Manual SPBU Pertamina

STANDAR OPERASI DAN PROSEDUR PENGELOLAAN SPBU PERTAMINA Edisi I - 2004

SE RVI CE CE N T E R SA FE T Y

SERVICE CENTER SAFETY

Keselamatan tidak dapat terjadi begitu saja. Keselarnatan konsumen dan Anda sendiri adalah bagian yang paling penting dari pelayanan pelanggan. Selalu perhatikan gejala-gejala bahaya. Bila Anda melihatnya langsung tangani atau laporkan kepada manajer SPBU. Ikuti tips-tips pada halaman berikut untuk menjamin keselamatan konsumen Anda, pekerja Anda, dan Anda sendiri. Juga ikuti panduan mengenai keselamatan yang dapat Anda temukan pada bagian lain dari manual ini.

Pencegahan Kebakaran 1.

2. 3. 4. 5.

PT PERTAMINA (PERSERO)

PERINGATAN ! Siapapun dilarang merokok didalam area SPBU. Apabila Anda merokok, merokoklah hanya pada area yang diijinkan pada SPBU. Area merokok berada jauh dari pompa BBM dan tidak terlihat oleh pelanggan. Secara sopan minta konsumen Anda yang merokok untuk merokok di luar SPBU. Penggunaan api secara terbuka seperu korek api dan obor juga dilarang. Ketidakpatuhan pada petunjuk keselamatan ini akan berakibat pada pengenaan tindakan disiplin termasuk pemecatan. Ketahuilah Ietak pemadam api dan kotak P3K serta ketahui pulalah cara penggunaannya. Tinjaulah informasi mengenai prosedur pencegahan kebakaran.

i

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

ii

Tips-Tips Keselamatan lkuti tips-tips keselamatan berikut ini apabila Anda bekerja pada SPBU Anda : 1. Berikan perintah secara jelas dan dengarkan respon-respon yang timbul. 2. Pandu kendaraan secara hati-hati menuju pompa yang tepat, dengan berdiri pada sisi jalan dan gunakan kedua belah tangan untuk memberikan petunjuk yang jelas. 3. Hati-hati terhadap Iubang pada jalan. Perhatikan konsumen apabila mereka keluar dari kendaraannya dan pandulah mereka ke ruang tunggu bila mereka meninggalkan kendaraanya. 4. Ada kemungkinan jalan licin jadi berjalanlah secara hati-hati dan bersihkan tumpahan minyak sesegera mingkin. 5. Jangan mengisi BBM untuk kendaraan apabila mesin kendaraan dalam keadaan menyala. 6. Jangan berdiri pada jalur kendaraan pada saat kendaraan memasuki dan meninggalkan SPBU. 7. Jangan berdiri pada kursi, drum oli, kardus dan lain-lain. Gunakan selalu tangga. 8. Jangan menggunakan perhiasan. 9. Berhati-hatilah dalam menangani produk-produk kimiawi pada SPBU. 10. Ketahuilah dimana daftar Nomor Telpon Penting dan Nomor Telepon Darurat diletakkan. 11. Bacalah rencana komunikasi keadaan bahaya dan diskusikan dengan manajer SPBU. 12. Kajilah material MSDS dan diskusikan dengan manajer SPBU. Ketahuilah bagaimana membaca dan mengartikan informasi pertolongan pertama.

PT PERTAMINA (PERSERO)

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL) 1 Tanggung Jawab Tanggung jawab secara keseluruhan atas pelaksanaan dari kebijakan PT PERTAMINA (PERSERO) berada pada pengusaha SPBU termasuk aspek keselamatan, kesehatan kerja dan lindungan lingkungan (K3LL) di SPBU. Berdasarkan tanggung jawab tersebut, setiap pengusaha SPBU harus : a. Memahami standar dan kebijakan keselamatan, kesehatan kerja dan lindungan lingkungan PT PERTAMINA (PERSERO). b. Memastikan setiap karyawan SPBU telah terlatih dan memahami prosedur kerja dengan baik. c. Memastikan bahwa seluruh peraturan keselamatan dipahami oleh seluruh karyawan SPBU. d. Memastikan seluruh tanda-tanda peringatan dan rambu-rambu yang diperlukan di lingkungan SPBU dalam keadaan baik dan dapat terlihat dengan jelas. e. Menyediakan dan memastikan bahwa seluruh peralatan pemadam kebakaran dan lindungan lingkungan dalam keadaan siap pakai. f. Bertanggung jawab bila terjadi kecelakaan di SPBU untuk memastikan bahwa penyebab dan kondisi yang muncul dari masing-masing kecelakaan, kejadian atau bencana telah dinvestigasi dan dilakukan tindakan yang tepat agar tidak terulangi kembali. g. Membuat catatan di safety log book sesegera mungkin setelah kecelakaan. h. Memastikan bahwa seluruh kerusakan yang terjadi telah dilaporkan. i. Memastikan bahwa apa-apa yang menjadi tanggung jawabnya telah didelegasikan kepada karyawan yang paling senior selama dia tidak berada di SPBU.

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

BAB 1

Karyawan SPBU juga mempunyai tanggung jawab, yaitu harus : a. Memperhatikan dan mematuhi segala peraturan dan kebijakan PT PERTAMINA (PERSERO) tentang K3LL. b. Mengikuti seluruh instruksi tentang K3LL yang diberikan oleh Pengusaha SPBU. c. Melaporkan seluruh kecelakaan, kejadian, sumber-sumber potensial bahaya dan kerusakan peralatan pada SPBU kepada Pengusaha SPBU.

PT PERTAMINA (PERSERO)

1

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

2 Ketentuan-ketentuan K3LL

2.1

Keselamatan Kerja

2.1.1 Ketentuan Umum • Area SPBU merupakan daerah berbahaya sehingga diberlakukan ketentuan-ketentuan khusus untuk mencegah kecelakaan, kebakaran dan pencemaran. • Dalam area SPBU tidak diperkenankan mengadakan kegiatan selain yang berkaitan dengan penyaluran BBM dan usaha penunjangnya kecuali dengan ijin PT PERTAMINA (PERSERO). • Kebersihan areal SPBU harus selalu terpelihara dan terjaga. 2.1.2 Penerimaan dan Pembongkaran BBM • Mobil tangki pengangkutan BBM harus diparkir pada tempat yang telah ditentukan Posisi mobil tangki diupayakan tidak mengganggu kegiatan di SPBU dan harus dapat dengan mudah dikeluarkan dari lokasi SPBU pada saat keadaan darurat. • Sebelum pembongkaran BBM, pengemudi harus melapor kepada pengawas SPBU setempat. • Slang pembongkaran harus dilengkapi dengan quick coupling baik di fill pot maupun di mobil tangki. • Sebelum pembongkaran BBM arde harus dipasang pada grounding rod. • Alat Pemadam kebakaran harus diturunkan dan ditempatkan dekat kendaraan/ujung dombak. • Selama pengisian berlangsung harus dipasang rambu-rambu peringatan ‘AWAS, SEDANG BONGKAR BBM’. • Selama pembongkaran pengemudi dan kenek harus siap ditempat, mesin kendaraan harus dimatikan dan rem parkir dipasang. • Disekitar lokasi tidak boleh terdapat sumber atau kegiatan yang dapat menimbulkan panas/api. Jika terdapat kondisi berbahaya, pembongkaran harus segera dihentikan dan mobil tangki serta kendaraan lainnya harus segera disingkirkan dari lokasi. • Setelah selesai pembongkaran, kerangan dari pipa discharge mobil tangki harus ditutup. Slang bongkar dilepaskan mulai dari mobil tangki menuju tangki timbun untuk menghindari tumpahan. • Pada saat pembongkaran BBM, unit dispenser yang bersangkutan tidak boleh melayani pengisian BBM.

2

PT PERTAMINA (PERSERO)

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

2.1.3 Pengisian BBM ke Kendaraan Konsumen • Mesin kendaraan harus dimatikan pada saat pengisian BBM. • Dilarang mengisi BBM selain ke dalam tangki kendaraan, seperti ke drum atau jerigen kecuali yang memenuhi persyaratan K3LL. • Nozzle dispenser harus dalam keadaan baik dan berfungsi otomatis pada saat pengisian. • Dilarang merokok dan mengaktifkan Hand Phone (telepon genggam) pada saat pengisian BBM. • Antrian kendaraan konsumen yang akan mengisi BBM harus diatur dengan baik. • Apabila kendaraan konsumen mogok sewaktu mengisi BBM agar didorong keluar dari area SPBU. • Untuk pengisian sepeda motor, mesin harus dimatikan dan pengemudi harus turun dari kendaraan sebelum pengisian dimulai. Tangki sepeda motor harus diisi dengan perlahan untuk menghindari tumpahan. 2.1.4 Kegiatan Pemeliharaan • Semua pekerjaan pemeliharaan yang dapat menimbulkan bahaya seperti pengelasan, tank cleaning dan perbaikan lainnya harus dilakukan dengan cara yang aman dibawah pengawasan PT PERTAMINA (PERSERO) atau petugas yang kompeten. • Dilarang memperbaiki kendaraan di dalam area SPBU. • Pengusaha SPBU harus memastikan bahwa kontraktor pihak ketiga yang dipekerjakan di SPBU baik untuk pengerjaan perawatan ataupun hal lain disyaratkan untuk memahami standar dan prosedur K3LL. 2.1.5 Kebersihan dan Kerapihan • Kebersihan di area SPBU harus selalu terjaga dan bebas dari sampah dan tumpahan minyak. • Saluran air harus dalam keadaan bersih dan lancar. • Di area SPBU ditempatkan bak sampah yang mencukupi. • Ruang peraga, kantor, toilet harus selalu dalam keadaan bersih dan baik.

2.2

Pencegahan Kebakaran

2.2.1 Ketentuan Umum • Dilarang merokok, mengaktifkan hand phone (telepon genggam), membuat api terbuka atau pekerjaan yang menimbulkan bunga api di area SPBU • Area SPBU harus aman dari sumber api dengan cara pengaturan jarak aman (safety distance) atau tembok pembatas.

PT PERTAMINA (PERSERO)

3

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

•

•

Semua perlengkapan listrik yang akan dipasang di SPBU harus disesuaikan dengan standard code yang umum dipakai (IP Electircal Safety Code) dan P.U.I.L. 1990. Karyawan SPBU harus memastikan bahwa tidak terdapat akumulasi uap BBM yang dalam kondisi tertentu dapat terbakar atau meledak.

2.2.2 Peralatan Pemadam Kebakaran • Di area SPBU harus selalu tersedia alat pemadam kebakaran dalam jumlah yang cukup menurut ketentuan PT PERTAMINA (PERSERO) dan selalu dalam keadaan siap pakai. • Alat pemadam harus ditempatkan pada lokasi yang telah ditentukan dan tidak dibenarkan dipindahkan tanpa ijin petugas setempat. • Alat pemadam harus diperiksa setiap 6 bulan sekali oleh petugas/perusahaan yang berwenang meliputi : kondisi fisik tabung, kondisi slang dan nozzle, kondisi tepung dan tekanan gas. Hasil dan tanggal pemeriksaan harus dicantumkan pada tabung pemadam. • Setiap karyawan SPBU harus memahami dan terlatih menggunakan alat pemadam kebakaran yang tersedia di SPBU. Tata cara pengoperasian alat pemadam dapat dilihat pada Lampiran 1.

2.3

Lindungan Lingkungan

2.3.1 Ketentuan Umum • Dilarang membuang limbah minyak dan bahan berbahaya lainnya secara langsung ke lingkungan sekitar SPBU. • Saluran air harus dilengkapi dengan oil catcher sebelum menuju ke perairan umum. • Semua tumpahan/ceceran minyak harus segera dibersihkan dengan bahan penyerap (absorbent) seperti pasir dan sorbent. Bekas kotoran minyak harus dibuang ke tempat yang aman sesuai ketentuan PT PERTAMINA (PERSERO). • Limbah pelumas bekas harus dikumpulkan dan ditampung dalam suatu tempat untuk diserahkan pengelolaannya kepada perusahaan pengumpul dan pengolah pelumas bekas yang telah mendapat ijin dari pemerintah. 2.3.2 Sumur Pantau • Sumur pantau harus diperiksa setiap hari secara visual. Pemeriksaan kadar minyak pada sumur pantau secara laboratorium dilakukan secara berkala sesuai dokumen UKL dan UPL. • Laporan pemeriksaan sumur pantau harus disampaikan secara berkala ke PT PERTAMINA (PERSERO) seusai Lampiran 2.

4

PT PERTAMINA (PERSERO)

2.4 •

•

PT PERTAMINA (PERSERO)

Pelatihan K3LL

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

2.3.2 Kesehatan Kerja • Hindari kontak yang lama dan berulang-ulang antara BBM dengan kulit. Ganti segera pakaian yang terkontaminasi dengan minyak dan cuci tubuh dengan sabun dan air. • Tertelan BBM dapat menimbulkan kecelakaan yang fatal. Jangan coba untuk memuntahkannya tapi harus segera langsung di bawa kerumah sakit. • Hindari menghirup uap BBM secara berlebihan. Uap BBM bersifat anesthesis dan jika terhirup dapat menyebabkan mengantuk yang berakibat timbulnya resiko kecelakaan.

Semua karyawan/operator SPBU harus mengikuti latihan pemadam kebakaran sebelum SPBU dioperasikan yang diadakan oleh PT PERTAMINA (PERSERO). Latihan pemadaman kebakaran bagi operator SPBU harus dilakukan setiap 6 bulan.

5

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

3 Peralatan dan Fasilitas K3LL

Peralatan yang digunakan dalam rangka menjaga kondisi kesehatan, keselamatan, dan lingkungan kerja di SPBU adalah :

3.1

Alat Pemadam Kebakaran, merek dan jenis yang telah digunakan telah seusai dengan vendor list PT PERTAMINA (PERSERO), yaitu jenis : • Dry Chemical powder tipe cartridge kapasitas 9 kg minimal 1 unit di setiap tiang kanopi, kios/kantor, dan gudang. • Dua unit racun api beroda tipe dry chemical powder kapasitas 70 kg yang ditempatkan di dekat tangki timbun dan tempat pembongkaran. (catatan : jumlah racun api beroda tergantung luas dan sarana di SPBU). • Alat pemadam jenis CO2 untuk ruang genset atau ruang listrik • Posisi penempatan alat pemadam kebakaran harus ditentukan sejak awal SPBU beroperasi dan dilarang untuk dipindahkan oleh siapapun tanpa izin dari pengusaha SPBU.

3.2 Tanda dan Rambu Peringatan : Tanda-tanda peringatan dan rambu-rambu yang harus ada di SPBU adalah (lihat lampiran 1) : • Petunjuk tata cara pembongkaran BBM • Tanda dilarang merokok • Tanda harus mematikan mesin kendaraan saat pengisian BBM • Tanda dilarang menyalakan hand phone/telepon genggam • Tanda dilarang menggunakan kamera di area SPBU • Rambu peringatan sedang dalam proses pembongkaran BBM • Tanda dilarang untuk memasuki area tertentu di SPBU • Tanda dilarang berjualan di area SPBU • Tanda dilarang mengisikan BBM ke dalam drum/jerigen • Rambu-rambu petunjuk arah lalu lintas di SPBU

6

PT PERTAMINA (PERSERO)

3.3 Grounding System : •

•

Grounding system dibuat untuk menghindari terjadinya bahaya kebakaran akibat sambaran petir dan aliran listrik statis. Hal ini diterapkan pada tangki timbun, dispenser, generator, dan sistem. Semua grounding system tersebut harus di periksa setahun sekali. Besar tahanan grounding maksimum yang dipersyaratkan adalah maksimal 7 ohm untuk sarana peralatan non listrik dan maksimal 4 ohm untuk sarana peralatan listrik, kecuali ditentukan lain sesuai spesifikasi peralatan.

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Tanda dan rambu peringatan tersebut harus : • Dibuat dengan gambar atau tulisan yang jelas dan mudah dimengerti oleh setiap orang yang berada di lingkungan SPBU. • Berukuran cukup besar sehingga dapat dilihat dan dibaca dengan jelas dalam jarak minimal 10 (sepuluh) meter. • Dipasang pada ketinggian yang sesuai (eye level).

3.4 Sumur Pantau : SPBU harus dilengkapi dengan sumur pantau untuk mendeteksi adanya kebocoran dari tangki timbun atau sistem pemasangan pipa. Penempatan sumur pantau dibedakan menurut konstruksi tangki timbun (under ground tank) yang berupa : a. Sistem penanaman tangki timbun TANPA MENGGUNAKAN LAPISAN PLASTIK TAHAN MINYAK • Jarak maksimum adalah 1 (satu) meter di bagian luar dinding tangki timbun. • Kedalaman sumur pantau minimal 0,6 meter di bawah plat dasar tangki timbun. b. Sistem penanaman tangki timbun dengan MENGGUNAKAN LAPISAN PLASTIK TAHAN MINYAK • Ditempatkan pada bagian dalam areal penanaman tangki timbun yang dilapis plastik tahan minyak. Jumlah sumur pantau disesuaikan dengan konstruksi tanki timbun (under ground tank), yaitu : • Sistem penanaman tangki timbun dengan lapisan plastik tahan minyak : menggunakan minimal 1 (satu) buah sumur pantau. • Sistem penanaman tangki timbun tanpa lapisan plastik tahan minyak.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Jumlah tangki timbun

Jumlah sumur pantau

Keterangan

2 buah

1 – 2 buah

Tergantung pada penempatan dan jarak tangki timbun

3 buah

2 – 3 buah

Tergantung pada penempatan dan jarak tangki timbun

4 buah

3 – 4 buah

Tergantung pada penempatan dan jarak tangki timbun

7

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Konstruksi sumur pantau harus disesuaikan dengan peralatan yang dipergunakan untuk pemantauan yaitu : Bahan

: Pipa PVC Ø 4" Panjang pipa PVC disesuaikan dengan diameter tangki timbun ± 0,6

Kelengkapan

: Tutup + Kunci Manhole Coupling PVC Ø 4" Cap. PVC Ø 4" Saringan dari bahan tile Tutup plat baja

Alat Pemantau

: Sample Can untuk menimba cairan dari dalam sumur pantau Tongkat ukuran (deep stick) yang bagian ujungnya dioleskan pasta minyak (gasoline gauging paste)

3.5 Oil Catcher : •

• •

Saluran air pada SPBU harus dilengkapi dengan oil catcher untuk memisahkan tumpahan minyak yang masuk ke dalam saluran air. Oil catcher harus terdiri dari sekat/kompartemen untuk memisahkan minyak secara bertahap. Jumlah oil catcher tergantung pada luas areal SPBU.

3.6 Perlengkapan P3K : SPBU harus dilengkapi dengan fasilitas P3K dengan jumlah yang memadai.

3.7 Pita/Rantai Pembatas Dilarang Masuk : Dipakai sebagai pembatas area pada saat proses penerimaan/ pembongkaran BBM.

3.8 Perlengkapan Keselamatan Pekerja : Pekerja SPBU harus dilengkapi dengan pakaian kerja standar dan sepatu keselamatan (safety shoes) .

8

PT PERTAMINA (PERSERO)

4.1

Prosedur Pemadaman Kebakaran/Ledakan

4.1.1 Kebakaran Kecil • Karyawan atau petugas yang mengetahui terlebih dahulu segera memadamkan api dengan menggunakan alat pemadam portable yang terdekat (dilarang menggunakan media air). • Beritahukan yang lain dengan berteriak "KEBAKARAN". Upayakan agar tidak timbul kepanikan pada konsumen atau petugas yang berada di sekitar SPBU. • Apabila kebakaran berhasil dipadamkan, buat laporan kejadian di safety log book (Lampiran 4) dan amankan lokasi kejadian untuk kepentingan penyelidikan.

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

4 Penanggulangan Kebakaran dan Pencemaran

4.1.2 Kebakaran Besar Apabila kebakaran kecil tidak dapat dipadamkan dengan cepat atau pada saat pertama diketahui api sudah membesar, maka : • Matikan seluruh aliran listrik dan hentikan seluruh kegiatan SPBU. • Bila kebakaran menimpa mobil konsumen, segera pindahkan ke tempat yang aman, jauh dari tangki pendam. • Bila kebakaran terjadi pada saat pembongkaran BBM dari mobil tangki, segera hentikan pembongkaran, tutup kerangan, lepaskan slang bongkar, dan evakuasi mobil tangki ke tempat yang aman bila memungkinkan. • Atur dan arahkan orang-orang dan kendaraan bermotor yang ada di SPBU untuk keluar dari SPBU. • Blokir lokasi SPBU sehingga semua kendaraan dan orang yang tidak bekepentingan tidak masuk ke SPBU. • Telepon Petugas Pemadam Kebakaran dan Polisi, serta PT PERTAMINA (PERSERO) terdekat. • Laporkan kepada pengusaha SPBU dan PT PERTAMINA (PERSERO) terdekat (K3LL dan WP). • Apabila pemadaman telah selesai, buat laporan kejadian di safety log book dan amankan lokasi kejadian untuk kepentingan penyelidikan.

