Manual SAP MM Inicial Unidad 1 by CVOSOFT

Manual de estudios Consultor Funcional Módulo MM Nivel Inicial

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Inicio Nueva Unidad:

Unidad 1: Introducción al Sistema SAP Esta unidad incluye una descripción del sistema de estudio, una presentación institucional, una guía para instalación e instrucciones de uso del acceso gráfico a SAP y una introducción al sistema SAP. Curso:  

Consultor Funcional Módulo MM Nivel Inicial

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:: Descripción de Unidad

· MÓDULO: Inicial  · UNIDAD: Introducción al sistema SAP 

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:: Lecciones Unidad 1: Introducción al Sistema SAP Las siguientes lecciones componen a esta unidad de estudios:

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Lección:

Sistemas ERP y generalidades de SAP Veremos que es el sistema SAP, como está constituido, su relación con los procesos de negocios de la Empresa y como se interconecta con otros sistemas. Curso:   Consultor Funcional Módulo MM Nivel Inicial Unidad:   Unidad 1: Introducción al Sistema SAP

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El nombre del Sistema SAP proviene de los vocablos ingleses Systems - Applications - Program.

Imagen 1.1 - Systems Applications Program

Se trata de un sistema del tipo denominado ERP, seguramente el más potente, seguro y estable a nivel mundial, que incluye todos los procesos de negocios de una compañía, esto es, la gestión administrativa y contable, compras y ventas, planificación y control de la producción, informes de lo más diversos, entre muchísimas otras prestaciones.

Imagen 1.2 - Módulos principales de SAP 

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 Además de las más variadas funcionalidades, incorpora una poderosa herramienta de parametrización que permite adaptar sus características a los más diversos rubros, tipos de empresa, particularidades de cada país, entre otros.

Para aquellos que tiene algo o mucha experiencia en el uso de sistemas y funcionamiento de la compañías, les proponemos pensar en los procesos de cada sector (Compras, Ventas, Administración, etc.), la información involucrada, los controles, etc., y eso los aproximará a la comprensión del funcionamiento global del sistema SAP.

 Además de ser una poderosa herramienta de gestión, SAP permite ser conectado a otros sistemas externos mediante el diseño de partes de programas que lo comunican y habilitan para el intercambio de información con los mismos. Se los denomina Interface.

¿ Cómo compatibilizamos ambas herramientas de gestión ?  Acudiremos a nuestros programadores, que mediante el lenguaje ABAP incorporado a SAP, diseñarán las herramientas necesarias para que la información de ingresos y egresos de mercadería y su valorización viajen y se incorporen a ese sistema externo. No profundizaremos, por el momento, en esta posibilidad, pero si, quiero invitarte a pensar en otros ejemplos y las muchas posibilidades que brinda esta herramienta al óptimo funcionamiento de una empresa.

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Imagen 1.3 - Adaptabilidad al sistema original 

Pensemos en algunos procesos típicos de empresas grandes y de complejos procesos de negocios:

Los procesos comerciales (ventas) difieren en cada uno de los países y de acuerdo al conjunto de clientes.

Cada línea de producción utiliza sus propios criterios para reposición de insumos y cálculo de costos.

Las variadas localizaciones lo exponen a diversas tributaciones de impuestos y reportes legales. La Empresa produce partes del producto terminado en diversas localizaciones y debe integrarlas en un solo punto geográfico.

La Empresa posee proveedores y clientes en distintos puntos del país y el exterior.

La Empresa fabrica insumos en una planta y lo utiliza en otra para la producción.

La empresa posee filiales en diversos países y en cada uno de ellos debe adaptar su funcionamiento a la modalidad, legislación y costumbres locales.

Como los anteriores, pueden mencionarse una infinidad de ejemplos asociados al funcionamiento normal de una compañía de gran envergadura.

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Imagen 1.4 - Pantallas de algunos documentos

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Lección:

Descripción e Integración de módulos de SAP Te instruimos acerca de los módulos que constituyen el sistema, ejemplos de los beneficios de la integración y medios para compartir la información entre los departamentos de la empresa. Curso:   Consultor Funcional Módulo MM Nivel Inicial Unidad:   Unidad 1: Introducción al Sistema SAP

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El siguiente esquema representa los distintos módulos que conforman el sistema y su correspondiente descripción.

