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MANUAL PRÁTICO DE AUDITORIA GERENCIAL © Autor: Paulo Henrique Teixeira Distribuição: Portal Tributário® Editora e Maph Editora Atenção: Atenção:
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INTRODUÇÃO Esta obra é dirigida a auditores, contabilistas, controllers, empresários, advogados, consultores e outros profissionais que lidam com organização e tributação, buscando facilitar a aplicação prática dos procedimentos de controles internos na gestão empresarial. Esta é uma coletânea resultado da vivência prática do autor em empresas, cuja utilidade depende de uma gestão adequada dos procedimentos operacionais, de natureza contábil e fiscal. A obra traz procedimentos de Auditoria Gerencial visando evitar FRAUDES, ERROS, INEFICIÊNCIAS E CRISES nas empresas mediante o fortalecimento e verificação dos: -
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Controles internos a serem utilizados pelas empresas para as operações envolvendo o ciclo de pagamentos: autorizações, solicitações de compras, ordens de compras, recebimentos das mercadorias, funções do contas a pagar e pagamentos (emissão de cheques, segregações de funções, conferências, etc.). Controles internos a serem utilizados pelas empresas para as operações envolvendo o ciclo de recebimento: pedido do cliente, faturamento, crédito e cobrança, expedição, contas a pagar, recebimento, contabilidade e auditoria. Controles internos envolvendo o ciclo de produção da empresa. Controles internos gerais de Contabilidade, Reconciliações bancárias, Segurança, Seguros Serviços administrativos e Sistemas. Controles e segurança de informação, medidas a serem tomadas objetivando evitar ataques de vírus, códigos hostis, ameaças físicas, tornando seguros os dados de informação, bem como medidas de segurança de rede, da WEB e de emails. Controles internos na área tributária, DCTF, Declaração de Renda, Lucro Real e retenções de IRRF, INSS, ISS, PIS e Cofins. Controles internos na área de Recursos Humanos: Admissão, documentação, cartão ponto, horas extras, folha de pagamento, INSS, FGTS, IRRF, Férias, 13º salário, Rescisões, Segurança e Medicina do Trabalho, Laudos Técnicos e outros. SOBRE O AUTOR E A OBRA
Paulo Henrique Teixeira é Contador e mora em Curitiba - PR. Auditor e Consultor Tributário de várias empresas no Estado do Paraná e Santa Catarina, autor de várias obras, entre as quais: Auditoria Tributária, Tributária, Defesa do Contribuinte, Contribuinte, Auditoria Contábil, Contábil, Auditoria Gerencial Gerencial,, Controladoria Empresarial Empresarial,, Contabilidade Introdutória Introdutória,, Auditoria Trabalhista Trabalhista,, Contabilidade Tributária e Tributária e Gestão Tributária Tributária (as (as duas últimas, em co-autoria com Júlio César Zanluca). www.portaldecontabilidade.com.br
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autorais REGISTRADOS. A cópia, reprodução, distribuição ou comercialização por qualquer meio somente será permitida mediante autorização POR ESCRITO do detentor de direitos autorais. Permitida a reprodução de apenas 1 (uma) cópia para uso exclusivo e pessoal do adquirente. SIGLAS UTILIZADAS: CLT: Consolidação das Leis do Trabalho (Decreto-Lei 5.452/43) COFINS: Contribuição Social para o Financiamento da Seguridade Social (Lei ( Lei Complementar 70/1991)) 70/1991 CPMF: Contribuição Provisória sobre Movimentação Financeira (Lei 9311/1996) CSL ou CSLL: Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (Lei 7689/1988) DCFT: Declaração de Débitos e Créditos Tributários DIPJ: Declaração integrada de informações Econômico-Fiscais GPS: Guia da Previdência Social ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (Lei ( Lei Complementar 87/1996)) 87/1996 ICMS: Imposto Sobre Operações Relativas à Circulação deComunicação. Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual, Intermunicipal e de IN: Instrução Normativa Inc.: Inciso INSS: Instituto Nacional de Seguridade Social IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados IR: Imposto de Renda IRF: Imposto de Renda na Fonte IRPF: Imposto de Renda – Pessoa Física IRPJ: Imposto de Renda – Pessoa Jurídica IRRF: Imposto de Renda Retido na Fonte ISS: Imposto sobre Serviços (Lei (Lei Complementar 116/2003 116/2003)) LALUR: Livro de Apuração do Lucro Real LC: Lei Complementar OS: Ordem de Serviço PIS: Programa de Integração Social (Lei Complementar 7/70) RIPI: Regulamento do Imposto sobre Produtos Industrializados (Decreto (Decreto 4.544/2002) 4.544/2002) RIR/99: Regulamento do Imposto de Renda (Decreto (Decreto 3.000/1999 3.000/1999)) RPS: Regulamento da Previdência Social (Decreto (Decreto 3.048/1999) 3.048/1999) SRF: Secretaria da Receita Federal TIPI: Tabela de Incidência do IPI TJLP: Taxa de Juros a Longo Prazo
SUMÁRIO AUDITORIA GERENCIAL CONCEITO OBJETIVOS NATUREZA DA AUDITORIA GERENCIAL GERENCIAL www.portaldecontabilidade.com.br
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AUDITORIA RISCOS DA AUDITORIA TIPOS DE EVIDÊNCIAS( PROVAS) PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA TABELA DE EVIDÊNCIAS E PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA PARTE I FRAUDES E CRISES NAS EMPRESAS Espécies de fraudes mais freqüentes freqüentes Fraudes nas empresas empresas Principais vítimas de fraudes Campos mais lesados para a prática de fraudes Operações através das quais se consolidam as fraudes Aparências mais comuns de pessoas fraudadoras Práticas individuais que levam a suspeitar do fraudador Fraudes contra o fisco estadual Irregularidades com a Previdência Social Sintomas das fraudes nas empresas Técnicas mais usadas pelos fraudadores CRISES NAS EMPRESAS Crises de estrutura, de desempenho, econômica, financeira, administrativa de produção, de mercados, de recursos materiais de recursos humanos PARTE II CONTROLES INTERNOS INTERNOS Aspectos Gerais Tipos de Controles Internos Função dos Gerentes e Administradores Administradores Fatores que contribuirão para o nível de Controles Interno na empresa - Organização da empresa quanto as funções funções - Normas para a estrutura organizacional organizacional - Políticas Políticas - Procedimentos Procedimentos Aspectos práticos dos controles internos internos PARTE III CONTROLES INTERNOS PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICIÊNCIAS RELACIONADOS COM OS PAGAMENTOS DA EMPRESA Controles internos: requisição, ordem de compra, recepção, almoxarifado, contas a pagar, pagamentos, contabilidade e auditoria Objetivos dos controles internos de pagamento
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PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO DOS PAGAMENTOS PAGAMENTOS NOS DIVERSOS DIVERSOS SETORES SETORES Estoque geral - estoques estoques - inventários - compras compras - instruções para realização de inventário físico Investimentos Imobilizado Diferido Diferido pagar Contas a pagar - fornecedores - outras contas a pagar Patrimônio Líquido Controles internos – pagamentos por caixa caixa Controles internos – pagamentos por banco banco PARTE IV CONTROLES INTERNOS PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICIÊNCIAS RELACIONADOS COM AS RECEITAS E CONTAS A RECEBER Controles: pedido, análise de crédito, faturamento, expedição, portaria, contas a receber, contabilidade, auditoria Objetivos a serem alcançados com os controles internos relacionados com o recebimento recebimento PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO DOS RECEBIMENTOS NOS DIVERSOS SETORES Vendas Faturamento Faturamento Expedição Contas a Receber Outras Contas a Receber Outros direitos e valores valores Despesas de exercício seguinte Recebimentos – caixa e bancos PARTE V CONTROLES INTERNOS DE PRODUÇÃO PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICIÊNCIAS INEFICIÊNCIAS Controles internos de produção: programação de produção, ordem de produção, requisição de materiais, controle de perdas, estoque de produtos acabados, auditoria Objetivos a serem alcançados com controles internos de produção www.portaldecontabilidade.com.br
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PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO DA PRODUÇÃO E DAS DESPESAS Custos:: Custos Compras - Compras - Recebimento de mercadorias mercadorias custo - sistemas de custo Despesas: Despesas: viagens - Despesas de viagens - Despesas de marketing - Controle orçamentário PARTE VI OUTROS PROCEDIMENTOS DE CONTROLES INTERNOS RELACIONADOS A: Contabilidade Reconciliações bancárias Segurança Seguros Serviços administrativos Sistemas PARTE VII CONTROLES E SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO Controles internos relacionados com a segurança de sistemas - Controles gerais – controles organizacionais - Controle de planejamento, desenvolvimento, utilização e manutenção de sistemas - Controles de padrões de documentação - Controles operacionais CONTROLES DE SEGURANÇA FÍSICA E DE DADOS DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO Ameaças ao sistema de informação - Ameaças físicas físicas - Tecnológicas Tecnológicas - Vírus: de programa, de boot, de macro - Outras ameaças de vírus: worm, trap door, hoax, cavalo de tróia - Código Hostil: plug-ins, javascript, activex - Outras ameaças ameaças ameaças - Reduzindo os riscos de ameaças CONTROLE DE AUTENTICAÇÃO E ACESSO AO SISTEMA - Senha Senha PIN -- PIN Cookies Cookies www.portaldecontabilidade.com.br
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Smartcard - Smartcard - Criptografia Criptografia - Autenticação Biométrica - Certificado Digital SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO INFORMAÇÃO rede - Segurança da rede - Segurança da WEB WEB - Segurança de Email Pesquisa de segurança PARTEVIII CONTROLES INTERNOS NA ÁREA TRIUTÁRIA PARA EVITAR INEFICIÊNCIAS E PAGAMENTOS A MAIOR OU A MENOR DE TRIBUTOS DCTF DCTF DIPJ DIPJ CSSL IRPJ e CSSL saldo -- Conciliação contábil e composição de saldo outros procedimentos procedimentos LALUR - Adições - Exclusões Exclusões RETENÇÃO DE TRIBUTOS TRIBUTOS Física - Pagamentos Pessoa Física - Pagamentos Pessoa Jurídica IRRF IRRF PIS, Cofins, CSLL CSLL INSS INSS ISS ISS PARTE IX CONTROLES INTERNOS DA ÁREA DE RECURSOS HUMANOS CONTRATAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS CONTROLE DAS HORAS EXTRAS E SUAS IMPLICAÇÕES SALÁRIO, REAJUSTE SALÁRIO E AUMENTO SALARIAL FOLHA DE PAGAMENTO E DESCONTOS INSS, FGTS, IRRF, FÉRIAS, 13º SALÁRIO RESCISÕES SEGURANÇA E MEDICINA DO TRABALHO PPP E LAUDOS TÉCNICOS EXIGIDOS APOSENTADORIA ESPECIAL www.portaldecontabilidade.com.br
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PARTE X MODELOS DE PONTOS PARA RELATÓRIO DE AUDITORIA GERENCIAL DISPONIBILIDADES(caixa, bancos e aplicações) CONTAS A RECEBER ADIANTAMENTOS E OUTROS CRÉDITOS CRÉDITOS ESTOQUES ATIVO IMOBILIZADO CONTAS A PAGAR PAGAR CONTAS DIVERSAS NÃO CONCILIADAS DESPESAS DESPESAS OUTROS CONTROLES INTERNOS RELACIONADOS AOS PAGAMENTOS E RECEBIMENTOS ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
INTRODUÇÃO AUDITORIA GERENCIAL I - CONCEITO Auditoria Gerencial consiste em avaliar as ações gerenciais e os procedimentos relacionados ao processo operacional das empresas, com a finalidade de emitir uma opinião sobre a gestão quanto aos aspectos da eficiência, eficácia, economicidade, efetividade e qualidade, procurando auxiliar a administração na gerência e nos resultados, por meio de recomendações que visem aprimorar os procedimentos, melhorar os controles e aumentar a responsabilidade gerencial. É uma revisão sistemática das atividades de uma organização ou de um segmento em relação aos objetivos específicos, para avaliar desempenho; identificar oportunidades com vistas a melhoria; e desenvolver recomendações, para melhorar ou promover o desempenho. II - OBJETIVOS 1. Comprovar a conformidade às diretrizes, políticas, estratégias e ao universo normativo; 2. Avaliar os controles internos; 3. Identificar procedimentos desnecessários ou em duplicidade e recomendar sua correção; 4. Identificar as áreas críticas e riscos potenciais e proporcionar as bases para sua solução; 5. Melhorar o desempenho e aumentar o êxito das organizações por meio de recomendações oportunas e factíveis; 6. Avaliar as medidas adotadas para a preservação dos ativos e do patrimônio e para evitar o desperdício de recursos; www.portaldecontabilidade.com.br
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7. Aferir a confiabilidade, segurança, fidedignidade e a consistência dos sistemas administrativos, gerenciais e de informações; 8. Avaliar o alcance dos objetivos e metas identificando as causas de desvio do seu atingimento, quando houver; 9. Identificar áreas que concorrem para aumento e/ou diminuição de custos e/ou receitas; 10. Recomendar e assessorar a implantação de mudanças. III. NATUREZA DA AUDITORIA A auditoria não usurpa as funções administrativas de planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar. Mesmo a função administrativa Controle permanece sob a responsabilidade do gestor, em face de disponibilidade da auditoria. Cabe ao administrador verificar o andamento dos trabalhos e das realizações, comparado com aquilo que tem em vista: objetivos, metas, orçamentos, etc. Detectados resultados inadequados ou menos favoráveis ao alcance daqueles objetivos, caberá sempre ao administrador a tomada de medidas corretivas atuais e futuras. O controle normalmente se faz mediante avaliação, comparação e extrapolações para a verificação de tendências. É de se supor que uma atividade de fluxo contínuo, por exemplo o consumo de energia elétrica, ocorra proporcionalmente a um duodécimo do orçamento anual a cada mês do exercício contábil. Disparidades observadas por comparação poderão ser corrigidas caso existam controles formais. Cabe ao auditor apontar a inexistência desses controles, alertando para a impossibilidade de correção quando do esgotamento do exercício. A auditoria é por natureza uma função de assessoramento, aponta independentemente uma falha no sistema, sugestiona, mas não interfere nas decisões e atos da empresa. Não pode, portanto ser responsabilizada pelas falhas e erros, salvo se não tiver cumprido sua função de alertar sobre a inexistência de controle específico. A auditoria não tem poder de mando ou de decisão. Expõe, orienta, aconselha, emite parecer e opinião abalizada, exclusivamente, sobre o objeto de seu trabalho. A Auditoria Gerencial, quer seja exercida por integrantes da organização, sem vínculo de subordinação com a área auditada, ou terceirizada, desde que a empresa de auditoria não seja economicamente dependente de sua cliente, é um instrumento de assessoria ao administrador. A auditoria trabalha totalmente baseada em amostragens estatísticas, mediante as quais o exame e a análise de determinado número de transações são suficientes para auferir um índice de certeza de correção. A auditoria gerencial adianta a tendência de se alcançar ou não os objetivos a despeito da correção formal. Leva em conta fatores como desperdício, ausência de controle, ofensas a princípios contábeis, tais como o da segregação de funções. O Controle Interno é exercido por órgão da estrutura interna, ou mediante contratação, com objetivos transcendentes ao cumprimento da lei. Almeja "proteger os bens, conferir a exatidão www.portaldecontabilidade.com.br
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e a fidelidade dos dados contábeis, promover a eficiência e estimular a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas", conforme preceitua o AICPA. Assegurada a existência de controle e a obediência à lei, a Auditoria Gerencial concentra-se na economicidade em busca da eficiência e da eficácia. Como requisitos da Auditoria Gerencial incluem-se o planejamento adequado, a seleção das áreas, setores ou atividades a serem examinados, a escolha correta dos indicadores que são formas de representação quantificável de características de produtos e processos, utilizados para acompanhar e melhorar resultados ao longo do tempo. IV – RISCOS DA AUDITORIA Risco de auditoria é a possibilidade da existência de deficiências materiais no controle e que não são detectadas pelo auditor durante a auditoria. Essencialmente a confiança do auditor gerencial na validade das conclusões do relatório é derivada da avaliação da possibilidade de erro indicada pelo risco de auditoria. O risco de falha nos procedimentos de auditoria quanto à detecção de deficiências materiais no controle pode advir de diferentes áreas: - avaliação imprópria do risco relativo que resultou em modelo e escopo de procedimentos de auditoria deficientes (uma forma específica de erro de amostragem deficiente); - possível impropriedade do processo de avaliação do auditor como resultado de suposições errôneas, desvios observacionais e conclusões ilógicas (formas gerais de erros de amostragem deficiente); - problemas estatísticos do uso de amostra para conclusão geral sobre um sistema como um todo (o risco que a amostra escolhida não seja representativa da população - uma forma de amostragem deficiente); e - limitações inerentes à eficácia dos procedimentos de auditoria escolhidos (um procedimento de auditoria pode ser incapaz de detectar um certo tipo de deficiência por causa de procedimentos errôneos ou porque o sistema destacado não é suscetível à verificação). FATORES DE RISCO 1. Aspectos conhecidos referentes ao modelo e performance anterior do sistema de controle; 2. Competência da administração - Quanto menor a competência maior o risco de deficiências no controle; 3. Tamanho da unidade - Maior a unidade sob exame, maior a magnitude de danos potenciais; além disso, maior a demanda por controle com estreito limite de erro; 4. Mudanças recentes - Probabilidade das deficiências do controle serem maiores durante períodos de parada; 5. Complexidade de operações - Probabilidade de erro é incrementada; 6. Liquidez de Ativos - Possível alvo de desfalques que põem o sistema de controle sob pressão; www.portaldecontabilidade.com.br
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7. Condições econômicas da unidade - O risco de quebras no controle é freqüentemente maior em unidades que estão sob significante arrocho econômico. 8. Rápido crescimento - Rápido crescimento amplia o sistema de controle pessoal e gerencial de uma operação. 9. Extensão de operações computadorizadas - O grau para o qual os controles são construídos dentro das funções do processo de um computador pode reduzir visibilidade e atenção dada à adequação do controle. 10. Tempo desde a última auditoria - Efeitos de uma auditoria diminuem com o tempo. 11. Pressões sobre a administração para alcançar os objetivos - Essencialmente as mesmas razões anotadas no item 7. 12. Extensão da Agência Central ou outros regulamentos - Maior nível de controle pode reduzir a probabilidade total de deficiências de controle de baixo nível. 13. Nível de motivação dos funcionários - Baixa motivação pode ser indicativo de situações de alto risco para os controles. 14. Exposição de políticas. 15. Trabalho de auditores externos. Essas fontes de risco em auditoria podem nunca ser eliminadas, mas uma específica consciência delas permite aos auditores reconsiderar as medidas que eles têm tomado para minimizar a existência de erro em seus comentários. Amostragens estatísticas fornecem ao auditor uma medida quantificada de erro amostral. O controle sobre outras formas de risco em auditoria, entretanto, é largamente dependente da competência da equipe de auditoria que deve assegurar que a auditoria está sendo realizada de acordo com o mais alto padrão de cuidado. ORIENTAÇÕES PARA MATERIALIDADE DOS EXAMES A relação a seguir representa os fatores que o auditor deve considerar na determinação da materialidade de itens sob exame. O auditor, com apropriadas informações dos usuários, deve revisar os itens e verificar se eles envolvem: - sabida ou provável ordem ou interesse da administração; - áreas de particular e contínuo interesse identificadas em auditorias prévias; - questões de não cumprimento de regras financeiras, fraude ou outras irregularidades; - áreas antieconômicas ou com operação ineficiente; - dúvidas concernentes ao conhecimento da entidade sobre a eficácia dos seus programas e deficiências nos procedimentos da entidade em avaliar a eficácia; - um programa ou atividade de interesse particular por causa da sua natureza ou relativa dimensão e sua importância ou impacto; - atividades ou programas importantes, novos ou ampliados; - características não usuais dos programas da administração, como restrições ou liberdades em conduzir funções; e - recursos financeiros, humanos e físicos de particular interesse por causa de sua natureza e importância; É provável que quando um item envolve no mínimo um desses fatores, ele será “material” para o usuário do relatório de auditoria. As estratégias de coleta de evidências devem ser www.portaldecontabilidade.com.br
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estabelecidas de modo que os controles relacionados a todos os itens materiais sejam avaliados. V – TIPOS DE EVIDÊNCIAS DE AUDITORIA A UDITORIA GERENCIAL (PROVAS) Em suma, evidência é algo que contribui para o estabelecimento de prova. Em auditoria, evidência inclui aquelas coisas que ajudam na formação da opinião do auditor ou na convicção sobre as reais condições existentes na área sob exame. Adicionalmente, evidência é classificada de três diferentes maneiras: por forma, por fonte e pelo tipo de prova fornecida.
Evidências por forma - Presença física de objetos: prova usada para verificar a existência de um objeto, assegurar suas qualidades ou mensurar sua quantidade. - Observação de ações do pessoal auditado: representa prova gerada pelo auditor, é tipicamente utilizado para verificar a performance de uma atividade ou procedimento e se ela está sendo realizada como planejado, além disso, a observação de ações propicia um importante conhecimento dos sistemas e controles do auditado e pode ajudar o auditor a identificar circunstâncias duvidosas; conhecidatestemunhal também como evidência -testemunhal, Declarações apresentações orais ou escritasa: evidência são einformações recebidas de outros; é coletada das entrevistas pessoais ou solicitações de declarações escritas e cartas de confirmação realizadas pela auditoria interna; - Informações contidas em documentos: é a prova derivada de registros escritos diversos como manuais de procedimentos, registros contábeis, contratos e documentos de todos os tipos; - Evidências de reexames: utilizada para verificar a exatidão das medidas e avaliações, como conferência de preços, extensões ou outros dados são exemplos de procedimentos usados nesse tipo de prova; - Consistência mútua entre amostras de dados: a consistência mútua entre amostras de dados de evidências, por si mesma, não representa uma nova forma de evidência, mas tem meramente um efeito confirmatório.
Evidências por Fonte Evidência em auditoria pode ser classificada de acordo com a fonte da qual é derivada, suprindo o auditor com perspectivas adicionais para observar a natureza da evidência. Isso deve realçar o entendimento do auditor com relação a que evidência está disponível e, por meio disso, aumentar a flexibilidade do auditor quando da determinação das estratégias de coleta de evidências. A referência das fontes de evidências é também um meio pelo qual o auditor pode avaliar a confiabilidade das provas obtidas. Há quatro principais fontes de evidências as quais serão consideradas: - conhecimento pessoal do auditor - Conhecimentos pessoais diretos são normalmente derivados do exame físico do auditor e da observação das atividades. Este tipo de evidência tende a ser a mais confiável; www.portaldecontabilidade.com.br
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- evidência externa - obtida de terceiros que são organizacionalmente independentes do auditado, também é tida como sendo mais persuasiva que a evidência criada dentro da organização auditada.; - evidência interna - originada na organização auditada, em uma auditoria, este é o mais prevalente e econômico tipo de evidência a obter, tende também a ser a menos confiável ( com a evidência oral sendo menos confiável que a documental ) - evidências justapostas - é derivada da consistência mútua entre diferentes partes de uma informação pertencente a uma declaração de controle. A confiabilidade das evidências depende do grau de consistência encontrado entre partes separadas da informação, da persuasão da consistência e da habilidade do auditor em avaliar a relação entre partes distintas da evidência. Evidência por Tipo de Prova Fornecida O reconhecimento de que as evidências podem fornecer diferentes tipos de prova é útil para os auditores quando estão desenvolvendo sua estratégia de coleta de evidências. A procura por amostras de evidências, as quais fornecem diferentes tipos de prova, contribui para o aspecto persuasivo das conclusões do auditor. Nesta parte, o tipo de prova fornecido é visto sob duas perspectivas. Primeiro, a evidência coletada fornece prova negativa ou positiva. Segundo, a evidência coletada representa prova primária, confirmativa ou
contraditória. Positivo X Negativo Evidência que fornece prova positiva é aquela que diretamente dá suporte a uma proposição que está sendo verificada. Por exemplo, se um auditor está pretendendo verificar que um controle é adequado, a evidência que gera prova positiva fornece segurança de que o controle, neste caso, é adequado. Evidência que fornece prova negativa é realmente a ausência de evidência, após uma razoável procura, a qual contradiz a proposição que está sendo verificada. Por exemplo, na verificação da adequação de um controle, o auditor determinaria primeiro as condições que provavelmente existiriam se o controle fosse inadequado. Evidência que fornece prova positiva é inerentemente mais confiável que aquela que gera prova negativa. Encontrar certa condição existente é mais seguro que não encontrar algo errado. Testes para estabelecer a efetividade dos controles, entretanto, freqüentemente empregam verificação de procedimentos envolvendo a procura por provas negativas. Procurar por efeitos indesejáveis é às vezes mais fácil que provar que um controle está de fato operando com eficácia.
Primária, Confirmativa e Contraditória Evidência pode ser classificada como sendo primária, confirmativa ou contraditória. Primária, como o nome sugere, é a evidência sobre a qual o auditor coloca confiabilidade primária relevância quando do estabelecimento das provas das conclusões do relatório de auditoria.
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Dependendo de quão convincente a evidência primária seja, pode haver ou não a necessidade de evidências adicionais. Quando a evidência adicional é coletada pode ser considerada confirmativa ou contraditória. Evidência confirmativa dá suporte ao tipo de prova fornecido pela evidência primária, enquanto que evidência contraditória o rejeita. Quando a evidência adicional coletada é contraditória, será necessário ao auditor estender os exames para confirmar ou refutar a aparente contradição. A classificação de evidência apresentada: o reconhecimento das formas, fontes e provas das evidências deve colaborar na flexibilidade das estratégias de coleta de evidências do auditor e reduzir o risco de uma indevida relevância de uma evidência qualquer. VI - PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA GERENCIAL
Exame Físico Exame físico geralmente envolve a medição da quantidade de um ativo ou a determinação de sua qualidade comparada com um padrão pré-determinado. A técnica pode ser utilizada na procura de provas negativas como o exame de evidências de falta ou avaria de bens. Exame físico é freqüentemente usado para testar a efetividade dos controles, particularmente daqueles segurança quantidades físicasporouexemplo, qualidadesãodefreqüentemente bens tangíveis.um A evidência relativos é coletadaà sobre itens de tangíveis. Materiais, objeto desta forma de teste de auditoria. A confiabilidade da evidência obtida por este método dependerá da habilidade do auditor em evitar erros de observação. OBSERVAÇÃO Os elementos da observação são: - identificação da atividade específica a ser observada; - observação da sua execução; - comparação do comportamento observado com os padrões; e - avaliação e conclusão. Normalmente, a observação serve a objetivos como a verificação da performance de vários procedimentos de controle. Na profundidade que o auditor pode observar atividades suspeitas na entidade auditada, o exame deve ser aproveitado também como um teste da eficácia dos procedimentos de controle. Usualmente, a observação é importante quando ela pode ser economicamente empregada. Além disso, a confiabilidade da evidência derivada deste método depende do conhecimento especializado do auditor dada a complexidade das atividades sob exame.
Entrevista ENTREVISTA ORAL COM O AUDITADO www.portaldecontabilidade.com.br
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Este tipo de evidência é a mais fácil de ser obtida, porém tende a ser a de menor confiabilidade. Em geral, todas as declarações do auditado relacionadas aos itens materiais devem ser corroboradas com outras evidências. A entrevista pode ser usada de diferentes maneiras: -como significado da determinação da natureza do sistema de controle sob exame; -para obter explanações sobre itens não usuais descobertos durante a coleta de outras evidências; e -para extrair informações que de outra maneira não seria possível. A confiabilidade da entrevista oral depende da objetividade e do conhecimento do funcionário que fornece a informação. Adicionalmente, a competência do entrevistador (conhecimento, tato, objetividade e bom senso) é crucial para a relevância desta técnica. ENTREVISTA ESCRITA COM O AUDITADO Tipicamente, esta técnica é usada no contexto da auditoria no estágio escrito do relatório, quando o auditado é requisitado a comentar, por escrito, sobre a validade de fato das declarações do relatório de auditoria. É útil para assegurar que cada evidência é obtida: - para servir como uma conferência final em defesa da interpretação dos fatos pelo auditor; - para assegurar que o auditado compreendeu as conclusões do auditor; e - para ajudar na ênfase da responsabilidade do auditado de tomar providências sobre os achados. ENTREVISTA COM TERCEIROS Neste, terceiros incluem todas as pessoas de fora da organização auditada. Podem ser incluídos: - funcionários do mesmo órgão, mas de fora da unidade auditada ( desde que provado que são realmente independentes do auditado ); - funcionários de outros órgãos; e - especialistas não incluídos nos grupos acima descritos. A evidência proveniente de terceiros é geralmente considerada mais confiável que a evidência gerada pelo auditado. Confiabilidade, entretanto, depende da integridade, competência e independência do terceiro e da retidão e eficácia da comunicação do auditor. Auditores internos devem ser particularmente cuidadosos com o possível conflito de interesses entre o auditado e os terceiros, já que essa situação diminuiria a utilidade da entrevista com terceiros. Entrevistas feitas diretamente com usuários dos serviços do auditado ou com especialistas freqüentemente são meios úteis de coleta de evidência confirmativa. Na utilização de especialistas, entretanto, o auditor deve: - estabelecer a competência do especialista referente à qualificação e reputação; www.portaldecontabilidade.com.br
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- assegurar que a comunicação com o especialista seja efetiva, estabelecendo de forma clara o escopo do trabalho requerido; - assegurar que o especialista explique hipóteses e métodos; e - rever o trabalho do especialista uma vez terminado e testar a sua razoabilidade.
Exame minucioso/Atestação Exame minucioso é a verificação de uma determinada ação pelo exame de documentos fontes correlatas que fornecem a prova necessitada. Esta técnica pode ser usada para comparar a ação sob consideração com fatos documentados e para investigar as diferenças. Atestação envolve a pesquisa de dados para determinar itens importantes que requeiram investigação adicional. Geralmente, essa técnica é usada para fornecer a segurança de que os controles estão operando eficazmente, como, amparado pela ausência de circunstâncias duvidosas que sugeririam possíveis deficiências. A relevância deste tipo de evidência é largamente dependente do conhecimento e experiência do observador.
Análise Neste documento, relaciona-se revisão analítica à análise do sistema sob controle para a obtenção evidência à eficáciadeficientes. do sistema de controle ou como um modo para identificação de causas de e efeitos de controles Geralmente, a revisão analítica envolve a comparação de tendências normais na entidade sob exame com resultados esperados. A relação advinda desta comparação deve ser razoavelmente explanada, de outra maneira haverá provavelmente a necessidade de coletar evidências adicionais para clarear ilógicas ou inesperadas relações que parecem existir.
Correlação Esta técnica procura a consistência mútua entre diferentes amostras de evidência. É usada para fornecer evidência confirmativa a qual incrementa a persuasão da prova do auditor.
Tabela de Evidências e Procedimentos de Auditoria Fonte de Evidência
Forma da Evidência
Procedimento relacionado
A. Conhecimento Pessoal
1. Evidência Física
1. Exame Físico
2. Conformidade de Reexame
2. Reexame
3. Observação de Ações do 3. Observação Pessoal do Auditado
B. Evidência Externa
4. Declarações de Terceiros
4. Entrevista
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5. Evidência Externa C. Evidência Interna
Documental 5. Exame minucioso, análise e atestação
6. Registros e Relatórios de Contabilidade 7. Evidência Interna
6. Exame minucioso, análise e atestação
Documental 7. Exame minucioso, análise e atestação
8. Declarações da gerência e 8. Entrevista empregados D. Evidências Justapostas
9. Consistência com outras 9. Correlação com informações Evidências relatadas ANDERSON, Rodney J., The External Audit 1 - Concepts and Techniques, Toronto, 1997
PARTE I FRAUDES E CRISES NAS EMPRESAS 1. Espécies de FRAUDES mais freqüentes: 1- Furto; - Apropriação de coisa alheia móvel, de maneira disfarçada, para ficar como se sua fosse. - Ato criminoso: apropriação de uma coisa alheia móvel ficando o agente com esta coisa com a intenção de usá-lo como sua propriedade. O indivíduo age disfarçadamente. Ex. um empregado leva uma máquina da empresa para casa. 2- Roubo; - Apropriação de coisa alheia móvel, o indivíduo obtém por força (violência física ou moral), para ficar como se sua fosse. Ex. Violência Física: uma empresa tem sua tesouraria e deixa certa quantia de dinheiro, o qual é roubado. Ex: Violência Moral: funcionário descobre algo importe sobre seu diretor e ameaça contar se não lhe der aumento ou empréstimo (chantagem). 3- Apropriação indébita; - Apropriação de coisa alheia móvel da qual o agente tem a posse em razão de confiança que lhe foi conferida. Ex. Tesoureiro da empresa. 4- Sabotagem; - Ocorre quando alguém planeja dar um prejuízo à empresa, sem tirar nada para si, é a finalidade apenas de prejudicar. Crime doloso, subversivo. Alguém pratica uma ação ou www.portaldecontabilidade.com.br
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omissão para dar prejuízo a empresa. Ex. deixar frouxo o parafuso de uma máquina com o intuito de quebrá-la. 5- Desperdício voluntário; - Na empresa nada deve ser desperdiçado, tudo deve ser usado economicamente. Exemplo: desperdício de alimentos, água, energia, a sobra de matéria prima. 6- Desvio de valores; - É mudar a destinação da verba pública a privada. Tanto pode ser dinheiro, como qualquer coisa material. Ex. caixa, na tesouraria. 7- Pagamento a menor e sonegação de tributos - Descobertos tem que se pagar os tributos sonegados com juros e correção monetária, e o prejuízo é grande. As perdas devem ser combatidas pêlos controles internos.
2 - FRAUDES NAS EMPRESAS 1beneficiar-se - A fraude ée prejudicar uma ação ou omissão cometida alguém: Pessoa física propositadamente, ou Pessoa jurídica;com a finalidade do agente 2 - Conhecer as fraudes, como se fazem, como se descobrem, é um conhecimento necessário para evitá-la; 3 - Só os CONTROLES INTERNOS, constantes, adequados e eficazes podem tomar difícil a ocorrência de fraudes nas empresas; 4 - A fraude, dificilmente, tem um só responsável, quer ativa, quer passivamente; 5 - O fraudador sempre testa os controles internos antes de cometer a fraude programada; 6 - Um expressivo número de fraudes, é cometido por pessoas DE CONFIANÇA, investidas de uma fração do poder administrativo ou responsáveis por funções importantes acumuladas; 7 - Principais vítimas de fraudes (destinação das fraudes): - A EMPRESA; - ACIONISTAS OU SÓCIOS; - A ADMINISTRAÇÃO; - OS FORNECEDORES; - OS CLIENTES (nas vendas - entrega de mercadoria estragadas); - OS BANCOS (assinaturas falsas); - O GOVERNO (sonegação fiscal); - OS EMPREGADOS (fornecimento de refeição com materiais de baixa qualidade); - OS PRESTADORES DE SERVIÇOS; - ETC.. www.portaldecontabilidade.com.br
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8 - Campos mais lesados para a prática de fraudes: - Moeda Corrente Nacional ou Estrangeiras; - Documentos, Títulos de Créditos, Cheques; - Bens de uso (móveis, imóveis e semoventes); - Matérias-Primas, materiais diversos, produtos em processo (em curso de fabricação), produtos acabados, mercadorias);; - Balanços, balancetes e outras demonstrações contábeis; - Contas e subcontas de qualquer grau; - Registros contábeis (principais auxiliares e para contábeis); - Boletins, Relatórios, fichas de controles; - Demonstrações contábeis de encerramento do exercício; - Extratos de conta internos e externos; - Declarações, atestados, certidões; - Contratos, distratos e alterações contratuais; - Correspondência (Recebida e Expedida); - Guias de quitação de tributos e de contribuições outras; - Documentos fiscais; - Instrumentos, outros diversos ligados à vida da empresa (apólices de seguros, certificados de invenção, documentos de registros de marcas e patentes); 9 - Operações através das quais se consolidam as fraudes nas empresas: - Falsa titulação de documentos e de contas; - Falsa classificação contábil; - Falsa variação de Bens (móveis e imóveis) e direitos e obrigações; - Falsos históricos nos lançamentos contábeis; - Falsa apuração de débitos e/ou de créditos; - Falsa transposição de valores nos registros; - Falsidades ou falsificações aritmética, e/ou matemáticas; - Composição falsa ou falsificada; - Duplo lançamento contábil de uma mesma operação; - Omissão de lançamentos contábeis nos registros; - Lançamentos parciais (registros incompletos); - Lançamentos contábeis fora de tempo; - Falsas evidências nas demonstrações contábeis; - Falsidade e falsificações diversas; - Infidelidade pessoal de dirigentes ou dirigidos; 10 - Aparências mais comuns da pessoa dos fraudadores: - Desprendidos de interesses materiais; - Extremamente solícito; - Extremamente interessados em divulgar a sua eficiência pessoal; - Minuciosos (além do normal) ao prestar contas; - Bajuladores e/ou aduladores dos seus chefes; - Subservientes; -- Vibradores excessivos os sucessos seus superiores hierárquicos; Procuram afastar-se dosante ambientes ondedos se ventilam assuntos sobre fraudes; www.portaldecontabilidade.com.br
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- Chantagistas emocionais; - Exageradamente gratos; - Negam-se com tentativa de justificação a gozar férias legais; - Recusam-se inexplicavelmente a acatar promoções funcionais; - Excessivamente introvertidos. 11 - Práticas individuais que levam a empresa a suspeitar do dirigente ou do empregado, A PRÁTICA DE FRAUDES: - Ser viciado no uso imoderado das bebidas alcoólicas; - Ter práticas atuais de consumo de drogas; - Ser viciado nos jogos de azar; - Freqüentar nos dias úteis casas noturnas de diversões; - Conviver e manter diversos homens (sendo mulheres). Conviver e manter diversas mulheres (sendo homens); - Adquirir bens de alto valor monetário, incompatíveis com a sua renda salarial; - Promover festas familiares dispendiosos e freqüentes; - Levar vida social onerosa e incompatível com o seu (STATUS) financeiro; - Pretender enriquecimento ilícito. 12 - Finalidades para as quais o indivíduo (homem ou mulher) apela para a prática de fraudes: - Para cobrir débitos gerados pelo vício do alcoolismo; - Para cobrir débitos decorrentes do uso de drogas; - Cobrir débitos originados da prática dos jogos de azar; - Para cobrir gastos com mulheres (sendo homens); - Para cobrir gastos com homens (sendo mulheres); - Levar padrão de vida mais elevado do que as suas finanças permitem; - Para cobrir, rapidamente infortúnio da sua vida; - Promover enriquecimento ilícito; - Pagar empréstimos vultosos; - Pagar débitos cobrados em juízo. 13 - O que cria campo aberto para a prática das fraudes nas empresas: - Conceder excesso de confiança a dirigente e dirigido na empresa; - Cumular funções sobre um só dirigente ou sobre um só dirigido; - Informatização da empresa sem o cuidado de uma auditoria contábil. FONTE: A.Lopes de Sá - In. Fraudes Contábeis. 3. FRAUDES CONTRA O FISCO ESTADUAL - Nota Fiscal Fria - o emitente da Nota Fiscal não existe ou a Nota Fiscal é tirada a sua revelia. O vendedor cobra o ICMS da Nota Fiscal mas não recolhe à Fazenda; - Nota Fiscal Inidônea - a Nota Fiscal não atende as exigências fiscais. As informações da Nota Fiscal não são dadas ao fisco. Sem essas informações a Fazenda não tem condições de arrecadar o tributo dado ao consumidor; - Mercadorias em Circulação Irregular - o produto circula sem o recolhimento do ICMS; www.portaldecontabilidade.com.br
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- Receitas não Comprovadas - milhares de contribuintes não declaram corretamente as reais receitas que obtiveram. Somente através de auditoria ou cruzamento de dados financeiros/bancários será possível localizar esta fraude; - Operações e Prestações desacompanhadas de documento Fiscal - ocorre quando os Serviços são prestados sem recolhimento dos impostos. Fraude muito usada pelos profissionais liberais; - Nota Fiscal Calçada - a 1ª via da Nota Fiscal é entregue ao comprador (consumidor), nas vias da Nota Fiscal que seguem para Fazenda, os valores são reduzidos; - Nota Fiscal Paralela - são emitidas várias notas fiscais do mesmo número e série, só uma vai para Fazenda. O imposto cobrado nas demais é sonegado; - Aquisição não Escriturada - o comprador compra mercadoria com Nota Fiscal só para atender as exigências Fiscais no Trânsito; - Valor cobrado a Título de Tributo - o vendedor não aumenta o preço, mas no cálculo do Tributo é aumentado; - Irresponsabilidade Tributária do Sócio - o sócio começa a tirar dinheiro da empresa e depois surge o estado Falimentar a decretação de Falência; - Estabelecimento constituído em nome de terceiro - faz uma firma em nome de terceiros e esse faz a sonegação; - Estabelecimento constituído em nome de terceiro com procuração - diferente da anterior, é que esta é por procuração (sonegação de impostos); -- Não Cadastro com declarações inexatas: fraudulento; Recolhimento de Tributos (não cadastro se recolhe). FONTE: Auditoria Fiscal do Estado - In. Jornal do Comércio 10.10.1994 4. ALGUMAS IRREGULARIDADES RELACIONADAS COM A PREVIDÊNCIA SOCIAL E CONSIGNADAS NA LEI FEDERAL N.º8.212/91 E SUAS ALTERAÇÕES POSTERIORES. - Deixar a empresa de matricular-se no INSS dentro de 30 dias do início de suas atividades. Art. 49, II; - Deixar a empresa de descontar da remuneração dos seus empregados da parcela INSS. Art. 91.; - Deixar de matricular no INSS obra de Construção Civil dentro de 30 dias do início da obra. Art. 49, I, “b”; - Deixar a empresa de lançar na sua contabilidade mensalmente nas contas próprias os fatos geradores e as contribuições do INSS. Art. 32, II.; - Deixar a empresa de emprestar ao INSS todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis do interesse do mesmo INSS. Art. 32, III.; - Deixar a empresa de exibir ao INSS documentos e/ou registros relacionados com a seguridade social. Art. 33, II; - Deixar de exigir CND (certidão negativa de débito) com o INSS de pessoas jurídicas com a qual mantiver transações. Art. 47, I, “a”; - Deixar de exigir apresentação de CND as transações sobre imóveis. Art. 47, I, “b”; - Deixar de exigir a CND nas operações de alienação, aquisição de bens móveis pela empresa. Art. 47, I, “c”; - Deixar de exigir CND - INSS das empresas nos atos de arquivamento, transformação, extinção, aumento e redução de no Capital Social. 47, II /deArt. 50; Art. 50; - Deixar de exigir CND - INSS momento da Art. concessão débito. www.portaldecontabilidade.com.br
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- Deixar de comunicar óbitos ao INSS (óbitos de contribuintes). Art. 68; - Distribuir a S/A. bonificação ou dividendo aos seus acionistas, se estiverem em débito com a Seguridade Social. Art. 52, I.; - Distribuir lucros a sócios ou gratificações a dirigentes ou dirigidos, estando em débito com o INSS. Art. 52, I; - Deixar de comunicar acidente de trabalho ao INSS dentro do prazo legal. Art. 22 da Lei Federal Nº 8.213, de 24.07.91; - Deixar a empresa ou sindicato de inscrever o INSS segurado o empregado ou trabalhador avulso. A Resolução 637/98 do INSS determina que a indicação do número da inscrição no INSS ou PIS, dos prestadores de serviços autônomos, na GFIP, é obrigatória. A obrigatoriedade da inscrição do INSS dos autônomos está disposta no artigo 60 IN SRP 3/2005. - Deixar a Federação ou a Confederação esportiva de exigir dos clubes registrados, comprovação de recolhimento devido ao INSS. Lei Federal Nº 8.641, de 31.03.93, Art. 1º,I.; - Deixar de comunicar óbitos ao INSS ou fornecer ao mesmo informações inexatas. Art. 68; - Deixar a empresa descontar contribuições de INSS dos seus empregados ou avulsos a seu serviço. Art. 30, I, “a”; - Deixar as empresas de fornecer aos sindicatos cópias das GPS. Lei Federal Nº 8.870/94, Art. 6º, III; - Deixar as empresas de afixar cópias da GPS no quadro de Horário dos empregados. Lei Federal N.º 8.870/94, Art. 4º;informados pela empresa ao INSS em comparação com as guias - Divergência entre valores de Recolhimento. Lei Federal Nº 8.870/94, Art. 6º, II ; - Deixar as Instituições Financeiras de exigir CND, das pessoas jurídicas por ela equiparadas quando com estas mantiverem relações. - Deixar as Instituições Financeiras de fornecer mensalmente ao INSS relação das pessoas jurídicas com as quais operou. o perou. - Outras circulações referências legais. 5.SINTOMAS DAS FRAUDES NAS EMPRESAS 1 - Pedir empréstimo de pequenas somas em dinheiro aos colegas de trabalho; 2 - Colocar cheques pessoais no caixa, trocando-os por dinheiro e pedindo ao caixa que os retenha; 3 - Cheques pessoais descontados e devolvidos pelo Banco, por algum motivo anormal. (cheque devolvido por algum engano: data errada, assinatura); 4 - Presença permanente de cobradores e credores ou diretores na empresa e contínuos telefonemas; 5 - Emitir vales para reembolso posterior descontando-os na caixa pequena para pagá-los quando receber salários, ou 13º salário; 6 - Tendência manifesta para omitir faltas praticadas por outros e encobrir erros de colegas ou de chefes; 7 - Constantes críticas negativas a terceiros pretendendo evitar suspeitas sobre si mesmo. 8 - Ter procedimento excêntrico e peculiar e dar respostas evasivas quando submetidos a interrogatórios; 9 - Ser praticante de qualquer tipo de jogo de azar sem possibilidade de arcar com os respectivos prejuízos 10 - Serduvidosos; amante da bebida alcoólica em excesso, do consumo de drogas, da vida noturna e de amigos www.portaldecontabilidade.com.br
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11 - Comprar automóveis e outros objetos de alto valor (em relação ao nível financeiro da pessoa); 12 - Tentar explicar, sem justificativas o nível de vida que está levando; 13 - Elevar-se diante de perguntas embaraçosas ou mostrar-se tranqüilo inclusive em interrogatórios imprevistos; 14 - Sendo contador recusar-se a mostrar a terceiros livros e documentos; 15 - Negar-se a tirar férias com medo que se descubram suas fraudes. Não aceitar promoções; 16 - Manter familiaridade com fornecedores; 17 - Manter contas bancárias de saldo elevado e realizar continuamente compra de grande vulto (valor); FONTE: Instituto Americano de Contadores Públicos Juramentados. 6. AS TÉCNICAS MAIS USADAS PELOS FRAUDADORES 1 - Furtar selo de correio; 2 - Furtar mercadorias, produtos acabados, produtos em processo e ferramentas, peças de maquinaria, matérias primas, materiais diversos, etc.; 3 - Apropriar-se das pequenas importâncias de dinheiro em caixa; 4 - Colocar na caixa pequena, cheque sem data, com datas atrasadas ou com datas antecipadas; 5 - Deixar de registrar vendas a vista em mercadorias embolsando o produto dessas vendas; 6 - Criar saldos falsos nos fundos de caixa ou das registradoras, não registrando ou registrando a menor o valor das vendas ou prestações de serviços; 7 - Superfaturar as Notas de despesas da empresa com gastos fictícios (combustíveis gastos de refeições coletivas, etc.); 8 - Malversar pagamentos recebidos de um cliente e substituí-lo por pagamento posterior desse mesmo cliente ou de outro; 9 - Emitir, embolsar pagamentos feitos por um cliente e emitir recibos em pedaço de papel comum; 10- Cobrar uma conta vencida, embolsar o dinheiro e registrar como conta incobrável; 11- Cobrar uma conta incobrável e não contabilizar; 12- Dar crédito as reclamações inverídicas contra clientes com devolução simulada de mercadorias; 13- Deixar de depositar diariamente nos bancos o apurado das vendas do dia, depositar apenas parte das vendas ou não depositar nada; 14- Alterar as datas das folhas nos estoques para cobrir apropriações indébitas: Pode Provocar Falta de Controle interno; Apropriações Indébitas Falta de Inspeção; Falta de auditoria interna. 15- Depositar pelos totais arredondados, tratando de depositar o restante no final do mês; 16- Apresentar pessoal imaginação nas folhas de pagamento; 17- Conservar empregados ou funcionário nas folhas de pagamento; 18- Falsificar cálculos e totais na folha de pagamento; 19- Destruir faturas de vendas de valor significativo para não serem dedicadas ao comprador; 20- Alterar faturas de vendas depois de entregar a guia do cliente; 21- Anular fatura de vendas para creditar o cliente pelo valor delas mediante falsas explicações; 22- Reter dinheiro proveniente de vendas a vista usando uma falsa conta devedora; www.portaldecontabilidade.com.br
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OBS.: Nenhuma despesa deve ser para com dinheiro e sim com cheques. 23- Registrar supostos descontos; Ex.: a empresa está em promoção, o comprador paga a mercadoria sem o desconto e o vendedor fica com a diferença do dinheiro; 24- Aumentar o total das despesas por ocasião da contabilização (proveniente de sua contabilidade). 25- Usar cópias de documentos ou faturas já pagas. Ex.: Quando a firma pedir as vias, deve-se fazer o seguinte: 2ª e 3ª via “sem valor como quitação” (recibo). Se houver controles internos ele irá verificar a fraude. 26- Usar documentos de gastos pessoais para cobrir com valores do caixa de numerários. -não é fraude de milhões, mas é fraude de pequeno e médio valor. 27- Usar novamente documento do ano anterior tirando a nota como duplicatas; 28- Usar faturas falsas e falsificar apropriações - faturas falsas com seus anexos; 29- Pagar faturas falsas em conluio com os fornecedores (para faturar) - vendedor muito amigo de fornecedor; 30- Aumentar totais de faturas em conluio com fornecedores. - aumentar no total ou no parcial. Não existindo os controles internos.; 31- Carregar o débito da empresa ou entidade em compras pessoais utilizando indevidamente as ordens de compras.; 32- Faturar mercadorias para beneficiar pessoal, debitando contas fictícias; 33Despachar mercadorias para casas de um funcionário ou parente para seu próprio benefício; 34- Falsificar inventários para cobrir apropriações indébitas; 35- Utilizar adiantamentos para gastos da entidade em benefício próprio; 36- Cobrar cheques emitidos em favor da empresa. Ex.: pessoal da cobrança com o tesoureiro combinam para fraudar a empresa.; 37- Falsificar o endosso do cheque para pagamento dos fornecedores.; 38- Inserir nos registros contábeis, fichas ou fichas contendo contas ou quantidades fictícias.; 39- Atrasos nas conciliações de fichas dos clientes; 40- Apresentar dados incorretos nos registros de entradas e saídas de caixa.; - dados incorretos podendo ser para mais ou para menos; 41- Lançar deliberadamente informações incorretas em quaisquer contas para disso tirar proveito; 42- Falsificar páginas de livros contábeis, de fichas ou de formulários contínuos para evitar descobertas de incorreções.(fraudes); 43- Não encerrar o livro de entrada de caixa (livro, ficha ou formulário contínuo) no tempo devido.; 44- Vender materiais inservíveis ou sucata e embolsar o dinheiro; 45- Vender o uso das chaves; 46- Vender o segredo do caixa forte (banco).
