Subdirección de Gestión Funcional del SEACE Dirección del SEACE
SEACE - REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA U ÓRDENES DE SERVICIO
MANUAL DE USUARIO PARA EL REGISTRO DE RDENES DE COMPRA U ÓRDENES DE SERVICIO
Versión 1.4
Fecha de actualización: Junio 2016 Preparado por: Subdirección de Gestión Funcional del SEACE
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MANUAL DE USUARIO PARA EL R REGISTRO EGISTRO DE RDENES DE C COMPRA OMPRA U RDENES DE SERVICIO USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO
TABLA DE CONTENIDO 1. 1.1. 1.2. 1.3.
CONSIDERACIONES GENERALES ..................... .......... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ................. ...... 4 Obligatoriedad .............. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ..............4 Procedimientos ............ .......................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ..............4 Perfiles de usuario .............. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ..................... ....... 4
2.
INGRESO ALSEACE .............. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................. ............................ ............... .. 5
3. 3.1. 3.2. 3.3.
ADMINISTRACIÓN DE UNIDADES INFORMANTES DE LA ENTIDAD ENTIDAD .............. ............................ ..................... ....... 7 Registro de Unidad Informante. Informante. .............. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ..............8 Búsqueda de Unidades Info Informantes. rmantes.............. ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ ..................... ....... 9 Edición de Unidades IInformantes. nformantes. ............ .......................... ............................. ............................. ............................ ............................ ....................... ......... 10
4. 4.1. 4.2.
ADMINISTRACIÓN DE UNIDADES ORGÁNICAS DE LA ENTIDAD ............ .......................... .......................... ............11 Registro de Unidad Orgánica. Orgánica. ............ .......................... ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ ................ .. 11 Búsqueda de Unidades Orgán Orgánicas. icas. ............. ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ ..................... ....... 12
4.3.
Edición de Unidades Or Orgánicas. gánicas. ............. ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ .......................... ............ 12
5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5.
REGISTRO INDIVIDUAL DE ÓRDENES DE COMPRA U ÓRDENES DE SERVICIO SERVICIO ........... 13 Registro de “Datos de la la Entidad” ............. ........................... ............................. ............................. ............................ ............................ ....................... ......... 15 Registro de “Disponibilidad de de Recursos” .............. ............................ ............................. ............................. ............................ ....................... ......... 16 Registro de “Datos “Datos de de la Orden de Compra u Orden de Servicio” .............. ............................ ............................ ..............16 Registro de “Datos de la la Contratación” .............. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .............. 17 Registro de “Datos del del Contratista” .............. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ..................... ....... 19
6.
BÚSQUEDA DE ÓRDENES DE COMPRA Y SERVICIO ............. ........................... ............................ ............................ ................ .. 21
7.
REGISTRO DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES DE COMPRA Y SERVICIO SERVICIO .............. ....................... ......... 25
8.
BÚSQUEDA DE CARGAS MASIVAS DE ÓRDENES DE COMPRA O SERVICIO SERVICIO ................ 26
ANEXO: TUTORIAL DE DESCARGA DEL INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO.............. SERVICIO ............................ ....................... ......... 30
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TABLA DE ILUSTRACIONES Fig. 1: Portal del SEACE .................................... .................................................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................ .. 4 Fig. 2: Menú de Acceso al SEACE .................. ................................ ............................ ............................ ............................. ............................. ............................ ............................ .................. .... 6 Fig. 3: Ingreso al SEACE............................ ........................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ....................... ......... 6 Fig. 4: Términos y condiciones con diciones de uso deI d eI SEACE ............................... ............................................. ............................ ............................ ............................ ....................... ......... 7 Fig. 5: Opciones pantalla inicial ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ..............7 Fig. 6: Selección de sub opción “Administrar Unidad Informante" .............. ............................ ............................ ............................ ............................ .................. .... 8 Fig. 7: Botón Registrar unidad informante ........................ ...................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................ .. 9 Fig. 8: Botón Registrar unidad informante ........................ ...................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................ .. 9 Fig.- 9 Opciones de búsqueda de Unidades Informantes........................... .......................................... ............................. ............................ ............................ ................ .. 10 Fig.- 10 Edición de Unidades Informantes........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................. .......................... ........... 10 Fig.- 11 Selección de sub opción “Administrar Unidad Orgánica”. .............. ............................ ............................ ............................ ............................ ................ .. 11 Fig.- 12 Botón Registrar unidad orgánica .............................. ............................................ ............................ ............................. ............................. ............................ ....................... ......... 11 Fig.- 13 Selección de botón Guardar unidad orgánica ....................................... ..................................................... ............................ ............................ ....................... ......... 12 Fig.- 14 Opciones de búsqueda de Unidades Orgánicas ........................... .......................................... ............................. ............................ ............................ ................ .. 12 Fig.- 15 Edición de unidad orgánica .................................... .................................................. ............................ ............................ ............................ ............................ .......................... ............ 13 Fig.- 16 Registro de Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio ............................ ........................................... ............................. ............................ ................ .. 13 Fig.- 17 Formulario de registro de orden de compra u orden de servicio ........................... ......................................... ............................ ..................... ....... 14 Fig.- 18 Lista despegable de unidad organizacional que solicita la contratación .................................... .................................................. .............. 15 Fig.- 19 Agregar Entidad en la sección de Datos de la Entidad ............................... .............................................. ............................. ............................ ................ .. 15 Fig.- 20 Agregar otra Entidad en la sección de Datos de la Entidad ........................... ......................................... ............................ ............................ .............. 15 Fig.- 21 Eliminar Entidad de la sección de Datos de la Entidad ........................ ....................................... ............................. ............................ ....................... ......... 15 Fig.- 22 Lista desplegable de la unidad informante ......................... ....................................... ............................ ............................ ............................ ............................ .............. 16 Fig.- 23 Disponibilidad de Recursos .................................. ................................................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .............. 16 Fig.- 24 Datos de la Orden de Compra u Orden de Servicio Servicio.. .............. ............................ ............................. ............................. ............................ ....................... ......... 17 Fig.- 25 Datos de la Contratación .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................... ............ 17 Fig.- 26 Datos del Contratista ............................. ............................................ ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .............. 19 Fig.- 27 Formulario de Registro de Orden de Compra o Servicio............................ ........................................... ............................. ............................ ................ .. 20 Fig.- 28 Mensaje de aviso al GUARDAR ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................. .......................... ........... 20 Fig.- 29 Mensaje de registro exitoso............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ................... ..... 21 Fig.- 30 Selección de “Consola” dent dentro ro de la sub opción “Registro Individual”. Individual”. .............. ............................ ............................ ....................... ......... 21 Fig.- 31 Búsqueda de órdenes de compra u órdenes de servicio.............. servicio............................ ............................. ............................. ............................ ................ .. 21 Fig.- 32 Visualización de la información de una orden de compra u orden de servicio ......................... ....................................... ................ .. 22 Fig.- 33 Registro de una nueva versión de la orden ......................... ....................................... ............................ ............................ ............................ .......................... ............ 23 Fig.- 34 Visualización de Historial de Versiones ............ .......................... ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ ................ .. 24 Fig.- 35 Visualización del detalle de una versión de la orden .............. ............................ ............................. ............................. ............................ ....................... ......... 25 Fig.- 36 Selección de Registro dentro de la sub opción “Carga Masiva”. ............. ........................... ............................ ............................ ..................... ....... 25
de archivo a rchivo para registro de Órdenes................. de Compra u Órdenes de Servicio ................. .................. ............. 26 Fig.- 37 38 Importación Importar archivo para registro masivomasivo de contrataciones ... ............................ ............................ ............................ ............................ Fig.- 39 Selección de Consola dentro de la sub opción “Carga Masiva”. ............. ........................... ............................ ............................ ..................... ....... 26 Fig.- 40 Consola de Carga Masiva de Contrataciones ............................. ........................................... ............................ ............................ ............................ ................... ..... 27 Fig.- 41 Resultado de una Búsqueda en la Consola de Carga Masiva de Contrataciones ............... ............................. ................... ..... 27 Fig.- 42 Visualización del detalle de las órdenes de compra o servicio cuya importación se ....................... ................................ ......... 28 Fig.- 43 Visualización de la información de una orden de compra c ompra u orden de servicio cuya importación se solicitó dentro del archivo de carga masiva ..................... ................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .............. 29 Fig.- 44 Portal del SEACE ............ .......................... ............................. ............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ..................... ....... 30
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1. CONSIDERACIONES GENERALES Todas las Entidades comprendidas en la Ley de Contrataciones del Estado están en la obligación de registrar la información relacionada con sus contrataciones en el Sistema Electrónico de Contrataciones Contrataciones del Estado - SEACE. SEACE. Para registrar las referidas contrataciones contrataciones indicadas previamente, se consid era lo siguiente: siguiente: 1.1.
Obligatoriedad
De acuerdo a la Directiva Nº 006-2016-OSCE/CD 006-2016- OSCE/CD “Disposiciones aplicables al registro de información en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE)”, la Entidad debe registrar y publicar en el SEACE todas las órdenes de compra u órdenes de servicio emitidas durante el mes, inclusive aquellas que fueron anuladas, debiendo respetar el numero correlativo establecido por cada Entidad. Para ello, contara con el plazo de diez (10) días hábiles del mes siguientes. 1.2.
Procedimientos
Durante el registro de la información de las referidas contrataciones, los usuarios autorizados por las Entidades deberán observar lo establecido en el artículo 48 de la Ley de Contrataciones Estado, así como los artículos 249 251 deldeReglamento deellaRegistro Ley de Contrataciones, del la Directiva Nº 006-2016-OSCE/CD, el al “Manual Usuario para de Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio” y/o el “Instructivo para el manejo del formato excel de carga masiva de órdenes de compra y ór denes ór denes de servicio” publicado en el Portal del SEACE. SEACE. Con el objeto de dar a conocer los pasos a seguir para registrar una orden de compra o servicio en el SEACE, se encuentra publicado en el Portal del SEACE en la sección de “Documentos y Publicaciones”, el documento “Manual de Usuario para el Registro de Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio”. Servicio”. Ubicar la opción “Documentos y Publicaciones” y seleccionarla. seleccionarla.
Fig. 1: Portal del SEACE 1.3.
