Manual Vinci 6.0 Edicion Oct-2019

Manual del Usuario

Vinci 6.0 Contabilidad, Bancos y Presupuestos

Guatemala. Octubre 2019 Cuauhtzin AT Colectivo Open Vinci

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INDICE CONTENIDO

PAGINA

INTRODUCCION ...................................................................................................................... 11 ¿CÓMO ADAPTAR VINCI A NUESTRA ORGANIZACIÓN? ........................................... 11 PASOS OBLIGATORIOS PARA EMPEZAR A UTILIZAR VINCI: ................................. 11 PASO UNO “CREAR CARPETA”. ......................................................................................... 11 PASO DOS “CREAR EL PERÍODO FISCAL”. ..................................................................... 12 PASO TRES “INGRESAR EL CATALOGO DE CUENTAS”. ............................................ 13 PASO CUATRO “DEFINIR LAS CUENTAS BANCARIAS”. ............................................. 14 PASO CINCO “CONFIGURAR CARPETA”......................................................................... 15 • ELEMENTOS IMPORTANTES DEL ENTORNO DE VINCI Y DE WINDOWS EN GENERAL: ................................................................................................................................. 15

CAPITULO 1. •

INSTALACIÓN DE VINCI .............................................................................................. 16

CAPITULO 2. •

INSTALACIÓN de Vinci ......................................................................... 16 Comenzando el trabajo con Vinci ........................................................... 18

1.- MENÚ PRINCIPAL DE CARPETAS DE CONTABILIDADES / EMPRESAS . 18

• CREAR UNA NUEVA EMPRESA O PROYECTO, ES LA PRIMERA ACCIÓN QUE REALIZAMOS Y PARA ELLO DEMOS LOS SIGUIENTES PASOS: .................... 19 •

PASO UNO CREAR UNA NUEVO PROYECTO y/o EMPRESA............................... 19

•

PASO DOS CREAR UNA NUEVO PROYECTO y/o EMPRESA. .............................. 19

•

PASO TRES CREAR UNA NUEVO PROYECTO y/o EMPRESA. ............................ 19

•

PASO CUATRO CREAR UNA NUEVO PROYECTO y/o EMPRESA. ..................... 19

•

PASO CINCO CREAR UNA NUEVO PROYECTO y/o EMPRESA. ......................... 19

• ELIMINAR UNA EMPRESA O PROYECTO, SI DESEAMOS EJECUTAR ESTA ACCIÓN SIMPLEMENTE DEMOS LOS SIGUIENTES PASOS: ...................................... 20 •

PASO UNO ELIMINAR UN PROYECTO y/o EMPRESA. ......................................... 20

•

PASO DOS ELIMINAR UN PROYECTO y/o EMPRESA. .......................................... 20

•

PASO TRES ELIMINAR UN PROYECTO y/o EMPRESA. ........................................ 20

•

A.- SELECCIÓN DE PROYECTO y/o EMPRESA A TRABAJAR............................ 20

•

B.- PANTALLA PRINCIPAL O MENU DE VINCI ..................................................... 21

•

1.- LA PRIMERA OPCIÓN ARCHIVO: ....................................................................... 21

a) ABRIR CARPETA: ........................................................................................................... 22 Manual Vinci 6.0 Edición viernes 04/10/2019.

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b)

RESPALDO DE DATOS: ................................................................................................. 22

c)

RESTAURAR DATOS: ..................................................................................................... 23

d)

DEFINICIÓN DE PERÍODOS: ....................................................................................... 23

•

PASOS PARA CREAR UN PERIODO FISCAL: .......................................................... 24

a.

CONFIGURACIÓN DE CARPETA: .............................................................................. 24

b.

DATOS DEL USUARIO: .................................................................................................. 25

c.

NUMERACIÓN DE PARTIDA: ...................................................................................... 25

•

CIERRE ANUAL Y TIPOS DE CIERRE ....................................................................... 27

•

CONSOLIDACIÓN DE DATOS ...................................................................................... 28

•

SEGURIDAD ...................................................................................................................... 28

•

PASO UNO: CATÁLOGO DE CUENTAS. ................................................................... 30

•

PASO DOS: CATÁLOGO DE CUENTAS..................................................................... 31

•

PASO TRES: CATÁLOGO DE CUENTAS. ................................................................. 31

•

PASO CUATRO: CATÁLOGO DE CUENTAS............................................................ 32

•

PASO CINCO: CATÁLOGO DE CUENTAS................................................................ 33

•

PASO SEIS: CATÁLOGO DE CUENTAS. ................................................................... 34

•

PASO SIETE: CATÁLOGO DE CUENTAS. ................................................................ 34

•

PASO OCHO: CATÁLOGO DE CUENTAS................................................................. 34

A) ABRIR CATÁLOGO: CATÁLOGO DE CUENTAS. ..................................................... 34 B) IMPRIMIR CATÁLOGO..: ................................................................................................ 37 •

A) OBTENER CATÁLOGO EXTERNO..:.................................................................... 37

•

PASO UNO: OBTENER CATÁLOGO EXTERNO CATÁLOGO DE CUENTAS. . 37

•

PASO DOS: OBTENER CATÁLOGO EXTERNO CATÁLOGO DE CUENTAS. .. 38

•

B) GRUPOS CONTABLES: ............................................................................................ 38

• C) CATALOGO DE MARCADORES / CENTROS DE COSTOS PARA EJECUCIÓN DE PRESUPUESTOS. ....................................................................................... 39 •

PASO UNO: CATALOGO DE MARCADORES. ......................................................... 40

•

PASO DOS: CATALOGO DE MARCADORES............................................................ 41

•

OBSERVACIÓN:............................................................................................................... 41

• EJEMPLO DE UNA NOMENCLATURA DE LOS MARCADORES / CENTROS DE COSTOS PARA EJECUCIÓN DE PRESUPUESTOS: ......................................................... 41 •

PASO TRES IMPRIMIR MARCADORES. ................................................................... 42

•

A) RESPONSABLES DE CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL). ................................. 43

•

PASO UNO: RESPONSABLES DE CUENTAS POR LIQUIDAR. ............................ 43

•

PASO DOS: RESPONSABLES DE CUENTAS POR LIQUIDAR. ............................ 44

• MONEDAS DEL SISTEMA: ............................................................................................ 45 Manual Vinci 6.0 Edición viernes 04/10/2019.

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•

CONTROL DE USUARIOS: ............................................................................................ 45

•

NOMBRE DE USUARIO: ................................................................................................ 46

•

TIPO USUARIO: ............................................................................................................... 46

•

CAMBIO DE CONTRASEÑA: ........................................................................................ 46

•

CONTRASEÑA ACTUAL: ............................................................................................... 47

•

CONTRASEÑA NUEVA: ................................................................................................. 47

•

CONFIRMACIÓN DE CONTRASEÑA: ........................................................................ 47

•

SELECCIONAR IMPRESORA: ...................................................................................... 47

CAPITULO 3.

El ciclo de operación contable en Vinci.................................................. 48

•

2.- LA SEGUNDA OPCIÓN DIARIO: .......................................................................... 48

•

A) OPERAR PARTIDA...: ............................................................................................... 48

•

PASO UNO. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. ................................................... 49

•

PASO DOS. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. .................................................... 49

•

PASO TRES. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. .................................................. 49

•

PASO CUATRO. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. ........................................... 49

•

PASO CINCO. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. ............................................... 50

•

PASO SEIS. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. ................................................... 50

•

PASO SIETE. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. ................................................ 50

•

PASO OCHO. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. ................................................ 50

•

PASO NUEVE. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. .............................................. 50

•

PASO DIEZ. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. .................................................. 50

•

PASO ONCE. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO.................................................. 50

•

OTRAS OPCIONES DE AYUDA DE UNA PARTIDA: ............................................... 51

•

ABRIR DIARIO:................................................................................................................ 51

•

2.- LA TERCERA OPCIÓN BANCOS: ......................................................................... 60

•

a) OPERAR CHEQUE: LIBRO BANCOS. .................................................................. 61

•

PASO UNO: LIBRO BANCOS. ...................................................................................... 61

•

PASO DOS: LIBRO BANCOS. ....................................................................................... 61

•

PASO TRES: LIBRO BANCOS. ..................................................................................... 62

•

PASO CUATRO: LIBRO BANCOS. .............................................................................. 62

•

PASO CINCO: LIBRO BANCOS. .................................................................................. 62

•

PASO SEIS: LIBRO BANCOS. ...................................................................................... 62

•

PASO SIETE: LIBRO BANCOS. ................................................................................... 62

•

PASO OCHO: LIBRO BANCOS. ................................................................................... 62

•

PASO NUEVE: LIBRO BANCOS. ................................................................................. 62

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•

PASO DIEZ: LIBRO BANCOS. ..................................................................................... 62

•

PASO ONCE: LIBRO BANCOS..................................................................................... 62

•

B) OPERAR DEPÓSITO: LIBRO BANCOS. .............................................................. 64

•

PASO UNO: OPERAR DEPÓSITO: LIBRO BANCOS. ............................................ 65

•

PASO DOS: OPERAR DEPÓSITO: LIBRO BANCOS. ............................................. 65

•

PASO TRES: OPERAR DEPÓSITO: LIBRO BANCOS. ........................................... 65

•

PASO CUATRO: OPERAR DEPÓSITO: LIBRO BANCOS. .................................... 65

•

PASO CINCO: OPERAR DEPÓSITO: LIBRO BANCOS. ........................................ 65

•

PASO SEIS: OPERAR DEPÓSITO: LIBRO BANCOS. ............................................ 65

•

PASO SIETE: OPERAR DEPÓSITO: LIBRO BANCOS. ......................................... 66

•

PASO ONCE: OPERAR DEPÓSITO: LIBRO BANCOS........................................... 66

•

C) ABRIR LIBRO DE BANCOS: ................................................................................... 66

•

INTRODUCIR NOTA DE DÉBITO: LIBRO BANCOS. ............................................. 68

•

PASO UNO: NOTA DE DÉBITO: LIBRO BANCOS. ................................................. 68

•

PASO DOS: NOTA DE DÉBITO: LIBRO BANCOS. .................................................. 68

•

PASO TRES: NOTA DE DÉBITO: LIBRO BANCOS. ................................................ 68

•

PASO CUATRO: NOTA DE DÉBITO: LIBRO BANCOS. ......................................... 68

•

PASO CINCO: NOTA DE DÉBITO: LIBRO BANCOS. ............................................. 68

•

PASO SEIS: NOTA DE DÉBITO: LIBRO BANCOS. ................................................. 69

•

PASO SIETE: NOTA DE DÉBITO: LIBRO BANCOS. .............................................. 69

•

PASO ONCE: NOTA DE DÉBITO: LIBRO BANCOS................................................ 69

•

INTRODUCIR NOTA DE CRÉDITO:............................................................................ 69

•

PASO UNO: NOTA DE CRÉDITO: LIBRO BANCOS. ............................................. 69

•

PASO DOS: NOTA DE CRÉDITO: LIBRO BANCOS. .............................................. 69

•

PASO TRES: NOTA DE CRÉDITO: LIBRO BANCOS. ............................................ 70

•

PASO CUATRO: NOTA DE CRÉDITO: LIBRO BANCOS. ..................................... 70

•

PASO CINCO: NOTA DE CRÉDITO: LIBRO BANCOS. ......................................... 70

•

PASO SEIS: NOTA DE CRÉDITO: LIBRO BANCOS. ............................................. 70

•

PASO SIETE: NOTA DE CRÉDITO: LIBRO BANCOS. .......................................... 70

•

PASO OCHO: NOTA DE CRÉDITO: LIBRO BANCOS. .......................................... 70

•

PREPARAR CONCILIACIÓN BANCARIA: ................................................................ 72

•

PASO UNO: CONCILIACIÓN BANCARIA - LIBRO BANCOS.............................. 73

•

PASO DOS: CONCILIACIÓN BANCARIA - LIBRO BANCOS .............................. 73

•

PASO TRES: CONCILIACIÓN BANCARIA - LIBRO BANCOS ............................ 73

•

PASO CUATRO: CONCILIACIÓN BANCARIA - LIBRO BANCOS ..................... 73

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•

PASO CINCO: CONCILIACIÓN BANCARIA - LIBRO BANCOS ......................... 73

•

PASO SEIS: CONCILIACIÓN BANCARIA - LIBRO BANCOS .............................. 74

•

PASO SIETE: CONCILIACIÓN BANCARIA - LIBRO BANCOS ........................... 74

•

PASO OCHO: CONCILIACIÓN BANCARIA - LIBRO BANCOS .......................... 74

•

IMPRIMIR CONCILIACIÓN BANCARIA:.................................................................. 74

•

A) IMPRIMIR MOVIMIENTOS: .................................................................................. 76

•

B) DAR DE ALTA CUENTAS BANCARIAS: .............................................................. 76

•

PASO UNO: DAR DE ALTA CUENTAS BANCARIAS. ............................................. 77

•

PASO DOS: DAR DE ALTA CUENTAS BANCARIAS............................................... 77

•

PASO TRES: DAR DE ALTA CUENTAS BANCARIAS. ........................................... 77

•

PASO CUATRO: DAR DE ALTA CUENTAS BANCARIAS. .................................... 77

•

PASO CINCO: DAR DE ALTA CUENTAS BANCARIAS. ........................................ 77

•

PASO SEIS: DAR DE ALTA CUENTAS BANCARIAS. ............................................. 78

•

C) BENEFICIARIOS DE CHEQUES: ........................................................................... 78

• D) IMPRIMIR CHEQUES (CHE) Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL). ..................................................................................................................... 79 • EMISION DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL):..................................................................................................................... 80 • PASO UNO. EMISION CHEQUES (CHE) Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): ....................................................................................... 80 • .................................................................................................................................................... 80 • PASO DOS EMISION CHEQUES (CHE) Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): ....................................................................................... 80 • PASO TRES EMISION CHEQUES (CHE) Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): ....................................................................................... 81 • LIQUIDACION DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL):..................................................................................................................... 81 • PASO UNO. LIQUIDACION DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): ....................................................................................... 81 • PASO DOS. LIQUIDACION DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): ....................................................................................... 82 • PASO TRES. LIQUIDACION DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): ....................................................................................... 82 • PASO CUATRO. LIQUIDACION DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): ....................................................................................... 83 • REINTEGRO DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL):..................................................................................................................... 83 • PASO UNO. REINTEGRO DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): ....................................................................................... 83 Manual Vinci 6.0

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• PASO DOS. REINTEGRO DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): ....................................................................................... 84 • PASO TRES. REINTEGRO DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): ....................................................................................... 84 •

PASO 1 DE 3. FORMATO EXCEL DE CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): ......... 86

• PASO 2 DE 3. ARCHIVO EXCEL DE CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL), SOLO INFORMACION PARA IMPORTAR DESDE VINCI: ......................................................... 87 • PASO 3 DE 3. ARCHIVO CSV DE CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL), ES INFORMACION PARA IMPORTAR DESDE VINCI: ......................................................... 87 •

EXPORTAR ARCHIVOS CSV PARA NETBANKING: .............................................. 87

•

PASO UNO. EXPORTAR ARCHIVOS CSV PARA NETBANKING. ....................... 87

•

PASO DOS. EXPORTAR ARCHIVOS CSV PARA NETBANKING......................... 88

•

PASO TRES. EXPORTAR ARCHIVOS CSV PARA NETBANKING. ..................... 88

•

PASO CUATRO. EXPORTAR ARCHIVOS CSV PARA NETBANKING. .............. 90

•

LA CUARTA OPCIÓN AUXILIARES: .......................................................................... 90

•

A) PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO (ACTIVOS FIJOS) ...................................... 90

•

PASO UNO. AUXILIARES / ACTIVOS FIJOS / AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS. 90

•

PASO DOS. AUXILIARES / ACTIVOS FIJOS / AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS. 91

•

PASO TRES. AUXILIARES / ACTIVOS FIJOS / AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS. 92

• PASO CUATRO. AUXILIARES / ACTIVOS FIJOS / AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS. .......................................................................................................................................... 92 • PASO CINCO. AUXILIARES / ACTIVOS FIJOS / GENERAR PARTIDA DE DEPRECIACION. ...................................................................................................................... 94 • PASO SEIS. AUXILIARES / ACTIVOS FIJOS / IMPRIMIR TARJETA DE RESPONSABILIDAD. ............................................................................................................... 95 • PASO SIETE. AUXILIARES / ACTIVOS FIJOS / IMPRIMIR BOLETAS DE REVISIÓN DE ACTIVOS FIJOS............................................................................................. 98 •

B) CARTERA DE CREDITOS: .................................................................................... 102

•

PASO UNO. CARTERA DE CREDITOS / RUBROS DE FINANCIAMIENTO. ... 102

•

PASO DOS. CARTERA DE CREDITOS / RUBROS DE FINANCIAMIENTO. .... 102

•

PASO TRES. CARTERA DE CREDITOS / DEUDORES. ........................................ 103

• PASO CUATRO. CARTERA DE CREDITOS / AUXILIAR DE CARTERA DE CRÉDITO. ................................................................................................................................. 104 • PASO CINCO. CARTERA DE CREDITOS / IMPRIMIR SITUACIÓN FINANCIERA CARTERA” O “IMPRIMIR COLOCACIÓN CARTERA. ...................... 105 •

C) IMPRIMIR RECIBOS SIN REGISTRO CONTABLE:........................................ 106

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•

PASO UNO ....................................................................................................................... 106

•

D) EXPORTAR DATOS A CSV: .................................................................................. 107

•

PASO UNO. EXPORTAR DATOS A CSV. ................................................................. 107

•

PASO DOS. EXPORTAR DATOS A CSV. .................................................................. 108

•

5.- LA QUINTA OPCIÓN PERIODOS:....................................................................... 110

•

A) MAYOR GENERAL. OPCIÓN PERIODOS. ....................................................... 110

•

B) BALANCES. OPCIÓN PERIODOS. ...................................................................... 111

•

C) CIERRE DE MES / CIERRE DE AÑO. OPCIÓN PERIODOS. ......................... 112

•

D) CONSOLIDAR DATOS. OPCIÓN PERIODOS. .................................................. 112

•

6.- LA SEXTA OPCIÓN PRESUPUESTOS: ............................................................... 114

•

A) TABLAS PRESUPUESTARIAS. MENU PRESUPUESTOS. .............................. 115

•

B) PARTIDA PRESUPUESTARIAS. MENU PRESUPUESTOS............................. 115

•

PASO UNO. MENU PRESUPUESTOS / TABLA PRESUPUESTARIA.................. 116

•

PASO DOS. MENU PRESUPUESTOS / TABLA PRESUPUESTARIA. ................. 116

•

PASO TRES. MENU PRESUPUESTOS / TABLA PRESUPUESTARIA. ............... 116

•

PASO CUATRO. MENU PRESUPUESTOS / TABLA PRESUPUESTARIA. ........ 116

•

PASO CINCO. MENU PRESUPUESTOS / TABLA PRESUPUESTARIA. ............ 117

•

PASO SEIS. MENU PRESUPUESTOS / TABLA PRESUPUESTARIA. ................. 117

•

PASO SIETE. MENU PRESUPUESTOS / TABLA PRESUPUESTARIA. .............. 117

•

C) APROBAR PRESUPUESTO. MENU PRESUPUESTOS. ................................... 118

•

D) TASAS CAMBIARIAS. MENU PRESUPUESTOS. .............................................. 118

•

E) EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA. MENU PRESUPUESTOS.......................... 119

•

F) IMPRIMIR EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA. MENU PRESUPUESTOS. ... 120

•

G) IMPRIMIR EJECUCIÓN PARCIAL. MENU PRESUPUESTOS...................... 122

•

H) IMPRIMIR TARJETAS PRESUPUESTARIA. MENU PRESUPUESTOS. ..... 123

• I) IMPRIMIR MODIFICACIONES PRESUPUESTARIA. MENU PRESUPUESTOS. .................................................................................................................... 126 •

7.- LA SÉPTIMA OPCIÓN MENU REPORTES: ...................................................... 129

•

A) MAYOR. MENU REPORTES. ............................................................................... 129

•

B) BALANCES. MENU REPORTES. ......................................................................... 130

•

C) BALANCE DE SALDOS. MENU REPORTES. .................................................... 131

•

D) BALANCE GENERAL. MENU REPORTES........................................................ 132

•

E) ESTADO DE RESULTADOS. MENU REPORTES. ............................................ 133

•

F) LIBRO INVENTARIO. MENU REPORTES. ....................................................... 135

•

G) ESTADO CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO. MENU REPORTES. ..... 137

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•

H) ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO. MENU REPORTES. ............................. 138

• H.1) PRIMER PASO. MENU REPORTES ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO. ESTRUCTURA. ........................................................................................................................ 139 •

SECCIÓN 7 ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO .................................................. 139

•

EQUIVALENTES AL EFECTIVO................................................................................ 140

•

ACTIVIDADES DE OPERACIÓN ................................................................................ 140

•

ACTIVIDADES DE INVERSIÓN.................................................................................. 141

•

ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN .......................................................................... 141

• H.2) SEGUNDO PASO. MENU REPORTES ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO. PARTIDAS DE RECLASIFICACIÓN................................................................................... 142 • H.3) TERCER PASO. MENU REPORTES ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO. HOJA DE TRABAJO............................................................................................................... 142 •

H.4) CUARTO PASO. MENU REPORTES ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO. 143

•

I) ESTADO FINANCIEROS POR MARCADOR. MENU REPORTES. ................ 144

•

J) ESTADO FINANCIEROS EN MONEDA EXTRANJERA. MENU REPORTES. 147

•

K) ACTIVIDAD POR CUENTA. MENU REPORTES. ............................................ 151

• L) ACTIVIDAD POR RANGO DE CUENTAS Y MARCADOR. MENU REPORTES. .............................................................................................................................. 154 •

M) REPORTE DE GASTOS. MENU REPORTES. ................................................... 158

•

N) REPORTE DE CUENTAS POR LIQUIDA (CXL) . MENU REPORTES. ........ 158

•

Ñ) REPORTE DE MOVIMIENTO DE FONDOS. MENU REPORTES. ................ 160

•

O) CERTIFICACIÓN Y FIRMAS. MENU REPORTES. ......................................... 162

•

APÉNDICE A: EL MENÚ DE VINCI: ..................................................... 166

•

APÉNDICE B: EL TECLADO Y EL RATÓN: ........................................................ 168

APÉNDICE C: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA......................................................... 171 ANEXO 01. GUIA DETALLADA PARA EXPORTAR REPORTES DE VINCI A EXCEL. .................................................................................................................................................... 179 ANEXO 02. GUIA PASOS PARA “REALIZAR RESPALDOS” EN RAR....................... 183 02.1. CREAR CARPETA / DIRECTORIO RESPALDOS: ................................................ 183 02.2.- REALIZAR LOS RESPALDOS: ................................................................................. 183 ANEXO 03.- GUIA PASOS PARA “RECUPERAR RESPALDOS” EN RAR. ............... 185

