Manual Peachtree 2012

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PEACHTREE 2012 MATERIAL DE SEMINARIO NIVEL BASICO INDICE

INTRODUCCION .......................................................................................... 3 COMO CREAR UNA NUEVA COMPAÑIA ................................................. 4 ESTABLECIMIENTO DE UNA NUEVA COMPAÑIA ............................................ 4 INFORMACIÓN DE LA COMPAÑIA ...................................................................... 4 SELECCIÓN DEL CATALOGO DE CUENTAS:..................................................... 5 SELECCIÓN DEL METODO CONTABLE .............................................................. 6 SELECCIÓN DEL METODO DE POSTEO .............................................................. 6 PERIODOS CONTABLES: ........................................................................................ 7 PERIODO FISCAL ..................................................................................................... 8 FINALIZACIÒN DEL PROCESO: ............................................................................ 8

MODULO DE MAYOR GENERAL .............................................................. 9 MANTENIMIENTO DEL CATALOGO DE CUENTAS ........................................ 10 Descripción de los iconos de la barra de herramientas .............................................. 10 Campos .................................................................................................................... 11 Ingresando saldos iniciales de mayor general............................................................ 12 Ventana de saldos iniciales de mayor general ........................................................... 12

MODULO DE CLIENTES (MAINTAIN) ................................................... 14 MANTENIMIENTO DE CLIENTES ....................................................................... 14 Entrada desde el menú principal ............................................................................... 14 INGRESANDO INFORMACIÓN PREDETERMINADA DE CLIENTES ............ 14 CAMPOS .................................................................................................................... 16 Pestaña General ........................................................................................................ 17 Pestaña de Direcciones ............................................................................................. 18 Pestaña de historial del cliente .................................................................................. 19 Pestaña de Información predeterminada para ventas ................................................. 20 Pestaña de Terminos y Créditos ................................................................................ 21 INGRESANDO SALDOS INICIALES DE CLIENTES .......................................... 22 Para colocar los balances iníciales de los clientes: .................................................... 22

MODULO DE PROOVEDORES (MAINTAIN) .......................................... 23 MANTENIMIENTO DE PROVEEDORES ............................................................. 23 INFORMACION PREDETERMINADA ................................................................. 23 Curso Básico de Peachtree Peachtree 2012

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Ventana de Vendor Defaults ..................................................................................... 24 VENTANA DE MATENIMIENTO DE PROVEEDORES ...................................... 25 CAMPOS .................................................................................................................... 26 Pestaña General ........................................................................................................ 26 Pestaña de Direcciones ............................................................................................. 27 Pestaña de historial del cliente .................................................................................. 27 Pestaña Purchase Defaults ........................................................................................ 28 Pestaña de Terminos y Créditos ................................................................................ 28 INGRESANDO SALDOS INICIALES DE PROOVEDORES ................................ 30 Para colocar los balances iníciales de los proovedores: ............................................. 30

MODULO DE INVENTARIO (MAINTAIN) .. ¡Error! Marcador no definido. CREAR UN PRODUCTO EN EL INVENTARIO ................................................... 32 Barra de Herramientas del Inventario ....................................................................... 36 MANTENIMIENTO DE PRECIOS DE VENTA ..................................................... 37

MODULO DE CREACIÓN DE IMPUESTOS (MAINTAIN) ..................... 37 Ingresando a la Pantalla de Impuestos ...................................................................... 38

MODULO CUENTAS POR COBRAR (TASK) ........................................... 41 Modulos de Cuentas por Cobrar ............................................................................... 41 MENU DE TAREAS DE CUENTAS POR COBRAR.............................................. 42 Ingresando facturas de clientes ................................................................................. 42 Ingresando Notas de Créditos a clientes .................................................................... 45 Ingresando recibos de pago de clientes ....................... ¡Error! Marcador no definido. Ingresando pagos al contado ..................................................................................... 47

MODULO CUENTAS POR PAGAR (TASK) .............................................. 48 Modulos de Cuentas por Pagar ................................................................................. 48 MENU DE TAREAS DE CUENTAS POR PAGAR................................................. 48 Ingresando facturas de proovedores .......................................................................... 49 Ingresando Notas de Créditos a proovedores ............................................................ 51 Ingresando Pagos a Proveedores ............................................................................... 52

AJUSTE DE INVENTARIO (TASK) ........................................................... 54 INGRESANDO ASIENTOS DE DIARIO ................................................... 56 CONCILIACIÓN BANCARIA..................................................................... 58 ACCOUNT RECONCILIATION ............................................................................. 58 La ventana de Account Reconciliation ...................................................................... 59 Ajustes por Cargos Bancarios / Adjust...................................................................... 60

CAMBIANDO EL PERIODO CONTABLE ................................................ 61

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INTRODUCCION Ingresar los datos de una nueva compañía en Peachtree es muy fácil, para ayudarlo al establecimiento de una nueva compañía, Peachtree provee una “Guía para establecer una compañía/New company setup wizard”. Para acceder a la “Guía para establecer una nueva compañía/New company setup wizard”, hay dos formas de hacerlo; El primer método es seleccionar “Establecer una nueva compañía/Setup a new company”, desde la “Ventana de inicio/Star screen”. Si otra compañía esta abierta, usted recibirá el siguiente mensaje “Quieres mantenter (nombre de la compañía) abierta?/Do you want to keep (Company name) open?”. Haga clic sobre el botón yes para mantener la compañía existente abierta y abrir otra compañía o crear una nueva o clic en no para cerrar la compañía abierta y continuar con el proceso.

Iniciar compañía Existente Crear nueva Compañía

El segundo es seleccionar desde la barra de menú, el titular de “Archivo/File”, y hacer clic sobre la opción de “Nueva compañía/New Company”.

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COMO CREAR UNA NUEVA COMPAÑIA ESTABLECIMIENTO DE UNA NUEVA COMPAÑIA Usted solo necesitará ingresar un mínimo de información para establecer una nueva compañía en Peachtree. Esta información incluye el Catalogo de cuentas, el método de contabilidad, el método de posteo y el periodo contable. Esta es la primera ventana del proceso de establecimiento de una nueva compañía. Ella lista las áreas que tendrá que configurar durante el avance de esta guía.

Nombre y dirección de la empresa. Tipo de empresa. Método contable (Recibido o Devengado) Periodos contables. Año fiscal.

Lea la información introductoria dentro de esta ventana y haga clic sobre el botón de “Siguiente/Next”, para continuar con el establecimiento de su nueva compañía.

INFORMACIÓN DE LA COMPAÑIA Para el establecimiento de su nueva compañía, usted deberá ingresar el nombre de la compañía/Company name, dirección/adress, número telefónico/telephone, número de fax/fax y tipo de negocio/business type.

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TIPS: Una vez haya creado la nueva compañía, usted podrá acceder a ella desde la barra de menú, en el titular de mantenimiento/maintain, haciendo clic sobre la opción de información de la compañía/company information, cada vez que necesite revisar o actualizar la información de su compañía.

SELECCIÓN DEL CATALOGO DE CUENTA: Usted puede ver en pantalla el catalogo de cuentas de cada una de las compañías que usted tiene dentro del sistema, de manera tal que usted pueda seleccionar el que más se el asemeje y adaptarlo a la nueva compañía que está por crear.

Usar la codificación de una empresa de ejemplo en Peachtree Usar la codificación de una empresa creada en Peachtree

Crear nuestra propio

Consolidar empresas existentes en Peachtree

Hay cuatro opciones para seleccionar el codificador de cuentas para la compañía que se está creando: (una quinta opción para versiones premium en adelante)     

Utilice una de las compañías de ejemplo que empareje de cerca a su compañía /Use a sample type that closely matches your company. Copiar la configuración de una compañía existente en Peachtree Accounting/Copy Settings From an existing Peachtree Accounting company. Convertir una compañía de otro programa de contabilidad/Convert a company from another acconting program. Confeccionar su propia compañía/Build your own company. Consolidar compañías existentes en Peachtree/Consolidate existing Peachtree Accounting companies.

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TIPS: Si usted está utilizando Quicken, One Write Plus, o Peachtree DOS, usted puede convertir su codificador de cuentas existente en los programas antes mencionados a la nueva compañía que está creando.

SELECCIÓN DEL METODO CONTABLE “Peachtree Accounting” requiere que usted seleccione un método contable. Usted puede escoger entre el método de “Recibido/Cash” o “Devengado/Accrual”. El método de “Recibido/Cash”, registra los ingresos cuando se recibe el dinero y los gastos cuando se pagan. El método “Devengado/Accrual”, registra los ingresos cuando se devengan y los gastos cuando son incurridos. Ante tal circunstancia, usted debe consultar con su contador antes de escoger uno de los dos métodos. Advertencia: No es posible cambiar el método contable después de haber terminado de crear la compañía.

SELECCIÓN DEL METODO DE POSTEO Peachtree permite que usted escoja uno de los tres métodos de posteo, “Tiempo real/Real time”, “Temporal/Batch” o SmartPosting (aplica solo para las versiones Quantum) Cuando usted utiliza el método de “Tiempo real/Real time”, las transacciones actualizarán el mayor general cuando usted las haya salvado. Si usted escoge el método de “Posteo temporal/Batch posting”, usted tendrá que postear los diarios para poder actualizar el mayor general y cuando se utiliza el método de posteo SmartPosting las transacciones son salvadas en un temporal, luego el servicio SmartPosting las postea automáticamente al mayor general, esto le permite trabajar a varios usuarios a la vez en el mismo modulo sin crear conflictos al momento de salvar una transacción.

