ManualUsuario_SGHP_v4.0 (1)
October 2, 2020 | Author: Anonymous | Category: N/A
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SISTEMA DE GESTIÓN DE HERRAMIENTAS PREVENTIVAS CODELCO
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DOCUMENTO MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTIÓN DE HERRAMIENTAS PREVENTIVA CODELCO
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TABLA DE CONTENIDOS 1
Propósito ............................................................................................................................................5
2
Objetivo .............................................................................................................................................5
3 4
Alcance .............................................................................................................................................5 Sistema de Gestión de herramientas Preventivas ....................................................................6 4.1
Acceso: ....................................................................................................................................6
4.2
Pantalla de Inicio: ...................................................................................................................6
4.3 Menú: ........................................................................................................................................ 8 5 Administración .................................................................................................................................9 5.1
Administración de Estándares RSSO ................................................................................. 10
5.1
Editar Estándar ......................................................................................................................11
5.1.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.3 5.3.1 5.3.2 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 5.5.2 5.6
Crear Estándar RSSO........................................................................................................ 11 Mantenedor general ...........................................................................................................12 Editar Administración general .......................................................................................12 Crear Administracion general .......................................................................................13 Administración de Riesgos Críticos ...................................................................................14 Editar riesgo crítico ........................................................................................................... 15 Crear Riesgos Críticos ...................................................................................................... 15 Administración de Nivel Organizacional .........................................................................16 Asignar Usuarios ................................................................................................................ 17 Crear Nivel Organizacional ............................................................................................ 18 Administración de Cargos .................................................................................................. 20 Editar Cargos .....................................................................................................................21 Crear Cargos .....................................................................................................................22 Usuarios ...................................................................................................................................22
5.6.1
Editar de Usuario ...............................................................................................................23
5.6.2 5.6.3
Asociar Perfil a Usuario .................................................................................................... 24 Crear Nuevo Usuario........................................................................................................ 25
5.7
Perfiles ..................................................................................................................................... 26
5.7.1 Mantenedor de Perfiles ................................................................................................... 27 5.8 Crear Cartilla HRC ................................................................................................................ 28 5.8.1
Nueva Cartilla HRC .......................................................................................................... 29
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Conductas .............................................................................................................................30
5.9.1
Detalle de Conducta ...................................................................................................... 32
5.9.2
Crear conductas .............................................................................................................. 32
SRA .................................................................................................................................................... 34 6.1
Ingreso de SRA ...................................................................................................................... 34
6.2
Aprobación o Rechazo de SRA.........................................................................................36
6.3
Rechazo de Incidente ......................................................................................................... 37
6.4
Aprobación de Incidente ................................................................................................... 37
6.5
Asignación de Responsable de Aplicabilidad ...............................................................37
6.6
Formulario de Aplicabilidad ............................................................................................... 38
6.7
Panel de Aplicabilidad........................................................................................................40
6.8
Panel Planes de Acción ...................................................................................................... 40
6.9
Dashboard .............................................................................................................................40
Liderazgo .........................................................................................................................................43 7.1
Metas ...................................................................................................................................... 45
7.2
Crear Meta Liderzgo ............................................................................................................ 46
7.3
Ingreso Plan de Actividades ..............................................................................................47
7.4
Excepciones .......................................................................................................................... 50
7.5
DashBoard .............................................................................................................................52
7.6
Ver Plan de Actividades ..................................................................................................... 55
RSSO (Reportes de seguridad y salud ocupacional) .............................................................56 8.1
Crear RSSO .............................................................................................................................57
8.2
Dashboard .............................................................................................................................59
8.3
Reporte RSSO ........................................................................................................................63
Seguridad Conductual ................................................................................................................. 64 9.1 9.2
Ingresar nueva observación ..............................................................................................65 Lista de Observaciones ....................................................................................................... 66
9.3
Dashboard .............................................................................................................................68
9.4
Lista de Planes de Acción ..................................................................................................70
9.4.1
Nuevo Plan de Acción .................................................................................................... 71
9.5 Metas ...................................................................................................................................... 73 9.5.1 Crear Meta División.......................................................................................................... 74 9.6
Lista de Observaciones ....................................................................................................... 75
9.7
Excepciones .......................................................................................................................... 76
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9.7.1 10
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Creación de Excepciones .............................................................................................. 77
Tarjeta Verde .............................................................................................................................79
10.1
Crear Tarjeta Verde ............................................................................................................. 79
10.2
Dashboard .............................................................................................................................80
10.3
Listado de Tarjetas verdes ..................................................................................................83
10.3.1
Detalle Tarjeta Verde ..................................................................................................84
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PROPÓSITO
El presente documento tiene como propósito definir todos los aspectos funcionales del sistema SGR Codelco que se han implementado como solución corporativa.
