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Manual do Curso Utilitário de Apresentação Gráfica

Utilitário de apresentação Gráfica

FICHA TÉCNICA

Título: Utilitário de Apresentação Gráfica Autora/ Formadora: Daniella Sousa Dias

Coordenação: Entidade Formadora Eduardo Lima Unipessoal, Lda Elus Formação

2 Tipologia de intervenção n.º2.3. “Ações Modulares Certificadas”, eixo nº2, “Adaptabilidade e Aprendizagem ao longo da vida”

Utilitário de Apresentação Gráfica

INDICE Introdução …………………………………………………………………………

4

Objetivos Pedagógicos……….…………………………………………………….

4

Público – Alvo ………………..…………………………………………………… 5 Conceitos Gerais…………………………………………………………………...

5

Estrutura de uma Apresentação……………………………………………………

6

As Configurações Corretas para uma boa Apresentação em PowerPoint………....

10

Aprender a trabalhar com o PowerPoint ………………………...………………...

14

− A Interface do Microsoft PowerPoint 2010 ..…………………...……… 14 − O friso …………………………………………………………………..…

15

− Separador Ficheiro ……………………………………………………...… 15 − Separador Base ……………………………...……………………...……..

16

− Separador Inserir………………………………………………...………… 16 − Separador Estrutura ………………………………………………….……

21

− Separador Transições ……………………………………………………

22

− Separador Animações ……………………………………………………

22

− Separador Apresentação de Diapositivos.………………………....…… 23 − Separador Rever …………………………………………………….….. 26 − Separador Ver…………………………………………………………..…

26

− Outros separadores ……………………………………..…………….… 29 Proposta de Exercício………………………………………………..…………….

30

Bibliografia.……………………………………………………………………….

34

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INTRODUÇÃO O Microsoft PowerPoint (2010) é uma das ferramentas mais utilizadas para a apresentação, não só em contextos de formação, mas também em ambientes de salas de aula, conferências, workshops, reuniões e muitas outras atividades de natureza diversa. A utilização deste software permite tornar a apresentação de conteúdos mais atrativa, pois oferece um vasto leque de funcionalidades podendo o utilizador recorrer a diferentes layouts, cores, gráficos, imagens, organogramas, entre outras funcionalidades, para ilustrar os temas abordados. Atualmente, a nova versão fornece mais formas de criar e partilhar apresentações dinâmicas, as emocionantes e novas capacidades visuais e de áudio ajudam-no a contar uma história animada e cinemática, tão fácil de criar como extraordinária de ver. Além disso, o PowerPoint 2010 permite-lhe trabalhar simultaneamente com outras pessoas ou publicar a sua apresentação on-line e aceder à mesma praticamente a partir de qualquer lugar, utilizando a Web ou o seu smart phone. No entanto, é necessário acautelar a utilização do PowerPoint. Por vezes, tanta diversidade de instrumentos ou funcionalidades transtorna aquilo que era o objetivo inicial de uma apresentação, resultando a mesma numa apresentação demasiado aparatosa ou confusa. Nesta sebenta são transmitidas algumas informações e dicas que permitirão, ao utilizador, conceber apresentações apelativas e adequadas aos diversos contextos de atuação.

OBJECTIVOS PEDAGÓGICOS

No final deste curso pretende-se que os formandos sejam capazes de: 

Gerir e organizar o plano de sessão de uma apresentação;



Estruturar uma apresentação;



Escolher as configurações (tipo de letra, cores, objetos adequados, etc.) corretas para uma boa apresentação;



Criar e editar uma apresentação em PowerPoint;



Adicionar objetos no PowerPoint;



Realizar efeitos e animações no PowerPoint;



Criar e modificar modelos de apresentação no PowerPoint.

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PUBLICO-ALVO Esta manual destina-se às pessoas que gostariam de aprender a realizar trabalhos em PowerPoint, aqueles que por inerência dos seus trabalhos e das suas funções venham a desenvolver apresentações em contextos diversos (sala de aula, conferências, workshops, etc.) e a todos os interessados que queiram valorizar o seu currículo e alargar os seus conhecimentos.

CONCEITOS GERAIS O Microsoft PowerPoint é um programa gráfico que permite criar e editar apresentações profissionais de grande impacto, dinâmicas e com qualidade. Este software dispõe de diversas ferramentas: texto, imagens, gráficos, sons e vídeo. Numa sociedade cada vez mais condicionada pela imagem, na qual notamos no mercado a tendência de se valorizar mais o produto bem apresentado, apesar da qualidade do produto em si, a sua apresentação tem uma inequívoca parcela de responsabilidade. O PowerPoint, enquanto meio de comunicação audiovisual eficaz, permite então a reprodução de apresentações de carácter diverso de alta qualidade. Uma apresentação em PowerPoint consiste num conjunto de diapositivos que podem conter texto, imagens, tabelas, gráficos, som e vídeo.

