Manual Sistem Pelaporan SPBU ( Sispel SPBU ) Di dalam manual ini anda akan menemukan: A. Gambaran Umum Sispel SPBU 1. Spesifikasi Program 2. Penjelasan Umum 3. Jenis-Jenis Laporan Yang Dihasilkan 4. Data Entry Yang Diperlukan 5. tabel Data Yang Dibutuhkan 6. Fasilitas-Fasilitas Program B. Tata Cara Instalasi dan Setup 1. Tata Cara Mendapatkan Sispel SPBU 2. Tata Cara Instalasi 3. Tata Cara Setup C. Tata Cara Pemakaian Sispel SPBU 1. Cara Menjalankan dan Keluar dari Sispel SPBU 2. Pemasukan Data 3. Proses Data 4. Mencetak Laporan 5. Menggunakan Fasilitas Lain-lain D. Lampiran 1. Memasukkan Saldo Awal Produk Non-BBM 2. Memulai Pemasukan Data Meteran 3. Melakukan Registrasi Program 4. Technical Support
Cileungsi Computer
Halaman 1
Manual Sispel SPBU
A. Gambaran Umum Sispel SPBU 1. Spesifikasi Program Nama Program Platform Jenis Versi Pembuat/Hak Cipta
: : : : :
Sistem Pelaporan SPBU DOS Aplikasi Database 2002 Cileungsi Computer Ruko Pondok Damai Blok B1 No. 6 Cileungsi, Bogor 16820 Telp. 0818-789641 Website: http://www.cileungsi.com E-mail:
[email protected]
2. Penjelasan Umum “Sistem Pelaporan SPBU”, atau disingkat “Sispel SPBU”, adalah sebuah program aplikasi komputer untuk mengotomatiskan sistem pelaporan SPBU, baik laporan harian, maupun rekapitulasi bulanan. Dengan Sispel SPBU, petugas hanya perlu memasukkan data meteran awal dan meteran akhir setiap pompa (per shift atau per hari), dan program akan otomatis menghitung jumlah pengeluaran yang dilakukan, untuk selanjutnya dicetak ke dalam bentuk laporan harian. Selain itu, jika terjadi perubahan volume tangki karena penambahan/pasokan, pengeluaran untuk keperluan test, dan perubahan tinggi permukaan BBM yang diukur menggunakan stick ukur, data ini pun akan dimasukkan sehingga dapat diketahui jumlah stock/persediaan BBM yang dimiliki. Sispel SPBU juga dilengkapi dengan fasilitas pengelolaan data stock barang-barang suplemen/komplemen lain, seperti minyak pelumas (olie), air accu, dan sebagainya, sehingga dapat diperoleh laporan yang komprehensif tentang penjualan dan stock/ persediaan yang ada di SPBU.
3. Jenis-jenis Laporan yang dapat dihasilkan oleh Sispel SPBU 1. Laporan Hasil Penjualan BBM (harian) Yaitu laporan penjualan Premium, Premix, dan Solar dari setiap pompa per shift per hari. Dilengkapi pula dengan Rincian jumlah uang yang harus disetorkan. Laporan ini pun dapat merinci penjualan yang dilakukan terhadap konsumen umum, dan pengeluaran untuk keperluan sendiri (intern perusahaan). 2. Laporan Kondisi Stok (harian) Yaitu laporan tentang keadaan meteran pompa dan hasil pengukuran yang dilakukan terhadap tangki. Cileungsi Computer
Halaman 2
Manual Sispel SPBU Laporan ini dilengkapi pula dengan keadaan stok dalam satuan liter sehingga dapat diketahui mutasi penambahan dan pengurangan stok, dan sisa serta deviasi perhitungan dengan pengukuran secara fisik. 3. Laporan Penjualan BBM (bulanan) Yaitu rekapitulasi penjualan BBM dan mutasi stok/persediaan dalam sebulan, sehingga dapat diperoleh informasi berapa jumlah penjualan, jumlah pembelian, HPP, penguapan, dan laba kotor. 4. Laporan Penjualan Non-BBM (harian) Yaitu laporan penjualan barang-barang suplemen/komplemen yang dijual di SPBU, disertai dengan rincian jumlah uang yang harus disetorkan. 5. Laporan Kondisi Persediaan Barang Non-BBM Yaitu laporan yang memperlihatkan kondisi dan mutasi persediaan barang NonBBM yang dijual di SPBU. Laporan ini dapat dicetak sewaktu-waktu diperlukan. 6. Rekapitulasi Hasil Penjualan Yaitu laporan penjualan lima komoditas utama yang dijual di SPBU, yaitu Premium, Premix, Solar, Olie, dan Air Accu. Laporan ini disusun secara kronologis (per hari) selama periode waktu yang diinginkan. Selain laporan-laporan di atas, dapat diperoleh printout daftar produk/komoditas yang dijual, serta jika diperlukan dapat pula menampilkan mutasi dan ke adaan stock per produk.
4. Data Entry yang diperlukan Pada dasarnya, data entry yang dilakukan terdiri dari pemasukan data BBM, dan pemasukan data produk Non-BBM. 1. Pemasukan data BBM terdiri dari: • Pemasukan data meteran pompa • Pemasukan data hasil pengukuran tangki • Pemasukan data penerimaan BBM • Pemasukan data pengembalian BBM yang dipergunakan untuk test. 2. Pemasukan data Non-BBM meliputi: • Pemasukan data penjualan produk Non-BBM • Pemasukan data pembelian produk Non-BBM • Pemasukan data yang menambah stock lainnya • Pemasukan data yang mengurangi stock lainnya, seperti kehilangan atau kerusakan. Pemasukan data yang lainnya adalah pemasukan data rincian uang yang diterima berdasarkan keadaan sebenarnya. Pemasukan data ini dilakukan pada saat hendak mencetak laporan harian. Cileungsi Computer
Halaman 3
Manual Sispel SPBU
5. Tabel Data Yang Diperlukan Adapun tabel data yang diperlukan oleh Sispel SPBU adalah: 1. Tabel daftar petugas, dimana petugas adalah para pegawai yang bertanggung jawab terhadap penjualan BBM dan Non-BBM. Setiap pemasukan data disertai oleh identitas petugas yang bertanggung jawab terhadap data tersebut. 2. Tabel daftar produk Non-BBM, yang akan digunakan untuk mengelola persediaan Non-BBM. 3. Tabel Volume, dimana dapat diketahui kondisi dan beda fraksi tangki BBM. Tabel ini biasanya diberikan oleh instansi yang berwenang terhadap pengukuran tangki BBM.