Perfiles de usuario
A través de la Subdirecció Subdirección n de Catalogació Catalogación n y Gestión de Usuarios de la Dirección del SEACE, se otorgará el perfil para el registro de estas contrataciones a los usuarios que fueron autorizados por las Entidades. Entidades. El OSCE otorga perfiles como “Administrador de Registros de Órdenes de Compra y de Servicios” Servicios” y Registros de Órdenes de Compra y de Servicios” , as de través de los cuales en y el “Operador primer casodepermite Registrar y/o modificar las unidades orgánica orgánicas la entidad a fin de asociarla durante el registro de la orden de compra o de servicio a la dependencia Fecha de actualización: Junio 2016 Preparado por: Subdirección de Gestión Funcional del SEACE
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que solicito la contratación, y el segundo caso permite Registra Registrarr información de órdenes de compra y de servicios. Puede descargar información de los usuarios y perfiles en la siguiente dirección: dirección: www2.seace.gob. www2.seace.gob.pe pe - documentos y publicaciones publicaciones
2. INGRESO AL SEACE Para realizar el registro de órdenes de compra u órdenes de servicio, Ud. debe ingresar al Portal del SEACE SEACE (http://www2.seace.gob.pe/) y luego a la opción “Acceso Usuarios Registrados”, tal como se muestra en la siguiente figura: figura:
Nota: Nota:
Se mostrará la siguiente pantalla, en la cual deberá seleccionar la opción “Acceso al Registro de Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio (Incluye los literales i, s, t del artículo 3.3º de la LCE)” ( Paso 1 ) y seleccionar el botón “Aceptar”: “Aceptar”: ( Paso 2 ).
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Fig. 2: Menú de Acceso al SEACE SEACE
A continuación, continuac ión, el sistema sis tema le soli solicitará citará que ingrese i ngrese su Certificado SEACE (usuario ( usuario y contraseña) c ontraseña),, según se muestra en la siguiente figura: figura:
Fig . 3: Ingreso al SEACE Ingrese su Certificado SEACE y seleccione el botón “Iniciar Sesión”, el sistema mostrará una pantalla de Términos y condiciones de uso del SEACE, el cual de estar de acuerdo seleccione el botón Acepto. Acepto.
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condiciones de uso deI SEACE Fig. 4: Términos y condiciones Luego el sistema muestra la ventana principal que pone a su disposición las opciones que se le habilitaron según su perfil de usuario. Ver Condiciones Generales punto 1.3 1.3
Fig. 5: Opciones pantalla inicial inicial
3. ADMINISTRACIÓN DE UNIDADES INFORMANTES DE LA ENTIDAD Esta sub opción "Administrar unidad informante" permite registrar y/o editar las unidades informante de la entidad a efectos que cuando se registre una orden de compra o servicio se pueda asociar a la unidad informante que pertenece a la entidad. entidad. NOTA: NOTA:
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Para realizar la administración de unidades informantes de la Entidad, debe seleccionar la opción “Organización de Entidad”, y luego seleccionar la sub opción “Administrar “Administra r Unidad Informante” tal como se muestra en la figura siguiente: siguiente:
Fig. 6: Selección de sub opción “Administrar Unidad Informante" Luego de acceder a la sub opción “Administrar Unidad Informante” Ud. puede realizar las siguientes acciones: acciones:
Registro de Unidad Informante. Informante. Búsqueda de Unidad Informante. Informante. Edición de Unidad Informante. Informante.
Las acciones que se pueden realizar a partir del ingreso a la sub opción “Administrar Unidad informante” se explican a continuación continuación 3.1.
Registro de Unidad Informante. Informante. Permite registrar nuevas unidades informantes. Para realizar esta acción, seleccionar el botón Registrar Unidad Informant Informante e desde la consola Administrar Unidad Informante, Informante, tal como se muestra a continuación: continuación:
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Fig. 7: Botón Registrar Registrar unidad informante informante Luego, se mostrará un formulario donde se deberá: deberá: Paso 1.- Indicar el nombre de la nueva unidad Informante. Informante. Paso 2.- Indicar la sigla Oficial de la unidad informante. informante. Paso 3.- Código SIAF. SIAF. Paso 4.- Seleccionar el botón “Guardar” como lo indica la figura siguiente: siguiente:
Paso 1 1 Paso 2 2 Paso 3 3 Fig. 8: Botón Registrar Registrar unidad informante informante
3.2.
Búsqueda de Unidades Informantes. Permite listar las unidades informantes registradas anteriormente. anteriormente. Para realizar una búsqueda, bastará ingresar una de las palabras que estuviera contenida en la denominación de la Unidad informante y seleccionar el botón “Buscar” . Luego, el sistema mostrará el listado de unidades informantes registr registradas adas para la Entidad que coincidan con dichas palabras, según se puede observar en la figura siguiente: siguiente:
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Informantes Fig.- 9 Opciones de búsqueda de Unidades Informantes 3.3.
Edición de Unidades Informantes. La opción Editar permite abrir la consola de edición de la unidad informante seleccionada como se muestra en la figura siguiente: siguiente:
Informantes Fig.- 10 Edición de Unidades Informantes Para modificar el nombre de la unidad informante registrada debe: debe: Paso 1.- Colocar el cursor sobre el texto correspondiente al nombre de la unidad informante, a la sigla Oficial o al Código SIAF y modificarlo. modificarlo. Paso 2.- Seleccionar el botón “Guardar”. Nota: Nota:
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4. ADMINISTRACIÓN DE UNIDADES ORGÁNICAS DE LA ENTIDAD Esta sub opción “Administrar unidad orgánica” permite registrar y/o editar las unidades orgánicas de la entidad a efectos que cuando se registre una orden de compra o servicio se puedan asociar a las dependencias que solicitan la contratación. contratación. Para realizar la administración de unidades orgánicas de la Entidad, debe seleccionar la Entidad”, y luego seleccionar la sub opción “Administrar opción “Organización “Organización de Entidad”, “ Administrar Unidad Orgánica”” tal como se muestra en la figura siguiente: Orgánica siguiente:
Fig.- 11 Selección de sub opción “Administrar Unidad Orgánica”. Luego de acceder a la sub opción “Administrar Unidad Orgánica” Ud. Ud . puede realizar las siguientes acciones: acciones:
Registro de Unidad Orgánica. Orgánica. Búsqueda de Unidad Orgánica. Orgánica. Edición de Unidad Orgánica. Orgánica.
