Manual Project 2010.pdf

Universidad Nacional de Cajamarca Sección Jaén. MESYPERÚ

Programación en Obras de Ingeniería.

CONTENIDO 1.

INTRODUCCIÓN......................................................................................................... 1 1.1 ¿QUÉ ES UN PROYECTO? .................................................................................. 1 1.2 PARTES CONSTITUTIVAS DE UN PROYECTO .............................................. 1 1.3 CRITERIOS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO ... 2 1.4 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ............................................................... 2 1.5 CREACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN .............................................................. 3 1.6 MODELOS PARA ADMINISTRAR PROYECTOS ............................................ 3 1.6.1 MÉTODO DE RUTA CRÍTICA (MRC) ........................................................ 3 1.6.2

2.

DIAGRAMA DE GANTT .............................................................................. 4

INGRESAR A MICROSOFT PROJECT ..................................................................... 5

2.1 CREAR UN NUEVO PROYECTO ....................................................................... 7 2.2 GUARDAR UN PROYECTO ................................................................................ 8 3. TAREAS........................................................................................................................ 1 4.

3.1 TAREAS REPETITIVAS....................................................................................... 3 FASES E HITOS ........................................................................................................... 6

4.1 FASES .................................................................................................................... 6 4.2 HITOS..................................................................................................................... 8 5. REALIZACIÓN DE TAREAS EN EL ORDEN Y MOMENTO CORRECTO (PROGRAMACIÓN DE TAREAS) ..................................................................................... 1 5.1 RELACIÓN ENTRE TAREAS .............................................................................. 2 5.2 RELACIÓN ENTRE FASES ................................................................................. 7 5.3 ASOCIACIÓN DE TAREAS POR FECHAS ........................................................ 8 5.4 ESPECIFICACIÓN DE LOS PERÍODOS LABORALES .................................. 12 6. CALENDARIO DE TRABAJO .................................................................................. 15 7.

REGISTROS DE RECURSOS ..................................................................................... 1

7.1 ASIGNACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COSTOS ......................................... 5 7.2 ACUMULACIÓN DE COSTOS ............................................................................ 8 8. ASIGNACIÓN DE RECURSOS A LAS TAREAS ................................................... 10 9.

EVALUACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN ............................................................. 16

9.1 MÉTODOS PARA EVALUAR Y AJUSTAR LA PROGRAMACIÓN ............. 16 9.2 LA EVALUACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN ................................................ 16 9.3 VERIFICACIÓN DE LA RELACIÓN ENTRE TAREAS .................................. 17 9.4 IDENTIFICACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA ..................................................... 17 9.5 BÚSQUEDA DE MÁRGENES DE DEMORA EN LA PROGRAMACIÓN..... 19 9.6 REVISIÓN DE LAS DELIMITACIONES DE LAS TAREAS ........................... 19 9.7 BÚSQUEDA DE LOS RECURSOS SOBREASIGNADOS Y LAS ASIGNACIONES DE TAREAS..................................................................................... 20 9.8 REDUCCIÓN DE LA PROGRAMACIÓN ......................................................... 21 10. COSTO DEL PROYECTO ...................................................................................... 23 10.1 COSTO DE UNA TAREA ............................................................................... 24 11. SOBREASIGNACIÓN DE RECURSOS .................................................................. 1 11.1 11.2

ELIMINAR LA SOBREASIGNACIÓN ............................................................ 3 CAMBIO DE LAS SOBREASIGNACIONES DE RECURSOS ...................... 4

I

11.3 REASIGNACIÓN DEL RECURSO................................................................... 7 11.4 DISMINUCIÓN DE LA CANTIDAD DE TRABAJO ASIGNADA A UN RECURSO......................................................................................................................... 7 11.5 CAMBIO DE LA PROGRAMACIÓN LABORAL ........................................... 8 11.6 RESOLUCIÓN AUTOMÁTICA Y MANUAL DE LAS SOBRE ASIGNACIONES.............................................................................................................. 8 11.7 RETRASO DE UNA TAREA POR UN RECURSO SOBRE ASIGNADO ..... 8 11.8 REDUCCIÓN DE COSTOS ............................................................................... 9 11.8.1 REDUCCIÓN DE LOS COSTOS POR USO ................................................. 9 11.8.2

REDUCCIÓN DE COSTOS ELIMINANDO TAREAS ................................ 9

11.9 ADMINISTRACIÓN DE LOS FLUJOS DE CAJA .......................................... 9 12. INFORMACIÓN DEL PROYECTO ....................................................................... 10 12.1 TABLAS Y FILTROS ...................................................................................... 10 12.2 TABLAS ........................................................................................................... 10 12.3 FILTROS........................................................................................................... 20 13. CONTROL DEL PROYECTO ................................................................................ 30 13.1 ESTABLECIMIENTO DE UNA LÍNEA BASE ............................................. 30 14. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ........................................................................ 35 14.1 ACTUALIZACIÓN DEL PROYECTO ........................................................... 37 15. INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN ................................................................... 38 15.1 15.2

COMPARTIR INFORMACIÓN ...................................................................... 38 FONDO DE RECURSOS ................................................................................. 38

II

Project 2010

1. INTRODUCCIÓN 1.1

¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Un proyecto es un emprendimiento temporáneo creado para realizar un producto o servicio particular y con objetivos definidos. Los proyectos para su ejecución necesitan de recursos, estos pueden ser el personal y el equipamiento. El esfuerzo es encargado a un equipo u organización, por lo que los proyectos tienden a ser eventos planificados. El éxito de un proyecto depende de una preparación y planificación previa. La razón por la que se emprende un proyecto es crear un producto o servicio único. 1.2

PARTES CONSTITUTIVAS DE UN PROYECTO

Todo proyecto posee algún elemento de tiempo, algún componente financiero y requiere una cantidad de trabajo a llevar a cabo en alguna área. Tiempo Posiblemente el tiempo limitado es la delimitación con la que estaremos más familiarizados en cualquier proyecto. Puede que no conozca el presupuesto del proyecto o el ámbito de trabajo, pero lo que es seguro que conocerá la fecha límite para la entrega del producto. Un ejemplo de la delimitación del tiempo puede ser: necesitamos el software de inventario implantado en la empresa dentro de dos meses. Costo Cuando pensamos en costos pensamos solamente en el dinero, pero el costo de un proyecto tiene un significado mucho más amplio. El costo son todos los productos requeridos para llevar a cabo el proyecto, por ejemplo. Incluye las personas, el equipamiento, materiales utilizados y todos los demás eventos y aspectos que requieran dinero o la atención de alguien en un proyecto. Ámbito Se debe considerar dos aspectos: el ámbito del producto y el ámbito del proyecto.

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El ámbito del producto describe la calidad, característica y funciones del producto de manera detallada. El ámbito del proyecto describe el trabajo requerido para lograr el objetivo, producto o servicio, del proyecto con el ámbito previsto del producto. 1.3

CRITERIOS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO

Todo proyecto debe tener las siguientes fases:

1.4



Planeación.- Se inicia descomponiendo el proyecto en actividades distintas, después se determinan las estimaciones de tiempo para cada actividad y se construye un diagrama de red (flechas) donde cada una de las flechas representa alguna actividad. El diagrama de flechas completo da una representación gráfica de las relaciones entre las actividades del proyecto, la ventaja de esta etapa es que permite conocer con detalle diversas actividades o fases del proyecto, y de esta manera se puede sugerir mejoras antes que el proyecto se ejecute.



Programación.- Se construye un diagrama de tiempo donde se incluye los tiempos de iniciación y terminación para cada actividad y la relación con el resto de actividades del proyecto, el programa señala las actividades críticas es decir, aquellas que requerirán de una atención especial, para las actividades no críticas el programa debe indicar los tiempos de holgura que deben usarse cuando algunas actividades se demoran, ya que esto permitirá el uso eficiente de recursos limitados.



Control.- Es la fase final de un proyecto, donde se incluye el diagrama de flechas y la gráfica de tiempo para hacer reportes periódicos de progreso. Los diagramas deben analizarse y si es necesario determinar un nuevo programa para la parte restante del proyecto. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La Administración de Proyectos es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. También se dice que la Administración de proyectos es un conjunto de técnicas, destrezas, herramientas que permiten generar una secuencia ordenada de fases, actividades y tareas que la experiencia y el sentido común consideran como buenos para la realización de un proyecto. La Administración de Proyectos ocurre cuando se da énfasis y una atención especial para conducir actividades con el propósito de lograr un conjunto de metas.

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Microsoft Project es una herramienta computacional que me permite administrar proyectos. La administración de proyectos está compuesta por las siguientes fases: 

Planificación del proyecto y creación de una programación: Es la fase más importante. Incluye la definición de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de los recursos, la asignación de los mismos. Todas las fases posteriores se basan directamente en la información que se les proporciona cuando se planifica el proyecto.



Adaptación a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez que se halla creado la planificación, y concluye cuando el proyecto está terminado. La administración de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programación para que refleje los cambios que se hallan produciendo a lo largo del desarrollo del proyecto.



Comunicación de la información del proyecto: en esta fase se comunica la información del proyecto a los clientes, personal y a la administración. El usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el contenido de los informes a fin de que muestren la información deseada en un formato conveniente.

1.5

CREACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN

Consiste en la lista de tareas o actividades que se llevarán a cabo y la cantidad de tiempo o duración que se precisa para cada tarea. Este programa utiliza las tareas, duraciones y demás información, como flechas y límites para construir la programación y proporcionar un modelo realista del proyecto que se va a administrar. 1.6 1.6.1

MODELOS PARA ADMINISTRAR PROYECTOS MÉTODO DE RUTA CRÍTICA (MRC)

El proceso de informatización de la administración de proyectos se inició en los años 50. Dupont Corporation y Remington Rand en un esfuerzo por mejorar las técnicas de programación de proyectos, desarrollaron un sistema de programación llamado Método de Ruta Crítica, un modelo matemático que calculaba la duración total de un proyecto basándose en la duración de cada tarea en particular y en sus dependencias que identifica que tareas son críticas. Este modelo es el método de programación utilizado en el software para la administración de proyectos actualmente incluido en Microsoft Project. Durante los años 50, la marina de Estados Unidos, desarrolló el proyecto Misiles Polares, un sistema de programación PERT (Programme Evaluation And Review

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Technique) que utiliza probabilidades estadísticas para calcular las duraciones previstas. Hoy en día un diagrama Pert (también llamado un diagrama de red) hace referencia a la representación gráfica de las relaciones entre tareas. El método de camino crítico, llamado también con la sigla PERT aplica principios de la teoría de grafos. Esta teoría realiza el estudio de procesos, estructuras y sistemas mediante gráficos. Se denomina gráfica o grafo a un conjunto de puntos llamados nodos o vértices y a un conjunto de arcos o aristas que unen esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se representan mediante estas gráficas en donde cada tarea se simboliza por un nodo o por un arco. Establecidos los tiempos que corresponden a cada tarea, el método busca determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominado camino) que, yendo desde el principio al final del proyecto o proceso, tenga mayor duración. Esto es denominado camino crítico e interesa conocerlo, pues condicionará la duración total del proyecto; por ello, las tareas comprendidas en ese camino (tareas críticas) deben ser controladas y en caso de desear acelerarlo habrá que comenzar por ellas. Este método es utilizado en aquellos proyectos que tienen un comienzo y una terminación, es decir, no son continuos y que representan cierta complejidad en la interrelación de las tareas que los forman. 1.6.2

DIAGRAMA DE GANTT

Henry L. Gantt desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades a lo largo de una escala de tiempo. La gráfica de Gantt cubre las distintas funciones de la programación: asignación de recursos y la determinación de la secuencia y cronología. A pesar de su sencillez constituye uno de los métodos de programación más completos y sin duda el más usado. La gráfica se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en horas, días, semanas); en la vertical se ordenan los elementos que intervienen en la programación: máquinas, hombres tareas, órdenes de trabajo. La gráfica establece una relación cronológica entre cada elemento productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el gráfico representan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para este intervalo y trabajo realizado efectivamente en este lapso. La inclusión simultánea de estos dos últimos aspectos implica cotejar lo programado con lo realizado, es decir, controlar lo programado. Podrá utilizar el diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programación, así como, hacer el seguimiento e imprimir informes. La administración de proyectos sirve para aprovechar de mejor manera los recursos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad, también ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.