PT PERTAMINA (PERSERO)

9

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

10

4.1.3 Kebakaran di Sekitar SPBU Bila terjadi kebakaran di sekitar SPBU yang dipandang membahayakan keamanan SPBU, maka lakukan tindakan-tindakan sebagai berikut : a. KEBAKARAN DALAM RADIUS ± 25 METER • Tingkatkan kewaspadaan. • Laporkan ke PERTAMINA. • Stop lossing /bongkar mobil tangki. • Bila perlu hentikan semua kegiatan, evakusi kendaraan, tutup dombak tangki serta lobang pernafasan tangki pendam dengan karung basah. • Siapkan pemadam/racun api yang tersedia. b. KEBAKARAN DALAM RADIUS ± 25 S/D 50 METER • Lakukan pemantauan. Bila kebakaran dipandang membahayakan SPBU lakukan langkah-langkah seperti point a diatas.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Karyawan SPBU

Pengusaha SPBU

Start

Beritahukan orang lain bahwa ada kebakaran

Padamkan api menggunakan APAR yang tersedia (Dry chemical powder)

Yes

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Flow chart pemadaman kebakaran/ledakan

No

Matikan seluruh pompa

Stop aliran listrik

Evakuasi orangorang dan kendaraan keluar dari SPBU Telepon petugas pemadam kebakaran dan polisi

Laporkan kepada pengusaha SPBU

Laporkan kepada K3LL/WP Pertamina

Catat kejadian di safety log book

Finish

PT PERTAMINA (PERSERO)

11

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

12

4.2

Prosedur Penanganan Tumpahan/Ceceran BBM

Apabila terjadi tumpahan/ceceran BBM, petugas SPBU harus melakukan prosedur berikut, yaitu : • Stop sumber tumpahan. • Upayakan untuk melokalisir tumpahan dengan pasir, tanah atau sejenisnya untuk menghindari aliran minyak menuju ke jalan umum, bangunan atau saluran drainase dan tidak menyebar diarea SPBU. • Tampung tumpahan BBM. Jika sumber tumpahan tidak dapat dihentikan dengan cepat atau tumpahan terjadi dalam jumlah yang besar atau tidak dapat ditampung, maka : • Stop aliran listrik dan seluruh kegiatan di SPBU. • Beritahukan petugas yang lain. • Bila perlu, tutup semua kerangan atau pintu oil catcher untuk menghindari lolosnya tumpahan ke perairan/saluran air umum. • Amankan lokasi tumpahan dari sumber api (minimal 50 m). • Siapkan racun api pada posisi tertentu sesuai arah angin. • Hubungi PT PERTAMINA (PERSERO) dan petugas PMK terdekat. Jika perlu hubungi petugas kepolisian untuk mengatur lalu lintas disekitar lokasi. • Cegah kendaraan memasuki SPBU. Kendaraan yang berada dilokasi SPBU dilarang menghidupkan mesin disekitar tumpahan. • Ingatkan konsumen dan masyarakat sekitar lokasi terhadap bahaya yang mungkin timbul. • Lakukan penanggulangan tumpahan dengan aman dan menggunakan alat-alat yang tidak menimbulkan api. • Buat catatan kejadian di safety log book (terlampir).

PT PERTAMINA (PERSERO)

Karyawan SPBU

Pengusaha SPBU

Start

Stop sumber kebocoran dan cegah cairan BBM tidak menyebar

Yes

No

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Flow chart kebocoran BBM

Stop aliran listrik

Amankan segala sumber api jauh dari kebocoran (minimal 50 m)

Cegah kendaraan untuk datang ke SPBU Bersihkan cairan BBM yang menggenang

Laporkan kepada pengusaha SPBU

Laporkan kepada K3LL/WP Pertamina

Catat kejadian di safety log book

Finish

PT PERTAMINA (PERSERO)

13

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

4.3

Prosedur Penanganan Kecelakaan Fatal

Apabila terjadi kecelakaan fatal, petugas SPBU harus melakukan prosedur berikut, yaitu : • Lakukan Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K) untuk korban. • Telepon ambulans/rumah sakit terdekat.. • Stop operasi dari SPBU apabila diperlukan. • Laporkan kepada pengusaha SPBU, K3LL dan WP PT PERTAMINA (PERSERO).

Flow chart kecelakaan fatal Karyawan SPBU

Pengusaha SPBU

Start

Stop aliran listrik

Amankan segala sumber api jauh dari kebocoran (minimal 50 m)

Stop sumber kebocoran dan cegah cairan BBM tidak menyebar

Yes

No

Cegah kendaraan untuk datang ke SPBU

Bersihkan cairan BBM yang menggenang

Laporkan kepada K3LL/WP Pertamina

Catat kejadian di safety log book

Finish

14

PT PERTAMINA (PERSERO)

•

•

• • • •

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

5 Pengawasan, Pemantauan dan Pelaporan

Pemantauan aspek Lindungan Lingkungan berupa : pemantauan air tanah/sumur pantau, pemantauan air permukaan, kualitas udara dilakukan mengacu sesuai dokumen UKL dan UPL yang telah disetujui oleh instansi yang berwenang. Pemeriksaan kandungan minyak pada sumur pantau dilakukan setiap hari secara visual dan dilakukan analisa laboratorium setiap bulan, serta hasilnya dilaporkan menggunakan Formulir terlampir. Pemeriksaan kondisi alat pemadam kebakaran dilakukan setiap 6 bulan oleh petugas yang berwenang. Pengukuran grounding dilakukan setiap tahun oleh petugas yang berwenang. Hasil pemantauan, pengukuran dan pemeriksaan aspek K3LL dilaporkan kepada PT PERTAMINA (PERSERO). Setiap terjadi kecelakaan atau kebakaran yang terjadi di SPBU harus dilaporkan kepada K3LL/WP PT PERTAMINA (PERSERO) dengan cara : Lisan atau melalui telpon segera setelah kejadian. Dengan laporan tertulis selambat-lambatnya 2 x 24 jam setelah kejadian. Laporan dibuat rangkap sesuai dengan tembusan menurut kebutuhan atau petunjuk UPMS setempat dan ditandatangani oleh pimpinan SPBU. Copy laporan disimpan dengan baik di SPBU dan dapat ditunjukkan bila diperlukan.

PT PERTAMINA (PERSERO)

15

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

16

Lampiran : • • • •

Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran

1 2 3 4

– – – –

Rambu dan Tanda Peringatan Tata Cara Pengoperasian Alat Pemadam Form Pemeriksaan Laporan Sumur Pantau Form Safety Log Book

PT PERTAMINA (PERSERO)

Rambu dan Tanda Peringatan

DILARANG MEROKOK

DILARANG MENGAKTIFKAN HAND PHONE

DILARANG MEMOTRET

DILARANG MENYALAKAN API

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Lampiran 1

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

!

PERHATIAN

MATIKAN MESIN KENDARAAN ANDA SAAT PENGISIAN BBM

!

PERHATIAN

DILARANG MASUK KE AREA INI KECUALI PETUGAS

!

PERHATIAN

DILARANG MASUK KE AREA INI SEDANG PROSES PEMBONGKARAN BBM

!

PERHATIAN DILARANG MENGISIKAN BBM KE DALAM DRUM / JERIGEN

!

PERHATIAN DILARANG BERJUALAN DI AREA SPBU

Tata cara pengoperasian alat pemadam Kap. 20 Lbs (9 Kg) 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.

8.

Turunkan alat pemadam dari tempatnya. Lepaskan selang dari jepitan. Pegang horn nozzle dengan tangan kiri sedangkan tangan kanan menekan pelatuk/pemecah cartridge dengan posisi badan/muka menyamping dari fill cap racun api. Lakukan pengetesan di tempat yang aman terlebih dahulu sebelum maju ke sasaran api dengan posisi nozzle ke atas. Bila alat tersebut baik majulah mendekati api dari arah angin datang (diatas angin) dengan memegang nozzle sudut 45°. Padamkan api dengan mengarahkan semburan tepung/serbuk kimia kira-kira 2 meter dari muka sudut tepi api. Majulah perlahan sambil mengibaskan ke kiri dan ke kanan sedemikian rupa sehingga semburan tepung melewati tepian api/batas bagian yang terbakar tertutup dengan sempurna. Perhatikan dengan seksama apakah api benar-benar telah padam. Bila telah padam, mundurlah beberapa langkah dan jangan langsung membelakangi api karena kemungkinan api menyala kembal (flash back) dan akan membahayakan bagi pemakainya. Bila terjadi kebakaran besar dan api tidak dapat dipadamkan dengan APAR, segera hubungi petugas PMK terdekat.

(a)

(b)

(c)

(d)

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Lampiran 2

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Tata cara pengoperasian alat pemadam beroda Kap. 150 Lbs (70 Kg) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Tarik Alat Pemadam ke lokasi kebakaran sampai jarak aman (± 5 meter). Tarik slang dan pegang ujung nozzle. Tarik kunci pengaman dan tekan tuas kunci untuk menusuk seal. Tes alat pemadam dengan membuka nozzle, arahkan ke atas/tempat yang aman. Bila tepung keluar tutup kembali. Arahkan slang/nozzle ke api dan kibas-kibaskan sehingga semburan tepung merata menutupi kebakaran. Bila api mati, mundur perlahan-lahan, jangan membalik karena api mungkin menyala kembali. Bila api tidak mati, mundur perlahan menjauhi api dan minta bantuan.

150 TO 300 LB WHEELED UNIT-CONSTRUCTION OPERATION (b) N2 CYLINDER VALVE

HANDLE

COVER

(f) NOZZLE

(b) N2 CYLINDER VALVE

(g) OPERATING VALVE

(a) N2 CYLINDER

HANDLE

RUPTURE DISK ASSEMBLY (g) OPERATING VALVE

N2 PRESSURE LINE

(a) N2 CYLINDER

(f) NOZZLE (e) HOSE DRY CHEMICAL STORAGE BOTTLE (c) GAS TUBE

(e) HOSE

(b) N2 CYLINDER VALVE (a) N2 CYLINDER

(e) HOSE

(f) NOZZLE (g) OPERATING VALVE

PEMERIKSAAN LAPORAN SUMUR PANTAU (MONITORING WELL) No

Tanggal

I

Sumur pantau II III

IV

SPBU No. ................................ Bulan : Hasil Pantauan

Keterangan

................., ........................2003 Mengetahui, Kepala / Pengawas SPBU

Petugas Pemantau

( ....................................... )

( .............................................. )

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Lampiran 3

Form safety log book LAPORAN KECELAKAAN DAN KEBAKARAN SPBU 1

Tanggal

:

2

No. SPBU

:

3

Lokasi

:

4

Pemilik

:

5

Kejadian

:

Kecelakaan

:

Kebakaran

6

Uruian singkat

7

Korban

:

- Nama

:

- Umur

:

- Pekerjaan

:

- Alamat

:

- Cidera

:

8

Kerugian / kerusakan

:

9

Tindakan Penanggulangan Kebakaran Dengan Alat Pemadam Ukuran

Jumlah

........................

........................

........................

........................ Cara laian (Jelaskan) ................................................................................... ...................................................................................

Distribusi

Pimpinan SPBU

- GM UPMS - Ka. Cabang - Ka. LK3

...................................................

KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINDUNGAN LINGKUNGAN (K3LL)

Lampiran 4

PELAYANAN PELANGGAN

PELAYANAN PELANGGAN

BAB 2

1 Umum Kualitas pelayanan merupakan salah satu cara untuk mewujudkan kepuasan pelanggan yang akan mendorong pelanggan untuk melakukan pembelian ulang dan akan merekomendasikan kepada relasi/teman/ saudara/dan lain-lainnya. Pelayanan dikatakan baik jika dilakukan dengan CEPAT, TEPAT DAN NYAMAN. Secara umum, dalam memberikan pelayanan, pengusaha dan karyawan SPBU diharuskan untuk : a. Pada saat pelanggan datang, segera temui. b. Selalu Senyum, Sapa, Salam kepada pelanggan. c. Menyediakan cara yang paling mudah bagi pelanggan ketika hendak membeli. d. Menjawab seluruh pertanyaan yang diajukan pelanggan secara professional. e. Memberikan kesan kepada pelanggan bahwa SPBU dijalankan secara professional. Jadi, pelayanan adalah “TINDAKAN MEMBANTU, MENOLONG, MEMUDAHKAN, MENYENANGKAN, DAN TINDAKAN YANG BERMANFAAT BAGI ORANG LAIN”.

PT PERTAMINA (PERSERO)

17

PELAYANAN PELANGGAN

2 Kaidah Pelayanan yang Harus Diperhatikan : • • • • •

•

Pengusaha/manajer SPBU harus menerapkan standar pelayanan pelanggan karena hal tersebut penting bagi pelanggan. Pelanggan yang puas merupakan media yang terbaik untuk promosi dan hal ini akan memastikan pelanggan untuk kembali. Pelanggan tidak tergantung kepada Anda, tetapi andalah yang tergantung kepada pelanggan. Pelanggan bukan merupakan seseorang yang mengganggu pekerjaan Anda, tetapi pelanggan adalah tujuan dari pekerjaan Anda. Pelanggan bukan seseorang untuk Anda berargumentasi dan bersaing karena tidak ada seorangpun yang pernah menang berargumentasi dengan seorang pelanggan. Pelanggan adalah seseorang yang menunjukkan kepada Anda apa yang dia inginkan. Itu merupakan tugas Anda untuk melayaninya yang pada akhirnya akan menguntungkan pelanggan dan tentunya bagi Anda sendiri.

3 Standar Layanan Operator SPBU dan Peralatan 3.1

Sikap Operator SPBU

3.1.1 Ramah Sikap ini penting untuk menciptakan suasana santai pada diri pelanggan. Dalam suasana santai pelanggan akan lebih mudah untuk menyampaikan keinginannya sehingga petugas lebih mudah memahaminya dan dapat menghindari kemungkinan salah faham. Sikap ramah dapat dikembangkan dengan cara : • menciptakan suasana hati yang riang • melupakan hal-hal yang menjengkelkan • wajah yang selalu tersenyum • nada suara yang hangat • tidak membeda-bedakan pelanggan dan setiap pelanggan adalah pribadi yang penting 3.1.2 Sopan Santun Sikap sopan dan santun adalah WAJIB, walaupun pelanggan bersikap negatif kepada kita. Sikap sopan dan santun merupakan cermin dari kepribadian tinggi sehingga pelangganpun akan menunjukkan rasa hormatnya kepada kita.

18

PT PERTAMINA (PERSERO)

PELAYANAN PELANGGAN

3.1.3 Selalu Peduli dan Siap Membantu Pelanggan telah bermurah hati menggunakan produk dan pelayanan kita, maka sudah sepantasnyalah bila kita selalu PEDULI dan siap membantu agar pelayanan yang diberikan tidak mengecewakan. 3.1.4 Yakin dan Percaya Diri Sikap yakin dan percaya diri harus dimiliki setiap petugas. Tanpa sikap percaya diri kita tidak akan dapat meyakinkan dan membuat pelanggan percaya kepada kita. Sikap yakin dan percaya diri tersebut dapat dikembangkan dengan cara : • menghargai diri sendiri • memahami cara kerja di bagian kita • memahami peraturan yang berlaku • melaksanakan semua standar pelayanan yang ditetapkan perusahaan • penampilan yang rapih dan serasi • pengetahuan yang memadai 3.1.5 Teliti dan Hati-Hati Untuk meningkatkan kepercayaan konsumen, operator harus memiliki ketelitian/kecermatan dan kehati-hatian dalam pelayanan. 3.1.6 Informatif Operator diharuskan menguasai pengetahuan tentang produk yang dijual serta pengetahuan tentang fasilitas SPBU, sehingga dapat memberikan informasi yang jelas kepada konsumen. 3.1.7 Menghargai Waktu Operator diharuskan sigap dalam melakukan pelayanan, karena pada umumnya pelanggan menghendaki pelayanan yang cepat.

3.2

Prinsip Dalam Melayani 3S (Senyum - Salam - Sapa)

3.2.1 Senyum Melayani selalu dengan senyum, walaupun menghadapi pelanggan yang sedang emosi. Dalam hati operator harus selalu merasa riang, nyaman, dan tulus melayani. 3.2.2 Salam Yaitu dengan mengucapkan ‘selamat pagi/siang/sore/malam’ atau ‘selamat datang/jalan’ atau yang lainnya. 3.2.3 Sapa Yaitu dengan ucapan yang hangat dan bersahabat, seperti ‘bapak’, ‘ibu’, ‘adik’, dan lainnya, atau dengan nama jika mengetahui dengan pasti nama pelanggan.

PT PERTAMINA (PERSERO)

19

PELAYANAN PELANGGAN

3.3 •

Penampilan Operator SPBU Pakaian seragam harus bersih dan rapih sesuai dengan standar Pertamina. Semua kancing baju telah dikancingkan dengan benar. Ritjsleting harus dikenakan dengan benar. Harus memakai sepatu dan kaos kaki. Aksesoris yang diperbolehkan: ikat pinggang, ikat rambut, subang/anting yang serasi dengan busana dan tubuh (untuk wanita). Tanda pengenal dikenakan dengan tepat di dada sebelah kiri. Tata rambut harus sesuai dengan wajah, usia, dan suasana kerja. Sebagai pedoman, tata rambut yang aman adalah potongan yang pendek dan rapih untuk pria, dan memakai ikat rambut untuk wanita yang berambut panjang atau dipotong pendek diatas bahu. Kumis, jenggot dan cambang harus tercukur rapih. Wajah yang bersih menimbulkan kesan sikap yang “bersih”. Dalam melayani pelanggan, selain wajah yang paling sering terlihat oleh pelanggan adalah tangan. Perhatikanlah tangan Operator harus bersih, dan kuku terpotong rapih.

• • • • • •

• •

3.4

Standar Peralatan

Beberapa peralatan yang wajib tersedia bagi operator SPBU : 1. Kalkulator 2. Bon pembelian dan alat tulis 3. Uang kembalian/receh 4. Pakaian seragam dan tanda pengenal 5. Form Keluhan Pelanggan Contoh format keluhan pelanggan No

20

Waktu

Petugas

Keluhan / Komplain Pelanggan

Harapan / Keinginan Pelanggan

Tindakan yang Diambil

Keterangan

PT PERTAMINA (PERSERO)

PELAYANAN PELANGGAN

4 Prosedur Pengisian BBM

1.

Arahkan kendaraan yang datang ke unit pompa produk yang sesuai, dengan antrian yang paling sedikit serta memperhatikan posisi lubang tanki kendaraan. 2. Segera temui pelanggan dengan tersenyum, menyapa, dan mengucapkan salam. 3. Tanyakan kebutuhan BBM yang diinginkan (dalam jumlah liter atau jumlah uang), konfirmasikan kembali jumlah pengisian tersebut kepada pelanggan. 4. Membantu membuka tutup tangki bahan bakar kendaraan yang akan diisi. 5. Informasikan kepada pelanggan bahwa angka meter telah menunjukkan angka nol. 6. Set jumlah BBM yang diminta oleh pelanggan pada pompa dispenser. Angkat nozzle dan kemudian isikan BBM ke kendaraan sesuai yang diminta pelanggan. 7. Kembalikan nozzle kepada tempatnya dan bantu pelanggan menutup tanki bahan bakar kendaraannya. 8. Beritahukan jumlah liter yang diisikan, daftar harga, dan nominal uang yang harus pelanggan bayar, kemudian tulis bonnya. 9. Terima uang dari pelanggan dengan menggunakan tangan kanan dan sebutkan nilai nominal uang yang diterima dari pelanggan. 10. Berikan uang kembalian dan sebutkan nilai nominalnya kepada pelanggan berikut bonnya dengan menggunakan tangan kanan seraya ucapkan terimakasih, senyum, dan sampaikan salam selamat jalan. TIPS : Mengingatkan pelanggan dengan sopan apabila belum mematikan mesin kendaraan, sedang merokok, atau sedang menggunakan telepon selular. Pengisian BBM harus berlangsung dengan cepat, tepat, dan profesional. Jangan membelakangi konsumen dan meninggalkan unit pompa saat pengisian BBM. Perhatikan nozzle, jangan sampai BBM tumpah. Apabila memungkinkan, informasikan produk-produk Pertamina yang lain atau program promosi jika ada. Usahakan membuat pelanggan merasa nyaman saat menunggu pengisian dengan tetap tersenyum, berbasa-basi bila mungkin, atau mendengarkan saja.

PT PERTAMINA (PERSERO)

21

PELAYANAN PELANGGAN

5 Prosedur Penanganan Komplain Umumnya pelanggan menginginkan pelayanan yang sempurna, namun ada kalanya pelayanan tersebut tidak terpenuhi. Hal ini akan menyebabkan pelanggan kecewa kepada karyawan SPBU. Dalam keadaan tersebut, seorang karyawan yang telah terlatih harus bisa menghadapi kondisi ini dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : a. Dengarkan keluhan pelanggan dengan teliti dan empati tanpa memotong pembicaraannya. b. Tetaplah tenang. Bila perlu, ambil tindakan yang diperlukan seperti mencatat, mencari data, mengecek apakah komplain tersebut benar atau tidak. c. Ajukan pertanyaan-pertanyaan untuk memperjelas/menegaskan. d. Jawab komplain setelah pelanggan selesai berbicara. e. Jika pihak SPBU memang bersalah, akui kesalahan, minta maaf dan perbaiki kesalahan jika dapat mengakhiri masalah. f. Jika masih tidak puas, tawarkan solusi singkat dan sederhana sesuai dengan wewenang yang diberikan. g. Jika tidak berhasil, tawarkanlah pelanggan untuk menemui Pengusaha SPBU atau karyawan lain yang telah diberikan wewenang untuk mengatasi masalah ini dengan waktu penyelesaian yang spesifik dan konsisten dengan waktu tersebut. h. Catat setiap keluhan pada buku keluhan untuk perbaikan.

TIPS : • Tetap tenang dan sabar. • Keluhan sekecil apapun segera ditanggapi dan diselesaikan sampai tuntas. • Harus tetap rasional dan fokus pada permasalahan, hindari gaya bicara berlebihan. • Jangan mencari alasan pembenaran, selalu bersikap diplomatis dan sopan. • Jangan terpancing emosi. Ingatlah ! Bahwa orang yang emosi tidak dapat berargumentasi dengan baik. • Ingatlah bahwa pelanggan selalu menang karena mereka dapat beralih membeli di SPBU lain. • Kata kunci yang harus digunakan oleh pengusaha dan karyawan SPBU adalah “Pelanggan Selalu Benar”. • Beberapa pelanggan tidak banyak berkomentar dan tidak mengeluh, tetapi mereka tidak kembali lagi. Pengusaha SPBU harus menyadari bahwa Anda membutuhkan pelanggan lebih dari mereka membutuhkan anda.

22

PT PERTAMINA (PERSERO)

PELAYANAN PELANGGAN

Flow chart prosedur pengisian BBM Pelanggan

Operator SPBU

Start

Arahkan kendaraan ke pompa yang sesuai, dengan antrian yang paling pendek

Masuk ke SPBU

TIPS : Ingatkan pelanggan dengan sopan apabila belum mematikan mesin kendaraan, sedang merokok, atau sedang menggunakan telepon selular

Segera temui, senyum dengan tulus, sapa (bapak/ibu/nama), salam (selamat pagi/ siang/sore)

Tanyakan kebutuhan BBM dalam jumlah liter atau jumlah uang, konfirmasikan kembali kepada pelanggan

Buka tutup tanki bahan bakar kendaraan

Set angka pada pompa dispenser

Beritahukan angka meter dalam angka nol dan botol penuh, isi BBM ke kendaraan

TIPS : Pengisian BBM harus berlangsung dengan cepat, tepat, dan profesional. Jangan membelakangi konsumen saat pengisian BBM Perhatikan nozzle, jangan sampai BBM tumpah. Apabila memungkinkan, informasikan produk-produk Pertamina yang lain atau program promosi jika ada. Usahakan membuat pelanggan merasa nyaman saat menunggu pengisian dengan tetap tersenyum, berbasa-basi bila mungkin, atau mendengarkan saja.

