Manual Siigo Cartilla 7 - Proceso Activos Fijos

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SIIGO Versión 4.2

STANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION ACTIVOS FIJOS

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION ............................................................................. 12 2. CUENTAS CONTABLES..................................................................... 13 3. CREACION DE GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS ........................................ 15 4. CREACION DE ACTIVOS FIJOS ......................................................... 17 5. DOC. QUE INTERVIENEN EN EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS .......... 21 6.SALDOS INICALES DE ACTIVOS FIJOS................................................ 22 10. ASIGNACION DE RESPONSABLES POR ACTIVOS FIJOS....................... 27 11. MARCACIÓN DE ACTIVOS COMO AJUSTABLES .................................. 28 12. MARCACIÓN DE ACTIVOS COMO DEPRECIABLES............................... 29 13. AJUSTES POR INFLACIÓN .............................................................. 30 13.1. CAPTURA DE INDICES ................................................................ 30 13.2. PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN ACTIVOS FIJOS............ 31 13.3. PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN P.A.A.G ...................... 32 13.4. PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN DIFERIDOS ................. 33 13.5. PROCESO DE LOS AJUSTES POR DIFERENCIA EN CAMBIO ............... 34 14. DEPRECIACION ............................................................................ 35 17. VALORES NO AJUSTABLES ............................................................ 44 18. MANEJO FECHAS DE VENCIMIENTO ................................................ 45

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19. MANEJO DOCUMENTOS DE ACTIVOS ............................................... 47 19.4 MANTENIMIENTO DE ÓRDENES DE COMPRA ................................... 57 20. OTROS INFORMES ........................................................................ 60 20.2 REPORTE DE ACTIVO DEPRECIABLES COMPLETAMENTE ................... 61 20.3 REPORTE DE PLANILLA INVENTARIO FÍSICO ................................... 62 20.4 REPORTE ACUMULADO DE ACTIVOS A UN CORTE ............................ 63 20.5 REPORTE SALDOS POR DEPRECIAR ............................................... 64 21. TALLER ...................................................................................... 67

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....................................................................................................... 71 GENERAL: SE ENCUENTRAN LOS DATOS GENERALES DE LA EMPRESA Y/O PERSONA PROPIETARIA DE LA EMPRESA .................................................................. 71 CONTACTOS: EN ESTA OPCIÓN SE ALMACENAN LOS DATOS DE LAS PERSONAS DE LA EMPRESA QUE TIENEN CONTACTO CON INFORMÁTICA Y GESTIÓN S.A................. 71

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MONITOR: DESDE ESTA OPCIÓN SE VERIFICAN Y SE CONSULTAN EL CONTENIDO DE CONTRATOS, PROYECTOS, DOCUMENTOS Y REQUISICIONES ASOCIADAS A LOS USUARIOS. ......................................................................................... 71 REQUISICIONES: SE PUEDEN CONSULTAR LAS TRES ULTIMAS REQUISICIONES O ACCIONES REALIZADAS O SOLICITADAS POR EL USUARIO Y PERSONAL DE INFORMÁTICA Y GESTIÓN S.A. ................................................................. 72 CAMPOS LIBRES: SON DATOS QUE PERMITEN INFORMAR ENTRE OTROS, FECHA DE INSTALACIÓN DEL PRODUCTO, FECHA DE VENCIMIENTO DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO, SISTEMA OPERACIONAL, VENDEDOR, ASESOR DE CARTERA, ETC.72 MERCADEO: EN LA OPCIÓN DE MERCADEO SE PUEDEN CONSULTAR, ENTRE OTRA, LA SIGUIENTE INFORMACIÓN: ESTADO Y CLASIFICACIÓN INTERNA DEL CLIENTE, SECTOR ECONÓMICO, ETC. ..................................................................... 72 RELACIONES: INFORMA EL MANAGER O DIRECTOR, QUIEN ES LA PERSONA ENCARGADA DE DAR TRÁMITE A LOS REQUERIMIENTOS ENVIADOS POR LOS USUARIOS A TRAVÉS DE LAS SOLICITUDES VÍA WEB. ADICIONALMENTE PRESENTA EN SUBSIDIARIAS, LOS PUNTOS DISTRIBUIDOS QUE POSEE EL CLIENTE A TRAVÉS DE LA ADQUISICIÓN DE LICENCIA(S).................................................................. 72 FINANZAS: EN ESTA OPCIÓN, PRINCIPALMENTE PODRÁ EL USUARIO CONSULTAR SU ESTADO DE CUENTA CON INFORMÁTICA Y GESTIÓN S.A. ................................. 72 CON LA AYUDA DEL ASESOR, VERIFICAR LA INFORMACIÓN REGISTRADA EN ESTA PESTAÑA. ........................................................................................... 72 3. CREACIÓN DE CONTACTOS: ............................................................ 73 CON LA AYUDA DEL ASESOR: .............................................................. 73 1. UBICARSE EN LA OPCIÓN DE CONTACTOS. ESTA SECCIÓN PRESENTA DOS OPCIONES: TODAS Y NUEVO; LA OPCIÓN TODAS PERMITE CONSULTAR TODOS LOS CONTACTOS CREADOS Y NUEVO, TIENE COMO PROPÓSITO EL CREAR UN CONTACTO. ....................................................................... 73

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.................................... 73 INGRESE POR TODAS Y CONSULTE LOS CONTACTOS CREADOS. .............. 73

...................... 73 EN SEGUNDO LUGAR, SE INDICA AL USUARIO QUE INGRESE POR NUEVO, PARA CREAR UN NUEVO CONTACTO, PUEDE CREARSE USTED COMO CONTACTO SI NO ESTÁ RELACIONADO EN LA LISTA DE CONTACTOS, O CREAR A UN COMPAÑERO DE OFICINA QUE NO ESTE CREADO: ................ 73

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....................................................................................................... 74 FAVOR REGISTRAR TÍTULO (SEÑOR, SEÑORA, ETC.), NOMBRES, APELLIDOS, CARGO, MAIL, TELÉFONO Y EXTENSIÓN, CELULAR Y FAX. Y HACER CLIC CON EL BOTÓN GUARDAR. ......................................................................... 74

....................................................................................................... 74

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4. ACCESO A PRODUCTOS Y SERVICIOS................................................ 74 INGRESAR POR EL LINK PRODUCTOS Y SERVICIOS: .............................. 74

....................................................................................................... 75 CONSULTAR LOS DIFERENTES PRODUCTOS QUE SE OFRECEN PARA COLOMBIA: ....................................................................................... 75 ™

E- SYNERGY............................................................................... 75

™

SIIGO CLÍNICO .......................................................................... 75

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SIIGO COLEGIOS........................................................................ 75

™

SIIGO DOS ................................................................................ 75

™

SIIGO NOMINA VISUAL ............................................................... 75

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SIIGO OFICIAL ........................................................................... 75

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SIIGO PRACTICO ........................................................................ 75

™

SIIGO COLEGIOS........................................................................ 75

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....................................................................................................... 75 INGRESAR AL VÍNCULO E- SYNERGY..................................................... 75 AL INGRESAR A LA INFORMACIÓN DE ESTE PRODUCTO, HACER CLIC SOBRE MAS DETALLES, PARA QUE CONSULTEN LAS CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS DEL E-BUSSINESS. .......................................................... 75 1.1. VERIFICACION DE LAS CARACTERISTICAS DE LAS CUENTAS CONTABLES ...................................................................................... 77 1.2. APERTURA DE GRUPOS DE ACTIVOS .............................................. 78 1.3. CREACIÓN DE ACTIVOS................................................................ 79 RUTA: ACTIVOS FIJOS – MANTENIMIENTO RESPONSABLES DE ACTIVOS ... 82 RUTA: ACTIVOS FIJOS – MANTENIMIENTO ACTIVOS COMO AJUSTABLES ... 82 RUTA: ACTIVOS FIJOS – MANTENIMIENTO ACTIVOS COMO DEPRECIABLES83 2. EFECTUE LA INCLUSION DE SALDOS INICIALES ................................. 83 3. CONSULTA DE LA INCLUSION DE LOS ACTIVOS FIJOS......................... 86 3.1. CAPTURAR EL P.A.A.G .................................................................. 86 3.2. EJECUTAR EL PROCESO DE AJUSTES POR INFLACION ....................... 86 4. PROCESO DE DEPRECIACION ........................................................... 87 7. GENERACION DE INFORMES ............................................................ 88 RUTA: ACTIVOS FIJOS – OTROS INFORMES - ACTIVOS DEPRECIADOS ..... 90

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RUTA: ACTIVOS FIJOS – OTROS INFORMES - PLANILLA INVENTARIO FISICO ....................................................................................................... 90

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1. INTRODUCCION Los activos fijos de una compañía representan los bienes tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construcción con el fin de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos o para usarlos en la administración del ente económico. Por lo anterior el módulo de Activos Fijos de SIIGO brinda una herramienta eficiente para el control y administración de los activos fijos de la empresa, optimizando los procesos de ajustes por inflación y depreciación de los mimos.

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2. CUENTAS CONTABLES Las cuentas contables que intervienen en el proceso de activos fijos se relacionan a continuación

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Activo: La primera cuenta contable que se debe definir es la de los activos fijos. Los signos de interrogación hacen referencia a la clasificación de las diferentes cuentas que corresponden al grupo 15 – Propiedad Planta y Equipo, de acuerdo a la estructura indicada en el Plan Único de Cuentas, ejemplo: 152405 Muebles y Enseres, 152010 Maquinaria y Equipo, 154010 Flota y Equipo de Transporte, etc.

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Depreciación Acumulada: Los activos fijos sufren un proceso de desgaste llamado depreciación que se origina por el uso, obsolescencia por avances tecnológicos o por cambios en la demanda de bienes productivos o de los servicios prestados. Para el manejo contable es necesario definir la cuenta 1592 – Depreciación Acumulada, donde los signos de interrogación clasifican los diferentes tipos de activos de acuerdo a la estructura del Plan Único de Cuentas, ejemplo: 159215 Depreciación Acumulada de Muebles y Enseres, 159210 Depreciación Acumulada de Maquinaria y equipo, 159235 Depreciación Acumulada de Flota y Equipo de Transporte, etc.

