Manuel Sage Gestion Commerciale

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 12 novembre 2004 © Réseau CRCF - Ministère de l'Éducation nationale - http://crcf.ac-grenoble.fr

Centre de ressources comptabilité finance Lycée Emmanuel Mounier 6 avenue Marcelin Berthelot – 38029 Grenoble CEDEX 2 site web : http://crcf.ac-grenoble.fr/

FICHE RESSOURCE GESTION COMMERCIALE LIGNE 100 Version 11 Par VANDERMOERE. Francis, Professeur au Lycée B. de Laffemas 26000 VALENCE

SOMMAIRE FICHE RESSOURCE SAGE : gestion commerciale 100 version 11................................................................................ 3 1. PRESENTATION GENERALE DE LA GESTION COMMERCIALE 100 ........................................................... 3 2. RECOMMANDATIONS PEDAGOGIQUES ........................................................................................................ 3 Première étape : création des catégories comptables associées à la gestion commerciale ................................ 3 Deuxième étape : création d’un dépôt de stockage ............................................................................................... 4 Troisième étape : création des catégories de clients ou categories tarifaires ....................................................... 4 Quatrième étape : création des familles d’articles ................................................................................................. 4 Cinquième étape : création des articles ................................................................................................................ 4 Sixième étape : reprise des stocks initiaux ........................................................................................................... 4 3. CREER UN DOSSIER ........................................................................................................................................ 4 1METTRE EN OEUVRE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100 ......................................................... 4 2LA FENETRE PRINCIPALE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100 version 11 ................................ 5 3LA BARRE VERTICALE DE LA FENETRE PRINCIPALE .......................................................................... 5 4MASQUER LA BARRE VERTICALE .......................................................................................................... 7 5CREATION D’ UN NOUVEAU DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE ................................................ 7 4. LES ETAPES DE CREATION D’UN DOSSIER ............................................................................................... 12 1POUR OUVRIR UN DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE EXISTANT............................................ 12 2CREER DES CATEGORIES COMPTABLES ASSOCIEES A LA GESTION COMMERCIALE .............. 12 3AFFECTER DES JOURNAUX COMPTABLES A LA GESTION COMMERCIALE ................................. 14 4CREER UN DEPOT DE STOCKAGE ....................................................................................................... 17 5CREER DE CATEGORIES TARIFAIRES ................................................................................................ 18 6CREER DES FAMILLES D’ARTICLES ..................................................................................................... 19 7CREER DES COEFFICIENTS OU DES REMISES PAR FAMILLE D’ARTICLES ................................... 20 8CREER DES ARTICLES ........................................................................................................................... 22 9REPRENDRE LES STOCKS INITIAUX .................................................................................................... 24 5. LES TRAITEMENTS......................................................................................................................................... 27 ⇒ LES OPERATIONS SUR LES ACHATS....................................................................................................... 27 1DE LA COMMANDE AU REGLEMENT DU FOURNISSEUR : TRAITER LES ACHATS ........................ 27 1.1. création d’un bon de commande ........................................................................................................... 28 1.2. Transformer un bon de commande en bon de livraison ........................................................................ 32 1.3. Transformer un bon de livraison en facture d’achat .............................................................................. 33 1.4. règler une facture d’achat ...................................................................................................................... 34 2CREER DIRECTEMENT UNE FACTURE D’ACHAT ............................................................................... 35 3CREER UN DOCUMENT D’ACHAT AVEC ESCOMPTE ......................................................................... 38 4CREER UN DOCUMENT D’ACHAT AVEC PORT OU EMBALLAGE ...................................................... 38 5CREER UN DOCUMENT D’ACHAT AVEC ACOMPTE ........................................................................... 39 6AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE D’ACHAT EXISTANTE ............... 40 7CALCUL ET IMPRESSION D’UNE FACTURE D’ACHAT ....................................................................... 41 8CREER UN NOUVEAU FOURNISSEUR EN COURS DE SAISIE ........................................................... 45

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 22 novembre 2004 9CREER UN NOUVEAU ARTICLE EN COURS DE SAISIE ...................................................................... 46 10 - LES FACTURES D’AVOIR SUR ACHATS ............................................................................................... 48 10.1. Les retours de marchandises ............................................................................................................. 48 10.2. Les factures d’avoir ............................................................................................................................ 54 11 - RECTIFIER UNE ERREUR SUR UN DOCUMENT D’ACHAT (BON DE COMMANDE, DE LIVRAISON , FACTURE) ........................................................................................................................................................... 59 12 - RECTIFIER UNE ERREUR LORS DE LA TRANSFORMATION D’UN DOCUMENT D’ACHAT ............. 59 13 - REGLER UN FOURNISSEUR (plusieurs factures) .................................................................................. 59 14 - EDITER LE JOURNAL DES REGLEMENTS FOURNISSEURS ............................................................. 63 ⇒ LES OPERATIONS SUR LES VENTES ....................................................................................................... 64 1. DE LA COMMANDE AU REGLEMENT DU CLIENT : TRAITER LES VENTES ..................................... 64 1.1. création d’un bon de commande ........................................................................................................... 65 1.2. Transformer un bon de commande en bon de livraison ........................................................................ 69 1.3. Transformer un bon de livraison en facture de vente ............................................................................ 70 1.4. règler une facture de vente .................................................................................................................... 70 2. CREATION D’UNE FACTURE DE VENTE AVEC OU SANS REMISE, AVEC ou SANS ESCOMPTE . 71 3. CREER UN DOCUMENT DE VENTE AVEC PORT OU EMBALLAGE .................................................. 74 4. CREER UN DOCUMENT DE VENTE AVEC ACOMPTE ......................................................................... 75 5. IMPRESSION D’UNE FACTURE DE VENTE ........................................................................................... 76 6. AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE DE VENTE EXISTANTE ............. 79 7. CREER UN NOUVEAU CLIENT EN COURS DE SAISIE ........................................................................ 80 8. LES FACTURES D’AVOIR SUR VENTES ............................................................................................... 82 8.1. Les retours de marchandises ................................................................................................................ 82 8.2. Les factures d’avoir sur ventes .............................................................................................................. 84 9REGLER UNE FACTURE DE VENTE ...................................................................................................... 88 10 - EDITER LE JOURNAL DES REGLEMENTS CLIENTS ........................................................................... 89 11 - LES PROBLEMES DE STOCKS : stock insuffisant pour satisfaire une commande ................................ 91 6. COMPLEMENTS .............................................................................................................................................. 93 1. CREER DE CATEGORIES DE PRODUITS ............................................................................................. 93 2. CREER D’UNE NOMENCLATURE........................................................................................................... 94 3. INCLURE LA PHOTO D’UN ARTICLE...................................................................................................... 97 4. CREER UN REPRESENTANT ET SON POURCENTAGE DE COMMISSION ....................................... 99 5. VERIFIER LES CATEGORIES COMPTABLES ET LEUR PLAN DE COMPTE .................................... 102 6. AFFECTATION DE L’ARTICLE ESCOMPTE A LA CATEGORIE COMPTABLE ESCOMPTE ............. 103 7. SUPPRIMER UNE FAMILLE D’ARTICLES ............................................................................................ 105 8. SUPPRIMER UN ARTICLE ..................................................................................................................... 105 9. SUPPRESSION OU MODIFICATION D’UNE LIGNE D’UN MOUVEMENT D’ENTREE ....................... 106 10. CREER UN PLAN DE COMPTE ATTACHES A UN ARTICLE ET A UNE CATEGORIE COMPTABLE107 11. MODIFIER OU CREER UNE CATEGORIE TARIFAIRE SUR UN ARTICLE ........................................ 107 12. EDITER LES JOURNAUX DE FACTURE DE VENTE OU D’ACHAT ................................................... 108 13. TRANSFERER LES ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE .................................................... 110

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 32 novembre 2004

FICHE RESSOURCE SAGE : GESTION COMMERCIALE 100 VERSION 11 1. PRESENTATION GENERALE DE LA GESTION COMMERCIALE 100 SAGE Gestion Commerciale 100 est un logiciel dédié à la gestion des ventes, achats et stocks d'articles. Il doit permettre le transfert en comptabilité des écritures comptables issues de la facturation et des règlements. Il assure :

 GESTION DES ACHATS ET DES FOURNISSEURS Gestion de la chaîne des achats : commandes, livraisons, factures, règlements, transfert des écritures d’achat en comptabilité, retours et avoirs, réapprovisionnement, gestion des tarifs d’achat.  GESTION DES VENTES ET DES CLIENTS Gestion de la chaîne de facturation : devis, commandes, livraisons, factures, règlements, transfert des écritures de vente en comptabilité, retours et avoirs, gestion des tarifs de vente.  GESTION DES STOCKS Gestion des entrées et des sorties de stock, saisie de l’inventaire.

