Manual Procesadores de Textos Avanzado

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Curso E-learning

Manual del alumno

Página 1

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Introducción

Este curso tiene por objetivo manejar y conocer las herramientas básicas y esenciales que proporciona un procesador de textos para la creación, modificación e impresión de todo tipo de textos. El tratamiento de textos es una de las aplicaciones más usuales de los equipos informáticos, tanto en el ámbito profesional como personal. Por tanto, nuestro objetivo irá encaminado en los dos sentidos. Otro objetivo primordial del curso es que aprendas los conceptos de un procesador de texto, sin centrarnos en una versión o programa en concreto, aunque vamos a tomar como referencia el software libre, en este caso LibreOffice. Cuando termines el curso tendrás los conocimientos necesarios para utilizar cualquier procesador de textos, sin importar la versión.

Los procesadores de texto incluyen multitud de elementos avanzados para la creación y edición de documentos, veamos algunos de ellos que vas a estudiar en este curso:       

Mailing (combinar correspondencia) Esquemas y mapas de documentos Índices y tablas de contenidos Notas al pie, marcadores y referencias cruzadas. Compartir documentos y trabajar en grupo Organigramas y diagramas Macros

Actualmente, existen en el mercado varios procesadores de texto. En este curso nos vamos a basar principalmente en el "Software Libre", en este caso LibreOffice Writer, aunque también daremos explicaciones con otros procesadores, tales como las versiones de Microsoft (Word 2003, Word 2007, ...). Se trata de aprender aspectos avanzados de los procesadores de texto, pero sin centrarnos en exclusiva en uno en concreto, por lo que las prácticas podrás realizarlas en cualquier procesador que tengas instalado en tu trabajo o en tu casa.

Página 2

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Unidad 1.- Combinar correspondencia

La comunicación de una entidad con las personas que requieran cualquier tipo de comunicación, es imprescindible. El objetivo de esta unidad de aprendizaje es la de conocer el proceso que pueden realizar los procesadores de texto para generar de forma automática y eficaz cartas y otros documentos personalizados. Se aprenderá cómo crear el documento principal y el archivo con los datos de origen. Se aprenderán los conceptos generales de este proceso.

1.1.- Conceptos previos Muchas entidades, ya sean públicas o privadas, se comunican a través de cartas que envían a cada una de las personas a las que deben comunicar alguna información. Y esto lo realizan a través de una lista de correo. La forma más sencilla de generar un grupo de documentos que son idénticos excepto en alguna información, como el nombre, dirección y saludo en la carta, es utilizar un proceso llamado COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA. Los procesadores de texto incluyen un asistente para combinar correspondencia que te guiará para crear e imprimir las cartas combinadas. La combinación de correspondencia permite crear cartas personalizadas en las cuales existe información estándar (texto común que se repita en todas las cartas), junto a la información particular de cada persona a la que está dirigida la carta (nombre, apellido, localidad, etc.), evitando así tener que escribir una carta para cada persona.

Página 3

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Para combinar correspondencia se utilizan dos documentos: Documento principal: Estará formado por el texto repetitivo que aparece en todas las cartas y por los campos de combinación, que indicarán el lugar del documento principal donde deben incluirse los datos particulares.

Origen de datos: Contiene la información particular que variará en cada una de las cartas personalizadas. En el documento origen de datos existirán distintas categorías de información (nombre, apellido, edad, localidad, etc.), que reciben el nombre de campos de datos.

Antes de comenzar a combinar correspondencia debemos tener claros todos los conceptos que se utilizan, entre ellos REGISTRO y CAMPO DE COMBINACIÓN

REGISTRO: Conjunto de todos los campos de datos de una persona. Es toda la información de una misma persona: su nombre, sus apellidos, su dirección, su código postal, su localidad, etc.

CAMPO DE COMBINACIÓN: Es el dato de un registro que queremos colocar en algún lugar del documento y que contendrá información del origen de datos.

Al realizar la combinación El procesador de texto incluirá en el lugar donde se encuentren los campos de combinación en el documento principal los datos personales de cada registro existente en el documento origen de datos. El resultado de la combinación será tantas cartas como registros de origen de datos se combinan.

Página 4

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

En general, podemos decir que los pasos necesarios para combinar documentos se dividen en los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Elegir el tipo de documento Elegir el documento principal Seleccionar o crear un origen de datos Seleccionar destinatarios Añadir campos de combinación Vista previa de las cartas Personalizar cartas individuales Imprimir las cartas Guardar el documento resultante

1.2.- Combinar correspondencia con LibreOffice Para realizar combinación de correspondencia, los procesadores de texto utilizan asistentes para realizar cada uno de los pasos que hay que realizar para finalmente obtener un documento combinado. Normalmente, se utiliza cuando tenemos cartas para enviar a un gran número de destinatarios. A continuación se muestra el asistente para combinación de cartas que incluye LibreOffice Writer y que se accede a través del menú “Herramientas / Asistente para combinar correspondencia”.

