Manual Integrado de Calidad_MICO_V3

2013

MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD y OPERACIONES Sistema de Gestión de Calidad NTCGP 1000:2009- Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 Manual de Calidad, Procesos y Procedimientos. Versión abril de 2013

Oficina Asesora de Planeación INSTITUTO CARO Y CUERVO 24042013

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Contenido Introducción .......................................................................................................................................... 6 1. OBJETO, ALCANCE Y EXCLUSIONES........................................................................................ 7 1.1 Objetivo del Manual ................................................................................................................... 7 1.2 Alcance ....................................................................................................................................... 7 1.3 Exclusiones ................................................................................................................................ 7 1.4 Estructura del manual................................................................................................................ 7 2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO........................................................................................ 8 2.1 DESCRIPCIÓN DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO ........................................................... 8 2.2 MISIÓN ....................................................................................................................................... 8 2.3 VISIÓN ........................................................................................................................................ 9 2.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA ..................................................................................................... 9 2.5 OBJETIVOS INSTITUCIONALES ............................................................................................ 9 2.6 CÓDIGO DE ÉTICA................................................................................................................. 10 3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ....................................................................................... 10 3.1. POLÍTICA DE CALIDAD ........................................................................................................ 11 3.2 OBJETIVOS DE CALIDAD .................................................................................................... 11 3.3 Mapa de Procesos ................................................................................................................... 11 4. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ........................................... 12 4.1 CONTROL DE DOCUMENTO ................................................................................................ 12 4.2 CONTROL DE DOCUMENTO ................................................................................................ 13 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN ................................................................................. 13 5.1.

Enfoque al Cliente .......................................................................................................... 13

5.2.

Responsabilidad, Autoridad y Comunicación ................................................................... 13

5.3.

Revisión por la Dirección .................................................................................................... 14 GESTIÓN DE LOS RECURSOS ....................................................................................... 14

6. 6.1.

Provisión de los Recursos .................................................................................................. 14

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6.2.

Capacitación y Ambiente de Trabajo ................................................................................. 14

6.3.

Infraestructura ...................................................................................................................... 14 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO ......................................................... 15

7. 7.1.

Planificación de la Realización del Producto y/o servicio ................................................ 15

Del Producto y/o servicio: .......................................................................................................... 15 De Ley: ........................................................................................................................................ 15 Del Cliente:.................................................................................................................................. 15 7.2. 8.

Adquisición de Bienes y Servicios ..................................................................................... 15 MEDICIÓN, ANÄLISIS Y MEJORA ................................................................................... 16

8.1 Satisfacción del Cliente .......................................................................................................... 16 8.2 Auditorías Internas.................................................................................................................. 16 8.3 Acciones Correctivas y/o Preventivas:.................................................................................. 16 8.4 Seguimiento y Medición de los Procesos, Productos y Servicios: ..................................... 16 8.5 Control del Producto No Conforme ....................................................................................... 16 9. DESCRIPCIÖN DE PROCESOS ................................................................................................. 17 Procesos Estratégicos ............................................................................................................... 17 Procesos Misionales .................................................................................................................. 17 Procesos de Apoyo .................................................................................................................... 17 Procesos de Evaluación ............................................................................................................ 17 9.1. Direccionamiento Estratégico ............................................................................................... 17 9.2. Procesos Misionales:............................................................................................................. 19 9.3. Procesos de Apoyo:............................................................................................................... 20 9.3.1

Gestión Financiera .................................................................................................... 20

9.3.2

Gestión de Talento Humano ..................................................................................... 20

9.3.3

Recursos Físicos ....................................................................................................... 21

9.3.4

Gestión Jurídica ......................................................................................................... 22

9.3. Proceso de Control y Evaluación: ........................................................................................ 22 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS........................................................................................ 23

