MATERIA 5S

5S Método Práctico del Japón, aplicable en la Empresa Industrial y Comercial para Mejorar la Productividad ¿Cómo se puede aplicar el método japonés en Latinoamérica?

Agencia de Cooperación Internacional del Japón (JICA) en Honduras Marzo 2008, Honduras

5S, Métodos Prácticos del Japón

Introducción: Este material presenta una variedad de métodos y técnicas relacionados a las 5S para la mejora administrativa y operativa de la empresa. “5S” se refiere a la sigla de 5 (cinco) vocabularios del idioma japonés, Seiri (Eliminar), Seiton (Ordenar), Seisou (Limpiar), Seiketsu (Mantener la Sanidad) y Shitsuke (Educar). Se considera que la aplicación adecuada de los mismos podrá facilitar el aumento de la productividad. Aunque muchos empresarios en Latinoamérica conocen el tema de las 5S de manera conceptual, parece que esos conocimientos no se han aplicado suficientemente en la práctica. Una de las posibles razones que genera la falta de la aplicación es la dificultad en adecuar las 5S a la realidad de cada empresa. Las medidas para la mejora operativa como 5S se deberán aplicar, de manera flexible, dependiendo de la necesidad y la realidad de cada sector y cada empresa. La aplicación de 5S en la empresa transformadora de alimentos puede ser diferente a la aplicación en la tienda comercial. El objetivo principal de este material es facilitar el desarrollo de ideas en “cómo se puede aplicar las 5S en cada sector y cada empresa de manera práctica”. En el capítulo 1 de este material se presentan las ideas más fundamentales de las 5S. Los puntos importantes para aplicar 5S en los distintos sectores de la industria se presentan en el capítulo 2. El capítulo 3 se refiere a su aplicación en los rubros del comercio y el servicio.

Nota: Las observaciones mencionadas en este material no son de la JICA sino de los autores.

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INDICE

Introducción

1

Capítulo 1: Concepto Básico de 5S 1-1. Estudio del Caso

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1-2. Concepto Básico de 5S

5

1-3. Procesos de la Aplicación de 5S en MyPEs

7

Capítulo 2: Aplicación de 5S en la Industria 2-1. 5S para el Sector Plástico y la Industria Química

9

2-2. 5S para la Agroindustria y la Transformación de Alimentos

11

2-3. 5S para la Empresa de Confección

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Capítulo 3: Aplicación de 5S en el Comercio y el Servicio 3-1. 5S para la Tienda Comercial

15

3-2. 5S para el Hotel

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Autores: (1) MBA Akihiro Tsukamoto, Asesor General, JICA en Honduras (Elaboró los artículos 1-1, 1-2, 1-3, 2-1, 2-2, 3-1 y 3-2) Maestría en Administración de Empresas (MBA) 1992-1996: Empleado de una empresa privada japonesa, encargado del comercio internacional entre Latinoamérica y Japón 1997-1999: Voluntario de JICA en el desarrollo de Micro negocio en Botsuana, África 2000-2001: Experto asociado de JICA en la Administración de Pymes 2001-2004: Experto de JICA en el Plan de Desarrollo en Venezuela 2004: Experto de JICA en Capacitación de Consultores para la PyME en Venezuela 2004-2006: Asesor en la Reducción de la Pobreza y el Fomento de PyMEs en Bolivia 2006-: Asesor General de la JICA en Honduras

(2) Ing. Kenia Coello, Consultora de JICA en Honduras (Elaboró el artículo 2-3) Ingeniera Industrial título otorgado por la “UNAH” Edición: Marzo 2008, Tegucigalpa

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Capítulo 1: Concepto Básico de 5S 1-1. Estudio del Caso

(1) Caso 1: Un empresario asistió al seminario sobre las actividades de 5S. Según el instructor del seminario, 5S proviene de sus siglas del vocabulario japones, Seiri (Eliminar), Seiton (Ordenar), Seisou (Limpiar), Seiketsu (Mantener y mejorar la sanidad) y Shitsuke (Educar a los trabajadores) y 5S se define como las actividades más fundamentales para mejorar la productividad y la calidad. El seminario no emocionó al empresario, ya que se realiza la limpieza todos los días en el taller de su empresa. En este sentido, él considera que la empresa ya está realizando las actividades parecidas a las 5S. El empresario no cree que esas actividades puedan aumentar la productividad. ¿Es correcto lo que el empresario cree? Entre las 5S, las 3S (Seiri, Seiton y Seisou) son fundamentales, y estas 3S no se han realizado en muchas empresas de menor escala. Las siguientes preguntas se pueden aplicar para revisar si la empresa ha cumplido las condiciones fundamentales de las 3S. (a) ¿La empresa mantiene el inventario sobrante de materia prima y producto final? En caso afirmativo, la empresa no ha realizado bien el “Seiri”. (b) ¿Los trabajadores necesitan el tiempo para buscar la materia prima a transformarse y las herramientas productivas a usarse, antes de iniciar la operación? En caso afirmativo, la empresa no ha realizado el “Seiton”. (c) ¿La operación productiva se paraliza con frecuencia, debido al mantenimiento inadecuado de la máquina productiva? En caso afirmativo, la empresa deberá revisar bien si la máquina productiva se limpia bien todos los días. En caso negativo, la empresa no ha realizado suficientemente el “Seisou”. En muchos casos, la máquina productiva no funciona bien, cuando no se cuida adecuadamente. La “limpieza” es uno de los componentes importantes para el mantenimiento de la máquina. (2) Caso 2: Un empresario de la industria química dice, “no necesitamos introducir las actividades de 5S, ya que los ejemplos de la aplicación de 5S se observan más en los rubros de la