Página 5

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Asistente para combinación de correspondencia LibreOffice Writer dispone de una herramienta importantísima como la Combinación de Correspondencia. Comenzaremos viendo cómo trabajar con esta herramienta por medio de su asistente, en donde tendremos varios pasos a seguir: 1. Selección del Documento Inicial 2. Selección del Tipo de Documento 3. Inserción del Bloque de Direcciones 4. Creación del Saludo 5. Ajuste del Diseño 6. Editar el Documento principal 7. Personalizar los Documentos de la combinación 8. Guardar, Imprimir o Enviar la Correspondencia

Página 6

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso 1.- Selección de documento inicial para combinar correspondencia Antes de comenzar con la selección del documento inicial debemos ejecutar el asistente para combinar correspondencia y para llevar a cabo la apertura del asistente se debe seguir la siguiente secuencia de ejecución: Menú Herramientas / Asistente para combinar correspondencia Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Vemos claramente los pasos que iremos estudiando a la izquierda del cuadro de diálogo, a la derecha del cuadro vemos las opciones del paso actual y en este caso el paso actual es el de Selección de Documento Inicial para Combinar Correspondencia. Podemos utilizar el documento actual como documento base para la combinación, también podemos crear un documento para utilizar con la combinación por correspondencia, otra posibilidad es utilizar un documento antiguo para la combinación. También existe la posibilidad de crear un documento a partir de una plantilla para la combinación. Y por último nos deja la posibilidad de utilizar un documento inicial recientemente guardado para la combinación. Estas son todas las posibilidades de las cuales podemos obtener un documento inicial, sea cualquiera que hayamos utilizado nos llevará a la siguiente sección.

Página 7

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

2.- Selección del tipo de documento En esta sección tendremos que especificar el tipo de documento que vamos a crear:

Como puedes comprobar las opciones son dos: Carta o Mensaje de correo electrónico, cualquiera de los dos tipos puede contener un saludo y se pueden personalizar para cada destinatario. Podemos ya pasar al siguiente punto.

Página 8

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

3.- Inserción del bloque de direcciones En esta sección veremos de qué manera podremos especificar los destinatarios del documento a combinar, así como el diseño del bloque de direcciones.

Puedes ver que está dividido en tres partes. La primera parte nos permite seleccionar una lista de direcciones que deseemos utilizar, esos datos se utilizarán para crear el bloque de direcciones, si pulsamos en el botón “Seleccionar otra lista de direcciones” nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Página 9

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

En este cuadro de diálogo podemos seleccionar una lista de direcciones ya creada o agregar alguna que esté guardada en disco. Si es la primera vez que utilizamos la combinación de correspondencia, suele ser habitual tener que crear el origen de datos, por lo que se pulsaría el botón “Crear…” Aparecerá la siguiente ventana:

Página 10

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Como ves tienes un modelo de lista de direcciones por defecto que podríamos utilizar o personalizar dependiendo de nuestras necesidades, podemos empezar a introducir nuestros destinatarios, pulsando en el botón “Nuevo” lograremos tener un registro nuevo vacío para ingresar los datos de otro destinatario, pulsando clic en el botón “Borrar” lograremos eliminar el registro seleccionado, pulsando clic en el botón “Buscar” lograremos buscar un registro o destinatario dentro de la lista de direcciones, y pulsando clic en el botón “Personalizar” podremos invocar al siguiente cuadro de diálogo:

En donde podremos reorganizar, cambiar de nombre, agregar y borrar campos de la lista de direcciones. Una vez que tengamos seleccionada la lista de direcciones podremos filtrar el contenido de la misma, esto lo podemos llevar a cabo pulsando clic en el botón “Filtrar” en donde se nos presentará el siguiente cuadro de diálogo:

Página 11

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Los filtros se aplican a los campos de la lista, podemos filtrar por uno o más campos, debemos seleccionar el nombre del campo a filtrar y luego la Condición. Con esto finalizamos la selección de la lista de direcciones que podremos utilizar posteriormente en los bloques de direcciones. Después de haber seleccionado la lista de direcciones veremos debajo del botón de Selección cual es la lista actual. En la segunda parte o división del primer cuadro de diálogo que vimos en esta sección podremos especificar si el documento va a tener un bloque de direcciones y realizar el diseño del bloque de direcciones. Mostraremos el cuadro de diálogo en donde podremos diseñar nuestro bloque de direcciones, pulsando en el botón “Más…”

Cada usuario debe elegir cómo quiere el bloque de direcciones, que normalmente se insertará al principio de la carta. En la tercera y última parte del primer cuadro de diálogo que vimos en esta sección podremos asignar los nombres de campo lógico de diseño a los nombres de campo de la base de datos.

Página 12

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Mostraremos el cuadro de diálogo en donde podremos asignar los campos de nuestro bloque de direcciones:

Aquí tendremos que asignar a los elementos de la dirección las coincidencias con los campos de nuestra lista de direcciones, si todo va bien tendremos una vista preliminar del contenido del registro actual. Para pasar a la creación del saludo pulsamos en “Siguiente”

Página 13

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso 4.- Creación del saludo para la combinación de correspondencia

En esta sección podremos crear un saludo para la combinación de correspondencia. En el cuadro que aparece puedes seleccionar lo que creas conveniente, aunque más adelante se podrá personalizar el contenido de la carta.

También se puede optar por no incluir el saludo a través de estas opciones, y hacerlo de forma personalizada en el punto 6 “Editar documento”. Podemos pulsar en “Siguiente >>”

Página 14

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso 5.- Ajuste del diseño En este paso de la combinación de correspondencia veremos la manera de especificar el ajuste de los bloques de direcciones y los saludos en los documentos.

Podemos definir la posición del bloque de direcciones desplazándolo hacia la izquierda y/o hacia abajo, los cambios se realizan modificando los valores que se encuentran en los botones para aumentar o disminuir.

