Manual Simardi Versi 5.5
January 29, 2018 | Author: Kangmas Hadi | Category: N/A
Short Description
simardi...
Description
PANDUAN APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DINAMIS ( SiMARDi)
BAB
6
6.1 Profil Aplikasi Kearsipan ‘SiMARDi’ Aplikasi kearsipan ”SiMARDi-Offline” merupakan singkatan kata dari Sistim informasi Manajemen ARsip Dinamis adalah hasil dari sebuah
pemikiran dan rekayasa
pemerograman
komputer
yang
diciptakan dalam rangka membantu pengelolaan kearsipan daerah mulai dari proses entri data surat keluar dan masuk, retensi arsip, bentukbentuk laporan yang berkaitan dalam pengolahan arsip diantaranya Daftar Pertelaan Arsip (DPA Permanen, DPA Musnah dan Dinilai Kembali) dan laporan statistik volume kearsipan agar arsip-arsip yang berada di seluruh SKPD/Satker dapat terpantau dan menjadi lebih tertib. Aplikasi ini telah dibangun sejak tahun 2006 dan dikembangkan oleh
Team
Programmer
Lembaga
Pendidikan
dan
Pelatihan
ARPUSINDO Surakarta. SiMARDi telah berkembang dengan beberapa versi dan modul diantaranya ; 1. SiMARDi-Offline untuk kegiatan pengendali surat bagi SKPD yang belum tersedia sistim jaringan. 2. SiMARDi-Online untuk pengelolaan kearsipan berbasis jaringan Local Area Network (LAN). 3. SiMARDi-Webbase (Portal Kearsipan) untuk pengelolaan kearsipan berbasis Web dalam menunjang kegiatan penyediaan portal jaringan lintas informasi arsip daerah. Aplikasi ini bekerja dengan basis web dengan sistem yang fleksibel dan dapat mengupload data ”SiMARDi-
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
1
offline” untuk penyediaan pelayanan informasi melalui jaringan internet. 4. SiMARDi-MPD (Module
Penghimpun
Data)
di
rancang
untuk
kebutuhan pengelolaan khusus bagi Lembaga Kearsipan Daerah dalam mengendalikan pengelolaan data arsip yang bersumber dari seluruh
SKPD/Instansi
di
masing-masing
daerah.
Aplikasi
ini
dipersiapkan untuk para pengelola jaringan. Struktur database arsipnya sinkron dengan database ”SiMARDi-Offlline”. 5. SiMARDi-TND diciptakan untuk pengelolaan lalulintas surat masuk dan keluar di Sekretariat Daerah (pimpinan daerah) untuk mengontrol, mengawasi dan melakukan pendistribusiansurat
ke unit pengolah
atau Satuan Kerja yang ada berada dilingkungan daerah masingmasing. Struktur database arsipnya juga sinkron dengan database ”SiMARDi-Offlline”.
6.2 Menginstal Aplikasi SiMARDi Siapkan file master SiMARDi Setup yang tersedia di CD Master, untuk menjalankan perintah tersebut lakukan langkah berikut ini : 1. Masukan CD aplikasi ke dalam CD Room anda dan biarkan CD bekerja secara otomatis hingga memberikan informasinya dilayar monitor anda. Atau Klik/Open file SiMARDi Setup yang tersedia CD Aplikasi. 2. Kemudian tekanlah tombol Lanjut secara terus menerus hingga selesai.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
2
3. Isikan data nama lembaga dan nama pemerintahan tempat anda bekerja kemudian tekanlah tombol Lanjut atau mengbaikannya dan lanjutkan.
Gambar Form Installer
4. tekanlah tombol Lanjut di setiap langkah berikutnya, hingga muncul seprti tampilan dibawah ini.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
3
Gambar. Form Installer
5. Tunggulah sejenak hingga progressbar menunjukkan 100 % bekerja sehingga dilayar monitor anda muncul seperti Gambar berikut ini.
Gambar. Form Installer
Tekanlah tombol selesai, karena anda telah sampai pada tahap akhir proses Instal program SiMARDi.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
4
6. Pastikan icons Simardi Offline 5.4 telah tersedia di desktop layar komputer
Gambar Icon Aplikasi
7. Lakukan Registrasi melalui klik Start cari Simardi Offline Klik register
Gambar Menu Register 8. Tunggu proses register hingga selesai dijalankan, dan sampai tampilan proses register hilang sendiri dari layar monitor.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
5
Gambar Tampilan ketika proses Register berlangsung
9. Jika komputer tidak di depfreeze maka aplikasi siap dijalankan 10. (Jika Komputer dikunci/di depfreeze) masuk ke properties, pilih local disk (c), klik program files, buka simardi offline, copykan folder aktif ke Data (D).
Gambar. Proses Copy Database
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
6
11. Masuk login sebagai Admin, kemudian pilih Seting > Lokasi Database
Gambar. Ubah path/Lokasi Database
Arahkan kursor ketempat dimana File Ada copykan tadi. Kemudian Pilih Oke. Setelah pemilihan selesai. Secara otomatis Aplikasi akan tertutup secara otomatis. Kemudian jalakan kembali. Aplikasi siap untuk digunakan. Jika anda tidak mengetahui letak lokasi database, anda bisa menelusurinya melalui file Database.ini yang tertulis di Direktory C.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
7
Gambar Informasi Lokasi Database Notepad
6.3 Pengelolaan Database Arsip SiMARDi hanya terkoneksi dengan database Access, pemilihan database access adalah untuk memudahkan para pengguna melakukan pemeliharaan database. Karena volume arsip (Surat masuk dan keluar) dalam satu tahun tidak terlalu banyak maka dimungkinkan memakai database Access. Database ini adalah berfungsi untuk menempatkan seluruh data yang terekam dari hasil proses penggunaan aplikasi yaitu untuk merekam data surat masuk dan keluar serta komponen pendukung lainnya. 6.3.1 Penempatan Database Ketika
proses
instal
telah
dijalankan
aplikasi
SiMARi
menempatkan secara otomatis database pada lokasi C:\Program Files\SiMARDi Offline\Database dengan nama file Database SiMARDi
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
8
Tempatkanlah file database “Database SiMARDi” tersebut ke lokasi D atau E pada komputer anda dengan mengkopikannya.
Buatlah folder untuk menyimpan Database Arsip dengan Sub Foldernya dengan nama Data Surat Tahun 2013 dan seterusnya seperti contoh dibawah ini :
Agar setiap tahun database arsipnya tersimpan secara terpisah berdasarkan tahun anggaran maka dilakukan pengelolaan dengan baik. Kemudian kopikan nama file database “Data Arsip 5.4” ke dalam masing masing subfolder diatas. Kemudian ubahlah nama database arsip tersebut menjadi nama file “Data Surat Tahun 2013” dan seterusnya sesuai dengan tahun sub foldernya. 6.3.2 BackUp Database Arsip Lakukanlah pemeliharaan database arsip secara berkala dalam masa tiga bulan sekali, kopikan database kedalam media perekaman lainnya seperti CD atau Flashdisk atau Harddisk lainnya
agar
mendapatkan
database
duplikatnya
apabila
komputer atau laptop anda mengalami kerusakan berat sehingga database yang tersimpan tidak dapat digunakan atau terbaca lagi. Tindakan ini sangatlah penting bagi pengguna yang volume data suratnya sangat banyak, agar memiliki data cadangan meskipun
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
9
terdapat selisih jumlah data, namun pengguna tidak harus mengulanginya entry dari awal.
6.3.3 Penggunaan Database Aplikasi SiMARDi pertama sekali dijalankan akan meminta Lokasi database arsip yang akan digunakan, dengan tampilan awal seperti dibawah ini :
Jika tampilan ini muncul, tekanlah tombol OK, sehingga aplikasi melanjutkan tampilan berikutnya :
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
10
Pilihlah database arsip yang tersimpan di dalam salah satu sub folder tersebut.
6.3.4 Ingin Mengetahui Database Yang Sedang Aktif Untuk mengetahui Database yang sedang aktif anda gunakan maka dapat dilihat melalui menu Seting dan pilihlah “Informasi Lokasi Database saat ini “ seperti terlihat pada gambar dibawah ini :
Setelah anda klick sub menu tersebut maka aplikasi akan menyampaikan informasi dimana lokasi database anda yang sedang aktif digunakan.
6.3.5 Permasalahan Database Jika database belum terpilih maka akibatnya aplikasi tidak dapat di login, sehingga setiap kali anda klick sub menu Login maka aplikasi selalu akan keluar atau tidak dapat dilanjutkan.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
11
6.4 Menjalankan Aplikasi SiMARDi
Aplikasi SiMARDi menyediakan dua kelompok menu yaitu berupa Menu Pop Down yang tersedia lengkap untuk mendukung keseluruhan operasional, dan lainnya adalah berupa Menu Toolbar yang disediakan dalam bentuk gambar icon toolbar untuk mempermudah user dalam bekerja. Menu toolbar hanya disediakan beberapa saja bagi perintah-perintah yang bersifat rutin, sehingga user dengan mudah fokus pada Icon Toolbar yang tersedia tanpa harus membuka menu Pop Down. Lihat Gambar berikut ini.
Menu toolbar Menu Popdown
Hal pertama yang harus dilakukan untuk menjalankan aplikasi SiMARDi adalah masuk ke Login terlebih dahulu, dengan memilih Login pada menu pilihan yang terletak disisi kiri atas.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
12
Gambar Form Login
Menu login digunakan manakala user pertama sekali ingin menjalankan aplikasi SiMARDi, dengan memasukan nama user dan password. Unit Kerja dan jenis Arsip yang akan dikelola Nama User
dengan memasukan nama user maka komputer akan
merekam seluruh operasional yang dilakukan sebagai catatan pekerjaan tersebut sebagai hasil perlakukan user tersebut.
