Manual Mix Net

MixNet

CONTABILIDAD ARCHIVOS CONTABLES Esta opción permite definir o editar el archivo que contiene las Cuentas Contables de la empresa. Al seleccionar esta opción y el archivo está vacío, el recuadro de interacción pregunta si desea ejecutar el proceso de auto codificación de las cuentas. Para responder “SI” es necesario que previamente haya creado un archivo de texto con el Plan de Cuentas, o se acepte el que por omisión es presentado por el Sistema. Si responde “NO” aparece la ventana con la opción Inc automáticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusión de registros. Nota: Si existe un Plan de Cuentas y se han registrado asientos en la contabilidad, el Sistema indicará en el recuadro de interacción que existen movimientos y que no se puede ejecutar el proceso de auto codificación. CREAR O REMPLAZAR CUENTAS CON EL AUTOCODIFICADOR: Para crear o reemplazar un Plan de Cuentas Contables el Autocodificador realice los siguientes pasos: ♦

Utilice un editor para crear un documento con el Plan de Cuentas sin código. Este texto debe contener en cada línea el nombre de la cuenta indentada un espacio a la derecha con respecto a la cuenta de nivel superior inmediata. La ubicación (columna) de la primera letra del nombre de la cuenta identifica el nivel de la misma. Asegúrese que no hayan saltos de niveles incorrectos. Una cuenta “hijo” o subcuenta debe tener un (1) sólo caracter de indentación o sangría con respecto a la cuenta “padre”. Ejemplo: ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE Banco XXXX Banco YYYY CUENTAS POR COBRAR Clientes....

Además de escribir los nombres de las cuentas, cuente los niveles de su catálogo y defina que tipo de máscara va a utilizar en el momento de ejecutar el proceso de autocodificación. 1-1 Manual del Usuario

MixNet

La máscara es el formato del código contable a crear y está conformada por equis (X) separadas por puntos. Cada nivel contendrá tantas equis como dígitos se requiera para indicar la cantidad máxima de subcuentas del nivel y estará separado del siguiente por un punto. Ejemplo: La máscara X.XX.XX.XXXX.XXXX indica que el primer nivel tendrá un máximo de nueve cuentas (una equis), el segundo y el tercero 99 (dos equis), el cuarto y el quinto 9999 cuentas (cuatro equis). La cuenta 1.02.02.0004.0002 se adapta perfectamente a esta máscara. Una vez terminado el texto, grábelo en disco Se sugiere utilizar el nombre AUTOCODE.TXT dentro del subdirectorio de la empresa a utilizar. ♦

Inicie el Sistema y seleccione la empresa a la cual aplicará el proceso, a continuación seleccione la opción Contables. Conteste “SI” si el sistema pregunta si desea realizar el proceso de autocodificación, aparecerá el recuadro AUTOCODIFICACION, con los campos archivo y máscara. Introduzca la información requerida.

♦

Una vez introducida la información anterior, se ejecuta el proceso de autocodificación. El sistema generará el código para cada cuenta de acuerdo al texto contenido en el archivo. Si se presenta un salto de nivel incorrecto o la indentación no se adecua la máscara definida, el proceso será interrumpido. En este caso el usuario deberá regresar al procesador de palabras para realizar las correcciones necesarias y repetir este proceso.

♦

Al concluir el proceso de autocodificación, el sistema preguntará si desea pasarlos al Plan de Cuentas de la empresa. Al responder “SI”, hará la transferencia. Si existe un Plan de Cuentas, éste será reemplazado por el nuevo.

Nota: Sólo se puede realizar autocodificación si el archivo de cuentas contables esta vacío, o cuando se quiera reemplazar un plan de cuentas donde no se haya grabado ningún asiento. 1-2 Manual del Usuario

MixNet Sugerencia: Si desea autocodificar y existen asientos contables actualizados deberá pasarlos a diferidos con la opción Copiar Asientos del menú procesos, y luego eliminarlos desde de la opción Actuales. Después de crear el nuevo Plan de Cuentas, deberá revisar cada uno de los asientos para comprobar que los movimientos de cada asiento tengan el código correcto. Luego de corregirlos, podrá actualizarlos en la contabilidad a través de la opción Grabar Diferidos del menú procesos. CREAR UN PLAN DE CUENTAS CON LA VENTANA DE EDICION Para introducir un Plan de Cuentas Contable en forma manual, realice los siguientes pasos: Al seleccionar la opción Cuentas Contables conteste “NO” si el Sistema pregunta si desea realizar el proceso de autocodificación, aparecerá la ventana de edición Cuentas de Contabilidad donde se deben suministrar los siguientes datos:

Código de cuenta: Acepta hasta veinte (20) posiciones de formato libre y se refiere al código de la Cuenta Contable. El código de una cuenta contable en MIXNET está formado por una serie de dígitos separados por puntos que identifican los niveles de totalización de cada cuenta. Un código puede tener hasta (9) niveles separados por puntos y cada nivel puede contener tantos dígitos como quiera el máximo de subcuentas. Toda cuenta de MAYOR debe finalizar con punto, para indicar que las subcuentas que le siguen se totalizan en ella. Toda cuenta de DETALLE o MOVIMIENTO finaliza sin punto y debe pertenecer a una cuenta de MAYOR. Esta a su vez también puede pertenecer a una cuenta de MAYOR y así sucesivamente. Los códigos se definen de acuerdo a los requerimientos de totalización por cuentas que requiera la contabilidad. Nombre de la cuenta: Acepta hasta veinticinco (25) posiciones de formato libre, y se refiere al nombre de la cuenta que corresponde al código introducido. Sugerencia: Escriba el nombre de las cuentas de MAYOR en mayúsculas para diferenciarlas de las cuentas de Detalle o Movimiento. 1-3 Manual del Usuario

MixNet

Para introducir una cuenta seleccione la opción Inc e introduzca el código y el nombre de la misma. El Sistema pedirá confirmación de los datos al final de la inclusión. Cada cuenta que incluya será ordenada por código en forma ascendente. El informe que presenta la información incluida en el archivo de cuentas contables es: Plan de Cuentas. Este informe, por omisión, está ordenado por Código de cuenta, el usuario también tiene la opción de ordenarlo por Nombre. La opción intervalo, permite indicar el rango de cuentas a emitir; en esta ventana se dispone de la tecla de función F8, la cual permite invocar el plan de cuentas y seleccionar el rango de cuentas a incluir en el informe.

PRESUPUESTO Esta opción permite la asignación de presupuesto a las diferentes cuentas de Detalle o Movimiento definidas en el Plan Contable. Una vez que selecciona esta opción, se presenta una ventana donde el usuario podrá hacer uso de las teclas de dirección o utilizar la opción Bus que se encuentra en la parte inferior de la ventana, para asignar un monto a una cuenta de Movimiento. La asignación de presupuesto también se puede realizar presentando el archivo en forma de columnas a través de la opción que lleva su nombre, que se presenta en la parte inferior de la ventana. Para proceder a la asignación de un presupuesto, se debe hacer en forma de modificación, es decir, una vez ubicada la cuenta se debe seleccionar la opción Mod, a continuación se debe incluir el monto del presupuesto en el (los) mes (es) que se desee, al final será mostrado el total anual; posteriormente se debe conformar la inclusión de esta información.

1-4 Manual del Usuario

MixNet

Nota: No se puede presupuestar una cuenta de MAYOR; éstas sólo muestran los totales por mes y el total general de acuerdo a los importes introducidos en las cuentas de Detalle. Cuando el archivo de las cuentas es presentado en forma de columnas, el usuario puede hacer uso de las teclas de dirección para ubicar la cuenta y a continuación presionar M para proceder a la asignación del presupuesto. Se puede observar que a medida que asignan presupuestos, las cuentas de MAYOR se van totalizando. El informe que presenta la información incluida en este archivo es: Presupuesto; el mismo se presenta, por omisión, ordenado por código de cuenta, la opción intervalo, permite seleccionar el rango de cuentas a incluir en el reporte. En esta opción se dispone de la tecla de función F8 para invocar el Plan de Cuentas y hacer la selección. También se presenta la opción Selección, la cual permite hacer una selección manual de las cuentas a incluir en el Informe. La opción criterio permite indicar los meses a evaluar en el informe, e indicar a demás si desea incluir las cuentas Mayor. Cuando se emite el informe, éste, presenta una por una las cuentas presupuestadas, los meses en los cuales se asignó presupuesto, el monto de estos, el saldo de la cuenta y la diferencia entre el presupuesto y el saldo de las mismas.