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Gasto Depreciación: El proceso de depreciación de los activos fijos genera un gasto para la empresa y para tal efecto se debe definir la cuenta 5160 – Gasto Depreciación Acumulada. Los signos de interrogación clasifican los diferentes tipos de activos de acuerdo a la estructura del Plan Único de Cuentas

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Ajuste por Inflación: Los activos fijos se deben ajustar para reconocer el efecto de la inflación y los signos de interrogación corresponden a los diferentes tipos de activos del grupo 15 – Propiedad Planta y Equipo, de acuerdo a la clasificación establecida en el Plan Único de Cuentas, ejemplo: 152499 Ajustes por Inflación de Muebles y Enseres, 1520999 Ajustes por Inflación de Maquinaria y Equipo, etc.

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Ajustes por Inflación a la Depreciación Acumulada: La depreciación acumulada debe ajustarse por inflación de acuerdo a lo establecido en las normas legales vigentes. Esta cuenta debe ser de naturaleza crédito.

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Corrección Monetaria: Corresponde a la contrapartida en los Ajustes por Inflación de los activos fijos y la depreciación acumulada. Los signos de interrogación hacen referencia a las Subcuentas 470515 - Corrección Monetaria para el Ajuste por Inflación de los Activos Fijos y la 470545 Corrección Monetaria para el Ajuste por Inflación de la Depreciación Acumulada. Esta última cuenta debe ser de naturaleza débito.

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3. CREACION DE GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS RUTA: Activos Fijos – Catálogo – Apertura de Grupos En esta opción se realizará la clasificación general de los activos fijos a través de los siguientes campos:

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Código Grupo: En este campo se debe digitar un código y una descripción para identificar a cada uno de los grupos de activos, de acuerdo a las necesidades de la empresa y a los activos que posea. El programa permite crear hasta 9999 grupos de activos Cuenta Activo: En este campo se debe digitar la cuenta contable que corresponde al grupo de activos que se esta creando (15????). Cuenta Depreciación: En este campo se debe digitar la cuenta de depreciación acumulada que corresponde al grupo de activos que se está creando (1592??). Cuenta Gasto: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto de depreciación acumulada que corresponde al grupo de activos que se está creando (5160??). Cuenta Ajuste Activo: En este campo se debe digitar la cuenta de ajuste por inflación al costo histórico que corresponde al grupo de activos que se está creando (15??99). Cuenta Contrapartida Activo: En este campo se debe digitar la cuenta de la corrección monetaria que corresponde a la contrapartida del ajuste por inflación al activo fijo (470515). Cuenta Ajuste Depreciación: En este campo se debe digitar la cuenta del ajuste por inflación a la depreciación acumulada (159299).

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Cuenta Contrapartida Depreciación: En este campo se debe digitar la cuenta corrección monetaria del ajuste por inflación a la depreciación (470545).

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Cuentas Garantia: En este campo se deben digitar las cuentas correspondientes a cada opcion siempre y cuando el activo se encuentre en garantia. Recuerde que estas cuentas solo seran utilizadas en los procesos de Ajustes por Inflacion y Depreciacion.

Cuentas Para dar de Baja Activos : En estos campos debera digitar las cuentas correspondientes para que el sistema realice el proceso automatico para dar de baja un activo.

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4. CREACION DE ACTIVOS FIJOS RUTA: Activos Fijos – Catálogo – Apertura de Activos En esta opción se deben crear los activos fijos de la empresa, por cada uno de los grupos de activos creados anteriormente. Aquí se detallarán las características principales de los activos. Para la creación de activos fijos se deben seguir los procedimientos que se describen a continuación:

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Código: En los cuatro primeros dígitos se debe colocar el código del grupo creado y automáticamente aparecerá el nombre correspondiente al grupo. En los siguientes cinco dígitos se debe colocar el código que se desea asignar al activo fijo que se va a crear, posteriormente el programa habilitará un campo para el nombre del activo fijo. El programa permite crear hasta 99999 activos fijos por cada grupo y este código será la identificación del activo en SIIGO. Responsable: En este campo se debe digitar el número de cédula del responsable del manejo del activo fijo que en este caso será uno de los empleados de la empresa. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono se pueden efectuar las búsquedas de los empleados creados o se podrá crear desde esta opción en el caso de que no exista en SIIGO el Nit del responsable. Esta opcion permitira mantener un informe historico de los diferentes responsables que ha tenido este activo. La modificacion se debe realizar por la opcion activos fijos - catalogo - mantenimiento responsables.

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Fecha de Compra: En este campo se debe digitar el año (4 dígitos), el mes (dos dígitos) y el día (2 dígitos) en que se adquirió el activo fijo. Es importante digitar la fecha correcta de compra para efectos del cálculo de la depreciación. Asegurado: Si se tiene constituida una póliza de seguros para el activo fijo se debe marcar esta pregunta y el programa desplegará la siguiente pantalla en la que se podrá efectuar la capturar los datos de la póliza y la compañía de seguros, la fecha de vencimiento de la póliza y el monto por el que se aseguró el activo fijo.

En caso de no contar con una póliza de seguros para el activo fijo se debe dejar el campo en blanco. ¾

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Activar/Desactivar: Cuando se esta creando un activo fijo se debe digitar “A” para activar el activo fijo y se tenga en cuenta en los procesos e informes relacionados con los ajustes por inflación y depreciación. Si el activo ya no pertenece a la compañía o fue dado de baja se debe desactivar digitando “D”, porque no podrá ser eliminado si posee movimiento. Nor. De Serial: Esta opción aplica para aquellos activos que están identificados con un número de serial asignado por el fabricante. Normalmente aplica para los equipos de cómputo y equipos de oficina como calculadoras, máquinas de escribir eléctricas, etc. Nor. De Placa: Este campo es utilizado para colocar el numero del serial del propietario del activo. Método de Depreciación : En este campo se debe escoger el metodo de depreciación a utilizar en el activo , para linea recta escoja la letra "L" y para la suma de digitos escoja la letra " S". Depreciable: Este campo se utilizara para marcar los activos que no se desea realizar la depreciacion. Centro de Costo y Subcentro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo al que pertenece el activo fijo, con el fin de controlar cada uno de los movimientos contables como compras, saldos iniciales, ajustes por inflación y depreciación por centro de costo. El subcentro de costo lo solicitará

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el programa en caso de que el centro de costo lo maneje, en caso contrario el programa no habilitará este campo. Veces a Depreciar: En este campo se debe digitar el número de veces a depreciar que se aplicará al activo fijo para que cumpla su vida útil. La vida útil de los activos fijos esta dada en años y para calcular número de veces a depreciar se debe multiplicar el tiempo en años por 12 meses y el resultado es el que se debe ingresar en este campo. El decreto 3019/89, determina la vida en años de los activos fijos de la siguiente manera:

ACTIVO Inmuebles Barcos, trenes, aviones, maquinaría, equipo y bienes muebles Vehículos automotores y computadores

VIDA UTIL 20 años

No. De Veces a Depreciar 240 meses

10 años

120 meses

5 años

60 meses

Recuerde De acuerdo a lo establecido en la dinámica de la cuenta 1592 – Depreciación Acumulada del Decreto 2650 de diciembre 29 de 1993 no se debe calcular depreciación a los terrenos, las construcciones e importaciones en curso y a la maquinaria en montaje. Así mismo contempla que cuando se adquiera un bien que haya estado en uso y por lo tanto haya sido total o parcialmente depreciado, el ente económico deberá depreciarlo, teniendo en cuenta la vida útil restante. ¾

¾ ¾ ¾ ¾

Ultima Fecha Depreciación: El programa calcula de forma automática la fecha en la que se aplicará la última depreciación al activo fijo, es decir, cuando el activo cumple su vida útil. Esta fecha la calcula con la fecha de compra y el número de veces a depreciar. Ubicación: En este campo se debe digitar el área exacta en la que se encuentra ubicado el activo fijo. Código de Barras: En este campo se debe diligenciar si el activo que se está creando esta identificado por un código de barras. Ajustable Inflación: Este campo se marcar para que el programa ajuste por inflación el activo fijo que se está creando. Estado del Activo: El activo fijo que se está creando puede encontrarse en tres estados que son A – Activo, L- Leasing, G – Garantía. A – Activo: se debe marcar cuando el activo pertenece a la compañía; en este caso se ajustará por inflación y se depreciará el activo fijo. L – Leasing: Se marcará esta opción cuando el activo se encuentra bajo la modalidad de arrendamiento financiero leasing, en este caso el programa no ejecutará los procesos de ajustes por inflación y depreciación al activo. G – Garantía: Se debe marcar esta opción cuando el activo fijo fue recibido como garantía para respaldar alguna cuenta por cobrar, pero realmente el activo no pertenece a

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la compañía, por lo tanto este activo no será ajustado por inflación ni depreciado. ¾ Observación: En este campo se puede especificar alguna característica particular del activo que se esta creando. ¾ Mantenimiento: Si el activo fijo cuenta con un contrato de mantenimiento o se controlan los mantenimientos efectuados al activo se debe marcar este campo. El programa desplegará la siguiente pantalla en la que se deben digitar el Nit de la compañía que realiza el mantenimiento del activo, el nombre del contacto y la fecha en la que se debe efectuar el mantenimiento. se pueden consultar los tres Con la tecla de función F3 o con el icono últimos mantenimientos realizados al activo. Si no se maneja mantenimiento para el activo se debe dejar el campo en blanco.

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5. DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS ¾

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Compras (Tipo P): Todas las compras de los activos fijos se deben contabilizar en un documento tipo P – Compras. Antes de efectuar el registro de compra, el activo debe estar previamente creado de acuerdo a los procedimientos establecidos anteriormente. En la compra de activos el valor del IVA se debe llevar como un mayor valor del activo a excepción de la importación de maquinaria en la que el IVA debe ser descontable. Saldos iniciales (Tipo L): El ingreso de los saldos iniciales de cada uno de los activos fijos debe efectuarse en un documento tipo L – 999 (Saldos iniciales) en el que se debe contabilizar el valor del costo histórico del activo fijo en la cuenta 15???? – Propiedad Planta y Equipo y el valor de la depreciación acumulada en la cuenta 1592?? – Depreciación Acumulada. Depreciación (Tipo L): Para contabilizar la depreciación acumulada de los activos fijos se debe definir un documentos tipo L – Otros. Ajustes por Inflación (Tipo A): La contabilización de los ajustes por inflación al costo histórico del activo fijo y el ajuste por inflación de la depreciación quedará en un documento tipo A – Ajustes por Inflación. En un documento tipo A – 999 se debe efectuar el ingreso de los saldos iniciales de los ajustes por inflación al costo histórico del activo y el ajuste por inflación a la depreciación acumulada. Requisicion (Tipo I ): Este documento es utilizado para realizar la solicitud de los diferentes activos que se necesitan en la empresa. La requisicion debe estar creada en contabilidad - definicion de documentos. Orden de Compra (Tipo M): Este documento es utilizado para realizar la compra del activo fijo al proveedor. La orden de compra debe estar creada en Contabilidad - definicion de documentos y debe tener la opcion de poder cruzar con una requisicion previamente elaborada.