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2. INGRESAR A MICROSOFT PROJECT

1. Pulse el botón Inicio (Start) tareas de Windows.

en la barra de

2. Seleccione Todos los Programas (All Programs) en el menú Inicio (Start), a continuación elija Microsoft Office y luego Microsoft Project 2010.

Gráfico #1 “Pantalla de ingreso a Microsotf Project” 3. Se iniciará Microsoft Project 2010 donde se distinguen los siguientes elementos:

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Barra de menú

Barra de Titulo

Grupo de vistas

Diagrama de Gantt Barra de vistas

Tabla de entrada

Gráfico #2 “Pantalla principal”

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2.1

CREAR UN NUEVO PROYECTO 1. Elija la opción Archivo (File), New (Nuevo) y Blank Project (Proyecto en Blanco).

Gráfico #3 “Crear un nuevo Proyecto” 2. Pulse el botón Crear (Create), le aparecerá la pantalla de Inicio de Microsoft Project.

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Gráfico #4 “Pantalla principal” La vista de Diagrama de Gantt muestra una tabla en la parte izquierda llamada Tabla Entrada y un gráfico en la parte derecha. 2.2

GUARDAR UN PROYECTO

1. Pulse el botón Guardar (Save) en la barra de herramientas estándar 2. Elija el lugar donde guardar (carpeta), en el cuadro de texto Nombre de archivo (File Name) escriba un nombre para el archivo, por ejemplo “prueba1”.

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Gráfico #5 “Grabar Proyecto” 3. Pulse el botón Guardar (Save) para cerrar el cuadro de diálogo. Microsoft almacenará el archivo prueba1.

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3. TAREAS La organización de un proyecto se basa en el ordenamiento del mismo en base a un listado de tareas a las que se les asigna duración y recursos. MS Project 2010 permite elegir entre asignar manualmente duraciones a las tareas o automáticamente. Con la finalidad de realizar un inventario de los bienes de una institución ingrese tareas utilizando Project. 1. Si queremos asignarle automáticamente las duraciones a las tareas, haga clic en la opción Formato (Format) de la Tabla de Menú de Herramientas de Diagrama de Gantt (Gantt Chart Tools) y luego elegir la opción Duración automática (Auto Schedule)

Gráfico #6 “Duración automatica de tareas” 2. Haga clic directamente en la celda situada debajo del encabezado de columna Nombre de Tarea (Task Name) en la tabla Entrada. 3. Escriba Reunión de grupo de trabajo y después pulse la tecla Enter. Note que el icono de la columna Modo de Tarea (Task Mode) es: Automatico ó

Manual.

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Gráfico #7 “Ingreso de Tareas” 4. Ingrese los siguientes nombres de tarea debajo de “Reunión de grupo de trabajo”; pulse la tecla Enter después de cada nombre de tarea. 

Reparto de funciones y planificar calendario



Revisar bienes



Consolidación de la información



Revisión de la información



Entrega de informe de inventario

5. La apariencia de su ventana será la siguiente.

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Gráfico #8 “Ingreso de Tareas” De manera predeterminada las tareas poseen una duración estimada de un día. 3.1

TAREAS REPETITIVAS

Una tarea repetitiva es una tarea que se ejecuta repetidamente durante el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, podría definir la reunión semanal como una tarea periódica. Crear una tarea repetitiva Si una tarea se repite a intervalos fijos, establecer esta como una tarea repetitiva. Si no se repite a intervalos fijos, establecer como una tarea habitual cada vez que ocurre. 1. En la pestaña Ver (View), en el grupo de tareas Vistas (Task Views), haga clic en Diagrama de Gantt (Gantt Chart).

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2. Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la tarea repetitiva. 3. En la ficha Tarea (Task), en el grupo Insertar (Insert), haga clic en la parte inferior del botón Tarea (Task) y haga clic en Tarea repetitiva (Recurring Task).

4. En el cuadro Nombre de tarea (Task Name), escriba el nombre de la tarea.

5. En el cuadro Duración (Duration), escriba la duración de la tarea. 6. En la sección de patrón de repetición (Recurrence pattern), haga clic en diario, semanal, mensual o anual. 7. Seleccione la casilla de verificación junto a cada día de la semana en que la tarea debe realizarse. 8. En el cuadro Iniciar (Start), escriba una fecha de inicio y una de las siguientes: a. Seleccione Terminar después de (End after), a continuación, escriba el número de ocurrencias de la tarea.

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b. Seleccione Terminar el (End by), a continuación, escriba la fecha en que desea que la tarea se repite hasta el final. Nota.- Si no especifica una fecha en el cuadro Inicio (Start), Project usa la fecha de inicio del proyecto. 9. En el calendario (Calendar) para la programación de esta sección de tareas, seleccione un calendario de recursos de la lista del calendario para aplicar a la tarea. Si no desea aplicar un calendario, seleccione Ninguno (None). Al insertar una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se re enumeran automáticamente y aparece en la columna indicador un indicador de tarea repetitiva Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo nombres de los recursos en el campo Nombres de los recursos, el recurso será asignado a la obra total en la tarea repetitiva y no a las tareas repetitivas individuales a medida que ocurren.

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4. FASES E HITOS 4.1

FASES

Si posee un conjunto complejo de tareas, debería considerar la posibilidad de organizarlas en fases o grupos de tareas relacionadas. En Microsoft Project las fases están representadas por tareas de resumen. El comportamiento de una tarea de resumen difiere de las demás, ya que no podrá editar directamente su duración y fecha de comienzo ya que estos dependen de las subtareas. Las tareas de resumen son de gran utilidad a la hora de obtener información sobre las fases del trabajo del proyecto. MS Project 2010 permite elegir entre asignar manualmente duraciones a las tareas resumen o calcularlas automáticamente. A continuación se creará una tarea de resumen e insertaremos tareas adicionales. 1. Haga clic en la Tarea, “Reunión de grupo de trabajo”, en la tabla de entrada. 2. Haga clic en el icono Insertar Tarea de Resumen (Insert Summary Task) en el grupo Insertar (Insert) de la Cinta de menú Tarea (Task). La apariencia de la ventana será la siguiente:

Gráfico #9 “Insertar Tarea de Resumen” Pág. 6

3. En el campo Nombre de tarea (Task Name) de la nueva tarea, escriba Estudio preliminar y pulse la tecla Enter. 4. Escriba lo siguiente debajo de la tarea 2 (Reunión de trabajo): 

Diagnostico institucional



Entrega horario de reuniones



Entrega de procedimiento a seguir

5. Para asegurarse de que las tareas comprendidas entre la 2 y la 6 sean subtareas de la tarea de resumen Estudio preliminar; revise la indentación, utilice el botón Indentar Tarea (Indent Task) todas las tareas se encuentren en el mismo nivel. La tarea 1 se convertirá en una tarea resumen de tarea de resumen en el Diagrama de Gantt, así:

Tarea de resumen

para que

y aparecerá una barra

Barra de tarea de resumen

Gráfico #10 “Creación de la Fase Estudio Preliminar” Ejercicio Realice la fase 2 eligiendo la tarea revisar bienes con las siguientes actividades: a) Clasificar por tipo de bienes b) Codificar por tipo de bienes c) Elaborar etiquetas para los bienes

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d) Poner etiquetas a los bienes La fase 3 insertando una tarea de resumen con nombre Reportes con las siguientes actividades: a) Consolidación de la información b) Revisión de la información c) Entrega de informe de inventario Al final del ejercicio, la apariencia de la ventana será la siguiente:

Gráfico #11 “Proyecto dividido en tres fases” 4.2

HITOS

Para finalizar el plan inicial de un proyecto, puede uno querer realizar el seguimiento de un evento importante del proyecto, como por ejemplo cuando finalizará la fase de Estudio Preliminar del proyecto. Para hacer esto creamos un hito. Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto, por ejemplo una fecha límite para solicitud de permisos. Puesto que el hito en sí no supone la realización de un trabajo, los hitos están representados como tareas con duración cero.

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A continuación se muestra la manera de crear un hito. 1. Haga clic en el nombre de la tarea 7 de resumen Revisar bienes, en la tabla de entrada.

2. Haga clic en el botón Insertar Hito (Insert Milestone)

Gráfico #12 “Crear Hito” 3. Escriba Estudio preliminar completado y pulse la tecla Enter. El hito será añadido al proyecto mostrada a continuación:

. La apariencia de la pantalla es similar a la

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El Hito se distingue por la forma de rombo de color negro y una fecha en la parte derecha

Gráfico #13 “Hito de la fase 1 estudio preliminar” Ejercicio Poner hito a la fase 2 con el nombre revisión de bienes terminado y a la fase 3 con el nombre fin inventario. Después del ejercicio, la apariencia de la ventana será la siguiente:

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Gráfico #14 “Hitos del proyecto”

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5. REALIZACIÓN DE TAREAS EN EL ORDEN Y MOMENTO CORRECTO (PROGRAMACIÓN DE TAREAS) Las tareas de un proyecto deben ser llevadas a cabo en un determinado orden. Por ejemplo antes que se produzca el diagnostico institucional, deberá ser completada la tarea reunión de trabajo. Estas dos tareas tienen relación fin a comienzo en dos aspectos: 

La segunda tarea debe producirse después de la primera tarea; esto es una secuencia.



