Manual Lotus

EXPLORANDO O SMARTSUITE 97

........................................ SmartSuite 97 - Windows 95 e NT 4.0

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Sumário Capítulo 1 Leia-me Primeiro . . . . . . . . . . . . . 1-1

Capítulo 3 Introdução ao SmartSuite . . . . . . 3-1

Como usar este livro . . . . . . . . . . . . . . . . . Quem precisa ler este livro . . . . . . . . . . Convenções usadas neste livro . . . . . . . Etapas para iniciar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verificação do pacote . . . . . . . . . . . . . . . . Discos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Requisitos do sistema . . . . . . . . . . . . . . . . Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Memória . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Espaço em disco . . . . . . . . . . . . . . . . . O que fazer a seguir . . . . . . . . . . . . . . . . .

O que há de novo no SmartSuite? . . . . . . . Iniciando os produtos do SmartSuite com o SuiteStart e o SmartCenter . . . . . . SuiteStart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SmartCenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Como salvar e abrir um arquivo . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

1-1 1-2 1-2 1-2 1-3 1-3 1-3 1-3 1-3 1-4 1-4 1-5

Capítulo 2 Instalando o SmartSuite . . . . . . . 2-1 Instalação a partir do AutoRun . . . . . . . . . Executando o programa de instalação . . . Instalação em um computador independente . . . . . . . . . . . . . . . . . Escolher a instalação padrão, mínima ou personalizada . . . . . . . . . . . . . . . Instalação em rede . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Uso do programa de instalação automatizada . . . . . . . . . . . . . . . . . . Instalação de recursos de Assistência ao Usuário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Uso do Uninstall . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registrando-se como usuário do SmartSuite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. 2-1 . 2-3 . 2-4 . 2-5 . 2-5 . 2-5 . 2-6 . 2-8

Capítulo 4 Ferramentas do SmartSuite

. 3-1 . . . .

3-2 3-2 3-3 3-4

. . . . 4-1

Ajudando você a se tornar um usuário experiente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . As ferramentas corretas . . . . . . . . . . . . As ferramentas do SmartSuite são ferramentas relacionadas ao contexto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modelos SmartMaster . . . . . . . . . . . . . . . . Menus comuns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Se não conseguir encontrar um menu . Menus de Atalho . . . . . . . . . . . . . . . . . SmartIcons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fazendo os SmartIcons trabalharem da mesma forma que você . . . . . . . A barra de status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Divisórias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A Caixa de Informações . . . . . . . . . . . . . . SmartFill . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formato Rápido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. 4-1 . 4-1

. . . . . .

4-2 4-2 4-3 4-4 4-5 4-5

. . . .

4-6 4-7 4-7 4-8 4-12 4-12

. 2-8

Sumário v

Capítulo 5 A Ajuda Certa na Hora Certa . . . . 5-1 Ajuda: dinâmica e reprojetada . . . . . . . . . Uso do “Como Fazer Para?” . . . . . . . . Uso do Índice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Uso deste livro com a Ajuda . . . . . . . . Obtendo Ajuda para uma caixa de diálogo ou para a Caixa de Informações . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Obtendo Ajuda do Suite . . . . . . . . . . . . Uso do ScreenCam . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 6 Usando o SmartCenter

. . . .

5-3 5-4 5-5 5-5

. 5-6 . 5-7 . 5-9

. . . . . . . . 6-1

O que está no SmartCenter? . . . . . . . . . . . Criando as suas próprias gavetas e pastas . Observar com maiores detalhes algumas gavetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SmartSuite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pasta Endereços . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lembretes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Referência . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. 6-2 . 6-4 . . . . . .

6-5 6-5 6-6 6-7 6-8 6-9 6-10

Capítulo 7 Compartilhar e Integrar Dados . . 7-1 Ferramentas de integração . . . . . . . . . . . . LotusScript . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vincular dados entre aplicativos . . . . . . . . Arrastar para copiar . . . . . . . . . . . . . . . Uso de aplicativos em conjunto . . . . . . . . Transformar as estruturas de tópico do Word Pro em apresentações automáticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Uso dos endereços do Organizer em correspondências no Word Pro . . . . Usando o Word Pro como um caderno de notas do projeto . . . . . . Vinculação de um gráfico do 1-2-3 a uma apresentação do Freelance Graphics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Usar o Approach com o 1-2-3 . . . . . . .

vi Explorando o SmartSuite 97

. . . . .

7-1 7-1 7-3 7-3 7-4

. 7-5 . 7-6 . 7-7

. 7-8 . 7-9

Capítulo 8 Informática de Equipe com o SmartSuite . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-1 TeamMail: versátil e rápido . . . . . . . . . . . TeamReview: obtendo feedback eficientemente . . . . . . . . . . . . . . . . . TeamConsolidate: mantendo todos juntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . TeamShow: atendendo a uma audiência distante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . TeamSecurity: compartilhando dados com segurança . . . . . . . . . . . . . . . . . Intercâmbio de dados com uso do Notes/FX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. 8-2 . 8-3 . 8-4 . 8-5 . 8-6 . 8-7

Capítulo 9 SmartSuite: a conexão com a Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9-1 Caminhos para a Internet . . . . . . . . . . . Encontrando o conjunto de SmartIcons da Internet . . . . . . . . . . Compartilhando e aplicando recursos da Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Abrir um arquivo na Web . . . . . . . . . . Abrir um arquivo de um servidor FTP . Compartilhando arquivos . . . . . . . . . . Publicando na Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . Usando o Approach para surfar na rede . Usando o Organizer na Web . . . . . . . . . . . SmartCenter: o hub da Internet . . . . . . . . Personalizando os vínculos do SmartCenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . Organizando seus vínculos nas pastas do SmartCenter . . . . . . . . . . . . . . . .

. 9-1 . 9-2 . . . . . . . .

9-3 9-3 9-4 9-5 9-6 9-7 9-8 9-8

. 9-9 9-10

Capítulo 10 Introdução ao 1-2-3 . . . . . . . . . . 10-1 Novos recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Realize tarefas comuns com planilhas de maneira rápida e fácil . . . . . . . . . Use nossos aplicativos de forma integrada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Colabore com o seu grupo de trabalho . Tire proveito da Internet . . . . . . . . . . .

10-1 10-1 10-3 10-3 10-4

Bem-vindo ao 1-2-3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-5 Criando uma pasta de trabalho vazia . . 10-6 Usando os modelos SmartMaster . . . . 10-6

Capítulo 11 Criando uma planilha simples

. 11-1

Inserindo dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inserindo dados do 1-2-3 automaticamente . . . . . . . . . . . . . . . Selecionando dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . Editando dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Copiando e movendo dados . . . . . . . . . . . Formatando números . . . . . . . . . . . . . . . . Redimensionando colunas e linhas . . . . . . Calculando totais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mantendo cabeçalhos à vista . . . . . . . . . . . Criando uma estrutura de tópicos dos dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fazendo anotações do conteúdo das células . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verificando a ortografia . . . . . . . . . . . . . Salvando arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . Abrindo arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11-1 11-2 11-3 11-4 11-5 11-6 11-7 11-8 11-8 11-10 11-11 11-12 11-13 11-14

Capítulo 12 Aprimorando as suas planilhas . 12-1 Modificando estilos com um clique . . . . . Fazendo alterações usando a Caixa de Informações . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Usando de novo uma aparência específica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Incrementando planilhas . . . . . . . . . . . . . . Criando planilhas com um clique . . . . . . .

12-2 12-3 12-4 12-5 12-6

Capítulo 13 Mais Eficiência com funções@ e fórmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-1 Criando funções@ rapidamente . . . . . . . . Escolhendo outras funções@ . . . . . . . . . . . Adicionando as suas funções@ favoritas ao menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Criando as suas próprias fórmulas . . . . . . Copiando fórmulas e funções@ . . . . . . . . .

13-1 13-3 13-3 13-4 13-5

Capítulo 14 Apresentando Dados com Gráficos, Mapas e Desenhos

. . 14-1

Exibindo dados visualmente com gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aprimorando um gráfico . . . . . . . . . Modificando o tipo do gráfico . . . . . Exibindo dados geograficamente com mapas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aprimorando um mapa . . . . . . . . . . Desenhando facilmente . . . . . . . . . . .

. . . . 14-1 . . . . 14-2 . . . . 14-3 . . . . 14-4 . . . . 14-5 . . . . 14-6

Capítulo 15 Visualizando e imprimindo os seus dados . . . . . . . . . . . . . . . . . 15-1 Visualizando modificações instantaneamente . . . . . . . . . . . . . . . Controlando a saída impressa . . . . . . . . . . Navegando na janela de visualização . . . . Visualizando diversas páginas ao mesmo tempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

15-1 15-3 15-4 15-5

Capítulo 16 Acesso fácil aos dados . . . . . . . 16-1 Examinando dados usando critérios . . . . . Analisando dados complexos . . . . . . . . . . Criando formulários . . . . . . . . . . . . . . . . . Criando etiquetas de endereçamento, cartas-padrão e relatórios . . . . . . . .

16-1 16-3 16-4 16-5

Capítulo 17 Personalizando o 1-2-3 . . . . . . . 17-1 Personalizando a exibição . . . . . . . . . . . . . Personalizando palhetas de ícones . . . . . . SmartIcons úteis . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modificando preferências do 1-2-3 . . . . . . Exibindo o menu do Clássico do 1-2-3 . . .

17-1 17-2 17-3 17-4 17-5

Capítulo 18 Trabalhando com objetos incorporados . . . . . . . . . . . . . . . 18-1 Criando objetos incorporados . . . . . . . . . . 18-1 Editando objetos incorporados . . . . . . . . . 18-2

Sumário vii

Capítulo 19 Automatizando o 1-2-3 com o LotusScript e as macros . . . . . . 19-1 Criando scripts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19-1 Criando macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19-3

Capítulo 20 1-2-3: conexão com a Internet

. 20-1

Acessando sites da Web e do FTP a partir do 1-2-3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Compartilhando dados usando a Internet . Publicando na Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pesquisando a Web . . . . . . . . . . . . . . . . . .

20-1 20-2 20-3 20-4

Capítulo 21 TeamComputing com o 1-2-3 . . 21-1 Enviando intervalos e pastas de trabalho de dentro do 1-2-3 . . . . . . . . . . . . . . Enviando dados para revisão . . . . . . . . . . Gerenciando versões . . . . . . . . . . . . . . . . . Distribuindo planilhas usando o Notes . . Trocando dados com o Notes . . . . . . . . . .

Capítulo 22 Introdução ao Word Pro

21-1 21-2 21-3 21-4 21-5

. . . . . . 22-1

Capítulo 24 Trabalhar com o Word Pro . . . . 24-1 Escrever cartas usando o Word Pro . . . . . Inicie com um SmartMaster . . . . . . . . . Usar os Blocos Clique Aqui . . . . . . . . . Editar a carta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fazer alterações no layout da página . . Alterar o texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dar ênfase a um parágrafo . . . . . . . . . . Usar tabela na carta . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dar ênfase aos cabeçalhos da tabela . . . Revisar e editar a carta . . . . . . . . . . . . . . . Exibir a carta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Salvar a carta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Imprimir a carta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Criar envelope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Imprimir o envelope . . . . . . . . . . . . . . Mesclar arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Selecionar ou criar um arquivo de dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Selecionar o documento a ser mesclado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mesclar o arquivo de dados e o documento de mesclagem . . . . . . .

24-1 24-1 24-2 24-3 24-3 24-4 24-5 24-6 24-7 24-9 24-10 24-10 24-11 24-12 24-13 24-13 24-16 24-17 24-19

O que é o Lotus Word Pro? . . . . . . . . . . . 22-1 O que há de novo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22-2

Capítulo 25 Organizar o Documento

Capítulo 23 Ferramentas Específicas do Word Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23-1

Divisões: para estruturar um documento . 25-1 Seções: para maiores detalhes . . . . . . . . . . 25-3 Lista de verificação de divisões ou seções . 25-5

Como familiarizar-se com as ferramentas do Word Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . Barra de status: para mudanças rápidas . . Opções de atributos de texto . . . . . . . . Opções gerais de documentos . . . . . . . Divisórias: para ter uma área de trabalho organizada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Arrastar e soltar: para mover o texto . . . . Pergunte ao Especialista: tire suas dúvidas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Especialista do WordPerfect . . . . . . . . . Assistentes: ajuda em procedimentos complexos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Barras não modais: tarefas de rotina . . . . .

Capítulo 26 Word Pro: a conexão com a Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26-1

viii Explorando o SmartSuite 97

23-1 23-2 23-2 23-3 23-5 23-6 23-7 23-8 23-9 23-9

. . . . . . 25-1

O Word Pro e a Internet . . . . . . . . . . . . . Criando uma página da Web . . . . . . . . . . Exibindo as ferramentas da Web . . . . . Selecionando um modelo SmartMaster da HTML . . . . . . . . . . Nomeando a sua página da Web . . . . . Digitando e formatando o texto da página da Web . . . . . . . . . . . . . . . . . Adicionando um vínculo . . . . . . . . . . . Importando uma figura . . . . . . . . . . . .

26-1 26-2 26-2 26-2 26-3 26-3 26-4 26-5

Adicionando papel de parede de segundo plano . . . . . . . . . . . . . . . . . Visualizando a sua página da Web em um pesquisador . . . . . . . . . . . . . . . . Publicando a sua página da Web na Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adicionando formulários a uma página da Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inserindo um controle de formulário . . Definindo opções de importação/exportação . . . . . . . . . Opções de importação . . . . . . . . . . . . Opções de exportação . . . . . . . . . . . . Exibindo uma página da Web como um código-fonte . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26-6 26-7 26-8 26-9 26-9 26-10 26-11 26-11 26-12

Capítulo 27 TeamComputing com o Word Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27-1 Ajuda no processamento de documentos compartilhados . . . . . . . . . . . . . . . . Onde entram os editores no processo de compartilhamento do documento? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quais são os benefícios do uso da TeamComputing? . . . . . . . . . . . . . . Versões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Como funciona o recurso Versões . . . . Quais são os benefícios do recurso Versões? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . TeamReview: obtendo um feedback . . . . Como funciona o TeamReview . . . . . Quais são os benefícios da TeamReview? . . . . . . . . . . . . . . . . . TeamSecurity: restringindo o acesso . . . . Como Funciona o TeamSecurity . . . . Quais são os benefícios do TeamSecurity? . . . . . . . . . . . . . . . . TeamMail: distribuindo documentos . . . Como funciona o TeamMail . . . . . . . . Quais São Os Benefícios do TeamMail? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . TeamConsolidate: coletando entrada dos revisores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Como funciona o TeamConsolidate . .

27-1

27-2 27-2 27-5 27-5 27-9 27-10 27-10 27-12 27-12 27-12 27-15 27-15 27-15 27-18 27-19 27-19

Quais São Os Benefícios do TeamConsolidate? . . . . . . . . . . . . . Notes/FX: compartilhando dados com o Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Como funciona o Notes/FX . . . . . . . . Quais São Os Benefícios do Notes/FX? . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 28 Como Iniciar o Approach

27-21 27-22 27-22 27-25

. . . . . 28-1

O que é o Approach? . . . . . . . . . . . . O Approach é flexível . . . . . . . . . O Que Há de Novo no Approach 97? Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Usabilidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . Integração . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

.... .... .... .... .... ....

Capítulo 29 SmartMasters do Approach

. . . 29-1

O SmartMaster: aplicativos e modelos de banco de dados prontos para usar . Aplicativos SmartMaster . . . . . . . . . . Modelos SmartMaster . . . . . . . . . . . . Selecionando um SmartMaster . . . . . .

. . . .

28-1 28-1 28-2 28-2 28-3 28-4

29-1 29-1 29-2 29-3

Capítulo 30 Aprendendo o Approach . . . . . . 30-1 O Approach separa a exibição do conteúdo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Arquivos do Approach e arquivos de banco de dados . . . . . . . . . . . . . . . . Associações entre bancos de dados . . . A área de trabalho do Approach . . . . . . . . Ambientes no Approach . . . . . . . . . . . . . . Estrutura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pesquisa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procurar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prévia da Impressão . . . . . . . . . . . . . . . Abrindo e formando bancos de dados . . . Utilizando os dados existentes . . . . . . . Criando novos dados . . . . . . . . . . . . . . Definindo campos . . . . . . . . . . . . . . . Campos em um banco de dados e campos em uma visualização . . . .

30-2 30-3 30-4 30-5 30-5 30-6 30-7 30-7 30-8 30-9 30-9 30-9 30-10 30-12

Sumário ix

Alterações em um banco de dados e alterações em uma visualização . . . Associações . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Criando e modificando visualizações . . . Criando visualizações com os assistentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Criando relatórios com o relatório PowerClick . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modificando visualizações em Estrutura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Caixa de Informações . . . . . . . . . . . . . Formato Rápido . . . . . . . . . . . . . . . . . Adicionando imagens . . . . . . . . . . . . Adicionando controles de entrada de dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formatando valores de campos . . . . . Inserindo dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Criando um novo registro . . . . . . . . . Inserindo dados no primeiro campo . Fazendo uma tabulação para mover o ponto de inserção para o próximo campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Selecionando dados em listas, caixas de verificação e botões de opção . . Inserindo o registro . . . . . . . . . . . . . . Movendo-se entre registros . . . . . . . . Adicionando imagens em campos . . . Desenhando em campos . . . . . . . . . . . Procurando e classificando registros . . . . Procurando registros . . . . . . . . . . . . . Conjunto encontrado . . . . . . . . . . . . . Classificando registros . . . . . . . . . . . .

Capítulo 31 Criando Bancos de Dados

30-13 30-14 30-15 30-15 30-15 30-16 30-16 30-17 30-17 30-17 30-17

30-18 30-18 30-19 30-19 30-19 30-19 30-20 30-20 30-20 30-21

. . . . 31-1

Por que criar um banco de dados? . . . . . . O que um banco de dados fará por você? . Estruturando o sistema de banco de dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Que perguntas você fará ao banco de dados? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Que tipo de dados? . . . . . . . . . . . . . . . . Identifique as idéias principais e agrupe os campos a partir dessas idéias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Estabeleça conexões entre os grupos . x Explorando o SmartSuite 97

30-12 30-13 30-13

31-1 31-2 31-3 31-3 31-4

31-6 31-10

Verificação de informações redundantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formando o banco de dados no Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Usando aplicativos ou modelos SmartMaster . . . . . . . . . . . . . . . . . Definindo campos: nome do campo . Definindo campos: tipo de dados . . . . Criando campos para um banco de dados, adicionando campos a uma visualização . . . . . . . . . . . . . . . . . . Editando campos em um banco de dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizando um campo para entrada de dados . . . . . . . . . . . . . . Associando bancos de dados . . . . . . . Próxima etapa: criando visualizações

31-15 31-16 31-16 31-16 31-17

31-19 31-21 31-21 31-24 31-33

Capítulo 32 Criando e Modificando Visualizações . . . . . . . . . . . . . . . 32-1 Ambiente Estrutura . . . . . . . . . . . . . . . . . . SmartIcons em Estrutura . . . . . . . . . . . Barra de menus e barra de status em Estrutura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Menus de atalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . Caixa de Informações . . . . . . . . . . . . . . Paleta de ferramentas . . . . . . . . . . . . . . Assistentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aproximando e afastando a imagem . . Trabalhando com objetos em Estrutura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Visualizações . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Propriedades de campos em Estrutura . . Rótulos de campos . . . . . . . . . . . . . . . Exibindo valores para um campo . . . . Formatando dados em campos . . . . . Trabalhando com campos de PicturePlus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Alterando a ordem de tabulação dos campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Visualizações . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formulários . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Relatórios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Planilhas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tabelas de Referência Cruzada . . . . .

32-1 32-1 32-2 32-3 32-4 32-5 32-5 32-6 32-7 32-12 32-13 32-13 32-14 32-18 32-19 32-19 32-20 32-21 32-24 32-29 32-31

Cartas-Padrão . . . . . . . . . . . Envelopes . . . . . . . . . . . . . . Etiquetas de Endereçamento Gráficos . . . . . . . . . . . . . . .

........ ........ ....... ........

32-33 32-35 32-38 32-40

Capítulo 33 Inserindo Dados . . . . . . . . . . . . . 33-1 Ambiente Pesquisa . . . . . . . . . . . . . . . . . . SmartIcons em Pesquisa . . . . . . . . . . . . Barra de menus e barra de status em Pesquisa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Menus de atalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . Caixa de Informações . . . . . . . . . . . . . . Selecionando uma visualização para a entrada de dados . . . . . . . . . . . . . . . Preenchendo um registro . . . . . . . . . . . . . Selecionando em Pesquisa . . . . . . . . . . Inserindo texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inserindo números, datas, horas e valores booleanos . . . . . . . . . . . . . . Copiando valores do registro anterior . Preenchendo um campo em todos os registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procura e substituição de texto . . . . . . . Selecionando valores em listas, caixas de verificação e botões de opção . . . Adicionando imagens ou desenhos . . . Pressionando botões para ativar macros ou scripts . . . . . . . . . . . . . . Trabalhando com registros . . . . . . . . . . . Movendo-se entre registros . . . . . . . . Formulários de várias páginas . . . . . . Ocultando e exibindo registros . . . . . . Excluindo registros . . . . . . . . . . . . . . . Verificando a ortografia . . . . . . . . . . . Importando dados . . . . . . . . . . . . . . . . . .

33-1 33-2 33-2 33-3 33-3 33-3 33-4 33-4 33-5 33-5 33-7 33-7 33-7 33-8 33-9 33-10 33-10 33-11 33-11 33-12 33-12 33-13 33-13

Capítulo 34 Procurando e Classificando Dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34-1 Exemplo 1: Utilizando parte de seus dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Exemplo 2: Organizando seus resultados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Preparando-se para localizar registros . . . Assistente de Procura . . . . . . . . . . . . . . . .

34-1 34-2 34-3 34-4

Pedido de procura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Criando condições de procura em um pedido de procura . . . . . . . . . . . . . . Usando o conjunto encontrado . . . . . . . . Repetindo uma procura . . . . . . . . . . . . . Nomeando uma procura para reutilizá-la Classificando registros . . . . . . . . . . . . . . Definindo classificações . . . . . . . . . . . Definindo padrões de classificação . . Classificando e agrupando em relatórios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 35 Personalizando e Automatizando o Approach

34-5 34-6 34-12 34-13 34-13 34-14 34-15 34-15 34-15

. . . 35-1

Personalizando o Approach . . . . . . . . . . . Preferências . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SmartIcons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Menus personalizados . . . . . . . . . . . . . Automatizando o Approach . . . . . . . . . . . Classificações e procuras definidas . . . Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . O LotusScript . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Criando macros e scripts . . . . . . . . . . .

35-1 35-2 35-3 35-4 35-5 35-5 35-6 35-8 35-9

Capítulo 36 Trocando Dados com Outros Aplicativos . . . . . . . . . . . 36-1 Trabalhando em conjunto com aplicativos da Lotus . . . . . . . . . . . . . Trabalhando em conjunto com o Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabalhando em conjunto com o Lotus 1-2-3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabalho em conjunto com o Word Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trabalhando em conjunto com o Freelance Graphics . . . . . . . . . . . . . Abrindo arquivos de banco de dados . . . . Acesso a dados do PowerKey . . . . . . . Tabelas SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Importando dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adicionando registros com a importação de dados . . . . . . . . . . . . Atualizando registros com dados importados . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

36-1 36-1 36-5 36-5 36-6 36-6 36-6 36-7 36-7 36-8 36-9

Sumário xi

Adicionando e atualizando com a importação de dados . . . . . . . . . . . . Exportando dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . Copiando e colando dados . . . . . . . . . . . Usando objetos OLE . . . . . . . . . . . . . . . . Objetos incorporados . . . . . . . . . . . . . O Approach como um servidor OLE . Vínculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

36-9 36-10 36-11 36-12 36-12 36-14 36-14

Capítulo 37 Computação em Equipe com o Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . 37-1 Compartilhamento de arquivos . . . . . . . . TeamSecurity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bloqueio de registros . . . . . . . . . . . . . . Senhas de banco de dados . . . . . . . . . . Trabalhando em rede . . . . . . . . . . . . . . . . Atualização de dados da rede . . . . . . . Trabalhando como usuário único . . . . . Distribuição de dados e visualizações do Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . O TeamMail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Copiando visualizações como objetos OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37-1 37-1 37-3 37-3 37-4 37-5 37-6 37-6 37-6 37-8

Capítulo 38 Approach: A Conexão com a Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38-1 Como conectar-se à Internet . . . . . . . . . . . Servidores FTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Servidores da Web . . . . . . . . . . . . . . . . Trabalhando com arquivos do Approach na Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Salvando arquivos do Approach . . . . . Abrindo arquivos do Approach . . . . . . Publicando visualizações do Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Salvando visualizações do Approach como arquivos HTML . . . . . . . . . . .

38-1 38-1 38-3 38-4 38-4 38-5 38-5 38-6

Capítulo 39 Iniciando o Freelance Graphics . 39-1 Componentes da apresentação Figura principal . . . . . . . . . Detalhes . . . . . . . . . . . . . . . O que há de novo . . . . . . . . . . xii Explorando o SmartSuite 97

. . . .

. . . .

....... ....... ....... .......

39-1 39-1 39-2 39-4

Capítulo 40 Ferramentas Específicas do Freelance Graphics . . . . . . . . . . 40-1 Tornando-se um usuário autoconfiante . . Quais são as ferramentas . . . . . . . . . . . Ferramentas do Freelance Graphics relacionados ao contexto . . . . . . . . . SmartMaster: mais do que um formato elegante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conteúdo do SmartMaster: ajudando-o a pensar . . . . . . . . . . . . Escolhendo uma aparência . . . . . . . . . . Escolhendo outra aparência SmartMaster . . . . . . . . . . . . . . . . . . Divisórias de visualização: para obter uma área de trabalho limpa e organizada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Botões do modo Página Atual: fácil acesso às tarefas freqüentes . . . . . . . Tela relacionada à tarefa . . . . . . . . . . . . . . Menu: previsível e relacionado à tarefa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Menu Criar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . O que fazer se não conseguir localizar o menu desejado . . . . . . . . . . . . . . . Barra de status: para alterações rápidas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Caixa de Informações: uma pausa para a formatação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Uma visão mais detalhada da Caixa de Informações para o texto . . . . . Exemplo de como usar a Caixa de Informações . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fazendo o teste com a Caixa de Informações . . . . . . . . . . . . . . . . . . Usando o recurso de arrastar e soltar . . . Para reordenar as páginas no modo Classificador de Página . . . . . . . . . Para desenhar elementos do fluxograma usando a caixa de ferramentas . . . . . . . . . . . . . . . . . . Para reordenar as listas com marcadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . Para copiar páginas de outros arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

40-1 40-1 40-2 40-3 40-4 40-5 40-5

40-6 40-7 40-7 40-7 40-8 40-8 40-9 40-11 40-12 40-12 40-13 40-14 40-14

40-15 40-16 40-17

Ilustrando a mensagem . . . . . . . . . . . . . . 40-18 Consultor: auxílio através da Ajuda . . . . 40-19

Capítulo 41 Iniciando o SmartMaster . . . . . . 41-1 Iniciando o trabalho: criando uma apresentação . . . . . . . . . . . . . . . . . . Criando uma apresentação com páginas de conteúdo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Preenchendo a página de conteúdo Visão Geral do Projeto . . . . . . . . . . . Preenchendo a página de conteúdo Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Preenchendo a página de conteúdo Equipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Misture e combine páginas de conteúdo com layouts de página . . . . . . . . . . Preenchendo um layout de página do gráfico de barras . . . . . . . . . . . . . . Preenchendo um layout de página de diagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inserindo objetos sem o bloco Clique aqui . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Obtendo uma nova perspectiva de outro modo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dicas para criar uma apresentação . . . . . Criando seus próprios Tópicos de conteúdo do SmartMaster . . . . . . .

41-1 41-5 41-5 41-7 41-9 41-11 41-12

Capítulo 43 Introdução ao Organizer . . . . . . 43-1 O que é o Organizer? . . . . . . . . . . . . . . . . Seções do Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . Ícones, ponteiros de mouse e símbolos do Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ícones da Caixa de Ferramentas . . . . . . Formas do ponteiro do mouse e símbolos do Organizer . . . . . . . . . . O que há de novo no Organizer 97? . . . . . Trabalhando com arquivos do Organizer . Abrindo um arquivo existente . . . . . . . Salvando um novo arquivo . . . . . . . . . Atualizando para o Organizer 97 . . . . . . .

41-14

Capítulo 44 Imprimindo no Organizer

41-16

Entendendo os conceitos básicos de impressão do Organizer . . . . . . . . . Layouts de impressão do Organizer . . Tipos de papel do Organizer . . . . . . . . Imprimindo informações do Organizer . . Imprimindo as atividades programadas para o dia . . . . . . . . . Imprimindo informações de qualquer seção do Organizer . . . . . . . . . . . . . Imprimindo informações para agendas convencionais diferentes . . Especificando um intervalo de informações a ser impresso . . . . . . . Mapeando seções . . . . . . . . . . . . . . . . . Interrompendo a impressão . . . . . . . . . Personalizando layouts de impressão, elementos de layout e tipos de papel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizando opções do layout de impressão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizando estilos de layout . . . . . Alterando tamanho, tipo e cor de fonte para impressão em cores . . . . Personalizando tipos de papel . . . . . . .

41-17 41-18 41-19

Capítulo 42 Team Computing com o Freelance Graphics . . . . . . . . 42-1 Colaboração e revisão pela equipe . . . . . . O TeamReview reúne as idéias dos membros da equipe . . . . . . . . . . . . . O TeamMail encaminha uma apresentação aos membros da equipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Remeter uma apresentação à Web para revisão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Praticar, praticar: testando uma apresentação . . . . . . . . . . . . . . . . . . Notas do apresentador . . . . . . . . . . . . . . . Apresentações de telas . . . . . . . . . . . . . . . O TeamShow executa a apresentação de telas a partir de qualquer local . .

O Projetor de Apresentação de Telas permite o transporte de qualquer apresentação de telas . . . . . . . . . . . . 42-5 Imprimindo uma apresentação . . . . . . . . . 42-6

42-1 42-1

42-3 42-3 42-3 42-4 42-4 42-5

43-1 43-2 43-2 43-2 43-3 43-4 43-4 43-4 43-5 43-6

. . . . . 44-1 44-1 44-1 44-2 44-2 44-2 44-2 44-4 44-4 44-5 44-5

44-5 44-6 44-7 44-7 44-7

Sumário xiii

Selecionando opções globais de impressão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Selecionando o número de cópias a serem impressas . . . . . . . . . . . . . . . Imprimindo na orientação retrato ou paisagem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Selecionando opções de configuração da impressora . . . . . . . . . . . . . . . . . Selecionando uma impressora . . . . . . . .

44-8 44-8 44-9 44-9 44-10

Capítulo 45 Personalizando seu Fichário do Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . 45-1 Personalizando o fichário do Organizer . . Alterando o nome do fichário do Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Alterando a cor e a textura do fichário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizando o arquivo do Organizer . . Alterando o nome de uma seção do Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adicionando uma nova seção ao Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Alterando a ordem das seções do Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Alterando a cor de uma divisória de seção do Organizer . . . . . . . . . . . . . Alterando o tamanho de uma divisória de seção do Organizer . . . Configurando o arquivo do Organizer para que abra em uma determinada seção . . . . . . . . . . . . . . Personalizando preferências do Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Selecionando um arquivo do Organizer para que seja aberto automaticamente . . . . . . . . . . . . . . . Alterando definições de exibição do Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Alterando caminhos do Organizer . . . . Alterando preferências de gravação automática e backup . . . . . . . . . . . . Alterando o conjunto de SmartIcons a ser exibido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

xiv Explorando o SmartSuite 97

45-1 45-1 45-2 45-2 45-3 45-3 45-4 45-4 45-4

45-4 45-5

45-5 45-6 45-6 45-7 45-7

Capítulo 46 Gerenciando seu tempo com a Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46-1 Familiarizando-se com a Agenda . . . . . . . Criando um compromisso na Agenda . . . Definindo a hora e a duração de um compromisso com o controlador de horário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Encontrando uma hora para um compromisso . . . . . . . . . . . . . . . . . . Definindo um compromisso provisório . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Marcando e lidando com compromissos conflitantes . . . . . . . Alterando um compromisso . . . . . . . . . . . Visualizando seus compromissos da Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mostrando outras seções do Organizer na Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizando a Agenda . . . . . . . . . . . . . Trabalhando com horários no modo de exibição Dia por página . . . . . . . Outras coisas que você pode fazer . . . . .

46-2 46-3

46-4 46-4 46-5 46-5 46-6 46-7 46-7 46-8 46-9 46-10

Capítulo 47 Gerenciando sua lista de tarefas a fazer . . . . . . . . . . . . . . . 47-1 Criando uma tarefa na seção A Fazer . . . . Alterando uma tarefa da seção A Fazer . . Classificando suas tarefas A Fazer . . . . . . Verificando o status de uma tarefa . . . . . . Marcando uma tarefa como completada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mostrando tarefas na Agenda . . . . . . . . . . Personalizando a seção A Fazer . . . . . . . . Outras coisas que você pode fazer . . . . . .

47-2 47-3 47-3 47-4 47-4 47-4 47-5 47-5

Capítulo 48 Registros de endereços do Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48-1 Criando um registro de Endereço . . . . . . Inserindo vários contatos para o mesmo endereço comercial . . . . . . Renomeando campos de endereço . . . Alterando um registro de Endereço . . . . Visualizando seus registros de Endereços Classificando registros de Endereços . . . Personalizando o Endereço . . . . . . . . . . . Outras coisas que você pode fazer . . . . .

. 48-2 . . . . . . .

48-2 48-3 48-4 48-4 48-5 48-5 48-6

Capítulo 49 Controlando chamadas telefônicas no Organizer . . . . . . 49-1 Criando uma entrada de Chamadas . . . . . Discando um número de telefone no Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Marcando a duração de uma chamada telefônica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Atribuindo o status de uma entrada de Chamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registrando uma chamada repetida . . . . . Alterando uma entrada de Chamadas . . . Marcando uma entrada de Chamadas como completada . . . . . . . . . . . . . . Visualizando e classificando suas entradas de Chamadas . . . . . . . . . . Mostrando entradas de Chamadas na Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizando Chamadas . . . . . . . . . . . . Alterando preferências de discagem telefônica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Outras coisas que você pode fazer . . . . . .

49-2 49-5 49-5 49-5 49-6 49-6 49-7 49-7 49-7 49-8 49-8 49-8

Capítulo 50 Listando eventos na seção Planejamento . . . . . . . . . . . . . . . 50-1 Criando um evento na seção Planejamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inserindo um evento com a ponta da caneta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Alterando legendas do Planejamento . . Exibindo eventos sobrepostos . . . . . . . . . .

50-2 50-3 50-3 50-4

Alterando um evento da seção Planejamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . Visualizando eventos da seção Planejamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . Exibindo eventos de Planejamento na Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mostrando compromissos da Agenda no Planejamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personalizando o Planejamento . . . . . . . . Outras coisas que você pode fazer . . . . . .

50-4 50-5 50-5 50-5 50-6 50-6

Capítulo 51 Centralizando informações em Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51-1 Criando uma página de Notas . . . . . . . . . Para incluir texto em uma página . . . . Alterando definições de texto . . . . . . . . . . Personalizando a mudança automática de linha . . . . . . . . . . . . . Alterando fontes de texto . . . . . . . . . . . Alterando o alinhamento de texto . . . . Recuando parágrafos . . . . . . . . . . . . . . Compartilhando dados com OLE . . . . . . . Incorporando um arquivo como objeto OLE em uma página de Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gerenciando vínculos . . . . . . . . . . . . . . Usando o Sumário das suas páginas de Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Usando a página do Sumário para mover uma página de Notas . . . . . . Classificando suas páginas de Notas com ícones de classificação . . . . . . . . . . . Personalizando a seção Notas . . . . . . . . . . Outras coisas que você pode fazer . . . . . .

51-2 51-3 51-3 51-3 51-3 51-4 51-4 51-4

51-5 51-5 51-6 51-6 51-7 51-7 51-7

Capítulo 52 Lembrando de aniversários e outras datas . . . . . . . . . . . . . . . . 52-1 Criando uma entrada de Aniversários . . Alterando uma entrada de Aniversário . Visualizando e classificando aniversários Mostrando aniversários na Agenda . . . . Personalizando a seção Aniversário . . . . Outras coisas que você pode fazer . . . . .

. . . . . .

52-2 52-3 52-3 52-4 52-4 52-4

Sumário xv

Capítulo 53 Reunindo todos os recursos

. . 53-1

Copiando informações do Organizer . . . . Copiando rapidamente entradas de uma seção do Organizer para outra . Copiando texto de seções do Organizer para outros aplicativos e vice-versa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Usando Editar - Copiar especial para copiar informações de campos do Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Excluindo o conteúdo da Área de transferência . . . . . . . . . . . . . . . . . . Movendo informações do Organizer para um novo local . . . . . . . . . . . . . . . . . Excluindo informações do Organizer . . . . Definindo um alarme para uma entrada . . O que fazer quando o alarme soa . . . . . Cancelando um alarme . . . . . . . . . . . . Criando uma entrada que se repita em intervalos selecionados . . . . . . . . . . Excluindo ou alterando uma entrada repetida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vinculando entradas do Organizer . . . . . . Criando um ou vários vínculos . . . . . . Verificando a que item o vínculo está conectado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Alterando a ordem dos vínculos . . . . . Exibindo uma lista de vínculos de Notas na página de Vínculos de Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Excluindo ou “quebrando” vínculos . Vinculando informações com outros arquivos e aplicativos . . . . . . . . . . Acessando outro arquivo ou um aplicativo vinculado . . . . . . . . . . . Alterando a descrição de um vínculo, o nome de arquivo ou o aplicativo com o qual existe o vínculo . . . . . .

xvi Explorando o SmartSuite 97

53-1 53-2

53-2

53-3 53-3 53-4 53-4 53-5 53-6 53-6 53-7 53-7 53-8 53-8 53-9 53-9

53-10 53-10 53-11 53-11

53-12

Trabalhando com categorias . . . . . . . . . . Usando códigos de cliente e custo . . . . . . Pesquisando informações em suas entradas do Organizer . . . . . . . . . . Usando filtros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Criando um filtro . . . . . . . . . . . . . . . . Aplicando um filtro . . . . . . . . . . . . . . Limpando um filtro . . . . . . . . . . . . . . Removendo um filtro . . . . . . . . . . . . . Compactando arquivos do Organizer . . . Arquivando informações do Organizer . Importando e exportando informações com o Organizer . . . . . . . . . . . . . . Exportando . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Usando e gerenciando o mapeamento de campos . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

53-12 53-13 53-13 53-15 53-15 53-16 53-16 53-16 53-17 53-17 53-19 53-19 53-20

Capítulo 54 Computação em equipe com o Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . 54-1 Usando senhas para proteger seu arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Definindo senhas para um arquivo . . . Compartilhando seus arquivos . . . . . . . . . Controlando o número de usuários que podem acessar o arquivo ao mesmo tempo . . . . . . . . . . . . . . . . . Compartilhando e mesclando arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mesclando arquivos . . . . . . . . . . . . . . . Compartilhando seções de arquivos do Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . Incluindo uma seção de outro arquivo do Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . Usando o TeamMail . . . . . . . . . . . . . . . . . O Organizer e a Internet . . . . . . . . . . . . . . Selecionando sites da Lotus na Internet . .

54-1 54-1 54-3

54-3 54-4 54-5 54-6 54-7 54-7 54-8 54-9

Capítulo 55 Manual de Layout de Impressão . . . . . . . . . . . . . . . 55-1 Lista de Layouts de Impressão . . . . . . . . . Lista de Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . Agenda/A Fazer Diários . . . . . . . . . . . Agenda/A Fazer/Chamadas Diários . . Página Diária . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Horário Diário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lista Diária Especial . . . . . . . . . . . . . . . Horário Diário Especial . . . . . . . . . . . . Lista Diária Simples . . . . . . . . . . . . . . Horário Diário Simples . . . . . . . . . . . Agenda, A Fazer, Planejamento, Chamadas ou Aniversários Mensais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Semanal em Duas Páginas . . . . . . . . . Horário Semanal . . . . . . . . . . . . . . . . Horário da Semana de Trabalho . . . . Calendário Anual . . . . . . . . . . . . . . . . Relatório de Status . . . . . . . . . . . . . . .

55-2 55-3 55-4 55-5 55-6 55-7 55-8 55-9 55-10 55-11

55-12 55-13 55-14 55-15 55-16 55-17

Lista de A Fazer . . . . . . . . . . . . . . . . . Cartão de Endereços . . . . . . . . . . . . . . Cartão de Contatos . . . . . . . . . . . . . . . Cartão com Endereço Completo . . . . . Lista de Telefones . . . . . . . . . . . . . . . . Cartão de Endereços (Rolodex) . . . . . Envelope (e Envelope Internacional) . Etiqueta (e Etiqueta Internacional) . . . Cartão de Chamadas . . . . . . . . . . . . . Lista de Chamadas . . . . . . . . . . . . . . . Lista de Planejamento . . . . . . . . . . . . . Planejamento Trimestral . . . . . . . . . . . Planejamento Anual . . . . . . . . . . . . . . Sumário de Notas . . . . . . . . . . . . . . . . Sumário e Páginas de Notas . . . . . . . . Páginas de Notas . . . . . . . . . . . . . . . . Lista de Aniversários . . . . . . . . . . . . . Lista de Códigos de Layout . . . . . . . . . . . Elementos do Layout de Impressão . . . . Imprimindo em Folhas Avulsas para Agendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Índice

55-18 55-19 55-20 55-21 55-22 55-23 55-23 55-23 55-24 55-25 55-26 55-27 55-28 55-29 55-30 55-31 55-32 55-33 55-34 55-36

. . . . . . . . . . . . . . . . . Índice-1

Sumário xvii

xviii Explorando o SmartSuite 97

Capítulo 1 Leia-me Primeiro Bem-vindo ao Lotus® SmartSuite® Edição 97 para Windows® 95 e WIndows NT™ 4.0 — o conjunto de aplicativos para Windows premiados da Lotus Development Corporation.

Como usar este livro Explorando o SmartSuite 97 (o livro que você está lendo agora) apresenta os conceitos e recursos de cada produto do SmartSuite. Embora este livro contenha apenas aproximadamente 600 páginas, ele foi projetado para proporcionar uma visão geral das várias maneiras em que o SmartSuite pode ajudá-lo a realizar o seu trabalho. Para obter informações sobre como realizar tarefas específicas, o livro encaminha-o aos tópicos de Ajuda apropriados através de referências no texto ou através do índice. Além de apresentar os recursos de cada produto, você encontrará os seguintes tópicos neste livro: Conteúdo do pacote do SmartSuite Requisitos do sistema Instruções de instalação Maneiras rápidas de realizar tarefas nos aplicativos do SmartSuite Novos recursos de cada um dos aplicativos do SmartSuite Instruções para iniciar cada aplicativo Ferramentas comuns a todos os aplicativos do SmartSuite e ferramentas específicas Conceitos de computação em grupo Novos recursos da Internet

1-1

Quem precisa ler este livro Todos os usuários do SmartSuite devem ler o Explorando o SmartSuite 97. Se estiver usando o Windows 95 ou Windows NT 4.0 pela primeira vez, leia o capítulo que abrange as instruções básicas no manual Introdução ao Microsoft Windows 95 da Microsoft® Windows antes de instalar o SmartSuite. Explorando o SmartSuite 97 pressupõe que o usuário saiba realizar as operações básicas no ambiente do Windows 95 ou Windows NT.

Convenções usadas neste livro Explorando o SmartSuite 97 usa as convenções a seguir. Nota apresenta informações técnicas adicionais sobre um comando ou um procedimento. Para maiores informações indica onde encontrar mais informações na Ajuda. Os nomes de tecla aparecem em letras maiúsculas pequenas por exemplo, ENTER. As informações digitadas na tela aparecem em fonte diferente, por exemplo, Despesas de Operação. Macetes Apresenta truques de atalho ou informações adicionais que podem ser úteis durante a execução de um comando ou de um procedimento.

Etapas para iniciar A seguir, encontram-se as etapas recomendadas para a instalação do SmartSuite. O restante deste capítulo e o Capítulo 2 seguem a seqüência descrita. Verifique se recebeu o pacote completo do SmartSuite usando a lista nas páginas 1-2 e 1-3. Verifique se o seu computador atende aos requisitos de sistema para o SmartSuite. Instale o SmartSuite. Instale todos os aplicativos de uma vez ou, se preferir, escolha apenas aqueles que for utilizar no momento. Registre-se como usuário do SmartSuite. Ao completar essas etapas, você estará preparado para usar o SmartSuite.

1-2 Explorando o SmartSuite 97

Verificação do pacote Verifique o conteúdo do pacote do SmartSuite usando esta lista. Se o pacote não estiver completo, contate o revendedor ou fornecedor ou ligue para o Serviço ao Cliente da Lotus.

Discos O pacote do SmartSuite deve conter um conjunto de discos de alta densidade de 3,5 polegadas ou um CD-ROM. Outros itens Além deste livro, o pacote do SmartSuite também contém o seguinte: Tirando o Máximo Proveito do LotusScript no SmartSuite 97 Cartão de Registro de Produto da Lotus Manual de Suporte ao Cliente da Lotus Cupom para o Kit do Desenvolvedor de Aplicativos do LotusScript (Veja capa posterior de Tirar o Máximo Proveito do LotusScript no SmartSuite 97) Cartão de Registro de Garantia para o Canadá (só para a América do Norte)

Requisitos do sistema Esta seção descreve os requisitos de hardware, software, memória e espaço em disco para o uso do SmartSuite em um computador independente.

Hardware O SmartSuite requer o seguinte hardware: Computador PC IBM® ou compatível (486 ou superior) Placa de vídeo VGA ou superior Mouse ou outro dispositivo de indicação Uma unidade de disco flexível de 3,5 polegadas de 1,44MB ou uma unidade de CD-ROM

Software Para usar o SmartSuite, é necessário ter o Microsoft Windows 95 ou Windows NT 4.0 ou posterior instalado no computador. Se estiver instalando a partir de um CD-ROM, é necessário ter instalado os drivers de CD e estar executando o Microsoft Windows 95 ou Windows NT 4.0. Leia-me Primeiro 1-3

Memória Windows 95 O SmartSuite requer, no mínimo, 8MB de memória de acesso aleatório (RAM). São recomendados 12MB para executar mais de um aplicativo. Windows NT 4.0 O SmartSuite requer, no mínimo, 16MB de RAM.

Espaço em disco Os requisitos de espaço em disco para o SmartSuite dependem dos aplicativos do suite a serem instalados. Se estiver instalando a partir de um CD-ROM ou quiser instalar recursos opcionais, como modelos, arquivos de exemplo e a Ajuda, é necessário mais que o mínimo requerido de espaço em disco. São necessários, pelo menos, 82MB disponíveis de espaço em disco para instalar os recursos mínimos de todos os aplicativos do SmartSuite. Para usar menos que 82MB de espaço em disco, você pode escolher instalar apenas alguns aplicativos do SmartSuite, ou usar Personalizar recursos na Instalação para selecionar somente os recursos que deseja. A Lotus recomenda 133MB disponíveis de espaço em disco para a instalação padrão, e 220MB para instalar todos os recursos, tours, modelos, arquivos de exemplo e a Ajuda, além de alocar espaço para os arquivos temporários e os arquivos de dados. Para maiores informações sobre os requisitos de espaço em disco para cada aplicativo do SmartSuite, siga estas etapas: 1. Insira o Disco 1 ou o CD-ROM na unidade de disco apropriada. 2. Na barra de tarefas do Windows, escolha Iniciar - Executar. 3. Digite x:\install (onde x é a letra da unidade de disco ou de CD-ROM). 4. Siga as instruções na tela até chegar à caixa de diálogo Opções de Instalação. 5. Escolha Personalizar recursos — Instalação manual e clique em Próximo. 6. Nessa caixa de diálogo, selecione cada um dos aplicativos. Clique em Personalizar para ver todos os recursos e seus requisitos específicos de espaço em disco.

1-4 Explorando o SmartSuite 97

O que fazer a seguir Você está pronto para instalar o SmartSuite e registrar-se como usuário. Instale todos os aplicativos de uma vez ou escolha apenas aqueles que for usar. Use o programa de instalação se precisar instalar os aplicativos que não foram instalados da primeira vez. Para maiores informações veja o capítulo 2, “Instalação do SmartSuite”. Para assistência técnica, veja as informações sobre como contatar o Suporte ao Cliente da Lotus no Manual de Suporte ao Cliente da Lotus.

Leia-me Primeiro 1-5

1-6 Explorando o SmartSuite 97

Capítulo 2 Instalando o SmartSuite O programa de instalação do SmartSuite transfere os arquivos do SmartSuite dos disquetes ou do CD-ROM para o disco rígido ou para o servidor de arquivos da rede. Esse programa permite que você instale todos os aplicativos do SmartSuite de uma só vez ou aplicativos específicos, conforme necessário.

Instalação a partir do AutoRun Se você for um usuário de CD, quando colocar o CD-ROM do SmartSuite na unidade de disco, o AutoRun será inicializado automaticamente e a tela a seguir aparecerá: Clique no ícone Lotus para exibir o tour do SmartSuite.

Clique em uma das caixas para ver o Tour de um aplicativo.

O texto dedescritivo é exibido aqui...

...quando o ponteiro do mouse é colocado sobre uma das opções.

2-1

O AutoRun permite que você selecione uma das seguintes opções: Instalar com um único clique no botão. Obter o tour do SmartSuite ou de cada um dos aplicativos. Selecionar entre instalar o SmartSuite em seu disco rígido ou executá-lo a partir do CD-ROM. Exibir os itens do CD usando o Windows Explorer. Ir para o site da Lotus na Web na Internet (se você tiver uma conexão com a Internet). Leia o LEIAME.WRI do SmartSuite. Para iniciar o AutoRun manualmente O AutoRun não será inicializado automaticamente se o SmartSuite já estiver instalado ou se você tiver desativado o recurso de execução automática no Windows 95 ou Windows NT 4.0. Para inicializar o AutoRun manualmente: 1. Insira o CD-ROM na unidade de disco apropriada. 2. Selecione Iniciar - Executar da barra de tarefas do Windows. 3. Digite x:\autorun\autorun.exe (onde x é a letra da unidade de CD-ROM). 4. Clique em OK.

2-2 Explorando o SmartSuite 97

Executando o programa de instalação Quando você executa o programa de instalação, aparece uma tela que o orienta através da estrutura de diretórios do SmartSuite. Dessa forma, você sabe onde os arquivos estão armazenados.

No arquivo LEIAME.WRI, você encontrará as informações sobre como instalar o SmartSuite em um computador independente. As informações sobre instalação na rede estão disponíveis on-line no arquivo LEIAREDE.TXT. Você pode ler ou imprimir essas informações antes de transferir os arquivos. Leitura e impressão dos arquivos LEIAME Você pode ler e imprimir informações sobre como instalar ou desinstalar o SmartSuite nos arquivos LEIAME.WRI ou LEIAREDE.TXT. Faça o seguinte: 1. Insira o CD-ROM ou Disco 1 na unidade de disco apropriada. 2. Selecione Iniciar - Executar na barra de tarefas do Windows. 3. Se você for um usuário de CD digite: x:\lotus\leiame.wri (onde x é a letra da unidade de disco do CD-ROM) para ler sobre a instalação do SmartSuite em um computador independente

Instalando o SmartSuite 2-3

ou x:\lotus\leiarede.txt (onde x é a letra da unidade de disco do CD-ROM) para ler sobre a instalação do SmartSuite em um servidor de arquivos.

Se você for um usuário de disco, digite x:\leiame.wri ou leiarede.txt (onde x é a letra da unidade de disco). 4. Clique em OK. 5. Para imprimir, escolha Arquivo - Imprimir. Nota Você pode ler e imprimir LEIAREDE.TXT clicando em Abrir quando aparecer a caixa de diálogo Manual do Administrador de Rede durante o programa de instalação. Ajuda durante a instalação do SmartSuite Durante a instalação do SmartSuite, você pode receber Ajuda sobre as opções das caixas de diálogo do programa de instalação do SmartSuite. Para ver as informações, clique no botão Ajuda. Para imprimir qualquer tópico em exibição na Ajuda, clique no botão Imprimir. Para alternar entre a Ajuda e o programa de instalação, pressione ALT+TAB. Para voltar ao programa de instalação, saindo da Ajuda, clique no botão Fechar ou pressione ESC.

Instalação em um computador independente Iniciar a instalação Se você iniciar o programa de instalação a partir do AutoRun, clique em uma das opções desse programa na parte inferior da tela. Se você instalar a partir do disco ou desejar executar o programa de instalação sem o AutoRun, siga estas instruções: 1. Insira o Disco 1 ou o CD-ROM na unidade de disco apropriada. 2. Escolha Iniciar - Executar na barra de tarefas do Windows. 3. Digite x:\install (onde x é a letra do CD-ROM ou da unidade de disco). 4. Clique em OK. 5. Siga as instruções de instalação na tela.