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6.SALDOS INICALES DE ACTIVOS FIJOS RUTA: Contabilidad Comprobantes

–

Generación

de

Comprobantes

–

Entrada

de

Para llevar a cabo el ingreso de los saldos iniciales se deben diligenciar los siguientes campos:

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¾

Tipo: Se debe escoger el documento L – 999 para el ingreso de los saldos iniciales. Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta del activo fijo en la que se contabilizará el costo histórico del activo fijo, la cuenta de la depreciación acumulada y la cuenta puente para que en el comprobante queden sumas se puede efectuar iguales. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono la búsqueda de las cuentas. Centro de Costo: Se debe digitar el centro de costo al que pertenece el activo fijo. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo. Después de digitar el centro de costo el programa desplegará la siguiente pantalla en la que se debe seleccionar el activo fijo al que se le hará el ingreso de saldos iniciales. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono de los activos fijos creados.

se puede efectuar la búsqueda

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Descripción: En este campo se debe indicar el detalle o descripción del movimiento que se esta realizando. Movimiento Débito o Crédito: Para el movimiento de la cuenta del activo se debe efectuar un movimiento Débito y para las cuentas de la de depreciación y de la cuenta puente se debe efectuar un movimiento Crédito. Valor: En la cuenta del activo se debe digitar el valor del costo histórico del activo fijo y en la cuenta de depreciación se debe registrar el valor de la depreciación acumulada del activo fijo.

Después de ingresar los saldos iniciales del costo histórico y la depreciación acumulada se deben ingresar los saldos iniciales del ajuste por inflación del activo a través de un documento tipo A – Ajustes por Inflación, que contiene los siguientes campos:

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Tipo: Se debe escoger el documento A – 999 para el ingreso de los saldos iniciales. Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta del ajuste por inflación al costo histórico del activo fijo, la cuenta del ajuste por inflación a la depreciación acumulada y la cuenta puente en la que se harán las contabilizaciones correspondientes. Con las teclas de función F2 o F3 se puede efectuar la búsqueda de las cuentas. Centro de Costo: Se debe digitar el centro de costo al que pertenece el se puede activo fijo. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono efectuar la búsqueda de los centros de costo. Después de digitar el centro de costo el programa desplegará la siguiente pantalla en la que se debe seleccionar el activo fijo al que se le hará el ingreso de saldos iniciales. Con las teclas de función F2 o F3 se puede efectuar la búsqueda de los activos fijos creados.

¾ ¾

¾

Descripción: En este campo se debe indicar el detalle o descripción del movimiento que se esta realizando. Movimiento Débito o Crédito: Para el movimiento de la cuenta del ajuste por inflación del activo se debe efectuar un movimiento Débito y para las cuentas del ajuste por inflación a la depreciación y a la cuenta puente se debe efectuar un movimiento Crédito. Valor: En la cuenta del activo se debe digitar el valor del ajuste por inflación al costo histórico del activo fijo y en la cuenta del ajuste por inflación de la depreciación se debe registrar el valor correspondiente.

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7. CONCEPTOS PARA LAS REQUISICIONES RUTA : Activos Fijos - Catálogos - Conceptos Requisiciones. En esta Por esta opción crean los conceptos que reemplazaran los códigos de los activos fijos en la requisición (Documento tipo I ). Estos códigos se deben crear debido a que en el momento de realizar una requisición no se tiene creado el código del activo fijo. Por esta opción crean los conceptos que reemplazaran los códigos de los activos fijos en la requisición (Documento tipo I ). Los conceptos de requisición son conceptos asignados al sistema para poder realizar el documento requisición (tipo I) debido a que aun no se tiene creado el código para ser asignado al activo fijo. Por ejemplo: 001 COMPUTADORES 002 ESCRITORIOS 003 MAQUINA PLANA Una vez registrada la compra del activo fijo se le asignara y creara el código del activo por la ruta ( Activos fijos - catálogos - apertura de activos) y posteriormente se realizara un mantenimiento al documento inicialmente elaborado (tipo I - M ).Este mantenimiento corresponde a cambiar el concepto de la requisición por el código asignado al Activo fijo. Para crear los conceptos diligencie los siguientes campos:

Codigo: Asigne el numero al concepto maximo hasta 999 conceptos Nombre: Escriba el nombre del concepto, con enter asume la grabacion.

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8. ASIGNACION ACTIVOS FIJOS EN MONTAJE Ruta : Activos fijos - Catálogos - Asignación de Activos Fijos en Montaje. Esta opción permite asociar los componentes que pueden llegar a tener un activo, al cual se le esta realizando su determinado montaje. Tanto el código en montaje como sus componentes deben ser códigos de activos creados en la apertura de activos fijos y que sufren procesos de ajustes por inflación. El montaje de un activo fijo se da porque no hay ningún proveedor que lo venda completo como la empresa lo desea o simplemente porque al realizar su montaje es más económico. En el momento en que el activo esta completo se debe realizar su entrada con el registro de compras, donde los valores incurridos en ajustes por inflación a sus componentes deben ser un mayor valor de compra para el mismo. MONTAJE - CODIGO: Permite buscar el código previamente creado en el catalogo de activos fijos. Valida que este código no este en ceros y que exista en la tabla de activos. COMPONENTES - CODIGO: Solicita el código de Activos que se utilizan como componentes de Montaje. Permitir buscar el código (s) previamente creado(s) en el catalogo de activos fijos. Se valida que este código no este en ceros y que exista en la tabla de activos. Permite grabar con el icono de la bandera cuando ya no se deseen incorporar más componentes.

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Nota: El ingreso de estos activos se realiza en la Elaboración del registro de compras y allí se valida y se cargan los costos de ajustes por inflación y posibles depreciación que hayan sufrido cada uno de los componente del activo en montaje. Estos valores asignados por el activo deben ser mayor al valor de compra. 9. CONCEPTOS DE GASTOS DE ACTIVOS FIJOS EN TRANSITO Ruta : Activos Fijos - Catalogos - Conceptos de Gastos de Activos Fijos en Transito Opción que se utiliza para crear los conceptos que se utilizaran para cargar los costos en que incurre un activo para su importación. Estos gastos se llevaran al activo, como un mayor valor de compra del mismo, en el momento de ingresar el artículo en el registro de compra. CODIGO: Asigne el numero al codigo que desee crear DESCRIPCION: Solicita descripción del concepto CUENTA: Solicita cuenta a la cual se debe enviar dicho concepto. Puede ser una de gasto o de Activos en transito.

10. ASIGNACION DE RESPONSABLES POR ACTIVOS FIJOS RUTA: Activos Fijos – Catálogo – Mantenimiento responsable activos Esta opción permite cambiar el nombre del responsable a los activos fijos conservando el historial por fecha y nit que lo tuvo y lo tiene en la actualidad. • • • •

Al ingresar a esta opción solicita el código del activo deseado Se debe digitar la información del responsable que posee en la actualidad el activo fijo. Complementando con el nombre del responsable, Centro de costo y fecha de asignación a este. Esta fecha se debe tomar automáticamente según la fecha que tenga SIIGO en este momento. Al cambiar el NIT del responsable se mantendra en su historia.

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11. MARCACIÓN DE ACTIVOS COMO AJUSTABLES Ruta : Activos - Catalogos - Mantenimiento de activos como ajustables Esta Opción permite marcar o desmarcar un rango de Activos Fijos para posteriormente realizar el proceso de los ajustes por inflacion. El sistema solamente realizara el proceso de ajustes por inflacion a los activos que se encuentren marcados como Ajustables. Codigo de activos Desde: Digite el codigo desde el que desea marcar o desmarcar para el proceso de ajustes por inflacion. Codigo de activos Hasta: Digite el codigo hasta el que desea marcar o desmarcar para el proceso de ajustes por inflacion.

Solicita si “Desea aplicar Ajustable S/N ?” .

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12. MARCACIÓN DE ACTIVOS COMO DEPRECIABLES Ruta : Activos - Catálogos -Mantenimiento de activos como depreciables Esta Opción permite marcar o desmarcar un rango de Activos Fijos para realizar el proceso de los depreciación. El sistema solamente realizara el proceso de depreciación a los activos que se encuentren marcados como depreciables. Código de activos Desde: Digite el código desde el que desea marcar o desmarcar los activos para el proceso de depreciación. Código de activos Hasta: Digite el código hasta el que desea marcar o desmarcar para el proceso de depreciación.

Solicita si “Desea aplicar Depreciación S/N ?” .

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PROCESOS DE ACTIVOS 13. AJUSTES POR INFLACIÓN 13.1. CAPTURA DE INDICES RUTA: Contabilidad – Ajustes Por Inflación - Captura de Índices Los activos fijos se deben ajustar por inflación mensualmente el primer día de cada mes con el PAAG (Porcentaje de Ajuste Año Gravable), establecido por el DANE (Departamento Nacional de Estadística). Para ejecutar correctamente el proceso de los ajustes por inflación se deben tener en cuenta los siguientes procedimientos:

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¾

¾

P.A.A.G: En esta opción se debe efectuar la captura del PAAG (Porcentaje de Ajuste Año Gravable) publicado por el DANE para cada uno de los meses del año. Con la tecla de función F1 o con el icono finaliza la captura. ACUERDO: Esta opción aplica para entidades estatales (generalmente los hospitales), los cuales no realizan los procesos de ajustes por inflación con el P.A.A.G, sino que establecen un porcentaje que es acordado con el gobierno.

13.2. PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN ACTIVOS FIJOS RUTA: Contabilidad – Ajustes Por Inflación – Activos Fijos RECUERDE: Si el activo esta marcado como Garantía en el catalogo de Activos Fijos, la contabilización se envia a las cuentas de garantía. Para ajustar por inflación los activos fijos se deben diligenciar los siguientes campos:

¾

¾ ¾

Comprobante: En este campo el programa mostrará de forma automática todos los documentos tipo A – Ajustes por Inflación que se han parametrizado previamente. Se debe escoger el asignado para los ajustes por inflación de los activos fijos. Nit a Usar: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, el cual debe estar previamente creado. Centro de Costo: Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes por inflación por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.

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Recuerde Los activos fijos no se ajustan por inflación en el mes de compra, sino hasta el siguiente mes.

