Manual Primavera P6

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

SESIÓN INTRODUCCIÓN A PRIMAVERA P6

1

     

CREACIÓN DE UN PLAN DE PROYECTO EN PRIMAVERA P6 GERENCIA DE PROYECTO EMPRESARIAL NIVEL I – PLANIFICACIÓN SIN RECURSOS NIVEL II – SEGUIMIENTO DEL AVANCE SIN RECURSOS NIVEL III – PROGRAMACIÓN CON RECURSOS, ROLES Y PRESUPUESTOS NIVEL IV – MONITOREO Y CONTROL DE UN RECURSO DE CRONOGRAMA

GENERALIDADES Y CONFIGURACIÓN   

PRESENTACIÓN RÁPIDA DEFINIENDO CATEGORÍAS Y PREFERENCIAS ADMINISTRATIVAS AJUSTES DE PREFERENCIAS DE USUARIO

1. INTRODUCCIÓN A PRIMAVERA P6 Entendiendo sobre la gestión de proyectos El software Primavera fue diseñado para soportar las necesidades de gestión de proyectos de organizaciones que manejan un gran número de proyectos a la vez. Estas aplicaciones integradas usan la Gestión del Portafolio de Proyectos (PPM) para soportar las necesidades de administración de equipos de proyectos en diferentes lugares y con distintos niveles de la organización. La gestión del Portafolio de Proyectos proporciona información entendible de todos los proyectos en una organización y resume estos de una manera detallada. Las personas en todos los niveles en la empresa pueden analizar, registrar y comunicar información confiable y tomar decisiones oportunas que vayan acorde a la misión corporativa. Al poner las herramientas adecuadas en manos adecuadas, la PPM permite que una organización pueda:   

Tomar decisiones estratégicas de negocios y controlar el detalle que sea necesario para terminar con éxito el proyecto. Entender la demanda actual de recursos, establecer prioridades y evaluar a largo plazo las necesidades del personal. Usar las habilidades de los recursos de una manera eficiente y productiva y reorganizar los proyectos para adaptarse a los cambios de prioridades sin perjudicar la calidad.

El rol en la organización A continuación se describirán los roles que normalmente son aplicados en Primavera P6. Las funciones pueden variar o superponerse dependiendo de las funciones de la organización. 



Administradores de Red: Configuran el ambiente de red de la organización (redes LAN y WAN) para un alto rendimiento con las aplicaciones usadas en Primavera. Administradores de Base de Datos: DBAs son responsables de la configuración, administración y asignación de derecho de acceso a la Base de

1

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1















datos de Primavera. Ellos establecen normas que regulan y supervisan el uso de la base de datos corporativa. Ejecutivo de Operaciones: Son responsables de la planificación estratégica y análisis del rendimiento continuo. Usan el módulo de Gestión de Proyectos y la aplicación de la Administración del Portafolio Web de Primavera para analizar cronogramas, recursos y datos de costos en los proyectos. Coordinadores del Control de Proyectos: Son responsables de asegurar que las aplicaciones de Primavera son implementadas correctamente y tienen buen funcionamiento. Directores de Programas: Supervisan a muchos Directores de Proyectos de alto nivel. Son responsables de múltiples proyectos y usan la administración de proyectos y módulos de la metodología de dirección junto con la aplicación web de Primavera. Directores de Proyectos: Administran desde proyectos pequeños hasta proyectos complejos. Son responsables de la finalización de los proyectos en el tiempo y presupuesto definido. Administradores de Recursos y Costos: Los administradores de recursos asignan recursos al proyecto y distribuyen las cargas de trabajo. Son responsables de la planificación del recurso lo cual incluye reclutamiento, contratación y entrenamiento. Los administradores de costos realizan el análisis financiero detallado de los proyectos, manejan la facturación e integran la información financiera dentro de la compañía. Líderes de Equipos: Administran el trabajo de una parte del proyecto. Son los directores quienes hacen el trabajo y administran a un equipo, siempre usan la hoja de control de tiempo y la aplicación web de Primavera. Miembros del equipo: Son entrenados en habilidades específicas requeridas para el proyecto. Trabajan con sus líderes y directores para desarrollar las actividades.

Antes de aplicar Primavera para programar proyectos, los miembros del equipo y otros participantes dentro del proyecto deben comprender los procesos involucrados en la dirección de Proyectos y las recomendaciones asociadas que ayuden a entender mejor la aplicación de Primavera, para que apoyen en la misión corporativa. Si planea viajar a un lugar que nunca ha visitado, ¿maneja su auto sin una dirección fija o un mapa? Lo más probable es que se tome el tiempo para planear dicho viaje, considerando rutas alternas, estimando tiempos de llegada. Planificando con anticipación su viaje, hará que este sea más exitoso. La Dirección de Proyectos sigue la misma metodología y propósito, para lograr el objetivo de cada proyecto se necesita planificar por adelantado. 1.1.

CREACIÓN DE UN PLAN DE PROYECTO EN PRIMAVERA P6

La planificación y programación deberá seguir estos pasos: Ingrese la estructura de descomposición del trabajo de los productos o proyectos derivables dentro del Primavera P6.  

Descomponga el proyecto en el trabajo requerido para crear los entregables e ingréselos dentro del Primavera P6 como actividades bajo el WBS apropiado. Asigne las duraciones, restricciones, predecesoras y sucesoras de las actividades y por consiguiente se calculará la fecha inicial y final de todas las actividades.

2

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1



    

Asigne los recursos y/o costos, los cuales representarán a las personas, equipos o materiales, para las actividades y calcule los requerimientos de recursos del proyecto y/o flujo de caja. Optimice el plan del proyecto. Establezca el Programa Base (meta) y presupuestos para compararlos contra el avance. Registre el avance real de las actividades y compárelas con el Programa Base y corrija el plan cuando sea requerido, permitiendo el cambio del alcance, etc. Registre el consumo de recursos y/o costos y re-estime los recursos y/o costos requeridos para terminar el proyecto. Elabore reportes de gerencia.

1.2.

GERENCIA DE UN PROYECTO EMPRESARIAL

Primavera P6 es un programa de Gestión de Proyectos Empresariales que trabaja con múltiples proyectos, siempre que se encuentren registrados en una base de datos. Las bases de datos que se puede usar son Microsoft SQL Server u Oracle. Si instala Primavera P6 en modo usuario (stand alone) se instala Microsoft SQL Express por defecto, la cual es una versión reducida del motor de base de datos de Microsoft, que le permitirá realizar todas las operaciones básicas y necesarias para ser usado por el Primavera P6. Establecer una Estructura Jerárquica de servidores de datos como base, antes de adicionar datos reales al proyecto, es un ejemplo del proceso de administración de proyectos. La siguiente es una secuencia sugerida para establecer esta estructura: 



 

Establecer la Estructura de Desglose Organizacional (OBS), la cual es la disposición jerárquica de la estructura de administración de la compañía ya sea de roles como de personas. Establecer la Estructura del Proyecto Empresarial (EPS), el cual es la disposición jerárquica que identifica a toda la compañía permitiendo organizar y gestionar todos los proyectos en la organización. Establecer una jerarquía de recursos que refleje la estructura de recursos de la organización y apoyo a la asignación de recursos a las actividades. Para cada proyecto, establecer el WBS, el cual es la disposición jerárquica de los productos y servicios producidos durante y por un proyecto.

Los Coordinadores de Control del Proyecto trabajan con Ejecutivos de Operaciones y Directores de Proyectos ó Programas, estructurando las jerarquías del OBS y EPS. Estableciendo primero la WBS permite una asociación de los Directores responsables con sus áreas del EPS tanto de los nodos o proyectos, cuando la EPS es estructurada. El acceso de los usuarios y los privilegios a los nodos y proyectos dentro de una jerarquía EPS es implementado mediante un responsable del OBS. Una vez que la OBS es organizada, la EPS puede ser establecida. Una EPS consiste en múltiples nodos raíces, que permiten a determinados tipos de proyectos ser agrupados. Puede también romper una EPS en una EPS de múltiples nodos (por ejemplo proyectos de mejora de capital y proyectos de fabricación), para clasificar los tipos de plantillas de proyectos. El WBS actúa como una continuación de la EPS para proyectos individuales en la organización. Un WBS provee organización y control de los proyectos e información de la actividad a través de una jerarquía de elementos del WBS. El siguiente ejemplo muestra como las estructuras de OBS, EPS y WBS se interrelacionan dentro de una rama del EPS.

3

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

El gerente responsable usado para el nodo raíz en la rama EPS, es usado por defecto para los nodos EPS y proyectos de esa rama; se puede cambiar la asignación. DIRECTOR RESPONSABLE (OBS)

EPS

Proyecto A

WBS 1

NODO EPS

NODO EPS

Proyecto B

Proyecto C

NODO EPS

El WBS extiende más allá el nivel de los proyectos. Todas las actividades en el proyecto están asociadas a un WBS

WBS 2

WBS 3

Niveles de Programación: Existen 4 niveles de programación que pueden ser realizados con Primavera P6: PLANIFICACIÓN Sin Recursos Con Recursos

Nivel I Planificación sin recursos Nivel III Planificación con recursos

SEGUIMIENTO Nivel II Seguimiento del avance sin recursos Nivel IV Seguimiento del avance con recursos

Tanto como se incrementa el nivel, se incrementará el monto de información requerido para realizar la programación, y los más importantes se incrementará su habilidad y conocimiento en el uso de la herramienta. 1.3.

NIVEL I – PLANIFICACIÓN SIN RECURSOS

Esta es la manera más sencilla de llevar a cabo la planificación. Está compuesta por 11 pasos: Paso1. Definición de la Estructura de Descomposición del Proyecto (PBS): Permite organizar jerárquicamente las actividades de un proyecto de numerosos códigos que se relacionan al proyecto. Los códigos actúan como etiquetas o atributos de cada actividad.

4

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

Durante o después que las actividades son añadidas al cronograma, estos son asignados a sus PBSs para que puedan ser agrupados, resumidos y filtrados dentro o fuera de la pantalla. Primavera P6 tiene dos métodos principales de asignación de PBSs para los proyectos:  

La Estructura de Descomposición del Trabajo (WBS). Los Códigos de Actividad (Activity codes).

Antes de crear un proyecto, deberá diseñar su PBS haciéndose las siguientes preguntas:     

¿Qué fases están envueltas en el proyecto (por ejemplo, análisis, diseño, construcción, pruebas)? ¿Qué disciplinas están participando (por ejemplo, civil, mecánica, eléctrica, etc.)? ¿Qué departamentos están envueltos en el proyecto (por ejemplo, Ingeniería y Construcción)? ¿Qué trabajo será subcontratado y qué contratistas serán usados? ¿Cuántas áreas existirán en el proyecto?

Paso 2. Creación del proyecto: Para crear un proyecto necesita la siguiente información:    

Un nodo EPS y un nodo WBS en la base de datos para asignar al proyecto. El ID del proyecto (código asignado al proyecto) y el nombre del proyecto. La fecha de inicio del proyecto ó la fecha de finalización del proyecto (ambos mutuamente excluyentes). El tipo de ritmo de producción. Primavera posee cinco tipos de ritmos por recurso, esta opción le permite seleccionar un ritmo por defecto de los recursos.

Paso 3. Definición del calendario: Antes de comenzar el ingreso de actividades en el cronograma, es recomendable establecer calendarios. Estos serán usados para modelar el tiempo de trabajo para cada actividad del proyecto. Existen tres tipos de calendarios en Primavera P6: 

 

Global: Calendario que puede ser aplicado a cualquier proyecto o recurso de la Base de datos. Generalmente son usados como plantilla para la creación de cualquier calendario nuevo. Proyecto: Estos sólo pueden ser utilizados en el proyecto donde fueron creados. Es posible convertirlos en un calendario global. Recurso: Son calendarios asignados a los recursos.

Paso 4. Adición de actividades: Las actividades pueden ser definidas antes de que ellas sean asignadas al cronograma. Considere los siguientes factores:    

¿Cuál es el alcance de la actividad? ¿Cuánto tiempo tomará la actividad? ¿Quién lo llevará a cabo? ¿Cuáles son los entregables de cada actividad?

Las actividades pueden tener duraciones variables dependiendo del análisis de costos unitarios, el cual involucra metrado, rendimiento (kg/día, m2/día, m3/día,

5

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

etc.), cuadrilla de obreros y de equipos. Es recomendable, si fuera posible, que una actividad no abarque más de dos periodos de presentación de reportes. De esta manera las actividades deberán estar en progreso para el reporte. Paso 5. Adición de las dependencias: Las dependencias pueden ser añadidas al cronograma para proveer el orden en que las actividades serán realizadas. Las dependencias son diseñadas indicando las predecesoras y las sucesoras de cada una de las actividades. Existen dos métodos que Primavera usa para secuenciar actividades:  

Nota

Método de Diagramación de Precedencias (PDM, por sus siglas en inglés). Diagrama de flechas (ADM). La mayoría de software de planificación y programación de proyectos, incluyendo Primavera P6, usa el PDM. Es posible crear un diagrama PDM usando la función del diagrama de redes (Network Diagrama).

Existen varias formas de ingresar las dependencias:  Dependencias Obligatorias (Mandatory dependencies): También conocida como lógica fuerte, son relaciones entre actividades que no se pueden romper. Por ejemplo, una computadora entregada antes de que el software sea instalada en ella.  Dependencias Discrecionales (Discretionary Dependencies): También llamada como lógica de secuenciación ó lógica débil, son relaciones entre actividades que pueden ser cambiadas cuando el plan sea cambiado. Por ejemplo, si existieran cinco computadoras a ser ensambladas y una persona disponible para trabajar en ellas, entonces el orden de estas actividades podría ser establecidas con lógica de secuenciación, que se puede cambiar aún en una fecha posterior.  Dependencias obligatorias y discrecionales (Mandatory and Discretionary dependencies): Son ingresadas en el Primavera P6 como relaciones de actividades o vínculos lógicos. El software no provee un método de identificación del tipo de relación, porque las memorias o códigos no pueden ser adjuntados a las relaciones.  Dependencias Externas (External Dependencies): Son usualmente eventos fuera del control del equipo de proyecto que impactan al cronograma. Por ejemplo la disponibilidad de un área para iniciar el trabajo. Paso 6. Adición de las restricciones: Las dependencias externas son aplicadas al cronograma como restricciones (constraints) y pueden modelar el impacto de los eventos fuera de la secuencia lógica de las actividades. Las restricciones deben ser referencias cruzadas para ser documentación de apoyo, tal como fechas de hitos a partir de la documentación del contrato. Ejemplos típicos serían:  

Empezar en o Después de (Start on or After), para la disponibilidad de un contratista para comenzar el trabajo. Terminar en o Después de (Finish on or Before), para la fecha en la cual un proyecto deberá ser entregado a un cliente.

Paso 7. Tiempo de Contingencia - Análisis de Riesgos: El proceso de planificar un proyecto puede identificar riesgos. Un análisis de riesgos deberá identificar las

6

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

actividades de mitigación de riesgos que deberán ser añadidos al cronograma antes que estos sean presentados para su aprobación. Paso 8. Programación del Proyecto: Primavera calcula el tiempo más corto en el cual el proyecto puede ser completado, las actividades son desplazadas en el tiempo hasta que coinciden con una relación o restricción o un día no laborable del calendario. Paso 9. Formato de Visualización – Presentaciones y Filtros: Existen herramientas para manipular la visualización de las actividades para que encajen con los requerimientos de generación de reportes del proyecto. Estas funciones son agrupar (Group), ordenar (Sorting), presentaciones (Layouts) y filtros (Filters). Paso 10. Impresión de Reportes: Existen características de Primavera P6 que permiten presentar en forma clara y concisa la información para los requerimientos de todos los miembros del proyecto. Paso 11. Discusión del Plan: Todos los miembros del equipo deben revisar el plan del proyecto en un intento de:   1.4.

Optimizar el proceso o métodos empleados. Ganar conciencia en medio de los miembros del equipo en cuanto a la lógica del proyecto, duraciones y estructuras de descomposición del proyecto. NIVEL II – SEGUIMIENTO DEL AVANCE SIN RECURSOS

En esta sección se explica de manera resumida como realizar el seguimiento sin necesariamente asignar recursos a las actividades. 

Establecimiento del Programa Base: El plan acordado y aprobado es usado como un Programa Base, que sirve para medir el avance y monitorear los cambios. Primavera registra en el Programa Base las fechas para cada actividad para así compararlas con el avance real durante la ejecución del proyecto.



Seguimiento del Avance: El cronograma debe ser actualizado sobre una base regular, y registrado en un punto determinado. La fecha en la cual el avance es reportado se conoce como: fecha de datos, fecha de actualización, tiempo actual, fecha de estado o fecha de corte. La fecha de corte no es la fecha en el que el reporte es impreso, sino es la fecha hasta donde la información de las actividades ha sido recolectada. Cualquiera sea la frecuencia elegida, tiene que recolectar la siguiente información por cada actividad, con el fin de actualizar el cronograma:         

Actividades completadas. Fecha de inicio real (Actual Start) y fecha de finalización real (Actual Finish). Actividades en progreso. Fecha de inicio real (Actual Start) y porcentaje completado (Percentage Completed). Duración o fecha de término esperado de la actividad (Duration or Expected Date of the Activity). Trabajo no iniciado. Cualquier revisión a las actividades que no han sido iniciadas. Las nuevas actividades que representen los cambios del alcance. La revisión de la lógica que pueda representar cambios en el plan.

El cronograma es actualizado después que esta información ha sido recolectada. El progreso registrado es comparado con las fechas del Programa Base, ya sea

7

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

gráficamente o usando las columnas de datos tales como la columna varianza del término del Programa Base (Baseline Finish Variance). 

Acción Correctiva: En este punto puede que además sea necesario optimizar el cronograma, esto debe ser discutido con los miembros del equipo del proyecto. Las posibles opciones son:     

1.5.

Reducir el tiempo permitido de contingencia. Asignar un retraso negativo a una relación Fin-Comienzo, lo cual permite a una sucesora comenzar antes que una predecesora sea completada. Modificar las relaciones para permitir que las actividades se ejecuten en paralelo Trabajar más horas por semana editando los calendarios. Reducir el alcance y eliminar actividades. NIVEL III – PRESUPUESTOS

PROGRAMACIÓN

CON

RECURSOS,

ROLES

Y

Estimación o Planificación para el control Existen dos modos en el que el software puede ser usando en el nivel III.  Estimación: En este modo, el objetivo es crear un cronograma con costos que será usado sólo como un estimado.  Planificación para el Control: En este modo, la intención es asignar unidades reales (horas) y costos a los recursos, por consiguiente calcular las unidades y costos para la terminación y posiblemente conducir un análisis de valor ganado (Earned Value). El balance entre el número de actividades y los recursos En lugar de asignar recursos individualmente, tales como nombres de personas, considere usar “Habilidades” u “oficios”, y en proyectos muy grandes “personal” o “equipos”. Por lo tanto, es más importante minimizar el número de recursos en grandes cronogramas que serán actualizados regularmente, porque actualizar cada recurso asignado a cada actividad en cada cronograma consume mucho tiempo. Crear y usar recursos Por lo general se establece un grupo de recursos ingresando todos los recursos requeridos del proyecto en una tabla jerárquica del software. Crear y usar roles Primavera posee una función adicional llamada roles, la cual es usada para planificar y administrar los recursos. Las relaciones entre recursos y roles Primavera posee la habilidad de definir roles y asociarlos con los recursos. Un recurso con múltiples calificativos puede poseer múltiples roles. Por ejemplo, un rol

8

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

podría ser un asistente de oficina, y podría haber cinco asistentes de oficina en una empresa a quienes se les asigne el rol “Asistente de oficina”. Tipo de actividad y tipo de duración Las actividades pueden ser asignadas con un tipo de actividad o duración, las cuales afectan la manera de cómo los recursos son calculados. Las características adicionales del software le ofrecen al usuario un modelo de mayor precisión en situaciones de la vida real.

1.6.

NIVEL IV – MONITOREO CRONOGRAMA

Y

CONTROL

DE

UN

RECURSO

DE

Monitoreo de proyectos con recursos Cuando actualiza un proyecto que tiene recursos, necesita recolectar información adicional:  Las cantidades y/o costos gastados a la fecha por actividad para cada recurso.  Las cantidades y/o costos requeridos por recurso para completar cada actividad. Después que el cronograma es actualizado, se puede realizar una evaluación de los requerimientos futuros de los recursos, la fecha de término del proyecto y el flujo de caja. La actualización de los recursos del proyecto requiere de tiempo, experiencia y un buen entendimiento de cómo el software calculará el cronograma. Control de un proyecto con recursos En este punto, se puede realizar una gran cantidad de análisis y usar técnicas de medida del rendimiento del valor ganado.

9

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

2.

GENERALIDADES Y CONFIGURACIÓN

2.1 PRESENTACIÓN RÁPIDA Inicie el módulo de Gestión de Proyectos (Project Management): Para iniciar el módulo de Gestión de Proyectos de Primavera P6 debe realizar el siguiente paso: 1. Haga clic en Inicio » Programas » Oracle – Primavera P6 » y haga clic en “Project Management”.

FIGURA 1: Iniciando el módulo de Gestión de Proyectos. Ingresar a Primavera Antes de usar el módulo de Primavera P6, debe ingresar un nombre válido de usuario y contraseña. Por lo general tiene el mismo valor. Luego de ingresar sus datos y escoger una Base de Datos, debe hacer clic en el Botón “Aceptar”, y se mostrará al cuadro de diálogo de Bienvenida.

Haciendo clic en el botón “aceptar”, ingresa al cuadro de diálogo de Bienvenida.

Escoja una Base de datos (Eje: PMDB)

FIGURA 2: Ingresando al Primavera P6.

10

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

En el cuadro de diálogo Bienvenida, podemos hacer lo siguiente:  Crear un nuevo proyecto, abrir un proyecto existente o abrir un nodo EPS, abrir el proyecto abierto por última vez o abrir solo los datos globales.

Haga clic en el botón para seleccionar un nuevo portafolio.

Abre el módulo sin necesidad de abrir o crear un proyecto. Sólo los datos globales y funciones administrativas están disponibles.

Marque esta opción, si no desea que el cuadro de bienvenida aparezca cada vez que abra el módulo. Si hace eso, el proyecto abierto por última vez se abrirá automáticamente cada vez que ingrese al módulo.

FIGURA 3: Configurando el Cuadro de Diálogo de Bienvenida. Seleccionar un Idioma

Puede usar el cuadro de diálogo Definir Idioma para seleccionar el idioma con el cual se mostrará la información de los menús, cuadros de diálogos y mensajes. Para ello haga lo siguiente: 1. Estando dentro del espacio de trabajo o home, elija la pestaña Herramientas del menú superior, de la lista despegable seleccione Establecer Idioma. 2. En el cuadro de diálogo Definir Idioma, seleccione un idioma a usar y haga clic en el botón “Aceptar” para finalizar.

FIGURA 4: Seleccionar un idioma.

11

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

El Espacio de Trabajo (Workspace) La primera vez que abra las actividades del proyecto, el espacio de trabajo inicial mostrará las principales funciones disponibles del módulo. El espacio de trabajo para cada ventana principal consta de una Barra de Menú, Barra de Navegación, Barra de Directorio, Barra de Herramientas y Barra de Comandos. La Barra de Herramientas permite acceder a opciones que pertenecen a la ventana actual y cambiar el aspecto de su diseño.

Barra de Navegación es usada para moverse entre las ventanas abiertas, mostrar y ocultar el directorio, y abrir la ventana de ayuda para una ventana específica.

Escoja un Menú para abrir una lista de comandos.

Utilice la Barra de Directorio para cambiar de ventana.

Haga clic en los botones de la Barra de Comandos para realizar varias funciones específicas de la ventana abierta.

FIGURA 5: El Espacio de Trabajo (Workspace).

Barra de Directorio: Utilice dicha barra para mostrar ventanas. Para ello puede hacer lo siguiente: Elija Ver del menú superior » Barra de Herramientas » Directorio, para mostrar o ocultar la Barra de Directorio. Proyectos: Muestra la ventana de proyectos. Usado para crear o editar proyectos. Visualización de datos a nivel empresarial.

Visualización de datos a nivel de proyecto.

Recursos: Muestra la ventana de recursos. Usado para crear o editar los recursos. Informes: Muestra la ventana de reportes. Usado para ejecutar, añadir, editar o eliminar los reportes de los datos globales o de proyectos abiertos. Seguimiento: Muestra la ventana de seguimiento. Usado para añadir, editar o eliminar presentaciones de seguimiento para los proyectos abiertos. WBS: Muestra la ventana del WBS. Usado para crear, editar o eliminar el WBS de los proyectos abiertos. Actividades: Muestra la ventana de asignación de recursos. Usado para añadir, editar o eliminar las actividades en proyectos abiertos. Asignaciones: Muestra la ventana de asignación de recursos. Usado para añadir, editar o eliminar las asignaciones de los recursos de proyectos abiertos PT y Documentos: Muestra la ventana de productos de trabajo y documentos. Usado para crear, asignar, editar o eliminar productos de trabajo y documentos de los proyectos abiertos. Gastos: Muestra la ventana de gastos del proyecto. Usado para añadir, editar o eliminar los gastos de artículos de proyectos abiertos. Umbrales: Muestra la ventana de umbrales de proyectos. Usado para añadir, editar o eliminar los umbrales de proyectos abiertos. Temas de Discusión: Muestra la ventana de problemas relacionados al proyecto. Usado para añadir, editar o eliminar los problemas relacionados de proyectos abiertos. Riesgos: Muestra la ventana de riesgos del proyecto. Usado para añadir, editar o eliminar los riesgos para proyectos abiertos

FIGURA 6: Barra de Directorio.

12

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

Barra de Navegación Permite desplazarse entre las diferentes ventanas abiertas que tiene en ese momento. Es usado para mostrar u ocultar la barra de directorio y para acceder a la ventana de ayuda (help) de la ventana actual. Dicha barra es mostrada y ocultada de la siguiente manera: 1. Del menú principal que se encuentra en la parte superior, seleccione “Ver” de la lista despegable elija “Barra de Herramientas” » seleccione “Barra de Navegación”.

Muestra la siguiente ventana dentro de una serie de ventanas abiertas, está disponible sólo después que haya usado el botón “Atrás”. No está disponible si se encuentra en la primera ventana.

Permite retroceder a la ventana anterior dentro de un grupo de ventanas que haya abierto. No está disponible si se encuentra en la primera ventana del grupo.

Muestra u oculta la “Barra de Directorio”.

Retorna a la ventana principal de Primavera, donde podrá acceder a datos de la empresa y del proyecto.

Muestra la ventana de ayuda para la ventana actual.

FIGURA 7: Barra de Navegación.

Nota

Usando menús de Acceso Directo: En lugar de utilizar menús y botones estándar, también puede usar el botón derecho del mouse para acceder a los comandos utilizados frecuentemente. Para usar los menús de acceso directo haga clic en un elemento, espacio en blanco o cualquier ventana, y elija el comando adecuado.

Barra de Opciones de Diseño Un diseño es una vista personalizada sobre información del proyecto, puede elegir entre una amplia gama de opciones para mostrar información del proyecto, columnas, colores, fuentes y agrupaciones de actividades. Puede mostrar estos datos en la parte superior o inferior. Por ejemplo puede mostrar el “Diagrama de Gantt” en la parte superior y la “Tabla de Actividades” en la parte inferior.

13

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

Use los botones de la Barra de Directorio para personalizar su diseño.

Para ocultar o mostrar más de la información en cada panel, arrastre la barra de división horizontal entre los diseños.

Para cerrar por completo el diseño inferior y ver solo los datos en la parte superior, haga clic en el botón Mostrar/Ocultar diseño inferior.

La parte superior muestra datos de la actividad en un Diagrama de Gantt. La parte Inferior muestra detalles de la actividad.

FIGURA 8: Barra Opciones de Diseño.

A continuación se menciona un breve resumen de las principales opciones de diseño:  Tabla de Actividades: Muestra información de la actividad en un formato de Hoja de Cálculo. Es usado para realizar una rápida actualización del proyecto. Puede personalizar las columnas de la tabla de actividades, ordenar, filtrar y agrupar actividades, así como modificar el color de fondo de la tabla. La Tabla de Actividades se muestra en la parte superior e inferior del diseño.  Diagrama de Gantt: Proporciona una representación gráfica de las actividades en progreso en el proyecto. Se puede personalizar las barras, etiquetas y símbolos. Este diagrama se muestra en la parte superior e inferior del diseño.  Hoja de Cálculos de Utilización de las Actividades: Muestra unidades, costos o datos de valor ganado de las actividades en el tiempo. Esta hoja se muestra en la parte superior e inferior del diseño.  Red de Actividades: Proporciona una representación gráfica de las actividades, incluyendo relaciones lógicas. Puede especificar que información desea mostrar, y puede cambiar el color fuente de la Red de Actividades. La Red de Actividades se muestra solo en la parte superior.  Detalle de Actividades: Muestra información detallada para la actividad que seleccione, ya sea en la Tabla de Actividades o en la Red de Actividades. Se puede usar también para ingresar y editar información de una actividad como fechas, recursos asignados, predecesoras y sucesoras. Esta actividad se muestra en la parte inferior del diseño.  Hoja de Cálculos de Utilización de Recursos: Muestra datos de los recursos en formatos de Hojas de Cálculo. Este enfoque es útil cuando está actualizando y manteniendo la jerarquía de recursos de la organización e información individual de un recurso. Este recurso solo se muestra en la parte inferior del diseño.

14

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

 Perfil de Utilización de Actividades: Muestra una distribución en el tiempo de las unidades y costos de las actividades en un formato de Gráfico de Barras. Este perfil se muestra sólo en la parte inferior del diseño.  Perfil de Utilización de Recursos: Muestra una distribución en el tiempo de las unidades y costos en relación con las actividades en un formato de Gráfico de Barras. Con este perfil, se puede mostrar un Diagrama Apilado para el perfil en la ventana de la actividad y en el tipo de análisis de recursos en la ventana de seguimiento.  Lógica de Seguimiento: Proporciona una visualización gráfica de las relaciones de dependencia de la actividad que elija. La lógica de seguimiento se muestra sólo en la parte inferior del diseño. Esquemas para la Información del Proyecto (Vistas personalizadas o Layout) Un esquema es una vista personalizada con la información del proyecto realizada para satisfacer sus necesidades específicas y se puede mostrar esta información en la parte superior e inferior. Por ejemplo en la ventana Actividades muestre en la parte superior la Red de Actividades y en la parte inferior el Perfil de Utilización de Recursos. Para personalizar una presentación puede realizarlo de tres maneras: 1. Diríjase a la Barra de menú y seleccione Ver » Mostrar siempre arriba y/o Mostrar al final, puede apreciar las opciones disponibles que cuenta Primavera para personalizar su diseño. 2. Diríjase a la barra desplegable Diseño de la venta Actividades y seleccione Mostrar siempre arriba y/o Mostrar al final para personalizar su diseño 3. De la barra de Herramientas en la ventana Actividades, puede seleccionar las diferentes tipos de diseños que cuenta Primavera.

FIGURA 9: Diseño de una Vista Personalizada.

15

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

Personalización de Pantallas La mayoría de ventanas y cuadros de diálogo incluye una pantalla o barra de presentación de opciones en la barra superior de la pantalla, que contiene comandos que permiten personalizar la pantalla actual. Puede hacer clic en esta barra para mostrar el menú de los comandos disponibles para esa ventana o cuadro de diálogo. Ver Figura 10.

Nota

También puede acceder a muchos de esos comandos usando la opción Vista que se encuentra en la parte superior.

Clic en la barra de opciones “Diseño” para mostrar el menú con opciones disponibles para la ventana Actividades.

FIGURA 10: Personalización de Pantallas.

EJERCICIO 1: Ingreso, selección y personalización de Primavera. 1. Ingrese al Primavera P6 con su usuario y contraseña, eligiendo la Base de Datos por defecto. 1.

En el cuadro de dialogo Bienvenida, mencione cuantas opciones de ingreso cuenta dicho cuadro? ______________________________________________________________

2.

Al ingresar Proyectos de la barra de Directorio, ubique la barra de Navegación y mencione ¿Cuáles son las funciones disponibles en dicha barra? ______________________________________________________________

16

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

3.

Continuando en Proyectos, ubique la barra de opciones Diseño y mencione ¿Cuáles son las opciones que existen en dicha barra? ______________________________________________________________

2.2. DEFINIENDO CATEGORÍAS Y PREFERENCIAS ADMINISTRATIVAS El módulo de Dirección de Proyectos de Primavera permite a la organización definir un conjunto de parámetros y valores a todos los módulos que se aplican a los proyectos en una Estructura de Proyectos de la Organización. Utilice estas opciones para personalizar el módulo y así cumplir con los requerimientos y estándares específicos. Mientras todos los usuarios pueden visualizar los ajustes, un usuario específico debe tener el privilegio especial de seguridad para editar dichos ajustes. Definir la Configuración por Defecto Use el cuadro de diálogo “Preferencias de Admin” para especificar las configuraciones por defecto establecidos por el Coordinador del control del proyecto. Para ello realice lo siguiente: 1. En el menú principal seleccione Admin, de la lista despegable elija la opción Preferencias de Admin. 2. A continuación se mostrará el cuadro de diálogo Preferencias del Administrador, en donde puede establecer y personalizar las configuraciones de acuerdo a su proyecto. Dicha ventana tiene una serie de pestañas que detallaremos a continuación.  Información General (Pestaña General): Es usado para especificar opciones generales por defecto, como el día con que empieza la semana, con que calendario semanal se comienza, etc.

El primer día de la semana para proyectos globales o calendarios de recursos. La duración por defecto para nuevas actividades en todo el proyecto, simplificando el proceso de ingreso de nuevas actividades.

Se ingresa el carácter que separa niveles jerárquicos en roles, recursos, códigos, códigos de proyectos, cuenta de costos, código de actividades y también separa Códigos de WBS en todo nuevo proyecto.

FIGURA 11: Información General (Pestaña General).

