Manuales Administrativos

 

Manuales administrativos Haroldo Eduardo Herrera Monterroso •

 Administración  Administración

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 Talento

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 20.02.2007

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 10 minutos de lectura

cultura organizacional gestió gestión n de la informa información ciónmanuales manuales administrativos Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar  la conducta de los integrantes de la empresa unificando los criterios de desempe!o y cursos de acción que de"erán seguirse para cumplir con los o"#etivos trazados. $ncluyen las normas legales reglamentarias y administrativas que se %an ido esta"leciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada. Los &anuales Administrativos representan una gu'a práctica que se utiliza como %erramienta de soporte para la organización y comunicación que contiene información ordenada y sistemática en la cual se esta"lecen claramente los o"#etivos normas pol'ticas y procedimientos de la empresa lo que %ace que sean de muc%a utilidad para lograr una eficiente administración. (on considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración ya que facilitan el aprendiza#e y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción %umana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa fundamentalmente a nivel operativo o de e#ecución pues son una fuente de información que trata de orientar y me#orar  los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le %an encomendado. (u ela"oración depende de la información y las necesidades de cada empresa para determinar con que tipos de manuales se de"e contar cuando se ela"oran adecuadamente pueden llegar a a"arcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización su alcance se ve limitado )nicamente por las e*igencias de la administración.

 

(on documentos eminentemente dinámicos que de"en estar su#etos a revisiones periódicas para adaptarse y a#ustarse a las necesidades cam"iantes de toda empresa moderna no de"en ser infle*i"les e in%i"ir la capacidad creativa de los integrantes de la organización sino que de"en reformarse constantemente conforme sur#an nuevas ideas que ayuden a me#orar la eficiencia de la empresa. +n manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en o"soleto y le#os de ser una %erramienta )til puede constituir una "arrera que dificulte el desarrollo de la organización. Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización en concordancia con la misión visión y o"#etivos de la dirección de la misma.

Objetivos y beneficios de los Manuales Administrativos ,ntre los o"#etivos y "eneficios de la ela"oración de &anuales Administrativos destacan•

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i#ar las pol'ticas y esta"lecer los sistemas administrativos de la organización acilitar la comprensión de los o"#etivos pol'ticas estructuras y funciones de cada área integrante de la organización /efinir las funciones y responsa"ilidades de cada unidad administrativa  Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las la"ores que les %an sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de tra"a#o y la eficiencia y calidad esperada en los servicios ermitir el a%orro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios evitando funciones de control y supervisión innecesarias ,vitar desperdicios de recursos %umanos y materiales educir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general acilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempe!o de sus atri"uciones

 

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onstituir una "ase para el análisis posterior del tra"a#o y el me#oramiento de los sistemas y procedimientos (ervir de "ase para el adiestramiento y capacitación del personal omprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes as' como de sus propios papeles y relaciones pertinentes egular el estudio apro"ación y pu"licación de las modificaciones y cam"ios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes. /eterminar la responsa"ilidad de cada puesto de tra"a#o y su relación con los demás integrantes de la organización. /elimitar claramente las responsa"ilidades de cada área de tra"a#o y evita los conflictos inter3estructurales

Limitantes en la elaboración de manuales administrativos $nduda"lemente la ela"oración y utilización de &anuales Administrativos tam"i4n tiene sus limitantes las cuales en relación a los "eneficios descritos son de menor importancia•

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(u dise!o y actualización tiene un alto costo en t4rminos de tiempo y dinero. ,#ercen un efecto limitante de la iniciativa del personal de"ido a que en algunas ocasiones son e*cesivamente r'gidos y formales. Los o"#etivos de los &anuales Administrativos pueden causar confusión por  ser muy amplios en su contenido  Algunos de ellos son dif'ciles de interpretar interpretar y comprender lo cual puede causar confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones esistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la mayor'a de los casos voluminosos en contenido ,n algunos casos los sindicatos utilizan a los &anuales como %erramienta para proteger sus derec%os decir que no %acen nada adicional sino está esta"lecido de"idamente en es el &anual.

 

Clasificación de los manuales administrativos La clasificación de los &anuales puede resumirse en 5enerales y ,spec'ficos siendo los 5enerales aquellos que contienen información de aplicación universal para todos los integrantes de la organización y ,spec'ficos los que su contenido está dirigido directamente %ac'a un área proceso o función particular dentro de la misma. (in restar importancia a la diversidad de &anuales Administrativos que e*isten dentro de las empresas para efectos de este te*to se %ace 4nfasis en tres tipos de manuales los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensión del tema central o"#eto de estudio•

/e 6rganización

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/e ormas y rocedimientos

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/e uestos y funciones

Manual de organización ,s un manual que e*plica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de o"servancia general dentro de la empresa dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer familiarizarse e identificarse con ella. ,n t4rminos generales e*pone con detalle la estructura de la empresa se!ala las áreas que la integran y la relación que e*iste entre cada una de ellas para el logro de los o"#etivos organizacionales. (u contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los responsa"les de su ela"oración redacten dentro de 4l. /entro de este contenido se sugiere8istoria y /escripción de la ,mpresa •

