Manual OL Ufcd 0415

UFCD

0415

PREVENÇÃO DE QUEBRA DAS MERCADORIAS

70 ufcd 0415 – Prevenção de quebra das mercadorias

Índice

Introdução...................................................................................................... 4 Âmbito do manual............................................................................................. 4 Objetivos........................................................................................................... 4 Conteúdos programáticos.................................................................................4 Carga horária.................................................................................................... 6 1.Quebras - causas e prevenção....................................................................7 1.1.Origem das quebras.................................................................................... 8 1.1.1.Quebras com causas extraordinárias....................................................8 1.1.1.1.Incêndios e danos por água...............................................................8 1.1.1.2.Derrocadas, falhas estruturais, tempestades...................................10 1.1.1.3.Roubos e vandalismo.......................................................................10 1.2.Quebras com causas operacionais............................................................13 1.2.1.Validade dos produtos ultrapassada...................................................13 1.2.2.Quedas acidentais de mercadorias.....................................................14 1.2.3.Mau acondicionamento (embalagem).................................................14 1.2.4.Controlo das datas de validade dos produtos.....................................15 1.2.5.Deficiente registo da localização da mercadoria.................................16 1.2.6.Furtos e erros na expedição de mercadorias.......................................16 1.2.7.Devoluções de clientes.......................................................................17 2.Procedimentos para a diminuição das quebras.........................................19 2.1.Relacionamento com os fornecedores.......................................................20 2.1.1.Melhor conhecimento do produto e das suas especificidades.............20 2.1.2.Melhor conhecimento da procura........................................................21 2.1.3.Adequação das unidades logísticas e das embalagens.......................22

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2.1.4.Adequação das formas de entrega......................................................24 2.2.Controlo ao pessoal e às operações com stocks.......................................26 2.2.1.Controlo aleatório de roubos...............................................................26 2.2.2.Controlo das atividades de manuseamento em stocks.......................28 2.3.Implementação de sistemas de avaliação e de melhoria..........................31 2.3.1.Clara e correta definição de objetivos de quebra e de metodologias para os atingir.............................................................................................. 31 2.3.2.Monitorização constante dos resultados e implementação de medidas corretivas..................................................................................................... 34 2.4.Implementação de sistemas de segurança...............................................38 2.4.1.Delimitação de zonas de circulação e criação de locais de acesso restrito......................................................................................................... 38 2.4.2.Implementação de mecanismos automáticos de controlo de acessos (cartões, código, etc.).................................................................................. 39 2.5.Arrumação das mercadorias e métodos de previsão.................................41 2.5.1.Diminuição das operações de manuseamento das mercadorias.........41 2.5.2.Localização das mercadorias e a sua correta arrumação....................41 2.5.3.Correta atribuição de espaço de picking.............................................42 2.6.Manuseamento e o embalamento da mercadoria.....................................45 2.6.1.Percurso de picking............................................................................. 45 2.6.2.Utilização de veículos de transporte adequados.................................46 2.6.3.Cuidado acondicionamento da mercadoria.........................................47 2.6.4.Acondicionamento da carga................................................................47 2.7.Sistemas de segurança.............................................................................49 2.7.1.Deteção de roubos.............................................................................. 49 2.7.2.Sistemas de deteção e de ataque aos incêndios................................51 2.7.3.Sistemas de alarme............................................................................ 54 2.7.4.Manutenção periódica e melhoria constante de todos estes sistemas55

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2.7.5.Sinalização.......................................................................................... 57 3.Quebras – tratamento e recuperação........................................................59 3.1.Análise do tipo de quebra......................................................................60 3.2.Se possível recuperação no local...........................................................63 3.3.Recolha da quebra................................................................................. 65 3.4.Transporte para a zona de tratamento...................................................66 3.5.Tratamento e encaminhamento de acordo com o definido....................68 Bibliografia................................................................................................... 70 Termos e condições de utilização.................................................................71

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Introdução Âmbito do manual O presente manual foi concebido como instrumento de apoio à unidade de formação

de

curta

duração

nº

0415

–

Prevenção

de

quebra

mercadorias, de acordo com o Catálogo Nacional de Qualificações.

Objetivos 

Identificar possíveis origens de quebra.



Implementar as medidas de prevenção da quebra.

Conteúdos programáticos



Quebras - causas e prevenção o

Origem das quebras 





- Quebras com causas extraordinárias 

- Incêndios e danos por água



- Derrocadas, falhas estruturais, tempestades



- Roubos e vandalismo

- Quebras com causas operacionais 

- Validade dos produtos ultrapassada



- Quedas acidentais de mercadorias



- Mau acondicionamento (embalagem)



- Controlo das datas de validade dos produtos



- Deficiente registo da localização da mercadoria



- Furtos e erros na expedição de mercadorias



- Devoluções de clientes

Procedimentos para a diminuição das quebras o

Relacionamento com os fornecedores

das

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

-

Melhor

conhecimento

do

produto

e

das

suas

especificidades

o

o



- Melhor conhecimento da procura



- Adequação das unidades logísticas e das embalagens



- Adequação das formas de entrega

Controlo ao pessoal e às operações com stocks 

- Controlo aleatório de roubos



- Controlo das atividades de manuseamento em stocks

Implementação de sistemas de avaliação e de melhoria 

- Clara e correta definição de objetivos de quebra e de metodologias para os atingir



- Monitorização constante dos resultados e implementação de medidas corretivas

o

Implementação de sistemas de segurança 

- Delimitação de zonas de circulação e criação de locais de acesso restrito



- Implementação de mecanismos automáticos de controlo de acessos (cartões, código, etc.)

o

Arrumação das mercadorias e métodos de previsão 

-

Diminuição

das

operações

de

manuseamento

mercadorias

o

o



- Localização das mercadorias e a sua correta arrumação



- Correta atribuição de espaço de picking

Manuseamento e o embalamento da mercadoria 

- Percurso de picking



- Utilização de veículos de transporte adequados



- Cuidado acondicionamento da mercadoria



- Acondicionamento da carga

Sistemas de segurança 

- Deteção de roubos



- Sistemas de deteção e de ataque aos incêndios



- Sistemas de alarme

das

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

- Manutenção periódica e melhoria constante de todos estes sistemas

 

Quebras – tratamento e recuperação o

Análise do tipo de quebra

o

Se possível recuperação no local

o

Recolha da quebra

o

Transporte para a zona de tratamento

o

Tratamento e encaminhamento de acordo com o definido

Carga horária 

- Sinalização

50 horas

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1.Quebras - causas e prevenção

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1.1.Origem das quebras

1.1.1.Quebras com causas extraordinárias 1.1.1.1.Incêndios e danos por água Em geral, as principais causas que desencadeiam incêndios num armazém são as seguintes: 

Descuidos dos trabalhadores. Ex. um cigarro mal apagado num cesto de papéis;



Faúlhas provenientes de operações de corte, solda ou outros trabalhos;



Defeitos na instalação elétrica;



Combustão

espontânea

de

determinados

produtos

(especialmente

químicos); 

Faíscas provenientes de empilhadores e outros equipamentos móveis, provocadas

por

defeitos

no

seu

funcionamento

ou

derrames

de

combustível; 

Existência de vapores que formem uma atmosfera potencialmente explosiva.

Desta forma, torna-se necessário prevenir estas e outras situações que possam colocar em risco a segurança e saúde dos trabalhadores e as próprias instalações. Os produtos que possam produzir danos específicos como por exemplo, fumos muito intensos e densos ou atmosferas corrosivas, deverão ser armazenados separadamente dos restantes. A largura dos corredores deve ser fixada de acordo com a severidade de incêndio máxima previsível (de acordo com a carga de incêndio). Regra geral, os corredores de 2,5 m são suficientes. Sempre que possível, os corredores deverão confluir nas portas do edifício, para propiciar melhores condições de acesso e movimentação.

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Deverá ser mantida uma separação – de pelo menos 60 cm – entre as paredes do edifício e as mercadorias armazenadas, para facilitar o armazenamento das mercadorias e o combate a um incêndio utilizando os meios manuais de extinção. Os produtos armazenados nunca devem obstruir os equipamentos de proteção contra incêndios. A altura de empilhamento das diversas mercadorias não deve ultrapassar a parte inferior das vigas da estrutura do teto. Deve ser mantido espaço de 1,00 metro entre o deflector do chuveiro automático (sprinkler) e o topo da pilha de material. As mercadorias deverão ficar afastadas pelo menos 1 m de qualquer elemento que possa produzir calor (tubagens de aquecimento, ventiladores ou luminárias) que possam despoletar o início de um incêndio. Recomenda-se também que esses elementos estejam protegidos contra possíveis impactos das mercadorias, para evitar sua rutura e os riscos daí resultantes. Nas zonas mais vulneráveis à deflagração de um incêndio deverão ser colocados extintores (específicos para o tipo de fogo) que se pretende combater. Quando os armazéns se destinam a produtos ou matérias-primas perigosas e suscetíveis de poluir o solo e a água, devem estar situados em locais que permitam reduzir o risco de contaminação da água (de modo a fazer com que esta não alcance os cursos de água, as reservas de água subterrânea ou os sistemas de drenagens públicas). Quando as águas da chuva provenientes do teto drenarem pelo interior do edifício, devem ser selados os tubos de descarga da água através da construção de um maciço de tijolo ou betão em torno do tubo até uma altura superior à do muro de retenção. Isto protegerá o tubo contra danos causados pelo movimento de veículos e paletes. Os tubos de descarga exteriores devem ser selados ao nível do chão.

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1.1.1.2.Derrocadas, falhas estruturais, tempestades Todos os armazéns devem estar equipados com um sistema de proteção contra descargas atmosféricas (para-raios) devidamente dimensionado de acordo com as características do local e das instalações a proteger. É necessário ainda, ter em consideração a resistência da Terra no local, para que o sistema de proteção contra descargas atmosféricas não perca a sua eficácia. No caso dos armazéns se destinarem ao armazenamento de produtos químicos na fase líquida, e, possuírem elevado potencial de dano para a saúde dos trabalhadores ou para o meio ambiente, devem existir meios para contenção de qualquer derrame e de toda a água proveniente da extinção de um eventual incêndio. Em caso de um incêndio, espera-se a utilização de um grande volume de água, a menos que tenham sido instaladas precauções especiais (aspersores, sistemas de espuma e alarmes automáticos) que assegurem uma rápida resposta das equipas de primeira intervenção e dos bombeiros. A retenção pode ser localizada – através de utilização de bacias de retenção nos locais onde estão situados os bidões ou geral – através da construção de um tanque de grandes dimensões por baixo do piso do armazém, ao longo do seu perímetro. Nota: as bacias de retenção de derrames de produtos químicos deverão ter sensivelmente o dobro da capacidade de líquidos a que se destinam.

