Material - Proyecto y Presupuesto

 

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II B CHILLER TO TECNICO PROFESION L EN INFORM TIC

PROFESOR MARVIN MONCADA

 

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¿QUE ES UN PROYECTO?   Un proyecto es esencialmente un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una

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finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.

  Un proyecto se concibe como la unidad mínima operacional que vincula recursos, actividades y

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componentes durante un período determinado y con una ubicación definida.

¿QUE ES UN PRESUPUESTO?   Se le llama presupuesto  al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica

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(personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina) durante un período, por lo general en forma anual. ex presada en valores y té términos rminos financieros   Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada

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que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad r esponsabilidad de la organización. Los dos elementos básicos que incluye esta definición son: las actividades y los recursos. LAS ACTIVIDADES  son las tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto  a un fin preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar información; realizar diagnósticos; confeccionar un diseño global de un procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento, etc. (ver 6.1. metodología para el desarrollo de sistemas) sistemas)  Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Y para determinar la secuencia lógica de las actividades se debe establecer el método,  el tiempo y el costo  de cada operación.

LOS  RECURSOS son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada una de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicación, discos de almacenamiento, energía, servicios, inversiones de capital, personal, información, dinero y tiempo (ver 2.3 consideraciones en un plan estratégico informático) informático). Entonces: El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programa calendario en el cual los recursos, siempre  limitados, se asignen a cada una de las actividades  en forma económicamente óptima. Estas limitaciones en cuyo contexto se resuelve planear un proyecto pueden ser internas, por ejemplo: computadoras disponibles, capacidad del personal, disposiciones presupuestarias, o bien externas, como ser: fechas de entrega de cualquier tipo de recursos, factores climáticos, aprobaciones de organismos oficiales. En ambos casos las limitaciones deben tenerse particularmente en cuenta al estimar los tiempos II BTPI /VESPERTINA

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de cada actividad. En cuanto al objetivo del proyecto, este puede ser sencillo y no d demandar emandar ni muchas tareas ni demasiados recursos; o por el contrario, puede ser complejo y exigir múltiples actividades y una gran cantidad de recursos para poder alcanzarlo. Pero independientemente de su complejidad, característicamente todo proyecto reúne la mayoría de los siguientes criterios: 1.  Tener un principio y un fin 2.  Tener un calendario definido de ejecución 3.  Plantearse de una sola vez 4.  Constar de una sucesión de actividades o de fases 5.  Agrupar personas en función de las necesidades específicas de cada actividad 6.  Contar con los recursos necesarios para desenvolver las actividades Ahora piense por un instante en cada uno de los proyectos que se desarrollan en las organizaciones, y verá que todos ellos tienen cometidos que deben cumplirse en un cierto plazo de tiempo y que además requieren de la concurrencia de otras personas. Y es aquí donde empieza a tener relevancia la figura del administrador, en los proyectos a realizarse en las organizaciones; incluidos los proyectos informáticos. Creo importante traer el pensamiento de Deming, quien señala y remarca muy claramente, al presentar su teoría de Calidad Total, que el administrador de un proyecto al planificar las actividades, debe tener presente que los mejores esfuerzos constituyen un elemento esencial; pero desgraciadamente, si estos esfuerzos se toman aisladamente sin una debida orientación basada en principios administrativos, éstos esfuerzos pueden causar profundos daños. La necesidad de la consistencia en los esfuerzos supone que si cada uno sabe lo que tiene que hacer y, que si cada uno hiciese lo mejor que puede, el resultado sería la dispersión del conocimiento y de los esfuerzos; por lo tanto, no hay nada que substituya al trabajo en equipo y a los buenos líderes, para alcanzar una consistencia entre los esfuerzos y el conocimiento necesario. Algo importante a tener siempre presente es que: si el administrador realiza un buen trabajo en la gestión del proyecto, su éxito podrá ser visto y verificado por los demás; en caso contrario, naturalmente, el fracaso también estará a la vista de todo el mundo. La responsabilidad es muy alta: alcanzar el objetivo o no. Pero la oportunidad de "demostrar la capacidad profesional", es de las que no pueden dejarse pasa por alto.