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Tiempo real y SmartPosting postea actualizando el mayor general cada vez que sea ingresada una transacción, cuando usted revise los reportes en Peachtree siempre reflejará la situación financiera actual de la empresa. Por esta razón Peachtree recomienda la utilización del método de Tiempo real. (En caso de versiones que no sean Quantum) y SmartPosting en caso de versiones Quantum.

PERIODOS CONTABLES: En la ventana de períodos contables usted le indica al sistema el período fiscal que usted utiliza y el mes en que usted va a iniciar los registros contables; usted puede introducirle al sistema un período especial si así lo necesita.

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PERIODO FISCAL En esta ventana usted escoge cuál es el primer mes y en que año van a comenzar los registros.

FINALIZACIÒN DEL PROCESO: Seleccione Fin “Finish” para crear su nueva compañía y abrir “Peachtree Complete Accounting”. El siguiente paso es configurar el “Checklist” que será desplegado en la pantalla. Seleccione “close” para saltarse ese paso. Luego usted recibirá un mensaje explicándole como retornar al “Checklist” más adelante. Seleccione“Close” para continuar en el escritorio de “Peachtree”.

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MODULO DE MAYOR GENERAL El mayor general está compuesto por una lista de cuentas utilizadas para registrar las actividades que realiza su empresa. Esta lista, conocida como “Catalogo de cuentas/Chart of account”, mantiene el registro de la información contable que posteriormente será utilizada para obtener los estados financieros, como es el caso del Balance General y el Estado de Resultado. El trabajo de ingresar diariamente las transacciones es realizado bajo la utilización de los módulos que encontramos en el menú de Tareas (Task). Estas transacciones son organizadas y preparadas en “diarios/journals”, los cuales son guardados o “posteados/post”, en el mayor general. La interacción entre el “Mayor general/General ledger”, y el resto de los módulos en Peachtree se ilustra a continuación:

Cuentas por Cobrar

Cuentas por Pagar

Inventario

Planillas

Diarios

Mayor General

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Diario General

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MANTENIMIENTO DEL CATALOGO DE CUENTAS (MAINTAIN CHART OF ACCOUNT) La ventana de mantenimiento del catalogo de cuentas es utilizada para ingresar nuevas cuentas, editar cuentas existentes, saldos iníciales (Beijing balances), y para preparar presupuestos (budged).

Descripción de los iconos de la barra de herramientas

    



 



Cerrar/Close: Este botón fundamentalmente cierra la ventana sin salvar y mantiene el trabajo que ha sido registrado desde el último que fue salvado. Nueva/New: Cuando usted esté trabajando con el mantenimiento de esta ventana, este botón despejará los campos para entrar una nueva información. Lista/List: Usted puede utilizar esta opción para ver las cuentas creadas y los detalles, Salvar/Save: Este botón salva la información que ha sido entrada en los campos, tales como número, descripción y tipo de cuenta. Salvar y Nueva/Save & New: Este icono le permite a usted salvar la información introducida y poder crear otra cuenta dejando en blanco el campo del Account ID y Description Borrar/Delete: Este botón se utiliza para borrar información de los campos de mantenimiento de cuentas. Solamente podrá eliminar o borrar una cuenta cuando ésta no ha tenido actividad. Cambiar/Change ID: Este icono nos permite cambiar el ID de la cuenta. Reportes/Reports: Utilice este icono para acceder de manera rápida a los siguientes reportes: Account reconciliation, Account register, Account Variance Chart of account, General journal y General ledger. Ayuda/Help: Este botón le da información específica de la presente ventana. No obstante, solo se encuentra disponible en el idioma inglés.

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Campos  Número de Identificación/Account ID: Este campo se utiliza para colocar el número de identificación o código de la cuenta, mirar la lista de las cuentas y el Tipo de cuenta (Acoount Type). Este campo permite solamente 15 caracteres alfanuméricos.  Cuenta Inactiva/Inactive: Esta condición se utiliza para las cuentas que son de título o comentario que “no” van a acumular transacciones. Si una cuenta está inactiva y se le desea postear alguna transacción, el sistema le advertirá si desea continuar con el registro.  Descripción/Description: Se utiliza para describir cómo se va a titular la cuenta, cuyo nombre aparecerá en la impresión de los reportes. Este campo se limita a 30 caracteres alfanuméricos para titular la cuenta.  Categoría de cuenta/Account Type: Este campo se usa para determinar la clase de cuenta que utiliza el sistema, y este grupo en conjunto aparecerá en los estados financieros. A continuación presentamos los diferentes tipos de cuenta que se utilizan en Peachtree:



Cash

Efectivo

1000

Accounts Receivable

Cuentas Por Cobrar

1000

Inventory

Inventario de Mercancía

1000

Fixed Assets

Propiedad, Planta y Equipos

1000

Accumulated Depreciation

Depreciación Acumulada

1000

Other Current Assets

Otros Activos Corrientes

1000

Other Assets

Otros Activos

1000

Accounts Payable

Cuentas Por Pagar

2000

Other Current Liabilities

Otros Pasivos Corrientes.

2000

Long Term Liabilities

Pasivo a Largo Plazo

2000

Equity-Get Close

Ganancia o Pérdida del Período

3000

Equity-Doesn’t Close

Capital Social Pagado/Autorizado

3000

Equity-Retained Earnings

Utilidades Retenidas

3000

Income

Ingresos

4000

Cost of Sales

Costo de las Ventas

5000

Expenses

Gastos

6000

Saldos Iniciales/Beginning Balances: Cuando de un clic a este botón de diálogo, se le desplegarán todas las cuentas del sistema para introducir los saldos iniciales.

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

Periodo Historico/Period History: Aquí se nos presenta los totales de los débitos, créditos, el saldo del mes y el saldo a la fecha. Los datos aquí presentados son mensuales.

Ingresando saldos iniciales de mayor general (Entering account beginning balances) Para ingresar saldos iniciales, haga clic sobre el botón de “saldos iniciales/beginning balances”, en la ventana de mantenimiento de cuentas; luego seleccione el periodo contable al cual ingresará o ajustará los saldos desde la ventana de “selección de periodos/select period”.

Ventana de saldos iniciales de mayor general La ventana de saldos iníciales de mayor general muestra el código, nombre y tipo de cuenta de cada una de las cuentas de mayor general. Dependiendo del tipo de cada cuenta, las entradas se harán en la columna de “Activos, Gastos/Assets, Expenses” o en la columna de “Pasivos, Capital, Ingresos/Liabilities, Equity, Income”. Peachtree indicará cual columna deberá utilizar, haciendo que una de las columnas quede inhabilitada. En ambas columnas deberá colocar cifras positivas, a menos que la cifra a ingresar sea opuesta al balance natural de la cuenta; en este caso la cifra será precedida de signo negativo.

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Como se muestra a continuación:

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MODULO DE CLIENTES (MAINTAIN) MANTENIMIENTO DE CLIENTES (Maintain customer/prospects) Entrada desde el menú principal Una vez que usted ha configurado el módulo de cuentas por cobrar con respecto a las cuentas contables que, predeterminadas, van a afectar tanto al auxiliar como al mayor general, usted procederá con el siguiente paso para crear los clientes, junto con toda su información general como por ejemplo: cuenta afectada, contacto en el cliente, dirección, teléfono, saldos iníciales, etc.

INGRESANDO INFORMACIÓN PREDETERMINADA DE CLIENTES (Entering default information for customer)

Antes de comenzar a utilizar las diferentes ventanas que componen los módulos de cuentas por cobrar, se debe configurar el sistema de manera tal que, automáticamente, despliegue las cuentas contables, los términos de pago generalmente aplicados a los clientes, métodos de pago, cargos aplicados por morosidad, etc.

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Para ingresar a Información Predeterminada “Default Information”, damos un “Clic” al menú de Mantenimiento “Mantein”, y luego podemos bajar con el cursor del teclado o del “mouse” hasta “Default Information” y, automáticamente, se despliega una barra en la que seleccionamos con un "Clic" “Customers.”

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Al ingresar a mantenimiento de clientes aparecerá una ventana como la que observamos a continuación y donde trabajaremos todo lo concerniente a los clientes.

CAMPOS 







Códigos de Clientes (“Customer ID”): A cada cliente se le asigna un código de cliente UNICO, que solo podrá ser utilizado por ese cliente solamente. Este campo solo permite la utilización de 20 caracteres alfanuméricos. Nombre de Clientes (“Name”): En este campo se ingresa el nombre de la compañía o persona de su cliente. Esta información será impresa en los estados de cuenta y facturas. Clientes Prospectos o futuros (“Prospect”): La cartera de clientes prospectos es habilitada al dar un “Clic” en esa casilla. Sin embargo, no crea aún un cuadro de antigüedad de saldos por cobrar, pero si le crea un auxiliar de cuentas por cobrar. Un cliente prospecto puede convertirse en un cliente regular cuando es involucrado en la confección de una factura. Clientes Inactivos (“Inactive”): Usted puede ingresar transacciones a clientes inactivos, pero usted es advertido de su actual “status” inactivo. Para convertir un cliente inactivo en uno activo, solo remueva el gancho de

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la casilla. Los clientes inactivos son eliminados cuando se utiliza la opción “Purge”, cuando se hace el cierre fiscal del período. Pestaña General  Contacto (“Contact”): En este campo ingresamos el nombre de la persona encargada de nuestra cuenta o se puede dejar en blanco.  Número de Cuenta (“Account Number“): Ingresar el número de la cuenta del provedor.  Dirección, apartado postal y ciudad (“Address, Country,”): Ingrese la dirección completa del cliente o información relacionada con la dirección, (apartado postal y ciudad.)  Tipo de Cliente (“Customer Type”): Este campo es de uso opcional, y se utiliza con el propósito de agrupar o clasificar a los clientes para que posteriormente se reflejen dentro de los reportes.  Teléfonos, Fax y Dirección electrónica (“Telephone, Fax, E-Mail”): Usted puede ingresar dos números de teléfono, un número de fax y la dirección electrónica de nuestros clientes. Cada campo soporta veinte caracteres alfanuméricos solamente.  E-Mail: Es importante introducir el E-Mail del cliente, Peachtree le permite enviar facturas, estado de cuentas o cualquier otro informe de Peachtree al cliente via E-Mail.