Página 15

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso 6.- Edición del documento principal En esta parte de la combinación de correspondencia podremos utilizar una vista previa a los documentos y editar el documento principal que modificará a todos los demás documentos combinados:

La primera parte de la ventana nos permite obtener una vista previa de otro documento para lo cual sólo debemos pulsar en las flechas, la segunda parte de la ventana nos permitirá editar el documento principal, los cambios realizados en este documento quedarán plasmados en los documentos combinados. Si pulsamos en “Editar documento…” verás que aparece la carta, donde podemos modificar lo que queramos, por ejemplo el saludo, o cualquier otro texto que tengamos en la carta. El asistente quedará replegado, a la espera de que vuelva a activarse para terminar la combinación.

Página 16

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

IMPORTANTE: En estos momentos tenemos la posibilidad de modificar lo que sea necesario, incluso podremos insertar campos de la base de datos creados anteriormente y en el lugar apropiado, para ello debes elegir el menú “Insertar” y la opción “Campos” y por último “Otros…”.

Debemos elegir la ficha “Base de datos”: De esta forma podemos “Insertar” el campo necesario en el lugar del documento que se estime oportuno. Una vez terminado volvemos al asistente pulsando en el botón que ha quedado visible para volver al asistente.

Página 17

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

7.- Personalizar los documentos para combinar correspondencia En esta sección podremos personalizar cada uno de los documentos combinados (normalmente no será necesario utilizarlo, puesto que todas las cartas serán iguales a excepción del bloque de direcciones y los campos que hayamos insertado).

8.- Guardar, imprimir o enviar el documento. En esta última sección de la combinación debemos especificar las opciones de salida de los documentos antes de explicar cada una de las opciones (Guardar, Imprimir o Enviar) vamos a mostrar la ventana principal:

“Guardar el documento inicial” nos guardará los documentos combinados en el documento actual después de que hayamos pulsado clic en el botón Guardar el documento inicial. La segunda opción de nombre “Guardar documento combinado” nos presentará las siguientes posibilidades:

Página 18

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Las opciones principales son dos, la primera nos permite guardar la combinación como único documento, la segunda nos permite guardar la combinación en documentos individuales, igualmente para las dos opciones anteriores podemos definir un rango de los documentos combinados. Para cualquiera de las dos opciones se debe especificar el nombre de los archivos. Por último, la tercera opción “Imprimir documento combinado”, es obvio que lo enviamos a la impresora. Por último podemos seleccionar la opción para enviarlo por correo electrónico, siempre y cuando configuremos correctamente estos datos de nuestro servidor de correo electrónico. Tenemos que hacer coincidir el campo que contiene las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.

Página 19

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

1.3.- Combinar correspondencia con Microsoft Office Word Para iniciar el Asistente de combinación de correspondencia, seguiremos la siguiente ruta si se trata de Microsoft Word 2003, mientras que si utilizamos Microsoft Word 2007 o posteriores iremos al panel “Correspondencia”:

El primer paso que aparece es seleccionar el tipo de documento. Según el procesador, nos puede ofrecer la posibilidad de crear cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas, ....

Página 20

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso Los pasos a seguir y los conceptos son muy parecidos a los estudiados con LibreOffice Writer. Es un proceso que requiere algo de práctica y es necesario leer con detenimiento todos y cada uno de los pasos que se van indicando. Este manual sirve de apoyo al curso e-learning, por lo que remitimos a las explicaciones multimedia incluidas en el curso y que serán clarificadoras del proceso a seguir para la combinación de correspondencia en Microsoft Word.

1.4.- Combinar en correo electrónico Los procesadores de texto actuales, incluyen la posibilidad de enviar a través del correo electrónico los documentos combinados que hemos realizado a través del asistente para combinar correspondencia. Para poder enviar desde un procesador de texto cartas combinadas a través de correo electrónico es necesario tener una cuenta de correo y conocer los datos de configuración. Microsoft Outlook es el programa de correo que utilizarán las versiones de Word. En ocasiones puede ser dificultoso configurar Outlook correctamente y para ello sería necesario contactar con el proveedor de las cuentas de correo electrónico El proceso de creación de los mensajes es igual que para las cartas. Es necesario finalizar introduciendo los datos de configuración de la cuenta de correo electrónico. Para acceder al cuadro de diálogo “Opciones” es necesario seguir la ruta “Herramientas / Opciones”

Página 21

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

1.5.- Combinar para etiquetas En LibreOffice Writer debes acceder por la ruta “Archivo / Nuevo / Etiquetas”

En Microsoft Office Word, en el mismo asistente debes elegir en el paso 1 la opción de Etiquetas.

Debes seguir los pasos que se indican en el asistente para obtener el resultado deseado.

Página 22

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Unidad 2.- Esquemas y mapas de documentos En esta unidad de aprendizaje vamos a comenzar a utilizar herramientas destinadas a documentos extensos, o por lo menos medianamente extensos. Crear documentos con esquemas y mapas de documentos para desplazarse rápidamente, van a ser los objetivos de esta unidad de aprendizaje.

2.1.- Crear esquemas De forma general, un esquema es un resumen bien estructurado de un documento. Si queremos aplicar un esquema a un documento, éste debe estar organizado por niveles, por tanto se puede dividir en apartados y que en el interior de esos apartados existan también apartados secundarios, terciarios, ... a los que también podemos llamar subapartados. Cuanto más extenso es el documento más utilidad tiene el empleo de esquemas. En un documento corto no es necesario crear un esquema, pero en el caso de documentos largos donde los apartados y subapartados tienen un carácter relevante, el uso de esquemas se hace casi imprescindible.