Jenis Kegiatan pemilihan jenis kegiatan yang akan dilaksanakan adalah terdiri dari 3 jenis dengan memilih : AKTIF, INAKTIF atau ARSIPARIS
6.5 MENU SIMARDI AKTIF
Ada beberapa file yang mendukung kegiatan pengelolaan arsip dinamis aktif yaitu terdiri dari :
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
13
1. Menu dalam Simardi Aktif a. File
Gambar Menu File
Dalam menu file terdapat sub menu, antara lain: 1. Login Yaitu untuk masuk ke aplikasi simardi offline 2. Log Off Yaitu untuk keluar dari aplikasi simardi offline 3. Kalkulator Yaitu alat bantu untuk menghitung
b. Data-data
Gambar Menu Data-data Menu Data-data, terdiri dari : 1. Default Instansi Dalam pengisian default instansi terdapat 3 menu, yaitu: a. Default Instansi Pelaksana Menu ini sama fungsinya dengan menu toolbar defaut instansi.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
14
Menu
ini
berfungsi
untuk
pengisian
data
instansi/kantor,
data
penandatangan, ID Olah Arsip, Jenis Printer dan logo instansi/kantor. Pengisian Default Pelaksana ini dilakukan hanya sekali saja kecuali ada perubahan pimpinan.
Gambar Form Default Instansi
b. Data Instansi Fungsi penetapan Data Instansi adalah untuk menetapan nama instansi tempat kita bekerja, menetapkan kode instansi, dan tahun olah.
Gambar Form Default Instansi c. Data penandatanganan Untuk masuk ke Menu Data penandatangan caranya klik Data Penandatangan yang tersedia di sebelah kanan data instansi, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini:
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
15
Gambar Form Data penandatanganan
Fungsinya untuk memberikan identitas pada setiap data arsip yang direkam bahwa dokumen/arsipnya yang memikul tanggungjawab adalah pimpinan yang aktif memberikan disposisi pada surat masuk dan keluar. Jika Pemimpin Defenitif ditempat dan surat masuk/keluar yang berhak melakukan disposisi maka Nama Pimpinan adalah Pimpinan defenitif, tetapi jika karena sesuatu hal pimpinan berhalangan tugas maka surat masuk/keluar nama penanda tangan harus ditulis nama pejabat yang melakukan disposisi surat tersebut. Maka dengan demikian nama pimpinan dan nama penanda tangan bisa berbeda. Jika Pimpinan defenitif berhalangan dalam jangka waktu lama sehingga dilakukan penetapan pejabat pengganti maka kita harus memilih Pejabat PLT/PJS kemudian lakukan pengisian Nip dan Nama pejabat peganti tersebut.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
16
d. ID Pengolah
Gambar Form ID Olah Arsip Form pengisian ini berfungsi untuk melakukan identifikasi kode pelaksana atau operator, kode dan inisial pelaksana tersebut berkaitan dengan pencetakan DPA Sementara dalam rangka pelaksanaan manufer arsip. Sehingga proses penggabungan data dari setiap client/operator dapat dipisahkan berdasarkan masingmasing data pelaksana/operator.
e. Jenis Printer
Gambar Form Jenis Printer
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
17
Form isian ini berfungsi untuk melakukan pemilihan jenis printer yang digunakan, hal ini untuk mempermudah penyesuaian format line, size dari setiap pencatakan laporan-laporan maupun lembar disposisi surat masuk dan keluar. Cara menggunakannya pilihlah salah satu jenis printer yang akan digunakan dengan mengklik gambar atau tulisan jenis printernya.
f. Logo Cetak
Gambar Form Logo Instansi Fungsinya untuk memberikan kesempatan pada user menggantikan logo yang ingin dikehendaki. Klik tombol Gambar Normal untuk menetapkan logo dalam posisi tegak, kemudian tekanlah tombol Gambar Miring untuk menetapkan logo dalam posisi miring. Kedua posisi logo ini untuk melengkapi beberapa bentuk cetak laporan.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
18
g. Komponen Data
Gambar Menu Maintenance Komponen Data
Maintenance Komponen data : Berfungsi untuk melakukan updating nama instansi, unit pengolah, klasifikasi, tempat penyimpanan data dan desain cetakan lembar disposisi. Maintenance komponen ini juga tersedia di menu toolbar dengan nama Komponen Data. Jika tombol ini di klik maka akan terlihat dilayar computer anda seperti gambar di bawah ini:
Gambar Komponen Data
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
19
1. Tab Data Instansi Jika kita ingin menambah daftar khasanah data instansi-instansi sebagai mitra kerja kita untuk memberikan kemudahan pada proses pengentrian data surat masuk/keluar dengan hanya memilih tombol instansi
Gambar Form Data Instansi
2.
Unit Kerja Jika kita ingin menambah daftar atau mengatur data unit kerja yang ada pada Instansi tempat kita bekerja (misalnya ; Subbag Tata Usaha, Seksi ….. dll). Pengisian data unit kerja ini penting dan harus sesuai dengan unit kerja yang ada, berguna untuk memenuhi cetakan pada lembar disposisi, agar pimpinan dapat memilih unit kerja mana yang akan diberikan arah atas surat masuk yang diterima untuk pengentrian surat masuk, dan pengendali surat bisa memilih dari unit kerja mana saja data surat keluar tersebut.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
20
Gambar Form Unit Kerja
3. Menu Klasifikasi Jika kita ingin menambah atau melakukan update klasifikasi yang telah ada. Jika ingin menambahkan klasifikasi yang perlu dicermati bahwa untuk menentukan retensi aktif dan inaktif dapat menentukannya sendiri, missal aktif 2 tahun maka inaktif 8 tahun kedua tahun ini berjumlah 10 tahun saja. Kemudian jika menentukan Ket. JRA pilihlah Permanen saja jika anda merasa ragu akan kepentingan surat tersebut agar tidak menjadi musnah. (pilihannya Permanen, Musnah dan DInilai Kembali).
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
21
G Gambar Form Klasifikasi
4. Tempat penyimpanan berkas Berfungsi sebagai penginformasian tentang keberadaan berkas yang nantinya akan diletakan
Gambar Form Tempat Penyimpanan Berkas
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
22
5. Menu Berkas Jika kita ingin menambah atau melakukan update Nama Berkas yang telah ada. Penetapan nama berkas sebaiknya dipersiapkan sesuai dengan jenis-jenis kegiatan yang dilakukan di instansi anda, namun jika hal ini dirasa sulit maka penetapan atau pengisian nama berkas dapat diabaikan dan dapat di isi langsung disaat pengentrian data surat berlangsung.
Gambar Form Tempat Penyimpanan Berkas
a. Inisialisasi Tabel Data Form ini berfungsi untuk memberikan kesempatan pada operator jika ingin menghapus data-data yang terekam dalam database (data arsip, data klasifikasi dan data-data lain dengan mencentang kolom yang tersedia lalu menekan proses, maka data-data yang terekam akan sekaligus terhapus.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
23
Gambar. Menu Inisialisasi Tabel Data
Langkahnya : Pilih menu Inisialisasi Tabel Data, kemudian masukanlah password dengan kata sandi :
“ARSIPKU” (huruf besar) lalu dilanjutkan
dengan menekan tombol-masuk, kemudian kita akan mendapatkan form sebagai berikut :
Gambar Form Inisialisasi
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
24
Kemudian akan tampil form Insialisasi Tabel Data sbb:
Gambar Form Inisialisasi
Disediakan 3 pilihan tab yang masing-masing telah mengelompok sesuai dengan fungsinya. Ketiga tab tersebut berisikan pilihan tabeltabel data yang akan dilakukan penghapusan/peremajaan. Pilihlah salah satu atau beberapa tabel data dengan
melakukan centang
sesuai dengan yang dikehendaki. Kemudian tekanlah tombol Proses untuk memerintahkan komputer agar melakukan inisialisasi data tabel – tabel tersebut.
b. Data Kode Wilayah Fungsi dari menu ini yaitu untuk mengupdate data kode wilayah. Apabila data kode wilayah diklik maka akan muncul tampilan seperti di berikut ini:
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
25
Gambar Form Kode Wilayah
Untuk perkembangan sistem jaringan kearsipan bahwa pemberian kode-kode wilayah ini sangatlah penting dalam rangka mendukung pembuatan portal kearsipan daerah, yang mana fungsi kode-kode wilayah tersebut untuk dapat membedakan asal usul data arsip dari setiap anggota jaringan di wilayah, atau kode wilayah tersebut akan menjadi identitas sumber data arsip yang terhimpun di server jaringan.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
26
c. Pencarian Arsip Aktif Untuk melakukan penelusuran data arsip, klik tombol Cari Arsip hingga muncul tampilan seperti gambar berikut ini :
Gambar Form Path Lokasi Database
Aplikasi memberikan kesempatan bagi operator untuk menelusuri data arsip dengan lokasi database arsip yang berbeda-beda, sehingga penelusuran datanya lebih fleksibel.
Gambar. Form Pencarian arsip
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
27
Cara Penggunaan : Cari terlebih dahulu file database yang akan digunakan untuk pencarian. INGAT!! Beda datbase tidak akan menampilkan data apapun. Jadi pilihlah database dengan benar. Kemudian ketika database telah terpilih maka akan tampil Form pencarian. Pada form pencarian Pilihlah terlebih dahulu Jenis Surat yang ingin di cari, lakukan pilihan penyaringan data melalui Kriteria. Dapat melakukan kombinasi penyaringan dengan melakukan beberapa pilihan filter (penyaringan).
