ManualV5_0

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Sistema Control de Asistencia

IBIX - SISTEMA CONTROL DE ASISTENCIA INDICE PRIMEROS PASOS .................................... 2

Supervisor para Registro de Huellas de Trabajadores ................................................... 6 Procedimiento Registro de Huellas Digitales ...8 Parametros del Lector de Huella Digital ........ 11 IBIX SISTEMA CONTROL DE ASISTENCIA.......13 Descripción de los Botones de Acceso Rápido: Rápido: ............................. ........................................... ............................ ................ 17 Catálogos ........................................... 18  Catálogo de Empresas .................................. 19 Catálogo de Areas ......................................... 19 Catálogo de Departamentos ................... ........ .................. ....... 20 Catálogo de Centros Ce ntros .................... .......... ..................... .................. ....... 20 Catálogo de Categorías Ca tegorías ................... ........ .................... .............. ..... 21 Catálogo de Grupos....................................... 21 Catálogo de Trabajadores ............................. 22 Catálogo de Trabajadores – Datos Generales ...................................................... 23 Catálogo de Trabajadores – Fotografía ......... 24 Catálogo de Trabajadores – Rotación de Turnos Turnos .............................. ............................................ ............................ ................ 31 Catálogo de Trabajadores – Credencial ........ 37 Catálogo de Trabajadores – Accesos ............ ......... ... 38 Catálogo de Supervisores ............................. 39 Catálogo de Usuarios .................................... 40 Catálogo de Conceptos (Ausentismo) ........... ........ ... 41 Catálogo de Días Festivos .................... .......... ................... ......... 43 Catálogo de Terminales Term inales de Checado ....... ..... 44 Catálogo de Horarios de Timbre.................... ......... ........... 46 Catálogo - Salir .............................................. 46 Operación ........................................... 47  Configuración de Turnos ............................... 48 Rotación de Turnos ....................................... 50 Horarios Control de Acceso .................... ......... .................. ....... 51 Horarios de Comedor .................................... 52 Trasladar Accesos a Asistencia ..................... .......... ........... 53 Revisar Turnos por Trabajador ................... .......... ............ ... 54 Revisar Checadas por Trabajador ................. .......... ....... 55 Actualización Masiva de Rotación de Turnos 56 Asignación Masiva Datos de Trabajadores ... 57 Captura Conceptos de Ausentismo ............... 58 Captura Conceptos de Ausentismo – Individual por Trabajador ................. .............. ......... ..... 58

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Captura Conceptos de Ausentismo – Masivo por Selección de Trabajadores ..................... 59 Impresión de Credenciales..................... ........... ................. ....... 60 Diseño de Credencial .................................... 61 Comunicación..................................... Comunicación..................................... 62  Envío de Trabajadores .................................. 62 Envío de Horarios y Turnos.................... .......... ................. ....... 63 Recolectar Checadas .................................... 63 Mensaje Rotativo .......................................... 64 Fecha y Hora Terminal .................................. 64 Actualizar Timbres ........................................ 65 Monitor Personal Checando ..................... .......... ................ ..... 66 Enviar Comando a Terminal ..................... .......... ................ ..... 67 Enviar Parámetro a Terminal ........................ 68 Respaldo Biometricos ................................... 69 Reportes............................................. 72  Reporte Checadas Resumen ........................ 73 Reporte de Checadas Detalle ....................... 74 Reporte Asistencia ........................................ 75 Reporte de Ausentismos ............................... 77 Reporte de Retardos ..................................... 78 Reporte Tiempo Extra ................................... 79 Reporte Tipo Tarjeta Reloj ............................ 81 Reporte de PreNómina Analítico ................... 82 Reporte de PreNómina Resumen ................. 83 Reporte Consumos de Comedor ................... ......... .......... 85 Reporte Control de Accesos ......................... 88 Utilerías .............................................. 91 Seleccionar Directorio de Base de Datos ...... 91 Configurar Direcciones IP ............................. 92 Parámetros del Sistema ................................ 92 Importar Datos de los Trabajadores .............. .......... .... 93 Importar Archivo de Checadas ...................... 94 Exportar PreNómina ...................................... 95 Modifica Leyenda Firma del Trabajador ........ 96 Ley federal del Trabajo Arts. 58 al 75 ........... 96 Convertir Base de Datos ............................... 97 Habilitar Comunicaciones .................... ........... ................... .......... 97 Ver barra de herramientas ............................ 97 Guardar Configuración al salir.................... ........... ............ ... 97 Depurar Registros ......................................... 98 Ayuda ................................................. 99 

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PRIMEROS PASOS Para iniciar con la operación del Software IBIX SISTEMA CONTROL DE ASISTENCIA podemos optar por las siguientes dos opciones: Haciendo doble en este icono que aparece en el escritorio de Windows

….ó siguiendo los pasos: A.) Haciendo click en el boton inicio de windows B.) Elegimos “todos los programas” programas” C.) Buscamos la carpeta “ibix_ucontrol “ibix_ucontrol reloj checador” D.) Hacemos click en el icono IBIX Control Asistencia

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Al momento de acceder al sistema la primer actividad obligada es dar de alta una Empresa

. Esto se hace en el menú Catalogo eligiendo la opción Empresas

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ó en caso de no tener de alta alguna empresa, podrá proceder a capturarla inmediatamente (apoyarse con la Licencia expedida por IBIX S.A. de C.V.)

El sistema tiene la capacidad de operación multiempresa por lo que puede dar de alta el número de empresas que requiera, no hay restricciones de licencia. Descripción de los campos: Numero:

Numero de Empresa (del 01 al 98)

Nombre Corto:

Sigla de la Empresa. Hasta 8 caracteres sin espacios.

Razón Social:

Razón Social de la Empresa.

Instalación:

Numero de Instalación proporcionado por IBIX.

Numero de Licencia:

Numero de Licencia proporcionado por IBIX.

Una vez dada de alta la(s) Empresa(s) hay que seleccionarla para proceder a la captura de la información necesaria de acuerdo a operación de la misma. Para seleccionar la empresa solo hay que que entrar al Catálogo de Empresas, seleccionarla seleccionarl a en en la lista empresa y salir de la opción.

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En el título de la ventana principal mostrara el nombre de la empresa activa

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SUPERVISOR PARA REGISTRO DE HUELLAS DE TRABAJADORES El primer registro de huella digital debe ser para el supervisor a quien se le asignará la autorización, ya sea para registrar las huellas en la terminal ó permitir checadas fuera de los horarios previstos.

Descripción de los campos: Numero: Campo numérico de 6 dígitos. Nombre:

Nombre completo del supervisor, hasta 50 caracteres.

NIP:

Numero de Identificación del Supervisor de 4 caracteres (se recomienda abarcar numeración que evite pueda mezclarse con la de los trabajadores)

Código Reloj:

Hasta 8 dígitos para la credencial del supervisor, ya sea código de barras ó tarjeta de proximidad (el sistema lo genera por Default)

Nombre a Desplegar:

Nombre a desplegar en la terminal de checado, hasta 16 caracteres. (Modificable aún y cuando el sistema coloca una sugerencia)

Activo:

Al estar marcada esta casilla la Terminal no lo identificará como Supervisor.

Validar Huella Digital en Permisos y Horas Extras: Opción que le otorga al Supervisor la capacidad de autorizar permisos, Tiempo Extra, Salidas/Entradas fuera de horario). Se requiere lector de huella digital anexo a la terminal de checado. Habilitado para Registro de Huellas Digitales: Al habilitar esta casilla le permite al Supervisor registrar huellas digitales (se sugiere habilitar dicha función a no más de 2 Supervisores).

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Al dar de alta un Supervisor deben marcarse habilitados los campos referentes a : Validar Huella Digital en Permiso y Hrs. Extra indica que dicho registro de supervisor esta orientado a dar permisos de checado al trabajador que incumple con los criterios de validación Habilitado para Registro de Huellas Digitales. indica que dicho registro de supervisor solo estará autorizado registrar las huellas digitales de cualquier usuario. NOTA: ambas opciones mencionadas no deben estar habilitadas.

Una vez dado de alta el supervisor y transmitido al Reloj Checador (lo cual se hace automáticamente si la Terminal esta instalada) se puede proceder al registro físico de su huella digital en el mismo aparato. La primera vez que un supervisor enrolador se presente en la terminal de Reloj Checador y teclee su NIP ó presente su tarjeta de checado será reconocido como una captura inicial de su huella para lo cual se iniciará automáticamente el diálogo de registro en la terminal.

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PROCEDIMIENTO REGISTRO DE HUELLAS DIGITALES El registro de Huellas Digitales se hace directamente en la Terminal de Checado. La primera Huella a registrar es la del supervisor de enrolamiento, luego este mismo podrá hacer el enrolamiento de los demás trabajadores. En cualquier enrolamiento de supervisor o trabajador se debe identificar primero la persona tecleando su NIP o pasando su tarjeta para luego registrar su huella y que esta quede asociada a él. Pasos para registrar Huellas Digitales: D igitales: 1) Para entrar en la Terminal al Modo de Registro de Huellas es necesario que el Supervisor coloque su huella en el lector. Cuando el supervisor no tiene registro previo de huella debe introducir su número de NIP y en forma automática la Terminal procederá al registro de huella para dicho supervisor. Borro Huellas??? Cesar Uribe Huellas BORRADAS César Uribe Ponga Dedo para GRABAR 2 HUELLAS Huellas GRABADAS Muchas Gracias!!

2) Para iniciar el registro de huellas huellas el Supervisor deberá deberá colocar la huella que registro registro al momento de grabarla por primera vez. Al hacer lo anterior el display de la Terminal exhibirá el siguiente mensaje de manera rápida: Huellas MAX :#### DISPONIBLES :####

Y dará lugar al siguiente mensaje: Modo: PERMISO de GRABAR Huellas

reconociéndolo como Supervisor. Es en este momento que el Supervisor deberá teclear el NIP del trabajador a registrar ó pasar su tarjeta. Hecho lo anterior Primeramente se borrará automáticamente cualquier registro previo que tenga el trabajador por lo cual el display de la Terminal muestra un mensaje que dura 5 segundos

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Borro Huellas??? Juan Pérez

ó se puede acelerar oprimiendo la tecla ‘ACEPTAR’ para acceder al siguiente paso de registro. (Si se quiere abortar/cancelar el registro entonces se oprime la tecla ‘FIN DE EVENTO’. Esto último puede requerirse en caso que se haya tecleado erróneamente el NIP.) 3)

A continuación se despliega aviso Huellas BORRADAS Juan Pérez

Este mensaje dura 5 segundos ó se puede acelerar oprimiendo la tecla ‘ACEPTAR’ para acceder al siguiente paso de registro. 4) A continuación se solicita solicita que el usuario ponga ponga su huella para registro registro en el lector con el siguiente mensaje Ponga Dedo para GRABAR DOS HUELLAs

El trabajador deberá colocar por 3 segundos aproximadamente la huella de uno de sus dedos en el lector (de preferencia el indice) por lo que el lector encenderá una luz ámbar durante el proceso de registro. Se cuenta con 12 segundos para esperar a que el usuario ponga su huella de lo contrario se aborta el proceso automáticamente. 5) Si el proceso anterior fue abortado por expirar el tiempo de registro ó el registro de la huella no fue satisfactorio por baja calidad en el mismo registro entonces aparecerá el siguiente mensaje y regresará al Modo de Registro (Paso 2). NO Puso Dedo en Lector de Huella

6) Cuando el registro registro de huella es satisfactorio satisfactorio se despliega despliega por tres segundos segundos el siguiente siguiente mensaje. Huellas GRABADAS Muchas Gracias!!