Las acciones que se pueden realizar a partir del ingreso a la sub opción “Administrar Unidad Orgánica” se explican a continuación continuación 4.1.
Registro de Unidad Orgánica. Orgánica. Permite registrar nuevas unidades orgánicas. orgánicas. Para realizar esta acción, seleccionar el botón Registrar Unidad Orgánica desde la consola Administrar Unidad Orgánica, tal como se muestra a continuación: continuación:
Fig.- 12 Botón Registrar unidad orgánica Luego, se mostrará un formulario donde se deberá: deberá: Paso 1.- Indicar el nombre de la nueva Unidad Orgánica. Orgánica. Paso 2.- Seleccionar el botón “Guardar” como lo indica la figura siguiente: siguiente:
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Fig.- 13 Selección de botón Guardar unidad orgánica 4.2.
Búsqueda de Unidades Orgánicas. Orgánicas. Permite listar las unidades orgánicas registradas anteriorment anteriormente. e. Para realizar una búsqueda, bastará ingresar una de las palabras que estuviera contenida en la denominación de la Unidad orgánica y seleccionar el botón “Buscar” . Luego, el sistema mostrará el listado de unidades orgánicas registradas para la Entidad que coincidan con dichas palabras, según se puede observar en la figura siguiente: siguiente:
Fig.- 14 Opciones de búsqueda de Unidades Orgánicas Orgánicas 4.3.
Edición de Unidades Orgánicas. La opción Editar permite abrir la consola de edición de la unidad orgánica seleccionada como se muestra en la figura siguiente: siguiente:
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Fig.- 15 Edición de unidad orgánica Para modificar el nombre de la unidad orgánica registrada debe: debe: Paso 1.- Colocar el cursor sobre el texto correspondiente al nombre de la unidad orgánica y escribir el nuevo nombre. nombre. Paso 2.- Seleccionar el botón “Guardar” “Guardar”.. Nota: Nota:
5. REGISTRO INDIVIDUAL DE ÓRDENES DE COMPRA U ÓRDENES DE SERVICIO A fin de realizar real izar el registro regis tro individu individual al de una Ord Orden en de compra comp ra u Orden de servicio, de deberá berá realizar el siguiente procedimiento: procedimiento: a) Seleccionar el botón “Crear O/C u O/S” o Seleccionar la opción “Órdenes “ Órdenes Compra/Servicio”, Compra/Servicio ”, luego la sub opción “Registro “ Registro Individual” Individual” y por último en “Registro Registro”” tal como se muestra en la figura siguiente: siguiente:
Fig.- 16 Registro de Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio Como resultado, el sistema mostrará el Formulario de Registro de Orden de Compra u Orden de Servicio. Servicio.
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Fig.- 17 Formulario de registro de orden de compra u orden de servicio servicio Los campos obligatorios que se muestran con asterisco (*) son aquellos que el sistema requiere necesariamente para continuar con los siguientes pasos; sin embargo, el usuario BAJO RESPONSABILIDAD, deberá completar la información de todos los campos (aún sin asterisco) si es que al momento del registro de la orden de compra u orden de servicio ya fueron ejecutados, por ejemplo, si ya se comprometió la orden o si ya fue notificada. notificada. A continuación, cont inuación, se des describirá cribirá cada una u na de las ssecciones ecciones del Formulario For mulario de registro regi stro de orden de compra u orden de servicio. servicio.
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5.1.
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En la sección Datos de la Entidad se muestra automáticamente el nombre de la Entidad y su número de RUC. Luego, el sistema requiere que se agregue una o más unidades unidades organizacionales organizacionales que solicitan solicitan la contratación contratación y la unidad informante. informante. Para agregar una unidad organizacional, seleccionar sobre la lista desplegable como se muestra a continuación: continuación:
Fig.- 18 Lista despegable de unidad organizacional que solicita la co contratación ntratación Luego, seleccionar el botón Agregar tal como se indica en la figura siguiente: siguiente:
Fig.- 19 Agregar Entidad en la sección de Datos de la Entidad Podrá agregar tantas unidades organizacionales como necesite, repitiendo los
pasos anteriores, como se muestra en la siguiente figura. figura. Fig.- 20 Agregar otra Entidad en la sección de Datos de la Entidad Asimismo podrá suprimir de la lista tantas unidades organizacionales organizaci onales como necesite utilizando el ícono “x”, antes de grabar la la información. Por ejemplo, puede suprimir una de las unidades antes ingresadas, tal como se aprecia en la siguiente figura: figura:
Fig.- 21 Eliminar Entidad de la sección de Datos de la Entidad Fecha de actualización: Junio 2016 Preparado por: Subdirección de Gestión Funcional del SEACE
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Luego, para agregar una unidad informante, seleccionar sobre la lista desplegable como se muestra a continuación: continuación:
informante Fig.- 22 Lista desplegable de la unidad informante Luego, seleccionar el botón Agregar tal como se indica en la figura siguiente: siguiente:
5.2.
Registro de “Disponibilidad de Recursos” En esta sección debe indicar el Año de Ejecución Presupuestal y el Número de Expediente SIAF, tal y como se puede apreciar en la figura siguiente: siguiente:
Fig.- 23 Disponibilidad de Recursos Recursos En el campo Número de expediente SIAF, señalado en la figura superior, deberá consignarse aquel número de operación que arroje el SIAF al momento que se registre el compromiso respectivo de la orden. orden. 5.3.