Dalam pencarian arsip kita dapat memilih dengan fasilitas lainnya, yaitu dengan menggunakan gambar teropong pada tampilan hasil cetak seperti pada gambar dibawah ini :
Kemudian ketiklah kalimat isi surat/tema/topik yang akan dicari dan dilanjut
dengan
menekan
tombol
Find
Next
sampai
anda
menemukan isi ringkas surat sesuai yang anda maksud. Aplikasi akan mencari kalimat setiap surat sama seperti yang di tuliskan pada kolom Find What , jika anda belum menemukan secara terus menerus
anda
menekan
tombol
Find
Next,
sampai
anda
menemukan surat yang dimaksud.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
28
d. Entri Data Dalam menu entri data tersedia 2 menu yang aktif yaitu 1. Entri Data Surat Aktif Menu Entri, untuk menjalankan suatu pengentrian data arsip, baik data arsip surat masuk maupun surat keluar. Jika ingin melakukan Entri Data Surat Masuk/Keluar maka pilihlah tombol Entri Surat, aplikasi akan menampilkan form entri data seperti berikut ini;
2
1
Gambar Form Pencatatan Surat
Pilihlah tombol 1 untuk mengentri Surat Masuk dan Pilihlah tombol 2 untuk mengentri surat keluar. Untuk form entri surat masuk dan keluar hanya ada suatu perbedaan kecil, diantaranya untuk surat masuk tertera Dari, tetapi untuk surat keluar tertera Kepada, untuk pengetikan nomor surat
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
29
dilakukan sesuai dengan nomor surat yang kita terima tanpa mempertimbangkan perbedaan klasifikasi yang kita miliki, namun untuk penentuan klasifikasi harus sesuai dengan makna konten dari surat masuk yang kita terima, carilah klasifikasi dengan menekan tombol klasifikasi yang terdapat disamping kanan isian form klasifikasi, kemudian pilihlah klasifikasi yang sesuai untuk surat masuk tersebut.
Untuk pilihan 1 : (mengentri surat masuk)
9
11 10 12
13 1 14 2 15
3
16
4
17 2
5 4
18 19
6 4
20
21
7 4
22
8 4 23
Gambar Form Entry Surat Masuk
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
30
Untuk pilihan 2: (mengentri surat keluar)
11
9
10 12 13
1
14
2
15
3
16 17
4
18
5
19
6
20 21
7
22
8 4
Gambar Form Entry Surat Keluar
Tata cara pengisian indentitas surat masuk sbb: 1.
Isilah instansi atau perorangan sesuai data dari surat masuk
2.
Isilah data kota atas surat masuk yang anda terima
3.
Isilah tanggal diterima dan Klasifikasi tersebut dengan menekan tombol
4.
Isikanlah klasifikasi surat yang anda terima jika anda hafal kode klasifikasinya, jika anda tidak mengingatnya maka anda dapat menampilkan bantuan klasifikasi dengan menekan tombol sebelah
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
31
kanan atau mencentang kolom nomor 9. Kemudian isikanlah nomor surat, nama berkas dan Indeks yang anda kehendaki. 5.
Kolom masalah tidak perlu diketik, kolom akan terisi dengan sendirinya oleh karena atas pilihan klasifikasi, demikian pula dengan kolom-kolom isian pada kelompok Jadwal Retensi Aktif tidak perlu dilakukan pengisian.
6.
Isikanlah deskripsi isi surat sebagai keterangan yang mewakili makna daripada surat masuk yang anda terima. Pengisian ini hanya dibatasi sebanyak 255 karakter/digit. Dengan batasan tersebut pengendali surat harus dapat meringkas yang dapat mewakili makna surat tersebut.
7.
Untuk pengisian Tempat berkas bias diabaikan, tetapi untuk pengisian Tingkat (Tk) Perkembangan dipilih sesuai dengan kondisi surat yang anda terima.
8.
Isikan perihal surat sesuai dengan catatan perihal pada surat masuk yang anda terima.
9.
Untuk catatan Disposisi disikan setelah surat turun dari pimpinan.
10. Kolom untuk menampilkan daftar kode klasifikasi 11. Tombol untuk menampilkan daftar kode klasifikasi 12. Tombol untuk memilih daftar instansi 13. Tombol Cetak On adalah menandakan perekaman data tidak dibarengi dengan pencetakan lembar disposisi. Tekanlah tombol Cetak On menjadi Cetak Off maka perekaman data sekaligus menampilkan perintah untuk mencetak Lembar Disposisi. 14. Kolom pilihan, jika tercentang maka printer Lembar Disposisi akan dicetak melalui printer Deksjet. Jika tidak dicentang maka pencetakan Lembar Disposisi akan dicetak diatas kertas kontinouse form (paperlees).
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
32
15. Tombol untuk memilih daftar berkas jika anda enggan untuk mengektiknya, tetapi anda dapat mengetik tanpa harus memilih dari daftar berkas. 16. Tombol rekam data untuk merekam data yang selesai di ketik pad aform entri surat masuk. 17. Tombol untuk mengupdate data yang telah direkam. 18. Tombol untuk menhapus data surat masuk yang telah direkam. 19. Tombol batal, untuk membatalkan ketikan data yang sedang dilaksanakan. 20. Tombol untuk menampilkan dafta surat yang pernah direkam. 21. Tombol tanggal diteruskan ke pimpinan untuk dilakukan disposisi. 22. Untuk pengisian kolom Diteruskan ke Unit kerja sebaiknya tidak perlu diketik sebelum surat masuk di Disposisi pimpinan. Di isikan setelah surat di disposisi dengan melakukan update data melalui tabel data.
Untuk pilihan ke 3 (Entry Surat yang di antidartir/Surat Keluar Sisipan)
1
2
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
33
Tombol Antidartir adalah untuk membantu pengendali surat untuk melakukan pengagendaan surat keluar sisipan. Penomoran sisipan akan di ketik (dikolom nomor 1) dengan98memakai Nomor Indeks tetapi bukan Alphabetic (huruf). Sebelum melakukan pengentrian data, pengendali surat terlebih dahulu menekan tombol lihat data
untuk melakukan
pemantauan tanggal berapa untuk status surat yang akan disisipkan, kemudian mencatat nomor agenda terakhir yang tercatat pada tanggal tersebut, catatan nomor agenda ini akan dijadikan proses entri data nomor agenda pokok sisipannya (dikolom nomor 1) kemudian dilanjut mengetik nomor indeksnya di kolom nomor 2 dengan angka bukan dengan huruf.
2. Entri Buku Alamat/Telepon Menu ini berfungsi untuk mengentri alamat, nomor telepon, fax maupun email instansi atau kantor mitra kerja. Apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat langsung membuka menu ini.
Gambar Form Pencatatan Surat
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
34
e. Peminjaman Arsip Di dalam menu peminjaman arsip ada 2 menu yang aktif, yaitu: 1. Peminjaman Arsip Aktif Tombol ini berfungsi untuk menampilkan form peminjaman arsip. Jika di klik maka akan terlihat seperti gambar dibawah ini:
Gambar. Form Peminjaman Arsip Aktif
Untuk menjalankan kegiatan peminjaman arsip, klik salah satu data arsip dengan menekan tombol yang dilingkari hingga data yang anda maksud mengisikan format form peminjaman, lalu lengkapi beberapa pertanyaan untuk mendukung informasi peminjaman surat. Setelah mengisi kelengkapan data form, lakukan perekaman data dengan menekan tombol Simpan.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
35
2. Pengembalian Arsip Aktif Menu
ini
berguna
untuk
mengontrol
arsip
yang
sudah
dikembalikan. Jika diklik maka akan muncul gambar seperti di bawah ini:
Gambar Form Pengembalian Arsip Aktif
Untuk menjalankan menu ini, arsip yang telah dikembalikan cocokan dengan data arsip yang dipinjam dengan cara mengeklik tombol yang dilingkari hingga data yang cocok mengisikan format form pengembalian, lalu lengkapi beberapa pertanyaan untuk mendukung
informasi
peminjaman
surat.
Setelah
mengisi
kelengkapan data form, lakukan perekaman data dengan menekan tombol Simpan.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
36
6.6 MENU SIMARDI INAKTIF 1. Login Untuk menjalankan operasional Dinamis Inaktif, lakukan Login dengan sandi sebagai berikut :
Gambar Form Pengembalian Arsip Aktif
Menjalankan operasional pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif sangat berbeda dengan menjalankan Dinamis Aktif. Beberapa pilihan bagi anda, jika anda lebih tertarik mengerjakan arsip-arsip inaktif sama seperti aktif, maka anda dapat menjalankan pengelolaannya melalui form metadata Dinamis Aktif. Karena pengerjaan arsip-arsip inaktif sangat banyak volumenya dan penyelesaian pemberkasan diharap dapat segera selesai maka ada beberapa metadata pada pilihan pengolahan Dinamis Aktif dikurangi, seperti pertanyaan tentang Tanggal Surat, Nomor Agenda Surat, dan lain-lain tidak dicantumkan pada form metadata Inaktif seperti layaknya form
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
37
metadata arsip Aktif. Untuk melengkapinya dapat disertakan pada Isi Informasi Arsip. Perbedaan lainnya adalah, setelah melakukan Login, maka computer menanyakan status operator, jika anda menghendaki pergantian nama operator maka anda melakukan jawaban NO, jika tidak pilihlah YES. Oleh karena pengerjaan pengolahan arsip Dinamis Inaktif dilakukan secara kelompok,
maka diperlukan suatu identitas
tambahan tentang Seri DPA, Kode Pelaksana, Kode Operator dan Tahun Pengolahan Arsip. Untuk melakukan pendaftara data-data tersebut, lakukan pengentrian datanya melalui menu Komponen Arsip Inaktif.