2
OBJETIVO
El objetivo principal del Sistema de Gestión de herramientas Preventivas es prevenir y mitigar de forma oportuna y adecuada cualquier acción que pueda poner en riesgo al personal de la institución. Entregando reportes estadísticos el administrador corporativo podrá tomar decisiones y generar planes de tareas preventivas para que estas se cumplan en las diversas áreas que componen esta corporación.
3
ALCANCE
El alcance del documento es describir mediante las imágenes parte del sistema, dichas funcionalidades.
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4 SISTEMA DE GESTIÓN DE HERRAMIENTAS PREVENTIVAS 4.1 Acceso: Al ingresar al portal, debemos acceder con nuestras credenciales de Usuario y Password.
4.2 Pantalla de Inicio: Se identifica el Menú de acceso a los módulos que tiene la aplicación y muestra la lista con Documentos pendientes.
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4.3 Menú:
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ADMINISTRACIÓN
En el módulo Administración se identifican 9 sub-módulos:
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5.1 Administración de Estándares RSSO Permite la mantención de los estándares RSSO, en este módulo se pude agregar, modificar y desactivar los estándares desde la misma lista desplegable al momento de ingresar al sistema.
Menú
Administración
Estándar RSSO
Se despliegan los “Estándar” creados, para su búsqueda se encuentran a disposición el filtro por nombre.
Para editar los tipos Estándar RSSO ya creados, se debe presionar el icono lápiz (1).
Para agregar nuevos Estándar RSSO se presiona el botón
(2).
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5.1 Editar Estándar De la lista de estándares se podrá seleccionar el ícono del lápiz el cual permite acceder a la modificación del estándar como tal, ya sea para cambiar el nombre o cambiar el tipo de estándar al que pertenece. Se debe aclarar que cualquier cambio afecta directamente a toda la información que utilice los estándares.
5.1.1
Crear Estándar RSSO
Para crear un estándar solo se debe escribir el nombre que será visible para su posterior identificación, además de selecciona de la lista desplegable el tipo de estándar que se está creando.
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5.2 Mantenedor general Este mantenedor contiene información diferenciada por tipo, por ejemplo, existe información del tipo actividad, Tipo Motivos entre otros.
Menú
Administración
Mantenedor General
Se muestran los filtros para la búsqueda de actividades creadas.
Las actividades creadas se pueden editar
Agregar nuevas actividades
5.2.1
(1)
(2).
Editar Administración general
La edición de cada registro permite realizar cambios en cualquier campo del mismo, además de presentar un selector de activo o no, el que permite desactivar el registro para no ser mostrado en las listas del sistema. Cabe señalar que la desactivación inhabilita el
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registro para la operación, pero es considerado en la información histórica y reportabilidad.
5.2.2
Crear Administracion general
Al crear un registro en este mantenedor se debe tener en cuenta el tipo al que pertenece, por ejemplo si se crea un nuevo motivo para para tarjeta verde, se deberá seleccionar de la lista desplegable, el tipo “Motivo Tarjeta Verde” y luego completar el campo nombre.
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5.3 Administración de Riesgos Críticos Permite la creación y mantenimiento de las listas de riesgos críticos del sistema.
Menú
Administración
Riesgos Críticos
Se despliegan los riesgos críticos creados, para su búsqueda se encuentran a disposición el filtro por nombre.
Para editar cada una de los riesgos críticos se presiona el icono de lápiz
Para agregar nuevos riesgos críticos se presiona el botón
(2).
(1).
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Editar riesgo crítico
La edición de los registros permite cambiar el nombre del riesgo crítico además de seleccionar si este queda desactivado (inactivo) esto es para que no vuelva a aparecer en las listas de operación.
5.3.2
Crear Riesgos Críticos
Para crear un registro de riesgo crítico, solo se debe seleccionar el signa más superior e ingresar el nombre de nuevo riesgo
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5.4 Administración de Nivel Organizacional Los niveles organizaciones son de vital importancia en la aplicación de manera transversal, este mantenedor trabaja de modo jerárquico con 4 niveles. Por otra parte, además desde este mismo mantenedor, se asignan los usuarios a cada nivel que sea necesario con el objetivo de que este solo tenga la posibilidad de trabajar bajo el nivel asignado.
Menú
Administración
Nivel Organizacional
Se despliegan los niveles organizacionales creados, para su búsqueda se encuentran a disposición filtros por nombre o por tipo.
Para asignar y editar los usuarios responsables de cada nivel organizacional, se presiona el icono de usuarios
(1).
Para editar el Nombre del nivel organizacional, se debe presionar el icono lápiz (2).
Para agregar nuevos niveles organizacionales se presiona el botón
(3).
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Asignar Usuarios
La asignación de usuario se realiza seleccionando el registro y presionando el ícono de personas, este levanta una pequeña ventana en donde se debe seleccionar el usuario para asignar a la unidad o nivel organizacional, este se puede buscar mediante un cuadro de texto disponible.