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industria metalmecánica. No he escuchado el ejemplo de la aplicación de 5S en el rubro de mi negocio. Eso quiere decir que las 5S no es aplicable para mi empresa.” ¿Es correcto lo que el empresario dice? Las 5S se pueden aplicar en cualquier rubro de la industria (y aún del comercio), si se aplica de manera flexible, dependiendo de la realidad de cada rubro. El capítulo 2 de este material intenta facilitar el desarrollo de 5S en los diferentes sectores.

(3) Caso 3: Un empresario dice; “Mi empresa ya había hecho la campaña de 5S en los años anteriores. Sin embargo, la campaña no generó ningún resultado positivo. Eso quiere decir que las 5S no sirven para nada”. ¿Es correcto lo que el empresario dice? En este caso, es recomendable re-analizar las siguientes preguntas: -

¿El empresario declaró la introducción de 5S en el primer día de la campaña?

-

¿El empresario estaba emocionado verdaderamente para la implementación de 5S?

-

¿El empresario simplemente asignó nuevas tareas que provienen de 5S a sus trabajadores y no hizo ningún esfuerzo por sí mismo?

-

¿El objetivo específico de la campaña se había elaborado y explicado bien a todos los trabajadores? En otras palabras, ¿la campaña de 5S tenía el enfoque?

-

¿La campaña de 5S se había diseñado de manera que el mismo podría beneficiar no sólo a los empresarios sino también a los trabajadores?

-

¿La campaña tenía el plan de acciones que menciona claramente las actividades a cumplirse, las personas (o direcciones) asignadas a las actividades, las metas a cumplir, las fechas límite para cumplir la meta, etc.?

-

En caso afirmativo en la pregunta anterior, ¿el plan de acciones se había revisado y modificado con suficiente frecuencia, de manera flexible, reflejando las lecciones aprendidas, cada vez que las consigan?

-

¿La campaña contaba con el sistema del seguimiento y el monitoreo?

-

¿La campaña de 5S se articulaba al sistema de remuneración?

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1-2. Concepto Básico de 5S Las actividades de 5S pueden facilitar los trabajos de trabajadores y máquinas, a través de la eliminación de asuntos innecesarios, la adecuación del diseño del sitio de trabajo, la facilidad de visibilizar los problemas relacionados al sitio del trabajo, etc. Las actividades de 5S se pueden resumir en la siguiente tabla. Componentes de 5S Eliminar (Seiri) Ordenar (Seiton)

Limpiar (Seisou)

Sanidad (Seiketsu) Disciplina (Shitsuke)

-

Separar lo necesario de lo innecesario. Eliminar lo innecesario (inventario, herramientas, procesos, etc.) Actividades para mejorar la eficiencia del trabajo Poner los materiales, las herramientas y otros en orden Organizar las cosas necesarias de manera eficiente Estudiar el diseño optimizado de los procesos en la fábrica Actividades para mejorar el diseño del lugar de trabajo Quitar las manchas, basura, etc. Mantener la limpieza de la maquinaria productiva para prevenir las condiciones descompuestas Mantener la limpieza del taller a la vista Verificar el diseño optimizado de la fábrica en general Medida de monitoreo y mantenimiento Mantener el lugar de trabajo en buenas condiciones sanitarias Mantener la higiene de los instrumentos Actividades para mejorar los factores de higiene y la seguridad Actividades para mantener “seiri”, “seitón”, “seisou” Cumplir el reglamento de la empresa Tener como costumbre el mejoramiento Actividades para obtener la sostenibilidad del mejoramiento

Las 5S pueden resultar útil para: -

El mejoramiento de la productividad (a través de la mejor disposición de las maquinarias y herramientas, el mantenimiento suficiente de las máquinas, la motivación elevada de los empleados y obreros por su participación en las actividades de mejoramiento, la optimización de los procesos de trabajos, la facilidad del mantenimiento de la maquinaria productiva a través de la suficiente limpieza, etc.)

-

El mejoramiento de la calidad (a través de la estandarización de labores, clasificación de asuntos, etc.)

-

El mejoramiento de la seguridad laboral (a través del uso adecuado de la maquinaria, el uso de uniformes, guantes y cascos de seguridad, las buenas condiciones de higiene, etc.)