Bantu pelanggan menutup tanki bahan bakar kendaraan

Uang

PT PERTAMINA (PERSERO)

Terima uang dari pelanggan dengan menggunakan tangan kanan dan sebutkan nominal uang yang diterima dari pelangggan

Uang

Check Puas

Prosedur Penanganan Komplain

Kuitansi

Berikan uang kembalian kepada pelanggan (jika ada) berikut kuitansinya dengan menggunakan tangan kanan seraya ucapkan terimakasih, senyum, dan sampaikan salam selamat jalan.

Kuitansi & uang kembalian

Tidak

Beritahukan jumlah liter dan nominal uang yang dibayar, tulis kuitansinya

Ucapan Terima Kasih, Senyum dengan tulus, sapa (bapak/ibu/ nama), salam (selamat pagi/siang/sore)

End

23

PELAYANAN PELANGGAN

Flow chart prosedur penanganan komplain Pelanggan

Keluhan, komplain, emosi, marah

Operator SPBU

Dengarkan dengan teliti tanpa menyela/interupsi

TIPS : Tetap tenang dan teguh Keluhan sekecil apapun harus ditanggapi secara serius dan sesegera mungkin.

Bila perlu berbuat sesuatu (mencatat/mencari data) Ajukan pertanyaan-pertanyaan untuk memperjelas/menegaskan

TIPS : Harus tetap rasional dan langsung pada permasalahan, hindari gaya bicara berlebihan. Jangan mencari alasan pembenaran, selalu bersikap diplomatis dan sopan. Jangan terpancing emosi. Ingatlah ! Bahwa orang yang emosi tidak dapat berargumentasi dengan baik Ingatlah bahwa pelanggan selalu menang karena mereka dapat memilih membeli di tempat lain dan banyak SPBU lain yang haus dan siap untuk memberikan pelayanan yang lebih baik. Kata kunci yang harus digunakan oleh pengusaha dan karyawan SPBU adalah “Pelanggan Selalu Benar”. Beberapa pelanggan tidak banyak berkomentar dan tidak mengeluh, tetapi mereka tidak datang kembali lagi. Pengusaha SPBU harus menyadari bahwa Anda membutuhkan pelanggan lebih dari mereka membutuhkan anda.

Jawab setelah pelanggan selesai berbicara

Akui kesalahan dan minta maaf (jika perlu, dan dapat mengakhiri masalah)

Tawarkan solusi singkat dan sederhana sesuai dengan wewenang / selesaikan sekarang

Tawarkan untuk menemui pengusaha SPBU/Karyawan yang berwenang

Tidak

Tidak

Check

Puas

Check Puas

Tentukan/janjikan waktu penyelesaian (harus akurat dan konsisten)

Buku Keluhan Pelanggan

24

Catat pada buku keluhan untuk perbaikan

PT PERTAMINA (PERSERO)

PENGENDALIAN MUTU BBM

PENGENDALIAN MUTU BBM

BAB 3

1 Umum Pengawasan Kualitas menyangkut kesesuaian mutu produk BBM terhadap standar yang ditetapkan oleh Ditjen Migas dan kesesuaian kuantitas yang diserahkan kepada konsumen sesuai ketentuan dari badan Metrologi. Tujuannya adalah untuk menjamin mutu dan jumlah BBM di SPBU mulai dari Penerimaan, Penimbunan, dan Penyaluran agar tetap baik dan memenuhi spesifikasi yang ditetapkan. Adapun Kualitas Produk BBM menyangkut : • Warna • Density • Air bebas • Kesesuaian takaran

2 Petunjuk dan Ketentuan Pelaksanaan kegiatan pengendalian mutu persediaan BBM di SPBU dilakukan berdasarkan ketentuan-ketentuan sebagai berikut : 1. Ketentuan mengenai tata cara pengukuran BBM di tangki timbun, yang mengacu pada BUKU PANDUAN SUPPL Y DAN DISTRIBUSI BBM PT PERTAMINA (PERSERO). 2. Ketentuan mengenai tata cara pembongkaran BBM di SPBU, yang mengacu pada PEDOMAN PENGENDALIAN MUTU BBM PT PERTAMINA (PERSERO). 3. Ketentuan tentang pengendalian losses BBM, yang mengacu pada BUKU PANDUAN SUPPL Y DAN DISTRIBUSI BBM PT PERTAMINA (PERSERO). 4. Spesifikasi BBM dar Ditjen Migas. 5. Surat DitJen Metrologi No 1553/PDN-4.3.2/XI/2002.

PT PERTAMINA (PERSERO)

25

PENGENDALIAN MUTU BBM

3 Standar Peralatan dan Fasilitas

Adapun peralatan dan fasilitas yang dibutuhkan antara lain : 1. Unit pompa 2. Bejana Ukur Tera 20 liter atau 10 liter lengkap dengan meja ukur dan waterpass 3. Tatakan Ukur 4. Waterpass 5. Gelas Ukur 1000 ml. 6. Hydrometer 0,7-0,75 untuk premium dan 0,8-0,85 untuk minyak solar (API gravity specification E100 ISO 649-1). 7. Thermometer 8. Tangki Timbun 9. Ember Penampung 10. Botol Contoh 11. Label/Segel Botol 12. Dipstick dan Pita Ukur 13. Pasta air dan Pasta minyak 14. Tabel ASTM 53

4 Proses dan Prosedur Bagian ini mendeskripsikan semua aktivitas yang dilakukan di SPBU berkaitan dengan Pengendalian Mutu BBM, serta prosedur-prosedur yang harus dilalui untuk menjamin kelancaran dan ketepatan proses pengendalian mutu tersebut.

26

PT PERTAMINA (PERSERO)

Aktivitas-Aktivitas dalam Pengendalian Mutu BBM :

Aktivitas pengendalian mutu BBM di SPBU meliputi : 1. Pemeriksaan Warna BBM secara visual 2. Pengukuran Densitas 3. Pengukuran Air bebas 4. Pengukuran Kesesuian Takaran

PENGENDALIAN MUTU BBM

4.1

Kegiatan butir 1,2 dan 3 diatas dilakukan pada : • Pembongkaran BBM di SPBU • Waktu terjadi dugaan kontaminasi • Terjadi komplain/keluhan dari konsumen • Banjir dilokasi SPBU Kegiatan butir 4 dilakukan secara rutin setiap hari pada awal shift.

4.2

Flow Process dan Uraiannya

Berikut merupakan penjelasan rinci dari masing-masing aktivitas yang dilakukan di SPBU, beserta flow process diagramnya masing-masing : 4.2.1 Pemeriksaan Warna BBM

PT PERTAMINA (PERSERO)

a.

Pelaksana Terkait Foreman BBM SPBU

b.

Tujuan dan Ruang Lingkup 1. Tujuan Sebagai supporting activities untuk memastikan mutu BBM yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan. 2. Ruang Lingkup Pemeriksaan Warna BBM dilakukan dalam lingkup proses penerimaan BBM dari mobil tangki.

c.

Formulir Log Book kualitas

d.

Ukuran Kinerja Kualitas BBM yang terjamin pada saat penerimaan dilihat dari kesesuaian warna BBM dengan standar warna dari DitJen Migas.

27

PENGENDALIAN MUTU BBM

e.

Prosedur Prosedur pemeriksaan warna BBM secara visual dapat dilihat pada berikut ini :

Flow chart pemeriksaan warna Pelaksana

Keterangan

Start

Sample diambil dari gelas ukur 1000 ml yang juga digunakan pada pengukuran specific gravity

Pengambilan sample dengan gelas ukur 1000 ml

Periksa warna sample BBM dengan standar Ditjen Migas

Periksa Kejernihan (clearity) sample BBM

OK ?

Tidak

Catat

Ya

Lanjutkan pemeriksaan SG

Sebagai catatan dan pertimbangan bersama hasil pengujian specific gravity dalam penerimaan BBM, bila perlu dilaporkan kepada pengelola

4.2.2 Pengukuran Densitas

28

a.

Pelaksana Terkait 1. Foreman BBM SPBU 2. Supervisor SPBU

b.

Tujuan dan Ruang Lingkup 1. Tujuan Sebagai aktivitas untuk memastikan mutu BBM yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang tertera pada surat jalan/PNBP. 2. Ruang Lingkup Pemeriksaan Density/Berat Jenis BBM pada saat penerimaan BBM di SPBU dilakukan dengan konversi pada temperatur 15° C.

c.

Formulir • Log Book kualitas • PNBP (lihat lampiran 7 bab 4) • Surat Jalan (lihat lampiran 8 bab 4)

PT PERTAMINA (PERSERO)

Ukuran Kinerja Selisih hasil pengukuran Densitas/Berat Jenis pada saat penerimaan dengan data hasil pengukuran di Depot ≤ 0,005

e.

Prosedur Prosedur pemeriksaan Densitas/Berat Jenis BBM dapat dilihat pada skema, berikut ini :

PENGENDALIAN MUTU BBM

d.

Flow chart pengukuran densitas/berat jenis BBM pada saat penerimaan BBM di SPBU : Depot Pengirim

Foreman SPBU

Supervisor SPBU

Start

Data hasil pengukuran di Depot yang tertera di surat jalan/PNBP

Pengambilan Sampel BBM dari mobil tanki dengan gelas ukur

Gelas Ukur diletakkan di tempat datar, tegak lurus dengan alas

Pemilihan Hydrometer dan thermometer sesuai spesifikasi BBM

Masukkan thermometer dan hydrometer ke dalam gelas ukur

Pengukuran spesific gravity pada temperatur pengukuran (observed)

Konversi hasil pengukuran dengan Hydrometer dan data hasil ukur dari depot ke dalam Density 15° C

BBM ditolak/dikembalikan ke depot apabila selisih proses > 0,005

Ditolak

Hitung selisih data pada density 15° C hasil pengukuran dengan data pada surat jalan/PNBP

Ya

BBM dinyatakan diterima bila selisih proses ≤ 0,005

Selesai Catat hasil perhitungan pengukuran pada buku penerimaan BBM (lengkapi dengan gambar peralatan hydrometer dan cara melihatnya).

PT PERTAMINA (PERSERO)

29

PENGENDALIAN MUTU BBM

4.2.3 Pengukuran Air Bebas

30

a.

Pelaksana Terkait 1. Foreman BBM SPBU 2. Supervisor SPBU

b.

Tujuan dan Ruang Lingkup 1. Tujuan Sebagai aktivitas untuk mengidentifikasi adanya kandungan air bebas pada BBM di tangki pendam SPBU 2. Ruang Lingkup Pengidentifikasian air bebas pada saat penerimaan, penimbunan dan banjir di SPBU.

c.

Formulir • Tank Ticket (lihat lampiran 9 bab 4)

d.

Ukuran Kinerja • Pada saat penerimaan BBM dari mobil tangki, air bebas harus nihil. Jika ada harus ditiriskan lebih dahulu. • Pada tangki pendam : - Untuk BBM beraditif (Pertamax, Pertamax Plus) air bebas nihil. - Untuk BBM tidak beraditif (Premium, Solar) air bebas maksimal 3 cm dari dasar tangki. Jika lebih harus dikuras.

e.

Prosedur Prosedur pengukuran air bebas dapat dilihat pada skema, berikut ini :

PT PERTAMINA (PERSERO)

Foreman SPBU

Supervisor SPBU

PENGENDALIAN MUTU BBM

Flow chart pengukuran air bebas

Start

Bersihkan tongkat pengukur air/dipstick

Oleskan pasta air diujung tongkat pengukur pada perkiraan batas tinggi air yang diperkirakan

Letakkan tongkat pengukur air pada bibir lubang ukur (references point) dan turunkan secara perlahanlahan ke dalam cairan

Turunkan terus tongkat pengukur air sampai mengenai dasar tangki timbun dan kita harus tetap pegang untuk mendapatkan ketelitian pengukuran.

Diamkan beberapa saat agar pasta dapat bereaksi dengan air (10 s.d. 30 detik)

Tarik tongkat ke atas secara perlahan-lahan kemudian bacalah perubahan warna pasta air yang terjadi.

Bilas dan bersihkan alat-alat

Baca dan catat perubahan warna pasta air pada tongkat ke dalam buku catatan harian pada kolom tinggi air.

Selesai

PT PERTAMINA (PERSERO)

31

PENGENDALIAN MUTU BBM

4.2.4 Pengukuran Kesesuaian Takaran

32

a.

Pelaksana Terkait 1. Foreman BBM SPBU 2. Supervisor SPBU 3. Dinas Metrologi (dalam hal tera ulang)

b.

Tujuan dan Ruang Lingkup 1. Tujuan Keakuratan jumlah BBM yang dijual sesuai dengan angka yang tertera pada display unit pompa 2. Ruang Lingkup Pemeriksaan akurasi flow rate dari unit pompa dengan menggunakan bejana ukur.

c.

Formulir • Form Kesesuaian Takaran (lihat lampiran 1)

d.

Ukuran Kinerja Pengukuran menggunakan bejana ukur dengan toleransi + 0,5%.

e.

Prosedur Prosedur pengukuran takaran BBM dapat dilihat pada skema berikut ini :

PT PERTAMINA (PERSERO)

Foreman SPBU

Supervisor SPBU

Dinam Metrologi

PENGENDALIAN MUTU BBM

Flow chart pengukuran kesesuaian tekanan

Start

Plat datar/tatakan diletakan pada posisi datar memakai water pass

Pengisian bejana ukur sesuai dengan kapasitas berdasarkan flowmeter unit pompa

Bejana ukur diletakan di atas plat datar/ tatakan

Plat ”skala bergerak” digeser, posisi bagian atas tepat di cekungan permukaan cairan BBM

Selisih data hasil pengukuran dibagi dengan data yang tertera pada display unit pompa

Meter unit pompa tidak akurat jika hasil melebihi ± 0,5%, dan harus di tera ulang oleh Metrologi.

Meter unit pompa masih akurat jika hasil dibawah ± 0,5%

Selesai

Note : Cara membaca skala bejana lihat di gambar halaman berikut.

PT PERTAMINA (PERSERO)

33

PENGENDALIAN MUTU BBM

Gambar bejana ukur

SKALA TETAP

400 200 0 200 400

GELAS UKUR 10 0 10

SEKALA BERGERAK (Posisi bagian atas skala bergerak tepat pada permukaan BBM)

TATAKAN Skala Tetap Skala Tetap

Sekala Bergerak

100 0 100

BBM tepat pada takaran

34

Skala Tetap

10 0 10

Sekala Bergerak

Sekala Bergerak

100 0 100

10 0 10

BBM di bawah takaran

100 0 100

10 0 10

BBM di atas takaran

PT PERTAMINA (PERSERO)

PENGENDALIAN MUTU BBM

Skala Tetap

Sekala Bergerak

100 0 100

10

BBM tepat pada takaran

0 10

Skala Tetap Sekala Bergerak

100 0 100

10

BBM di bawah takaran

0 10

Skala Tetap Sekala Bergerak

100 0 100

PT PERTAMINA (PERSERO)

10

BBM di atas takaran

0 10

35

PENGENDALIAN MUTU BBM

36

Lampiran : •

Lampiran 1 – Pengecekan Keakuratan Takaran Meter Pompa (Harian)

PT PERTAMINA (PERSERO)

PENGENDALIAN MUTU BBM

Lampiran 1

PENGECEKAN KEAKURATAN TAKARAN METER POMPA (HARIAN) Tanggal : Jam/Shift :

No. Urut Nozzle

Tanggal Tera Metrologi

Rendah

Kecepatan Aliran Sedang Tinggi

Rata-rata

Tanggal Tera Metrologi

Rendah

Kecepatan Aliran Sedang Tinggi

Rata-rata

Tanggal Tera Metrologi

Rendah

Kecepatan Aliran Sedang Tinggi

Rata-rata

Tanggal Tera Metrologi

Rendah

Kecepatan Aliran Sedang Tinggi

Rata-rata

Keterangan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

No. Urut Nozzle

Keterangan

1 2 3 4

No. Urut Nozzle

Keterangan

1 2 3 4

No. Urut Nozzle 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Keterangan

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

BAB 4

Bagian ini membicarakan seluruh elemen dari pengendalian persediaan Bahan Bakar Minyak atau untuk selanjutnya disebut dengan singkatan BBM.

1 Umum Fungsi utama dari SPBU adalah menjual BBM. Karena itu, persediaan BBM harus dikelola dalam rangka menghasilkan tingkat operasional yang optimal dan kesinambungan supply untuk menunjang penjualan setiap saat. Kekosongan BBM di SPBU akan menimbulkan kesan yang dapat merusak citra dan mengurangi keuntungan dari SPBU. SPBU tidak boleh sekalipun mengalami kekosongan salah satu jenis BBM yang dijual.

1.1

Petunjuk dan Ketentuan

Pelaksanaan kegiatan penanganan persediaan BBM di SPBU dilakukan berdasarkan ketentuan-ketentuan sebagai berikut : 1. Ketentuan mengenai tata cara pemesanan BBM yang mengacu pada ketentuan administrasi penyerahan BBM dari Bagian Penjualan PT PERTAMINA (PERSERO). 2. Ketentuan mengenai tata cara pengukuran BBM di tangki timbun, yang mengacu pada Buku Panduan Supply dan Distribusi BBM PT PERTAMINA (PERSERO). 3. Ketentuan mengenai tata cara pembongkaran BBM di SPBU, yang mengacu pada Pedoman Pengendalian Mutu BBM PT PERTAMINA (PERSERO). 4. Ketentuan tentang pengendalian losses BBM, yang mengacu pada Buku Panduan Supply dan Distribusi BBM PT PERTAMINA (PERSERO). 5. Mengacu kepada norma-norma pelayanan yang berorientasi kepada kepuasan konsumen.

PT PERTAMINA (PERSERO)

37

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

1.2

Standar Peralatan dan Fasilitas

Adapun peralatan dan fasilitas standar yang dibutuhkan antara lain : 1.2.1 Peralatan keselamatan untuk petugas pembongkaran, yaitu meliputi : 1. Alat pemadam api ringan (APAR) jenis dry chemical powder kapasitas 9 kg, minimal 1 unit yang diletakkan ditempat pembongkaran dan mudah dijangkau petugas. 2. Safety Shoes, yaitu sepatu yang spesifikasinya sesuai untuk kegiatan pembongkaran, diantaranya : oil resistant, tidak licin, tahan benturan, dan sebagainya. 3. Pakaian seragam kerja yang sesuai (menurut standar seragam kerja yang ditentukan oleh PERTAMINA). 4. Sarung tangan tahan minyak. 5. Payung dan jas hujan. 1.2.2 Peralatan yang dibutuhkan untuk kegiatan pengukuran tangki, seperti : 1. Pasta air, merupakan pasta yang digunakan untuk mendeteksi ketinggian air di dasar tangki timbun. 2. Pasta minyak, merupakan pasta yang digunakan untuk mendeteksi ketinggian BBM dalam tangki timbun. 3. Kain lap kering. 4. Dipstick. 5. Table Kalibrasi Tangki Timbun/automatic tank gauging. 1.2.3 Peralatan yang dibutuhkan untuk aktivitas Quality Control, yang meliputi : 1. Gelas ukur (ukuran 1000 ml). 2. Botol sampel. 3. Hydrometer of glass (API gravity specification E100 ISO 649-1). 4. Termometer. 5. Ember logam.

1.3

Tanda dan Rambu Peringatan

Adapun rambu-rambu peringatan yang dibutuhkan adalah : • Rambu yang memberitahukan bahwa sedang ada kegiatan pembongkaran, yang dipasang di dekat jalan keluar masuk SPBU. Bunyi rambu tersebut adalah : “PERHATIAN SEDANG ADA KEGIATAN BONGKAR BBM”

38

PT PERTAMINA (PERSERO)

•

Rambu yang memberitahukan bahwa dilarang merokok, mengaktifkan telepon genggam, dan menyalakan api di areal pembongkaran, yang dipasang di areal pembongkaran. Bunyi rambu tersebut adalah : “DILARANG MEROKOK, MENYALAKAN API, DAN MENGAKTIFKAN TELEPON GENGGAM” Pita pembatas yang dipasang di sekeliling area pembongkaran, untuk menghindari orang yang tidak berkepentingan memasuki area pembongkaran BBM. Bentuk, ukuran, dan standar desain rambu peringatan ini mengikuti aturan dan standar Bab 1. Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lindungan Lingkungan (lampiran 1).

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

•

2 Proses dan Prosedur Bagian ini mendeskripsikan semua aktivitas yang dilakukan di SPBU berkaitan dengan Penanganan Persediaan BBM, serta prosedur-prosedur yang harus diikuti untuk menjamin keamanan dan kelancaran pelaksanaan aktivitas tersebut.

PT PERTAMINA (PERSERO)

39

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

2.1

Aktivitas-Aktivitas dalam Penanganan Persediaan

Aktivitas penanganan persediaan di SPBU meliputi : 1. Aktivitas Pemesanan BBM 2. Aktivitas Pengukuran BBM di tangki timbun 3. Aktivitas Pembongkaran BBM 4. Aktivitas Pencatatan Persediaan BBM 5. Aktivitas Pengendalian Losses BBM

2.2

Flow Process dan Uraiannya

Berikut merupakan penjelasan rinci dari masing-masing aktivitas yang dilakukan di SPBU, beserta flow process diagramnya masing-masing. 2.2.1 Proses Pemesanan BBM

40

a.

Unit Kerja Terkait 1. Pihak SPBU 2. Pihak Bank persepsi 3. Pihak PERTAMINA

b.

Tujuan dan Ruang Lingkup 1. Tujuan Untuk memastikan persediaan stok BBM di SPBU selalu cukup tersedia. 2. Ruang Lingkup Proses pemesanan BBM ini meliputi pembuatan surat pesanan dari supervisor SPBU hingga proses pengiriman BBM yang dipesan ke SPBU.

c.

Ukuran Kinerja 1. Kepatuhan terhadap prosedur pemesanan BBM seperti yang telah ditetapkan. 2. Ketahanan stock BBM di SPBU, persediaan BBM di SPBU minimal harus 80% dari kapasitas tangki yang terpakai. (Pengaturan waktu pasokan dikoordinasikan antara ullage dengan depot pengirim/supply point). 3. Menjelang hari libur, penyetoran BBM dilakukan untuk dapat memenuhi kebutuhan pada hari libur tersebut plus satu hari kerja berikutnya.

d.

