Manual Primavera P6

PRIMAVERA PROJECT MANAGEMENT P6® MANUAL OPERACION Mauricio Cabezas

Manual Básico P6

ÍNDICE CAPÍTULO l. PRIMAVERA PROYECTO MANAGEMENT P6...................................................................................1 ¿Qué es Primavera Empresa?......................................................................................................................... 1 P6 proporciona Estructura de la Empresa (EPS)...................................................................................... 2 Lo nuevo en P6........................................................................................................................................ 2 Barras de Herramientas de P6........................................................................................................................ 3 Barra de Navegación (Navigation Bar).................................................................................................... 3 Barra Guía (Directory Bar)....................................................................................................................... 3 Barra de Actividades (Actividades Toolbar)............................................................................................. 4 Barra de Opciones (Command Bar)......................................................................................................... 5 Los datos globales contra los datos del proyecto actual......................................................................... 5 Barra de Estado....................................................................................................................................... 5 Manejo de la información disponible para las actividades (Vistas en la parte inferior).................................. 6 Uso de Asistentes (Wizards)........................................................................................................................... 6 CAPÍTULO 2. ESTRUCTURANDO UN PROYECTO.................................................................................................9 Definir su Empresa Proyecto Structure (EPS).................................................................................................. 9 Establezca su estructura de EPS............................................................................................................ 10 Mostrar u ocultar detalles en EPS......................................................................................................... 10 Copiar un proyecto en otro EPS............................................................................................................ 10 Eliminar un proyecto en EPS................................................................................................................. 10 Organizational Breakdown Structure (OBS), Vista General........................................................................... 11 Establecer el OBS.................................................................................................................................. 11 Niveles de Seguridad en OBS................................................................................................................ 12 Establezca la Estructura de OBS............................................................................................................ 12 Propiedades del Proyecto............................................................................................................................. 12 Definir las preferencias de usuario....................................................................................................... 13 Definir el formato como se mostrará el tiempo.................................................................................... 14 Especificar un formato para fechas...................................................................................................... 14 CAPÍTULO 3. TRABAJAR CON PROYECTOS.......................................................................................................15 Crear un proyecto nuevo con el asistente.................................................................................................... 15 Abrir un Proyecto......................................................................................................................................... 16 i

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Abrir un proyecto cuando inicia P6....................................................................................................... 16 Abrir un proyecto desde P6 ya iniciado................................................................................................. 16 Especificar un proyecto por defecto..................................................................................................... 17 Definir un Proyecto What-If (Lo que si)........................................................................................................ 17 Confirmar datos en P6.................................................................................................................................. 18 Refrescar datos en P6................................................................................................................................... 18 Copiar y pegar en el proyecto....................................................................................................................... 18 Eliminar un proyecto.................................................................................................................................... 18 CAPÍTULO 4. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS-EDT).............................................................................19 Usar EDT para planear en top-down............................................................................................................. 19 Usar Hitos (Hitos) en EDT.............................................................................................................................. 19 Tipos de Estado EDT..................................................................................................................................... 20 1. Los elementos planeados de EDT...................................................................................................... 20 2. Los Elementos Activos de EDT........................................................................................................... 20 3. Estado Inactivo de EDT...................................................................................................................... 20 4. Elementos EDT What-lf..................................................................................................................... 20 Ver EDT......................................................................................................................................................... 21 Agregar un elemento de EDT................................................................................................................ 21 Editar un elemento EDT........................................................................................................................ 21 Asignar Hitos a EDT............................................................................................................................... 22 Determinar el Estado de un elemento EDT........................................................................................... 22 Moverse en EDT chart........................................................................................................................... 22 Cambiar la vista EDT chart.................................................................................................................... 23 Cambiar la tabla desplegada en EDT..................................................................................................... 23 Copiar y pegar elementos EDT.............................................................................................................. 23 Borrar un elemento de EDT................................................................................................................... 24 CAPÍTULO 5. CÓDIGOS DE PROYECTO.............................................................................................................25 Crear códigos de proyecto............................................................................................................................ 25 Crear códigos de proyecto............................................................................................................................ 26 Asignar códigos de proyecto y valores.......................................................................................................... 26 Borrar códigos de proyecto.......................................................................................................................... 27 Borrar los valores de código de proyecto..................................................................................................... 27 CAPÍTULO 6. CÓDIGO DE RECURSOS...............................................................................................................29 ii

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Crear códigos de recurso.............................................................................................................................. 29 Crear los valores de código de recurso......................................................................................................... 30 CAPÍTULO 7. CÓDIGO DE ACTIVIDADES..........................................................................................................31 Códigos de actividad y valores...................................................................................................................... 31 Crear códigos globales de actividad.............................................................................................................. 31 Crear los valores globales de código de actividad........................................................................................ 32 Asignar códigos de actividad y valores a actividades.................................................................................... 32 Cambiar códigos de actividad y asignación de valores................................................................................. 33 Quitar a la actividad códigos y valores de actividades.................................................................................. 33 CAPÍTULO 8. CALENDARIOS............................................................................................................................35 Crear un Calendario de Proyecto.................................................................................................................. 35 Editar un calendario de proyecto................................................................................................................. 36 Definir el horario de trabajo para varios días ……………………………………………………………………………………………………..36 Borrar un calendario de proyecto................................................................................................................. 37 Ver las asignaciones de un calendario.......................................................................................................... 37 Crear un calendario global............................................................................................................................ 37 Editar un calendario global........................................................................................................................... 38 Borrar un calendario global.......................................................................................................................... 38 Especificar un calendario global por default................................................................................................. 38 Crear un calendario del recurso.................................................................................................................... 38 Ver la asignación de calendario de recurso.................................................................................................. 39 CAPÍTULO 9. ACTIVIDADES.............................................................................................................................41 Herramientas útiles a las actividades........................................................................................................... 41 Duración de la actividad............................................................................................................................... 42 Tipo de actividad.......................................................................................................................................... 42 Actividad dependiente de la tarea........................................................................................................ 42 Actividad dependiente del recurso....................................................................................................... 43 Actividad tipo Hito................................................................................................................................ 43 Actividad nivelada por el esfuerzo........................................................................................................ 43 Fechas de la actividad................................................................................................................................... 43 Agregar actividades en la Tabla de Actividades............................................................................................ 44 Definir el tipo de actividad.................................................................................................................... 44 Definir el tipo de duración de la actividad............................................................................................ 45 iii

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Definir el tipo de porcentaje completado............................................................................................. 46 Cambiar una actividad de EDT...................................................................................................................... 46 Asignar un calendario a una actividad.......................................................................................................... 46 Duración de la actividad............................................................................................................................... 47 Insertar el comienzo y fin de la actividad..................................................................................................... 47 Ligar las actividades...................................................................................................................................... 48 Las relaciones........................................................................................................................................ 48 Final - inicio (FS).................................................................................................................................... 48 Final - final (FF)...................................................................................................................................... 48 Inicio - inicio (SS).................................................................................................................................... 49 Inicio - final(SF)...................................................................................................................................... 49

Crear relaciones en el Diagrama de Gantt.................................................................................................... 49 Ver las relaciones de la actividad en Detalles de Actividad.......................................................................... 50 Cambiar la relación con un antecesor.......................................................................................................... 50 Editar las relaciones en el Diagrama de Gantt.............................................................................................. 50 Quitar el antecesor de una relación............................................................................................................. 50 Ver las relaciones en el Diagrama de Gantt.................................................................................................. 51 Definir Hitos.................................................................................................................................................. 51 Ver valores de holgura en actividades.......................................................................................................... 51 Ver Resumen de Actividades........................................................................................................................ 52 Copiar y pegar actividades en la Tabla de Actividades.................................................................................. 52 Modificar el porcentaje de avance físico de las actividades......................................................................... 52 CAPÍTULO 10. RECURSOS................................................................................................................................53 Recursos Primarios....................................................................................................................................... 53 Ver los recursos..................................................................................................................................... 53 Agregar un recurso................................................................................................................................ 53 Asignar calendarios a recursos..................................................................................................................... 54 Copiar y pegar un recurso............................................................................................................................. 54 Borrar un recurso......................................................................................................................................... 55 Desplegar detalles del recurso...................................................................................................................... 55 Tipo de clasificación del trabajo para recursos............................................................................................. 55 Dar de alta los precios del recurso................................................................................................................ 55 Notas para recursos en actividades.............................................................................................................. 56 iv

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CAPÍTULO 11. ROLES.......................................................................................................................................57 Ver los roles.................................................................................................................................................. 57 Agregar un rol............................................................................................................................................... 57 Asignar roles a actividades........................................................................................................................... 58 Ver los roles para una actividad específica................................................................................................... 58 Asignar roles a recursos en la ventana de Recursos..................................................................................... 58 Asignar roles a recursos en el cuadro de diálogo de roles............................................................................ 58 Borrar un rol................................................................................................................................................. 59 Quitar roles de actividades........................................................................................................................... 59 Revisar las unidades de Mano de obra para actividades.............................................................................. 59 Modificar unidades de Maquinaria para actividades.................................................................................... 60 Modificar el costo de Mano de obra para actividades.................................................................................. 60 Modificar los costos de Maquinaria para actividades................................................................................... 61 CAPÍTULO 12. MANIPULAR PROYECTOS.........................................................................................................63 Presupuestos en P6...................................................................................................................................... 63 Seguimiento y análisis de presupuestos............................................................................................... 63 Establecer Presupuestos....................................................................................................................... 64 Introducir cambios en presupuestos.................................................................................................... 64 Comparar presupuestos y variaciones.................................................................................................. 64 Líneas de Base.............................................................................................................................................. 64 Crear una Línea de Base........................................................................................................................ 65 Asignar el Tipo de Línea de Base........................................................................................................... 66 Escoger una Línea de Base Actual......................................................................................................... 66 Modificar una Línea de Base................................................................................................................. 67 Restaurar una Línea de Base para el proyecto abierto......................................................................... 67 Crear un Tipo de Línea de Base............................................................................................................. 67 CAPÍTULO 13. PROGRESO DEL PROYECTO.......................................................................................................69 Actualizar el progreso para todas las actividades......................................................................................... 69 Actualizar el progreso para actividades individuales.................................................................................... 69 Actualizar el progreso del proyecto.............................................................................................................. 70 CAPÍTULO 14. ACTIVIDADES NETWORK (PERT)...............................................................................................71 Principales usos de PERT.............................................................................................................................. 71 Para hacer a PERT más efectivo.................................................................................................................... 71 v

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Mostrar PERT................................................................................................................................................ 71 Ver detalles de actividad en PERT................................................................................................................. 72 Personalizar la vista de PERT........................................................................................................................ 72 Reorganizar la disposición de PERT.............................................................................................................. 72 Cambiar la apariencia de PERT..................................................................................................................... 73 CAPÍTULO 15. HERRAMIENTAS PARA MOSTRAR INFORMACION....................................................................75 Agrupar y clasificar actividades.................................................................................................................... 75 Agrupar actividades por campo............................................................................................................ 75 Ordenar las actividades......................................................................................................................... 76 Formato de las bandas de agrupamiento.............................................................................................. 76 Mostrar o esconder los datos de actividades sin categorizar................................................................ 76 Mostrar títulos en las bandas................................................................................................................ 76 Filtrar datos.................................................................................................................................................. 76 Filtros de P6 por defecto....................................................................................................................... 77 Crear un filtro........................................................................................................................................ 78 Combinar filtros.................................................................................................................................... 78 Cambiar un filtro del Diagrama de Gantt.............................................................................................. 78 Borrar filtros.......................................................................................................................................... 79 Resumen de actividades............................................................................................................................... 79 Cómo P6 resume los datos.................................................................................................................... 79 Mostrar gran total................................................................................................................................. 80

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CAPÍTULO l. PRIMAVERA PROYECTO MANAGEMENT P6

¿Qué es Primavera Empresa? Un software de Administración de proyectos que da la posibilidad de presupuestar, elaborar un plan, Administrar ese plan y manejar múltiples proyectos; optimizar los límites del recursos y compartirlos; controlar los cambios; mover proyectos en el tiempo y modificar el presupuesto. Proporciona interfaces personalizables, escalables y herramientas flexibles, y la integración fácil con software de Administración de proyecto; inclusive, Primavera le permite la exportación e importación de software de versiones anteriores de Primavera y Microsoft Project®. Primavera Project Planner versión 8 incluye la planificación de multi-proyectos y software de control, construido en Visual Net y bases de datos relacional de Server de Microsoft SQL 2008. Primavera es una excelente herramienta en Administración de proyectos y recursos, o se puede usar en unión con otros productos de Primavera, incluyendo el Progress Reporter, Portfolio Analyst y Methodology Management. P6 da a su organización facilidades para almacenar y manejar sus proyectos desde una ubicación central. P6 soporta y maneja las estructuras (EDT) de corte de trabajo, las estructuras (OBS) de la organización, campos y códigos definidos por el usuario, planificación de rutas de método crítico (CPM), y nivelación de recurso.

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P6 proporciona Estructura de la Empresa (EPS) La estructura de proyectos de la empresa, llamada EPS, da la posibilidad a directores de proyecto de manejar múltiples proyectos, desde los niveles más altos de la organización hasta los individuos que realizan las tareas específicas del proyecto. Múltiples usuarios pueden tener acceso a los mismos proyectos simultáneamente. La Administración centralizada del recurso, permite la aprobación de horarios de recurso y la posibilidad de comunicarse con los recursos de proyecto que manejan la Administración de riesgos (Risks).

Lo nuevo en P6 La estructura (EPS) del proyecto de la empresa organiza y resume todo el proyecto dentro de la jerarquía de Empresa para subir o bajar presupuestos, obtener el análisis del recurso y el costo, y el control de la organización global de la estructura (OBS) para el control de datos. Los nuevos tipos de recursos adicionados a los tradicionales mano de obra y materiales, como son la maquinaria y los gastos indirectos (expenses) permiten establecer un diccionario para presupuestar de forma fácil recursos para la tarea cuando usted desarrolla proyectos en P6. Usted tiene también el control completo sobre la distribución del presupuesto por planes y marcas gastadas mensualmente, y por roles. Los datos totales y el resumen de tiempo distribuido se calculan y son presentados en intervalos de tiempo pre-definido a demanda de participantes del proyecto; se pueden ver los valores de resúmenes más recientes para todo proyecto en Empresa. Los roles se pueden definir con un nivel específico para ser asignados y para ser manejados como recursos; los roles permiten también la planificación a nivel de empresa del recurso basada en roles y requerimientos. Primavera versión 6 proporciona calendarios por hora y con posibilidad de manejar cambios de estado cada 30 minutos, los calendarios son de gran importancia durante el nivelado y distribución del recurso. Automáticamente programa reprograma y nivela cuando se asignan así los parámetros. Los costos se calculan y almacenan en mayor cantidad, pues los costos del proyecto se basan en unidades de precios de recurso y diferenciados por tipo de recurso, lo que automáticamente calcula los costos del proyecto. Programación de avances con peso en distintas fases de la actividad, los avances por pasos (steps) calculan el porcentaje completado de una actividad basado en valores asignados a cada etapa de la actividad. El diseñador de reportes da la posibilidad de personalizar los reportes con los campos usados en el proyecto o usar unos pre-definidos. Cambio global permite a usuarios a realizar cambios globales a los datos de todas las actividades y recursos, tal como códigos, duraciones, recursos, calendarios, etc. En resumen y a diferencia de Proyecto de Microsoft, P6 permite a los usuarios manejar los datos de Proyecto sin tener que usar otras aplicaciones.