La segunda tarea solo se producirá si la primera tarea es completada; esto es una dependencia.

En Microsoft Project, la primera tarea (Reunión de trabajo) se denomina Predecesora. La segunda tarea (diagnóstico institucional) se denomina sucesora. Cualquier tarea puede ser predecesora de una o más tareas sucesoras. De modo que cualquier tarea puede ser sucesora de una o más tareas predecesoras. En el Microsoft Project se distinguen cuatro tipos diferentes de relación entre tareas, las mismas que podemos visualizarles en el diagrama de Gantt de la siguiente forma: Fin a Inicio (Finish to Start) (FS).- La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora. Inicio a Inicio (Start to Start) (SS).- La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora. Fin a Fin (Finish to Finish) (FF).- La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora. Inicio a Fin (Start to Finish) (SF).- La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora. Las relaciones de tarea aparecen de varias formas en Microsoft Project. Los lugares más comunes en los que podrá visualizar las relaciones de tarea son: 

En las vistas de diagrama de Gantt (Gantt Chart) y diagrama de red (Network Diagram), las relaciones aparecen como líneas de vínculo entre las tareas.

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

5.1

En las tablas, como por ejemplo en la tabla de entrada, los números de identificador de las tareas predecesoras aparecen en los campos Predecesoras de las tareas sucesoras.

RELACIÓN ENTRE TAREAS

Para crear relaciones entre tareas, establezca vínculos entre las tareas. A continuación utilizaremos diferentes métodos de crear vínculos entre varias tareas, creando relaciones de diferente tipo. 1. Haga clic en el nombre de la tarea 2, Reunión de trabajo, en la tabla entrada y a continuación arrastre el ratón hasta el nombre de la tarea 3 diagnostico institucional. Las tareas 2 y 3 serán seleccionadas.

Gráfico #15 “Relacion entre tareas”

2. Pulse el botón Vincular tareas (Link Task) , en la Cinta de menú Tareas (Task) en el grupo de opciones Duración (Schedule). Las tareas 2 y 3 serán vinculadas con una relación fin a inicio. Nótese que ha cambiado la fecha de comienzo de la tarea 3 al siguiente día de trabajo una vez completada la tarea 2.

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La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación.

Gráfico #16 “Relación fin a inicio” A continuación ilustraremos otro método para vincular tareas 1. Seleccione el nombre de la tarea 4, Entrega horario de reuniones

2. Pulse el botón Información (Information) en la cinta de menú Tareas (Task) del grupo de opciones Propiedades (Properties). Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la tarea (Task Information). 3. Seleccione la ficha Predecesores (Predecessors).

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Gráfico #17 “Cuadro de diálogo Información de tareas” 4. Haga clic en la celda en blanco justo debajo del encabezado de columnas Nombre de la tarea (Task Name) y después pulse el botón de la flecha abajo que aparece en la parte derecha. La apariencia de la ventana será:

Garfico #18 “Seleccionar la tarea predecesora” 5. Seleccione Diagnóstico institucional de la lista Nombre de tarea (Task Name) y pulse La tecla Enter. La apariencia de la ventana será la siguiente:

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Gráfico #19 “Tarea predecesora seleccionada” 6. Haga clic en la celda en blanco justo debajo del encabezado de columnas Tipo (Type) y después pulse el botón de la flecha hacia abajo que aparecen la parte derecha. La apariencia de la ventana será la siguiente:

Gráfico #20 “Tipo de vinculación entre tareas” 7. Seleccione el tipo de vinculación Fin a Inicio (Finish to Start). En la vista de Diagrama de Gantt la vinculación de la tarea 3 y 4 será similar a la ventana mostrada a continuación:

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La línea de vínculo indica una relación de fin a Inicio entre la tarea 3 y 4 Los identificadores de las tareas predecesoras

Gráfico #20 “Vinculacion fin a inicio” De la misma forma se puede vincular las tareas con los diferentes tipos. Por ejemplo si deseamos vincular la tarea 5 con la 4 con el tipo Inicio a Inicio (Start to Start) (SS). 1. Haga clic en la columna Predecesores (Predecessors) de la tarea 5 (Entrega de procedimiento a seguir). 2. Escriba 4SS en la celda y luego pulse La tecla Enter. La apariencia de la ventana será la siguiente:

La línea de vínculo indica una relación de Inicio a Inicio entre la tarea 4 y 5 Los identificadores de la vinculación de tareas Start to Start (SS)

Gráfico #21 “Vinculación Inicio a Inicio”

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5.2

RELACIÓN ENTRE FASES

De la misma forma se puede vincular las tareas de resumen (fases). 1. Ubíquese en la tarea de resumen Revisar bienes en la columna Predecesores (Predecessors). 2. Escriba 1 en la celda y luego pulse La tecla Enter. La relación entre la fase 1 y 2 será Fin a Inicio (Finish to Start)(FS). La apariencia de la ventana es:

La línea de vínculo indica una relación de Fin a Inicio entre la fase 1y2

Identificador de la tarea predecesora

Gráfico #22 “Vinculación de fases” Ejercicio Realice la vinculación de las tareas de acuerdo al siguiente cuadro: Tarea 5 – Tarea 6 Tarea 6 – Tarea 7 Tarea 9 – Tarea 10 Tarea 10 – Tarea 11 Tarea 11 – Tarea 12 Tarea 12 – Tarea 13 Tarea 15 – Tarea 16 Tarea 16 – Tarea 17 Tarea 17 – Tarea 18

Fin a Inicio (Finish to Start) Fin a Inicio (Finish to Start) Fin a Fin (Finish to Finish) Fin a Inicio (Finish to Start) Fin a Fin (Finish to Finish) Fin a Inicio (Finish to Start) Fin a Inicio (Finish to Start) Fin a fin (Finish to Finish) Fin a Inicio (Finish to Start)

Relacione la fase 2 y 3 del tipo Inicio a Inicio (Start to Start) (SS) La apariencia de la ventana después de realizado el ejercicio será la siguiente:

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Gráfico #23 “Vinculación de tareas y fases” 5.3

ASOCIACIÓN DE TAREAS POR FECHAS

La duración de una tarea es la cantidad de tiempo empleado para completar la tarea. Microsoft Project es capaz de distinguir entre un período laborable y el período no laborable. También se debe tomar en cuenta el calendario de trabajo, para un proyecto podría estar definido por ejemplo desde las 8h00 hasta las 17h00 de lunes a viernes, considerando como período no laborable las tardes y los fines de semana. A continuación ingresaremos la duración de las tareas creadas anteriormente. 1. Haga clic en la celda situada debajo del encabezado de columna Nombre de tarea (Task Name) en la tabla de entrada, para la tarea, reunión de trabajo.

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Ingrese la duración de la tarea

Gráfico #24 “Ingreso duración de tareas” 2. Escriba 2d y después pulse la tecla Enter. Aparecerá el valor 2d (abreviatura de 2 días) en el campo Duración (Duration). La apariencia de su pantalla debe ser similar a la mostrada a continuación:

Gráfico #25 “Ingreso duración de tarea” Otra forma:

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1. Haga clic en la celda situada debajo del encabezado de la columna Duración (Duration) de la tabla de entrada en la tarea 3 Diagnóstico institucional y escriba el valor de 5 y luego La tecla Enter. La apariencia de la ventana será la siguiente:

Escriba el valor de duración en la celda de la tarea seleccionada

Gráfico #26 “Ingreso duración de tareas” Microsoft puede ingresar también duraciones de tareas en horas, semanas o meses no solamente en días, así por ejemplo. 1. Haga clic en la celda situada debajo del encabezado de la columna Duración (Duration) de la tabla de entrada en la tarea 4 Entrega horario de reuniones y escriba el valor de 1w y luego la tecla Enter. La apariencia de la ventana será la siguiente:

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Escriba el valor de duración en la celda de la tarea seleccionada

Gráfico #27 “Ingreso duración de tareas por semanas” La duración total de las tareas se ve reflejada en las tareas de resumen, si se ha elegido la opción de modo de tipo automático. Recuerde también que la duración de una tarea especial tomada como hito tiene 0 días. Ejercicio Complete la duración de todas las tareas del proyecto, de acuerdo al siguiente cuadro: Entrega de procedimiento a seguir 4 días Reparto de funciones y planificar calendario 3 días Clasificar por tipo de bienes 2 semanas Codificar por tipo de bienes 1 semana Elaborar etiquetas para los bienes 4 días Poner etiquetas a los bienes 1 mes Consolidación de la información 8 días Revisión de la información 4 días Entrega de informe de inventario 3 días La apariencia de la ventana después del ejercicio será la siguiente

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Gráfico #28 “Duración de tareas” 5.4

ESPECIFICACIÓN DE LOS PERÍODOS LABORALES

Microsoft Project utiliza valores estándar de minutos y horas para la duración: un minuto son 60 segundos y una hora son 60 minutos. Sin embargo usted puede definir la duración de los días, semanas y meses para el proyecto. Para hacer esto, elija Opción Archivo (File), luego Opciones (Options), así:

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Gráfico #29 “Cambiar períodos laborables” Luego seleccione la opción Duración (Schedule), mostrada a continuación:

Gráfico #30 “Especificar períodos laborables”

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Los valores se pueden determinar para fijar el comienzo de semana, número de horas por día, número de horas por semana, número de días por mes y el horario de trabajo.

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6. CALENDARIO DE TRABAJO Se puede determinar el período laboral con un nuevo calendario, para ello haremos lo siguiente:

1. Elija la opción Cambiar calendario laboral (Change Working Time) del grupo de opciones Propiedades (Properties) de la cinta de opciones Proyecto (Project). 2. De un clic en el botón Crear nuevo calendario (Create New Calendar)

Gráfico #31 “Crear nuevo calendario” 3. Escriba calendario1 en el cuadro de texto Nombre (Name) y luego pulse Aceptar (Ok). Se realiza una copia del calendario base Estándar.

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Gráfico #32 “Nombre del nuevo calendario” 4. La apariencia de la ventana con el nuevo calendario será :

Calendario 1 creado

Gráfico #33 “Calendario1 creado” Ahora podemos hacer un día laborable en no laborable, para ello, realice lo siguiente: 1. Seleccione la fecha 12 de julio. Ubíquese en la celda Nombre (Name) de la ficha Excepciones (Exceptions). Escriba Día no laborable y pulse la tecla Enter. En la celda de la columna Inicio (Start) aparece la fecha seleccionada y en la celda de la columna Fin (Finish) aparece la fecha seleccionada. La apariencia de la ventana será la siguiente:

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Gráfico #34 “Transformar un día laborable en no laborable” Ahora podemos hacer un día no laborable en laborable. Realice lo siguiente: 1. Seleccione la fecha 17 de julio. Ubíquese en la celda Nombre (Name) de la ficha Excepciones (Exceptions). Escriba sábado laborable y pulse La tecla Enter.