II. CRISES Crises enfrentadas pelas empresas ocorrem pela inexistência de controles internos: PLANEJAMENTOS, ORÇAMENTOS, FLUXO DE CAIXA, PROGRAMAÇÃO DE PRODUÇÃO, CONTROLE DE QUALIDADE, CONTROLE DE CRÉDITO, CONTROLES INTERNOS ADMINISTRATIVOS E CONTÁBEIS. 1- de Estrutura www.portaldecontabilidade.com.br
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- Toda empresa deve ser organizada, é um organismo estruturado. - Se a empresa funciona com base em uma PREVISÃO e um PLANEJAMENTO é difícil que ocorra uma CRISE, ela suporta tudo que vier do mercado. - Exemplo: O cliente faz um pedido e a empresa não tem condições de retribuir o pedido quando desejado, aí então vem a CRISE de estrutura na empresa, esta se chama CRISE DE ESTRUTURA NA PRODUÇÃO. - CRISE DE ESTRUTURA FINANCEIRA: é não ter o dinheiro para comprar máquinas novas, comprar imóveis para aumentar a empresa, etc. - Portanto, devemos evitar a CRISE na estrutura devemos ter habilidade e capitais para não levar a empresa para a involução. 2- de Desempenho - Com administradores irresponsáveis o desempenho na atividade administrativa leva a empresa a um mau desempenho. - desempenho na entrega - desempenho na produção: operários incapazes e relapsos - desempenho financeiro. O indivíduo deve ter capacidade na empresa com desempenho integral. O mau desempenho provoca CRISES.
3- Econômica - Toda empresa possui um patrimônio, esse é um patrimônio econômico de um lado o Ativo (Bens e Direitos) do outro o Passivo (Haveres e Obrigações). O patrimônio deve estar sempre equilibrado: maior que zero. Se a soma dos valores do ativo for menor que as obrigações, começa a CRISE, pode abalar a estrutura econômica da empresa. - CRISE ECONÔMICA é a crise de bens que constituem o patrimônio da empresa, quando em crise financeira a empresa vende um bem para suprir as suas necessidades, gerando assim uma crise econômica: a empresa não produzirá um determinado produto ou produzirá em quantidade que não atenda o mercado. 4- Financeira - É representada pela indisponibilidade de dinheiro. Para que não ocorra a crise financeira o importante é manter a política financeira da empresa equilibrada. Exemplo: orçamento, fluxo de caixa, planejamento, etc. 5- Administrativa - Quando se fala em administração, se fala em: previsão, planejamento, organização, comando, coordenação, controle. - Ocorre CRISE administrativa quando há falhas em alguns dos segmentos da administração, é como num organismo vivo. 6- de Produção -previsão Toda produção da empresa deve ser programada. A produção deve ter elementos para da produção de maneira científica: www.portaldecontabilidade.com.br
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a) disponibilidade de matéria prima; b) estoque suficiente para atender a procura; c) pedidos que virão para ser despachados; d) concorrência do mercado; e) fluxo dos pedidos dos consumidores. 7- de Mercados - Mercado é a área onde estão presentes vendedores e compradores. No mercado a empresa dificilmente não terá concorrência, na disputa pela preferência vence quem tiver melhores condições de venda, de qualidade, etc.. - Ocorre Crise de Mercado: - pela concorrência; - por falta de qualidade - o consumidor sente que o produto decai de qualidade e o substitui por outro; - em decorrência da empresa inadimplente: a empresa deixa de produzir para outro. - Controle de Qualidade sempre existiu, e o que faz gerar é: -1ª causa - a concorrência; -2ª causa - manter o produto com qualidade estável. 8- de Recursos Materiais - Recursos Materiais: são formados de todos os equipamentos que são necessários a empresa para executar suas funções: equipamentos modernos; móveis e utensílios; espaço físico; computadores; instalações; veículos. - A empresa deve estar equipada materialmente para funcionar sem apresentar falhas. Os recursos devem ser de última geração e com o passar do tempo deve fazer oportunamente a substituição dos obsoletos, para mantê-las em dia. Se a empresa não tiver condições de atualizar seus recursos materiais é porque algo não anda bem. Portanto, a filosofia empresarial na área de recursos materiais é manter-se atualizada. - A administração da empresa deve estar atualizada. Quando os recursos materiais não acompanham o desenvolvimento da empresa passam a ficar deficientes. - A empresa deve ser administrada de modo que tenha sempre mudanças nos seus recursos materiais. 9- de Recursos Humanos - CRISE DE RECURSOS HUMANOS: além de recursos materiais, a empresa necessita de recursos humanos atualizados e capazes. Do mesmo jeito que os recursos materiais os recursos humanos devem ser renovados, não com uma demissão, pelo contrário, a empresa deve manter o empregado especializado (atualizado) no seu setor, e para isso de acordo com a necessidade e a formação de cada um, manda o indivíduo fazer um curso, para se reciclar. - Os recursos humanos devem ser da melhor qualidade do ponto de vista ético e técnico.
PARTE II CONTROLES INTERNOS www.portaldecontabilidade.com.br
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Definição Planejamento organizacional e todos os métodos e procedimentos adotados dentro de uma empresa, a fim de salvaguardar seus ativos, verificar a adequação e o suporte dos dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a aderência às políticas definidas pela direção, com o objetivo de evitar FRAUDES, ERROS, INEFICIÊNCIAS e CRISES nas empresas. A Auditoria Gerencial avalia o nível de segurança dos controles internos existentes na empresa, sugere e recomenda a implementação ou melhoramento de mecanismos internos de prevenção. Também, funciona assessorando a administração da empresa ao identificar a inexistência, deficiência, falha ou não cumprimento do controle interno, para isso o Auditor deverá ter conhecimento da funcionabilidade e aplicação desses mecanismos na empresa. Esta obra visa abrir o raciocínio do Auditor para avaliar a segurança dos controles internos na organização. Aspectos Gerais 1. Devem ser: a) Úteis – quando salvaguarda os ativos empresa promove o bom desenvolvimento dos negócios, protegendo as empresas e as da pessoas queenela trabalham; b) Práticos – quando apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das operações, objetividade ao que controlar e simples na sua aplicação; c) Econômicos – quando o benefício de mantê-lo é maior que o seus custo (custo/benefício).
2. Importância a) Salvaguardar o ativo – proteger os ativos de eventuais roubos, perdas, uso indiscriminado ou danos morais (imagem da empresa); b) Desenvolvimento do negócio – sistema de controle interno que permita a administração agir com a maior rapidez e segurança possível nas tomadas de decisões. c) Resultado das operações – fornecer à administração, em tempo hábil, informações que possibilitem o aproveitamento de todas as oportunidades de bons negócios, redução de custo e aumento do nível de confiança dos clientes e funcionários da empresa. e) Para que a empresa cumpra seus conceitos e finalidades Toda e qualquer empresa existe para cumprir com, no mínimo, três grandes fins: - cumprir com seu objetivo social – lucro, bem-estar da comunidade, formação política, etc; - atender às necessidades e expectativas de seus clientes; - proporcionar um ambiente rico e saudável para as pessoas que ali trabalhem, proporcionando condições para que essas pessoas possam aprimorar continuamente suas habilidades técnico profissionais e humanas e recompensando-as pelos seus desempenhos (seja mediante elogios, prêmios ou promoções). As pessoas devem saber como são avaliadas e participar desse processo.
3. Ambiente propício para existir um bom controle interno inclui: -
Princípios éticos e retidão e integridade dos funcionários e da empresa; www.portaldecontabilidade.com.br
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-
Estrutura organizacional adequada; Comprometimento com a competência e a eficiência; Formação de uma cultura organizacional; Estilo e atitude exemplar dos administradores; Políticas e práticas adequadas de RH; Sistemas adequados.
4. O controle é exercido por meio de cinco atividades básicas: 1. 2. 3. 4. 5.
Segurança e proteção dos ativos e arquivos de informação. Documentação e registros adequados. Segregação de funções. Procedimentos adequados de autorizações para o processamento das transações. Verificações independentes.
5. Tipos de controles internos A Exposição de Normas de Auditoria nº 29 (ENA 29) estabelece que o sistema de controle interno de uma empresa se decompõe em dois grupos de controle: os de natureza contábil e os de natureza administrativa.
Os controles contábeis compreendem o plano de organização e todos os sistemas, métodos e procedimentos relativos a: - salvaguarda dos bens, direitos e obrigações; - fidedignidade dos registros financeiros.
Exemplos: -
sistema de autorização e aprovação de transações princípios de segregação de tarefas controles físicos sobre os bens e informações custódia de bens e direitos.
Os controles administrativos compreendem o plano de organização, os sistemas, métodos e procedimentos pela direção com a finalidade de contribuir para: -
eficiência e eficácia operacional; obediência a diretrizes, políticas, normas e instruções da administração.
Exemplos: -
programas de treinamento e desenvolvimento de pessoal; métodos de programação e controle de atividades sistemas de avaliação e desempenho estudos de tempos e movimentos
Os programas que uma empresa desenvolve para o treinamento e desenvolvimento de seu pessoal pormais finalidade contribuir para que tenhamos pessoas maisquantidade capacitadas, tais pessoas, tem sendo e melhor capacitadas, tendem a provocar menor de eerros www.portaldecontabilidade.com.br
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durante a execução de suas funções, colaborando para maior qualidade do fluxo de transações da empresa. 6. Funções dos Gerentes/Administradores Para o bom andamento de uma política de controles internos na empresa é imprescindível que os gerentes e administradores, além de estilo e atitude exemplar, cumpram suas funções: a) Estabelecer objetivos/metas – o que se deseja atingir, em quando tempo e a que custos (quais os recursos necessários e suas estimativas de valores). Sistemática para o estabelecimento de objetivos/metas: - obter a participação das pessoas que, ao seu ver, estarão envolvidas; - expor as idéias e estar aberto a receber críticas, ponderações, sugestões. Pode-se vir a propor objetivos ainda mais audaciosos que aqueles que se pretendia atingir. Serão os objetivos de todos e não os seus, e terão maiores possibilidades de êxito. - formalizar com clareza, o que se pretende realizar/atingir; - definir em quanto tempo; - estabelecer como serão conduzidas as ações, deixando claro quem será responsável por quais ações e onde e quando elas deverão ter lugar; - indicar o custo que está disposto a incorrer para atingir o objetivo ( por exemplo deixar
de sair de férias); criar uma sistemática de controle que permita a você e aos demais saber, em momentos oportunos, como se estão saindo, possibilitando correções de rumo, sempre que necessário; - deixar claro o que dará em troca quando atingir o seu objetivo. Planejar – que é a determinação, o claro possível, de como iremos agir para viabilizar a consecução daqueles objetivos/metas. Planejar é, portanto, estabelecer as diretrizes, estratégias e políticas que nortearão o desempenho de todos na empresa, responsáveis pelo atingimento dos objetivos/metas. Organizar – a colocação, a disposição dos recursos, conforme previstos no planejamento, para que se possa agir e cumprir com os objetivos-metas. Organizar é colocar o recurso certo, no lugar e no momento certo, sempre como determinado pelo planejamento. É deixar bem claro quem faz o que, por que, onde, quando e como. Compete à função de organizar deixar claro: - o que deve ser feito; - quem é responsável pela execução; - quando e onde deverá ser executado; e - como fazer, como devem ser executados os procedimentos. Comandar – sem ação nada realiza. Assim, o comando é o meio de nos assegurarmos de que cada um cumprirá com o quanto lhe tenha sido designado. É fazer cumprir ordens dadas. Coordenar – é o aspecto mais humano do conjunto de funções. É saber orientar, ensinar, avaliar, premiar e, quando necessário, punir. É a harmonização do trabalho das pessoas, uma forma de transformar um grupo em uma equipe. Um grupo de trabalho se transforma em equipe quando o líder possuir for capaz de exercer adequada coordenação. -
b)
c)
d) e)
Controlar – é a verificação do andamento dos trabalhos e das realizações, comparado com aquilo quesetínhamos objetivos, orçamentos, detectado que algo comportaem de vista modo(nossos inadequado ao quemetas, pretendemos e /ouetc.) que e, os quando resultados menos www.portaldecontabilidade.com.br
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favoráveis estão sendo alcançados, tomar as necessárias medidas de correção de rumo, atual e futuro. O Controle normalmente se faz mediante a avaliação, comparação de números ( quantidades, valores, percentagens, etc.). Existem três formas de controles: a) prévio – controle exercido a partir da projeção dos dados reais e a comparação dos resultados prováveis contra aquele que pretendemos atingir; b) durante o fato, é o controle exercido no momento da ocorrência de desvios, fraudes ou falhas; e c) após o fato, o máximo que podemos fazer é tomar medidas para que o fato semelhante não venha a ocorrer.
7. Fatores que contribuirão para o nível de controles internos da empresa a) Organização da empresa quanto às funções: As responsabilidades e funções devem ser SEGREGADAS (separadas e definidas) a fim de que nenhuma pessoa possa controlar TODAS as fases de uma mesma transação ou processo crítico. Cada gerente deve ter a autoridade de tornar a ação corretiva necessária de acordo com suas responsabilidades. Responsabilidades individuais devem ser sempre definidas a fim de que sejam efetivamente cumpridas. Um gerente que determina responsabilidades e delega autoridades aos subordinados deve ter um sistema efetivo de verificação para que as tarefas delegadas sejam efetivamente cumpridas. Os subordinados a quem são delegados autoridade devem poder exercer tal autoridade sem supervisão. Mas devem também trazer aos superiores quaisquer exceções significativas. As pessoas devem reportar a seus superiores a maneira pela qual têm exercido suas responsabilidades, e receber destes um feedback sobre onde são necessárias melhorias no desempenho. A organização deve ser suficientemente flexível para permitir mudanças em sua estrutura. Nada ser imutável. Sem há espaço para melhorias nos processos. As organizações são vivas, dinâmicas, e muitas vezes é preciso mudar para não ficar para trás. Tudo deve ser questionável. A estrutura organizacional deve ser tão simples quanto possível. Se a empresa fosse começar novamente do ponto zero, seria necessária uma estrutura idêntica à existente? Organogramas e manuais de procedimentos devem se preparados para ajudar o planejamento, controlar as mudanças, e fornecer um melhor entendimento da forma da organização, interligação de autoridades e distribuição de responsabilidades www.portaldecontabilidade.com.br
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b) Normas b1) Normas para a estrutura organizacional As estruturas variam conforme a empresa, devendo cada uma definir uma estrutura adequada de: -
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Poderes e responsabilidades bem esclarecidos, mediante um organograma de conhecimento amplo, e descrição de suas funções. Preparo do pessoal e provisão de recursos apropriados ao desempenho das responsabilidades atribuídas. Atribuição de responsabilidade e delegação de autoridade para tratar de assuntos tais como metas, objetivos, funções operacionais, forma de organização, estilo administrativo, exigências legais e fiscais. Orçamentos e relatórios financeiros para definir e quantificar o desempenho das responsabilidades concedidas e acompanhar as atividades em todos os níveis da estrutura organizacional.
b2) Normas para o desenvolvimento do pessoal: -
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A integridade e competência do pessoal são fundamentais para atividade de controle exercida pela Administração, devendo ser considerados procedimentos adequados para: contratação, avaliação, remuneração e treinamento. As normas para o aperfeiçoamento do pessoal devem ter como objetivo principal a motivação para a cooperação na sua ação de trabalho.
b3) Normas para Orçamentos -
Avaliação de desempenhos. Comparação do desempenho real com os objetivos e padrões. Análise dos desvios dos objetivos padrões. Tomada de ação corretiva provocada pelas análises efetuadas. Acompanhamento para avaliar a eficiência da ação de natureza competitiva. Adição de informações ao processo de planejamento, para desenvolver os ciclos futuros da atividade administrativa.
c) Políticas Uma política é uma regra que requer, guia, ou restringe a ação. As políticas devem seguir certos princípios: Devem ser claramente estabelecidas por escrito e organizadas sistematicamente em manuais. Devem ser sistematicamente comunicadas e acessíveis a todo pessoal da organização. Devem estar de acordo com as leis aplicáveis, e consistentes com os objetivos e diretrizes prescritos em níveis superiores.
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Devem promover a conduta de atividades eficiente e economicamente a fim de prover um nível satisfatório de certeza de que os recursos da empresa são resguardados. Devem ser revisadas periodicamente, para melhorias contínuas, ou quando as circunstâncias mudam. d) Procedimentos Procedimentos são métodos usados para exercer atividades de acordo com as políticas prescritas. Os mesmos princípios aplicados a políticas aplicam-se aos procedimentos, e mais: Para reduzir as possibilidades de fraude e de erros, os procedimentos devem ser coordenados de maneira que o trabalho de uma pessoa é automaticamente checado por outra, inteiramente independentemente da primeira. Para determinar a extensão em que verificações internas automáticas são inseridas no sistema de controle, fatores como níveis de risco de perda ou erro, custo de procedimentos preventivos, disponibilidade de recursos humanos e materiais devem ser considerados. Para operações mecânicas, onde o exercício de julgamento é necessário, os procedimentos prescritos não devem ser tão detalhados que possam restringir o poder de julgamento das pessoas. Lembremos também que a existência de procedimentos por escrito pode ser usada maliciosamente ao pé da letra, em detrimento dos objetivos da organização. Para promover a máxima eficiência e economia, os procedimentos devem ser simples e baratos tanto quanto possível. Procedimentos não devem ser conflitantes entre sim, ou duplos. Os procedimentos devem ser periodicamente revisados e continuamente melhorados assim que necessário.
ASPECTOS PRÁTICOS DE CONTROLE INTERNO Definição das responsabilidades e funções departamentais deve ser expressa na forma de um organograma, suportado por adequadas descrições de funções. Manuais de Procedimentos detalhados, em suporte às políticas e diretrizes emitidas pela Diretoria, devem ser desenvolvidos a fim de garantir consistência no processamento das transações diárias. Sempre que aplicáveis, as políticas e procedimentos gerados pela Matriz devem ser adotados, conforme Manuais existentes. Um adequado plano de contas deve existir, juntamente com um Manual de Contabilidade com procedimentos detalhados para o registro nas diversas contas. Um sistema eficiente de relatórios gerenciais deve existir para fornecer dados consistentes à administração. Esses relatórios devem incluir o Balancete Mensal, Fluxo de Caixa, além dos relatórios operacionais.
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A elaboração de instruções por escrito, e fluxogramas para documentar o processamento de pedidos, ordens de compra, pedidos de cheque, recebimentos de caixa, etc., é útil para trazer à luz ineficiências no processamento e deficiências nos controles internos. As práticas e controles adotados serão mais bem mantidos se definidos por escrito. Os seguintes departamentos devem ser independentes um do outro: Contabilidade; Faturamento; Crédito e Cobrança; Compras; a Pagar; Caixa; Vendas; Expedição; Planejamento de Produção, e deveRecebimentos; haver adequadaContas segregação de funções. O encaminhamento de documentos e valores diretamente às pessoas autorizadas e recebê-los é importante para a proteção dos controles internos. Controles adequados devem ser exercidos na definição e delegação de responsabilidades na manutenção de numerários e ativos da empresa, quando da admissão de pessoal para exercer tais funções. Os funcionários exercendo estas responsabilidades devem gozar suas férias anualmente, enquanto suas obrigações são exercidas por outra pessoa. Adequada segurança física deve ser exercida sobre as dependências da empresa. Registros contábeis de importância devem ser protegidos contra incêndios, inundações e deteriorações por outras causas. Qualquer ocorrência de desvios de bens da empresa ou operações fraudulentas deve ser de imediato reportada à Controladoria. Nenhum funcionário deverá liberar informações ou dar entrevistas a órgãos de mídia sem antes consultar os níveis superiores. Não deverá existir dentro dos departamentos funções e controles exercidos em duplicidade. O departamento jurídico deve controlar, conforme as determinações da Controladoria, quais as relações da empresa com terceiros devem ser objeto de instrumento contratual. Os contratos, antes de formalizados, devem ser analisados pelo Departamento Jurídico. Um procedimento adequado deve existir quanto à revisão da expiração destes contratos e sua renovação. O uso de veículos departamentais deve restringir-se aos interesses da empresa. As gerências departamentais deverão adotar controles adequados sobre seu uso. Os veículos deverão ser mantidos nas dependências da empresa sempre que não estejam sendo usados. Nas relações interdepartamentais, a cooperação e a comunicação efetiva são essenciais ao bom funcionamento da organização. Os objetivos e interesses gerais da empresa devem se sobrepor aos interesses departamentais e individuais. A empresa espera de seus funcionários uma conduta profissional no relacionamento com o ambiente interno e externo da empresa.
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1. CONTROLES INTERNOS PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICIÊNICAS RELACIONADOS COM OS PAGAMENTOS DA EMPRESA 1. Controles Internos dos Pagamentos 1.1 Estoque - Almoxarifado O almoxarifado é constituído pelo estoque de itens pequenos, por exemplo: papel, parafuso, óleo, material de limpeza, material de escritório, etc. A empresa tem definida quantidade mínima e máxima de estoque de cada produto. Estoque atinge quantidade mínima: necessidade de compra. O responsável pelo estoque emite diariamente um relatório dos produtos que atingiram a quantidade mínima. Esse relatório é repassado ao responsável de cada setor, o qual emite uma requisição para compra dos materiais necessários ( o responsável pelo estoque não poderá fazer requisição sem a autorização do responsável do setor, pois pode existir materiais que não serão mais utilizados ou serão substituído por outra marca, se comprados nessas condições, a empresa estará dispendendo recursos desnecessários com a aquisição de bens em desuso). O sistema deverá criar um bloqueio dos materiais não mais utilizados para que não estejam constantemente na lista dos estoques mínimos. 1.1A - Estoque de Matérias-primas O estoque de matérias-primas, normalmente é próximo da produção e separado do estoque do almoxarifado. Deve manter estoque mínimo, médio (ideal) e máximo. Também, quando atinge o estoque mínimo, emitir relatório com a necessidade da compra, o qual será encaminhado para o setor de produção. O setor de produção, de acordo com a programação de produção do mês, devidamente estudada, planejada e autorizada pela administração, emite requisição para compra de matérias-primas, pelas pessoas devidamente autorizadas. 1.2 Requisições de Compras Deve conter os seguintes dados: controle numérico data constar a quantidade e as especificações detalhadas de cada produto Identificado o setor assinatura do requisitante (almoxarifado) e do responsável pelo setor assinatura do estoque de produção, Engenheiro de Produção, responsável pelo setor de produção •
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O comprador da empresa, mediante a requisição, abre a Ordem de Compra 1.3 A Ordem de compra
Deve conter: •
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data numeração quantidade e especificações dos produtos identificação do Setor cotação de Preços, condições de pagamento, etc. em anexo, no mínimo três cotações, quando forem valores pequenos, deixar anotado o número do telefone, o nome das empresas contatadas e o valor dos produtos cotados. o valor unitário, valor total e as condições gerais de pagamento e de qualidade do produto negociadas com o fornecedor selecionado pela empresa assinatura do Engenheiro de produção ou responsável assinatura do Diretor de Produção ( a empresa deve ter política determinando os limites de cada compra e quem autoriza, ultrapassando tal limite) assinatura do Responsável pelo orçamento ou pelo fluxo de caixa da empresa,
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para viabilizar o recurso na assinatura do Comprador. ocasião
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Manter controle das Ordens de Compras em Aberto Constar na nota fiscal de aquisição o número da Ordem de Compras Ao chegar o produto comprado, deve ser recebido em setor específico: RECEPÇÃO. 1.4 RECEPÇÃO Antes da recepção, obviamente, a mercadoria passa pela PORTARIA DA EMPRESA, a qual anota os dados: data, hora, modelo do veículo, placa do veículo, motorista, nome da transportadora; organiza os fornecedores e, algumas vezes, fazer a inspeção do conteúdo das mercadorias que estão entrando na empresa. O setor de RECEPÇÃO confere as mercadorias e as encaminham para o Almoxarifado ou para o Estoque de Matérias-Primas. Pela ordem de compra os funcionários da Recepção conferem: - a quantidade - as especificações - o acondicionamento e a qualidade dos produtos - carimbam e assinam a nota fiscal, deixando evidência que a mercadoria constante na nota fiscal foi recebida; 1.5 ALMOXARIFADO e ESTOQUE DE MATÉRIAS-PRIMAS Conduzem os produtos até o responsável pelo Controle de Estoques da empresa ( almoxarifado ou estoque de matérias-primas). www.portaldecontabilidade.com.br
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O Almoxarifado (ou Estoque de matérias-primas) confere novamente as quantidades e qualidade do produto e dispõe no estoque. As entradas no estoque (tanto quantidades como valores) e as saídas através das requisições para industrialização devem ser imputadas no sistema de Controle de Estoque por pessoa independenteterá da acesso que controla o estoque, paravisualizar evitar manipulações quantidades. O responsável no sistema apenas para ou imprimir adas relação de estoque, não podendo ter senha de acesso para alterar a quantidade dos produtos estocados ( senão fica fácil acertar o estoque). Ao imputar os dados no estoque, o sistema integra o Contas a Pagar que deve ficar parcialmente bloqueado, até que o Contas a Pagar analise o processo. 1.6 CONTAS A PAGAR A nota fiscal é encaminhada ao Contas a Pagar que: •
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Mediante a Ordem de compra e requisição confere o preço unitário, o preço total, os descontos e os prazos de pagamentos, etc. (qualquer divergência entrará em contato com o fornecedor). Nota fiscal e Ordem de Compra seguem para assinatura do responsável Após verificado que todo o procedimento foi efetuado e está em ordem, libera no Sistema de Contas a Pagar, o lançamento anteriormente feito pelo outro setor autoriza-se o pagamento. O Setor de Contas a Pagar não pode efetuar lançamentos no sistema, somente pode liberar lançamentos efetuados por outros setores. As baixas também, devem ser feitas por pessoal alheio ao Contas a Pagar, cabendo a este setor somente a conferência e autorização para o pagamento. Nota fiscal e Ordem de Compra seguem para assinatura do responsável pelo pagamento
1.7 PAGAMENTO O Contas ao qual Pagarsegue emite (relatório) dos fornecedores que estão autorizados o pagamento, paraespelho a Tesouraria. Tesouraria não implanta dados no sistema de Contas a Pagar. Tesouraria emite o cheque nominal ao fornecedor. Diretores e Procuradores assinam o cheque (no mínimo 02 assinaturas Diretores/Procuradores não envolvidos em processo anterior de autorização).
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Para a assinatura dos cheques, a nosso ver, os Diretores e Procuradores devem visualizar e vistar a nota fiscal (acompanhada da Ordem de Compra, assinatura da Recepção, do Contas a Pagar ) e/ou duplicata, até mesmo para evitar a reapresentação. A seu critério poderá adotar controle para a assinatura de cheques, que julgar conveniente, conforme fluxo de documentos.
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Cabe alertar, que assinar um cheque sem ter conhecimento ou certeza de que realmente está se pagando a mercadoria ou serviço adquiridos, é assinar uma duplicata ou cheque em branco. 1.8 CONTABILIDADE A contabilidade por sua vez, além de conferir se os códigos, despesas e custos foram apropriados corretamente outrosdesetores integrada), deve Divergências conciliar as diferenças existentes entre pelos o relatório contas (contabilidade a pagar e os saldos contábeis. não esclarecidas ou contas contábeis não conciliadas podem esconder erros e fraudes. 1.9 AUDITORIA INTERNA E EXTERNA Verificação se os procedimentos estão sendo realizados como estipulados e sem a ocorrência de erros e fraudes.
2. OBJETIVOS DOS CONTROLES INTERNOS DE PAGAMENTO Objetivos -
Manter sistema de requisição de compras e aprovação das requisições de compras por pessoas responsáveis pela área de custo e que tenham conhecimento sobre o setor para o qual a compra se destina, observando as seguintes situações: a) quem requisita não aprova, quem aprova não paga e quem requisita ou aprova não recebe ( não confere o recebimento). Com o intuito de assegurar da real necessidade de aquisição dos bens e serviços, evitando, assim, compras desnecessárias que resultam em custos excessivos de manutenção de estoques, alta obsolescência e sacrifício desnecessário do capital da empresa.
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Estabelecer níveis mínimos e máximos de estoque para solicitar novo pedido, bem como negociação de prazos de pagamento, pelo setor de compras, dentro das condições do mercado e da empresa. Visando determinar o nível ideal para quantidade de compras, prazos de recebimento das mesmas e prazos de pagamentos e impedir custos excessivos por: a) parada de produção; b) vendas perdidas; c) estocagem; d) capital de giro parado; e) obsolescência.
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Cotações de preços, seleção de fornecedor com produto ou serviço de melhor qualidade com melhor preço, a cargo do departamento de compras, com o intuito de obter preços competitivos e melhor valor nas compras efetuadas, bem como poupar a empresa de pagamentos a maior pelos bens e serviços adquiridos o que prejudica sua competitividade.
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Avaliação e investigação, pelo setor de compras, da situação financeira e do conceito dos produtos do fornecedor perante sua clientela ( produtos de qualidade, não atrasa na entrega, cumpre seus compromissos, Serasa, Procon, etc.). Estabelecer relações com fornecedores qualificados que possam fornecer serviços e bens em alto padrão de qualidade, o que evita possíveis paradas na produção decorrentes de má qualidade do produto, perda de materiais, clientes desapontados e vendas menores.
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Estabelecer na ordem de compra especificações claras sobre o produto, qualidade, alternativas, prazos para aquisição para que o departamento de compra tenha condições propicias para um bom negócio e se assegurar de que os fornecedores consigam atingir as especificações de qualidade e comprometimento na solução de possíveis problemas. Evitar custos excessivos por problemas de qualidade dos produtos fornecidos e possíveis paradas na produção devido aos problemas de especificações e qualidade dos produtos.
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Cobertura de Seguro sobre os produtos, objetivando minimizar possíveis contingências em contratos com os fornecedores.
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Verificação física das quantidades e da qualidade pelo pessoal do recebimento, que deve ser independente das funções de compras e de contas a pagar. Assegurar que a quantidade e a qualidade dos materiais entregues ou serviços prestados estão em conformidade com as especificações negociadas, objetivando evitar pagamentos efetivamente por produtos e bens não entregues.
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Supervisão nos contratos de serviços, visando assegurar que produtos com defeito, qualidade inferior e incorretos sejam prontamente identificados no seu recebimento, evitando assim, paradas na linha de produção ou perdas nas vendas, em decorrência de não poder utilizar os bens ou produtos solicitados.
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Manter portaria para inspeção na entrada e na saída de veículos, registrando as mesmas; realizar contagens periódicas na portaria; estabelecer controles de inspeção que avalie a qualidade do produto , para diminuir perdas por bens ou serviços abaixo dos padrões de qualidade exigidos.
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Definir área para estocagem dos produtos recebidos e assegurar que serão disponibilizados imediatamente ao setor do requisitante, impedindo uso não autorizado, desvios e parada da linha de produção.
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Verificação e checagem da nota fiscal/fatura do fornecedor com os documentos de recebimento pelo Contas a Pagar, quanto a preços, quantidades, especificações de
qualidade e condições de decompra, a maior do que o( convencionado, pagamentos encargosimpedindo que são depagamentos responsabilidade do fornecedor exemplo: frete). -
Verificações independentes de que os preços e quantidades tenham sido aprovados pelo departamento de compra e se realmente foram recebidos os produtos descritos nas notas fiscais, assegurado que todos os pagamentos efetuados aos fornecedores representam corretamente os preços e quantidades solicitados. Evitando-se, assim, compras não autorizadas, pagamentos a maior devido a preços errados e por bens e serviços não recebidos. Concentração de funções propicia oportunidades para ocorrência de fraudes (exemplo: recebimento de mercadorias e pagamento pelo mesmo indivíduo que aprovou a compra).
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Programa de qualidade estabelecendo claramente a responsabilidade do fornecedor.
Assegurar que a empresa receba efetivamente todos os créditos por diferenças de www.portaldecontabilidade.com.br
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quantidade, rejeição por qualidade ou especificações de bens e serviços, evitando futuros problemas de qualidade. -
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Revisão das ordens de compras ou nota fiscal do fornecedor pela contabilidade, segregando as funções entre o Contas a Pagar e os registros contábeis, para assegurar que todos os pagamentos são registrados devidamente, evitando classificação errada e contas e pagamentos não autorizados. Critérios estabelecidos por escrito sobre as fontes de financiamento a serem usadas.
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Política clara quanto ao grau de endividamento e estabelecimento de técnicas de mensuração de retorno de investimento, condições de empréstimos devem ser autorizadas pela administração, para a empresa não incorrer no excesso de endividamento e estrutura de capital inadequada.
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Manuais de políticas e procedimentos claros de treinamento do pessoal e documentação suporte adequada, para que o processamento das transações seja executado conforme o estabelecido pela administração da empresa, evitando assim ineficiência operacional com o aumento nos custos.
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Reconciliação contábil dos valores tomados de terceiros para que estes expressem a realidade.
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Acesso restrito e controles de chaves aos valores e caixa da empresa para evitar roubo e desvios de valores.
3 - PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO DOS PAGAMENTOS NOS DIVERSOS SETORES 3.1 ESTOQUES (GERAL) a) Estoques A empresa deve àestar organizada no sentido de controle e vigilância permanente de seus estoques, quanto guarda e movimentação. Os estoques mantidos pela empresa estão sob controle e responsabilidade de pessoal adequado. Os locais de armazenagem ou estocagem são adequados quanto a: - roubo, fogo, perdas, extravios, etc. - inacessibilidade de terceiros, não autorizados. Os sistemas de controles mantidos evitam as entradas e as saídas de estoques sem documentação suficiente e aprovada. São adotados registros ou fichas para controle dos estoques, tais registros ou fichas: - são utilizados para indicação de máximos e mínimos de estoques - registram movimentação e saldos em quantidades e valores (controle físico e financeiro)
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- registram custo unitário e em conformidade com a legislação - têm sua movimentação integrada à contabilidade. Os registros ou fichas mencionados são escriturados por pessoal: - que não tem acesso às existências - que não autoriza movimentação dos estoques - que não tem acesso aos controles e registros contábeis e de custos. O responsável por revisões e aprovações de ajuste ou correções de erros nos registros ou fichas de estoques é independente das funções de: - custódia das existências - registros da movimentação das mesmas As existências indicadas pelos registros ou fichas de estoques são balanceadas mensalmente com as contas da contabilidade: - as diferenças são investigadas por pessoal da contabilidade, antes de serem ajustadas, e contêm aprovação do contador os lançamentos dos ajustes - os ajustes na contabilidade, decorrentes de ajustes nos registros ou fichas de estoque, são efetuados à vista de documentação aprovada como acima descrito. Quanto aos estoques imprestáveis, deteriorados, obsoletos, etc: - são baixados dos registros ou fichas de estoque e da contabilidade mediante autorização de pessoal responsável, não ligado à custódia e registros dos mesmos - são sucateados para venda e, recuperáveis ou não, são controlados fisicamente. As posições dos estoques são revisadas , periodicamente, no sentido de: - determinar existências excessivas ou insuficientes, obsoletas ou de baixa rotação (em função de máximos e mínimos, níveis de produção ou outras medidas) - conferência contra posições de levantamentos físicos, fora das épocas do inventário anual. Existem registros adequados para controle dos estoques próprios ou de terceiros: - transferidos para industrialização, consignação, etc. - recebidos para industrialização, consignação, etc. - em trânsito. Os referidos estoques em poder de terceiros são verificados periodicamente, bem como são devidamente investigadas e corrigidas eventuais divergências, fora das épocas do inventário anual, por meio de : - contagens nos estabelecimentos de terceiros - pedidos de confirmação emitidos aos estabelecimentos de terceiros - outros procedimentos alternativos Quanto às entradas de materiais, produtos ou mercadorias: - são registrados nos controles de estoques e na contabilidade com base em relatórios ou boletins de recepção, numerados tipograficamente - os relatórios ou boletins de recepção são controlados quanto à seqüência numérica e indicam quantidades e aprovação do controle de qualidade - os relatórios ou boletins de recepção que acusem devoluções de vendas são conferidos e aprovados por pessoal qualificado da área de vendas www.portaldecontabilidade.com.br
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- os produtos prontos são lançados nos registros ou fichas de estoque com base em relatórios de produção numerados tipograficamente, controlados quanto à seqüência numérica e aprovados por pessoal qualificado da área de produção. Quanto às saídas de materiais, produtos ou mercadorias: - as entregas são feitas somente com base em requisições ou ordens de expedição autorizadas -e énumeradas controladatipograficamente a seqüência numérica dos referidos documentos - os procedimentos existentes garantem que toda a saída é registrada.
b) Inventários A empresa utiliza-se do processo de inventários permanentes rotativos, visando diminuir custos e paralisação das atividades durante o balanço geral. Caso contrário: - são efetuadas contagens pelo menos uma vez ao ano, por ocasião dos balanços - seria recomendável à empresa o sistema de inventários permanentes rotativos. São emitidas instruções por escrito para a realização dos inventários. São entregues com antecipação, para apreciação e discussão, cópias das referidas instruções: - ao pessoal que participa dos inventários - à contabilidade - à auditoria interna. São designados como responsáveis pela supervisão, controle e execução dos inventários, pessoas que sejam: - alheias à custódia e registro dos estoques - competentes para identificar os produtos, mercadorias, matérias-primas, etc., bem como o estágio de produtos em elaboração. O planejamento dos inventários prevê, entre outros procedimentos: -seqüência utilizaçãonumérica de etiquetas, inclusive para segunda contagem, bem como o controle de sua - extensão das contagens para os itens embalados, encaixotados, etc. - medidas para evitar duplicidade ou omissão na contagem (marcação dos itens contados, colocação de fichas, etiquetas, etc.) - assinaturas ou vistos nas planilhas ou etiquetas de contagem, indicando inclusive aprovação para alterações - acompanhamento da auditoria interna - que as etiquetas somente sejam recolhidas após a evidência de visto de pessoal habilitado, denotando adequação quanto ao seu preenchimento - que antes de ser iniciada uma nova contagem sejam retiradas as etiquetas da contagem anterior - que sejam efetuadas provas para se certificar que todos os estoques foram inventariados. As planilhas, fichas ou etiquetas de contagem são numeradas tipograficamente. www.portaldecontabilidade.com.br
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É efetuada uma arrumação prévia das áreas a serem inventariadas. Os estoques a serem inventariados são previamente dispostos, de modo a facilitar a contagem. São utilizados métodos adequados de pesagem, contagem, registro, etc., bem como meios de identificação dos estoques e do estágio de produto em elaboração. É efetuado o fechamento prévio dos registros de entradas e saídas de materiais, bem como a anotação do último número de cada documento referente à movimentação dos estoques. É efetuada, previamente ao início da contagem, a atualização dos registros ou fichas de estoque. É efetuada uma adequada segregação física dos estoques nos setores de recepção e expedição. São adotadas medidas para minimizar e controlar a movimentação dos estoques durante a contagem, inclusive, se for necessário, interrompendo-se as atividades. Existe uma adequada identificação e segregação dos estoques obsoletos, inservíveis ou invendáveis, bem como das sucatas. Sobre os estoques próprios em poder de terceiros: - é efetuada a sua contagem - são efetuados pedidos de confirmação É efetuada uma segregação adequada dos estoques de terceiros e sua contagem. Os procedimentos de após contagem observam: - conservação das planilhas, fichas ou etiquetas da contagem - confirmação de que toda planilha, fichas ou etiquetas entregues foram devolvidas, inclusive quanto às canceladas - conferência dos dados da contagem contra os registros ou fichas de estoques, com evidência nestas - evidênciadadecontagem autorização para alterar os registros ou fichas de estoques em função dos resultados - investigação das diferenças mais importantes entre os dados da contagem com os registros ou fichas de estoque - adoção de procedimentos para confronto dos dados da contagem com registros ou fichas intermediárias de estoques (fichas de prateleiras, de almoxarifado ou outras), com evidência nestas fichas.
c) Estoques - compras A empresa conta com departamento de compras organizado, no sentido de suprir em tempo hábil e a preços convenientes as necessidades de produção ou comercialização (descrever os sistemas de controles e registros das operações, indicando modelos de formulários em uso, n.º de vias e destinação, etc.). As funções de compras estão segregadas de: www.portaldecontabilidade.com.br
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- recepção e expedição - produção e controle de estoques - pagamentos (caixa). As compras em geral são efetuadas com base em: - requisições numeradas, controladas e devidamente autorizadas (e quem controla a seqüência numérica) - ordens de compra ou fornecimento numeradas tipograficamente, controladas e devidamente autorizadas ( quem controla a seqüência numérica e quem autoriza). É mantida no setor uma via da ordem de compra para registro e controle de ordens liquidadas e ordens a liquidar. Esses registros e controle incluem: - recepção por conta de ordens de compra - entregas efetuadas fora do estabelecimento - inutilização da referida via, para evitar reutilização Existe necessidade de aprovação superior par compras de valores excedentes a determinados limites ou especiais. Existe sistema de cotação de preços por escrito para toda e qualquer compra e para mais de um fornecedor para cada compra, visando selecionar a mais conveniente. Nos casos de cotações mais urgentes e para compras de menores valores, feitas por telefone, devem ser solicitadas confirmações posteriores, por escrito ou no mínimo anotado o telefone e os preços cotados em papeleta própria, para que fique evidenciada a realização da cotação de preços. As decisões tomadas após a análise das cotações, quanto a compras em condições menos vantajosas, são justificadas por escrito e submetidas à aprovação superior. Os processos dejustificativas, cotação e etc. anexos correspondentes, listas de preços e condições, correspondências, Devem ser mantidas adequadamente em arquivo. Pessoa alheia ao departamento fará uma revisão periódica dos preços e demais condições das compras, de forma evidenciada. As devoluções de compras são (controles e conferências) : - controladas via expedição, quanto às saídas - conferidas e documentadas com notas de débito, para fins de baixas e registros em contas a pagar e contabilidade - correlacionadas com as notas fiscais dos fornecedores. As referidas notas de débito são controladas com respeito à seqüência numérica. É vedado o acesso do pessoal de compras aos registros de estoques. www.portaldecontabilidade.com.br
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Existe um serviço de portaria organizado no sentido de evitar a entrada de mercadorias desacompanhada de documentação fiscal, e com sistemas de registros e controles adequados para tal (procedimentos, formulários em uso e n.º de vias e destinação, etc. ). A portaria é dotada de : - balança apropriada e adequada à conferência dos pesos declarados nos documentos da compra - relógios marcadores de datas e horários, na documentação da compra, referentes à passagem das mercadorias. Evidências, na documentação da compra retida pela portaria (2ª via), ou nos seus registros, de que: - são conferidos os pesos declarados na documentação da compra - é exigida a apresentação da documentação da compra para liberar a entrada (marcação de relógios ou vistos na documentação retida) . Os registros ou relações de entrada, com documentação de compra retida pela portaria (2ª via), são remetidos diretamente aos setores de compras, almoxarifados, recepção, contas a pagar e contabilidade. A portaria está ou conta com: - instalada em local que impeça a passagem das mercadorias fora do seu alcance - meios de comunicação internos rápidos e eficientes, para fins de segurança (telefone, interfone, alarmes, etc.). A empresa é dotada de setor de recepção de mercadorias organizado, no sentido de promover o controle e conferência física das compras e possui sistemas de registros e controles adequados para tal (com modelos adequados de formulários em uso e n.º de vias e destinação, etc. ). As funções de recepção são segregadas de: -compras - almoxarifados - expedição São preparados relatórios ou boletins de recepção. Tais relatórios ou boletins: - são numerados tipograficamente e controlados quanto à emissão em seqüência numérica - são enviados aos setores de compras, recepção, almoxarifados, contas a pagar e contabilidade. Os relatórios ou boletins de recepção são controlados fora do setor emitente, quanto a : - utilização em seqüência numérica - conferência, inclusive contra relatórios da portaria É efetuado o cruzamento dos documentos da compra com os relatórios da portaria, no sentido de verificar que não falte nenhuma documentação de mercadorias recebidas no dia, a conferir e registrar. www.portaldecontabilidade.com.br
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É mantida no setor uma via da ordem de compra para registros e controles de ordens liquidadas e ordens a liquidar. Esses registros e controles incluem : - recepção por conta de ordens de compra - entregas efetuadas fora do estabelecimento - inutilização da referida via, para evitar reutilização. As mercadorias recebidas são efetivamente contadas na recepção e nos almoxarifados. Para tais casos: - existem evidências dessas conferências - existem normas para aceitação ou não, no caso de divergências entre as quantidades recebidas e solicitadas e/ou faturadas. Sobre o controle de qualidade das mercadorias recebidas: - é efetuado de forma rápida e precisa, evitando-se demoras não justificadas para liberação das mercadorias - é efetuada uma adequada segregação física das mercadorias, por ocasião do controle - existem evidências da execução do controle - existem normas para aceitação ou não, no caso de má qualidade, má especificação técnica, etc. d) INSTRUÇÕES PARA REALIZAÇÃO DE INVENTÁRIO FÍSICO
I
INTRODUÇÃO
A finalidade destas instruções é determinar os procedimentos básicos para a contagem de inventário. É necessária sua estrita observância a fim de assegurar um levantamento preciso.
II
RESPONSABILIDADES
A diretoria designará um encarregado de inventário, que será responsável pelos inventários físicos e um “controller” de inventário que, além das tarefas que lhe serão confiadas conforme abaixoque descrito, observará todo o levantamento do inventário e fará os testes de contagem física achar necessário. Independentemente das designações acima, os auditores apontarão seus representantes, que observarão os procedimentos do levantamento e farão testes das contagens.
III
PREPARAÇÃO PARA O INVENTÁRIO FÍSICO
III 1. CODIFICAÇÃO CODIFICAÇÃO DO MATERIAL Todos os materiais, exceto os itens lançados diretamente como despesa, devem ser codificados com bastante antecedência da data do levantamento do inventário. A codificação deve constituir-se somente de algarismos, levando-se em consideração a divisão dos materiais, de acordo com os registros contábeis.
III 2. DISPOSIÇÃO DOS ITENS NA FÁBRICA www.portaldecontabilidade.com.br
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O trabalho de tomada de inventário pode ser grandemente facilitado se os estoques e os produtos em processo forem ordenados antes do início da contagem. Sempre que um artigo for estocado em dois ou três lugares diferentes, tal situação deve ser aclarada antes do início da contagem.
III 3. DIVISÃO DA FÁBRICA EM ÁREAS O encarregado do inventário deve estudar cuidadosamente a fábrica e elaborar um plano dividindo-a previamente em áreas, para a tomada de inventário. Sempre que possível, divisões físicas como paredes, edifícios independentes, balcões, etc., devem ser usados para dividir as áreas. Quando não existirem divisões físicas, as áreas devem ser selecionadas de acordo com alas ou prateleiras. Uma vez dividido em áreas todo o espaço da fábrica, tais áreas podem ser identificadas por letras (A, B, C etc), e as divisões, sempre que possível, marcadas no chão, a giz, com letra apropriada.
III 4. MATERIAL A SER DESTRUÍDO OU A SER DESCONSIDERADO Todo o material a ser destruído receberá esse tratamento sob a supervisão do encarregado do inventário, antes da data da tomada do inventário, a fim de não se correr o risco de o considerar. No caso de existir material que não deva ser contado na tomada de inventário, como por exemplo material pertencente a terceiros mas temporariamente sob a custódia da companhia, tal material deve ser colocado num lugar visível e devidamente identificado.
III 5. SUSPENSÃO DO MOVIMENTO DE MATERIAIS Em nenhuma circunstância poderá ser removido qualquer material do depósito, ou trazido para o depósito, bem como qualquer produto em processo ser transferido de uma seção para outra, durante a tomada de inventário. Somente as pessoas autorizadas pelo encarregado do inventário terão acesso à fábrica até que a tomada de inventário esteja completa.
III 6. DESIGNAÇÃO DESIGNAÇÃO DO PESSOAL Os funcionários disponíveis para a tomada de inventário devem ser divididos em equipes de duas pessoas para a primeira contagem e segunda contagem, sendo que para a segunda contagem, não poderá ser a mesma equipe que participou da primeira contagem do estoque a ser inventariado. Para cada grupo deve ser designada uma área ou áreas, e tal área ou áreas, colocada sob sua responsabilidade.
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Instruções específicas devem ser dadas antes da data da tomada de inventário, a fim de que não haja lugar a dúvidas quanto aos métodos, deveres ou a maneira pela qual o estoque deva ser contado. (Ver anexos 1 e 2)
III 7. APURAÇÃO DE SALDOS NAS FICHAS DE ESTOQUE As fichas de estoque deverão estar devidamente atualizadas, à data da tomada de inventário. Caso o controle de estoque seja manual, o encarregado de estoque aplicará o carimbo “Inventário” em todas as fichas, diagonalmente na coluna de data, três linhas abaixo da linha do último saldo.
III 8. VERIFICAÇÃO DOS ÚLTIMOS MOVIMENTOS DE ESTOQUE O encarregado e o “controller” do inventário devem anotar as últimas entradas e últimas saídas de cada item, até ao fim do dia anterior à data da contagem. Devem também, verificar que estes movimentos tenham sido lançados nas fichas de estoque.
III 9. FICHAS DE INVENTÁRIO Serão preparadas fichas de inventário (ver anexo 1). A quantidade a ser impressa será determinada pela experiência obtida dos inventários anteriores. Deve ser dada a máxima atenção a este assunto, para que estas fichas estejam prontas e totalmente entregues pela tipografia e com grande antecedência a data da tomada anual do inventário.