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Barras de Herramientas de P6 Barra de Navegación (Navigation Bar) Por defecto la barra se encuentra desactivada; sin embargo, resulta ser de mucha utilidad al inicio, para familiarizarnos con el sistema. Para activarla, seleccione del menú Ver la opción Toolbars → Navigation Bar Use la Barra de Navegación para moverse entre ventanas abiertas, para mostrar y ocultar la Barra de Guía (Directory Bar), y para abrir la Ayuda para la ventana actual o cuadro de diálogo. Los iconos que muestra la barra son los siguientes: Back: Despliega la última ventana abierta. Forward: Despliega la siguiente ventana abierta. Home: Regresa a la ventana de inicio. Dir.: Muestra/oculta la barra Guía. Help: Ayuda

Barra Guía (Directory Bar) Use la Barra Guía para mostrar ventanas P6 rápidamente. Escoja el menú Ver → Toolbars → Directory, para mostrar u ocultar la barra de Guía. Funciona de igual manera click en botón “Dir” de la Barra de la Navegación. Muestra la ventana de Proyectos. Muestra la ventana de Recursos. Muestra la ventana de Informes. Muestra la ventana que Seguimiento. Para demostrar, agregar, redactar, o para borrar los seguimientos de avance para el proyecto Muestra el Estructura de Descomposición del Trabajo (Work Breakdown Structure), para crear o modificar la estructura (EDT). Muestra la ventana de Actividades. Se usa para crear, modificar o borrar las actividades en el proyecto. Muestra la ventana de asignación de recursos a las actividades del proyecto. Muestra la ventana de Documentos de Referencia. Para crear, redactar, asignar, o para borrar documentos de referencia para los proyectos. Muestra la ventana de Gastos de Proyecto. Para agregar, redactar, o para borrar artículos de gasto para los proyectos. Muestra la ventana de Umbrales o límites de Proyecto. Se usa para agregar, modificar o borrar umbrales para los proyectos (para fijar límites en volúmenes o en fechas). Muestra la ventana de Asuntos o cuestiones del Proyecto. Se usan para agregar, modificar o borrar los asuntos que, junto a los umbrales, pueden generar alarmas de atención. Muestra la ventana de Riesgos de Proyecto. Para agregar, modificar o borrar los riesgos para el proyecto abierto.

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Barra de Actividades (Actividades Toolbar) Use la Barra de Actividades para tener acceso rápidamente a las órdenes frecuentemente usadas. La Barra de Actividades se muestra/oculta con el menú Ver → Toolbars → Actividades Toolbar.

Como se observa, la Barra de Actividades viene agrupada por bloques. En el primer bloque tenemos los menús Imprimir (Print) y Presentación Preliminar (Print PreVer). Más adelante nos muestra las opciones de visualización de la parte superior de la pantalla de Primavera: Tabla de Actividades (Actividades Table), Diagrama de Gantt (Gantt Chart), Líneas de Relaciones (Relationships Lines) y Red de Actividades (Actividades Network). El siguiente bloque controla las opciones de visualización de la parte inferior de la pantalla, con las siguientes opciones: Detalles de la Actividad (Actividades Details), Tabla de Uso de las Actividades (Actividades Usage Spreadsheet), Perfil de Uso de los Recursos (Actividades Usage Profile), Tabla de Uso de los Recursos (Recursos Usage Spreadsheet), Perfil de Uso de los Recursos (Recursos Usage Profile), Secuencia de Actividades (Trace Logic) y Mostrar/Ocultar Panel Inferior (Show/Hide Bottom Layout). En otro bloque se muestran las opciones de visualización de las Barras ( Bars), Columnas (Columns) y Escala de Tiempo (Timescale). Las opciones de Filtros (Filters) y Agrupación (Group and Sort) se encuentran a continuación, seguidas del Planificador (Schedule), Nivelación de Recursos (Level Recursoss) y el Indicador de Progresos (Progress Spotlight). Finalmente, se encuentran 3 opciones de Zoom: Acercar (Zoom In), Alejar (Zoom Out) y Obtener el Mejor Ajuste (Zoom To Best Fit). Tip Mueva el ratón sobre cada icono para visualizar su descripción. Esta opción se activa desde el Menú Ver en la opción de Ayuda para sugerencia.

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Barra de Opciones (Command Bar) Se encuentra a la derecha de la pantalla y se va ir ajustando dependiendo la información que se quiera agregar como: Actividades, Recursos, Cortes de trabajo (EDT), etc., la más completa es la de actividad y siempre nos llevará a asistentes para su ejecución. Agregar nuevo, se usa para crear una nueva actividad, o recurso, EDT, Nota, etc. Eliminar registro, se usa igual que tecla Suprimir Cortar registro, es la opción equivalente a Menú Edit, Cut Copiar registro, es la opción del menú Edit, Copiar Pegar, es la opción del menú Edit, Paste Agregar recurso, se usa para dar de alta una asignación de recurso a la tarea actual Asignación de recurso por Rol, si existen roles con recursos se usa esta opción Asignar roles, que previamente debemos tener definidos Asignación de código de actividad Asignar sucesor Asignar Predecesor Asignar a la actividad pasos o etapas

Los datos globales contra los datos del proyecto actual P6 permite almacenar los datos de proyecto en un nivel de empresa o en un nivel de proyecto. Si los datos que usted almacena son para todos los proyectos de su empresa son datos globales, si los datos solo los usa el proyecto actual son datos de proyecto. Los ejemplos de datos globales incluyen el EPS y OBS, e información de recursos y roles. Los datos Proyectoespecifico se definen en el nivel de proyecto y están disponibles sólo para ese proyecto. Los ejemplos de datos de proyecto incluyen las actividades, EDT, y documentos de referencia. Algunos datos se pueden definir global o nivel de proyecto. Por ejemplo, usted puede crear calendarios globales para definir horarios de trabajo que aplica a todos los proyectos, y calendarios de proyecto para definir horarios de trabajo extraordinario a un proyecto específico.

Barra de Estado La barra de Estado es una barra del mensaje en el fondo de la ventana P6 que muestra una descripción de la orden escogida de menú, el nombre de la vista, el filtro actual y algunos otros mensajes.

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Manejo de la información disponible para las actividades (Vistas en la parte inferior) Las posibilidades de mostrar la información de las actividades son diversas y todas son útiles. Como ya se adelantó en el apartado de Barra de Actividades (Actividades Toolbar), estos iconos se usan para mostrar información en el panel inferior de nuestra pantalla de P6. Actividades Details (Detalles de la Actividad) muestra diversas pestañas de información, personalizables, entre los que se encuentran General, EEstado, Recursos, Relaciones, Gastos, etc., que resultan muy importantes a la hora de trabajar con actividades. Se usa la Tabla de Actividades para mostrar información de las actividades del proyecto en columnas y filas. Se pueden personalizar las columnas que mostrará esta vista, así como la agrupación que veremos en las filas, como EDT, actividades y totales. El Diagrama de Gantt nos muestra un despliegue gráfico de la información de los tiempos del proyecto y cómo las actividades ocurren en el curso del proyecto. La Hoja de Uso de la Actividad muestra los datos de la actividad, unidades y costos de recurso que implican la realización de esa actividad con respecto a su duración. La Hoja de Uso del Recurso se usa para mostrar el costo de recurso, y sus unidades/tiempo por el periodo especificado en la escala de tiempo. El Perfil de Uso de la Actividad se usa para considerar los valores del costo y las unidades de recurso para actividades en un proyecto gráficamente con el tiempo según la escala especificada. El Perfil del Uso del Recurso muestra el costo o información de cantidad por periodo. PERT o diagrama de Nodos para considerar un proyecto como un esquema de actividades y sus relaciones. Secuencia de Actividades (Trace Logic) nos permite dar un paso adelante o hacia atrás por una sucesión de actividades para enfocar en cada actividad sus antecesores y sucesores. Este menú se encuentra disponible solamente cuando nos encontramos en la ventana de Actividades. Todas las ventanas y cajas de diálogo contienen varias características personalizables en esta versión de Primavera.

Uso de Asistentes (Wizards) Los asistentes de P6 son una manera magnífica de acelerar su trabajo y le ayudan a familiarizarse con las opciones de cada etapa de su proyecto. Llevan paso a paso, haciendo la mayor parte del trabajo para usted.

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P6 incluye asistentes para ayudarlo a: • • • • • • • • •

Crear proyectos Establecer preferencias Administrativas fijas Agregar actividades Agregar recursos Crear informes Importar proyectos Exportar proyectos Verificar proyectos Realizar búsquedas en proyectos

Los asistentes se activan de forma automática al crear una tarea o un recurso usando las opciones de la barra de opciones (a la derecha de la pantalla). Otros asistentes están disponibles cuando usted escoge la opción aplicable de menú, por ejemplo, las preferencias Administrativas fijas están en Menú Administrador → Preferencias de Administrador.

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CAPÍTULO 2. ESTRUCTURANDO UN PROYECTO La creación del nuevo proyecto requiere de información de la estructura de empresa EPS y de la estructura de responsables OBS, por lo que primeramente veremos estas opciones antes de crear el nuevo proyecto.

Definir su Empresa Proyecto Structure (EPS) En P6, el Empresa Proyecto Structure (EPS) es una base de datos de proyectos con estructura jerárquica. Cada nodo (o folder) del EPS puede ser subdividido en múltiples niveles para representar todas las ramas que necesita en su organización. El número de niveles y su estructura depende del alcance de sus proyectos y cómo usted quiere resumir los datos. Se usa para realizar presupuestos jerárquicos y análisis de costos del recurso dentro de cada una de estos nodos dentro de una estructura común. Implementa codificación estándar para flexibilizar los reportes. Proporciona mayor seguridad a la empresa, por la independencia de cada nodo. Todos los proyectos en Primavera se encuentran dentro de la jerarquía de EPS, una representación gráfica de su estructura y al inicio es un nodo de raíz. Los niveles y la estructura de su estructura EPS dependen del alcance de sus proyectos y cómo usted quiere resumir los datos. Usted puede definir uno o múltiples nodos raíz, hasta 25 niveles por nodo, y muchos proyectos como sea necesario para completar el trabajo requerido por los ejecutivos de operaciones y directores de proyecto en su organización. Antes de comenzar a definir en su compañía los EPS, debe llegar a familiarizarse con las estructuras y procedimientos establecidos para su empresa, por ejemplo, seguridad, códigos, calendarios y otros estándares de su compañía. Una vez que la jerarquía de EPS se define, usted puede comenzar a desarrollar proyectos agregando información de un nuevo proyecto.

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Establezca su estructura de EPS Cuando crea la estructura de proyecto de empresa, usted debe identificar un elemento de OBS, o la persona responsable de cada nodo y el proyecto dentro del EPS. Más adelante veremos a detalle los pasos para definir el OBS. 1. Seleccione Empresa, Estructura de Proyecto Empresarial. 2. Dé click en la columna de Nombre de EPS donde usted quiera agregar un elemento nuevo. 3. Click en Agregar (Agregar). 4. Escriba un ID y el nombre para el nodo de EPS. En el campo Gestor Responsable, escoja un elemento de OBS para el elemento nuevo (si no existe se puede crear después). 5. Si es necesario, usted puede cambiar la posición de jerárquica del elemento nuevo dando click en las flechas 6. Click Cerrar. Nota P6 proporciona un nodo de raíz en la posición izquierda superior del EPS. Todos los proyectos listados debajo forman parte de la misma estructura. Usted puede definir múltiples nodos raíz para separar varios componentes de su Empresa. Para definir un nodo de raíz. Clic a la flecha izquierda para mover un elemento de EPS a la posición superior izquierda en la jerarquía, se agrega la estructura nueva de proyectos debajo de este nodo.

Mostrar u ocultar detalles en EPS Para mostrar u ocultar los elementos individuales de la jerarquía de EPS, click en el signo más (+) o el signo menos (-). Para mostrar u ocultar todos los elementos de la jerarquía EPS, Seleccione Ver, Expandir todo o Reducir todo.

Copiar un proyecto en otro EPS 1. Menú Empresa, Proyectoos, luego seleccione el nodo o proyecto EPS que desea copiar. 2. Seleccione Editar, Copiar. 3. Click en la ubicación del EPS donde usted quiere pegar el nuevo nodo/proyecto de EPS. (Si no están visibles los EPS es necesario Agrupar por EPS y quitar la opción de Hide if Empty) Click en Pegar. 4. Marcar las casillas de información opcionales que desee incluir en el nodo copiado de EPS o el proyecto en las Opciones Copiar Proyecto Opciones, en las Opciones de Copiar EDT, y en las cajas de diálogo de Oociones Copia de Actividades.

Eliminar un proyecto en EPS 1. Empresa, Proyectos o

, seleccione el proyecto que usted quiere para borrar. 10

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2. Click en Borrar

.

3. Click SI para confirmar. Tip Cuándo usted borra un nodo de EPS, P6 quita también todos los proyectos en esa rama de la estructura. Para guardar proyectos en una rama antes borrarlo, copiar y pegar primero esos proyectos a otra área de la estructura.

Organizational Breakdown Structure (OBS), Vista General La estructura OBS (Organizational Breakdown Structure) es una estructura global que representa a los directores responsables de los proyectos en su empresa. El OBS refleja generalmente la estructura de Administración de su organización, del personal de la cima hacia abajo por los varios niveles que constituyen su negocio. Se asocian a los directores responsables con sus áreas del EPS o proyectos individuales. Cuando se asocia a un director responsable a un nodo de EPS, cualquiera proyecto que se añada a esa rama del EPS es asignado a ese elemento de director por omisión. La estructura de OBS se usa también para otorgar a cada usuario los privilegios específicos de acceso a proyectos y los niveles de EDT dentro de proyectos.

Establecer el OBS El OBS se mantiene como una jerarquía separada y global, por lo que usted tiene la flexibilidad de asignar sus tareas de OBS y sus cambios de responsabilidades a través del ciclo de vida del proyecto. Usted puede querer crear su OBS para emparejar cada nodo de EPS y el proyecto se estableció en el EPS. Usted podría emparejar inicialmente los nombres de OBS a los nombres del EPS y sus proyectos, como es mostrado en el ejemplo siguiente: Estructura EPS

Estructura OBS

HR System



ACME Contractors, Inc.



Capital Proyectos

● ● ●



New Construction



Mayor Plant Retrofits Information Technologies Proyectos

● ● ●



Y asignar a usuarios, por sus nombres de login, a los elementos de OBS para otorgar el acceso a las áreas correspondientes de EPS o proyectos. El tipo del acceso otorgado a un usuario es determinado por el perfil de seguridad de proyecto asignado al usuario. Los perfiles de la seguridad son establecidos en la caja del diálogo Security Profiles Administrador → Security Profiles, y se asignan a los usuarios en la caja de diálogo Users (Menú Administrador → Users).

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Niveles de Seguridad en OBS P6 usa los perfiles de proyecto para definir el acceso de cada usuario a cada proyecto, según un elemento especificado de OBS. El elemento especificado de OBS determina a cual Work Breakdown Structure (EDT) tiene acceso, las actividades, los riesgos, los cuestionamientos y los umbrales que el usuario puede redactar en un proyecto. El OBS es una jerarquía global que representa a los responsables de la Administración de proyectos en su empresa. La jerarquía de OBS se usa para otorgar principalmente a usuarios los privilegios específicos del acceso a proyectos y a los niveles de EDT dentro de proyectos. Para tener acceso a un proyecto, un usuario P6 debe tener los permisos necesarios para ese elemento de OBS dentro del proyecto. Esto le proporciona al usuario el acceso a la información de EDT para el cual el elemento especificado de OBS es responsable, así como también acceso a los rangos de información dentro de cada EDT que puede modificar el usuario. Los perfiles y los privilegios correspondientes se fijan usar la caja del diálogo de Perfiles de Seguridad y se asocian con el nombre de login P6 del usuario. Cuando usted asigna a usuarios a elementos de OBS que usan sus nombres de login, el perfil de seguridad se asocia automáticamente. Nota Usted puede asignar a un usuario un perfil de seguridad para cualquier número de nodos OBS.

Establezca la Estructura de OBS La Organizational Breakdown Structure (OBS), es una estructura jerárquica que representa a los directores responsables de los proyectos y asociados a los nodos de la estructura de la empresa EPS, en esta estructura se almacenan datos como su login name y sus privilegios sobre el proyecto. Para crear un OBS: Menú Empresa → OBS Renombrar el OBS por defecto, (actualmente como Empresa) Escribiendo el nuevo nombre en la caja de texto de OBS Name. Seleccionando este OBS como el agrupador Responsables, Click en Botón Agregar

de

Escribir el nombre y sus propiedades como login name y perfil de seguridad etc.