Imagen 1.1 - Descripción de los módulos principales de SAP 

En el gráfico pueden observarse cada uno de los módulos principales de SAP y que en su conjunto es lo que constituye la versión denominada R/3.  Aunque el curso se encuentre focalizado en el módulo denominado MM, proveniente de la abreviatura en inglés de "Material Management" o "Gestión de Materiales" en español, será de importancia central conocer los principios básicos de los módulos restantes que la empresa utiliza y que interactúan permanentemente con éste.

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1.1 | Gestión Financiera Se encarga del registro contable de los movimientos económicos de la empresa (excepto aquellos generados automáticamente por otros sectores), definición de las cuentas de mayor para imputación de movimientos, gestión de cobros a clientes y pagos a proveedores, cierres de períodos, balances, consolidación entre empresas. Es el responsable de cumplir con todos los requisitos legales, impositivos y financieros de la compañía.

1.2 | CO - Controlling Es un módulo alimentado por todos los procesos de negocios del sistema, y mediante el cual se pueden efectuar los mas diversos análisis y controles de costos, estadísticas e informes, entre otros.

1.3 | MM - Material Management Es el encargado de todo el proceso de adquisición de materiales y servicios, su planificación, recepción y verificación de las facturas de proveedores.

1.4 | SD - Ventas y Distribución Se ocupa de toda la relación con los clientes, desde la pre-venta, venta, relación con MM para la adquisición de los bienes y servicios requeridos por los clientes, planificación y preparación de la entrega, transporte y facturación a los clientes.

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1.5 | PP - Planificación de la Producción Es el módulo responsable de la gestión de producción, esto es, definición de procesos, ámbitos y recursos para su desarrollo, solicitudes a MM para la provisión de materias primas, herramientas y maquinaria, a RR.HH. para satisfacer  las necesidades de mano de obra, control de los ciclos de productivos y los recursos involucrados, entre muchos otros.

1.6 | PM - Mantenimiento de la Planta Será el módulo encargado de la gestión de mantenimiento de los espacios físicos, maquinarias, etc. de la empresa. Relacionado con otros módulos permitirá la planificación, registro, seguimiento y control del mantenimiento de las plantas.

1.7 | HR - Recursos Humanos Es el responsable de todas las actividades e información referentes a la gestión de los Recursos Humanos de la empresa.

1.8 | WF - Workflow No puede ser considerado un módulo de las características de los anteriores, sino una poderosa herramienta de automatización y control de tareas que facilita y agiliza procesos.

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1.9 | AM - Activos Fijos Se ocupa de la gestión de información de los bienes de uso de la empresa, su registro y determinación de las amortizaciones.

¿ A qué nos referimos cuando afirmamos que SAP

es un sistema donde todos sus componentes se encuentran

integrados ?

Para aclarar la idea de este concepto mencionaremos a continuación una serie de características, a saber:

Todos los procesos de SAP impactan en forma directa o indirecta en dos o mas módulos

Pensemos en el caso donde el Área de Ventas (" SD") concreta una operación con un cliente por la venta de un producto que la empresa fabrica y no posee en stock. La actividad del mencionado sector "disparará" un proceso donde el Departamento de Producción (" PP") inicia la fabricación del mismo, demandando del Área de Compras (" MM") la adquisición de los insumos necesarios. El Área de Mantenimiento (" PM") asegurará el correcto funcionamiento de la planta y los responsables de Administración (" FI") y Tesorería (" TR") se asegurarán de disponer de los recursos económicos y financieros suficientes. No olvidemos que el Área de Recursos Humanos (" HR") deberá asegurar la disponibilidad de la mano de obra requerida para el proceso.

La información generada por un sector puede ser transferida a otro, a fin de informar acerca de las necesidades surgidas por la operación iniciada

El documento denominado Pedido de Venta al cliente, generado por SD, origina la creación automática de una Solicitud de Compra que recibe MM como resultado de la necesidad de adquisición de bienes y servicios.

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Imagen 2.1 - Interacción de documentos entre Procesos de Ventas y Compras

El desarrollo o continuación de un proceso en un determinado módulo puede depender de la ejecución de eventos en otro

Los responsables de SD ya han iniciado el proceso de Ventas y solicitado la adquisición a MM, pero deberán quedar a la espera de que el producto sea comprado o recibir respuesta de PP, si debiera ser fabricado, para establecer con el cliente la fecha de entrega y por tanto, continuar con el proceso SD.