BALANCES 1-5 Manual del Usuario

MixNet

Balance General Estado de la situación financiera de cualquiera unidad económica, que muestra en un momento determinado el activo, al costo, al costo depreciado; el pasivo y el capital neto de dicha unidad económica. El contenido mínimo generalmente reconocido de un balance general puede resumirse en activo circulante por orden de liquidez relativa , efectivo en caja, inversiones temporales, cuentas y efectos por cobrar, inventarios y gastos pagados por anticipado, activo fijo, pasivo circulante, pasivo a corto plazo, pasivo a largo plazo, capital neto o capital contable que se divide en capital pagado y superávit ganado. Estado de Ganancias y Perdidas Resumen de los ingresos o productos y de los gastos de una unidad contable , o de un grupo de estas unidades abarcando un período especificado a una fecha, el contenido mínimo generalmente reconocido de un estado de ingreso o resultados o perdidas y ganancias puede resumirse en: ingresos, costo de venta, utilidad ruta y gastos generales de operación . Esta opción permite definir el Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas cuando el Plan Contable sobrepasa del nivel cinco, donde 1 es el activo, 2 pasivo, 3 capital, 4 ingresos y 5 costos/gastos o egresos. La opción Balances también puede ser utilizada para definir cualquier balance en especial, como puede ser una consolidación de empresas u otro tipo de balance que se desee. Para proceder a la inclusión de un balance, el usuario debe suministrar los siguientes datos.

En la primera parte o encabezado de esta ventana, se debe incluir:

1-6 Manual del Usuario

MixNet Código: Campo en el cual se debe incluir el código que identificará el balance a definir. Acepta hasta tres posiciones de formato libre. Título: Campo en el cual se debe incluir el nombre o descripción del balance. Acepta hasta cincuenta posiciones de formato libre. Una vez incluidos los datos anteriores, se debe introducir la siguiente información: Niv: En este campo se debe indicar el nivel de la cuenta a incluir en la definición que se va a realizar, es decir, 1,2, etc. Cia: Campo en el cual se debe indicar el código de la empresa a la cual pertenece la cuenta que se va a incluir en el Balance. Cuando en este campo se introduce un código errado, es presentada la ventana que contiene las diferentes empresas, de donde se debe seleccionar la que corresponda con la definición que está realizando. Cuando este campo no contiene información, quiere decir que se trata de un título, es decir, dicho campo es utilizado para titular o hacer una descripción en la definición que se esté realizando. Código: Campo para incluir el código de la cuenta contable. Se dispone la tecla de función F8 para invocar el plan de cuentas y seleccionar la cuenta que se va a incluir en la definición. Nombre: Acepta hasta treinta y ocho (38) posiciones de formato libre para indicar un nombre o descripción al renglón del Balance o definición que realice. Sgn: Campo para indicar si la cuenta incluida en la definición es de saldo acreedor o deudor. Si este campo es dejado en blanco, el Sistema asume la naturaleza de la cuenta. También se utiliza para cambiar una cuenta que es positiva a negativa o viceversa. Imp: Este campo tiene dos opciones: T = Totalizar y N = No ramificar. Luego de la inclusión de cada renglón en el Balance, el Sistema solicitará la conformación de los datos. De igual forma cuando se termina con la definición del mismo. Los informes a través de los cuales se obtiene la información incluida en el archivo maestro de balances son: Balance General y Estado de Ganancias y Pérdidas. Balance General Presenta a su vez, dos opciones: Según definición de balance y según plan de cuentas.

1-7 Manual del Usuario

MixNet El orden de estos informes viene dado, por omisión, por código de cuenta. Cuando el informe es según definición de balance, se dispone de la opción criterio, donde el usuario podrá indicar el código de la cuenta balance que desea emitir, así como también a qué fecha y los niveles que serán incluidos en el informe. Cuando el informe es según plan de cuentas, a través de la opción criterio, el usuario podrá indicar la fecha a la cual será emitido el balance, así como también se debe indicar el código contable de la cuenta de mayor correspondiente al activo, pasivo, patrimonio, ingreso, gastos, ord. activo y ord. Pasivo. Posteriormente se deberá indicar la vía por la cual será enviado el informe, es decir, ventana, pantalla, impresora o archivo. Estado de Ganancias y Pérdidas Presenta a su vez, dos opciones: Según definición de balance y según plan de cuentas. El orden de estos informes viene dado, por omisión, por código de cuenta. Cuando el informe es según definición de balance, se dispone de la opción criterio, donde el usuario podrá indicar el código de la cuenta balance que desea emitir, así como también a qué fecha y los niveles que serán incluidos en el informe. Cuando el informe es según plan de cuentas, a través de la opción criterio, el usuario podrá indicar el rango de fecha en el cual será emitido el edo. de ganancias y pérdidas, así como también se debe indicar el código contable de la cuenta de mayor correspondiente a los ingresos y egresos. También se dispone del informe Cuentas Balances, donde el usuario obtiene una información a grandes razgos de las cuentas que han sido definidas. El orden de este informe viene dado, por omisión, por el código del balance. La opción intervalo permite seleccionar el rango de cuentas a incluir en el informe. También se puede hacer uso de la opción selección, que permite la selección manual de los registros a incluir en el reporte. Posteriormente se deberá indicar la vía por la cual será enviado el informe, es decir, ventana, pantalla, impresora o archivo.

1-8 Manual del Usuario

MixNet

ASIENTOS ASIENTOS DIFERIDOS Permite la inclusión y edición de comprobantes que pueden ser almacenados sin afectar la Contabilidad, con diferencia en el saldo, es decir, pueden ser grabados aún estando descuadrados. Los mismos pueden ser generados con el proceso Contabilizar, previamente definidas las Reglas de Integración. Estos asientos sirven como borrador y luego pueden ser actualizados mediante las opción Grabar Diferidos del menú Procesos. Para la inclusión de un asiento diferidos dividiremos el procedimiento en dos partes: encabezado y cuerpo del asiento.

En el encabezado, se deben suministrar los datos referidos a: Fecha, número y descripción del asiento. El nombre de la cuenta es presentado una vez que ésta es seleccionada del Plan Contable. En el cuerpo, se incluirán los renglones que formarán parte del asiento, dicha información es la siguiente: Código: Campo en el cual se debe incluir el código de la cuenta contable; dicha cuenta puede ser seleccionada una vez que se presenta la ventana del Plan de Cuentas a través de la tecla de función F8 o, dejando el campo vacío y presionando Enter. Desde la misma edición del asiento, el usuario podrá crear las cuentas contables si así lo desea.

1-9 Manual del Usuario

MixNet Nota: Se puede incluir el código de la cuenta sin el punto separador, el Sistema se encarga de hacerlo por usted. Referencia: Campo en cual se debe incluir el número de referencia que identifica dicho renglón. Concepto del Movimiento: Campo para indicar el concepto o descripción del renglón. En este campo es de especial utilidad la tecla de función F4=Abreviaturas; por medio de éstas, el usuario podrá ahorrarse tiempo al momento de la transcripción de campos de este tipo, ya que sólo con unos pocos caracteres, se puede definir un contenido que use con frecuencia. La ventana de abreviaturas puede ser invocada desde cualquier parte del Sistema. Importe: Campo en el cual se debe introducir el monto del movimiento que se está registrando. A medida que se incluyen movimientos en el cuerpo del asiento, en la parte inferior se van realizando los cálculos referentes al Debe, Haber y Saldo. Como se mencionó anteriormente, estos asientos a diferencia de los asientos actuales, pueden ser almacenados con diferencias en el saldo. El reporte que presenta la información registrada en el archivo maestro es: Asientos Diferidos. Este informe se presenta, por omisión, ordenado por fecha y asiento. A través de la opción intervalo, se podrá indicar el rango de fechas que se desea presentar en el informe. En esta opción, el usuario dispone de la tecla de función F8, para seleccionar el rango de fechas a involucrar en el reporte. La opción criterio permite indicar el rango de asientos que serán presentados en el informe o, listar determinados asientos que tengan cierta descripción. La opción selección permite hacer una selección manual del rango de registros a emitir. ASIENTOS ACTUALES A diferencia de los asientos diferidos, éstos, una vez que son almacenados, afectan los saldos de las cuentas involucradas en el asiento y pueden ser generados con el proceso Grabar Diferidos.