La ejecución de los ajustes por inflación al P.A.A.G, Diferido y Diferencia en cambio tienen un procedimiento similar al de los Activos fijos y se describe a continuación:

13.3. PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN P.A.A.G RUTA: Contabilidad – Ajustes Por Inflación – P.A.A.G A través de esta opción se ejecutarán los ajustes por inflación a todas las cuentas que en el momento de su creación se hayan marcado como Ajustables al P.A.A.G, diferentes a las de los activos fijos, diferidos e inventarios. En este caso se ajustarían las cuentas del Patrimonio.

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¾

¾ ¾

Comprobante: En este campo el programa mostrará de forma automática todos los documentos tipo A – Ajustes por Inflación que se han parametrizado previamente y se debe escoger el de P.A.AG. Nit a Usar: En este campo se debe digitar el nit de la empresa, el cual debe estar previamente creado. Centro de Costo: Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes por inflación por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.

Recuerde Cuando no se cuenta con el módulo de Activos Fijos o Inventarios y dentro de la contabilidad se manejan estas cuentas se ajustarán en el proceso descrito anteriormente.

13.4. PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN DIFERIDOS RUTA: Contabilidad – Ajustes Por Inflación – Diferidos A través de esta opción se ejecutarán los ajustes por inflación a las cuentas de los diferidos cuyas cuentas se hayan marcado como Ajustable - Diferidos en el momento de su creación.

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¾ ¾ ¾

Del Nro: En este campo se debe digitar el número inicial del diferido que se quiere ajustar por inflación Al Nro: En este campo se debe digitar el número final del diferido que se quiere ajustar por inflación. Tipo Documento: En este campo el programa mostrará de forma automática todos los documentos tipo A – Ajustes por Inflación que se han parametrizado previamente y se debe escoger el de Diferidos.

13.5. PROCESO DE LOS AJUSTES POR DIFERENCIA EN CAMBIO RUTA: Contabilidad – Ajustes Por Inflación – Diferencia en Cambio El ajuste por diferencia en cambio la deben ejecutar las empresas que manejan moneda extranjera y deben re - expresar algunas de sus cuentas contables para reconocer el efecto de las variaciones en las tasas de cambio que sufren las diferentes monedas diariamente. Este es el único proceso que se encuentra dentro de los ajustes por inflación que se debe ejecutar el último día de cada mes y depende de la correcta parametrización de las cuentas contables y la alimentación diaria de las tasas de cambio. Los campos que se deben diligenciar al ejecutar este proceso, son los siguientes:

¾

Comprobante: En este campo el programa mostrará de forma automática todos los documentos tipo A – Ajustes por Inflación que se han parametrizado previamente. Se debe escoger el asignado para el Ajuste por Diferencia en Cambio.

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¾

¾

Centro de Costo: Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes por inflación por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa. Nit a Usar: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, el cual debe estar previamente creado. Recuerde

Los procesos de ajustes por inflación y ajuste por diferencia en cambio son automáticos en todos los casos, únicamente depende de la correcta parametrización de las cuentas contables.

14. DEPRECIACION RUTA: Activos Fijos – Depreciación – Comprobante de Depreciación De acuerdo a lo establecido en el decreto 2649 de Diciembre 29 de 2003 la depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico tales como línea recta, suma de los dígitos de los años, unidades de producción u horas de trabajo. Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la norma básica de asociación. 14.1 Depreciacion Linea Recta: El metodo de linea recta para la depreciación de los activos fijos se debe ejecutar el último día de cada mes. Se aplica de la siguiente manera: Costo Histórico + Ajuste por Inflación Depreciación Mensual

= --------------------------------------Número de veces a Depreciar

Para la correcta ejecución del proceso de depreciación en SIIGO se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

¾

¿ Desea correr la depreciación incluidos los ajustes?. Si no se marca esta opción solo se realizará el Proceso de Depreciación, teniendo en cuenta

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únicamente el costo histórico del activo para efectuar el cálculo de la depreciación acumulada y terminará el proceso de depreciación. Si se marca el campo, el programa calculará la depreciación acumulada sobre el costo histórico más el ajuste por inflación del activo fijo. Si la opción anterior fue marcada el programa mostrará la siguiente pantalla.

¾

¿ Desea que se tengan en cuenta los movimientos por ajustes al P.A.A.G. del presente mes?. El proceso de ajustes por inflación se debe ejecutar el primer día de cada mes y el proceso de depreciación se realiza el último día del mes. Si no se marca el esta opción, el proceso de depreciación no tiene en cuenta los ajustes por inflación calculados el primer día del mes en el que se realizará el proceso de depreciación. Si se marca el campo el programa incluirá el ajuste por inflación de mes en el que se esta efectuando el proceso de depreciación.

Si la opción anterior fue seleccionada el programa mostrará la siguiente pantalla.

¾

¿ Desea que la depreciación del ajuste por inflación se contabilice en la cuenta de depreciación?. Esta pregunta define la cuenta contable en la que se debe contabilizar la depreciación al ajuste por inflación. Si se marca esta opción el programa contabilizará la depreciación calculada al ajuste por inflación en la cuenta 1592?? – Depreciación Acumulada, pero al final de la vida útil del activo el valor de la depreciación será mayor al costo histórico y el valor en libros del activo será negativo. Si no se marca esta opción el programa contabilizará la

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depreciación del ajuste por inflación en la cuenta 159299 – Ajuste por Inflación a la Depreciación y al final de la vida útil el valor en libros del activo será cero (0). Después de haber marcado las dos primeras preguntas y dejar en blanco la última, el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los siguientes campos:

¾

¾

¾

Tipo: En este campo se debe digitar el documento L (Otros) que debe estar previamente creado en el que se efectuará el registro contable de la depreciación al costo histórico de cada uno de los activos fijos. Tipo: Inmediatamente, el programa solicitará un documento tipo A – (Ajustes por Inflación), para contabilizar en este comprobante la depreciación que se calcule al ajuste por inflación. Nit: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, para que las contabilizaciones de la depreciación queden cargadas a este número.

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:

¾ ¾

Activo Desde: En este campo se debe digitar el código inicial del activo desde el que se desea ejecutar el proceso de depreciación. Activo Hasta: En este campo se debe digitar el código final del activo hasta el que se desea ejecutar el proceso de depreciación.

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14.2

Depreciación Suma de Dígitos.

RUTA: Procesos de activos - comprobante de depreciación Al generar este proceso de debe tener en cuenta: ¾ Para la ejecución de la depreciación por suma de dígitos el sistema tomara únicamente los activos que estén marcados con la letra "S" en la pregunta Método de Depreciación que se encuentra en el catalogo de apertura de activos fijos.

¾

Si el activo esta como Garantía en el catalogo de Activos Fijos, las cuentas que utilizara en el proceso son las parametrizadas en el grupo de activos como de garantía.

¾

Para los activos que utilizan el método de Suma de dígitos se realizará sobre la siguiente formula: Para el calculo de la depreciación por suma de dígitos se realizara anualmente mediante una fracción que tiene como numerador el último año de vida que le queda y como denominador la suma de los años. Ejemplo: Costo del activo depreciable $ 50.000.000; vida Útil 10 años. •

Se calcula la suma de los dígitos de los años 1+2+3+4+5+6+7+8+9+10 = 55

•

La suma se convierte en una suma de fracciones que debe ser igual a la unidad: 1/55+2/55+3/55+4/55+5/55+6/55+7/55+8/55+9/55+10/55 = 1

•

La depreciación de cada año se calcula así: AÑO 1 2 3 4 5 6 7

FRACCION 10/55 9/55 8/55 7/55 6/55 5/55 4/55

VALOR DEPRECIABLE ($) 50.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000 50.000.000

DEPRECIACIÓN ANUAL ($) 9.090.909 8.181.818 7.272.727 6.363.636 5.454.545 4.545.454 3.636.364

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8 9 10 •

•

3/55 2/55 1/55

50.000.000 50.000.000 50.000.000

2.727.273 1.818.182 909.091 50.000.000

Se debe tener en cuenta que si un activo estaba en un método (Ejemplo línea recta) y se cambia a otro (Ejemplo Suma de dígitos) el valor que debe tomar como costo histórico es el costo neto (saldo actual) dejado en el método anterior, depreciando las veces que le hacen falta al anterior. En el movimiento se debe dejar la marca de que método de depreciación fue utilizado y si esta en garantía o no.

Recuerde Los pasos para la ejecucion del comprobante para la depreciacion por la suma de digitos tomara las mismas opciones del metodo de linea recta.

15. COMPROBANTE BAJA DE ACTIVOS RUTA: ACTIVOS FIJOS - PROCESOS DE ACTIVOS - BAJA DE ACTIVOS Para realizar el proceso de baja a un activo fijo, el sistema traerá automáticamente los saldos de las cuentas de activos, depreciación, ajuste y ajuste a la depreciación, generando un comprobante tipo L y uno tipo A. Con el comprobante L se descargan las cuentas del Activo y la depreciación con su correspondiente contrapartida. El comprobante tipo A debe descargar las cuentas de Ajuste al activo fijo y Ajuste a la depreciación. Solicita el tipo y comprobante del documento tipo L y A para ser utilizado en el proceso.

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Solicita el código del activo a dar de baja. Para esto se debe habilitar el icono de ayuda para poder buscar el código del mismo.

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Solicita las cuentas contrapartidas para el cuadre del comprobante L y A de baja del activo. Estas cuentas serán: • Contrapartida del Histórico • Contrapartida de la depreciación • Contrapartida del Ajuste al Activo • Contrapartida del Ajuste a la Depreciación. Para este proceso el sistema toma el saldo que pose el activo como Valor Histórico, Valor de Depreciación, Valor de Ajuste activo, Valor de Ajuste Depreciación, generando el comprobante correspondiente y su debida contrapartida solicitada al correr este proceso. Ejemplo: Se posee un activo con los siguientes saldos: Valor Histórico 1540?? Valor Depreciación 1592?? Valor Ajuste activo 154099 Valor Ajuste Depreciación 159299

DB CR DB CR

$1.000.000 $100.000 $200.000 $ 50.000

Con el documento tipo L se deben afectar: Valor Histórico CR $1.000.000 Contrapartida del Histórico DB $1.000.000 Valor Depreciación BD $100.000 Contrapartida depreciación CR $100.000 Con el documento tipo A se deben Valor Ajuste Activo Contrapartida del Ajuste o Valor Ajuste Depreciación Contrapartida Ajuste depreciación

afectar: CR $200.000 DB $200.000 DB $50.000 CR $50.000

16.CARGUE DE GASTOS A ACTIVOS FIJOS EN TRANSITO Ruta : Activos fijos - Procesos de activos - Cargue de gastos a activos fijos Opción donde se cargaran los gastos en que puede incurrir un activo para su importación. Estos gastos se llevaran al activo, como un mayor valor de compra del mismo, en el momento de ingresar el artículo en el registro de compra. En esta opción se causaran los gastos con cargue a un activo fijo creado previamente, generando un documento contable con el que se afecte la cuenta por pagar a proveedores y una cuenta de ac tivos en transito. Estas cuentas serán las que se hayan parametrizado en los conceptos de gastos. (RUTA: Activos Fijos - Catalogos - Conceptos de Gastos de Activos fijos en transito.

