente). Figura 21.53. Matriz para el criterio 1, mejora en la satisfacción del cliente

Esta matriz indica que la estructura y el nivelado son las opciones que menos repercuten en la satisfacción del cliente, siendo la ubicación del solar la que más repercute.

 

Figura 21.54. Matriz para el criterio 2, menor coste de implantación.

Lo que menos cuesta es hacer un cambio en el tipo y calidad los equipamientos, seguido de los materiales. Y lo más costoso es cambiar la ubicación del solar. Figura 21.55. Matriz para el criterio 3, rapidez de implantación

Como resulta lógico, los resultados son los mismos que en la matriz anterior, e indican que lo más rápido es hacer un cambio en el tipo y calidad de los equipamientos, seguido de un cambio de los materiales. Y lo más lento, en tiempo, es cambiar la ubicación del solar. 4. Calcular la puntuación de importancia individual para cada opción bajo cada criterio Por último, se dibuja la matriz como aparece en la Figura 21.56. Se realiza un cálculo multiplicando el valor de orden de la opción por el valor de ponderación del criterio. Posteriormente se suman las puntuaciones por filas y se obtiene la puntuación de ordenación total para todos los criterios. Finalmente, la opción con la puntuación total más alta será la l a de mayor prioridad. Figura 21.56.

Los resultados obtenidos muestran la siguiente priorización de opciones considerando los cuatro criterios: tipo / calidad equipamientos, tipo / calidad materiales, localización del solar, nivelado solar y, por último, estructura hormigón / metal. Observamos que estos resultados son muy similares a los obtenidos siguiendo el Método del criterio analítico completo.

 

Guía técnica elaboración proy mejora-14 Matriz de priorización Definición Es una herramienta cualitativa que permite seleccionar una opción a partir de una lista de opciones en base a variables o criterios elegidos. Un criterio es una pauta o parámetro que permite evaluar y tomar una decisión colectiva por consenso. Por ejemplo: la frecuencia de presentación, la importancia, los costos, etc. etc . (Ver Anexo 03: Tipos de problemas u oportunidades de mejora). Uso - Brinda prioridad a los elementos enunciados y los describe en criterios ponderados. ¿Cómo se construye? - Identificar los problemas a evaluar - Definir los criterios de ponderación - Construir la matriz, asignando una columna para el listado de problemas o posibles soluciones, una para cada criterio y finalmente una para el total - Para cada criterio se asigna un puntaje para su priorización (valor alto, medio y bajo). - Se suman los puntajes por criterio y se totalizan - La alternativa con mayor puntaje es la seleccionada. Criterios para la priorización

-Qué Frecuencia: tan a menudo ocurren las alternativas evaluadas. - Importancia: Elegir cuáles opciones son de mayor envergadura desde el punto de vista del usuario o equipo. - Factibilidad: Se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados para cada alternativa. Los valores a otorgar para la puntuación en cada criterio se definen por consenso de manera convencional antes de realizar el desarrollo: Alto = 5 Medio = 3 Bajo = 1

Cada uno de los participantes de manera individual, para cada problema o alternativa asigna un puntaje a cada criterio. El puntaje individual se totaliza para cada problema. El problema o alternativa seleccionada será el que obtenga el mayor puntaje de todos los problemas evaluados. Cuando evaluación es realizada por un equipo, cadaTodos persona puntuación cada unolade los problemas de acuerdo a cada criterio. losasignará puntajesuna asignados por para criterio se suman y se escogerá el puntaje más alto obtenido. Nota: Dentro de la matriz de priorización, se pueden utilizar otros criterios de calificación, como: Magnitud, Severidad. Ejemplo. Matriz de selección respecto al entorno laboral del usuario interno

 

Tabla Nº 02

(*) Este es el puntaje otorgado por cada una de las 4 personas  

En este ejemplo el problema seleccionado fue el desconocimiento del nive nivell de sasfacción sasfacción de dell usuario que obtuvo el mayor puntaje.