17

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

 Pestaña Hojas de Tiempo: Use la pestaña Hojas de Tiempo para establecer opciones por defecto cuando use el módulo control de horas. El Nivel de Aprobación de Hojas de Tiempo, contiene las siguientes opciones: 

Envío Automático: Seleccione esta opción para indicar que el control de horas de los recursos no necesita ser aprobado o presentado.



Aprobación Automática: Seleccione esta opción para indicar que el control de las horas no requieren una aprobación de la gestión.



1 Nivel Aprobación: Seleccione esta opción para indicar que el control de las horas requiere la aprobación del administrador de recursos/costos.



2 Niveles Aprobación: Seleccione esta opción para indicar que el control de las horas de los recursos requiere la aprobación del administrador del proyecto y del administrador de recurso/costo.



Gerente de Proyectos debe aprobar antes que el Gerente de Recursos: Seleccione esta opción para indicar que los directores de proyectos deberían aprobar el control de horas antes que los administradores de recurso/costo.



Hojas de Tiempo predeterminadas para la Aprobación del Gerente de Recursos: En esta opción se muestra en nombre del administrador quien aprueba el control de horas de los recursos, a menos que usted haya especificado lo contrario.

 Pestaña Límites de Datos: Use esta pestaña para especificar el número máximo de niveles para la estructura jerárquica. También puede especificar el número máximo de Programas Base y códigos de actividades que serán incluidos en un nuevo proyecto.  Pestaña Longitud de Id: Use esta pestaña para especificar el número máximo de caracteres para los IDs y códigos.  Pestaña Periodos: Use esta pestaña para definir el número de horas por defecto de un día de trabajo, semana de trabajo, mes de trabajo y año de trabajo. Estos valores son usados en factores de conversión, cuando se muestran las unidades de tiempo y duración en los formatos que seleccione. Puede también especificar abreviaciones para mostrar minutos, horas, días, semanas, meses y años.

18

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

Las entradas válidas van desde 1.0 a 168.0

Las entradas válidas van desde 1.0 a 744.0

Las entradas válidas van desde 1.0 a 24.0

Las entradas válidas van desde 1.0 a 8784.0.

Escriba la abreviatura que va a utilizar cuando se muestre las unidades de tiempo y los formatos de duración de visualización que seleccione.

FIGURA 12: Pestaña Periodos.  Valor Obtenido: Use esta pestaña para especificar la configuración por defecto para el cálculo del valor ganado (obtenido). Puede cambiar la configuración para elementos específicos de un WBS en esta pestaña, en detalles de la Estructura del Desglose de Trabajo.

Seleccione que tipo de valor de Programa Base será usado para calcular el Valor Obtenido.

FIGURA 13: Pestaña Valor Obtenido (Ganado).  Pestaña Informes: Use esta pestaña para definir hasta tres conjuntos de encabezados, pies de página y etiquetas personalizadas para los informes.

19

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

Seleccione para definir un conjunto que consta de un encabezado, pie de página y etiqueta de texto personalizada.

… Luego especifique el texto personalizado para el conjunto encabezado, pie de página y etiqueta personalizada.

Figura 14: Pestaña Informes.  Pestaña Opciones: Use esta pestaña para especificar el intervalo de tiempo en que los resúmenes de costos y cantidad deben calcularse para el recurso y para mostrarse en la actividad de la hoja de cálculo. También, en esta pestaña se selecciona si los usuarios pueden acceder a las metodologías para agregar actividades o crear nuevos proyectos usando una Arquitectura de Proyectos. Para permitir a los usuarios revisar los documentos de colaboración, escriba la URL del servidor web de Primavera. La administración del flujo de trabajo es del usuario web responsable de administrar las tareas relacionadas a las plantillas de flujo de datos de la aplicación web, la cual es usada para proyectos y procesos de solicitud. En esta pestaña también se puede establecer un enlace al módulo de administración de contratos (llamado Expedition) y seleccionar la versión del contrato de administración del producto que desea enlazar.  Pestaña Tipos de Tarifas: Use esta pestaña para ingresar un título para cada uno de los cinco campos disponibles de precio/unidades. El título debe describir que tipo de tasa representa. El título del tipo de tasa que definió se visualiza cuando el tipo de tasa es mostrado en una lista o columna.

Puede definir nuevos títulos para estos tipos de tasas, por ejemplo, Tasa comercial o Tasas del Gobierno.

FIGURA 15: Pestaña Tipos de Tarifas.

20

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

EJERCICIO 2: Definiendo Categorías y Preferencias Administrativas. Responda las siguientes preguntas: 1. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias Administrativas y seleccione la pestaña Hojas de tiempo y responda, ¿Cuántos son los gerentes de recursos predeterminados que pueden ser escogidos para aprobar la Hoja de Tiempo? ________________________________________________________ 2. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias Administrativas y seleccione la pestaña Límites de Datos y responda, ¿Cuál es el número máximo de Niveles de árbol para OBS que viene predeterminado? ________________________________________________________ 3. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias Administrativas y seleccione la pestaña Periodos y responda, ¿Cuánto es el número de horas de trabajo para cada periodo de tiempo de: (Horas/día), (Horas/semana), (Horas/mes) y (Horas/año) para un proyecto? ________________________________________________________ 4. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias Administrativas y seleccione la pestaña Opciones y conteste, ¿Cuál es el intervalo para resumir y almacenar hoja de recursos para el nivel de WBS que está por defecto? ________________________________________________________ Definición de Valores y Categorías Estándar Utilice el cuadro de diálogo Categorías de Administrador, para definir valores y categorías estándar que serán aplicables para todo el proyecto. Para ello realice el siguiente paso: 1. En el menú principal seleccione Admin, de la lista despegable elija la opción Categorías de Admin.

21

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

FIGURA 16: Categorías de Administrador. Dicho cuadro tiene una serie de pestañas que detallaremos a continuación:  Pestaña Tipos de Programas Base (Línea Base): Utilice esta pestaña para crear, editar y eliminar tipos de programas base. También permite categorizar y estandarizar programas base para los proyectos.

Nota

Para cambiar el nombre de un Programa Base, haga doble clic a uno de ellos y escriba el nuevo nombre. El cambio será aplicado a todos los proyectos donde aplicó un Programa Base.

 Pestaña Categorías de Gasto: Utilice esta pestaña para crear, editar y eliminar categorías de gastos, estos son usados para categorizar y estandarizar los gastos del proyecto y para organizar y mantener ordenadamente la información de gastos. Para cambiar una categoría, haga doble clic a dicha categoría y luego escriba un nuevo nombre. El cambio será aplicado a todos los proyectos en donde fueron aplicados los gastos.  Pestaña Project Phase: Utilice esta pestaña para definir una categoría de WBS personalizado y valores de la categoría. Esta pestaña también muestra el nombre que asignó, organiza, filtra y muestra información del WBS en todo el proyecto. Para cambiar el nombre de la categoría, escriba el nuevo nombre en el campo que se encuentra en la parte superior derecha. Para cambiar los valores de la categoría, haga doble clic a una de ellas y luego escriba un nuevo nombre, el cambio será aplicado a todos los proyectos en donde se asignó un WBS.  Pestaña Categoría de Documentos: Utilice esta pestaña para establecer categorías para productos del trabajo y documentos.  Pestaña Estado de Documento: Utilice esta pestaña para crear, editar y eliminar los tipos de estado de los documentos. Estos tipos de estados identifican el estado actual de los productos del trabajo y documentos dentro de un proyecto, úselos para determinar que documentos pueden ser asignados a actividades o elementos del WBS.

22

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

 Pestaña Códigos de Gastos Generales: Utilice esta pestaña para crear, editar y eliminar códigos generales de actividad para los módulos de control de horas de los usuarios.  Pestaña Tipos de Riesgos: Utilice esta pestaña para crear, editar y eliminar tipos de riesgos o categorías de posibles riesgos. También permite clasificar y estandarizar riesgos del proyecto.  Pestaña Temas de Bloc de Notas: Utilice esta pestaña para crear, editar y eliminar temas de bloc de notas. Consiste en instrucciones y descripciones para realizar una actividad. No obstante, esta pestaña también puede ser asignada al EPS, al proyecto y a niveles del WBS. Por ejemplo, propósitos, criterios de entrada, herramientas, y técnicas y criterios de salida.  Pestaña Unidades de Medida: Utilice esta pestaña para establecer etiquetas de unidades de medidas que pueda asignar a los recursos tipo material. Definir y crear una nueva moneda Puede especificar la unidad monetaria o moneda base usada para los datos de costos almacenados para todo el proyecto en la Base de datos, así como la unidad monetaria o la moneda que se usará para mostrar datos de costos en ventanas y cuadros de diálogos. La creación de un nuevo símbolo monetario se tiene que realizar a nivel administrador, para ello realice los siguientes pasos: 1. En el Menú Admin seleccione Monedas.

Este botón permite añadir una nueva moneda al listado. La ficha General muestra la información correspondiente a la moneda seleccionada en el listado.

Puede hacer cambios a la información de la moneda en esta pestaña.

FIGURA 17: Cuadro de Diálogo Monedas. 2. Al hacer clic en el botón “Agregar”, se añadirá una nueva moneda. Note que la nueva moneda tiene como entrada un ID de moneda igual a CUR. Para la nueva moneda realice los siguientes cambios: ID de moneda

NSL

Nombre de moneda

Nuevo Sol

Símbolo de moneda

S/.

Tipo de Cambio

0.333333

23

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

3. Después de hacer los cambios, diríjase a la Pestaña Apariencia, que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo Monedas. Haga los cambios respectivos de acuerdo a la siguiente figura y dé clic en el botón Cerrar para terminar con la creación de la nueva moneda.

Puede cambiar el número de decimal a 2.

FIGURA 18: Pestaña Apariencia. 4. Para establecer dicha moneda como la moneda del proyecto, debe dirigirse al menú Editar, de la lista despegable seleccione Preferencias del Usuario, en el cuadro de diálogo diríjase a la pestaña Moneda y elija la moneda para el proyecto (en nuestro caso será el nuevo sol).

FIGURA 19: Seleccionar la nueva moneda al proyecto.

2.3 AJUSTES DE PREFERENCIAS DE USUARIO Este cuadro de diálogo es usado para especificar parámetros y preferencias las cuales incluyen mostrar la información del tiempo, fecha y moneda. También es posible establecer las opciones para enviar correos electrónicos, especificar opciones de inicio y cambiar la contraseña. Para visualizarlo, haga lo siguiente. 1. En el menú Editar seleccione Preferencias del usuario para ver dicho cuadro de diálogo.

24

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

FIGURA 20: Opción Preferencias del usuario. A continuación detallaremos cada una de las pestañas:  Pestaña Unidades de Tiempo: Los ajustes de tiempo definen como serán mostrados los valores de las unidades de tiempo en diseños de seguimiento, duración de actividades, precio de los recursos, disponibilidad y esfuerzo de trabajo. Seleccione la abreviación de la unidad de tiempo con el valor de time/duration.

Estas opciones se desactivan cuando los campos Mostrar etiqueta de unidades o Mostrar etiqueta de duración no están marcados. En esta sección seleccione la unidad de tiempo usado para mostrar el esfuerzo de trabajo, valores de duración de la actividad precio de recursos/roles y disponibilidad.

FIGURA 21: Pestaña Unidades de Tiempo.

Nota

En la sección Formato unidades/tiempo, seleccione para las unidades de recursos por tiempo, entre las opciones mostrar como porcentaje o mostrar como unidades/duración. La opción elegida determina como las tasas serán mostradas. Ejemplo: 4h/d es los mismo que 50% de un día de ocho horas.

25

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

 Pestaña Fechas: Se usa para especificar como mostrar las Fechas. Seleccione como desea mostrar los valores de tiempo en los campos de fechas. Elija una opción para indicar como deberá aparecer el formato de fecha seleccionado.

Seleccione el formato de preferencia que desee.

Seleccione esta opción para excluir el tiempo para los campos de datos.

Seleccione el carácter que desea usar para separar los días, meses y años.

Esta opción muestra un ejemplo del formato Seleccionado.

FIGURA 22: Pestaña Fechas.  Pestaña Moneda: Utilice esta pestaña para especificar la moneda que será usada para visualizar los datos de costos, y si desea mostrar u ocultar el símbolo de la moneda o valores decimales en los valores de costos.

Haga clic para seleccionar el tipo de moneda para visualizar costo.

FIGURA 23: Pestaña Moneda. Las monedas disponibles para la visualización de las unidades monetarias están definidas por el administrador en el cuadro de diálogo Moneda.

Nota  Pestaña Correo: Utilice esta pestaña para configurar el módulo para transferir información desde y hacia correos electrónicos establecidos.

26

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

Esta opción se desactiva cuando escoge el protocolo de correo de Internet.

En este campo se ingresa el correo del administrador.

FIGURA 24: Pestaña Correo.

Nota

Este módulo soporta los protocolos: MAPI (Messaging Application Interface) y SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) para enviar errores a usuarios vía correo. Seleccione el protocolo correcto para su sistema de correo en el campo Protocolo de correo. Si usa SMTP, seleccione internet. Si está usando el protocolo MAPI, digite el nombre del perfil en el campo nombre del perfil y haga clic al botón contraseña para ingresar la contraseña del perfil MAPI.

 Pestaña Asistencia: Utilice esta pestaña para permitir el uso Asistente cuando adicione recursos y actividades.

Si desactiva una o las dos casillas de verificación y adiciona un nuevo recurso o actividad, necesitará usar el diseño actual para ingresar la información.

FIGURA 25: Pestaña Asistencia.

27

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

 Pestaña Aplicación: Utilice esta pestaña para establecer la ventana por defecto que aparecerá cada vez que ingrese al módulo de Primavera, también para registrar las acciones que realizará a un archivo de registro. También puede establecer opciones de agrupamiento y clasificación. Seleccione la casilla de verificación para crear automáticamente un archivo de registro llamado ERROR.LOG cada vez que trabaje en el módulo de administración del

Haga su elección basado en el área en la que trabaja más a menudo; puede cambiar esta configuración a medida que sus requerimientos cambien. Seleccione el rango de periodos financieros disponibles en forma de columnas, si no selecciona un rango, todos los periodos financieros serán mostrados como columnas.

proyecto.

Debe escoger mostrar ID/Código, mostrar Nombre /Descripción o ambos.

FIGURA 26: Pestaña Aplicación.

Nota

Primavera recomienda usar el archivo de registro solo con el grupo de soporte de clientes de Primavera.

 Pestaña Contraseña: Utilice esta pestaña para cambiar la contraseña actual que usa para ingresar y utilizar el módulo.

1. Haga clic para cambiar su contraseña.

2. Escriba la nueva contraseña. 3. Reescriba la nueva contraseña para la verificación.

FIGURA 27: Pestaña Contraseña.

28

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

 Pestaña Análisis de Recursos: Utilice esta pestaña para seleccionar los datos del proyecto a usar para mostrar y resumir el resto de las unidades y costos en la hoja de cálculo de utilización de los recursos, perfil de utilización de recursos y lógica de seguimiento. También puede elegir opciones para mostrar y calcular los datos distribuidos en el tiempo de la Hoja de utilización de los recursos, Perfil de utilización de recursos y Lógica de seguimiento en el módulo de Gestión del Proyecto así como los Gráficos Distribuidos de tiempo en la aplicación web de Primavera.

Si elige calcular el límite del rol basado en el Límite personalizado de roles y no hay un límite que haya sido definido para el rol, el módulo asume que dicho rol tiene un límite máximo de cero unidades/tiempo.

Si usted planifica manualmente la asignación de recursos futuros en la Hoja de Cálculo de uso de recursos, este valor determina el intervalo de escala de tiempo mínimo en donde puede introducir un valor.

FIGURA 28: Pestaña Análisis de Recursos.  Pestaña Cálculos: Utilice esta pestaña para especificar el costo y las unidades que serán asignadas cuando agregue o elimine las asignaciones de recursos múltiples. También puede seleccionar el comportamiento por defecto para cuando reemplace un recurso/rol en una asignación de actividad existente con un recurso/rol diferente.  Pestaña Filtros de Inicio: Utilice esta pestaña para escoger los filtros de datos que desee ejecutar cuando inicie el módulo. También puede seleccionar los datos de vista para el proyecto actual o todos los datos de la Base de datos. Estos filtros pueden reducir el tiempo que toma abrir los proyectos.

29

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

Cuando cambia una opción en el filtro de inicio, usted debe cerrar y luego reiniciar el módulo para que los cambios surtan efecto.

FIGURA 29: Pestaña Filtros de inicio.

Nota

Los privilegios de seguridad controlan que datos son mostrados cuando selecciona Ver todos los datos (Sin filtro).

EJERCICIO 3: Ajustes de Preferencias de Usuario. Responda las siguientes preguntas: 1. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias del usuario, seleccione la pestaña Unidades de Tiempo y responda, ¿Cuál es el formato ejemplo para mostrar las Unidades y Duraciones? __________________________________________________________ 2. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias del usuario, seleccione la pestaña Fechas y responda, ¿Cuál es el formato escogido por defecto para mostrar los datos? ____________________________________________________________ 3. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias del usuario, seleccione la pestaña Correo y responda, ¿Cuáles son los protocolos de correo que presenta Primavera? ____________________________________________________________ 4. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias del usuario, seleccione la pestaña Asistencia y mencione, ¿Cuáles son las opciones de asistentes que se pueden aplicar en Primavera ?

30

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 01 – Material de Lectura v1

____________________________________________________________ 5. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias del usuario, seleccione la pestaña Análisis de recursos y responda, ¿Cuáles son las opciones para Mostrar el límite del roles en base a, de los datos distribuidos en el tiempo? ____________________________________________________________ 6. Ingrese al cuadro de diálogo Preferencias del usuario, seleccione la pestaña Filtros de inicio y responda, ¿Cuáles son los elementos a los que se le puede aplicar un filtro de inicio? ____________________________________________________________

31

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

SESIÓN ESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO (PARTE I)

2



CONFIGURACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROYECTO EMPRESARIAL (EPS)



CONFIGURACIÓN DE LA ORGANIZACIONAL (OBS)



CREANDO CALENDARIOS

ESTRUCTURA

DE

DESGLOSE

3. ESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO (PARTE I) 3.1. CONFIGURACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL PROYECTO EMPRESARIAL (EPS) Se detalla como definir la Estructura del Proyecto Empresarial (EPS), que se utiliza para organizar y dirigir los proyectos en la organización. En síntesis, se describe cómo desarrollar, crear, agregar proyectos a la EPS y cómo definir los atributos de los proyectos. Típicamente los usuarios en una organización pueden tener acceso a una amplia base de datos que contenga todos los proyectos e información relacionada a la compañía. La base de datos de los proyectos es dispuesta en una jerarquía llamada EPS. La EPS puede ser subdividida en muchos niveles o nodos tanto como se necesiten trabajar paralelamente en la organización. El siguiente diagrama es una representación simplificada de las responsabilidades y proyectos dentro de una jerarquía: Revisar el rendimiento de la aplicación web Primavera Portfolio Management

Alto nivel nodo EPS

Alto nivel nodo EPS

Coordinador de Control de Proyectos Bajo nivel nodo EPS

Miembros del Equipo

Hoja de registro de Horario

Gerente de Proyecto, Gerente de Costo y Gerente de Recursos

Proyecto

Líder del Equipo

Proyecto

Líder del Equipo

33

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

3.1.1 DESPLAZARSE POR LA EPS La primera vez que inicie el módulo, haga clic en Abrir existente en el cuadro de diálogo de Bienvenida. Los nodos EPS que contienen otros nodos se identifican por el símbolo de pirámide, y los proyectos se identifican por el símbolo de carpeta. Un símbolo (+) indica que más de un nodo o proyecto se acumulan bajo el nodo seleccionado. Haga clic en (+) o haga doble clic en el nodo para mostrar otros niveles de la jerarquía. Seleccione el EPS o proyecto que desee trabajar y luego haga clic en Abrir.

Nodo EPS Proyecto

FIGURA 1: Abrir Proyectos. Aparecerá en la pantalla los Datos de Enterprise y Datos de Proyecto, seleccionar la opción Proyectos.

Clic en el botón Proyectos, para mostrar la estructura de proyectos empresariales.

FIGURA 2: Inicio del EPS.

34

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

A continuación, en la pantalla se muestra la estructura de la plantilla de proyectos.

FIGURA 3: Estructura de Proyectos. 3.1.2 ESTABLECER LA ESTRUCTURA DE PROYECTO EMPRESARIAL Para acceder al cuadro de diálogo EPS, haga clic en el menú Empresa » Estructura de Proyectos de Enterprise (EPS). El cuadro de diálogo (EPS) presenta el máximo nivel disponible para establecer divisiones apropiadas en la información de la organización, además puede especificar el responsable de cada nodo EPS. En la siguiente figura puede notar la estructura jerárquica de la base de datos del proyecto: 

La barra de Diseño permite cambiar la visualización del EPS. Puede mostrar u ocultar detalles en la parte inferior del cuadro de diálogo, ver el EPS como una tabla o gráfico, personalizar las columnas en la jerarquía y cambiar la fuente y colores de la tabla gráfico.



La Tabla EPS muestra los elementos del EPS, para ordenar la visualización haga clic en una etiqueta de columna.



El ID de EPS permite identificar cada nodo de la estructura de proyectos empresariales.



El nombre de la EPS permite añadir una descripción a cada uno de los nodos.



Los botones que representan una flecha permiten reubicar la posición de un elemento seleccionado en la jerarquía.

35

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

Clic para agregar un nodo EPS.

Barra de Diseño.

Tabla EPS.

Clic para mover la jerarquía en el EPS hacia arriba/abajo /derecha/ izquierda.

Gerente responsable.

FIGURA 4: Estructura Empresarial de Proyectos (EPS). En la siguiente figura, el nodo EPS “Constru Innova” incluye niveles más bajos llamados “Edificación”, “Hidráulica”, “Viales” y “Abastecimiento”, el nodo “Edificación” se divide en “Unifamiliares”, “Multifamiliares” y “Hoteles”, el nodo “Multifamiliares” contiene el proyecto “Vivienda Multifamiliar de la Familia Casas”, así como el nodo “Viales” contiene proyectos como “Construcción de Carretera” y “Rehabilitación de Carreteras”.

El EPS Constru Innova, está dividido en nodos que contienen tipos de proyectos dentro de la organización.

Un proyecto es el nivel más bajo en el EPS.

FIGURA 5: Jerarquía en la EPS. 3.1.3 AÑADIR NODOS DE RAÍZ MÚLTIPLE Se puede distinguir diferentes ramas en la jerarquía EPS incluyendo más de un nodo raíz. Por ejemplo, es posible que desee separar los proyectos actuales de los

36

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

proyectos terminados o de una plantilla de proyectos que se utilizan como base para nuevos proyectos. Se puede agregar un nodo raíz EPS de la misma manera que agregar un nodo EPS, para ello se debe quitar la sangría de la raíz a la que dejó la mayor posición en la jerarquía. 3.1.4 AGREGAR UN PROYECTO A LA EPS Para agregar un proyecto a la EPS, elija Empresa » Proyectos o haga clic sobre el área de trabajo principal para abrir la ventana de proyectos. Seleccione el nodo EPS al que desea agregar un proyecto. En la Barra de Comandos, hacer clic en Agregar, luego realice los pasos necesarios para agregar un proyecto, incluyendo la selección del nodo en el que desea ubicar el proyecto en la EPS, la denominación del proyecto y la identificación del gerente responsable del proyecto. 3.1.5 TRABAJE CON LA EPS Abra un nodo EPS para abrir todos los proyectos que la componen, o proyectos abiertos de forma individual. También puede seleccionar los proyectos no consecutivos para ver su estado combinado, los recursos o los costos. Seleccione Archivo » Abrir, seleccione los nodos o los proyectos que desea abrir, haga clic en Aceptar.

Clic en usuarios para ver la lista de usuarios que actualmente tienen abierto el proyecto seleccionado.

FIGURA 6: Trabaje con el EPS.

Dependiendo del perfil de seguridad o la forma en que otros usuarios han abierto el proyecto, una o más de estas opciones pueden no estar disponibles.

 Utilice el estado para el filtrado de proyectos en la EPS: El estado del proyecto se puede utilizar para organizar y resumir la información, y para filtrar

37

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

los proyectos. Usted puede cambiar una proyecto abierto (activo) o cerrado (inactivo). Seleccione Archivo » Abrir, luego seleccione el nodo EPS o proyecto cuyo estado desea cambiar » clic en Abrir. A continuación, haga clic en Proyectos de la Barra de Directorio.

En la pestaña general, seleccione el estado de proyecto que corresponda.

FIGURA 7: Estado del Proyecto. Para ver sólo los proyectos con un estado específico, seleccione Ver » Filtrar por » Estado, luego seleccione el estado que desea utilizar. También puede optar por Ver » Filtrar por » Personalizar. En el cuadro de diálogo Filtros, marque las casillas de verificación aplicables y seleccione los estados de los proyectos que desea ver. 

Filtro por Estado:

FIGURA 8: Filtros de Estado – Opción Estado.

38

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1



Filtro Personalizado:

FIGURA 9: Filtros de Estado – Opción Personalizar.

Filtros de Estado.

FIGURA 10: Filtros de Estado – Opción Filtros.



Uso de los nodos raíz para indicar Estado del Proyecto: Otra forma de distinguir los proyectos con estados que no sean activos es colocarlos en los nodos raíz separados en el EPS. Los proyectos siguen siendo parte de la jerarquía, pero no se consideran en el presupuesto, el calendario y el nivel de los proyectos activos. Seleccione Empresa » Estructura de proyectos de Enterprise, para crear nodos raíz como marcadores de posición dentro de las EPS. A continuación, puede arrastrar y soltar los proyectos de estos nodos raíz cuando cambia de estado.

39

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

Es posible que desee colocar los nodos raíz de estado en la parte inferior de la EPS para mantenerlos separados del resto de la jerarquía.

Clic para mover un nodo seleccionado a la derecha o izquierda de su posición actual y designarlo a un nodo raíz.

FIGURA 11: Nodo de un EPS. 3.1.6 DEFINICIÓN DE LOS DETALLES DE LA EPS Define los detalles y valores del proyecto usados durante el proyecto usando la pestaña Detalles del proyecto ubicado en la parte inferior de la ventana de proyectos. También puede definir información específica de los nodos EPS en la jerarquía, para ello siga el siguiente paso: 1. Haga clic en la barra de Opciones de Diseño » Mostrar al final » Detalles del proyecto (la casilla junto de detalles del proyecto debe estar marcada).

Asegúrese que los detalles del proyecto sean mostrados para que pueda definir las propiedades.

Detalles del proyecto.

FIGURA 12: Nodo de un EPS.

40

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

Abra cada pestaña para ver y editar la información del nodo o proyecto seleccionado, las pestañas son: 

Pestaña Información General: Permite ver y editar la información general sobre el nodo o proyecto seleccionado. Esta información incluye el ID, nombre del proyecto, Gerente Responsable, prioridad y el nivel de riesgo. También puede ver o editar la dirección del proyecto del sitio Web.

FIGURA 13: Detalles del Proyecto - Pestaña General.



Pestaña Fechas

Inicio Planificado: Es la fecha de inicio del proyecto. Fecha de datos: Es la fecha utilizada como punto de partida para calcular la programación. Inicio real: Es la fecha de comienzo real. Debe finalizar el: Es una restricción de la fecha colocada en la fecha de finalización del proyecto. Finalización: Es la fecha de fin del proyecto. Finalización real: Es la fecha de finalización real del proyecto, si el proyecto ha terminado - todas las actividades del proyecto tienen fechas reales de finalización. Inicio Anticipado/Fin Anticipado: Es la fecha definida por el usuario en la que espera que comience o termine el proyecto.

FIGURA 14: Detalles del Proyecto - Pestaña Fechas.

41

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1



Pestaña Bloc de Notas: Permite asignar diversos temas y detalles al nodo o



proyecto seleccionado.

FIGURA 15: Detalles del Proyecto - Pestaña Bloc de Notas.



Pestaña Códigos: Permite asignar valores a los códigos del proyecto seleccionado. Primero tiene que añadir los códigos y los valores del proyecto, para ello haga clic en el menú Empresa y luego elija Códigos de proyecto.

FIGURA 16: Detalles del Proyecto - Pestaña Códigos.

 Pestaña

Predeterminados: Permite especificar la configuración predeterminada del proyecto seleccionado. Esta información incluye la cuenta de costo predeterminado para las asignaciones de recursos a las actividades, los valores predeterminados para la numeración automática de la actividad, y el calendario por defecto de actividad, tipo de la duración y el tipo de porcentaje completado.

FIGURA 17: Detalles del Proyecto - Pestaña Valores Predeterminados.

42

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1



Pestaña Recursos: Permite especificar los permisos de recursos a nivel de proyecto para la aplicación de sus horas. Los recursos pueden asignarse a sí mismos a las actividades. También se pueden especificar si los recursos entran en el resto de las unidades o los porcentajes de actividad de finalización de sus actividades asignadas y si se debe permitir que las fechas de las asignaciones de recursos nuevos para ser independiente de la actividad o para permitir que las nuevas asignaciones para forzar un nuevo cálculo de las fechas y la duración de la actividad.

FIGURA 18: Detalles del Proyecto - Pestaña Recursos



Pestaña Configuración: Permite ver y especificar la información de resumen y los ajustes al nivel de proyecto para el proyecto seleccionado.

Marcar para mantener sólo resumidos los datos del proyecto.

Máximo nivel de los datos de WBS del proyecto se pueden almacenar en la base de datos de resumen.

Tiempo de Holgura total menor o igual que el tiempo.

FIGURA 19: Detalles del Proyecto - Pestaña Recursos.

43

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1



Pestaña Cálculos: Permite establecer la actividad y los recursos / roles de las preferencias de asignación para el proyecto seleccionado.

Marcar para actualizar el Presupuesto/ los valores de costo y fechas de finalización.

FIGURA 20: Detalles del Proyecto - Pestaña Cálculos.

EJERCICIO 1: Creación del EPS

Nota

Antes de desarrollar el Ejercicio 1, revise las siguientes guías: - Guía para el Desarrollo de los Ejercicios del Material de Lectura. - Guía de Importación y Exportación en Primavera P6. Ambas guías se ubican en el CD del curso.

1. Ingrese al Primavera P6 con su usuario y contraseña, eligiendo la Base de Datos por defecto. Para el desarrollo de los ejercicios diríjase al CD del curso» Materiales de Lectura» Sesión 02» Ejercicios , dentro de esta carpeta importar el siguiente proyecto, haciendo uso de la “Guía de Importación y Exportación de Primavera P6”: 

LVL Leveling

IMAGEN 1 Una vez importado dicho proyecto, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione el menú Empresa » Estructura de proyectos de Enterprise (EPS).

44

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

2. Haga clic en el botón Agregar.

IMAGEN 2 3. Haciendo uso del botón reacomode el nuevo nodo del proyecto (NEWEPS) al mismo nivel del proyecto que aparece por defecto. 4. En el campo ID de EPS escriba “Constru Innova” y en el campo Nombre de la EPS escriba “Estructura de Obras civiles”. 5. Teniendo seleccionado el nodo “Constru Innova” vuelva a hacer clic en el botón Agregar para crear un sub nodo. Escriba para cada nuevo nodo los valores mostrados en la siguiente tabla: ID de EPS Edificación Hidráulica Viales Abastecimiento

Nombre de EPS Obras de Edificación Obras Hidráulicas Obras Viales Obras de Abastecimiento

Como resultado debe tener la siguiente estructura:

IMAGEN 3 6. Finalmente seleccione el nodo Edificación, haga clic en el botón Agregar. Se creara un nuevo nodo, proceda a subordinarlo con el botón de flecha derecha y cree una nueva estructura con los valores mostrados en la siguiente tabla: ID de EPS Unifamiliares Multifamiliares Hoteles

Nombre de EPS Viviendas Unifamiliares Viviendas Multifamiliares Hoteles Turísticos

Como resultado debe tener la siguiente estructura:

45

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

IMAGEN 4 7. Finalmente haga clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo EPS. Responda: 1. Al crear el EPS Constru Innova mencione, ¿Cuáles son los 4 nodos principales que se crearon? __________________________________________________________________ 2. ¿Quién es el Gerente Responsable que Primavera asigna de forma predeterminado a los nodos creados? __________________________________________________________________

3.2. CONFIGURACIÓN ORGANIZACIONAL (OBS)

DE

LA

ESTRUCTURA

DE

DESGLOSE

3.2.1 EL OBS La Estructura de Desglose Organizacional (OBS) es una jerarquía que representa a los gerentes responsables de los proyectos en la organización. La OBS refleja generalmente la estructura de gestión de la organización, personal de alto nivel a través de los distintos niveles que constituyen el negocio. Se puede asociar a los gerentes responsables con las áreas del EPS, ya sea nodos o proyectos individuales. Cuando se asocia un gerente responsable con un nodo EPS, todos los proyectos se añaden a esa rama de la EPS y se les asigna un gestor de elementos de forma predeterminada. La jerarquía OBS también se usa para dar privilegios de acceso a usuarios específicos de los proyectos y de los niveles de WBS dentro de los proyectos.

Nota

OBS no es lo mismo que un grupo de recursos. Mientras que los recursos se asignan a las actividades, los elementos OBS están asociados con los nodos EPS y proyectos.

Para acceder a la Estructura de Desglose Organizacional (OBS), haga clic en el menú Empresa » OBS » Pestaña Mostrar » filtrar por y seleccione Todos los elementos de OBS.

46

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

Pestaña Mostrar

FIGURA 21: Estructura de Desglose Organizacional (OBS). 3.2.2 CREAR UN OBS Un nodo raíz OBS se asigna automáticamente a un nodo raíz EPS, para que por defecto el elemento OBS sea asignado a cada proyecto que se agregue al EPS raíz. Cuando se utiliza el cuadro de diálogo para configurar los nodos EPS que conforman la base del EPS, puede usar la EPS raíz existente como el valor predeterminado para cada nodo, o puede configurar el OBS antes de crear la EPS. Para acceder a ello elegir Empresa » OBS » seleccione el elemento OBS inmediatamente superior en el mismo nivel de jerarquía como el elemento que desee agregar y haga clic en Agregar. Haga clic en la columna Nombre de la OBS, para mostrar la jerarquía de OBS, como indica este símbolo.