Registro de “Datos de la Orden de Compra u Orden de Servicio” En esta sección, debe indicarse el Tipo de Orden (Orden de Compra u Orden de Servicio), el Nº de Orden de Compra o Servicio, el Estado de la de Orden de Compra o Servicio a la fecha del registro de la misma, así como las Fechas de Emisión, Notificación Notificación y Compromiso Pre Presupuestal. supuestal. Para el campo Estado las opciones son: son: a) Emitida (se considerará válidamente emitida cuando cuente con las firmas autorizadas) autorizadas) b) Anulada (se entiende que la anulación es de conocimiento de las personas autorizadas) autorizadas) c) Comprometida (se considera a la fecha de compromiso presupuestal) presupuestal) d) Devengada (Incluye tanto el parcial como totalmente devengada) devengada) Para el campo Número de Orden sólo se ingresarán números (sin ninguna sigla, ni
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ceros de relleno, ni códigos identificadores al inicio), debiendo ingresarse la totalidad de órdenes de forma correlativa y secuencial correspondiente al mes anterior, bajo responsabilidad del funcionario que efectúa el registro. registro. Nota Importante: Importante:
Fig.- 24 Datos de la Orden de Compra u Orden de Servicio. Servicio . 5.4.
Registro de “Datos de la Contratación”
Contratación Fig.- 25 Datos de la Contratación En esta sección se podrá ingresar la siguiente información: información: a) El Tipo de Contratación Contratación se seleccionará en función al origen de la contratación: contratación:
Deviene de Procesos de Selección.Selección .- cuando la O/C u O/S se registre asociada a una contratación realizada mediante un proceso de selección bajo el ámbito de la Ley de Contrataciones del Estado, como por ejemplo, Licitación Pública, Concurso Público, Adjudicación Directa, Adjudicación de menor cuantía. cuantía. Deviene de Exoneracio Exoneraciones.nes.- cuando la O/C u O/S se registre asociada a una contratación que deviene de una exoneración. exoneración. Deviene de Decretos de Urgencia.- cua cuando ndo la O/C O/C u O/S O/S se registre registre asociada a una contratación por algún Decreto de Urgencia. Urgencia. Deviene de Regímenes Especiales.Especiales.- cuando la O/C u O/S se registre asociada a una contratación realizada mediante un procedimiento de contratación por régimen especial. especial.
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Convenio entre entidades entidades..- cuando la O/C u O/S se registre asociada a un convenio entre entidades (diferentes a las contrataciones con entidades reguladas en el artículo 20 de la Ley de Contrataciones del Estado inciso a). a). Contrataciones Contratacio nes hasta 3 UIT (DL 1017)(no incluye las derivadas de contrataciones por catálogo electrónico).- cuando la O/C u O/S se registre asociada a contrataciones hasta 3 UIT. Incluye aquellas órdenes emitidas a determinado proveedorrepresentan como resultado agrupar varias que individualmente una de contratación hastacontrataciones 3 UIT, bajo responsabilidad del órgano encargado de las contrataciones de la entidad registrante. registrante. Derivado de Compras por Catalogo Electrónico.Electrónico .- Son las contrataciones derivadas de catálogos electrónicos de acuerdo marco. marco. Contrataciones Contrataciones hasta 8 UIT (Ley 30225)(no incluye las derivadas de de contrataciones por catálogo electrónico).- cuando la O/C u O/S se registre asociada a contrataciones hasta 8 UIT. Incluye aquellas órdenes emitidas a determinado proveedor como resultado de agrupar varias contrataciones que individualmente representan una contratación hasta 8 UIT, bajo responsabilidad del órgano encargado de las contrataciones de la entidad registrante. registrante. Otras contratacion contrataciones es sin proceso de selección selección p previo.revio.- cuando la orden orden de compra u orden de servicio, no provenga de un procedimiento de selección bajo el ámbito de la Ley de Contrataciones del Estado y no estén comprendidas en los demás Tipos de Contratación Contratación previamente indicados. indicados.
El campo vacío contiguo al campo Tipo de Contratación, el cual se muestra resaltado en la figura superior, permitirá ingresar el proceso de selección que deriva o cualquier observación que tenga a bien consignar la entidad. entidad.
b) El Objeto de la Contratación Contratación depende del del Tipo de contratación pudiendo pudiendo tomar los siguientes valores: valores:
Para una una Orden Orden de Compra: El tipo tipo de objeto de de contr contratación atación será Bienes. Bienes. Para una O Orden rden de Servicios: Servicios: El tipo de objeto de contratación contratación será
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Servicios o Consultoría Consultoríass de Obras Obras c) Descripción y Finalidad de la Contrata Contratación: ción: Permite describir la finalidad de la contratación. Este campo tendrá como máximo 500 caracteres. caracteres. d) El tipo de moneda: moneda:
Soles Soles Dólares Dólares Euros Euros Yen Yen Libra Esterlina Esterlina Yuan Yuan Franco Suizo Suizo Dólar Canadiense Canadiense
e) El tipo de cambio cambio se muestra muestra habilitado en modo edita editable, ble, sólo cua cuando ndo el tipo de moneda es diferente de So Soles. les. f)
5.5.
El monto Total de la Orden Orden:: es el valor monet monetario ario de la orden de compra u orden de servicio. servicio.
Registro de “Datos del Contratista”
En esta sección, usted podrá registrar el RUC del contratista. contratista. Una vez que ingrese el RUC, el sistema le mostrará automáticament automáticamente e el nombre o razón social asociada al RUC ingresado. ingresado.