1-10 Manual del Usuario

MixNet La inclusión de estos asientos se realiza de la misma manera como se incluyen los asientos diferidos, donde primero, se deben incluir los datos correspondientes al encabezado y posteriormente los renglones que formarán parte del asiento, donde las cuentas incluidas en el mismo solamente pueden ser cuentas de movimientos, de hecho el sistema hace la advertencia, cuando es seleccionada una cuenta de mayor.

Cuando se están incluyendo renglones en el cuerpo del asiento, el usuario dispone de la tecla de función F8 para invocar el plan de cuentas y seleccionar de éste la cuenta de detalle a incluir en el asiento. A medida que se incluyen renglones, el Sistema va realizando los cálculos referentes al Debe, Haber y Saldo. El usuario debe tener siempre en cuenta que para proceder a almacenar el asiento, éste no debe tener diferencia en su saldo. Dicha advertencia la hace cuando se trata de almacenar un asiento descuadrado. De continuar con la edición del asiento se debe saldar, de forma contraria, se regresa al encabezado del asiento, donde se debe decidir si sigue o no con la edición del mismo. Recomendación: Incluya primero los asientos a través de la opción Asientos Diferidos, cuando se esté seguro de que la información suministrada es correcta y el saldo del asiento sea cero, proceda a ejecutar el proceso Grabar Diferidos para que se afecten las cuentas del plan contable. Una vez incluidos los asientos actuales, el usuario podrá obtener toda esa información a través de los siguientes informes: (Todos los reportes de Contabilidad pueden ser emitidos en dólares ($)) Asientos Actuales Emite un informe con los asientos que previamente han sido incluidos. Este informe viene ordenado, por omisión por fecha y asiento. La opción intervalo permite seleccionar el rango de fechas a incluir en el informe. 1-11 Manual del Usuario

MixNet

La alternativa criterio, permite filtrar los asientos con determinadas características, donde dependiendo del rango de fechas, se puede indicar que asientos y con qué características se desean imprimir. Saldos por Mes Emite un informe con los saldos de las cuentas mensualmente, inclusive, los de apertura. El orden de este informe, viene dado por omisión, por el código de la cuenta contable. La opción intervalo permite seleccionar las cuentas a incluir en el reporte. Se dispone de la tecla de función F8 para invocar el plan contable y proceder a la selección. La opción intervalo, permite indicar el rango de meses a incluir en el informe, y además, indicar si se incluyen o no, las cuentas de Mayor. Mayor General Este reporte presenta los saldos de las cuentas de Mayor a una determinada fecha, alimentándose a su vez al de los auxiliares. El orden de este informe, viene dado por omisión, por el código de la cuenta contable. La opción intervalo permite seleccionar las cuentas a incluir en el reporte. Se dispone de la tecla de función F8 para invocar el plan contable y proceder a la selección. La opción criterio, permite indicar el rango de fechas a incluir en el informe además de indicar si se incluyen o no, las cuentas sin movimiento, y permitir o no, el salto de página por cuenta. Balance de Comprobación Presenta el saldo de las cuentas a una determinada fecha. Presentando además el saldo del mes anterior. Las cuentas presentadas en el informe son totalizadas en las cuentas de mayor a las cuales pertenecen, al final del informe saldo de las cuentas debe ser igual a cero. Si se presenta una diferencia en el saldo de éstas, quiere decir que existe una cuenta a la cual se ha cargado o abonado un monto que no corresponde. Se debe subsanar esta anormalidad y proceder posteriormente a la emisión del informe nuevamente. 1-12 Manual del Usuario

MixNet

El orden de este reporte viene dado por omisión, por el código de las cuenta contable. La opción intervalo permite seleccionar las cuentas a incluir en el reporte. Se dispone de la tecla de función F8 para invocar el plan contable y proceder a la selección. La opción criterio, permite indicar la fecha a cual se desea emitir el reporte, y además indicar si se incluyen o no las cuentas sin movimiento. Movimientos/Criterio Presenta un informe con los movimientos realizados en los asientos actuales. Este informe presenta diferentes tipos de orden, los cuales son: fecha, código, referencia y concepto. Por omisión, es presentado el orden por fecha. En la opción intervalo, se debe indicar desde qué, hasta qué fecha se imprimirán los movimientos. Se dispone de la tecla de función F8 para invocar la ventana que contiene los asientos actuales, de donde se debe seleccionar el rango a imprimir en el informe. La opción criterio puede utilizarse como un filtro, esto se deja a criterio del usuario. Por ejemplo, el usuario podrá presentar en un informe todos aquellos movimientos que tengan la referencia 232322, y que también tengan el concepto DEPOSITO. De esta manera, el usuario podrá utilizar este “filtro” para presentar los movimientos que desee. De igual forma podrá presentar todos aquellos movimientos cuyo importe sea mayor o igual que 15000 y menor o igual que 60000. INDICES FORMULAS Esta opción permite realizar el análisis financiero de la empresa en función de las fórmulas o índices que introduzca el usuario. El Sistema permite definir las fórmulas que se aplicará para el cálculo de índices financieros. Un Indice Financiero es el que se obtiene comparando las partidas del Balance General, o bien las partidas del Balance General con las del estado de ganancias y pérdidas.

1-13 Manual del Usuario

MixNet El objeto de los Indices Financieros es resumir y facilitar las comparaciones con períodos, con otra organización o para obtener un promedio industrial. A continuación un ejemplo de cómo se deben incluir las fórmulas en el Sistema:

Importancia: Conocer la empresa desde el punto de vista financiero en determinadas áreas. Indicadores de: Liquidez Endeudamiento Rentabilidad (Rendimiento) Efectividad Parámetro de Comparación Es un aspecto importante cuando hablamos de indicadores. Debe existir un parámetro que nos permita comparar una empresa de un conglomerado sector con el total de las industrias que se dedican al mismo. Series Históricas: Nos permite conocer el comportamiento de una empresa en el transcurso del tiempo. Objetivo de los indicadores: Determinar en que áreas una empresa tiene situaciones estables, buenas y en que áreas está desmejorando, está mal , con la finalidad de mejorar.

1-14 Manual del Usuario

MixNet Estos indicadores van hacer elaborados con los estados de ganancias y perdidas, balance general y utilidad retenida. Indicadores de liquidez: Pretenden determinar la situación de liquidez de la empresa.

* En la medida en que el resultado de esta división sea > a 1, es mejor (pero no bueno, ya que nunca deberíamos decir bueno). Tener un No. muy grande no es bueno, ya que hay empresas de mucha liquidez pero de poca producción, rendimiento, ect.

* Excluimos del activo circulante el componente de menor liquidez o que no son de inmediata realización. En la medida en que este resultado sea más alto, hay una mejor situación de liquidez.

Activo = Pasivo + Capital. Esta sumatoria es igual a un 100 %, donde uno representa un % con respecto al otro. Indicadores de endeudamiento o apalancamiento: Pretenden determinar o aportar dentro del análisis financiero, el endeudamiento de una empresa o la capacidad de pago.

(Que % de mis activos está financiado por mis pasivos).

1-15 Manual del Usuario

MixNet

* Mientras sea mayor no es bueno porque el resultado de está relación está estrechamente vinculado a la situación que se está viviendo, y puede pasar que esta compañía no produzca tantos ingresos como para cancelar sus obligaciones, ahora si posee medidas de generar ingresos, no es malo, ya que la empresa tiene formas de cubrir sus pasivos. Una ventaja es que quienes nos prestan no tienen control sobre la administración de la empresa. Si es negocio financiero (costo de los Pasivos < Activos) esto es lo que determina básicamente si es bueno o no.