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Solicita el comprobante tipo P (Compras) que se utilizara para el descargue contable del valor del gasto causado.

Activo :Solicita el código del activo al cual se debe cargar el gasto. Código del gasto: Digite el codigo del gasto en que incurrió para el activo, permite ingresar más de un código a la vez y habilitar el botón de terminar para cuando el usuario no desee ingresar mas gastos. Valor del Gasto: Digite el valor del gasto

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Forma de Pago : Seleccione la forma de pago con los vinoculos obtendra la ayuda de las formas de pago ya creadas. se debe Causar el comprobante contable con el documento seleccionado afectando la cuenta que posee el concepto de gasto contra la cuenta que tiene la forma de pago seleccionada.

Se debe Causar el comprobante contable con el documento seleccionado afectando la cuenta que posee el concepto de gasto contra la cuenta que tiene la forma de pago seleccionada. Ejemplo Se utiliza el concepto 001 FLETES Cuenta 23???? Activos en Transito por un valor de $1.000 Al realizar el comprobante contable debe quedar así:

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Nota: El ingreso de estos activos se realiza en la Elaboración del registro de compras y allí se valida y se cargan los gastos incurridos por el activo como mayor valor de compra.

17. VALORES NO AJUSTABLES RUTA: Activos Fijos – Valores no Ajustables – Captura de Datos Este proceso permite definir los valores de los activos que se deben excluir de los ajustes por inflación de acuerdo a lo establecido en el decreto 3019/89. Para efectuar la captura de estos datos se deben ingresar los siguientes datos, una vez se ingresa a la opción:

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¾ ¾

Año: En este campo se debe digita el año en el que se va a capturar la información. Valor: En este campo se digita el valor tope establecido por cada uno de los años, para excluir los activos fijos de los ajustes por inflación por cada uno de los años.

18. MANEJO FECHAS DE VENCIMIENTO RUTA: Activos Fijos – Manejo Fechas de Vencimiento – Actualización Fechas – Fecha Baja A través de esta opción el programa permite dar de baja los activos fijos que fueron retirados de la empresa por venta, hurto, daño irreparable u obsolescencia.

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Para ejecutar este procedimiento se deben diligenciar los campos que se describen a continuación:

¾

Código: En este campo se debe digitar el código del activo que se quiere dar de baja. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono se puede efectuar la búsqueda de los activos fijos de la empresa. Posteriormente el programa mostrará la información general del activo como el responsable del activo, fecha de compra, centro de costo, ubicación, valor de compra, valor de la depreciación y observaciones.

¾

Estado Actual: El estado A - Activo indica que el activo fijo aún permanece vigente dentro de la compañía. B – Dado de Baja permite dar de baja al activo. M – Malogrado indica que el activo fijo está deteriorado y se dará de baja.

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19. MANEJO DOCUMENTOS DE ACTIVOS RUTA: Activos Fijos - Manejo documentos de activos - Requisiciones Los nuevos documentos para ser utilizados en el modulo de activos fijos son: Requisición (Tipo I ): Este documento es utilizado para realizar la solicitud de los diferentes activos que se necesitan en la empresa. La requisición debe estar creada en contabilidad - definición de documentos. Orden de Compra (Tipo M): Este documento es utilizado para realizar la compra del activo fijo al proveedor. La orden de compra debe estar creada en Contabilidad definición de documentos y debe tener la opción de poder cruzar con una requisición previamente elaborada. 21.1 Requisición de Activos fijos: Con esta opción se crean las solicitudes de los diferentes departamentos de la empresa para la compra de un activo o bien material. Una vez aprobado este documento en la empresa se realizara la orden de compra a un proveedor especifico, estos documentos anteriores pueden trabajar el cruce de documentos, si se desea. Al ingresar a la opción Requisiciones el sistema mostrara la siguiente pantalla donde se debe seleccionar el tipo de requisición a utilizar.

Una vez seleccionada la requisición el sistema presenta la siguiente pantalla

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CAMPOS GENERALES Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la requisicion. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar,el icono de los vinoculos permite consultarlos. Fecha de entrega: Se debe digitar la fecha de la posible entrega del activo fijo por parte de nuestro proveedor. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a ingresar la orden de compra. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. RECUERDE: El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la orden de compra, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar el icono de los vinoculos para consulta. CAMPOS DE TRANSACCIONES

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Requisicion: Se debe incluir el codigo del concepto requisicion que se va a comprar, para esto el sistema permite consultar los codigos que están creados con el icno de los vinoculos.

Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades a solicitar. Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto a solicitar. Valor total: El sistema multiplica las cantidades por su valor unitario con el fin de arrojar el valor total. Porcentaje de Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en el momento de la creación de la requisición. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en el momento de la parametrizacion de la requisición. Porcentaje de retención: Permite colocarle un porcentaje de retención, si parametrizo en el momento de la creación de la requisición Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo , si parametrizo en el momento de la creación de la requisición. Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el momento de la creación de la requisición . Porcentaje de IVA: Permite colocarle el porcentaje del IVA respectivo producto o servicio que se haya solicitado.

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de el

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Valor del iva: El sistema calcula automáticamente el valor del iva al digitarle el porcentaje. RECUERDE: Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la orden de compra se debe grabar con la tecla El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter después de haber cerrado el cuadro de transacciones. Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto

El sistema traerá automáticamente el numero de la requisicion si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.

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En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario , para pasar con la tecla de función

21.2 Mantenimiento de Requisiciones Ruta : Activos fijos - Manejo documentos de activos - Requisiciones Opción utilizada para cambiar o incluir un nuevo concepto, nit del solicitante, Centro de costo, en un determinado numero de requisicion. De igual forma, esta opcion permitirá borrar o anular todo el documento. Se debe ingresar el numero de la orden de compra que se desea modificar y digitar enter.

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El sistema mostrara automaticamente los productos que se realizaron en la requisicion, y preguntara si desea anularlo si o no. Al responder la pregunta desea anularlo SI el sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor , producto etc.

21.3. Elaboración de Ordenes de compra de Activos Ruta : Activos fijos - Manejo documentos de activos - Ordenes de compra de activos Con esta opción se busca realizar las solicitudes de compra de activos fijos a los proveedores respectivos indicando el código asocido de requisicion (01 Computador) y su respectiva cantidad, La orden de Compra debe estar previamente parametrizada en (Contabilidad - Definición de documentos) debe tener la opción de poder cruzar con una requicion previamente elaborada.

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Al ingresar a elaborar la orden de compra el sistema pregunta los siguientes campos: RECUERDE: Si en la parametrizacion de la orden de compra marco la pregunta cruce de documentos y obliga cruce, necesariamente tendrá que llamar el documento de la requisición para poder elaborar la orden de compra. Cuando se desea llamar el documento cruce utilice el icono

y el sistema

mostrara la siguiente pantalla para seleccionar el documento requisición que se desee.

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Para seleccionar el documento ubíquese con el mouse encima y click posteriormente marque la opción FIN SELECCIÓN. De esta manera el sistema tomara toda la información de la requisición y los pasara a la orden de compra, digitando enter , esto permitirá realizar la modificación que se desee. Cuando no se utilice el cruce de los documentos se deberá registrar cada uno de los campos de la orden de compra así: CAMPOS GENERALES Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la orden de compra. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con permite consultarlos. Fecha de entrega: Se debe digitar la fecha de posible entrega de la mercancía por parte de nuestro proveedor. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a ingresar la orden de compra. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. RECUERDE: El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la orden de compra, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocándole los consulta. datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla Forma de pago: Se debe digitar la descripción de la forma de pago acordada con el proveedor.

CAMPOS DE TRANSACCIONES Requisición: Se debe incluir el código del concepto requisición que se va a comprar, para esto el sistema permite consultar los códigos que están creados con el icno de los binóculos. Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras .

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Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades a solicitar. Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto a solicitar, el sistema cuando ya tiene movimiento trae por defecto el ultimo valor de compra. Valor total: El sistema multiplica las cantidades por su valor unitario con el fin de arrojar el valor total. Porcentaje de Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra. Porcentaje de retención: Permite colocarle un porcentaje de retención, si parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra. Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo , si parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra. Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra. Porcentaje de iva: Permite colocarle el porcentaje del iva producto o servicio que se haya solicitado.

de el respectivo

Valor del iva: El sistema calcula automáticamente el valor del iva al digitarle el porcentaje. RECUERDE: Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la orden de compra se debe grabar con la tecla El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados x cada codigo de requisicion y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter después de haber cerrado el cuadro de transacciones. Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto

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El sistema traerá automáticamente el numero de la orden de compra si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedira un comentario , para pasar con la tecla de funcion

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19.4 Mantenimiento de Órdenes de Compra Ruta : Activos fijos - Manejo documentos de activos - Mantenimiento Ordenes de compra Opción utilizada para cambiar o incluir un nuevo concepto, nit del proveedor, Centro de costo en un determinado numero de requisición. En esta opción permite borrar, modificar o Anular el documento.

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RECUERDE: Apertura de Registro de Compras Ruta : Documentos - Registro de compra El Registro de compras se utiliza para dar el ingreso contable de los diferentes activos fijos que la empresa pueda adquirir. Con el Registro de compras se puede dar el caso que se ingrese un código de Activo que esta en Montaje o en Transito. Si esta en montaje el activo tiene una formulación de sus componentes que también son activos fijos y sufren procesos de ajustes por inflación, que deben ser un mayor valor para el activo en montaje. Si el activo esta en transito, este pudo haber tenido gastos o costos adicionales que igual que el anterior deben ser un mayor valor para el mismo. Permite el cruce con una orden de compra de activos previamente elaborada. Siempre que en la parametrizacion se haya marcado cruce. Si no cruza con la orden de compras deberá digitar los activos que se requieren. Si cruza debe traer automáticamente los activos grabados en la orden de compras con enter asume los activos.

