Matriz de Consolidacion de La Informacion de Los Procesos Logisticos

Matriz de consolidación de la información de los procesos logísticos

En el mundo y ambiente de negocios tan fieramente competitivo, debe existir una relación e interacción muy fuerte entre los productores y sus clientes. Esto significa que, para producir bienes y/o servicios de calidad según los requerimientos del cliente, y cumplir con despachos al tiempo pedido y de forma rápida, la empresa debe mantenerse cerca con sus proveedores y sus clientes. En orden de lograr estos buenos despachos, bajar los tiempos morosos y perdidos dentro de la producción y mejorar la eficiencia y efectividad de su andar, los productores necesitan tener una administración, y mas que eso, una planificación y sistema de control eficiente que permita una muy buena sincronización y planificación en todo el proceso de organización. Hoy, sin embargo, el desafío es intenso y requiere una fuerte integración en la cadena de valor. Enterprise Resource Planning es una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios en miras de ganar una competitividad en el turbulento ambiente de los negocios. Además, estos sistemas pueden ser complementados con sistemas más especializados conocidos como “Best of Breed”, los cuales se implementan en una Rea específica de la organización para que cumplan una función independiente de las demás aplicaciones. Sistemas de información de logística El éxito de la logística está en sustituir los inventarios por información con el objetivo de lograr la satisfacción del cliente. La inversión logística debe invertir en tecnología de la información. Los inventarios es un proceso desequilibrado con un alto costo; la administración de la información mejora el funcionamiento logístico. Se cree que al mejorar el contenido y velocidad de la comunicación se reducen tiempos rectores e incrementa la flexibilidad y sensibilidad de la organización ante demandas. Actualmente los sistemas de información de logística se dividen en dos tipos: ERP (Enterprise Resource Planning) y Best of Breed. Enterprise Resource Planning Enterprise Resource Planning o sistemas de planeamiento de recursos de la empresa, es una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios. Los sistemas proveen una arquitectura que cumple con los requisitos internos y externos para soportar todos los procesos integrados a través de la cadena de suministro.

Los sistemas ERP fueron diseñados a comienzos de los años setenta y sus antecedentes fueron el MRP y MRPII. El MRP (Materials Requirements Planning) permitía a un fabricante contar con los materiales correctos donde se les necesita y a en el momento adecuado sin acumulaciones innecesarias y el MRPII es un sistema con base en computadoras que dirige la planeación y el control de la producción mediante la integración de información procedente de los departamentos de finanzas, contabilidad, personal y comercialización entre otros. 

Modelos de los sistemas ERP

Según el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de sistemas: 

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Herramienta: es una aplicación a la medida, capaz de funcionar totalmente de acuerdo con las necesidades del usuario. Son sistemas muy sofisticados que permiten utilizar rutinas ya confeccionadas y que proporcionan un lenguaje de programación de alto nivel para añadir código (programación) de manera muy eficiente y rápida con vistas a cumplir con los requisitos buscados. Aplicación Parametrizable: incluye las funcionalidades empresariales totalmente terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a necesidades mediante la definición de parámetros. En teoría éste es el sistema ideal, ya que supuestamente contiene todas las posibilidades de uso ya programadas requiriendo simplemente la indicación de los procedimientos y datos se quieren usar. Sin embargo, es imposible contemplar y programar de antemano todos los posibles procedimientos que cualquier empresa pueda necesitar por lo que se considera suficiente para evitar la programación adicional pero no cubre todo el espectro de necesidades.

Aplicación Fija. Es la que lleva ya la programación terminada con los procedimientos preconcebidos e inmutables. Es la más económica pero también es la más rígida, al no permitir variaciones sobre el diseño original. Para decidir cuál de las anteriores aplicaciones es la más conveniente para la realidad de la empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad, el nivel de funcionamiento correcto de la aplicación a lo largo de todas sus funcionalidades, economicidad, rapidez de implantación, facilidad de actualización y la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque con las necesarias adaptaciones, a otros países con diferentes idiomas, legislación y costumbres operativas. 

Características de los sistemas ERP

Cualquier sistema debe poseer un mínima cantidad de características para ser calificado como una verdadera solución para el tema ERP:

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Flexibilidad: para responder a las necesidades cambiantes de las organizaciones. Modular y abierto: cualquier modulo pude ser separado o interceptado en cualquier momento que sea necesario, sin afectar a los demás módulos. Comprensivo: Tiene que ser capaz de soportar una variedad de funciones organizacionales y debe ser adecuado para un amplio rango de empresas Más allá de la compañía: no debe estar amarrado sólo a los limites de la compañía, sino que tendrá permitir conectare a otras entidades del negocio de la organización. Los mejores procesos de negocios: debe contener una colección de los mejores procesos para negocios aplicables mundialmente. Simular la realidad: Debe simular la realidad del proceso, del negocio, en el computador. Por ningún motivo debe tener el control más allá del negocio y debe asignar responsabilidad a los usuarios detrás del sistema. Características Técnicas