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PROCESOS ESTRATÉGICOS..................................................................................................... 23 PROCESOS MISIONALES ....................................................................................................... 25 .................................................................................................................. ¡Error! Marcador no definido. PROCESO DE CONTROL Y EVALUACIÓN................................................................................... 34 PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................................... 37 PROCESOS DE DIRECIONAMIENTO ESTRATÉGICO ............................................................... 38 Subproceso Planeación Institucional............................................................................................ 38 Subproceso Gestión de Calidad ....................................................................................................... 44 Subproceso Relaciones Interinstitucionales ................................................................................ 62 Subproceso Comunicaciones y Prensa ....................................................................................... 65 PROCESOS MISIONALES ........................................................................................................................ 86 Proceso de Investigación .................................................................................................................. 86 Proceso Formación Seminario Andrés Bello ................................................................................... 99 Subproceso Educación Formal ..................................................................................................... 99 Subproceso Apoyo administrativo a la academia. .................................................................... 107 Proceso Misional - Divulgación ....................................................................................................... 117 Subproceso Edición e Imprenta .................................................................................................. 117 PROCESOS DE APOYO............................................................................................................. 124 Subproceso Biblioteca ................................................................................................................. 124 Subproceso Tesorería ................................................................................................................. 150 Subproceso Contabilidad............................................................................................................. 164 Subproceso Presupuesto ............................................................................................................ 173 Proceso Gestión del Talento Humano ........................................................................................... 183 Proceso de Recursos Físicos ......................................................................................................... 216 Subproceso de Almacén.............................................................................................................. 216 Subproceso Sistemas.............................................................................. ¡Error! Marcador no definido. Subproceso Archivo y Correspondencia........................................................................................... 226 SUBPROCESO SERVICIOS GENERALES .............................................................................................. 247

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Proceso de Gestión Jurídica ........................................................................................................... 250 Proceso de Control y Evaluación ................................................................................................ 262

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Introducción Desde las dos últimas décadas, el país viene desarrollando esquemas administrativos que respondan a las nuevas necesidades y exigencias del contexto contemporáneo enfocados a la atención efectiva y eficiente de los clientes o beneficiarios de los bienes y servicios de las entidades públicas y aporten a los procesos de modernización administrativa; para ello, ha sido necesario plantear escenarios en donde el funcionario público realiza sus actividades partiendo del autocontrol y, para ello, la Ley 87 de 1993 establece los criterios básicos para constituir en cada una de la entidades públicas del orden nacional un Sistema de Control Interno basado en este principio. Estos sistemas necesitan de un esquema de gestión que cumpla con el parámetro internacional de estandarización de procesos enfocados en la búsqueda irrenunciable de la excelencia en las diferentes entidades, soportado esto en tres principios fundamentales que son: 1) enfoque basado en procesos, 2) enfoque de la entidad hacia la satisfacción de las necesidades de los clientes o beneficiarios y 3) un sistema basado en el mejoramiento continuo. Es así, como la legislación colombiana plasma esto en la Ley 872 de 2003 y crea los estándares en la Norma Técnica de Calidad para las entidades públicas NTCGP 1000:2009. Siendo este el marco de desarrollo y modernización establecido para las entidades públicas colombianas, el Instituto Caro y Cuervo no es ajeno a ello y, se suscribe en esta carrera por la modernización administrativa desde el año 2007, constituyendo el Sistema de Gestión de Calidad del Instituto Caro y Cuervo y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. Producto de este ejercicio, se elabora el presente manual de calidad y operaciones en su tercera versión donde se realizan ajustes a la caracterización de los procesos y procedimientos del Instituto Caro y Cuervo, con la participación de la mayoría de los funcionarios, usuarios o clientes, proveedores y contratistas del Instituto. Este manual es una herramienta de gestión y de control que permite a la entidad direccionar las acciones hacia un sistema funcional operado a través de procesos, determinando roles y responsabilidades de los funcionarios. Con esta herramienta, se podrán determinar las desviaciones de los procesos y así, realizar las acciones preventivas o correctivas que correspondan. Así mismo, corresponde a este manual materializar los requisitos dispuestos por el Modelo Estándar de Control Interno – MECI 1000:2005 de acuerdo con el Decreto 1599 de 2005, en el Subsistema de Control de Gestión para el componente de Actividades de Control.

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1. OBJETO, ALCANCE Y EXCLUSIONES 1.1 Objetivo del Manual Establecer el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de los procesos. De esta manera, poder controlar las acciones que requiere la operación del Instituto. Describir la estructura del Sistema de Gestión de Calidad del Instituto a través de la documentación y divulgación de la política y los objetivos de calidad, el mapa de procesos y los procedimientos específicos del sistema, implementados bajo los lineamientos de la norma NTCGP 1000:2009

1.2 Alcance Las disposiciones de este manual se aplican a todas las áreas del Instituto Caro y Cuervo. El alcance da cubrimiento a todos los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación de la entidad.