Imagen 2.2 - Secuencia de operaciones de Venta, Adquisición, Almacenamiento y Finanzas

El sistema SAP trabaja con una base de datos integrada para todo el sistema

Esto permite que la información global del sistema pueda ser completada, compartida y usada por diversos operadores del mismo. Por ejemplo, los usuarios de SD pueden consultar el estado del proceso de adquisición de los bienes o servicios que solicitara a Compras para acordar con el cliente las condiciones de entrega. El Área de Finanzas (FI) podrá consultar el estado de las Compras y Ventas para prever los recursos económicos y financieros, sin necesidad de recurrir a responsables de MM y SD.

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Imagen 2.3 - Indicación de secuencia de operaciones de Venta, Compra y Finanzas

La información de SAP puede ser compartida con actores externos a la empresa (Proveedores y Clientes)

Mediante las debidas interfaces y autorizaciones, los proveedores pueden acceder a los requerimientos de materiales y servicios planificados a mediano y largo plazo, lo que les permitirá planificar su propia producción. Los Clientes podrán conocer el estado de la oferta y stock de productos de la empresa, los futuros lanzamientos de nuevos productos o campañas de promoción, que les permitan planificar las compras en forma mas acertada y conveniente.

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El Departamento de Ventas (SD) contacta a un cliente y le vende un dispositivo electrónico que habitualmente es producido por la compañía (in-house). Para satisfacer este requerimiento, debe informar al Sector Productivo (PP) con toda la información involucrada (producto, cantidad, fecha de entrega prometida, detalle particulares, etc.).

Imagen 3.1 - Interrelación de actividades entre diferentes módulos del sistema

Basado en esta información, los responsables del Departamento de Producción, analizan los recursos necesarios (materia prima, maquinaria, mano de obra, etc.) y en función de ello, solicitan a los sectores correspondientes la provisión de los elementos necesarios.  A Recursos Humanos (HR) podrán solicitar la contratación de empleados adicionales o la previsión de horas extras de la dotación actual; al Área de Compras (MM) le informarán de los recursos técnicos o logísticos que serán requeridos y por otra parte, Tesorería (TR) deberá hacer la previsión adecuada para la satisfacción de gastos adicionales y su financiación.

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Llegado el momento de pensar en procesos y alternativas, te invito a analizar que decisiones entrarían en juego para cada sector frente a las siguientes situaciones particulares :

3.1 | El producto vendido puede ser producido por la empresa o comprado a terceros

¿ Quienes deberán analizar las ventajas o desventajas de cada una de las opciones ? ¿ Qué sectores intervendrán en la decisión ? ¿ Qué factores intervienen en la decisión ?

3.2 | Dentro del proceso productivo hay etapas que pueden ser realizadas por la empresa o subcontratadas.

¿ Quienes analizan las opciones y toman la decisión ? ¿ Hay factores técnicos y económicos que intervienen ?

3.3 | El producto no puede ser entregado al cliente bajo las condiciones vendidas.

¿ Quienes deben participar para el manejo del posible conflicto con el cliente ? ¿ Qué consideraciones técnicas, económicas o financieras pueden presentarse en casos de esta naturaleza ? Quien decide al respecto ?

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Lección:

Acceso al Sistema y generalidades de utilización Te introducimos en el conocimiento de la forma de acceso al sistema y sus funcionalidades, elementos gráficos del entorno y recursos prácticos que facilitan y optimizan su uso. Curso:   Consultor Funcional Módulo MM Nivel Inicial Unidad:   Unidad 1: Introducción al Sistema SAP

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El acceso al sistema SAP se hace mediante el denominado SAPGUI el cual, contiene todos los ambientes a los cuales el usuario puede ingresar. Por razones de seguridad y a manera de identificación de cada individuo, se le provee un código de usuario y contraseña que deberá tipear en cada oportunidad que ingrese al sistema. En el siguiente esquema se visualizan, para un dado un usuario, los ambientes a los que podrá acceder :

Imagen 1.1 -SAP Logon y los diferentes ambientes definidos de acceso a SAP 

Cada ambiente será identificado mediante un texto descriptivo y definido mediante parámetros técnicos que lo asocian al lugar físico al que se conectará.

En un espacio de trabajo verdadero se visualizan los siguientes ambientes :

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1.1 | DEV- Desarrollo Se trata de un ámbito que será utilizado por consultores y programadores para testear las modificaciones y parametrizaciones que se apliquen al sistema, de manera de asegurar su correcto funcionamiento.