2-4 Explorando o SmartSuite 97

Escolher a instalação padrão, mínima ou personalizada Existem três tipos de instalação: padrão, mínima ou personalizada. O programa de instalação padrão inclui os recursos típicos do SmartSuite utilizados pela maioria dos usuários do SmartSuite. Se você for um usuário de laptop com espaço em disco limitado, talvez queira selecionar a instalação mínima, que instala somente os recursos mínimos necessários para executar cada aplicativo no SmartSuite. A instalação personalizada permite que você faça as suas próprias escolhas sobre espaço em disco e escolha os recursos que desejar, incluindo alguns que não são instalados com a instalação padrão. Por exemplo, usando a instalação personalizada, você pode escolher optar os tours do SmartSuite e dos aplicativos, o dicionário do SmartCenter TM, um editor de equação ou verificador gramatical para Word Pro®, os manuais DocOnline (para usuários de CD-ROM), TeamConsolidateTM no 1-2-3® e uma biblioteca do Notes TM para o Freelance Graphics®.

Instalação em rede Para instalar em um servidor de arquivos da rede, verifique se está conectado na rede como administrador de rede. Clique na caixa de verificação “Instalar em um servidor de arquivos ou vários usuários” localizada na parte inferior da tela de abertura do programa de instalação. Informações completas sobre a instalação do SmartSuite em uma rede estão disponíveis nas telas do recurso Ajuda do programa de instalação e do arquivo LEIAREDE.TXT. O arquivo LEIAREDE.TXT responde às perguntas sobre rede, fornece informações de resolução de problemas e inclui informações sobre a instalação automatizada, o programa de desinstalação e o Install MLC (computação multilíngüe).

Uso do programa de instalação automatizada Se você for um administrador de rede e quiser padronizar a instalação do SmartSuite para todos os usuários da sua empresa, use o programa de instalação automatizada no SmartSuite. Para isso, defina as localizações de diretório e as opções de instalação usando o arquivo de resposta (.RSP). O programa de instalação automatizada permite que você distribua o SmartSuite sem requerer uma entrada do usuário. Para obter mais informações sobre o programa de instalação automatizada, leia o arquivo de resposta de exemplo INSTSUIT.RSP que vem com o SmartSuite.

Instalando o SmartSuite 2-5

Instalação de recursos de Assistência ao Usuário O SmartSuite contém recursos de Assistência ao Usuário on-line, incluindo tours de cada aplicativo para todos os usuários e manuais on-line para usuários de CD-ROM. Os manuais são Explorando o SmartSuite 97, Desenvolvendo Aplicativos do SmartSuite Usando o LotusScript, Tirando o Máximo Proveito do LotusScript no SmartSuite 97, Manual do Programador do LotusScript e Manual de Consulta de Idiomas do LotusScript. O SmartSuite 97 também vem com o Adobe Acrobat® Reader 2.1, que permite aos usuários de CD-ROM exibirem e imprimirem os manuais. Usuário de CD-ROM Para preservar espaço no disco, o programa Install padrão não instala os tours e os manuais on-line automaticamente no disco rígido. Se você for um usuário de CD-ROM do SmartSuite, poderá ver o tour para um aplicativo inserindo o CD-ROM na unidade de disco, abrindo o aplicativo, e escolhendo Ajuda - Tours no menu Ajuda (?). (Para ver o Tour do 1-2-3, você precisará instalá-lo no seu disco rígido) Você pode ver ou imprimir os manuais on-line escolhendo o ícone apropriado para um manual da pasta DocOnline, na gaveta Ajuda do Suite, no SmartCenter. Usuário de disco Se você for um usuário de disco e consultar os tours com freqüência, talvez queira instalar esses tours no disco rígido. Para ver o Tour do 1-2-3, será necessário instalá-lo. Instalação de Tours Use a instalação personalizada para instalar alguns ou todos os Tours do SmartSuite: 1. Insira o Disco 1 ou o CD-ROM na unidade de disco apropriada. 2. Escolha Iniciar - Executar na barra de tarefas do Windows. 3. Digite x:\install (onde x é a letra do CD-ROM ou da unidade de disco). 4. Siga as instruções na tela até chegar à caixa de diálogo Opções de Instalação. 5. Na caixa de diálogo Opções de Instalação, selecione Personalizar recursos - Instalação manual e clique em Próximo. 6. Selecione o aplicativo cujo tour deseja instalar e clique em Personalizar. Para instalar o Tour do SmartSuite, selecione o SmartCenter e clique em Personalizar.

2-6 Explorando o SmartSuite 97

7. Selecione os arquivos do tour que deseja. No 1-2-3 , clique na divisória Ajuda e Exemplos e selecione Tour Orientado. 8. Repita as etapas 6 e 7 até que todos os tours escolhidos estejam instalados. Após a instalação, os tours aparecerão como ícones na pasta Tours da gaveta Ajuda do Suite do SmartCenter. Instalação do DocOnline do Suite Use o programa de instalação personalizada para instalar a DocOnline do Suite: 1. Insira o CD-ROM na unidade apropriada. 2. Escolha Iniciar - Executar na barra de tarefas do Windows. 3. Digite x:\install (onde x é a letra do CD-ROM ou da unidade de disco). 4. Siga as instruções na tela até chegar à caixa de diálogo Opções de Instalação. 5. Na caixa de diálogo Opções de Instalação, selecione Personalizar recursos - Instalação manual e clique em Próximo. 6. Selecione a DocOnline do Suite e clique em Personalizar. 7. Clique na divisória DocOnline do Suite e selecione os manuais que deseja instalar. 8. Clique em OK. Após a instalação, o manual aparece como um ícone na pasta DocOnline da gaveta Ajuda do Suite, no SmartCenter. O DocOnline também aparece como um ícone no menu Iniciar na pasta DocOnline Lotus.

Instalando o SmartSuite 2-7

Uso do Uninstall O recurso Uninstall do SmartSuite remove o diretório do SmartSuite ou de um aplicativo do SmartSuite e também remove as referências aos aplicativos nos arquivos de sistema. Executar o Uninstall 1. Escolha Iniciar - Configurações - Painel de Controle na barra de tarefas do Windows. 2. Clique duas vezes em Adicionar ou Remover Programas. 3. Na lista, selecione “Lotus SmartSuite 97”. 4. Clique em Adicionar/Remover. 5. Selecione os aplicativos que você deseja remover ou selecione Uninstall para remover todos os aplicativos do SmartSuite. 6. Clique em OK. Você pode obter maiores informações sobre a desinstalação do SmartSuite da rede no arquivo LEIAREDE.TXT localizado no diretório raiz do Disco 1 ou no CD-ROM. Consulte “Leitura e impressão dos arquivos LEIAME” neste capítulo.

Registrando-se como usuário do SmartSuite Se você tiver um modem, poderá se registrar on-line como usuário do SmartSuite preenchendo os formulários eletrônicos que aparecem após o término da instalação. Se preferir, preencha o cartão de registro com porte pago e envie-o para a Lotus. Se estiver nos EUA, ligue para 1-800-346-6408; se estiver no Canadá, ligue para 1-800-GO-LOTUS para fazer o registro por telefone. Em outros países, contate o escritório local da Lotus utilizando o número indicado no Manual de Suporte ao Cliente da Lotus. Os usuários registrados recebem o seguinte: Informações de atualização do produto. Quando uma atualização torna-se disponível (lançamos, com freqüência, atualizações de nossos produtos baseados nos comentários dos clientes), os usuários registrados podem obtê-la mais rapidamente e a um menor custo. Discos de substituição. Se os discos de distribuição forem danificados, a Lotus os substituirá.

2-8 Explorando o SmartSuite 97

EXPLORANDO O SMARTSUITE 97

........................................ SmartSuite 97 - Windows 95 e NT 4.0

Capítulo 3 Introdução ao SmartSuite O SmartSuite 97 é um pacote de aplicativos integrados que têm por objetivo tornar o seu trabalho mais fácil e ajudar você a comunicar-se mais eficientemente com seus colegas de trabalho. O SmartSuite contém os seguintes aplicativos: Lotus SmartCenter Edição 97 para Windows 95 e Windows NT 4.0, o centro de comando que concede a você fácil acesso a todos os aplicativos da área de trabalho e aos arquivos de aplicativos Lotus 1-2-3® Edição 97 para Windows 95 e Windows NT 4.0, a única planilha para você e sua equipe Lotus Word Pro® Edição 97 para Windows 95 e Windows NT 4.0, o processador de textos de equipe Lotus Approach® Edição 97 para Windows 95 e Windows NT 4.0, o banco de dados de alta potência que a equipe inteira pode usar Lotus Freelance Graphics® Edição 97 para Windows 95 e Windows NT 4.0, o pacote de apresentações gráficas para a comunicação diária Lotus Organizer® Edição 97 para Windows 95 e Windows NT 4.0, a ferramenta de gerenciamento de informações pessoais Lotus ScreenCam® 97 Edição para Windows 95, a ferramenta de comunicação audiovisual para o seu computador

O que há de novo no SmartSuite? O SmartSuite é um conjunto completo de 32 bits projetado com todos os recursos que irão satisfazer as suas exigências profissionais. A próxima geração do 1-2-3 contém recursos Team, recursos de estrutura de tópicos, publicação em HTML, suporte total ao OLE 2, o recurso Total Automático que detecta a palavra Total e soma automaticamente, a Caixa de Informações que permite a você especificar vários atributos de formatação em um único local e outras ferramentas comuns de interface do usuário da Lotus.

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Organizer™, o mais avançado software de gerenciamento do mercado, contém uma nova Agenda com mais recursos gráficos; suporte à discagem TAPI; animação, sons e símbolos que tornam divertido o uso do Organizer; maior suporte a endereços internacionais. O Bloco de Notas agora apresenta formatação rich text e recursos container que permitem a você vincular e incorporar objetos OLE. Realces e recursos da Internet, disponíveis em todos os produtos, oferece a você acesso interno a notícias, previsões meteorológicas, cotações do mercado e vários vínculos a sites úteis diretamente do SmartCenter. Recursos de instalação avançada permite que você instale com um clique ou especifique os recursos que você quer instalados. LotusScript®, uma linguagem de programação orientada a objetos, ajuda na criação de soluções comerciais personalizadas. O LotusScript é compatível com BASIC, o que significa que é facilmente integrado ao Visual Basic. O SmartSuite é o único conjunto de escritório especialmente projetado para tirar proveito do Lotus Notes®.

Iniciando os produtos do SmartSuite com o SuiteStart e o SmartCenter Quando você instala os aplicativos do SmartSuite, duas ferramentas são automaticamente instaladas: o SuiteStart e o SmartCenter. Essas duas ferramentas ajudam você a executar e usar os aplicativos do SmartSuite.

SuiteStart O SuiteStart é a paleta de ícones que aparece no canto direito da barra de tarefas do Windows. Para iniciar um aplicativo do SmartSuite, clique no ícone correspondente no SuiteStart. Para saber o ícone que corresponde ao aplicativo, mantenha o ponteiro do mouse algum tempo sobre o ícone até que o nome do aplicativo apareça.

3-2 Explorando o SmartSuite 97

SmartCenter As gavetas, semelhantes a um gabinete de arquivos, do SmartCenter formam um centro de comandos que organizam o seu trabalho e reduzem a desorganização da área de trabalho. No SmartCenter, você pode: Iniciar todos os seus aplicativos do SmartSuite ou arquivos que você criou nos aplicativos Abrir a sua agenda e o seu caderno de endereços do Organizer Criar uma lista de lembretes Verificar a ortografia no dicionário ou os sinônimos no dicionário de sinônimos Acessar a Internet, com vínculos diretos para previsões meteorológicas, cotações das ações, diretrizes e seus sites favoritos da Web Obter ajuda para executar tarefas entre aplicativos e usar o SmartCenter A princípio, o SmartCenter aparece do lado oposto da barra de tarefas do Windows e tem o seguinte formato:

Você pode posicionar o SmartCenter tanto na parte superior quanto na parte inferior da tela. Você também pode adicionar outros arquivos ou produtos que não sejam da Lotus ao SmartCenter. Para abrir ou fechar uma gaveta, clique na frente dela.

Clique aqui para fechar.

Introdução ao SmartSuite 3-3

Como salvar e abrir um arquivo Para salvar um arquivo que você criou em qualquer aplicativo do SmartSuite, escolha Arquivo - Salvar.

Para abrir um arquivo que você salvou, use o SmartCenter:

Abra a pasta do produto e clique duas vezes no arquivo desejado.

O arquivo do Freelance Graphics é aberto.

Todos os arquivos que você salvou em um diretório de trabalho de um aplicativo aparecem automaticamente na pasta correspondente do SmartCenter. Por exemplo, o diretório padrão do Freelance Graphics é o \lotus\trabalho\flg e, quando você salva um arquivo nesse diretório, ele também aparece na pasta do SmartCenter para o Freelance Graphics.

3-4 Explorando o SmartSuite 97

Capítulo 4 Ferramentas do SmartSuite

Ajudando você a se tornar um usuário experiente Este capítulo mostrará a você como encontrar ferramentas úteis nos aplicativos do SmartSuite e como usá-las. Uma vez sabendo onde ir e o que fazer, você se sentirá mais seguro.

As ferramentas corretas Observe a seguir, em uma reprodução da área de trabalho, a maioria das ferramentas descritas neste capítulo: Menu SmartIcons Divisórias Caixa de Informações

SmartMaster

Barra de status

4-1

As ferramentas do SmartSuite são ferramentas relacionadas ao contexto As ferramentas dos aplicativos do SmartSuite são relacionadas ao contexto, ou seja, aparecem apenas quando necessário. Por exemplo, se você estiver trabalhando em uma moldura de gráficos (como é mostrado a seguir), o menu, os SmartIcons®, a Caixa de Informações e a barra de status apresentarão apenas opções específicas para gráficos. Quando você clica fora do gráfico, as opções para gráficos desaparecem. Compare esta área de trabalho com a da página anterior, onde as ferramentas refletem as opções para digitação de texto. SmartIcons

Itens de menu

Caixa de Informações

Barra de status

Modelos SmartMaster Um SmartMaster™ é um modelo projetado profissionalmente que permite a você iniciar rapidamente as tarefas diárias; tudo o que você tem a fazer é adicionar os seus dados. O 1-2-3, o Word Pro, o Approach e o Freelance Graphics contêm uma biblioteca de modelos SmartMaster. Você pode criar uma nova pasta de trabalho, um documento, um banco de dados ou uma apresentação com um SmartMaster.

4-2 Explorando o SmartSuite 97

Com os blocos Clique aqui, um SmartMaster pode ser mais do que um formato atraente; ele pode ajudar você a dar conta das suas tarefas.

Clique em um bloco e digite otext o desejado.

Menus comuns Todos os menus do SmartSuite funcionam da mesma forma com os mesmos comandos básicos. Uma vez sabendo que a Configuração do Usuário está no comando Arquivo do Approach, você também saberá que ela está no comando Arquivo do 1-2-3, Word Pro e Freelance Graphics. Opções específicas de alguns produtos. As opções localizadas fora do contorno são comuns a todos os aplicativos do SmartSuite.

Os menus também são relacionados ao contexto, o que significa que os comandos se alteram de acordo com o que você estiver trabalhando. Por exemplo, se usar o comando Criar para criar um objeto de grupo no Freelance Graphics, a barra de menu exibirá um comando Agrupar que permitirá a você alterar o grupo. Ferramentas do SmartSuite 4-3

Se não conseguir encontrar um menu Talvez você não consiga encontrar o menu desejado por um dos seguintes motivos: Você deve criar o objeto (usando o menu Criar) antes de poder trabalhar em uma tarefa relacionada a este objeto. Por exemplo, você deve criar uma tabela antes que Tabela apareça no menu. Você deve clicar no objeto para selecioná-lo. Lembre-se, você tem que estar trabalhando no objeto que deseja alterar antes que o menu deste objeto apareça. Menu exibido quando uma célula está selecionada.

Menu exibido quando parte de um gráfico está selecionado.

4-4 Explorando o SmartSuite 97

Menus de Atalho Quando estiver trabalhando em um texto ou em um objeto, como uma tabela ou desenho, clique com o botão direito do mouse para ver um menu relacionado ao contexto correspondente ao objeto. Quando o texto dacélul a de uma tabela estiver selecionado... clique no botão direito do mouse para...

exibir este menu de atalho de tabela na tela.

SmartIcons Os SmartIcons são pequenas figuras que aparecem em uma linha logo abaixo da barra de menus. Eles permitem que você acesse recursos usados freqüentemente com um único clique. Clique em um ícone para salvar um arquivo, recortar um objeto selecionado, visualizar o que está imprimindo e executar várias outras ações à medida que for trabalhando com os aplicativos do SmartSuite.

Muitos SmartIcons são comuns a todos os aplicativos do SmartSuite. Assim, quando você aprende a usar um ícone em um aplicativo, aprende a usá-lo em todos os outros aplicativos. Cada aplicativo também possui SmartIcons que executam tarefas específicas àquele aplicativo. Ferramentas do SmartSuite 4-5

Para exibir a descrição da ação que um ícone executa, mantenha o ponteiro do mouse algum tempo sobre o ícone até que a descrição apareça em um balão. Depois de se familiarizar com os ícones, você poderá desativar a Ajuda em balão escolhendo Arquivo - Configuração do Usuário Configurar SmartIcons. Você também pode acessar essas descrições mantendo o botão direito do mouse pressionado quando o ponteiro do mouse estiver sobre um ícone.

Fazendo os SmartIcons trabalharem da mesma forma que você Para tornar mais fácil a inicialização do aplicativo, cada aplicativo contém uma definição padrão dos SmartIcons. Uma vez tendo adquirido experiência, você pode: Remover SmartIcons que você não usa ou adicionar SmartIcons de um conjunto grande de SmartIcons padrão. Dimensionar e mover os SmartIcons para qualquer posição na tela. Criar seus próprios ícones e atribuir ações a eles.

Para maiores informações Enquanto estiver trabalhando em qualquer produto do SmartSuite: 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: SmartIcons

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

4-6 Explorando o SmartSuite 97

A barra de status A barra de status, localizada na parte inferior da janela do aplicativo, oferece resposta imediata para seleções atuais e atalhos para muitos comandos. A barra de status permite exibir e mudar configurações, como fonte e tamanho em pontos no Word Pro, formatos de números no 1-2-3, layout de páginas no Freelance Graphics e exibições de ambientes no Approach. Quando você clica em alguns botões da barra de status, eles exibem uma lista; outros alternam entre opções.

Divisórias As divisórias facilitam a organização e o gerenciamento de grandes volumes de informações. No 1-2-3, as divisórias permitem que você organize as suas planilhas dentro de uma pasta de trabalho.

No Approach, as divisórias permitem que você veja todas as visualizações de seus aplicativos de banco de dados.

No Word Pro, use divisórias para organizar todas as seções de um documento longo ou para manter juntos documentos relacionados.

Ferramentas do SmartSuite 4-7

Além disso, as divisórias de Assistentes conduzem você por todas as etapas de um procedimento. Por exemplo, as divisórias o orientam através de todas as etapas da configuração de uma revisão de um documento em grupo.

O Freelance Graphics contém divisórias de modos de exibição que tornam mais fácil se concentrar no texto na sua apresentação ou reorganizá-la.

A Caixa de Informações Pense primeiro na Caixa de Informações quando quiser mudar a aparência de um intervalo, de um texto ou de um objeto no 1-2-3, no Word Pro, no Approach ou no Freelance Graphics. A Caixa de Informações permanece aberta se houver várias mudanças a serem feitas. As opções variam em função do enfoque do trabalho. Por exemplo, se você clicar dentro de uma tabela no Freelance Graphics, a Caixa de Informações exibe as opções para mudar as propriedades da tabela. Se clicar no texto acima da tabela, a Caixa de Informações exibirá opções para o texto. O que você selecionou.

Divisória Linha e Cores. Clique em um botão para escolher a opção. Clique na seta para ver outros estilos de linha.

4-8 Explorando o SmartSuite 97

O que torna a Caixa de Informações tão útil? Permanece aberta e na frente para você não ter que abrir e fechar várias caixas de diálogo. Exibe opções diferentes à medida que as seleções são mudadas. Você vê imediatamente os resultados das opções que selecionou. Para exibir a Caixa de Informações Selecione o que quiser mudar e clique no ícone da Caixa de Informações:

Os SmartIcons da Caixa de Informações variam um pouco porque mostram o que foi selecionado. Mas o losango amarelo sobre um quadrado azul sempre estará presente nestes botões :

Para exibir outras opções da Caixa de Informações Você pode clicar na caixa “Propriedades” na Caixa de Informações para ver uma lista drop-down de outras opções da Caixa de Informações. Por exemplo, se você selecionou texto quando clicou no ícone da Caixa de Informações, a caixa “Propriedades” exibirá “Texto.” Mas você pode clicar na caixa para selecionar as opções da Caixa de Informações para o layout de página.

Ferramentas do SmartSuite 4-9

Minimizando a Caixa de Informações Quando você tiver a intenção de fazer várias alterações na aparência de algum elemento, contraia a Caixa de Informações para mantê-la acessível, sem que fique ocupando sua área de trabalho. 1. Para contrair a Caixa de Informações, clique duas vezes na barra de títulos.

Resultado

2. Para retornar a Caixa de Informações ao tamanho normal, clique duas vezes na barra de títulos.

4-10 Explorando o SmartSuite 97

Resultado

Fechando a Caixa de Informações Clique no botão Fechar.

Movendo a Caixa de Informações Clique na barra de título e arraste a caixa para uma outra parte da tela.

Ferramentas do SmartSuite 4-11

SmartFill O SmartFill permite acelerar a digitação de dados em tabelas, planilhas e documentos, preenchendo automaticamente as informações de rotina como datas, horas ou números em seqüência. Digite a primeira entrada na série.

Clique no canto inferior e arraste.

Resultado

Formato Rápido Com o Formato Rápido você pode duplicar um formato selecionando um objeto com o formato que quiser e aplicá-lo a um ou mais objetos diferentes. Selecione o texto ou objeto com o formato que quiser copiar. Clique no ícone Formato Rápido. Selecione o texto para aplicar o formato.

Resultado Clique no ícone novamente para desativar o Formato Rápido.

4-12 Explorando o SmartSuite 97

O ponteiro do mouse torna-se um pincel.

Capítulo 5 A Ajuda Certa na Hora Certa Os aplicativos do SmartSuite fornecem o tipo de assistência exata quando você necessita. O SmartSuite oferece um novo sistema de Ajuda on-line conciso e organizado por tarefa. Ele oferece também outros tipos de ajuda que permite realizar o trabalho da forma certa. Os recursos de assistência ao usuário listados abaixo estão disponíveis para todos os aplicativos, exceto os especificados na coluna Localização. Recurso

Descrição

Localização

Este Livro Mostra os benefícios de se usar determinado recurso e oferece informações conceituais.

Incluído no pacote do SmartSuite.

Indica a Ajuda quando você precisa de instruções específicas. Ajuda Fornece informações sobre todas as tarefas que se pode realizar usando os aplicativos do SmartCenter e do SmartSuite. Fornece visões gerais de recursos.

Disponível quando você clica em Ajuda em uma caixa de diálogo ou no menu Ajuda (?). A Ajuda do SmartCenter está disponível na gaveta Ajuda do Suite.

Tours Fornece uma introdução rápida aos aplicativos e permite o aprendizado na velocidade escolhida.

Pode ser executado no menu AutoRun do SmartSuite ou no CD. Escolha Tours no aplicativo do menu Ajuda (?) ou na gaveta Ajuda do Suite e insira o CD. Os usuários de disco devem instalar os tuors usando a instalação personalizada. 5-1

Recurso

Descrição

Localização

Demonstração Fornece demonstrações passo a passo.

Disponível quando o ícone do filme aparece no tópico da Ajuda.

Apresenta procedimentos de fácil compreensão quando você vê como são executados. Assistentes Orienta o usuário até a finalização de tarefas complexas, tais como a criação de um índice ou de uma tabela de referência cruzada dinâmica.

Fornecido quando você executa comandos de menu que necessitam de instruções adicionais.

Mostra a função de cada ícone na barra de SmartIcons e de cada divisória na Caixa de Informações.

Disponível deixando o ponteiro do mouse sobre o ícone ou em uma divisória da Caixa de Informações.

Conduz ao tópico da Ajuda apropriado quando você faz uma pergunta com suas próprias palavras. O recurso Pergunte ao Especialista entende 2.000 termos de processamento de texto e a relação desses com a tarefa.

Disponível no menu Ajuda (?) do Word Pro.

Apresenta perguntas relacionadas ao que você estiver fazendo e o guia ao tópico da Ajuda apropriado.

Disponível no botão Consultor ou no menu Ajuda (?) do Freelance Graphics.

Ajuda em balão

Pergunte ao Especialista

Consultor

5-2 Explorando o SmartSuite 97

Ajuda: dinâmica e reprojetada A Ajuda para os aplicativos do SmartSuite está organizada por tarefas. Esses sistemas de Ajuda fornecem procedimentos rápidos em vez de descrições longas. Por serem concisos e orientados de forma a ajudá-lo a completar tarefas, os sistemas de Ajuda do SmartSuite são sistemas de fácil utilização. Escolha Ajuda (?) Tópicos da Ajuda.

Clique duas vezes em um ícone de livro da Ajuda para ver uma lista de tópicos da Ajuda.

A Ajuda Certa na Hora Certa 5-3

Uso do “Como Fazer Para?” Ao clicar duas vezes no ícone Como fazer Para? na divisória Conteúdo, você obtém uma lista de tópicos que informam passo a passo como completar um procedimento.

Comece clicando duas vezes no livro 'Como Fazer Para?'.

Os ícones de livro representam tópicos gerais, como em um índice analítico. O ícone ? representa o tópico da Ajuda propriamente dita. O livro se abre em uma lista de tópicos. Clique duas vezes nos livros até encontrar o tópico da Ajuda desejado. e duas vezes no tópico

Cliqu da Ajuda para exibi-lo.

Clique no texto em verde e sublinhado para ver uma janela com maiores detalhes.

A Ajuda contém Dicas e pistas para solução de problemas.

5-4 Explorando o SmartSuite 97

Uso do Índice Quando você clica na divisória Índice, os aplicativos do SmartSuite exibem um Índice dos tópicos da Ajuda. Os sistemas de Ajuda são organizados por tarefa e não pelo comando do menu. Clique na divisória Índice.

Digite otópico desejado. O índice percorre as letras que você digita. Clique duas vezes no tópico daAj uda para exibi-lo.

Uso deste livro com a Ajuda Este livro trabalha facilmente com o sistema de Ajuda e oferece duas maneiras de obter mais informações sobre a Ajuda. Quando você quiser informações além das que o livro apresenta, procure pelo título “Para maiores informações”. Abra a Ajuda do aplicativo sobre o qual deseja obter informações, clique na divisória Índice e digite a palavra ou frase que está em negrito.

A Ajuda Certa na Hora Certa 5-5

Se você não encontrar o tópico que deseja neste livro, consulte o índice para tópicos adicionais que fazem referência à Ajuda em cada aplicativo do SmartSuite.

Os tópicos que você encontrará no livro contêm números de páginas. Palavras a serem digitadas no índice da Ajuda do aplicativo.

Obtendo Ajuda para uma caixa de diálogo ou para a Caixa de Informações Nas opções da caixa de diálogo, a Ajuda pode ser obtida imediatamente.

5-6 Explorando o SmartSuite 97

Nas divisórias da Caixa de Informações, a Ajuda pode ser obtida imediatamente quando você clica o botão ?.

Obtendo Ajuda do Suite Você pode obter ajuda para tarefas entre aplicativos, para o SmartCenter e para recursos encontrados em todos os aplicativos do SmartSuite, verificando a Ajuda do Suite. Talvez não seja possível ver a gaveta Ajuda do Suite em alguns monitores enquanto o SmartCenter estiver sendo aberto. Se a Ajuda do Suite não aparecer, clique na seta. Clique na seta e...

...as gavetas deslizarão até a Ajuda do Suite aparecer.

A Ajuda Certa na Hora Certa 5-7

Na gaveta Ajuda do Suite, clique na pasta Ajuda e clique duas vezes no ícone Ajuda do SmartSuite para abrir a Ajuda.

Uso da Ajuda Quando a Ajuda do Suite for aberta, clique na divisória Conteúdo. Será exibida uma lista dos tópicos da Ajuda.

Clique duas vezes no livro que você deseja abrir. Os tópicos da Ajuda contêm informações sobre o SmartCenter e o uso dos aplicativos juntos.

5-8 Explorando o SmartSuite 97

Uso do ScreenCam O ScreenCam é uma ferramenta de instrução e comunicação que lhe permite gravar e reproduzir filmes de atividade de tela, incluindo movimentos do ponteiro do mouse, som e opções de caixa de diálogo. Você pode criar facilmente informações úteis para seus colegas de trabalho desenvolvendo filmes que demonstram técnicas e procedimentos. Criar filmes 1. Clique na gaveta SmartSuite. 2. Clique na pasta Aplicativos Lotus. 3. Clique duas vezes no ScreenCam da Lotus. 4. Escolha Arquivo - Novo. 5. Clique no botão Microfone para gravar somente som, clique no botão Câmera para gravar somente atividades de tela ou Ambos para gravar som e tela. 6. Clique no botão Gravar e, em seguida, em OK para iniciar a gravação. 7. Quando o ponteiro de relógio desaparecer, execute as ações de tela que quiser gravar. Se dispor de hardware de som, inclua som na gravação. 8. Para interromper a gravação, clique no botão vermelho Parar. 9. Para reproduzir o filme, clique no botão Reproduzir. 10. Para salvar o filme, escolha Arquivo - Salvar, digite o nome do filme na caixa Nome do Arquivo, clique na caixa Descrição do Filme e em OK. A versatilidade do ScreenCam Cada filme pode ser salvo ou utilizado de diversas formas: Salvo como um filme original do ScreenCam da Lotus (formato .SCM). Salvo como filme independente (formato .EXE) que permite distribuir filmes para usuários que não têm o ScreenCam. Salvo apenas com a trilha sonora (formato .WAV ou .SCM) ou somente com a trilha de vídeo (formato .SCM). Vinculado ou incorporado em um aplicativo compatível com OLE.

Para maiores informações 1. Clique na gaveta Ajuda do Suite, clique na pasta da Ajuda e clique duas vezes no livro de Ajuda. 2. Clique na divisória Índice e digite a seguinte entrada: Filmes de tela

3. Clique na entrada de índice que quiser e, em seguida, em Exibir. A Ajuda Certa na Hora Certa 5-9

5-10 Explorando o SmartSuite 97

Capítulo 6 Usando o SmartCenter SmartCenter, o centro de comandos do SmartSuite, contém sete gavetas padrão que são ancoradas na parte superior da tela. As gavetas são abertas para ajudar na realização de tarefas diárias. Você pode acompanhar os seus compromissos diários, abrir o arquivo do Word Pro em que está trabalhando, procurar um sinônimo, criar uma lista de lembretes, verificar o tempo, cotações do mercado financeiro ou manchetes e ir direto para o site da Web de sua preferência. Clique na seta e...

...as gavetas deslizarão até a Ajuda do Suite aparecer.

6-1

O que está no SmartCenter? Cada gaveta contém um conjunto de pastas onde estão armazenadas ferramentas de grande utilidade e o seu trabalho, conforme você o cria. A gaveta do SmartSuite contém pastas para aplicativos do SmartSuite, os arquivos de trabalho, modelos SmartMaster e banco de dados do Notes.

Pastas do SmartSuite

Clique aqui para abrir e fechar uma gaveta. Acesso à Internet Seus compromissos Endereços

6-2 Explorando o SmartSuite 97

Mais gavetas

Lista Lembretes

Dicionário e Dicionário de Sinônimos Recursos da Ajuda

Usando o SmartCenter 6-3

Criando as suas próprias gavetas e pastas Além das gavetas e pastas que vêm com o SmartCenter, você pode criar gavetas e pastas que atendam às necessidades e hábitos de trabalho. Para criar uma gaveta... clique aqui... e depois aqui.

Para criar uma pasta na nova gaveta... clique aqui com o botão direito do mouse... e depois clique aqui.

Resultado: gaveta e pastas novas.

Você pode criar atalhos de estilos do Windows para suas pastas e aplicativos favoritos e, depois, arrastar os atalhos para dentro da pasta. Você também pode remover qualquer gaveta ou pasta que não precisar.

Para maiores informações 1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes no livro da Ajuda. 2. Clique na divisória Índice e digite uma das seguintes frases: Gavetas, propriedades Pastas, visão geral

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

6-4 Explorando o SmartSuite 97

Observar com maiores detalhes algumas gavetas As gavetas do SmartCenter contêm ferramentas úteis para organizar e acessar rapidamente o seu trabalho.

SmartSuite Você pode abrir o seu trabalho a partir das gavetas SmartSuite sem precisar abrir o aplicativo.

Clique duas vezes no ícone do arquivo para abrir o arquivo.

Todos os arquivos que você salvar em um diretório de trabalho do aplicativo aparecerão automaticamente na pasta correspondente do SmartCenter. Por exemplo, o diretório padrão do Freelance Graphics é \lotus\trabalho\flg, e quando você salva um arquivo nesse diretório, esse, também, aparecerá na pasta SmartCenter para Freelance Graphics.

Usando o SmartCenter 6-5

Internet O SmartCenter oferece acesso fácil a sites da Internet que são de grande utilidade. Você pode personalizar as gavetas e pastas para ajustá-las às suas necessidades. Selecione um tipo de notícia -internacional, economia, esportes. Veja as ações nas quais você está interessado. Defina opções para saber o clima em sua cidade. Clique para ir a vários sites úteis.

Clique para ir a seus próprios indicadores.

O Capítulo 9 descreve mais dos recursos Internet no SmartSuite.

Para maiores informações 1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes no livro da Ajuda. 2. Clique na divisória Índice e digite esta frase: Internet, accessando

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

6-6 Explorando o SmartSuite 97

Agenda A pasta Agenda exibe uma visão da agenda do Organizer. Você pode usá-la para agendar, mudar ou apagar compromissos marcados. O SmartCenter atualiza automaticamente o arquivo do Organizer. Inicialmente a pasta Agenda exibe um dia, mas a opção pode ser expandida para sete dias. Clique em uma data para exibir um calendário. Clique para exibir horas anteriores.

Clique em uma hora para programar um compromisso.

Clique para exibir horas posteriores. Clique nas barras para exibir vários dias.

Mesmo que você não use o Organizer, poderá utilizar a pasta Agenda da forma como aparece acima para digitar compromissos e acompanhar a sua agenda diária.

Para maiores informações 1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes no livro da Ajuda. 2. Clique na divisória Índice e digite esta frase: pastas Agenda, visão geral

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Usando o SmartCenter 6-7

Pasta Endereços A pasta Endereços torna fácil armazenar endereços e números de telefones. Você pode usar as informações para endereçar uma carta automaticamente, discar um número de telefone ou enviar correspondência eletrônica.

Clique no ícone Escrever uma carta...

...para inserir um endereço automaticamente em uma carta do Word Pro.

Para maiores informações 1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes no livro da Ajuda. 2. Clique na divisória Índice e digite a seguinte frase: pastas Endereço

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

6-8 Explorando o SmartSuite 97

Lembretes Você pode acompanhar o desenvolvimento das suas tarefas diárias usando a lista Lembretes do SmartCenter. Se precisar se lembrar de algum compromisso às 11:00, arraste o item para sua área de trabalho. Ele aparecerá na parte superior de qualquer local em que você esteja trabalhando para que não se esqueça.

Digite suas notas.

Arraste uma nota para fora da gaveta e solte-a na parte superior do local onde você estiver trabalhando.

Para maiores informações 1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes no livro da Ajuda. 2. Clique na divisória Índice e digite uma destas frases: Lembretes, desativando Lembretes, importando texto

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Usando o SmartCenter 6-9

Referência O SmartCenter contém ferramentas de referência para procurar definições e sinônimos.

Digite aqui a palavra cujo sinônimo você deseja saber.

O sinônimo aparece aqui.

Para maiores informações 1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes no livro do Ajuda. 2. Clique na divisória Índice e digite uma destas frases: Dicionário Dicionário de Sinônimos

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

6-10 Explorando o SmartSuite 97

Capítulo 7 Compartilhar e Integrar Dados Com o SmartSuite, é fácil compartilhar dados entre aplicativos da Lotus. Você pode criar os dados uma vez e, em seguida, copiá-los, movê-los, vinculá-los ou incorporá-los onde quiser. Você pode também fazer o seguinte: Automatizar tarefas criando aplicativos personalizados através do LotusScript. Vincular perfeitamente dados entre dois aplicativos do SmartSuite. Isso significa que você pode editar dados incorporados no local ou arrastar um objeto para a barra de tarefas do Windows para copiá-lo em um outro aplicativo. A seguir estão algumas das muitas maneiras nas quais os aplicativos do SmartSuite podem ser usados em conjuntos: Use a estrutura de tópico de um documento Word Pro para criar uma apresentação do Freelance Graphics. Use o Organizer para inserir endereços em um documento Word Pro criado para enviar correspondência em mala direta (volume grande). Use o Word Pro como um caderno de notas para organizar todos os arquivos de um projeto. Copie um gráfico do 1-2-3 em uma apresentação do Freelance Graphics. Use o Approach para criar tabelas de referências cruzadas dinâmicas, formulários, relatórios e etiquetas de endereço com os dados do 1-2-3. Este capítulo descreve as ferramentas de integração e as maneiras de usar os aplicativos em conjunto.

Ferramentas de integração LotusScript O LotusScript é uma linguagem BASIC de scripts padrão que permite a você criar aplicativos personalizados para um ou mais aplicativos da Lotus. Com o LotusScript, você também pode automatizar tarefas comuns.

7-1

Um exemplo de aplicativo do LotusScrip No exemplo a seguir, o aplicativo do LotusScript permite que você gere no WordPro regularmente um relatório de vendas do fornecedor extraindo dados da fatura de um banco de dados Approach.

Menu gerado por script que permite a você extrair dados do Approach

Dados do Approach em um documento do Word Pro

O LotusScript proporciona um alto grau de flexibilidade para controlar o fluxo de um programa. Ele permite fazer o seguinte: Transferir dados automaticamente entre aplicativos da Lotus que usem o LotusScript Transferir dados automaticamente entre qualquer aplicativo que use o recurso OLE Atualizar, distribuir e usar dados para cálculo Testar condições em dados para que você possa controlar quando as ações são realizadas Automatizar tarefas repetitivas Cada aplicativo do SmartSuite que usa o LotusScript conta com seu próprio conjunto de LotusObjects™. Alguns objetos são específicos de um aplicativo, mas todos os LotusObjects compartilham um design. Isso proporciona uma plataforma eficiente para o desenvolvimento e a implementação de aplicativos.

7-2 Explorando o SmartSuite 97

Para maiores informações Em um aplicativo SmartSuite: 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda. 2. Clique na divisória Conteúdo. 3. Clique duas vezes no livro LotusScript para ver uma lista de tópicos do LotusScript. Você também pode solicitar o Desenvolvendo Aplicativos do SmartSuite no LotusScript, um manual do programador. Você envia o formulário de pedido que encontra-se na capa do Tirando o Máximo Proveito do LotusScript no SmartSuite 97, que está no seu pacote SmartSuite. Se você for um usuário de CD, poderá ler também o Desenvolvendo Aplicativos do SmartSuite no LotusScript clicando no ícone do livro na pasta DocOnline da Ajuda do SmartSuite.

Vincular dados entre aplicativos O recurso OLE (Vinculação e incorporação de objetos) permite vincular perfeitamente dados entre aplicativos OLE. Quando vincula dados, você pode atualizá-los no arquivo original (o arquivo de origem) ou onde foram copiados (o arquivo de destino). Os dados são atualizados em ambos os lugares.

Arrastar para copiar É fácil copiar dados arrastando-os para um outro aplicativo. Suponha que você queira criar um intervalo no 1-2-3 para incluir em um documento do Word Pro. Em vez de digitar os dados novamente, arraste o intervalo do 1-2-3 para o Word Pro usando a barra de tarefas do Windows.

Compartilhar e Integrar Dados 7-3

O 1-2-3, o Word Pro, o Freelance Graphic e o Approach suportam totalmente o recurso OLE. Nota Antes de começar a copiar um objeto em um outro aplicativo, verifique se ambos os arquivos estão abertos e se o arquivo de origem já foi salvo.

Para maiores informações 1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes no livro da Ajuda. 2. Clique na divisória Índice e digite o seguinte: Arrastar

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Uso de aplicativos em conjunto O SmartSuite oferece um número variado de meios fáceis de reutilizar o que já foi criado num de seus aplicativos. Esta seção mostra alguns desses meios.

Para maiores informações 1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes no livro da Ajuda. 2. Clique na divisória Conteúdo e clique duas vezes no ícone do livro Usar os Aplicativos SmartSuite Juntos. 3. Clique no tópico de seu interesse.

7-4 Explorando o SmartSuite 97

Transformar as estruturas de tópico do Word Pro em apresentações automáticas Com o Present It! você pode automaticamente transformar a estrutura de tópico de um documento Word Pro em uma apresentação do Freelance Graphics. Use a estrutura de tópico como a base para o relatório feito no Word Pro e para a apresentação do Freelance Graphics.

Selecione a estrutura de tópicos do Word Pro e escolha Editar - Scripts e Macros. Em seguida, digite PRSIT.LSS. O Freelance Graphics transforma os cabeçalhos mais importantes da estrutura de tópico em títulos para as páginas da apresentação e os cabeçalhos secundários em texto com marcadores.

Para maiores informações 1. Clique em Ajuda do Suite, clique na pasta de Ajuda e clique duas vezes no livro Ajuda. 2. Clique na divisória Índice e digite a seguinte entrada: Apresentações

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Compartilhar e Integrar Dados 7-5

Uso dos endereços do Organizer em correspondências no Word Pro Use os endereços no Organizer para personalizar as cartas de correspondência de mala direta inserindo os nomes e endereços dos clientes em cada cópia do documento Word Pro.

1

2

3

Crie a carta, selecione os endereços do Organizer e mescle os arquivos de carta e de endereços. Isso feito, você estará preparado para imprimir as cartas.

Para maiores informações 1. Clique em Ajuda do Suite, clique na pasta Ajuda e clique duas vezes no livro de Ajuda. 2. Clique na divisória Índice e digite o seguinte: Mesclar

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

7-6 Explorando o SmartSuite 97

Usando o Word Pro como um caderno de notas do projeto Use o Word Pro para armazenar todos os arquivos importantes de um projeto. Por exemplo, você pode criar um plano de negócios no Word Pro com divisórias que contenham um plano de publicidade do Word Pro, um relatório de despesas do 1-2-3 e a apresentação do Freelance Graphics criada a partir da estrutura de tópicos do Word Pro. Resumo Executivo

Plano de Negócios

Relatório de Despesas

Apresentação

O Word Pro permite que você importe arquivos com diferentes formatos usando a tecnologia OLE. Os arquivos tornam-se divisões OLE separadas no seu documento, com divisórias identificando as divisões.

Para maiores informações 1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta da Ajuda e clique duas vezes no livro da Ajuda. 2. Clique na divisória Índice e digite o seguinte: Cadernos de notas

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Compartilhar e Integrar Dados 7-7

Vinculação de um gráfico do 1-2-3 a uma apresentação do Freelance Graphics Suponha que você queira usar um gráfico criado no 1-2-3 em uma apresentação do Freelance Graphics. Simplesmente copie e cole o gráfico dentro de sua apresentação. Esse procedimento fácil vincula o gráfico do 1-2-3 à apresentação do Freelance Graphics para que quando os dados do 1-2-3 forem atualizados, o gráfico do Freelance Graphics também receba as modificações. O Freelance Graphics reformata automaticamente o gráfico para acomodar o estilo e a aparência do SmartMaster do Freelance Graphics que escolher.

Nota Para esse procedimento funcionar corretamente, verifique se salvou o arquivo 1-2-3 antes de vincular os gráficos.

Para maiores informações 1. Clique em Ajuda do Suite, clique na pasta Ajuda e clique duas vezes no livro de Ajuda. 2. Clique na divisória Índice e digite o seguinte: Vincular, gráficos

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

7-8 Explorando o SmartSuite 97

Usar o Approach com o 1-2-3 Não há necessidade de sair do 1-2-3 para aproveitar as vantagens dos possantes recursos do Approach.

Você pode criar o seguinte: Formulários de Entrada que permitem otimizar a digitação de dados e fazer com que a sua planilha seja precisa. Relatórios que permitem criar resumos sofisticados nos dados de planilha, usando o recurso de relatórios PowerClick no Approach. Selecione as colunas e as fileiras que quiser reportar e, em seguida, classifique, agrupe e calcule as informações clicando no ícone apropriado do conjunto de SmartIcons. Tabelas de Referência Cruzada Dinâmicas que permitem resumir e analisar os dados que dependem de mais de duas variáveis. Cartas-modelo que permitem a comunicação com clientes de acordo com as informações armazenadas sobre eles no 1-2-3. Tabelas de Consulta que facilitam a exibição somente dos dados que você quer ver. Etiquetas de Correspondência que permitem transformar informações de endereços armazenadas no 1-2-3 em etiquetas de correspondência prontas para usar. As etiquetas podem ser combinadas com o padrão da Avery ou podem ser personalizadas em virtualmente qualquer especificação.

Compartilhar e Integrar Dados 7-9

Todos esses recursos estão disponíveis no menu Criar - Banco de dados no 1-2-3. Quando você escolhe Formulário, Relatório, Tabelas de Referências Cruzadas Dinâmicas, Cartas de Formulário, Tabelas de Dúvidas ou Etiquetas de Correspondência no menu Criar - Banco de dados, o Approach inicia e os Assistentes o conduzem passo a passo na criação do recurso. O 1-2-3 incorpora o formulário, relatório ou a tabela de referência cruzada como um ícone na planilha do 1-2-3. Clique duas vezes no ícone para abrir o Approach e a exibição dos dados que você criou.

Para maiores informações 1. Clique em Ajuda do Suite, clique na pasta Ajuda e clique duas vezes no livro Ajuda. 2. Clique na divisória Índice e digite uma das seguintes entradas: Formulários Relatórios Tabelas de referências cruzadas Etiquetas de correspondência

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

7-10 Explorando o SmartSuite 97

Capítulo 8 Informática de Equipe com o SmartSuite A informática de equipe oferece novos meios de compartilhar, que torna o SmartSuite um novo e empolgante meio de se comunicar, colaborar e coordenar com outros membros da equipe. Seja na realização de um projeto com uma pessoa ou num grupo grande e estruturado, as ferramentas de informática de equipe automatizam os meios de reunir informações, trabalhar com elas e distribuí-las.

A seguir encontra-se uma lista de alguns excelentes recursos de equipe: TeamMail™ permite enviar um arquivo diretamente do aplicativo SmartSuite. TeamReview™ permite automatizar e controlar revisões de intervalos do 1-2-3, de documentos Word Pro e de apresentações do Freelance Graphics. TeamConsolidate™ permite colocar todas as cópias de revisões em um único arquivo para simplificar a atualização do documento, da apresentação ou da pasta de trabalho do 1-2-3. TeamShow™ permite enviar uma apresentação do Freelance Graphics a locais remotos. TeamSecurity oferece controle para proteger dados em arquivos que você armazena nas redes. 8-1

Notes/FX™ permite o intercâmbio de dados entre os aplicativos do SmartSuite e o Lotus Notes. As seções seguintes descrevem cada um desses recursos específicos e seus benefícios. Para instruções específicas sobre tarefas, veja a documentação do aplicativo apropriado ou os tópicos de Ajuda citados.

TeamMail: versátil e rápido Se estiver usando o cc:Mail™, o Lotus Notes ou qualquer outro sistema de correio eletrônico que seja compatível com os sistemas VIM ou MAPI, utilize o comando Arquivo - TeamMail para enviar mensagens sem sair do aplicativo do SmartSuite. Se quiser, anexe um arquivo à mensagem e envie-o para uma lista de pessoas.

Por exemplo, suponha que esteja trabalhando no 1-2-3 e se lembre que precisa de enviar informações para dois colegas de trabalho. Crie uma nota no menu Arquivo, anexe a pasta de trabalho e envie-a aos seus colegas de trabalho usando o sistema de correio eletrônico.

Para maiores informações Em um aplicativo do SmartSuite: 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes entradas: TeamMail

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

8-2 Explorando o SmartSuite 97

TeamReview: obtendo feedback eficientemente Nos produtos do SmartSuite, o TeamReview fornece um guia para enviar intervalos de dados, documentos ou apresentações para revisão. O TeamReview permite que você envie uma mensagem aos revisores e controle os privilégios de edição para os indivíduos ou para as equipes. Se preferir, distribua o material para revisar de várias maneiras, da unidade da rede e roteando para o correio eletrônico ou de discos rígidos.

Ferramentas de marcação permitem que revisores realcem informações e amarrem-nas em uma nota de revisão. Estas notas são codificadas por cor, de forma que quando você consolida o intervalo, documento, ou apresentação, pode identificar facilmente o revisor.

Para maiores informações Em um aplicativo do SmartSuite: 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite a seguinte entrada: TeamReview

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Informática de Equipe com o SmartSuite 8-3

TeamConsolidate: mantendo todos juntos O TeamConsolidate permite que você consolide vários documentos em um arquivo para que você possa avaliar facilmente revisões de seus colegas de trabalho. Esse recurso também permite que você consolide apresentações. No 1-2-3, você pode mesclar dados com versões de pastas de trabalho diferentes em um único arquivo, assim como distribuir e consolidar dados da planilha usando o Notes.

Este é um exemplo de documento consolidado no Word Pro com as edições de cada um dos revisores aparecendo em seções identificadas. A barra de ferramentas permite a você controlar a consolidação.

O código de cores também ajuda você a acompanhar as alterações de cada editor.

8-4 Explorando o SmartSuite 97

Para maiores informações No Word Pro ou no Freelance Graphics, faça o seguinte: 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes entradas: TeamReview

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

TeamShow: atendendo a uma audiência distante O TeamShow permite exibir uma apresentação do Freelance Graphics a uma audiência em outro local. Quando você usa o Projetor de Apresentação de Telas, um membro dessa audiência em outra cidade pode beneficiar-se dessa apresentação ou apresentar sugestões sobre uma apresentação que estiver planejando, mesmo se a pessoa não tiver um cópia completa do Freelance Graphics.

Você vê as notas do apresentador juntamente com a apresentação enquanto que a audiência vê somente a apresentação.

Informática de Equipe com o SmartSuite 8-5

Para maiores informações No Freelance Graphics: 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite a seguinte entrada: TeamShow

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

TeamSecurity: compartilhando dados com segurança O uso do TeamSecurity no Approach e no Word Pro permite que você proteja seus dados enquanto os compartilha. Defina controles de compartilhamento de arquivo para proteger os dados durante o compartilhamento com outras pessoas na rede.

Somente para leitura sem impressão nem gravação

Privilégios de proprietário

Você pode definir privilégios de acesso para equipes ou indivíduos. No Approach, você pode definir privilégios de leitura, edição, projeto e gerenciamento de um banco de dados que você criou. No Word Pro, você pode definir privilégios para um documento de leitura, edição e projeto.

Para maiores informações No Word Pro ou no Approach: 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite a seguinte entrada: TeamSecurity

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

8-6 Explorando o SmartSuite 97

Intercâmbio de dados com uso do Notes/FX O Notes/FX permite intercambiar dados entre os campos num documento Notes e os campos nos arquivos criados em outros aplicativos do SmartSuite. Os usuários do Notes podem usar o Notes/FX junto como o SmartSuite para organizar, armazenar, acessar, acompanhar e compartilhar as informações com outros colegas no mundo inteiro.

Por exemplo, suponha que a sua empresa queira fazer um acompanhamento de informações sobre contratos. Crie um modelo de contrato no Word Pro. Esse modelo contém a linguagem formal do contrato e campos do Notes/FX em branco para as informações de nome, endereço e empresa fornecidas pelo cliente. Se preferir, crie um formulário Notes no qual você pode incorporar o documento Word Pro. Após preencher os campos com as informações no Word Pro, envie o contrato ao cliente. Os dados digitados aparecem nos campos correspondentes no formulário Notes. Extraia e manipule os dados sem abrir o documento Word Pro: quando os campos no formulário Notes são modificados, o arquivo incorporado no Word Pro é também atualizado. O contrato é armazenado no banco de dados com outros termos de contrato onde você pode ver os contratos por nome ou por empresa. Nota Todos os aplicativos do SmartSuite usados para Notes/FX devem ser registrados como aplicativos de servidor OLE para Notes/FX, para que funcionem.