G a G a
Gambar. Menu Data-data Pada ARSIP INAKTIF
Perbedaannya ada pada langkah proses pengolahannya, sedang menu-menu lainnya hampir sama dengan Dinamis Aktif. Berikut ini panduan hanya diarahkan pada letak perbedaanperbedaannya saja. 2. Komponen Inaktif
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
38
Menu ini menyediakan beberapa form data isian yang ada kaitannya dengan penentuan prosedur dalam menjalankan atau mengentri data arsip inaktif. 1. Data Pelaksana Menyediakan form untuk mengisi data-data pelaksana pengolah arsip, jika dalam pengerjaan arsip dalam satu kelompok terdiri dari 5 (lima) orang pelaksana, maka isikanlah ke 5 anggota pelaksana tersebut melalui form ini. Tetapkan masing-masing anggota kelompok tadi dengan kode pelaksana yang berbedabeda, agar masing-masing kode dapat membantu proses manufer arsip
untuk
menelusuri
letak
arsip-arsip
sesuai
dengan
pengolahnya.
2. Default DPA Karena pengerjaan pengolahan arsip inaktif diolah secara bertahap dan sekaligus menghasilkan sebuah DPA (Daftar Pertelaan Arsip) maka setiap satu kali pengolahan harus memiliki identitas DPA sendiri-sendiri. Identitas DPA tersebut dijabarkan melalui Nomor Seri DPA. Suatu contoh tulislah Nomor Seri DPA : DPA-T0001 dapat diartikan DPA adalah Daftar Pertelaan Arsip kemudian strip, dan T adalah arsip Tekstual, 0001 adalah nomor urut produksi pengolahan arsip. Kode ini dapat menentukannya
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
39
sendiri, tidak ada aturan yang baku, namun tetapkanlah kodekode tersebut yang mudah untuk dipahami.
6.7 MENU SiMARDi ARSIPARIS
1. Sistim Pengolahan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif
Sistim pengolahan arsip dinamis dilakukan dengan
bertujuan
untuk menghasilkan arsip-arsip yang tertib sesuai dengan kaidah kearsipan sebelum arsip-arsip tersebut dimutasikan/dipindahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah, Penyerahan arsip ke LKD diharapkan dengan cara, melalui penyerahan fisik arsip yang telah tertata rapi berdasarkan JRA dan Klasifikasi beserta penyerahan database arsipnya, sehingga pengelolaan arsip-arsip dinamis yang berasal dari seluruh SKPD tidak lagi dilakukan proses pendeskripsian ulang secara menyeluruh yang memakan waktu cukup lama dengan keterbatasan SDM pengolah arsip yang tersedia di LKD.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
40
Metode ini sangat efektif dilakukan untuk memperkecil volume kegiatan
pendeskripsian
arsip
yang
diserahkan,
efisiensi
waktu
digunakan sangat efektif dapat digunakan arsiparis/pengelola untuk melakukan penilaian arsip secara langsung melalui database arsip yang telah diserahkan guna untuk melakukan updating data yang masih memerlukan
perbaikan-perbaikan
terhadap
narasi/isi
informasi,
klasifikasi maupun indeks arsip yang dientrikan oleh setiap pengendali surat surat di satker. Kegiatan penilaian arsip ini harus ditingkatkan kinerjanya sebagai upaya untuk mendapatkan tingkat keakurasian informasi data-data arsip yang telah di serahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah. Untuk melakukan proses pengolahan arsip-arsip tersebut, user melakukan login program dengan User : SIMARDI dan Kegiatan : ARSIPARIS.
Gambar Form Login Arsiparis
Pemisahan aktifasi kegiatan ini sengaja dibuat untuk mempermudah konsentrasi para pengguna dalam menjalankan kegiatan. Ketika
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
41
pengguna
akan
menjalankan
kegiatan
pengolahan
arsip,
maka
pengguna tidak terganggu pada tampilan menu diluar kebutuhan kegiatan pengolahan arsip dinamis. a. Pengolahan Arsip Aktif
Gambar Form Utama Arsiparis Tampilan menu hanya tersedia dalam bentuk menu Popdown dan dengan tampilan menu yang terbatas. Kegiatan pengolahan arsip hanya terkonsentrasi pada tahapan-tahapan proses pengolahan surat masuk dan keluar menuju penataan arsip berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan. Aplikasi akan membantu para pengendali surat dan arsiparis untuk melakukan proses manufer data fisik arsip dalam rangka penyusutan menjadi tiga katagori arsip yaitu Arsip Permanen, Musnah dan Dinilai Kembali. Klik Pengolahan Arsip Aktif yang berfungsi untuk menyediakan form porses pengolahan arsip aktif, seperti gambar di berikut ini:
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
42
Gambar Form Pengolahan Arsip dinamis aktif
Bagian Proses Pengelolaan Arsip Aktif, adalah dirancang untuk mempermudah para pengelola bekerja dalam mengolah arsip-arsipnya, urutan menu disajikan sesuai dengan langkah-langkah pekerjaan dalam mengolah arsip. Untuk menjalankan proses pengolahan ini harus dilaksanakan secara berurutan sesuai dengan tampilan menu tab yang ada pada Gambar diatas. Untuk mendapatkan penjelasan secara rinci tentang fungsi dari pada bagian menu-menu tab tersebut, lihatlah penjelasan berikut ini :
1. PROSES JRA berfungsi untuk menampilkan form pemilihan proses pengolahan berdasarkan JRA atau dapat memilih semua data.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
43
1 2
3
4
Gambar Proses Pengolahan arsip aktif
Point 1
- Tombol untuk mengupload seluruh data
surat yang telah di entri di lanjut dengan menekan UpLoad Data
Point 2
- Pilihan untuk mengupload seluruh data surat
yang telah di entri berdasarkan retensi di lanjut dengan menekan UpLoad Data
Point 3
- Tombol untuk memuat sekaligus seluruh
data arsip aktif ke table data olah untuk dilakukan proses pengolahan selanjutnya.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
44
Point 4
- Tombol yang berfungsi untuk menghapus
data yang telah berada di dalam table data olah (buffer table). 2. NOMOR SERI DPA untuk menampilkan form data yang akan diolah dengan inisial Nomor Seri DPA.
1
3 2
Gambar Form Data berkas Arsip Aktif
Point 1 - Adalah tombol untuk mengecek nomorseri DPA berapa saja yang telah diciptakan dan terekam di dalam master database arsip, dimaksudkan agar jangan terjadi antara
suatu
proses
kegiatan
pengolahan
dengan
memproduksikan satu DPA tidak akan terjadi duplikasi, meskipun aplikasi telah mampu menghambat terjadinya duplikasi Nomor Seri DPA.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
45
Point 2 - Tempat mengisi atau mengetik Nomor DPA yang ingin anda kehendaki, disarankan agar nomor seri DPA lebih tertata inisialnya maka sebaiknya berikan inisial yang membedakan bentuk Daftar DPA, misalkan DPAT0001, dengan pengertian DPA Daftar Pertelaan Arsip, huruf T dimaksudkan sebagain inisial DPA untuk arsip Textual dan selanjutnya nomor urut seri DPA.
Point
3
-
Tombol untuk memulai proses update
penomoran Seri DPA untuk setiap record data arsip yang telah direkam di dalam tabel buffer. Penekanan tombol ini akan berakibatkan computer akan menjalankan secara otomatis memberikan nomor seri DPA kepada seluruh data. 3. NOMOR DEFENITIF untuk menampilkan form proses penomoran defenitif terhadap data arsip.
1
3
4
2
Gambar. Form Data berkas Arsip Aktif
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
46
Point 1 - Tampilan
pilihan nomor seri DPA yang akan di
olah.
Point 2 - Tampilan pilihan jenis keterangan JRA yang akan di olah untuk mendapatkan nomor defenitif, yaitu dengan pilihan Permanen, Musnah atau Dinilai Kembali.
Point 3 – Kolom untuk menentukan start nomor defenitif yang akan diinginkan.
Point 4 - Adalah tombol Proses untuk memerintahkan computer agar melakukan suatu proses pengurutan data arsip yang di olah. Penekanan tombol ini sekaligus akan memunculkan tombol Nomor Defenitif dari masing-masing keterangan JRA.
4. CETAK DPA-S untuk menampilkan form proses pencetakan DPASementara.
1
2
3
Gambar Form Data berkas Arsip Aktif
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
47
Point 1 – Tombol untuk menampilkan jenis DPA yang akan diproses. Untuk langkah pertama pilih DPA-S terlebih dahulu.
Point 2 – Tombol untuk memilih Keterangan JRA. Tersedia 3 keterangan yaitu Permanen, Musnah atau Dinilai Kembali.
Point 3 – Tombol untuk mencetak DPA-S. DPA-S merupakan DPA Sementara untuk membantu memanufer dalam penataan arsip.
Contoh DPA-Sementara :
Nomor depenitif
Nomor agenda surat
DPA-Sementara ini berfungsi untuk memandu pelaksana dalam melakukan manufer arsip dari penataan awal ke penataan berdasarkan retensinya (Arsip Permanen, Arsip Musnah dan Dinilai Kembali).
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
48
Sebelum Melakukan Manufer arsip siapkanlah terlebih dahulu Box-box Arsip untuk menempatkan arsip dari hasil manufer.
Penyediaan Surat Masuk dan Keluar yang akan dilakukan manufer :
101 - 150 051 - 100 001 - 050
Surat Masuk
101 - 150 051 - 100 001 - 050
Surat Keluar
Surat-surat masuk dan keluar yang berada di dalam masing-masing Map Gantung akan dipindahkan/manufer ke dalam Box Penyimpanan dengan kelompok Box berdasarkan keterangan retensinya.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
49
Misalnya kita akan mendahulukan penyusutan untuk arsip-arsip yang termasuk arsip permanen, maka siapkanlah beberapa box untuk tempat arsip-arsip tersebut.