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ESTRUTURA UMA APRESENTAÇÃO Para evitar apresentações desorganizadas, aparatosas, ineficazes, através das quais não conseguimos concretizar os nossos objetivos, é conveniente traçar um plano geral da apresentação tendo em conta os objetivos que pretendemos atingir com a mesma. Perguntas como as que se seguem podem ajudar-nos a organizar as ideias muitas vezes dispersas: O que se pretende? A quem se dirige? De que tempo se dispõem? Onde se realiza? Como vou fazer?

Plano Geral da Apresentação

Parecem ser muitas questões, ainda que importantes, para traçar o plano geral da apresentação, podemos começar por equacionar três: O público-alvo – a quem se dirige a apresentação? A especialistas - então devo de usar termos técnicos e uma linguagem mais cuidada; Para um público leigo – então devo evitar termos técnicos, procurando utilizar terminologias comuns; A linguagem utilizada deve ser adequada ao público-alvo atendendo não só ao conhecimento desse público face aos conteúdos, mas também ao grupo etário e a outros aspetos que caracterizam o público em questão. A duração – o tempo de que se dispõem para apresentar varia em função dos contextos em que se apresenta, regra geral sabemos atempadamente se a mesma vai durar 15 minutos ou 1 hora. Alguns estudos comprovam que a audiência não mantém o mesmo nível de atenção ao longo de uma apresentação, sendo que a tendência é para a atenção do público ir diminuindo à medida que o tempo vai passando. As apresentações devem de ser curtas, no entanto por vezes a fita de tempo é longa sendo necessário articular técnicas para prender a audiência. Outros fatores importantes são os momentos de avaliação (apresentações de teses, trabalhos) em contexto universitário, nestes casos o tempo de apresentação está predefinido, requerendo um treino prévio da apresentação para esta decorrer com sucesso.

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 A mensagem – os conteúdos devem de ser organizados em torno de pontos-chave, no sentido de a apresentação ser clara e objetiva, fácil de acompanhar.

Criar Uma Apresentação Apelativa

Desenvolver uma apresentação eficaz e apelativa constituí um verdadeiro desafio, isto porque as pessoas são diferentes não sendo possível agradar a toda a gente. O facto de apresentar algo a um grupo de pessoas desconhecidas é algo que preocupa o orador. No entanto, há algo comum a generalidade das pessoas – os filmes. Os autores Cliff Atkinson e Paul Kelly, já citados por Afonso (2007), enquanto especialistas nesta área focam a importância de cativar as pessoas e mantê-las interessadas ao longo de toda a experiência, recorrendo a técnicas para bem comunicar. De acordo com Atkinson, os filmes e as apresentações em PowerPoint têm muitas semelhanças e algumas diferenças: os filmes contam histórias e as apresentações em PowerPoint não. Criar uma apresentação que:

Segundo Kelly, os contadores de histórias têm por base uma estrutura. Ou seja, é possível utilizar ― “os métodos dos contadores de histórias de forma a satisfazer as necessidades de uma apresentação profissional”

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Eis algumas linhas de orientação na preparação de uma apresentação: 

Pensar em cada diapositivo como sendo uma cena;



Desenvolver uma questão e apresentar a solução;



Os Conflitos são interessantes, os factos não;



As histórias satisfazem quando os conflitos são resolvidos.

De acordo com os autores mencionados na elaboração de uma apresentação é necessário ter em consideração algumas regras: 

Especificar as emoções a evocar;



Não misturar perspetivas;



Usar a perspetiva pessoal para dar boas notícias e quando o apresentador tem uma alta credibilidade;



Usar a perspetiva distante para dar as más notícias e quando os factos são constrangedores.

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Gestão e Organização do Plano de Sessão da Apresentação

Para organizar uma apresentação, especialmente se a mesma for demasiado complexa, devemos ter em atenção vários aspetos, além dos que já foram abordados. A definição de um “fio condutor” é elementar no desenho de uma apresentação. Em que pensar?

Uma vez decidida a temática, definidos os objetivos e os métodos, delimitado o tempo, estudados os conteúdos, selecionados os meios, conhecido o espaço e o público-alvo, é preciso determinar a sequência da apresentação. Ou seja, é importante dispor de elementos previamente colhidos e estudar a sua aplicação com fim a um objetivo, de forma sequencial. Por exemplo, se não conhecermos o espaço corremos o risco de a nossa apresentação não ser facilmente observável e percetível nesse espaço. Se o espaço tiver muita luz é conveniente que o fundo da nossa apresentação seja de cor escura, se o espaço tiver pouca luminosidade a apresentação deve de ter um fundo mais claro. O segredo está nos bons contrastes. Outro exemplo: os meios disponíveis. Algo que acontece com muita frequência é o facto de nem sempre os meios (data shows, computadores, entre outros) estarem a funcionar devidamente ou então não serem os mais ajustados, este problema condiciona desde logo toda a apresentação.

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AS

CONFIGURAÇÕES

CORRETAS

PARA

UMA

BOA

APRESENTAÇÃO EM POWERPOINT Alguns conselhos úteis Princípios gerais: 

Seja simples, use o mínimo de texto, seja consistente, evite demasiada animação e treine;



Use um tipo de letra standard do Windows como a Arial (por exemplo);



Utilizar sempre um Master Slide (Modelo global de diapositivos), pois ajudá-lo-á a criar um estilo para a sua apresentação, ligará visualmente os diapositivos individuais e fará com que os seus ficheiros fiquem menores;



Ensaie sempre a sua apresentação no lugar onde a irá executar, se possível, pois é conveniente verificar os seus diapositivos do fundo da sala de aulas.