Maneja o establece la relación entre mis pasivos a largo plazo y mi capital (El % del patrimonio está en pasivos a largo plazo). Lo más recomendable es que sea lo mas bajo posible, lo que indicará que los pasivos a largo plazo son menores comparados con mi patrimonio, es decir, de mi patrimonio una pequeña parte solamente corresponde al pasivo. Podremos ubicarnos en un % mas alto cuando tengamos recursos para cubrir la deuda. Lo que se gana para pagar los intereses (VIG)

* Intereses que paga la empresa. Cuantas veces se está ganando los intereses, para pagar las obligaciones que se tienen por concepto de intereses. Ejm: Utilidad antes Imp + Intereses = 10* Intereses *

1-16 Manual del Usuario

MixNet * Mientras sea mayor es mejor, se está ganando diez veces lo que se debe pagar. Cuanto se gana a nivel operativo lo que se debe pagar en intereses. Cobertura de cargos fijos (C.C.F.) = Ingreso Disponible(para cubrir cargos fijos) Cargos fijos Cargos fijos: son aquellos que se derivan de un contrato. C.C.F.= Ingreso o utilidad en operaciones + Pagos de arrendamiento + otros ingresos Intereses + Pago de arrendamiento + Contribución antes Imp.(Fondo) Cuando se establece un fondo se tiene una obligación contractual y se puede deducir de nuestro I.S.L.R.,debe salir de las operaciones. Ejm:

25.000 = 50.000 ( en la medida que sea mayor, significa que se está generando 1 - 0,5 posibilidades de cubrir cargos fijos)

Indicadores de actividad: Determinan la eficiencia con la cual se están utilizando los activos que tiene la empresa. Rotación de los Inventarios ( viene expresado en No. de veces) R.I

= Costo de vtas. = (Valoramos Inv. al Cto.) Inv.Prom. ( en cualquier momento)

R.I

= Vtas. = ( Agregamos la parte de la utilidad al precio de vta) Inv.F. ( utilizamos una información a un momento determinado)

Inv. Prom = Inv ( I ) + Inv ( F ) 2 En la medida que se tenga mas información, el promedio estará más ajustado a la realidad. R.I.=En la medida en que se tenga una mas alta rotación es bueno. Período Promedio de cobro= Período que tarda la empresa en hacer las CxC, efectivo.

1-17 Manual del Usuario

MixNet P.P.C = Ctas Promedio x Cobrar =( No. de días) Vtas. a crédito promedio diaria ( vtas a crédito) 360 * si hablamos de 1 año Cuanto está tardando la empresa en la conversión de facturas a Bs. El comportamiento debe ser bajo= Esto significa que la empresa está tardando pocos días en hacer la CxC; efectivo. Ya que esto tiene un efecto positivo financiero. Cuentas promedio por cobrar = Igual al promedio Inv. Si tenemos 6 meses es mejor que hacer el cálculo solo con dos meses, ya que tendríamos menos información. Rotación de Activos Fijos = Total Ventas = veces Total Act.Fijo Nos expresa cuan eficientemente está siendo utilizado el activo fijo de la empresa. Debe ser un resultado alto, lo que nos indicaría que el Dpto. de Mercadeo y Ventas está marchando bien, no hay capacidad ociosa, ya que se está utilizando el activo fijo. Es decir, si la inversión que tiene la empresa, corresponde con el volumen de producto y ventas de la misma. Rotación Act.Totales = Ventas Total activos Agregamos en el denominador, la parte de los activos circulantes al activo fijo. En la medida que sea más alto significa que se está utilizando mis activos eficientemente, para producir mis ventas.

Indicadores de rentabilidad ( rendimiento) Vincular estos indicadores con el tiempo y el largo plazo de la empresa. Margen de ganancia bruta = Ventas - Cto. de Ventas = % Ventas Esto nos expresa el % de ganancia que obtenemos sobre las ventas. La importancia es que se le está excluyendo las ventas, los costos de sus ventas. Mientras sea mayor, esto nos indica que estamos gastando menos y vendiendo más.

1-18 Manual del Usuario

MixNet

Margen de operación = Vtas - Cto.V - Gtos.Oper = % Ventas Si esto no nos da rendimiento alto esto significa que no se están relacionando ambos elementos, es decir; puede suceder que nuestros gastos están atacando enormemente los costos y las ventas. Conocemos a detalle donde están sucediendo los problemas financieros de la empresa. Si el resultado es bajo, podemos examinar, los elementos de este indicador unitariamente para hallar el problema. Margen de Utilidad en Vta. = Utilidad neta = % Ventas Estamos excluyendo los otros Ingresos y otros Egresos. Otros Ingresos (Financiamientos): Rendimiento del total de Activos = Utilidad neta + Int.(Gtos) Total act. + Gtos.Financ. Permite conocer el rendimiento de los activos a los dueños y a los accionistas de la Cia. Incluimos los intereses ya que a la compñía le interesa conocer el rendimiento y para esto debemos incluirlos. Estos intereses actúan en contra de la empresa, es decir , disminuyen la utilidad neta. Debe ser alta, lo que nos indicaría que tengo un alto rendimiento de activos. Rendimiento de Patrimonio

= Utilidad neta Patrimonio

Si es mayor a la unidad esto significa que la compañía obtuvo una utilidad tan alta que supera al patrimonio. Para proceder a la inclusión de las fórmulas en el Sistema, se debe suministrar la siguientes información. En la primera parte de la ventana o encabezado de la fórmula, se debe indicar: Código: Campo en el cual se debe incluir el código que identifica la fórmula. Acepta hasta tres (03) posiciones de formato libre.

1-19 Manual del Usuario

MixNet Nombre: Campo para indicar la descripción o nombre que va a tener la fórmula. Se dispone de hasta cincuenta (50) posiciones de formato libre. Seguidamente de incluir los datos relacionados con el encabezado de la fórmula, se debe incluir la información en el cuerpo de la misma. Para ello el usuario deberá indicar en los campos V1,V2,...V7 los códigos de las cuenta contables que estarán involucradas en la fórmula. Finalmente se debe indicar la fórmula que se va a aplicar a las cuentas anteriormente incluidas. Los informes a través de los cuales el usuario podrá presentar la información relacionada con los Indices Financieros son: Fórmulas, Evaluación de Fórmulas y Tabla de Indices. Fórmulas Presenta un reporte con las diferentes fórmulas que previamente han sido definidas. El orden de este informe viene dado, por omisión, por el código de la fórmula. La opción intervalo permite seleccionar el rango de fórmulas a incluir en el informe. La opción selección, permite realizar, como su nombre lo indica, una selección manual de las fórmulas que se desean incluir en el informe. Evaluación de fórmulas Presenta un reporte donde se evalúa o se presenta el resultado de determinada fórmula que previamente ha sido incluida en el archivo maestro. El orden de este informe viene dado, por omisión, por el código de la fórmula. La opción intervalo permite seleccionar el rango de fórmulas a evaluar en el informe. Se dispone de la tecla de función F8 para presentar la ventana que contiene los diferentes registros, de donde se debe seleccionar el rango a evaluar. La opción criterio permite indicar a qué fecha se hará la evaluación de las fórmulas. Tabla de Indices Como su nombre lo indica, este informe presenta una tabla que contiene los diferentes índices que previamente han sido incluidos. Dicho reporte, presenta el código y el nombre de la fórmula. 1-20 Manual del Usuario

MixNet

El orden de este informe viene dado, por omisión, por el código de la fórmula. La opción intervalo permite indicar el rango de fórmulas presentar en el informe.

1-21 Manual del Usuario

MixNet PROCESOS GRABAR DIFERIDOS Este proceso permite actualizar todos aquellos asientos que han sido almacenados en diferidos como asientos actuales, y de esta manera afectar las cuentas del plan contable que han sido involucradas en dichos asientos.

En este proceso se dispone de dos opciones, a saber: Todos los Asientos y Selección Manual de Asientos. Todos los asientos: El sistema copia todos los asientos Diferidos que estén cuadrados o tengan saldos iguales a cero en asientos Actuales, los cuales si generan movimientos en el Mayor de Contabilidad . Si al ejecutar este proceso el sistema emite el mensaje Existen Asientos sin Grabar, es por que en alguno de los asientos hay cuentas contables que no existen en el Plan de Cuentas. Se debe modificar el asiento y verificar ítem por ítem que las cuentas contables del asiento estén registradas, en caso contrario se debe a incluir la cuenta desde el Catálogo de Cuentas (F8) desde el mismo asiento. Selección manual: Se debe indicar el rango o hacer la selección de los asientos que serán actualizados. Para proceder a seleccionar los asientos, se debe presionar Enter, seguidamente es presentada la ventana que contiene los asientos diferidos, de donde se deben seleccionar los registros, ubicándose sobre él y presionando la tecla S (o utilizando la opción Sel). Se puede apreciar cómo al momento de seleccionar un registro, el color de éste es diferente a los demás, lo que indica que este asiento será actualizado. Finalmente se debe presionar la tecla Esc, y el Sistema solicitará la conformación de este proceso. COPIAR ASIENTOS Este proceso, como su nombre lo indica, permite copiar un asiento actual a diferido, donde posteriormente, éste puede ser modificado y actualizado. Ello es sumamente útil para ahorrar tiempo en la transcripción de asientos que conservan una misma estructura a lo largo del año, así simplemente se copian y se les cambia la fecha y el número o bien en el caso de existir dudas con respecto a algún asiento que ya se encuentre en los Asientos Actuales, 1-22 Manual del Usuario

MixNet este puede ser copiado con su mismo número y su misma fecha a los Diferidos y borrado provisionalmente de los Actuales para que no afecte los informes contables, hasta que sea corregido. Una vez corregido se graba nuevamente en los Actuales con la opción Grabar Diferidos.