Las aplicaciones ERP están construidas con lenguajes de programación como C, Visual C++, Visual Basic, Java, Delphi, y las herramientas de programación visual como Power Builder, Visual Age, y otros similares. En cuanto a la arquitectura utilizada la más recomendada es la de ClienteServidor en tres capas; por sus altas prestaciones, seguridad y flexibilidad. Los sistemas operativos en los que funciona son Windows NT, Novell Netware, OS/2, Unix y Linux y las bases de datos que se recomiendan son las que se han convertido en universales y tienen detrás una empresa de software de garantía, como SQL Server de Microsoft, Oracle, Btrieve de Pervasive, Informix, y DB2 de IBM. 

Costo y tiempo de implementación de los ERP

El costo de implementar incluye Software en aproximadamente un17%, Hardware en un 14%, servicios profesionales en un 46% y costos del staff interior de alrededor del 23%. El promedio de costo para una implantación de ERP es de $ 15.000.000. El tiempo de implementación del sistema ERP y sus aplicaciones tiene un rango de 18 meses a 26 meses, y el tiempo para alcanzar a notar beneficios cuantificables se toman entre 9 a 12 meses desde el término del período de implementación. Pasan alrededor de 2.5 años desde la iniciación del proyecto antes de lograr lo que se conoce como Retorno a la Inversión (“ROI”).

Aplicaciones “Best of Breed” El término “Best of breed” es frecuentemente utilizado durante el proceso de selección de un software. La mayoría de personas que emplean este término están de acuerdo en que esto significa utilizar la mejor solución de software para un trabajo en particular. Este trabajo puede ser manejar un centro de distribución, administrar un programa de beneficios para los empleados o un plan de mantenimiento en la empresa. Es cualquier solución que mejor se ajuste a los requerimientos funcionales de la organización. En un mundo globalizado como el actual la solución tiene que ser parte de un gran rompecabezas, por lo tanto este debe ajustar con otras piezas relacionadas, la integración juega un rol en la determinación de un “best of breed”. Asimismo una empresa “best of breed” hace referencia a aquella que se enfoca en un eslabón de la cadena de valor, “best of breed” significa escoger el mejor producto disponible para cada función del negocio. Las compañías que están buscando agilidad y efectividad en su negocio, competir más efectivamente en nuevos mercados, ven la solución “best of breed” como el mejor camino; por la velocidad de la implementación y la evidencia tangible; es decir se muestran resultados rápidamente. Podríamos hacer la pregunta ¿best of breed significa utilizar los mejores paquetes funcionales junto con la integración tanto como sea posible? Para contestar esta pregunta en necesario tomar en consideración un factor muy importante; el costo. Los aplicaciones funcionales producen beneficios tangibles, pero también se incurren en costos de adquisición, implementación y administrativos. Por lo tanto una solución “best of breed” es aquella que produce un mejor retorno. Otro factor a considerar es el riesgo. La implementación de un software “ best of breed” puede ser terriblemente compleja, sobregiros en el presupuesto, tiempos de finalización excedidos y otros que pueden ser atribuidos al pobre manejo y conocimiento del paquete. No es fácil decidir cual “best of breed” escoger ya que lo que trabaja para una compañía puede que no funcione para otra. “Best of breed” significa muchas cosas. Significa tomar la mejor solución para la situación, significa tener el mejor retorno sobre la inversión y significa vivir con un nivel de riesgo. Algunas de las aplicaciones más comunes desarrolladas como “best of breed” se presentan a continuación:

•Warehouse Management System (WMS) ó Sistema de Administración de Almacenes Funciones