7) Una vez completado el registro de huella del trabajador se vuelve al Modo de Registro para continuar tecleando el NIP del siguiente trabajador a registro. Modo: PERMISO de GRABAR Huellas

8) Para salir del Modo de Registro se teclea teclea ‘Fin de Evento’ Evento’ y la pantalla de la Terminal Terminal del Reloj Checador volverá a mostrar el mensaje rotatorio, fecha y hora actual. IBIX, S.A. de C.V.

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Una vez que se tiene el registro de huellas de los trabajadores se validará la checada del mismo solicitando coloque su dedo en el lector después de haber tecleado su NIP ó haber pasado su tarjeta. Coloque Dedo en Lector de HUELLA

En caso de hacer un reconocimiento valido de la huella se desplegara el siguiente mensaje: No Verifica su Huella...Cuidado!

En caso de ser aceptada la huella del trabajador y cumplir con restricción de turnos u otras se despliega el saludo y nombre del trabajador dando por aceptada su checada. Buenos Días ! Juan Pérez

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PARAMETROS DEL LECTOR DE HUELLA DIGITAL Existen algunos parámetros que pueden ser ajustados en la terminal para adecuarse a los requerimientos de cada empresa. Se sugiere mantener los valores de default sin embargo el usuario puede adecuarlos cuando esto sea lo conveniente. Para acceder a esta opción se selecciona del menú principal ‘Comunicación’, luego ‘Enviar Parámetro a Terminal’ y aparecerá la siguiente ventana:

Parámetros: Tiempo para liberar Checado Repetido (1-5 mins): Por default el valor de este parámetro es 5 (minutos) que es el tiempo dentro del cual si el trabajador llegase a registrar de nuevo sue huella en la Terminal, esta emitirá una alerta sonora y desplegará el mensaje siguiente Checó hace ## min Juan Pérez

Numero Máximo de Huellas por Trabajador: Por default se registran dos huellas por trabajador. Esto para permitir registrar una huella de cada mano (los índices de preferencia). La conveniencia de registrar una huella de cada mano es para prevenir ocasiones en que se tiene ocupada una mano. También para cuando se tenga lastimada o vendada la mano ó dedo de alguna de las manos. Los límites de este campo son de 1 a 7 huellas máximo por trabajador. Calidad Mínima para Registro de Huella Digital: El lector Bioscrypt evalúa la claridad de registro de los relieves de la huella digital. El valor por default para este campo es de 35. Si el valor arrojado en el proceso de registro es menor a este, entonces se dará por rechazado el registro de la huella del trabajador. Cuando los trabajadores tengan muy gastada la yema de los dedos se puede reducir este número para facilitar su registro a expensas de que disminuye la seguridad. Los limites de este campo son de 1 a 99.

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Nivel de Seguridad Global en Verificación de Huella Digital: El valor por default para este campo es de 3. Los valores permitidos son de 1 a 5. El numero 1 indica el mayor nivel de seguridad mientras que el 5 indica un nivel de seguridad mas bajo. Mientras mayor sea el nivel de seguridad disminuye la probabilidad de aceptar en falso la huella de otra persona diferente a la propia. En contraparte aumenta la probabilidad de rechazar en falso una checada propia. A menor nivel de seguridad disminuye la probabilidad de que se rechace en falso una checada propia. Por el contrario aumenta la probabilidad de aceptar en falso la checada de otra persona diferente a la propia. Nivel de Seguridad Muy Bajo (5) Bajo (4) Medio (3) Alto (2) Muy Alto (1)

Rechazos en Falso 1 / 10,000 1 / 5,000 1 / 1,000 1 / 200 1 / 100

Aceptación en Falso 1 / 100 1 / 200 1 / 1,000 1 / 5,000 1 / 20,000

Mensaje Expres:

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IBIX SISTEMA CONTROL DE ASISTENCIA A SISTENCIA El Sistema de Control de Asistencial esta diseñado para un fácil y rápido acceso a las diferentes funciones y operaciones del mismo. Cuenta con opciones de menú y botones de acceso inmediato a las operaciones más comunes.

Descripción de las Opciones de Menú: Catálogos: Acceso a los Catálogos del Sistema como son Empresas. Áreas, Departamentos, Centros, Categorías, Grupos, Trabajadores, Supervisores, Usuarios, Conceptos, Festivos, Terminales Reloj Checador, Lectores Checadores en PC, Horario de Timbres y Salir

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Operación:

Acceso a Turnos, Rotación, Horarios Control de Acceso, Horarios de Comedor, Trasladar Accesos a Asistencia, Revisar Turnos por Trabajador, Revisar Checadas por Trabajador, Actualización Masiva Rotación de Turnos, Asignación Masiva Datos de Trabajadores, Captura Conceptos de Ausentismo e Impresión de Credenciales.

Comunicación:

Opciones de Comunicación con las Terminales de Checado: Envío de Trabajadores, Envío de Horarios y Turnos, Recolectar Checadas, Mensaje Rotativo, Fecha y Hora Terminal, Actualizar Timbres, Monitor Personal Chocando, Envíar Comando a Terminal, Envíar parámetro a Terminal, Respaldar Biométricos.

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Reportes:

En esta parte del sistema se pueden generar varias clases de Reportes: Checadas Resumen, Checadas Detalle, Asistencia, Ausentismo, Retardos, Tiempo Extra, Tipo Tarjeta Reloj, Pre-Nómina Analítico, Prenómina Resumen, Consumos Comedor, Control de Accesos.

Utilerías:

Aquí encontraremos algunas utilerías del Sistema como son: Seleccionar Directorio de Base de Datos, Configurar Direcciones IP, Parámetros del Sistema, Importar Datos de los Trabajadores, Importar Archivo de Checadas, Exportar Pre-nómina, Modifica Leyenda Firma del Trabajador Arts. 58 al 75, Convertir Base de Datos, Habilitar Comunicaciones, Ver Barra de Herramientas, Guardar Configuración al Salir y Depuración de Registros.

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Es en esta opción donde podemos revisar cuál es la versión actual del Sistema Control de Asistencia que tenemos instalada. Es aconsejable estar al pendiente de nuevas actualizaciones que pueden traer consigo por ejemplo la inclusión de nuevos reportes para poder sacar el máximo provecho del sistema entre otras cosas.

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DESCRIPCIÓN DE LOS BOTONES DE ACCESO RÁPIDO: Antes de iniciar de lleno en la explicación de las opciones del menú del programa, es conveniente familiarizarnos con el significado de los botones que aparecen en la parte superior de la ventana inicial del Sistema Control de Asistencia, bajo la barra de Menú

Turnos:

Actualización a Horarios de Turnos (Menú OPERACIÓN Submenú TURNOS)

Rotación:

Actualización a Rotación de Turnos (Menú OPERACIÓN Submenú ROTACION)

Trabajadores:

Actualización al Catálogo de Trabajadores (Menú CATALOGOS Submenú TRABAJADORES)

Checadas:

Reporte de Checadas de los Trabajadores (Menú REPORTES Submenú CHECADAS DETALLE)

Revisar:

Revisión de Checadas de los Trabajadores (Menú OPERACIÓN Submenú REVISAR CHECADAS POR TRABAJADOR

Pre-Nómina:

Reporte de Pre-Nómina (Menú REPORTES Submenú PRE-NOMINA RESUMEN)

Salir:

Opción para salir del Sistema Control de Asistencia.

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CATÁLOGOS Los Catálogos del Sistema son la información básica para la operación del mismo. El primer paso para la puesta en marcha del sistema es dar de alta los registros de catálogos. Todas las pantallas presentan el mismo formato para facilitar al usuario familiarizarse con las opciones de registro y actualización a catálogos. En cada una de las opciones de catálogo utilizará como estándar la siguiente barra de herramientas:

Descripción de los botones de la barra de herramientas: Agregar: Genera un nuevo registro en blanco listo para captura. Elimina el registro de catálogo actualmente seleccionado, previa Eliminar: confirmación mediante cuadro de diálogo. Buscar: Despliega cuadro de diálogo de búsqueda de registro. Previo: Reporte previo en pantalla. Impresión de reporte con diálogo para seleccionar impresora. Imprimir: Salir: Cierra la ventana actual. Guardar: Graba los datos capturados en Alta ó Modificación a Registro. Cancelar: Abandona la Alta ó Modificación a registro reestableciendo los datos previos.

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CATÁLOGO DE EMPRESAS El sistema tiene la capacidad de operación multiempresa. Puede dar de alta el número de empresas que requiera, no hay restricciones de licencia.

Descripción de los campos: Numero de Empresa (del 01 al 98) Numero: Nombre Corto: Sigla de la Empresa. Hasta 8 caracteres sin espacios. Razón Social: Razón Social de la Empresa. Numero de Instalación proporcionado por IBIX. Instalación: Numero de Licencia: Numero de Licencia proporcionado por IBIX. Antes de dar de alta trabajadores o departamentos es necesario dar de alta una empresa. Estas opciones y los reportes filtran los registros en función de la empresa activa. Para seleccionar la empresa activa activa solo hay que que entrar al catálogo catálogo de empresas, empresas, seleccionarla en en la lista empresa y salir de la opción. El título de la ventana principal mostrara el nombre de la empresa activa. CATÁLOGO DE AREAS Mediante esta opción se dan las altas, bajas ó cambios de las áreas en que este conformada la empresa. Por ejemplo Gerencia, Producción, Almacenes, Bodega. Se necesitan capturar este catalogo antes que los trabajadores ya que este será requerido en esa opción. Al generar reportes se tiene la opción de filtrarlos por un área específica.

Descripción de los Campos: Código: Clave alfanumérica del Área de hasta 6 caracteres. Nombre: Nombre descriptivo del Area de hasta 50 caracteres.

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CATÁLOGO DE DEPARTAMENTOS Mediante esta opción se dan las altas, bajas ó cambios a Departamentos. Por ejemplo Gerencia Planta, Gerencia Corporativa, Ensamble, Maquinado, Almacén de Empaque, Almacén de Materias Primas, etc. Se necesitan capturar primero los departamentos antes que los trabajadores ya que estos serán requeridos en esa opción. Al generar reportes se tiene la opción de filtrarlos por departamento específico. Descripción de los Campos: Código: Clave alfanumérica del Departamento de hasta 6 caracteres. Nombre: Nombre descriptivo del Departamento de hasta 50 caracteres.

CATÁLOGO DE CENTROS Mediante esta opción se dan las altas, bajas ó cambios a Centros de Costos. Por ejemplo Administración, Almacén, Ensamble, Maquinado, etc. Se necesitan capturar primero los departamentos departamentos antes que los trabajadores ya que estos serán requeridos en esa opción. Al generar reportes se tiene la opción de filtrarlos por departamento específico. Descripción de los Campos: Código: Clave alfanumérica del Departamento de hasta 6 caracteres. Nombre: Nombre descriptivo del Departamento de hasta 50 caracteres.