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Las actividades de 5S pueden realizarse como actividades preparatorias de la Calidad Total y las otras actividades relacionadas a Kaizen, que se traduce como el “mejoramiento continuo” con frecuencia en Latinoamérica, ya que la transparencia operativa producida por 5S puede facilitar la identificación de la relación causa – efecto entre los problemas del sitio de trabajo, que es uno de los retos importantes de la Calidad Total y Kaizen. Kaizen intenta eliminar las 3Ms; Muri (Imposible), Muda (Inútil) y Mura (Irregular), además el Kaizen cuenta con 4 (cuatro) principios. Por ende, es recomendable revisar las 3Ms y los 4 principios de Kaizen, para programar e implementar de manera adecuada las actividades de 5S. Los 4 principios se pueden resumir a continuación: 4 principios de Kaizen 4 principios

Sentidos

Eliminación

Eliminar

Ejemplos de la aplicación los

actividades,

asuntos, - Eliminación de las reuniones innecesarias y

trabajos - Eliminación de las herramientas que no se han usado en estos 3 años

inútiles Unificación

a) Hacer múltiples cosas - Realización simultánea de dos procesos productivos

en un proceso (o una herramienta)

- Realización simultánea de la producción y el

b) Hacer múltiples

ensayo

cosas

al mismo tiempo

- Uso común de las partes para los diversos productos

Reajuste

a) Cambiar el orden de los - Intercambio de los procesos

(Intercambio)

procesos

- Compras de las partes importadas en lugar

b) Cambiar

de las partes domésticas

las

metodologías

- Intercambio del trabajo entre el Sr. A y el Sr. B

c) Cambiar las materias Simplificación a)

Reducir el número de - Reducción de la variedad de las partes de procesos,

materias,

partes, etc. b)

un producto - Introducción de nuevas máquinas para

Simplificar el trabajo a través

de

automatizar los procesos de producción.

la

automatización Nota: La simplificación se debe estudiar como última opción, ya que las medidas relacionadas a la misma son más costosas que los otros 3 principios.

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1-3. Procesos de la Aplicación de 5S en MyPEs (Micro y Pequeñas Empresas) Los procesos de la implementación de las actividades de 5S pueden ser flexibles, dependiendo de la realidad de cada empresa. Un ejemplo de los posibles procesos se puede resumir a continuación; (1) Primer Paso: Actividades preparatorias (i) Declarar la introducción de 5S por el dueño (ii) Definir claramente el objetivo específico y el plan de acciones de 5S. El plan de acciones deberá incluir: la meta, el indicador, las actividades, las personas y las secciones responsables, la fecha límite a cumplir, etc. (En cuanto al indicador para el monitoreo de la campaña, es recomendable no sólo elaborar los indicadores cuantitativos sino también sacar las fotos del taller y el almacén para poder comparar “antes” y “después” de la campaña visiblemente.) En caso de que la empresa tiene distintas gerencias y secciones, es recomendable elaborar el plan de acciones por cada gerencia y/o sección, de manera coherente con el plan general de la empresa. (iii) Organizar el comité para la campaña de 5S y definir el papel de cada miembro del comité como el siguiente ejemplo; -

Dueño: (a) Monitorear el avance de la campaña mensualmente, (b) autorizar el plan de acciones de la campaña de 5S, (c) educar a los trabajadores en los temas de 5S.

-

Gerente del taller: (a) Monitorear el avance de la campaña semanalmente, (b) elaborar y modificar el plan de acciones de la campaña, (c) convocar la reunión del comité, (d) educar a los trabajadores en los temas de 5S. (e) asesorar a todas las secciones (o todas las personas en caso de la pequeña industria) sobre el avance de la campaña.

-

Jefes de la sección: (a) Monitorear el avance de la campaña diariamente en su sección, (b) gestionar la campaña en su sección, (c) asignar las actividades y sus metas a cada trabajador.

Se presenta abajo, un ejemplo del plan de acciones de la campaña de 5S. Es recomendable que inicien 3S (Seiri, Seiton y Seisou) intensivamente en la primera etapa en caso de MyPEs, ya que 3S son fundamentales.

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(Ejemplo) Plan de Acciones para la Campaña de 5S Área Seiri (Eliminar)

Seiton (Ordenar)

Seisou (Limpiar)

Actividades 1-1. Pegar la tarjeta del color rojo a todas las cosas innecesarias en el almacén 1-2. Pegar la tarjeta del color rojo a todas las cosas innecesarias en el taller 1-3. Eliminar (Desechar) todas las cosas a las que se les colocó la tarjeta del color rojo 1-4. xxx 1-5. xxx 2-1. Analizar por qué la empresa tiene el inventario innecesario, después de la implementación de las actividades 1-1 ~ 1-3 y resumir las lecciones aprendidas. 2-2. Seleccionar las herramientas productivas que se usan con más frecuencia para guardarlos en el taller 2-3. Guardar las herramientas seleccionadas por la actividad 2-2 en el puesto fijo 2-4. xxx 3-1. Limpiar todas las máquinas productivas instaladas en el taller 3-2. Elaborar el manual para limpiar las máquinas, en base a la experiencia de la actividad 3-1. 3-3. xxx

Responsable Sr. A

Tope 10 de abril

Sra. B

10 de abril

Dueño

20 de abril

Gerente del taller

30 de abril

Sr. A

10 de abril

Todos los operadores

20 de abril

Gerente del taller Gerente del taller

15 de abril 30 de abril

Meta Aumentar el espacio libre en un 20%

Medidas para reducir el inventario Buscar la herramienta necesaria dentro de 30 segundos Reducir la paralización de la máquina en un 20%