Form-Form yang diperlukan - Form Pemesanan BBM harian (lihat lampiran 1).

e.

Prosedur Dapat dilihat pada gambar 1.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Flow proses pemesanan BBM untuk SPBU COCO Foreman Operasional SPBU

Supervisor SPBU

ADM Penjualan BBM Depot/Instalasi/TT PT PERTAMINA (PERSERO)

Start

• Menyusun surat permintaan BBM untuk memenuhi persyaratan ukuran kinerja. • Membuat rencana permintaan pasokan yang disertai dengan data stok BBM SPBU ke Depot/Instalasi setempat.

• Memeriksa dan menandatangani surat permintaan BBM • Mengirimkan surat tersebut ke Adm. penjualan BBM di unit setempat

• Menerima surat permintaan BBM dan memproses sesuai prosedur yang berlaku. • Disini dilakukan pengecekan terhadap surat yang masuk.

Check • Pengawas operasinal SPBU menerima dan membongkar BBM sesuai Tata Cara Pembongkaran BBM dari mobil tangki di SPBU

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Gambar 1

Tidak

Ya

End

PT PERTAMINA (PERSERO)

41

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Flow proses pemesanan BBM untuk SPBU DODO SPBU

Bank

ADM Penjualan BBM Depot/Instalasi/TT PT PERTAMINA (PERSERO)

Start

• Membuat surat setoran BBM untuk memenuhi persyaratan ukuran kinerja. • Membuat rencana permintaan pasokan yang disertai dengan data stok BBM SPBU ke Depot/Instalasi setempat.

• Menerima setoran • Menerbitkan surat bukti setoran bank bagi yang belum on-line.

• Menerima tanda bukti setoran bank dan memproses penerbitan PNBP sesuai dengan prosedur. • Meneruskan PNBP ke dispatcher Depot/ Instalasi/TT sesuai jadwal pengiriman yang diminta SPBU. • Jika permohonan tidak sesuai ketentuan, maka permintaan tersebut ditolak selanjutnya disampaiakn kembali kepada SPBU yang bersangkutan.

Check • Pengawas operasinal SPBU menerima dan membongkar BBM sesuai Tata Cara Pembongkaran BBM dari mobil tangki di SPBU

Tidak

Ya

End

2.2.2 Proses Pengukuran BBM a.

42

Pelaksana Terkait 1. Supervisor SPBU 2. Foreman Operasional BBM SPBU 3. Sekuriti SPBU

PT PERTAMINA (PERSERO)

Tujuan dan Ruang Lingkup 1. Tujuan • Untuk memastikan jumlah persediaan awal dan akhir BBM. • Untuk perencanaan pemesanan. • Dipakai sebagai dasar perhitungan kerugian/losses BBM. • Mengetahui kandungan air yang terdapat di tangki timbun, sehingga dapat ditentukan tindakan penanggulangan secepatnya. 2. Ruang Lingkup Proses pengukuran ini mencakup semua langkah yang diperlukan untuk dapat melakukan pengukuran jumlah BBM pada tangki timbun secara benar sesuai prosedur yang telah ditetapkan.

c.

Ukuran Kinerja Dilakukan pengukuran stok BBM 1 (satu) kali setiap hari pada awal shift pertama.

d.

Form-Form yang diperlukan Tank Ticket (sebelum kegiatan penjualan) – (lihat lampiran 2).

e.

Prosedur Prosedur Pengukuran BBM di tangki timbun dapat dilihat pada Gambar 2.

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

b.

TIPS : • Pada waktu membuka penutup lubang ukur, berdirilah ditempat yang aman dengan memperhatikan arah angin untuk menghindari uap/gas yang keluar dari lubang ukur. Tunggulah beberapa saat sebelum pengukuran dimulai agar uap/gas yang keluar berkurang. • Pada saat melapisi dipstick dengan Pasta minyak/pasta air, harus diperhatikan bahwa lapisan pasta tidak boleh terlalu tebal/tipis, karena bila terlalu tebal akan menyebabkan batas kabur, sedangkan bila terlalu tipis batas menjadi tidak jelas dan sulit dibaca. • Pada saat pengukuran, diamkan dipstick di dalam tangki selama 10 – 30 detik, lalu angkat dengan segera untuk menghindari minyak menguap yang akan menyulitkan pembacaan hasil pengukuran. • Sebelum melakukan pengukuran ulang, pastikan dipstick telah benar-benar bersih dan kering, sehingga keakuratan pengukuran dapat dipertahankan. • Dipstick harus diturunkan secara perlahan-lahan, untuk menghindari terjadinya gelombang (surging) pada permukaan cairan yang dapat mempengaruhi keakuratan hasil pengukuran.

PT PERTAMINA (PERSERO)

43

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Gambar 2 Flow chart pengukuran BBM di tangki timbun Foreman Pengukuran

Supervisor SPBU

Petugas Sekuriti

Start

1

2

3

4

5

6

7

Tidak

Ya

8

Ya

9

10

Tidak

11

12

End

44

PT PERTAMINA (PERSERO)

KETERANGAN SUPERVISOR SPBU :

KETERANGAN FOREMAN PELAKSANA PENGUKURAN :

1.

Siapkan semua peralatan pengukuran tangki. timbun yang diperlukan, seperti : pasta minyak, pasta air, lap kering dan tank ticket untuk mencatat hasil pengukuran.

9.

2.

Buka penutup lubang pengukur. Kemudian angkat dipstick secara perlahan, lalu bersihkan dengan kain yang kering hingga benar-benar bersih dan kering.

3.

Lapisi dipstick dengan pasta minyak pada ruas ketinggian BBM yang diperkirakan.

4.

Oleskan pasta air di ujung tongkat pada perkiraan batas tinggi air yang di perkirakan.

5.

Masukkan kembali deep stick ke dalam tangki timbun dengan perlahan-lahan hingga sampai ke dasar tangki. Biarkan selama 5 sampai 10 detik hingga ullage paste dan water finding paste bereaksi.

10. Lakukan pengulangan pengukuran dengan langkahlangkah yang sama, untuk mendapatkan hasil pengukuran yang akurat. Setiap pengukuran dilakukan minimal 2 kali, dengan ketentuan sebagai berikut : • Apabila perbedaan hasil pengukuran lebih kecil dari 3 mm maka dinyatakan sebagai hasil pengukuran identik, dan yang dicatat adalah hasil pengukuran pertama. • Apabila perbedaan hasil pengukuran lebih dari 3 mm, lakukan pengukuran ulang hingga mendapatkan 2 angka yang identik. • Apabila pada 5 kali pengukuran bedanya masih sama atau lebih dari 3 mm, laporkan kepada atasan untuk ditindaklanjuti, karena hal ini mengindikasikan adanya masalah.

6.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Angkat dipstick dengan segera dan perhatikan perubahan warna yang terjadi pada bagian dipstick yang dilapisi pasta minyak. Catat tingkat ketinggian BBM sesuai dengan yang ditunjukkan oleh garis yang tersisa dari pasta minyak.

7.

Perhatikan juga bagian yang diolesi pasta air. Cek perubahan warna yang terjadi pada pasta air: • Apabila terjadi perubahan warna, mengindikasikan bahwa dalam tangki terdapat air. Lanjutkan ke langkah 8. • Apabila tidak terjadi perubahan warna, lanjutkan ke langkah 11.

8.

Cek ketinggian air di tangki timbun dari hasil pengukuran : • Untuk BBM beraditif (Pertamax dan Pertamax Plus) tangki pendam bebas dari air atau memiliki ketinggian air 0 cm. Jika ditemukan ada air bebas lanjutkan ke langkah 9. • Untuk BBM tidak beraditif (Premium dan Solar), jika lebih dari 3 cm laporkan kepada manajer SPBU. Lanjutkan ke langkah 9. • Jika kurang dari 3 cm, lanjutkan ke langkah 10.

Menerima laporan dari foreman pengukuran tangki, untuk selanjutnya membuat berita acara dan melakukan pengurasan. (Prosedur pengurasan lihat bab 3 artikel ….)

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

KETERANGAN FOREMAN PELAKSANA PENGUKURAN :

Catat semua hasil pengukuran pada tank ticket. 11. Kembalikan deep stick dan tutup pipa tangki serta kembalikan tutup tangki dengan hati-hati 12. Catat semua hasil pengukuran tangki timbun pada tank tiket.

45

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

2.2.3 Proses Pembongkaran/Penerimaan BBM

46

a.

Pelaksana Terkait 1. Operator Pelaksana Pembongkaran 2. Foreman Operasi SPBU 3. Supervisor SPBU (insidentil) 4. Transportir (Sopir dan Kernet Mobil Tangki)

b.

Tujuan dan Ruang Lingkup 1. Tujuan • Terlaksananya proses pembongkaran BBM dengan baik dan benar serta aman sesuai dengan prosedur yang berlaku. • Menjamin BBM yang diterima tepat mutu, tepat jumlah dan tepat waktu. 2. Ruang Lingkup Proses pembongkaran BBM ini meliputi seluruh proses yang harus dilakukan mulai dari tahap persiapan (sebelum mobil tangki/alat angkut tiba di tempat pembongkaran), hingga tahap selesai pembongkaran.

c.

Ukuran Kinerja • Zero incident and defect • Ketaatan terhadap prosedur pembongkaran BBM yang telah ditetapkan.

d.

Form-Form yang diperlukan • PNBP, Surat jalan

e.

Prosedur • Prosedur Pembongkaran BBM dapat dilihat pada Gambar 3. • Proses Pembongkaran BBM dengan metode SDS dapat dilihat pada Gambar 4.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Flow chart proses pembongkaran BBM Tahap Persiapan

Tahap Pelaksanaan Pembongkaran

Setelah Pelaksanaan Pembongkaran

Start

1

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Gambar 3

2

3

4

Tidak

5 8 Ya

6 9 Tidak

7

Ya

Tidak

10 Ya

11

12

13

14

End

PT PERTAMINA (PERSERO)

47

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

KETERANGAN TAHAP PERSIAPAN (SEBELUM PEMBONGKARAN) :

KETERANGAN TAHAP PERSIAPAN (SEBELUM PEMBONGKARAN) :

KETERANGAN TAHAP PELAKSANAAN PEMBONGKARAN :

1.

6.

PT PERTAMINA (PERSERO)

8.

7.

Pengecekan Terhadap Kualitas dan Kuantitas BBM • Setelah dokumen dipastikan benar, ambil sample dan lakukan pengecekan terhadap BBM yang dikirim meliputi : pemeriksaan kualitas secara visual (pemeriksaan warna, density, suhu dan free water), dan pemeriksaan kuantitas (pemeriksaan level ketinggian BBM di dalam tangki). Uraian rinci tentang kontrol kualitas dapat dilihat pada bab. 2I Pengendalian Mutu hal. 33. • Bila hasil pemeriksaan density dibandingkan dengan data PNBP/surat jalan < 0,5% (dalam satuan 15OC) mutu BBM dinyatakan memenuhi persyaratan. Jika kualitas BBM tidak memenuhi syarat maka pembongkaran dibatalkan dan selanjutnya dikembalikan ke Depot/Instalasi/TT Pertamina dengan disertai berita acara dan laporkan kepada Supervisor SPBU untuk selanjutnya dilaporkan kepada Depot/Instalasi/TT Pengirim dan WP Setempat. Perlu dikoordinasikan dengan S&D • Bila terjadi susut pengangkutan yang diangkut dengan mobil tangki > 0.15% dari jumlah yang diangkut, buat berita acara dengan supir untuk proses klaim ke Pertamina. • Khusus angkutan BBM ke SPBU dengan menggunakan tranportasi air yang dilanjutkan dengan transportasi darat susut yang diperkenankan adalah 0.2% untuk tranportasi air dan 0.15% untuk transportasi darat.

Pasang kabel arde pada mobil tangki ke bounding strip, kemudian pasang selang bongkar (discharge hose) • Posisi supir, kenek dan petugas pembongkaran harus tetap siaga didekat tempat pembongkaran.

9.

Lakukan Pembongkaran dengan cara : • Buka kerangan, pastikan tidak ada kebocoran. • Bila terjadi kebocoran, hentikan pembongkaran dan perbaiki jika memungkinkan. Jika tidak memungkinkan hentikan pembongkaran.(batalkan) • Sekiranya pembongkaran dapat dilakukan, harap dipantau terus mobil tangki, selang bongkar dan tangki timbun selama proses pembongkaran untuk memastikan proses berjalan dengan lancar dan aman. pembongkaran.

2.

3.

4.

5.

48

Persiapan diri Petugas Pelaksana • Pastikan petugas pelaksana telah memahami semua prosedur pembongkaran serta terlatih dengan baik untuk melaksanakan pekerjaan tersebut • Pastikan petugas telah memakai perlengkapan keamanan pribadi, seperti safety shoes, sarung tangan dan seragam kerja yang sesuai. • Dilarang membawa peralatan yang dapat menimbulkan sumber api seperti : korek api, pemantik api, telepon genggam dan sebagainya. Persiapan area bongkar dan peralatan yang dibutuhkan. • Pastikan area pembongkaran dalam keadaan aman • Pastikan peralatan pemadam kebakaran telah tersedia di tempat yang mudah dijangkau dan dalam keadaan siap pakai • Matikan dispenser yang berhubungan dengan tangki timbun yang akan diisi BBM. • Pasang rambu tanda bahaya pada tempat yang mudah dilihat. Persiapan tangki timbun • Periksa jumlah BBM di tangki timbun dan pastikan jumlah BBM yang bisa diterima di tangki timbun. • Tentukan tangki timbun mana yang akan diisi. • Pastikan katup tangki timbun (free-vent/pv-valve) bekerja dengan baik. Coupling di filling pot siap untuk menerima pembongkaran. Persiapan mobil tangki • Arahkan truk tangki ke area pembongkaran dan tempatkan mobil tangki pada posisi pembongkaran yang benar. • Tunggu selama 15 menit sehingga apabila terdapat kotoran atau air dalam BBM akan mengendap di dasar tangki. • Kunci kontak pada posisi off tetapi tetap terpasang ditempatnya. • Periksa keutuhan segel. Pengecekan Kelengkapan Dokumen Pengiriman • Periksa dan teliti dokumen pengiriman produk dari sopir/kernet mobil tangki. Pastikan bahwa jumlah dan jenis BBM dalam dokumen pengiriman sesuai dengan apa yang dipesan dan yang diangkut. • Jika dokumen telah lengkap dan benar, lanjutkan ke langkah 6 (pengecekan spesifikasi BBM). • Jika dokumen belum lengkap dan benar tunda pembongkaran dan lakukan klaim kepada pihak PT PERTAMINA (PERSERO). • Bila cuaca hujan deras dan disertai petir, pembongkaran ditunda.

10. Lakukan pengecekan dari manhole mobil tangki bahwa BBM di dalamnya sudah habis dibongkar • Jika BBM sudah habis lanjutkan ke langkah 10 (melepaskan discharge hose) • Jika BBM di dalam tangki belum habis, lanjutkan proses pembongkaran.

KETERANGAN TAHAP SETELAH PELAKSANAAN PEMBONGKARAN : 11. Lepaskan discharge hose, kemudian lepaskan kabel arde 12. Kembalikan Alat Pemadam Api (APAR) ke tempat semula. 13. Lepaskan rambu tanda bahaya 14. Selesaikan proses administrasi bukti pengiriman BBM. Berikan tanda tangan pada dokumen pengiriman BBM dan bubuhkan stempel SPBU serta ambil lembar pertama PNBP. Proses Pembongkaran Selesai, Bantu mobil tangki untuk meninggalkan SPBU dengan aman.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Flow proses pembongkaran BBM dengan Mobil Tangki Bottom Loader Tahap Persiapan

Tahap Pelaksanaan Pembongkaran

Setelah Pelaksanaan Pembongkaran

Start

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Gambar 3

1

2

Tidak

3

Ya

Tidak

4

Ya

5

End

PT PERTAMINA (PERSERO)

49

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

KETERANGAN PERSIAPAN DIRI PETUGAS PELAKSANA :

KETERANGAN PROSEDUR SETELAH SELESAI PENGISIAN DI SPBU:

KETERANGAN LANGKAH PENUTUPAN DI SPBU :

•

•

•

• •

Pastikan printer SDS dalam Siap Operasi / tidak error Pastikan cursor API pada posisi Seal dan Wet. Pastikan jarum content gauge pada posisi F.

Pastikan isi tangki dalam keadaan kosong dengan indikasi jarum content gauge pada posisi E dan cursor API Display hanya pada posisi Empty.

• • •

Tekan pilot valve sesuai selang yang terpasang. Tutup Handle Valve API Coupler serta lepas Gravity Adaptor selang. Lepas grounding cable. Tempatkan selang pada tempatnya.

KETERANGAN LANGKAH PENGISIAN DI SPBU : 1. 2. 3.

50

Tarik Pilot Valve Pneumatik di cabin Buka rolling Door dan angkat guardbar lalu kunci Ketik kertas printer yang ada di printer box dengan cara : • Tekan dan tahan salah satu nomor di key pad printer maka akan timbul pembacaan ”SDS Stand by”. • Tekan kembali hingga menemukan kembali kata ”Do You Want Print” • Tekan Yes hingga kertas keluar dari printer • Pastikan hanya terbaca ”Filling” waktu pengisian dan ”Seal” selesai pengisian • Grounding Cable. • Buka salah satu Dust Cup API Coupler dan pasang Adaptor Gravity serta selang pembuang • Pasang selang ke Conector tangki timbun • Buka Handle Valve API Coupler dari posisi Seal meloncat ke posisi Unsealed dan Wet. • Tarik Tombol Pilot Valve yang sesuai dengan compartement yang terpasang selang • Pastikan minyak mengalir dari tangki truck ke tangki timbun. Dengan perubahan jarum content gauge dari posisi F menuju E.

PT PERTAMINA (PERSERO)

PT PERTAMINA (PERSERO)

a.

Pelaksana Terkait 1. Operator pengukuran tangki timbun 2. Foreman operasi SPBU 3. Supervisor SPBU

b.

Tujuan dan Ruang Lingkup 1. Tujuan • Agar dapat dilakukan pencatatan persediaan BBM secara akurat • Untuk pemesanan BBM • Loss Control • Data untuk bahan laporan keuangan 2. Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup segala kegiatan administrasi/pencatatan persediaan BBM yang dibuat setiap hari.

c.

Ukuran Kinerja 1. Pencatatan berupa data untuk memberikan informasi yang diperlukan. 2. Ketepatan waktu, ketelitian, serta kelengkapan laporan pencatatan persediaan BBM.

d.

Form-Form Terkait 1. Tank Ticket 2. Form rekapitulasi penjualan BBM harian 3. Form penerimaan BBM harian

e.

Prosedur Secara singkat, prosedur pencatatan persediaan BBM di SPBU adalah sebagai berikut : 1. Pengukuran persediaan BBM di SPBU harus dilakukan pada waktu-waktu sebagai berikut: • Pada awal shift, untuk mengetahui stok awal BBM yang siap untuk dijual pada hari tersebut dan memastikan berapa jumlah BBM yang telah dijual pada hari sebelumnya setelah memperhitungkan penerimaan dan pejualan. • Sebelum proses pembongkaran BBM dilaksanakan, pastikan jumlah BBM yang dapat diisikan ke dalam tangki timbun (ullage). • Setelah proses pembongkaran BBM dilaksanakan, cocokan jumlah BBM yang diterima dari mobil tangki dengan jumlah yang tertera di PNBP.

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

2.2.4 Proses Pencatatan Persediaan BBM

51

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

2. 3.

4. 5.

6.

Hasil pengukuran persediaan BBM di tangki timbun dicatat dalam tank ticket. Selanjutnya hasil pengukuran di dalam tank ticket dimasukkan ke dalam Form rekapitulasi penjualan BBM harian untuk memantau jumlah persediaan BBM di SPBU dari waktu ke waktu. Hasil pengukuran penerimaan BBM dimasukan dalam Form Penerimaan BBM harian. Cocokkan hasil pengukuran BBM di tangki timbun dengan catatan penjualan setiap shift dari dispenser untuk mengetahui kemungkinan terjadinya losses atau kelebihan BBM. Apabila terjadi kelebihan (gain) atau kekurangan (losses) yang tinggi (hingga melebihi 0,75%), hal ini patut dicurigai telah terjadi masalah pada meter arus pompa atau tangki timbun sehingga tindakan penanggulangan harus segera dilakukan.

TIPS : 1. Pencatatan persediaan BBM harus dilakukan secara akurat, karena informasi ini berguna untuk pemesanan pembelian BBM secara tepat. 2. Pastikan bahwa pengukuran persediaan BBM telah dilakukan setiap hari sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Lakukan pencocokan persediaan BBM harian untuk melakukan kontrol dan memastikan persediaan BBM dalam tingkat yang aman.

2.2.5 Proses Pengendalian Losses (susut) BBM Prosedur ini mencakup segala tindakan yang harus dilakukan untuk meminimalisasi losses termasuk mendeteksi titik-titik rawan yang menjadi penyebab utama losses BBM di SPBU.

52

a.

Pelaksana Terkait 1. Operator SPBU 2. Foreman operasi SPBU 3. Supervisor SPBU

b.

Tujuan 1. Untuk meminimalisasi kerugian yang mungkin timbul sebagai akibat adanya losses. 2. Agar pihak-pihak terkait di SPBU dapat melakukan tindakan yang tepat untuk meminimalisasi losses melalui kegiatan pengawasan dan pengendalian yang tepat.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Ukuran Kinerja 1. Tingkat losses untuk rugi laba kerja tidak boleh melebihi 0,75% 2. Ketaatan terhadap prosedur pengendalian losses yang berlaku.

d.

Prosedur Pada dasarnya ada dua macam losses/kerugian BBM, yaitu : kerugian yang dapat dikendalikan dan kerugian yang tidak dapat dikendalikan.

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

c.

