Manual Spiceworks (Completo)

INDICE

1.

OBJETIVO DEL DOCUMENTO .......................................................................................................... 2

2.

ALCANCE ........................................................................................................................................... 2

3.

CONTENIDO ....................................................................................................................................... 2 3.1.

INSTALACIÓN DE SPICEWORKS .............................................................................................. 2

3.2.

ADMINISTRACIÓN DE SPICEWORKS ..................................................................................... 10

3.2.1.

Help Desk ........................................................................................................................... 10

3.2.2.

Adición de nuevos dispositivos. ...................................................................................... 11

3.2.3.

Adición de nuevos activos ............................................................................................... 13

3.2.4.

Adición de nuevos monitores .......................................................................................... 14

3.2.5.

Grupos ............................................................................................................................... 16

3.2.6.

Servicios instalados y en funcionamiento ...................................................................... 17

3.2.7.

Reclasificar o borrar dispositivos .................................................................................... 19

3.2.8.

Comparando dispositivos ................................................................................................ 21

3.2.9.

Configuración de Correo. ................................................................................................. 23

3.2.10.

Configuración de Monitores y Alertas ......................................................................... 25

1.

OBJETIVO DEL DOCUMENTO

Instalar y configurar el escritorio de ayuda Spiceworks y conocer su funcionamiento. 2.

ALCANCE

Monitorear los dispositivos de red, inventariar, controlar, gestionar e informar sobre software y hardware de activos. 3.

CONTENIDO 3.1. INSTALACIÓN DE SPICEWORKS

El primer paso para instalar Spicework, es seleccionar el número de puerto por el cual nos vamos a conectar a Spicework, por defecto es el puerto 9675 (figura 1.1); damos click en Next.

Figura 1.1

Después de haber leído los términos y condiciones, seleccionar la opción de aceptar (figura 1.2) y click en Next.

Figura 1.2

Seleccionar la carpeta de destino en la cual quedará instalado Spiceworks, por defecto se guardará en “C:\Program Files\Spiceworks” (Figura 1.3); si se desea cambiar la ubicación de destino seleccionar “Browse…” y cambiar la carpeta origen. Después seleccionar Install.

Figura 1.3

El proceso de instalación tardará unos pocos minutos, la barra mostrará los avances de la instalación (Figura 1.4).

Figura 1.4

Al terminar la instalación, seleccionamos la opción de “Launch Spiceworks” (Figura 1.5), Seleccionar Continue para comenzar con el registro Spiceworks.

Figura 1.5 Comenzará la carga de la página principal, desde tu PC por el puerto 9675. (Figura 1.6)

Figura 1.6

Después de cargar la página de spicerwork, tendrá que llenar los campos siguientes: 1.- Your Name: Primer nombre y Primer apellido. 2.- Username (Email): Cuenta de correo. 3. - Password: Contraseña preferida. 4.- Confirm Password: Confirmar contraseña. 5.- Company Name: TU_COMPAÑIA. 6.- Industry: Giro de Compañia. Al terminar de llenar los campos (figura1.7), click en Create Account.

Figura 1.7 La siguiente imagen muestra qué es lo primero que deseamos realizar: Inventory, Help Desk o Configuration Backup. En este caso elegiremos Inventory (figura 1.8).

Figura 1.8

Seleccionar el rango de IP que Spicework escaneará (figura 1.9).

Figura 1.9 Ingresar la contraseña de usuario y click en Start Scan (figura1.10).

Figura 1.10 Al terminar de hacer el escaner, Spicework mostrará la cantidad de los equipos encontrados (figura 1.11).

Figura 1.11

Los equipos aparecen en el grupo de “Unknowns”, para después acomodarlos (figura 1.12).