Propiedades del Proyecto Para tener un buen control de las actividades y los recursos, antes de darlos de alta es conveniente dar las características que por default tomarán al inicio; en primer momento definiremos un calendario de proyecto y la codificación de las actividades: 12

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Para configurar las propiedades de proyecto, ir al Menú Empresa → Proyectos, en la pestaña de Valores por Defecto.

calendario que encontramos al inicio es un Estándar de 5 días y 8 horas diarias "Standard 5 Dias TRabajp semanal”. La codificación para las actividades inicia con A1000 y continúan con incrementos de 10. Mostrar ventana detalles Usted puede desplegar detalles de información para muchos elementos dentro de P6, por ejemplo, los proyectos, los recursos, las actividades, el riesgo. Para desplegar detalles, haga click en la barra de Display Options, entonces escoge la opción Detalles. Para ventanas que incluyen botones y layouts, por ejemplo, la ventana de Proyectos, haga click en Display Barra de Opciones, seleccione la opción Button Layout, escoja la opción Details. Nota En la ventana de Actividades, haga click en la barra Layout Options para desplegar los detalles.

Definir las preferencias de usuario 1. Seleccione Editar→ Preferencias de Usuarios. 2. Click en Unidades de tiempo y defina las unidades de tiempo a desplegar. 3. Click en Fechas y especifique el formato para fechas en P6. 4. Click en Monedas y especifique el formatos de moneda de P6. 5. Click en E-Mail e introduzca su dirección de correo electrónico. 6. Click en Asistencia. Especifique si se usan asistentes y cuáles. 7. Click en Aplicacion y establezca sus opciones de inicio. 8. Click en Contraseña y modifique su contraseña. 9. Click en Analisis de Recursos para definir los parámetros a considerar en el Perfil de Uso de los Recursos cuando se tienen abiertos varios proyectos, así como la forma en que P6 desplegará los datos de distribución de tiempos y recursos. 10. Click en Cálculos para definir el comportamiento de P6 cuando se asignan o se quitan múltiples recursos a las actividades, así como cuando roles y recursos son asignados a la vez a una actividad.

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11. Click en Filtros de Inicios para establecer la información que se presentará filtrada al inicio de P6, considerando que si la información se presenta completa (sin filtros) tardará más tiempo en iniciar el programa.

Definir el formato como se mostrará el tiempo P6 permite especificar cómo desplegar la información en el tiempo, tal como unidades de tiempo, las duraciones de la actividad, las tasas del recurso, y la disponibilidad del recurso. 1. Seleccione Editar → Preferencias de Usuarios. 2. Click en Unidades de tiempo. 3. Escoja el formato de unidad de tiempo y de duración, el cual se mostrará en la ventana de Ejemplo (Example). Las opciones disponibles son: Hora, Día, Semana, Mes y Año. 4. Marque la opción Sub Unidad para desplegar las subunidades de la unidad de tiempo escogida o duración. 5. Seleccione el número de decimales para las unidades de tiempo o duraciones. 6. Seleccione cómo desplegar las unidades de tiempo para el recurso, como porcentaje o como unidades por duración. 7. En el apartado de horas por periodo de tiempo, podrá especificar el monto de horas laborales por día, semana, mes y año.

Especificar un formato para fechas 1. Seleccione Editar → Preferencias de Usuario. 2. Click en Fechas. 3. En la sección Formato de Fechas, seleccione el orden en que usted quiere que aparezcan el día, el mes y el año al formar la fecha 4. En las opciones del lado derecho, podemos decidir si el año mostrará 4 dígitos o sólo 2, si el mes se representa con números o nombres, si permitimos ceros y el separador que usaremos. 5. En la sección de Tiempo, especifique cómo quiere que se despliegue el tiempo o, en su defecto, que no se muestre. 6. En la parte inferior aparecen ejemplificadas todas las opciones que definimos en este recuadro.

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CAPÍTULO 3. TRABAJAR CON PROYECTOS Un proyecto es un conjunto de actividades e información asociada que constituye un plan para crear un producto o servicio. Un proyecto tiene una fecha del comienzo y una de terminación, Work Breakdown Structure (EDT) o cortes de trabajo, y cualquier número de actividades, relaciones, líneas base, gastos, riesgos, y documentos de referencia. En P6, un proyecto puede tener también su propio sitio de Web. Mientras los recursos normalmente se extienden a través de todos los proyectos, cada proyecto tiene sus propias asignaciones de recursos a las tareas. Así mismo, calendarios, reportes y códigos de actividad pueden atravesar varios proyectos, aunque también pueden ser específicos de un proyecto.

Crear un proyecto nuevo con el asistente 1. Menú Archivo, opción Nuevo.

2. Seleccionar con

el EPS al que se va a agregar el proyecto nuevo.

3. Una vez seleccionado se agrega a la pantalla anterior con este botón

o doble click sobre el EPS.

4. Escribir una identificador de proyecto (un código o un nombre representativo, sin espacios, de hasta 20 caracteres) y un nombre (sin limitantes de espacio ni caracteres), para el proyecto nuevo.

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5. Se especifica una fecha planeada del comienzo para el proyecto y si el proyecto es de planeación con fecha de terminación se selecciona la segunda caja. 6. Escoger un director responsable de la estructura de OBS.

7. Seleccionar una tasa de pago para los recursos nuevos. Esta versión incluye la posibilidad de incluir varias tarifas para recursos nuevos, que pueden variar su asignación por horarios distintos, por unidades distintas o por el trabajo mismo a un precio cambiado. 8. En el siguiente paso se puede definir si se creará un proyecto basado en una metodología previamente definida en la aplicación de Primavera Methodology Management, en nuestro caso seleccionamos No. Notas Para moverse entre diferentes ventanas de asistente, click en Prev o Next.

Abrir un Proyecto Abrir un proyecto cuando inicia P6 1. Comience P6 y escriba su nombre de login y password. 2. Por default, P6 abre la última vista con la cual usted estuvo trabajando. Si dejó abierto un proyecto, P6 lo cargará al inicio. 3. Si no hay ningún proyecto abierto, desde la caja de diálogo Abrir Proyecto, click al proyecto o nodo EPS que desea abrir, click Abrir. Usted también puede abrir múltiples proyectos al mismo tiempo (se seleccionan usando Control + Click en cada proyecto que desee abrir).

Abrir un proyecto desde P6 ya iniciado 1. Escoja el menú Archivo, Abrir. 2. Seleccionar el proyecto que desea abrir. 3. En la sección Access Mode, escoja cómo quiere abrir el proyecto. Exclusive (solo el usuario actual lo puede abrir) Shared (lo pueden abrir más de un usuario al mismo tiempo) Read Only (se abre solo para lectura sin poderlo modificar)

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Dependiendo de la seguridad o la manera en que otros usuarios han abierto el proyecto, algunas de las opciones no estarán disponibles. 4. Para ver la lista de usuarios que están trabajando actualmente en el proyecto escogido, Click Users. 5. Click Open. Nota Cuándo usted abre un proyecto desde la caja de diálogo Open Proyecto, cualquier proyecto actualmente abierto en P6 es cerrado. Para abrir múltiples proyectos al mismo tiempo, Control + Click en cada proyecto que se quiere abrir en la caja de diálogo Open Proyecto. Sólo un usuario puede tener a la vez el acceso Exclusivo a un proyecto. Cuándo usted abre un proyecto en el modo Exclusivo, otros usuarios sólo lo pueden abrir en modo Read-Only.

Especificar un proyecto por default Cuándo usted trabaja con múltiples proyectos, usted puede designar un proyecto como el proyecto que P6 abre por omisión. 1. Seleccione Proyecto, Seleccione Proyecto por Defecto. 2. Marque la opción en la columna Default que corresponde al proyecto que usted quiere que P6 abra por omisión.

Definir un Proyecto What-If P6 permite que usted cree proyectos para examinar “What-If” ("lo que Si") o escenarios. Usted puede querer copiar un proyecto antes cambiar su posición a “What-If” para que este cambio no impacte otros proyectos en el EPS. 1. Abra el proyecto cuya posición usted quiere para cambiar a “What-If”. 2. Seleccione Empresa → Proyectos, dé Click a la etiqueta General, entonces seleccione What-If in en el campo de Estado. Notas Cambiar el eEstado del proyecto requiere los derechos apropiados de acceso. Si un eEstado de un elemento de EDT es What-If, usuarios de Informes de Avance no pueden ver algunas actividades incluidas en los elemento de EDT. Si un elemento de EDT pertenece a un elemento del EDT padre, el elemento tiene la misma posición que su elemento padre. Usted puede cambiar también la posición de un proyecto en la ventana de EDT.

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Confirmar datos en P6 P6 trabaja en conjunto con una base de datos, donde se guardan directamente los cambios que vamos haciendo a los proyectos. En virtud de que las modificaciones se hacen directamente a la base de datos, no existe aquí el famoso Control + Z o deshacer. Sin embargo, en ocasiones el programa no realiza los cambios de inmediato. Si queremos asegurarnos de que todas las instrucciones y cambios que hemos introducido recientemente se hayan guardado en P6, ir al menú File → Commit Changes o presione la tecla F10. Los cambios que se confirman se escriben en la base de datos inmediatamente. Cerrando P6 también se confirman automáticamente los cambios.

Refrescar datos en P6 Use el comando Refrescar Datos para desplegar la versión más actual de datos del proyecto, inclusive los cambios hechos al proyecto por otros usuarios. Seleccione el menú File → Refrescar Datos o presione F5.

Copiar y pegar en el proyecto 1. Abrir el proyecto que desea copiar. 2. Seleccione Empresa → Proyectos, entonces seleccione Editar → Copiar, o haga click en el icono Copiar de la barra de comandos. 3. Seleccione la posición en el EPS donde usted quiera copiar el proyecto. 4. Seleccione Editar → Pegar, o click Pegar en la barra de comandos. 5. En la caja de diálogo de Opciones de Copiar Proyecto, marcar las casillas de verificación que correspondan a cada tipo de información que usted quiere copiar. 6. Click OK.

Eliminar un proyecto Seleccione Empresa → Proyectos, seleccione el proyecto que desea eliminar, luego seleccione Editar → Borrar. Nota Cuándo usted borra un nodo de EPS, todos los proyectos debajo de éste se borran también.

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CAPÍTULO 4. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (EDT) Un EDT es una organización del trabajo que se debe alcanzar para completar un proyecto, definir un producto o el servicio para ser producido. El EDT se estructura en niveles de detalle de trabajo, comenzando deliberadamente con él mismo, y entonces es separado en elementos identificables de trabajo. Cada proyecto tiene su propia jerarquía de EDT, en la cual cada elemento de EDT puede contener los niveles más detallados de EDT, actividades, o grupos separados de actividades. Cuando se crea un proyecto, el proyecto principal normalmente desarrolla los primeros EDT, asigna documentos a cada elemento de EDT y define las actividades para realizar los elementos de trabajo. Adicionalmente a los documentos y actividades, cada elemento de EDT tiene también un calendario asignado, especifica valores establecidos de cálculo y asigna un elemento responsable de OBS para el trabajo incluido en actividades de EDT.

Usar EDT para planear en top-down Usar un EDT en las etapas de planeación de un proyecto es benéfico para el análisis top-down de estimaciones, ya que los datos no son asociados con los proyectos completos. La estructura de EDT puede contener las fechas anticipadas, los presupuestos planeados y un resumen de valores. Algunas veces las actividades se añaden al EDT, las fechas reales reemplazan las fechas anticipadas de comienzo y el fin de cada elemento de EDT. El presupuesto y el plan de gasto pueden pararse para representar sólo los datos financieros para el nivel de EDT, o puede reflejar los datos de la distribución del presupuesto establecidos para el proyecto. La información del resumen puede ser a cualquier nivel de EDT que usted especifique.

Usar Hitos (Hitos) en EDT P6 proporciona varias maneras de calcular el desempeño del porcentaje de completado. Un método es asignar Hitos en el nivel de EDT, para ello seleccione los Hitos de EDT en la etiqueta Earned Value → EDT Hitos percent complete; luego, en la pestaña EDT Hitos defina las actividades a considerar como Hitos y el peso específico de cada una de ellas. Cuando el progreso ocurre y usted marca cada Hitos completado, P6 calcula el porcentaje de avance del EDT basado en el Hitos.

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En el siguiente ejemplo, varios Hitos se han definido para calcular el avance del EDT de Infraestructura Provisional. Cuando el primer Hitos, con un peso de 2/10 es completado, el porcentaje de avance es igual a 20 %. Cuándo usted marca el segundo Hitos completado, el porcentaje de avance se incrementa a 40% (4/10). Completando el tercer Hitos, el porcentaje de avance se incrementa a 50 %. Cuando el cuarto Hitos, con un peso de 5/10 es completado, se obtiene un avance del 100%, con lo que se completa el EDT.

Tipos de Estado EDT P6 reconoce cuatro tipos de eEstado para elementos EDT: Planeado, Activo, Inactivo y What-If.

1. Los elementos planeados de EDT Si el Estado EDT es Planeado, el usuario no puede ver el progreso de actividades incluidas en el EDT. Esto previene asignar los recursos el trabajo que realiza en actividades asignadas de otro EDT activo y para que no se autorice para el uso actual.

2. Los Elementos Activos de EDT Si el Estado de EDT es Activo, entonces se incluye el avance de todas las actividades incluidas en el elemento de EDT. Los usuarios pueden ser también capaces de asignar a sí mismos trabajo en las actividades que se incluyen en un elemento Activo de EDT. Si un elemento EDT pertenece a un elemento padre EDT, el Estado del hijo será igual al Estado del padre.

3. Estado Inactivo de EDT Si un Estado del elemento de EDT es Inactivo, el progreso no se considerara para ninguna actividad incluida en el elemento de EDT. Esto previene asignarlos al trabajo que realiza en actividades asignadas a un elemento de EDT que no es válido. También, cuando planifica (schedule), P6 interpreta una actividad asignada a un elemento Inactivo de EDT como una actividad de duración cero. Mientras que la duración verdadera que usted define para la actividad no cambia, P6 planifica el comienzo de la actividad y fechas de fin como la misma fecha.

4. Elementos EDT What-lf Si un Estado del elemento de EDT es What-If, entonces su progreso no se considera en ninguna actividad incluida en el elemento de EDT. Esto previene asignarlos al trabajo que realiza en actividades asignadas a un elemento de EDT que no se autoriza para el uso actual.

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Ver EDT Seleccione Proyecto → EDT. Para ver el EDT como un gráfico, seleccione Ver → Show on Top → Chart Ver. Para ver el EDT como tabla en formato de columnas, seleccione Ver → Show on Top → EDT Table. Para ver el EDT como tabla en formato de columna y barras en escala de tiempo, seleccione Ver → Show on Top → Gantt Chart. Para ver los detalles de cada EDT, seleccione Proyecto → EDT, luego seleccione Ver → Show on Bottom → EDT Details. Tip Usted puede escoger también las mismas órdenes de Ver dando click en los iconos correspondientes de la sección EDT de P6.

Agregar un elemento de EDT 1. Seleccione Proyecto, EDT. 2. Escoja el elemento de EDT inmediatamente encima y en el mismo nivel de jerarquía que el elemento que usted quiere agregar, dar click en Agregar. 3. Click en la etiqueta General, luego escriba el código del elemento y el nombre. Use los campos restantes en esta etiqueta:

Estado – seleccione un tipo para determinar accesibilidad para progresos de actividades dentro de EDT. Anticipated Dates – introducir las fechas esperadas de comienzo y fin para el elemento de EDT. Estas fechas se reemplazan con las fechas verdaderas del comienzo y el fin una vez el proyecto está en camino. 4. Para que P6 calcule el porcentaje de completado basado en Hitos de EDT, click en la etiqueta EDT Hitos.

Editar un elemento EDT 1. Seleccione Proyecto → EDT. 2. Seleccione el elemento EDT que desea editar. 21

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Para cambiar la posición del elemento en el EDT, Click a los botones de Flechas apropiados. Nota que el número máximo de niveles de EDT se pone en la etiqueta Límite de Datos de la caja del diálogo de Administrador Preferences. 3. Click en el menú Ver → Show on Bottom → EDT Details para ver o modificar la información de las etiquetas General y EDT Hitos. Tip Usted también puede editar directamente alguna información de EDT en la tabla de EDT con doble click a la información que usted quiere cambiar.