En LibreOffice Writer

Para trabajar con esquemas en LibreOffice vamos a utilizar dos herramientas que son esenciales, por un lado los "Estilos y formato" de texto y por otro lado la herramienta "Navegador" que incorpora este programa para poder trabajar de una forma eficiente.

Lo primero que debemos hacer es establecer los estilos a cada una de las líneas que componen el esquema y estos resultados los podremos ver gráficamente en el Navegador.

Página 23

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso En Microsoft Word Se debe comenzar el proceso en la "Vista Esquema". Esta vista proporciona un entorno de trabajo que resulta conveniente para la esquematización. También ofrece herramientas específicas para la esquematización, que se encuentran en la barra de herramientas Esquema. Resumiendo, la vista Esquema crea un entorno en el que se pueden manipular con rapidez los títulos del esquema y sus textos. Puedes utilizar la vista Esquema como punto de partida para presentar tus ideas principales mediante títulos y a partir de ahí, podrás organizar los títulos y cambiar su nivel de sangría para que los títulos principales tengan mayor prioridad y los títulos secundarios o el texto independiente tengan una prioridad menor. Se accede a la Vista Esquema a través del menú "Ver" o del panel "Vista", según las versiones.

También se puede acceder a las distintas vistas del documento, a través de unos pequeños botones situados en la parte inferior del procesador.

Es conveniente distinguir una numeración de esquema de la vista Esquema. Es posible que hayas trabajado con la característica de numeración de esquema, que aplica una numeración de esquema a las distintas líneas de un texto (por ejemplo 1, 1.1., 1.1.1., etc.). Es necesario aclarar que este tipo de numeración es diferente de la vista Esquema, puesto que su finalidad es distinta y no se han diseñado para trabajar a la vez. La numeración de esquema es un formato de lista jerárquica que el usuario aplica a las líneas de texto para facilitar a los lectores la comprensión del texto. Podemos decir que es una ayuda para la presentación. Por lo tanto, no lo debes confundir con lo que vamos a estudiar en esta unidad de aprendizaje.

Página 24

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Lo primero que hacemos es acceder a la "Vista Esquema" Para agregar la primera entrada, sólo hay que escribir en el punto de inserción. En este caso el texto es grande y está en negrita, es un "Título". El procesador aplica automáticamente formato al texto con un estilo integrado. Al completar la primera entrada, pulsamos "Entrar" para desplazarse a la llínea siguiente. Comienza un párrafo nuevo con el mismo nivel de sangría o dicho de otro modo, con el mismo nivel de importancia. Debemos realizar esta operación hasta exponer todas las ideas principales. Que en nuestro caso serán todos los apartados y subapartados que van a componer nuestro documento.

2.2.- Utilizar niveles en el esquema

Página 25

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

2.3.- Organizar el esquema Cuando ya hemos escrito nuestras ideas y desarrollado los puntos esenciales, es muy probable que quieras cambiar alguna de las entradas para redefinir la estructura del esquema. Por ejemplo, uno de los apartados te gustaría colocarlo al principio del apartado principal y no al final. Es sencillo mover las entradas en el navegador de LibreOffice o en la vista Esquema de Microsoft Word, al igual que expandir o contraer las secciones para facilitar su lectura y su desplazamiento, y ampliar o disminuir el nivel de la información para asignarle mayor o menor importancia. Es conveniente recordar, que al formular ideas o crear un esquema, puedes darte cuenta de que un título secundario va cobrando importancia en tu mente o que su conjunto de subapartados se hace cada vez más grande. También puede ocurrir lo contrario, que algunas ideas de un nivel superior no lleven a ninguna parte y no merezcan estar en ese nivel de esquema. Recuerda que utilizando los botones de "Aumentar nivel" o el botón "Disminuir nivel" puedes conseguirlo.

Página 26

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

2.4.- Mapa de documento Hay que decir que el término de "Mapa de documento", pertenece a los programas de Microsoft Word, pero las funciones que realiza está totalmente integrado también en el "Navegador" de LibreOffice Writer.

En LibreOffice Writer El "Navegador" de LibreOffice muestra una lista de apartados y subapartados del documento.

Con el navegador podemos desplazarnos rápidamente por el documento hasta la posición de cada uno de los apartados. Cuando hacemos doble clic en algún título del mapa de documento, el procesador salta al encabezado correspondiente en el documento. Si el documento está bien estructurado, verás que esta herramienta puede servir de mucha ayuda.

Página 27

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

En Microsoft Word El Mapa de documento no debemos confundirlo con la vista Esquema. El Mapa de documento es un panel que muestra una lista de apartados y subapartados del documento. Su función principal es la de poder desplazarse rápidamente por el documento y conocer en todo momento su posición. Cuando hacemos clic en algún título del mapa de documento, el procesador salta al título correspondiente en el documento, que lo muestra en la parte superior de la ventana (en la parte derecha).

2.5.- Crear esquema de un documento existente También tenemos la posibilidad de crear esquemas de documentos existentes. Es posible que en un principio no vimos la conveniencia de utilizar esquemas para la creación de dicho documento, posiblemente porque creíamos que iba ser más corto de lo que luego resultó. Poco a poco un documento puede ir complicándose de manera que una vez que sabemos cómo se utiliza la vista Esquema, nos resulte apropiado el poder utilizarlo.

