Manual Recepcion

ZEUS

ZEUS Recepción Manual de usuario

COMPUSISCA S.A. Centro Cial. Bocagrande Local 203 PBX: 6655011 Fax 6653693 Cartagena de Indias Colombia

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INTRODUCCIÓN

1.1 . Cambio de Habitación Mediante esta opción es posible cambiar los huéspedes de su habitación a una habitación desocupada.

Figura 1 Ventana para Cambio de Habitación

Para cambiar de habitación 1. En el campo Habitación, digite el número de la habitación actual del huésped o utilice las ayudas (Plano, Atributos, Botón Ayuda) para localizarla. 2. En el campo Habitación Destino digite el número de la habitación en la que quedará el huésped. 3. Especifique la clase de habitación, el motivo del cambio, la nueva tarifa y las observaciones que considere necesarias. Sistema de Administración Hotelera

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4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

1.2 . Distribución de Depósitos Permite realizar una distribución manual del valor del depósito de una reserva, entre las habitaciones checkin de la misma.

Figura 2 Distribución Manual de Depósitos

Para realizar la distribución 1. Digite el número de la reserva y presione la tecla Tabulador. 2. Presione el botón Distribuir Ahora. (Se muestra la ventana con los folios checkin correspondientes a las habitaciones de la reserva) 3. En la columna valor de la lista de folios mostrada, digite los valores para cada folio hasta completar el valor total. 4. Cierre la ventana don la lista de folios 5. Confirme la distribución.

1.3 . Cambios a Huéspedes Chekc – In Permite cambiar los datos del titular de una habitación específica.

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Figura 3 Cambios a Huéspedes Checkin

Para realizar el cambio 1. Indique el número de la habitación. 2. En el primer campo de la sección Datos Actuales, digite el número de identificación actual y presione la tecla Tabulador. 3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

1.4 . Consulta de Habitaciones y/o Folios Reúne en una sola ventana la información más importante de una habitación o un folio específico. Esta consulta presenta, además de una información global, 6 secciones que permite conocer los datos de los Acompañantes, Cargos, Llamadas, Log, Vouchers Detallados, Vouchers General. En la cabecera de la consulta se encuentran los datos de la Fecha de Llegada, Fecha de Salida, Plan, Adultos, Niños y Adicionales Check-in, Adultos, Niños y Adicionales Check-Out, Adultos, Niños y Adicionales en Casa, el tipo y la case de habitación, la fecha de check-in y el usuario que hizo el checkin. Por último encontramos la tarifa actual, la tarifa según el plan, tarifa del niño, tarifa del adicional, número de reserva, registro y cajilla.

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Las seis secciones, distribuidas en seis Tab’s muestran la siguiente información:


Acompañantes. Lista de las personas registradas en la habitación.




Cargos. Listado de cargos realizados a los folios.




Llamadas. Listados de las llamadas telefónicas cargadas.




Log. Listado de las operaciones especiales realizadas con la habitación.




Vouchers Detallado. Lista de los vouchers generados.




Voucher General. Listado global de los vouchers generados.

Para consultar uno de los Tab’s haga clic sobre él.

1.5 . Check out Despliega dos opciones que permite hacer checkout a huéspedes o a Eventos y Grupos respectivamente Sistema de Administración Hotelera

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1.6 . Checkout de Huéspedes Mediante esta opción se puede hacer checkout a los huéspedes de una habitación de forma independiente o al total de las personas. Además brinda las herramientas para recibir los pagos de los huéspedes. Tipo de Folio H: Habitación G: Grupo Factura A: Ambas M/E: Maesta Extra

Listado de Huéspedes Checkin

Figura 4 Checkout de Huéspedes

En la lista de Huéspedes checkin encontramos las personas que se encuentran hospedadas en la habitación especificada. De esta lista podemos hacer checkout a cualquier persona, pero antes se deben tener en cuenta que:


Las personas que presentan en la columna saldo un valor diferente de cero, se le debe realizar el pago para que el saldo quede en cero. Es decir solo es posible hacer checkout a las personas con saldo cero.




Para hacer checkout al titular de la habitación, el saldo de todos los huéspedes debe estar en cero.




Si hace checkout al titular de la habitación, el sistema hace checkout a todos los huéspedes dejando la habitación disponible.




No es posible deshacer un checkout.

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Para hacer checkout al titular si sacar toda la habitación, debe cambiar este a subtitular y promover otro huésped a titular

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Al intentar hacer checkout a un huésped es posible encontrar dos situaciones: Huéspedes con saldo en contra (debe al hotel) o con saldo a favor (el hotel le resta dinero). Cada una de las cuales tiene una manejo especial al momento de hacer el pago.

1.6.1.1 .

PAGO DE HUÉSPEDES CON SALDO EN CONTRA

Para realizar, desde la ventana de checkout, el pago a huéspedes que deben al hotel debe seguir estos pasos: 1. Digite el número de la habitación. 2. En la lista de huéspedes checkin, presione doble clic sobre el huésped que realiza el pago. 3. Seleccione el Tab Pagos. 4. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma en que el huésped hace el abono. 5. Dependiendo de la forma de pago seleccionada el sistema le pide datos adicionales (excepto el pago en efectivo) . Especifíquelos. 6. En el campo Valor digite el valor del pago 7. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

1.6.1.2 .

PAGO DE HUÉSPEDES CON SALDO A FAVOR

Es normal encontrarse con huéspedes cuyos depósitos son mayores al total consumido, por lo que al momento de hacer check out presenta un saldo en rojo o a su favor. En este caso es evidente que el hotel debe hacer una devolución de este dinero, devolución que puede efectuarse desde la opción Paidout del menú Caja o directamente desde el check out de Huéspedes. Observemos los pasos a seguir: 1. Digite el número de la habitación. 2. En la lista de huéspedes checkin, presione doble clic sobre el huésped que realiza el pago. 3. Seleccione el Tab Pagos. Sistema de Administración Hotelera

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4. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma Efectivo 5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

El sistema genera un Paidout automático por el valor del saldo.

1.6.1.3 .

ESTADO DE CUENTA

Cuando se necesite emitir una factura a un huésped, lo primero que se debe pensar es mostrarle su estado de cuenta, de esta manera él podrá observar sus consumos antes de generar un consecutivo de factura. Para emitir el estado de cuenta, basta con hacer clic en el botón Estado de Cuenta y elegir el tipo y la clase que se quiere emitir. Para mas información de los tipos y las clases consulte la Emisión de Facturas.