1.3 Exclusiones Dentro de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad para Instituto Caro y Cuervo se excluye el siguiente numeral de la norma NTCGP100:2009. Numeral 7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y de medición, contenido en la NTCGP 1000:2009 y en la ISO 9001:2008, por cuanto no se requiere utilizar dispositivos de seguimiento y medición para calibrar, ajustar o proteger los equipos utilizados (hardware, servidores y demás bienes físicos de la entidad) ya que los mismos no se utilizan con criterios metrológicos u otros que deban arrojar mediciones exactas. No obstante, el Instituto Caro y Cuervo garantiza el uso de la plataforma informática requerida para efectuar el seguimiento y medición de las políticas emitidas en cumplimiento de su misión, mediante el mantenimiento de la infraestructura, políticas de seguridad y recurso humano idóneo.

1.4 Estructura del manual. Este manual se estructura así; la primera parte corresponde a las disposiciones generales en torno al Sistema de Gestión de Calidad; en segundo lugar, corresponde al esquema del mapa de procesos y la caracterización de los procesos del Instituto identificado sus interrelaciones, entradas, clientes y resultados. Por último, se plasma la información correspondiente a cada procedimiento.

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2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 2.1 DESCRIPCIÓN DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO El Instituto Caro y Cuervo se creó mediante la Ley 5ª de 25 de agosto de 1942 y decretos reglamentarios vigentes, como dependencia de la sección de Extensión Cultural y Bellas Artes del Ministerio de Educación Nacional e inició sus actividades, en mayo de 1944, con un núcleo primigenio de destacados profesores e investigadores, bajo la dirección del Padre Félix Restrepo S.J., miembro de la Academia Colombiana y de la Real Española, con la finalidad de “continuar el Diccionario de Construcción y Régimen de la Lengua Castellana y preparar la reedición crítica de las Disquisiciones Filológicas de Cuervo, y cultivar y difundir los estudios filológicos”. En el año 1947, por medio del Decreto 726 del 28 de febrero, se reorganizó el Instituto, para obrar con autonomía operativa supeditado al Ministerio de Educación Nacional. El 24 de agosto de 1949 se constituyeron las secciones de Lexicografía, encargada de la continuación del Diccionario de Cuervo, y de Dialectología, para investigar el estado actual del castellano en Colombia. En 1952 fue creada una nueva sección, Historia Cultural, con la finalidad de investigar científicamente la historia cultural de Colombia e Hispanoamérica. El 13 de Diciembre de 1950 fue creada la sección de Bibliografía. El gobierno del General Rojas Pinilla promulgó un nuevo Decreto orgánico del Instituto Caro y Cuervo que le dio sólidas bases de autonomía administrativa y capacidad patrimonial. “El Instituto Caro y Cuervo, anexo al Ministerio de Educación Nacional, funcionará en adelante como organismo descentralizado con personería jurídica y patrimonio propio, de acuerdo con las normas de la constitución y las disposiciones del presente Decreto”. Se precisaron las finalidades del Instituto así: la continuación del Diccionario de Cuervo; la preparación de un Atlas Lingüístico-Etnográfico de Colombia; la elaboración de un Diccionario de Americanismos; la formación de una bibliografía de la cultura nacional e hispanoamericana; la publicación de las obras y epistolarios de Caro y Cuervo; la formación de especialistas en materias mencionadas. La Constitución de 1991 reconoció por primera vez que Colombia es un país multicultural y, desde el año 2002, el nuevo Ministerio de Cultura integró a los ciudadanos en la construcción de un proyecto plural y democrático de cultura. Adscrito desde 2003 al Ministerio de Cultura, la misión del Instituto se suma a este proyecto con el objeto de proponer, impulsar, ejecutar y evaluar políticas para salvaguardar, enriquecer y divulgar el patrimonio lingüístico de Colombia.

2.2 MISIÓN El Instituto Caro y Cuervo propone y ejecuta políticas para salvaguardar y enriquecer el patrimonio idiomático de la Nación, para la cual desarrolla y promueve la investigación, la

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docencia, el asesoramiento y la divulgación de y en las diversas formas de comunicación en los campos del lenguaje, de la literatura y de la cultura hispanoamericana.