Página 28

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

2.6.- Documentos maestros Un documento maestro es un documento que contiene vínculos a otros documentos relacionados (subdocumentos). Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y fáciles de controlar. Por ejemplo, si una entidad tiene un grupo de personas colaborando en el desarrollo de un trabajo en grupo, podría resultar mucho más eficiente dividir el trabajo en un documento principal y en subdocumentos, para que personas distintas puedan trabajar en partes diferentes de forma simultánea. El documento maestro está estructurado como un esquema con vínculos a todos los subdocumentos. Haciendo clic en un vínculo, se abre el subdocumento correspondiente. Los subdocumentos pueden abrirse de forma normal y modificarlos, estos cambios tendrán efecto cuando se acceda a través del documento principal. Cuando se pretenda crear y administrar un documento largo que implica múltiples secciones, se puede convertir el documento en un documento maestro y subdocumentos lo que permitirá trabajar en diferentes partes de forma independiente.

Página 29

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Unidad 3.- Tablas de contenido e índices Cualquier manual, dossier, libro, revista,... necesita una tabla de contenido o índice inicial para saber en qué página del documento hay que buscar. El objetivo de esta unidad de aprendizaje es completar un documento extenso con las herramientas que lo hacen del todo profesional y serio. Crear un índice alfabético de contenidos será otro objetivo que vamos a conseguir con el aprendizaje de esta unidad.

3.1.- Tabla de contenidos Es necesario saber distinguir perfectamente las dos herramientas que se van a estudiar en esta unidad de aprendizaje. De esta manera no tendremos dudas a la hora de aplicarlas a nuestros documentos, puesto que puede llevarnos a confusión. Tabla de contenidos Una tabla de contenido aparece generalmente al comienzo de un documento y lista los títulos y subtítulos principales junto con sus números de página correspondientes. Una tabla de contenido proporciona una visión general de los temas cubiertos en un documento y permite a los lectores ir directamente a un tema de interés.

Índice alfabético Un índice aparece de forma típica al final de un documento y lista alfabéticamente los temas, nombres y términos principales utilizados en el documento junto con los números de página donde se encuentran. Los elementos en la lista se llaman Entradas de índice. Se puede crear una entrada de índice para una palabra, frase o tema que aparece en una única página o que se desarrolla en varias páginas.

Hemos llegado a un punto del curso en el que los conocimientos referentes a los estilos son fundamentales. Para la creación de Tablas de contenidos e Índices son básicamente muy importantes.

Página 30

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso En los procesadores de texto actuales se utilizan con mucha frecuencia y te aconsejamos que a partir de ahora sea una práctica habitual en tus trabajos con los procesadores de texto. Si nos encontramos en LibreOffice Writer, a través del cuadro “Aplicar estilos” podemos asignar los niveles que van a tener los apartados del documento, para poder insertar la Tabla de contenidos.

Mientras que en Microsoft Word, debemos ir a la vista Esquema para asignar los niveles correspondientes a los apartados y subapartados de nuestro documento.

Página 31

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

En LibreOffice Writer A través del menú “Insertar / Índices y tablas…/ Índices…” si nos encontramos en LibreOffice, accedemos al cuadro de diálogo para insertar la Tabla de contenidos donde hayamos situado el punto se inserción.

En Microsoft Word A través del menú “Insertar / Referencia / Índice y tablas …” y en la pestaña Tabla de contenido podemos establecer las opciones deseadas.

Página 32

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

La “Tabla de contenido” se inserta en nuestro documento en el lugar que hayamos establecido el punto de inserción, normalmente al comienzo del documento.

Página 33

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

3.2.- Índice alfabético Insertar un índice alfabético de conceptos en un documento puede resultar muy interesante, ya que existen palabras o términos que pueden ser interesantes poder localizar rápidamente en la página en la que se encuentran. Primero tenemos que indicar a nuestro procesador de texto qué palabras o términos son los que queremos que formen parte del índice alfabético, que normalmente ubicaremos al final del documento.

En LibreOffice Writer Seleccionamos la palabra y accedemos a “Insertar / Índices y tablas… / Entrada”

En Microsoft Word 2003 Seleccionamos la palabra y accedemos a “Insertar / Referencia / Índice y tablas” y seleccionamos el botón de la parte inferior “Marcar entrada…”

Página 34

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

En Microsoft Word 2007 y posteriores Se realiza a través de su panel “Referencias” Para finalizar la inserción del Índice alfabético debemos situarnos, normalmente, al final de documento, y realizar los siguientes pasos, según se trate de un programa u otro. En LibreOffice lo realizamos con “Insertar / Índices y tablas… / Índices…” y asegurarnos de elegir el tipo “Índice alfabético” En Microsoft Word 2003 lo realizamos con “Insertar / Referencia / Índice y tablas …” y ubicarnos en la pestaña “Índice” En Microsoft Word 2007 y posteriores, estos pasos se realizan a través del panel “Referencias”  Insertar índice. Ejemplo de Índice alfabético en LibreOffice Writer

Página 35

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

3.3.- Tabla de ilustraciones y otras Si un documento incluye ilustraciones (imágenes, gráficos, ...) o tablas que tienen descripciones, o títulos, se puede utilizar el cuadro de diálogo Índice y tablas para crear una tabla de ilustraciones. Si un documento legal contiene elementos como regulaciones, casos y estatutos que son designados con citas legales, se puede utilizar el cuadro de diálogo Índice y tablas para crear una tabla de autoridades. Se usa los rótulos o las citas para crear estos tipos de tablas del mismo modo que utilizamos los títulos para crear una tabla de contenido. Los pasos para insertar este tipo de tablas es muy similar, primero tenemos que nombrar la imagen o ilustración y posteriormente se inserta la “Tabla de ilustraciones”. Para marcar las imágenes en el documento, de manera que después sean localizadas por la Tabla de ilustraciones, debemos pulsar con el botón derecho en la imagen y elegir “Título” si se trata de LibreOffice Writer, o bien, “Insertar título” si se trata de Microsoft Word.