Una vez que es seleccionado este proceso, es presentada la ventana que contiene los diferentes asientos actuales, de donde se debe seleccionar el que se desea copiar. Para ello se debe ubicar primero el registro y seguidamente presionar Enter sobre él, a continuación se deben indicar los datos relacionados con el asiento de destino, es decir, la fecha que tendrá el nuevo asiento diferido, el número e indicar si se copian o no los importes del asiento fuente.

Finalmente el Sistema solicita la conformación de los datos para proceder a la ejecución del proceso. NUMERAR ASIENTOS Este proceso permite renumerar secuencialmente los Asientos Actuales de la contabilidad. Este proceso se deja a criterio del usuario, ya que éste podrá ordenar sus asientos por mes o por año de acuerdo sus necesidades.

1-23 Manual del Usuario

MixNet La utilidad de esta opción es definir una determinada secuencia a los asientos de un período determinado, especialmente cuando varios usuarios trabajan con iguales números de asientos, números que no presentan secuencia, ó números precedidos por letras. En este proceso se cuenta con dos opciones, a saber: Numerar por mes y Numerar todo el año.

CIERRE DE EJERCICIO Esta opción permite cerrar el ejercicio contable anual de la empresa. Esto sólo es posible cuando la fecha del sistema corresponde al mes de cierre del ejercicio registrado al crear la compañía dentro del sistema.

Es importante señalar que el programa no requiere de la ejecución de procesos de cierre mensual ya que el dinámico manejo de los saldos y la indexación de los informes por fecha hacen innecesarios tales procesos, dando una mayor agilidad en la obtención de los reportes y evitando los inconvenientes de tener que reversar meses completos para corregir un error. Por todo lo antes expuesto, resulta muy importante ser especialmente cuidadosos al colocar la fecha a los Asientos para evitar que una información correspondiente al mes de Enero, por ejemplo, quede almacenada en febrero, con la consiguiente alteración de los saldos; sin embargo, si esto llegara a suceder, es muy fácil conseguir el asiento a través del Mayor General, y corregir la fecha del mismo en los Asientos Actuales, sin necesidad de realizar complejos procesos de reverso. Es importante destacar que se puede realizar un cierre de ejercicio sin generar asiento de cierre o generando un cierre provisional. Esto se hace con el objeto de poder comenzar a trabajar con los asientos del año que se está iniciando, mientras se termina de depurar la información necesaria para el cierre definitivo. Para lograr este fin sencillamente omita el paso Generar Asiento de Cierre y vaya directamente a Preparar Ficheros para el próximo Ejercicio. Este proceso deja intacta la información del ejercicio que se está cerrando ya que los cierres en este programa no son destructivos, y siempre podrá regresar a cualquier período cerrado con la opción Cambio de Ejercicio. Se generará un asiento de apertura que lógicamente contendrá saldos en las cuentas de ingresos y egresos pero esto no tiene mayor importancia, ya que posteriormente se podrá sustituir este asiento con el verdadero, y se corregirán automáticamente los saldos correspondientes. 1-24 Manual del Usuario

MixNet

Se puede trabajar normalmente con la contabilidad hasta tanto esté lista la información para el cierre definitivo. En ese momento se ha de regresar al período cerrado utilizando la opción Cambio de Ejercicio del menú Otros. Se introduce entonces la nueva información o se realizan las modificaciones pertinentes en los asientos del ejercicio cerrado, asegurándose de que todo queda almacenado en los Asientos Actuales y posteriormente se ejecuta el proceso de generar asiento de cierre. Precaución: Debe tenerse el cuidado de no volver a ejecutar la preparación de archivos bajo ningún concepto una vez generado el asiento de cierre y almacenado definitivamente en Asientos Actuales, pues, seguramente, se perderán los datos del nuevo ejercicio. Generar Asiento de Cierre Esta opción permite que el sistema genere un Asiento Diferido con los movimientos necesarios para saldar las cuentas de egreso e ingreso indicadas. Se puede generar uno o más asientos de cierre. Este proceso permite generar los movimientos del asiento según el plan de cuentas (siempre que las cuentas de patrimonio sean 5 o menos, por ejemplo 1. Activo, 2. Pasivo, 2.6. Patrimonio, 3. Ingresos, 4. Costos y Gastos) o según la definición de un Estado de Pérdidas y Ganancias, definición que se realiza en la opción Balances. Recorrido por Cuenta Financiera Se debe introducir el código de la cuenta financiera, el código de la cuenta donde el contador desee depositar el resultado del ejercicio, el número del asiento, la descripción del mismo y el concepto de los movimientos del cierre.

El Sistema sugiere como número de asiento un número secuencial precedido de la letra “C” para diferenciarlo de los demás asientos. Después de generado el Asiento de Cierre, mediante la opción Asientos Diferidos se podrá constatar el contenido del mismo, y hacer los cambios que sean necesarios. Proceda posteriormente a actualizar los asientos de cierre mediante la opción Grabar Diferidos.

1-25 Manual del Usuario

MixNet Para poder realizar el cierre definitivo de ejercicio es necesario que todos los movimientos que cancelan las cuentas de ingreso y egreso estén incluidos en los asientos de cierre, y su saldo esté registrado en la cuenta de resultado definida en el Plan de Cuentas. Verifique mediante el informe Balance de Comprobación, que el saldo de las cuentas de egreso e ingreso están en cero y que la cuenta de resultado contenga la diferencia. Al tener en la contabilidad todos los asientos de cierre correctos y actualizados, podrá seleccionar la opción Preparar Ficheros.

Recorrido por Catálogo de Cuentas Se debe introducir el código de la cuenta de Ingresos, Gastos, el código de la cuenta de resultado o superávit, el número del asiento y la descripción del asiento y de cada uno de los movimientos que lo conforman.

El Sistema sugiere como número de asiento un número secuencial precedido de la letra “C” para diferenciarlo de los demás asientos. Después de generado el Asiento de Cierre, mediante la opción Asientos Diferidos se podrá constatar el contenido del mismo, y hacer los cambios que sean necesarios. Proceda posteriormente a actualizar los asientos de cierre mediante la opción Grabar Diferidos. Para poder realizar el cierre definitivo de ejercicio es necesario que todos los movimientos que cancelan las cuentas de ingreso y egreso estén incluidos en los asientos de cierre, y su saldo esté registrado en la cuenta de resultado definida en el Plan de Cuentas. Verifique mediante el informe Balance de Comprobación, que el saldo de las cuentas de egreso e ingreso están en cero y que la cuenta de resultado contenga la diferencia. Al tener en la contabilidad todos los asientos de cierre correctos y actualizados, podrá seleccionar la opción Preparar Ficheros. Preparar Archivos

1-26 Manual del Usuario

MixNet La opción Preparar Archivos realiza el cierre real del ejercicio. Una vez que es seleccionado este proceso, el Sistema presenta un mensaje indicando si se ha realizado el respaldo de los datos de la empresa. De ser afirmativa la respuesta, el Sistema procede al cierre del ejercicio, de forma contraria, no es ejecutado dicho proceso. El cierre del ejercicio consta de los siguientes pasos: •

Advertir al usuario que debe realizar una copia de respaldo de la empresa para asegurar que la información contable antes del cierre quede grabada en otro lugar con el objeto de recuperarla si es necesario. Utilice el sistema de respaldo de datos de su preferencia.(Backup de D.O.S., Fastback, PCBackup, etc.)

•

Abrir un nuevo subdirectorio dentro de la empresa y copiar dentro de él, todos los ficheros del ejercicio a cerrar. El subdirectorio tendrá como nombre EJ001, si es el primer ejercicio que se cierra. Los siguientes ejercicios a cerrar continuará con la numeración.