Asignar Hitos a EDT 1. Seleccione Proyecto → EDT. 2. Escoja el elemento de EDT al que usted quiere asignar Hitos, luego click a la etiqueta Earned Value. 3. Para computar el avance por porcentaje de Hitos completados, elija la opción EDT Hitos Percent Complete. 4. Click en la etiqueta EDT Hitos. 5. Click Agregar, luego escriba un nombre de la tarea o porción de trabajo que quiera considerar como Hito por su importancia significativa para el elemento EDT seleccionado. 6. Click en el correspondiente campo en la columna Weight, luego escribir un numero indicando la importancia de este Hito con relación a otros de la lista. 7. Marcar la casilla de verificación en la columna completado cuando cada Hito es completado. P6 calcula el porcentaje de avance del EDT basado en el peso del Hito completado con relación a los Hitos restantes.

Determinar el Estado de un elemento EDT 1. Seleccione Proyecto → EDT. 2. Elija el elemento EDT cuyo Estado quiere ver o cambiar. 3. Click en la etiqueta General, luego ver el campo Estado en la sección inferior izquierda de la etiqueta. Nota Si un elemento de EDT pertenece a un elemento del padre EDT, el elemento tiene la misma posición que su elemento padre.

Moverse en EDT chart Usted puede cambiar el nivel de detalle que aparece en la pantalla dando click en los iconos siguientes de la barra de herramientas.

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Zoom In amplifica la vista. Zoom Out reduce el tamaño de los elementos en la vista. Zoom to Best Fit ajusta la información para ajustar a la ventana.

Cambiar la vista EDT chart 1. Seleccione Proyecto → EDT, luego elija Ver → Show on Top → Chart Ver. 2. Seleccione Ver → Chart Font and Colors. 3. Para cambiar la apariencia del texto, click en Font, entonces seleccione una fuente nueva. 4. Para cambiar el color del fondo, click Back Color, luego elija un color nuevo. 5. Para cambiar el color de relleno de los recuadros de EDT, click Box Color, luego elija un color nuevo. Tip Para cambiar la información desplegada, elija Ver → Chart Box Template, luego elija la información que a usted le interese mostrar.

Cambiar la tabla desplegada en EDT 1. Seleccione Proyecto → EDT → Ver → Show on Top → EDT Table. 2. Seleccione Ver → Table Font and Colors. 3. Para cambiar la apariencia de texto, click Font, luego elija una fuente nueva. 4. Para cambiar el color del fondo, click Color, luego elija un color nuevo. 5. Para cambiar la cantidad de espacio entre filas, aumentar o disminuir el número en el campo Row Height. 6. Click Aplicar para ver los cambios realizados.

Copiar y pegar elementos EDT 1. Seleccione Proyecto → EDT. 2. Seleccione el elemento EDT que quiere copiar, luego click en Copiar. 3. Seleccione el elemento EDT al que quiere copiar el elemento, luego click en Paste. En la opción Copiar EDT, marque los elementos que usted quiere incluir en el EDT copiado. Si usted marcó la opción de Actividades, P6 muestra un cuadro de diálogo con Opciones de la Actividad, donde usted puede especificar la información de la actividad para copiar. Nota Si usted escoge “No mostrar este cuadro de diálogo otra vez” (Do not show this dialog again) al hacer una copia de EDT, P6 deja de mostrar ese cuadro de diálogo hasta que usted vuelva a abrir la aplicación. 23

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Borrar un elemento de EDT 1. Escoja Proyecto → EDT. 2. Escoja el elemento de EDT que usted quiere borrar, entonces click en Borrar. Si el elemento(s) de EDT que usted quiere borrar tiene actividades asignadas, el programa le preguntará si desea borrar el elemento de EDT y todas las actividades asignados o reasignar todas las actividades al elemento EDT padre. 3. Click OK, click Si. Nota Si usted borra un elemento EDT padre, P6 borra también todos elementos contenidos en él.

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CAPÍTULO 5. CÓDIGOS DE PROYECTO P6 lo permite organizar los proyectos de su EPS en grupos según categorías específicas, como por ejemplo ubicación y director, usando códigos de proyecto. P6 maneja códigos ilimitados de proyecto; se pueden establecer tantos códigos de proyecto como sea necesario para filtrar, clasificar y obtener reportes, y los arregla jerárquicamente para la Administración y seguimiento a las tareas más fácilmente. El Diccionario de Códigos de Proyecto es global, por lo que aplica a la empresa entera. Asigne un valor de código de proyecto a proyectos para cada código predefinido de proyecto. Los códigos del proyecto se usan para agrupar proyectos, consolidar las cantidades grandes de información y para distinguir un proyecto de otro. A todo proyecto se le asigna un código, cuando usted agrupa y clasifica por código de proyecto para totalizar en sus resúmenes. Cualquier proyecto que no tiene asignado un valor de código de proyecto, se coloca al final como la última barra de resumen. Tip Para agrupar por código de proyecto seleccione la opción Group and Sort By, elija agrupar por código de proyecto.

Crear códigos de proyecto

1. Menú Empresa → Códigos de Proyecto. 2. Click en Modificar. 3. Click Agregar, entonces escriba el código del proyecto y su descripción. 4. En el campo Max Length, especifique el número máximo de caracteres para los valores de código de proyecto. 5. Click Cerrar.

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Crear códigos de proyecto

1. Escoja Empresa → Códigos de Proyecto. 2. Escoja el código de proyecto para el cual usted quiere crear un valor. 3. Click Agregar. 4. Escriba el nombre del valor. 5. Escriba la descripción del valor. 6. Click Cerrar. Tip Para cambiar el orden en que los códigos se listan, usar las flechas de la parte inferior derecha.

Asignar códigos de proyecto y valores

1. Escoja Empresa → Proyectos, entonces escoja el proyecto al que usted quiere asignar un código y el valor. 2. Click en la etiqueta de Códigos. 3. Click Asignar. 4. Escoja el código de proyecto. 26

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5. Usted sólo puede asignar un valor por código. 6. Click el botón Asignar, entonces click en el botón Cerrar. Tips Para cambiar el código de valor, double-click al código en la caja de asignar nuevo código. Para quitar un código de proyecto, escoja el código y click Quitar.

Borrar códigos de proyecto 1. Escoja Empresa → Códigos de Proyecto. 2. Click Modificar. 3. Escoja el código que usted quiere borrar, entonces click Borrar. 4. Click Si.

Borrar los valores de código de proyecto 1. Escoja Empresa → Códigos de Proyecto. 2. Escoja el código cuyo valor usted quiere borrar. 3. Click Borrar. 4. Click Si.

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CAPÍTULO 6. CÓDIGO DE RECURSOS P6 permite clasificar los códigos de recursos que se usan. Con potencialmente centenares de recursos para usar a través de una empresa de proyectos, los códigos proporcionan otro método para filtrar los recursos que usted necesita para tener acceso rápidamente, o para agrupar los recursos para el análisis y el resumen de proyectos. Usted puede usar también códigos de recurso para agrupar, clasificar y filtrar los recursos en el seguimiento de uso de recursos.

Crear códigos de recurso

1. Escoja Empresa → Códigos de Recursos. 2. Click Modificar. 3. Click Agregar, entonces escriba el nombre del código del recurso. 4. En el campo de Max Length, especifique el número máximo de caracteres para los valores de código de proyecto. 5. Click Cerrar. Tip Para cambiar el orden en el cual se listan los códigos de recurso, haga click en las flechas de dirección en la parte inferior derecha de esa ventana.

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Crear los valores de código de recurso

1. Escoja Empresa → Códigos de Recursos. 2. Escoja el código del recurso para lo cual usted quiere crear un valor. 3. Click Agregar. 4. Escriba el nombre del valor y la descripción. 5. Click Cerrar.

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CAPÍTULO 7. CÓDIGO DE ACTIVIDADES P6 permite crear ambos códigos: globales y específicos de cada proyecto. Cada código de actividad puede tener un número ilimitado de valores. Usted puede usar estos códigos y los valores para clasificar y agrupar las actividades según su organización y las necesidades de cada proyecto. Por ejemplo, si su organización tiene más de una ubicación, usted puede crear un código llamado “Ubicación” con valores tales como Nueva York, Los Ángeles y Chicago. Entonces, usted puede asociar las actividades con una ubicación específica, tal como Nueva York. En P6, usted puede clasificar, filtrar y agrupar las actividades según los códigos de actividad y los valores asignados.

Códigos de actividad y valores Los códigos de actividad y valores de esos códigos permiten filtrar, agrupar, clasificar y reportar datos de esa actividad según las necesidades de la organización. P6 maneja dos tipos de códigos de actividad, códigos globales de actividad y códigos de actividad por proyecto. Usted puede asignar códigos globales de actividad y valores a las actividades de todos sus proyectos. De igual forma, usted puede asignar códigos de actividad de proyecto y valores a actividades sólo en el proyecto para el cual los códigos se crearon.

Crear códigos globales de actividad

1. Seleccione Empresa → Códigos de Actividades. 2. Seleccione Global. 3. En la sección Código de Actividad, click Modificar. 4. Click Agregar, entonces escriba el nombre del código global de la actividad. 5. En el campo Max Length, especifique el número máximo de caracteres para los valores de código de actividad. 6. Click Cerrar. 31

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Tip Para cambiar la orden en el cual se listan los códigos globales de actividad, click en flechas Arriba o Abajo.

Crear los valores globales de código de actividad

1. Seleccione Empresa → Códigos de Actividades. 2. Seleccione Global. 3. Escoja el código de actividad para el cual usted quiere crear un valor, entonces click Agregar. 4. Escriba el nombre del valor. 5. Escriba la descripción del valor. 6. Click Cerrar. Tips Usted puede definir el número máximo de niveles en la estructura de código de actividad en la pestaña de Límites de Datos de la caja del diálogo de Administrador Preferences.

Asignar códigos de actividad y valores a actividades

1. Menú Proyecto → Actividades, entonces escoja la actividad a que usted quiere asignar un código y el valor. 2. Click en la etiqueta de Códigos. 3. Click Asignar. 32

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4. Escoja el código de la actividad que quiere asignar. Usted sólo puede asignar un valor por actividad. 5. Click Asignar y click Cerrar. Nota Se pueden asignar códigos globales de actividad a cualquier actividad. Usted sólo puede asignar códigos de actividad de proyecto a actividades en el proyecto donde los códigos se crearon.

Cambiar códigos de actividad y asignación de valores 1. Seleccione la actividad cuyo código quiere cambiar. 2. Click a pestaña Códigos. 3. Doble-click al valor de código que quiere cambiar 4. Escoja un valor nuevo de código. 5. Click Select.

Quitar a la actividad códigos y valores de actividades 1. Escoja Proyecto → Actividades, seleccione la actividad a la que quiere quitar un código. 2. Click a la pestaña Códigos. 3. Escoja el código de la actividad que quiere quitar, click en Quitar. 4. Click Si.

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CAPÍTULO 8. CALENDARIOS En P6, usted puede crear y asignar calendarios a cada recurso y cada actividad. Estos calendarios definen los días laborales y el horario disponible en cada día laboral. Usted puede especificar también los días de descanso obligatorio por ley, las vacaciones de la organización, el horario de trabajo específico de proyecto y los días de vacaciones del recurso. P6 usa calendarios para planificar las actividades, para seguimiento y para nivelar recursos. Si una actividad o un recurso asignado a ella tienen un calendario asignado, la duración de la actividad dependerá de estos calendarios. P6 maneja 3 tipos de calendario: global, del recurso y del proyecto. Calendario Global es el que pueden usar todos los proyectos como base. Calendarios del proyecto es un grupo separado de calendarios para cada proyecto. Los calendarios del recurso se usan para cada recurso con horarios distintos de trabajo. Se pueden asignar calendarios de recurso o calendarios globales a los recursos, y se pueden asignar calendarios globales o calendarios de proyecto a actividades. P6 permite que usted asocie el recurso y actividades a calendarios globales. Si se hacen los cambios a un calendario global, P6 aplica sus cambios a todos los calendarios del recurso y el calendario de proyecto asociados al calendario global modificado.

Crear un Calendario de Proyecto

1. Seleccione Empresa → Calendarios, entonces escoja Proyecto. 2. Elija el proyecto al que usted quiere agregar un calendario, entonces click Agregar. 3. Seleccione el calendario que servirá de base para copiar al calendario nuevo de proyecto y click en el botón Select. 35

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4. Escriba el nombre del nuevo calendario. 5. Click Modificar para editar el calendario nuevo.

Editar un calendario de proyecto

1. Menú Empresa → Calendarios. 2. Seleccione el calendario que usted quiere editar y click en Modificar. 3. La opción de Total work hours/day nos permite determinar la cantidad de horas que se trabajan por día laboral sin llegar al detalle de cómo se ejecutan esas horas. La opción de Detailed work hours/day permite indicar el horario de trabajo en el día que se seleccione, en el ejemplo el 30 de abril.

Definir el horario de trabajo para varios días

1. Click en el botón Workweek

.

2. Con click arrastrando seleccione los días a los que se aplicará el horario, si son días separados se puede oprimir la tecla + click a cada día. 3. En el gráfico de Horas de trabajo seleccionar de igual forma arrastrando las horas que se requieren como laborales y click en Work. 36

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4. De igual manera, si se requiere dejar horarios sin trabajar, se seleccionan y se oprime Non-work. Tips Para aplicar el mismo cambio a un día laborable específico en el mes mostrado, haga click en la etiqueta de la columna del día laborable y se seleccionan todos los días a la vez (por ejemplo, la columna Mon selecciona todos los días lunes del mes mostrado).

Borrar un calendario de proyecto 1. Seleccione Empresa → Calendarios. 2. Escoja Proyecto, Global o Recursos, dependiendo del calendario que desee borrar. 3. Seleccione el calendario que usted quiere borrar y click en Borrar.

4. Si el calendario tiene asignadas tareas, se mostrará la ventana para solicitar como se tratarán las actividades de ese calendario. 5. Para borrar el calendario y mover sus tareas al calendario que usted escoja, haga click en la opción Select Replacement Calendar, click OK y seleccione un calendario de reemplazo. 6. Para borrar el calendario y mover sus tareas al calendario global, escoja Link to Default Global Calendar y click OK.

Ver las asignaciones de un calendario 1. Menú Empresa → Calendarios. 2. Elija Proyecto, Global o Recursos, según sea el calendario. 3. Seleccione el calendario cuyas tareas usted quiere revisar y click en el botón Used By.

Crear un calendario global 1. Seleccione Empresa → Calendarios. 2. En Global, click Agregar. 3. Escoja el calendario que se quiere para copiar como base para el calendario global nuevo, entonces click al botón Select o doble click en el calendario. 4. Escriba el nombre del nuevo calendario. 5. Marque la opción Default para que el calendario nuevo sea el calendario global por defecto para actividades y recursos.

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6. Click en Modificar si desea editar el calendario nuevo.

Editar un calendario global 1. Seleccione Empresa → Calendarios, entonces escoja Global. 2. Escoja el calendario y click Modificar. 3. Escoja el mes que se quiere modificar, dé click al botón de título de mes y después con las flechas cambie al anterior o al siguiente. 4. Para cambiar el número de horas en un día de trabajo específico, click en la sección de Horas, indique con las flechas o escriba las horas que se quieren cambiar. El color que se muestra en la fecha cambia a blanco, porque el número de horas que se asignaron es distinto al estándar. 5. Para agregar un día no laboral, click en la fecha y click en Nonwork. 6. Para volver a aplicar el horario Estándar a ese día, seleccione la fecha y click en Standard. Tip Para aplicar el mismo cambio a todos los días lunes por ejemplo, haga click en la etiqueta de la columna del día.