Página 36

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Unidad 4.- Marcadores, notas al pie y referencias cruzadas Con esta unidad de aprendizaje vamos a conseguir insertar una serie de marcas en el texto, que nos servirán para localizarlas después de forma rápida. Conceptos como "Referencias cruzadas" quedarán claros y comprenderás cómo funcionan los documentos que contienen estas utilidades. Nuestro objetivo también será aprender a utilizar las notas al pie y notas finales en un documento.

4.1.- Marcadores y referencias cruzadas Los procesadores de texto proporcionan varias herramientas para desplazarse en documentos largos. Dos de ellas, marcadores y referencias cruzadas, permiten ir fácilmente a los lugares designados. Ambas herramientas requieren que se marquen las ubicaciones en un documento y se les dé un nombre. Tanto si el documento que estás leyendo fue creado por ti o por alguna otra persona, se pueden insertar marcadores para señalar información a la que podrías querer volver después. Como en el caso de un marcador físico, un marcador en un procesador de texto te ayuda a encontrar un lugar específico en el documento. Todas estas acciones se realizan a través del Menú Insertar de los procesadores de texto, y sólo es necesario guiarse por la lógica y la intuición para trabajar con este tipo de utilidades que nos ofrecen los procesadores de texto.

Cuadro de diálogo “Insertar nota al pie/final” de LibreOffice Writer

Página 37

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso Pues bien, los marcadores también nos van a servir para crear "Hipervínculos" o "Hiperenlaces". ¿Qué es un Hipervínculo a un marcador?. Es un enlace, que al hacer clic en él nos transporta a otro lugar del documento, en este caso a un marcado previamente establecido. Cuadro de diálogo “Hiperenlace” en LibreOffice Writer

Cuadro de diálogo “Hipervínculo” en Microsoft Word

Página 38

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Otro concepto que tenemos que conocer es "Referencia cruzada". ¿Qué es una referencia cruzada en un procesador de texto?. Cuadro de diálogo para insertar referencias cruzadas en LibreOffice

Cuadro de diálogo para insertar Referencias cruzadas en Microsoft Word

Página 39

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso Una referencia cruzada hace referencia a un elemento que aparece en otro lugar del documento. Por ejemplo, "Véase Figura 1" En donde "Figura 1" puede estar ubicada dos páginas más abajo. De esta manera, si hemos creado una referencia cruzada podrás hacer clic en "Figura 1" y el punto de inserción se ubicará en la imagen que hayamos marcado como figura 1.

4.2.- Notas al pie y notas al final Las notas al pie y las notas al final explican, comentan o proporcionan referencias al texto en un documento. Las notas al pie aparecen en la parte inferior de la página conteniendo el texto asociado. Las notas al final se muestran al final de un documento. Cada nota al pie y nota al final consiste en una marca de referencia y un texto de nota. La marca de referencia es un número o símbolo en el texto principal del documento que coincide con un número o símbolo junto a la nota al pie o a la nota al final. En la mayoría de las vistas, esta sección se encuentra separada del texto principal por una línea separador de notas. Para eliminar una notal al pie o nota al final de documento, sólo tenemos que localizarla en la página en la que se encuentra y borrarla con cualquiera de los método que debes conocer, tan sencillo como borrar con la tecla retroceso o suprimir, automáticamente se actualizan las notas que haya en el documento, si fuera necesario cambiar la numeración.

Página 40

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Unidad 5.- Compartir documentos y trabajar en grupo Seguimos profundizando en herramientas avanzadas de los procesadores de texto. En esta unidad aprenderás a gestionar los cambios en un documento. Insertar comentarios y trabajar con ellos. Por último, conocerás cómo crear un formulario para ser cumplimentado por los usuarios. Son utilidades verdaderamente avanzadas y que requerirán de una atención especial, por lo que te recomiendo especial interés a la hora del estudio de esta unidad.

5.1.- Gestionar los cambios en un documento de texto Después de crear el borrador de un documento, quizá quieras distribuirlo a tus compañeros de trabajo y pedirles sus comentarios y revisiones. Colaborar con otros de esta forma te ayudará a obtener documentos exactos y esmerados. Con las actuales herramientas de comunicación, es fácil distribuir un documento a los revisores de forma electrónica, para que puedan leerlo, revisarlo y realizar los comentarios sobre el mismo documento sin necesidad de imprimirlos. Si no se desea que los revisores modifiquen tu trabajo, puedes proteger el documento para que los demás puedan leerlo, pero no cambiarlo. Para una mayor protección, asigna una contraseña de forma que sólo aquellos que conozcan la contraseña puedan abrir el documento. Cuando dos o más personas colaboran en un documento, normalmente una de ellas crea y posee el documento y las otras lo revisan, sugiriendo cambios para hacerlo más apropiado, lógico y fácil de leer. Los revisores pueden activar el rasgo Control de cambios que permite que las revisiones realizadas al documento se graben sin perder el texto original.

Guardar versiones Si deseas un registro de los cambios realizados en el documento, se pueden guardar versiones diferentes del mismo.

