Marco Teórico Reingeniería 2017

 

1. Introducción

A principios de los años 1990, la reingeniería de procesos de negocio

(BPR,

Business

Process

Reengineering)

comenzó

a

difundirse ampliamente entre las organizaciones, como una práctica organizativa

orientada

a

alcanzar

importantes

mejoras

del

rendimiento mediante la transformación radical de los procesos empresariales. En los últimos años, la BPR ha experimentado un nuevo

impulso,

al

ser

el

enfoque

empleado

por

muchas

organizaciones. Tiene como planteamiento fundamental superar los supuestos tradicionales sobre cómo hacer las cosas en las organizaciones, con énfasis en los negocios, para encontrar mejoras espectaculares que les permitan a las empresas desarrollar ventajas competitivas difícilmente superables, o recuperarse ante las crisis económicas por falta de competitividad. La

BPR

busca

rehacer

el

proceso,

no

reorganizarlo.

La

reorganización es otra técnica de la administración tradicional, a través de la simplificación de trabajo. trabajo. La BPR, como una más de las nuevas herramientas de gestión, debe entenderse como una reacción al cambio de las realidades empresariales. Pretende aportar soluciones que permitan combatir: los retos que imponen los clientes, las barreras que supone la competencia y sobre todo los riesgos que implica el cambio profundo y fugaz de la realidad empresarial. Para comprender mejor tanto en teórica como en la práctica, veremos más adelante todos los puntos claves para la reingeniería, desde comprender el término mismos de reingeniería, los tipos de reingeniería, aplicación aplicación práctica para cad cada a una, entre caracter características, ísticas, ventajas, desventajas y resultados de una reingeniería. 1

 

2. Reingeniería de procesos de negocios o BPR

La reingeniería de procesos de negocios (BPR, por sus siglas en inglés), se basa en una mejora de raíz que se enfoca en los procesos que son claves para la organización o empresa, teniendo como apoyo las técnicas básicas del justo a tiempo (JIT, por sus siglas en inglés) y la administración de la calidad total (TQM, por sus siglas en inglés), con estas técnicas se obtienen mejoras en el corto y mediano plazo observando algunos resultados, las empresas que solo manejan el JIT Y TQM tienden a estancarse debido al poco crecimiento; adicionando el BPR a las técnicas anteriores se potencializan los procesos y se convierten en el centro de operaciones del negocio de esta forma, además de incrementar la efectividad interna, las empresas logran un mayor impacto en el mercado. El BPR (Business Process Reengineering) se ha difundido recientemente entre las organizaciones para la implantación de los sistemas ERP (Enterprise

Resource

Planning).

Este

trabajo

emplea

el

nuevo

institucionalismo sociológico y la teoría de la estructuración como enfoques teóricos complementarios para conocer mejor cómo pueden influir los entornos social y organizativo sobre la adopción del BPR para la implantación de un sistema ERP, así como las repercusiones que este cambio puede tener sobre las estructuras sociales a nivel de organización, prestando especial atención al papel desarrollado por los emprendedores institucionales. La BPR no es la única herramienta de g gestión estión que goza de iimportancia mportancia y aplicación práctica, sino que existen otras de cierta relevancia de entre las que destaca TQM (Total Quality Management), o lo que es lo mismo, Gestión de la Calidad Total.

2

 

2.1. Definición de Reingeniería Para poder llegar a una definición válida de Reingeniería de Procesos debemos partir de una situación previa en la cual nos hacemos una pregunta: “Si tuviéramos que volver a crear la empresa desde cero, teniendo en cuenta lo que ya sé y la tecnología disponible, ¿cómo sería mi nueva empresa?”. A pesar de que existe un consenso generalizado acerca de que la BPR pasa necesariamente por un rediseño radical de los procesos de la empresa para alcanzar mejoras drásticas en la gestión, existen muy diversas definiciones de entre las cuales destacamos: “Análisis y diseño de los flujos de trabajo y procesos dentro y entre organizaciones” (T. H. Davenport) Davenport)

“Reconsideración,

reestructuración

y

racionalización

de

las

estructuras de negocio, procesos, métodos de trabajo, gestión de sistemas y relaciones externas, a través de los cuales creamos y distribuimos valor…” (R. Talwar)  Talwar) 

De todas estas nos quedaremos para analizar con profundidad cada uno de sus términos con la definición de los padres del concepto de Reingeniería de Procesos, Hammer y Champy:

“Reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez”.   rapidez”.

3

 

Profundizando en esta definición observamos que contiene cuatro conceptos: 1. Fundamental:  Fundamental:  Una vez se ha decidido proceder con la Reingeniería en un negocio, el individuo debe hacerse las preguntas más básicas sobre su empresa y su funcionamiento. ¿Por qué hacemos las cosas de esta manera?, ¿No hay una forma mejor de hacerlas?. Estas preguntas obligan al empresario a cuestionar los supuestos más básicos sobre los que se asienta su negocio. Se lleva a cabo una revisión de todas las normas preestablecidas, que hasta el momento eran incuestionables. La Reingeniería inicialmente determina qué es lo que debe hacer la empresa y, posteriormente, cómo debe hacerlo. Un error muy frecuente se da cuando los responsables de implantar la BPR se centran exclusivamente en el cómo hacer las cosas, sin considerar en ningún momento la posibilidad de dejar lo que se está haciendo y empezar a realizar actividades completamente nuevas. La BPR se concentra en lo que una empresa “debe ser” y no en lo que “es”.  “es”.   2. Radical: El Radical: El rediseño planteado debe ser radical en el más literal sentido de la palabra, puesto que debe llegar a la raíz de las cosas. No se trata de hacer cambios superficiales o tratar de arreglar lo que ya está instalado, sino que se debe abandonar lo viejo. La BPR implica el descarte de todas las estructuras y procedimientos existentes para llegar a maneras absolutamente distintas de realizar el trabajo. Estamos ante un proceso de reinvención completa del negocio y no ante un intento de mejorarlo o modificarlo ligeramente. 3. Espectacular: Como Espectacular: Como tercer concepto clave de la definición, las mejoras

