Manual Oficina Virtual Colegiado

June 2, 2016 | Author: Tenerife Cobcan | Category: Types, Instruction manuals
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Esta plataforma ERP es una iniciativa tecnológica basada en el diseño y desarrollo de un nuevo sistema de ...

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Manual ERP BIOLOGOS SISTEMA DE GESTIÓN DEL COLEGIO OFICIAL DE BIOLOGOS DE CANARIAS

   

 

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Contenido   1.   INTRODUCCIÓN  ..................................................................................................................  3   2.   BARRA  DE  OPCIONES  GENERALES  ......................................................................................  7    Ayuda  contextual  ..................................................................................................................  9   3.   ÁREA  MI  PERFIL:  ...............................................................................................................  10   Mi  cuenta  .............................................................................................................................  12    Mi  perfil  ..............................................................................................................................  13   Mi  agenda  ............................................................................................................................  28   Mis  documentos  personales  ................................................................................................  29   Buzón  del  colegiado  .............................................................................................................  34   4.   SERVICIOS  .........................................................................................................................  36   CERTIFICADO  Y  SOLICITUDES  ...............................................................................................  37   5.   ACCESORIOS  .....................................................................................................................  43   BIBLIOTECA  DOCUMENTAL  COBCAN  ...................................................................................  45   FAVORITOS  ..........................................................................................................................  49   PREGUNTAS  Y  RESPUESTAS  FRECUENTES  ...........................................................................  52      

 

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1. INTRODUCCIÓN  

La   OFICINA   VIRTUAL   DEL   COLEGIO   OFICIAL   DE   BIÓLOGOS   DE   CANARIAS   es   una   iniciativa   tecnológica  basada  en  el  diseño  y  desarrollo  de  un  nuevo  sistema  de  gestión  y  explotación   multicanal  y  multiusuario.       Es   una   clara   apuesta   por   la   mejora   de   los   servicios,   la   accesibilidad,   utilidad,   flexibilidad   y   eficiencia   hacia   los   colegiados,   a   través   de   un   único   canal   integrado   de   servicios   on   line.   Desde  dicho  canal  se  habilita  a  cada  colegiado,  una  cuenta  segura  para  el  acceso  directo  a  un   espacio   web   integrado   y   personalizado   de   comunicación,   interacción,   participación   y   servicios   con   el   Colegio   que   pone   a   su   disposición   desde   un   único   punto,   accesible   vía   Internet  y  personalizado  a  cada  usuario,  teniendo  en  cuenta  su  perfil,  su  rol  y  sus  permisos   asociados.     Para   poder   acceder   a   la   Oficina   Virtual   del   COBCAN   se   debe   acceder   a   través   de   la   ruta   actual  habilitada  actual  y  directa  que  es:     http://cobcanintranet.proyectran.com/  

Dicho   acceso   también   se   encuentra   accesible   a   través   de   una   sección   "Oficina   virtual"   situada  en  el  Portal  Web  del  COBCAN  (http://www.cobcan.org)  en  la  sección  izquierda  que  

da  acceso  directo  a  la  pantalla  de  bienvenida  del  sistema.    

  Figura  1:  Acceso  a  la  Oficina  Virtual  

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Al  presionar  sobre  la  sección  de  la  Oficina  Virtual  se  nos  cargará  en  una  ventana  aparte   del  navegador  la  pantalla  de  bienvenida  al  sistema  ERP  BIOLOGOS  tal  y  como  aparece  a   continuación:  

  Figura  2:  Acceso  de  entrada  con  cuenta  segura  para  el  acceso  al  ERP  BIOLOGOS  (Oficina  Virtual).  

Desde   el   acceso   de   entrada   se   debe   disponer   de   una   cuenta   de   acceso   formada   por   un   nombre   de   usuario   y   una   clave   en   el   sistema   para   poder   acceder.   Si   se   dispone   de   dicha   cuenta  y  si  es  correcta  accederás  al  escritorio  interno  de  gestión.  Si  no  se  dispone  o  no  se   recuerda   la   cuenta   de   acceso   se   puede   recuperar   con   un   sistema   de   generación   de   claves   presionando   en   el   enlace   denominado   "¿Aún   no   tienes   tu   cuenta   como   colegiado?".   Al   presionar  en  la  misma  accederás  a  la  siguiente  ventana:  

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  Figura  3:  Acceso  a  la  generación  y  envío  de  la  cuenta  de  acceso  como  usuario  colegiado.  

Dicha   ventana   te   solicita   que   introduzcas   tu   número   de   colegiado   con   el   formato   que   se   expone  en  el  ejemplo  presentado.  Una  vez  se  haya  introducido  el  número  de  colegiado,  se   presiona  en  el  botón  de  "Nueva  contraseña"  y  se  le  notificará  el  envío  de  su  nueva  clave  a  la   dirección   de   correo   electrónico   asociada   a   la   cuenta   del   colegiado   (usuario)   en   la   base   de   datos  registrada  del  sistema.    En  el  caso  que  haya  una  equivocación  o  no  encuentre  dicho   número  de  colegiado  se  lo  notificará  y  le  pedirá  que  lo  introduzca  de  nuevo  o  que  se  ponga   en  contacto  con  el  Colegio  para  poder  resolver  su  incidencia.    Lo  importante  es  garantizar   que   cada   colegiado   o   usuario   asociado   disponga   de   un   número   de   colegiado   con   un   formato   correcto   y   de   un   correo   electrónico   válido   donde   remitirle   la   cuenta   nueva   asociada.  En  el  caso  que  el  colegiado  (usuario)  quiera  posteriormente  cambiar  su  contraseña   por  su  clave  anterior  u  otra,  podrá  hacerlo  internamente  a  través  de  la  opción  "mi  cuenta"   situada  en  la  sección  "Mi  Perfil".   Si   suponemos   que   ya   dispone   de   la   cuenta   y   de   la   clave   adecuada,   la   introducimos   en   la   entrada   y   presionamos   en   "Acceder".   Al   hacerlo   entraremos   en   el   escritorio   principal   de   gestión   personalizado,   que   dispondrá   de   todas   las   opciones   de   gestión   y   de   herramientas   asociados  a  tu  perfil  o  rol  en  el  sistema  ERP  del  Colegio.    