Formatos: 

Pense na sua apresentação como um livro, cada diapositivo deve ligar-se com o seguinte como as páginas de um livro;



Os Diapositivos devem todos começar no mesmo local dentro da sua apresentação, o olhar do formando irá automaticamente para aquele ponto em cada novo diapositivo que for apresentado (esta técnica é conhecida como o ponto de referência);



Mantenha o diapositivo simples e relevante use um logótipo ou símbolo, personalize a apresentação;



Mantenha algum espaçamento, equilibre os diapositivos não os carregando de texto em demasia ou de imagens;



Utilize palavras-chave (pontos chave) do seu Plano Guia de Sessão e não todo o seu conteúdo;



Minimize a pontuação;



Máximo de 8 palavras/linha e 8 linhas por diapositivo (64 palavras) - isto dependerá do tamanho da classe/audiência;

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

Nunca use letras maiúsculas em blocos de texto, pois torna-se difícil de ler e atrasa a leitura, as maiúsculas poderão ser usadas em títulos, anotações, cabeçalho ou par dar ênfase;



Nunca sublinhe o texto para lhe dar ênfase, pois a linha confundir-se-á com o texto. Use uma das seguintes alternativas: colocar o texto em itálico, mudar o tamanho do texto, usar uma cor diferente ou usar maiúsculas;



Não reduza o espaçamento entre linhas para caber mais texto. O texto muito apertado é muito mais difícil de ler, é preferível passar para outro diapositivo;



O espaçamento entre linhas varia em função do bloco de texto, quanto maior for o bloco de texto maior terá de ser o espaço entre linhas;



Para os mais variados propósitos o alinhamento do texto à esquerda será a melhor opção. É o melhor para se ler, pois os olhos sabem exatamente onde é o início da linha. Evite o justificado e o centrado (no entanto, os títulos podem ser centrados);



O tipo de letra deve ser possível de ler, apropriada à mensagem a transmitir. As letras de fantasia não deverão ser usadas quando se pretende transmitir uma mensagem séria;



Verifique se a letra utilizada na preparação da apresentação está disponível noutro computador (nomeadamente no que vai utilizar no dia da apresentação) pois arrisca-se a que a sua apresentação fique desconfigurada;



O tamanho da letra deve ser no mínimo 24pts para o texto principal e superior para os títulos;



Não utilize mais que do que dois tipos de letra por diapositivo e mais de três tipos por apresentação. É preferível utilizar o itálico, o bold ou maiúsculas se quiser realçar alguma coisa não um novo tipo de letra;



É mais fácil de ler texto em que as letras têm linhas mais grossas, por exemplo a fonte Arial. Evite usar letras cujos contornos são mais finos como no caso da fonte Times New Roman;



Restrinja o número de cores que vai usar na sua apresentação, não use mais do que 5 cores por diapositivo;



Seja coerente, use as mesmas cores durante a sua apresentação, use mudanças subtis para dar ênfase e não grandes contrastes – é mais agradável para os nossos olhos;



As cores suaves conseguem ser mais eficazes do que cores com um grande contraste;



A utilização das cores varia em função dos gostos de cada um, contudo as cores escuras para o fundo dos seus diapositivos são preferíveis face as cores claras;

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

Azuis e verdes escuros são os mais eficazes, são confortáveis para a vista e ao mesmo tempo providenciam contraste suficiente para texto e imagens;



As cores brilhantes e claras são mais cansativas para a vista;



Evite imagens e gráficos como fundo, só dificultam a leitura;



Use gráficos para auxiliarem a sua explicação e não como decoração ou para preencher espaço;



Use o clip art com moderação, a maioria dos clips art são antigos;



Uma figura vale mais que 1000 palavras, mas só se for relevante;



Quando utilizar setas, procure usar o mesmo tipo de setas, seja coerente;



Para aumentar ou diminuir uma imagem, faça-o utilizando os cantos da imagem, para manter as mesmas proporções evitando que a mesma fique distorcida;



Use efeitos visuais com moderação, pois o excesso de efeitos poderá deixar a audiência confusa e cansada;



A utilização de animações deve de ser moderada;



Grave os ficheiros de imagem no formato JPEG para fotografias ou GIF com menos de 256 cores. Dessa forma a apresentação fica “menos pesada” e limita o tempo de carregamento dos ficheiros;



Faça uma revisão completa dos diapositivos, eliminando eventuais erros;



Treine a sua apresentação as vezes necessárias. Se possível apresente a alguém, se a pessoa não compreender a mensagem então algo não está bem;



Não se acomode, se necessário proceda a melhoramentos.