(2) Segundo Paso: Actividades iniciales de 5S El siguiente paso puede ser realizar (i) la limpieza de manera intensiva, y/o (ii) la clasificación de los asuntos en el taller y almacén en la fábrica (el taller) y el almacén, en el primer día de la introducción de 5S. Este paso puede facilitar la cristalización de los problemas ya existentes que causaban y podrán causar la ineficiencia de la producción en el taller. En cuanto a la clasificación mencionada arriba (ii), es recomendable que se pegue la tarjeta del color rojo a los asuntos que deben eliminarse (inventarios muertos, herramientas innecesarias, etc.). (3) Tercer Paso: Realización (i) Realizar el plan de acciones ya elaborado en el primer paso (ii) Monitorear el avance mediante una lista de chequeo (iii) Modificar el plan de acciones, dependiendo de los resultados del avance de monitoreo (iv) Reconocer el avance importante y remunerarlo

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Capítulo 2: Aplicación de 5S en la Industria 2-1. 5S para el Sector Plástico y la Industria Química Como se dice posteriormente en este material, el enfoque y el objetivo principal de las actividades de 5S pueden variar en los distintos sectores. La operación productiva del sector plástico y de la industria química depende de la instalación y la maquinaria más que de la mano de obra en comparación con otros sectores tales como la confección y la carpintería, que son más intensivas a la labor de recursos humanos. Tomando en cuenta la característica del sector plástico y la industria química, el enfoque de la aplicación de 5S para estos sectores puede incluir: (1) Seisou (limpiar) para facilitar el mantenimiento de la maquinaria productiva. (2) 4S, Seiri, Seiton, Seisou y Seiketsu para optimizar el diseño de la fábrica (el taller). (3) Visualización de posibles causas que generan el producto defectuoso. En cuanto a los 3 enfoques mencionados arriba, el punto (1) es obviamente importante, ya que el sector plástico y la industria química son intensivos a la maquinaria productiva más que la mano de obra, por ende, se requiere prevenir la paralización productiva que proviene de la avería de la maquinaria, para mejorar su productividad. Los casos de la avería pueden reducirse, a través del mantenimiento de la limpieza de la maquinaria. El punto (2) se relaciona directamente al punto (1). En caso del sector plástico y la industria química, es deseable que el taller (la fábrica) sea altamente limpio y ordenado para facilitar la prevención de la avería de la maquinaria y aprovechar bien las instalaciones. Además, el punto (2) se relaciona también al punto (3), puesto que el taller altamente limpio puede facilitar la cristalización de los problemas operativos. Los problemas se esconden con frecuencia en el taller desordenado. El punto (3) es importante, ya que algunos empresarios del sector plástico toman el producto defectuoso a la ligera, pues el producto defectuoso puede transformarse otra vez en la materia prima. Sin embargo, se tiene que tomar en cuenta el costo necesario para la transformación innecesaria en la materia prima. Las actividades de 5S pueden reducir la transformación innecesaria, a través de cristalización de los problemas operativos.

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Se presenta abajo un ejemplo de la lista de chequeo para el seguimiento de 5S en el caso del sector plástico y la industria química. (Ejemplo) Lista de chequeo para el seguimiento de 5S En el caso del sector plástico y la industria química Eliminar (Seiri)

-

Ordenar (Seiton) -

Limpiar (Seisou)

Sanidad (Seiketsu)

Disciplina (Shitsuke)

-

¿Existe inventario de producto defectuoso que no se ha transformado en materia prima? ¿Existe inventario sobrante de la materia prima? ¿Hay herramientas e instrumentos que no se han utilizado en estos últimos años en el taller? ¿Se encuentran las cosas innecesarias en el pasillo del taller? ¿Las materias primas y las herramientas se colocan adecuadamente en los puestos fijos? ¿Todos los trabajadores pueden saber dónde se guardan las materias primas y las herramientas principales? ¿Las materias primas y las herramientas, que se usan con frecuencia, se colocan más cerca del sitio de fabricación que las cosas que se usan con menos frecuencia? ¿Existen señales en los lugares donde se colocan las materias primas y los productos en el almacén? ¿El taller cuenta con el extintor? En caso afirmativo, ¿no se colocan las cosas innecesarias alrededor del extintor? ¿Es adecuada la altura de las mesas de trabajo? ¿El documento del estándar del proceso productivo se coloca cerca de la máquina productiva que corresponde? ¿Los productos y las materias primas se registran? ¿Los productos se separan de las materias primas? ¿Los productos finales se separan de manera adecuada de los productos defectuosos? ¿La cinta se usa adecuadamente en el suelo del taller para identificar el pasillo, determinar la instalación de la maquinaria, etc.? ¿La maquinaria no se ensucia por el lubricante y el polvo? ¿El almacén mantiene la limpieza para no afectar la materia prima y el producto final? ¿Los botes de aceite y agua se han eliminado del suelo y la mesa de trabajo? ¿Se ha introducido en el taller el manejo visible? ¿Los obreros usan las máscaras, guantes y uniformes, etc.? ¿Existe buena ventilación de aire fresco en el taller? ¿Las herramientas están protegidas de la electricidad? ¿La materia prima y el producto final están protegidos del fuego y el calor? ¿Los lugares peligrosos se separan de los lugares seguros? ¿Los trabajadores revisan y cuidan las máquinas y herramientas productivas todos los días? ¿Los obreros no charlan en el taller? ¿Se hacen reuniones periódicamente para discutir el mejoramiento del sitio de trabajo? ¿El objetivo de las actividades de 5S está expuesta en un puesto visible? ¿Se otorgan las oportunidades de capacitación a los obreros, sobre todo, en el tema del mantenimiento de la maquinaria? ¿Hay normativa del consumo de materias primas y el uso de herramientas?