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CATÁLOGO DE CATEGORÍAS Mediante esta opción se dan las altas, bajas ó cambios a Categorías de los trabajadores. Se necesita capturar al menos una Categoría antes que la alta a Trabajadores ya que este campo será requerido en esa opción. Al generar reportes se tiene la opción de filtrarlos por Categoría específica. Descripción de los campos: Código: Clave alfanumérica de la Categoría de hasta 6 caracteres. Nombre: Nombre descriptivo de la Categoría de hasta 50 caracteres.

CATÁLOGO DE GRUPOS Mediante esta opción se dan las altas, bajas ó cambios a Grupos de Trabajadores. Se necesita capturar al menos un Grupo antes que la alta a Trabajadores ya que este campo será requerido en esa opción. Al generar reportes se tiene la opción de filtrarlos por Grupo de Trabajadores específico.

Descripción de los campos: Código: Clave alfanumérica del Grupo de hasta 6 caracteres. Nombre: Nombre descriptivo del Grupo de hasta 50 caracteres.

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CATÁLOGO DE TRABAJADORES Este Catálogo consta de Datos Generales además de Rotación de Turno de los Trabajadores, Opciones Especiales, Datos para Diseño de Credencial y Control de Accesos .

Descripción de los campos: Numero: Campo numérico de 6 posiciones correspondiente al asignado en su Sistema de Nómina. Nombre: Nombre completo del trabajador hasta 50 caracteres. NIP: Numero de Identificación Personal del Trabajador de 4 caracteres. Este campo es único ya que al teclearlo en el Reloj Checador identifica al trabajador para aceptar ó rechazar su checada de acuerdo sus atributos de checado. Código Reloj: 8 Dígitos del Código de Barras, Banda Magnética, Llave Dallas ó Tarjeta de Proximidad. Configurable a 10 y 12 dígitos. Este campo debe ser único ya que identifica al trabajador con su tarjeta. Se da un valor de default con 2 digitos del Numero de Empresa más 6 digitos del Numero de Trabajador. Es editable para asignar Códigos de Tarjetas asignados de fábrica. Nombre a Desplegar: Nombre a desplegar en la terminal de checado. Hasta 16 caracteres. (el sistema genera automáticamente una sugerencia, misma que puede ser modificada). Fotografía: Al dar clic con el ratón sobre el campo de fotografía aparece un menú con las opciones de ‘Cargar Fotografía’ y ‘Eliminar Fotografía’. En Cargar Fotografía aparece un cuadro de dialogo para selección del archivo de fotografía que debe ser del tipo Bitmap ‘*.bmp’. En Eliminar Fotografía se pide la confirmación para eliminarla. IBIX, S.A. de C.V.

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CATÁLOGO DE TRABAJADORES – DATOS GENERALES Area: Departamento: Centro: Categoría: Grupo:

Dato tomado del Catálogo Areas. Departamento ó Centro de Costo tomado del Catálogo Departamentos. Centro al que pertenece al trabajador. Tomado del Catálogo Centros. Categoría del Trabajador tomado del Catálogo de Categorías. Grupo del Trabajador tomado del Catálogo de Grupos.

Activo: Estatus del Trabajador. Desmarcar para Estatus Inactivo no permitiendo checadas del Trabajador. Permitir checar por teclado: Habilita al trabajador para teclear su código en la terminal de checado en lugar de checar con credencial. Útil como alternativa de checado para Trabajadores nuevos que aun no tienen credencial. Validar huella digital al checar: Opción para verificar que la persona que esta checando corresponda con su registro de huella digital. Se requiere lector de huella digital anexo a la terminal de checado. Aplica para premio de puntualidad y asistencia: Al seleccionar esta opción aquel trabajador que cumpla con 0 faltas y 0 retardos en el período en el cual es solicitado el reporte le asigna una bandera que corresponde a que cumplió con el premio de puntualidad y asistencia. En caso que tenga 1 o más retardos y 0 ausentismos sólo le corresponderá el premio de Asistencia. Aplica para tiempo extra: Esta opción debe ser seleccionada para aquellos trabajadores que apliquen a generar tiempo extra ya que al estar seleccionada se va a reflejar en los reportes. En los que no esté seleccionada el tiempo extra no se verá reflejado en los mismos. Aplica para exportar incidencias: Esta opción debe ser seleccionada para que las incidencias reflejadas en los reportes sean exportados al sistema de Nómina que utilice el cliente. Fecha de Nacimiento: Necesario para desplegar felicitación al momento que el trabajador cheque en su día de cumpleaños. Fecha Alta: Llenar este campo permite tener un registro de la fecha exacta de ingreso del trabajador. Fecha Baja: Llenar este campo permite tener un registro de la fecha exacta de baja del trabajador. Reloj Asignado y Alterno: Indica en que Reloj puede Checar el Trabajador. Si los campos se dejan en blanco el Trabajador puede checar en cualquier Reloj en la red. Si tiene un Reloj asignado solo puede Checar Checar en él ó en el alterno alt erno si este está asignado.

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CATÁLOGO DE TRABAJADORES – FOTOGRAFÍA 1. Para integrar la fotografía fotografía al Catálogo Catálogo de Trabajadores Trabajadores se elige el trabajador trabajador cuya fotografía se va a añadir, damos clic con el ratón sobre el campo de fotografía y aparecerá un menú con las opciones de ‘Cargar Fotografía’ y ‘Eliminar Fotografía’.

2. Elegimos “Cargar Fotografía” aparece un cuadro de dialogo para selección del archivo de fotografía correspondiente al trabajador.

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3. Elegimos la imagen imagen y damos Aceptar, Aceptar, por lo que la foto aparece aparece ya en el el registro del sistema

1) Por último damos clic en el botón Guardar para que la foto quede almacenada en el registro correspondiente.

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Manejo de Fotografías: La fotografía puede ser tomada con cualquier cámara digital y esta es guardada en un archivo en algún directorio determinado de la computadora. El formato del archivo fotografía puede ser en formato ‘JPG’ ó bitmap ‘BMP’ además de darle las dimensiones adecuadas. Para este propósito puede usar cualquier aplicación gráfica que domine ó la aplicación Paint de Windows ú Microsoft Office Picture Manager (incluido en la versión de Office 2003). A continuación se describe el uso de estos. PAINT 2) Como la fotografía tomada con la cámara cámara digital resulta result a grande en dimensiones es necesario disminuirla a unas medidas aproximadas de 120 ancho x 150 alto en pixeles

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3) Para esto se usa la opción de menú ‘Imagen, Expandir ó Contraer’ ó ‘Ctrl+W’ ‘Ctrl+W ’ para reducir en igual proporción la dimensión Horizontal y Vertical en porcentajes del 80%, 50% ó 30% para alcanzar las medidas antes mencionadas (Según pruebas realizadas se ha encontrado que al usar la opción del menú antes mencionada aplicando un valor del 15% en cada dimensión nos dará por resultado la imagen con las medidas requeridas).

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4) Por último usar la opción de menú ‘Archivo, Guardar como...’ donde se abre un cuadro de dialogo solicitando el Nombre del Archivo y el Tipo pudiendo ser este ultimo como Mapa de Bits de 24 bits (*.BMP) ó formato “JPEG”. (tratar de guardar todas las fotos en alguna carpeta creada en el directorio de Mis Imágenes (My Pictures) de la carpeta Mis Documetos (My Documents).

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Microsoft Office Picture Manager 1. Al entrar en esta aplicación deberemos elegir la carpeta donde tenemos almacenadas las fotos (preferentemente que sea una carpeta guardada en la carpeta de Mis Imágenes (My Pictures) 2. Elegimos la imagen a modificar dando solo 1 click sobre esta 3. Seleccionamos Seleccionam os el botón Editar Imágenes 4. Damos click en la opción Comprimir Imágenes

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5. Acto seguido elegimos Mensaje de Correo Electrónico 6. Damos click en el botón Aceptar 7. y por último damos click en el botón que utilizamos para guardar información

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CATÁLOGO DE TRABAJADORES – ROTACIÓN DE TURNOS La Rotación de Turno de los Trabajadores se actualiza automáticamente semana a semana y se va recorriendo tanto el turno asignado como la fecha en que aplica. Se puede hacer un cambio de turno en un día especifico sin que esto afecte al esquema de rotación, solo repercutirá al trabajador activo y en la fecha revisada.

Descripción de los campos: Rotación: Corresponde al rol de turnos asignado al trabajador. Botón Rotar:

Recorre los turnos asignados al trabajador seleccionado.

Checada Libre:

Permite checar al trabajador sin restricción de horario. Esto resulta útil para personal de mantenimiento ó choferes que frecuentemente tienen checadas fuera de horario.

Botón

Al dar click sobre este botón se despliega una ventana (ver siguiente figura) en la que podrá imprimir el rol de turno de los trabajadores que seleccione ya sea por área, grupo, etc.; y podrá elegir entre imprimir los horarios asignados a los trabajadores por clave (según el catalogo de turnos) , por las horas establecidas en dichos turnos ó si lo desea por ambos. Esto con la finalidad de publicar, si así lo dese, dichos datos para información del personal.

:

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Además en este catalogo, el botón imprimir de la barra de botones principal:

podrá gracias a un reporteador integrado al sistema IBIX, generar listados de los trabajadores acorde a lo que deseemos basados en los datos capturados en dicho catálogo. Podrá visualizar un ejemplo dando click en dicho botón tras lo cual aparecerá la siguiente ventana Reporte Catalogo de Trabajadores:

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en la que podrá observar el campo FORMATO REPORTE y del cual podrá elegir entre algunos de los tres mostrados ahí que son: Resumen :

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Detalle General :

y RepTra01.rp3 :

Si en la ventana Reporte Catalogo de Trabajadores elegimos este último formato y damos click en el botón DISEÑO

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Entraremos a una sección donde podremos seleccionar los campos deseados que se usaran para generar un reporte similar a los vistos anteriormente y de acuerdo a sus necesidades.

Y podrá usar los botones: Presentación Preeliminar : donde podrá ver previamente los movimientos realizados Guardar Informe Actual : el cual podrá usar para grabar las modificaciones hechas y que desee queden guardadas en el reporte RepTra01.rp3. Pero si lo que desea es guardar los cambios realizados con otro nombre diferente a RepTra01.rp3 puede usar la opción Guardar como… del Menú Archivo para que este este disponible al momento de entrar a la ventana Reporte Catalogo de Trabajadores.

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Catálogo de Trabajadores – Opciones Las Opciones de Trabajador son atributos programables disponibles para programación en el Reloj Checador y atienden a situaciones especificas de validación requeridas en la empresa.