2.3 VISIÓN En el año 2019, el Instituto Caro y Cuervo habrá fortalecido y consolidado su reconocimiento como un centro de altos estudios, innovador en la investigación, la formación y la apropiación social del conocimiento en sus áreas misionales, y habrá hecho aportes significativos al reconocimiento de la legitimidad de las diversas formas de comunicación para la convivencia en la diversidad.

2.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA

Oficina Asesora de Planeación

Consejo Directivo

Sistemas

Comisión de Personal Comité de Coordinación Sistema de Control Interno

Oficina Asesora Jurídica Dirección General

Oficina Asesora de Relaciones Interinstitucionales y Prensa Oficina Asesora de Control Interno

Subdirección Académica

Unidad Docente SAB

Control Interno Disciplinario

Divulgación Editorial

Talento Humano

Consejo Académico

Subdirección Administrativa y Financiera

Biblioteca

Gestión Financiera

Recursos Físicos

Gestión Documental

Gestión Contractual

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2.5 OBJETIVOS INSTITUCIONALES 1. Promueve y desarrolla la investigación, la docencia, el asesoramiento y la divulgación de las lenguas del territorio nacional y la literatura, con miras a fortalecer su uso y reconocimiento con base en su prestigio social y valoración estética. Con este fin, el Instituto Caro y Cuervo asesora al estado colombiano y contribuye en la elaboración de políticas para el fortalecimiento conservación del patrimonio inmaterial de la Nación. 2. Preserva, compila, publica y distribuye documentos escritos y audiovisuales, así como elementos del patrimonio material, para contribuir con la conservación de la historia de la cultura colombiana. (Artículo 4, Acuerdo 002, 2010)

2.6 CÓDIGO DE ÉTICA Los valores son cualidades, conductas o normas deseables de los seres humanos que soportan una cultura armónica y que propician el desarrollo organizacional. Nuestro código de ética expresa y refleja las convicciones compartidas de todos los miembros del equipo humano del Instituto Caro y Cuervo, siendo el medio a través del cual se construyen y se viven la cotidianidad y la identidad institucionales. Por lo tanto, nos orientamos por los siguientes valores: 

Honestidad



Responsabilidad



Lealtad



Tolerancia



Cooperación



Igualdad-Equidad



Adaptabilidad-Flexibilidad



Respeto



Liderazgo



Proactividad

3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad y su aplicación se han definido en el documento Mapa de Procesos y son los identificados como: Direccionamiento Estratégico, Misionales, de Apoyo y Control y Evaluación. La secuencia e interacción de estos procesos se muestra en el documento identificado como “Caracterización de Procesos”, de los que se dispone de uno (1) por cada uno de los procesos.

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Para asegurar que tanto la operación como el control de estos procesos son eficaces, se han definido los indicadores contenidos en la matriz de indicadores. Estos también son los mecanismos con los cuales se mide el alcance de los resultados planificados, se efectúa la medición y análisis de cada uno de los procesos y se garantiza su mejora continua.

3.1. POLÍTICA DE CALIDAD El equipo humano calificado y comprometido del Instituto Caro y Cuervo establece procesos tendientes a optimizar la formación, la investigación y la divulgación del conocimiento sobre el patrimonio idiomático de la nación que se ofrece a la comunidad académica y a grupos de interés en términos de cobertura y calidad de manera oportuna y efectiva.

3.2 OBJETIVOS DE CALIDAD   

  

Establecer procesos que permitan el logro eficiente y eficaz de los objetivos institucionales. Crear y mantener un sistema de comunicación capaz de satisfacer de manera efectiva y oportuna las necesidades de los clientes internos y externos. Desarrollar mecanismos e instrumentos que permitan evaluar y documentar los resultados de los procesos y la calidad de los servicios que presta el Instituto Caro y Cuervo. Gestionar los recursos financieros del Instituto Caro y Cuervo, teniendo como criterios su asignación oportuna y la racionalización en el gasto. Implementar políticas de gestión del talento humano del Instituto Caro y Cuervo orientadas a su desarrollo integral. Formular proyectos para proteger el patrimonio histórico de la Nación a cargo de la entidad y para vincularlo al desarrollo de los servicios misionales.

