Marco Conceptual de la Gestion de Proyectos

Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción Marco Conceptual de la Gestión de Proyectos Un enfoque básico, basado en la Guía del PMBOK 2004

Daniele Bassi, PMP

Analista Senior de Presupuestos, Cosapi S.A. Ingeniería y Construcción

09 de Mayo de 2008, Universidad Nacional de Ingeniería

Marco Conceptual de La Dirección de Proyectos INDICE • Introducción • Ciclo de Vida del Proyecto y Organización

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Introducción • Que es un proyecto • Características – Temporal – Entrega productos servicios o resultados únicos – Elaboración gradual

• Proyectos frente a trabajos operativos – Proyectos Temporales y únicos – Operaciones: continuas y repetitivas

• Proyectos y planificación estratégica – Los proyectos se usan a menudo como un medio para lograr el plan estratégico de la organización.

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Introducción • Que es la dirección de proyectos? – Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus requisitos. – Se logra mediante la aplicación de e integración de los procesos de la dirección de proyectos, inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control y cierre. • La dirección de proyectos incluye: – Identificar los requisitos – Establecer objetivos claros y posibles de realizar – Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costo – Adaptar las especificaciones, los planes, y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados. Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción

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Introducción • Estructura de la guía del PMBOK • Sección I: Marco Conceptual – Cap 1 Introducción – Cap 2 Ciclo de vida del proyecto y organización

• Sección II: Norma para la dirección de proyectos – Cap 3 Procesos de dirección de proyectos

• Sección III: Áreas de conocimiento de la dirección de Proyectos Las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos, organiza los 44 procesos de dirección de proyectos de los grupos de de procesos del capítulo 3 en nueve áreas de conocimiento:

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Introducción – – – – – – – – –

Cap 4 Cap 5 Cap 6 Cap 7 Cap 8 Cap 9 Cap 10 Cap 11 Cap 12

Gestión de la Integración del Proyecto Gestión del Alcance del Proyecto Gestión del Tiempo del Proyecto Gestión del Costo del Proyecto Gestión de la Calidad del Proyecto Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto Gestión de las Comunicaciones del Proyecto Gestión de los Riesgos del Proyecto Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.

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Introducción • Áreas de experiencia Una dirección de proyectos efectiva requiere que el equipo de proyecto comprenda y use los conocimientos y las habilidades correspondientes a por lo menos cinco áreas de experiencia: • • • • •

Fundamentos de la dirección de Proyectos Conocimientos normas y regulaciones del área de aplicación Comprensión del entorno del proyecto Conocimiento y habilidades de dirección general Habilidades interpersonales

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Introducción Fundamentos de la Gerencia de Proyectos

Guía del PMBOK

Habilidades Interpersonales

Conocimientos y habilidades de gerencia general

Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación

Comprensión del entorno del proyecto

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Introducción • Áreas de experiencia – Fundamentos de la dirección de Proyectos • Definición del ciclo de vida del proyecto • Cinco grupos de procesos de dirección de proyectos • Nueve áreas de conocimiento

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Introducción • Áreas de experiencia – Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación. Las área de aplicación se definen por lo general en: • Departamentos funcionales, como legal, producción, comercialización, etc. • Elementos técnicos, como el desarrollo o ingeniería de construcción. • Especializaciones de gestión, como contratación por el gobierno, desarrollo de comunidades, desarrollo de productos. • Grupos de industrias.

Cada área de aplicación tiene un conjunto de normas y prácticas aceptadas que ha menudo se plasman en regulaciones.

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Introducción • Áreas de experiencia – Norma: “Documento establecido por consenso y aprobado por un cuerpo reconocido que proporciona, para uso común y repetido, reglas, pautas o características para actividades o sus resultados, con el propósito de lograr el óptimo grado de orden en un contexto determinado” Ejemplo el tamaño de un disco. – Regulación: “Es un requisito impuesto por el gobierno que especifica las características de productos, procesos o servicios, que son de cumplimiento obligatorio”. Ejemplo el reglamento nacional de construcción.

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Introducción • Áreas de experiencia – Comprensión del entorno del Proyecto. El equipo de proyecto debe considerar el proyecto en el contexto de su entorno: • Entorno cultural y social. • Entorno internacional y político. • Entorno físico.