Informática de Equipe com o SmartSuite 8-7

Para maiores informações No aplicativo do SmartSuite: 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite a seguinte entrada: Notes/FX

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

8-8 Explorando o SmartSuite 97

Capítulo 9 SmartSuite: a conexão com a Internet Com os aplicativos do SmartSuite, você tem acesso direto à Internet ou à Intranet. A Intranet permite que você compartilhe informações dentro da sua empresa usando a tecnologia da Web. Nos aplicativos do SmartSuite, você pode encontrar informações na Internet e usá-las diretamente em seus cálculos, apresentações ou documentos. Você pode criar arquivos HTML nos aplicativos do SmartSuite e publicá-los diretamente na Web. Você pode criar hyperlinks, ou URLs, entre as páginas da Web.

Caminhos para a Internet Os aplicativos do SmartSuite oferecem dois caminhos para a Internet: menus e SmartIcons. Embora os menus de cada aplicativo variem um pouco em função das necessidades do aplicativo, você sempre encontrará a Internet no menu Arquivo.

9-1

Os produtos do SmartSuite possuem SmartIcons da Internet que permitem a você clicar uma vez para acessar as funções da Internet. Publicar como Páginas da Web Abrir um arquivo da Internet Salvar um arquivo em um servidor FTP Ir para a home page da Lotus Ir para a Home Page do Suporte ao Cliente da Lotus Ir para o Servidor FTP da Lotus Ir para o Diretório Internet do SmartSuite Executar Pesquisa da Internet no texto selecionado Ir para Opções da Internet Exibir/Ocultar ferramentas da Internet

Encontrando o conjunto de SmartIcons da Internet Para exibir o conjunto de SmartIcons da Internet, procure pelas setas pequenas na paleta de SmartIcons. Clique na seta para selecionar o conjunto de SmartIcons da Internet.

9-2 Explorando o SmartSuite 97

Para maiores informações De qualquer aplicativo do SmartSuite: 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Internet, visão(ões) geral(is)

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Compartilhando e aplicando recursos da Internet Quando você abre arquivos da Internet, o aplicativo do SmartSuite copia o arquivo para o disco rígido, onde você pode fazer alterações.

Abrir um arquivo na Web Para abrir arquivos que foram publicados na Web, escolha Arquivo Internet - Abrir a partir da Internet e selecionando um servidor WWW.

Escolha o servidor da Web. Digite o endereço da Web.

SmartSuite: a conexão com a Internet 9-3

Abrir um arquivo de um servidor FTP O SmartSuite permite que você abra um documento de um servidor FTP da mesma forma que abre qualquer documento. O SmartSuite também mantém uma lista de endereços dos servidores FTP mais freqüentemente usados. Abra oarquivo desejado...

...em um servidor FTP.

O arquivo do Freelance Graphics enviado para o servidor é aberto.

9-4 Explorando o SmartSuite 97

Compartilhando arquivos Ao salvar documentos na Internet ou na Intranet, você pode compartilhar dados usando os recursos do SmartSuite como o TeamReview, o TeamConsolidate e o TeamShow. Por exemplo, você pode enviar seu documento do Word Pro para muitas pessoas em várias partes do mundo para obter delas um feedback. Essas pessoas podem usar ferramentas de edição do Word Pro para reenviar memorandos e documentos realçados e com marcações. Use a divisória Como doAssistente do TeamReview ...

...para distribuir um documento na Internet.

SmartSuite: a conexão com a Internet 9-5

Publicando na Web Você não precisa ter qualquer conhecimento especial para publicar na Web usando produtos do SmartSuite. Isso significa que você não precisa contratar um especialista ou adquirir e aprender sobre outros produtos para criar suas próprias páginas da Web. O Word Pro é o editor perfeito para a Internet pois permite que você use modelos SmartMaster da Web para criar home pages. Você pode adicionar hyperlinks, elementos gráficos, tabelas, formulários HTML e até mesmo segundo plano com papel de parede. O processo é tão simples quanto criar um documento de processador de texto comum.

Clique aqui...

...para criar vínculos. Use um SmartMaster da HTML para criar o seu documento. Em seguida, salve-o como um arquivo da HTML.

O 1-2-3 permite que você crie uma tabela HTML a partir de um intervalo, que você pode depois usar para criar uma nova página na Web, completa com título e texto. O Freelance Graphics suporta HTML de forma que as apresentações e os elementos gráficos sejam convertidos automaticamente para formatos os HTM e GIF. O texto e os elementos gráficos que podem ser lidos nas molduras HTML da Internet facilitam a navegação na Web, tornando possível passar de um tópico para outro da apresentação sem precisar seguir uma seqüência. Você também pode ver a apresentação como um arquivo PRZ mesmo que não tenha o Freelance Graphics. Isso porque você pode descarregar o Projetor de Apresentação de Telas disponível da home page da Lotus. No caso de um vínculo direto com a home page da Lotus, consulte a pasta Sites Úteis da Web na gaveta Ajuda do Suite. O Approach permite que você publique relatórios, tabelas e formulários em formato HTML. 9-6 Explorando o SmartSuite 97

Usando o Approach para surfar na rede O Approach permite que você catalogue, armazene e procure vínculos para seus sites favoritos na Web. No Approach, basta clicar em um vínculo para ir diretamente à página desejada. O Internet World Wide Web Sites, um aplicativo SmartMaster do Approach, contém aproximadamente 500 vínculos a sites de negócios importantes. Além disso, você também pode adicionar os seus favoritos. O recurso avançado de pesquisa do Approach torna a pesquisa na Internet fácil e rápida, independente do número de vínculos.

Escolha em um menu o modo como você deseja pesquisar.

Para maiores informações Enquanto estiver trabalhando no Approach: 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Internet, visões gerais

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir. SmartSuite: a conexão com a Internet 9-7

Usando o Organizer na Web O Organizer permite que você incorpore uma página da Web como um objeto OLE à seção Bloco de Notas.Você pode então acessar facilmente recursos de dentro do Organizer.

SmartCenter: o hub da Internet O SmartCenter contém uma gaveta de vínculos à Internet e uma pasta que vincula você às páginas de Suporte da Lotus. Títulos Ações Clima Pastas da gaveta Internet

Sites de referência Indicadores Vínculos com páginas de Suporte da Lotus

Pasta da gaveta Ajuda do Suite

9-8 Explorando o SmartSuite 97

Para maiores informações 1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes no livro da Ajuda. 2. Clique na divisória Índice e digite uma destas frases: Gavetas, fechando Gavetas, abrindo Gavetas, propriedades

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Personalizando os vínculos do SmartCenter Você pode personalizar os vínculos do SmartCenter para usar uma outra fonte de notícias, consultar a cotação do mercado ou ver o clima em diferentes cidades. Para personalizar vínculos de uma pasta, clique com o botão direito do mouse na divisória da pasta.

Escolha Propriedades da Pasta.

Em seguida, selecione as opções desejadas.

Para maiores informações 1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes no livro da Ajuda. 2. Clique na divisória Índice e digite uma destas palavras: Clima Ações

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir. SmartSuite: a conexão com a Internet 9-9

Organizando seus vínculos nas pastas do SmartCenter Você pode vincular qualquer site da World Wide Web em uma pasta do arquivo do SmartCenter. Na pasta do arquivo, o vínculo aparece como uma página da Internet. Para vincular a um site, clique com o botão direito do mouse na gaveta Internet. Clique em Nova Pasta.

Siga as etapas descritas nas divisórias.

Você pode adicionar quantos vínculos ou URLs desejar.

Para maiores informações 1. Clique em Ajuda do Suite, na pasta Ajuda e clique duas vezes no livro da Ajuda. 2. Clique na divisória Índice e digite esta frase: Arrastando, atalhos URL

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

9-10 Explorando o SmartSuite 97

EXPLORANDO O 1-2-3 97

........................................ SmartSuite 97 - Windows 95 e NT 4.0

Capítulo 10 Introdução ao 1-2-3 O 1-2-3 é a planilha mais fácil, avançada e bem integrada. Se você não tem experiência em trabalhar com o 1-2-3, ficará admirado com a rapidez com que poderá criar planilhas produtivas para organizar e gerenciar informações. Mas, se já estiver acostumado a trabalhar com esse aplicativo, ficará satisfeito com seus aprimoramentos. O 1-2-3 torna incrivelmente simples as tarefas mais comuns com planilhas.

Novos recursos O 1-2-3 ajuda você a realizar as suas tarefas com planilhas mais facilmente. Com muitas inovações que agilizam as tarefas comuns realizadas com planilhas, o 1-2-3 aumenta a produtividade dos usuários e dos grupos de trabalho.

Realize tarefas comuns com planilhas de maneira rápida e fácil O 1-2-3 dispõe das ferramentas de que você necessita para obter uma produtividade imediata. Design Lotus compartilhado O 1-2-3 tem o mesmo design que outros aplicativos da Lotus, como o Lotus Word Pro™ Edição 97 para Windows 95 e Windows NT 4.0, o Lotus Freelance Graphics® Edição 97 para Windows 95 e Windows NT 4.0 e o Approach. Por exemplo, dentre os recursos compartilhados estão a estrutura dos menus, os SmartIcons®, a barra de status, os recursos de criação de gráficos e a Caixa de Informações. Esse design uniforme permite que você aplique em outro aplicativo o conhecimento de um aplicativo da Lotus , reduzindo o tempo necessário para você se familiarizar com um produto. Caixa de Informações Use a Caixa de Informações para exibir e modificar as propriedades de qualquer objeto no 1-2-3 sem precisar interromper o seu trabalho para abrir ou fechar uma caixa de diálogo. Todas as modificações feitas na Caixa de Informações são visíveis. Dessa forma, você vê os resultados 10-1

imediatamente. Você pode deixar a Caixa de Informações aberta enquanto estiver trabalhando ou fechá-la para manter a sua área de trabalho organizada. Criação de estruturas de tópicos Use os recursos de criação de estruturas de tópicos do 1-2-3 para contrair ou expandir dados. Isso torna possível exibir e imprimir dados de resumo ou detalhes. Ajuda Os novos recursos da Ajuda incluem um sumário e um índice semelhantes a um livro, pesquisa em todo o texto e demonstrações com animação. A Ajuda fornece as etapas necessárias para concluir o seu trabalho e contêm jumps para os detalhes referentes àquelas etapas caso você precise de mais informações. Experimente usar a Ajuda em Balão como uma maneira prática de explorar a área de trabalho do 1-2-3. Basta posicionar o ponteiro sobre os vários SmartIcons ou divisórias de Caixa de Informações para ver descrições pop-up. Assistentes Os Assistentes fornecem instruções passo a passo para realizar tarefas complexas, como, por exemplo, criar gráficos e tabelas de consulta, trabalhar com dados do 1-2-3 no Approach, editar um intervalo na Internet e gerenciar várias versões de dados. Comentários em células Você pode aprimorar a comunicação anexando comentários a qualquer célula. Os marcadores visuais indicam as células que contêm comentários. Você também pode exibir marcadores nas células que contêm fórmulas, o que facilita a localização dessas células. Visualizar impressão Use a visualização dinâmica para verificar o seu trabalho antes de imprimi-lo, fazer ajustes e ver os resultados imediatamente. Você pode inclusive imprimir fórmulas e comentários de célula. Total Automático Você pode somar valores automaticamente digitando apenas a palavra “Total” ou “Totais” (você nem precisa clicar em um ícone). Vinculação e Incorporação de Objetos A vinculação e incorporação de objetos (OLE, Object Linking and Embedding) permite que você compartilhe dados entre o 1-2-3 e outros aplicativos do Windows compatíveis com OLE. 10-2 Explorando o 1-2-3 97

O 1-2-3 é totalmente compatível com OLE 2, o que facilita a edição de objetos incorporados a outros aplicativos do Windows. Ao clicar duas vezes em um objeto incorporado, o menu do 1-2-3 é modificado e passa a conter os comandos que você precisa do outro aplicativo. Tour Use o Tour do 1-2-3 para aprender rapidamente os principais recursos desse aplicativo. Você pode executar o Tour a qualquer instante escolhendo Ajuda (?) - Tour.

Use nossos aplicativos de forma integrada Usar os aplicativos da Lotus é fácil e simples. Além de conterem uma aparência uniforme, nossos aplicativos de área de trabalho são bastante integrados, o que ajuda você a executar tarefas em mais de um produto. LotusScript O LotusScript™ é uma linguagem de programação baseada em objetos que permite a você automatizar o seu trabalho no 1-2-3 e em outros aplicativos da Lotus. Você pode usar o LotusScript para realizar várias tarefas, desde a execução de comandos simples até o desenvolvimento de aplicativos complexos entre produtos. Como o 1-2-3 fornece o mesmo ambiente de desenvolvimento que outros aplicativos da Lotus, é fácil criar, depurar e executar aplicativos de programação. O LotusScript é compatível com o BASIC. 1-2-3 e Approach O 1-2-3 e o Approach estão mais integrados do que nunca visando a tornar mais fácil a combinação da potência dos bancos de dados do Approach com a facilidade de uso de uma planilha. No 1-2-3, você pode criar exibições do Approach, como formulários, etiquetas de endereço, cartas-padrão, relatórios e tabelas de referência cruzada. Você também pode realizar consultas nos seus dados dentro do 1-2-3 e enviar a saída da consulta a um intervalo do 1-2-3 para uma análise mais profunda.

Colabore com o seu grupo de trabalho O 1-2-3 é a melhor planilha para uso em grupos de trabalho. Ele foi projetado para ajudar o seu grupo a trabalhar melhor em conjunto. Use o TeamMail™ para enviar uma pasta de trabalho do 1-2-3, um intervalo ou apenas uma mensagem para seus colaboradores utilizando, para isso, o 1-2-3. Você pode enviar dados para todos simultaneamente ou encaminhar a mensagem de uma pessoa para outra.

Introdução ao 1-2-3 10-3

O TeamReview™ permite que você envie um intervalo específico de dados com comentários para um ou mais usuários de uma lista de circulação já selecionada. As ferramentas de controle indicam quando a informação foi recebida e enviada. Todos os comentários retornam para consolidação. O TeamConsolidate une o 1-2-3 com o Lotus Notes® de forma que você possa distribuir dados, reunir atualizações e entradas de membros da equipe e reunir tudo isso em um único documento. As ferramentas avançadas de gerenciamento de versões ajudam você a controlar as modificações realizadas nos dados decorrentes de comentários de revisão dos colaboradores ou das suas próprias modificações. Use o NotesFlow™ para desenvolver aplicativos personalizados de fluxo de trabalho usando a versão 4.0 do Notes™ e o OLE. Com o NotesFlow, cada comando de menu de um formulário do Notes executa um script que você especificar. Você pode acessar os comandos do Notes e do 1-2-3.

Tire proveito da Internet O 1-2-3 é a planilha mais apropriada para se conectar com a World Wide Web. Você pode salvar facilmente pastas de trabalho na Internet, abrir páginas da Web de dentro do 1-2-3, criar as suas próprias páginas da Web a partir de intervalos do 1-2-3 e procurar dados em células do 1-2-3 na Web.

Para maiores informações 1. Selecione Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Conteúdo. 2. Clique duas vezes no livro O que há de novo para antigos usuários. 3. Clique duas vezes no livro Novos Recursos, escolha um tópico para exibir e, em seguida, clique em Exibir. 4. Clique em Lotus 1-2-3 97.

10-4 Explorando o 1-2-3 97

Bem-vindo ao 1-2-3 Ao inicializar o 1-2-3, você verá a caixa de diálogo Bem-vindo ao 1-2-3. Clique para escolher um SmartMaster para a pasta de trabalho.

Clique para escolher uma pasta de trabalho aberta anteriormente.

Clique para criar uma nova pasta de trabalho. Clique para fazer um tour pelos recursos do 1-2-3.

A lista “Pastas de trabalhos usadas recentemente” contém os nomes das pastas de trabalho (arquivos do 1-2-3) usadas nas sessões anteriores. Se você estiver inicializando o 1-2-3 pela primeira vez, a caixa de diálogo será aberta na divisória “Criar uma Nova Pasta de Trabalho Usando um SmartMaster”.

Introdução ao 1-2-3 10-5

Criando uma pasta de trabalho vazia Quando você cria uma pasta de trabalho vazia, a área de trabalho tem a seguinte aparência. Barra de menus Linha de edição SmartIcons Divisória da planilha

Botão Planilha Nova

Célula atual

Planilha

Barra de status

O trabalho é feito em uma pasta de trabalho nova e sem título. Quando você salva essa pasta de trabalho, atribui um nome a ela.

Usando os modelos SmartMaster Um modelo SmartMaster é um modelo interessante que permite a você criar com facilidade planilhas elaboradas e úteis. Além de possuir uma aparência profissional, esses modelos também contêm uma estrutura para você inserir suas informações. O 1-2-3 vem com vários modelos SmartMaster, contendo modelos para o seguinte: Empréstimos; Folhas de Ponto; Orçamentos Pessoais; Planos de Vendas; Faturas.

10-6 Explorando o 1-2-3 97

A caixa de diálogo Bem-vindo ao 1-2-3 lista vários modelos SmartMaster, os quais você pode escolher. Clique no modelo desejado e em OK para abrir esse modelo.

Se você criar uma pasta de trabalho utilizando um modelo SmartMaster, a área de planilha dessa pasta já conterá algumas seções preenchidas.

Preencha as seções do modelo SmartMaster com os seus dados. Cada modelo SmartMaster contém fórmulas e scripts que analisam os dados inseridos.

Introdução ao 1-2-3 10-7

Para obter informações sobre como usar o modelo SmartMaster, clique no botão Ajuda do formulário.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Modelos SmartMaster

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

10-8 Explorando o 1-2-3 97

Capítulo 11 Criando uma planilha simples Para criar uma planilha simples no 1-2-3, você insere o texto, os números e as fórmulas. O 1-2-3 oferece muitos recursos que tornam a inserção de dados fácil e rápida, possibilitando a você criar uma planilha nova imediatamente.

Inserindo dados Para inserir os dados em uma planilha do 1-2-3, basta clicar e digitar nas células. Ao terminar de inserir os dados na célula, pressione ENTER ou qualquer uma das setas para mover-se para a célula seguinte.

Clique e digite para inserir os dados.

Macetes Você pode inserir texto que comece com números, como em “Vendas por Trimestre - 1996”. Basta digitar ’ (apóstrofo) antes de inserir os dados.

11-1

Inserindo dados do 1-2-3 automaticamente Se os seus dados obedecerem uma seqüência, use o recurso de edição Arrastar e Preencher para inserir dados automaticamente usando o cursor do SmartFill. Por exemplo, se os dados começarem em “T1”, você poderá arrastar para inserir “T2”, “T3” e “T4”. Posicione o cursor do SmartFill no canto da célula e arraste... ... para preencher as células com dados com base na primeira célula.

O 1-2-3 vem com muitas listas internas do SmartFill, inclusive números, meses, dias e horas. Você também pode criar as suas próprias listas do SmartFill para os dados usados mais freqüentemente. Para limpar dados, você pode usar o recurso arrastar e limpar correspondente. Para usar esse recurso, selecione um intervalo e mova o cursor do SmartFill para trás sobre ele.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma destas frases: Arrastar e Preencher Arrastar e Limpar Listas do SmartFill, alterando

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

11-2 Explorando o 1-2-3 97

Selecionando dados Para selecionar uma célula, clique nela. Você também pode selecionar intervalos, linhas, colunas e coleções. Para selecionar uma coleção, mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto você seleciona as linhas, colunas e intervalos desejados. Para selecionar um intervalo, clique e arraste sobre o intervalo.

Para selecionar uma coluna, clique na letra da coluna.

Para selecionar uma linha, clique no número da linha.

Para selecionar todas as células de uma planilha, clique na letra da moldura da planilha.

Você pode fazer seleções 3D (seleções envolvendo várias planilhas) selecionando um intervalo em uma planilha e, em seguida, mantendo SHIFT pressionada e clicando as divisórias das planilhas às quais deseja estender a seleção.

Macetes Use o comando Intervalo - Nome para atribuir um nome aos intervalos selecionados de dados. Então, você poderá localizar esses intervalos facilmente quando quiser se referir a eles em gráficos, mapas, versões, funções@ e rotinas do LotusScript.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópico da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Selecionando

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir. Criando uma planilha simples 11-3

Editando dados Para modificar dados, clique duas vezes na célula a ser alterada e edite os dados dessa célula. Quando terminar as suas modificações, pressione ENTER. Para cancelar a alteração, pressione ESC antes de pressionar ENTER. Clique duas vezes na célula para editar o conteúdo.

Você também pode editar dados selecionando uma célula e clicando no conteúdo na linha de edição. O endereço da célula atual

Clique para cancelar as edições

Clique para aceitar as edições

O conteúdo da célula atual

Para desfazer as suas modificações, escolha Editar - Desfazer.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Editando, visão geral

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

11-4 Explorando o 1-2-3 97

Copiando e movendo dados Use o recurso de edição Arrastar e Soltar para mover dados de um lugar para outro.

Selecione o intervalo, mova o cursor para o canto do intervalo e arraste para um novo local.

Quando o cursor está corretamente posicionado para arrastar, ele assume o formato de mão. Para copiar dados em vez de movê-los, mantenha a tecla CTRL pressionada e arraste para o novo local.

Macetes Para arrastar e soltar dados de outras planilhas, arraste-os até a divisória da outra planilha e, em seguida, para as células desejadas. Quando você arrasta dados para uma divisória da planilha, o 1-2-3 ativa essa planilha.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma destas frases: Copiando, visão geral Arrastar e Soltar

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Criando uma planilha simples 11-5

Formatando números O 1-2-3 formata números automaticamente com base no que você insere. Por exemplo, se você digitar % (símbolo de porcentagem), o 1-2-3 reconhecerá esse símbolo e formatará os dados com o formato de Porcentagem. Você também pode alterar facilmente o formato dos seus dados. Para alterar um formato numérico, selecione uma célula ou um intervalo e, em seguida, selecione um outro formato no botão da barra de status.

Clique para escolher um formato de número para a seleção atual.

A barra de status mostra apenas alguns dos vários formatos disponíveis no 1-2-3. Consulte a Caixa de Informações de intervalos para ver a lista completa.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma destas frases: Formatando, números Formatos numéricos, usados freqüentemente

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

11-6 Explorando o 1-2-3 97

Redimensionando colunas e linhas Você pode clicar para ajustar a largura da coluna e a altura da linha. Para ajustar a coluna de modo que ela possa conter uma entrada mais larga, clique duas vezes na borda à direita da letra da coluna. Clique duas vezes no canto direito de uma coluna... ... para dimensionar a coluna de modo a comportar a maior entrada possível.

Para redimensionar para uma largura específica, arraste a borda para a direita a fim de aumentar a largura da coluna ou para a esquerda a fim de torná-la mais estreita. O 1-2-3 exibe um indicador abaixo das letras de coluna para mostrar o número de caracteres que caberão na coluna. Para alterar a altura de uma linha, arraste a borda inferior para baixo, a fim de tornar a linha mais longa, ou para cima, a fim de torná-la mais curta. Para ajustar a altura da linha à entrada mais alta, clique duas vezes na borda abaixo do número da linha. Você pode ocultar colunas e linhas arrastando até que o indicador mostre 0 (zero) caractere.

Macetes Para redimensionar uma coluna de modo a comportar uma entrada numérica mais larga, mantenha SHIFT pressionada enquanto você clica duas vezes.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Dimensionando colunas e linhas

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir. Criando uma planilha simples 11-7

Calculando totais O recurso Total Automático do 1-2-3 soma os seus dados de uma só vez (você digita apenas “Total” ou “Totals” e o 1-2-3 faz o resto por você).

Digite a palavra “Total” ou “Totais”. O 1-2-3 soma automaticamente as colunas e linhas.

Para calcular totais sem usar um cabeçalho, selecione as células à direita de uma linha ou abaixo de uma coluna e clique no ícone do SmartSum. O 1-2-3 irá inserir automaticamente as somas no intervalo selecionado.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma destas frases: Somando intervalos Copiando para preencher um intervalo

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Mantendo cabeçalhos à vista Você congela linhas e colunas para manter os cabeçalhos em exibição enquanto percorre os dados. Arraste o ponteiro da direita do número da linha para a direita da última coluna que deseja congelar.

11-8 Explorando o 1-2-3 97

Para congelar linhas, arraste o ponteiro da parte inferior da letra da coluna para a parte inferior da linha que você deseja congelar. Ao congelar linhas ou colunas, as células congeladas permanecem em exibição mesmo quando você percorre a planilha.

Para descongelar colunas, posicione o ponteiro do mouse na linha de grade à direita da área congelada e arraste de volta para a direita dos números de linha. Para descongelar linhas, posicione o ponteiro do mouse na linha de grade logo abaixo da área congelada e arraste de volta para a parte inferior das letras de coluna.

Macetes Você pode editar os dados de células congeladas da mesma maneira que faria em outras células (basta clicar duas vezes na célula e digitar).

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Congelando, títulos

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Criando uma planilha simples 11-9

Criando uma estrutura de tópicos dos dados Use o recurso de criação de estruturas de tópicos para expandir e contrair áreas de uma planilha de modo que você possa ver e imprimir mais ou menos detalhes. Você pode criar uma estrutura com até oito níveis de linhas, de colunas ou de linhas e colunas. Você pode criar uma estrutura de tópicos rebaixando as linhas ou colunas selecionadas. Depois de criar a estrutura de tópicos, clique nos símbolos da estrutura de tópicos para expandir ou contrair as linhas e colunas rebaixadas.

Clique para reduzir a seção.

Clique para expandir a seção.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Estruturas de tópicos, criando

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

11-10 Explorando o 1-2-3 97

Fazendo anotações do conteúdo das células Use comentários de célula para documentar determinadas células da sua planilha (sem ocupar o importante espaço de exibição). Selecione a célula e clique na divisória de comentários de célula na Caixa de Informações dos intervalos.

Digite o comentário da célula atual.

Clique aqui para adicionar a data e o nome do autor.

Quando a célula contém um comentário, o 1-2-3 exibe um marcador vermelho de comentário no canto superior esquerdo. Marcador de comentário

Para ocultar marcadores de comentários, escolha Exibir - Definir Preferências de Exibição e desselecione a caixa de marcadores de comentários de célula.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Comentários de célula

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Criando uma planilha simples 11-11

Verificando a ortografia O 1-2-3 dispõe de um recurso sofisticado de verificação ortográfica que irá ajudar você a encontrar erros ortográficos nas suas pastas de trabalho. Para verificar a ortografia, selecione Editar - Verificar Ortografia ou clique no ícone.

Você pode examinar a sua pasta de trabalho atual, apenas a planilha atual, um intervalo selecionado ou mesmo todas as suas pastas de trabalho. Ao especificar opções diferentes, você pode informar ao 1-2-3 se a verificação será para palavras repetidas ou palavras com números ou funções@. Também pode criar diversos dicionários pessoais, cada um com a ortografia que você utiliza.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Ortografia, verificando

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

11-12 Explorando o 1-2-3 97

Salvando arquivos Recursos apropriados para gravação de arquivos ajudam você a trabalhar de forma produtiva e evitar perda de dados. Você pode salvar a sua pasta de trabalho clicando em um ícone, ou usar o comando Arquivo - Salvar Como para salvar o seu trabalho em um outro arquivo, em um documento do Notes ou mesmo na Internet.

Digite uma descrição da pasta de trabalho.

Salve no Notes ou na Internet.

Salve somente parte da pasta de trabalho.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Pasta de trabalho, salvando

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Criando uma planilha simples 11-13

Abrindo arquivos O 1-2-3 lista os arquivos usados recentemente na parte inferior do menu Arquivo. Dessa forma, você pode reabrir um arquivo simplesmente selecionando-o no menu.

Você também pode abrir facilmente um arquivo armazenado na Internet, assim como arquivos armazenados no Notes. Escolha Arquivo - Abrir para ver todos os arquivos disponíveis.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Pastas de trabalho, abrindo

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

11-14 Explorando o 1-2-3 97

Capítulo 12 Aprimorando as suas planilhas Você pode mudar facilmente a aparência de uma planilha para destacar os dados. Use as técnicas mostradas neste capítulo para dar às suas planilhas a aparência desejada.

Antes...

Depois!

12-1

Modificando estilos com um clique Use a barra de status para modificar com um clique um intervalo selecionado. Atributos e cor do texto Fonte

Tamanho do ponto

Formato de número e decimais Estilo definido

Cor do segundo plano Alinhamento horizontal

Por exemplo, você pode formatar rapidamente os dados com negrito ou itálico, modificar o alinhamento horizontal e colorir o segundo plano das células.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Barra de status

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

12-2 Explorando o 1-2-3 97

Fazendo alterações usando a Caixa de Informações Use a Caixa de Informações para fazer alterações mais elaboradas, como, por exemplo, rodar um texto em um intervalo selecionado.

Você pode usar a Caixa de Informações para fazer muitas outras alterações nos seus dados, dentre elas: Alinhar dados Modificar a fonte, o tamanho e a cor dos dados Adicionar molduras a intervalos Modificar o formato numérico

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma destas frases: Caixa de Informações, visão geral Caixa de Informações, usando

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Aprimorando as suas planilhas 12-3

Usando de novo uma aparência específica Se você usar determinado conjunto de atributos várias vezes, salve-os como um estilo definido. Então, você poderá aplicar esse estilo definido a outros intervalos da pasta de trabalho. Para criar um estilo definido, modifique a célula para que ela adquira a aparência desejada. Em seguida, abra a divisória Estilo Definido da Caixa de Informações dos intervalos.

Clique neste botão e depois dê um nome à aparência.

Para usar os estilos definidos que você criou, selecione as células que deseja modificar e escolha, na barra de status, o estilo definido.

Você também pode usar o recurso de formatação rápida para copiar um estilo de um intervalo para outro. Selecione os dados desejados, clique no ícone de formatação rápida ou escolha Intervalo - Formatação Rápida e clique nas células que deseja modificar. Para desativar o recurso de formatação rápida, clique de novo no ícone ou pressione ESC.

Macetes Copie um estilo definido para uma outra pasta de trabalho copiando uma célula que usa o estilo definido e colando-a na outra pasta de trabalho.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma destas frases: Formatação rápida Estilos, definidos

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir. 12-4 Explorando o 1-2-3 97

Incrementando planilhas Você pode adicionar facilmente planilhas à sua pasta de trabalho, atribuir nomes a planilhas e personalizar a aparência dessas pastas. Para adicionar uma planilha, escolha Criar - Planilha ou clique no botão Nova Planilha no canto superior direito da janela do 1-2-3. Atribua um nome à sua planilha. Isso irá ajudá-lo a documentar o conteúdo da planilha e a localizar uma planilha caso a sua pasta de trabalho contenha várias. Para atribuir um nome a uma planilha, clique duas vezes na divisória e digite um nome.

Você pode modificar a aparência das suas planilhas usando a Caixa de Informações. Por exemplo, você pode fazer o seguinte: Modificar as cores padrão nas células. Adicionar linhas em torno da área selecionada incluindo uma borda. Desativar a exibição da grade. Modificar a fonte e as cores padrões usadas nos dados. Exibir automaticamente valores negativos em vermelho.

Macetes Agrupe suas planilhas antes de atribuir um estilo a elas de maneira que as modificações feitas em uma planilha se apliquem a todas as outras. Use Planilha - Agrupar Planilhas para agrupar as suas planilhas. Quando terminar de projetar as planilhas, use Planilha - Limpar Grupo de Planilhas para desfazer o agrupamento.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma destas frases: Planilhas, padrão Planilhas, adicionando Planilhas, atribuindo um nome Planilhas, agrupando.

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Aprimorando as suas planilhas 12-5

Criando planilhas com um clique O 1-2-3 vem com uma galeria de modelos de estilo criados profissionalmente que podem ser usados para enfatizar rapidamente os seus dados.

Para aplicar um modelo de estilo, selecione os dados, abra a Caixa de Informações, clique na divisória Estilo Definido e, em seguida, em Galeria de Estilos. Você vê uma lista de modelos junto com a figura da aparência de cada modelo. Selecione um modelo de estilo da lista.

Uma figura do modelo de estilo selecionado aparece aqui.

12-6 Explorando o 1-2-3 97

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Estilos, galeria de modelos

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Aprimorando as suas planilhas 12-7

12-8 Explorando o 1-2-3 97

Capítulo 13 Mais Eficiência com funções@ e fórmulas O 1-2-3 contém mais de 200 fórmulas internas, denominadas funções@, que permitem realizar muitos tipos diferentes de cálculos. Você pode usar essas funções@ ou criar as suas próprias fórmulas para manipular os dados na sua planilha.

Criando funções@ rapidamente Fazer cálculos com seus dados é tão fácil como selecionar um item de menu. Clique no seletor de funções@ para ver o menu.

Ao selecionar uma função@, o 1-2-3 insere essa função na célula atual com espaços reservados para quaisquer argumentos que a função@ assumir. Quando a função@ assume um intervalo, você pode especificar o intervalo arrastando.

Arraste sobre as células para calcular.

13-1

O 1-2-3 calcula a fórmula e exibe o resultado na célula. O texto exato da fórmula aparece na linha de edição quando você seleciona a célula. A fórmula aparece aqui.

O 1-2-3 exibe o resultado na célula.

Macetes Ative os marcadores da fórmula para exibir as células que contêm fórmulas. Escolha Exibir - Definir Preferências de Exibição e selecione “Marcadores de Fórmulas” para exibir um marcador verde no canto inferior esquerdo de cada célula que contém uma fórmula.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Função@, inserindo

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

13-2 Explorando o 1-2-3 97

Escolhendo outras funções@ O menu de funções@ vem com algumas funções@ que costumam ser usadas. Escolha Listar Todas no menu de funções@ para selecionar a partir da lista completa.

Selecione uma categoria para ver um conjunto específico de funções. Selecione uma função@ da lista.

Adicionando as suas funções@ favoritas ao menu Coloque as suas funções@ favoritas no menu de maneira que possa acessá-las rapidamente. Basta clicar no botão Menu na caixa de diálogo Lista de Funções@ e adicionar as funções que desejar.

Clique para incluir e excluir funções@ do menu.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Funções@, adicionando ao menu

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir. Mais Eficiência com funções@ e fórmulas 13-3

Criando as suas próprias fórmulas Você pode criar as suas próprias fórmulas quando precisar executar um cálculo especializado não encontrado nas funções@.

Digite suas próprias fórmulas iniciando o valor com + (sinal de mais) ou = (sinal de igual).

Ao pressionar ENTER, o 1-2-3 calcula a fórmula e coloca o resultado na célula. As fórmulas usam símbolos padronizados de operadores: * (asterisco) para multiplicação + (sinal de mais) para adição - (hífen) para subtração / (barra) para divisão

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma destas frases: Fórmulas, inserindo Fórmulas, diretrizes

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

13-4 Explorando o 1-2-3 97

Copiando fórmulas e funções@ Depois de inserir uma função@ ou fórmula em uma célula, você poderá copiá-la rapidamente para outras células a fim de realizar o mesmo cálculo naquelas células. Selecione a célula com a fórmula e as respectivas células e escolha Editar - Copiar Abaixo. O 1-2-3 recalcula a fórmula para cada linha. Você pode ver a nova fórmula na linha de edição.

O 1-2-3 recalcula a fórmula com base no local atual.

É possível também usar Editar - Copiar à Direita para copiar fórmulas e dados para células à direita.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice 2. Digite esta frase: Fórmulas, copiando

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Mais Eficiência com funções@ e fórmulas 13-5

13-6 Explorando o 1-2-3 97

Capítulo 14 Apresentando Dados com Gráficos, Mapas e Desenhos O 1-2-3 torna fácil criar gráficos, mapas e desenhos. Os gráficos e mapas são vinculados diretamente aos dados de maneira que todas as modificações feitas aparecem instantaneamente. Você pode adicionar os seus próprios desenhos e importar figuras para aprimorar mais as suas pastas de trabalho.

Exibindo dados visualmente com gráficos No 1-2-3, você pode criar gráficos em três etapas fáceis.

2 Clique neste ícone.

estas 1 Selecione células.

na 3 Clique planilha.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Gráficos, criar no 1-2-3

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir. 14-1

Aprimorando um gráfico Usando a Caixa de Informações, você pode aprimorar facilmente um gráfico incrementando as suas pastas de trabalho. Observe a seguir alguns ótimos aprimoramentos que você pode fazer nos gráficos: Preencher a área de plotagem ou as barras de um gráfico de barras com figuras. Modificar o marcador usado em um gráfico de dispersão x-y. Adicionar uma nota a um gráfico para esclarecer as informações contidas. Modificar a borda em torno da legenda, do título ou do gráfico inteiro. Girar um gráfico tridimensional. Mostrar valores de dados no gráfico.

Antes...

Depois!

Macetes Salve as suas formatações favoritas como estilos definidos de modo que seja possível aplicá-las em outros gráficos. Use a divisória Estilo Definido na Caixa de Informações dos gráficos para criar e atribuir um nome aos estilos. 14-2 Explorando o 1-2-3 97

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Gráficos, projetando

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Modificando o tipo do gráfico O 1-2-3 contém 12 tipos diferentes de gráfico para que seus dados possam ser apresentados da forma mais útil possível. Você pode criar modos de exibição tridimensionais dos gráficos para representar melhor os seus dados. Aqui estão alguns exemplos de tipos de gráficos que podem ser criados.

Apresentando Dados com Gráficos, Mapas e Desenhos 14-3

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Gráficos, tipos de

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Exibindo dados geograficamente com mapas Os mapas são usados para exibir e analisar dados geograficamente. No1-2-3, é possível criar todos os tipos de mapas. Por exemplo, você pode mostrar as vendas por país, a densidade populacional por estado ou o índice pluviométrico médio por distrito. Um mapa é criado da mesma forma que um gráfico (selecione os dados, clique no ícone e clique na planilha para criar o mapa).

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Mapas, criando

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

14-4 Explorando o 1-2-3 97

Aprimorando um mapa Depois de criar o mapa, você pode aprimorá-lo usando a Caixa de Informações e os comandos do menu Mapa. Por exemplo, você pode fazer o seguinte: Sobrepor outros mapas Modificar cores e padrões Ampliar e reduzir Modificar os rótulos do título e da legenda É possível adicionar facilmente caracteres de tacha (símbolos ou rótulos que são exibidos no seu mapa) exatamente no local desejado. Use o botão direito do mouse para colar as informações do caractere de tacha na sua planilha e inclua essas informações na Caixa de Informações de intervalos de mapa.

Macetes Amplie qualquer parte de um mapa mantendo pressionada a tecla CTRL enquanto você arrasta o mouse sobre a parte do mapa que deseja mostrar.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Mapas, modificando

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir. Apresentando Dados com Gráficos, Mapas e Desenhos 14-5

Desenhando facilmente O 1-2-3 contém um conjunto completo de ferramentas de desenho que podem ser usadas para aprimorar as suas planilhas. Usando as ferramentas de desenho no menu Criar, você pode adicionar linhas, retângulos, arcos, elipses e blocos de texto. Uma vez acrescentados os desenhos à sua planilha, use a Caixa de Informações para modificar as propriedades dos objetos desenhados: estilo de linha, pontas de seta, cores, rotação e padrões de preenchimento. Você também pode importar facilmente para as suas planilhas figuras criadas em outros programas.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Objetos gráficos, visão geral

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

14-6 Explorando o 1-2-3 97

Capítulo 15 Visualizando e imprimindo os seus dados Use a visualização dinâmica para exibir o seu trabalho antes de imprimi-lo, fazer ajustes e ver os resultados imediatamente.

Visualizando modificações instantaneamente Com o 1-2-3, você pode exibir e visualizar simultaneamente o seu trabalho. Basta escolher Arquivo - Visualizar e Configurar Página ou clicar no ícone.

15-1

Se você fizer modificações na planilha, a visualização será modificada dinamicamente.

Macetes Adicione as suas próprias quebras de página às planilhas. Selecione a célula onde deseja criar a nova página e, em seguida, escolha “Quebrar página na linha” ou “Quebrar página na coluna” no painel Fundamentos da Caixa de Informações de intervalos.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Visualizando

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

15-2 Explorando o 1-2-3 97

Controlando a saída impressa Você pode usar a Caixa de Informações para fazer modificações na impressão sem alterar a sua planilha. A Caixa de Informações da visualização de impressão aparece automaticamente quando você visualiza a sua planilha.

Por exemplo, você pode especificar o seguinte: A posição das margens A impressão ou não de fórmulas junto com resultados As páginas que deverão ser impressas Os cabeçalhos e rodapés que deverão ser exibidos A impressão ou não de gráficos e mapas A impressão ou não de comentários de células

Macetes Crie um estilo de impressão definido com as configurações atuais. Assim, você poderá usá-las de novo na próxima vez em que imprimir o seu trabalho. Use a divisória Estilo Definido da Caixa de Informações da configuração de página e visualização para atribuir um nome às configurações.

Visualizando e imprimindo os seus dados 15-3

Navegando na janela de visualização Quando você visualiza o seu trabalho, o 1-2-3 exibe SmartIcons de visualização. Caixa de Informações para visualização e configuração de página

Altera o número das páginas mostradas

Rola para página seguinte e para a anterior

Fecha a janela de visualização

Impressão Rápida

Você também pode clicar nos controles da barra de status para se mover entre páginas. Mova para uma página específica

Página anterior

15-4 Explorando o 1-2-3 97

Página seguinte

Visualizando diversas páginas ao mesmo tempo Você pode visualizar uma, duas, quatro ou nove planilhas. Escolha o número de páginas no menu Visualizar, que aparece quando você visualiza a sua saída, ou clique nos SmartIcons.

Macetes Quando você estiver visualizando diversas páginas, clique em uma delas para ampliá-la.

Visualizando e imprimindo os seus dados 15-5

15-6 Explorando o 1-2-3 97

Capítulo 16 Acesso fácil aos dados Quando estiver trabalhando com um grande volume de dados, use as ferramentas avançadas de gerenciamento de dados do 1-2-3 para ajudar você a inserir, organizar, analisar e apresentar os seus dados. O 1-2-3 trabalha em conjunto com o Approach para proporcionar a funcionalidade convencional dos bancos de dados para intervalos do 1-2-3. Por padrão, o 1-2-3 instala a funcionalidade do Approach para que você possa tirar proveito desse aplicativo quando estiver trabalhando no 1-2-3.

Examinando dados usando critérios Você pode executar consultas nos seus dados ou em dados de uma tabela de bancos de dados externa usando tabelas de consulta. Com essas tabelas, você tem acesso a todas as ferramentas de consulta e de edição de dados do Approach (como, por exemplo, localizar e ordenar dados) sem sair do 1-2-3. Para criar uma tabela de consulta, escolha Criar - Banco de dados - Tabela de Consultas.

16-1

Para usar as ferramentas do Approach a fim de exibir a tabela de consulta, selecione a tabela de consulta e escolha Tabela de Consulta - Editar. Por exemplo, você pode usar o Assistente Localizar/Classificar, disponível no menu Pesquisar - Localizar, para realizar apenas a consulta desejada.

Se quiser, você pode enviar os resultados da consulta para uma outra tabela do 1-2-3, onde os dados poderão ser analisados ou inseridos em gráficos usando o 1-2-3.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Tabelas de consulta

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

16-2 Explorando o 1-2-3 97

Analisando dados complexos Se você tiver dados com três ou mais variáveis, use uma tabela de referência cruzada dinâmica para organizar por categorizas e resumir registros de dados na própria planilha do 1-2-3. Por exemplo, você pode criar uma tabela de referência cruzada para calcular o total de compras dos seus clientes ou resumir as compras de cada cliente, organizando por categorias de vendedor.

Para criar uma tabela de referência cruzada, escolha Criar - Banco de Dados - Tabela de Referência Cruzada. Em seguida, use o Assistente de Tabela Cruzada para ajudar você a criar a sua tabela de referência cruzada.

Além de calcular os totais, as referências cruzadas podem resumir dados por média, contagem, mínimo, máximo, desvio padrão e variância.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Referências cruzadas dinâmicas

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir. Acesso fácil aos dados 16-3

Criando formulários Use o comando Criar - Banco de Dados - Formulário para criar formulários para visualizar, inserir e editar dados um registro por vez. Os dados modificados ou inseridos são armazenados na própria pasta de trabalho.

Os formulários podem usar vários tipos de dispositivos de entrada de dados, inclusive botões, caixas de verificação, listas drop-down e campos calculados. Os formulários são exibidos na própria planilha. Para ver uma distinção explícita entre o armazenamento e a entrada de dados, crie cada formulário na respectiva planilha.

Macetes Oculte todas as planilhas exceto a que contém o formulário. Assim, as pessoas que inserirem os dados não correrão o risco de editar a planilha errada. Para ocultar uma planilha, clique na planilha e, em seguida, escolha Planilha - Ocultar.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Formulários

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

16-4 Explorando o 1-2-3 97

Criando etiquetas de endereçamento, cartas-padrão e relatórios Você pode criar as suas próprias etiquetas de endereçamento e cartas-padrão no 1-2-3 usando os dados das tabelas de banco de dados do 1-2-3. Ou pode criar um relatório para ajudá-lo a organizar e apresentar os dados. Dados do 1-2-3

Relatório

Etiquetas de endereçamento

Totais:

Totais:

Relatórios

Cartas padrão

Use os comandos do menu Criar - Banco de Dados para criar exibições distintas. As exibições aparecem como ícones na sua planilha do 1-2-3.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma destas frases: Etiquetas de endereçamento Relatórios Cartas-padrão

3. Clique na entrada de índice e desejada e, em seguida, em Exibir.

Acesso fácil aos dados 16-5

16-6 Explorando o 1-2-3 97

Capítulo 17 Personalizando o 1-2-3 Você pode controlar as suas preferências no que diz respeito à aparência e ao funcionamento do 1-2-3. Além das personalizações descritas neste capítulo, não deixe de consultar a seção da Ajuda “Personalizar o 1-2-3” que faz parte da lista “Como fazer Para?” da divisória Conteúdo da caixa de diálogo Tópicos da Ajuda.

Personalizando a exibição Você pode modificar facilmente a aparência da área de trabalho. Use o menu Exibir para modificar o nível de zoom, para exibir ou ocultar os SmartIcons, as ferramentas da Internet, a barra de status e a linha de edição e para dividir o documento em várias janelas. Use Exibir - Definir Preferências de Exibição para especificar como deverá ser a aparência da pasta de trabalho.

Apresenta comentário de célula emarcadores de fórmula.

Define o nível de zoom personalizado.

Altera a cor da linha de grade.

Apresenta linhas de quebra de página usadas para impressão.

17-1

Macetes Clique em “Criar Padrão para Novas Pastas de Trabalho” para que todas as novas pastas de trabalho tenham as configurações especificadas na caixa de diálogo.

Personalizando palhetas de ícones Você pode decidir quais SmartIcons deseja exibir. Escolha Arquivo Configuração de Usuário - Configurar SmartIcons para controlar o conteúdo das barras de ícones padronizadas e criar as suas próprias barras de ícones.

Arrasta um ícone para adicioná-lo à barra atual.

17-2 Explorando o 1-2-3 97

SmartIcons úteis Observe a seguir alguns SmartIcons que talvez você queira adicionar à sua barra de ícones. Não deixe de consultar a caixa de diálogo para ver a lista de todos os ícones disponíveis. Cria um novo arquivo em branco

Insere uma linha Copia a primeira coluna da esquerda em um intervalo Copia a primeira linha de cima em um intervalo Ordena janelas lado a lado

Classifica em ordem ascendente

Classifica em ordem descendente

Dá zoom no nível personalizado Adiciona um sombreado e uma borda do intervalo Exibe planilhas ocultas

Apaga contornos

Centraliza o texto entre colunas

Exibe valores em formato de porcentagem

Adiciona um comentário à célula atual

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: SmartIcons, personalizando

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Personalizando o 1-2-3 17-3

Modificando preferências do 1-2-3 Escolha Arquivo - Configuração de Usuário - Preferências do 1-2-3 a fim de definir opções para as suas sessões do 1-2-3.

Personaliza a inicialização.

Define a ordem de classificação.

17-4 Explorando o 1-2-3 97

Define o número de arquivos exibidos na lista dos últimos arquivos abertos.

Exibindo o menu do Clássico do 1-2-3 O menu do Clássico do 1-2-3 ainda está disponível para os usuários que preferirem utilizá-lo. Digite / (barra) para ver esse menu.

Você também pode alterar o símbolo usado na exibição do menu do Clássico escolhendo Arquivo - Configuração de Usuário - Preferências do 1-2-3 e clicando na divisória Teclas do Clássico.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Clássico do 1-2-3

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Personalizando o 1-2-3 17-5

17-6 Explorando o 1-2-3 97

Capítulo 18 Trabalhando com objetos incorporados A vinculação e incorporação de objetos (OLE, Object Linking and Embedding) permite a você compartilhar informações entre o 1-2-3 e outros aplicativos compatíveis com o OLE.

Criando objetos incorporados Use o comando Criar - Objeto para incorporar um objeto ao 1-2-3. Para incorporar um intervalo do 1-2-3 a outro documento (por exemplo, documento do Word Pro ou uma apresentação do Freelance Graphics), use o comando equivalente disponível no aplicativo.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma destas frases: Arrastar e Soltar, copiando dados do 1-2-3 Objetos, incorporando

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir. 18-1

Editando objetos incorporados O suporte ao recurso OLE do 1-2-3 facilita o trabalho com objetos incorporados. Ao selecionar um objeto incorporado no 1-2-3, o menu do objeto do outro aplicativo mescla-se com os menus do 1-2-3. Menu do objeto selecionado

Formulário selecionado do Approach

Você também pode editar um objeto incorporado a uma pasta de trabalho. Dependendo do aplicativo de origem do objeto, quando você clicar duas vezes no objeto, os menus do outro aplicativo irão se mesclar com os do 1-2-3 ou o aplicativo será inicializado. Seja qual for o caso, você poderá acessar todos os comandos necessários para editar o objeto. Menus do Approach

Formulário do Approach exibido quando você clica duas vezes

18-2 Explorando o 1-2-3 97

Ao incorporar uma pasta de trabalho do 1-2-3 a outro aplicativo, você pode modificá-la sem precisar sair desse outro aplicativo. Por exemplo, se você editar uma pasta de trabalho do 1-2-3 incorporada ao Word Pro, poderá escolher comandos do 1-2-3 diretamente no Word Pro.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma destas frases: OLE (Object Linking and Embedding) OLE, vinculando a

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Trabalhando com objetos incorporados 18-3

18-4 Explorando o 1-2-3 97

Capítulo 19 Automatizando o 1-2-3 com o LotusScript e as macros O 1-2-3 contém duas ferramentas para automatizar o seu trabalho: o LotusScript e a linguagem de macros do 1-2-3. O LotusScript é uma linguagem de scripts compatível com BASIC, usada em todos os produtos de produtividade e de comunicação da Lotus, inclusive nos aplicativos do SmartSuite, na Versão 4 do Notes e na Versão 7 do cc: Mail. Com o LotusScript, você pode criar scripts para automatizar tarefas redundantes e integrar dados de outros aplicativos. O LotusScript pode ser usado para tudo: desde uma simples automação até uma solução integral de um projeto. Você também pode continuar usando a linguagem de macros fornecida nas versões anteriores do 1-2-3.

Criando scripts É fácil criar scripts usando o 1-2-3. Basta gravar cada uma das ações e usar o Editor de Scripts, um ambiente completo de desenvolvimento para Lotus Script, para unir todas as ações. Sub DrawLogo [A].NewRectangle 1800,11... [Rectangle 1].Select Selection.EdgeColor.ColorName = ... Selection.Background.Pattern = ... Selection.Background.Color. ...

Escolha Editar - Scripts e Macros - Gravar Script para gravar a combinação das teclas pressionadas. 19-1

O 1-2-3 exibe estes dois botões para ajudar você a controlar a gravação enquanto estiver trabalhando no 1-2-3. Interrompe a gravação

Faz uma pausa na gravação

Quando acabar de gravar, o Editor de Scripts aparecerá automaticamente.

A subrotina atual aparece aqui.

Todos os erros aparecem aqui.

Pesquisa classes e membros da classe.

Você também pode exibir o Editor de Scripts escolhendo Editar - Scripts e Macros - Mostrar Editor de Scripts. O Editor de Scripts facilita o desenvolvimento e a depuração do código do LotusScript orientado a objetos.

Macetes Crie um botão para executar um script usando Criar - Botão. Quando terminar de desenhar o botão, o Editor de Scripts aparecerá. Insira o seu script na subrotina Clicar, que, por padrão, é selecionada.

19-2 Explorando o 1-2-3 97

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma destas frases: Ambiente de Desenvolvimento Integrado (IDE, Integrated Development Environment) Scripts, depurando Scripts, gravando.

