Manual Modul Purchasing - Complete Medical Software Management

MANUAL BOOK PURCHASING Untuk masuk ke modul Purchasing tekan tombol Purchasing, dan akan tampil password

Setelah berhasil masuk ke modul Purchasing maka akan tampil form sebagai berikut :

Pada Tab 1 Purchase Order anda dapat melakukan : 1. Membuat PO SEMENTARA 2. Membuat PO FINAL 3. Melakukan Setup Default untuk tanda tangan PO Sementara atau PO Final A. MEMBUAT PO SEMENTARA PO Sementara adalah daftar pesanan yang sifatnya sementara, PO jenis ini tidak akan diakui ke absahannya oleh Keuangan, dan harus di Upgrade (diubah menjadi PO Final) agar seluruh transaksi dapat diakui oleh keuangan.

Untuk membuat PO Sementara ikuti langkah berikut : 1. Masuklah ke Halaman (1) Tab Purchase Order 2. Masuklah ke Tab PO Sementara 3. Kemudian tekan tombol Baru

4. setelah tombol baru ditekan maka pada Text No SP Sementara akan muncul No PO Sementaranya secara otomatis, dan Tombol “Baru” akan berubah nama menjadi SIMPAN 5. lalu pilih Supplier dari daftarnya, apabila nama supplier tidak tersedia anda dapat memasukkan dengan mengetikkan secara manual. 6. yaitu centang kotak disamping tulisan supplier, maka opsi supplier akan berubah mode bisa diketik secara manual, lalu ketikkan nama suppliernya, selain itu anda dapat juga memasukkan langsung ke daftar suppliernya dengan menekan tombol Supplier 7. setelah nama supplier dimasukkan selanjutnya masukkan Tanggal dari SP Sementara, PPN dan Jatuh Tempo dari SP tersebut. 8. Kemudian pilihlah Mode Tanda tangannya (TT), adapun mode dari Tanda tangan terdiri dari 6 Pilihan yaitu :

Left Left – Right Left – Middle1 Left – Middle2 Left – Middle1 - Right

: TT untuk 1 orang sebelah kiri : TT untuk 2 orang sebelah kiri dan kanan : TT untuk 2 orang kiri dan tengah orang ke-1 : TT untuk 2 orang kiri dan tengah orang ke-2 : TT untuk 3 orang kiri, kanan dan tengah orang ke-1

Left – Middle2 - Right

: TT untuk 3 orang kiri, kanan dan tengah orang ke-2

9. jika orang yang menandatangi TT untuk middle 1 atau 2 tidak sesuai dengan default anda dapat mengetikkan secara manual nama yang bersangkutan pada kotak text yang disediakan. 10. masukkan remark/notes bila perlu untuk menandai SP ini bila dibutuhkan. 11. setelah Data master dari SP Sementara dimasukkan selanjutnya masukkan nama barang yang hendak di Order.

12. perhatikan gambar diatas. 13. masukkan nama barangnya 14. kemudian pilih jenis kemasan yang digunakan (kemasan kecil, sedang atau besar) 15. lalu masukkan jumlah dan harga beli dari kemasannya beserta discountnya, 16. setelah selesai tekan “Tambah” 17. dan akan masuk ke dalam list daftar barang yang sedang dipesan dibawahnya

18. Setelah seluruh proses selesai maka tekan Tombol “Simpan” 19. dan anda dapat mencetak SP Sementara tersebut 20. untuk mencetak gunakanlah Kertas NCR ukuran Quarto dan direkomendasikan menggunakan Rangkap 4, rumah sakit boleh menggunakan kertas tidak rangkap yang disesuaikan dengan kebutuhan.

21. setelah keseluruhan proses selesai akan tampil pesan seperti diatas. B. MEMBUAT PO FINAL

PO FINAL adalah PO yang akan diakui oleh keuangan, setiap PO Final harus selalu memiliki PO Sementara, oleh karena itu anda tidak dapat membuat PO Final jika tidak diawali dengan PO Sementara terlebih dahulu. Untuk membuat PO FINAL ikutilah langkah berikut : 1. Masuklah ke Tab Purchase Order 2. Masuklah ke Tab PO Final, dan akan keluar seperti gambar diatas. 3. lalu masukkan No PO Sementara nya terlebih dahulu, apabila anda lupa No PO Sementaranya tekan tombol “cari” No SP Sementara.

yang lokasinya disamping kotak text

4. setelah No SP Sementara dimasukkan tekan tombol tampil da bawahnya.

maka , dan data yang ada di SP Sementara akan

5. pada tahap selanjutnya yang harus anda lakukan adalah memeriksa kebenaran data barang yang ditampilkan harus sama dengan SP Sementara (nama barang, kemasan, jumlah, harga dan disc). 6. apabila ada ketidaksamaan anda dapat melakukan koreksi yaitu dengan menghapus item yang salah terlebih dahulu dan memasukkan Item yang benar.