1.2 | QA - Control de Calidad Los cambios aplicados al ambiente de Desarrollo son "migrados" (ver Migrar información) a este ambiente para que el responsable a cargo, efectúe los testeos necesarios para comprobar el correcto funcionamiento de las modificaciones.

1.3 | PRD - Producción Corresponde al ambiente de trabajo de la empresa y sitio donde se encuentra la información original, por tanto, sólo deberán ser transferidos los cambios con la total certeza de su correcto funcionamiento y resguardando que los usuarios no vean alteradas sus tareas diarias o alterada la información presente.

 Al acceder al sistema el usuario encontrará la siguiente pantalla que completará para ingresar al sistema :

Imagen 1.2 - Datos solicitados para el acceso a SAP 

Nótese que le son solicitados los datos correspondientes al Mandante, Código de Usuario, Contraseña e Idioma con el cual trabajará.

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Cuando un usuario es ingresado al sistema, se lo asocia con el denominado Perfil (o Profile, en inglés), esto es, una colección de datos que lo identifican y asocian con sus posibilidades y modalidad de trabajo. Para entender esto con claridad, veamos una pantalla típica del usuario :

Imagen 2.1 - Datos generales del usuario

Se observan los datos personales y de contactos. Avanzando en el perfil, encontraremos los denominados Valores Fijos, que determinarán características tales como, Formato de fecha, Formato de Número, Idioma, Impresora predeterminada, entre otros. Otra segmento importante de datos del usuario se refiere a los Valores fijos o de configuración asociada al país, tal como se representa en el siguiente gráfico :

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Imagen 2.2 - Valores fijos asignados en el perfil del usuario

 A la información mencionada se adiciona otra, que quizás no resulte tan simple de comprender, pero que

es

denominado Parámetro y cuya función es definir ciertos valores propuestos para el usuario al momento de confeccionar  documentos. Algunos de los datos a los que se hace referencia pueden ser visualizados en el siguiente esquema :

Imagen 2.3 - Parámetros asignados en el perfil del usuario

Pueden observarse las definiciones de la Sociedad, Grupo de Compras, entre otros.

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Cuando el usuario ingresa al sistema mediante su identificación, el sistema determina una serie de roles autorizaciones que lo habilitan para realizar tareas y acceder a la información.

Los denominados Roles son los objetos asignados a cada individuo para su trabajo con SAP.  A modo de ejemplo, citaremos algunos casos prácticos :

Gestión de documentos de Compras Los usuarios podrán participar de la gestión del Proceso de Compras mediante el registro de documentos. Serán diversas las tareas que podrán desarrollar cada uno de los usuarios y varios los ámbitos en los cuales participar. Veamos un ejemplo :

Pedido de Compra:   el usuario podrá tener asignadas algunas de las siguientes tareas :

Crear Pedidos

Modificar Pedidos

Visualizar Pedidos

Aprobar (Liberar) Pedidos

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Las autorizaciones otorgadas le permitirán solamente efectuar tareas según los siguientes ámbitos :

Para uno o más Centros y Almacenes

Para uno o más Tipos de Documentos

Para uno o más Centros de Costos

Éstos son sólo algunos de los ejemplos que permiten que cada usuario pueda desarrollar correctamente sus labores, pero por otro lado, aseguran que, ni por error, ni intencionalmente, pueda alterar o acceder a información a la cual no está autorizado. Tanto la creación como asignación de los Roles es una atribución de los especialistas de Basis o del área de Seguridad (denominado Security, en inglés), pero son los Consultores SAP los que deben definir los parámetros que intervienen en su diseño, esto es :

Imagen 3.1 - Contenido general de la definición de un rol 

Transacción :   código del procedimiento con el cual se accede a la funcionalidad, ejemplo de ellos son los

siguientes : ME21N, ME52N, ME28, etc.

Objetos :   información clave para acceder al procedimiento (Sociedad, Centro, Centro de Costo, Clase de

Documento, Tipo de Material, etc.).

Autorización :   el alcance del rol puede permitir la creación, modificación, eliminación, aprobación, etc. del

documento en cuestión.