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Criando macros O 1-2-3 preserva o seu investimento em aplicativos orientados a macros. Embora a Lotus recomende que você faça um novo investimento em LotusScript, as macros existentes continuarão a ser executadas no 1-2-3 sem haver, assim, a necessidade de conversões dispendiosas. Além dos comandos de macro disponíveis nas versões anteriores, a linguagem de macros contém extensões para chamar rotinas do LotusScript das suas macros e para chamar macros das rotinas do LotusScript. Dessa forma, os aplicativos existentes podem se expandir para incluir a nova funcionalidade do 1-2-3.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma destas frases: Macros Scripts, chamando a partir de macros.

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Automatizando o 1-2-3 com o LotusScript e as macros 19-3

19-4 Explorando o 1-2-3 97

Capítulo 20 1-2-3: conexão com a Internet O 1-2-3 contém as ferramentas mais avançadas para localizar, compartilhar e publicar informações na Internet e na Web. Com o 1-2-3, você pode fazer o seguinte: Acessar rapidamente home pages da Lotus, outros sites da Web e sites do FTP. Abrir e salvar arquivos na Web. Publicar páginas da Web dos dados contidos nas suas pastas de trabalho. Pesquisar um texto selecionado na Web.

Acessando sites da Web e do FTP a partir do 1-2-3 Você pode se conectar a sites da Web e do FTP da Lotus simplesmente clicando em um dos ícones da Internet. O 1-2-3 aciona um pesquisador da Web já instalado de maneira que as informações possam ser visualizadas sem você precisar sair do 1-2-3.

20-1

Você também pode criar os seus próprios botões de acesso à Web. Basta inserir um URL em uma célula e clicar no ícone Criar vínculo.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma destas frases: Home pages, Lotus FTP, site da Lotus Internet, conectando com

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Compartilhando dados usando a Internet Use as caixas de diálogo convencionais Arquivo - Abrir e Arquivo Salvar para abrir ou salvar pastas de trabalho em e a partir de sites da Web e do FTP.

Por exemplo, o seu pessoal de vendas pode obter os dados mais recentes de vendas a partir da Web. Ou ainda enviar dados importantes diretamente na Intranet para conceder acesso interno dentro da sua empresa.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma destas frases: Internet, conectando com Internet, salvando documentos

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir. 20-2 Explorando o 1-2-3 97

Publicando na Web Você pode publicar qualquer intervalo do 1-2-3 em uma nova página da Web sem precisar aprender a HTML. Basta selecionar um intervalo e clicar no ícone Publica na Web (ou escolher Arquivo - Internet - Publicar um Intervalo na Internet) e o 1-2-3 dará início ao processo.

O intervalo selecionado se transforma em uma tabela da HTML. Você pode especificar o título da tabela e da página, qualquer texto descritivo para aparecer na tabela e um endereço de correio eletrônico para que os usuários possam enviar uma resposta. O 1-2-3 conserva a formatação no intervalo original ao criar uma tabela.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Internet, publicando documentos

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

1-2-3: conexão com a Internet 20-3

Pesquisando a Web Você pode realizar uma pesquisa completa na Web em duas etapas rápidas. Basta selecionar uma célula contendo uma palavra a ser localizada e clicar no ícone de pesquisa da Internet.

Ao fazer uma pesquisa, o 1-2-3 aciona o pesquisador da Web e executa uma pesquisa usando o site Yahoo!™ .Nesse momento, se quiser, você pode escolher um outro dispositivo de pesquisa.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Web, pesquisando

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

20-4 Explorando o 1-2-3 97

Capítulo 21 TeamComputing com o 1-2-3 Como acontece com todos os produtos do SmartSuite, o 1-2-3 contém ferramentas TeamComputing exclusivas para ajudar a sua equipe a trabalhar em grupo.

Enviando intervalos e pastas de trabalho de dentro do 1-2-3 Use o recurso TeamMail para enviar uma figura de um intervalo ou de uma pasta de trabalho inteira para os seus colaboradores. Para: De:

Jim Franklin, Sally Weir Nancy Jones

Assunto:

Vendas de Janeiro

Dê uma olhada nestes números de vendas -Bons, não é?

Ou use o TeamMail para enviar uma mensagem de correio eletrônico sem sair do 1-2-3.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: TeamMail

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

21-1

Enviando dados para revisão Use o TeamReview a fim de enviar um intervalo de dados para seus colaboradores revisarem. Você pode enviar o intervalo de dados simultaneamente a todos ou encaminhar os dados de maneira que todos possam analisar os comentários de cada um. Os revisores podem modificar os dados, enviar comentários sobre suas modificações e até mesmo fazer anotações em uma área de “rascunho” da pasta de trabalho. Em seguida, apenas clicando em um botão, eles podem enviar os dados para o próximo revisor ou de volta para você. Todos os comentários retornam automaticamente para você.

Ao receber os comentários dos seus colaboradores, você pode fazer o seguinte: Substituir os dados existentes pelos modificados. Descartar as modificações. Salvar os dados originais e os modificados como versões.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: TeamReview

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir. 21-2 Explorando o 1-2-3 97

Gerenciando versões Versões são conjuntos de dados diferentes para um mesmo intervalo definido. Você pode criar versões para controlar modificações nos dados ou definir diferentes conjuntos de dados para uma análise hipotética. Além disso, você também pode fazer o seguinte: Mesclar alterações ao receber modificações de colaboradores depois de enviar um intervalo usando o TeamReview. Usar o TeamConsolidate para mesclar dados de versões diferentes armazenados em pastas de trabalho separadas em único arquivo. Por exemplo, você pode mesclar versões adicionadas a pastas de trabalho que foram distribuídas usando o TeamMail. Você pode efetuar cálculos e criar objetos, como gráficos e mapas, com base em valores de um intervalo de versões. Quando você alternar entre versões, os cálculos e objetos serão atualizados.

Duas versões do mesmo intervalo

Cada versão armazena a data e a hora da criação e da modificação assim como o nome da pessoa que criou ou modificou a versão por último.

TeamComputing com o 1-2-3 21-3

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma destas frases: Versões Versões, mesclando

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Distribuindo planilhas usando o Notes Se você estiver com a versão 4.1 ou posterior do Notes, poderá usar o recurso TeamConsolidate para distribuir e consolidar dados de uma planilha. Com o TeamConsolidate, você pode incorporar planilhas em um banco de dados do Notes, onde os seus colaboradores poderão adicionar ou modificar dados. Pode também notificar automaticamente as pessoas quando as planilhas forem atualizadas ou necessitarem de revisão. Além disso, você pode consolidar facilmente versões ou inclusões para a pasta de trabalho original.

21-4 Explorando o 1-2-3 97

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: TeamConsolidate

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Trocando dados com o Notes Use o Notes/FX™ para trocar dados de um intervalo do 1-2-3 com um documento de um banco de dados do Notes. Você pode transferir automaticamente os valores das propriedades da pasta de trabalho, como o título ou a data da última revisão, para o documento do Notes. Também pode definir intervalos do 1-2-3 para trocar com um campo do Notes. Se você modificar um valor em qualquer lugar, o outro será atualizado automaticamente. Nome:

Miguel Evaristo

Miguel Evaristo Millenia Publishing Av. Principal, 1050

Empresa:

Millenia Publishing

Endereço1:

Av. Principal, 1050

Endereço2:

Belo Horizonte, MG

Belo Horizonte, MG

Campos compartilhados

Planilha do 1-2-3 Formulário do Notes

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Notes/FX

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

TeamComputing com o 1-2-3 21-5

21-6 Explorando o 1-2-3 97

EXPLORANDO O WORD PRO 97

........................................ SmartSuite 97 - Windows 95 e NT 4.0

Capítulo 22 Introdução ao Word Pro

O que é o Lotus Word Pro? O Lotus Word Pro é: Processador de texto do tipo WYSIWYG (What You See Is What you Get)—o documento é visto na tela exatamente como será impresso no papel. Processador de texto para equipe que permite que o trabalho seja feito em conjunto com colegas de trabalho para que haja maior colaboração e para que os documentos sejam compartilhados. Processador de texto inteligente que oferece ferramentas automáticas tais como modelos SmartMaster, SmartCorrect, Assistentes, Caixas de Informações e Divisórias Separadoras para a criação de documentos empresariais. Processador de texto integrado a outros produtos através do LotusScript® , da importação e exportação de arquivos, da Internet, do OLE 2 e da Interface como Usuário da Lotus.

22-1

O que há de novo? Estes são os novos recursos disponíveis no Word Pro 97. Referências Cruzadas No Word Pro 97, você pode fazer referência a um número de página ou de seção ou a um título do documento a partir de outro local dentro do mesmo documento. Por exemplo: Para obter maiores informações, consulte o Capítulo 15, “Organizando um Documento”.

O Word Pro preenche o número do capítulo e da página e até mesmo o título do capítulo para você. A numeração permanece correta independente do volume de dados que você edite. Letras Capitulares Você pode inserir uma letra capitular no seu documento para realçar uma letra. Por exemplo, a letra capitular clássica é usada em romances para “Era uma vez...” onde o tamanho do ponto da letra “E” é maior do que o das outras palavras.

Internet Os recursos da Internet atualizados no Word Pro 97 são os seguintes: Ferramentas de autoria da Web SmartMasters da HTML Processo automatizado para criar vínculos Visualização de documentos HTML em um Pesquisador Definição de opções de importação e exportação Exibição do código-fonte Para obter maiores informações sobre esses recursos, consulte o Capítulo 26, “Word Pro: a conexão com a Internet”.

22-2 Explorando o Word Pro 97

Quadros vinculados Com os quadros vinculados, você pode criar documentos nos quais o texto passa automaticamente de um quadro para o seguinte conforme você inserir e excluir texto. Você pode criar efeitos especiais, como, por exemplo, iniciar um artigo na página um e continuá-lo na página quatro. Você pode vincular quantos quadros quiser e o texto continuará entre eles. Abrir e salvar no Notes Você pode abrir e salvar arquivos diretamente no Notes. Pode abrir arquivos vinculados a documentos do Lotus Notes sem precisar abrir o aplicativo. Você também pode salvar qualquer arquivo do Word Pro como um anexo a um documento do Notes. Impressão de folhetos Você pode usar o SmartMaster de folheto para configurar um documento e imprimi-lo de tal forma que seja possível dobrar as páginas ao meio e grampeá-las. Por exemplo, se você tiver um documento cujas medidas de página sejam aproximadamente 21,5x12 cm e você escolher Arquivo - Imprimir, o Word Pro irá primeiro verificar se as páginas caberão no sentido vertical de uma página com aproximadamente 22x27 cm. Em seguida, irá imprimir as páginas de modo que você possa dobrá-las e criar um livro de bolso. Marcas d'água Uma marca d'água é um elemento gráfico de segundo plano que você pode aplicar a páginas, tabelas, células de tabelas, quadros, cabeçalhos, rodapés e colunas. Por exemplo, se você estiver trabalhando com documentos confidenciais do governo, poderá exibir a marca d'água “Confidencial” em cada página para lembrar ao leitor de que aquela é uma informação confidencial. Você também pode importar as suas figuras como marcas d'água. Por exemplo, pode importar a sua foto favorita das férias como uma marca d'água de página e criar uma biblioteca personalizada. Se quiser adicionar uma legenda a um elemento gráfico, poderá importar uma figura como marca d'água e, em seguida, digitar a legenda no mesmo quadro.

Introdução ao Word Pro 22-3

22-4 Explorando o Word Pro 97

Capítulo 23 Ferramentas Específicas do Word Pro

Como familiarizar-se com as ferramentas do Word Pro O Word Pro contém várias ferramentas que tornam mais fácil e produtivo criar e trabalhar com documentos. Observe a seguir uma figura da área de trabalho do Word Pro. Menu SmartIcons Divisórias separadoras Régua de tabulação Caixa de Informações

SmartMaster com texto e blocos Clique aqui criados para você

Barra de status

Algumas dessas ferramentas como, por exemplo, menus, SmartIcons, modelos SmartMaster, a Caixa de Informações e a barra de status também estão disponíveis em outros produtos do SmartSuite. No entanto, as divisórias, a régua de tabulação e os recursos da barra de status são exclusivos do Word Pro. Essas ferramentas exclusivas serão descritas nas próximas páginas.

23-1

Barra de status: para mudanças rápidas A barra de status sempre aparece na base da tela do Word Pro dando informações atualizadas sobre os documentos e permitindo que configurações como fontes, tamanhos e atributos do texto sejam mudados rapidamente.

Opções de atributos de texto As características de texto a seguir podem ser modificadas com o uso da barra de status. Fontes

Cor

Tamanho

Itálico

Estilo

Negrito Sublinhado

Mudanças de formatação de texto Para formatar um texto, selecione-o e clique em uma das listas suspensas para selecionar uma opção. As opções que não exibem uma lista suspensa alternam entre dois tipos de informação.

A lista pop-up de fontes exibe várias opções.

Fonte, tamanho, cor e estilo são listas pop-up.

23-2 Explorando o Word Pro 97

Negrito, itálico e sublinhado são ativados e desativados de forma alternada.

Opções gerais de documentos Além de formatar o texto em um documento, você também pode corrigir uma palavra cuja grafia esteja incorreta, ver informações de arquivo (como, por exemplo, a hora, o editor e o caminho do documento), receber notificação de correio e passar direto para páginas específicas de um documento a partir da barra de status. Verificar Ortografia

Notificação de Correspondência

Informações do Arquivo

Pg up

Impressão de Segundo Plano

Pg down

Ir para

Corrigindo palavras com grafia incorreta Quando o Word Pro realça uma palavra com grafia incorreta, você clica no botão Verificar Ortografia da barra de status e seleciona uma outra palavra.

Exibindo informações do arquivo Você pode ver estatísticas do documento atual como, por exemplo, o caminho, a hora e a data do sistema, o modo de edição, o nome do editor, o idioma e a versão.

Ferramentas Específicas do Word Pro 23-3

Impressão em segundo plano Quando você envia um documento para a impressora, pode ver o progresso da tarefa de impressão. Basta clicar no ícone de segundo plano na barra de status.

Navegar para um lugar específico do documento Clique nas setas para mover-se para frente e para trás na página.

Clique no número da página para ir para qualquer local do documento.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Barra de status, visão geral

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

23-4 Explorando o Word Pro 97

Divisórias: para ter uma área de trabalho organizada As divisórias ajudam a navegar mais rapidamente. Elas fornecem uma área de trabalho limpa sem eliminarem um excelente conjunto de opções. Abaixo estão dois lugares onde as divisórias são encontradas no Word Pro. Divisórias Assistentes—orientam você através das etapas de um procedimento.

Divisórias Separadoras—permitem que você mantenha todos os seus documentos juntos.

Por padrão, no Word Pro 97, as divisórias separadoras não são exibidas. Você pode clicar no ícone para exibi-las. Muitos SmartMasters do Word Pro já estão configurados com divisões e seções de modo que você possa exibir divisórias separadoras em um novo documento e rapidamente ver como o SmartMaster está estruturado. Por exemplo, o SmartMaster a seguir é uma página de um modelo de planejamento de negócios no modo de exibição Página Inteira. As divisórias de planejamento de negócios organizam as suas informações em seções.

Ferramentas Específicas do Word Pro 23-5

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma das frases a seguir: Blocos Clique aqui, visão geral Guias divisórias, visão geral Divisões, visão geral Seções, visão geral SmartMaster, visão geral

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Arrastar e soltar: para mover o texto O processo de mover é muito mais simples que os processos de cortar e colar. O Word Pro oferece uma mão especial para que isto seja feito. 1. Selecione o texto que deseja mover.

2. Deixe o ponteiro pairar na borda do texto selecionado. O ponteiro se transformará em uma mão.

3. Pressione e mantenha pressionado o botão do mouse ao mover o ponteiro. O texto só mudará de posição depois que o botão do mouse for solto.

23-6 Explorando o Word Pro 97

4. Solte o botão do mouse para liberar o texto.

Pergunte ao Especialista: tire suas dúvidas O Especialista é uma ferramenta que permite a você fazer perguntas com as suas próprias palavras sobre as funções do Word Pro e sobre como utilizá-las. “Pergunte ao Especialista” o que desejar sem se preocupar em usar a terminologia correta. O Especialista mostra a resposta correta. Escolha Ajuda (?) e clique em Pergunte ao Especialista.

Em seguida, digite sua pergunta e clique em OK.

Ferramentas Específicas do Word Pro 23-7

Quando você clica em OK, é exibida a Ajuda sobre o tópico escolhido.

O Especialista fornece a resposta mais simples a sua pergunta...

e fornece também uma lista de tópicos de backup.

Especialista do WordPerfect Se você já utiliza o WordPerfect® há algum tempo, pode utilizar o Especialista do WordPerfect para realizar a transição para o Word Pro. O Word Pro fornece assistência aos usuários do WordPerfect 5.x para DOS e para Windows 6.x. Utilizando esses assistentes, você pode: Fazer um pergunta “Como fazer para...” ou digitar teclas ou combinações de teclas do WordPerfecpt SHIFT+F7. O Especialista apresentará as respostas às perguntas e as etapas necessárias à realização da ação/função no Word Pro. Esse assistente é fornecido aos usuários do WordPerfect 5.1 para DOS, assim como aos usuários do WordPerfect 6.X para Windows. Escolher um tópico da Ajuda do WordPerfect 5.x para DOS e obter ajuda para o mesmo tópico no Word Pro. Escolher um item de menu do WordPerfect 6.x para Windows e saber como realizar essa mesma ação no Word Pro. Nota Os assistentes de menu do Ami Pro® e do Word para Windows também estão disponíveis.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite esta frase: Especialista

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir. 23-8 Explorando o Word Pro 97

Assistentes: ajuda em procedimentos complexos Os Assistentes do Word Pro aparecem quando um comando que requer a realização de procedimentos complexos é selecionado, tal como mesclar correspondência, configurar um processo de revisão de documento (TeamReview) e criar um índice analítico ou um índice remissivo. As divisórias indicam em que etapa você se encontra. Cada painel de divisória exibe instruções específicas.

Mova-se para frente e para trás nas guias divisórias sem perder o local onde você se encontra.

Barras não modais: tarefas de rotina Você pode usar a barra não modal para a realização de tarefas tais como verificação ortográfica, mesclagem de documentos ou inserção de entradas de índice. A barra não modal é uma ferramenta que permite a você alternar entre uma função (por exemplo, Verificação Ortográfica) e um documento sem que seja necessário abrir ou fechar uma caixa de diálogo. A barra não modal contém os mesmos componentes que uma caixa de diálogo: caixas de listagem, caixas de texto, botões de comando e assim por diante apesar de aparecer na parte superior da área de trabalho em forma de uma barra. Ao contrário do que ocorre com uma caixa de diálogo, você pode deixar a barra não modal ativa e usá-la enquanto trabalha. Cada barra possui um conjunto de botões de comando que, quando clicados, realizam funções específicas no Word.

Ferramentas Específicas do Word Pro 23-9

Por exemplo, se você estiver verificando a ortografia com a barra Verificar Ortografia na tela e desejar editar o texto no documento, faça a edição e retorne à verificação usando os botões de comando de verificação de ortografia. Não é necessário ocultar a barra.

Você também pode exibir duas ou mais barras não modais ao mesmo tempo. Por exemplo, pode estar com as barras Localizar e Substituir e Marcar Texto abertas ao mesmo tempo na área de trabalho. Assim, você pode usar a barra Localizar e Substituir para encontrar o texto que deseja marcar e a barra Marcar Texto para marcar a entrada. A barra não modal também pode ser exibida em várias janelas. Se você estiver trabalhando em dois documentos e desejar executar uma verificação ortográfica em ambos os documentos, a barra Verificar Ortografia poderá ser exibida em cada uma das janelas. Nota As exceções a essa regra são as barras Ferramentas da Web e Especialista que se estendem por toda a parte superior da área de trabalho mas não são específicas do documento. Somente uma barra Ferramentas da Web ou Especialista pode ser exibida por vez. Cada barra não modal tem um conjunto de comandos que realizam uma função específica do Word Pro ao serem clicados. Tipos de barras não modais Há vários tipos de barras não modais no Word Pro, cada uma possuindo um conjunto próprio de botões de comando. Estas são as barras: Envelope - Use a barra Envelope para criar e imprimir um envelope a partir de um documento do Word Pro. Localizar e Substituir - Use a barra Localizar e Substituir para localizar uma informação no documento rapidamente e para localizar e substituir texto, propriedades do texto, estilos de parágrafo ou caracteres especiais. Verificar Formato - Através da barra Verificar Formato você pode editar um documento rapidamente. Verificar Formato percorre o documento e, usando convenções de digitação comuns, localiza e corrige erros básicos, erros comuns de digitação e inconsistência na apresentação.

23-10 Explorando o Word Pro 97

Verificar Gramática - Verificar Gramática é uma ferramenta de revisão exibida como uma barra na parte superior da área de trabalho. Verificar Gramática analisa o documento para verificar a possível existência de erros e oferece sugestões para que os mesmos sejam substituídos. Este recurso também mostra exemplos de sentenças incorretas. Marcar Texto (Índice Analítico e Índice Remissivo) - A barra Marcar Texto é uma ferramenta do Word Pro que permite a você marcar entradas para a criação do índice analítico e do índice remissivo de um documento. As entradas devem ser marcadas antes de você criar o índice analítico ou o índice remissivo. Mesclar - A barra Mesclar permite que os campos sejam inseridos do arquivo de dados para o documento a ser mesclado. Ao visualizar e imprimir um documento mesclado, use a barra Mesclar para visualizar um documento com os dados mesclados antes de imprimi-lo. Revisão (Edições Marcadas) - Um dos recursos do Word Pro é a marcação de edições, que permite que um ou mais revisores façam a revisão de um documento inserindo marcas de edição. Os revisores fazem a revisão de um documento e Word Pro marca as alterações como inserções ou como itens a serem apagados em uma futura revisão. Você pode utilizar essa barra para encontrar e revisar as marcas de edição. Verificar Ortografia - Verificar Ortografia é uma ferramenta de revisão do Word Pro que verifica o documento e destaca as palavras com erros de ortografia para que sejam corrigidos. Ferramentas da Web - O recurso Ferramentas da Web permite que você crie e edite páginas da Web com facilidade. Para obter maiores informações sobre as ferramentas da Web, consulte o Capítulo 26.

Ferramentas Específicas do Word Pro 23-11

23-12 Explorando o Word Pro 97

Capítulo 24 Trabalhar com o Word Pro Use as ferramentas do Word Pro para criar qualquer documento rapidamente. Primeiro, selecione entre os vários modelos SmartMaster e escolha aquele que mais se adapta ao tipo de documento desejado. Cada SmartMaster contém layout, formato e estilos próprios. Depois de escolher um SmartMaster, você poderá editar o documento, importar gráficos ou outros arquivos para ele, definir atributos, criar molduras e tabelas, copiar material, usar grades e fazer todos os tipos de formatação. Você poderá até mesmo criar seus próprios modelos SmartMaster de forma a ter sempre disponíveis os layouts, formatos e estilos mais usados.

Escrever cartas usando o Word Pro Inicie com um SmartMaster Vamos começar a escrever uma carta usando um SmartMaster e outras ferramentas do Word Pro. 1. Escolha Arquivo - Novo Documento. O Word Pro permite a seleção a partir de uma lista de modelos SmartMaster disponíveis. 2. Clique na guia divisória Criar a partir de qualquer SmartMaster.

Selecione Carta como o tipo de SmartMaster Selecione uma aparência carta1.mwp O formato da carta à direita mostra a aparência que será obtida

3. Clique em OK. 24-1

Um documento em branco aparecerá no formato da carta. Comece a escrever usando outra ferramenta do Word Pro chamada Blocos Clique Aqui.

Usar os Blocos Clique Aqui Os Blocos Clique Aqui são posicionadores que indicam onde digitar as informações e o que inserir.

1. Clique dentro do primeiro Bloco Clique aqui e digite a informação solicitada. Dica Pressione TAB para mover de um Bloco Clique Aqui para outro ou clique diretamente no bloco seguinte. Clique dentro dos blocos referentes ao endereço da empresa e a outras informações de cabeçalho e digite as informações Clique dentro dos blocos referentes ao nome e endereço do remetente e digite as informações

2. Clique e digite a carta onde estiverem os dizeres “Clique Aqui para digitar a carta”. 3. Clique no último Bloco Clique Aqui e digite a informação requerida.

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Nota Se não forem preenchidos todos os Blocos Clique Aqui, não se preocupe. O texto indicador não aparecerá quando a carta for impressa a menos que haja uma especificação para que o mesmo seja impresso.

Editar a carta Se você decidir fazer alterações na carta como variar sua aparência e destacar um parágrafo, mudar o tamanho da fonte e acrescentar uma tabela para estatísticas, use outra ferramenta do SmartSuite, denominada Caixa de Informações, para fazer todas essas alterações.

Fazer alterações no layout da página Primeiro, você deseja alterar o tamanho da página: 1. Clique no botão direito do mouse em qualquer parte da página. 2. Escolha Propriedades da Página.

Dica Com a Caixa de Info Layout de página pode-se usar as vantagens dos seguintes recursos: Opções de margem esquerda, direita, superior e inferior Opções de tabulação à esquerda, à direita, central, numérica e pontilhada Tamanho da página e orientação (horizontal e vertical) Colocação e estilo de linhas em torno de uma página e linhas entre colunas Colunas e variação de espaço entre colunas (largura da medianiz) Margens e configurações de página para cabeçalhos e rodapés Configurações de tabulação, configurações de grade, alinhamento e direção do texto na página Estilos de página Marcas d'água Trabalhar com o Word Pro 24-3

Cada SmartMaster já possui um layout de página padrão que determina o modo como as páginas aparecem inicialmente. Modifique o layout da página para todo o documento ou somente para uma área específica. Insira um novo layout de página em qualquer parte do documento. Se inserir um novo layout de página, o Word Pro usará o novo layout para as páginas depois da inserção.

Alterar o texto Em seguida, você deseja mudar o tamanho da fonte do texto: Alterar o tamanho da fonte 1. Selecione “Texto” na lista “Propriedades de” na parte superior da Caixa de Informações.

2. Clique na guia divisória Fonte na Caixa de Info para trazer o painel para primeiro plano. 3. Selecione o texto que você deseja alterar. Selecione o tamanho da fonte desejado na caixa de listagem Tamanho no painel Fonte

Selecione qualquer outra opção desejada na caixa de listagem Atributos, tal como Negrito

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Outra maneira de mudar a fonte, o tamanho da fonte, a cor do texto e os atributos do texto selecionado é clicar na barra de status na parte inferior da tela.

Dar ênfase a um parágrafo Você pode dar ênfase a um parágrafo adicionando linhas ao redor do texto. 1. Clique na guia divisória Linhas e Cores da Caixa de Info Texto para trazer o painel para a frente. 2. Selecione o parágrafo que você deseja enfatizar. Nota O texto da carta pode ser selecionado enquanto a Caixa de Info fica no alto da área de trabalho. Clique no botão Linhas ao redor do parágrafo. A alteração é feita instantaneamente.

Se o resultado não for satisfatório, clique em outro botão Linhas ao redor do parágrafo ou escolha outro estilo de linha na caixa “Estilo da linha”. Dica Para intensificar o destaque, escolha uma cor de sombreado que contraste com a cor da linha do parágrafo.

Trabalhar com o Word Pro 24-5

Usar tabela na carta Mude a aparência da carta colocando o texto em uma tabela. O tamanho e a aparência da tabela também podem ser modificados. A tabela pode ser criada em um documento, em uma moldura, em colunas, em cabeçalhos e rodapés e assim por diante. O Word Pro permite que o tamanho da tabela seja ajustado de acordo com o local onde você deseja que a tabela apareça. Suponha que as informações da carta que você esteja escrevendo sejam apresentadas melhor em forma de tabela. 1. Coloque o ponto de inserção no local onde deseja criar a tabela. 2. Escolha Criar - Tabela.

Selecione o número de colunas e de linhas desejado para a tabela.

Dica O ícone Grade de Tabela também pode ser usado para a criação de uma tabela.

3. Clique em OK. O Word Pro coloca a tabela no local onde se encontra o ponto de inserção e a prende a qualquer texto que esteja imediatamente acima dela. Dica Clique em Dimensionar e Posicionar Tabela Manualmente e desenhe a tabela no tamanho desejado. 4. Digite as informações na tabela.

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Use o mouse para ampliar ou mover as células da tabela de forma a ajustar as informações.

Dar ênfase aos cabeçalhos da tabela Suponhamos que você deseja colocar linhas ao redor das informações de cabeçalho na parte superior da tabela. 1. Clique com o botão direito do mouse dentro de uma das células da tabela. 2. Escolha Propriedades da Célula. O Word Pro exibirá a Caixa de Info Célula da Tabela. 3. Clique na guia divisória Linhas e Cores na Caixa de Info Célula da Tabela para trazer o painel para o primeiro plano (se ele já não estiver sendo exibido). 4. Selecione as células da tabela às quais deseja dar ênfase. Clique em um dos botões Linhas ao Redor das Células. A alteração é feita instantaneamente. Selecione as opções para o estilo, a largura e a cor da linha, cor de segundo plano, padrão e cor do padrão.

Trabalhar com o Word Pro 24-7

Escolha Tabela na lista suspensa na parte superior da Caixa de Info para ativar a Caixa de Info Tabela e definir opções relativas a toda a tabela e não somente às células. Por exemplo, colocar um sombreado ao redor de toda a tabela.

24-8 Explorando o Word Pro 97

Revisar e editar a carta Quando você terminar de inserir informações à carta, verifique se a mesma contém erros ortográficos. 1. Escolha Editar - Verificar Ortografia. A barra Verificar Ortografia aparece sobre o documento e permite que as modificações sejam feitas diretamente no documento durante o processo de verificação ortográfica. O Word Pro realça todas as palavras duvidosas da carta. As palavras destacadas podem ser ignoradas, os erros podem ser corrigidos com os botões de comando do recurso Verificar Ortografia ou as palavras podem ser editadas diretamente na carta enquanto a barra fica ativa. 2. Reveja os erros ortográficos na caixa “Substituir por”. Clique em Finalizar para remover a barra Verificar Ortografia da tela.

Clique em Substituir, Substituir Todas, Ignorar ou Ignorar Todas, conforme necessário.

As palavras também podem ser corrigidas a partir da Barra de Status. Para obter maiores informações consulte o capítulo 23, “Ferramentas Específicas do Word Pro”. Nota Se você ainda quiser adicionar palavras à carta (e o recurso SmartCorrect estiver ativo em Arquivo - Configurações do Usuário Preferências do Word Pro), os erros ortográficos comuns serão corrigidos durante a digitação.

Trabalhar com o Word Pro 24-9

Exibir a carta Há vários modos de visualização que podem ser utilizados para a observação do documento antes da impressão. O documento pode também ser editado em qualquer modo de visualização do Word Pro. Por exemplo, escolha Exibir - Zoom para Página Inteira.

Salvar a carta 1. Escolha Arquivo - Salvar Como.

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2. Digite um nome para a carta na caixa “Nome do arquivo” que seja fácil de ser identificado. Se desejar, acrescente uma descrição para a carta na caixa “Descrição”. 3. Clique em Salvar para salvar a carta.

Imprimir a carta Escolha Arquivo - Imprimir. Selecione as configurações de impressão desejadas e clique em Imprimir.

Trabalhar com o Word Pro 24-11

Criar envelope É possível criar um envelope dentro do documento da carta. O Word Pro coloca o envelope em uma divisão separada com sua própria guia divisória. 1. De dentro da carta, escolha Criar - Envelope. Um envelope será exibido no final da carta em uma nova divisão.

O envelope contém duas molduras, uma para o endereço do remetente e outra para o endereço do destinatário.

2. Clique em Endereço do Destinatário na barra Envelope e digite o nome e o endereço desejados ou faça as correções necessárias. Se o nome e o endereço do destinatário já tiverem sido digitados na carta, eles serão exibidos na moldura referente ao destinatário. 3. Clique em Endereço do Remetente na barra Envelope para digitar o nome e o endereço do remetente. O nome e o endereço que já estão em Arquivo - Configurações do Usuário Preferências do Word Pro, aparecem na moldura do remetente. Se esse não for o caso ou se estiver com erro, clique na moldura e faça as correções necessárias. 4. Clique em Configurar Página na barra Envelope para especificar o tamanho do envelope e a origem do papel.

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Imprimir o envelope 1. Clique em Imprimir na barra Envelope para que a caixa de diálogo Imprimir seja exibida. 2. Selecione as opções desejadas. Selecione as opções desejadas e clique em Imprimir.

3. Clique em Imprimir. Dica Quando você usa a barra Envelope, somente o envelope é impresso. Para imprimir outras partes do documento, use o ícone Imprimir no menu Arquivo.

Mesclar arquivos Se você desejar enviar a mesma carta para várias pessoas, crie um arquivo contendo os nomes e endereços destas pessoas e mescle a carta com este arquivo para produzir automaticamente uma cópia personalizada da carta para cada pessoa contida no arquivo de nomes e endereços (chamado de arquivo de dados). O recurso Mesclar do Word Pro permite a combinação de informações contidas em um arquivo (tais como nomes e endereços) com o texto do arquivo da carta. A maior parte da preparação da mesclagem ocorre antes da barra Mesclar ser ativada, uma vez que é necessário criar um arquivo de dados com nomes e registros para os campos. Para maiores informações, consulte o Capítulo 23, “Ferramentas Específicas do Word Pro”.

Trabalhar com o Word Pro 24-13

São usados três passos para a complementação de uma mesclagem: 1. Selecione ou crie o arquivo de dados. Esse arquivo deverá conter nomes de campo (como nome e sobrenome) e dados de campo (como nomes e sobrenomes específicos). 2. Selecione um documento para a mesclagem ou crie um envelope. Esse arquivo contém dados que permanecem iguais (como o texto de uma carta ou o endereço do remetente em um envelope). 3. Mescle o arquivo de dados com o documento.

1

2

3

Antes de mesclar a carta ou o envelope e os endereços, é preciso criar ou selecionar um arquivo de dados que contenha os endereços. O arquivo de dados pode ser criado no formato Word Pro ou pode-se usar um arquivo de dados armazenado em outro aplicativo (os dados deste arquivo não poderão ser editados).

24-14 Explorando o Word Pro 97

Os dados do arquivo de dados são organizados em registros. Um registro contém os dados completos para um único item, assunto ou pessoa. O registro é semelhante a um cartão dentro de um fichário.

Campos Nome e Sobrenome Campo Empresa Campo Endereço Campos Cidade, Estado e CEP

Miguel Evaristo Grupo Millennia Avenida Principal, 1050 Belo Horizonte, MG 30339-000 (031) 495-1234

Campo Telefone

Um registro

Outros registros

Cada registro é dividido em campos. Cada campo contém um tipo de dado correspondente a um nome de campo. Por exemplo, se forem especificados empresa, nome, sobrenome e endereço como nomes de campos, cada registro conterá os itens empresa, nome, sobrenome e endereço para cada pessoa.

Trabalhar com o Word Pro 24-15

Selecionar ou criar um arquivo de dados Em primeiro lugar, use a caixa de diálogo Assistente de Mesclagem para criar o arquivo de dados. 1. Escolha Texto - Mesclar. 2. Escolha Carta.

3. Para criar um arquivo de dados, clique em Criar Novo em “Etapa 1: Selecione um arquivo de dados”.

Clique em Adicionar para cada nome de campo desejado.

Digite um nome de campo ou selecione um nome de campo comum.

4. Clique em OK na caixa de diálogo Criar Arquivo de Dados. A caixa de diálogo Editar Arquivo de Dados aparecerá.

24-16 Explorando o Word Pro 97

5. Digite as informações para cada registro que deseja adicionar.

...clique em Adicionar Registro... Digite as informações de um registro...

...em seguida, clique em Novo Registro para adicionar outro registro

6. Quando você terminar de adicionar registros, clique em Fechar e Salvar Arquivo de Dados.

Selecionar o documento a ser mesclado 1. Para selecionar o documento a ser mesclado, clique em Usar Atual em “Etapa 2 - selecione carta para mesclar”

O documento de mesclagem é o documento que você deseja mesclar com o seu arquivo de dados (por exemplo, a carta criada).

Trabalhar com o Word Pro 24-17

Quando um documento de mesclagem for selecionado, a barra Mesclar será exibida. Essa barra permite que os campos do arquivo de dados sejam inseridos no documento de mesclagem.

Por exemplo, use a barra Mesclar para inserir campos de modo que o início da carta tenha a seguinte aparência:

, Prezado Dica Você pode excluir informações atuais específicas do nome e do endereço da carta e, em seguida, usar a barra Mesclar para inserir campos no documento que correspondam aos campos do arquivo de dados. 1. Posicione o ponto de inserção no local desejado. 2. Selecione o nome de campo desejado na lista da barra Mesclar. 3. Clique em Inserir campo. Nota O Word Pro não reconhece como informação de mesclagem uma informação que seja digitada como de costume. Por exemplo, digitar “” não é o mesmo que inserir um campo de mesclagem. 4. Repita as etapas 2 - 4 para cada campo que desejar inserir. Nota Espaços e pontuação podem ser inseridos entre nomes de campo e um ou mais nomes de campo podem ser inseridos em uma linha. Por exemplo, insira o nome de campo Cidade, digite uma vírgula e um espaço e, em seguida, insira o nome de campo Estado. É possível inserir o mesmo nome de campo em mais de um local.

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Mesclar o arquivo de dados e o documento de mesclagem 1. Clique em Finalizar para remover a barra Mesclar. 2. Para mesclar seu documento, clique em Mesclar em "Etapa 3 - Mesclar, Visualizar e Imprimir”.

Inclua ou exclua registros específicos no arquivo de dados especificando condições. Por exemplo, você pode enviar uma carta somente para pessoas que moram na Georgia e excluir todos os que moram em outros estados do sul. Mescle todos os registros ou apenas registros que satisfaçam a certas condições. Selecione opções de impressão. Use vários conjuntos de condições para especificar mais precisamente os registros que deseja mesclar. 3. Após selecionar as opções de impressão e visualização, clique em OK para visualizar e/ou imprimir os documentos terminados.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite a seguinte expressão: Mesclagem, documentos

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Trabalhar com o Word Pro 24-19

24-20 Explorando o Word Pro 97

Capítulo 25 Organizar o Documento As guias divisórias, semelhantes a divisórias de arquivo, permite a você organizar um documento em divisões e seções. Pode-se acessar uma página instantaneamente, não importando onde ela esteja no documento. Você pode atribuir um nome, reorganizar ou combinar as guias divisórias, aninhá-las umas dentro das outras e usá-las para estruturar o seu documento.

Divisões: para estruturar um documento A melhor maneira de se entender e usar divisões é exibir as guias divisórias. As guias divisórias são um modo fácil de se identificar visualmente onde as divisões começam no documento.

As guias divisórias representam divisões e seções em um documento. Elas podem ser usadas para estruturar um documento e revelar sua organização rapidamente. Semelhante às divisórias da planilha do Lotus 1-2-3 para Windows, as divisórias podem corresponder a partes de um documento, como Índice, Capítulo 1, Capítulo 2, Índice e assim por diante. Você pode exibir ou ocultar guias divisórias clicando em no canto superior direito da área de trabalho, logo acima da seta de rolagem. Divisões são partes do documento e podem conter: Texto, molduras e tabelas Seções Outras divisões com propriedades diferentes da divisão original (por exemplo, formatação, estilo e layout) Arquivos externos que são ligados ao documento Objetos OLE Recursos como numeração de página, índice e índice remissivo que podem ser específicos a uma divisão ou abranger todas as divisões.

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Nomear ou renomear divisões A guia divisória de uma divisão pode ser nomeada ou renomeada para ajudar na organização e repartição do documento.

Ao criar numeração de página, listas numeradas e indicadores, o nome dado à divisão pode ser referente ao lugar onde os itens se encontram. Divisões e arquivos externos Quando você importa ou faz referência a um arquivo externo, esse arquivo externo torna-se uma divisão no documento original (com seu próprio SmartMaster) e, se você estiver fazendo referência a um arquivo externo, o documento hospedeiro torna-se um documento mestre. O Word Pro cria automaticamente uma guia divisória para o arquivo externo no documento mestre onde o nome daquele arquivo aparecerá.

Divisória de documento externo

Você pode modificar o nome desta guia divisória (ou qualquer outra guia divisória). Criar uma divisão através de uma guia divisória O modo mais simples de se criar uma divisão é clicar o botão direito do mouse em uma guia divisória de uma divisão já existente e escolher Divisão Rápida.

Escolher Divisão Rápida.

O Word Pro cria a nova divisão à direita da divisão na qual você clicou, com propriedades copiadas da divisão em que você clicou. O Word Pro automaticamente cria uma divisória para a nova divisão, com o nome padrão, “Divisão.”

25-2 Explorando o Word Pro 97

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite a seguinte expressão: Documentos, divisões Guias divisórias, visão geral

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

Seções: para maiores detalhes Seções são áreas de um documento que residem dentro de divisões. As seções podem começar em qualquer lugar de um documento, mesmo no meio de uma página. As seções possuem suas próprias guias divisórias. Uma seção pode ser usada para reiniciar a numeração de página, para usar novos cabeçalhos e rodapés e criar um índice. Criar uma seção Para criar uma seção, escolha Criar - Seção para exibir a caixa de diálogo Criar Seção.

De forma diferente da criação da guia divisória Divisão, deve-se usar o menu Criar para criar uma seção pela primeira vez. Depois que uma guia divisória Seção já existir no documento, pode-se então clicar no botão direito do mouse na guia e escolher Seção Rápida.

Organizar o Documento 25-3

Depois que você definir as opções desejadas e clicar em OK, o Word Pro irá inserir uma marca de seção na página (dependendo da opção de posicionamento da seção) e criará automaticamente uma guia divisória Seção dentro da divisão atual.

Divisória Seção

O nome de uma guia divisória de seção poderá sempre ser modificado. Use as seções para iniciar um novo layout na mesma página. Por exemplo, usar duas colunas em uma página e em seguida retornar para uma única coluna na mesma página ou usar uma tabela na metade superior da página e iniciar colunas da metade da página para baixo.

Quando uma seção é criada, uma marca de seção é exibida no documento (se “Marcas de seção” estiver selecionada na caixa “Exibir marcas” na caixa de diálogo Preferências de Visualização).

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite a seguinte expressão: Seções, criar

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

25-4 Explorando o Word Pro 97

Lista de verificação de divisões ou seções Se quiser

Use

Acrescentar um documento longo e complexo

Divisões porque podem conter tanto texto interno quanto usar arquivos externos. Cada divisão retém suas propriedades particulares.

Mudar os modelos SmartMaster em várias áreas extensas do texto

Divisões porque cada divisão retém seus próprios SmartMaster e funciona como uma unidade exclusiva.

Organizar texto em áreas maiores

Divisões porque sempre começam em uma quebra de página e realmente dividem o documento.

Personalizar um SmartMaster para o texto ou para outro arquivo externo

Divisões porque retêm os modelos SmartMaster para a divisão específica e não levam propriedades para outras divisões.

Criar um documento mestre que importe outros documentos externos

Divisões porque cada arquivo externo torna-se uma divisão do documento mestre.

Agrupar diferentes áreas de texto em uma página

Seções porque pode-se usar diferentes layouts de página em uma mesma página.

Identificar uma pequena área do texto em uma página para um formato diferente

Seções porque pode-se usar um layout de página diferente para uma área pequena sem que se afetem outras áreas do documento.

Usar guias divisórias para a navegação em vez da reorganização do documento

Seções porque são geralmente menores que as divisões e não podem ser agrupadas.

Ter mais de uma seção em uma página

Seções porque não exigem quebras de página.

Mudar para um layout de página diferente ou redefinir a numeração, seja na mesma página ou na mesma área

Seções porque pode-se usar diferentes layouts de página em uma mesma página.

Mudar o número de colunas ou margens de página na mesma página

Seções porque pode-se usar diferentes layouts de página em uma mesma página.

Reiniciar a numeração de parágrafos, a numeração de páginas e mudar os cabeçalhos e rodapés

Seções porque pode-se usar diferentes layouts de página em uma mesma página.

Organizar o Documento 25-5

25-6 Explorando o Word Pro 97

Capítulo 26 Word Pro: a conexão com a Internet

O Word Pro e a Internet

Com o Word Pro, você pode criar as suas próprias páginas da Web e publicá-las na World Wide Web. Você pode escolher entre vários SmartMasters da HTML pessoais e comerciais ou criar a sua página da Web personalizada. O Word Pro fornece ferramentas de autoria da Web. Assim, não é necessário que você seja um profundo conhecedor da HTML para poder criar páginas da Web. O Word Pro automatiza os processos de aplicação de marcações HTML, de criação de vínculos, de aplicação de réguas horizontais e de importação/exportação de figuras. O Word Pro também cuida dos detalhes como a exportação de elementos gráficos como imagens JPEG.

26-1

Criando uma página da Web As páginas seguintes orientam você através de todo o processo de criação de uma página de Web de amostra. Veja você mesmo como é simples.

Exibindo as ferramentas da Web Você pode ativar e desativar as ferramentas de autoria da Web escolhendo Arquivo - Internet - Exibir/Ocultar Ferramentas de Autoria da Web. Paleta de SmartIcons da Internet Barra de ferramentas da Web

Quando você ativa essas ferramentas, o Word Pro ativa os itens de menu de autoria da Web e uma barra não modal para criar vínculos, visualizar o documento em um pesquisador e assim por diante.

Selecionando um modelo SmartMaster da HTML Você pode usar modelos SmartMaster da HTML projetados com elementos gráficos e Blocos Clique Aqui para facilitar a criação de vínculos e a importação de elementos gráficos. Escolha Arquivo - Novo Documento.

Selecione o tipo de SmartMaster que você deseja usar.

Selecione a aparência do SmartMaster. Você pode visualizar o SmartMaster aqui.

26-2 Explorando o Word Pro 97

Nomeando a sua página da Web Quando um usuário exibe uma página da Web criada por você, o nome da página (o nome da primeira divisória divisora) é exibido na parte superior do pesquisador da Internet. Esse é o nome usado quando se cria um vínculo com sua página da Web. Você também pode repetir esse nome na parte superior da própria página da Web. Para que as divisórias divisoras sejam exibidas, clique no ícone localizado na parte superior da barra de rolagem vertical. Clique duas vezes na divisória. Digite o novo nome.

Digitando e formatando o texto da página da Web Se você estiver usando um SmartMaster da HTML, o Word Pro utilizará blocos Clique Aqui para avisar a você sobre o tipo de texto e sobre onde colocá-lo. Esses avisos facilitam a inserção de informações na sua página da Web. Clique no bloco Clique Aqui.

Digite o texto.

Word Pro: a conexão com a Internet 26-3

Adicionando um vínculo Você pode criar ou editar vínculos utilizando os botões Criar Vínculo ou Editar Vínculo da barra de ferramentas da Web. Clique no bloco Clique Aqui para vínculos.

Digite o texto do vínculo e selecione-o. Clique em Criar Vínculo na barra de ferramentas da Web.

Digite o destino na caixa “Vincular”.

Para criar vínculos onde desejar, selecione o texto ou os elementos gráficos e escolha Criar Vínculo na barra de ferramentas da Web.

26-4 Explorando o Word Pro 97

Importando uma figura Quando você instala o Word Pro 97, é criado um diretório de elementos gráficos que contém vários elementos gráficos, os quais podem ser utilizados.

Clique no bloco Clique Aqui.

Selecione o gráfico desejado do diretório wordpro\gráficos. Clique em Abrir.

Você pode visualizar a figura que deseja importar aqui.

Word Pro: a conexão com a Internet 26-5

Adicionando papel de parede de segundo plano Você pode adicionar à sua página da Web um papel de parede de segundo plano que será exibido quando você publicar a página da Web na Internet. Por exemplo, se você estiver criando uma página da Web personalizada para uma empresa, poderá utilizar o logotipo da empresa como papel de parede.

Clique com o botão direito do mouse abaixo da tabela e escolha Propriedades da Página.

Clique na divisória Marca d'água de página. Selecione o gráfico que você deseja usar. Selecione as opções desejadas.

26-6 Explorando o Word Pro 97

Visualizando a sua página da Web em um pesquisador Se você possui um pesquisador da Internet instalado em sua área de trabalho, clique em um botão para que o Word Pro exiba o seu documento HTML no pesquisador. Clique em Visualizar no Pesquisador.

Resultado

Word Pro: a conexão com a Internet 26-7

Publicando a sua página da Web na Internet Você pode configurar as informações de conexão da Internet desejadas e publicar o seu documento HTML na Internet. Clique em Publicar na Internet na barra de ferramentas da Web.

Selecione onde deseja salvar o arquivo.

Especifique o nome de arquivo.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma destas frases: Exibindo, ferramentas da Web Vínculos, HTML Visualizando, documentos HTML Internet, publicando documentos Formulários, criando Importando, documentos HTML Exportando, documentos HTML HTML, exibindo código

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

26-8 Explorando o Word Pro 97

Adicionando formulários a uma página da Web Em sua página da Web, você pode criar formulários que permitam aos usuários fazer escolhas em listas drop-down, clicar em botões na tela ou digitar texto em campos de entrada. Os controles seguintes permitem a seus leitores indicar características específicas ou o tipo de informação desejada.

Inserindo um controle de formulário 1. Escolha Criar - Controle de Formulário OCX .

Selecione o tipo de controle que deseja usar.

Você deve analisar cuidadosamente as informações que deseja solicitar de um leitor e o modo como deseja utilizá-las. Quando um leitor clica no botão Submeter, todas as informações sobre o formulário são consolidadas e enviadas para o servidor. 2. Clique em OK. O Word Pro exibe uma caixa de diálogo de propriedades para o controle de formulário. 3. Especifique as propriedades do controle e clique em OK. 4. Repita as etapas de 1 a 3 até que todos os controles tenham sido adicionados ao formulário.

Word Pro: a conexão com a Internet 26-9

Observe a seguir um exemplo de formulário que pode ser encontrado em uma página da Web.

Caixas de texto

Caixas de listagem Caixa de verificação

Definindo opções de importação/exportação Agora o Word Pro fornece opções de importação e exportação que podem ser utilizadas para especificar o modo como você deseja exibir e armazenar informações. Para especificar essas opções, escolha Arquivo - Internet - Opções de Importação/Exportação HTML.

26-10 Explorando o Word Pro 97

Opções de importação Importar como código-fonte - O Word Pro exibe comandos de formatação HTML. Exibir marcas desconhecidas em notas de comentários - O Word Pro situa estilos de parágrafos sem HTML em notas de comentários. Descarregar elementos gráficos da Internet - O Word Pro descarrega da Internet elementos gráficos aos quais a página da Web faz referência. Manter arquivos gráficos descarregados em diretório temporário O Word Pro armazena elementos gráficos (e a eles se vincula) descarregados em um diretório temporário em vez de incorporá-los ao documento do Word Pro. Codificação de Caracteres - O Word Pro exibe nessa caixa o caractere codificado padrão para arquivos HTML importados.

Opções de exportação Copiar elementos gráficos vinculados ao salvar localmente O Word Pro copia elementos gráficos vinculados para o mesmo diretório do documento HTML. Caminho dos elementos gráficos ao salvar na Internet - Você pode selecionar o modo como os arquivos de elementos gráficos devem ser salvos pelo Word Pro na Internet. Você pode especificar se deseja que os elementos gráficos sejam salvos no mesmo diretório do documento, se todos os elementos gráficos devem ser salvos em um único diretório ou se cada um deles deve ficar em um diretório diferente.

Word Pro: a conexão com a Internet 26-11

Exibindo uma página da Web como um código-fonte Você pode exibir a sua própria página da Web como um código-fonte. 1. Escolha Arquivo - Internet - Escolha Abrir da Internet. 2. Selecione “HTML” na caixa “Listar arquivos do tipo”. 3. Selecione o arquivo que você deseja abrir e clique em OK. 4. Na caixa de diálogo Opções de Importação/Exportação em HTML, selecione “Importar como código-fonte” e clique em OK. O Word Pro exibe a sua página da Web com comandos de formatação da HTML.

26-12 Explorando o Word Pro 97

Capítulo 27 TeamComputing com o Word Pro O Word Pro pode ajudá-lo no processo de compartilhamento de documentos. Para criar, revisar, modificar e distribuir documentos, use os recursos da TeamComputing a seguir: Versões TeamReview TeamSecurity TeamConsolidate TeamMail Notes/FX™

Ajuda no processamento de documentos compartilhados Você já deve ter trabalhado em uma equipe ou servido em um comitê onde era necessário escrever um relatório ou qualquer outro tipo de documento. Contudo, trabalhar em um documento em grupo não é tarefa fácil.