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&isión visión y o"#etivos de la empresa

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Legislación o "ase legal

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,structura de la organización 9organigrama 5eneral:

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,structura de cada una de las áreas componentes de la organización en general 96rganigrama por área: ormas y pol'ticas generales

 

Manual de normas y procedimientos ,ste &anual descri"e las tareas rutinarias de tra"a#o a trav4s de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades para unificar y controlar de las rutinas de tra"a#o y evitar su alteración ar"itraria.  Ayudan a facilitar la supervisión del tra"a#o tra"a#o mediante la normalización de las actividades evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos facilitan la la"or de la auditor'a administrativa la evaluación del control interno y su vigilancia. ontiene un te*to que se!ala las normas que se de"en cumplir para la e#ecución de las actividades que integran los procesos se complementa con diagramas de flu#o as' como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se descri"an. ,l &anual de ormas y procedimientos es aconse#a"le ela"orarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa ya que ela"orar uno solo en forma general representar'a ser un documento muy comple#o por peque!a que sea la organización. ,stá integrado por la descripción de cada procedimiento de tra"a#o y las normas que giran al rededor de 4l; por lo tanto la integración de varios de ellos representan al &anual de ormas y rocedimientos. La descripción de procedimientos a"arca la siguiente información•

$dentificación del procedimiento

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om"re

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 LEMA o"servación  de %ec%os o factores im"ricados en un ,l ,l  planteamiento del pro"lema puede pro"lema puede provenir "ien de la o"servación proceso pero que por la manera de presentarse son incapaces de "rindarnos una e*plicación satisfactoria de ese %ec%o o tam"i4n puede surgir como el resultado de e*perimentar y descri"ir consecuencias en la

 

aplicación pro"lemática de una teor'a. teor'a. econocimiento descu"rimiento y formulación. ,stos momentos aparecer'an de la siguiente manera- primero de"e reconocer los %ec%os clasificados preliminarmente y delimitados seg)n alg)n criterio válido so"re todo el de la relevancia. ,n esa la"or se %a de"ido encontrar lagunas inco%erencias o cualquier otro detalle es decir %a %ec%o un %allazgo o descu"rimiento de un pro"lema. Luego tercer momento se %a"rá formulado una pregunta muy concreta y correcta acerca de las causas que e*plique esa incertidum"re esto es reducir el pro"lema a su n)cleo significativo. +na vez %ec%o todo eso queda por supuesto el desarrollo del resto es decir darle respuesta al pro"lema plateado. .!!!4!!! ECOLECC!'# %E LO2 %A$O2 La  La recolección de datos datos  es un proceso muy importante para la investigación  investigación ya que permite la recolección de datos de  de la realidad para esto se crean instrumentos que de"e contemplar en elementos para o"tener datos su construcción  construcción la forma 9t4cnica para cumplir con la tarea: y contenido 9especificación de datos que necesitamos conseguir:. ,l instrumento instrumento permite sintetizar sintetizar toda la la"or previa de la la  investigación  investigación y por esto la importancia que tiene para  para poder  tener datos verdaderos. Los datos seg)n su procedencia se dividen en datos primarios o secundarios; los primeros permiten o"tener la realidad por medio del instrumento mientras mientras los segundos son los datos ya recogidos y procesados por otras personas y que aportan a la investigación. /entro de las t4cnicas de recolección de datos primarios se encuentra la o"servación las encuestas el  el  cuestionario cuestionario la auto aplicación y en los t4cnicas de recolección "i"liotecas y  y el internet internet.. secundario están las  las "i"liotecas Observación= ,s Observación=  ,s perci"ir la realidad e*terior con c on el propósito de o"tener datos y está orientada a o"#etivos precisos de estudio la principal venta#a es que son o"tenidas directamente sin intermediarios la desventa#a es que el o"servador o"servador puede alterar la la conducta de los los su#etos o"servados; se puede tener dos tipos de o"servación la simple una o"servación cuidadosa discreta y de calidad  calidad y la o"servación participante tam"i4n llamada natural donde se trata de de integrar al o"servador. (e aconse#a tener o"servación en con# con#unto unto para tener una ,ntrevista-- ,s una forma espec'fica mayor co"ertura y para evitar errores de percepción. percepción.,ntrevista comunicación  de  de interacción interacción social  social que tiene tiene por o"#eto la recolección de datos. ara esta esta se de"e tener  tener  de  de comunicación en cuenta el aspecto formal del entrevistador apariencia adecuada al medio social donde se s e encuentra sa"er  la importancia de lo que de tra"a#a %ora adecuada para que e*ista confia"ilidad de los datos./entro de los tipos de entrevistas entrevistas se encuentra las no estructuradas y formalizadas,ntrevista formalizadas,ntrevista no estructurada en las que se tiene un margen más o menos grande para formular pregunta y respuestas y donde no se tiene un formato esta"lecido se su"divide en entrevista informal que da al respondiente la sensación clara y definida de lo que se esta %a"lando es la menos estructurada )til en estudios e*ploratorios .La entrevista  entrevista  focalizada es li"re y espontanea es como la informal pero se concentra en un solo tema. 5uiadas o por pautas; son algo mas formalizadas se conserva la espontaneidad de la entrevista pero centrados en puntos espec'ficos es fle*i"le permiten a!adir  dialogo más  más profundo y información profunda y su"#etiva.Tiene como venta#as este tipo de entrevistas un dialogo valores;; dentro de las desventa#as tenemos que tiene captan además del tema de inter4s  inter4s  actitudes  actitudes y valores un  un costo alto costo alto por que involucran la presencia de personal especializado durante periodos largos son dif'ciles de a trav4s de un tratamiento tratamiento estad'sticos .,ntrevista .,ntrevista formalizada- (e desarrolla con "ase a un listado fifi#o #o de preguntas con un orden es la más utilizada pues es la que me#or se adecuada para el dise!o  dise!o de de  encuesta. encuesta. Tiene como venta#as que es rápida el entrevistador puede ser preparado en un corto tiempo es de "a#o costo y mayor procesamiento matemático como desventa#a tiene que reduce el campo de información registrado la redacción  no puede dar al entrevistado malas creación del cuestionario es de tiempo mas largo ya que su su  redacción interpretaciones esto se logra gracias al tipo de pregunta que se mane#e como pregunta cerrada o alternativas fi#as siendo estas las más utilizadas y las a"iertas o final a"ierto que pueden ser emitidas li"remente por los respondientes teniendo en cuenta evitar confusiones o predisposiciones en la respuesta.uestionario Auto Auto aplicación- ,s el diligenciamiento del cuestionario por el entrevistado tiene como venta#as que son económicos en cuento a cuento a tiempo y personal y %ay calidad de los datos las desventa#as es que no permite conocer las reacciones reales del informante que pueden contri"uir a la investigación.La recolección de datos secundarios se encuentra en arc%ivos arc%ivos y  y  fuentes de información información un e#emplo de estos son las "i"liotecas que por medio medio de fic%eros y fic%as  fic%as permite llegar a la información que se necesita"a y un instrumento muy )til a%ora utilizado el internet.ara cualquiera de estos dos medios de recolección secundaria se diligencias unas fic%as