001
002
003
ARSIP PERMANEN
ARSIP PERMANEN
ARSIP PERMANEN
001 - 075
076 - 130
031- 165
Nomor Box
Nomor berkas (no depenitif)
Nama Lembaga dan Logo
Siapkanlah amplop besar untuk menempatkan arsip-arsipnya, setiap amplop berisikan arsip tidak sama, dan setiap bagian luarnya amplop tersebut dituliskan nomor berkasnya, seperti contoh gambar berikut ini : Amplop 1 Nomor : 1 - 25
Amplop ke 2 Nomor : 26 - 40
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
50
Cara melakukan manufer arsip :
Dengan berpedoman DPA-S ini maka kita lakukan pengambilan surat keluar yang nomor agendanya 59 tempatkan ke dalam amplop besar pada urutan ke 1, kemudian dilanjutkan ambilah arsip surat masuk dengan nomor 171 dan tempatkan pada urutan ke 2 pada amplop besar, kemudian ambilah arsip surat masuk dengan nomor agenda 195 tempatkan pada amplop besar pada urutan ke 3, dan seterusnya lakukanlah hingga nomor depenitif arsip permanen berakhir/selesai.
Setelah
selesai
untuk
arsip
permanen
anda
dapat
melakukannya untuk arsip-arsip musnah dan arsip dinilai kembali. Penjelasan bahwa nomor 59, 171 dan 195 adalah nomor agenda surat masuk dan keluar, sedangkan nomor 1, 2 dan 3 adalah nomor depenitif arsip setelah diindeks oleh aplikasi berdasarkan tahun, klasifikasi dan bulan.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
51
5. PENATAAN ARSIP untuk menampilkan form proses penataan.
1 2
3
4
Gambar Form Penataan berkas Arsip Aktif
Point 1 - Tombol untuk memilih jenis ketarangan JRA dari data arsip yang ada untuk segera diproses pemberian nomor berkas dan alamat arsip yang baru.
Point 2 - Tempat dapat
pengisian
nomor
berkas,
penomoran
dilakukan sekaligus sejumlah arsip yang ada atau
mengelompokan nomor tertentu dengan lokasi simpan yang berbeda-beda.
Point 3 – Tempat pengisian lokasi penyimpanan arsip.
Point 4 – Tombol untuk memproses data penataan berkas arsip.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
52
MENGELOLA PENATAAN ARSIP PADA BOX DAN DATABASE
Dari hasil proses hasil kegiatan manufer arsip tersebut, selanjutnya kita melakukan updating lokasi pada database arsip, yang semula lokasi arsip tersebut menempati Map Gantung dan Filing Kabinet, maka saat ini bahwa seluruh arsip telah menempati lokasinya yang baru yaitu di dalam amplop dan box arsip.Karena setiap arsip menempati nomor box yang berbeda-beda maka operator harus melakukan identifikasi dan mengupdate lokasi database arsip.
Contoh : Rencana Penataan Pertama : Anda akan menyimpan arsip pada Rak.01 dan Boks.001 sebanyak 75 berkas tanda garis miring akan diiukuti dengan nomor urut berkas yang ditulis oleh computer secara otomatis. Proses ini akan berakibatkan kolom Lokasi akan tertuliskan hingga record terakhir R.01/B.001/1, 2, 3, 4 ……… dst sampai dengan angka 75. Angka 1 sampai dengan 75 adalah menunjukan identitas nomor depenitif berkas yang di susun dalam satu boks arsip.
25
Rencana Penataan Kedua (Berikutnya)
:
Jika anda menghendaki jumlah 55 berkas arsip akan ditempatkan pada box ke nomor 2. Maka anda dapat melakukannya updating data lokasi arsip pada komputer sebagai berikut :
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
53
Pertama lakukanlah pengetikan elemen isian seperti pada gambar berikut ini : komputer akan memperlihatkan tampilan data pada Rak 01 dan Box 001
dengan
mengurutkan
nomor
berkasnya
sesuai
dengan
pembagian yang anda kehendaki.
Selanjutnya:
76
130
Maka komputer secara otomatis akan menuliskan nomor urut berkas 76 sampai dengan berkas nomor 130 berada dalam alamat Rak.001 dan Box 002. Lakukan seperti contoh sampai selesai. Hasil updating data lokasi arsip tersebut akan dapat terlihat seperti pada gambar berikut ini :
Nomor rak Arsip
Nomor Box Arsip
Nomor urutan berkas dalam satu box
Pada tabel data kolom Lokasi Berkas akan terlihat suatu perubahan alamat lokasi arsip yang semula bertuliskan Box/Filing menjadi R.001/Box.01/1 (alamat rak arsip, box arsip dan urutan berkas)
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
54
Contoh alamat lokasi arsip pada cetak DPA final seperti terlihat pada gambar berikut ini :
6. CETAK DPA untuk menampilkan form proses pencetakan DPA final. Untuk mencetak DPA final kembali ke menu Cetak DPA, lalu pilih jenis DPA dan sesuaikan keterangan DPA yang akan dicetak. Maka akan muncul gambar seperti di bawah ini:
4 1
5 2
3
Gambar Form Cetak Data Arsip Aktif
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
55
Point 1 – Kolom untuk menentukan jenis DPA.
Point 2 – Kolom untuk menentukan keterangan JRA.
Point 3 – Tombol untuk mencetak DPA.
Point 4 - Tombol yang digunakan untuk mencetak kartu identitas arsip yang berupa lembaran surat dan ditempelkan di fisik surat.
Point 5 – Apabila arsip berupa dokumen, maka pilih tombol ini untuk mencetak label dokumen.
Contoh Tampilan Kartu Identitas Arsip :
Contoh tampilan Label Dokumen :
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
56
7. PENILAIAN ARSIP untuk menampilkan form proses penilaian arsiparsip yang telah diolah. Menu ini berfungsi untuk melakukan penilaian arsip-arsip yang telah diolah namun memerlukan suatu pertimbangan lebih lanjut atas posisi retensinya dan lain-lainnya. Dalam penilaian arsip ini dilakukan oleh tenaga ahli di bidang arsip. 8. TRANSFER DATA untuk menampilkan proses transfer data arsip yang telah mengalami proses pengolahan ke Master Database Arsip Inaktif.
Gambar 6.6.10. Transfer Data Arsip Aktif
Menu transfer data ini berfungsi untuk melakukan proses transfer data yang baru saja kita olah dan mendapatkan hasil yang diinginkan dan masih berada pada tabel data buffer (sementara) untuk dilakukan pemindahan ke master database arsip inaktif yaitu ke tabel Inaktifmaster. Transfer data ini bertujuan juga untuk melakukan pengosongan terhadap
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
57
table buffer yang berfungsi menampung data yang akan diolah selanjutnya, sehingga tabel buffer benar-benar harus kosong dan dapat dipakai untuk memulai proses pengolahan selanjutnya. Transfer data ke Master diringi dengan langkah selanjutnya yaitu menghapus data pada buffer table.
6.8 MENU MENCETAK LAPORAN Aplikasi SiMARDi dapat mencetak berbagai bentuk laporan, terdiri dari
berbagai bentuk cetakan, pilihlah tombol toolbar seperti yang terlihat di gambar dan komputer akan menampilkan tampilan cetak seperti yang terlihat. Dalam For Cetak tersebut tersedia tombol-tombol cetak laporan diantaranya :
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
58
1. Menu Cetak Lembar Disposisi 1.1
Cetak Lembar Disposisi Surat Masuk
1.2
Cetak Lembar Disposisi Surat Keluar
2. Menu Cetak Laporan Bulanan 2.1.
Cetak Laporan Bulanan Surat Masuk
2.2.
Cetak Laporan Bulanan Surat Keluar
2.3.
Cetak Laporan Bulanan Seluruh Surat
3. Menu Cetak Data Agenda Surat 3.1
Cetak Agenda Suratk Masuk
3.2
Cetak Agenda Surat Keluar
3.3
Cetak Agenda Tahun Aktif
3.4
Cetak Agenda Tahun Inaktif
3.5
Cetak Agenda Berdasarkan Unit Kerja
4. Menu Cetak Kartu Kendali Surat 4.1
Cetak Kartu Kendali Surat Masuk
4.2
Cetak Kartu Kendali Surat Keluar
4.3
Cetak Kartu Kendali Seluruh Surat
5. Menu Cetak Daftar Pertelaan Arsip 5.1
Cetak DPA Permanen
5.2
Cetak DPA Musnah
5.3
Cetak DPA Dinilai Kembali
6. Menu Cetak Lain-Lain 6.1
Cetak Surat Belum Dibalas
6.2
Cetak Surat Yang Sudah Dibalas
6.3
Cetak Data Surat Faximili
6.4
Cetak Statistik Surat Masuk dan Keluar
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
59
Dari beberapa bentuk cetak laporan, cobalah secara berkala per triwulan agar pengendali surat dapat mencetak laporan statistik surat masuk dan kelua, agar dapat terlihat peta volume arsip yang terjadi secara komulatif berkala. Contoh Laporan Statistik Surat Masuk :
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
60
BAB
TIP & TRIK MENGELOLA
7
ARSIP DENGAN “SiMARDi”
7.1
Mengelola Surat Masuk dan Keluar
Surat-surat masuk dan keluar yang baru tercipta adalah merupakan bagian Arsip Dinamis Aktif. Oleh karena arsip aktif merupakan cikal bakal terhadap informasi arsip selanjutnya yang akan mengalami retensi, maka pengelolaan terhadap arsip aktif ini harus mendapatkan perhatian khusus. Jika proses pengelolaan arsip aktif ini mengalami kekeliruan baik berupa pemilihan klasifikasi, penulisan Isi Informasi dan beberapa hal yang mendukung metadata (colom isian data) arsip
tersebut, maka akan memberikan dampak bagi proses
pengelolaan berikutnya. Agar proses pengelolaannya terjaga baik maka para pengguna aplikasi ini diharuskan mengikuti petunjuk dan langkahlangkah yang akan disusun secara kronologis, bagaimana cara penanganan yang baik. Disarankan melaksanakan
kepada
kegiatan
setiap
para
perekaman
data,
pengelola, harus
terlebih
sebelum dahulu
menyediakan beberapa prasarana pendukung seperti penyediaan Box Arsip, Kertas Casing atau amplop besar dan tali pengikat arsip. Pastikan menentukan kebijakan terhadap model penulisan Kartu Kendali dan Lembar Disposisi Surat harus melalui media komputer, hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi duplikasi kerja dan untuk memastikan semua pengendali surat melakukan perekaman data surat pada setiap penerimaan surat masuk dan keluar melalui komputer.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
61
1. Pengisian Data Default Instansi dan Komponen Data
Beberapa hal
penting yang harus dipahami pada fase Pra
Proses Perekaman Data Surat Masuk dan Keluar (Arsip Dinamis Aktif):
a. Setiap user harus melakukan updating tanggal, bulan dan tahun dengan sistem Indonesia agar penulisan tanggal sesuai dengan format Indonesia (tanggal, bulan dan tahun atau DD/MM/YY), lakukan perubahan ini melalui control panel pada sistim operasi (windows) anda. b. User harus benar-benar telah melakukan pengisian data Default Pengolahan Arsip dengan mengentri data Status dan identitas Instansi pencipta arsip melalui aplikasi. Pengisian data sangatlah ini
penting
yaitu
untuk
memastikan
identitas
kepemilikan
Database arsip dalam menempati portal jaringan kearsipan daerah pada server portal dikemudian hari secara online. Isilah kolom isian pada Default perekaman tentang Nama Pimpinan atau pengganti pimpinan yang bertanggungjawab menandatangani surat saat surat diterbitkan dan pimpinan yang bertanggung jawab saat surat di distribusikan atas disposisi terhadap surat yang dimaksud. Isian ini akan menjadi menarik dikemudian hari, yaitu untuk membantu mengetahui statistik berapa jumlah surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan yang bersangkutan selama menjabat menjadi pimpinan. Sekaligus dapat membedakan perbedaan kurun waktu tanggung jawab antara satu pimpinan dengan pimpinan yang lainnya terhadap surat yang telah diterbitkan.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
62
c. Setiap user harus memperhatikan pengisian wajib terhadap metadata yang disajikan yaitu, wajib mengisi sumber atau nama unit pengolah dan kode klasifikasi. Artinya pengisian unit pengolah wajib diisikan sebagai pemberian data petunjuk atas keberadaan arsip/surat tersebut untuk membantu dalam proses penarikan arsip/surat dari masing-masing unit pengolah.