Geralmente, você preferiria trabalhar no documento sozinho—escrevendo e revisando-o até que esteja pronto para compartilhá-lo com seus colegas. Em seguida, você providencia cópias impressas e as distribui para os outros membros da equipe para que sejam revisadas. No entanto, os revisores geralmente não devolvem seus comentários dentro do prazo esperado ou não fazem a revisão do documento como se gostaria. Este processo 27-1

de escrever, distribuir, modificar e consolidar se repete até que o tempo se esgota ou até que a equipe esteja satisfeita. Essa simplesmente não tem sido uma maneira fácil e eficiente de se produzir um documento em equipe. O Word Pro torna o compartilhamento do documento mais fácil. Cada membro da equipe pode contribuir para o eficácia do projeto sem que haja confusão. Pode-se trabalhar on-line com todas as ferramentas de edição disponíveis. Mesmo se você não estiver trabalhando como membro de uma equipe, os recursos de TeamComputing do Word Pro poderão ajudá-lo a se tornar mais organizado e eficiente.

Onde entram os editores no processo de compartilhamento do documento? Os editores são os autores e os revisores dos documentos Word Pro. O Word Pro usa editores em cada fase do processo de TeamComputing. Assim que você cria um documento, o Word Pro o reconhece como o editor. Se você der o documento para que alguém mais o revise, será possível ver os comentários dessa pessoa rapidamente porque os comentários serão claramente marcados e atribuídos a essa pessoa. Os editores do documento podem receber direitos de edição e de acesso ao documento. Se a equipe criar várias versões do documento, cada versão incluirá as iniciais da pessoa que a criou e as iniciais de todos que a modificaram. Quando os arquivos estiverem consolidados, os comentários de todos os revisores serão marcados de forma a ser possível incorporar as modificações dos revisores apropriadamente. Conhecer o editor e saber quais modificações foram feitas, ajuda a equipe a reconhecer as contribuições de cada membro. Não é necessário estar conectado a uma rede para que o Word Pro identifique o editor. Desde que o computador esteja configurado para usar um nome exclusivo de usuário do Word Pro, o Word Pro poderá identificar quem está abrindo e modificando os arquivos. O Word Pro poderá também identificar o editor que estiver usando correio eletrônico ou login de Sistema Operacional.

Quais são os benefícios do uso da TeamComputing? Os recursos da TeamComputing do Word Pro tornam mais fácil compartilhar documentos e reunir comentários através da automatização do processo. 27-2 Explorando o Word Pro 97

Definir direitos de edição para pessoas específicas. Como usar...

Exemplo do benefício...

Recursos usados...

Defina os direitos do mesmo modo para todos os revisores ou defina direitos diferentes para revisores específicos.

TeamSecurity Por exemplo, defina os direitos de forma que João possa copiar e gravar TeamReview o documento como um novo arquivo, mas Carolina não possa fazê-lo. Ou ainda, pedir que todos os revisores façam suas modificações em uma nova versão do documento e não na versão atual.

Definir opções de marcação para cada revisor. Como usar...

Exemplo do benefício...

Atribua uma cor para cada revisor, de forma que suas modificações sejam facilmente percebidas. O autor pode também configurar o documento de forma que as iniciais dos revisores sejam incluídas nos seus comentários.

TeamSecurity Por exemplo, cinco pessoas estão TeamReview revisando o documento. Atribua TeamConsolidate uma cor para cada revisor, vermelho par Bruno, azul para Catarina, verde para João, amarelo para Kevin e rosa para Kate. Quando tiver todas as modificações de volta e as consolidar em um arquivo, poderá rapidamente ver quem fez cada modificação. Se três revisores reescreveram um mesmo parágrafo, cada versão deste parágrafo será exibida no documento na cor específica designada para cada revisor. Um parágrafo poderá ser verde, outro rosa.

Recursos usados...

Gravar as informações da TeamComputing em um SmartMaster. Como usar...

Exemplo do benefício...

Recursos usados...

Será necessário definir os direitos de edição e as opções uma só vez.

Por exemplo, como o escritor principal, você sabe que enviará esboços do documento para os mesmos revisores durante cada fase do projeto. Os direitos de edição e as opções para o documento são definidas uma vez e depois o documento é gravado como um SmartMaster. Quando um novo documento for criado com o uso deste SmartMaster, o Word Pro manterá as informações gravadas.

TeamSecurity TeamReview

TeamComputing com o Word Pro 27-3

Exibir recados quando um revisor abrir o documento. Como usar...

Exemplo do benefício...

Recursos usados...

Diga a cada revisor o que ele ou ela fará no processo de revisão.

Por exemplo, se desejar que os gerentes verifiquem os dados de algumas planilhas, escreva o seguinte recado: “Verifique os valores das despesas de seu departamento”.

TeamReview

Exibir as ferramentas que o revisor precisará quando abrir o documento. Como usar...

Exemplo do benefício...

Recursos usados...

Configure o documento de forma que as modificações do revisor sejam marcadas ou a ferramenta Revisar e Comentar seja exibida quando o revisor abrir o documento.

Por exemplo, se você desejar que João faça correções ou acrescente sugestões diretamente no documento, configure-o de forma que quando for aberto, o Word Pro mostrará a barra Modificações Marcadas. Desta maneira, João poderá iniciar o processo de revisão imediatamente. Ele não terá que descobrir como mostrar a barra.

TeamSecurity TeamReview

Enviar ou rotear o documento através da rede. Como usar...

Exemplo do benefício...

Recursos usados...

Um documento pode ser distribuído através do sistema de correio eletrônico da empresa. O documento pode ser enviado para todos ao mesmo tempo ou roteado seqüencialmente para uma lista de revisores.

Por exemplo, se você desejar enviar uma proposta a 12 revisores, faça o roteamento desta proposta de forma que ela vá para João, em seguida para Carolina e assim por diante. O Word Pro informa ao revisor para enviar a proposta para a próxima pessoa da lista.

TeamMail

27-4 Explorando o Word Pro 97

Acompanhar o documento para verificar quem fez as revisões e avaliar o valor de suas contribuições. Como usar...

Exemplo do benefício...

Recursos usados...

Uma cor diferente pode ser especificada para cada revisor para que sua revisão seja facilmente percebida. O documento pode também ser configurado de forma que as iniciais do revisor sejam incluídas nos seus comentários.

Por exemplo, há conflitos entre as modificações de dois revisores. Um dos revisores é um representante do suporte técnico e o outro é o presidente da companhia. Você poderá avaliar os comentários do representante do suporte técnico com mais atenção porque este lida diretamente com o cliente. Ou, você poderá avaliar os comentários do presidente com maior atenção porque é ele quem assina sua folha de pagamento.

Versões Controle do Documento TeamReview TeamConsolidate

Versões O recurso Versões permite que sejam criadas várias versões do documento sem que seja necessário gravar vários arquivos.

Como funciona o recurso Versões Com este recurso você pode criar um único documento que contenha várias versões. por exemplo, o arquivo carta1.lwp poderá conter a Versão Original, a Versão 2, a Versão 3 e assim por diante.

TeamComputing com o Word Pro 27-5

Por exemplo, Tom é o gerente de uma filial de um banco local. O banco está instituindo um novo programa de garantia para aplicações Não Nominais. Portanto, Tom escreve uma carta para enviá-la a clientes do banco que possuem estas aplicações. Veja a seguir um exemplo do processo de revisão pela qual esta carta poderá passar antes da versão final. Tarefa...

Carta.lwp contém...

Tom cria um arquivo carta.lwp. Tom envia o arquivo carta1.lwp para Maria e pede que ela insira sua versão.

Versão original

Maria cria uma nova versão (Versão 2) de carta.lwp e faz suas modificações nesta versão. Maria envia o arquivo carta.lwp para Cristina, que também precisa revisar o documento.

Versão original Versão 2

Cristina cria uma nova versão (Versão 3) do documento. A versão criada por Cristina contém as informações originais de Tom mais as modificações de Maria. Cristina acrescenta algumas novas informações e envia o documento a Tom.

Versão original Versão 2 Versão 3

Tom revê o arquivo carta.lwp através das versões de Cristina e Maria e grava estas versões como arquivos separados.

Versão original Versão 2 Versão 3

Em seguida, Tom usa o TeamConsolidate para comparar e consolidar as versões (arquivos separados). O Word Pro cria uma nova versão (versão Marcada) do documento que contém as modificações de Maria e de Cristina. Tom aceita ou rejeita suas modificações.

Versão original Versão 2 Versão 3 Versão Marcada

Tom cria uma versão final (Versão 5) que incorpora as modificações de Maria e de Cristina.

Versão original Versão 2 Versão 3 Versão Marcada Versão 5

Para obter maiores informações sobre como comparar e consolidar documentos, veja “TeamConsolidate” neste capítulo. Com este processo, economiza-se espaço de disco porque o Word Pro grava as diferenças entre as versões e não uma cópia do documento inteiro. Por exemplo, se Maria criar uma nova versão de carta.lwp e mudar o texto em um parágrafo e acrescentar uma moldura, o Word Pro somente gravará o novo texto e a moldura na nova versão.

27-6 Explorando o Word Pro 97

O recurso Versões também permite que você acompanhe a história do documento através da caixa de diálogo Versões para arquivo. Esta caixa de diálogo exibe o nome da versão, os nomes das pessoas que modificaram a versão, a data e a hora que a versão foi modificada e vários comentários sobre a versão, incluindo a data e a hora que cada versão foi criada.

Cada versão é salva em Carta1.lwp.

Para ver a caixa de diálogo Versões para arquivo, escolha Arquivo Versões. Há quatro tarefas principais que podem ser realizadas a partir da caixa de diálogo Versões para arquivo: Criar uma nova versão Apagar uma versão Mudar o nome de uma versão Gravar uma versão como um arquivo separado Criar uma nova versão Crie uma nova versão sempre que desejar preservar o documento atual. Por exemplo, instrua os revisores a criarem uma nova versão do documento antes de fazerem suas modificações. Em seguida, compare as versões dos revisores com a versão original (sua versão). Se desejar, configure o documento de forma que o Word Pro crie uma nova versão a intervalos especificados como diariamente ou uma vez por semana.

TeamComputing com o Word Pro 27-7

Para criar uma nova versão, exiba o documento para o qual deseja criar a nova versão, escolha Arquivo - Versões e clique em Criar Versão.

Especifique um nome para a nova versão ou use o nome padrão que o Word Pro atribuir à versão.

Acrescente um comentário sobre o conteúdo da nova versão.

O Word Pro preserva o documento atual no estado em que se encontra e cria uma nova versão. Só é necessário modificar a nova versão. Quando o arquivo é gravado, a nova versão, juntamente com as versões anteriores, é gravada no arquivo atual. Excluir uma versão Exclua a versão que você não deseja manter com o documento. Por exemplo, o arquivo carta.lwp contém uma versão Marcada. As modificações já foram consolidadas em outra versão, portanto esta versão é desnecessária e pode ser excluída. Para excluir uma versão, exiba o documento que contém a versão que deseja excluir, escolha Arquivo - Versões, selecione a versão desejada e clique em Excluir Versão. Gravar uma versão como arquivo separado Grave uma versão como arquivo separado para que possa usar o TeamConsolidate para comparar e consolidar as versões de um documento.

27-8 Explorando o Word Pro 97

Para gravar uma versão como arquivo separado, exiba o documento que contém a versão que deseja gravar, escolha Arquivo - Versões, selecione a versão desejada e clique em Gravar como Arquivo.

Especifique o nome e o diretório para o arquivo

Quando você clica em Salvar, o Word Pro grava a versão como um novo arquivo. Todas as versões anteriores são também copiadas para esse arquivo. Por exemplo, se a Versão 4 for gravada como um arquivo separado, a versão original e as versões 2 e 3 serão também gravadas como parte da Versão 4.

Quais são os benefícios do recurso Versões? O recurso Versões acompanha o ciclo do documento. O recurso Versões permite que os documentos sejam facilmente manejados e compartilhados porque as versões modificadas são armazenadas em um único arquivo e não em cópias separadas do documento. O recurso Versões economiza espaço do disco rígido porque grava somente as modificações feitas no documento e não o documento inteiro. O recurso Versões protege o documento original. O recurso Versões economiza papel porque não é necessário imprimir cópias para serem revisadas.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite a seguinte expressão: Caixa de diálogo Versões para arquivo

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

TeamComputing com o Word Pro 27-9

TeamReview: obtendo um feedback O TeamReview permite que o documento seja configurado para edição e distribuído aos revisores.

Como funciona o TeamReview O TeamReview oferece um método para atribuir revisores a um documento, atribuir direitos de edição a um revisor e para distribuir um documento aos revisores. Existem três painéis na caixa de diálogo Assistente de TeamReview: Passo 1: Quem Passo 2: O que Passo 3: Como Painel Quem Use o painel Quem para definir quem revisará o documento atual. Por exemplo, se várias pessoas tiverem trabalhado juntas em uma proposta para um cliente, uma cópia da proposta poderá ser enviada para cada pessoa que trabalhou nela.

Adicione ou remova os nomes dos editores.

27-10 Explorando o Word Pro 97

Painel O que Use o painel O que para definir o que o editor pode e não pode fazer no documento. Defina as opções para os direitos de edição para cada revisor, como fazer as modificações na versão atual do documento ou em uma nova versão.

Selecione as opções de edição para todos os revisores ou para pessoas específicas.

Se desejar exibir um recado, digite-o aqui.

Se desejar, digite um recado que será exibido pelo Word Pro quando o revisor abrir o documento compartilhado. O recado poderá explicar exatamente o que deseja que o revisor faça no documento. Por exemplo, “Verifique os valores dos salários de seu departamento”. Para obter maiores informações sobre como definir direitos de edição, veja “TeamSecurity” neste capítulo. Painel Como Use o painel Como para selecionar como o documento será distribuído. O documento pode ser gravado em um arquivo, em um arquivo da Internet ou enviado pelo correio eletrônico.

Selecione o método de distribuição do documento.

TeamComputing com o Word Pro 27-11

Se o documento for distribuído através de correio eletrônico, o Word Pro exibirá a caixa de diálogo TeamMail. Para obter maiores informações, veja “TeamMail: distribuindo documentos” neste capítulo.

Quais são os benefícios da TeamReview? O TeamReview permite que os direitos de edição sejam atribuídos a um só revisor ou a toda a equipe. O TeamReview permite que o documento seja configurado de forma a exibir um recado. O recado pode sugerir um método específico de revisão. O TeamReview permite que o documento seja distribuído de várias maneiras.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite a expressão a seguir: Preparar documento para TeamReview

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

TeamSecurity: restringindo o acesso O TeamSecurity permite compartilhar um único arquivo do Word Pro com outros membros de uma equipe, redatores e editores que podem introduzir e gravar suas modificação no arquivo único.

Como Funciona o TeamSecurity Como autor do documento, você pode atribuir acesso ao documento, direitos de edição, senha de proteção e cores que mostram as inserções e exclusões feitas pelos editores. Seções particulares de um documento podem também ser restringidas e protegidas contra modificações. Existem três painéis na caixa de diálogo TeamSecurity: Acesso Direitos de Edição Outras Proteções

27-12 Explorando o Word Pro 97

Painel Acesso Como autor, você pode atribuir dois tipos de direitos de acesso: acesso ao próprio documento e acesso à caixa de diálogo TeamSecurity. O acesso ao documento oferece outras formas de proteção, além da proteção oferecida pela rede ou pelos sistemas de correio eletrônico. O acesso à caixa de diálogo TeamSecurity permite o controle sobre quais editores podem alterar as configurações de proteção do documento.

Especifique as configurações para o acesso ao documento.

Selecione o método de verificação do acesso do editor.

Especifique as configurações de acesso à caixa de diálogo Controle do Documento.

Há três meios de verificação da identidade do editor, dos quais um pode ser selecionado: login de correio eletrônico, login de sistema operacional ou nome do usuário do Word Pro. Painel Direitos de Edição Para atribuir direitos de edição, use o painel Direitos de Edição da caixa de diálogo TeamSecurity.

Acrescente ou exclua um editor.

Selecione as opções de edição do editor selecionado.

Se quiser mostrar uma mensagem, digite-a aqui.

TeamComputing com o Word Pro 27-13

Você pode especificar onde os editores podem editar o documento, os tipos de modificações que o editor poderá fazer e os tipos de recados que aparecerão sempre que o documento for aberto. Se você clicar em Marcação, você também pode definir as opções de marcação para um editor. Os atributos de inserção e exclusão podem também ser definidos, assim como a cor para o destacador e para as notas de comentário.

Selecione as opções de marcação para as inserções. Selecione as opções de marcação para as exclusões.

Selecione a cor do destacador e das notas de comentário.

Painel Outra Proteção O painel Outra Proteção do TeamSecurity permite que partes do documento sejam ocultadas dos editores e protegidas contra modificações.

Selecione as opções de proteção para uma divisão.

Selecione as opções de proteção para o TeamComputing.

Algumas das opções de proteção que podem ser definidas são exibir todas as seções e divisões com guias divisórias, ocultar toda uma divisão para que não seja vista por um editor ou evitar que editores façam modificações a certos objetos do Word Pro (molduras e células de tabela protegidas) de uma divisão. 27-14 Explorando o Word Pro 97

Outras opções de proteção que podem ser definidas para uma equipe são: evitar que os editores vejam qualquer versão que não seja a atual ou evitar que o Word Pro troque dados nos campos do TeamSecurity.

Quais são os benefícios do TeamSecurity? O TeamSecurity permite controlar quem tem acesso ao documento. O TeamSecurity permite controlar os direitos de edição para o documento. Pode-se especificar onde e que tipo de modificações podem ser feitas. O TeamSecurity permite definir as opções de marcação para um editor. Por exemplo, se várias pessoas estiverem revisando um documento, pode-se atribuir cores diferentes para cada pessoa—vermelho para um editor, azul para outro, e assim por diante. Desta forma, quando as modificações forem consolidadas, será possível ver as modificações que pertencem a determinados editores.

TeamMail: distribuindo documentos O TeamMail permite que você envie um documento a outros membros da equipe ou que o mesmo seja roteado para uma lista de pessoas.

Como funciona o TeamMail O sistema de correio eletrônico da empresa poderá ser usado para enviar correspondência. Os destinatários verão as mensagens em suas Caixas de entrada de correio eletrônico (e não no Word Pro).

Selecione como deseja enviar a mensagem

TeamComputing com o Word Pro 27-15

Crie uma mensagem simples e a envie sozinha ou com uma parte do documento para uma pessoa ou um grupo de pessoas. O documento pode também ser anexado a uma mensagem e ser enviado a todos os destinatários ao mesmo tempo (broadcast) ou a mensagem pode ser roteada de um destinatário para outro. Se você freqüentemente encaminha mensagens para uma extensa lista com nomes das mesmas pessoas, grave as informações inseridas na caixa de diálogo Propriedades do TeamMail para serem reutilizadas e rapidamente completar os campos da caixa de diálogo. Existem dois painéis na caixa de diálogo Propriedades do TeamMail: Dados Básicos Opções Painel Básico Neste painel, você pode especificar os destinatários do documento e como este será distribuído.

Especifique pelo menos um nome.

Selecione como deseja distribuir o documento.

Selecione a prioridade desejada para a mensagem.

Envie a mensagem.

A mensagem enviada pode ser roteada ou broadcast. Quando você envia uma mensagem roteada, o Word Pro envia a mensagem de um destinatário para o destinatário seguinte. Ao se enviar uma mensagem broadcast, o Word Pro envia a mensagem a todos os destinatários ao mesmo tempo.

27-16 Explorando o Word Pro 97

Uma mensagem individual pode ser enviada para cada destinatário. Por exemplo, se você deseja que Maria reveja os valores do orçamento e João reveja as descrições do trabalho, digite uma mensagem exclusiva ao lado de seus nomes. Você pode incluir uma mensagem para todos os destinatários. Por exemplo, “Por favor, faça as modificações e envie-me este documento o mais rápido possível”. Se você estiver usando o recurso TeamMail para distribuir um documento, terá que preencher alguns dos campos do painel Dados Básicos. Por exemplo, todos os revisores listados na caixa de diálogo TeamMail são exibidos na coluna Destinatário. Se você digitar um recado na caixa de diálogo TeamMail, o Word Pro exibirá a mensagem na caixa “Mensagem geral”.Se você desejar, faça com que o sistema de correio o notifique (ou a outro membro da equipe) sempre que um destinatário enviar o documento. Por exemplo, se estiver roteando uma lista a 12 pessoas, o sistema de correio o notificará a movimentação do documento de pessoa a pessoa. O sistema também poderá notificá-lo quando o destinatário abrir a mensagem anexada ao documento. Painel Opções Neste painel, você pode escolher um método para acompanhar o progresso do seu documento, se deseja que ele retorne e se deseja permitir que os destinatários modifiquem a rota.

Selecione as opções de acompanhamento do documento. Selecione opções adicionais de correspondência encaminhada.

TeamComputing com o Word Pro 27-17

Você pode fazer com que o seu sistema de correio eletrônico o notifique (ou outro membro da equipe) toda vez que um destinatário enviar o documento. Por exemplo, se estiver encaminhando uma lista para 12 pessoas, o sistema de correio eletrônico notificará você à medida que o documento se mover de uma pessoa da lista para a seguinte. Você também pode permitir que seu sistema de correio eletrônico notifique você quando um destinatário abrir a mensagem de correio eletrônico repassada com o documento anexado. Se você desejar, especifique que o documento seja devolvido a você depois de ter sido revisado por todos os destinatários. Este procedimento oferece ao último destinatário uma maneira fácil de retornar o documento sem que seja necessário fazer o login do mesmo no sistema de correio eletrônico. Você pode também permitir que os destinatários acrescentem, excluam ou modifiquem os nomes dos destinatários seguintes em uma rota. Este procedimento permite a preparação para situações inesperadas que ocorrem em um grupo de trabalho. Por exemplo, um documento é enviado a 12 pessoas. Maria é a terceira pessoa na rota e sabe que o próximo destinatário, João, está doente. Se esta opção for selecionada, Maria poderá enviar o documento para Cristina em vez de João para que o progresso do documento não fique paralisado até que João retorne ao escritório.

Quais São os Benefícios do TeamMail? O TeamMail distribui as informações rapidamente. O TeamMail trabalha com o sistema de correio eletrônico atual para permitir o envio de mensagens de dentro do Word Pro. O TeamMail permite rotear um documento a uma lista de revisores e enviar uma mensagem para cada revisor para que este envie o documento para a pessoa seguinte da lista. O TeamMail acompanha o progresso de uma mensagem roteada mostrando uma mensagem toda vez que um destinatário enviar o documento ao destinatário seguinte. O TeamMail usado juntamente com o recurso TeamReview permite que um documento completo seja distribuído a membros de um grupo de trabalho. Com o TeamMail pode-se gravar uma rota de distribuição e usá-la para o envio de mensagens rápidas a nomes e endereços comumente usados.

27-18 Explorando o Word Pro 97

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite uma das expressões: Caixa de diálogo TeamMail Caixa de diálogo Propriedades do TeamMail

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

TeamConsolidate: coletando entrada dos revisores O TeamConsolidate permite que se combinem as entradas de vários revisores em um só arquivo.

Como funciona o TeamConsolidate Existem três passos para consolidar um documento: Consolidar os arquivos Revisar as modificações Criar o documento final Consolidar os arquivos O TeamConsolidate combina vários arquivos em um arquivo de marcação. Somente os arquivos separados podem ser consolidados, e não as várias versões dentro de um único arquivo. Se você criar várias versões de um documento, será necessário primeiro gravar cada versão como um arquivo separado. Use o TeamConsolidate para comparar as versões.

Selecione os arquivos que deseja consolidar.

TeamComputing com o Word Pro 27-19

Para consolidar os arquivos, exiba o arquivo original a partir do qual serão feitas as comparações. Em seguida, selecione os arquivos que deseja comparar com o arquivo exibido. (Se for selecionado um arquivo da Internet, o Word Pro copiará tal arquivo para um arquivo local temporário.) Escolha se você deseja consolidar e marcar os arquivos na versão atual do documento exibido ou em uma nova versão. Escolha também se deseja deixar o documento consolidado no arquivo exibido ou copiá-lo para um novo arquivo. Revisar as modificações Um arquivo marcado pode ser modificado. O arquivo marcado combina todas as modificações de texto de todos os arquivos usados no processo do TeamConsolidate. O documento marcado é o resultado da comparação e consolidação dos arquivos. Quando mais de duas cópias de um documento são comparadas, os parágrafos que contiverem modificações de editores diferentes serão copiados e exibidos abaixo do parágrafo original. Os parágrafos são identificados por marcas de parágrafo que contém iniciais que identificam quem fez as modificações em cada parágrafo. Por exemplo:

Texto original de Tom

Modificações para o parágrafo 1

Modificações de Maria

Modificações para o parágrafo 2

Modificações de Cristina

Modificações para o parágrafo 3

Esta marca significa o parágrafo original com o qual as outras revisões são comparadas. Esta marca representa as iniciais da pessoa que fez as primeiras modificações ao parágrafo.

27-20 Explorando o Word Pro 97

Outras inserções ou exclusões feitas nos parágrafos podem pertencer a outros editores cujos nomes são exibidos na barra de revisão Modificações Marcadas. O modo como as modificações são exibidas é determinado através das opções de marcação do TeamSecurity. Nota As marcas de parágrafo não aparecem quando você compara somente uma cópia ao original. Criar o documento final Use a barra de revisão para consolidar as modificações marcadas. As modificações marcadas podem ser aceitadas ou rejeitadas individualmente ou todas de uma só vez. Se as modificações forem todas aceitas de uma vez, o Word Pro pode também apagar parágrafos repetidos. Aceitar

Rejeitar

A barra Revisar pode ser ocultada e o arquivo modificado manualmente. Arquivo de marcação é um arquivo de texto normal que pode ser modificado e gravado exatamente como qualquer outro documento do Word Pro. Se você decidir modificar o arquivo mais tarde, abra o arquivo quando desejar e faça quaisquer modificações ao documento. Depois de revisar todas as modificações, grave o documento como um novo arquivo ou grave sobre o arquivo atual.

Quais São Os Benefícios do TeamConsolidate? O TeamConsolidate marca diferenças entre os documentos comparados de forma que se veja a parte do documento original que foi modificada. O TeamConsolidate elimina qualquer necessidade do uso de papel e os erros comumente causados ao decifrar modificações feitas à mão. O TeamConsolidate permite visualizar todas as modificações em uma tela sem que seja necessário abrir vários documentos. O TeamConsolidate encurta o tempo de revisão de documentos feitos em grupo.

TeamComputing com o Word Pro 27-21

Notes/FX: compartilhando dados com o Notes Quando um documento do Word Pro é incorporado em um documento do Notes, o Intercâmbio de Campos do Notes (Notes/FX) permite compartilhar dados entre o Notes e o Word Pro. Para usar o Notes/FX com o Word Pro, é necessário: Definir os campos a serem intercambiados Incorporar um objeto do Word Pro em um objeto do Notes Criar novos documentos do Notes que façam o intercâmbio de dados com documentos incorporados do Word Pro Atualizar os campos em um documento do Notes a partir do Word Pro Atualizar as informações no Word Pro a partir de um documento do Notes

Como funciona o Notes/FX Você pode exportar campos de dados tais como texto (indicadores), campos de documentos, campos Info, Blocos Clique Aqui e objetos do Word Pro (caracteres, parágrafos, páginas, molduras, tabelas e células de tabela) para documentos do Notes. Dados de documentos do Notes também podem ser importados para um documento do Word Pro.

Por exemplo, você pode criar um formulário de contrato no Notes e incorporar um documento do Word Pro dentro do formulário. Quando o novo contrato for composto, o Nota irá inserir as informações do contrato no documento do Word Pro. Depois que o contrato tiver sido completado e o Word Pro fechado, será possível atualizar o documento inserido no formulário do Notes. As informações do contrato, tais como nome e endereço da empresa, aparecerão no documento do Notes ou no recurso visualizar do Notes. O contrato será armazenado no banco de dados no Notes juntamente com outros contratos. 27-22 Explorando o Word Pro 97

Definir campos de intercâmbio Os seguintes tipos de dados podem ser intercambiados entre o Word Pro e o Notes: Texto com indicadores—Você pode selecionar um texto e definir um indicador do Word Pro como um campo do Notes/FX. Por exemplo, você pode selecionar o texto que some o valor total de um contrato e criar um indicador chamado “Valor Total” como campo do Notes/FX. Em seguida, exibir os dados do valor total no Notes e atualizar os dados em ambas as direções. Campos Info fornecidos pelo Word Pro—O Word Pro fornece campos Info com nomes predefinidos que contêm informações sobre um documento, tais como o tamanho e o número de páginas do mesmo. Qualquer um destes campos podem ser intercambiados com o Notes. Campos Info personalizados—Defina seu próprio campo Info para armazenar informações sobre um documento do Word Pro e usá-las para fazer o intercâmbio de dados como o Notes. Por exemplo, inclua o nome do gerente de vendas em um campo Info personalizado que permita que o nome seja armazenado com um documento de contrato no Notes, mas que não seja exibido no documento do contrato do Word Pro. Blocos Clique Aqui—Você pode nomear qualquer Bloco Clique Aqui do Word Pro como um campo Notes/FX e fazer o intercâmbio do texto com o Notes. O documento incorporado do Word Pro poderá exibir o texto inicial para o Bloco Clique Aqui nomeado a partir do conteúdo do campo do Notes correspondente. Objeto Nomeado do Word Pro—Você pode usar qualquer objeto do Word Pro para o Notes/FX, com exceção de estilos nomeados ou tabelas nomeadas. Os objetos nomeados que podem ser usados com o Notes/FX incluem layouts de página, molduras, células de tabela e blocos de colunas paralelas. Campos do LotusScript predefinidos—Os valores predefinidos dos campos do LotusScript de __FXPARAM1 até __FXPARAM5 podem ser intercambiados entre o Word Pro e o Notes. (Dois caracteres de sublinhado precedem o nome.) Para obter maiores informações, veja a documentação do Notes para o programador. Variáveis do LotusScript em nível de documento—Os comandos SetDocVar e GetDocVar do LotusScript permitem que se trabalhe com variáveis a nível de documento que começam com o sinal @. Você pode definir um número ilimitado de variáveis a nível de documento. Para obter maiores informações, veja a documentação do Notes para o programador. TeamComputing com o Word Pro 27-23

Incorporar um objeto do Word Pro em um documento do Notes ou em um formulário do Notes Você pode incorporar um objeto do Word Pro em qualquer campo Rich Text de um documento do Notes e atualizar os campos do Notes/FX a partir do documento do Word Pro. Ao incorporar um objeto do Word Pro em um documento do Notes, você pode: Usar o Notes para armazenar documentos do Word Pro de tipos diferentes Coletar dados do campo Info para um grupo de documentos diferentes não relacionados Usar o roteamento de correio do Notes para distribuir documentos do Word Pro a membros do grupo de trabalho Usar os recursos de discagem do Notes para permitir que usuários remotos trabalhem com documentos do Word Pro Usar o Notes para visualizar e classificar documentos do Word Pro de acordo com o conteúdo dos campos do Notes/FX Um objeto do Word Pro pode ser incorporado em qualquer lugar de um formulário do Notes. Novos documentos compostos com este formulário incluirão automaticamente o documento incorporado do Word Pro. O Notes pode também ser configurado de forma a ativar o objeto incorporado do Word Pro sempre que o formulário for aberto ou editado no Notes. Ao incorporar um objeto do Word Pro em um formulário do Notes, pode-se: Usar um modelo comum para todos os documentos Incluir um conjunto consistente de campos em todos os documentos Oferecer um estilo de documento consistente para um grupo de usuários que compartilham o mesmo banco de dados do Notes Usar os recursos de segurança do Notes para proteger os documentos do Word Pro contra leitura ou modificação não autorizadas Usar a visualização do Notes para organizar e categorizar os documentos do Word Pro para serem acompanhados e relatados. Por exemplo, pode-se ver quais documentos foram criados em um determinado mês ou em quais projetos cada pessoa trabalhou Usar as fórmulas do Notes para acompanhar as tarefas de um projeto. Por exemplo, é possível acompanhar o número de dias gastos para modificar um conjunto de documentos do Word Pro de um projeto 27-24 Explorando o Word Pro 97

Criar novos documentos do Notes Para criar um novo documento do Notes, escolha um formulário do Notes que contenha um objeto do Word Pro incorporado, ative o Word Pro, digite o novo texto no documento e atualize o Notes com as novas informações. Se um formulário do Notes contiver um objeto do Word Pro incorporado, o Notes incorporará uma nova cópia do objeto em cada novo documento que for composto. Atualizar campos em um documento do Notes a partir do Word Pro O Notes pode ser atualizado com quaisquer modificações feitas em campos do Word Pro que tiverem sido definidos para uso em conjunto com o Notes/FX. Atualizar informações no Word Pro a partir de um documento do Notes Quando o documento do Word Pro contiver campos que podem ser modificados definidos para uso com o Notes/FX, estes campos poderão ser atualizados a partir do formulário do Notes.

Quais São Os Benefícios do Notes/FX? O Notes/FX permite incorporar campos em documentos do Word Pro que são exportados para formulários do Notes. Você pode combinar o Notes/FX com o LotusScript para desenvolver aplicativos empresariais eficientes. Por exemplo, criar formulários de negócios e relatórios de posicionamento no Notes que ativem documentos do Word Pro. Você pode facilmente lembrar onde completar tarefas personalizadas porque o menu NotesFlow (Ações) é o menu para tarefas personalizadas tanto no Notes quanto no Word Pro. O NotesFlow permite personalizar itens no menu Ações tanto do Notes quanto do Word Pro. Por exemplo, você pode criar um item de menu chamado “Obter dados da planilha 1-2-3”.

Para maiores informações 1. Escolha Ajuda (?) - Tópicos da Ajuda e clique na divisória Índice. 2. Digite this expressões: Notes/FX

3. Clique na entrada de índice desejada e, em seguida, em Exibir.

TeamComputing com o Word Pro 27-25

27-26 Explorando o Word Pro 97

EXPLORANDO O APPROACH 97

........................................ SmartSuite 97 - Windows 95 e NT 4.0

Capítulo 28 Como Iniciar o Approach

O que é o Approach? O Approach é um aplicativo relacional de bancos de dados. No Approach, é possível trabalhar com dados a partir de diversos tipos de formatos de bancos de dados, criar os seus próprios bancos de dados, e apresentar os dados de maneira atraente e eficiente, sob a forma de relatórios ilustrativos e outros tipos de visualizações.

O Approach é flexível O Approach mantém em arquivos separados os seus dados e as visualizações usadas para exibí-los, tornando fácil o seu gerenciamento e atualização. É possível alterar a aparência de uma visualização a qualquer momento, sem que a integridade dos dados seja afetada. Também é possível alterar os dados a qualquer momento, e como você estará acessando o banco de dados diretamente, as suas alterações terão efeito imediato, sem que seja necessário salvar os dados. Quando estiver planejando a estrutura dos dados, é interessante criar bancos de dados independentes para diferentes tipos de dados. O Approach torna fácil a associação de bancos de dados. À medida que aumenta a sua familiaridade com o Approach e se faz o uso máximo de suas procuras, relatórios, tabelas de referências cruzadas e assim por diante, descobre-se que ao se armazenar dados em bancos de dados associados aumenta-se a flexibilidade com a qual se podem manipular estes dados. O Approach torna fácil a digitação de dados em um banco de dados. Por exemplo: se um campo puder aceitar um dentre um conjunto limitado de entradas possíveis, tais como nomes de produtos ou departamentos, é possível formatar o campo como uma lista a partir da qual os usuários selecionarão um item. Isto não só facilita a entrada de dados para os usuários, como diminui dramaticamente o número de erros de ortografia e outros tipos de erros nos registros do banco de dados.

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O Approach dispõe de diversos formatos para a exibição de dados. Em um banco de dados, cada campo pode aparecer em um formato apropriado ao tipo de informações nele contidas. Por exemplo: se o campo contiver datas, você poderá escolher dentre uma variedade de formatos de datas, tais como 5/4/58, 5 de abril de 1958 ou sábado, 5 de abril de 1958. É possível pesquisar registros individuais rapidamente, visualizar diversos registros simultaneamente, procurar um conjunto de registros com um elemento em comum e até mesmo classificar registros em qualquer ordem e em qualquer campo.

O Que Há de Novo no Approach 97? O Approach 97 dispõe de alguns novos recursos que o auxiliarão a usá-lo proveitosamente e a aperfeiçoar o gerenciamento dos seus dados.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite a frase a seguir: O que há de novo no Approach

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Internet Como salvar os arquivos .APT do Approach na Internet: Carregue os arquivos .APT do Approach para um servidor FTP. Como abrir os arquivos .APT do Approach na Internet: Transfira e abra os arquivos .APT do Approach a partir de um servidor FTP ou da World Wide Web. Como salvar visualizações do Approach como arquivos .HTM: Salve uma visualização do Approach no formato HTML. Carregue os arquivos HTML para o seu servidor da Web para que outros usuários possam visualizar as suas informações. Como publicar visualizações do Approach na Internet: Publique a visualização atual em um site da Internet com um clique do mouse.

28-2 Explorando o Approach 97

Usabilidade Suporte do LotusScript®: Automatize tarefas no Approach usando o LotusScript, uma ferramenta de programação orientada para objetos. O Approach 97 aumenta o alcance e flexibilidade do LotusScript com as classes Procurar e Classificar e Ajuda otimizada. O livro Developing SmartSuite Applications Using LotusScript descreve o modelo e classes de objeto do Approach, fornecendo exemplos de diversas tarefas comuns do LotusScript. O livro se encontra disponível on-line como um arquivo de Leitura do Adobe Acrobat®, sendo copiado para o sistema durante a instalação. Também é possível usar o formulário de pedido no pacote para solicitar uma versão grátis impressa. Como gravar macros e scripts: Grave, nomeie e salve as operações no Approach como scripts ou macros. Send Key: Um novo comando de macro que permite a composição de seqüências de teclas a serem incluídas em macros. Suporte da Lotus pela Internet: Acesse a Home Page da Lotus, Suporte ao Cliente e sites de FTP. Como salvar visualizações do Approach para outros formatos de arquivo: Salve uma visualização do Approach para o formato .RTF para usar os formulários e relatórios do Approach em outros aplicativos que aceitem o Formato Rich Text. Salve também os formulários e relatórios do Approach em um arquivo de texto puro (.TXT). Estilos com nome: A Caixa de Informações, que permite modificar o estilo da seleção atual, oferece, a partir de agora, acesso rápido aos estilos com nome, para que se possam aplicá-los, criá-los, redefiní-los e gerenciá-los. Também é possível criar um novo estilo baseado nas propriedades de um objeto existente. Identificação de data da International Standards Organization (ISO) e de sistema: Identifique e selecione facilmente os formatos de data da ISO e de sistema. Como copiar texto RTF: Copie texto formatado e com estilo (Formato Rich Text) a partir do Approach e cole-o em outros aplicativos sem que se perca a formatação de caracteres e parágrafos. Como duplicar e excluir visualizações: Os comandos de visualização Duplicar e Excluir estão, a partir de agora, disponíveis nos menus de contexto apropriados.

Como Iniciar o Approach 28-3

Integração Suporte a QMF™ da IBM®: Exibe os resultados de Consultas e Procedimentos de QMF em formulários e planilhas do Approach. Importa Formulários de QMF para criar um relatório do Approach. Arrastar e Soltar objetos OLE: Arrasta um objeto do Approach para qualquer outro aplicativo que aceite OLE. Suporte Avançado SQL: Velocidade e flexibilidade significativamente aumentadas quando se acessam e analisam dados SQL. Suporte a Binary Large Object (BLOB) de DB2: Armazena e recupera imagens, sons e objetos OLE em bancos de dados DB2®.

28-4 Explorando o Approach 97

Capítulo 29 SmartMasters do Approach

O SmartMaster: aplicativos e modelos de banco de dados prontos para usar Um SmartMaster é um aplicativo ou modelo com uma estrutura profissional, que lhe permite inserir imediatamente dados em um banco de dados. Um aplicativo SmartMaster contém formulários, planilhas eletrônicas e relatórios padrão — tudo preparado para a entrada de dados e criação de relatórios. Escolha entre os diversos aplicativos, incluindo uma biblioteca de vídeo, um gerenciador de resultados de pesquisa, um sistema de rastreamento de pedidos, um gerenciador de contatos e um gerenciador de doações.

Aplicativos SmartMaster

Os aplicativos SmartMaster são aplicações completas de banco de dados, com formulários, relatórios e outras visualizações para inserir dados e apresentar os resultados.

Um menu principal orienta o usuário quanto à visualização correta para cada tarefa.

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Modelos SmartMaster Um modelo SmartMaster é um conjunto de campos predefinidos para um banco de dados. Você pode aprimorar um arquivo baseado em um modelo, criando novos campos e visualizações, e alterando a aparência das suas visualizações. O Approach dispõe de mais de 50 modelos SmartMaster para usos comerciais e pessoais comuns, como registrar informações de clientes, rastrear pedidos e manter registros de pessoal. Os modelos SmartMaster têm campos criados para você.

O formulário e a planilha padrão exibem todos os campos.

Agora, você está preparado para: Ir para Pesquisa para inserir dados no banco de dados Ir para Estrutura para modificar a aparência das suas visualizações

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Selecionando um SmartMaster Quando você inicia o Approach, a caixa de diálogo Bem-vindo ao Lotus Approach pergunta se você deseja abrir um banco de dados já existente ou criar um novo banco de dados a partir de um SmartMaster. Veja a seguir como selecionar um SmartMaster para um novo banco de dados. Clique sobre a divisória direita para ver os modelos e os aplicativos SmartMaster .

Clique sobre Tipos do SmartMaster para ver uma lista de aplicativos ou modelos na lista acima. Clique sobre OK para criar o banco de dados.

O Approach cria um formulário e uma planilha eletrônica prontos para usar, utilizando os campos no modelo que você escolher. Para modificar um SmartMaster Você pode modificar o banco de dados, os formulários e os campos, clicando sobre Estrutura na barra de ação e introduzindo as alterações desejadas.

SmartMasters do Approach 29-3

29-4 Explorando o Approach 97

Capítulo 30 Aprendendo o Approach O Approach é um aplicativo de banco de dados relacional, não somente poderoso e versátil, como também fácil de usar. No Approach, você pode trabalhar com dados procedentes de uma variedade de bancos de dados (e tipos de formatos de banco de dados); você pode criar seus próprios bancos de dados e pode apresentar os dados em formulários interessantes e eficientes, em relatórios significativos e em outras visualizações. Não é necessário qualquer conhecimento especial de computadores ou de programação para fazer isso, e você não precisa ter outro aplicativo de banco de dados. Você só precisará do Approach, das informações fornecidas por este manual e pelo sistema de Ajuda on-line, e de um conhecimento básico de como usar uma interface gráfica do usuário (clicar e arrastar com um mouse, usar caixas de diálogo e assim por diante). Um banco de dados é um conjunto organizado de dados.* Como outros aplicativos de banco de dados, o Approach permite que você gerencie os dados em conjuntos, chamados de registros. Por exemplo, todas as informações de um cliente são um registro. Os dados contidos nos registros são divididos em campos, como o nome da empresa, endereço e cidade.

io Tóqu Tatsuo Video 773 8-1-5, Nishi

Cliente.DBF Empresa: Tatsuo Video No. Empresa: 773 Rua: 8-1-5, Nishi Cidade: Tóquio

*É possível que você encontre a palavra “tabela” empregada para descrever um conjunto de dados. O Approach usa o termo “banco de dados” para incluir “bancos de dados” e “tabelas”.

30-1

O Approach separa a exibição do conteúdo O Approach manipula os dados de um modo particularmente flexível. Os dados (conteúdo) são armazenados separadamente de sua apresentação (exibição). Essa separação tem várias vantagens: O Approach pode abrir bancos de dados em praticamente todos os formatos. Você se conecta instantaneamente a qualquer uma de suas origens de dados. Experimente o comando Arquivo - Abrir. O Approach deixa os dados em seu formato de banco de dados original. Quando você inserir ou modificar os dados, não serão necessárias conversões ou cópias. Seus dados irão direta e imediatamente para o banco de dados. O Approach fornece controle total sobre o modo de exibição de seus dados. O Approach pode ler várias origens de dados diferentes, simultaneamente. Por exemplo, use os registros do dBASE® de sua empresa para ver que clientes solicitam que produtos e para acessar um banco de dados Lotus Notes de visitas a clientes , para criar relatórios de vendas. Ao trabalhar no Approach, lembre-se da separação entre o conteúdo e a exibição. O Approach tem dois ambientes que refletem essa separação: Pesquisa e Estrutura. (Ao todo, o Approach tem quatro ambientes e você conhecerá os outros dois mais adiante.) Você escolherá um ambiente, em função do tipo de trabalho que você deseja desenvolver. Para alternar entre Pesquisa e Estrutura, basta clicar sobre um botão na barra de ação. Para o conteúdo: trabalhe no ambiente Pesquisa. Neste ambiente, você cuida dos dados: adiciona novos registros ao banco de dados ou edita registros já existentes no banco de dados. Você cria pedidos de procura ou usa o Assistente de Procura para extrair os dados desejados do banco de dados.

Para a exibição: trabalhe no ambiente Estrutura. Neste ambiente, você modificará as visualizações de seus dados, adicionará campos, clicará e arrastará objetos gráficos e campos, formatará dados de campos, selecionará fontes e cores, adicionará linhas — em resumo, você cuidará da apresentação de seus dados.

30-2 Explorando o Approach 97

Arquivos do Approach e arquivos de banco de dados A separação entre o conteúdo e a exibição reflete-se nos dois tipos mais importantes de arquivos que o Approach utiliza: Para o conteúdo: um ou mais bancos de dados armazenam seus dados. O Approach não exige o próprio tipo de arquivo de banco de dados; em vez disso, ele permite que você crie bancos de dados ou use os bancos de dados existentes em vários dos mais conhecidos tipos de arquivo de banco de dados. Você não precisa de outro aplicativo de banco de dados para usar o Approach. Você pode criar novos bancos de dados ou, se você ou sua empresa utiliza outro formato de banco de dados, como o IBM DB2, Paradox® ou dBASE® IV, você pode ver os dados armazenado nesses bancos de dados a partir de um arquivo do Approach. Você pode trabalhar com esses dados no Approach e pode criar visualizações desses dados no Approach. Para a exibição: um arquivo do Approach (.APR) armazena as apresentações de seus dados mas não os dados em si. Os diversos tipos de apresentações — como formulários, relatórios e planilhas eletrônicas — são chamados de visualizações. Você fará todo o seu trabalho no Approach, nas visualizações que criar. Por último, a separação do conteúdo/exibição afeta o modo de gravação de seu trabalho. Para o conteúdo: o Approach salva automaticamente todo trabalho feito com os dados. O Approach salva imediatamente todas as edições introduzidas nos registros, todos os novos dados inseridos, quer em novos registros quer em registros já existentes. Você não precisa fazer nada para salvar os dados. Para a exibição: você deve salvar todo o trabalho desenvolvido por você que afete a exibição do arquivo do Approach. Sendo assim, todo trabalho feito em Estrutura, todas as visualizações criadas com o menu Criar, todas as alterações introduzidas em definições de campos — você deverá salvar, selecionando Arquivo - Salvar Arquivo do Approach.

Aprendendo o Approach 30-3

Associações entre bancos de dados Mesmo que, inicialmente, você não tenha muitos dados nem muita complexidade, os dados e a complexidade tendem a aumentar com o tempo. Uma estrutura de banco de dados que agrupe inteligentemente os dados, desde o início, pode ajudar a evitar problemas futuros. Geralmente, funciona melhor dividir os dados em bancos de dados separados e gerenciáveis — como um banco de dados para pedidos, um para registros de estoque, um para os dados de clientes individuais e outro para especificações de produtos. Como o Approach é um aplicativo de banco de dados relacional, você pode reunir dados procedentes de diferentes arquivos de banco de dados e usá-los como se todos os dados estivessem armazenados em um só local. Para tal, associe os bancos de dados dentro de um arquivo do Approach.

Pedidos.APR

Cliente.NSF Produtos.DBF Estoque.DB Pedidos.DBF

À medida que você trabalha com os dados, os bancos de dados associados básicos e os relacionamentos existentes entre eles ficarão totalmente transparentes. Os bancos de dados podem ser até mesmo de tipos de arquivos totalmente diferentes; por exemplo, um arquivo do Paradox 4.0 e vários arquivos do dBASE IV® podem ser associados. Para obter informações sobre como criar um sistema de bancos de dados relacionados, consulte o Capítulo 31.

30-4 Explorando o Approach 97

A área de trabalho do Approach Cada arquivo do Approach que você abrir, aparecerá em uma janela separada, dentro da área de trabalho. Você pode ampliar as janelas de arquivos do Approach, de modo a preencher a área de trabalho inteira, e manipular as janelas como você desejar. Para obter informações sobre os comandos de janelas, consulte a documentação de seu sistema operacional.

Cada arquivo do Approach aberto é uma janela separada dentro da área de trabalho.

Ambientes no Approach No Approach, você pode trabalhar em quatro ambientes diferentes: Estrutura, Pesquisa, Procurar e Prévia da Impressão. A área de trabalho se modificará de várias maneiras, em função do ambiente. Alterne entre os ambientes do Approach, utilizando um dos procedimentos a seguir: Clique sobre um botão da barra de ação.

Selecione o ambiente na barra de status.

Aprendendo o Approach 30-5

Estrutura Em Estrutura, você editará o layout de visualizações. Você pode ver os dados e organizá-los como preferir, mas não poderá inseri-los ou editá-los. Em Estrutura, você pode: Adicionar e editar campos Desenhar linhas, retângulos, elipses e outros itens gráficos Redimensionar objetos, incluindo campos, colunas e painéis Escrever um texto no fundo de uma visualização Importar gráficos Vincular ou incorporar objetos OLE à visualização Em Estrutura, quase tudo de uma visualização é um objeto que você pode modificar. Você pode trabalhar com todos os objetos praticamente da mesma maneira: você pode movê-los e redimensioná-los, agrupá-los e alinhá-los, e alterar suas cores. Cada objeto em uma visualização tem um conjunto de propriedades, como tamanho, atributos de texto, cores de linhas e de preenchimento, e macros anexadas. As propriedades de um objeto são definidas na Caixa de Informações. Você pode manter a Caixa de Informações aberta, enquanto você trabalha, e usá-la para editar objetos. Você pode salvar um conjunto de propriedades da Caixa de Informações em um estilo definido e, em seguida, aplicar esse estilo a outros objetos. Em Estrutura, você pode exibir os dados em campos conforme eles aparecem em Pesquisa, ou pode exibir os nomes de campos. Se você exibir os dados, verá os dados do primeiro registro (em um formulário ou em uma carta-padrão) ou de todos os registros (em outras visualizações). Retorne à Pesquisa para inserir ou editar seus dados. O Approach fornece barras de ícones padrão para Estrutura e uma Paleta de ferramentas flutuante com ícones para desenhar objetos e adicionar campos. A Paleta de ferramentas abre-se automaticamente quando você vai para Estrutura; você pode arrastar a paleta pela barra de título, para deslocá-la na área de trabalho. Em Estrutura, a barra de status exibe botões para formatar o texto selecionado e o local do ponto de inserção, ou o objeto selecionado. Fonte

Tamanho de fonte

Estilo definido

Estilos de fonte

30-6 Explorando o Approach 97

Página atual

Nível de Zoom

Tamanho do objeto Controles para Ambiente mover-se entre páginas

Exibir

Pesquisa Em Pesquisa, você trabalha com os dados em um banco de dados. Você pode inserir e editar dados aqui, procurar e classificar registros, e imprimir visualizações. Você também pode criar visualizações. Retorne à Estrutura para personalizar suas novas visualizações. Você trabalhará em Pesquisa na maior parte do tempo. Quando você criar ou abrir um arquivo do Approach pela primeira vez, você verá uma visualização em Pesquisa. A barra de ícones padrão em Pesquisa tem ícones para inserir e editar dados, mover de um registro para outro, procurar e classificar registros, adicionar e excluir registros, verificar a ortografia e imprimir. Em Pesquisa, a barra de status exibe a posição do registro atual no conjunto encontrado, o número de registros no conjunto encontrado e o número de registros no banco de dados inteiro. Além disso, essa barra tem botões para mover para outro registro ou para outra página de uma visualização com mais de uma página. Botões Ambiente Botão Número de página

Botão Registro atual

Botão Exibir Botões para mover entre páginas de formulário Número de registros

Procurar Em Procurar, você preenche um pedido de procura para procurar os registros que atendam a determinados critérios. Um pedido de procura é uma cópia em branco da visualização que você está atualmente usando. Os SmartIcons e a barra de ação exibem comandos de procura. Insira os valores que serão procurados na visualização em branco.

Aprendendo o Approach 30-7

Por exemplo, para procurar todos os filmes do gênero comédia em sua biblioteca, usando o pedido de procura mostrado acima, você selecionaria Comédia na caixa drop-down Tipo de procura, e clicaria sobre OK. Quando você termina de preencher um pedido de procura, o Approach retorna à Pesquisa e exibe somente os registros que atendem às condições especificadas. Este subconjunto de registros é chamado de conjunto encontrado. Em Procurar, os SmartIcons e a barra de ação exibem alguns comandos comuns de Procura. Você também pode abrir o Assistente de Procura a partir deste ambiente.