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En esta pantalla se permite la búsqueda de órdenes de compra de artículos sin cruzar para lo cual al invocar el icono de consulta de búsqueda de comprobantes se llama la ayuda para tal fin, que fue creada en el punto anterior. Después de confirmados los datos del proveedor y antes de solicitar los ítems de los activos al ingresar se debe implementar una ventana que realiza la siguiente pregunta “Desea tomar el valor del IVA como sobrecosto al valor del Activo “.

Si se indica que SI en el momento de contabilizar el registro de compras, el valor de IVA debe ser incrementado al valor de compra del activo. El programa en el momento de mover una cuenta que se encuentre marcada en el catalogo de activos fijos solicitará si corresponde a una compra nueva o a una mejora del mismo Después de confirmados los datos del proveedor y antes de solicitar los ítems de los activos a ingresar se debe implementar una ventana que realiza la siguiente pregunta “Desea tomar el valor del IVA como sobrecosto al valor del Activo “.

Si se indica que SI en el momento de contabilizar el registro de compras, el valor de IVA debe ser incrementado al valor de compra del activo. El programa en el momento de mover una cuenta que se encuentre marcada en el catalogo de activos fijos solicitará si corresponde a una compra nueva o a una mejora del mismo

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Mejora: Si se marca esta opcion solicita el número de veces que se adicionan para depreciar.

20. OTROS INFORMES 20.1 Reporte por Dependencia Ruta : Activos - Otros informes Este informe permite generar el listado de los activos fijos asignados por cada centro de costos, para generar este informe se deberá llenar las siguientes preguntas:

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Rango de Meses: Digite el numero del mes inicio y fin a consultar el informe. Rango de Activos: digite el código del activo desde y hasta el que se desea consultar el informe. Centro de costos: Digite El código del Centro de costos desde y hasta el que se desea generar el informe. Rango de Cuentas : si desea consultar por cuenta digite el código inicial y final de la cuenta. Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel • Centro de Costo • Nombre del Centro de Costo • Cuenta contable • Código del Activo • Nombre del activo • Fecha de Ingreso del activo • Dependencia o Centro de costo • Valor histórico del activo • Valor del Ajuste • Valor de la Depreciación • Valor Actual • Totales a nivel de las columnas numéricas 22.2 Reporte de Activo depreciables completamente Ruta : Activos - Otros informes Activos - Informe activos depreciados completamente

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Este informe permite generar el listado de los activos que se encuentran completamente depreciados.

Solicita un rango de activos a consultas (desde y hasta) Solicita un rango de fechas (desde y hasta). Para tomar únicamente los activos que han ingresado en este rango de fechas. Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel • Código del Activo • Nombre del activo • Fecha de Ingreso del activo • Dependencia o Centro de costo • Valor histórico del activo • Valor del Ajuste • Valor de la Depreciación • Totales a nivel de las columnas numéricas • En este listado se deben mostrar únicamente los activos cuya depreciación en veces es cero, ósea están solamente depreciados.

20.3 Reporte de Planilla Inventario Físico Ruta : Activos - Otros informes Activos - Informe Planilla inventario físico Este informe permite generar la plantilla para el conteo físico de los activos que se encuentran dentro o fuera de la empresa.

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Solicita un rango de activos a consultas (desde y hasta) Solicita un rango de Centros de Costo (desde y hasta) Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel • Centro de costo • Nombre del centro de Costo • Código del Activo • Nombre del activo • Fecha de Ingreso • Estado del bien (Espacios para llenar a mano) • En uso SI o NO (Espacios para llenar a mano) • Estado en que se encontró • Ubicación Física (Espacios para llenar a mano) • Clasificación Central (Espacios para llenar a mano) • Numero de Placa Nueva (Espacios para llenar a mano)

20.4 Reporte Acumulado de activos a un Corte Ruta : Activos - Otros informes Activos - Acumulado de activos a un corte Este informe permite generar el listado de los acumulados que tiene cada uno de los activos a un determinado mes.

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Solicita un rango de activos a consultar (desde y hasta) Solicita mes de corte : El listado debe tomar a esta fecha los saldos de cada activo. Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel • Código del Activo • Nombre del activo • Fecha de Ingreso del activo • Dependencia o Centro de costo • Valor histórico del activo • Valor del Ajuste • Valor de la Depreciación • Totales a nivel de las columnas numéricas 20.5 Reporte Saldos Por Depreciar Ruta : Activos - Otros informes Activos - Saldos por Depreciar Este informe permite generar un listado con los activos que tienen saldo y no se ha efectuado su depreciación. Solicita rango de Activos desde y hasta el que se des4ea generar la consulta.

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Muestra los siguientes campos tanto en forma impresa como en Excel • Código del Activo • Nombre del activo • Fecha de Ingreso del activo • Saldo por depreciar en valores • Tiempo faltante por deprecia • Totales a nivel de las columnas numéricas

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TALLER ACTIVOS FIJOS SIIGO ESTÁNDAR WINDOWS

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21. TALLER PORTAL DE CLIENTES PROCESO No. 7 ACCESO A MIS DATOS Y PRODUCTOS Y SERVICIOS Ingresar al Portal de Clientes con su clave:

1. PREGUNTAS FRECUENTES: Ingresar a la opción Preguntas Frecuentes:

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Y elegir la opción de Búsqueda por Módulo y elegir Windows:

Ir a el link Activos Fijos :

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Y buscar las siguientes preguntas frecuentes relacionadas con el tema visto el día de hoy, las cuales están ubicadas dentro de los links que aparecen en el gráfico:

1. ¿Cómo se define el catálogo de Activo Fijos? 2. ¿Cómo se ejecutan los procesos de depreciación y ajuste por inflación de activos fijos? 3. Caso práctico para la ejecución de ajustes por inflación y depreciación en activos fijos 4. ¿Cómo dar de baja un activo fijo? 5. ¿Para qué sirve y como se genera un movimiento de activos fijos?

2. INGRESO A PESTAÑA MIS DATOS: Guiado por el asesor, se debe : 1. Ingresar a la pestaña Mis Datos

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2. En esta pestaña se presenta la información de su empresa, y se pueden ver las siguientes secciones: ™ General ™ Contactos ™ Monitor ™ Requisiciones ™ Campos Libres ™ Mercadeo ™ Relaciones ™ Actividad ™ Finanzas

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GENERAL: Se encuentran los datos generales de la empresa y/o persona propietaria de la empresa CONTACTOS: En esta opción se almacenan los datos de las personas de la empresa que tienen contacto con Informática y Gestión S.A. MONITOR: Desde esta opción se verifican y se consultan el contenido de Contratos, Proyectos, Documentos y Requisiciones asociadas a los usuarios.

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REQUISICIONES: Se pueden consultar las tres ultimas requisiciones o acciones realizadas o solicitadas por el usuario y personal de Informática y Gestión S.A. CAMPOS LIBRES: Son datos que permiten informar entre otros, fecha de instalación del producto, fecha de vencimiento del contrato de mantenimiento, sistema operacional, vendedor, asesor de cartera, etc. MERCADEO: En la opción de mercadeo se pueden consultar, entre otra, la siguiente información: Estado y clasificación interna del cliente, sector económico, etc. RELACIONES: Informa el manager o director, quien es la persona encargada de dar trámite a los requerimientos enviados por los usuarios a través de las solicitudes vía web. Adicionalmente presenta en Subsidiarias, los puntos distribuidos que posee el cliente a través de la adquisición de licencia(s). FINANZAS: En esta opción, principalmente podrá el usuario consultar su estado de cuenta con Informática y Gestión S.A. Con la ayuda del Asesor, verificar la información registrada en esta pestaña.

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3. CREACIÓN DE CONTACTOS:

Con la ayuda del Asesor:

1. Ubicarse en la opción de Contactos. Esta sección presenta dos opciones: Todas y Nuevo; la opción Todas permite consultar todos los contactos creados y Nuevo, tiene como propósito el crear un contacto.

Ingrese por Todas y consulte los contactos creados.

En segundo lugar, se indica al usuario que ingrese por Nuevo, para crear un nuevo contacto, puede crearse usted como contacto si no está relacionado en la lista de contactos, o crear a un compañero de oficina que no este creado:

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Favor registrar título (señor, señora, etc.), nombres, apellidos, cargo, mail, teléfono y extensión, celular y fax. Y hacer clic con el botón Guardar.

4. Acceso a Productos y Servicios

Ingresar por el link Productos y Servicios:

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Consultar los diferentes productos que se ofrecen para Colombia: ™ E- Synergy ™ Siigo Clínico ™ Siigo Colegios ™ Siigo DOS ™ Siigo Nomina Visual ™ Siigo Oficial ™ Siigo Practico ™ Siigo Colegios

Ingresar al vínculo E- Synergy Al ingresar a la información de este producto, hacer clic sobre Mas Detalles, para que consulten las características y beneficios del e-bussiness.

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1. TALLER DE ACTIVOS FIJOS La compañía “Empresa de Capacitación S.A.” requiere controlar y administrar sus activos fijos y en primer lugar debe efectuar la creación de tablas de activos, las cuales deben estar clasificadas de acuerdo con los diferentes tipos de estos como son Muebles y Enseres, Maquinaria y Equipo, Equipo de Cómputo, Vehículos, Edificios, Terrenos, etc. En la creación de las tablas de los activos fijos se utilizan las cuentas contables que afectaran los diferentes movimientos y procesos que intervienen en esta aplicación, por ello debemos definirlas con anterioridad de esta manera:

1.1. VERIFICACION DE LAS CARACTERISTICAS DE LAS CUENTAS CONTABLES RUTA: Contabilidad - Admón. cuentas contables - Apertura Es importante revisar que las características de las cuentas estén marcadas de acuerdo a las normas legales y las necesidades de la empresa, también que las características de las cuentas coincidan unas con otras ejemplo: Si se manejan Centros de Costos en la Depreciación se le debe marcar (Sí Costos si se manejan) en la cuenta 1592 y en la 5160. ¾

La primera característica es la marcación de “Si Terceros” si la empresa requiere controlar los activos fijos de su empresa por el responsable del activo fijo, también en el caso de la compra para controlar a quien se le compro, o en caso dado de venderlo a quien se le realizo la venta del activo.

¾

La segunda característica es marcar la cuenta con “Si Centros de Costo” que cumple la función de controlar los activos por centro de costo contabilizar los movimientos de los activos fijos por centro de costo. (Activos fijos, Depreciación, Gastos de Depreciación).