Fig.- 26 Datos del Contratista Finalmente, al completar el Formulario de Registro de Orden de Compra u Orden de Servicio,, Ud. deberá revisar la información registrada, y una vez que esté seguro que es Servicio correcta, Ud. podrá seleccionar el botón “Guardar”, ubicado en la parte superior izquierda, tal como se muestra en la figura superior. superior.
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Fig.- 27 Formulario de Registro de Orden de Compra o Servicio A continuación, continua ción, el sistema sis tema le soli solicitará citará que confirme c onfirme si desea guardar guard ar la información informa ción registrada, para lo cual le mostrará el siguiente aviso: aviso:
Fig.- 28 Mensaje de aviso al GUARDAR
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Si selecciona el botón “Aceptar”, la información quedará registrada registrada en el SEACE. SEACE. Si selecciona el botón “Cancelar”, Ud. permanecerá permanecerá en el Formulario de de Registro de Orden de Compra u Orden de Servicio. Servicio.
exitoso Fig.- 29 Mensaje de registro exitoso
6. BÚSQUEDA DE ÓRDENES DE COMPRA COMPR A Y SERVICIO Permite listar las órdenes de compra u órdenes de servicio registradas sea individual o masivamente. masivamente. Para realizar la búsqueda de órdenes de compra o servicio, seleccionar la opción “ Órdenes Compra/Servicio”, Compra/Servicio Individual” y finalmente seleccionar ”, luego sobre la opción “Registro “ Registro Individual” Consola”, “Consola ”, tal como se muestra en la figura siguiente: siguiente:
Fig.- 30 Selección de “Consola” dentro de la sub opción “Registro Individual”. Para realizar una búsqueda de órdenes de compra c ompra u órdenes de servicio, Ud. deberá realizar los siguientes pasos: pasos: Paso 1.- Ingresar el rango de fechas solicitadas en el criterio de búsqueda “Fecha de Emisión de la O/C u O/S”. O/S”. Paso 2.- Para mayor precisión en su búsqueda Ud. podrá ingresar valores en los demás criterios. criterios. Paso 3.- Seleccionar el botón “Buscar”, luego de lo cual el sistema mostrará el resultado de la búsqueda según el o los criterios ingresado ingresados. s.
Paso 3.- Seleccionar el Botón “BUSCAR” “BUSCAR” Paso 2.- Para mayor precisión en la búsqueda utilice los demás filtros filtros Paso 1.- Llenar el rango de Fecha a buscar
RESULTADO DE LA BUSQUEDA, luego seleccionar el botón “BUSCAR” “BUSCAR”
Fig.- 31 Búsqueda de órdenes de compra u órdenes de servicio Fecha de actualización: Junio 2016 Preparado por: Subdirección de Gestión Funcional del SEACE
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Ver Luego que el sistema muestre el resultado de la búsqueda, Ud. podrá visualizar la información en modo no editable de una Orden de Compra u Orden de Servicio selecc seleccion ionand ando o el ícono ícono
. El sistem sistema a mostr mostrará ará lo lo sigui siguient ente: e:
Fig.- 32 Visualización de la información de una orden de compra u orden de servicio
Nueva Versión Luego que el sistema muestre el resultado de la búsqueda, Ud. podrá crear una nueva versión de una versión una Orden Orden d de e Compra Compra u O Orden rden de Servicio Servicio seleccion seleccionando ando el el íícono cono sistema mostrará lo siguiente:
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. El El
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Paso 3: Guardar Cambios Cambios
Paso 1: Realizar la modificaciones de la orden orden
Paso 2: Ingresar la Justificación para la creación de la versión versión
Fig.- 33 Registro de una nueva versión de la orden or den Ud. deberá realizar los siguientes pasos: pasos: Paso 1.- Realizar la modificación de la orden de compra u orden de servicio. servicio. Paso 2.- Ingresará la justificación justificación de sustento para la creación de la nueva versión. Paso 3.- Seleccionar 3.- Seleccionar el botón Guardar.
Cabe indicar que, no podrá modificar el tipo de orden y el número de la orden, que son campos importantes para la identificación de la orden Nota: Es importante indicar que, solo a través de esta opción podrá realizar el registro de una nueva versión del expediente. Asimismo, la fecha fecha de creación de la nueva ver versión sión será consider considerada ada para determinar si el registro de la orden fue dentro o fuera del plazo establecido según normativa, lo tanto siempre deberá tener cuidado al momento de realizar el registro de por la orden. Fecha de actualización: Junio 2016 Preparado por: Subdirección de Gestión Funcional del SEACE
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A continuación, continua ción, el sistema sis tema le soli solicitará citará que confirme c onfirme si desea guardar guard ar llos os cambios cambio s a la orden seleccionada, para lo cual le mostrará el siguiente aviso: aviso:
Si selecciona el botón “Aceptar”, la información quedará registrada registrada en el SEACE. SEACE. Si selecciona selecciona el botón “Cancelar”, Ud. permanecerá permanecerá en el Formulario de de Registro de Orden de Compra u Orden de Servicio. Servicio.