Los administradores eficaces de proyectos, son los que logran que el trabajo se ejecute a tiempo, dentro del presupuesto, y conforme a las normas de calidad especificadas.

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 Al pensar en en la form formulación ulación de un proyecto surgen varios interrogantes interrogantes que de alguna manera ayudan a construir el marco referencial de dicho proyecto:

LA VIABILIDAD Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE UN PROYECTO SE DA EN TRES MOMENTOS O ETAPAS: 1.  El estudio inicial o perfil  Que se elabora a partir de la información existente, del juicio común y de la opinión que da la experiencia. En términos monetarios solo presenta estimaciones globales de las inversiones, costos o ingresos, sin entrar en detalles. Aquí se busca determinar si existe alguna razón que justifique el abandono de una idea antes de que se destinen los recursos. En este aspecto será necesario tener en cuenta adicionalmente, un perfil cultural, es decir, las características propias de la región, el sector que se va a intervenir, sus potencialidades o deficiencias (dofa). 2.  Estudio de investigación o prefactibilidad   Se basa principalmente en información de fuentes secundarias para definir, con cierta aproximación las principales variables técnicas, de mercadeo, de producción, financieras y administrativas. Esta etapa se caracteriza por descartar soluciones con mayores elementos de juicio. 3.  Estudio final o de factibilidad  Se elabora sobre la base de los antecedentes precisos obtenidos mayoritariamente a través de fuentes primarias de información. Constituye el paso final del estudio e studio preinversional. II BTPI /VESPERTINA

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ALCANCE DEL ESTUDIO DE LOS PROYECTOS

En términos generales son cinco los estudios particulares que deben de realizarse para evaluar el proyecto: 1.  Viabilidad comercial o del mercado  Indicará si el mercado es o no sensible al bien o servicio producido por el proyecto y la aceptabilidad que tendría por su consumo o uso. Estudia los fenómenos de oferta y demanda, las características del mercado, definido este como un espacio social, virtual, flexible y dinámico, conformado por la organización como tal, por sus usuarios reales y potenciales y por los competidores teniendo en cuenta el ciclo de vida de los productos o servicios. 2.  Viabilidad técnica Estudia las posibilidades materiales, físicas, químicas de producir el bien o servicio que espera generarse del proyecto. Involucra los costos directos e indirectos de fabricación del producto o de prestación del servicio. 3.  Viabilidad de la plataforma jurídica  

Contempla dos ámbitos el externo, que q ue nos muestran las regulaciones jurídicas existentes que hacen o no viable la puesta en marcha del proyecto y las de carácter interno, que nos remiten a revisar los procedimientos, el análisis de información para identificar el tipo de servicios que la empresa está obligada a prestar, de acuerdo con la filosofía Institucional (misión, visión y valores corporativos). 4.  Viabilidad de la gestión  Se refiere a la capacidad administrativa para emprenderlo. Define las condiciones mínimas que se hacen necesarias para emprender el proyecto tanto en lo funcional, como en lo estructural. estr uctural. Por lo tanto define el organigrama, manuales de funciones y procedimientos, estrategias operativas y cronograma del proyecto.

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5.  Viabilidad financiera  Estima la rentabilidad de la inversión. Para ello se determinan los recursos financieros (fijos y corrientes), los ingresos estimados, los costos operacionales, las fuentes de Financiamiento, así como un cronograma de la inversión

ESTRUCTURACION DE UN PROYECTO 1.  Denominación del proyecto  Su objetivo es identificar el proyecto e indicar el marco institucional desde el cual se realizará. Se ha de hacer referencia a la institución responsable de la ejecución del proyecto y si es del caso hacer mención del organismo patrocinante. No hay que confun confundir dir el título del proyecto con el enunciado del prob problema. lema.

2.  Naturaleza del proyecto Se refiere a la esencia del mismo.

3.  Descripción del proyecto Se define y se caracteriza la idea central de lo que se pretende realizar, tipo, clase, ámbito que abarca, se analiza el contexto en el que se ubica desde el punto de vista de la organización, como se define en el plan de desarrollo o en las declaraciones políticas del Gobierno G obierno o sector.