1.6.1.4 .

EMISIÓN DE LA FACTURA

ZEUS permite emitir facturas en varios formatos para cualquiera de los folios de la habitación con solo presionar el botón Factura de la barra de herramientas. Se debe tener en cuenta que ZEUS brinda gran versatilidad en la generación de las facturas y que por lo tanto se debe manejar con prudencia ya que de lo contrario se puede incurrir en el uso innecesario de consecutivos. Cuando se emite una factura, se debe seleccionar primero el tipo que se desea (Detallada, Global, Plan Global) que son diferentes presentaciones de la factura y seguidamente la clase (Maestra, Extra, Ambas). Dependiendo de la clase seleccionada se generará el consecutivo. Ambas: genera una factura que abarca todos los cargos del folio seleccionado; a esta factura se le asigna un consecutivo. Maestra: genera una factura que abarca los cargos realizados a la cuenta maestra del folio seleccionado. Extra: genera una factura que abarca los cargos realizados a la cuenta extra del folio seleccionado. Sistema de Administración Hotelera

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Un folio pude entonces tener generado un modelo de factura Ambas (A) o un tipo Maestra / Extra (ME). Los cambios de un modelo a otro genera la anulación automática de consecutivos.

1.6.1.5 .

CHECKOUT DE HUÉSPEDES

Para hacer checkout a un huésped debe seguir los siguientes pasos: 1. Digite el número de la habitación. 2. En la lista de huéspedes checkin, presione doble clic sobre el huésped que sale del hotel. 3. Seleccione el Tab Checkout.

Siempre que se ingresa a la ventana Checkout el sistema bloquea los folios de la habitación. Para desbloquear desactive la casilla Bloqueado del Tab Pagos

4. Active la casilla Confirmar el Checkout. 5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas. 6. Confirme el Checkout Si el huésped seleccionado es un titular el sistema pedirá una reconfirmación.

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Una vez confirmado el checkout el (los) huésped(es) desaparece(n) de la lista de Huéspedes Checkin.

1.6.1.6 .

CHECKOUT EVENTOS VARIOS Y GRUPOS

Al igual que las habitaciones, a los Eventos Varios y a los Grupos se les debe hacer checkout para cerrar el folio asociado. Este proceso es similar al checkout de habitaciones.

Figura 5 Checkout de Eventos Varios y Grupos

Antes de hacer checkout el saldo del grupo o evento debe estar en cero. Para registrar un pago 1. Digite el Folio del Grupo o Evento Vario. 2. Seleccione el Tab Pagos. 3. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma en que el huésped hace el abono. 4. Dependiendo de la forma de pago seleccionada el sistema le pide datos adicionales (excepto el pago en efectivo) . Especifíquelos. 5. En el campo Valor digite el valor del pago 6. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

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Si el saldo del folio es a favor del cliente seleccione la forma de pago efectivo. EN este caso el sistema genera un Paidout automático

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Para hacer el checkout al folio Una vez realizado el pago necesario para dejar el folio en cero, se puede proceder con el checkout.

Figura 6 Tab Checkout

1. Indique el Folio del evento o Grupo. 2. Seleccione el Tab Checkout. 3. Active la casilla Confirmar el Checkout. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas. 5. Confirme el Checkout

Para emitir la factura del evento o grupo siga las instrucciones especificadas en la sección 1.6.1.4 . EMISIÓN de la factura.

1.7 . Bloqueo/desbloqueo Habs. Administrativas Esta opción de menú permite bloquear de forma temporal habitaciones del hotel para propósitos administrativos. Además, si la habitación se encuentra bloqueada, el sistema le pedirá la confirmación para quitar el bloqueo.

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Siempre que se ingresa a la ventana Checkout el sistema bloquea los folios. Para desbloquear desactive la casilla Bloqueado del Tab Pagos

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Figura 7 Bloqueo y Desbloqueo Administrativo de Habitaciones

Para realizar el bloqueo 1. Indique el número de la habitación a bloquear 2. Especifique el rango de fecha del bloqueo. 3. Especifique la observación necesaria. 4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

1.8 . Actualización en Folios Cerrados Cuando se hace checkout a un folio este se cierra automáticamente, con el fin de que no se sigan haciendo movimientos. Sin embargo esta opción permite realizar movimientos estos folios, tales como cargos, borrado de cargos y abonos. Cuando se ingresa a esta opción, se debe indicar un número de habitación o un folio en particular. Cuando se ingresa un número de habitación, el sistema muestra en la lista desplegables frente a este, una lista con todos los folios que han estado en la habitación seleccionada, esto con el fin de elegir la deseada.

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Cuando selecciona el folio, se muestran sus datos

Figura 8 Actualización en Folios Cerrados

El procedimiento para hacer cargos a folios y borrado de cargos al igual que para listar los cargos, es el mismo que se utiliza en la opción Cargo a Folios de este menú.

1.8.1 .

Abonos o Pagos a Folios Checkout

Es común encontrarse con la necesidad de registrar un a bono a un folio cerrado, ya sea porque fue necesario borrar el pago inicial y registrarlo nuevamente con otra forma de pago o porque hubo cambios en los consumos. Es importante tener en cuenta que los movimientos realizados a los folios checkout deben hacerse de tal forma que dejen el saldo en cero, de lo contrario este folio aparecerá con saldo pendiente. La ventana desplegada es la siguiente:

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Figura 9 Pagos a Folios Cerrados

Para realizar el pago 1. Seleccione la habitación y el folio al que hará el pago. 2. Presione el botón Abono de la barra de herramientas. 3. En la ventana desplegada(Ver Figura 9) seleccione la cuenta a la que hará el abono (Maestra o Extra). 4. Indique el código de la moneda en la que pagará. 5. Elija la forma de pago. 6. En el campo valor digite la cantidad a pagar. 7. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas. 8. Confirme el pago.

1.9 . Transferencia Entre Folios Eventualmente se puede presentar la necesidad de trasladar cargos de un folio a otro, la opción transferencia entre folios nos brinda esta versatilidad, permitiéndonos realizar tantos traslados como sean necesarios. Se puede trasladar cualquiera de los cargos o su totalidad utilizando los botones de traslado. También es posible filtrar un cargo específico para

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hacer mas fácil la transferencia. Para ello debe indicar el cargo a filtrar en el campo Cargo y presionar la tecla Tabulador.

Figura 10 Transferencia entre Folios

El proceso de transferencias puede realizarse en doble vía, gracias a los botones de traslado y con la cantidad ítem deseados según la selección que se haga, por ello a continuación se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.