6. Fasilitas Program Sebagai program aplikasi, Sispel SPBU juga dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas sebagai berikut: 1. Pembuatan data cadangan (backup data) secara otomatis untuk mengantisipasi kerusakan atau kehilangan data. 2. Pemisahan dan penggabungan data untuk meningkatkan performansi kecepatan program. 3. Periksa keberadaan data, sehingga dapat diketahui sewaktu-waktu data apa yang telah dimiliki (yang tersedia). 4. Pengurutan data kembali (reindeks) untuk menjamin akurasi dan kecepatan program. 5. Pembuatan file data stock secara bulanan untuk mencegah akumulasi data yang tak terhingga sehingga menurunkan performansi program. 6. Penentuan tanggal yang berbeda dengan tanggal sistem komputer, sehingga memungkinkan penanganan data yang telah lalu. 7. Penempatan data yang relatif permanen ke dalam variabel umum, sehingga jika diperlukan perubahan terhadap data tersebut dapat dilakukan sendiri oleh petugas/administrator. 8. Sistem pengamanan program menggunakan password yang dapat diubah sendiri oleh administrator, sehingga dapat dicegah pemakaian program oleh pihak lain yang tidak berwenang.
Cileungsi Computer
Halaman 4
Manual Sispel SPBU
B. Tata Cara Instalasi dan Setup 1. Tata Cara Mendapatkan Program Program Sispel SPBU dapat didownload secara gratis dari Internet, dengan alamat website: http://www.cileungsi.com/spbu. Program yang didownload bernama SPBU2002.EXE. Program yang anda download ini bersifat shareware, yaitu anda memperoleh kesempatan untuk menggunakannya secara gratis selama 3 bulan, dan jika anda berniat menggunakannya untuk seterusnya, anda diharuskan untuk melakukan registrasi dan membayar harga program. Selama masa evaluasi (3 bulan) tersebut, program Sispel SPBU anda dapat berfungsi secara penuh, namun di layar program akan tampak pesan bahwa program anda belum diregistrasi. Selain itu, pada waktu-waktu tertentu (acak), anda akan diingatkan untuk melakukan registrasi program.
2. Tata Cara Instalasi Setelah anda mendapatkan file SPBU2002.EXE, anda dapat melakukan instalasi dengan menjalankan file tersebut, baik dari DOS, maupun dari Windows. Program SPBU2002.EXE akan otomatis membuat sebuah direktori/folder pada harddisk bernama SPBU, dan mengekstrak file-file yang diperlukan oleh Sispel SPBU. Misal: anda meletakkan file SPBU2002.EXE pada root directory pada drive C:\ Jalankan SPBU2002.EXE, seperti: C:\>SPBU2002.EXE
[Enter]
Program tersebut akan membuat direktori SPBU dan mengekstrak file yang diperlukan ke dalam direktori tersebut. Perhatian: Jika anda pernah menginstal program SPBU2002.EXE sebelumnya, atau anda memiliki sebuah direktori bernama SPBU pada drive C:, maka ketika anda menjalankan program SPBU2002.EXE akan muncul pesan error. Untuk mengantisipasi hal tersebut, pastikanlah tidak ada direktori SPBU pada drive C ketika anda hendak menjalankan file SPBU2002.EXE.
3. Tata Cara Setup Setelah anda menjalankan program SPBU2002.EXE, maka pada direktori C:\SPBU (default) akan muncul file-file sebagai berikut: SPBU.EXE FOXD2500.ESO Cileungsi Computer
Halaman 5
Manual Sispel SPBU FOXD2500.ESL SPBU.DBF SPBU.FPT SPBUHELP.HLP SPBUHELP.FPT PKZIP.EXE Program Sispel SPBU ini masih belum bisa dijalankan sebagaimana mestinya, namun harus di-setup terlebih dahulu agar tercipta file-file data yang diperlukan. Setup juga diperlukan agar anda dapat mengisi nomor dan nama SPBU sebagai identitas pada laporan. 1) Untuk melakukan setup program, jalankan program SPBU.EXE dengan parameter, sebagai berikut: C:\SPBU>SPBU SETUP Tampilan yang muncul kemudian adalah layar untuk mengisi identitas SPBU, seperti pada gambar berikut:
Isilah nomor SPBU, nama SPBU (nama yang umumnya disebut orang), nama perusahaan, dan alamat perusahaan. Setelah selesai, Enter pada . Selanjutnya, tampak layar yang meminta konfirmasi anda untuk membuat file data, seperti gambar berikut. Umumnya, anda tinggal menekan Enter pada . Tetapi jika sebelumnya anda sudah memiliki file data, anda bisa menekan Enter pada .
Pilihan “Ciptakan Struktur Data” akan menciptakan file data kosong, sementara pilihan “Isi Tabel Volume dengan nilai default” akan otomatis mengisi tabel Volume dengan nilai yang dibawa oleh program. Nilai ini bisa berbeda-beda, anda disarankan mengacu kepada tabel volume/fraksi yang diberikan oleh Pertamina. Jika anda tidak memilih pilihan ini, maka tabel Volume yang dihasilkan akan dibiarkan kosong, dan anda harus memasukkan semua nilai dalam tabel volume/fraksi sendiri. Namun jika pilihan ini Cileungsi Computer
Halaman 6
Manual Sispel SPBU dipilih, tabel Volume akan diisi dengan nilai default, dan anda bisa menyesuaikan dengan nilai pada tabel SPBU anda nanti. Selanjutnya anda akan diminta memasukkan password. Pada keadaan ini, program Sispel SPBU telah berjalan dengan normal. Jika anda belum memiliki password (baru melakukan setup pertama kali), password defaultnya adalah “adm” (huruf kecil semua, tanpa tanda petik). Ketika anda memasukkan password, anda tidak akan melihat hurufhuruf password tersebut karena sengaja dikaburkan, namun password yang anda masukkan tetap berlaku. Tekan Enter jika anda telah selesai mengisi password. 