Traitements dans le logiciel de gestion commerciale de sage ligne 100 Les opérations courantes d'Achats, Ventes, Livraisons, Facturations, Mise à jour des stocks, se font dans le menu , (principalement avec le bouton AJOUTER

du menu). Les divers documents (bons de commandes, de

livraisons, factures...), évoluent les uns vers les autres en cliquant sur le bouton TRANSFORMER

. De même

permet de calculer la valeur globale d'un document. un bouton VALORISER Les documents, (commandes, factures...), sont constitués d'un en-tête, dans lequel on détermine la date et le tiers concerné, (client ou fournisseur), et d'un corps de document, (avec une ligne par article contenant ses références, désignation, quantité, prix, remise...). Pour passer de la zone d'en-tête à la 1° ligne de corps, il faut avoir validé avec la touche ENTREE la dernière zone renseignée dans l'en-tête de l’écran.

2. RECOMMANDATIONS PEDAGOGIQUES Il est nécessaire de respecter les étapes suivantes après la création ou l’ouverture du dossier pour pouvoir tenir une gestion commerciale et donc pour pouvoir créer un dossier exploitable par les étudiants ou les élèves. Seules les étapes 3 et 6 (création de catégories de clients et reprise des stocks initiaux) ne sont pas obligatoires. Si vous souhaitez faire créer et paramétrer un dossier par vos étudiants ou vos élèves, vous devez au minimum respecter ces étapes après la création du dossier.

PREMIERE ETAPE : CREATION DES CATEGORIES COMPTABLES ASSOCIEES A LA GESTION COMMERCIALE

Pour pouvoir transférer les opérations commerciales, il est nécessaire de créer des catégories comptables pour les achats, les ventes et les stocks et d’affecter un journal comptable aux achats, ventes et règlements. Dans le cas de la librairie fournier, nous créons pour la catégorie comptable : - vente : ventes en France - achat : achats de bandes dessinées - stock : stocks de bandes dessinées et pour les journaux comptables : - ventes : code VTE - achats : code ACH

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 42 novembre 2004 -

règlements ventes et achats : BQ1

DEUXIEME ETAPE : CREATION D’UN DEPOT DE STOCKAGE

Il est nécessaire d’avoir au moins un lieu de stockage des marchandises ou des fournitures consommables. Il faut donc créer un dépôt de stockage. Si l’entreprise possède plusieurs lieux de stockage, cela lui permettra de suivre les stocks des articles dans chaque lieu de stockage.

TROISIEME ETAPE : CREATION DES CATEGORIES DE CLIENTS OU CATEGORIES TARIFAIRES

Les clients peuvent être classés en plusieurs catégories à lesquelles on applique des tarifs ou barèmes différents suivant la famille d’article ; il est donc indispensable de créer des catégories tarifaires. Dans le cas de la librairie fournier, nous créons pour les catégories tarifaires suivantes : -

professionnel particulier

QUATRIEME ETAPE : CREATION DES FAMILLES D’ARTICLES Une famille d’articles est un ensemble d’articles présentant des caractéristiques communes. Exemple : bandes dessinées. Il faut entendre par caractéristiques communes : les mêmes méthodes de valorisation des stocks, les mêmes catégories comptables , les mêmes conditions de ventes (remise ou coefficient); il faut donc créer des familles d’articles. Dans le cas de la librairie fournier, nous créons la famille Bandes Dessinées avec les coefficients tarifaires appliqués sur le prix d’achat HT suivants : -

professionnel : coefficient 1 particulier : coefficient 1,2

CINQUIEME

ETAPE : CREATION DES ARTICLES

Un article est une référence, achetée ou vendue, qui appartient OBLIGATOIREMENT à une famille, (une famille peut contenir un ou plusieurs articles, mais un article n'appartient qu'à une et une seule famille). Il faut entendre par référence à la fois un produit physique, le port,, l’escompte, les rabais, les remises et les ristournes etc…. Si les articles présentent des comptabilisations différentes de la famille, il est nécessaire de leur créer un plan de compte en fonction de leur catégorie comptable. Il est donc nécessaire de créer une fiche par article

SIXIEME

ETAPE : REPRISE DES STOCKS INITIAUX

Il est nécessaire de reprendre lors de la création d’un nouveau dossier ou lors du paramétrage du dossier de de la fenêtre principale. Ce reprendre les stocks initiaux. Cela s’effectue dans le menu menu est réservé à la mise à jour MANUELLE uniquement des stocks, suite à une entrée ou une sortie sans document. Cette commande ne devrait être utilisée que dans les cas suivants : pour constater le stock initial sans qu’il y ait eu d’Achat, ou pour constater des sorties, (inexplicable) sans qu’il y ait eu Ventes.

3. CREER UN DOSSIER Vous avez à votre disposition pour vous aider dans l’utilisation de Sage Gestion Commerciale100 : L’aide en ligne en cliquant sur l’icône :

1 - METTRE EN OEUVRE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100 - LANCER WINDOWS

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 52 novembre 2004 - DANS

puis

sélectionner

,

puis

2 - LA FENETRE PRINCIPALE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100 VERSION 11 Lors de l’ouverture de Sage Gestion Commerciale 100 vous obtenez l’écran suivant :

La barre d’outils horizontale

La barre d’outils verticale ou barre verticale est composée : - De groupes • Gestion de ventes • Gestion des achats • Gestion des articles et stocks • Paramètres comptables • Gestion avancée - de fonctions. Par exemple, pour la gestion des ventes : • Saisir un devis client • Saisir une commande client • Saisir un bon de livraison client • Saisir une facture client • Liste des documents de ventes • Saisir un règlement client • Liste des clients • Interroger un client

Il suffit de cliquer sur le bouton du groupe pour faire apparaître ses fonctions Celle-ci se compose de 2 barres d’outils : - Une barre horizontale classique identique à la version 10 (ou de celle de windows jusqu‘à la version XP) - une barre verticale plus proche de l’interphase graphique windows XP

3 - LA BARRE VERTICALE DE LA FENETRE PRINCIPALE En cliquant avec le bouton droit de la souris dans la barre verticale, vous pouvez modifier les paramètres de celle-ci :

- en cliquant sur

, vous changez l’apparence des icônes :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 62 novembre 2004

- en cliquant sur

, vous pouvez créer un groupe qui vous soit personnel :

Vous pouvez donner un nom à votre nouveau groupe

- en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le groupe, vous pouvez

ou

- si vous ajoutez des fonctions en les sélectionnant, vous obtenez : Vous pouvez développer une branche en cliquant sur ou la réduire en cliquant sur

vous confirmez la fonction sélectionnée en cliquant sur le bouton si vous ajoutez un raccourci, il faut lui indiquer le chemin et sélectionner le dossier comme dans l’exemple cidessous en confirmant grâce à

:

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 72 novembre 2004

vous obtenez au final :

4 - MASQUER LA BARRE VERTICALE Vous pouvez si vous le souhaitez masquer la barre verticale bien que celle-ci soit très pratique car elle regroupe toutes les opérations les plus courantes. Pour cela, il suffit de cliquer dans la barre verticale avec le bouton droit de la souris, vous obtenez :

en cliquant sur

, celle-ci disparaîtra et vous obtenez uniquement la barre horizontale :

pour faire réapparaître la barre verticale, il suffit dans

de la barre horizontale de cliquer sur

5 - CREATION D’ UN NOUVEAU DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE Pour créer un nouveau dossier de Gestion Commerciale, il faut cliquer sur suivant :

,apparaît alors l’écran

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 82 novembre 2004

En général, on ouvre un dossier Gestion Commerciale à partir d’un dossier comptable existant, on laisse donc l’option cliquée par défaut, puis on clique sur

Vous cliquez sur

. Vous obtenez l’écran suivant :

vous obtenez l’écran suivant : Permet de sélectionner le répertoire de sauvegarde de votre fichier LIBRAIRIE_FOURNIER.mae, il s’agit généralement de votre répertoire personnel sur le réseau local

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 92 novembre 2004 Après avoir recherché et mis en surbrillance votre fichier de comptabilité, vous cliquez sur l’écran suivant :

, vous obtenez

et

Vous pouvez, si vous vous êtes trompé revenir sur le nom et le répertoire en cliquant à nouveau sur rectifier votre ou vos erreurs. Vous cliquez sur

pour ouvrir le dossier comptable, vous obtenez l’écran suivant :

Cet écran n’est autre que l’écran de saisie des coordonnées de l’entreprise. Vous cliquez sur revenez à l’écran de création du fichier de Gestion Commerciale suivant :

. Vous

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 102 novembre 2004

Vous cliquez sur

. Vous revenez à l’écran de création du fichier Gestion Commerciale suivant :

Vous cliquez sur

vous obtenez l’écran suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 112 novembre 2004

Vérifier le chemin et le répertoire de création du fichier de Gestion Commerciale

Vous tapez dans cette zone le nom de votre fichier de gestion commerciale ici LIBRAIRIE_FOURNIER.gcm