Una de las principales fortalezas de SAP es, justamente, su seguridad.   Nadie puede hacer nada para lo cual no

esté expresamente autorizado. Y aún así, el sistema registra los cambios realizados a la información para realizar una auditoría posterior, si fuera necesaria. Sólo resta comentarte que suelen ser diferentes los roles o sus características según el ambiente donde se apliquen, esto es, Desarrollo, Control de Calidad o Producción. © CVOSOFT IT ACADEMY | ISBN: 978-987-27549-9-0 | [email protected] | www.cvosoft.com

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Lección:

Objetos gráficos de la pantalla y su utilización Esta lección está orientada a sumar conocimientos de los objetos gráficos de SAP, sus barras de herramientas, accesos a las funcionalidades mediante las transacciones y configuraciones personales que facilitan el uso. Curso:   Consultor Funcional Módulo MM Nivel Inicial Unidad:   Unidad 1: Introducción al Sistema SAP  CVOSOFT IT Academy - Formación en Sistemas.

En lecciones anteriores vimos como ingresar al sistema y mencionado las características básicas. A continuación veremos el entorno del sistema para comprender como está constituido y que función cumple cada uno de las porciones de pantalla. La imagen presentada a continuación indica los distintos elementos que conforman la pantalla inicial de SAP, esto es, el "Menú de Funciones", "Barra de Herramientas", "Barra de Título"   (transacción e información básica), "Barra  Accesoria"  y "Árbol de transacciones"   (Estándar y Favoritos).

Imagen 1.1 - Pantalla inicial de SAP y sus secciones

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Como puede apreciarse, los elementos gráficos de SAP guardan similitud con Windows, en cuanto a la presencia de un Menú de Funciones, para accesos a las opciones del sistema de acuerdo al segmento en que nos encontremos, las Barras de Herramientas cuyos botones proporcionarán acceso rápido a las funciones habituales y una sector descripto como Árbol de Transacciones, esto es, un recursos gráfico para ir internándonos en sucesivos niveles hasta encontrar  el acceso a la función requerida.

El siguiente esquema presenta y describe las funciones de los botones de la Barra de Herramientas principal de SAP.

Imagen 2.1 - Descripción de los botones de la Barra principal 

Si quedara alguna duda sobre la utilización de los botones, lo iremos aclarando a medida que le vayamos dando uso en el trascurso de las lecciones.  A continuación se presenta un esquema de la barra de botones correspondiente a un documento que crearemos mas adelante. Presta atención a los botones luego practica en SAP para recordar sus funciones.

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Imagen 2.2 - Descripción de los botones de la barra asociada a un documento

En el siguiente esquema podemos ver el despliegue de un primer nivel en el árbol de transacciones y un comentario muy importante a tener en cuenta, a saber:

Imagen 3.1 - Árbol de transacciones para acceso a las funcionalidades de SAP 

Como puede verse, al hacer click en la flecha amarilla junto a la opción "Logística", se despliega un nuevo nivel, a partir del cual accederemos al nivel siguiente, que en este caso corresponde a "Gestión de Materiales"   y proporciona acceso al nivel inferior a éste.

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El esquema siguiente nos indica la ruta mediante la cual llegaremos a ella:

Imagen 3.2 - Ejemplo de ruta del Árbol de transacciones para acceder a una actividad 

Siguiendo el camino correcto, estaríamos describiendo la siguiente ruta :

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Imagen 3.3 - Secuencia de segmentos del Árbol de transacciones

Nótese que puede ser mostrado el código correspondiente a la transacción escogida, esto es MM01.

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De manera similar a como Windows maneja las ventanas que permiten trabajar con varios programas y/o archivos simultáneamente, SAP permite trabajar con varias de las denominadas " Sesiones". En la Barra de Herramientas encontraremos un botón que permitirá abrir nuevas sesiones, en cada una de las cuales podremos efectuar tareas diferentes.

Los esquemas siguientes representan una réplica de las pantallas para algunas de las sesiones mencionadas y que estarán activas simultáneamente, a saber :

Crear un nuevo Pedido para un proveedor 

Imagen 4.1 - Pantalla modelo correspondiente a un Pedido de Compra

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Consultar los datos de un material 

Imagen 4.2 - Ejemplo de la pantalla de Datos básicos de un material 

 Analizar un reporte de compras realizadas

Imagen 4.3 - Ejemplo de resultado de la información suministrada por un Reporte

Donde podrás observar, aunque no puedas interpretar su contenido, que son aplicaciones o tareas diferentes dentro del sistema.