Gráfico #35 “Día no laborable en laborable” 2. Luego pulse el botón Detalles (Details)

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Gráfico #36 “Día no laborable en laborable” 3. Elija la opción Día laborable (Workins times) y luego pulse el botón Aceptar (OK).

Gráfico #37 “Día no laborable en laborable” 4. La apariencia de la ventana será la siguiente:

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Gráfico #38 “Día no laborable en laborable” Ahora podemos aplicar nuestro nuevo calendario al proyecto, para ello, realizamos lo siguiente:

1. Seleccione la opción Información de Proyecto (Project Information) del grupo de opciones Propiedades (Properties) de la cinta de opciones Proyecto (Project). 2. Seleccione en la opción Calendario (Calender) el calendario1 creado anteriormente.

Gráfico #39 “Aplicar nuevo calendario al proyecto” Pág. 19

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3. Pulse el botón Aceptar (Ok) para remplazar en el proyecto el calendar1 creado por el calendario base Standard.

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7. REGISTROS DE RECURSOS Los recursos son las personas, equipamiento o material necesarios para realizar y completar las diferentes tareas del proyecto. Microsoft Project concentra su atención en dos aspectos básicos de los recursos: su disponibilidad y sus costos. La disponibilidad determina el momento en el que el recurso influye sobre la ejecución de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer y los costos hacen referencia al importe que será necesario pagar por ese recurso. En Microsoft Project se distinguen dos tipos de recursos: los recursos de trabajo y los recursos materiales. Los recursos de trabajo son las personas o el equipo que realiza el trabajo del proyecto; mientras que los recursos materiales son artículos de consumo que serán agotados durante el progreso del proyecto. A continuación ingresaremos la información de los diversos recursos del proyecto, utilizando la vista Hoja de recursos. 1. Haga clic en Hoja de Recursos (Resource Sheet) en la Barra de vistas.

Vista hoja de recursos

Gráfico #40 “Vista hoja de recursos” 2. Haga clic en la celda situada dejado del encabezado de columna Nombre del recurso (Resource Name) en la Hoja de recursos (Resource Sheet). 3. Escriba Mario Barahona y pulse Tab.

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4. Asegúrese, de que se encuentra seleccionado Trabajo (Work) en el campo Tipo (Type) y pulse Tab (Por qué se trata del tipo de recurso Trabajo). 5. Pulse Tab de nuevo. En el campo Iniciales (Initials), se ha colocado la primera inicial del nombre del recurso. 6. Escriba MB en el campo Iniciales (Initials) y pulse Tab. 7. Pulse de nuevo Tab para omitir el campo Grupo (Group). 8. Seleccione el valor 100% en el campo Capacidad máxima (Max. Units). y pulse Tab. La apariencia de su pantalla debe ser similar a la mostrada a continuación:

Gráfico #41 “Ingreso de un recurso de trabajo” El valor ingresado en el campo Capacidad máxima (Max. Units) del 100% expresa que el Mario Barahona se encuentra disponible el 100% de su tiempo para trabajar en las tareas que se la han asignado. Microsoft Project le advertirá si asigna a Mario Barahona más tareas de las que puede llevar a cabo en la capacidad máxima, es decir si Mario fue sobre asignado. A continuación ingresaremos información de los recursos materiales:

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1. Haga clic en la siguiente celda en blanco de la columna Nombre del recurso (Resource Name) en la Hoja de recursos (Resource Sheet). 2. Escriba Papel bond y pulse Tab. 3. Seleccione Material en el campo Tipo (Type) y pulse Tab.

Gráfico #41 “Ingreso recursos material” 4. Escriba resma en el campo Material (Material) y pulse Tab. La resma será la unidad de medida que su utilizará para realizar el seguimiento del consumo del papel durante el proyecto. 5. Escriba Papel en el campo Iniciales (Initials) y pulse Tab. La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación:

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Recurso humano

Recurso material

Gráfico #42 “Ingreso de recursos” Ejercicio Ingrese la siguiente información para el recurso de trabajo: Nombre del recurso Milton Gálvez José López Karina Hernández Marcia Paredes

Iniciales MG JL KH MP

Capacidad máxima 100% 100% 75% 50%

La apariencia de la pantalla después del ejercicio, será similar a la mostrada a continuación:

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Gráfico #43 “Ingreso de recursos de trabajo” 7.1

ASIGNACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COSTOS

El costo o presupuesto es uno de los elementos fundamentales del proyecto. Todos los proyectos poseen algún aspecto financiero. En muchos proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte de los costos. Para aprovechar las características de gestión de costos de Microsoft Project, el administrador deberá conocer los costos asociados a cada uno de los recursos tanto material como de trabajo. El propósito de la asignación de una cuota estándar para un recurso material es calcular el costo aproximado de los materiales para el plan del proyecto. Para el recurso material denominado Papel bond la tecla introduciremos una unidad de medida expresada en hojas en el campo Etiqueta de material; a continuación, asignaremos un costo de 4.50 dólares por resma de papel. Conforme vayamos consumiendo el papel durante el transcurso del proyecto, Microsoft Project calculará el costo acumulado de resmas que se ha consumido. A continuación ingresaremos la información del costo de cada recurso para ello utilizaremos la vista Hoja de Recursos (Resorce Sheet). 1. Haga clic en el campo Tasa estándar (Std. Rate) del recurso 1, Mario Barahona en la Hoja de recursos (Resource Sheet). 2. Escriba el valor 7 y pulse La tecla Enter. Los honorarios a pagarse por cada hora de trabajo normal para Mario Barahona aparecen en la columna Tasa estándar (Std. Rate).

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3. Haga clic en el campo Tasa de sobretiempo (Ovt. Rate). Escriba 10 y pulse La tecla Enter. Este es el valor a pagar por cada hora extra de trabajo de Mario Barahona. 4. En el caso de un recurso material Papel, ingresar el valor de 4,50 en el campo Tasa estándar (Std. Rate). Este valor puede aumentar en el caso de asignar más unidades de este material a una tarea o puede disminuir en el caso de asignar menos unidades a una tarea. 5. Ingrese un nuevo recurso material. Escriba Etiquetas en el campo Nombre de recurso (Resource name), elija en la columna Tipo (Type) Material, en el campo Material (Material) escriba 100 u y escriba 10 en la columna Costo/uso (Cost/use). El valor de costo por uso es un valor fijo en la asignación de este recurso en una tarea aunque aumente o disminuya las unidades. La apariencia de la pantalla, será similar a la mostrada a continuación:

Gráfico #44 “Ingreso de costos a los recursos” Algunos recursos requieren del pago de un importe cada vez que son utilizados. Por ejemplo en el caso del alquiler de un computador: tiene un costo fijo de $ 40 y un costo por su uso y mantenimiento de $10 cada vez que lo utilicemos. A continuación ilustraremos como se realizaría el ingreso de este costo: 1. Escriba computador en el campo Nombre de recurso (Resource name), elija en la columna Tipo (Type) Material, en el campo Material (Material) escriba 1 día y escriba 40 en la columna Tasa estándar (Std. Rate) y 10 en la columna Costo/uso (Cost/use).

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Gráfico #45 “Ingreso de un recurso material” Microsoft Project realiza el cálculo del valor del costo total del material computador, sumando el costo de la tasa estándar con el valor del costo por uso cada vez que se asigne este recurso en una tarea. Ejercicio Ingrese los siguientes costos para cada recurso Nombre del recurso Milton Gálvez José López Karina Hernández Marcia Paredes Gasolina

Tasa estándar 9/h (9 por hora) 100/w (100 por semana) 700/ms (700 por mes) 10/h (10 por hora) 50/d (50 por día)

Tasa sobretiempo 10/h 10/h 10/h 10/h

La apariencia de la pantalla después del ejercicio, será similar a la mostrada a continuación:

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Gráfico #46 “ingreso de recursos y costos” 7.2

ACUMULACIÓN DE COSTOS

No todos los recursos acumulan su costo de la misma manera. Por ejemplo, una parte del equipamiento arrendado (Computador), podría requerir el pago de una tasa de arrendamiento en cuanto es arrendado el equipamiento, aunque los empleados normalmente acumularán el pago a medida que transcurra el tiempo. En el campo Acumular (Accrue At), especificaremos el modo en que Microsoft Project trata la acumulación del costo de un recurso. 1. Desplace la visualización en forma que pueda observar los campos situados a la derecha de la hoja de recursos y haga clic en el campo Acumular (Accrue At)

del recurso 8, Computador.

El pago por el alquiler del computador deberá ser realizado antes de utilizar el equipo. Para reflejar esto, acumule el importe del recurso tan pronto como la tarea comience. 2. Elija comienzo (Start) en el campo Acumular (Accrue At). La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación:

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Gráfico #47 “Formas de acumulación de costos” La forma de acumulación Prorrateado (Prorated) que maneja Microsoft Project nos indica que conforme se desarrolle la tarea se acumula el costo dentro del proyecto. Esto nos indica que conforme se termine la tarea se deberá cancelar el costo. En la columna Calendario Base (Base Calender), fíjese que esté aplicado el nuevo calendario creado anteriormente.

Calendario1 aplicado al

Gráfico #48 “Calendario Base” Pág. 9

8. ASIGNACIÓN DE RECURSOS A LAS TAREAS Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea específica para la realización del trabajo. La capacidad de trabajo de un recurso se expresa en unidades y queda almacenada en el Campo Capacidad máxima. A continuación asignaremos recursos individuales a las tareas.

1. Haga clic en el Diagrama de Gantt (Gantt Chart) en la barra de vistas ubíquese en la tarea 2 Reunión de trabajo.

y

2. Pulse el botón Asignar recursos (Assign Resources) en el grupo de opciones Asignaciones (Assigments) de la cinta de menú Recursos (Resource) 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Asignar recursos (Assign Resources) y podrá observar los nombres de los recursos ingresados anteriormente en la vista Hoja de Recursos ordenados en forma ascendente.

Gráfico #49 “Cuadro de diálogo Asignar Recursos” 4. Seleccione Mario Barahona en la columna Nombre de Recurso (Resource Name) del cuadro de diálogo Asignar recursos (Assign Resources) y después pulse el botón Asignar (Assign).

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Marca de comprobación indicando que ha sido asignado Mario Barahona a la tarea Reunión de trabajo

Costo de asignación para Mario Barahona 2 días (16 horas)*$7

Gráfico #50 “Asignar un recurso de trabajo a una tarea” 5. Seleccione a la tarea Reunión de trabajo el recurso de trabajo Milton Gálvez.