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  Figura  4:  Ejemplo  de  escritorio  principal  de  la  Oficina  Virtual  del  Colegiado  

Si   se   accede   como   administrador   del   sistema,   tal   como   será   en   el   caso   del   personal   administrativo   o   responsable   del   Colegio,   nos   saldrá   un   escritorio   central   completo   con   todas  las  opciones  de  las  áreas  de  gestión  que  pasamos  a  comentar  a  continuación:    

 

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2. BARRA  DE  OPCIONES  GENERALES  

  Figura  5:  Barra  superior  de  opciones  generales  del  sistema  y  barra  de  navegación  básica.  

La  barra  de  opciones  generales  es  el  área  de  opciones  de  ámbito  general  centradas  en  dar   información   del   usuario   que   está   en   ese   momento   en   el   sistema   y   su   rol   en   el   mismo   (parte   superior   izquierda),   dar   un   acceso   general   para   volver   a   la   pantalla   de   inicio   de   gestión   (a   través  de  la  opción  "inicio")  y  también  de  dos  opciones  más  (situadas  a  la  derecha)  que  son   la   "ayuda   contextual"   como   el   icono   del   salvavidas   y   la   opción   "cerrar   sesión"   que   nos   permitirá  salir  de  forma  segura  del  sistema  a  la  parte  pública.  A  fin  de  identificar  las  opciones   comentadas  pasamos  a  listarlas  junto  con  su  icono  identificativo  asociado:                       7  

IDENTIFICACIÓN  

HERRAMIENTA  

DESCRIPCIÓN  

Acceso   a   la   ayuda   contextual.   Dicha   ayuda   permite   informarse,   incluir   notas,   trucos   y   Ayuda  contextual  

ayuda   por   parte   de   usuarios   con   permisos  

 

para   mejorar   las   opciones   de   ayuda   al   usuario  dentro  del  sistema  

Opción   cerrar   sesión.   Presionando   sobre   esta  opción,  te  permite  salir  del  sistema  de  

Cerrar  sesión  

una   forma   segura   liberando   tu   sesión   del  

 

navegador  

Opción   volver   a   Inicio.   Cuando   se   encuentra   en   una   sección   determinada   Volver  a  Inicio  

interna   y   se   quiere   volver   a   la   página  

 

principal  de  inicio  de  gestión  se  dispone  de   está  opción.    

Tabla  1:  Opciones  operativas  de  la  barra  de  opciones  generales.  

   

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 Ayuda  contextual  

Al  presionar  en  la  Ayuda  contextual  y  dependiente  del  área  del  sistema  que  te  encuentres  te   mostrará  una  información  general  explicativa  específica  de  la  sección.  Dicha  información  se   muestra  dentro  de  una  viñeta  específica  tal  y  como  mostramos  a  continuación:  

 

  Figura  6:  Visualización  de  opciones  de  la  ayuda  contextual,  según  el  área  donde  te  encuentres.  Ejemplo  de  dos   de  ellas.  

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3. ÁREA  MI  PERFIL:  

  Figura  7:  Sección  funcional  del  sistema  asociada  a  herramientas  personales  del  usuario  -­‐  colegiado  

Este   área   incluye   las   diferentes   herramientas   de   uso   personal   que   cualquier   usuario   (colegiado,   administrativo,   etc.)   dispondrá   dentro   del   sistema   ERP   de   Biologos.   Están   organizados  por  diferentes  secciones  que  realizan  funciones  distintas.                

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IDENTIFICACIÓN  

HERRAMIENTA  

DESCRIPCIÓN  

Desde   la   sección   "mi   cuenta"   se   puede   Mi  cuenta  

gestionar   los   datos   y   opciones   asociados   a   tu  cuenta  personal  en  el  sistema  

 

Desde   la   sección   "mi   perfil"   puedes   gestionar   los   datos   y   opciones   asociados   a   Mi  perfil  

tus  

datos  

personales,  

profesionales,  

económicos,   etc.   Incluidos   en   el   sistema  

 

como  usuario  general  o  colegiado  

Desde   la   sección   "mi   agenda"   puedes   incluir  los  eventos  o  actividades  personales   Mi  agenda  

dentro   de   tu   entorno   en   el   Colegio,   así   como   elegir   si   se   desea   publicar   algún  

 

evento  a  nivel  general  

Desde  la  sección  “mis  documentos”  podrás   Mis  documentos   personales  

 

visualizar   los   documentos   asociados   que   tengas   a   nivel   personal,   con   posibilidad   de   compartirlos   con   otros   grupos   o   públicos   en  el  Colegio  

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Desde   la   sección   “Buzón   del   colegiado”   Buzón  del  colegiado  

podrás   enviar   un   mensaje   o   consulta   al   Colegio   para   que   lo   reciba   directamente   la   persona  responsable  

 

Tabla  2:  Opciones  operativas  de  la  Sección  'Mi  Perfil'.  