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Durante a apresentação: 

Deve informar, o público, de uma forma clara e explícita o assunto. Comece por apresentar, resumidamente, os objetivos da apresentação;



Não desperdice tempo com pormenores desnecessários, seja objetivo;



Não se limite a ler o que está projetado, explique;



Surpreenda o público/ audiência mantendo os diapositivos expostos mais tempo que o esperado;



Evite muitas desculpabilizações;



Demonstre confiança;



Mantenha conclusões breves, realce os conceitos que a audiência deva reter;



Seja dinâmico;



Se tiver cópias, resumos fichas técnicas ou outros documentos, deve de evitar distribui-los antes da apresentação, reservando essa tarefa para o fim.

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APRENDER A TRABALHAR COM O POWERPOINT Para iniciar o programa basta clicar no botão Iniciar da barra de tarefas do Windows, escolher “todos os programas”, selecionar Microsoft Office e clicar em Microsoft Office PowerPoint 2010.

A interface do Microsoft PowerPoint

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O FRISO

O friso é utilizado para localizar rapidamente os comandos necessários para executar uma tarefa. Os comandos são organizados em grupos lógicos, reunidos em separadores. Cada separador está relacionado a um tipo de atividade como gravação ou disposição de uma página. Para diminuir a desorganização, alguns separadores são exibidos apenas quando necessário. Por exemplo, o separador Ferramentas de Imagem aparece somente quando se seleciona uma imagem.

Para aceder aos comandos disponíveis basta clicar sobre o separador pretendido. A nova estrutura do Microsoft Office 2010, que inclui o separador Ficheiro, substitui o Botão do Microsoft Office

incluído na versão do Microsoft Office system de 2007.

Separador FICHEIRO Os comandos básicos, neste separador, incluem, mas não se limitam a, Abrir, Guardar e Imprimir. Alguns comandos, tais como Importar, foram movidos para o Friso como parte da interface de utilizador Microsoft Office Fluent. Depois de clicar no separador Ficheiro, pode ver a Vista Microsoft Office Backstage.

A

Vista

Backstage é onde gere os ficheiros e seus dados — criando,

guardando,

inspecionando

metadados

ocultos

ou

informações

pessoais, e definindo as opções. Resumindo, tudo o que faz a um ficheiro que não faz no ficheiro.

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Separador BASE Através do separador base, no grupo diapositivos, podemos inserir novos diapositivos, podendo escolher de entre vários esquemas de diapositivos. O grupo tipo de letra inclui vários botões: o tipo de letra, o tamanho dos caracteres, negrito, sublinhado, cor, entre outras opções a explorar. No grupo parágrafo efetuamos a configuração do parágrafo escolhendo o tipo de alinhamento pretendido, optando pelo número de colunas e acedendo às marcas e numeração de parágrafos. No grupo de desenho podemos escolher formas e dispor objetos, por fim temos o separador editar que nos faculta comandos como selecionar, localizar e substituir.

Separador INSERIR O separador inserir é composto por vários grupos: tabelas, imagens, ilustrações, ligações, texto, símbolos e multimédia.

Ao inserir uma tabela aparecem de imediato novos separadores (mantendo a tabela selecionada) designados de estrutura e esquema que permitem editar a tabela criada atendendo aos estilos, cores, alinhamento, entre outras funções, constituindo assim todas as ferramentas de tabela.

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No caso de inserir uma imagem de um determinado ficheiro ou do clip art, ativa-se o separador formatar com grupos de ajustar, estilos de imagem, dispor e tamanho, este separador desaparece automaticamente quando a imagem não está selecionada.

Nesta nova versão do PowerPoint é possível aplicar vários efeitos artísticos às imagens, mas não só, também podemos converte-las em gráficos Smart Art

Para aceder a várias funções para editar uma imagem, clicamos na seta que aparece no canto inferior direito para abrir uma nova janela com mais opções, opções estas que não se encontram no friso.

Para além das possibilidades oferecidas pelos referidos comandos, o comando captura de ecrã, à semelhança da tecla Print Screen, permite inserir qualquer imagem de algum dos programas em utilização paralela no PC, sem ser necessário maximizar a respectiva janela e sem ter de optar por premir a tecla print screen.

O comando álbum de fotografias, como o nome indica, serve para criar um álbum selecionando o ficheiro de origem das imagens e escolhendo a configuração e disposição das mesmas.

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O PowerPoint oferece um vasto conjunto de formas predefinidas, linhas e ferramentas para desenhar formas livres, que permitem ao utilizador criar os seus próprios objetos.

Depois de criar o objeto é possível modifica-lo, aplicar efeitos 3D, aplicar sombras. Para além dos efeitos também pode ser adicionado texto às formas.

No mesmo grupo de ilustração existem o Smart Art e os Gráficos.

Com o Smart Art podemos criar organogramas, esquemas circulares, diagramas diversos, uma vez feita a opção pelo tipo de diagrama, o mesmo pode ser editado a gosto pelo utilizador ou modificado em virtude de outro mais adequado.

Quando escolhido o diagrama a utilizar e mantendo o mesmo selecionado aparecem novos separadores (estrutura e formatar) cujos comandos servem para editar o diagrama. O

separador

estrutura

permite

efetuar operações como: adicionar novas formas, mudar o esquema, alterar cores, etc. O separador formatar permite alterar formas,

dimensões,

aplicar

estilos

diferentes, etc.