Funciones de los botones de traslado

Traslada todos los cargos desde el folio superior al inferior.

Traslada los cargos seleccionados desde el folio superior al inferior. Traslada todos los cargos desde el folio inferior al superior.

Traslada los cargos seleccionados desde el folio inferior al superior

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Como seleccionar ítem específicos Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar. De igual forma para quitar la selección a un cargo se debe presionar nuevamente clic sobre él. Nótese que al presionar doble clic cambia de color; cuando esta en blanco significa que no esta seleccionado.

Para trasladar todos los cargos de un folio a otro 1. Indique los folios entre los que desea realizar el traslado. 2. Presione un de los botones de traslado de todos los cargos, según la dirección en que desee trasladar 3. Presione el botón Guardar.

Para trasladar un grupo específico de cargos 1. Indique los folios entre los que desea realizar el traslado 2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar 3. Presione el botón de traslado de cargo seleccionados que aplique. 4. Presione el botón Guardar.

1.10 .

Apertura de Eventos Varios

Un evento vario consiste en un folio que no tiene asociado habitación. Estos folios tienen características similares a los folios de habitación, lo que quiere decir que se les pueden realizar cargos, pagos, facturas, etc. Y de igual forma tiene un proceso de registro y checkout. Un ejemplo clásico para el uso de los folios de evento vario son los pasa días, o sea aquellas personas que llegan al hotel a disfrutar de las zonas húmedas y los ambientes pero que no están hospedados en una habitación pero que sin

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embargo cuanta con un folio abierto disponible para hacerle cargo desde cualquiera de los ambientes.

Figura 11 Apertura de Folios de Eventos Varios

Para abrir un folio de evento vario 1. Estando el campo Código vacío, presione la tecla tabulador 2. Digite la información solicitada en la ventana 3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas

En el campo Código se muestra el código asignado al evento y en al campo Folio el número de folio asignado.

1.11 .

Cargo a Folios

Mediante la opción de cargo a folios es posible registrar o borrar los consumos realizados por un huésped así como también hacer consulta de estos o emitir un estado de cuenta o factura de un folio.

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Figura 12 Cargos a Folios Checkin

Para ingresar un nuevo cargo 1. Indique el número de la habitación o folio. 2. Presione el botón Nuevo. 3. En el campo Código de Cargo digite el cargo o bien utilice el botón ayuda para buscar el código y presione la tecla TAB. 4. Digite el número de la comanda (opcional) y presione TAB. 5. Digite el valor a cargar. 6. Indique si será un cargo Debito o Crédito. 7. Seleccione a que cuenta (Maestra / Extra) se va a realizar el cargo. 8. Presione el botón Grabar.

Para consultar los cargos realizados al folio Presione el botón lista de cargos Sistema de Administración Hotelera

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Para borrar un cargo 1. Presione el botón Lista de cargos 2. Haga clic sobre la línea del cargo que desea borrar 3. Presione el botón Borrar. 4. En el área inferior de la pantalla se pide la autorización para el borrado.

Las formulas de autorización se crean en el módulo PARÁMETROS de ZEUS

5. Digite los datos para cada campo: a.

Autoriza: usuario que autoriza el borrado.

b. Clave: pasabordo del usuario. c.

Formula: número de autorización del día.

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d. Observaciones: motivo del borrado / comentarios. 6. Al terminar de digitar la observación y presionar la tecla TAB ZEUS le pedirá la confirmación del borrado, al confirmar, el cargo desaparece del listado. Importante: tenga en cuenta que solo puede borrar cargos el mismo día en que estos se realizan, si desea eliminar un cargo de días anteriores tendrá que realizar el mismo cargo con igual valor pero de naturaleza contraria, es decir, si el día 19 de Julio realizamos un cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, Debito a la cuenta Maestra y el día siguiente lo queremos borrar, debemos realizar el mismo cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, pero con naturaleza Crédito a la cuenta Maestra. Si no realiza este procedimiento no podrá borrar el cargo.

Para consultar los cargos si importar su estado Presione el botón Lista de Cargos Total. Se muestra la lista de cargos indicando, además de los cargos activos, cuales han sido borrados (Estado = B) o transferidos (Estado = T).

Lista de Cargos Total

Estados de cuenta Si no quiere asignar número de factura debe presionar el botón Estado de Cuenta, el cual le despliega un reporte con los cargos del folio seleccionado.

Estado de Cuenta

Factura Genera una factura al folio indicado, puede identificar el tipo de factura que tiene generada en este momento, gracias al campo factura, el cual puede mostrar tres posibles valores: N para indicar que no se ha generado factura, A para indicar que se genero factura Ambas y M/E que indica que se genero factura Maestra Extra. Cuando se presiona el botón Factura el sistema pregunta si desea cambiar el nombre o NIT que saldrá en la factura. En caso de responder No se emite la factura, mientras que de ser afirmativa su respuesta ZEUS ubica el cursor el campo Nombre (Folio/Factura), donde se debe indicar el nuevo nombre para

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Factura

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la factura, igualmente podemos cambiar el campo Nº Id. (Folio/Factura) indicando una nueva identificación.

1.12 .

Bloqueo de Folios

Bloquea o quita el bloqueo del folio de una habitación específica. El bloqueo evita que se le puedan hacer cargos al folio, el cual se mantiene bloqueado hasta que se le indique lo contrario.

Figura 13 Bloqueo y Desbloqueo de Folios

Para bloquear un folio 1. Indique el número de la habitación y/o el folio según sea necesario. 2. Presione la tecla tabulador. 3. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas. 4. Confirme el bloqueo

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Para desbloquear un folio Cuando un folio se encuentra bloqueado se muestra un indicador a la derecha del folio. Indicador de Folio Bloqueado

1. Indique el número de la habitación y/o el folio según sea necesario. 2. Presione la tecla tabulador. 3. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas. 4. Confirme el Desbloqueo

1.13 .

Autorizaciones

Cuando se hace un cargo a un folio, existe la posibilidad de que este pida una autorización. El sistema pide autorización cuando se hace un cargo con una naturaleza contraria o cuando se intenta borrar un cargo, en estos casos si no se hace la autorización, el procedimiento no pude ser terminado. De hecho las autorizaciones se pueden realizar desde la misma ventana de cargos, por lo que esta opción es usada mas comúnmente para hacer autorizaciones remotas. El caso es que cuando un usuario del sistema intenta realizar uno de los dos procedimientos antes mencionados el sistema pedirá una autorización, la cual podrá ser dada por la persona autorizada, desde cualquier otra estación del sistema, logrando así no solo evitar trasladarse hasta la estación del usuario, sino mantener un control de este tipo de procedimientos. El número de autorización generado al hacer el cargo se puede consultar en el campo #Auto de la sección donde se autoriza.