1.1.1.3.Roubos e vandalismo Furto interno Causas / Pontos de risco A gestão dos recursos humanos da empresa. Os seguintes fatores têm influência no comportamento dos colaboradores e portanto também podem agir como inibidores ou potenciadores de certos comportamentos desonestos:

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• Ambiente laboral: Nível de implicação, motivação, etc. • Política de recursos humanos e de contratação: Duração dos contratos, rotação do pessoal, políticas de retribuição, etc. O produto. O risco de um artigo poder ser furtado aumentará em função da sua atratividade para o potencial ladrão. Os parâmetros que determinam esta atratividade são: • O valor. • A novidade. • A facilidade de venda. • A facilidade de ser furtado (tamanho, etc.). • Localização nas instalações (existem partes das instalações onde é mais simples “agir”). Os procedimentos. A forma como são concebidos ou sejam executados os procedimentos será determinante para inibir ou facilitar os comportamentos desonestos. Neste sentido os maiores riscos na cadeia de abastecimento são: • As encomendas em que não é possível controlar o conteúdo no momento da entrega. • As entregas em que se desconhece o seu conteúdo exato. • As entregas ‘cegas’ (não é controlado o conteúdo dos envios no ato da receção da mercadoria).

Furto externo Causas/ pontos de risco O risco de um artigo ser furtado aumentará em função do seu grau de atratividade para o possível ladrão. Os parâmetros que determinam esse grau de atratividade são: • O valor • A novidade • A facilidade de venda • Facilidade de ser furtado (tamanho, etc.) • Localização nas instalações As operações de transporte estão sujeitas a uma série de procedimentos de elevado risco (carga, descarga, entregas...).

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Além disso, deve ter-se em conta que as ações de furto costumam acontecer com a cumplicidade das pessoas que têm acesso à mercadoria, quer sejam externas como internas à organização.

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1.2.Quebras com causas operacionais

1.2.1.Validade dos produtos ultrapassada

Durante a receção no armazém, deve-se ter o cuidado de identificar todos os produtos, quantidade, etiquetagem e/ou fichas técnicas dos mesmos. Numa fase seguinte, far-se-á a catalogação das mercadorias e devem ser conferidos com os documentos de transporte. O bom estado das embalagens e paletes deve ser sempre verificado. As embalagens e paletes danificadas ou com fugas devem ser separadas das restantes. Se surgirem situações de etiquetas danificadas ou ausentes, os produtos devem ser postos de lado e sujeitos a uma inspeção para posteriormente lhes serem colocadas novas etiquetas ou fichas de identificação. A

seguir,

apresentam-se

alguns

itens

que

devem

ser

considerados

relativamente à receção e expedição de mercadorias: 

Condições de higiene dos veículos de transporte (especialmente se se tratar de produtos alimentares);



Verificar a separação de produtos por classes nos veículos de transporte e posteriormente no armazém;



Verificar a compatibilidade das condições ambientais relativas ao tipo de mercadoria transportada e/ou armazenada (ex. temperatura, humidade);



Condições de acondicionamento das cargas;



Utilização de EPI’s por parte dos trabalhadores que manuseiam as mercadorias, consoante o tipo de produtos manuseados; ex.: luvas de proteção mecânica, capacete, fato de trabalho, botas com biqueira de aço, etc.;

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

Proceder à carga e descarga de mercadorias de forma cuidadosa de modo a não danificar embalagens e produtos;



Higienizar

corretamente

os

locais,

equipamentos

e

utensílios,

especialmente quando de manipulam alimentos ou produtos químicos; 

Armazenar rapidamente (prazo máximo de 30 minutos após a descarga) as matérias-primas cuja conservação dependa diretamente do frio de câmaras frigoríficas)

1.2.2.Quedas acidentais de mercadorias Quando a tarefa implica o transporte de materiais ou objetos, seja através da utilização de máquinas, seja por força de braços, existem vários cuidados a ter em atenção: 

Os empilhadores requerem especial atenção devido ao facto de poderem capotar facilmente e deverem ser conduzidos a baixa velocidade e apenas por operários habilitados. Além disso, deve ter-se especial cuidado no acondicionamento da carga. Por outro lado, os restantes trabalhadores que se deslocam a pé devem também prestar atenção para não se atravessarem na zona utilizada pelo condutor.



Carrinhos-de-mão, reboques e outros equipamentos de carga exigem especial cuidado também, sobretudo devido a cargas mal acondicionadas ou demasiado grandes que possam provocar desequilíbrio ou má visibilidade.



No transporte de materiais por força de braços o principal problema são as lesões musculares.



Gruas, guinchos e guindastes também devem ser manuseados com cuidado e por operários especializados e experientes, assim como os restantes trabalhadores que não estão a manusear a máquina devem procurar afastar-se.



Por fim, há que ter especial cuidado no transporte e acondicionamento de materiais sensíveis a fim de evitar derrames químicos, fogos ou explosões.

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1.2.3.Mau acondicionamento (embalagem) Há, com efeito, cuidados que se devem ter durante os armazenamentos e embalamentos/desembalamentos que não estão relacionados apenas com a prevenção de quedas: 

Verificar se as prateleiras e zonas de trabalho estão em bom estado.



Empilhar o material numa base plana, começando por colocar os objetos mais pesados e maiores no chão ou próximo dele. (ponto 1 do artigo 35.º do Decreto Lei n.º 243/86)



Não empilhar os objetos de uma forma que bloqueie sprinklers ou tenha contacto direto com lâmpadas e tubos. (ponto 2 do artigo 35.º do Decreto Lei n.º 243/86)



No que diz respeito aos embalamentos e desembalamentos, há alguns cuidados que se devem ter:



Precaução ao manusear os objetos cortantes utilizados na tarefa evitando cortes e não deixar os mesmos no chão.



Ter cuidado também no manuseamento das cintas que prendem os materiais para evitar que elas ressaltem contra qualquer parte do corpo, sobretudo a cara (utilizar luvas e proteção ocular). Conforme estabelecido no artigo 47.º do Decreto Lei n.º 243/86, deve existir à disposição dos trabalhadores vestuário de trabalho e ou dispositivo de proteção individual contra os riscos resultantes das tarefas e operações efetuadas sempre que sejam insuficientes as medidas técnicas de higiene e segurança de carácter geral.

1.2.4.Controlo das datas de validade dos produtos Deverão ser rejeitadas e sujeitas a inspeção as embalagens que apresentem os seguintes defeitos:

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

Embalagens danificadas, violadas, etc.;



Embalagens que se apresentem sem o respetivo rotulo ou que apresentem sinais de corrosão;



Mercadorias cujo prazo de validade esteja expirado;



Mercadorias que apresentem defeitos visíveis ou cujas características sejam suscetíveis de colocar em causa a segurança e saúde dos trabalhadores que as manuseiam no processo de armazenamento e transporte.

1.2.5.Deficiente registo da localização da mercadoria A arrumação de mercadoria dá-se após a atribuição de um local de arrumação à palete. Esta atribuição pode ser feita pelo sistema informático ou pode ser feita manualmente. Em qualquer dos casos deve obedecer a um conjunto de regras que garantam a maximização da produtividade. Independentemente da forma como é decidida a localização pode ser necessário confirmar que a palete já foi arrumada – para indicar que já está disponível para preparação, por exemplo. Também pode ser necessário, no momento da arrumação, indicar um dígito ou letra de controlo da posição, para confirmar que a palete está mesmo arrumada na posição que deve. É claro que esta confirmação é muito mais proveitosa se for feita utilizando rádio-terminais. Por duas razões: pela rapidez de confirmação e pela correção, esta é garantida pela possibilidade de leitura de um código de barras, que é bastante mais rápido e fiável.

1.2.6.Furtos e erros na expedição de mercadorias Quando se considera o processo de expedição, este engloba várias tarefas relativas ao mesmo, desde o processo de receção de encomendas, passando

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pelo picking, conferência, embalamento, faturação, criação de guias e terminando na expedição dos volumes pelos transportadores. Neste processo, podem ser definidos vários ajustes e modificações com vista a melhorar a produtividade da empresa e organização dos operadores.

Deve ser modificado o layout da zona de expedição, de forma a aumentar a capacidade de expedição e facilitar o planeamento dos operários envolvidos. Será importante a criação de um quadro de planeamento dos funcionários por tarefas para apoio ao planeamento do chefe de produção. No quadro estarão presentes as várias tarefas realizadas na expedição assim como uma norma de balanceamento das linhas de expedição e uma norma de nivelamento da expedição. Através do quadro o responsável pela expedição obtém em tempo real a informação sobre as tarefas que estão a ser realizadas e pode balancear de forma adequada os funcionários pelas várias tarefas, tendo em conta o fluxo de trabalho. Os problemas que surgem na expedição podem variar desde o mau funcionamento, danificação de produtos prontos a serem expedidos e a expedição de quantidades erradas, todos resultando numa má imagem da empresa. Assim, é importante que a expedição seja uma atividade bem planeada e funcional.

1.2.7.Devoluções de clientes As devoluções por erro na expedição correspondem à devolução do produto vendido ao cliente (que neste caso pode ser uma empresa) por erro de envio. Esse tipo de devolução está muito relacionado com as transações entre as empresas e nas vendas diretas ao cliente, este último pode acontecer quando a compra é efetuada por catálogo ou por Internet.

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Normalmente as empresas que recebem a mercadoria conseguem verificar logo o erro de expedição e esta é devolvida de imediato ao fornecedor pelo mesmo transporte de entrega ou por outro em prazo relativamente curto. Apesar do erro as empresas podem entrar em acordo e a empresa que recebeu o produto pode ficar com o mesmo. Quando as mercadorias

recebidas não

correspondem às

especificações

adotadas pela empresa (qualidade, quantidade, preço, etc.). Nestes casos o operador deverá proceder à respetiva devolução através da nota de devolução e especificando o motivo da devolução. Estão envolvidas as seguintes etapas neste processo: 

Recolha



Inspeção/ separação



Reprocessamento



Redistribuição



Deposição.

Para minimizar a logística inversa é importante investir em tecnologia na preparação e

entrega de

encomendas,

nomeadamente

com recurso

à

radiofrequência, que permita controlar o peso e a qualidade das encomendas, através da conferência das mesmas ou através de um sistema de amostragem aleatória, e que garanta o controlo da expedição, verificando o cumprimento dos horários e controlando os produtos danificados nas entregas.