3.3 MAPA DE PROCESOS A continuación se esquematiza el Mapa de Procesos identificado para el Instituto Caro y Cuervo y el cual se toma como base para la documentación de los procedimientos:

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DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

CLIENTES

RESULTADOS

PROVEEDORES ENTIDADES

ESTUDIANTES EGRESADOS

EGRESADOS

FORMACIÓN PROCESOS MISIONALES

NUEVOS CONOCIMIENTOS

INVESTIGACIÓN

DIFUSIÓN DE PRODUCCIÓN ACADÉMICA

DIVULGACIÓN GRUPOS DE INTERÉS

PROGRAMAS CURRICULARES

PROFESIONALES COMUNIDAD ECONÓMICA

PROCESOS DE APOYO TALENTO HUMANO

ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

RECURSOS FÍSICOS

GESTIÓN JURÍDICA Y CONTRACTUAL

ORGANISMOS INTERNACIONALES DE COOPERACIÓN

ORGANISMOS INTERNACIONALES DE COOPERACIÓN

PATRIMONIO IDIOMÁTICO

PROCESOS DE CONTROL Y EVALUACIÓN

4. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD De acuerdo con NTC-GP 1000:2009, la entidad debe establecer y mantener procedimientos documentados para:

4.1 CONTROL DE DOCUMENTO En cuanto al debido control de documentos y registros, la entidad le da cumplimiento en su Sistema de Gestión de la Calidad a la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos) y a los requerimientos normativos que expide el Archivo General de la Nación. El proceso de Gestión Documental en la entidad está bajo responsabilidad de la Subdirección Administrativa y Financiera, en coordinación con la dependencia de Archivo y Correspondencia, quienes establecen y ejecutan las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo, control y organización de la documentación producida y recibida por el Instituto Caro y Cuervo con el fin de facilitar su utilización y conservación, teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes en la materia. Todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad son administrados por el área de Planeación, quien mantendrá la copia controlada de todos los documentos actualizados del Sistema en la “Carpeta de Calidad” que se encuentra en la intranet. Esta información es actualizada por el profesional del área cada vez que se producen cambios.

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Por último, se ha establecido para el debido control de los documentos emitidos que éstos llevarán la fecha en la cual es emitido el documento, la versión vigente y la identificación de Copia Controlada, al mismo tiempo, la frase en el pie de página de cada documento y/o registro que dice: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en la carpeta de Calidad”, con el fin de mantener los registros originales y copias controladas bajo su custodia y garantizar así el debido manejo de los mismos.

4.2 CONTROL DE DOCUMENTO Todos los registros originales relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad permanecen en las carpetas de calidad en el área de Planeación. Aquellos relacionados con la gestión de cada Área y/o Proceso reposarán en los archivos de cada Área, respectivamente, conforme a la normatividad vigente.

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1. Enfoque al Cliente Los objetivos de calidad establecidos por el Instituto Caro y Cuervo están enfocados a satisfacer no sólo las necesidades de los clientes externos (instituciones públicas, servidores públicos y ciudadanos) sino de los clientes internos y de las partes interesadas (sociedad, proveedores, organismos de vigilancia y control, medios de comunicación). Los temas relacionados a la identificación de necesidades, soluciones de inquietudes definición de recursos e idoneidad del personal son contemplados dentro de la descripción de los proyectos de la entidad.

5.2. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación La responsabilidad por el Sistema de Gestión de Calidad en el Instituto Caro y Cuervo es compartida por la Dirección General, los Subdirectores, y los líderes de los procesos representada en el Comité Directivo. Para facilitar su ejecución se ha designado al Asesor de Planeación, como Representante de la Alta Dirección, quien ejerce la coordinación del Sistema. La Dirección asegura a través de los Comités Directivos la comprensión y el compromiso de los Servidores por medio de la asistencia de los Subdirectores y líderes de los procesos al interior de cada dependencia, quienes a su vez se comprometen a la comunicación adecuada del Sistema de Gestión de Calidad a sus respectivos grupos de trabajo.

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Al mismo tiempo, la Dirección ha establecido canales de comunicación efectivos por medio de la página web, intranet, boletines, correos electrónicos, carteleras, talleres y/o capacitaciones, entre otros. El área de Planeación es la responsable de la implementación apropiada y oportuna del Sistema de Gestión de la Calidad y tiene además la autoridad para asegurar su efectiva continuidad.