Pestaña de contacts (Conactos)  En esta pestaña usted podrá ingresar todas las personas con las cuales usted se contacta. Campos  Contact name (nombre del contacto): En este campo usted ingresara el nombre del contacto.  Company name (nombre de la compañía): Ingrese el nombre de la compañía donde el contacto labora.  Job title (Cargo): Usted podrá ingresar el cargo que desempeña dicho contacto en la empresa.  Telephone 1 y 2 (teléfono): En este campo usted ingresara los teléfonos directos del contacto.  E-mail: Ingresar el correo electrónico del contacto.  Gender (Sexo): En este campo usted ingresara el sexo de la persona donde (male) es masculino y (female) es femenino Curso Básico de Peachtree Peachtree 2012

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Pestaña de Direcciones (Addresses) Un cliente puede tener varias direcciones, Peachtree permite registrar hasta 20 direcciones por cliente con el propósito de enviarle la mercancía a la dirección que así lo desee el cliente.

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Pestaña de historial del cliente (History tab) La ventana “History” nos ayuda a conocer el histórico de nuestro cliente, como por ejemplo: el acumulado mes por mes de las ventas (Sales) y de los pagos efectuados (Cash) y, a la izquierda de la ventana, muestra desde qué fecha es cliente nuestro, la última fecha en que se le emitió una factura, el monto de esa factura, la fecha del último pago efectuado por ellos y el monto pagado y, por último, nos muestra la fecha del último estado de cuenta que se le emitió. Esta información es generada automáticamente por el sistema y se actualiza al momento de “postear” una transacción relacionada con el cliente. En esta pestaña esta la opción para introducir los saldos iníciales de los clientes

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Pestaña de Información predeterminada para ventas (Sales Info)

 





Representante de Ventas (“Sales Rep”): Usted puede seleccionar un representante de ventas para cada cliente, seleccionándolo desde la lupita. Cuenta del mayor (“GL Sales Acct”): Ingresar la cuenta del mayor (Ingreso) de uso especial para este cliente, con el objeto de que cuando se le facture se afecte esta cuenta de manera predeterminada. Vía de Embarque (“Ship Via”): Puede seleccionar cualquiera de las vías de embarque que se encuentran en lista, cuando se despliega la flecha. Puede crear y adecuarlos a sus necesidades. De igual forma usted podrá seleccionar uno diferente estando en el módulo de facturación. Niveles de precios (“Pricing Levels”): El programa le da la facilidad de predeterminar los distintos precios, según el cliente. Seleccione el nivel de precio predeterminado en el inventario desplegando la lista (la flechita hacia bajo). Este nivel de precio puede ser cambiado en cualquier momento o al momento de efectuar una transacción que involucre una venta por el módulo de “Sales Invoicing”.

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Pestaña de Terminos y Créditos (Terms and Credit)  Términos de Pago (“Terms”): Los términos de pago son configurados al momento de instalar el programa. Para cambiar los términos de manera individual, haga un Clic en el botón de “Terms”, luego haga otro Clic en la casilla de “Use Standard Terms” y se desbloquearán las opciones de configuración, y entonces usted podrá establecer sus términos de manera individual.  C.O.D: Quiere decir que el cliente pagará de inmediato cuando el bien o el servicio se haya recibido efectivamente.  Prepaid: Quiere decir que el cliente debe pagar por el bien o servicio antes de haberlo recibido.  Due in number of days: Vencimiento en un número de días: Este es un método muy utilizado. Seleccionando el vencimiento en número de días concede el crédito a su cliente. Cuando usted selecciona esta opción, debe especificar cuándo se vencerá el pago neto (en número de días)  Due on day of next month: Seleccione esta opción cuando los pagos de los clientes deben ser recibidos cada mes y a una misma fecha.  Due at end of month: Seleccione esta opción cuando los pagos de sus clientes deben ser recibidos al final de cada mes.  Net Due in Days: Cuando usted selecciona el término de vencimiento en número de días, debe ingresar el número de días después de emitida la factura.

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  

Discount in: Ingrese el número de días, a partir de la fecha de la factura, en los que el cliente puede para pagar su factura con descuento. Discount %: Para pagos con descuentos, ingrese el porcentaje permitido. Credit Limit: Ingrese el límite de crédito permitido, según la política de la empresa. El sistema trae predeterminado un límite de B/. 2,500.00.

INGRESANDO SALDOS INICIALES DE CLIENTES (Entering beginning balance for customers) Los Balances Iníciales de los Clientes solo se registran una sola vez: Para colocar los balances iníciales de los clientes:  Luego de haber creado y salvado al cliente, se dirige con el cursor a Beginning Balances  que aparece en la pestaña de History y con un clic ingresa a la ventana que se observa en la parte de arriba de la hoja.  En la pantalla, el sistema habilita los campos para que sean llenados por usted. o Invoice Number: Número de la factura o facturas o Date: Fecha de la factura, mes /día/año. o Purchase Order Number: Número de la orden de compra que originó la factura. o Amount: Monto de la factura o A/R Account: Cuenta contable de cuentas por cobrar que se acreditara al recibir el pago.

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MODULO DE PROOVEDORES (MAINTAIN) MANTENIMIENTO DE PROVEEDORES El módulo de cuentas por pagar al igual que el módulo de cuentas por cobrar, mantiene un registro auxiliar de todos los proveedores que son registrados; para tal efecto, lo primero que debemos lograr es diseñar un listado de todos los proveedores con que tenemos crédito, establecer sus saldos iníciales, información general, cuenta contable que se afecta dependiendo de la transacción (gasto, compras, suministro, etc.). Para ingresar a la ventana de “vendors”, seleccionamos “vendors” desde el menú de mantenimiento “mantain”.

INFORMACION PREDETERMINADA Antes de iniciar el uso de las diferentes ventanas que componen los módulos de cuentas por pagar, se debe configurar el sistema de manera tal que, automáticamente despliegue las cuentas contables, los términos de pago de los proveedores, etc. Para ingresar a Información Predeterminada “Default information”, damos un “Clic” al menú de Mantenimiento “Mantein” y luego bajarnos con el cursor del teclado o del “mouse” hasta “Default Information” y, automáticamente, se despliega un pequeño menú en el que seleccionamos con un Clic “Vendors”

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Ventana de Vendor Defaults La información predeterminada para los términos de pago "payment terms", se explica en la siguiente imagen:  C.O.D: Quiere decir que el pago se debe hacer inmediatamente cuando el bien o el servicio se ha recibido satisfactoriamente.  Prepaid/Prepago: Cuando el pago al proveedor debe hacerse antes de haber recibido el bien o servicio.  Due in number of days/Vencimiento en números de días: Este es un método muy utilizado. Cuando usted selecciona esta opción, el proveedor especifica (en número de días) cuando se vence el pago neto.  Due on day of next month/Vencimiento en una fecha del próximo mes: Seleccione esta opción cuando los pagos al proveedor deben ser cancelados cada mes y en una misma fecha.  Due at end of month/Vencimiento al final del mes: Cuando los pagos al proveedor deben ser cancelados al final de cada mes.  Net Due in Days/Vencimiento Neto en días: Cuando usted selecciona él termino de vencimiento en números de días usted ingresa él numero de días después de recibida la factura del proveedor.  Discount in: Ingrese el número de días posterior a la fecha de la factura en la cual el proveedor le ofrece un descuento.  Discount %: Para pagos con descuentos, ingrese el porcentaje ofrecido.  Credit Limit: Ingrese él limite de crédito permitido por el proveedor.  GL Purchase Account: Seleccione la cuenta del mayor (Compras), normalmente utilizada al momento de recibir una factura.

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

GL Discount Account: Seleccione la cuenta del mayor (Descuentos en Compras), normalmente utilizada al momento de recibir un descuento en la compra.

VENTANA DE MATENIMIENTO DE PROVEEDORES La ventana para mantenimiento de proveedores se explica en la siguiente imagen:

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CAMPOS 





Código del Proveedor/Vendor ID: El código del proveedor es un código alfanumérico UNICO para cada proveedor. Este código es utilizado en las diferentes ventanas de cuentas por pagar y en los reportes. Un código de proveedor puede extenderse hasta no más de 20 caracteres. Nombre del Proveedor/Name: Ingrese el nombre completo del proveedor. Este nombre es el que el sistema utilizará para imprimir en los cheques. Este espacio tiene capacidad hasta 30 caracteres. Inactivo/Inactive: Si usted tiene en sus planes eliminar aquellos proveedores que no va a utilizar más, solo marque con un clic en su casilla y el sistema lo inactiva, de manera tal que al cierre del período fiscal, los proveedores inactivos sean eliminados del sistema. Si un proveedor ha sido inactivado y es utilizado en la ventana de compras o de cheques, será desplegado un mensaje de error, advirtiéndole que ha utilizado un proveedor inactivo y que es una operación ilegal.

