Manual Prosedur Pengadaan Barang

MANUAL PROSEDUR PENGADAAN BARANG

PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2013

MANUAL PROSEDUR PENGADAAN BARANG PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kode Dokumen

:

01500 04302

Revisi

:

1

Tanggal

:

15 April 2013

Dibuat oleh

:

Ketua GJM PTIIK-UB ttd Rekyan Regasari M.P., ST., MT.

Dikendalikan

:

Wakil Ketua II bidang Administrasi PTIIK UB

oleh ttd Himawat Aryadita, S.T, M.T., M.Sc. Disetujui oleh

:

Ketua PTIIK UB ttd Ir. Sutrisno, ST., MT

DAFTAR ISI

Daftar Isi ....................................................................

i

I.

Tujuan dan Pengertian ………………………………......

1

II.

Pihak-pihak yang terkait ……………………………......

1

III.

Referensi ..........................................................

1

IV.

Ruang Lingkup …………………………………………......

1

V.

Mekanisme dan Prosedur ………………………….......

1

I. Tujuan dan Pengertian Prosedur ini dibuat untuk mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan

pengadaan

barang/peralatan sesuai kebutuhan yang diminta oleh masing-masing bagian kepada bagian umum dan pejabat struktural terkait untuk disediakan dan diarsipkan guna kelancaran masing-masing pihak terkait, guna menunjang kelangsungan semua proses belajar mengajar yang bertujuan untuk menjaga ketertiban, keamanan, dan tertib administrasi, dan kearsipan. II. Pihak-pihak yang terkait 1. Kasubag Keuangan 2. Wakil Ketua II 3. Unit Kerja 4. Kasubbag bagian umum 5. Kepala Tata Usaha 6. Bagian Pengadaan III. Referensi 1. Manual Mutu PTIIK (01500 05000). 2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) – Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional.

IV. Ruang Lingkup Prosedur ini meliputi permintaan dari sub-sub bagian terhadap hasil pengadaan barang, pengarsipan dokumen-dokumen peralatan, hingga pengesahan oleh Ketua. V. Mekanisme dan Prosedur 1. Kasubag Umum menunjukkan disposisi form Pengajuan Barang kepada bagian keuangan dan meminta Surat Perintah Pencairan Dana. 2. Merujuk kepada SOP Pencairan Dana. 3. Bagian pengadaan mencari rekanan kemudian melakukan pembelanjaan, bagian pengadaan menyerahkan bukti pembayaran kepada kasubag keuangan. 4. Kasubag Keuangan mengeluarkan Surat Pertanggungjawaban keuangan berdasar Bukti Pembayaran. 5. Kasubag Umum dan Pengadaan melakukan registrasi kedalam buku induk dan SIMAK, kemudian diberi kode barang. 6. Barang kemudian didistribusikan oleh bagian pengadaan kepada unit kerja yang meminta dengan Surat Tanda Terima Barang jika barang sudah diterima.

SOP PENGADAAN BARANG NO

AKTIFITAS

UNIT KERJA

BAGIAN PENGADAAN

PELAKSANA KASUBAG KASUBAG UMUM KEUANGAN

KTU

WK II

PERSYARATAN / PERLENGKAPAN

WAKTU

MULAI

1

2

3.

Kasubag Umum menunjukkan disposisi form Pengajuan Barang kepada bagian keuangan dan meminta Surat Perintah Pencairan Dana.

Form Pengajuan Barang

Surat Perintah Pencairan Dana

Merujuk kepada SOP Pencairan Dana

Setelah melakukan pembelanjaan, bagian pengadaan menyerahkan bukti pembayaran kepada kasubag keuangan.

Form Pengajuan Barang Surat Perintah Pengajuan Dana

disposisi

1 hari

1 hari SOP Pencairan Dana

Bukti Pembayaran pembelanjaan

Bukti Pembayaran

Bukti Pembayaran

1 hari

4.

Kasubag Keuangan mengeluarkan Surat Pertanggungjawaban keuangan berdasar Bukti Pembayaran.

Mengeluarkan surat

Surat Pertanggung Jawaban

1 hari

Buku Induk Inventaris

1 hari

SPJ

5.

Kasubag Umum dan Pengadaan melakukan registrasi kedalam buku induk dan SIMAK, kemudian diberi kode barang.

Registrasi dalam buku induk dan simak

SIMAK Buku Induk Inventaris

SIMAK

6.

Barang kemudian didistribusikan oleh bagian pengadaan kepada unit kerja yang meminta dengan Surat Tanda Terima Barang jika barang sudah diterima.

Distribusi barang

Surat Tanda Terima Barang

SELESAI

Surat Tanda Terima Barang

1 hari

EVALUASI PENGADAAN BARANG PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG Bulan : Januari 2013 Pengajuan

Pengadaan Keterangan

No.

Tanggal

Unit Kerja Nama Barang

Jumlah

HPS

HPS Total

Tanggal Pesan

Tanggal Datang

Supplier

Status

Kendala

Mengetahui, Kepala Tata Usaha Program Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer

Wakil Ketua II Bidang Administrasi dan Keuangan Program Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer

Malang, 04 Februari 2013 Kepala Sub Bagian Umum dan Perlengkapan Program Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer

Dra. Endang Budha M, M.AP NIP. 19581213 19820 2 2000

Himawat Aryadita, ST., M.Sc NIP. 198010182008011003

Njomo, S.AB NIP. 19600806 198003 1 001