Use os ícones da barra de ícones padrão para inserir operadores (> para maior que, = para igual a, & para e, e assim, sucessivamente) nos campos na sua visualização, para criar procuras personalizadas. A barra de status em Procurar é idêntica à da Pesquisa.

Prévia da Impressão O ambiente Prévia da Impressão exibe a aparência da visualização atual quando impressa. Isso lhe permite corrigir erros ou fazer alterações estruturais antes de passar uma visualização para o papel. Todos os dados em Pesquisa aparecem também em Prévia da Impressão. Você pode percorrer os registros em Prévia da Impressão da mesma forma como você faz em Pesquisa. Retorne para Pesquisa, se desejar editar os dados. Se uma visualização tiver alguns campos que resumem dados de vários registros, o Approach calculará o resumo e exibirá os resultados em Prévia da Impressão. Se uma visualização tiver campos ou outros objetos que deslizem para cima ou para a esquerda, os campos deslizarão para a posição em Prévia da Impressão. Ao entrar pela primeira vez em Prévia da Impressão, você verá a visualização atual reduzida a 85 % de seu tamanho normal. Você pode alterar para outras definições de zoom. O ponteiro do mouse se transforma em um mouse e uma lente de aumento. . Aproxime a imagem, clicando o botão esquerdo do mouse. Afaste a imagem, clicando o botão direito do mouse. A barra de ícones padrão em Prévia da Impressão tem ícones para percorrer os registros, procurar e classificar registros, e imprimir. A barra de status em Prévia da Impressão é idêntica à da Pesquisa, exceto por um botão adicional para alterar a definição de zoom.

30-8 Explorando o Approach 97

Abrindo e formando bancos de dados As seguintes seções resumem as tarefas que, provavelmente, você executará para abrir ou criar um banco de dados no Approach. Para obter maiores informações, consulte o Capítulo 31.

Utilizando os dados existentes Quando você já tiver os dados, abra um banco de dados (ou bancos de dados) existente(s) no Approach. Selecione Arquivo - Abrir e, em seguida, o tipo e o nome do arquivo. Abrir arquivos dessa forma não os converterá a partir de seu formato de dados existente; o Approach lê os dados em seu formato original. Com a tecnologia PowerKey™ do Approach, você pode ler e gravar em bancos de dados em diversos formatos: Lotus Notes®, dBASE III+ e dBASE IV, IBM DB2, Paradox 3.5 e Paradox 4.0 (incluindo o Paradox para Windows), FoxPro® 2.1, Oracle SQL, Microsoft/Sybase SQL Server. E se você tiver outros aplicativos de banco de dados que usem um driver de ODBC™, poderá trabalhar com esses bancos de dados no Approach. Você pode também abrir planilhas e arquivos de texto, e salvá-los como arquivos de banco de dados. Além disso, você pode abrir planilhas do Lotus 1-2-3®, outras planilhas eletrônicas e arquivos de texto, e salvá-los como arquivos de banco de dados.

Criando novos dados Mesmo sem ter inserido dados, você pode facilmente formar um banco de dados a partir do “zero”, ou pode abrir um aplicativo ou modelo SmartMaster que mais se aproxime de suas necessidades de banco de dados. Selecione a partir de uma lista de aplicativos e modelos SmartMaster, na caixa de diálogo Bem-vindo ao Lotus Approach, que é exibida quando você abre o Approach pela primeira vez, ou quando você usa o comando Arquivo - Novo Banco de Dados.

Aprendendo o Approach 30-9

Os aplicativos e modelos SmartMaster são totalmente personalizáveis. Basta clicar sobre Estrutura para adaptar o SmartMaster às suas necessidades. Você pode também selecionar Vazio na lista de aplicativos e modelos SmartMaster para definir seus próprios campos para um novo banco de dados. Para obter maiores informações sobre a seleção de um SmartMaster ou a formação de um novo banco de dados a partir do “zero”, consulte o Capítulo 31.

Definindo campos Quer você inicie a partir de um SmartMaster, quer abra um banco de dados já existente, poderá facilmente adicionar campos ao banco de dados. Selecione Criar - Definição de Campo, para criar e modificar campos do banco de dados Crie um novo campo quando você perceber que existem novas informações a serem rastreadas, relacionadas à idéia principal de seu banco de dados. Ao definir um campo, especificando o nome e o tipo desse campo, você pode especificar um valor padrão ou uma condição de validação para o campo. Os valores padrão e as condições de validação podem ajudar a assegurar a qualidade e a precisão dos dados inseridos no banco de dados Posteriormente, se necessário, você poderá modificar os nomes dos campos e aumentar o comprimento de um campo. Campos calculados O Approach aceita campos especiais para armazenar o resultado de uma fórmula. Esses campos calculados fazem parte do arquivo do Approach e não do arquivo de banco de dados, mas você pode utilizar o resultado armazenado no campo como você faria com o valor de qualquer outro campo. Use campos calculados onde quer que você queira exibir valores formados por outros valores de campos ou constantes, quer em um registro, quer em vários registros. Por exemplo, use um campo calculado para exibir um preço estendido em um formulário de pedidos, onde o preço é calculado a partir do preço individual de um produto, multiplicado pela quantidade solicitada: Preço_do_item * Quantidade

É melhor fazer com que o Approach calcule os valores do Preço_Estendido do que armazenar outro valor de campo para todo registro no banco de dados.

30-10 Explorando o Approach 97

Crie campos calculados como quaisquer outros campos, usando o comando Criar - Definição de Campo. Selecione o tipo de dados Calculado e, em seguida, escreva a fórmula usada para determinar o valor do campo.

Valores de campo padrão Você pode instruir o Approach a inserir automaticamente um valor em um campo, quando um novo registro for criado. Use os valores de campo padrão, quando você: Espera que os dados do campo mantenham o mesmo valor freqüentemente Deseja inserir a data atual ou o próximo número em uma seqüência Usa caixas de verificação ou botões de opção para a entrada de dados, e deseja ter opções predefinidas.

Selecione o campo... Clique sobre Opções... Em seguida, especifique o valor padrão

Validando valores de campos Você pode também controlar o que será inserido em um campo, identificando dados aceitáveis como parte das definições do campo. Por exemplo, você pode assegurar que a data inserida em um campo seja única. Em seguida, em Pesquisa, se você tentar inserir uma data duplicada no campo, o Approach avisará que a data não é aceitável.

Aprendendo o Approach 30-11

Selecione o campo... Clique sobre Opções... Vá para Validação... E especifique as opções de validação

Campos em um banco de dados e campos em uma visualização Na primeira vez em que você abrir um banco de dados no Approach, ou depois que você criar um novo banco de dados, o Approach construirá automaticamente uma visualização de formulário e de planilha incluindo todos os campos atualmente definidos no banco de dados. Depois disso, se você definir um campo, o Approach o incluirá na estrutura do banco de dados. Após criar os campos, você pode adicionar os novos campos em quaisquer visualizações do Approach. Você pode excluir campos de uma visualização da mesma forma como você exclui outros tipos de objetos. A exclusão de um campo de uma visualização do Approach altera apenas a apresentação dos dados, não a estrutura do banco de dados. Para você mesmo adicionar ou excluir campos do banco de dados, selecione Criar - Definição de Campo.

Alterações em um banco de dados e alterações em uma visualização Quando você introduzir alterações na estrutura do banco de dados, como criar ou excluir um campo, essas alterações serão aplicadas imediatamente. Acontecerá o mesmo quando você inserir dados em um registro: você estará inserindo dados diretamente no banco de dados e os dados serão salvos automaticamente. Ao introduzir alterações em um arquivo do Approach, como inserir um campo em uma visualização, você deverá salvar essas alterações, selecionando Arquivo - Salvar Arquivo do Approach.

30-12 Explorando o Approach 97

Associações Depois que você criar seus bancos de dados, poderá criar relacionamentos entre os bancos de dados. Essas conexões entre dois bancos de dados (chamadas de associações) disponibilizam os dados de ambos os bancos de dados em visualizações do Approach. Por exemplo, se você tiver um banco de dados de clientes e um banco de dados de pedidos, quando os bancos de dados forem associados, você poderá exibir o endereço de entrega de um cliente (do banco de dados Cliente) e os pedidos pendentes (do banco de dados Pedidos) na mesma visualização. Associe bancos de dados com o comando Criar - Associações. Associe os bancos de dados em um campo (ou campos) que os bancos de dados tenham em comum.

Os campos de associações são realçados

As linhas entre eles exibem os relacionamentos da associação

Para maiores informações sobre associações e campos de associação, consulte o Capítulo 31.

Criando e modificando visualizações As seguintes seções resumem a criação de visualizações. Para obter maiores informações, consulte o Capítulo 32.

Criando visualizações com os assistentes Com apenas algumas etapas, você pode criar uma visualização que atenda a determinada forma de utilização de seus dados. Você cria uma visualização em um assistente. Todos os assistentes de visualização — Formulário, Relatório, Planilha Eletrônica, Tabela de referência Cruzada, Carta-Padrão, Etiqueta de Endereçamento, Envelope e Gráfico — estão disponíveis no menu Criar. Aprendendo o Approach 30-13

Os Assistentes permitem que você escolha a aparência de uma visualização, os campos que aparecerão na visualização, os campos que serão utilizados em resumos e como os resumos serão calculados. Por exemplo, use o Assistente de Formulário para criar um formulário para inserir dados, adicionar campos da esquerda para a direita, ou de cima para baixo, e selecionar entre diversos estilos de linhas e cores.

Nomeie a visualização Selecione um layout

Selecione um estilo

Ou então, use o Assistente de Relatório para criar um relatório e exibir totais para os grupos.

Criando relatórios com o relatório PowerClick Os SmartIcons disponíveis em Estrutura geram resumos instantâneos em relatórios. Você pode agrupar registros, exibir uma soma, e calcular uma média, um desvio padrão, um mínimo ou um máximo com um único clique. Isso significa que você pode testar como você deseja apresentar seus dados, sem diminuir a produtividade. Para usar o relatório PowerClick, crie um relatório em colunas com o Assistente de Relatório, selecione o campo para resumir ou agrupar por, e clique sobre um dos SmartIcons PowerClick Resumo anterior e posterior Soma e Contagem Média Máximo e mínimo Variância e desvio padrão

30-14 Explorando o Approach 97

Modificando visualizações em Estrutura Quando você faz alterações em uma visualização, como mover campos ou alterar cores, você trabalha em Estrutura. Salve as alterações que você introduzir em Estrutura, com o comando Arquivo - Salvar Arquivo do Approach. Em Estrutura, tudo em uma visualização é um objeto que você pode modificar. A visualização em si também é um objeto, e pode ser selecionado e modificado.

Caixa de Informações As propriedades de objetos estão disponíveis na Caixa de Informações. Para abrir a Caixa de Informações em Estrutura, clique duas vezes sobre um objeto ou selecione o comando de propriedades do menu de contexto. As alterações introduzidas na Caixa de Informações afetam imediatamente o objeto selecionado. Quando você clicar sobre outro objeto na visualização, a Caixa de Informações se modificará, de modo a exibir as propriedades desse objeto. Você pode também alterar as propriedades comuns a um grupo de objetos, de uma só vez, na Caixa de Informações. Com vários objetos selecionados

A Caixa de Informações exibe as propriedades que os objetos compartilham

Formato Rápido Use o comando Formato Rápido do menu de contexto, em Estrutura, para aplicar as propriedades de um objeto a outros objetos pertencentes à mesma visualização. O Formato Rápido transfere as propriedades de linhas, cores e texto do objeto.

Aprendendo o Approach 30-15

Adicionando imagens Você pode adicionar clip art, desenhos, filmes ou qualquer objeto OLE ao fundo de uma visualização. O Approach dispõe de dois métodos para trabalhar com objetos OLE: Incorpore um objeto OLE ao fundo de uma visualização, para que ele apareça na visualização, independentemente dos dados exibidos. Por exemplo, um logotipo de empresa incorporado a um formulário aparecerá no formulário, para todo registro. Adicione um campo de PicturePlus™ a um banco de dados e armazene um objeto OLE diferente para cada registro. Para colar uma imagem ou outro objeto OLE no fundo de uma visualização, selecione o comando Editar - Imagem - Importar. Para desenhar elementos estruturais na visualização, clique sobre as ferramentas de desenho incluídas na Paleta de ferramentas.

Adicionando controles de entrada de dados Ao criar uma visualização para a entrada de dados, você pode adicionar controles de entrada de dados que exibam uma opção de valores de campos, para ajudar a inserir dados coerentemente. Exiba os possíveis valores de campos como uma lista, ou como uma ou mais caixas de verificação ou botões de opção. Esses controles restringem os valores que os usuários poderão inserir em um campo, além de tornar a inserção de dados mais fácil e precisa. Cx. de verif.

B. de opção

Lista de valores

Para usar um controle de entrada de dados para um campo, selecione o tipo de entrada de dados na divisória Básico da Caixa de Informações desse campo. Existem controles de entrada de dados disponíveis para formulários, relatórios, planilhas eletrônicas e painéis de repetição.

30-16 Explorando o Approach 97

Formatando valores de campos O Approach oferece formatos para exibir e imprimir data, hora, dados numéricos e textuais em um campo. Quando você inserir dados em um campo, insira somente os dados. Se o campo for formatado, o Approach adicionará automaticamente o formato, como símbolos monetários ou separadores de milhares.

Em Estrutura, defina formatos de campos usando a divisória Formato da Caixa de Informações.

Inserindo dados Esta seção descreve a inclusão de dados em registros. Essas operações ocorrem diretamente em seu banco de dados e são salvas automaticamente. Para obter maiores informações, consulte o Capítulo 33. Lembre-se de que você pode alternar da Estrutura para Pesquisa, a qualquer momento, para alterar a organização dos campos, ou para adicionar controles para entrada de dados.

Criando um novo registro Quando você desejar adicionar um novo registro a seu banco de dados, clique sobre Novo Registro na barra de ação. Quando você sair do último campo de um novo registro (com a tecla TAB), o Approach criará automaticamente outro registro novo.

Inserindo dados no primeiro campo Depois que você criar um novo registro, o ponto de inserção aparecerá no primeiro campo do registro. A barra vertical intermitente indica onde seus dados serão inseridos. Para inserir dados nesse campo, digite os dados. Se você cometer um erro de digitação, retroceda e corrija o erro.

Aprendendo o Approach 30-17

Fazendo uma tabulação para mover o ponto de inserção para o próximo campo Pressione a tecla TAB para mover o ponto de inserção para o próximo campo.

A barra vertical intermitente aparece no primeiro campo Digite os dados... E pressione a tecla TAB para mover para o próximo campo.

Selecionando dados em listas, caixas de verificação e botões de opção Quando você fizer uma tabulação até um campo que aparece como um conjunto de botões de opção, caixas de verificação ou como uma lista de opções, você poderá usar vários atalhos do teclado ou o mouse, para fazer a seleção. Se o campo usar

Para selecionar um valor

Listas

Use a primeira letra de uma opção ou as teclas ↑ ou ↓.

Caixas de verificação

Use a tecla TAB para percorrer as caixas de verificação, pressione a BARRA DE ESPAÇOS para selecionar uma caixa de verificação.

Botões de opção

Use a tecla TAB para percorrer o grupo de botões de opção, pressione a BARRA DE ESPAÇOS para selecionar o botão de opção.

30-18 Explorando o Approach 97

Inserindo o registro O Approach salva os dados que você insere, quando você: Move-se para outro registro Alterna para outra visualização Clica sobre o ícone Inserir Pressiona ENTER Você não precisa se preocupar em salvar os dados.

Movendo-se entre registros Você pode movimentar-se para frente ou para trás em uma visualização, percorrendo um registro por vez, com as teclas PAGE UP ou PAGE DOWN. Você pode saltar para o primeiro ou último registro no conjunto encontrado atual, pressionando CTRL+HOME ou CTRL+END. Existem também SmartIcons e botões da barra de status para mover-se entre os registros: SmartIcons Barra de status

Adicionando imagens em campos Se você tiver um campo de PicturePlus definido em seu banco de dados e colocado em uma visualização, poderá inserir imagens ou outros objetos OLE no campo. Selecione o campo e, em seguida, o comando Editar Imagem - Inserir para colar um objeto a partir de um arquivo. Para colar o conteúdo da Área de Transferência, selecione Editar - Colar.

Desenhando em campos Se você desejar exibir anotações ou adicionar esboços a um objeto em um campo de PicturePlus, poderá desenhar em cima dos objetos que você adicionar ao campo. Se o campo estiver definido para permitir desenhar, na Caixa de Informações, em Estrutura, seu cursor se transformará em uma caneta dentro de um campo de PicturePlus selecionado. Você poderá alterar a cor e a espessura das linhas da caneta, usando a Caixa de Informações.

Aprendendo o Approach 30-19

Procurando e classificando registros Esta seção descreve os principais conceitos para procurar e classificar registros, e para trabalhar com um conjunto encontrado de registros. Para obter maiores informações, consulte o Capítulo 34.

Procurando registros Se você tivesse uma pilha de faturas de papel e quisesse trabalhar somente com as faturas dos clientes estabelecidos no Japão, você precisaria pesquisar a pilha e selecionar manualmente cada fatura dos clientes do Japão. Crie uma procura no Approach para fazer a mesma tarefa mais rapidamente.

Fatura

Procurar

Fatura País Japão

Assistente de Procura O Approach oferece um assistente para ajudar a identificar os registros que você deseja localizar. No Assistente de Procura, você selecionará o tipo de procura desejado e, em seguida, os campos que você quer que o Approach localize. Pedido de procura Outra forma de procurar registros é através de um pedido de procura. Clique sobre Procurar na barra de ação, em qualquer visualização, e aparecerá um pedido de procura para essa visualização. O pedido de procura é uma versão em branco da visualização, que você pode preencher com condições de procura identificando os registros que você deseja localizar. Selecione a visualização a partir da qual você deseja procurar. Algumas visualizações podem ser mais eficientes do que outras, dependendo do tipo de dados que você estiver pesquisando.

Conjunto encontrado O resultado de uma procura é um conjunto encontrado de registros. Você pode saber o número de registros encontrado pelo número que aparece na barra de status. A partir de então, você poderá usar esse conjunto de registros em qualquer operação do Approach. Número de registros no conjunto encontrado

30-20 Explorando o Approach 97

Número de registros no banco de dados

Para voltar a trabalhar com o banco de dados de registros, selecione Todos os Registros na caixa de procuras definidas, na barra de ação. Se você fizer outra procura, o Approach procurará o banco de dados inteiro, novamente.

Classificando registros Ao classificar registros do banco de dados, você reorganiza o banco de dados inteiro ou o conjunto encontrado. Use os SmartIcons de classificação, para classificar o banco de dados pelo campo (ou campos) selecionado(s). Você pode também definir classificações mais complexas, usando um ou mais campos, com o comando Classificar Definir do menu de contexto em Pesquisa. Restaure o banco de dados à sua ordem original, selecionando Todos os Registros na caixa de procuras definidas, na barra de ação.

Aprendendo o Approach 30-21

30-22 Explorando o Approach 97

Capítulo 31 Criando Bancos de Dados

Por que criar um banco de dados? Suponha que você seja um aficcionado por filmes que deseja conhecer os filmes de que você ouve falar e que gostaria de assistir. Você consulta as novidades de sua videolocadora e lê as críticas no jornal. A princípio, você acumula uma porção de comentários sobre os filmes que deseja ver e guarda esses comentários em uma pasta na sua escrivaninha. Em algum momento, a pasta se tornará uma coleção desorganizada de estranhos pedaços de papel, guardanapos e recortes de jornais. Você continua reunindo dados mas, como a tentativa de encontrar alguma coisa na pasta é frustrante, você perde o controle das informações. Você decide transferir todas as informações para uma lista. Você liga o computador, inicia o Word Pro™ e começa a digitar. Observa que possui mais de um comentário sobre alguns filmes mas você digita tudo porque deseja preservar os dados coletados. O Word Pro® pode até colocar a lista em ordem alfabética. (Você não fazia idéia da quantidade de títulos de filmes iniciados pela palavra “The”.) Você manipula cerca de um terço do conteúdo da pasta antes de sentir-se cansado; pelo menos, é um começo. Uma noite, você deseja alugar uma comédia. Você folheia a pasta e verifica a lista. A ordem alfabética não ajuda a encontrar as comédias. Não existem divisões por categorias. Você se lembrou de rotular alguns filmes, mas outros não. Descobre que, em vez de digitar uma extensa lista, você poderia ter criado várias listas: uma para as comédias, outra para os dramas e outra para os filmes de ação... Quanto mais você pensa nisso, mais listas você gostaria de ter: uma para os filmes de Hitchcock, outra para os filmes lançados nos anos sessenta, outra para os filmes em idiomas estrangeiros, outra para os musicais. Entretanto, você precisaria colocar O Terceiro Tiro em duas listas: comédias e filmes de Hitchcock. É muita digitação para você. Você diz a si mesmo que gostaria de ter uma lista com entradas móveis; que gostaria de pressionar uma tecla e ver as entradas organizadas do seu jeito — ou melhor ainda, você gostaria de pressionar uma tecla e ver uma lista que exibisse somente os filmes adequados ao seu temperamento. 31-1

Você deseja dados dinâmicos. Quer que determinados dados saiam de uma grande desordem e se organizem em informações significativas. Você acabou de descobrir por que você precisa de um banco de dados. E você escolhe o Approach. Boa escolha!

O que um banco de dados fará por você? Você não deseja guardar todos esses dados na cabeça, e agora você sabe que mantê-los em uma lista estática não ajuda muito. Você deseja que o banco de dados rastreie todos os detalhes dos dados. Muito fácil; os bancos de dados que você cria no Approach podem acomodar um volume muito grande de dados. Portanto, você deseja que o banco de dados torne-se a sua memória para todos esses dados de filmes. O volume de dados que um banco de dados precisará armazenar não será problema, e você só precisará digitar os dados uma vez. Mas o mais importante é que você deseja extrair informações — dados significativos (“só os filmes adequados ao meu temperamento”). Você quer fazer uma pergunta específica e receber uma resposta concisa. A parte mais desafiadora é a organização dos dados, para que você possa combiná-los de várias maneiras, para responder às suas perguntas. O Approach pode dar respostas às suas perguntas em segundos. Mas para que um banco de dados responda com inteligência, você precisará incorporar um pouco de sua própria inteligência no banco de dados. Ensine-o a falar a sua língua para que ele possa responder às perguntas feitas. O segredo está na organização e no planejamento. Se você investir no planejamento agora, o Approach se encarregará de todo o trabalho pesado, posteriormente. O tempo investido no planejamento antes da criação de um arquivo do Approach compensará em termos de velocidade, flexibilidade e capacidade de resposta do banco de dados, quando você começar a extrair informações desse banco de dados.

31-2 Explorando o Approach 97

Estruturando o sistema de banco de dados Que perguntas você fará ao banco de dados? O exemplo desenvolvido através desses tópicos é um exemplo simples, baseado em uma preferência pessoal, mas os processos de raciocínio são idênticos aos que um administrador de banco de dados utilizaria para formar os bancos de dados que armazenam dados de uma grande empresa. Você pode aplicar o que aprender aqui em qualquer banco de dados que elaborar. Quando terminar de ler essa seqüência de tópicos, você estará preparado para fazer o planejamento de seu banco de dados. Assim que você desenvolver um plano no papel, poderá criar um arquivo do Approach (.APR), baseado em seu plano, e inserir, em seguida, os dados que você deseja que o banco de dados armazene. É provável que quanto mais utilizar seu banco de dados do Approach, mais exigente você ficará. O Approach poderá atender a essas exigências. Conte com a assistência ao usuário fornecida neste manual na Ajuda on-line para conhecer as diversas tarefas que você poderá executar no Approach. Voltando ao exemplo... Digamos que você tenha criado um banco de dados. A primeira tarefa que experimentará — ou, no jargão de banco de dados, a primeira procura que você fará — é obter informações sobre o filme Pacto Sinistro. É fácil. Se essa for a única forma de você conhecer os filmes, você estará bem servido com um banco de dados contendo duas unidades de dados (chamadas de campos): Campo: Título do filme Campo: Todos os outros dados sobre o filme E ponto final. Mas e todas aquelas outras perguntas mais complexas, que você estava fazendo anteriormente? O que o seu banco de dados de dois campos faria por você, se você fizesse perguntas como: Que filmes do Hitchcock estão disponíveis em vídeo? Essa é uma pergunta dividida em duas partes. Você está pedindo ao Approach para pesquisar todos os registros do banco de dados e gerar uma lista de filmes que atendam a essas duas condições: Hitchcock está no campo Diretor e Sim está no campo chamado Disponível em vídeo. Se você não tiver um campo que contenha somente o nome do diretor e um campo que identifica se um filme está disponível em vídeo, não poderá fazer essa ergunta. Criando Bancos de Dados 31-3

Você passou de um banco de dados de dois campos para um banco de dados de quatro campos: Campo: Título do filme Campo: Diretor Campo: Disponível em vídeo Campo: Todos os outros dados sobre o filme Percebeu como isso funciona? Você extrai fragmentos específicos a partir de uma grande quantidade de informações sobre filmes e cria campos individuais para armazenar esses dados. Se você passar algum tempo pensando nas perguntas que você fará — os tipos de procuras que você executará — descobrirá muitos detalhes sobre os campos que você precisará criar.

Que tipo de dados? Campos: pense neles como blocos básicos de dados, a partir dos quais você construirá informações significativas. Os campos representam a menor unidade de dados em um banco de dados e, em termos gerais, quanto menor, melhor. Não se preocupe com o número de campos em um banco de dados mas concentre-se, sim, em como dividir os dados em campos. O Approach examina os campos para descobrir as respostas para as suas perguntas e, mesmo que o Approach possa pesquisar fácil e rapidamente dezenas, até centenas de campos, para encontrar uma resposta, é muito mais difícil examinar profundamente um único campo e extrair os dados específicos desejados. Distribua seus dados em vários campos, para facilitar a sua localização. Nomes em campos Por exemplo, é comum considerar o nome de uma pessoa como uma única unidade, como a própria pessoa. Entretanto, analisando seus componentes, freqüentemente um nome compreende duas ou três unidades: nome, nome do meio, sobrenome. Se você estiver rastreando pessoas, compensa separar a idéia do Nome em seus componentes; sendo assim, você precisará, pelo menos, de dois campos: Nome e Sobrenome. Nome Leigh, Vivien

31-4 Explorando o Approach 97

Nome Vivien

Sobrenome Leigh

Endereços em campos Acontece o mesmo com os endereços. Além do nome da pessoa residente no endereço, um endereço freqüentemente compreende, pelo menos, quatro ou cinco tipos de dados: rua, cidade, estado, cep e país. Se você reunir todos esses dados em um único campo, é possível que dê certo, desde que você só faça uma pergunta: qual o endereço de João da Silva? Mas se um dia você perguntar: que pessoas do meu banco de dados residem no cep 94114? Nesse caso, seu campo único não será a melhor solução. Se você dividir o endereço em componentes lógicos e operacionais, poderá fazer todo o tipo de perguntas e obterá respostas rápida e facilmente. Rua Endereço Av. Passos 54/1001 Rio de Janeiro, RJ 20.000-000

Cidade

Estado CEP

O segredo da definição de campos é separar cada informação que você poderá utilizar para pesquisar os dados, para calcular outros valores ou para dividir seus dados em categorias. A armadilha do campo Comentários Cuidado com os campos de “comentários” ou “observações”, como o campo “Todos os outros dados sobre o filme”, mencionado anteriormente. Esses campos são excelentes para reunir informações que não se enquadram em outros campos; por exemplo, uma sinopse de um enredo de filme. Entretanto, se existirem informações específicas que você precisará registrar, poderá facilitar ainda mais a futura localização dessas informações, usando campos específicos e menores. Os campos de Comentários funcionam bem para elaborar outros detalhes específicos ou para gravar um registro de alterações ou inclusões em um registro. Comentário

Lançado em 1939, este filme foi um dos diversos cujas cores eram novidade para as platéias de cinema.

Data de lançamento

Colorido? sim Comentário

não

A cor era novidade para as platéias

Criando Bancos de Dados 31-5

Mais campos para o banco de dados de filmes Você vem imaginando mais perguntas: Que filmes Orson Welles dirigiu? Eu me lembro que minha mãe indicou um filme. Que filme foi esse? Quando foi lançado o filme 20.000 Léguas Submarinas? Quais os filmes coloridos produzidos quando a cor foi consagrada pela primeira vez, digamos, antes de 1944? Que filmes do Charlie Chaplin estão disponíveis em vídeo? A lista de filmes está tomando forma. Você continua extraindo mais e mais dados específicos daquele gigantesco campo individual de comentários com que você começou. Observe que esses campos ainda não obedecem a nenhuma ordem específica. Título Atores (nome, sobrenome)

Data de Lançamento Tipo de filme

Cor?

Descrição

Disponível em vídeo?

Idioma

Diretor (nome, sobrenome) Produtor (nome, sobrenome)

Recomendado por? Data de lançamento em vídeo

Identifique as idéias principais e agrupe os campos a partir dessas idéias Registros O banco de dados que você elabora reúne campos relacionados em grupos chamados de registros. Relacionados é uma palavra importante aqui. Por exemplo, você tem campos que descrevem as diversas características de um filme, como o diretor, o título e outros itens. Todos os campos de um filme são exibidos no mesmo registro. Entretanto, os campos com as informações dos atores, como a data de nascimento, a cidade natal e o verdadeiro nome do ator, não entrariam em um registro sobre um filme. Reúna esses campos em um registro que descreve determinado ator. Filmes

Atores

Título

Nome

Data de lançamento

Data de nascimento

31-6 Explorando o Approach 97

Sobrenome

Se você reunir todos os registros de filmes, terá um banco de dados. Se reunir todos os registros de atores, terá outro banco de dados Bancos de dados Mas, afinal, o que é um banco de dados? Um banco de dados é um conjunto de registros relacionados. Mais uma vez, essa importante palavra, relacionados. Se você tiver registros que descrevam individualmente um filme, quando você reunir todos os registros dos filmes, terá um banco de dados. É possível que você termine com uma porção de pequenos campos, registros e bancos de dados, formados por relacionamentos muito estreitos entre os dados. Juntos, esses bancos de dados formam um sistema, ou um aplicativo, para ajudá-lo a usar as informações da forma mais fácil possível. Rua

Cidade

Rua Estado CEP

Campos

Banco de dados

Cidade

Estado CEP

Registro

.APR

Aplicativo

Principais idéias para filmes Agora que você tem todos esses campos, a próxima etapa é reuni-los em grupos significativos. O que torna um grupo significativo depende do modo como você utilizará as informações. A estrutura do banco de dados continua voltando à pergunta: “o que você fará com os dados?”. Examine as perguntas que você fez anteriormente, como “que filmes Orson Welles dirigiu?”. Essas perguntas se referem ao título do filme e a dados sobre o filme, como data de lançamento, cor e quem recomendou esse filme. Elas também se referem a outras informações que não dependem tanto de um filme isoladamente: informações sobre os diretores, atores e produtores.

Criando Bancos de Dados 31-7

Para a lista de filmes, as principais idéias são mais bem representadas pelas categorias a seguir: Filme Diretor Produtor Atores Veja a seguir outro exemplo da seleção de idéias básicas. Se você estiver configurando um banco de dados para rastrear toda a burocracia de sua pequena empresa, como faturas e pedidos, sua lista de idéias básicas poderia ficar assim: Pedidos Clientes Produtos Fornecedores Registros para filmes Neste processo, você agrupa campos para formar registros. Todos os campos em um registros devem relacionar-se entre si da mesma maneira. Ou seja, se sua idéia básica para o grupo gira em torno do campo Título, todos os campos no registro deverão descrever, posteriormente, o filme com esse título. Você não colocaria a data de nascimento de um ator em um registro como este, mas você incluiria a data de lançamento do filme. Você está trabalhando no sentido de uma correspondência clara, de um-para-um, entre cada um dos campos em um único registro. Um relacionamento mais complexo entre um campo e a idéia básica do registro indica que o campo pertence a outro banco de dados separado. Nesse estágio, você deve identificar campos que precisem de mais de um tipo de dados ou que precisem aparecer mais de uma vez. Se você tiver campos com numeração seqüencial ou mais de um tipo de informação em um campo, agrupe esses campos em outra idéia básica.

31-8 Explorando o Approach 97

E você descobriu um campo assim: Atores. Em geral, os filmes têm mais de um ator. Mas não adicione todos os nomes a um único campo Atores, nem crie um campo separado para cada ator do filme. Os registros a seguir são exemplos do tipo de campos repetidos que você deseja evitar. ...E o Vento Levou ator1: Clark Gable ator2: Vivien Leigh ator3: . . .

O Mágico de Oz ator1: ator2: ator3: ator4: . . .

Como você não sabe antecipadamente quantos atores um filme tem, é possível que este método deixe diversos campos em branco. Além disso, se você procurar um ator, precisará examinar todos os campos de atores, uma vez que você não se lembrará — e nem deveria! — se Vivien Leigh aparece no campo Ator1 ou Ator2. Outra forma de manipular mais de um ator é criar outro registro no mesmo banco de dados e repetir as informações do filme no segundo registro. Esses registros são repetidos e você deseja evitar isso, também, para economizar espaço em disco e assegurar a precisão das informações.

...E o Vento Levou Clark Gable

...E o Vento Levou Vivien Leigh

Quando você elabora um sistema de banco de dados para um gerenciador de banco de dados relacional, como o Approach, os campos numerados em seqüência revelam que você precisa reunir esses campos em um banco de dados exclusivo. Neste caso, você fará exatamente isso com os atores: considere o Ator como uma idéia básica, forme registros ao redor dessa idéia e crie outro banco de dados para armazenar esses registros. Posteriormente, você poderá associar os dois bancos de dados, para que você possa pesquisar os dois juntos. Clark Gable ...E o Vento Levou Vivien Leigh

Criando Bancos de Dados 31-9

Agora, seu plano exige quatro grupos de campos: Filmes

Atores

Título

Sobrenome do AtorSobrenome do Diretor

Data de lançamento Nome do Ator

Diretores

Nome do Diretor

Produtores Sobrenome do Produtor Nome do Produtor

Tipo de filme

Data de nascimentoData de nascimento Data de nascimento

Descrição

Nacionalidade

Disponível em vídeo?

Cidade natal

Nacionalidade

Nacionalidade

Cor? Idioma Recomendado por?

Estabeleça conexões entre os grupos Um grupo de registros relacionados forma um banco de dados. Cada grupo que você criou em torno do Filme, Ator, Diretor e Produtor torna-se a base para os registros em quatro bancos de dados separados. O Approach facilita a visualização dos dados em um banco de dados a partir de outro banco de dados. Você pode ter acesso aos dados contidos nos dois bancos de dados. Dessa forma, o Approach realmente ajuda a eliminar a tediosa entrada de dados porque você não precisa duplicar todos os dados necessários a todos os grupos. Agora, chegou o momento de criar as conexões entre os bancos de dados, para que as informações possam ser compartilhadas entre eles. Entretanto, observe que você ainda está trabalhando em papel. Mais adiante, no Approach, você poderá criar essas mesmas conexões com alguns cliques do mouse. Campos de associação e bancos de dados associados O Approach conecta bancos de dados, usando associações entre campos comuns aos dois bancos de dados. A associação estabelece o relacionamento entre os dois bancos de dados. Por exemplo, a associação indica que diretor deve ser vinculado a que filmes. Os bancos de dados podem ser relacionados de quatro maneiras:

31-10 Explorando o Approach 97

Um-para-n: a idéia principal em um banco de dados pode ser conectada a mais de um registro no outro banco de dados. A princípio, você imagina que o banco de dados Filme e o banco de dados Ator estão relacionados dessa maneira, porque um filme pode ter mais de um ator. Entretanto, esse relacionamento ignora que um ator poderia estar em diversos filmes. Um exemplo mais eficiente é o relacionamento entre um banco de dados de clientes e um banco de dados de pedidos. Um cliente pode ter vários pedidos. Um-para-um: a idéia principal em um banco de dados está conectada a somente uma idéia principal no outro banco de dados. Normalmente, você não utiliza relacionamentos de um-para-um no Approach, porque você pode colocar todos os campos em um único registro. N-para-um: vários registros em um banco de dados podem estar ligados a somente uma idéia em outro banco de dados. O banco de dados Filme está relacionado ao banco de dados Diretor, dessa forma: vários filmes têm um só diretor.

Filme

Diretor

O Approach considera esse relacionamento como oposto ao relacionamento de um-para-n. Você não precisa de nada especial para fazer uma distinção entre os dois tipos. Por exemplo, os bancos de dados Filme e Diretor estabelecem também um relacionamento de um-para-n, se você expressa o relacionamento assim: um diretor pode dirigir diversos filmes.

Diretor

Filme

N-para-n: a idéia principal em um banco de dados pode estar conectada várias vezes a vários registros de outro banco de dados. Essa é a melhor maneira de descrever o relacionamento entre os bancos de dados Filme e Ator. Um ator pode estar em vários filmes e um filme pode ter diversos atores.

Criando Bancos de Dados 31-11

Se você examinar seu sistema de banco de dados, perceberá três relacionamentos: Filme para diretor (n-para-um) Filme para produtor (n-para-um) Filme para atores (n-para-n) Para estabelecer as conexões entre esses bancos de dados, você precisa identificar um campo que cada par de bancos de dados tenha em comum. Esse campo será o campo de associação. Identifique o campo de associação Até então, não existe um campo duplicado entre os bancos de dados. Você precisa criar um campo para ser o campo de associação. Em geral, compensa mais definir um campo em cada banco de dados especificamente como campo de associação e, em seguida, inserir um valor único, como um número de série ou uma identificação (ID), nesse campo nos registros. Defina o campo no banco de dados “um”. Para os relacionamentos entre filmes e seus diretores, o banco de dados Diretor é o banco de dados “um” (um diretor dirige vários filmes). Se você introduzir um campo “Sobrenome do Diretor” no banco de dados de filmes, terá um campo que associa os bancos de dados. Entretanto, vários diretores podem ter o mesmo sobrenome; sendo assim, essa associação não identifica registros únicos de diretores. Existem outras formas de criar uma conexão mais eficiente. O campo ou campos de associação devem identificar um registro em um dos bancos de dados— o banco de dados Diretor, neste caso. Se isso não ocorrer, examine algumas idéias que você poderá pôr em prática para tornar o campo de associação único: Crie outro campo que seja único para cada registro; um campo de ID, por exemplo, um número de pedido ou um número de peça. Por exemplo, crie uma identificação (ID) de Diretor, só para o caso de dois diretores na lista terem o mesmo nome. (Para os filmes, isso se verifica também. Lembra-se do King Kong? Existe uma versão estrelada por Fay Wray e outra, por Jessica Lange.) Ao formar seu banco de dados no Approach, você pode instruir o Approach a preencher automaticamente um campo com um número de identificação exclusivo para todo registro.

31-12 Explorando o Approach 97

Use mais de um campo na associação. Você poderia usar os campos Nome e Sobrenome para certificar-se de especificar um único diretor. (Para o filme, você pode usar Título e Data de lançamento. O King Kong original foi lançado em 1933. A refilmagem surgiu em 1976.) Para aplicar essa idéia aos bancos de dados Filme e Diretor: Diretor

Filme

Nome

Sobrenome

Alfred

Hitchcock

Cód. Diretor

Título Rebecca

Filme Título

Cód. DiretorO Terceiro Tiro

026

026

Cód. Diretor 026

Tanto o diretor, Alfred Hitchcock, quanto os filmes compartilham a ID de Diretor, número 026. Esse valor serve como conexão entre os dois bancos de dados. O mesmo arranjo funciona para o relacionamento entre os bancos de dados Produtor e Filme: crie o campo de associação no banco de dados “um” (Produtor) e adicione esse campo ao banco de dados ”n” (Filme). Produtor

Filme

Nome

Sobrenome

David

Selznick

Cód. Produtor

Título

Título Cód. Produtor ...E o Vento Levou 117

117

Filme

Rebecca

Cód. Produtor 117

Formando um relacionamento de n-para-n Os bancos de dados Filme e Ator têm um relacionamento de n-para-n. Os detalhes para a criação dessa associação no Approach estão descritos na seção “Associando bancos de dados”, mais adiante neste capítulo. Este relacionamento utiliza um terceiro banco de dados (Interseção) para atuar como o banco de dados “um” entre dois bancos de dados “n”. O novo banco de dados “um” contém dois campos de associação: um para o relacionamento um-para-n com os filmes e outro para o relacionamento um-para-n com os atores. Interseção Filme

Ator

Criando Bancos de Dados 31-13

O banco de dados Interseção deverá atender às mesmas exigências que os outros bancos de dados: cada campo no banco de dados deverá descrever a idéia principal do banco de dados e deverá aparecer somente uma vez, para descrever essa idéia básica. Existe um registro no banco de dados Interseção para cada combinação de ator e filme, cada “evento de filmagem” para esse ator. Por exemplo, Groucho Marx aparece em três filmes em sua lista: A Day at the Races, A Night at the Opera e Duck Soup. Sendo assim, existem três registros para Groucho no banco de dados Interseção, um para cada filme. Cada um desses registros armazena somente a ID do Filme e a ID de Ator de Groucho. Interseção

Ator

Nome Harpo Harpo

Marx Nome Cód. Ator Groucho 452

441 452 441 441 452 452

Ator Sobrenome brenome

Sobrenome Marx

Cód. Ator 441

Filme

056 056 237 183 237 183

Título

Filme

Duck Soup Título Filme Cód. Filme A Night at the Opera Título 183 Cód. Filme A Day at the Races 237

Cód. Filme 056

Examinando seu sistema de banco de dados, agora você tem cinco bancos de dados e quatro associações entre eles Filme Título Cód Filme Data de Lanç Cód Diretor Cód Produtor Tipo de Filme Descrição Há em Vídeo? Colorido? Idioma Referido por

Interseção Cód Ator Cód Filme

Ator Cód Ator Nome do Ator Sobrenome do Ator

Diretor Cód Diretor Nome do Diretor Sobrenome do Diretor

Produtor Cód Produtor Nome do Produtor Sobrenome do Produtor

31-14 Explorando o Approach 97

Verificação de informações redundantes Esse último exame dos campos que você listou para seu aplicativo de banco de dados é uma etapa de limpeza que reduz o tamanho dos bancos de dados e agiliza suas operações de pesquisa o máximo possível. Campos duplicados Na maioria dos casos, se dois bancos de dados tiverem mais de um campo de associação em comum, descubra que banco de dados se prestará melhor para os campos duplicados e remova esses campos do outro banco de dados. Talvez você prefira reformular suas idéias básicas para cada banco de dados, para ajudá-lo a detectar a pertinência dos dados. Nenhum outro campo, exceto um campo de associação, deve aparecer mais de uma vez no conjunto inteiro de informações. A única exceção a essa regra é o caso em que você deseja que uma cópia dos dados permaneça igual, mesmo que você altere o original. Por exemplo, no banco de dados de sua empresa, você tem apenas um campo para o preço de um produto, e você cita esse campo de preço em um pedido. Posteriormente, se você alterar o preço no banco de dados de produtos (por exemplo, um preço de vendas no final do ano), os pedidos mais antigos serão automaticamente atualizados, de modo a utilizar o novo preço. Neste caso, você manteria os campos de preços duplicados, para permitir a atualização de um preço que possa ser alterado, e para que um histórico de preços permaneça vigente. O Approach facilita a pesquisa de um valor em um campo, como o preço atual de um produto, quando você preenche outro campo, como o preço em um pedido. Campos desnecessários Se existirem campos que podem ser gerados a partir de outros dados ou de informações já existentes, remova esses campos de suas listas. O Approach pode efetuar cálculos, usando informações do banco de dados, a hora e a data atuais, e constantes, para que você não precise armazenar valores que podem ser gerados. Por exemplo, se você registrar a quantidade e o preço de um item solicitado, poderá configurar uma fórmula para descrever o “Preço Estendido” como igual ao preço * quantidade.

Criando Bancos de Dados 31-15

Formando o banco de dados no Approach Depois de passar por todo esse processo de criação de um esboço de campos e bancos de dados, você está preparado para criar o aplicativo de banco de dados no Approach.

Usando aplicativos ou modelos SmartMaster O processo de planejamento é importantíssimo. Entretanto, assim que você estruturar seu sistema de banco de dados, verifique se o Approach já possui um modelo de banco de dados ou um aplicativo semelhante ao que você planejou. O Approach dispõe de diversos modelos e aplicativos SmartMaster, prontos para usar. Os modelos fornecem a estrutura básica para a criação de seu conjunto exclusivo de bancos de dados associados. Os aplicativos SmartMaster fornecem soluções predefinidas e completas para sistemas de banco de dados comuns. Você pode usar os modelos e aplicativos como estão ou pode personalizá-los, de modo a atender às suas necessidades.

Escolha o modelo ou aplicativo SmartMaster mais adequado às suas necessidades.

Definindo campos: nome do campo Se você optar por começar com um banco de dados vazio, a próxima etapa é definir os campos necessários para seus dados. Ao definir um campo, você deve atribuir um nome a esse campo. Um nome de campo precisa ser fácil de reconhecer posteriormente, e deve atender às restrições impostas sobre o tamanho de nomes de campos pelo tipo de arquivo de banco de dados. 31-16 Explorando o Approach 97

Definindo campos: tipo de dados Ao definir um campo, você especifica o tipo de dados que esse campo poderá armazenar.

O tipo de dados afeta o modo como você poderá usar o campo, ao fazer procuras, classificações e cálculos. Esse tipo de dados determina também se você poderá aplicar características de formatação específicas ao campo. Os possíveis tipos de dados são texto, numérico, memorando, booleano, data, hora, PicturePlus, calculado e variável. Campos de texto Um campo de texto pode armazenar quaisquer caracteres que você digitar — letras, números e símbolos — até um limite máximo de 254 caracteres. Pesquise um campo de texto, usando qualquer caractere contido no campo. Uma classificação por um campo de texto ocorre em ordem alfabética ascendente (0 a 9, depois de A até Z) ou descendente (Z até A, depois de 9 a 0). Ao definir um campo de texto, especifique o número máximo de caracteres que você deseja que o campo armazene para cada registro. Se você desejar classificar por um numeral, por uma data ou hora, use um tipo de dados numérico, de data ou de hora. Campos numéricos Um campo numérico armazena dados numéricos necessários para usar em cálculos, para procurar ou classificar aritmeticamente. Você pode classificar registros, usando um campo numérico, em ordem ascendente (do menor para o maior) ou descendente (do maior para o menor). Embora os campos numéricos estejam limitados a números, o Approach fornece propriedades de formatação para os campos exibirem caracteres não-numéricos. Esses caracteres são armazenados como parte do arquivo do Approach e não no banco de dados. Por exemplo, se você estiver exibindo números na faixa dos milhares, poderá formatar os números com um separador de milhares, como uma vírgula ou um ponto. Os números no campo aparecem com o separador, mas são armazenados no banco de dados sem o separador. Criando Bancos de Dados 31-17

Campos de memorando Como os campos de texto, um campo de memorando pode armazenar quaisquer caracteres que você digitar. Entretanto, os campos de memorando podem armazenar mais caracteres do que os campos de texto. Você pode fazer uma procura por um campo de memorando. Os campos de memorando não são usados em classificações nem em fórmulas. Campos booleanos Um campo booleano pode armazenar um valor de Sim, S ou 1; ou Não, N, ou 0. Defina um campo booleano de modo a armazenar respostas de sim ou não, como se um pagamento foi recebido. Freqüentemente, um campo booleano é exibido como uma caixa de verificação em uma visualização, para facilitar ainda mais a entrada de dados. Campos de data Um campo de data armazena uma única data. Você pode procurar e classificar registros por um campo de data e pode utilizar um campo de data em cálculos. Uma classificação por um campo de data ocorre em ordem ascendente (da mais antiga para a mais recente) ou descendente (da mais recente para a mais antiga). Campos de hora Um campo de hora armazena uma única hora. Você pode procurar e classificar por um campo de hora, e pode utilizar um campo de hora em cálculos. Uma classificação por um campo de hora ocorre em ordem ascendente (da mais antiga para a mais recente) ou descendente (da mais recente para a mais antiga). Campos de PicturePlus Um campo de PicturePlus pode armazenar um gráfico ou um objeto procedente de outro aplicativo que aceite a OLE (Vinculação e Incorporação de Objetos). Alguns objetos OLE comuns são imagens, arquivos de som e intervalos de dados. Você cola ou importa o gráfico ou objeto no campo em um registro. Você pode especificar um tipo padrão de objeto OLE, ao definir o campo. Campos calculados Um campo calculado armazena o resultado de uma fórmula. Você configura a fórmula, ao definir o campo; em seguida, o Approach calcula o resultado para cada registro e insere esse valor no campo. O resultado pode ser uma cadeia de caracteres de texto, um número, uma data ou hora, ou um valor booleano. A qualquer momento, você pode voltar à caixa de diálogo de definição do campo para modificar sua fórmula de campo calculado. 31-18 Explorando o Approach 97

Campos- variável Um campo-variável é uma área de armazenamento temporário. Especifique o tipo de dados e, opcionalmente, um valor padrão para o campo. Quaisquer dados em um campo-variável são armazenados na memória, não no disco. Um campo-variável estará acessível sempre que for aberto o arquivo do Approach no qual ele está definido. Os campos-variável são diferentes dos outros tipos de campos no sentido de que o valor nele contido é o mesmo para todo registro em um banco de dados. Eles são como os outros campos, entretanto, porque podem ser exibidos, formatados e usados em cálculos e macros.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite a seguinte frase: Campos, tipos de

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Criando campos para um banco de dados, adicionando campos a uma visualização Se você criar um banco de dados a partir do “zero”, a caixa de diálogo Definição de Campo será exibida automaticamente, para que você possa criar os campos para o banco de dados. Você também pode abrir a caixa de diálogo Definição de Campo, a qualquer momento, para criar novos campos ou modificar campos existentes para um banco de dados. À exceção da primeira vez em que você abre um banco de dados no Approach, os campos não aparecem automaticamente em visualizações. Adicione campos às visualizações, arrastando-os da caixa de diálogo Adicionar Campo ou desenhando-os com a ferramenta Campo da Paleta de ferramentas. Para criar novos campos para um banco de dados, selecione Criar Definição de Campo. Você pode criar campos para qualquer um dos bancos de dados associados ao arquivo do Approach.

Criando Bancos de Dados 31-19

Escrevendo uma fórmula para um campo calculado Para adicionar um campo calculado a um banco de dados, adicione o novo campo com o tipo de dados Calculado, e escreva uma fórmula para esse campo. Por exemplo, você pode usar um único campo calculado para determinar um valor devido para cada item de linha em um pedido. (Cada item de linha é um registro.) Sua fórmula poderia ficar assim: Preço_do_item * Quantidade

O Approach pode também calcular uma fórmula que avalie valores em mais de um registro. Por exemplo, para determinar o valor total devido para todos os itens de linha em um pedido, use a função SSum(Amount). Essa função adicionará os valores nos campos Quantia de todos os registros do pedido. Outros detalhes sobre fórmulas para campos calculados Sua fórmula pode ser um simples número ou uma referência a outro campo, ou pode ser formada por símbolos e funções do Approach. Escreva uma fórmula na divisória Definir Fórmula. O resultado aparecerá no campo em cada registro. Use valores de outros campos em um registro: por exemplo, defina o campo Total da Linha com uma fórmula para calcular o custo de uma linha em uma fatura: “Preço do Produto”* Quantidade

As aspas duplas instruem o Approach a considerar Preço do Produto como um nome de campo. Use aspas duplas quando um nome de campo contiver um espaço. O resultado dessa expressão será exibido no campo Total da Linha de todo registro da fatura. Resuma valores dos registros: por exemplo, defina o campo Subtotal com uma fórmula para calcular o total de todas as linhas em uma fatura: SSum(“Total da Linha”)

Especifique que esta fórmula se aplica a todos os registros de itens de linha na fatura, selecionando a opção “Resumo de todos os registros em Invoice_details” na divisória Definir Resumo. Inclua outros valores calculados: outro campo calculado poderia usar o resultado do Subtotal para calcular o total da fatura, incluindo a taxa. O valor para Total da Fatura seria calculado com a seguinte fórmula: SubTotal * “Índice da Taxa”

onde Índice da Taxa é um campo contendo o índice de taxa local atual. Para obter maiores informações, consulte o tópico Fórmulas, visão geral, na Ajuda on-line.

31-20 Explorando o Approach 97

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Campos, adicionando a visualizações Campos, adicionando a painéis repetidos Fórmulas, em campos calculados

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Editando campos em um banco de dados Você pode editar o nome, tipo, comprimento ou fórmula dos campos. A alteração introduzida se aplicará ao campo no banco de dados inteiro, mesmo que o campo já contenha dados em algum dos registros. Se você

O Approach

Alterar o nome do campo Usará automaticamente o novo nome onde aparecer o nome antigo, como em referências de campos em fórmulas e em macros. Alterar o tipo de dados

Converterá o dado para o novo tipo. Se você especificar um novo tipo de dados incompatível com os dados originais, o Approach avisará.