FIGURA 22: Crear un nodo OBS. 3.2.3 LISTA DE RESPONSABILIDADES Para visualizar las responsabilidades de un OBS, dentro del cuadro de diálogo Estructura Jerárquica de la Organización, haga clic en la opción Mostrar y seleccione Detalles de OBS. En el cuadro de diálogo OBS, haga clic en la pestaña Responsabilidad para ver rápidamente los gestores responsables de los

47

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

elementos (OBS) que se asignan a través de la organización. Seleccione el nombre de OBS para el que desea ver las asignaciones. Opción mostrar

FIGURA 23: Lista de Responsabilidades en un OBS. 3.2.4 EDICIÓN DE ELEMENTOS OBS Puede editar una OBS de varias maneras: cambiando la posición e información de un elemento OBS existente, agregando un elemento OBS (descrito anteriormente) y eliminando un elemento OBS. 1. Para la edición de un elemento OBS, elegir Empresa » OBS » luego haga clic en la etiqueta de la columna Nombre de la OBS para mostrar la jerarquía de OBS. 2. Seleccione el elemento de OBS que desea editar. Para cambiar la información del elemento, haga clic en la ficha General y escriba la nueva información. Para cambiar la posición del elemento en el OBS, haga clic en los botones de flechas correspondientes

.

48

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

El elemento OBS Gerente de Programación (Scheduling Manager) se mueve hacia la derecha utilizando el botón de flecha derecha, para que sea un elemento del Gerente de Recursos (Resource Manager).

FIGURA 24: Editar elementos de una OBS.

Si elimina un elemento OBS de nivel superior, elimina todos los elementos contenidos en el elemento eliminado. Nota

49

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

EJERCICIO 2: Creación de OBS Continúe trabajando con el proyecto “LV Leveling”, realice los siguientes pasos: 1. Diríjase al menú Empresa » OBS. 2. En el cuadro de diálogo OBS, haga clic en la opción mostrar, seleccione Filtrar por » Todos los elementos OBS.

IMAGEN 4 3. Ubíquese en el nodo ENTIRE ENTERPRISE y haga clic en el botón Agregar para crear un nuevo nodo OBS y asígnele como nombre “Innova Ingeniería y Construcción”.

IMAGEN 5 4. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. Luego de realizar dichos pasos, responda: 1. Diríjase a la pestaña Usuarios y de clic en el botón Asignar de dicha pestaña, ¿Cuántos usuarios están disponibles para el OBS creado? ___________________________________________________________ 2. Mencione, ¿Cuáles son las Responsabilidad del OBS creado?

columnas

que

presenta

la

pestaña

__________________________________________________________________

50

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

3.3. CREANDO CALENDARIOS Los calendarios definen el número de horas de trabajo disponibles para cada día. También especifican los feriados nacionales, vacaciones de la organización, días de trabajo para proyectos específicos, periodos no laborales y descansos. El módulo utiliza las asignaciones de calendario para la programación y seguimiento de las actividades, y la nivelación de recursos. Un tipo de actividad determina si la actividad utiliza el calendario de un recurso asignado o su calendario de actividad. Puede vincular los calendarios de recursos y proyectos a los calendarios globales. Los cambios en el calendario global se aplican a todos los calendarios de recursos y de proyectos relacionados con el calendario global. 3.3.1 ADICIÓN DE CALENDARIOS Usted puede establecer un número ilimitado de calendarios para abarcar los diferentes patrones de trabajo. Existe tres tipos de calendarios: Global, Recurso y Proyecto. El calendario global contiene los calendarios que se aplican a todos los proyectos en la base de datos. El calendario de proyecto es un tipo de calendario independiente para cada proyecto en la organización. El calendario de recurso es un tipo de calendario independiente para cada recurso. Puede asignar los calendarios global o de recurso a los recursos, y los calendarios global o de proyecto a las actividades. 



Creando Calendario Global: Elegir Empresa » Calendarios. Luego elija Global, y haga clic en Agregar. Seleccione el calendario que desea copiar para el nuevo calendario global, y clic en el botón Seleccionar. Escriba el nombre del nuevo calendario. Para que el nuevo calendario sea el calendario global predeterminado para las actividades y los recursos, marque la casilla de verificación predeterminado. Para editar el nuevo calendario, haga clic en Modificar.

Figura 25: Creando Calendario Global. Creando Calendario de Recurso o Proyecto: Elegir Empresa » Calendarios. Si va a crear un Calendario del Proyecto, primero debe abrir un

51

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

proyecto. Elija Recurso o Proyecto, haga clic en Agregar. Seleccione el calendario que desea copiar para el nuevo calendario de recurso o proyecto, luego haga clic en el botón Seleccionar y escriba el nombre del nuevo calendario. Para editar el nuevo calendario, haga clic en Modificar. Para ver las asignaciones del calendario antes de cambiarlo, haga clic en Utilizado por.

Haga clic para convertir un calendario de recurso o de proyecto a un calendario global.

Figura 26: Creando Calendario de Recursos o Proyecto. 3.3.2 MODIFICANDO CALENDARIOS Use más de un calendario cuando los proyectos tengan actividades que pueden ocurrir en diferentes horarios. Por ejemplo, puede crear un calendario que específica una semana de trabajo normal, de Lunes a Viernes, y otro calendario que específica un tiempo de trabajo continuo (24 horas al día). Si define varios calendarios de proyecto, tiene que asignar a cada actividad el calendario específico que indica el tiempo de trabajo disponible para realizar la actividad. Los cronogramas de módulo de cada actividad duran solo el tiempo de trabajo del calendario al que han sido asignados. También puede crear varios calendarios para controlar los tiempos cuando el trabajo es realizado por los recursos en toda la organización. También puede asociar diferentes feriados o excepciones del calendario global para cada ciclo de trabajo para indicar la disponibilidad de recursos individuales. Defina las horas de trabajo para cada día en una semana de trabajo regular. Utilice el cuadro de diálogo calendario para ver y editar un calendario global, de proyecto o de recurso. 

Modificar Calendarios: Elegir Empresa » Calendarios, elija el tipo de calendario (global, recurso o proyecto), seleccione el calendario que desea modificar, y haga clic en Modificar. Elija el mes que desea modificar haciendo clic en el botón de la flecha correspondiente al lado del título de mes-año. Modifique el año haciendo clic en el mes / año del título, y haga clic en el botón de flecha adecuado. Para cambiar el número de horas en un día de trabajo específico, haga clic en la fecha que desea cambiar.

52

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

Elija esta opción para definir las horas laborables totales de cada día.

Establecer el número de horas disponibles para trabajar un día específico.

Muestra un calendario anual para que pueda seleccionar un mes específico para visualizar.

Haga clic para hacer el día seleccionado un día no laboral.

Figura 27: Total de horas/días laborales detalladas. Para hacer una excepción en una jornada de trabajo y aplicar un número predeterminad o de horas de trabajo para ese día, haga clic en la excepción que desea cambiar, luego clic en Estándar.

Elija esta opción para definir qué horas del día son laborables y no laborables.

Seleccione las horas que desea cambiar y haga clic laborable o no laborable.

Haga clic para indicar el número de horas de trabajo predeterminado para el día seleccionado en el calendario abierto.

Figura 28: Horas /días laborables detalladas.

53

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

Cada calendario tiene un periodo laborable/no laborable basado en una semana de trabajo regular. Los cambios que realice en una semana de trabajo regular son reflejados en el cuadro de diálogo del calendario global, de recurso o de proyecto. El cuadro de diálogo de calendario muestra periodos normal / estándar, no laborables, y las excepciones en los colores indicados en la leyenda. Aplique las excepciones directamente en el cuadro de diálogo del calendario. Para aplicar el mismo cambio a todas las instancias de un día de semana específico en el mes que se muestra, haga clic en semana laborable.  Especifique las horas de trabajo predeterminado: Utilice el cuadro de diálogo de Horas semanales del calendario para especificar el número predeterminado de horas de trabajo para cada día de la semana en el calendario abierto. Seleccione un día de la semana para establecer el número predeterminado de horas de trabajo.

Haga clic para hacer la hora seleccionada una hora laborable.

Marque esta pantalla para el número predeterminado de horas de trabajo para el día seleccionado en el calendario abierto.

Haga clic para hacer la hora seleccionada una hora no laborable.

Figura 29: Modificar Calendarios. 

Eliminar un calendario: Elija Empresa » Calendarios. Luego elija Global, Recurso o Proyecto, dependiendo del tipo de calendario que desee eliminar. Seleccione el calendario que desee eliminar y haga clic en Eliminar. Si las actividades o recursos están asignados al calendario, se mostrará un cuadro de diálogo de Calendarios en Uso. Para eliminar el calendario y vincular sus tareas con un calendario diferente, elija Seleccionar Calendario de reemplazo, haga clic en Aceptar, y seleccione el calendario de reemplazo cuando se solicite. Para eliminar el calendario y vincular sus tareas con el calendario global predeterminado, seleccione Enlace por defecto Calendario Global, y haga clic en Aceptar.

54

TLS041 – Taller de Primavera P6 Sesión 02 – Material de Lectura v1

EJERCICIO 3: Creando Calendarios. Continúe trabajando con el proyecto “LV Leveling”, responda las siguientes preguntas: 1. Ingrese a Empresa » Calendarios. Elija Global, nombre del calendario 13h/d, clic en Utilizado por…, clic en Recursos. Mencione los nombres de los recursos que utilizan el calendario. _____________________________________________________________ 2. Ingrese a Empresa » Calendarios. Elija Global» calendario Standard 5 Days Workweek, y clic en Modificar. Mencione el Total de horas/día laborable detalladas que se trabaja en el proyecto. _____________________________________________________________ 3. Ingrese a Calendarios. Elija Global, seleccione el nombre del calendario Germany, y haga clic en Modificar, luego seleccione el mes de Diciembre del año 2010 y mencione los días feriados de dicho mes. _____________________________________________________________ 4. Conservando el calendario Standard 5 Days Workweek, clic en Modificar, ingrese a horas/día laborable detalladas, y mencione la hora de ingreso y salida en que trabaja el personal del proyecto. _____________________________________________________________ 5. En Calendario » Recursos, seleccione el recurso Frank Lee, clic en Modificar y mencione el Total de horas/día laborable detalladas que se trabaja en el proyecto. ______________________________________________________

55

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

SESIÓN REVISIÓN Y AJUSTE DEL PLAN DE PROYECTO

3

 IDENTIFICACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA DEL PROYECTO  AJUSTE DEL PROYECTO  NIVELACIÓN DE RECURSOS

3.1 IDENTIFICACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA DEL PROYECTO CONFIGURACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA La ruta crítica es una representación visual que se utiliza para identificar las tareas que deben completarse a tiempo para que el proyecto esté completo en la fecha de término. Cualquier falla al momento de empezar una tarea a tiempo o una tarea que dura más de lo estimado, tiene como efecto que el proyecto termine más tarde de lo planificado. Conocer la ruta crítica es importante porque ayuda a todos a tener conocimiento de las fechas límites y también le hace comprender todos los factores que están involucrados en la finalización del proyecto. Para configurar la Ruta Crítica: 1. Seleccione pestaña Formato » grupo Formato, “Estilos de Texto” Se muestra el cuadro de dialogo de Estilos de Texto. 2. En la opción Cambiar » despliegue la lista de ítems » escoja Tareas Críticas. También se puede cambiar otros ítems que se muestran en la lista desplegable. 3. En la opción “Color”, despliegue la lista » seleccione el color de su preferencia para ver la Ruta Critica » haga clic en “Aceptar”. Usted también puede cambiar Color de fondo, Trama de fondo como se muestra en el cuadro de diálogo. Otra manera de acceder a la ruta crítica sería la siguiente: 1. Seleccione la pestaña Formato » grupo Estilos de Barra » Críticas.

Marque tareas

67

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

Seleccione la pestaña Formato, estilo de texto y en la opción cambiar elegir tareas críticas. Especifique el color y el tamaño.

Otra forma de distinguir la ruta crítica es escoger la pestaña Formato. En el grupo de Estilos de Barra, escoger Tareas Críticas. También puede escoger la opción Demora.

FIGURA 1: Configuración de la Ruta Crítica

Nota

Cuando haga clic en demora, se colocan las holguras en el Diagrama de Gantt con una raya negra.

68

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

HALLANDO LA RUTA CRÍTICA 1.

Diríjase la pestaña Tarea » Grupo Ver » despliegue la lista de la parte inferior del botón “Diagrama de Gantt” » Seleccione “Gantt de Seguimiento”.

FIGURA 2: Ruta Crítica

Nota

En la vista Gantt de seguimiento, se verá la ruta crítica en color rojo. Esta característica no se transmite al resto de vistas, es decir, la ruta crítica en el resto de visitas no se verá de color rojo.

EJERCICIO 1: “Configuración - Visualización de la Ruta Crítica” Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 3, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Restauración de Ventanas.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los cambios Su equipo ha encontrado recientemente problemas inesperados en el proyecto. Usted, como Director de Proyecto (Project Manager), tiene como responsabilidad asegurar que todas las tareas se cumplan de acuerdo a lo establecido en el cronograma. Por ello se le ha pedido que identifique la ruta crítica para así poder visualizar que tareas deben de completarse a tiempo para que el proyecto se encuentre completo en la fecha de término. El primer paso a realizar, es configurar las tareas críticas de color rojo, seguidamente podemos seleccionar la vista Gantt de seguimiento para visualizar la ruta crítica. a) ¿Cuántas tareas críticas hay en el cronograma de “Restauración de ventana”? _____________________________________________________________

69

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

b) ¿Existe alguna fase en el proyecto que este conformada por puras tareas críticas? ¿Cuál es? _____________________________________________________________

3.2 AJUSTE DEL PROYECTO En la mayoría de los proyectos es necesario ajustar el cronograma del proyecto debido a que en muchas circunstancias lo planificado al inicio no logra alcanzar los objetivos de tiempo planteados en los documentos de iniciación del proyecto. Debe tener en conocimiento que no solo se trata de tiempo, también de límites de recursos, límites de financiamiento, riesgos, etc. INFORMACIÓN NECESARIA PARA EMPEZAR:  Restricciones de tiempo total y parcial: del Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter) y/o Enunciado del alcance.  Restricciones de Costo totales y parciales: del Acta de Constitución del Proyecto y/o Enunciado del Alcance.  Restricciones de Recursos: sobre-asignaciones y/o sub-asignaciones máximas permitidas, entendidas implícitamente, o expresas explícitamente en los supuestos y/o restricciones del Acta de Constitución del Proyecto y/o Enunciado del Alcance. AJUSTE DEL TIEMPO DEL PROYECTO En la mayoría de los proyectos será necesario ajustar el tiempo del proyecto debido a que el cronograma inicial no logra alcanzar los objetivos de tiempo planteados en los documentos de iniciación del proyecto. Por ejemplo: El tiempo total del proyecto está dentro de lo requerido pero hay una fase o entregable particular que se debe entregar en una fecha específica y habrá que ajustar este tiempo o el objetivo de tiempo del proyecto es 12 meses y nuestro cronograma inicial nos da 14 meses, por lo tanto habrá que ajustar el tiempo para tratar de llegar a los 12 meses requeridos. Configuración Previa para el Ajuste 1. Seleccione la pestaña Formato » en el grupo Mostrar u ocultar, dé clic en la opción: “Tarea resumen del proyecto” » Clic en la opción: “Tareas de resumen”. Se elige estas dos opciones para que se muestre una tarea resumen del proyecto con detalles finales como costos finales, duración final, etc, tal como se muestra en el cuadro “Estadísticas”.

FIGURA 3: Configuración Previa al Ajuste del Proyecto.

70

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

2. Seleccione la pestaña Archivo » Clic en “Opciones”. La pestaña Archivo muestra varias opciones como Guardar, Abrir, Cerrar, etc, como se muestra en la imagen.

FIGURA 4: Configuración previa al Ajuste del MS Project. 3.

Seleccione Programación » Verifique que la opción de “Acumulación de costos fijos predeterminada” se encuentre establecida como “Prorrateo”. » haga clic en “Aceptar”. Se recomienda que se encuentre establecida como “Prorrateo” para que los costos se distribuyan uniformemente durante todo el proyecto. También se puede elegir la opción “Comienzo” o “Fin” las cuales serán seleccionadas de acuerdo al criterio del Director del Proyecto (Project Manager).

71

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

FIGURA 5: Verificación Costo fijo Reducir el Tiempo del Proyecto Acortar la duración de un proyecto puede resultar en un final temprano. Pero también puede significar empezar tarde. Obviamente, la segunda alternativa es más arriesgada, particularmente si no está seguro de sus estimaciones. Si usted es nuevo en la Dirección de Proyectos, probablemente no debería planear empezar tarde; por lo contrario, utilice las herramientas de la Dirección de Proyectos para evaluar la exactitud de sus habilidades. Después de un tiempo, sabrá cuán acertadas son sus estimaciones y podrá tomar el riesgo de empezar un proyecto más tarde de lo inicialmente planificado. Primero, revisaremos las restricciones de fechas que hayamos fijado en la programación, en especial las que afectan a las tareas críticas. Aquí es donde se pueden producir los cambios más significativos en la fecha límite de la tarea. 1.

Seleccione la pestaña Proyecto » grupo Propiedades » “Información del Proyecto”.

2.

Haga clic en el botón “Estadísticas”.

72

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

FIGURA 6: Información del proyecto 3.

En el cuadro de diálogo “Estadísticas del proyecto”, debe revisar la duración, trabajo, fin del proyecto.

FIGURA 7: Estadísticas del proyecto; Fin, Duración y Trabajo Existen varias alternativas para reducir el tiempo de un proyecto. Entre ellas encontramos:  Eliminar una Tarea Crítica Eliminar una tarea crítica, se entiende que dicha tarea se retirará del Alcance del Proyecto. 1.

Haga clic derecho sobre la tarea crítica » Seleccione “Eliminar Tarea”. Al eliminar la tarea crítica, podría suceder uno de dos escenarios: a. La ruta crítica continua siendo la misma y la duración del proyecto se reduce en la cantidad de tiempo que duraba la tarea eliminada. b. La ruta crítica deja de ser crítica, dando paso a una nueva ruta crítica. La reducción de tiempo en el cronograma será menor a la duración de la tarea 73

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

eliminada. Cuando la ruta crítica ya no es crítica cambia de color, pasa del “rojo” al “azul” y la nueva ruta crítica cambia de color a “rojo”.

Nota

Cuando se elimina una tarea crítica la información de sucesoras y predecesoras se modifica.

FIGURA 8: Eliminar tarea crítica  Recortar el Alcance de una Tarea Crítica El principal objetivo de recortar el alcance de una tarea crítica es generar que la tarea abarque menos profundidad de trabajo y, por ello, reduce el trabajo y la duración. Por lo tanto, un recorte en el alcance se refleja en un cronograma como la reducción de la duración de la tarea afectada. Para reducir la duración de una tarea proceda de la siguiente manera: 1. Dé clic sobre la tarea crítica a recortar » Diríjase a la pestaña Tarea » Grupo Propiedades » “Información”. 2. En la pestaña General, disminuir la duración de la tarea.

74

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

Se reduce el alcance de la tarea crítica, obteniendo una menor duración.

Tarea crítica

FIGURA 9: Recortar el alcance de una tarea crítica.

Nota

También se puede acceder al mismo cuadro de dialogo dándole doble clic sobre la tarea crítica.

Al eliminar la tarea crítica, podría suceder uno de dos escenarios: a. La ruta crítica continua siendo la misma y la duración del proyecto se reduce en la cantidad de tiempo que se redujo la tarea crítica. b. La ruta crítica deja de ser crítica, dando paso a una nueva ruta crítica. La reducción de tiempo en el cronograma será menor a la reducción de la tarea crítica. Cuando la ruta crítica ya no es crítica cambia de color, pasa del “rojo” al “azul” y la nueva ruta crítica cambia de color a “rojo”.  Asignar más Recursos a una Tarea Agregar recursos a una tarea puede reducir el tiempo que es necesario para completarla. Cuando se activa la opción “Condicionada por el esfuerzo”, MS Project reasigna el trabajo entre varios recursos. Para asignar más recursos a una tarea, debe acceder al cuadro de diálogo Información, mediante los siguientes pasos: 1. Dé doble clic sobre la tarea crítica que desee modificar » vaya a Pestaña Avanzado » haga clic en “Condicionada por el esfuerzo” » haga clic en “Aceptar”.

75

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

FIGURA 10: Configuración para asignar más recursos a las tareas. 1. Seleccione la pestaña Recursos, en la columna “Nombre del recurso” asigne más recursos a la tarea. Finalmente, haga clic en “Aceptar”. 2. Por ejemplo, si usted tiene una tarea que dura 2 días con un solo recurso, puede asignar un recurso más para reducir la duración de la tarea a la mitad.

FIGURA 11: Asignar más recursos a las tareas Al asignar más recursos a una tarea, podría suceder uno de dos escenarios: a. La ruta crítica continua siendo la misma y la duración del proyecto se reduce en la cantidad de tiempo que se reduce la duración de la tarea. b. La ruta crítica deja de ser crítica, dando paso a una nueva ruta crítica. La reducción de tiempo en el cronograma será menor a la reducción de la duración de la tarea, la cual ahora tiene más recursos asignados. Cuando la ruta crítica ya

76

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

no es crítica cambia de color, pasa del “rojo” al “azul” y la nueva ruta crítica cambia de color a “rojo”.  Incrementar las Horas de Trabajo Se puede resolver el conflicto de un recurso (sobre-asignación) programando horas extra. Cuando nos referimos al término horas extra en el MS Project, es la carga de trabajo que es programada mas allá de la carga regular del recurso. Programar horas extra permite a un recurso en particular terminar una tarea antes de lo previsto y a la vez eliminar el conflicto existente (no por hacer horas extra se termina más rápido). Para incrementar las horas de trabajo de una tarea específica debe seguir los siguientes pasos: 1. Dé clic sobre la tarea a la cual se le va a incrementar las horas de trabajo. 2. Diríjase a la pestaña Tarea » Grupo Propiedades » Seleccione “Muestra detalles de la tarea”

.

3. Haga clic derecho sobre la vista Formulario Detalles de tarea » Seleccionar “Trabajo”. 4. Programar las horas extra en la columna Trab h extra.

Seleccione la Tarea a la cual se le va a programar.

Es en este recuadro donde se programan las horas extra.

Grupo Propiedades: Muestra detalles de la tarea.

Clic derecho sobre el área de “Formulario Detalles de tarea”.

FIGURA 12: Incrementar las horas de trabajo

77

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

Al incrementar las horas de trabajo, podría suceder uno de dos escenarios: a.

La ruta crítica continua siendo la misma y la duración del proyecto se reduce en la cantidad de tiempo programado como horas extra.

b.

La ruta crítica deja de ser crítica, dando paso a una nueva ruta crítica. La reducción de tiempo en el cronograma será menor a la duración del trabajo programado en horas extra. Cuando la ruta crítica ya no es crítica cambia de color, pasa del “rojo” al “azul” y la nueva ruta crítica cambia de color a “rojo”.

EJERCICIO 2: “Ajuste de tiempo del proyecto” Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 3, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Restauración de Ventanas.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los cambios … Usted es asignado como Director de Proyecto (Project Manager) a un proyecto, y tiene algunos problemas con a la fecha de finalización de algunos entregables del proyecto, para eso usted ha decidido ajustar el tiempo del proyecto. Eliminar las tareas críticas:  Establecer entorno de trabajo (Fila 13).  Esperar que el desmantelamiento termine (Fila 20). Recortar el alcance de una tarea:  Esperar que el pegamento seque, cambiar duración a 4 hrs (Fila 24).  Esperar que el vidrio pegue, cambiar duración a 4 hrs (Fila 34). Incrementar las horas de trabajo:  Insertar el vidrio en la ventana (Fila 33), se encuentran dos recursos, a cada uno se le asignara 1hr de trab extra. Asignar más recursos a una tarea:  Pintar los rieles de la ventana (Fila 38), agregar el recurso Diana Suarez.  Esperar que la pintura seque (Fila 39), agregar el recurso Diana Suarez. Después de los ajustes realizado, identifique la siguiente información:   

¿Cuál es la nueva fecha de fin del proyecto? ¿Cuál es la nueva duración del proyecto? ¿Cuál es el nuevo trabajo del proyecto?

 Adicionar Tiempo de Adelanto entre Tareas Insertar un tiempo de adelanto entre dos tareas secuenciales en algunos casos resuelve las sobre-asignaciones, pero en otros casos no, ya que cuando es asignado un recurso a varias tareas secuenciales insertar un tiempo de adelanto causara incrementar la sobre-asignación del recurso. Siga los pasos para insertar tiempo de adelanto:

78

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

1.

Dé doble clic en la tarea.

2.

Diríjase a la pestaña Predecesoras. En la columna Pos, Insertar el tiempo de adelanto negativo.

FIGURA 13: Insertar tiempo de adelanto

Nota

Se crea tiempo de adelanto ingresando una duración negativa en la columna Pos. La duración positiva en la columna Pos es tiempo de retraso de la actividad.

Las imágenes a continuación muestran los tipos de secuencias entre tareas:

Tareas con secuencia normal (holgura libre 0):

Tareas con lead o adelanto (holgura libre negativa):

Tareas con lag o retraso (holgura libre positiva):

79

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

 Cambiar Tipo de Vínculo de Tareas Para cambiar tipo de Vínculo de tareas debe de seguir los siguientes pasos: 1.

Seleccione la tarea » Dé doble clic sobre la tarea seleccionada.

2.

Aparecerá el cuadro de dialogo Información de la tarea » Diríjase a la pestaña Predecesoras » En la columna Tipo puede generar el cambio tipo de vínculo de tareas (“Fin a Comienzo”, “Comienzo a Comienzo”, “Fin a Fin” y “Comienzo a Fin”).

FIGURA 14: Cambiar Vínculo de las tareas.

EJERCICIO 3: “Adicionar Tiempo de Adelanto y cambiar tipo de vínculo de tareas.” Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 3, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Restauración de Ventanas.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los cambios … Un cliente está preocupado debido a que no se están cumpliendo con las fechas de entrega de los avances del proyecto, ha decidido hacer una reunión con los Interesados (Stakeholders) y el Patrocinador del Proyecto (Sponsor) para tomar una decisión sobre estos inconvenientes. Se ha tomado la decisión de ajustar el tiempo del proyecto y se le ha designado al Director del Proyecto (Project Manager) tomar las medidas necesarias para hacerlo, las tareas seleccionadas son: Adicionar tiempo de adelanto entre tareas:  Esperar que el desmantelamiento termine: “1 día de adelanto” (Fila 21).  Esperar que el pegamento seque: “1 día de adelanto” (Fila 26). Cambiar tipo de vinculo ente tareas:  Esperar que el aceite de linaza seque (Fila 28): 27FF  Esperar que el vidrio pegue (Fila 36): 30FF Luego de los ajustes realizados verificar la siguiente información: 80

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1



¿Cuál es la nueva fecha de fin del proyecto?_________________________



¿Cuál es la nueva duración del proyecto?____________________________



¿Cuál es el nuevo trabajo del proyecto?_____________________________

AJUSTE DEL COSTO DEL PROYECTO En la mayoría de los proyectos será necesario ajustar el costo del proyecto debido a que no se alcanzan los objetivos de costo planteados en los documentos de iniciación del proyecto. Por ejemplo: el objetivo de costo del proyecto es $90,000 y nuestro presupuesto inicial nos da $100,000, por lo tanto habrá que ajustar el costo para tratar de llegar a los $90,000 requeridos. ¿Cuánto cuesta el proyecto? Antes de realizar el ajuste del costo del proyecto, tenemos que revisar cuánto es el costo actual. Para eso podemos identificarlo siguiendo estos pasos: 1.

Diríjase a la pestaña Proyecto » Seleccione “Información del proyecto”.

2.

Clic en Estadísticas.

FIGURA 15: Cuadro de diálogo Información del proyecto 3.

En el cuadro Estadísticas del proyecto, se puede ver el costo del proyecto actual como se muestra en la imagen. 81

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

FIGURA 16: Estadísticas del proyecto Alternativas para Reducir el Costo del Proyecto Existen dos métodos en MS Project 2010 para reducir el costo del proyecto:  Recortar el Alcance de una Tarea Por ejemplo, reducir el alcance de una tarea de levantamiento de información, considerando que se entreviste a menos personas de las inicialmente consideradas, obteniéndose menor duración, trabajo, y costo. 1. Haga clic sobre la Tarea cuyo alcance desea recortar » Diríjase a la pestaña Tarea » Grupo Propiedades » Seleccione “Información”. Tarea crítica

Se reduce el alcance de la tarea crítica, obteniendo una menor duración.

FIGURA 17: Recortar el alcance de una tarea crítica.

82

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

 Reasignar Recursos Para reducir los costos del proyecto, también se puede optar por reasignar recursos menos costosos. Por ejemplo, si tenemos en una tarea asignado a un Ingeniero, podemos reducir el costo reasignando a la misma tarea 2 practicantes que realicen su trabajo. Para reasignar recursos a una tarea se sigue los siguientes pasos: 1. Seleccione la tarea donde se reasignaran los recursos » haga doble clic, se muestra el cuadro de dialogo Información de la tarea. 2. Diríjase a la pestaña Recursos » Despliegue la lista Nombre del recurso » Asigne a los nuevos recursos. 3. Dé clic en “Aceptar”. En caso se esté utilizando nuevos recursos en la reasignación, deberá primero registrarlos en la hoja de recursos para luego poder asignarlos.

FIGURA 18: Reasignar recursos.

Nota

Reasignar recursos en el proyecto tiene un nivel de impacto en cuanto a la duración de la tarea, ya que así sean dos recursos en vez de uno, estas tendrán que pasar por una curva de aprendizaje y demorar más en aprender que una sola.

EJERCICIO 4: “Ajuste del costo del proyecto.” Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 3, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Restauración de Ventanas.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los cambios Usted como Director del Proyecto aun está trabajando en el desarrollo del Cronograma del Proyecto, el cual ya lo tiene en una primera versión, sin embargo se da cuenta que excede el presupuesto de $ 26,000.00 que le ha asignado la Gerencia a su proyecto, es por ello que revisando el cronograma usted plantea realizar el siguiente ajuste del costo: Reasignar recursos:

83

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

 Desmontar la ventana (Fila 19): Modificar el recurso “EL” “P1”.

por el recurso

 Desmantelar ventana (Fila 20): Modificar el recurso “EL” por el recurso “P2”.  Insertar vidrio en la ventana (Fila 35): Modificar el recurso “EL” por el recurso “P1” y el recurso “DS” por el recurso “P2”.  Pintar los rieles de la ventana (Fila 40): Modificar el recurso “EL” por el recurso “P1”.  Esperar que el esmalte seque (Fila 41): Modificar el recurso “EL” por el recurso “P1”. Recortar el alcance de una tarea:  Esperar que el esmalte seque (Fila 39): Recortar duración a 4h  Esperar que la pintura seque (Fila 41): Recortar duración a 4h  Esperar que el esmalte seque (Fila 45): Recortar duración a 4h Luego de los ajustes en el costo del proyecto, verifique la siguiente información: 

¿En cuánto dinero se ha reducido el costo del proyecto? _______________



¿En cuántos días se ha reducido la duración del proyecto?______________

3.3 NIVELACIÓN DE RECURSOS La nivelación de recursos es una técnica de programación basada en resolver las sobreasignaciones o conflictos de un recurso mediante la programación de tareas basada en la disponibilidad del recurso. La idea es reducir las sobreasignaciones por debajo de la Línea de Capacidad Máxima para cada recurso, la cual tiene como resultado la reprogramación de las tareas. Aunque MS Project tiene herramientas de nivelación automática, es recomendable el enfoque manual. Puede analizar los conflictos de los recursos y tomar Acciones Correctivas reemplazando a los recursos sobreasignados con un recurso disponible o también mediante la reprogramación de la tarea. Factores Importantes en la Redistribución Cuando usa la nivelación en el MS Project 2010, tenga en consideración los siguientes factores que son tomados en cuenta durante la reprogramación de las tareas con los recursos sobreasignados:  Prioridad.  Restricción.  Predecesoras.  Demora total.  Fecha de Inicio.

84

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

Sólo después de nivelar el cronograma obtendremos el tiempo real en que se puede terminar el proyecto.

Nota

Es conveniente nivelar semanalmente en lugar de diariamente para no microgestionar el proyecto.

Para acceder a las opciones de Redistribución: 1.

Diríjase a la pestaña Recurso » Grupo Redistribuir » dé clic a “Opciones de redistribución”.

2.

La opción “Redistribución”, presenta dos botones: “Automática” y “Manual”, si usted elije “Automática” permitirá que el MS Project 2010 elija las tareas para retrasar o dividir. De lo contrario, al elegir “Manual”, puede examinar el proyecto e identificar tareas que esté dispuesto a retrasar o dividir y después resolver el conflicto usted mismo.

3.

En la opción “Ámbito de la redistribución”, usted establece desde cuándo se redistribuye el proyecto. Tiene dos opciones: “Proyecto completo” o “Redistribuir desde fechas establecidas por usted”.

4.

Haga clic en “Aceptar”.

FIGURA 19: Redistribuir recursos Encontrar recursos sobreasignados Lo primero que tenemos que hacer es verificar las sobreasignaciones o subasignaciones de recursos contra los supuestos y restricciones del proyecto. Eso lo puede visualizar en la vista Uso de recursos, mediante los siguientes pasos: 1. Diríjase a la pestaña Vista » Grupo Vistas de recursos » Haga clic en “Uso de recursos”.

85

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

FIGURA 20: Vista Uso de recursos

Se reconocen a los recursos sobreasignados seleccionando la vista Hoja de recursos, aquellos recursos se muestran de color rojo. Nota

En la vista Uso de recursos, puede editar cómo son distribuidas las horas en cada celda.

Formulario de recursos Como en el Diagrama de Gantt, se puede crear vistas de pantalla dividida. Pero en la vista Hoja de recursos, en vez de mostrar el Formulario de Tarea, MS Project 2010 muestra el Formulario de Recursos. Para Acceder al Formulario de Recursos en la parte inferior de una pantalla dividida, siga estos pasos: 1.