Mi  cuenta  

Desde  la  sección  "mi  cuenta"  puedes  gestionar  los  datos  y  opciones  asociados  a  tu  cuenta   personal  en  el  sistema.  En  concreto  puedes  gestionar  los  siguientes  campos  de  información:   •

Campo  usuario.  



Campo  clave.  



Nombre  y  apellidos  de  la  persona.  



Correo  electrónico  asociado  a  la  cuenta  (envíos  de  notificación).  



Datos  de  consulta  de  su  perfil  de  permisos  de  cuenta.  



En  qué  áreas  de  trabajo  está  activo  dentro  del  sistema  del  Colegio.  



Tiempo  en  el  que  se  establece  que  caduque  la  sesión  de  su  cuenta.  Cada  usuario  de   esa  manera  podrá  establecer  sus  criterios  de  seguridad  en  cuanto  a  su  sesión.  

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Idioma  con  el  que  quiere  trabajar  el  usuario  en  el  sistema.  Por  defecto  puede  trabajar   en  español,  pero  podría  seleccionar  otros  idiomas  disponibles.        

Una   vez   se   haya   realizado   los   cambios   o   consultar   la   información   del   perfil   se   puede   presionar  sobre  el  botón  "Guardar"  y  se  guardaran  los  cambios  realizados  asociados.    

  Figura  8:  Módulo  funcional  del  sistema  asociada  a  herramientas  personales  del  usuario  –  colegiado.  

 Mi  perfil    

Desde   la   sección   "mi   perfil"   puedes   gestionar   los   datos   y   opciones   asociados   a   tus   datos   personales,   locativos,   académicos,   profesionales,   económicos,   etc.   asociados   en   la   base   de   datos   de   usuarios   –   colegiados   del   sistema.   Desde   esta   sección   cualquier   colegiado   podrá   tener   actualizado   y   gestionar   sus   datos   en   el   sistema   del   Colegio.   Cuando   accedes   a   la   sección   se   presentan   un   conjunto   amplio   de   datos   (organizados   por   áreas   temáticas)   que   se   tienen  recogidas  en  su  ficha  personal  del  colegiado  –  usuario  que  son:  

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àDatos  personales  



Foto  y  opción  de  subida  de  la  fotografía  asociada  a  la  ficha.  Subida  de  fichero   de  foto.  



Primer  apellidoà  campo  de  texto.  



Segundo  apellidoà  campo  de  texto.  



Nombreà  campo  de  texto.  



Número  de  identificación  (DNI/NIE).  Ej.  formato  78548628F.  



Fecha  de  nacimiento  (Ej.  Formato  -­‐  dd/mm/aaaa).  



Lugar  de  nacimientoà  campo  de  texto.  



Poblaciónà  campo  de  texto.  



Provinciaà  campo  de  texto.  



Sexoà  Selección  disponible  (hombre  ó  mujer).  



Documento  de  Curriculum  Vitae.  CVà  Formulario  de  subida  de  ficheros  de   CV  y  enlace  para  descarga  del  mismo.    



Si   el   usuario   acepta   la   política   de   privacidad   que   incluye   el   colegio.   Se   deberá  leer  las  condiciones  y  presionar  sobre  la  casilla  para  aceptar  la  política   de   protección   de   datos.   Casilla   de   LOPD   (leído   y   aceptado)   à   casilla   de   verificación.  

 

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àDatos  básicos  del  colegiado    



Número  de  colegiadoà  formato  alfanumérico.  



Fecha  de  colegiaciónà  (Ej.  Formato  -­‐  dd/mm/aaaa).  

à  Relación  con  el  centro  (Colegio)  –  entidad  



Relación  en  el  organigrama  del  Colegioà  campo  de  opciones  a  elegir.  



Funciones   y   procesos   asociados   que   realiza   en   el   Centro   (es   decir   en   el   Colegio)à  campo  de  opciones  a  elegir.  

 

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  Figura  9:  Gestión  del  perfil  de  contacto.  Datos  personales,  datos  básicos  asociados  al  colegio  Biólogos  y  la   relación  con  el  Centro  (Colegio)  /  Entidad.  

à  Datos  de  contacto  



Teléfono  fijo  de  contactoà  campo  numérico.  



Teléfono  móvil  de  contactoà  campo  numérico.  



Número  de  faxà  campo  numérico.  



Correo  

electrónicoà  

Ej.  

Formato  

([email protected]  

-­‐  

[email protected]).  

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Dirección  de  contacto  (si  la  tuviera)à  Campo  de  texto.  



Población  de  contactoà  Campo  de  texto.  



Código  postalà  Campo  numérico.  



Provinciaà  Campo  de  texto.  



Estadoà  Campo  de  texto.  



Dirección  envíos  postales  (por  si  fuera  diferente  a  la  de  contacto  habitual)à   Se   rellena   en   el   caso   que   exista   una   dirección   alternativa   postal   frente   a   la   dirección  de  referencia.  



Población   envío   postalesà   Se   rellena   en   el   caso   que   exista   una   población   alternativa  postal  frente  a  la  población  de  referencia.  



Código  postal  para  envíos  postalesà  Se  rellena  en  el  caso  que  exista  código   postal  para  los  envíos  frente  a  la  dirección  de  referencia.  



Provincia   para   envíos   postalesà   Se   rellena   en   el   caso   que   exista   una   provincia  alternativa  postal  frente  a  la  provincia  de  referencia.  



Estado   para   envíos   postalesà   Se   rellena   en   el   caso   que   exista   un   Estado   alternativo  postal  frente  al  Estado  de  referencia.  

à   Redes   sociales.   Son   datos   opcionales   de   información   en   redes   sociales   para  la  dinamización,  junto  con  los  colegiados.  