Descripción de los campos: Requiere Tarjeta más el NIP para aceptar Checadas. NIP Obligado: Eventos: Principalmente usada en aplicación de producción, permite al trabajador la captura de eventos (causas de paro). Tiempo Extra: Permite al trabajador un autochecado del término de sus horas extras sin requerir la autorización del supervisor. El supervisor tiene que autorizar el inicio de las horas extras. Puerta: Habilita la Apertura de Puerta en Control de Asistencia ó Acceso. Permisos: Opción disponible de programación. Opción disponible de programación. Directivo: Guardia: Opción disponible de programación. Horario Variable: Para autodeterminación automática del turno del trabajador entre los definidos en su rotación de turnos. El trabajador debe checar su inicio y fin de jornada en el mismo Reloj Checador. Mensaje: Envía mensaje general al trabajador. Opción 10: Opción disponible de programación. Opción disponible de programación.. Opción 11: Opción 12: Opción disponible de programación.. Botón Renombrar Opciones: Cualquiera de las opciones utilizadas puede ser renombrada mediante esta opción para identificarla adecuadamente con respecto a la función programada. IBIX, S.A. de C.V.

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CATÁLOGO DE TRABAJADORES – CREDENCIAL Los campos bajo la pestaña ‘Credencial’ son opcionales ya solo se capturan dentro del sistema para estar disponibles al momento del Diseño de Credencial.

Descripción de los campos: Nombre descriptivo del Puesto del Trabajador. Puesto: C.U.R.P.: Clave Única de Registro de Población del Trabajador. Trabajador. R.F.C.: Registro Federal de Contribuyentes del Trabajador. I.M.S.S.: Numero de afiliación al Seguro Social del Trabajador. Tipo de Sangre del Trabajador. Tipo de Sangre: Dato Extra: Dato extra disponible. Dato Extra 2: Dato extra disponible. Dato extra disponible. Dato Extra 3: Nombre y Apellido: Al Capturar estos datos del trabajador se puede desglosar los datos del trabajador en Nombre y Apellido. En caso de haberlos capturados sin esta separación podemos usar el botón Desglose el cual al oprimir click en él aparece la ventana que nos ayudará con esta separación eligiendo que posición ocupan los apellidos y si se desea procesar a todos ó solo los pendientes, pendientes, elegimos Procesar y automáticamente automáticamente los campos campos de Nombre y Apellidos se llenarán para cada uno de los trabajadores IBIX, S.A. de C.V.

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CATÁLOGO DE TRABAJADORES – ACCESOS Determinación de Permisos y Horarios para aplicación específica de Control de Acceso.

Descripción de los campos: Terminal: Identificador del Punto Terminal de Acceso. Acceso Permitido:

Marcar para permitir el acceso ó desmarcar para rechazar el acceso .

Horario Libre:

Marcar para acceso sin restricción de horario.

Horario de Acceso: En caso de no tener Acceso Libre se valida de acuerdo a rangos previamente definidos en el Catálogo de Horarios de Acceso. Además se especifica que días de la semana tiene acceso en dicho horario.

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CATÁLOGO DE SUPERVISORES Los supervisores tienen la facultad de permitir checar a los trabajadores bajo ciertas circunstancias, entre las cuales se encuentras checadas fuera de horario, tiempos extras ó cuando el trabajador no porta su credencial.

Descripción de los campos: Numero: Campo numérico de 6 dígitos. Nombre: Nombre completo del supervisor, hasta 50 caracteres. Numero de Identificación Personal del Supervisor de 4 caracteres. NIP: Código Reloj: Hasta 8 dígitos para la credencial del supervisor, ya sea código de barras ó tarjeta de proximidad. Nombre a Desplegar: Nombre a desplegar en la terminal de checado, hasta 16 caracteres. Estatus del supervisor. Activo: Validar Huella Digital en Permisos y Horas Extras: Opción para verificar que el supervisor que esta autorizando corresponda con su registro de huella digital. Se requiere lector de huella digital anexo a la terminal de checado. Habilitado para Registro de Huellas Digitales: Para un mejor control del registro de huellas digitales se puede limitar los supervisores responsables de dicha función

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CATÁLOGO DE USUARIOS El sistema puede trabajar con control de usuarios o sin él. Si no hay usuarios registrados se va a acceder directamente a la pantalla principal al iniciar el sistema.

Descripción de los campos: Usuario: Nombre del usuario, hasta 12 caracteres sin espacios. Nivel: Administrador ó Usuario General. El ‘Administrador’ tiene acceso a todo el sistema y la facultad de configurarlo para el resto de los usuarios del tipo ‘Usuario General’ con acceso restringido a opciones de menú y departamentos. Nombre Completo: Nombre completo del usuario, hasta 50 caracteres. Palabra clave secreta del usuario, hasta 12 caracteres. Password: Una vez que se ha registrado al menos un usuario, al iniciar el sistema se muestra la siguiente pantalla de control de acceso a usuarios:

Descripción de los campos: Se teclea el nombre del usuario o se selecciona del listado que se Usuario: despliega al dar clic en el botón a la derecha del campo. Clave de Acceso: Palabra secreta asignada al usuario. Botón Ok: Inicia la sesión con el usuario seleccionado. Abandona la sesión de usuario y cierra el sistema. Botón Cancelar: IBIX, S.A. de C.V.

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CATÁLOGO DE CONCEPTOS (AUSENTISMO) En este catálogo se dan de alta los conceptos que la empresa utiliza como justificante de faltas de los trabajadores. Posteriormente estos conceptos son capturados al trabajador en su fecha correspondiente con la opción de menú ‘Operación – Captura Conceptos de Ausentismo’.

Descripción de los campos: Código: Campo alfanumérico de 6 caracteres. Campo alfanumérico de 50 caracteres. Abreviatura: Nombre: Nombre descriptivo del concepto justificante de ausentismo. Concepto de Exportación a Prenómina: Concepto equivalente en el Sistema de Nómina. Si este campo es capturado, las incidencias de dicho concepto son incluidas cuando es generado el archivo de exportación a PreNómina. Si este campo no se captura no genera incidencia en el archivo de exportación a PreNómina. En ambos casos, la captura de un concepto en determinada fecha al trabajador cancela la incidencia de falta tanto para reportes como para el archivo de exportación a PreNómina. Descripción de Referencia a Capturar: Campo alfanumérico de 20 carácteres. Es una descripción de la información que se espera se alimente en el campo de Referencia en caso de ser necesario Formato de Exportación: Aquí debe capturarse el número o clave de concepto correspondiente el sistema de nómina seleccionado para que al exportarse estas incidencias se reflejen también dentro del archivo de exportación. Tipo de Falta: Sirve únicamente para un Sistema de Nómina (consultar con Ing. Arrieta), y es para decirle al mismo que tipo de falta es, integrable o no. Tipo de Dato Referencia: La referencia que se le capture al concepto de nómina puede ser definida como numérica o alfanumérica, depende del usuario si decide ponerle una o la otra. IBIX, S.A. de C.V.

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Captura de Referecia: Si se quiere que cuando se capture el concepto se le capture una referencia siempre, se tendrá que habilitar éste como Obligada, en caso contrario Opcional Concepto Conserva Premio Punt. Y Asistencia: Al habilitar esta opción significa que el concepto que se esta capturando al trabajador no le afectará para el Premio de Puntualidad y Asistencia.

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CATÁLOGO DE DÍAS FESTIVOS En este catálogo se dan de alta los Días Festivos correspondientes a la fecha en que los trabajadores no laboraran. Esto con el objeto de que no sea marcada como falta cuando el trabajador tiene dado de alta un turno por atender y no tiene registrada checada en el mismo.

Descripción de los campos: Campo fecha en formato ‘dd/mm/aa’. El año es necesario en la captura Fecha: de los campos fecha aunque posteriormente solo se utiliza el día y mes en las rutinas de cálculo y reportes Nombre:

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Nombre descriptivo del Día Festivo

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CATÁLOGO DE TERMINALES DE CHECADO El Sistema de Control de Asistencia puede tener una o varias terminales de checado. Mediante esta opción se configuran cada una de ellas.

Descripción de los campos: Número: Número índice de terminal de checado. Nombre: Nombre descriptivo para identificación del equipo. Dirección de Dispositivo de la terminal. Dirección: Activa: Marcar este campo para indicar que la terminal esta activa. Cuando la terminal este desconectada ó no funcione desmarcar este campo para evitar los reintentos de comunicación automática principalmente principalmente al editar datos de trabajadores. Modelo Terminal: Aquí debe colocarse el modelo del Reloj que se está configurando Plantilla Huella Digital: Se refiere al tipo de Huella Digital (si aplicase) que va a tener el reloj configurado. Sincronía: Sólo sirve para Relojes uControl, al dejarlo en 0 en la prueba de comunicación tomará el valor con el cual se comunicará con el Sistema (1 o 5). Tipo Terminal: De acuerdo a la aplicación requerida esta puede ser Reloj Checador, Consumos de Comedor, Control de Acceso ó Producción. Una vez dado de alta el registro, este campo no es modificable ya que el cambio en el tipo de aplicación involucra también necesariamente cambios en los parámetros ó programación de la terminal. Tipo de Comunicación: Existen 3 opciones 1) Serial 2)MODEM y 3) Red Ethernet debiéndose seleccionar acorde al puerto físico disponible en la terminal. La Sección de Configuración tiene acceso restringido por Password y su uso esta limitado a personal técnico para la inicialización e implementación de la aplicación. IBIX, S.A. de C.V.

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Descripción de los campos Comunicación Serial: Puerto físico disponible en la computadora utilizado para la Puerto: comunicación con la terminal de Reloj Checador. Bauds: Velocidad del puerto de comunicación utilizado. Velocidad del puerto para Recepción de Checadas. R.Ch: Stop Bits: Bits de parada. Paridad: Paridad. Valores Predeterminados: Restablece los valores predeterminados de comunicación. Cuando el tipo de comunicación es “Serial RS232/RS485” se deben capturar los datos contenidos dentro del cuadro de diálogo “Comunicación Serial”. La especificación de cualquier dispositivo Serial RS232 en cuanto a longitud máxima del tendido de cable es de 40 metros mientras que para dispositivos Red Serial RS485 la longitud máxima del tendido de cable es de 1000 metros utilizando cable específico como el Cable Belden 8132. Comunicación por Modem: Cuando se selecciona tipo de comunicación “MODEM”, además de capturar los campos de comunicación serial, se deben capturar los campos del cuadro de diálogo “Comunicación por MODEM”.

Comunicación Red Ethernet TCP/IP: Por su parte cuando el tipo de comunicación seleccionado es “Red Ethernet Tcp/Ip”, solo se capturan los datos del cuadro de diálogo “Comunicación Tcp/Ip”.

El campo Dirección IP debe ser asignado por el administrador de la red y debe ser una dirección fija ya que no se maneja direcciones dinámicas. El Puerto predefinido en las terminales es 3001 debiéndose capturar este dato en dicho campo.

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CATÁLOGO DE HORARIOS DE TIMBRE Puede usarse la terminal de checado para controlar la hora de activación activaci ón de un timbre industrial.

Descripción de los campos: Hora del Timbre: Timbridos uControl: Días de Activación del Timbre:

Hora de activación del timbre. Numero de veces que se activa el timbre Día(s) de la semana en que opera la activación del timbre.

CATÁLOGO - SALIR Esta opción da por terminada la sesión del Sistema Control de Asistencia.