Kerugian yang dapat dikendalikan : •

PT PERTAMINA (PERSERO)

Kebocoran Kebocoran dapat terjadi pada peralatan dispenser, instalasi pipa dan tangki timbun. Prosedur penanggulangan kebocoran adalah sebagai berikut: i. Kerugian akibat kebocoran dapat dikurangi dengan melakukan pemeriksaan rutin pada tangki timbun dan sistem perpipaan, melalui sumur pantau minimal 1 minggu sekali. ii. Perhatikan beberapa gejala kebocoran yang meliputi : Kehilangan BBM, pada waktu tidak ada penyaluran/ penjualan BBM. Peningkatan jumlah air bebas di dalam tangki timbun. Hal tersebut dapat disebabkan oleh kebocoran pada tangki atau area penutup tangki/dombak. Tersendat-sendatnya dispenser ditandai dengan timbulnya gelembung udara pada sight glass dispenser pada waktu penjualan. Kesulitan untuk start awal dispenser jenis pompa hisap dimana minyak tidak otomatis dapat terhisap. Kedua hal tersebut mengindikasikan kebocoran. Perhitungan hasil losses diatas toleransi rugi laba kerja. Bau BBM di atas tangki timbun atau pada batas wilayah yang dekat ke SPBU. iii. Jika terjadi kebocoran, lakukan prosedur penanganan kebocoran seperti yang diatur secara rinci pada bab 1. Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lindungan Lingkungan halaman 13.

53

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

54

•

Kelebihan Pengeluaran Pompa yang tidak terkalibrasi dengan tepat dapat mengeluarkan BBM lebih banyak ke pelanggan dibandingkan dengan yang tercatat pada petunjuk meteran pompa dan menyebabkan kerugian. Prosedur pengendalian kelebihan pengeluaran : i. Lakukan pengecekan keakuratan meter dispenser setiap hari pada awal shift pertama dan catat didalam Form Tera Harian sesuai prosedur bab 3. Pengendalian Mutu BBM halaman 32. ii. Lakukan tera ulang terhadap setiap nozzle pada dispensernya setiap 6 bulan sekali bersama-sama dengan badan metrologi. iii. Jika ditemukan hasil pengecekan keakuratan meter dispenser harian melebihi toleransi 0,5% - 1% wajib dilaporkan kepada dinas metrologi untuk ditera ulang. Jika melebihi toleransi diatas 1% penjualan dari nozzle tersebut harus dihentikan.

•

Tumpahan Minyak Tumpahan minyak dapat terjadi selama kegiatan pembongkaran BBM apabila selang bongkar (discharge hose) tidak tersambung dengan baik sebelum BBM disalurkan. Prosedur penanggulangan tumpahan minyak ini adalah : i. Petugas pembongkaran harus memperhatikan dengan baik setiap sambungan pipa bongkar agar benar-benar terpasang dengan baik sebelum minyak dialirkan. ii. Selama proses pembongkaran, petugas harus selalu memastikan bahwa tidak terjadi kebocoran/tumpahan BBM. iii. Jika terjadi tumpahan, lakukan prosedur penanggulangan tumpahan minyak yang telah diatur secara rinci pada bab 1. Keselamatan, kesehatan Kerja dan Lindungan Lingkungan halaman 13.

•

Pencurian Kerugian yang dapat dikendalikan lainnya adalah pencurian. Apabila kerugian dalam jumlah besar dari BBM tidak diakibatkan oleh kebocoran, tumpahan minyak, kalibrasi meteran atau alasan fisik yang lainnya maka kemungkinan diakibatkan oleh pencurian. Pencurian dapat terjadi selama pengiriman produk atau oleh karyawan di SPBU. Prosedur penangulangan pencurian BBM adalah sebagai berikut :

PT PERTAMINA (PERSERO)

Lakukan pengukuran BBM di mobil tangki sebelum pembongkaran, untuk dicocokkan dengan jumlah BBM yang tertera pada dokumen pengiriman. Pastikan jumlah BBM di mobil tangki sama dengan jumlah yang tertera (dengan toleransi 0,15%) pada dokumen pengiriman, hal ini untuk memastikan tidak terjadi pencurian BBM selama proses pengiriman dari depot/Instalasi/TT ke SPBU. Pengukuran BBM di mobil tangki dilakukan dengan cara : • Cek ketinggian ijkbout dan disesuaikan dengan surat tera. • Apabila tinggi minyak dibawah ijkbout tambahkan BBM sejenis hingga mencapai ketinggian ijkbout sesuai surat tera lalu hitung jumlah tambahan BBM tersebut. Jika jumlah tambahan tersebut melebihi 0,15% kelebihannya diklaim ke Pertamina.

ii.

iii.

iv.

v. vi.

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

i.

Lakukan pengukuran jumlah BBM sesudah pembongkaran untuk memastikan seluruh BBM di mobil tangki telah dibongkar ke tangki timbun. Lakukan pencocokan harian terhadap uang yang diterima dan berapa liter yang terjual sebagai satu satu cara terbaik untuk mengidentifikasi pencurian. Pada waktu SPBU tidak beroperasi lakukan pemadaman aliran listrik dispenser dengan cara mengunci sentral box sekering untuk dispenser. (untuk desain SPBU harap sekering dispenser dibuat terpisah dari sekering lainnya) Pastikan manhole, lubang ukur minyak dan lubang kuras (draining) selalu dalam keadaan terkunci. Apabila ditemukan pencurian yang dilakukan oleh oknum pekerja SPBU segera tindak oknum tersebut sesuai peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Kerugian yang tidak dapat dikendalikan : Disamping karena akibat-akibat diatas, losses BBM juga dapat disebabkan oleh hal-hal tak terkendali, yaitu :

PT PERTAMINA (PERSERO)

•

Penguapan Dikarenakan mudah menguap adalah sifat alami dari BBM, sebagian kecil dari BBM di tangki timbun akan menguap dikarenakan adanya ruang kosong dari tangki timbun dan saluran pernafasan. Tingkat penguapan dapat diminimalkan dengan cara : i. Memperkecil ruang kosong pada tangki timbun. ii. Menggunakan PV-valve yang standar dan pastikan berfungsi dengan baik pada saluran pernafasan.

•

Kalibrasi Meter Keakuratan 100% pada meteran mesin pompa tidak mungkin dicapai untuk itu dilakukan pengecekan pada meteran arus setiap hari untuk menghindari penyusutan yang lebih besar.

55

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

56

2.2.6 Proses Penanggulangan Kontaminasi BBM a.

Pelaksana Terkait 1. Operator SPBU 2. Foreman SPBU 3. Petugas mobil tangki

b.

Tujuan dan Ruang Lingkup 1. Tujuan • Untuk mencegah BBM yang terkontamisasi dijual kepada pelanggan • Menjaga citra SPBU dan Pertamina • Menghindari adanya tuntutan dari instansi terkait dan pelanggan 2. Ruang Lingkup • Telah terjadi kontaminasi BBM di tangki timbun SPBU • Prosedur yang harus dilakuan untuk menanggulangi kontaminasi

c.

Ukuran Kinerja 1. Tidak ada komplain dari instansi/lembaga/pelanggan 2. Kecepatan penanganan kontaminasi BBM

d.

Form Terkait 1. Berita acara 2. Hasil visual test dan ukuran volume

e.

Prosedur Fenomena kontaminasi yang mungkin terjadi : 1. Diketahui pada saat sedang berlangsungnya pembongkaran. 2. Diketahui setelah pembongkaran : • Diketahui awal oleh pihak SPBU • Diketahui dari adanya komplain konsumen

PT PERTAMINA (PERSERO)

Flow chart penanggulangan komtaminasi pada saat berlangsungnya pembongkaran (terjadi kesalahan tujuan tangki timbun dari pembongkaran) Operator SPBU

Foreman SPBU

Petugas Mobil Tangki

Hentikan pembongkaran dengan menutup kran mobil tangki dan melepas slang pembongkaran

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

A.

Ukur sisa jumlah BBM yang ada di mobil tangki dan jumlah BBM yang ada di tangki timbun

Data produk yang tercampur dan perbandingannya di tangki timbun

Sisa BBM di mobil tangki, dialihkan ke tangki timbun BBM sejenis. Jika tidak tersedia tangki timbun BBM sejenis di SPBU tersebut, maka sisa pada mobil tangki dikembalikan ke depot supply point

Buat berita acara kontaminasi produk dan laporkan kepada Wira Penjualan setempat untuk dikoordinasikan dan dikembalikan produk terkontaminasi tersebut ke depot supply point. (SND agar menyusun prosedur penerimaan produk terkontaminasi di depot cara penyelesaian keuangannya)

Lakukan pengurasan dan yakinkan bahwa tangki timbun telah terkuras habis

PT PERTAMINA (PERSERO)

57

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

B.

Flow chart penanggulangan komtaminasi setelah pembongkaran dan diketahui oleh petugas SPBU (terjadi kesalahan tujuan tangki timbun dari pembongkaran) Operator SPBU

Foreman SPBU

Laboratorium Teknis

Ambil sampel BBM yang diduga terkontaminasi

Lakukan pemeriksaan mutu secara visual, berupa warna, specific gravity dan bau

Baik

Keluhan dapat diabaikan dan penjualan tetap dilakukan

Tidak

Keluhan dapat diabaikan dan penjualan tetap dilakukan

Lakukan pengurasan dan yakinkan bahwa tangki timbun telah terkuras habis. Selain pengurasan di tangki timbun, lakukan pengurasan pada pipa penyaluran ke dispensing pump

Jika hasil laboratorium dan atau pemeriksaan visual menunjukkan tidak memenuhi persyaratan, maka buat berita acara kontaminasi produk dan laporkan kepada Unit Pemsaran/ Cabang Pemasaran setempat untuk dikoordinasikan dan dikembalikan produk terkontaminasi tersebut ke depot supply point

Baik

Jika masih diragukan kualitasnya hentikan penjualan, lakukan pemeriksaan di laboratorium terdekat yang direkomendasikan

Tidak

Pengelola SPBU harus mengganti kerugian kepada konsumen yang mengeluh yang disertai dengan permintaan maaf

58

PT PERTAMINA (PERSERO)

Operator SPBU

Foreman SPBU

Laboratorium Teknis

Hentikan penjualan melalui dispensing pump dari tangki timbun tersebut

Ambil sampel untuk pemeriksaan mutu secara visual dari dispensing pump ybs. Khusus keluhan masalah air, periksa ketinggian air di tangki timbun

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

C. Flow chart penanggulangan komtaminasi setelah pembongkaran dan diketahui dari keluhan konsumen (terjadi pencampuran BBM di tangki timbun)

Lakukan pemeriksaan mutu secara visual berupa warna, specific gravity, air dan bau

Jika hasil laboratorium dan/atau pemeriksaan visual menunjukkan memenuhi persyaratan, abaikan keluhan dan buka kembali penjualan Jika hasil laboratorium dan atau pemeriksaan visual menunjukkan tidak memenuhi persyaratan, maka buat berita acara kontaminasi produk dan laporkan kepada Unit Pemsaran/Cabang Pemasaran setempat untuk dikoordinasikan dan dikembalikan produk terkontaminasi tersebut ke depot supply point

Baik

Lakukan pemeriksaan laboratorium terhadap sampel BBM tersebut kecuali free water

Tidak

Lakukan pengurasan dan yakinkan bahwa tangki timbun telah terkuras habis. Selain pengurasan di tangki timbun, lakukan pengurasan pada pipa penyaluran ke dispensing pump

Pengelola SPBU harus mengganti kerugian kepada konsumen yang mengeluh yang disertai dengan permintaan maaf

PT PERTAMINA (PERSERO)

59

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

60

Lampiran : • • • • • • • • •

Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran

1 2 3 4 5 6 7 8 9

– – – – – – – – –

Form Form Form Form Form Form Form Form Form

Permintaan BBM Harian Stock BBM Pagi Rekapitulasi Laporan Shift Buku Penerimaan BBM Rekapitulasi BBM Bulanan Buku Tera Harian PNBP Surat Jalan Tank Ticket

PT PERTAMINA (PERSERO)

PT PERTAMINA (PERSERO) Formulir Pemesanan Upms............. SPBU No.......

No. Order

(*) Diisi oleh petugas

Tipe Order

Prepayment

Credit

Lain-lain

No. Pelanggan Nama dan alamat pemebeli

No. Penerima Nama dan alamat penerima

Kode Prod

Nama Produk

Kuantitas

Harga/Unit

Terbilang Ket. *)

Bon ini hanya berlaku selama 3 hari kerja dari tanggal order

HARGA DIPERHITUNGKAN PADA WAKTU HARI/TANGGAL PENYERAHAN Tandatangan pengesahan order

Nama No. Peg Tgl.

: : :

Tandatangan Pelanggan

Harga

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Lampiran 1

STOK BBM PAGI (JAM..................) UPMS...... Bulan Produk

............................. ............................. Tangki I

Tanggal

Stok (Kl)

Density 15° C

Tangki II Stok (Kl)

Density 15° C

Tangki III Stok (Kl)

Density 15° C

Tangki IV Stok (Kl)

Density 15° C

Total Stok (Kl)

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Lampiran 2

REKAPITULASI LAPORAN SHIFT UPMS....... SPBU .............. Tanggal : ......... Shift/Jam : ......... Jenis

Teller Awal (liter)

Teller Akhir (liter)

Keluar (liter)

Nozzle Test (liter)

a

b

c=b-a

d

Total Terjual Harga Satuan (liter) (Rupiah) e=c-d

Total Terjual (Rupiah)

f

g=e x f

Pertamax Plus Nozzle 1 Nozzle 2 Sub Total Pertamax Nozzle 1 Nozzle 2 Sub Total Premium Nozzle 1 Nozzle 2 Nozzle 3 Nozzle 4 Nozzle 5 Nozzle 6 Nozzle 7 Nozzle 8 Sub Total M. Solar Nozzle 1 Nozzle 2 Nozzle 3 Nozzle 4 Nozzle 5 Nozzle 6 Nozzle 7 Nozzle 8 Sub Total Total Terjual Total terjual Kupon Pertamax Plus Kupon Pertamax Kupon Premium Kupon M. Solar Bon Nozzle test Setor Kas POSISI STOK Pertamax Plus Keterangan Liter

Jenis a b c d e f g

Lembar Lembar Lembar Lembar Liter Liter

Pertamax Liter

@ Rp @ Rp @ Rp @ Rp @ Rp @ Rp

Premium Liter

Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

Solar Liter

Stok Awal Penerimaan Jumlah (a+b) Penjualan Sisa (c-d) Stok Akhir (Opname/Colokan) R/L (f-e) .................................................

Disetujui,

Disetor Oleh,

(...............................)

(.................................)

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Lampiran 3

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

BUKU PENERIMAAN BBM UPMS....... Bulan Produk

: ...... : ................

Lampiran 4

Tanggal

No. Mobil Tangki

No. PNBP

Jam Berangkat

Jam Tiba di SPBU

No. Segel

Isi (Kl)

SG di surat Jalan SG Sample pada pada suhu 15° C suhu 15° C

SPBU............ REKAPITULASI BBM BULANAN UPMS....... Bulan : .................. Tanggal

Penerima dari PT PERTAMINA (PERSERO) (Kl) P

S

PX

PXP

Penjualan (Kl) P

S

PX

Stok BBM Pagi (Jam .......................) PXP

P

S

PX

PXP

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Lampiran 5

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

BUKU TERRA HARIAN UPMS....... Bulan

: ................

Lampiran 6

Tanggal

P1

P2

P3

P4

P5

P6

P7

P8

S1

S2

Hasil Terra S3 S4

S5

S6

S7

S8

PX1

PX2

PX3

PX4 PXP1 PXP2

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

LEMBARAN KE 1

PT PERTAMINA (PERSERO) NPWP

01:

02:

03:

04:

Nota

Nota

Nota

Nota

No. Faktur

UPms........... HARGA DIPERHITUNGKAN PADA WAKTU HARI / TANGGAL PENYERAHAN Nama dan alamat Pembeli

:

Untuk diserahkan Kepada

:

FAKTUR :

Angkutan No

:

Dikirim via

:

N P W P

Kode Stat/ Langganan Tanggal Faktur

Dikirim dengan

Kode Bagian

Kode Minyak/Produksi Satuan

Kode Rayon

Kode Pemb.

KO Cl

Tanggal Penyerahan

Kode Harga

Kode Inst./Dep

Nama Minyak / Produk dengan Pembungkus

Kode Penj.

Kwalitas

Kode PPN-PS

Discount/Bonus/Fee

No. Registrasi Setoran

Kode Recov.

Kode Transp. Lok PS

Harga Satuan

Harga Recoveries

Lampiran 7

Tanda Tangan Yang Memberi Order

Tanda Tangan Yang Melakukan Penyerahan

Hasil Penjualan

SUB TOTAL

KURS VA

Terbilang :

Kode Pos

Tanda Tangan Yang Menerima

JUMLAH HARGA FAKTUR

Tanda Tangan Kasir

Nama (huruf cetak) Nama No. Peg

: :

Nama No. Peg

: :

Pangkat Bagian

: : Bon ini hanya berlaku mulai

Nama : No. Peg :

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

PT PERTAMINA (PERSERO)

SURAT PENGANTAR PENGIRIMAN BBM KE SPBU/A/

UPms TUJUAN :

PRODUK : DIISI PENGAWAS KONTRAKTOR NO. POLISI MOBIL TANGKI/KONTRAKTOR

NO

NOMOR PNBP / BPP

DIISI PETUGAS PT PERTAMINA (PERSERO) KL

DENSITY 15° C

I

II

III

IV

V

VI

Lampiran 8

CATATAN :

SURAT PENGANTAR PENGIRIMAN BBM INI DAPAT DIPERGUNAKAN OLEH BEBERAPA MOBIL TANGKI DENGAN TUJUAN YANG SAMA

NOMOR SEGEL

JAM KELUAR

JAM TIBA DI SPBU

DENSITY 15° C

DIISI PETUGAS SPBU / A / I PERMINTAAN BERIKUT TANDA TANGAN PETUGAS DAN CAP SPBU / A / I KL JAM TGL

PENANGANAN PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM)

Lampiran 9

TANK TICKET

UPMS.....

.

.

O

C

INSTALATION / DEPOT

NO DAY

MONTH

YEAR

DATE HOUR TANK NO. OPERATION FROM/TO* TYPE OF PRODUCT HEIGHT OF TANK

mm

TAPE

mm

BOB*

mm

BLANK*

mm

PRODUCT+WATER

mm

WATER

mm

PRODUCT

mm

TEMP.* °C/°F S.G / DENSITY

SUPERVISOR

TANK GAUGER

CUSTOMS

Name and Signature

Name and Signature

Name and Signature

* DELETE WHICH IS NOT NECESSARY

KEBIJAKAN KEUANGAN SPBU

KEBIJAKAN KEUANGAN SPBU

BAB 5

1 Umum Kebijakan Keuangan di SPBU diharapkan sesuai dengan norma-norma pelaporan sebagaimana tercantum dalam “Norma-Norma Pemeriksaan Akuntan” menurut STANDAR AKUNTANSI KEUANGAN (SAK). 1. 2. 3. 4.

Memberikan informasi keuangan secara kuantitatif mengenai kegiatan SPBU Menyajikan informasi yang dapat dipercaya mengenai posisi keuangan SPBU Menyajikan informasi keuangan yang dapat membantu pemilik SPBU dalam menentukan prospek SPBU Menyajikan informasi yang berkualitas, relevan, jelas dan mudah dimengerti, dapat diuji kebenarannya, mencerminkan keadaan perusahaan menurut waktu yang tepat, dapat diperbandingkan, lengkap dan netral.

Akuntansi dan pembukuan merupakan kunci dalam pengoperasian SPBU. Tujuan dari keduanya adalah untuk memastikan : a. b. c. d. e.

1.1 • • • • • •

PT PERTAMINA (PERSERO)

Semua pemasukan dari penjualan telah dimasukkan ke bank Seluruh catatan telah tersimpan dengan rapi agar tidak terjadi duplikasi dalam tagihan atau pembayaran Tersedianya catatan untuk menganalisa kinerja dari SPBU Dalam beberapa hal adalah untuk memenuhi persyaratan dari hukum dan peraturan yang berlaku mengenai suatu jenis usaha Tersedianya informasi keuangan yang akurat yang dapat digunakan pengusaha SPBU dalam mengambil keputusan yang tepat.

Standard Peralatan dan Fasilitas Deposit Box (Brankas) Meja Kasir Kalkulator Komputer dan Printer Filling Cabinet Cash Register (jika diperlukan)

61

KEBIJAKAN KEUANGAN SPBU

1.2 • • • • • • • • • • •

Formulir Buku Jurnal Akuntansi Buku penerimaan BBM dan NBBM Buku penjualan BBM, NBBM dan pendapatan lain-lain Buku persediaan BBM & NBBM Buku aliran kas Buku recording data transaksi bank Buku Ekspedisi surat menyurat Form laporan penjualan per shift per produk Form laporan harian penjualan BBM & NBBM Form rekapitulasi data biaya operasional dan overhead Form Balance sheet / Income statement

2 Proses/Prosedur 2.1

Aktifitas/Kegiatan

Kegiatan Akuntasi SPBU mencakup semua kegiatan administrasi yang dilaksanakan oleh SPBU yang meliputi kegiatan administrasi penjualan, administrasi penerimaan produk, administrasi persediaan, administrasi keuangan, administrasi seluruh dokumen-dokumen yang ada di SPBU dan kegiatan pengelolaan keuangan SPBU. Secara umum proses (siklus) akuntasi SPBU adalah sebagai berikut : Laporan Keuangan

Transaksi

Reversing Entris

Neraca Lajur Bukti Penutupan

Penyesuaian

Neraca Percobaan Saldo

Pengikhtisarian

Jurnal

62

Pemindah bukuan

Buku Besar Ledger

PT PERTAMINA (PERSERO)

Aliran Proses

Secara detailnya kegiatan akutansi SPBU adalah sebagai berikut :

KEBIJAKAN KEUANGAN SPBU

2.2

2.2.1 Prosedur Pencatatan Penjualan BBM dan NBBM Jam kerja SPBU dapat dilakukan dengan 2 atau 3 shift (pergantian kerja). Apabila SPBU buka selama 24 jam, maka 3 shift harus diperlukan : • Pukul 7.00 – 15.00 : Shift 1 • Pukul 15.00 – 23.00 : Shift 2 • Pukul 23.00 – 7.00 : Shift 3 Di setiap akhir pergantian shift, karyawan harus menuliskan catatan penjualan untuk shift kerjanya (Laporan Shift) yang biasanya terdiri dari: a. Pencatatan posisi totalisator pada pompa dispenser (posisi awal dan akhir shift) untuk masing-masing produk b. Catat Penjualan BBM setiap shift di formulir penjualan BBM c. Posting hasil penjualan ke Jurnal Akuntansi d. Untuk produk NBBM, catat volume produk terjual dan jumlah uang yang diterima serta catat dalam buku penjualan NBBM per shift. Laporan masing-masing shift akan dikonsolidasikan oleh administrasi dan keuangan menjadi laporan harian. Laporan ini mengkombinasikan data-data sebagai berikut : • Penjualan total dari BBM. • Penjualan total Non BBM (C-Store, Pencucian Mobil dan lain-lain) • Penjualan total BBM dan NBBM dari seluruh shift Buku Catatan Khusus Penjualan BBM Data penjualan khusus BBM dari Laporan Harian Total Shift juga dicatatkan kembali ke dalam Buku Catatan Khusus Penjualan BBM dengan mengkombinasikan dan merekapitulasi data-data lain mengenai BBM seperti : a. Jumlah BBM yang diterima b. Pengukuran stok BBM pada tangki timbun c. Jumlah kumulatif penjualan BBM Guna dari pencatatan khusus penjualan BBM adalah untuk rekonsiliasi dari loss BBM. Jumlah Kumulatif Penjualan BBM Jumlah kumulatif penjualan didapat dengan cara menambahkan jumlah kumulatif penjualan kemarin dengan jumlah penjualan hari ini. Jumlah kumulatif penjualan ini dihitung untuk perioda per satu bulan.