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Imagen 4.4 - Mensaje modelo suministrado al usuario por SAP 

Como responde SAP cuando dos usuarios tratan de modificar el mismo registro simultáneamente (proveedor, material, cliente) ? Intentamos cambiar el Pedido mostrado mientras está pero siendo modificado actualmente por otro usuario, SAP nos informa mediante un mensaje de error, que ese documento está siendo tratado por otro usuario (o nosotros mismos en otra sesión, como es este caso), tal como se observa en el siguiente mensaje :

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Imagen 5.1 - Mensajes recibidos por el usuario frente al bloqueo de un documento

Los dos ejemplos presentados son algunos de los numerosos casos que pueden presentarse.

Como recurso práctico para acceder mas rápidamente a las transacciones habituales, SAP permite la incorporación de un Menú propio del usuario denominado " Favoritos" y que contendrá características similares al Menú de SAP pero adaptado a las necesidades de cada individuo.

6.1 | Favoritos - Generalidades El siguiente esquema presenta el menú de Favoritos definido por el usuario y el efecto de las sucesivas aperturas de los niveles. Nótese que admite la creación de un árbol de carpetas y la inclusión de transacciones en cada una de ellas, permitiendo su clasificación y un mejor ordenamiento de las funciones, tal como representa la imagen siguiente :

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Imagen 6.1 - Ejemplo de un Árbol de Favoritos creado por un usuario

6.2 | Gestión de Favoritos En el esquema siguiente podrás observar el menú que se despliega al elegir la opción de favoritos y desde el cual podrás efectuar todas las operaciones necesarias, esto es :

Imagen 6.2 - Menú de opciones para la gestión de Favoritos

Insertar carpeta :   permite agregar una nueva carpeta bajo el punto en el cual estamos posicionados

(seleccionado). Insertar transacción :   permite agregar en la carpeta actual una nueva transacción. Insertar otros objetos :   permite incluir diversos objetos, de los cuales el que mas útil nos podría ser, es

agregar una dirección web (Internet) para acceder directamente desde este favorito. Download a PC :   permite guardar en el disco un archivo Excel o de texto con la información de toda la

estructura de Favoritos, de manera de poder utilizarlos en otro ambiente de SAP. Upload de PC :   permite subir los Favoritos al ambiente de SAP, utilizando el archivo Excel o de texto donde

fueran guardados previamente, de manera de tenerlos disponibles en presente ambiente. © CVOSOFT IT ACADEMY | ISBN: 978-987-27549-9-0 | [email protected] | www.cvosoft.com

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Mencionemos muy someramente, de que otras funciones disponemos para gestionar y facilitar la creación y modificación de los favoritos, a saber :

Eliminar los objetos creados y no deseados Modificar las posiciones para facilitar el ordenamiento y su uso Modificar las descripciones de Carpetas y Transacciones Agregar Transacciones, referencias a archivos o sitios web

 Aunque ya hemos mencionado algunas vías mediante las cuales acceder a las funcionalidades o transacciones de SAP, el siguiente esquema resume todas las posibilidades con las que contaremos.

Imagen 7.1 - Ejemplo de opciones para acceso a una misma transacción

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El gráfico deja en claro que podremos acceder mediante las siguientes tres procedimientos : Ingresando el código en la casilla de transacciones Ejecutando una de las transacciones incluidas en los favoritos Ejecutando la transacción desde el menú estándar de SAP 

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Lección:

Búsqueda de Información y Ayuda  Aprenderás conceptos tales como buscar información y familiarizarnos con la ayuda provista por el sistema. Curso:   Consultor Funcional Módulo MM Nivel Inicial Unidad:   Unidad 1: Introducción al Sistema SAP

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Supongamos que estamos creando un documento de compras; sin duda, tendremos que indicar el material que deseamos adquirir o el servicio a contratar. SAP almacena en un archivo toda la información de los mismos, lo que veremos más adelante, lo denomina Maestro de datos.

El siguiente caso, nos ubica en un documento de compras, donde deberemos especificar el Grupo de Compradores, el que será seleccionado de una lista previamente guardada en la parametrización del sistema, tal como se refleja en el esquema siguiente, a saber :

Imagen 1.1 - Modelo de pantalla donde se solicita un dato al usuario

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El símbolo que llamaremos Matchcode, ubicado la derecha del dato ("

")nos permitirá acceder a la siguiente pantalla

:

Imagen 1.2 - Listado de valores para escoger uno de ellos de una tabla de SAP 

Y desde ella, seleccionaremos y obtendremos uno de los valores presentes.