Après avoir sélectionner le répertoire de sauvegarde et nommer votre fichier de Gestion commerciale, vous cliquez sur

, vous obtenez l’écran suivant :

Vous pouvez, si vous vous êtes trompé revenir sur le nom et le répertoire en cliquant à nouveau sur rectifier votre ou vos erreurs. Vous cliquez sur Vous arrivez sur la page principale de

et

pour enregistrer définitivement votre nouveau dossier. comme suit :

Page d’accueil de

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 122 novembre 2004

4. LES ETAPES DE CREATION D’UN DOSSIER 1 - POUR OUVRIR UN DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE EXISTANT  Cliquez sur puis Vous obtenez l’écran suivant :

Vous sélectionnez le répertoire ou le fichier dans lequel se trouve votre dossier de gestion commerciale (Normalement celle-ci doit se trouver dans votre répertoire personnel sur le réseau local) puis

2 - CREER DES CATEGORIES COMPTABLES ASSOCIEES A LA GESTION COMMERCIALE Pour créer des catégories comptables, obligatoires pour calculer la TVA ou lorsqu’on veut exporter les opérations commerciales vers le logiciel de comptabilité, il est nécessaire de créer les catégories comptables. Pour cela, il suffit dans

de sélectionner

, l’écran obtenu est le suivant :

En cliquant sur cet onglet vous pouvez créer les options par défaut du logiciel de Gestion Commerciale

vous cliquez sur l’onglet

apparaît alors l’écran suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 132 novembre 2004

Vous sélectionnez

vous obtenez après avoir sélectionné

, l’écran suivant :

Vous sélectionnez

vous sélectionnez

et vous obtenez l’écran suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 142 novembre 2004

Zone de saisie de la Catégorie Comptable

Vous tapez votre Catégorie Comptable soit « ventes en France » et vous validez votre création avec la touche Entrée. Vous créez les autres Catégorie Comptable, Achat et stock. Vous fermez la boîte de dialogue en cliquant sur .

3 - AFFECTER DES JOURNAUX COMPTABLES A LA GESTION COMMERCIALE Vous pouvez indiquer si vous utilisez uniquement un seul journal de vente et un seul journal d’achat des journaux par défaut. Pour cela, , il suffit dans suivant :

de sélectionner

, l’écran obtenu est le

En cliquant sur cet onglet vous pouvez choisir les journaux par défaut du logiciel de Gestion Commerciale

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 152 novembre 2004

vous cliquez sur l’onglet

apparaît alors l’écran suivant : Vous sélectionnez le journal par défaut des achats ACH et pour les ventes VTE

Vous entrez un libellé des ventes et des achats pour le transfert en comptabilité (voir ci-dessous)

Libellé ventes Cette zone permet de paramétrer le libellé des écritures qui seront transférées en comptabilité lors de la mise à jour comptable des écritures de ventes. L’insertion, dans le texte, du caractère @ suivi d’une lettre code permet d’insérer automatiquement une donnée. Ces codes sont les suivants :  @I : affiche l’intitulé du client ou du fournisseur,  @P : affiche le numéro de pièce de la facture,  @R : affiche le contenu de la zone Référence de l’en-tête de pièce.  @T : affiche le type du document : « Facture » si la valorisation est positive, « Avoir » si elle est négative. Dans notre exemple, on saisira comme libellé ventes : @T n° @P @I. Libellé achats Cette zone se paramètre de façon identique à celle des ventes. Après avoir paramétré les différentes rubriques, vous devez obtenir l’écran suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 162 novembre 2004 Paramètres comptables par défaut des règlements Cet encadré ainsi que le suivant réunissent toutes les options utilisées par la mise à jour comptable. Règlements ventes Cette zone à liste déroulante saisissable permet de paramétrer le journal qui sera proposé par défaut lors des mises à jour comptables du domaine vente (il pourra cependant être modifié au moment de la passation comptable). Elle affiche la liste des journaux de type Trésorerie existant dans le fichier comptable. Règlements achats Cette zone à liste déroulante saisissable permet de paramétrer le journal qui sera proposé par défaut lors des mises à jour comptables du domaine achat (il pourra cependant être modifié au moment de la passation comptable). Elle affiche la liste des journaux de type Trésorerie existant dans le fichier comptable. Un même journal peut être utilisé aussi bien pour les règlements ventes que les règlements achats. Il est nécessaire de prévoir les différences de règlements. Pour cela, il est nécessaire de prévoir les comptes de différences de règlement : il suffit dans

de sélectionner

, l’écran obtenu est le suivant :

En cliquant sur cet onglet vous pouvez choisir les journaux par défaut du logiciel de Gestion Commerciale

vous cliquez sur l’onglet

et dans l’écran de dialogue

apparaît alors l’écran suivant :

, vous cliquez sur l’onglet

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 172 novembre 2004

En tapant le premier chiffre de la classe, vous accèdez à la liste déroulante et vous sélectionnez le compte adéquate

En général, les écarts de règlement figure dans le journal des OD

4 - CREER UN DEPOT DE STOCKAGE Pour créer un dépôt de stockage, il suffit dans l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône

de la fenêtre principale de sélectionner

pour créer votre premier dépôt de stockage, vous obtenez alors l’écran suivant :

Vous complétez les différentes rubriques comme dans cet écran

Ne pas oublier de cocher pour l’entrepôt qui est le principal lieu de stockage

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 182 novembre 2004

5 - CREER DE CATEGORIES TARIFAIRES Les clients peuvent être classés en plusieurs catégories à lesquelles on applique des tarifs ou barèmes différents suivant la famille d’article ; Il est possible créer plusieurs catégories de clients qui possèdent des tarifs différents. Pour cela, il suffit dans

de sélectionner

, l’écran obtenu est le suivant :

En cliquant sur cet onglet vous pouvez créer les options par défaut du logiciel de Gestion Commerciale

vous cliquez sur l’onglet

apparaît alors l’écran suivant :

Vous sélectionnez

vous obtenez après avoir sélectionné

, l’écran suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 192 novembre 2004

Vous complétez la zone Intitulé et vous validez votre saisie avec la touche Entrée

Vous pouvez choisir des tarifs différentiels à appliquer sur le prix HT ou TTC

Vous créez les différentes catégories tarifaires (attention les taux de remise éventuels ou les coefficients seront saisis ultérieurement dans les familles d’articles)

6 - CREER DES FAMILLES D’ARTICLES Pour créer des familles d’articles, il suffit dans

vous pouvez dans la barre verticale alors le suivant :

de la fenêtre principale de sélectionner

cliquer sur

ou

, l’écran obtenu est

vous cliquez sur l’icône pour créer votre première famille d’articles, vous obtenez alors l’écran suivant : il est nécessaire de respecter un certain nombre d’étape indiqué par un numéro

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 202 novembre 2004 1 - Vous entrez le premier code famille ici BD 2 - Vous entrez l’intitulé de la famille ici Bandes Dessinées

3 - Vous choisissez la méthode de suivi de stock ici CMUP pour la famille Bandes Dessinées 4 - Vous choisissez la première catégorie comptable concernant la famille Bandes dessinées ici Ventes en France puis vous remplissez le cadre en dessous

7 - Vous vous positionnez sur code taxe 1 puis dans la liste déroulante vous sélectionnez le code taxe V05 et vous validez votre choix avec la touche Entrée. Vous pouvez ensuite passer à la seconde catégorie comptable soit ici achats de bandes dessinées et vous recommencez à partir de l’étape 5 et ainsi de suite

5 - Vous tapez les premiers chiffres du compte général de ventes soit ici 707 puis vous sélectionnez avec la liste déroulante le compte 70710000 et vous validez avec la touche Entrée

Remarque : il est indispensable pour créer une famille d’articles de respecter les étapes 1 à 4. Vous devez obtenir cet écran :

7 - CREER DES COEFFICIENTS OU DES REMISES PAR FAMILLE D’ARTICLES Pour créer un taux de remise et le coefficient qui permettra de déterminer le prix de vente d’une famille d’article, il faut sélectionner la famille d’articles concernée :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 212 novembre 2004

puis dans l’écran principal de la famille d’articles :

Cet onglet permet d’introduire les taux de remise et les coeffIcients à appliquer par catégories tarifaires

vous sélectionnez l’onglet , vous complétez les lignes des catégories tarifaires comme dans l’exemple cidessous en cliquant deux fois sur la ligne sélectionnée :

Deux cliques rapides permettent de faire apparaître la boîte de dialogue qui suffit de compléter

Vous introduisez le taux de remise

Vous introduisez le coefficient

vous cliquez sur

pour valider vos saisies et vous passez à la catégorie suivantes

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 222 novembre 2004

8 - CREER DES ARTICLES Pour créer un article, il suffit dans obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône

de la fenêtre principale de sélectionner

l’écran

pour créer votre premier article, ou vous pouvez dans la barre verticale

cliquer sur

vous obtenez alors l’écran suivant :