Gambar Form Unit Kerja
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
63
Gambar Form Klasifikasi
2. Perekaman Data Surat Masuk a. Surat Masuk Biasa 1. Terima Surat 2. Ketik/Entry data pada Form Surat Masuk dan Rekam
Gambar Form Pencatatan Data
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
64
Nb : Seluruh Metadata dapat diisikan kecuali Ke Unit dan Catatan Disposisi, kedua isian ini baru dilakukan setelah lembar disposisi decetak dan telah diteruskan kepada Pimpinan dan telah di Disposisikan oleh Pimpinan. Hasil disposisi tersebut, lakukan updating data tersebut, isikan Ke Unit sesuai dengan arahan Pimpinan untuk ditindaklanjuti oleh Unit yang dimaksudkan serta Isikan data Catatan Disposisi dengan isi arahan pimpinan terhadap surat tersebut. b. Surat Masuk Balasan Untuk mengetahui surat masuk tersebut mengharapkan balasan atau tidak maka user harus memperhatikan dan pahami isi surat. Apabila dalam surat mengharapkan balasan maka dalam metadata Tindakan pilih Balas. Lalu akan muncul metadata baru yaitu metadata Deadline. Apabila dalam surat tercantum waktu deadline
pembalasan
surat
maka
isikan
dalam
metadata
Deadline. Kegunaan pada menu ini adalah untuk mengingatkan pengendali surat bahwa terdapat beberapa surat yang perlu dibalas. Apabila aplikasi SiMARDi telah di Log Out dan kamudian di Login kembali maka akan muncul tampilan informasi pesan di sudut kanan bawah secara otomatis seperti dibawah ini:
Gambar Pesan Surat yang belum dibalas
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
65
c. Surat Masuk yang berupa Undangan 1) Perekaman surat masuk yang berupa undangan, isikan kolom nama berkas dengan UNDANGAN. 2) Pada kolom Isi Ringkas, isikan isi undangan dengan lengkap. Meliputi: hari dan tanggal kegiatan, waktu kegiatan, acara, dan tempat kegiatan. 3) Lalu lakukan perekaman data. 4) Buka menu Entry Undangan
Menampilkan Form Entry Surat Undangan
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
66
Tekan tombol yang dilingkari untuk menampilkan daftar undangan yang telah di entry. Lalu pilih undangan yang akan dilakukan perekaman data. Isikan waktu pelaksanaan sesuai dengan surat undangan yang diterima. Dan dalam kolom penugasan isikan sesuai dengan arahan pimpinan. Mengelola Undangan via SMS Gateway Jika anda ingin mengelola undangan dengan memakai fasilitas SMS, maka langkahnya sebagai berikut : 1. Sediakan Modem yang memakai kartu pra bayar (pastikan type dan merk modem anda compatibel dengan Laptop atau PC anda) Lakukan instalasi driver Modem anda dengan mengklick “Click here for status”, agar type dan jenis modem anda dikenal oleh komputer anda.
Lakukan instalasi driver Modem anda dengan mengklick “Click here for status”, agar type dan jenis modem anda dikenal oleh komputer anda.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
67
Klick Run AutoRun.exe, menunggu hingga proses instalasi selesai dijalankan sampai muncul pesan sebagai berikut :
2. Mengetahui Port Modem Anda Arahkan cursor anda pada lokasi Computer seperti gambar dibawah ini lalu klick kanan, pilihlah Manage hingga muncul form berikutnya.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
68
Form berikutnya :
Klick
Klick
1 2
Klick Tab ini
Catat Kode Portnya
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
69
Pilih tab Modem dan catatlah Port : COM6 sebagai port modem komputer anda dan pilihlah seperti pada gambar dibawah ini melalui submenu SMS Gateway dan submenu Set Port Modem.:
d. Surat Masuk Rahasia Apabila anda menerima surat masuk yang di kemas dengan dua amplop itu berarti anda menerima surat rahasia maka jangalah sekali-kali membuka amplop surat yang kedua tersebut. Catatlah penjelasan yang terdapat pada sisi amplop seperti Nomor Surat dan Asal Surat, dalam entry data surat pilih sifat surat dengan isian Rahasia. Untuk kolom Dari dan Klasifikasi harus tetap diisi.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
70
Gambar Form Entry Surat Masuk Rahasia
e. Cetak Lembar Disposisi Setelah mengisi semua metadata pada Entry Surat Masuk, perhatikan tombol Cetak, apabila cetak Off itu berarti cetak disposisi langsung sedang diaktifkan. Artinya setelah menekan tombol simpan maka bisa langsung mencetak lembar disposisi. Caranya dengan mengklik gambar printer yang terdapat di kiri atas. Sedangkan apabila tombol Cetak dalam Keadaan Cetak ON berarti setelah melakukan perekaman data, aplikasi tidak menampilkan lembar disposisi. Cara lain untuk mencetak lembar disposisi melalui menu: Cetak Data –> Cetak Lembar Disposisi -> Surat Masuk
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
71
Gambar. Menu Cetak Data
f. Lampirkan Lembar Disposisi yang telah dicetak tersebut untuk mengawal surat untuk diteruskan kepada Pimpinan. g. Setelah surat yang dimaksud turun kembali ke TU (Tata Usaha), maka operator melakukan Updating Data isikan bagian UP dan Catatan sesuai dengan penjelasan yang terdapat pada Lembar Disposisi. h. Lakukan Pendistribusian Surat sesuai dengan arahan Pimpinan. i. Lakukan pengentrian data hingga akhir tahun. j. Lakukan penataan dokumen/arsip di filing kabinet secara berurutan sesuai dengan nomor agenda surat masuk dan keluar secara tersendiri, agar memudahkan proses penelusuran surat masuk dan keluar yang dilakukan melalui aplikasi SiMARDi.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
72
3. Perekaman Surat Keluar
1. Surat Keluar Biasa a. Buatlah draft surat keluar Dalam pembuatan surat keluar sebaiknya rangkap 2, yang 1 untuk dikirim dan yang lain untuk disimpan. b. Masukan data pada Entry Data Surat Keluar
Gambar Form Entry Surat Keluar Surat Keluar Dalam pengentryan data surat keluar isikan semua metadata yang ada. Sebagai catatan: untuk pengisian kolom sifat
surat,
pilihlah
sifat
surat
sesuai
dengan
keterangan atau isi dalam surat keluar. Hal ini digunakan untuk pengelompokan dan mengontrol sifat surat keluar.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
73
c. Cetak Lembar Disposisi Setelah melakukan entry data surat keluar, klik tombol simpan. Lalu, cetak lembar disposisi surat keluar. d. Lampirkan Lembar Disposisi yang telah dicetak tersebut untuk mengawal surat untuk disahkan oleh Pimpinan. e. Setelah surat keluar telah ditandatangani oleh Pimpinan, bubuhkan
cap
instansi/perusahaan
pada
tandatangan
Pimpinan. f. Karena surat keluar rangkap 2, minta 1 surat untuk disimpan dengan lembar disposisi dan yang lainnya serahkan kepada kurir untuk dikirimkan kepada yang bersangkutan.