MSN.  Se  incluirá  la  dirección  de  contacto  en  MSN  que  se  disponga  si  la  tiene.  

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Yahoo.   Se   incluirá   la   dirección   de   contacto   en   Yahoo   que   se   disponga   si   la   tiene.  



Twitter.  Se  incluirá  la  dirección  del  espacio  Twitter  que  se  disponga  si  la  tiene.  



Facebook.  Se  incluirá  la  dirección  de  Facebook  que  se  disponga  si  la  tiene.  



LinkedIn.  Se  incluirá  la  dirección  de  LinkedIn  que  se  disponga  si  la  tiene.  



Google   Plus:   Se   incluirá   la   dirección   de   Google   plus   que   se   disponga   si   la   tiene.  

  Figura  10:  Gestión  del  perfil  de  contacto.  Datos  de  contacto,  postal  y  espacios  en  redes  sociales  o  profesionales.  

   

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à  Datos  profesionales  



Campo   de   conocimiento.   Se   seleccionará   de   una   lista   ya   predefinida   de   campos  de  conocimiento.  Se  seleccionará  una  opción  y  se  asignará  a  tu  ficha   profesional  à  Campo  de  opciones  para  selección  individual.  

  Figura  11:  Listado  de  opciones  a  seleccionar  desde  el  campo  de  conocimiento  



Actividad   profesional   asociada.   Seleccionando   sobre   el   botón   de   “Escoger   opciones”,   nos   aparecerá   una   matriz   de   diferentes   opciones   que   pueden   seleccionarse   para   poder   asignar   las   actividades   profesionales   en   las   que   tiene  competencias  el  colegiado  o  usuario  asociado.  Se  presentan  diferentes   pestañas  organizadas  por  grupos  de  actividad  profesional.  

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  Figura  12:  Matriz  de  opciones  de  selección  de  actividades  profesionales  para  asignar  a  la  ficha  profesional  del   colegiado  –  usuario.  

Tipo   de   centro.   En   esta   opción   se   puede   seleccionar   entre   tipo   de   centro  



público  o  privado  donde  se  realiza  la  actividad  profesionalà  campo  de  opción   Situación   de   habilitación   profesional.   Puede   seleccionar   entre   la   opción  



activo,  no  activo  o  sin  definirà  campo  de  opción.  Continúa  dos  viñetas  más   abajo.   Sección   informativa   sobre   la   habilitación   profesional   donde   se   explica   más  



en   detalle   lo   que   implica   estar   habilitado   profesionalmenteà   texto   informativo  aclaratorio   En   función   de   la   situación   en   la   que   te   encuentres   “activo”   e   “inactivo”   las  



opciones  para  incluir  datos  serán  distintas.  En  el  caso  de  estar  en  situación  de   activo  rellenarás  los  siguientes  datos:   -­‐

Nombre  de  la  empresaà  campo  de  texto  

-­‐

Cargo  ocupadoà  campo  de  texto  

-­‐

Actividad  que  desarrollaà  campo  de  texto  

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-­‐

¿Está   interesado   en   peritaje?.   Se   elije   sobre   un   cuadro   de   marcación   (marcado  o  no  marcado  que  equivale  a  si/no)à  campo  de  marcación  (si/no   –  marcado  /  no  marcado)  

-­‐

Sección   ocupado.   Donde   añaden   otras   ocupaciones   referentes   en   sus   actividades  profesionalesà  campo  de  texto  

-­‐

Demandante  de  empleo.  Se  elije  sobre  un  cuadro  de  marcación  (marcado  o   no  marcado  que  equivale  a  marcar  que  si/no  eres  demandante  de  empleo).   En  el  caso  de  que  estés  activo  y  no  seas  demandante  de  empleo  no  marcarás   la   opción   de   “Demandante   de   empleo”.   Si   lo   eres   marcas   que   eres   demandante   de   empleo   y   se   debe   incorporar   el   DARDE,   mediante   una   herramienta   de   subida   que   lo   adjunta   a   la   ficha   de   la   persona   (botón   seleccionar   archivo).   Desde   el   mismo   se   busca   en   su   equipo   en   local   el   archivo   DARDE   digitalizado   (preferentemente   en   formato   pdf   y   el   nombre   sin   dejar   espacios   entre   las   palabras)   para   su   subida   a   la   ficha   del   colegiado-­‐ usuario.    

  Figura  13:  Cuadro  de  examinar  archivo  para  seleccionar  en  tu  equipo  informático  el  archivo  DARDE  para  ser   subido  a  la  ficha  profesional  del  colegiado  –  usuario.  

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Nota   aclaratoria:   Dependiendo   del   sistema   operativo   que   se   utilice   la   vista   anterior   puede   cambiar,   pero   en   definitiva   se   mostrará   un   listado   de   archivos   para   que   selecciones   el   DARDE  activo  a  subir  al  sistema.   -­‐

Una   vez   se   haya   subido   podrás   presionar   sobre   un   botón   existente   denominado   “DARDE”   y   podrás   ver   el   fichero   DARDE   subido   que   se   muestra   en  ventana  a  parte  en  el  navegador.  

  Figura  14:  Opciones  de  selección  profesional  en  el  caso  que  se  marque  la  opción  de  no  activo   (fundamentalmente)  y  que  aparecen  también  en  la  opción  de  activo.  