Pestaña General  Contacto/Contact: Ingrese el nombre de la persona con quien hace contacto donde el proveedor.  Número de Cuenta/Account#: Ingrese el número de cuenta que el proveedor le ha asignado a su compañía.  Dirección, Teléfonos, etc./Address, City, ST, Zip, Country, Telephone 1 y 2, Fax: En estos campos y en este mismo orden ingresamos la dirección, apartado postal, ciudad, teléfonos 1 y 2 y el número de fax.  Tipo de Proveedor/Vendor Type: Este es un campo opcional que agrupa a proveedores con características similares, con el propósito de mantener una clasificación en los reportes.

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Pestaña de Direcciones (Addresses) Un proveedor puede tener varias direcciones, Peachtree permite registrar hasta 20 direcciones por proveedor.

Pestaña de historial del cliente (History tab) En esta ventana se muestra el historial mensual de compras y desembolsos realizados al proveedor. Esta información se registra automáticamente por el sistema; sólo basta con entrar a la ventana de “History” y observaremos el movimiento. Además, nos detalla desde cuando son sus clientes, última factura de compra, último pago, etc.

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Pestaña Purchase Defaults  Cuenta Compras/Purchase Acct: Esta es la cuenta del mayor que se afectará al utilizar este proveedor en las ventanas de compras o pagos. Los proveedores no necesariamente son siempre por compras, también pueden serlo por gastos acumulados, suministros, servicios públicos, etc.  Impuesto/Tax ID #: En este campo colocamos las siglas del I.T.B.M. si las compras a este proveedor son gravadas con este impuesto. Este renglón es para referencia, únicamente.  Método de Envío/Ship Via: Aquí escogemos el método más comúnmente utilizado al recibir las compras. Si usted no tiene ningún método predeterminado en el módulo de inventario, puede dejar este campo en blanco.



Términos de Pago/Terms: Ingrese los términos de pago que usted ha acordado con su proveedor. Para poder establecer el término de pago personalizado, quite el gancho en “Use Standard Terms Box” y quedará libre para poder predeterminar sus propios términos de pago.

Pestaña de Terminos y Créditos (Terms and Credit) Curso Básico de Peachtree Peachtree 2012

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

  

  

Términos de Pago (“Terms”): Los términos de pago son configurados al momento de instalar el programa. Para cambiar los términos de manera individual, haga un Clic en el botón de “Terms”, luego haga otro Clic en la casilla de “Use Standard Terms” y se desbloquearán las opciones de configuración, y entonces usted podrá establecer sus términos de manera individual. C.O.D: Quiere decir que al proveedor se le pagará de inmediato cuando el bien o el servicio se haya recibido efectivamente. Prepaid: Quiere decir que al proveedor se le debe pagar por el bien o servicio antes de haberlo recibido. Due in number of days: Vencimiento en un número de días: Este es un método muy utilizado. Seleccionando el vencimiento en número de días que concede el crédito por parte del proovedor. Cuando usted selecciona esta opción, debe especificar cuándo se vencerá el pago neto (en número de días) Due on day of next month: Seleccione esta opción cuando los pagos al proovedor deben ser recibidos cada mes y a una misma fecha. Due at end of month: Seleccione esta opción cuando los pagos a los proveedores deben ser recibidos al final de cada mes. Net Due in Days: Cuando usted selecciona el término de vencimiento en número de días, debe ingresar el número de días después de emitida la factura.

Pestaña de Seguros (Isnsurance)



Insurance (Seguros): En esta pestaña de la ventana de Mantenimiento de Proveedores, se configura la información del seguro que tenga con

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proveedores. Usted puede configurar la información del seguro de compensación para los trabajadores, la responsabilidad general, paraguas, y el seguro de automóvil. Para cada tipo de seguro, usted puede rastrear el número de póliza, fecha de vencimiento, y el nombre de la compañía de seguros. También puede introducir una nota.

INGRESANDO SALDOS INICIALES DE PROOVEDORES (Entering beginning balance for vendors) Los Balances Iníciales de los proovedores solo se registran una sola vez: Para colocar los balances iníciales de los proovedores:  Luego de haber creado y salvado al proovedor, se dirige con el cursor a Beginning Balances  que aparece en la pestaña de History y con un clic ingresa a la ventana que se observa en la parte de arriba de la hoja.  En la pantalla, el sistema habilita los campos para que sean llenados por usted. o Invoice Number: Número de la factura o facturas o Date: Fecha de la factura, mes /día/año. o Purchase Order Number: Número de la orden de compra que originó la factura. o Amount: Monto de la factura o A/R Account: Cuenta contable de cuentas por pagar que se acreditara al realizar el pago el pago.

MODULO DE INVENTARIO (MAINTAIN)

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El módulo de inventario le permite a usted registrar información importante sobre sus productos en inventario, costos de venta, tipo de productos, precios de venta, etc. Cuando un producto de inventario es creado, usted puede establecer las cuentas contables que serán afectadas y actualizarlas cuando un producto en particular es comprado o vendido. Aún cuando sea una compañía de servicio, se pueden utilizar algunas de las características del módulo de inventario. Por ejemplo, se pueden utilizar hasta seis tipos de productos de inventario: sólo descripción, servicio, mano de obra, productos terminados, etc. El programa tiene hasta tres métodos de costeo del inventario: FIFO (Primero que Entra, Primero que Sale) LIFO (Ultimo que Entra, Primero que Sale) AVERAGE (Costo Promedio. Se pueden realizar ajustes en el inventario afectando directamente la contabilidad, ajustando las cuentas del inventario y las de costo de bienes producidos. Existe una variedad de reportes que pueden organizar y monitorear el inventario, los mismos son:  Listado de Productos Ensamblados “Assembly Lists”  Diario de Costos de los Bienes Producidos “Cost of Goods Journal”  Listado de Productos o Artículos “Item List”  Listado de Productos para toma física de inventario “Physical Inventory List”  Reporte de Rentabilidad en el Inventario “Inventory Profitability Report”  Reporte de Valuación del Inventario “Inventory Valuation Report”  Diario de Ajustes de Productos Ensamblados “Assemblies Adjustment Journal”  Diario de Ajustes del Inventario “Inventory Adjustment Journal”  Listado Maestro de Productos “Item Master List”  Listado de Precios de los Productos “Item Price List”  Reporte de Status de los productos “Inventory Stock Status Report”  Reporte de Actividad por Unidad “Inventory Unit Activity Report”  Reporte de Costos de los productos “Item Costing Report”

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CREAR UN PRODUCTO EN EL INVENTARIO Para crear un producto o artículo en inventario seleccione desde el menú de Mantenimiento “Maintain” Artículo de Inventario "Inventory Items". La información que se despliega en la opción de “Inventory Items” se divide en cuatro ventanas. Las cuatro áreas de información incluidas en el mantenimiento del inventario son descritas en la siguiente figura.

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Código de Artículo/Item ID: El código de artículo es único para cada producto. Este campo puede contener hasta 20 caracteres alfanuméricos El programa ordena el listado de código de artículos alfabéticamente o numéricamente.  Descripción/Description: La descripción puede contener hasta 30 caracteres alfanuméricos.  Inactivo/Inactive: Marque un “clic” en esta casilla si quiere inhabilitar algún producto de inventario. Usted puede vender un producto inactivo pero es advertido sobre la condición actual del producto, el sistema le pregunta si usted desea continuar con la operación. Para convertir un producto inactivo en uno activo, sólo tiene que remover el gancho de la casilla. Un producto inactivo puede ser purgado con las siguientes condiciones: no tener balances iniciales, cantidades en Stock cero (0).  Clase de Producto/Item Class: Hay capacidad para ocho clases de productos de inventarios. Cada producto que se crea debe estar amparado por uno de los ocho “Item Class”, por obligación. A continuación se describe cada uno de ellos: o Stock Item: Esta es la clase tradicional de los productos de inventario, donde las cantidades, costos, proveedores, nivel mínimo en bodega, niveles de precios, etc., son registrados. o Master Stock Item: Con esta clase de producto de inventario es posible crear subproductos combinando atributos primarios ¨Primary Atributes¨ Curso Básico de Peachtree Peachtree 2012

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con atributos secundarios ¨Secondary Atributes¨, Ej: Un atributo primario seria Color y un atributo secundario seria Tamaño.