Si la Carpeta a descomprimir tiene OTRO o el MISMO NOMBRE, en la Carpeta de VINCI ó VINCI60.............................................................................................................. 185

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03.1.- BAJAR EL ARCHIVO DEL CORREO Y COPIAR A CARPETA RESPALDO: solo si la Carpeta a descomprimir tiene el MISMO NOMBRE, que la Carpeta de VINCI ó VINCI60..................................................................................................................................... 185 03.2.- DESCOMPRIMIR DENTRO DE CARPETA VINCI Ó VINCI60 o CARPETA. ... 185

DESTINO

(SEGÚN SU CONFIGURACIÓN): .......................................................... 185

ANEXO 04. GUIA PARA RUTA CREAR ACCESO DIRECTOS VINCI60. ................... 186 ANEXO 05.- CREAR DIRECTORIOS (Carpetas) DE TRABAJO VINCI 6.0: ............... 187 ANEXO 06.- PROBLEMA EN LAS FUENTES: ................................................................. 188

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INTRODUCCION ¿CÓMO ADAPTAR VINCI A NUESTRA ORGANIZACIÓN? Vinci es un sistema diseñado en concordancia con las Normas Internacionales de Contabilidad, así como las políticas y procedimientos contables que aplican nuestra Entidad. Las primeras cuestiones que el usuario de Vinci debe tener en cuenta son: ¿De cuál o cuáles Proyectos y/o Empresas necesitamos operar la contabilidad? Normalmente nuestra Organización es una sola entidad contable. Es decir, está registrada como un solo contribuyente ante la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-. En ese caso debemos pensar en la totalidad de operaciones que realiza, sus registros contables y fiscales. De estos factores dependerá la decisión de separar o fraccionar los registros contables; en Contabilidades separadas, Vinci lo permite. Vinci permite la operación de varias subdivisiones contables, como unidades de información independientes, con su consolidación a una contabilidad Institucional o matriz o Entidad y/o Empresa consolidada, que suele ser nuestra entidad contable reportable ante la SAT. Esta modalidad es necesaria y útil tanto para organizaciones no lucrativas que ejecutan proyectos de desarrollo, como para empresas y entidades que tienen filiales u operaciones en diversos puntos del país. Si nuestra organización opera registros contables de varias Entidades no lucrativas y/o Empresas, cada una se registra como un contribuyente separado, debemos determinar si estas entidades tienen una relación económica que se exprese en registros contables consolidados. En cualquier caso, es importante definir la estructura de nuestra información contable antes de comenzar a trabajar con Vinci. Así podremos crear tantas carpetas contables como sean necesarias, en beneficio del ordenamiento, especificidad y eficiencia de la operación de la contabilidad y de la generación de información financiera de la organización. PASOS OBLIGATORIOS PARA EMPEZAR A UTILIZAR VINCI: Pasos obligatorios para toda carpeta “Normal” o “Consolidada”, se deben de configurar de forma individual PASO UNO “CREAR CARPETA”. En el panel principal de acceso de Vinci: Es importante definir el “Nombre” de la Carpeta (Vinci la denomina Carpeta es igual a decir “Contabilidad”). Normalmente el Nombre de carpeta se escribe en mayúsculas. Vinci NO acepta que se escriban nombre con tilde en las mayúsculas ni símbolos como comillas (“ “), asterisco (*), diagonal (/), símbolo más (+) y apostrofe (‘). Manual Vinci 6.0

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Dispone de máximo de 50 caracteres para el nombre de una carpeta. Para definir la Ruta de acceso de la carpeta, dispone máximo 200 caracteres.

PASO DOS “CREAR EL PERÍODO FISCAL”. Es importante conocer el período (año) fiscal con que nuestra organización está inscrita ante la SAT. Así como de compromisos con acreedores y donantes, dependerá la definición de la fecha a partir de la cual se ingresarán datos en Vinci. Es recomendable iniciar introduciendo datos desde el inicio del período fiscal vigente o uno anterior, pues así obtendremos reportes y estados financieros completos. Además Vinci, como veremos en el Capítulo 2, requiere que definamos el período fiscal con que se operará la contabilidad. Vinci está definido como “Periodos fiscales (12 meses) del 01 de enero al 31 de diciembre del año que definamos. Cuando vamos a iniciar el ingreso de datos eso es independiente del periodo fiscal definido.

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PASO TRES “INGRESAR EL CATALOGO DE CUENTAS”. La definición o diseño de un buen catálogo de cuentas, es una condición básica para que el sistema nos brinde información contable y para efectos financieros precisa y bien organizada. Se recomienda de preferencia que la codificación sea numérica y el crecimiento de su estructura lo define el usuario para tener claridad en sus reportes financieros. Vinci es un sistema versátil que permite al contador definir la nomenclatura según sus criterios, aunque respetando la estructura de acumulación de balances. Sin embargo hemos encontrado casos en que el contador decide modificar su nomenclatura cuando ya ha iniciado el ingreso de operaciones contables, lo que le obliga a repetir su trabajo. Por ello recomendamos que se diseñe una nomenclatura contable, o se revise la existente, antes de iniciar el trabajo con Vinci. Es importante recordar que cuando ya está creado dentro del sistema un catálogo en una Carpeta (Empresa o Proyecto), Vinci nos proporciona una ayuda obtener o copiar un catálogo de una Carpeta a otras dentro del menú catalogo en la opción llamada obtener catalogo externo. Solo se selecciona la empresa y/o Proyecto y se le da aceptar y corre el proceso de copia y el usuario únicamente tiene modificar aquellas cuentas con su nombre y eliminar las no deseadas. Si ya existe catálogo de cuentas en cualquier carpeta, "NO" se puede obtener catalogo externo, Vinci nos dará el mensaje "Imposible obtener catalogo externo. Ya existe cuentas en su catálogo". Por lo que para poder obtener catalogo externo, "NO" debe de tener catálogo, cualquier carpeta de la que se trate y si tuviese Catalogo, la única forma en Vinci Manual Vinci 6.0

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es que "Eliminar" 1 por 1 todas las cuentas del catálogo existente. De Excel "NO" se puede que desde Vinci trate de obtener un catálogo de cuentas.

PASO CUATRO “DEFINIR LAS CUENTAS BANCARIAS”. Este paso lo cumplimos seleccionando dentro de la barra principal del menú Bancos y seleccionando la opción Cuentas bancarias, la definición de estos datos son básicos tanto en la empresa que consolida como en la empresa principal donde se trabajara directamente el ingreso de información contable como los son: Datos generales del banco, numeración de cheque, y como se quiere que Vinci realice la conciliación bancaria.

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PASO CINCO “CONFIGURAR CARPETA”. Aquí cerramos los requisitos necesarios para empezar a trabajar con Vinci, Este paso lo cumplimos seleccionando dentro de la barra principal del menú Archivo y seleccionando la opción Configuración de Carpeta, la definición de estos datos son básicos como los son: datos del usuario o empresa, como deseamos que nos numere las PARTIDA del libro diario, el cierre anual total (PARTIDA de cierre de un año y apertura del siguiente año) o a resultados (solo realiza PARTIDA de cierre de un año), cuenta contable de cierre en la que expresara el resultado del ejercicio, consolidación de los datos dentro de esta sección de definimos si la empresa es normal o consolidada en esta caso se captura la ruta de las carpetas de origen de los datos y por último la ruta de respaldo de datos si se quiere guardar en el disco duro o un medio magnético externo. Es información de carácter general legal y de configuración Se recomienda establecer la ruta de general del respaldo de datos, para toda la información institucional y por Carpeta, que se quiere guardar en el USB, disco duro o un medio magnético externo.

ELEMENTOS IMPORTANTES DEL ENTORNO DE VINCI Y DE WINDOWS EN GENERAL: En primer lugar, el Cursor, que es el cuadro de color negro que nos permite señalar los elementos o datos que estamos viendo. Con la tecla F2 podemos cambiar el cursor al modo texto, que es una raya vertical intermitente que nos permite escribir y modificar lo escrito.

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Para desplazar el Cursor de una casilla a otra, usar la tecla de Tabulación (abreviado Tab). Si utilizamos esta tecla en combinación con cualquiera de las teclas de mayúsculas (abreviado Shift), el desplazamiento ocurrirá en el sentido contrario. Si el cursor está en modo texto y volvemos a presionar F2, volverá al modo de señalar (cuadro negro). En segundo lugar, las Listas de selección. Una lista de selección nos permite seleccionar un dato o valor de una serie de opciones, en vez de escribirlo. Esto además de ahorrarnos tiempo nos evita errores de escritura. Las casillas que disponen de una Lista de selección se identifican porque tienen el botón en el extremo derecho. Para seleccionar un valor de la lista, hacemos un clic con el ratón en el botón, y cuando se despliega la lista otro clic en el valor deseado. Con el teclado podemos desplegar la lista con la combinación de teclas Alt+flecha abajo, con las flechas arriba y abajo señalar el valor deseado, y presionar la tecla Enter, para aceptar.

CAPITULO 1. INSTALACIÓN DE VINCI

En este capítulo se tratarán temas que el personal de contabilidad y/o financiero e informática de la organización, es decir los principales usuarios de Vinci, necesitarán conocer antes de instalar y utilizar el sistema. INSTALACIÓN DE VINCI Vinci fue diseñado utilizando el sistema de bases de datos relacionales Borland Paradox, y trabaja en ambiente Windows. En el recuadro a continuación se muestran sus requerimientos mínimos de sistema operativo y equipo de cómputo.

Procesador: Memoria RAM: Disco duro: Sistema de video: Sistema Operativo: Otros:

486 o superior 16 Mega bites (recomendado 32 Mega bites o más) 20 Mega bites de espacio libre VGA a colores (Resolución recomendada 800x600) Windows 95, 98, Me, 2000, NT y XP Ratón, Unidad CD-ROM para instalación. Puerto de acceso a USB.

Para instalar Vinci en una computadora que cumpla con los requerimientos del cuadro anterior, realizaremos los siguientes pasos: 1) En el “C” de la computadora, crear la Carpeta / Directorio “Instalador Vinci60”. Manual Vinci 6.0

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Se recomienda esto porque en Windows vista y Windows 10 da problema si no están todos los archivos del instalador incluido el Setup en el “C” de la computadora 2) Desde la USB o la unidad CD-ROM, copiar el instalador. 3) Entramos la Carpeta / Directorio “Instalador Vinci60”. Seleccionar Setup64,.exe 4) Hacemos doble clic Setup64, hacemos clic en el botón Aceptar. 5) Al iniciar el programa de instalación, aparecen dos cuadros con mensajes en inglés, en los cuales hacemos clic en el botón Next (siguiente). Después de la copia de archivos a la computadora, aparecen otros dos cuadros en los que hacemos clic al botón Finish. 6) El sistema se reinicia, dejando el sistema Vinci instalado. Una vez instalado Vinci, podemos iniciar la sesión de trabajo a través del acceso directo en el menú Inicio de Windows, en la sección Programas, comando Vinci 4.3. Este acceso directo podemos moverlo al escritorio o pantalla principal de Windows arrastrándolo con el ratón.

Recomendamos mover el Acceso directo arrastrándolo con el botón derecho del ratón, y seleccionar la opción “Copiar aquí” del menú emergente, para conservar una copia del acceso directo en el menú Inicio.

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CAPITULO 2. COMENZANDO EL TRABAJO CON VINCI 1.- MENÚ PRINCIPAL DE CARPETAS DE CONTABILIDADES / EMPRESAS Vinci admite la operación de varias contabilidades independientes. Ya instalado Vinci, cada vez que iniciamos la sesión de trabajo veremos en pantalla el cuadro Seleccionar carpeta (ver figura 1). Este cuadro nos permite crear y acceder a las contabilidades, que llamamos carpetas porque cada una está ubicada en una carpeta o fólder distinto en nuestro disco duro. Figura 1. Cuadro Seleccionar carpeta

La primera vez que utilizamos Vinci veremos que el listado de carpetas se encuentra vacío.

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CREAR UNA NUEVA EMPRESA O PROYECTO, ES LA PRIMERA ACCIÓN QUE REALIZAMOS Y PARA ELLO DEMOS LOS SIGUIENTES PASOS: PASO UNO CREAR UNA NUEVO PROYECTO Y/O EMPRESA. Tecleamos F4 y flecha derecha 2 veces y clic en Nueva carpeta o hacemos clic en el botón Nueva carpeta, que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. PASO DOS CREAR UNA NUEVO PROYECTO Y/O EMPRESA. Aparece una advertencia, la leemos detenidamente, después hacemos clic en el botón Si para continuar y No para cancelar la operación. PASO TRES CREAR UNA NUEVO PROYECTO Y/O EMPRESA. Veremos que aparece una línea en blanco en el listado, con el número de la nueva carpeta que estamos creando. Presionamos la tecla Enter para desplazar el cursor a la columna de Nombre de la carpeta. PASO CUATRO CREAR UNA NUEVO PROYECTO Y/O EMPRESA. Escribimos el nombre de la carpeta. El nombre debe tener las siguientes características: no tener más de 50 caracteres, incluyendo los espacios en blanco; no se recomienda utilizar tildes, eñes, ni signos de puntuación. Sí está permitido el uso de guiones (-) y subrayados (_). Al terminar presionamos la tecla Enter para desplazar el cursor a la columna Ruta. PASO CINCO CREAR UNA NUEVO PROYECTO Y/O EMPRESA. Definir la ubicación de la carpeta (ruta). Cuando usted escribe el nombre de carpeta, Vinci le define una ruta dentro de la carpeta Vinci60. Si usted desea cambiarla puede Manual Vinci 6.0

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hacerlo, aunque recomendamos mantener la que Vinci definió; puede definir Vinci, para que allí guarde toda su información independientemente de Vinci60 que es el Programa contable como tal. En cualquier caso, se debe escribir una ruta válida para que Vinci pueda crear la carpeta. Una vez definida la ruta, presionamos la tecla Enter. Veremos que aparece el mensaje “Creando carpeta...”, y al finalizar la operación la carpeta se posicionará en su orden correspondiente en el listado. Se recomienda Carpeta No. 1 sea la “Carpeta Institucional (Consolidadora), Carpeta No. 2 Carpeta Administración, Administrativa o Matriz (Fondos propios) y a partir de allí Carpeta No. 3 en adelante las Carpetas de proyectos. ELIMINAR UNA EMPRESA O PROYECTO, SI DESEAMOS EJECUTAR ESTA ACCIÓN SIMPLEMENTE DEMOS LOS SIGUIENTES PASOS: PASO UNO ELIMINAR UN PROYECTO Y/O EMPRESA. Seleccionamos dando un clic sobre la empresa, luego le damos un clic en el botón Eliminar carpeta, que se encuentra en la parte inferior de la pantalla PASO DOS ELIMINAR UN PROYECTO Y/O EMPRESA. Aparece una advertencia, la leemos detenidamente, después hacemos clic en el botón Si para eliminarla de nuestro menú principal de carpetas y No para cancelar la operación. PASO TRES ELIMINAR UN PROYECTO Y/O EMPRESA. Vinci siempre deja una copia de seguridad de esta carpeta y la identifica como el usuario la denomino, por si se requiere recuperar la información de la empresa. Se concluye este paso borrando del disco duro la copia de seguridad.

A.- SELECCIÓN DE PROYECTO Y/O EMPRESA A TRABAJAR Para seleccionar la CARPETA con la que vamos a trabajar, desplazamos el cursor hasta la línea en que aparece su nombre, y presionamos la tecla Enter. También podemos seleccionarla haciendo un doble clic sobre la línea, o un solo clic y luego otro en el botón Abrir. Una vez que abrimos una carpeta, Vinci muestra el control de acceso. Inicialmente seleccionaremos el usuario de nombre Administrador, y no escribimos ninguna contraseña y le damos un clic a aceptar para ingresar a la pantalla principal de Vinci.

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B.- PANTALLA PRINCIPAL O MENU DE VINCI Aparece el panel de control, que es la pantalla principal de Vinci. Desde la cual permite navegar al usuario y seleccionar cualquier opción del menú o utilizar los botones de acceso directo. El panel de control contiene los elementos principales.

1.- LA PRIMERA OPCIÓN ARCHIVO: La PRIMERA OPCIÓN que se nos muestra en la barra de menú principal es ARCHIVO y al darle un clic nos muestra la siguiente información:

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a) ABRIR CARPETA: La función de esta opción es cambiarse a otra empresa y al darle un clic, activa la pantalla principal de carpetas, donde seleccionamos en la que deseamos ingresar para trabajar o consultar información. b) RESPALDO DE DATOS: La función de esta opción es crear la copia de seguridad con los últimos datos trabajado en Vinci, siempre aparece la confirmación del proceso de respaldo si le da un clic en SI realiza el proceso y NO cancela el proceso. Se recomienda establecer la ruta de general del respaldo de datos, por ejemplo la Carpeta / Subdirectorio “Respaldos Vinci60” y dentro de esta Carpeta 01Institucionak, 02-Administracion, 03-Proyecto X, etc, etc, para poder tener toda la información de respaldo organizada por Carpetas. Respaldo de datos: Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla llamada confirmación

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Al darle un clic al botón Sí Vinci realizara la copia de respaldo de seguridad de los datos en la carpeta predefinida o disco externo de la información trabajada en esta Carpeta (Contabilidad) o Empresa. Si le da un clic a No cancelara el proceso y se sale a la pantalla principal de Vinci. c) RESTAURAR DATOS: En el caso de un daño en nuestra carpeta de datos, podemos restaurar la última copia de respaldo, a través de este comando. Debes tener mucho cuidado para realizar esta operación, pues perderás la carpeta en su estado actual al momento de restaurar, al ser reemplazada por la copia. d) DEFINICIÓN DE PERÍODOS: La función de esta opción es crear el periodo fiscal que autorizado la SAT para la organización o el proyecto, estos periodos pueden ser de enero a diciembre, julio a junio, y bimensuales etc. Que Vinci no tiene ninguna dificultad en manejar el periodo.

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PASOS PARA CREAR UN PERIODO FISCAL: Primero se ingresar el número de meses del año (Vinci propone 12), Segundo se ingresa fecha de inicio de operaciones, Tercero se da un clic al botón llamado Nuevo año... y automáticamente llenara mes, fecha de inicio, fecha fin, año y la situación del mes si se encuentra cerrado. Antes de confirmar la operación, debemos estar seguros de los datos especificados, pues Vinci no permite la modificación de los períodos definidos. El último paso darle un clica al botón Cerrar para salir al menú principal. La importancia de definir correctamente los períodos de operaciones contables radica en que a partir de estos rangos de tiempo se demarcarán los ciclos contables mensuales y anuales, así como la escritura de los libros balances, mayor general y los diferentes estados financieros. Además, cada día comprendido en los períodos definidos se convertirá en una fecha válida para registrar operaciones contables, mientras no se cierre el mes al que pertenece. Salvo las carpetas de proyectos con una duración específica y que no se van a fiscalizar como contabilidades independientes, recomendamos que el año coincida con el período fiscal con que la entidad está inscrita ante el fisco. Observaremos que se agregan en el listado los meses correspondientes al año 1. Para agregar nuevos años, basta con regresar a este cuadro y hacer clic en el botón Nuevo año. Ya no será necesario definir nuevamente el número de meses del año ni la fecha de inicio de operaciones, pues los años que sigan al primero tendrán la misma cantidad de meses y se sucederán sin dejar espacios de tiempo “inactivos”. Vinci permite la operación de Eliminar períodos, que consiste en la eliminación de todos los registros contables para un ejercicio fiscal. Esto podrá ser una necesidad de la entidad cuando se acumulen los datos de varios años (más de cinco por ejemplo) y se desee disminuir el volumen de los datos que aparecen en la carpeta. Cuando se realiza esta operación, Vinci trata de eliminar el primer ejercicio o año definido, para lo cual se deben cumplir las siguientes condiciones: Primero, que esté definido el siguiente ejercicio; y segundo, que esté cerrado el primer mes de ese ejercicio. Además, Vinci realizará una operación de respaldo de datos previo a la eliminación de registros. De esta forma, garantizaremos el acceso futuro a los datos del ejercicio que se está tratando de eliminar. a. CONFIGURACIÓN DE CARPETA: El cuadro Configuración de carpeta, al cual se accede a través del menú Archivo, permite al usuario escribir los datos de la entidad contable y definir Manual Vinci 6.0

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elementos importantes para el funcionamiento de Vinci según los criterios deseados. Al darle un clic nos muestra la siguiente pantalla:

b. DATOS DEL USUARIO: En esta sección aparecen las casillas Nombre, NIT, Dirección, Teléfonos y dirección de correo electrónico (E-mail). Salvo el Nombre, que ya está escrito en la copia de Vinci autorizada al usuario, para cada carpeta podemos completar los demás datos, que se escribirán en todos los reportes impresos del sistema. Esta versión de Vinci60 incorpora la opción “País”, está disponible de México a Panamá. El país que se elija aparecerá en los Reportes. c.

NUMERACIÓN DE PARTIDA:

Como se verá en el capítulo 4, las operaciones contables en Vinci se registran en forma de PARTIDA, que se escriben en libros de diario o auxiliares. Además de los libros Diario general y auxiliar de Bancos, es posible definir otros libros de diario y escribir PARTIDA en ellos. Vinci realiza el control de numeración correlativa de PARTIDA de forma automática, pudiendo ser este en alguna de las dos formas que se describen a continuación:

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Global, significa que Vinci numerara las PARTIDA sin identificar el libro.

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Por libro, significa que cada libro de diario o auxiliar tendrá su propia numeración, independiente de los demás libros de asiento de PARTIDA. Útil cuando se llevan Contabilidades de Profesionales, Técnicos, Pequeños contribuyentes y/o Empresas lucrativas que por ley tienen que llevar sus Libros legales por tipo (Libro compras, Libro venta, etc.).