7. untuk melakukan koreksi anda harus menekan tombol Unlock terlebih dahulu, proses unlock hanya dapat dilakukan bila anda adalah SUPERVISOR dari “Purchasing”. 8. lengkapi data dari SP Final, seperti No Faktur Supplier (jika sudah ada, namun jika belum ada isi dengan tanda dash = ‘-‘) 9. lengkapi No Faktur Pajak (jika ada). 10. Lama Jatuh tempo dan PPN harus diisi. 11. kemudian setelah anda memasukkan seluruh list barang pada SP Final tekan tombol SIMPAN (lihat gb dibawah)

12. dan selanjutnya anda dapat mencetak SP Final tersebut.

C. MENCETAK ULANG SP FINAL ATAU SP SEMENTARA Anda juga dapat melakukan pencetakan ulang SP Final dan SP Sementara caranya sebagai berikut : 1. masuklah ke Tab SP Sementara (jika ingin mencetak ulang SP Sementara) 2. masuklah ke Tab SP Final (jika ingin mencetak ulang SP Final) 3. lalu pada text No SP Sementara masukkan No SP Sementara atau SP Final yang hendak dicetak ulang, kemudian tekan tombol Koreksi (perhatikan gb dibawah)

4. dan akan tampil data dari SP tersebut seperti di bawah ini, lalu untuk mencetak Ulang tekan tombol Cetak SP Sementara

D. DAFTAR REQUEST PURCHASING Daftar request purchasing digunakan untuk menampilkan request yang dikirim2x unit ke purchasing. Untuk menampilkan daftar request, tekan tombol Refresh yang ada dibawah, sedangkan untuk menampilkan isi dari request tersebut yaitu dengan mengklik item dari request tersebut.

Pada modul ini staf purchasing juga dapat mencetak Form Requestnya, yaitu : 1. Pilih terlebih dahulu No Requestnya. 2. Pastikan isi dari item yang di requestkan sama dengan yang hendak di cetak 3. lalu ketikkan nama tanda tangan (TT) dari Bag Purchasing dan nama direkturnya,/ 4. lalu tekan tombol

yang ada disisi bawah.

5. setelah proses pelayanan ke unit bersangkutan tersebut selesai maka tekan tombol “Tutup Permintaan.” E. MASTER BARANG

Petugas purchasing dapat melihat daftar barang, seluruh barang yang di pesan sudah pasti tersedia di Master Barang, namun apabila Unit/Poli/Departement meminta penambahan barang yang bisa menambahkan hanyalah petugas dari Gudang saja.

F. LAPORAN PURCHASE ORDER

Untuk menampilkan laporan purchase order adalah sebagai berikut : 1. masukklah ke Tab Laporan 2. kemudian pilih jenis laporannya, ada 2 jenis yaitu : Purchase Order Sementara dan Purchase Order Final. 3. lalu pilih periode yang hendak ditampilkan, 4. setelah itu tekan tombol OK. 5. pada list ada tabel dengan tanda hijau atau merah : a. Tanda Hijau berarti SP Sementara jumlah realisasi di SP Final jumlahnya lebih besar. b. Tanda Merah berarti SP Sementara jumlah realisasi di SP Final jumlahnya lebih sedikit.

6. untuk mencetak tekan tombol Cetak. G. MENGHAPUS SP SEMENTARA ATAU SP FINAL Pada tab Laporan anda juga dapat melakukan pembatalan SP, yaitu : 1. tampilkan terlebih dahulu list dari SP-nya Sementara atau Final 2. kemudian pilih SP yang hendak dihapus. 3. lalu tekan tombol Hapus.

4. akan keluar tombol konfirmasi seperti diatas, jika anda yakin akan menghapus tekan tombol OK dan data akan dihapus. H. HISTORY REQUEST PURCHASE

Pada Tab Laporan, Sub Modul History Request Purchase anda dapat menampilkan riwayat dari request ke purchasing, caranya yaitu : 1. Masuk Tab Laporan / Sub Modul History Request 2. Pilih Periode Requestnya,

3. kemudian pilih status dari request : 4. lalu tekan tombol Refresh. 5. apabila anda ingin menampilkan request dari beberapa unit saja, gunakan fitur pencarian request.