Figura 14 Petición de Autorización en la Ventana de Cargos

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Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana.

Figura 15 Autorizaciones Remotas de Cargos

Para hacer una autorización 1. En el campo No. Autorización, digite el número de autorización que se autorizará y presione la tecla tabulador. 2. En el campo Autoriza, digite el usuario que realiza la autorización y posteriormente digite la clave. 3. En el campo Formula, digite el número de autorización de la fecha. 4. Digite las observaciones del caso y presione la tecla tabulador

Después de seguir estos pasos el sistema habrá autorizado el cargo, por lo que el usuario que lo esta realizando podrá grabarlo.

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1.14 .

Actualización Estadía Y/O Tarifa

La ventana desplegada por esta opción brinda la posibilidad de realizar cambios a la estadía (alargue o acorte) o a la tarifa de la habitación. Además despliega información general de la habitación tal como sus cargos y el log de transacciones.

Figura 16 Actualización de Estadía o Tarifa

1.14.1 .

Actualizar Estadía Habitación

Utilice esta opción cuando necesite cambiar la fecha de salida de una habitación. 1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía. 2. Seleccione el Tab Actualizar Estadía Habitación 3. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor. 4. Presione el botón Aceptar.

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POSZEUS Módulo Administrativo 1.14.2 .

Actualizar Estadía por Huésped

Utilice esta opción para cambiar la fecha de salida de un huésped en particular. Téngase en cuenta que ningún huésped puede tener una fecha de salida mayor que la del titular y además que al cambiar la fecha al titular la esta cambiando a la habitación. 1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía. 2. Seleccione el Tab Actualizar Estadía por Huésped, nótese que se activa el Tab Acompañantes automáticamente. 3. Presione doble clic sobre el huésped al que desea cambiar la estadía. Sus datos se muestran en el Tab Actualizar Estadía por huésped. 4. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor. 5. Presione el botón Aceptar.

1.14.3 .

Cambio de Tarifa

Utilice esta opción cuando necesite cambiar el valor de la tarifa de la habitación al igual que la de los niños y/o los adicionales. 1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía. 2. Seleccione el Tab Actualizar Tarifa. 3. Haga los cambios de tarifa deseados. 4. Presione el botón Aceptar.

1.15 .

Organización del Hotel

Mediante esta opción podemos realizar una asignación de las habitaciones del hotel, de tal forma que queden correctamente organizadas. Esta organización consiste en asignar a las reservas que llegan en una fecha específica la habitación que se considere. Las habitaciones aquí asignadas se bloquean automáticamente una vez se guarda el cambio. Sistema de Administración Hotelera

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Figura 17 Organización de las Habitaciones del Hotel

Para asignar las habitaciones 1. En el campo Fecha de llegada, indique la fecha de las reservas que desea organizar. 2. Presione el botón Mostrar de la barra de herramientas. Botón Mostrar

3. El sistema despliega la lista de las Reservas. 4. En el campo NroHab de la reserva deseada, indique la habitación que se quiere asignar. Puede utilizar el botón Ayuda para buscar la habitación. 5. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

Para quitar las habitaciones asignadas 1. En la lista de Reservas, presione clic sobre el número de habitación que desea desasignar. 2. Utilizando la tecla Suprimir, borre el número de la habitación. 3. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

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1.16 .

Cambiar Cédulas Genéricas

Recordemos que cuando se hace una reserva y no se conoce el número de identificación de una de las personas de la reserva, es posible colocarle un número genérico, el cual ZEUS asigna automáticamente. Cuando se tienen personas registradas con este tipo de identificación, los correcto es cambiarla y colocarle el número real tan pronto se conozca. De esta manera cuando el huésped regrese al hotel y de su número de cédula real, ZEUS muestre todos sus datos y lleve por consiguiente estadísticas de él.

Figura 18 Cambio de Cédulas Genéricas

Para cambiar una cédula genérica 1. En el campo Cédula Genérica, digite el número de la cédula o utilice el botón Ayuda para localizarla. Presione la tecla Tabulador. 2. En el campo Cambiar por digite el nuevo número del documento, presione la tecla tabulador e indique el tipo de documento y posteriormente el nombre si es necesario. 3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

1.17 .

Transferencia Entre Cuentas M/E

Primero que todo recordemos que todo folio se encuentra subdividido en dos cuentas, una Maestra y una Extra, y que a cada una de esas cuentas le podemos hacer cargos y emitir una factura independiente.

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Con Transferencia Entre Cuentas M/E, tenemos la posibilidad de transferir cargos entre estas cuentas, ya sea de la Maestra a la Extra o viceversa.

Figura 19 Transferencia entre las cuentas Maestra y Extra de un Folio

El proceso de transferencias puede realizarse en doble vía, gracias a los botones de traslado, además se puede trasladar la cantidad ítem deseados según la selección que se realice. Es posible Filtrar un cargo específico colocando en el campo Cargo el código del cargo que se desea filtrar. Este filtro se vera aplicado tanto para la cuenta Maestra como para la Extra. A continuación se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.

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Funciones de los botones de traslado

Traslada todos los cargos desde la cuenta Maestra a la Extra.

Traslada los cargos seleccionados desde la Maestra a la Extra. Traslada todos los cargos desde la Extra a la Maestra.

Traslada los cargos seleccionados desde la Extra a la Maestra.

Como seleccionar ítem específicos Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar.

Para trasladar todos los cargos de un folio a otro 1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado. 2. Presione un de los botones de traslado de todos los cargos, según la dirección en que desee trasladar 3. Presione el botón Guardar.

Para trasladar un grupo específico de cargos 1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado 2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar 3. Presione el botón de traslado de cargo seleccionados que aplique. 4. Presione el botón Guardar. Sistema de Administración Hotelera

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1.18 .

Cambio Titular/Subtitular/Acomp.