2) Memasukkan Daftar Petugas Petugas adalah para pegawai yang diberi hak untuk menjalankan program Sispel SPBU (sehingga harus memiliki password), dan para pegawai SPBU yang memegang pompa (karena mereka bertanggung jawab terhadap data meteran pompa). Setiap petugas diberi ID, Nama, Tanggal Mulai bertugas/menjadi pegawai, dan tanggal berakhirnya/ tidak bertugas lagi. Bagi pegawai yang diberi hak menjalankan program Sispel SPBU, diberikan password yang terdiri dari 5 character (huruf/angka) dan level/tingkatan password. Level 0 (nol, atau System Manager) memiliki akses terhadap semua fasilitas Sispel SPBU, sementara level 1 (satu, atau System Administrator) memiliki akses terhadap semua fasilitas kecuali akses terhadap Tabel Volume. Level 2 (dua, atau System Operator) diberikan kepada petugas yang memasukkan data, dan level 3 (tiga, Guest) diberikan kepada orang-orang yang haknya sangat terbatas. Untuk memasukkan daftar petugas, pilih menu Tabel * Petugas. Isi ID petugas dengan nama panggilan/singkat, namun tidak boleh ada ID yang sama. Perhatikan huruf besar (capital) dan huruf kecil, karena mempengaruhi. Setiap record petugas tidak boleh dihapus jika ID petugas tersebut telah/pernah digunakan pada pemasukan data. ID petugas juga tidak boleh digunakan oleh orang lain, walaupun petugas yang bersangkutan sudah tidak bertugas lagi. Hal ini untuk menghindari tanggung jawab petugas yang lama menjadi beban bagi petugas yang baru. Isi Nama Petugas dengan nama lengkap petugas tersebut. Dengan adanya nama lengkap ini dapat diketahui bahwa sebuah ID petugas adalah milik seorang petugas tertentu. Isi kolom Mulai dengan tanggal dimana petugas tersebut mulai bertugas, dan kolom Sampai dengan tanggal dimana petugas tersebut sudah tidak bertugas lagi. Data ini hanya digunakan sebagai informasi untuk mengetahui kapan seorang petugas mulai bekerja di SPBU dan kapan pula keluarnya. Isi kolom Aktif dengan “T” (tanpa tanda petik) jika petugas masih aktif, dan “F” jika petugas sudah tidak aktif lagi. Petugas yang sudah tidak aktif lagi tidak boleh mengakses Sispel SPBU dan memegang pompa lagi (sudah tidak bertanggung jawab). Kolom Catatan bersifat opsional, bisa dipakai dan juga bisa tidak dipakai. Anda bisa memanfaatkan kolom ini untuk mencatat hal-hal yang berkaitan dengan petugas, misalnya alamat, nomor telepon, konduite pekerjaan selama di SPBU dan sebagainya. Untuk mengisi kolom Catatan, letakkan cursor pada kolom Catatan lalu tekan Cileungsi Computer
Halaman 7
Manual Sispel SPBU Ctrl+Home untuk membuka Memo Editor (lihat keterangan tombol di bagian bawah). Jika anda sudah membuat catatan di jendela Memo Editor, tekan Ctrl+W untuk menyimpan catatan dan menutup jendela Memo Editor. Kolom Password diisi dengan password bagi petugas yang diberi hak untuk menjalankan program Sispel SPBU. Untuk mengisi password, hapus isi kolom Password pada baris petugas yang bersangkutan (jika ada isinya). Masukkan character “#” (tanpa tanda petik) lalu diikuti oleh password (maksimal 5 character), lalu diikuti dengan angka level passwordnya. Misal akan memasukkan password “mawar” dan levelnya adalah 1, maka ditulis “#mawar1” (tanpa tanda petik). Password ini akan tetap terlihat demikian sampai anda keluar ke menu. Jika anda masuk lagi ke Tabel Petugas, maka password tersebut akan diacak sehingga tidak dapat dibaca lagi. Masukkanlah setiap petugas yang ada. Jika ingin menambah record, tekan F2. Jika ingin menghapus record, tekan F3. Record yang dihapus akan ditandai dengan bulatan kecil di sebelah kiri recordnya. Record yang dihapus ini masih bisa dikembalikan dengan menekan F4 sehingga bulatan kecil tersebut hilang. Jika anda keluar dari Tabel Petugas, record yang ditandai untuk dihapus tersebut akan benar-benar dihapus dan tidak bisa dikembalikan lagi. 3) Memasukkan Daftar Produk Daftar Produk adalah seluruh produk/komoditas yang dijual di SPBU, baik produk BBM (Premium, Premix, dan Solar) maupun produk Non-BBM (Olie, Air Accu, dan lain-lain). Daftar Produk terdiri dari Kode produk, Nama Produk, Harga, Satuan, Jenis, dan Harga Pokok. Kode produk adalah sebutan singkat bagi produk tersebut, namun harus berbeda antara satu dengan yang lainnya. Kode produk yang telah/pernah digunakan pada pemasukan data tidak boleh dihapus atau diubah. Jika hal ini dilakukan maka data yang telah dimasukkan tersebut tidak akan bisa dikenali lagi, atau tercantum dengan data produk lain yang menggunakan Kode produk tadi. Kode produk juga bersifat case-sensitive, artinya huruf besar (capital) dianggap berbeda dengan huruf kecil. Nama Produk adalah nama atau deskripsi lengkap tentang produk tersebut. Harga adalah harga jual produk dalam satuan rupiah. Satuan adalah satuan produk. Jika sebuah produk dijual dalam beberapa satuan, misalnya buah, lusin, dan gross, maka harus dibuat kode dan deskripsi sendiri untuk setiap satuan produk tersebut. Jenis adalah penggolongan produk, yaitu “01” (tanpa tanda petik) untuk produk BBM, “02” untuk produk Non-BBM berupa Olie dan sebagainya, dan “03” untuk produk Non-BBM yang lain selain Olie. Harga Pokok adalah harga pembelian atau pengadaan produk. Selisih antara Harga (jual) dengan Harga Pokok adalah keuntungan (profit).
Cileungsi Computer
Halaman 8
Manual Sispel SPBU 4) Memasukkan Data Volume / Fraksi Data Volume / Fraksi adalah data yang diberikan pihak berwenang (Pertamina) sesuai dengan tangki pendam yang digunakan untuk masing-masing produk BBM. Dalam hal ini tabel Volume ada 3 macam, yaitu tabel untuk Tangki Premium, Tangki Premix, dan tangki Solar. Tabel Volume terdiri dari 3 kolom, yaitu Tinggi (dalam cm), Volume (dalam liter), dan Beda Fraksi. Setiap cm tinggi sepadan dengan jumlah volume tertentu dan memiliki beda fraksi tertentu pula. Anda harus memasukkan semua data yang terdapat dalam tabel agar perhitungan hasil pengukuran menjadi akurat. Untuk memudahkan pemasukan data yang banyak, disediakan fasilitas pengurutan (F9). Urutan didasarkan pada nilai pada kolom Tinggi. Setiap kali anda menambahkan record baru (F2), record baru tersebut akan berada pada urutan teratas dalam tabel, karena nilai kolom Tinggi masih kosong/lebih kecil dari nilai 1 (satu). Oleh karena itu, agar pemasukan data yang anda masukkan sesuai dengan urutan pemasukan data, anda dapat menekan F9 untuk menon-aktifkan sementara pengurutan yang sebenarnya. Ketika anda selesai memasukkan/mengedit data, anda dapat keluar dari tabel dengan menekan Esc. Jika muncul pertanyaan konfirmasi, tekan F5 untuk menyimpan data/perubahan yang anda lakukan, F8 untuk mengabaikan/ membatalkan perubahan, atau Esc untuk masuk kembali ke dalam tabel.