 

instrumentos que permiten recoger la información que se necesita para la investigación dividi4ndose estas en grupos fic%as "i"liográficas "i"liográficas 9gu'a  9gu'a para sa"er que te*tos %an sido consultados: fic%as te*tuales 9tiene I grupos información "ase mas fragmentos te*tuales : fic%as de contenido o resumen 9tiene 9 tiene información "ase mas resumen de un párrafo  párrafo y se descri"en las paginas: y fic%as mi*tas 9integra información te*tual y de li"re creación del investigador:.,ste investigador:.,ste art'culo permite ver la importancia y responsa"ilidad responsa"ilidad que tiene la recolección de datos en las  las investigaciones %aciendo investigaciones %aciendo de esta una %erramienta valiosa para la validez y precisión de la investigación.Las formas de recolección de información descritas en este articulo son fle*i"les y pueden aplicarse a muc%os planes de investigación además descri"en las venta#as y desventa#a que cada uno de tiene permitiendo tomar el que se a#uste a la investigación que se esta realizando.  A si mismo mismo al %acer referencia o"servacional o"servacional se puede apreciar como algo tan tan sencillo y cotidiano requiere de un esfuerzo %umano que permita un aporte a la investigación ya que se necesita de mente a"ierta que lleve a romper paradigmas y paradigmas y comprender todo lo que pasa a su alrededor. ,s importante ver como estas t4cnicas de recolección de datos en su mayor'a muy conocidos permiten o"tener la información que necesitamos si tenemos en cuenta estas es tas recomendaciones y como en el diario vivir se utilizan pero no siempre cumplen con lo esta"lecido creando sesgos y por tanto un análisis errado del información. Los conceptos conceptos que interesan al investigador se traducen en fenómenos o"serva"les y registra"les. /e aqu' que la definición de la  la  varia"les  varia"les de investigación y la selección o desarrollo de m4todos adecuados para reca"ar datos constituye una de las tareas más emocionantes del proceso de investigación ya que si no se cuenta con m4todos de alta calidad para recolectar datos de"erá de"erá siempre cuestionar la precisión y pertinencia de sus conclusiones. tra"a#osK>manuales3administrativos3y3metodologia3simplificacion3del3 3metodologia3simplificacion3del3 Leer más-  más- %ttp->>JJJ.monografias.com> %ttp->>JJJ.monografias.com>tra"a#osK>manuales3administrativos3y tra"a#o>manuales3administrativos3y3metodologia3simplificacion3del3tra"a#o.s%tmlMi*zzNn(O#Arr  tra"a#o>manuales3administrativos3y3metodologia3simplificacion3del3tra"a#o. s%tmlMi*zzNn(O#Arr 

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