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Outra das facilidades disponíveis nesta versão é a possibilidade de converter o texto em gráfico Smart Art. Para isso basta, depois de digitar o texto e mantendo-o selecionado, aceder a um icone Smart Art que se encontra no grupo paragrafo do separador base.

Os gráficos são de grande utilidade na interpretação e representação da informação. No grupo das ilustrações temos um ícone representado através de um gráfico, ao clicar-mos aparece-nos de imediato uma janela com vários tipos de gráficos. Uma vez escolhido o tipo de gráfico, ao fazer OK aparecem as janelas do PowerPoint e do Excel em simultâneo.

A partir do momento em que visualizamos as duas janelas podemos alterar os dados numa e verificar os resultados na outra. Algo que surge, quando temos o gráfico ativo, são os novos separadores para

editar

o

gráfico:

Estrutura,

Esquema e Formatar. Nestes

separadores

podemos

alterar o tipo de gráfico, cores, estilos, contornos, títulos, adicionar linhas de análise, etc.

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Outra possibilidade do PowerPoint é criar um gráfico acedendo a um ficheiro já existente nos nossos documentos, para o efeito é necessário recorrer a um ícone que se encontra no grupo texto e se denomina inserir objeto. Uma apresentação pode conter hiperligações. No PowerPoint, uma hiperligação pode ser uma ligação de um diapositivo para outro na mesma apresentação (tal como uma hiperligação a uma apresentação personalizada) ou para um diapositivo de outra apresentação, um endereço de correio eletrónico, uma página Web ou um ficheiro. No grupo ligações temos o ícone hiperligações e o ícone ação, o primeiro permite fazer a ligação a ficheiros, a páginas Web, a endereços de correio eletrónico, a outros diapositivos. O segundo, ícone de ação, para além de criar ligações entre diapositivos permite ordenar a execução de programas.

No grupo texto estão disponíveis os comandos: caixa de texto que serve para escrever texto; o cabeçalho e rodapé, para adicionar título, número de página, data/ hora; o WordArt adiciona efeitos de texto especiais ao seu documento. Também é possível converter texto simples em WordArt através do Formatar. Neste grupo também encontramos o ícone inserir objeto, já referido anteriormente quando abordamos os gráficos. Para além de ser possível aceder a ficheiros de Excel também podemos aceder a outros tipos de ficheiro (xml, pdf, doc, etc.)

No grupo símbolos, o PowerPoint disponibiliza não só símbolos mas também equações, em relação às equações podemos ainda editá-las através dos separadores ferramentas de desenho e ferramentas de equações que aparecem automaticamente. Por último, no separador Inserir, temos o grupo multimédia que oferece ao utilizador a possibilidade de inserir ficheiros de vídeo e ficheiros de som.

Ao inserir um vídeo ou um ficheiro de som, surgem novos separadores para a edição dos mesmos. Nesta nova versão do PowerPoint podemos ajustar a cor, adicionar efeitos, estilos entre outras opções. Ainda relativamente ao áudio temos a opção “gravar áudio”, contudo é necessário dispor de placa de som e de um microfone.

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Separador ESTRUTURA

O separador estrutura é onde podemos configurar a página, personalizar o fundo, as cores, a estrutura. O presente separador divide-se, então, em três grupos: configurar página, temas e fundo. No grupo configurar página o utilizador pode modificar as margens e tamanho do diapositivo e a sua orientação (vertical/ horizontal). No grupo temas estão disponíveis vários modelos de apresentação. Um modelo é um ficheiro que contém o estilo de uma apresentação: tipos de letra, localização, tamanho dos marcadores de posição, esquemas de cores e outros elementos. Pode ser criada uma apresentação a partir da galeria de modelos

(como

teremos

oportunidade de ver mais à frente) ou uma vez iniciada a apresentação em branco, aplicar um dos modelos disponíveis neste grupo. Se os modelos pré-definidos não forem os adequados à apresentação podemos recorrer ao officce on-line ou criar o nosso próprio modelo.

Mesmo escolhendo um modelo predefinido do PowerPoint, o utilizador pode alterar o esquema de cores, o tipo de letra e outros efeitos, estas opções encontram-se no mesmo grupo. Veja-mos o exemplo que se segue:

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O grupo fundo permite ocultar os gráficos (desenhos de fundo) de qualquer tema, podemos ainda alterar o fundo e editá-lo ao nosso gosto.

Separador TRANSIÇÕES O separador transições é onde o utilizador pode aplicar, alterar e remover transições do diapositivo atual. Este separador também é composto por três grupos: pré-visualização, transição para este diapositivo e temporização.

O primeiro grupo, como indica o próprio nome, serve para pré-visualizar os efeitos/ transição adicionados. No grupo transição para este diapositivo temos disponíveis vários tipos de animações e opções de efeito para cada uma. O último, temporização, contém as seguintes opções: adicionar som ao efeito, a sua duração e formas de ativação.