Funciones

Definición del LAY OUT

Relación Artículo - Ubicación

Actualización de Posiciones

Días de búsqueda F.I.F.O

Relación Tipo de Artículo - Ubicación

Reporte del LAY OUT

Relación Familia Ubicación

de

Artículo

-

•Stock Management System (SMS) ó Sistema de Stock Funciones

Funciones

Carga de Preparación

Movimientos

en Ficha de Stock

Procesar Informes de Recepción

Saldo de Stock por depósito

Procesar Ordenes de Carga

Saldo de Stock a una fecha

Confirmación Recepción

de

Informes

de Histórico de posiciones

Confirmación de Ordenes de Carga

Control de Carga

Confirmación de Guías en Bultos

Seguimiento de Lotes

Reimpresión de planillas

Estadística de ocupación de depósito

Anulación pendientes

Totales de movimientos por artículo

de

comprobantes

Carga de movimientos de Stock

Comprobantes preparación

pendientes

Transferencias entre posiciones

Comprobantes preparación

Transferencias a Picking

Reportes de Stock

en

Confirmación de transferencias a Picking Control de Accesos Conteo Cíclico

Ficha de Stock

proceso

de de

•Milk Run Managemen System (MMS) ó Sistema de recolección consolidada Funciones

Funciones

Generación de Recolecciones Fijas

Estado de Flota

Armado de Orden de Retiro

Gestión y Emisión de Carta de Porte

Armado de Viaje

Emisión y Seguimiento de Remitos

Asignación de Flota

Manejo de Fleteros

Cierre de Viaje

Control de Documentación

Anulación de Viaje

Módulo de Performance

Listados de Servicio de Transporte •Trucking Management System (TMS) ó Sistema de Transporte Funciones

Funciones

Generación de Servicio

Estado de Flota

Armado de Viajes

Gestión y Emisión de Carta de Porte

Asignación de Flota

Emisión y Seguimiento de Remitos

Carga de Remitos Cliente

Manejo de Fleteros

Cierre de Viaje

Control de Documentación

Anulación de Viaje

Módulo de Performance

Anulación de Remitos

Control de Accesos

Listados de Servicios de Transporte

Estado de Flota

•Distribution Management System (DMS) ó Sistema de Distribución Funciones

Funciones

Carga de Pedidos

Comprobantes distribución

Carga de Remitos Clientes

Listado de Viajes pendientes de Cierre

Carga de Ordenes de Despacho

Estado de Flota

Armado de Viajes

Operaciones con Redespacho

Asignación de Flota

Emisión y Seguimiento de Remitos

Emisión de Hoja de Ruta

Manejo de Fleteros

pendientes

de

Emisión de Carta de Porte

Control de Documentación

Emisión de Guías

Módulo de Performance

Anulación de Viajes

Control de Accesos

Cierre del Viaje

Comprobantes distribución

Carga de Pedidos

Listado de Viajes pendientes de Cierre

pendientes

de

Carga de Remitos Clientes •Container Management System (CMS) ó Sistema de Administración de Contenedores Funciones

Funciones

Retiro de Contenedores

Emisión y Seguimiento de Remitos

Transporte de Contenedores

Manejo de Fleteros

Devolución de Contenedores

Control de Documentación

Asignación de Flota

Módulo de Performance

Emisión de Carta de Porte de Retiro

Control de Accesos

Emisión de Transporte

Carta

de

Porte

de Movimientos Contenedores

Emisión de Carta Devoluciones

de

Porte

de

de

Locator

de

Reserva Automática de Ubicaciones

Armado de Orden de Retiro

Confirmación de Arribos

Cierre de Viaje

Programación de Ubicaciones de Arribos

Anulación de Viaje

Programación de Descargas

Anulación de Cierre de Viaje

Confirmación de Movimientos

Gestión y Emisión de Carta de Porte

Transferencias entre posiciones

Retiro de Contenedores

Emisión y Seguimiento de Remitos

Transporte de Contenedores

Manejo de Fleteros

Devolución de Contenedores

Control de Documentación

•Financial Management System (FMS) ó Sistema de Administración Financiera Funciones

Funciones

Facturación de Servicios

MENU PRINCIPAL

Cuentas a Pagar

Archivos Maestros

Cuentas a Cobrar

Facturación

Caja y Bancos

Cuentas Corrientes Deudores

Contabilidad General

Gestión de Proveedores

Facturación de Servicios

Administración de Caja y Bancos Control de Ventas Contabilidad General Depuraciones Cierres Diarios

Las tendencias actuales muestran como las organizaciones están empezando a adoptar una estrategias basadas en los sistemas integrados ERP y además están llenando mejor sus deficiencias o huecos con sistemas “Best of Breed”. Muchas empresas de este tipo de software se han dedicado a unir varios de estos sistemas en sistemas integrados, que puedan compartir mejor los datos, y si todavía siguen ocurriendo problemas de compatibilidad de plataformas, el vendedor se compromete a hacer la integración sin costo adicional. Escoger entre un sistema integrado ERP o “Best of Breed”, depende del tamaño de la organización, la cultura y estilo de administración de la misma. Antes de escoger entre un “best of breed” o un ERP debe tomarse en consideración un factor muy importante como lo es el costo, el cual al final determinará la capacidad de la empresa de adquirir uno u otro software, sino el presupuesto necesario para darle mantenimiento y modernización. En la actualidad la empresas desarrolladoras de software best of breed están buscando la manera de tratar de unir sus aplicaciones para lograr una integración comparativa que además no requiera de personal especializado para su utilización. Hay dos variables críticas que se deben tomar en cuenta a la hora adquirir un sistema logístico, primero si el soporte técnico es eficiente y segundo si es necesario contar con personal especializado para la utilización y mantenimiento del sistema.