PT PERTAMINA (PERSERO)

63

KEBIJAKAN KEUANGAN SPBU

2.2.2 Laporan Pembelian BBM dan NBBM Laporan Pembelian merupakan proses pencatatan jumlah produk yang diterima dan pencatatan administrasi berdasarkan data PNBP dan hasil pengecekan laporan operator. Jumlah dari masing-masing produk yang diterima pada hari itu harus dicatat secara secara terpisah. Data-data pada laporan penerimaan berisi hal-hal, sebagai berikut : a. Catatan penjualan BBM harian b. Catatan Stok harian c. Rekapitulasi penjualan bulanan d. Laporan penjualan NBBM bulanan e. Laporan totalisator bulanan 2.2.3 Laporan Persediaan BBM Pengukuran stok BBM adalah pencatatan pengukuran jumlah stok BBM pada penutupan stok (closing stock) untuk masing-masing produk pada hari itu. Adapun data-data yang diperlukan sebagai berikut : a. Perhitungan stok akhir hari sebelumnya yang menjadi stok awal pada hari berikutnya b. Perhitungan stok per shift pada hari tersebut Pencatatan kuantitas yang terdapat pada tanki timbun pada hari pengukuran (dipping) 2.2.4 Rekapitulasi Data Volume Penjualan & Persediaan •

Nilai buku Nilai buku adalah jumlah dari stok yang harusnya tersedia di SPBU yang didapat dengan cara perhitungan sebagai berikut : Nilai Buku (hari ini) = Nilai Buku (kemarin) + Pemerimaan (hari ini) - Penjualan (hari Ini)

•

64

Selisih stok dengan nilai buku (variance) Selisih diperoleh dari jumlah stok BBM di tangki timbun dari hasil pengukuran stok BBM dikurangi dengan nilai buku. Jika hasilnya positif menunjukkan kelebihan produk (gain) atau apabila negatif mengindikasikan kehilangan (loss) suatu produk. Kehilangan yang terjadi normalnya disebabkan oleh cuaca panas yang membuat BBM menguap. Dalam menentukan apakah penguapan yang terjadi tinggi atau rendah, harus dilakukan perhitungan rata-rata penguapan.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Rata-rata losses Rata-rata losses dihitung dengan : (Selisih/Penjualan Komulatif) x 100%

KEBIJAKAN KEUANGAN SPBU

•

Rata-rata losses yang dapat diterima untuk produk BBM maksimal adalah 0.50 %.

2.2.5 Rekapitulasi Hasil Penjualan dan Pendapatan Rekapitulasi hasil penjualan dan pendapatan berisi perhitungan konversi penjualan produk pada hari transaksi dirubah ke dalam nominal rupiah untuk BBM, hal ini dilakukan juga rekapitulasinya terhadap produk non BBM baik dari C-Store, Car Wash, Ganti Oli, dll. Pada dasarnya di SPBU ada 2 macam laporan catatan penjualan, yaitu : a.

Laporan catatan penjualan cash Laporan catatan penjualan cash maksudnya rekapitulasi penjualan yang dibayar secara tunai pada saat transaksi berlangsung, baik produk BBM maupun Non BBM.

b.

Laporan penjualan non cash Maksud dari buku catatan kartu kredit adalah untuk : • Mencatat penjualan dengan kartu kredit • Mencatat pembayaran dari bank penerbit kartu kredit • Mencatat jumlah net yang akan diterima dari transaksi penjualan yang menggunakan KARTU KREDIT BUKU CATATAN KARTU KREDIT pada prinsipnya menyerupai buku catatan uang. Jumlah penjualan dengan menggunakan kartu kredit dikurangi dengan komisi dari kartu kredit prinsipal (Amex/Visa/Mastercard/dll) adalah jumlah net yang akan diterima dan ini dicatat dalam kolom debit. Sedangkan pembayaran yang diterima bank penerbit kartu kredit akan dicatat dalam kolom kredit. Dengan membuat catatan kartu kredit, kita dapat mengetahui berapa pembayaran yang belum kita terima dari hasil transaksi penjualan kita sehingga apabila dirasakan modal kerja kita sudah terlalu besar maka dapat dilakukan tindakan untuk mengurangi modal kerja tersebut.

PT PERTAMINA (PERSERO)

65

KEBIJAKAN KEUANGAN SPBU

2.2.6 Rekapitulasi Aliran Kas Maksud dari buku catatan uang kas adalah untuk : a. b. c.

Mencatat semua setoran kas ke bank Membantu kita untuk mengetahui dengan cepat jumlah dari uang kas yang tersedia untuk digunakan sebagai kepentingan kantor Untuk memudahkan rekonsiliasi catatan transaksi dengan bank statement

Buku catatan uang kas berisi data harian mengenai uang setoran ke bank (di dalam kolom kredit) dan setiap pengambilan uang dalam bentuk tunai diisikan ke dalam kolom debit. 2.2.7 Rekapitulasi Biaya Operasional dan Biaya Overhead Rekapitulasi biaya operasional dan biaya overhead berisi seluruh biaya yang dikeluarkan oleh manajemen SPBU baik yang bersifat operasional dan rutin seperti : • Listrik • Air • Telepon • Gaji dan bonus karyawan • Pajak, dll Maupun biaya-biaya yang tidak rutin, misalnya : • Biaya penanganan kerusakan Pompa • Biaya komplain ketidaksesuaian takaran Seluruh biaya rutin dan non rutin akan di posting pada laporan rugi laba sebagai expenses untuk mengurangi margin profit penjualan. 2.2.8 Rekapitulasi Proses Transaksi Bank Rekapitulasi proses transaksi bank berisi catatan mengenai : • Transaksi pembayaran terhadap produk BBM yang akan dipesan kepada bank • Penyetoran hasil transaksi penjulan harian • Transaksi kredit yang dilakukan disertai perhitungan komisi

66

PT PERTAMINA (PERSERO)

a.

b.

KEBIJAKAN KEUANGAN SPBU

2.2.9 Rekonsiliasi Bank Statement Pada saat menerima bank statement bulanan maka harus dilakukan rekonsiliasi dari saldo akhir (closing balance) pada bank statement dengan yang terdapat pada Buku Catatan Uang Kas. Berikut adalah metoda untuk melakukan rekonsiliasi : Untuk menghitung saldo akhir (closing balance) bulanan dari Buku Catatan Uang Kas adalah dengan cara menambahkan saldo awal dengan Penerimaan total dikurangi dengan pembayaran yang dilakukan selama bulan yang bersangkutan. Untuk merekonsiliasi dengan bank statement maka saldo berdasarkan bank statement ditambah dengan setoran ke bank yang sudah dilakukan tapi belum terkreditkan di bank statement dikurangi dengan pembayaran yang telah dilakukan dengan menggunakan cek tapi belum tercatat dalam bank statement adalah sama dengan saldo akhir dari Buku Catatan Uang Kas di butir nomer (i) diatas.

2.2.10 Pembuatan Laporan Laba-Rugi Pembuatan laporan rugi laba dilakukan tiap tahun. Dengan membuat laporan rugi laba untuk SPBU maka pengusaha/Manajer SPBU dapat mengetahui kinerja dari SPBU-nya sehingga dapat melakukan tindakantindakan yang tepat dalam usaha efisiensi pengoperasian SPBU.

PT PERTAMINA (PERSERO)

67

KEBIJAKAN KEUANGAN SPBU

Contoh format Laporan Rugi Laba Laporan Rugi Laba (Income Statement) Bulan : Ordinary Income/Expenses Ordinary Income Total Penjualan BBM Pertamax Plus : …. ltr Pertamax : …. ltr Premium : …. ltr Solar : …. ltr Total Penjualan Non BBM

x x x x

Rp Rp Rp Rp

………........ ………........ ………........ ………........

Less Potongan Harga Own Use BBM Own Use Non BBM

= Rp ……………………. = Rp ……………………. = Rp …………………….

Total Ordinary Income Cost of Goods Sold Pembelian BBM Pembelian PPN BBM Pembelian PBBKB BBM Pembelian NBBM Pembelian NBBM Total Cost of Goods Sold

= Rp ……………….…… = Rp …………….……… = Rp ……………….…… = Rp ……………….…… = Rp …………….……… = Rp ……………….……

Gross Profit Operating Expenses Biaya Penjualan Biaya Keuangan Biaya Personalia Biaya Penyusutan BBM Retail Outlets Biaya Penyusutan NBBM Retail Outles Biaya Asuransi

= Rp ……………….…… = Rp ………………….… = Rp …………….……… = Rp ……………………. = Rp ……………….…… = Rp ………………….…

Total Operating Expenses Net Ordinary Income

= Rp …….…………….… = Rp …………….………

Other Income & Expenses Other Income Pendapatansewa Sewa Wartel Sewa Carwash Sewa mini Market Sewa Tempat

= Rp ………...……….… = Rp …………….……… = Rp ……………….…… = Rp ………………….… = Rp …………………….

Total Pendapatan Sewa Other Expenses Biaya Sewa Biaya Penjualan Biaya Keuangan Biaya Personalia Biaya Asuransi Total Biaya Sewa Net other income

= Rp ………………….… = Rp ………………….… = Rp ………………….… = Rp ……………….…… = Rp ……………….…… = Rp ……………………. = Rp ………….…………

Net income

68

= Rp ……….….……….. = Rp ………….…….….. = Rp ………….…….….. = Rp ………….…….….. = Rp ……….……………

= Rp …………….………

= Rp …………………….

PT PERTAMINA (PERSERO)

KEAMANAN

BAB 6

KEAMANAN

1 Umum SPBU sebagai fasilitas pelayanan untuk umum sangat rawan terhadap potensi bahaya kejahatan dan gangguan lingkungan, sehingga diperlukan upaya pencegahan dan pengamanan.

2 Potensi Kerawanan SPBU 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Penghitungan uang Penyimpanan uang Penyetoran uang ke Bank Pencurian Perampokan Penipuan Pengutilan Sabotase Gangguan lingkungan

3 Sarana dan Prasarana Pengamanan Untuk pencegahan dan pengamanan setiap SPBU memerlukan minimal 2 (dua) orang tenaga pengamanan yang terlatih dan bersertifikat kepolisian. SPBU tersebut harus dilengkapi dengan sarana dan prasarana sebagai berikut : • Alarm (jenis yang direkomendasikan) • Borgol • Senter • Peluit • Brankas dual custody • Tongkat pemukul karet • Alat Deteksi Uang • Tempat uang pada meja kasir yang aman

PT PERTAMINA (PERSERO)

69

KEAMANAN

4 Prosedur Penanganan 4.1

Penghitungan Uang

Penghitungan uang harus dilakukan di tempat yang aman dan terkunci, serta tidak dihadiri oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Selama proses penghitungan tenaga pengaman selalu waspada dan berjaga dalam jarak jangkauan objek pengamanan.

4.2

Penyimpanan Uang

Uang hasil penjualan BBM dan lain-lain setelah dihitung dan dipetanggungjawabkan disimpan di dalam brankas yang ditempatkan secara permanen. Pengusaha/manajer SPBU bertanggung jawab penuh terhadap kunci dan nomor kombinasi dari brankas. Nomor kombinasi brankas harus diingat oleh pengusaha/manajer SPBU dan tidak boleh ditulis pada kertas. Nomor kombinasi brankas harus segera diganti pada keadaan-keadaan berikut ini: 1. Setiap 3 bulan sekali. 2. Nomor kombinasi diketahui oleh pihak yang tidak berwenang. 3. Karyawan SPBU yang mengetahui nomor kombinasi berhenti bekerja (baik sementara maupun tetap). 4. Setelah terjadi keadaan-keadaan yang tidak kondusif, seperti pencurian atau kebakaran.

4.3

Pemindahan Uang ke Bank

Pemindahan uang ke bank harus dilakukan dengan mengindahkan kaidahkaidah keamanan yang menjamin keselamatan uang sampai di bank. Apabila uang diambil oleh pihak bank, maka harus dikonfirmasikan terlebih dahulu waktu pengambilan uang oleh pihak Bank ke SPBU untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Sebelum pihak bank meninggalkan SPBU, pengusaha/manajer SPBU harus memastikan bahwa pihak bank telah menyerahkan tanda terima. Sedangkan bila pengambilan uang oleh pihak bank tidak memungkinkan, maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebagai berikut : 1. Petugas SPBU dalam mengantarkan uang harus selalu dikawal oleh petugas keamanan SPBU. 2. Gunakan perusahaan jasa keamanan untuk mengawal pengantaran uang ke bank bila uang diantar pada waktu libur panjang atau jumlahnya jauh lebih besar daripada biasanya. 3. Ubahlah rute perjalanan pengantaran uang ke bank secara acak setiap kali melakukan pengantaran.

70

PT PERTAMINA (PERSERO)

KEAMANAN

4.4

Pencurian

Tindakan pencegahan yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Menanamkan kewaspadaan pada karyawan agar tidak terjadi tindak pencurian. 2. Penerangan di SPBU harus berfungsi dengan baik, sehingga memudahkan pengawasan. 3. Pasang sistem alarm dan dipelihara agar selalu berfungsi dengan baik. 4. Petugas keamanan SPBU secara aktif melakukan kontrol dalam areal SPBU. 5. Jangan biarkan pelanggan masuk ke dalam kantor SPBU bila tidak ada karyawan di dalamnya. Apabila terjadi pencurian, maka dilakukan penanganan sebagai berikut : 1. Telepon polisi dan mengamankan Tempat Kejadian Perkara (TKP). 2. Informasikan ke PERTAMINA (1x24 jam). 3. Koordinasi dengan pihak kepolisian untuk langkah-langkah tindak lanjut.

4.5

Perampokan

Tindakan-tindakan yang dapat diambil untuk mencegah tindak perampokan : 1. Seluruh karyawan dan petugas keamanan SPBU selalu dalam keadaan waspada. 2. Gunakan kaca tembus pandang untuk bangunan kantor dan c-store sehingga orang orang dari luar dapat melihat dengan jelas ke dalam. 3. Hindari menyimpan uang tunai dalam jumlah besar di SPBU dengan memindahkan uang ke bank secara rutin. 4. Sapa semua orang yang memasuki areal SPBU untuk memberikan kesan bahwa mereka diperhatikan. Apabila terjadi perampokan, maka lakukan prosedur penanganan perampokan sebagai berikut : 1. Tetap tenang, waspada dan jangan panik. 2. Bunyikan alarm jika situasi memungkinkan. 3. Ambil tindakan perlawanan dengan penuh perhitungan. 4. Ingatlah baik-baik ciri-ciri pelaku. 5. Identifikasilah dari arah mana pelaku datang dan ke arah mana pelaku pergi serta identitas kendaraan. 6. Segera hubungi polisi, pengusaha/manajer SPBU atau Petugas PERTAMINA setelah pelaku pergi. 7. Jangan sentuh apapun yang dipegang atau disentuh pelaku sampai polisi datang dan selesai melakukan pemerikasaan secara menyeluruh. 8. Lengkapi dokumen laporan kejadian dan formulir deskripsi perampokan. Berikan satu lembar kepada WP dan simpan satu lembar di SPBU.

PT PERTAMINA (PERSERO)

71

KEAMANAN

4.6

Pengutilan

Langkah-langkah yang harus diambil untuk mencegah pengutilan : 1. Kunci semua pintu yang tidak digunakan sebagai jalan keluar masuk. 2. Jaga agar setiap barang tetap rapi dan teratur, sehingga barang yang hilang dapat segera diketahui. 3. Hindari posisi barang yang tidak dapat terlihat dengan jelas (tersembunyi). 4. Pasang gambar/tanda yang menyebutkan konsekuensi dari pengutilan bila tertangkap (hukuman pidana). 5. Gunakan cermin pengawas pada tempat-tempat strategis yang kurang terjangkau oleh pengawasan karyawan.

4.7

Sabotase

Apabila terjadi ancaman sabotase, pengusaha atau karyawan SPBU harus melakukan prosedur berikut, yaitu : 1. Tetap tenang. 2. Diingat /dicatat ancaman seakurat mungkin. 3. Cari tahu modus ancaman dan tuntutan yang diinginkan. 4. Coba untuk memperkirakan informasi tentang penelpon seperti jenis kelamin, umur, logat suara, dll. 5. Jangan sentuh barang yang dicurigai. 6. Koordinasikan dengan aparat kepolisian, dan informasikan kepada Petugas PERTAMINA.

4.8

Gangguan Lainnya

Kemungkinan-kemungkinan yang dapat menimbulkan gangguan lainnya terhadap operasional SPBU antara lain gangguan premanisme dan pedagang asongan. Tindakan pencegahan yang dilakukan sebagai berikut : 1. Membina hubungan dengan masyarakat sekitar SPBU. 2. Melarang pedagang asongan di dalam areal SPBU. 3. Berperan serta dalam kegiatan-kegiatan sosial di sekitar lingkungan SPBU.

72

PT PERTAMINA (PERSERO)

PEMELIHARAAN

BAB 7

PEMELIHARAAN

Pemeliharaan SPBU bertujuan agar seluruh peralatan dan fasilitas yang ada tetap dalam kondisi prima sehingga SPBU dapat melayani konsumen dengan baik. Pemeliharaan SPBU secara umum dibedakan menjadi dua bagian yaitu: 1. Pemeliharaan peralatan utama. 2. Pemeliharaan peralatan penunjang.

1 Pemeliharaan Peralatan Utama 1.1 No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Tutup Manhole Periksa packing, baut, agar dalam kondisi lengkap dan kencang

Setiap hari

Cek visual

Sistem Pipa dalam Dombak Pastikan sambungan pipa tidak bocor

Setiap hari

Visual dan Gas Tester

Setiap hari

Cek visual

Setiap hari

Cek visual, keringkan dengan busa

Pastikan tutup Fill Pot kedap

Setiap hari

Cek seal karet

Venting/Alat Pernapasan Tangki Pastikan valve venting dalam kondisi bersih dan tidak karatan

Setiap minggu

Cek visual

Pastikan venting berfungsi baik

Setiap hari

Cek outdour dan deteksi saat pembongkaran

5.

Kalibrasi

Tiga tahun

Sesuai acuan metrologi

6.

Ketebalan dan Kebocoran

Tiga tahun

Thickness & Leak Test

7.

Instrumentasi Pastikan sensor tank gauging bekerja dengan baik

Setiap minggu

Cross check tank monitor Vs dengan dipstick di tangki

2.

3.

4.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Tangki Timbun

Fill Pot Pastikan Coupler dan Anchor tidak retak/bocor Pastikan tidak ada genangan air dan minyak

73

PEMELIHARAAN

1.2 No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Pipa Hisap/Tekan Pastikan tidak bocor/kedap

Setiap hari

Cek visual

Dispensing Pump Pastikan Sump Pump dalam kondisi kering (bebas minyak dan air)

Setiap minggu

Buka dan cek visual

Pastikan Automatic Shut Off Nozzle berfungsi dan tidak bocor

Setiap hari

Cek dan operasikan secara langsung

Pastikan Selang Nozzle dan sambungannya tidak bocor

Setiap hari

Cek visual

Pastikan Elektro Motor dan terminal dalam kondisi baik (Explotion Proof)

Setiap minggu

Cek visual

Pastikan Pompa Dorong selalu terendam minyak dan instalasi listrik dalam kondisi Gas Proof

Setiap hari

Cek cover instalasi listrik di tangki

Preset Counter pada Electronic Digital dalam posisi nol

Setiap hari

Cek pada saat start pengisian

Pastikan Adjuster Counter dalam kondisi tersegel

Setiap hari

Cek visual

Pastikan Vanebelt dalam kondisi baik dan kencang

Setiap minggu

Cek visual pada saat cover dibuka

Jaga tampilan Cover Dispenser tetap baik dan terkunci

Setiap hari

Cek visual

Bersihkan saringan atau ganti

Setiap minggu

Cek sesuai buku manual

Periksa Veeder Root ticket printer

Setiap 6 bulan

Cek sesuai buku manual

Periksa Totalizer gears dan flex shafts

Setiap 6 bulan

Cek sesuai buku manual

Periksa shear valves

Setiap 6 bulan

Cek sesuai buku manual

2.

1.3

74

Sistem Pipa dan Dispensing Pump

Genset dan Instalasi Listrik

No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Pastikan kabel Penghantar (Tahanan Isolasi, Terminal/Doos Kabel, Kapasitas Kabel) dalam kondisi baik

Tiga tahun

Sesuai standar PUIL

2.

Periksa Pengaman Arus Lebih/MCB (Kapasitas, kondisi, Panel Box) dalam kondisi baik

Tiga tahun

Sesuai standar PUIL

3.

Periksa Manometer (Volt, Ampere, Hz, Panel) dalam kondisi baik

Tiga tahun

Sesuai standar PUIL

4.

Periksa pertanahan/Grounding dalam kondisi baik

Setiap enam bulan

Maksimum 4 (empat) Ohm

5.

Stabilizer dan UPS dalam kondisi baik

Setiap hari

Cek visual

6.

Genset dalam kondisi siap operasi

Setiap hari

Dihidupkan tanpa beban 15 menit

7.

Pemeliharaan genset dilakukan secara rutin

Jam operasi

Sesuai manual book

8.

Lampu-lampu penerangan (Kios, Canopy, Taman, Signage, Rambu, dan bangunan lainnya) dalam kondisi baik

Setiap hari

Cek visual

PT PERTAMINA (PERSERO)

2.1

PT PERTAMINA (PERSERO)

PEMELIHARAAN

2 Pemeliharaan Peralatan Penunjang

Drive Way

No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Pastikan jalan masuk/keluar tidak tergenang air dan permukaan rata

Kondisional

Diperbaiki setempat

2.