Separador ANIMAÇÕES

O PowerPoint dispõe de um vasto conjunto de combinações de animação predefinidas. Para além das animações aplicadas aos diapositivos, na forma de transição, também podemos aplicar animações a objetos, caixas de texto, frases ou só a palavras, imagens, gráficos, tabelas, etc. O separador animações tem quatro grupos, a saber: prévisualização, animação

animação, avançada

e

temporização. No existem animações:

grupo vários

animação tipos

de

animações

de

entrada, de ênfase, de saída e trajetórias de movimento.

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Para adicionar uma animação a um texto a qualquer elemento é necessário selecionálo. Podemos adicionar um efeito de entrada para uma frase; se for algo importante podemos aplicar a ênfase; por último, caso não se pretenda que a frase permaneça no diapositivo, aplicamos um efeito de saída. No grupo animação avançada, temos um ícone “painel de animação”, ao clicar nesta opção é ativada uma janela no lado direito do ecrã que permite visualizar todas as animações aplicadas, reordena-las, trabalhar a sua temporização, remover e adicionar novas animações. Este recurso tem muito para explorar, no entanto é preciso acautelar a forma como utilizamos os recursos, pois recorde-se que é preciso pensar a finalidade da apresentação, nomeadamente o que se pretende transmitir e a quem.

Separador APRESENTAÇÃO DE DIAPOSITIVOS A exposição de uma apresentação pode ser feita de diversas formas e depende essencialmente da audiência a quem é dirigida: 

Se realizada por um orador, cada diapositivo é apresentado em ecrã inteiro e o orador controla totalmente a apresentação;



Se a apresentação for para consulta num local público, esta deverá ser executada de forma automática, geralmente de forma contínua, utilizando intervalos de transição, temporização, etc.;



No caso de consulta individual, cada diapositivo é consultado numa janela, ou como o utilizador entender.

Dependendo da finalidade da apresentação temos, então de configurá-la.

O separador apresentação de diapositivos tem três grupos: iniciar apresentação de diapositivos, configurar e monitores.

No grupo iniciar apresentação podemos visualizar a apresentação (pps) quer a partir do diapositivo em que se está a trabalhar no momento quer na sua totalidade.

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Utilitário de apresentação Gráfica

Ainda neste grupo temos a possibilidade de difundir a apresentação clicando neste ícone

,

esta

funcionalidade

permite

que

os

apresentadores partilhem uma apresentação de diapositivos com outras pessoas, noutro local, através da Web. Para o efeito é necessário enviar uma hiperligação à audiência, para que as pessoas convidadas assistam a uma vista sincronizada da apresentação de diapositivos no browser.

Podemos enviar o endereço da apresentação de diapositivos aos participantes por correio eletrónico. Durante a difusão, é possível colocar em pausa a apresentação de diapositivos, em qualquer altura, reenviar o endereço aos participantes ou mudar para outra aplicação sem interromper a difusão nem mostrar o ambiente de trabalho aos participantes. A funcionalidade Difusão de Apresentação de Diapositivos exige que um serviço de rede aloje a apresentação de diapositivos. Existem vários serviços à escolha: 

Serviço de Difusão do PowerPoint. Este serviço está disponível a qualquer pessoa com um Windows Live ID e é uma boa solução para apresentar a uma audiência que esteja fora da organização. Qualquer pessoa que se encontre na Internet conseguirá aceder ao URL da apresentação de diapositivos alojada neste serviço.



Serviço de difusão fornecido pela organização, alojado num servidor com o Microsoft® Office Web Apps instalado. Para utilizar este serviço, é necessário que o administrador do site configure um site de difusão e os membros da audiência precisam de ter acesso ao site.

Ainda dentro do grupo iniciar apresentação podemos configurar a mesma adicionando e removendo diapositivos. No grupo configurar o utilizador tem a possibilidade de preparar a apresentação para que esta decorra de forma automática e continuada ou para que seja executada manualmente, entre outras opções. Para o efeito, basta clicar em configurar apresentação de diapositivos abrindo-se uma nova janela. Por exemplo, se a

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Utilitário de Apresentação Gráfica

apresentação for para consulta num local público, escolhemos a opção “para consulta em local público”.

Uma opção pouco abordada em grande parte dos manuais de PowerPoint, inclusive nos manuais da Microsoft, é a opção de ensaiar intervalos. Esta opção permite que enquanto o utilizador treina a sua apresentação consiga verificar o tempo que demora em cada dipositivo. Deste modo ficamos com a noção do tempo que vamos gastar na apresentação ao público, não deixando de considerar outros fatores contextuais. Este género de ensaio é muito útil quando temos de realizar uma apresentação para um período de tempo concreto, por exemplo, na defesa de teses.

Para além de ensaiar a apresentação temos a possibilidade de a gravar, sendo gravadas as animações, a narração, o tempo de transição, etc. No entanto, é preciso atender à finalidade da apresentação, e no caso de querermos gravar uma narração é necessário dispor de placa de som e microfone.