•

Generar nuevamente todos los archivos para que puedan recibir la información del nuevo ejercicio.

•

Generar un Asiento de Apertura en la contabilidad del nuevo ejercicio. Este comprobante de apertura contendrá todos los saldos de las cuentas a la fecha de cierre del período anterior.

Nota: Se pueden cerrar hasta cinco (5) ejercicios para una misma empresa. Para borrar un ejercicio cerrado, proceda a borrar el respectivo subdirectorio con comandos del sistema operativo D.O.S. Después de finalizado el proceso de cierre realice los siguientes pasos para verificar los cambios efectuados. •

Al seleccionar la opción Empresas, observará que las fechas del ejercicio han sido incrementadas en un año, lo cual indica que está trabajando con el nuevo ejercicio.

•

Al seleccionar la opción Cambio de Ejercicio aparecerá el código y fechas de inicio y cierre del ejercicio anteriormente cerrado.

•

Al seleccionar la opción Asientos Actuales encontrara el asiento de apertura denotado APER.

MANTENIMIENTO 1-27 Manual del Usuario

MixNet

Esta opción permite realizar operaciones para la reorganización y recuperación de los datos de la contabilidad. Cuando se presenta algún inconveniente, las posibilidades de recuperación van en proporción al daño recibido por la data.

Esta opción presenta dos opciones, a saber: Compactar y reindexar archivos y Reprocesar. La opción Compactar y Reindexar Archivos, se utiliza cuando se presenta una falla eléctrica o caída de tensión que afecte la ejecución de un proceso y se pierda información de los ficheros, cuando se tiene certeza de haber introducido una información al Sistema y éste no la encuentra o cuando los datos aparecen desordenados. Generalmente las fallas antes mencionadas están relacionadas con daños en los archivos índices. Mediante esta opción se reconstruyen los mencionados archivos. Compactar significa eliminar definitivamente de las bases de datos todos aquellos registros que hayan sido marcados para borrar (opción Eli de la ventana de edición). Esto permite recuperar espacio en el disco y reorganizar los registros. Recomendación: Utilice esta opción cada cierto período de tiempo dependiendo de la cantidad de eliminaciones que realice. La opción Reprocesar, se debe utilizar cuando se observe que los saldos de las cuentas han variado o no corresponden a la realidad motivado por algún problema similar a los anteriores. El proceso de reconstrucción se inicia desde el primer al último movimiento contable del ejercicio actual. Dependiendo del volumen de datos almacenados, estos procesos toman un determinado lapso de tiempo para su ejecución. CONTABILIZAR Esta opción permite crear los asientos diferidos a partir de definiciones realizadas dentro de la opción Definición de Asientos (Reglas de Integración).

1-28 Manual del Usuario

MixNet

El proceso de contabilizar consiste en leer la información correspondiente a los demás módulos o gestiones del Sistema, además de aplicaciones externas elaboradas por el usuario siempre y cuando utilicen la estructura de datos DBF, así como también, leer los datos de la nómina, si ésta se encuentra instalada en su Ordenador. Luego de leer dichos datos, son aplicadas las reglas de integración definidas para cada uno de ellos y se generan los respectivos asientos, que se colocan en Asientos Diferidos para su revisión por parte del contador o persona responsable de dicho proceso. Una vez revisados, estos Asientos, pueden ser incorporados a la contabilidad mediante la opción Grabar Diferidos del menú Procesos. Para proceder a la ejecución de este proceso, primero, se debe indicar la vía o ubicación de los datos de la Nómina o la ubicación de los datos del programa elaborado por el usuario. A continuación es presentado un recuadro con dos opciones, a saber: Todas las Definiciones y Selección Manual La opción Todas las Definiciones, permite contabilizar todos los asientos definidos en el período de fechas que se indique.

La opción Selección Manual, muestra el recuadro Asientos Definidos para seleccionar aquellos asientos que se deseen contabilizar. Luego de seleccionar todos o algunos de los asientos definidos, el sistema muestra el recuadro Ultimo Proceso con el rango de fechas correspondiente a la última contabilización realizada; y debajo de éste, aparece el recuadro Fechas para introducir desde y hasta que fecha se desea contabilizar. Las fechas por omisión corresponden a la fecha del sistema. Finalmente se debe indicar: Generar Asientos Diferidos S/N Si: Continúa con la ejecución del proceso 1-29 Manual del Usuario

MixNet No: Cancela el proceso Generar Documentos con Importe igual a cero S/N Si: Genera movimientos con importe igual a cero No: No genera movimientos con dicho importe, solamente genera movimientos cuyo importe sea diferente de cero. Contabilización Diaria S/N Si: Genera los asientos diarios según la definición hecha. No: Genera un sólo asiento para todos los movimientos indicados en la fecha. Concatenar S/N Si: Añade al asiento actual, los movimientos que serán generados en el contabilización. No: Sobreescribe en el asiento encontrado, el nuevo asiento que será generado con la contabilización. PASE ENTRE EJERCICIOS Este proceso permite pasar los saldos de un ejercicio cerrado al ejercicio actual. De esta manera los saldos en el ejercicio nuevo serán los saldos de apertura.

Es decir, luego de ejecutar el cierre de un ejercicio, se debe realizar este proceso para trasladar los saldos de las gestiones de Contabilidad, Bancos e Inventario al ejercicio actual, y de esta manera reflejar dichos saldos con los de apertura del nuevo ejercicio. Cuando es seleccionada esta opción, es presentada una ventana donde el usuario debe indicar la gestión a la cual desea pasar los saldos. El Sistema solicita la conformación de los datos para proceder o no al pase de los saldos.

1-30 Manual del Usuario

MixNet OTROS Este submenú se compone de opciones que son comunes en todas las gestiones del Sistema; las mismas obedecen a procesos tales como cambiar de fecha, de usuario, de ejercicio económico, definición de usuario del Sistema, presentar la ventana de abreviaturas para la definición de las mismas, etc. Dichas opciones, como se mencionó, son presentadas en todos los módulos o gestiones del Sistema y ejecutan la misma función en una gestión u otra. A continuación un detalle de estas opciones y la forma y momento en la cual debe ser ejecutada cada una de ellas. CAMBIO DE FECHA Esta opción, como su nombre lo indica, permite el cambio de la fecha del Sistema; usualmente es ejecutada cuando se desea volver a fechas anteriores e incluir asientos contables o hacer ajustes contables, para cargar movimientos de fecha anterior.

Por ejemplo una planilla de depósito extraviada y posteriormente aparece, se recomienda el cambio de fecha e inclusión de la misma en los movimientos de bancos. ABREVIATURAS Permite la definición de las abreviaturas en el Sistema, a través de las cuales el usuario identifica o asigna a unos pocos caracteres una descripción o un código que se utilice con frecuencia en las diferentes gestiones del Sistema. Este proceso ahorra tiempo a la hora de incluir textos largos, referencias, conceptos o códigos que utilice frecuentemente.

1-31 Manual del Usuario

MixNet

Un ejemplo de definición de abreviaturas es la siguiente: En el campo abreviatura se incluyen los caracteres DEP y en el campo texto, la descripción Depósito; una vez que el usuario se encuentre en el campo concepto de Movimientos Bancarios, por ejemplo, solamente debe escribir los caracteres DEP y presionar la tecla de función F4, seguidamente el Sistema, automáticamente, sustituye dichos caracteres por el texto que se tenga asignado a la abreviatura, en este caso, Depósito. De esta manera se muestra cómo el usuario debe utilizar las abreviaturas en el Sistema. Estas son de suma utilidad. Esta ventana puede ser invocada desde cualquier punto del Sistema para incluir nuevas abreviaturas solamente presionando la tecla de función F4. CAMBIO DE OPERADOR Permite el cambio de usuario cuando se desea realizar operaciones que requieren de otros atributos sobre Sistema.

Un ejemplo de esto es cuando un usuario tiene restringida la eliminación y modificación de registros, en este caso se incluye la clave del operador que tenga dicho acceso y realizar estas operaciones, posteriormente se debe incluir la clave del usuario que previamente se encontraba en el Sistema. CAMBIO DE EJERCICIO

1-32 Manual del Usuario

MixNet Esta opción, como su nombre lo indica, permite acceder, de dos formas a los ejercicios económicos de la empresa. Esto quiere decir, cuando se ha realizado el proceso de precierre o se ha hecho definitivamente el cierre del ejercicio contable. Cuando el ejercicio económico se encuentra en precierre, el usuario podrá hacer el cambio de ejercicio y trabajar de forma paralela con el ejercicio actual. Mientras que esto no sucede cuando el ejercicio que se encuentra definitivamente cerrado.