-­‐

Jubilado.  Si  la  persona  asociada  a  la  ficha  ya  está  jubilado  deberá  marcar  la   opción  “Jubilado”  a  través  de  una  casilla  que  se  marca  o  se  desmarca.  Con   ello   quedará   constancia   de   su   situación   en   el   sistema   que   puede   afectar   a   diferentes   acciones   en   el   sistema   como   la   situación   del   tipo   de   cuota   que   se   le  asigne.   En   función   de   la   situación   en   la   que   te   encuentres   “activo”   e   “inactivo”   las  



opciones  para  incluir  datos  serán  distintas.  En  el  caso  de  estar  en  situación  de   no   activo   te   aparecerán   solo   los   datos   asociados   con   esta   situación   y   rellenarás  los  siguientes:   -­‐

Casilla   de   verificación   de   si   eres   o   no   demandante   de   empleo,   marcando   sobre  el  cuadro  asociado.  

-­‐

Sistema  de  inclusión  del  DARDE  (tal  y  como  se  explicó  anteriormente)  

-­‐

Casilla  de  verificación  de  jubilado  de  si  eres  o  no  jubilado,  marcando  sobre  el   cuadro  asociado.  

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  Figura  15:  Opciones  de  selección  profesional  en  el  caso  que  se  marque  la  opción  de  no  activo   (fundamentalmente).  

  Figura  16:  Área  de  incorporación  de  datos.  Área  profesional.  Ficha  del  colegiado  –  usuario,  dentro  de  sección  mi   perfil.  

à   Datos   académicos.   Es   la   sección   donde   se   incluyen   los   datos   académicos   del  colegiado  –  usuario  más  importantes.  En  la  misma  se  incluyen:  

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Título   de   licenciado   en.   Se   incluye   los   datos   del   título   y   centro   donde   se   le  



otorgó.  à  Campo  texto.   •

Facultad.  Facultad  donde  realizó  la  licenciaturaà  Campo  texto.  



Sección.  Introducir  secciónà  Campo  texto.  



Especialidad  /  Rama.  Indicar  la  especialidad  o  ramaà  Campo  texto.  



Seleccionar   la   Universidad   donde   se   consiguió   el   título   de   un   listado   existenteà   Campo   listado.   En   el   modo   consulta,   no   se   puede   modificar   la   universidad.  Es  sólo  lectura.    



Año  donde  consiguió  licenciaturaàCampo  texto.  



Datos   del   examen   de   Grado   –   Tesina   en   el   que   caso   que   lo   haya   realizado.   Título,  calificación  y  la  fecha  en  la  que  se  consiguióàCampo  texto.   Datos   de   tesis   de   doctorado,   junto   con   el   título,   calificación   y   fecha  



asociadaà  Campos  de  texto.   Documentación  acreditativa  de  las  titulaciones  académicas:  

• -­‐

Título.  Nombre  del  título  en  la  titulaciónàCampo  texto.  

-­‐

Expedido  en.  àCampo  texto.  

-­‐

Fecha  de  expediciónàCampo  texto.  

-­‐

Folio  (M.E.C.)àCampo  texto.  

-­‐

Número  (Nº)àCampo  numérico.  

-­‐

Código  registroàCampo  texto.  

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-­‐

LocalidadàCampo  texto.  

-­‐

Folio  de  registroàCampo  texto.  

-­‐

Nº.  Número  asociado  al  registroàCampo  numérico.  

-­‐

Resguardo.  Datos  del  resguardoàCampo  texto.  

-­‐

LocalidadàCampo  texto.  

-­‐

FechaàCampo  texto.  

  Figura  17:  Apartado  de  incorporación  de  datos.  Datos  académicos  y  de  documentación  acreditativa.  Ficha  del   colegiado  –  usuario,  dentro  de  sección  mi  perfil.  

 

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à  Datos  cuotas  y  observaciones  

Se  incluyen  los  datos  básicos  relacionados  con  la  entidad  bancaria  asociado  a  



cada  colegiado  –  usuario,  donde  se  debe  incluir:  



-­‐

Entidad  bancariaà  campo  listado  para  elegir  la  entidad  adecuada.  

-­‐

Número  de  la  entidad  bancariaà  Número  entidad  de  la  oficina.  

-­‐

Titular  de  la  cuenta  bancariaà  Campo  texto.  

Observaciones.  

Dentro  

del  

área  

de  

observaciones  

o  

información  

complementaria,  incluimos  datos  de:   -­‐

Fecha  de  nacimiento  o  aniversarioà  Campo  fecha  (dd/mm/aaaa).  

-­‐

Notas   complementarias.   Información   complementaria   del   colegiado   -­‐   usuario  à  Campo  texto  ampliado.    

-­‐

Interesesà  Información  sobre  diferentes  aspectos  de  intereses  que  quiera   incluir  en  el  mismo.  

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  Figura  18:  Apartado  de  incorporación  de  datos.  Cuotas  (datos  bancarios)  y  observaciones.  Ficha  del  colegiado  –   usuario,  dentro  de  sección  mi  perfil.  

Mi  agenda  

Desde   la   sección   de   mi   perfil   se   dispone   de   la   posibilidad   de   visualizar   una   agenda   de   consulta  de  diferentes  eventos  o  actividades  recordatorios  del  Colegio,  que  además  puede   asociarse   a   eventos   específicos   personalizados   (del   Colegio   a   un   colegiado   concreto).   Para   ello  se  presenta  la  agenda  en  formato      

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  Figura  19:  Módulo  de  mi  agenda,  dentro  de  la  sección  'Mi  perfil'.  