Vous complétez les différentes zones

le fait d’inscrire le

va valider votre saisie de la référence comme dans l’exemple ci-dessous :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 232 novembre 2004

Votre référence a été validée

Les catégories tarifaires sont apparues

le fait de cliquer sur un onglet quelconque va effectuer le calcul des prix de vente comme dans l’exemple ci-dessous :

il est nécessaire ensuite d’indiquer pour chaque le fournisseur habituel grâce à l’onglet l’écran qui est apparu :

et de compléter

Il faut compléter cette zone fournisseur en se positionnant dans cette zone

, il suffit de cliquer sur l’icône pour compléter la zone fournisseurs avec la souris , vous obtenez alors l’écran suivant :

après vous êtes positionné dans la zone

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 242 novembre 2004 Vous choisissez le fournisseur grâce à la liste déroulante Attention le fournisseur doit exister sinon il faut le créer au préalable Il s’agit de la référence du fournisseur et non la vôtre

Vous devez absolument saisir le prix d’achat HT et non comme ici le prix TTC

Vous entrez le taux de remise puis vous cliquez sur l’onglet

, apparaît l’écran suivant :

Vous sélectionnez le lieu de stockage

Vous entrez les stocks mini et maxi que vous validez avec la touche Entrée

9 - REPRENDRE LES STOCKS INITIAUX Il est nécessaire de reprendre les stocks initiaux des articles. Pour cela, il suffit dans principale de sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :

de la fenêtre

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 252 novembre 2004

vous cliquez sur l’icône obtenez l’écran suivant :

ou dans la barre verticale

,

, vous

Vous laissez cocher

puis, vous validez avec

, vous obtenez alors l’écran suivant :

Vous changez la date et vous indiquez 01/01/04 Vous inscrivez la référence de l’entrée ici stock initial

vous validez la référence avec la touche Entrée de façon à pouvoir remplir la première ligne comme dans l’écran cidessous :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 262 novembre 2004

En vous positionnant sur cette zone et appuyant sur la touche F4 vous voyez apparaître la liste des articles

vous faites apparaître la liste des articles grâce à la touche F4 comme dans l’écran ci-dessous :

Il suffit de sélectionner l’article dans la liste

,vous pouvez alors compléter la quantité après avoir sélectionner le premier article ici ALIX001, vous faites du stock initial de l’article ici 30 et vous validez votre saisie avec la touche Entrée, vous devez obtenir l’écran cidessous :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 272 novembre 2004 Vous validez votre saisie avec la touche Entrée, vous devez obtenir l’écran ci-dessous :

vous pouvez entrer les autres lignes des stocks initiaux des articles

5. LES TRAITEMENTS ⇒ LES OPERATIONS SUR LES ACHATS 1 - DE LA COMMANDE AU REGLEMENT DU FOURNISSEUR : TRAITER LES ACHATS Pour traiter les achats, il faut se positionner dans l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône

de la fenêtre principale , puis sélectionner

ou vous pouvez directement dans la barre verticale

, vous obtenez l’écran suivant :

,

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 282 novembre 2004

Vous cochez

1.1. CREATION D’UN BON DE COMMANDE En cliquant sur

, ou vous pouvez directement dans la barre verticale

,

on obtient l’écran suivant :

Vous indiquez la date de la commande Vous indiquez le numéro du bon Vous sélectionnez le fournisseur Vous indiquez la date de livraison souhaitée après avoir sélectionné le fournisseur vous validez avec la touche Entrée. Vous obtenez alors l’écran suivant qu’il suffit de compléter :

La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 292 novembre 2004

Vous sélectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur positionnez sur

, avec la touche TAB, vous vous

et vous entrez le bon prix d’achat (attention dans notre exemple le prix affiché est le prix

TTC) si nécessaire, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous positionnez sur bonne quantité. Vous validez votre ligne avec la touche Entrée Vous obtenez alors l’écran suivant :

et vous entrez la

le logiciel peut vous demander de recalculer le prix de revient :

vous répondez , vous entrez les lignes suivantes si nécessaire, vous cliquez sur obtenez la valorisation de votre bon de commande :

et vous

vous fermez l’écran en cliquant sur vous permet de choisir un modèle de bon de commande et de l’imprimer. Vous obtenez l’écran Le bouton suivant et il est nécessaire de retrouver le bon document dans le bon répertoire :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 302 novembre 2004

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat

après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :

Vous sélectionnez

lorsque l’écran suivant :

est sélectionné vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 312 novembre 2004

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué vous cliquez sur le bouton

, l’écran obtenu est alors le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 322 novembre 2004 , vous pouvez imprimer le bon de commande. Vous pouvez quitter l’aperçu en en cliquant sur le bouton cliquant sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le bon de commande.

1.2. TRANSFORMER UN BON DE COMMANDE EN BON DE LIVRAISON Pour transformer un bon de commande en bon de livraison, il suffit après avoir sélectionné le bon de commande comme dans l’écran ci-dessous :

de cliquer sur l’icône

, vous obtenez l’écran suivant :

il suffit de cliquer sur le bouton

, l’écran suivant apparaît :

Ne pas oublier de changer le numéro

Ne pas oublier de changer la date

vous cliquez sur

, et l’écran suivant vous indique que le document d’achat a changé :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 332 novembre 2004

Bon de livraison à la place de Bon de Commande

1.3. TRANSFORMER UN BON DE LIVRAISON EN FACTURE D’ACHAT Pour transformer un bon de livraison en facture, il suffit après avoir sélectionné le bon de livraison comme dans l’écran ci-dessous :

de cliquer sur l’icône

, vous obtenez l’écran suivant :

il suffit de cliquer sur le bouton

, l’écran suivant apparaît :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 342 novembre 2004

Ne pas oublier de changer le numéro

Ne pas oublier de changer la date

vous cliquez sur

, et l’écran suivant vous indique que le document d’achat a changé :

1.4. REGLER UNE FACTURE D’ACHAT ATTENTION : lorsque vous avez réglée une facture, il est impossible de modifier la facture ou son règlement. de la fenêtre principale puis de Pour constater le règlement d’un fournisseur, il suffit de se positionner dans sélectionner

ou vous pouvez directement dans la barre verticale

,

l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez la facture que nous avons réglée

vous cliquez sur l’icône

et vous obtenez alors l’écran suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 352 novembre 2004

vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors :

vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez : Vous complétez en fonction des renseignements concernant le règlement

puis vous cliquez sur règlements

, votre règlement est enregistré ; pour le vérifier vous pouvez éditer le journal des

2 - CREER DIRECTEMENT UNE FACTURE D’ACHAT La création d’une facture d’achat repose sur au minimum 4 étapes Première étape : créer une facture de la fenêtre principale de sélectionner Pour créer une facture d’achat, il faut se positionner dans l’écran obtenu est alors le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 362 novembre 2004

vous cliquez sur l’icône

, vous obtenez l’écran suivant :

Vous cochez

Deuxième étape : créer l’en-tête de la facture En cliquant sur

, ou vous pouvez directement dans la barre verticale

,

,on obtient l’écran suivant :

Vous indiquez la date de la facture Vous indiquez le numéro de la facture Vous sélectionnez le fournisseur Vous indiquez la date de livraison

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 372 novembre 2004 Troisième étape : créer le corps de la facture après avoir sélectionné le fournisseur vous validez avec la touche Entrée. Vous obtenez alors l’écran suivant qu’il suffit de compléter :

La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :

, avec la touche TAB, vous vous Vous sélectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur positionnez sur et vous entrez le bon prix d’achat, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous et vous entrez la bonne quantité, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous positionnez sur positionnez sur touche Entrée

et vous entrez le taux de remise si nécessaire. Vous validez votre ligne avec la

Quatrième étape : créer le pied de facture Vous obtenez alors l’écran suivant :

vous cliquez sur

et vous obtenez la valorisation de votre facture :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 382 novembre 2004

3 - CREER UN DOCUMENT D’ACHAT AVEC ESCOMPTE Pour créer un document d’achat avec escompte (généralement une facture), il suffit d’entrer le taux d’escompte lors de la valorisation du document comme dans l’exemple ci-dessous :

Vous entrez le taux d’escompte et vous validez avec la touche Entrée

après avoir validé avec la touche Entrée, vous obtenez la valorisation définitive de votre facture d’achat comme dans l’écran ci-dessous :

Vous pouvez vérifier que les totaux sont justes

Il est alors possible en cliquant sur l’icône en cliquant directement sur le l’icône

d’imprimer la facture d’achat. Vous pouvez créer les factures suivantes et vous êtes revenu à la première étape.