Setelah anda menyelesaikan empat tahap proses setup di atas, maka Sispel SPBU anda siap dijalankan secara normal. Catatan: Jika anda perlu melakukan prosedur setup di atas kembali, misalnya ingin menambahkan petugas atau produk, anda dapat melakukannya kapan saja tanpa harus memulai dari awal (langkah 1). 5) Menentukan Produk Pada Pompa BBM Setiap pompa BBM mengeluarkan produk BBM yang berbeda sesuai dengan instalasinya. Pompa I, misalnya, akan mengeluarkan Premium, sementara pompa yang lain akan mengeluarkan Solar atau Premix. Agar di dalam pemasukan data, produk BBM yang keluar dari setiap pompa tidak diubah-ubah (yang mungkin sekali menyebabkan kesalahan), maka perlu ditentukan Cileungsi Computer
Halaman 9
Manual Sispel SPBU terlebih dahulu pompa mana yang akan mengeluarkan produk BBM apa. Untuk melakukannya, pilih menu Lain-lain, Penentuan Pompa BBM. Pada tabel yang tersedia anda bisa menentukan produk bagi setiap selang pada pompa. Anda juga bisa memberi nama/sebutan pada tiap slang. Misalnya pada pompa I, slang 1, diberi nama P1-1. Bisa juga anda memberi nama menurut jenis BBM yang dikeluarkan. Misalnya pompa I slang 1 mengeluarkan Premix, maka dinamakan P1-X, sementara jika pada slang 2 mengeluarkan Solar, maka dinamakan P1-S. Isilah produk BBM yang sesuai untuk setiap slang. Jika kode produk yang anda masukkan belum/tidak terdaftar dalam Tabel Produk, maka kode tersebut akan ditolak. Isilah kode produk BBM dengan “Premium”, “Premix”, dan “Solar”, seperti yang anda masukkan pada Tabel Produk. Kolom Petugas disediakan jika anda ingin menentukan nama petugas yang memegang tiap slang/pompa. Jika anda tidak menentukannya di sini, anda bisa memasukkan kode petugas pada saat memasukkan data meteran.
Cileungsi Computer
Halaman 10
Manual Sispel SPBU
C. Tata Cara Pemakaian Sispel SPBU 1. Cara Menjalankan dan Keluar dari Program Sebenarnya pada waktu mensetup program anda sudah menjalankan program Sispel SPBU, namun pada waktu tersebut ditambahi parameter “SETUP” agar program melakukan prosedur setup. Untuk menjalankan program secara normal, caranya adalah sebagai berikut: Pada prompt DOS (atau kalau anda menggunakan sistem operasi Windows, pada MS-DOS Prompt), ketik SPBU lalu tekan Enter. Misalnya: C:\SPBU>SPBU
(Enter)
Program Sispel SPBU akan dijalankan dan anda akan diminta untuk memasukkan password. Masukkanlah password seperti yang dimasukkan ke dalam Tabel Petugas (pada waktu setup). Tekan Enter setelah anda memasukkan password. Jika password anda benar, maka Sispel SPBU akan menampilkan layar utama dimana terdapat menu pengoperasian yang dapat anda pilih menggunakan tombol panah.
Untuk mengakhiri/keluar dari program, dilakukan dengan memilih menu Lain-lain, lalu memilih Exit. Cara lain adalah langsung menekan tombol Alt+X pada saat menu utama tampil di layar. Jika program diakhiri bukan dengan cara di atas, misalnya langsung mematikan komputer atau menekan Reset (Ctrl+Alt+Del), program akan meninggalkan file-file temporary (berekstensi .tmp) yang akan menyebabkan error pada harddisk (namun tidak terlalu berrisiko), dan akan menjadi file “sampah” saja karena tidak bisa digunakan lagi (hanya menyita tempat di harddisk). Risiko yang paling besar jika program tidak diakhiri dengan Cileungsi Computer
Halaman 11
Manual Sispel SPBU cara normal adalah kemungkinan rusaknya file data, dan hal ini akan menyebabkan kehilangan data dan tidak bisa dijalankannya Sispel SPBU dengan lancar. Jika program “terpaksa” berakhir secara tidak normal, misalnya karena terputusnya arus listrik, komputer hang atau error pada sistem operasi sehingga program tidak bisa diakhiri secara normal, maka lakukan langkah sebagai berikut:
Lakukan Scandisk Hapus file-file berekstensi .tmp pada direktori SPBU
Jika terjadi kerusakan data, hal ini tidak dapat diperbaiki. Anda hanya bisa memulihkan data dengan mengambil data hasil backup. Oleh karena itu, lakukanlah backup data sesering yang diperlukan.
2. Pemasukan Data Pengoperasian Sispel SPBU sehari-hari paling banyak menggunakan menu Entri, yaitu memasukkan data ke dalam sistem. Menu Entri terdiri dari: 1. Data Meteran BBM 2. Pengukuran Tangki 3. Penerimaan BBM 4. Pengembalian Test 5. Penjualan Non-BBM 6. Pembelian Non-BBM 7. Penambahan Stok Lain-lain 8. Stock Hilang/Rusak 9. Rincian Jumlah Uang 1) Data Meteran BBM Digunakan untuk memasukkan data meteran pompa BBM. Sebelum mulai melakukan penjualan BBM, data meteran pada setiap pompa harus dicatat terlebih dahulu (disebut METERAN AWAL), kemudian setelah petugas selesai (misalnya karena pergantian shift atau SPBU tutup), data meteran dicatat kembali (disebut METERAN AKHIR). Selisih Meteran Akhir dikurangi Meteran Awal adalah jumlah pengeluaran BBM yang menjadi tanggung jawab petugas pompa. Pada Sispel SPBU disediakan 2 (dua) Shift, yaitu Shift 1 (pagi sampai sore) dan Shift 2 (sore sampai malam). Angka Meteran Akhir pada Shift 1 akan otomatis menjadi angka Meteran Awal pada Shift 2 (jadi hanya perlu dicatat sekali yaitu pada pergantian shift). Selain itu, Sispel SPBU juga menyediakan fasilitas untuk memasukkan data pengeluaran BBM untuk pemakaian sendiri (intern perusahaan), dan pengeluaran BBM untuk keperluan test. Jumlah pemakaian intern dan pengeluaran test dapat diperoleh dari nota atau kupon yang dibuat/dicatat pada waktu terjadi pengeluaran. Untuk memasukkan data meteran, pilih menu Entri, Data Meteran BBM, Data Meteran. Tampak tampilan seperti gambar berikut: Cileungsi Computer
Halaman 12
Manual Sispel SPBU
Isi tanggal data, lalu isi shift. Pada Sispel SPBU tersedia empat pompa, dimana setiap pompa mempunyai dua slang. Setiap slang dapat dipegang oleh seorang petugas, atau bisa juga dua slang pada pompa yang sama dipegang/menjadi tanggung jawab seorang petugas. Isi ID petugas pada kolom Petugas. Isi kode produk pada kolom Produk. Jika kode produk sudah diset secara default, anda tinggal menekan Enter saja. Isi angka meteran awal shift, lalu isi angka meteran akhir shift. Masukkan jumlah pengeluaran Intern yang dikeluarkan dari slang yang sesuai. Selanjutnya, isi data untuk setiap pompa dan slang. Jika jumlah pompa dan slang yang dimiliki SPBU kurang dari jumlah pompa dan slang yang tersedia pada Sispel SPBU, anda bisa mengosongkan field (bidang isian) yang tidak diperlukan. Untuk mempercepat pergerakan cursor, gunakan tombol Tab (bukan tombol panah), atau tekan tombol PgDn (Page Down) untuk langsung menuju ke button . Jika anda selesai mengisi data dan hendak keluar ke menu, tekan Enter pada button (data disimpan) atau (data diabaikan/tidak disimpan). Selanjutnya jika ada pengeluaran untuk test, pilih menu Entri, Data Meteran BBM, Data Pengeluaran u/ Test. Pemasukan data pengeluaran untuk test ini adalah merupakan kelanjutan dari form isian Data Meteran, jadi anda tingal mengisi kolom terakhir saja (Catatan: anda baru bisa mengisi data pengeluaran untuk test ini setelah terlebih dahulu mengisi data meteran). 2) Pengukuran Tangki Digunakan untuk memasukkan data hasil pengukuran tangki (menggunakan stick) yang dilakukan terhadap setiap tangki. Pengukuran ini dilakukan setiap awal dan akhir shift. Data pengukuran yang dimasukkan adalah tinggi permukaan BBM dalam tangki (satuan cm). Begitu anda memasukkan angka hasil pengukuran, jumlah BBM dalam Cileungsi Computer