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Non-stock item: Este es un producto que no está en bodega. Las cantidades, descripciones y precios unitarios son impresos en las facturas. Pero las cantidades en existencia no son contabilizadas. o Description only: Este tipo de producto es utilizado cuando solo se quiere imprimir la descripción del producto para la venta. Este tipo de producto no mantiene registro de las cantidades en existencia, costos o precios de venta; solamente descripciones. o Service: Este tipo de “item” es igual a los productos que no están en existencia. Es un “item” que mantiene un costo y un ingreso, pero que no está en existencia. Este tipo de “item” puede ser utilizado para registrar los honorarios por servicios que usted brinda. o Labor: Este tipo de “item” es igual a los productos que no están en existencia. Es un “item” que mantiene un costo y un ingreso, pero que no está en existencia. Este tipo de “item” puede ser utilizado para registrar las horas de mano de obra cargadas a un servicio que se brinda. o Assembly: Un producto en conversión consiste en dos o más productos de inventario que son agrupados y vendidos como una sola unidad. Para crear un producto en conversión, utilice la barra “Bill of Materials”, para definir que componentes (productos de inventario) formarán parte del producto terminado. Este tipo de inventario acumula los costos, cantidades en bodega y niveles de existencia para productos en conversión. o Activity Item: Son utilizados para indicar cuanto tiempo se ha consumido o gastado en un servicio brindado al cliente, para proyectos o trabajos administrativos para uso interno. o Charge Item: Son gastos o costos incurridos por un empleado o proveedor cuando los recursos de la empresa son utilizados por un cliente o proyecto.  Descripción Detallada/Description: En esta casilla usted puede ingresar dos descripciones por artículo. Usted puede ingresar una para las ventas y otra para las compras. La descripción de ventas se reflejará en las Cotizaciones o Pedidos "Quotes/Sales Orders" y Facturas "Sales Invoicing" hechas a los clientes. La descripción de las compras se reflejará en las Ordenes de Compra "Purchase Orders" y en la ventana de Compras/Recibo de Inventario “Purchase/Receive Inventory”. Usted puede utilizar hasta 160 caracteres para cada descripción.  Precios de Venta/Sales Price: Ingrese los precios de venta que serán desplegados en sus cotizaciones, facturas y pedidos. Tiene hasta diez (10) niveles de precios. Curso Básico de Peachtree Peachtree 2012

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I.T.B.M./Item Tax Type: Este campo define si el producto comprado y vendido está sujeto a retención del Impuesto de Transferencias de Bienes Muebles (I.T.B.M.). Escoja desde la lupa el I.T.B.M. si el producto está sujeto a retención y pago del impuesto. Ultimo Costo Unitario/Last Unit Cost: Este campo representa el último costo asociado con este artículo. Cada compra, pago o ajuste (incluyendo los balances iniciales), son registrados por artículo y el último costo es actualizado. Método de Costeo/Cost Method: Seleccione uno de estos tres métodos de costos, desplegando la lista de la casilla, Costos Promedio “Average Cost”, Primero que Entra Primero que Sale “FIFO”, Ultimo que Entra Primero que Sale “LIFO”. Los No. de Serie/UPS/SKU: Ingrese en este campo el código universal del producto ¨UPS¨ el cual codificará la barra del producto. Tipo de Producto/Item Type: Este campo es de uso opcional y nos sirve para agrupar o clasificar productos de inventario que se verán reflejados en los reportes, este campo es un poco limitado y tiene solo hasta ocho caracteres. Localización/Location: El campo de localización describe donde esta físicamente ubicado un producto del inventario. Usted puede ingresar hasta 10 caracteres alfanuméricos. Usted puede ver esta información en reportes de inventario Sistema de Medidas/Unit/Measure: Este campo nos dice como se vende el producto Ej.: Por unidad, cajas, docenas, barriles, libras, onzas, horas, etc. Este campo puede ser impreso en la factura de venta, si así se desea. El método de costeo no puede ser cambiado después que el producto de inventario ha sido salvado. Mínimo en Bodega/Minium Stock: Es la cantidad mínima de productos que deben estar en bodega. Cuando un producto determinado llega a ese límite el sistema le indica que debe re abastecer ese producto porque ha llegado al límite mínimo establecido. Cantidad a Re Ordenar/Reorder Quantity: La cantidad a re-ordenar es la cantidad que normalmente se vuelve a pedir cuando se alcanza el mínimo requerido en bodega. Proveedor Preferido/Preferred Vendor ID: Seleccione el código del proveedor al cual se acostumbra comprar el producto. Saldos Iniciales/Beginning Balances: Seleccione este icono con un “clic” para ingresar los saldos iniciales del inventario. El monto total del saldo inicial debe coincidir con el mismo monto registrado en el balance inicial del mayor general. Los balances iniciales pueden ser actualizados hasta que el período fiscal sea cerrado. A continuación, la ventana para registrar el Saldo Inicial del Inventario "Inventory Beginning Balances":

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1. Código de Producto/Item ID: Seleccione el producto desde la lista que se muestra abajo para ingresar su respectivo saldo. 2. Quantity Unit Cost: Ingrese la cantidad y el costo unitario en estos dos campos. El sistema calculará automáticamente el valor total "Total Cost". Barra de Herramientas del Inventario

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Cerrar/Close: Seleccione este icono para cerrar la ventana en que actualmente trabaja. Lista/List: Esta opción le permite observar un listado de todo su inventario incluyendo el código del producto, la descripción, el tipo de ítem, precio de venta y ultimo costo. Salvar/Save: Seleccione “Save” para salvar los cambios hechos en productos de inventario. Borrar/Delete: Se utiliza para borrar los registros en que ha trabajado. Cambio de Código/Change ID: Utilice este icono cuando usted quiere cambiar el código del producto. Nuevo Item/New: Seleccione “New” cuando desea limpiar la ventana de mantenimiento y agregar un nuevo producto. Nota/Note: Se utiliza para adicionar información sobre un producto de inventario. Reportes/Report: Esta opción se utiliza para acceder a reportes de inventario sin tener que salir del mantenimiento de los mismos. Ayuda/Help: Seleccione ayuda para que el sistema le suministre los tópicos relacionados con la ventana en uso.

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MANTENIMIENTO DE PRECIOS DE VENTA Utilice esta ventana para cambiar los precios de venta de los productos "Maintain Item Prices - Filter Selection", ya sea por unidad o por rango; usted puede seleccionarlos según su necesidad y puede ser por códigos, tipo de artículo, por proveedor, por localización, por costo, o por clase de artículo.

Usted puede re-calcular los precios de venta de los artículos, basado en porcentajes aplicados a los precios de venta o al último costo unitario o simplemente, los puede cambiar manualmente presionando el icono de “Recalc”.

MODULO DE CREACIÓN DE IMPUESTOS (MAINTAIN) Creation of Taxes

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En la siguiente figura se muestra la opción que usted debe escoger en el menú de barras para la creación de impuestos/sale taxes.

Ingresando a la Pantalla de Impuestos Sales Taxes En esta ventana escogemos la opción Set up a new sales tax para indicar que estamos creando un nuevo impuesto.

En esta ventana indicamos el porcentaje (%) del impuesto

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Codigo/*Sales tax agency ID: Dentro de este campo usted va a colocar los que es el codigo/ID del impuesto que va ha crear (Ejm: ITBMS.) Descripción/Sales tax agency name: Usted va a poner la descripción del impuesto (que no sea mas largo de 30 caracteres).Impuesto por Pagar del Mayor General/*Selecta n account to track sales taxes: Esta va ha ser la cuenta contable del mayor general que va ha acumular el ITBMS

Sep Up Sales Tax En esta ventana se nos indica que hemos incorporado con éxito un impuesto para las ventas y que podemos dar un clic para finalizar para guardar, el impuesto Curso Básico de Peachtree Peachtree 2012

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sobre las ventas el cual puede ser cargado en las facturas, cotizaciones y otras formas.

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MODULO CUENTAS POR COBRAR (TASK) Modulos de Cuentas por Cobrar Los módulos de cuentas por cobrar están comprendidos por siete ventanas que son: 1. Cotización/Quotes: Muchas veces los clientes o clientes prospectos requieren información sobre los precios de bienes o servicios que nuestra compañía ofrece y, por tal motivo, el sistema ofrece esta ventaja. Las cotizaciones no afectan de ninguna manera al mayor general y pueden llegar a convertirse en órdenes de ventas o facturas en cualquier momento. Para entrar a la ventana de cotización, seleccione en el menú principal “TASKS” y luego “QUOTES/SALES ORDERS”. 2. Pedido/Sales Orders: Las Órdenes de Venta o Pedidos son utilizadas cuando un cliente acepta comprar o recibir un bien o servicio, el cual no se le va a enviar inmediatamente. Usando la ventana de “sales orders”, los productos en inventario se pueden descargar del inventario, hasta que se haga efectiva la factura y, al igual que la cotización, el “Pedido/Sales Orders” se puede convertir en factura. Para ingresar a la ventana de Orden de Venta/Sales Orders, seleccione “TASK” en el menú principal y luego seleccione “QUOTES/SALES ORDER”. 3. Venta y Facturación/Sales/Invoicing: Use el “Sales/Invoicing” para ingresar las facturas de los clientes, también es utilizado para descargar del inventario los productos o servicios que han sido ingresados en las Ordenes de Venta o Cotizaciones. Las facturas son “posteadas” (registradas) en el mayor general, diario de ventas y el auxiliar de cuentas por cobrar. Para entrar a la ventana de facturación, seleccione “TASK” en el menú principal y luego seleccione “SALES/INVOICING”, o seleccione “SALES/INVOICING” desde la barra de navegación en “SALES”. 4. Envios/Shipments: Utilice esta ventana para dar entrada y para corregir los envíos de los clientes, vendedores, o empleados. Usted puede utilizar la ventana de los envíos para incorporar la información del envío de sus paquetes. 5. Pagos Recibidos/Receipts: Cuando un cliente hace un pago, el monto pagado por él es ingresado en la ventana de “Receipts”. Las ventas al contado también son ingresadas en la ventana de “Receipts”. Para ingresar los pagos efectuados por los clientes seleccione “RECEIPTS” en el menú “TASK” o seleccione “RECEIPTS” desde la barra de navegación en “SALES”. Curso Básico de Peachtree Peachtree 2012

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6. Cargos Financieros por Morosidad/Finance Charge: La opción de cargos por morosidad calcula y aplica los cargos a los clientes, según como usted lo haya configurado en la ventana de “Default Information/Customers”.