que

implica

la

Reingeniería

de

Procesos

deben

ser

espectaculares y no marginales o incrementales (propias de procesos de mejora o modificación leve). Debemos asociar el concepto de BPR a saltos gigantescos en el rendimiento. Una compañía analizando sus resultados habituales puede llegar a intuir, al menos, si necesita o no emprender la Reingeniería de Procesos. Por ejemplo, si una empresa 4

 

necesita alcanzar incrementos en la calidad del 10%, reducción de los costes del 15%, aumentos de la cuota de mercado del 5%, etc. no tiene sentido que se decida introducir la BPR en la compañía. En este tipo de situaciones bastaría con aplicar otras medidas como: programas de incentivos para los empleados, sistemas de incrementos de mejora de la calidad. 4. Procesos:  Procesos:  El último de los conceptos clave de la definición de Hammer y Champy es “procesos”. Sin duda alguna, esta es la palabra más importante de la definición y, por lo tanto, la que más reflexión merece por parte de los encargados de sacar adelante la BPR en la empresa. Hasta la aparición del concepto de Reingeniería de Procesos, la cultura y los modos de la mayor parte de las empresas, especialmente a medida que el tamaño de la compañía aumentaba, estaba centrada en tareas, oficios, cargos, responsables, estructuras organizativas, pero nunca en los procesos. Denominamos proceso al conjunto de actividades que recibe uno o más insumos y crea un producto de valor para el cliente. Este concepto implica que dentro de cada proceso confluyen una o varias tareas. Dichas tareas individuales dentro de cada proceso son importantes, pero ninguna de ellas tiene importancia para el cliente si el proceso global no funciona. Por tanto las compañías deben mentalizarse de que la importancia de las tareas, objeto de estudio en la mayor parte part e de las empresas, se encuentra condicionada por la visión de conjunto que implica el proceso.

Otra definición equivalente de proceso de negocio es la del profesor Michael Kutschker, Kutschker, “una ordenación específica de actividades, a lo largo del tiempo y el espacio, con un principio y un fin y con unas entradas y salidas”.  salidas”. 

5

 

2.2. Tres tipos de compañías que inician Reingeniería Según Hammer y Champy, existen tres tipos de compañía que emprenden la BPR. En primer lugar , se encuentran las empresas con graves problemas de subsistencia, aquellas en situaciones desesperadas donde peligra la continuidad de la actividad económica. Estas compañías recurren a la Reingeniería porque no tienen más remedio que hacerlo. Debido a que se necesitan mejoras inmensas para seguir en el mercado y no ser eliminado por la competencia, se opta por emprender la BPR asumiendo que, si esta no resulta, es posible que el negocio conozca su fin en breve. Dentro del primer grupo de la clasificación de Hammer y Champy de las empresas que se disponen a iniciar la BPR encontramos el caso de Ford, que hace veinte años atravesó una crisis brutal que estuvo a punto de acabar con su actividad. Este caso práctico nos sirve para ilustrar cómo la Reingeniería se aplicó en dicha empresa, analizando uno de los ámbitos sobre la que esta actuó.  A comienzos de la década de los ochenta, Ford se encontraba en una situación en la cual veía como se desbordaban sus gastos administrativos y de gestión interna de la compañía. Para intentar reducir dichos costes, se estudió el departamento de cuentas por pagar, que en aquel momento estaba formado por más de 500 personas. Los ejecutivos pensaron que usando ordenadores lograrían reducir el personal en al menos un 20%, según sus previsiones iniciales. Como hemos señalado, está reducción de los costes no puede considerarse

Reingeniería,

ya

que

no

se

alcanzan

resultados

espectaculares. No obstante los directivos de Ford pensaron que un 20% era más que suficiente hasta que visitaron a Mazda, compañía japonesa cuyo 25% había sido adquirido recientemente por Ford.

6

 

Los directivos de Ford observaron estupefactos como Mazda atendía sus cuentas por pagar a través de sólo cinco empleados. Evidentemente estos directivos habían tenido en cuenta el hecho de que Mazda era mucho más pequeña que Ford. Sin embargo, la diferencia de cinco a quinientos debía residir en algún otro factor aparte del tamaño. Una vez acometida la reingeniería Ford redefinió el proceso “cuentas por pagar”, que pasó a ser “abastecimiento”. Ese proceso tomaba una orden de compra de una planta y le proporcionaba a esa planta bienes comprados y pagados. Por tanto, abastecimiento incluye la función de cuentas por pagar pero también comprende compras y recibos. El nuevo proceso redujo considerablemente la cantidad de documentación generada en cada pedido, recondujo los esfuerzos hacia los pasos necesarios en cada orden de compra, eliminando algunos trámites inútiles. Este proceso de Reingeniería acabó con reglas muy rígidas que se habían observado siempre.  A veces cambios de una sola palabra palabra pueden cambiar radicalmente radicalmente los procesos. Este es el caso de Ford, que, por ejemplo, pasó de “pagar al recibir la factura” a “pagar cuando se reciba la mercancía”. Para llevar a cabo todo este proceso Ford tuvo que desplegar un potente plan de reconversión e introducción de equipos informáticos. En segundo lugar , aparecen las empresas que todavía no están dificultades pero cuyos sistemas administrativos permiten anticiparse a posibles crisis, de forma que se detectan con anticipación la aparición de problemas.   A pesar de que por el momento los resultados puedan parecer satisfactorios, el escenario en que se desenvuelve la actividad de la compañía es incierto y en todo momento está presente la posible aparición de nuevas amenazas bien en forma de competidores, de cambios

en

las

preferencias

de

los

clientes,

cambios

reglamentación, etc. La misión de estas compañías es ejercer una 7

en

la

 