En la sección que describimos, la primera casilla nos permite decidir qué tipo de control de numeración utilizaremos. Las siguientes tres casillas sólo aplican en el caso de la numeración Global. Si la numeración es Por libro, debemos definir estos valores para cada libro, en el menú Diario, opción Libros de diario. A continuación veremos cómo definir la numeración de PARTIDA: •

Prefijo. Esta casilla nos permite escribir hasta 6 caracteres (letras, símbolos, números o espacios en blanco) que se escribirán al inicio del número de PARTIDA, y que son fijos. Es decir, no cambian de una PARTIDA a la siguiente, a menos que los cambiemos en este cuadro. Normalmente se inicia y se utiliza la letra P de “PARTIDA”, pero el usuario puede cambiar o borrar este prefijo y luego otros 5 caracteres que normalmente son para identificar una Carpeta (Contabilidad) sea de “X” Proyecto o “Y” Empresa.

Particularmente útil para la consolidación de datos ha resultado la utilización de prefijos diferentes para cada contabilidad o proyecto. De esta forma, en los libros diario y bancos del consolidado, podemos diferenciar e identificar el origen de cada PARTIDA.

•

No. PARTIDA. Este es propiamente el número de PARTIDA, que podrá ser cualquier entero positivo entre 1 y 1x10.

•

Dígitos. Aquí escribiremos los lugares decimales con que será escrito el número de PARTIDA. Este dato no afecta al prefijo. El valor predeterminado, cuatro, hace que el número de PARTIDA inicial sea 0001, con cuatro lugares decimales. Vinci permite hasta 6 lugares decimales en la numeración de PARTIDA.

Si en algún momento, por ejemplo inicio de otro mes u otro año, necesitamos reiniciar la numeración a la PARTIDA uno, o al número que queramos, podemos regresar a este cuadro y simplemente cambiar los datos de numeración de PARTIDA. No olvidemos que las casillas de esta sección sólo aplican al tipo de numeración global; para la numeración por libro, seguir las instrucciones del párrafo anterior. Manual Vinci 6.0

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CIERRE ANUAL Y TIPOS DE CIERRE Al final de cada ejercicio o año definido en la contabilidad, Vinci permite la realización del cierre anual, posterior a los ajustes y a la impresión del balance de comprobación saldos ajustado. El cierre anual se realiza mediante una PARTIDA de cierre, y puede ser de dos formas, que a continuación se describen. •

Resultados. A todas las cuentas de los grupos Ingresos y Gastos se les hace un débito o crédito contrario a su saldo al final del año. De esta forma estas cuentas terminan con un saldo cero. La diferencia resultante de esta operación, a la que llamamos el resultado o diferencia de operaciones del período, se debita o acredita a la cuenta de capital seleccionada en esta sección de la configuración de carpeta.

•

Total. A todas las cuentas del catálogo se les hace un débito o crédito contrario a su saldo al final del año. De esta forma las cuentas terminan con un saldo cero. La diferencia de operaciones del período se debita o acredita a la cuenta de capital seleccionada en esta sección de la configuración de carpeta. Si seleccionamos el tipo de cierre Total, antes de realizar la operación de cierre anual (ver capítulo 4) el sistema verifica que esté definido el año siguiente, para poder escribir en su primer día la respectiva PARTIDA de apertura de saldos, que vuelve a escribir los saldos de las cuentas, exceptuando las de ingresos y gastos. En la primera casilla de esta sección, como ya hemos visto, seleccionamos el tipo de cierre anual que vamos a realizar, Total o Resultados. En la segunda casilla seleccionamos la cuenta de cierre, que es la cuenta a la cual se debitará o acreditará la diferencia de operaciones del período. Para escribir la cuenta de cierre esta ya debe existir en el catálogo de cuentas (ver capítulo 3), como una cuenta del grupo Capital y de tipo Detalle.

•

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Nota. Tener presente que antes de los cierres “Mensuales” (de enero a noviembre de cada año) y de los cierres “Anuales” (diciembre de cada año); se deben de imprimir todos los Estados Financieros, sea a impresora en papel o algún archivo pdf, sea .xps, pdf u otro disponible en su computadora: porque una vez realizado los cierres todas las cuentas de balances y cuentas de resultados tendrán saldo cero.

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CONSOLIDACIÓN DE DATOS En esta opción el usuarios definirá si la Contabilidad del Proyecto y/o Empresa es Normal: porque los datos que se trabajen en esta Carpeta (Contabilidad) o Empresa expresaran sus propios resultados contables. Consolidada: Porque en ella no se trabajara información de las Carpetas de origen, solo será receptora de datos o información de otras empresas o proyectos, para ello tiene que definir la ruta de las carpetas de origen de datos dándole un clic a la flecha que aparece en este cuadro y nos mostrara las carpetas que están en el menú principal y seleccionaremos dándole un clic a la empresa o proyecto que deseamos que consolide.

SEGURIDAD En esta sección se encuentra la casilla Ruta de respaldo, que indicará a Vinci a qué ubicación se realicen las copias de seguridad (respaldos) obligatorios y opcionales de la carpeta. Vinci realiza estas copias de seguridad de forma obligatoria cuando se hace el cierre mensual o anual. Para ello debe estar definida en esta casilla una ruta o ubicación válida para la copia de archivos. Vinci define la carpeta C:\Vinci60\Respaldo inicialmente, pero recomendamos que se defina una carpeta diferente para cada contabilidad, por ejemplo agregando a esta ruta la diagonal invertida “\” y el nombre de la carpeta (sin tildes, eñes ni símbolos). Si el respaldo se hará hacia una unidad de almacenamiento diferente del disco duro local debemos escribir la ruta correspondiente. A continuación algunos ejemplos: Ubicación de respaldo

Ruta

USB

F:\

Carpeta en la USB

F:\Mi_contabilidad

Otro sitio en la red

\\Servidor\Respaldos\Mi_contabilidad

Unidad Zip o CD-RW

E:\Respaldos contabilidad\Mi_contabilidad

Otro sitio en el disco duro local C:\Vinci60\Respaldo\Mi_contabilidad

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Disco duro local

C:\Vinci Respaldo\01-Institucional

Disco duro local

C:\Vinci Respaldo\02-FondosPropios

Disco duro local

C:\Vinci Respaldo\03-Proyecto01

Disco duro local

C:\Vinci Respaldo\04-Proyecto02

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Recomendamos a los usuarios de Vinci que dispongan de un medio de almacenamiento seguro para respaldar su información contable. Las USB no son consideradas un medio totalmente seguro, pues se dañan lo que impedirá realizar el respaldo cuando tengamos un volumen de datos considerable. Es aconsejable el uso de una unidad Zip o una unidad de escritura de CD-R y CD-RW o discos duros externos.

Además de los respaldos de datos obligatorios que realiza Vinci, podemos hacer un respaldo de datos de la carpeta en cualquier momento, seleccionando el menú Archivo, opción Respaldo de datos. Tenga en cuenta que en esta opción son copias de los archivos con datos, pero sin comprimir.

Recomendamos a los usuarios de Vinci realizar respaldos de su información contable de forma diaria. Recomendamos a los usuarios de Vinci realizar respaldos de su información contable de forma comprimida.

Una vez definidos los períodos y configuraciones iníciales de la carpeta, el siguiente paso es la definición del catálogo de cuentas o nomenclatura contable. De eso tratará el siguiente capítulo. a) CATÁLOGO DE CUENTAS:

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b) CATÁLOGO DE CUENTAS. DEFINIR CUENTA.....: Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla donde permite ingresar las cuentas del catálogo contable:

Entonces los pasos para crear una cuenta son: PASO UNO: CATÁLOGO DE CUENTAS. Ingresamos en la casilla el Número o Código de la cuenta contable con la que se identifica en el libro mayor

Escribimos el número de cuenta, que puede contener hasta 20 caracteres (números, letras, símbolos o espacios en blanco). Recordemos que el número de cuenta debe ser único. Al terminar desplazamos el cursor a la siguiente casilla con las teclas Tab o Enter. Este número debe ser único para cada cuenta; en otras palabras, no puede haber dos códigos iguales. Aunque a este código le llamamos Número de cuenta, es un dato Alfanumérico. Puede contener además de los dígitos del cero al nueve, letras mayúsculas y minúsculas, y símbolos como guiones, puntos y otros. Es muy importante tener en cuenta que también el ordenamiento de las cuentas del mayor es alfanumérico. En este orden la cuenta 11 va antes que la cuenta 2, puesto que el número 1 inicial alfabéticamente es anterior al 2. De esto dependerá que el catálogo pueda brindar la información ordenada de forma correcta en los balances y estados financieros, y que pueda crecer sin perder su claridad y ordenamiento.

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A diferencia de otros sistemas contables, Vinci no limita al usuario en cuanto a qué caracteres (números, letras y símbolos) utilizar en el número de una cuenta, ni lo obliga a llegar a cierta cantidad de niveles de detalle. PASO DOS: CATÁLOGO DE CUENTAS. Ingresamos en la casilla Nombre el nombre con la que se identifica la cuenta contable en el mayor.

Escribimos el nombre de la cuenta de cuenta, que puede contener hasta 100 caracteres (números, letras, símbolos o espacios en blanco). Este dato, a diferencia del número de cuenta, sí se puede repetir. Al terminar desplazamos el cursor a la siguiente casilla con las teclas Tab o Enter. PASO TRES: CATÁLOGO DE CUENTAS. Al darle un clic a la flecha que aparece al lado derecho de la casilla activa la pantalla siguiente:

nos

Seleccionamos de la lista el tipo de cuenta, que puede ser General o Detalle. Es muy importante realizar esta selección cuidadosamente, pues una vez definida la cuenta no podremos modificar este dato. Cuando el cursor está en esta casilla, podemos seleccionar el tipo de forma fácil presionando la tecla D para tipo Detalle y la G para tipo General. Al terminar desplazamos el cursor a la siguiente casilla con las teclas Tab o Enter. Salvo en las contabilidades muy pequeñas y sencillas (por ejemplo, una contabilidad personal) las cuentas del mayor, debido a su abundancia se deben agrupar para poder acumular sus saldos. De esto surge la clasificación de cuentas en dos tipos: cuentas de acumulación de saldos General y cuentas de operaciones Detalle. • General: Tipo de cuentas. Son las cuentas cuya función es agrupar los saldos de otras cuentas. No tienen operaciones, sino que su saldo es la suma de los saldos de sus subcuentas. Por sub-cuentas entendemos las cuentas del mayor –generales o detalles- que suman o acumulan su saldo a esta cuenta. Ejemplos comunes Manual Vinci 6.0

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de cuentas generales son: Activo circulante, Caja y Bancos, Pasivos, Sueldos por pagar, Aportaciones de capital, Ingresos varios o Gastos de operación. • Detalle. Tipo de cuentas. Son las cuentas que utilizaremos en las operaciones contables (PARTIDA) de nuestra entidad. No pueden tener sub-cuentas, y su saldo está dado por los débitos y créditos que se le han operado. Ejemplos de cuentas de detalle son: Caja chica secretaria, Cuenta # 01-4578567-1 Banco Industrial, Anticipos a Pedro Pérez o Gastos por mensajería. La estructura del catálogo de cuentas en Vinci es jerárquica, ocupando las partes superiores las cuentas Generales, y las partes inferiores las cuentas de Detalle. Por tal razón, introduciremos antes las cuentas generales, y después las de detalle. Por regla general, primero se debe introducir una cuenta y luego sus sub-cuentas. Vinci acepta cualquier cantidad de niveles de ramificación en la estructura jerárquica. Es decir, una cuenta puede tener sub-cuentas, estas tener subcuentas, y así sucesivamente tanto como sea necesario. A cada uno de estos escalones les llamamos Niveles de detalle, comenzando por las cuentas que no son sub-cuentas de ninguna otra, que son cuentas de nivel 1, sus sub-cuentas son de nivel 2, las sub-cuentas de estas son de nivel 3 y así sucesivamente. Cuando introducimos una cuenta en el catálogo, debemos especificarle cuál es su Cuenta padre (Cuenta acumulativa) , o sea la cuenta a la que acumulará su saldo. La Cuenta padre (Cuenta acumulativa) debe ser una cuenta general, nunca podrá ser de detalle. Toda cuenta del catálogo de cuentas del mayor heredará el grupo contable de su Cuenta padre (Cuenta acumulativa) . De esto se dos reglas prácticas: 1) Las sub-cuentas de una cuenta general siempre pertenecerán al mismo grupo contable que esta; y 2) El grupo contable solo se define en las cuentas de Nivel de detalle 1. PASO CUATRO: CATÁLOGO DE CUENTAS. Seleccionamos Cuenta padre (Cuenta acumulativa) ingresando el número de cuenta a la que acumula o suma y si el usuario no lo sabe le debe dar un darle un clic a la flecha que aparece al lado derecho nos activa la pantalla para buscar la cuenta, utilizando la flecha del teclado que apunta para abajo. o utilizando el ratón oprimiendo la flecha que aparece del lado derecho la que apunta para abajo.

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En otras palabras, debemos especificar a qué cuenta esta acumulará su saldo. Esta también es una selección muy importante, pues determinará la posición de esta cuenta en la estructura jerárquica del catálogo, y su nivel de detalle. Al igual que el tipo de cuenta, una vez definida la cuenta no se puede modificar este dato. Al terminar desplazamos el cursor a la siguiente casilla con las teclas Tab o Enter. PASO CINCO: CATÁLOGO DE CUENTAS. Seleccionamos Grupo ingresando la primera letra del grupo y si el usuario no lo sabe le debe dar un darle un clic a la flecha que aparece al lado derecho y nos activa la pantalla para buscar del grupo, utilizando la flecha del teclado que apunta para abajo. o utilizando el ratón oprimiendo la flecha que aparece del lado derecho la que apunta para abajo.

Si hemos definido una Cuenta padre (Cuenta acumulativa) , veremos que esta cuenta hereda el grupo Vinci lo da en automáticamente después de haber ingresado la Cuenta padre (Cuenta acumulativa) . Si esta es una cuenta principal, de nivel uno y no tiene Cuenta padre (Cuenta acumulativa) , seleccionamos uno de los grupos de la lista. Al terminar desplazamos el cursor al botón deseado con las teclas Tab o Enter. Al haber cumplido los pasos del uno al cinco observamos la pantalla siguiente: Manual Vinci 6.0

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PASO SEIS: CATÁLOGO DE CUENTAS. Si deseamos continuar ingresando cuentas contables le damos un clic al botón Otra.... Escribe en el listado la cuenta recién definida y vuelve a vaciar el cuadro de diálogo, permitiéndonos definir otra cuenta. Si hubiera algún dato erróneo o faltante, aparecerá el respectivo mensaje de error y en el cuadro permanecerán los datos de la cuenta que estamos tratando de escribir, permitiendo realizar las correcciones pertinentes. PASO SIETE: CATÁLOGO DE CUENTAS. Si el usuario solo desea ingresar una sola cuenta contable le damos clic al botón Aceptar y se Escribe en el listado la cuenta recién definida y cierra el cuadro de diálogo y nos muestra el menú principal de Vinci. Si hubiera algún dato erróneo o faltante, aparecerá el respectivo mensaje de error y el cuadro permanecerá abierto permitiendo realizar las correcciones pertinentes. PASO OCHO: CATÁLOGO DE CUENTAS. Si se desea cerrar el cuadro de diálogo para no gravar ninguna cuenta contable simplemente se le da un clic al Botón Cancelar y sale al menú principal de Vinci. A) ABRIR CATÁLOGO: CATÁLOGO DE CUENTAS. El catálogo de cuentas es la estructura básica, podríamos decir el esqueleto, de nuestra información contable. De su diseño dependerá la coherencia, corrección y también la forma con que se mostrarán los datos en los reportes y estados financieros que elaboremos. Al darle un clic a esta opción nos muestra el catálogo de cuentas en Vinci, y podremos utilizar la barra principal o los botones de acceso directo que Manual Vinci 6.0

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aparecen en la parte inferior de la pantalla para poder ingresar, modificar, eliminar, imprimir el catálogo de cuentas y salir de esta pantalla.

Dentro de esta pantalla también podemos utilizar las opción dos opciones que nos muestra Vinci una de ellas es utilizando la barra superior Operaciones y la otra los botones de acceso directo que aparecen en la parte inferior de la pantalla. 1.

Insertar.... Al darle un clic a este botón nos muestra la pantalla de cuentas contables y debemos de respetar los ocho pasos descritos anteriormente en la opción Definir cuenta....

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2.

Modificar.... Al darle un clic a este botón nos muestra la pantalla de cuentas y los campos que nos permite modificar es Nombre de la cuenta el Tipo de cuenta siempre y cuando no tenga otras cuentas dependientes de ella, si las tiene hay que eliminar todas las cuentas e ingresarlas de nuevo, esto aplica para Cuenta padre (Cuenta acumulativa) y grupos de cuenta. Siempre cuando se modifique algún campo y Vinci permitió realizarlo se debe darle un clic al botón aceptar para que se actualice el cambio y para no realizar ningún cambio le da un clic al botón cancelar.

3.

Eliminar la función de esta opción es borrar las cuentas contables y la manera de hacerlo es marcando la cuenta con el cursor y darle un clic y mostrará un mensaje está seguro que desea eliminar Sí o No si le da un clic a Sí la elimina y No para cancelar la acción. Hay que tener presente que para eliminar una cuenta, Vinci validara que esta no tenga movimiento y que si es Cuenta padre (Cuenta acumulativa) hay que eliminar primero las dependientes y las cuentas que son transaccionales.

4.

Buscar Al darle un clic a este botón nos muestra la pantalla de buscar

Primero en la opción de campo: Seleccionamos una de las dos búsquedas una por cuenta y la otra por nombre una vez cumplido este paso Segunda en la casilla de Buscar: ingresamos el número de cuenta contable si seleccionamos la primera opción y la otra es escribiendo el nombre de la cuenta contable. Cumplido los dos pasos anteriores se le da un clic al botón Buscar.... y si no la encuentra directamente le da un clic al siguiente botón Siguiente.... para seguir ejecutando la búsqueda y por ultimo le damos un clic al botón Cancelar para salirse de la pantalla principal de catálogo. 5.

Ordenar catálogo: Abre el cuadro de diálogo de ordenar el listado, que nos permite seleccionar el criterio de ordenamiento del listado de cuentas

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en pantalla. Podemos ordenar el catálogo de cuentas por número de cuenta o por nombre. B) IMPRIMIR CATÁLOGO..: Como ya se ha visto, con la opción del menú o el botón de acceso directo, podemos imprimir el catálogo de cuentas de la carpeta. El catálogo de cuentas impreso es una herramienta de trabajo vital para el contador, en los trabajos de codificación y revisión de PARTIDA. El cuadro de diálogo de Imprimir catálogo se muestra a continuación.

El cuadro de diálogo nos permite imprimir el listado de cuentas completo o parcial. Para imprimir solo un rango de cuentas, lo delimitamos seleccionando las cuentas de inicio y final en los campos Desde y Hasta. También podemos imprimir todos los datos de las cuentas, seleccionando esta opción en la casilla Tipo de reporte. Como en todos los reportes de Vinci, podemos modificar el título de reporte y seleccionar la impresora activa. Para finalizar dirigimos los datos del reporte a la pantalla botón Ver, a la impresora botón Imprimir o a un archivo botón Exportar a Excel etc. A) OBTENER CATÁLOGO EXTERNO..: Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla llamada Seleccionar carpeta. PASO UNO: OBTENER CATÁLOGO EXTERNO CATÁLOGO DE CUENTAS. Seleccionamos la carpeta de donde copiaremos el catálogo. Manual Vinci 6.0

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PASO DOS: OBTENER CATÁLOGO EXTERNO CATÁLOGO DE CUENTAS. Una vez seleccionada la carpeta le damos un clic al botón aceptar para que realice la copia del catálogo de cuentas en la nueva carpeta de Vinci. Si le damos un clic al botón Cancelar para que no ejecute ninguna copia.

Cuando ya hemos diseñado un catálogo de cuentas, y deseamos utilizarlo en una nueva contabilidad o carpeta, podemos utilizar esta función. Una vez abierta la carpeta nueva, estando vacío el catálogo de cuentas nos permite ejecutar esta acción. Si ya existen cuentas contables en la carpeta donde está trabajando Vinci, no permitirá ejecutar esta acción.

B) GRUPOS CONTABLES: Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla donde están definidos el catálogo de grupos y tipo de saldo si es deudor (debe) y Acreedor (haber)

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Todas las cuentas del catálogo deben pertenecer a un grupo contable. Existen cinco grupos contables que Vinci utiliza para producir el Balance General. Estos se muestran en la tabla a continuación. Grupo contable Activos Pasivos Capital Ingresos Gastos

Saldo normal Deudor Acreedor Acreedor Acreedor Deudor

Además, cada carpeta cuenta con otros dos grupos contables definidos. Otros DB, con saldo deudor, y Otros CR, con saldo acreedor. Vinci permitirá al usuario agregar otros grupos contables de acuerdo a sus necesidades. Sin embargo, es muy importante tener en cuenta que los grupos contables que no sean parte de los cinco básicos que aparecen en la tabla anterior, no afectan el balance general, por lo que deben utilizarse solamente para operaciones internas y temporales, y finalizar cada período con saldo cero. C) CATALOGO DE MARCADORES / CENTROS DE COSTOS PARA EJECUCIÓN DE PRESUPUESTOS.

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PASO UNO: CATALOGO DE MARCADORES. Ingresamos en el menú archivo, submenú Catalogo de Marcador / Centros de costos para ejecución de presupuestos.

En el campo Marcador, escribimos el Código que hemos decidido, para identificar una línea de gastos de presupuestos de donantes, que puede contener hasta máximo 12 caracteres (números, letras, símbolos o espacios en blanco). Recordemos que el Código de los Marcadores debe ser único. Al terminar desplazamos el cursor a la siguiente casilla con las teclas Tab o Enter. Este número debe ser único para cada línea de gastos de los presupuestos; en otras palabras, no pueden haber dos códigos iguales. Aunque a este código le llamamos Marcador, es un dato Alfanumérico. Puede contener además de los dígitos del cero al nueve, letras mayúsculas y minúsculas, y símbolos como guiones y puntos. Es muy importante tener en cuenta que también el ordenamiento de los códigos de Marcadores, es alfanumérico. En este orden el código 11 va antes que la cuenta 2, puesto que el número 1 inicial alfabéticamente es anterior al 2. De esto dependerá que el catálogo pueda brindar la información ordenada de forma correcta en los reportes por Marcador y en las ejecuciones presupuestarias, y que pueda crecer sin perder su claridad y ordenamiento.