Figura 1.12

3.2. ADMINISTRACIÓN DE SPICEWORKS 3.2.1. Help Desk Esta es una herramienta que permite tanto al administrador como al usuario estar en contacto acerca de lo que está sucediendo en la maquina, permite al usuario enviarle un mensaje de notificación según escoja el administrador sea vía mail, msm, u otro tipo de notificación, cuando en la maquina se presente alguna contrariedad, se tenga alguna tarea programada, o peticiones de usuario. Esta herramienta permite modificar el tipo de mensaje o notificación que será emitida, ya que proporciona unas plantillas para el correo electrónico, este tiene una cantidad de opciones que pueden ser modificadas de acuerdo a sus necesidades; una de las opciones presentadas en las plantillas presenta un problema con Outlook 2007 ya que tendrá que reemplazar una línea y cambiarla por la de usuario. Las opciones presentadas en las plantillas son las siguientes:  (()) TICKET_SUMMARY Una línea de resumen de las entradas.  (()) TICKET_ID El único identificador numérico de este billete.  (()) TICKET_CREATION_DATE Fecha / Hora del billete creación.  (()) TICKET_CLOSE_DATE Fecha / Hora de entrada estrecha (si privadas).  (()) TICKET_STATUS abierto o cerrado.  (()) TICKET_PRIORITY Uno de alto, medio y bajo.  (()) TICKET_DESCRIPTION Descripción completa texto del billete.  (()) TICKET_SUBMITTER El nombre completo o correo electrónico del usuario que presentaron el billete.  (()) TICKET_C_CUSTOM_NAME Nombre en mayúsculas del campo personalizado, ejemplo: TICKET_C_MY_CUSTOM_THING  (()) APP_URL La base de usuarios de la aplicación  (()) TICKET_URL Enlace a la entrada en la interfaz de administración  (()) HELPDESK_URL Enlace al portal de ayuda  (()) COMMENT_BODY Los 3 últimos comentarios en el billete.  (()) COMMENT_BODY_ONLY Sólo el último comentario sobre el billete. Para enviar y recibir mensajes de correo electrónico desde el Help Desk tendrás que configurar Spiceworks para utilizar servidores de correo electrónico tanto entrante como saliente servidores, siendo los siguientes los protocolos soportados:  

Entrantes: POP, IMAP y MS Exchange (2003 y 2007). Saliente: SMTP y MS Exchange (2003 y 2007).

3.2.2. Adición de nuevos dispositivos. Es posible que se presenten problemas a la hora de descubrir nuevos dispositivos, y esto es debido a que el tipo de acceso Windows o SSH no está permitiendo el acceso. Spiceworks maneja flexibilidad en este caso, ya que permite un gran mantenimiento en la lista de objetos por escanear y cuentas con la que gestionara. Los componentes de esta lista son los siguientes: Dispositivo / Rango: aquí se especificara una dirección IP, un nombre de maquina o dispositivo, o un rango el cual será escaneado, las entradas validas son las siguientes:   

192.168.1.2 equipo9.local 192.168.1.1-254

→ → →

dirección IP. nombre maquina o dispositivo. Rango.

Cuenta: este es el que usa spiceworks para gestionar la maquina remota, hay dos tipos de cuentas: Cuenta Windows: Esta por defecto se asigna como “usuario actual”, como esta es la cuenta con la que registra en el momento de la instalación debe ser una cuenta con privilegios de administrador de toda la red para poder acceder a las maquinas remotas sin tener que estar usando diferentes usuarios. 



Cuenta SSH: Esta es la cuenta utilizada para las maquinas UNIX o mac´s, esta cuenta debe ajustarse como una cuenta valida SSH, para así cumplir las funciones ya mencionadas anteriormente. Añadiendo una nueva entrada a la lista de los dispositivos: 1. Haga clic en el botón Agregar para añadir un nuevo scanner (Click here to add a new scan entry).

2. Llene una dirección IP, un rango de direcciones IP o un nombre de equipo en la primera columna. 3. Seleccione un usuario a utilizar, o seleccione "Add" para añadir una nuevo. 4. Seleccione un usuario de la columna de SSH (si necesita uno), si no sólo seleccione ninguno. 5. Seleccione SNMP cadena pública. (En este caso). 6. Pulse Guardar (Save).

Para tener un óptimo descubrimiento debemos tener en el dispositivo remoto bien configurado el WMI, el bloqueo de solicitudes FIREWALL y/o antivirus.