Marca de comprobación indicando que ha sido asignado a la tarea Reunión de trabajo a

Gráfico #51 “Asignar un recurso de trabajo a una tarea” 6. Project le da la posibilidad de reducir el tiempo de duración. Tomando en cuenta que los dos recursos tienen el Máximo de unidades (Max.) 100%, Project puede reducir el tiempo duración de esta tarea al 50%, es decir, de 2 días que inicialmente tenía a 1 día. Para ello de seleccione el icono de información que aparece al lado izquierda de la tarea $40 (Std. Rate) + $10.

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Marca para reducir el tiempo de duración de una tarea cuando se le ha asignado más recursos

Gráfico #52 “Marca para reducir el tiempo de duración” 7. Seleccione Computador en la columna Nombre de Recurso (Resource Name) del cuadro de diálogo Asignar recursos (Assign Resources) y después pulse el botón Asignar (Assign).

Marca de comprobación indicando que ha sido asignado computador a la tarea Reunión de trabajo

Costo de asignación para computador 1 día (Costo/use)

Gráfico #53 “Asignar un recurso material a una tarea” 8. Si necesito el computador los dos días, puedo aumentar las unidades de 1 a 2, así:

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Gráfico #53 “Aumentar las unidades del recurso material a una tarea” 9. Obviamente el costo aumentaría a $ 90 (2 unidades * $40 (Std. Rate) + $10 (Cost/use)).

Cambio de unidades asignadas Costo del computador asignado

Gráfico #54 “Costo al aumentar las unidades del recurso material a una tarea” 10. La apariencia de la ventana después de haber ingresado los recursos será la siguiente:

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Recurso de trabajo asignado

Gráfico #55 “Asignación de recursos” Para asignar los recursos a las diferentes tareas en forma adecuada, realizamos lo siguiente: 1. Seleccione la tarea 3 Diagnostico Institucional. De la liste de recursos elija José López, luego de un clic en el botón Gráficos (Graph)

Gráfico #56 “Vista de disponibilidad del recurso” 2. Usted puede visualizar si el recurso a asignarse está disponible en las fechas establecidas para la tarea, así:

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Disponibilidad de José López

Gráfico #57 “Disponibilidad de asignación de un recurso de trabajo” 3. Como José López si está disponible en esas fechas, de un clic en el botón Asignar (Assign). Además asigne papel bond a esta tarea. La apariencia de la ventana será la siguiente:

Gráfico #58 “Recurso de trabajo asignado” Ejercicio Realice la asignación de los recursos para cada una de las tareas del proyecto.

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9. EVALUACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN 9.1

MÉTODOS PARA EVALUAR Y AJUSTAR LA PROGRAMACIÓN

Una vez establecida la programación mediante la inserción de tareas, la asignación de recursos y el registro de los costos, estará preparado para evaluarla y ajustarla. Al evaluar la programación, probablemente encontrará problemas u omisiones que deban ser ajustados. Lo más práctico es analizar y efectuar los cambios en las primeras fases del proceso de planificación y mejor todavía antes de poner en marcha el proyecto. Sin embargo, una vez indiciado el proyecto también podrá comprobar la planificación y ajustarla, cuando sea necesario, para adecuarla a sus objetivos y necesidades. Los aspectos de la programación que vayan a evaluarse dependerán de la información contenida en la programación y del nivel de detalle en el que se esté administrando el proyecto. Por consiguiente, debería considerarla evaluación de fin de la programación:  

La forma en que se han asignado los recursos. El costo de la programación.

Microsoft Project calcula la fecha de fin tomando como base la duración de las tareas en la ruta crítica, es decir, la secuencia de base de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fin del proyecto que deben finalizar a tiempo para que el proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de la ruta crítica provocará que el proyecto finalice más tarde de lo planificado. Para ajustar la fecha de fin de la programación, concéntrese en la modificación de las tareas críticas.



9.2

Una vez evaluada la programación, podrá utilizar diversas estrategias para reducir su longitud, buscar y resolver recursos sobre asignados y reducir el costo del proyecto. LA EVALUACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN

Para determinar si la programación tiene o no áreas problemáticas que requieran ajustes, en primer lugar deberá analizar la programación y evaluar la utilización del tiempo, de los recursos y de los costos. La evaluación de la programación de varias maneras le ayudará a identificar:    

La relación entre tareas y la ruta crítica. El tiempo de demora en la programación. Las delimitaciones en las tareas Los recursos sobre asignados.

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

El costo de las tareas.

En una programación de Microsoft Project las tareas pueden relacionarse entre sí de diversas formas. Utilizando de manera eficaz estas relaciones será posible modificar la ruta crítica y reducir la programación. Cuando resulte necesario mantener las tareas en la ruta crítica de la programación, será posible ajustar la relación entre tareas y las asignaciones de los recursos de las tareas no críticas para utilizar la demora de la programación. El tiempo de demora es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea sin retrasar la fecha de fin del proyecto. Si una tarea que tiene demora finaliza más tarde, no afectará al resto de la programación. Las delimitaciones en las tareas también servirán de ayuda para controlar las fechas de comienzo o de fin de tareas importantes. Verifique las delimitaciones en las tareas de distintas fases del proyecto, en especial en las tareas críticas, para cerciorarse de que sean absolutamente necesarias ya que las delimitaciones pueden reducir la flexibilidad de la programación. Al evaluar la programación, asegúrese de haber asignado los recursos de forma eficaz. Un recurso puede estar sobre asignado o infra signado por lo que se podrá reducir el costo de las tareas y recursos individuales para disminuir el costo total del proyecto. Una vez localizados los problemas en las áreas mencionadas se podrá ajustar la programación para optimizar el tiempo, los recursos y el dinero disponibles. 9.3

VERIFICACIÓN DE LA RELACIÓN ENTRE TAREAS

En la programación de un proyecto las tareas pueden relacionarse entre sí de las formas mencionadas anteriormente. Microsoft Project dispone de cuatro relaciones entre tareas que pueden utilizarse para conectar una serie de tareas en una programación. Utilizando de manera eficaz estas relaciones es posible modificar la ruta crítica y reducir la programación del proyecto. 9.4

IDENTIFICACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA

Microsoft Project calcula la fecha de fin de una programación en función de las duraciones de las tareas en la ruta crítica; la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fina proyecto que deben finalizar a tiempo para que el proyecto completo termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de la ruta crítica provocará que el proyecto finalice más tarde de lo planificado. La ruta crítica se identifica por la serie de tareas críticas consecutivas incluidas en la programación. Para ajustar la fecha de fin de la programación deberá centrarse en modificar las tareas críticas.

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Para llamar la atención hacia la ruta crítica es posible modificar una presentación. Microsoft Project guardará los cambios junto con el archivo de proyecto. Para visualizar la ruta crítica del proyecto prueba 1. 1. Haga clic en Más vistas (More Views) en la barra de Vistas (View bar)

Opción más vistas

Gráfico #59 “Opción Más vistas” 2. Haga clic en Gantt detallado (Leveling Gantt).

Gráfico #60 “Diagrama de Gantt Detallado” 3. Elija Aplicar (Apply). Mostrará la pantalla siguiente:

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Gráfico #61 “Vista de diagrama de Gantt detallado” Las tareas críticas aparecen de color rojo en la pantalla, y las tareas no críticas en color azul. 9.5

BÚSQUEDA DE MÁRGENES DE DEMORA EN LA PROGRAMACIÓN

Al analizar las tareas en la programación es posible buscar demoras permisibles, es decir, el tiempo que una tarea puede retrasarse sin demorar a ninguna otra. También es posible ver la cantidad de tiempo que puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto, llamado margen de demora total. Es importante distinguir los márgenes de demora dentro de la programación, ya que esto permitirá ajustar las fechas de comienzo y de fin de las tareas cuando determinadas fases de la programación no tienen margen de demora y otras exceden en cantidad. La mayoría de las programaciones tiene algunas tareas críticas con margen de demora. Esto permite que estas tareas comiencen en una fecha posterior sin afectar a la programación, lo que compensaría las tareas que han tardado más tiempo que lo planificado. 9.6

REVISIÓN DE LAS DELIMITACIONES DE LAS TAREAS

Mediante el uso de las delimitaciones, es posible controlar las fechas de comienzo o de fin de tareas importantes. Al ingresar una tarea, Microsoft Project le asignará automáticamente la delimitación . Solo cuando sea necesario, deberán definirse otras delimitaciones, como en el caso en que un

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cliente o un contrato requieran que determinada tarea comience finalice en una fecha específica. Las delimitaciones de las tareas son útiles para crear una programación más precisa empleando información detallada. Sin embargo, las delimitaciones también pueden restringir la flexibilidad de la programación. Si se produce un conflicto de programación entre una delimitación y una relación entre tareas, Microsoft Project programará la tarea de acuerdo con la delimitación. En diversas fases del proyecto será útil verificar las delimitaciones en las tareas de la programación, en especial las tareas en la ruta crítica, para cerciorarse de que efectivamente son necesarias. Toda delimitación que requiere del ingreso de una fecha debe utilizarse con mucho cuidado, ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programación y además restringen la posibilidad de distribuir los recursos reasignados. 9.7

BÚSQUEDA DE LOS RECURSOS ASIGNACIONES DE TAREAS

SOBREASIGNADOS

Y

LAS

Al evaluar la programación deberá verificarse de haber asignado los recursos de una manera eficaz. A cada tarea se le debe asignar un número de recursos adecuados, en el momento justo de realizar el trabajo. A cada recurso se le debe asignar el trabajo suficiente, de tal forma que pueda elaborarse una programación completa con la menor cantidad posible de casos de sobre asignación y de infra asignación. Antes de dedicarse a resolver problemas de sobreasignación de recursos debe determinarse cuáles son los recursos sobre asignados, en que momentos están sobre asignados y que tareas tienen asignadas en dichos momentos. 1. Seleccione la vista Hoja de recursos (Resource shett)

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Recurso de trabajo sobre asignado

Gráfico #62 “Buscando sobre asignaciones” Si el recurso de trabajo está de color rojo, significa que este recurso está sobre asignado. 9.8

REDUCCIÓN DE LA PROGRAMACIÓN

La mejor manera para reducir la duración de la programación consiste en reducir la ruta crítica mediante la eliminación o combinación de tareas. Este método puede ser también el más difícil ya que es necesario identificar las tareas que no sean absolutamente necesarias para completar el proyecto. Si no es posible eliminar o combinar las tareas se puede considerar la posibilidad de cambiar algunas tareas para eliminarlas de la ruta crítica. Observe cada tarea en la ruta crítica para ver si existe la posibilidad de dividir en subtareas. Para que el proyecto avance quizá puede ser necesario que algunas de las subtareas se completen de manera secuencial por lo que podrá reducir la ruta crítica convirtiendo algunas de las subtareas en subcríticas. Otro método para reducir la ruta crítica de la programación consiste en analizar todas las tareas con relaciones de fin a inicio para ver la posibilidad de superponerlas, de manera que las tareas puedan llevarse a cabo simultáneamente. Microsoft Project utiliza el tiempo de adelanto para hacer que una tarea comience antes del fin de comienzo de su predecesora. Asimismo, puede utilizarse el tiempo de posposición para retrasar el comienzo de una tarea sucesora. Una vez analizada la programación y después de determinar lo que se debe reducir, se podrá disminuir la duración de algunas tareas para reducir la programación.