MENU DE TAREAS DE CUENTAS POR COBRAR Cotización/ Ordenes de Venta Facturación Envíos Recibos de pago Cargos financieros Registro de depósitos Notas de crédito (clientes)

Ingresando facturas de clientes (Entering sales invoicing) La ventana de Facturación es explicada como sigue:  Código de Cliente/Customer ID: En este campo ingresamos el código del cliente que recibirá la factura. Después de seleccionar el código de cliente, el nombre, lugar de entrega y otros campos serán desplegados automáticamente.  Número de Factura/Invoice Number: El número de la factura es capturado por el operador y debe ser consecutivo; generalmente es preimpreso en las imprentas y el sistema solo se encarga de llenar los espacios e imprimir el mismo número de la factura ya preimpreso, para el control del sistema.  Fecha/Date: Ingrese en este renglón la fecha de la factura. Curso Básico de Peachtree Peachtree 2012

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Código de Cliente/Customer ID: En este campo ingresamos el código del cliente que recibirá la factura. Después de seleccionar el código de cliente, el nombre, lugar de entrega y otros campos serán desplegados automáticamente.

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Número de Factura/Invoice Number: El número de la factura es capturado por el operador y debe ser consecutivo; generalmente es preimpreso en las imprentas y el sistema solo se encarga de llenar los espacios e imprimir el mismo número de la factura ya preimpreso, para el control del sistema. Fecha/Date: Ingrese en este renglón la fecha de la factura. Ship to: En este campo se detalla la dirección a la cual se enviará el producto, el cual tiene a su disposición varios campos para otras direcciones alternas a la principal. Customers P.O: En este campo se puede ingresar el número de la Orden de Compra que nos envió el cliente. Ship Via: Este campo tiene un listado de métodos de envío, pero usted puede editar y reemplazarlos por otros que usted necesite utilizar. Displayed Terms: Los términos de pagos que se muestran en este campo son los que se predeterminan cuando creamos los clientes. El campo de términos

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de pago es solo información adicional y no tiene como propósito el cálculo inmediato del descuento. Representante de Ventas/Sales Rep ID: Desplegando la lupa, seleccione en esta casilla el representante de ventas. Los clientes que tienen su representante de ventas asignado previamente, cuando fue creado, se les desplegará automáticamente en este campo. Cantidad/Quantity: Ingrese el número de productos a ser incluidos en la factura. Si los clientes están recibiendo un servicio o unos productos que no están en “stock”, este campo se puede dejar en blanco. Producto/Item: Seleccione el producto de inventario que debe ser incluido en la factura del cliente. Si el cliente está ordenando un producto no registrado en el inventario, este campo se quedará en blanco. Descripción/Description: Si la factura es para un producto no registrado en el inventario, ingrese la descripción del producto en este campo. Regularmente los productos de inventario son desplegados automáticamente, por la descripción que traen predeterminada del mantenimiento del inventario de productos. Este campo tiene capacidad para soportar hasta de 160 caracteres. Cuenta del Mayor General/GL Account: En este campo se despliega la cuenta de ventas del mayor general la cual ha sido predeterminada en el mantenimiento de productos de Inventario. Esta cuenta puede ser cambiada si el crédito debiera ser aplicado a otra cuenta. Si no se selecciona un producto de inventario, entonces aparecerá la cuenta predeterminada del cliente. Las facturas afectan directamente al mayor general y principalmente al auxiliar de cuentas por cobrar. Precio Unitario/Unit Price: El precio unitario es el precio ya predeterminado en el mantenimiento del inventario. Para los productos de inventario regulares, el precio unitario es uno de los cinco niveles de precios preestablecidos en el mantenimiento de productos del inventario. Si no se le asigna un precio de venta al producto, entonces el precio será B/. 0.00. Si una cotización es ingresada con un producto no registrado en el inventario, este campo quedará en blanco y el precio unitario o total podrá ser ingresado de manera manual. Impuesto/Tax: En este campo aparecerá el impuesto que se le ha predeterminado a los productos y que en nuestro caso es el I.T.B.M. Monto/Amount: Este campo es el resultado de la multiplicación del valor en el campo de cantidad por el precio unitario. Si la factura está compuesta por productos no registrados en inventario, el precio total de la línea de producto podrá ser ingresada manualmente en el campo de monto/amount”. Job: Ingrese la distribución del “Job” en este campo. Ingresos y Gastos aparecen en los reportes del “Job”.

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Cuenta por Cobrar/AR Account: Seleccione la cuenta del mayor general para cuentas por cobrar. Este campo se predetermina con la cuenta que se utilizó con el cliente anterior. Código del Impuesto de Venta/Sales Tax Code: El impuesto de Transferencias Bienes Muebles (I.T.B.M.) es desplegado automáticamente en este campo. Si no se encuentra predeterminado se dirige a la lupa, lo selecciona y presiona enter o un doble clic para seleccionarlo. I.T.B.M./Sales Tax: En este campo se despliega el importe del impuesto total reconocido en todos los productos de inventario. Cargo de Flete/Freight Amount: Ingrese en este campo cualquier cargo de flete aplicable a la transacción.

Ingresando Notas de Créditos a clientes (Credit memo) Para abrir esta ventana, seleccionamos la opción de nota de crédito ¨Credit Memo¨ desde el menú de tareas ¨Task¨. Utilice la ventana de Nota de Crédito o ¨Credit Memo¨ para ingresar aquellas devoluciones de mercancía o créditos aplicados a la cuenta del cliente. Usted puede aplicar una nota de crédito a una factura de venta existente o aplicarlo directamente al saldo del cliente.

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Ingresando recibos de pago de clientes (Entering receipts for customer) La ventana de Depósitos se explica a continuación:

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Fecha del Depósito/Deposit ticket ID: Utilice este campo para colocar la fecha en que se realizó el depósito. El sistema despliega la fecha calendario corriente. Código de Cliente o (Proveedores)/Customers ID (Vendors ID): Seleccione el cliente al que se le aplica el pago desde la lupa, después de haber seleccionado el cliente, el nombre y dirección serán llenados automáticamente. Los reembolsos de dinero por parte de los proveedores, son registrados al seleccionar Vendor ID, desplegando la flecha hacia abajo y mediante la lupa se escoge el proveedor. Referencia/Reference: El campo de referencia se utiliza para identificar un pago o abono del cliente y puede ser un número de cheque, # de recibo u otra referencia. Fecha/Date: Esta es la fecha en la que se hizo el pago o abono. Cantidad Depositada/Receipt Amount: La cantidad depositada despliega el total corriente y todos los pagos que han sido aplicados a las facturas. Usted no puede accesar a este campo. Método de Pago/Paymets Method: Seleccione uno de los métodos, previamente incluidos en la lista, con solo desplegar la flecha.

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Cuenta de Efectivo/Cash Account: Seleccione, desde la lupa, la cuenta de efectivo o banco que se debita por el monto del pago, abono o depósito. Saldo/Balance: En el campo "Balance" se muestra el saldo corriente de la cuenta seleccionada. Después que un depósito o cheque ha sido “posteado” en el mayor general, este balance es actualizado automáticamente.

Ingresando pagos al contado Para registrar pagos al contado debemos de confeccionar la factura, al confeccionar esta accesamos a la opción Amount Paid Sales, nos aparecerá la ventana de Receive Payment, introducimos los datos y damos un OK, luego le damos un Save a Sale Invocing. Si observamos en el reporte Customers Ledger podremos percatarnos que Peachtree ha cargado un débito y un crédito a este cliente.

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MODULO CUENTAS POR PAGAR (TASK) Modulos de Cuentas por Pagar El modulo de Cuentas por Pagar tiene nueve ventanas que son:  Seleccione Orden de Compra/Select for purchase order: Esta ventana le deja elegir un número de criterios que se determinen qué artículos del inventario aparecen en las órdenes de compra que usted desea crear.  Orden de Compra/Purchase Order: Esta ventana es utilizada para ingresar e imprimir las órdenes de compra para los productos de inventario y suministros ordenados a nuestros proveedores.  Compras - Recibo de Inventario/Purchase - Receive Inventory: La ventana de compras y recibo de inventario nos permite alimentar el inventario, llevar el registro 0auxiliar del proveedor y también nos sirve para hacer los registros de los préstamos y otras obligaciones por pagar, etc.  Cuentas/Bills: La opción de las cuentas está disponible en el menú de las tareas de Peachtree este le permite incorporar y pagar cuentas de proveedores.  Selección de Pagos/Select for Payment: Después de ingresar las compras y pasivos, utilice esta opción para seleccionar el proveedor al que desea pagarle.

MENU DE TAREAS DE CUENTAS POR PAGAR

Seleccione Orden de Compra Orden de Compra Compras / recibos de Inventario. Cuentas Selección de Pagos Cheque Individuales Cheques Viajeros Transmita Pago Electrónico Nota de Crédito / Proveedores

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Contado y Cheques/Payments: Utilice esta ventana para registrar todos los desembolsos por medio de cheques y aquellos desembolsos que estén vinculados con la cuenta de banco, (cheques, notas de débito, reembolsos de caja menuda, etc.)