4 - CREER UN DOCUMENT D’ACHAT AVEC PORT OU EMBALLAGE Pour créer un document d’achat (préparation de commande, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec port ou emballages, il faut saisir le port et les emballages comme étant des articles comme dans l’exemple cdessous :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 392 novembre 2004

Vous entrez la valeur du port ou de l’emballage consigné

La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :

Vous devez obtenir une saisie semblable à celle-ci

5 - CREER UN DOCUMENT D’ACHAT AVEC ACOMPTE Pour créer un document d’achat (préparation de commande, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec acompte, il suffit de cliquer sur l’icône

, vous obtenez l’écran ci-après :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 402 novembre 2004

Vous entrez le montant Vous entrez la date de l’acompte vous validez l’acompte grâce à la touche Entrée. Vous quittez l’écran précédent en cliquant sur l’icône

.

6 - AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE D’ACHAT EXISTANTE Pour ajouter une remise supplémentaire obtenue à notre fournisseur sur un article, il suffit dans de la ou vous pouvez directement dans la barre verticale fenêtre principale de sélectionner

,

l’écran obtenu est alors le suivant :

vous sélectionnez la facture sur laquelle figure l’article dont le fournisseur nous a accordé une remise puis vous cliquez sur l’icône

, vous obtenez l’écran suivant :

vous sélectionnez l’article et vous entrez le taux de remise :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 412 novembre 2004

vous validez le taux de remise avec la touche Entrée, la boîte de dialogue suivant apparaît :

vous répondez

et vous obtenez l’écran suivant :

le calcul avec remise a été effectué

7 - CALCUL ET IMPRESSION D’UNE FACTURE D’ACHAT Il est souvent nécessaire pour une entreprise de vérifier les factures reçues. Pour cela, la gestion commerciale de SAGE autorise le calcul et éventuellement l’impression d’une facture d’achat. Si l’on souhaite effectuer le calcul d’une de la fenêtre principale de sélectionner ou vous pouvez facture d’achat, il suffit dans

directement dans la barre verticale suivant :

,

,l’écran obtenu est alors le

vous sélectionnez la facture en cliquant deux fois sur la ligne de la facture à calculer. L’écran obtenu est alors le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 422 novembre 2004

vous cliquez sur le bouton fournisseur :

, le logiciel valorise la facture, il est alors facile de vérifier avec la facture reçue du

L’impression d’une facture d’achat doit être peu courante car en général, une entreprise se contente de comptabiliser les factures reçues. Si l’on souhaite effectuer quand même cette impression, il suffit après avoir vérifié le calcul de cliquer sur , l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur

, l’écran est alors le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 432 novembre 2004

vous cliquez sur le bouton

, apparaît alors l’écran suivant :

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat

après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :

Vous sélectionnez

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 442 novembre 2004 lorsque suivant :

est sélectionné vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors l’écran

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué vous cliquez sur le bouton

, l’écran obtenu est alors le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 452 novembre 2004 , vous pouvez imprimer la facture. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur en cliquant sur le bouton ou agrandir l’aperçu en cliquant sur la facture.

8 - CREER UN NOUVEAU FOURNISSEUR EN COURS DE SAISIE Pour créer un nouveau fournisseur lors du traitement d’un achat, il suffit lorsque l’on constate son absence dans la liste des fournisseurs de taper son nom comme dans l’exemple ci-dessous : Après avoir saisi les divers renseignements du document d’achat (date de livraison, référence etc….) au moment de la validation apparaît l’écran suivant :

vous cliquez sur le bouton dans l’écran ci-dessous :

Vous pouvez compléter l’onglet

, vous pouvez alors saisir les renseignements concernant le fournisseur comme

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 462 novembre 2004

en cliquant sur

, vous pouvez commencer la saisie des articles achetés, livrés ou commandés.

9 - CREER UN NOUVEAU ARTICLE EN COURS DE SAISIE Pour créer un nouvel article lors du traitement d’un achat, il suffit lorsque l’on constate son absence dans la liste des articles de cliquer sur

comme dans l’exemple ci-dessous :

vous obtenez :

Vous complétez les différentes zones

vous devez obtenir l’écran suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 472 novembre 2004

vous devez compléter l’onglet

ainsi que l’onglet

:

:

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 482 novembre 2004

10 - LES FACTURES D’AVOIR SUR ACHATS 10.1. LES RETOURS DE MARCHANDISES Pour créer une facture d’avoir concernant un retour de marchandises, il suffit dans de sélectionner

de la fenêtre principale

ou vous pouvez directement dans la barre verticale

,

sélectionner la facture d’achat qui fait l’objet d’un retour :

ici, il s’agit de la facture XXHA1,vous ouvrez la facture puis vous cliquez sur l’icône suivant :

et vous obtenez l’écran

Vous cochez

Vous indiquez le numéro du bon de retour ainsi que la date

Vous cliquez sur

l’écran obtenu est alors le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 492 novembre 2004

vous fermez la facture principale en cliquant sur

et vous obtenez :

vous sélectionnez et ouvrez le bon de retour que vous modifiez en fonction de votre retour de marchandises :

Vous indiquez la date de la facture d’avoir Vous indiquez le numéro de la facture Vous sélectionnez le fournisseur

vous validez avec la touche Entrée l’en-tête du bon de retour puis vous remplissez le corps du bon de retour comme dans l’écran ci-après :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 502 novembre 2004

vous validez la ligne avec la touche Entrée. Vous pouvez rajouter un texte complémentaire en cliquant sur le bouton :

Vous entrez votre commentaire

vous cliquez sur , vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton est alors facile de vérifier avec la facture d’avoir reçue du fournisseur :

L’impression du bon de retour se fait en cliquant sur le bouton

, le logiciel valorise le bon de retour, il

, apparaît alors l’écran suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 512 novembre 2004

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat

après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :

Vous sélectionnez

lorsque l’écran suivant :

est sélectionné vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 522 novembre 2004

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué vous cliquez sur le bouton

, l’écran obtenu est alors le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 532 novembre 2004

, vous pouvez imprimer le bon de retour. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant en cliquant sur le bouton sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le bon de retour. REMARQUE : Un bon de retour n’est pas une facture d’avoir ; il est donc nécessaire de transformer le bon de retour en facture de la fenêtre principale de sélectionner ou vous d’avoir. Pour cela, il suffit dans

pouvez directement dans la barre verticale alors le suivant :

,

l’écran obtenu est

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 542 novembre 2004

Vous sélectionnez le Bon de retour à transformer

vous sélectionnez le bon de retour en cliquant deux fois sur la ligne, l’écran est alors le suivant :

vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez l’écran suivant :

Vous changez le numéro de la facture de retour Vous indiquez la date de la facture de retour

. Vous pouvez ensuite l’imprimer si vous le souhaitez. vous confirmez la transformation en cliquant sur 10.2. LES FACTURES D’AVOIR Pour créer une facture d’avoir concernant un rabais, une ristourne, une remise ou un escompte obtenu hors facture de la fenêtre principale de sélectionner ou vous pouvez de doit , il suffit dans

directement dans la barre verticale suivant :

,

l’écran obtenu est alors le

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 552 novembre 2004

vous cliquez sur l’icône

et vous obtenez l’écran suivant :

Vous cochez

l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous indiquez la date de la facture d’avoir Vous indiquez le numéro de la facture Vous sélectionnez le fournisseur

vous validez avec la touche Entrée l’en-tête du bon d’avoir financier puis vous remplissez le corps du bon d’avoir financier comme dans l’écran ci-après :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 562 novembre 2004

Ne pas oublier de modifier le P.U HT en tapant de la remise exceptionnelle

La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :

vous validez la ligne avec la touche Entrée. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton bon de retour, il est alors facile de vérifier avec la facture d’avoir reçue du fournisseur :

L’impression du bon d’avoir financier se fait en cliquant sur le bouton

, le logiciel valorise le

, apparaît alors l’écran suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 572 novembre 2004

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat

après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :

Vous sélectionnez

lorsque l’écran suivant :

est sélectionné vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 582 novembre 2004

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué vous cliquez sur le bouton

, l’écran obtenu est alors le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 592 novembre 2004 en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de retour. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le bon de retour. Vous devez transformer votre bon de retour en avoir

11 - RECTIFIER UNE ERREUR SUR UN DOCUMENT D’ACHAT (BON DE COMMANDE, DE LIVRAISON , FACTURE) Si l’erreur se situe dans une zone non grisée comme dans l’écran ci-dessous, il suffit de modifier les renseignements erronés en les sélectionnant :

sinon il faut supprimer la ligne d’article complètement ou éventuellement le document d’achat

12 - RECTIFIER UNE ERREUR LORS DE LA TRANSFORMATION D’UN DOCUMENT D’ACHAT Si l’erreur (date de livraison ou de facturation, numéro du document etc…) se situe lors de la transformation du document d’achat (exemple Bon de commande en Bon de livraison), il suffit de sélectionner le document à rectifier, puis de cliquer sur

en cliquant sur

apparaît alors la boîte de dialogue suivante :

apparaît la proposition suivante que vous acceptez en cliquant sur

votre document de départ est recréé.