Active la vista Hoja de recursos (Diríjase a la pestaña Vista » grupo Vistas de recursos » “Hoja de recursos”).

2.

Diríjase al grupo Vista en dos paneles » Seleccione “Detalles”. Saldrá la vista “Formulario de Recursos” en la parte inferior de la pantalla como resultado de esta operación.

86

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

FIGURA 21: Formulario de recursos Gráfico de recursos La vista Gráfico de recursos permite visualizar las horas extra asignadas a un recurso en comparación a su línea de capacidad máxima. Como sabemos, la capacidad máxima es la línea que el MS Project 2010 usa para determinar si un recurso ha sido sobreasignado. Trabajar en el Gráfico de recurso en conjunto con el Formulario de recursos le permite analizar dónde se encuentran las sobreasignaciones de una manera más visual. Siga los pasos para visualizar la Gráfica de recursos: 1.

Seleccione la pestaña Vista » grupo Vistas de recursos » despliegue la lista “Otras vistas” » seleccione “Gráfica de recursos”

2.

En el grupo Vista en dos paneles, seleccione “Detalles”.

3.

En la vista “Gráfico de recursos” con la barra de desplazamiento que se indica en la “Figura 22” puede cambiar de un recurso a otro.

87

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

Barra de desplazamiento

FIGURA 22: Gráfico de recursos

EJERCICIO 5:“Identificar recursos sobreasignados” Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 3, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Steve Martínez – Reclinable” y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los cambios Usted recién esta asumiendo el Proyecto, el cual se encuentra en plena planificación, para ello desea revisar en que estado se encuentra el cronograma del proyecto y sabes si los recursos que tiene son los suficientes para el desarrollo del proyecto, para ello procede a revisar la Hoja de Recursos. 

¿Identifique cuántos recursos están sobreasignados en el proyecto? _____________________________________________________________

Nivelación Manual Existen varias alternativas para nivelar recursos:  Modificar Secuenciamiento Mediante el cambio de secuenciamiento, puede acortar el cronograma y eliminar los conflictos. Si conecta tareas que no necesitan ser conectadas sin prevenir, puede ser que cree una situación en la cual no tenga los recursos necesarios para completar dichas tareas. Como resultado, el cronograma del proyecto se retrasa. Si descubre conexiones innecesarias, puede reemplazarlas. Cuando reemplaza las dependencias, puede ocurrir que encuentre vacíos en el cronograma del proyecto donde el trabajo es realizado. Después de que reemplace dependencias innecesarias, podrá mover esas tareas y ocupar esos vacios. Puede visualizar gráficamente las dependencias si utiliza la vista Diagrama de relaciones en combinación con el diagrama de Gantt. La vista Diagrama de 88

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

relaciones muestra las tareas seleccionadas y su predecesora y sucesora. Utilice los siguientes pasos para combinar la vista: 1.

Dé clic en la pestaña Tarea » Haga clic en el “Diagrama de Gantt” para mostrar la vista Diagrama de Gantt.

2.

En el grupo Propiedades, dé clic en el botón “Muestra detalles de tarea” Project 2010 divide la vista y muestra el Formulario Detalles de Tarea.

3.

Haga clic en el panel inferior » Haga clic derecho en la barra gris que se encuentra a la izquierda del panel inferior y seleccione “Mas vistas”.

4.

Seleccione “Diagrama de relaciones” y haga clic en “Aplicar”.

5.

En el panel superior (vista Diagrama de Gantt), haga clic en cada una de las tareas de su proyecto para revisar sus dependencias gráficamente en el panel inferior.

.

FIGURA 23: Visualizar el Secuenciamiento. Para modificar el secuenciamiento y poder eliminar la sobreasignación, siga los siguientes pasos: 1.

Dé doble clic sobre la tarea con sobreasignación » diríjase a la pestaña predecesoras y en la columna “Id” modifique dos tareas paralelas hechas por el mismo recurso (sobre-asignadas) para que se hagan secuenciales por el mismo recurso (eliminando la sobre-asignación). Podría también asignar una de las tareas a otro recurso.

89

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

FIGURA 24: Modificar el Secuenciamiento.



Dividir una Tarea

Dividir una tarea puede ser la mejor opción para resolver un conflicto de programación. Se puede dar el caso de que no pueda completar la tarea en días consecutivos, pero puede empezar una tarea, parar de trabajar en ella por un periodo de tiempo y luego regresar a la misma tarea. MS Project 2010 le permite dividir una tarea en cualquier momento que sea necesario para realizar este tipo de modificación. Siga estos pasos para dividir una tarea: 1.

Cambie a la vista Diagrama de Gantt.

2.

Dé clic en la pestaña Tarea, dentro del grupo Programación, clic en el botón “Dividir tarea”

.

3.

Arrastre el puntero del mouse sobre la barra que quiera dividir, a medida que el puntero del mouse se mueve sobre la barra elegida, las fechas también se mueven.

4.

Suelte el mouse cuando la información de la barra haya alcanzado la fecha en la cual va a dividir la tarea.

90

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

La fecha se mueve de acuerdo al puntero del mouse.

Seleccione la tarea a dividir.

FIGURA 25: Dividir una tarea 

Reasignar Recursos

Para remover la asignación de un recurso, siga estos pasos: 1.

Utilizando la vista Diagrama de Gantt, seleccione la tarea de la cual se desea quitar al recurso asignado.

2.

Haga clic en la pestaña Recurso, en el grupo Asignaciones, dé clic en el botón “Asignar recursos” para mostrar el cuadro de dialogo Asignar recursos.

3.

Resalte el recurso que necesite quitar de la tarea y haga clic en “Quitar”. Cambia la duración de la tarea a menos que sea de duración fija.

4.

Haga clic en “Cerrar”.

91

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

FIGURA 26: Quitar o reemplazar la asignación de un recurso.

EJERCICIO 6:“Nivelación Manual” Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 3, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Steve Martínez – Reclinable” y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los cambios Su compañía estaba llevando a cabo un proyecto de implementación de un contactor giratorio para un cliente muy importante de su compañía. Durante la planificación, usted como Director del Proyecto se da cuenta de que existen recursos sobreasignados, por lo que debería de hacer una nivelación de recursos para eliminar la sobreasignación. Usted ha elegido las siguientes tareas para eliminar las sobreasignaciones:  Diseño (Fila 49) tendrá como predecesora a la actividad Sistema Integrado (Fila 47), con secuenciamiento Fin a Comienzo.  Prueba inicial de durabilidad (1 set 3X life) (Fila 10), modificar recurso de Técnico de Laboratorio por Técnico de Proceso.  Prueba de durabilidad (Fila 15), modificar recurso de Técnico de Laboratorio por Técnico de Proceso al 100%.  Dividir la tarea PPAP Sumision (Fila 26), para que ahora tenga una duración de 1.2 semanas, y la segunda parte de la tarea se desarrolle luego de terminada la tarea Herramienta de Construcción (Fila 25). Luego de la nivelación manual, verifique la siguiente información: 

¿Cuál es el nuevo costo del proyecto?______________________________



¿Cuál es la nueva fecha de fin del proyecto? _________________________

92

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

 Modificar Cargas de Trabajo Se utiliza este método para modificar dos tareas paralelas hechas por el mismo recurso al 100% (sobreasignadas), para que se hagan por el mismo recurso pero al 50%(eliminando la sobreasignación). Siga los pasos para modificar la carga de trabajo: 1.

Haga doble clic en la tarea donde se encuentra el recurso sobreasignado.

2.

Dé Clic en la pestaña Recursos » carga de trabajo.

en la columna Unidades, modifique la

FIGURA 27: Modificar cargas de trabajo.

Nota



Cuando modifica la carga de trabajo de un recurso en una actividad pueden suceder dos casos. El primero es cuando se reduce la carga de trabajo por ejemplo, de 100% a 50% y se ha establecido un calendario con un horario de 8 horas, este recurso trabajará sólo 4 horas. El segundo caso es cuando se incrementa la carga de trabajo, por ejemplo, de 100% a 200% y se ha establecido un calendario de 8 horas, este tipo de recurso tendrá más de una persona a su disposición.

Insertar Tiempo de Retraso

El tiempo de holgura es la cantidad de tiempo que una tarea puede demorarse antes de afectar la fecha de su tarea sucesora o la fecha final del proyecto. Holgura libre es la cantidad de tiempo que una tarea puede demorarse sin retrasar otra tarea. La mayoría de proyectos contienen tareas no críticas con tiempo de holgura. Si tiene un tiempo de holgura en su cronograma, tendrá la opción de mover tareas para balancear las fases del cronograma que no tienen tiempo de holgura con las fases que tienen mucho.

93

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

Los valores de tiempo de holgura también pueden ayudar a identificar las inconsistencias en su cronograma. Nota

Insertar un tiempo de retraso entre dos tareas secuenciales es hecho para que el recurso sobreasignado elimine la sobreasignación. Siga los pasos para insertar tiempo de retraso: 1. 2.

Dé doble clic en la tarea. Diríjase a la pestaña Predecesoras, en la columna Pos Insertar el tiempo de retraso positivo.

FIGURA 28: Insertar tiempo de atraso EJERCICIO 7: “Insertar tiempo de retraso y modificar carga de trabajo de las tareas” Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 3, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Steve Martínez – Reclinable” y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los cambios La Alta Gerencia ha planificado una reunión para revisar el cronograma de su proyecto. Se desea insertar tiempo de retraso para que los recursos del proyecto tengan tiempo de holgura para terminar su trabajo sin retrasar el final del proyecto. Para insertar el tiempo de retraso se ha seleccionado la siguiente tarea:  Herramienta de construcción (Fila 25): 1 día de retraso.  PPAP sumisión (Fila 31): 5 días de retraso.  Prueba de Durabilidad (Fila 15), modificar carga de disponibilidad del recurso Técnico de Laboratorio al 50%.

trabajo

con

 Prueba de Esfuerzo (Fila 16), modificar carga de trabajo con disponibilidad del recurso Técnico de Laboratorio al 50%.

94

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

Luego de estos cambios, verifique la siguiente información: 

¿Cuál es el trabajo del proyecto?__________________________________



¿Cuál es la nueva duración del proyecto?____________________________

Nivelación automática Mediante la nivelación automática se realiza una nueva programación dividiendo tareas y agregando una demora (o delay) a las tareas, hasta que los recursos asignados a esas tareas dejen de estar sobre-asignados. Para programar la nivelación automática, siga estos pasos: 1. Diríjase a la pestaña Recurso » grupo Redistribuir » elija “Opciones de redistribución”; se muestra la figura 29. 2. En el cuadro de diálogo Redistribuir recursos » en la opción Redistribución realice el cambio de “Manual” a “Automática”. 3. En el área Ámbito de la redistribución, se muestran dos opciones. La primera es “Redistribuir el proyecto completo” y la segunda es “Redistribuir” desde una fecha específica hasta una fecha límite de acuerdo a la necesidad requerida. Escoja la alternativa más adecuada según le convenga.

FIGURA 29: Nivelación automática 4.

Por defecto, se muestra en Orden de distribución la opción en “Estándar”. Se puede modificar a “Sólo identificador” o “prioridad estándar”. El orden de redistribución elegido en el cuadro de diálogo Redistribuir recursos (estándar, sólo identificador, prioridad, estándar) determina las tareas que se retrasan o dividen primero. Con el orden de redistribución estándar, MS Project examina las dependencias con las predecesoras, el margen de demora, las fechas, las 95

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 03 – Material de Lectura v1

delimitaciones y las prioridades. Si se redistribuye por identificador, MS Project realiza el proceso en la lista de tareas en orden descendente por identificador de tarea. En el caso de redistribución por prioridad y estándar, MS Project primero examina las prioridades de cualquier conjunto de tareas, tarea de resumen o proyecto, y luego los factores estándar. 5.

Haga clic en “Aceptar”. Verificar la realización de la nivelación automática.

FIGURA 30: Configuración de nivelación automática.

EJERCICIO 8: “Nivelación automática” Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 3, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Steve Martínez – Reclinable” y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los cambios Usted como Project Manager, está trabajando en la planificación del proyecto, y se encuentra desarrollando el cronograma, sin embargo se da cuenta que tiene varios recursos sobreasignados, por ello usted decide aplicar la nivelación automática a su cronograma, luego de hacer esto verifique la siguiente información: 

¿Cuál es la nueva duración del proyecto?____________________________

96

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

SESIÓN CONFIGURACIÓN DE LA LÍNEA BASE

4

  

CREACIÓN DE LA LÍNEA BASE EMITIR LA CURVA DE VALOR PLANIFICADO AUDITAR LA LÍNEA BASE

ACTUALIZACIÓN DEL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO  ACTUALIZACIÓN DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

4.1 CONFIGURACIÓN DE LA LÍNEA BASE Hasta esta sesión, ha usado MS Project como una herramienta de planificación. Ha ingresado tareas y agregado recursos. También ha hecho cambios de modo que las tareas se relacionen adecuadamente entre sí y que las asignaciones de los recursos no entren en conflictos. Ahora, que tiene un programa de un proyecto que es realizable, está listo para comenzar el proyecto. Aunque la planeación es importante, el seguimiento de lo que ocurre una vez que inicie el proyecto y la comparación de los eventos reales con sus estimados de lo que pueda pasar es la verdadera fuente de poder de Project. Al vigilar el progreso, puede anticipar retos antes de que se conviertan en problemas, lo que le ayuda a mantener su proyecto dentro del programa y el presupuesto. Más aún, una vez que complete su proyecto, comparar el progreso actual con el estimado le servirá para calcular estimados más precisos en proyectos futuros. 4.1.1 CREACIÓN DE LA LÍNEA BASE ¿QUÉ ES LA LÍNEA BASE? Para dar seguimiento a los avances, necesita establecer una Línea Base para su proyecto, que es una fotografía del programa de su proyecto en el momento en que ha completado su fase de planificación o algunas veces al final de alguna fase crítica. ESTABLECER LA LÍNEA BASE Puede establecer hasta 11 Líneas Base y 10 planes provisionales y cada una copia los contenidos de ciertos campos de todas las tareas, recursos y asignaciones en los campos correspondientes a la Línea base. Estos campos proporcionan buenas bases para el rendimiento de la programación y del presupuesto mientras ejecuta el proyecto. Los campos mencionados se listan a continuación:   

Costo en el campo COSTO de la Línea base (Costo previsto). Duración en el campo DURACIÓN de la Línea Base (Duración prevista). Fin en el campo FIN de la Línea Base (Fin previsto).

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

 

Comienzo en el campo COMIENZO de la Línea Base (Comienzo previsto). Trabajo en el campo TRABAJO de la Línea Base (trabajo previsto).

La vista por defecto de MS Project 2010, no está configurada para mostrar la Línea Base. Para establecer por primera vez una Línea Base (Figura 1) siga estos pasos: 1. Seleccione la pestaña Proyecto » grupo Programación » escoja “Establecer Línea Base” » de la lista despegable, haga clic en “Establecer Línea Base”. 2. En la ventana emergente, marque la opción “Establecer Línea Base” » de la lista despegable, escoja la opción “Línea Base” » en la opción Para: seleccione la opción “Proyecto Completo” » finalmente haga clic en el botón “Aceptar”. Si hace clic en la lista desplegable de la opción “Establecer Línea base”, podrá configurar 10 Líneas Base aparte del original. Entonces, MS Project permite establecer y guardar 11 Líneas Base en un Proyecto.

FIGURA 1: Establecer Línea Base Si en caso desee agregar más tareas luego de haber guardado la Línea Base, puede hacer lo siguiente: 1. En el Diagrama de Gantt o en cualquier otra vista de tareas, debe seleccionar las tareas que desee agregar a la Línea Base » haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Programación » haga clic en “Establecer Línea Base”. 2. En el cuadro de diálogo, se debe configurar lo siguiente: Seleccionar la opción “Establecer Línea Base” (debe asegurarse de seleccionar la última Línea Base

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

guardada) » En la opción “Para”, seleccionar “Tareas Seleccionadas”. Se habilitará los cuadros de selección en la parte inferior del cuadro y podrá seleccionar la opción que refleje mejor la información de la Línea Base de la tarea seleccionada:  Si desea que las tareas seleccionadas se incluyan en todas las tareas de resumen, seleccionará la opción “Para todas las tareas de resumen”.  Si desea que las tareas seleccionadas se incluyan sólo en las tareas resúmenes seleccionados, seleccionará la opción “De subtareas a tareas de resumen seleccionadas”. 3. Haga clic en “Aceptar” y luego en “Sí” para confirmar que queremos cambiar la Línea Base existente (Figura 2).

FIGURA 2: Agregar nuevas tareas a una Línea Base establecida.

Nota

Si usa Microsoft Office Project Professional 2010 con Project Server y las características de Dirección de proyectos empresariales, el administrador dará o quitará la posibilidad de configurar las Líneas Base de los proyectos empresariales. Sólo aquellos que tienen permisos para guardar la Línea Base protegida o guardar el conjunto de permisos de la Línea Base no protegida pueden sobrescribir potencialmente una Línea Base del proyecto.

EJERCICIO 1: Establecer y visualizar la Línea Base usando Tabla Línea Base Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

Sesión 4, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Restauración de Ventanas.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los cambios, ya que será necesario para el desarrollo del ejercicio 2. Finalizó la planificación de su proyecto con la puesta en marcha del mismo, antes de ello los principales Interesados (Stakeholders) del proyecto desean revisar y supervisar la siguiente información dentro de su Cronograma: Las fechas originales de comienzo y fin, duración prevista, trabajo previsto y costo previsto. Para ello, usted como Director de Proyecto (Project Manager), tiene que cumplir con ese requisito, grabando dicha información en una Línea Base del proyecto completo y mostrándola usando la Tabla Línea Base. PREGUNTAS: En base a su resultado, conteste las siguiente pregunta: 1.1. Aplicando la Tabla Línea Base con la vista Diagrama de Gantt, ¿Cual es la Duración Prevista, Costo Previsto y Trabajo Previsto de las siguientes tareas? Tarea

Duración prevista

Costo Previsto

Trabajo Previsto

Asistir al entrenamiento Revisar el Plan del Proyecto Identificar las herramientas existentes.

REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA LÍNEA BASE Cuando establece inicialmente la Línea Base (fase de ejecución), esta es idéntica a la información de lo programado (fase de planificación), pero cuándo el equipo comience a completar el trabajo dentro del proyecto, ambas partes comenzarán a divergir, entonces és esta diferencia en tiempo, costo y trabajo la que nos interesará controlar en el proyecto. La siguiente lista muestra los métodos para revisar la información de la Línea Base, entre ellas tenemos: Utilizar el Diagrama Gantt de Seguimiento 1. Seleccione la pestaña Vista » Grupo Vistas de tareas » Lista despegable del Diagrama de Gantt » haga clic en la opción “Gantt de seguimiento” (Figura 3). En la vista Gantt de seguimiento (en el área gráfica temporal) notará barras superpuestas. La barra ploma inferior representa la Línea Base, la barra superior representa su plan actual y es de dos tipos: las tareas no Críticas (color azul) ó las tareas críticas (color rojo). Al comienzo, esas barras tienen la misma longitud. A medida que realiza cambios en su plan actual o si los registros de avance de las actividades son diferentes al de la Línea Base, las barras superiores se moverán. Las barras de Línea Base mantienen inamobibles su longitud, a menos que establezca su anterior Linea base con los datos actuales de progreso.

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

La vista Gantt de Seguimiento tiene el porcentaje completado a la derecha de cada barra.

La vista Gantt de Seguimiento, muestra la Línea Base, tareas criticas y tareas no criticas

Área gráfica temporal

FIGURA 3: Revisar la Línea Base usando el Diagrama Gantt de Seguimiento.

Utilizar la Tabla de Variación Debido a que la vista por defecto del Gantt de Seguimiento muestra la tabla de entrada, podría encontrar de más utilidad cambiar dicha tabla a la Tabla Variación que muestra datos previstos y actuales. Para realizar esto, siga este paso: 1. Seleccione pestaña Vista » Grupo Datos » haga clic en la opción “Tablas”, dentro de la lista despegable seleccione la Tabla “Variación”. A continuación en el área de texto, se mostrará columnas de los valores de la Tabla variación (Figura 4).

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

FIGURA 4: Utilizar la Tabla Variación para visualizar datos de la Línea Base. Cuando establece una Línea Base, el comienzo es igual al comienzo de Línea Base, y el Fin es igual al Fin de Línea Base; esto sucede porque Project copia los valores del Plan Actual dentro del Plan de Línea Base. Puede adicionar columnas en la Tabla Variación (Figura 5), esto le permitirá personalizar la Tabla según sus necesidades. La Tabla de Variación incluye las columnas: Comienzo de Línea Base (Previsto), Fin de Línea Base, Variación de Comienzo y Variación de Fin.

Adicionar nuevas Columnas con campos personalizados.

FIGURA 5: Vista de la Tabla de Variación. Reconfigurar el Diagrama De Gantt para mostrar la Línea Base Por defecto, la vista Diagrama de Gantt no muestra la Línea Base, pero podemos reconfigurar la vista para mostrar la Línea Base. Siga el siguiente paso: 1. Dentro de la Vista Diagrama de Gantt, seleccione la pestaña Formato » Grupo Estilos de Barra » Haga clic en la lista despegable “Línea Base” » y seleccione “Línea Base” (la primera opción en la lista o la que haya establecido). Inmediatamente, en el área gráfica temporal, observará la barra de la Línea Base (color plomo).

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

Dicha vista es similar a la Vista Gantt de Seguimiento, excepto que no tiene que cambiar de vista para mostrar la Línea Base, esto hace más efectivo visualizar el seguimiento e identificar variaciones. Puede añadir cualquier Línea Base que haya establecido a cualquier tabla en cualquier momento.

Las barras de Líneas Base son las barras inferiores (color plomo); que permanecerán en el lugar tanto como el plan actual es ajustado.

FIGURA 6: Configurar el Diagrama De Gantt para mostrar la Línea Base Utilizar la Vista Gantt de Seguimiento con la Tabla Línea Base Debido a que la vista por defecto del Gantt de Seguimiento muestra la tabla de entrada, podría encontrar de más utilidad cambiar dicha tabla a la Tabla Línea Base que muestra datos previstos y costos actuales. Para realizar esto, siga los siguientes pasos: 1. En la Vista “Gantt de seguimiento”, seleccione la pestaña Vista » Grupo Datos » haga clic en la opción “Tablas”, dentro de la lista despegable seleccione “Mas Tablas”. 2. En el cuadro de Diálogo “Más Tablas”, marque la opcion “Tarea”, en la lista de tablas, seleccione “Línea Base” » Luego haga clic en “Aplicar”. A continuación en el “área de texto”, se mostrará columnas de los valores de la tabla Línea Base y en el área gráfica temporal se mostrará la Vista Gantt de Seguimiento (Figura 7).

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

FIGURA 7: Vista Gantt de Seguimiento con la Tabla Línea Base.

EJERCICIO 2: REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA LÍNEA BASE Para este ejercicio se requiere el archivo guardado del EJERCICIO 1, deberá guardar nuevamente los cambios necesarios para el desarrollo del ejercicio 3. Anteriormente, su proyecto se encontraba en la Fase de Planificación y emitió su primera Línea Base, pero ahora que se encuentra finalizando la primera semana de ejecución, tiene que ingresar el porcentaje de avance de las tareas que se mencionan en el siguiente cuadro, porque en la siguiente reunión con el Gerente General usted como Director del Proyecto (Project Manager) deberá informar sobre el avance de las tareas. Tareas

Porcentaje Completado

Asistir al entrenamiento

95%

Revisar en Plan del proyecto

87%

Identificar las herramientas existentes Especificar los requisitos de compra

100% 54%

Revisar las condiciones de las ventanas

100%

Especificar los requisitos de materiales

33%

Comprar herramientas y materiales

25%

Establecer el entorno de trabajo

15%

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

PREGUNTAS: En base al resultado del ingreso de sus porcentajes de avance conteste las siguientes preguntas: 2.1. Configure su Proyecto usando la vista “Gantt de Seguimiento” con la tabla “Variación” y mencione. ¿Cuáles son las columnas que muestra la Tabla “Variación”? __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 2.2. Ahora reconfigure su proyecto usando el “Diagrama de Gantt” con la Tabla “Línea Base” Inicial para que pueda mostrar la Línea Base y mencione. ¿Cuáles son las fechas de Comienzo y Fin de Línea Base de las siguientes tareas con sus recursos respectivos?

Tarea

Comienzo de la Línea Base

Fin de la Línea Base

Recurso (s)

Identificar las herramientas existentes Comprar herramientas y materiales Eliminar el Marco

2.3. Por último a su proyecto adicione la Tabla “Línea Base” a la Vista “Gantt de Seguimiento” y mencione los porcentajes de avance de las siguientes tareas. Tarea

% Completado

Identificar las herramientas existentes. Especificar los requisitos de compra. Revisar las condiciones de las ventanas. Especificar los requisitos de materiales Comprar herramientas y materiales

ESTABLECER LÍNEAS BASE ADICIONALES A veces, se realiza el seguimiento de un proyecto durante un período de tiempo y después ocurre un cambio grande. Tal vez la empresa ha previsto dicho cambio según prioridades o un proyecto de emergencia aparece cuando un miembro del equipo no está en este proyecto. Quizás los fondos se han recalculado y se tendrá

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

que empezar de nuevo. En dichos casos, tener una Línea Base original podría no ser tan útil como pensaba y aunque no tenga que reemplazarla por completo, puede que tenga otras Líneas Base más actualizadas que cumplan los requisitos de seguimientos diarios. Incluso si no ha ocurrido ninguno de estos problemas, puede que siga siendo interesante el uso de varias Líneas Base para tener una fotografía del comienzo de la ejecución de una fase y para tomar otra al final de cada mes o de cada cuatrimestre. Para establecer una Línea Base adicional, siga los siguientes pasos: 1. Seleccione la pestaña Proyecto » Grupo Programación » Haga clic en “Establecer Línea Base”. 2. Asegúrese de seleccionar la opción “Establecer Línea Base” » de la lista, seleccione “Línea base 1” » En la opción “Para”, asegúrese de seleccionar “Proyecto completo” y haga clic en Aceptar.

FIGURA 8: Establecer Línea Base Adicional.

Nota

Si la Línea Base tiene una fecha de última modificación con respecto a una Línea Base anterior es porque ya se ha guardado alguna información en ese campo. Si selecciona una de esas Líneas Base, podrá sobrescribir su información utilizando la información de la programación actual.

Establecer un Plan Provisional Si los tiempos de la programación de su proyecto se alejan de manera considerable del plan de Línea Base, necesita revisar la programación para reflejar mejor la

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

realidad. Puede guardar otra Línea Base o guardar un plan provisional que le ayude a ver si está cumpliendo bien con los objetivos revisados. El plan provisional contiene un conjunto de tareas con fechas de comienzo y fin que puede comparar con otro plan provisional o con un Plan de Línea Base. Una Línea Base incluye más información (además de las fechas de comienzo y fin de las tareas, la Línea Base también incluye duración, trabajo e información de costos acerca de tareas, recursos y asignaciones).

Nota

También puede utilizar planes provisionales para copiar información de una Línea Base a otra.

Puede guardar un plan provisional siguiendo estos pasos: 1. Seleccione pestaña Proyecto » Grupo Programación » seleccione establecer Línea Base » de la lista despegable, haga clic en “Establecer Línea Base”. 2. En el cuadro de diálogo, seleccione “Establecer plan provisional” » en la opción Copiar seleccione una de las fechas de Comienzo/Fin, en la opción En seleccione un elemento como “Comienzo1/Fin1”, para copiar las fechas en campos nuevos. En la opción Para, seleccione:  “Proyecto completo” para crear un plan provisonal para todo el proyecto, o  “Tareas seleccionadas” para crear un plan provisional que conserve la información del plan original provisional para cualquier tarea que no haya seleccionado, pero guarda nuevas fechas de comienzo y fin para las tareas que ha seleccionado, luego haga clic en “Aceptar”.

Puede utilizar campos Comienzo/Fin en la Opción Copiar y en la opción En para guardar hasta 11 Planes provisonales.

FIGURA 9: Establecer un Plan provisional.

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

Ver Múltiples Líneas Base La Vista Gantt de Seguimiento está configurada para mostrar sólo los valores de la Línea Base principal y no los valores de la Línea Base 1 hasta la 10. Para visualizar múltiples Líneas Base en el Diagrama de Gantt, siga estos pasos: 1. Seleccione la Pestaña Vista » Grupo Vista de Tareas » Lista despegable “Diagrama de Gantt” » seleccione “Más vistas”. En el cuadro de diálogo, escoja “Gantt de Varias Líneas Base”, y haga clic en “Aplicar”.

Área de Barras Diagrama de Gantt mostrando varias Líneas Base.

FIGURA 10: Vista de Varias Líneas Base en un Diagrama de Gantt.

EJERCICIO 3: Visualizando y estableciendo Múltiples Líneas Base Para el desarrollo del ejercicio se requiere el archivo guardado del EJERCICIO 2. En la reunión que tuvo con el Gerente se acordó que por cada semana de avance usted debe establecer una nueva Línea Base de todo el proyecto, ahora se encuentra finalizando la segunda semana de avance y debe cumplir con el acuerdo, ahora deberá ingresar el nuevo porcentaje de avance y luego Emitir una nueva Línea Base en las siguientes tareas: Tareas

Porcentaje Completado

Asistir al entrenamiento

100%

Revisar el Plan del proyecto

100%

Especificar los requisitos de compra

100%

Especificar los requisitos de materiales

100%

Comprar herramientas y materiales

100%

Establecer el entorno de trabajo

100%

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

Eliminar Marco

100%

Desmantelar la ventana

25%

Desmontar la Ventana

5%

Esperar que el desmantelamiento termine

5%

Luego de establecer su nueva Línea base, se da cuenta que dos de esas tareas no van a cumplir con la duración planificada porque el recurso responsable no realizó el trabajo por motivos de salud, entonces, para su siguiente reunión de avance con la Gerencia usted deberá ingresar nuevas duraciones fijas y establecer una nueva Línea Base pero sólo para esas tareas. TAREAS

NUEVAS DURACIONES (columna Duración)

Desmantelar Ventana

6 horas

Esperar que el desmantelamiento termine

3 días

Lijar las ventanas

5 horas

PREGUNTAS: En base a su resultado, conteste las siguientes preguntas: 3.1. Al ingresar los datos del enunciado, ¿Cuál es el Porcentaje completado y la duración del proyecto “Restauración de ventana”? __________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 3.2. Usando la Tabla “Línea Base” con Vista “Gantt de Varias Líneas Base”, mencione cuáles son las 3 tareas que cambiaron sus fechas de Fin de Línea base. __________________________________________________________________ _______________________________________________________________ ________________________________________________________________ 3.3. ¿Cuál es la principal función de Visualizar el Gantt de Varias Líneas Base con la Tabla Línea base? __________________________________________________________________ _______________________________________________________________ ________________________________________________________________

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

BORRAR UNA LÍNEA BASE Acaba de terminar la planificación de un proyecto y está listo para la puesta en marcha del proyecto, en la reunión con los Interesados (Stakeholders) hay un debate y el alcance se amplía o reduce. Ahora tiene que trabajar de nuevo en la Fase de Planificación – no desea ajustar la Línea Base, en lugar de ello desea deshacerse de él. Después de hacer los cambios, puede establecer la Línea Base correcta. Para borrar una Línea Base o un Plan Provisional, siga estos pasos: 1. Seleccione la Pestaña Proyecto » Grupo Programación » haga clic en “Establecer Línea Base” » escoger “Borrar Línea Base” de la lista despegable. 2. En el cuadro de diálogo Borrar Línea Base, puede escoger “borrar Plan de Línea Base” o un “Plan Provisional” para todo el proyecto o tareas seleccionadas » Hacemos clic en “Aceptar”, de forma que se quitarán los campos correspondientes.

FIGURA 11: Borrar una Línea Base. 4.1.2 EMITIR LA CURVA DE VALOR PLANIFICADO (CURVA S) La curva de Valor Planificado (curva S) es una representación gráfica del avance acumulado de costos del proyecto en función del tiempo y sirve para comparar el avance real con el avance esperado. El avance puede ser expresado en porcentaje o en unidades (monetarias, horas hombre, etc.). Se le denomina curva S debido a que la gráfica toma forma de letra “S” a medida que se van representando los valores acumulados de costos en el eje del tiempo. Para realizar la Curva de Valor Planificado (Curva S), usando una hoja de Cálculo, debe primero revisar la información del proyecto realizando los siguientes pasos: 1. Seleccione la pestaña Proyecto » Grupo Propiedades » “Información del proyecto”. 2. En la ventana emergente, modificar la “Fecha de Estado” (fecha final de su proyecto o fecha de corte de su proyecto) para que coincida con la fecha de fin de su proyecto.

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

FIGURA 12: Coincidir la fecha de estado con la fecha de fin del proyecto Ahora procederá a preparar el informe de Valor Planificado (Curva S), para lo cual realizará los siguientes pasos: 1. Seleccione la pestaña Proyecto » grupo Informes » “Informes visuales”. 2. Del cuadro de diálogo elegir “Informe de horas extra de Valor Acumulado” » haga clic en el botón “Editar Plantilla” (FIGURA 13). 3. Aparecerá otro cuadro de diálogo » en la opción “Campos Seleccionados”, seleccione sólo la opción “Valor Planeado”, luego haga clic en “Editar Plantilla” (FIGURA 14). 4. La gráfica obtenida es un archivo “.xls” (Excel). FIGURA 15

FIGURA 13: Eligiendo Informes Visuales del Grupo Informes

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

Puede configurar su informe seleccionando el nivel de datos de uso que desea incluir en su informe (años, trimestres, meses, semanas y días).

-

FIGURA 14: Elegir informe de horas extra de Valor Acumulado Cuando la gráfica sale con un () y no como una curva, diríjase al libro Uso de la Asignación con VA, y en la columna Trimestre verificar que cada trimestre se presente con signo (-) para que se muestre la información por semanas, luego regrese al libro Gráfico1 y la gráfica se verá como una curva.

Inicialmente la gráfica tendrá como título “Informe de horas extras del valor acumulado”, hay que editarlo para que salga con el título “Curva S del Proyecto”.