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Cheques viajeros/Write checks: La ventana de cheques viajeros es una versión simplificada de la ventana de los pagos/payment. Los cheques Viajeros permite que usted incorpore rápidamente la información del cheque sin tener que hacer distribuciones individuales del línea-artículo. Notas de Credito/Vendor credit memo: Esta ventana le permitirá aplicar una nota de crédito o devolución de mercancía de cualquier proveedor.

Ingresando facturas de proovedores (Entering Purchase/Receive Inventory) La ventana de Facturación es explicada como sigue: La ventana de Compras/Recibo de Inventario “Purchase/Receive Inventory” es utilizada para registrar las facturas de los proveedores y el inventario que recibimos de los suplidores y proveedores.  Código de Proveedor/Vendor ID: En este campo ingresamos el código del proveedor. Después de seleccionar el código de proveedor, el nombre, lugar de entrega y otros campos serán desplegados automáticamente.  Número de Factura/Invoice #: Registre el número de factura del proveedor.  Fecha/Date: Ingrese la fecha de la factura.  Esperando por la factura del Proveedor/Waiting on Bill from Vendor: Si recibimos los productos de inventario sin la factura del proveedor, marque con un clic en esta casilla. Esto permite el registro contable y que el inventario sea actualizado. Las cuentas por pagar no serán actualizadas hasta que no remueva el ganchito de esta casilla.  Ship to: En este campo se detalla la dirección en la cual se recibirá el producto, tiene varios campos adicionales para otras direcciones alternas a la principal.  Términos de Pago/Displayed Terms: Los términos de pagos que se muestran  Código de Proveedor/Vendor ID: En este campo ingresamos el código del proveedor. Después de seleccionar el código de proveedor, el nombre, lugar de entrega y otros campos serán desplegados automáticamente.  Número de Factura/Invoice #: Registre el número de factura del proveedor.  Fecha/Date: Ingrese la fecha de la factura.  Esperando por la factura del Proveedor/Waiting on Bill from Vendor: Si recibimos los productos de inventario sin la factura del proveedor, marque con un clic en esta casilla. Esto permite el registro contable y que el inventario sea actualizado. Las cuentas por pagar no serán actualizadas hasta que no remueva el ganchito de esta casilla.

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Ship to: En este campo se detalla la dirección en la cual se recibirá el producto, tiene varios campos adicionales para otras direcciones alternas a la principal. Términos de Pago/Displayed Terms: Los términos de pagos que se muestran en este campo son los que se predeterminan cuando creamos los proveedores. El campo de términos de pago es solo para información adicional y no tiene como propósito el cálculo de descuento inmediato. Para cambiar los términos de pago marque con un clic en el botón al extremo derecho de la casilla. Código de Cuenta por pagar/AP Account: En este campo esta la cuenta de pasivo. Esta cuenta viene predeterminada según “Default Information”, esta cuenta puede ser reemplazada con solo dirigirse a la lupa y escoger otra cuenta. Cantidad/Quantity: Ingrese la cantidad de productos que se compran según detalla la factura del proveedor. Producto/Item: Seleccione el producto de inventario que se compró según la factura del proveedor. Descripción/Description: Si la factura de compra tiene un producto no registrado en el inventario, ingrese su descripción en este campo. Regularmente, los productos de inventario son desplegados automáticamente según la descripción que traen predeterminada en el mantenimiento del inventario de productos. Este campo tiene capacidad para soportar hasta de 160 caracteres. Cuenta del Mayor General/GL Account: En este campo se despliega la cuenta de compras del mayor general la cual ha sido predeterminada en el mantenimiento de productos de Inventario. La cuenta puede ser cambiada si

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el crédito debe ser aplicado a otra cuenta. Si no se selecciona un producto de inventario, entonces aparecerá la cuenta predeterminada del proveedor. Precio Unitario/Unit Price: El precio unitario predeterminado es tomado del último costo unitario por el cual se compró el producto la última vez, ésto dependiendo del método de inventario que se haya establecido. Monto/Amount: En este campo aparece el resultado de la multiplicación del valor en el campo de cantidad por el precio unitario. Si la factura está compuesta por productos no registrados en inventario, el precio total de la línea de producto puede ser ingresada en el campo de monto/amount”. Job: Registre la distribución del “Job” en este campo. Ingresos y Gastos aparecen en los reportes del “Job”, cuando la cotización se convierte en factura.

Ingresando Notas de Créditos a proovedores (Vendor Credit memo)

Para acceder a esta ventana seleccione la opción de Notas de Crédito o ¨Vendor Credit Memo¨, desde el menú de Tareas ¨Task¨. Utilice la ventana de Nota de Crédito o ¨Vendor Credit Memo¨ para ingresar aquellas devoluciones de mercancía o créditos aplicados a la cuenta del proveedor. Usted puede aplicar una nota de crédito a una factura de compra existente o aplicarlo directamente al saldo del proveedor.

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Ingresando Pagos a Proveedores (Select for Payment) Cuando usted selecciona la opción “Select for Payment” desde el menú de Tareas. Use esta ventana para seleccionar un filtro para el pago de facturas de proveedores, según el criterio o política de la empresa para los pagos.

La ventana de Pagos “Payments”, es utilizada para registrar compras en efectivo y desembolsos que no corresponden a facturas de los proveedores. Es también utilizada para aplicar pagos a facturas de proveedores, que han sido registradas en la ventana de Compras “Purchase/Receive Inventory”. Cuando el proveedor ha sido seleccionado, todas las facturas pendientes son desplegadas. Las facturas pueden ser seleccionadas para ser pagadas completamente o pueden tener pagos aplicados en contra de ellas, como pagos parciales. Los pre-pagos también pueden ser aplicados a las facturas.  Proveedor/Vendor: Seleccione el proveedor desde la lupa en Vendor ID. Para efectuar el pago. Para aquellos proveedores que no se encuentran en la lista, pasamos a la casilla de Proveedor que se encuentra en blanco e ingresamos el nombre de la persona o compañía a la que se le aplica el pago.

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Pago a la orden de/Pay to the Order of: La información de esta casilla fue predeterminada desde el mantenimiento de los proveedores, pero usted puede cambiarla con un clic en el botón de la flecha e ingresar dirección y nombre del beneficiario del cheque, sólo si no se ha escogido al proveedor; esta información será impresa en el cheque. Número de cheque/Check Number: Si usted está ingresando un cheque que está escrito a mano o previamente impreso, ingrese el número de cheque en esta casilla. Si usted va ha imprimir los cheques por el sistema “Peachtree”, deje este campo en blanco y el sistema asignará el número de cheque cuando el cheque es impreso. Fecha/Date: Ingrese la fecha que debe ser impresa en el cheque, si el cheque es escrito a mano o previamente impreso, digite la fecha que aparece en el cheque. Memo: Información que se imprime en el cheque. El campo de memo soporta hasta 30 caracteres solamente. Cuenta de Efectivo/Cash Account: Esta es la cuenta del mayor que se va afectar con el desembolso. Esta cuenta puede ser cambiada si es necesario. El balance corriente de la cuenta de banco se muestra bajo esta casilla. Este campo es actualizado cuando los cheques son “Posteados” o pasados al mayor.

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Si este campo es desplegado con los signos? ? ? pulse un clic en el botón Recalc para actualizar el saldo del banco. Cantidad/Quantity: Cuando se compran productos que permanecen en “stock”, ingrese la cantidad que se compra en este campo. El número ingresado en este campo es multiplicado por el valor que aparece en precio unitario: el resultado es automáticamente desplegado en el campo de monto o “Amount”. Este campo es opcional para otros productos que no están en inventario. Producto/Item: Seleccione un producto de inventario desde el campo de Item, la descripción se despliega automáticamente, ya que fue previamente configurada en la ventana de mantenimiento de Inventario. Utilice este renglón al ingresar una compra al contado. Descripción/Description: Después de seleccionar un producto de inventario, la descripción se despliega automáticamente. Cuando ingresamos una compra de un producto que no está en inventario, escriba la descripción del producto o servicio en este campo. Cuenta del Mayor/GL Account: Esta es la cuenta del mayor que usted va ha debitar, cuando la compra es “posteada”. Si usted selecciona un producto de inventario, la cuenta que le aparece predeterminada, fue originalmente configurada cuando fue creado el producto “Item”, en el menú de mantenimiento de productos de inventario. Usted puede cambiar esta cuenta si es necesario. Precio Unitario/Unit Price: El precio unitario que aparece es el último precio por el cual se compró este producto, en otras palabras es el último costo. El precio unitario puede ser cambiado a un monto diferente, si es necesario. Este campo es opcional para otros productos que no están en inventario. Monto/Amount: Este campo es el resultado de la multiplicación de la cantidad “Quantity” por el valor del precio unitario “Unit Price”. La cantidad que aparece en este campo puede modificarse.

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AJUSTE DE INVENTARIO (TASK) Hay dos tipos de ajustes en el inventario; aquellos que aumentan las unidades y los que disminuyen las cantidades en existencia. Para incrementar las cantidades en existencia, ingresamos las cantidades con signo positivo y también le incluimos el costo unitario. Para disminuir las cantidades en existencia, ingresamos las cantidades con signo negativo y el sistema calcula automáticamente los costos según el método de costo que se le asignó a ese producto.

Los ajustes en el inventario afectan la cuenta de inventario de mercancía en el mayor general y en la mayoría de los casos, la cuenta de costo de la mercancía vendida o una cuenta de gasto. Normalmente todas estas cuentas terminan con saldo débito.