Empecemos por recordar tres cosas, uno que cuando se hace checkout a un titular se tiene que ir toda la habitación, dos que solo es posible hacer cargos a los huéspedes que tiene folio y tres solo tienen folio los titulares y los subtitulares. Basados en esto podemos entender mejor la funcionalidad de esta herramienta. Mediante esta opción es posible cambiar el tipo a un huésped bajo las siguientes reglas: Tipo de Huésped Titular ( T )

Puede Cambiar a Subtitular ( S )

Sub-Titular ( S )

Titular ( T )

Motivo El huésped ya tiene folio no puede cambiar a uno que no tenga folio El huésped ya tiene folio no puede cambiar a uno que no tenga folio

Acompañante( A) Titular ( T ) Subtitular ( S ) Adicional ( D ) Titular ( T ) Subtitular ( S )

Figura 20 Cambio Titular / Subtitular / Acompañante

Para cambiar el tipo de huésped 1. Digite el número de la habitación y presione la tecla Tabulador. 2. En la lista desplegada, presiones clic en la columna Cambiar del huésped que desea modificar 3. Digite la letra correspondiente al nuevo tipo a asignar. 4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

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1.19 .

Intercambio de Habitación

Permite realizar un canje entre dos habitaciones ocupadas, es decir, permite que un huésped de la habitación A pase a la habitación B y viceversa.

Figura 21 Intercambio de Habitaciones Ocupadas

Para realizar el intercambio 1. Digite el número de la habitación origen, puede utilizar las ayudas para localizarla. 2. Digite el número de la habitación destino, puede utilizar las ayudas para localizarla. 3. Presione el botón Grabar y confirme el intercambio

1.20 .

Preparación de Grupos

Cuando la reserva de un grupo esta generada se debe proceder a realizar su preparación. Esta preparación consiste en especificar la distribución de las personas en las diferentes habitaciones reservadas, es decir, se eligen cada una de los tipos de habitaciones reservadas y se indica que personas estarán en ellas.

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El proceso de reservación y preparación de grupo se debe realizar los mas completo posible, de tal forma que facilite el checkin del grupo. Esto debido a que si los datos de las personas del grupo están completos y correctos, el recepcionista perderá mucho menos tiempo solicitando información adicional al huésped o reorganizando los acompañantes de una habitación, por lo tanto el checkin resulta un proceso rápido.

Figura 22 Preparación de Grupos

La ventana de preparación esta compuesta por tres secciones principales: Personas del Grupo, Líneas Reservadas y Personas Preparadas. Las cuales interactúan así:

Para preparar una habitación 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas. 2. Presione doble clic sobre la línea de la habitación que preparará en la sección Líneas Reservadas. Nótese que el número de la línea aparece en el campo Línea de la sección Personas Preparadas.

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3. Presione doble clic sobre las personas que estarán en el tipo de habitación seleccionado. Nótese que se asigna un número de preregistro a la habitación. Las personas seleccionadas se muestran en la sección Personas Preparadas, la primera como titular y las siguientes como acompañantes; característica que puede ser modificada. También puede asignar el número de la habitación para esta línea, la cual se bloqueará por reserva. El número de la habitación puede ser digitado o localizado con el botón Ayuda o mediante el plano. Una vez seleccionadas las personas, en la columna PreReg de la sección Personas del Grupo se despliega el preregistro asignado, mientras que en la columna Prep (Habitaciones preparadas) de la sección Líneas Reservadas, se aumenta en 1 para la línea escogida. 4. Proceda de igual forma con las demás personas del grupo.

Para consultar las personas de un preregistro presione clic derecho sobre una de las personas con el número de preregistro deseado

Para desasignar personas de una habitación 1. En la sección Personas del Grupo, presione clic derecho sobre la persona que desea desasignar. 2. En la sección Personas Preparadas, presione doble clic sobre la(s) persona(s) que desea desasignar. 3. Confirme la desasignación

1.21 .

Cajillas de Seguridad

Si se han creado cajillas de seguridad en el sistema es posible realizar el Ckecin y en Check-out de estas desde este menú.

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POSZEUS Módulo Administrativo 1.21.1 .

Checkin

El registro o checkin de las cajillas puede realizarse desde esta opción o en el mismo instante en que se hace el checkin del huésped.

Figura 23 Checkin de Cajillas

Para hacer el checkin 1. Digite el número de la habitación 2. Digite el número de la cajilla. 3. Presione el botón Guardar.

1.21.2 .

Checkout

El checkout de las cajillas se puede hacer automáticamente al realizar el checkout de huéspedes.

Figura 24 Checkout de Cajillas

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34

POSZEUS Módulo Administrativo

Para hacer el checkout 1. Digite el número de la habitación 2. Active la casilla Confirme el Checkout. 3. Presione el botón Guardar.

1.22 .

Vouchers

Despliega un submenú con opciones para el manejo de los vouchers (tiqueteras electrónicas) generados a los huéspedes al hacer el checkin.

1.22.1 .

Cambio de Voucher

Cuando se registra un huésped en un plan que genera vouchers, el sistema pide un número de voucher. Este número corresponde, en muchos casos, a tiquetes físicos numerados que se entregan al huésped. Con la opción Cambio de Voucher, es posible cambiar este número.

Figura 25 Cambio de Número de Voucher

Para cambiar el número del voucher 1. Indique el número de la habitación. 2. Digite el nuevo número de voucher. 3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

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35

POSZEUS Módulo Administrativo 1.22.2 .

Cargar Vouchers Adicionales

Genera vouchers de un plan específico a una habitación, los vouchers generados se cargan como un adicional, es decir, se cobran al huésped.

Botón Generar

Figura 26 Cargar Vouchers Adicionales de un Plan Específico

Para cargar los vouchers 1. Indique el número de la habitación. 2. Especifique el plan en el que se basará para generar los vouchers. 3. Presione el botón Generar.

1.22.3 .

Generar Vouchers

Al registrar un huésped en un plan que genera vouchers, ZEUS genera los vouchers correspondientes su estadía. Esta opción permite generar mas vouchers de los que incluye el plan. Los vouchers generados no se cobran al huésped y quedan disponibles para su utilización. Solo es posible generar vouchers de los que incluye el plan con el que está registrado el huésped. Sistema de Administración Hotelera

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POSZEUS Módulo Administrativo

Botón Generar

Lista de vouchers del Plan

Figura 27 Generación de Vouchers del Plan

Para generar los vouchers 1. Indique el número de la habitación y presione la tecla tabulador. 2. En la lista de vouchers desplegada seleccione los tipos vouchers que se generaran, haciendo clic en la columna Gen de cada tipo a generar. 3. En la columna Cant digite la cantidad de vouchers a generar para los tipos seleccionados en el paso anterior. 4. Presione el botón Generar.