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Crear Nivel Organizacional
Se despliega ventana para crear nivel organizacional, este presenta 4 pestañas para crear el nivel que sea necesario. -
Divisiones: Si se desea crear una división, solo dispone de un cuadro en donde se debe llenar con el nombre
-
Gerencia: Si se desea crear una gerencia, en primera instancia se debe seleccionar el nivel superior al que pertenece, en este caso división, y posteriormente se deberá completar el campo nombre.
-
Superintendencia: Si se desea crear una superintendencia, se deben seleccionar los dos niveles superiores indicando división, desde aquí se desplegarán las gerencias que ya fueron creadas y pertenecen directamente a dicha división para posteriormente ingresar el campo nombre
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Áreas: Finalmente si se desea crear un área, se deben seleccionar los tres primeros niéveles superiores a los que dependerán, y posteriormente completar el campo nombre.
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5.5 Administración de Cargos Los cargos se utilizan de manera informativa con el objetivo de asignar a los usuarios del sistema.
Menú
Administración
Cargos
Se despliegan los tipos de cargos creados en el sistema, para su búsqueda se encuentran a disposición el filtro por nombre.
Para editar los tipos de cargos ya creados, se debe presionar el icono lápiz
Para agregar nuevos cargos se presiona el botón
(2).
(1).
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Editar Cargos
De manera genérica en el sistema, las ediciones son representadas por un lápiz para lo cual despliega la información a editar, para cargos se podrá cambiar el nombre y activar o desactivar el registro
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5.5.2
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Crear Cargos
5.6 Usuarios Los usuarios del sistema son manejados en forma local, por lo que se deben crear, activar y desactivar, además de asignar perfiles para la utilización de la plataforma.
Menú
Administración
Usuarios
Se despliegan los “usuarios” creados, para su búsqueda se encuentran a disposición el filtro por nombre.
Para editar el “usuario” ya creado, se debe presionar el icono lápiz
(1).
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Para asociar el usuario a un perfil especifico, se debe presionar el icono
Para agregar un nuevo usuario se presiona el botón
5.6.1
(2)
(3).
Editar de Usuario
Para la edición de los usuarios se deben completar todos los campos que son indicados en el formulario, es importante el nombre del usuario ya que este servirá como acceso a la plataforma
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5.6.2
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Asociar Perfil a Usuario
En la platilla principal, aparece la lista de usuarios, desde aquí se puede buscar un usuario y asignar el perfil que este tendrá en la plataforma, los perfiles permites distinguir las funcionalidades a las que cada uno podrá acceder
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5.6.3
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Crear Nuevo Usuario
Se debe seleccionar el nivel organizacional al que pertenece el usuario que se creará, y se debe completar la información necesaria solicitada en el formulario
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5.7 Perfiles Menú
Administración
Perfiles
Se despliegan los “perfiles” creados, para su búsqueda se encuentran a disposición el filtro por nombre.
Para visualizar los accesos que tiene cada perfil, se debe presionar el botón (1).
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5.7.1
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Mantenedor de Perfiles
Vista de las acciones que el perfil tiene acceso.
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5.8 Crear Cartilla HRC Las cartillas son creadas como formatos de formularios para ser completados posteriormente.
Menú
Administración
Crear Cartilla HRC
Se muestra las cartillas creadas y la opción
(1) para crear nuevas Cartillas:
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5.8.1
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Nueva Cartilla HRC
Para crear una nueva cartilla se debe seleccionar el nivel a la que esta pertenecerá o será visible (nivel organizacional), se debe colocar un nombre descriptivo. Posteriormente se debe seleccionar o agregar las conductas que serán evaluadas en dicha cartilla, seleccionando el botón “AGREGAR CONDUCTAS”, se desplegará una pantalla con una lista de conductas las cuales pueden ser seleccionas para asignarlas a la cartilla
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5.9 Conductas Los usuarios que tengan el perfil de administrador las pueden crear, pero deben ser aprobadas para su utilización. Una vez aprobadas pueden ser utilizadas por el sistema. Por último, las conductas tienen asociados Riesgos Críticos y Estándares de Fatalidad
Menú
Conductas
Se muestran las conductas ya credas y sus detalles exportar a Excel
Administración
(2).
Se pueden crear nuevas conductas
(3).
(1), estas se pueden
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5.9.1
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Detalle de Conducta
Una conducta se forma de un nombre descriptivo y una lista de Riesgos críticos y estándares
5.9.2
Crear conductas
Al crea una conducta se debe ingresar un nombre descriptivo y seleccionar los riesgos críticos y estándares de fatalidad que esta tendrá asociados.
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SRA
El módulo de SRA está orientado a facilitar el aprendizaje en toda la corporación a partir de la ocurrencia de incidentes de alto potencial e incidentes relevantes con o sin impacto significativo en la operación. En ese cuando un incidente de este se detecta, Gerentes SSO desentido, todas las divisiones de Codelco. Cadatipo Gerente analizaseynotifica decideasi los el incidente podría ocurrir en su división dada las características del evento. En caso afirmativo, el Gerente designa un responsable de analizar el incidente que responderá un formulario de aplicabilidad y definirá planes de acción y compromisos para cerrar las acciones correctivas del incidente que no estén implementadas en su área. .