Halaman 13
Manual Sispel SPBU satuan liter akan otomatis ditampilkan oleh program. Jumlah ini diperoleh dari konversi yang dilakukan terhadap Tabel Volume. Jika anda telah selesai memasukkan data, tekan Esc untuk keluar. Muncul permintaan konfirmasi apakah anda hendak menyimpan data atau mengabaikannya. Tekan F5 untuk menyimpan data, F8 untuk mengabaikan data (tidak disimpan), atau Esc untuk kembali ke tabel data. 3) Penerimaan BBM Digunakan untuk memasukkan data penerimaan pasokan BBM. Masukkan tanggal, shift, dan jumlah penerimaan (dalam liter). 4) Pengembalian Test Pengeluaran yang dilakukan pada pompa untuk keperluan test bisa dikembalikan lagi ke dalam tangki. Karena pengembalian ini akan menambah stock BBM setelah tadi dikeluarkan, maka datanya harus dimasukkan. Masukkanlah tanggal, shift, dan jumlah BBM (dalam liter) yang dikembalikan. 5) Penjualan Non-BBM Olie dan semacamnya merupakan produk lain yang dijual di SPBU. Sispel SPBU menyediakan sistem inventory control sederhana untuk mencatat persediaan produk Non-BBM ini, sehingga sewaktu-waktu dapat diketahui berapa stock yang dimiliki. Penjualan adalah unsur pengurang dari stock, sehingga datanya harus dimasukkan. Untuk memasukkan data penjualan Olie dan produk Non-BBM lainnya, pilih menu Entri, Penjualan Non-BBM. Pada jendela Entri Data penjualan yang muncul, masukkan tanggal penjualan, shift, dan ID petugas yang melakukan penjualan / yang bertanggung jawab. Tekan . Pada tabel yang muncul kemudian, masukkan Kode produk sesuai dengan Kode yang dimasukkan pada Tabel Produk. Jika Kode yang anda masukkan benar, maka akan muncul nama produk, satuan, dan harganya secara otomatis. Anda tinggal memasukkan jumlah (qty) produk yang terjual, dan secara otomatis Jumlah rupiah dari penjualan produk tersebut akan muncul. Sama seperti pada produk-BBM, pengeluaran produk Non-BBM juga bisa untuk keperluan Intern perusahaan. Jika ada pengeluaran/penjualan produk Non-BBM untuk keperluan Intern, masukkanlah jumlah (qty)-nya pada kolom Qty-Intern. 6) Pembelian Non-BBM Jika pada pemasukan data penjualan anda memasukkan data per satu hari dan per shift, pada pemasukan data pembelian anda bisa memasukkan data pembelian per beberapa tanggal sekaligus. Hal ini dikarenakan pengadaan stock tidak dilakukan setiap hari, dan tidak setiap produk diadakan pada hari yang sama.
Cileungsi Computer
Halaman 14
Manual Sispel SPBU Pada jendela yang muncul setelah anda memilih menu Entri, Pembelian Non-BBM, anda dapat menampilkan mutasi pembelian sejak tanggal tertentu sampai tanggal tertentu. Hal ini memungkinkan anda untuk melihat kembali data pembelian pada waktu yang lalu. Namun jika anda menampilkan banyak sekali tanggal sekaligus akan mempengaruhi performansi kecepatan program. Untuk itu, tampilkanlah data pada tanggal-tanggal yang anda perlukan saja. Data yang anda masukkan pada tabel ini adalah tanggal pembelian (lebih tepatnya adalah tanggal penerimaan barang secara fisik, karena pada tanggal tersebutlah stock benar-benar bertambah secara fisik), kode produk sesuai kode yang dimasukkan pada Tabel Produk, dan jumlah (qty) produk yang dibeli. Adapun harga dan satuan akan mengikuti harga yang ada pada Tabel Produk, dan jika harga berubah, maka harga pada Tabel produklah yang harus diubah. 7) Penambahan Stok Lain-lain Penambahan stock tidak selalu karena ada pembelian, namun bisa juga karena menerima produk secara hibah, pengadaan/pembuatan sendiri, dan sebagainya. Penambahan stock bukan karena pembelian ini dipisahkan dari data pembelian agar dapat diketahui data pembelian murni / tidak dicampurkan dengan penambahan stock karena sebab lain. Tata cara pemasukan data sama dengan tata cara pemasukan data pembelian.
Cileungsi Computer
Halaman 15
Manual Sispel SPBU 8) Stock Hilang/Rusak Pengurangan stock tidak selalu karena ada penjualan, namun bisa juga karena adanya kehilangan atau kerusakan produk. Agar catatan stock sesuai dengan kondisi aktual, berkurangnya stock karena hilang atau rusak juga harus dimasukkan datanya. Tata cara pemasukan data sama dengan tata cara pemasukan data pembelian. 9) Rincian Jumlah Uang Pemasukan data ini bersifat opsional, namun disarankan agar anda menggunakannya sehingga pada waktu pencetakan laporan, jumlah keuangan secara fisik dapat dirinci dan sesuai dengan jumlah uang yang harus disetorkan. Yang dimaksud dengan jumlah uang di sini adalah jumlah uang yang diterima dari hasil penjualan per hari per shift. Rincian juga dibedakan antara penjualan BBM dan Penjualan produk non-BBM, karena masing-masing penjualan tersebut dilaporkan dalam form masing-masing. Untuk dapat memasukkan rincian jumlah uang, terlebih dahulu anda harus melakukan proses data penjualan (menu Proses, Proses Data Penjualan). Hal ini dilakukan agar jumlah uang tunai yang harus anda rinci dapat diketahui. Pemasukan data rincian uang ini sederhana, yaitu anda hanya perlu mencantumkan berapa lembar pecahan uang kertas seratus ribu, berapa lembar pecahan lima puluh ribu, dan seterusnya. Rincian uang seperti ini sangat diperlukan oleh petugas Kasir atau bagian Keuangan perusahaan, agar dapat dilakukan opname keuangan. Data lain yang dimasukkan adalah “jumlah yang dibayarkan lebih dulu”. Jumlah ini adalah jumlah uang yang telah disetorkan terlebih dahulu kepada petugas Kasir atau Bagian Keuangan perusahaan, sebelum laporan penjualan dibuat. Hal ini dimungkinkan karena pada waktu shift 2 (sore-malam), biasanya petugas Kasir sudah pulang terlebih dahulu, dan sebelum pulang dilakukan pengumpulan uang hasil penjualan (padahal shift 2 masih belum selesai dan penjualan masih terus berlanjut).