No grupo monitores acionamos o tipo de resolução para a apresentação, atendendo ao facto de esta ficar mais lenta ou mais rápida, pelo que é conveniente testar. Dentro deste grupo dispomos de uma opção muito pouco conhecida e falada entre os utilizadores comuns do PowerPoint: utilizar vista do apresentador. A Vista do Apresentador1 é uma excelente forma para ver a apresentação com as notas do orador num computador (o computador portátil, por exemplo), enquanto a audiência vê a apresentação sem notas num monitor diferente. A Vista do Apresentador oferece as seguintes ferramentas que lhe facilitarão a apresentação de 1

NOTA: Certifique-se de que o computador que está a utilizar para a apresentação suporta a utilização de vários monitores. Atualmente, a maioria dos computadores de secretária têm suporte para vários monitores incorporado, contudo, se não tiver, serão necessárias duas placas gráficas. SUGESTÃO: Para obter informações atualizadas sobre o suporte para vários monitores, consulte o Website do fabricante do computador.

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informações: 

Pode utilizar miniaturas para selecionar diapositivos fora da sequência e criar uma apresentação personalizada para a audiência.



As notas do orador são apresentadas de forma clara, de modo a poderem ser utilizadas como script da apresentação.



Pode escurecer ou clarear o ecrã durante a apresentação e, em seguida, retomar do ponto onde ficou. Por exemplo, pode não pretender apresentar o conteúdo do diapositivo durante uma pausa ou um período de perguntas e respostas. Na Vista do Apresentador, os ícones e botões são suficientemente grandes para

navegar com facilidade, mesmo quando está a utilizar um teclado ou rato desconhecidos. Separador REVER O separador Rever é onde podemos verificar a ortografia, alterar o idioma da apresentação, traduzir palavras isoladas ou parágrafos, adicionar comentários, e por último, comparar alterações entre a apresentação atual e qualquer outra apresentação.

Separador VER O separador Ver é onde pode ver o modelo global de diapositivos, o modelo global de notas, a organização de diapositivos. Também pode ativar ou descativar a régua, as linhas de grelha e as linhas de grelha de desenho.

No grupo vistas de apresentação podemos visualizar os diapositivos um a um, todos em simultâneo, apenas as páginas de notas ou em esquema de leitura. Vejamos as imagens que se seguem:

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Um grupo muito útil, mas geralmente pouco explorado pelos utilizadores, é o grupo vistas de modelos globais. Um modelo global de diapositivos é o diapositivo principal numa hierarquia de diapositivos que armazena informações sobre o tema e os esquemas de diapositivos de uma apresentação, incluindo o fundo, a cor, os tipos de letra, os efeitos, os tamanhos dos marcadores de posição e o posicionamento. Cada apresentação contém, no mínimo, um modelo global de diapositivos. A principal vantagem de modificar e utilizar modelos globais de diapositivos é poder efetuar alterações de estilo universais em cada um dos diapositivos da sua apresentação, incluindo diapositivos adicionados posteriormente à apresentação. Quando se utiliza o modelo global de diapositivos, poupa-se tempo, pois não temos de introduzir as mesmas informações em mais do que um diapositivo. O modelo global de diapositivos é especialmente útil quando temos apresentações extremamente longas com imensos diapositivos.

Uma vez que o modelo global de diapositivos afeta o aspeto de toda a apresentação, quando se cria e edita um modelo global de diapositivos ou esquemas correspondentes, trabalha-mos na vista do Modelo Global de Diapositivos. Ao clicar nesse ícone surge uma alteração no friso, aparecendo um novo separador, onde todo o estilo da apresentação pode ser editado podendo ainda recorrer a outros separadores para alterar tipos de letra, inserir imagens ou qualquer outra opção.

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Assim que se termine de editar o modelo global de diapositivos voltamos ao separador modelo global de diapositivos e escolhemos a opção fechar a “vista de modelo global de diapositivos” e regressamos à vista normal de diapositivos. Sempre que optarmos por inserir um novo diapositivo na apresentação que estamos a preparar, poderemos recorrer aos vários esquemas que criamos e preparamos previamente no modelo global.

Os passos mencionados para editar o modelo global de diapositivos são os mesmos para o modelo global de notas ou folhetos.

A utilização de modelos globais permite não só criar um estilo próprio para a apresentação mas também ajuda a que mantenhamos uma sequência ao longo da mesma, faz com que esta seja mais coerente. Ainda neste separador temos o grupo mostrar onde temos a opção de ativar a régua, linhas de grelha e guias. Estas opções são muito úteis para alinharmos os parágrafos, imagens e outros objetos, fazendo com que todos os diapositivos sejam idênticos nesses parâmetros.

O grupo zoom permite ajustar o diapositivo à janela, aumentar ou diminuir o diapositivo. O grupo cor/ tons de cinzento permite visualizar a apresentação a cor, em tons de cinza ou a preto e branco. No grupo janela, podemos abrir nova janela com a mesma apresentação, fazer com que as diferentes janelas do PowerPoint fiquem em cascata ou simplesmente mudar de janela. O grupo macros permite-nos adicionar macros à apresentação. Uma macro é uma série de comandos que podem ser utilizados para automatizar uma tarefa repetitiva e que podem ser executados quando tiver de efetuar a tarefa.