Reingeniería de carácter preventivo, antes de que las cosas empiecen a ponerse mal. Nos serviremos de este segundo caso práctico para observar un ejemplo del segundo tipo de empresas susceptibles de aplicar la BPR. Por otra parte, este caso nos demuestra que el ámbito de aplicación de la Reingeniería de Procesos no muere en el empresa privada, sino que es aplicable a casi cualquier tipo de institución, como en este caso un representante de la Administración Pública: el Ayuntamiento de Gijón. Dicho organismo, mediante el desarrollo de lo que se denominó Plan de Sistemas de Información, persiguió la consecución de una mejora en la eficacia de la gestión y en la prestación de servicios, utilizando como instrumento del cambio las tecnologías de la información. Mediante la implantación de la Reingeniería, este ayuntamiento asturiano pretendió, entre otros objetivos: • Aumentar la eficacia y la calidad del servicio servicio en el funcionamiento de la Administración Pública. • Permitir el seguimiento exhaustivo de los expedientes a través de las distintas etapas de tramitación. • Garantizar niveles óptimos de integridad de la información. información.   • Facilitar el conocimiento de la documentación administrativa. administrativa.   • Simplificar los cauces para la l a transmisión de documentos. documentos.   • Permitir un análisis anál isis de las cargas de trabajo. • Reducir costes operativos y riesgos riesgo s de manipulación de documentos mediante el tratamiento informático de la operación. La creación de una base de datos que recoja todas las informaciones relevantes respecto a los procedimientos del Ayuntamiento de Gijón va a posibilitar la consulta de dichas informaciones tanto al 8

 

propio personal del organismo como a los propios ciudadanos, que podrán obtener esta información a través de Internet, e incluso instancias o formularios necesarios para iniciar un procedimiento. Por su parte, la normalización de documentos, que permite la implantación de este proyecto, tendrá una doble consecue consecuencia: ncia: los funcionarios podrán ejecutar más rápidamente su trabajo, mientras que, frente a terceros, la imagen corporativa de la entidad se ve reforzada r eforzada y unificada. Por último, el tercer t ercer tipo de empresas que deciden sumergirse en la BPR lo constituyen aquellas que se encuentran en óptimas condiciones. No presentan dificultades visibles ni ahora ni en el horizonte, lo cual no es contradictorio con el hecho de que su administración tenga aspiraciones y capacidad para llegar todavía más alto. Como resumen de esta clasificación de las empresas Hammer y Champy resaltan que una buena forma de distinguir los principales rasgos de cada uno de los tres tipos de compañías, en función de cómo afrontan la Reingeniería de Procesos es la siguiente: las de la primera categoría son aquellas que se encuentran en situación desesperada, han chocado con una muralla y están heridas en el suelo. Las de la segunda categoría siguen corriendo a alta velocidad pero la luz de sus faros les permite ver un obstáculo que se les viene encima de manera inminente. Aún están a tiempo de distinguir qué tipo de obstáculo se interpone en su camino y así tratar de esquivarlo a tiempo. Por último las compañías de la tercera categoría salieron a pasear una tarde clara y despejada, sin ningún obstáculo a la vista y decidieron que hacía un día perfecto para levantar una muralla que impidiera el paso a los demás que intentasen seguir sus pasos.

9

 

2.3. Características de la reingeniería  A partir de los requisitos que todo proceso de Reingeniería debe reunir para alcanzar reducciones de costes, mejoras de la calidad y del servicio al cliente, podemos determinar unas características comunes en dichos procesos: 1. Unificación de tareas: Se da pie a la unificación de varias tareas en un equipo y como consecuencia se logra una reducción de plazos, al eliminarse supervisiones, a la vez que se mejora la calidad, al evitarse errores. El enfoque hacia los procesos característico de la BPR implica, como ya hemos visto anteriormente, una pérdida de entidad de las tareas. Los procesos ganan peso específico en detrimento de las tareas individuales. 2. Participación de los trabajadores en la toma de decisiones: Son decisiones:  Son los propios trabajadores los que toman las decisiones y asumen las responsabilidades relacionadas con su trabajo. Esto, en cierta medida contribuye a que cada empleado se convierta a su vez en su propio jefe. Para que esto se pueda llevar a cabo son necesarios el esfuerzo, el apoyo, la disciplina, la confianza, la flexibilidad y la capacidad de adaptación. Los beneficios derivados son la reducción de los plazos y de los

costes,

al

comprimirse

las

estructuras

tanto

vertical

como

horizontalmente. 3. Cambio del orden secuencial por el natural en los l os procesos: Con procesos: Con el protagonismo que adquiere el concepto de proceso en toda compañía, una vez introducida la BPR, las cosas se van a empezar a realizar en el orden en que se beneficie a los procesos, olvidándonos del orden seguido tradicionalmente. La finalidad perseguida por esta nueva forma de trabajar es la de ahorrar tiempo y lograr la mayor reducción posible en los plazos.