III 10. LISTAS DE INVENTÁRIO As listas de grupo de inventário físico devem ser elaboradas para receber as anotações bem antes da data da tomada de inventário. Logo que seja suspenso todo o movimento de materiais, o encarregado das fichas de estoque deve lançar os saldos das fichas de estoque nas listas de grupo de inventário físico.
IV MÉTODO DE CONTAGEM E LISTAGEM DO INVENTÁRIO FÍSICO Conforme antes descrito, será designada uma área definida a cada grupo. Estes procederão à contagem de todos os materiais em sua área, não omitindo item algum, os grupos devem ser alertados para não considerar os materiais fora de sua área, exceto nos casos em que houver instruções para a contagem de determinados materiais que adentrem áreas adjacentes. Previamente antes do início ou no dia anterior ao inventário, o encarregado e controller do inventário, deverão percorrer toda área dos estoques a serem inventariadas, afixando as respectivas fichas de inventário. Cada grupo contará e registrará as quantidades e outras informações necessárias na ficha de inventário (ver anexo 1) ou na lista de inventário. No que diz respeito aos itens código e descrição deve-se ter o máximo cuidado em registrar tal informação corretamente. www.portaldecontabilidade.com.br
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No item de unidades, indicar (peças, Kg, etc.). As pessoas encarregadas da contagem e verificação, deverão rubricar a respectiva ficha de contagem. Qualquer cálculo necessário à contagem do estoque, ser feitoSe no overso da ficha cada item, a fim de poder ser conferido mais tarde, sedeve necessário. mesmo item deestiver localizado em dois ou mais lugares separados, deve ser feita uma ficha separada para cada lote. Quando se tratar de produtos em processo, as fases já acabadas devem ser indicadas no verso da ficha de cada item. Após cada contagem (1ª ou 2ª), deve ser destacado o canhoto da contagem, e entregue ao CONTROLLER, que ficará responsável pelo confronto, entre primeira e segunda contagem, quando se determinará a necessidade ou não da terceira contagem. A liberação de grupos para a segunda contagem. Durante a contagem, o encarregado e o “controller” do inventário deverão circular pelas várias áreas, para verificar a contagem efetuada pelos grupos e confirmar, no ato, os resultados das contagens. É muito importante que este procedimento seja levado a efeito de uma maneira completa e que comece imediatamente após o início da contagem. Desta maneira qualquer grupo de contadores de estoque que esteja executando o serviço com deficiência, poderá ser corrigido antes de progredir muito com uma contagem errada. Caso determinado grupo esteja permanentemente sendo encontrado com cálculos errados, devem ser dadas instruções precisas imediatamente. Neste tipo de tomada de inventário é extremamente importante que a primeira contagem esteja correta. Vale salientar que os bons resultados dependerão grandemente da supervisão e estrito controle exercido pelas partes designadas para esse fim. Quando a contagem do inventário estiver completada e verificada, o encarregado e o “controller” do inventário inspecionarão toda a fábrica, a fim de se certificarem de que todo o estoque foi contado. Em nenhuma circunstância as fichas de inventário (parte superior) deverão ser recolhidas antes do “controller” do inventário, inspecionar a fábrica e dar sua aprovação ao trabalho feito, considerando-se que todos os materiais estão contados corretamente. Depois de proceder a esta inspeção, o encarregado do inventário ordenará um recolhimento sistemático da parte superior de todas as fichas de inventário. Ao destacar-se esta parte, a ficha deve ser verificada contra o material que representa, a fim de confirmar-se que o nome e as indicações certas do material foram indicados na ficha.
V
TRANSCRIÇÃO NAS LISTAGENS DE GRUPO
Imediatamente após ser completada a separação das fichas por grupos, devem ser preenchidas as listas do grupo do inventário físico mencionadas acima. www.portaldecontabilidade.com.br
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Esta parte do trabalho deve ser feita transcrevendo-se o resultado da contagem anotado na ficha de inventário, apurando-se então as diferenças encontradas.
VI
VERIFICAÇÃO DE DIFERENÇAS
Quando forem apuradas diferenças significativas, o encarregado de inventário deverá investigá-las imediatamente, da seguinte maneira: VI 1. RECONTAGEM Deve ser preenchida uma ficha de recontagem de estoque para cada item a ser investigado, mencionando-se o código, a descrição e todos os números originais da ficha de contagem e da respectiva área. A ficha de recontagem de estoque deve ser entregue a um grupo de contadores com instruções para que recontem todo o item. Quaisquer irregularidades devem ser acusadas imediatamente.
É importante que os contadores não saibam o saldo da ficha de estoque nem o resultado da primeira e Segunda contagem do item que lhes for designado. Se ainda assim não houver coincidência com nenhuma contagem anterior, devem ser feitas tantas contagens adicionais quantas forem necessárias para se chegar a uma coincidência de duas contagens, quaisquer que sejam. Quando for determinado o resultado realmente correto, pelo procedimento acima, o encarregado do inventário deverá modificar o resultado mencionado em sua cópia da listagem do grupo do inventário físico, passando um traço sobre a quantidade original e inserindo o resultado correto. A ficha de recontagem será aprovada e visada pelo encarregado e pelo “controller” do inventário. Quando todas as contagens tiverem sido verificadas, a listagem do grupo, já com as eventuais correções, deverá ser usada pelo encarregado das fichas de estoque como base para o lançamento dos totais do inventário nas fichas de estoque, após a palavra “Inventário”.
VII
RELATÓRIO E APROVAÇÃO FINAL
O encarregado do inventário providenciará um relatório mencionando todas as diferenças encontradas nas fichas de estoque e na tomada de inventário, em quantidades e volumes, bem como uma explicação da razão da diferença tão detalhada quanto possível. As fichas da contagem serão arquivadas no arquivo permanente da companhia.
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ANEXO 01 NOME DA EMPRESA. INVENTÁRIO FÍSICO LOCAL:
DATA:__/__/__ FICHA N.º 001
CÓDIGO : DESCRIÇÃO:
UNID.:
RESULTADO DA 3ª CONTAGEM:. RESPONSÁVEL: LOCAL: CÓDIGO : DESCRIÇÃO:
FICHA N.º 001 UNID.:
RESULTADO DA 2ª CONTAGEM: RESPONSÁVEL: LOCAL: CÓDIGO : DESCRIÇÃO:
FICHA N.º 001 UNID.:
RESULTADO DA 1ª CONTAGEM:. RESPONSÁVEL:
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3.2 INVESTIMENTOS Os títulos em carteira, representativos dos investimentos, são custodiados por pessoal independente do que lida com os registros e controles em local seguro e inacessível a terceiros. Registros subsidiários sobre os investimentos pessoal alheio ao da custódia, sendo conciliados mensalmente com os saldossão do mantidos razão, porpor funcionário da contabilidade, de forma evidenciada. A custódia e registros referidos incluem ações bonificadas, sem registro contábil. Contagens periódicas dos títulos em carteira são efetuadas por pessoal independente do que lida com os registros e custódia. Circularizações periódicas são efetuadas sobre as posições dos títulos em poder de terceiros, por pessoal independente do que lida com os registros e custódia. Os investimentos e baixas são autorizados pela direção, de forma evidenciada.
3.3 IMOBILIZADO A empresa deve ter um sistema de controle e registro individual dos bens do imobilizado. O sistema de controle deve prever : - estabelecimento de responsabilidade funcional sobre os bens locados às várias áreas da empresa - assinatura de termos de responsabilidade pelos bens locados - autorização prévia para a movimentação dos bens, interna e externamente - identificação dos bens mediante sistema de numeração ou codificação (chapas metálicas, impressão, etc.) O sistema de registro indica: - localização identificaçãoe emovimentação individualização dosdas benscaracterísticas dos bens - valores de custo ou aquisição, de depreciação e amortização, de correção monetária, de capitalização, residuais e de alienações e baixas - dados identificativos da documentação suporte - as taxas de depreciação ou amortização. Todos os bens da empresa devem trazer plaqueta de identificação. A qual deve obedecer a uma ordem numérica seqüencial, em que a duplicidade de registros não deve existir. A movimentação de bens entre os vários centros de custos da empresa deve ser disciplinada e formalizada a fim de manter o controle sobre a localização deles. As contas do razão são balanceadas periodicamente contra o sistema de registro referido, por pessoal da contabilidade. www.portaldecontabilidade.com.br
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A definição do que deve ser imobilizado deve seguir os preceitos legais, assim como os métodos de depreciação. Inventariar periodicamente os bens e o resultado confrontado com os registros individuais e com o razão contábil. O resultado do balanceamento confronto mencionados é: - relatado a pessoal responsável,e quanto às faltas constatadas; - origina ajustes nas posições contábil e subsidiária, com autorizações prévias para o caso das faltas verificadas. As aquisições ou acréscimos são efetuados: - mediante ordens de compra devidamente aprovadas; - mediante cotações de preços ou solicitação de orçamento; - mediante autorização prévia de pessoal competente para tal, devidamente evidenciada. Os custos das imobilizações em andamento por conta própria são: - registrados de forma suficientemente detalhada a permitir determinação adequada, acompanhamento e controle; - apurados e registrados adequadamente, computando-se na sua formação todos os gastos incorridos (materiais, mão-de-obra e gastos gerais); - controlados de forma tal que permita a imediata transferência às contas definitivas, quando de sua conclusão. Nas imobilizações em andamento por conta de terceiros, além dos pontos anteriores, a empresa acompanha a sua execução, no sentido de verificar: - cotações de preços, orçamentos, ordens de compra, etc. - efetivo recebimento dos materiais e sua aplicação; - sobras de materiais, ao final dos trabalhos; - cronogramas físico-financeiro; - prestações de contas; - fundos disponíveis, em caixa ou bancos, mantidos à disposição dos executores dos trabalhos (contagens, conciliações, etc.). As aquisições são informadas imediatamente, para fins de inclusão em cobertura de seguros. Existe uma política definida para: - diferenciar despesas capitalizáveis das não capitalizáveis - definir montantes e itens que não devam ser imobilizados, inclusive para fins fiscais. Essa diferenciação e definição ficam evidenciadas na documentação suporte das despesas ou aquisições, por pessoal competente para tal. - são efetivadas mediante memorandos ou requisições aprovados pela direção - esses documentos indicam os motivos das baixas e identificam perfeitamente os bens - são documentadas por notas fiscais, nos casos aplicáveis - são informadas imediatamente para fins de exclusão em cobertura de seguros. Os bens não instalados, debitados em despesas ou desativados, incluindo ferramental, são: www.portaldecontabilidade.com.br
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- incluídos no sistema de controle e registro subsidiário; - custodiados adequadamente, mediante termo de responsabilidade; - entregues para uso mediante requisições. Registros adequados devem ser mantidos sobre ativos da empresa em poder de terceiros. Na realização do balanço estes ativos também devem ser objetos de contagem física e confirmação de sua existência. A venda ou baixa de qualquer ativo da empresa deve ser expressa e formalmente aprovada pela Diretoria ou Controladoria.
3.4 DIFERIDO Sobre as aplicações de recursos em pesquisas e desenvolvimento, reestruturação, modernização e ampliação, etc. existem: - sistema de autorização e prática de registros e acompanhamento por pessoal técnico - formação de processos documentais à parte, perfeitamente características das aplicações - laudos técnicos indicando : - taxas e prazos de início e término das amortizações respectivas; - desativação dos projetos, motivos e comunicação para baixas; - registros subsidiários das aplicações e seu acompanhamento, efetuados por pessoal técnico; - sistema de informações adequadas e em tempo hábil à contabilidade, para fins de registros. Os registros subsidiários identificam a natureza e a espécie das aplicações por tipos de projetos. O processo documental e o sistema de informações referidos anteriormente identificam, para fins de registros contábeis, os dados referidos acima. As contas do razão identificam adequadamente, no mínimo, as despesas diferidas por sua natureza e espécie. A contabilidade mantém controle sobre as despesas diferidas, no sentido de: - balanceamentos mensais subsidiários; identificação daquelas quecontra serãoregistros indedutíveis na formação do lucro real, quando computadas no resultado do exercício, via amortização.
3.5 CONTAS A PAGAR a) Fornecedores A contabilidade e o setor de contas a pagar estão adequadamente organizados, no sentido de manter as obrigações sob permanente controle e vigilância, quanto a (controles, formulários em uso, n.º de vias e destinação): - Posições e vencimentos dos títulos; - Registros adequados, suficientes e em tempo hábil; - Que evitem pagamentos indevidos, em atraso ou em duplicidade. Existe um sistema adequado para registro e controle das contas a pagar em geral, www.portaldecontabilidade.com.br
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especialmente quanto a (descrever como se processa): - Compras e despesas de menor valor, efetuados fora do alcance dos controles estabelecidos para as principais ou de maior vulto; - Conferências de preços, quantidades, entradas e consumo, autorizações, etc. Os registros e controles da contas a pagar são mantidos de forma inacessível ao pessoal ligado a: - Preparação e emissão de ordens de compra - Recepção, controle e registro de estoques - Pagamentos (caixa). O setor de contas a pagar efetua análises e resumos mensais adequados, indicando: - Composição dos saldos por títulos em aberto - Números dos títulos, valores e vencimentos - Faixas de vencimentos (vencidos e a vencer) - Portadores dos títulos (em carteira, em cobrança, caucionados, descontados, etc.). Estas análises e resumos são enviados à contabilidade, para conciliação mensal, sendo investigadas e corrigidas eventuais diferenças existentes, de forma evidenciada. A documentação da compra é conferida e aprovada para pagamento, quanto às (existem evidências e quem confere e aprova) : - Quantidade, preços, prazos de entrega e de vencimento, descontos, bonificações ou outras condições, contra a ordem de compra. - Somas e cálculos, inclusive de impostos e despesas acessórias incidentes - Relações ou boletins de recepção e destes com as relações da portaria. Quem efetua a referida conferência é independente de : - Preparação e emissão de ordens de compra - Recepção, controle e registro de estoques - Pagamentos (caixa) Existe uma política prevendo que, sempre que possível, as obrigações sejam pagas em datas que possibilitem aproveitar os descontos vantajosos por pagamentos antecipados. Quanto aos adiantamentos a fornecedores : - a documentação é conferida e aprovada para pagamento (existem evidências de quem confere e aprova) - são controlados quanto a prazos de liquidação, mesmo que previstos. São solicitadas confirmações periódicas direta de saldos por funcionário não responsável pelos controles das contas a pagar e pelos pagamentos. Quanto aos pedidos de confirmação mencionados : - são efetuados de maneira satisfatória a garantir um bom índice de respostas - são controlados no sentido de garantir a efetiva expedição - as divergências ou discordâncias manifestadas nas respostas são investigadas no sentido www.portaldecontabilidade.com.br
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de conciliação com as posições da contabilidade e de contas a pagar (indicar a data da última conciliação). São solicitados aos fornecedores exclusivos ou especiais, e às pessoas ligadas, extratos mensais de contas, para fins de conciliação, investigação e regularização de pendências, de forma evidenciada.
b) Outras Contas a Pagar A contabilidade mantém, sobre as demais contas a pagar: - revisão mensal, investigando-se contas com saldos antigos, sem movimentação ou devedores - conciliações mensais com registros mantidos em outros setores da empresa; - conciliações mensais com extratos de contas de empresas ligadas; - as referidas revisões e conciliações são evidenciadas e investigadas as diferenças eventualmente apuradas, para regularização. A contabilidade prepara análises demonstrativas mensais das posições das contas, indicando, por credor ou conta : - datas, históricos da natureza da operação, números dos documentos, saldos e valores que os compõem - prazos efetivos ou previstos para pagamento. Os encargos (juros, correção monetária, variação cambial, etc.) incidentes sobre as contas, por força legal ou contratual, são: - calculados e conferidos devidamente e mantidas as memórias de cálculos com evidência da conferência - reconhecidos contabilmente por regime de competência - controlados os juros, atualizações, capital amortizado através de planilhas;
Para suportar os lançamentos nestas contas a contabilidade exige: - documentação conveniente, devidamente preenchida e assinada pelo beneficiário - conferência e aprovação por pessoa responsável - documentação evidenciada quanto aos vencimentos, mesmo que previstos. Sobre as demais contas a pagar existe sistema de controle no sentido de: - revisão e aprovação por pessoal adequado - conferência contra documentação adequada e aprovada - evitar pagamentos indevidos, em atraso ou em duplicidade. São efetuados pedidos de confirmação direta de saldos e investigadas eventuais discordâncias manifestadas nas respostas (os trabalhos se desenvolvem de acordo com os procedimentos previstos para as contas de fornecedores). c) Patrimônio Líquido A empresa conta com departamento ou serviços organizados no sentido de promover e manter atualizados, de forma adequada e em tempo hábil, os processos, registros e informações provenientes das relações com acionistas, financiados de capital e órgãos controladores www.portaldecontabilidade.com.br
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oficiais (tipos e trabalhos executados, as formas de registros e controles e indique modelos de formulários e uso, n.º de vias e destinação, etc.). Existe assessoria interna ou externa para a execução dos trabalhos. O pessoal encarregado dos trabalhos é assessorado convenientemente, inclusive mediante instruções por escrito, quanto - prazos regulamentares para a:encaminhamento de processos para registros ou prestações de informações exigidas por órgãos oficiais controladores (CVM, BCB, BNH, Bolsa de Valores, Tribunais de Contas, Juntas Comerciais, Cartórios de Títulos e Documentos, etc.) - prazos regulamentares para registros nos livros exigid exigidos os pela lei das SA’s - retenções de IRF sobre dividendos, prêmios e resgates de partes beneficiárias, debêntures, etc. Disposições regulamentares sobre dividendos não reclamados (prazos de prescrição, depósitos bancários, etc.). Disposições regulamentares sobre as formas de cálculo e distribuição de ações proporcionais, frações, direito de preferência de subscrição, abstenção desse direito, prazos, etc. Disposições regulamentares sobre processos de emissão e registros de ações, debêntures, partes beneficiárias, etc. Outras normas regulamentares ou internas para funcionamento dos trabalhos, em tudo que se referir à relação da empresa com acionistas, financiadores de capital e órgãos controladores oficiais. Os documentos, livros, registros, cautelas, ações, debêntures, etc. existentes no departamento, inclusive custodiados ou “virgens”, são mantidos em arquivos e locais adequados que permitam : - confidencialidade, segurança e proteção contra perdas, extravios, fogo, etc. - inacessibilidade de terceiros, não autorizados A etc.empresa utiliza-se de processo mecânico para chancela, ações, certificados, debêntures, - a chave da máquina e as matrizes da assinaturas são mantidas em local seguro, pela pessoa que a opera - existem cópias das chaves em outros locais e com outras pessoas - as matrizes com assinaturas de pessoal que deixou a empresa são destruídas, na presença de testemunhas e com lavratura de termos respectivos. Os registros e informações da companhia nos órgãos controladores oficiais estão em ordem e em dia ( CVM, BCB, Tribunais de Contas, Bolsas de Valores, etc.) Com respeito aos livros ou registros exigidos pela Lei das SA’s, a empresa: - utiliza todos os eexigidos xigidos para o seu caso - mantém em ordem e atualizados Existem controles adequados sobre : www.portaldecontabilidade.com.br
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- cautelas, ações, certificados, debêntures, etc. . “Virgens” - autorização para emissão e assinaturas - emissão em seqüência numérica - cancelamento, substituição e transformação de ações, cautelas, certificados, etc., de um tipo para outro, ou de títulos, etc. São efetuadas inspeções periódicas, por pessoal alheio ao departamento ou aos serviços, com evidências em termos adequados. Quanto a dividendos: - os cupons pagos são cancelados, para evitar reutilização -são emitidos recibos específicos, em seqüência numérica. Os serviços de assessoria externa ou agentes especializados incluem (em caso negativo, avaliar se seria recomendável à empresa): - emissão e custódia de ações, certificados, debêntures, partes beneficiárias, etc. - emissão e registro de ações escriturais - processos de emissão e registro de debêntures, partes beneficiárias e outros, inclusive custódia de cautelas “virgens”, conversão, resgate, pagamento de prêmios, etc. - emissão, registros e liquidações de cupons de dividendos. Os saldos individuais do registro de ações nominativas são conciliados periodicamente com o saldo do razão, por pessoal independente daquele que lida com o registro, com evidências adequadas. Existe um controle adequado sobre ações emitidas sob a forma ao portador.
3. 6 Controles internos sobre pagamentos –Tesouraria Caixa Manter Boletim ou outros livros de caixa para suportar o registro das operações do caixa. Tais boletins ou outros livros de caixa devem conter : - vistos do caixa responsável - vistos de aprovação superior - evidências de conferências de somas e apuração dos saldos - composição dos valores constantes no caixa: vales, cheques, dinheiro ,etc. - numeração dos boletins Os pagamentos efetuados pelo caixa devem estar suportados por documentos hábeis. Os documentos devem conter: - visto do responsável que autorizou a realização do gasto - visto do responsável que autorizou o pagamento - carimbo de¨PAGO¨, com o objetivo de evitar futuras reapresentações do mesmo documento. Efetuar revisões internas das operações de caixa. www.portaldecontabilidade.com.br
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Efetuar contagem diária dos fundos por funcionários alheios ao caixa, com evidências adequadas, tais como termo de conferência de caixa, devendo ser assinados pelos funcionários que participaram da contagem. Efetuar contagem de surpresa dos fundos por funcionários alheios ao caixa, com evidências adequadas. As funções do Caixa devem ser limitadas às específicas de caixa. O funcionário não pode ter outra atividade na empresa. O acesso do caixa deve ser vedado aos registros contábeis e das contas de clientes. O caixa deve tirar férias regularmente, assim sendo outra pessoa o substitui. É um forte indício de fraude quando o Caixa não é substituído por outra pessoa, ou seja, é insubstituível. A custódia de cheques pré-datados e outros títulos a receber de valor devem ser de responsabilidade de funcionário alheio ao caixa. Caso a empresa possua máquinas autenticadoras, estas devem ser controladas por pessoal alheio à área de caixa, quanto a: - custódia das chaves de acionamento - autorização para abertura e fechamento - autorização para estornos, ajustes, etc. - utilização de bloqueadores, senhas, contadores, acumuladores, etc. Formular normas por escrito quanto ao funcionamento do caixa. Local adequado de instalação do caixa, quanto a: - funcionabilidade - proteção (guarda, trânsito de numerário interna e externamente e inacessibilidade de terceiros). Medidas de segurança quanto a roubo e fogo. Elaborar regulamento para os pagamentos efetuados por caixa.
Bancos Os sistemas de pagamentos evitam que os mesmos sejam consumados sem conferência e aprovações prévias e obedecidos os esquemas de autorizações e assinaturas de cheques. Tendo em vista, que já foram efetuados todos os procedimentos anteriores de controle interno: requisição da compras e aprovação da requisição de compras (necessidade), ordem de compra (cotações de preços) e autorização da compra, recepção da mercadoria e encaminhamento para o Contas a Pagar. Jamais o responsável pela tesouraria deve autorizar o pagamento (a autorização do pagamento deve ser feita por pessoa independente da tesouraria).
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O estoque de talões de cheques e os talões em uso devem ser controlados e inspecionados, de maneira evitar sua utilização indevida, bem como os talões devem ser mantidos em cofre, com acesso restrito. É proibida a assinatura de cheques em branco. É proibida a assinatura de cheques ao portador. Os cheques para reembolso ou suprimento são emitidos sob a forma nominal ao caixa. Os cheques devem ser cruzados antes de serem encaminhados para assinatura. Os cheques são emitidos com cópias e estas deverão: - conter as rubricas dos assinantes dos cheques - conter as destinações adequadas da finalidade da emissão dos cheques. Os cheques serão emitidos em seqüência numérica - rasgados nos espaços das assinaturas quando cancelados - conservados a fim de controle da seqüência numérica. A documentação suporte de pagamento deve ser controlada e: - apresentada junto aos cheques encaminhados para assinatura - revisada pelos assinantes dos cheques, com evidências dessa revisão - cancelada adequadamente para evitar reapresentação (apor carimbo ou inscrição equivalente que o documento já foi pago, para não ser novamente apresentado para cobrança). O cancelamento da documentação, antes referido, deve ser efetuado pelos próprios assinantes dos cheques ou na sua presença. Os cheques emitidos para pagamentos em geral, inclusive para depósitos, suprimentos de caixa, etc. deverão ser: - assinados por duas pessoas - assinados mediante sistema atribuído em função de valores (por um diretor, por um procurador; por um diretor e um procurador; por dois procuradores; por dois diretores). Os cheques devem ser entregues diretamente ao recebedor, sem intermediações de outras pessoas. Quando os cheques forem emitidos para o pagamento de várias contas, deve constar no seu verso e na cópia de cheque a especificação das mesmas. Quando a assinatura dos cheques é feita mecanicamente verifica se: - é recomendável à empresa tal processo - existem controles satisfatórios sobre as matrizes das assinaturas. Utilizar o fundo fixo de caixa na empresa, observando o seguinte: - os fundos devem ser mantidos em níveis aceitáveis ou razoáveis às necessidades da empresa; - os fundos estão sob a responsabilidade do caixa; www.portaldecontabilidade.com.br
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- fixar limite para pagamentos em dinheiro; - os adiantamentos, inclusive para despesas, serão previamente autorizados por funcionários responsáveis; - emitir e assinar adequadamente os recibos ou vales para posterior apresentação dos documentos de despesa; - Definir de prazos para liquidação ou prestação de contas e de adiantamento de viagens. É vedado ao caixa descontar cheques de funcionários ou terceiros a não ser mediante: - autorização previamente por pessoal responsável.
Não efetuar pagamentos em dinheiro, exceto caixa pequeno (fundo fixo) que é constituído para pagar pequenos valores. Segregação de funções: - preparação de cheques ( Tesouraria) - aprovação de despesas ( Diretor Operacional ou Responsável) - assinatura de cheques ( Diretor Financeiro + Procurador).
Todo pagamento deve ser precedido de análise adequada: - certificar-se de que a documentação suporte seja adequada e legal. - Confirmar o recebimento efetivo das mercadorias e serviços - Verificar se os preços e valores pagos estão corretos - Atentar para as vantagens ou não aproveitar descontos oferecidos - Classificação correta das contas de despesas.
O pagamento de quaisquer despesas, mesmo as decorrentes de instrumentos contratuais, deve ser precedido por análise adequada pelos departamentos responsáveis. O número de assinaturas e as pessoas autorizadas a assinar documentos devem constar em documentos legais (procurações, alterações contratuais). O desligamento de funcionários com tais poderes faz-se necessário cancelar as atribuições dos mesmos. Depois de pagos, todos os documentos devem ser inutilizados, a fim de evitar sua reapresentação. Os cheques, depois de assinados, não devem retornar às pessoas que os prepararam. Adequados controles devem existir sobre a cobrança e dedução referentes à devolução de mercadorias aos fornecedores. Procedimentos de checagem das pendências devem ser adotados. Aprovação para pagamentos de despesas deve obedecer a limites estabelecidos conforme diversos níveis hierárquicos. O departamento de contas a pagar deve estar ciente dos limites estabelecidos; e efetuar as checagens devidas. O processo de assinatura de borderôs de pagamentos deve ser o mesmo adotado para a assinatura de cheques. Não deve haver espaços em branco nos borderôs preenchidos. Estes devem também ser objetos de análise de quem os assina, e devem ser cancelados ( carimbo www.portaldecontabilidade.com.br
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de PAGO) no pagamento. Procedimentos devem ser adotados para certificar-se de que somente pagamentos aprovados são efetuados.
Outras considerações sobre Bancos Todas as contas bancárias ou procuradores estão devidamente: -- autorizados pela direção registradas no razão geral ou em razões auxiliares - abertas em nome da empresa. Os bancos são oficial e imediatamente informados quanto aos procuradores que deixam a empresa. Os extratos bancários recebidos são entregues diretamente ao responsável pelas conciliações bancárias. Os serviços de conciliações bancárias são : - efetuados mensalmente e mantidos de forma atualizada - elaborados por funcionário que não intervém na preparação, aprovação ou assinatura de cheques nem no manuseio do numerário - preparados em formulários adequados, indicando natureza, idade e datas de regularização das pendências . Evidências de que foram seguidos os seguintes procedimentos quanto à mecânica no preparo e acompanhamento das conciliações: - conferência dos saldos transportados dos extratos anteriores para os atuais? - somas dos extratos bancários e apuração de saldos, mesmo que numa base de testes - somas das conciliações bancárias - providências no sentido de eliminar as pendências o mais prontamente possível - comparação de datas dos registros nos extratos e na contabilidade - exame dos extratos quanto à possibilidade de eventuais rasuras ou emendas Toda conta bancária deve ser previamente autorizada pela Diretoria, e todas as contas devem ter sua finalidade justificada. Não deverão ser mantidas contas bancárias inativas. Os funcionários com alta responsabilidade sobre numerários devem estar afiançados e cobertos por seguro e também devem gozar suas férias anualmente, sendo suas funções exercidas por pessoal substituto. A responsabilidade de recebimento de depósitos de valores deve estar centralizada no menor número possível de pessoas, e as funções devem estar segregadas. Deve haver registros independentes da contabilidade na Tesouraria, sobre títulos e valores mantidos no departamento, e periodicamente deve haver um procedimento de contagem e conciliação com a contabilidade. Todo e qualquer empréstimo bancário deve se aprovado pela Diretoria. www.portaldecontabilidade.com.br
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Deve ser elaborada procuração que especifique detalhadamente quem são as pessoas com poderes de assinatura em nome da empresa, e quais seus limites. Somente assinaturas em conjunto devem ser usadas acima de certo limite, e sempre os dois níveis hierárquicos mais altos disponíveis no momento devem assinar. Cada pessoa autorizada deve ter uma cópia desta procuração. Adiantamentos a funcionários ou a terceiros devem ser feitos mediante um formulário apropriado em que as aprovações dos níveis gerenciais adequados fiques evidenciadas.
PARTE IV CONTROLES INTERNOS PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICIÊNCIAS RECOLACIONADOS COM AS RECEITAS E DO CONTAS A RECEBER 1. CONTROLES INERNOS RELACIONADOS AOS RECEBIMENTOS (PEDIDO ATÉ O RECEBIMENTO) Toda a venda deve ser efetuada mediante Pedido do Cliente. Os pedidos são administrados pelo Setor de Vendas. 1.1 PEDIDO O Pedido deve conter: - numeração seqüencial - data - nome completo do cliente, CNPJ, endereço, telefone, outros dados - quantidade e correta especificação da mercadoria ou produto - condições de pagamento - pessoa de contato do cliente - confirmação do pedido, via fax ou outra forma - transportadora, frete incluso ou a pagar - assinatura do emissor do pedido.
Antes de emitir o Pedido, deve haver consulta no Estoque, objetivando verificar a disponibilidade da mercadoria ou produto. Depois de emitido o Pedido, a mercadoria ou produto deve ficar reservado (não baixado) no estoque, para evitar que outros clientes adquiram a mercadoria e quando liberado o Pedido não tenha mercadoria em estoque. 1.2 ANÁLISE DO DEPARTAMENTO DE CRÉDITO E COBRANÇA O pedido segue para o Departamento de crédito e cobrança, o qual analisará: - se cadastro do cliente está em dia, sendo necessárias ou não consultas ao Serasa, SPC e outros mecanismos, bem como Balancetes - limite de crédito aprovado para o cliente - se os pagamentos de compras efetuadas anteriormente estão em dia
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condições especiais devem ficar evidenciadas documentalmente com aprovação prévia de nível superior
O departamento de Crédito e Cobrança deverá ter política de concessão de crédito. O pedido deverá conter a assinatura do Setor de Crédito e Cobrança. 1.3 FATURAMENTO Após aprovação do Setor de Crédito e Cobrança e devidamente assinado, o Pedido é encaminhado para o Setor de Faturamento, para emissão da nota fiscal. O número do Pedido deve constar na Nota Fiscal. Emissão da Nota Fiscal. Gera romaneio de carregamento Conferência da Nota Fiscal por pessoa independente do faturamento. Mediante a emissão da Nota Fiscal, o sistema alimenta o Setor de Contas a Receber, em que todas as faturas geram arquivo de cobrança. 1.4 EXPEDIÇÃO - Os produtos são selecionados conforme romaneio de carregamento. Após emitida a Nota Fiscal, vai para a expedição para o carregamento do produto: - Carrega as mercadorias conforme especificado na nota fiscal e pré-selecionadas conforme o romaneio de carregamento. - Carimba e assina a nota fiscal, contendo ainda a data e hora do carregamento - Expedição não tem acesso ao faturamento e vice-versa. - Emite relatório de carregamento, contendo: data, hora do carregamento, nota fiscal, transportadora, etc. 1.5 PORTARIA -
Verifica se a carga tem documentação. Por amostragem, inspeciona se itens carregados estão em conformidade com a nota fiscal. Emite relatório de saída de veículos, contendo: data, hora, nota fiscal, Transportadora, marca do veículo, placa, motorista, etc.
1.6 CONTAS A RECEBER -
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Confere de todas as notas fiscais foram integradas ao Sistema de Contas a Receber Confere se foram observadas as condições constantes no pedido Confere efetivamente se foram observadas as normas de aprovação, crédito, carregamento e faturamento da mercadoria Motivo da existência de Pedidos Pendentes de faturamento www.portaldecontabilidade.com.br
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Mediante política de cobrança da empresa, efetua gerenciamento da cobrança e Controle das duplicatas em atraso ou a receber. Uma espécie de controle de estoque de duplicatas. Confere o recebimento e se foram baixadas as duplicatas Confere as vendas à vistas, certificando-se que realmente entrou o dinheiro na empresa referente as vendas à vista ou recebimentos antecipados.
1.7 CONTABILIDADE - Conciliação da conta contábil de Duplicatas a Receber, com relatório de duplicatas a receber do Setor de Contas a Receber no que se refere a entradas e baixas, e saldo dos títulos a receber por clientes. Devendo apurar as diferenças existentes entre o relatório de contas a receber e os saldos contábeis. Divergências não esclarecidas ou contas contábeis não conciliadas podem esconder erros e fraudes. 1.8 AUDITORIA INTERNA E EXTERNA Verificação se os procedimentos estão sendo realizados como estipulados e sem a ocorrência de erros e fraudes.
2. OBJETIVOS A SEREM ALCANÇADOS COM OS CONTROLES INTERNOS DE RECEBIMENTO - Todos os pedidos devem ser imputados a um sistema de processamento. O qual não deverá aceitar um pedido se os campos necessários não forem preenchidos para assegurar que todos os pedidos dos clientes são registrados com as informações completas. - Unificar todos os pedidos de um determinado modelo e produto para aproveitar a economia de escala e reduzir custos, assegurar que todos os pedidos recebam classificação e controle adequado. - Revisar pedidos em aberto para assegurar que todos os pedidos recebam classificação e controle adequado para evitar o não cumprimento dos prazos de entrega, itens não atendidos. -amostragem Verificar osemitens atendidos antes ou para durante o carregamento, de contagem por cargas já embarcadas assegurar que todos testes os embarques estejam completos e corretos, evitando reclamações de clientes, custos extras de reprocessamento de pedido ou recebimento de devoluções. - Controle numérico dos documentos de expedição e proibição de saída de produtos sem a adequada documentação do sistema para evitar diferenças de inventário, assegurando que todos os faturamentos embarcados sem processados devidamente. - Cobrança de todos os documentos de embarque, assegurando que todos os itens atendidos são faturados, objetivando perda de receitas, perda de lucros e estoques incorretos. - Checar os documentos de expedição com as notas fiscais para faturar apenas produtos embarcados para o cliente, evitando, assim, faturamento incorreto e custo de correção de nota fiscal que é de 3 vezes maior do que a emissão original. www.portaldecontabilidade.com.br
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- Analisar manualmente se os preços estão de acordo com listas de preços e se os preços diferentes estão aprovados pelo responsável competente, assegurando-se que as notas fiscais contenham o preço correto, evitando o favorecimento inadequado de um cliente em relação a outros. - Uso de empresas de transportes pré-aprovadas para assegurar que os custos de expedição sejam minimizados, evitando-se custos de transportes maiores. - A empresa deve manter sistema automático de faturamento, o manual deve ser controlado numericamente e reconciliado pelo Contas a Receber, para assegurar que todas as notas fiscais são lançadas no contas a receber. - Manter registro de cheques a recebidos para assegurar que os recebimentos de caixa são processados e depositados, objetivando evitar desvio de recebimentos e crédito de clientes não lançados. - Manter itens devolvidos em área segura, emitir documentos de recebimentos de mercadorias, assegurando que todos os itens devolvidos são processados novamente para dar entrada nos estoques, evitando desvios ou perdas dos itens devolvidos, diferenças de estoques e créditos de devoluções não lançados ao cliente. - Documentar devoluções recebidas de clientes e reclamações de clientes, assegurando que os créditos são prontamente lançados na conta do cliente, evitando a perda do cliente e custo maior de busca posterior quando o cliente se queixar do crédito não recebido. - Resumo do Contas a Receber por recebimento, seguimento dos atrasados pelo departamento de cobrança, assegurar que todas as contas a receber são cobradas, evitando a falta de cobrança de valores devidos e aumento da necessidade de capital de giro.
3 - PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO DOS RECEBIMENTOS NOS DIVERSOS SETORES 3.1 Setor de Vendas Deve haver segregação adequada entre o processamento dos pedidos, faturamento, despacho, e o contas a receber. Deve haver evidência da aprovação de crédito do Departamento de Crédito e Cobrança pelos níveis adequados. O embarque das mercadorias não se deve subordinar à função de vendas, e sim à expedição. A emissão das notas fiscais/faturas não deve ser função do departamento de vendas, e sim do Departamento de Faturamento (Fiscal). Deve haver evidência de que todos os embarques sejam efetivamente faturados, e que haja conferência dos itens faturados.
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Condições e preços especiais devem ficar evidenciados documentalmente, com aprovação prévia adequada.
3.2 Setor de Faturamento Todo faturamento de produtos e serviços deve estar suportado pelo formulário Pedido de Faturamento, devidamente preenchido. Os Pedidos de faturamento deverão ser assinados pelos níveis adequados e previamente aprovados pelo Departamento de Crédito e de Cobrança. Os Pedidos de Faturamento de produtos que não sejam normalmente comercializados pela empresa, como venda de Ativos, devem trazer a aprovação da Controladoria ou Diretoria. O número seqüencial do Pedido de Faturamento deve constar na fatura e vice-versa, para referência. Os Pedidos de Faturamento devem evidenciar a construção dos preços finais das mercadorias e a concessão de quaisquer descontos coma a devida aprovação dos níveis adequados. Os preceitos legais devem ser estritamente obedecidos quando da emissão de Notas Fiscais e faturas, por pessoal treinado e com conhecimento técnico suficiente. As notas fiscais - faturas depois de emitidas devem ser conferidas por outra pessoa, e esta conferência evidenciada. Estrito controle seqüencial numérico deve ser exercido sobre os arquivos de notas fiscais – faturas emitidas, para cada série. Os estoques em branco de notas fiscais faturas devem ser protegidos de acesso não autorizado, e o seu uso deve obedecer estritamente à sua ordem seqüencial. Os canhotos destacáveis, comprovantes da efetiva entrega das mercadorias devem ser coletados e mantidos ordem numérica. De preferência, devem ser colados na cópia da referida nota fiscal, no em arquivo seqüencial. Deve haver sempre um limite mínimo de valor para se efetuar um faturamento, de acordo com as determinações da Diretoria. Exceções a esta regra devem ser tratadas com bom senso. Procedimentos adequados de corte devem ser seguidos no fechamento do mês, devendo as mercadorias faturadas até aquela data serem efetivamente expedidas e embarcadas. Deve haver suporte legal para o cancelamento de notas fiscais. Todas as vias das NFs canceladas devem estar em arquivo. No corpo de cada NF cancelada deve ser aposto carimbo que evidencie aprovação do cancelamento pelo nível gerencial, data e motivo. Para cancelamento fora do mês deve haver procedimentos legais quanto ao ressarcimento dos impostos.
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3.3 Setor de Expedição (despacho de mercadorias) A expedição deve ser suportada pela documentação adequada para efetuar embarque e despacho das mercadorias. Os funcionários da expedição não devem ter acesso aos estoques da empresa ou ter quaisquer atribuições de faturamento e emissão das notas fiscais. O embarque de mercadorias deve ser observado atentamente por funcionário da empresa, e checagem adequada deve existir, a fim de confirmar que toda mercadoria embarcada esteja suportada pela devida documentação fiscal. A consolidação de cargas, a fim de diminuir o custo dos fretes, deve ser considerada sempre que possível. A otimização da utilização do espaço dos caminhões deve sempre ser considerada no seu carregamento. O transporte dos produtos, quando o relacionamento com as empresas transportadoras é firme e cativo, deve ser objeto de instrumento contratual entre as partes, devendo ser efetuadas cotações periódicas pelo Departamento de Compras. Comprovantes do recebimento de mercadorias para transporte, por parte das empresas transportadoras, devem ser sempre obtidos na documentação apropriada (canhoto). Os fretes só devem ser pagos após a aprovação pelo Departamento usuário. Adequadas informações a respeito do veículo e a assinatura do condutor devem ser sempre coletadas nos Pedidos de Faturamento. O ambiente físico da área da expedição deve estar devidamente segregado das outras áreas.
3.4 Setor de Contas a Receber O setor de cobrança está organizado no sentido de efetuar a gestão das contas a receber e possui sistemas adequados de registros e controles. Manter no setor registros individuais das contas a receber, indicando número dos títulos, valores, vencimentos e saldos. São efetuados no setor análises e resumos mensais adequados das contas a receber, indicando: - composição dos saldos por títulos em aberto - n° dos títulos, valores e vencimentos - faixas de vencimentos (vencidos e a vencer) - portadores dos títulos (em carteira, em cobrança própria ou de terceiros, caucionados, descontados, etc.). As análises e resumos são examinados por funcionário responsável, tomando-se as providências necessárias à cobrança dos títulos vencidos.
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Estas análises e resumos são conciliados mensalmente com a posição da contabilidade por funcionário não responsável pela cobrança ou pelos fundos de caixa, sendo investigadas e corrigidas eventuais diferenças encontradas, de forma evidenciada. Os títulos e registros são mantidos no setor por pessoal alheio ao faturamento e movimento de fundos, e: -etc. em local adequado, inacessível aos não responsáveis e seguro contra fogo, perdas, extravios, - inspecionados fisicamente e de forma evidenciada, por pessoal alheio à cobrança sendo investigadas eventuais faltas. Os títulos entregues para cobrança são: - devidamente relacionados e carregados aos cobradores mediante protocolo ou recibo - inspecionados fisicamente junto aos portadores por pessoal alheio à cobrança - remetidos por carta registrada, com declaração de conteúdo e aviso de recepção pelo destinatário, quando for o caso. Os procuradores com poderes para assinatura e endossos das duplicatas são graduados.
funcionários
Se a assinatura e endosso dos títulos é feita mecanicamente. Conforme o caso avaliar-se: - são satisfatórios os controles exercidos sobre as matrizes das assinaturas - seria recomendável a adoção deste processo à empresa. O setor de cobrança controla os recebimentos de vendas à vista, condicionados a entrega dos produtos ou mercadorias. São enviados aos clientes, periodicamente, extratos de suas contas. Quanto aos extratos enviados, são tomadas providências no sentido de indicar como e por quem : - assegurar a efetiva remessa dos mesmos a todos os clientes - que não seja prejudicada a seqüência dos extratos remetidos - investigar eventuais discordâncias manifestadas pelos clientes. São solicitadas confirmações periódicas diretas de saldos por funcionário não pela cobrança ou pelos fundos de caixa, quanto a: - contas a receber de clientes - títulos em cobrança de terceiros, descontados, caucionados, etc.
responsável
Quanto aos pedidos de confirmação mencionados: - são efetuados de maneira satisfatória a garantir um bom índice de respostas - são controlados no sentido de garantir a efetiva expedição - as divergências ou discordâncias manifestadas nas respostas são investigadas no sentido de conciliação com as posições da contabilidade e da cobrança. Alguém independente dos setores de vendas, cobrança ou crédito investiga os limites de crédito cedido aos clientes. www.portaldecontabilidade.com.br
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Os limites de crédito aos clientes devem ser previamente aprovados e reavaliados periodicamente pela Diretoria Financeira. Excessos aos limites estipulados devem ser aprovados pelos níveis adequados. A concessão de créditos aos clientes deve ser criteriosa e coberta por garantias reais, de acordo com as determinações da Diretoria Financeira. O departamento deve constantemente atualizar as informações e dados relativos à situação econômico financeira dos clientes (consultas Serasa, SPC, balancetes contábeis atualizados, outros). As relações empresa – distribuidor – representante devem ser suportadas por instrumento contratual definindo responsabilidades, direitos e obrigações das partes. Prorrogações de vencimentos de títulos devem estar devidamente suportadas e suas aprovações evidenciadas pela gerência. A aprovação dos Pedidos de Faturamento deve ser criteriosa e adequada. As contas consideradas incobráveis são: - baixadas somente com autorização de pessoal responsável - mantidas sob permanente controle e sob gestão de cobrança visando sua recuperação. Os créditos concedidos aos clientes por devoluções, abatimentos, descontos, etc. são aprovados por funcionário responsável, alheio aos setores envolvidos com a venda. Os formulários utilizados como notas de crédito são: - visados pelo responsável quanto à aprovação do crédito - controlados quanto à seqüência numérica fora do setor emitente - indicativos quanto aos motivos do crédito - emitidos no setor de faturamento, com distribuição de vias aos setores de vendas, crédito, cobrança e contabilidade As notas decom créditos por relatórios devoluções - emitidas base em desão: recepção dos produtos ou mercadorias devolvidas - analisadas e aprovadas por setores técnicos quando o motivo alegado se refere à qualidade. A contabilização das devoluções é feita em contas específicas, retificadoras das vendas. Os saldos das contas sujeitas à atualização monetária por força legal ou contratual são : - calculados e conferidos adequadamente, mantendo-se as memórias de cálculos com evidência da conferência - atualizados pelo regime de competência, inclusive “pro rata”, quando for o caso. A baixa de títulos deve ser adequadamente suportada pelos avisos de cobrança bancários. O acesso ao sistema deve ser restrito a pessoas autorizadas, tão-somente.
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Os distribuidores devem ser instruídos a remeterem eventuais pagamentos em cheques diretamente à Tesouraria. O cancelamento de qualquer título deve ser extensivamente suportado, e aprovado pelos níveis gerenciais adequados. Deve haver uma conciliação mensal da posição do Contas a Receber com os registros contábeis.
3.5 Outras contas a receber A contabilidade mantém sobre as demais contas a receber: - revisão mensal, investigando-se contas com saldos antigos, sem movimentação ou credores - conciliações mensais com registros mantidos em outros setores da empresa - conciliações mensais com extratos de contas de empresas ligadas. As referidas revisões e conciliações são evidenciadas as diferenças eventualmente apuradas. A contabilidade prepara análises demonstrativas mensais das posições das contas, indicando, por devedor ou conta: - datas, históricos da natureza da operação, n.º de documentos, saldos e valores que os compõem - prazos efetivos ou previstos para liquidação. As análises contêm vistos de pessoa responsável quanto às providências no sentido de cobrança das contas vencidas. Os encargos de juros e correção monetária incidente sobre as contas, por força legal ou contratual, são: - calculados e conferidos devidamente e mantidas as memórias de cálculos com evidência da conferência - reconhecidos contabilmente por regime de competência. Para suportar os lançamentos nestas contas, inclusive nas de adiantamentos e empréstimos, a contabilidade exige: - documentação conveniente, adequadamente preenchida e assinada devidamente; - aprovação por pessoa responsável; - documentação evidenciada quanto aos prazos de liquidação, mesmo que previstos; - prestação de contas em relatórios apropriados e que evidenciem conferências e aprovações; - evidência da liquidação dos adiamentos e empréstimos anteriormente concedidos. São efetuados pedidos de confirmação direta de saldos e investigadas eventuais discordâncias manifestadas nas respostas.
3.6 Outros Direitos e Valores
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Os títulos e/ou documentos representativos de aplicações financeiras são custodiados por pessoal independente do que lida com os registros e controles e em local seguro, principalmente aqueles ao portador. Manter registros subsidiários sobre as aplicações mencionadas no item precedente, por pessoal alheio à custódia. Proceder conciliações periódicas dos registros, subsidiários mencionados no item anterior com as respectivas contas do razão. São procedidas inspeções físicas periódicas dos títulos e/ou documentos mencionados acima por pessoal alheio à sua guarda ou custódia. É feita circularização periódica sobre a posição dos títulos em poder de terceiros, por pessoal independente do que lida com os registros, guarda e/ou custódia. As aplicações e liquidações e/ou baixas são feitas somente mediante autorização de quem de direito.
3.7 Despesas do Exercício Seguinte Há um controle, para efeito de apropriação, dos valores registrados nesta rubrica. Esses controles indicam saldos contábeis, de modo a possibilitar confronto com as fichas do razão.
3.8 Recebimentos Os sistemas de recebimentos devem evitar que os funcionários que controlam contas a receber, vendas à vista, etc. tenham acesso aos recebimentos antes de sua entrega no caixa. A correspondência deve ser dirigida e aberta por pessoal alheio ao manuseio de numerário e contas a receber. Os cheques ou os valores recebidos por correspondência entregues ao caixa são devidamente relacionados e entregues mediante contra-recibo. Essas relações mencionadas acima deverão ser confrontadas com os registros dos recebimentos. Os recebimentos efetuados por cobradores, viajantes, vendedores e/ou outros funcionários da empresa são controlados quanto a: - entrega protocolada dos títulos a cobrar; - entrega protocolada dos talões de recibos; - inspeção física periódica dos títulos e recibos em seu poder; - conferência dos relatórios contendo o produto da cobrança; - estabelecimento de norma exigindo o imediato depósito do produto da cobrança nas contas bancárias da empresa. www.portaldecontabilidade.com.br
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As filiais, sucursais, agências, etc., que efetuam cobranças e vendas à vista, depositam seu produto imediata e integralmente nas contas bancárias da empresa. Os cheques recebidos são carimbados imediatamente com carimbo de depósito restritivo. O departamento de cobrança envia diretamente à contabilidade relações das duplicatas encaminhadas ao caixa para recebimentos. As relações de vendas à vista são encaminhados à contabilidade, por pessoal alheio ao caixa. A contabilidade, a partir do recebimento das relações referidas acima, confirma a inclusão dos valores nos movimentos de caixa. Recibos pré-numerados são utilizados para controle das importâncias recebidas: - pelo caixa - por cobradores, vendedores, etc. Os recibos especificam a natureza dos recebimentos e dados relativos aos cheques recebidos. Os estoques de talões de recibos e notas fiscais de vendas à vista devem ser controlados e inspecionados, visando impedir a sua utilização indevida . Os recebimentos são depositados diária e integralmente. A contabilidade certifica-se de que os recebimentos foram depositados diária e integralmente. Discriminar nos recibos de depósitos os dados identificados dos cheques recebidos. Os avisos bancários de cheques depositados e não aceitos pelos bancos devem ser encaminhados a pessoal alheio ao caixa. Tais avisos são contabilizados imediatamente. Controle e custódia dos recebimentos através de cheques pré-datados, inclusive quanto à sua cobrança oportuna. São emitidos recibos pelo recebimento de cheques pré-datados. Os títulos são quitados nos recebimentos com cheques pré-datados. São contabilizados os cheques pré-datados recebidos. Existe um adequado controle sobre os descontos concedidos para os recebimentos, inclusive quanto aos deduzidos diretamente nas remessas por correspondência, por cobradores, filiais, etc.