Historial Luego que el sistema muestre el resultado de la búsqueda, Ud. podrá po drá visualizar las versiones registradas para una Orden de Compra u Orden de Servicio seleccionando el ícono . El sistema mostrará lo siguiente:
Sólo la última versión de la orden será la activa activa Fecha, Hora y Usuario que cr eo la versión versión
Fig.- 34 Visualización de Historial de Versiones
En la presente pantalla, usted podrá visualizar cada una de las versiones registradas para la orden seleccionada, es importante indicar que solo la última versión de la orden será la que se encuentre en estado “A ctiva. Asimismo, podrá visualizar el usuario fecha y hora que registró cada una de las versiones registradas. En la una columna colum Acci Accione ones, s,registradas se visu visualiz aliza a un ico no tal, que permite ite visu visualiz alizar de detal talle le de cada dena lasdeversiones de la icono orden, comoperm se muestra enarlaelsiguiente pantalla: Fecha de actualización: Junio 2016 Preparado por: Subdirección de Gestión Funcional del SEACE
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Fig.- 35 Visualización del detalle de una versión de la orden
7. REGISTRO DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES ÓR DENES DE COMPRA Y SERVICIO Permite registrar las Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio de forma masiva a través del archivo Excel “Registro_OC“Registro_OC -OS.xls”. Este archivo al llenarse correctamente genera un archivo DBF llamado “DOCOS.DBF” el cual deberá ser cargado posteriormente en el sistema. sistema. Para mayor información de cómo ingresar órdenes de compra o servicio en forma masiva, Ud. puede leer el “Instructivo de Carga Masiva para el manejo del formato Excel de Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio”, publicada en al Portal del SEACE, sección “Documentos y Publicaciones”. Publicaciones”. Para ingresar a pantalla que permite la importación masiva de órdenes de compra o servicio, Ud. deberá seleccionar la opción “Órdenes Compra/Servicio”, luego la sub opción “Carga Masiva” y por último “Registro”, tal como se muestra en la figura siguiente: siguiente:
Fig.- 36 Selección de Registro dentro de la sub opción “Carga Masiva”. Fecha de actualización: Junio 2016 Preparado por: Subdirección de Gestión Funcional del SEACE
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El sistema mostrará la pantalla de Importar archivo para registro masivo de contrataciones como se indica en la siguiente figura: figura:
Fig.- 37 Importación de archivo para registro masivo de Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio Pasos para realizar una Carga Masiva de Órdenes de Compra u Órdenes de Servicio Servicio Paso 1.- Colocar un nombre para la carga masiva. masiva. Paso 2.- Seleccionar el botón “Seleccionar archivo” y seleccionar la ruta donde se “Seleccionar archivo” encuentra el archivo “DOCOS.DBF DOCOS.DBF”” Paso 3.- Seleccionar el botón Enviar tal como se muestra en la figura siguiente:
Fig.- 38 Importar archivo para registro masivo de contrataciones DOCOS.DBF”, Nota:: Para más información sobre cómo generar el archivo “ DOCOS.DBF Nota ”, se recomienda revisar la sección Anexo del presente manual. manual.
8. BÚSQUEDA DE CARGAS MASIVAS DE ÓRDENES DE COMPRA O SERVICIO Permite listar los archivos de carga masiva importados con el objetivo de solicitar la carga masiva de órdenes de compra y/o servicio. servicio. Para realizar la búsqueda archivos de carga masiva importados con el objetivo de solicitar la carga masiva de órdenes de compra y/o servicio, seleccionar la opción “Órdenes “ Órdenes Compra/Servicio”, Compra/Servicio Masiva” y finalmente seleccionar ”, luego sobre la opción “Carga “ Carga Masiva” “Consola Consola”, ”, tal como se muestra en la figura siguiente: siguiente:
Fig.- 39 Selección de Consola dentro de la sub opción “Carga Masiva”. Fecha de actualización: Junio 2016 Preparado por: Subdirección de Gestión Funcional del SEACE
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A continuación, continuac ión, el sistema sis tema mostrar mostrará á la Consola Consol a de Carga M Masiva asiva de Contrataciones Co ntrataciones,, tal como se muestra en la figura siguiente: siguiente:
Fig.- 40 Consola de Carga Masiva de Contrataciones Para realizar una búsqueda de archivos de carga masiva importados con el objetivo de solicitar la carga masiva de órdenes de compra y/o servicio, Ud. deberá realizar los siguientes pasos: pasos: Paso 1.- Ingresar el Año de Búsqueda. Búsqueda. Paso 2.- Ingresar el rango de meses solicitados en los criterios de búsqueda “Mes “Mes inicial” y “Mes “Mes final”. final”. Paso 3.- Seleccionar el Botón “Buscar”. “Buscar”. Como resultado, el sistema muestra una lista de todos los archivos de carga masiva importados con con el objetivo de solicitar la carga masiva masiva de órdenes de comp compra ra y/o servicio, según los criterios de búsqueda: búsqueda:
Fig.- 41 Resultado de una Búsqueda en la Consola de Carga Masiva de Contrataciones A continuación, continua ción, se detalla de talla cad cada a columna d del el resultado resultad o de la Búsqued Búsqueda a en la Consola Cons ola de carga Masiva de Contrataciones. Contrataciones. -
La Columna “Nro.”: indica el número correlativo de cada archivo de carga masiva resultante de la búsqueda empezando desde 1. 1.
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La Columna “Nombre de la carga masiva”: indica el nombre de la carga masiva con la cual se registró el archivo de carga masiva. masiva. La Columna “Fecha de Solicitud”: indica la fecha en que se registró dicho archivo de carga masiva. masiva. La Columna “Estado de la carga”: indica el estado que tiene el archivo de carga masiva, pudiendo ser: ser:
Procesado con con errores.éxito.éxito .- cuando realizóron la carga errores. Procesado er rores.cuando cuandse o existie existieron er errores roressin alerrores. cargar las órdenes órdenes de compra u órdenes de servicio. servicio. La Columna “Usuario que realizó realizó la carga”: muestra el código y el nombre del usuario que registró el archivo de carga masiva. La Columna “Acciones”: muestra el ícono que permite visualizar el detalle de las órdenes de compra o servicio cuya importación se solicitó dentro del archivo de carga masiva. masiva.