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2.Procedimentos para a diminuição das quebras

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2.1.Relacionamento com os fornecedores

2.1.1.Melhor

conhecimento

do

produto

e

das

suas

especificidades O planeamento é essencial para obter um transporte da carga eficaz, fiável e seguro. “Mais vale prevenir do que remediar” – por outras palavras, planear bem as operações é a melhor forma de evitar muitas surpresas desagradáveis. É possível obter economias importantes se existir um planeamento adequado da estiva e da fixação da carga. A escolha do tipo correto de porta-cargas e o acondicionamento da carga, tendo em conta as forças a que será sujeita durante o transporte, são de extrema importância. É sempre necessário conhecer o modo como a carga será transportada, os meios de transporte que serão utilizados, se será uma operação de transporte combinado ou não e só então selecionar o porta-cargas adequado à carga e aos meios de transporte utilizados durante o itinerário completo. A grande maioria das mercadorias movimentadas na cadeia de transportes representa um elevado valor económico. Por conseguinte, é extremamente importante que o transporte seja efetuado de modo a que sejam evitados danos na carga. O modo de transportar a carga também tem influência na segurança das pessoas direta ou indiretamente envolvidas na cadeia de transporte, o que torna ainda mais importante um bom desempenho. O manuseamento correto dos produtos transportados obriga igualmente a um conhecimento sobre embalagem, carga e acondicionamento da carga. Uma consciencialização geral da necessidade dos cuidados a ter com a carga constitui a base para obter bons resultados neste domínio. O conhecimento de boas práticas em relação à carga diminui a importância e a frequência dos danos na carga, contribuindo ao mesmo tempo para um melhor

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ambiente de trabalho e menos desgaste dos veículos, unidades de carga, equipamento, etc.

2.1.2.Melhor conhecimento da procura A procura corresponde às quantidades que o mercado solicita à empresa. Pode não coincidir com as vendas, devido à possibilidade de existirem ruturas de stock – a empresa não vendeu tanto como poderia ter vendido, e como o mercado necessitava. A gestão de stocks baseia as suas decisões em previsões daquilo que será a procura no futuro, à qual deverá dar resposta. No entanto, uma característica importante da procura é a sua incerteza. A previsão tem sempre associada uma margem de erro. As técnicas de previsão da procura procuram minimizar esta margem de erro. Existem técnicas para a previsão de longo prazo, que servem de base ao planeamento agregado de longo prazo, e para a previsão de curto prazo, que é utilizada na gestão detalhada do dia a dia. Nas previsões a longo prazo, a incerteza é menor, uma vez que as previsões se fazem em termos agregados. São utilizados métodos econométricos em que se faz a correlação entre a procura e outros indicadores macroeconómicos, demográficos, ou outros, a partir de dados históricos. Nas previsões de curto prazo, são utilizados dados históricos para fazer a projeção do passado para o futuro. O peso que os valores mais antigos têm na previsão varia em função dos mercados serem mais ou menos voláteis. Os métodos mais comuns são a média móvel e o alisamento exponencial, que poderão incluir ajustamentos de tendência e sazonalidade. Quer as previsões de longo prazo, quer as de curto prazo, para além dos métodos quantitativos, beneficiam com a incorporação de critérios subjetivos relacionados com o conhecimento que a empresa tem do mercado. As expectativas de serviço por parte do cliente aumentarão e terão de ser correspondidas

pelo

desenvolvimento

de

uma

abordagem

proactiva

às

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necessidades dos clientes. A Gestão da Procura está a emergir como uma abordagem interfuncional para servir clientes. Entretanto, o aumento da frequência de entrega, menores prazos dominantes e maior rigor na entrega são tendências imparáveis. A produção desloca-se no sentido de uma estrutura internacional e global, com um número limitado de localizações. Os lotes tradicionais com uma grande dimensão estão a ser substituídos por lotes pequenos e métodos flexíveis com tempo de produção mais curtos.

2.1.3.Adequação das unidades logísticas e das embalagens A

embalagem

é

um

recipiente

ou

envoltura

que

armazena

produtos

temporariamente e serve principalmente para agrupar unidades de um produto, com vista à sua manipulação, transporte ou armazenamento. Outras funções da embalagem consistem em proteger o conteúdo, informar sobre

as

condições

de

manipulação,

exibir

os

requisitos

legais

como

composição, ingredientes, etc. e fazer promoção do produto através de gráficos. A conceção de uma boa embalagem pode permitir uma redução do número de vezes que um produto é embalado e desembalado, de expedição, de movimentação e nos custos resultantes de danos no produto. Exemplos: Escolher unidades de movimentação com base na sua eficiência de custo e espaço: 

Para caixas soltas - O poder de optar entre agrupar paletes de madeira (que

têm

como

características

serem

retornáveis,

rentáveis

e

descartáveis), de metal (que têm como características a durabilidade e capacidade de carga), de plástico (que têm como características a durabilidade, limpeza e a cor), e paletes com possibilidade de serem empilhadas (que têm como características a poupança de espaço, mas não são duráveis nem suportam objetos pesados).

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

Os fatores a ter em conta quando se seleciona o tipo de caixa são: custo inicial, custos de manutenção, facilidade no manuseamento, impacto ambiental, durabilidade e por fim a qualidade oferecida na proteção do produto que contém;



Para artigos soltos - Algumas das opções para agrupar artigos soltos são: tabuleiros empilháveis ou rebatíveis e caixas de cartão. Os fatores a ter em conta quando se seleciona a opção mais correta incluem o impacto ambiental, custo inicial, custo do ciclo de vida, limpeza e a qualidade oferecida na proteção do produto que contém.

Minimização de danos ao produto: 

Agrupar e acondicionar artigos soltos em caixas ou tabuleiros, para além de existir uma carga unitária para facilitar o manuseamento de mercadorias, deve existir um meio para que o artigo seja acondicionado seguramente dentro da unidade de carga. Para os artigos soltos em caixas ou tabuleiros isso pode ser feito com esferovite, plásticos com bolhas, jornal e almofadas de ar. Os fatores de seleção serão: impacto ambiental, custo inicial, custo do ciclo de vida, reutilizáveis e a qualidade oferecida na proteção do produto que contém;



Agrupar e acondicionar as caixas soltas em paletes, embora o processo mais comum seja o de embrulhar as caixas na palete com tela de plástico expansível também podem ser usadas cintas de velcro entre outros, sendo que estas têm o selo ambiental.



Agrupar e acondicionar as paletes soltas nos camiões, os processos mais comuns são placas de espuma e madeira.



Eliminar

a

preparação

da

operação

de

expedição

e

executar

o

carregamento diretamente para os camiões, pois tanto na receção como na expedição é na preparação que se vai utilizar mais mão-de-obra e espaço. Para facilitar a carga direta das paletes nos camiões podem usar-

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se empilhadoras para retirar as paletes do armazém e carregar os veículos, evitando assim a preparação.

2.1.4.Adequação das formas de entrega

A definição de nível de serviço varia de empresa para empresa. Algumas definem nível de serviço como o tempo que medeia entre a encomenda e a entrega do produto ao cliente. Outras empresas consideram o nível de serviço como sendo a disponibilidade de stocks ou a capacidade de resposta a emergências. Apresentam-se,

seguidamente,

diferentes

indicadores

utilizados

na

quantificação do nível de serviço: 1. Tempo de ciclo de uma encomenda 2. Flutuações do tempo de ciclo de uma encomenda 3. Disponibilidade do produto 4. Flexibilidade para lidar com situações pouco comuns 5. Resposta a emergências Hoje em dia, a questão da qualidade assume um papel de grande destaque. Assim sendo, é necessário estabelecer processos que permitam controlar a qualidade do ciclo produtivo (anterior à fase de armazenamento) e ainda eventuais defeitos provocados pelo armazenamento incorreto e manipulação inadequada das mercadorias. Em simultâneo, é necessário dar uma resposta cabal às solicitações e encomendas dos clientes. Os controladores de qualidade e encomendas têm por missão verificar a ordem de encomendas e solicitar as mercadorias necessárias. Numa fase seguinte, um pequeno lote de material (fração da encomenda total) é selecionado e colocado sobre uma mesa de trabalho para ser “desempacotado” e ser sujeito a uma inspeção relativa à qualidade e/ou eventualmente à quantidade. Posteriormente, a mercadoria é novamente embalada e é dada uma ordem de expedição, sendo ainda registados os dados referentes ao lote inspecionado. Fazem-se verificações relativamente às normas de produção, embalagem, acondicionamento, armazenamento, distribuição e transporte.

70 ufcd 0415 – Prevenção de quebra das mercadorias

Efetuam-se cálculos e estatísticas periódicas sobre defeitos detetados nas mercadorias a fim de fornecer, superiormente, dados relativos aos níveis e custos de qualidade e às ações corretivas a implementar.

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2.2.Controlo ao pessoal e às operações com stocks

2.2.1.Controlo aleatório de roubos Em primeiro lugar, é recomendado que se faça uma valorização e uma análise, ao nível necessário e possível, (empresa, departamento, organização...) dos fatores que atuam como potenciadores ou inibidores de comportamentos desonestos. Assim, conseguiremos aplicar as medidas de prevenção e controlo mais adequadas. Antes de mais, é recomendável estabelecer: 

Normas de funcionamento interno, tanto para o funcionamento geral da empresa, como para os procedimentos mais críticos, e fazer uma avaliação e o acompanhamento constante da aplicação destas normas.



Medidas de prevenção e controlo dos produtos e nomear responsáveis encarregados de aplicar estas medidas.

É recomendado valorizar e analisar, ao nível em que seja necessário e possível (empresa, departamento, organização, empregado...) uma série de fatores que atuam como potenciadores ou inibidores de comportamentos desonestos. Os fatores em concreto são: 



A tentação. Esta variará em função: o

Da necessidade do empregado.

o

Da cupidez do empregado.

O nível de tolerância entre os quadros relativamente às ações desonestas contra a própria empresa.



A

facilidade

de

cometer

furto

interno

em

cada

empregado... Esta variará em função de três fatores: o

Acesso à mercadoria.

o

Tempo disponível.

o

Posição que ocupa.

departamento,

70 ufcd 0415 – Prevenção de quebra das mercadorias

A perceção do empregado sobre as possíveis repercussões que possa ter um comportamento desonesto. Esta dependerá: 

Do “medo” de ser apanhado.



Do “medo” de ser castigado.



De se sentir culpado.

A valorização destes fatores irá permitir que sejam tomadas medidas de prevenção e controlo mais adequadas a cada caso. Em concreto trata-se de: • Evitar que sejam criadas perceções entre os empregados: “A empresa já ganha dinheiro suficiente” Neste caso existe um elevado nível de tolerância relativamente às pessoas que cometem ações desonestas. “Aqui roubar é muito fácil” Os empregados não têm medo nem de serem apanhados nem de serem castigados. • E de trabalhar de forma eficiente o conceito de: “A empresa é a minha casa” 

Fatores como a cultura empresarial, a integração do empregado e a política de recursos humanos, atuam como inibidores das tentações que os empregados possam ter.



De notar que a aplicação de determinadas medidas de controlo sobre os empregados pode ter efeitos contrários sobre o facto de que os trabalhadores verem a empresa como “a sua casa”.