13 -

REGLER UN FOURNISSEUR (PLUSIEURS FACTURES)

Pour constater le règlement d’un fournisseur, il suffit de se positionner dans de la fenêtre principale puis de sélectionner et , ou vous pouvez directement dans la

barre verticale

,

l’écran obtenu est alors le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 602 novembre 2004

Vous permet de sélectionner le fournisseur ici DARGAUD

vous validez avec la touche Entrée, vous obtenez :

vous retrouvez les montants en cliquant sur

, vous obtenez :

Il faut sélectionner et valider avec la touche Entrée dans

vous pouvez sélectionner les factures concernées par le règlement ici XXHA1 ET XXHA1R en validant avec la touche Entrée, vous obtenez :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 612 novembre 2004

vous pouvez cliquer sur

, vous obtenez :

Vous complétez la ligne notamment la date

après avoir complété la ligne, vous validez avec la touche Entrée. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer uniquement le règlement après l’avoir sélectionnée grâce au bouton

, vous obtenez :

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Règlement Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Règlement

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 622 novembre 2004

vous pouvez cliquer sur

, et vous obtenez :

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué

vous cliquez sur le bouton

, l’écran obtenu est alors le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 632 novembre 2004 , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur en cliquant sur le bouton ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le document.

14 -

EDITER LE JOURNAL DES REGLEMENTS FOURNISSEURS

Pour éditer le journal des règlements Fournisseurs, il suffit de se positionner sélectionner , l’écran est alors le suivant :

de la fenêtre principale puis de

Vous sélectionnez dans la liste

puis vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors :

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué vous cliquez sur le bouton

, l’écran obtenu est alors le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 642 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le document.

⇒ LES OPERATIONS SUR LES VENTES 1. DE LA COMMANDE AU REGLEMENT DU CLIENT : TRAITER LES VENTES Pour traiter les ventes, il faut se positionner dans l’écran obtenu est alors le suivant :

de la fenêtre principale puis sélectionner

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 652 novembre 2004

vous cliquez sur l’icône obtenez l’écran suivant :

ou vous pouvez directement dans la barre verticale

, et vous

Vous cochez

1.1. CREATION D’UN BON DE COMMANDE En cliquant sur

, on obtient l’écran suivant :

Vous indiquez la date de la commande Vous indiquez le numéro du bon Vous sélectionnez le client Vous indiquez la date de livraison souhaitée après avoir sélectionné le client vous validez avec la touche Entrée. Vous obtenez alors l’écran suivant qu’il suffit de compléter :

La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 662 novembre 2004

Vous sélectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur

, avec la touche TAB, vous vous

et vous entrez la bonne quantité comme dans l’exemple ci-dessus. Vous validez votre positionnez sur ligne avec la touche Entrée Vous obtenez alors l’écran suivant :

Vous pouvez éventuellement indiquer ou modifier le taux de remise

vous cliquez sur

et vous obtenez la valorisation du bon de commande :

Vous pouvez taper un taux d’escompte

maintenant le bouton vous permet de choisir un vous pouvez revenir à l’écran précédent grâce à l’icône modèle de bon de commande et de l’imprimer. Vous obtenez l’écran suivant et il est nécessaire de retrouver le bon document dans le bon répertoire :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 672 novembre 2004

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Vente Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Vente

après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :

Vous sélectionnez

lorsque l’écran suivant :

est sélectionné vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 682 novembre 2004

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué

vous cliquez sur le bouton

, l’écran obtenu est alors le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 692 novembre 2004 , vous pouvez imprimer le bon de commande. Vous pouvez quitter l’aperçu en en cliquant sur le bouton cliquant sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le bon de commande.

1.2. TRANSFORMER UN BON DE COMMANDE EN BON DE LIVRAISON Pour transformer un bon de commande en bon de livraison, il suffit après avoir sélectionné le bon de commande comme dans l’écran ci-dessous :

de cliquer sur l’icône

, vous obtenez l’écran suivant :

il suffit de cliquer sur le bouton

, l’écran suivant apparaît :

Ne pas oublier de changer la date et le numéro de bon

vous cliquez sur

, et l’écran suivant vous indique que le document de vente a changé :

Bon de livraison à la place de Bon de Commande

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 702 novembre 2004

1.3. TRANSFORMER UN BON DE LIVRAISON EN FACTURE DE VENTE Pour transformer un bon de livraison en facture, il suffit après avoir sélectionné le bon de livraison comme dans l’écran ci-dessous :

de cliquer sur l’icône

, vous obtenez l’écran suivant :

il suffit de cliquer sur le bouton

, l’écran suivant apparaît :

Ne pas oublier de changer la date et le numéro de la facture

vous cliquez sur

, et l’écran suivant vous indique que le document d’achat a changé :

1.4. REGLER UNE FACTURE DE VENTE Pour constater le règlement d’un client, il suffit de se positionner dans sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :

de la fenêtre principale puis de

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 712 novembre 2004 Vous sélectionnez la facture que le client nous a réglée

vous cliquez sur l’icône

et vous obtenez alors l’écran suivant :

vous cliquez sur

, vous obtenez :

vous cliquez sur

, pour accéder au règlement : Vous entrez le libellé du règlement et vous sélectionnez le mode de règlement

vous validez votre règlement en cliquant sur

2. CREATION D’UNE FACTURE DE VENTE AVEC OU SANS REMISE, AVEC OU SANS ESCOMPTE La création d’une facture de vente repose sur au minimum 4 étapes Première étape : créer la facture

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 722 novembre 2004 Pour créer une facture de vente, il faut se positionner dans l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône

de la fenêtre principale de sélectionner

et vous obtenez l’écran suivant :

Vous cochez

ou vous pouvez directement dans la barre verticale Deuxième étape : créer l’en-tête de la facture En cliquant sur

cliquer sur

, on obtient l’écran suivant :

Vous indiquez la date de la facture Vous indiquez le numéro de la facture Vous sélectionnez le client Vous indiquez la date de livraison

Troisième étape : créer le corps de la facture après avoir sélectionné le fournisseur vous validez avec la touche Entrée. Vous obtenez alors l’écran suivant qu’il suffit de compléter :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 732 novembre 2004

La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :

, avec la touche TAB, vous vous Vous sélectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur et vous entrez la bonne quantité. Vous validez votre ligne avec la touche Entrée positionnez sur Quatrième étape : créer le pied de facture Vous obtenez alors l’écran suivant :

Le taux de remise s’applique automatiquement, vous le changez si nécessaire

vous cliquez sur

et vous obtenez la valorisation de votre facture :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 742 novembre 2004

il suffit d’entrer le taux d’escompte et de valider avec la touche Entrée Il est alors possible en cliquant sur l’icône en cliquant directement sur le l’icône

d’imprimer la facture de vente. Vous pouvez créer les factures suivantes et vous êtes revenu à la première étape.

3. CREER UN DOCUMENT DE VENTE AVEC PORT OU EMBALLAGE Pour créer un document de vente (devis, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec port, emballage ou tout autre frais divers, il faut saisir le port et les emballages comme étant des articles comme dans l’exemple c-dessous :

Vous entrez la valeur du port ou de l’emballage consigné

La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :

Vous devez obtenir une saisie semblable à celle-ci

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 752 novembre 2004

4. CREER UN DOCUMENT DE VENTE AVEC ACOMPTE Pour créer un document de vente (devis, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec acompte, il suffit de cliquer sur l’icône

, vous obtenez l’écran ci-après :

Vous entrez le montant Vous entrez la date de l’acompte vous validez l’acompte grâce à la touche Entrée. Vous quittez l’écran précédent en cliquant sur l’icône obtenez alors l’écran suivant :

et vous

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 762 novembre 2004

Il est alors possible d’imprimer directement le document de vente

5. IMPRESSION D’UNE FACTURE DE VENTE Pour imprimer une facture de vente, il suffit dans

de la fenêtre principale de sélectionner

ou vous pouvez directement dans la barre verticale

, l’écran obtenu est alors le suivant :

vous sélectionnez la facture en cliquant deux fois dessus. L’écran obtenu est alors le suivant :

cliquer sur

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 772 novembre 2004

vous cliquez sur le bouton

, apparaît alors l’écran suivant :

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Vente Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Vente

après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 782 novembre 2004

Vous sélectionnez

lorsque

est sélectionné vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors l’écran suivant :

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué vous cliquez sur le bouton

, l’écran obtenu est alors le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 792 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer la facture. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur la facture.

6. AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE DE VENTE EXISTANTE Pour ajouter une remise supplémentaire sur un article à un de vos clients, il suffit dans de la fenêtre d’accueil de sélectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale

cliquer sur

, l’écran obtenu est alors le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 802 novembre 2004

vous sélectionnez la facture sur laquelle figure l’article dont vous accordez une remise puis vous cliquez sur l’icône , vous obtenez l’écran suivant :

vous sélectionnez l’article et vous entrez le taux de remise :

vous validez le taux de remise avec la touche Entrée. Le calcul avec remise a été effectué

7. CREER UN NOUVEAU CLIENT EN COURS DE SAISIE Pour créer un nouveau client lors du traitement d’une vente, il suffit lorsque l’on constate son absence dans la liste des clients de taper son nom comme dans l’exemple ci-dessous : Après avoir saisi les divers renseignements du document de vente (date de livraison, référence etc….) au moment de la validation apparaît l’écran suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 812 novembre 2004

vous cliquez sur le bouton l’écran ci-dessous :

, vous pouvez alors saisir les renseignements concernant le client comme dans

Ne pas oublier d’affecter le représentant au client l’onglet

.Vous devez affecter le client particulier à la

catégorie tarifaire correspondante. Pour cela, vous cliquez sur l’onglet

, vous obtenez l’écran suivant :

Vous sélectionnez avec la liste déroulante la bonne catégorie tarifaire ici Professionels

En cliquant sur

, vous pouvez commencer la saisie des articles achetés.

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 822 novembre 2004

8. LES FACTURES D’AVOIR SUR VENTES 8.1. LES RETOURS DE MARCHANDISES Pour créer une facture d’avoir concernant un retour de marchandises, il suffit dans de sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :

de la fenêtre d’accueil

Vous sélectionnez la facture concernée par le retour de marchandises

vous cliquez sur l’icône

et vous obtenez l’écran suivant :

Vous cochez

l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous indiquez la date de la facture d’avoir Vous indiquez le numéro de la facture Vous sélectionnez le client

vous validez avec la touche Entrée l’en-tête du bon d retour d’avoir puis vous remplissez le corps du bon de retour comme dans l’écran ci-après :

Ne pas oublier de modifier le quantité Ne pas oublier la remise initiale

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 832 novembre 2004

vous validez la ligne avec la touche Entrée. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton bon de retour, il est alors facile de vérifier avec la facture d’avoir reçue du fournisseur :

Vous pouvez quitter la boîte de dialogue en cliquant sur

, le logiciel valorise le

.

REMARQUE : Un bon de retour n’est pas une facture d’avoir ; il est donc nécessaire de transformer le bon de retour en facture de la fenêtre d’accueil de sélectionner ou vous pouvez d’avoir. Pour cela, il suffit dans

directement dans la barre verticale alors le suivant :

cliquer sur

, l’écran obtenu est

Vous sélectionnez le Bon de retour à transformer

vous sélectionnez le bon de retour en cliquant deux fois sur la ligne, l’écran est alors le suivant :

vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez l’écran suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 842 novembre 2004

Vous changez le numéro de la facture d’avoir Vous indiquez la date de la facture d’avoir

vous confirmez la transformation en cliquant sur sélectionnant dans la liste des factures.

. Vous pouvez ensuite l’imprimer si vous le souhaitez en le

8.2. LES FACTURES D’AVOIR SUR VENTES Pour créer une facture d’avoir concernant un rabais, une ristourne, une remise ou un escompte accordé hors facture de la fenêtre d’accueil de sélectionner ou vous pouvez de doit, il suffit dans

directement dans la barre verticale alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône

et vous obtenez l’écran suivant :

cliquer sur

, l’écran obtenu est

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 852 novembre 2004

Vous cochez

l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous indiquez la date de la facture d’avoir Vous indiquez le numéro de la facture Vous sélectionnez le client

vous validez avec la touche Entrée l’en-tête du bon d’avoir financier puis vous remplissez le corps du bon d’avoir financier comme dans l’écran ci-après :

Ne pas oublier de modifier le P.U HT en tapant de la remise exceptionnelle

La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :

vous validez la ligne avec la touche Entrée. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton bon de retour, il est alors facile de vérifier la facture d’avoir :

, le logiciel valorise le

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 862 novembre 2004

L’impression du bon d’avoir financier se fait en cliquant sur le bouton

, apparaît alors l’écran suivant :

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Vente Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Vente

après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :

Vous sélectionnez

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 872 novembre 2004 est sélectionné vous cliquez sur le bouton

lorsque l’écran suivant :

, vous obtenez alors

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué

vous cliquez sur le bouton

, l’écran obtenu est alors le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 882 novembre 2004 , vous pouvez imprimer l’avoir. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur ou en cliquant sur le bouton agrandir l’aperçu en cliquant sur l’avoir. REMARQUE : Un bon avoir financier n’est pas une facture d’avoir ; il est donc nécessaire de transformer le bon avoir financier en facture d’avoir.

9 - REGLER UNE FACTURE DE VENTE Pour constater le règlement d’un client, il suffit de se positionner dans de la fenêtre d’accueil puis de sélectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale

cliquer sur

, l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez la facture qui nous a été réglée

vous cliquez sur l’icône

et vous obtenez alors l’écran suivant :

vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors :

vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 892 novembre 2004 Vous complétez en fonction des renseignements concernant le règlement

puis vous cliquez sur règlements

10 -

, votre règlement est enregistré ; pour le vérifier vous pouvez éditer le journal des

EDITER LE JOURNAL DES REGLEMENTS CLIENTS

Pour éditer le journal des réglements Clients, il suffit de se positionner sélectionner , l’écran est alors le suivant :

de la fenêtre d’accueil puis de

Vous sélectionnez dans la liste

puis vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 902 novembre 2004

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué vous cliquez sur le bouton

, l’écran obtenu est alors le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 912 novembre 2004 , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur en cliquant sur le bouton ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le document.

11 -

LES PROBLEMES DE STOCKS : STOCK INSUFFISANT POUR SATISFAIRE UNE COMMANDE

Il est possible lors d’une vente que le niveau du stock soit insuffisant ; vous avez alors un écran de ce type :

Stock réel : stock en magasin ici 60 Stock à terme : stock réel – livraison en cours ici dans l’exemple 48 à M.CHALAMEL à livrer le 25/01 ; il est donc possible de livrer la commande mais il sera nécessaire de passer un réapprovisionnement auprès de notre fournisseur

vous pouvez forcer la livraison et la commande auprès du fournisseur :

Pour traiter le réapprovisionnement, il faut se positionner dans ou vous pouvez directement dans la barre verticale

, l’écran obtenu est alors le suivant :

vous constatez qu’une ligne s’est rajoutée :

de la fenêtre principale , puis sélectionner cliquer sur

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 922 novembre 2004 vous sélectionnez la ligne et vous ouvrez la fenêtre suivante :

vous transformez votre préparation de commande en bon de commande en cliquant sur compléter correctement votre bon de commande :

de façon à pouvoir

Normalement, le logiciel a dû vous mettre le bon numéro de document

vous cliquez sur

, vous obtenez :

,

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 932 novembre 2004 le logiciel vous calcule la quantité à commander avec le stock minimum : vérification stock initial = 60 quantité livrée = 36 reste à livrer = 48 donc quantité nécessaire  36 + 48 = 84 donc il en manque 84 – 60 = 24 plus la reconstitution du stock minimum 30 soit 24 + 30 = 54. Vous pouvez donc cliquer sur

, vous obtenez :

vous pouvez imprimer et envoyer votre bon de commande à votre fournisseur sans oublier de changer la date de livraison souhaitée.

6. COMPLEMENTS 1. CREER DE CATEGORIES DE PRODUITS Les produits regroupés par famille d’articles peuvent faire l’objet ou non d’un suivi de gestion de stock, par exemple les prestations ou les travaux ne font pas l’objet d’une gestion de stock puisqu’il n’y a en pas. Il est possible de créer plusieurs catégories de produits en fonction du fait qu’ils possèdent des suivis de stockage ou pour des raisons d’analyse. Pour cela, il suffit dans suivant :

de sélectionner

, l’écran obtenu est le

En cliquant sur cet onglet vous pouvez créer les options par défaut du logiciel de Gestion Commerciale

vous cliquez sur l’onglet

apparaît alors l’écran suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 942 novembre 2004

Vous sélectionnez

vous obtenez après avoir sélectionné

, l’écran suivant :

Vous complétez la zone Intitulé et vous validez votre saisie avec la touche Entrée

Vous cochez la case Suivi en gestion si la catégorie de produits doit être suivi en gestion de stock

Vous créez les différentes catégories de produits.

2. CREER D’UNE NOMENCLATURE Un article peut être intégré au sein d'une composition, qu'on appellera alors nomenclature, (par exemple une parure est une nomenclature contenant plusieurs stylos en nombre variable : un bille,un plume ou un roller). Si certain article entre dans la composition d’une nomenclature, il est nécessaire de créer une nomenclature qui sera en fait un article supplémentaire.