Reduzir o tamanho do campo

Limitará os dados ao novo comprimento.

Alterar a fórmula do campo

Recalculará a fórmula em todos os registros. Se o resultado for usado em fórmulas em outros campos, essas fórmulas também serão recalculadas automaticamente.

Personalizando um campo para entrada de dados O Approach oferece vários métodos para personalizar a entrada de dados em campos: Para um campo de texto, numérico, de data, hora ou booleano, você pode instruir o Approach a inserir os dados automaticamente, ou verificar a precisão dos dados, quando inseridos. Para um campo de PicturePlus, você pode especificar se ele usará um objeto OLE e que aplicativo é o servidor padrão da OLE. Para um campo-variável, você pode especificar o tipo de dados permitido e definir um valor inicial.

Criando Bancos de Dados 31-21

Inserindo dados automaticamente A inserção automática de dados agiliza, facilita e torna mais preciso o preenchimento dos registros. Por exemplo, instrua o Approach a datar as revisões ou numerar faturas para você, em vez de você mesmo inserir essas informações. Ao definir um campo para números de faturas, por exemplo, instrua o Approach a preencher o próximo número seqüencial da fatura, quando você criar um novo registro de fatura. Selecione Criar - Definição de Campo, defina o campo do número da fatura e clique sobre Opções. Na divisória Valor Padrão, selecione “Número de série iniciando em” e digite o primeiro número que o Approach deverá usar para numerar as faturas. Fórmulas para inserir dados automaticamente Sua fórmula pode ser um simples número ou uma referência a outro campo, ou pode ser formada por símbolos e funções do Approach. Escreva uma fórmula na caixa de fórmulas posicionada abaixo da divisória Valor Padrão na caixa de diálogo Definição de Campo. O resultado aparecerá no campo quando você criar um novo registro. Defina um campo igual ao valor existente em outro: você pode definir o campo Endereço de Faturamento igual ao campo Endereço de Entrega até que o valor seja deliberadamente alterado: “Endereço de Entrega”

As aspas duplas instruem o Approach a considerar Endereço de Entrega como um nome de campo. Defina uma data futura para um campo: você pode definir o valor de Data de Pagamento para um registro, usando a data de hoje: Today()+30

A função Today() gera a data atual. Para obter maiores informações, consulte o tópico Fórmulas, visão geral, na Ajuda on-line.

Verificando a precisão dos dados inseridos Instrua o Approach a verificar a validade dos dados inseridos em um campo. Por exemplo, o Approach pode verificar se o nome de um cliente no registro atual é único no banco de dados, ou se um valor numérico se enquadra dentro de determinado intervalo. O Approach verifica a precisão dos dados quando você os insere. Se você tentar inserir dados inválidos em relação às suas opções de validação, uma caixa de alerta descrevendo o problema será exibida. Antes de você passar para outro campo, você deverá inserir um valor que atenda aos critérios de validação.

31-22 Explorando o Approach 97

Fórmulas para verificar a precisão dos dados inseridos Sua fórmula pode ser um simples número ou uma referência a outro campo, ou pode ser formada por símbolos e funções do Approach. Escreva uma fórmula na caixa de fórmulas, na divisória Validação da caixa de diálogo Definição de Campo. O resultado determinará se os dados inseridos serão aceitáveis. Controle o número de caracteres inseridos em um campo: por exemplo, para exigir que os dados inseridos em um campo de cep tenham 5 ou 9 dígitos, crie a seguinte fórmula de validação como parte da definição do campo: Length(“Código Postal”) = 5 ou Length(“Código Postal”) = 9

A função Length determina o número de caracteres permitido no valor do campo Código Postal. Se verdadeiro, o Approach permitirá que você insira mais dados no registro. Se esse valor não for 5 ou 9, será exibida uma mensagem de erro quando você tentar inserir o valor no banco de dados. Para obter maiores informações, consulte o tópico Fórmulas, visão geral, na Ajuda on-line.

Definindo opções da OLE para um campo de PicturePlus Um objeto OLE é um objeto criado em outro aplicativo, que você pode vincular ou incorporar em um campo de PicturePlus no Approach. Os objetos OLE permitem que você inclua uma variedade de tipos diferentes de informações em seu banco de dados — incluindo gráficos, imagens, sons e intervalos de texto. Você pode definir as seguintes opção para campos de PicturePlus: Incorpore ou vincule o objeto ao campo. Quando você incorpora um objeto OLE, o objeto é armazenado no campo e não possui conexão ativa com nenhum arquivo no aplicativo servidor. Quando você vincula um objeto OLE, o objeto não fica armazenado no campo mas, uma cópia do objeto aparece ali. O objeto original permanece em seu arquivo de origem e, se o objeto original for alterado, a exibição do objeto no campo de PicturePlus será atualizada concomitantemente. Especifique um tipo padrão da OLE. Mesmo que você tenha um aplicativo padrão, poderá armazenar objetos de outros aplicativos no campo de PicturePlus.

Criando Bancos de Dados 31-23

Definindo opções de dados para um campo-variável Você pode especificar o tipo de dados permitido em um campo-variável. Se você tentar armazenar um tipo de dados incompatível, o Approach avisará você para que você possa alterá-lo. Você também pode definir um valor inicial para um campo-variável.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Padrões, valores inseridos automaticamente em campos Dados, verificando durante a entrada Campos de PicturePlus, opções de OLE

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Associando bancos de dados Conforme descrito anteriormente neste capítulo, para estruturar um conjunto de bancos de dados associados, divida os campos destinados aos dados em grupos lógicos. Cada grupo se tornará um banco de dados separado. Sua meta deve ser minimizar a entrada de dados — reduzindo, assim, as chances de erro — disponibilizando os dados inseridos em um banco de dados para uso com outros bancos de dados relacionados. Após criar os bancos de dados, estabeleça um relacionamento entre dois ou mais bancos de dados, usando um ou mais campos que os bancos de dados tenham em comum. Esses serão os campos de associação. Geralmente, é melhor definir um campo em cada banco de dados, especificamente como campo de associação e inserir, em seguida, um valor de identificação nesse campo nos registros. Se você não tiver um campo específico que possa ser usado como campo de associação, poderá associar os bancos de dados por outros campos que eles tenham em comum. Os campos, juntos, deverão identificar com exclusividade os registros em um dos bancos de dados, como o nome, sobrenome e número de telefone. Por exemplo, suponha que você quisesse compilar uma lista de todos os funcionários de cada departamento de sua empresa. Em vez de reunir todos os dados em um banco de dados, divida-os em dois arquivos de banco de dados menores: um para os departamentos e outro para os funcionários. Além das informações dos departamentos e dos funcionários, os bancos de dados terão pelo menos um campo de associação com valores de identificação que identifiquem cada departamento.

31-24 Explorando o Approach 97

Os bancos de dados de departamentos e de funcionários usam um campo de associação, chamado ID de Dept: Departamento Cód Depto Nome Depto Local Depto Notas

Funcionário Cód Func Nome Sobrenome Cód Depto Cargo Nível Cód Gerente Data Contr Alvaliações

Quando um registro em um banco de dados tem o mesmo valor de associação de um registro existente em um banco de dados associado, os dois registros são "relacionadose podem ser usados, juntos, em visualizações. Nos bancos de dados de departamentos e de funcionários, os registros com um valor correspondente no campo ID de Dept são relacionados. Departamento

Cód Depto 178 245 332 290

Nome do Depto Marketing Desenv. de Produto Contabilidade Serviço ao cliente

Funcionário

Cód Depto 245 332 290 332 332 178 332 245 332 178

Nome Indira Joann Leo Keng Jean-Pierre Barbara Maria Jose James Yasunari

Sobrenome Kumar Willis Pavlovich Wu Renault Taylor Lopez y Garcia Morales Maclane Murasaki

O Approach protege as associações criadas, impedindo que você exclua os campos de associação. Se você precisar excluir um campo de associação, primeiro desassocie os bancos de dados ou associe-os por outro campo. Se o campo de associação for um campo calculado, você não poderá excluir quaisquer campos citados na fórmula, até desassociar os bancos de dados. Para estabelecer a associação no Approach, selecione Criar - Associações e, em seguida, abra o outro banco de dados e selecione os campos de associação. Como os dados associados aparecem em visualizações Depois que você associar bancos de dados em um arquivo do Approach, poderá estruturar visualizações que utilizem dados relacionados dos bancos de dados associados nesse arquivo. Quando você trabalha em um formulário, relatório ou outra visualização, em Pesquisa, o Approach Criando Bancos de Dados 31-25

procura um valor correspondente em campos de associação. Se encontrar uma coincidência, o Approach exibirá os dados de cada registro que contenha o valor correspondente. Em um formulário que exibe um registro de departamento, você pode ver todos os funcionários que têm o mesmo valor do departamento atual no campo de identificação do departamento.

Em Estrutura, se você estiver exibindo nomes de campos em vez de dados, cada campo em uma visualização exibirá o nome do banco de dados associado e o nome do campo. Bancos de dados principal e de detalhes em uma visualização Todo formulário, relatório ou outra visualização que utiliza bancos de dados associados tem um banco de dados principal e um ou mais bancos de dados de detalhes. O banco de dados principal fornece as informações básicas para a visualização em questão. Cada registro do banco de dados principal pode aparecer nessa visualização. Os outros bancos de dados associados atuam como bancos de dados de detalhes, fornecendo informações relacionadas e adicionais a serem exibidas na visualização. Cada visualização em um arquivo do Approach pode ter um banco de dados principal diferente. Um formulário exibe um registro do banco de dados principal. Por exemplo, o formulário de departamentos baseia-se no banco de dados Departamento. O banco de dados Funcionário é um banco de dados de detalhes desse formulário. Um painel de repetição em um formulário baseia-se sempre em um dos bancos de dados de detalhes do formulário. O painel exibe todos os registros do banco de dados de detalhes que correspondam ao valor no campo (ou campos) de associação do banco de dados principal.

31-26 Explorando o Approach 97

Em um relatório, você vê todos os registros do banco de dados principal como itens de linha no corpo do relatório. Por exemplo, se você desejar listar todos os funcionários de sua empresa e agrupá-los por departamento, estruture um relatório baseado no banco de dados Funcionário e, em seguida, use painéis de resumo para os agrupamentos de departamentos. Funcionário (por Departamento) Resumo dos valores associados do banco de dados principal (Departamento)

Contabilidade Maria Lopez y Garcia James Maclane Jean-Pierre Renault Joann Willis Keng Wu Serviço ao Cliente Leo Pavlovich

Valores do banco de dados de detalhes (Funcionário)

-1-

Ao estruturar um relatório que utiliza dados associados, é importante basear o relatório pelo banco de dados a partir do qual você deseja exibir todos os registros. No relatório Funcionários, mostrado acima, você deseja ver todos os registros do banco de dados Funcionário. Portanto, torne o banco de dados Funcionário o banco de dados principal do relatório. Se você pretendesse basear o relatório pelo banco de dados Departamento em vez do banco de dados Funcionário, você veria todos os departamentos, mas somente um funcionário de cada departamento. Especifique que banco de dados será o principal para uma visualização, quando você criar a visualização. Você poderá alterar para outro banco de dados posteriormente, usando a Caixa de Informações. Relacionamentos de associação O relacionamento existente entre registros em quaisquer dois bancos de dados associados pode ser de um-para-n, de n-para-um, de um-para-um ou de n-para-n. Em um relacionamento de um-para-n, um registro em um banco de dados é relacionado a um ou mais registros de outro banco de dados. Por exemplo, um departamento pode ter diversos funcionários; em outras palavras, um registro no banco de dados Departamento tem a mesma identificação de departamento dos diversos registros do banco de dados Funcionário.

Criando Bancos de Dados 31-27

Para exibir um relacionamento de um-para-n, adicione um painel de repetição a um formulário baseado no banco de dados “um”. O painel de repetição baseia-se no banco de dados “n”, e cada linha no painel é um registro nesse banco de dados.

Em um relacionamento de um-para-um, um registro em um banco de dados é relacionado a somente um registro no outro banco de dados. Por exemplo, o número de um veículo em um banco de dados poderia ser relacionado a uma placa de licenciamento desse veículo em um banco de dados associado. Geralmente, você não precisa criar associações com relacionamentos de um-para-um no Approach. Em vez disso, armazene os dados relacionados dessa maneira — como tudo sobre um veículo — em um único banco de dados. Um relacionamento de n-para-um é o oposto de um relacionamento de um-para-n. Esse relacionamento é usado freqüentemente ao “pesquisar” dados associados. Crie uma associação de n-para-um da mesma forma como você cria uma associação de um-para-n. Para exibir um relacionamento de n-para-um, adicione campos do banco de dados “uma” uma visualização baseada no banco de dados “n”. Quando você inserir dados no campo de associação, os campos do banco de dados “um” serão automaticamente preenchidos com os dados correspondentes ao valor de associação. Por exemplo, um registro de departamento no banco de dados Departamento pode estar relacionado a vários registros de funcionários no banco de dados Funcionário. A associação entre os dois bancos de dados é um valor representando o departamento, a ID de Dept. Quando você inserir um valor na ID de Dept em um registro de funcionário, esse valor estabelecerá uma conexão entre esse registro e o registro correspondente no banco de dados Departamento. Para verificar automaticamente as 31-28 Explorando o Approach 97

informações de departamentos em uma visualização de funcionários, coloque os campos do banco de dados Departamento em uma visualização baseada pelo banco de dados Funcionário. Em um relacionamento de n-para-n, vários registros em um banco de dados são relacionados a vários registros no outro banco de dados. Um conjunto de pedidos de produtos é uma aplicação comum de um relacionamento de n-para-n. Cada pedido pode incluir vários produtos, e cada produto pode constar em vários pedidos. Um relacionamento de n-para-n é um relacionamento de um-para-n em ambas as direções. Você não pode configurar diretamente um relacionamento de n-para-n entre dois bancos de dados. Por exemplo, se você associar o banco de dados Pedidos e o banco de dados Produtos diretamente por um número de pedido, cada produto poderá aparecer em somente um pedido (porque o número do pedido se tornará parte do registro do produto). Pedidos No Pedido No CP Destinatário Att Endereço Cidade Estado Data Envio

Produtos No Pedido Nome Custo Preço Fornecedor Contato

De modo semelhante, se você associar os dois bancos de dados por um número de produto, cada pedido só poderá ter um produto (porque o número do produto se tornará parte do registro do pedido). Para configurar um relacionamento de n-para-n entre dois bancos de dados, você precisa adicionar um banco de dados intermediário, ou de interseção. Cada banco de dados tem um relacionamento de um-para-n com esse banco de dados de interseção.

Criando Bancos de Dados 31-29

Para os bancos de dados Pedidos e Produtos, você poderia usar um terceiro banco de dados que armazenasse as informações de produtos de cada item no pedido; nomeie o novo banco de dados com Item_de_linha. Em seguida, exiba os registros desse banco de dados Item_de_linha em um painel de repetição, em um formulário baseado pelo banco de dados Pedidos. Esse procedimento manterá os dados dos pedidos fora do banco de dados Produtos e os dados do produtos fora do banco de dados Pedidos. Pedidos No Pedido No CP Destinário Att Endereço Cidade Estado Data Envio

Item_de_linha

Produtos

No Pedido No Produto Quantidade

1-para-n

No Prod Nome Custo Preço Fornecedor Contato 1-para-n

Agora, cada pedido pode ter vários produtos e cada produto pode constar em vários pedidos. Você pode exibir os dados de um-para-n nas visualizações de pedidos e nas visualizações de produtos.

3HGLGR 1R3HGLGR

(QYLDU 0LUDPDU.LWFKHQV $WW6DQGUR %UXQHOOHVFKL

O registro de um pedido contém dados para vários produtos

1R&3 %

 'DWD(QYLR

GHPDUoRGH

1R3URG 1RPH

4XDQW



1LFRLVH2OLYHV





+DEDQHUR6DOVD





:KHDW&UDFNHUV



3UHoR

4WLD









  9HQGDVGH3URGXWR 1RPHGR3URGXWR 1LFRLVH2OLYHV

31-30 Explorando o Approach 97



1R 3HGLGR

'DWD

0LUDPDU.LWFKHQV







%DUFHORQD&DIH







0DMROLD4XLFKHULH







6DUD V+RPH&RRNLQJ







&OLHQWH

O registro de um produto contém dados para vários pedidos

1R3URGXWR

4WLD

Associações de codinome Às vezes é útil associar um banco de dados a si mesmo. Por exemplo, suponha que você quisesse rastrear que funcionários de sua empresa são gerentes e que funcionários se reportam a esses gerentes. O banco de dados Funcionário pode ter identificações de funcionários para identificar cada funcionário de forma exclusiva e identificações de gerentes para identificar o gerente de cada funcionário pela identificação de funcionário. Funcionários Cód Func Nome 25 74 95 29 33 49 85 35 63 12

Indira Joann Leo Keng Jean-Pierre Barbara Maria Jose James Yasunari

Sobrenome Cód Gerente Kumar Willis Pavlovich Wu Renault Taylor Lopez y Garcia Morales Macleane Murasaki

81 97 35 74 74 43 74 28 74 20

Essa pode ser uma forma eficiente de usar os dados porque você não precisa duplicar os registros de gerentes em um banco de dados separado. Mas você precisa de um segundo banco de dados para expressar adequadamente os relacionamentos da associação. Para associar um banco de dados a si mesmo, crie uma cópia virtual do banco de dados na caixa de diálogo Associação. Com virtual queremos dizer que a cópia não é propriamente uma réplica do banco de dados, mas apenas outra listagem desse banco de dados, denominada codinome. Depois que você criar o banco de dados de codinome, poderá configurar uma associação entre o banco de dados e seu codinome, como faria entre dois bancos de dados quaisquer.

Criando Bancos de Dados 31-31

Por exemplo, você pode associar a identificação de gerente de um banco de dados Funcionário à identificação de funcionário em um banco de dados Gerente; essa é uma cópia virtual do banco de dados Funcionário. Funcionário:1

Funcionário:2

Cód Func Nome Sobrenome Cód Depto Cargo Nível Cód Gerente Data Contr Avaliações

Cód Func Nome Sobrenome Cód Cargo Nível Cód Gerente Data Contr Avaliações

O banco de dados de codinome Gerente tem um relacionamento de um-para-n com o banco de dados Funcionários. Você pode exibir os resultados dessa auto-associação, usando um painel de repetição em um formulário baseado pelo banco de dados Gerente.

Se você criar mais de uma cópia de codinome de um banco de dados, poderá associar um codinome a outro e até associar um codinome a um banco de dados diferente. Quando você cria um codinome para um banco de dados, o Approach adiciona um número 1 ao nome do banco de dados e atribui ao codinome o mesmo nome do banco de dados acrescido do número 2 (ou 3, e assim, sucessivamente); por exemplo, FUNCIONARIO:1 e FUNCIONARIO:2. Esses nomes aparecem somente no arquivo do Approach com as associações e não afetam o nome do próprio arquivo de banco de dados nem o nome do banco de dados em qualquer outro arquivo do Approach.

31-32 Explorando o Approach 97

Associando e desassociando Os formulários, relatórios e outras visualizações em um arquivo do Approach podem usar dados de qualquer banco de dados associado a esse arquivo. Para cada associação, você pode especificar se deseja que o Approach insira ou exclua automaticamente registros relacionados de um banco de dados associado, ao inserir ou editar dados em uma visualização baseada em outro banco de dados. Depois que você criar associações nos bancos de dados, lembre-se de salvar as alterações no arquivo do Approach.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Banco de dados principal para uma visualização Associações de codinome Associações, opções

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Próxima etapa: criando visualizações Agora que você já estruturou seu sistema de banco de dados, está preparado para criar visualizações para inserir, analisar e apresentar seus dados. Use visualizações em todas as suas operações de banco de dados. Dependendo da freqüência em que determinada tarefa é executada, é possível que você prefira adaptar uma visualização, para que ela fique fácil de usar e atenda sempre às suas necessidades.

Criando Bancos de Dados 31-33

31-34 Explorando o Approach 97

Capítulo 32 Criando e Modificando Visualizações Este capítulo descreve métodos através dos quais você pode criar e personalizar visualizações do Approach para otimizar sua inserção e apresentação de dados. As tarefas examinadas neste capítulo interferem nas visualizações e nos objetos armazenados no arquivo do Approach (.APR). Execute essas tarefas no ambiente Estrutura. Selecione periodicamente o comando Arquivo - Salvar Arquivo do Approach para salvar as alterações introduzidas em Estrutura.

Ambiente Estrutura Em Estrutura, crie formulários, relatórios, planilhas eletrônicas, cartas-padrão, envelopes, etiquetas de endereçamento, tabelas de referência cruzada e gráficos para exibir e trabalhar com seus dados. Você pode adicionar, editar e excluir essas visualizações a qualquer momento. Para ir para Estrutura, siga um dos procedimentos a seguir: Clique sobre o botão Estrutura na barra de ação. Clique no botão ambiente, na barra de status, e selecione Estrutura. Selecione Exibir - Estrutura. Quando você trabalhar em Estrutura, lembre-se de salvar as alterações introduzidas nas visualizações. Para obter maiores informações sobre a personalização de sua área de trabalho em Estrutura, consulte o Capítulo 35.

SmartIcons em Estrutura O Approach dispõe de um conjunto de SmartIcons para manipular objetos, editar texto e alterar a área de trabalho em Estrutura. Para trabalhar com um ícone, clique sobre ele. Para descobrir o que um ícone faz, posicione o ponteiro do mouse sobre o ícone. Será exibida uma descrição sucinta da atividade desse ícone.

32-1

Clique sobre o botão posicionado no canto superior esquerdo de uma barra de SmartIcons para selecionar comandos da barra de ícones, como “Ocultar esta barra de SmartIcons”, e para exibir barras de ícones relacionadas. Para obter maiores informações sobre como controlar que conjuntos de SmartIcons ficarão disponíveis e quando, consulte o Capítulo 4.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: SmartIcons, visão geral SmartIcons, exibindo

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Barra de menus e barra de status em Estrutura Em Estrutura, a barra de menus inclui um menu de contexto que se modifica, em função da visualização atual ou da seleção atual. Se não existir uma seleção atual, esse menu receberá o nome do tipo atual de visualização: Formulário, Relatório, Carta, Envelope, Etiqueta de Endereçamento, Planilha, Tabela ou Gráfico. O menu de contexto oferece comandos para trabalhar com o tipo atual de visualização. Se um objeto foi selecionado ou se você clicou sobre um texto, painel de repetição ou painel de resumo, o menu será alterado para Objeto, Texto, Coluna ou Painel, e conterá comandos para trabalhar com o tipo de elemento em questão. Em Estrutura, a barra de status fornece informações sobre a visualização atual e sobre o texto e objeto contidos nessa visualização. A maior parte da barra de status é formada por botões sobre os quais você pode clicar para alterar a seleção ou a área de trabalho. Fonte

Tamanho da fonte

Estilo definido

Estilos da fonte

32-2 Explorando o Approach 97

Tamanho do objeto

Página atual

Nível de zoom Visualização

Controles para Ambiente mover entre páginas

Menus de atalho Quando você estiver em Estrutura, poderá abrir um menu de atalho listando os comandos mais freqüentemente usados em Estrutura para o objeto selecionado. Esses comandos formam um subconjunto dos comandos existentes no menu principal.

O menu de atalho aparece com o clique do botão direito do mouse

Para selecionar um comando do menu de atalho, clique sobre um objeto ou sobre a margem de página de uma visualização com o botão direito do mouse. Quando o menu se abrir, clique sobre o comando desejado. O menu de atalho se fecha depois que você seleciona um comando. Para fechar o menu sem selecionar um comando, clique sobre qualquer local fora do menu.

Criando e Modificando Visualizações 32-3

Caixa de Informações Todas as propriedades estruturais de objetos são definidas na Caixa de Informações. A Caixa de Informações apresenta divisórias contendo as propriedades para o objeto selecionado no momento. Se não houver um objeto selecionado, a Caixa de Informações exibirá definições para a visualização atual. Clique sobre uma divisória posicionada na parte superior da Caixa de Informações para passar para outro conjunto de propriedades do objeto. Com um campo selecionado, a Caixa de Informações exibe as propriedades básicas. Clique sobre a divisória Linhas e Cores para opções de bordas e preenchimento. Clique sobre a divisória Formato para exibir os dados com letras maiúsculas, formato de números de telefone ou separadores de data e hora.

Quando você clicar sobre outro objeto ou no fundo de uma visualização, a Caixa de Informações se modificará, de modo a exibir as definições para o objeto ou visualização em questão. Você pode salvar um conjunto de propriedades da Caixa de Informações em um estilo definido. Se você desejar alterar as propriedades de determinado objeto, poderá usar a Caixa de Informações para aplicar um estilo definido sobre esse objeto ou alterar as propriedades manualmente. Além disso, pode tornar um estilo definido o padrão para visualizações.

32-4 Explorando o Approach 97

Paleta de ferramentas Use a Paleta de ferramentas para desenhar objetos e adicionar campos a uma visualização. Clique sobre um ícone para trabalhar com esse ícone. Clique duas vezes sobre um ícone para desenhar mais de um objeto de determinado tipo.

Depois que você criar botões de opção, caixas de campos e de verificação usando os ícones da Paleta de ferramentas, o Approach exibirá uma caixa de diálogo em que você conectará os novos objetos a um campo do banco de dados. Se você desenhar um botão, a Caixa de Informações será exibida; abra a divisória Macros. Selecione opções nessa divisória para: Selecionar a ação do usuário que ativará a macro Especificar o nome da macro a ser anexada ao botão.

Assistentes Com apenas algumas etapas, você poderá criar uma visualização adequada a determinado modo de utilização de seus dados. Crie uma visualização em um assistente. Todos os assistentes de visualização — Formulário, Relatório, Planilha, Tabela de Referência Cruzada, Carta-Padrão, Etiqueta de Endereçamento, Envelope e Gráfico — estão disponíveis no menu Criar.

Criando e Modificando Visualizações 32-5

Os Assistentes permitem que você selecione os campos que aparecerão na visualização, os campos que serão utilizados em resumos e o modo como os resumos serão calculados. Por exemplo, use o Assistente de Formulário para criar um formulário para inserir dados, adicionar campos da esquerda para a direita ou de cima para baixo, selecionar dentre diversos estilos de linhas e cores.

Nomeie a Visualização Selecione um Layout Selecione um estilo

Ou use o Assistente de Relatório para criar um relatório para agrupar registros e exibir totais para os grupos. O Approach oferece uma variedade de layouts e estilos predefinidos para visualizações; selecione um layout e um estilo no assistente para determinar a aparência básica da visualização. Você poderá personalizar uma visualização depois de criá-la.

Aproximando e afastando a imagem Ao trabalhar em Estrutura, você pode Aproximar a imagem para examinar com mais detalhes sua visualização ou Afastar a imagem para obter uma imagem grande. As definições possíveis de zoom são 25, 50, 75, 85, 100 e 200 por cento. As definições de zoom afetam somente a exibição da visualização na tela, mas não sua exibição impressa. O Approach sempre imprime com um percentual de 100 por cento. Selecione uma definição de zoom na barra de status

32-6 Explorando o Approach 97

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite a seguinte frase: Dimensionando, visualizações

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Trabalhando com objetos em Estrutura Em Estrutura, todos os componentes de uma visualização são considerados objetos que podem ser modificados. Você pode selecionar e manipular objetos de várias maneiras, incluindo o seu redimensionamento e a aplicação de propriedades de linhas e cores sobre eles. Você pode adicionar objetos ao fundo de uma visualização. Em Pesquisa, esses objetos permanecem idênticos para todos os registros. (Ao contrário, o texto e as imagens em campos se alteram de um registro para o outro, em Pesquisa.) Cole figuras de um aplicativo de gráficos, como este sombreado ou

Adicione objetos de texto, como este logotipo, em Estrutura. Quando você desenha objetos geométricos, como uma borda, Eles aparecem em todos os registros, como acontece nessas duas cartas-padrão.

Criando e Modificando Visualizações 32-7

Os objetos de campo exibem dados de registros em um banco de dados. Como padrão, um objeto de campo é uma caixa em que você digita dados em Pesquisa mas pode ser também um conjunto de botões de opção, um conjunto de caixas de verificação utilizado para selecionar dados ou um dentre os diversos tipos de listas. Algumas visualizações têm painéis que podem conter campos ou outros objetos. Por exemplo, um formulário pode exibir um painel de repetição, e um relatório pode incluir um painel de resumo.

Um painel do relatório pode armazenar vários campos.

Um painel de repetição em um formulário também pode armazenar vários campos.

Uma visualização propriamente dita também é um objeto. Ela pode ser editada através de alguns dos mesmos métodos empregados para outros objetos. Ela fornece o fundo sobre o qual outros objetos são exibidos. Exibindo nomes de campos ou dados reais Você pode exibir os nomes dos campos ou os dados reais contidos em objetos de campo em Estrutura. Ao exibir nomes de campos em Estrutura, as bordas do objeto também são exibidas na área de trabalho. Se o arquivo do Approach tiver bancos de dados associados, os nomes dos bancos de dados aparecerão com os nomes dos campos (por exemplo, FUNCIONÁRIO.Endereço). Se você examinar um relatório exibindo nomes de campos, poderá ver como os campos e outros objetos são dispostos nos painéis do relatório.

32-8 Explorando o Approach 97

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite a seguinte frase: Exibindo, nomes de campo em Estrutura

3. Clique sobre a entrada do índice que você deseja e, em seguida, sobre Exibir.

Com a opção Exibir Dados desativada, você vê os nomes dos campos em painéis do relatório. Com a opção Exibir Dados ativada, você vê: agrupamentos de registros,

resumos calculados, e dados dos campos.

Ao exibir os dados reais em Estrutura, você vê os dados dos campos conforme serão impressos: Os campos definidos para deslizar quando impressos serão exibidos quando impressos. Os objetos que não serão impressos não serão exibidos na visualização. Você pode alternar entre esses modos de exibição de objetos em Estrutura. Para exibir os dados em Estrutura, selecione Exibir - Exibir Dados. Para exibir os nomes dos campos, selecione Exibir Dados novamente. Selecionando objetos Um objeto selecionado apresentará alças a seu redor. Arraste uma dessas alças para redimensionar o objeto. Redimensione as alças Redimensione o ponteiro do mouse

Criando e Modificando Visualizações 32-9

Se você selecionar mais de um objeto, poderá alterar as propriedades de todos os objetos de uma só vez. A Caixa de Informações exibirá opções comuns a todos os objetos selecionados. Para selecionar um objeto, clique sobre o objeto ou sobre a borda desse objeto. Para selecionar mais de um objeto, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique sobre os objetos. Ou clique sobre uma parte vazia da visualização e arraste diagonalmente para desenhar um retângulo de seleção ao redor do objeto.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite a seguinte frase: Objetos, selecionando

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir. Selecionando texto Você precisa selecionar um objeto de texto ou um texto antes de aplicar atributos de texto (como itálico ou negrito) sobre esse elemento. Se você selecionar um objeto de texto inteiro, qualquer atributo utilizado será aplicado a todo o texto no objeto. Você pode selecionar determinado texto em um objeto de texto; o texto será realçado, quando selecionado. Alinhando e distribuindo objetos O Approach permite que você alinhe objetos verticalmente, horizontalmente, ou das duas formas. Você pode especificar um alinhamento ao longo da parte superior, inferior, lateral ou central dos limites do objeto. Os objetos podem se alinhar à posição de um objeto ou ao ponto mais próximo à grade. Alinhe os objetos:

entre si ou

à grade.

32-10 Explorando o Approach 97

Você também pode distribuir os objetos verticalmente, horizontalmente ou das duas formas. O alinhamento selecionado introduzirá uma quantidade igual de espaço entre os objetos.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite a seguinte frase: Objetos, alinhando

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir. Formato Rápido Você pode copiar as propriedades de linhas e cores e os atributos de texto de um objeto e aplicá-los a outro objeto com um clique do mouse. Cada objeto clicado assumirá as propriedades de linhas e cores e os atributos de texto do objeto selecionado. Selecione o primeiro objeto e a opção Formato Rápido.

Em seguida, selecione os objetos que serão alterados.

Estilos definidos Um estilo definido é um conjunto de propriedades de objeto que você pode definir e salvar. Você pode aplicar um estilo definido a qualquer objeto e pode especificar um estilo padrão para todas as novas visualizações. Os estilos definidos permitem que você aplique uma formato consistente aos objetos dentro de um arquivo do Approach. Um estilo definido pode incluir as seguintes propriedades: Atributos de texto para dados de campos e para o o texto em objetos de texto Propriedades de linhas e cores para todos os objetos, e propriedades de bordas e linha-base para campos Atributos de texto para rótulos de campos

Criando e Modificando Visualizações 32-11

Propriedades de imagens, como recortar e reduzir, para campos de PicturePlus. Propriedades de bordas e cores para o fundo de visualizações e painéis As propriedades em um estilo definido são idênticas às da Caixa de Informações, mas ao salvar as propriedades em um estilo você poderá facilmente aplicá-las a mais de um objeto. Se você alterar quaisquer propriedades de um estilo definido, todos os objetos que usarem o estilo serão atualizados de modo a corresponder às alterações automaticamente. Se desejar aplicar todas as propriedades de um objeto a outros objetos, você poderá criar um estilo definido baseado neste objeto. Ao criar uma visualização com um assistente, você poderá aplicar o estilo padrão atual à visualização ou poderá aplicar um dos estilos definidos. O Approach usa as propriedades definidas em um estilo para o fundo da visualização e para todos os objetos adicionados à visualização.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite a seguinte frase: Estilos definidos, aplicando

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Visualizações Além de editar os objetos individualmente em uma visualização, você pode fazer alterações que afetem essa visualização como um todo. Exatamente como acontece com outros objetos, as propriedades de uma visualização estão disponíveis através da Caixa de Informações. Quando você seleciona uma visualização ou clica sobre o fundo de uma visualização, em Estrutura, a Caixa de Informações se modifica de modo a exibir as propriedades da visualização. Para certificar-se de que você está alterando as propriedades de uma visualização, procure o nome da visualização no título da Caixa de Informações. A barra de título da Caixa de Informações exibe o objeto selecionado no momento.

32-12 Explorando o Approach 97

Para criar uma visualização semelhante a uma já existente, selecione Duplicar [Visualização] a partir do menu de contexto e, em seguida, modifique a cópia. Quando você duplica uma visualização, , o Approach atribui à cópia um nome, como Formulário 2 ou Relatório 2. Renomeie a visualização na divisória Básico da Caixa de Informações. Para excluir uma visualização, selecione Excluir [Visualização] a partir do menu de contexto.

Propriedades de campos em Estrutura Adicione um campo a um formulário, relatório, envelope ou etiqueta de endereçamento usando a caixa de diálogo Adicionar Campo ou um dos ícones para a criação de objetos de campo incluídos na Paleta de ferramentas. Você também pode usar Adicionar Campo em uma planilha ou tabela e referência cruzada. A caixa de diálogo Adicionar Campo permite que você arraste campos já existentes para qualquer uma de suas visualizações; clique sobre Definição de Campo na caixa de diálogo para criar novos campos. Quando você adiciona um campo a um formulário ou relatório, o campo aparece como uma caixa de campo para inserir e editar dados, em Pesquisa. Uma caixa de campo em uma visualização é uma conexão com o campo do banco de dados básico. Você pode estabelecer qualquer quantidade de conexões com o mesmo campo do banco de dados — a partir de uma única visualização ou de várias visualizações. O Approach atribui à caixa de campo a espessura de borda, os atributos de texto e outras propriedades do estilo definido da visualização atual. Você pode excluir campos de uma visualização da mesma forma como você exclui outros tipos de objetos. A exclusão de um campo de uma visualização do Approach altera apenas a exibição de seus dados, não a estrutura do banco de dados. Para adicionar ou excluir campos do próprio banco de dados, selecione Criar - Definição de Campo.

Rótulos de campos Um rótulo de campo é um título descritivo para um campo que você vê em Pesquisa. Inicialmente, um rótulo é definido com a mesma inscrição do nome do campo, mas você pode editar esse rótulo de modo a usar o texto desejado.

Criando e Modificando Visualizações 32-13

Um rótulo pode aparecer acima ou abaixo do objeto campo, ou à esquerda ou direita desse objeto. Você também pode ocultar o rótulo do campo. O rótulo do campo pode aparecer: Acima da caixa do campo À esquerda À direita Abaixo Ou pode não aparecer

Altere as propriedades do texto, o texto do rótulo ou a posição de um rótulo na divisória Formato de texto da Caixa de Informações. Selecione Rótulo para modificar as propriedades do rótulo.

Exibindo valores para um campo Além de exibir um campo como uma caixa simples para inserir dados, você também pode exibi-lo como: Um dos vários tipos de listas de rolagem (caixa drop-down, caixa e lista de campos ou caixa de lista) Uma ou mais caixas de verificação Um ou mais botões de opção Use um desses controles para facilitar ainda mais a inserção de dados e para torná-la mais precisa.

32-14 Explorando o Approach 97

Exibindo um campo como uma lista de valores Você pode fazer com que um campo seja exibido em Pesquisa como uma lista que não se fecha (caixa de lista), uma caixa drop-down ou como uma combinação de uma caixa drop-down com uma caixa de campo. Caixa de lista

Caixa drop-down

Selecione na lista

Drop-down e selecione na lista

Caixa e lista de campo

Selecione na lista ou insira um novo valor

Para exibir um campo como uma lista, inicie com um campo já existente na visualização. Somente os campos de memorando e de PicturePlus não podem ser exibidos como uma lista. Você pode especificar os valores disponíveis na lista de várias maneiras: Insira os valores especiais que você deseja ver na lista. Use os valores existentes de um campo do banco de dados. Use os valores de outro campo como uma descrição do valor que será adicionado ao campo. Por exemplo, suponha que um campo com uma lista armazenasse uma identificação de funcionário. Para facilitar a inserção das identificações de funcionários, exiba os sobrenomes dos funcionários na lista, em vez de suas identificações. Em seguida, quando você selecionar um nome na lista, em Pesquisa, a identificação desse nome será inserida no campo. Filtre a lista de valores, usando um valor de campo já inserido em outro registro. Por exemplo, suponha que nem todos os produtos de sua empresa estivessem disponíveis em outros países. Para ver somente os produtos disponíveis em determinado país, adicione um campo País aos bancos de dados Produto e Pedido. Em seguida, restrinja a lista aos produtos com valores coincidentes no campo País (no banco de dados Produto) e no campo País do registro atual (no banco de dados Pedido). Se você tiver bancos de dados associados, poderá também usar os campos dos bancos de dados associados para descrever ou filtrar os valores em uma lista de campos. Criando e Modificando Visualizações 32-15

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Valores descritivos, exibindo em listas de paginação Campos, exibindo como caixas de lista Campos, exibindo como caixas drop-down Campos, exibindo como caixas e listas de campos

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir. Exibindo um campo como uma caixa de verificação Você pode exibir um campo como uma ou mais caixas de verificação. Uma caixa de verificação tem os seguintes valores: um Valor marcado, que é inserido no campo se a caixa de verificação estiver ativada; um Valor não marcado, que é inserido se a caixa de verificação estiver desativada; e um Valor nulo, se a caixa de verificação não foi selecionada. Clique sobre uma caixa de verificação, em Pesquisa, para ativá-la ou desativá-la. Qualquer tipo de campo pode ser exibido como uma caixa de verificação, exceto os campos de memorando ou de PicturePlus. Por exemplo, você poderia usar uma caixa de verificação para identificar um produto como “em falta”. O Valor marcado seria “Em falta”, e seu Valor não marcado seria “Em estoque”.

Como cada caixa de verificação tem apenas dois valores, geralmente você deve configurar uma caixa de verificação para um campo. Quando você clicar sobre a caixa de verificação, você alternará entre os dois valores dessa caixa. Se um campo tiver mais de uma caixa de verificação, somente uma caixa de verificação poderá ser ativada por vez (mas também é possível que nenhuma caixa seja ativada). Quando você ativa uma caixa de verificação, qualquer caixa já ativada no conjunto será desativada. Desative uma caixa de verificação para inserir seu Valor não marcado no campo.

32-16 Explorando o Approach 97

Você pode adicionar um campo a uma visualização como caixas de verificação ou exibir um campo já existente em uma visualização como caixas de verificação. Você pode fornecer os valores da caixa de verificação ou pode usar os valores dos dados do campo atual.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite a seguinte frase: Campos, exibindo como caixas de verificação

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir. Exibindo um campo como um conjunto de botões de opção Você pode exibir um campo como um conjunto de botões de opção. Cada botão fornece um valor Ao clicar. Clique sobre um botão de opção, em Pesquisa, para inserir seu valor no campo. Qualquer tipo de campo pode ser exibido como botões de opção, exceto os campos de memorando e de PicturePlus. Por exemplo, você poderia usar botões de opção para listar os possíveis níveis de status de clientes.

Como cada botão de opção tem somente um valor, normalmente você deve usar um conjunto de dois ou mais botões de opção para um único campo. Em um conjunto de botões de opção, apenas um botão por vez pode ser ativado. Quando você ativa um botão de opção, qualquer botão ativado no momento no conjunto é desativado. Você pode adicionar um campo a uma visualização como botões de opção ou exibir um campo já existente em uma visualização como botões de opção. Os botões de opção podem ter valores especiais fornecidos ou valores do campo atual do banco de dados.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite a seguinte frase: Campos, exibindo como botões de opção

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Criando e Modificando Visualizações 32-17

Formatando dados em campos O Approach oferece formatos predefinidos para exibir e imprimir data, hora, dados numéricos e textuais em um campo. Sempre que você insere dados em um campo, insere apenas os dados isoladamente, quer o campo esteja ou não formatado. O Approach formata automaticamente formata os caracteres inseridos, como sinais monetários ou separadores de milhares. Você vê os dados formatados ao sair do campo. Se você ativar a opção “Exibir formato da entrada de dados”, para um campo de data, hora ou numérico, os caracteres aparecerão no campo quando você clicar sobre esse campo para inserir dados, e os sublinhados indicarão o número máximo de caracteres.

Se você ativar a opção “Exibir formato da entrada de dados” para um campo de texto, verá os dados no formato selecionado, em Estrutura (como TODAS EM MAIÚSCULA ou Inicial maiúscula), à medida que os dados são inseridos. As informações de formatação de um campo são definidas na divisória Formato da Caixa de Informações. Quando você seleciona um tipo de formato, a divisória exibe as opções para o tipo selecionado. Os formatos disponíveis dependem do tipo de dados do campo.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Campos, formatando datas Campos, formatando números Campos, formatando horas

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

32-18 Explorando o Approach 97

Trabalhando com campos de PicturePlus Você pode adicionar um campo de PicturePlus a um formulário, relatório, planilha, carta-padrão, envelope ou etiqueta de endereçamento para armazenar uma imagem, um objeto OLE ou uma imagem desenhada com o mouse, em Pesquisa. O gráfico aparece somente no campo de PicturePlus nesse registro. Ele faz parte do registro, não da estrutura de uma visualização. Você pode alterar as propriedades de largura, cor e moldura de um campo de PicturePlus, e pode mover, redimensionar, recortar, copiar, colar e excluir o campo, como você faria com quaisquer outros tipos de objetos.

Alterando a ordem de tabulação dos campos Ao inserir dados em Pesquisa, você pode pressionar a tecla TAB para percorrer os campos de um registro. (Você também pode pressionar a tecla ENTER para fazer uma tabulação pelos campos, se suas Preferências estiverem definidas dessa forma.) A ordem na qual você se movimenta entre os campos é a ordem de tabulação. Tanto os botões de opção quanto as caixas de verificação têm uma posição separada na ordem de tabulação. Podem ser incluídos blocos de texto, botões de macro e objetos gráficos nessa ordem. Inclua um objeto na ordem de tabulação, selecionando “Na ordem de tabulação” na divisória Básico da Caixa de Informações do objeto em questão.A opção Exibir - Exibir Ordem de Tabulação exibe a ordem e permite que você edite os números dessa ordem.

Os números nas caixas indicam a ordem de tabulação Edite os número, para alterar uma única entrada.

Criando e Modificando Visualizações 32-19

Inicialmente, o Approach define a ordem de tabulação com a ordem na qual os campos (e objetos) foram adicionados à visualização, mas você pode alterar essa ordem quando desejar. Você pode alterar a ordem de alguns itens ou reorganizar todos os itens editando os números da ordem de tabulação.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Ordem de tabulação, adicionando objetos a Ordem de tabulação, alterando Ordem de tabulação, removendo objetos

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Visualizações As seguintes seções descreverão os oito tipos de visualizações disponíveis no Approach. Embora as visualizações possam exibir praticamente os mesmos dados de campos, cada uma refere-se a tarefas diferentes. O banco de dados principal para uma visualização Se você tiver bancos de dados associados em um arquivo do Approach, o Approach identificará um banco de dados principal para cada visualização. O número de registros que você pode ver, ao usar a visualização, dependerá do número de registros do banco de dados principal. Os outros bancos de dados associados são os bancos de dados de detalhes da visualização. Você pode adicionar campos dos bancos de dados de detalhes à visualização. Para obter maiores informações sobre os bancos de dados principal e de detalhes, consulte a seção “Associando bancos de dados”, no Capítulo 31.

32-20 Explorando o Approach 97

Formulários Um formulário é um tipo de visualização que focaliza um único registro. Você usa o mesmo formulário para ver todo registro em um banco de dados, mas o formulário só exibe um registro de cada vez. Por exemplo, para um banco de dados de clientes, crie um formulário para inserir e exibir informações sobre um único cliente.

Formulários e registros não têm o mesmo significado Como acontece com qualquer outra visualização em um arquivo do Approach, um formulário é uma forma de examinar dados de registros em um banco de dados. Por outro lado, um registro é uma unidade de armazenamento em um banco de dados. Essa distinção entre formulários e registros é útil. Por exemplo, ao criar um formulário, selecione somente os campos do banco de dados que armazenem os dados que você deseja exibir no formulário. Painéis de repetição em formulários Se os registros do banco de dados principal mantiverem um relacionamento de um-para-n com os registros de um banco de dados de detalhes, você poderá adicionar um painel de repetição a um formulário. O painel de repetição exibirá os registros do banco de dados de detalhes que estiverem relacionados a cada registro no banco de dados principal do formulário.

Criando e Modificando Visualizações 32-21

Por exemplo, um departamento e seus funcionários mantêm um relacionamento de um-para-n. Um departamento pode ter vários funcionários. Para listar os funcionários de cada departamento, associe um banco de dados Departamento a um banco de dados Funcionário por um campo ID de Departamento. Em seguida, configure um formulário que tenha o banco de dados Departamento como seu banco de dados principal. Atribua ao formulário um painel de repetição para os funcionários. O painel listará todos os funcionários que tiverem a mesma identificação do departamento atual. Cada funcionário neste painel de repetição tem o número 332 no campo ID de Departamento, a mesma identificação do departamento no banco de dados Departamento.

Quando usar formulários Insira os dados ao exibir um registro por vez. Faça procuras, principalmente quando você desejar localizar uma caixa de verificação, botão de opção ou uma seleção de lista. Crie e modifique formulários Para

Selecione

Criar um novo formulário.

Criar - Formulário

Copiar um formulário existente no mesmo arquivo do Approach e modificar a cópia.

Formulário - Duplicar Formulário, em Estrutura

Importar visualizações de outro arquivo do Approach e, em seguida, personalizá-las.

Arquivo - Importar Arquivo do Approach, em Estrutura

32-22 Explorando o Approach 97

O que fazer com os formulários Observe as seguintes dicas sobre definição de campos e criação de formulários, para aperfeiçoar a entrada de dados em seus formulários. Para obter maiores informações, pressione F1 para abrir a Ajuda. Para

Ação

Filtrar os valores que você pode selecionar para inserir em um campo

Selecione o campo, abra a Caixa de Informações, selecione um tipo de entrada de dados de lista na divisória Básico (Lista drop-down, Caixa e lista de campos ou Caixa de lista). Na caixa de diálogo que se abrirá, defina os valores da lista, clique sobre Opções e ,em seguida, defina os valores do filtro.

Definir intervalos dentro dos quais os dados dos campos devem se enquadrar

Selecione Criar - Definição de Campo. Na caixa de diálogo que se abrirá, selecione o campo e clique sobre Opções. Defina o intervalo na divisória Validação.

Usar formatos de campos para ajudar a indicar como as informações devem ser inseridas em um campo

Selecione o campo, abra a Caixa de Informações, clique sobre a divisória Formato. Selecione um formato existente ou defina um formato próprio.

Definir uma ordem de tabulação para os objetos e campos no formulário

Selecione Exibir - Exibir Ordem de Tabulação, em Estrutura. Altere a seqüência de tabulação, editando as caixas numeradas.

Adicionar botões de macro para orientar um usuário a inserir dados nas visualizações corretas

Selecione Criar - Controles - Botão, em Estrutura, e arraste um botão na visualização. Na caixa de diálogo que se abrirá, defina e anexe uma macro ao botão.

Adicionar páginas ao formulário, caso você tenha vários campos para exibir

Selecione Formulário - Adicionar Página, em Estrutura.

Adicionar gráficos ou objetos incorporados para ajudar a distinguir um formulário dos outros formulários

Selecione Editar - Imagem - Importar, em Estrutura.

Criando e Modificando Visualizações 32-23

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Formulários, criando Formulários, páginas em Macro, botões para executar Colando, imagens como parte do fundo da visualização

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Relatórios Os relatórios organizam e apresentam dados de registros de modo eficiente. Selecione os campos que aparecerão no relatório, agrupe os registros pelos valores de campos e calcule informações de resumo para os grupos e para o relatório inteiro.

32-24 Explorando o Approach 97

Quando você criar um relatório com o Assistente de Relatório, poderá facilmente totalizar os dados de qualquer campo. O Approach calcula o total de todos os registros no relatório.

Selecione o layout “Coluna com totais”... Selecione o campo a ser totalizado..

Para criar este relatório

Criando e Modificando Visualizações 32-25

Além disso, os relatórios podem apresentar dados em grupos. Você pode facilmente adicionar subtotais para cada grupo.

Selecione o layout “Coluna com grupos e totais”... Selecione os campos que deseja agrupar...

Para obter este relatório

Quando você procura registros, o relatório exibe somente os registros do conjunto encontrado. Os totais são recalculados usando somente o conjunto encontrado de registros, e os grupos que aparecem são aqueles representados no conjunto encontrado. Ative a opção Exibir Dados para criar relatórios com “dados ativos” para campos e resumos. Para obter informações sobre a inclusão de dados de bancos de dados associados em relatórios, e sobre o banco de dados pelo qual basear o relatório, consulte “Associando bancos de dados”, no Capítulo 31. Para obter informações sobre o salvamento do relatório no formato HTML para exibição na Internet, consulte o Capítulo 38. 32-26 Explorando o Approach 97

Quando usar relatórios Organize e resuma os dados. Insira e edite os dados ao exibir mais de um registro por vez. Exiba e imprima mais de um registro na mesma página. Crie e modifique relatórios Para

Selecione

Criar um novo relatório

Criar - Relatório.

Usar o relatório PowerClick

Um ícone PowerClick com um campo selecionado:

Copiar um relatório existente no mesmo arquivo do Approach e modificar a cópia

Relatório - Duplicar Relatório, em Estrutura.

Importar um arquivo do Approach e modificar o relatório importado

Arquivo - Importar Arquivo do Approach, em Estrutura.

O que fazer com relatórios Examine as seguintes dicas sobre como aprimorar a organização e apresentação de registros em relatórios. Para obter maiores informações, pressione F1 para abrir a Ajuda. Para

Selecione

Adicionar totais, contagens, médias e outros cálculos de resumo a relatórios

Selecione o campo a ser resumido e, em seguida, clique sobre um dos seguintes ícones PowerClick, Total, Contagem ou Média:

Criar agrupamentos de resumo para os dados do relatório

Selecione o campo pelo qual agrupar e, em seguida, clique sobre um dos seguintes ícones PowerClick, Resumo anterior ou Resumo posterior:

Criar um cabeçalho ou rodapé especial para a primeira página do relatório

Selecione Relatório - Adicionar Página de Título, em Estrutura. Em seguida, modifique o cabeçalho ou o rodapé na página de título.

Criando e Modificando Visualizações 32-27

Para

Selecione

Criar um cabeçalho e rodapé para o relatório

Selecione Relatório - Adicionar Cabeçalho ou Relatório - Adicionar Rodapé

Adicionar gráficos ou desenhos aos cabeçalhos ou rodapés do relatório

Selecione o cabeçalho ou o rodapé e, em seguida, Editar - Imagem - Importar.