FIGURA 15: Informe de horas extra de Valor Acumulado (Curva S) 4.1.3 AUDITAR LA LÍNEA BASE Auditar la Línea Base sirve para confirmar que se ha grabado correctamente la Línea Base. Puede confirmarlo usando el “Informe del Presupuesto del Proyecto”, para ello siga los siguientes pasos: 1. Seleccione la pestaña Proyecto » Grupo Informes » Haga clic en “Informes”. 2. De la ventana Informes, seleccione la Opción “Costos”.

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

FIGURA 16: Elegir informes de costos 3. Al seleccionar la opción “costos”, debe elegir el Informe “Presupuesto”.

FIGURA 17: Elegir Informe de Presupuesto 4. Puede verificar el “Informe presupuestario”(Figura 18). Dado que aún el Cronograma no contiene valores reales la variación entre Costo Total y Costo Previsto debe ser siempre igual a cero.

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

Una manera rápida de verificar que la Línea Base esté bien guardada, es verificar que en la columna de Variación todos los valores sean 0.

FIGURA 18: Informe presupuestario. EJERCICIO 4: Emitir la Curva de Valor Planeado e Informe Presupuestario

Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 4, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Oficina de Proyectos Automatizado.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. La Alta Gerencia ha planificado una reunión con usted. La fecha de estado de su proyecto será la fecha de fin que tiene su proyecto en ese momento y el objetivo es revisar el avance (en semanas) del acumulado de costos en función del tiempo de su proyecto, además de ello el Patrocinador (Sponsor) le mencionó que para la reunión usted debe llevar un informe gráfico visual y un informe impreso donde se pueda constatar que la Línea base fue bien grabada y que se está siguiendo con el avance planificado. Entonces para cumplir con esos requerimientos usted debe emitir una Curva de Valor Planeado (Curva S) y un Informe Presupuestario. PREGUNTAS En base a su resultado, conteste las siguientes preguntas: 4.1. Al emitir su informe visual en semanas del Valor Planeado (Curva S), mencione cual es el rango de costo que tiene en las siguientes semanas: SEMANAS

RANGO DE COSTO

Semana 45 Semana 46 Semana 49 4.2. De la misma manera mencione, ¿Cuál es el costo total general del proyecto usando su Informe Visual del Valor Planeado? __________________________________________________________________ _______________________________________________________________

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

4.3. Además del Informe Visual de Valor Planeado, se le pidió Emitir un “Informe Presupuestario”. De acuerdo a su informe complete el siguiente cuadro con el Costo Total, Costo Previsto y Variación de las siguientes tareas: TAREAS Capacitar a entrenadores

COSTO TOTAL ($)

COSTO PREVISTO ($)

VARIACIÓN ($)

los

Facilitar las normas de sesión Desarrollar plantillas Crear un fondo de recursos

4.2 ACTUALIZACIÓN DEL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO 4.2.1 ACTUALIZACIÓN DEL PROGRESO DE LAS TAREAS Puede actualizar el progreso de las tareas introduciendo la información real a partir de los controles de programación como el porcentaje completado, la duración real y restante y las fechas reales de comienzo y fin. Puede utilizar estos métodos tanto si los recursos están asignados en Microsoft Project o no. INTRODUCCIÓN DEL PORCENTAJE COMPLETADO Uno de los métodos más sencillos de hacer el seguimiento del progreso de las tareas es indicar el Porcentaje completado, que es la cantidad porcentual de avance de las tareas. Puede asignar un valor de Porcentaje completado a cualquier tarea para registrar el progreso de ésta.

Nota

El ingreso de un valor de Porcentaje completado también afecta a los valores de Duración real y Duración restante. Si registra cualquiera de estos valores, Project actualiza automáticamente los otros.

Por ejemplo, el establecimiento de un valor de Porcentaje completado afecta su programación de la siguiente manera (FIGURA 19) y (FIGURA 20).  Project asigna una fecha de Comienzo real, a menos que haya ingresado una anteriormente.  Project calcula los valores de Duración real y Duración restante.

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

Con un Porcentaje completado de 50%, Project calcula los valores de Duración Real y Duración Restante

Con un Porcentaje completado (75%), Project asigna una fecha de Comienzo real

FIGURA 19: Vista Diagrama de Gantt con Tabla Seguimiento para visualizar la implicancia del Porcentaje completado en el cronograma.  Project calcula los valores de Costo real y Trabajo real, si establece sus opciones para que actualice recursos cuando actualice las tareas.  Project asigna la fecha de fin planeada a la columna Fin real, si ingresa 100 en la columna Porcentaje completado. Si la tarea no se ha terminado en la fecha que se está usando para ingresar hechos reales (fecha de estado ó día actual), no ingrese el valor del porcentaje completado; en lugar de eso, ingrese una fecha de Fin real utilizando la técnica descrita en el tema Introducción de las fechas reales de comienzo y fin, al final de esta sesión. Con un Porcentaje Completado de 75%, Project calcula el Costo Real y Trabajo Real.

Si el Porcentaje Completado es 100%, Project asigna la fecha de Fin programado a la columna Fin Real

FIGURA 20: Vista Diagrama de Gantt con Tabla Seguimiento para visualizar la implicancia del Porcentaje completado en el cronograma. La parte más difícil para ingresar el Porcentaje Completado es determinar el valor a ingresar entre 0% y 100%, porque los miembros del equipo tienen diferentes ideas lo que significa 20%, 46%, 89%, etc. Por ejemplo, algunas personas actualizan sus tareas usando el método 0 ó 100 (sólo 0% ó sólo 100%). Si dicho método no es suficiente, podría registrar el porcentaje completado mientras algunas tareas están en progreso. Otro enfoque más efectivo es usar sólo 0%, 25%, 50%, 75%, y 100% como a continuación se describe:    

0% = No iniciado. 25% = Iniciado pero no completado a la mitad. 50% = Completado a la mitad. 75% = Más de la mitad completado, pero no terminado.

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1



100% = Completado.

A continuación, se describen los diferentes métodos de ingreso del Porcentaje Completado: Ingresando el Porcentaje Completado mediante la tarea Para ello siga los siguientes pasos: 1. Dentro de la vista “Diagrama de Gantt” en la tabla “Seguimiento”, haga doble clic a una tarea cuyo porcentaje completado desee actualizar. 2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea, seleccione la pestaña “General” » ingrese el “Porcentaje completado” de la tarea.

FIGURA 21: Ingreso del Porcentaje Completado mediante tareas. Adicionando la columna Porcentaje completado a una vista 1. Dentro del Diagrama de Gantt o cualquier otra vista y en la tabla de “Entrada” » haga clic en “Agregar nueva Columna” » elegir “% Completado” (Figura 22).

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

Agregar nueva columna

FIGURA 22: Adicionando la columna Porcentaje completado a una vista

Nota

Cuando ingrese el Porcentaje completado al nivel de la tarea, el promedio ponderado es modificado hacia sus respectivas tareas resumen, incluyendo al porcentaje de la Tarea resumen de su proyecto. Project también permite ingresar el Porcentaje Completado a nivel de una tarea resumen y calcula el porcentaje completado para subtareas.

Usando el Botón Porcentaje completado de la Cinta 1. Dentro de cualquier vista de tareas, seleccione la Pestaña Tarea » Grupo Programación » Puede hacer clic en los botones 0%, 25%, 50%, 75% ó 100% para ingresar rápidamente el estado de una tarea o grupo de tareas (ver Figura 23) o dentro del Grupo Programación » hacer clic en el botón Actualizar según programación » elegir la opción Actualizar tareas, para ingresar el porcentaje completado correspondiente de la tarea. En el área Gráfica temporal se puede visualizar el Porcentaje ingresado.

FIGURA 23: Botón Porcentaje completado de la cinta

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

Usando la división vista en dos paneles 1. Dentro de cualquier “Vista de tareas”, seleccione la pestaña Vista » Grupo Vista en dos paneles » coloque un check en “Detalles”. 2. En la vista inferior, en el cuadro Formulario de tareas haga clic derecho y elija “recursos y predecesoras” » puede ingresar el “% completado” en el formulario de tareas encima del campo “Posposición”, haga clic en el botón “Aceptar” que aparecerá automáticamente al ingresar el Porcentaje Completado » despues haga clic en el botón “siguiente” para dirigirse a la siguiente tarea.

Haga clic derecho y seleccione recursos y predecesoras para que pueda visualizar el campo de Porcentaje Completado.

FIGURA 24: Porcentaje completado usando vista en dos paneles. INTRODUCCION DE DURACIONES REALES Puede registrar información real ingresando la duración real, que es la cantidad de tiempo que se necesitó para completar una tarea. Puede utilizar el cuadro de diálogo “Actualizar Tareas” para registrar una duración real. Siga estos pasos: 1. Dentro del Diagrama de Gantt (o cualquier vista que muestre tareas), haga clic en la tarea a la cual desee registrar una duración real » seleccione la pestaña Tarea » grupo Programación » Haga clic en el ícono “Actualizar según programación”, y seleccione la opción “Actualizar tareas”. 2. En el Cuadro de Diálogo, escriba una cantidad de tiempo en el campo “Duración real”, haga clic en Aceptar, notará que automáticamente cambia el Campo de “Porcentaje Completado” y todos los campos que están relacionados a él (Costo Real, Trabajo real, Fin real, Fin programado, Duración real y Restante, etc.).

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

FIGURA 25: Ingreso de Duración real a través del cuadro de diálogo Actualizar Tareas. Cuando establece una Duración Real para una actividad o tarea, Project realiza los siguientes cambios:  Cuando establece una Duración Real menor a la Duración Planeada ó Duración Programada, Project supone que la tarea está progresando conforme al programa, estableciendo la fecha de comienzo y fin en la fecha de comienzo planeada, y calculando el Porcentaje completado y la duración restante de la tarea (Figura 26).

FIGURA 26: Cambios mostrados al establecer la Duración Real de una tarea.

 Cuando establece una duración real mayor a la duración programada, Project supone que la tarea está terminada pero que tomó más tiempo de lo planeado.

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

Project ajusta la Duración programada con la Duración real y modifica el campo Porcentaje completado al 100% y el campo Duración restante a 0% (Figura 27).

FIGURA 27: Cambios realizados al establecer la Duración Real de una tarea.

 Cuando establece una Duración real igual a la programada, Project supone que la tarea se terminó de acuerdo con el programa y no realiza cambios en la duración planeada, pero modifica el campo Porcentaje completado a 100% y el campo Duración restante a 0% (FIGURA 28).

FIGURA 28: Cambios realizados al establecer la Duración Real de una tarea.

INTRODUCCION DE DURACIONES RESTANTES La Duración Restante muestra cuanto tiempo necesitará usted para completar una tarea. Es más fácil ingresar toda la información real en Project usando la vista “Tabla de seguimiento”, porque proporciona los datos necesarios para poder ingresar cualquier tipo de información de progreso utilizando dicha vista. Por ejemplo podrá ingresar duraciones restantes en el campo “Duración restante” usando la tabla de seguimiento. Para ingresar duraciones restantes siga el siguiente paso: 1. Dentro del “Diagrama de Gantt” (o cualquier vista que muestre tareas), diríjase a la pestaña Vista » Grupo Datos » Haga clic en el botón Tablas » de la lista despegable, elija “Seguimiento”.

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

Vista de la Tabla de Seguimiento

FIGURA 29: Vista Tabla de seguimiento para ingresar Duración restante. El ingreso de un valor de Duración restante a una tarea o actividad tiene los siguientes efectos: 

Project establece el valor de Porcentaje completado utilizando el valor Duración restante y Duración real.



Project actualiza el trabajo y las cifras de costos para los recursos de la tarea, si establece las opciones de Project para que actualice el estado de los recursos cuando actualice el estado de las tareas.

INTRODUCCION DE LAS FECHAS DE COMIENZO Y FIN Puede utilizar una vista combinada de la vista de Diagrama de Gantt y el “Formulario detalles de tarea” para ingresar y ver las fechas reales de comienzo y fin, compararlas con la Línea Base y fechas actuales. Para ello siga estos pasos: 1. En la vista “Diagrama de Gantt”, seleccione pestaña Vista » Grupo Vista en Dos paneles y marque la opción “detalles”. Al costado derecho de “Detalles” dé clic y se desglosará una lista de la cual deberá seleccionar “Mas vistas”. 2. Del cuadro de diálogo “Mas vistas”, seleccione “Formulario detalles de tarea” » Haga clic en “Aplicar”. 3. En el Panel superior, seleccione la tarea que desea registrar hechos reales, En el Panel inferior, seleccione la opción “Real” » introduzca una fecha en los campos “comienzo” y “fin”.

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

Desactive la opción detalles para tener una ventana sencilla.

Tres botones (Actual, previsto y real), refieren a los tipos de fechas que puede ver y establecer.

Project establece en NOD (no definido), los campos comienzo y fin del área Fechas con el botón de opción Real seleccionada, para indicar que aún no ha ingresado una fecha.

FIGURA 30: Vista combinada para ingresar fechas reales de comienzo o fin. Cuando actualice su proyecto, Project realizará los siguientes cambios:  Cuando elige la opción “Real”, junto con una fecha de Comienzo o Fin, Project actualiza las fechas de comienzo y Fin proyectadas con las fechas reales que ha ingresado.  Cuando sólo ingresa una fecha de Comienzo con la opción “Real”, Project sólo cambia al campo de fecha de comienzo proyectada.  Cuando sólo ingresa una fecha de Fin con la opción “Real” seleccionada, Project cambia los campos Porcentaje completado, duración, duración restante, trabajo real y costo real. Si no estableció previamente una fecha de Comienzo con la opción Real seleccionada, Project también realizará el cambio en ese campo.

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

EJERCICIO 5: Ingreso del Porcentaje completado. Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 4, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Expansión Suite 101.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los cambios ya que será necesario para el desarrollo del ejercicio 6. Cada lunes a primera hora usted siempre tiene una reunión con los Interesados (Stakeholders) de su proyecto para verificar el avance de los entregables. Está finalizando la tercera semana, entonces, usted como Director del Proyecto (Project Manager) debe ingresar el progreso de sus tareas para que pueda informar del avance en la siguiente reunión. A manera de práctica, ingrese el Porcentaje Completado se las siguientes tareas usando los siguientes métodos. a. Ingrese el Porcentaje completado se las siguientes tareas mediante la tarea. Nombre de las Tareas Ordenar cerraduras y equipos de seguridad

% Completado 90%

Revisar cerraduras y equipos de seguridad

85%

b. Ingrese el Porcentaje Completado de las siguientes tareas adicionando la columna Porcentaje Completado a la vista Diagrama de Gantt. Nombre de las Tareas Ordenar alfombras y azulejos Recibir alfombras

% Completado 80% 70%

c. Ingrese el Porcentaje Completado usando el Botón Porcentaje Completado de la Cinta. Nombre de las Tareas Demolición de paredes Construir nuevas paredes

% Completado 50% 40%

d. Ingrese el Porcentaje Completado usando la división “Vista en dos Paneles” de las siguientes tareas. Nombre de las Tareas Instalar la Electricidad y Luces Finalizar trabajo y limpieza

% Completado 30% 10%

PREGUNTA En base a su resultado, conteste las siguiente pregunta: 5.1. Complete la siguiente tabla con el Costo Real y Trabajo Real de las siguientes tareas que se actualizó su Porcentaje Completado.

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

TAREAS

COSTO REAL ($)

Ordenar cerraduras y equipos seguridad Revisar cerraduras y equipos seguridad Ordenar alfombras y azulejos

TRABAJO REAL (h)

de de

Demolición de paredes Construir nuevas paredes Instalar la Electricidad y Luces

EJERCICIO 6: Ingreso de Duraciones Reales y Duraciones Restantes. Para el desarrollo de este ejercicio usted deberá abrir y utilizar el archivo que guardó del ejercicio 05. Una vez finalizado el desarrollo del ejercicio, guarde los cambios efectuados ya qué utilizará dicho archivo en el siguiente ejercicio. Una vez que ingresó los porcentajes completados en el ejercicio anterior, surge otro requerimiento del Patrocinador (Sponsor), éste desea verificar los datos actualizados de Duraciones Reales y Duraciones Restantes de las siguientes tareas. Entonces para cumplir con su requisito, usted deberá ingresar la Duración Real o Duración Restante de las siguientes tareas usando la Tabla Línea Base. TAREAS

DURACION REAL

DURACION RESTANTE

Pintado

2 días

----

Instalación de Alfombra

1 día

----

----

1 día

3 días

----

----

2 días

Instalación de Cable para Red Instalación de Cable para Teléfono Instalación Seguridad

de

Cerraduras

y

Equipos

de

PREGUNTA: En base a su resultado, conteste las siguientes preguntas:

1. Complete la siguiente tabla con el Porcentaje Completado, Costo Real, Trabajo Real de las siguientes tareas.

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

TAREAS

% COMPLETADO

COSTO REAL

TRABAJO REAL

Pintado Instalación de Alfombra Instalación de Cable para Red Instalación Teléfono

de

Cable

para

2. Si ingresó la Duración Real de 3 días de la actividad “Instalación de cable para Teléfono”, ¿Cual fue el cambió que se presentó en las siguiente columnas con respecto a sus datos anteriores? Actividad

% Completado

Duración Restante

Costo Real

Trabajo Real

Fin real

Instalación de cable para Teléfono

EJERCICIO 7: Ingreso de Fechas de Comienzo Real y Fin Real Para el desarrollo de este ejercicio usted deberá abrir y utilizar el archivo que guardó del ejercicio 06. Una vez ingresado las duraciones reales y restantes de algunas actividades en el ejercicio anterior. Un subordinado suyo, le proporciona el día viernes las siguientes fechas de comienzo y fin real de algunas actividades que ya se realizaron y que debe registrar en su cronograma para la actualización del mismo, para también mostrarlo en la siguiente reunión con los Interesados: Nombre de las Tareas Conseguir estimaciones para cableado Conseguir estimaciones para electricidad Firmar contrato de construcción

Fecha de Comienzo Real 02/03/13

Fecha Fin Real

08/03/13 02/03/13

TLS012 - Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 04 - Material de Lectura v1

PREGUNTA: En base a su resultado, conteste las siguientes preguntas: 1. Al ingresar la fecha de Comienzo Real de la actividad “Conseguir estimaciones para cableado”. ¿Cuáles son los campos que sufren modificación con respecto a sus datos anteriores? __________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 2. Llene la siguiente tabla con los cambios que se generó al ingresar nuevas fechas de Comienzo y Fin de la siguiente tarea. TAREA Conseguir estimaciones para cableado

% COMPLETADO

DURACION REAL

DURACION RESTANTE

DURACIÓN PROGRAMADA sáb 02/03/13

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 05 – Material de Lectura v1

SESIÓN

5

ACTUALIZACIÓN DEL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO     

ACTUALIZACIÓN DE LAS ASIGNACIONES REPROGRAMACIÓN DEL PROYECTO ACTUALIZACIÓN DE LOS COSTOS REALES EMITIR EL INFORME DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO EMITIR EL INFORME DE DESEMPEÑO DEL PROYECTO

ACTUALIZACIÓN DEL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO 5.1 ACTUALIZACIÓN DE LAS ASIGNACIONES Si los recursos están asignados a una tarea en MS Project, podemos actualizar la información del progreso en función del trabajo de la asignación. No habrá trabajo en un cronograma hasta que se le asignen recursos a las tareas, de forma que la duración de las tareas se traduzcan en asignaciones de tiempo de trabajo. Se entiende por asignación, cuando un recurso (tipo trabajo, material o costo) es asignado a una determinada tarea. Se visualiza en las vistas: Uso de tareas o Uso de recursos. Para actualizar las asignaciones de las tareas tenemos 3 formas: 

Introducción del porcentaje de trabajo completado.



Introducción del trabajo completado real y restante.



Introducción del trabajo real por períodos de tiempo.

 Introducción del Porcentaje de Trabajo Completado Si se han asignado recursos humanos utilizando MS Project, podemos introducir la información sobre el porcentaje de trabajo que han realizado. Recordemos que el trabajo asignado a las tareas, proviene del trabajo de los recursos humanos o de equipamiento. Para introducir el porcentaje de trabajo completado de una tarea, seguiremos estos pasos: 1. Muestre una de las vistas: Uso de tareas o Uso de recursos. 2. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » en la lista desplegable Tablas » Trabajo. 3. En la columna “% completado” de la tarea que desee actualizar, introduzca el valor del porcentaje que se ha completado.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 05 – Material de Lectura v1

FIGURA 1: Introducción del porcentaje de Trabajo Completado por Tareas.

Nota

Para las actualizaciones más precisas y completas de información del proyecto, hay que asegurarse que el método que se utiliza incluye la fecha de comienzo real, ciertas indicaciones del trabajo real completado y cierta información sobre el trabajo pendiente.

Seguiremos los pasos siguientes para introducir el porcentaje de completado para las asignaciones, introduciendo fecha de comienzo real:

trabajo

1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Vistas de tareas » Uso de tareas. 2. Haga clic en la asignación (nombre de un recurso bajo la tarea), cuyo porcentaje desee actualizar (ver Figura 2). 3. Luego, haga clic en la pestaña Formato » grupo Asignación » clic en el ícono “Información de la asignación” . Aparece un cuadro de diálogo, haga clic en la pestaña Seguimiento, en la opción “% Trabajo completado”, introduzca el porcentaje de trabajo completado para dicha asignación. Y en la opción “Comienzo real”, introduzca la fecha cuando empezará el trabajo en esta asignación, finalmente, haga clic en “Aceptar”. Asignación del recurso tipo trabajo a una tarea.

FIGURA 2: Introducción del porcentaje de Trabajo Completado por Asignaciones con fecha de comienzo real.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 05 – Material de Lectura v1

EJERCICIO 1: Actualización de las asignaciones introduciendo el porcentaje de trabajo completado Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 05, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Actas de Constitución del Proyecto.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Un Director de Proyecto (Project Manager) está gestionando un proyecto de Elaboración de Actas de Constitución, en el cual va a actualizar las asignaciones del proyecto a la fecha de estado 16/12/13. Se deberá actualizar los siguientes datos de avance en las tareas del proyecto y responda las siguientes preguntas: 1. En la tarea “Desarrollar EDT” se debe introducir un avance del 50% en el porcentaje de trabajo completado. ¿Cuál es la cantidad de trabajo restante en la tarea?____________________. 2. En la tarea “Revisión de Calidad EDT” los recursos Ana Rojas y Denise Salas, han realizado 60% en el porcentaje de trabajo completado. ¿Cuál es la cantidad de trabajo real en la tarea? ____________________. 3. En la tarea “Realizar cambios en el Horario”, se ha efectuado 80% en el porcentaje de trabajo completado. ¿Cuál es la cantidad de trabajo real en la tarea? ____________________. 4. En la tarea “Plan de Línea base”, el porcentaje de trabajo completado es de 30%. ¿Cuánto es el porcentaje de trabajo completado de Ana Rojas en la tarea “Plan de Línea base”? ____________________.

 Introducción del Trabajo Completado Real y Restante Si los recursos se han asignado utilizando MS Project, podemos introducir información sobre el trabajo completado. Si se cree que hay trabajo restante (del originalmente programado) que se tiene que realizar, se puede ajustar dicho trabajo también. Si se tienen varios recursos asignados a una tarea y se introduce el trabajo real completado para la tarea, las cantidades de trabajo se distribuyen convenientemente entre los recursos asignados. Para introducir las cantidades totales de trabajo completado “Real”, “Restante” y “% de trabajo completado” en una asignación, haga lo siguiente: 1. Visualice una vista como: Uso de tareas o Uso de recursos. 2. Haga clic en Vista » grupo Datos » Tablas » Trabajo. 3. En el campo donde el recurso está asignado, en la columna “Real”, introduzca el valor del trabajo real, y los valores “Restante” y “% Completado” se calcularán automáticamente.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 05 – Material de Lectura v1

4. De otra forma, si se actualiza la información del “% completado” de una asignación, MS Project actualizará los valores de las columnas “Real” y “Restante.

FIGURA 3: Introducción del Trabajo Completado “Real” y “Restante”.

EJERCICIO 2: Actualización de las asignaciones introduciendo el trabajo completado real y restante Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 05, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Actas de Constitución del Proyecto.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. El Gerente General pide un reporte del avance del proyecto. El Director de Proyecto (Project Manager) que está dirigiendo un proyecto de Elaboración de Actas de Constitución, en el que va a actualizar las asignaciones del proyecto, introduciendo el trabajo completado real a la fecha de estado actual 23/12/13. Se ha estimado un avance en las siguientes tareas y luego deberá responder las preguntas:

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 05 – Material de Lectura v1

1. En la tarea “Desarrollar EDT” el recurso Ana Rojas ha ejecutado un trabajo real de 4 horas. ¿Cuánto es el porcentaje de trabajo completado en la tarea “Desarrollar EDT”? ____________________. 2. En la tarea “Revisión de Calidad EDT” los recursos Denise Salas y Marco Herrera, realizaron un trabajo real de 1 hora cada uno. ¿Cuál es la cantidad de trabajo restante en la tarea “Revisión de Calidad EDT”? ______________. 3. En la tarea “Realizar cambios en el Horario” en el recurso Ana Rojas, el porcentaje de trabajo completado fue de 75%. ¿Cuál es la cantidad de trabajo restante de Ana Rojas en dicha tarea? ______________. 4. En la tarea “Plan de Línea Base” Ana Rojas realizó un trabajo real de 1 hora. ¿Cuál es la cantidad de trabajo restante de Ana Rojas en esta tarea? ______________. 5. En la tarea “Determinar los Requisitos del Acta” Denise Salas realizó un trabajo real de 3 horas. ¿Cuál es la cantidad de trabajo restante de Denise Salas en esta tarea? ______________.

 Introducción del Trabajo Real por Períodos de Tiempo El método más sencillo de actualizar la información de progreso es introducir el trabajo real y el restante en las asignaciones por períodos de tiempo. Esta es la unidad más sencilla de información que podemos introducir porque estamos introduciendo información sobre las asignaciones (en vez de las tareas como un todo) y probablemente estaremos introduciendo horas trabajadas por días. Para introducir trabajo real y restante en un cierto período, haga lo siguiente: 1. Muestre una de las vistas Uso de tareas o Uso de recursos. 2. Haga clic en Formato » grupo Detalles » coloque un check en la opción “Trabajo real”. Se visualizará que el área temporal de asignación cambia para incluir la fila “Trabajo real” debajo de la fila “Trabajo”. 3. Seleccione una asignación, así como también el día en que se desea actualizar la información y en el campo “Trabajo real” del área temporal de asignación, introduzca un valor. 4. En el área temporal de la asignación, también se puede visualizar el “Trabajo acumulado”, que muestra la cantidad de tiempo programado para todos los recursos asignados a tareas que se ha acumulado a lo largo del tiempo. Para ello, haga clic en Formato » grupo Detalles » Trabajo acumulado e introduzca los valores que se necesiten.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 05 – Material de Lectura v1

Asignaciones de las tareas

FIGURA 4: Introducción del Trabajo Real por períodos de tiempo.

EJERCICIO 3: Actualización de las asignaciones introduciendo el trabajo real por períodos de tiempo Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 05, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Actas de Constitución del Proyecto.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los cambios realizados. Un Director de Proyecto (Project Manager) está gestionando el proyecto de Elaboración de Actas de Constitución, en el cual va a actualizar las asignaciones del proyecto a la fecha de estado 12/12/13. Se ha estimado un avance en las tareas y en las asignaciones, es por ello que deberá actualizar las siguientes asignaciones y responder las siguientes preguntas: 1. En la tarea “Desarrollar EDT” el recurso Ana Rojas ejecutó un trabajo real de 6 horas, el día 04/12/13. ¿Cuánto es el porcentaje de trabajo completado en la tarea “Desarrollar EDT”? ______________. 2. El día 05/12/13, todos los recursos asignados a la tarea “Revisión de Calidad EDT” realizaron un trabajo real de 1 hora. ¿Cuánto es el porcentaje de trabajo completado que realizó Graciela Medina en la tarea “Revisión de Calidad EDT”? ______________.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 05 – Material de Lectura v1

3. El día 09/12/13 en la tarea “Realizar cambios en el horario” Ana Rojas ejecutó un trabajo real de 0,5 horas. ¿Cuál es la cantidad de trabajo restante que le falta a Ana Rojas en la tarea “Realizar cambios en el horario”? ______________. 4. El día 10/12/13 en la tarea “Plan de Línea Base” Ana Rojas, realizó un trabajo real de 2 horas. ¿Cuál es la cantidad de trabajo restante en la tarea “Plan de Línea Base”? ______________. 5. El día 11/12/13 en la tarea “Determinar los requisitos del Acta” Denise Salas efectuó un trabajo real de 3 horas. ¿Cuánto es el porcentaje de trabajo completado en la tarea “Determinar los requisitos del Acta”? ______________.

5.2 REPROGRAMACIÓN DEL PROYECTO Supongamos que un equipo de trabajo ha empezado a ejecutar el proyecto hace unos meses. Ciertas tareas se han completado y otras se encuentran en progreso, cuando los esfuerzos del equipo se redirigen a un proyecto con una prioridad mucho mayor. Ahora el equipo, ha vuelto a retomar el proyecto inicial. ¿Qué se haría con el Plan de Proyecto? Las fechas programadas en las que se estaba trabajando tienen una demora de dos meses. ¿Se tiene que volver a ajustar todas las tareas del proyecto de nuevo para alinearlas con el calendario actual? MS Project moverá todas las tareas incompletas a partir de la fecha que le indiquemos y se podrá continuar a partir de dicha fecha. Para reprogramar el proyecto completo o sólo las tareas que se elijan, usando una fecha de referencia, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Estado » haga clic en el ícono “Actualizar proyecto” . 2. En el cuadro de diálogo “Actualizar proyecto”, haga clic en “Reprogramar trabajo restante para que empiece después de:” e introduzca una fecha, a partir de la cual se reprogramará las tareas del proyecto (por defecto, aparece la fecha actual). 3. En la opción “Para:” seleccione “Proyecto completo” o “Tareas seleccionadas”, luego, haga clic en “Aceptar”.

FIGURA 5: Reprogramar el proyecto utilizando una fecha de referencia.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 05 – Material de Lectura v1

EJERCICIO 4: Reprogramación de tareas del Proyecto Para este ejercicio se requiere el archivo guardado del EJERCICIO 3. El Director de Proyecto (Project Manager) está gestionando el proyecto Elaboración de Actas de Constitución, su jefe inmediato le pide una reprogramación del trabajo para que empiece después del día viernes 20/12/13. RESPONDER: 1. Una vez reprogramado el proyecto, ¿Cuál es la nueva fecha de fin del proyecto “Actas de Constitución del Proyecto”? ______________. 2. ¿Cuál es la fecha de fin de la tarea “Revisión de Calidad EDT”? ______________. 3. ¿Cuál es la nueva fecha de comienzo de la tarea “Requisitos del Acta” (fila 6)? ______________. 4. ¿Cuál es la nueva fecha de fin de la tarea “Diseño del Acta” (fila 10)? ______________. 5. ¿Cuál es la nueva fecha de comienzo de la tarea “Desarrollo del Acta” (fila 17)? ______________.

5.3 ACTUALIZACIÓN DE LOS COSTOS REALES Cuando se introduce la información de progreso para las tareas o las asignaciones, los costos asociados a dichas tareas y asignaciones se calculan en función de ello. Para visualizar la información de los costos reales, siga estos pasos: 1. Muestre una de las vistas Uso de tareas o Uso de recursos. 2. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » Tablas » Costo. 3. En el área de texto, se mostrará los valores de la Tabla Costo. Se actualizan los costos reales para los recursos tipo trabajo, material y costo; que se detallan a continuación.  Actualización de los Costos Reales para Recursos Tipo Trabajo Si los recursos tipo trabajo (personal o equipos de trabajo), están asociados con tasas de costo o costos por uso, cuando se introduzca información de progreso en dichas tareas, no sólo se calculará el trabajo real, sino también los costos reales. Ejemplo: Si un recurso tipo trabajo (Analista) asignado a una tarea, presenta un valor de costo de S/. 184 e introducimos 50% en el campo “% trabajo completado”, MS Project calculará el “Costo real” con un valor de S/.92.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 05 – Material de Lectura v1

FIGURA 6: Información de la Asignación para un Recurso Tipo Trabajo.  Actualización de los Costos Reales para Recursos Tipo Material Si se han introducido costos para los recursos tipo material, los costos reales también se calcularán en función del porcentaje de trabajo completado. Ejemplo: Si un recurso tipo material asignado a una tarea, presenta una tasa estándar S/.50 y costo/uso S/.20. Si se introduce 50% en el campo “% trabajo completado”, MS Project calculará el “Costo real” con un valor de S/.45.

FIGURA 7: Información de la Asignación para un Recurso Tipo Material.  Actualización de los Costos Reales para Recursos Tipo Costo Cuando indicamos el porcentaje completado de una tarea, la cantidad de trabajo y los costos del trabajo asignado, se calcula automáticamente. De igual forma ocurre con todo costo fijo asociado con una tarea. Sin embargo, cualquier recurso tipo costo asignado, está incluido en el cálculo automático de los costos reales. Para ello, se siguen estos pasos: 1. En la vista Uso de tareas o Uso de recursos, haga doble clic en la asignación del recurso tipo costo.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 05 – Material de Lectura v1

2. En el cuadro de diálogo “Información de la asignación”, haga clic en la pestaña “Seguimiento”. Aún cuando los recursos de costo no están asociados con el trabajo, se podrá introducir un valor en el campo “% trabajo completado” y MS Project calculará el “Costo real”. Ejemplo: Si un recurso tipo costo asignado a una tarea tiene un costo de $100 e introducimos 40% en el campo “% trabajo completado”, MS Project calculará en el campo “Costo real” el valor de $40.

FIGURA 8: Información de la Asignación para un Recurso Tipo Costo.  Actualización de los Valores Reales para Costos Fijos de Tareas Al introducir información de progreso de las tareas que incluyen costos fijos, estos costos fijos se calculan junto con el progreso de acuerdo con el método de valor acumulado que haya escogido (comienzo, fin o prorrateo).