PARTE V www.portaldecontabilidade.com.br
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CONTROLES INTERNOS DA PRODUÇÃO PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICIÊNCIAS 1. SEQÜÊNCIA DE CONTROLES INTERNOS DA PRODUÇÃO 1.1 PROGRAMAÇÃO DE PRODUÇÃO
Programação de Produção Mensal ou para um determinado período: - a Diretoria de Produção, Diretoria Geral, D Diretoria iretoria de Vendas, através de índices confiáveis ( históricos, projeções, comportamento das vendas em períodos anteriores, pedidos especiais de clientes) determinam qual será a produção do mês. - através da Programação de Produção, O Setor de Produção informa, ao Estoque de Matérias-Primas , a quantidade de matéria-prima a ser consumida no mês ou no período. O Estoque de matérias-primas por sua vez, emite a requisição de compra das matériasprimas ao Setor de Compras.
1.2 ORDEM DE PRODUÇÃO A Ordem de Produção deve ser autorizada pela Administração da empresa ou se existindo a Programação Mensal de Produção, serve esta como autorização. Deve conter: - data - numeração seqüencial - quantidade a ser produzida e especificações do produto a ser produzido - autorização do Diretor de Produção, responsável pelo Setor, além da autorização citada acima - Relação das matérias-primas a serem consumidas, previsão de horas a serem utilizadas ( Mão-de-Obra Direta), entre outros - Apontamento de matérias-primas e horas gastas realmente gastas na produção.
1.3 REQUISIÇÕES DE MATERIAIS Aberta a ordemdevendo de produção, funcionários farão as requisições de matérias-primas ao Almoxarifado, constar oosseguinte na requisições: -
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data numeração seqüencial constar o número da Ordem de produção, pois o sistema vai baixar o custo para a respectiva Ordem de Produção dados e quantidades da matéria-prima requisitada autorização do responsável pelo Setor assinatura do funcionário requisitante
1.4 CONTROLE DE PERDAS Em cada produção, a empresa deve ter conhecimento do percentual de perda de matéria, acompanhando esse índice, buscando cada vez mais aprimorar a produção e desperdiçar menos material. www.portaldecontabilidade.com.br
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Através de estatísticas do Setor de Produção, procurar implementar vez por vez novos procedimentos que visem evitar desperdício. 1.5 ESTOQUES DE PRODUTOS ACABADOS Após a fabricação doparte produto é dado da ordem de produção no Estoque de Produtos Acabados, o qual faz do Setor deentrada Produção. As baixas são efetuadas mediante o faturamento. São aplicadas as mesmas regras de controle do almoxarifado e do Estoque de MatériasPrimas. 1.6 AUDITORIA INTERNA E EXTERNA Verificação se os procedimentos estão sendo realizados como estipulados e sem a ocorrência de erros e fraudes.
2. OBJETIVOS A SEREM ALCANÇADOS COM CONTROLES INTERNOS DA PRODUÇÃO - A quantidade e o tipo de produtos devem ser fabricados de acordo com a autorização da administração. Somente produtos com determinada quantidade pedida entra em produção mediante Ordem de produção e controle restritivo sobre as quantidades de produtos acabados para evitar a produção de produtos que não vendem, excesso de estoques, perdas e perecimento. - Controles de movimentação de ativos da empresa de forma que somente poderão ser retirados da empresa com autorização da administração. - Políticas bem definidas para identificar ajustes referentes diferenças de inventários e autorização da administração dos mesmos, para evitar valores que não expressem a real situação. - Sistema adequado de custos integrado à contabilidade par evitar riscos fiscais e erro na apuração dos custos.
3 - PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO DA PRODUÇÃO E DESPESAS 3.1 CUSTOS a) Compras A função de compras é definida como obtenção dos recursos necessários pelo melhor preço, na melhor quantidade, no tempo certo e no lugar certo, observando-se as exigências de qualidade. www.portaldecontabilidade.com.br
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Todas as compras da empresa, exceto as de pequenos itens pagos pelo fundo de caixa, devem ser efetuadas com a emissão de uma ordem de compras formal. Cada ordem de compra deve ser suportada por uma requisição de material devidamente aprovada por pessoas autorizadas. Exceções e esta regra devem ser expressamente aprovadas por escrito pela Diretoria. A autoridade de assinar uma ordem de compra deve estar formalizada e obedecer a limites de valor, conforme os níveis hierárquicos, e de acordo com as determinações da Diretoria. Uma ordem de compra não deve nunca ser emitida após o fato ter-se consumado, ou seja, após a compra já ter sido efetuada. No mínimo três cotações de diferentes fornecedores devem ser obedecidas, para compras em que os valores e quantidades envolvidas sejam substanciais. A coleta de novas cotações de preços de itens de compra contínua deve ser efetuada de acordo com a periodicidade estabelecida pela Diretoria da área. Os processos de seleção de cotações devem ser documentados e arquivados de maneira adequada para eventual revisão posterior pela administração e auditoria interna. Decisões de escolher outro fornecedor que não o mais competitivo devem ser suportadas e aprovadas devidamente. Os contatos com os fornecedores de materiais, tanto diretos como indiretos, devem ser feitos pelo pessoal de compras, e nunca diretamente pelos departamentos usuários. Adequado controle seqüencial deve ser exercido no arquivamento de Requisições e Ordem de Compra. Tais formulários devem ser pré-numerados e um controle apropriado exercido sobre os estoques em branco. Deve existir um sistema adequado que registre os recebimentos parciais nas ordens de compra em aberto, dando baixa e trazendo o saldo atualizado. Ajustes preçoníveis solicitados pelos Relatórios fornecedoresmensais devemdevem ser previamente aprovadosdepelos competentes. ser extraídosanalisados do sistemae mostrando as alterações de preço do período. A gerência de compras deverá certificar-se de que foram processados somente ajustes de preço devidos e previamente aprovados. Estes relatórios devem trazer evidência de revisão (visto do gerente), e devem ser arquivados. As diferenças entre as condições efetivamente negociadas com os fornecedores e as condições reais das compras devem ser devidamente analisadas pelos níveis apropriados, e ação corretiva cabível deve ser tomada. A gerência de compras deverá analisar as diferenças de preço, quantidade e condições de pagamento ocorridas no recebimento de mercadorias, mediante relatórios, obtidos do sistema. Tal análise deverá ser evidenciada pelo visto do gerente. www.portaldecontabilidade.com.br
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Antes de pagas, as contas de fretes sobre compras devem ser analisadas adequadamente pelo departamento, a fim de verificar sua exatidão em confronto com as condições contratadas. A inclusão ou exclusão de um fornecedor no arquivo de fornecedores autorizados deve efetuar-se por meio de um processo formal devidamente aprovado pela Gerência de Compras. Dentro compras,dasnopossibilidades, departamento. deve existir um rodízio dos compradores em suas várias áreas de Toda alteração de dados das ordens de compra deve ser formalmente aprovada pelos níveis hierárquicos adequados, antes de efetivada. A função de desenvolvimento de novos fornecedores deve questionar continuamente a possibilidade de fornecedores alternativos. Não devem ser permitidas compras de itens pessoais, para uso dos funcionários, pelos canais de compras da empresa. As vantagens ou não de centralizar a compra de certas matérias-primas para abastecimento das várias fábricas devem ser avaliadas formalmente. Fornecedores exclusivos só devem existir em conseqüência das exigências de qualidade, e devem estar suportados por estudo formal do Departamento de Engenharia de Produtos, e aprovado pelo nível gerencial. Devoluções de materiais, ou quaisquer alterações que implicam deduções de valores a favor da empresa devem ser devidamente informadas ao Departamento de Contas a Pagar Deve ser evitada a formação de estoques de materiais a serem devolvidos aos fornecedores, nas dependências das empresas de transportes. A compra de serviços deve ser suportada por coleta e análise de preços de vários fornecedores, sempre que aplicável. Quando não houver cotação de preços, a escolha de determinado fornecedor deve ser aprovada pelo nível gerencial. Os contratos de serviço devem ser analisados e aprovados previamente pelo Departamento Jurídico antes de efetivados. A função de compras indiretas deve ser suportada por uma relação das pessoas autorizadas a requisitar materiais.
b) Recebimento de Mercadorias As funções de recebimento de mercadorias devem fazer parte da organização responsável pelo controle da produção e materiais, e deverão estar separadas das funções de compras e contas a pagar. O pessoal do recebimento deve proceder à análise dos materiais e documentos, a fim de determinar se as condições deles estão de acordo com as ordens de compra www.portaldecontabilidade.com.br
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Ação corretiva adequada à função de compras e ao fornecedor deve ser tomada sobre divergências acusadas no recebimento, em tempo hábil. As inspeções de qualidade devem ser adequadas e criteriosas suficientemente para proteger os interesses na empresa. Os procedimentos sobre a manutenção do material, rejeitado na empresa, devem ser adequados a fim de preservar os direitos de ressarcimento pelo fornecedor. Quaisquer variações nos materiais recebidos devem ser evidenciadas. Parâmetros de aceitação de variações mínimas ( para cima e para baixo) devem ser definidos pelos níveis gerenciais. Cópias das Ordens de Compra emitidas pelo sistema devem ser enviadas ao Departamento de Contas a Pagar, e checagens devem ser efetuadas antes do seu pagamento, ou pro via de sistema, quando aplicável. O recebimento de todo e qualquer material deve ser centralizado, salvo exceções aprovadas pela Direção. Todo recebimento de material deve ter seu registro efetuado quando da passagem pela portaria. A área física da função de recebimento deve estar devidamente segregada das outras áreas.
c) Sistema de Custos Manter sistema de custos uniforme, consistente e padronizado na máxima extensão possível, com critérios emanados da matriz. Preencher os requisitos exigidos pelas leis nacionais, e pelos princípios de contabilidade geralmente aceitos. Fornecer dados consistentes na determinação dos valores do inventário, dos resultados da empresa, e para a elaboração de relatórios gerenciais. Fornecer dados consistentes e ágeis, para as áreas de marketing e vendas, para determinação dos preços dos produtos finais. Registrar e fornecer dados para um adequado controle dos custos, e para a tomada de decisões na otimização dos recursos existentes. O sistema de custos deve estar integrado com a contabilidade da empresa. O sistema deve oferecer aos órgãos governamentais dados consistentes para pleitear possíveis aumentos de preços. www.portaldecontabilidade.com.br
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Os métodos de avaliação de custos devem ser definidos pela Controladoria e seguirão as determinações da administração em conjunto com as normas da empresa, e em sintonia coma legislação local.
3.2 DESPESAS a) Despesas de viagens Adiantamentos a funcionários devem ser efetuados pro meio de um formulário apropriado que traga aprovação formal dos níveis gerenciais adequados. O acerto de despesas de viagens deve ser efetuado de imediato, até três dias após o término da viagem. A empresa deve evitar efetuar adiantamento de viagens sempre que possível, adotando o reembolso imediato das despesas apresentadas pelo funcionário, e incentivando o uso do cartão de crédito empresarial ou do próprio funcionário. O preenchimento dos Relatórios de Viagens e o processamento das despesas de viagens devem seguir os procedimentos emanados da Controladoria e aprovados pela Diretoria. Periodicamente, as posições de saldos e despesas de viagens dos funcionários devem ser reconciliadas e, anualmente, confirmadas por eles, formalmente. É política da empresa padronizar os hotéis a serem usados pelos funcionários em viagens. A fim de manter acordos com as redes hoteleiras e extrair daí os descontos possíveis. A emissão de Cartão de Crédito da empresa para um funcionário deve ser preenchia por autorização expressa e formal da Controladoria e da Diretoria. Deve existir um controle centralizado sobre a utilização de cartões de crédito da empresa sob responsabilidade do Controller. Os cartõesmesmo de crédito nome daposterior. empresa não deverão ser usados para pagamento de contas pessoais, com em reembolso As posições individuais dos funcionários, usuários de cartões de crédito da empresa, devem ser reconciliadas periodicamente. O uso de cartões de crédito da empresa deve ser suportado formalmente por recibos adequados e originais. A baixa da conta do funcionário só deve ocorrer mediante a apresentação da documentação e relatório de despesas. Quando do desligamento de um funcionário usuário de cartão de crédito da empresa, deve ser exercido controle sobre seu cancelamento prévio.
b) Despesas de Marketing
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O departamento de Marketing deve elaborar um planejamento estratégico de marketing em curto e em longo prazo. As relações da empresa com as agências de publicidade e propaganda devem ser definidas em instrumento contratual. Para os serviços prestados pelas agências de publicidade, cotações de preço devem periodicamente ser obtidas, respeitadas as exigências de qualidade e considerações da Diretoria. A distribuição de brindes deve ser controlada adequadamente e, quando se tratar de itens valioso, registros de controle devem ser mantidos. A gerência deve certificar-se da existência de controles físicos adequados sobre os seus estoques. Deve existir uma interação adequada com a função de programação da produção, no sentido de otimizar a comunicação das necessidades e alterações de mercado, no tempo adequado. A existência de estoques de produtos na área de Marketing deve ser evitada. As contas referentes a serviços prestados pelas agências de publicidade devem ser analisadas adequadamente antes de seu pagamento, assim como todas as despesas de serviços. Os programas e promoções de venda de produtos devem ser submetidos e aprovados previamente pela Diretoria de Marketing. Os vínculos de concessões de representação aos distribuidores devem ser definidos em instrumento contratual antes do início das operações. As novas concessões devem ser precedidas por análises formais e aprovadas pela Diretoria. As condições e o tratamento oferecidos aos distribuidores devem ser eqüitativos, obedecendo às políticas emanadas pela Diretoria.
c) Controle orçamentário É de responsabilidade da gerência de cada departamento certificar-se de que os lançamentos de despesas ao seu Departamento são realmente de sua competência. A análise efetuada deve ser evidenciada de forma apropriada. Os pedidos de lançamentos de reclassificação de despesas pelos departamentos devem ser emitidos por escrito e aprovados no mínimo pelo nível de supervisão. A análise do excesso de despesas em comparação ao orçado deve ter efetuada e investigada sua causa, para ações corretivas cabíveis e obtenção de base de informações. É de responsabilidade das gerências departamentais a análise das possibilidades de redução de custos dentro de seus departamentos. As contas telefônicas devem ser analisadas pelos departamentos usuários. O uso dos telefones e internet deve ser restrito aos assuntos de interesse da empresa, e controlado efetivamente. www.portaldecontabilidade.com.br
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PARTE VI OUTROS PROCEDIMENTOS GERAIS DE CONTROLE 1. Contabilidade Controles internos devem atingir os seguintes objetivos: Que as transações contábeis sejam executadas de acordo com as autorizações da administração. Que as transações sejam registradas necessariamente a fim de: - permitir o preparo e elaboração dos relatórios contábeis de acordo com os princípios contábeis ou outros critérios aplicáveis a estes relatórios, e - manter controle sobre os ativos da empresa. Que o acesso aos ativos da empresa seja permitido somente de acordo com a aprovação e autorização da administração da empresa. Que os registros contábeis dos ativos da empresa sejam periodicamente comparados com sua existência física e que sejam efetuados os ajustes necessários, a respeito das diferenças. As operações do departamento de Contabilidade devem estar suportadas por um Manual de Procedimentos Contábeis em que sejam especificados o uso adequado das contas e o registro das transações. Plano de contas completo e atualizado deve ser mantido de acordo com os princípios de contabilidade. Uma Descrição dos itens a serem lançados nas contas deve existir, a fim de promover a consistência dos registros. O nome das contas deve expressar ao máximo e claramente a sua natureza. O software de sistema integrado adotado pela empresa deve, primeiro, preencher todos os requisitos dos princípios de contabilidade e de legislação locais,dapar após, mediante ajustes, também preencher os requisitos dos princípios contabilidade empresa. Dentro dos departamentos de Contabilidade e Tesouraria, a segregação das funções de registro, lançamentos e reconciliação das transações, e a custódia das propriedades da empresa é fundamental à salvaguarda dos ativos. O acesso aos livros e registros contábeis deve ser limitado às pessoas cujas responsabilidades assim o requeiram. As decisões sobre cobertura de seguros devem ser de responsabilidade dos níveis gerenciais adequados, de acordo com as políticas da empresa. Os lançamentos contábeis devem ser padronizados no tocante ao seu conteúdo e identificação. Eles devem ser explícitos e suportados por dados prontamente identificáveis. Todos os www.portaldecontabilidade.com.br
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lançamentos contábeis devem ser revisados e aprovados de acordo com os níveis de responsabilidade pré-estabelecidos, obedecendo a uma adequada separação das funções. Os relatórios financeiros emitidos periodicamente devem ser suficientemente informativos e detalhados, a fim de trazer à luz flutuações anormais nas áreas importantes da empresa. A comparação dos resultados periódicos aos dados previamente orçados deve ser efetuada pelos próprios departamentos. As contas com a matriz e com as coligadas devem ser reconciliadas mensalmente. Os lançamentos devem estar suportados por documentação original adequada. Deve haver evidência do processamento em todos os documentos ( ex. carimbo LANÇADO). A Gerência de Contabilidade deverá dispor de uma listagem a fim de controlar o processamento de lançamentos contábeis-chave a serem efetuados mensalmente. O formulário de resumo dos lançamentos deve trazer adequadamente as aprovações e vistos necessários quando do processamento. Deve existir evidência sobre a análise e conciliação mensal das contas. A numeração automática de lançamentos contábeis efetuada pelo sistema deve ser objeto de controles adequados a fim de prevenir a sua duplicidade. Os livros fiscais devem ser periodicamente reconciliados com os registros contábeis, e os ajustes devem ser efetuados dentro do período em questão.
2. Reconciliações Bancárias Todas as contas bancárias da empresa devem ser controladas pro meio do razão geral e devem ser conciliadas mensalmente. A conciliação consiste em identificar os itens não correspondidos pela empresa ou pelo banco, dentro de um mesmo período, por detalhada comparação entre os registros da empresa e os extratos bancários. Um resumo dos itens pendentes deve ser emitido, e ação corretiva deve ser tomada sobre itens continuamente pendentes. Os extratos bancários devem ser encaminhados diretamente às pessoas encarregadas das reconciliações, sem intermediários. As reconciliações de contas bancárias devem ser efetuadas por pessoas independentes das demais funções. As funções de reconciliação devem ser devidamente supervisionadas. No procedimento de reconciliações das contas, a seqüência numérica dos cheques deve ser controlada, devendo ser registrados os números faltantes para posterior seguimento.
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Os demonstrativos das reconciliações juntamente com os extratos bancários devem ser arquivados adequadamente, em ordem cronológica.
3. Segurança O acesso físico às instalações da empresa deve ser permitido somente a funcionários ou pessoal autorizado. As propriedades da empresa devem ser adequadamente protegidas por um sistema de alarme, ronda e iluminação durante a noite. Um sistema adequado de detecção de incêndio deve ser mantido e periodicamente testado. A movimentação de pessoas e veículos deve sempre ser registrada na portaria. As cargas dos veículos devem ser examinadas quanto ao seu conteúdo, em comparação com os documentos. Fora do horário e expediente o acesso ás instalações da empresa deve ser restrito. O relacionamento da empresa com outras empresas de segurança deve ser definido por contrato. Os preceitos e critérios de segurança emanados pela CIPA devem ser seguidos. Deve existir um procedimento a ser seguido em caso de ameaça de colocação de bombas ou explosivos. Os guardas deverão dispor de instruções por escrito para o cumprimento de suas rotinas. Ensaios de evacuação das instalações devem ser efetuados periodicamente, sem prévio aviso.
4. Seguros Sempre que possível, a cobertura de seguros sobre quaisquer bens ou operações do grupo deve ser colocada por intermédio de corretora previamente selecionada e autorizada. Todas as transações de importação e exportação deverão também estar cobertas por seguro adequado. Os créditos de exportação deverão também ter cobertura de seguro. A necessidade de cobertura sobre risco político ou comercial deverá se avaliada conforme as características do importador. A cobertura de seguro sobre os ativos e inventários da empresa deverá ser determinada de acordo com a Diretoria Financeira. A necessidade de cobertura de seguro contra sinistros deverá ser analisada, de acordo com o grau de risco de cada material.
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A necessidade de cobertura sobre riscos de tumulto, guerra e greve deverá ser definida e periodicamente avaliada pela direção da empresa. A cobertura sobre riscos de produtos fabricados pela empresa (responsabilidade civil do produto) deverá estar em concordância com as políticas adotadas pela matriz, e com normas locais. Qualquer saída de materiais da empresa deverá estar devidamente coberta por seguro de transporte. A cobertura de seguro de vida em grupo será definida pela Diretoria, e de acordo com as políticas da Matriz. É política da empresa propiciar a seus funcionários a intermediação da cobertura de seguros de interesses pessoais, cujo custo é descontado em folha. Estas operações deverão ser objeto de um processo de aprovação formal do funcionário, quando da sua opção de compra e renovação. A Diretoria avaliará a necessidade de cobertura sobre os seguintes itens: - responsabilidade do produto - seguro fidelidade - roubo e valores em trânsito - roubo de materiais especiais - lucros cessantes - acidentes pessoais em viagens a serviço da empresa - veículos e outros - responsabilidade civil A contratação dos seguros deve ser formalizada antes da ocorrência dos riscos a serem cobertos.
5. Serviços Administrativos O uso de selagem automática de correspondência deve limitar-se ao que é de interesse da empresa. Deve haver controle sobre os cartuchos vazios de impressoras. Estes devem ser devolvidos em troca dos cartuchos novos. A empresa deve controlar e negociar os cartuchos vazios quando da compra, obtendo descontos em nota. As despesas incorridas pelos vários departamentos usuários deverão ser rateadas conforme o seu efetivo uso. A contratação de serviços de telecomunicações e outros devem ser regidas por instrumento contratual sempre que aplicável. Controle adequado sobre multas incorridas pelos usuários de veículos da empresa deve ser exercido, a fim de que elas sejam pagas pelos funcionários, e nunca pela empresa. www.portaldecontabilidade.com.br
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Um adequado sistema de arquivo morto deve existir, devidamente protegido contra deterioração. O acesso ao arquivo morto da empresa deve ser restrito e controlado. A movimentação de arquivos deve ser objeto de controle protocolado de entrega e devolução. Os detalhes das contas telefônicas devem ser fornecidos aos usuários a fim de que estes as analisem e aprovem. O acesso físico à área do departamento deve ser restrito. O relacionamento com as agências de viagens deve ser objeto de contrato. Extratos das transações devem ser obtidos nas agências e reconciliações com os registros contábeis da empresa.
6. Sistemas São as seguintes as responsabilidades de sistemas, sob o ponto de vista de controles internos: Adotar padrões para assegurar que a segurança de sistemas seja eficiente, acompanhando as mudanças tecnológicas, organizacionais e de pessoal. Adotar padrões de auditoria (trilhas) das transações, e monitorar as tentativas negadas de acesso aos sistemas, principalmente sobre informações confidenciais. Criar um ambiente onde cada pessoa se torne responsável pelo bom uso das informações e dos recursos de processamento de dados da empresa. Estabelecer um sistema de autorização de acesso aos sistemas por classes de funções, a fim de assegurar que as informações sejam manuseadas e interpretadas por pessoal qualificado somente. Adotar métodos e controles que descentralizem a gestão de segurança e promovam o acesso às informações pelos usuários. Estabelecer métodos e procedimentos de segurança que garantam a continuidade das operações e negócios da empresa, protegendo recursos e informações críticas, mediante um sistema adequado de backups, e um plano de recuperação de dados. Estabelecer um sistema de restrição de acesso às informações e recursos de informática ao pessoal autorizado somente. Adotar procedimentos por escrito, por meio de um manual de segurança de sistemas.
PARTE VII CONTROLES E SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO O sistema de controle interno deve atender a pelo menos quatro grandes objetivos: www.portaldecontabilidade.com.br
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a)Assegurar que as transações estejam sendo adequadamente registradas de modo a: a)permitir a elaboração de demonstrações financeiras segundo os princípios contábeis geralmente aceitos e outros critérios aplicáveis e b) manter a responsabilidade pelos bens. b) Assegurar que o acesso aos bens e informações, e que a utilização destes ocorra com a autorização da administração. c) Garantir que as transações sejam feitas com autorização formal da administração. d) Possibilitar, com freqüência razoável, o confronto entre os registros contábeis-financeiros e os respectivos bens, direitos e obrigações. Transação: é o intercâmbio de ativos e serviços dentro da empresa ou entre esta e o mercado com o qual interage. Para que o sistema de controle interno seja adequado, ele deve contribuir para que o fluxo de transações ocorra de modo seguro, formal e autorizado, obedecendo o seguinte: - autorização para que se faça a transação; - sua ocorrência de fato; - o registro dessa ocorrência; - o controle do processo e a avaliação dos efeitos que essa ocorrência tenha causado ou possa vir a provocar à empresa.
CONTROLES INTERNOS RELACIONADOS COM A SEGURANÇA DE SISTEMAS 1. Controles Gerais – Controles organizacionais As normas internacionais, reguladoras das atividades de auditoria de sistemas, incluem no grupo de controles organizacionais os seguintes tópicos básicos: a) a subordinação orgânica e funcional da área;
Criação de um Comitê Coordenador de Sistemas, composto pelos gerentes das principais áreas da empresa, para gerenciar os recursos e direcionar as áreas de atuação, com as seguintes competências: - aprovar as prioridades de atendimento; - aprovar os planos desenvolvidos pela área de informática, de modo a atender às prioridades definidas; - dotar a área dos recursos aprovados; - controlar o desenvolvimento dos trabalhos; - avaliar os resultados alcançados.
b) sua estrutura organizacional, englobando a divisão de responsabilidades, a delegação de autoridade e de atribuições e a segregação de tarefas;
A segregação de tarefas é um ponto básico de controle interno: - Quem realiza uma transação não pode ter autoridade para aprová-la; - Quem desenvolve e implanta um sistema não pode ser responsável, posteriormente, pela sua manutenção. Com isso essa pessoa manteria domínio sobre o sistema, tendo as maiores facilidades do mundo para incorporar operações fraudulentas ou danosas.
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Havendo uma equipe de manutenção, este trabalho deveria ser realizado em rodízio, de modo que uma mesma pessoa não efetuasse duas manutenções seguidas num mesmo sistema ou programa. A razão é a mesma anterior. Quem mantém um dado sistema não deveria ter acesso físico às áreas operacionais. Quem faz parte da equipe de operação não deveria ter acesso à documentação do sistema em nível de sistema ou de programa, mas apenas à documentação operacional, mínima
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necessária para que operasse adequadamente o sistema. c) a adequação, em termos de quantidade e capacitação, do pessoal envolvido nessas atividades, ante as necessidades atuais da empresa e, sempre que possível, direcionadas ao atendimento das necessidades decorrentes do planejamento estratégico das atividades.
A quantidade de profissionais da área deve ser adequada em função de suas reais necessidades imediatas, consubstanciadas em seu planejamento operacional e com um aconselhável grau de reserva de pessoal em formação, de modo a atender às necessidades de médio prazo. O fato é que quantidade maior ou menor de pessoas ocasiona problemas. Se pequena, sobrecarrega e torna as pessoas “imprescindíveis”. Se alta, aumenta desnecessariamente o custo operacional da empresa. d) as práticas administrativas aplicadas às pessoas, as quais, se não forem as mais adequadas, poderão causar aumento dos índices de rotatividade e, com isso, colocar em risco a segurança das operações da empresa. Entre essas práticas temos as sistemáticas de contratação, capacitação, remuneração e avaliação do pessoal. A alta rotatividade (“turnover”) de técnicos em informática põe em sério risco a segurança dos dados da empresa, podendo chegar a afetar a continuidade de suas operações. Uma prática saudável é proceder o recrutamento e seleção de internos, onde o setor de Pessoal comunica a outros setores da empresa a existência de vagas no setor. A motivação do pessoal é importante, não basta ter pessoas adequadamente capacitadas e se elas não se entenderem, não estiverem motivadas ou até mesmo revoltadas com a empresa. Aspectos relacionados à motivação do pessoal, à melhoria do clima tais como ambiente de trabalho, desafios profissionais, o reconhecimento, a avaliação, chances de crescimento e aprimoramentos técnicos e desenvolvimento pessoal são muitas vezes assumem importância maior do que o salário. A contratação de um funcionário deve ser criteriosa atendendo todos os requisitos para a função, não devendo ser contratados funcionários meramente porque é conhecido do fulano ou é simpático. Quanto à demissão, se alguém pedir demissão na área de informática, por mais que seja necessário o trabalho que execute, deverá ser aceito de imediato, negociar ou manter a pessoa poderá trazer grandes danos à empresa, pois o funcionário não está mais interessado em permanecer na empresa, pode trazer desinteresse aos demais companheiros de trabalho, sabotagem, etc. Pessoas desligadas ou demitidas devem sair de imediato da empresa, não podendo Ter acesso na área de informática da empresa, pelos mesmos motivos acima. www.portaldecontabilidade.com.br
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2. Planejamento, desenvolvimento, utilização e manutenção de sistemas As normas de auditoria dividem esses controles em três conjuntos: a) Planejamento, coordenação e controle das atividades
Para o planejamento deve estar claro o que se quer, quanto tempo e o custo (objetivos claros, viáveis e quantificados). As empresas podem adotar o seguinte material organizacional: - plano diretor ou planejamento estratégico (preparado mediante interação com todas as áreas da empresa, cada uma indicando objetivos de crescimento e necessidades básicas que deverão ser atingidas a longo prazo – 03 a 05 anos); - plano operacional ( detalhar o que deve ser realizado, as pessoas responsáveis pela realização e os prazos previstos); - cronograma e atividades ( cada atividade existente no plano organizacional tenha um cronograma específico, indicando etapas ou fases e responsável por cada uma); - relatórios de posicionamento ( cada responsável, cada líder de projeto prepare relatório das atividades do mês, problemas que enfrentou, soluções e resultados alcançados.
b) Desenvolvimento e manutenção de sistemas
Os trabalhos de desenvolvimento sistemas os de aquisição de soluções deveme ocorrer mediante a montagem de de uma equipe ou composta por especialistas em prontas organização informática e por representantes dos principais usuários. c) Aprovação de sistemas e programas
O analista deve aprovar, do ponto de vista técnico, os trabalhos executados pelos programadores e dos aplicativos adquiridos, bem como testar o correto funcionamento dos programas que compõem o aplicativo. É de responsabilidade das áreas usuárias a aprovação dos sistemas, quer desenvolvidos internamente quer comprados prontos, as quais devem aprovar todos os produtos, etapa por etapa e testes do sistema antes que seja implementado.
3. Controle de Padrões de documentação A documentação da área deve ser organizada em três níveis: a) Documentação organizacional
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organograma da área as descrições dos vários cargos e funções existentes no organograma; os planejamentos e controles de trabalho e de treinamento do pessoal.
b) Documentação de sistemas e programas
A documentação de cada sistema aplicativo deve ser estruturada por níveis de sistema de operação de cada programa e de operação. Nível de sistema pode ser encontrada a seguinte documentação: - objetivos dos sistema e sua área de aplicação - macrofluxograma do sistema
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descrição dos arquivos e tabelas utilizados relação dos programas que compõem o sistema e, para cada um, sinteticamente, seus objetivos e funções - origem e destino dos dados e das informações, com a periodicidade, sempre que ocorra. A partir da documentação de sistemas, detalha-se a documentação de programas e de usuários: - objetivo e síntese das funções realizadas pelo programa - diagrama de bloco, sintético ou detalhado, indicando a lógica de processamento - arquivos e tabelas utilizados - a última versão da listagem de compilação ( o programa escrito na linguagem oficial da empresa, vertido para o computador) - registro das manutenções efetuadas.
c) Documentação operacional
A documentação operacional, em nível de operação, deve permitir: - operar o sistema - proceder à geração e aprovação das transações - efetuar suas entradas no sistema
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proporcionar produção, de cada aplicações centralizadas, podendo-se até chegar à indicação dosupor uso àque se devaquando fazer em relatório, listagem ou tela produzida pelo sistema.
A área de informática deverá manter documentação, na forma de registros, controles e relatórios, entre outras, sobre as seguintes informações técnicas: -
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capacidades nominais e estatísticas de utilização dos equipamentos; estatísticas de utilização dos recursos de processamento, de armazenagem de dados e de comunicação, indicativos do grau em que hoje estejam sendo empregados ( base para se avaliar e determinar as necessidades futuras de expansões); histórico de problemas apresentados pelos equipamentos, softwares e aplicativos, providências adotadas ou solicitadas e a situação atual; controle sobre os arquivos magnéticos mantidos na fitoteca, inclusive no tocante à política
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de backup; custos incorridos com equipamentos, tecnologia e pessoal.
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4. Controles Operacionais a) Geração, aprovação e conversão de dados -
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Objetivos da aplicação do sistema; Áreas de aplicação, atingidas, envolvidas pelo sistema; Modelos das informações a serem manipuladas e introduzidas no sistema; Indicação de campos imprescindíveis e seus conteúdos normais (ex.: campo numérico deve apenas ter informações numéricas); Modelos das telas e outras documentações a serem processadas pelo sistema; Instruções gerais de segurança, tais como senhas, freqüência de atualização, níveis de aprovação, extração de cópias de arquivos de transações (para fins de backup) etc.; www.portaldecontabilidade.com.br
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Indicação de pessoas (técnicos da área de informática ou de fornecedores externos) que possam acessar em caso de problemas ou dificuldades de operação do sistema.
b) Validade de dados Objetivo do processo de validação: assegurar que as transações que entram para processamento e atualização dos arquivos desse sistema sejam as adequadas, sejam válidas. A validação é feita por filtros. Os filtros são constituídos por programas, chamados “programas de validação”. Estes irão testar, mediante a análise de códigos, cálculos, comparações, entre outras possibilidades, as seguintes: - se o documento é mesmo uma duplicata ( por exemplo). Assim, não entraria nesse sistema uma requisição de material ao almoxarifado que não pertence ao sistema; - se o documentos contém todos os dados necessários ( campos); - se o código do CNPJ, que individualiza cada empresa é válido. Para isso, o programa efetuará cálculos sobre os números desse CNPJ e obterá os dois dígitos de controle. Os apurados pelo computador serão comparados com os constantes na duplicata; - se o valor é adequado, mediante comparações de faixas. Exemplo, aceita valores entre
30,00 e 50.000,00. Não deve haver entrada de dados nos sistemas computacionais sem que tenham que passar por programas de consistência (filtros).
5. CONTROLES DE SEGURANÇA FÍSICA E DE DADOS DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO 1) Ameaças ao sistema de informação a) Ameaças físicas Ameaças ao Servidor – magnetismo, radiações, fogo/calor, poeira, umidade/vapores, vandalismo, roubo/furto, acesso indevido, impacto de escombros, gases corrosivos, fumaça, explosão, magnetismo. b) Ameaças sociais/ pessoais -
contatos com outras pessoas dentro e fora da empresa; engenharia social utilizando telefone, fax, email, etc. criar uma relação de confiança que permita obter informações que facilitem a obtenção de novas informações ( nomes, telefones, usernames, senhas número de modems, etc.)
c) Ameaças tecnológicas -
email, telefone e voicemail (intranet) conexões discadas via modems ( acesso remoto) internet, intranet e extranet outras conexões dedicadas de rede computadores portáteis ( laptop, palmtop, etc.) www.portaldecontabilidade.com.br
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d) Vírus -
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várias estatísticas apontam ataques de vírus como o maior problema de segurança enfrentado pelas empresas; a cada dia de 6 a 10 novos vírus são lançados no mercado; os desenvolvedores de vírus estão sempre na frente; as soluções não são apenas tecnológicas, pois envolve a conscientização dos usuários da rede. Define-se vírus como sendo um programa que pode infectar outros programas, modificando-os de maneira a permitir a inclusão de uma cópia sua. Com essa capacidade de infecção, um vírus pode se propagar em um sistema ou rede, utilizando as autorizações e privilégios dos seus usuários em proveito próprio – Frederick Cohen.
d1)Vírus de programas -
este tipo de vírus tem o poder de infectar arquivos com extensão .exe ou .com; quando um arquivo contaminado é executado, o código do vírus também e executado; pode ficar residente na memória executando suas instruções viróticas.
d2)Vírus de Boot - infecta o setor de boot ( inicialização) de qualquer disco seja flexível ou rígido. - Quando ativo no disco rígido, o vírus segue contaminando discos flexíveis usados no computador.
d3)Vírus de Macro - O que é uma marco? – seqüência de comandos e instruções que você agrupa como um único comando para executar uma tarefa automaticamente; - Principais características: - fácil desenvolvimento - fácil disseminação - altamente perigoso - Infecta documentos do word, planilhas do excel e apresentações do powerpoint.
e) Além dos vírus existem programas que constituem outras ameaças: -
Worm : programa que se duplica através da rede, sem necessariamente infectar outros arquivos, causado por arquivos anexados em emails.
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trap door: abre caminho em um programa, por onde pode-se ter acesso ao sistema sem passar pelos controles de acesso implementado.
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Hoax: simula assuntos diversos, os quais são divulgados pelo seu email, não infecta a rede, porém sobrecarrega servidor de email e banda da rede, tornando-os lentos.
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cavalo de tróia: um cavalo de tróia é um programa que executa uma tarefa útil. Ele sempre faz algo inesperado, como roubar senhas, ou copiar arquivos sem o conhecimento do usuário e enviá-los a usuários externos. Exemplos: prettyPark, BrackOrifice, NetBus, BackDoor-G. É utilizado da seguinte forma: a pessoa que quer obter informações envia o
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cavalo de tróia para a vítima e esta executa o cavalo de tróia e abre as portas do seu micro para o desconhecido. Após instalado, o vírus envia arquivos e programas para o invasor sem ser notado. O cavalo de tróia é instalado pelo próprio usuário a partir da execução de um arquivo anexado a um email. Como reduzir os riscos: -
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manter os antí-virus dos usuários e dos servidores sempre atualizados; manter backups atualizados; dentro do possível, barrar a entrada de todos os emails com arquivos em anexo, independente da extensão; informar aos usuários que evitem execução de arquivos desconhecidos em disquetes e CDs; informar aos usuários que evitem a execução de arquivos anexados em email, mesmo de pessoas conhecidas; informar aos usuários das ameaças de código hostil em sites na internet; Fazer campanhas de conscientização junto aos usuários sobre os problemas decorrentes dos ataques de vírus.
f) Código Hostil a) Plug-ins: São programas executáveis que permitem ao browser executar arquivos em formato diferentes de HTML. Ex.: Abode Acrobat Reader e outros que são utilizados como áudio, animação e acesso a banco de dados. O plug-in tem acesso irrestrito ao sistema e pode ter acesso a informações no disco local, abrir conexões de rede ou introduzir um Cavalo de Tróia, ficando sem segurança a estação e também a rede interna. Por isso, a visita na internet e a baixa de um programa ou aplicativo desconhecido e mal intencionado poderá introduzir no seu computador ou na rede um programa que retransmite os dados existentes para usuários externos sem que seja percebido. Riscos dos Plug-ins - acesso total a máquina - escritos e suportados por terceiros - baseado em confiança no desenvolvedor - podem ser substituídos
b) Com a entrada de tecnologias como Java, JavaScript, Vbscript e Activex, Activex, o simples fato de se visitar um site na Internet já é o suficiente para receber um código mal intencionado ( hostil) que pode ter acesso a qualquer parte do seu sistema ( processador, memória, discos e rede) e retransmitir dados para outros usuários. b1) JavasScript - permite criar e-mails falsos - permite obter o e-mail do cliente - acesso ao histórico do browser - Spoofing - Dos
b2) Activex www.portaldecontabilidade.com.br
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- Activex é uma tecnologia desenvolvida pela Microsoft para a Web - Todos os controles têm acesso a todos os recursos do sistema - Os usuários podem aceitar ou recusar os controles com base em seus certificados - Pode conter um vírus ou cavalo de tróia - Pode alterar e roubar informações - Pode desativar o sistema (schutdown) Como reduzir riscos: - Antes de permitir a execução de qualquer código ativo em sua estação, verifique a origem e a assinatura do código; - Os browsers, como qualquer software, possuem bugs. Utilize, sempre que possível, a última versão do browser, com as devidas correções atualizadas; - Evite navegar na Internet em sites desconhecidos; - Evite navegar na Internet em uma estação que contenha informações confidenciais. - Evite navegar na Internet em estações que estejam logadas na rede interna com direitos de administrador ( root). - Tenha backup de seus dados em disco; - Evite o uso de plug-ins, principalmente em ambientes corporativos; - Verifique o firewall ( técnica de segurança que procura impedir o ingresso nossos sistemas de se usuários externos/internos não autorizados) permite algum tipo de em filtro para código ativo. -Eduque os usuários sobre os riscos do uso do browser. g).Outras ameaças - falhas e erros: falhas no desenvolvimento do software (ex.: bug do milênio); falta de alternativas de segurança ou desenvolver um sistema; falhas ou erros humanos na elaboração do programa ou na entrada e saída de dados. Manter o hardware e o software sempre atualizados evitam riscos de ameaças. - fraudes, roubos e sabotagens: Os maiores problemas de segurança de informação são praticados por pessoas que têm acesso autorizado aos sistemas da empresa que repassam informações para fora da empresa e a ação é executada externamente. A ameaça de fraudes e roubos estende-se também aos bens materiais como computadores, componentes, periférico, papéis, cartuchos, etc. A sabotagem, normalmente, é realizada por funcionários insatisfeitos que destroem ou alteram informações. - hackers: alguém que invade sistemas para obter ou não algum tipo de benefício – piratas eletrônicos. Invadem sistemas para mostrar o que podem fazer substituindo o conteúdo original por mensagens aleatórias. Principais ataques: interceptação e alteração dos conteúdos de mensagens para depois repassá-las ao destinatário; envio ou recepção de mensagens utilizando a identidade de outra pessoa; armazenamento de mensagens e reenvio em data posterior; cópias de mensagens de canais de comunicação inadequadament inadequadamentee protegidas. - espionagem: a espionagem é realizada por funcionários que têm acesso autorizado às informações e transferem-nas para o concorrente, objetivando vantagens financeiras. - falta de conhecimentos
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- falta de uma política de segurança clara - cultura da empresa h) Como reduzir riscos -
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O acesso às áreas físicas e/ou equipamentos de informática deve ser restrito ao máximo. Controle de acesso de pessoas autorizadas e não autorizadas que tenham acesso às instalações físicas; Plano contra desastres (fogo, água, luz, etc.); Classificação, arquivamento e destruição de documentos; Segurança do cabeamento físico de rede e telefonia.
Centrais de processamento - deve-se controlar o acesso: - de pessoas estranhas à área; - de estranhos à operação de fitoteca; - de operações às áreas de fitoteca; - de analistas, programadores, controladores de dados e digitadores à sala de operação ou à
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fitoteca; adotar os princípio de segregação de funções. deve-se
Também o uso de portas controladas magnética ou eletronicamente, dotadas de fechaduras magnéticas ou eletrônicas, abertas com o uso de senhas de conhecimento apenas do pessoal da área. Redes de microcomputadores ou terminais: - segregação de tarefas - uso de senhas - chaveamento dos equipamentos em horários não utilizados ( horário de almoço, à noite, nos finais de semana, etc.
Acesso às informações: - utilizar barreiras contra fogo (firewalls) para proteger os equipamentos principais e os servidores, alguns ou todos os micros; - utilizar apenas programas que exijam emprego de senhas e de passwords; - validar os dados automaticamente, quando de sua entrada no sistema. Quer dizer, ao se completar a digitação de um campo, este deve ser, de imediato, automaticamente aceito ou rejeitado pelo sistema; - operar com softwares que procedam à geração automática de backups ( cópias para fins de segurança); - chavear, desligar os equipamentos quando operadores não estiverem na área, dificultando o seu uso indevido; - empregar criptografia (combinações geradas por matrizes matemáticas) para esconder os dados a serem transmitidos vias redes, notadamente a internet; - fazer o uso de chaves ( senhas, passwords) e proceder a sua substituição, freqüentemente e
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aleatoriamente; backups (extração de cópias) operacionais e de segurança:
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durante o próprio processamento ( a cada 05 ou 10 minutos), facilitando a retomada quando de quaisquer problemas operacionais ou de queda de energia; cópias diárias, semanais ou mensais, em fitas ou outro meio eletrônico, facilmente transportáveis para local diferente daquele onde se situa o CPD, com vistas a poder retomar o processamento quando de desastres, tais como inundações, incêndios, etc.
2. Controles de autenticação, de acesso e segurança ao Sistema de Informação 2.1 Autenticação Autenticação - identificar com precisão um usuário do sistema - autenticação leva ou controle de acesso - controle de acesso permite definir quem pode fazer o que com determinado objeto - métodos de autenticação: algo que se sabe; algo que se tem e algo que se é. Formas de Autenticação - senha e PIN ( algo que se sabe) - smartcard Cookies (algo que se tem) - criptografia - biométrica (algo que se é) - certificados digitais (algo que se é) a) senhas Cuidados com senhas As senhas podem ser compartilhadas com outros usuários, adivinhadas e descobertas através de sniffers, senão criptografas, por isso é importante: - utilizar senhas longas - trocar as senhas periodicamente - misturar números e letras (maiúsculas e minúsculas) - evitar utilizar senhas antigas - não usar nomes de login que sejam iguais ou abreviações do nome dos usuários, datas marcantes, telefones, etc. - não utilizar palavras de dicionários de qualquer língua - não utilizar seqüências numéricas e/ou alfabéticas - não utilizar a mesma senha para vários logins - não compartilhar sua senha com outros usuários, mesmos amigos - não anotar sua senha apenas memorizá-la Obs.: basta que apenas um usuário possua uma senha fraca para o inimigo obter acesso à rede. Como criar senhas fortes: -dkcaGplkDsiuPni mistura de letras maiúsculas com minúsculas - números e caracteres especiais
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$298@%#?&{493 - palavras ou frases grafadas de forma errônea – memorização brusapleta, acecoria, xtudo - palavras ou frases grafadas sem as vogais minha camisa colorada – mnhcmsclrd - o ideal é misturar tudo %45Gl#fJ5dlKK b) PIN PIN – Personal Identification Nymber): sinônimo de senha, geralmente o PIN, é uma frase e não apenas uma senha, autenticação utilizada para habilitar às informações contidas no Smartcard. c) Cookies - forma rudimentar de identificação. São arquivos gravados no disco rígido da máquina que está acessando certo site na internet. Esses arquivos permitem que o site visitado reconheça o usuário e possa garantir operações que necessitem de um controle contínuo, assim toda a vez que o que o usuário seleciona páginaeno mesmonosite é aberta 2.0 uma nova conexão. - mecanismo desenvolvido pelanova Netscape incluído Navigator - são arquivos textos, armazenados localmente no cliente - permitem obter informações do cliente fornecidas por ele - permite rastrear o cliente e conhecer seu perfil - não lê informações armazenadas no disco rígido ( planilhas, arquivos de senhas, etc.) - desligar os cookies é a única saída para manter a privacidade. d) Smartcard - evolução do cartão magnético, possuindo memória interna que se permite armazenar um volume maior de informações: senhas, dados pessoais, informações médicas; - cartão magnético com chip de circuito integrado embalado adequadamente. - segurança: ponto central desde a concepção. – mecanismos previnem acessos não autorizados à CPU - pode conter toda a lógica de um microcomputador num chip - aceita todos os tipos de memória: volátil, permanente e regravável. Aplicações de Smartcards - identificação & autenticação - controle de acesso - serviços financeiros ( dinheiro eletrônico) - arquivo de dados pessoais : perfil e identidade - servidor criptográfico seguro – chaves nunca deixam o cartão - arquivo de dados sigilosos - combinação das anteriores, mais a biométrica e) Criptografia
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Arte de escrever a informação em cifras ou em código, de forma que somente as pessoas autorizadas possam compreendê-la, seu objetivo é a construção de cifras invioláveis que garantam: - confiabilidade - integridade - autenticidade - não repudiação f) Autenticação Biométrica - características humanas: impressão digital, íris, geometria do rosto, mão e outras - critérios de qualidade - integração com Smartcard g) Certificação Digital - Documento eletrônico, assinado digitalmente por uma terceira parte confiável, que associa o nome ( e atributos) de uma pessoa ou instituição a uma chave criptográfica pública. - Certificados de CA : utilizados para validar outros certificados; são auto-assinados ou por outra CA. -assinados Certificados de servidor: utilizados para identificar servidor seguro; contém nome da empresa e nome DNS do servidor. - Certificados pessoais: contém nome do portador e, eventualmente, informações como endereço eletrônico, endereço postal, etc. - Certificados de desenvolvedores de software: utilizados para validar assinaturas associadas a programas.
2.2 SEGURANÇA DE INFORMAÇÃO a) Segurança de Redes Grande parte das empresas estão conectadas a algum tipo de rede privada ou pública ( como a internet), interligando suas filias à matriz (intranet) e com parceiros- clientes e fornecedores ( extranet). Os protocolos utilizados na Internet ( TCP/IP) são inseguros: não oferecem confiabilidade, integridade ou autenticidade. Por isso, devem ser implementados alguns mecanismos de segurança: - Firewall - Sistemas de detecção de intrusão - Redes privadas virtuais - IPSec a1) Firewall É um software executado no servidor da empresa que implementa um esquema de segurança centralizado, monitorando toda a entrada e saída de dados na empresa, onde é possível limitar oexternos acesso ea éInternet. como entre os usuários internos e divididoFunciona em Firewall de uma rede ebarreira Firewalldedeproteção aplicação.
