Matriz de Comunicacion

 

MATRIZ DE COMUNICACIÓN (FLUJOS DE COMUNICACIÓN) PROCESO: APLICA PARA TODOS LOS PROCESOS DEL OBJETIVO NOMBRE DEL PROCESO

 ASIGNACION DE PROYECTOS ESPECÍFICOS Y RELACIONES EMPRESARIALES

SIGC

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: ACTUALIZACIÓN: Octubre 2019

Crear y decr decretar etar la lass medid medidas as de co comunic municación ación de de la ent entidad idad tanto tanto interna interna como como exte externamen rnamente, te, para divulgar divulgar los los actos admini administrati strativos, vos, la la ge demás disposiciones en pro de la mejora de la imagen institucional asociadas al logro de los objetivos establecidos. QUE SE COMUNICA

Oficios, Comunicados Circulares Memorandos Gestion a presentar propuestas Convocatorias ayudadore Informe de gestión de peticiones, quejas y reclamos

QUIEN LO COMUNICA

Director de proyectos Especiales y Relaciones Interinstitucionales Director de proyectos Especiales y Relaciones Interinstitucionales

A QUIEN LO COMUNICA

Gestores de Proceso Contratistas Entidades Externas Entidades Cooperantes Funcionarios Internos Dependencia a la cual asignaron los recursos

para Director de proyectos Especiales y Relaciones Interinstitucionales

Coordinador de la Oficina Peticiones, Quejas y

de

Entidades Cooperantes SIGC

y

Informe de gestión de sugerencias y felicitaciones

Director o Subdirector de Quejas y reclamos.

Una vez al año Una vez al año

Trimestral la

Oficina

Trimestral

partes interesadas

Informe de medición de la satisfacción del ciudadano

Director , sub director director o coordinador de la Oficina de Peticiones, Quejas y reclamos.

SIGC

Planes de mejoramiento

Gerente y Director de planeacion

Control interno/Contralor interno/Contraloría ía

Dir ec ector de Planeación Institucional

Líderes de Macroprocesos y gestores responsables de procesos, directores administrativos de seccionales y

GESTIÓN DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA DE Cronograma de actividades LA EMPRESA

Según necesidad

partes interesadas

reclamos.

GESTIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

CUANDO LO COMUNICA

y

partes interesadas

Trimestral

 A criterio de la la Alta Gerencia

Cada vez que se presenten

 

MCM 001

stión administrativa, y

COMO LO COMUNICA

Portal Web Correspondencia interna o externa Correo electrónico Cartelera Portal Web Correspondencia externa Portal Web Entrega del reporte trimestral de peticiones, quejas y reclamos con su respectivo análisis y recomendaciones  reporte de

sugerencias

 Análisis y recomendaciones recomendaciones

Comunicación verbal Comunicación verbal Correo electrónico

 

MATRIZ DE COMUNICACIÓN PROCESO: APLICA PARA TODOS LOS PROCESOS DE SISTEMA DE SGC OBJETIVO

FECHA DE ACTUALIZACION: octubre de 2016

Identificar la administración y autorización del uso de los medios de comunicación internos, internos, las funciones, los receptores de la comunicación y demás elementos de la caracterización para fomentar una cultura de responsabilidad y control de los mismos.

Autorización para el uso del medio de comunicación (área)

USO

Acta

 Alta Dirección Dirección

N/A

Carteleras

 Di  Director Administrativo

Internet (Correo electrónico)

Ingeniero de Sistemas a través de claves de acceso

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

MCM 001

(ADMINISTRACIÓN (ADMINISTRA CIÓN DE MEDIOS)

(forma, tamaño, contenido y demás características)

Frecuencia con que se usa este medio de comunicación

Registrar y hacer constar por escrito las decisiones, acuerdos o hechos que se han producido en una reunión o junta

Tamaño carta carta

Todas las dependencias

Darentidad a conocer actividades de la (administrativas, sociales, culturales, etc.) y estimular actitudes en los equipos de trabajo hacia metas generales de la Firma

Quien tenga computador y clave de acceso

Función del medio

Protocolo del medio

Receptores de la

Evidencia de la

comunicación

comunicación

De acuerdo acuerdo a nec necesidad esidad

Áreas de interés

Recepción Recepción a con conformidad formidad

Tamaños no especificados, B/N o color, contenidos contenidos de interés para todo el personal

Semanalmente y cuando la noticia lo requiere

Todo el personal

Copia de lo que se fija en las l as carteleras y fotografías

Enviar y recibir información de carácter institucional

Manual de imagen corporativa

Diario

Todo el personal

Correos enviados o impresos

Tamaños no especificados, B/N o color, contenidos contenidos de interés para todo el personal

Cuando surja una actualización de algún documento

Todo el personal

La evidencia se puede tomar ingresando a la intranet

de comunicación

Intranet

Ingeniero de Sistemas a través de claves de acceso

Todas las dependencias

Tener a disposición de todo el personal los documentos actualizados que componen el plan estratégico de Nexia (Sistema de Gestión de la Calidad, Proceso Tributario, Proceso de la Prestación del Servicio, FondeNexia)

Oficio, Carta

Jefe Inmediato

Todo el personal

Comunicar a la institución con personas o individuos a larga distancia o cerca con motivos diversos

Tamaño carta membretado institucional

Diario

Todo el personal

Copias con recibido

Fax

Jefe Inmediato

Todo el personal

transmitir y recibir documentos mediante la red telefónica conmutada

No documentado

Diario

 Grupos de interés internos y externos

Reporte de envío

Reunión

Responsable del proceso

N/A

 Actividad que que congrega a un grupo determinado de personas para tratar uno o varios temas

No documentado

De acuerdo a las necesidades

Asistentes a la reunión

Registro de asistencia

Teléfono

Jefe Inmediato

Todo el personal

Comunicar a distancia

Análogo

Diario

Persona con la cual se logra la comunicación

N/A