Pastikan Grill Grating rata dan bersih

Kondisional

Diperbaiki setempat

3.

Periksa Cansteen/Bingkai Jalan harus utuh dan rapih

Kondisional

Diperbaiki setempat

4.

Pastikan jalan di bawah Canopy rata dan bersih

Kondisional

Diperbaiki setempat

5.

Pastikan marka jalan jelas dan rapih

Kondisional

Diperbaiki setempat

75

PEMELIHARAAN

2.2 No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Pastikan tiang dalam kondisi rata dan tidak pudar

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

2.

Periksa atap dan talang

Setiap bulan

Cek visual dan perbaiki

3.

Periksa plafon harus utuh dan rata

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

4.

Pastikan Listplank tidak bergelombang, rusak, dan pudar

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

5.

Pastikan Pulau Pompa utuh

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

6.

Pastikan Island Guard utuh

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

2.3

Signage

No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Pastikan pondasi kokoh

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

2.

Pastikan lampu berfungsi

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

3.

Pastikan Acrylic Lambang Pertamina tidak pudar

Kondisional

Cek visual dan perbaiki

2.4

76

Bangunan Canopy

Kantor/Kios/C-Store

No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Periksa lantai tidak ada yang pecah dan lepas

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

2.

Pastikan dinding tidak retak dan pudar

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

3.

Periksa atap dan talang

Setiap bulan

Cek visual dan perbaiki

4.

Periksa plafon harus utuh dan rata

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

5.

Pastikan Listplank tidak bergelombang, rusak, dan pudar

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

PT PERTAMINA (PERSERO)

PEMELIHARAAN

2.5

K3LL

No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Alat Pemadam Kebakaran Pastikan alat pemadam berada pada posisinya dan tidak terhalang

Setiap hari

Cek visual

Periksa segel alat pemadam

Setiap minggu

Cek visual

Periksa kondisi fisik tabung, slang dan nozzle dalam keadaan baik

Setiap minggu

Cek visual,

Periksa kondisi tepung pemadam kondisi baik

Setiap enam bulan

Cek visual, aduk tepung

Periksa shelter alat pemadam kondisi bersih

Setiap minggu

Cek visual dan bersihkan

Periksa Gas pendorong N2 mempunyai tekanan cukup

Setiap minggu

Cek visual pada manometer

Periksa Roda/ban pemadam kap. 150 lbs mempunyai tekanan cukup dan mudah bergerak

Setiap minggu

Periksa tekanan dan putaran roda

Periksa Cat tabung dan shelter kondisi baik/tidak buram

Setiap tahun

Cek visual, cat ulang bila buram

Sumur Pantau Periksa lapisan minyak pada sumur pantau dan laporkan bila ada indikasi kebocoran BBM

Setiap hari

Cek visual

Periksa kadar minyak secara laboratorium

Setiap bulan

Analisa laboratorium

Periksa tutup/cap sumur pantau terpasang dengan baik

Setiap hari

Cek visual

Grounding System Periksa Sambungan dan kondisi kawat grounding terpasang baik

Setiap bulan

Cek visual, perbaiki bila rusak

Ukur tahanan grounding dan perbaiki bila melebihi ketentuan

Setiap tahun

Dengan earthtester

Oil Catcher Dan Saluran Drainase Periksa Saluran drainase mengalir lancar

Setiap hari

Cek dan bersihkan

Setiap minggu

Buka/tutup pintu oil catcher, bersihkan bila macet

2.

3.

4.

Kerangan atau pintu oil catcher mudah di buka/tutup Setiap hari

Cek dan bersihkan

Periksa Oil catcher kondisi bersih dan bebas dari sampah/kotoran

Setiap bulan

Periksa Fire seal/fire trap terpasang baik

Bersihkan dan pasang bila belum ada

Setiap hari

Cek visual

3 bulanan atau sesuai UKL/UPL

Analisa laboratorium sesuai UKL/UPL

Setiap bulan

Test tekanan sesuai standar

Periksa Oil catcher selalu berisi air Periksa kadar pH dan minyak pada outlet oil catcher dan perbaiki bila kadar melebihi ketentuan 5.

Hydrant System (bila ada) Periksa Slang dan nozzle kondisi lengkap, coupling baik, tidak bocor

Setiap bulan

Periksa Kerangan hidrant mudah dibuka/tutup

Coba dan perbaiki bila rusak

Setiap bulan

Cek visual dan fow test

Periksa Hidran tidak bocor

Setiap bulan

Flow test

Periksa Air dapat mengalir lancar dari hidran

Setiap tahun

Cek visual

Periksa Cat baik dan tidak buram

PT PERTAMINA (PERSERO)

77

PEMELIHARAAN

2.6

Pagar dan Saluran

No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Periksa pagar dalam kondisi utuh dan tidak pudar

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

2.

Periksa saluran air mengalir lancar dan tidak ada lapisan minyak

Kondisional

Cek visual dan perbaiki

2.7

NO.

Bangunan-bangunan Lain (Genset, Musholla, ATM, ACW)

No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Periksa lantai tidak ada yang pecah dan lepas

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

2.

Pastikan dinding tidak retak dan pudar

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

3.

Periksa atap dan talang

Setiap bulan

Cek visual dan perbaiki

4.

Periksa plafon harus utuh dan rata

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

5.

Pastikan Listplank tidak bergelombang, rusak, dan pudar

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

2.8

NO.

Gas Station Management Information System

No.

Items dan Tindakan

Waktu

Metode

1.

Periksa akurasi Tank Monitor

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

2.

Periksa Point of Sales (Pump Monitor)

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

3.

Periksa Computer

Setiap bulan

Cek visual dan perbaiki

4.

Periksa Instrument/Electrical Cabling

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

5.

Periksa UPS dan Stabilizer

Setiap hari

Cek visual dan perbaiki

NO.

2.9 Rambu-rambu Periksa semua fasilitas rambu-rambu setiap hari dan perbaiki apabila terdapat kerusakan maupun salah penempatannya.

2.10 Sumur Pantau : Periksa semua tanaman dan pastikan dalam kondisi terpelihara dan tumbuh subur.

78

PT PERTAMINA (PERSERO)

PEMELIHARAAN

2 Tugas dan Tanggung Jawab Setiap pengelola SPBU wajib melaksanakan pemeliharaan secara rutin dan terjadwal. Pemeliharaan yang baik dapat menjamin keselamatan karyawan dan pelanggan SPBU serta terpeliharanya Citra baik PT PERTAMINA (PERSERO). Pemeliharaan SPBU pada prinsipnya merupakan tanggung jawab pengelola. Apabila pengelola mengabaikan pemeliharaan SPBU, maka PT PERTAMINA (PERSERO) berhak menunjuk perusahaan jasa pemeliharaan dan biaya pemeliharaan akan dibebankan kepada pengelola (SPBU-DODO). Untuk SPBU-CODO pemeliharaan diatur dalam kontrak. Setiap pengelola SPBU wajib mempunyai Teknisi untuk mengetahui dengan baik cara penggunaan dari masing-masing peralatan dan harus dapat melaksanakan petunjuk penggunaan/ pemeliharaan rutin peralatan SPBU (manual book). Apabila terjadi kerusakan peralatan SPBU yang tidak dapat ditangani oleh Teknisi Supervisor, pengelola harus melaporkan masalah tersebut kepada pihak yang dapat menanganinya dengan cepat dan menempatkan nomor-nomor telepon perusahaan jasa pemeliharaan atau supplier peralatan pada tempat yang dapat terlihat dengan jelas.

3 Kelengkapan Dokumen Dokumen yang digunakan dalam pemeliharaan peralatan dan fasilitas SPBU terdiri dari :

PT PERTAMINA (PERSERO)

a.

Jadwal Pemeriksaan Rutin dan Pemeliharaan Jadual dibuat sebulan sekali yang didalamnya berisi detail pekerjaan harian, mingguan dan bulanan. Setiap kali selesai melakukan pemeriksaan dan pemeliharaan, Teknisi wajib mengisi checklist sehingga diketahui sejauh mana pemeriksaan dan pemeliharaan tersebut dilakukan.

b.

Laporan Kerusakan Laporan kerusakan peralatan diisi oleh Teknisi dan dilaporkan kepada pengelola SPBU.

c.

Kartu Riwayat Alat (Historical Card) Kartu ini diisi setiap kali pekerjaan pemeliharaan selesai dilakukan, termasuk penggantian suku cadang. Kartu ini juga digunakan untuk mengevaluasi peralatan, memprediksi umur peralatan serta menentukan kapan jadual pemeliharaan berikutnya.

79

PEMELIHARAAN

d.

Kartu Stok Suku Cadang (spare parts stock card) Kartu ini berisi nama peralatan, spesifikasi dan jumlah suku cadang utama yang dibutuhkan.

e.

Berita Acara Pemeriksaan Berita Acara Pemeriksaan dibuat apabila perbaikan telah selesai dilaksanakan.

f.

Tanda dan Rambu Peringatan Pada saat melakukan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan peralatan di SPBU, pengelola harus memasang tanda atau rambu peringatan.

g.

Pemasangan tanda dan rambu peringatan (bahan standar) harus diletakkan pada lokasi yang dapat dilihat oleh semua orang. Khusus pada kegiatan pemeliharaan dan perbaikan yang mengharuskan terhentinya kegiatan pengisian BBM ke konsumen, tanda dan rambu diletakkan di jalan masuk menuju area SPBU.

Lampiran : • • •

80

Lampiran 1 – Form Laporan Kerusakan Lampiran 2 – Kartu Riwayat Peralatan Lampiran 3 – Kartu Stock

PT PERTAMINA (PERSERO)

PEMELIHARAAN

Lampiran 1

Kepada Yth, Ka.Teknik PERTAMINA Unit Pemasaran ……... Jl…………………………. …………………………… Hal

: Laporan Kerusakan

Dengan hormat, Bersama surat ini kami sampaikan bahwa pada hari ini …………… tanggal …………… bulan …………. Tahun …………….. telah terjadi kerusakan di SPBU milik PT PERTAMINA (PERSERO) UPMS ……… sebagai berikut : Lokasi Type pompa No.Serie

: : :

Dengan data kerusakan sebagai berikut : NO

JENIS KERUSAKAN

SPARE PART YANG DIGANTI

JUMLAH

KETERANGAN

Kami mohon bantuannya untuk dapat memproses surat ini pada kesempatan pertama. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, Menyetujui, Pihak PERTAMINA

Pengelola SPBU …………….

……………………….

………………………..

Tembusan : - Ka. Penjualan UPMS ……………. - Arsip

PEMELIHARAAN

Lampiran 2

KARTU RIWAYAT PERALATAN NAMA PERALATAN

:

................................................................................................

NOMOR SERIE

:

................................................................................................

NO

TANGGAL

URAIAN

RH/KM/TOTALISATOR

PARTS

KETERANGAN

…………., ………………………. Pengawas,

…………………

PEMELIHARAAN

KARTU STOCK UPMS....... SATUAN HARGA SATUAN

Lampiran 3

Tgl

Keterangan

K O D E

KETERANGAN BARANG

Bon

Jumlah Terima

Keluar

Persediaan

Tgl

Keterangan

Bon

Jumlah Terima

Keluar

Persediaan

SUMBER DAYA MANUSIA

BAB 8

SUMBER DAYA MANUSIA

1 Umum Sumber Daya Manusia merupakan faktor utama yang menjamin kelancaran aspek operasional maupun Non-operasional dalam suatu perusahaan termasuk di SPBU baik COCO, CODO maupun DODO. Oleh karena itu diperlukan penanganan proses/aktivitas SDM yang baik mulai untuk mendapatkan SDM handal, yang mampu menghasilkan kinerja dan pelayanan yang prima.

1.1

Petunjuk dan Ketentuan

Dalam upaya memenuhi kebutuhan tenaga kerja, semua perusahaan di Indonesia diharuskan mengacu kepada UNDANG-UNDANG KETENAGAKERJAAN YANG BERLAKU DI INDONESIA, YAITU UU NO. 13 TAHUN 2003.

1.2

Struktur Organisasi Pengusaha/Manager

Supervisor

PT PERTAMINA (PERSERO)

Foreman BBM

Foreman Non BBM

Adm. dan asir

Sekuriti

Operator

• Operator • Teknisi

• Cleaning Service • Office Boy

Anggota

81

SUMBER DAYA MANUSIA

Dengan Jumlah Pekerja SPBU ideal. Pekerja

T

y

p

e

S

P

B

U

Keterangan

2 DP

3 DP

4 DP

5 DP

Supervisor

1

1

1

1

Foreman

1

2

3

3

Adm. Keuangan

1

2

2

2

2 shift

Operator

5-7

7-10

9-13

11-16

2-3 shift

Sekuriti

3

4

4

4

3 shift

Cleaning Service

1

2

2

2

2 shift

Total

12-14

18-21

21-25

23-28

Note :

1.3

DP = Dispensing Pump Twin SPBU Kota besar khusus untuk sepeda motor : 1 nozzle = 1 operator. Dispensing pump mobil : - Bila 1 nozzle > 4000 ltr/hari maka 1 nozzle dioperasikan 1 operator - Bila 1 nozzle < 4000 ltr/hari maka 2 nozzle dioperasikan 1 operator

Kualifikasi dan Spesifikasi Pekerjaan

Pada ruang lingkup bisnis SPBU, baik SPBU COCO, CODO dan DODO, pengadaan tenaga kerja baik untuk level operasional, seperti tenaga Operator untuk pengoperasian peralatan SPBU dan Administrasi untuk pengelolaan data dan keuangan, serta pembuatan laporan operasi/administrasi di lingkungan SPBU maupun untuk tingkat Supervisor dan Foreman wajib memiliki spesifikasi dan kualifikasi sebagai berikut: 1.3.1 Supervisor a.

82

Kualifikasi • Minimal lulusan D3 • Usia saat diterima minimal 25 tahun maksimum 45 tahun • Diutamakan memiliki pengalaman minimal 3 tahun di bidang bisnis Retail • Memiliki jiwa kepemimpinan, ulet dan bertanggung jawab • Dapat membuat keputusan dalam waktu yang cepat dan tepat • Memiliki sifat tegas, jujur, teliti dan integritas yang tinggi terhadap pekerjaan • Mampu bekerja dibawah tekanan • Mampu mengkoordinasikan dan memotivasi bawahan • Memiliki wawasan yang luas dalam bisnis BBM, Non BBM dan bisnis lain yang tersedia di SPBU.

PT PERTAMINA (PERSERO)

•

• • b.

Mampu mengoperasikan komputer dan peralatan pendukungnya (printer, scanner) dengan software-software pengolahan data antara lain: 1. Microsoft Excel 2. Microsoft Word Mengerti dan mampu mengoperasikan komputer yang terhubung dengan jaringan lokal (LAN) dan jaringan komputer luas (Wide Area Network – WAN) dengan software-software Electronic Mail, Internet dan software sejenis lainnya. Sehat jasmani dan rohani. Bebas narkoba (NAPZA)

SUMBER DAYA MANUSIA

•

Ruang Lingkup Pekerjaan • Mengawasi dan memimpin seluruh kegiatan operasional dan administrasi penerimaan, penimbunan dan penjualan BBM di SPBU. • Melaksanakan kegiatan penerimaan BBM di SPBU, dengan didampingi oleh sekuriti. • Melakukan kontrol keuangan di lingkungan SPBU. • Mengelola bisnis BBM, Non BBM dan bisnis lainnya di SPBU sesuai dengan target yang ditentukan. • Bertanggung jawab terhadap pengamanan sarana dan fasilitas SPBU, Keselamatan Kesehatan Kerja & Lindungan Lingkungan, serta mengelola Sumber Daya Manusia di SPBU. • Membuat laporan penerimaan Mingguan dan Bulanan, stok, penjualan BBM dan non BBM dan bisnis lainnya secara keseluruhan kepada Manajer/Pengusaha • Membina hubungan baik dengan PT PERTAMINA (PERSERO), aparat pemerintah dan tokoh masyarakat di sekitar SPBU • Mengusulkan penilaian kinerja foreman (reward, punishment dan training)

1.3.2 Foreman Non BBM dan Bisnis lainnya a.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Kualifikasi • Minimal Lulusan D2. • Diutamakan memiliki pengalaman kerja minimal 2 (dua) tahun. • Memiliki dan menguasai kemampuan mekanikal dan elektrikal. • Memiliki kemampuan untuk memimpin dan mengkoordinasi bawahan. • Memiliki integritas yang tinggi terhadap pekerjaan • Jujur, tegas dan bertanggung jawab • Sehat jasmani dan rohani. • Bebas narkoba (NAPZA)

83

SUMBER DAYA MANUSIA

b.

Ruang Lingkup Pekerjaan • Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan harian operasional non BBM dan bisnis lainnya. • Menangani persoalan-persoalan teknis di SPBU. • Melaksanakan rencana pengembangan bisnis non BBM • Membuat administrasi stok dan penjualan Non BBM secara keseluruhan. • Membuat laporan Harian, Mingguan dan Bulanan mengenai penerimaan, stok, penjualan non BBM secara keseluruhan kepada Supervisor • Mengusulkan penilaian kinerja operator (reward, punishment dan training)

1.3.3 Foreman BBM a.

Kualifikasi • Minimal Lulusan D2 atau memiliki Sertifikat Operator SPBU PT PERTAMINA (PERSERO). • Memiliki pengalaman minimal 2 (dua) tahun di bidang operasional BBM • Memiliki kemampuan untuk memimpin dan mengkoordinasi bawahan. • Memiliki integritas yang tinggi terhadap pekerjaan • Jujur, tegas dan bertanggung jawab • Sehat jasmani dan rohani. • Bebas narkoba (NAPZA)

b.

Ruang Lingkup Pekerjaan • Mengawasi operasional penimbunan dan penjualan BBM • Melaksanakan pembagian tugas shift kepada operator dan merangkap sebagai operator. • Membuat administrasi stok dan penjualan BBM secara keseluruhan. • Membuat laporan hasil penjualan per shift mengenai penerimaan, stok, penjualan BBM secara keseluruhan kepada Supervisor • Mengusulkan penilaian kinerja operator (reward, punishment dan training)

1.3.4 Staff Administrasi dan Kasir a.

84

Kualifikasi • Minimal Lulusan D1 jurusan akutansi/keuangan. • Diutamakan yang memiliki wawasan ekonomi dan administrasi • Memiliki pengalaman min 2 (dua) tahun di bidang administrasi dan keuangan • Memiliki sifat jujur, teliti dan integritas yang tinggi terhadap pekerjaan

PT PERTAMINA (PERSERO)

•

• • b.

Mampu mengoperasikan komputer dan peralatan pendukungnya (printer, scanner) dengan software-software pengolahan data antara lain : 1. Microsoft Excel 2. Microsoft Word Mengerti dan mampu mengoperasikan komputer yang terhubung dengan jaringan lokal (LAN) dan jaringan komputer luas (Wide Area Network – WAN) dengan software-software Electronic Mail, Internet dan software sejenis lainnya. Sehat jasmani dan rohani Bebas Narkoba (NAPZA)

SUMBER DAYA MANUSIA

•

Ruang Lingkup Pekerjaan • Melaksanakan administrasi keuangan operasional BBM, Non BBM dan bisnis lainnya di SPBU. • Melakukan pencatatan dan pembukuan seluruh transaksi keuangan harian • Membuat laporan penjualan dan keuangan bulanan (Arus Kas, Ikhtisar Laba/Rugi) serta disajikan dalam bentuk Tabel dan Grafik. • Melakukan kegiatan penebusan BBM dan Non BBM dan penagihan piutang pihak ketiga (pelanggan). • Menerima, mengklasifikasikan, mencatat dan menata suratmenyurat serta administrasi perusahaan. • Melaksanakan pembayaran listrik, telepon, air dan biaya umum lainnya. • Melaksanakan pembayaran gaji pekerja di SPBU. • Melakukan pencatatan administrasi data personalia. • Mengawasi pelaksanaan pekerjaan cleaning service.

1.3.5 Operator a.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Kualifikasi • Minimal lulusan SMU atau yang sederajat. • Lulus proses pelatihan operator SPBU oleh Pertamina • Usia penerimaan minimal 18 tahun dan maksimum 35 tahun • Diutamakan memiliki pengalaman dalam bidang sejenis • Memiliki pengetahuan praktis di bidang mekanikal. • Memiliki kepribadian (ramah dan sopan) dan penampilan menarik • Disiplin • Mampu berkomunikasi dengan baik • Memiliki sifat tanggap, sigap serta kesadaran akan keselamatan kerja • Sehat jasmani dan rohani serta siap bekerja dalam shift. • Bebas Narkoba (NAPZA)

85

SUMBER DAYA MANUSIA

b.

c.

86

Kualifikasi lainnya yang harus dipunyai operator : 1.

Pengetahuan tentang Produk (Product Knowledge) Pengetahuan umum tentang produk BBM yang dijual di SPBU termasuk penggunaan pada jenis mesin kendaraan (Premium, Pertamax dan Pertamax Plus untuk mesin Bensin; Solar untuk mesin diesel).

2.

Informasi Umum Menguasai informasi umum tentang sarana dan fasilitas umum disekitar lokasi SPBU yang diperlukan konsumen kendaraan bermotor antara lain SPBU PT PERTAMINA (PERSERO) terdekat, Rumah Sakit, Kantor Polisi, Rumah Makan, Hotel/penginapan dan peta arah jalan/lalu lintas.

3.

Penampilan Penampilan yang baik akan menimbulkan kesan pertama yang positif dalam diri konsumen, penampilan yang baik dapat dideskripsikan sebagai berikut : • Pekerja memakai seragam dan bersepatu yang telah ditentukan, bersih dan rapi. • Selalu menjaga kebersihan jasmani dan rohani. • Selalu bersikap ramah, sopan dan jujur • Rambut dipangkas pendek (untuk pria) dan diikat (untuk wanita)

4.

Berinteraksi dengan konsumen Mampu berkomunikasi dengan baik terhadap konsumen, merespon dengan cepat terhadap keinginan/kebutuhan konsumen.