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Outros SEPARADORES Os separadores padrão existentes no PowerPoint 2010 foram todos mencionados ao longo do manual, no entanto outros separadores podem surgir e variar de computador para computador, isto porque depende das aplicações instaladas no computador pessoal de cada um, no caso da figura que se segue aparecem o separador Suplementos, que neste caso em particular contém o FlashPaper e o Bluetooth, e o separador AuthorPOINT lite, que contém outro conjunto de comandos para converter o ficheiro em flash e para outras opções inerentes ao programa.

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PROPOSTA DE EXERCÍCIO:

Criar uma apresentação com hiperligações.

Siga os passos enunciados e atenda às respetivas explicações.

1. Iniciar o programa

Para iniciar uma nova apresentação basta iniciar o programa Microsoft PowerPoint. O programa principia com um diapositivo em branco; para adicionar um tema ou estilo de apresentação vamos ao separador estrutura onde estão disponíveis alguns temas.

2. Escolher um modelo/ tema ou utilizar o modelo global de diapositivos

Para escolher um tema ou um modelo para aplicar na nossa apresentação podemos também recorrer ao separador ficheiro, selecionar novo e escolher uma das opções que aparece de acordo com os nossos objetivos. Ao selecionar novo, o programa abrirá uma nova janela de opções onde estão disponíveis modelos de apresentação (em branco, modelos recentes, modelos de exemplo, temas, entre outras possibilidades). Quando optamos por um determinado tema, não temos necessariamente de utilizá-lo tal como está definido, podemos alterar o seu esquema de cores mas não só. O PowerPoint dá-nos a possibilidade de alterar a parte gráfica, inserindo ou removendo gráficos (imagens, logótipos, desenhos, etc.), para o efeito clicamos no ícone “modelo global de diapositivos”, que se encontra no grupo vistas de modelos globais dentro do separador VER.

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Veja-se o exemplo que se segue:

Neste exemplo, selecionámos o tema Austin, originalmente com tonalidades de verde e tipo de letra century gothic. Após editar o mesmo na opção “modelo global de diapositivos” a versão final ficou com tonalidades de azul, tipo de letra calibri, e ainda adicionámos um logótipo nos diapositivos (através da opção inserir imagem). Temos, então, uma apresentação personalizada.

3. Adicionar objetos.

Após a edição do modelo, iniciamos então a elaboração da apresentação. Para adicionar texto, basta clicar em caixa de texto ou utilizar as disponíveis no modelo. No caso de querermos inserir um organograma, podemos recorrer ao SmartArt quese encontra no separador inserir. Após escolher o tipo de gráfico, podem ser acrescentadas novas formas consoante a necessidade e complexidade dos conteúdos e informação a transmitir.

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4. Utilizar hiperligações ou botões de ação.

Se quisermos interligar diapositivos (frases ou neste caso cada célula do organograma a outras apresentações ou a outro diapositivo) acedemos ao grupo ligações onde se encontram os ícones hiperligação e ação. Algumas apresentações são realizadas por várias pessoas, nomeadamente, quando se trata de uma empresa composta por vários departamentos. Então, para que numa mesma apresentação se possa aceder a conteúdos de outras apresentações, as ligações são muito úteis. Veja-mos este exemplo: A apresentação da empresa, neste caso, é realizada com diapositivos em tonalidade de azul, realizada pela Diretora da mesma,

no

entanto

vários

oradores vão intervir a partir do organograma. Chegada a vez de o orador ser o responsável do departamento financeiro, este tem um novo diapositivo ou uma nova apresentação, então adicionou-se um

link

na

célula

“Dep

Financeiro”. O mesmo processo foi

aplicado

aos

restantes

departamentos.

Uma precaução a ter quando existem vários oradores, e aplicamos os link’s, é atender a forma de retornar ao diapositivo central, que neste caso é o do organograma. Para o responsável do departamento financeiro voltar ao diapositivo de onde partiu a sua apresentação (e a partir de onde os restantes apresentadores vão executar a sua apresentação), deve de colocar um hiperligação no final da sua apresentação com a indicação/ caminho do diapositivo do organograma.

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5. Finalizar a apresentação para expor. Uma vez preparada a apresentação de uma forma simples, podemos aplicar tipos de transição entre diapositivos e animações personalizadas nos objetos (textos e imagens). Assim que a apresentação seja finalizada guardamo-la com a extensão “*.ppsx” (exibição do PowerPoint). 6. Imprimir - “dicas”

O utilizador pode imprimir os diapositivos com formatos diferentes, se quiser optar por imprimir os diapositivos com linhas à frente de cada um para a audiência tomar notas, acede ao separador ficheiro, clica na opção imprimir e escolhe “folhetos – 3 diapositivos”.

Se o utilizador pretender imprimir as notas ao lado dos diapositivos, para poder aceder à informação da apresentação na sua totalidade, clica na opção guardar e enviar que se encontra no mesmo separador. Nesta opção, escolhemos: Após clicar em “criar folhetos” aparece uma nova janela, com esquemas de página no word, na qual optamos por “notas a seguir aos diapositivos” e “colar” seguido de OK. Estes comandos originarão uma página do word passível de ser editada consoante as preferências do utilizador.

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