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2-2. 5S para la Agroindustria y la Transformación de Alimentos Las actividades de 5S son aplicables no sólo para mejorar la productividad sino también para garantizar la sanidad de los productos en caso de la agroindustria y la transformación de alimentos. Eso podrá facilitar que la empresa obtenga la certificación de HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point System: Sistema del análisis del riesgo y el punto de control crítico). En este sentido, los enfoques y objetivos principales de 5S para este sector pueden incluir: (1) Alto nivel de Seiketsu (Sanidad) a través de Seisou (lavar y limpiar) (2) Seiri (Eliminación) y Seiton (Ordenación) para prevenir el inventario sobrante En cuanto al punto (1) mencionado arriba, los asuntos importantes pueden incluir: -

Tiene que cuidarse la sanidad de trabajadores, materias primas, máquinas y herramientas productivas para garantizar la sanidad del producto.

-

Tiene que prevenir la invasión de los insectos y ratones en el taller.

-

Tiene que clasificar el sitio donde se requiere el alto nivel de la sanidad y el sitio donde requiere la sanidad en menor grado. En cuanto al punto (2), los asuntos importantes pueden incluir:

-

La materia prima se deberá consumir en el orden del tiempo de la recepción, para evitar la podredumbre.

-

La materia prima que se consume con menos frecuencia, se podrá estudiar la posibilidad de elaborar la receta que no requiere el consumo del mismo, siempre y cuando eso no afecta a la calidad del producto.

-

La capacidad de los distintos procesos productivos se deben equilibrar. Si los diferentes procesos no tienen la capacidad equilibrada, el taller tendrá el inventario innecesario del producto en proceso. Se presenta abajo un ejemplo de la lista de chequeo para el seguimiento de 5S en el caso

de este sector. (Ejemplo) Lista de chequeo para el seguimiento de 5S En el caso de la agroindustria y la transformación de alimentos -

Eliminar (Seiri)

-

¿Hay el inventario sobrante innecesario? Sobre todo, ¿no se observa el alto nivel del producto en proceso en el taller? ¿Se ha eliminado la hierba cerca del taller, para lograr la sanidad contra los insectos? ¿Hay herramientas e instrumentos que no se han utilizado en estos últimos años en el taller? ¿Se elimina las cosas que pueden afectar la sanidad de los productos y las materias primas? (ejemplo: usar el bolígrafo en lugar de lápiz)

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Ordenar (Seiton)

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Limpiar y Lavar (Seisou) -

Sanidad (Seiketsu)

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-

Disciplina (Shitsuke)

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¿Las materias primas y las herramientas se colocan adecuadamente en los puestos fijos? ¿Todos los trabajadores pueden saber dónde se guardan las materias primas y las herramientas principales? ¿Existen señales en los lugares donde se colocan las materias primas y los productos en el almacén? ¿Es adecuada la altura de las mesas de trabajo? ¿Las cosas que se debe mantener la sanidad (tal como el producto final) se separan bien de las cosas menos sanitarias (tal como la materia prima)? ¿La empresa tiene la lista de todos los productos químicos? ¿Se guardan los productos químicos en el almacén con llave? ¿Los productos químicos se guardan de manera separada de la materia prima? ¿La máquina productiva se lava periódicamente? En caso afirmativo, ¿se registran las ocasiones en que se lava? ¿La máquina productiva se descompone cuando se lava? ¿Las partes descompuestas de la máquina se guardan bien hasta cuando se seque perfectamente en el espacio en que tiene el alto nivel de la sanidad? ¿Se limpia el taller todos los días? ¿Se mantienen cerradas las puertas y las ventanas del taller? ¿Se clasifica bien el espacio donde se requiere el alto nivel de sanidad, y el espacio donde se requiere menos sanidad, en el taller y el almacén? En caso afirmativo, ¿el espacio de la sanidad alta se separa bien del otro espacio por una pared, cortina plástica, etc.? ¿Se tapan los intersticios para prevenir la entrada de los insectos y ratones al taller? ¿La materia prima es suficientemente fresca? ¿La empresa revisa la calidad de la materia prima, cuando la recibe? ¿La materia prima no se guarda en el suelo? Todas las cosas necesarias en el taller y el almacén se deben guardar con la distancia de 15 centímetros desde el suelo para mantener la sanidad. ¿Tiene el aire acondicionado en el taller para que la temperatura corporal del cuerpo de los trabajadores no afectan a la materia prima y el producto en proceso, en el caso de la transformación preparativa de la carne? ¿Las materias primas tales como frutas y hortalizas se lavan bien? ¿Se revisa si la materia prima no conlleva las cosas innecesarias tales como insectos y plásticos, cuando se lava? ¿Los procesos productivos se diseñan de manera que se evite gastar mucho tiempo en la temperatura de 10 – 60 grados, que aumenta la bacteria? Por ejemplo, después del proceso del incremento de calor, ¿el producto en proceso inmediatamente se enfría, para prevenir el aumento de la bacteria? ¿El proceso de empaque se realiza en el espacio altamente sanitario? ¿Los obreros usan las máscaras, guantes y uniformes, etc.? ¿El uniforme del trabajo y las ropas personales no se guardan jamás en el mismo espacio del armario? ¿El uniforme no tiene el bolsillo innecesariamente? ¿El uniforme tiene el color blanco? ¿Cada producto tiene la receta bien elaborada? En caso afirmativo, ¿los trabajadores producen en base a la receta? ¿Los trabajadores revisan y cuidan las máquinas y herramientas productivas todos los días? ¿Los obreros no charlan en el taller? ¿Se hacen reuniones periódicamente para discutir el mejoramiento del sitio de trabajo? ¿El objetivo de las actividades de 5S está expuesta en un puesto visible? ¿La empresa otorga a la educación a sus trabajadores en los temas tales como el manejo de la salud, el manejo de la sanidad personal como vestido y el cabello, las reglas del trabajo en el taller, los procesos estandarizados para lavarse la mano, el uso de la maquinaria productiva, etc.? ¿Se usan los productos químicos por el trabajador más capacitado? ¿Los trabajadores informan sus problemas de salud a su jefe? ¿Los trabajadores no llevan las cosas personales en el taller? ¿La empresa cuenta con la política clara sobre la calidad del producto final, la misión social, el objetivo económico y la sanidad y la seguridad laboral para los trabajadores? En caso afirmativo, se explica suficientemente a los trabajadores.