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Firewall de Rede é o tipo mais simples, atuando na camada de rede, monitorando informações como endereço de origem e destino, e tipo de protocolo, também é chamado de filtro de pacotes. São utilizados nas bordas das redes, funcionando como um primeiro nível de defesa, podendo permitir ou restringir certos tipos de tráfego entre a rede interna e a Internet. Uma das desvantagens é a possibilidade de não se identificar ataques que falsifiquem o endereço IP de origem, devido a fragilidade do protocolo IP não é recomendado a autenticação baseada em endereços IP. Firewall de Aplicação ou Servidor Proxy, além de executar as funções de filtro de pacotes pode examinar a camada de aplicação, monitorando os protocolos de aplicação, sendo possível um nível maior de controle. Sendo um intermediador entre o cliente e o servidor, podendo permitir ou não o envio ou recebimento de uma determinada mensagem. Pode ser utilizado como um filtro de protocolos de alto nível, verificar o conteúdo de emails e páginas Web e decidir se o acesso será permitido ou não. Exemplo: se um email contém palavras que não estejam de acordo com as regras de segurança da empresa, o sistema pode barrar a entrada ou saída de emails, e ainda, impedir a entrada de arquivos em anexo e verificar a existência de vírus. Na Web, impedem a entrada de páginas que contenham certas palavras, componentes Activex, Applets Java e código JavaScript. a2) Sistemas de Detecção de Intrusão Os sistemas de detecção de intrusão ( Intrusion Detection System – IDS) permite identificar em tempo real a tentativa de acesso não autorizado de usuários na rede interna ou hackers na rede externa. Caso ocorra um ataque é possível responder enviando um email, encerrando a conexão, etc. Existem dois tipos de IDS: de HOST e o de REDE, podendo ser utilizado um dos tipos ou implementado os dois tipos simultaneamente, oferecendo um nível maior de segurança. O IDS de host monitora o sistema operacional e suas aplicações, verificando as tentativas de invasão como quebras de senhas, alteração de algum arquivo do sistema, alteração de contas de usuários, etc. O IDS da rede monitora o tráfego da rede, verificando tentativas de invasão. a3) Rede Privada Virtual É umaconectar rede privada que utiliza a infra-estrutura uma rederemotos. pública,Ogeralmente para com fornecedores, filais, clientes,dausuários conteúdo adosInternet, dados enviados deve ser criptografado e quando recebido descriptografado antes de serem repassados para o destino final, devido o risco de dados serem interceptados por pessoas não autorizadas. a4) IPSec É um conjunto de padrões abertos que envolve diversos protocolos e algoritmos e pode ser utilizado em diversas soluções para a conexão segura de redes, como a ligação de filiais à matriz, conexão de usuários remotos, aplicações internas da empresa, extranet e intranet.
b) Segurança na WEB O serviço da Web (WWW-World Wide Web) é basicamente um conjunto de documentos (páginas), contento texto, imagens, áudio e vídeo. Os documentos disponibilizados na internet
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são desenvolvidos na linguagem HTML e tem como protocolo o HTTP, porém esse protocolo não oferece segurança, no entanto a maioria dos sites de comércio eletrônico utiliza o HTTP. Para garantir segurança para operações na Web utiliza-se o protocolo HTT HTTPS PS ( combinação do protocolo HTTP HTTP com o SSL SSL). ). O SSL trabalha oferecendo serviços de criptografia, certificado digital e hashing. O SSL (Secure Sockets Layer) é utilizado normalmente para compras com cartão de crédito pela Internet. Quando o cliente entra em uma página que tenha um certificado digital, o navegador do cliente comprara o endereço da página com as informações no certificado garantindo que a página é legítima. O SSL é um padrão para a implementação de segurança na Internet e é utilizado em diversas aplicações de comércio eletrônico. Ex.: internet banking. O SET (Secure Eletrônic Transaction) é voltado para o pagamento utilizado-se cartões de crédito pela internet e não se aplica a correio eletrônico e transferências de arquivos. O SET garante a confiabilidade da transação e evita o acesso ao número do cartão de crédito do cliente.
c) Segurança de Email O email é opode sistema digitaldigitalmente de maior alcance para troca de mensagens, rápido e da o destinatário manipular a mensagem. O serviço de email,é constante Internet, não oferece aos seus usuários os recursos mínimos necessários à privacidade e à autenticação na troca de mensagens pela Internet. Também, não impede o acesso indevido e a manipulação por usuários não autorizados. Para segurança é necessário o uso de recursos de criptografia, muitas vezes externos ao seu sistema de correio eletrônico. Ameaças e Vulnerabilidade Qualquer indivíduo localizado em uma máquina intermediária pode ler as mensagens. A única segurança que o usuário possui é a honestidade ou indiferença do intermediário, podendo ser universidades e até empresas rivais. As redes de email são sistemas descentralizados e destinam a mensagem através de tabelas de roteamento, sendo comum a existência de diversos intermediários entre o emissor e o receptor da mensagem. O intermediário intruso pode: - Violação de mensagens: interceptação e alteração dos conteúdos de mensagens para depois repassá-las ao destinatário; - Mascaramento: envio ou recepção de mensagens utilizando a identidade de outra pessoa; - Armazenamento de mensagens e reenvio em data posterior; - Cópias de mensagens de canais de comunicação inadequadamente protegidas. Além das situações citadas, destaca-se a ameaça de vírus, worms e Cavalos de Tróia que utilizam emails para eliminar arquivos, roubar informações, gerar tráfego indesejável na rede, etc. Por isso, deve-se implementar políticas de email específicas, visando minimizar os problemas de vírus e outros. Medidas de Segurança - Utilizar mensagens por algoritmos de criptografia nas mensagens contidas no e-mail;
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Programas de segurança de correio eletrônico como o PGP ( Pretty Good Privacy), PEM (Privacy-Enhanced Mail) e o S/MIME ( Secure Multipurpose Internet Mail Extensions).
3) PESQUISAS SOBRE SEGURANÇA E AMEAÇA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO 3.1) 77% das empresas no Brasil tiveram sistema de TI atacado em 2003 Fonte: Folha Online de 13.11.2003 Nada menos que 77% das empresas brasileiras identificaram ataques ou invasões a suas redes de computadores em 2003. O número era de 43% em 2002, de acordo com a 9ª edição da Pesquisa Nacional de Segurança da Informação, realizada pela Módulo Security. O estudo revelou que para 32% dos entrevistados os hackers são os principais responsáveis por ataques e invasões de sistemas corporativos, enquanto 26% das empresas são incapazes de identificar os responsáveis pelos ataques. Segundo a Módulo, 35% das empresas reconhecem que tiveram perdas financeiras acarretadas pelas invasões. No entanto, 65% das companhias não conseguiram quantificar essas perdas. Embora ainda seja muito alto, o número era de 72% em 2002. Ameaças Os vírus continuam representando a maior preocupação para as empresas, citado por 66% dos profissionais. Além das pragas virtuais, funcionários insatisfeitos (53%), divulgação de senhas (51%), acessos indevidos (49%) e vazamento de informações (47%) foram apontados como principais ameaças à segurança das informações nas empresas. As fraudes por e-mail também têm despertado a preocupação de 29% dos especialistas, segundo a pesquisa. Quando perguntados sobre qual das ameaças listadas era a mais crítica aos negócios de sua empresa, 13,5% apontaram o vazamento de informações como a mais prejudicial. Em seguida, aparecem funcionários insatisfeitos (13%), fraudes, erros e acidentes (12%), vírus (9%) e acessos indevidos (8%). Uso da internet A forma de acesso remoto mais utilizado pelas empresas pesquisadas é a conexão via internet, sendo que 69% utilizam conexão criptografada e 30% o fazem com modem interno. a adoção certificação aAlém 2002:disso, passou de 10%depara 24%. digital apresentou um significativo aumento em relação Identidade A pesquisa foi realizada com cerca de 700 profissionais que atuam na área de segurança da informação das 500 maiores empresas do Brasil. Entre esses profissionais estão analistas (37%), gerentes (38%), security officers (18%) e diretores (7%) de empresas de vários segmentos. Tem mais Outro dado preocupante apontado pela pesquisa é que para 78% dos profissionais, as ameaças e ataques devem aumentar em 2004.
3.2) 60% das empresas brasileiras vão aumentar gastos em segurança Fonte: Folha Online de 13.11.2003 A 9ª edição da Pesquisa Nacional de Segurança da Informação, realizada pela Módulo
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Security, revelou que 60% das empresas no Brasil planejam aumentar os investimentos na segurança de seus sistemas de TI (tecnologia da informação). Um dos principais motivos para esse aumento é que 78% dos entrevistados acreditam que o número de ataques a suas redes deve aumentar. Dos 73% das empresas que possuem orçamento específico para a área de TI, 24,5% alocam menos de 1% em recursos de segurança, enquanto 7% destinam mais de 20% do orçamento total de tecnologia para a área de segurança da informação. Entre as medidas de segurança mais adotadas pelas empresas estão os antivírus (76%), capacitação técnica (75%), sistemas de backup (72%) e a utilização de políticas de segurança (71%). Segundo o estudo, a falta de consciência dos executivos (23%) continua sendo apontada como o principal obstáculo para a implementação da segurança da informação, embora tenha diminuído em 10% o índice de respostas em relação ao ano passado (33%). Por outro lado, a expectativa em relação aos problemas com segurança continua alta. Apenas 4% responderam que devem diminuir.
Identidade A pesquisa foi realizada com cerca de 700 profissionais que atuam na área de segurança da informação das 500 maiores empresas do Brasil. Entre esses profissionais estão analistas (37%), gerentes (38%), security officers (18%) e diretores (7%) de corporações de vários segmentos. PARTE VIII CONTROLES INTERNOS NA ÁREA TRIBUTÁRIA 1. DCTF - Manter arquivado em separado as DARFs, Declarações de Compensação documentos que comporão o preenchimento da DCTF.
e outros
- Lembre-se os valores declarados na DCTF serão cruzados com a DIRF, DIPJ e outras declarações. - Os tributos declarados na DCTF devem estar de acordo com os pagamentos (DARF) ou compensações (PERDCOMP). Esses pagamentos ou compensações estão declarados individualmente na DCTF. Os valores pagos e não declarados serão inscritos em dívida ativa e cobrados com multa de Ofício de 75% e pela variação da SELI SELIC. C. - Devem ser declarados os valores líquidos de retenções de órgãos públicos e outras retenções. - Conferir se os códigos e o período de apuração dos tributos estão lançados corretamente em conformidade comosas respectivos DARFs ou PERDCOMPs. estejam informados incorretamente não batem com recolhimentos, Caso a Receita Federal enviará cobrança dase
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diferenças, com multa de 75% calculada sobre o total do tributo, mesmo que pagos parcialmente ou esteja incorreta a informação do período de apuração. - Informar corretamente a opção lucro real trimestral ou anual e ainda lucro presumido. - Os tributos declarados na DCTF devem conferir com os tributos constantes na Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica. Significa que o Pis, Pis, Cofins, IPI, IRPJ e CSSL mensal e outros constantes na DIPJ deverão estar de acordo com a DCTF. - Os recolhimentos a título de antecipação de IRPJ e CSSL devem ser declarados na DCTF, conforme recolhidos, caso haja alterações, complementos mensais ou recolhimentos a maior, por ocasião da entrega da DIPJ, a empresa deverá apresentar a DCTF RETIFICADORA. O mesmo deverá ser feito com PIS, Cofins, IPI, IRRF, dentro outros. - Qualquer compensação de tributos, a partir de 01/10/2002, deverá ser efetuada através da PERDCOMP, mesmo as compensações de tributos de mesma espécie ( Ex: compensação de Pis com Pis) e informadas na DCTF. A compensação de tributos de espécies diferentes ( Ex.: IRPJ com Cofins) segue o mesmo raciocínio. 2. DIPJ - As informações constantes na DIPJ devem ser conferidas com os registros contábeis: balanços e balancetes. - No caso do Lucro Real anual, a apuração mensal por balancete de suspensão e/ou redução do IRPJ e CSSL devem estar de acordo com o LALUR ( Livro de Apuração do Lucro real) e com planilhas subsidiárias nos casos em que a empresa optar por recolhimentos mensais com base na Receita. - O Lucro Real trimestral deve estar de acordo com o Lalur. - A empresa deve manter no Livro Diário, o balancete mês a mês, os doze balancetes em cada mês do ano, pois servirá como base de suspensão ou redução do IRPJ e da CSSL, bem como, para distribuição intermediária de lucros. - Deverá manter escriturado o Livro de Inventário de Estoque, no final de cada ano. Nos meses em que suspendeu ou reduziu o recolhimento com base em balancete deverá, apenas, manter relatório de estoque para conciliar com a Contabilidade, não sendo necessário registrálo no Livro de Inventário de Estoque. Já, se a opção foi pelo lucro real trimestral a empresa deverá escriturar seus estoques no Livro de Inventário a cada trimestre. - O saldo dos tributos a pagar constante na DIPJ deve estar em conformidade com os valores informados na DCTF, qualquer diferença a DCTF deve ser RETIFICADA. Lembrando que a partir de 1999, o tributo é lançado pela DCTF, a DIPJ é apenas utilizada como prestação informações, portanto, se um valor declarado a maior na DCTF for maior que a DIPJ, prevalece sempre o valor declarado na DCTF, para fins de Dívida Ativa. Lembrando que informações incorretas na DCTF geram pesadas multas, por isso é melhor corrigir antes de ser multado (retificar).
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- Informar as adições e exclusões ao lucro real em conformidade com o L Lalur. alur. 3. IRPJ e CSSL 3.1 CONCILIAÇÃO CONTÁBIL E COMPOSIÇÃO DE SALDOS - Mensal ou ao menos semestralmente cada conta contábil deve ser conciliada e ter a composição de saldo. Composição de saldo é na verdade um controle interno, onde o Contador ou qualquer outro usuário da Contabilidade sabe o que contém discriminadamente em cada conta contábil, por exemplo: a conta de um fornecedor tem o saldo de R$ 100.000,00, a Contabilidade Contabilidad e tem o saldo total, pela Composição de Saldo desta conta sabemos que são as seguintes faturas: - fat. 1010, data de emissão 10/10/x1, vencimento 10/02/x2 – R$ 35.000,00; - fat. 1311, data de emissão 30/12/x1, vencimento 30/03/x2 – R$ 65.000,00; - As faturas totalizam R$ 100.000,00, conforme saldo contábil; - A composição de saldo pode ser relatório emitido pelo própria contabilidade ou relatório emitido por outro setor, desde que o saldo seja o mesmo, ou demonstradas as diferenças; - A Contabilidade deve ter o controle nas “mãos”, dos valores nela registrados, não
serve a desculpa que tal dos setorregistros, está bagunçado, podepara até estar, mas a Contabilidade deve manter o controle até mesmo não duplicar lançamentos, receitas, despesas, apurar impostos incorretamente, consequentemente a empresa paga impostos a maior ou sofre autuações fiscais. - A conta Caixa deverá estar em conformidade com os boletins de caixa, caso os mesmos não sejam elaborados pela empresa o Contador deverá examinar o Razão da conta Caixa para evitar lançamentos incorretos; - As contas bancárias e de aplicações financeiras devem estar de acordo com os extratos bancários e ou conciliações dos bancos; - A conta de duplicatas a receber deve estar conciliada com o relatório de contas a receber. A cada período ou fechamento de balanço a Contabilidade deverá solicitar ao financeiro da empresa a posição das duplicatas a receber naquela data, esse procedimento evita erros contábeis, por exemplo o lançamento a maior de Receitas que proporciona o pagamento a maior de tributos (PIS, Cofins, IRPJ, CSSL, ICMS, IPI, e outros); -As contas de Adiantamentos e outros créditos devem ser conciliadas no sentido de verificar pendências existentes de longa data, as quais não refletem a posição consignada no balancete, bem como atentar para a documentação suporte dos lançamentos contábeis, tais como: contratos, recibos, notas fiscais e outros; -A conta de estoque deve estar conferindo obrigatoriamente com o total da posição do Inventário a cada trimestre (Lucro Real Trimestral) ou fechamento anual do balanço (Lucro Real Anual, Lucro Presumido e Simples) , se e a empresa apura o Imposto de Renda anual com suspensão ou redução, mês a mês deve manter um relatório de estoque não sendo necessário o registro no Livro de Inventário. A Contabilidade deve atentar para o preço unitário produto, menos podendo avaliarNo ascaso mercadorias compradas para revenda de pelocada valormercadoria das últimasouaquisições o IICMS. CMS. de fabricação de produtos a matéria-prima pode ser avaliada pelo preço das últimas aquisições menos o ICMS e IPI, os
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produtos acabados avaliados por 70% do maior preço de venda ( sem deduzir o ICMS) e os produtos em elaboração avaliados por 56% do maior preço de venda ( sem deduzir o ICMS); -A conta de despesas antecipadas deve estar conciliada com as planilhas de rateio e com os documentos; -Nas contas do Realizável a Longo Prazo, a Contabilidade deve verificar se os lançamentos estão suportados por documentos hábeis e se não há lançamentos incorretos. Exemplo: se o pagamento do contrato de mútuo está suportado por recibo, contrato etc.; -Se Investimentos relevantes em coligadas ou controladas estão avaliados pelo método da equivalência patrimonial, quando estiverem solicitar balanço a essas empresas para efetuar os lançamentos contábeis, lembrando que sobre o resultado positivo da equivalência patrimonial não incide tributação (IRPJ, CSSL CSSL,, PIS, Cofins) e no caso de resultado negativo são indedutíveis para fins de IRPJ e CSSL; - As contas do Imobilizado e Diferido devem estar de acordo com os controles patrimoniais da empresa, caso não existam a Contabilidade deverá manter planilha comprovando as despesas de depreciação e amortização contabilizadas, bem como, através de visualização do Razão Contábil corretos eoso lançamentos aquisição do imobilizado e se nas vendas foramverificar baixadasseasestão depreciações custo contábildedos bens vendidos; - As contas de Fornecedores devem estar conciliadas com o relatório das contas a pagar ou o setor Financeiro deve realizar uma composição de saldos de cada fornecedores com o objetivo de confrontar com a contabilidade. O Contador poderá utilizar conta contábil distinta para os fornecedores mais representativos objetivando o controle contábil dessas contas; - Os tributos a pagar e em dia devem conferir com o pagamento no mês seguinte, os tributos a pagar em atraso devem ser relacionados em planilhas a parte para contabilização dos juros e multas e posterior conferência com os saldos contábeis; -Empréstimos e financiamentos devem ser conciliados com o contrato objetivando a contabilização dos juros e das atualizações pelo período de competência e mantidas planilhas de conferência do cálculo dos juros, atualizações monetárias e outras despesas para que a empresa não desembolse a mais do que o estipulado no contrato de empréstimo ou financiamento; -Contas a pagar em dia devem estar conferindo com o(s) pagamento(s) no(s) mês(es) seguinte(s) ou manter planilha com composição de saldos; -Provisão de férias e 13º salário devem estar de acordo com relatório analítico por funcionários, fornecido pelo setor de Pessoal; -As contas do Exigível a longo prazo devem ser verificadas com relação aos documentos suportes de movimentação no ano, a classificação superior a 12 meses após encerramento do balanço e planilhas subsidiárias; - As contas do Patrimônio Líquido devem refletir o capital social de acordo com o contrato social e alterações, as realizações das reservas de reavaliação motivadas por vendas e
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depreciações de bens reavaliados e se as movimentações das demais contas, inclusive lucros/prejuízos lucros/prejuíz os acumulados estão corretos; -As receitas devem ser conciliadas com o livro de apuração do Icms, IPI ou do ISS, para evitar lançamentos a maior ou a menor, com conseqüências tributárias. Até porque em uma fiscalização o fiscal tem o direito de exigir tais livros; -As despesas devem ser consistentes com relação à documentação suporte e à atividade da empresa, é importante que o Contador visualize, através do Razão Contábil, se não há distorções nos lançamentos contábeis das despesas ou classificação indevida. 3.2 OUTROS PROCEDIMENTOS - Deve-se verificar nos meses seguintes, ao do encerramento do balancete e balanço (Ex.: principalmente janeiro e fevereiro do ano seguinte), se existem despesas pagas do mês ou ano anterior que deveriam ser contabilizadas pelo período de Competência (mês em que foram incorridas e não pagas), mas estão sendo contabilizadas pelo pagamento e contabilizadas pelo período de competência trarão economia de IRPJ, CSSL, PIS e Cofins para a empresa. Exemplo: a) notas fiscais de do despesas, acertos de viagens funcionários sócios com data de novembro/dezembro ano anterior e pagas ou apresentadas em ejaneiro/fevereiro do ano seguinte; b) Água, luz, telefone referente competência dezembro e pagas em janeiro do ano seguinte; c) Pagamento de despesas de dezembro com cheques compensados apenas em janeiro; d) CPMF da última semana de dezembro e debitada em janeiro do ano seguinte; e) Juros e Encargos financeiros da conta corrente e conta garantida, bem como despesas bancárias relativos a dezembro e debitados em janeiro do ano seguinte; f) IOF cobrado sobre empréstimos e financiamentos; g)Outras despesas referentes aos meses de novembro e dezembro, pagas somente no ano seguinte, contabilizando-as no mês de sua competência. h)Seguros de vida, acidentes pagos mensalmente; i)Seguros de cargas e transportes de mercadorias (normalmente são valores altos, principalmente em transportadoras); j)Despesas de Leasing; l)Aluguel a pagar; m)Notas fiscais emitidas no início do mês seguinte, mas referentes a serviços do ano do encerramento do balanço; n)Notas fiscais referentes ao encerramento do balanço, mas pagas e contabilizadas no mês seguinte ao encerramento do balanço; o)Outras despesas referentes ao exercício que devem ser apropriadas pelo regime de competência e pagas no exercício seguinte; p)Comissão a pagar a representantes comerciais, desde que líquida e certa; q)Comissões a pagar sobre vendas com cartão de crédito (taxa cartão de crédito, juros antecipação cartão de créditos). - Dedução dedutível de duplicatas não recebidas, em conformidade com os artigos 9º ao 12 da Lei 9.430/96;
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- Registrar a variação ativa cambial, pelo regime de caixa com base no artigo 30 a 31 da MP 2158-35/2001; - Atualização relativos a anos anteriores referente crédito tributário que podem ser ajustados via Lalur, principalmente se houve prejuízo em anos anteriores; - Compensação de créditos de natureza diferentes, ou seja, compensar IRPJ de anos anteriores com a Cofins, conforme IN SRF 210/2002 e 320/2003; - Atualização de créditos tributários pela SELIC, art. 894, RIR/99; - Contabilização de incentivos fiscais, conforme art. 182, da Lei 6.404/76 ( Lei das S/A); - Retenção IRRF empréstimos de mútuos PJ e PF, conforme art. 730 e 731 RIR/99 e recolhimento do IOF sobre mútuos, conforme Lei n.º 9.779/99; - Estoques avaliados em conformidade com as regras constantes nos artigos 289, 290, 293, 294, 295 e 296 do RIR/99. -10.637/2002. Depreciação acelerada incentivada, no aumento da produção , conforme art. 39, da Lei - Depreciações em conformidade com a IN SRF 162/98. - Depreciações de bens adquiridos em estado de usado, conforme art. 311 RIR/99, e em função de turnos, art. 312 do RIR/99. - Variações monetárias passivas, registradas pelo regime de competência, conforme art. 377, do RIR/99. - Os tributos não pagos são contabilizados pelo regime de competência. - Multas de mora e juros de mora sobre tributos não pagos estão sendo contabiliz contabilizados ados pelo regime de competência. - São contabilizados as multas e juros de mora sobre provisões indedutíveis de IRPJ e CSSL em atraso. - Parcelamento de tributos tem como regime de competência, a data do respectivo parcelamento (tributos não contabilizados anteriormente). - Contabilização da variação monetária passiva e taxa de administração dos Consórcios sorteados. - Contabilização da Provisão de férias, 13º salário e encargos (FGTS, INSS), conforme artigos 337 e 338 do RIR/99. - Participação no lucro, em conformidade com a Lei 10.101/2000. - Contabilização de reclamatórias trabalhistas, com sentença em definitivo.
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- Resultados de exercícios futuros, conforme art. 181, Lei 6.404/76, não considerados como receitas do período. - Reconhecimento correto da receita nas condições de faturamento antecipado e entrega futura, conforme art. 177, Lei 6.404/76 e artigos 247, 248e 274 do RIR/99. - Contabilização como despesas referente despesas em comum com outras empresas, como aluguel, água, luz e outros. - Diferimento do lucro sobre as receitas não recebidas de órgãos públicos em contratos superiores a 12 meses ( IN 21/79). - As receitas da empresa são conciliadas com os livros fiscais e registro de saídas de Icms, IPI e ISS, considerando apenas os códigos de faturamento. 4. LALUR a) Principais Adições - Verificar adições constantes no Lalur de anos anteriores. - Lucros auferidos no exterior de filias, coligadas, etc. ( art.1º, Lei 9.532/97). - Pagamentos efetuados a sociedades civis, quando controlada direta ou indiretamente (Decreto-Lei 2.397/87, art. 4). - Encargos de depreciação de bens depreciados integralmente em virtude de benefícios fiscais da depreciação acelerada incentivada. - Perda operações day-trade (Lei 8.981/95, art. 76). - Despesas com alimentação do sócio, acionistas e administradores (art. 13, Lei 9.249/95). - Doações, despesas com brindes, contribuições não compulsórias (art. 13. Lei 9.249/95). - Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (art.1, Lei 9.315/96). - Provisões não dedutíveis (art. 13 da Lei 9249/95). - Parcela realizada da reserva de reavaliação, seja pela depreciação ou venda do bem reavaliado. - Participações de administradores nos lucros (art. 463 RIR/99). - Perdas na alienação de incentivos fiscais – Finam, Finor, etc. (art. 429 do RIR/99). - Multas por infração a norma legal, tais como multas de trânsito, multas de ofício (não compreendidas as multas de mora).
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- Variação cambial passiva, excluída anteriormente (art. 2º, Lei 10.305/2001). - Tributos cuja exigibilidade esteja suspensa – discutida em processo administrativo ou judicial (art.41, Lei 8.981/95). 8.981 /95). - A provisão do IRPJ é indedutível de sua própria base de cálculo. - Depreciação de carros de luxo, barcos, apartamento e outros utilizados pela Diretoria da empresa ( inciso III, art. 13, Lei 9.249/95). - Resultado negativo da equivalência patrimonial no capital social de coligada ou controlada. - Prejuízo de alienação de ações, títulos ou quotas de capital, com deságio superior a 10% dos respectivos valores de aquisição. - Saldo lucro inflacionário. -Lucros diferidos em anos anteriores e que devem ser adicionados em função da lei.
b) Principais exclusões: - verificar Lalur de anos anteriores - Parcela do lucro referente receitas não recebidas de órgãos públicos em contratos superiores a 12 meses com órgãos públicos (IN 21/79). - Ganho de capital na venda do Ativo Permanente, com recebimento em prazo superior a 12 meses do término o exercício seguinte (art. 421 RIR/99). - Lucros e dividendos recebidos de participações societárias. - Resultado positivo da avaliação pela equivalência patrimonial. - Variações cambiais ativas (art. 30, MP 2158-35). - Variações cambiais passivas (art. 30, MP 2158-35). - Amortização de deságio obtido na aquisição de participações societárias avaliadas pela equivalência patrimonial, enquanto não baixado o investimento. - Encargos financeiros auferidos após 02 meses do vencimento, relativos a créditos vencidos e não recebidos (art. 11, Lei 9.430/96). - Provisões adicionadas ao Lucro Lucro Real em anos anteriores que foram revertidas a crédito do resultado no ano ( verificar no Lalur de anos anteriores). - Depreciação acelerada incentivada, aquisição de máquinas, benfeitorias, pesquisas para aumento de produtividade, conforme art. 39, da Lei 10.637/2002.
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- Reversão de Provisões não dedutíveis. - Amortização de ágio na aquisição de investimentos relevantes sujeita à avaliação pela equivalência patrimonial e baixados no período-base. - Aplicação na aquisição de Certificados de Investimentos em projetos de produção de obras audiovisuais cinematográficas brasileiras. - Propaganda Eleitoral Gratuita, exclusão para emissoras de rádio e televisão que transmitem programa eleitoral gratuito. ( Lei 9.504/97).
6. Retenções de Tributos Atualmente, além de existir uma enorme carga tributária no país, a empresa contratante (que efetua os pagamentos aos seus fornecedores) deve observar atentamente as regras de retenções impostas pela lei. Independentemente de efetuar ou não a retenção é obrigada a realizar o recolhimento do imposto que deveria ser retido ( assume o ônus do recolhimento), ou seja, além de não descontar a retenção no pagamento, deve recolher o tributo original com os respectivos juros e multas. a) Pagamentos a Pessoas Físicas Autônomos (contador, advogado, etc. e qualquer outro pagamento referente serviço prestado por pessoa física sem vínculo empregatício): -retenção de Imposto de Renda, aplicação da tabela progressiva de 15% a 27,5%, conforme valor da prestação. (art. 38 e 620 RIR/99) -retenção do INSS, a alíquota de 11% sobre o valor da prestação, limite ao salário máximo de contribuição ( em abr/04 R$ 2.400,00, então o desconto máximo é de R$ 264,00). (§26, art. 216, Decreto 3.048/99) -retenção do ISS, a empresa deverá ficar atenta para o autônomo que não for inscrito na prefeitura onde efetuou o serviço, pois se na legislação do município houver dispositivo para retenção, a mesma deverá ser efetuada. -recolhimento de 20%, referente INSS Patronal, sobre o valor da prestação de serviços (art.1º, Lei 9.876/99). - informar os pagamentos efetuados na Gfip, para fins previdenciários e na Dirf, para fins de imposto de renda. Aluguel – pago a pessoa física e pagamento de direitos autorais: - cabe somente a retenção do imposto de renda na fonte, com base na tabela progressiva, alíquotas de 15% a 27,5% (art. 38 a 620 do RIR/99); - não tem retenção de INSS, nem INSS patronal; - informar Dirf. Rendimentos Mútuo -cabe a retenção de renda–nasobre fonteoàcapital alíquota dehá 20% sobre o valor dos juros ser diferenciado os imposto juros do de capital não incidência de IRRF). (art.(deve 729, 730 e 731 RIR/99).
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- não há outras retenções. - informar Dirf.
b) Pagamentos a Pessoas Jurídicas Hipóteses de retenção e alíquota b1)IRRF – Imposto de renda retido na fonte - Pagamentos a empresas de propaganda/Publicidade, alíquota de 1,5%, sobre o valor total da nota fiscal. ( art. 192 e 651 RIR/99) - Pagamentos a empresas de Comissões e corretagens, alíquota de 1,5%, sobre o valor total da nota fiscal. ( art. 192 e 651 RIR/99). - Pagamentos a empresas de serviços de limpeza, conservação, segurança e locação de mãode-obra, alíquota de 1,0% sobre o valor total da nota fiscal (art. 649 RIR/99). - Pagamentos a empresas de serviços profissionais Pessoa Jurídica (administradores, advocacia, engenharia, auditoria, contabilidade, medicina, ensino e treinamento, programação, etc.), a alíquota de 1,5%, sobre o total da nota fiscal (art. 647 e 648 RIR/99). - Pagamentos a empresas referente multas ou vantagens, a título de rescisão contratual e outros, alíquotade15%, o valor totaldedomútuo rendimento 681 RIR/99). - Pagamentos jurossobre de empréstimos pagos (art. a outras pessoas jurídicas, alíquota de 20% sobre o rendimento ( não incluindo-se o capital) (art.729, 730 e 731 RIR/99). - Importâncias pagas ou creditadas a cooperativas de trabalho, associações de profissionais ou assemelhadas, relativas a serviços pessoais que lhes forem prestados por associados destas ou colocados à disposição, alíquota de 1,5 %, sobre o total da fatura (art. 652 RIR/99). - Dispensa da retenção de valor menor ou igual a R$ 10,00 (art. 646 e 724 RIR/99). - Recolhimento nos prazos legais fixados. - Pagamentos a beneficiário pessoa jurídica não identificado, alíquota de 35%, com reajustamento da base de cálculo, sendo o IRRF, considerado vencido no dia do pagamento (art. 674 e 675 RIR/99). b2) Retenção de PIS, COFINS e CSSL - Contribuição Social sobre o Lucro Líquido Além da retenção do IRRF, deve ser retido o PIS, Cofins e CSSL das seguintes empresas: - Pagamentos efetuados a outras Pessoas Jurídicas de direito privado referente: prestação de serviços de limpeza, conservação, segurança, vigilância, transporte de valores, locação de mão-de-obra , pela prestação de serviços de assessoria creditícia, mercadológica, gestão de crédito, seleção e riscos, administração de contas a pagar e a receber, bem como pela remuneração de serviços profissionais. - Para os fins de retenção, compreendem-se como serviços profissionais aqueles de que trata o art. 647 do Decreto n.º 3.000, de 26 de março de 1999 - Regulamento do Imposto de Renda (RIR, de 1999). - Alíquota de retenção 4,65% ( Pis – 0,65%, Cofins – 3,0% e CSLL – 1,0%) -Até 25.07.2004, dispensa de retenção, valor igual ou inferior a R$ 10,00. A partir de 26.07.2004, é dispensada a retenção para pagamentos de valor igual ou inferior a R$ 5.000,00 (cinco mil reais). Ocorrendo mais de um pagamento no mesmo mês à mesma pessoa jurídica, deverá ser efetuada a soma deotodos valores pagos no mês para§ 3efeito doda limite de retenção, compensando-se valorosretido anteriormente.Base: e 4º de do cálculo artigo 31 Lei 10.833/2003, incluídos pela Lei 10.925/2004. 10.925/2004.
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- Também, dispensa de retenção nos casos de pagamentos a empresas SIMPLES ( desde que comprove com declaração que a empresa é optante do regime SIMPLES), Itaipu Binacional e empresas internacionais de transporte de cargas e passageiros. - Base legal arts. 30, 31, 32, 34, 35 e 36 da Lei 10.833/2003. b3) RETENÇÃO INSS – 11% Retenção de INSS de 11% sobre os seguintes pagamentos a empresas (art. 149 a 186 IN INSS n.º 100/2003)A partir de 01.08.2005, estão regulamentadas pelos artigos 140 a 177 da IN SRP 3/2005. Empreitada: - limpeza, conservação ou zeladoria e atividades afins. - vigilância ou segurança. - construção civil. - serviços de natureza rural: desmatamento, capina, irrigação, etc. - digitação e processamento de dados. Cessão de mão-de-obra: - acabamento, que envolvam a conclusão. - embalagem, relacionados com o preparo de produtos ou de mercadorias visando à preservação ou à conservação de suas características para transporte ou guarda; - acondicionamento, compreendendo os serviços envolvidos no processo de colocação ordenada dos produtos quando do seu armazenamento ou transporte, a exemplo de sua colocação em palets, empilhamento, amarração, entre outros; - cobrança, que objetivem o recebimento de quaisquer valores devidos à empresa contratante, ainda que executados periodicamente; - coleta ou reciclagem de lixo ou de resíduos, que envolvam a busca, o transporte, a separação, o tratamento ou a transformação de materiais inservíveis ou resultantes de processos produtivos, exceto quando realizados com a utilização de equipamentos tipo containers ou caçambas estacionárias; - copa, que envolvam a preparação, o manuseio e a distribuição de todo ou de qualquer produto alimentício; - hotelaria, que concorram para o atendimento ao hóspede em hotel, pousada, paciente em hospital, clínica ou em outros estabelecimentos do gênero; - corte ou ligação de serviços públicos, que tenham como objetivo a interrupção ou a conexão do fornecimento de água, de esgoto, de energia elétrica, de gás ou de telecomunicações; - distribuição, que se constituam em entrega, em locais predeterminados, ainda que em via pública, de bebidas, de alimentos, de discos, de panfletos, de periódicos, de jornais, de revistas ou de amostras, entre outros produtos, mesmo que distribuídos no mesmo período a vários contratantes; X - treinamento e ensino assim considerado o conjunto de serviços envolvidos na transmissão de conhecimentos para a instrução ou para a capacitação de pessoas; -documentos entrega de contas e de comode finalidade chegar ao de destinatário diversos taisdocumentos, como contaque detenham água, conta energia fazer elétrica, conta telefone, boleto de cobrança, cartão de crédito, mala direta ou similares;
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- ligação de medidores, que tenham por objeto a instalação de equipamentos destinados a aferir o consumo ou a utilização de determinado produto ou serviço; - leitura de medidores, aqueles executados, periodicamente, para a coleta das informações aferidas por esses equipamentos, tais como a velocidade (radar), consumo de água, de gás ou de energia elétrica; - manutenção de instalações, de máquinas ou de equipamentos, quando indispensáveis ao seu funcionamento regular e permanente e desde que mantida equipe à disposição da contratante; - montagem, que envolvam a reunião sistemática, conforme disposição predeterminada em processo industrial ou artesanal, das peças de um dispositivo, de um mecanismo ou de qualquer objeto, de modo que possa funcionar ou atingir o fim a que se destina; - operação de máquinas, de equipamentos e de veículos relacionados com a sua movimentação ou funcionamento envolvendo serviços do tipo manobra de veículo, operação de guindaste, painel eletro-eletrônico, trator, colheitadeira, moenda, empilhadeira ou caminhão fora-de-estrada; - operação de pedágio ou de terminal de transporte, que envolvam a manutenção, a conservação, a limpeza ou o aparelhamento de terminal de passageiros terrestre, aéreo ou aquático, de rodovia, de via pública, e que envolvam serviços prestados diretamente aos usuários; - operação de transporte de passageiros, inclusive nos casos de concessão ou de subconcessão, envolvendo o deslocamento de pessoas por meiocom terrestre, ou aéreo;ou ao controle do - portaria, recepção ou ascensorista, realizados vistasaquático ao ordenamento trânsito de pessoas em locais de acesso público ou à distribuição de encomendas ou de documentos; - recepção, triagem ou movimentação, relacionados ao recebimento, à contagem, à conferência, à seleção ou ao remanejamento de materiais; - promoção de vendas ou de eventos, que tenham por finalidade colocar em evidência as qualidades de produtos ou a realização de shows, de feiras, de convenções, de rodeios, de festas ou de jogos; - secretaria e expediente, quando relacionados com o desempenho de rotinas administrativas; - saúde, quando prestados por empresas da área da saúde e direcionados ao atendimento de pacientes, tendo em vista avaliar, recuperar, manter ou melhorar o estado físico, mental ou emocional desses pacientes; - telefonia ou de telemarketing, que envolvam a operação de centrais ou de aparelhos telefônicos ou de tele-atendimento.
Dispensa de retenção A contratante fica dispensada de efetuar a retenção, quando: - o valor correspondente a onze por cento dos serviços contidos em cada nota fiscal, fatura ou recibo de prestação de serviços for inferior ao limite mínimo estabelecido pelo INSS para recolhimento em documento de arrecadação; - a contratada não possuir empregados, o serviço for prestado pessoalmente pelo titular ou sócio e o seu faturamento do mês anterior for igual ou inferior a duas vezes o limite máximo do salário-de-contribuição, cumulativamente; - a contratação envolver somente serviços profissionais relativos ao exercício de profissão regulamentada por legislação federal, ou serviços de treinamento e ensino definidos no inciso X do art. de 155empregados da IN INSS desde que individuais. prestados pessoalmente pelos sócios, sem o concurso ou 100/2003, outros contribuintes
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Redução do percentual da base de cálculo por fornecimento de materiais ou equipamento Havendo previsão contratual de fornecimento de material ou de utilização de equipamento próprio ou de terceiros, a base de cálculo da retenção corresponderá, no mínimo, a: - 50% do valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços; - 30% do valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços para os serviços de transporte passageiros; - 65% quando se referir à limpeza hospitalar e 80%, quando se referir às demais limpezas, -pavimentação asfáltica: dez por cento; - terraplenagem, aterro sanitário e dragagem: quinze por cento; - obras de arte (pontes ou viadutos): quarenta e cinco por cento; - drenagem: cinqüenta por cento; - demais serviços realizados com a utilização de equipamentos, exceto manuais: trinta e cinco por cento. Não existindo previsão contratual de fornecimento de material ou utilização de equipamento, e o uso deste equipamento não for inerente ao serviço, onde a base de cálculo da retenção corresponderá à 15%. b.4 RETENÇÃO ISS Artigo 3º da Lei Complementar 116 de 31/07/2003, incisos de I a XXII, estabelece as situações em que o ISS deve ser recolhido no local da prestação do serviço, independentemente do local do estabelecimento do prestador de serviço (sede, filial, escritório): 1- Do estabelecimento tomador ou do intermediário do serviço Nosso entendimento é o de que o tomador de serviço é a pessoa jurídica que contrata o serviço permanentemente em suas dependências , ou seja, o serviço é contratado para ser prestado diariamente, todos os dias do mês, uma terceirização da atividade junto a contratante, nesse caso o ISS é devido no local da prestação do serviço. O que não ocorre quando, por exemplo, o prestador de serviço é contratado pela empresa para fazer a manutenção das máquinas no estabelecimento contratante, o qual vem periodicamente ou quando chamado, e se desloca do seu estabelecimento para prestar o serviço, não se caracterizand caracterizandoo o contratante como tomador de serviço, neste caso o IISS SS é devido no estabelecimento do prestador de serviço, mesmo que seja em outro município, bem como não é devida qualquer retenção do ISS no município em que é realizado o serviço. 2- Na instalação dos andaimes, palcos, coberturas e outras estruturas (item 3.05); 3- Na execução da obra: 3.1) por administração, empreitada ou subempreitada de obras de construção civil, hidráulica ou elétrica e de outras obras semelhantes, inclusive sondagem, perfuração de poços, escavação, terraplanagem, concretagem, instalação e montagem dedrenagem, produtos, irrigação, peças e equipamentos (itempavimentação, 7.02);
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3.2) no acompanhamento e fiscalização da execução de obras de engenharia, arquitetura e urbanismo (item 7.19); 4- Na demolição (item 7.04); 5- Nas edificações em geral de estradas, pontes, portos e congêneres (item 7.05); 6- Na execução de varrição, coleta, remoção, incineração, tratamento, reciclagem, separação e destinação final de lixo, rejeitos e outros resíduos quaisquer (item 7.09); 7- Na execução de Limpeza, manutenção e conservação de vias e logradouros públicos, imóveis, chaminés, piscinas, parques, jardins e congêneres (item 7.10); 8- Na execução de decoração e jardinagem, do corte e poda de árvores (item 7.11); 9- No controle e tratamento do efluente de qualquer natureza e de agentes físicos, químicos e biológicos (item 7.12); 10 – Vetado 11- Vetado 12- No florestamento, reflorestamento, semeadura, adubação e congêneres (item 7.16); 13- Na execução dos serviços de escoramento, contenção de encostas e congêneres (item 7.17); 14- Na limpeza e Dragagem (item 7.18); 15- Nos serviços onde o bem estiver guardado ou estacionado (item 11.01); 16- Dos bens ou do domicílio das pessoas vigiadas (item 11.02); 17- Do armazenamento, depósito, carga, descarga, arrumação e guarda do bem (item 11.04); 18 – Execução dos serviços de lazer, diversão, lazer, entretenimento e congêneres (subitens do item 12, exceto subitem 12.13); 19- Do município onde está sendo executado o transporte ( item 16.01); 20- Do estabelecimento tomador da mão-de-obra ou na falta de estabelecimento onde ele estiver domiciliado, nos serviços descritos pelo subitem 17.05 ( fornecimento de mão-de-obra, mesmo em caráter temporário, inclusive de empregados e trabalhadores, avulsos ou temporários, contratados pelo prestador de serviços); 21- Da feira, exposição, congresso ou congênere a que ser referir o planejamento, organização e administração (item 17.10); 22- Do porto, aeroporto, ferroporto, terminal rodoviário, ferroviário ou metroviário (item 20);
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22.1 – No caso dos serviços a que se refere o subitem 3.4, considera-se ocorrido o fato gerador e devido o imposto em cada município em cujo território haja extensão de ferrovia e rodovia, postes, cabos, dutos e condutos de qualquer natureza, objetos e locação, sublocação, arrendamento, direito de passagem ou permissão de uso, compartilhado ou não. 22.2 – No caso dos serviços a que se refere o item 22.01 da lista de serviços (pedágio e serviço de conservação das rodovias), considera-se ocorrido o fato gerador e devido o imposto em cada município em cujo território haja extensão de rodovia explorada. 22.3 – Considera-se ocorrido o fato gerador do imposto no local do estabelecimento prestador nos serviços executados em águas marítimas, excetuados os serviços descritos no subitem 20.01. Nas demais prestações de serviços, não relacionadas nos itens 01 a 22, artigo 3º da LC 116/2003, o local de recolhimento do ISS deve ser o local do estabelecimento do prestador ou na falta do estabelecimento, no local do domicílio do prestador (matriz, filial, escritório, etc.). OBSERVAÇÕES QUANTO A RETENÇÃO DO ISS A retenção está prevista no art. 6º, da Lei Complementar 116 de 31/jul./2003. Para fins de retenção do ISS deve ser observado o seguinte: -A retenção do ISS será realizada nos serviços prestados em que o imposto seja devido no local de prestação do serviço, em conformidade com incisos de I ao XXII, artigo 3º LC 116/03 ( relação acima citada), nos casos em que os serviços são prestados em local diferente (outro município) do estabelecimento prestador (sede, filial, escritório). - Outro fator importante para a retenção do ISS é o de que deve haver previsão de retenção na Lei do Município em que foi prestado o serviço, caso não haja previsão não é devida a retenção. - Já a empresa que contrata o serviço também deve ficar atenta aos casos em que é obrigatória a retenção do ISS, pois mesmo que não faça a retenção é obrigada a efetuar o recolhimento do imposto com juros e multas (§ 1º, art. 6º, Lei Complementar 116/2003).
PARTE IX CONTROLES INTERNOS DA ÁREA DE RECURSOS HUMANOS CONTRATAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS -
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Responsável pelo setor solicita a contratação de funcionário; Diretor Administrativo ou ligado à área aprova a contratação; Solicitação autorizada é encaminhada ao Setor de Recursos Humanos; Responsável pelo RH analisa o processo e, conforme política da empresa, aprova ou devolve o processo para melhor análise do setor solicitante, objetivando adequar a contratação à política da empresa; Antes de iniciar a seleção, o RH deve analisar com o setor solicitante se não há a possibilidade de aproveitamento funcionários do próprio setor ou de outro setor, essae atitude de valorização profissionaldedentro da empresa deixa os funcionários orgulhosos contentes com a organização na qual trabalham, tanto os promovidos como os demais,
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a) b) c) d) e) f) g) h)
havendo satisfação, expectativa e esperança, elementos básicos para a MOTIVAÇÃO do trabalhador; RH inicia processo de seleção do funcionário, através de empresas de recrutamento, jornais, Agências Estaduais Estaduai s de Fomento de Emprego ou outros meios; mei os; Após entrevistas do RH, do responsável pelo setor e do psicólogo com os candidatos, seleciona-se o funcionário que será contratado, bem como define os candidatos que poderão ser chamados em 2ª ou 3ª opção; O candidato selecionado é encaminhado para fazer o exame médico admissional; Entrega a Carteira de Trabalho para o efetivo registro e assina a Ficha de Registro do Funcionário; O funcionário deve apresentar cópia dos seguintes documentos: Foto recente do funcionário Carteira de Identidade (RG) CPF Título de Eleitor Certificado de Reservista Comprovante de endereço Certidão de casamento e nascimento dos filhos (se for casado e/ou tiver filhos) Caderneta de vacinação e comprovante de freqüência escolar para filhos menores de 07
quando perceberem salário i) anos, Diploma de formação superior oufamília técnica, se houver.
- O funcionário deve assinar os seguintes documentos: a) Contrato de trabalho b) Cláusula contratual, contento autorização de descontos: farmácia, supermercado, plano de saúde, associação, etc. (descontos quando convencionados no contrato de trabalho e respeitados as limitações da lei são considerações legais) c) Acordo de compensação e prorrogação de horário se houver d) Acordo de compensação do Banco de Horas e) Declaração de encargos de família para fins de retenção de imposto de renda ( mesmo para funcionário que não tenha dependentes) f) Declaração de opção ou não opção para fins de Vale Transporte g) Termo de responsabilida responsabilidade de e Ficha de Salário Família para funcionários que perceberão salário família h) Comprovante da entrega e da devolução da CTPS.
Todos os documento devem permanecer na pasta documental do funcionário. CONTOLE DAS HORAS EXTRAS E SUAS IMPLICAÇÕES -
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As horas extras são pagas mediante autorização diária. As autorizações genéricas contribuem para o aumento do custo com Horas Extras. As autorizações devem conter detalhes sobre o motivo das horas extras; Para evitar o pagamento de horas extras, a empresa deve implementar o Banco de Horas.
O Artigo 59, § 2º, da Consolidação das Leis do Trabalho, com a nova redação dada pela Lei nº posteriores alterações,coletiva permitedeque seja dispensado acréscimo de um salário por9.601/98, força de eacordo ou convenção trabalho, o excessoo de horas em dia se, for compensado pela correspondente diminuição em outro dia, de maneira que não exceda, no
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período máximo de 360 dias, a soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite de 10 horas diárias. A compensação das horas extras, através do sistema “Banco de Horas” deve ser feita mediante acordo com os funcionários, homologado com o sindicato da classe. - As horas extras vem sendo pagas em conformidade com a anotação no Cartão Ponto; - As faltas, os atrasos vem sendo descontados na folha de pagamento, conforme apontadas no cartão ponto; - O RH vem fazendo reuniões periódicas com os responsáveis dos diversos setores, discutindo os motivos, necessidades e se as horas extras podem ser reduzidas mediante coordenação de tarefas, bem como buscando alternativas. Em uma empresa tudo pode ser modificado, desde que haja participação de funcionários, gerência e administração; e as atitudes estejam sendo tomadas a curto e longo prazo, modificar uma cultura não é fácil pior é a empresa falir, se a empresa que você trabalha não fizer esse esforço, a concorrente fará. Horas extras oneram o salário, INSS, FGTS, Férias, 13º Salário, aviso prévio, acidentes de trabalho, desgastam o funcionário, sua família e o pior é que viciam, pois o funcionário ganha um pouco mais no final do mês e quer continuar ganhando; - O cartão ponto contém a assinatura do funcionário e do responsável pelo setor; - Um funcionário deve confeccionar a folha de pagamento e outro funcionário de
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departamento independentedeconferir; Acordo de compensação jornada de trabalho é obrigatório quando o funcionário trabalho a mais em alguns dias para compensar outro, exemplo: funcionário trabalha de Segunda a Sexta , 08 horas e 48 minutos, e não trabalha no Sábado. Caso a empresa não possua esse acordo por escrito ou menção do acordo no contrato de trabalho, o funcionário terá direito a 48 minutos extras por dia + DSR + 13º salário + férias + FGTS, fazendo a conta em 05 anos, um funcionário que percebe R$ 2.000,00, por mês, computando todas essas verbas aproximadamente em 05 anos terá a receber em uma reclamatória trabalhista a quantia de R$ 20.369,23 [( 16 HE/mês + 20% ( DSR)= 19,20 HE x R$ 13,64 ( valor hora normal + 50%) =R$ 261,88 x 60 meses = R$ 15.713,28 + R$ 1.309,44 (13º sal) + 1.741,55 (férias)+ R$ 1.594,96 (FGTS) = R$20.359,23]. Em uma reclamatória, é o primeiro item que o Perito que faz o cálculo analisa ( já existe software em que é imputado o período e último valor da hora extra e o cálculo é automático); ( base: artigo 7º, inciso XVI da Constituição Federal).