Página 41

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso Guardar versiones ahorra espacio de disco, porque guarda sólo las diferencias entre las versiones, no una copia completa de cada documento. Después de haber guardado varias versiones del documento, se pueden revisar, abrir, imprimir y eliminar versiones anteriores. También se puede pedir que guarde una versión del documento cada vez que el documento se cierra, lo que resulta muy útil cuando se necesita llevar un control sobre quién ha hecho los cambios y cuándo, como en el caso de un documento legal. Para guardar una versión del documento debes abrir el menú "Archivo" y elegir "Versiones..."

Para entender mejor la utilidad de lo que hemos visto hasta ahora, te pondré un ejemplo: Imagina que eres el encargado y responsable final de redactar un certificado para los trabajadores de tu entidad y es la primera vez que tienes que hacerlo. 1º.- Redactas un documento con la forma y redacción que tú crees más conveniente. Pero conoces a una persona que tiene experiencia en este tema y sabe muy bien cómo debe quedar redactado y el formato que tiene que tener el certificado. 2º.- Envías por email a esa persona el documento con la opción de Control de cambios activada. Y le pides a esa persona que modifique en el documento lo que crea conveniente, tanto en texto como en formato. 3º.- Le pides que lo guarde y te lo envíe con sus modificaciones. 4º.- Una vez que tú lo has recibido lo abres y ves todo lo que esa persona ha realizado. 5º.- Vas pasando por cada modificación y vas decidiendo si Aceptas o Rechazas el cambio que te ha propuesto.

Como verás puede ser útil esta herramienta, ¿verdad?

5.2.- Insertar comentarios Además de realizar cambios a un documento en las marcas de revisión, se pueden insertar notas o comentarios para realizar preguntas o explicar sugerencias de edición. Para introducir un comentario es muy sencillo, buscaremos en nuestro procesador de texto las opciones de Insertar (LibreOffice y Word 2003), o el panel Revisión (Word

Página 42

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso 2007 y posteriores) y sólo tenemos que buscar el término "Comentario", puesto que esto es común a todos ellos. Se mostrará un globo al margen derecho del documento con el texto del comentario que hayamos tecleado. Para eliminar un comentario, hacemos clic con el botón derecho sobre el texto comentado y elegimos "Eliminar".

5.3.- Comparar y combinar documentos A veces puede ser útil comparar varias versiones del mismo documento. Por ejemplo, si has enviado un documento para ser revisado por tus compañeros, quizá quieras comparar las versiones editadas por ellos con el documento original. O quizá quieras comparar una versión anterior del documento con la versión actual. En lugar de comparar múltiples documentos abiertos, puedes hacer este proceso mucho más sencillo utilizando el procesador para comparar los documentos y combinar los cambios en un documento único. Cuando comparas y combinas documentos, el procesador muestra las diferencias entre ellos como cambios realizados. Si varios revisores devuelven sus cambios y comentarios en documentos separados, puedes combinar todos los cambios en un único documento para poder revisarlos en él. Desde ese único documento, se pueden ver todos los cambios de todos los revisores o sólo los de un revisor en particular.

5.4.- Formularios Hemos llegado a una de las utilidades más eficaces y que en cualquier momento nos pueden ser de mucha utilidad, los formularios. El procesador de texto puede llegar a ser un modo muy conveniente de recopilar información de forma coherente. Un formulario es un documento que contiene instrucciones de texto y preguntas junto con áreas en blanco donde los usuarios introducen sus respuestas. Con un formulario se pueden realizar preguntas específicas y obtener las respuestas en el formato deseado. Por ejemplo, un centro de formación, podría utilizar formularios para inscribir clientes en una clase de iniciación a la informática. Y posteriormente, una vez finalizado el curso, recoger los formularios con las opiniones finales de sus opiniones.

Página 43

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

En este apartado de la unidad didáctica vamos a aprender a: - Crear un formulario - Modificar un formulario - Proteger un formulario - Utilizar un formulario Pero antes de comenzar a visualizar el procedimiento es necesario primero conocer qué tipos de campos vamos a poder utilizar en un formulario. Al crear un formulario, cada área en blanco donde los usuarios introducen sus respuestas queda asociada a un campo de formulario. El procesador incluye varios tipos diferentes de campos de formulario, como cuadros de texto para entradas escritas, campos de fecha y hora, campos que realizan cálculos y campos que permiten a los usuarios seleccionar su respuesta entre opciones predefinidas. Tras haber creado un formulario, éste puede imprimirse para que los usuarios respondan en el mismo papel o se puede distribuir de forma electrónica. También es importante comentar que el formulario puede protegerse para que los usuarios introduzcan la información sólo en los diferentes campos, pero no puedan modificar el contenido o diseño del formulario. Para crear un formulario, en primer lugar debes escribir toda la información que no cambia de un formulario a otro e insertar los campos de formulario para toda la información proporcionada por los usuarios.

Página 44

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Se pueden insertar varios tipos de campos de formulario, como: Campos de formulario con texto: - Campos Normal, pueden aceptar cualquier combinación caracteres del teclado, incluyendo letras, números o símbolos. Este campo de texto es útil para comentarios y respuestas de texto breves. - Campos Número, aceptan únicamente valores numéricos, muy adecuado por ejemplo para precios. - Campos Fecha, permite al usuario escribir una fecha en un formato específico. - Campos Fecha actual y Hora actual, para tener siempre actualizado el formulario. - Campo Cálculo, realiza un cálculo basado en la fórmula y valores que se proporcionan.