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Microsoft Project está predeterminado para calcular la duración de las tareas basándose en la cantidad de trabajo necesario para completarla, en el número de unidades de recurso que se le han asignado, en los horarios y el trabajo asignados estos recursos. Esto se denomina programación en función de los recursos. Es posible disminuir la duración de una tarea disminuyendo la cantidad de trabajo que se haya asignado a los recursos esenciales. La disminución del trabajo necesario para las tareas en la ruta crítica posibilitará el adelanto del fin de la programación. También es importante, si es posible asignar más recursos a una tarea, por lo que quizá será conveniente ajustar los calendarios laborales de los recursos esenciales asignados a la tarea de manera que trabajen mayor cantidad de horas.

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10.

COSTO DEL PROYECTO

Para visualizar el costo total de la programación en sus diversas fases:

1. Seleccione Información del Proyecto (Project Information) , del grupo de opciones Propiedades (Properties) en la cinta del menú Proyecto. 2. Elija el botón Estadísticas (Statistics)

Gráfico #63 “Estadísticas generales del proyecto” 3. Observe en la columna Costo (Cost), las cantidades totales de los costos actuales, previstos, reales y distantes. La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación:

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Gráfico #64 “Costos y duración total del proyecto” 10.1

COSTO DE UNA TAREA

Una vez evaluada la programación, es necesario evaluar el costo total de la misma, para asegurarse de que se mantiene dentro de los límites del presupuesto. Si el costo total es superior al presupuesto, observe el costo de las tareas individuales y las tasas de los recursos para ver si es posible reducir los costos. El costo total de una tarea es la suma de las tasas del recurso y todos los costos fijos atribuidos a la tarea. Un costo fijo es una cantidad específica definida por el usuario que es independiente del tiempo o el trabajo que apoyen que sirve para completar una tarea. 1. Seleccione la vista de Uso de recursos (Task Usage)

Gráfico #65 “Vista Uso de tareas”

2. Seleccione la opción Tablas (Tables) de Opciones del menú View.

del Grupo Data en la cinta

3. Seleccione la opción Costo (Cost)

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Gráfico #66 “Tabla de costos” 4. Se visualiza el total de costos por tarea.

Gráfico #67 “Total de costos por tarea”

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11.

SOBREASIGNACIÓN DE RECURSOS

Se dice que un recurso está sobre asignado cuando se le ha asignado más trabajo del que puede realizar en las horas programadas. Se dice que un recurso está infra signado cuando no está plenamente asignado. Para resolver la sobreasignación de recursos deberá asignarlos de manera diferente o bien será necesario volver asignarlos para el momento en que el recurso esté disponible. Realizamos lo siguiente: 1. Seleccione la vista Hoja de recursos (Resource sheet), para determinar si un recurso de trabajo ha sido sobre asignado.

Gráfico #68 “Recurso sobre asignado en vista Hoja de Recursos” 2. Mario Barahona esta sobre asignado. Ahora determinemos en que tareas ha sido sobre asignado, para esto, seleccione la vista Recursos utilizados (Resource Ussage).

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Gráfico #69 “Vista Recursos utilizados” 3. Mueva el botón del cursor del formulario hasta llegar a los datos de sobreasignación que deben estar de color rojo.

Gráfico #70 “Formulario de Recursos utilizados”

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El formulario nos indica que el recurso de trabajo Mario Barahona esta sobre asignado en las tareas Entrega de horario de reuniones y entrega de procedimiento a seguir. 11.1

ELIMINAR LA SOBREASIGNACIÓN

Para eliminar la sobre asignación debo determinar la disponibilidad de otro recurso de trabajo para reemplazar en las una de los dos tareas a Mario Barahona. Así: 1. Seleccione la vista de Diagrama de Gantt (Gantt Chart) y ubíquese en la tarea 5 Entrega de procedimiento a seguir.

Gráfico #71 “Vista de Diagrama de Gantt” 2. Luego elija Asignación de recursos (Assign Resources) del grupo de opciones Asignaciones (Assignments) de la cinta de opciones Recursos (Resource):

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Gráfico #72 “Opción asignación de recursos” 3. Seleccione Mario Barahona y de un clic en el Remover (Remove). Se eliminará la asignación de este recurso.

Gráfico #73 “Eliminación de la asignación de un recurso” 11.2

CAMBIO DE LAS SOBREASIGNACIONES DE RECURSOS

El método más directo para resolver el problema de la sobreasignación de recursos consiste en cambiar las asignaciones del recurso sobreasignado. Esto

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se efectúa quitando un recurso de una tarea que tenga lugar en un momento de la sobreasignación. 1. Seleccione los recursos de trabajo y de un clic en el botón Gráfico (Graph) para definir el recurso que está disponible en estas fechas. Elija Milton Gálvez:

Gráfico #74 “Opción Gráfico (Graph)” 2. Milton Gálvez se encuentra disponible en estas fechas, de un clic en el botón Reemplazar (Replace), seleccione este recurso y de un clic en el botón Aceptar (Ok).

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Gráfico #75 “Cambio asignación de recurso a una tarea” 3. Milton Gálvez estará ahora asignado a la tarea Entrega de procedimiento a seguir en reemplazo de Mario Barahona:

Gráfico #76 “Reasignación de recursos”

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Ahora verifiquemos si la sobreasignación de Mario Barahona ha sido eliminada. Seleccione la vista Hoja de recursos (Resource Sheet), el recurso Mario Barahona ahora se encuentra de color negro, ya no está sobre asignado.

Gráfico #77 “Vista Hoja de recursos” 11.3

REASIGNACIÓN DEL RECURSO

Si un recurso está sobre asignado y no se desea reprogramar ninguna de las tareas a las que ha sido asignado el recurso ni quitar el recurso de ninguna de las tareas asignadas, existe otra opción. Se puede asignar el recurso para que trabaje a tiempo parcial en cada una de las tareas que se efectúen durante el período de sobre asignación. 11.4

DISMINUCIÓN DE LA CANTIDAD DE TRABAJO ASIGNADA A UN RECURSO

Se puede disminuir la duración de la tarea a la cual se ha designado el recurso sobre asignado durante el período de sobra asignación y reducir la cantidad de tiempo requerido al recurso sobre asignado. Los recursos esenciales afectan a las duraciones de las tareas a las que estén asignados. Este método disminuye la duración de la tarea en el caso de que el recurso al que se desea disminuir la cantidad de trabajo sea el único recurso esencial.

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11.5

CAMBIO DE LA PROGRAMACIÓN LABORAL

Cada recurso puede tener su propio calendario de recursos, en los cuales es posible introducir la información individual de la programación, por ejemplo vacaciones o mantenimiento de equipos. En el caso que en determinados puntos de la programación un recurso esté sobre asignado, una solución podría ser cambiar el calendario de recursos. Por ejemplo, si la programación incluye una semana laboral de 5 días y un recurso a tiempo parcial trabaja solo 3 días, la extensión del calendario de recursos a una semana laboral de 4 o 5 días podría aliviar en parte las sobre asignaciones del recurso. 11.6

RESOLUCIÓN AUTOMÁTICA ASIGNACIONES

Y

MANUAL

DE

LAS

SOBRE

Microsoft Project pude resolver automáticamente las sobre asignaciones de recursos, mediante la redistribución. La redistribución retrasa determinadas tareas de la programación hasta que los recursos asignados a ellas dejen de estar sobre asignados. Cuando se redistribuye la programación, se verifica las relaciones entre predecesoras, el tiempo de margen de demora, las prioridades y las delimitaciones de las tareas para determinar que tareas retrasar. Es posible dar prioridad a las tareas para especificar cuáles debe retrasarse en primer lugar o cuáles no deben retrasarse de ninguna manera. También se puede decidir si se redistribuirán todos los recursos o solamente algunos seleccionados. Además se puede redistribuir con o sin retrasar la fecha de fina de proyecto. Otra forma de redistribuir la programación consiste en resolver en forma manual las sobre asignaciones de los recursos. Esto puede ser útil cuando la redistribución automática no produzca el ajuste de la programación deseada. Microsoft Project dispone de una presentación en la que puede visualizarse los recursos sobre asignados y sus tareas asignadas. Se puede dirigir a cada sobre asignación y resolver el conflicto de la manera más adecuada. 11.7

RETRASO DE UNA TAREA POR UN RECURSO SOBRE ASIGNADO

La forma más sencilla de resolver un problema de sobre asignación de recursos consiste en retrasar la tarea asignada al recurso hasta que este disponga de tiempo para trabajar en ella. Es posible agregar retraso a una tarea, verificar el efecto de la asignación del recurso y a continuación ajustar aún más el retraso, si ello fuese necesario. El retraso de una tarea retrasará asimismo las fechas de comienzo de sus sucesoras y puede afectar a la fecha de fin de la programación. Pare evitarlo, retrase primero las tareas con margen de demora permisible y agregue un retraso solo de una duración equivalente al margen de demora de la tarea. También resulta de utilidad retrasar las tareas no críticas antes que las tareas en la ruta

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crítica. Puede agregar retrasos a diferentes tareas para ver los efectos sobre la programación. 11.8

REDUCCIÓN DE COSTOS

Existe la posibilidad de reducir costos mediante el reemplazo de recursos por otros menos costosos. Sin embargo, antes de realizar este cambio será necesario tomar en consideración el hecho de que un recurso menos preparado le llevará más tiempo cumplir una tarea que un trabajador mejor preparado y más costoso. 11.8.1

REDUCCIÓN DE LOS COSTOS POR USO

Algunos de los recursos pueden cobrar una tasa o tarifa por cada vez que se los utiliza, además de su tasa por hora. Es posible reducir costos mediante la consolidación de tareas que tengan tarifas por uso. Por ejemplo, si varias tareas programadas para diferentes horarios incluyen tarifas o tasas por uso; en el caso de un recurso que trabaja en dos tareas, es posible eliminar una tarifa por uso disponiendo que el recurso trabaje simultáneamente en las tareas. También se puede dividir la tarifa entre las dos tareas. 11.8.2

REDUCCIÓN DE COSTOS ELIMINANDO TAREAS

Otra estrategia para reducir costos es reducir la extensión del proyecto. En otras palabras, sería posible reducir el costo de un proyecto eliminando tareas de baja prioridad y que la pueda realizar otro recurso sin sobre asignación. También se puede reducir la extensión del proyecto mediante la reducción de trabajo en tareas individuales. 11.9

ADMINISTRACIÓN DE LOS FLUJOS DE CAJA

Microsoft Project puede administrar los flujos de caja del proyecto mediante el prorrateo del costo de una tarea basándose en su porcentaje de conclusión y de los recursos asignados a la misma. Otra opción consiste en acumular los costos cuando la tarea comienza o es concluida. Por ejemplo: se desea negociar con un proveedor la retención de un pago hasta que el trabajo haya sido terminado. Este cambio puede reflejarse en la programación mediante la acumulación del costo de esta tarea en el momento en que haya quedado concluida. Es posible prorratear el costo por trabajo estándar y de horas extras del recurso, asimismo el costo por cada uso de un recurso solo puede prorratearse al comienzo o al final de la tarea y los costos fijos siempre se acumulan al final.