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OPERACIÓN Bajo el menú ‘Operación’ se tiene acceso a las siguientes opciones:

Opciones del menú Operación: Turnos: Definición de Horas y Limites de Checado de los Turnos asignados a los trabajadores. Rotación: Calendario de Turnos, Descansos y Rotación. Horarios Control de Acceso: Horarios para aplicación de Control de Acceso. Horarios de Comedor: Horarios para aplicación de Control de Comedor. Trasladar Accesos a Asistencia: En aplicaciones de Control de Acceso se trasladan las checadas para reportarse como aplicación de Control de Asistencia. Revisar Turnos por Trabajador: Revisión de Turnos definidos en la semana pasada ó anteriores. La semana actual ó siguientes se revisan en el Catálogo de Trabajadores seleccionando la pestaña ‘Rotación’. Revisar Checadas por Trabajador: .Revisión de Checadas de los trabajadores con manipulación restringida de las mismas. Actualización Masiva de Rotación de Turnos: Opción para asignación masiva de rotación de Turnos. Asignación Masiva Datos de Trabajadores: Opción para asignación masiva de datos ó atributos de checado de los trabajadores. Captura Conceptos de Ausentismo: Opción para captura de conceptos de ausentismo de los Trabajadores la cual puede ser individual ó masivo. Impresión de Credenciales: Opción para diseño e impresión de las Credenciales de los Trabajadores y Supervisores.

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CONFIGURACIÓN DE TURNOS La opción de Turno sirve para definir las Horas de Entrada y Horas de Salida válidas para los trabajadores asignados a dicho turno así como los rangos permitidos para checar antes o después de dicha hora.

Descripción de los Campos: Clave alfanumérica del turno de hasta 6 caracteres. Turno: Descripción: Nombre descriptivo del turno de hasta 50 caracteres. Hora de Entrada: Hora de entrada del turno. Hora desde la cual pueden ingresar a la empresa y no antes. Inicia Entrada: Límite de Entrada: Hora hasta la cual se permite un retraso sin requerir autorización del supervisor. Salida a Comer: Hora asignada de salida a comer del turno. Entrada de Comer: Hora limite para regreso de comida. Tiempo de Comida: Tiempo asignado para la comida Hora de Salida: Hora de salida del turno. Hora límite permitida para checar la salida de turno. Límite de Salida: Horas totales a considerar en el turno. Horas Jornada: Compensación de Jornada: Este campo se utiliza para realizar una compensación de tiempo en el turno del empleado. Se utiliza para turnos en los cuales no se reflejan las 8 hrs. habituales de labor por jornada. Este tiempo se puede compensar en Tiempo Normal o en Tiempo Extra. Se añadirá el tiempo establecido en ambos parámetros y se sumará a la jornada real. Día del Turno: Aplicable solo a turnos que abarcan dos días como el Nocturno pudiendo seleccionar el Día del Turno en Automático, a la Entrada ó a la Salida. Si el trabajador checa entrada el Lunes a las 11:30 p.m. y salida el Martes a las 6:00 a.m. se considera asistencia del Lunes cuando se define Día del Turno a la Entrada. Se considera asistencia del Martes cuando se define Día del Turno a la Salida. Y se considera asistencia del Martes cuando se define Día del Turno en Automático dado que el mayor tiempo del turno es el Martes. IBIX, S.A. de C.V.

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Labor en Día de Descanso: Para especificar que el Turno se contabilizara como Tiempo Extra. Asignando este Turno permite hacer adecuadamente los ajustes de tiempo a la hora de entrada, salida y comida. Si no se especifica turno alguno y se labora en día de descanso entonces se contabiliza el tiempo total entre las horas de entrada y salida. Se considera día de descanso cuando el trabajador con Rotación asignada no tiene Turno por atender de determinada fecha ó tiene asignado un Turno marcado con Labor en Día de Descanso. Asistencia Opcional: Este campo es de uso especial sólo para cuando se define un turno en el cual las inasistencias o faltas no se quieren reflejar en el reporte.

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ROTACIÓN DE TURNOS La rotación de turnos se usa para definir que turno aplica cada uno de los días de la semana y de las siguientes en caso de abarcar varias semanas.

Descripción de los Campos: Rotación: Clave alfanumérica de la rotación de turno de hasta 6 caracteres. Descripción: Nombre descriptivo de la rotación de turno de hasta 50 caracteres. Numero de semanas que abarca el rol de turnos. Semanas: Día de Inicio: Día de inicio del rol de turnos. Generalmente el Lunes aún y cuando los trabajadores en turno de noche comiencen el domingo en la noche. En los campos Días de la Semana se selecciona el turno que aplique de acuerdo al rol de turnos. El día de descanso se deja en blanco sin asignación de turno. Posteriormente son asignados los Roles de Turnos a cada trabajador. El sistema se encarga de ir actualizando en automático lo correspondiente a cada uno de estos Roles. Si existen Turnos que no rotan como quiera debe darse de alta una Rotación especificando 1 en el campo Semanas para asignar los días de asistencia al turno y dejar en blanco el día de descanso. Ocasionalmente se asignara un turno diferente el día Sábado cuando este se labora diferente que el resto de la semana, generalmente un turno de medio día.

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HORARIOS CONTROL DE ACCESO En aplicaciones de Control de Acceso se puede tener restringido el acceso de acuerdo a un horario específico. En este catálogo dan de alta dichos horarios para después ser asignados en forma individualizada a cada trabajador.

Descripción de los Campos: Clave Horario de Acceso: Clave de Referencia del Horario de Acceso. Campo alfanumérico de hasta 8 caracteres. Hora Inicial: Hora a partir de la cual son aceptadas las checadas (acceso permitido). Antes de esta hora son rechazadas las checadas (acceso denegado). Campo con formato hora y minutos ‘hh:mm’. Hora Final: Hora a partir de la cual son rechazadas las checadas (acceso denegado). Antes de esta hora son aceptadas las checadas (acceso permitido). Campo con formato hora y minutos mi nutos ‘hh:mm’.

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HORARIOS DE COMEDOR En aplicaciones de Control de Consumos de Comedor se puede tener restringido los horarios disponibles de comedor. Fuera de dichos horarios se rechazará el checado. Además en conjunto con la función de no permitir checado repetido en determinado tiempo, se puede evitar un doble consumo del trabajador.

Descripción de los Campos: Hora Inicial: Hora a partir de la cual son aceptadas las checadas de consumo. Campo con formato hora y minutos ‘hh:mm’. Hora hasta la cual son aceptadas las checadas de consumo. Campo Hora Final: con formato hora y minutos ‘hh:mm’. Se pueden definir hasta 9 rangos de horario diferentes durante el día los cuales son considerados permitidos para consumos de comedor.

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TRASLADAR ACCESOS A ASISTENCIA En aplicaciones de Control de Acceso la validación de las checadas para los trabajadores esta en función de lo definido en el Catálogo de Trabajadores en la pestaña de Accesos en conjunto con el Catálogo de Horarios de Acceso. Diferente a una validación de Control de Asistencia que esta basada en un Rol de Turnos. Los datos de checadas de Control de Acceso son almacenados en tablas diferentes a las de Control de Asistencia orientados a reportar dichos accesos sin contabilización de tiempo laborado. Cuando se quiere utilizar las checadas de acceso para contabilizar el tiempo laborado bajo los criterios del Control de Asistencia es necesario trasladar las checadas de acceso a las tablas de Control de Asistencia.

Descripción de los Campos: Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se considera para traslado de checadas. Fecha Final: Fecha hasta la cual se considera para traslado de checadas. Los campos Trabajador, Departamento, Categoría, Grupo, Terminal se usan como filtros en caso de requerir solo datos específicos para el traslado. Criterios de Selección: 1) 1era. Entrada y Ultima Ultim a Salida Salida Diarias: Para usar esta opción es necesario que se tenga doble lector en el control de acceso, uno para la entrada y otro para la salida, con los cuales se obtiene el estatus de cada checada. Si el traslado incluye el día actual solo se incluirá en este la 1era entrada dejando pendiente la ultima salida ya que esta no esta determinada hasta que finalice el día. 2) Todas las Checadas de Acceso: Acceso: Con esta opción se hace un un traslado total de las checadas sin ningún tipo de filtro adicional al rango de fechas. Si se hace un nuevo traslado de fechas ya incluidas, se agregaran solo las checadas que no hayan sido previamente consideradas en el Control de Asistencia. Esto porque el trabajador más la checada forman un campo llave y este no puede ser duplicado.

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REVISAR TURNOS POR TRABAJADOR Mediante esta opción se puede corregir el turno que tenía asignado un trabajador la semana anterior. Se puede corregir el turno de un solo día o todos los de la semana según se requiera. Esta operación es necesaria cuando un trabajador fue cambiado de turno y sus checadas no corresponden al turno asignado en el sistema. Una vez ajustado el turno, el sistema hará un cálculo correcto de las horas trabajadas de acuerdo a los rangos definidos en horarios de turnos.

En el campo turno se hacen directamente las correcciones de turno necesarias. Una vez posicionado en él, se da clic en el botón del extremo derecho del campo y aparece una lista de los turnos disponibles. Se selecciona el turno deseado y listo. Descripción de los Campos: Fecha Inicial: Fecha a partir de la cual se considera la revisión de turnos. Fecha Final: Fecha hasta la cual se considerará la revisión de turnos. Al terminar de hacer alguna corrección en el turno de algún trabajador se da click en el botón Envíar para que las modificaciones realizadas sean consideradas en cálculos posteriores.

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REVISAR CHECADAS POR TRABAJADOR Mediante esta opción se puede fijar el tipo de checada. También se puede descartar la checada cuando esta haya sido hecha en falso y no se quiere tomar en cuenta para el reporte de horas trabajadas. Pocas veces será necesario corregir el tipo de checada establecido en automático por el sistema. Esto sucederá solo cuando el trabajador tiene sus checadas checadas en forma irregular u omitió checadas del turno.

Una vez actualizado el tipo de checada se activa con un ‘Sí’ el campo “Fijar Tipo”. Esto es para que al reprocesar el sistema el tipo de checada este permanezca fijo. Los campos Fecha, Hora y Reloj no son modificables ni puede borrarse una checada. Si una checada fue echa en falso, está se descarta marcando con ‘Sí’ la columna ‘Descartar’ en el renglón deseado. Se pueden agregar checadas utilizando el Botón ‘Agregar Checadas’. Las checadas capturadas con esta opción son identificadas mediante la columna Reloj que permanece en blanco para la checada capturada a diferencia de las realizadas en alguno de los relojes que muestran el número de terminal asignado a dicho reloj. Al dar click en el botón Actualizar Checadas se da por terminada las modificaciones que hasta el momento se hayan hecho a algún trabajador.

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ACTUALIZACIÓN MASIVA DE ROTACIÓN DE TURNOS Regularmente se hace la asignación de rotación de turnos en forma individual por trabajador en el catálogo de trabajadores. Cuando se requiera cambiar todo un grupo de trabajadores de rotación de turno se utiliza esta opción.