1.23 .

Cambio de Plan

Mediante esta opción puede indicar un nuevo plan para una habitación. Debe tener en cuenta que el nuevo plan aplica del día en que se cambia en adelante y que los vouchers generados con el plan anterior se deshabilitan, quedando solo los vouchers del nuevo plan. Por otra parte, si desea cambiar el plan de una habitación que hace parte de un grupo, deberá cambiar el plan a todo el grupo.

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Figura 28 Cambio de Plan

Para hacer el cambio de plan 1. Digite el número de la habitación o localícela con el botón ayuda. 2. En el área Nuevos Datos, digite el código del nuevo plan o localícelo con el botón ayuda. 3. Si el plan genera voucher debe indicar el número de voucher para cada una de las habitaciones. 4. Presione el botón Aceptar.

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2 . CONSULTAS E INFORMES Contiene una serie de opciones que permite realizar consultas sobre la información del sistema así como emitir informes a partir de ella.

2.1 . Consulta de Folios Permite emitir el estado de cuenta del folio especificado. El folio puede corresponder a una habitación, grupo o evento vario.

Figura 29 Consulta de Folios

Para emitir el estado de cuenta 1. Indique el número del folio. 2. Presione el botón Estado de Cuenta. 3. Elija de que cuenta del folio desea emitir el estado. 4. Seleccione el tipo de estado de cuenta que desea listar.

2.2 . Folios Cerrados Hab. Checkin Lista los folios que han hecho checkout y que corresponden a una habitación que aún está checkin. Para emitir el listado solo debe presionar el botón Imprimir.

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2.3 . Huéspedes que no se Registraron Lista los huéspedes que según la fecha de llegada de la reserva se debían registrar en la fecha actual y no lo hicieron. Para emitir el listado solo debe presionar el botón Imprimir.

2.4 . Huéspedes Checkout Permite emitir el listado de los huéspedes que hicieron checkout en una fecha específica.

Figura 30 Huéspedes Checkout

La fecha indicada puede referirse a los checkout que llegaron en esa fecha o a los que salieron, además puede indicar un complejo o listarlos todos. Para emitir el listado seleccione las opciones y presione el botón Imprimir.

2.5 . Huéspedes a Salir según Fecha Lista los huéspedes que según su fecha de salida, dejan el hotel en la fecha indicada.

Figura 31 Huéspedes a Salir Según Fecha

Para emitir el listado seleccione las opciones y presione el botón Imprimir. Sistema de Administración Hotelera

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2.6 . Huéspedes y sus Acompañantes Lista las personas que se encuentran hospedadas en el hotel. El listado puede ser emitido bajo diferentes parámetros.

Figura 32 Huéspedes y sus Acompañantes

Parámetro Todos los Huéspedes

Un Huésped

Alfabético Tipo + Salida

Check - in Hoy

Característica Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel. En este caso puede decidir cambiar el orden en el que se mostrarán los datos. Lista el huésped indicado en el campo Nombre. Puede utilizar el carácter ‘ % ’ como carácter comodín. Por ejemplo si en el campo Nombre digita %Maria el listado mostrará todos los huéspedes llamados Maria que estén en el hotel. Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel ordenadas alfabéticamente. Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel y que salen en la fecha indicada en el campo Fecha Salida, agrupados por tipo de habitación. Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel y que se registraron en la fecha actual.

Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

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2.7 . Vips, Grupos, Socios en Casa Listado los huéspedes considerados como Vips, Socios o Copropietarios que estén en el hotel así como los grupos.

Figura 33 Vips, Grupos o Socios en Casa

Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

2.8 . Huéspedes en Casa por Plan Lista de forma general o detallada, todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel bajo un plan específico. También puede seleccionarse un complejo en especial o todos los complejos.

Figura 34 Huéspedes en Casa por Plan

Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

2.9 . Huéspedes sin Reserva Emite un informe con las personas que se encuentran hospedados y que se registraron sin reserva, mejor conocidos como huéspedes walk – in. Para emitir el listado el botón Imprimir. Sistema de Administración Hotelera

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2.10 .

Ckhec-ins en un Rango de Fecha

Emite un informe con los datos de los registros de huéspedes realizados en un rango de fecha especificado.

Figura 35 Check-ins en un Rango de Fechas

Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

2.11 .

Relación de entradas para el DAS

Permite emitir un informe que contiene las personas que han llegado en el hotel en un rango de fechas. En el caso de los extranjeros, pueden listarse sus entradas y salidas independientemente.

Figura 36 Relación de Entradas y Salidas para el DAS

Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

2.12 .

Listado de Comisiones de Agencias

Genera un listado con las comisiones de las Agencias de Viaje a las cuales se les indico un porcentaje de comisión en reserva. Para emitir el listado debe indicar el rango de fecha de los registros realizados bajo las reservas con comisión. Sistema de Administración Hotelera

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Figura 37 Comisiones de Agencias de Viajes

Para emitir el listado seleccione el rango de fechas deseado y presione el botón Imprimir.

2.13 .

Listado de Verificación de Grupos

Despliega un informe con los datos de los grupos checkin, con el fin de verificar su estado actual.

Figura 38 Listado de Verificación de Grupos

Entre las opciones de esta ventana se encuentran: la posibilidad de seleccionar un grupo específico o todos los grupos y de definir se se listan los acompañantes y las tarifas. Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

2.14 .

Estadísticas Agencias y Empresas

Despliega un submenú con dos opciones las cuales permiten conocer los huéspedes por agencias y por empresa respectivamente. Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir. Sistema de Administración Hotelera

44

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2.15 .

Movimientos de un Folio

Vea 1.4 . Consulta de Habitaciones y/o Folios. Del menú Recepción.

2.16 .

Niños en el Hotel

Permite emitir un listado con los niños que se encuentran checkin (en casa) o los niños que han estado en el hotel en un rango de fechas.

Figura 39 Niños en Casa

Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

2.17 .

Cambios de Habitación

Emite un informe con los cambios de habitación realizados en un rango de fechas.

Figura 40 Cambios de Habitación

Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

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2.18 .

Habitaciones Según Estado

Muestra un listado con las habitaciones que cumplan las características seleccionadas, estas son una combinación entre los estados de ama de llaves y recepción.

Figura 41 Habitaciones Según Estado

Para emitir el listado seleccione el estado según ama de llaves y el estado según recepción que desea consultar y presione el botón imprimir. Como ejemplo en la grafica se muestran las habitaciones Sucias – Ocupadas.