6.1
Ingreso de SRA
Esta funcionalidad solo será visualizada por un usuario con perfil para ingresar nuevos incidentes. Para identificar esta funcionalidad debe ingresar al menú “Incidentes Relevantes” y presionar el botón
Cuando se presiona el botón antes indicado se nos abrirá un formulario para completar e ingresar el incidente.
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Una vez completado el formulario, el usuario presionara el botón Enviar y Guardar. Cuando se crea el SRA se le notificará al usuario corporativo mediante un correo electrónico.
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6.2 Aprobación o Rechazo de SRA Esta es una funcionalidad que solo la realizará un usuario con perfil de corporativo. El Administrador Corporativo valida si este incidente nunca antes había sido ingresado para no repetir información. (“Bandeja de entrada”) que se En la pantalla de incidentes relevantes existe untodas botónlas muestra para todos los usuarios. Este botón lista tareas relacionadas con SRA asociadas a su persona.
Para el caso de la validación del SRA ingresado, al administrador corporativo en la grilla de información, lado derecho, muestra el botón registrado.
para poder evaluar el al incidente
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En esta pantalla el usuario corporativo indica si aprueba o rechaza el incidente registrado.
6.3 Rechazo de Incidente Esta funcionalidad es exclusiva del administrador corporativo. Si el administrador considera que el incidente ya está registrado previamente lo rechaza. Por otra parte, si por equivocación un incidente es rechazado, el administrador puede restaurarlo desde su bandeja de entrada, esta funcionalidad se puede identificar en un costado derecho de la grilla principal
6.4 Aprobación de Incidente Funcionalidad exclusiva del administrador corporativo. Una vez que el incidente es aprobado se les informa mediante un correo electrónico a todos los encargados de seguridad de las divisiones, Gerentes SSO
6.5 Asignación de Responsable de Aplicabilidad Cuando el incidente es aprobado y notificado los Gerentes de SSO, el usuario ingresa a su bandeja de entrada y puede realizar la asignación un (os) responsable(s) para principal validar la aplicabilidad. Esta funcionalidad se encuentra a un acostado derecho de la grilla y se puede identificar con el botón
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Una vez buscados los usuarios que validarán el formulario de aplicabilidad, el Gerente SSO presiona el botón “Asignar”
, notificando a los usuarios responsables de la
evaluación mediante un correo electrónico.
6.6 Formulario de Aplicabilidad El formulario de aplicabilidad es para indicar si el incidente podría afectar en alguna oportunidad a la división en cuestión. Si el responsable de esta validación indica que no aplica, se envía y se cierra el formulario.
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En el caso contrario, si el evaluador indica que el incidente aplica en su división, de contestar todas las preguntas relacionadas con el incidente
Por cada una de las preguntas, el usuario debe indicar SI o NO para el caso, en caso de indicar SI, se desactivaran las casillas de ingreso y podrá subir una evidencia de tipo imagen y agregarla a la grilla. En caso indicar que no, el usuario tendrá que asignar un responsable y agregar un comentario. s
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6.7 Panel de Aplicabilidad El panel de aplicabilidad es para visualizar que indicaron las demás divisiones, donde el usuario por medio de filtros realiza la consulta y se los muestra en la grilla.
6.8 Panel Planes de Acción En este panel, los usuarios podrán visualizar todas las medias tomadas en base a tareas por las demás divisiones.
6.9 Dashboard Se despliegan los diversos filtros para realizar la visualización del DashBoard de SRA.
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LIDERAZGO
El módulo Liderazgo está orientado a la medición del cumplimiento de las metas asignadas a los perfiles y este a su vez al nivel organizacional que pertenezca el usuario que ejecutaran las actividades asignadas. A continuación, se muestra las opciones asignadas a este módulo.