Nota

Se puede definir el costo fijo de una tarea para que se acumule al principio o al final de la tarea o para que se prorratee en la duración de la tarea. Haga clic en la vista Diagrama de Gantt » pestaña Vista » grupo Datos » Tablas » Costo. En el campo Acumulación de costos fijos, escriba o seleccione el método de acumulación que desee.

- Actualización Manual de los Costos del Proyecto Si los recursos se asignan a las tareas dentro de un Plan de Proyecto y dichos recursos también tienen sus costos. En MS Project, los costos se actualizarán en cualquier momento que se introduzca la información de progreso. Para introducir costos manualmente, haga lo siguiente: 1. Visualice una vista de tareas, como Diagrama de Gantt o Uso de tareas. 2. Después haga clic en Vista » grupo Datos » Tablas » Costo. 3. Para incorporar los valores de los costos reales en la columna “Real”, primero se tiene que asignar un valor de porcentaje completado a la tarea. 4. Automáticamente, MS Project calculará el “Costo real” y “Costo restante”.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 05 – Material de Lectura v1

FIGURA 9: Actualización Manual de los Costos del Proyecto. Ejemplo: Supongamos que un recurso de $25/hora tiene asignadas 8 horas de trabajo a una tarea. Cuando se introduzca que la tarea está completada al 50%, entonces el costo real de dicha tarea se actualizará a $100. Si no desea que MS Project calcule los costos reales, se puede desactivar dicha opción e introducir los valores manualmente. Para desactivar la opción en la que MS Project calcula los costos automáticamente, haga lo siguiente: 1. Haga clic en Archivo » Opciones. 2. Aparecerá un cuadro de diálogo y haga clic en la opción “Programación”. 3. Ubique la casilla “Opciones de cálculo para este proyecto” y desmarque la opción “Project siempre calcula los costos reales”. 4. Por defecto, las modificaciones que se haga, provoca que los costos se redistribuyan a lo largo de la duración real de la tarea. Pero si se desea redistribuir los costos desde la fecha de estado, seleccione la opción “Las modificaciones del costo real total se extienden a la fecha de estado”.

FIGURA 10: Desactivar la opción en la que MS Project calcula los costos reales.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 05 – Material de Lectura v1

Para introducir el costo real al área gráfica temporal de las tareas o las asignaciones, intente lo siguiente: 1. Visualice la vista Uso de tareas. 2. Haga clic en Formato » en el grupo Detalles » haga clic en Costo real. 3. Se agregará el campo “Costo real” a la línea de la vista del área temporal de asignación.

FIGURA 11: Activar la opción Costo real en la vista Uso de Tareas.

Nota

Si se han introducido los costos en el cronograma, MS Project 2010 actualizará los costos reales como un progreso de las tareas, basándose en el método de acumulación configurado como: - Actualizar costos de asignación de recursos acumulados reales. - Actualizar costos de asignación de recursos por uso reales. - Actualizar costos fijos de tareas reales.

EJERCICIO 5: Actualización de los costos reales Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 05, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Optimización del Proyecto Intranet.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Un Director de Proyecto (Project Manager) está gestionando el Proyecto Intranet para una empresa de desarrollo tecnológico, en el cual va a actualizar las tareas del proyecto. Se ha estimado un avance en las tareas y en las asignaciones, es por ello que deberá actualizar lo siguiente: Tareas Requerimientos del sistema basado en Intranet Evaluar sistema actual Analista de sistemas Definir requerimientos de usuario Analista de sistemas Diseño del sistema Definir funcionalidades específicas Analista de sistemas Desarrollar plan de proyecto Gerente de proyecto Sistema diseñado Ordenador portátil Viáticos

% trab. completado

80% 60%

70% 65% 50% 40%

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 05 – Material de Lectura v1

RESPONDER: 1. El Analista de sistemas en la tarea “Evaluar sistema actual” realizó un 80% de trabajo completado, ¿Cuánto es el costo real que se incurre en la tarea? _________________. 2. En la tarea “Definir requerimientos de usuario” el Analista de sistemas realizó un avance, ¿Cuánto es el costo real que se incurre en la tarea? _________________. 3. ¿Cuánto es el costo restante en la tarea “Definir funcionalidades específicas”? _________________. 4. ¿Cuánto es el costo total en la tarea “Desarrollar plan de proyecto”? ______________. 5. ¿Cuánto es el costo real que se incurre al utilizar el Ordenador portátil en la tarea “Sistema diseñado”? ______________. 6. ¿Cuánto es el costo restante que faltaría pagar a los Viáticos en la tarea “Sistema diseñado”? ______________.

5.4 EMITIR INFORME DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO El informe de desempeño del trabajo se utiliza para obtener información sobre el estado y desempeño del trabajo en un período determinado del proyecto. También se utiliza para generar métricas de las actividades del proyecto y para evaluar el avance real con respecto al avance planificado. La información sobre el desempeño de trabajo se utiliza para generar métricas de actividad del proyecto, para evaluar el avance real con respecto al avance planificado. Estas métricas incluyen, entre otras: -

El desempeño real del cronograma frente al planificado.

-

El desempeño real de los costos frente al planificado.

-

El desempeño técnico real frente al planificado.

La información relativa a las actividades del proyecto se recopila a partir de resultados de desempeño tales como:  El estado de avance del cronograma.  El estado de avance de los entregables.  Actividades iniciadas en el período.  Actividades finalizadas en el período.  Métricas de calidad en el período.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 05 – Material de Lectura v1

 Controles de calidad en el período.  Costos incurridos en el período.  Actividades en proceso a la fecha.  Lecciones aprendidas registradas en el período.  Recursos utilizados en el período.

FIGURA 12: Formato de Informe de Desempeño del Trabajo.

Nota

El sistema de informes suministra una herramienta estándar para que el Director del proyecto registre, almacene y distribuya a los interesados información relativa a los costos, al avance del cronograma y al desempeño del proyecto.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 05 – Material de Lectura v1

EJERCICIO 6: Emitir Informe de Desempeño del Trabajo Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 05, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Actualizando Agenda.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los cambios realizados. En una empresa de telecomunicaciones el Director de Proyecto (Project Manager) está dirigiendo un proyecto. Su jefe inmediato le pide emitir un Informe de Desempeño del Trabajo en el período de un mes, por ello deberá filtrar las tareas en el intervalo de fechas del 17/08/06 al 17/09/06. Del formato de Informe de Desempeño del Trabajo se extrajeron algunos paquetes de información, en el que deberá completar los espacios en blanco. RESPONDER: 1. ¿Cuáles son las cuatro actividades finalizadas en el período? ACTIVIDADES FINALIZADAS EN EL PERIODO NOMBRE DE ACTIVIDAD

FECHA INICIO

PROGRAMADO FECHA TRABAJO FIN

REAL DURACIÓN

FECHA FIN

DURACIÓN

2. ¿Cuáles son las cinco actividades en proceso a la fecha? ACTIVIDADES EN PROCESO A LA FECHA NOMBRE DE ACTIVIDAD

FECHA DE FIN

FECHA DE FIN

PREVISTA

PROGRAMADA

% DE AVANCE A LA FECHA

3. ¿Cuál es el porcentaje completado en la fase “Ubicación”? _________________. 4. ¿Cuál es el porcentaje completado en _________________.

la fase “Contrato remodelado”?

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 05 – Material de Lectura v1

5.5 EMITIR INFORME DE DESEMPEÑO DEL PROYECTO Los informes de desempeño del proyecto organizan y resumen la información recopilada, y presentan los resultados de análisis realizado comparándolo con la Línea Base. Los informes deben suministrar información sobre el avance y el estado, con el nivel de detalle que requieran los diferentes interesados. Los informes de desempeño se emiten de manera periódica y su formato puede variar desde un simple informe de estado hasta informes más elaborados. En los informes se incluyen:  El estado actual del proyecto.  El reporte de progreso del proyecto.  Los estimados del comportamiento futuro del proyecto.  El estado actual de problemas y riesgos.  El trabajo que deberá completarse en el período reportado.  El trabajo que deberá completarse en el siguiente período de reporte.  El resumen de los cambios aprobados en el período.  Los resultados de análisis de variación.  Otra información relevante que debe ser analizada y revisada. Los datos para elaborar el Informe de Desempeño del Proyecto se obtienen a partir de la Tabla de Valor Acumulado. El análisis del Valor Acumulado es un método para medir el rendimiento del proyecto, indica la cantidad del presupuesto que debería haberse gastado, teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas, las asignaciones o los recursos. Para visualizar la Tabla, siga estos pasos: 1. Visualice una de las vistas: Diagrama de Gantt, Uso de Tareas o Uso de Recursos. 2. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » Tablas » Más Tablas. 3. Aparecerá un cuadro de diálogo y seleccione la opción Valor Acumulado y haga clic en Aplicar. 4. Inmediatamente se habrá incorporado la Tabla a la vista de tareas.

FIGURA 13: Tabla de Valor Acumulado.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 05 – Material de Lectura v1

FIGURA 14: Formato de Informe de Desempeño del Proyecto.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 05 – Material de Lectura v1

EJERCICIO 7: Emitir Informe de Desempeño del Proyecto Para este ejercicio se requiere el archivo guardado del EJERCICIO 6. El Director de proyecto está dirigiendo un proyecto de Actualización de Agenda en una empresa de servicios. Su jefe inmediato le pide emitir un Informe de Desempeño del Proyecto en el período de un mes, por ello deberá filtrar las tareas en el intervalo de fechas del 01/08/06 al 01/09/06. Poner como fecha de estado el 02/09/06. Nota: Recordar que los valores se obtienen de la tabla de VALOR ACUMULADO, donde: - Valor Planeado: PV (CPTP) = PV - Valor Acumulado: VA (CPTR) = EV - AC (CRTR) = AC Y El BAC se obtiene de la información del proyecto, del campo costo previsto. RESPONDER: 1. ¿Cuál es el % de avance real en el período? ____________________. 2. ¿Cuál es el % de avance planificado en el período? ____________________.

3. ¿Cuál es el valor del ____________________. 4. ¿Cuál es el valor ____________________.

Índice

del

de

Índice

Rendimiento

de

del

Rendimiento

Cronograma

(SPI)?

del

(CPI)?

Costo

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

SESIÓN

6

RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS CAMBIOS  

MONITOREO Y AJUSTES DE LA PROGRAMACIÓN MONITOREO Y AJUSTE DE COSTOS

6.1 RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS CAMBIOS Durante la fase de ejecución del proyecto, los recursos estarán trabajando en sus tareas y el Director de Proyecto (Project Manager) estará haciendo el seguimiento del progreso mediante la comparación de los valores reales con el Plan de Proyecto. De esta manera, podrá analizar el rendimiento del proyecto, ver cómo va y tomar las Acciones Correctivas apropiadas. A veces, los cambios generales en el proyecto son necesarios debido a la fecha límite programada, los costos generales o porque la asignación de los recursos no está alineada con la programación. En ese caso, medidas radicales serán necesarias para devolver al proyecto al cauce que le corresponde. En tanto, si los cambios son grandes o son impuestos por terceros, se tendrá que volver a planificar o a reprogramar el proyecto. Las técnicas utilizadas son similares a las que utilizó para cumplir los objetivos cuando estuvo planificando por primera vez. En el Plan de Proyecto, se harán los ajustes en la programación, los costos, los recursos y el alcance y Microsoft Project 2010 volverá a calcular la programación de tal manera que se pueda ver de forma rápida los resultados de la replanificación. 6.1.1

MONITOREO Y AJUSTE DE LA PROGRAMACIÓN

Si está gestionando un proyecto dependiente del tiempo, tendrá que tener presente lo siguiente:    

La fecha límite del proyecto. Ruta crítica. Las fechas de comienzo y de fin de las tareas críticas. El progreso actual de las tareas críticas.

Si los valores reales han cambiado la programación de las tareas hasta el punto en que la fecha límite del proyecto no sería satisfecha, tendrá que ajustar la programación para alinearla con la fecha objetivo.

147

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

MONITOREO DEL PROGRESO DE LA PROGRAMACIÓN Para facilitar el monitoreo del progreso y hacer todos los ajustes para alcanzar la fecha límite utilizará una u otra técnica de entre las siguientes:   

Revisar las fechas límite y la ruta crítica para ver si el proyecto va bien o si el proyecto se ha demorado. Comprobar y ajustar las delimitaciones de las tareas, dependencias y duraciones según sea necesario para tener el proyecto terminado a tiempo. Agregar recursos a las tareas para acortar la duración de las tareas.

Por ejemplo, puede establecer una Línea Base para las tareas que están cerca de las fechas límites programadas, en función de los valores reales introducidos. Después, puede revisar las variaciones entre las fechas previstas y las programadas.

REVISIÓN DEL PROGRESO DE LA PROGRAMACIÓN GENERAL Las estadísticas del proyecto muestran las fechas de comienzo y de fin programadas actualmente, junto con las previstas, las reales y las restantes. Se han de revisar todas las estadísticas del proyecto para obtener una amplia visión de cómo se compara el proyecto con la Línea Base. Para revisar las estadísticas del proyecto, hará lo siguiente: 1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Propiedades » “Información del proyecto”. Aparecerá el cuadro de diálogo “Información del proyecto”.

FIGURA 1: Cuadro de Información del proyecto

2. Haga clic en la opción “Estadísticas”. Aparecerá el cuadro de diálogo “Estadísticas del proyecto”. La fecha límite programada aparece en la columna Fin.

148

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

FIGURA 2: Cuadro de Estadísticas del proyecto En el Diagrama de Gantt, la información de las tareas se resume para todo el proyecto y todos los totales se muestran en la fila tarea resumen. Especialmente, la columna Fin de la tarea resumen muestra la fecha límite del proyecto. Para visualizar la programación, deberá agregar la fila de la tarea resumen del proyecto, lo hará de la siguiente manera: 1. Haga clic en la pestaña Formato » grupo Mostrar u ocultar » opción tarea de resumen del proyecto. Otra forma de visualizarla es la siguiente: 1. Haga clic en la pestaña Archivo » Opciones. 2. Luego haga clic en Avanzado » grupo Mostrar opciones para este proyecto, coloque un check en: “Mostrar tarea de resumen de proyecto”. Si agrega campos adicionales o visualiza tablas diferentes, la información se resumirá para dichos campos según convenga. Por defecto; el diagrama de Gantt, en el área gráfica temporal, muestra el progreso como una barra negra delgada dentro de cada barra de tareas. Para ver el porcentaje completado al lado de las barras de tareas, utilizará la vista Gantt de seguimiento. 1. Haga clic en la pestaña Tarea » grupo Ver » en la parte inferior del botón Diagrama de Gantt » “Gantt de seguimiento”. 2. Se mostrará la vista con los porcentajes completados.

149

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

FIGURA 3: Gantt de seguimiento REVISIÓN DE LAS VARIACIONES DE LA PROGRAMACIÓN Para revisar las diferencias entre los valores previstos y los valores programados, utilizará la tabla Variación de la forma siguiente: 1. Muestre la vista Diagrama de Gantt u otra vista de tareas. 2. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » opción Tablas » luego seleccione “Variación”. La tabla Variación muestra las fechas de comienzo y de fin programadas actualmente y las compara con las fechas de Línea Base.

FIGURA 4: Tabla Variación

REVISIÓN DE LA RUTA CRÍTICA Visualizando las fechas límite o la ruta crítica puede ver si es que aún está dentro de las fechas para alcanzar la fecha límite. La revisión de la ruta crítica ayuda a tener control sobre las tareas que deben completarse a tiempo. Para ver la ruta crítica, seguirá los siguientes pasos:

150

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

1.

Haga clic en la pestaña Tarea » grupo Ver » De la lista despegable del Diagrama de Gantt elija “Gantt de seguimiento”.

Si necesita alcanzar la fecha límite, tendrá que centrarse en las tareas críticas. Puede ver las tareas críticas de color rojo en el Diagrama de Gantt, dando clic en la pestaña Formato » grupo Estilos de barra » tareas críticas, como se muestra a continuación:

FIGURA 5: Búsqueda de la opción Tareas Críticas También puede filtrar la hoja de tareas para que muestre sólo las tareas críticas usando la herramienta filtro. 1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » filtro despegable, haga clic en “tareas críticas”.

, luego en la lista

FIGURA 6: Formas de Búsqueda tarea crítica 2. Project 2010 da la facilidad de poder acceder a la ruta crítica de forma directa. Para ello, haga clic derecho en el área gráfica temporal, luego en “Mostrar u ocultar estilos de barra” y finalmente seleccione “tareas críticas”. Cuando haya terminado, haga clic en la opción “Sin filtro”.

151

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

EJERCICIO 1: Análisis de las estadísticas y Ruta Crítica del Proyecto Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Expansión de suite 101.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Usted como Director de Proyecto (Project Manager) desea analizar las estadísticas de su proyecto, pues requiere hacer una comparación de los costos, trabajo y duración. Además, desea ver las tareas críticas, para ello primero deberá configurar el Gantt de seguimiento y la tabla variación para luego filtrar las tareas críticas. Inmediatamente después de realizar las modificaciones al proyecto se le pide responder lo siguiente: 1. ¿Cuál es el trabajo actual en horas del proyecto? _____________________ 2. ¿Cuál es la duración real en días del proyecto?

_____________________

3. ¿Cuál es el costo restante en dólares del proyecto?____________________ 4. ¿Cuántas y cuáles son las tareas de la semana del 03 de marzo del año 2013 que se muestran como tareas críticas?_________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________

REVISIÓN DEL PROGRESO DE LAS TAREAS Revisar el progreso de las tareas críticas es la forma más efectiva de descubrir rápidamente si un proyecto va bien en cuánto a alcanzar su fecha límite. Los filtros siguientes lo pueden ayudar a centrarse en los problemas potenciales del progreso de las tareas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Tareas con retraso o presupuesto sobrepasado asignadas a. Deberían comenzar el. Deberían comenzar y finalizar el. Progreso retrasado o pospuesto. Tareas pospuestas. Tareas con datos adjuntos. Tareas con fechas fijas.

Para aplicar uno de estos filtros, haga lo siguiente: 1. Muestre una vista de tareas como el Diagrama de Gantt. 2. En la pestaña Vista » grupo Datos » haga clic en Filtro, luego acceda a la lista de filtros » “más filtros”, seleccione el que desee utilizar y finalmente, haga clic en “Aplicar”

152

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

FIGURA 7: Filtros para revisión del progreso de las tareas 3. Si desea mostrar de nuevo todas las tareas, elegirá la opción “Sin filtro”.

EJERCICIO 2: Uso de filtros Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Expansión de suite 101.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Usted desea revisar el progreso de las tareas de su proyecto, pero para ello quiere hacer uso de la herramienta Filtro del MS Project. Por experiencia en este tipo de proyectos inmobiliarios, usted tiene conocimiento que siempre surgen inconvenientes con los recursos, las asignaciones de las tareas, costos específicos, etc. por ello se recomienda usar filtros para realizar un análisis centralizado de los problemas.  Se sugiere que en cada paso o filtrado active la opción SIN FILTRO, de esa forma cada paso se realizará en un proyecto completo (sin filtros). Se pide que se realice y luego se responda lo siguiente: 1. Filtrar las tareas que Deberían comenzar el “26 de marzo del 2013”. RESPONDER: ¿Cuál es la Duración Restante de la tarea Reconstruir suite? ____________________________________________________________

153

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

2. Filtrar las tareas que Deberían comenzar y finalizar el (21/01/13 al 25/01/13.) RESPONDER: ¿Cuál es la Costo Real de la tarea Conseguir estimaciones primarias? ____________________________________________________________ 3. Haciendo uso del filtro Progreso retrasado o pospuesto a las tareas del proyecto. RESPONDER: ¿Cuál sería mobiliario?

El

comienzo

programado

de

la

tarea

Instalación

de

____________________________________________________________ 4. Filtrar las tareas con Tareas pospuestas. RESPONDER: ¿Cuál es la tarea con mayor Porcentaje completado según las Tareas pospuestas? ____________________________________________________________ 5. Hacer uso del filtro Tareas con datos adjuntos de su proyecto. RESPONDER: ¿Cuál es la tarea que tiene datos adjuntos? ____________________________________________________________ 6. Hacer uso del filtro Tareas con fechas fijas de su proyecto. RESPONDER: ¿Cuál es la tarea que tiene fecha fija y a la vez tiene un Porcentaje Completado de 50%? ____________________________________________________________

154

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

También puede utilizar Informes basados en texto o visuales para proporcionar información sobre el progreso de las tareas de la forma siguiente: Para ejecutar un informe basado en texto, haga lo siguiente: 1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Informes » seguidamente, haga clic en “Informes”. 2. Dé Doble clic en el tipo de informe que desee, en este caso Actividades Actuales» y elija el tipo de actividad que desee reportar.

Las actividades actuales son las siguientes:

FIGURA 8: Filtros para revisión del progreso de las tareas

Tareas sin comenzar. Tareas que comenzarán pronto. Tareas en curso. Tareas completadas. Tareas que deberían haber comenzado. Tareas pospuestas

FIGURA 8: Ejecución de Informes de Texto 3. Si apareciese un cuadro de diálogo pidiendo información, se la brindará y luego le da clic en Seleccionar. El informe aparece en una ventana de previsualización en la vista Backstage de forma que pueda acercarlo o imprimirlo, la ventaja de MS Project es que puede visualizar todo en la misma pantalla. Para ejecutar un informe visual, haga lo siguiente: 1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Informes » “Informes visuales”. 2. En la pestaña “Todas”, haga clic en el Informe visual que desee generar. 3. Usted puede editar la plantilla dándole clic en el botón “Editar plantilla” donde podrá agregar campos a su elección. Finalmente, deberá dar clic a “ver”. El informe se genera a partir de los datos de MS Project data y se muestra utilizando un gráfico dinámico (en caso de exportar a Excel) o un diagrama dinámico (si se exporta a Visio).

155

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

FIGURA 9: Crear informes visuales Se   

puede usar también tablas para ver el progreso de las tareas, estas tablas son: La tabla Variación. La tabla Costo. La tabla Trabajo.

Para ver el progreso de los recursos, se pueden usar las siguientes tablas también:  La tabla Trabajo.  La tabla Costo. Para poder acceder a estas tablas haga clic en la pestaña Vista » clic a Tablas » y busque la tabla que quiera usar. Si no la encuentra, haga clic en “Más Tablas” y seleccione una tabla en el cuadro de diálogo. Para las tareas usar cualquier Vista de tareas, para los recursos usar la hoja de recursos o uso de recursos según sea conveniente. EJERCICIO 3: Informes de textos y visuales. Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Expansión de suite 101.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. La próxima semana tiene una reunión de estado y tiene que presentar un informe general del proyecto. El informe que usted considera es el mejor para llevar a la reunión es el Informe Resumen del Proyecto. También necesita un informe visual, pues usted siente la obligación de explicar a la gerencia de una manera gráfica el costo previsto.

156

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

Se le pide a usted responder lo siguiente en base a: 1. Revise el Informe de texto “Resumen del proyecto” y responda:  ¿Cuál es el estado TOTAL de los recursos?_________________________  ¿Cuál es el estado TOTAL de las tareas?___________________________ 2. Revise el Informe visual:  ¿Cuál es el rango de Costo previsto de la semana 10 de este proyecto? ___________________________________________________

EJERCICIO 4: Usando tablas para ver el progreso de las tareas y recursos Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Expansión de suite 101.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Usted como Project Manager desea hacer el seguimiento de las tareas y los recursos para asegurarse de que el progreso sea el que usted originalmente planeó. Para ello hará y luego responderá lo siguiente: 1. Configurar la Tabla Variación de las tareas. RESPONDER: ¿Cuál es la fecha de comienzo de la tarea resumen Requerimientos? ____________________________________________________________ 2. Configurar la Tabla Costo de las tareas. RESPONDER: ¿Cuál es el Costo Total de la tarea resumen Estimados y opciones? ____________________________________________________________ 3. Configurar la Tabla Trabajo de las tareas. RESPONDER: ¿Cuál es el Porcentaje de Trabajo Completado de la tarea resumen Renovación de contrataciones y adquisiciones? ____________________________________________________________

157

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

4. Configurar la Tabla Costo de los recursos con la hoja de recursos. RESPONDER: ¿Cuánto es El Costo del recurso Rogelio S.? ____________________________________________________________ 5. Configurar la Tabla Trabajo de los recursos usando la hoja Uso de recursos. RESPONDER: ¿Cuánto es el Trabajo previsto de todos los recursos de tipo material? ____________________________________________________________

VISUALIZACIÓN DE LÍNEAS DE PROGRESO Project contiene otra herramienta que puede usar para comprobar el progreso que está haciendo en su proyecto, si ha guardado la Línea Base de su proyecto. Puede agregar Líneas de progreso al Diagrama de Gantt de forma que proporcionen una forma gráfica de ver si las tareas están por delante de la programación, por detrás o según lo programado. Las líneas de progreso se muestran para las tareas que se han completado, están en progreso o retrasadas. No se muestran para las tareas futuras. Para una fecha de progreso dada, que podemos configurar como fecha de estado, podemos tener dibujada una línea de progreso de MS Project que conecte las tareas en progreso con las tareas que deberían haber comenzado. Puede establecer la fecha de progreso de forma que esté en la fecha actual, la fecha de estado del proyecto o cualquier otra fecha que seleccionemos. También puede establecer varias fechas de progreso a intervalos iguales, por ejemplo, el primer lunes de cada mes. Las líneas de progreso pueden crear un gráfico en el diagrama de Gantt que proporcione información valiosa de la siguiente manera: Explicación

Gráficos

Una línea de progreso angulada a la izquierda indica el trabajo tras la programación de la fecha de la línea de progreso. Una línea de progreso recta indica que una tarea va según la programación con la fecha de la línea de progreso. Las tareas que no tocan la línea de progreso son aquellas que están programadas para comenzar en el futuro a partir de la fecha de la línea de progreso o también aquellas que ya se terminaron.

158

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

Para agregar una Línea de Progreso en un Diagrama de Gantt, haga lo siguiente: 1. En la pestaña Tarea visualice el Diagrama de Gantt, el Gantt de Seguimiento o cualquier otra vista de tareas. 2. En la pestaña Formato » dé clic en cuadrícula » luego “Líneas de Progreso”, de forma que aparece el cuadro de diálogo correspondiente.

En la pestaña Fechas e intervalos, seleccione la opción “Mostrar”. Después, seleccione si quiere que la línea de progreso se muestre “en la fecha del estado del proyecto” o como “fecha actual”.

En “Mostrar líneas de progreso en relación con el”, seleccionaremos si queremos que las líneas reflejen el plan real o el previsto.

FIGURA 10: Cuadro Líneas de progreso 3. Configure cualquier otra preferencia que desee sobre fechas e intervalos de forma que sean representadas por las Líneas de progreso. Puede introducir Líneas de Progreso específicas, mostrar Líneas de Progreso en unos determinados intervalos y demás. Haga clic en la pestaña Estilos de línea y configure las preferencias de formato de cómo quiere que aparezcan las Líneas de Progreso en el área gráfica del diagrama de Gantt. Puede indicar el tipo y color de las líneas, la forma y color del punto de progreso actual y otras líneas de progreso.

FIGURA 11: Cuadro Formato Líneas de progreso

Si ha definido fechas de Líneas de Proyecto aparte de fechas de estado o actuales, puede elegir mostrarlas sólo cuando quiera. Por ejemplo, si desea mostrar Líneas de Progreso en una vista de impresión para una reunión de estado, pero ocultarlas cuando esté actualizando el progreso. Oculte temporalmente las Líneas de Progreso de la siguiente manera:

159

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

1.

En la pestaña Formato » grupo Formato » dé clic en Cuadrícula » luego “Líneas de progreso”. En la pestaña Fechas e intervalos, desmarque el cuadro de selección Mostrar. Las Líneas de progreso definidas desaparecerán del diagrama de Gantt, pero las fechas permanecerán en el cuadro de diálogo para cuando quiera volver a visualizarlas.

Puede quitar una o varias líneas de progreso definidas. Para ello: 1. En la pestaña Formato » dé clic en Cuadrícula » luego “Líneas de progreso”. Asegúrese de que la pestaña Fechas e intervalos esté visible. 2. Al lado derecho del cuadro diálogo elegir la opción Fechas de la línea de progreso e introduzca una fecha que desee eliminar del diagrama de Gantt y después haga clic en el botón Eliminar.

CORRECIÓN DE LA PROGRAMACIÓN Suponga que está revisando los detalles de la programación y que encuentra un punto en el que el proyecto no se está desarrollando tan rápidamente como estaba programado, y se complica cumplir la fecha límite o que quizás algún jefe superior ha impuesto un cambio en la programación y tiene que considerar otra fecha límite. Si tiene que tomar Acciones Correctivas en el Plan de Proyecto para que se cumpla una fecha límite programada, puede hacer lo siguiente:



 

Comprobar los campos que han dado por supuestos en la programación como la duración, las delimitaciones o las dependencias de las tareas para ver qué ajustes se pueden hacer. Agregar recursos para recuperar el tiempo perdido (esto redundará en el costo). Recortar el alcance del proyecto para recuperar la programación (esto necesitará de la aprobación de los miembros del equipo).

Cuando ajusta el Plan de Proyecto para alcanzar la fecha límite que necesita, ha de asegurarse de comprobar los costos, la asignación de los recursos y el alcance. Tendrá que saber cómo afectan los cambios al resto de las partes del Plan de Proyecto. Podrá también necesitar establecer una nueva Línea Base, especialmente si se han producido cambios importantes.

160

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

EJERCICIO 5: Agregar recursos y mostrar Líneas de Progreso Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Reclinable.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Usted como Director de Proyecto (Project Manager) requiere ver las tareas que se han completado, están en progreso o retrasadas, para si fuera el caso, hacer ajustes. Porque la semana que viene tiene que informar ante Gerencia General y los principales Stakeholders (Interesados) los avances y el estado de las tareas y del proyecto en general. Se da cuenta que tiene algunos recursos sobreasignados y desea saber cómo eliminar algunas sobreasignaciones además, desea saber el progreso de las tareas del proyecto. Para ello, primero deberá redistribuir automáticamente los recursos a todo el proyecto completo para luego establecer la Línea de Progreso al proyecto. Una vez realizado los dos pasos, se le pide responder: 1. ¿Cuáles son las tareas y a qué grupo de tareas pertenecen dichas tareas que se encuentran en la semana del 17 de septiembre del 2000 que justo coincide con el estado del proyecto y no se encuentran muy retrasados? ___________________________________________________ ___________________________________________________

6.1.2 MONITOREO Y AJUSTE DE COSTOS Si el proyecto está delimitado principalmente por el costo, se debe tener mucho cuidado con el costo de los recursos, de las tareas y con los costos estimados del proyecto completo. También puede ajustar el Plan de Proyecto si recibe nuevos valores reales que puedan hacer que el presupuesto se dispare. SEGUIMIENTO DE LOS COSTOS DEL PROYECTO Utilizar una o varias de las técnicas siguientes para hacer el seguimiento y ajustar los costos de forma que se pueda mantener el presupuesto inicial: 

Visualizar las vistas concretas y las tablas para revisar los costos.

 

Ajustar la programación para reducir los costos. Ajustar las asignaciones para reducir los costos.

REVISIÓN DE LOS COSTOS TOTALES GENERALES Hay dos formas de revisar los costos generales de un proyecto. Son las siguientes: 

Revisar las estadísticas del Proyecto.



Agregar la tarea resumen del Proyecto.

161

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

Los totales del proyecto se mostrarán en esta tarea resumen en la parte superior de la hoja. Si una tabla contiene información de costos, la tarea resumen mostrará los costos totales. REVISIÓN DE LA VARIACIÓN DE COSTOS Utilizar la tabla Costo para revisar las diferencias entre los costos previstos y los costos reales. Esta tabla incluye campos para los costos previstos, los costos programados totales, los reales, los restantes y las variaciones de costos. Para utilizar esta tabla, seguirá los pasos siguientes: 1. Visualice el diagrama de Gantt o cualquier otra vista de tareas. 2. Haga clic en Vista » grupo Tablas » tablas aparezca la tabla en la vista actual.

» “Costo”, de forma que

FIGURA 12: Cuadro Tabla Costo También está la tabla de costos para los recursos, que incluye información para todas las asignaciones de recursos. Se accede a esta tabla de la siguiente manera: 1. Haga clic en la pestaña Vista » “Hoja de recursos” o “Uso de recursos”. 2. Podrá utilizar la tabla Costo. 162

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

Esta tabla tiene costo, costos previstos, costos reales, costos restantes y variación de costos para todas las asignaciones de los recursos. La información de costos se muestra para todos los recursos tipo: trabajo, material y costo. Véase la siguiente figura:

FIGURA 13: Cuadro Tabla Costo en la Vista Uso de Recursos REVISIÓN DE LOS COSTOS FUERA DE PRESUPUESTO Se puede aplicar un filtro a una tarea o a un recurso para ver sólo las tareas o recursos asociados con costos fuera del presupuesto. Si se desea esta vista y utilizar la tabla que contiene la información que quiera revisar en el contexto de costos fuera del presupuesto, se deberá seguir los siguientes pasos: 1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » diríjase a Filtro aparecerá una lista » haga clic en Más filtros.

y

2. En el cuadro de diálogo Más filtros, haga clic en “Costo mayor que el presupuestado” » y después clic en Aplicar. Si prefiere ver todas las tareas o recursos, pero tiene tareas o recursos con costo mayor que el presupuestado, en el mismo cuadro de diálogo haga los mismos pasos en la opción Resaltar. 3. Revisará las tareas o recursos para analizar la extensión de los costos por encima del presupuesto. 4. Cuando termine, si desea mostrar todas las tareas de nuevo, deberá dar clic en la pestaña Vista, luego dirigirse a y seleccione Sin filtro.

163

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

FIGURA 14: Revisión de los costos fuera de presupuesto

EJERCICIO 6: Revisión de la Variación del Costo y Costos fuera del presupuesto. Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Proceso de planeamiento.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Para el desarrollo del ejercicio, primero debe Establecer una Línea Base, luego usted desea visualizar algunas variaciones de costos, para ello siga lo que se pide en los siguientes enunciados y responda a las preguntas: 1. Incremente la Tasa Estándar utilizando la Hoja de Recursos a $60 de los siguientes recursos: Equipo de Revisión y Usuarios de Herramientas y responda, usando la Tabla Costo con la Hoja de recursos, ¿Cuál es la Variación del Costo de dichos recursos? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ 2. Utilice la vista Diagrama de Gantt con la Tabla Costo y mencione, ¿Cuáles son los nombres y variaciones de costo de las fases principales del proyecto que se han modificado?