2.19 . Discrepancias Recepción Vs Ama De Llaves Recordemos que ZEUS le brinda al ama de llaves la posibilidad de reportar la ocupación de las habitaciones. Esta opción hace una comparación entre los datos del checkin realizado por recepción y los reportados por ama de llaves, mostrando aquellos donde la cantidad de adultos y niños no concuerdan. Para mostrar el listado presione el botón Ejecutar.

2.20 .

Vehículos en el Hotel

Despliega un informe con los vehículos que se encuentran registrados en el hotel. La información del vehículo incluye los datos de los huéspedes propietarios. La información del vehículo se ingresa al momento de hacer el checkin. Sistema de Administración Hotelera

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2.21 .

Eventos y Grupos Check-in

Muestra un informe con los datos generales de los eventos varios y los grupos que se encuentran check-in. Para emitir el listado presione el botón Imprimir.

2.22 .

Huéspedes Genéricos

En muchas de las opciones de registro de huéspedes, ZEUS brinda la posibilidad de generar cedulas genéricas, con el fin de poder registrar sus datos aunque no se conozca su identificación. Como ejemplos de estas opciones están: los acompañantes de reservas y las personas de los grupos. Esta opción del menú Informes permite consultar los huéspedes que permanecen con cédulas genéricas ya sea q que estén checkin o no.

Figura 42 Consulta de huéspedes genéricos

Para emitir el informe, elija la opción deseada y presione el botón Imprimir.

2.23 .

Rack Gráfico

Permite realizar una consulta de las habitaciones, para conocer su estado en un rango de fechas. Estos estados de las habitaciones se diferencian por los colores asociados a cada uno de ellos y que se pueden apreciar claramente. Las tres primeras columnas de esta ventana muestran el número da la habitación, el estado según recepción (Ocupada o Desocupada) y el estado según ama de llaves (Sucia, Limpia) respectivamente. Las siguiente columnas tiene como título el mes / día de la consulta y aparecerán tantas como días se indiquen en el rango de fechas pedido.

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Para ejecutar la consulta indique las fechas inicial y final y presione el botón Mostrar de la barra de herramientas.

Figura 43 Consulta de habitaciones mediante el Rack Gráfico

2.24 .

Consulta de Habitaciones Checkout

Permite consultar la información de las habitaciones que se encuentran checkout. La consulta pide un número de habitación y el folio a consultar.

Figura 44 Consulta de Habitaciones Checkout

Puede digitar el número del folio directamente sin digitar la habitación. Sistema de Administración Hotelera

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Cuando se digita el número de la habitación en la lista desplegable a la derecha de este se muestran todos los folios que han estado en ella, puede seleccionar el folio de la lista o digitarlo en el campo folio.

2.25 .

Inconsistencias

Dentro de las diferentes labores y procedimientos realizados por los usuarios de ZEUS en los módulos de Recepción y Reserva, es normal encontrar que estos usuarios ingresan información errada o incompleta y que en otras ocasiones ejecutan procesos considerado delicados. A este tipo de información ZEUS les llama inconsistencias. Una vez seleccionada esta opción el sistema realiza una búsqueda, al final de la cual despliega los datos de las inconsistencias encontradas. Estas inconsistencias se dividen en dos grandes grupos:  Avisos o advertencias: Representados por la letra “W” Indica que se ha ejecutado un proceso que es importante auditar. No detiene el proceso de generación y aplicación de cargos.  Errores: Representados por la letra “E” Indica que existen datos errados o incompletos. La generación y aplicación de cargos no podrá culminar hasta que no se corrija el error.

Figura 45 Inconsistencias

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 Avisos o advertencias (W) Motivo

Inconsistencia

# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON CLASE DE HAB

Se presenta cuando el número de huéspedes registrados en una habitación es diferente a la clase de habitación seleccionada. Por ejemplo, registrar dos personas en una habitación triple o bien tres personas en una habitación doble. Recomendación: Diríjase a la opción registro de huéspedes del módulo recepción y seleccione la clase de habitación correcta. Desde el módulo de Ama de llaves se ha reportado un número de personas diferentes a las que se encuentran registradas.

# DE PERS CHECK-IN AMA DE LLAVES

Recomendación: Verifique que la información suministrada por Ama de llaves sea correcta. En caso afirmativo, tome los correctivos del caso.(dar checkout a las personas mal chequeadas o hacer checkin a quines faltan por ser registradas.) Se ha asignado un tipo de habitación mayor a la reservada.

UPGRADE HABITACIONES

DE

Recomendación: tome atenta nota de la tarifa que se le esta cobrando a la habitación

 Errores (E) Motivo

Inconsistencia

No se ha definido la tasa de cambio del dólar para la fecha actual. NO HAY TIPO DE CAMBIO

Solución: desde el módulo parámetros ingrese la tasa de cambio del día. El número de adultos, niños y adicionales indicados en el registro de huéspedes es diferente a las personas checkin.

# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON ACOMPAÑANTES

Solución: dependiendo de la situación podría: 1. Corregir, desde el registro de huéspedes, los valores indicados para Adultos, Niños y Adicionales. 2. Eliminar o agregar los acompañantes que sobren o falten en el registro.

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La estadía de la habitación no se puede alargar puesto que existe un bloqueo programado para la habitación. Solución: De acuerdo a la situación podría: PROLONGACION ESTADIA CON HAB BLOQUEADA

PLAN SIN DEFINIDO

PAQUETE

TARIFAS CON TEMPORADA

CAMBIO

1.

Desbloquear la habitación los días necesarios.

2.

No prolongar la estadía y hacer checkout a la habitación.

3.

Cambiar los huéspedes a una habitación no bloqueada.

Se le hizo checkin a la habitación con un plan si desglose. Solución: Desde el módulo de recepción, cambiar el plan de la habitación o bien, desde el módulo de parámetros, ingresarle el paquete el plan. Existen habitaciones que se les hizo Checkin con un plan que exige cambio de tarifa cuando se pasa de una temporada a otra. Solución: Seleccione la opción Cambio Tarifas Temporadas del menú Auditoría y haga los cambios pertinentes.

CUENTAS ABIERTAS EN POS

En alguno(s) de los puntos de venta existe una o varias cuentas que no han sido canceladas. Solución: cancelar o eliminar las cuentas. Existe un folio descuadrado.

FOLIO SALDO

CERRADO

CON

Solución: verifique el folio indicado y realice la(s) transacción (es) del caso, para cuadrar la cuenta.