En este caso, si el usuario se cambia a ejercicio cerrado, e incluye nuevos movimientos, deberá proceder a eliminar el asiento de cierre y ejecutar nuevamente generar asiento de cierre, luego regresar al ejercicio actual y ejecutar la opción Pase entre Ejercicios del menú Procesos para actualizar los saldos de apertura. Cuando se realiza el cambio de ejercicio a ejercicios ya cerrados, el usuario podrá emitir los balances, estados financieros, etc. Nota: El cambio de ejercicio solamente puede ser ejecutado cuando el usuario tiene acceso a dicha opción. SEGURIDAD Esta opción permite definir los usuario del Sistema. A través de la misma el usuario principal o gerente del Sistema podrá incluir los demás usuarios que tendrán acceso al Sistema. Luego de incluir los usuarios, como se explica más adelante, se deben definir los accesos para cada uno de ellos.

Para proceder a incluir los usuarios, se deben suministrar los siguientes datos: 1-33 Manual del Usuario

MixNet

Clave: Campo que acepta hasta cinco (5) dígitos y se refiere a la clave de acceso del usuario. La misma debe ser única para cada uno y de entrada obligatoria. Esta clave será encríptada, esto quiere decir, que no puede ser visualizada con manejadores de datos (dbu, dbase, etc) Nota: La clave de acceso puede contener espacios en blanco. Operador: Campo en el cual se debe incluir el nombre del usuario u operador del Sistema. ID: Campo que acepta hasta dos (2) posiciones de formato libre y se refiere a la identificación del usuario. Dicha identificación debe ser única para cada uno de ellos. El ID se deja a criterio del usuario principal o gerente del Sistema, éste podrá incluir la identificación de los demás usuario de acuerdo al cargo, por ejemplo, que tiene dentro de la empresa. Cuando se ingresa por primera vez a la ventana de seguridad, se debe, primero, incluir el usuario principal o gerente del Sistema. El ID para este usuario siempre será OP. Este ID es asignado automáticamente por el Sistema y no se permite modificarlo. Este campo es solamente de uso referencial. Mapa: Campo que acepta hasta tres (3) posiciones de formato libre y se refiere al código del mapa de acceso para el usuario. Este campo permite ser duplicado la cantidad de veces que el usuario principal considere necesario; esto es, porque varios usuarios pueden tener el mismo mapa de acceso. Cuando se incluye el código del mapa, es presentada una ventana con los siguientes datos: Si se bloquea cualquiera de las opciones que se presentan en esta ventana, las mismas tienen efecto en todas las opciones del Sistema. Es decir, si el usuario principal no desea que el usuario que está incluyendo no pueda modificar registros, esto significa que no podrá modificar en ninguna parte del Sistema, tenga o no acceso a determinada opción. Seguidamente con la tecla Sup o Delete, -usada para bloquear o desbloquear- el usuario principal debe proceder a indicar las opciones a las cuales no tendrá acceso un usuario. Cuando una opción está bloqueada, se puede identificar con el rombo que es colocado al lado izquierdo de dicha opción. 1-34 Manual del Usuario

MixNet

Esta señal solamente puede ser vista desde la opción seguridad, cuando no se está en ella, se puede apreciar el bloqueo de la opción cuando esta aparece en un color diferente y no permite ubicar el cursor sobre ella. CATALOGO/INFORMES Esta opción permite indicar el nombre del catálogo que contiene los reportes definidos por el usuario a través del Generador de Informes. Si se han definido reportes a través del Generador de Informes, el usuario en este campo debe indicar el nombre de dicho catálogo para que el Sistema presente esos informes definidos en una pequeña ventana luego de seleccionar la opción Otros Informes en cualquiera de las gestiones.

En la gestión de Contabilidad, obviamente, se debe indicar el catálogo de los informes para esta gestión. En la gestión de Caja y Bancos se deben indicar los catálogos de: informes y movimientos. En el campo Movimientos, se debe indicar la librería de los reportes, por ejemplo, de formatos de cheques, recibos, depósitos, etc. Luego de realizar un movimiento, el Sistema presenta los diferentes formatos a través de los cuales se va a imprimir dicho movimiento. De igual forma sucede con los catálogos de la gestión de Ventas y Cartera. En esta gestión se debe indicar el catálogo para los pedidos, notas de entrega, facturas, punto de venta, cobros, abonos y cancelaciones; además de indicar el catálogo para los informes de dicha gestión. Así sucesivamente debe hacerse con las demás gestiones del Sistema. Nota: Si el nombre del catálogo es errado, se presenta un error al momento de seleccionar la opción Otros Informes de la gestión a la cual se asignó un catálogo de informes. COLORES

1-35 Manual del Usuario

MixNet

Este proceso permite cambiar los colores de presentación de bordes, títulos, fondos y demás caracteres de las pantallas, recuadros y ventanas del sistema, siempre y cuando el monitor sea a color. Para cambiar la configuración de colores, el usuario deberá seguir los siguientes pasos: La ventana de lado izquierdo se denomina AREA; en ella puede seleccionar el área deseada: Fondo, Borde, Textos, Títulos, Fondo de la Barra y el Texto de la Barra. Esta ventana se presenta en blanco y negro (no tiene colores). La ventana central COLORES, muestra los colores a seleccionar para configurar el modelo requerido. Estos colores se seleccionan, pulsando la tecla de número que identifica cada color, los cuales se encuentran del lado izquierdo del nombre del color. La "Alta intensidad" se selecciona, pulsando la tecla de la letra "A". Al seleccionar cualquiera de estas opciones, el sistema muestra el signo "_" al lado del número del color indicado. De igual forma, esta ventana se presenta en blanco y negro (no tiene colores). La ventana de la derecha MODELO, permite visualizar los efectos de cambio de color seleccionados anteriormente. Esta tercera ventana sólo tiene como función que se pueda observar la configuración de los colores en cada una de las áreas deseadas. Una vez que obtenga la configuración deseada, pulse Esc para salir. De inmediato, el sistema mostrará de nuevo la ventana MODELOS. Al pulsar Esc, automáticamente, el sistema mostrará el mensaje: ¿Salvar selección de colores? Si o No. Al pulsar "S" se confirma el cambio o al pulsa "N" para cancelar el cambio. A continuación un detalle de las opciones que componen la ventana de colores: Menú: Menú Principal del Sistema. Ventanas Fijas: Ventanas no ajustables. Ventanas Móviles: Ventanas de edición ajustables. Confirmación: Recuadros que solicitan confirmación por parte del usuario, para poder ejecutar los procesos indicados. Dialogo: Recuadros que solicitan repuesta por parte del usuario: "Si o No". Mensaje: Recuadros con los distintos mensajes dados por el sistema durante la ejecución de ciertos procesos. 1-36 Manual del Usuario

MixNet

IMPRESORA Esta opción permite definir las diferentes impresoras que se utilicen con el Sistema.

Uno de los pasos importantes para proceder a la definición de las impresoras en el Sistema, es contar con el manual del usuario de la impresora, ya que luego de suministrar los datos referentes a la misma, se deben indicar la cadena de caracteres para los diferentes tipos de letras con los que cuenta la impresora, además de indicar en esta secuencia, la forma de impresión, ya sea apaisada o vertical.

En la primera ventana se debe indicar el modelo o nombre de la impresora y, en la segunda, se deben introducir la secuencia de caracteres indicados para los diferentes comandos de la misma.

CONTADOR Esta opción, permite al usuario indicar el número inicial para los asientos que serán incluidos en el Sistema. O el número a partir del cual serán numerados dichos asientos. 1-37 Manual del Usuario

MixNet

Es decir, cuando se indica, por ejemplo, el número 000000005 en el contador, cuando se ingrese a la pantalla de asientos, el Sistema presenta, por omisión, el número 000000006, que se refiere al correlativo del contador. Dicho número podrá ser modificado de acuerdo al criterio del usuario.