Borrar un calendario global 1. Menú Empresa → Calendarios. 2. Escoja Global. 3. Escoja el calendario que usted quiere para borrar, entonces click Borrar. 4. Si el calendario tiene tareas, se muestran un cuadro de diálogo solicitando que el usuario seleccione una opción. Para borrar el calendario y mover sus tareas a un calendario que usted elija, escoja Select Replacement Calendar, click OK, entonces escoge un calendario del reemplazo. Para borrar el calendario y mover sus tareas al calendario global por defecto, escoja Link to Default Global Calendar, entonces click OK.

Especificar un calendario global por default 1. Menú Empresa → Calendarios. 2. Escoja Global. 3. Marque la opción Default del calendario que usted quiere designar como calendario global por defecto.

Crear un calendario del recurso 1. Menú Empresa → Calendarios. 2. Seleccione Recursos, entonces click Agregar. 3. Escoja el calendario que usted quiere como base para copiar sus propiedades al calendario nuevo del recurso, entonces click al botón Select. 38

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4. Escriba el nombre nuevo de calendario. 5. Click en Modificar si desea editar el calendario nuevo.

Ver la asignación de calendario de recurso 1. Menú Empresa → Calendarios. 2. Escoja Recursos. 3. Escoja el calendario cuya asignación quiera revisar, entonces click en Used By.

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CAPÍTULO 9. ACTIVIDADES Las actividades son los elementos fundamentales del trabajo de un proyecto. Ellos son el nivel más bajo de una estructura (EDT) de corte de trabajo y son la subdivisión más pequeña de un proyecto que concierne directamente al director de proyecto. Aunque usted pueda dividir las actividades en pasos, un recurso primario de la actividad es típicamente responsable de manejar y rastrear el progreso de los pasos de la actividad, mientras el director de proyecto es típicamente responsable de manejar y rastrear el progreso de la actividad completa.

P6 permite que usted defina la información siguiente para una actividad: • • •

Actividades ID and name, que sirven para identificar y describir la actividad Fechas de comienzo y fin de la actividad El calendario de la actividad

También se puede definir el tipo de actividad, el tipo de duración y porcentaje completado, el calendario que se aplicará a una actividad y si una actividad es un Hito.

Herramientas útiles a las actividades Algunas de las herramientas que analizaremos más adelante y que son de utilidad en el manejo de las actividades, son las siguientes: • • • • •

Las delimitaciones en la actividad como parte del planificado del comienzo y terminación. Los gastos. Las relaciones del antecesor y el sucesor, que se usan para definir las relaciones con otras actividades. La referencia documental y actualizaciones. Los recursos.

•

Las notas y la realimentación, que se usan para comunicar con el trabajo del recurso (s) en una actividad. Los roles, que le sirven a la actividad para agrupar recursos por especialidad.

•

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Manual Básico P6

• •

Los steps, que dividen la actividad en unidades más pequeñas. La estructura de Work Breakdown (EDT).

Duración de la actividad P6 sincroniza automáticamente la duración, el trabajo, así como las unidades de recurso no laborales y las unidades del recurso/tiempo para actividades usando la siguiente ecuación: Duration = Units / (Recursos Units / Time) O lo que es lo mismo: Trabajo = Unidades * Duración Sin embargo, debido a que son tres las variables se implican (duración, unidades y unidades del recurso/tiempo), cuando usted cambia el valor de una variable, P6 altera el valor de una segunda variable para equilibrar la ecuación. El Tipo de Duración de una actividad permite que usted controle cómo P6 sincroniza estas variables cuando una de las variables de ecuación se cambia. La tabla siguiente lista el valor que es cambiado automáticamente por P6 para sincronizar las variables cuando el valor de una de las variables se cambia. Tipo de la Duración de la actividad Fixed units Fixed duration Fixed units/time

Cuando usted cambia las unidades, P6 cambia…

Cuando usted cambia la duración, P6 cambia…

Cuando usted cambia las unidades/tiempo, P6 cambia…

Cuando usted agrega el 2º recurso, P6 cambia…

Duration

Units/Time

Duration

Duration

Units/Time

Units

Units

Units

Duration

Units

Duration

Duration

Tipo de actividad El tipo de actividad controla la forma como P6 calcula la duración de una actividad y sus fechas de inicio y terminación. P6 maneja cuatro tipos de actividad: Task dependent (Dependiente de la tarea) Recursos dependent (Dependiente del recurso) Hito (Sin duración, una sola fecha fija) Level of effort (Nivelado por el esfuerzo) Se asigna el tipo de actividad en el formulario de tareas en la pestaña de general; por default, al inicio las actividades son de tipo Task Dependent.

Actividad dependiente de la tarea Para una actividad Task Dependent, P6 planifica los recursos asignados según el calendario de la actividad. 42

Manual Básico P6

Use este tipo de actividad cuando múltiples recursos se asignan a una misma actividad para trabajar juntos.

Actividad dependiente del recurso P6 planifica la asignación de recursos según el calendario de recursos junto con el calendario de la actividad. La duración de la actividad está determinada por la disposición del recurso. Use Recursos Dependent cuando múltiples recursos asignados a la misma actividad pueden trabajar de forma independiente.

Actividad tipo Hito Marca el principio o el fin de una etapa importante en el proyecto. Debido a que una actividad Hito no tiene duración, sus fechas de inicio y terminación tienen el mismo valor. Un Hito puede tener documentos de referencia asignados. Un Hito puede tener los gastos asociados consigo, pero no puede tener tareas del recurso, tareas del rol, ni costos presupuestados. Un Hito no tiene un recurso primario.

Actividad nivelada por el esfuerzo La duración de estas actividades depende de la duración del antecesor y/o el sucesor. Estas actividades no pueden tener limitaciones (constrains) asignadas a ellas. P6 no incluye el nivelado por el esfuerzo al nivelar los recursos. Use actividades de tipo Level of effort para tareas que depende de otras actividades. Por ejemplo, usted podría asignar el nivelado por el esfuerzo para el trabajo de oficina o algunos aspectos de la Administración de proyecto.

Fechas de la actividad La tabla siguiente define los tipos de fechas de la actividad que están disponibles en P6 y cómo se pueden usar para planear y planificar su proyecto. Fecha

Definición

Fecha

Definición

Start

Para un proyecto sin comenzar, es la fecha actual del comienzo de la actividad. Cuando se inicia el proyecto pero no la actividad, es la fecha planeada de inicio y si la actividad ya está en progreso, se convierte en la fecha real de inicio.

Finish

Actual Start

La fecha en que la actividad se comienza realmente.

Actual Finish

Para un proyecto sin comenzar, es la fecha actual del fin de la actividad. Cuando un proyecto ya está iniciado, es la fecha planeada del fin cuando la actividad no ha comenzado, la fecha restante del fin cuando la actividad está en el progreso, y en la fecha verdadera del fin una vez la actividad se completa. La fecha en que la actividad se termina realmente.

Early Start

La fecha posible más temprana de trabajo restante para que la actividad pueda comenzar. Esta fecha es calculada por el scheduler de proyecto basado en relaciones de actividad, en limitaciones de horario y en la disponibilidad del recurso.

Early Finish

La fecha posible más temprana en que la actividad puede terminar. Esta fecha es calculada por el scheduler de proyecto basado en relaciones de actividad, en limitaciones de horario y en la disponibilidad del recurso.

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Manual Básico P6

Fecha

Definición

Fecha

Definición

Late Start

La última fecha posible de trabajo restante Late La última fecha posible en que la actividad debe para que inicie la actividad sin retrasar la Finish terminar sin retrasar la fecha de fin de fecha de fin de proyecto. Esta fecha es proyecto. Esta fecha es calculada por el calculada por el scheduler de proyecto basado scheduler de proyecto basado en relaciones de en relaciones de actividad, en limitaciones de actividad, en limitaciones de horario y en la horario y en la disponibilidad del recurso. disponibilidad del recurso. Planned Para una actividad sin comenzar, es la fecha Planned Para una actividad sin comenzar, es la fecha en Start en que la actividad se planifica para Finish que la actividad se planifica para terminar. Esta comenzar. Esta fecha se pone igual a la fecha fecha se pone igual a la fecha temprana del fin temprana del comienzo por el scheduler de por el scheduler de proyecto pero puede ser proyecto, pero puede ser actualizado actualizado manualmente por el usuario. Esta manualmente por el director de proyecto. fecha no es cambiada por el scheduler de Esta fecha no es cambiada por el scheduler de proyecto después de que la actividad se ha proyecto después de que la actividad se ha comenzado. comenzado. Remaining La fecha de trabajo restante en el que la Remaining La fecha el trabajo restante en el que la Start actividad se planifica para comenzar. Esta Finish actividad se planifica para terminar. Esta fecha fecha es calculada por el scheduler de es calculada por el scheduler de proyecto pero proyecto pero puede ser actualizada puede ser actualizada manualmente por el manualmente por el usuario. Antes de que la usuario. Antes de que la actividad comience, el actividad comience, el Comienzo Restante es Fin Restante es el mismo que el Fin Planeado. el mismo que el Comienzo Planeado. Expected La fecha en que se espera que la actividad Constraint La fecha límite para un evento dentro de una Finish termine según el recurso primario. Date actividad, siempre y cuando le sea aplicable. Típicamente, esta fecha la da el recurso Dependiendo del tipo de limitación, esta fecha primario. Cuando planifica su proyecto, usted podría ser una fecha de comienzo o una fecha puede elegir Fechas Esperadas de de fin. Por ejemplo, si la limitación es un Fin, la terminación. fecha de limitación es la fecha en que la actividad debe terminar. Si la actividad no tiene una limitación, este campo debe estar vacío.

Nota Una “A” aparece después de que el valor del Comienzo o el Fin indican que el valor es el Comienzo Verdadero (Actual Start) o el Fin Verdadero (Actual Finish). Un * aparece después que el valor del Comienzo o el Fin indican que hay una limitación (Constrain) de Comienzo o de Fin en esta actividad.

Agregar actividades en la Tabla de Actividades Seleccione la actividad inmediatamente encima de donde usted quiere agregar la actividad nueva, entonces click Agregar. Para agregar una actividad a un grupo específico en la tabla de actividades, dé click en el resumen del grupo y click Agregar. Dependiendo de sus preferencias de usuario, el Asistente para creación de nuevas Actividades puede comenzar y lo puede ayudar a agregar una actividad.

Definir el tipo de actividad 1. Elija Proyecto → Actividades. 2. Escoja la actividad cuyo tipo quiere definir, haga click en la etiqueta General.

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Manual Básico P6

3. Escoja un tipo de la actividad: o

Para indicar que los recursos de la actividad se planifican según el calendario de la actividad, escojan el Dependiente de la Tarea.

o

Para indicar que cada uno de los recursos de la actividad se planifica según su propio calendario, escojan el Dependiente del Recurso.

o

Para indicar que la duración de la actividad es dependiente en sus actividades del antecesor y/o el sucesor, escoge el Nivelado por el Esfuerzo. Para indicar que la actividad marca el principio o el fin de una etapa mayor en el proyecto, escoja Start Hito o Finish Hito.

o

Notas Las actividades tipo Hito no tienen tareas basadas en tiempo, costos, ni recursos. P6 no reconoce las duraciones para actividades de tipo Hito.

Definir el tipo de duración de la actividad 1. Menú Proyecto → Actividades. 2. Escoja la actividad cuyo tipo de duración se quiere definir, haga click en la etiqueta General. 3. Escoja el tipo de la duración: o

Para indicar que la duración de la actividad no es susceptible a cambio, a pesar del número de recursos asignados a la actividad, elija Fixed Duration & Units. o Para indicar que en la actividad se mantendrán fijas la duración y las unidades en el tiempo, escoja Fixed Duration and Units/Time.

o

Para indicar que el número de unidades de la actividad no es susceptible a cambio, elija Fixed Units.

o

Para indicar que la actividad ha fijado la disponibilidad del recurso (su trabajo), escoja Fixed Units/Time.

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Manual Básico P6

Definir el tipo de porcentaje completado 1. Elija Proyecto → Actividades. 2. Escoja la actividad, click a la etiqueta General. 3. Escoja el tipo de porcentaje completado: o Para especificar que el porcentaje completado sea calculado entre la duración original y el tiempo restante, escoja Duración. En este caso la fórmula sería la siguiente: % completado = % de Duración completado = (Duración Original - Duración Restante) o Para indicar que el porcentaje completado será asignado por el usuario para esta actividad, escoge Físico. En este caso, aplicaría la siguiente fórmula: % completado = % Físico completado. o

Para especificar que el porcentaje completado sea calculado de las unidades actuales y restantes, seleccione Unidades. En este caso, la fórmula sería la siguiente: % completado = % Unidades completado = Unidades Actuales de Trabajo.

Cambiar una actividad de EDT 1. Elija Proyecto → Actividades. 2. Escoja la actividad cuyo EDT quiere cambiar, entonces dé click en la etiqueta General. 3. En el campo de EDT, click actividad escogida.

, Entonces escoja el elemento de EDT a que usted quiere asignar la

4. Click el botón Select.

Asignar un calendario a una actividad 1. Elija Proyecto → Actividades. 2. Escoja la actividad cuyo calendario quiere definir, entonces click en la etiqueta General. 3. En el campo de Calendario de Actividad, click

.

4. Elija el calendario que usted quiere asignar a la actividad escogida, entonces click el botón Select.

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Manual Básico P6

Duración de la actividad 1. Elija Proyecto → Actividades. 2. Escoja la actividad cuya duración quiere insertar o modificar, entonces click a la etiqueta Estado. Para ingresar la duración original de la actividad, en el campo Original escriba la cantidad de tiempo seguido por la unidad de tiempo, ejemplo 5d (cinco días). Para ingresar la duración real para la actividad, en el campo Actual escriba la cantidad de tiempo seguido por la unidad de tiempo. Sólo se puede capturar la duración real para las actividades que se completan. Para ingresar la duración restante para la actividad, en el campo Remaining escriba la cantidad de tiempo seguido por su unidad de tiempo. Sólo se puede capturar la duración restante para las actividades que están en progreso. Para ingresar el tiempo de terminación para la actividad, en el campo At Complete escriba la cantidad de tiempo seguido por la unidad de tiempo. Sólo se puede insertar el tiempo de terminación para las actividades que están en progreso. Tips P6 calcula de nuevo automáticamente el valor de tiempo y período que usted escriba según el calendario de proyecto y las unidades de tiempo definidos por su Administrador de sistema. Para considerar las abreviaciones disponibles de unidades de tiempo, vaya al Menú Administrador → Administrador Preferences, click a la etiqueta de Períodos de tiempo.

Insertar el comienzo y fin de la actividad 1. Elija Proyecto → Actividades. 2. Seleccione la actividad cuyo comienzo y fin quiere insertar, click a la etiqueta Estado. Para escribir la fecha proyectada de inicio de la actividad, en el campo Started, click

y seleccione

una fecha. Para escribir la fecha real de comienzo de la actividad, marque la opción Started (iniciamos primero la actividad) y escriba la fecha verdadera del comienzo en el campo Started o click fecha. Para escribir la fecha proyectada de fin de la actividad, en el campo Finished click

para escoger una

y escoja una

fecha. Para escribir la fecha real de terminación de la actividad, marque la opción Finished (al marcar finished, automáticamente de marcará la opción started) y escriba la fecha verdadera de la terminación en el campo Finished o click

para escoger una fecha.

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Manual Básico P6

Nota Cuándo usted escribe una fecha de inicio o de fin para una actividad, dependiendo de su ubicación en el proyecto, un cuadro de diálogo puede mostrar una delimitación (constraint). Para aceptar esta delimitación, click Si en el cuadro de diálogo. Si usted especifica las fechas de inicio y/o terminación sin aplicar delimitaciones (las delimitaciones posibles son: Debe Comenzar En o Debe Terminar En), las fechas que usted escribe se pueden cambiar cuando el proyecto se planifica.