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7.1 Metas Como comentábamos anteriormente, opción del menú metas es la pantalla en la cual se mostrarán todas las actividades y al perfil que se será asignado, primeramente, debe dar clic en la opción Metas del menú de Liderazgo tal y como se muestra en la figura siguiente:
Menú
Liderazgo
Metas
Al dar clic en esta opción aparecen un conjunto de filtro para mostrar las metas ya creadas, como se puede observar existe un botón flotante un nuevo plan de liderazgo:
que permite crear
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7.2 Crear Meta Liderzgo Esta función está disponible solo para la persona que tenga el perfil de administrador Divisional o Corporativo y permite asignar tipos de actividades y definir la cantidad que debe realizar el usuario en el período seleccionado. Ya ejecutado la opción de crear la meta mediante el botón antes mencionado se despliega una pantalla, donde en la parte superior de esta cuenta con tres cajas desplegables donde las dos primeras son mes y año en el cual se ejecutará el plan de liderazgo y la última caja desplegable muestra los tipos de planes. Ya en la grilla se muestran un listado de actividades con un valor plan 0 por defecto, si dejamos este número le estaremos diciendo que esta actividad no será incluida en el plan que se está creando. Dicho en otras palabras, debemos asignar valores plan mayor que 0 a las actividades que se desea que contenga este plan de liderazgo. Todo esto quiere decir que esta meta será asociada todos los usuarios del nivel organizacional y que posean perfil igualmente asociado a este plan seleccionado. A continuación, se muestra la pantalla:
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7.3 Ingreso Plan de Actividades Una vez que se ha creado las metas del Plan de Liderazgo, debemos ejecutar las actividades asociadas al plan y este al usuario, para esto debemos inicialmente ejecutar la opción Ingreso Pan de Actividades del Módulo de Liderazgo tal como se muestra en la figura siguiente:
Menú
Liderazgo
Ingreso Plan de Actividades
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A continuación, se muestra una pantalla como mostramos en la próxima figura, se debe tener en cuenta que los planes que podrá ver el usuario que ha iniciado la aplicación es aquella que cumple con las condiciones del perfil que posee y del mes actual. Observemos la siguiente imagen:
Como vemos en la caja desplegable “Periodo” aparece el plan activo con nombre
agosto 2017 ya que se mostró esta pantalla un día x en el mes de agosto del año 2017, que pertenece a un Tipo de Plan Especialista SSO, en este ejemplo el usuario Daniel Rabilar tiene un perfil Especialista SSO, por tanto, el solo puede ver los planes que estén asociados al Perfil Especialista SSO. Un poco más abajo se observan 4 columnas donde en la primera están enumeradas las actividades de dicho plan seleccionado, donde solo estarán activos aquellos donde el plan es mayor a cero. De lo anterior comentado puede prestarse a confusión ya que al crear la meta o el plan de actividades habíamos comentado que las actividades que esta contendrían tendrían un valor plan mayor que cero, pero puede haber excepciones de estos planes a usuarios en particular, recordemos que la meta es asociada a todos los usuarios del nivel y al perfil asociado, por lo que en ocasiones es necesario que ciertos usuarios realicen valor plan diferente, puede ser menos o más. Dicho esto, pueden existir actividades donde el plan es cero, por tanto, el usuario tendrá el botón asociado a la actividad deshabilitado ya que este no ejecutará esta actividad. En la segunda columna se mostrará un botón con una acción que depende de la actividad seleccionada, ejemplo si la actividad es relacionada con RSSO, se mostrara un botón que al seleccionar nos llevara a la pantalla de creación de RSSO, igualmente sucede para las actividades en las cuales se necesitan la evidencia de que se realizó esta actividad, igual pasa con las actividades relacionada con seguridad conductual que
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también nos lleva a la pantalla donde creamos la cartilla HRC. Ejemplificamos esta columna mediante la siguiente imagen asociada a una actividad de tipo evidencia:
En la tercera columna se muestra un grafica representativa al % de cumplimiento de la actividad. En la cuarta y última columna se detalla un poco más el cumplimiento de la actividad indicando la cantidad realizada y cuanto representa en cumplimiento, en esta columna se dibujará la misma cantidad de botones como evidencias realizadas como se muestra en la siguiente imagen:
Esta imagen se genera, porque se ingresó la actividad “Revisión Matriz de Riesgos de Proceso” donde esta actividad se ingresa mediante una evidencia que es un archivo. Si
pinchamos este botón EV, inmediatamente se realizará una descarga del archivo
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cargado. Observe que esta actividad se encuentra al 33% ya que tiene asignado como plan subir 3 evidencias y tiene de las 3 se ha subido solamente una.
7.4 Excepciones Como habíamos comentado en la sección anterior las excepciones como su palabra lo indica es que habrán excepciones en la cantidad de actividades a realizar de forma individual, para acceder a esta opción en el menú de liderazgo hacer clic en el menú de excepciones como se muestra en la siguiente figura: Esta pantalla es el punto de partida para crear las excepciones, filtrando los uusarios que pertenzcan a la unidad organizacional y a que tipo de plan deseamos crear una excepcion. Como resultado de este filtro, deben de aparecer los usuarios que cumplieron con el filtro seleccionado, apareciendo icono excepcion como tal.
que nos llevara a la creacion de la
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Ya una vez mostrada esta pantalla, debemos seleccionar el tipo de plan de liderazgo, donde se debe reflejar el motivo de la creacion de la excepcion ejemplo, “por estar de vacaciones”, que pudiera ser el caso en que el trabajador estara de vacaciones en el
mes y por tanto no podra hacer la cantidad de actividades respecto a los demas trabajadores que debera ejecutar todas las actividades incluida en el plan, como pueden ver en la imagen anterior la actividad “Control y Verificacion de la Calidad del ART”, t iene como plan 4 pero este debera hacer 2, por lo que el nuevo plan para este usuario debe ser 2 y el porciento de cumplimiento estará basado a ese nuevo valor. Aquí se debe tener especial cuidado ya que en la cantidad de excepcion tendra un valor 0 por defecto, que si dejamos este valor en 0, le estara diciendo a la aplicación que el usuario no hara esta actividad, por lo que si se desea dejar la misma cantidad del plan srcinal, se deberá escribir este mismo valor en la columna Cant. Excepcion.