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 952 novembre 2004 Pour créer une nomenclature, il suffit dans l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône

de la fenêtre principale de sélectionner

pour créer votre nomenclature article ou vous pouvez dans la barre verticale

cliquer sur

, vous obtenez alors l’écran suivant :

Vous complétez les différentes zones

puis vous cliquez sur l’onglet

, vous obtenez alors l’écran suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 962 novembre 2004

Vous sélectionnez dans la liste déroulante

Vous sélectionnez dans la liste déroulante puis vous sélectionnez dans la liste déroulante de la référence de l’article entrant dans la nomenclature et vous entrez la quantité comme dans l’exemple ci-dessous :

Vous validez votre choix d’article et votre quantité grâce à la touche Entrée

Finalement pour la parure FONTANGES TRIO NOIR, vous devez obtenir l’écran suivant pour la nomenclature :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 972 novembre 2004

et pour l’écran

:

vous pouvez si vous le souhaitez insérer une photo de la parure

3. INCLURE LA PHOTO D’UN ARTICLE Pour inclure la photo d’un article, il suffit après avoir sélectionné l’article de cliquer sur l’onglet l’écran suivant :

apparaît

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 982 novembre 2004

vous cliquez sur l’onglet

vous cliquez sur le bouton

apparaît l’écran suivant :

, l’écran suivant apparaît :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 992 novembre 2004

Icône qui permet de retrouver le dossier images qui contient les photos des articles

vous sélectionnez la photo de votre article ici parker_sonnet.jpg et vous cliquez sur dans votre fiche article comme dans l’exemple ci-dessous :

, la photo est incluse

vous procédez de la même façon pour les autres articles.

4. CREER UN REPRESENTANT ET SON POURCENTAGE DE COMMISSION Pour créer ou ajouter un représentant, il suffit dans l’écran obtenu est alors le suivant :

de la fenêtre principale de sélectionner

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 100

2 novembre 2004

Il existe un représentant, en le sélectionnant et en appuyant sur la touche entrée, vous pouvez modifier ses coordonnées

nous pouvons ajouter un nouveau représentant grâce à l’icône modifier, nous obtenons :

ou le modifier en cliquant deux fois sur la ligne à

Nous pouvons saisir ses coordonnées ou les modifier

Pour créer ou modifier une commission, il suffit dans , puis

de la fenêtre principale de sélectionner

l’écran obtenu est alors le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 101

2 novembre 2004 Il existe dans l’exemple une commission sur les bandes dessinées

nous pouvons ajouter une nouvelle commission grâce à l’icône modifier, nous obtenons :

ou la modifier en cliquant deux fois sur la ligne à

Nous entrons ou nous modifions le nom de la commission Nous pouvons sélectionner grâce aux listes déroulantes : - la famille - le représentant - l’objectif, le domaine, le calcul, la base de calcul Vous pouvez saisir dans cette zone le pourcentage de remise par tranche maximum que peuvent accorder les représentants (vous validez avec la touche Entrée)

il suffit ensuite grâce à l’onglet l’exemple ci-dessous :

de la fiche du représentant d’attribuer la commission comme dans

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 102

2 novembre 2004

Vous sélectionnez la commission dans la liste déroulante que vous validez avec la touche Entrée

5. VERIFIER LES CATEGORIES COMPTABLES ET LEUR PLAN DE COMPTE Pour vérifier les catégories comptables et les comptes, il suffit dans l’écran obtenu est alors le suivant :

de la fenêtre principale de sélectionner

vous cliquez rapidement deux fois sur l’article à vérifier et vous obtenez l’écran suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 103

Vous cliquez sur l’onglet

2 novembre 2004

, vous obtenez :

Cette liste déroulante permet de vérifier les différentes catégories comptables et les comptes associés Comptes associés à la catégorie comptable

6. AFFECTATION DE L’ARTICLE ESCOMPTE A LA CATEGORIE COMPTABLE ESCOMPTE Lorsque les articles ont été créés, il peut être nécessaire d’affecter certains articles DIVERS comme l’ESCOMPTE à la catégorie comptable ESCOMPTE appelée dans le logiciel Article passerelle comptable. Pour cela, il suffit dans de sélectionner

, l’écran obtenu est le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 104

2 novembre 2004

En cliquant sur cet onglet vous pouvez choisir les paramètres Généraux par défaut du logiciel de Gestion Commerciale

vous cliquez sur l’onglet

et dans l’écran de dialogue

, vous cliquez sur l’onglet

apparaît alors l’écran suivant :

Vous cliquez sur la liste déroulante et vous sélectionnez l’article ESCOMPTE (il faut maintenir appuyer) en cas de fausse manœuvre, il faut effacer et recommencer

vous devez obtenir l’écran suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 105

2 novembre 2004

7. SUPPRIMER UNE FAMILLE D’ARTICLES Pour supprimer une famille d’articles, il suffit dans l’écran obtenu est alors le suivant :

de la fenêtre principale de sélectionner

Vous sélectionnez la famille d’articles à supprimer et vous cliquez sur l’icône

pour supprimer celle-ci

8. SUPPRIMER UN ARTICLE Pour supprimer un article, il suffit dans obtenu est alors le suivant :

de la fenêtre principale de sélectionner

vous sélectionnez l’article à supprimer et vous cliquez sur l’icône

vous confirmez la suppression en cliquant sur le bouton

l’écran

la boîte de dialogue suivante apparaît :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 106

2 novembre 2004

9. SUPPRESSION OU MODIFICATION D’UNE LIGNE D’UN MOUVEMENT D’ENTREE Pour supprimer ou modifier une ligne d’un mouvement d’entrée, il suffit dans sélectionner

sur

de la fenêtre principale de

ou vous pouvez directement dans la barre verticale

cliquer

, l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez le document des stocks dans lequel vous souhaitez modifier une ligne

Après avoir sélectionné le mouvement, il suffit de cliquer sur l’icône

vous obtenez l’écran suivant :

et vous sélectionnez la ligne à supprimer ou à modifier, puis si vous souhaitez la supprimer vous cliquez avec le bouton de la souris ou avec l’icône

, vous obtenez l’écran suivant :

, si par contre vous souhaitez uniquement modifier la ligne, vous confirmez la suppression avec la touche il suffit de la sélectionner et de modifier les zones erronées comme dans l’écran ci-dessous :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 107

2 novembre 2004

10. CREER UN PLAN DE COMPTE ATTACHES A UN ARTICLE ET A UNE CATEGORIE COMPTABLE Lorsqu’un article est rattaché à une famille d’articles qui ne possède pas de plan de comptes ou un plan de compte différents, il est nécessaire de le créer. Pour cela, au moment de la création de l’article, il faut dans l’onglet de la fiche article compléter la partie suivante : Cette liste déroulante permet de sélectionner les différentes catégories comptables et les comptes associés Comptes associés à la catégorie comptable Pour le PORT par exemple nous obtenons l’écran suivant :

Ne pas oublier de cocher pour le port

11. MODIFIER OU CREER UNE CATEGORIE TARIFAIRE SUR UN ARTICLE Pour modifier ou pour créer des conditions particulières pour un article différent de la famille d’articles, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner puis de sélectionner l’article à modifier,l’écran obtenu est alors le suivant :

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 108

2 novembre 2004

vous cliquez sur la ligne de la catégorie tarifaire ici Particuliers que vous souhaitez modifier ou créer, vous obtenez alors l’écran suivant : Vous entrez le coefficient ici puis vous fermez la boîte de dialogue

le prix et le coefficient apparaissent comme dans l’écran ci-dessous :

12. EDITER LES JOURNAUX DE FACTURE DE VENTE OU D’ACHAT Pour éditer le journal des Factures des ventes ou celui des Achats, il suffit de se positionner d’accueil puis de sélectionner , l’écran est alors le suivant :

de la fenêtre

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 109

2 novembre 2004

Vous sélectionnez dans la liste journal que vous souhaitez éditer

puis vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors :

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué vous cliquez sur le bouton

, l’écran obtenu est alors le suivant :

le

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 110

2 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le document.

13. TRANSFERER LES ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE Pour transférer les factures et les règlements du dossier Gestion Commerciale vers le dossier Comptabilité, il suffit de se positionner dans alors le suivant :

de la fenêtre d’accueil puis de sélectionner

l’écran obtenu est

FR SAGE GESTION COMMERCIALE crcf_stg - 111

2 novembre 2004 Bien vérifier qu’il s’agit du bon dossier comptable Vous sélectionnez soit :

Attention, il faut sélectionner la bonne catégorie comptable avec le bon code journal

Ne pas oublier de sélectionner le bon journal Vous cliquez sur le bouton

(mise à jour directe comptabilité) et le transfert s’effectue, vous pouvez vérifier que

le transfert s’est bien effectué en choisissant de la fenêtre d’accueil puis de sélectionner vous ouvre la comptabilité générale et vous pouvez ouvrir le journal correspondant.

, cela