2. Surat Keluar sebagai tindakan atas pembalasan Surat Masuk 1) Buat draft surat keluar rangkap 2. 2) Klik tombol Surat Balas, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini:
Klick tombol ini
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
74
Double Klick
Gambar Daftar surat masuk yang harus dibalas
Apabila di dalam Tabel Daftar Surat masuk yang Harus Dibalas ada beberapa surat, maka pilihlah salah satu surat masuk yang akan dibalas sesuai dengan rujukan surat keluarnya. Lalu klik 2 kali (double klick), hal ini dimaksudkan agar aplikasi memberikan kode khusus kepada surat masuk yang dimaksud bahwa surat tersebut sudah pernah dibalas. 3) Langkah selanjutnya sama dengan langkah penanganan surat keluar biasa. 4. Memilih Model Cetakan Lembar Disposisi Untuk sementara SiMARDi hanya menyediakan 8 pilihan model cetak lembar disposisi. Untuk mengubahnya anda dapat memilih menu Seting dan pilihlah submenunya “Seting Cetak Model Lembar Disposisi”, pilihlah salah satu modelnya dengan mencentang pada kotak lembar disposisi yang anda pilih, kemudian untuk mengakhiri
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
75
proses ini tekanlah Tombol Simpan, jika ingin melihat perubahan tampilan tekanlah tombol Preview. Delapan bentuk model lembar disposisi ini dapat di update sesuai dengan keinginan user dengan menggunakan Crystal Report Versi 9.2, sehingga pengguna dapat mendesain sesuai dengan ketentuan desai yang berlaku dimasing-masing lingkungan kerjanya. Seluruh File Laporan aplikasi SiMARDi tersimpan pada direktory C:\Program Files\SiMARDi Offline\Laporan dan Laporan Laser. Gantikan desain file dengan catatan nama file harus diberikan nama sesuai dengan nama-nama dile report yang tersedia di Folder tersebut.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
76
5. Mengatur Kembali Nomor Urut Surat Jika anda menghendaki untuk mereset kembali nomor urut surat masuk dan keluar anda maka pilihlah submenu seperti dalam gambar dibawah ini :
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
77
Jika anda akan melakukan peralihan pengelolaan surat masuk dan keluar di tahun berjalan, misalkan nomor agenda anda secara manual telah menunjukan nomor urut surat masuk dengan nomor agenda 201, dan surat keluar dengan nomor 737 maka klicklah Surat Masuk isikan Nomor Database dengan nomor 201 tekan tombol Update dan klick Surat Keluar isikan dengan nomor 737 tekan tombol Update. Dengan demikian nanti aplikasi akan memulai nomor urut surat masuk dan keluar sesuai dengan nomor yang telah dirubah.
7.2
Mencetak Laporan Bulanan maupun Laporan Tahunan Setiap akhir tahun, diperlukan Laporan mengenai arsip yang telah diolah selama satu tahun. Dalam aplikasi SiMArDi, tersedia laporan yang bermacam-macam menu sesuai yang diinginkan; antara lain: 1. Cetak Data
Gambar Menu Cetak Data
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
78
Dalam menu Cetak Data, terdapat beberapa menu yang disediakan, meliputi: a. Lembar Disposisi Menu ini digunakan untuk mencetak lembar disposisi surat masuk dan surat keluar. b. Laporan Bulanan Dalam menu laporan bulanan, menyediakan laporan arsip berdasarkan bulan. Laporan bulanan ini juga terdapat sub menu yaitu laporan bulanan Data Surat Masuk, Data Surat Keluar dan Data Semua Surat.
c. Data Agenda Surat Menu Data Agenda Surat ini menyajikan laporan agenda surat selama satu tahun. Di dalam menu ini juga terbagi beberapa menu yang disediakan, antara lain: Agenda Surat Masuk, Agenda Surat Kelur, Agenda Tahun Aktif, Agenda Tahun Inaktif, dan Berdasarkan Unit Kerja.
d. Kartu Kendali Apabila terdapat kartu kendali yang hilang, pengendali surat dapat mencetak kembali kartu kendali pada menu ini. Dengan menu ini juga dapat mencetak seluruh kartu kendali surat masuk, kartu kendali surat keluar maupun kartu kendali seluruh surat. e. Daftar Pertelaan Arsip (DPA) Dalam mencetak DPA dibagi berdasarkan DPA Permanen, Musnah maupun Dinulai Kembali.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
79
f. Cetak Lain-lain Apabila menginginkan cetak yang lain, menu ini menyediakan laporan Seluruh Surat yang Belum Dibalas maupun yang Sudah Dibalas, Laporan Surat yang berbentuk faximile, dan laporan Statistik Arsip. 2. Cetak Khusus
Gambar Menu Cetak Khusus Dalam menu Cetak Khusus menyediakan menu-menu untuk mencetak laporan yang sudah dikelompokkan berdasarkan sifat surat. Menu-menu tersebut, antara lain: 01 Cetak Laporan Daftar Berita Acara 02 Cetak Laporan Daftar Nota Dinas 03 Cetak Laporan Daftar Surat Pengantar 04 Cetak Laporan Daftar Surat Keputusan 05 Cetak Laporan Daftar Surat Perintah Tugas 06 Cetak Laporan Surat Keterangan 07 Cetak Laporan Surat Ijin 08 Cetak Laporan Proposal 09 Cetak Laporan Surat SPPD 10 Cetak Laporan Surat SPPLS 11 Cetak Laporan SP2D 12 Cetak Laporan SPK
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
80
3. Cetak Statistik Surat Masuk dan Keluar Dalam kurun waktu satu tahun perlu adanya persentase pengelolaan surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Dalam aplikasi Simardi tersedia menu Statistik Surat yang dapat menyajikan persentase dari surat yang tersaji menjadi dua, yaitu persentase surat menurut Retensi Arsip dan Nilai Guna Arsip. Proses untuk mencetak statistik surat meliputi: a. Klik Tombol Statistik Surat
1 3
2
4
Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini: Point 1 – Pilih jenis surat yang akan diproses, surat masuk atau Surat Keluar. Point 2 – Pilih Tahun olah surat masuk atau keluar. Point 3 – Tombol untuk memproses. Point 4 - Tombol untuk menampilkan lembar cetak data Statistik Surat (tiga jenis laporan statistik)
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
81
Contoh Laporan Statistik View 1
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
82
Contoh Laporan Statistik View 2
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
83
Contoh Laporan Statistik View 3
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
84
7.3
Pengolahan Data Arsip Pada Setiap Akhir Tahun
1. Khusus bagi unit kerja yang menerapkan sistim Desentralisasi, buatlah Nota Dinas pimpinan SKPD kepada seluruh Bagian/Seksi yang bertujuan untuk penarikan/mutasi seluruh arsip-arsip yang berada di Unit Pengolah agar diserahkan/ditarik kembali ke Bagian Tata Usaha dalam rangka memenuhi persiapan pengolahan arsip. Nota Dinas disampaikan dengan melampirkan Data Agenda Surat berdasarkan Unit Kerja agar unit kerja dapat mengetahui arsip-arsip manasaja yang akan memenuhi permintaan untuk ditarik kembali ke bagian TU. Bagi SKPD yang melakukan penataan arsip secara Sentralisasi
maka
proses
pengolahan
arsip
dapat
segera
dilaksanakan tanpa harus membuatkan Nota Dinas untuk penarikan arsip-arsipnya dengan melaksanakan kegiatan point 4 dari langkahlangkah ini. 2. Cetak DPA berdasarkan Unit Kerja :
Gambar DPA Berdasarkan Unit Kerja 3. Penataan Pra Manufer Arsip Lakukan penataan arsip-arsip yang telah diserahkan dari Unit Kerja dengan mengelompokan dengan jenis surat Masuk dengan Box tersendiri demikian pula dengan jenis surat keluar dengan Box
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
85
tersendiri, susunlah arsip-arsip tersebut berdasarkan dengan urut Nomor Agenda Surat Masuk/Keluar. Buatlah Catatan Nomor berkas (Nomor Agenda) pada label Box Arsipnya, guna untuk mempermudah penelusuran arsip ketika akan dilakukan manufer.
4. Manufer Arsip a. Melakukan proses pengolahan arsip dengan dibantu aplikasi SiMARDi dengan Login Kegiatan Arsiparis Pengolahan Arsip Pengolahan Arsip Aktif. b. Memuat Data Yang Akan Diolah.
Gambar. Form Pengolahan Arsip
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
86
Untuk menetapkan surat-surat yang telah jatuh tempo retensinya, ada 2 opsi dalam menentukan pemilihan arsip-arsip yang ikut diolah. Opsi 1 – Upload data arsip dengan memilih tahun retensinya melalui tombol combo yang tersedia. Opsi 2 – Upload semua data arsip dengan menekan tombol Upload Alldata. Opsi kedua ini dilakukan jika pengolahan sudah tidak lagi mempertimbangkan surat-surat mana saja yang telah jatuh tempo retensi aktifnya sesuai dengan tahun pada tahun pengolahan dilakukan. Beberapa pertimbangan dengan melihat kondisi arsip dilapangan, maka pada pengolahan tingkat level pertama ini disarankan agar pengelola sebaiknya tidak terlebih dahulu memilih-milih
surat
manasaja
yang
sudah
masuk
masa
retensinya, tetapi dalam rangka penyelamatan data arsip dan melakukan penertiban arsip maka lakukanlah proses pengolahan arsip-arsip tersebut dengan tanpa memperhatikan jadwal yang telah ditentukan melalui pemilihan masing-masing klasifikasi. Karena kita masih memiliki kegiatan Penilaian Arsip yang dapat dilakukan dikemudian hari. Hal ini dimaksudkan agar arsip-arsip yang kita miliki benar-benar harus diselamatkan informasinya dalam keadaan tertib dan tertata rapi sesuai dengan kelompok keterangan retensinya (Permanen, Musnah dan Dinilai Kembali). Kegiatan pemindahan arsip dalam rangka akuisisi arsip dari Intansi ke Lembaga Kearsipan Daerah benar-benar berjalan tertib dan dapat dipertanggung-jawabkan kelengkapannya melalui Berita Acara Penyerahan Arsip.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
87
c. Pemberian Nomor Seri DPA Berikanlah nomor seri DPA (Daftar Pertelaan Arsip) terhadap arsip-arsip yang akan di olah, dengan mengisi nomor DPA pada kolom isian Nomor Seri DPA. Contoh : DPA-T001, inisial ini hanya sebagai contoh saja dengan mengartikan DPA (sebagai istilah Daftar Pertelaan Arsip), T adalah Tekstual dan 001 adalah digit nomor urut DPA. Jumlah digit dapat diatur secara luwes, biasa langsung dengan menuliskan angka 1 atau diawali dengan sejumlah digit 0 sperti T001 atau T0001 atau T00001 dst…. Pemberian nomor DPA sangatlah penting agar Database arsip yang terhimpun menjadi satu dari kumpulan data-data arsip seluruhnya maka harus dapat dibedakan antara kelompok arsip yang telah terdaftar pada DPA yang satu dengan DPA arsip lainnya. Hal ini disebabkan proses pengolahan arsip terjadi secara bertahap sedangkan setiap tahapanya selalu menghasilkan sebuah DPA tersendiri. Sebuah DPA pun sudah mencerminkan penataan arsipnya, maka untuk bisa membedakan antara arsip yang terdaftar pada setiap DPA yang berbeda maka dibutuhkan nomor seri untuk setiap DPA-nya.