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PASO DOS: CATALOGO DE MARCADORES. Ingresamos en la casilla Descripción el nombre con la que se identifica el código de una línea de gastos, de acuerdo a los diferentes presupuestos que se ingresen en el módulo de Presupuestos. Escribimos el nombre del código de la línea de gastos, que puede contener hasta 100 caracteres (números, letras, símbolos o espacios en blanco). Este descripción, a diferencia del código, sí se puede repetir. Al terminar desplazamos el cursor a la siguiente casilla con las teclas Tab o Enter. OBSERVACIÓN: La estructura del catálogo de Marcadores / Centros de costos para ejecución de presupuestos en Vinci es jerárquica, ocupando las partes superiores las códigos numéricos, de acuerdo a los números cardinales, de allí que 01, técnicamente iría antes del 1 y del 10; por tal razón, es importante tener previamente definida una Nomenclatura de los Marcadores. EJEMPLO DE UNA NOMENCLATURA DE LOS MARCADORES / CENTROS DE COSTOS PARA EJECUCIÓN DE PRESUPUESTOS: Agencia Donante / Donante 2 Dígitos

Proyecto 2 Dígitos

Región / Área / Zona / Línea / Programa trabajo 2 Dígitos 01 Región Norte

01 Unión Europea

05 Niñez y Juventud

02 Fundación Ejemplo

10 12 Participación de la Trabajo mujer género

Línea de GASTOS del Proyecto 3 / 4 Dígitos

0005 Capacitación comunitaria 012 de Talleres Formación

de

El resultado de lo anterior ya en Catalogo de Marcadores / Centros de costos para ejecución de presupuestos, el código seria: 0105010005 y es: Proyecto de Niñez y Juventud, se ejecuta en la Región Norte del donante Unión Europea, de la línea de gastos Capacitación comunitaria 021012012

y es:

Proyecto Participación de la mujer, se ejecuta en Programa Trabajo de género del donante Fundación Ejemplo, de la línea de gastos Talleres de Formación En otras palabras, debemos de definir una Nomenclatura de Marcadores. Manual Vinci 6.0

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PASO TRES IMPRIMIR MARCADORES. El catálogo de Catalogo de Marcadores / Centros de costos para ejecución de presupuestos impreso es una herramienta de trabajo vital para el contador, en los trabajos de ingreso de cheques, liquidaciones de gastos, ya que la codificación correcta, dará resultados correctos.

El cuadro de diálogo de Imprimir Catalogo de Marcadores / Centros de costos para ejecución de presupuestos se muestra a continuación.

El cuadro de diálogo nos permite imprimir el listado de todos los Marcadores, si lo queremos completo o parcial. Para imprimir solo un rango de Marcadores, lo delimitamos seleccionando el Marcador de inicio y final en los campos Desde y Hasta.

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Como en todos los reportes de Vinci, podemos modificar el título de reporte y seleccionar la impresora activa. Para finalizar dirigimos los datos del reporte a la pantalla botón Ver, a la impresora botón Imprimir o a un archivo botón Exportar a Excel etc.

Importantísimo, que cada usuario, diseñe y defina previamente su Nomenclatura de Marcadores. Debe haber una única nomenclatura del Catálogo de Marcadores / Centros de costos para ejecución de presupuestos, para toda la Organización.

A) RESPONSABLES DE CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL).

PASO UNO: RESPONSABLES DE CUENTAS POR LIQUIDAR. Ingresamos en el menú archivo, submenú Responsable de cuentas. x liquidar.

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En el campo Código, escribimos el Código que hemos decidido, para identificar las personas a quienes vamos a emitir cheques a cuentas por liquidar y por lo tanto responsables de liquidaciones de gastos, hasta máximo 5 caracteres (números, letras, símbolos o espacios en blanco). Recordemos que el Código de los Responsables de cuentas por liquidar (CXL), debe ser único. Al terminar desplazamos el cursor a la siguiente casilla con las teclas Tab o Enter; en otras palabras, no pueden haber dos códigos iguales. También este código, es un dato Alfanumérico. Puede contener además de los dígitos del cero al nueve, letras mayúsculas y minúsculas, y símbolos como guiones y puntos, pero tener presente que solo tenemos 5 caracteres. Es muy importante tener en cuenta que también el ordenamiento de los códigos es alfanumérico. En este orden el código 11 va antes que la cuenta 2, puesto que el número 1 inicial alfabéticamente es anterior al 2. De esto dependerá que el catálogo de responsables de cuentas por liquidar (CXL), pueda brindar la información ordenada de forma correcta en los reportes de cuentas por liquidar y que pueda crecer sin perder su claridad y ordenamiento. PASO DOS: RESPONSABLES DE CUENTAS POR LIQUIDAR. Ingresamos en la casilla Nombre del responsable el nombre con cual se identifica el código. Escribimos el nombre del código de la línea de gastos, que puede contener hasta 100 caracteres. Estos nombre, NO se pueden repetir. Al terminar desplazamos el cursor a la siguiente casilla con las teclas Tab o Enter. En otras palabras, debemos de definir una Nomenclatura de Marcadores. Importantísimo, que cada usuario, diseñe y defina previamente su listado de personas Responsables de cuentas por liquidar (CXL) a quienes emitirá los cheques a cuentas por liquidar. Como saldrán cheques impresos, importante que los nombres sean tal cual están en el DPI / Pasaporte, ya que son los únicos documentos válidos para el cobro de los cheques. Importante Como que los nombres se digiten todos en mayúsculas o como defina cada usuario de Vinci. Se recomienda que el código sea CXL01, CXL02, CXL03, etc, porque así en primer lugar identificamos que se trata de una cuenta por liquidar (CXL) y los otros 2 dígitos, al digitar 01, tendríamos hasta 99 personas a registrar en los responsables de cuentas por liquidar.

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MONEDAS DEL SISTEMA: La función de esta opción para definir la “Moneda” principal que Vinci utilizara para los registros contables del Proyecto y/o Empresa y será la moneda número.

Si aparece una “Moneda” que no es la de su país, no hay problema y es muy sencillo, resolver. Lo puede pasar es que cuando se generan los instaladores pueda ser que estaba configurado con otra moneda. La "Moneda" en la versión 5.5 y 6.0 que tienen, se puede configurar para cualquier Carpeta. El procedimiento es: Archivo / Monedas del sistema. Cuando aparece la ventana, lo único que hay que hacer es digitar el nombre de la moneda de su país y digitar su símbolo; según cada caso, digitan: Quetzales

Q

Córdobas

C$

Y listo. Vinci tomará la moneda que este en No. 1, como la moneda principal, para contabilizar CONTROL DE USUARIOS: La función de esta opción para crear los nuevos usuarios del sistema y asignarles permiso dentro de Vinci. Al darle un clic nos muestra la siguiente pantalla:

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Los pasos para crear usuarios y asignación de permisos son: NOMBRE DE USUARIO: Aquí escribimos el nombre completo y apellidos o abreviaciones, tipo nombre propio o como decida el usuario. TIPO USUARIO: Dándole un clic a la flecha que aparece del lado derecho nos muestra las opciones ADM significa que administra y tiene acceso a todas las opciones de Vinci, SUP significa clave de quien supervisa la información ingresada, GER significa clave de gerente o aprobación. Detalles en el Apéndice D: Administración del sistema CAMBIO DE CONTRASEÑA: La función de esta opción es si algún usuario desea cambiar su contraseña de acuerdo a su discrecionalidad. Al darle un clic nos muestra la siguiente pantalla:

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Los pasos para crear usuarios y asignación de permisos son: CONTRASEÑA ACTUAL: Lo primero que tiene que hacer es ingresar la contraseña actual o sea con la que ingresa al sistema, CONTRASEÑA NUEVA: Luego asigna la nueva contraseña o sea por la que la desea cambiar el usuario CONFIRMACIÓN DE CONTRASEÑA: por ultimo ingresa en esta casilla la misma contraseña anterior y le da un clic al botón aceptar y Vinci actualiza automáticamente la nueva contraseña. SELECCIONAR IMPRESORA: Al darle un clic a esta opción nos muestra la siguiente pantalla donde Vinci permite Modificar Setup y seleccionar una nueva impresora como predefinida:

La función de esta opción si a criterio del usuario desea imprimir con otra impresora simplemente se debe posesionar sobre la impresora a donde desea mandar su impresión y dar un clic al botón OK para que Vinci la reconozca como prefinida Manual Vinci 6.0

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CAPITULO 3. EL CICLO DE OPERACIÓN CONTABLE EN VINCI 2.- LA SEGUNDA OPCIÓN DIARIO: La segunda opción que se nos muestra en la barra del menú principal es DIARIO y al darle un clic nos muestra la siguiente información:

A) OPERAR PARTIDA...: Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla llamada PARTIDA en las que se ingresa la información de una póliza, y también PARTIDA que afectan bancos cuando se maneja una sola cuenta bancaria.

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Los pasos para ingresar una PARTIDA en el diario general son: PASO UNO. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. Fecha: Esta se ingresa día, guión, mes guión año; Vinci la colocara en el mes respectivo según la fecha, por ejemplo 12-08-03 al consultar en el diario mayor estar en el mes de agosto 2003. Importante: Sí estamos trabajando marzo y no hemos realizado el cierre contable mensual de enero y febrero, si registramos una nueva PARTIDA con fecha de enero Vinci permitirá asentar la PARTIDA de diario en el mes de enero pero si este se encuentra cerrado no la aceptara la fecha. Siempre cuando se complete la información en una casilla y pasarse a la otra simplemente oprima la tecla Enter y Vinci la llevara de la mano hasta completar todos los pasos. PASO DOS. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. Tipo de PARTIDA: Automáticamente Vinci nos muestra que esta PARTIDA es POL lo que significa póliza que es lo recomendable.

Sí el usuario por medio de PARTIDA de diario desea operar la cuenta de bancos puede utilizar CHE que significa cheque, DEP igual depósito, NCR igual nota de crédito y NDB igual nota de débito bancario. Lo más común es que se utilice una sola vez para la PARTIDA de apertura de bancos, ya que Vinci tiene la opción de bancos para llevar registro estándar y adecuado de la información bancaria que es lo recomendable por control interno de nuestra organización. PASO TRES. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. No. de PARTIDA: Vinci lleva un registro automático de numeración de PARTIDA, por libro o global como se halla requerido en la carpeta de configuración. Pero si el usuario desea colocarle otro número se puede hacer. PASO CUATRO. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. No. de Referencia: Esta casilla es para identificar la PARTIDA si se llevan varias contabilidades y al momento de consolidar la información por medio de esta referencia sabemos de qué contabilidad proviene la PARTIDA. Esta no es obligatoria llenarla queda a criterio del usuario.

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PASO CINCO. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. Concepto: Esta casilla es para explicar porque se está asentando la PARTIDA contable, se recomienda que debe ser lo más resumida posible para que en los reportes salga impresa y sea comprensible en su revisión y análisis. PASO SEIS. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. Cuenta que del Debe y Haber: Se puede ingresar el número de la cuenta contable y si no se recuerda se debe de dar un clic a la flecha y mostrara una pantalla del catálogo para buscar la cuenta. PASO SIETE. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. Debe y Haber: Se ingresa la cantidad por lógica primero en él debe y después siempre que se haya cumplido con el paso anterior se ingresa la cantidad en el haber para cuadrar la PARTIDA. PASO OCHO. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. Marcador: Se ingresa el número de marcador que puede identificar un nombre de persona, gasto etc. Que tengamos que llevar o reportar una integración por mes, trimestre o año. Por medio de esta opción lo podemos lograr. Esta información no es obligatoria para gravar la PARTIDA. PASO NUEVE. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. Otra...: Al darle un clic a este botón gravara la PARTIDA de diario, y nos permitirá seguir trabajando dentro de esta pantalla e seguir ingresando PARTIDA. Este botón aparece en la parte inferior del lado derecho. PASO DIEZ. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. Aceptar: Al darle un clic a este botón para gravar la PARTIDA de diario, que aparece en la parte inferior del lado izquierdo y se sale al menú principal de Vinci. PASO ONCE. OPERAR PARTIDA LIBRO DIARIO. Cancelar: Al darle un clic a este botón no gravara la PARTIDA de diario, que aparece en la parte inferior del lado izquierdo y se sale al menú principal de Vinci.

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OTRAS OPCIONES DE AYUDA DE UNA PARTIDA: Al darle un clic a este botón nos mostrara la calculadora para realizar cálculos que necesitamos registrar en una PARTIDA de diario. Al darle un clic a este botón nos ayuda a cuadrar una PARTIDA de diario con los valores del debe y haber. Al darle un clic a cualquiera de estos dos botones nos ayuda a subir o bajar y visualizar los datos de una PARTIDA contable.

ABRIR DIARIO: Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla llamada Diario en la que Vinci filtra la información de las PARTIDA según el libro y el mes.

Dentro de esta pantalla podemos utilizar los botones de acceso directo que aparecen en la parte inferior de la pantalla como lo son: Insertar, Modificar, Eliminar, Buscar, Ordenar, Imprimir y Cerrar. Vinci nos permitirá modificar, Eliminar siempre que no se halla cerrado el mes donde queremos realizar dichos cambios. 1. Botón Insertar...: al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla llamada PARTIDA en la que ingresamos los datos de una PARTIDA contable, cumpliendo los pasos del uno al once que se describieron en la opción Operar PARTIDA. Manual Vinci 6.0

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2. Botón Modificar...: Lo primero que hay que hacer es seleccionar la PARTIDA que vamos a modificar en la pantalla principal de Diario, una vez seleccionada se le da un clic a este botón y nos muestra la pantalla llamada PARTIDA en donde seleccionamos el campo que vamos a modificar y le damos un clic al botón Aceptar para que grave los cambios y sale al menú principal de Diario, o al botón cancelar para que no grave ningún cambio. Importante el campo que no permite modificar Vinci por seguridad es la fecha si nos equivocamos hay que eliminar la PARTIDA contable e ingresarla de nuevamente. 3. Botón Eliminar: Lo primero que hay que hacer es seleccionar la PARTIDA que vamos a eliminar en la pantalla principal de Diario, una vez seleccionada se le da un clic a este botón y borra por completo la PARTIDA contable. 4. Botón Buscar: Se le da un clic a este botón y mostrara un pantalla llamada Buscar, donde nos da la primera ayuda de buscar por Campo: donde podemos seleccionar una de cuatro opciones fecha, No. PARTIDA, referencia y concepto; la segunda ayuda es buscar: esta casilla depende del campo anterior que se haya seleccionado. Ejemplo se selecciona el campo No de PARTIDA en la casilla de buscar se ingresa el número 123 y se le da un clic al botón buscar. 5. Botón Ordenar: Se le da un clic a este botón y mostrara un pantalla llamada Ordenar, donde tenemos la opción de ordenar por Campo: donde podemos ordenar de cinco maneras: fecha, No. PARTIDA, referencia, fecha y No de PARTIDA y Fecha y Referencia; Vinci mostrara la información dependiendo la opción que se seleccione. Se le da un clic al botón aceptar para que ordene la información y si no deseamos correr ninguna proceso le damos un clic al botón Cancelar. 6. Botón Cerrar: Se le da un clic a este botón para cerrar esta pantalla y salir al menú principal. a) Imprimir Diario: siguiente:

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Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla

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El cuadro de diálogo nos permite imprimir el diario por rangos de tiempo, de Inicio y Fin, Tipo de reporte le damos un clic si lo queremos detalle de PARTIDA o lista de PARTIDA, seleccionamos el Libro de diario que deseamos imprimir en el Título reporte esta predefinido. Como en todos los reportes de Vinci, podemos modificar el título de reporte y seleccionar la impresora activa. Para finalizar dirigimos los datos del reporte a la pantalla botón Ver, para visualizarlo en pantalla, el botón Imprimir para imprimir el reporte y podemos exportar una un archivo a Excel etc. Dándole un clic al botón Exportar lo que debemos hacer es seleccionar el tipo de extensión que se gravará el reporte y la ubicación donde queremos que se grave. Imprimir Diario con opción “Detalle de partidas”:

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Imprimir Diario con opción “Incluir conceptos detallados”:

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b) Imprimir PARTIDA...: Se opera de la misma forma que los pasos anteriores de imprimir el diario. c) Imprimir PARTIDA de resumen...: Es la impresión de una PARTIDA de los movimientos y es mensual.

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Como en todos los reportes de Vinci, podemos modificar el título de la PARTIDA de resumen y seleccionar la impresora activa. Para finalizar dirigimos los datos del reporte a la pantalla botón Ver, para visualizarlo en pantalla, el botón Imprimir para imprimir la PARTIDA en papel o pdf y podemos exportar una un archivo a Excel etc. Dándole un clic al botón Exportar lo que debemos hacer es seleccionar el tipo de extensión que se gravará el reporte y la ubicación donde queremos que se grave. La información que da la PARTIDA de resumen, depende de lo que hayamos operado contablemente. d) Libros de Diario: Al darle un clic a esta opción nos muestra los libros de diario predefinidos como bancos y diario general, los que se clasifican en tipo de diario como principales y Auxiliares.

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e) Agregar Libros de Diario: Al darle un clic debajo de Diario general, el cursor se iluminará, dependiente del Tipo de contabilidad, se podrán agregar otros Libros de Diario, Como Libro de Compras, Libro de Ventas y/u otro que el usuario estime necesarios.

f) Remuneración de PARTIDA: Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla donde podemos reenumerar las PARTIDA por libro, tenemos que llenar los campos que nos pide la siguiente pantalla:

La fecha de inicio y fin que se ingresa es para que tome en cuenta todas aquellas PARTIDA que el usuario desea reenumerar por libro y Vinci las reenumera automáticamente al darle un clic al botón Aceptar. Sí no queremos que se corra este proceso le damos un clic al botón Cancelar y sale al menú principal. Cuando ya tiene información del año anterior, recuerde que debe de comenzar la numeración de PARTIDA en la PARTIDA No. 2, porque cuando realice cierre del año anterior la PARTIDA de Apertura (PAP), será la PARTIDA No. 1 Manual Vinci 6.0

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g) Tipos de PARTIDA: Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla donde se encuentra el catálogo de tipos de PARTIDA predefinidas y podemos seguir agregando, para cerrar esta pantalla simplemente le damos un clic al botón Cerrar.

h) Conceptos de PARTIDA: Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla donde pueden agregar conceptos predefinidos para PARTIDA que son fijas durante el mes, para que al momento de estar trabajando una PARTIDA solamente se selecciona el concepto predefinido; como agregamos estos conceptos simplemente escribimos en la línea que nos muestra el cursor y luego para agregar otro le damos Enter y se activa la siguiente línea. Para salirse al menú principal le damos un clic al botón cerrar.

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i) Proveedores: Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla donde pueden agregar NIT y nombre de Proveedor, para que al momento de estar trabajando una PARTIDA solamente se NIT y/o Proveedor predefinido; con fecha abajo y nos muestra el cursor y luego para agregar otro le damos Enter y se activa la siguiente línea. Para salirse al menú principal le damos un clic al botón cerrar.

2.- LA TERCERA OPCIÓN BANCOS: La tercera opción que se nos muestra en la barra del menú principal es BANCOS y al darle un clic nos muestra la siguiente información:

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A)

OPERAR CHEQUE: LIBRO BANCOS. Operar Cheque..: Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla llamada operación de bancos, donde se ingresan los datos del cheque, con su correspondiente PARTIDA de diario y nos muestra el saldo automáticamente de la cuenta de tal forma como se esté alimentando la información de la cuenta bancaria.

Esta opción se utiliza solo cuando se maneja una sola cuenta bancaria para trabajar directamente y si cuenta con más de una cuenta bancaria y desea dejarla predefinida, ingresa a la opción Abril libro de bancos y en la casilla seleccionar cuenta le da un clic a la flecha que aparece del lado derecho y selecciona la cuenta bancaria con que trabajara Vinci como predefinida. Entonces los pasos para registrar los datos de un nuevo cheque son: PASO UNO: LIBRO BANCOS. Fecha: Se ingresan primero el día, diagonal o guión, mes, diagonal o guión y año (12/03/03 o 12/03/2003 otra forma 12-03-03) Vinci valida que la fecha no esté fuera del periodo fiscal, recordemos que esta fecha es la que registrara en el mes que le ingresemos y en el diario de bancos donde la consultaremos será en este caso marzo 2003. PASO DOS: LIBRO BANCOS. No. Referencia: Se refiere a ingresar el número de cheque. Una vez definido en Bancos / Cuentas bancarias, Vinci lo presenta de forma automática, que aunque se puede modificar, no lo recomendamos, por cuestión de correlativo de emisión de cheques.

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PASO TRES: LIBRO BANCOS. Cantidad: Se refiere a ingresar el monto por el cual se va a emitir el pago del cheque. PASO CUATRO: LIBRO BANCOS. Beneficiario: Se refiere a ingresar el nombre de la persona a quien se le va pagar con el cheque, la fecha que aparece del lado derecho es para seleccionar nombre ya predeterminados como las del personal de la empresa y para ello siempre en este menú es la última opción beneficiarios de cheques agregamos estos datos. PASO CINCO: LIBRO BANCOS. Concepto: Se refiere a ingresar la explicación de manera abreviada del porque se está emitiendo el cheque. PASO SEIS: LIBRO BANCOS. PARTIDA contable: Vinci automáticamente coloca la cuenta contable del banco y el monto del lado del haber únicamente se tiene que ingresar la cuenta o cuentas contables que formaran el monto del lado del debe. Una vez que este cuadrado ambos lados podemos gravar la información del cheque. PASO SIETE: LIBRO BANCOS. Imprimir cheque: Esta casilla se marca cuando tenemos cheque voucher del banco con que trabajamos y se halla predefinido en Vinci las medidas de las casillas en donde debe imprimir la información del cheque ya que no son estándar. PASO OCHO: LIBRO BANCOS. Cheque Anulado: Si deseamos ingresar solo el número de un cheque anulado simplemente ingresamos la fecha y el número de cheque y lo gravamos para mantener el correlativo de cheques. PASO NUEVE: LIBRO BANCOS. Botón Otra...: Este botón que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite seguir grabando cheques en la misma pantalla sin salirse al menú principal de Vinci. PASO DIEZ: LIBRO BANCOS. Botón Aceptar...: Este botón que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite gravar un cheque y salirse a la pantalla principal de Vinci. PASO ONCE: LIBRO BANCOS. Botón Cancelar: Este botón que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite que no grave un cheque y salirse a la pantalla principal de Vinci. Manual Vinci 6.0

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Al dar click o marcar la casilla “Imprimir cheque”, si está definida en Bancos / Cuentas bancarias un número de formato y se cuenta con el formato previo impreso en Excel, se imprimirá el cheque.

Al dar click o marcar la casilla “Imprimir cheque”, si está definida en Bancos / Cuentas bancarias un número de formato 61, se imprimirá el cheque.