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7.5 DashBoard Esta opción, es para mostrar diferentes tipos de gráficos que reflejan índices o análisis referido al cumplimiento de las actividades relacionada con el plan, según el tipo de filtro seleccionado, estos gráficos pueden ser descargado en formato de imagen haciendo, clic en botón en el extremo izquierdo de cada caja que contiene el grafico.
Menú
Liderazgo
DashBoard
En la siguiente imagen puede observar los diferentes tipos de filtro que tendrá en cuenta la aplicación para traer los diferentes tipos de gráficos mencionados anteriormente.
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En esta imagen se muestran datos, del plan supervisor, que ejecutaron los usuarios contenidos en la unidad orgazacional codelco, en el periodo 1 junio del 2017 al 29 junio del 2017.
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Ver Listado de Cumplimiento
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Este reporte muestra el cumplimiento de actividades de liderazgo de una unidad oragnizacional seleccionada y para un período definido. Presenta el listado completo de los Supervisores o Ejecutivos que pertenecen a la unidad seleccionada, indicando el porcentaje de cumplimiento de su plan de liderazgo en el período seleccionado.
7.6 Ver Plan de Actividades Esta opción, es para ver un plan de actividades, ya ingresado. Solo se necesita el código SAP del usuario y que periodo deseamos ver.
Menú
Liderazgo
Ver plan de Actividades
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RSSO (REPORTES DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL)
El módulo RSSO está diseñado para registrar hallazgos relacionados con condiciones y acciones puntuales de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente. Pueden ser desviaciones de diferente nivel de gravedad (nivel 1, nivel 2), hallazgos positivos u oportunidades de mejora. Los hallazgos deben estar relacionados con algún ECF, ES y/o RC. Para accesar a este módulo, se realiza mediante la siguiente opción del menú:
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8.1 Crear RSSO Menú
RSSO
Crear RSSO
Esta opción como su nombre lo indica es la que permite crear un reporte RSSO, como lo muestra la siguiente imagen:
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Como se puede observar este reporte de RSSO cuenta con varias secciones que permite clasificar el RSSO ya que estos pueden ser de Salud, Seguridad y Medio Ambiental, las cuales tienen una causal y a su vez son clasificados por niveles de gravedad. En la columa extrema derecha aparecen los Estandares de Control asociado al RSSO según el tipo de RSSO seleccionado. Si el tipo de RSSO es de tipo de seguridad en esta misma columna aparecen los distintipos de riesgos criticos asociados a este evento. Donde podemos descripcion del suceso, mas debajo registrar que accion inmediata se debe tomar. de esta columna, podemos igualmente En la parte central se encuentra dos columnas en la cual se indica la persona que realizo la observacion y quien es el responsable de cerrar dicho reporte si es la misma persona se debe activar el check de cierre de Hallazgo. Este reporte debe ser vinculado a la unidad organizacional en la fue dectectado, asi como el lugar en concreto que fue visualizado, y la fecha. Un poco mas a la derecha existen dos columnas donde en la primera es donde se sube un archivo de imagen para evidenciar el hallazgo de parte de la persona encargada de la creacion del reporte. Se debde dar click primeramente en la opcion de seleccionar archivo, cuando aparezca el nombre del archivo, seguidamente dar click al boton subir archivo, donde nos visializara el contenido de la imagen. La segunda columna solo se activará si activamos el check de cierre del hallazgo. Se debe tener en cuenta que solo se podrá crear el reporte cuando se habilite el boton de enviar y guardar. Este solo se activa cuando se ha registrado todos los datos necesarios para dicha acción. Como última observacion se debe de tener enncuenta que si el informante y el responsable es diferente estaremos creando el reporte RSSO y lo estaremos enviando a la bandeja de entrada del usuario que definimos como responsable del cierre del mismo, Pero si marcamos el checo de Cierre de Hallazgo se creará el reporte y acto seguido será cerrado.
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8.2 Dashboard Como ya hemos visto anteriormente esta es la opción que permite graficar los reportes de RSSO, catalogándolos por niveles, tipos, las causales y otros más.