En el módulo de recepción también se encuentra la opción Inconsistencias, permitiendo así que cada recepcionista pueda dejar su turno libre de errores y con las aclaraciones pertinentes en los casos de procesos especiales realizados por este.

2.26 .

Reservas por Fecha

Despliega una ventana desde la cual, seleccionado las opciones dispuestas, se puede emitir un reporte con las reservas con entrada o salida en un rango de fechas.

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Figura 46 Informe de reservas por fechas

Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

2.27 .

Room to Sell

Muestra una consulta que permite conocer el número de habitaciones disponibles, por cada uno de los tipos existentes, en un rango de treinta días a partir de una fecha inicial.

Figura 47 Consulta de habitaciones disponibles por tipo

Para ver la consulta basta con indicar la fecha y presionar el botón Mostrar.

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2.28 .

Planes

Emite un listado con las características generales o detalladas de un plan, un rango de ellos o todos.

Figura 48 Informe de Planes

2.29 .

Diario de Ocupación

Despliega un informe con los datos de los movimientos (entradas, salidas) de las personas y las habitaciones en un rango de fechas.

Figura 49 Apariencia del Informe Diario de Ocupación

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2.30 .

Consulta de Eventos Varios

Despliega una ventana donde se puede consultar información general de un evento específico.

Figura 50 Consulta de Eventos Varios

Para efectuar la consulta digite el código del evento y presione la tecla tabulador. Recordemos que es posible utilizar el botón Ayuda para localizar el evento.

3 . MENÚ CAJA Contiene las opciones necesarias para cumplir con la tareas básicas de un cajero o un cajero-recepcionista.

3.1 . Apertura de Caja Permite abrir una caja para que quede disponible para recibir movimientos. En la apertura de caja es posible indicar una base de inicio en la moneda requerida. Para efectuar la apertura de la caja debe especificarse el código de la caja, el usuario y, si es necesario, el valor de la base inicial con que se abrirá la caja. Es posible que la caja se abra con bases en diferentes monedas, si ese es el caso debe utilizarse el botón Agregar parta registrar cada una de las diferentes bases en su respectiva moneda. Como paso final para la apertura de la caja, debe utilizarse el botón Guardar.

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Botón Guardar

Botón Agregar

Figura 51 Apertura de Caja




Para abrir la caja digite la caja y presione el botón Guardar.




Para indicar un valor base presione el botón Agregar e indique el código de la moneda y el valor.

3.2 . Abonos y Recibos de Caja Permite registrar un abono efectuado a la cuenta de una habitación por un huésped. Como datos necesarios, debe proveerse la habitación a la que se hará el abono, este dato traerá consigo el titular y el folio de la habitación.

Botón Editar

Botón Eliminar

Lista de Abonos

Figura 52 Abonos y Recibos de Caja

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Para hacer un abono 1. Digite el número de la habitación. 2. Seleccione la forma de pago del abono ya sea en efectivo, cheque o tarjeta de crédito 3. Indique la moneda y la cuenta en la que quedará el abono. 4. Digite el valor del abono y presione la tecla tabulador. 5. En este instante el abono se ingresa automáticamente a la lista de abonos. En caso de presentarse un error, puede utilizar el botón Editar para corregir o el botón Eliminar para borrar el abono. Antes de presionar uno de estos botones debe hacer clic sobre la línea a modificar. Ya sea para borrar el abono o para editarlo. En el caso del botón Editar después de presionarlo, cambie el valor en el campo Valor y presione la tecla tabulador, esto actualizará el valor de la línea seleccionada. 6.

Repita los pasos del 1 al 4 por cada abono a registrar de la habitación actual.

7. Presione el botón Guardar.

Después de Guardar el abono, en el campo Recibo No se despliega el número de documento del abono.

Para imprimir un recibo del abono 1. En la lista de abonos presione clic sobre el abono que desea imprimir. 2. Presione el botón Imprimir de la barra de herramientas.

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3.3 . Abonos Paidout Se refiere a prestamos en efectivo que se le entregan al huésped, un ejemplo claro de un abono paidout sería el de un huésped registrado que llega al hotel en un taxi y no tiene efectivo para pagarlo, este podría entonces solicitar un préstamo en efectivo en recepción para cancelar el servicio.

Figura 53 Abonos Paidout

Todo abono paidout genera un recibo de caja. Los datos que deben proveerse para el préstamo deben ser la habitación, el motivo del abono, la moneda en que se efectuará el préstamo, la cuenta donde se cargara el abono y el valor del préstamo.

Para hacer un Paidout 1. Indique el número de la habitación. 2. Digite el motivo, la moneda y la cuenta en la que se cargará. 3. Especifique el valor 4. Presione el botón Guardar. El sistema emite automáticamente un reporte con la información del paidout registrado Los paidout puede ser generados tanto a habitaciones como a folios de eventos varios o grupos. Sistema de Administración Hotelera

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3.4 . Caja de Cambio Esta opción del menú permite efectuar cambio de moneda, el sistema solo permite hacer cambios de moneda a huéspedes del hotel y esta sujeto a la tasa de cambio y las monedas que estén definidas en el hotel.

Figura 54 Caja de Cambio

Para hacer un cambio 1. Indique el número de la habitación. 2. Elija la forma en que recibe el dinero (Tarjeta, Cheque, Efectivo) 3. Indique los códigos de las monedas a recibir y a devolver. 4. Digite el valor recibido. El sistema calcula el valor a devolver 5. Cambie el valor a devolver si es necesario. 6. Presione el botón Guardar.

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3.5 . Cuadre de Caja Esta opción de menú permite generar el listado de todos las transacciones realizadas por una caja en particular y para una fecha especifica. Si no indica una caja el sistema emitirá el cuadre de todas las cajas.

Figura 55 Cuadre de Caja

Como datos necesarios, debe proveerse la fecha del listado de cuadre de caja, y la caja a la que se desea generar el listado al igual que la cuenta y el complejo deseado. Se recomienda que esta opción no debe estar disponible para la persona que maneja la caja directamente. La activación o desactivación de esta opción debe ser efectuada por el administrador del sistema en el módulo de seguridad. Para emitir el listado 1. Indique las opciones deseadas. 2. Presione el botón Imprimir. 3. Seleccione la forma de salida.

3.6 . Cierre de Caja Esta opción de menú permite efectuar el cierre de la caja actual de recepción. Solo debe confirmarse el cierre de la caja actual y el sistema automáticamente efectuará el cierre.

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