2.2.2.Controlo das atividades de manuseamento em stocks Os erros na cadeia de abastecimento costumam originar: 

Discordância entre os fluxos físicos de mercadoria e o fluxo de informação associada, levando a diferenças no inventário por: o

Quantidades de produto incorretas.

70 ufcd 0415 – Prevenção de quebra das mercadorias

o

Produtos incorretos (referência, formato...).

o

Deterioração dos produtos.

Causas/ pontos de risco As principais causas de discordância entre o fluxo físico de mercadoria e o fluxo de informação são: 

Falta de formação e de meios materiais adequados para o tratamento da informação.



Falta de Alinhamento de Ficheiros Mestres (A.F.M):

Por isto entende-se que os agentes que intervêm na cadeia de abastecimento manuseiam a mesma informação atualizada de produto (formato promocional, dimensões, preço...). Os seguintes procedimentos acarretam maior risco para a discordância entre o fluxo físico de mercadoria e o fluxo de informação: 

A preparação das encomendas.



Os processos de entrega e a receção da mercadoria, especialmente as entregas que se fazem diretamente na loja.



A gestão das devoluções e os produtos estragados.

A deterioração dos produtos acontece por não existirem instalações adequadas que permitam: 

Manter uma temperatura adequada para a conservação dos produtos.



Execução de uma “paletização” correta.

É recomendado basear a prevenção e o controlo dos erros na cadeia de abastecimento: 

Numa definição eficiente dos procedimentos mais críticos.



No controlo sobre a execução dos mesmos.



No manuseamento e no fluxo da informação adequada na cadeia da oferta.



Na utilização eficiente das ferramentas adequadas.

70 ufcd 0415 – Prevenção de quebra das mercadorias

É recomendado realizar ações de formação dos empregados sobre: 

Aplicação dos procedimentos estabelecidos.



Utilização e manuseamento das ferramentas necessárias.

Mais concretamente, indicaremos de seguida um conjunto de melhores práticas e ferramentas cuja aplicação contribui para melhoramentos significativos na eficiência do fluxo de mercadoria e de informação na cadeia de abastecimento: 1.Preparação

de

encomendas,

manipulação,

carga,

transporte,

descarga e receção da mercadoria. 2.(Intercâmbio Eletrónico de Dados) EDI: Através de mensagens de linguagem standard EANCOM para EDI, as empresas podem, entre outras questões, de uma forma standard e integrada e automaticamente nos sistemas das empresas: 

Comunicar com antecedência o conteúdo exato dos envios.



Confirmar a receção da mercadoria e informar de possíveis ocorrências no processo de receção.



Informar sobre a situação concreta das encomendas.

3.Codificação EAN.UCC 128: É um sistema de identificação criado para ambientes não retalhistas (armazém), para ligar o fluxo físico de mercadorias ao fluxo de informação e facilitar a integração dos fluxos de informação entre as empresas. A codificação EAN.UCC 128, entre outras questões, permite: 

Automatizar a gestão dos armazéns (Ex: A leitura do código permite colocar a mercadoria no armazém em função da data de validade do produto, informação incluída no código EAN.UCC 128).



Agilizar os processos de receção de mercadoria. Com a leitura do SSCC (Código Seriado de Unidade de Envio ou Número de Matrícula) que possui a etiqueta EAN. UCC 128, é possível relacionar o conteúdo do envio com o aviso de expedição que se fez previamente com a mensagem DESADV da linguagem EANCOM do EDI.

Em suma, estas ferramentas aliadas às melhores práticas permitem reduzir as ocorrências e controlar os pontos de risco que constituem uma fonte de erros na cadeia logística:

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

Agilizam e aumentam a qualidade da informação para os fluxos administrativos e operacionais.



Reduzem ocorrências nas entregas e no processo de faturação.



Aumentam os níveis de informação e localização dos produtos.

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2.3.Implementação de sistemas de avaliação e de melhoria

2.3.1.Clara e correta definição de objetivos de quebra e de metodologias para os atingir Existem inúmeros indicadores capazes de avaliar o funcionamento do armazém e a performance do layout implementado. Os indicadores utilizados variam dependendo dos objetivos e competências principais da empresa. Relativamente à prevenção de quebras, podemos considerar: 

Ruturas de stock



Exatidão do stock

Indicador Ruturas de Stock Descrição Quantidade de ruturas de stock verificadas no funcionamento normal do armazém Cálculo Contagem do número de ruturas de stock verificados num período pré definido (um mês) Objetivo O valor pretendido varia entre 0 e 1 rutura de stock verificada Indicador Exatidão de Stock Descrição Percentagem de stock cuja diferença entre stock físico e stock contido no ERP é diferente de zero Cálculo Número de casos verificados a dividir pelo número de diferente stock existente em armazém verificado num período predefinido (um mês) Objetivo

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O valor pretendido varia entre 0% e5% Os sistemas de indicadores devem refletir a estratégia de avaliação e a medição, de forma a possibilitar uma integração entre eles e permitir uma efetiva utilização para a explicação dos mesmos e garantir melhores conclusões. O objetivo principal dos indicadores de performance é assegurar a coerência entre as ações nas organizações e a sua convergência com os objetivos estratégicos, analisando consequentemente as causas da performance. Para este efeito, pode ser constituídos “Tableaux de Board”. O Tableaux de Bord poderá incluir indicadores de qualidade, sociais, orientados para o cliente e indicadores orientados para o processo. Alguns autores também insistem na inclusão de uma perspetiva de aprendizagem, considerando que é que o Tableaux de Bord é uma base para a aprendizagem acerca das relações entre causa e efeito das ações. Para cumprir eficazmente as suas funções, o Tableau de Bord deve apresentarse muito sintético, rápido e frequente e tem como objetivos a redução da incerteza da tomada de decisão ao filtrar a informação e contribui assim para um melhor controlo do risco. Passos para a elaboração de um Tableau de Bord: Seleção dos Objetivos Nesta primeira etapa é necessário selecionar os objetivos a atingir nas mais diversas áreas da empresa. No processo de identificação e seleção dos objetivos, procura-se, em cada centro de responsabilidade, definir as zonas de resultado nas quais é fundamental, ou vital, que o centro de responsabilidade obtenha bons resultados nesse período. Seleção dos indicadores Definidos os objetivos, dever-se-á então proceder à seleção dos indicadores para cada um dos objetivos.

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Um indicador é uma informação que contribui para a apreciação de uma situação, e assim para a tomada de decisão do responsável. O indicador revela sempre uma informação. Um indicador, conforme a sua natureza e os objetivos do utilizador pode desempenhar diferentes papéis: 

Alerta: o indicador assinala um estado anormal do sistema sobre o seu controlo.



Equilíbrio: o indicador informa sobre a capacidade contínua; será o objetivo alcançado?



Antecipação: de modo a ter uma visão futura, e assim se for necessário, reconsiderar a situação, e rever a estratégia seguida.

 Um indicador é pessoal. O utilizador faz nele muita confiança, e numa situação de decisão é ele que toma o risco de decidir. Assim, o indicador deverá ser escolhido pelo próprio responsável/decisor ou pelo grupo de responsáveis/decisores se se tratar de trabalho em equipa e partilharem a mesma noção de performance. Os indicadores podem surgir no quadro de comandos de várias formas, forma de quadro, forma de curva ou gráfico de barras. Existe uma representação específica para cada indicador que depende da informação que pretende traduzir. A representação do tipo curva, permite avaliar a medição/medida por comparação com uma referência.

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A linha de tendência será uma referência constante a seguir para atingir o objetivo. Ou seja, permite seguir a progressão de um valor no tempo em comparação com um valor predefinido (objetivo).

2.3.2.Monitorização

constante

dos

resultados

e

implementação de medidas corretivas Para que um sistema de avaliação do desempenho cumpra o seu papel, tem que apresentar e comunicar eficazmente e eficientemente os seus resultados. Estes devem ser apresentados, preferencialmente, nos locais onde são apurados os dados necessários para obter os valores dos indicadores. Isto deve ocorrer deste modo, pois assim os colaboradores cujo trabalho contribui para o output do indicador, tomam conhecimento do impacto das suas ações, acompanhar a evolução destes valores e discutir formas de melhorar o valor do indicador. A apresentação e a comunicação dos indicadores devem ser realizadas de uma forma clara, simples e objetiva, de modo a que seja percetível por todos os utilizadores e que a informação resultante possa ser utilizada. O modo aconselhado de apresentar e comunicar os valores das métricas de um sistema de avaliação de desempenho, encontradas na literatura consultada, é através de gráficos.

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Ainda é aconselhável que, caso uma organização opte por apresentar e comunicar os valores do seu sistema de avaliação de desempenho através de gráficos, coloque um breve comentário para os explicar e, sempre que aplicável, palavras de reconhecimento. Também é aconselhável evitar a utilização de textos extensos, pois são pouco atrativos, especialmente para os trabalhadores com poucas qualificações. Caso se consiga projetar um sistema de avaliação com as características e com os indicadores aconselhados, a implementação e a aceitação deste serão mais fáceis, bem como será mais vantajoso para a organização que o implemente. Há ainda que salientar que, para além das propriedades do sistema de avaliação de desempenho e das métricas que o compõem, as organizações têm que identificar as fontes de dados, o processo de obtenção destes e o seu tratamento. Também deverão estabelecer rotinas de registo de dados, bem como procedimentos formais para esse registo. Uma vez identificados os problemas e as suas causas, próximas e profundas, é necessário passar à ação. A empresa deve pensar num processo de melhoria que dê prioridade às ações que são mais críticas, ou seja aquelas que podem afetar mais o desempenho da empresa como um todo. Isto é feito através de um processo de reengenharia. Tipicamente, este passo divide-se em seis sub-passos: 1º: Estabelecer prioridades nas ações As iniciativas a serem implementadas primeiro vão depender de vários cálculos financeiros tais como taxas de rendibilidade, retorno do investimento, análises de custos/benefícios, etc. 2º: Obter a aprovação da gestão de topo Uma vez escolhidas as ações a empreender e a sua calendarização, é importante demonstrar como estas podem melhorar a produtividade da empresa. 3º: Considerar sinergias nas iniciativas de reengenharia

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Cada ação, apesar de específica, pode vir a trazer benefícios, ou em certos casos custos acrescidos, a outros departamentos por isso é importante analisar todas as implicações na organização de cada ação a tomar. 4º: Analisar a posição da empresa no mercado Deve ser avaliado o impacto das ações a tomar na posição competitiva da empresa sendo que a satisfação dos clientes nunca deve ser sacrificada. 5º: Considerar o outsourcing A empresa tem que determinar se vai gerir o seu processo de reengenharia de forma

interna

ou

se

recorre

ao

outsourcing;

a

escolha

dependerá

essencialmente das competências-chave da organização. 6º: Implementar o plano de reengenharia É necessário determinar um timing para as ações, formar o pessoal e escolher um líder que será o responsável perante a administração. Após a implementação dos planos de melhoria deve verificar-se o seu resultado e garantir que os objetivos definidos foram atingidos. A constatação baseia-se na análise de factos. As implementações das melhorias idealizadas implicam alterações de fundo não só a nível organizacional mas também a nível físico e estrutural. Como tal, o tempo necessário para essas implicações tende a ser bastante alargado, dependendo dos recursos colocados á disposição por parte da organização alvo dessas implementações. A manutenção e controlo dos procedimentos do novo modelo implementado, é uma tarefa que deve ser realizada, bem como a análise dos índices de desempenho

tendo

em

vista

futuras

alterações

procurando

sempre

o

melhoramento contínuo deste novo modelo. Uma das melhorias possíveis, que poderá ter mais impacto na forma como o sistema de avaliação de desempenho pode ser útil para a organização em análise, é a criação de um plano de ação estandardizado para o caso de existirem valores de indicadores fora da gama pretendida.