164

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

_____________________________________________________________ _____________________________________________________________ 3. Utilizando la vista Diagrama de Gantt con la Tabla Costo, filtrar las tareas usando el filtro Costo Mayor que el presupuestado y responder ¿Cuál es la Variación de Costo de las tareas Reunión revisión de plan preliminar (límite de 2 horas) (Fila 15) y Llevar a cabo reunión de revisión final (límite de 2 horas) (Fila 22)? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

REVISIÓN DEL RENDIMIENTO DEL COSTO UTILIZANDO EL ANÁLISIS DEL VALOR GANADO MS Project contiene 4 tablas de Valor Ganado que puede usar para comparar sus costos esperados con sus costos reales y son: Valor Acumulado para las tareas, Indicadores de costo de Valor Acumulado, Indicadores de programación del Valor Acumulado y Valor Acumulado para los recursos. Estas 4 tablas lo ayudan a evaluar la relación entre el trabajo y los costos. Puede usar las tablas de Valor Acumulado para pronosticar una tarea que terminará dentro del presupuesto; un pronóstico está basado en la comparación de los costos reales incurridos en la tarea hasta la fecha con los costos previstos. Para generar información de Valor Ganado, tendrá que tener los siguientes elementos:    

Una Línea Base guardada. Recursos asignados a las tareas. Los costos asociados con los recursos asignados. La información de progreso real.

Para revisar la información de Valor Ganado, haga lo siguiente: 1. Visualice el diagrama de Gantt o cualquier otra vista de tareas, luego haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos »Tablas » “Más tablas”. 2. Haga clic en Valor Acumulado, Indicadores de costo de Valor Acumulado o en Indicadores de programación del Valor Acumulado dependiendo de la información del Valor Ganado que desee revisar.

165

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

FIGURA 15: Cuadro Valor Acumulado A continuación, se muestra el contenido de cada una de las tablas:

Nombre de la tabla

Valor Acumulado para las tareas

Valor Acumulado para los recursos

Campos incluidos  CPTP (Costo Presupuestado del Trabajo Programado), también conocido como PV (Valor Planificado).  CPTR (Costo Presupuestado del Trabajo Realizado), también conocido como VA (Valor Acumulado).  CRTR (Costo Real del Trabajo Realizado), también conocido como AC (Costo real).  VP (Variación de la Programación).  VC (Variación del Costo).  CEF (Estimación hasta la Conclusión).  CPF (Costo Previsto).  VAF (Variación a la Conclusión).  CPTP (Costo Presupuestado del Trabajo Programado), también conocido como PV (Valor Planificado).  CPTR (Costo Presupuestado del Trabajo Realizado), 166

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

Indicadores de Costo del Valor Acumulado

Indicadores de Programación del Valor Acumulado

también conocido como VA (Valor Acumulado).  CRTR (Costo Real del Trabajo Realizado), también conocido como AC (Costo real).  VP (Variación de la Programación).  VC (Variación del Costo).  CEF (Estimación hasta la Conclusión).  CPF (Costo Previsto).  VAF (Variación a la Conclusión).  CPTP (Costo Presupuestado del Trabajo Programado), también conocido como Valor Planificado.  CPTR (Costo Presupuestado del Trabajo Realizado), también conocido como Valor Acumulado.  VC (Variación del Costo).  %VC (Porcentaje de la Variación de Costos).  IRC (Índice del Rendimiento de Costos).  CPF (Costo Previsto).  CEF (Costo Estimado al Finalizar).  VAF (Variación a la Conclusión).  IRPC (Índice de Rendimiento Para Completar).  CPTP (Costo Presupuestado del Trabajo Programado), también conocido como Valor Planificado.  CPTR (Costo Presupuestado del Trabajo Realizado), también conocido como Valor Acumulado.  VP (Variación de la Programación).  %VP (Porcentaje de la Variación de la Programación).  IRP (Índice del Rendimiento de la Programación).

REVISIÓN DEL ESTADO DEL PRESUPUESTO Las tablas de los Indicadores de costo del Valor Acumulado e Indicadores de Cronograma del Valor Acumulado son similares a la tabla de Valor Acumulado para tareas. La tabla Indicadores de Costo del Valor Acumulado le permite comparar varios factores de costo relacionados a tareas en su proyecto. La tabla Indicadores de Programación del Valor Acumulado le permite enfocar los efectos de las variaciones de efectos de la programación en el costo de su proyecto. Para mostrar la tabla Indicadores de Costo del Valor Acumulado se realiza los siguientes pasos: 1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » Tablas » “Mas tablas”. 2. Luego en la lista que aparece en un cuadro diálogo seleccione “Indicadores de Costo del Valor Acumulado”. Para mostrar la tabla Indicadores de Programación del Valor Acumulado, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » Tablas » “Mas tablas” 2. Luego en la lista que aparece en un cuadro diálogo seleccione “Indicadores de Programación del Valor Acumulado”.

167

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

FIGURA 16: Cuadro Indicador de Costo de Valor Acumulado ALINEACIÓN DEL PROYECTO CON EL PRESUPUESTO Suponga que se han revisado todos los detalles del presupuesto con los costos del proyecto actual y que se ha encontrado que se pasará significativamente el presupuesto asignado o quizás un jefe le ha pedido que recorte los costos un 10% y necesita trabajar ahora sobre otro costo en el proyecto. Si necesita tomar Acciones Correctivas en el Plan de Proyecto para reducir los costos, puede hacer lo siguiente: 

  

Volver a comprobar los supuestos de costos, tales como las tasas de los recursos, los costos por uso de los recursos, la cantidad de recursos de costos asignados a las tareas y los costos fijos de las mismas. Ajustar la programación para reducir los costos, reduciendo la duración de las tareas. Modificar la asignación para reducir costos. Agregar, quitar o reemplazar recursos en las asignaciones para recortar costos de forma apropiada. Recortar el alcance para reducir costos (lo que probablemente necesite la aprobación por parte de los diferentes participantes).

Cuando ajuste el Plan de Proyecto para conseguir el presupuesto que busca, se ha de revisar la fecha límite, la asignación de recursos y el alcance. Se tiene que saber cómo afectan los cambios a las otras partes del proyecto. También se puede considerar la configuración de una nueva Línea Base, especialmente si se producen grandes cambios en los costos que afectarían a la programación.

168

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 06 - Material de Lectura v1

EJERCICIO 7: Uso de tablas Indicador de Costo de Valor Acumulado e Indicador de Programación de Valor Acumulado. Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 6, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Corta césped autónomo.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Al revisar en la Hoja de Recursos, se da cuenta que los recursos Jefe de Ingenieros y Consultores Marketing tienen una Tasa estándar superior al mercado. Usted hace una búsqueda y encuentra que existe una competencia feroz en el mercado de estos tipos de recursos, por lo que decide retenerlos. Después de conversar con dichos recursos llegan a un acuerdo para ambas partes. Se aprobó bajar la tasa estándar de los recursos en mención a $50 /hr. Ahora, con este cambio, se le pide a usted revisar el nuevo estado del presupuesto usando las tablas Indicadores de Costo de Valor Acumulado e indicador de programación del Valor Acumulado, y responder lo siguiente: 1. Usando la tabla de Valor Acumulado, ¿Cuánto es el Valor acumulado de la tarea resumen Fase 1- Marketing del producto? _____________________________________________________________ 2. Usando la tabla de Valor Acumulado, ¿Cuánto es el Valor planeado de la tarea resumen Fase 2- Diseño del sistema? _____________________________________________________________ 3. Usando la tabla Indicador de programación de Valor Acumulado, ¿Cuánto es el %VP de la tarea resumen Fase 3- Crear diseño detallado y construcción de prototipo? _____________________________________________________________ 4. Usando la tabla Indicador de programación de Valor Acumulado, ¿Cuánto es el IRP de la tarea resumen Fase 4- Modificaciones y pruebas? _____________________________________________________________

169

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

SESIÓN

7

RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS CAMBIOS 

MONITOREO Y AJUSTE DE LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS

CONTROL DEL PROYECTO USANDO EL VALOR GANADO   

COMPRENDIENDO EL VALOR GANADO SEGUIMIENTO DEL PROGRESO DEL CRONOGRAMA GENERACIÓN DE INFORMES DE VALOR GANADO

7.1 RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS CAMBIOS 7.1.1 MONITOREO Y AJUSTE DE LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS Si usted es Director de Proyecto y la mayor prioridad es mantener la carga de trabajo de los recursos, se ha de monitorearla para ver si alguno de ellos está sobre o infra asignado. A medida que se recibe información de los recursos, sobre sus tareas asignadas e introducimos los valores reales, podemos ver si se necesitará tomar alguna acción preventiva para resolver problemas en la asignación de los recursos en un futuro. MONITOREO DE LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS Se utilizará una o más de las siguientes técnicas para ajustar la programación y conseguir una carga de trabajo equilibrada de los recursos: Revisar las cargas de trabajo de los recursos. Ajustar la disponibilidad de los recursos. Ajustar las asignaciones. Dividir las tareas para reprogramar el trabajo restante para cuando los recursos tengan tiempo disponible.  Redistribuir las asignaciones.    

Ya que el trabajo (en horas, días, semanas, meses, etc.) es la medida del esfuerzo de un recurso sobre sus tareas, puede utilizarlo como valor de Línea Base para que lo ayude a revisar cuán bien se están utilizando los recursos en función de los valores reales o programados. Podrá revisar la variación de trabajo utilizando la siguiente fórmula: Variación de trabajo = Trabajo (Programado/Actual) – Trabajo previsto Si los valores reales del trabajo son considerablemente mayores que los originalmente planeados, podrá tener ciertos problemas con los recursos sobreasignados ahora o en el futuro.

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

Recursos en rojo significa que están sobreasignados

Si se agrega trabajo y costo, podrá ver el total de cada recurso.

Se puede añadir columnas dando clic derecho a cualquier titulo de columna y seleccionando insertar columna.

FIGURA 1: Análisis de recursos en la vista Hoja de recursos REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL TRABAJO GENERAL Hay dos formas de revisar la información total del trabajo general. Son las siguientes:  Revisar las estadísticas del proyecto. Para ello haga lo siguiente: 1. Diríjase a la pestaña Proyecto » grupo Propiedades » Información del proyecto. 2. De la ventana emergente haga clic en el botón “Estadísticas”. 3. En la columna Trabajo, revisaremos el trabajo actual, previsto y restante del proyecto.  Agregar la fila de la tarea resumen en el diagrama de Gantt o en cualquier otra vista, para ello siga las siguientes instrucciones: 1. Haga clic en la pestaña Formato » grupo Mostrar u Ocultar » seleccionar la opción “tarea resumen del proyecto”, de forma que se muestre la información de la tarea resumen en la parte superior de la hoja.

Si la tabla que visualiza contiene información del trabajo, la tarea resumen del proyecto mostrará el total del trabajo. Nota

REVISIÓN DE LAS VARIACIONES DEL TRABAJO Para revisar las diferencias entre el trabajo previsto y el trabajo programado, puede aplicar la tabla Trabajo de la siguiente manera:

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

1. Visualice el diagrama de Gantt o cualquier otra vista de tareas. Haga clic en la pestaña VISTA » grupo Datos » Tablas » seleccione “Trabajo”.

FIGURA 2: Cuadro Tabla Trabajo REVISIÓN DEL TRABAJO SOBREPRESUPUESTADO Podrá aplicar un filtro a la vista de tareas o recursos para ver aquellas tareas o recursos que tienen más trabajo real del planeado, de la siguiente manera: Visualice la vista y aplique la tabla que contiene la información que quiera revisar en el contexto del trabajo sobrepresupuestado. 1. Haga clic en la pestaña Vista » Sin filtro » Más filtros. 2. En el cuadro de diálogo Más filtros » marcar Tarea luego haga clic en “Trabajo sobrepresupuestado” y después en Aplicar. Si prefiere ver todas las tareas o recursos, pero teniendo resaltados los recursos o tareas sobrepresupuestadas, haga clic en Resaltar, que aparece en el mismo cuadro de diálogo. Microsoft Project filtrará todas las tareas o recursos cuyo trabajo real sea mayor que el trabajo de la línea de base. 3. Revise las tareas o recursos para analizar la extensión de los trabajos sobrepresupuestados. 4. Cuando termine, puede mostrar todas las tareas de nuevo haciendo clic en la herramienta Sin Filtro. EJERCICIO 1: La tabla Trabajo y filtro del Trabajo Sobrepresupuestado Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Reclinable.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Su prioridad en estos momentos es controlar el uso eficiente de los recursos en su proyecto, esto quiere decir que el trabajo previsto sea igual al trabajo real así no habría variaciones que perjudicarían en el tiempo y costo al proyecto, para este análisis se recomienda el uso de la tabla Trabajo. También tendrá que hacer una revisión del trabajo sobrepresupuestado porque dentro de una semana tendrá que presentar un informe de lo avanzado a la gerencia en una reunión de estado. Usted plantea usar la tabla Trabajo primero para luego filtrar el trabajo sobre presupuestado.

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

Se le pide responder luego de realizar los ajustes antes mencionados: 1. ¿Cuánto es la variación de la tarea resumen Prueba inicial DV? _____________________________________________________________ 2. ¿Cuánto es el trabajo de la tarea resumen Conversión de paleta? _____________________________________________________________ 3. ¿Cuánto es el trabajo restante de la tarea resumen Pruebas PV? _____________________________________________________________ 4. Luego de aplicar el filtro del trabajo sobre presupuestado, ¿Cuál es la actividad que tiene trabajo sobre presupuestado? ___________________ 5. ¿Cuánto es la variación del trabajo de la actividad con trabajo sobre presupuestado? _______________________________________________

REVISIÓN DE LA SOBREASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS Si un recurso está sobreasignado, su nombre aparecerá en rojo en la hoja de recursos y un indicador de redistribución se mostrará al lado del nombre del recurso, recomendando que se ejecute la acción de redistribución, como muestra la siguiente figura:

Indicador que muestra que se debe redistribuidor los recursos

FIGURA 3: Recursos sobre asignados Para ver la extensión de un recurso sobreasignado o infraasignado, utilizaremos la vista Gráfico de recursos de la siguiente manera: 1. Haga clic en la pestaña Tarea » grupo Ver » Haga clic en Diagrama de Gantt » en la lista despegable seleccionar Gráfico de recursos, de forma que aparecerá el diagrama siguiente:

Sobreasignación

Al mover esta barra podrá cambiar los recursos, así podrá ver si fuera el caso las sobreasignaciones de todos los recursos.

Al mover esta barra podrá ver las gráficas en las fechas que usted crea conveniente.

FIGURA 4: Gráfico de Recursos

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

También podrá ver los detalles de cómo las asignaciones afectan y pueden producir sobreasignaciones de los recursos (o infraasignaciones) utilizando la vista Uso de recursos de la siguiente manera: 1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Vista de Recursos » haga clic en Uso de recursos (cualquier recurso cuyo nombre aparezca en rojo o con un indicador de redistribución estará sobreasignado)  Revise el área temporal de asignación para ver dónde aparece la sobreasignación, tendrá que desplazarse buscando las fechas.  Revise el área temporal de asignación, al lado derecho de la vista, para ver las asignaciones de cada recurso. 2. Puede agregar en el área temporal de asignación la fila Sobreasignación. El campo de tiempos de la vista ayuda a saber cuántas horas o días, por ejemplo, está el recurso sobreasignado. Para lo mencionado en el punto 2, haga clic en la pestaña Formato » grupo Detalles » luego busque y marque Sobreasignación, de forma que se agregue el campo como fila nueva al campo de tiempos de la vista Uso de recursos. Área temporal de asignación

FIGURA 5: Vista Uso de Recursos 3. Para ver las infra asignaciones o la cantidad de tiempo que el recurso está disponible sin asignación alguna haga clic en la pestaña Formato » grupo Detalles » busque la opción Disponibilidad restante, la cual deberá marcar. Se puede agregar el campo sobreasignación haciendo clic derecho en el área temporal de asignación y seleccionando sobreasignación Nota

También puede agregar el campo Disponibilidad restante haciendo clic derecho en el área temporal de asignación y escogiendo esa opción.

Asimismo, puede usar la vista Asignación de recursos para ver la vista Uso de recursos en combinación con el Gantt de redistribución, esto ayuda a ver qué recursos están sobreasignados en conjunción con las tareas que la provocan. Para ello haga lo siguiente:

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

1. Haga clic en la pestaña Tarea » Diagrama de Gantt » mas vistas en la lista que aparece, elija “Asignación de recursos” y después haga clic en “Aplicar” como se muestra en la siguiente figura:

FIGURA 6: Vista Asignación de Recursos Con la tabla Resumen en cualquiera de la vista de recursos, se podrá visualizar la columna Máximo (esta columna aparece por defecto pero si fuera el caso que no apareciera se deberá agregar esta nueva columna, haciendo doble clic en el nombre de la columna y buscando en la lista despegable, la opción máximo) que indica qué recursos están asignados a su máxima capacidad (100%), sobreasignados (más del 100%) o infra asignados (menos del 100%). Para visualizar la tabla Resumen haga lo siguiente: 1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos aparece elija “Resumen”.

»Tablas » de la lista que

Los siguientes filtros pueden ayudar a enfocar cualquier problema relacionado con la sobreasignación de los recursos: Recursos sobreasignados, trabajo sobrepresupuestado, recursos o asignaciones con horas extras y asignaciones pospuestas. También puede generar informes visuales y de texto. Para ello deberá seguir los siguientes pasos: 1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Informes » luego diríjase a Informes visuales o Informes, y elegir el que desee.

FIGURA 7: Ruta de Informes visuales e Informes EQUILIBRANDO LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS Suponga que está revisando la información sobre las asignaciones y la carga de trabajo durante el Plan de Proyecto y que se percata que ciertos recursos están sobreasignados y otros infra asignados. Puede darse también el caso que la

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

empresa haya decidido hacer una reducción a la fuerza de trabajo y el personal del proyecto se vea reducido en un porcentaje. Si necesita tomar Acciones Correctivas en el Plan de Proyecto para equilibrar la carga de trabajo de los recursos, puede hacer lo siguiente:    

Ajustar la disponibilidad de los recursos. Ajustar las asignaciones, por ejemplo: agregar recursos, reemplazar recursos, retrasar una tarea o una asignación o incluir horas extras. Utilizar las características de redistribución de Microsoft Project para equilibrar la carga de trabajo. Ajustar el alcance (tal vez esta acción requiera la aprobación por parte de los participantes en el proyecto).

Cuando se ajusta el Plan de Proyecto para conseguir los niveles de asignación de los recursos, se ha de asegurar de comprobar las fechas de finalización programadas, los costos y el alcance. Se tiene que saber cómo afectarán los cambios al resto de áreas del Plan de Proyecto. Si desea una redistribución automática para equilibrar la carga de trabajo de los recursos, hará lo siguiente: 1. Haga clic en la pestaña Recurso » grupo Redistribuir » elija Opciones de Redistribución. 2. De la ventana emergente “Redistribuir Recursos” marque la opción automática para luego dar clic en el botón “redistribuir todo”. EJERCICIO 2: Equilibrio automático de la carga de trabajo de los recursos Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Reclinable.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Usted se está preparando para una importante reunión con su Director de Proyecto (Project Manager), usted como asesor nota al repasar su Proyecto que algo no va bien pues hay muchos recursos sobreasignados y se dio cuenta de esto debido a que Microsoft Project marca con color rojo los recursos sobre asignados. Se le pide por tanto revisar la hoja y el gráfico de recursos y dar cuenta de que recursos son los que están sobreasignados para tomar las medidas correctivas necesarias. Se le pide responder: 1. Haciendo uso de la Hoja de recursos, ¿Qué dos recursos están sobre asignados?________________________________________________ 2. Haciendo uso del gráfico de recursos, ¿Cuánto es el % de sobre asignación del recurso TIMMS SPRING en la semana del 10 de septiembre del 2000? _____________________________________________________________ Luego de revisar los recursos, usted procede en su Diagrama de Gantt a equilibrar la carga de trabajo de los recursos de manera automática. Se le pide responder: 3. ¿Cuál es la razón por la cuál nivelamos la carga de trabajo de los recursos? _____________________________________________________________

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

7.2 CONTROL DEL PROYECTO USANDO EL VALOR GANADO 7.2.1 COMPRENDIENDO EL VALOR GANADO El Valor Ganado es la medida que el Director de Proyecto usa para evaluar el progreso basado en el costo de trabajo realizado hasta la fecha de estado del Proyecto. Cuando Project calcula el Valor Ganado, por defecto compara los costos estimados originales con el costo real para mostrar si su proyecto está en el presupuesto. Se puede pensar en el Valor Ganado como una medida que indica cuánto del presupuesto ha sido gastado, cuando compara el costo del trabajo realizado hasta el momento con los costos previsto para la tarea, recurso o asignación. El Valor Ganado se usa principalmente para lo siguiente: 

Medir el desempeño a lo largo del ciclo de vida del Proyecto.



Reportar el progreso, ayuda a pronosticar el resultado futuro de un proyecto basado en el rendimiento hasta la fecha (útil para la gestión de costos y recursos).



Evaluar los progresos en relación a los datos de referencia y calculando las magnitudes de las variaciones.

COMPRENDIENDO LOS CAMPOS DE VALOR GANADO Los campos del Valor Acumulado son campos monetarios que miden varios aspectos del Valor Acumulado. La siguiente tabla explica las abreviaturas que son usadas en Project para representar los campos del Valor Acumulado. Abreviatura

Campos del valor acumulado

BCWS (CPTP) PV (Valor Planificado) BCWP (CPTR) EV (Valor Ganado) ACWP(CRTR) AC (Costo Real) SV (VP) CV (VC) BAC (PAF) EAC (EAF) VAC (VAF)

Costo Presupuestado Programado

del

Trabajo

Costo Presupuestado del Trabajo Realizado Costo Real del Trabajo Realizado Variación de Programación Variación de Costo Presupuesto hasta Conclusión Estimación a la Conclusión Variación a la Conclusión

Tres de los campos anteriores son realmente importantes dentro del análisis del Valor Acumulado:  BCWS (CPTP): Mide el costo presupuestado de las tareas individualmente basadas en los recursos y costos fijos que son asignados a las mismas luego que son programadas. Por ejemplo, usted maneja un proyecto de construcción de una cerca de 4 lados, cada lado cuesta $100 y se debe terminar un lado por día, hoy es el final del día 2 por lo tanto el CPTP será de $200, pues se debió haber hecho dicho valor de trabajo.  BCWP (CPTR): Indica cuánto del presupuesto de una tarea debería haberse gastado dada la duración actual de la tarea. Por ejemplo, supongamos que

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

tenemos una tarea con un presupuesto de $100 y el trabajo ha sido realizado en un día. Vemos que, después de un día, el 40% del trabajo ha sido completado. Se entiende que el 40% del costo de la tarea, es decir $40, han sido utilizados. Por lo tanto, el CPTR para la tarea es de $40.  ACWP (CRTR): Mide los costos actuales que se utilizan para completar una tarea. Durante el proceso de finalización, el CRTR representa los costos reales del trabajo realizado a través de la fecha de estado del proyecto. Por ejemplo, usted maneja un proyecto de alumbrado público que se debe realizar en 5 días y se gasta por día $50 en cables, pero por lo delicado del trabajo sólo se terminó el 50% del trabajo en el día 4 por lo tanto el CRTR será $175 que es lo que realmente se ha gastado. Además de los campos de Valor Ganado ya descritos, Project aporta otros campos de Valor Ganado, algunos de los cuales aparecen por defecto en las tablas de Valor Ganado. 













Porcentaje Físico completado: Este campo representa el estimado de progreso de una tarea, sin tener en cuenta el trabajo real o tiempo, y no es un campo de fase temporal. Project usa el porcentaje físico completado para calcular EV (Valor Ganado) en subtareas y acumular Valor Ganado asociado al resumen de tareas. CPI: Índice de Desempeño del Costo, se calcula dividiendo EV/AC. Este campo aparece por defecto en la tabla de Indicadores de Costo de Valor Ganado y es un campo condicionado a una fecha de corte. SPI: Índice de Desempeño del Cronograma, se calcula dividiendo EV/PV. Este campo aparece por defecto en la tabla de Indicadores de Cronograma de Valor Ganado y es un campo condicionado a una fecha de corte. CV%: % de la Variación del Costo, se calcula dividiendo CV/EV y multiplicando el resultado por cien. Este campo aparece por defecto en la tabla de Indicadores de Costo de Valor Ganado y es un campo condicionado a una fecha de corte. SV%: % de la Variación del Cronograma, se calcula dividiendo SV/PV y multiplicando el resultado por cien. Este campo aparece por defecto en la tabla de Indicadores de Cronograma de Valor Ganado y es un campo condicionado a una fecha de corte. EAC: Estimación a la Conclusión, se calcula usando la siguiente fórmula: AC+ (BAC-AC)/CPI. Este campo aparece por defecto en las tablas Valor Ganado para las tareas e Indicadores de Costo de Valor Ganado y no es un campo de fase de tiempo. TCPI: Índice de Desempeño de Trabajo por Completar, se calcula usando la siguiente fórmula (BAC-EV)/(EAC-AC). Este campo aparece por defecto en los Indicadores de Costo de Valor Ganado y no es un campo de fase de tiempo. EJERCICIO 3: Uso de la Tabla de Valor Ganado Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Desarrollo de planta.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Su jefe le pide a usted elaborar un informe basado en el Valor Ganado. Para esto deberá aplicar primero la Tabla de Valor Acumulado y así evaluar el progreso basado en el costo de trabajo realizado. Luego de realizar los ajustes mencionados se le pide responder lo siguiente:

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

1. ¿Cuánto es el Valor planeado de la tarea resumen Planeamiento/ Aprobación de proyecto?____________________________________ 2. ¿Cuánto es la variación de programación del Valor Acumulado (VP) de la tarea resumen Planeamiento de marketing?_____________________ 3. ¿Cuánto es el Costo estimado al finalizar (CEF) de la tarea resumen Planeamiento de producción?________________________________ 4. ¿Cuánto es el Costo previsto (CPF) de la tarea resumen Diseño A/E?______________________________________________________ USANDO EL MÉTODO DEL % FÍSICO COMPLETADO PARA CALCULAR EL VALOR GANADO Por defecto, los cálculos del Valor Ganado son basados en el Porcentaje completado, que a su vez se basa en la duración de la tarea o trabajo. Sin embargo, si su proyecto es dirigido al uso de materiales, el número de unidades producidas o alguna otra medida física que no es basada en la cantidad de tiempo o trabajo invertido; entonces podría tener más sentido, para los cálculos de Valor Ganado, que se base en % Físico completado. Por ejemplo, suponga que el proyecto contempla la construcción de un producto con muchas tareas de apoyo; si usted desea calcular el Valor Ganado relacionado a la terminación del producto en sí y no en las tareas de apoyo, usted puede usar el método del Porcentaje Físico completado del producto hasta la fecha de estado. Si usted especifica que el proyecto tiene un valor de Porcentaje Físico completado de 50%, el Valor Ganado será calculado sobre la cantidad de dinero que debería haberse gastado para obtener el producto al 50% versus cuanto actualmente se gastó para llegar a ese punto. Para configurar el método de cálculo del Valor Ganado, haga lo siguiente: 1. Haga clic en Archivo » Opciones » Avanzado. 2. En Opciones de Valor Acumulado para este proyecto seleccionar “% físico completado”.

FIGURA 8: % Físico completado

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

3. Inmediatamente debajo en “Línea Base para el cálculo del Valor Acumulado”, se elije una Línea Base. 4. Para guardar la configuración, hacemos clic en Aceptar. Los pasos anteriores son establecidos para toda tarea nueva que ingresa en su proyecto. Si su proyecto ya contiene tareas (o si quiere utilizar el método del % físico completado para alguna de las tareas), configure este método para aquellas tareas que desee. Vea el siguiente gráfico y luego siga los siguientes pasos para cambiar la configuración: 1. Seleccione la tarea o tareas a las cuales quiere configurar con el método de % físico completado » haga doble clic en la tarea seleccionada. 2. En el cuadro de diálogo busque la pestaña Avanzado y haga clic en ella. En Método del Valor Acumulado, elija % físico completado para luego dar clic en Aceptar.

FIGURA 9: % Físico completado para tareas específicas CONFIGURANDO LA FECHA PARA LOS CÁLCULOS DEL VALOR GANADO Por defecto, Project utiliza la fecha actual del ordenador para calcular información del Valor Ganado. Sin embargo, se puede configurar una fecha de estado del proyecto que se usará para los cálculos del Valor Ganado, para lo cual debe seguir los siguientes pasos: 1. En cualquier vista, haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Propiedades » “Información del proyecto” en la cual se abrirá el cuadro de diálogo siguiente:

FIGURA 10: Fecha de estado

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

2. En “Fecha de estado”, seleccione la fecha que quiera que Project utilice para calcular el Valor Acumulado y luego haga clic en Aceptar. USANDO TABLAS DE VALOR GANADO Project contiene cuatro tablas de Valor Acumulado que pueden ser utilizados para comparar los costos planeados con los costos reales. Se puede utilizar las tablas del Valor Acumulado para prever si una tarea acabará dentro del presupuesto, en comparación de los costos reales efectuados por la tarea a la fecha y a su Línea Base. Las cuatro tablas del Valor Acumulado son: Valor Acumulado de las tareas, Indicadores de Costos del Valor Acumulado, Indicadores de Cronograma del Valor Acumulado y Valor Acumulado de los Recursos, los cuales nos ayudan a evaluar la relación entre el trabajo y el costo. A continuación, se detallarán cada una de las tablas: USANDO LA TABLA DE VALOR GANADO PARA LAS TAREAS Cuando se utiliza la tabla del Valor Ganado de las tareas, puede comparar la relación entre el trabajo y el costo de las tareas. Esta tabla ayuda a evaluar el presupuesto para estimar los presupuestos futuros necesarios y así preparar un estado de la situación del proyecto. Se puede usar la información de la tabla para determinar si el dinero que se ha gastado es suficiente para el trabajo realizado o quizás ha sido más o menos del que se necesitaba. Esto es, la información que se obtiene en la tabla Valor Ganado de las tareas sirve para evaluar si el dinero que está gastando en una tarea es suficiente, mucho, poco, o quizás ha sido un despilfarro de dinero. Para mostrar la tabla de Valor Ganado para las Tareas se sigue los siguientes pasos: 1. Seleccione cualquier vista, como la vista de Uso de tareas o Diagrama de Gantt » Luego haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » haga clic en el botón Tablas » de la lista que aparece seleccione “Más Tablas”. 2. En el cuadro de diálogo que aparece marcar primero en la parte superior izquierda tabla “Tareas” para luego seleccionar Valor Acumulado. Finalmente, haga clic en Aplicar.

FIGURA 11: Tabla de Valor Ganado para las Tareas

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

USANDO LA TABLA DE VALOR GANADO PARA LOS RECURSOS Cuando utiliza la tabla del Valor Acumulado de los recursos, usted puede comparar la relación entre el trabajo y los costos de los recursos. Esta tabla ayuda a evaluar su presupuesto para estimar el presupuesto futuro que se necesite y así preparar una declaración de la situación de nuestro proyecto. Se puede usar la información de la tabla para determinar si el dinero que se está pagando a un recurso en particular, es suficiente, mucho o poco, para el trabajo realizado. Para mostrar la tabla del Valor Acumulado de los recursos, se hará los mismos pasos que se siguió para mostrar la tabla del valor acumulado de las tareas, con la diferencia que ahora se situará en cualquier vista de los Recursos, como la vista Hoja de recursos. Todos los campos de esta hoja están calculados. Sin embargo, se puede introducir valores en el campo BAC (CPF) para cambiar información numérica en la tabla.

FIGURA 12: Tabla de Valor Ganado para los Recursos USANDO LAS TABLAS DE INDICADORES DE COSTOS DEL VALOR ACUMULADO E INDICADORES DE CRONOGRAMA DEL VALOR ACUMULADO Los Indicadores de costos del valor acumulado y los Indicadores de Cronograma del Valor Ganado son tablas similares a la tabla de Valor Ganado para las Tareas. La tabla de Indicadores de costos del Valor Ganado permite comparar varios factores de costo con relación a las tareas del proyecto. La tabla de Indicadores de Cronograma del Valor Ganado para las tareas nos permite enfocarnos en los efectos de la variación del Cronograma dentro de los costos del proyecto. Para mostrar la tabla Indicadores de Costos del Valor Acumulado, hará lo siguiente: 1. Primero deberá encontrarse en cualquier vista que contenga una tabla. Luego haga clic en la pestaña Vista » Tablas » “Más tablas”. 2. Seleccione “Indicadores de costos del Valor Acumulado” y haga clic en “Aplicar”.

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

FIGURA 13: Tablas de Valor Ganado para los Indicadores de costos del Valor Acumulado e Indicadores de Cronograma del Valor Acumulado

Para mostrar la tabla Indicadores de programación del Valor Acumulado, haga lo siguiente: 1. Deberá encontrarse en cualquier vista que contenga una tabla. Luego haga clic en la pestaña Vista » Tablas » “Más tablas”. 2. Seleccione “Indicadores de programación del Valor Acumulado” y haga clic en “Aplicar”. EJERCICIO 4: Método del % físico completado y tabla de Valor Ganado Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Expansión de suite 101.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Usted está en plena ejecución de su proyecto y desea hacer un análisis de Valor Ganado. Para ello, primero configurará el método del % físico completado para las tareas Recibir alfombras y Recibir azulejos (Líneas 37 y 38). Luego responda: 1. ¿Cuál es el objetivo de configurar el método del % físico completado en estas dos tareas? ______________________________________________ Luego procede a establecer una fecha de estado. En este caso en particular será el 27/03/13. Adicionalmente, observa que es necesario hacer dicho análisis para los recursos porque el proyecto depende exclusivamente de cuánto estén produciendo según el cronograma estipulado.