3.2.3. Adición de nuevos activos Spiceworks también permite escanear dispositivos de otra subred, estos son agregados manualmente (Para poder llevar a cabo la adición del nuevo activo será necesario conocer la forma en el que el tipo de activo determina la categoría) Para la creación del nuevo activo: 1. Haga clic en el enlace de inventario en la barra de menú (Inventory). 2. Haga clic en el vínculo New Asset estando dentro de un grupo. 3. Introducir el nombre, # de serie, la dirección IP (opcional) y del tipo. NOTA: si no ves un tipo adecuado en la lista desplegable, seleccione Crear nuevo tipo y entrar en una descripción adecuada. Cuando se crea un nuevo tipo de activo, el activo se colocará en la "Otros" categoría de activos. 4. Haga clic en Guardar (Save).

3.2.4. Adición de nuevos monitores Esta herramienta permite visualizar cuando, en que equipo y qué tipo de software ha sido instalado en alguna maquina de la red, y se mostrara en “recién detectado programas informáticos”, que es visible en la ficha Programas en el panel inferior de la página Inventario. Si dentro del descubrimiento de software encuentra alguno no deseado simplemente puede colocar nuevos monitores, Spiceworks viene con algunos de estos monitores pre-construidos, incluyendo monitores para:  Google Desktop  WeatherBug Esta herramienta al igual que Help Desk también permite que sea notificado vía mail cada que sea descubierto un nuevo software instalado. También es necesario a veces saber en qué maquina como tal está instalado algún tipo de software (como si tiene los parches correspondientes) para saber en qué maquina se encuentra instalado hacemos lo siguiente: 1. Seleccione la ficha de inventario. 2. Seleccione la categoría de Software. 3. Seleccione Applications, Servives o Hotfixes. 4. Encontrar el software en el que está interesado y haga clic sobre él. 5. En la vista de detalles en la parte inferior, seleccione “Instaled on” para ver todas las máquinas que tienen instalado este software o “Not instaled on“ para las máquinas que se están desaparecidos.

3.2.5. Grupos Ahora para facilitar más la administración de los dispositivos, Spiceworks permite la flexibilidad de agrupamiento, por esto Spiceworks da la opción de personalizar los grupos según sus necesidades. ¿Cuáles son los grupos? Son una colección de sus dispositivos de red, que son organizados y mostrados en la página principal de inventario, estos grupos son poblados por dispositivos que se ajusten a los criterios del grupo. ¿Qué tipos de grupos de existen? Los grupos están definidos por defecto pero de acuerdo a sus necesidades usted puede personalizar los grupos. Los grupos asignados por defecto por Spiceworks no se pueden modificar solo eliminar, tales grupos son: Workstation: cualquier escritorio o computadora portátil. Servidores: Cualquier servidor de red. Impresoras: Cualquier impresora de red. Redes: Cualquier dispositivo SNMP, router, concentrador, o switch. Incógnitas: Cualquier dispositivo que Spiceworks no puede determinar su identidad. Otros: Cualquier dispositivo que no entran en otro grupo. Software: Cualquier software que es capaz Spiceworks de escanear. Definidas por el usuario: Cualquier dispositivo creado manualmente. Spiceworks provee también otro tipo de grupos asignados por defecto. Adición de nuevos grupos: 1. Desde la pantalla principal de Settings, haga clic en Custom Groups. 2. Haga clic en Crear un nuevo grupo (New Group). 3. Escriba un nombre para su grupo, a elegir si requieren un dispositivo para hacer frente a cualquiera de sus criterios o la totalidad de ellos. 4. Elija el ícono que más le convenga. 5. Elija el atributo de comprobación para la modificación de esta condición y el tipo en el valor que activará el grupo. Puede crear sus propios atributos. 6. Añadir filtros adicionales. 7. Haga clic en Guardar para guardar el nuevo grupo personalizado (Save).

3.2.6. Servicios instalados y en funcionamiento Spiceworks te permite escanear que servicios y en que estados se encuentran, Spiceworks provee la forma de que elijas que servicios a monitorear, para ver todos los servicios para las maquinas de la red, haga lo siguiente: 1. Seleccione la categoría de software de la ficha de inventario. 2. Seleccione la opción “Services”.

Se pueden ver todos los dispositivos en los que el servicio está instalado seleccionando la ficha "Installed on" o todos los dispositivos en los que no está instalado en la selección "Not installed on".