Ligar las actividades Las relaciones Una relación define la forma en que una actividad se relaciona al comienzo o al fin con otra actividad o tarea. Agregue las relaciones entre actividades para crear una liga en su escala de tiempo entre dos o más actividades. P6 usa estas relaciones, que forman la lógica de la red de proyecto, junto con duraciones de actividad, para determinar las fechas del proyecto. Una actividad puede tener una o muchas relaciones para organizar como sea necesario el trabajo que se debe hacer. P6 también permite relacionar mediante ligas actividades que están en proyectos diferentes; este tipo de relación se conoce como relación externa. P6 permite elegir entre 4 tipos de relaciones: • • • •

Finish to start Finish to finish Start to start Start to finish

Finish to start (FS) Una relación en la que el comienzo de una actividad depende de la terminación de su antecesor. Esta es la relación de actividad por default. Actividad 1 Actividad 2

Finish to finish (FF) Una relación en que el fin de una actividad depende del fin de su antecesor. Actividad 1 Actividad 2

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Start to start (SS) Una relación entre actividades en que el comienzo de una actividad del comienzo de su antecesor.

Actividad 1 Actividad 2

Start to finish (SF) Una relación entre actividades en que una actividad no se puede completar hasta que su antecesor comience. Actividad 1

Actividad 2

Crear relaciones en el Diagrama de Gantt 1. Mueva la flecha de ratón a la orilla de la barra de la actividad del antecesor hasta que se vuelva una flecha de relación (una flecha quebrada –ver imagen–).

2. Click sostenido al botón de ratón al arrastrar a la actividad del sucesor. Libere el botón de ratón. P6 crea la relación en el mapa de Gantt: en el ejemplo sería de Revisión Ing. Preliminar a Ajustes al Diseño. Si usted dibuja de la orilla derecha del antecesor a la orilla izquierda del sucesor, P6 crea una relación finish to start. Si usted dibuja de la orilla derecha del antecesor a la derecha del sucesor, P6 crea una relación finish to finish. Si usted dibuja de la orilla izquierda del antecesor a la derecha del sucesor, P6 crea una relación start to finish. 49

Manual Básico P6

Si usted dibuja de la orilla izquierda del antecesor a la orilla izquierda del sucesor, P6 crea una relación start to start. Tips Si ninguna línea de relación se muestran en el Diagrama de Gantt, dé click en el botón de la barra de actividades (parte superior del tabla de la vista de Gantt). Esta opción también se encuentra en el botón de opciones del diálogo de Barras de Gantt activando la opción de Show Relationships. Una ventana se muestra mientras usted arrastra la línea de relación entre dos actividades, para decirle qué clase de relación se creará cuando usted libere el botón del ratón.

Ver las relaciones de la actividad en Detalles de Actividad En cada actividad se muestra la lista de relaciones de la actividad y otros detalles, como el tipo de actividad, en etiquetas diferentes. 1. Escoja la actividad cuyas relaciones quiere mostrar. 2. Click en el Menú Ver → Show on Bottom → Actividades Details. 3. Para ver los antecesores y sucesores de la actividad, click en la etiqueta Relationships.

Cambiar la relación con un antecesor 1. Elija Proyecto → Actividades. 2. Escoja la actividad cuya relación de antecesor quiere cambiar, haga click en la pestaña Relationships. Para agregar un antecesor, dé click a Asignar del lado izquierdo, en el panel de Predecesores, elija la actividad del antecesor que usted quiere agregar. Para cambiar un tipo de relación, doble click (o un solo click si ya está seleccionado) a la lista del campo Relations y elija un tipo nuevo de relación. Para cambiar un valor de tiempo de demora, double-click al campo Lag, escriba un valor nuevo de tiempo (puede ser positivo de retraso o negativo de anticipación). Para quitar un antecesor, escoja el antecesor que quiere quitar, click Quitar.

Editar las relaciones en el Diagrama de Gantt 1. Doble click a la línea que representa la relación que usted quiere editar. 2. Escoja un tipo diferente de relación. 3. Especifique un número nuevo de días de demora. 4. Click OK.

Quitar el antecesor de una relación 1. Elija Proyecto → Actividades. 50

Manual Básico P6

2. Escoja la actividad a la que quiere quitar una relación de antecesor, dé click a la etiqueta de Relationships. 3. Escoja el antecesor que quiere quitar. Para ver información del antecesor de la actividad antes quitar la relación, dé click a Go To. 4. Click Quitar y confirme. Tips Si las etiquetas de Antecesores y Sucesores no se muestran, haga click derecho en cualquiera de las etiquetas de Detalles de la Actividad y seleccione Customize Actividades Details… o seleccione el menú Ver → Bottom Layout Options y agregue las etiquetas faltantes.

Ver las relaciones en el Diagrama de Gantt El Mapa de Gantt demuestra un panorama gráfico de todas relaciones de actividades para un filtro específico. Click en el menú Ver → Show on Top → Gantt Chart. Si ninguna línea de relación se muestra para las dependencias de la actividad que usted ha definido, vaya al menú Ver → Bar Chart Options para activar la opción correspondiente (Show Relationships). Una línea que conecta dos barras de actividades indica una relación entre ellas. El punto en que la línea comienza en la barra del antecesor y el punto en que finaliza en la barra de sucesor, indican el tipo de relación que la línea representa.

Definir Hitos 1. Elija Proyecto → Actividades. 2. Escoja la actividad que quiere definir como un Hito y click en la etiqueta General. 3. En el campo de Tipo de Actividad, seleccione Hito. Nota Los Hitos no pueden tener duración, costos basados en tiempo ni recursos asignados.

Ver valores de holgura en actividades 1. Elija Proyecto → Actividades. 2. Escoja la actividad cuya holgura quiere revisar, click a Estado. El campo Free Float muestra la cantidad de tiempo que la actividad se puede demorar sin retrasar las actividades que siguen inmediatamente (las actividades de sucesor). El campo Total Float muestra la cantidad de tiempo que la actividad escogida se puede demorar sin retardar la fecha de fin de proyecto.

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Manual Básico P6

Nota P6 calcula automáticamente la holgura libre y total cada vez que usted planifica el proyecto. Usted no puede redactar un valor de holgura de la actividad directamente.

Ver Resumen de Actividades 1. Elija Proyecto → Actividades. 2. Escoja la actividad cuya información de resumen quiere mostrar, click en la parte inferior de la pantalla, en la etiqueta Summary. Para ver información de resumen acerca de las unidades de la actividad, elija Display units. Para ver información de resumen acerca de los costos de la actividad, elija Display cost. Para ver las fechas de inicio y fin de la actividad, elija Display dates.

Copiar y pegar actividades en la Tabla de Actividades 1. Escoja la actividad o las actividades que usted quiere copiar. 2. Click Copiar. 3. Escoja la banda de EDT donde usted quiere pegar la actividad copiada, click Paste. 4. Marque las opciones de la información que quiera copiar, click OK.

Modificar el porcentaje de avance físico de las actividades 1. Elija Proyecto → Actividades. 2. Escoja la actividad que quiera modificar, entonces haga click en la etiqueta General. 3. Seleccione Físico como el tipo de porcentaje de avance. 4. Click en la etiqueta Estado. 5. En el campo Físico % escriba el porcentaje de avance físico de la actividad. Nota Usted sólo puede modificar un valor de porcentaje si las actividades están en progreso. Si la actividad no ha comenzado o ya terminó, no podrá especificar un porcentaje de avance distinto de cero.

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CAPÍTULO 10. RECURSOS Los recursos incluyen el personal, el equipo y los materiales que realizan el trabajo en las actividades a través de todo el proyecto. Los recursos son siempre basados en tiempo y se emplean generalmente entre varias actividades y/o proyectos. En P6, se crean los recursos que se usan para la ejecución de las tareas o actividades. P6 permite crear y poder asignar calendarios de recurso y definir un rol del recurso, información de contacto y los precios que varían de acuerdo al tiempo empleado. Defina una lista de recursos que contemple los recursos necesarios para completar los proyectos en su empresa. Organizar los recursos en grupos para hacer más fácil la asignación de los recursos a un proyecto es una buena estrategia. Para cada recurso se deben dar la siguiente información: nombre, clave, tipo, límites de disponibilidad, precios de la unidad y su calendario para definir sus horarios de trabajo. Con esta información se asignan los recursos a las actividades que los requieren. Para agrupar y reportear sus recursos, debe establecer códigos de recurso y asignar los valores de código. Los recursos (Resource) son diferentes que los gastos (Expenses). Mientras los recursos son basados en tiempo y se extienden generalmente a través de múltiples actividades y/o proyectos, los gastos se aplican en artículos no reusables requeridos por las actividades y que no dependen del tiempo, como por ejemplo los gastos indirectos de oficina. P6 no incluye los gastos cuando se nivelan los recursos.

Recursos Primarios P6 permite que usted asigne recursos primarios a actividades. Un recurso primario es típicamente el recurso responsable de coordinar el trabajo en una actividad. El recurso primario actualiza también la fecha del comienzo de la actividad, la fecha del fin y la fecha final esperada. Además, si una actividad tiene recursos no laborales (materiales o equipos), el recurso primario puede ser también responsable de informar las horas de los recursos materiales y equipos. Con la excepción de recursos no laborales, todos los otros recursos son responsables de informar sus propias horas para actividades asignadas.

Ver los recursos Menú Empresa → Recursos.

Agregar un recurso 1. Menú Empresa → Recursos. 2. Click Agregar. Se abre el asistente de Creación de Recursos. Siga los pasos en cada cuadro de diálogo para crear el recurso. 3. En el formulario de Detalles de Recursos se puede modificar o agregar información del recurso.

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Manual Básico P6

Nota Para usuarios expertos en el manejo de los recursos se recomienda darlos de alta con la tecla y llenar la información en el formulario de Recurso.

Asignar calendarios a recursos Al crearse el recurso usar el calendario Global se le asigna por default, si el recurso maneja horarios de trabajo distintos entonces se asigna alguno previamente creado 1. Menú Empresa → Recursos. 2. Escoja el recurso al que quiera asignar un calendario. 3. Click en la etiqueta Details, después haga click

en el campo de Calendario.

Busque el calendario para cambiar, si es un calendario de recurso ya creado dar click a la barra de Display y elegir la opción Recursos Calendarios. 4. Escoja el calendario que quiera asignar y dé click al botón Select.

Copiar y pegar un recurso 1. Menú Empresa → Recursos. 2. Vaya al menú Ver → Group and Sort By → Default, para mostrar todos los recursos. 3. Escoja el recurso que quiera copiar, haga click en Copiar o use +C. 4. Elija el recurso al que se agregará la copia, click Paste o +V. En el cuadro de diálogo elija: o Sub-Recursoss para copiar todos recursos contenidos en el recurso que usted quiere copiar. o Prices para copiar la información de precios del recurso. o Role Asignarments para copiar la asignación de rol.

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Precaución Si usted marca la opción Do Not Show This Window Again en el cuadro de diálogo de Copiar Recursos Options, P6 retiene en memoria lo que se haya definido en este cuadro de diálogo hasta que usted vuelva a abrir la aplicación.

Borrar un recurso 1. Menú Empresa → Recursos. 2. Escoja el recurso que usted quiere borrar, entonces dé click en Del/Merge. 3. Si el recurso que usted quiere borrar tiene actividades u otros datos asociados, se mostrará un cuadro de diálogo. Para borrar el recurso y reasignar otro recurso, escoja el Recurso para Reemplazar. Para borrar el recurso sin reasignar sus datos asociados, escoger Borrar Selected Recursos.

Desplegar detalles del recurso Escoja Empresa → Recursos, entonces escoja Ver → Details.

Tipo de clasificación del trabajo para recursos 1. Menú Empresa → Recursos. 2. Seleccione el recurso, Click en la etiqueta Detalles. Para indicar que el recurso es Mano de obra, escoja Labor. Para indicar que el recurso escogido es Maquinaria, escoja Non-labor. Para indicar que el recurso es Material seleccione esta opción. Nota Cuando la selección es de tipo Material, a partir de esta versión se permite incluir la unidad de medida del material, como puede ser Ton (tonelada) y Kg (kilogramo), para crear este código de materiales es necesario entrar en el Menú Administrador → Administrador categories, a la pestaña Units of measure (unidades de medida) y Agregar.

Dar de alta los precios del recurso 1. Menú Empresa → Recursos. 2. Escoja el recurso cuyo valor quiere asignar. 3. Click a la etiqueta Units & Prices. 4. Click Agregar. 5. Para cambiar la fecha de vigencia del precio, double-click al campo de Fecha de vigencia, click elije una fecha nueva.

y se

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6. Escriba las unidades máximas de recurso y su costo seguido por un slash (/) y la duración apropiada de tiempo. 7. El número máximo de Unidades/Tiempo depende del tipo de recurso; en el caso de mano de obra y maquinaria, se expresa en porcentaje, y en el caso de materiales, se expresa en unidades/medida de tiempo. Es posible configurar el programa para que también la mano de obra y la maquinaria puedan expresarse en unidades/medida de tiempo, para ello hay que ir al menú Edit → User Preferences, en la etiqueta Time Units seleccionar la opción Show as units/duration (4h/d). Por ejemplo, si un recurso se asigna un límite de 8 horas/día, pero para una actividad en particular usted sólo le asigna dos horas/día, esta información puede representarse de dos maneras: como 2h/d o como 25 por ciento (ya que sólo es asignado a esta tarea para dos de sus ocho horas por día). Para permitir que el recurso tenga horas de tiempo extraordinario, click a la etiqueta de Detalles y marcar la opción de Tiempo Extra, en el campo del Factor de Tiempo Extraordinario, escriba el número por el cual el precio del recurso se debe multiplicar para determinar el precio del tiempo extraordinario del recurso (el precio estándar * el factor de tiempo extraordinario = el precio de tiempo extraordinario). Nota Las unidades disponibles de tiempo son minutos, horas, días, semanas, meses, y años. Su Administrador del sistema debe poner la abreviación para cada unidad en el cuadro de diálogo de Preferencias del menú Administrador.

Notas para recursos en actividades 1. Menú Proyecto → Actividades, entonces escoja la actividad que usted quiere comentar. 2. Click en la pestaña Feedback. 3. En el campo Notas para Recursos, escriba sus notas acerca de la actividad escogida.

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CAPÍTULO 11. ROLES Un rol es un título del trabajo del personal del proyecto y permite conocer su habilidad. Los ejemplos de roles son para el rol de trabajadores, el albañil, el carpintero o el arquitecto. Usted puede definir un número ilimitado de roles. Establezca una jerarquía de roles y use los roles como usted lo hace con los recursos durante la ejecución del proyecto y planificación de costos. Cuando sus planes son más definidos, usted puede reemplazar los roles con recursos basados en requisitos de perfil de puesto y habilidad. De igual manera, este método de asignación de recursos permite analizar el recurso y el rol que maneja, su habilidad y la pericia en el perfil. El conjunto de roles que se asigna a una actividad define los requisitos de habilidades para esa actividad. El conjunto de los roles que usted asigna a un recurso describe sus capacidades. La función del rol facilita proveer de recurso a las actividades, porque usted puede asignar los recursos según el rol.

Ver los roles Para ver todos los roles: 1. Elija Empresa → Roles. 2. Click en la barra Display.

Para considerar sólo los roles que existen en el proyecto abierto, elija Filter By → Current Proyecto’s Roles. Para ver todos los roles, elija Filter By → AII Roles.

Agregar un rol 1. Elija Empresa → Roles. 2. Click Agregar. 57

Manual Básico P6

3. Click en la etiqueta General, y escribir el ID del rol. 4. Escriba el nombre del rol. 5. Escriba una descripción de las responsabilidades del rol.

Asignar roles a actividades 1. Menú Proyecto → Actividades, seleccione la actividad a la que quiere asignar un rol. 2. Click en la etiqueta Recursos. 3. Click en Agregar Role. 4. Seleccione el rol que usted quiere asignar. Para asignar múltiples roles, mantenga presionada la tecla y haga click en cada rol que usted quiera asignar. 5. Click al botón de Asignar y Cerrar.

Ver los roles para una actividad específica 1. Elija Proyecto → Actividades. 2. Escoja la actividad de la cual quiere ver los roles asignados. 3. Click en la etiqueta Recursos.