-
Luego, seleccionar el ícono que le permitirá visualizar el detalle de las órdenes órdenes de compra o servicio cuya importación se solicitó dentro del archivo de carga masiva: masiva:
detalledentro de lasdel órdenes o servicio s ervicio Fig.- 42 Visualización del solicitó archivodedecompra carga masiva cuya importación se Fecha de actualización: Junio 2016 Preparado por: Subdirección de Gestión Funcional del SEACE
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Las columnas resultantes de la Vista previa del detalle de la Carga Masiva, se detallan a continuación: continuación: -
La columna “Documento”, muestra la Descripción, Monto Total en soles, Tipo de Contratación,, Objeto de la Contratación Registradas en el Excel “Registro_OC Contratación “Registro_OC--OS.xls”. OS.xls”. La Columna “Fecha de emisión”, muestra la Fecha de Emisión registrada en el Excel “Registro_OC“Registro_OC -OS.xls”. OS.xls”. muestra El RUC del contratista registrado en el Excel La Columna “Contratista”, “Registro_OC--OS.xls”; La Razón social se muestra de forma automática. “Registro_OC automática. La Columna “Estado”, muestra el estado con el cual fue registrada registrada la orden de compra u orden de servicio en el Excel “Registro_OC “Registro_OC--OS.xls”. OS.xls”. La Columna “Acciones”, muestra el ícono que sirve para visualizar la información de la orden de compra u orden de servicio. servicio.
Luego, seleccionar sobre el ícono que le pe permitirá rmitirá visualizar la información de una una o orden rden de compra o servicio cuya importación se solicitó dentro del archivo de carga masiva: masiva:
Fig.- 43 Visualización de la información de una orden de compra u orden de servicio cuya importación se solicitó dentro del archivo de carga masiva
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ANEXO: TUTORIAL DE DESCARGA DEL INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO EXCEL DE CARGA MASIVA DE ÓRDENES Ó RDENES DE COMPRA Y ÓRDENES DE SERVICIO El tutorialdeindica las Entidades cómode descargar instructivo para el correcto llenado delpresente formato Excel cargaa masiva de órdenes compra yelordenes de servicio. servicio. 1. Ingrese al Portal del SEACE SEACE (http://www2.seace.gob.pe/). 2. Ingrese a la sección “Documentos y Publicaciones”, tal como se muestra en la figura siguiente: siguiente:
Fig.- 44 Portal del SEACE 3. Bajo el título “Órdenes “Órdenes de de Compra u Órdenes de Servicio” Servicio” se se visualizarán 3 opciones: opciones: a) Archivo Excel Registro_OC-OS.xls Registro_OC-OS.x ls b) Instructivo para el manejo del formato excel de carga masiva de órdenes de compra y órdenes de servicio. servicio. c) Manual de Usuario Usuario para el Registro de Órdenes de Compra u Órdenes Órdenes de Servicio Servicio
Seleccione “ Archivo Archivo Excel Registro_OC Registro_OC-OS.xls -OS.xls”” para obtener el archivo que le permitirá llenar los datos de las órdenes de compra o servicio que desea importar en forma masiva. masiva. Seleccione “Instructivo para el manejo del formato excel de carga masiva de órdenes de compra y órdenes de servicio” servicio ” para obtener una guía que le indicará cómo llenar la información dentro del Archivo Excel “Registro_OC “Registro_OC--OS.xls”. OS.xls”.
Nota: Al descargar estos archivos, se le recomienda copiarlo en un Nota: Al u n directorio del disco duro de su computadora. computadora. Finalmente, para obtener información de cómo llenar el archivo de carga masiva, Ud. puede revisar el instructivo previamente indicado, dentro del cual se le brindará, entre otros, las siguientes consideraciones: consideraciones: Luego de ingresar la información información en el archivo archivo Regi Registro_OC-OS stro_OC-OS.xls, .xls, debe debe grabar grabar los cambios en el archivo. archivo. Exportar el archivo archivo Excel Registro Registro_OC-OS.xls _OC-OS.xls al formato formato DBF DBF,, usando las teclas teclas CTRL + Q. Creándose el archivo DOCOS.DBF. DOCOS.DBF.
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Versión: 1.4 Página: 30
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CONSULTAS CONSULTAS SOBRE SEACE: Ud. puede hacer consultas en los siguientes medios: medios:
Consultas virtuales
[email protected] [email protected] Central de consultas telefónicas SEACE Teléfono: (01) 614-3636, Opción 2 – Consultas SEACE Horario de Atención: 8:30 a 17:30 hrs. hrs. Orientación presencial Av. Punta del Este s/n Edi Edificio ficio "El Re Regidor" gidor" prim primer er piso N 108 108,, zona com comercial ercial del Conjunto Residencial Residencial San Felipe - Jesús María - Lima 11/ Perú Perú Horario de Atención: 8:30 a 17:30 hrs. hrs. Oficinas Zonales del OSCE También puede acercarse a cualquiera de nuestras Oficinas Zonales del OSCE. La dirección de las Oficinas Zonales las puede obtener accediendo al Portal del OSCE (http://portal.osce.gob.pe/osce/)yy seleccionando la opción “Oficinas (http://portal.osce.gob.pe/osce/) “Oficinas Zonales” Zonales” ubicada ubicada la sección “Accesos “Accesos Directos”. Directos”.
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Versión: 1.4 Página: 31
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