3. Proses Data Proses data diperlukan untuk melakukan kalkulasi dari setiap data entri yang telah dilakukan. Proses data ini berlangsung cepat dan tidak mempengaruhi/mengubah data. Anda dapat melakukan proses data sesering yang anda perlukan. Namun sebagai acuan, proses data perlu dilakukan jika anda pernah memasukkan atau mengubah data dan akan mencetak laporan. Jika anda mengubah data pada suatu tanggal, maka data yang perlu diproses hanyalah data pada tanggal itu saja. Dikecualikan dari ini adalah data stock NonBBM, karena data stock ini berlanjut dari hari ke hari. Stock akhir hari ini akan menjadi stock awal pada hari esok, demikian seterusnya. Jika anda melakukan perubahan data stock pada tanggal 15 misalnya (melakukan pemasukan data pembelian, modifikasi data, dan sebagainya), maka anda perlu memproses data mulai tanggal 15 tersebut sampai tanggal terakhir (terkini).
Cileungsi Computer
Halaman 16
Manual Sispel SPBU 1) Proses Data penjualan Adalah proses untuk melakukan kalkulasi data penjualan, baik penjualan BBM maupun penjualan produk Non-BBM. Proses ini perlu dilakukan terlebih dahulu sebelum memasukkan data Rincian Jumlah Uang ketika anda hendak mencetak Laporan Penjualan harian. 2) Proses Rekapitulasi Proses ini diperlukan jika anda ingin mencetak Rekapitulasi Hasil Penjualan SPBU secara total, meliputi produk BBM (Premium, Premix, dan Solar) serta dua produk Non-BBM yang utama (yaitu Olie dan Air Accu). 3) Proses Stock Non-BBM Proses ini diperlukan untuk mengkalkulasi dan rekalkulasi data stock produk NonBBM, sehingga diperoleh keadaan stock per tanggal. Sebelum melakukan proses ini, buatlah file stock terlebih dahulu (jika belum ada) dengan menu Lain-lain, Buat File Stok. File stock bersifat bulanan karena menampung hasil kalkulasi/proses stock. File ini dapat dibuat kapan saja diperlukan, dan dapat diisi kembali dengan menjalankan menu Proses, Proses Stok Non-BBM. Namun yang perlu diingat, jika catatan stock anda sudah benar pada suatu tanggal (sesuai dengan hasil stock opname), maka tanggal tersebut dan tanggal-tanggal sebelumnya jangan dilakukan proses lagi (file stocknya juga jangan sampai hilang).
4. Mencetak Laporan Laporan yang disediakan Sispel SPBU terdiri dari Daftar Produk, tiga buah laporan tentang produk BBM, tiga buah laporan tentang produk Non-BBM, dan sebuah rekapitulasi hasil penjualan total. 1) Daftar Produk Laporan ini berupa printout dari daftar produk sehingga petugas tidak perlu selalu mengingat kode dan spesifikasi produk. 2) Laporan Penjualan BBM Adalah laporan pengeluaran produk BBM, baik untuk penjualan (umumnya) maupun untuk keperluan test dan pemakaian intern. Laporan ini dilengkapi dengan data rincian uang tunai yang diterima petugas. Laporan Penjualan BBM inilah yang selalu dicetak oleh petugas sebagai pertanggungjawaban per shift.
Cileungsi Computer
Halaman 17
Manual Sispel SPBU 3) Kondisi Stok BBM Adalah laporan keadaan atau kondisi stock BBM per jenis (Premium, Premix, dan Solar) yang diperoleh dari kalkulasi data meteran dan pengukuran volume tangki. Laporan ini dapat dicetak untuk setiap shift jika diperlukan. Selain informasi stock BBM, dari laporan ini dapat pula diketahui berapa deviasi antara stock berdasarkan catatan/meteran dengan stock berdasarkan pengukuran fisik. 4) Rekap Penjualan BBM Adalah rekapitulasi penjualan BBM selama satu bulan dibandingkan dengan jumlah stock BBM yang dimiliki serta Harga Pokok Penjualannya (HPP) sehingga diperoleh Laba/Rugi Kotor. Di dalam laporan ini diinformasikan pula tentang jumlah Penguapan BBM. 5) Laporan Penjualan Non-BBM Adalah laporan pengeluaran produk Non-BBM, baik untuk penjualan (umumnya) maupun untuk pemakaian intern. Laporan ini dilengkapi dengan data rincian uang tunai yang diterima petugas. Laporan Penjualan Non-BBM inilah yang selalu dicetak oleh petugas sebagai pertanggungjawaban per shift. 6) Stok per Produk Adalah laporan mutasi stock per macam produk Non-BBM selama satu bulan. Laporan ini dapat dilihat dalam bentuk tabel di layar maupun dalam bentuk printout. 7) Stok per Tanggal Adalah laporan keadaan stock semua produk Non-BBM per tanggal. Laporan ini dapat dilihat dalam bentuk tabel di layar maupun dalam bentuk printout. 8) Rekapitulasi Hasil Penjualan Adalah rekapitulasi hasil penjualan semua produk BBM (Premium, Premix, dan Solar) dan dua macam produk Non-BBM yang utama (Olie dan Air Accu) selama jangka waktu tertentu. Dari laporan ini dapat diketahui, antara lain, fluktuasi omset tiap produk BBM dan Non-BBM setiap hari sehingga dapat diketahui hari apa saja atau tanggal berapa saja yang tergolong hari sibuk dan tanggal berapa saja yang tergolong hari sepi. Yang perlu diketahui dalam mencetak laporan adalah: printer yang sudah diuji untuk menghasilkan laporan-laporan dalam Sispel SPBU adalah printer dot matrix seri Epson LX dan LQ. Umumnya jenis printer produksi Epson dan Canon dapat juga mencetak laporan Cileungsi Computer
Halaman 18
Manual Sispel SPBU (seri Inkjet), namun tetap kami rekomendasikan printer tersebut di atas, terutama jika anda juga ingin mencetak pada kertas berkarbon (double ply atau triple ply).