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B) OPERAR DEPÓSITO: LIBRO BANCOS. Operar Depósito..: Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla llamada operación de bancos, donde se ingresan los datos de una boleta de depósito, con su correspondiente PARTIDA de diario y nos muestra el saldo de la cuenta bancaria. Manual Vinci 6.0

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Entonces los pasos para registrar los datos de un nuevo depósito son: PASO UNO: OPERAR DEPÓSITO: LIBRO BANCOS. Fecha: Se ingresa la fecha que certifica el banco en la boleta, ingresan primero el día, diagonal o guión, mes, diagonal o guión y año (12/03/03 o 12/03/2003 otra forma 12-03-03) Vinci valida que la fecha no esté fuera del periodo fiscal. PASO DOS: OPERAR DEPÓSITO: LIBRO BANCOS. No. Referencia: Se refiere a ingresar el número de boleta del banco. PASO TRES: OPERAR DEPÓSITO: LIBRO BANCOS. Cantidad: Se ingresa el monto de la boleta de depósito cotejado en la certificada por el banco. PASO CUATRO: OPERAR DEPÓSITO: LIBRO BANCOS. Concepto: Se refiere a ingresar la explicación de manera abreviada del porque se está realizando este depósito bancario. PASO CINCO: OPERAR DEPÓSITO: LIBRO BANCOS. PARTIDA contable: Vinci automáticamente coloca la cuenta contable del banco y el monto del lado del Debe únicamente se tiene que ingresar la cuenta o cuentas contables que formaran el monto del lado del Haber. PASO SEIS: OPERAR DEPÓSITO: LIBRO BANCOS. Botón Otra...: Este botón que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite seguir grabando depósitos en la misma pantalla. Manual Vinci 6.0

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PASO SIETE: OPERAR DEPÓSITO: LIBRO BANCOS. Botón Aceptar...: Este botón que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite gravar un solo depósito y se sale a la pantalla principal de Vinci. PASO ONCE: OPERAR DEPÓSITO: LIBRO BANCOS. Botón Cancelar: Este botón que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite que no grave un depósito y salirse a la pantalla principal de Vinci. C) ABRIR LIBRO DE BANCOS: Abrir libro de bancos..: Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla llamada bancos en la barra principal nos muestra dos opciones la de archivo y operaciones la que se utiliza para operaciones de bancos y en la parte inferior botones de acceso directo.

El primer paso que debemos dar si se tiene más de una cuenta bancaria y deseamos una en especial es seleccionar la cuenta bancaria en la casilla de seleccionar cuenta le damos un clic a la flecha que aparece del lado derecho y nos muestra las cuentas y seleccionamos con la el usuario va a trabajar.

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El último paso es seleccionar el mes que se desea trabajar simplemente le da un clic a la fecha que aparece del lado derecho de la casilla llamada Seleccionar mes y se selecciona el mes y Vinci filtra la información trabajada en este mes. Operaciones: Al darle un clic a esta opción en el libro de bancos nos muestra la siguiente información.

Introducir Cheque: Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla para ingresar la información de un cheque el cual fue explicado en la opción de bancos. Esta operación se puede utilizar el botón Insertar de acceso directo que aparece en la parte inferior de la pantalla o menú principal de la pantalla de

Vinci. Introducir Depósito: Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla para ingresar la información de un depósito el cual fue explicado en la opción de bancos. Se puede tener acceso por medio del acceso directo de la pantalla Manual Vinci 6.0

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principal de Vinci. INTRODUCIR NOTA DE DÉBITO: LIBRO BANCOS. Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla para ingresar la información de una nota de débito bancaria.

Los pasos para ingresar una nueva nota de débito son: PASO UNO: NOTA DE DÉBITO: LIBRO BANCOS. Fecha: Se ingresa la fecha de la nota de débito, ingresan primero el día, diagonal o guión, mes, diagonal o guión y año (12/03/03 o 12/03/2003 otra forma 12-0303) Vinci valida que la fecha no esté fuera del periodo fiscal. PASO DOS: NOTA DE DÉBITO: LIBRO BANCOS. No. Referencia: Se refiere a ingresar el número de nota de débito. PASO TRES: NOTA DE DÉBITO: LIBRO BANCOS. Cantidad: Se ingresa el monto por la que nos debitaron en el banco según la nota de débito. PASO CUATRO: NOTA DE DÉBITO: LIBRO BANCOS. Concepto: Se refiere a ingresar la explicación de manera abreviada del porque se está registrando la nota de débito bancario. PASO CINCO: NOTA DE DÉBITO: LIBRO BANCOS. PARTIDA contable: Vinci automáticamente coloca la cuenta contable del banco y el monto del lado del Haber únicamente se tiene que ingresar la cuenta o cuentas contables que formaran el monto del lado del Debe. Manual Vinci 6.0

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PASO SEIS: NOTA DE DÉBITO: LIBRO BANCOS. Botón Otra...: Este botón que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite seguir grabando en la misma pantalla. PASO SIETE: NOTA DE DÉBITO: LIBRO BANCOS. Botón Aceptar...: Este botón que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite gravar un sola operación y se sale a la pantalla principal de Vinci. PASO ONCE: NOTA DE DÉBITO: LIBRO BANCOS. Botón Cancelar: Este botón que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite que no grave la operación y salirse a la pantalla principal de Vinci. INTRODUCIR NOTA DE CRÉDITO: Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla para ingresar la información de una nota de crédito bancaria.

Los pasos para ingresar una nueva nota de crédito son: PASO UNO: NOTA DE CRÉDITO: LIBRO BANCOS. Fecha: Se ingresa la fecha de la nota de crédito, ingresan primero el día, diagonal o guión, mes, diagonal o guión y año (12/03/03 o 12/03/2003 otra forma 12-03-03) Vinci valida que la fecha no esté fuera del periodo fiscal. PASO DOS: NOTA DE CRÉDITO: LIBRO BANCOS. No. Referencia: Se refiere a ingresar el número de nota de crédito. Manual Vinci 6.0

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PASO TRES: NOTA DE CRÉDITO: LIBRO BANCOS. Cantidad: Se ingresa el monto por la que nos debitaron en el banco según la nota de crédito. PASO CUATRO: NOTA DE CRÉDITO: LIBRO BANCOS. Concepto: Se refiere a ingresar la explicación de manera abreviada del porque se está registrando la nota de crédito bancaria. PASO CINCO: NOTA DE CRÉDITO: LIBRO BANCOS. PARTIDA contable: Vinci automáticamente coloca la cuenta contable del banco y el monto del lado del Debe únicamente se tiene que ingresar la cuenta o cuentas contables que formaran el monto del lado del Haber. PASO SEIS: NOTA DE CRÉDITO: LIBRO BANCOS. Botón Otra...: Este botón que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite seguir grabando en la misma pantalla. PASO SIETE: NOTA DE CRÉDITO: LIBRO BANCOS. Botón Aceptar...: Este botón que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite gravar un sola operación y se sale a la pantalla principal de Vinci. PASO OCHO: NOTA DE CRÉDITO: LIBRO BANCOS. Botón Cancelar: Este botón que aparece en la parte inferior de la pantalla nos permite que no grave la operación y salirse a la pantalla principal de Vinci. Modificar Operación: Para utilizar esta opción simplemente tenemos que marcar o seleccionar la operación que vamos a modificar ya sea cheque, depósito, nota de crédito o débito en la pantalla principal. Se selecciona esta opción nos muestra la pantalla para modificar cualquier opción menos la fecha del documento si se digito la fecha incorrectamente Vinci no permite modificar la fecha, se tiene que eliminar o anular la operación. Esta operación se puede utilizar el botón Modificar... de acceso directo que aparece en la parte inferior de la pantalla. Eliminar La Operación: Para utilizar esta opción simplemente tenemos que marcar o seleccionar la operación que vamos a eliminar ya sea cheque, depósito, nota de crédito o débito en la pantalla principal. Se selecciona esta opción y eliminan la operación. Esta operación se puede utilizar el botón Eliminar de acceso directo que aparece en la parte inferior de la pantalla. Anular La Operación: Para utilizar esta opción simplemente tenemos que marcar o seleccionar la operación que vamos a anular ya sea cheque, depósito, nota de crédito o débito en la pantalla principal. Se selecciona esta opción y anula la operación y mantiene el correlativo de la PARTIDA de diario. Manual Vinci 6.0

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COPIAR PARTIDA: Para utilizar esta opción simplemente tenemos que marcar o seleccionar la operación que vamos a copiar una semana después, uno, dos o seis mes después Etc. Con esta opción se pueden copiar PARTIDA de diario como lo son la nómina del personal, seguros, alquileres los cuales son gastos fijos. MOSTRAR BENEFICIARIO / CONCEPTO: Se utiliza esta opción cuando solo deseamos ver en el movimiento de bancos solo el beneficiario o ambos conceptos, queda a criterio del usuario. BÚSQUEDA DE OPERACIÓN: Se utiliza esta opción cuando deseamos localizar una operación por el campo de fecha, No. PARTIDA, referencia o concepto. Esta operación se puede utilizar el botón buscar... de acceso directo que aparece en la parte inferior de la pantalla. ORDENAR LIBRO...: Se utiliza esta opción a criterio del usuario si desea ordenar el libro por fecha, No. PARTIDA, referencia, fecha con número de PARTIDA y fecha con número de referencia. Vinci mostrara la información según el criterio utilizado. Esta operación se puede utilizar el botón Ordenar... de acceso directo que aparece en la parte inferior de la pantalla. IMPRIMIR MOVIMIENTO DE BANCOS: el botón Imprimir de acceso directo que aparece en la parte inferior de la pantalla y se puede imprimir por cuenta bancaria, rangos de fechas.

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Se le da un clic al botón Ver para que lo muestre en la pantalla y un clic al botón imprimir para que se imprima automáticamente el reporte a la impresora predefinida. OPERACIONES DE BANCOS

PREPARAR CONCILIACIÓN BANCARIA: Preparar Conciliación: En esta opción realizamos la conciliaciones mensuales, al darle un clic nos muestra la pantalla llamada Conciliación bancaria

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Los pasos para preparar una conciliación bancaria en la columna En bancos son: PASO UNO: CONCILIACIÓN BANCARIA - LIBRO BANCOS. Saldo anterior: Se ingresa el saldo o saldo inicial según el estado de cuenta del mes del banco que se está conciliando. PASO DOS: CONCILIACIÓN BANCARIA - LIBRO BANCOS Total de cargos: Se ingresa el monto total de débitos o sea el monto total de ingresos según el estado de cuenta del mes del banco que se está conciliando. PASO TRES: CONCILIACIÓN BANCARIA - LIBRO BANCOS Total de abonos: Se ingresa el monto total de créditos o sea el monto total de egresos según el estado de cuenta del mes del banco que se está conciliando. PASO CUATRO: CONCILIACIÓN BANCARIA - LIBRO BANCOS Saldo final: Se ingresa el saldo final según el estado de cuenta del mes del banco que se está conciliando. PASO CINCO: CONCILIACIÓN BANCARIA - LIBRO BANCOS Movimientos en libros: Vinci muestra todos los depósitos, Notas de crédito y débito y cheques emitidos, todos con su respectiva fecha. Con este paso lo que determinaremos son los cheques en circulación o transacciones no operados por el banco. Se actualiza la fecha por cada documento en la columna fecha bancos según el estado de cuenta y se cotejan con los documentos que se muestran en la columna

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de Referencia. No se les ingresa ninguna fecha a aquellos documentos que no aparezcan en el estado de cuenta del banco. PASO SEIS: CONCILIACIÓN BANCARIA - LIBRO BANCOS Movimientos no operados en libros: Aquí ingresamos aquellas transacciones que no se tienen operadas contablemente en la empresa y el banco si las tiene para poder conciliar el mes. PASO SIETE: CONCILIACIÓN BANCARIA - LIBRO BANCOS Aceptar: Le damos un clic a este botón que aparece en la parte inferior de la pantalla y Vinci grava la conciliación del mes. PASO OCHO: CONCILIACIÓN BANCARIA - LIBRO BANCOS Cancelar: Le damos un clic a este botón que aparece en la parte inferior de la pantalla y Vinci no grava la conciliación del mes y se sale a la pantalla principal del libro de bancos. IMPRIMIR CONCILIACIÓN BANCARIA: Con esta opción imprimimos la conciliación de cualquier mes que se tenga conciliado en Vinci. Al darle un clic nos muestra la pantalla imprimir conciliación bancaria.

Se deben de llenar las casillas de la cuenta, periodo a consultar y si se desea que se muestre en la pantalla se le da un clic al botón Ver, si se va a imprimir la conciliación se le da un clic al botón Imprimir.

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Imprimir movimientos: En esta opción el reporte que se imprime es las operaciones que se han operado en el libro de bancos, siempre se tiene que llenar los campos obligatorios como lo son la cuenta bancaria, rangos de tiempos y los filtros de datos quedan a criterio del usuario para generar el reporte. Imprimir PARTIDA: en esta opción imprimimos u observamos en pantalla todas las PARTIDA de diario, siempre se tiene que llenar los campos Manual Vinci 6.0

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obligatorios como lo son rangos de tiempos y los filtros de datos si el usuario desea imprimir por otro criterio por libro de bancos o diario general etc. Cerrar bancos: Al darle un clic a esta opción se sale a la pantalla principal de Vinci, y también esta función la realiza el botón Cerrar de acceso directo que aparece en la parte inferior derecha de la pantalla del libro de bancos. A) IMPRIMIR MOVIMIENTOS: Imprimir movimientos: Se utiliza esta opción para no ingresar al libro de bancos, siempre para poder generar el reporte se tiene que llenar los campos obligatorios como lo son la cuenta bancaria, rangos de tiempos y los filtros de datos quedan a criterio del usuario. Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla .

B) DAR DE ALTA CUENTAS BANCARIAS: Se utiliza esta opción para dar de ALTA CUENTAS DE BANCOS en el libro de bancos, siempre para dar de alta cualquier cuenta bancaria se tiene que llenar los campos obligatorios como lo son la cuenta bancaria, rangos de tiempos y los filtros de datos quedan a criterio del usuario. Al darle un clic en Menú Bancos / Cuentas bancarias a esta opción nos muestra la pantalla.

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Pasos para completar el llenado de esta pantalla son: PASO UNO: DAR DE ALTA CUENTAS BANCARIAS. Nueva... Se le da un clic a este botón que aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla para que nos habilite los campos para dar una nueva cuenta bancaria dentro de Vinci. PASO DOS: DAR DE ALTA CUENTAS BANCARIAS. Cuenta Contable: Se ingresa o se busca dentro del catálogo de cuenta el número de cuenta contable que moverá la cuenta bancaria. PASO TRES: DAR DE ALTA CUENTAS BANCARIAS. Datos Bancarios: Se ingresa el nombre del bancos y su número de cuenta bancaria. PASO CUATRO: DAR DE ALTA CUENTAS BANCARIAS. Cheques: Se ingresa la numeración de cheques y su prefijo si se desea. También para su impresión su formato y las abreviaturas de las personas que intervienen y que se desean salgan impresa en el cheque voucher según el control interno. PASO CINCO: DAR DE ALTA CUENTAS BANCARIAS. Conciliación bancaria: Se define como se desea que Vinci realice la conciliación bancaria si del libro a bancos o de bancos contra el saldo en libros se selecciona una opción. También la impresión de nombres.

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PASO SEIS: DAR DE ALTA CUENTAS BANCARIAS. Guardar: Después de cumplidos los pasos anteriores le debe de dar un clic a este botón que aparece del lado derecho de la parte inferior de la pantalla para que guarde todos datos consignados en los campos de la cuenta bancaria. Y la mostrara en la parte izquierda de la pantalla. Los pasos anteriores tiene que dar si desea agregar una nueva cuenta bancaria en Vinci. Eliminar: Si desea eliminar una cuenta bancaria que ya se tiene creada y por algún motivo la desea eliminar simplemente márquela y dele un clic a este botón y la eliminara de esta pantalla. Cerrar: Al darle un clic a este botón nos mostrara la pantalla principal de Vinci. C) BENEFICIARIOS DE CHEQUES: En esta opción guardamos todos aquellos nombres de los beneficiarios a los cuales se les emite cheque rutinariamente y se asocia con la cuenta contable de bancos. Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla siguiente.

Para agregar simplemente escriba y le da Enter en cada campo. Si desea borrar alguno simplemente oprima la tecla Ctrl y después la tecla Supr o Del eliminará la línea completa de la pantalla. El o los nombres de los beneficiarios, se pueden vincular a una cuenta de gastos y al momento de emitir cheques de forma automática Vinci mostrará

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la cuenta de Gastos predefinida, misma que se puede reemplazar por otro que el usuario decida. D) IMPRIMIR CHEQUES (CHE) Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL). Imprimir cheques y notas de débito (NDB) a cuentas por liquidar: En esta opción vamos a operar todos aquellos que tenga que ver con cuentas por liquidar (CXL).

El proceso INICIA en el LIBRO BANCOS, con la EMISON de CHEQUES o NOTAS de DEBITO a CUENTAS POR LIQUIDAR. El proceso CONTINUA en el LIBRO DIARIO, con la LIQUIDACION de GASTOS, de los CHEQUES o NOTAS de DEBITO de las CUENTAS POR LIQUIDAR.

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El proceso TERMINA en el LIBRO BANCOS, con el REINTEGRO a CUENTAS POR LIQUIDAR, si los gastos fueron MENORES. O con LA EMISIÓN de CHEQUES a CUENTAS POR PAGAR (CXP), si los gastos fueron MAYORES.

Ya tienes que estar previamente ingresado su listado de personas a quienes emitirá cheques a cuentas por liquidar.

EMISION DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): PASO UNO. EMISION CHEQUES (CHE) Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): En el LIBRO BANCOS, operaciones y luego clic o Enter en “Cheque a cuentas por liquidar” o “NDB a cuentas por liquidar”, según sea el caso. PASO DOS

EMISION CHEQUES (CHE) Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): Seleccionar de acuerdo al listado previamente ingresado, un código y damos clic en aceptar o damos Enter.

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PASO TRES EMISION CHEQUES (CHE) Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): Emisión del cheque a cuentas por liquidar. Digitamos fecha y cantidad, digitamos el concepto y damos Aceptar.

Marcar “Imprimir voucher Aceptar. LIQUIDACION DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): PASO UNO. LIQUIDACION DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): En el LIBRO DIARIO, operaciones y luego clic o Enter en “Liquidación de gastos”.

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PASO DOS. LIQUIDACION DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): Seleccionar el cheque a liquidar, de acuerdo al listado previamente ingresado, un código y damos clic en aceptar o damos Enter.

PASO TRES. LIQUIDACION DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): Liquidación de gastos. Digitamos fecha y damos Botón “Importar gastos”

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Aparece en pantalla otra ventana “Importar archivos CSV de gastos”. PASO CUATRO.

LIQUIDACION DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): Seleccionamos Carpeta / Directorio en donde hayamos guardado la liquidación que vamos a importar; normalmente seria en Carpeta / Directorio “Liquidaciones Vinci60” y al encontrar el archivo, damos Abrir.

Se importan los datos. Click en el botón balance de PARTIDA y aceptar. REINTEGRO DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): PASO UNO. REINTEGRO DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): En el LIBRO BANCOS, operaciones y luego clic o Enter en “Reintegro a cuentas por liquidar”.

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PASO DOS. REINTEGRO DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): Seleccionar el cheque a liquidar, de acuerdo al listado en pantalla y damos clic en aceptar o damos Enter.

PASO TRES. REINTEGRO DE CHEQUES Y NOTAS DE DEBITO (NDB) A CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): Un nuevo depósito, SI gasto un MONTO MENOR al cheque emitido a cuentas por liquidar, lo seleccionamos con un clic y damos clic en aceptar. Digitamos fecha y número de boleta damos clic en aceptar.

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Un nuevo cheque, SI gasto un MONTO MAYOR al cheque emitido a cuentas por liquidar, digitamos fecha y damos clic en aceptar. Marcar “Imprimir voucher Aceptar.

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PASO 1 DE 3. FORMATO EXCEL DE CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL): Este archivo se le proporcionara cuando se capacite al personal. NO cambiar ninguno de los campos ni en el orden ni en el nombre, se refiere a campos de títulos y orden de los mismos.

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PASO 2 DE 3. ARCHIVO EXCEL DE CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL), SOLO INFORMACION PARA IMPORTAR DESDE VINCI:

Serie Doc.

Num. Doc.

NIT Nombre Proveedor Proveedor

05/08/2015 Factura

B

1332

19448643

A2211

06/08/2015 Factura

B

1334

50601

A2211

11/08/2015 Factura

B

1357

4

50601

A2211

24/08/2015 Factura

P

138964

5

50601

A2211

06/08/2015 Factura

E2

42980

6

50601

A2211

19/08/2015 Factura

B

1378

No.

Código

Marcador

1

50601

A2211

2

50601

3

Fecha

Tipo Doc.

Hugo Vinicio Gómez Chacón Hugo Vinicio Gómez 19448643 Chacón Hugo Vinicio Gómez 19448643 Chacón 2572737

PUNTO AG

Parqueo Las Herraduras Hugo Vinicio Gómez 19448643 Chacón 5936942

Concepto Servicio de taxi Servicio de taxi Servicio de taxi Gastos de Parqueo Gastos de Parqueo Servicio de taxi

Monto 180.00 70.00 70.00 7.00 4.00 70.00

PASO 3 DE 3. ARCHIVO CSV DE CUENTAS POR LIQUIDAR (CXL), ES INFORMACION PARA IMPORTAR DESDE VINCI:

EXPORTAR ARCHIVOS CSV PARA NETBANKING: PASO UNO. EXPORTAR ARCHIVOS CSV PARA NETBANKING. En el LIBRO BANCOS, operaciones y luego clic o Enter en “Exportar csv para netbanking”.

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PASO DOS. EXPORTAR ARCHIVOS CSV PARA NETBANKING. Seleccionar luego clic o Enter en “Exportar csv para netbanking”. Definidos un periodo (mes del - al) o si se quiere por fechas, activamos Por fecha dando un clic o con Barra espaciadora y digitamos de que a que fechas solicitamos la información

PASO TRES. EXPORTAR ARCHIVOS CSV PARA NETBANKING. Seleccionamos Carpeta / Directorio en donde vamos a importar; normalmente seria en Carpeta / Directorio “CSV Vinci60”, ponemos un nombre al archivo a importar, damos click o Enter en Abrir, para abrir el Directorio y cuando aparece la otra ventana, damos click o Enter en Guardar

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El sistema Vinci 6.0, nos enviará un mensaje:

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PASO

CUATRO.