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Este plano de ação deverá ter como propósito a eliminação sistemática das causas que originam problemas na performance do armazém, possibilitando a sua melhoria contínua.

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2.4.Implementação de sistemas de segurança

2.4.1.Delimitação de zonas de circulação e criação de locais de acesso restrito Nos armazéns de forma geral, devem ser tomadas medidas de segurança para impedir o acesso não autorizado ao armazém, uma vez que pessoas estranhas ao serviço podem colocar em causa todos os procedimentos de segurança. Assim, devem ser tidas em consideração as seguintes instruções: 

Durante as horas de trabalho o acesso poderá ser feito através de cartões de banda magnética. Estes deverão conter algumas instruções gerais de segurança relacionadas com a organização da emergência do edifício;



Fora das horas de trabalho devem ser fechadas à chave as portas e janelas do armazém bem como dos escritórios;



As chaves do armazém devem estar guardadas no escritório ou portaria, não devem estar acessíveis a qualquer pessoa. Terão que estar devidamente etiquetadas e de fácil acesso em caso de emergência.

Controlo de edifícios 

Controlar o acesso às instalações de pessoas e veículos alheios.



Atribuir acreditações às pessoas alheias à organização e colocar distintivos nos veículos externos para que sejam identificados no interior.



Atribuir cartões de identificação a todos os empregados que tenham acesso às instalações.



Reduzir na medida do possível o número de entradas e saídas às instalações.



Manter permanentemente vigiadas as portas por onde entram e saem veículos e pessoal.



Construir cercas à volta do edifício. É recomendado:

70 ufcd 0415 – Prevenção de quebra das mercadorias



Fazer inspeções diárias.



Evitar armazenar materiais ao pé das cercas.



Relativamente ao estacionamento de veículos, é recomendado:



Sinalizar as zonas e os lugares.



Localizar o estacionamento dos empregados longe dos edifícios.



Prever lugares para as visitas.

2.4.2.Implementação

de

mecanismos

automáticos

de

controlo de acessos (cartões, código, etc.) Controlo de acessos eletrónico Os sistemas de controlo de acessos permitem controlar o acesso de funcionários, fornecedores e clientes a determinadas áreas nas lojas e armazéns. Desta forma, é mais fácil encontrar os responsáveis por desvios de produtos e equipamentos que se dão numa determinada área porque o acesso ao mesmo é restrito a um número conhecido e controlado de pessoas. Por definição, um sistema de controlo de acessos permite atribuir ou negar o acesso a um determinado espaço físico, podendo este acesso ser condicionado a um período de tempo. Num processo de controlo de acessos existem 3 passos fundamentais que respondem a três questões: Identificação – Quem? O utilizador é identificado perante o sistema, validado inequivocamente por dados pessoais (ex: nome, Nº BI, nº de funcionário etc.). Nesta fase pode ser atribuído um cartão de acesso ou são recolhidos dados biométricos que identificam o utilizador no sistema. Entre as diversas tecnologias mais utilizadas destacam-se o Cartão de Banda Magnética,

Cartão

de

Proximidade

(contactless),

Proximidade (Smart Card) ou o Leitor Biométrico.

Cartão

Inteligente

de

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Autorização – Como? É o conjunto de permissões que são atribuídas a um utilizador, ou seja, é aquilo que um utilizador pode fazer num sistema. Essas permissões definem quais os acessos permitidos e qual o horário valido para cada acesso. Auditoria – Quando? Processo que permite obter informações de registo do sistema e que permitem responder a questões como por exemplo: “ Quem entrou na porta x num período de tempo?” ou “Quais os movimentos de um determinado utilizador?” Quando a identificação é apresentada, normalmente num leitor eletrónico, o sistema só autoriza a passagem se a identificação for reconhecida e validada. Normalmente o acesso é feito através de uma porta ou portão que se abre depois do indivíduo se ter identificado. No entanto, em vez de portas podem ser utilizadas cancelas, torniquetes ou barreiras horizontais. O sistema é, no fundo, uma base de dados com informações pessoais, permissões de acesso e registos dos acessos realizados. Esta base de dados é gerida por uma aplicação instalada num computador que permite criar identificações, autorizações e questionar sobre os eventos efetuados.

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2.5.Arrumação das mercadorias e métodos de previsão

2.5.1.Diminuição das operações de manuseamento das mercadorias A segurança num armazém não depende única e exclusivamente do tipo de atividades que são exercidas diariamente no mesmo (relacionadas com a movimentação de mercadorias). Desta forma, devem ser evitadas, dentro do armazém (mais concretamente na zona de movimentação de mercadorias, receção e expedição), as atividades que não tenham que ver com o armazenamento propriamente dito, e devem realizar-se em espaços ou secções apropriadas, tais como: 

A manutenção e reparação de veículos e máquinas;



Controlo de qualidade;



Etiquetagem;



Inspeção e separação de mercadorias;



Etc.

2.5.2.Localização

das

mercadorias

e

a

sua

correta

arrumação

O sistema de controlo de stocks deverá garantir o conhecimento da quantidade e localização das mercadorias existentes no armazém, em qualquer momento. Esta

informação

é

extremamente

útil

para

coordenar

as

atividades

desenvolvidas no armazém em articulação com os clientes e, em simultâneo, proporcionar melhores níveis de segurança dos trabalhadores e instalações.

70 ufcd 0415 – Prevenção de quebra das mercadorias

Deverá existir um inventário, um esquema de localização das mercadorias e as fichas de dados dos produtos – nas quais constem as características técnicas dos produtos. Estas informações têm de estar num lugar seguro, fora da área de armazenamento de forma a facilitar a sua consulta em caso de um incêndio ou qualquer outra situação de emergência nas instalações. Neste tipo de operação, ocorrem alguns acidentes devido por exemplo, à movimentação prematura dos veículos ou ainda devido à má sustentação e consequente queda de mercadorias. Medidas de Prevenção 

Treino e formação dos funcionários responsáveis pela movimentação de máquinas e mercadorias.



Prever

procedimentos

ou

dispositivos

para

impedir

o

movimento

prematuro dos veículos. 

Manter os garfos dos empilhadores e porta paletes em bom estado de conservação

para

que

possam

suportar

convenientemente

as

mercadorias. 

Assegurar que a movimentação das mercadorias só é efetuada depois da carga devidamente fixa. Movimentar os equipamentos sem efetuar movimentos bruscos.

2.5.3.Correta atribuição de espaço de picking A segregação significa que o armazenamento de determinado tipo de produtos é feito à parte dos restantes, em compartimentos diferentes. Os funcionários de armazéns terão que ter formação a este nível e ter conhecimento prévio das condições ideais de armazenamento e manuseamento para cada produto especificamente. Devido à sua natureza potencialmente tóxica, o armazenamento determinados produtos químicos, por exemplo, não deve ser efetuado no mesmo armazém

70 ufcd 0415 – Prevenção de quebra das mercadorias

que os produtos alimentares, rações para animais e outros produtos tais como têxteis, tabaco, bebidas, etc. Caso seja inevitável o armazenamento conjunto dos produtos referenciados, estes devem ser cuidadosamente separados dos produtos químicos e tomadas as devidas precauções. Os próprios produtos químicos devem ser armazenados por grupos de acordo com a sua categoria de perigosidade, ex.: inflamáveis, combustíveis, corrosivos, tóxicos, etc. No armazenamento dos diversos produtos devem ser sempre respeitadas as indicações presentes na caixa e no rótulo, ex. Produto Frágil!!! Devem ser utilizadas proteções (protetores de coluna – devidamente fixados) para as prateleiras, “racks” e estantes de modo a evitar a queda das mercadorias, devido por exemplo, ao choque ou impacto inadvertido com os garfos do empilhador ou porta paletes. Algumas das boas práticas a observar na utilização de estantes são: 

As estantes deverão estar adequadamente fixas ao solo e apresentar suficiente estabilidade estrutural;



Nas estantes deverá estar perfeitamente visível a respetiva capacidade máxima

e

os

locais

de

armazenamento

da

estante

deverão

preferencialmente estar identificados por códigos matriciais; 

Se nas estantes forem armazenados artigos sobre paletes de dimensão normalizada, as estantes deverão estar dotadas de batente no lado oposto àquele onde se efetuam as operações de carga e descarga;



Para melhorar as condições de segurança decorrentes da circulação de CAMC (Carros Automotores de Movimentação de



Cargas), as estantes deverão estar protegidas nos pilares de fixação e ao longo da largura da estante;



As estantes poderão estar dotadas de sistema de rolos por gravidade e que facilitam a implementação do sistema FIFO (First In First Out), além de possibilitarem uma melhoria na circulação de CAMC;



Os objetos de grande dimensão e leves, ou objetos de pequena dimensão agrupados e fixos solidariamente por filme plástico, também leves,

70 ufcd 0415 – Prevenção de quebra das mercadorias

deverão ser armazenados preferencialmente na parte superior das estantes; 

Os objetos pesados e os objetos soltos deverão ser preferencialmente colocados nos níveis mais baixos das estantes.



Os objetos soltos deverão ser, sempre que possível, agrupados de modo solidário por filme plástico, cintas ou outro método que assegure a coesão da carga;



Deve assegurar-se sempre espaço suficiente entre a parte superior dos objetos na estante e a prateleira que lhe é imediatamente superior;



A

iluminação

do

espaço

de

armazenamento

deve

ser

colocada

preferencialmente a meia distância entre “racks” consecutivas; 

Nos armazéns onde se verifique a circulação de equipamentos e pessoas, as vias deverão estar adequadamente identificadas, segregando as áreas de circulação das áreas de armazenamento.