5. Menggunakan Fasilitas Lain-lain Selain memasukkan data dan mencetak laporan, sebagai pemakai aplikasi komputer anda juga perlu melakukan perawatan dan pengamanan terhadap data. Hal ini sangat penting karena jika data anda rusak atau hilang, maka program aplikasi anda juga menjadi tidak berguna. Sispel SPBU telah menyediakan beberapa fasilitas tambahan untuk memudahkan anda bekerja dan mengamankan data, yaitu:
Reindeks Set Tanggal Sistem Variabel Umum Buat File Stok Backup Data Pisahkan Data Gabungkan Data Periksa Keberadaan Data
1) Reindeks Dipergunakan untuk menciptakan dan memperbaharui indeks data. File indeks digunakan oleh Sispel SPBU untuk mempercepat pencarian data, mempercepat proses, dan menampilkan data dalam urutan sebagaimana mestinya. Jika anda merasa agak aneh terhadap hasil proses atau penampilan data/laporan anda, lakukanlah reindeks. Atau jika anda baru saja me-restore data, anda perlu melakukan reindeks. 2) Set Tanggal Sistem Pada dasarnya, Sispel SPBU selalu menggunakan tanggal pada sistem komputer dalam pemasukan data dan pencetakan laporan. Namun dengan fasilitas ini, anda bisa menentukan tanggal lain selain tanggal pada sistem komputer untuk dipakai oleh Sispel SPBU. Dengan cara ini, anda bisa menangani atau me-review data pada waktu kapanpun. Fasilitas Set tanggal Sistem hanya bisa diakses oleh System Administrator, karena mengandung resiko terhadap perubahan data (jika dilakukan modifikasi). Umumnya operator diharuskan bekerja berdasarkan tanggal yang aktual, sesuai tanggal pada sistem komputer.
Cileungsi Computer
Halaman 19
Manual Sispel SPBU 3) Variabel Umum Fasilitas ini memungkinkan anda memasang nama personil yang akan menandatangani laporan yang dihasilkan oleh Sispel SPBU. Jika personil tersebut berubah, maka anda dapat menggantinya di sini. Pada tabel terdapat kolom Jenis laporan. Hanya ada dua jenis laporan yang dihasilkan, yaitu laporan yang berkaitan dengan BBM, dan laporan Penjualan. Isilah kolom Jenis laporan dengan 1 untuk laporan BBM, dan 2 untuk laporan Penjualan. Kolom Mulai dan kolom Sampai berisi tanggal sejak kapan dan sampai kapan personil yang dimaksud berhak untuk menandatangani laporan. Jika kurun waktu yang dicantumkan sudah selesai, anda bisa menambah record baru untuk mencantumkan nama penanda tangan yang baru. Hal ini dimaksudkan, jika di kemudian hari ternyata anda membutuhkan untuk mencetak kembali laporan yang lama, laporan tersebut masih tetap mencantumkan nama penanda tangan pada saat laporan tersebut seharusnya dicetak. Kolom-kolom Dibuat, Mengetahui, dan Diterima diisi dengan nama personil yang berhak menandatangani sesuai dengan judul kolomnya. 4) Buat File Stok Fasilitas ini digunakan untuk membuat file stock, yaitu file yang menampung data stock harian produk Non-BBM. File stock yang dibuat berlaku untuk satu bulan. Untuk bulan yang lain anda harus membuat file stock yang lain lagi. Data saldo akhir pada bulan tertentu akan menjadi saldo awal pada bulan berikutnya. 5) Backup Data Fasilitas ini diguanakan untuk membuat cadangan data, yaitu untuk mengantisi-pasi terjadinya kerusakan atau kehilangan data. Proses pembuatan cadangan data ini sangat mudah dan otomatis. Cadangan data akan disimpan pada direktori SPBU, di dalam file .zip bernama Zyymmdd.ZIP (dimana yy adalah angka tahun, mm adalah angka bulan, dan dd adalah angka tanggal). File cadangan data ini juga akan langsung dicopykan ke disket jika anda menyediakannya. Pemakaian file .zip cukup sederhana, karena dalam paket shareware Sispel SPBU telah disertakan program PKZIP yang kecil namun cukup berdayaguna. Jika terjadi file data anda rusak atau hilang, anda tinggal mengekstrak file cadangan yang paling akhir (yaitu backup terhadap data yang benar. Mungkin saja anda justru sempat mem-backup data yang salah). Untuk melakukan ini, kami tidak menyediakannya secara terintegrasi dengan Sispel SPBU karena mengandung risiko terhadap integritas data. Anda harus melakukannya dengan program PKZIP atau program utilitas yang lain.
Cileungsi Computer
Halaman 20
Manual Sispel SPBU 6) Pisahkan Data Fasilitas ini digunakan agar data di dalam file tidak terakumulasi sehingga menyebabkan berkurangnya performansi program, serta risiko kerusakan data yang lebih tinggi. Pemisahan data cukup dilakukan sekali setahun, yaitu untuk data dari tahun yang telah lewat. Pemisahan data berarti data di dalam file data anda akan dikeluarkan, dan ditempatkan pada file data yang lain di dalam direktori yang bernama sesuai angka tahun. Misalnya anda telah menggunakan Sispel SPBU sejak tahun 2002, dan sekarang anda berada pada tahun 2003. Anda bisa memisahkan data tahun 2002 agar tidak memenuhi file data anda. Data yang dikeluarkan ini akan disimpan pada direktori bernama 2002, dan sewaktu-waktu jika diperlukan, anda bisa menggabungkannya lagi. Catatan: backuplah data anda sebelum melakukan pemisahan data untuk mengantisipasi kerusakan data akibat sistem komputer yang tidak bekerja pada waktu proses pemisahan dilakukan. 7) Gabungkan Data Fasilitas ini digunakan untuk menggabungkan data yang pernah dipisahkan sebelumnya. Anda perlu menggabungkan data kembali jika untuk suatu keperluan anda perlu melihat, memproses, atau mencetak laporan dari tahun yang telah lewat (kemungkinan ini sangat jarang). Untuk menggabungkan data, anda tinggal menjalankan menu Lain-lain, Gabungkan Data, dan menentukan tahun data yang hendak digabungkan. Proses penggabungan data akan berjalan otomatis. Catatan: backuplah data anda sebelum melakukan penggabungan data untuk mengantisipasi kerusakan data akibat sistem komputer yang tidak bekerja pada waktu proses penggabungan dilakukan. 8) Periksa Keberadaan Data Fasilitas ini diperlukan jika anda tidak setiap hari melakukan data entry sehingga anda tidak mengetahui sampai tanggal berapa data yang anda miliki. Selain itu, jika anda melakukan sebuah proses data dan muncul pesan bahwa tidak tersedia data untuk anda proses, anda dapat melihat kebenaran informasi tersebut dengan menampilkan daftar data anda. Fasilitas Periksa Keberadaan data hanya memberikan informasi tanggal data yang anda miliki. Informasi ini diperoleh dari pencarian yang dilakukan terhadap file data. Data01 adalah data meteran BBM Data02 adalah data penjualan produk Non-BBM Data03 adalah data rincian uang tunai Data04 adalah data pengukuran tangki dengan stick ukur Data05 adalah data penerimaan pasokan BBM Data06 adalah data penerimaan kembali BBM yang dipergunakan untuk test Rekap adalah data rekapitulasi penjualan BBM dan Non-BBM (hasil proses). Cileungsi Computer