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

Luego de hacer estos primeros ajustes, se le pide que responda: 2. Haciendo uso de la tabla de Valor Acumulado para las tareas; responda, ¿A cuánto asciende el Valor planeado para la tarea resumen Determinar otros requerimientos?_________________________________________ 3. Haciendo uso de la tabla de Valor Acumulado para los recursos en la hoja de recursos; responda, ¿A cuánto asciende el Costo previsto para el recurso Susana R.?__________________________________________________ Se le pide volver a la vista Diagrama de Gantt 4. Haciendo uso de la tabla de Indicadores de Costo del Valor Acumulado; responda, ¿Cuánto es la variación al finalizar (VAF) de la tarea resumen conseguir estimaciones primarias?______________________________ 5. Haciendo uso de la tabla Indicadores de cronograma de Valor Acumulado, ¿A cuánto asciende el % de Variación de programación para todo el proyecto?____________________________________________________

7.2.2 SEGUIMIENTO DEL PROGRESO EN EL CRONOGRAMA

SEGUIMIENTO DEL PROGRESO EN EL MS PROJECT Luego que se ha configurado las plantillas del proyecto y del valor acumulado, se está preparado para hacer un seguimiento al progreso y a las plantillas del Valor Ganado de forma periódica. Recordar que el período de seguimiento depende de la opción que se elija al momento de configurar las plantillas del Valor Acumulado (semanal, quincenales, mensual, etc.). Tomemos como ejemplo un proyecto de desarrollo de software en el que se eligió la opción para generar reportes semanalmente. Entonces, el primer informe comenzará la primera semana, siete días después de la fecha de estado, y continua de esta manera hasta el final del proyecto. Por lo tanto, cada período de informes tendrá siete días. Por ejemplo, si la fecha de estado es el 14 de marzo, entonces, el primer informe será el 21 de marzo. El seguimiento del progreso en Microsoft Office Project 2010 puede realizarse de diferentes formas y en diferentes niveles. El método y el rigor del nivel dependen del proyecto. Los tres métodos son:   

Seguimiento a nivel de resumen: método de bajo rigor para el seguimiento del progreso. Seguimiento a nivel de tareas por día (o períodos): seguimiento del progreso de las tareas por días o períodos. Seguimiento a nivel de recursos por día: seguimiento del progreso por recursos, por días o períodos.

A continuación, se explican los tres caminos que son usados en Project:

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

SEGUIMIENTO DE LAS TAREAS RESUMEN Es un método que sigue el progreso de las tareas a nivel de resumen, en el cual los valores reales son continuamente actualizados en la vista Gantt de seguimiento hasta que la tarea sea completada. Para actualizar con los valores reales siga las siguientes instrucciones: 1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Vista de Tareas » seleccione Gantt de seguimiento de la lista despegable “Diagrama de Gantt” e ingrese los valores reales para las tareas. 2. Luego, haga clic nuevamente en la pestaña Vista » grupo Datos » Tablas » seleccione tabla “Seguimiento” de la lista despegable. Verá la siguiente distribución:

FIGURA 14: Seguimiento de las Tareas Resumen En dicha pantalla, ingrese los valores para % completado, duración real, costo real y trabajo real para cada una de las tareas. Para cada período, necesita actualizar los valores de cada tarea. Si alguna de las tareas no es completada en un período y son trasladadas al próximo tendrá que actualizar estas tareas en el próximo período pero con un valor acumulado para el valor real. Por ejemplo, suponga que la tarea 4 está completada al 75% y que su trabajo real es de 24 horas. En el próximo período, suponga que se ha completado 24 horas de trabajo adicionales para esta tarea. Cuando actualice la programación para el próximo período, tendrá que actualizar con 48 (24 + 24) horas para el trabajo real. Para ello, hará lo siguiente: 1. Actualice la fecha de inicio real para las tareas. 2. Actualice la fecha de fin real para aquellas tareas que han sido completadas. 3. Actualice el % completado, duración real y trabajo real para cualquier tarea aún no completada.

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

SEGUIMIENTO DIARIO DE LAS TAREAS Es un método que consiste en hacer un seguimiento a la programación a nivel de las tareas. Los valores reales son ingresados en la programación por día o por otro período que se especifique. Comparando con el seguimiento a nivel de resumen, este método permite el seguimiento de los progresos diariamente para cada tarea del nivel más bajo de forma individual. El progreso de la programación puede ser seguido utilizando este método: 1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Vista de Tareas » luego en el icono superior Uso de tareas » luego nuevamente haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » Tablas » “Trabajo”. 2. En el lado derecho de la pantalla (área temporal de asignación) dar clic derecho y, en la lista que aparece, elija mostrar las columnas “trabajo” y “costo real” como se muestra en la siguiente figura:

FIGURA 15: Seguimiento diario de las Tareas Se puede aumentar o disminuir el período de tiempo utilizando los botones de Zoom para coincidir con el período de informe que elegimos (diario, semanal, mensual, etc.).

En la tabla, ingrese los valores reales de horas por día (o por el período de tiempo que hayamos elegido, dependiendo de las especificaciones del proyecto). Ingrese la cantidad de trabajo realizado para cada recurso asignado a la tarea en un día en particular (o cualquier período elegido). El seguimiento a nivel de tareas por día toma mucho tiempo, pero resulta más preciso que el método de seguimiento a nivel de resumen. SEGUIMIENTO DIARIO DE LOS RECURSOS Este método realiza el seguimiento del progreso por recurso y por las tareas realizadas por dicho recurso durante el período de reporte. Los valores reales de los recursos y tareas son ingresados en Microsoft Project por día o por período elegido para seguir el progreso de la programación. Este método es similar al método anterior (seguimiento diario de las tareas), pero con la diferencia de que los recursos son el grupo principal para realizar el seguimiento de la programación, mientras que en el método anterior lo eran las tareas.

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

En la figura a mostrarse, los recursos y sus respectivas tareas que están trabajando son mostrados en el lado izquierdo del gráfico. En la parte derecha se muestran las horas de trabajo real por recurso, las cuales son ingresadas para cada tarea por día (o por período escogido). Cuando el trabajo real es actualizado, Microsoft Project automáticamente ajusta la fecha real de inicio, fecha real de fin, el % completado, el trabajo restante y la duración restante de las tareas. Aplique la misma técnica utilizada en el método Seguimiento diario de las tareas para obtener los datos del trabajo real en el lado derecho de la pantalla. Los pasos a seguir son: 1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Vistas de Recursos » Haga clic en el ícono Uso de Recursos » luego nuevamente Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » Tablas » de la lista despegable elija “Trabajo”. 2. En el lado derecho de la pantalla, área temporal de asignación, dar clic derecho y en la lista que aparece elija mostrar la columna “trabajo real”.

FIGURA 16: Seguimiento diario de los Recursos EJERCICIO 5: Seguimiento a nivel tareas y recursos Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Reclinable.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Usted realizaba el seguimiento a nivel de resumen por día de su proyecto pero no era el método de seguimiento más preciso, por eso junto a su equipo decide hacer el seguimiento a nivel tareas y recursos; aunque esto le tome más tiempo, la precisión de este tipo de seguimiento será mucho mayor. Luego de revisar lo ya mencionado, responda lo siguiente: 1. Usando el seguimiento a nivel de tareas; responda, ¿Cuánto es el trabajo y costo real de la tarea resumen Contactor giratorio Nº 2 Diseño en la semana del 23 de Julio (Específicamente de Lunes a Jueves) del año 2000? ______________________________________________________

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

2. Usando el seguimiento a nivel de recursos; responda, ¿Cuánto es el trabajo real del recurso Ingeniero de manufactura en la semana del 16 de Julio (Específicamente el día Viernes) del año 2000? ______________________________________________________

AJUSTANDO EL CRONOGRAMA DURANTE EL SEGUIMIENTO La mayoría de tareas dentro de la programación no son completadas como originalmente se había planeado. De ahí que haya diferencias en el trabajo y duración real que se toma en las tareas por los diferentes recursos. Por lo tanto, necesitará hacer seguimiento al progreso, pero a la vez mantener los ajustes en la programación en cierta medida, de modo que Microsoft Project pueda dar una idea exacta de la situación del Proyecto. 

Más tiempo que el planeado: En la mayoría de proyectos, algunas tareas toman más tiempo del planeado. Por ejemplo, suponga que una tarea fue originalmente planeada para que se acabe en 40 horas, pero requirió 56 horas. En esta situación, se tiene que ajustar la columna Trabajo en la programación a 56 horas, en vez de 40 horas como estaba originalmente programado. Esta actualización le dirá a Microsoft Project que la tarea tomó más tiempo de lo planeado y el porcentaje completado se ajustará de acuerdo al seguimiento del progreso por día. Sin embargo, si la columna Trabajo no se actualiza después de 40 horas de esfuerzo, Microsoft Project automáticamente marcará la tarea como 100% completada, lo cual es incorrecto. Mantener la programación correcta y actualizar las pequeñas variaciones que se presenten es esencial. Si las variaciones son pequeñas, puede que no se necesite la aprobación de los Interesados, ya que a nivel general el proyecto continúa en buen camino.



Menos tiempo que el planeado: De forma similar, algunas tareas pueden ser finalizadas con menos esfuerzo. Por ejemplo, suponga que una tarea que originalmente fue planeado para 40 horas de esfuerzo toma tan sólo 20 horas para completarse. En esta situación, deberá ajustar la columna Trabajo pero esta vez, con las 20 horas que tomó y así Project marque la tarea con 100% completada.



Más esfuerzo que el planeado: Otro escenario es cuando está a mitad de la realización de una tarea y se da cuenta que necesitará más esfuerzo de lo planeado. Por lo tanto, necesitará estimar el esfuerzo extra que se necesita para esta tarea y, en consecuencia, actualizar la columna Trabajo.



Cambiando el nivel de utilización: Algunas tareas que han sido planeadas para utilizar el 100% de sus recursos, se les puede cambiar dicho nivel de utilización. Por ejemplo, debido a los cambios en una tarea, un recurso ya no es capaz de pasar el 100% de su tiempo en esa tarea; en vez de eso, sólo está disponible al 50%. En esta situación, el esfuerzo en la columna Trabajo seguirá siendo el mismo, pero la duración, fecha de inicio y fecha de fin de la tarea cambiarán. Hacer un seguimiento de los cambios en los niveles de utilización es muy importante debido a que Microsoft Project puede preparar la fecha de finalización basada en los actuales seguimientos.

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1



Las columnas de trabajo: Haga una breve revisión de los tres diferentes tipos de columnas que contienen información similar en Microsoft Project: Trabajo, Línea Base de Trabajo y Trabajo real. La columna Trabajo almacena el trabajo real planeado para la tarea. El trabajo actual continuamente cambia a la par con el progreso del proyecto. La Línea Base de trabajo es el trabajo planificado y acordado por los Interesados del Proyecto. La Línea Base no puede ser cambiada sin una aprobación específica. La Línea Base de trabajo mide el valor con el cual se mide el rendimiento del proyecto. El trabajo real es la columna en la cual son ingresados los valores reales del esfuerzo que es utilizado para ejecutar una tarea. Tener un Porcentaje completado exacto en cada tarea es importante para permitir el correcto reporte del progreso del proyecto. Tener una programación precisa es también importante cuando la programación es distribuida hacia los Interesados (Stakeholders) del proyecto.

EJERCICIO 6: Ajustes en el cronograma del proyecto Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Restauración de ventana.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Se le pide a usted ajustar el cronograma de su proyecto pues resulta que hay tareas que han tomado más tiempo del planeado y otras menos tiempo del planeado. Hacer los siguientes ajustes en la columna Trabajo (si no lo encuentra agregue esa columna): Nombre de tarea Reparación Lijar la ventana Aplicar la primera capa de aceite de linaza Aplicar la segunda capa de aceite de linaza Lijar la ventana Aplicar esmalte para la ventana Lijar ventana Insertar el vidrio en la ventana Luego responda las siguientes preguntas: 1. ¿Cuál es el nuevo costo del proyecto? 2. ¿Cuál es la nueva duración del proyecto? 3. ¿Cuál es el nuevo trabajo del proyecto? 4. ¿Cuál es la nueva fecha fin del proyecto?

Trabajo 8 4 4 4 4 4 4

hrs hrs hrs hrs hrs hrs hrs

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

HACIENDO AJUSTES EN EL PROYECTO Ahora que se ha analizado las diferentes formas de recolectar y analizar los datos financieros de su proyecto, necesita utilizar dicha información para realizar mejoras al mismo. Se puede utilizar diversas técnicas para aplicar los cambios debido a problemas en la programación o conflictos entre recursos. Esas técnicas lo ayudarán a tener una mejor visión de su proyecto y, sobre todo, poder manejarlo de manera eficiente. A continuación se conceptualiza y se hace una lista de dichas técnicas. Cambiando la asignación de las Tareas Después de evaluar la información del Valor Ganado, es posible que quiera hacer cambios en la asignación de tareas. Por ejemplo:       

Agregar recursos a las tareas. Utilizar horas extra. Incrementar la duración de las tareas. Cambio de las delimitaciones de las tareas. Ajustar las dependencias. Dividir las tareas. Ajustar la ruta crítica.

A la vez, se necesitará hacer cambios en la Línea Base de su proyecto, que haya guardado previamente. Modificando la asignación de los Recursos La evaluación del Valor Ganado puede que haga necesario realizar cambios en la asignación de los recursos del proyecto. Por ejemplo:       

Cambiar las asignaciones de los recursos. Cambiar la programación de las horas extras. Redefinir la programación de los recursos. Asignar tiempo parcial de trabajo. Controlar los recursos que trabajan en una tarea. Cambiar el nivel de trabajo. Cambiar el entorno de los recursos.

Nota

Cuando se encuentre trabajando en un proyecto muy grande, puede subdividirlo de manera que le resulte más fácil su manejo mediante los subproyectos. En Project, se puede crear subproyectos y luego consolidarlos en el proyecto más grande para tener un panorama más amplio

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

7.2.3 GENERACIÓN DE INFORMES DE VALOR GANADO GENERACIÓN DE INFORMES DE TEXTO DE VALOR GANADO Los informes de Valor Ganado se basan en la tabla de Valor Acumulado. Cada tarea que no es resumen se encuentra en la lista, junto con los cálculos de los campos de Valor Acumulado CPTP, CPTR, CRTR, VP, VC, CEF, CPF y VAF. Se generarán los informes de Valor Ganado siguiendo los pasos que a continuación se detallan: 1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Informes »Haga clic en Informes. 2. En el cuadro diálogo que aparece dé clic a Costos » haga clic en “seleccionar”. 3. Aparecerá el otro cuadro diálogo “Informes de Costos”, seleccione “Valor acumulado” y haga clic en “seleccionar”.

FIGURA 17: Ruta para generar informes de texto Lado izquierdo, área de impresión

Lado derecho, Informe de Valor Acumulado.

FIGURA 17: Informes de texto de Valor Ganado MS Project 2010 le da la opción de visualizar y hacer los ajustes para imprimir en una sola hoja, como se muestra en la FIGURA 17.

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

GENERACIÓN DE INFORME VISUAL DE VALOR GANADO Es un informe visual en Excel que dibuja una línea para los valores de CPTP o PV, CPTR o EV y CRTR o AC. Es en función de los datos de las tareas del campo de tiempo que las líneas se dibujan a lo largo del tiempo, de acuerdo a la escala de tiempo definida. Para generar un informe visual de Valor Ganado se hace lo siguiente: 1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Informes » Luego en Informes Visuales. 2. En el cuadro diálogo que aparece haga clic en la pestaña Todas » Luego seleccione “Informe de horas extra de Valor acumulado” » Posterior a este paso dé clic en “Editar plantilla”. 3. En el nuevo cuadro diálogo, al lado derecho en campos seleccionados agregar sólo AC, VALOR ACUMULADO Y VALOR PLANEADO » Finalmente haga clic en “editar plantilla”.

FIGURA 18: Ruta para acceder a Informe Visual de Valor Ganado Como resultado de los pasos anteriores, Project exporta los datos a una tabla dinámica, la cual proyecta un gráfico donde puede observar el avance del Valor Ganado, Valor Planeado y AC, todo en un solo gráfico (Vale indicar que la tabla dinámica y el gráfico salen en hojas distintas, en un documento de Excel). Estos, a su vez, se muestran de manera semanal, pero esta opción puede cambiar y se podrá hacer en el primer cuadro diálogo de Project que usamos en el paso previo a esta explicación. En el cuadro diálogo Informes visuales: Crear Informe, existe una opción que dice: “seleccione el nivel de datos de uso que desea incluir en el informe”, es allí donde escogemos la periodicidad del informe ya sea por años, trimestres, meses, semanas o días.

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

A continuación se muestra un gráfico de la Curva S del Informe de horas extra de Valor Acumulado y la tabla dinámica creada a partir de Project.

FIGURA 19: Curva “S”

Se deberá dar clic a T1 (trimestre), para que de esa forma se desglose los datos de las semanas, pues por defecto Project solo muestra la semana 1; lo cual se proyecta también en el gráfico, por tal motivo se deberá desglosar T1 también para que el gráfico también se vea de manera semanal.

FIGURA 20: Tabla dinámica

Tener cuidado con estos valores, deberán estar marcados, para que los datos puedan ser vistos en la tabla dinámica y el gráfico

TLS012– Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 07 - Material de Lectura v1

EJERCICIO 7: Informe resumen del proyecto e Informe visual Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 7, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Corta césped autónomo.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio. Usted se encuentra finalizando su proyecto y tiene que presentar los informes finales del proyecto, para ver un informe general usted elije el informe resumen del proyecto, allí verá fechas, duración, trabajo, Costos y los estados de las tareas y recursos. Se le pide responder lo siguiente: 1. ¿Cuánto es la variación de la Duración?____________________________ 2. ¿Cuánto es la variación del Trabajo?_______________________________ 3. ¿Cuánto es la variación del Costo?_________________________________ También usted decide presentar un informe visual de Acumulado dando como resultado la “Curva S”. RESULTADO FINAL: “Curva S”

horas extra de valor

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 08 – Material de Lectura v1

SESIÓN CIERRE DEL PROYECTO

8



ACTUALIZAR LA INFORMACIÓN DE CIERRE DEL PROYECTO



EMITIR CURVA S FINAL DEL PROYECTO



EMITIR EL INFORME DE DESEMPEÑO

8.1. CIERRE DEL PROYECTO Cerrar el Proyecto o Fase es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de Dirección de Proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Al cierre, el Director del Proyecto (Project Manager) revisará toda la información anterior procedente de los cierres de las fases previas para asegurarse que todo el trabajo esté completo y que haya alcanzado sus objetivos. Puesto que el alcance se mide con relación al Plan para la Dirección del Proyecto, el Director del Proyecto revisará este documento para cerciorarse de su culminación antes de considerar que el proyecto está cerrado. El proceso Cerrar el Proyecto o Fase también establece los procedimientos de análisis y documentación de las razones de las acciones emprendidas en caso que un proyecto se dé por finalizado antes de su fecha de culminación de acuerdo al cronograma establecido. Esto incluye todas las actividades necesarias para el cierre administrativo, incluyendo metodologías paso a paso relativas a:  Las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de terminación o salida de la fase o del proyecto.  Las acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o resultados del proyecto a la siguiente fase o a la producción y/u operaciones.  Las actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto o fase, auditar el éxito o fracaso del proyecto, reunir las Lecciones Aprendidas y archivar la información del proyecto para su uso futuro por parte de la organización. Un Proyecto se puede cerrar cuando se acaba con éxito o cuando:  Los objetivos no se han cumplido y no se puede o quiere volver a intentar.  Se termina o recorta el presupuesto.  Se re-asignan los recursos a tareas más prioritarias.  La organización pierde interés.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 08 – Material de Lectura v1

Teniendo los documentos de rendimiento del proyecto o fase y toda la información generada a lo largo del mismo, se produce:  El archivo del Proyecto: Conjunto de registros indexados que se archivarán para su posterior uso, previa distribución a todos los participantes implicados.  Cierre Administrativo: Aprobación por parte del Patrocinador (Sponsor) de la terminación del proyecto o fase.  Lecciones Aprendidas: Con lo ocurrido en el proyecto, ¿qué se puede mejorar en el futuro? 8.1.1. ACTUALIZAR LA INFORMACIÓN DE CIERRE DEL PROYECTO Ingresar la Fecha de Término del Proyecto. Cuando se refieren a introducir la fecha de término del proyecto, quiere decir que se debe de establecer la Fecha de estado como la fecha de fin del proyecto. Para esto siga los pasos a continuación: 1.

Diríjase a la pestaña Proyecto » en el grupo Estado, dé clic en la fecha de estado e ingrese la fecha fin de su proyecto.

FIGURA 1: Ingresar Fecha de estado del proyecto.

INTRODUCCIÓN DEL PORCENTAJE COMPLETADO Uno de los métodos más sencillos para hacer el seguimiento del progreso de las tareas es indicar el Porcentaje completado. Puede asignar un valor de Porcentaje completado a cualquier tarea para registrar el progreso de ésta.

Nota

El ingreso de un valor de Porcentaje completado también afecta a los valores de Duración real y Duración restante. Si registra cualquiera de estos valores, Project actualiza automáticamente los otros.

Ingresando el Porcentaje Completado mediante la tarea 1. Haga doble clic a una tarea cuyo Porcentaje completado desee actualizar. 2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea, seleccione la pestaña “General” » ingrese en el campo Porcentaje completado, el Porcentaje de avance de la tarea.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 08 – Material de Lectura v1

FIGURA 2: Ingreso del Porcentaje Completado mediante tareas. Adicionando la columna Porcentaje Completado a una Tabla 1. Dentro del Diagrama de Gantt o cualquier otra vista » haga clic en “Agregar nueva Columna” » elegir “% Completado”.

FIGURA 3: Adicionando la columna Porcentaje completado a una tabla

Nota

Cuando ingrese el Porcentaje completado al nivel de la tarea, el promedio ponderado es modificado hacia sus respectivas Tareas resumen, incluyendo al porcentaje de la Tarea resumen de su proyecto. Project también permite ingresar el Porcentaje Completado a nivel de una Tarea resumen y calcula el Porcentaje completado para subtareas.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 08 – Material de Lectura v1

Usando el Botón Porcentaje Completado de la Cinta 1. Seleccione la pestaña Tarea » Grupo Programación » Puede hacer clic en los botones 0%, 25%, 50%, 75% ó 100% para ingresar rápidamente el estado de una tarea o grupo de tareas. En el diagrama se visualiza el Porcentaje ingresado.

FIGURA 4: Botón Porcentaje completado de la cinta. Usando la división vista en dos paneles 1. Seleccione la pestaña Vista » Grupo Vista en dos paneles » Seleccione “Detalles”. 2. Dentro del Formulario de tareas haga clic derecho y elija “recursos y predecesoras” » puede ingresar el % completado en el formulario de tareas encima del campo Posposición. Recuerde hacer clic en “Aceptar” para grabar el porcentaje.

FIGURA 5: Porcentaje completado usando vista en dos paneles.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 08 – Material de Lectura v1

ACTUALIZACIÓN DEL PROYECTO Suponga que un equipo de trabajo ha empezado a ejecutar un proyecto hace unos meses. Ciertas tareas se han completado y otras se encuentran en progreso. Cuando los esfuerzos del equipo son requeridos en un nuevo proyecto que tiene prioridad alta, dejan el proyecto que estaba en ejecución en espera. Terminado el proyecto con prioridad alta, el equipo tiene que regresar al proyecto inicial. ¿Qué se haría con el Plan de Proyecto? Las fechas programadas en las que se estaba trabajando tienen una demora ahora de dos meses. ¿Se tiene que volver a ajustar todas las tareas del proyecto de nuevo para alinearlas con el calendario actual? Microsoft Project moverá todas las tareas incompletas a partir de la fecha que le indique y se podrá continuar a partir de dicha fecha. Esto también funciona con períodos de tiempo más cortos, tanto si son unas pocas semanas, como si son unos pocos días de ciertas tareas. Para actualizar el proyecto, siga los siguientes pasos: 1. Haga clic en la pestaña Proyecto » grupo Estado » haga clic en el ícono “Actualizar proyecto”

.

FIGURA 6: Columna % completado 2. Seleccione la opción “Actualizar trabajo completado al” »Introduzca la fecha de fin del proyecto en el cuadro correspondiente. Por defecto, aparece la “Fecha de Estado” » Seleccione la opción “Por porcentaje completado”, finalmente haga clic en “Aceptar”.

FIGURA 7: Actualizar el proyecto para tareas no completadas.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 08 – Material de Lectura v1

Nota

Para poder actualizar el proyecto completo se debe establecer la Fecha de estado con un día extra para así poder obtener el 100% en la columna de % completado.

Se puede utilizar este método (Por porcentaje completado) para actualizar el “proyecto completo” o “sólo las tareas seleccionadas”. Realice los siguientes pasos: 1.

En el cuadro de diálogo “Actualizar proyecto”, seleccione la opción “Proyecto completo” o “Tareas seleccionadas”.

2.

Por defecto, una tarea que esté en progreso se dividirá de forma que el trabajo restante se programará después de la fecha que se indique.

FIGURA 8: Opciones de Actualizar el proyecto. Si no desea que las tareas en curso queden divididas, siga los siguientes pasos: 1.

Haga clic en la pestaña Archivo » Opciones.

2.

Aparecerá un cuadro de diálogo, haga clic en “Programación” y después en el grupo “Opciones de Programación de este Proyecto” » Diríjase al cuadro de selección “Dividir tareas en curso” para desmarcarlo » haga clic en “Aceptar”.

FIGURA 9: Programación para no dividir las tareas.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 08 – Material de Lectura v1

Nota

Toda tarea incompleta que tenga una delimitación de fecha como: “No comenzar antes del” o “No comenzar después del”, no pueden ser reprogramadas. Lo que prevalece son las delimitaciones y MS Project da la opción de decidir cómo gestionarlas. Se puede introducir cualquier fecha de reprogramación, incluso si está en el pasado. Si una tarea está en curso, los datos no tendrán que estar después de la fecha de fin de la tarea existente o de la fecha de comienzo real.

Para reprogramar las tareas, usando una fecha de referencia para completar, se siguen los siguientes pasos: 1. 2.

En el cuadro de diálogo “Actualizar proyecto”, haga clic en “Reprogramar trabajo restante para que empiece después de:” Introduzca la fecha a partir de la que se estimará que se complete el trabajo (por defecto, aparece la fecha actual).

FIGURA 10: Actualizar el proyecto utilizando una fecha de referencia. Emitir el Informe de Resumen del Proyecto Para emitir el informe Resumen del Proyecto, siga los pasos que se muestran a continuación: 1. Diríjase a la pestaña Proyecto » grupo Informes » seleccione la opción “Informes”. 2. En el cuadro de dialogo “Informes”, seleccione “Generales”, se abre un cuadro de diálogo “Informes generales”. 3. Por último, seleccione Resumen del proyecto » haga clic en “Seleccionar”.

FIGURA 11: Grupo Informes, botón Informes

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 08 – Material de Lectura v1

FIGURA12: Informes Generales

FIGURA 13: Resumen del Proyecto 4. El Informe de Resumen del proyecto se visualiza en una pantalla compartida con una pantalla de impresión:

FIGURA 14: Informe Resumen del Proyecto

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 08 – Material de Lectura v1

EJERCICIO 1: Actualización del Proyecto e Informe de Resumen del Proyecto Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 8, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Restauración de Ventanas.mpp” y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los cambios Usted está gestionando un proyecto de Restauración de ventanas, y su proyecto ha finalizado. Para eso se le pide a usted, como Director de Proyecto (Project Manager), que actualice el proyecto hasta su fecha final, para así obtener el % completado al 100%. Utilice lo aprendido anteriormente para Actualizar el proyecto y emitir el Informe de Resumen del Proyecto. Luego de visualizar el informe Resumen del proyecto final, responda las siguientes preguntas: 1. ¿Cuánta es la duración prevista del proyecto? ________________________ 2. ¿Cuánta es la duración real del proyecto? _________________________ 3. ¿Cuánto es el costo previsto del proyecto? ________________________ 4. ¿Cuánto es el costo real del proyecto? ___________________________

8.1.2 EMITIR LA CURVA S FINAL DEL PROYECTO MS Project 2010 puede crear informes visuales en Excel o Visio. Esto le permite controlar y comunicar información del proyecto de manera mejorada en comparación con lo disponible en el MS Project 2007. La curva S es un gráfico que se puede diseñar en Excel utilizando los datos acumulados de fase temporal como Valor Planificado (PV), Valor acumulado (EV), Costo Real (AC); para el informe final del proyecto. Para emitir la curva S final del proyecto, siga los pasos a continuación: 1.

Para emitir la Curva S final del proyecto, diríjase a la pestaña Proyecto » grupo Estado, establezca la fecha final de su proyecto.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 08 – Material de Lectura v1

FIGURA 15: Fecha de Estado 2. Diríjase al grupo Informes » dé clic en “Informes visuales”. 3. En el cuadro de diálogo “Informes visuales”, se muestra Microsoft Excel y Microsoft Visio como plantillas seleccionadas por defecto. En el caso de “Informe de horas extra del Valor Acumulado” (Curva S) se grafica con la plantilla de “Microsoft Excel”. 4. Escoja “Informe de horas extra del Valor Acumulado” (Curva S) de la lista desplegable de la pestaña Todas » dé clic en “Editar plantilla”.

FIGURA 16: Informes visuales

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 08 – Material de Lectura v1

5. La primera opción que se muestra es “Seleccionar campos”, donde se visualiza dos recuadros: “Campos disponibles” y “Campos seleccionados”. Dé clic en el botón “Quitar todos”.

FIGURA 17: Informes visuales, quitar campos seleccionados. 6. Luego de haber retirado todos los “Campos seleccionados”, del recuadro “Campos disponibles” escoja Valor acumulado, Valor planeado y AC. Dé clic en “Editar plantilla”.

FIGURA 18: Seleccionar campos.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 08 – Material de Lectura v1

7. Estos pasos, le generaran un documento en Excel, en el cual se muestra la curva S final del proyecto.

FIGURA 19: Curva S 8. Para desplegar la Curva S, diríjase a la hoja de cálculo de Excel “Uso de la asignación con VA” que se encuentra en la parte inferior de la imagen anterior. En la columna trimestre, despliegue T1.

FIGURA 20: Despliegue de la Curva S.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 08 – Material de Lectura v1

9. Dé clic en la hoja de cálculo Gráfico 1 que se encuentra en la parte inferior de la imagen y se muestra la Curva S final del proyecto.

FIGURA 21: Gráfica de la Curva S final del proyecto. EJERCICIO 2: Informe Final de la Curva S Para este ejercicio diríjase al CD del curso » 2. Materiales de Lectura » en la Sesión 8, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo “Cronograma de certificados automotriz “y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los cambios Usted es el Director de Proyecto (Project Manager) y su jefe desea reunirse para evaluar el rendimiento de los costos del proyecto, con el fin de revisar si se está cumpliendo con todos los requerimientos de costos acordados previamente con los Patrocinadores (Sponsors). Para eso, se le pide a usted que entregue el informe final de la Curva S, para esto considere que el proyecto debe ser actualizado al 100% y poner como fecha de estado el 25/10/00, luego emita la Curva S final del proyecto y responda las siguientes preguntas:

1. ¿Cuánto es el Valor Acumulado en la semana 35? ____________________ 2. ¿Cuánto es el Valor Planeado en la semana 42? ______________________ 3. ¿Cuánto es el AC en la semana 31? _______________________________ 4. ¿Cuánto es el total del Valor planeado, AC y Valor Acumulado del proyecto? ____________________________________________________________

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 08 – Material de Lectura v1

8.1.3 EMITIR EL INFORME DE DESEMPEÑO FINAL DEL PROYECTO Informar el Desempeño es el proceso de recopilación y distribución de información sobre el desempeño, incluidos informes de estado, mediciones del avance y proyecciones. El proceso Informar el Desempeño implica la recopilación y análisis periódicos de datos reales y su comparación con la Línea Base a fin de comprender y comunicar el avance y desempeño del proyecto, así como proyectar los resultados del mismo. Los Informes de Desempeño deben suministrar información en un nivel adecuado para cada audiencia. El formato puede variar desde un informe de estado simple hasta informes más elaborados. Un informe de estado simple puede revelar información sobre el desempeño, como el porcentaje completado o los indicadores de estado para cada área (p.ej., el alcance, el cronograma, los costos y la calidad). Entre los informes más elaborados, se incluyen:  El análisis del desempeño pasado.  El estado actual de los riesgos e incidentes.  El trabajo completado durante el período.  El trabajo que se completará a continuación.  El resumen de los cambios aprobados en el período.  Otra información relevante que debe ser revisada y analizada. Un Informe completo también debería incluir la conclusión proyectada del proyecto (incluidos el tiempo y el costo). Estos informes pueden elaborarse con regularidad o de manera excepcional. Conforme el proyecto avanza, la información sobre las actividades del mismo se recopila de manera sistemática. Esta información puede relacionarse con diversos resultados de desempeño, incluyendo:  El estado de los entregables.  El avance del cronograma.  Los costos incurridos.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 08 – Material de Lectura v1

Como ejemplo, presentamos el siguiente formato de Informe de Desempeño Final del Proyecto:

FIGURA 22: Formato de Estado Final del Proyecto Para obtener los valores de EV (MS Project denomina al Valor Ganado como Valor Acumulado, “VA”), PV y AC; siga los pasos a continuación: 1. Diríjase a la pestaña Vista » grupo Datos » despliegue el botón “Tablas” » Seleccione “Más tablas”.

FIGURA 23: Grupo Datos, Más tablas.

TLS012 – Taller de MS Project 2010 para la Gestión de Proyectos Sesión 08 – Material de Lectura v1

2. En el cuadro de diálogo “Más tablas”, dé clic en la opción “Tarea” » Seleccione Valor Acumulado, dé clic en aplicar.

FIGURA 24: Más tablas, selección Valor acumulado. 3. Como resultado del paso anterior, obtenemos los siguientes datos de la tabla Valor Acumulado.

FIGURA 25: Se muestra PV, VA y AC para emitir el Informe de Desempeño Final.