¾

La tercera característica es marcar la cuenta como PAAG para que el programa ejecute de forma automáticamente el proceso de Ajustes por Inflación. Sé deben marcar las cuentas de activos fijos, depreciación y la cuenta de Ajustes por Inflación de las dos anteriores.

Una vez se ha efectuado la revisión de las cuentas que intervienen en el proceso de activos fijos puede dar click sobre el icono ubicarse en el menú principal.

o presionar la tecla “ESC” para

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1.2. APERTURA DE GRUPOS DE ACTIVOS RUTA: Activos Fijos – Catálogos - Apertura de grupos CODIGO:

0001

EQUIPOS DE CÓMPUTO

Cuenta de Activo Depreciación Acumulada Cuenta de Gastos Ajustes por Inflación al activo Contrapartida Activo Ajustes por Inflación de la Depreciación Contrapartida de La Depreciación

1528050000 1592200000 5160200000 1528990000 4705150000 1592990000 4705450000

Cuentas de Garantía Cuenta de Activo Depreciación Acumulada Cuenta de Gastos Ajustes por Inflación al activo Contrapartida Activo Ajustes por Inflación de la Depreciación Contrapartida de La Depreciación

1528050000 1592200000 5160200000 1528990000 4705150000 1592990000 4705450000

Cuentas para dar de baja Activo y depreciación Ajuste y Depreciación

CODIGO:

0002

519500000 519500000

MAQUINARIA Y EQUIPO

Cuenta de Activo Depreciación Acumulada Cuenta de Gastos Ajustes por Inflación al activo Contrapartida Activo Ajustes por Inflación de la Depreciación Contrapartida de La Depreciación

1520100000 1592100000 5160100000 1520990000 4705150000 1592990000 4705450000

Cuentas de Garantía Cuenta de Activo Depreciación Acumulada Cuenta de Gastos Ajustes por Inflación al activo Contrapartida Activo Ajustes por Inflación de la Depreciación Contrapartida de La Depreciación

1520100000 1592100000 5160100000 1520990000 4705150000 1592990000 4705450000

Cuentas para dar de baja

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Activo y depreciacion Ajuste y Depreciación

519500000 519500000

Una vez se ha efectuado la creación de los grupos de activos puede dar click sobre el icono

o presionar la tecla “ESC” para ubicarse en el menú principal.

1.3. CREACIÓN DE ACTIVOS RUTA: Activos Fijos – Catálogos - Apertura de Activos •

Un Computador con el código 0001-00001 compuesto por un servidor DELL GX150 con numero de serial KVC-150320 el cual fue adquirido el día 14 de junio del año 2003. Responsable: Ariza Méndez Elizabeth – Buscar con las teclas de Función con el icono

o con las teclas de función F2 o F3.

Asegurado : Activar / Desactivar Centro de Costo Veces a Depreciar Ubicación Ajustable por Inflación: Estado del Activo : Mantenimiento No. De Placa Depreciable Método de Depreciacion •

No marcar la opción : Marcar la opción : 001 : 60 : Departamento de Contabilidad Marcar la opción “A” : No marcar la opción : KVC - 150320 : Marcar la opción : "L"

Una Maquina Extrusora con el código 0002-10000 marca KENWI con numero de serial MEK-181524 lal cual fue adquirida el día 25 de Agosto del año 2003. Responsable: Ariza Méndez Elizabeth – Buscar con las teclas de Función con el icono

o con las teclas de función F2 o F3.

Asegurado : Activar / Desactivar Centro de Costo Veces a Depreciar Ubicación Ajustable por Inflación Estado del Activo : Mantenimiento No. De Placa Depreciable Método de Depreciación

No marcar la opción : Marcar la opción : 001 : 120 : Departamento de Producción : Marcar la opción “A” : No marcar la opción : 1469874562 : Marcar la opción : "L"

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•

Un Rodillo con el código 0002-01001 IBM con numero de serial ABC-2000112 el cual fue adquirido el día 2 de Septiembre del año 2003. Responsable: Ariza Méndez Elizabeth – Buscar con las teclas de Función con el icono

o con las teclas de función F2 o F3.

Asegurado : No marcar la opción Activar / Desactivar : Marcar la opción Centro de Costo : 001 Veces a Depreciar : 120 Ubicación : Departamento de Producción Ajustable por Inflación: Marcar la opción Estado del Activo : “A” Mantenimiento : No marcar la opción No. De Placa : ABC - 2000112 Despreciable : Marcar la opción Método de Depreciación: " L " •

Una Boina con el código 0002-01002 marca KENWI con numero de serial MEK181524 la cual fue adquirida el día 25 de Agosto del año 2003. Responsable: Ariza Méndez Elizabeth – Buscar con las teclas de Función con el icono

o con las teclas de función F2 o F3.

Asegurado : No marcar la opción Activar / Desactivar : Marcar la opción Centro de Costo : 001 Veces a Depreciar : 120 Ubicación : Departamento de Producción Ajustable por Inflación : Marcar la opción Estado del Activo : “A” Mantenimiento : No marcar la opción No. De Placa : 1469874562 Depreciable : No Marcar la opción Método de Depreciación: " L " •

Una Polea con el código 0002-01003 con numero de serial KVC-150320 el cual fue adquirido el día 15 de septiembre del año 2003. Responsable: Ariza Méndez Elizabeth – Buscar con las teclas de Función con el icono

o con las teclas de función F2 o F3.

Asegurado : Activar / Desactivar Centro de Costo Veces a Depreciar Ubicación Ajustable por Inflación: Estado del Activo Mantenimiento

No marcar la opción : Marcar la opción : 001 : 60 : Departamento de Contabilidad No marcar la opción : “A” : No marcar la opción

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No. De Placa : Depreciable : Método de Depreciación : •

KVC - 150320 Marcar la opción "L"

Para el siguiente activo recuerde que debe crear primero la tabla y luego el código del activo 0003-00001.Una camioneta marca Mazda con placas SYT- 174 para el transporte de mercancía, tiene una póliza de seguro No. 73801, por un monto de 80.000.000.00, con vencimiento de Abril 01 de 2004. La camioneta fue comprada el día 1 de abril de 2003. Responsable : Guzmán Méndez Armando Asegurado : Suramericana de Seguros Activar / Desactivar : Marcar la opción Centro de Costo : 002 Veces a Depreciar : 60 Ubicación : Despachos Ajustable por Inflación : Marcar la opción Estado del Activo : : “A” Mantenimiento : No marcar la opción Numero de placa : SYT - 174 Depreciable : Marque la Opción Método de Depreciación: Marque " S "

Una vez se ha efectuado la creación de los activos fijos puede dar click sobre el icono o presionar la tecla “ESC” para ubicarse en el menú principal. 1.4. ACTIVOS EN MONTAJE RUTA: Activos Fijos - Catalogaos - Asignación Activos en Montaje: Ingrese a la ruta anterior y Cree el siguiente activo en montaje Montaje -Código: Digite el código de la maquina extrusora código 0002-10000 . Utilice el icono de los binóculos para llamar la base de datos de los activos. Componentes - Código : Digite el código de los componentes para la maquina extrusora con los siguientes códigos. Utilice el icono de los binóculos para llamar la base de datos de los activos. Una vez cargado el primer código de click en la opción Continua Rodillo Boina Polea

0002-01001 0002-01002 0002-01003

1.5 CONCEPTOS GASTOSDE ACTIVOS EN TRANSITO RUTA: Activos Fijos - Catálogos - Asignación Gastos Activos en Transito:

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Ingrese a la ruta anterior y cree los siguientes conceptos: Código Nombre Concepto Cuenta : Forma de pago

: 1000 : Fletes 5195???? : Seleccione la forma de pago deseada

Código Nombre Concepto Cuenta : Forma de pago

: 2000 : Bodegaje 5195???? : Seleccione la forma de pago deseada

Código Nombre Concepto Cuenta : Forma de pago

: 3000 : Nacionalización 5195???? : Seleccione la forma de pago deseada

1.6 MANTENIMIENTO RESPONSABLES RUTA: Activos Fijos – Mantenimiento Responsables de Activos Ingrese a la ruta anterior y Realice las siguientes modificaciones Grupo : Código Activo : Responsable : Centro de Costos : Subcentro de Costos: Fecha de Asignación :

0001 00001 Guzmán Mendez Armando 001 digite Enter 2003-12-05

1.7. MANTENIMIENTO ACTIVOS COMO AJUSTABLES RUTA: Activos Fijos – Mantenimiento Activos como Ajustables Ingrese a la ruta anterior y Realice las siguientes modificaciones Código Activo Desde:0002-01003 Código Activo Hasta : 0002-01003 Desea Aplicar Ajustable: Marque la opción Destacado : Marque la opción Dar click sobre el icono

y presionar Enter hasta visualizar el informe. Para salir

del informe de un clic sobre el icono 1.8. MANTENIMIENTO ACTIVOS COMO DEPRECIABLES

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RUTA: Activos Fijos – Mantenimiento Activos como depreciables Ingrese a la ruta anterior y Realice las siguientes modificaciones Codigo Activo Desde:0002-01002 Codigo Activo Hasta : 0002-01002 Desea Aplicar Depreciables: Marque la opcion Destacado : Marque la opcion y presionar Enter hasta visualizar el informe. Para salir

Dar click sobre el icono

del informe de un clic sobre el icono

2. EFECTUE LA INCLUSION DE SALDOS INICIALES Documentos Revise que la relación de los documentos que se afectan con los procesos del módulo de activos fijos son los siguientes: • • •

Saldos iniciales (Tipo L) Depreciación (Tipo L) Ajustes por Inflación (Tipo A)

Inclusión de los saldos iniciales Para el ingreso de los saldos iniciales se debe ingresar en forma detallada por cada código de activo digitando los cuatro valores así: • •

Valor de compra y/o histórico, y valor depreciación acumulada con un documento tipo “L” El Valor de ajustes por inflación al costo histórico y el ajuste por inflación a la depreciación a la depreciación acumulada se deben ingresar necesariamente en un documento Tipo A, para tener discriminados los rubros de cada activo en los informes del módulo.