Descripción de los Campos: Botón Consulta: Si desea ver todo el listado de trabajadores del lado izquierdo de esta ventana dé click en él, ó elija algún filtro deseado usando los campos área, departamento, centro, etc., y después dé click en este botón. Rotación: Corresponde al rol de turnos asignado al trabajador. Botón Rotar: Recorre los turnos asignados al(os) trabajador(es) seleccionado(s). Graba la Rotación en pantalla para todos los registros de trabajadores Botón Actualizar: seleccionados. Botón Cancelar: Abandona los cambios reestableciendo los datos previos. Botón Salir: Cierra la venta y devuelve al menú principal. Para seleccionar varios trabajadores a la vez (sin son continuos) se mantiene oprimida la tecla ‘Shift’ y se avanza con las teclas de flecha. También se puede hacer manteniendo oprimida la tecla ‘Ctrl’ y dar clic en los registros deseados (si están dispersos en la lista, es decir no están continuos). Para facilitar la selección se puede ordenar la lista de trabajadores por cualquiera de las columnas de dicha lista haciendo clic en el Titulo de la Columna (Rotación, Semana, No. Trab., Nombre). El campo Semana Activa se refiere que semana, de la rotación asignada al trabajador, es la que esta laborando.

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ASIGNACIÓN MASIVA DATOS DE TRABAJADORES Mediante esta opción se pueden cambiar algunos de los datos de los trabajadores en forma masiva. Primero se hace una Selección de Registros eligiendo el ó los campos mediante el cual se hará la selección múltiple (Trabajador, Área, Departamento, Centro, Categoría o Grupo); una vez hecho lo anterior los resultados se obtienen haciendo click en el botón de Consulta. Los registros seleccionados son desplegados en la tabla de datos de los trabajadores en la parte inferior de la ventana.

Al tener disponibles los registros seleccionados se procede a capturar en la sección ’Datos a Asignar’ los campos y valores que aplicaran en forma masiva. Enseguida se ejecuta la opción de ‘Actualizar’ la cual pide una confirmación para realizar dicha tarea.

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CAPTURA CONCEPTOS DE AUSENTISMO Esta opción se usa para captura de alguna justificante de ausentismo. Esta operación puede hacerse individual por trabajador ó masiva.

CAPTURA CONCEPTOS DE AUSENTISMO – INDIVIDUAL POR TRABAJADOR Se debe seleccionar primero el registro del trabajador y ejecutar el botón ‘Agregar’ con lo cual se despliega la ventana para captura del concepto. Se selecciona el concepto de la lista disponible según se hayan dado de alta en el Catálogo de Conceptos, se captura la referencia que puede ser el número de incapacidad ó cualquier referencia útil para el usuario. La fecha de la incidencia se selecciona en calendario pudiendo marcar un día o varios si se da clic y sosteniéndolo así se desliza el ratón para seleccionar varios días a la vez y por último damos click en el botón Agregar para que el concepto sea añadido al registro del trabajador seleccionado.

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Si lo desea se puede obtener un listado de los conceptos capturados eligiendo el botón PREVIO por lo que se mostrará la siguiente ventana:

Seleccionar el rango de fechas y aplicar el filtro deseado eligiendo trabajador, departamento, categoría, grupo ó concepto y por último el botón PREVIO para que se muestren los resultados.

CAPTURA CONCEPTOS DE AUSENTISMO – MASIVO POR SELECCIÓN DE TRABAJADORES Esta opción es similar a la de Captura Conceptos de Ausentismo Individual por Trabajado. Un caso típico donde se puede aplicar esta opción es en el Concepto Vacaciones, cuando más de un trabajador gozan del mismo período en este rubro ó también en el Concepto Faltas Justificadas cuando un grupo de trabajadores toman algún tipo de curso que los obligue a ausentarse de sus labores.

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IMPRESIÓN DE CREDENCIALES El sistema tiene la opción de diseñar e imprimir credenciales con código de barras incluido. Mediante la siguiente pantalla se tiene acceso al diseño e impresión de credenciales de trabajadores y supervisores.

Descripción de los Campos: Botón Trabajadores: Despliega en la ventana el listado de los trabajadores donde son seleccionados para la impresión de su credencial. Botón Supervisores: Despliega en la ventana el listado de los supervisores donde son seleccionados para la impresión de su credencial. Botón Buscar: Localizar a un trabajador en particular ya sea por nombre, apellidos, No. Trabajador, etc. Acceso al diseño de formato de credenciales. Se manejan formatos Botón Formato: independientes independiente s para trabajadores y supervisores supervis ores de de acuerdo al catálogo desplegado. Botón Previo: Vista previa en pantalla de la impresión de credenciales de los registros seleccionados. Botón Imprimir: Impresión de credenciales de los registros seleccionados con diálogo para seleccionar impresora.

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DISEÑO DE CREDENCIAL Mediante la selección del Botón Formato en la ventana de Impresión de Credenciales se tiene acceso a la pantalla de Diseño de Credenciales.

Para el diseño de la credencial se tienen disponibles todos datos del trabajador como: Categoría, Numero de Trabajador, Nombre, Nombre Corto, Fotografía, Clave de Credencial para el código de barras, Puesto, RFC, IMSS, etc.. Además se tienen otros objetos que se pueden añadir al diseño como líneas, figuras geométricas, colores en letras y fondos. Para mayor aprovechamiento del Diseñador se cuenta con el archivo Qrduser.chm en el directorio del sistema. Este archivo explica a detalle cada una de las opciones del diseñador de Reportes Credenciales.

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COMUNICACIÓN Las operaciones que se pueden realizar bajo la opción de Menú "Comunicación" agrupan las opciones de interacción con la Terminal de Reloj Checador.

ENVÍO DE TRABAJADORES Los datos de los trabajadores son primeramente capturados en el sistema. En este momento los datos se encuentran en la base de datos del sistema pero falta enviar una copia de los mismos a la terminal de checado. Igualmente cuando un dato del trabajador es modificado los cambios se envían de manera automática a la terminal, salvo que esta esté desconectada por lo que en caso de ser así hay que ejecutar esta opción una vez reconectada. Mediante a siguiente pantalla se hace el envío de los trabajadores:

Descripción de los Campos: Selección de terminal a la cual se va a enviar el catálogo de los Terminal: trabajadores. Enviar: Lanza el envío de trabajadores a la terminal seleccionada. Salir: Cierra la ventana de envío de trabajadores.

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ENVÍO DE HORARIOS Y TURNOS Para poder hacer la validación de turnos en la terminal de checado es necesario hacer el envío de la Rotación de Turnos posterior a la captura o modificación de estos. También en esta opción se envían los horarios para Control de Acceso y Control de Consumos de Comedor.

Descripción de los Campos: Terminal: Selección de terminal a la cual se va a enviar la Rotación de Turnos. Lanza el envío de rotación de turnos a la terminal seleccionada. Enviar: Salir: Cierra la ventana de envío de rotación de turnos.

RECOLECTAR CHECADAS Las checadas hechas por los trabajadores permanecen en la misma terminal de checado hasta que son requeridas en recolección por el sistema para su posterior procesamiento y generación de reportes.

Descripción de los Campos: Terminal: Selección de terminal para recolección de checadas. Inicia la extracción de las checadas de la terminal de checado Recolectar: seleccionada e integra los registros de checado a la base de datos. Salir: Cierra la ventana de recolección de checadas.

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MENSAJE ROTATIVO La terminal de checado despliega en forma continua y rotatoria en la primera línea del display un mensaje que puede ser configurado por el usuario. En la segunda línea del display de la terminal se despliegan el día, fecha y hora con actualización al segundo. Para modificar el mensaje a desplegar se cuenta con la siguiente pantalla:

Descripción de los Campos: Terminal: Selección de terminal a modificar el mensaje rotativo. Enviar: Lanza el envío del mensaje a la terminal seleccionada. Salir: Cierra Cierr a la ventana de envío de mensaje. FECHA Y HORA TERMINAL Para actualizar la fecha y hora de la terminal de checado se utiliza la siguiente pantalla.

Descripción de los Campos: Terminal: Selección de terminal a modificar la fecha y hora desplegada. Sincronizar con PC Al oprimir este botón automáticamente se envía la hora de la PC hacia la terminal. Enviar: Lanza el envío de la fecha, hora a la terminal seleccionada. Salir: Cierra Cierr a la ventana de envío de fecha y hora.

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ACTUALIZAR TIMBRES Las terminales de checado pueden hacer sonar un timbre industrial de acuerdo al horario establecido en Catálogo – Horario de Timbres. Una vez que estos han sido dados de alta o modificados se entera a la terminal enviándole dicha información.

Descripción de los Campos: Terminal: Selección de terminal a enviar el horario de timbres. Enviar: Lanza el envío de horario de timbres a la terminal seleccionada. Salir: Cierra Cierr a la ventana de envío de horario de timbres.

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MONITOR PERSONAL CHECANDO Esta opción nos permite ver en línea los datos y fotografía del personal al momento en que éste realiza su checada.

Descripción de los Campos: Terminal: Selección de terminal a monitorear. monitorear . Botó Activar: Inicia el monitoreo en la terminal seleccionada el cual finaliza tras cinco minutos después del último checado Botón Permiso: Se utiliza para que se pueda habilitar la checada a un trabajador y da un tiempo para que el trabajador pueda checar bajo permiso dado por medio del sistema. Botón Mensaje: Se utiliza para que se le mande un mensaje al trabajador y se envía sólo por medio de la pantalla de Monitor Personal Checando. Botón Desactivar: Desactiv ar: Termina el proceso de monitoreo de la terminal seleccionada.

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ENVIAR COMANDO A TERMINAL Se puede seleccionar de entre una lista de comandos para adecuar la operación de acuerdo a requerimientos determinados.

Comandos Terminal: Abre Puerta Control de Acceso: Checada Libre General: Checada Libre Individual:

Ejecuta apertura de puerta. Permite checadas sin validar horarios del turno. Aplica criterio criteri o de validación de horarios del turno al trabajador que no tenga marcado checada libre. Habilitar Teclado: Habilita Habilit a teclado para poder ser usado por los trabajadores. Este debe tener habilitada la opción de Permitir Checar por Teclado. Deshabilitar Deshabilit ar teclado: Cancela el uso del teclado en general. Solo puede ser usado cuando se presenta una tarjeta de Supervisor. Permitir Checado Repetido: Permite checar nuevamente a un trabajador en forma inmediata. No Permitir Checado Repetido: No permite perm ite checar c hecar nuevamente nuev amente a un trabajador tr abajador hasta después de determinado tiempo. El default es de 5 minutos. Reset a Terminal: Da un reset a la terminal para reestablecer los valores de default. No afecta los datos de trabajadores ni sus checadas. Reset a Lectores de códigos de Barras Láser y Bioentry: Este comando resetea el lector que aplique de manera que actúa como acción de soporte para desbloquearlo en caso que este en ese estado. Activar/Desactivar Lector de Huella Digital: Este comando sirve también como acción de soporte para deshabilitar el Lector de Huella de manera que pueda ser removido para un soporte mayor

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ENVIAR PARÁMETRO A TERMINAL Se puede seleccionar de entre una lista de parámetros y enviar el valor requerido a la terminal.