Menú
RSSO
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8.3 Reporte RSSO Con esta opción se muestran en una tabla los reportes que han sido creados, siguiendo los filtros seleccionados. En la imagen que se muestra a continuación se indica como mostrar dicha pantalla:
Menú
RSSO
Reporte RSSO
Al entrar a dicha pantalla, puede observar los filtros antes mencionados y la grilla con la información resultante al aplica dicho filtro con dos botones flotantes donde el botón nos lleva a la pantalla de creación del RSSO y el de la nube que descargara en formato Excel los reportes seleccionado.
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SEGURIDAD CONDUCTUAL
Este módulo se encuentra destinado, a la gestión de las conductas presentes en el medio laboral, organizado de la siguiente manera:
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9.1 Ingresar nueva observación Como el nombre lo indica es la opción en la cual se ingresan las conductas observadas a través de un formulario u hoja de registro de conductas (HRC).. Para esto debemos hacer clic como lo muestra la siguiente imagen:
Menú
Seguridad Conductual
Ingresar nueva Observación
Seguidamente muestra la pantalla como se muestra en la próxima imagen. Podemos ver que aparecen las estructuras organizacionales y otra caja desplegable indiciando que seleccione formulario. Esto quiere decir que con estos dos criterios iremos a buscar las cartillas HRC habilitadas para la unidad organizacional seleccionada. Por tanto, primero debemos seleccionar la unidad organizacional y seguidamente damos clic en el botón filtrar. Si existen cartillas HRC se actualizará el combo con un listado de cartillas disponibles. Luego debemos seleccionar la cartilla por la que cual se evaluara todas aquellas conductas que pertenecen al HRC. Como se puede observar en la siguiente imagen hay un orden que se deben seguir 1,2, 3 y el 4 es el resultado de la selección del tipo formulario. Para evaluar las conductas se tomaron abreviaturas como CS, para las conductas seguras, CP conductas peligrosas, NA no aplica. Cabe destacar que las conductas evaluadas de tipo Peligrosa, se deben seleccionar las barreras presentes en este tipo de conducta. Se debe adjuntar un archivo como evidencia de que se realizó la observación.
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9.2 Lista de Observaciones Con esta opción se muestran todas las observaciones realizadas, la siguiente imagen muestra cómo acceder a esta pantalla:
Menú
Seguridad Conductual
Lista Observadores
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Como hemos visto en los módulos anteriores, es necesario aplicar criterios de filtro para traer el listado de información que necesitamos, como es en este caso, donde se desea mostrar todas las observaciones realizadas, siguiendo el ejemplo anterior, ingresamos una observación a la unidad organizacional División Teniente, por tanto, selecciona la división teniente y se da clic al botón filtrar y aparece una sola observación tal como lo muestra la siguiente imagen:
Aparecen dos iconos, en la búsqueda que permite visualizar toda la observación, como lo muestra la siguiente imagen:
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9.3 Dashboard En esta opción se visualizan varios tipos de gráficos de las observaciones realizadas, donde muestran cumplimientos, cantidades de observaciones, evolución de la conducta peligrosa entre otros más, para acceder a esta pantalla debemos seleccionar la opción como se muestra en la próxima imagen:
Menú
Seguridad Conductual
DashBoard
Aparece una pantalla con criterios de filtos aplicar para obetener dichos gráficos, como puede notar en este panel aparece un check con el nombre “Reportes”, que al activarlo
aparece un listado de varios reportes que son exportables a excel, revisar la siguiente imagen:
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Una vez selecionado todos los filtros, aparecen los graficos que mencionamos anteriormente, se adjunta imagen que grafica según el ejemplo que realizamos anteriormente cuando se ingreso una observacion que contiene 5 conductas, las cuales estan divididas entre CS, CP.
Los demás graficos aparecen, cuando seleccionamos la conducta peligrosa que aparece en el grafico de Ranking de Principales Conductas Peligrosas. A continuacion se muestran estos graficos:
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9.4 Lista de Planes de Acción Esta sección, se crea con el objetivo de crear un Plan, que contiene tareas para la mitigación de ocurrencias de las conductas riesgosas:
Menú
Seguridad Conductual
Planes de Acción Seguridad Conductual
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En esta pantalla se visualizan todos los planes de acciones creados tal como lo muestra la siguiente imagen:
Como se puede apreciar aparece el botón
el cual permite crear un nuevo plan de
acción y el botón , descarga los planes de acciones creados que cumplan con los filtros seleccionados en formato Excel.
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Nuevo Plan de Acción
Para crear un nuevo plan de acción como vimos anteriormente accionamos el botón y aparece la siguiente pantalla:
Que son los datos principales del plan de acción, para seguidamente asociar las tareas que contiene dicho plan de acción, como lo indica la siguiente imagen:
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Un plan de acción puede contar con varias tareas, donde en cada tarea se selecciona la conducta riesgosa, con la acción correspondiente a realizar para este plan, así como las barreras que están asociadas a esta conducta riesgosa.
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9.5 Metas Las metas son las asignaciones que se van asignar a los observadores, para medir posteriormente el cumplimiento de estas.