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2.6.Manuseamento e o embalamento da mercadoria

2.6.1.Percurso de picking

Se acontecer de chegar ao local de arrumação da palete e este estiver já ocupado, o operador deverá retirar a palete que lá se encontra arrumar a palete numa zona de casos pendentes será resolvido por uma equipa de controle de qualidade. Se acontecer a palete não caber no local indicado, o operador deverá voltar com a zona de receção – donde a palete tinha saído – e passar o problema para o seu superior hierárquico, que junto de um operador deverá identificar a origem do problema – tipicamente má parametrização da posição ou dos dados logísticos da palete. Durante a atividade de picking, é possível verificarem-se erros na separação dos pedidos por parte dos operadores (artigos incorretos ou quantidades incorretas). Para que tal situação seja evitada os operadores devem ser avaliados pela correta separação dos pedidos. O desempenho de cada operador deve ser “medido” e qualquer desvio em torno de uma meta aceitável deve ser analisado, identificando-se a causa está no sistema ou no operador. Uma forma de evitar erros e perdas de tempo por parte dos operadores é a ausência da contagem de artigos durante a execução do picking. Uma solução simples como a contagem por embalagem facilita a tarefa do operador. Por fim, a eliminação da documentação em papel tem sido um passo muito importante para a otimização do fluxo de informação nas organizações, princípio que ao longo dos anos se tem tornado imprescindível para as empresas para adquirirem vantagem competitiva Qualquer documento em papel na atividade de picking implica um maior consumo de tempo e poderá resultar em erros.

70 ufcd 0415 – Prevenção de quebra das mercadorias

É fundamental a integração de novas tecnologias as quais se tornam cada vez mais

acessíveis,

incluindo

leitores

de

código

de

barras,

sistemas

de

reconhecimento de voz e terminais de rádio frequência, reduzindo e até eliminando o fluxo de papéis.

2.6.2.Utilização de veículos de transporte adequados O movimento de veículos e de porta-paletes (manuais e elétricos) causa alguns tipos

de

acidentes,

nomeadamente,

choques

ou

impactos,

colisões

e

perfurações. A utilização deste tipo de veículos pode ainda estar na origem de acidentes que envolvam a queda de mercadorias (das prateleiras ou do próprio veículo). Medidas de Prevenção: 

Delimitar no pavimento a zona de circulação de veículos e a zona destinada ao trabalho e circulação de peões.



Se possível estipular sentidos únicos de circulação.



Restringir o acesso às áreas perigosas tais como: zonas de carregamento e descarregamento de mercadorias.



Verificar o estado de conservação dos veículos com regularidade e proceder a reparações quando necessário.



Dotar os veículos de buzina, luzes indicadoras de marcha e outros sinais sonoros que indiquem determinadas manobras perigosas. Ex.: sinal sonoro para a manobra de marcha-atrás.



Assegurar que as prateleiras e “racks” se encontram protegidas contra choques mecânicos acidentais.

2.6.3.Cuidado acondicionamento da mercadoria

70 ufcd 0415 – Prevenção de quebra das mercadorias

As mercadorias, quando empilhadas de forma incorreta podem cair. Esta queda pode

provocar

incidentes

ou

acidentes

colocando

em

risco

todos

os

funcionários. As prateleiras e “racks” nunca devem ser carregadas para além do seu limite máximo de peso. Se este valor for ultrapassado, existe o risco de colapso da estrutura e respetivo desmoronamento. Outra situação típica causadora de acidentes, prende-se com a utilização de escadas inapropriadas, quando os trabalhadores sobem às prateleiras para alcançar as mercadorias empilhadas. Medidas de Prevenção: 

Empilhar bens firmemente em prateleiras ou nos “racks” com os artigos os mais pesados na parte inferior.



Assegurar que as prateleiras são capazes de suportar as cargas a que estão submetidas e que estão firmemente fixadas no solo.



Assegurar que as prateleiras e “racks” se encontram protegidas contra choques mecânicos.



Organizar corretamente as prateleiras, de modo a permitir o acesso seguro às mercadorias.



Utilizar escadas certificadas e verificar regularmente o seu estado de conservação.

2.6.4.Acondicionamento da carga Controlo de mercadoria 

Não permitir que estacionem veículos particulares nas zonas de carga e descarga, ou em zonas adjacentes aos edifícios onde é armazenado produto.



Manter vigiadas zonas críticas como o acesso dos vestuários à zona onde está a mercadoria, o acesso aos cais...

70 ufcd 0415 – Prevenção de quebra das mercadorias



Guardar as mercadorias de mais valor em zonas especialmente vigiadas e registar os movimentos de entrada e saída a essas zonas: data, hora, número do selo...

Sobre o papel e as funções que o camionista deve desempenhar é recomendado: 

Que esteja presente durante a carga e a descarga.



Que assuma a responsabilidade de que a mercadoria que figura na nota de entrega seja a que carregou e descarregou ao nível da unidade de expedição.



Contingências: É recomendado que o camionista possua um documento que certifique que se viu obrigado a retirar o selo do veículo por exigência das forças da ordem. Caso esta circunstância aconteça, o documento também deve certificar que o veículo foi de novo selado na presença das forças da ordem. Para isso, logicamente, o camionista deverá receber selos de reserva.

Tecnologia aplicada ao controlo e prevenção durante o transporte de mercadorias e às funções associadas a este: 

Global Positioning Systems (GPS): Esta tecnologia permite fazer um acompanhamento do movimento das cargas. Além disso, graças a ela também é possível disponibilizar informações precisas sobre o local, a situação dos envios e se são utilizados alarmes para detectar se a carga do veículo foi violada.



Selagem da carga ou do camião: Deixar registo que o conteúdo da carga ou do camião foi violado.



Caso receba cargas seladas certifique-se que os selos não foram manipulados e que os números do selo estão correctos.

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2.7.Sistemas de segurança

2.7.1.Deteção de roubos Sistemas de Videovigilância O Circuito Fechado de Televisão (CFTV) é também um dos meios mais eficazes para prevenir os furtos com origem nos clientes e nos funcionários. A videovigilância é utilizada no setor do retalho para monitorizar as zonas de venda

e

os

armazéns

de

produtos

e

equipamentos,

desencorajando

consideravelmente o furto destes. Os sistemas de videovigilância são constituídos por câmaras de segurança que captam imagens das áreas protegidas e que transmitem essas imagens para um circuito de televisão fechado, onde estas podem ser monitorizadas por um responsável. Apesar

de

não

intervirem

diretamente

na

prevenção

dos

crimes,

a

videovigilância funciona pelo fator dissuasor. Atualmente com a utilização dos gravadores digitais de vídeo, conhecidos como DVRs, é possível armazenar as imagens de qualidade elevada, podendo ser analisadas posteriormente quando for necessário. O CFTV permite reduzir o risco de crimes realizados no trabalho porque:   

Desencoraja possíveis prevaricadores; Ajuda a identificar os locais críticos no interior de uma loja; Permite recolher provas que, em determinados casos, poderão ser levadas a julgamento dos prevaricadores;

 É

Ajuda os trabalhadores e os clientes a sentirem-se mais seguros.

preciso

ter

em

conta,

aquando

da

instalação

de

um

sistema

de

videovigilância, que todos os tratamentos de dados através deste sistema (captação e/ou gravação de imagens) têm de ser notificados e autorizados pela Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).

70 ufcd 0415 – Prevenção de quebra das mercadorias

Esta notificação tem de ser feita pelo responsável do tratamento de dados, que é quem decide instalar o sistema e define a sua finalidade, ou seja, pelo lojista ou empresa gestora da loja. O tratamento de dados pessoais através de videovigilância só pode ser efetuado após receção da autorização da CNPD, pelo que será sempre necessário aguardar a respetiva autorização, para cumprir as condições nela estipuladas e iniciar a gravação de imagens através de CFTV. Será também necessário afixar, em local bem visível, um aviso informativo da existência dos sistemas de videovigilância, dizendo “Para sua proteção este local

encontra-se

sob

vigilância

de

um

circuito

fechado

de

televisão,

procedendo-se à gravação de imagens e som” (ou só imagens, conforme o caso concreto), seguido de um símbolo identificativo de uma câmara. É também importante que os funcionários saibam como tirar o melhor partido do sistema e que as câmaras de vigilância estejam colocadas nos lugares onde é mais comum ocorrerem os furtos. Ao permitir monitorizar a segurança durante 24h por dia, a videovigilância é um meio eficaz na prevenção de atos de vandalismo ou danos nas instalações. Sistemas de Radiofrequência Esta tecnologia permite monitorizar os produtos ou equipamentos adquiridos aos fornecedores desde a linha de montagem até às prateleiras de venda. A RFID permite detetar potenciais roubos ou perdas de produtos que podem representar elevados prejuízos. Ao mesmo tempo, este sistema também permite detetar potenciais falsificações de produtos. As vantagens dos sistemas de radiofrequência não se ficam pela segurança, uma vez que estas oferecem a possibilidade de reduzir os custos a nível do armazenamento. As etiquetas rígidas ou adesivas contêm no interior um chip e uma antena que permite localizar os produtos. Utilizando um leitor de frequências rádio, que normalmente está ligado a um computador, é possível ler a informação contida no chip das etiquetas e detetar os produtos.

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A tecnologia permite ao responsável de segurança monitorizar e avaliar as ameaças que são inerentes aos procedimentos internos de funcionamento de um negócio de retalho. Através deste meio de segurança previnem-se perdas com origem nos funcionários e nos fornecedores.

2.7.2.Sistemas de deteção e de ataque aos incêndios Equipamento de Deteção e Combate aos Incêndios Sistemas de Alarme Os grandes armazéns de produtos tem de estar equipados com um alarme audível no seu interior, e todos os armazéns têm de ter meios de alertar os bombeiros. O sistema de alarme automático deve ser considerado na medida em que oferece uma vantagem real em termos de tempo. Se os bombeiros receberem o alarme, podem ter uma ação mais eficiente se comparecerem no local até 15 minutos após o início do incêndio. A eficácia do sistema automatizo de alarme que utiliza detetores de fumo ou calor deve ser analisado em cada caso individualmente e verificado por meio de provas

efetuadas

no

local.

O

fornecedor

deve

assegurar

a

adequada

manutenção e serviço. Os sistemas de aspersão automática acionam sempre o alarme ao serem ativados. Com este tipo de instalação não é necessário nenhum outro sistema adicional a não ser os dispositivos manuais acima mencionados. Extintores de Incêndio Os extintores moveis ou portáteis, devem estar situados em cada piso perto das portas de entrada/saída normais. Não se deve obstruir o seu acesso e devem estar devidamente assinalados. Deve ser discutido com os bombeiros da localidade e com as companhias seguradoras, a quantidade, tipo e tamanho dos extintores a adotar. 

Os extintores de pó seco são mais eficazes no combate a incêndios com solventes e podem ser usados em segurança em qualquer tipo de

70 ufcd 0415 – Prevenção de quebra das mercadorias

situação, incluindo incêndios em instalações elétricas. No entanto, devese considerar um possível re-incêndio ou retrocesso da chama. 

Os extintores com água são mais adequados para o combate a incêndio de embalagens.