Mis  documentos  personales  

La  sección  de  documentos  personales  en  el  ámbito  de  administración  se  puede  disponer  de   un   área   personal   de   documentos   (privado),   al   mismo   tiempo   que   pueda   gestionarse   documentos   que   pueden   estar   dentro   de   un   grupo   de   usuarios   determinado   o   visibles   a   todos   los   usuarios.   Ellos   nos   permitirá   disponer   de   un   repositorio   de   documentos   que   pueden  utilizarse  para  diferentes  usos,  según  las  preferencias  del  Colegiado.     Al   entrar   nos   encontramos   con   una   pantalla   integrada   que   te   permite   tres   áreas   de   operaciones  que  son:   •

Área  de  búsqueda  de  documentos  según  diferentes  criterios:   -­‐

Búsqueda  por  palabra  abierta  

-­‐

Por  tipo  de  documento  

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-­‐ •

Por  proyecto  o  actividades  registrada  

Listado   de   documentos   filtrados,   según   el   criterio   elegido.   Dicho   listado   puede   gestionarse  (rastrearse,  editarse  o  borrarse),  si  dispones  de  permisos  para  ello.    



Creación  de  nuevos  documentos,  junto  con  toda  la  información  que  se  solicita  para   su  nuevo  registro.    

A   continuación   visualizamos   una   pantalla   relacionada   con   el   área   de   búsqueda   y   una   vez   se  ha  buscado  el  listado  de  documentos  personales  filtrados.    

  Figura  20:  Módulo  de  'Mis  documentos  personales',  dentro  de  la  sección  'Mi  Perfil'.  

Si   seleccionamos   un   registro   de   documento   personal   (creado   por   tu   usuario),   podemos   gestionarlo  desde  el  listado  filtrado  de  búsqueda:  



    Rastreo   del   documento   (si   dispones   de   permisos   para   ello).   Si   presionamos   sobre   dicha   opción   te   presenta   las   posibles   acciones   que   se   hayan   hecho   sobre   el   registro  de  este  documento.  Ponemos  un  ejemplo  a  continuación:  

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  Figura  21:  Pantalla  de  registro  de  actividad  de  un  documento  personal  del  usuario  en  curso  en  el  sistema  



Actualizar  de  datos  del  documento  asociado  (si  dispones  de  permisos  para  ello)  

  Figura  22:  Pantalla  de  actualización  o  edición  de  un  documento  personal  del  usuario  en  curso  en  el  sistema  

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 Borrado  del  documento  (si  dispones  de  permisos  para  ello)  

  Figura  23:  Borrado  de  un  documento  personal  del  usuario  en  curso  en  el  sistema.  

Al   presionar   sobre   la   opción   de   borrar   documento,   te   pregunta   sobre   el   mismo,   si   deseas   borrarlo   realmente.     Si   aceptas   borrarlo,   presiona   en   el   botón   "Aceptar"   y   si   no   deseas   borrarlo,  presiona  en  el  botón  "Cancelar".   Para   la   creación   de   un   nuevo   documento   personal,   dispones   de   un   formulario   en   la   parte   inferior  de  la  misma  venta  que  te  permitirá  hacerlo.  A  continuación  se  muestra  la  pantalla  de   dicho  formulario:  

  Figura  24:  Módulo  de  'Mis  documentos  personales'.  Creación  de  nuevos  documentos  

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Como  se  puede  observar  en  la  pantalla  para  dar  de  alta  un  documento  debes  rellenar:   •

Área   de   trabajo   asociadaà   Seguramente   no   se   cambia,   porque   será   en   la   misma   área  de  trabajo  del  colegiado.  Si  se  dispusiera  de  otras  áreas  de  trabajo  podrías  elegir   registrar   este   documento   en   otras   áreas   de   trabajo   o   en   todas   a   las   que   tengas   acceso.    



Clasificación  del  documento.  En  el  mismo  se  incluyen  dos  opciones  que  son:   -­‐

Tipo   de   documento.   Se   nos   muestran   los   tipos   existentes   de   documentos   para   poder  clasificar  el  nuevo  documento  que  vamos  a  crear  en  el  sistemaà  Campo   listado  de  opciones,  con  los  siguientes  campos.  

  -­‐

Por  proyecto.  Se  pueden  asignar  nuevos  documentos  personales  a  proyectos    o   actividades  dadas  de  alta  en  el  sistema,  siempre  y  cuando  estuvieras  asociado  a   un  proyecto.  

  •

Datos  del  documento:   -­‐

Fecha   de   actualización   y   registro   del   documentoà   Campo   fecha   (Ej.   dd/mm/aaaa).  

-­‐

Título  del  documentoà  campo  texto.  

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-­‐

Versión  del  documentoà  campo  texto.  

-­‐

Resumen  del  documentoà  campo  de  texto  largo.  

-­‐

Subida  del  fichero  o  documento  asociado  à  campo  de  adjuntar  ficheros.  

-­‐

Ámbito   de   publicación   y   visibilidad   con   tres   posibilidades   (privado,   grupo   y   público).  

Una  vez  se  ha  rellenado  todos  los  datos  necesarios  para  dar  de  alta  un  documento  personal,   presionamos   sobre   la   opción   "Crear".   Al   hacer   esto   el   documento   pasará   al   listado   de   documentos  personales  disponibles  en  el  sistema  asociados  a  tu  cuenta.    

Buzón  del  colegiado  

Una  manera  sencilla  y  directa  de  contactar  con  el  Colegio  es  enviar  mensajes  de  consulta  o   de   otra   índole   como   miembro   o   colegiado   al   Colegio   Oficial.   Dichos   mensajes   le   llegarán   directamente   a   la   persona   responsable   de   atender   a   los   colegiados   y   podrá   conocer   los   datos  de  comunicación  para  poder  responderle  adecuadamente.     Simplemente   de   deberá   escribir   el   cuerpo   del   mensaje   que   se   desee   y   presionar   sobre   la   opción  de  "Enviar".  Esperando  unos  segundos,  el  sistema  le  dará  confirmación  del  envío  del   mensaje.  El  propio  Colegio  le  contestará  a  su  mensaje  a  la  mayor  brevedad  posible.    