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12.

INFORMACIÓN DEL PROYECTO

12.1

TABLAS Y FILTROS

Microsoft Project incluye herramientas de gran potencia que permiten organizar y analizar los datos. 12.2

TABLAS

Una forma es por medio de tablas, una tabla es una presentación similar a la de una hoja de cálculo de los datos de un proyecto, organizados en columnas y filas. Cada una representa uno de los muchos campos de Microsoft Project y cada fila representa una única tarea o recurso. La intersección de una columna y una fila se le denomina campo (en términos de base de datos) o celda (en términos de una hoja de cálculo). Microsoft Project incluye 15 formatos de tablas predefinidas de tarea y 10 tablas de recursos que pueden ser mostradas en las diferentes vistas. Hasta ahora hemos utilizado la Tabla Entrada y la tabla de resumen. En la mayoría de los casos estas tablas contendrán los campos que usted desea, pero, puede modificar cualquier tabla predefinida o crear su propia tabla donde incluya solamente los datos que requiere. A continuación, crearemos una tabla para visualizar la información sobre el calendario1, un formato común para la presentación de la información de la programación del proyecto prueba 1. 1. Seleccione Más vistas (More Views) en el grupo Vista de recursos (Resource View) en la cinta del menú Ver (View).

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Gráfico #78 “Opción Más vistas” 2. En el cuadro de diálogo más vistas (More Views). Elija Hoja de tareas (Task Sheet) y después pulse el botón Aplicar (Apply).

Gráfico #79 “Opción Más Vistas” Esta vista no incluye la parte gráfica de la vista Diagrama de Gantt, de modo que resultará más fácil la visualización de más columnas de la tabla activa. La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación:

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Gráfico #80 “Vista Hoja de tareas” 3. Seleccione Tabla: Entrada (Table:Entry) en el menú Ver (View) y después elija más tablas (More Tables).

Gráfico #81 “Tabla Entrada” 4. Asegúrese de haber seleccionado la opción Tarea (Task) y que la tabla seleccionada es Entrada (Entry) y después pulse el botón Copiar (Copy).

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Gráfico #82 “Opción Copiar tabla de entrada” 5. Escriba Tabla Calendario1 en el cuadro Nombre (Name).

Gráfico #83 “Crear nueva tabla de entrada” 6. Seleccione cada uno de los siguientes nombres de campo en la columna Nombre de campo (Field Name) y después de cada selección pulse el botón Eliminar fila: Indicadores (Indicators), Duración (Duration), fin (Finísh), Predecesoras (Predecessors), Nombre de los recursos (Resource Names).

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Opción Eliminar

Gráfico #84 “Eliminar columna de una tabla” 7. Una vez eliminados los campos, la apariencia de la pantalla debe ser igual a la que se muestra a continuación:

Gráfico #85 “Tabla calendario1” 8. Podemos añadir campos a esta tabla, para ello, pulse el botón de flecha junto a la celda o campo vacío debajo de Comienzo en la columna Nombre de campo (Field Name) o pulse el botón Insertar Fila (Insert Row) y después seleccione Texto9 en la lista desplegable.

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Gráfico #86 “Ingresar un campo en una tabla” 9. Seleccione izquierda en la columna Alinear datos (Align Data) de la misma fila. Automáticamente se pondrán las entradas de fila para el campo seleccionado añadiendo datos en la columna ancho.

Gráfico #87 “Alineación del campo creado” 10. Escriba o seleccione 20 en la columna ancho (Width).

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Gráfico #88 “Ancho de la columna creada” 11. Pulse el botón de flecha situado a la siguiente celda vacía debajo de Texto9 en la columna nombre de campo y después seleccione Duración (Duration) en la lista desplegable.

Gráfico #89 “Creación del campo duración” 12. Seleccione Izquierda en Alinear datos (Align Data).

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Gráfico #90 “Alineación del campo duración” 13. Seleccione comienzo (Start) en la columna Nombre Name) y después pulse el botón Cortar fila (Cut Row).

de campo (Field

Gráfico #91 “Mover campo Star” 14. Seleccione Nombre (Name) en la columna Nombre de campo (Field Name) y después pulse el botón Pegar fila (Paste Row).

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Gráfico #92 “Pegar campo Start” 15. Esto coincidirá con el orden en el que está listada la información en un calendario. 16. Seleccione Miércoles 28/01/09 12:33 en Formato de Fecha (Date Format).

Gráfico #93 “Cambiar formato de fecha” 17. Pulse el botón Aceptar (Ok) parar cerrar el cuadro de diálogo. La nueva tabla aparecerá en el cuadro de diálogo Más tablas (More Tables)

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Gráfico #94 “Tabla calendario1 creada” 18. Pulse el botón aplicar (Apply). Microsoft mostrará la nueva tabla en la vista Hoja de tareas (Task Sheet). La apariencia de la pantalla será similar a la siguiente:

Gráfico #95 “Tabla calendario1 en la vista hoja de tareas” Ejercicio Cree la tabla Calendario de inventario con los datos del proyecto ingresados anteriormente.

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12.3

FILTROS

Otra característica para cambiar la visualización de la información de tareas y recursos en Microsoft Project son los filtros. Un filtro oculta los datos de las tareas o recursos que no cumplen un criterio especificado, visualizando solamente aquellos datos en los que se está interesado. El filtrado no cambiará los datos del archivo, solo el modo en que son visualizados. Existen dos formas de utilizar los filtros: aplicando filtros predefinidos a una vista o aplicando un auto filtro a una vista. Ejemplo: Realizaremos un filtro automático de la información de las tareas que tienen el texto “entrega”. 1. Haga clic en Diagrama de Gantt (Gant Chart) en la barra de Vistas. Aparecerá el diagrama de Gantt, antes de crear el auto filtro.

Gráfico #96 “Vista de diagrama de Gantt” 2. Pulse la flecha del botón Filtro (Filter) en el grupo de opciones Data de la cinta de opciones Vista (View). Seleccione la opción Desplegar Autofiltro (Display AutoFilter)

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Gráfico #97 “Activar opción Autofiltro” 3. Pulse la flecha abajo del encabezado de columna Nombre de tarea (Task name) y seleccione Personalizado (Custom).

Gráfico #98 “Personalizar filtro”

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4. Asegúrese de que aparezca Contiene (Contains) en el primer cuadro de lista del apartado Nombre (Name) y “Entrega” en el cuadro situado a la derecha.

Gráfico #99 “Condición del autofiltro” 5. Pulse el botón Aceptar (Ok) para cerrar el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado (Custom Autofilter). Microsoft Project mostrará la lista de tareas que contengan la palabra Entrega.

Gráfico #100 “Autofiltro aplicado a la vista de diagrama de Gantt” 6. A continuación desactivaremos el Autofiltro (Autofilter). Pulse la flecha del botón Filtro (Filter) en el grupo de opciones Data de la cinta de opciones Vista (View). Seleccione la opción (No filtro) (No Filter).

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Gráfico #101 “Desactivar Autofiltro” 7. Nos mostrará nuevamente todas las tareas en la vista de Diagrama de Gannt (Gantt Chart)

Gráfico #102 “Vista de diagrama de Gantt sin filtro”

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Ejemplo: Crearemos un filtro personalizado que seleccione las tareas que cumplan las siguientes condiciones: .Tareas que contienen el nombre “entrega” y el recurso “Mario”. Al filtro guardaremos con el nombre “Datos entrega.” 1. Seleccionado Más Filtros (More Filters) del Grupo de opciones Data de la cinta de la opción Vista (View).

Gráfico #103 “Opción filtro personalizado” 2. Pulse el botón Nuevo (New).

Gráfico #104 “Crear nuevo filtro” 3. Escriba “Datos entrega” en el cuadro Nombre (Name)

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Gráfico #105 “Nombre del filtro” 4. Escriba o seleccione Nombre en la primera fila de la columna Nombre de campo (Field Name).

Gráfico #106 “Seccione el campo de filtro” 5. Escriba o seleccione Contiene (Contains) en la primera fila de la columna Criterio (Test).

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Gráfico #107 “Seleccione la condición del filtro” 6. Escriba entrega en la primera fila de la columna Valores (Values).

Gráfico #108 “Ingreso del valor de la condición del filtro” 7. Añada un segundo criterio, escribiendo o seleccionando Y (And) en la segunda fila de la columna Y/O (And/Or).

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Gráfico #109 “Agregar operador para enlazar segunda condición” 8. Escriba o seleccione Nombre de recurso (Resource Names) en la segunda fila de la columna Nombre de campo (Field Name).

Gráfico #110 “Seccione el campo de filtro” 9. Escriba o seleccione Contiene (Contains) en la primera fila de la columna Criterio (Test).

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Gráfico #111 “Seleccione la condición del filtro” 10. Escriba “Mario” en la segunda fila de la columna Valores (Values).

Gráfico #112 “Ingreso del valor de la segunda condición del filtro” 11. Pulse el botón Salvar (Save) para cerrar el cuadro diálogo Definición de filtro en Prueba1 (Filter Definition). El nuevo filtro aparecerá en el cuadro de diálogo Más filtros (More Filters).

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Gráfico #113 “Creación de nuevo filtro” 12. Pulse el botón aplicar (Apply). El nuevo filtro se aplicará a la vista de Diagrama de Gantt (Gantt Chart).

Condición 1

Condición 2

Gráfico #114 “Aplicación del filtro personalizado”

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13.