4.  Fundamentación o justificación Hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución, hay que justificar por qué este proyecto que se formula es la propuesta de solución más adecuada o viable para resolver este problema.

5.  Marco institucional (organización responsable de la ejecución) Será necesario indicar la naturaleza de su organización, su mandato, situación jurídica y administrativa, instalaciones y servicios, estructura orgánica y procedimientos administrativos, personal, etc.

6.  Finalidad del proyecto (impacto que se espera lograr) II BTPI /VESPERTINA

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Para esto se debe justificar debidamente el proyecto y sus objetivos, que sea posible verificar cuantitativa o cualitativamente su marcha. Se trata de determinar los problemas que deben resolverse. Se utilizan herramientas como el Enfoque del Marco Lógico o un diagrama de espina de pescado (Diagrama de Ishikawa: causa-efecto) para determinar los problemas o retrato negativo de la situación y se propone el retrato positivo de la misma (objetivos).

7.  Objetivos (para qué se hace) Se constituyen desde la Política de la Institución a la cual se le formula el proyecto. Se formulan como situación positiva de la situación detectada. En torno a los objetivos o bjetivos se da la coherencia al conjunto de actividades que componen el proyecto (costos, estrategias, tiempos, etc.)

8.  Objetivos generales Basados en las consideraciones o políticas macroeconómicas sectoriales a las que el proyecto puede contribuir. Se definen como el antiproblema o situación positiva.

9.  Objetivos específicos Son formulaciones positivas de que expresan los antiefectos del problema detectado 10.  Metas (cuánto se quiere hacer, servicios que se prestarán y/o necesidades que se cubrirán) Para que los objetivos adquieran un carácter operativo hay que traducirlos a logros específicos, es decir, hay que indicar cuánto se quiere lograr, indicadores objetivamente verificables y sus fuentes de verificación. 11.  Beneficiarios (destinatarios del proyecto, a quién va dirigido) Se trata de identificar los beneficiarios inmediatos y quienes serán los beneficiarios finales. 12.  Productos (resultados de las actividades) ac tividades) Los productos de tipo social o cultural pueden ser de dos clases:

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  Resultados Materiales: (por ejemplo: número de cooperativas creadas, escuelas construidas,

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instalaciones, etc.). et c.)   Servicios prestados: (personas capacitadas, servicios proporcionados, créditos otorgados, etc.)

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13.  Localización física y cobertura espacial  Consiste en determinar el emplazamiento o el área donde se ubicará (manzana, barrio, vereda, corregimiento, municipio, departamento, etc.).

14.  Especificación operacional de las actividades  Consiste en identificar con que acciones se generarán los productos, actividades necesarias. Se realiza un inventario de las actividades a realizar, se distribuyen las unidades periódicas de tiempo, insertas en una secuencia operativa (cronograma). Se indica la cantidad y calidad de los insumos necesarios (recursos humanos, equipo, dinero, bienes, etc.), involucrados en cada operación. 15.  Determinación de los recursos   Pretende verificar con qué insumos y con quiénes se realizará el proyecto. Se distinguen entre ellos los recursos humanos, los financieros, los técnicos y los materiales. 16.  Cálculo de los costos de ejecución  El presupuesto en cuanto a presentación sistemática del costo y el beneficio de un proyecto, en unidades monetarias, comprende los siguientes rubros r ubros principales:

  Ingresos

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  Mano de obra directa

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  Mano de obra indirecta

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  Costos directos de fabricación

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  Costos indirectos de fabricación

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  Viáticos

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  Locales

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  Materiales y equipo

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  Transporte

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  Gastos de funcionamiento o de administración

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  Depreciaciones

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  Seguros

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  Imprevistos

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  Utilidad

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17.  Financiación del proyecto  Se deben identificar las principales fuentes de financiación de las inversiones del proyecto para cada una de las necesidades establecidas o para el e l conjunto de ellas.

18.  Gerencia del proyecto   Vela por el seguimiento de las etapas del proceso administrativo (planeación, organización, dirección, control, evaluación permanente). Establece el organigrama, organigrama, funciones del del personal, mecanismos mecanismos de control y evaluación, los canales de información.

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