EXPORTAR ARCHIVOS CSV PARA NETBANKING. Según Carpeta / Directorio en donde importamos la información; vamos “CSV Vinci60”, buscamos el nombre del archivo, damos click o Enter para abrirlo y el archivo en CSV para enviar al Banco:

LA CUARTA OPCIÓN AUXILIARES: La CUARTA OPCIÓN que se nos muestra en la barra del menú principal es AUXILIARES y al darle un clic nos muestra la siguiente información:

A) PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO (ACTIVOS FIJOS) PASO UNO.

AUXILIARES / ACTIVOS FIJOS / AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS. En menú AUXILIARES, clic o Enter en “Auxiliar de activos fijos”.

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PASO DOS.

AUXILIARES / ACTIVOS FIJOS / AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS. Seleccionar “Tipo de activos fijos”, damos clic en aceptar o damos Enter. En esta pantalla se define de acuerdo a Legislación vigente; los distintos TIPOS de ACTIVOS FIJOS. Click en nueva y el cursor se posiciona en el Tipo activo, normalmente la iníciales del tipo de activo en mayúsculas, la descripción de activo fijo, máximo 128 caracteres, normalmente todo en mayúsculas y la demás información dependerá del catálogo de cuentas, clic en guardar y de nuevo clic en nueva y así sucesivamente hasta terminar el tipo de activos que define el usuario.

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PASO TRES.

AUXILIARES / ACTIVOS FIJOS / AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS. Seleccionar “Responsables de activos fijos”, damos clic en aceptar o damos Enter. En esta pantalla se define todos los nombres de los “Responsables de activos fijos”. Normalmente se digita tipo título (sola la 1ra. Letra va en mayúscula), Enter y otro nombre y así sucesivamente, finalmente cerrar.

PASO CUATRO. AUXILIARES / ACTIVOS FIJOS / AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS. Seleccionar “Auxiliar de activos fijos”, seleccionamos el tipo de activo que previamente definimos y empezamos a capturar la información.

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Seleccionar “Operaciones / Introducir activo” o bien en el botón “Insertar”, nos aparecerá la pantalla de captura de activos fijos.

Empezamos con la captura de la información, tener presente que cantidad máximo de caracteres, para la captura de la información, independientemente del tipo de activo, la información de abajo aplica a todos. Manual Vinci 6.0

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Nombre del Campo

Cantidad máxima de caracteres incluidos espacios

Tipo activo

4

Descripción

128

Marca

32

Modelo

32

Color

32

Número serie

32

Proveedor

64

Tipo documento

8

Número documento

16

Departamento

32

Ubicación

32

Responsable

64

Proyecto

32

Observaciones

128

PASO CINCO.

AUXILIARES / ACTIVOS FIJOS / GENERAR PARTIDA DE DEPRECIACION. Seleccionar “Generar PARTIDA de depreciación”, seleccionamos esta opción.

Al aparecer la pantalla; seleccionamos el periodo del cual queremos generar la “PARTIDA de depreciación”, puede ser mensual y anual, se puede seleccionar detallada, nos da las depreciaciones por activo fijo de forma mensual, o resumida, nos da las depreciaciones por tipos de activo fijo de general. Click o Enter en “Generar” y el sistema según haya seleccionado el usuario generará la correspondiente PARTIDA. Se general del 01 de enero al 31 de diciembre de un año, cuando se le indica al sistema que sea anual y se puede ir al Diario y en el mes de diciembre del año estará la PARTIDA de depreciación.

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PASO SEIS. AUXILIARES / ACTIVOS FIJOS / IMPRIMIR TARJETA DE RESPONSABILIDAD. Seleccionar “Imprimir tarjeta de responsabilidad”, seleccionamos esta opción y según la información que hayamos digitado, para ver en pantalla o imprimir todas las Tarjetas de responsabilidad de forma individual y con la cantidad de activos fijos asignados al personal

Al aparecer la pantalla; seleccionamos el periodo del cual queremos ver las “Tarjetas de responsabilidad”, puede ser mensual y anual y al dar clic o Enter. Podemos seleccionar de cual a cual activo fijo, queremos ver en pantalla o imprimir. Sino seleccionamos desde / hasta, nos mostrará toda las Tarjetas de responsabilidad.

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Al dar clic ó Enter, aparecerá en pantalla, según hayamos solicitado la información las tarjetas de responsabilidad. Las tarjetas de responsabilidad se generan de forma personal.

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Al dar clic ó Enter, aparecerá en pantalla, según hayamos solicitado la información las tarjetas de responsabilidad. El tamaño de cada tarjeta de responsabilidad, dependerá de la cantidad de activos fijos asignados a cada persona. Estar claro que las tarjetas de responsabilidad se generan de forma personal.

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PASO SIETE.

AUXILIARES / ACTIVOS FIJOS / IMPRIMIR BOLETAS DE REVISIÓN DE ACTIVOS FIJOS. Seleccionar “Imprimir boletas de revisión de activos fijos”, seleccionamos esta opción y según la información que hayamos digitado, para ver en pantalla o imprimir por tipo de activo fijo, según los Tipos que hayamos definido. Es para revisión física de Propiedad, planta y equipo. Manual Vinci 6.0

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PASO OCHO. AUXILIARES / ACTIVOS FIJOS / IMPRIMIR CEDULA DE ACTIVOS FIJOS. Seleccionar “Imprimir Cédula de activos fijos”, seleccionamos esta opción y según la información que hayamos digitado, para ver en pantalla o imprimir por tipo de activo fijo, según los Tipos que hayamos definido. Es para impresión de todas las Cédulas o de las que seleccionemos de Propiedad, planta y equipo.

Aparecerán en pantalla, si damos la opción “Ver” o para impresión física de las cedulas que hayamos seleccionado.

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B) CARTERA DE CREDITOS: Es una base de datos básica para el control de una “Cartera de créditos”. PASO

UNO.

CARTERA DE CREDITOS FINANCIAMIENTO. En menú AUXILIARES, clic o Enter en “Cartera de créditos”

PASO

DOS.

/

RUBROS

DE

CARTERA DE CREDITOS / RUBROS DE FINANCIAMIENTO. Seleccionar “Rubros de financiamiento”, damos clic en aceptar o damos Enter. En esta pantalla se define de acuerdo a Legislación vigente y a los procedimientos y políticas internas todos los distintos Rubros de financiamiento. Click en nueva y el cursor se posiciona en el Rubro, normalmente se digita en mayúsculas y es la descripción, máximo 128 caracteres, normalmente todo en mayúsculas y la demás información dependerá del catálogo de cuentas, clic en guardar y de nuevo clic en nueva y así sucesivamente hasta terminar el tipo de activos que define el usuario.

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PASO TRES. CARTERA DE CREDITOS / DEUDORES. Seleccionar “Deudores”, damos clic en aceptar o damos Enter. En esta pantalla se define todos los nombres de e información de todos los que vamos a registrar con “Deudores”. Normalmente se digita tipo título (sola la 1ra. Letra va en mayúscula), Enter y otro nombre y así sucesivamente; y de forma regular se obtiene esta información de las “Solicitudes de crédito” finalmente cerrar.

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PASO CUATRO.

CARTERA DE CREDITOS / AUXILIAR DE CARTERA DE CRÉDITO. Seleccionar “Auxiliar de cartera de crédito”, seleccionamos el tipo de crédito que previamente definimos y empezamos a capturar la información.

Seleccionar “Operaciones / Introducir nuevo crédito” o bien en el botón “Insertar”, nos aparecerá la pantalla de captura de activos fijos.

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Empezamos con la captura de la información, de acuerdo a los campos del formulario. Tipo de garantía seleccionamos 1 de las 4 opciones. PASO CINCO. CARTERA DE CREDITOS / IMPRIMIR SITUACIÓN FINANCIERA CARTERA” O “IMPRIMIR COLOCACIÓN CARTERA. Es impresión de lo que hemos ingresado al sistema. Seleccionar “Imprimir situación financiera cartera” o “Imprimir colocación cartera”, seleccionamos la opción deseada. Seleccionamos el periodo o fechas y un rubro, si se deja en blanco se pueden ver en pantalla o impresión física todos los rubros de crédito que se haya definido previamente.

Aparecerán en pantalla, si damos la opción “Ver” o para impresión física según, lo que hayamos seleccionado.

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C) IMPRIMIR RECIBOS SIN REGISTRO CONTABLE: Es impresión como tal “Recibos de ingresos”, pero sin registro contable, la impresión como tal.

PASO UNO En menú AUXILIARES, clic o Enter en “Recibos de ingresos sin registro contable”. Digitamos la información en todos los campos, clic o Enter en Aceptar y se imprimirá el recibo correspondiente.

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D) EXPORTAR DATOS A CSV: Es impresión como tal “Recibos de ingresos”, pero sin registro contable, la impresión como tal.

PASO UNO. EXPORTAR DATOS A CSV. En menú AUXILIARES, clic o Enter en “Exportar datos a csv”. Nos va aparecer una ventana, en donde en Drive (Alias) seleccionados el disco y en Directorios, seleccionamos en donde queremos que queden los archivos CSV guardados.

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Nos aparecer la pantalla que la exportación se realizó con éxito.

PASO DOS. EXPORTAR DATOS A CSV. Dependiendo del sistema operativo y la versión de la computadora, es posible genere archivos extensión “.shc”, esos no le sirven los debe de eliminar. Los archivos que le sirven son de extensión “.csv”. Y dependiendo de la ruta que le haya definido, desde el explorarador del sistema, encontrara los archivos.

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Tenga presente que si alguna nombre de cuenta lleva “,” (comas) por el tipo de archivos CSV (separado por comas) Vinci separa y enviara la información a otra columna.

Los archivos CSV (separado por comas) exportados por Vinci son 4 y se refieren a: CUENTAS.CSV

Catalogo de cuentas.

DETPARTIDA.CSV

Todo el movimiento completo del Libro Diario.

MOVIMIENTOS.CSV

Movimientos de Bancos. Según la cantidad de Bancos que tenga la Carpeta que exporta.

PARTIDA.CSV

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Movimientos de Libro Diario.

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5.- LA QUINTA OPCIÓN PERIODOS: La QUINTA OPCIÓN que se nos muestra en la barra del menú principal es PERIODOS y al darle un clic nos muestra la siguiente información:

A) MAYOR GENERAL. OPCIÓN PERIODOS. La función de esta opción es mostrar los movimientos en el debe y haber y su saldo final de las cuentas de mayor y cuentas de detalle con la condición que el mes que se va a consultar tiene que estar cerrado si no lo está mostrara en blanco la pantalla. Al darle un clic mostrara la pantalla llamada Mayor General.

PRIMER PASO. OPCIÓN PERIODOS / MAYOR GENERAL. Debe seleccionar la Cuenta que desea consultar. Manual Vinci 6.0

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SEGUNDO PASO. OPCIÓN PERIODOS / MAYOR GENERAL. Debe selecciona el mes y automáticamente Vinci le mostrara el movimiento de la cuenta. TERCER PASO. OPCIÓN PERIODOS / MAYOR GENERAL. Para salirse de esta opción simplemente se le da un clic al botón Cerrar que aparece en la parte inferior izquierda para que se nos muestre la pantalla principal de Vinci B) BALANCES. OPCIÓN PERIODOS. La función de esta opción es mostrar las cuentas balanceadas o cuadradas desde su saldo inicia, el movimiento del mes y su saldo final, con la condición que el mes que se va a consultar tiene que estar cerrado si no lo está mostrara en blanco la pantalla. Al darle un clic mostrara la pantalla llamada Balances.

El primer paso que debe hacer es selecciona el mes que consultara y automáticamente Vinci le mostrara las cuentas balanceadas.

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Para salirse de esta opción simplemente se le da un clic al botón Cerrar que aparece en la parte inferior izquierda para que se nos muestre la pantalla principal de Vinci. C) CIERRE DE MES / CIERRE DE AÑO. OPCIÓN PERIODOS. La función de esta opción es para realizar los cierres mensuales y el cierre anual. Al darle un clic mostrara la pantalla llamada Cierre de mes.

Importante y no esta demás, antes de iniciar cierre de mes, SIEMPRE se va RESPALDANDO. Tener presente, no olvidar que para que todo cuadre, hay que CERRAR los Periodos de Enero a Noviembre de cada AÑO, como CIERRE MENSUAL y Diciembre de CADA AÑO, es CIERRE ANUAL. Normalmente por efecto fiscal, en las "Carpetas" de Proyectos, solo se realizan cierres de mes de enero a diciembre de cada año. Hay casos, aunque depende de la firma de "Convenios", con los donantes y con lo que tenga que ver con "Auditoria Externa", que en las "Carpetas de Proyectos", indica que se necesitan los "Estados Financieros" del Proyecto. En estos casos aplica, que aunque sea "Carpetas de Proyecto", se realiza de enero a noviembre de cada año el "cierre de mes" y en diciembre de cada año es "cierre de año".

D) CONSOLIDAR DATOS. OPCIÓN PERIODOS. Siempre antes de consolidar se revisa la configuración de las Carpetas, tanto las de origen como la misma consolidada. Importante y antes de iniciar el proceso SIEMPRE ir RESPALDANDO, cada vez que se va a consolidar; se sugiere colocar año-mes-día-hora Nombre Carpeta_Texto indicar que estas respaldando. Manual Vinci 6.0

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La función de esta opción es para realizar la consolidación de la contabilidad. Al darle un clic mostrara la pantalla llamada Consolidad datos

De no ser Consolidada dará esta pantalla

Por eso antes de consolidar revisar la configuración de las Carpetas, tanto las de origen como la misma consolidada.

El procedimiento para la “Consolidación de datos” es: Menú Periodo. Sub menú Consolidar datos. En la ventana Consolidación de datos: Seleccionar (Marcar - iluminar) click o barra espaciadora) en la opción TOTAL. Campos De: Seleccionar Enero 2017 Campos A:

Seleccionar Diciembre 2017.

Dar Click o Enter en Si Correrá el proceso de Consolidación de datos.

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Se consolida 1 año (2017, luego 2018, etc) y se hace CIERRE ANUAL y luego volver a consolidar el siguiente año, para que jale los saldos del año anterior y se tenga Partida de Cierre (PCI) del año consolidado y la Partida de apertura (PAP) del año siguiente. Tener en cuenta, que entre otros, unos de los problemas por los que Vinci NO consolida, marca error y la información después de consolidar NO cuadra, también puede ser por: Ø Carpetas de origen NO están bien definidos los periodos. Ø Que por cualquier razón, las cuenta contables, puedan ser otras, se haya puesto por ejemplo un dato de 2017, pero se puso 2016 allí puede estar otro posible error Ø Que cuando consolida "Parcial" o "Total" Vinci normalmente no marque error, ya que el error lo que trae de la información de origen. Ø Otro punto que debe de tener presente y tomar muy en cuenta, es que en la Carpeta "Consolidada" trae todas las cuentas de las Carpetas de Origen “y si todas tienen las CXL (allí el prefijo de las Carpetas de origen" es clave para IDENTIFICAR, de donde vienen las CXL, recordar que en el Consolidado es una sumatoria de TODAS las PARTIDAS CONTABLES de TODAS las CARPETAS de origen

6.- LA SEXTA OPCIÓN PRESUPUESTOS: La SEXTA OPCIÓN que se nos muestra en la barra del menú principal es PRESUPUESTOS al darle un clic nos muestra la siguiente información:

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A) TABLAS PRESUPUESTARIAS. MENU PRESUPUESTOS. La función de esta opción es crear con distintos nombres las tablas de presupuestos como se nos requirieran. Al darle un clic a esta opción nos muestra la siguiente pantalla:

Primero se ingresa datos en la columna del Nombre se ingresa el nombre con que se identificara la tabla de presupuesto. Máximo 50 caracteres. Se recomienda que los nombres se numeren con 2 dígitos, de tal forma que se tenga un orden y que sea en mayúsculas, mayúsculas sin acentos. Por último se ingresa en las columnas las fechas de inicio y fin se ingresa la fecha según el periodo fiscal que tenga la empresa para que actualice la información de las ejecuciones. Siempre siguiente los dos pasos anteriores puede crear tantas tablas presupuestarias como sean necesarias dentro de una empresa o proyecto. B) PARTIDA PRESUPUESTARIAS. MENU PRESUPUESTOS. La función de esta opción es agregar los reglones presupuestarios autorizados para medir la ejecución ya sea de ingresos o gastos. Al darle un clic a esta opción nos muestra la siguiente pantalla:

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Los pasos que se debe dar para agregar las líneas presupuestarias son: PASO UNO. MENU PRESUPUESTOS / TABLA PRESUPUESTARIA. Tabla Presupuestaria: Se selecciona el nombre de la tabla presupuestaria con el nombre que se le haya asignado. PASO DOS. MENU PRESUPUESTOS / TABLA PRESUPUESTARIA. Línea: En esta columna las líneas presupuestarias pueden ser alfanuméricas, primero se ingresa el número principal al cual deseamos que agrupe el total de las sublineas presupuestaria si se quiere sino simplemente agregamos los renglones presupuestarios directamente. PASO TRES. MENU PRESUPUESTOS / TABLA PRESUPUESTARIA. Nombre: En esta columna se ingresa el nombre como se identificara presupuestariamente cada línea. PASO

MENU PRESUPUESTOS / TABLA PRESUPUESTARIA. Acumulara: En esta columna se ingresa el número al cual debe sumar o acumular cada línea presupuestaria. Este campo es lo que llamamos “Critico”, si por error NO digitamos el nivel y damos tabulador, para hacer la corrección hay que ELIMINAR toda la FILA, se hace con CRTL + SUP (o del).

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CUATRO.

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PASO

CINCO.

MENU PRESUPUESTOS / TABLA PRESUPUESTARIA. Tipo: En esta columna se selecciona el tipo de línea presupuestaria la primera identificada como General lo que significa que es de agrupación y la siguiente Detalle lo que significa se les asignara montos presupuestados. Según como se estén creando las líneas se debe seleccionar uno de estos dos tipos de líneas. . Este campo también es lo que llamamos “Critico”, si por error digitamos general y era detalle y damos tabulador, para hacer la corrección hay que ELIMINAR toda la FILA, se hace con CRTL + SUP (o del). PASO SEIS. MENU PRESUPUESTOS / TABLA PRESUPUESTARIA. Presupuesto: En esta columna se ingresan los valores de los presupuestos a cada una de las líneas presupuestarias de detalle. PASO

SIETE.

MENU PRESUPUESTOS / TABLA PRESUPUESTARIA. Origen de la línea: En este apartado que aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla, el primer paso que debemos de dar es darle un clic o seleccionar la línea presupuestaria y luego seleccionar la cuenta del catálogo contable que recibirá transacciones en su ejecución durante el periodo fiscal. Si la línea está amarrada con varias cuentas contables se le puede asignar porcentajes diferentes a criterio del usuario. Ejemplo la línea de viáticos que aparece en la pantalla principal. Imprimir: Este botón aparece en la pantalla en la parte inferior derecha, al darle un clic nos muestra la pantalla llamada Estado presupuestario donde nos permite ver en pantalla o imprimir el reporte de presupuesto

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Al darle un clic al botón ver automáticamente nos genera el reporte en pantalla y los visualizaremos así: C) APROBAR PRESUPUESTO. MENU PRESUPUESTOS. Para poder ver la Tabla presupuestaria, hay que aprobarla. Menú presupuestos, submenú “Aprobar presupuesto” y luego seleccionar la Tabla. Digitar en Nombre: los nombres de quien representa al Donante y el nombre de quien firma por la Organización, normalmente información tomada del Convenio, así como los Cargos y la fecha del mismo.

D) TASAS CAMBIARIAS. MENU PRESUPUESTOS. Para poder tener la ejecución presupuestara en dólares, es necesario de acuerdo a documentación de soporte, sean depósitos o notas de crédito. Menú presupuestos, submenú “Tasas cambiarias” y luego digitar en Fecha: la fecha de inicio y en la otra columna la fecha hasta la cual estará vigente, luego el tipo de cambio, el cual incluye 6 decimales.

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E) EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA. MENU PRESUPUESTOS. Para poder ver en pantalla o imprimir en pdf o impresión física, la ejecución presupuestaria sea en Quetzales en Dólares, se ingresa a Menú presupuestos, submenú “Ejecución presupuestaria” y luego dar clic o Enter en el botón Actualizar, para que según información de gastos actualice los mismos.

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F)

IMPRIMIR EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA. MENU PRESUPUESTOS. Para poder ver en pantalla o imprimir en pdf o impresión física, la ejecución presupuestaria sea en Quetzales en Dólares, se ingresa a Menú presupuestos, submenú “Imprimir ejecución presupuestaria”

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Seleccionamos la tabla y luego dar clic o Enter en el botón ver o imprimir, saldrá un mensaje en pantalla de actualizando ejecución presupuestaria y nos dará la ejecución presupuestaria actualizada en pantalla.

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G) IMPRIMIR EJECUCIÓN PARCIAL. MENU PRESUPUESTOS. Para poder ver en pantalla o imprimir en pdf o impresión física, la ejecución presupuestaria parcial, sea en Quetzales en Dólares, se ingresa a Menú presupuestos, submenú “Imprimir ejecución parcial”

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Seleccionamos la tabla, definimos un rango sea por periodos o fechas y luego dar clic o Enter en el botón ver o imprimir y nos dará la ejecución presupuestaria actualizada en pantalla.

H)

IMPRIMIR TARJETAS PRESUPUESTARIA. MENU PRESUPUESTOS. Para poder ver en pantalla o imprimir en pdf o impresión física, las Tarjetas presupuestarias, sea en Quetzales en Dólares, se ingresa a Menú presupuestos, submenú “Imprimir Tarjetas presupuestarias”. Seleccionamos la Tabla y damos un Rango de PARTIDA, desde los códigos de la tabla seleccionada hasta el códigos de la tabla que decidamos. Manual Vinci 6.0

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Seleccionamos la tabla, definimos un rango sea por periodos o fechas y luego dar clic o Enter en el botón ver o imprimir y nos dará las Tarjetas de presupuestaria por rubros y línea de gastos de forma individual Identifica el cheque emitido, si es gasto directo o la póliza de liquidación de gastos. Lo presupuestado. lo ejecutado y el saldo a la fecha del reporte.

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I)

IMPRIMIR MODIFICACIONES PRESUPUESTARIA. MENU PRESUPUESTOS. Para poder ver en pantalla o imprimir en pdf o impresión física, las Modificaciones presupuestarias, sea en Quetzales en Dólares, se ingresa a Manual Vinci 6.0

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Menú presupuestos, submenú “Imprimir modificaciones presupuestarias”. Seleccionamos la Tabla y damos un Rango de periodos o de fechas, de haber MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS, las imprimirá.