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2-3. 5S para la Empresa de Confección La operación de la empresa de confección se puede caracterizar por (a) la dificultad en equilibrar la capacidad productiva de los distintos procesos productivos, que dependen mucho del labor de la mano de obra y (b) la importancia del mantenimiento de la máquina de coser, que determina la mayoría de la producción. Tomando en cuenta esas características, el enfoque de la aplicación de 5S para este sector puede incluir: (1) Seiri (eliminar) y seiton (ordenar) nos ayudan a optimizar el diseño del taller, facilita la localizacion de materiales y herramientas productivas al inicio de las operaciones y previene el inventario sobrante de productos en proceso. (2) Seisou (limpiar) facilita el mantenimiento de la maquinaria productiva. (3) Al implementar las 3S antes mencionadas nos facilta la visualización de posibles causas que generan el producto defectuoso. En cuanto a los 3 enfoques mencionados arriba, el punto (1) es importante, ya que al eliminar las cosas innecesarias nos facilita no sólo la ordenación sino también la clasificacion de asuntos o actividades prioritarias, lo cual nos ayuda a tener un panorama de la problemática actual de la empresa y las posibles causas que generan la ineficiencia productiva en el taller. Cuando el taller se mantiene suficientemente ordenado y limpio, será más fácil notar el inventario innecesario de productos en proceso, y así, se facilitará tomar las medidas para reducirlo. El punto (2), a pesar que el sector de confeccion centra su actividad en el recurso humano, es deseable que el taller (la fábrica) esté limpio y ordenado para facilitar la prevención de la avería de la maquinaria y aprovechar bien las instalaciones. De igual forma la limpieza de la maquinaria evita la paralización productiva proveniente de la avería de la misma y de esta forma mejorará la productividad. Asimismo, el punto (3) se relaciona también al punto (1 y 2), puesto que el taller altamente limpio puede facilitar la cristalización de los problemas operativos. Los problemas se esconden con frecuencia en el taller desordenado. Así de esta manera las actividades de las 3S y la motivación indispensable del dueño pueden generar una mayor motivación de los empleados no sólo en desarrollar estas actividades antes mencionadas sino que también facilitan la visualización de los problemas operativos e incremento de la productividad.

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(Ejemplo) Lista de chequeo para el seguimiento de 5S En el caso del sector de Confección Eliminar (Seiri)

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Ordenar (Seiton) Limpiar (Seisou)

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Sanidad (Seiketsu)

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Disciplina (Shitsuke)

-

¿Se clasifican los materiales necesarios de los innecesarios y se separan según la necesidad? ¿No se observan muchas basuras como pedazos de la tela y el hilo? ¿Existe el inventario de producto defectuoso que no se ha transformado en producto terminado? ¿Existe el inventario sobrante de productos en proceso? ¿Existe el inventario sobrante de materias primas? ¿Existe la materia prima cuya calidad puede afectar negativamente la producción de ropas y vestidos? ¿Existe el inventario sobrante de productos finales? ¿Existe el patrón de papel que no se ha usado? ¿Hay herramientas e instrumentos que no se han utilizado en estos últimos años en el taller? ¿Se encuentran las cosas innecesarias en el pasillo del taller? ¿Las materias primas y las herramientas se colocan adecuadamente en los puestos fijos? ¿Todos los trabajadores pueden saber dónde se guardan las materias primas y las herramientas principales? ¿Las materias primas y las herramientas, que se usan con frecuencia, se colocan más cerca del sitio de transformación que aquellas que se utilizan con menos frecuencia? ¿Existen señales en los lugares donde se colocan las materias primas y los productos en el almacén? ¿El documento del estándar de los trabajos relacionados a los procesos productivos importantes se coloca en el taller de manera ordenada? ¿Se registran los productos terminados y las materias primas? ¿Los productos finales o terminados se separan de las materias primas? ¿Los productos finales se separan de manera adecuada de los productos defectuosos? ¿Existe una adecuada separación entre máquinas? ¿Se limpia la maquinaria al iniciar operaciones? ¿Con qué frecuencia se le brinda mantenimiento a las máquinas más delicadas? ¿Las tijeras y nabajas se mantienen limpias para no afectar la operación? ¿Las planchas se mantienen limpias para no afectar los productos? ¿El almacén mantiene la limpieza para no afectar la materia prima y el producto final? ¿Es visible el manejo operativo y productivo en el taller? ¿Los obreros usan las uniformes y los otros para mantener la sanidad? ¿Existe buena ventilación de aire fresco en el taller? ¿Los trabajadores revisan y cuidan las máquinas y herramientas productivas todos los días? ¿Se otorgan las oportunidades de capacitación a los obreros, sobre todo, en el tema de procesos productivos y en el tema de mantenimiento de la maquinaria? ¿Los obreros no charlan en el taller? ¿Se hacen reuniones periódicamente para discutir el mejoramiento del sitio de trabajo? ¿El objetivo de las actividades de 5S está expuesta en un puesto visible?