Parámetros Terminal: Tiempo para liberar Checado Repetido: El tiempo default para no aceptar checado repetido es de 5 minutos. Número Máximo de Huellas por Trabajador: Es el número de huellas que se pueden almacenar en un reloj. Calidad Minima para Registro de Huella Digital: Se refiere al porcentaje porcentaje mínimo de calidad en la huella digital necesario para su registro. Contenido Mínimo para Registro de Huella Digital: Se refiere al porcentaje mínimo de contenido en la huella digital necesario para su registro. Nivel de Seguridad Global Verificación Huella Digital: Nivel de Seguridad General que maneja m aneja el Lector de Huella Digital para su verificación. Mensaje Express: Es el mensaje que se puede enviar a cada trabajador para que cuando se registre en el reloj pueda verlo como un aviso.

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RESPALDO BIOMETRICOS Mediante este proceso se hace una copia de las huellas digitales del lector hacia la base de datos del sistema (PC). Además de servir como respaldo en caso de que se dañe el lector, también sirve para distribuir las huellas digitales de un lector hacia otros lectores en la red. Cuando se realiza el registro de una huella digital, la imagen de esta queda grabada en el mismo lector. Es necesario que esta permanezca ahí para poder realizar su verificación al momento de validar checadas. Respaldo de Huellas Digitales de los Trabajadores: Para acceder a la pantalla de respaldo de huellas de los trabajadores y/ó supervisores se selecciona la opción de menú principal ‘Comunicación’, luego elegimos ‘Respaldar Biométricos’ después elegimos el tipo de terminal que tenemos instalada y por último de que grupo deseamos hacer dicho respaldo ya sean de los ‘Trabajadores’ ó ‘Supervisores.

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´Si elegimos ‘Trabajadores’ ó ‘Supervisores’ se desplegará la siguiente ventana:

Descripción de los campos: Botón Consulta: Después de teclear el botón ‘Consulta’ aparece el catálogo de trabajadores completo. Si se quiere respaldar por selección usted cuenta con campos filtro de Trabajador, Departamento, Categoría y Grupos. Una vez hecha su selección ejecutar (dar clic en) ‘Consulta’ para obtener el set de trabajadores deseado. Otro filtro adicional esta dado por el campo ‘Solo Pendientes’ que al ser marcado solo se incluyen para proceso de respaldo los registros de trabajadores que aun no tengan respaldo previo de sus huellas digitales. En los datos de los trabajadores aparecen los campos ‘Terminal’ y ‘Huellas’. Cuando estos no presentan valores quiere decir que no han sido respaldados todavía. El campo ‘Terminal’ se refiere al numero de terminal de reloj checador de donde se extrajo su respaldo. El campo ‘Huellas’ se refiere al numero de huellas que se respaldaron provenientes de la terminal indicada en el campo de terminal del trabajador. Botón Respaldar Huellas en PC: Cuando se ejecuta esta opción se procede a recopilar las huellas digitales tomando como origen lo indicado en el campo ‘Terminal’ en la parte superior de la ventana. Se hará respaldo de las huellas de los trabajadores desplegados en pantalla. Si existía respaldo previo del trabajador este será sustituido con el nuevo respaldo. Si aún no tenía respaldo entonces se da de alta su registro de respaldo. IBIX, S.A. de C.V.

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Botón Envíar Huellas al Lector: Esta opción procede a envíar las huellas que esten almacenadas en la base de datos de la PC hacia el lector elegido en el campo ‘Terminal’ que esta en la parte superior de la ventana. Se hará el envío de las huellas de los trabajadores desplegados en pantalla. Si existían datos previos del trabajador este será sustituido con el nuevo envío. Si aún no tenía respaldo entonces se da de alta su registro de respaldo. Botón Cancela C ancelarr Comunicación: Comunicación: Esta opción es para abortar la comunicación cuando este en proceso alguna operación de Respaldar o Enviar huellas digitales. que nos permite eliminar eliminar las huellas huellas almacenadas almacenadas Botón Borrar Huellas del Lector: Opción que en el lector seleccionado, permitiendo seleccionar que registros se desean borrar según el criterio seleccionado mediante los campos: Trabajador, Departamento, Categoría y Grupo. Eliminar Huellas en PC: Al dar click en este botón se eliminan las Huellas Respaldadas en PC de Todos los Trabajadores Seleccionados en esta Consulta. Reporte: Nos permite generar un reporte donde se muestra un listado de los trabajadores según criterio seleccionado (Departamento, Categoría, Grupo) quedando de la siguiente manera:

.

Solo Pendientes: Otro filtro adicional esta dado por este campo que al ser marcado solo se incluirán para proceso de respaldo los registros que aun no tengan respaldo previo de sus huellas digitales. Cuando los campos ‘Terminal’ y ‘Huellas’ no presentan valores quiere decir que no han sido respaldados todavía. El campo ‘Terminal’ se refiere al numero de terminal de reloj checador de donde se extrajo su respaldo. El campo ‘Huellas’ se refiere al numero de huellas que se respaldaron provenientes de la terminal que se indica en dicha tabla. IBIX, S.A. de C.V.

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REPORTES Los reportes del sistema se accesan mediante las siguientes opciones de menú.

El manejo de rangos de fechas en todos los reportes hace sencilla la operación del sistema al no tener que estar sujeto al manejo de períodos con proceso de cierre. Al seleccionar cualquier opción de reporte se abre un cuadro de diálogo semejante al mostrado a continuación. En los campos fecha es posible acceder al calendario dando clic en la flecha del extremo derecho del campo y de esta manera se selecciona fácilmente la fecha deseada.

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REPORTE CHECADAS RESUMEN Este reporte muestra en forma consecutiva por trabajador las horas de checado correspondientes a un día especifico. Se puede obtener filtrar ya sea por departamento y turno ó usando cualquier otro campo que aparece en la ventana para ver rápidamente la plantilla de trabajadores que hayan ingresado a laborar en ese día

habiendo seleccionado el filtro seleccionamos el botón PREVIO mostrandonos el resultado.

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REPORTE DE CHECADAS DETALLE Este reporte muestra en forma consecutiva las checadas y pueden seleccionarse algún filtro a aplicar (que trabajadores, de que area, departamento, turno, etc,). En la sección Tipo de Reporte podemos seleccionar si va a ser agrupado por trabajador ó Checadas Consecutivas, este último arrojará el listado de tal y como fueron presentándose las checadas en la terminal. En la Sección de Opciones podemos decidir que deseamos sea incluido en dicho reporte: los conceptos de ausentismo, las faltas, solo checadas incompletas, se muestre un trabajador por página)

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REPORTE ASISTENCIA Esta opción nos permite generar el reporte de asistencia de los trabajadores, ya sea en forma detallada ó resumida.

Eligiendo la opción de Asistencia Detalle

Solo podremos obtener datos desde 1 hasta 31 días, esto debido al tipo de gráfico que dicho reporte nos arroja y donde podremos ver los días en que el trabajador cuenta con asistencia, faltas, checadas incompletas, días en que se aplicó algún concepto de ausentismo y tiempo extra. Se puede aplicar un filtro en base a los campos trabajador, área, departamento, centro, categoría, grupoquedando de la siguiente manera: por semana….

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ó si se desea, un mes completo…

La opción Campo de Corte que aparece en la ventana del filtro, nos permite elegir si deseamos que la información de desglose por Area, Departamento, Centro, Categoría, Grupo. La opción de Asistencia Resumen es similar al Reporte de Asistencia Detalle

y podremos elegir el rango de fecha que deseemos dando un resultado como enseguida se muestra:

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REPORTE DE AUSENTISMOS Cuando un trabajador no tiene checadas durante el día entonces se considera como falta y es considerado dentro del reporte de ausentismos. Se despliega el número de faltas durante el período seleccionado y la fecha de las faltas.

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REPORTE DE RETARDOS Este reporte se puede generar para obtener los retardos en que incurren los trabajadores dada la hora que tienen estipulada para ingresar al turno ó si se desea, generar los retardos en los horarios que dispone el personal según su horario de comida es decir cualquier incidencia fuera del horario definido para esos eventos. Se contabiliza el número de retardos y el tiempo acumulado en retardos dentro del rango de fechas comprendido en el reporte. Además de imprimirse la checada con retardo se imprime a su derecha el tiempo considerado de retardo de dicha checada. Al elegir opción Retardos del sub-menú RETARDOS podrá visualizar, en el color y fondo deseado, en el reporte generado los retardos en que haya incurrido el trabajador y dividirlo en 2 grupos, los cuales usted podrá definir basado en los valores deseados

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REPORTE TIEMPO EXTRA En Esta opción podemos generar reportes de Tiempo Extra a Detalle por trabajador ó por Departamento

la ventana de ambas opciones y los reportes generados respectivamente por estas opciones se muestran a continuación:

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REPORTE TIPO TARJETA RELOJ En varias empresas aún utilizan un reloj checador a base de tarjeta donde el trabajador coloca esta en una ranura de dicho reloj para que se imprima la hora de sus incidencias que pueden ser: hora de entrada al turno, hora de salida a comer, hora de regreso de comer, y salida del turno. Esta opción de reporte genera en un rango desde 1 hasta 15 días dichas incidencias (en caso de contar con las terminales correspondientes) permitiendo además que este reporte se genere por trabajador en cada hoja, misma que puede ser tamaño carta ó media carta, incluyendo si se desea, la leyenda donde va la firma del trabajador; por último estas impresiones pueden ser generadas en orden alfabético según el nombre del trabajador. La ventana que se despliega al elegir esta opción y el reporte que genera se muestran a continuación:

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REPORTE DE PRENÓMINA ANALÍTICO El Reporte de PreNómina Analítico muestra en forma consecutiva las checadas del trabajador. Por lo general este reporte solo se imprime cuando se quiere analizar a detalle el cálculo de horas reflejado en el Reporte de PreNómina Resumen.

Descripción de las Opciones: Desplegar Totales: muestra los totales de horas para cada trabajador. Trabajador por Página: despliega los resultados para cada trabajador por hoja. Incluir Firma del Trabajador: Trabajador: Despliega la leyenda donde d onde puede firmar el trabajador trabajador dando así su conformidad con las horas laboradas. Acumular Tiempo Extra Fijo a T. Extra: estando desmarcada esta opción solo mostrará el Tiempo Extra laborado por el trabajador.

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REPORTE DE PRENÓMINA RESUMEN Con este reporte se obtiene la Pre-Nómina. Es decir, las horas a pagar a los trabajadores, de acuerdo a las políticas previamente definidas. Se acumula por trabajador sus Horas Normales y Horas Extras.

Descripción de las Opciones: Desplegar Total de Tiempo Normal: muestra los totales de tiempo normal en horas para cada trabajador. Desplegar Total de Tiempo Extra: muestra totales de tiempo ti empo extra e xtra en horas hor as para par a cada c ada trabajador Desplegar Checadas a Detalle: esta opción desplegará con detalle (hora entrada y salida) las checadas realizadas por el trabajador. Desplegar Totales x día (columna): para cada día totalizará las horas trabajadas. Acumular Tiempo Extra Fijo a T. Extra: estando desmarcada esta opción solo mostrará el Tiempo Extra laborado por el trabajado tr abajadorr Ordenado por Nombre: genera el reporte listando los trabajadores trabajador es en orden alfabético según el nombre. Trabajador por Página: despliega los resultados para cada trabajador por hoja. Impresión a Media Carta: Al momento de imprimir los reportes estos salen con formato de media carta. Se usa normalmente cuando se genera el reporte eligiendo la opción Trabajador por página. Incluir Firma del Trabajador: Trabajador: Despliega la leyenda donde puede firmar el trabajador trabajador dando así su conformidad con las horas laboradas. Ajustar Checadas al Turno: Al marcar esta opción se redondearán las checadas a la media más cercana. Ejemplo 22:41 Hrs. lo convierte a las 22:30 Hrs.; Hrs.; las 22:46 Hrs. Lo convertiría a las 23:00 23:00 Hrs.) IBIX, S.A. de C.V.