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7.- LA SÉPTIMA OPCIÓN MENU REPORTES: La SÉPTIMA OPCIÓN que se nos muestra en la barra del menú principal es REPORTES y al darle un clic nos muestra la siguiente información:

A) MAYOR. MENU REPORTES. Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla identificada como imprimir mayor general:

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Vinci tiene las opciones estandarizadas en las pantallas de impresión, si el usuario necesita ver o imprimir todos las cuentas solo selecciona el mes inicio y el mes final y le da un clic a imprimir o ver el reporte en pantalla, si por el contrario solo una cuenta en especial simplemente ingresa en la parte de Cuentas en las casillas Desde, Hasta. En la casilla Título reporte se tiene definido el nombre si el usuario lo quiere nombrar de manera diferente lo puede hacer simplemente escribiendo en esta casilla el nuevo nombre.

B) BALANCES. MENU REPORTES. Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla identificada como imprimir balances:

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Vinci tiene las opciones estandarizadas en las pantallas de impresión en este caso se selecciona los rangos de tiempos de Inicio a Fin. Con el objeto de ver el reporte. En la casilla Título reporte se tiene definido el nombre si el usuario lo quiere nombrar de manera diferente lo puede hacer simplemente escribiendo en esta casilla el nuevo nombre.

C) BALANCE DE SALDOS. MENU REPORTES. Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla identificada como balance saldos:

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Vinci tiene las opciones estandarizadas en las pantallas de impresión en este caso se selecciona los rangos de tiempos de Inicio a Fin. Con el objeto de ver el reporte. En la casilla Título reporte se tiene definido el nombre si el usuario lo quiere nombrar de manera diferente lo puede hacer simplemente escribiendo en esta casilla el nuevo nombre.

D) BALANCE GENERAL. MENU REPORTES. Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla identificada como balance general:

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Vinci tiene las opciones estandarizadas en las pantallas de impresión en este caso se selecciona Balance hasta. Con el objeto de ver el reporte. En la casilla Título reporte se tiene definido el nombre si el usuario lo quiere nombrar de manera diferente lo puede hacer simplemente escribiendo en esta casilla el nuevo nombre.

Este reporte se puede generar detallado o resumido según como lo requiera el usuario.

E) ESTADO DE RESULTADOS. MENU REPORTES. Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla identificada como Estado de resultados:

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Vinci tiene las opciones estandarizadas en las pantallas de impresión en este caso se selecciona los rangos de tiempos de Inicio a Fin. Con el objeto de ver el reporte. En la casilla Título reporte se tiene definido el nombre si el usuario lo quiere nombrar de manera diferente lo puede hacer simplemente escribiendo en esta casilla el nuevo nombre.

Este reporte se puede generar detallado o resumido según como lo requiera el usuario.

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F) LIBRO INVENTARIO. MENU REPORTES. Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla identificada como Libro inventario, indicamos al sistema a que mes queremos del Libro.

Damos clic ó Enter en Imprimir, sea impresión física o a pdf o Ver, para ver en pantalla y nos aparecerá:

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G)

ESTADO CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO. MENU REPORTES. Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla identificada como Estado cambios en el patrimonio neto, indicamos al sistema a que mes queremos del Estado.

Damos clic ó Enter en Imprimir, sea impresión física o a pdf o Ver, para ver en pantalla y nos aparecerá:

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H) ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO. MENU REPORTES. Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla identificada como Estado de flujo de efectivo. Lo primero que hay que definir es la estructura.

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H.1) PRIMER PASO. MENU REPORTES ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO. ESTRUCTURA. Damos clic ó Enter en Estructura, para clasificar todas las cuentas, para poder ver el Estado de flujo de efectivo, la hoja de trabajo y de ser necesario realizar las “Partidas de reclasificación” que corresponda. Al darle un clic en esta opción, nos muestra la pantalla identificada en “Estructura”

SECCIÓN 7 ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO Este módulo se centra en los requerimientos para la presentación del estado de flujos de efectivo de acuerdo con la SECCIÓN 7 ESTADOS DE FLUJOS DE EFECTIVO DE LA NIIF PARA LAS PYMES. Esta sección establece la información a incluir en un estado de flujos de efectivo y cómo presentarla. El estado de flujos de efectivo proporciona información sobre los cambios en el efectivo y equivalentes al efectivo de una entidad durante el periodo sobre el que se informa, mostrando por separado los cambios según procedan de actividades de operación, actividades de inversión y actividades de financiación.

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EQUIVALENTES AL EFECTIVO En Reportes / Estado de Flujo de flujo efectivo en “Estructura el número (4) Vinci versiones 4.5, 5.0, 5.5 y 6.0 Los equivalentes al efectivo son INVERSIONES A CORTO PLAZO de GRAN LIQUIDEZ que se mantienen para cumplir con los compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión u otros. Por tanto, una INVERSIÓN CUMPLIRÁ las CONDICIONES de EQUIVALENTE al EFECTIVO solo cuando tenga VENCIMIENTO PRÓXIMO, por ejemplo de TRES MESES O MENOS desde la fecha de adquisición Información a presentar en el estado de flujos de efectivo Una entidad presentará un estado de flujos de efectivo que muestre los flujos de efectivo habidos durante el periodo sobre el que se informa, clasificados por actividades de operación, actividades de inversión y actividades de financiación.

ACTIVIDADES DE OPERACIÓN En Reportes / Estado de Flujo de flujo efectivo en “Estructura el número (1) Vinci versiones 4.5, 5.0, 5.5 y 6.0 Las actividades de operación son las actividades que constituyen la principal fuente de INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS de la entidad. Por ello, los flujos de efectivo de actividades de operación generalmente proceden de las transacciones y otros sucesos y condiciones que entran en la determinación del resultado. Son ejemplos de flujos de efectivo por actividades de operación los siguientes: (a) Cobros procedentes de las ventas de bienes y prestación de servicios. (b) Cobros procedentes de regalías, cuotas, comisiones y otros ingresos de actividades ordinarias. (c) Pagos a proveedores de bienes y servicios. (d) Pagos a los empleados y por cuenta de ellos. (e) Pagos o devoluciones del impuesto a las ganancias, a menos que puedan clasificarse específicamente dentro de las actividades de inversión y financiación.

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ACTIVIDADES DE INVERSIÓN En Reportes / Estado de Flujo de flujo efectivo en “Estructura el número (2) Vinci versiones 4.5, 5.0, 5.5 y 6.0 Actividades de inversión son las de ADQUISICIÓN y DISPOSICIÓN de ACTIVOS a largo plazo, y OTRAS INVERSIONES no incluidas en equivalentes al efectivo. Ejemplos de flujos de efectivo por actividades de inversión son: (a) Pagos por la adquisición de propiedades, planta y equipo (incluyendo trabajos realizados por la entidad para sus propiedades, planta y equipo), activos intangibles y otros activos a largo plazo. (b) Cobros por ventas de propiedades, planta y equipo, activos intangibles y otros activos a largo plazo. (c) Pagos por la adquisición de instrumentos de patrimonio o de deuda emitidos por otras entidades y participaciones en negocios conjuntos (distintos de los pagos por esos instrumentos clasificados como equivalentes al efectivo, o mantenidos para intermediación o negociar).

ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN En Reportes / Estado de Flujo de flujo efectivo en “Estructura el número (3) Vinci versiones 4.5, 5.0, 5.5 y 6.0 Actividades de financiación son las actividades que dan lugar a cambios en el tamaño y composición de los CAPITALES APORTADOS y de los PRÉSTAMOS TOMADOS de una entidad. Son ejemplos de flujos de efectivo por actividades de financiación: (a) Cobros procedentes de la emisión de acciones u otros instrumentos de capital. (b) Pagos a los propietarios por adquirir o rescatar las acciones de la entidad. (c) Cobros procedentes de la emisión de obligaciones, préstamos, pagarés, bonos, hipotecas y otros préstamos a corto o largo plazo. (d) Reembolsos de los importes de préstamos. (e) Pagos realizados por un arrendatario para reducir la deuda pendiente relacionada con un arrendamiento financiero.

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(a) de los registros contables de la entidad; o (b) ajustando las ventas, el costo de las ventas y otras partidas en el estado del resultado integral (o el estado de resultados, si se presenta) por: (i)

los cambios durante el periodo en los inventarios y en los derechos por cobrar y obligaciones por pagar de las actividades de operación;

(ii)

otras partidas sin reflejo en el efectivo; y

(iii)

otras partidas cuyos efectos monetarios son flujos de efectivo de inversión o financiación.

H.2) SEGUNDO PASO. MENU REPORTES ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO. PARTIDAS DE RECLASIFICACIÓN. Damos clic ó Enter en Partidas de reclasificación, para reclasificar las cuentas que se considere necesario y que corresponda. Al darle un clic en esta opción, nos muestra la pantalla identificada en “Partidas de reclasificación”

H.3) TERCER PASO. MENU REPORTES ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO. HOJA DE TRABAJO. Damos clic ó Enter en Hoja de trabajo, para ver efecto de la Estructura y de la Reclasificación de cuentas que se haya realizado. Al darle un clic en esta opción, nos muestra la pantalla identificada en “Hoja de trabajo”

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H.4) CUARTO PASO. MENU REPORTES ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO. Damos clic ó Enter en Hoja de trabajo, para ver efecto de la Estructura y de la Reclasificación de cuentas que se haya realizado. Al darle un clic en esta opción, nos muestra la pantalla identificada en “Hoja de trabajo”

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I) ESTADO FINANCIEROS POR MARCADOR. MENU REPORTES. Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla identificada como Estados de Balance de saldos, Balance general y Estado de resultados, por MARCADOR, que le indiquemos al sistema, queda claro que es solo por UN MARCADOR.

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Es la misma ventana que nos aparecerá, cuando pidamos el Estado financieros por marcador: Lo que va a variar, es según lo que pidamos, sea Estados de Balance de saldos (seria por periodo y al…) o Balance general (seria por periodo y al…) o Estado de resultados (seria por periodo y del … al…), quedando claro que es solo por UN MARCADOR y los reportes son

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J) ESTADO FINANCIEROS EN MONEDA EXTRANJERA. MENU REPORTES. Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla identificada como Estados de Balance de saldos en moneda extranjera, Balance general en moneda extranjera y Estado de resultados en moneda extranjera. En la Moneda, que le indiquemos al sistema, queda claro que es solo en Euros y en Dólares.

Es la misma ventana que nos aparecerá, cuando solicitamos, cualquier Estado financieros, solo que acá en moneda extranjera: Lo que va a variar, es según lo que pidamos, sea Balance de saldos (seria por periodo y al…) o Balance general (seria por periodo y al…); lo que tenemos es que seleccionar la moneda en que queremos el reporte, sea en Euros o en Dólares.

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Dependiendo del Estado financiero que solicitamos, en moneda extranjera y que hayamos dado información sobre tipos de cambios: Lo que va a variar, es según lo que pidamos, sea Balance de saldos (seria por periodo y al…) o Balance general (seria por periodo y al…) o Estado de resultados (seria por periodo y del … al…), los reportes son:

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K) ACTIVIDAD POR CUENTA. MENU REPORTES. Siempre en Menú Reporte, Click o Enter en la opción actividad por cuenta.

La ayuda que proporciona este tipo de reporte es que si se requiere llevar la integración de algún gasto o cuenta en específico y no se requiere necesariamente por cuenta contable para que no crezca el catalogo. Al darle un Manual Vinci 6.0

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clic a esta opción nos muestra la pantalla identificada como actividad por cuenta que se puede combinar con un Marcador:

Vinci tiene las opciones estandarizadas en las pantallas de impresión en este caso se selecciona los rangos de tiempos de Inicio a Fin. Cuenta en especial, y el marcado, con el objeto de ver el reporte. En la casilla Título reporte se tiene definido el nombre si el usuario lo quiere nombrar de manera diferente lo puede hacer simplemente escribiendo en esta casilla el nuevo nombre.

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L) ACTIVIDAD POR RANGO DE CUENTAS Y MARCADOR. MENU REPORTES. Siempre en Menú Reporte, Click o Enter en la opción Actividad por rango de cuentas y marcador.

La importancia y utilidad que proporciona este tipo de reporte es que si se requiere llevar la integración de algún gasto o cuenta en específico y no se requiere necesariamente por cuenta contable para que no crezca el catalogo. Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla identificada como Actividad por rango de cuentas y marcador, que se puede combinar con un “Rango de Marcadores” (Centro de costos) con un “Rango de Cuentas” y a la inversa se puede “Rango de Cuentas” con un “Rango de Marcadores (Centro de costos)

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Vinci con la opción “Cuenta”. Quiere decir que manda la “Cuenta” como título el nombre aparecerá en la parte superior y los “Marcados”, aparecerá en la columna última derecha.

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Vinci con la opción “Marcador”. Quiere decir que manda el “Marcador” como título el nombre aparecerá en la parte superior y las “Cuentas”, aparecerán en la columna última derecha.

Vinci tiene las opciones estandarizadas en las pantallas de impresión en este caso se selecciona los rangos de tiempos de Inicio a Fin. Cuenta en especial, y el marcador, con el objeto de ver el reporte. En la casilla Título reporte se tiene definido el nombre si el usuario lo quiere nombrar de manera diferente lo puede hacer simplemente escribiendo en esta casilla el nuevo nombre.

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Manual Vinci 6.0

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M) REPORTE DE GASTOS. MENU REPORTES. Este reporte filtra únicamente los movimientos de las cuentas de gastos según el catálogo de cuentas. Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla identificada como reporte de gastos. Este reporte se utiliza mucho, porque registra todos los gastos, tengan o no Marcador y sirve para cruzar y verificar la Ejecución presupuestaria de un determinado periodo. Técnicamente el reporte de gastos debe ser la misma cantidad que la Ejecución presupuestaria y de allí su importancia.

N)

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REPORTE DE CUENTAS POR LIQUIDA (CXL) REPORTES. Este reporte es únicamente para los movimientos de las liquidar. Al darle un clic a esta opción nos muestra identificada como reporte de gastos. Igual que otros reporte puede solicitar la información por Periodo o por Fechas:

Edición viernes 04/10/2019.

.

MENU

cuentas por la pantalla de Vinci, se

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Este reporte se utiliza mucho, porque registra todo el movimiento de CHEQUES o NOTAS DE DEBITO POR LIQUIDAR, tengan o no Marcador y sirve para el registro y control de todo el movimiento de un determinado periodo, de las cuentas por liquidar.

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Ñ) REPORTE DE MOVIMIENTO DE FONDOS. MENU REPORTES. Este reporte es muy útil para tener registro y control del movimientos de fondos, sobre todo para las Ejecuciones presupuestarias. Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla identificada como movimiento de fondos. Igual que otros reporte de Vinci, se puede solicitar la información por Periodo o por Fechas: Importante tener en cuenta que es un REQUISITO, tener ingresado en Presupuestos, una Tabla de INGRESOS, de lo contrario no nos presenta el reporte.

Este reporte se utiliza mucho, porque registra todo el movimiento de GASTOS y de INGRESOS y sirve para el control PRESUPUESTARIO de todo el movimiento de un determinado periodo y realiza un cruce con la cuenta bancaria de la Contabilidad / Proyecto y/o Empresa.

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Manual Vinci 6.0

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O) CERTIFICACIÓN Y FIRMAS. MENU REPORTES. Está incluido, como parte de los reporte es muy útil porque, una vez digitado el texto que corresponda, todos los Estados Financieros, se emitirán de una vez con su correspondiente Certificación y firmas. Al darle un clic a esta opción nos muestra la pantalla identificada como Certificación y firmas:

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Digitar el texto, según cada Estado financiero en el campo Certificación, seguido el Nombre y Cargo, de quién Elabora, quien Revisa y quien Autoriza. CERTIFICACION DE ESTADOS FINANCIEROS: Menú Reportes Submenú Certificación y firmas. Certifican todos los Estados Financieros: Elaborado:

Nombre

Cargo Datos id

Normalmente en números NIT / RUC / et c(según cada país) Seguido de guion y luego del número de DPI / CDI et c (según cada país)

Revisado:

Nombre

Cargo Datos id

Normalmente en números NIT / RUC / et c(según cada país) Seguido de guion y luego del número de DPI / CDI et c (según cada país)

Autorizado:

Nombre

Cargo Datos id Manual Vinci 6.0

Normalmente en números NIT / RUC / et c(según cada país)

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Seguido de guion y luego del número de DPI / CDI et c (según cada país) Menú Reportes Submenú indican que Estado Financiero requiera. Importante: Para que aparezca la certificación, en el campo Folio, hay que digitar el número según los libros autorizados por la Administración Tributaria correspondiente a cada país. Sino no se tuviese, hay que DIGITAR el número 1 (uno en números), Clic o Enter en Ver y aparecerá el Estado Financiero solicitado y su correspondiente certificación La Certificación cada usuario decide la forma, pues el contenido son estándares que hay que aplicar. La Certificación está incluida para: a)

Balance general, ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA o Estado de Activos, Pasivos y Patrimonio para las Entidades Sin Ánimo de Lucro –ESAL-

b)

Estado de resultados, ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL o Estado de Ingresos y Gastos para las Entidades Sin Ánimo de Lucro –ESAL-

c)

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO, para Lucrativas o las Entidades Sin Ánimo de Lucro –ESAL-

d)

ESTADO CAMBIOS PATRIMONIO NETO, para Lucrativas y las Entidades Sin Ánimo de Lucro –ESAL-

e)

Reporte de movimiento de fondos, tanto para Lucrativas como para las Entidades Sin Ánimo de Lucro –ESAL-

f) Balance de saldos, tanto para Lucrativas como para las Entidades Sin Ánimo de Lucro –ESALLos estados financieros, certificados y firmados, son de gran utilidad, pues proporcionan diversa información financiera que los donantes, inversores y acreedores utilizan para evaluar el desempeño financiero de una empresa o de las Entidades Sin Ánimo de Lucro –ESAL-. Los estados financieros también son importantes para los administradores, porque mediante la impresión y/o publicación de los estados financieros, la administración puede comunicarse con las partes interesadas externas sobre su realización y funcionamiento de la empresa o las Entidades Sin Ánimo de Lucro –ESAL-.

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Manual Vinci 6.0

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APÉNDICE A: EL MENÚ DE VINCI:

Menú

Comando

Descripción

Restaurar datos

En el caso de un daño en nuestra carpeta de datos, podemos restaurar la última copia de respaldo, a través de este comando. Debes tener mucho cuidado para realizar esta operación, pues perderás la carpeta en su estado actual al momento de restaurar, al ser reemplazada por la copia.

Marcadores

Este comando abre la lista de marcadores. Los Marcadores / Centros de costos para ejecución de presupuestos son códigos que se pueden definir y escribir en los cargos y abonos, como una forma simple y útil de marcar ciertas operaciones, normalmente gastos. Después podemos obtener la información que deseamos a través del reporte de actividad por marcador.

Cierre de mes

Realiza la operación de cierre del mes. Antes del cierre, realiza un respaldo de datos, pues después del cierre no se podrán modificar los datos del mes cerrado Este comando realiza la consolidación de los datos de un mes. Solamente se procederá a la consolidación cuando está especificada en la configuración de carpeta la carpeta de consolidación, hay coincidencia en períodos y catálogos de cuentas, y el período está abierto en la carpeta de consolidación.

Consolidar datos del mes

Cierre de año

Realiza el cierre de mes para el último mes del año y realiza la PARTIDA de cierre. Si el cierre está definido como total en la configuración de carpeta, realiza en el siguiente mes la PARTIDA de apertura.

Reporte de gastos

Permite ver un listado de las cuentas de gastos para un período dado. Se puede aplicar un filtro a las cuentas de gastos, usando los comodines @ para un carácter y .. (dos puntos

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Menú

Comando

Descripción seguidos) para varios caracteres.

Sistema

Monitor de accesos al sistema

Permite al administrador ver el listado de accesos al sistema. En este listado contiene los siguientes datos: nombre de usuario, usuario de red, fecha y hora de entrada y salida.

Monitor de procesos

Permite al administrador ver el listado de los procesos realizados en el sistema, con nombre de usuario, usuario de red, fecha y hora de inicio y final, y resultado del proceso. También permite ver el controlador de procesos del sistema, que nos indica cuantos procesos críticos, normales y de lectura están ocurriendo en ese momento en la carpeta. Si no hay otros usuarios en red accediendo a la carpeta, podemos eliminar procesos que hayan quedado inconclusos en la carpeta, y que nos estén causando el error proceso no autorizado. Proceso incompatible en ejecución.

Monitor de usuarios en red Permite ver un listado de los usuarios de red que están accediendo a Vinci en el momento. Procesos del sistema

Permite ver un listado de todos los procesos que tiene Vinci, y los tipos de usuario que pueden realizar cada proceso.

Información del sistema

Permite ver un listado con diversa información del sistema operativo y de la computadora en que estamos trabajando.

Project Viewer

Permite ver la ventana Project Viewer, en la edición Standard de Paradox.

Utilidad reparar tabla

Permite acceder a la utilidad de reparar tabla de Paradox.

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- 167 -

APÉNDICE B: EL TECLADO Y EL RATÓN: Es importante hacer un buen uso del teclado y el ratón, sobre todo cuando estamos añadiendo o modificando la información del sistema. Es importante conocer los siguientes elementos: Campo:

también llamado casilla, es cualquier espacio en la pantalla en que podemos escribir algún dato. Más adelante veremos como introducir, modificar o borrar la información de una casilla.

Cursor:

también llamado punto de inserción, algunas veces es una rayita intermitente y otras veces un cuadrito o rectángulo negro que selecciona parte o toda una casilla. El cursor nos indica el punto en el que vamos a escribir los datos. La diferencia entre las dos formas del cursor, es que la con rayita simplemente escribimos los datos, y con el cuadrito estamos seleccionando algún dato, podemos eliminarlo con la tecla Suprimir, y también se borra si comenzamos a escribir, pues es reemplazado por el nuevo dato. Para cambiar entre las dos formas del cursor, usamos la tecla F2.

Puntero:

también llamado flecha del ratón, nos puede ser útil para trasladar el cursor directamente a una casilla haciendo un clic sobre esta, o para activar diferentes elementos de la pantalla, como botones, barras de menú, listas, etc. También haciendo un solo clic.. ** Importante: al trabajar con el ratón debemos tener en cuenta las siguientes características de su funcionamiento: 1) lo que señala exactamente un punto de la pantalla es la punta de la flecha; 2) es importante que no hagamos un doble clic en ningún punto, si no estamos seguros de que es necesario hacerlo para realizar determinada operación; 3) se usará siempre el botón izquierdo (principal), el que nos queda bajo el dedo índice, a no ser que se nos indique alguna función con el botón derecho (secundario).