Ver todos los servicios para un dispositivo. 1. Seleccione un dispositivo, como un servidor. 2. En la sección de detalles en la parte inferior de la pantalla, seleccione la ficha Services.

En este punto de vista, se puede ver el nombre del servicio, es la situación actual y que la puesta en marcha por defecto la opción.

3.2.7. Reclasificar o borrar dispositivos Hay algunos dispositivos que pueden que no sean reconocidos satisfactoriamente y no pueden ser clasificados como algún tipo de dispositivo y se mostrara como desconocido. Si el administrador conoce el tipo del dispositivo que no ha sido clasificado lo puede reclasificar de la siguiente manera: La reclasificación de un dispositivo: 1. Haga clic en la ficha de inventario. 2. Seleccione el dispositivo a ser reclasificado. 3. Moverse sobre la barra de herramientas hasta que vea Edit. 4. De click en Add to Group. 5. Guarde (Save).

También puedes eliminar un dispositivo de tu inventario cuando quieras o sea necesario, pero si no quieres que vuelva a aparecer en tu próximo escaneo puedes realizar lo siguiente:

Para borrar un dispositivo: 1. Haga clic en la ficha de inventario. 2. Seleccione el dispositivo a eliminar 3. Seleccione Edit en la barra de herramientas. 4. Haga clic en Eliminar (Delete). 5. Comprobar si desea que el dispositivo sea eliminado.

NOTA: Este dispositivo se omitirá en todos los próximos escaneos por lo cual no aparecerá de nuevo.

3.2.8. Comparando dispositivos Después de tener un poco más claro el funcionamiento de las herramientas que provee Spiceworks, se puede presentar un inconveniente muy común a la hora de solucionar problemas, tratando de comparar un dispositivo con una configuración y otra máquina con la misma que no funciona igual, pero Spiceworks te da la facilidad de que lo podas comparar y así encontrar alguna solución en cuanto a las posibles diferencias que se puedan presentar. En una comparación pueden coincidir la configuración de software y/o hardware en un determinado dispositivo con un segundo y resalta las diferencias entre los mismos. Esto le ayudara rápidamente a determinar las diferencias y así pronta solución. Para comparar dos dispositivos: 1. Haga clic en el enlace que aparece en el Inventario de la izquierda de navegación. 2. Haga clic en grupo Workstation o Servers. 3. Diríjase a las herramientas ubicadas en la parte inferior derecha en la parte de Troubleshooting.

Resumen de activos del panel cambiará al panel Comparar. 4. En el panel Comparar se despliegan dos menú donde están lista de todos los dispositivos del mismo tipo que están disponibles para la comparación. Seleccione un dispositivo de cada cuadro desplegable para comparar las diferencias entre los dos dispositivos.

3.2.9. Configuración de Correo. Spiceworks permite configurar una cuenta de correo mediante SMTP, en caso de que desee que las alertas le sean enviadas a una cuenta ya existente de otro servidor. Para cambiar la cuenta de correo en Spiceworks: 1. Seleccione Inventory del menú principal. 2. Posteriormente seleccionamos Settings.

3. Seleccionar la opción de Email Settings.

4. Al abrir la opción de Email Setting podremos modificar: el encabezado de los correos, el protocolo por el cual Spicework mandará los correos, y por último como Spicework recibirá correos.

3.2.10. Configuración de Monitores y Alertas Para cambiar la configuración de las alertas que Spicework notificará. 1. Entramos al menú de Inventory. 2. Seleccionamos Settings.

3. Seleccionar Monitors & Alerts.

4. Para modificar o eliminar una alerta, seleccionar la pestaña de Edit.

5. Las opciones existentes para modificar una alerta, son las siguientes:  Name: Nombre que quiera dar al alerta.  Contions: Las condiciones en que spicework mandará una alerta a su correo.  Applies To: A que dispositivos se aplica esta alarma.  Email: Si desea recibir correo o no.  Enabled: Encender o apagar la alerta.

6. Para crear un nuevo monitor, dar click en “Add new monitor”.

7. Llenar los campos con los requisitos que usted necesita. Al terminar dar click en Save y su nuevo monitor quedará guardado y trabajando.