10

 

4. Realización de diferentes versiones de un mismo producto: Con ello se pretende dar fin a la estandarización y conseguir una mayor adaptación de dicho producto a las necesidades y gustos del cliente. Esta idea concuerda plenamente con uno de los principios de la BPR, según The Boston Consulting Group: el de ofrecer un producto de valor real para el cliente.  Actualmente, los gustos, las necesidades y las características de los clientes son muy diversos, especialmente cuando la oferta va dirigida a un mercado global en el que las diferencias culturales son factores esenciales que se deben tener en cuenta. La personalización del producto, a través del lanzamiento al mercado de varias versiones del mismo, contribuye a diferenciarse de los competidores y, por supuesto, a cubrir más satisfactoriamente las necesidades de los consumidores a los que va destinada cada una de las versiones de dicho di cho producto. 5. Reducción de las comprobaciones y controles:  controles:   Se trata de establecer un plan de evaluación y control que contemple solamente los controles que tienen sentido económico. Actuando de esta manera se agiliza y flexibiliza la estructura organizativa. 6. Papel protagonista del responsable del proceso:  proceso:   En su figura recae la función de ejercer como único punto de contacto, lo cual permite un trato más eficiente. 7. Operaciones híbridas:  híbridas:  Las operaciones en todo proceso de Reingeniería de Procesos gozan de una naturaleza dual. Se pueden considerar centralizadas y descentralizadas simultáneamente ya que se pretende disfrutar de las ventajas que presenta cada una de las dos opciones. Las distintas unidades pueden trabajar con un elevado grado de autonomía sin perder las ventajas que aporta la coordinación entre las mismas (economías de escala, por ejemplo).Esto es posible gracias a la infotecnología, uno de los instrumentos habilitadores fundamentales de la BPR como veremos en el siguiente epígrafe.

11

 

2.4. Tipos de reingeniería La reingeniería tiene 3 tipos que pueden ser implementados por las empresas, (Lefcovich, 2010) estos son:

1. Reingeniería de procesos p para ara mejorar costos: costos: Esta  Esta se refiere a cuando la empresa u organización se ve presionada a bajar sus precios de venta por la competencia, entonces es hora no de reducir costos necesariamente sino de dar mayor valor a dichos procesos optimizando el uso de los recursos tanto humanos como monetarios y físicos, de manera que los costos aun siendo los mismos, se auto justifiquen y rindan mejores réditos para la empresa u organización. 2. Reingeniería de pro procesos cesos para lograr ser el mejor de su clase clase::  Esta es la que debería ser aplicada por toda empresa ya que al estar en un mercado tan competitivo como el actual, la necesidad de mejorar constantemente es vital, porque las empresas deben ir evolucionando al ritmo del entorno, y si no lo hacen al no estar preparadas pues otras empresas las devoraran rápidamente y quedarán obsoletas y fuera de competencia. 3. Reingeniería de pr procesos ocesos para rrealizar ealizar un punto d de e innovación radical: Esta reingeniería de procesos deberá ser aplicada por empresas que necesiten estar en la cumbre, como son las que trabajan con tecnología, ya que es estas tas son empre empresas sas que d dependen ependen directa directamente mente de un punto de innovación radical para estar fuertemente posicionadas en los distintos mercados. El mercado de la tecnología es el único que realmente solo se maneja con innovación radical, dicho de otra manera, liderará la empresa u organización que cree ideas totalmente renovadas o nuevas para mantenerse como la mejor.

12

 

2.5. Instrumentos y técnicas de la reingeniería El objetivo fundamental de todo programa de Reingeniería es la mejora radical (se trata de reinventar y no de mejorar parcialmente o reforzar) de los procesos. Sin embargo, hasta el momento no hemos hablado de los instrumentos y técnicas que se emplean para lograr tales objetivos. Diferentes autores proponen diversos instrumentos de entre los cuales vamos a resaltar los siguientes: a) Visualización de procesos:  procesos:  Herramienta defendida por Barret que considera que la clave del éxito se encuentra en el desarrollo de una correcta visión del proceso. Se trata de realizar un diseño concienzudo de todos y cada uno de los componentes del proceso objetivo. Se prevén las tareas elementales de cada proceso, los costes que este engendra, así como los plazos de cada fase. b) Investigación  Investigación  operativa: La investigación operativa (IO) es una metodología que proporciona las bases empíricas para la toma de decisiones, además de ayudar a mejorar la entrega de servicios. Usada con éxito en distintas disciplinas sociales, fue en 1974, gracias al apoyo de la Agencia para el Desarrollo Internacional de los Estados Unidos (USAID), cuando se iniciaron los programas de IO en los países en vías de desarrollo. La IO utiliza técnicas sistemáticas de investigación en cinco pasos básicos: identificación del problema, selección de la estrategia de solución, prueba de la estrategia y evaluación, difusión de los resultados y, finalmente, la utilización de los resultados. c) Gestión del cambio:  cambio:  Para llevar a cabo un programa de Reingeniería de Procesos, es muy importante tener en cuenta el factor humano, y por tanto la gestión del cambio organizativo. Un cambio tan drástico como el que propone la Reingeniería puede provocar ansiedad y resultar traumático para los empleados de la compañía, ya que, de repente, van a escuchar cómo los directivos les dicen que el modo en el que hacían las cosas hasta el momento ya no sirve y hay que aprender