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O funcionário não pode ultrapassar ao limite de 02 horas extras diárias ou ao total de dez trabalhadas no dia (art. 59 da CLT, multa de 37,8285 UFIR’s a 3.782,8472 UFIR’S, dobrada na reincidência, oposição ou desacato); - Além das multas aplicadas pela fiscalização, se o funcionário que estiver no regime de Banco de Horas exceder o limite acima, será descaracterizado o Banco de Horas devendo a empresa pagar as horas extras na totalidade, horas que o funcionário poderá reclamar na justiça. O funcionário poderá trabalhar até 10 horas extras diárias no Sábado, dia o qual é compensado e que não terá problemas com excesso (multas, exclusão do Banco de Horas); - Dispensa de marcação de ponto em cargos de supervisão e gerência, não sendo devidas quaisquer horas extras, somente quando o funcionário perceber em separado no seu holerite acréscimo de 40% ( quarenta por cento) a título de cargo de confiança ( inciso II e
§destacado único do 62 dade CLT. contrata porcargo R$ 1.500,00 e paga-lhe no art. recebido salárioExemplo: + R$ 600,00 (40%)gerente a título de de confiança;
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Mesmo que esteja anotado na CTPS, conforme inciso I, do art. 62 da CLT, o funcionário que exerce atividade externa (cobrador, vendedor, propagandista, motorista de caminhão) deve anotar as horas de trabalho em papeleta ou registro de ponto, para que fique provado que não excedeu a jornada de 08 horas diárias e faça prova a favor da empresa em questionamentos trabalhistas. Agora, há casos em que os funcionários excedem e em muito às 08:00 horas diárias e não é marcado o ponto para encobrir tal situação ( até para evitar multas trabalhistas), em tal situação a empresa está ciente da contingência trabalhista. Porém, há funcionários que não chegam a trabalhar 08 horas diárias e depois exigem horas extras e esse é o motivo pelo qual a empresa deve usar o controle de jornada externa. Alguns cuidados devem ser tomados com o cartão marcado manualmente pelo funcionário: a) não pode haver marcação repetitiva, exemplo: funcionário trabalha todos os dias das 8:00 às 12:00 e das 14:00 às 18:000, o juiz vai considerar o ponto inválido, por não expressar a realidade, por isso, orientar o funcionário para anotar os minutos 08:01 às 11:56 e das 13:57 às 18:02 ; b) o ponto deve ser assinado pelo funcionário; c) não poderá haver rasuras; d) observar os horários de intervalo para refeição, no mínimo de 01 hora; Observar o intervalo mínimo de 01 hora e máximo de 02 horas (por conta do funcionário), para alimentação e descanso; (art. 71 da CLT) Observar o intervalo de 11 horas entre uma jornada e outra, isso ocorre quando o funcionário faz horas extras; (art. 66 da CLT)
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Nas jornadas a 06conta horas telefonistas, enfermagem, etc.) haver intervalo de 15inferiores minutos, por do (ex: empregador e deve ser registrado pelodeverá funcionário ou anotado no cabeçalho do cartão ponto; ( § 1º, art. 71 CLT). - Em atividades que funcionam 24 horas sem paralisação e o funcionário trabalha em horário diversificado, por exemplo: uma semana de manhã, outra semana à noite, a este funcionário, conforme a Constituição Federal, compete trabalhar apenas 06 horas diárias (objetivo é compensar seu relógio biológico que fica desajustado devido o trabalho alternado de dia e à noite), trabalho superior às 06 horas será considerado extraordinário; ( artigo 7º, inciso XIV da Constituição Federal) - Jornada 12 X 36, conforme previsto na Convenção Coletiva de Trabalho, no entanto, mediante acordo individual ou coletivo firmado com os funcionários. Obs.: se na Convenção Coletiva de Trabalho, a qual o funcionário pertence, não constar previsão de jornada 12 X 36, mesmo com acordo individual não será válido e serão consideradas como horas extras as superiores a 08 horas diárias. Exemplo: vigia. A empresa contrata vigia e este recolhe a Contribuição Sindical para o Sindicado laboral da atividade da empresa, o qual não prevê em Convenção jornada 12 x 36. Há um sério risco da empresa ser obrigada a pagar 04 horas extras por dia trabalhado, em uma reclamatória trabalhista, nesta situação seria melhor contratar uma empresa de vigilância até por causa das escalas e folgas.
SALÁRIO, REAJUSTE SALARIAL E AUMENTO DE SALÁRIO - A empresa deve ter uma política salarial adequada e devidamente aprovada pela Diretoria. Essa política denomina-se Quadro de Cargos e Salários (Quadro de Carreiras); - Qualquer contratação, reajuste, aumento salarial deve ser efetuado de acordo com os cargos e salários constantes da política da empresa e autorizado pela Diretoria; - O Quadro de Cargos e Salários existente na empresa evita que os funcionários peçam, em
reclamatórias trabalhistas, a equiparação de acordo comacontece o § 1º, art. da CLT.que O risco de contingência trabalhista com salarial, equiparação salarial nas461 empresas registram quase todos os seus funcionários como “ auxiliar de escritório”, “auxiliar de
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administração”, “auxiliar de produção” e assim por diante. Dessa forma, no prazo de dois anos, se um funcionário é registrado como auxiliar de escritório com salário de R$ 500,00 e outro vem a ser registrado também como auxiliar de escritório mas com salário de R$ 1.200,00, o primeiro poderá pedir equiparação salarial na justiça; - O Quadro de Cargos e Salários evitará aumentos abusivos de salários motivados por favoritismo na empresa;
FOLHA DE PAGAMENTO E DESCONTOS -
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Todas as verbas pagas devem estar de acordo com o Cartão Ponto, as exceções devem estar autorizadas por escrito pela Diretoria. A não utilização do cartão ponto abre brecha para reclamação de horas extras, bem como reivindicação do cargo de confiança. Como citado acima, os supervisores e gerentes dispensados do ponto, caberia pagar 40% sobre o salário a título de cargo de confiança, conforme inciso II do art. 62 da CLT ( na verdade ao invés de contratá-lo por R$ 3.000,00, contratá-lo-ia por R$ 2.142,85 + 857,15 (40% função gratificada) = R$ 3.000,00); Efetuar os descontos de faltas e atrasos, conforme consta no cartão ponto. Pela legislação e jurisprudência trabalhista a empresa tem de 02 a 03 meses para efetuar esses descontos em folha de pagamento, após esse prazo, fica caracterizado que o funcionário ficou à disposição da empresa ouhoras a empresa perdoou tais descontos não cabendo mais oso descontos; enquanto que as extras, adicionais, reflexos e outras verbas trabalhistas, trabalhador tem 02 anos, após seu desligamento da empresa, para reivindicar os últimos 05 anos. Exemplo: Se ultrapassar ao prazo de 02 anos, da data do desligamento, não poderá mais reclamar seus direitos ( prescrição), se faltar 02 meses para 02 anos ( um ano e 10 meses após o desligamento), poderá reivindicar os últimos 03 anos e 02 meses. Dessa forma, compensar faltas e atrasos com horas extras, sem acordo de Banco de Horas, homologado pelo Sindicato da classe, significa, em casos de reclamatórias trabalhistas, pagar 02 vezes as horas extras, adicionais e reflexos ( DSR, 13º sal., férias, FGTS); Efetuar os descontos de DSR das faltas e dos atrasos não considerados como justificados, para evitar pagamentos e maior e/ou favoritismo a funcionários ( quando uns são punidos e outros não, sem critério específico ou se o critério foi desconsiderado para o benefício de alguns empregados, sem autorização); Efetuar controle das faltas para desconto de férias e 13º salário, conforme estipulado na Lei; Os adicionais de insalubridade, periculosidade devem ser pagos somente mediante Laudo Técnico atualizado, no qual conste a necessidade ou não do pagamento e se os EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) atenuam os riscos não sendo necessário o pagamento dos respectivos adicionais. Normalmente as empresas pagam esses adicionais sem eles serem devidos, pois Laudo Técnico os descaracteriza, dessa forma pode haver caracterização de aposentadoria especial ( assunto que será comentado em outro tópico); As comissões devem ser pagas na folha de pagamento, mediante relatório de comissões emitido pelo setor de vendas e autorizado pelo responsável do setor. Relatório que deve ficar no setor de pessoal, à disposição para a qualquer tempo ser conferido. O percentual das comissões deve ser pago conforme estipulado no contrato de trabalho, atentando ao pagamento se o cálculo tem como base o faturamento bruto ou somente as duplicatas recebidas no mês (caso a base for o faturamento, mesmo as duplicatas não recebidas, a empresa deveumlembrar que está antecipando salários, DSR, INSS, FGTS e 13º salário e férias, sobre valor ainda não recebido); Prêmio e gratificações devem ser pagos mediante autorização;
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Controles sobre estoque e desconto do vale transporte; Controles sobre estoque e desconto do vale refeição, cesta básica e, ainda, controle sobre o número de pessoas que fazem refeição e das refeições que são pagas aos fornecedores; Controle sobre o desconto de farmácia, plano de saúde, mercado, etc., para evitar favoritismo e fraudes com descontos a menor do funcionário daqueles estipulados pela Diretoria, para isso, deve existir uma política de descontos e benefícios a ser seguido pelo RH; Descontos de IRRF e INSS estão sendo feitos pela tabela atualizada de cada tributo; As deduções de IRRF estão de acordo com o número de dependentes declarado pelo funcionário na Declaração de Encargos de Família para fins de IR; Para o pagamento da verba de salário família vem sendo observados: a) limite do salário do funcionário e idade de 14 anos de seu filho; b) cartão de vacina atualizado anualmente para filhos até 05 anos; c) comprovante semestral de freqüência escolar para filhos a partir dos 07 anos de idade; d) Termo de responsabilidade e Ficha de salário família; Uma verificação detalhada no relatório de incidências sobre as verbas da folha pagamento e parametrização adequada pode evitar erros. Revisão, de preferência por Auditoria Independente, para verificar se estão corretos os cálculos de adicionais de horas extras, DSR, adicionais noturnos, de insalubridade, periculosidade, verbas salariais, descontos de INSS, IRRF, Contribuição Sindical e outras
verbas ligadas à folha de pagamento, ao menos uma vez por ano. INSS, FGTS, IRRF, FÉRIAS, 13º SALÁRIO -
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O setor de pessoal deve conferir e manter composição de valores que serviram de base de cálculo do INSS e do FGTS. Não deve confiar cegamente nos valores fornecidos pelo sistema, pois todos os parâmetros de incidência são imputados no programa da folha de pagamento, podendo existir erros de incidências, os quais podem ser corrigidos mediante a composição de saldos; Diárias de viagens até 50% da remuneração não têm incidência de INSS, FGTS, 13º Salário e Férias. Se as diárias forem superiores a 50% da remuneração (salários, horas extras, adicionais, etc., não incluindo a própria diária) é recomendável que a empresa adote o formulário de prestação de contas, no qual o funcionário apresenta todas as despesas de viagens (hotel, restaurante, locomoção, etc.) e ficando na folha de pagamento, a título de diárias, somente despesas efetivadas e não comprovadas, mediante autorização da Diretoria; (inciso VIII, do Parágrafo 9º, do artigo 214, do Decreto nº 3.048/99) Salário Maternidade é pago pela empresa e descontado do recolhimento INSS, bem como o 13º Salário sobre o salário maternidade deve ser descontado do recolhimento do INSS em 20 de dezembro de cada ano; (a partir de 01.09.2003, tendo em vista a vigência da Lei 10.710/2003) Os valores retidos e não recolhidos, a título de impostos e contribuições, constituem-se perante a legislação atual como crime de apropriação indébita, conforme artigo 95, da Lei nº 8.212/91. Portanto, os tributos retidos dos funcionários devem ser recolhidos, mesmo que a empresa esteja em crise financeira, pois, além da penalidade citada, esses tributos não podem ser parcelados; Os recolhimentos de INSS, FGTS e IRRF devem ser feitos mediante visto de autorização e conferência pelo responsável do RH ou do Setor de Pessoal; Por setor de Pessoal deveráetc.) conferir dasdevariáveis extras, DSR,amostragem adicionais,o prêmios, gratificações, para a omédia cálculo férias e(horas 13º salário. Lembrando que a média das variáveis para o cálculo de férias deve ser relativa ao período
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aquisitivo das férias, enquanto que a média para o cálculo do 13º salário deve ser a do ano corrente; RESCISÕES - Antes de demitir o funcionário, o responsável do setor deverá ter ciência da Indenização art. 9º, da Lei 7238/84, relativa a dispensa no período de 30 dias que antecede a data-base do empregado. Exemplo: data-base da categoria é 01/05: a) se o empregado for dispensado 30 dias antes dessa data, ou seja até 02/04, deverá indenizar o funcionário com um salário mensal; b) se for aviso prévio indenizado deve projetar os 30 dias do aviso prévio como se fosse devido, assim o funcionário demitido em 03/03, mediante aviso prévio indenizado, computando mais 30 dias do aviso prévio indenizado, o aviso venceria em 02/04, assim a empresa deverá pagar o aviso prévio indenizado mais um salário mensal a título do artigo 9º da Lei 7.238/84, deve haver uma programação para demissão do funcionário; - observando que para funcionários que percebem horas extras e outros adicionais, e têm mais de um ano de admissão o cálculo para as férias, férias proporcionais, 13º salário e aviso prévio indenizados são diferentes: - cálculos de férias indenizadas e se as respectivas médias das variáveis foram calculadas base no período aquisitivo dasrespectivas férias; - cálculos com de férias proporcionais e se as médias das variáveis foram calculadas com base no período proporcional das férias; - o aviso prévio indenizado aumenta as férias proporcionais e o 13º salário no mínimo em 01/12 avos; - cálculo do 13º Salário e se as respectivas médias das variáveis foram calculadas com base no período que é devido; - média das variáveis do aviso prévio indenizado deve ser a dos últimos doze meses; - se o aviso prévio trabalhado se completa exatamente no dia indicado, caso o empregado seja demitido 01 dia depois do prazo (normalmente 30 dias), a empresa corre o risco de ainda ter que pagar o aviso prévio indenizado. A contagem inclui o 1º dia do aviso prévio. Exemplo: Aviso prévio de 10.05 a 09.06 = 31 dias, a empresa deveria pagar o aviso prévio indenizado ao funcionário pelo motivo que passou um dia da data estipulada, tornando-se nulo o aviso prévio trabalhado. O período correto seria 10.05 a 08.06; - se a empresa observou o prazo para o pagamento da rescisão de contrato de trabalho que é o 1º dia útil imediato ao término do contrato (quando aviso prévio é trabalhado) e até o décimo dia, contado da data da notificação da demissão (quando aviso prévio é indenizado) (§ 6º, art 477 – CLT). Com certeza o Sindicado ao qual homologa a rescisão cobra a multa de um salário-base a favor do funcionário; - Cálculo do Desconto do IRRF: -
as bases de cálculo para férias, 13º salário e salário do mês + horas extras e outras são distintas, isto é, calcula-se o IRRF IRRF em separado do 13º salário, das férias e dos saldos de salários + horas extras+ adicionais;
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Para o IRRF das férias soma todas as verbas de férias (indenizadas, proporcionais, 1/3 constitucional e variáveis); Aviso prévio indenizado não sofre retenção de IRRF;
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Não há retenção de IRRF para valores inferiores a R$ 10,00, exceto o 13º salário que é exclusivo na fonte sobre retenção de qualquer valor, mesmo inferior a R$ 10,00; As verbas indenizadas não sofrem incidência de IRRF;
- cálculo do desconto do INSS, sendo que o desconto do INSS sobre o 13º Salário é em separado das demais verbas; - o Salário Família deverá ser pago proporcional aos dias trabalhados; - se foram efetuados os descontos do vale-transporte e vale-refeição referentes aos dias que faltam para concluir o mês; - se foram efetuados os descontos de todos os benefícios: vale farmácia, seguros, mercado, etc. -se há relação com a memória de cálculo da média das variáveis (horas extras e outros adicionais), as quais devem constar por exigência legal; - se há extrato com os saldos do FGTS depósito, o qual foi utilizado para efetuar o cálculo da multa rescisória de 50%; - se funcionários foram demitidos e recontratados – acerto para o funcionário receber o FGTS, configurando fraude contra o FGTS; - se funcionários não estão sendo demitidos e readmitidos com salários a menor - se a empresa não está demitindo funcionários com direito à estabilidade: sindicalistas, cipeiros, funcionários que se acidentaram no trabalho, gestantes, etc;
SEGURANÇA E MEDICINA DO TRABALHO a) CIPA -estabelecimentos desobrigados a manter a Cipa, em função do número de funcionários, deverão indicar funcionário que ficará responsável pela Cipa – NR-5, item 5.6.4; - pelo número de funcionários verificar se a empresa está obrigada ou não à constituição da CIPA, conforme Quadro I, da NR-5; - verificar no livro de atas: - se as reuniões estão transcritas no livro de atas; - se as reuniões transcritas estão assinadas pelo participante; - se as reuniões estão sendo realizadas nas datas determinadas pelo Calendário Anual da CIPA enviada ao Ministério do Trabalho;
- verificar se foi realizada a SIPAT – Semana Interna de Prevenção de Acidentes, a qual é realizada anualmente. O tal Auditor se há bem documentos da realização da SIPAT, como deverá lista deanalisar, presençatambém, das palestras, como se comprobatórios há comunicado ao Ministério do Trabalho para a realização da SIPAT – NR-5 item 5.1.6, subitem “o”;
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- compete ao empregador convocar eleições para escolha dos representantes dos empregados na CIPA, no prazo mínimo de 60 (sessenta) dias antes do término do mandato em curso; - elaboração da ficha de análise de acidentes – anexo II, item 5.16 NR-5, para cada acidente deve ser elaborado o anexo II, portanto o Auditor deverá verificar se para cada CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) foi feito o anexo II; - quantidade de técnicos de segurança de trabalho em relação ao número de funcionário na empresa (ver quadro II, NR-4); - quantidade de profissionais em engenharia e em medicina de trabalho ( Quadro II da NR-4); B) Outros Assuntos - verificar se a empresa possui o PPRA -Programa de Prevenção de Riscos Ambientais, NR-9; O PPRA visa à preservação da saúde e da integridade dos trabalhadores, através da antecipação, reconhecimento, avaliação e conseqüente controle da ocorrência de riscos ambientais existentes ou que venham a existir no ambiente de trabalho, tendo em consideração a proteção do meioe pelo ambiente dos recursos naturais. O PPRA deveráuma ser efetuado, sempre que necessária menose uma vez ao ano, devendo ser realizada análise global do PPRA para avaliação do seu desenvolvimento e concretização dos ajustes necessários e estabelecimento de novas metas e prioridades; - verificar se a empresa possui o PCMSO -Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional, NR-7; as empresas que possuam empregados, independente do tamanho e grau de risco, desde que estejam regidos pela CLT, são obrigadas a implantar o Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional. É um programa que especifica procedimentos e condutas a serem adotadas pelas empresas em função dos riscos aos quais os empregados se expõem no ambiente de trabalho, deve ser feito em conjunto com o PPRA; - verificar se técnico habilitado inspecionou os compressores e vasos de pressão – NR-13; - livro de Inspeção de caldeiras – NR-13 – verificar se são efetuadas as inspeções regularmente. EXAMES MÉDICOS Nos testes efetuados na documentação do funcionário o Auditor deverá verificar se a empresa esta cumprindo os prazos para realizar os exames médicos em seus funcionários. De acordo com o Artigo 168 da Consolidação das Leis do Trabalho, e Item 7.4.1 da Norma Regulamentadora Relativa à Segurança e Medicina no Trabalho NR 7 - Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional, é obrigatória a realização de exames médicos admissionais, por ocasião da admissão do funcionário, periódicos e demissionais, na saída do funcionário da empresa.
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O item 7.4.3.2, da NR-7, determina que os exames médicos periódicos devem ser feitos nos seguintes intervalos: a)A cada ano ou em intervalos menores para trabalhadores expostos a riscos; b)Anual, quando menores de dezoito anos e maiores de quarenta e cinco anos de idade; c)A cada dois anos, para os trabalhadores entre dezoito anos e quarenta e cinco anos de idade;
Penalidades pelo descumprimento das Normas Regulamentadoras (são ao todo 31 NRs) As infrações aos preceitos legais e/ou regulamentadores sobre segurança e saúde dos trabalhadores, sujeitam a empresa, se detectados, à multa prevista no Item 28.3, da Norma Regulamentadora Relativa à Segurança e Medicina no Trabalho NR 28 – Fiscalização e Penalidades, cujo valor poderá variar de 378,0000 UFIR’s a 6.304,0000 UFIR’s. PPP – PERFIL PROFISSIOGRÁFICO PREVIDENCIÁRIO E LAUDOS TÉCNICOS EXIGIDOS - a Instrução Normativa DC/INSS nº 78/2002, em seu artigo 148 instituiu um novo documento Perfil No Profissiográfico Previdenciário - PPP, cuja exigibilidade se iniciaria emdenominado janeiro de 2003. dia 23 de dezembro de 2002 foi publicada a Instrução Normativa nº 84, revogando a Instrução Normativa DC/INSS 78/2002 e adiando a data de início da obrigatoriedade do Perfil Profissiográfico Profissional para 01 de julho de 2003. Observação: A instrução Normativa 84/2002 foi revogada pela Instrução Normativa DC/INSS 95 de 07/10/2003, onde passou a tratar do PPP nos artigos 146 a 148. Já a Instrução Normativa DC/INSS 90/2003, publicada em 18.06.2003, adiou novamente o início da exigência do PPP para 01.11.2003. E atendendo aos pleitos dos empresários, que reivindicavam maior prazo de adequação, a Instrução Normativa DC INSS 96/2003 fixou o novo prazo de exigência do PPP para 01.01.2004 . - Empresas que estão obrigadas a emitir o PPP O PPP foi criado para substituir os antigos formulários denominados: SB 40, DISES BE 5235, DSS 8030 e DIRBEN 8030; os quais sempre foram de preenchimento obrigatório apenas para aqueles trabalhadores que laboram expostos a agentes nocivos à sua saúde. Somente os trabalhadores que tinham direito a se aposentar precocemente, com a chamada aposentadoria especial recebiam os formulários substituídos pelo PPP. Observe-se também que o PPP foi instituído pela Instrução Normativa DC/INSS nº 78/2002 (posteriormente pela Instrução Normativa DC/INSS nº 84, de 17.12.2002, DOU 23.12.2002), dentro do capítulo que trata da forma da comprovação do tempo de atividade habitual e permanente em condições nocivas à saúde, para fins de obtenção da aposentadoria especial. Todas as informações que devem constar do PPP se direcionam para este objetivo, ou seja, caracterizar as condições de trabalho para geração do benefício de aposentadoria especial. Mais recentemente, em 27.10.2003, o Diário Oficial da União publicou a Instrução Normativa 96/2003 do INSS, que estabeleceu:
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- Expressamente o PPP deverá ser elaborado de forma individualizada para seus empregados, trabalhadores avulsos e cooperados, expostos a agentes nocivos químicos, físicos, biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física, considerados para fins de concessão de aposentadoria especial. - Após a implantação do PPP em meio magnético, pela Previdência Social, esse documento será exigido para todos os segurados, independentemente do ramo de atividade da empresa e da exposição a agentes nocivos.
De acordo com o artigo 188 da IN DC-INSS 84/2002, o Agente de Inspeção do INSS, solicitará à empresa, por estabelecimento, os seguintes documentos: 1. PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - NR-9;
2. PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - NR-7 (normas regulamentadoras também exigidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego);
3. PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário;
4. Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP); (no caso das empresas onde exista exposição a riscos ambientais, conforme a Legislação, as empresas pagam à Previdência, alíquotas suplementares referente ao SAT. Estas informações também deverão estar relacionadas aos códigos informados na GFIP).
5. Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social (GRFP);
6. Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT) Comunicação de Acidente do Trabalho - CAT( art. 68 Decreto 3048/99, introduzido pelo Decreto 4032/01). Multas:
As multas relacionadas ao PPP estão definidas no art. 283, do Decreto 3.048/99,o 3.048/99,o valor da Portaria MPAS 727 mínimo a R$ 9.910,20 e no multa já aatualizado pela conforme 727 corresponderá máximo R$ 99.102,12, a gravidade da infração a no partir de 1º de junho de 2003. ,
APOSENTADORIA ESPECIAL Através dos Laudos Técnicos, PPRA, etc, deve verificar se não há casos de aposentadoria especial na empresa, bem como se os recolhimentos estão sendo efetuados, conforme especificado abaixo. Outro cuidado que se deve ter é o de manter atualizado o Laudo Técnico, o PPRA e o PCMSO. Por exemplo se a empresa não manter esses documentos ou estiverem desatualizados,, o funcionário poderá alegar que trabalhou em local com ruído superior a 85 desatualizados decibéis, em temperaturas anormais e em local exposto a agentes biológicos; a empresa não podendo comprovar o contrário deverá pagar a diferença entre a aposentadoria normal e a especial. O controle do uso da EPI (equipamento de proteção individual) também é fundamental para evitar essa contingência, e deve ser provado mediante documentação de entrega e com regulamento interno punindo severamente os funcionários que não a usem. Pagar adicional de insalubridade somente mediante Laudo Técnico, o meu entendimento é o de que a mera liberalidade no pagamento da insalubridade coloca em dúvida o Laudo e pode
de que a mera liberalidade no pagamento da insalubridade coloca em dúvida o Laudo e pode www.portaldecontabilidade.com.br
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servir de prova contra a empresa( exemplo: já que vem sendo pago há muito tempo continuamos a pagar, neste caso ou integra ao salário do funcionário ou simplesmente elimina a verba). Exercendo o segurado atividade em condições especiais que possam ensejar aposentadoria especial após quinze, vinte ou vinte e cinco anos de trabalho sob exposição a agentes nocivos prejudiciais à sua saúde e integridade física, é devida pela empresa ou equiparada a contribuição adicional destinada ao financiamento das aposentadorias especiais, conforme previsto no parágrafo 6º do art. 57 da Lei nº 8213, de 1991 e nos parágrafos 1º e 2º do art. 1º e no art. 6º, todos da Lei nº 10666, de 2003, observado o disposto no parágrafo 2º do art. 406, sendo estes: I - sobre a remuneração paga, devida ou creditada ao segurado empregado e trabalhador avulso, conforme o tempo exigido para a aposentadoria especial seja de quinze, vinte ou vinte e cinco anos, respectivamente: a) quatro, três e dois por cento, para fatos geradores ocorridos no período de 01 de abril de 1999 a 31 de agosto de 1999; b) oito, seis e quatro por cento, para fatos geradores ocorridos no período de 01 de setembro de 1999 a 29 de fevereiro de 2000; e c) doze, nove e seis por cento, para fatos geradores ocorridos a partir de 01 de março de 2000. II - sobre a remuneração paga ou creditada ao contribuinte individual filiado à cooperativa de produção, doze, nove e seis por cento, para fatos geradores ocorridos a partir de 01 de abril de 2003, conforme o tempo exigido para a aposentadoria especial seja de quinze, vinte ou vinte e cinco anos, respectivamente: III - sobre o valor bruto da nota fiscal ou fatura de prestação de serviços emitida por cooperativa de trabalho em relação aos serviços prestados por cooperados a ela filiados, nove, sete e cinco por cento, para fatos geradores ocorridos a partir de 01 de abril de 2003, observado o disposto no art. 302, conforme o tempo exigido para a aposentadoria especial seja de quinze, vinte ou vinte e cinco anos, respectivamente. (Base: §2º, Instrução Normativa – INSS n º 100/2003) As atividades sujeitas à aposentadoria especial do funcionário, constam no anexo IV, do Decreto 3.048/99, as quais estão relacionadas abaixo:
REGULAMENTO DA PREVIDÊNCIA PREVIDÊNCIA SOCIAL ANEXO IV CLASSIFICAÇÃO DOS AGENTES NOCIVOS ___________________________________________________________________________ _________ TEMPO DE CÓDIGO AGENTE NOCIVO EXPOSIÇÃO EXPOSIÇÃO ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.0 AGENTES QUÍMICOS
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O que determina o direito ao benefício é a exposição do trabalhador ao agente nocivo presente no ambiente de trabalho e no processo produtivo, produtivo, em nível de concentração superior aos limites de tolerância estabelecidos. O rol de agentes nocivos é exaustivo, enquanto que as atividades listadas, nas quais pode haver a exposição, é exemplificativa. (Redação dada pelo Decreto nº 3.265, de 29.11.99). ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.1 ARSÊNIO E SEUS COMPOSTOS 25 ANOS a) extração de arsênio e seus compostos tóxicos; b) metalurgia de minérios arsenicais; c) utilização de hidrogênio arseniado (arsina) em sínteses orgânicas e no processamento de componentes eletrônicos; d) fabricação e preparação de tintas e lacas; e) fabricação, preparação e aplicação de inseticidas, herbicidas, parasiticidas e raticidas com a utilização de compostos de arsênio; f) produção de vidros, ligas de chumbo chumbo e medicamentos com a utilização de compostos de arsênio; g) conservação e curtume de peles, tratamento e preservação da madeira com a utilização de compostos de arsênio. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.2 ASBESTOS 20 ANOS a) extração, processamento e manipulação de rochas amiantíferas; b) fabricação de guarnições para freios, embreagens e materiais isolantes contendo asbestos; c) fabricação de produtos de fibrocimento; d) mistura, cardagem, fiação e tecelagem de fibras de asbestos. ___________________________________________________________________________ ________ 1.0.3 BENZENO E SEUS COMPOSTOS TÓXICOS 25 ANOS a) produção e processamento de benzeno; b) utilização de benzeno como matéria-prima em sínteses orgânicas e na produção de derivados; c) utilização de benzeno como insumo na extração de óleos vegetais e álcoois; d) utilização de produtos que contenham benzeno, como colas, tintas, vernizes, produtos gráficos e solventes; e) produção e utilização de clorobenzenos e derivados; f) fabricação e vulcanização de artefatos de borracha; g) fabricação e recauchutagem de pneumáticos. ___________________________________________________________________________ ________ 1.0.4 BERÍLIO E SEUS COMPOSTOS TÓXICOS 25 ANOS a) extração, trituração e tratamento de berílio; b) fabricação de compostos e ligas de berílio; c) fabricação de tubos fluorescentes e de ampolas de raio X; d) fabricação de queimadores e moderadores de reatores nucleares; e) fabricação de vidros e porcelanas para isolantes térmicos; f) utilização do berílio na indústria aeroespacial. ___________________________________________________________________________ _________
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1.0.5 BROMO E SEUS COMPOSTOS TÓXICOS 25 ANOS a) fabricação e emprego do bromo e do ácido brômico. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.6 CÁDMIO E SEUS COMPOSTOS TÓXICOS 25 ANOS a) extração, tratamento e preparação de ligas de cádmio; b) fabricação de compostos de cádmio; c) utilização de eletrodos de cádmio em soldas; d) utilização de cádmio no revestimento eletrolítico de metais; e) utilização de cádmio como pigmento e estabilizador na indústria do plástico; f) fabricação de eletrodos de baterias alcalinas de níquel-cádmio. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.7 CARVÃO MINERAL E SEUS DERIVADOS 25 ANOS a) extração, fabricação, beneficiamento e utilização de carvão mineral, piche, alcatrão, betume e breu; b) extração, produção e utilização de óleos minerais e parafinas; c) extração e utilização de antraceno e negro de fumo; d) produção de coque. ___________________________________________________________________________ __________ 1.0.8 CHUMBO E SEUS COMPOSTOS TÓXICOS 25 ANOS a) extração e processamento de minério de chumbo; b) metalurgia e fabricação de ligas e compostos de chumbo; c) fabricação e reformas de acumuladores elétricos; d) fabricação e emprego de chumbo-tetraetila e chumbo-tetrametila; e) fabricação de tintas, esmaltes e vernizes à base de compostos de chumbo; f) pintura com pistola empregando tintas com pigmentos de chumbo; g) fabricação de objetos e artefatos de chumbo e suas ligas; li gas; h) vulcanização da borracha pelo litargírio ou outros compostos de chumbo; i) utilização de chumbo em processos de soldagem; j) fabricação de vidro, cristal e esmalte vitrificado; l) fabricação de pérolas artificiais; m) fabricação e utilização de aditivos à base de chumbo para a indústria de plásticos. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.9 CLORO E SEUS COMPOSTOS TÓXICOS 25 ANOS a) fabricação e emprego de defensivos organoclorados; b) fabricação e emprego de cloroetilaminas (mostardas nitrogenadas); c) fabricação e manuseio de bifenis policlorados (PCB); d) fabricação e emprego de cloreto de vinil como monômero na fabricação de policloreto de vinil (PVC) e outras resinas e como intermediário inter mediário em produções químicas ou como solvente orgânico; e) fabricação de policloroprene; f) fabricação e emprego de clorofórmio (triclorometano) e de tetracloreto de carbono. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.10 CROMO E SEUS COMPOSTOS TÓXICOS 25 ANOS
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a) fabricação, emprego industrial, manipulação de cromo, ácido crômico, cromatos e bicromatos; b) fabricação de ligas de ferro-cromo; c) revestimento eletrolítico de metais e polimento de superfícies cromadas; d) pintura com pistola utilizando tintas com pigmentos de cromo; e) soldagem de aço inoxidável. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.11 DISSULFETO DE CARBONO 25 ANOS a) fabricação e utilização de dissulfeto de carbono; b) fabricação de viscose e seda artificial (raiom) ; c) fabricação e emprego de solventes, inseticidas inseti cidas e herbicidas contendo dissulfeto de carbono; d) fabricação de vernizes, resinas, resi nas, sais de amoníaco, de tetracloreto de carbono, de vidros óticos e produtos têxteis com uso de dissulfeto diss ulfeto de carbono. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.12 FÓSFORO E SEUS COMPOSTOS TÓXICOS 25 ANOS a) extração e preparação de fósforo branco e seus compostos; b) fabricaçãoe praguicidas); e aplicação de produtos fosforados e organofosforados (sínteses orgânicas, fertilizantes c) fabricação de munições e armamentos explosivos. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.13 IODO 25 ANOS a) fabricação e emprego industrial do iodo. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.14 MANGANÊS E SEUS COMPOSTOS 25 ANOS a) extração e beneficiamento de minérios de manganês; b) fabricação de ligas e compostos de manganês; c) fabricação de pilhas secas e acumuladores; d) preparação de permanganato de potássio e de corantes; e) fabricação de vidros especiais e cerâmicas; f) utilização de eletrodos contendo manganês; g) fabricação de tintas e fertilizantes. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.15 MERCÚRIO E SEUS COMPOSTOS 25 ANOS a) extração e utilização de mercúrio e fabricação f abricação de seus compostos; b) fabricação de espoletas com fulminato de mercúrio; c) fabricação de tintas com pigmento contendo mercúrio; d) fabricação e manutenção de aparelhos de medição e de laboratório; e) fabricação de lâmpadas, válvulas eletrônicas e ampolas de raio X; f) fabricação de minuterias, acumuladores e retificadores de corrente; g) utilização como agente catalítico e de eletrólise; h) douração, eprateamento, estanhagem de espelhos e metais; i) curtimento feltragem dobronzeamento couro e conservação consere vação da madeira; j) recuperação do mercúrio;
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l) amalgamação do zinco. m) tratamento a quente de amálgamas de metais; n) fabricação e aplicação de fungicidas. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.16 NÍQUEL E SEUS COMPOSTOS TÓXICOS 25 ANOS a) extração e beneficiamento do níquel; b) niquelagem de metais; c) fabricação de acumuladores de níquel-cádmio. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.17 PETRÓLEO, XISTO BETUMINOSO, GÁS NATURAL 25 ANOS E SEUS DERIVADOS a) extração, processamento, beneficiamento e atividades de manutenção realizadas em unidades de extração, plantas petrolíferas e petroquímicas; b) beneficiamento e aplicação de misturas asfálticas contendo hidrocarbonetos policíclicos. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.18 SÍLICA LIVRE 25 ANOS a) de minérios a céu aberto; b) extração beneficiamento e tratamento de produtos minerais geradores de poeiras contendo sílica livre cristalizada; c) tratamento, decapagem e limpeza de metais e fosqueamento de vidros com jatos de areia; d) fabricação, processamento, aplicação e recuperação de materiais refratários; e) fabricação de mós, rebolos e de pós e pastas para polimento; f) fabricação de vidros e cerâmicas; g) construção de túneis; h) desbaste e corte a seco sec o de materiais contendo sílica. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.19 OUTRAS SUBSTÂNCIAS QUÍMICAS 25 ANOS GRUPO I - ESTIRENO; BUTADIENO-ESTIRENO; ACRILONITRILA; 1-3 BUTADIENO; CLOROPRENO; MERCAPTANOS, n-HEXANO, DIISOCIANATO DE TOLUENO (TDI); AMINAS AROMÁTICAS a) fabricação e vulcanização de artefatos de borracha; b) fabricação e recauchutagem de pneus. GRUPO II - AMINAS AROMÁTICAS, AMINOBIFENILA, AURAMINA, AZATIOPRINA, BIS (CLORO METIL) ÉTER, 1-4 BUTANODIOL, DIMETANOSULFONA DIMETANOSULFONATO TO (MILERAN), CICLOFOSFAMIDA, CLOROAMBUCIL, DIETILESTIL-BESTROL, ACRONITRILA, NITRONAFTILAMINA 4-DIMETIL-AMINOAZOBENZENO, 4-DIMETIL-AMINOAZOBENZENO, BENZOPIRENO, BENZOPIRENO, BETAPROPIOLACTONA, BISCLOROETILETER, BISCLOROMETIL, CLOROMETILETER, DIANIZIDINA, DICLOROBENZIDINA, DICLOROBENZIDINA, DIETILSULFATO, DIMETILS DIMETILSULFATO, ULFATO, ETILENOAMINA, ETILENOTIUREIA, FENACETINA, IODETO DE METILA, ETILNITROSURÉIAS, METILENO-ORTOCLOROANILINA (MOCA), NITROSAMINA, NI TROSAMINA, ORTOTOLUIDINA, OXIME-TALONA, PROCARBAZINA, PROPANOSULTONA, 1-3 BUTADIENO, ÓXIDO DE ETILENO, ETILENO, ESTILBENZENO ESTILBENZENO,, DIISOCIANATO DE TOL TOLUENO UENO (TDI), CREOSOTO, 4-AMINODIFENIL, BENZIDINA, BETANAFTILAMINA, ESTIRENO, 1CLORO-2, 4 - NITRODIFENIL, 3-POXIPRO-PANO a) manufatura de magenta (anilina e ortotoluidina);
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b) fabricação de fibras sintéticas; c) sínteses químicas; d) fabricação da borracha e espumas; e) fabricação de plásticos; f ) produção de medicamentos; g) operações de preservação da madeira com creosoto; h) esterilização de materiais cirúrgicos. ___________________________________________________________________________ _________ 2.0.0 AGENTES FÍSICOS Exposição acima dos limites de tolerância especificados ou às atividades descritas. ___________________________________________________________________________ _________ 2.0.1 RUÍDO 25 ANOS exposição a Níveis de Exposição Normalizados (NEN) superiores a 85 dB(A). (Alterado pelo DECRETO Nº 4.882, DE 18 DE NOVEM NOVEMBRO BRO DE 2003 - DOU DE 19/11/2003) Texto Anterior: a) exposição permanente a níveis de ruído acima de 90 decibéis. ___________________________________________________________________________ _________ 2.0.2 VIBRAÇÕES 25 ANOS a) trabalhos com perfuratrizes e marteletes pneumáticos. ___________________________________________________________________________ _________ 2.0.3 RADIAÇÕES IONIZANTES 25 ANOS a) extração e beneficiamento de minerais radioativos; b) atividades em minerações com exposição ao radônio; c) realização de manutenção e supervisão em unidades de extração, extra ção, tratamento e beneficiamento de minerais radioativos com exposição às radiações ionizantes; d) operações com reatores nucleares ou com fontes radioativas; e) trabalhos realizados com exposição aos raios Alfa, Beta, Gama e X, aos nêutrons e às substâncias radioativas para fins industriais, terapêuticos e diagnósticos; f) fabricação e manipulação de produtos produtos radioativos; g) pesquisas e estudos com radiações ionizantes em laboratórios. ___________________________________________________________________________ _________ 2.0.4 TEMPERATURAS ANORMAIS 25 ANOS a) trabalhos com exposição ao calor acima dos limites de tolerância estabelecidos na NR-15, da Portaria no 3.214/78. ___________________________________________________________________________ _________ 2.0.5 PRESSÃO ATMOSFÉRICA ANORMAL 25 ANOS a) trabalhos em caixões ou câmaras hiperbáricas; b) trabalhos em tubulões ou túneis sob ar comprimido; c) operações de mergulho com o uso de escafandros ou outros equipamentos . ___________________________________________________________________________ _________ 3.0.0 BIOLÓGICOS Exposição aos agentes citados unicamente nas atividades relacionadas.
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___________________________________________________________________________ _________ 3.0.1 ). MICROORGANISMOS E PARASITAS INFECTO-CONTAGIOSOS VIVOS E SUAS TOXINAS 25 ANOS (Alterado pelo DECRETO Nº 4.882, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2003 - DOU DE 19/11/2003 ) 25 ANOS Texto anterior: MICROORGANISMOS E PARASITAS PARASITAS INFECCIOSOS INFECCIOSOS VIVOS E SUA SUASS TOXINAS a) trabalhos em estabelecimentos de saúde em contato com pacientes portadores port adores de doenças infecto-contagiosas ou com manuseio de materiais contaminados; b) trabalhos com animais infectados para tratamento ou para o preparo de soro, vacinas e outros produtos; c) trabalhos em laboratórios de autópsia, de anatomia e anátomo-histologia; d) trabalho de exumação de corpos e manipulação de resíduos de animais deteriorados; e) trabalhos em galerias, fossas e tanques de esgoto; f) esvaziamento de biodigestores; g) coleta e industrialização do lixo. ___________________________________________________________________________ _________ 4.0.0 ASSOCIAÇÃO DE AGENTES Nas associações derelativo agentesaoque acima tempo do nível tolerância, será considerado o enquadramento queestejam exigir menor dede exposição (Alterado pelo DECRETO Nº 4.882, DE DE 18 DE NOVEMBRO DE 2003 - DOU DE 19 19/11/2003 /11/2003 ) Texto Anterior: Exposição aos agentes agentes combinados combinados exclusivamen exclusivamente te nas atividades especificadas especificadas. ___________________________________________________________________________ _________ 4.0.1 FÍSICOS, QUÍMICOS E BIOLÓGICOS 20 ANOS a) mineração subterrânea cujas atividades sejam exercidas afastadas das frentes de produção. ___________________________________________________________________________ _________ 4.0.2 FÍSICOS, QUÍMICOS E BIOLÓGICOS 15 ANOS a) trabalhos em atividades permanentes no subsolo de minerações subterrâneas em frente de produção.
PARTE X MODELOS DE PONTOS PARA RELATÓRIOS DE AUDITORIA GERENCIAL DISPONIBILIDADES (caixa, bancos e aplicações) BOLETINS DE CAIXA Com relação às análises efetuadas nos boletins e documentos de caixa, temos os seguintes comentários: Não foram assinados pelo responsável pelo caixa; Não constatamos evidências de conferência dos boletins de caixa;
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Não consta a composição dos valores que compõem o saldo do caixa (dinheiro, cheque, vales e outros); Não é feito o boletim de caixa da Escola localizada na Avenida Iguaçu; Nos documentos pagos pelo caixa não é aposto um carimbo de liquidação do documento. Objetivando o aperfeiçoamento dos controles e procedimentos internos da entidade, no tocante ao controle de caixa, recomendamos: O boletim de caixa deve ser assinado pelo responsável do caixa e assinado pelo conferente; Constar no boletim de caixa, quadro com a composição do saldo (dinheiro, cheques, vales e outros); Manter boletins de caixa em todos os estabelecimentos da empresa em que houver recebimento e pagamento de numerários; Apor, nos documentos pagos pelo caixa, carimbo com a expressão “pago” ou assemelhado, de forma a evitar posteriores reapresentações ao caixa da entidade.
SALDOS BANCÁRIOS A conta 3.333, do Banco Bradesco S/A, permanece sem movimentação há longa data. De acordo informações obtidas enadecorrente contabilidade, a mesma encontra-se encerrada, portanto o saldo decom R$ 532,11 é inexistente de anos anteriores. Recomendamos verificar, mediante extratos de conta corrente, a serem solicitados à instituição financeira, a movimentação da conta e proceder os ajustes mediante documentação comprobatória. Devido a inexistência do referido saldo bancário, o valor foi ajustado conforme autorização da Presidência.
SALDOS DE APLICAÇÃO FINANCEIRA Não nos foram apresentados os extratos, com base em 31/dez./xx, das aplicações financeiras do Banestado S/A e Banco do Brasil S/A, com saldo de R$ 910,00 e R$ 2.310,11, respectivamente. Conforme informações do contador, os saldos inexistem. Recomendamos solicitar os extratos das aplicações financeiras acima citados, objetivando conciliar os lançamentos contábeis efetuados naquelas contas e adequar os saldos contábeis. Devido a inexistência dos referidos extratos e do saldo da aplicação financeira, o valor foi ajustado conforme autorização da Presidência.
INEXISTÊNCIA DE BOLETINS AUXILIARES DE CAIXA A empresa não adota como procedimento, a escrituração de boletins auxiliares de caixa, que permitam identificar periodicamente a composição do saldo e conciliar o mesmo com a posição contábil. Com vistas a detalhar o saldo diário de caixa e a salvaguardar as posições contábeis, recomendamos a adoção de controles auxiliares que possibilitem obter tais informações.
recomendamos a adoção de controles auxiliares que possibilitem obter tais informações. www.portaldecontabilidade.com.br
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CONCILIAÇÕES BANCÁRIAS Atualmente, o formulário da conciliação dos cheques a compensar é apresentado de forma confusa, pois utiliza-se o mesmo relatório para demonstrar a conciliação de vários meses, apenas faz-se anotação ao lado dos cheques já compensados. Com isso, fica difícil identificar os cheques que compunham o saldo da conta em um determinado mês. Recomendamos que o setor responsável pela conciliação emita mensalmente a posição atualizada, contendo apenas os cheques a compensar na referida data, excluindo os cheques já compensados.
CONTA CAIXA – DIVERGÊNCIAS ENTRE SALDOS Os valores dos saldos contábeis foram conferidos com os “espelhos” de boletins de caixa anexados ao relatório de conciliação das contas. No entanto, alguns saldos apresentaram diferenças em relação aos mesmos boletins de caixa que encontram--se arquivados com os documentos, conforme relacionamos a título de exemplo:
Caixa Itambé Saldo contábil Saldo conforme Boletim de Caixa Diferença
R$ 12.000,00 R$ 11.000,00 R$ 1.000,00
Caixa Medianeira Saldo contábil Saldo conforme Boletim de Caixa Diferença
R$ 8.000,00 R$ 18.000,00 R$ 10.000,00
Caixa Três Lagoas Saldo Contábil Saldo conforme Boletim Diferença
R$ 20.000,00 R$ 18.000,00 R$ 2.000,00
Recomendamos conciliar os saldos contábeis com os boletins de caixa, objetivando eliminar as diferenças apontadas.
COMPOSIÇÃO DOS SALDOS DE CAIXAS Os saldos registrados nas contas “Caixa” são compostos de diversos valores e não apenas de numerário em espécie, como por exemplo: cheques, documentos a contabilizar, comprovantes de pedágios, vales, etc. Em algumas filiais os saldos se apresentam elevados, e muito embora exista um campo, no boletim, destinado ao proceder. preenchimento da composição do saldo, nem sempre este é preenchido, o que recomendamos
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NECESSIDADE DE IMPLANTAÇÃO DE ROTINA PARA ANULAÇÃO DOS DOCUMENTOS PAGOS Observamos que a documentação suporte de pagamentos não é protegida mediante aposição de carimbo com a expressão “Pago” ou equivalente, de forma destacada, com data e visto do caixa. Citado procedimento não apresenta melhores condições para evitar que tais documentos sejam reapresentados para novos pagamentos, bem como não firma responsabilidades sobre os comprovantes inseridos nos movimentos de caixa, razão pela qual recomendamos que a referida documentação seja protegida na forma disposta.
NECESSIDADE DE APERFEIÇOAMENTO DA ROTINA PARA REVISÃO DOS PROCEDIMENTOS DE CAIXA Não é expediente usual, a revisão das operações de caixa por pessoa independente ao manuseio diário dos documentos e valores inerentes à tesouraria, como forma de assegurar-se quanto à integridade e a adequação dos registros financeiros. Recomendamos que as atividades pertinentes à tesouraria sejam submetidas à revisão periódica de colaboradores alheios ao departamento, evidenciando referido trabalho mediante a emissão de um termo de conferência semanal, cujo modelo sugerimos no anexo 01, deste relatório.
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(Anexo 01) TERMO DE CONFERÊNCIA DE CAIXA
Declaramos que às .... : .... horas, do dia ........ de ....... de ......., foi iniciada e às ..... : .... foi encerrada a contagem dos valores que se encontravam em poder do Caixa/Tesouraria da unidade........., da A Associação da Escola Internacional de Curitiba, e corresponde à composição da conta Caixa do dia ........ de .......... de .........., tendo sido evidenciadas as seguintes composições e importâncias:
R$ em dinheiro em outros documentos Total Saldo de caixa no dia ...../...../..... Diferença constatada
• • • • •
Curitiba, ...... de ............ de ............