AJUSTE / INFLACION Se debe incluir un código de regla y describir la fórmula que afectará equis cuentas. En el archivo Balances, se incluyó un campo llamado REG, que es el código de la Regla Definida que busca el valor indicado y aplica la fórmula. Es obligatorio para la definición de las mismas una reunión previa con el contador o persona encargada de realizar este trabajo, ya que cualquier procedimiento fuera de la ley, penaliza a la empresa, al encargado, y a la casa de software.

TABLA I.P.C.

Tabla de Indices de Precios al Consumidor, para el uso de su contenido principalmente en las reglas de contabilización, reglas de validación, formulas de activos fijos, conceptos y otros cálculos en remuneraciones y en el Generador de informes. El usuario puede añadir registros a esta tabla o modificar los existentes.

TRAZAS DE AUDITORIA

Se crea la opción Trazas de Auditoría, como su nombre lo indica, para hacer un seguimiento de cada uno de los pasos que realizaron los usuarios en el Sistema. Permite llevar un control más efectivo

1-38 Manual del Usuario

MixNet sobre los movimientos que se realizan y establecer responsabilidades a la hora que sucedan errores o alteraciones en la información. Esta opción se activa en el módulo Empresas, opción Actualizar, allí encontrará el parámetro Activar Auditoria (S/N).

OTROS Definiciones Se agregó una Librería de Definiciones, donde se colocara los reportes definidos por medio del Generador de Informes para que así queden fijos en Informes. Fig.12

1-39 Manual del Usuario

MixNet

1-40 Manual del Usuario

MixNet

CAJA Y BANCOS ARCHIVOS CUENTAS La opción Cuentas permite definir o editar el archivo que contiene las Cuentas Bancarias de la Empresa. Al seleccionar esta opción aparece la ventana de edición titulada Bancos, con formato de tabla y donde cada línea o registro contiene los siguientes campos:

Código: Campo para introducir el código de la cuenta bancaria. Se dispone de cinco (5) posiciones de formato libre para la inclusión del mismo. El sistema sugiere la secuencia para el próximo código a incluir. Nombre: Campo para introducir el nombre del Banco que se va a incluir. Se dispone de treinta (30) posiciones de formato libre. No. Cuenta: Campo para incluir el número de la cuenta bancaria. Código Contable: Campo para indicar el código de la cuenta contable que será afectada una vez que se realicen transacciones con esta cuenta bancaria. Se dispone de posiciones de formato libre para la inclusión del mismo. Al seleccionar esta opción, si el archivo está vacío, aparece la ventana de edición con la opción Inc automáticamente seleccionada para iniciar el proceso de inclusión de registros. Si existen registros, la ventana de edición permitirá el uso de todas las opciones a excepción de Sel, la cual estará desactivada. Para avanzar o retroceder a otra cuenta utilice las teclas de dirección ÏÐ.

1-41 Manual del Usuario

MixNet Para introducir una cuenta seleccione la función Inc e introduzca el código, nombre del banco, número de la cuenta y código contable. El sistema pedirá conformación de los datos. Cada cuenta que incluya será ordenada por código en forma ascendente. Para modificar una cuenta, ubique el cursor en el registro y seleccione Mod. Realice los cambios y conforme la entrada. Nota: No se puede cambiar el código de una cuenta que tenga movimientos.

Además de la inclusión y modificación de registros, se dispone otras opciones presentadas en la parte inferior de la ventana; dichas opciones están documentadas en el Manual de Instalación del Sistema, las cuales son Eliminar, Columnas, Buscar y Seleccionar. El reporte a través del cual el usuario puede presentar la información incluida en este archivo maestro es: Plan de Cuentas. El orden de este informe, viene dado, por omisión, por el código del banco. El orden se deja a criterio del usuario. La opción intervalo permite indicar el rango de cuentas a presentar en el informe. Se dispone de la tecla de función F8 para seleccionar dicho rango. Finalmente se debe indicar la vía a través de la cual será emitido el informe, la misma puede ser: pantalla, impresora, disco y ventana. Nota: Cuando se emite un informe a un archivo, éste puede ser leído, posteriormente, con cualquier editor de texto.

MOVIMIENTOS CAJA La opción Movimientos Caja permite editar el archivo que contiene los movimientos de Caja. Dichos movimientos pueden ser introducidos por el usuario o generados automáticamente por los auxiliares de Ventas y Cartera o Compras y Pagos.

1-42 Manual del Usuario

MixNet

En la Caja se generan automáticamente los siguientes movimientos: Desde Facturación: Todas las facturas canceladas de contado en efectivo, cheque o tarjeta. Desde Ventas y Cuentas por Cobrar: Todas las cancelaciones ó abonos realizadas en efectivo, cheque o tarjeta. Desde Compras y Cuentas por Pagar: Todas las cancelaciones ó abonos realizadas en efectivo. Estos movimientos son integrados a Caja con importe negativo. Al seleccionar esta opción es presentada la ventana de edición titulada Caja, con formato de tabla y donde se debe incluir la siguiente información: Fecha: Campo tipo fecha que muestra o permite introducir la fecha del movimiento. Al incluir un movimiento, este campo presenta por omisión la fecha del sistema, ésta, puede ser editada. Org: Campo de tres (3) posiciones que muestra la identificación de la fuente que origina el movimiento: “FAC” para facturación, “ CXC “ para cuentas por cobrar y “ CXP “ para cuentas por pagar, al incluir un movimiento directamente por Caja, presenta “ CAJ “. Tp: Campo de dos (2) posiciones que muestra o permite introducir el tipo de documento origen: “ FC “ para factura, “ CA “ para cancelación, “ NC “ para nota de crédito y “ AB “ para abono. Número: Campo de ocho (8) posiciones de formato libre que muestra o permite introducir el número del documento origen. Este número corresponde al número de la factura cancelada de contado desde Facturación o al número del documento de la cancelación, abono o nota de crédito proveniente de Cuentas por Cobrar o Pagar. F.P.: Campo de dos (2) posiciones que muestra o permite introducir la forma de pago del movimiento mediante los identificadores: “CH” para cheque, “EF” para efectivo y “TA” para tarjeta.

1-43 Manual del Usuario

MixNet No. Doc. Pago: Campo de dieciséis (16) posiciones de formato libre que muestra o permite introducir el número del documento de pago, número del cheque o tarjeta. Si el pago es en efectivo, este campo debe estar vacío. Referencia Pago: Campo de dieciséis (16) posiciones de formato libre que muestra o permite introducir la referencia del documento de pago, nombre del banco al cual pertenece el cheque emitido o el nombre de la tarjeta. Si el pago es en efectivo, este campo debe estar vacío. Importe: Campo numérico que muestra o permite introducir el monto del movimiento de Caja que corresponde al registro. Al realizar la modificación de un registro de esta ventana en la Aplicación de origen, el registro en Caja será reversado y actualizado con la nueva información. Si se quiere modificar un registro proveniente de una cancelación múltiple dentro de Cuentas por Cobrar o Pagar, el recuadro de interacción lo advertirá para que el operador tome las precauciones necesarias. Se sugiere no modificar dichos registros por Caja. Si se modifica deberá realizar los ajustes necesarios en la Aplicación de origen. Para realizar la integración de Caja a Banco, es decir, registrar los depósitos de los movimientos de caja, deberá seleccionar la opción Movimientos Bancos y ejecutar los pasos explicados en la siguiente sección. El informe Caja permite presentar la información almacenada en este archivo. El orden que por omisión se presenta en la fecha del movimiento. La opción criterio, permite indicar el rango de fechas de los movimientos a presentar en el reporte, por omisión se presenta desde el primero hasta el último día del mes en curso. El criterio permite seleccionar los movimientos de Caja de acuerdo a diferentes criterios que se establecen con los campos origen, tipo, número de documento origen, forma de pago, número de documento de pago, referencia de pago, importe, número de depósito y banco. Además permite seleccionar si se emiten todos los movimientos o aquellos que hayan sido o no depositados. Por omisión lista todos los movimientos (campo vacío). Ej.: Se quieren listar todos los movimientos originados por facturación a contado cuya forma de pago es efectivo y que se hayan depositado: Origen: FC Tipo: EF No. Doc. Origen: Forma de Pago: No. Doc. de Pago: Ref. de Pago: Importe >=

1-44 Manual del Usuario

MixNet Importe = Documentos = 100000.00 Importe =: Cantidad=: Costo total=: 100000.00 Venta Total=: Fechas