Menú
Seguridad Conductual
Metas
La imagen de abajo muestra las metas ya creadas, indicando la cantidad, ordenada por mes, se puede apreciar el botón
, para crear nuevas metas.
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Crear Meta División
Cabe destacar que estas metas que se crearan se aplicaran a toda la dotación de observadores de la división. Para crear esta meta, debemos elegir el periodo la cual se aplicará por que se asignará automáticamente a la unidad organizacional perteneciente el usuario de la sesión, por este motivo es que no se puede seleccionar otra unidad organizacional, por último, digitar la cantidad de observaciones a realizar en esta unidad organizacional y ense el debe periodo seleccionado.
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9.6 Lista de Observaciones Esta opción está diseñada para mostrar todas aquellas observaciones creadas.
Menú
Seguridad Conductual
Lista de Observaciones
En esta pantalla, a semejanza de las otras vistas comparte un panel de filtro, para aplicar criterios de búsqueda tales, como unidad organizacional, fechas y otros a continuación se muestra una imagen que referencia lo dicho anteriormente:
Como se puede apreciar, en esta pantalla del filtro seleccionado, nos muestra un solo registro, y dos botones con dos opciones para este registro donde el primero de izquierda a derecha, es el utilizado para mostrar los detalles de la observación realizada y el otro
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botón es para eliminar dicha observación. En el extremo superior derecho se encuentra el botón
, utilizado para exportar las observaciones en formato Excel.
9.7 Excepciones Si ud ha podido revisar el modulo liderazgo, seguramente se ha encontrado con esta misma sección dentro de ese modulo. El objetivo de este es hacer excepciones en las cantidades de observaciones a realizar por cada observador, nótese que las metas son cantidades de observaciones a realizar a todos los observadores de la división y la excepción, es para exceptuar a algunos observadores a realizar cantidades diferentes de la meta.
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Excepciones
En esta pantalla se visualizan todas excepciones, ya creadas, en el extremo derecho aparece un botón que permite exportar estas excepciones a un archivo Excel.
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Creación de Excepciones
Para crear las excepciones, se debe ir a la opción siguiente:
En esta pantalla se muestra todos los observadores asociados a la unidad organizacional seleccionada, tal como lo muestra la imagen más abajo, donde en cada extremo derecho por cada observador aparece un botón, que al ejecutarlo nos lleva a la pantalla de crear la excepción para este observador:
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Recordemos que las excepciones, se realizan para modificar la cantidad de observaciones a realizar a nivel de observadores, ejemplo si a la división Teniente, para el periodo agosto 2017, creamos 5 observaciones, quiere decir que cada observador realizará 5 observaciones y si al usuario Javier campos en la pantalla ingreso de excepciones para este mismo periodo escribimos 3, se traduce que este usuario no realizara 5 sino que 3 observaciones en la siguiente imagen, ilustramos lo antes dicho:
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10 TARJETA VERDE En el módulo Tarjeta Verde Se identifican Tres sub modulo
10.1 Crear Tarjeta Verde
Se visualiza el formulario para crear la tarjeta verde:
Para completar una tarjeta verde se debe seleccionar el nivel organizacional en la cual se registrará dicha tarjeta (recordar que los niveles se cargan según el usuario que esté realizando el ingreso). La tarjeta verde cumple con un flujo de aprobación o cierre, en rigor la tarjeta verde puede ser creada por un usuario y cerrada por otro, o en el caso creada y cerrada por el mismo usuario en el mismo instante que se está creando. Para lo anterior se deben completar los datos de quien está realizando el ingreso “Informante” y quien será el responsable de cierre de esta “Responsable”.
En el caso de que se ingrese el mismo usuario que está creando la tarjeta verde en el sector de responsable, la y tarjeta verde quedará inmediatamente cerrada. En caso contrario, la tarjeta verde quedará en la bandeja de entrada del usuario “Responsable” para que este la cierre posteriormente.
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10.2 Dashboard Menú
Tarjeta Verde
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10.3 Listado de Tarjetas verdes El listado de tarjetas verdes permite la visualización de todas las tarjetas creadas en el sistema, además de poder ingresar al detalle de cada una.
Menú
Tarjeta Verde
Listado de Tarjetas verdes
Se visualizan las tarjetas verdes ya creados, y los filtros para realizar su búsqueda.
Al hacer clic en cada una de ellas (1), se visualiza su detalle.
Los filtros de búsquedas como en general parte desde los niveles organizacionales, con el objetivo de ir agrupando la información que se requiera buscar. Finalmente se tiene los filtros de motivo, estado y rango de fechas, esto permite acotar la búsqueda.
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10.3.1 Detalle Tarjeta Verde Según se seleccione de la lista, se mostrará un detalle o más bien el contenido de la información ingresada en la tarjeta verde además de su estado, esta no podrá ser modificada por ningún motivo ya que las listas solo muestran información de tarjetas ya cerradas.
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