Halaman 21
Manual Sispel SPBU
D. Lampiran 1. Memasukkan Saldo Awal Produk Non-BBM Jika anda memiliki saldo persediaan produk Non-BBM, anda dapat memasukkannya dengan cara sebagai berikut: 1. Pilih menu Tabel, Tabel Produk. 2. Masukkan semua produk ke dalam Daftar Produk. 3. Pilih menu Laporan, Daftar Produk. Cetaklah daftar produk agar anda tidak perlu mengingat semua kode produk yang telah dimasukkan. 4. Pilih menu Entri, Penambahan Stok Lain2. Masukkan tanggal dimana anda ingin mulai menghitung persediaan. Jika anda ingin mulai pemakaian Sispel SPBU pada bulan Juni 2002, maka masukkanlah tanggal 31/05/2002, yaitu sehari sebelum tanggal awal pemakaian. Tanggal yang anda masukkan pada jendela ini berguna agar penampilan data pada tabel memperlihatkan tanggal 31/05/2002 tersebut (sangat berguna jika anda telah memasukkan sebagian saldo persedian, kemudian akan meneruskannya lagi setelah berhenti dan keluar dari tabel). 5. Masukkan tanggal, seperti contoh di atas, 31/05/2002. 6. Masukkan kode produk. Nama produk akan muncul otomatis jika kode produk yang anda masukkan benar (sudah dimasukkan ke dalam Tabel Produk). 7. Masukkan jumlah saldo persediaan. 8. Ulangi langkah 5 sampai 7 untuk semua produk yang ingin anda masukkan saldonya. Jika record/baris kosong tidak tersedia, tekan F2 untuk menambahkannya. 9. Jika anda ingin melihat saldo persediaan produk Non-BBM, lakukan proses data dengan memilih menu Proses, Proses Stok Non-BBM. Masukkan tanggal sehingga meliputi tanggal 31/05/2002 (contoh) sampai tanggal dimana data persediaan ingin anda lihat. Catatan: jika anda memasukkan saldo persediaan pada tanggal 31/05/2002 (seperti contoh di atas), padahal sekarang sudah tanggal 17 Juni 2002 (misalnya) dan telah terjadi penjualan atau pembelian produk Non-BBM tersebut, maka jumlah yang anda masukkan ke dalam tabel (sebagai saldo awal) harus di-rekalkulasi kembali sehingga angka saldo persediaan tersebut benar-benar angka seperti seharusnya pada tanggal 31/05/2002. Dengan demikian, untuk penjualan dan pembelian produk selama periode 1 Juni 2002 sampai 17 Juni 2002 bisa anda masukkan pula datanya ke dalam Sispel SPBU.
2. Memulai Pemasukan Data Meteran BBM 1. Pastikan bahwa Premium, Premix, dan Solar sudah dimasukkan sebagai kode produk pada Tabel Produk (harga jual maupun harga pokok harus diisi). 2. Pastikan anda telah memiliki catatan angka meteran di awal Shift dan di akhir Shift untuk semua pompa, serta nama petugas pompa sudah dimasukkan ke dalam Tabel Petugas. 3. Pilih menu Entri, Data Meteran SPBU, Data Meteran. 4. Masukkan tanggal aktual dimana data meteran tersebut dicatat. Cileungsi Computer
Halaman 22
Manual Sispel SPBU 5. Masukkan angka Shift, yaitu 1 atau 2. Jika anda memasukkan Shift 2 sementara Shift 1 tidak/belum dimasukkan, maka angka meteran awal harus anda masukkan sendiri. 6. Masukkan kode petugas. Jika kode petugas benar, maka anda bisa pindah ke kolom selanjutnya. Jika tidak, program akan terus memperingatkan anda. (Jika anda kebingungan dan ingin membatalkan pemasukan data, kosongkan semua kolom lalu tekan tombol Esc (Escape), pilih dan tekan Enter pada button Cancel. Tekan Esc kembali untuk keluar ke menu). 7. Masukkan kode produk BBM, misalnya Premix, Premium, atau Solar. Anda boleh mengubah kode produk yang sudah disediakan program jika tidak sesuai. 8. Masukkan angka meteran awal. 9. Masukkan angka meteran akhir. 10. Jika ada pengeluaran BBM untuk keperluan Intern perusahaan, masukkan jumlah liter yang dikeluarkan tersebut (total yang dikeluarkan pada pompa/slang yang sesuai). 11. Masukkan data untuk pompa yang lainnya. 12. Jika sudah selesai, anda bisa tekan tombol PgDN (Page Down), lalu tekan Enter pada button untuk menyimpan data. 13. Lanjutkan untuk tanggal dan Shift yang lain, jika ada. Jika sudah selesai, tekan Esc. Catatan: Data meteran tidak memerlukan saldo awal, karena sudah ada angka meteran awal di setiap Shift setiap hari.
3. Melakukan Registrasi Program Jika anda mendapatkan program Sispel SPBU dari Internet atau dari pihak lain, kemungkinan program tersebut adalah shareware. Masa berlaku program shareware adalah 3 (tiga) bulan. Untuk selanjutnya, anda diharuskan melakukan registrasi dan membayar harga program (nilainya sangat kecil dibandingkan dengan usaha anda, dan dengan itu pula kami bisa terus melakukan pembuatan sistem dan meningkatkan sistem yang telah ada). Tanda program shareware yang bisa anda lihat adalah adanya kotak pesan (di sudut kanan bawah layar program) yang meminta anda untuk melakukan registrasi. Dengan melakukan registrasi, paling tidak anda mendapatkan: 1. Pesan untuk melakukan registrasi akan hilang dari layar. 2. Program Sispel SPBU anda terprotek sehingga tidak sembarang orang bisa mensetupnya kembali. 3. Semua fasilitas pada program Sispel SPBU menjadi aktif. 4. Dukungan teknis dari kami selama-lamanya. Untuk melakukan registrasi program, anda dapat melakukannya melalui Internet pada alamat: http://www.cileungsi.com/spbu Jika anda lebih menyukai cara offline, anda dapat menghubungi kami pada alamat berikut:
Cileungsi Computer Ruko Pondok Damai Blok B1 No. 6 Cileungsi, Bogor 16820 Telp. 0818-789641 Cileungsi Computer
Halaman 23
Manual Sispel SPBU
4. Technical Support Jika anda merasa kesulitan dalam pemakaian Sispel SPBU, anda dapat mengajukan pertanyaan ke Technical Support kami di:
Cileungsi Computer Ruko Pondok Damai Blok B1 No. 6 Cileungsi, Bogor 16820 Telp. 0818-789641 Website: http://www.cileungsi.com E-mail:
[email protected] Jika anda membutuhkan training atau bantuan dalam mensetup Sispel SPBU sehingga benar-benar berjalan dengan lancar pada SPBU anda, anda dapat meminta bantuan kami dengan alamat tersebut di atas. Untuk hal ini anda akan dikenakan biaya dinas yang besarnya dapat anda tanyakan langsung kepada kami. Untuk keperluan pengembangan sistem informasi di perusahaan anda, atau jika anda menghendaki modifikasi terhadap Sispel SPBU atau sistem-sitem buatan kami yang lain yang telah anda pakai --sehingga benar-benar sesuai dengan karakteristik perusahaan andasilahkan menghubungi kami. Kami akan senang sekali membantu anda. Selamat bekerja, Semoga bermanfaat…
Cileungsi Computer
Halaman 24
