Matriz de Comunicacion

MATRIZ DE COMUNICACIÓN (ADMINISTRACIÓN DE MEDIOS) PROCESO: APLICA PARA TODOS LOS PROCESOS

OBJETIVO

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Acta

MCM 001

FECHA DE ACTUALIZACION: octubre de 2016

Identificar la administración y autorización del uso de los medios de comunicación internos, las funciones, los receptores de la comunicación y demás elementos de la caracterización para fomentar una cultura de responsabilidad y control de los mismos.

Autorización para el uso del medio de comunicación (área)

USO

Función del medio de comunicación

(forma, tamaño, contenido y demás características)

Frecuencia con que se usa este medio de comunicación

Receptores de la comunicación

Evidencia de la comunicación

Alta Dirección

N/A

Registrar y hacer constar por escrito las decisiones, acuerdos o hechos que se han producido en una reunión o junta

Tamaño carta

De acuerdo a necesidad

Áreas de interés

Recepción a conformidad

Tamaños no especificados, B/N o color, contenidos de interés para todo el personal

Semanalmente y cuando la noticia lo requiere

Todo el personal

Copia de lo que se fija en las carteleras y fotografías

Protocolo del medio

Carteleras

Director Administrativo

Todas las dependencias

Dar a conocer actividades de la entidad (administrativas, sociales, culturales, etc.) y estimular actitudes en los equipos de trabajo hacia metas generales de la Firma

Internet (Correo electrónico)

Ingeniero de Sistemas a través de claves de acceso

Quien tenga computador y clave de acceso

Enviar y recibir información de carácter institucional

Manual de imagen corporativa

Diario

Todo el personal

Correos enviados o impresos

Oficio, Carta

Jefe Inmediato

Todo el personal

Comunicar a la institución con personas o individuos a larga distancia o cerca con motivos diversos

Tamaño carta membretado institucional

Diario

Todo el personal

Copias con recibido

Reunión

Responsable del proceso

N/A

Actividad que congrega a un grupo determinado de personas para tratar uno o varios temas

No documentado

De acuerdo a las necesidades

Asistentes a la reunión

Registro de asistencia

Teléfono

Jefe Inmediato

Todo el personal

Comunicar a distancia

Análogo

Diario

Persona con la cual se logra la comunicación

N/A