13

 

mecanismos completamente nuevos. Debido a que, como ya sabemos, la BPR es un proceso que compete a todos los empleados de la compañía en la mayor parte de las ocasiones, la gestión del cambio mediante grupos piloto, sistemas de adaptación, etc. se convierte en una herramienta casi imprescindible para evitar que la BPR fracase por la resistencia que el factor humano presenta. d) Benchmarking: esta Benchmarking: esta técnica consiste en el intento de superar a los competidores tomando como referencia a los líderes del sector. Se trata de analizar los puntos fuertes y débiles de los productos líderes en el mercado, con el fin de obtener la mayor información posible de los procesos operativos en las organizaciones responsables de dichos productos. Esta técnica se emplea habitualmente para encontrar nichos de mercado en los que aún tengan sitio nuestros productos. No obstante, también se puede aplicar a la BPR a la hora de estudiar las soluciones adoptadas por la competencia. e) Infotecnología: Según Infotecnología: Según Hammer, esta es la herramienta básica de la Reingeniería de Procesos. En el siguiente capítulo analizaremos con mayor profundidad el papel relevante de la infotecnología en la BPR. La BPR en Dell Probablemente, el ejemplo de esta compañía fabricante de ordenadores sea uno de los más estudiados y empleados en las principales escuelas de Marketing, en lo que a aplicación del cambio y de la Reingeniería de Procesos se refiere. Veamos las razones. En su momento, esta compañía tuvo que plantearse si lo que estaba haciendo era realmente lo que debía hacer. Un análisis de los competidores (IBM, Toshiba, HP) delataba que la cuota de mercado de estos crecía en detrimento de la de Dell a finales de los años ochenta. La solución pasaba por emprender la BPR.

14

 

Dell orientó todos sus esfuerzos de Reingeniería hacia una de las claves principales de la misma: la aportación de servicio y productos de mayor calidad a sus clientes. En la relación directa con sus consumidores, Dell logró desarrollar una estrategia enfocada a dar a cada cliente una respuesta personalizada a sus necesidades. Esta estrategia de venta directa se redefine cada día, por países, por segmentos de mercado, por tipo de producto…Los clientes pueden conseguir exactamente lo que quieren, definir las características de sus ordenadores y servidores, pagando solamente por lo que necesitan. Empleando la infotecnología, Dell ha hecho de Internet un punto de venta básico en su nuevo sistema de negocio. La BPR dio como resultado la redirección de los productos destinados tradicionalmente a otros canales de distribución hacia el comercio electrónico. Para ello se cuida con mucho detalle la presentación, la navegación y la estructura de su Web, de forma que Internet se ha convertido en el sistema por excelencia de venta de Dell, a la vez que constituye el mecanismo principal de soporte al cliente para resolver sus problemas. Desde su sitio Web, el cliente puede encontrar lo que quiere rápidamente.  Al disponer de una navegación fácil y simple, puede analizar vía Internet las configuraciones de los equipos, resolver on line la mayor p parte arte de los problemas que le puedan surgir, interactuar con técnicos de Dell, o con otros clientes, bajar archivos y actualizar el software, consultar artículos u otros documentos, etc. Dentro de la política de BPR de Dell, y recordando que en Reingeniería de Procesos el cambio debe ser continuo, en el año 1996 se decidió preguntar directamente a los consumidores qué era lo que más necesitaban. A esta pregunta, la respuesta fue: “apoyo técnico, simple y rápido”. Dell se puso manos a la obra, construyó este servicio de apoyo a través de Internet, y hoy en día constituye una de las claves de su rápido crecimiento. La innovación a través de Internet, fue por tanto la principal herramienta tecnológica empleada para llevar a cabo la BPR. Se 15

 

experimenta con nuevas formas de llegar al cliente para darle lo que exactamente

quiere,

aportando

rapidez,

oferta

personalizada

y

comodidad. El servicio no acaba una vez vendido el producto. El soporte de las relaciones de Dell con el cliente es lo primero, de allí la importancia que brinda en cada momento un sistema de contacto permanente con el consumidor como es el de la Web W eb corporativa. En lo que respecta a otros objetivos de la Reingeniería de Procesos, como puede ser la reducción de costes, Dell ha eliminado intermediarios y revendedores de sus productos, lo que permite reducir agresivamente los costes, generar unos márgenes más atractivos y, por tanto, ofrecer unos precios más seductores que los de la competencia. Otro de los resultados de la aplicación de la BPR fue la integración en su propia empresa de los clientes y los proveedores, lo que permite una gestión ágil y flexible de sus cadenas de suministros, con lo que logra entregar sus productos “a medida”, de forma fiable y en muy poco tiempo. tiempo.    A través de una integración total de los sistemas informáticos conecta las necesidades de los clientes con los proveedores de los componentes, el ensamblado del producto, los mecanismos de entrega rápida, el seguimiento de su pedido y los servicios de apoyo. Todo ello, entrelazado para alcanzar los niveles más altos de rentabilidad y satisfacción al cliente. También es destacable la eliminación de stocks, como consecuencia de la BPR. Al haber integrado sus sistemas con los de los proveedores, el cliente está haciendo directamente los pedidos de sus componentes a los proveedores, con lo que se elimina el coste económico de disponer de importantes stocks, así como el riesgo de obsolescencia en un sector tan dinámico como el de la venta de material informático. Esto permite a Dell modificar su inventario cada diez días de media. De esta forma, cuando Intel saca un nuevo procesador Pentium, Dell no necesita eliminar modelos antiguos.