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Agregar Checadas de Comida:

Eligiendo Eligiend o esta opción se desplegarán en el reporte las checadas realizadas en el comedor, siempre y cuando exista una terminal en dicho lugar. Desplegar Horarios de Turno: Marcando esta opción podremos visualizar los turnos que el trabajador tiene asignados en las fechas para las cuales se esta generando el reporte. Desplegar solo Checadas Incompletas: Cuando un trabajador checa su entrada y salida correspondiente de turno se le contabiliza como una checada completa. En caso de faltar una de las dos este reporte le mostrará que trabajador incurrió en este tipo de evento. Omitir Checadas Imprevistas Intermedias: Esta opción impide mostrar las checadas intermedias del turno, excluyendo todas las checadas que están fuera de los parámetros del turno. (salidas temprano, o intermedias) La siguiente imagen muestra el resultado del reporte r eporte eligiendo solo lo que ya esta marcado por default: Desplegar Total de Tiempo Normal, Desplegar Total de Tiempo Extra, Desplegar Checadas a Detalle y Desplegar Totales x día (columna).

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REPORTE CONSUMOS DE COMEDOR Este reporte aplica únicamente para aplicaciones de Consumos de Comedor. En esta opción del menú Reportes podremos observar que se presentan las siguientes opciones:

En reporte a detalle se puede observar la hora de cada consumo. Este reporte puede obtenerse aplicando un filtro usando los campos: trabajador, área, departamento, etc..

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En el reporte resumen se muestra el acumulado de consumos del período especificado teniendo la opción de aplicar algún filtro, algo similar al Reporte de Consumo Comedor Detalle.

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Por último la opción de Genera Archivo Interfase nos sirve para generar el archivo que contiene el resumen de checadas en comedor para ser importadas desde el sistema de nómina.

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REPORTE CONTROL DE ACCESOS Este reporte aplica únicamente para aplicaciones de Control de Acceso. Al seleccionar la opción del menú Reportes – Control de Accesos veremos desplegarse tres opciones:

Al elegir la opción Detalle se desplegará una ventana donde podemos seleccionar el reporte por Rango de Fechas, Trabajador, Departamento, Categoría, Grupo ó Punto Terminal de Acceso.

El reporte generado desplegara el listado continuo de los accesos que registraron los trabajadores

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En la opción Control de Acceso – Resumen la ventana es similar a la de Control Acceso – Detalle, con la diferencia que mostrará las checadas que registraron los accesos desplegando de manera más gráfica y para cada trabajador los días en que se hicieron las mismas.

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En la tercer y última opción Control de Acceso – Personal Dentro/Fuera nos muestra quién está dentro de la empresa y quién fuera, esto solo aplica para las terminales de control de acceso en las cuales se tiene lector a ambos lados de cada acceso.

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UTILERÍAS Las opciones de Utilería nos permiten realizar operaciones poco frecuentes ó de configuración.

SELECCIONAR DIRECTORIO DE BASE DE DATOS Esta opción nos permite direccionar el acceso a la base de datos en un directorio específico. La base de datos se instala por default en el directorio “C:\Archivos de programa\IBIX\uControl\Datos”. A conveniencia del usuario puede ser trasladado el directorio de datos al servidor y con esta opción se define la ruta de acceso. Es conveniente que el directorio de datos este en el servidor para que se incluya en los procesos de respaldo periódicos.

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CONFIGURAR DIRECCIONES IP Esta Opción nos proporcionar la IP, MAC Address, Puerto, y Nombre del Dispositivo de las terminales conectadas al segmento de Red. La Dirección IP de las terminales de Reloj Checador deben ser fijas. No admite direcciones dinámicas. Para modificar la Dirección IP de la terminal se utiliza este programa que rastrea por Protocolo UDP las terminales ubicadas en el mismo segmento de red.

Para realizar el cambio de dirección se selecciona selecciona el registro r egistro de la terminal y se ejecuta el botón ‘Cambiar IP’. Esto cambia físicamente la dirección en la terminal. Para tener comunicación con la terminal habría que dar de alta la dirección asignada en el Catálogo de Terminales. PARÁMETROS DEL SISTEMA En esta pantalla se capturan los parámetros del sistema para adecuarlos a los requerimientos de operación.

Estos parámetros afectan en forma general el funcionamiento del sistema: - Tiempo Mínimo de Horas Extras.- Sirve para definir el tiempo necesario para que al trabajador se le pueda tomar en cuenta el tiempo como tiempo extra. IBIX, S.A. de C.V.

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Exportación Exportació n Prenómina.- En este campo se elige el sistema de nómina que tengamos instalado y para el cual se podrán hacer exportaciones desde el Sistema IBIX, de información necesaria para el pago de los trabajadores Truncar Horas Extras.Extras.- Complementa el anterior anterior y sirve para definir los cortes cortes sucesivos sucesivos con respecto al tiempo extra (medias horas, horas completas, minutos, etc.) Redondeo Tiempo Extra.- Nos sirve para completar tiempo para generar tiempo extra. Retardo desde Límite de Entrada.- Tiene 3 valores y sirve para definir a partir de que hora es considerado un retardo. 0 para cuando se considera a partir de la hora de entrada. 1 para cuando se considera a partir del Límite de Entrada y 2 para que sea combinado. Completar Semana Luego Tiempo Extra.- Sirve Sirve para para que el sistema sistema totalice totalice primero primero las horas de un trabajador a la semana y el excedente lo tome como tiempo extra.

IMPORTAR DATOS DE LOS TRABAJADORES

Para facilidad de implementación y actualización de trabajadores se cuenta con el proceso de Importación de Datos de los Trabajadores. El formato del archivo de importación es del tipo ASCII de longitud fija. Descripción de los campos: Archivo de Importación: Descripción del Campo: Longitud: Botón Defaults:

Ruta completa y nombre del archivo a importar. Campos importables (no modificables). Longitud en numero de caracteres que ocupa el campo en el archivo ascii. Restablece los valores predeterminados de longitud de campos.

El orden de los campos dentro del archivo de importación debe coincidir con el mismo definido en el esquema. Se pueden excluir excluir campos al importar poniendo su longitud en cero. Se pueden importar trabajadores de diferente empresa dentro del mismo archivo de importación indicándolo en el campo empresa. Si la empresa no existe se despliega el error y se cancela el proceso. Si se omite el campo de empresa en el archivo de importación, los trabajadores serán dados de alta en la empresa que se tenga actualmente en operación (la mostrada en el titulo de la ventana principal del sistema).

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Este proceso tiene la funcionalidad de agregar nuevos registros así como también realizar actualizaciones automáticas de los mismos. Cuando un registro trae consigo un nuevo trabajador éste es dado de alta. Cuando el trabajador ya existe en el sistema, sus datos son actualizados por los contenidos en el registro de importación. Si el Departamento, Categoría ó Grupo no existe en el sistema éste es dado de alta en automático. El campo Código de Identificación (campo ‘clave’ en la pantalla de catálogo de trabajadores) corresponde al de la credencial del trabajado tr abajadorr y si éste es omitido en el archivo de importación, importación, en caso de que se este dando de alta un nuevo registro, el campo es generado en automático con 2 caracteres iniciales correspondientes a la empresa y 6 caracteres adicionales tomados del numero de trabajador. trabajador. Si el Código de Identificación Identificación ya existen en el sistema se ignora ignora el registro y no se realiza la alta.

IMPORTAR ARCHIVO DE CHECADAS Mediante esta opción se realiza una importación de un archivo de checadas que se genera como respaldo en la máquina donde es recolectada la información del reloj. Si por alguna razón esta información no se refleja en la Base de Datos, es posible realizar una recuperación de la misma por medio de esta opción. Por medio del control de Archivo de Importación se selecciona la ruta del archivo y luego se le da clic al botón de Importar. El sistema presentará un resultado del total de registros leídos, registros insertados y registros insertados.

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EXPORTAR PRENÓMINA Mediante esta opción se accede al proceso de Exportación de PreNómina de acuerdo al valor del campo ‘Exportación Prenómina’ (APSI, NOMIPAQ, SAP, etc,) en la opción Parámetros del Sistema del Menú Utilerias en la pestaña de Generales. Esta pantalla es diferente para cada sistema de nómina y en él generalmente se detalla lo que se va a exportar; incidencias (Faltas, Tiempos Extras, Retardos, etc.) o checadas, así como también los Conceptos de Ausentismo. Cabe aclarar que hay que considerar los mismos valores para cada incidencia, tanto en el sistema de nómina, como en el Sistema IBIX Control de Asistencia.

Se puede seleccionar Rango de Fechas, Trabajadores, Departamento, Categoría, Grupo ó Turno. Los conceptos a exportar pueden ser incluidos ó no en el archivo de de exportación dependiendo si se captura el valor equivalente del concepto en la Nómina destino. Al ejecutar el botón ‘Exportar’ se abre un cuadro de dialogo para capturar la ruta y nombre de archivo correspondiente a la Exportación de PreNómina.

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MODIFICA LEYENDA FIRMA DEL TRABAJADOR Cuando se quiere que el trabajador firme de conformidad el registro de sus checadas, se marca la opción de Incluir firma del Trabajador en el Reporte de PreNómina. El texto de conformidad a desplegar depende de lo capturado en esta opción.

LEY FEDERAL DEL TRABAJO ARTS. 58 AL 75 En esta opción se despliega lo referente a las Jornadas de Trabajo y Días de Descanso de la Ley Federal del Trabajo.

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CONVERTIR BASE DE DATOS Esta opción nos sirve para convertir la información que se tiene en una Base de Datos en Access a una ya previamente instalada y configurada en SQL Server. Este proceso se realiza generalmente en una actualización o upgrade de Base de Datos y transfiere cada dato de una base a otra.

HABILITAR COMUNICACIONES Cuando se desmarca esta opción sé deshabilitan todas las funciones de comunicación de la computadora hacia las terminales de checado. VER BARRA DE HERRAMIENTAS Esta opción es un switch para ocultar ó visualizar la barra de herramientas incluyendo los botones de acceso rápido a las funciones más frecuentemente utilizadas del sistema. GUARDAR CONFIGURACIÓN AL SALIR Generalmente esta opción esta seleccionada para retomar algunas variables del sistema cada que se termina e inicia una nueva sesión.

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DEPURAR REGISTROS La depuración de registros de checadas nos permite eliminar de la base de datos las checadas que ya no se requieran dentro del sistema. Esto favorece al desempeño del sistema al procesar menos registros al momento de generar reportes.

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AYUDA Para recibir soporte sobre la utilización del sistema mandar e-mail a la dirección [email protected] ó comunicarse a IBIX, S.A de C.V. al teléfono (81) 8479-84-00 en Monterrey, N.L.

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