Se debe ingresar los datos de los activos fijos creados anteriormente: RUTA: Contabilidad Comprobantes

–

Generación

de

Comprobantes

–

Entradas

de

Tipo : L – 999 Nro. : Presionar “Enter y dejar el consecutivo asignado por el programa”. Cuenta : 154005

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Nit

: 800100200

Activo : Con las teclas de función F2, F3 o con el icono la búsqueda de los activos. Seleccionar la camioneta Ford. D/C : “D” Descripción : Saldos iniciales Valor : 80.000.000

se puede efectuar

Cuenta : 159235 Nit : 800.100.200 Activo : Con las teclas de función F2, F3 o con el icono la búsqueda de los activos. Seleccionar la camioneta Ford. D/C : “C” Descripción : Saldos iniciales Valor : 21.856.221

se puede efectuar

Cuenta : 999999 Nit : 800100200 D/C : “C” Descripción : Saldos iniciales Valor : 38.143.779 Presionar la tecla de función F1 o el icono o de un click sobre el icono para guardar el comprobante. • Ingresar el valor de los ajustes por inflación correspondientes al activo fijo. RUTA: Contabilidad Comprobantes

–

Generación

de

Comprobantes

–

Entradas

de

Tipo : A – 999 Nro. : Presionar “Enter y dejar el consecutivo asignado por el programa”. Cuenta : 154099 Nit : 800100200 Activo : Con las teclas de función F2, F3 o con el icono la búsqueda de los activos. Seleccionar la camioneta Ford. D/C : “D” Descripción : Saldos iniciales Valor : 6.300.000

se puede efectuar

Cuenta : 159299 Nit : 800100200 Activo : Con las teclas de función F2, F3 o con el icono la búsqueda de los activos. Seleccionar la camioneta Ford. D/C : “C” Descripción : Saldos iniciales Valor : 3.614.349

se puede efectuar

Cuenta : 999999 Nit : 800100200

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D/C Descripción Valor

: “C” : Saldos iniciales : 2.685.651

Presionar la tecla de función F1 o el icono o de un click sobre el icono para guardar el comprobante. • Ingresar los saldos iniciales del Servidor: RUTA: Contabilidad Comprobantes

–

Generación

de

Comprobantes

–

Entradas

de

Tipo : L – 999 Nro. : Presionar “Enter y dejar el consecutivo asignado por el programa”. Cuenta : 152805 Nit : 800100200 Activo : Con las teclas de función F2, F3 o con el icono la búsqueda de los activos. Seleccionar el servidor. D/C : “D” Descripción : Saldos iniciales Valor : 10.000.000

se puede efectuar

Cuenta : 159220 Nit : 800100200 Activo : Con las teclas de función F2, F3 o con el icono la búsqueda de los activos. Seleccionar el servidor. D/C : “C” Descripción : Saldos iniciales Valor : 2.758.379

se puede efectuar

Cuenta : 999999 Nit : 800100200 D/C : “C” Descripción : Saldos iniciales Valor : 7.241.621 Presionar la tecla de función F1 o el icono o de un click sobre el icono para guardar el comprobante. • Ingresar el valor de los ajustes por inflación correspondientes al activo fijo. RUTA: Contabilidad Comprobantes

–

Generación

de

Comprobantes

–

Entradas

de

Tipo : A – 999 Nro. : Presionar “Enter y dejar el consecutivo asignado por el programa”. Cuenta : 152899 Nit : 800100200

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Activo : Con las teclas de función F2, F3 o con el icono la búsqueda de los activos. Seleccionar el servidor. D/C : “D” Descripción : Saldos iniciales Valor : 750.000

se puede efectuar

Cuenta : 159299 Nit : 800100200 Activo : Con las teclas de función F2, F3 o con el icono la búsqueda de los activos. Seleccionar el servidor. D/C : “C” Descripción : Saldos iniciales Valor : 364.349

se puede efectuar

Cuenta : 999999 Nit : 800100200 D/C : “C” Descripción : Saldos iniciales Valor : 385.651 Presionar la tecla de función F1 o el icono o de un click sobre el icono para guardar el comprobante. Una vez se ha efectuado la creación de los activos fijos puede dar click sobre el icono o presionar la tecla “ESC” para ubicarse en el menú principal.

3. CONSULTA DE LA INCLUSION DE LOS ACTIVOS FIJOS RUTA: Activos fijos - Valor de activos - Consulta por pantalla

3.1. CAPTURAR EL P.A.A.G Cambiar la fecha saliendo de SIIGO e ingresando con año 2004, mes 01 y día 01. Capturar los índices de ajustes por inflación en el mes de enero de 1.0. RUTA: Contabilidad - Ajustes Por inflación – Captura de índices Ubicarse en el mes de diciembre y digitar el P.A.A.G indicado.

3.2. EJECUTAR EL PROCESO DE AJUSTES POR INFLACION RUTA: Contabilidad - Ajustes Por inflación – Activos Fijos Escoger la opción de Proceso Comprobante : A-001

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Nit. A Usar : Centro de Costo: 001 Está seguro :

800100200 “Si”

Cambiar la fecha por la RUTA: Administración – Cambio de Fecha y digitar 20040131.

4. PROCESO DE DEPRECIACION RUTA: Activos Fijos – Depreciación – Comprobante de Depreciación A las preguntas correspondientes al proceso de Depreciación contestar de la siguiente manera: S - S – N. Tipo Tipo Nit Código Activo Desde : Código Activo Hasta : Seguro :

: L – Depreciación : A – Ajustes por Inflación Activos Fijos : 800100200 Presionar “Enter” Presionar “Enter” “Si”

5. PROCESO BAJA DE ACTIVOS Ruta: Activos Fijos - proceso de Activos - Comprobante Baja de Activos Ingrese a la ruta anterior y realice el proceso de baja de activo, seleccione el activo que desee. Tipo Tipo Nit Código Activo Desde Código Activo Hasta Seguro :

: : : : : “Si”

L – Histórico A – Ajustes por Inflación Activos Fijos 800100200 Presionar “Enter” Presionar “Enter”

Informes: Ingrese por Contabilidad – Generación de Comprobantes - Entrada de Comprobantes y digite el tipo de documento L / A para consultar. 6. PROCESO CARGUE DE GASTOS A ACTIVOS FIJOS Ruta: Activos Fijos - proceso de Activos - Comprobante Cargue de gastos a Activos Ingrese a la ruta anterior y Cargue los siguientes gastos al activo que desee: Tipo Comprobante Activo Mazda

: :

" P " Compras Seleccione El código 0003-00001 Camioneta

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Código del Gasto Valor del Gasto

: :

1000 Fletes $1.000.000

Activo Mazda Código del Gasto Valor del Gasto

:

Seleccione El código 0003-00001 Camioneta

: :

2000 Bodegaje $1.500.000

:

Seleccione El código 0003-00001 Camioneta

: : :

3000 Nacionalización $2.500.000 Seleccione la forma de pago que desee

Activo Mazda Código del Gasto Valor del Gasto Forma de pago

7. GENERACION DE INFORMES RUTA: Activos Fijos – Catálogo - Consulta Por Ubicación – Pantalla Ubicación Desde Ubicación Hasta

:A :Z

Verificar el informe y posteriormente puede dar click sobre el icono la tecla “ESC” para ubicarse en el menú principal.

o presionar

RUTA: Activos Fijos – Catálogo - Consultas Generales – Impreso Alfabético Descripción Desde Descripción Desde

: Presionar “Enter” : Presionar “Enter”

y presionar “Enter” hasta visualizar el informe. Para salir Dar click sobre el icono del informe de un click sobre el icono . RUTA: Activos Fijos – Catálogo – Mantenimiento de Activos Fecha Inicial Fecha Final

: :

Código Activo Desde : Código Activo Hasta :

2003-01-01 2003-12-31 Presionar “Enter” Presionar “Enter”

y presionar “Enter” hasta visualizar el informe. Para salir Dar click sobre el icono del informe de un click sobre el icono . RUTA: Activos Fijos – Catálogo – Vencimiento de Seguros

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Fecha Inicial Fecha Final Alfabético Código Activo Desde : Código Activo Hasta :

: :

2003-01-01 2003-12-31

Presionar “Enter” Presionar “Enter”

y presionar “Enter” hasta visualizar el informe. Para salir Dar click sobre el icono del informe de un click sobre el icono . RUTA: Activos Fijos – Activos Por Responsable – Activos por Responsable Impreso Nit Desde Nit Hasta

: :

Presionar “Enter” Presionar “Enter”

y presionar “Enter” hasta visualizar el informe. Para salir Dar click sobre el icono del informe de un click sobre el icono . RUTA: Activos Fijos – Valor de Activos – Informe Discriminado el Ajuste Código Activo Desde : Código Activo Hasta :

Presionar “Enter” Presionar “Enter”

Imprime Activos en cero y/o dados de baja (S/N): “No marcar la opción” y presionar “Enter” hasta visualizar el informe. Para salir Dar click sobre el icono del informe de un click sobre el icono . RUTA: Activos Fijos – Movimiento de Activos – Movimiento Impreso Mes Inicio Mes Fin

: :

11 12

Código Activo Desde : Código Activo Hasta :

Presionar “Enter” Presionar “Enter

y presionar “Enter” hasta visualizar el informe. Para salir Dar click sobre el icono del informe de un click sobre el icono . 7.1 Activos por Centros de costos RUTA: Activos Fijos – Otros Informes - Reporte por Dependencia o Centro de costos Mes Inicio Mes fin Centro de Costos desde Centro de Costos hasta Cuenta desde

: : : : :

11 12 001 001 Digite enter

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Cuenta hasta

:

Digite enter y presionar Enter hasta visualizar el informe. Para salir

Dar click sobre el icono

del informe de un clic sobre el icono 7.2 Activos Completamente Depreciados RUTA: Activos Fijos – Otros Informes - Activos Depreciados Código Activo Desde Código Activo Hasta Fecha inicial Fecha final

: Presione Enter : Presione Enter 2003-01-01 2003-12-31

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del informe de un clic sobre el icono 7.3 Planilla Inventario Fisico RUTA: Activos Fijos – Otros Informes - Planilla Inventario Fisico Código Activo Desde Código Activo Hasta Centro de Costos Desde Centro de Costo Hasta

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: Presione Enter : Presione Enter Presionar Enter Presionar Enter y presionar Enter hasta visualizar el informe. Para salir

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del informe de un clic sobre el icono 7.4 Acumulado de Activos RUTA: Activos Fijos – Otros Informes - Acumulado de Activos Código Activo Desde Código Activo Hasta Mes de corte Dar click sobre el icono

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: : 12

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del informe de un clic sobre el icono 7.5 Saldos por Depreciar

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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SIIGO Dejando huella...........

RUTA: Activos Fijos – Otros Informes - Saldos Por Depreciar Código Activo Desde Código Activo Hasta Dar click sobre el icono

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