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  Figura  25:  Módulo  del  'Buzón  del  colegiado',  dentro  de  la  sección  'Mi  perfil'  

  Figura  26:  Módulo  del  'Buzón  del  colegiado',  dentro  de  la  sección  'Mi  perfil'.  Confirmación  de  mensaje  de   colegiado  enviado  al  Colegio.  Al  presionar  al  botón  de  OK,  volveremos  a  la  pantalla  inicial  del  buzón  del   colegiado.  

Ya   hemos   finalizado   de   describir   las   opciones   disponibles   en   el   área   funcional   de   "Mi   perfil".   A   continuación   comenzaremos   a   explicar   el   área   funcional   de   "Servicios",   donde   encontraremos  módulos  funcionales  y  opciones  operativas  interesantes  para  la  gestión  del   Colegio   y   del   propio   Colegiado.   Se   irán   ampliando   poco   a   poco   las   opciones   de   servicio   al   colegiado,  pero  actualmente  está  activa  un  servicio  que  pasamos  a  comentar.  

 

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4. SERVICIOS  

  Figura  27:  Área  funcional  del  sistema  asociada  a  servicios  

En   el   Área   funcional   de   "Servicios"   se   engloban   el   conjunto   de   servicios   orientados   al   colegiado  y  de  comunicación  directa  con  el  Colegio  que  en  cada  momento  estén  disponibles.   Actualmente  está  disponible  el  servicio  de  emisión  de  "Certificados  y  solicitudes".     Comenzaremos   por   explicar   de   forma   resumida   el   mismo,   para   posteriormente   explicarlo   más  detalladamente.            

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IDENTIFICACIÓN  

HERRAMIENTA  

DESCRIPCIÓN  

Módulo   de   generación   de   certificados   y   Certificados  y   solicitudes  

 

solicitudes,  serán  los  documentos  que  un   colegiado   puede   solicitar   al   Colegio,   pudiendo   hacerlo   vía   on   line,   desde   la   oficina  virtual.  

Tabla  3:  Opciones  operativas  de  la  sección  'Servicios'.  

CERTIFICADO  Y  SOLICITUDES  

Módulo  de  generación  de  certificados  y  solicitudes,  serán  los  documentos  que   un  colegiado  puede  solicitar  al  Colegio,  pudiendo  hacerlo  vía  on  line,  desde  la   oficina  virtual.  

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  Figura  28:  Módulo  de  ‘Certificado  y  solicitudes’.  

En  esta  página  salen  clasificados  por  pestañas,  en  certificados  y  solicitudes,  los  documentos   que  un  colegiado  puede  solicitar  al  colegio.  Los  documentos  se  rellenarán  con  los  datos  del   colegiado   con   la   sesión   activa.   Los   documentos   se   descargan   pulsando   la   flecha   verde   apuntado  hacia  abajo.   Si  el  colegiado  lo  desea  puede  contactar  con  el  colegio,  con  el  formulario  que  sale  al  pulsar  el   botón  “Contactar  con  mi  colegio”.  

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  Figura  29:  Módulo  de  ‘Certificado  y  solicitudes’.  Certificado  (1).  

  Figura  30:  Módulo  de  ‘Certificado  y  solicitudes’.  Certificado  (2).  

  39  

  Figura  31:  Módulo  de  ‘Certificado  y  solicitudes’.  Certificado  (3).  

  Figura  32:  Módulo  de  ‘Certificado  y  solicitudes’.  Solicitudes.  

  40  

  Figura  33:  Módulo  de  ‘Certificado  y  solicitudes’.  Solicitudes  (1).  

  Figura  34:  Módulo  de  ‘Certificado  y  solicitudes’.  Envío  de  correo  de  consulta  al  colegio.  

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  Figura  35:  Módulo  de  ‘Certificado  y  solicitudes’.  Envío  de  correo  de  consulta  al  colegio.  Envío  realizado   correctamente.  

 

 

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5. ACCESORIOS  

El  área  funcional  de  accesorios  proporciona  a  la  Oficina  Virtual,  un  conjunto  de  herramientas   complementarias  de  apoyo  que  ayudan  a  la  dinámica  y  a  las  actividades  entre  los  distintos   colegiados  y  los  responsables  del  Colegio.    

  Figura  36:  Área  funcional  del  sistema  asociada  a  Accesorios.  

Pasamos   a   describir   las   diferentes   opciones   funcionales   existentes   en   el   área   funcional   de   Accesorios.  

IDENTIFICACIÓN  

HERRAMIENTA  

DESCRIPCIÓN  

Es   una   herramienta   centralizada   que   Biblioteca   documental  COBCAN  

 

permite  

disponer  

un  

repositorio  

organizado   documental   por   categorías,   configurando   una   biblioteca   en   web   que   puede   utilizarse   para   incluir   documentos   o   recursos   de   apoyo   para  

  43  

los  Colegiados  o  para  otros  usuarios.  

Se  trata  de  incorporar  un  directorio  de   Favoritos  

 

enlaces  

favoritos  

que  

pueden  

configurarse  y  visualizarse  por  parte  de   los  usuarios  con  acceso  al  mismo.  

Se   trata   de   una   herramienta   de   apoyo   Preguntas  y   respuestas  más   frecuentes  

 

al   conocimiento   y   a   la   resolución   de   dudas   por   parte   de   los   usuarios   colegiados  

fundamentalmente.  