...................– Responsável pela Tesouraria
..............................................................- Conferente
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FALTA DE COMPOSIÇÃO DOS SALDOS DE CAIXA Os extratos de caixa utilizados na empresa não discriminam quais as espécies de valores que os compõem. Conforme constatamos, subseqüentemente, na composição do saldo de caixa é possível encontrar um número considerável de vales e outros documentos, razão pela qual o saldo apresenta-se relativamente elevado. Do ponto de vista contábil e de controles internos é importante evidenciar os valores que compõem o saldo da rubrica, pois, possíveis documentos que não sejam referentes a numerários, propriamente ditos, devem possuir controles específicos e serem segregados contabilmente de acordo com a sua natureza.
FALTA DE APOSIÇÃO DE VISTOS DE PREPARAÇÃO E REVISÃO NOS BOLETINS DE CAIXA Não vem sendo adotada como procedimento usual a aposição de assinaturas nos extratos de movimentação de caixa, de forma a assegurar a estes maiores formalidades e firmar as responsabilidades quanto à sua preparação e conferência. Visando qualificar o controle e também valorizar tais documentos em seus aspectos qualitativos, recomendamos que a aposição de vistos de elaboração e conferência sejam instituídos como normas de procedimento, estritamente observados.
POSSIBILIDADE DE IMPLANTAÇÃO DE FUNDOS FIXOS DE CAIXA Para a cobertura de pequenos pagamentos realizados na unidade situada na Rua Presidente Prudente, foi constituído um pequeno fundo de caixa, cujo valor, na data do balanço, era de R$ 350,00. Em decorrência das peculiaridades da filial, a adoção de um sistema de fundo fixo de caixa, destinado ao pagamento de pequenas despesas, é conveniente, no entanto, para sua implantação e perfeito funcionamento faz-se necessário observar: A determinação do valor do fundo fixo, em montante considerado necessário ao pagamento das despesas diárias, a ser periodicamente revisto; Emissão e assinatura de um Termo de Responsabilidade, conforme modelo apresentado no anexo 02; A determinação de quais valores devem ser pagos em espécie; A prestação de contas do fundo fixo, em periodicidade a ser determinada, através de relatórios ou boletins adequados, vide modelo no anexo 03, com o conseqüente reembolso dos gastos, de maneira a manter o limite do fundo fixo e; O reembolso do fundo fixo através de cheque nominal ao seu responsável, ou mediante recibo assinado.
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Atualmente o fundo fixo está sendo implantado na matriz, no entanto seria interessante avaliar a possibilidade de implantação do referido sistema, nos moldes propostos, na filial de São Paulo.
ESCRITURAÇÃO E CONTROLE DO CAIXA ATRIBUÍDO AO DEPARTAMENTO CONTÁBIL, PROPORCIONANDO RISCOS DE PROCEDIMENTOS ESPÚRIOS A escrituração e a efetiva movimentação do caixa (recebimentos e pagamentos) vem sendo realizada no departamento de contabilidade. Como medida de controle e procedimento interno, não é recomendável que recaia sob um mesmo departamento as atribuições de registro e custódia de bens, principalmente bens numerários, pois tal situação tende a propiciar maiores riscos operacionais à entidade. Para uma maior salvaguarda dos ativos financeiros da empresa é de fundamental importância segregar os procedimentos de custódia e manuseio de numerários do setor de contabilidade, deixando a cargo deste somente as tarefas de controle e registro.
NECESSIDADE DE MELHOR QUALIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS PAGOS POR CAIXA Averiguamos a qualidade dos documentos que transitam pelo caixa, observando que alguns destes, bem como alguns históricos contábeis, não são adequados, conforme exemplificamos: Data 31/out./2003 31/out/2003 31/out/2003 31/out./2003 31/out/2003
Histórico Distribuidora Alves Neto. “Comprovantes Diversos” “Comprovantes Diversos Táxi ” “CF Rec. Posto” “Ref. Divs. NFs”
R$ 150,00 120,00 70,00 50,00 300,00
Ref.: (a) (b), (c) (d) (c) (b)
As referências entre parênteses, ao lado dos valores, discriminam-se como segue: Documento não descreve adequadamente a finalidade do gasto; Lançamento aglutinando diversos documentos, sem a devida identificação; Lançado cupom fiscal, o qual não contém os quesitos mínimos para ser aceito como comprovante hábil da despesa; e Reembolso de diversos recibos de táxi. Não há relatório auxiliar que justifique de forma adequada os gastos efetuados. Apresentamos no anexo 04 um modelo padronizado para melhor caracterização das despesas com condução. De forma geral, recomendamos a aposição de maiores detalhamentos no corpo dos documentos fiscais, visando evidenciar apropriadamente a aplicação dos gastos incorridos. O maior número de informações decorre da necessidade contábil de classificar o gasto em função de sua aplicação. Desta forma recomendamos o uso de um carimbo padronizado, o qual deverá ser aposto no verso das notas fiscais e demais documentos, conforme modelo proposto no anexo 05.
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CONFERÊNCIA FÍSICA DO CAIXA Não obstante as deficiências inerentes ao controle de caixa, procedemos a uma conferência física dos valores que compunham o seu saldo na data base de 23/out./2003, cujo resultado apresentamos:
R$ 6.000,00
Saldo cfe. Boletim de caixa Composição Física: > Em cheques de terceiros > Em vales > Em outros dctos. (despesas) Sobra de caixa •
•
100,00 5.000,00 899,00 1,00
•
Os vales concedidos identificavam-se, na data da conferência física, da seguinte forma: Favorecido Paulo Taborda Marcelo Alves Juliana Castro Pedro dos Santos Matilde Oliveira Débora Senna Marcos Silva Total dos vales
Valor em R$ 700,00 700,00 700,00 900,00 1.000,00 500,00 500,00 5.000,00
Os recibos anexos ao movimento de caixa não se encontram assinados pelos favorecidos, de forma a evidenciar a autorização destes na operação, o que recomendamos observar.
APERFEIÇOAMENTO DO FORMULÁRIO UTILIZADO NA CONCILIAÇÃO BANCÁRIA O departamento contábil prepara mensalmente a conciliação das contas bancárias com os respectivos saldos contábeis, identificando e apontando as diferenças encontradas. O efetivo trabalho de conciliação bancária não fica demonstrado em um formulário padronizado, de forma a firmar as responsabilidades de quem prepara e revisa o referido trabalho. Para tanto, apresentamos no anexo 06, um modelo padronizado que poderá, a critério da administração, vir a ser utilizado.
NECESSIDADE DE MAIOR RESTRIÇÃO NO USO DE SENHAS PARA PAGAMENTOS ESCRITURAIS Uma parcela substancial dos pagamentos e das movimentações bancárias efetuadas na
Associação é realizada escrituralmente. www.portaldecontabilidade.com.br
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Para que as ordens de pagamentos escriturais sejam consumadas se faz necessária a informação de uma senha de acesso, a qual é de titularidade do Diretor Financeiro da empresa. Cabe-nos ressaltar, entretanto, que para maior comodidade operacional o superintendente atribuiu o uso desta senha para os colaboradores do setor contábil/financeiro, os quais teriam a condição de processar pagamentos e transferências bancárias. Por ocasião de nossa visita algumas mudanças estavam sendo realizadas, inclusive com a mudança da Instituição Financeira com a qual a entidade mantém relacionamento. Como as mudanças em questão não se encontravam totalmente sedimentadas, e se referem ao atual exercício, não aprofundamos nossos exames com vistas a validá-la, no entanto recomendamos evitar que o departamento contábil possua direta ou indiretamente acesso à senha de pagamentos.
EXTRATOS BANCÁRIOS Não nos foi apresentado os extratos das aplicações financeiras mantidas na Caixa Econômica, Banco do Brasil, cujos saldos contábeis somam R$ 155.000,00. Recomendamos obter os referidos extratos, com as agências nas quais a empresa mantém as aplicações, objetivando confrontar os saldos com a contabilidade e registrar os respetivos rendimentos.
NÃO HÁ TERMO DE RESPONSABILIDADE PARA O FUNDO FIXO O fundo fixo da sede encontra-se constituído através de ato administrativo, no qual figura a Vice Presidente de Finanças como principal responsável pela sua custódia. A efetiva custódia física, no entanto, foi transferida a outra colaboradora, subordinada a Vice Presidente de Finanças, sem que tenha sido lavrado um Termo de Responsabilidade visando formalizar a transferência e firmar a responsabilidade da atual custodiante. Por questões de procedimento e controle interno, recomendamos a emissão de um Termo de Responsabilidade a ser assinado pela funcionária que encontra-se com a efetiva custódia do fundo.
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(Anexo 02) EMPRESA (Cidade - Estado)
FUNDO FIXO DE CAIXA TERMO DE RESPONSABILIDADE
Eu, .....................................(nome completo do funcionário)......., portador da carteira de identidade RG. N.º ................................, Cadastro Pessoa Física - CPF n.º ...........................e, da CTPS sob n.º..........................., assumo a inteira responsabilidade pela guarda e pelo correto manuseio dos valores e documentos a mim confiados, seguindo as normas e procedimentos estabelecidos pela entidade conforme Circular Interna n.º......, sendo este Termo de Responsabilidade válido até o momento da transferência deste caixa para outro funcionário ou pela determinação de um novo limite. O limite estabelecido para este fundo fixo é de R$......................... R$........................... (..................... (............................................ .......................... ... .......................................... ..............................................). ....). Cidade, .........de ............................20......... _____________________ _____________________ RESPONSÁVEL DIRETORIA (nome/cargo por extenso) (nome/cargo por extenso)
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O LOCAL ONDE ENCONTRAM-SE ARMAZENADOS AS FOLHAS DE CHEQUES E OS VALORES NUMERÁRIOS NÃO É DOTADO DE COFRE Os valores numerários e talões de cheques estão custodiados no departamento financeiro, guardados um armário madeira, com chaves, dentro de uma sala que, segundo informaçõesem obtidas, é fechadadediariamente. A condição de segurança observada não é das melhores e poderia ser aperfeiçoada com a disponibilização de um cofre para o setor ou a guarda dos documentos referenciados, no cofre utilizado pela Vice-Presidente de Finanças.
FALTA DE EXTRATOS OFICIAIS PARA VALIDAÇÃO DO SALDO DE CONTAS CORRENTES Para o encerramento dos trabalhos de balanço, solicitamos os extratos oficiais das instituições financeiras em que a entidade mantém suas contas correntes, sendo que em alguns casos estes não nos foram fornecidos, conforme exemplificamos: R$ Banco do Brasil CEF Bradesco
155.555,55 91.111,11 1.111,11
Os extratos que nos foram fornecidos referem-se a documentos obtidos de forma “on-line”. Citados documentos, quando obtidos dessa forma, não propiciam segurança idêntica aos documentos oficiais das instituições financeiras, uma vez que, em algumas ocasiões, podem ser manipulados. Recomendamos, portanto, solicitar, mensalmente, à gerência dessas contas, os extratos oficiais com as respectivas movimentações, para fins de conferência contábil e adequada documentação do processo de conferência.
EXAME DE DOCUMENTOS Visualizando os comprovantes de pagamentos efetuados, constatamos alguns procedimentos que poderiam ser adotados na empresa, com vistas a melhorar a qualidade dos documentos que transitam pelo caixa, conforme citamos a seguir: aposição de carimbo com a expressão “Pago” ou assemelhado, de forma a evitar que um mesmo documento seja representado ao caixa, em datas posteriores; evidenciar no verso do documento a finalidade da despesa; identificar as pessoas que efetuaram as despesas, com a aposição das respectivas rubricas;
identificar a empresa em todos os documentos, evidenciando a efetiva data de emissão; www.portaldecontabilidade.com.br
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adotar formulários de solicitação de adiantamentos para viagem e relatórios de prestação de contas dos adiantamentos, que devem estar com os comprovantes de despesas anexados, de forma a identificar quem viajou, qual o destino, período e finalidade da viagem e, quais os gastos efetuados. adotar formulários de solicitação de adiantamentos para despesas e relatórios de prestação de contas dos adiantamentos, que devem estar com os comprovantes anexados, onde serão relacionados os gastos feitos com os recursos adiantados; Recomendamos observar os requisitos acima, aperfeiçoando, desta forma, os procedimentos que salvaguardam as disponibilidades da empresa.
NECESSIDADE DE MAIORES DETALHAMENTOS NOS DOCUMENTOS QUE TRANSITAM PELO FUNDO FIXO Nos documentos que compõem a movimentação do fundo fixo, observamos a falta de algumas informações importantes, em seus aspectos fiscais e de controle interno. A título de ilustração citamos:
DATA
FORNECEDOR
DOCTO. FISCAL
VALOR Ref.: R$
12/jan./xx 15/jan./xx 13/fev./xx 01/mar./x x 19/mar./x x
Pereira Ltda 1º Ofício de Registro de Títulos e Doc. Gráfica Ltda Não especificado
1190 Recibo 340 Recibo
30,00 25,00 15,00 150,00
a, b, c a, c, d a, c a, b, c, e
Turbo C. Ass. p/ Veículos Ltda
81
80,00
a, c, f
As referências, ao lado dos valores, discriminam-se como segue: Não possui evidência de autorização da diretoria para o pagamento da despesa; Não possui requisição de compra, de forma a evidenciar a necessidade da despesa; Não possui carimbo com a expressão “PAGO”, ou assemelhado, de forma a evitar sua reapresentação ao caixa; Não está nominal à empresa; Pagamento a beneficiário não identificado e através de recibo simples; e Despesa em nome da Empresa de Tal Ltda. Tendo em vista as questões relacionadas acima, acrescemos os seguintes comentários:
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Sob uma ótica de controles e procedimentos internos, julgamos importante avaliar os quesitos acima, pois, em alguns casos, são pagos documentos de maior valor financeiro, os quais sugerem, portanto, a necessidade de um sistema de aprovação prévia, devidamente evidenciado, e a adequação dos documentos, em seus aspectos formais. No tocante aos procedimentos necessários de ao atendimento de premissas fiscais, é de sumaà importância detalhar os comprovantes despesas com informações necessárias comprovação de sua legitimidade, para tanto faz-se necessário observar, no mínimo, os seguintes quesitos: solicitar que os documentos de despesas sejam extraídos em nome da empresa;
•
anexar aos documentos evidências de sua solicitação, indicando a finalidade do desembolso;
•
adequada identificação do favorecido.
•
Recomendamos observar os pontos acima abordados, de forma a propiciar melhores condições de segurança aos movimentos do fundo fixo e prover os documentos de informações que ratifiquem a sua legitimidade, evitando qualquer questionamento fiscal.
NECESSIDADE DE FORMALIZAÇÃO DE TERMO DE RESPONSABILIDADE VISANDO A CORRETA INSTITUIÇÃO DO FUNDO FIXO DE CAIXA CAI XA Para o atendimento de pequenas despesas foi constituído um fundo fixo de caixa no montante de R$ 1.500,00, cuja custódia física encontra-se sob a responsabilidade do colaborador do setor de contas a pagar. A referida atribuição não foi procedida mediante a assinatura de um termo apropriado, visando formalizar e firmar a responsabilidade delegada a esse colaborador, detentor da custódia do fundo. Como medida de procedimento interno, a designação de funcionários para guarda e manutenção fundos deve no ser anexo formalizada a emissão deque documento Nesse intuito,deapresentamos, 01, ummediante modelo padronizado poderá serespecífico. utilizado na empresa, a critério de sua administração.
LOCALIZAMOS NO COFRE DA TESOURARIA ALGUNS CHEQUES PENDENTES DE RECEBIMENTO DE LONGA DATA, PARA OS QUAIS NÃO CONSEGUIMOS MAIORES ESCLARECIMENTOS No cofre do setor de tesouraria encontramos diversos cheques antigos, para os quais não conseguimos obter esclarecimentos suficientes. De acordo com informações que nos foram prestadas referidos documentos, supostamente, foram contabilizados como perdas, já em períodos anteriores. Não obstante, procedemos à inspeção física desses documentos, dentre os quais identificamos um caso que não apresenta evidências quanto à sua efetiva apresentação para depósito, conforme demonstramos:
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DATA PARA NÚMERO APRESENTAÇÃO CHEQUE
DO VALOR R$
EMITENTE
30/mar./xx 30/abr./xx
750 751
1.000,00 1.000,00
................................. ................................. ................................. .................................
31/maio/xx 30/jun./xx 31/jul./xx 30/ago./xx 31/set./xx 30/out./xx
752 753 754 755 756 757
1.000,00 1.000,00 1.000,00 1.000,00 1.000,00
................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................
Em relação ao assunto sugerimos envidar esforços no sentido de identificar o histórico desses documentos, e, conforme o caso, proceder ao arquivamento destes, de forma a retirá-los do cofre.
CONTAS A RECEBER RELATÓRIO DAS CONTAS A RECEBER O Setor de Contas a Receber não emite, ao final de cada mês, relatório das duplicatas a receber, contendo informações, por cliente, do número, das datas de emissão e vencimento, e dos valores dos títulos a receber, para confrontar o saldo do relatório financeiro com o balancete contábil. Recomendamos elaborar, ao final de cada mês, relatório, por cliente, contendo o número, a data de emissão e vencimento, e o valor das duplicatas pendentes de recebimento, a fim de suportar o saldo contábil registrado em conta sintética no balancete, haja vista que, a empresa não mantém os saldos analíticos consignados na contabilidade.
CONTAS A RECEBER Dos exames efetuados nos valores de contas a receber da empresa, temos a comentar: Não se encontra instituído, na empresa, sistema informatizado das contas a receber, integrado ao faturamento; Nas contas a receber estão registrados os créditos a receber no valor de R$ 50.000,00 e R$ 30.000,00, dos Clientes A e B, respectivamente, pendentes de recebimento desde 1999, no entanto não há composição de saldo desses valores e nem evidências da origem dos mesmos. A conta Clientes Diversos apresentava um saldo de R$ 100.000,00, sem, no entanto, a associação apresentar a composição de saldo da mesma. A empresa não tem normas de procedimento de cobrança das contas a receber em atraso.
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Para efeito de implantação e manutenção dos controles internos a serem providenciados pela entidade, relacionamos, a seguir, alguns pontos fundamentais, para a eficiência dos citados controles. A saber: manter, no setor, registros individuais das contas a receber, através de sistema informatizado do contas a receber, indicando número títulos, valores, vencimentos e saldos; efetuar análises e resumos mensais das dos contas a receber, indicando; a) composição dos saldos por títulos em aberto; b) número dos títulos, valores e vencimentos; e c) faixas de vencimentos (vencidos e a vencer). Implementar normas de procedimento de cobrança das duplicatas a receber em atraso, para que a entidade tome as providências necessárias para a cobrança dos títulos vencidos.
CHEQUES DEVOLVIDOS Em 31/dez./xx, a entidade possui um saldo de R$ 20.00,00, referente cheques devolvidos. Salientamos que não há relatório desses cheques, os quais, conforme constatamos, são cheques emitidos, na sua maioria, nos anos últimos 02 anos, onde a entidade não tomou medidas judiciais para cobrança dos mesmos. Recomendamos manter uma relação constando todos os cheques devolvidos, bem como, adotar medidas para cobrança judicial dos mesmos.
CONTAS A RECEBER NÃO CONCILIADAS Até a data do término do nosso trabalho, não havia evidência de que a empresa efetuou a conciliação contábil da conta "Faturas Diversas a Receber", com saldo em 31/dez./20xx no valor de R$ 150.000,00, consequentemente não foi apresentada a composição do saldo da conta. Alertamos que, a falta de controles internos e da conciliação contábil da conta podem propiciar fraudes e desvios de valores, pois funcionários que têm conhecimento do fato podem utilizá-lo para fins de desfalques. Recomendamos proceder, mensalmente, à conciliação da conta acima citada, promovendo o confronto de saldos com os relatórios do sistema financeiro, e nos casos em que a empresa não possua os relatórios auxiliares, manter a composição de saldo dos valores consignados na contabilidade, visando identificar os respectivos saldos.
RELATÓRIOS DAS CONTAS A RECEBER O setor de Contas a Receber não emite, ao final de cada mês, relatório com a posição analítica das duplicatas a receber, identificando os respectivos créditos por cliente, data de vencimento e título. Com isso, o saldo contábil registrado na conta de duplicatas a receber em 31/dez/20xx, era de R$ 350.000,00, sendo que não foi possível auditá-la, devido à inexistência de relatórios auxiliares do setor financeiro, composição contábil dos saldos e incertezas dos valores
consignados, naquela data, no sistema de processamento de dados. www.portaldecontabilidade.com.br
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Devido à relevância dos saldos e à importância de manter o controle sobre as duplicatas a receber, recomendamos emitir, ao final de cada mês, relatório com a composição de saldo das contas a receber, constando analiticamente o nome do cliente, a data do vencimento e o valor e número do título em aberto. Assim, a contabilidade poderá conciliar o saldo contábil com os saldos dos relatórios auxiliares, servindo, estes, de suporte e consistência aos lançamentos contábeis.
RELATÓRIOS DO CONTAS A RECEBER O setor de Contas a Receber não emitiu, no final do mês, relatório com a posição analítica dos carnês a receber (R$ 200.000,00), cheques devolvidos (R$ 50.000,00) e cartões de créditos (R$ 20.000,00), identificando os respectivos créditos por cliente, data de vencimento e título. Recomendamos emitir, ao final de cada mês, relatório com composição de saldo das contas a receber, constando analiticamente o nome do cliente, a data do vencimento e, o valor e número do título em aberto. Assim, a contabilidade poderá conciliar os saldos do balancete com os saldos dos relatórios auxiliares, servindo, estes, de suporte e consistência aos lançamentos contábeis. Os relatórios com a posição analítica dos clientes são necessários à comprovação dos valores escriturados na contabilidade, pois, o registro contábil dos carnês, cheques devolvidos e cartões de créditos é suportado por registros e livros auxiliares fornecidos pelo sistema de contas a receber. Caso contrário, a empresa deverá manter no balancete contábil contas analíticas por cliente.
CONTAS A RECEBER – ALTERAÇÃO E EXCLUSÃO DE LANÇAMENTOS Segundo informações do setor contábil, o sistema de controle financeiro dá possibilidade ao Contas a Receber de efetuar lançamentos retroativos, como a alteração e a exclusão de lançamentos, alterando, dessa forma, os saldos dos balancetes já encerrados. Outrossim, Entendemos salientamos oportuno que a empresa vem desenvolvendo novoitens: sistema, para o controle financeiro. sugerir atenção para os seguintes - Bloqueio de qualquer lançamento retroativo, após o encerramento contábil do mês; - Emissão de relatório mensal, demonstrando o devedor e saldo de forma individualizada; e - Emissão de relatório semestral ou anual de toda a movimentação de adições e baixas de títulos. Ressaltamos, ainda, que lançamentos de ajustes devem ser feitos na forma de estornos, no mês em curso, pois lançamentos retroativos de alteração e exclusão deixam vulneráveis os controles internos provenientes do faturamento, pois, a título de exemplo, pode-se excluir conhecimentos de fretes sem que os mesmos estejam cancelados, bem como diminuir o seu valor.
GESTÃO DA CARTEIRA DE FATURAMENTO E MENSALIDADES A RECEBER
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Na empresa há um departamento específico para o controle do faturamento e de contas a receber, de uma forma geral. A colaboradora do departamento processa o faturamento e controla as mensalidades pendentes de recebimento através de planilhas eletrônicas (Microsoft Excel), não havendo um sistema profissional específico. Para a quantidade de clientes mantidos na empresa as planilhas têm se mostrado suficiente, no entanto para um maior número e informações requeridas seria interessante um “software” integrado aos sistemas acadêmico e contábil.
DUPLICATAS EM ATRASO VÊM SENDO COBRADAS APENAS EM ÂMBITO ADMINISTRATIVO Procedemos a alguns testes sobre duplicatas pendentes de recebimento de longa data e observamos que as ações de cobrança na empresa limitam-se a procedimentos administrativos de notificação. Seria conveniente que as ações de cobrança fossem ampliadas, inclusive com o respectivo protesto e, conforme o caso e o montante envolvido, medidas judiciais de cobrança. Tais procedimentos devem ser previamente deliberados e aceitos pela administração e aplicados indistintamente a todos os inadimplentes.
A AUTORIZAÇÃO PARA OS ESTORNOS DE MENSALIDADE NÃO FICA DEVIDAMENTE FORMALIZADA Não é expediente usual na empresa que as autorizações para estorno de mensalidades e outros valores sejam efetuadas formalmente e expressamente pela gerência. No atual contexto os estornos podem ser realizados à revelia pelos colaboradores do departamento financeiro, o que significa um alto risco operacional à empresa, dada a falta de procedimentos que visem assegurar a salva-guarda da carteira de recebíveis, nesse sentido.
FATURAS A RECEBER PENDENTES DE LONGA DATA Constatamos algumas faturas em aberto, pendentes de longa data, que não foram recebidas até a data de nossa visita, sendo que os clientes têm relacionamento intenso com a empresa e não atrasam seus compromissos. A título de exemplo citamos:
Data Emissão
de Fatura nº
Cliente
Valor R$
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Recomendamos que o setor de cobrança emita relatórios diários das faturas vencidas e não recebidas, o objetivo da falta do com pagamento. de confirmar, com o cliente, o atraso da mesma e verificar o motivo
CHEQUES PRÉ-DATADOS A entidade parcela as contribuições em atraso de seus contribuintes através de cheques prédatados, os quais são depositados na data pré-estabelecida. No entanto, o cheque é registrado na contabilidade apenas na ocasião do depósito em conta corrente. Recomendamos que a entidade registre em sua contabilidade os cheques pré-datados, referente o recebimento das contribuições em atraso de seus associados, com base na data da emissão do parcelamento e/ou da entrega dos cheques ao tesoureiro, dessa forma, objetivando a adequação das demonstrações financeiras e maior controle sobre os ativos realizáveis.
PROVIDÊNCIA: A partir de 2004, o setor financeiro providenciará a planilha de contabilização dos cheques e a sua posição, para que sejam efetuados os lançamentos contábeis. ADIANTAMENTOS E OUTROS CRÉDITOS ADIANTAMENTO A FORNECEDORES Não nos apresentaram a composição do saldo da conta, a qual apresentava em 31/dez/20x2 o saldo de R$ 85.000,00.
Alertamos para o fato de que em 31/dez/x1 a conta já apresentava saldo de R$ 82.000,00, evidenciando a existência de adiantamentos pendentes de longa data. Recomendamos efetuar levantamento dos motivos pelos quais os adiantamentos ainda estão pendentes, no intuito de regularizar a situação.
ADIANTAMENTO SALARIAL A conta de Adiantamentos de Salário, cujo saldo em 31/dez./2002 era R$ 30.331,16, apresentava algumas pendências, as quais elencamos abaixo:
Data 05/jul./2002 01/set./2002 21/set./2002 02/out./2002 24/out./2002
Beneficiário
Valor R$ 1.200,00 6.000,00 3.500,00 1.500,00 3.500,00
10/nov./2002 14/nov./2002
1.000,00 2.000,00 www.portaldecontabilidade.com.br
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20/jun./2002 20/jun./2002 09/out./2002 07/nov./2002 26/Out./2002
500,00 2.500,00 1.200,00 600,00 1.000,00
27/mar./2002 10/jul./2002 15/ago./2002 15/mai/2002 15/mai./2002
300,00 143,56 211,40 200,68 164,19
Também, os valores acima citados emprestados não estão suportados através de contratos e nem há a cobrança de encargos financeiros sobre os mesmos. Alertamos que empréstimos feitos a funcionários não firmados mediante contrato, e sem cláusula de cobrança de encargos financeiros, poderão ser considerados pelo fisco como adiantamentos salariais e tributados na fonte, na ocasião da liberação dos recursos, conforme Instrução Normativa nº 49, de 10/mai./89. Recomendamos ampliar as atenções sobre os adiantamentos pendentes de longa data, haja vista, que, desta forma, eles se caracterizam como empréstimo, sendo necessária a elaboração de contratos com previsão de cobrança de encargos financeiros.
IRRF A RECUPERAR – NÃO APROPRIAÇÃO DOS JUROS J UROS DA SELIC Persiste a situação relatada anteriormente onde mencionamos que durante o ano 2002, não houve o registro contábil correspondente à apropriação dos juros da SELIC – Sistema Especial de Liquidação e Custódia, na conta de IRRF a recuperar. De acordo com o artigo 894, do Decreto 3.000/99, Regulamento do Imposto de Renda, o valor a ser utilizado na compensação ou restituição de tributos federais será acrescido de juros obtidos pela aplicação da taxa referencial da SELIC, acumulada mensalmente. Em observância ao Princípio Contábil da Competência, estes juros devem ser apropriados mensalmente. Ressaltamos, ainda, que em conformidade com a Lei nº 9718/98, as receitas decorrentes destes juros devem ser incluídas na base de cálculo da Cofins e do Pis. Reiteramos nossa recomendação para proceder ao cálculo dos juros cabíveis ao período em referência, para a promoção dos ajustes contábeis, bem como observar o critério fiscal supra citado, evitando, assim, questionamentos de natureza fiscal.
CONFIRMAÇÃO DE VALORES DE ADIANTAMENTOS A TERCEIROS Existem algumas contas que apresentam saldos relativos a adiantamentos efetuados a terceiros, cuja composição de valores foi elaborada pelo setor contábil, porém não foi possível a confirmação da real existência desses direitos.
Os saldos que se encontram nessa situação são os seguintes: www.portaldecontabilidade.com.br
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Valdir de Tal, desde jun/01
R$ 2.069,40
Júlio de Tal, desde set/01
R$ 7.750,00
V. Santos (Posto K), desde dez/01 Auto Posto Tetra Park Ltda, desde mar/00
R$ 3.111,32 3.111,32 R$ 15.003,00
Recomendamos confirmar a real existência desses valores e, se for o caso, providenciar os ajustes necessários, mediante autorização da diretoria.
PENDÊNCIAS ANTIGAS DE ADIANTAMENTOS DE VIAGENS Existem diversas pendências antigas na conta Adiantamento de Viagens, conforme relação fornecida pelo setor contábil, com base na qual relacionamos a seguir alguns exemplos:
FUNCIONÁRIOS FUNCIONÁR IOS
N.º DOC. RE
DAT DATA A VALOR DE EMISSÃ O 24/01/00 50,00 08/04/00 50,00 25/04/00 40,00 140,00
Ricardo de Tal Idem Idem Subtotal
7495 101 138
3.846 3.846 3.846
Leandro de Tal Idem
971 3.263
3.998 3.998
11/08/00 14/08/00
100,00 450,00
Jair de Tal
1.987
3.676
03/08/00
150,00
José de Tal
1.184
4.051
28/09/00
450,00
De acordo com informações do setor contábil, o atraso ocorre porque os relatórios de prestação de contas, depois de emitidos, são analisados pela diretoria para liberação e, o valor da sobra, na maioria das vezes, se transforma em adiantamento para ser descontado em folha de pagamento do funcionário.
CONSIDERAÇÕES SOBRE CHEQUES A RECEBER Com relação aos cheques a receber temos as seguintes considerações a serem feitas: - Não é elaborada uma relação dos cheques que se encontram no Departamento Financeiro, para fins de controle e de confronto com o saldo contábil; - Existem diversos cheques no Departamento Financeiro que não se encontram relacionados na contabilidade e, de acordo fornecidas por aquele departamento, muitos deles já foram recebidos, porémcom não informações foi possível precisar quais.
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No pressuposto de contribuir com a administração financeira e consolidar os controles internos, temos a recomendar: - Elaborar uma relação dos cheques que, efetivamente, estão pendentes; - Realizar conciliações periódicas do saldo contábil com o controle analítico dos cheques a receber, mantidos pelo Departamento Financeiro; - Verificar os cheques que já foram recebidos e inutilizá-los ou devolvê-los para os respectivos emitentes; - Efetuar a guarda dos cheques em local seguro, de preferência em cofre ou local acessível somente ao responsável por estes.
ATUALIZAÇÕES DE TRIBUTOS PELA TAXA SELIC A empresa não vem atualizando os créditos tributários, pagos a maior em exercícios anteriores e compensados no exercício corrente, pela variação acumulada da taxa Selic. Conforme parágrafo 4º, do artigo 39 da Lei nº 9.250/95 e o artigo 73 da Lei nº 9.532/97, a partir de 01/jan./96, a compensação ou restituição será acrescida de juros equivalentes à taxa referencial do SELIC para títulos federais, acumulada mensalmente, calculados a partir do mês subseqüente ao do pagamento indevido ou a maior que o devido até o mês anterior ao da compensação ou restituição e de 1% relativamente ao mês em que estiver sendo efetuada. Conforme nossa orientação, o escritório contábil atualizou os referidos valores, resultando num acréscimo dos créditos tributários no valor de R$ 10.000,00, a favor da empresa, sendo que, recomendamos a adoção deste procedimento usual nos encerramentos mensais dos balancetes, a fim de propiciar a compensação dos valores atualizados e conseqüente economia tributária.
DESPESA MANTIDA COMO ADIANTAMENTO A FORNECEDORES DEVIDO À AUSÊNCIA DE DOCUMENTOS HÁBEIS Na rubrica contábil e financeira de adiantamento a fornecedores, encontra-se em aberto, há longa data, pagamento efetuado à empresa DE Tal Ltda, realizado em 31/out./.2002 no valor de R$ um 10.000,00. O gasto foi incorrido para o registro da marca XYZ na Alemanha, cujo processo já encontrase concluído, sendo que o valor pago permanece em aberto em função do prestador não ter fornecido a respectiva nota fiscal. Por diversas vezes Auditores Fiscais não têm aceito a comprovação de despesas operacionais através de simples recibos. Cabe-nos ressaltar, entretanto, que o entendimento fiscal é controvertido, pois a legislação não veda que os gastos sejam comprovados através desses documentos. Nesse sentido o 1º Conselho de Contribuintes vem entendendo ser aceitável a comprovação de despesas através de recibos, desde que, do conjunto de provas, resulte patente a necessidade da despesas às atividades empresariais. Recomendamos, portanto, envidar esforços para a obtenção da nota fiscal, porém, se a tentativa não resultar em êxito, sugerimos, mediante autorização formal e expressa da
diretoria, baixar o adiantamento para contas de despesa. www.portaldecontabilidade.com.br
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ADIANTAMENTO PENDENTE DE ACERTO HÁ LONGA DATA Na composição dos adiantamentos a fornecedores consta, em aberto há longa data, um pagamento de R$ 1.000,00 à empresa de Tal, o qual foi efetuado indevidamente devido à devolução de mercadorias ao fornecedor. Até o encerramento dos nossos trabalhos o citado valor ainda permanecia pendente de reembolso, por parte do fornecedor, o qual, segundo informações obtidas, alega já ter efetuado o pagamento. Com o intuito de recuperar o crédito recomendamos estabelecer novos contatos com o fornecedor, buscando novos entendimentos visando o recebimento do valor, ou, conforme o caso, dirimindo as divergências existentes entre as duas empresas.
ADIANTAMENTOS CONCEDIDOS POR CONTA DE ENTREGAS FUTURAS DE MERCADORIAS Conforme observamos é procedimento comum a ocorrência de compras de materiais para entregas futuras, principalmente com a fornecedora Empresa de Tal. No setor financeiro são encontrados diversos adiantamentos concedidos ao fornecedor em referência, os quais permanecem em aberto pelo fato de não haver controles que possibilitem saber se já ocorreu ou não a entrega das mercadorias adquiridas, ou se ainda remanescem saldos em aberto. Conforme informações que nos foram prestadas tal descontrole ocorreu durante um período de transição de pessoas no setor, sendo que, atualmente, vêm sendo mantidos controles mais eficientes sobre tais fornecimentos. No tocante às posições passadas, os novos colaboradores do setor estão procedendo ao levantamento dessas operações, visando verificar as efetivas remessas do material adquirido. Até o pela encerramento dosrecomendamos nossos trabalhos levantamentocom ainda estava em fase de execução, razão qual apenas suaocontinuidade, vistas a identificar a posição da empresa em relação ao fornecedor.
ESTOQUES De acordo com informações obtidas na contabilidade, o atual sistema eletrônico de controle de estoques vem apresentando problemas quanto à geração de informações para seus usuários, razão pela qual não vêm sendo informadas as baixas efetuadas através de requisições de materiais. A contabilidade não possui informações quanto às posições do estoque ao final de cada mês, não procedendo, desta forma, à apuração do custo dos produtos e mercadorias vendidas, de acordo com os procedimentos fundamentais de contabilidade. Recomendamos envidar esforços no sentido de averiguar, detalhadamente, quais as
deficiências apresentadas pelo atual sistema de estoque e contatar o fornecedor do “software” www.portaldecontabilidade.com.br
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com vistas a solução dos problemas apresentados o mais breve possível, bem, como manter o registro permanente de estoques.
ESTOQUES – ARBITRAMENTO PELO FISCO Com relação ao estoque de 30jun./xx, constante no balancete de verificação, temos os seguintes comentários a fazer: A empresa não utiliza a codificação de mercadorias prevista no sistema de controle de estoque, por isso, o relatório de inventário apresenta diversas mercadorias com a mesma descrição, mas com custo unitário diferente, cuja segregação só é possível através do controle por referências da controladoria, o qual não é emitido. Recomendamos que o relatório de inventário identifique as características ou faixas de preço pelas quais as mercadorias estão sendo avaliadas. O sistema atual de estoque não emite a ficha de controle permanente de estoque - Kardex -, constando a descrição das entradas/saídas/saldo em quantidades, do custo unitário e custo total de cada mercadoria. O registro permanente de estoques pode ser feito em livros, fichas (Kardex) ou em formulários contínuos emitidos por sistema de processamento de dados, cujos modelos são de livre escolha da empresa. Para cada espécie de bem estocado dever ser aberta ficha própria ( ou página de livro, se for o caso), na qual as entradas e saídas serão registradas em ordem cronológica, conforme Parecer Normativo CST n.º 6/79. O Parecer Normativo CST n º 6/79, também determina que se a empresa não possuir registro permanente de estoque, não poderá adotar o critério de avaliação de estoque com base no custo médio. Salientamos que em uma eventual fiscalização, o fisco poderá desconsiderar a avaliação do estoque pelo custo médio, devido a falta de emissão da ficha de estoque de cada produto, contendo informações de quantidades físicas e financeiras. Dessa forma, as mercadorias inventariadas deverãodesernotas avaliadas segundo os preços ounitários praticados compras mais recentes, constantes fiscais ( excluindo-se valor do IPI e donasICMS, quando recuperáveis). Como conseqüência, as mercadorias em estoque poderão ter o seu preço superavaliado, aumentando o lucro fiscal da empresa e os tributos incidentes sobre o mesmo (IRPJ e CSSL). Objetivando evitar contratempos com o fisco, bem como, recolhimentos complementares de tributos, devido a falta da emissão de relatórios complementares por ele exigidos, recomendamos adaptar o sistema de estoque da empresa à legislação vigente, de forma, que seja emitido o relatório do controle permanente de estoque, contendo os dados exigidos no parecer normativo acima citado. A empresa não registrou em contas do Ativo Circulante, o estoque dos materiais de consumo e embalagens existentes em 30/jun./xx. Os mesmos vêm sendo contabilizados, em sua totalidade, em contas de resultado. No entanto, conforme constatamos no almoxarifado, a empresa mantém estocado materiais de consumo e embalagens, que são utilizados no dia a
dia, persistindo saldo de um mês para o outro. www.portaldecontabilidade.com.br
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Salientamos que, em uma eventual fiscalização, o estoque dos materiais de consumo e embalagens poderá ser arbitrado pelo fisco, em função da inexistência de avaliação dos estoques existentes no último dia do exercício, pois o Artigo 293, do RIR/99, estabelece que as mercadorias, as matérias-primas e os bens em almoxarifado serão avaliados pelo custo de aquisição. VALORIZAÇÃO DOS ESTOQUES DE MATÉRIA PRIMA O Decreto 3000, de 26/mar/99, em seus artigos 289, 293 e 295, determina que as matériasprimas deverão ser avaliadas pelo custo de aquisição das últimas compras, acrescidos dos gastos com transportes, seguros e outros custos necessários para a colocação da matéria-prima em condições de uso. Contabilmente os saldos mensais do estoque vêm sendo determinados mediante demonstrativo elaborado pelo setor de almoxarifado, o qual, no entanto, não evidencia a adesão dos critérios adotados aos conceitos estabelecidos pela legislação fiscal. Historicamente os saldos representativos de insumos não vêm permanecendo com saldos significativos, todavia, não obstante a relevância do valor envolvido, recomendamos, como procedimento interno, a confecção de um demonstrativo melhor detalhado, de forma a evidenciar o atendimento aos preceitos da legislação em vigor. A título de orientação, transcrevemos abaixo, um modelo que poderá vir a ser utilizado na empresa. Quantid Detalhamento das últimas compras Descrição ade Quantida Custo do Física Frete Seguro 2 1 Data de Insumo em (c) (d) (b) (a) Estoque
Custo Total (e) = (b+c+d )
Avalia Custo ção Unitário Estoqu (f) = e (e) / (a) (a) x (f)
“y” Subtotal “x“ Subtotal Total Geral Observações: 1 A quantidade das últimas compras devem ser suficientes à cobertura do saldo físico em estoque, ou seja se o saldo físico apresentar “n” unidades, deverão ser pesquisadas as últimas “n” unidades adquiridas, iniciando-se sempre pela última
compra. www.portaldecontabilidade.com.br
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No custo de aquisição deverão ser excluídos o IPI e o ICMS por tratarem-se de impostos recuperáveis.
ATIVO IMOBILIZADO CONTROLES PATRIMONAIS SOBRE ATIVO FIXO Até o encerramento de nossa visita não haviam sistemas e procedimentos destinados ao controle dos bens patrimoniais de propriedade da empresa. Salientamos que, para cumprimento da legislação fiscal, a empresa deve manter controles analíticos dos bens do ativo imobilizado para comprovar os custos com depreciação. Elencamos, a seguir, alguns aspectos a serem observados, visando a implementação de controles internos sobre os itens do imobilizado: a) Toda a identificação do imobilizado, efetuada através de plaquetas numéricas fixadas nos bens da sociedade; b) Localização dos bens imobilizados com a correspondente atribuição de responsabilidades sobre esses itens, mediante Termo de Responsabilidade; c) Manutenção em cada setor e sob a guarda do encarregado pelo mesmo, da relação dos itens de sua responsabilidade; e, d) Levantamentos físicos periódicos e devidamente evidenciados para confronto com os controles patrimoniais, e as eventuais divergências devidamente identificadas e relacionadas para a aprovação dos ajustes por pessoa habilitada para tanto.
A adoção dos procedimentos expostos contribuirá para o fortalecimento dos controles internos sobre os itens do imobilizado, motivo pelo qual recomendamos avaliar a viabilidade dos procedimentos propostos.
ATIVO PERMANENTE – NECESSIDADE DE REGISTROS INDIVIDUAIS Persiste a situação já comentada em nosso relatório anterior quantocontábeis, ao controle de bens patrimoniais e projetos, que vêm sendo efetuados com base nos saldos os quais são demonstrados de forma sintética, não havendo, portanto, um controle analítico sobre os bens do ativo imobilizado. A individualização dos bens patrimoniais e projetos seria oportuna sob a ótica administrativa e contábil, pois torna-se importante para: identificar o valor de aquisição, acréscimos posteriores, bem como a depreciação ou amortização acumulada dos bens baixados; prover as bases de cálculo e apropriação de despesas de depreciação e amortização, inclusive, por centro de custo; prover informações para efeito de política de capitalização e substituição de bens, bem como, cobertura de seguros; manter adequado controle físico e contábil sobre os bens do ativo imobilizado; •
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proporcionar uma melhor visualização das inversões patrimoniais procedidas ; e centralizar os gastos pertinentes a cada obra.
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O controle analítico dos itens imobilizados, via de regra, efetua-se através de sistemas informatizados e paralelos à contabilidade. Reiteramos nossas recomendações no sentido de analisar a viabilidade de implantar-se um sistema desse gênero, visando aperfeiçoar os meios de controles patrimoniais existentes na companhia. ATIVO PERMANENTE - IMOBILIZAÇÃO DE DESPESAS OPERACIONAIS Dentre as adições ao ativo fixo da companhia, persiste situação comentada em nosso relatório anterior onde constatamos valores que se caracterizam como despesa operacional ao invés de custo de aquisição ou desenvolvimento de bens permanentes, conforme demonstramos, como exemplo, no quadro a seguir: Nº do Fornecedor Docto.
Discriminação
0039
Serviços efetuados em obras já faturadas
058 059
Prestadora de Serviços Locadora de Máquinas Locadora de Máquinas.
Valor R$
Serviço prestado com retroescavadeir retroescavadeira. a. Serviço prestado com retroescavadeir retroescavadeira. a.
15.000,00 3.000,00 4.000,00
Também, constatamos alguns valores transferidos no final do exercício de despesas operacionais para serem registrados no ativo permanente. Tal procedimento gerou um acréscimo de R$ 100.000,00 no saldo do imobilizado, bem como efeito positivo sobre o resultado do exercício, com o conseqüente reflexo no patrimônio líquido. Abaixo demonstramos as respectivas contas de resultados e seus saldos: Código Contábil
Nomenclatura Contábil
R$
3000 4000
Despesas com Obras Despesas com Obras
15.000,00 5.000,00
5000 6000 Total
Despesas com Obras Serviços Prestados Pessoas Jurídicas
30.000,00 50.000,00 100.000,00
A Lei 6404/76, Lei das Sociedades por Ações, em seu artigo 179, determina que no ativo imobilizado serão classificados, exclusivamente, os bens e direitos destinados à manutenção das atividades da companhia. Excepcionalmente, admite-se a adição, ao custo de aquisição ou desenvolvimento, dos gastos que objetivam uma melhoria no item imobilizado, em função do prolongamento de sua vida útil, incremento na sua capacidade produtiva ou redução dos custos operacionais. Tendo em vista ser considerável a ocorrência dos lançamentos em epígrafe, reiteramos nossas recomendações paraasaclassificações revisão dos contábeis registros inadequadas, contábeis doadequando-as ativo imobilizado, visando identificar e corrigir às disposições da
legislação societária. www.portaldecontabilidade.com.br
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ATIVO IMOBILIZADO – INVENTÁRIO FÍSICO Indagamos o setor contábil quanto a existência de conferências físicas dos bens patrimoniais, e, constatamos que este procedimento não vem sendo adotado pela empresa. O inventário pois através sendo, deste evidencia-se existência física dos bens, suareferido localização e o seué necessário, estado de conservação, portanto, uma instrumento importante no aprimoramento dos controles internos. Recomendamos proceder ao levantamento geral de todos os bens e sua respectiva documentação, devendo os mesmos serem identificados através de plaquetas ou etiquetas, de acordo com a codificação do Relatório de Ativo Imobilizado.
MUDANÇA DE PROCEDIMENTO NO RECONHECIMENTO DE DESPESAS EFETIVADAS NO EXERCÍCIO E QUE NÃO CONSTAM NO ORÇAMENTO Era procedimento comum na entidade o diferimento de despesas incorridas no exercício, mas que, todavia, não se encontravam previstas no orçamento anual. As normas de contabilidade não permitem o procedimento em tela, não obstante os controles gerenciais que a entidade possua. Desta forma, recomendamos, na ocasião, que o contador efetivasse o reconhecimento das despesas ainda para o balanço encerrado em 31/jul/2003.
SISTEMA DE CONTROLE PATRIMONIAL AINDA NÃO SE ENCONTRA DEVIDAMENTE ESTRUTURADO Atualmente a administração da empresa vem promovendo esforços com vistas a estruturar o seu departamento de controle patrimonial. Por ocasião de nossa visita se encontrava em fase de conclusão o levantamento físico dos itens que compõem o seu patrimônio. Uma vez concluído o arrolamento físico dos bens, far-se-á necessário proceder a sua reavaliação, nos moldes dispostos na legislação fiscal e societária vigente, caso haja interesse da administração em manter uma posição contábil próxima à realidade do patrimônio da empresa..
CONTAS A PAGAR RELATÓRIO DE D E CONT CO NTAS AS A P PAGAR AGAR A empresa não emite, ao final de cada mês, relatório dos títulos a pagar, contendo informações, por fornecedor, do número, das datas de emissão e vencimento, e dos valores dos títulos a pagar. Objetivando maior consistência dos saldos consignados na contabilidade, recomendamos elaborar, ao final de cada mês, relatório, por fornecedor, contendo o número, a data de emissão e vencimento, e o valor das duplicatas pendentes de pagamento.
FORNECEDOR PAGAMENTO ANTECIPADO www.portaldecontabilidade.com.br
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A duplicata nº 1000, da Empresa de Tal Ltda, no valor de R$ 5.000,00, com vencimento em 11/nov./2002, 11/nov ./2002, foi paga com um mês de antecedência, em 11/out./2002. 11/out./2002. Recomendamos que o setor de Contas a Pagar mantenha-se vigilante quanto ao controle dos vencimentos das duplicatas, com o intuito de não efetuar o pagamento em atraso, evitando multas e juros, bem como o pagamento antecipado sem a obtenção de descontos financeiros. FORNECEDORES – AUSÊNCIA DE POSIÇÃO FINANCEIRA Não nos apresentaram relatório com a posição do departamento financeiro por fornecedor, para efetuar confronto com saldo contábil. Também não nos informaram motivo da divergência entre a planilha de conciliação e o saldo contábil, a qual demonstramos abaixo: Descrição
R$
Saldo Contábil em 31/mai/2003 Saldo da Planilha de Conciliação em mai.2003
150.000,00 125.000,00
Divergência
25.000,00
Recomendamos proceder, mensalmente, à conciliação das contas de fornecedores, promovendo o confronto de saldos com os relatórios do sistema financeiro, visando identificar, analisar e corrigir as diferenças, porventura, existentes.