d. Pemberian Nomor Depenitif Arsip Pemberian nomor defenitif adalah guna untuk menetapkan nomor bagi setiap berkas/arsip yang penetapannya diproses dengan melakukan pengindekan (mengurutkan) terhadap ; Keterangan JRA, Klasifikasi, Tahun dan Bulan Arsip-arsip tersebut. Nomor defenitif ini merupakan nomor urut berkas yang menjelaskan tempat dimana arsip terebut ditempatkan disetiap box arsip, hal dimaksudkan untuk dapat dengan udah membantu
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
88
dalam penelusuran arsip. Cara melakukan proses pemberian nomor defenitif.
Isikan nomor seri DPA yang akan di proses
Pilihlah Salah satu keterangan JRA dari 3 pilihan yang tersedia (Permanen, Musnah atau Dinilai Kembali).
Tekan tombol Proses Nomor Defenitif, tunggulah sampai komputer melakukan prosesnya.
Lakukan pemantauan melalui Preview dari masing-masing keterangan JRA (Preview Permanen, Preview Musnah, Preview Dinilai Kembali)
e. Mencetak Laporan DPA-Sementara Cetaklah DPA Sementara untuk melakukan manufer arsip. Caranya dengan memilih DPA-S pada kolom jenis DPA. Laporan DPA-Sementara seperti contoh di bawah ini:
Gambar. Daftar Pertelaan Arsip Sementara (DPA-S)
Gunakan DPA-S yang telah dicetak sebagai panduan untuk melakukan manufer arsip (surat masuk dan keluar anda). Pindahkan arsip-arsip yang terletak pada Box sebelumnya kedalam Box Arsip
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
89
yang baru dengan berpedoman pada Nomor Defenitif dan Nomor Agenda Surat Masuk dan Keluar seperti Contoh gambar diatas, letakanlah surat masuk yang bernomor agenda 2 yang terdapat dalam box arsip surat masuk pada urutan pertama dalam box arsip yang baru sebagai kelompok Arsip dengan retensi Arsip Dinilai Kembali, kemudian ambilah arsip pada box arsip keluar dengan urutan agenda 16 untuk diletakan pada box arsip yang baru dengan urutan berkas nomor 2, demikian seterusnya hingga arsip-arsip yang terdapat pada box pertama habis disusutkan ke Box yang baru. Lakukan hal yang sama terhadap Arsip Musnah dan Arsip Permanen, hingga kita mendapatkan arsip-arsip yang telah tertib dan rapi. f.
Penataan Surat Masuk/Keluar dan Retensi Arsip
Menata Surat Masuk dan Keluar Tatalah surat masuk dan keluar anda sesuai dengan urutan jenis suratnya misalnya untuk Surat Masuk urut dari 1 dan seterusnya, untuk Surat Keluar Urut dari satu dan seterusnya. Sediakanlah Map Gantung dan catatlah disetiap kupingnya diberikan nomor 1 – 50, 51 – 100, 101 – 150 dan seterusnya artinya kita menyediakan ruang penyimpanan surat dalam setiap Map Gantung sebanyak 50 surat. Contoh sperti pada gambar dibawha ini :
101 - 150
051 - 100 001 - 050
Surat Masuk
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
90
Secara
manual
penataan
biasanya
disusun
berdasarkan
klasifikasi, dan yang telah mengelola dengan SiMARDi sebaiknya disusun berdasarkan nomor urut surat masuk dan keluar, hal ini dimaksudkan untuk mempermudah para pengelola kearsipan melakukan manufer arsip dengan berpedoman pada Daftar Pertelaan Sementara (DPAS) melihat nomor defenitif dan nomor fisik arsip (nomor agenda yang tertulis pada lembar Disposisi Masuk dan Keluar) dalam rangka melaksanakan kegiatan penyusutan arsip di setiap akhir tahun anggaran. Lakukanlah perekaman data lokasi arsip dengan memakai menu PENATAAN sesuai dengan nomor label box yang baru. Jumlah arsip untuk menempati Box Arsip bisa bervariatif sesuai dengan perkiraan, hal ini disebabkan ketebalan dari masingmasing arsip tidaklah sama, bisa 1 Box Arsip menempati 25 arsip juga dapat dimungkinkan dengan jumlah 40, 50 berkas. Komputer akan merekam setiap lokasi arsip pada setiap Box Arsipnya akan diberi nomor lokasi dari angka 1 dan seterusnya sebagai kode urutan berkas pada setiap Boxnya. Misalnya jumlah data ada sebanyak 20 data, jika sejumlah data tersebut akan ada tempatkan dalam lokasi simpan yang sama maka anda mengisinya sebagai berikut : Menata Arsip Yang Telah Diolah Arsip-arsip yang telah di olah tentu sudah berada di setipa box arsip yang baru, dan pada setiap box sudah diberikan label Box Arsip dengan nomor boxnya. Karena arsip telah ditempatkan dilokasi box maka updating nomor lokasi pada database juga harus dilakukan, agar jika dilakukan penelusuran data arsip komputer dapat menginformasikan lokasi arsip sesuai dengan lokasinya yang baru. Box arsip diberikan label nomor urut untuk
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
91
setiap retensinya ditu;is dari nomor urut satu, misalkan untuk Box Arsip Permanen di urutkan dari box nomor 1, untuk arsip musnah dimulai dari nomor box 1 juga untuk arsi[ yang dinilai kembali diurutkan mulai dari nomor 1 dst.
Gambar. Form Pengisian Penataan Nomor Berkas Arsip Aktif Contoh :
Rencana Pertama : Anda akan menyimpan arsip pada Rak.01 dan Boks.001
sebanyak 20 berkas tanda garis miring akan diiukuti dengan nomor urut berkas yang ditulis oleh computer secara otomatis. Proses ini akan berakibatkan kolom Lokasi akan tertuliskan hingga record terakhir R.01/B.001/1, 2, 3, 4 ……… dst sampai dengan angka 20. Angka 1 sampai dengan 20 adalah menunjukan identitas nomor berkas yang di susun dalam satu boks arsip.
Rencana Kedua
:
Jika anda menghendaki jumlah 27 data arsip akan ditempatkan sebanyak 3 box dengan pembagian Box 1 sebanyak
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
92
7 arsip, box ke 2 sebanyak 8 arsip/berkas dan box ke 3 sebanyak 12 arsip. Maka anda dapat melakukannya sebagai berikut :
1) Pertama lakukanlah pengetikan elemen isian seperti pada gambar berikut ini :
Maka hasilnya computer akan memperlihatkan tampilan data pada Rak 01 dan Box 001 dengan mengurutkan nomor berkasnya sesuai dengan pembagian yang anda kehendaki.
2) Selanjutnya:
Maka komputer secara otomatis akan menuliskan nomor urut berkas 8 sampai dengan berkas nomor 15 berada dalam alamat Rak.001 dan Box 002. Lakukan seperti contoh sampai selesai.
g. Pencetakan DPA Akhir Untuk mencetak DPA Akhir caranya kembali ke tab Cetak DPA. Cetak seluruh DPA baik yang Musnah, Dinilai Kembali maupun Permanen. DPA ini menampilkan hasil proses penataan arsip, sehingga dapat diketahui letak arsip sekarang (seperti yang dilingkari pada gambar berikut ini). DPA yang telah dicetak diberikan keterangan pada kovernya secara rinci memuat nama instansi pencipta, tahun penciptaan, nomor depenitif dan jumlah arsipnya, serta nomor Seri DPAnya. Sebaiknya untuk masing-masing retensi
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
93
arsip diberikan warna kover yang berbeda-beda, misalnya warna biru untuk kover arsip permanen, warna merah untuk kover arsip musnah dan warna kuning untuk arsip dinilai kembali.
Gambar. Daftar Pertelaan Arsip Final
h. Penataan Arsip Pada Rak Arsip Lakukan penataan Box Arsip pada Rak Arsip yang telah tersedia, selama arsip-arsip tersebut belum diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
i. Penyerahan Arsip ke LKD Buatlah Berita Acara Serah Terima asip-arsip yang akan diserahkan dengan menyiapkan box arsip yang telah tertib dan disertakan dengan perekaman database arsip ke dalam CD untuk diserahkan arsipnya ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dalam bentuk Hardcopy (Surat-surat) dan Softcopy (Database DPA). Administrator LKD akan mengupload ke dalam server portal
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
94
kearsipan daerah sebagai akumulasi data arsip dalam rangka penyediaan pelayanan informasi kearsipan daerah.
ARPUSINDO SURAKARTA
SiMARDi Offline
95
View more...
Comments