Este caso, fue simple pués la lista a la que accedimos, tiene apenas unas pocas opciones. ¿ Cuál será el caso de un archivo que nos permita seleccionar un valor entre miles, o decenas de miles ? Bastará ver el ejemplo siguiente para comprenderlo claramente :

Imagen 1.3 - Ejemplo de ingreso de datos para selección de registros

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El esquema nos muestra que al pulsar sobre el símbolo de "Buscar" (o matchcode), se abrirá una ventana, en la cual podremos ingresar una descripción parcial o completa del dato que estamos buscando. En este caso, tratamos de encontrar un código de material y para ello ingresamos una parte de la descripción (u otro de los datos disponibles) del registro deseado ("*Material de Modelo*") lo que nos permitirá acceder a un listado reducido, desde el cual, elegir el deseado, tal como muestra el esquema siguiente :

Imagen 1.4 - Resultado obtenido a partir del filtro anterior 

En este caso, aquellos materiales que contengan la palabra "Material de Modelo" tal como se indica a continuación :

* Material de Modelo* ¿ Cuál sería el resultado si buscáramos materiales con la clave de búsqueda "*Material de Modelo*1*" ? Lo muestra la siguiente imagen :

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Imagen 1.5 - Resultado más limitado al aplicar una especificación diferente

Presentaremos varios ejemplos para que pensemos cual sería el criterio en cada caso.

E-SAP *

- Todos aquellos que comiencen con el texto "E-SAP"

E-SAP * Material *

- Similar al anterior y contenga la palabra "Material"

E-SAP * Material * 1 *

- Similar al anterior, pero que contenga el número "1"

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SAP viene provisto con una poderosa herramienta de ayuda, tanto para la aplicación en general, como para los casos donde necesitamos asistencia en los procesos, o en situaciones donde necesitamos aclaraciones acerca de los datos solicitados por el sistema.

En el esquema siguiente vemos un ejemplo, en el cual, posicionamos el cursor en un campo del documento, por  ejemplo, el " Grupo de Compras" y pulsamos la tecla "F1" para acceder a la ayuda, como muestra el esquema siguiente :

Imagen 2.1 - Pantalla de ayuda provista por SAP 

Tal como mencionáramos, la ayuda será referida en este caso, al dato indicado esto es, el Grupo de Compras, pudiendo observarse que recibimos la explicación correspondiente. Como se muestra en el esquema siguiente, si el dato fuera una fecha, SAP mostrará un calendario del cual tomar la fecha deseada :

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Imagen 2.2 - Calendario disponible para la selección de una fecha

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Lección:

Integración de MM con otros módulos  Analizaremos y comprenderemos la integración de MM con los restantes módulos. Ejemplos prácticos serán el material ideal para fijar conocimientos de los procesos y la documentación asociada. Curso:   Consultor Funcional Módulo MM Nivel Inicial Unidad:   Unidad 1: Introducción al Sistema SAP

 CVOSOFT IT Academy - Formación en Sistemas.

Cuando hablamos de integración del sistema SAP nos estamos refiriendo a un punto en el cual, pocos usuarios, tanto básicos como avanzados, prestan la debida atención y quizás es uno de los puntos que más los destacan a la hora de participar de una nueva implementación, mejoras o actualizaciones.

Como ya te hemos mencionado, el módulo MM involucra una serie de actividades que SAP divide en submódulos para facilitar su gestión y división de actividades dentro de las empresas. Mencionamos algunos de ellos y sus funciones principales.

Imagen 1.1 - Detalle de los Sub-módulos de SAP correspondientes al Módulo MM 

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PUR-Compras :   comprende las compras externas de materiales y servicios. Determina las posibles y mejores fuentes de aprovisionamiento y controla la recepción de los bienes y su facturación. MRP - Planificación de necesidades : planifica las necesidades de compra basada en los requerimientos actuales y consumos históricos. IM - Gestión de Stock : encargado del inventario físico de los materiales, tanto en cantidades como valores. Control de movimientos del almacén (entradas, salidas, transferencias, etc.). IV - Verificación de Factura : responsable de la recepción, chequeo y registro de las facturas de proveedores. Comparación de las facturas con los pedidos de compra y recepción de la mercadería (en cantidad y precio).