16

 

2.6. Resultado de una reingeniería Se espera que con la reingeniería de procesos podamos tener cambios importantes como pasar de:

Una organización de funciones a procesos Lo que antes se tenía una perspectiva de una organización que estaba dividida en tareas, trabajos, productos o servicios, hoy no existe más esa visión, ahora con la reingeniería nos

enfocamos en llos os p procesos rocesos

responsables de todo el trabajo para obtener el producto o servicio final y en la forma en que sus participantes deben automatizar sus labores para que correspondan a las necesidades q que ue los clientes potenciale potenciales s puedan tener, de esta manera se logrará que una empresa cuente con equipos de trabajo consolidados y enfocados hacia una misma meta. Procedimientos complejos a sencillos Los procesos que sugiera una reingeniería deberán ser facilitadores de trabajo más no crear cuellos de botella que impiden convertir los procedimientos de complejos a sencillos. Aumento de trabajo a aumento de productividad  Al existir un grupo de personas realizando o compartiendo todo todo el proceso ya sea de un servicio o producto; cada una de ellos puede puede realizar o estar a cargo de todo el pro proceso ceso de princ principio ipio a fin; lo que antes se creaba especialistas solo de ciertas tareas pues ahora con la reingeniería de procesos se convierten en verdaderos especialistas pero de todo el proceso. Con esta aplicación las barreras que existían dentro de la organización como retrasos y trabajos tr abajos sin importancia real son derribadas, haciendo que el trabajo inútil se transforme en procesos productivos que se vean reflejados en el servicio final.

17

 

Renovar la capacidad de competitividad no es cuestión de hacer que la gente trabaje más duro, sin sino o

de aprender a trabajar d de e otra manera.

(Hammer, 1994) Sistema de jerarquías a organización plana  Al ser parte de todo un proceso los trabajadores obtienen mayor satisfacción ya que la reingeniería de procesos, les ofrece expandirse de forma horizontal y no vertical; es decir, ya no hay esa competitividad por escalar en una jerarquización. Antes la división de los niveles dentro de la empresa,

creaba

desacuerdos, envidia e individualismo ya que cada

trabajador, se esforzaba por alcanzar un ascenso mas no se enfocaba en realizar la tarea encomendada, al tener varias personas fijadas hacia el puesto que quieren estar, no permitía que se concentren en el trabajo para el que fueron contratados rea realmente. lmente. Además la jerarq jerarquización uización tiene desventajas como como evitar el compañerismo, no permite que todos tenga tengan n la misma importancia, crea rivalidades y crea confusión de hacia dónde quieren o deben llegar para que la organización compense su trabajo. Gerente supervisor a gerente facilitador, capacitador El trabajo se facilita, cuando los gerentes se convierten en entrenadores o facilitadores que enseñen como desarrollar habilidades que los ayudarán a auto dirigirse, siendo capaces de desarrollar tareas dentro de los procesos que agreguen valor. El gerente se transforma en un entrenador que da las pautas de cómo se debe o puede actuar, tal cual un entrenador a su equipo de fútbol, el mismo que no les dice con cuánto deben ganar sino cómo pueden pueden llegar a esa victoria; sin embarg embargo o cuando empiez empieza a el  juego cada jugador aunque con un conocimiento previo implantado por su entrenador, a la hora de actuar se impone gran parte su intuición para la toma de decisiones.

18

 

Trabajo individual a trabajo en equipo En

la

reingeniería

se

forman

equipos

de

trabajo

que

realizan

conjuntamente todo un trabajo o proceso, lo que ayuda a que los problemas y sus soluciones sean resueltos de manera conjunta y ya no aislada

como

antes

se

lo

hacían

cuando

el

trabajo

era

departamentalizado. Los equipos de trabajo pueden ser permanentes o temporales mientras dura el trabajo hasta la entrega del servicio o producto al cliente, de esta manera se observa que los objetivos ya no son de una sola persona, lo que causaba distintas direcciones de los objetivos planteados, planteados, sino de un grupo de personas orientadas hacia un mismo punto, lo que crea que se facilite el proceso de entrega de un buen servicio o producto.

Puestos de especialidad a multihabilidad. Con la reingeniería de procesos, el panorama para los trabajadores crece o se expande junto con con la motivación de ya no ser solo una tarea simple simple,, la que deban realizar y tal vez sin valor alguno por sí sola, sino más bien ser capaces de estar a cargo junto con un grupo de trabajo de todo un proceso, que los llevará a la reproducción de un producto o servicio creado para la satisfacción del cliente. Sin duda alguna, este nuevo enfoque hace que los empleados sientan el valor que tiene su trabajo para los clientes, el cual se ve plasmado en la fidelidad de los mismos para con la empresa. Gente controlada a responsable y facultada La reingeniería promueve que para trabajar con un grupo de personas con las características mencionadas, es necesario, proporcionar un ambiente de trabajo idóneo para su labor, en el que se sientan cómodos y se consideren parte fundamental de la empresa. Es así que la reingeniería de procesos, adopta estas normas para obtener mejores resultados.