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INGRESANDO ASIENTOS DE DIARIO (Entering a general journal transaction) La ventana asientos de diario es esencialmente una tabla en la cual usted ingresará transacciones a cuentas específicas del mayor general, distribuyendo las cifras entre “debitos/debits” y “créditos/credits”. Antes de “salvar/save” la transacción, el total de debitos debe ser equivalente al total de créditos. Para ingresar un asiento de diario, seleccione la opción de “Asiento de diario/General jounal entry” desde el menú de “Tareas/Task” o seleccione “General Jounal Entry” desde “General Ledger” en la barra de navegación.  Fecha/Date: Ingrese la fecha de la transacción seleccionando en el calendario el día y mes de la transacción.  Referencia/Reference: Ingrese una referencia, la cual solo soporta hasta 20 caracteres alfanuméricos. El número de referencia puede ser utilizado para identificar los tipos de asientos que se reflejan en los reportes.  Reversar Transacciones/Reverse Transaction: Verifique esta casilla para que una transacción sea reversada automáticamente (los montos débito y crédito) al primer día del próximo período contable.  Cuenta de mayor general/GL Account: Seleccione una cuenta del mayor general desde la lupa . Ambos, débito y crédito pueden colocarse primero.  Descripción/Description: Ingrese en este espacio la explicación de la transacción, la cual cuenta con espacio suficiente.  Cantidad/Amount: Ingrese el monto que deba ser debitada o acreditada. Asegúrese que ha ingresado las cantidades en la columna correcta. “Peachtree” automáticamente aumenta o disminuye el balance de la cuenta, dependiendo del tipo de cuenta que es afectada. Los signos negativos no son necesarios. 

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Job: Un “Job” puede ser asociado con esta transacción. Ingrese o seleccione un “Job ID”, si aplica. Refiérase al capitulo de “Job Cost” para mas información.

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Total – Fuera de Balance/Out of Balance: Después de ingresar una cantidad en la columna débito o crédito, el campo de fuera de balance “Out of Balance”, muestra la diferencia entre los débitos y créditos y, antes de salvar el registro, debe aparecer cero ($0.00) en este campo. Asientos de Diario Recurrentes/Recur: Este icono es utilizado para copiar asientos de diarios dentro de uno o más períodos, seleccione con un clic “Recur”. Los asientos recurrentes pueden ser cambiados, borrados o editados en el periodo corriente o en periodos futuros.

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CONCILIACIÓN BANCARIA ACCOUNT RECONCILIATION Desde el menú de”Tareas/Task”, seleccione la opción de “conciliación Bancaria/Account Reconciliation¨. Peachtree permite reconciliar aquellas cuentas de efectivo y bancos del Mayor General contra el estado de cuenta bancaria mensualmente.

Normalmente, usted podrá reconciliar aquellas cuentas de banco y efectivo, como: cuentas de caja menuda, banco y tarjetas de crédito. Usted puede reconciliar sistemáticamente las cuentas por cada periodo, permitiéndole a usted detectar fácilmente errores bancarios, conciliando en tiempo real los datos en Peachtree, e identificando posibles actividades fraudulentas. Los campos de interés acerca de la ventana de conciliación bancaria se describen a continuación: 

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Fecha del estado de cuenta/Statement date: Ingrese en este campo la fecha de corte del estado de cuenta bancario. Este campo de fecha es utilizado como referencia solamente. Estado/Status: Seleccione esta casilla para indicar que la transacción listada aparece también en el estado de cuenta bancario. Esto indicara que la transacción a completado el ciclo de compensación y la eliminara del listado de transacciones cuando cambie de periodo contable, dejando solo aquellas transacciones que no hayan sido marcadas en el campo de estado.

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Ingresos por inetereses/Interest income: Ingrese en este campo un solo monto de ingresos por intereses, fecha y código de cuenta de mayor general aplicada para registrar este monto. Para ingresar en forma detallada varios ingresos por intereses, hágalo desde el botón de “Ajuste/Ajust”. Cargos por servicios/Service charge: Ingrese en este campo un solo monto de cargos por servicios bancarios, fecha y código de cuenta del mayor general aplicada para registrar este monto. Para ingresar en forma detallada varios cargos por servicios bancarios, hágalo desde el botón de “Ajuste/Ajust”. Saldo bancario al corte/Statement ending balance: Ingrese en este campo el saldo bancario a la fecha de corte mostrado en el estado de cuenta bancario. Diferencia por conciliar/Unconcilied diference: Despliega la diferencia por conciliar del saldo bancario al corte, menos cheques en circulación, mas depósitos en transito. Cuando todas las transacciones listadas en el estado de cuenta bancario son ingresadas y cotejadas en Peachtree y las transacciones en circulación hayan quedado pendientes para el siguiente periodo, este valor debe ser igual a cero.

La ventana de Account Reconciliation Dentro de la ventana de la Conciliación Bancaria en Peachtree encontramos  Account to Reconcile/Cuenta de la Reconciliación: Aquí podemos ver todas las cuentas de la empresa y para el caso de la Conciliación Bancaria debemos de escoger la cuenta del Banco con que estamos conciliando.  Show: En Show podemos determinar si queremos ver solo el listado de los cheques, listado de depósitos o ambos.  Status/Estado del ck o deposito: Podemos observar si el cheque o deposito ya ha sido marcado, esto nos indica si el mismo esta en circulación. Al hacer clic en Status podemos ver en orden todos lo cheque y depósitos que han sido conciliados con el banco y los que se encuentran en circulación.  Beginning Transactions: Esta opción se utiliza una sola vez, pues en ella se registran los cheques en circulación y depósitos en transito de la conciliación anterior. Una vez que estos sean registrados esta opción no se usara más.

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Ajustes por Cargos Bancarios / Adjust

En el Modulo de Reconciliación Bancaria, Peachtree introduce un icono en la Barra de Menú de la Ventana de Reconciliación Bancaria /Account Reconciliation Este icono nos permite ir al Diario General/General Journal y efectuar los ajustes por los cargos bancarios que aparecen en el Estado de Cuenta del banco y no han registrado en nuestros libros.

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CAMBIANDO EL PERIODO CONTABLE (Change the current period) Desde el menú de ¨Tareas/Task¨, seleccione la opción de ¨Sistemas/System¨, seleccionando la opción de “Cambio de periodo contable/Change accounting period” desde el submenú. Usted puede cambiar el periodo contable hacia meses posteriores o meses anteriores, sin importar en que periodo fiscal este situado; actualizando los saldos de mayor general al periodo corriente. Peachtree seleccionará el periodo en el cual se postearán las transacciones basado en la fecha de la transacción. Usted podrá ingresar transacciones a periodos futuros, más no a periodos anteriores al corriente.

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REPORTES Sage Peachtree proporciona numerosos informes de todas las áreas del sistema y se

accede desde el icono de “Report” (reportes) en los diferentes centros de navegación de Peachtree. Al seleccionar un reporte o un formulario de informes por área, Ejm: “Account Receivable” “Customers and Sales” (cuentas por cobrar de clientes y ventas), el sistema mostrara una breve descripción de cada informe, el informe puede ser personalizado en una variedad de formas, para cambiar la información presentada, o el aspecto del informe haga doble clic en unos de los informes y permita que el reporte se ejecute.

La barra de herramientas en la parte superior de los reportes ofrece varias opciones para personalizar el informe. Curso Básico de Peachtree Peachtree 2012

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Cerrar (Close): Cerrar la pantalla corriente. Borrar (Delete): Borra informes personalizados, formas y grupos de reportes. (Nota: Los informes estándares de Peachtreee no se pueden eliminar). Grupo (group): abre las ventanas en grupos de informes, esta función consta de uno o más informes de una o más áreas informe. Imprimir (Print): Selecciones esta opción para hacer impresión de los reportes. Mostrar (Display): Con esta opción usted podrá visualizar el reporte seleccionado. Opciones (Options): abre las ventanas de filtrado en el que se puede ajustar la

información que desea ver en el informe. Nota: Las siguientes dos opciones no están disponibles en la sección de estados financieros. Columnas (Columns): Usted con esta opción podrá personalizar su reporte modificando las columnas que desea que aparezca en dicho reporte seleccionado. Fondos (Fonts): Usted puede utilizar esta ventana para modificar las fuentes (tipo,

color o tamaño de letra) que se utilizan para las diferentes secciones del informe. Enviar a (Send to): Al seleccionar esta opción, se abre una lista desplegable desde la que puede seleccionar las siguientes opciones para enviar el informe a: - E-mail: Seleccione esta opción para enviar el reporte por e-mail (utilizando Microsoft Outlook) y se adjuntara un PDF del reporte. -

Excel: Con esta opción usted podrá enviar el reporte que esta visualizando a un formato de Excel.

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PDF: guarda el informe en formato PDF para que pueda ser abierto con Acrobad Reader.

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Estilos (Styles): abre las ventanas de estilos de informes en los que puede configurar un conjunto de fuentes para su uso en el informe.

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Copiar (Copy): Con esta opción usted podrá copiar reportes operativos y financieros de una compañía a otra.

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Ayuda (Help): despliega ayudas sobre la ventana corriente.

Una vez haya seleccionado el reporte haciendo un doble clic o utilizando el icono de “Display” (mostrar) ubicado en la barra de herramientas aparece el informe como se muestra a continuación:

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Esta ventana se puede utilizar para ver la información, así como para personalizar el contenido y el aspecto del informe. Tips: puede obtener mayor detalle de la información dándole un doble clic y podrá accesar a la transacción fuente.

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