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Capítulo 3: Aplicación de 5S en el Comercio y el Servicio 3-1. 5S para la Tienda Comercial Las actividades de 5S se pueden realizar no sólo por la empresa industrial sino también por la tienda. Los posibles objetivos de 5S para la tienda pueden incluir: (1) Optimizar el nivel de inventario, a través de la eliminación de artículos innecesarios y la cristalización del problema del inventario. (2) Atraer al cliente, a través de la mejora de la limpieza de la tienda y de la atención al cliente. En cuanto al punto (1) mencionado arriba, el inventario de los artículos se debe manejar adecuadamente tanto para prevenir la falta del capital de trabajo debido al inventario sobrante como para no perder la oportunidad de la venta debido a la falta del inventario. En este sentido, el primer paso de las actividades de 5S puede ser la eliminación (Seiri) de las cosas innecesarias, sobre todo, el inventario muerto de los artículos. La eliminación puede tener los siguientes procesos. (a) Pegar la tarjeta del color rojo a las cosas innecesarias en la tienda, sobre todo, los artículos que no se han vendido bien. (b) Estudiar la posibilidad de vender esos artículos a través de la venta conjunta con los otros artículos, la rebaja del precio, etc. (c) Clasificar los artículos que son imposibles vender como el inventario muerto y desecharlos. (d) Analizar por qué la tienda ha comprado el artículo innecesario clasificado como el inventario muerto, para obtener una lección aprendida. Con frecuencia, el inventario muerto del artículo es causado por (i) la dificultad del pronóstico de la demanda, (ii) la colocación inadecuada de las órdenes de compra, (iii) la compra por lote, etc. La tienda no sabe cuánto tiene cada artículo, con frecuencia, debido a la falta de la ordenación. La tienda (o el almacén) algunas veces está saturada por el inventario. En este caso, hay posibilidad que la tienda en sí no sepa el nivel del inventario que tiene y coloque la orden de compra innecesariamente sin darse cuenta que la tienda aún tiene el inventario. Por ende, Seiton (Ordenar) es importante para prevenir esa situación y acostumbrarse de no tener el inventario sobrante. En otras palabras, el artículo se debe colocar de manera ordenada en el puesto fijo por el volumen fijo. Así, visiblemente

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se puede prevenir el inventario sobrante. Por otra parte, las actividades de 5S pueden mejorar la limpieza de la tienda y la atención al cliente. Se presenta abajo un ejemplo de la lista de chequeo para el seguimiento de 5S en el caso de la tienda comercial. (Ejemplo) Lista de chequeo para el seguimiento de 5S en el caso de la Tienda Eliminar (Seiri)

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Ordenar (Seiton)

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Limpiar (Seisou)

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Sanidad (Seiketsu)

Disciplina (Shitsuke)

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¿No hay el inventario sobrante de los artículos? En caso afirmativo, ¿dicho inventario es el inventario muerto? ¿No se guardan las cosas innecesariamente en la tienda? (ej. Escoba puesta innecesariamente en la tienda. Debe guardarla en el otro espacio para aprovechar bien el espacio de la tienda.) ¿No hay documentos que no se han usado en estos últimos años? ¿Los artículos se colocan adecuadamente en los puestos fijos de manera que sea visible el nivel de inventario de cada artículo? ¿Los pasillos en la tienda tienen por lo menos 90 cm de ancho? ¿La tienda vende el artículo en orden de la fecha de compra? ¿Todos los trabajadores pueden saber dónde se guardan los artículos principales? ¿Los artículos que se compran con frecuencia por los clientes, se colocan adecuadamente de manera que los clientes pueden ver con mayor facilidad? ¿Los artículos principales y sus relacionados son colocados cerca uno del otro? ¿Coloca los artículos más caros al fondo de la tienda, en caso de la venta de artesanía y joyas? O, ¿en caso de la venta de alimentos, colocará los alimentos básicos tales como papas, cebollas, harina de trigos al fondo de la tienda? ¿Existen señales en los lugares donde se colocan los artículos y las cosas en la tienda y el almacén? ¿Se aprovecha bien la pared? ¿La compra de los artículos se registra? ¿Los artículos que se venden con frecuencia se separan de los otros? ¿Se ordenan los artículos todas las noches, antes de cerrar la tienda? ¿Se han ordenado los datos del cliente? ¿El método de la limpieza en la tienda se ha estandarizado? ¿Se limpia la tienda todas las mañanas antes de abrir la tienda? ¿El polvo no se pega al artículo? ¿La mesa y el estante para la exposición de los artículos se mantienen limpios? ¿Los empleados (o el dueño) mantienen la sanidad por ellos mismos para no ensuciar el artículo? ¿Existe buena ventilación de aire fresco en la tienda? ¿La iluminación en la tienda es adecuada? (La entrada a la tienda debe tener una iluminación de 1,5 veces más luminosa que el promedio de la claridad de la tienda. Los artículos o el fondo de la tienda también deben ser iluminados de manera llamativa.) ¿Los empleados (o el dueño) saludan y atienden bien a los clientes? ¿La tienda cuenta con el manual para la atención al cliente? ¿Los empleados no charlan en la tienda?