19

 

 Antes las empresas tomaban a la parte obrera como último puesto de importancia dentro de la misma, las actuales en c cambio, ambio, deben enten entender, der, que gran parte del éxito, empieza dentro de ésta, con el cumplimie cumplimiento nto de satisfacer las necesidades de sus trabajadores; es decir, para llllegar egar a satisfacer las necesidades de los clientes, es primordial involucrarse con la fuerza laboral,

conocer y entender sus carencias, brindarles

oportunidades de crecimiento y además creer en su potencial, conjuntamente con una capacitación continua; dándoles la importancia que ellos requieren para sentirse parte sustancial de la misma, como consecuencia de esto se obtendrán beneficios para la empresa, ya que ellos responderán positivamente hacia los clientes. Personal aprendiz a personal experto

Cuando hablamos de equipos de trabajo deb debemos emos entender tambié también, n, que está implícita una mayor responsabilidad lo que hace deducir que dichos equipos deberán estar conformados por personas capacitadas dispuestas a enfrentar nuevos retos que las hagan crecer; ellos deberán ser autocríticos para superarse a sí mismo. Medición de tareas a medición de resultados  resultados  El cumplimiento de normas y tareas no será suficiente para evaluar la eficiencia de lo ejecutado, más la o optimización ptimización que la reingeniería pide s se e mide en términos de resultados del negocio, incremento de rentabilidad, participación del mercado, ingresos y rendimiento sobre la inversión. inversi ón. Productos perros a productos estrella La reingeniería permite la identificación de los productos de mayor salida, como los denominados productos estrella. Atención en las ventas a atención a las preferencias de clientes. Es de vital importancia saber que la reingeniería trata de implantar en su personal, la frase que dice que quienes realmente pagan el sueldo de los 20

 

trabajadores son los clientes c con on su satis satisfacción facción más no llos os “jefes”; el objetivo de ésta expresión es para que los trabajadores se esfuercen por cumplir con lo que demandan los clientes potenciales creando una fidelidad. Por esta razón se necesita que la empresa que decida realizar una reingeniería reingeniería de procesos, esté disp dispuesta uesta a capacitar y orientar a sus trabajadores mediante charlas de concientización sobre la importancia de complacer o suplir las necesidades y preferencias de los clientes para llegar a su cubrir su satisfacción, la misma que más tarde se verá reflejada en la rentabilidad de la l a empresa. Esperar clientes a buscar clientes y mantenerlos. La reingeniería de procesos toma con gran

importancia a

la

segmentación de mercado, ya que permite conocer hacia donde deben estar dirigidos los esfuerzos de los trabajadores y el nuevo enfoque que deben tener las empresas empresas de hoy que es hacia la satisfacción del c cliente, liente, que se ve manifestado en el “servicio al cliente”, este servicio es otra de las herramientas utilizadas por la reingeniería de procesos, es muy eficaz cuando se trata de relacionarse con los clientes de forma personalizada y directa, utilizada en la forma correcta, hace que los productos o servicios lleguen al cliente en la forma f orma y tiempo deseado.  Algunos resultados obtenidos de ciertos casos presentados por (Klein, 1997) son: Disminución significativa en el índice de rotación de clientes,  Aumento de productividad, productividad, Rediseño de procesos procesos,, a) Eliminación de errores b) cuellos de botella c) Reducción de costos innecesarios

21

 

2.7. Ventajas y desventajas de una reingeniería de procesos: Las ventajas de una reingeniería de procesos son: a) Mentalidad revolucionaria. Induce a pensar en grande en la organización. b) Mejoramiento decisivo. Cambios notables en tiempos cortos para responder a la satisfacción del cliente. c) Estructura de la organización. Enfocarse a las verdaderas necesidades del cliente. d) Renovación de la organización. Aumenta participación en el mercado, rentabilidad y mejor posición frente a la competencia. e) Cultura corporativa. Ayuda a evolucionar la cultura de la organización. f) Rediseño de puestos. Crea empleos más incitantes y satisfactorios. Las desventajas de una reingeniería de procesos son: a) Es aplicable a nivel operativo pero no a nivel estratégico y táctico del negocio. b) Puede mostrarle a una compañía como hacer las cosas, pero en una forma muy limitada. c) No identifica los mercados en que debe estar la compañía, ni los productos que debe desarrollar, pero si puede darle a la compañía procesos eficaces para tomar tales decisiones. d) Resistencia al cambio. e) Implica un alto riesgo ya que los cambios son radicales. f) En un principio el enfoque solo tomaba en cuenta la parte operativa y descuidaba el rediseño de la gerencia. 22

 

3. Conclusión La BPR, como una más de las nuevas herramientas de gestión, debe entenderse como una reacción al cambio de las realidades empresariales. Pretende aportar soluciones que permitan combatir: los retos que imponen los clientes, las barreras que supone la competencia y sobre todo los riesgos que implica el cambio profundo y fugaz de la realidad empresarial. Este trabajo emplea enfoques teóricos teóricos y casos prácticos com complementarios plementarios par para a conocer mejor cómo puede influir el entorno social y organizativo sobre la adopción del BPR. Los resultados del estudio evidencian la influencia de presiones tanto competitivas como institucionales sobre la organización para la adopción del BPR, así como los factores que motivaron a los actores dominantes a emprender un cambio radical. Asimismo, el estudio pone de manifiesto cómo el cambio analizado impactó sobre las estructuras sociales, pero también fue limitado por éstas. Por ello vemos diversos conceptos que son fundamentales para la BPR: 1. Consiste en empezar de cero, en una hoja en blanco: Se considera que prácticamente todo lo que hacíamos antes como personas, empresas, instituciones o gobierno parecería estar mal hecho, considerando los resultados obtenidos. 2. Consiste en cambios radicales, brutales, espectaculares: La reingeniería es enemiga de los cambios graduales, moderados e intrascendentes. Se habla de cambios de 100%, no de cambios incrementales de 20 o 30%. 3. Está enfocada a procesos: No a departamentos o áreas, trabajos, personas o estructuras. Los viejos principios de la administración que fragmentaban el trabajo en varias unidades ya no funcionan, ahora hay nuevos principios. Se define un proceso como una