Para desplazar el cursor dentro de una casilla, podemos usar las teclas Inicio, Fin, y las Flechas del teclado, que precisamente se llaman flechas del cursor. Para mover el cursor de una casilla a otra, usamos la tecla Tabulación (TAB), para moverlo hacia la siguiente casilla. Para desplazarlo a la casilla anterior, usamos siempre la tecla TAB, pero manteniendo también presionada la tecla de mayúsculas (  ). En adelante para referirnos a combinaciones de teclas, utilizaremos el símbolo de más. Por ejemplo, en el caso anterior, diríamos +Tab, o sea mayúsculas más tabulación. Debemos tener en cuenta que en todas las combinaciones de teclas hay una tecla muerta y una tecla viva. Las teclas muertas normalmente son la mayúscula ( ), el control (CTRL) y las teclas de alternar (ALT) y (ALT GR). ** Cuidado: la teclas de bloqueo de mayúsculas (BLOQ.MAY) y bloqueo numérico (BLOQ.NUM) no son teclas muertas. Manual Vinci 6.0

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Las teclas vivas son todas las demás teclas, incluyendo letras, números, tabulación, Enter, barra espaciadora, teclas de desplazamiento y teclas de función (F1 hasta F12) Cuando cometamos algún error al escribir un dato, podemos presionar la tecla Escape (ESC), y esto nos cancela el último cambio, sin mayores complicaciones. En el caso que se haya borrado un dato, y deseemos cancelar todos los cambios hechos al registro, también podemos usar la tecla ESC. ** Cuidado: ante algún problema que desconocemos, no resolvemos nada, y sí podemos dañar la información del sistema, si presionamos sin control la tecla ESC u otras teclas. En ese caso llamar a un compañero o compañera con más experiencia, al administrador del sistema, o bien al autor. •

En las casillas de chequear, que se muestran , se asume como respuesta: Sí : chequeado No: sin chequear

Para quitar o poner el cheque, puede usar el ESPACIADORA.

ratón (solo un clic) o

la BARRA

•

Para activar la barra de menú, puede hacerlo con un clic del ratón sobre la palabra deseada, por ejemplo Archivo, y así sucesivamente hasta llegar a la operación que queremos realizar.

•

Existen listas definidas, que permiten seleccionar uno de varios datos predefinidos para la casilla. Es importante usar estas listas, pues no solo nos ahorran tiempo, sino también errores de escritura. Para seleccionar un dato de la lista, podemos usar tanto el teclado como el ratón, según nuestra preferencia.

Uso del ratón: primero hacemos un solo clic sobre el símbolo de flecha hacia abajo que aparece a la derecha de la casilla, como se señala a continuación.

Aparecerá la lista de opciones, y seleccionamos del dato haciendo nuevamente un clic sobre este. Uso del teclado: el cursor debe encontrarse en la casilla en cuestión. Para mostrar la lista podemos usar la tecla F4 o la combinación ALT+flecha ABAJO. Para seleccionar un dato usamos las flechas ABAJO y ARRIBA, y cuando el cursor señale el dato deseado, presionamos la tecla ENTER.

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Flechas del cursor, ARRIBA, ABAJO, IZQUIERDA y DERECHA Tecla

Función

Enter

Avanzar al siguiente campo

Escape

Deshacer escritura en un campo

Tabulación

Al igual que Enter, avanza al siguiente campo

Shift + Tabulación

Regresa al campo anterior

F2

Modificar el contenido de un campo. Al igual que en Microsoft Excel, aparece el cursor de texto para que podamos escribir o borrar.

F6

Modificar la línea actual de un listado, por ejemplo una cuenta, una PARTIDA o un cheque.

Ctrl + Suprimir

Eliminar una línea (cuenta, PARTIDA, cargo o abono)

Ctrl + Inicio

Ir al inicio de un listado

Ctrl + Fin

Ir al final de un listado

Ctrl + F4

Cierra la ventana con que estamos trabajando

Alt + F4

Cierra la ventana con que estamos trabajando

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- 170 -

APÉNDICE C: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA Código

Tipo de usuario

Descripción

ADM

Administrador

Tiene acceso a todas las funciones de Vinci. Además, tiene el menú Sistema, que le brinda herramientas de control e información de Vinci, de los usuarios, la red, el Sistema Operativo, etc.

SUP

Supervisor

Tiene acceso a todas las funciones, menos al Control de usuarios, ni al menú Sistema.

GER

Gerente

Tiene acceso a todas las funciones de obtención o visualización de información, pero no puede introducir, modificar ni eliminar datos.

OAV

Operador avanzado

Tiene derecho a insertar, modificar y anular PARTIDA de diario, bancos y caja.

OME

Operador medio

Tiene derecho a insertar y modificar PARTIDA de diario, bancos y caja.

OBA

Operador básico

Tiene derecho a insertar PARTIDA de diario, bancos y caja.

OBN

Operador de banco

Tiene derecho a insertar PARTIDA de bancos.

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- 171 -

PROCESOS DEL SISTEMA CONTABLE VINCI VERSIONES 4.5, 5.0 Y 5.5 NIVELES DE USUARIOS Y ACCESOS

Id Proceso

Nombre Proceso

1

Respaldo de datos

Lectura

X

X

2

Crítico

X

X

Normal

X

X

Normal

X

X

Normal

X

X

6

Restaurar datos Configuración carpeta Definir períodos Configuración carpeta Control de usuarios

Normal

X

7

Cambiar contraseña

Normal

X

X

8

Definir cuenta

Normal

X

X

9

Catálogo de cuentas

Lectura

X

X

10

Modificar cuenta

Normal

X

X

Normal

X

X

Lectura

X

X

Normal

X

X

Normal

X

X

3 4 5

11 12 13 14 Manual Vinci 6.0

Eliminar cuenta Imprimir catálogo de cuentas Obtener catálogo externo Grupos contables

Tipo Proceso

Edición viernes 04/10/2019.

ADM

SUP

Administrador Supervisor

OAV

OME

OBA

OBN

Gerente

Operador Avanzado

Operador Medio

Operador Básico

Operador Bancos

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

GER

X X

X X

X

X

- 172 -

OAV

OME

OBA

OBN

Operador Avanzado

Operador Medio

Operador Básico

Operador Bancos

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Id Proceso

Nombre Proceso

15

Introducir PARTIDA

Normal

X

X

16

Diario

Lectura

X

X

17

Modificar PARTIDA

Normal

X

X

18

Eliminar PARTIDA

Normal

X

X

19

Anular PARTIDA

Normal

X

X

20

Imprimir diario

Lectura

X

X

21

Libros de diario

Normal

X

X

Normal

X

X

X

Normal

X

X

X

Normal

X

X

X

Normal

X

X

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

X

X

Normal

X

X

X

X

Normal

X

X

Normal

X

X

Lectura

X

X

X

X

X

Normal

X

X

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

X

X

22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 Manual Vinci 6.0

Tipos de PARTIDA Conceptos de PARTIDA Marcadores Introducir operación de banco Bancos Modificar operación de banco Eliminar operación de banco Anular operación de banco Imprimir movimientos Preparar conciliación bancaria Imprimir conciliación bancaria

Tipo Proceso

Edición viernes 04/10/2019.

ADM

SUP

Administrador Supervisor

GER Gerente

X

X X

X

X

X

X

X

X

- 173 -

X X

X

Id Proceso

33

Nombre Proceso

37

Cuentas bancarias Beneficiarios de cheques Mayor general Imprimir mayor general Balances

38

Tipo Proceso

ADM

SUP

Administrador Supervisor

GER Gerente

OAV

OME

OBA

OBN

Operador Avanzado

Operador Medio

Operador Básico

Operador Bancos

Normal

X

X

X

X

Normal

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

Imprimir balances

Lectura

X

X

X

X

39

Cierre de mes

Crítico

X

X

40

Consolidar datos

Crítico

X

X

Crítico

X

X

Normal

X

X

X

X

Normal

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

Normal

X

X

X

X

Normal

X

X

X

Lectura

X

X

X

Normal

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

34 35 36

41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 Manual Vinci 6.0

Cierre de año Tablas presupuestarias PARTIDA presupuestarias Imprimir estructura presupuestaria Obtener estructura presupuestaria Aprobar presupuesto Ejecución presupuestaria Modificación presupuesto Reporte ejecución presupuestaria Reporte tarjetas

Edición viernes 04/10/2019.

- 174 -

Id Proceso

51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62

Tipo

Nombre Proceso

Proceso

presupuestarias Reporte modificaciones presupuestarias Reporte balance de saldos Reporte balance general Reporte estado de resultados Reporte actividad por cuenta Reporte actividad por marcador Reporte de gastos Renumerar PARTIDA Reporte de saldos bancarios Catálogo de rubros Catálogo de deudores Cartera de créditos

ADM

SUP

Administrador Supervisor

OAV

OME

OBA

OBN

Gerente

Operador Avanzado

Operador Medio

Operador Básico

Operador Bancos

GER

Lectura

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

Normal

X

Lectura

X

X

X

X

Normal

X

X

X

Normal

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

63

Introducir crédito

Normal

X

X

X

X

64

Modificar crédito

Normal

X

X

X

X

65

Eliminar crédito

Normal

X

X

X

66

Emitir crédito

Normal

X

X

X

67

Operar

de Normal

X

X

X

Manual Vinci 6.0

pago

Edición viernes 04/10/2019.

X - 175 -

Id Proceso

68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 Manual Vinci 6.0

Nombre Proceso crédito Reporte situación cartera Reporte colocación cartera Reporte estado de cuenta deudor Imprimir PARTIDA Imprimir PARTIDA de resumen Estructura flujo de efectivo PARTIDA de reclasificación flujo de efectivo Hoja de trabajo flujo de efectivo Estado de flujo de efectivo Catálogo de productos Liquidaciones de gastos Introducir liquidación

Tipo Proceso

ADM

SUP

Administrador Supervisor

OAV

OME

OBA

OBN

Gerente

Operador Avanzado

Operador Medio

Operador Básico

Operador Bancos

GER

Lectura

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

Normal

X

X

X

Normal

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

Normal

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

X

X

Normal

X

X

X

X

X

Modificar liquidación Normal Reporte ejecución Normal parcial Tasas cambiarias Normal

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Edición viernes 04/10/2019.

X

- 176 -

X

Id Proceso

83 84 85 86 87 88 89

Nombre Proceso Imprimir marcadores Responsables cuentas por liquidar Reporte de cuentas por liquidar PARTIDA depreciación Módulo activos fijos Imprimir tarjetas responsabilidad Tipos de activos fijos

Tipo Proceso

ADM

SUP

Administrador Supervisor

OAV

OME

OBA

OBN

Gerente

Operador Avanzado

Operador Medio

Operador Básico

Operador Bancos

X

X

X

X

X

X

X

X

GER

Lectura

X

X

X

Normal

X

X

X

Lectura

X

X

X

Normal

X

X

X

Lectura

X

X

X

Lectura

X

X

X

Normal

X

X

X

90

Insertar activo

Normal

X

X

X

91

Modificar activo

Normal

X

X

X

Normal

X

X

X

Normal

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

X

X

X

Lectura

X

X

X

X

X

X

X

Normal

X

X

92 93 94 95 96 97 99 100 Manual Vinci 6.0

Eliminar activo Responsables de activos fijos Imprimir recibo Imprimir boletas revisión activos fijos Imprimir listado de activos fijos Imprimir fichas de activos fijos Reporte libro inventario Actualizar saldos por liquidar

Edición viernes 04/10/2019.

- 177 -

Id Proceso

Nombre Proceso

Tipo Proceso

Reporte movimiento Lectura de fondos Certificaciones y Normal firmas

101 102

X

NEGRO = Proceso NORMAL.

X

AZUL = Proceso LECTURA.

X

ROJO = Proceso CRITICO

Manual Vinci 6.0

Edición viernes 04/10/2019.

ADM

SUP

Administrador Supervisor

OAV

OME

OBA

OBN

Gerente

Operador Avanzado

Operador Medio

Operador Básico

Operador Bancos

X

X

X

GER

X

X

X

X

X

X

X

X

Cuauhtzin Asistencia Técnica (CAT) Guatemala, sábado 05 octubre 2019

- 178 -

ANEXO 01. GUIA DETALLADA PARA EXPORTAR REPORTES DE VINCI A EXCEL. Como en todos los reportes de Vinci, podemos modificar el título de reporte y seleccionar la impresora activa. Para finalizar dirigimos los datos del reporte a la pantalla botón Ver, a la impresora botón Imprimir o a un archivo botón Exportar a Excel etc. Cualquier REPORTE de Vinci, se puede EXPORTAR a Excel, siempre y cuando que al solicitar el los reportes que aparezca el Botón Precisar que solo se exporta “Información”, como tal “sin ningún formato”, si queremos con el formato de Vinci 6.0, para eso están los reportes del Sistema como tal; pero si por cualquier razón necesitarnos exportar, Vinci también te ofrece esta opción. Los pasos son: 1.- Pedir el reporte que se necesite.

2.- Click en Botón

Exportar

3.- Aparecerá la Pantalla:

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- 179 -

4.- Seleccionamos Excel 3.0/4.0(*.xls):

5.- Seleccionamos una Ruta (un Directorio o Subdirectorio), donde queramos guardar el archivo a exportar

Manual Vinci 6.0

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- 180 -

. 6.- Digitamos el nombre del archivo, por ejemplo “Estado Resultados PracticaRaan1_01Ene31Dic2016.xls”

7.- Click en Botón

Guardar

8.- Sale un mensaje “el archivo xxxx ha sido creado con éxito”

9.- Click en Botón

Manual Vinci 6.0

Aceptar

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Archivo exportado, se exporta “Información”, como tal “sin ningún formato”

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- 182 -

ANEXO 02. GUIA PASOS PARA “REALIZAR RESPALDOS” EN RAR. PROCESOS PARA RESPALDAR VINCI Ó ARCHIVOS DE TRABAJO VERSIONES 4.5, 5.0 Y 5.5

02.1. CREAR CARPETA / DIRECTORIO RESPALDOS: 1.- Abrir “Explorador de Windows” o “Mi PC” CRTL + E 2.- Clic en el disco duro “C” 3.- Clic auxiliar (botón derecho) en el disco duro “C” Ó Archivo / Nuevo / Carpeta. Se recomienda, crear, para utilizar esta ruta en Archivo/ Configuración de carpeta, en la sección seguridad, en Ruta de respaldo Respaldo Vinci60 01-Institucional Organización (nombre de la Organización / Empresa) 02-Fondos Propios 03-Admininstracion 04-Proyecto Usaid 05-Proyecto Diakonia 06-Proyecto FundaFord 08-Proyecto SweFor 09-Etc, etc, etc Se crearan según las Carpetas (Contabilidades) de las Entidades, sean Lucrativas o para las Entidades Sin Ánimo de Lucro –ESAL-Organización y según el nombre de la Empresa u Organización.

02.2.- REALIZAR LOS RESPALDOS: 1.- Abrir “Explorador de Windows” o “Mi PC” CRTL + E 2.- Doble Clic en el disco duro “C” 3.- Entrar en el Directorio o el subdirectorio Ó el archivo que se va a respaldar.: Vinci o Vinci60 (según su configuración) 4.- Dar un clic auxiliar (botón derecho del ratón) 6.- (Icono del rar) Clic con en añadir al archivo”. 8.- Clic en “examinar” 9.- Clic en “Buscar en” Descolgar la lista 10.- Clic en “C” 11.- Doble Clic en “RESPALDOS VINCI60” 12.- Clic en el campo Nombre 13.- Tecla inicio 14.- Teclear: 2015 (año – 4 dígitos). 05 (mes – 2 dígitos). 10 (día – 2 dígitos).

Manual Vinci 6.0

(guión sin espacios).

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1725

(hora – 4 dígitos, según la hora de la computadora).

(guión bajo). Teclear _ Tecla Fin (End). 13.- OPCIONAL: Teclear _ (guión bajo). Digitar día (Lunes, Martes, Miércoles, etc según sea el día). (guión sin espacios). 1725 (hora – 4 dígitos, según la hora de la computadora). El nombre del ARCHIVO quedaría 20150510-1725_RespaldoVinci_ORGANIZACION_Mie10May2015-2006 14.- Clic en “Abrir” 15.- Clic en “Aceptar”

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ANEXO 03.- GUIA PASOS PARA “RECUPERAR RESPALDOS” EN RAR. Si la Carpeta a descomprimir tiene OTRO o el MISMO NOMBRE, en la Carpeta de VINCI ó VINCI60

03.1.- BAJAR EL ARCHIVO DEL CORREO Y COPIAR A CARPETA RESPALDO: solo si la Carpeta a descomprimir tiene el MISMO NOMBRE, que la Carpeta de VINCI ó VINCI60 1.2.3.4.5.6.7.8.-

Si llega por correo el archivo rar Dar clic sobre el mismo. Cuando aparece el archivo adjunto dar clic en “Guardar en Drive” Abrir “Explorador de Windows” o “Mi PC” CRTL + E Doble Clic en “Mis Documentos” Doble Clic en “Descargas” o en “Downloads” Seleccionar el archivo y dar CRTL + C (Copiar) Pasarse al Directorio RESPALDOS VINCI60” Dar doble clic y digitar CRTL + V (Pegar)

03.2.- DESCOMPRIMIR DENTRO DE CARPETA VINCI Ó VINCI60 o CARPETA. DESTINO 1.2.3.4.5.-

(SEGÚN SU CONFIGURACIÓN):

Abrir archivo rar Ya en la pantalla de rar Clic en Doble Clic en Doble Clic en

6.- Clic en la

doble clic o Enter un clic para seleccionar carpeta menú Extraer. “C” “Vinci ó Vinci60 (Según su configuración) Carpeta destino y Enter. Se descomprime la Carpeta Origen Dentro de la Carpeta Destino. Menú Archivo – Salir o Clic en “X” “Vinci ó Vinci60 (Según su configuración) Carpeta destino. doble Clic.

7.- Cerrar ventana de rar 8.- Doble Clic en 9.- Doble Clic en la 10.- Aparece la Carpeta de origen 11.- Seleccionar todos los archivos de la Carpeta origen CRTL + E (Seleccionar todo) 12.- Clic en la Carpeta destino. 13.- Pegar todos los archivos en la Carpeta origen CRTL + V (Pegar) 14.- Clic en la Carpeta origen DEL o SUPR

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ANEXO 04. GUIA PARA RUTA CREAR ACCESO DIRECTOS VINCI60. En el escritorio de la computadora. Aplica cuando se tiene el problema que al instalar en Vinci60, NO crea el icono de acceso directo a Vinci. Da problemas regularmente en Windows Vista, Windows 7, 8 y Windows 10. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

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Ubicarse en el Escritorio de la Computadora. Click auxiliar (click derecho del ratón) Nuevo Acceso directo C:\ (Puede ser disco “D” depende la configuración de cada computadora). Archivos de programa (Puede ser disco “Programs Files” depende la configuración de cada computadora). Borland Runtime Icono Vinci / nombre PDXRWN32.EXE" Aceptar SALE: "C:\Program Files\Borland\Paradox Runtime\PDXRWN32.EXE" COPIAR TEXTUAL: -c -wC:\Vinci60 -ic:\Vinci60\Vinci.ini Panel.fdl Cambiar nombre: PDXRWN32 Por Vinci 6.0

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ANEXO 05.- CREAR DIRECTORIOS (Carpetas) DE TRABAJO VINCI 6.0: En el explorador de Windows o panel de administración de archivos de otros sistemas operativos para tener de forma ordenada y separada toda la información, procedemos a crear: 1. Vinci60 Instalador

Carpeta del Programa Sistema contable Vinci 6.0

2. Vinci60

Carpeta del Sistema contable Vinci 6.0 (Programa).

3. Vinci

Carpeta de la bases de datos o información contable.

4. Vinci60 Reportes

Carpeta con información contable en pdf o exportados de Vinci a Excel.

5. Vinci Respaldos

Carpeta con información contable comprimida.

6.

Vinci Liquidaciones .xls

Son ARCHIVOS con información en hoja electrónica de las liquidaciones presentadas por el personal. Guardados como archivos extensión .xls o la extensión del software que utilicen, pero de hoja electrónica.

. CSV Son ARCHIVOS guardados extensión .CSV (separado por comas) con información de origen de hoja electrónica. Archivos que normalmente serán guardadas con un correlativo numérico de 2 ó 3 dígitos (el usuario lo decide) y a la par el nombre de la persona que liquido con el objetivo de tener control de todos los archivos que se van a “Importar” de CSV a Vinci.

7. Vinci Virtual

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Carpeta con información contable en pdf o exportados de Vinci a Excel. Es la unidad que servirá de “Puente”, entre Windows 10 y Windows XP o Windows 7 para compartir información.

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ANEXO 06.- PROBLEMA EN LAS FUENTES: 1. Indicaciones para solucionar problema de fuentes, que saca la impresión en letras pequeñas o muy grandes, si eso sucede, es de configuración de la impresora de la computadora y no es un problema del Sistema Vinci. Técnicamente con cualquiera de las alternativas se debe de solucionar el problema de las fuentes, dependerá de la versión de Windows que tengan instalada en sus computadoras. Opción uno: 1.- Inicio. 2.- Impresoras y Faxes. 3.- Propiedades Personalizar. 4.- Opciones avanzadas. 5.- Opciones de impresión. 6.- Seleccionar:

Winprint dar aceptar y revisar si salen bien los reportes de Vinci normales (sale la impresión ya no en letra pequeña o muy grandes). Sino llegara a funcionar, repiten todo el procedimiento, solo vamos a cambiar opción, seria. Opción dos: 1.- Inicio. 2.- Impresoras y Faxes. 3.- Propiedades Personalizar. 4.- Opciones avanzadas. 5.- Opciones de impresión. 6.- Escogen:

Raw

dan aceptar y ves si ya salen bien los reportes de Vinci normales (sale la impresión ya no en letra pequeña o muy grandes). Sino te llegara a funcionar, repetís todo el procedimiento, solo vamos a cambiar opción, seria. Opción tres: 1.- Inicio. 2.- Impresoras y Faxes. 3.- Propiedades Personalizar. Manual Vinci 6.0

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4.- Opciones avanzadas. 5.- Opciones de impresión. 6.- Escogen:

TXT das aceptar y ves si ya salen bien los reportes de Vinci normales(sale la impresión ya no en letra pequeña o muy grandes).

Guatemala, viernes 04 octubre 2019 Cuautzin Asistencia Técnica (CAT) Colectivo Open Vinci / JLBJ Manual Vinci 6.0

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