Asignar roles a recursos en la ventana de Recursos 1. Menú Empresa → Recursoss, escoja el recurso al que quiere asignar un rol. 2. Click en la etiqueta Roles, click Asignar. 3. Escoja el rol que quiere asignar. 4. Click al botón Asignar, luego click al botón Cerrar. 5. En la etiqueta de rol, doble click a la columna Proficiency (pericia) seleccione el nivel. 6. Si este es el rol primario del recurso, marque la opción de Rol Primario.

Asignar roles a recursos en el cuadro de diálogo de roles 1. Menú Empresa → Roles, escoja el rol que usted quiere asignar. 2. Click en la etiqueta Recursos, después haga click en Asignar. 3. Escoja el recurso al que usted quiere asignar el rol. 4. Click en el botón Asignar, click en el botón Cerrar. 5. En la etiqueta de rol, doble click en la columna de Proficiency (pericia) y seleccione el nivel. 6. Si este es el rol primario del recurso, marque la opción de Rol Primario.

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Borrar un rol 1. Menú Empresa → Roles. 2. Escoja el rol que quiere borrar, click Del/Merge. 3. Si el rol está asignado actualmente, debe elegir entre reemplazar el rol o borrarlo. Tip Si el rol que usted quiere borrar no se muestra en la ventana, dé click en la barra Display, seleccione Filter By → All Roles.

Quitar roles de actividades 1. Menú Proyecto → Actividades, escoja la actividad a la que quiere quitar un rol. 2. Click en la etiqueta Recursos. 3. Escoja el rol a quitar, click en Quitar.

Revisar las unidades de Mano de obra para actividades 1. Elija Proyecto → Actividades. 2. Escoja la actividad cuyo trabajo quiere revisar, entonces dé click a la etiqueta Estado. 3. Click a la barra Labor Units y elija Labor Units.

En el campo Presupuestado (Budgeted) aparece el número de unidades (recursos – mano de obra) que previamente asignamos a la actividad; si se desea se pueden cambiar en este campo las unidades de trabajo asignadas. En el campo Real (Actual) aparecen las unidades que realmente se están ejecutando en la actividad. Este campo sólo puede tener valor si las actividades están completadas o en progreso. En el campo Restante (Remaining) se encuentran las unidades restantes de mano de obra para completar la actividad. Si la actividad no ha iniciado, las unidades Presupuestadas y las Restantes siempre serán las mismas.

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Tips P6 calcula de nuevo automáticamente el valor de tiempo y período que usted captura según el periodo de tiempo definido por su Administrador de sistema. Para ver las abreviaciones disponibles de Time Period, elija Administrador → Administrador Preferences, y click a Time Periods.

Modificar unidades de Maquinaria para actividades 1. Elija Proyecto → Actividades. 2. Escoja la actividad cuya Maquinaria quiere definir, entonces click a la etiqueta Estado. 3. Click a la barra Labor Units y Elija Nonlabor Units. Para modificar las unidades planeadas de Maquinaria para la actividad, en el campo Presupuestado escriba la cantidad de unidades. Para modificar las unidades reales de Maquinaria para la actividad, en el campo Actual, escriba la cantidad de unidades de Maquinaria. Sólo se pueden modificar las unidades reales de Maquinaria para las actividades que están en el progreso o completados. Para cambiar las unidades restantes de Maquinaria para la actividad, en el campo Restante, escriba la cantidad de unidades de Maquinaria. Si la actividad no ha iniciado, las unidades Presupuestadas y las Restantes siempre serán las mismas. Tip P6 calcula automáticamente el valor de tiempo y período que usted modifica según el Time Period definido por su Administrador de sistema. Para ver las abreviaciones disponibles de Time Period, elija Administrador → Administrador Preferences, y click a Time Periods.

Modificar el costo de Mano de obra para actividades 1. Elija Proyecto → Actividades. 2. Escoja la actividad cuyos costos de Mano de obra usted quiere modificar, entonces click a Estado. 3. Click en la barra Labor Units y elija Labor Cost. Para modificar los costos planeados de Mano de obra para la actividad, en el campo Presupuestado, escriba el costo de Mano de obra. Para modificar los costos reales de Mano de obra para la actividad, en el campo Actual, escriba los costos de Mano de obra. Sólo se pueden modificar costos reales de Mano de obra para las actividades que están en progreso o completadas. Para modificar los costos restantes de Mano de obra para la actividad, en el campo Restante, escriba los costos de Mano de obra. Sólo se puede modificar el costo restante de Mano de obra para las actividades que están en progreso.

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Modificar los costos de Maquinaria para actividades 1. Elija Proyecto → Actividades. 2. Escoja la actividad cuyos costos de Maquinaria usted quiere modificar, entonces click a Estado. 3. Click en la barra Labor Units y elija Labor Cost. Para modificar los costos planeados de Maquinaria para la actividad, en el campo Presupuestado, escriba el costo de Maquinaria. Para modificar los costos reales de Maquinaria para la actividad, en el campo Actual, escriba el costo de Maquinaria. Sólo se pueden modificar costos reales de Maquinaria para las actividades que están en progreso o completadas. Para modificar los costos restantes de Maquinaria para la actividad, en el campo Restante, escriba los costos de Maquinaria. Sólo se puede modificar el costo restante de Maquinaria para las actividades que están en progreso.

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CAPÍTULO 12. MANIPULAR PROYECTOS. Presupuestos en P6 En P6 usted puede crear las estimaciones del presupuesto para cada nodo de EPS, para el proyecto o para cada nivel de EDT. Use la etiqueta Budget Log para escribir el presupuesto original. P6 suma la cantidad presupuestada que usted requiere para cada nodo de EPS o para todo el proyecto.

El Budget Log lo ayuda a seguir los cambios del presupuesto como van ocurriendo. El Presupuesto Actual (presupuesto original más cambios aprobados de presupuesto) y el Presupuesto Propuesto (presupuesto original más aprobación y presupuesto pendiente de aprobación) incorporan estos cambios para que usted tenga información reciente y exacta del presupuesto para cada proyecto o nodo de EPS. Usted puede registrar el gasto mensual de fondos presupuestado, dar seguimiento a las cantidades no aplicadas y apegarse al presupuesto mensual que se planeó en cada proyecto a cualquier nivel del EPS.

Seguimiento y análisis de presupuestos La hoja de recursos permite ver un retrato completo de la cantidad de recursos y distribuciones de presupuesto en cuestión de costos, y de las cantidades de variación que resultan del uso actual contra estimaciones originales en la actividad. El seguimiento global del presupuesto se puede ver en la Ventana de Proyectos (en caso de ser necesario habilitar las columnas Original Budget y Current Variance.

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Establecer Presupuestos 1. Menú Empresa → Proyectos. 2. Escoja el nodo de EPS/proyecto para el cual usted quiere establecer presupuestos, click en la pestaña Budget Log. 3. Escriba una estimación de la cantidad presupuestada que se requiere para este proyecto en el campo Presupuesto Original (Original Budget), incluyendo financiamientos.

Introducir cambios en presupuestos 1. Menú Empresa → Proyectos. Escoja el nodo de EPS/proyecto para lo cual usted quiere insertar los cambios del presupuesto. 2. Click en la pestaña Budget Log. 3. En la sección Budget Change Log dar click en el botón Agregar y especifique la fecha, la cantidad, la persona responsable del cambio, la situación (pendiente, aprobado o no aprobado) y la razón para el cambio. El campo Presupuesto Actual es la suma del presupuesto original más cambios aprobados de presupuesto; el Presupuesto Propuesto contiene el presupuesto original más el aprobado y el presupuesto pendiente de aprobación.

Comparar presupuestos y variaciones 1. Elija Empresa → Proyectos, click derecho sobre la tabla de proyectos, seleccione Columns → Customize. 2. Seleccione la columna del presupuesto que usted quiere mostrar en la ventana de Proyectos. Por ejemplo, escoja las columnas Identificación de Proyecto, Nombre de Proyecto, Presupuesto Original y Variación Actual, para comparar las cantidades originales del presupuesto asignadas a los proyectos y la variación actual que resulta del gasto del presupuesto en esos proyectos a la fecha. Nota Cuándo el gasto corriente difiere de las estimaciones originales de presupuesto, resulta una variación. Las cantidades de variación que se muestran en paréntesis indican una cantidad negativa de variación para el proyecto.

Líneas de Base Antes de empezar con el seguimiento de la ejecución de los trabajos en la realidad, se debe crear un plan de Línea de Base. Una Línea de Base es una copia completa de un plan de proyecto que se puede comparar con el plan actual para evaluar el progreso. Dentro de P6, se puede mostrar la Línea de Base en el gráfico y columnas asociadas a fechas y costos de la Línea de Base. El plan más sencillo es una copia completa o fotografía del proyecto original “ideal”. Éste proporciona un blanco contra el que usted puede rastrear un costo de proyecto, el avance y el desempeño. Cuándo usted crea una Línea de Base, puede guardar una copia del proyecto actual para usarlo como Línea de Base o puede Elegir otro proyecto para usarlo contra el proyecto actual.

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P6 proporciona la capacidad de guardar un máximo de 3 Líneas de Base por proyecto. A pesar del número de Líneas de Base que puede guardar para un proyecto, sólo se puede escoger una como Línea de Base actual con propósitos de comparación. P6 incluye una opción para que usted especifique cuál Línea de Base quiere usar para la comparación. Para ayudarlo a clasificar y utilizar múltiples Líneas de Base para un solo proyecto, usted puede asignar a cada Línea de Base un nombre que refleje su propósito; por ejemplo, Línea de Base de planificación inicial, de proyecto completo, o de mitad del proyecto. El Administrador P6 o el coordinador de controles de proyecto definen los tipos disponibles de Línea de Base. Las Líneas de Base no existen como proyectos separados que usted pueda abrir. Para copiar o modificar una Línea de Base primero debe desligarse de su proyecto actual, separándolo como un proyecto independiente, sólo entonces se puede trabajar con este proyecto restaurado de Línea de Base como se hace con cualquier otro proyecto en el EPS.

Crear una Línea de Base 1. Abra el proyecto para el cual usted quiere crear una Línea de Base. 2. Menú Proyecto → Maintain Baselines.

3. Click Agregar. 4. Elija guardar una copia del proyecto actual como una nueva Línea de Base, click OK. Si usted elije convertir otro proyecto, escoja el proyecto en el cuadro de diálogo de selección de Proyecto, entonces click al botón Select. 5. Seleccione el tipo de representación de información de esta Línea de Base, como por ejemplo Plan inicial. Notas Cuándo usted guarda una copia del proyecto actual como una nueva Línea de Base, P6 le asigna por defecto el nombre del proyecto y un sufijo de -Bx, donde x iguala 1 para la primer Línea de Base que usted guarda para un proyecto, 2 para el segundo, etcétera. Usted puede cambiar este nombre, eligiendo el que le sirva para saber qué información contiene, como puede verse en el ejemplo de arriba.

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Cuando usted elige convertir en Línea de Base un proyecto distinto al actual, este proyecto no puede estar abierto ni tener asignadas Líneas de Base. El nombre del proyecto convertido se usa como nombre de la Línea de Base. Tip Antes de convertir un proyecto en Línea de Base, si usted quiere seguir teniendo acceso a él debe hacer primero una copia. Una vez que usted convierte un proyecto en Línea de Base, ya no está disponible. Usted puede restaurar una Línea de Base para hacerla disponible nuevamente como un proyecto separado en la jerarquía de proyectos (ver la sección Restaurar una Línea de Base).

Asignar el Tipo de Línea de Base 1. Elija Proyecto → Baselines. 2. Escoja la Línea de Base. 3. En el campo Baseline Type escoja un tipo. Los tipos de Línea de Base son definidos típicamente por el Administrador P6 o coordinador de controles de proyecto.

Escoger una Línea de Base Actual Sólo una Línea de Base se puede escoger como Línea de Base actual para propósitos de comparación. Cuando usted muestra una Línea de Base para un proyecto abierto, P6 recupera los datos para la Línea de Base que usted especifica como actual. 1. Elija Proyecto → Asignar Baselines. 2. Para poner el estado actual del proyecto como Línea de Base, seleccione en el campo Proyecto Baseline.

3. Para poner una Línea de Base como el primario, secundario o terciario y poderlos graficar conjuntamente en Gantt, seleccione los campos correspondientes.

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Modificar una Línea de Base Cuando progresa el proyecto y ocurren cambios, usted puede actualizar una o más Líneas de Base asociadas a los cambios. Usted no puede ingresar y modificar una Línea de Base como lo hace con un proyecto. Para actualizar una Línea de Base, necesita primero restaurarlo como proyecto, para hacerlo disponible otra vez como un proyecto separado.

Restaurar una Línea de Base para el proyecto abierto 1. Elija Proyecto → Maintain Baselines. 2. Escoja la Línea de Base que quiere restaurar, click Restore y click Si. 3. El proyecto restaurado se coloca en el mismo nodo que el proyecto que se marcó como Línea de Base. Tip Después que usted modifica el proyecto restaurado de Línea de Base, lo puede volver a guardar como una Línea de Base para compararlo contra el proyecto actual.

Crear un Tipo de Línea de Base P6 permite que usted cree los Tipos de Línea de Base que puede asignar en cualquier proyecto. Usted puede usar los Tipos para estandarizar Líneas de Base para todo proyecto. 1. Elija Administrador → Administrador Categories. 2. Click en la categoría Baseline Types y click Agregar. 3. Escriba el nombre del nuevo Tipo de Línea de Base.

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CAPÍTULO 13. PROGRESO DEL PROYECTO P6 ofrece varias maneras de actualizar su proyecto. Usted puede actualizar el progreso para todas las actividades y recursos en total; actualizar las actividades y los recursos individualmente; o usar una combinación de los dos métodos. Si su progreso de proyecto es como lo planeó o si usted sólo necesita estimar el progreso a una fecha específica y determinar cuál es el progreso de las actividades y cuánto queda por ejecutar de las actividades que han iniciado y poner las duraciones restantes a cero en las actividades que se han completado; si su proyecto no progresó como lo planeó, muchas actividades empiezan fuera de la fecha planeada, las actividades toman más o menos tiempo de completar que lo que planeó originalmente, el uso del recurso excede el uso planeado, actualizar las actividades y los recursos individualmente lo ayudará a pronosticar los efectos de circunstancias de sobre-asignación de recursos, para que usted pueda tomar una acción correctiva a tiempo. La mayoría de los proyectos contienen algunas actividades que progresan según lo planeado y otras que no. En este caso, combine los dos métodos de actualización (Schedule). Permita que P6 calcule su proyecto como si el progreso se da exactamente como lo planeó, después actualice individualmente las actividades y los recursos que se han desviado del plan. Una vez que usted actualiza un proyecto, los cambios se hacen en la base de datos inmediatamente.

Actualizar el progreso para todas las actividades 1. Menú Tools → Aplicar Actuals. 2. Cerciórese de que el proyecto que usted quiere actualizar aparece en la lista de Proyecto(s) to be updated. Un proyecto debe estar abierto para actualizar el progreso en sus actividades. 3. Especifique la fecha de actualización para cada proyecto o asigne una fecha a todos los proyectos que se actualizan. 4. En el campo New Data Date, click nueva fecha.

y escoja la fecha o click

o

para seleccionar la

5. Click Aplicar, click Si.

Actualizar el progreso para actividades individuales 1. Elija Proyecto → Actividades. 2. En la ventana de Actividades, escoja la actividad que usted quiere actualizar, click en la etiqueta Estado. Para actualizar las fechas reales, marque la opción Started, entonces especifique la fecha real de inicio en el campo Started. Si la actividad ya se completó, marque la opción Finished, entonces especifique la fecha real de fin en el campo Finished. 69

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Para actualizar las actividades con tipo de Duración %completado, click en el campo Remaining y escriba el número restante de tiempo que se necesita para completar la actividad escogida. Cuando usted planifica o aplica real, la duración real se calcula como la suma de tiempo que ha trabajado desde la fecha real de inicio hasta la fecha actual (para las actividades en progreso) o hasta la fecha real de fin (para actividades completadas), usando calendarios de actividades. Para actualizar las actividades de tipo Físico percent complete, escriba el porcentaje físico completo y la duración restante para la actividad. Si los recursos se asignan, usted debe actualizar también en cada recurso las unidades reales. 3. Repita los pasos anteriores para cada actividad que usted quiera actualizar.