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Introducción • Áreas de experiencia – Conocimiento y habilidades de dirección general. La dirección general comprende la planificación , organización selección de personal, ejecución y control de operaciones de una empresa en funcionamiento. Incluye disciplinas de repaldo comom por ejemplo: • • • • • • •

Gestión financiera. Compras y adquisiciones. Ventas y comercialización Contratos Fabricación y distribución Logística y cadena de suministro Tecnología de la información, etc. Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción

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Introducción • Áreas de experiencia – Habilidades interpersonales. La gestión de las relaciones interpersonales incluye: • Comunicación efectiva. • Influencia en la organización. Capacidad para lograr que las cosas se hagan. • Liderazgo. Desarrollar una visión y una estrategia y motivar a las personas • Motivación. Estimular a las personas para que alcancen altos niveles de rendimiento y superen los obstáculos al cambio. • Negociación y gestión de conflictos • Resolución de problemas. Definición, identificación y análisis de alternativas y toma de decisiones

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Introducción • Contexto de la dirección de Proyectos La dirección de proyectos existe en un contexto más amplio que incluye la dirección de programas, la gestión del portafolio y la oficina de gestión de proyectos. • Programas y dirección de programas Grupo de proyectos relacionados cuya dirección se realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control que no se obtendrían si se dirigieran de manera individual

• Portafolios y gestión de portafolio Conjunto de proyectos o programas que se agrupan para facilitar la gestión efectiva del trabajo a fin de cumplir con los objetivos estratégicos del negocio. No necesariamente interdependientes o ser relacionados.

• Oficina de gestión de proyectos (PMO) Unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo

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Ciclo de Vida del Proyecto y Organización Los proyectos y la dirección de proyectos se llevan a cabo en un entorno más amplio que el atribuible al propio proyecto. El equipo de del proyecto debe entender este contexto más amplio a fin de poder seleccionar las fases del ciclo de vida , los procesos y herramientas y técnicas que se ajusten al proyecto. – Ciclo de vida del proyecto – Interesados en el proyecto (Stakeholders) – Influencias de la organización.

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Ciclo de Vida del Proyecto y Organización – Ciclo de vida del proyecto Para facilitar la gestión los directores de proyectos o la organización pueden dividir los proyectos en fases, el conjunto de estas fases se conoce como el ciclo de vida del proyecto. Hay diferentes tipos de ciclos de vida del proyecto según el campo de aplicación, ejemplo: Industria de la construcción: Factibilidad, Planeamiento, Diseño, Construcción, Entrega y Puesta en Marcha.

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Ciclo de Vida del Proyecto y Organización – Ciclo de vida del proyecto

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Ciclo de Vida del Proyecto y Organización – Ciclo de vida del proyecto

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Ciclo de Vida del Proyecto y Organización – Interesados del proyecto (Stakeholders) Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto. También pueden influir sobre los objetivos y resultados del proyecto. El equipo del proyecto debe identificar a los interesados, determinar sus requisitos y expectativas, y gestionar su influencia en relación con los requisitos para asegurar un proyecto exitoso.

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Ciclo de Vida del Proyecto y Organización – Interesados del proyecto (Stakeholders)

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Ciclo de Vida del Proyecto y Organización

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Ciclo de Vida del Proyecto y Organización – Interesados del proyecto (Stakeholders) Entre los interesados clave se encuentran: • • • •

Director del proyecto Cliente/usuario Organización ejecutante Miembros del equipo del proyecto. El grupo que realiza el trabajo del proyecto

• Equipo de dirección del proyecto. Los miembros del equipo del proyecto que participan directamente en las actividades de dirección. • Patrocinador. Provee los recursos financieros para el proyecto. • Influyentes. Personas que no están relacionados con el uso del producto del proyecto, pero que ejercen influencia por su posición en la organización.

• PMO.