El  

Colegio   completará   información   al   respecto.  

Tabla  4:  Opciones  operativas  de  la  sección  'Accesorios'.  

A   continuación   se   exponen   de   forma   resumida   las   distintas   pantallas   de   operaciones   y   funcionalidades  de  estos  módulos  accesorios  que  pueden  utilizarse  si  así  se  desea.        

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BIBLIOTECA  DOCUMENTAL  COBCAN  

  Figura  37:  Módulo  de  ‘Biblioteca  documental  COBCAN’,  dentro  de  la  Sección  ‘Accesorios’.  

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Desde  la  misma  se  podrá  buscar  documentos  de  la  biblioteca  por  los  diferentes  criterios  que   aparecen  en  el  siguiente  buscador.    

  Figura  38:  Módulo  de  ‘Biblioteca  documental  COBCAN’.  Búsqueda  de  documentos.  

Al   buscar   por   diferentes   opciones   podremos   acceder   a   documentos   que   puedan   estar   publicados  para  colegiados,  ampliando  la  documentación  que  puedan  consultar  o  descargar.   Una  vez  realices  la  búsqueda  podremos  consultar  los  documentos  listados.    

  Figura  39:  Módulo  de  ‘Biblioteca  documental  COBCAN’.  Búsqueda  y  filtrado  de  documentos.    

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Figura  40:  Módulo  de  ‘Biblioteca  documental  COBCAN’.  Archivo  de  ejemplo.  

Además   puedes   subir   nuevos   documentos   que   puedan   ser   del   interés   del   Colegio   y   de   otros   colegiados   a   través   de   esta   herramienta,   permitiendo   ampliar   la   documentación   en   red,   con   la  colaboración  de  todos  los  colegiados  y  el  Colegio  conjuntamente.        

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  Figura  41:  Módulo  de  ‘Biblioteca  documental  COBCAN’.  Crear  documentos.  

               

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FAVORITOS  

Los  colegiados  pueden  asignar  enlaces  de  interés  o  favoritos  asociados  al  Colegio  Oficial  de   Biólogos  de  Canarias.  De  esa  forma  podrán  compartir  enlaces  entre  todos  ellos.   Cuando  se  accede  al  módulo  de  favoritos,  lo  primero  que  aparece  es  un  buscador  donde  se   podrá  buscar  por  criterio  libre,  por  editor  del  favorito  y  por  contexto  de  publicación.  Es  decir   lo   que   hayas   publicado   en   abierto   y   en   privado   (los   tuyos   personalizados).   Una   vez   has   seleccionado   sobre   la   opción   de   búsqueda,   presionas   sobre   el   botón   "Buscar"   y   te   listará   aquellos  registros  de  favoritos  existentes.  Podrás  editar  aquellos  favoritos  que  hayas  creado.   El  resto  podrás  consultarlos.  

  Figura  42:  Módulo  de  ‘Favoritos’.  Búsqueda  y  filtrado  de  favoritos.  

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  Figura  43:  Módulo  de  ‘Favoritos’.  Crear  favoritos.  

También  puedes  crear  un  nuevo  registro  de  recurso  favorito  y  decidir  dejarlo  en  el  ámbito   privado  o  publicarlos  en  el  ámbito  público  compartiendo  con  otros  colegiados  y  usuarios.  En   el  caso  de  actualizar  los  datos  de  favoritos  que  el  colegio  haya  creado  podrá  actualizarlo.  A   continuación  mostramos  un  ejemplo  de  pantalla  en  modo  edición.  

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  Figura  44:  Módulo  de  ‘Favoritos’.  Ejemplo  de  error  al  guardar  un    favorito.  

       

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PREGUNTAS  Y  RESPUESTAS  FRECUENTES  

En   esta   sección   se   podrán   consultar   y   registrar   preguntas   de   interés   y   se   comparten   las   mismas   con   el   resto   de   colegiados,   colaborando   en   la   resolución   de   problemas,   dudas   o   consultas   de   colegiados   o   del   Colegio.   De   esa   forma   se   dispone   de   un   repositorio   de   conocimiento  y  de  apoyo  informativo  al  colegiado.   Cuando   accedes   puedes   buscar   cualquier   consulta   libre   o   por   colegiado   o   usuario.   De   las   mismas   se   puede   listar   los   distintas   registros   de   conocimiento   (pregunta   junto   con   respuesta).  Desde  la  misma  puede  consultarlo,  tal  y  como  presentamos  a  continuación:  

  Figura  45:  Módulo  de  ‘Preguntas  y  respuestas  frecuentes’.  Búsqueda  y  filtrado  de  consultas.  

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  Figura  46:  Módulo  de  ‘Preguntas  y  respuestas  frecuentes’.  Leer  consultas.  

TABLÓN  DE  ANUNCIOS   Desde  el  escritorio  de  inicio  podemos  consultar  los  anuncios  publicados  desde  el  Colegio.    

  Figura  47:  Módulo  de  ‘Preguntas  y  respuestas  frecuentes’.  Leer  consultas.  

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Si  se  presiona  sobre  el  enlace  de  "Ver  más"  podremos  ver  el  listado  completo  de  anuncios   publicados  en  el  Colegio.  

AGENDA  GENERAL   Desde  el  escritorio  de  inicio  podemos  consultar  los  eventos  del  Colegio  a  través  de  la  agenda   general,  tal  y  como  mostramos  a  continuación:  

  Figura  48:  Módulo  de  Calendario.  Leer  eventos  

 

  54  

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