Dois extintores de 10-12 kg de água ou pó seco devem estar disponíveis para os primeiros 50m2 de superfície, com um extintor adicional por cada 100m: de superfície adicional. Nos armazéns com mais de 500m2 recomenda-se a utilização de um extintor móvel de pó químico seco de 50 a 100 kg. Nos locais de carga de baterias e de distribuição elétrica, é necessário haver pelo menos um extintor de 6kg de CO2. Inspecione e mantenha os extintores de incêndio pelo menos 1 vez por ano. É necessário recarregar os extintores usados, ainda que parcialmente. Mangueiras hidrantes Quando se utilizam mangueiras enroladas, tem de ser possível alcançar qualquer parte do armazém com a descarga de pelo menos uma mangueira. Recomenda-se a existência de compartimentos para as mangueiras enroladas dentro dos armazéns, bem como hidrantes exteriores. As agulhetas devem ser de aspersão e de jato. A localização, espaçamento e "design" dos hidrantes devem ter a aprovação dos bombeiros locais para assegurar a compatibilidade do equipamento (acoplamentos de mangueiras idênticos, etc.). Onde estiverem armazenadas grandes quantidades de produtos inflamáveis pode ser vantajoso ter em stock concentrado de espuma e equipamento de produção de espuma para utilização dos bombeiros. Caso seja necessário ao pessoal do armazém utilizar o equipamento de produção de espuma, estes tem de receber formação especial. É necessário uma espuma resistente ao álcool para os solventes misturáveis com agua ou concentrados emulsionantes. Os concentrados de espuma podem deteriorar-se com o tempo. Verifique que não estão obsoletos de acordo com as instruções do fabricante. Sistemas de Aspersão Automática

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A eficácia dos sistemas de aspersão automática é limitada se o armazenamento dos

blocos

for

excessivamente

compacto.

Os

aspersores

corretamente

posicionados em cima dos blocos, separados por passagens de inspeção, podem levar ao controlo do incêndio. Os sistemas de aspersão são mais eficazes em instalações de armazenamento com estantes, caso estes estejam instalados entre as estantes. Sempre que as estantes tenham uma altura superior a 6 metros devem ser instalados aspersores. Os sistemas de aspersão automática têm que ser instalados por um fornecedor especializado, e a manutenção tem de ser efetuada de acordo com as indicações do fabricante.

2.7.3.Sistemas de alarme Os alarmes de intrusão são uma solução eficaz para evitar e para dissuadir visitantes indesejados nas instalações de comércio ou em armazéns de produtos. Estes sistemas alertam para situações em que se verificam movimentos suspeitos ou tentativas de intrusão nos espaços de comércio. Atualmente existem diferentes tecnologias capazes de detetar os vários tipos de intrusão possíveis: 

Sensores de interior: destinam-se a analisar as alterações de ambiente interior,

usando

tecnologias

como

infravermelhos,

micro-ondas,

ultrassónicos, células fotoelétricas; 

Sensores de periferia: são uma primeira linha de defesa à entrada, com sensores como contactos magnéticos, células lineares, de fratura de vidro, de vibração;



Sensores de exterior, adequados para espaços circundantes ou periferia: são, normalmente, barreiras de infravermelhos ou de micro-ondas;



Sensores de ação imediata: como os botões/pedais de pânico ou de emergência médica.

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Os sistemas de alarme de intrusão reduzem os riscos de intrusão e assaltos a armazéns e lojas porque: 

Desencorajam possíveis prevaricadores;



Alertam rapidamente as autoridades e os responsáveis pela segurança;



Em caso de assalto, limitam o tempo de ação dos intrusos, contribuindo para a redução de danos e prejuízos.

Os sistemas de intrusão são úteis para proteger contra ameaças exteriores, como assaltos durante as horas em que os estabelecimentos estão fechados. Apesar dos alarmes serem normalmente associados a assaltos por parte de indivíduos estranhos à organização, estes sistemas podem também ser instalados no interior do armazém, para evitar o acesso de funcionários a áreas mais restritas.

2.7.4.Manutenção periódica e melhoria constante de todos estes sistemas Os armazéns apresentam um grande número de vulnerabilidades e fatores de risco que será necessário controlar, no intuito de minimizar as consequências e as perdas de ordem humana e material. Não nos podemos esquecer que todos os dispositivos de prevenção e proteção de acidentes instalados num armazém perderão completamente sua função, se os recursos humanos não estiverem preparados e forem conhecedores de todas as incumbências que devem ser tomadas em caso de emergência. Por este motivo, é imprescindível dispor de um Plano de Emergência e constituir equipas com pessoal específico para atuar em tais circunstâncias. O Plano de Emergência deverá incluir os procedimentos de controlo e de atuação das equipas de intervenção. Os procedimentos e as técnicas de atuação em caso de emergência, devem contemplar no mínimo: • Os procedimentos de alarme, a cumprir em caso de deteção ou perceção de um incêndio; • Os procedimentos de alerta;

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• Os procedimentos a adotar para garantir a evacuação rápida e segura dos espaços em risco; • As técnicas de utilização dos meios de primeira intervenção e de outros meios de atuação em caso de incêndio que sirvam os espaços da utilização-tipo; • Os procedimentos de receção e encaminhamento dos bombeiros. Um plano de emergência eficaz no combate aos incêndios reduzira potenciais danos para as pessoas e ambiente. Alem disso, o ensaio (simulacros) do piano permite uma identificação das possíveis dificuldades e garante que cada pessoa saiba o que têm a fazer. Todos os planos de emergência devem ser elaborados com a colaboração e acordo dos bombeiros locais, não simplesmente para discutir as disposições para o combate ao incêndio, mas também para estudar as consequências do fumo e vapores e possível derrame da agua de extinção. Caso, durante o incêndio, a retenção da água não possa ser garantida e um sério perigo para os cursos de água exteriores estiver eminente, a decisão de abandonar o combate ao incêndio pode ser a melhor, considerando que é aquela que produz menos danos, contando que não coloque em perigo as pessoas ou outros imóveis. Assim, é de vital importância chegar a um acordo prévio sobre as circunstancias em que se devera permitir a continuação do incêndio e a quem cabe tomar essa decisão. Os elementos básicos de um plano de emergência contra incêndios são: Um plano de equipamento, de treino e de ensaios práticos (simulacros). Plano de equipamento Um plano indicando a localização de todos os equipamentos para combate ao incêndio e todos os dispositivos de proteção existentes. O plano deve estar disponível em, pelo menos, dois lugares, um dos quais deve ser o escritório do responsável do armazém. Deve ser guardada no mesmo lugar, uma copia do plano de armazenamento. Formação

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Todo o pessoal tem de receber formação para utilização de cada um dos equipamentos para o combate ao incêndio que se encontram no local, e ensaiar as funções a que correspondem de acordo com o plano. Desta forma obtém-se mais flexibilidade no caso de uma emergência podendo haver substituição de pessoas ausentes ou feridas. As atividades que se devem incluir são: 

Acionar o alarme.



Utilização correta dos extintores



Procedimentos para evacuação do local



Contagem de todo o pessoal presente

Simulacros Os simulacros dos planos de emergência devem ser realizados com intervalos regulares de forma a familiarizar o pessoal com os procedimentos e o equipamento. Os ensaios devem ser supervisionados por membros da administração do armazém e também, se possível, pelo corpo de bombeiros. É importante que os ensaios se realizem no local e com o equipamento atualmente utilizado. Deve ser simulada a emergência de um incêndio real.

2.7.5.Sinalização Além das portas e portões principais, devem existir saídas para utilização exclusiva em caso de emergência. Estas devem estar situadas a uma distância máxima de 30 m de qualquer ponto interior do armazém de forma a evitar que alguém fique retido no seu interior. As saídas de emergência devem estar muito bem sinalizadas, de modo na serem facilmente identificadas por qualquer pessoa que esteja no local, e nunca deverão estar obstruídas por qualquer tipo de mercadoria ou equipamento. As portas de emergência deverão ser concebidas de forma a permitirem uma abertura fácil a partir do interior – através da colocação de barras antipânico.

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Sempre que possível, os escritórios e lavabos devem estar distanciados da parte principal do armazém. Deverá ser possível sair destas instalações sem passar pelo armazém principal. O sistema de sinalização através de placas de segurança baseia-se em 3 factores: a cor, a forma e o pictograma nele inscrito. A sinalização de segurança por placas pode classificar-se em sinais de: Proibição; Perigo ou aviso; Obrigação; Salvamento ou socorro; e Material de combate a incêndio Características da sinalização por placas As cores dos sinais têm um significado próprio, de acordo com a informação que pretendem transmitir e conforme o quadro seguinte.

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3.Quebras – tratamento e recuperação

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3.1.Análise do tipo de quebra

O primeiro passo para reduzir e combater o impacto da Quebra Desconhecida na nossa organização é conhecer e reunir informação sobre este problema. Para o fazer, um passo imprescindível será calcular a diferença de inventário. A diferença de inventário é a diferença entre o inventário teórico e o inventário real ou físico; ou seja, a diferença entre o que deveríamos ter de acordo com a nossa atividade empresarial e o que realmente temos. Assim, as diferenças de inventário podem servir-nos para fazer: • Revisão ou estabelecimento de novos procedimentos internos (logística, segurança, encomendas, etc.). • Adoção de medidas de segurança pontuais sobre determinados produtos, zonas, lojas, etc. • Ações comerciais para expor o produto em locais mais seguros da loja. Considerações prévias: • O cálculo da diferença de inventário dá-nos o montante das quebras que a empresa sofreu, mas em nenhum caso consegue determinar que parte dessa Quebra se deve a Furto externo, Furto interno e a Erros. • Para obter uma aproximação deste dado a única forma é reunir informação das ocorrências que acontecem na empresa e, a partir dela, tirar conclusões que nos permitam ponderar o peso das três causas. A ponderação da importância dos três fatores pode ajudar-nos a realizar um melhor diagnóstico da situação e, portanto, pode ser-nos útil também no momento de alocar recursos. Para

determinar

o

peso

dos

três

fatores

determinantes

da

Quebra

Desconhecida, recomenda-se que seja reunida informação e que se faça um registo dos factos que sejam a causa da Quebra Desconhecida ou das provas que demonstrem que um destes factos aconteceu. Assim, as informações mais úteis para determinar o peso das três causas são: • As tentativas de furto que foram detetadas (produto, secção, etc.). • As provas que demonstrem que aconteceu um furto: etiquetas eletrónicas encontradas na loja, etiquetas de preço arrancadas, etc. • Discrepância detetada nas encomendas.