DIVERGÊNCIAS ENTRE A CONTABILIDADE E O CONTROLE FINANCEIRO QUANTO AO SALDO DE FORNECEDORES As posições contábeis das contas de fornecedores continuavam apresentando diferenças em relação a posição fornecida pelo departamento financeiro, conforme demonstramos no quadro a seguir: Identificação do Fornecedor
Saldo – R$
Fornecedor de Matérias Primas Ltda Fornecedor de Aço Ltda Atlas Ltda
Contábil 100.000,00 25.000,00 200.000,00
Diferença Financeiro 90.000,00 28.000,00 150.000,00
R$ 10.000,00 (3.000 (3.000,00) ,00) 50.000,00
Tendo em vista as diferenças que vêm sendo constatadas, recomendamos proceder a conciliação das contas correspondentes, trabalho que deve ser desenvolvido pela administração da empresa em conjunto com o escritório contábil, visando formar uma posição consistente e que sirva de ponto inicial para a manutenção de controles mais consistentes e tempestivos. Tais diferenças foram objeto de menção em relatórios anteriores, porém as mesmas ainda perduravam até o encerramento dos nossos trabalhos, razão pela qual reiteramos nossas
considerações anteriores. www.portaldecontabilidade.com.br
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CONTAS DIVERSAS NÃO CONCILIADAS ADIANTAMENTO DE CLIENTES – NÃO CONCILIADOS A conta de adiantamento de clientes, no passivo circulante, em 31/dez/XX, que apresenta o saldo no valor de R$ 35.000,00, não havia sido conciliada pela entidade. Recomendamos conciliar a conta acima descrita, bem como, conforme o caso, elaborar a composição de saldo da mesma, objetivando consistência e adequação das demonstrações contábeis da associação.
CONTAS A RECEBER NÃO CONCILIADAS Até a data do término do nosso trabalho, não havia evidência de que a empresa efetuou a conciliação contábil da conta "Faturas Div Div a Receber", com saldo em 31/dez./xx no valor de R$ 200.000,00, consequentemente não foi apresentada a composição do saldo da conta. Alertamos que, a falta de controles internos e da conciliação contábil da conta podem propiciar fraudes e desvios de valores, pois funcionários que têm conhecimento do fato podem utilizá-lo para fins de desfalques. Recomendamos proceder, mensalmente, à conciliação da conta acima citada, promovendo o confronto de saldos com os relatórios do sistema financeiro, e nos casos em que a empresa não possua os relatórios auxiliares, manter a composição de saldo dos valores consignados na contabilidade, visando identificar os respectivos saldos.
TRIBUTOS A RECOLHER Não nos apresentaram conciliação das contas de INSS a Recolher e FGTS a Recolher, demonstrando a composição dos saldos. Também não nos informaram motivo da divergência entre os valores provisionados e a Folha de Pagamento em dezembro de 20xx. Recomendamos que sejam revistos os procedimentos atuais para as suas contabilizações. FORNECEDORES A PAGAR A empresa não nos apresentou relatório com a composição detalhada dos saldos da conta Fornecedores a Pagar, que em 30/set./20xx apresentava um saldo de R$ 200.000,00 Recomendamos manter, mês a mês, relatório com a composição individualizada de saldos da conta fretes a pagar, emitido pelo setor responsável pelo controle dos valores a pagar aos fornecedores, objetivando confrontar com os saldos contábeis. Destacamos, ainda, que em nosso relatório anterior fomos informados, pelo escritório de contabilidade, que estas contas seriam conciliadas para identificação e regularização das diferenças.
CONTAS DO PASSIVO A SEREM CONCILIADAS PELA EMPRESA www.portaldecontabilidade.com.br
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Até a data do término do nosso trabalho, a empresa não nos apresentou a composição do saldo de algumas contas, as quais devem ser mantidas pela empresa, objetivando identificar os saldos nela consignados, como abaixo demonstramos:
Conta
Saldo em 30/06/xx
Fornecedores diversos Contrato 1000 Unibanco Contrato Bco Real Adiantamentos de clientes Salários/Ordenados a pagar INSS a recolher FGTS a recolher INSS s/ mão-de-obra Rescisões a pagar Seguro de Vida Provisão de Férias e 13º Salário e encargos Pis a recolher ISS a recolher IPI a recolher ICMS a recolher Outras contas a pagar
410.311,11 1.111.111,11 100.000,00 150.000,00 105.311,10 16.913,17 47.725,00 1.000,00 22.000,00 2.312,53 86.333,33 150.000,0 25.000,00 22.222,00 190.000,00 300.000,00
Recomendamos proceder, mensalmente, a conciliação das contas acima citadas, promovendo o confronto de saldos com os relatórios do sistema financeiro, e nos casos, em que a empresa não possua os relatórios auxiliares, manter a composição de saldo dos valores consignados na contabilidade, visando identificar os respectivos saldos.
CONTAS A RECEBER NÃO CONCILIADAS Até a data do término dos nossos trabalhos, a empresa não havia efetuado a conciliação contábil, consequentemente, não nos apresentando a composição do saldo de algumas contas de clientes, tais como: Conta Cliente X Clinete Y Cliente Z
Conta Reduzida
Saldo 31/12/xx
111 112 113
255.000,00 350.000,00 455.000,00
em
Devido à relevância dos saldos, é recomendável a manutenção permanente de conciliação nas contas mencionadas em confronto com os relatórios do sistema financeiro, de maneira a assegurar a legitimidade do saldo contábil.
CONCILIAÇÃO CONTÁBIL NÃO EFETUADA
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A contabilidade não efetuou a conciliação do fornecedor XYX Ltda, por esse motivo não foi apresentada a composição do saldo da conta, a qual deve ser mantida, objetivando identificar o saldo nela consignado. Considerando que a XYZ Ltda. é fornecedora da maioria do material utilizado pela empresa, recomendamos proceder, mensalmente, conciliação da conta acima citada, o confronto de saldos com os relatórios doà sistema financeiro e, nos casos em promovendo que a empresa não possua os relatórios auxiliares, manter a composição de saldo dos valores consignados na contabilidade, visando identificar o respectivo saldo.
DESPESAS A empresa vem registrando despesas que, em uma eventual fiscalização, poderão ser glosadas pelo fisco, por não constar o nome da empresa e a descrição do gasto no documento fiscal. A título de exemplo citamos:
Data 12/10/20xx 05/10/20xx 30/09/20xx 01/08/20xx
N.F. nº 150 1110 10312 12
Fornecedor Churrascaria Ltda Posto de Gasolina Ltda Mecânica Ltda Restaurante Ltda
Valor R$ (a)50,00 (a)100,00 (a)110,00 (b)100,00
a) não consta o nome e endereço da empresa; b) não está descrito o gasto, constando apenas a descrição de “despesa”. Objetivando evitar questionamentos por parte do fisco, recomendamos que na ocasião da emissão a nota fiscal seja preenchida com os dados da empresa, tais como: nome, endereço, CNPJ, e também a descrição dos gastos.
AS ROTINAS E CONTROLES EM USO NA ENTIDADE NÃO OFERECEM MAIOR SEGURANÇA QUANTO AOS DOCUMENTOS REGISTRADOS COMO DESPESA Os controles entidade inidôneos, são deficientes sentido dedeprevenir a entidade quanto ao pagamento de da documentos pois nonomovimento caixa apenas são verificados os documentos que suportam o desembolso, os quais, no entanto, não são revestidos de maiores detalhamentos. Com vistas a sanar esta deficiência seria conveniente a adoção na Entidade de procedimentos adicionais, tais como requisições de compras, cotações formais de compra, vistos de requisição e autorização, evidências de que as despesas de prestação de serviços foram comparadas contra o respectivo contrato, etc. Para tanto apresentamos no anexo 08, um modelo que pode vir a ser utilizado pela administração, com as adaptações que forem julgadas necessárias às peculiaridades da Entidade.
OUTROS CONTROLES INTERNOS (PAGAMENTOS E RECEBIMENTOS)
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REQUISIÇÃO E COMPRA O Setor de Compras não nos apresentou requisição de compra relativa a nota fiscal nº......., da empresa.........................., referente a aquisição de...................... A empresapordeve manterresponsáveis sistema de pela requisição compras aprovação das requisições compras pessoas área dedecusto e queetenham conhecimento sobre deo setor para o qual a compra se destina, observando as seguintes situações: a) quem requisita não aprova, quem aprova não paga e quem requisita ou aprova não recebe (não confere o recebimento). Com o intuito de assegurar da real necessidade de aquisição dos bens e serviços, evitando, assim, compras desnecessárias que resultam em custos excessivos de manutenção de estoques, alta obsolescência e sacrifício desnecessário do capital da empresa. Ressaltamos, ainda, que a requisição de compras deve conter os seguintes dados: - controle numérico - data - constar a quantidade e as especificações detalhadas de cada produto - Identificado o setor - assinatura do requisitante (almoxarifado) e do responsável pelo setor - assinatura do estoque de produção, Engenheiro de Produção, responsável pelo setor de produção
ORDEM DE COMPRA O Setor de Compras não nos apresentou a Ordem de Compra relativa a nota fiscal nº....... da empresa........................referente a aquisição aqui sição de...................................... A empresa deve manter a Ordem de Compra devidamente aprovada pelos níveis hierárquicos competentes. Deve-se manter níveis mínimos e máximos de estoque para solicitar novo pedido, bem como negociação de prazos de pagamento, pelo setor de compras, dentro das condições do mercado e da empresa. Visando determinar o nível ideal para quantidade de compras, recebimento das mesmas prazos dec)pagamentos custos excessivosprazos por: a)deparada de produção; b) vendase perdidas; estocagem; ed) impedir capital de giro parado; e) obsolescência. - Na Ordem de Compra deve constar os seguintes requisitos: - data - numeração - quantidade e especificações dos produtos - identificação do Setor - cotação de Preços, condições de pagamento, etc. em anexo, no mínimo três cotações, quando - forem valores pequenos, deixar anotado o número do telefone, o nome das empresas contatadas e o valor dos produtos cotados. - o valor unitário, valor total e as condições gerais de pagamento e de qualidade do produto negociadas com o fornecedor selecionado pela empresa - assinatura do Engenheiro de produção ou responsável
assinatura do Diretor de Produção ( a empresa deve ter política determinando os limites de cada compra e quem autoriza, ultrapassando tal limite) www.portaldecontabilidade.com.br
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- assinatura do Responsável pelo orçamento ou pelo fluxo de caixa da empresa, para viabilizar o recurso na ocasião - assinatura do Comprador.
COTAÇÃO DE PREÇO NÃO EVIDENCIADA É procedimento do setor de Compras efetuar a cotação de preços, porém não há evidências que foi efetuada a cotação de preço na aquisição de........................., no valor de..........................,., conforme nota fiscal................ da empresa................. de......................... empresa.................... ... Recomendamos que cotações de preços sejam evidenciadas mediante documentação em anexo à Ordem de Compra, entretanto, quando houver aquisição de produtos ou mercadorias de menor valor e a cotação for efetuada através de telefone, esta deveria ficar evidenciada, por escrito, na própria ordem de compra, contendo as empresas e respectivos valores pesquisados. A seleção de fornecedor com produto ou serviço de melhor qualidade com melhor preço, a cargo do departamento de compras, tem como intuito obter preços competitivos e melhor valor nas compras efetuadas, bem como poupar a empresa de pagamentos a maior pelos bens e serviços adquiridos o que prejudica sua competitividad competitividade. e.
ESPECIFICAÇÕES SOBRE OS PRODUTOS NÃO ESTÃO CLARAS NA ORDEM DE COMPRA OU REQUISIÇÃO DE COMPRA Na ordem de compra não consta especificações necessárias para que o setor de Compras efetue pesquisa ampla para aquisição dos itens solicitados, como a título de exemplo mencionamos: .................................................. Estabelecer na ordem de compra especificações claras sobre o produto, qualidade, alternativas, prazos para aquisição para que o departamento de compra tenha condições propícias para de um qualidade bom negócio e se assegurar denaque os fornecedores atingir as especificações e comprometimento solução de possíveisconsigam problemas. Evitar custos excessivos por problemas de qualidade dos produtos fornecidos e possíveis paradas na produção devido aos problemas de e especificações e qualidade dos produtos.
SEGURO Através da análise das apólices de seguros da empresa, constatamos que não há cobertura de seguro relacionada aos estoques de matérias-primas e de produtos acabados. Recomendamos estudar a viabilidade da contratação da cobertura de Seguro sobre os produtos estocados, objetivando minimizar possíveis perdas com produtos não segurados em função da ocorrência de sinistros, tais como: incêndio, vendaval, alagamento e outros.
SEGREGAÇÃO
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A empresa não é dotada de setor, de recepção de mercadorias ou produtos, independente das funções de compra e contas a pagar. A verificação física das quantidades e da qualidade pelo pessoal do recebimento, deve ser independente das funções de compras e de contas a pagar, para assegurar que as quantidades eespecificações a qualidade dos materiaisobjetivando entregues ou serviços prestados estão em conformidade as negociadas, evitar pagamentos efetivamente por produtos com e bens não entregues. A segregação de tarefas é um ponto básico de controle interno: -Quem compra não pode ter acesso a quem recebe a mercadoria -Quem recebe não pode ter acesso ao sistema de contas a pagar e ao controle de estoque -Quem controla o estoque não pode alterar, no sistema, a quantidade de entrada, saídas ou ajustes de mercadorias. Apenas pode ter acesso ao sistema para realizar consultas quanto a quantidade existente, porém não pode efetuar alteração. -A Tesouraria não pode ter acesso ao sistema de Contas a Pagar para efetuar alterações no sistema, somente poderá consultá-lo. Não existindo as devidas segregações de funções, o sistema de controles da empresa fica exposto à corrupção e fraudes. Por exemplo: Se o funcionário que controla o estoque pode alterar no sistema a quantidade física dos produtos existentes no estoque, é um estímulo para desviar produtos e acertar os estoques.
SEGREGAÇÕES DE FUNÇÕES Constatamos que os departamentos de Compras, Estoque e Recebimentos de Mercadorias não são independentes e não há a adequada segregação de funções. Verificações independentes de que os preços e quantidades tenham sido aprovados pelo departamento de compra e que realmente os produtos descritos nas notas fiscais foram recebidos, assegurando que todos os pagamentos efetuados aos fornecedores representam corretamente os preços e quantidades solicitadas. Evitando-se, assim, compras não autorizadas, devido a preços errados a bens e serviços não recebidos. Concentraçãopagamentos de funçõesa maior propicia oportunidades para eocorrência de fraudes (exemplo: recebimento de mercadorias e pagamento pelo mesmo indivíduo que aprovou a compra). Os seguintes departamentos devem ser independentes um do outro: Contabilidade; Faturamento; Crédito e Cobrança; Compras; Recebimentos; Contas a Pagar; Caixa; Vendas; Expedição; Planejamento de Produção, e deve haver adequada segregação de funções. Para reduzir as possibilidades de fraude e de erros, recomendamos que os procedimentos sejam coordenados de maneira que o trabalho de uma pessoa é automaticamente checado por outra, inteiramente independentemente da primeira. Para determinar a extensão em que verificações internas automáticas são inseridas no sistema de controle, fatores como níveis de risco de perda ou erro, custo de procedimentos preventivos, disponibilidade de recursos humanos e materiais devem ser considerados, de maneira que os controles internos sejam: úteis – quando salvaguarda os ativos da empresa e promove o bom desenvolvimento dos
negócios, protegendo as empresas e as pessoas que nela trabalham; www.portaldecontabilidade.com.br
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práticos – quando apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das operações, objetividade ao que controlar e simples na sua aplicação; econômicos – o benefício de mantê-lo é maior que o seus custo ( custo/benefício).
ORGANOGRAMAS , FLUXOGRAMAS FLUXOGRAMAS E INSTRUÇÕES POR ESCRITO A empresa não possui organogramas, fluxogramas e instruções por escrito sobre o desenvolvimento de suas atividades administrativas e contábeis. Recomendamos implementar: a) Organograma com definição das responsabilidades e funções departamentais, suportado por adequadas descrições de funções. b) Manuais de Procedimentos detalhados, em suporte às políticas e diretrizes emitidas pela Diretoria, devem ser desenvolvidos a fim de garantir consistência no processamento das transações diárias. Sempre que aplicáveis, as políticas e procedimentos gerados pela Matriz devem ser adotados, conforme Manuais existentes. c) Um adequado plano de contas deve existir, juntamente com um Manual de Contabilidade com procedimentos detalhados para o registro nas diversas contas, dessa forma o funcionário terá direcionamento quanto a classificação contábil das contas e evitando erros de codificação, bem como, havendo substituição de funcionários no setor, haverá facilidade de integração na Contabilidade sem que a empresa perca qualidade de suas informações gerenciais. A elaboração de instruções por escrito, fluxogramas para documentar o processamento de pedidos, ordens de compra, pedidos de cheque, recebimentos de caixa, etc., é útil para trazer à luz ineficiências no processamento e deficiências nos controles internos. As práticas e controles adotados serão melhor observados e mantidos se definidos por escrito.
CONFLITOS INTERDEPARTAMENTAIS Constatamos nãomútua existir, entre os funcionários dosobjetivos diversosda setores (ou dos setores tais e tais), uma política de cooperação para atingir os empresa.
Exemplo: O setor de Contas a Pagar não fornece relatório, no final de cada mês, à Contabilidade para que possa fazer as conciliações, mesmo sendo solicitado por este setor; O setor de Contas a Receber não fornece relatórios à Contabilidade das duplicatas pendentes de recebimentos a longo prazo, para conciliação; A Contabilidade, por sua vez, restringe-se a trocar com os outros setores informações necessárias para o desenvolvimento das atividades da empresa. Ressaltamos que, nas relações interdepartamentais, a cooperação e a comunicação efetiva são essenciais ao bom funcionamento da organização. Os objetivos e interesses gerais da empresa devem se sobrepor aos interesses departamentais e individuais.
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SEGURANÇA Observamos que a empresa não possui local apropriado para a guarda de documentos importantes ( Escrituras, Escrituras, Certificados de Propriedade, Contratos e etc.) e cópias de segurança dos sistemas protegidos contra ações de destruição. Recomendamos manter adequada segurança física sobre documentações permanentes ( escrituras, contratos, etc) e sobre as dependências da empresa. Registros contábeis de importância devem ser protegidos contra incêndios, inundações e deteriorações por outras causas.
PEDIDO DE CLIENTE Através da análise do pedido nº .......do cliente...................., constatamos o seguinte: -
Os dados cadastrais do clientes e as condições de pagamentos estão incompletos; Não há evidências de confirmação do pedido pelo cliente; Não consta o número do pedido na nota fiscal de faturamento.
Tendo em vista, o citado acima recomendamos que o pedido contenha: -
numeração seqüencial data nome completo do cliente, CNPJ, endereço, telefone, outros dados completos quantidade e correta especificação da mercadoria ou produto condições de pagamento pessoa de contato do cliente confirmação do pedido, via fax ou outra forma transportadora, frete incluso ou a pagar assinatura do emissor do pedido.
Ressaltamos, ainda, que todos os pedidos devem ser imputados a um sistema de processamento. não deverá aceitarosum pedidodos se os campossãonecessários forem preenchidos paraO qual assegurar que todos pedidos clientes registradosnãocom as informações completas, bem como cada faturamento deve estar correlacionado com o pedido, o qual deve constar na nota fiscal.
APROVAÇÃO SETOR DE CRÉDITO E COBRANÇA Não há evidências de que o pedido nº......., do cliente........................, foi aprovado pelo setor de Crédito e Cobrança ou nível superior. Recomendamos que o pedido passe pela aprovação do Departamento de Crédito e Cobrança ou quando envolva negociações diretamente com Diretoria da empresa, esteja devidamente vistado, autorizando o procedimento. Lembramos que o Departamento de Crédito e Cobrança analisará os seguintes pontos:
-
se cadastro do cliente está em dia, sendo necessárias ou não consultas ao Serasa, SPC e outros mecanismos, bem como Balancetes; www.portaldecontabilidade.com.br
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-
limite de crédito aprovado para o cliente; se os pagamentos de compras efetuadas anteriormente estão em dia; condições especiais devem ficar evidenciadas documentalmente com aprovação prévia de nível superior.
FATURAMENTO Através da análise no setor de faturamento, constatamos que: - A nota fiscal não é conferida por pessoa alheia aos setor; - Não consta o número do pedido na nota fiscal; - O sistema de faturamento não alimenta o setor de contas a receber; Objetivando ampliar os controles internos já existentes, recomendamos que: a) A nota fiscal deve ser conferida, com base no pedido, por pessoa independente do setor do Faturamento. b) O número do pedido deve constar na nota fiscal, para facilitar a conferência do pedido com a nota fiscal. c) A emissão da nota fiscal de faturamento deve alimentar o sistema de contas a receber, mesmo nos casos de faturamentos à vista, onde setor de Contas a Receber deve manter identificada a entrada do dinheiro ( seja no caixa ou no banco).
SEGREGAÇÃO DE FUNÇOES NO CICLO DE VENDAS Não há segregação adequada entre o processamento dos pedidos, faturamento, despacho, e o contas a receber. A segregação de tarefas é um ponto básico de controle interno: - Quem processa os pedidos não pode ter acesso ao faturamento - Quem despacha os produtos não pode ter acesso ao Faturamento e nem ao sistema de Contas a Receber -- O a Receber nãoter pode ter acesso ao Faturamento à Tesouraria A Contas Tesouraria não pode acesso ao sistema de Contas ae Receber para (recebimento). efetuar alterações no sistema, somente poderá consultá-lo. Para reduzir as possibilidades de fraude e de erros, recomendamos que os procedimentos sejam coordenados de maneira que o trabalho de uma pessoa é automaticamente checado por outra, inteiramente independentemente da primeira. Para determinar a extensão em que verificações internas automáticas são inseridas no sistema de controle, fatores como níveis de risco de perda ou erro, custo de procedimentos preventivos, disponibilidade de recursos humanos e materiais devem ser considerados, de maneira que os controles internos sejam: - úteis – quando salvaguarda os ativos da empresa e promove o bom desenvolvimento dos negócios, protegendo as empresas e as pessoas que nela trabalham; - práticos – quando apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das operações, objetividade ao que controlar e simples na sua aplicação; - econômicos – o benefício de mantê-lo é maior que o seus custo ( custo/benefício).
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COBRANÇA Não há evidências de que as faturas pendentes de recebimentos vem sendo cobradas dos clientes. Recomendamos no qual deconste: e horárioasdacobranças cobrança,efetuadas, nome da empresa e pessoaimplementar de contato, relatório com o objetivo manterdata evidências bem como, o responsável pelo setor de Cobrança elaborar procedimentos de cobrança a ser utilizados pelos funcionários da área envolvida.
CONTROLE DE DUPLICATAS ENTREGUES PARA COBRANÇA A empresa possui duplicatas vencidas que estão em poder de empresas de cobranças, advogados. No entanto, não existe protocolo de entrega nem relação das referidas duplicatas. Recomendamos que o setor de Cobrança faça um protocolo, relacionando os títulos entregues para cobrança de terceiros ( assessorias de cobranças, advogados, etc.) com o intuito de documentar e responsabilizar posteriormente os portadores pela guarda dos documentos. entregues.
CONTROLES INTERNOS NA ÁREA DE RECURSOS HUMANOS ACORDO DE COMPENSAÇÃO JORNADA DE TRABALHO A empresa não mantém acordo individual ou coletivo para compensação de horas de trabalho, dos funcionários que compensam três horas e vinte minutos durante a semana e trabalham apenas quatro horas no sábado. A título de exemplo citamos: - ...................... ...................................... ................ - ...................... ...................................... ................ Salientamos que, se não houver acordo escrito para compensação de horas de trabalho, as horas a 7:20 horasmesmo serão devidas coma ocorrespondente acréscimo de, supressão no mínimo,docinqüenta cento excedentes sobre a hora normal, que haja trabalho por no sábado, de acordo com o artigo 7º, inciso XVI da Constituição Federal.
ACORDO DE COMPENSAÇÃO COMPENSAÇÃO 12 x 36 JORNADA D DE E TRABALHO Os vigias cumprem jornada 12 X 36, conforme previsto na Convenção Coletiva de Trabalho, no entanto, não há acordo individual ou coletivo firmado com os funcionários. Salientamos que se não houver acordo escrito para compensação de horas de trabalho, as horas excedentes a 7:20 horas serão devidas com o acréscimo de, no mínimo, cinqüenta por cento sobre a hora normal, mesmo que haja a correspondente supressão do trabalho em outro dia da semana, de acordo com o artigo 7º, inciso XVI da Constituição Federal.
ALTERAÇÃO UNILATERAL DE CONTRATO www.portaldecontabilidade.com.br
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O funcionário .............................. .............................. foi contratado para trabalhar no horário das 8:00 horas às 16:20 horas, com uma hora de intervalo para refeição, de segunda a sábado porém, constatamos que o funcionário vem trabalhando no horário das 8:00 horas às 17:00 horas, com uma hora para refeição, de segunda a sexta, e das 8:00 horas às 12:00 horas no Sábado. Alertamos referida nãoalteração foi acordada por escrito entre obrigando as partes, podendo questionadaque em ajuízo sob alteração alegação de unilateral de contrato, a empresasera remunerar como jornada extraordinária, o tempo trabalhado fora da jornada originalmente contratada.
DOCUMENTO DE NOMEAÇÃO O funcionário............................., recebe gratificação por exercer a função de diretora, porém não nos foi apresentado o documento de nomeação para o referido cargo em comissão. Constatamos também que o valor da gratificação não integra o cálculo do DSR, hora atividade e adicional por ensino especial, porém a referida gratificação é paga habitualmente pela entidade.
CONTRATO DE TRABALHO Não nos foi apresentado o contrato de trabalho da funcionária .............................. Salientamos que o contrato de trabalho é um instrumento acordado entre as partes que constam cláusulas, tais como, horário de trabalho, alteração do horário de trabalho, compensação e prorrogação de jornada de trabalho, autorização para descontos, dentre outras, que posteriormente o funcionário não poderá alegar que não estava ciente, e em uma eventual reclamatória trabalhista poderá fazer prova em prol a empresa, devido ao aceite do funcionário. Lembramos que, se não existe documento assinado entre as partes, a justiça do trabalho considera tácito o contrato de trabalho acordado verbalmente, o qual será regido pela CLT. Recomendamos elaborar o contrato de trabalho para todos os funcionários da empresa.
EXAMES MÉDICOS Não nos foram apresentados os exames médicos admissionais e periódicos dos funcionários: .................................... ...................... ..............
Exame médico periódico
.................................... ....................... .............
Exame médico demissional
.................................... ....................... .............
Exame médico periódico
.................................... ....................... .............
Exames médicos admissional e periódico
................................... ....................... ............
Exame médico admissional
.................................... ....................... .............
Exame médico admissional www.portaldecontabilidade.com.br
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De acordo com o Artigo 168 da Consolidação das Leis do Trabalho, e Item 7.4.1 da Norma Regulamentadora Relativa à Segurança e Medicina no Trabalho NR 7 - Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional, é obrigatória a realização de exames médicos admissionais, periódicos e demissionais. O item 7.4.3.2, da NR-7, determina que os exames médicos periódicos devem ser feitos nos seguintes intervalos: a) A cada ano ou em intervalos menores para trabalhadores expostos a riscos; b) Anual, quando menores de dezoito anos e maiores de quarenta e cinco anos de idade; c) A cada dois anos, para os trabalhadores entre dezoito anos e quarenta e cinco anos de idade.
Infração: - Não cumprimento das normas regulamentadoras. Penalidade: - Multa administrativa de 378,0000 UFIR’s a 6.304,0000 UFIR’s, de acordo com a gravidade da infração.
PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS (TRABALHISTA – VÍNCULO EMPREGATÍCIO) Evidenciamos que a empresa possui um contrato de prestação de serviços com a Sena Ltda e conforme analisamos as clausulas contratuais entre a empresa contratante e a contratada, temos a comentar: Em relação a área trabalhista, a terceirização de serviços, de acordo com o inciso III do Enunciado 331 do TST, será permitida nos casos de vigilância, conservação e limpeza, e também, em serviços especializados desde que inexistentes os requisitos da pessoalidade ou subordinação direta, ou seja, de nada adiantara clausulas como as de no. 5 e 6, (que tratam da responsabilidade e natureza contrato “B”e respectivamente) se adoempresa contratante prestação de serviços com osdomotoristas “C”, (que trata objeto do contrato), exigir e essesa ficarem subordinados às ordens da contratante, visto que vige no direito do trabalho, a principio da primazia da realidade, ou seja, se as clausulas constantes no contrato não espelharem a nitidez da ocorrência, serão desconsideradas. Ademais o inciso IV do referido Enunciado também estipula a responsabilidade subsidiaria do tomador de serviços, caso a empresa contratada não quitar os débitos trabalhistas de seus empregados, desde que essa seja chamada a lide pelo reclamante e conste do titulo executivo judicial.
REGISTRO DE PONTO - DISPENSA DE MARCAÇÃO Alguns funcionários em cargos de supervisão e gerência estão dispensados da marcação do registro de ponto por exercerem função de confiança. Alertamos que, o registro de ponto é documento imprescindível para a prova da jornada
trabalhada perante a justiça do trabalho. www.portaldecontabilidade.com.br
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Outrossim, lembramos que, a dispensa de marcação deverá atender ao disposto no Artigo 62, Inciso II, da Consolidação das Leis do Trabalho. Desta forma, concluímos que, se não atendidas as disposições comentadas acima, a empresa estaria obrigada a promover o controle da jornada diária de trabalho destes funcionários, na forma do artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho. Infração: - Falta de controle da jornada de trabalho. Penalidade: - Multa de 37,8285 UFIR’s a 3.782,8472 UFIR’S, dobrada na reincidência, oposição ou desacato.
CARACTERIZAÇÃO DE TURNO ININTERRUPTO DE REVEZAMENTO Observamos que os funcionários .................................... e .................................. vêm trabalhando em jornadas de 8 horas de trabalho, em postos de trabalho de 24 horas ininterruptos, revezando sistematicamente os horários de trabalho. Alertamos que o referido procedimento caracteriza turno ininterrupto de revezamento, podendo os funcionários reivindicarem em eventual reclamatória trabalhista, o pagamento de jornada extraordinária extraordin ária das horas trabalh trabalhadas adas além da 6ª hora diária.
COMPENSAÇÃO DE EXTRAORDINÁRIAS
ATRASOS
E
FALTAS
COM
JORNADAS
A empresa vem compensado as horas de atrasos e faltas com horas extras. Como exemplo citamos, o funcionário .............................. que no dia 03/abr./02, conforme cartão ponto, trabalhou 5 horas e 36 minutos extras, no entanto, foi computado 05 horas e 23 minutos extras. A diferença, de 13 minutos, foi compensada, devido o funcionário ter iniciado sua jornada, nesse dia, com 13 1 3 minutos de atraso. Salientamos, que a marcação de jornada de trabalho, em desacordo com a pré-assinalada no cartão ponto, deverá ser descontada, nos casos de faltas e atrasos, e paga como horas suplementares, no caso de horas excedentes. Pois, em uma reclamatória trabalhista o funcionário poderá reivindicar as horas extras não remuneradas, já as faltas e atrasos a empresa tem um curto prazo para o desconto do funcionário e não poderão ser compensadas na justiça do trabalho.
BANCO DE HORAS – COMPENSAÇÃO DE HORAS EXTRAS Atualmente a empresa vem onerando a folha de pagamento em conseqüência das horas extras. Alertamos que as horas extras podem ser futuramente compensadas com dias de folga, através do sistema do Banco de Horas.
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O Artigo 59, § 2º, da Consolidação das Leis do Trabalho, com a nova redação dada pela Lei nº 9.601/98, e posteriores alterações, permite que seja dispensado o acréscimo de salário se, por força de acordo ou convenção coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia for compensado pela correspondente diminuição em outro dia, de maneira que não exceda, no período máximo de 360 dias, a soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite de 10 horas diárias. A compensação das horas extras, através do sistema “Banco de Horas” deve ser feita mediante acordo com os funcionários, homologado com o sindicato da classe.
BANCO DE HORAS – NÃO HOMOLOGADO PELO SINDICATO As horas extras, as saídas antecipadas e as faltas dos funcionários não estão sendo remuneradas nem descontadas em folha de pagamento, as quais são controladas, à parte, para compensação futura (Banco de Horas). O Artigo 59, § 2º, da Consolidação das Leis do Trabalho, com a nova redação dada pela Lei nº 9.601/98, e posteriores alterações, permite que seja dispensado o acréscimo de salário se, por força de acordo ou convenção coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia for compensado pela correspondente diminuição em outro dia, de maneira que não exceda, no período máximo de 360 dias, a soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite de 10 horas diárias. No entanto, a empresa não possui o referido acordo com o sindicato, para efetuar tais compensações. Alertamos que o procedimento utilizado poderá ser caracterizado em eventual fiscalização, como pagamento de remuneração fora dos prazos estipulados pelo Artigo 459 da Consolidação das Leis do Trabalho, sujeitando a empresa ao pagamento de multa prevista no Artigo 4º da Lei 7.855/89, que é de 160,0000 UFIR’s por empregado prejudicado. Bem como, remunerar as horas suplementares, com os respectivos adicionais.
HORAS EXTRAS - HABITUALIDADE/SUPRESSÃO A empresa vem remunerando a jornada extraordinária daqueles funcionários com habitualidade. Alertamos caso a empresa resolva contratar mais um funcionário para o setor, suprimindo desta forma a jornada extraordinária, deverá ser observado o Enunciado de Sumula 291 do Tribunal Superior do Trabalho, aonde a justiça vem entendendo que a supressão por parte do empregador, do serviço suplementar prestado com habitualidade, durante pelo menos um ano, assegura ao empregado, o direito a indenização. O valor da referida indenização corresponde a um mês das horas suprimidas para cada ano ou fração igual ou superior a seis meses, em que ocorreu a prestação de serviço suplementar, calculadas de acordo com a média dos últimos doze meses, valorizadas pelo ultimo salário.
MULTAS POR ATRASO NO PAGAMENTO DE RESCISÕES www.portaldecontabilidade.com.br
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A empresa vem pagando multas devido ao atraso na quitação das rescisões de alguns funcionários, como abaixo citamos, a título de exemplo, no mês de julho de 2.002: ............................................ ............................................
2.000,00 1.500,00
............................................ Total
1.300,00 4.800,00
O Setor de Pessoal nos informou que os funcionários pertenciam à regional de Porto Alegre, sendo que o responsável demorou para enviar a documentação à matriz, ocasionando atraso na confecção dos documentos necessários ao desligamento dos funcionários. Recomendamos agilizar o procedimento do envio da documentação à matriz, bem como a confecção da documentação, objetivando evitar o pagamento da respectiva multa.
EQUIPARAÇÃO SALARIAL Em alguns casos há funcionárias exercendo a mesma função na empresa, no entanto com salários diferentes, como demonstramos, a título de exemplo:
Nome do funcionário Função Data de Admissão ........................................ .................... .................... Auxiliar de Vendas 01/08/95 ........................................ .................... .................... Auxiliar de Vendas 14/08/95
Salário Salá rio 1.700,00 600,00
Alertamos que em uma reclamatória trabalhista o funcionário poderá vir a reivindicar a equiparação salarial, alegando exercer a mesma função, porém com salário distinto, com base no artigo 461 da CLT.
EQUIPARAÇÃO SALARIAL Em alguns casos há funcionárias exercendo a mesma função na empresa, no entanto com salários diferentes, como demonstramos, a título de exemplo:
Nome do funcionário ............................... ............................... ............................... .................... ........... ............................... .................... ........... ............................... .................... ...........
Função Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar contábil Auxiliar contábil
Data de Admissão 01/03/01 01/08/00 03/08/98 10/07/00
Salário 300,00 500,00 600,00 380,00
Alertamos que em uma reclamatória trabalhista o funcionário poderá vir a reivindicar a equiparação salarial, alegando exercer a mesma função, porém com salário distinto, com base no artigo 461 da CLT.
REAJUSTE SALARIAL
Os funcionários que foram admitidos após 01/dez./2001 (data-base do reajuste salarial) receberam reajuste integral de 10%, os quais deveriam ter reajuste proporcional em relação à sua data de admissão até a data-base da categoria (01/12/2001). O responsável pelo Setor de www.portaldecontabilidade.com.br
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Pessoal nos informou que tal procedimento foi autorizado verbalmente pela Diretoria da empresa. Recomendamos que tais autorizações sejam feitas por escrito, para que fique evidenciada a qualquer tempo a decisão.
DESCANSO SEMANAL REMUNERADO No mês de agosto/2000, a empresa calculou a menor o Descanso Semanal Remunerado pago sobre as comissões, na Regional de Vendas de São Paulo, como abaixo demonstramos, no mês de agosto de 2000:
Funcionário ................................ ................................ ................................ .................... ............
Valor das comissões 1.072,06 2.200,16
Cálculo empresa 147,80 299,80
Cálculo correto 158,82 325,95
Diferença 11,02 26,15
De acordo com as Leis nº 605/49, 7.415/85 e Enunciado de Súmula nº 27, do Tribunal Superior do Trabalho, a remuneração do descanso semanal será equivalente a um dia de serviço, computados os adicionais e as variáveis, como abaixo demonstramos, a título de exemplo: DSR SOBRE: FÓRMULA PARA CÁLCULO Horas extraordinárias, prêmios [( valor das horas extraordinárias/número de dias úteis de produção, remuneração de do mês) x número de Domingos e feriados do mês ] dias parados, plantões e reserva Comissões
[(valor das comissões/número de dias úteis do mês) x número de domingos e feriados do mês]
Adicional noturno, [(valor do adicional/número de dias úteis do mês) x periculosidade e insalubridade número de Domingos e feriados do mês] Recomendamos efetuar uma revisão no sistema de cálculo da folha de pagamento, visando atender à legislação vigente, evitando onerar ambas as partes, bem como implicações de ordem trabalhista.
DIÁRIAS INFERIORES A 50% DOS VENCIMENTOS – NÃO DISCRIMINADAS A empresa convencionou com os motoristas determinado percentual sobre o faturamento do mês, sendo que nesse valor estão inclusas as diárias de viagens estabelecidas pelo Sindicato, no valor de R$ 18,00, cujo valor mensal fica em torno de R$ 450,00. No entanto, as mesmas não estão discriminadas em separado no recibo de salário.
Conforme inciso VIII, do Parágrafo 9 , do artigo 214, do Decreto n 3.048/99 – não integram o salário-contribuição para fins de INSS, as diárias para viagens, desde que não excedam a cinqüenta por cento da remuneração mensal do empregado. www.portaldecontabilidade.com.br
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Recomendamos lançar em separado, no sistema, as diárias inferiores a 50% dos vencimentos do funcionário, para que não incida a tributação do INSS, FGTS e encargos trabalhistas (férias e 13º salário).
ENFERMEIRAS COM CARGA HORÁRIA DE 220 HORAS MENSAIS Algumas enfermeiras têm carga horária de 220 horas mensais, no entanto, conforme convenção coletiva de trabalho, cláusula 37ª, essas funcionárias devem ter jornada de trabalho de 180 horas. A título de exemplo citamos:....................., .............................., .............................. ....................... ....... e ...................... .................................. ............ Alertamos que em uma reclamatória trabalhista, essas funcionárias poderão reivindicar como horas extras, as excedentes a 180ª hora.
COMPROVANTE DO DESCONTO O funcionário autoriza o desconto em folha de pagamento dos medicamentos adquiridos em farmácias conveniadas, no entanto, a empresa não arquiva a via da nota fiscal com a sua assinatura, comprovando que foi ele quem adquiriu as mercadorias. Recomendamos que a empresa mantenha em seus arquivos cópia da nota fiscal da farmácia, descontada em folha de pagamento, para comprovar a qualquer tempo que foi o funcionário o adquirente dos medicamentos.
PARÂMETROS SEM INCIDÊNCIA DE INSS, SENDO QUE HÁ A INCIDÊNCIA DO REFERIDO TRIBUTO No relatório de incidências de encargos previdenciários e trabalhistas sobre verbas da folha de pagamento, emitido pelo sistema, constatamos que algumas verbas não têm incidência INSS, e, no entanto, alteramos que há previsão legal para tais incidências. Abaixo descrevemos as verbas: -
Código 100 – Férias Código 101 – Médias das variáveis de férias Código 102 – 1/3 Férias Código 200 – 13º Salário Código 204 – Diferença 13º Salário
Recomendamos alterar os parâmetros do sistema de forma que venha incidir o INSS sobre as verbas trabalhistas acima citadas.
PARÂMETROS SEM INCIDÊNCIA DE FGTS, SENDO QUE HÁ A INCIDÊNCIA DO REFERIDO ENCARGO SOCIAL No relatório de incidências de encargos previdenciários e trabalhistas sobre verbas da folha de pagamento, emitido pelo sistema, constatamos que algumas verbas não têm incidência
pagamento, emitido pelo sistema, constatamos que algumas verbas não têm incidência FGTS, e, no entanto, alteramos que há previsão legal para tais incidências. Abaixo descrevemos as verbas: www.portaldecontabilidade.com.br
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Código 203 – Aviso Prévio Código 300 – 13º Salário Código 301 – Adiantamento 13º salário Código 302 – Antecipação 13º Salário
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Código 304 303 –– Diferença Média 13º 13º Salário Código Salário Código 305 – Diferença 13º Salário Indenizado Código 306 – Adiantamento Média 13º Salário
Recomendamos alterar os parâmetros do sistema de forma que venha incidir o FGTS sobre as verbas trabalhistas acima citadas.
PARÂMETROS SEM INCIDÊNCIA DE IRRF, SENDO QUE HÁ A INCIDÊNCIA DO REFERIDO IMPOSTO No relatório de incidências de encargos previdenciários e trabalhistas sobre verbas da folha de pagamento, emitido pelo sistema, constatamos que algumas verbas não têm incidência IIRRF, RRF, e, no entanto, alteramos que há previsão legal para tais incidências. Abaixo descrevemos as verbas: -
Código 100 – Férias Código 101 – Médias das variáveis de férias Código 102 – 1/3 Férias Código 103 – Abono Pecuniário Código 104 – Médias de Abono Pecuniário Código 105 – 1/3 Abono Pecuniário Código 107 – Diferença de Férias Código 208 – Médias Férias indenizadas Código 150 – Férias Proporcionais Código 151 – Férias vencidas Código 152 – Férias P.vencidas
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Código 303 300 –– Média 13º Salário Código 13º Salário Código 304 – Diferença 13º Salário Código 305 – Diferença 13º Salário Indenizado
Recomendamos alterar os parâmetros do sistema de forma que venha incidir o IRRF sobre as verbas trabalhistas acima citadas .
APROPRIAÇÃO INDÉBITA Não vêm sendo recolhidos desde outubro de 1997, os valores referentes a INSS retidos na folha de pagamento dos funcionários. Salientamos que os valores retidos e não recolhidos, a título de impostos e contribuições,
constituem se perante a legislação atual como crime de apropriação indébita, conforme artigo 95, da Lei nº 8.212/91. www.portaldecontabilidade.com.br
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INSS S/ FRETEIROS AUTÔNOMOS A Associação vem recolhendo o INSS sobre os pagamentos a freteiros autônomos, com base em 100% do valor bruto do frete. Lembramos que previdenciária de acordo com dos o Artigo 267 autônomos do Decreto foi 3.048/99, a base cálculo fins de contribuição freteiros estipulada emde11,71 % para do valor bruto do frete. No entanto, a partir de 05/abr./2001 foi ampliada para 20,00% do valor bruto do frete, conforme Portaria INSS n.º 1135. Ressaltamos que, conforme a Lei 8.706/93, a empresa deverá reter e recolher do freteiro autônomo o percentual de 2,5%, relativo às contribuições para o SEST e SENAT. O recolhimento incidirá sobre a base reduzida.
INSS SOBRE SERVIÇOS PRESTADOS POR COOPERATIVAS DE TRABALHO A empresa efetuou os recolhimentos do INSS sobre serviços prestados por cooperativas de trabalho (Unimed), considerando como período de competência, a data do recebimento da fatura pela nota fiscal. Devido ao fato da Orientação Normativa 20/2000, ser omissa quanto a determinação do período de competência, entendemos ser aplicável o disposto no item 11 da Ordem se Serviço do INSS nº 209/99 e artigo 8º da IN INSS/DC 100/2003, que determina como período de competência, o mês de emissão da nota fiscal ou fatura.
MÉDIA DE VARIÁVEIS A empresa vem computando na remuneração de férias, 13º salário e maior remuneração para fins de cálculo das rescisões contratuais, somente a média das variáveis decorrentes de comissões sobre vendas. Porém, não computa os valores referentes às horas extras e outras variáveis, bem como, não promove a atualização dos valores das comissões e variáveis sobre comissões, quando do cálculo da média das variáveis, em desacordo com o Item 8.2 da Convenção Coletiva de Trabalho 98/99 da região de Curitiba. A Súmula 45, do Tribunal Superior do Trabalho, dispõe que a remuneração do serviço suplementar, habitualmente prestado, integra o cálculo da gratificação natalina prevista na Lei 4090/62. Salientamos, também, que a Súmula 151, do Tribunal Superior do Trabalho, determina que na remuneração das férias inclui as horas extraordinárias habitualmente prestadas.
MÉDIA DE VARIÁVEIS A entidade vem calculando a média das remunerações variáveis, para fins de cálculo das férias, e rescisões contratuais, com base nos últimos 6 meses de trabalho.
De acordo com os Artigos 142 e 487 da Consolidação das Leis do Trabalho, Artigo 3 do Decreto 57.155/65 e Enunciado 45 do Tribunal Superior do Trabalho, integra a remuneração das férias e gratificação natalina, a média das remunerações variáveis percebidas no período www.portaldecontabilidade.com.br
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aquisitivo, bem como, no cálculo da maior remuneração para fins de aviso prévio deverá ser contemplada a média dos últimos 12 meses.
DESCONTO DO VALE VALE REFEIÇÃO E TRANSPORTE NA NA RESCISÃO A nãopelo vemfuncionário, descontandodoa parcela referente transportes vales nãoempresa utilizados dia de sua saída aos até vales o último dia do emês da refeições rescisão, período que o funcionário não trabalhou. Salientamos que a legislação faculta à empresa descontar integralmente os vales transporte e refeição entregues no início do mês da rescisão e não utilizados pelo funcionário.
DEMISSÃO DE SINDICALISTAS Em maio/2002 e agosto/2002, foram demitidos os funcionários ......................... ................................ ....... e ....................................... , respectivamente, no entanto, esses funcionários foram empossados em 12/mai./2001, no Sindicato dos Trabalhadores nas Indústrias de Alimentação do Estado do Paraná, como titular e suplente do Conselho Fiscal, com mandato até 16/jul./2005. O Parágrafo 3º, do artigo 543 da CLT, dispõe que fica vedada a dispensa do empregado sindicalizado ou associado, a partir do momento do registro de sua candidatura a cargo de direção ou representação de entidade sindical ou de associação profissional, até 1 (um) ano após o final do seu mandato, caso seja eleito, inclusive como suplente, salvo se cometer falta grave devidamente apurada nos termos desta Consolidação. Alertamos que em uma reclamatória trabalhista, os funcionários poderão reivindicar o pagamento de seus salários mais as variáveis até o mês de julho de 2005.
DEMISSÃO E RECONTRATAÇÃO DE FUNCIONÁRIO COM SALÁRIO MENOR O funcionário ....................... foi demitido em 21/fev/2002 e, naquela ocasião. percebia R$ 500,00. No entanto, o funcionário foi readmitido em 08/ago./2002, com o salário de R$ 400,00. Alertamos que pelo motivo do funcionário em curto tempo ter sido readmitido com salário menor do qual percebia na ocasião de sua demissão poderá reivindicar na Justiça Trabalhista a paridade salarial.
FGTS - FRAUDE NA READMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS O funcionário ................................foi demitido em 18/abr./2002 e recontratado em 03/ago./02, permaneceu 107 dias desligado da empresa até ser readmitido. A portaria 384/92 do Ministério do Trabalho determina que é fraude contra o sistema do seguro-desemprego e dos recursos do FGTS a rescisão seguida de recontratação ou de permanência do trabalhador em serviço quando ocorrida dentro dos noventa dias subseqüentes
a data em que formalmente a rescisão de operou.
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A empresa não chegou infringir a norma, no entanto, como o seguro-desemprego vem sendo atualmente pago em 05 parcelas, sendo que o intuito da norma é não fraudar também o Seguro- Desemprego, e para que a empresa tenha prazo maior entre a demissão e a recontratação do funcionário, para evitar questionamentos futuros perante o FGTS, recomendamos normatizar prazo para a recontratação de funcionários não inferior a um ano.
AVISO PRÉVIO INDENIZADO PAGO A MAIOR Constatamos que foi pago a maior o aviso prévio do funcionário .................., como demonstramos: Descrição
Valor R$
Cálculo da empresa Cálculo da Auditoria Diferença
6.000,00 2.000,00 4.000,00
Conforme informações do responsável pelo departamento pessoal, a diferença se refere a um período que o funcionário trabalhou, estando em férias. EXTRATO DO FGTS PARA FINS DE CÁLCULO MULTA RESCISÓRIA Não nos foi apresentado extrato com o saldo do FGTS para que pudéssemos confirmar o cálculo da multa de 40% (50%) paga aos funcionários demitidos. Recomendamos manter mês a mês o extrato do saldo do FGTS, com a conta de todos os funcionários, para facilitar o cálculo da multa rescisória, bem como seja utilizado a qualquer tempo para a confirmação do cálculo da multa.
CONTROLE DE VALE-TRANSPORTE A entidade tem um controle eficaz da quantidade de vales-transporte concedidos aos funcionários, porém o controle das quantidades em estoque encontra-se deficitário. Em anexo sugerimos modelo de controle de estoque de vale transporte.
AUTORIZAÇÃO PARA DESCONTOS Não nos foi apresentado contrato de trabalho ou aditivo contratual com cláusula de autorização para os descontos relativos ao seguro de vida grupo , tique lanchonete, plano de saúde Entendemos que as autorizações constantes no tíquete da lanchonete, no tíquete da farmácia ou na adesão do planto de saúde e seguro de vida em grupo constituem apenas assinaturas para comprovar a qualquer tempo que foi o funcionário o adquirente dos medicamentos,
produtos ou do não plano édecelebrado saúde, não tendo igual forçaede contrato de trabalho ou aditivo, até mesmo, porque entre o empregador o empregado.
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Conforme o disposto no Artigo 462 da Consolidação das Leis do Trabalho, a empresa somente poderá efetuar descontos dos vencimentos dos funcionários, não decorrentes de lei, acordo ou convenção coletiva, se expressamente por eles autorizados, para tanto entendemos ser necessária a autorização da parcela a ser descontada. Recomendamos confeccionar autorização para desconto, o qualde deverá constar em cláusula contratual,onadocumento ocasião dade admissão do funcionário, ou através termo aditivo do contrato de trabalho. Sugestões e comentários sobre esta obra poderão ser efetuados diretamente com o autor, através do e-mail
[email protected]
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