Campos de formulario con casilla de verificación: Que permiten proporcionar varias opciones entre las que los usuarios pueden realizar su selección. Éstos pueden hacer clic en una, varias o ninguna de las opciones. Las casillas de verificación son también una buena opción para respuestas de tipo verdadero/falso o sí/no.

Página 45

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Campos de formulario con lista desplegable: Que permiten limitar las respuestas de los usuarios a varias opciones predefinidas. Se debe especificar todas las opciones posibles para que los usuarios elijan una, asegurándose de esta forma que aportará una información segura y coherente.

Ejemplo de Formulario creado en LibreOffice Writer

Página 46

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Unidad 6.- Organigramas y diagramas En esta nueva unidad didáctica vamos a estudiar un nuevo apartado de representaciones gráficas que incorporan los procesadores de texto. Nos vamos a centrar en la creación y edición de organigramas y diagramas. Aprenderemos qué tipos de diagramas se pueden utilizar y cuáles son los más apropiados para cada caso. Dedicaremos un especial estudio a las representaciones jerárquicas para crear organigramas.

6.1.- Organigramas ¿Qué es un organigrama? Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización. El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización.

Página 47

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso (También es cierto que un organigrama puede representar otra serie de datos jerárquicos que no tienen que ser obligatoriamente de la estructura de una entidad, aunque lo más frecuente sea esa su finalidad)

Tiene una doble finalidad: Desempeña un papel informativo. Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.

Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos: Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar. Debe contener únicamente los elementos indispensables.

Página 48

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Tipos de organigrama: Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo. Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha. Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical. Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos. Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo. Tabular: Es una variante del tipo Escalar (sin líneas).

6.2.- Diagramas ¿Qué es un diagrama? Un diagrama es un esquema que representa una determinada información. Como verás hemos dado una definición muy general, puesto que con los diagramas podemos representar gráficamente información muy diversa. Veamos a continuación algunos tipos de diagrama que se pueden crear y que van encaminados cada uno según el tipo de información que quieran representar.

Página 49

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Página 50

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Unidad 7.- Macros Hasta ahora hemos utilizado las herramientas y comandos tal cual las tienen instaladas por defecto los procesadores de texto. En esta unidad vamos a conocer la forma de modificar barras de herramientas y menús existentes (en la medida que se pueda). Aprenderemos en esta unidad a simplificar nuestro trabajo cuando tenemos que realizar acciones repetitivas, y esto lo conseguiremos conociendo el funcionamiento de las macros.

7.1.- Personalizar comandos A nuestro entorno de trabajo podremos agregar o quitar botones según nuestras necesidades. Podremos modificar los botones existentes en las barras de herramientas (añadiendo o eliminando). Incluso podremos en algunos procesadores crear nuevos menús o barras de herramientas. Todo ello responde a un concepto común en los procesadores de texto, y este concepto es la "Personalización..." Siempre que accedamos a la personalización de un procesador de texto, estamos entrando a la forma de trabajar del programa y por tanto, en la medida de lo posible, podremos personalizarlo y adecuarlo a nuestra forma de trabajar. Pero ¡CUIDADO!, Hay que tener en cuenta que en muchas ocasiones el ordenador no lo utilizamos nosotros solos. Te recomendamos que tengas en cuenta este aspecto, ya que si otro usuario del ordenador va a utilizar el procesador, puede encontrarse una configuración distinta a la habitual y si no es un usuario experto le puede resultar un inconveniente. Por tanto, veamos cómo personalizar nuestro procesador, pero siempre con conocimiento de causa de lo que estamos haciendo. Personalizar nuestro procesador de texto, puede tener sus ventajas e inconvenientes. Ventajas: nos facilita las acciones más habituales según nuestras necesidades como usuario. Desventajas: Si utilizamos la ayuda del procesador de texto, es posible que en algunas ocasiones no encontremos las orientaciones dadas.

Página 51

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

Y como hemos comentado anteriormente, podría ser una desventaja de cara a otros usuarios del procesador de texto instalado en el equipo. Cuadro de diálogo “Personalizar” de LibreOffice Writer

No sólo se puede modificar un Menú o Barra de herramientas, sino que también se puede crear un nuevo menú o barra de herramientas, totalmente personalizada a gusto del usuario.

Página 52

PROCESADORES DE TEXTO (Avanzado) Manual del Curso

7.2.- Macros Una macro es un conjunto de comandos y pulsaciones de teclado o ratón que forman un pequeño programa, los cuales pueden ser activados colectivamente dando nombre a la macro que los contiene. Las macros se utilizan para automatizar tareas repetitivas que simplifican el trabajo al usuario. Una macro puede ser muy simple, ejecutando dos o más comandos, o muy compleja, realizando cientos de comandos. Las macros se graban.

Las macros se pueden usar para: Automatizar tareas de rutina (con la grabadora de macros que incorporan los procesadores de texto). Ejecutar automáticamente otras aplicaciones. Una macro se puede crear usando la Grabadora de macros. La grabadora de macros funciona como una cámara de vídeo: graba acciones (pulsaciones de teclas o clic del ratón) a fin de que las puedas reproducir cuando las necesites.

7.3.- Modificar macros El proceso de depuración o edición de una macro, implica comprobar y corregir posteriormente macros para garantizar que vamos a obtener, al ejecutarla, los resultados deseados. No es un proceso fácil modificar una macro, y sólo en caso de macros muy complejas puede resultar eficiente.

Página 53