Acomodar mais colunas em uma página do relatório

Selecione o relatório; abra a Caixa de Informações; clique sobre a divisória Básico e especifique o novo número de colunas do relatório.

Expandir ou reduzir seções do relatório para exibir todos os dados, quando impressos

Selecione o painel do relatório e, em seguida, selecione Painel - Propriedades do Painel; clique sobre a divisória Básico. Selecione as opções da seção “Ao imprimir”.

Definir locais adequados para quebras de página em seus dados.

Selecione o painel do relatório e, em seguida, selecione Painel - Propriedades do Painel; clique sobre a divisória Básico. Selecione a opção “Ao imprimir, inserir quebra de página”.

Resumir grupos de registros em um relatório usando um gráfico

Expanda o painel de resumo, selecione Criar - Controles- Gráfico, e arraste uma área para o gráfico, Crie o gráfico com o Assistente de Gráfico que se abrirá automaticamente.

Exibir automaticamente os relatórios em Prévia da Impressão

Selecione Arquivo - Configuração do Usuário - Preferências do Approach; clique sobre a divisória Exibir e, em seguida, selecione “Resumos do relatório”.

Adicionar gráficos ou objetos incorporados para ajudar a distinguir o formulário dos outros formulários

Selecione Editar - Imagem - Importar, em Estrutura.

Definir a ordem de tabulação se você estiver usando um relatório, em Pesquisa, para a entrada de dados.

Selecione Exibir - Exibir Ordem de Tabulação, em Estrutura. Altere a seqüência de tabulação, editando as caixas numeradas.

32-28 Explorando o Approach 97

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Página, em relatórios Relatório PowerClick Relatórios, criando Resumos, em relatórios

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Planilhas As planilhas eletrônicas apresentam os registros do banco de dados em uma grade de colunas e linhas. As colunas são os campos do banco de dados e as linhas são os registros individuais.

Quando usar as planilhas Insira e edite dados Procure registros Classifique registros Percorra diversos campos em vários registros Exiba e compare dados de diversos registros

Criando e Modificando Visualizações 32-29

Crie e modifique as planilhas Para

Selecione

Criar uma nova planilha

Criar - Planilha.

Copiar uma planilha existente no mesmo arquivo do Approach e modificar a cópia

Planilha - Duplicar Planilha, em Estrutura.

Alterar a ordem das colunas

O título da coluna e arraste-o para um novo local.

Adicionar uma coluna de fórmula

O local da nova coluna; posicione o ponteiro do mouse entre e na parte superior do dois cabeçalhos de coluna; e clique quando aparecer o ponteiro do mouse com o formato de cunha.

O que fazer com as planilhas Examine as seguintes dicas para exibir colunas em planilhas. Para obter maiores informações, pressione F1 para abrir a Ajuda. Para

Ação

Modificar o texto do título da coluna

Selecione o título da coluna, clique sobre o título e, em seguida, edite o texto.

Alterar a ordem das colunas

Selecione o título da coluna e arraste-o para a nova posição.

Adicionar uma coluna de fórmula

Posicione o ponteiro do mouse entre e na parte superior dos dois cabeçalhos de coluna; clique quando aparecer o ponteiro do mouse com o formato de uma cunha.

Adicionar cor ao texto ou ao fundo da planilha

Selecione o texto ou as células para a alteração; selecione Planilha - Propriedades da Planilha. Na Caixa de Informações, clique sobre a divisória Linhas e Cores, e escolha a nova cor.

Fazer uma procura

Selecione Procurar na barra de ação e, em seguida, digite as condições de procura.

Fazer uma classificação

Selecione o campo para a classificação e, em seguida, Planilha - Classificar - Ascendente ou Descendente.

32-30 Explorando o Approach 97

Para

Ação

Inserir valores determinados por uma fórmula

Selecione o campo à esquerda do local onde você deseja a nova coluna e, em seguida, Planilha - Adicionar Coluna. Insira uma fórmula na caixa de diálogo Fórmula, que se abrirá automaticamente.

Exibir duas ou quatro seções de uma planilha

Posicione o ponteiro do mouse sobre o retângulo preto do canto inferior esquerdo ou do canto superior direito da planilha. Arraste esse retângulo no sentido do centro da tela.

Converter uma planilha em uma tabela de referência cruzada

Selecione o título de uma coluna e arraste-o para a borda esquerda da planilha

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Planilhas, criando Colunas, adicionando Planilhas, fórmulas em

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Tabelas de Referência Cruzada Uma planilha de tabulação cruzada, ou tabela de referência cruzada, resume e divide em categorias os registros do banco de dados. Uma planilha eletrônica tem linhas contendo registros individuais, mas uma tabela de referência cruzada exibe células que resumem os dados dos registros básicos. Uma tabela de referência cruzada é útil principalmente para analisar dados com três ou mais variáveis. Por exemplo, use uma tabela de referência cruzada para apresentar produtos por tipo, por quantidade vendida e por representante de vendas.

Criando e Modificando Visualizações 32-31

Quando usar tabelas de referência cruzada Use tabelas de referência cruzada para analisar dados que dependam de mais de duas variáveis ou categorias. Crie e modifique tabelas de referência cruzada Para

Selecione

Criar uma nova tabela de referência cruzada

Criar - Tabela de Referência Cruzada.

Copiar uma tabela de referência cruzada existente no mesmo arquivo do Approach e modificar a cópia

Tabela de Referência Cruzada - Duplicar Tabela de Referência Cruzada, em Estrutura.

O que fazer com tabelas de referência cruzada Examine as seguintes dicas para produzir os mais eficientes resumos de dados de tabelas de referência cruzada. Para obter maiores informações, pressione F1 para abrir a Ajuda. Para

Ação

Alterar o cálculo usado em uma coluna de resumo ou em todas as células da tabela de referência cruzada

Selecione um título de resumo ou qualquer título de coluna. Selecione Tabela de Referência Cruzada - Propriedades da Tabela de Referência Cruzada, clique sobre a divisória Fórmula e escolha uma nova fórmula.

Converter uma planilha existente em Selecione um título de coluna e arraste-o uma tabela de referência cruzada para a borda superior ou esquerda da planilha.

32-32 Explorando o Approach 97

Para

Ação

Adicionar uma coluna Resumo

Posicione o ponteiro do mouse fora da borda externa da última coluna ou título de linha, e clique quando aparecer o ponteiro do mouse com o formato de uma cunha.

Exibir duas ou quatro seções de uma Posicione o ponteiro do mouse sobre o tabela de referência cruzada retângulo preto no canto inferior esquerdo ou superior direito da tabela de referência cruzada. Arraste esse retângulo no sentido do centro da tela. Criar um gráfico a partir dos valores da tabela de referência cruzada

Selecione Tabela de Referência Cruzada Gráfico de Tabela de Referência Cruzada.

Exibir os registros que contribuem para valores resumidos pela tabela de referência cruzada

Selecione uma coluna, linha ou célula da tabela de referência cruzada e, em seguida, selecione Tabela de Referência Cruzada Analisar Dados.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Tabelas de referência cruzada, resumos em Gráficos, criando Análise, em tabelas de referência cruzada

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Cartas-Padrão Uma carta-padrão apresenta uma combinação de dados de campos e texto que você insere em um formato de carta. O Approach exibe uma cópia da carta para cada registro do conjunto encontrado, adicionando as informações do nome e do endereço dos registros ao texto padrão fornecido. Além do corpo da carta, uma carta-padrão típica consiste em uma saudação, um fechamento e um endereço de retorno. Você pode usar todos esses elementos ou selecionar aqueles que forem adequados à sua correspondência. O Assistente de Carta-Padrão permite também que você crie envelopes correspondentes ao endereço interno de sua carta.

Criando e Modificando Visualizações 32-33

O Approach ajusta automaticamente o espaçamento ao redor dos campos para criar um fluxo regular entre o texto digitado e os dados dos campos. Você verá o espaçamento ajustado, ao alternar para Pesquisa, Prévia da Impressão e Estrutura (se a opção Exibir - Exibir Dados estiver ativada). Quando usar cartas-padrão Use cartas-padrão para exibir uma combinação de dados e texto formatado como uma carta ou bloco de texto. Crie e modifique cartas-padrão Para

Selecione

Criar uma nova carta-padrão

Criar - Carta-Padrão.

Adicionar dados de campo a uma carta-padrão

Carta - Inserir - Valor do Campo, em Estrutura.

Selecionar Propriedades da Caixa de Informações

Carta - Propriedades da Carta-Padrão, em Estrutura.

32-34 Explorando o Approach 97

O que fazer com as cartas-padrão Examine as seguintes dicas para aprimorar suas cartas-padrão. Para obter maiores informações, pressione F1 para abrir a Ajuda. Para

Ação

Excluir registros adicionais com os mesmos nomes ou endereços das cartas que você imprimir

Selecione Pesquisar - Procurar - Assistente de Procura, em Pesquisa. No Assistente de Procura, ative a opção “Procurar registros distintos ou únicos”.

Adicionar gráficos ou desenhos ao fundo da carta-padrão

Selecione Editar - Imagem - Importar, em Estrutura.

Modificar as cores ou fontes usadas na carta-padrão

Selecione o texto que você deseja alterar em Estrutura e, em seguida, Objeto Propriedades do Objeto. Na Caixa de Informações, clique sobre a divisória Formato de Texto e altere as propriedades do texto.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Cartas-Padrão, criando Registros únicos, procurando Importando, gráficos

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Envelopes Um envelope apresenta uma combinação de dados de campo e texto que você digita no endereço de retorno. O Approach exibe uma cópia do envelope para cada registro do conjunto encontrado, usando as informações do nome e endereço dos registros.

Criando e Modificando Visualizações 32-35

Você também pode selecionar o layout, estilo e as propriedades de impressão para o envelope.

O Approach ajusta automaticamente o espaçamento ao redor dos campos para criar um fluxo regular entre o texto digitado e os dados dos campos. Você vê o espaçamento ajustado quando alterna para Pesquisa, Prévia da Impressão e Estrutura (se a opção Exibir - Exibir Dados estiver ativada). Quando usar envelopes Use envelopes para imprimir diretamente em um envelope com ou sem um endereço de retorno. Crie e modifique envelopes Para

Selecione

Criar um novo envelope

Criar - Envelope.

Criar um envelope correspondente a uma carta-padrão

Criar - Carta-Padrão. No Assistente de Carta-Padrão, ative a opção ”Criar envelopes corresp. p/ endereço interno” na Etapa 6.

Adicionar dados de campos a um envelope

Texto - Inserir - Valor do Campo, em Estrutura.

Selecionar propriedades na Caixa de Informações

Envelope - Propriedades de Envelope, em Estrutura.

32-36 Explorando o Approach 97

O que fazer com os envelopes Examine as seguintes dicas para aprimorar seu envelope. Para obter maiores informações, pressione F1 para abrir a Ajuda. Para

Selecione

Excluir registros adicionais com os mesmos nomes ou endereços das cartas que você imprimir

Selecione Pesquisa - Procurar - Assistente de Procura, em Pesquisa. No Assistente de Procura, ative a opção "Procurar registros distintos ou únicos”.

Adicionar gráficos ou desenhos ao fundo do envelope

Selecione Editar - Imagem - Importar, em Estrutura.

Modificar as cores ou fontes usadas no envelope

Selecione o texto que você deseja alterar em Estrutura, e, em seguida, Objeto Propriedades do Objeto. Na Caixa de Informações, clique sobre a divisória Formato de Texto e altere as propriedades do texto.

Imprimir um envelope para cada carta-padrão

Selecione a divisória de visualização do envelope e, em seguida, Arquivo Imprimir. Faça isso com o mesmo conjunto encontrado utilizado para imprimir a carta-padrão.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Envelopes, criando Registros únicos, procurando Importando, gráficos

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Criando e Modificando Visualizações 32-37

Etiquetas de Endereçamento Uma visualização de etiqueta de endereçamento exibe dados de campos e texto em um formato de endereço de correspondência. Os dados de campos para cada endereço de correspondência procedem de um registro. Várias etiquetas de endereçamento acomodam-se em uma página. O número de etiquetas de endereçamento que você pode ver em uma página depende do tamanho da etiqueta e do layout de página selecionados quando você cria as etiquetas. Selecione dentre mais de 50 formatos de etiquetas padrão Avery®, ou crie outros formatos.

O Approach ajusta automaticamente o espaçamento ao redor dos campos para criar um fluxo regular entre o texto digitado e os dados dos campos. Você vê o espaçamento ajustado, quando alterna para Pesquisa, Prévia da Impressão e Estrutura (se a opção Exibir - Exibir Dados estiver ativada). Você pode adicionar gráficos ou alterar fontes e cores para criar etiquetas especiais. Quando usar as etiquetas de endereçamento Use etiquetas de endereçamento para criar etiquetas de endereço e outras etiquetas, como etiquetas de pastas de arquivos, etiquetas de especificações de produtos ou etiquetas de disquetes.

32-38 Explorando o Approach 97

Crie e modifique etiquetas de endereçamento Para

Selecione

Criar uma nova etiqueta de endereçamento

Criar - Etiqueta de Endereçamento

Adicionar dados de campos a uma etiqueta de endereçamento

Texto - Inserir - Valor do Campo, em Estrutura.

Selecione as propriedades na Caixa de Informações

Etiqueta de Endereçamento Propriedades da Etiqueta de Endereçamento, em Estrutura

O que fazer com as etiquetas de endereçamento Examine as seguintes dicas para aprimorar suas etiquetas de endereçamento. Para obter maiores informações, pressione F1 para abrir a Ajuda. Para

Ação

Excluir registros adicionais com os mesmos nomes ou endereços das cartas que você imprimir

Selecione Pesquisa - Procurar Assistente de Procura, em Pesquisa. No Assistente de Procura, selecione a opção ”Procurar registros distintos ou únicos”.

Adicionar gráficos ou desenhos ao fundo da etiqueta de endereçamento

Selecione Editar - Imagem - Importar, em Estrutura.

Modificar as cores ou fontes usadas na etiqueta de endereçamento

Selecione o texto que você deseja alterar em Estrutura e, em seguida, Objeto Propriedades do Objeto. Na Caixa de Informações, clique sobre a divisória Formato de Texto e altere as propriedades do texto.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Etiquetas de endereçamento, criando Importando, gráficos

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Criando e Modificando Visualizações 32-39

Gráficos Os gráficos representam os dados graficamente. Um gráfico pode revelar o significado dos dados e, freqüentemente, facilita a compreensão de dados mais complexos, além de facilitar a identificação de tendências e relacionamentos. No Approach, os gráficos estão intimamente relacionados às tabelas de referência cruzada. O eixo X em um gráfico exibe valores como as linhas em uma tabela de referência cruzada. O eixo Y exibe valores como os valores do corpo em uma tabela de referência cruzada. Por último, os valores de séries em um gráfico são como as colunas em uma tabela de referência cruzada.

Linhas = Eixo X

Valores do corpo = Eixo Y

Colunas = séries

Os gráficos são dinâmicos no Approach: se você alterar os dados pelos quais um gráfico se baseia, quer modificando os dados dos campos quer criando um conjunto encontrado, o gráfico será automaticamente atualizado. Você pode criar gráficos coloridos e em duas ou três dimensões. Depois que você criar um gráfico, poderá facilmente alterar o tipo de gráfico na Caixa de Informações, poderá aprimorá-lo trabalhando com os componentes desse gráfico ou adicionar texto e imagens gráficas ao gráfico.

32-40 Explorando o Approach 97

Quando usar os gráficos Crie gráficos para exibir os relacionamentos existentes entre os dados. Selecione o tipo de gráfico a ser usado, em função do tipo de relacionamento que você deseja exibir: Para itens que alteram com o decorrer do tempo, crie gráficos de barras, linhas, barras empilhadas ou de área. Para itens em um ponto específico do tempo, crie gráficos de barras horizontais ou de barras horizontais empilhadas. Para partes do todo, crie gráficos 100% setoriais, de barras horizontais empilhadas ou 100% de áreas. Para exibir uma série relacionada ao todo, use gráficos de barras empilhadas. Para exibir distribuições de freqüência, crie gráficos de barras. Para exibir relacionamentos entre variáveis, crie gráficos de barras ou de dispersão (XY). Para exibir intervalos de dados, crie gráficos de barras. Crie e modifique os gráficos Para

Selecione

Criar um novo gráfico

Criar - Gráfico.

Criar um gráfico usando os mesmos valores contidos em uma tabela de referência cruzada

Selecione Tabela de Referência Cruzada Gráfico de Tabela de Referência Cruzada, na visualização de tabela de referência cruzada.

Criar o mesmo gráfico com uma nova origem de dados

Gráfico - Origem de Dados do Gráfico.

Selecione as propriedades na Caixa de Informações

Gráfico - Propriedades do Gráfico.

Criando e Modificando Visualizações 32-41

O que fazer com os gráficos Examine as seguintes dicas para obter maior êxito em sua visualização de gráficos. Para obter maiores informações, pressione F1 para abrir a Ajuda. Para

Ação

Exibir os registros que contribuem para os valores resumidos pelo gráfico

Selecione um elemento do gráfico e, em seguida, Gráfico - Analisar Dados.

Criar gráficos 3-D

Selecione Criar - Gráfico e, em seguida, Gráficos 3D na caixa Estilo do Assistente de Gráfico.

Exibir os registros que contribuem para os valores resumidos pela tabela de referência cruzada

Selecione uma coluna, linha ou célula da tabela de referência cruzada e, em seguida, selecione Tabela de Referência Cruzada - Analisar Dados.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Gráficos, criando Análise, em gráficos Gráficos 3D, criando

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

32-42 Explorando o Approach 97

Capítulo 33 Inserindo Dados Assim que você criar um banco de dados e definir campos para esse banco de dados, estará preparado para inserir informações nos registros específicos. Este capítulo descreve como adicionar e copiar registros, mover para outros registros e campos, inserir dados em diferentes tipos de campos, verificar a ortografia em um banco de dados, procurar e substituir texto específico em registro e ocultar e excluir registros. Ao inserir ou modificar dados em um banco de dados, você não precisa salvar seu trabalho; o Approach salva os dados no arquivo de banco de dados, quando você insere um registro.

Ambiente Pesquisa Em Pesquisa, você trabalha com as informações em um banco de dados e não com a estrutura das visualizações. Você pode inserir e editar dados, adicionar e excluir registros inteiros, procurar e classificar registros e ver os dados de diversas maneiras. Quando você termina de definir campos para um novo banco de dados, o Approach o conduz automaticamente para um formulário padrão de um único registro, em Pesquisa, para que você possa começar a inserir dados. Você pode também alternar para Pesquisa a partir de outro ambiente, a qualquer momento. Para ir para Pesquisa, siga um dos procedimentos a seguir: Clique sobre o botão Pesquisa na barra de ação. Clique sobre o botão Ambiente na barra de status e selecione Pesquisa. Selecione Exibir - Pesquisar e Entrada de Dados.

33-1

SmartIcons em Pesquisa O Approach dispõe de conjuntos de SmartIcons para mover-se entre registros, procurar, classificar, preencher campos e verificar a ortografia. Para trabalhar com um ícone, clique sobre ele. Para descobrir o que um ícone faz, posicione o ponteiro do mouse sobre ele. Será exibida uma descrição sucinta da ação do ícone. Clique sobre o botão posicionado no canto superior esquerdo de um conjunto de SmartIcons para selecionar comandos da barra de ícones, como "Ocultar esta barra de SmartIcons", e para selecionar barras de ícones relacionadas para exibição. Para obter maiores informações sobre a exibição de diferentes conjuntos de SmartIcons, consulte o Capítulo 4.

Barra de menus e barra de status em Pesquisa Em Pesquisa, a barra de menus inclui um menu de contexto que se altera em função da visualização atual ou da seleção atual. Se não existir nenhuma seleção atual, este menu é chamado de Pesquisar, Planilha ou Tabela de Referência Cruzada, e fornece comandos para trabalhar com os registros atuais. Se você selecionar um campo de PicturePlus, o menu mudará para PicturePlus e incluirá um comando para abrir a Caixa de Informações para o campo de PicturePlus, além de outros comandos de Pesquisar. Em Pesquisa, a barra de status fornece informações sobre a visualização atual e o conjunto de registros atual. A maior parte da barra de status é formada por botões que você pode clicar para alterar a seleção ou a área de trabalho. Botão Ambiente Botão Número de página

Número do registro atual

33-2 Explorando o Approach 97

Número de Botões para mover-se registros no entre páginas do formulário conjunto encontrado

Botão Exibir

Menus de atalho Em Pesquisa, você pode abrir um menu de atalho listando comandos de edição de texto. Esses comandos são um subconjunto dos comandos do menu Editar.

Para selecionar um comando no menu de atalho, clique sobre uma caixa de campo com botão direito do mouse. Quando o menu se abrir, clique sobre o comando desejado. O menu de atalho se fechará depois de que você selecionar um comando. Para fechar o menu sem selecionar um comando, clique sobre qualquer local fora do menu.

Caixa de Informações Existem apenas alguns locais onde a Caixa de Informações contém opções para objetos em Pesquisa. Os menus de contexto, Planilha, Tabela de Referência Cruzada e PicturePlus, dão acesso à Caixa de Informações.

Selecionando uma visualização para a entrada de dados O Approach é flexível quanto à maneira em que você pode trabalhar com os dados. Você pode inserir e editar dados em várias visualizações — formulários, relatórios, planilhas eletrônicas, cartas-padrão, envelopes e etiquetas de endereçamento. O tipo de visualização utilizado depende da quantidade de registros que você deseja ver por vez e da organização que você deseja para os campos desses registros. Inserindo Dados 33-3

Os formulários são freqüentemente o tipo mais adequado de visualização para inserir dados. Um formulário exibe um registro por vez; assim, você pode ver vários campos de cada registro. Estruture os formulários tendo em mente a entrada de dados, usando um formato gráfico e fácil de entender. Em outras ocasiões, talvez você precise ver mais de um registro de cada vez, possivelmente para inserir dados rapidamente ou com menos detalhes de cada registro. Nesses casos, você pode utilizar um relatório em colunas ou padrão, ou uma planilha eletrônica para inserir dados. Os relatórios e as planilhas eletrônicas podem exibir vários registros em uma única página. Estruture o relatório ou a planilha eletrônica, de modo a exibir os campos que você deseja. Reduza as colunas da planilha eletrônica ou reorganize-as para tornar a inserção de dados mais adequada.

Preenchendo um registro Vá para Pesquisa para inserir e editar dados nos campos de um registro. Não é necessário salvar os dados. O Approach salva os dados que você insere ou edita, assim que você: Passa para outro registro Alterna para outra visualização Clica sobre o ícone Inserir Pressiona ENTER O Approach pode inserir dados automaticamente em um campo, dependendo da definição de um campo. Por exemplo, uma data ou um número serial é freqüentemente inserido dessa maneira. Você pode editar os dados inseridos automaticamente (a menos que o campo seja somente para leitura ou o arquivo do Approach tenha uma senha). Em um formulário, relatório, planilha eletrônica ou outra visualização com limites de campos especificados, você verá somente a quantidade de dados que couber dentro dos limites de um campo, embora o campo possa conter mais dados do que os visíveis. Use o ponteiro do mouse ou as teclas → e ← para ver a entrada inteira.

Selecionando em Pesquisa Selecione um campo para começar a inserir ou editar dados nesse campo. Em um relatório ou etiqueta de endereçamento, aparece uma borda para indicar o registro atual. Selecione um campo, utilizando um dos procedimentos a seguir: 33-4 Explorando o Approach 97

Clique sobre um campo. A ação de clicar introduzirá o ponto de inserção no campo. Os dados inseridos serão adicionados aos dados já existentes. Pressione a tecla TAB para ir para o campo seguinte na ordem de tabulação. A ação de tabular seleciona o conteúdo inteiro de um campo. Os dados que você inserir substituirão os já existentes.

Inserindo texto Na maioria dos casos, você pode inserir e editar dados em caixas de campo da mesma forma como você faz em um aplicativo de processamento de texto. Você pode digitar letras, números, símbolos, espaços e sinais de pontuação. O Approach avisará quando você tentar digitar em um campo uma quantidade de caracteres superior à permitida. Você pode alterar o comprimento de um campo na caixa de diálogo Definição de Campo. Selecione Criar - Definição de Campo.

Inserindo números, datas, horas e valores booleanos Quando você definir campos para armazenar tipos específicos de dados, como números, datas ou horas, o Approach avisará se você tentar inserir outros valores nesses campos. Indique aos usuários os valores adequados, criando rótulos descritivos de campos, adicionando instruções na visualização ou exibindo um formato para o valor do campo. Números Insira apenas números em um campo numérico. O Approach o ajudará a assegurar que somente números sejam salvos em um campo numérico, removendo automaticamente texto ou caracteres não-numéricos (como , e ") de um campo numérico. Datas Você pode digitar até oito caracteres em um campo de data, para representar uma data. Se um campo tiver um formato de data e a opção "Exibir formato da entrada de dados" estiver ativada, barras serão exibidas no campo como separadores, e os sublinhados indicarão o número máximo de caracteres. Insira uma data na ordem especificada nas definições de seu sistema operacional (por exemplo, o mês em primeiro lugar, depois o dia e, em seguida, o ano), embora seja possível formatar a data para que ela apareça em uma ordem diferente. Por exemplo, se as definições de seu sistema operacional especificarem datas com o mês primeiro, depois o dia e depois Inserindo Dados 33-5

o ano (12/19/95), insira as datas nessa ordem. Você poderá exibir a data em outra ordem (19 Dezembro 95) usando a divisória Formato da Caixa de Informações. Dica Você pode pressionar a BARRA DE ESPAÇOS para inserir o dia, mês ou ano atual. Horas Você pode digitar até oito caracteres em um campo de hora, para representar uma hora. Se um campo tiver um formato de hora e a opção "Exibir formato da entrada de dados" estiver ativada, caracteres de dois pontos serão exibidos dentro do campo como separadores, e os sublinhados indicarão o número máximo de caracteres. Você pode pressionar a BARRA DE ESPAÇO para inserir a hora, minuto ou segundo e passar para a posição posterior ao caractere de dois pontos seguinte. É possível que seu sistema exija outro separador de horas para inserir horas. Use o separador especificado nas definições de seu sistema operacional. Valores booleanos Um campo booleano armazena um valor de sim ou não. Se você se referir a um campo booleano em uma fórmula, o Approach usará 1 para um valor sim e 0 para um valor não, para calcular o resultado. Para inserir um valor em um campo booleano, digite Sim, S, sim, s ou 1 para sim. Digite Não, N, não, n ou 0 para não. Quando você sair do campo, o valor aparecerá dentro do campo como Sim ou Não.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Datas, campos Hora, campos Campos numéricos, inserindo valores em Campos booleanos, inserindo valores em

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

33-6 Explorando o Approach 97

Copiando valores do registro anterior Copie um registro quando ele contiver praticamente os mesmos dados que você deseja que apareçam em outros registros. Depois, basta alterar os dados nos campos que divergirem. Selecione Inserir - Valor Anterior no menu de contexto, para inserir o valor do mesmo campo no último registro modificado na sessão atual do Approach. Isso é particularmente útil quando você está inserindo informações de cartões de visita, por exemplo. Se existirem vários indivíduos da mesma empresa, basta pressionar CTRL+SHIFT+P (tecla de atalho para Valor Anterior) em um campo comum, para que o Approach copie automaticamente o valor inserido no registro anterior.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite a seguinte frase: Valores, duplicando

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Preenchendo um campo em todos os registros Você pode inserir um valor em todos os campos em um conjunto encontrado ou em um banco de dados, usando o comando Preencher Campo do menu de contexto. Este comando permite que você especifique um valor ou uma fórmula para calcular um valor a ser inserido em determinado campo em todos os registros do conjunto encontrado atual. Use este comando para atualizar um conjunto de registros com novas informações. Por exemplo, se você registra quando você envia catálogos para clientes, poderá localizar os clientes que receberam o catálogo na correspondência mais recente, e preencher o campo Catálogo Enviado com a data da correspondência.

Procura e substituição de texto Para procurar ocorrências específicas de um texto em seus dados, selecione Editar - Procurar e Substituir Texto. Use este comando para inserir alterações globais em seus dados ou para corrigir erros do texto. Por exemplo, para alterar o nome de um de seus representantes de vendas, use o comando Procurar e Substituir Texto para alterar referências ao nome onde quer que esse nome apareça nos dados, como campos de memorando contendo registros de contatos telefônicos.

Inserindo Dados 33-7

Selecionando valores em listas, caixas de verificação e botões de opção Em um formulário ou relatório, um campo pode ter uma lista de valores, um conjunto de botões de opção ou uma caixa de verificação. Em uma planilha eletrônica, um campo pode ter uma lista de valores. Insira um valor no campo, selecionando-o na lista ou ativando um botão de opção ou uma caixa de verificação. Configure esses controles de entrada de dados em Estrutura, na Caixa de Informações do campo em questão. Selecionando em uma lista Uma caixa e lista de campos, uma caixa drop-down ou uma caixa de lista exibem os possíveis valores para um campo. Quando a lista é combinada com uma caixa de campos, você pode selecionar na lista ou digitar um valor. Para selecionar em uma lista, siga um dos procedimentos a seguir: Clique sobre o valor desejado Comece a digitar o valor Pressione a tecla ↑ ou ↓ até que o valor seja selecionado Em seguida, pressione TAB ou ENTER. Selecionando botões de opção ou caixas de verificação Para selecionar um botão de opção ou uma caixa de verificação, clique sobre o controle. Você pode também fazer uma tabulação até o botão de opção ou até a caixa de verificação e, em seguida, pressionar a BARRA DE ESPAÇO. Nota Após selecionar um botão de opção, você poderá cancelar a sua seleção, selecionando outro botão do conjunto, ou alterando o valor do campo a partir de outra caixa de campo ou visualização.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Selecionando, a partir de caixas drop-down Selecionando, botões de opção Selecionando, caixas de verificação

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

33-8 Explorando o Approach 97

Adicionando imagens ou desenhos Um gráfico adicionado a um campo de PicturePlus aparece somente no campo de PicturePlus do registro atual. Ele faz parte dos dados do registro e não parte da estrutura de uma visualização. Nota Certifique-se de estar trabalhando em Pesquisa, quando desejar que um gráfico faça parte de um registro. Se você estiver em Estrutura, adicione a imagem a uma visualização em vez de a um campo em um registro. Quando o tamanho de uma imagem colada for grande demais para um campo, a imagem poderá ser recortada ou reduzida, de acordo com a opção definida para o campo na Caixa de Informações. Os seguintes tipos de arquivos gráficos podem ser colados em um registro: Extensão

Tipo de arquivo

.BMP

Bitmap do Windows

.EPS

PostScript Encapsulado

.GIF

Intercâmbio gráfico

.JPG

JPEG (Joint Photographic Experts Group)

.PCX

Paintbrush do Windows

.TGA

Targa

.TIF

TIFF (Tagged Image File Format)

.WMF

Metafile do Windows

Você pode também colar uma imagem que você copiou para a Área de Transferência a partir do aplicativo de origem dessa imagem. Se você definir um campo de PicturePlus para permitir desenhar, poderá desenhar linhas à mão livre dentro desse campo. Essas linhas aparecerão sobre qualquer imagem que você tenha colado no campo. Use o ponteiro do mouse para fazer anotações na imagem ou para realçar parte da imagem. Selecionando cores da caneta e espessuras da linha Quando você seleciona um campo de PicturePlus, o menu Pesquisar muda para menu PicturePlus. Se você desejar alterar a cor da caneta ou a espessura de suas linhas desenhadas à mão livre, selecione Propriedades do PicturePlus no menu PicturePlus e, em seguida, escolha a cor ou a espessura na Caixa de Informações. A cor ou a espessura será aplicada em quaisquer linhas que você desenhar, até você escolher outra cor ou espessura.

Inserindo Dados 33-9

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Imagens, como parte de um registro Imagens, como parte do fundo da visualização

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Pressionando botões para ativar macros ou scripts Você pode adicionar botões a uma visualização, em Estrutura, que acionem macros ou scripts, quando selecionados em Pesquisa. Para selecionar um botão, clique sobre ele ou, se o botão estiver na ordem de tabulação da visualização, faça uma tabulação até o botão e pressione a BARRA DE ESPAÇO.

Botões de macro

Para executar a macro anexada, clique sobre o botão

Trabalhando com registros Ao inserir e editar dados, você trabalha com um registro por vez, o registro atual. Em um formulário, carta-padrão ou envelope, o registro atual é aquele exibido. Em um relatório ou etiqueta de endereçamento, o registro atual é o que aparece com uma borda sólida. Em uma planilha eletrônica, o registro atual é a linha com o ponteiro posicionado na margem esquerda da planilha eletrônica. Quando você se move entre visualizações, o mesmo campo e registro são selecionados em cada visualização.

33-10 Explorando o Approach 97

Movendo-se entre registros Use os SmartIcons, as teclas ou os botões da barra de status para mover-se entre registros: Move para um registro para frente ou para atrás; idêntico a pressionar PAGE UP e PAGE DOWN

Move para o primeiro ou último registro; idêntico a pressionar CTRL+HOME e CTRL+END

Cada registro tem um número na ordem atual de registros em um arquivo do Approach. A numeração começa sempre em 1 e continua seqüencialmente até o número total de registros no conjunto encontrado ou no banco de dados inteiro. Para ir para um registro específico, em Pesquisa, clique sobre o número do registro na barra de status e insira o número do registro na caixa de diálogo Ir Para o Registro.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite a seguinte frase: Registros, movendo-se entre

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Formulários de várias páginas Um formulário exibe um registro por vez. Entretanto, um formulário pode utilizar mais uma página para exibir todos os campos associados a um registro. Quando seu formulário contiver mais de uma página, certifique-se de estar na página correta do formulário e no registro correto. Mova-se entre as páginas de um formulário, usando os botões de página na barra de status. Clique sobre este botão para selecionar uma página em uma lista. Clique sobre um desses botões mover para a página anterior ou seguinte do formulário

Inserindo Dados 33-11

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite a seguinte frase: Páginas, em formulários

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Ocultando e exibindo registros Você pode ocultar registros na visualização para que eles não fiquem disponíveis. Esse procedimento não excluirá os registros do banco de dados, apenas os ocultará temporariamente do grupo de registros que você estiver pesquisando. Um registro oculto não é incluído em classificações ou cálculos. Ele não pode ser impresso ou excluído, enquanto estiver oculto. Selecione Ocultar Registro no menu Pesquisar, PicturePlus ou Planilha Eletrônica, para ocultar o registro atual (ou registros atuais). Exiba os registros ocultos, selecionando Procurar - Procurar Todos no menu de contexto ou selecionando uma procura na caixa de procura definida, na barra de ação.

Excluindo registros Você pode excluir registros individuais ou um conjunto de registros de um banco de dados. Os registros serão removidos definitivamente do banco de dados e não apenas do arquivo do Approach que você estiver pesquisando. Os registros excluídos não podem ser recuperados. Se você desejar excluir todos os registros que atendam à mesma condição, preencha um pedido de procura especificando a condição de procura. Para excluir todos os registros de um banco de dados, localize todos os registros usando um asterisco (*) em um campo como condição de procura. Em seguida, selecione Excluir Conjunto Encontrado no menu de contexto. Utilize esse recurso com cuidado, porque essa ação não poderá ser desfeita.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite a seguinte frase: Registros, excluindo

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

33-12 Explorando o Approach 97

Verificando a ortografia O Approach pode verificar a ortografia de um texto em seus bancos de dados e em arquivos do Approach. O texto verificado dependerá do ambiente em que você estiver: Em Pesquisa, o Approach verifica a ortografia de dados em registros, incluindo o texto em campos de memorando. Em Estrutura, o Approach verifica a ortografia de um texto em rótulos de campos e objetos texto, incluindo o texto inserido no corpo de cartas-padrão.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite a seguinte frase: Ortografia, verificando

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Importando dados Você pode criar ou atualizar registros em um banco de dados com dados existentes, importando os dados de outro arquivo. Para obter maiores informações, consulte o Capítulo 36.

Inserindo Dados 33-13

33-14 Explorando o Approach 97

Capítulo 34 Procurando e Classificando Dados A procura e a classificação de dados ajudará você a apresentar informações de forma significativa. A procura separa e exibe um conjunto de registros que atende às condições especificadas. O resultado de uma procura, chamado de conjunto encontrado, é um número de registros igual ou menor ao número total de registros com que você estava trabalhando. O conjunto encontrado contém somente os registros que preenchem as condições definidas durante a procura. A classificação reorganiza um conjunto de registros em uma ordem especificada. Depois que você fizer uma classificação, trabalhará com o mesmo número de registros existente antes da classificação. O mesmo número de registros foi colocado em uma nova ordem. Esses registros podem ser um banco de dados inteiro ou um conjunto encontrado de registros.

Exemplo 1: Utilizando parte de seus dados Suponha que sua pequena empresa tenha clientes internacionais. Seu banco de dados Cliente, onde você mantém os endereços de seus clientes, contém um campo chamado País. Você tem uma centena de clientes. Ocorre um atraso em uma entrega de mercadorias para todos os seus clientes na Áustria. As entregas em outros países estão em dia. Você sabe que tem 15 clientes na Áustria e decide criar uma carta-padrão para informá-los do atraso. Antes de criar a carta-padrão, que tarefa você fará? Classificação? Sua classificação reorganizaria todo o banco de dados Cliente por País. Os 15 registros com Áustria no campo País ficariam agrupados; os 20 registros com Japão nesse campo ficariam agrupados, e assim sucessivamente. Se você classificar por País, criar a carta-padrão e, em seguida, imprimir essa carta — uma para cada cliente — quantas cartas-padrão você imprimirá?

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Procura? Sua condição de procura instruiria o Approach a localizar o banco de dados Cliente e a exibir somente os registros que tivessem Áustria no campo País. Esses registros formariam o conjunto encontrado. Se você fizer a procura, criar a carta-padrão e imprimi-la — uma para cada cliente do conjunto encontrado — quantas cartas-padrão você imprimirá? Evidentemente, neste caso, você preferirá começar com uma procura porque você deseja criar apenas 15 cartas, para seus clientes na Áustria. Ao fazer uma procura, você economizará 85 folhas de dispendiosos papéis timbrados de sua empresa.

Exemplo 2: Organizando seus resultados Você está se preparando para enviar um catálogo a todos os seus clientes. Você deseja criar uma etiqueta de endereçamento para cada cliente. Antes de criar as etiquetas de endereçamento, que tarefa você fará? Classificação? Sua classificação reorganizaria todo o banco de dados Cliente por País. Os 15 registros austríacos ficariam agrupados, assim como os 12 registros franceses, os 20 registros japoneses, os 20 registros norte-americanos, e assim por diante, reorganizando todos os 100 registros. Procura? Você precisaria especificar uma condição de procura para cada país. Cada procura geraria um conjunto encontrado diferente: um para a Áustria, um para a França, um para o Japão, um para os Estados Unidos e assim sucessivamente. Nada? A ordem de suas etiquetas de endereçamento seria idêntica à ordem dos registros no banco de dados. Geralmente, essa é a ordem na qual os registros foram inseridos no banco de dados. Neste caso, provavelmente, uma procura não seria a preparação mais eficiente para a criação de etiquetas de endereçamento, porque você deseja todos os clientes do banco de dados. Não fazer nada parece sempre mais fácil, mas pode significar mais trabalho posteriormente. A ordem de registros em um banco de dados serve para todos os propósitos e intenções, arbitrariamente. Não seria mais fácil endereçar, selecionar o tipo de porte, e enviar os catálogos, se todas as etiquetas de cada país fossem impressas juntas? Você considera a classificação do banco de dados Cliente como a melhor maneira de preparar-se para criar as etiquetas de endereçamento.

34-2 Explorando o Approach 97

Preparando-se para localizar registros Uma das tarefas mais importantes que um banco de dados pode fazer por você é facilitar o acesso às suas informações. Isso é feito, recuperando rapidamente registros específicos que respondem às perguntas feitas a respeito dos dados. Duas qualidades fazem com que esse processo de fazer perguntas e recuperar respostas funcione com eficácia: O banco de dados utiliza uma eficiente estrutura relacional. Suas perguntas são objetivas e específicas. Para criar um aplicativo de banco de dados relacional eficiente, use as sugestões descritas no Capítulo 31. O Approach dispõe de duas ferramentas para ajudá-lo a fazer perguntas objetivas e específicas: o Assistente de Procura e o pedido de procura. O Assistente de Procura permite que você adapte perguntas predefinidas para seus dados. O pedido de procura emprega as suas visualizações para ajudá-lo a formar perguntas específicas de banco de dados. As duas ferramentas o auxiliam a transformar suas perguntas em uma condição de procura, que o Approach pode interpretar.

Procurando e Classificando Dados 34-3

Assistente de Procura O Assistente de Procura o orienta através do processo de procura de um conjunto de registros que responde às suas perguntas de banco de dados. Selecione Procurar - Assistente de Procura no menu de contexto, em Pesquisa, para abrir o Assistente de Procura. Com o Assistente de Procura, você selecionará um tipo de procura: Selecione entre as seguintes opções: Procurar registros com um valor igual, menor ou superior a este. Procurar registros duplicados, de acordo com um campo selecionado. Procurar registros desiguais, de acordo com um campo selecionado. Procurar registros com os valores máximo ou mínimo em um determinado campo. Procurar registros usando relacionamentos gráficos entre valores de campos.

E, em seguida, especifique uma condição de procura. As condições de procura expressam suas perguntas para que o Approach possa reconhecer que registros você deseja procurar. A divisória de condições se alterará, dependendo do tipo de procura selecionado. A partir de então, o assistente o orientará através das etapas para: Classificar os resultados da procura Atribuir um nome às condições de procura para que você possa repetir a procura, sem precisar recriá-las. Outras divisórias ficarão disponíveis à medida que você precisar delas para definir sua pergunta de procura. Essas divisórias incluem controles para criar uma procura, formando uma representação gráfica das condições de procura, chamada de Consulta por Campo.

34-4 Explorando o Approach 97

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Assistente, Procurar Procuras, Assistente de Procura

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

Pedido de procura Outra ferramenta para converter suas perguntas em condições de procura é o pedido de procura. Para criar um pedido de procura, selecione a visualização com a qual deseja trabalhar e, em seguida, clique sobre Procurar na barra de ação. Um pedido de procura é uma cópia em branco da visualização atual. Você insere as condições de procura nos campos da visualização em branco, exatamente como você inseriria dados em um formulário ou relatório normal. Se a visualização contiver caixas de verificação, listas ou outros controles de entrada de dados, você também poderá usar esses controles no pedido de procura. Utilize um pedido de procura para fazer rapidamente uma procura simples. Por exemplo, para procurar os registros de seus clientes estabelecidos no Japão, crie um pedido de procura em um formulário de clientes e selecione Japão no campo País. Os SmartIcons exibem os operadores de procura. A barra de ação exibe os comandos de procura.

O pedido de procura é uma visualização em branco.

Selecione dentre os valores dos campos usando controles de entrada de dados.

Procurando e Classificando Dados 34-5

O Assistente de Procura o ajudará na criação de procuras complexas mas, ao conhecer melhor os operadores que o Approach utiliza para formar uma procura, o pedido de procura se transformará em um atalho para produzir todos os tipos de procuras. Depois que você procurar registros usando um pedido de procura, poderá nomear a procura, inserindo um nome na caixa de procura definida, na barra de ação. Para obter maiores informações, consulte a seção “Nomeando uma procura para reutilizá-la”, mais adiante neste capítulo.

Criando condições de procura em um pedido de procura Os curingas representam uma das diversas formas de indicar condições de procura além da inserção de valores de campos. Os curingas são símbolos que você pode inserir no pedido de procura, digitando ou clicando sobre os SmartIcons.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite a seguinte frase: Condições de procura

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir. Procurando registros que atendam a n condições ( AND) Quando você digita uma condição em mais de um campo em um único pedido de procura, o Approach procurará os registros que correspondam a todas as condições. Isso é conhecido como uma procura AND. Por exemplo, se você digitar Paris no campo Cidade e França no campo País, a condição de procura procurará todos os registros em que ambas as condições sejam verdadeiras. Procurando registros que atendem a pelo menos um dentre n condições (OR) Você pode especificar várias condições e fazer com que o Approach procure os registros que atendam a pelo menos uma das condições. Este recurso é chamado de procura OR. Se a procura OR envolver dados em somente um campo, você poderá separar as condições por uma vírgula (,) nesse campo do pedido de procura. Por exemplo, o texto de procura, França, Espanha procura os registros que contêm França ou Espanha no campo. Potencialmente, essa condição de procura retorna mais registros do que a procura AND com o mesmo texto da condição.

34-6 Explorando o Approach 97

Para procurar registros com condições OR em mais de um campo, crie uma página separada do pedido de procura para cada condição, clicando sobre Nova Condição na barra de ação e inserindo a próxima condição na nova página do pedido. Percorra as páginas do pedido de procura, usando os mesmos ícones ou botões que você utilizaria normalmente para movimentar-se entre registros.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Condições AND Condições OR

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir. Procurando texto Em um campo de texto, o Approach pode procurar um texto que corresponda a uma cadeia de caracteres, a uma palavra ou a uma frase. Para procurar um texto, digite os caracteres em um campo de texto ou de memorando. Certifique-se de não digitar quaisquer espaços adicionais no campo. Você pode também qualificar o texto com caracteres curingas: Asterisco (*) O asterisco corresponde a qualquer número de caracteres no campo, incluindo nenhum caractere. Esta condição

Procura registros que contêm

*passado*

O texto passado em qualquer parte do campo. Essa é a forma mais eficiente de procurar um texto em um campo de memorando, por procurar o texto depois da primeira palavra no campo.

san*

Santa Rosa e Santo Antônio.

*r*

Rede e Arena, mas não lago. Lago não tem “r”.

*o

solo e trio mas não ponta. A palavra ponta não termina com a letra “o”.

g*s

gigantes e golas, mas não gelo. A palavra gelo começa com “g” mas não termina com “s”.

Procurando e Classificando Dados 34-7

Ponto de interrogação (?) O ponto de interrogação corresponde a um único caractere. Esta condição

Procura registros que contêm

co?

cor e com mas não corda. A palavra corda tem mais de uma letra depois da cadeia co.

?ar

mar e bar mas não azar. A palavra azar tem mais de uma letra antes da cadeia ar.

ba??o

barco e banco mas não bar e base. bar e base começam com ba mas não têm duas letras e um “o”.

?a?

mar e bar mas não campo e obra. campo tem mais de uma letra depois da letra “a”, e obra tem mais de uma letra antes da letra “a” e nenhuma letra depois da letra “a”.

Sinal de igual (=) Coloque um sinal de igual antes do texto para procurar correspondências exatas. Esta condição

Procura registros que contêm

Junho

Junho, 14 de Junho de 1995, e T2 de Junho.

=Junho

Junho. Os outros registros com a palavra Junho no campo contêm outros caracteres; portanto, somente o registro com a palavra Junho isolada é encontrado.

E comercial (&) Inclua um E comercial (&) em uma condição de procura para procurar uma cadeia de caracteres contendo dois valores de texto. Esta condição

Procura registros que contêm

França&Espanha

França e Espanha em qualquer lugar em um único campo

Ponto de exclamação (!) Digite um ponto de exclamação antes de um texto para limitar uma procura a considerar maiúsculas e minúsculas. Esta condição

Procura registros que contêm

Madrid

Um texto iniciado por Madrid, madrid e por qualquer outra combinação de maiúsculas e minúsculas.

!Madrid

Um texto iniciado por Madrid, com um M maiúsculo e adrid com letras minúsculas.

Nota Você não pode utilizar o sinal de igual e o ponto de exclamação juntos.

34-8 Explorando o Approach 97

Til (~) Insira um til antes da condição para procurar uma palavra com som semelhante ao de outra. Este condição

Procura registros que contêm

~Jaqueline

Jaqueline, Jacqueline, Jaquelline e outras palavras com som semelhante

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Procuras, operadores para pedidos de procura Condições de procura, curingas

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir. Procurando números, valores booleanos, datas e horas Você pode procurar um valor em um campo numérico, booleano, de data ou hora, ou em um campo calculado que retorne um número, um valor booleano, uma data ou hora. Se você tiver um número, uma data ou uma hora como uma condição de procura, a correspondência deverá ser exata, para que você não precise preceder a condição com um sinal de igual. Talvez você queira utilizar o operador < >, na condição. Por exemplo, >200 procura números maiores que 200 e 8:30 procura horas diferentes de 8:30 da manhã. Para procurar um número, digite-o em um campo numérico ou calculado. Não digite outros caracteres, como sinais monetários ou vírgulas, com o número. Para procurar um valor booleano, digite 0 ou 1 em um campo booleano ou calculado. Para procurar uma data, digite a data como números em um campo calculado ou de data. Separe os números por caracteres não numéricos, como barras (/). Você pode digitar um único número para procurar uma data do mês e ano atuais. Digite um, dois, três ou quatro dígitos para o ano. Presume-se que os anos com um e dois dígitos pertençam ao século vinte. Se você não digitar um ano, o Approach presumirá que se trata do ano atual (com base nas definições do sistema) e o inserirá para você. Procurando e Classificando Dados 34-9

Para procurar uma hora, digite a hora como números em um campo calculado ou de hora. Separe os números por caracteres de dois pontos (:). Você pode digitar um único número para inserir apenas uma hora. Você pode utilizar um formato de 12 ou de 24 horas. Se você digitar uma hora inferior a 12 sem o sufixo AM ou PM, o Approach presumirá que se trata de AM.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Números, procurando Datas, procurando Hora, procurando

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir. Procurando valores em um intervalo O Approach pode procurar valores que pertençam a um intervalo inclusivo em um campo de texto, numérico, de data ou de hora, ou em um campo calculado que retorne um número, uma data ou uma hora. Para procurar valores em um intervalo, digite reticências (...) entre o valor inicial e o valor final do intervalo. Por exemplo: H...J em um campo de texto procura todas as cadeias de texto iniciadas por H, I ou J. A cadeia 7...9 em um campo numérico procura os valores 7, 8 e 9. A cadeia 5/1/96...5/31/96 em um campo de data procura todas as datas do mês de maio de 1996.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite a seguinte frase: Intervalos, procurando valores dentro de

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir.

34-10 Explorando o Approach 97

Procurando definições de botão de opção e de caixa de verificação Você pode procurar todos os registros que tenham uma determinada combinação de definições de botão de opção e de caixa de verificação. Para procurar definições de botão de opção e de caixa de verificação, ative os botões de opção e as caixas de verificação no pedido de procura, para especificar a combinação que você deseja procurar. Nota Se desejar especificar um valor Não para uma caixa de verificação, como “pagamento não recebido”, clique sobre a caixa de verificação para ativá-la e, em seguida, clique sobre ela novamente para desativá-la. Uma caixa de verificação permanecerá Nula (isto é, nem ativada nem desativada) até ser clicada pelo menos uma vez.

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite uma das seguintes frases: Botões de opção, em pedidos de procura Caixas de verificação, em pedidos de procura

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir. Procurando valores em branco ou não vazios O Approach pode isolar registros com valores em branco em um determinado campo. Este recurso pode ajudá-lo a identificar erros na entrada de dados ou a procurar registros que não contenham informações completas. Um campo é considerado em branco se tiver um valor Nulo ou nenhum valor. O Approach pode também procurar campos não vazios. Para procurar valores em branco, digite um sinal de igual (=) sozinho em um campo. Para procurar valores não vazios, digite um sinal de não igual (< >) sozinho em um campo. Utilizando uma instrução If para procurar dados Uma instrução If é uma ferramenta poderosa e concisa para comparar dados em dois ou mais campos. Você pode usar uma instrução If em um pedido de procura para formar condições de procura complexas. Quando você utiliza uma instrução If em uma condição de procura, o Approach procura os registros para os quais a condição de procura retorne um valor Sim. Você deverá escrever a instrução If de modo que seu resultado seja Sim ou Não. Para usar uma instrução If para procurar dados, digite uma instrução If em um campo não utilizado em um pedido de procura. Procurando e Classificando Dados 34-11

Para obter maiores informações 1. Selecione Ajuda - Tópicos da Ajuda e clique sobre a divisória Índice. 2. Digite a seguinte frase: Instruções If, em pedidos de procura

3. Clique sobre a entrada do índice desejada e, em seguida, sobre Exibir. Construindo uma fórmula para procurar registros Sua fórmula pode ser um simples número ou uma referência a um campo, ou pode ser formada por símbolos e funções do Approach.. Compare valores. Por exemplo, a instrução a seguir procura registros que tenham um valor superior no campo CustoReal do que no campo Orçamento: If(CustoReal>Orçamento)

Você pode também combinar expressões em uma instrução If com os operadores AND e OR. Por exemplo: If((Departmento=’Financeiro’)AND(Cidade=’São Francisco’)) If((Valor>200)OR(Data= ‘01/01/1995’)AND(“Campo de Data”