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Ciclo de Vida del Proyecto y Organización – Influencias de la organización Generalmente los proyectos se desarrollan dentro de una organización que es mayor que el proyecto. La madurez de la organización con respecto a su sistema de gestión de proyectos, puede influir en el proyecto. • Sistemas e organización – Organizaciones que obtienen sus ingresos principalmente de la ejecución de proyectos para otros en virtud de un contrato, como las empresas de arquitectura, ingeniería, construcción. – Organizaciones que han adoptado la dirección de proyectos. Estas organizaciones tienden a tener sistemas de gestión para facilitar la dirección de proyectos.

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Ciclo de Vida del Proyecto y Organización – Influencias de la organización • Culturas y estilos de la organización. La mayoría de las organizaciones han desarrollado culturas únicas y descriptibles. – – – –

Valores, normas, convicciones y expectativas compartidas. Políticas y procedimientos. Percepción de las relaciones y autoridad. Ética laboral y horario laboral.

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Ciclo de Vida del Proyecto y Organización – Estructura de la organización La estructura de la organización ejecutante con frecuencia restringe la disponibilidad de recursos, abarcando un espectro desde funcional a orientada a proyectos, con diversas estructuras matriciales en el medio.

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Ciclo de Vida del Proyecto y Organización – Estructura de la organización

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Ciclo de Vida del Proyecto y Organización – Estructura de la organización

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Organización Funcional Ventajas • •

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Más fácil de controlar el Costo Mejor control técnico. – Especialistas agrupados que comparten conocimiento. – Personal puede ser utilizado en varios proyectos. Flexibilidad en uso del personal. Facilidad para mantener políticas, procedimientos y líneas de responsabilidad. Buen control sobre el personal (un único jefe). Canales de comunicación verticales y bien establecidos. Velocidad de reacción depende de Gerente Funcional.

Desventajas • • • • • • • •

No hay un único responsable del proyecto No está orientado a proyectos Coordinación compleja. Largos periodos de aprobación. Las decisiones a favor del grupo funcional más fuerte. No esta orientado al cliente Respuestas a las necesidades del cliente son lentas Dificultad para definir las responsabilidades Las ideas tienden a estar relacionadas a las áreas funcionales y no a los proyectos. Herramientas de la Gerencia de Proyectos Aplicadas a la Industria de la Construcción

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Ciclo de Vida del Proyecto y Organización – Estructura de la organización

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Organización Orientada a Proyectos Ventajas • • • • • • •

Control estricto en base a una sola autoridad en el proyecto. Participantes trabajan exclusivamente para el proyecto Claro y fuerte canal de comunicación. Alta velocidad de reacción. Mejor identificación con el proyecto Flexibilidad para determinar el equilibrio entre costo, plazo y calidad Staff puede mantener los profesionales en un proyecto sin tener que compartirlos.

Desventajas • • • • •

Costo es más alto debido la duplicidad de esfuerzos, personal, oficinas, etc Hay la tendencia de mantener al personal por más tiempo del necesario. Sufre la tecnología de la empresa ya que no hay un área funcional que se encargue de la misma. Poca oportunidad de intercambiar información tecnológica entre proyectos. Poca oportunidad de hacer carrera dentro de la empresa.

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Ciclo de Vida del Proyecto y Organización – Estructura de la organización

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Ciclo de Vida del Proyecto y Organización – Estructura de la organización

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Ciclo de Vida del Proyecto y Organización – Estructura de la organización

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Organización Matricial Ventajas •

• • • • •

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Gerente de Proyecto mantiene control sobre el proyecto a través de los gerentes de línea Políticas y procedimientos pueden ser definidos para cada proyecto. Respuesta rápida Las áreas funcionales existen como soporte de los proyectos. Cada persona tiene una “casa” al final del proyecto. Se puede hacer carrera. Se puede desarrollar una base tecnológica fuerte. El conocimiento se comparte entre los proyectos. La autoridad y responsabilidad son compartidos.

Desventajas • • • • • • •

•

Flujo de la información y del trabajo multidimensional Constante cambios de las prioridades Metas de las gerencias diferentes a las de los proyectos. Conflictos potenciales Dificultad para monitoreo y control Necesidad de gran cantidad de gente administrativa. Los gerentes funcionales pueden estar distorsionados respecto a las metas por tener un set de prioridades diferentes Hay que tener cuidado con el balance de poder entre los gerentes funcionales y los gerentes de proyecto.

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