CONTROL DEL PROYECTO

13.1

ESTABLECIMIENTO DE UNA LÍNEA BASE

Una de las actividades muy importantes de un administrador de proyectos después de desarrollar un plan de proyecto es registrar los datos actuales y evaluar el funcionamiento del proyecto. Para poder analizar el funcionamiento del proyecto, necesitaremos compararlo con su plan original. Este plan original es lo que se denomina línea de base del plan, o simplemente línea de base. Una línea de base es un conjunto de valores importantes de un plan de proyecto, como son las fechas de comienzo y finalización estimadas de las diversas tareas y asignaciones con sus costos presupuestados. Cuando usted almacena una línea de base, Microsoft Project toma una imagen estática de los valores existentes y la almacena en el archivo de Microsoft Project para futuras comparaciones. Los valores específicos almacenados en una línea de base incluyen los campos de tarea, recursos y asignaciones y los campos por fase temporal listados a continuación: Tarea Campo comienzo

Campo fin Campo duración

Los campos de trabajo y de trabajo por fase temporal Los campos de costo y de costo por fase temporal

Recursos Los campos de trabajo y del trabajo por fase temporal Los campos de costo y de costo por fase temporal

Asignación Campo comienzo

Campo fin Los campos de trabajo y del trabajo por fase temporal Los campos de costo y de costo por fase temporal

Debería almacenar una línea de base en las siguientes situaciones:  

Cuando haya desarrollado un plan de proyecto lo más completo posible. Cuando no haya comenzado el ingreso de los valores reales, por ejemplo el porcentaje del trabajo realizado.

El plan del proyecto Prueba1 está totalmente desarrollado y el trabajo real comenzará en breve. A continuación, almacenaremos la línea de base para el proyecto Prueba1 y después visualizaremos los valores de la línea de base de las tareas, recursos y asignaciones.

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1. Seleccione Establecer Línea de Base (Set Baseline) en el grupo de opciones Calendario (Schedule) de la cinta de opciones Proyecto (Project)

Gráfico #115 “Crea línea de base” 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Establecer Línea de Base (Set Baseline), pulse el botón Aceptar (Ok).

Gráfico #116 “Establecer línea de base”

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3. Elija Más vistas (More View) en el grupo Vista de recursos (Resource View) en la cinta de menú Ver (View) vistas (More Views) será visualizado.

. El cuadro de diálogo Más

Gráfico #117 “Cuadro de dialogo Más vistas” 4. Seleccione la Hoja de tareas (Task Sheet) en el cuadro Vistas (Views)

Gráfico #118 “Seleccione vista hoja de tareas” 5. Pulse el botón Aplicar (Apply). La vista Hoja de tareas (Task Sheet) ofrece un mayor espacio para la visualización de los campos de la tabla, ya que no incluye el diagrama de Gantt. A continuación activaremos la visualización de una tabla diferente en la vista Hoja de tareas.

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Gráfico #119 “Vista hoja de tareas” 6. Seleccione tabla: Entrada (Table: Entry) de la opción Tablas (Tables) en el grupo Datos (Data) de la cinta del menú Ver (View) y elija Trabajo (Work)

Gráfico #120 “Cuadro de dialogo Mas Tablas” 7. Pulse el botón Aplicar (Apply). La apariencia de su pantalla será similar a la mostrada a continuación:

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Gráfico #121 “Vista hoja de tareas con la tabla trabajo” Usted podrá visualizar la información del proyecto con la línea de base establecida. Ejercicio Guarde el proyecto Prueba 1 con línea de base con el nombre LB1 y evalué el desarrollo del mismo.

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14.

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

La manera más sencilla de realizar un seguimiento del progreso es informar de que el trabajo real proceda según lo previsto. Para determinar el seguimiento del proyecto, realice lo siguiente:

1. Seleccione la opción Actualizar proyecto (Update Project) del grupo de opciones Estado (Status) de la cinta de menu Proyecto (Project)

Gráfico #122 “Cuadro de dialogo actualizar proyecto” 2. De un clic en la flecha del cuadro de texto Actualizar trabajo completado (Update work as complete through), seleccione la fecha 7/08/2010

Gráfico #123 “Selección la fecha de actualización del proyecto”

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3. Pulse Aceptar (Ok). Los vistos

 que aparecen en la columna Información

serán de las tareas que debían haberse terminado en esa fecha. La apariencia de la ventana será la siguiente:

Tareas terminadas al 7/08/2010

Gráfico #124 “Tareas completadas” Otra forma de visualizar el avance del proyecto en porcentajes es utilizando la

vista de diagrama de Gantt de seguimiento (Tracking Gantt) apariencia de la ventana será la siguiente:

. La

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Porcentaje realizado de tareas

Gráfico #125 “Vista de diagrama de Gantt de seguimiento” 14.1

ACTUALIZACIÓN DEL PROYECTO

Después de crear una programación y establecer un plan previsto (Plan de línea de base), podrá actualizar la programación tan frecuentemente como lo desee para seguir el proceso. Para actualizar la programación, evalúe el estado de cada tarea y actualice la información pertinente de la programación. Puede seguir toda la información incluida en el plan previsto en detalle. Mediante la comparación de la información del plan previsto con la programación hasta la fecha del proyecto, puede identificar y resolver problemas y planificar de forma más precisa proyectos futuros. Ejercicio Después de evaluar su programación con el plan previsto realice los ajustes necesarios a su proyecto Prueba1.

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15.

INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN

15.1

COMPARTIR INFORMACIÓN

Muchos administradores de proyectos deben encargarse de varios proyectos a la vez. Estos proyectos a menudo comparten recursos e incluso trabajan de manera simultánea. Además, es posible que existan relaciones de dependencia entre ellos o con otros proyectos para los que no sea el administrador. Microsoft Project dispone de varias características para facilitar el trabajo con varios archivos de proyecto. 15.2

FONDO DE RECURSOS

Cuando se administran varios proyectos, los recursos de trabajo (personas y equipamiento) suelen estar asignados a más de un proyecto. Podría resultar muy difícil la coordinación del tiempo de los recursos entre diversos proyectos, especialmente si los proyectos son administrados por diferentes personas. Por ejemplo un contador podría tener asignaciones de tarea para el desarrollo del rol de pagos, compra de equipos computacionales, contratación de seguros de vida para el personal (tres proyectos que se realizan de manera simultánea). En cada proyecto, el contador podría estar totalmente asignado o incluso infra signado. Sin embargo, si reúne todas las tareas que le han sido asignadas en cada proyecto, podría descubrir que está sobre asignado, es decir que ha sido asignado a más tareas de las que puede llegar a cumplir en un determinado momento. Un fondo de recursos le ayudará a observar el modo en que están siendo utilizados los recursos en los diversos proyectos. El fondo de recursos es un archivo de Microsoft Project que reúne la información de recursos de varios archivos de proyecto. Este archivo contiene información sobre todas las asignaciones de tarea de los recursos de todos los archivos de proyecto vinculados al fondo de recursos. Cuando usted cambie información de algún recurso en el fondo de recursos, automáticamente todos los archivos de proyectos vinculados utilizarán información actualizada. A los archivos que están vinculados con el fondo de recursos se denominan archivos compartidos. Microsoft Project puede disponer de hasta 999 archivos compartidos vinculados a un único fondo de recursos. A continuación crearemos un fondo de recursos para dos archivos de proyecto: 1. Abra los archivos de proyecto Prueba1 y Proyecto musical 1. 2. Pulse el botón Nuevo (New) en el menú Archivo (File). 3. Pulse el botón Aceptar (Ok) en el cuadro de diálogo Información del Proyecto (Project Information).

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Gráfico #126 “Cuadro de diálogo Información de Proyecto” 4. Elija Guardar como (Save As) en el menú Archivo (File) para crear un nuevo proyecto. 5. Guarde el archivo con el nombre Fondo recursos 1 6. Seleccione Organizar todo (Arrange All) en el grupo de opciones Ventana (Window) de la cinta del menú Ver (View) (Deben estar abiertos tres archivos)

Gráfico #127 “Trabajando con varios archivos”

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Microsoft Project organiza las tres ventanas de archivo de proyecto presentando los tres proyectos lo que servirá de ayuda para observar los resultados obtenidos. 7. Haga clic en Hoja de recursos (Resource Sheet) en la Barra de vistas.

Gráfico #128 “Vista hoja de recursos” 8. Haga clic en la barra de título de la ventana Prueba1 y seleccione la Vista Hoja de recursos (Resource Sheet). 9. Ubíquese en el proyecto Fondo de recursos 1 y seleccione Fondo de Recursos (Resources Pool) del grupo asignaciones (Assigment) en la cinta del menú Resursos (Resource) 10. Seleccione Compartir recursos (Share Resource).

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Gráfico #129 “Opción Compartir recursos” 11. En el cuadro de diálogo Compartir recursos (Share Resources), seleccione Utilizar recursos (Use Resource) y en el cuadro de texto de (From) elija Prueba1.

Gráfico #130 “Seleccionar compartir recursos de otro proyecto”

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12. Pulse el botón Aceptar (Ok). Podrá ver los recursos del archivo Prueba 1 en el archivo Fondo recursos 1.

Gráfico #131 “Compartir recursos entre proyectos” 13. Haga clic en la barra de título Proyecto musical1 y seleccione la vista Hoja de recursos (Resource sheet)

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Gráfico #132 “Vista hoja de recursos del proyecto musical1” 14. Ubíquese en el proyecto Fondo de recursos 1 y seleccione Fondo de Recursos (Resources Pool) del grupo asignaciones (Assigment) en la cinta del menú Resursos (Resource) 15. Seleccione Compartir recursos (Share Resource). 16. En el cuadro de diálogo Compartir recursos (Share Resources), seleccione Utilizar recursos (Use Resource) y en el cuadro de texto de (From) elija Proyecto musical1 17. Pulse el botón Aceptar (Ok). Podrá ver los recursos del archivo Proyecto musical1 en el archivo Fondo recursos 1. La apariencia de la pantalla será similar a la mostrada a continuación:

Gráfico #133 “Compartir recursos entre proyectos” El fondo de recursos contiene la información de recursos de dos archivos compartidos (Prueba 1 y Proyecto musical 1). Microsoft Project consolidará la información de los archivos basándose en el nombre del recurso, por ejemplo Mario Barahona. Una de las ventajas importantes del uso de un fondo de recursos es que me permite visualizar el modo en que se encuentran asignados los recursos en los proyectos.

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A continuación visualizaremos la información del fondo de recursos. 1. Haga clic en la barra de título de la ventana Fondo recursos 1.

Gráfico #134 “Archivo fondo de recursos” 2. Haga clic en Uso de recursos (Resources Usage) en la Barra de vistas.

Gráfico #135 “Vista uso de Recursos”

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3. Seleccione Mario Barahona en la columna Nombre de recurso (Resource Name) y deslícelo a través de la vista Uso de recursos hasta que sean visualizadas todas las asignaciones de Mario debajo de su nombre. 4. Los detalles de la escala temporal de la parte derecha de la ventana, se desplazarán horizontalmente para mostrar las asignaciones de las tareas

Gráfico #136 “Movimiento por el formulario de la vista uso de recursos” 5. Divida la ventana, utilizando el botón ubicado en la parte inferior derecha de la ventana y con el mouse arrástrelo hacia arriba.

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Gráfico #137 “Vista combinada de recursos” En esta vista combinada podrá visualizar todos los recursos en el fondo de recursos y sus asignaciones (en el panel superior), además, de los detalles adicionales (en el panel inferior) de todos los archivos compartidos.

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