Pensemos en algunos ejemplos simples :

1.1 | Ventas (SD) Un vendedor contacta un cliente para ofrecerle y venderle un producto que nuestra empresa revende. Cuando concreta la venta, el producto puede encontrase en stock o debe ser adquirido a un proveedor. En éste último caso, el Área de Ventas deberá gestionar la adquisición del bien a través del Departamento de Compras MM generando los documentos necesarios. Un vez definida la fecha de recepción del producto, el Responsable de Compras deberá informar a Ventas para acordar la entrega al cliente.

1.2 | Producción (PP) El área productiva de la empresa planifica sus tareas a fin de producir los bienes requeridos por la demanda. Para ello, hace uso de los insumos en stock o comunica al Departamento de Compras acerca sus necesidades generando los documentos correspondientes. Compras adquirirá lo solicitado y pondrá los materiales a disposición del área correspondiente.

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1.3 | Tesorería (TR) Mediante las solicitudes o reportes correspondientes, éste área recibirá los planes de gastos o inversión que llevará a cabo el Departamento de Compras. Por un lado, Tesorería informará los recursos disponibles para adquisición de bienes, y por otro, recibirá información del uso progresivo que se vaya dando, a fin de hacer las previsiones correspondientes.

1.4 | Recursos Humanos (HR) Cuando el Área de Compras es el encargado de recibir las necesidades de contratación de mano de obra o servicios, se convierte en el interlocutor del Departamento de RR.HH. para el suministro de los recursos a las área solicitantes. De manera similar podríamos mencionar muchos otros casos de interacción entre MM y los módulos restantes, como así también, entre éstos otros. Sólo a modo de referencia mencionaremos algunos : Los materiales vendidos son fabricados por la empresa, por lo cual, las actividades de ventas (SD)  serán generadores de Órdenes de Producción (PP). Los materiales solicitados por producción deben atravesar el proceso de Control de Calidad (QM), con lo cual, éste departamento deberá informar al área productiva del resultado y la disponibilidad o no de los insumos adquiridos. El Departamento de Administración y Finanzas  (FI-CO)  controla las actividades de proveedores y clientes (en conjunto con MM y  SD) y puede determinar su bloqueo para actividades comerciales mediante una decisión compartida.

Queda sobrentendido que todas éstas actividades conjuntas entre módulos de SAP y los sectores asociados de la empresa, estarán registrados mediante los documentos correspondientes, de manera que, no sólo se lleven adelante los procesos requeridos, sino que se logren automatizar buen número de ellos y que cada participante reciba la información necesaria para su mas eficiente desenvolvimiento.

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Un recurso muy importante de SAP es su posibilidad de comunicarse con sistemas externos, ésto es, intercambiar  información con otros sistemas que complementan sus funciones.

Imagen 2.1 - Gráfico que refleja la comunicación de SAP con otros sistemas

¿ Qué información deberá fluir en ambas direcciones? Mencionaremos algunas, a modo de referencia: © CVOSOFT IT ACADEMY | ISBN: 978-987-27549-9-0 | [email protected] | www.cvosoft.com

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2.1 - SAP SE :   en SAP registrarán todos los clientes potenciales para la gestión de promoción, pero deberá viajar al SE cuando sea convertido en un cliente definitivo, cuyos datos completos serán registrados en SAP.

2.2 - SE SAP :   cuando se realice una venta al cliente, el SE deberá verificar el control de crédito, previo a la autorización de la operación. La información de la venta deberá ser enviada a SAP a fin de alimentar sus herramientas de reporting y actualizar el crédito disponible por el cliente.

2.3 - SE

SAP :   los pagos y los correspondientes reclamos serán gestionados por el SE, por tanto, la

información deberá viajar a SAP para actualizar el crédito del cliente y los reportes disponibles, a la vez de gestionar la cuenta corriente mediante herramientas en SAP.

Como un muy interesante ejercicio mental, te proponemos pensar en ejemplos donde se presenten los siguientes escenarios :

Imagen 2.2 - Cuadro que refleja un análisis de interconexión entre SAP y un sistema externo

De manera similar al ejemplo anterior, deberás imaginar el flujo de información entre ambas aplicaciones. Comprendido este procedimiento, podemos introducirnos en el concepto de los que en el mundo de SAP se denomina Interface, estas son, herramientas, especialmente diseñadas para comprender el funcionamiento y la información de cada uno de los participantes. No ahondaremos mucho en este tema, porque sería muy técnico, pero bastará con comprender que se tratan de programas que comunican ambas aplicaciones, tomando información de una y transportándola a la otra con la frecuencia y validaciones definidas, acordes a cada necesidad.

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