Actualizar el progreso del proyecto 1. Elija Tools → Aplicar Actuals. 2. Cerciórese de que el proyecto que usted quiere actualizar aparece en la lista de Proyectos to be updated. 3. Especifique la fecha para cada proyecto o asigne una fecha nueva a todos los proyectos que usted quiere actualizar. 4. En el campo New Data Date especifique una fecha nueva para los proyectos, entonces click Aplicar. 5. Elija Proyecto → Actividades y seleccione las actividades que desea actualizar. 6. Click en la etiqueta Estado, marque la opción Started para indicar que la actividad inició a tiempo o la opción de Terminado para indicar que la actividad se completó a tiempo. Si la actividad debía comenzar durante el periodo de actualización pero no lo hizo, limpiar la opción Started. Si la actividad debía terminar durante el periodo de actualización pero no lo hizo, limpiar la opción Finished. 7. En Detalles de la Actividad, ajuste cualquier información de la actividad, el Final Esperado o la Duración Restante, según el plan.

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CAPÍTULO 14. ACTIVIDADES NETWORK (PERT) PERT visualiza su proyecto como una red de actividades y relaciones para trabajar en la estructura EDT. Una frontera roja alrededor de una caja de actividad indica una actividad crítica. Una línea entre actividades indica una relación de actividades. Usted puede controlar casi todos los aspectos de PERT, inclusive la apariencia de las actividades, el contenido de las cajas de actividad y del espaciamiento entre actividades. La disposición de PERT siempre muestra la jerarquía de EDT, a pesar de la selección de actividades. El layout correcto muestra el elemento seleccionado de EDT. Si usted especifica una opción que agrupa de otra manera al EDT, el layout muestra las actividades seleccionadas del elemento de EDT según la información de datos de actividad que usted especifique, por ejemplo, agrupado por la posición del proyecto o por su terminación dentro del presupuesto.

Principales usos de PERT Usted puede usar PERT principalmente para lo siguiente: • • •

Ver fácilmente las relaciones entre actividades y el flujo del trabajo de un proyecto Examinar y editar una actividad, sus antecesores y sucesores. Visualizar la ruta crítica

Para hacer a PERT más efectivo Cambie la plantilla de PERT para considerar información diferente de las actividades y niveles de detalle. Con click derecho en cualquier lugar de la vista de PERT para tener acceso a los menús de cambio de información mostrada o el formato de visualización. Combine PERT con una vista de Trace Logic para enfocar una secuencia de actividades.

Mostrar PERT Elija Ver → Show on Top → Actividades Network. También puede dar click en el icono

en la ventana de actividades.

Tip Para esconder la barra izquierda y mostrar solo PERT, arrastre la barra de división que separa los paneles derechos del izquierdo completamente a la izquierda.

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Ver detalles de actividad en PERT Para mostrar la identificación de la actividad (Id) y su nombre, coloque la flecha de ratón en la actividad cuyo detalle quiere visualizar.

Personalizar la vista de PERT 1. Elija Ver → Show on Top → Actividades Network. 2. Nuevamente vaya al menú Ver → Actividades Network → Actividades Network Options. 3. Click en la etiqueta Actividades Network Layout. 4. En la sección Organization Options, especifique cómo estará organizada la información que se muestra en la caja de actividad: Para alinear las cajas de actividad hacia la cima de la ventana de PERT con relación a sus antecesores/sucesores, elija Organize along the top. Para centrar las cajas de actividad con relación a sus antecesores/sucesores, elija Organize Centered. Cuando el antecesor o sucesor de una actividad no está inmediatamente adyacente a la actividad en PERT, la línea de la relación, en algunos casos, no se puede ver a causa de otras cajas de actividad. Para que sean visibles, marque Adjust to show all relationships. Para cambiar el espacio vertical entre cajas de actividad en PERT, especifique un factor de espaciado vertical. Lo anterior también aplica para cambiar el espacio horizontal entre cajas de actividad. 5. En la sección Network Order Options, especifique el orden en el cual las redes de la actividad se muestran: Para mostrar las redes de actividades con la ruta más larga en la cima, elija Longest on Top. Para mostrar las redes de actividades con la ruta más corta de actividades en la cima, elija Shortest on Top. 6. Para obtener una vista previa de los cambios realizados, click Aplicar.

Reorganizar la disposición de PERT Para reorganizar todas las cajas de actividades menos las que usted ha cambiado de posición, haga click derecho en la ventana de PERT y elija Reorganizar. Para reorganizar todas las cajas de actividades, incluyendo las que usted ha cambiado de posición, haga click derecho en la ventana de PERT y elija Reorganizar Todo. Cambiar la disposición de las cajas de actividad 1. Elija Ver → Show on Top → Actividades Network. 2. Nuevamente vaya al menú Ver → Actividades Network → Actividades Network Options. 72

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3. Click en la etiqueta Actividades Box Template.

4. Escoja una disposición de la caja de actividad entre la lista de opciones predefinidas. P6 muestra el ejemplo de configuración de la caja de la actividad de acuerdo a las opciones elegidas. 5. Para una vista previa de los cambios realizados, click OK y en el siguiente diálogo Aplicar.

Cambiar la apariencia de PERT 1. Elija el menú Ver → Actividades Network → Actividades Network Options. 2. Click en Actividades Box Template, click Font & Colors. 3. Para cambiar la apariencia de texto, click Font, entonces escoja un tipo de letra nueva. 4. Para cambiar el color del fondo de la ventana PERT, click Back Color y escoja un color nuevo. 5. Para cambiar el color de la caja de actividad, click Box Color y escoja un color nuevo.

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CAPÍTULO 15. HERRAMIENTAS PARA MOSTRAR INFORMACION Agrupar y clasificar actividades

En P6 puede organizar las actividades agrupando por uno o por más tipos de datos, inclusive la fase, el departamento, persona responsable, las fechas, la holgura total, campo de usuario responsable y otros. Los datos agrupados permiten visualizar las actividades que tienen algo en común. Usted puede organizar además su disposición usando clasificación para arreglar el orden de las actividades. Si usted usa ambos, agrupar y clasificar, para organizar su disposición, los artículos se agrupan primero y después se clasifican.

Agrupar actividades por campo 1. Elija Proyecto → Actividades, elija Ver → Group and Sort. 2. En la sección Group By, dé click a la celda y escoja el elemento por el cual quiere agrupar. 3. Click Sort y escoja el tipo de ordenamiento para el grupo. Click OK. 4. Para cambiar un atributo de la banda que agrupa, como el color y la fuente, doble click a la fuente apropiada o el campo de color. 5. Para agrupar por elementos adicionales (hasta 20 niveles), repita el paso 2. Tip Para quitar un campo, escoja el campo que usted quiere quitar, entonces click Borrar. Nota En PERT, cuando usted escoge un campo que agrupa, la jerarquía en el lado izquierdo de la ventana contiene la jerarquía de EDT; usted puede filtrar las actividades según la jerarquía.

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Ordenar las actividades Usted puede especificar uno o más criterios de clasificación para controlar el orden en el que se muestran las actividades. 1. Elija Proyecto → Actividades, después vaya a Ver → Group and Sort. 2. Click Sort. 3. Click en la columna Field Name para escoger el campo por el que usted quiere ordenar. 4. Doble click en la columna Sort Order, entonces escoja uno: Ascending (del más bajo al más alto) o Descending (del más alto al más bajo). Para clasificar por campos adicionales, repita los pasos 3 y 4. 5. Click OK. 6. Para ver sus cambios, click en Aplicar. Nota Si usted usa ambos, agrupar y clasificar para organizar su información, primero se ejecuta la agrupación y después se ordenan los elementos.

Formato de las bandas de agrupamiento 1. Elija Proyecto → Actividades, después elija Ver → Group and Sort. 2. Doble click a la celda Font & Color que desea cambiar. 3. Click en el recuadro Font para cambiar las propiedades de texto. 4. Click en el recuadro Color para cambiar el color de la banda que agrupa.

Mostrar o esconder los datos de actividades sin categorizar Cuando usted agrupa las actividades por campo, los elementos de P6 que no entran dentro de las categorías establecidas se muestran abajo en una banda . Usted puede especificar si se muestran o se esconden estos datos en la vista. 1. Elija Proyecto → Actividades, después elija Ver → Group and Sort. 2. Marque la opción Hide if empty si está en blanco.

Mostrar títulos en las bandas 1. Elija Proyecto → Actividades, después elija Ver → Group and Sort. 2. Marque la opción Show Title.

Filtrar datos Un filtro limita temporalmente los proyectos o las actividades que aparecen en pantalla, según los criterios que usted establece. Por ejemplo, usted puede mostrar solamente proyectos o actividades que se planificaron para

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comenzar durante las próximas tres semanas. Use los filtros suministrados con P6 o cree sus propios filtros. Aplique uno o más filtros a la vez para cambiar la forma como se despliega la información.

Filtros de P6 por defecto La tabla siguiente lista los criterios predefinidos usados por P6 para filtrar las actividades. Filter Name

Display all rows

Parameter

Is

Value

Completed

Where

Actividades Estado

Equals

Completed

Critical

Where

Critical

Equals

Si

Has Finish Constraint

In Progress

Where Or Or Or Or Or Or Or Where Or Or Or Or Or Or Or Where

Primary Constraint Primary Constraint Primary Constraint Primary Constraint Secondary Constraint Secondary Constraint Secondary Constraint Secondary Constraint Primary Constraint Primary Constraint Primary Constraint Primary Constraint Secondary Constraint Secondary Constraint Secondary Constraint Secondary Constraint Actividades Estado

Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals

Finish On Finish On or Before Finish On or After Mandatory Finish Finish On Finish On or Before Finish On or After Mandatory Finish Start On Start On or Before Start On or After Mandatory Start Start On Start On or Before Start On or After Mandatory Start In Progress

Level of Effort

Where

Actividades Type

Equals

Level of Effort

Longest Path

Where

Longest Path

Equals

Si

Hito

Where Or Where

Actividades Type Actividades Type Total Float

Equals Equals Is less than

Start Hito Finish Hito 0.0d

Where

New Feedback

Equals

Si

Where

Proyecto Estado

Is not equal to

What If

Has Start Constraint

Negative Float New Feedback to ReVer Non What-If

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Manual Básico P6

Filter Name

Display all rows

Parameter

Is

Value

Non Critical

Where

Critical

Is not equal to

Si

Normal Not Started

Where Or Where

Actividades Type Actividades Type Actividades Estado

Equals Equals Equals

Task Dependent Recursos Dependent Not Started

Estado to ReVer

Where

ReVer Estado

Equals

For ReVer

Crear un filtro 1. Elija Proyecto → Actividades, después elija Ver → Filters. 2. Click New, entonces escriba el nombre del nuevo filtro. 3. Haga Click en el campo del parámetro y escoja una opción de datos. 4. Doble click en el campo de criterio. Especifique un valor. 5. Para agregar múltiples criterios al filtro, click Agregar. En la fila nueva, click en el campo Parameter y seleccione un nuevo valor. Doble click al campo Is y seleccione otro criterio de filtro. Especifique un valor y haga click en OK. Tip Para hacer este filtro disponible a todos los usuarios P6, debe seleccionarlo y hacer click en Make Global, en el cuadro de diálogo de Filtros.

Combinar filtros Combine los filtros existentes para ajustar las actividades que desee mostrar. Use cualquier combinación de filtros por defecto, globales o definidos por el usuario. Por ejemplo, combine los filtros Crítico y Hito para ver las actividades críticas de tipo Hito. 1. Elija Proyecto → Actividades, después elija Ver → Filters. 2. Marque la opción de cada filtro que usted quiera aplicar. 3. Elija All o Any selected filter para determinar cómo aplicar los criterios. 4. Click Aplicar.

Cambiar un filtro del Diagrama de Gantt 1. Elija Proyecto → Actividades, después muestre el Diagrama de Gantt. 2. Elija Ver → Bars. 3. Escoja la barra del Diagrama de Gantt para la cual usted quiere cambiar el filtro. Doble click en la columna del filtro. 4. Marque la opción a cada filtro que usted quiera usar. 5. Click Aplicar.

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Borrar filtros 1. Elija Proyecto → Actividades, después elija Ver → Filters. 2. Escoja el filtro que quiera borrar y haga click en Borrar. Nota Usted sólo puede borrar los filtros definidos por el usuario, a menos que se le hayan otorgado los derechos de borrar filtros globales.

Resumen de actividades Cuándo usted agrupa por algún campo de proyecto o cualquier código asignado, usted puede resumir fácilmente o "contraer" los datos de las actividades para simplificar su presentación. Click en los símbolos más (+) y menos (-) a la izquierda de cualquier banda que agrupa para expandir o desplegar la información. Usted también puede dar doble click a las bandas para mostrar o esconder los detalles. Para mostrar ambas, tanto la información resumida como la detallada, usted puede desplegar o contraer los grupos individuales y entonces mostrar un suma general a la cabeza de la vista. Nota P6 también le permite resumir los valores de cada nivel del proyecto y los almacena en la base de datos P6 para su análisis y para la creación de reportes. Más adelante vemos los detalles.

Cómo P6 resume los datos Este tema describe cómo P6 calcula y muestra el resumen información para costos y cantidades, para campos definidos por el usuario, para fechas, para las duraciones, para la holgura, para el progreso, para Líneas de Base, para datos de comparación y para las variaciones. Costos y las cantidades: P6 totaliza el costo y elementos de datos de cantidad, el costo presupuestado y las cantidades presupuestadas, agregando los valores para cada actividad en el resumen. Fechas: Si usted muestra las fechas tempranas, P6 muestra la más temprana (o real) el inicio y el último temprano (o real) de terminación. Las mismas reglas aplican para fechas tardías e inicios y finales proyectados. Duraciones: P6 resume los valores de duración original y restante. Para actividades no iniciadas, la duración original y restantes son el número de periodos de trabajo entre el comienzo más temprano y fin más tardío. Si la actividad resumida tiene una fecha real de inicio, P6 calcula la duración original desde la fecha real de inicio hasta el fin tardío. Si la actividad resumida tiene una fecha real de fin, P6 calcula la duración restante desde el inicio más temprano hasta la fecha del último fin temprano. Si la actividad resumida está completada al 100 %, P6 calcula la duración original como la diferencia entre el inicio y la terminación real; la duración restante es cero. P6 considera tiempos no laborables cuando resume los datos de una actividad basada en el calendario global por defecto. 79

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Si usted muestra la duración real, P6 calcula la información como sigue: •

Earliest Actual Start - Data Date (para actividades sin fecha real de terminación)

•

Earliest Actual Start - Latest Actual Finish (todas las actividades en el resumen deben tener una fecha real de terminación)

Holgura: Usted puede basar la holgura total de la información resumida en las fechas de inicio, de terminación o en la mayoría de las fechas críticas. Esta opción se puede configurar en el menú Tools → Schedule → Options, en la etiqueta General, en el campo Compute Total Float as. Si usted basa la holgura en fechas de inicio y todas las actividades tienen asignado el mismo calendario, la holgura total es la diferencia en periodos de trabajo entre las fechas del más temprano inicio tardío y el más temprano inicio temprano. Por fechas de terminación, P6 usa las fechas del último fin tardío y del último fin temprano para calcular la holgura total. La holgura más crítica es la holgura total más baja encontrada en las actividades detalladas de cada grupo de resumen. Si todas actividades no tienen asignado al mismo calendario, P6 se basa en el calendario global por defecto para definir la holgura total. Avance: La medida más sencilla para determinar el porcentaje de avance usa la duración para comparar la cantidad de tiempo restante para completar las actividades a su duración original. En este caso, P6 usa el siguiente criterio para cada grupo resumido: [(Resumen de la duración original – Resumen de la duración restante) / Resumen de la duración original] * 100.

Mostrar gran total

1. Elija Proyecto → Actividades, después elija Ver → Group and Sort. 2. Seleccione los datos por los que usted quiere agrupar. Marque la opción Show Grand Totals en la parte superior del cuadro de diálogo.