Ruang Lingkup Pekerjaan • Mengoperasikan dispensing pump untuk melayani penjualan kepada konsumen berdasarkan standar operasi pelayanan konsumen yang diberlakukan. • Mampu mengoperasikan alat pemadam api, bila diperlukan. • Mencatat setiap jumlah transaksi, sesuai dengan data totalisator dispensing pump dengan jumlah uang hasil penjualan dan membuat laporan penjualan harian sesuai shift, selanjutnya dilaporkan kepada foreman BBM. • Menerima pembayaran dan memberikan uang kembalian sesuai dengan jumlah transaksi. • Membuat bon dan kuitansi atas permintaan konsumen • Menjaga keselamatan dan keamanan kerja sesuai dengan standar K3LL yang berlaku. • Mengatur antrian kendaraan konsumen di sekitar dispenser. • Berperan aktif dalam menjaga kebersihan peralatan dan lingkungan SPBU. • Sigap dalam mengambil tindakan dalam keadaan darurat.

PT PERTAMINA (PERSERO)

a.

Kualifikasi • Minimal lulusan SMU atau sederajat • Memiliki pengetahuan dan kemampuan dalam bidang pengamanan • Diutamakan memiliki pengalaman dalam bidang sejenis. • Memiliki sifat jujur, teliti dan integritas yang tinggi terhadap pekerjaan. • Memiliki sertifikat pelatihan sekuriti dari Kepolisian Republik Indonesia. • Sehat jasmani dan rohani • Disiplin • Bebas Narkoba (NAPZA)

b.

Ruang Lingkup Pekerjaan • Melakukan pengamanan sarana dan fasilitas, pekerja dan konsumen di area SPBU. • Mengatur ketertiban arus lalu lintas kendaraan konsumen di area SPBU. • Melakukan koordinasi dengan aparat dan tokoh masyarakat setempat. • Mendampingi Foreman BBM pada saat penerimaan BBM. • Mengisi log book situasi dan kondisi keamanan di area SPBU dan sekitarnya. • Mengaktifkan dan memutuskan aliran listrik sesuai kebutuhan. • Memeriksa untuk memastikan bahwa alat pengaman peralatan berfungsi dan dalam keadaan terkunci/aman. • Menutup jalur masuk dan keluar bila SPBU tidak beroperasi.

SUMBER DAYA MANUSIA

1.3.6 Sekuriti

1.3.7 Ketentuan-Ketentuan Lain yang berlaku untuk Pekerja SPBU a. b.

c.

d.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Jam kerja mengikuti aturan pemerintah mengenai tenaga kerja (40 jam per minggu) dengan diberlakukan shift. Tata tertib yang berlaku di lokasi pekerjaan mengikuti peraturan/ tata tertib yang berlaku di Perusahaan pemilik/pengelola SPBU dengan pengawasan dari PERTAMINA. Pekerjaan atau data yang dikelola bersifat dinas dan rahasia sehingga tenaga kerja yang bersangkutan dilarang menggandakan untuk kepentingan diluar tugas yang diberikan atau membawanya keluar lokasi pekerjaan untuk kepentingan-kepentingan lain. PERTAMINA berhak menegur atau mengambil tindakan tertentu terhadap tenaga kerja melalui perusahaan yang bersangkutan karena kelalaian atau tidak bertanggung jawab, menimbulkan citra negatif PERTAMINA, tidak melaksanakan tugas dengan baik, serta melanggar peraturan yang berlaku. Tenaga kerja yang dinilai oleh PERTAMINA kurang memenuhi persyaratan.

87

SUMBER DAYA MANUSIA

e. f.

g.

h.

i.

j. k.

1.4

harus diganti oleh Pengusaha untuk SPBU CODO dan DODO, Manajer untuk SPBU COCO. PERTAMINA dapat melakukan penilaian secara langsung terhadap masing-masing pekerja tanpa terjadwal untuk mengetahui kinerja pelayanan SPBU tersebut. Khusus SPBU COCO, Supervisor adalah pekerja Pertamina aktif. Sedangkan untuk level foreman kebawah merupakan pekerja dari agen tenaga kerja. Untuk SPBU CODO dan DODO diatur oleh Pengusaha yang ditunjuk. Masing-masing pekerja berhak mendapatkan gaji termasuk Tunjangan Hari Raya (THR) dan Cuti sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku di perusahaan. Pengusaha SPBU diwajibkan menyediakan pakaian seragam, perlengkapan safety dan ID Card (tanda pengenal) untuk masingmasing pekerja. Dalam melaksanakan tugasnya, pekerja diwajibkan untuk memakai pakaian seragam dan tanda pengenal di lokasi pekerjaan. Seluruh pekerja tanpa kecuali wajib ikut menjaga kebersihan, ketertiban, dan keamanan di lingkungan kerjanya.

Proses dan Prosedur

1.4.1 Aktifitas

88

a.

Recruitment Pengadaan tenaga kerja untuk setiap SPBU COCO dilakukan lewat satu agen tenaga kerja, yang ditunjuk oleh PERTAMINA dengan melampirkan hasil psikotest. Untuk SPBU CODO dan DODO, pemenuhan kebutuhan SDM dapat melalui agen tersebut namun dapat juga yang melakukan perekrutan sendiri.

b.

Training Sangat perlu dalam modul training pada tiap frontliners adalah penyebarluasan pemahaman bahwa pekerjaan melayani adalah hal yang membanggakan dan dapat menyenangkan, bukan hal yang rendah dalam keterpaksaan. (“We proud to serve”), karenanya pada training awal selain dilakukan magang ke SPBU lain, sebaiknya ada sesi magang pada kegiatan bisnis yang mempunyai intensitas tinggi interaksi dengan customer (Toko Swalayan, Restoran, yang mempunyai standar layanan yang baik).

PT PERTAMINA (PERSERO)

SUMBER DAYA MANUSIA

Training yang harus diikuti oleh pekerja SPBU : 1. Supervisor 2. Foreman BBM 3. Foreman Non BBM 4. Adm. Keuangan 5. Operator 6. Sekuriti Jenis Pelatihan

1

2

3

4

5

6

Pengetahuan Produk

3

3

3

3

3

3

Pengetahuan pemeriksaan Kualitas visual

3

3

3

Pengetahuan pelaksanaan peneriman, penimbunan, dan penjualan

3

3

3

Pengetahuan arus minyak

3

Pengetahuan operasional dispensing pump dan genset

3

3

3

Pengetahuan Kelistrikan

3

3

3

Penanggulangan dan pemadaman kebakaran

3

3

Administrasi keuangan

3

Pelatihan Komputer

3

3

Penggunaan tank monitor

3

3

Pelatihan mekanik dan elektrik Pengetahuan mesin kendaraan

3

3

3

3

3 3

3

3 3

Pelatihan keamanan

PT PERTAMINA (PERSERO)

3

3

c.

Penilaian Kinerja Dilakukan secara berkala 1 tahun sekali oleh pengelola SPBU.

d.

Promosi Promosi dilakukan untuk pekerja yang memenuhi Ukuran Kinerja yang dipersyaratkan.

e.

Pengelolaan Data Pekerja • Data yang disimpan disini adalah data masing-masing pekerja mulai dari proses rekrutmen (psikotes dll) sampai dengan kegiatan terakhir (contoh : training terakhir yang diikuti). • Data ini diup-date setiap ada perubahan data pribadi serta adanya kegiatan baru yang diikuti pekerja, sehingga dapat dilihat riwayat kemajuan/improvement yang dicapai oleh masing-masing pekerja. • Data dikelola oleh bagian Administrasi.

89

SUMBER DAYA MANUSIA

f.

Tindakan Disiplin Tindakan disiplin diberikan kepada pekerja yang melanggar tata tertib/ketentuan yang telah ditetapkan oleh PERTAMINA dan Pengelola SPBU serta disesuaikan dengan undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku. Sanksi yang diberikan bertingkat dan terdiri atas 4 jenis yaitu : • Peringatan Lisan Jenis sanksi ini diberikan kepada pekerja yang melakukan pelanggaran kategori ringan, misalnya baru sekali melakukan pelanggaran. • Peringatan Tertulis Peringatan Tertulis dengan masa berlaku 3 bulan diberikan setelah pekerjadiberikan peringatan lisan tetapi tidak ada perbaikan sikap dari pekerja tersebut. • Skorsing Jenis sanksi ini diberikan setelah pekerja diberikan peringatan tertulis namun dalam periode surat peringatan tetap melakukan pelanggaran tersebut. • PHK Langkah ini diambil, jika pekerja dianggap tidak dapat lagi bekerjasama dengan pihak pengusaha dan lingkungan kerja di SPBU, karena masih juga melakukan pelanggaran setelah diberikan peringatan-peringatan tersebut. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada flowchart tindakan disiplin (terlampir).

g.

Reward Untuk meningkatkan motivasi karyawan dalam melakukan pekerjaannya dan service excellence, maka untuk karyawan yang dinilai memiliki kinerja paling baik dalam bentuk total point tertinggi dari kriteriakriteria yang dinilai, diberikan reward oleh pengusaha SPBU berupa penganugerahan gelar Employee of The Month (EOTM) setiap bulan atau berdasarkan kesepakatan bersama (nama program dapat disesuaikan), dimana kepada EOTM ini akan diberikan surat/sertifikat penghargaan dan uang sesuai dengan kemampuan SPBU. Penunjukan EOTM ini didasarkan pada kriteria-kriteria sebagai berikut : • Kualitas Pekerjaan • Hubungan antar individu • Kehandalan Kerja • Sikap dan Perilaku • Inisiatif • Jumlah Absensi, Keterlambatan, Sakit/bulan • Prestasi kerja yang lainnya (bila ada) (Formulir lihat lampiran 1)

90

PT PERTAMINA (PERSERO)

a.

Proses Recruitment 1.

Surat Lamaran Pelamar harus mengirimkan surat lamaran dengan lampiranlampiran sebagai berikut : • Data Pribadi (CV) • Fotokopi KTP • Ijazah Terakhir • Pas Foto terbaru • Surat Keterangan Dokter yang menyatakan berbadan sehat dan bebas narkoba.

SUMBER DAYA MANUSIA

1.4.2 Penjelasan

Surat Lamaran beserta lampiran tersebut harus dimasukkan kedalam amplop coklat, dengan alamat SPBU yang bersangkutan.

PT PERTAMINA (PERSERO)

2.

Agen Tenaga Kerja • Agen ini ditunjuk langsung oleh Pengusaha SPBU/ PT PERTAMINA (PERSERO), umumnya menyediakan tenaga kerja untuk posisi Operator dan • Staff administrasi di SPBU, dengan mendapatkan fee dari Pengusaha SPBU. (SPBU CODO, DODO)/PT PERTAMINA (SPBU COCO) • Agen Tenaga Kerja (Labor Supplier) harus berbadan hukum P.T. (sesuai dengan ketentuan baru yang berlaku di PT PERTAMINA (PERSERO)) • Taggung jawab agen (Labor Supplier) serta penyebaran informasi lowongan ke media massa/masyarakat harus dituangkan dengan jelas di dalam kontrak borongan antara Pertamina dengan Agen.

3.

Seleksi Administrasi • Dilakukan oleh pengusaha SPBU (User) pada surat-surat lamaran yang datang berdasarkan kelengkapan dari datadata yang diminta. • Surat-surat lamaran yang lulus dan tidak lulus seleksi dipisah, untuk diproses lebih lanjut (pemanggilan untuk mengikuti test bagi yang lulus)

4.

Pengisian Formulir Formulir yang wajib diisi oleh tiap pelamar yang berisi : • Data pribadi pelamar (Nama; Alamat rumah yang sesuai dengan KTP dan yang cepat dihubungi, Tanggal Lahir sesuai KTP) • Pengalaman Kerja beserta lampiran bukti dari perusahaan tersebut. • Penyakit berat yang pernah diderita • Referensi • Riwayat pendidikan

91

SUMBER DAYA MANUSIA

5.

Tes Seleksi • Psikotest bekerjasama dengan lembaga Psikologi setempat • Tes tertulis • Wawancara TIPS : ·• Pewawancara harus jeli dalam mengidentifikasi perbuatan dan perkataan pelamar yang diwawancarai khususnya untuk mengetahui integritas pelamar, tetapi ·• Jangan mengambil keputusan hanya berdasarkan kesan pertama terhadap pelamar. ·• Amati Indikasi-indikasi yang timbul baik dari perkataan, perbuatan si pelamar ·• Pewawancara harus telah membaca catatan yang ada dalam formulir pelamar ·• Pewawancara tidak mengajukan pertanyaan yang bersifat SARA. ·• Pewawancara tidak boleh mendominasi proses wawancara. ·• Pertanyaan yang diberikan oleh pewawancara harus relevan dengan yang akan digali dari pelamar, sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan.

6.

Orientasi Lokasi dan Ketentuan SDM Merupakan pengenalan lokasi di SPBU untuk para karyawan baru. Lokasi-lokasi tersebut antara lain: • Totilet (kamar mandi) • Kotak P3K TIPS : Dibawah ini merupakan indikasi buruk dari perkataan pelamar yang harus diwasapadai oleh pewawancara: 1. Catatan yang kosong 2. Adanya periode menganggur yang cukup lama 3. Frekuensi pindah sekolah/kerja 4. Ketidaksesuaian antara catatan dalam formulir dengan wawancara 5. Enggan memberitahukan referensi 6. Adanya catatan bermasalah 7. Adanya catatan masalah kesehatan Sedangkan, yang harus diwaspadai dari perbuatan si pelamar, antara lain: 1. Grogi 2. Telapak tangan basah 3. Penjelasan yang diberikan rumit dan bertele-tele, menandakan ada yang ditutup-tutupi.

• • •

Alat Pemadam Kebakaran Ruang Karyawan Nomor telepon darurat

Pengenalan ketentuan SDM, berupa : • Promosi • Reward • Penggajian • Sanksi/Tindakan Disiplin

92

PT PERTAMINA (PERSERO)

PT PERTAMINA (PERSERO)

Jasa Pemeliharaan/ Supplier

Pengelola SPBU

Teknisi Supervisor

User/ Operator

SUMBER DAYA MANUSIA

Flow proses

Start

Tidak

Menghubungi PT PERTAMINA (PERSERO)

Meminta kontraktor

Manual book lengkap ?

Ya

Manual book lengkap

B

Tidak

Disetujui ?

Menyusun Jadwal Pemeriksaan Rutin dan Pemeliharaan

Ya

Jadwal yang disetujui

PT PERTAMINA (PERSERO)

A

93

SUMBER DAYA MANUSIA

Jasa PT PERTAMINA Pemeliharaan/ (PERSERO) Supplier

Pengelola SPBU

Teknisi Supervisor

User/ Operator

A

Implementasi Jadwal

D

Tidak

Ditemukan masalah/ kerusakan ?

Ya

Susun Laporan Kerusakan

Review Laporan kerusakan Permintaan Perbaikan (COCO&CODO)

Permintaan Perbaikan (DODO) Tidak

Pengawasan perbaikan

Laporan Kerusakan

Dapat ditangani internal ? Ya

C

Perbaikan

Tidak

Perlu penggantian suku cadang Ya

Cek kartu stok

Prosedur pengadaan spare part

Suku cadang mencukupi ?

Ya

Revisi jadwal ?

Ya

Penggantian suku cadang

C

B

94

PT PERTAMINA (PERSERO)

Jasa Pemeliharaan/ Supplier

Pengelola SPBU

Teknisi Supervisor

User/ Operator

SUMBER DAYA MANUSIA

PT PERTAMINA (PERSERO)

C

Buat Berita Acara Pemeriksaan

Review

Review

Berita Acara Pemeriksaan

Catat di Kartu Riwayat Alat D

Catat realisasi di Jadwal Pemeriksaan Rutin dan Pemeliharaan (loog book)

End

2 Uraian Secara lengkap, urutan proses dalam pemeliharaan peralatan dan fasilitas SPBU adalah :

Teknisi SPBU : 1.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Menyusun jadual pemeriksaan harian dan pemeliharaan sarana dan fasilitas SPBU. Jadual tersebut harus memperhitungkan kebutuhan suku cadang apabila terjadi penggantian, dan dengan mempertimbangkan perkembangan pekerjaan pemeliharaan yang telah dilakukan sebelumnya.

95

SUMBER DAYA MANUSIA

2. 3.

Mengimplementasikan jadual yang telah disusun. Mencatat setiap hasil pemeliharaan pada jadual dan apabila diperlukan, dilakukan revisi jadual dibulan berikutnya. 4. Membuat laporan kerusakan apabila menemukan kerusakan. 5. Mengevaluasi kerusakan dan melaporkannya kepada pengelola SPBU. 6. Memperbaiki kerusakan secara internal. 7. Menunjuk kontraktor, apabila perbaikan tidak sanggup dilakukan secara internal. Apabila dilakukan perbaikan besar, maka harus dilaporkan ke PT PERTAMINA (PERSERO). 8. Membuat Berita Acara Pemeriksaan setelah selesai perawatan dan perbaikan. 9. Mencatat pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan dalam Kartu Riwayat Alat. 10. Melaporkan kepada pengelola SPBU bahwa perbaikan telah dilakukan 100%. 11. Menindaklanjuti laporan kerusakan maksimal 2 (dua) hari kerja.

Lampiran : • • •

96

Lampiran 1 – Formulir Data Pelamar SPBU Lampiran 2 – Form Absensi Pegawai SPBU Lampiran 3 – Buku Gaji Pegawai SPBU

PT PERTAMINA (PERSERO)

SUMBER DAYA MANUSIA

Lampiran 1

Formulir Data Pelamar SPBU ………. ……………….. Nama

:

Tempat/Tanggal Lahir

:

Alamat

:

No. Telepon

:

Alamat E-Mail

:

Posisi yang Dilamar

:

Pendidikan Formal Nama Institusi

Jurusan

Dari

Sampai

Keterangan

Jenis Kursus/Pelatihan

Dari

Sampai

Keterangan

Posisi

Dari

Sampai

Keterangan

Pendidikan Informal Nama Institusi

Pengalaman Kerja Nama Perusahaan

Motivasi Melamar

:

SUMBER DAYA MANUSIA

Lampiran 2

ABSENSI PEGAWAI SPBU ........ Bulan : ...................

UPMS....... N a m a

Tanggal

Jam Masuk

Paraf

Jam Keluar

Paraf

SUMBER DAYA MANUSIA

BUKU GAJI PEGAWAI SPBU ........ Bulan : ...................

UPMS.......

Lampiran 3

Nama Pegawai

No Pegawai

Gaji Pokok

Tunjangan

Hutang Pegawai

Total Gaji Dibayar

Keterangan

RUMAH TANGGA SPBU

RU MA H TA N G G A SPB U

BAB 9

Aktivitas pengelolaan rumah tangga SPBU meliputi pemeliharaan rumah tangga harian dan pemeliharaan bagian-bagian kecil SPBU. Pengelolaan rumah tangga SPBU yang dimaksud disini adalah tidak meliputi pemeliharaan bagian utama SPBU dan aktivitas pemeliharaan lain yang berhubungan dengan perlengkapan dan mesin SPBU.

1 Front Area Bagian terpenting dari sarana dan fasilitas yang paling terlihat di SPBU dan akan menciptakan kesan pertama bagi pelanggan adalah kebersihan serta kerapihan areal depan. Oleh karena itu harus mendapat perhatian secara khusus. Hal-hal yang harus dilakukan sebagai berikut :

PT PERTAMINA (PERSERO)

97

RU MA H TA N G G A SPB U

No.

Items dan Tindakan

1.

Signage Bersihkan dengan detergen dan keringkan Periksa lampu-lampu

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

98

Driveway Sapu dengan sapu lidi/ air compressor Hilangkan genangan air Pulau Pompa & dispenser Bersihkan lantai pulau pompa Bersihkan penutup panel & kaca dispenser dengan lap dan keringkan Bersihkan dengan lap kering nozzle dan selang pompa Bersihkan dan rapikan meja kasir, letakkan nota/kuitansi & alat tulis diatas meja

Harian

x x

2x x

x x x x

Canopy Bersihkan tiang canopy dengan deterjen dan keringkan Bersihkan plafon dan listplank canopy dengan deterjen dan keringkan Bersihkan talang air Taman Siram tanaman pagi & sore Bersihkan tumbuhan liar Potong rumput dan rapikan dahan pohon Cek gunting rumput, sabit, cangkul, sekop Lampu dan Rambu Periksa lampu-lampu Bersihkan rambu dan pastikan dapat terbaca dengan jelas

x x x

x x 2x

x 2x

Alat Pemadam Kebakaran Bersihkan alat pemadam dengan lap basah & keringkan Bersihkan shelter pemadam Kantor/Kios Bersihkan lantai teras, kaca, pintu, kusen dan jendela Bersihkan plafon dan listplank Bersihkan furniture Cek kondisi kebersihan keset Etalase Pelumas (bila tidak ada C-Store) Bersihkan kemasan pelumas yang dipajang dan susun rapi Bersihkan kaca etalase dengan cairan pembersih kaca

Mingguan Bulanan

x x

x x x x

x x

PT PERTAMINA (PERSERO)

Hal-hal yang harus dilakukan sebagai berikut : No.

Items dan Tindakan

1.

Bak air Pastikan tersedia air bersih dan gayung Bersihkan bak air Pastikan kran air berfungsi dengan baik

2.

3.

Mingguan Bulanan

3x 2x x

Tempat buang air kecil Patikan air mengalir dengan lancar Bersihkan dengan cairan pembersih porcelain/karbol

x 2x

Tempat buang air besar Pastikan saluran buangan mengalir lancar/tidak tersumbat Bersihkan kloset dengan sikat

x 2x

4.

Tempat cuci tangan & cermin Bersihkan tempat cuci tangan dengan cairan pembersih porcelain Bersihkan cermin dengan cairan pembersih

5.

Lantai Bersihkan dengan cairan pembersih lantai dan keringkan Cek kondisi kebersihan keset

6.

Dinding Bersihkan dengan lap basah dan keringkan

x

Pintu Bersihkan dengan lap basah dan keringkan

2x

7.

PT PERTAMINA (PERSERO)

Harian

RU MA H TA N G G A SPB U

2 Toilet

99

RU MA H TA N G G A SPB U

3 Pencucian Mobil No.

Items dan Tindakan

2x Sehari

1.

Area pencucian Bersihkan dari lumpur/kotoran dengan air Hilangkan genangan air

x

Pipa dan selang Gulung selang yang tidak digunakan Bersihkan dari lumut dan kotoran

x

2.

3.

100

Kantor dan ruang tunggu Susun dan rapikan majalah dan koran Bersihkan furniture dan rapikan Cek kondisi kebersihan keset

Harian

x

x

x x x

4.

Rambu-rambu Periksa lampu-lampu Bersihkan rambu-rambu

x x

5.

Mesin Pastikan mesin berfungsi Bersihkan mesin

x x

PT PERTAMINA (PERSERO)