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3-2. 5S para el Hotel En el término general, las actividades de 5S suelen tener los dos objetivos principales: (i) mejorar la productividad y (ii) mejorar la calidad. En caso del hotel, las actividades de 5S pueden mejorar la eficiencia laboral, por ejemplo, minimizar el tiempo necesario para arreglar la cama, sin embargo, eso no aumentará drásticamente la ganancia. En este sentido, es recomendable que las actividades de 5S para el hotel se enfoque en la mejora de la calidad del servicio y la atención al cliente, que causará la satisfacción del cliente y la venta más estable en el futuro. La mejora de la hospitalidad, a través de 5S, puede incluir las siguientes áreas. (1) Atractiva apariencia del hotel para atraer a los clientes (2) Ordenación de las cosas en la habitación (3) Limpieza y sanidad para tranquilizar al cliente (4) Atención al cliente, sobre todo, en el mostrador de la entrada Por lo que se refiere al punto (2) mencionado arriba, algunos hoteles tienen las habitaciones pequeñas para tener más número de habitaciones. En este caso, tiene que instalarse las cosas como los muebles en la habitación, de manera que el huésped no crea que la habitación es muy pequeña y se sienta confortable. Una de maneras de la disposición para esto es instalar la cama de manera pegada a la pared cerca de la entrada para generar el espacio libre cerca de la ventana como se dibuja abajo.

Cama

Baño

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En cuanto al punto (4), para mejorar la atención al cliente, es importante la educación a los trabajadores (Shitsuke). Además, la visualización es también importante. Por ejemplo, se puede colocar el espejo en el mostrador y/o el escritorio del trabajo para que el empleado vea su cara cuando habla por el teléfono con el cliente. Así, el empleado podrá saber si él (o ella) es cortes con el cliente durante la conversación por teléfono, ya que hablar con una cara amable suele conllevar a un mejor tono de voz, una mejor explicación, etc. Se presenta abajo un ejemplo de la lista de chequeo para el seguimiento de 5S en el caso del hotel. (Ejemplo) Lista de chequeo para el seguimiento de 5S en el caso del hotel Eliminar (Seiri)

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Ordenar (Seiton)

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Limpiar (Seisou)

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Sanidad (Seiketsu)

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Disciplina (Shitsuke) -

¿No hay las cosas innecesarias en las habitaciones, los pasillos, etc.? En caso que el hotel cuente con el restaurante, ¿el restaurante tiene el inventario sobrante de las cosas tales como las comidas, salsas, aceites, etc.? ¿Existen documentos que no se han usado en estos últimos años? ¿Las cosas y los muebles se colocan adecuadamente en los puestos fijos de manera que el espacio sea aprovechado suficientemente? ¿Se ha ordenado la base de datos de los clientes? ¿Se han analizado los reclamos de parte de los clientes? En caso afirmativo, ¿se han tomado las medidas para prevenirlos en el futuro? ¿El hotel tiene el sistema de recopilar las opiniones de los clientes? ¿Todos los trabajadores pueden saber dónde se guardan los documentos y las cosas principales? ¿Las llaves de las habitaciones se guardan de manera no visible para la seguridad de los huéspedes? ¿Los procesos de la limpieza en el hotel, sobre todo, la limpieza de la habitación y el restaurante, se han estandarizado? ¿Se limpie la entrada y el mostrador todas las mañanas? ¿La apariencia del hotel es limpia a primera vista? ¿El mostrador está totalmente limpio y adecuadamente decorado? ¿Los empleados (o el dueño) mantienen la sanidad por ellos mismos para no ensuciar el hotel? ¿El hotel ofrece a sus empleados el uniforme para que el hotel sea higiénico? Aún en caso negativo, ¿las ropas vestidas por los empleados son suficientemente limpias? ¿Existe buena ventilación de aire fresco en el hotel? ¿La iluminación del hotel en la entrada es suficiente? ¿El hotel toma las medidas para garantizar la seguridad para los huéspedes y los empleados? ¿Los empleados (o el dueño) saludan y atienden bien a los clientes? ¿El hotel cuenta con el manual para la atención al cliente? ¿El hotel tiene la cultura de la hospitalidad para que el dueño y los empleados intenten satisfacer a los clientes? En otras palabras, ¿el dueño y los empleados se acostumbran a observar la actitud de los clientes y pensar en el deseo de los clientes y hacer el esfuerzo para satisfacer dicho deseo? ¿El hotel aprovecha las opiniones de los clientes para la educación a los empleados? ¿Los empleados no charlan innecesariamente en el hotel?

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