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• Erros de fixação de preços. Esta informação irá dar uma aproximação de como aconteceram os factos relativos ao furto externo, ao furto interno e aos erros e, consequentemente, uma aproximação relativamente ao peso que tiveram cada uma destas três causas no conjunto do montante da Quebra Desconhecida. Manter um registo de todos esses factos que acontecem na empresa e fazer uma análise respetiva pode ser uma tarefa demasiado árdua cujos benefícios não compensem o esforço de o fazer. Nestes casos, recomenda-se este acompanhamento e uma posterior análise durante um período de tempo determinado e para uma amostra significativa de lojas, armazéns... da organização, e extrapolar posteriormente as conclusões obtidas ao conjunto da empresa. As medidas corretoras que podem ser tomadas serão mais eficientes quanto maior for a qualidade da informação. Esta qualidade será determinada por: • A que nível da organização se realiza, • Frequência temporal do cálculo. Além disso, o cálculo da diferença de inventário permite corrigir os desvios que possam existir no inventário teórico relativamente à atividade real. Este facto é de vital importância, uma vez que o inventário teórico constitui a base para a tomada de muitas decisões que transcendem o âmbito da Quebra Desconhecida e, além disso, um inventário teórico deficiente pode levar a: • Roturas de stock. Ex: Os sistemas de informação refletem que existe produto na loja quando na realidade não há. • Implantações deficientes. Ex: O espaço que um produto ocupa no linear deveria estar em consonância, entre outras questões, com a rotação do produto, e esta é calculada a partir do inventário teórico. • Cadeias de abastecimento ineficientes. Ex: As

políticas

de

abastecimento são estabelecidas a partir dos dados do inventário teórico. Dados erróneos de inventário conduzem a um abastecimento ineficiente. No cálculo do inventário teórico são cometidos os seguintes erros com frequência: • Haver engano na seleção do corte dos últimos movimentos que vão ser considerados no cálculo do inventário teórico. Exemplo: Se foram feitas vendas enquanto o inventário físico é realizado e estes movimentos não

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forem incluídos no cálculo do inventário teórico que utilizaremos para calcular a diferença, o resultado revelará que “faltam” unidades quando na realidades elas foram vendidas, mas não incluídas no cálculo. • Manusear informação errónea ou incompleta. Para a realização do inventário físico constituem fontes de risco: • Produtos que estão localizados em mais do que um ponto da loja, armazém… Isto pode fazer com que o cálculo mostre Quebras de produto quando na realidade isso não acontece. • Produtos com vários componentes:

Se

um

dos

componentes

“desapareceu”, e não se pode comprovar que estão todos, pode acontecer que na contagem física não se detete esta Quebra. • Armazém e lojas desarrumadas: Dificultam a tarefa da contagem física dos produtos.

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3.2.Se possível recuperação no local

É recomendável que se façam inventários físicos e teóricos e que se calcule a diferença de inventário, uma vez que: • Conhecer o problema é o primeiro passo para o solucionar. • Com esta informação serão tomadas melhores medidas de prevenção e controlo. • Constitui uma forma de consciencializar e envolver os trabalhadores da empresa na prevenção de Quebras Desconhecidas. É recomendado calcular a diferença de inventário com uma frequência proporcional ao risco que cada secção, categoria, produto, etc. tenha em termos de furto ou erro. Para estabelecer esta frequência recomenda-se ter em consideração o seguinte: • A atratividade dos produtos sentida pelos ladrões. • A rotação do produto. • O seu grau de perecibilidade. • As diferenças de inventário detetadas anteriormente. • A consistência dos dados anteriores. Para evitar erros e ter em conta as muitas ocorrências possíveis no fluxo físico da mercadoria ao longo da cadeia de abastecimento, recomenda-se que na realização dos inventários se possa ter a participação de forma direta ou indireta dos seguintes departamentos: • Controlo de gestão. • Exploração de lojas. • Logística. • Segurança. É recomendável que sejam feitas ações de formação e de acompanhamento das pessoas envolvidas na realização do inventário físico. O objetivo destas ações de formação é: - Estabelecer melhores práticas como por exemplo, realização de uma análise

prévia

da

contagem

sobre

a

localização

dos

produtos,

especialmente os que estão situados em mais do que um local diferente. - Unificar e normalizar aspetos como: • A metodologia da contagem. Ex: De cima para baixo e da esquerda para a direita. Assim conseguiremos evitar erros e acelerar o processo.

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• A documentação de apoio a utilizar (formulários, tabelas, etc.)

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3.3.Recolha da quebra

Caso apareçam diferenças significativas nas últimas disparidades de inventário calculadas e a evolução dos dados não seja muito consistente, recomenda-se: • Rever a metodologia de cálculo. • Aumentar a frequência de cálculo. Caso não se disponha de sistemas de informação que o permitam, recomendase fazer o inventário físico com a atividade da empresa parada (vendas, receção de mercadoria, etc.). Nas categorias ou produtos de risco de quebra elevado recomenda- se aumentar o nível de precisão dos inventários. Nesse sentido, entre outras questões, recomenda-se: • Contar fisicamente duas vezes os produtos. • Fazer comprovações aleatórias da integridade dos produtos (Ex: verificar se nas unidades de venda estão todos os componentes). Uma vez que a realização de um inventário físico requer muitos recursos humanos e técnicos e, frequentemente, envolve a paragem da atividade da empresa, uma forma de manter o nível de implicação e consciencialização da nossa empresa é a realização de “Inventários à distância”. Em qualquer caso recomenda-se que os dados deste tipo de inventários não sejam vinculativos, e que só sejam utilizados para aumentar a implicação e a consciencialização do pessoal, assim como detetar sinais de alarme.

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3.4.Transporte para a zona de tratamento

Resolução dos problemas encontrados Este procedimento permite-nos resolver os problemas e inventário encontrados e que foram devidamente isolados numa área do armazém marcada para o efeito. Os passos que têm de ser seguidos são: 

Pegar num bloco de folha de operações manuais – acertos, transferências e outras atividades semelhantes e selecionar um artigo dos que estão na zona referida;



Se a quantidade for pequena – algumas caixas – o operador deverá identificar o local de preparação do artigo – por consulta num terminal do computador — e acrescentar essas caixas lá. De seguida deve fazer uma contagem ao total de caixas e anotar o total na folha de acertos; Se a quantidade for uma palete inteira — ou perto disso – deverá identificar todos os locais onde esse artigo existe e, um a um, verificar se estão ocupados: o

a) Se estão deverá arrumar a palete noutro local e anotar o facto na folha de acertos;

o

b) Se não estão deverá colocar a palete no local onde falta e cujo número de caixas é igual. Se não existir nenhum local nestas condições deverá colocar a palete em falta num dos locais

e

anotar

correspondente

na

para

folha que

o

de

operações

sistema

o

informático

acerto ficar

concordante com a realidade; 

Selecionar o artigo seguinte e proceder do mesmo modo;



Periodicamente deverá levar o conjunto de folhas de operações para o gabinete da equipa de organização para que as alterações físicas sejam refletidas no sistema;

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Este processo permite manter a atividade do armazém num nível elevado. Se ele e supondo que a qualidade de operação era mediana, o estado do inventário poder-se-ia deteriorar ao ponto de comprometer a qualidade da operação. A equipa de organização deve ser chefiada por além logo abaixo do responsável máximo do armazém, por forma a liberdade de ação e poder ser ouvida.

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3.5.Tratamento e encaminhamento de acordo com o definido

Procedimentos contabilísticos Vários poderão ser os motivos que darão origem a uma saída dos ativos nos inventários, e para melhor compreensão passamos a citar alguns exemplos de quebras normais e anormais: a)Quebras normais que não são objeto de registo na contabilidade Os desperdícios alimentares (exemplo, atividade restauração) são considerados quebras normais inerentes ao próprio processo produtivo do sujeito passivo, e, portanto, não são objeto de nenhum registo contabilístico. Aqui presume-se que o próprio preço de venda absorva tais perdas. b) Quebras normais que são objeto de registo na contabilidade Os produtos alimentares que se deterioram, como, por exemplo, as frutas (produtos sujeitos a deperecimento) ou ainda os produtos que passam de prazo de validade, são considerados contabilisticamente como quebras. Ainda que seja normal neste tipo de atividades, o sujeito passivo deverá registar contabilisticamente essas quebras. Assim, os registos contabilísticos seriam: Débito: 6842 Perdas em inventários / Quebras Crédito: 382 Reclassificação e regularização de inventários e ativos biológicos/ Mercadorias E Débito: 382 Reclassificação e regularização de inventários Crédito: 32 Mercadorias Saliente-se que o sujeito passivo deverá documentar essas quebras, que deverá ser com base em contagens físicas das mercadorias (e não através de uma percentagem). Em termos fiscais, estes gastos referentes a quebras normais dos produtos são aceites fiscalmente, uma vez que as mesmas fazem parte do exercício da atividade do sujeito passivo, isto sem prejuízo de que as perdas só serão aceites fiscalmente no exercício em que ocorrem. c) Quebras anormais

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Aqui damos o exemplo do “roubo de mercadorias”. Nesta situação, apesar de ser considerada uma quebra anormal, pois tem um carácter imprevisível (resultou de factos alheios à atividade da empresa), em termos contabilísticos, deverá ser considerada nos mesmos moldes das quebras normais. Deverá assim evidenciar-se este roubo como um sinistro na referida conta 6841 – Perdas em inventários – sinistros. E, do mesmo modo, o sujeito passivo deverá regularizar as mercadorias em armazém. Em termos fiscais, e para efeito da dedutibilidade fiscal destes gastos, haverá que ter algum cuidado, no sentido de o sujeito passivo dever ter na sua posse um documento, que faça prova dos bens abatidos (roubados) e ainda o documento que originou esse abate, ou seja, o documento da Autoridade Tributária (AT) a confirmar o furto. Poderá ainda ser posta em causa a dedução do gasto para apuramento do lucro tributável, se o sujeito passivo não tinha os bens segurados, pois nesta situação dificilmente os encargos serão dedutíveis. É importante verificar a natureza das mesmas (no caso, perdas nos inventários), pois a todo o momento em que é efetuado o devido enquadramento estão criadas as condições para o referido sucesso.

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Bibliografia

AA VV., Acondicionamento da carga nos transportes rodoviários: Orientações relativas às melhores práticas europeias, Ed. Comunidades Europeias, 2008 AA VV., Como prevenir as quebras desconhecidas na cadeia de abastecimento, Ed. APED, 2008 Carvalho, J. et al., Logística e gestão da cadeia de abastecimento, Ed. Sílabo, 2010 Marques. A; Vieira, P., Logística Operacional: Manual do formando, Ed. Companhia própria, 2004 Pedro,

Francisco,

Indicadores

de

desempenho

–

do

enquadramento

à

implementação, Relatório de projeto, Universidade de Aveiro, 2012 Rosário, Manuela, “Ajustamentos “versus” quebras de inventários”, in Vida Económica, 24-05-2013 Tompkins, J. et al., Facilities planning, Ed. John Wiley & Sons, 2003

Sites Consultados ACT – Autoridade para as condições de trabalho http://www.act.gov.pt Segurança Online http://www.segurancaonline.com/

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