23

 

colección de actividades que reciben una o más entradas y generan una salida que es de valor para el cliente. 4. Tiene una visión holística: Observa todos los procesos desde una perspectiva integral. Ve el todo y no las partes. Tiene una perspectiva global. 5. La división del trabajo ya no funciona: La división de tareas que fue clave para la revolución industrial (pensamiento lineal) ya es obsoleta. Hoy día ya no procede trabajar en serie, sino en forma integrada y dinámica. Tenemos que reintegrar los procesos. Los actores de la reingeniería deben ser capaces de desempeñar más de un rol. 6. Es enemiga de la especialización. Es multiespecialización (generalista). La reingeniería es anti-especialización. La especialidad tiene virtudes pero su defecto es la pérdida de flexibilidad. En reingeniería lo que más requieres es flexibilidad. 7. Se apoya en el principio de la incertidumbre (Teoría del Caos): En reingeniería todo es “pulso y vista”. Pura intuición pero no ciega. Parte del supuesto de que el determinismo no existe y por lo tanto no existe nada establecido ni predeterminado. Hay que aprender a administrar o manejar la incertidumbre. Hay que tener una tolerancia a la vaguedad, ya que no hay guías ni precisión. Es construir un puente al vacío sin conocer la otra orilla. 8. Su herramienta principal es la destrucción creativa: Lo anterior ya no funciona y por lo tanto hay que destruirlo, pero de una manera creativa, construyendo los nuevos procesos. Se basa en el principio de que en un espacio sólo cabe un edificio, para construir lo nuevo tiene que hacerse sobre las ruinas o cenizas de lo viejo.

24

 

4. Bibliografía Páginas consultadas: Reingeniería de procesos https://gestionestrategica2012.files.wordpress.com  http://www.cca.org.mx/cca/cursos/administracion/artra/produc/recursos/7.3 .4/reingproce/reingenieria.htm Tipos de reingeniería Johanson, Reingeniería de procesos de negocios, Ed. Limusa, México, 1994 http://www.redalyc.org/pdf/4096/409634344006.pdf Reingeniería enfocada a los negocios   https://www.gestiopolis.com/la-reingenieria-de-procesos-enfocada-a-losnegocios/ Garza, Treviño Juan Gerardo. Administración Contemporánea, reto para la empresa mexicana. Editorial Alhambra. México 1996. pág. 949 

25

 

5. Anexo Benchmarking: Herramienta Benchmarking:  Herramienta empleada para introducir la Reingeniería de Procesos consistentes en analizar las características de los productos líderes de cada sector para conseguir toda la información posible acerca de los procesos operativos en las organizaciones responsables de dichos productos. Investigación operativa:  operativa:  Otra de las herramientas auxiliares en la implantación de la BPR. Proporciona las bases empíricas para la toma de decisiones, además de ayudar a mejorar la entrega de servicios. Utiliza técnicas

sistemáticas

de

investigación

en

cinco

pasos

básicos:

identificación del problema, selección de la estrategia de solución, prueba de la estrategia y evaluación, difusión de los resultados y, finalmente, la utilización de los resultados. Kaizen:   Término de origen japonés que hace referencia a la mejora Kaizen: incremental y continua. Se trata del objetivo de la mayoría de los planes de mejora de la calidad y reducción de costes. No es el fin de la Reingeniería de procesos, ya que no se persigue la mejora incremental usando los procesos antiguos, sino la reinvención radical de dichos procesos, sin dar nada por sentado.  sentado.   Nivel estratégico: También conocido como gerencia de primer nivel. Es el escalón más elevado de la pirámide de toda organización. Se trata del núcleo duro de la empresa compuesto por los directivos, encargados de definir las líneas maestras de la estrategia de la compañía y que, en definitiva, deciden qué es lo que debe hacer la empresa. Son los responsables primeros de poner en funcionamiento la BPR y de lograr que todos los empleados se impliquen en el proyecto. Operaciones híbridas: Alude híbridas: Alude a todas aquellas actividades que disfrutan de las ventajas de las operaciones centralizadas y de las descentralizadas simultáneamente. 26

 

Gracias a la infotecnología infotecnología se  se permiten coordinar unidades que a su vez poseen un alto grado de autonomía. De esta forma, fenómenos como el de las economías de escala se pueden mantener aunque la producción se realice en varios países distintos si se da la perfecta coordinación entre las unidades productivas. Proceso:   Según Hammer y Champy es el conjunto de actividades que Proceso: recibe uno o más insumos y crea un producto de valor para el cliente. Dentro de cada proceso confluyen una o varias tareas.. Las compañías que desean introducir la Reingeniería deben mentalizarse de que la importancia de las tareas se encuentra condicionada por la visión de conjunto que implica el proceso. Para Michael Kutschker, el proceso es una ordenación específica de actividades, a lo largo del tiempo y el espacio, con un principio y un fin y con unas entradas y salidas.  es Reingeniería de Procesos BPR (Business Process Reengineering): Reengineering): es la “revisión fundamental y el rediseño  rediseño   radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez”.(Hammer y Champy). Otras definiciones válidas son: “análisis y diseño de los los flujos  flujos de trabajo y procesos dentro y entre organizaciones” o  o  “reconsideración, “reconsideración,   reestructuración y racionalización de las estructuras de negocio, procesos, métodos de trabajo, gestión de sistemas y relaciones externas, a través de los cuales creamos y distribuimos valor…” valor…”  

27