5.3. Revisión por la Dirección La Dirección del Instituto Caro y Cuervo realiza una revisión periódica del avance del Sistema de Gestión de Calidad, analizando los resultados que arroja el Proceso de Medición y Análisis, y realizando reuniones periódicas con los Líderes de Procesos durante los Comités Directivos.

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS 6.1. Provisión de los Recursos La Dirección es la responsable de la adquisición y ejecución de los recursos para la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad. El Representante de la Alta Dirección es responsable de asegurar que dichos recursos sean incluidos dentro de los presupuestos de la entidad.

6.2. Capacitación y Ambiente de Trabajo La entidad garantiza a través de los procedimientos de ingreso, calificación de servicios y permanencia, contar con personal calificado para ejercer las funciones asignadas. Los requerimientos de inducción y capacitación serán obtenidos de las evaluaciones anuales de desempeño, del informe del plan institucional de capacitación. La planeación dependerá de las ofertas externas de capacitación, el ingreso de nuevos profesionales y las necesidades detectadas durante la gestión. La Dependencia de Talento Humano es responsable de coordinar las alternativas de capacitación al personal en general para el mejoramiento continuo de la calidad y desempeño de los Servidores.

6.3. Infraestructura La entidad ofrece a sus Servidores la infraestructura adecuada para su labor a través del proceso de gestión administrativa coordinado por la Subdirección Administrativa y Financiera de acuerdo con la reglamentación y normatividad vigente.

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7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO 7.1. Planificación de la Realización del Producto y/o servicio Los documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad definen las actividades a realizar con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos de la entidad, del Cliente, del producto y de Ley. La entidad documenta los requisitos, recursos, desarrollo y verificación, por medio de los proyectos que se realizan, cumpliendo con los lineamientos establecidos por la Dirección. Los requisitos definidos por el Instituto Caro y Cuervo, que son transversales a todos los productos y/o servicios y que aplican a los proyectos realizados por la entidad son: Del Producto y/o servicio:  Coherencia: Relación y sincronización entre las políticas generales (PND), los principios y valores de la Administración Pública y el Sistema de Gestión de Calidad del ICC. 

Recursos: Disponer del Talento Humano e insumos necesarios que se requieren para la realización del producto y/o servicio.



Calidad del Producto: El producto y/o servicio satisface la necesidad identificada por el Cliente.



Oportunidad: Ejecución del producto y/o servicio de conformidad con los tiempos preestablecidos.

De Ley:  Cumplimiento: Que se ajuste con los lineamientos establecidos en las disposiciones vigentes. Del Cliente:  Confiable: Seguridad y credibilidad que generan nuestros productos y/o servicios. 

Fácil comprensión: Que le permita al usuario hacer uso del producto y/o servicio de manera sencilla y clara

7.2. Adquisición de Bienes y Servicios El Instituto Caro y Cuervo cuenta con los procedimientos de contratación ajustados a la normatividad vigente que garantizan el suministro de bienes y servicios conforme a lo establecido Asimismo, se relaciona en el Manual de Contratación de la entidad todos los requerimientos, procesos, procedimientos y demás información necesaria para realizar esta actividad dentro de la entidad. (Ver anexo. Manual de Contratación ICC-GJ-M-V3).

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8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Es responsabilidad de Planeación consolidar la información realizada por las áreas sobre el seguimiento, análisis y evaluación de los procesos, productos y/o servicios de competencia del Instituto Caro y Cuervo. Tendiente a garantizar el mejoramiento continúo de la gestión institucional, se determina la medición de:

8.1 Satisfacción del Cliente Por medio de las encuestas de satisfacción realizadas al cliente interno, al cliente externo, en el desarrollo de diferentes eventos como: capacitaciones, talleres, entre otros.

8.2 Auditorías Internas Se establece que la entidad realizará auditorías internas mínimo una (1) vez al año, siguiendo los procedimientos indicados y la programación de auditorías establecida al comienzo de año.

8.3 Acciones Correctivas y/o Preventivas: Las acciones correctivas se evidenciarán en el formato ICC-GC-F04 “Formato acciones correctivas y preventivas” indicando la causa, el responsable de la acción y el plan de acción respectivo.

8.4 Seguimiento y Medición de los Procesos, Productos y Servicios: Los métodos para medir la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema están establecidos en la Ficha de Indicadores por Proceso, indicadores de objetivos de calidad, matriz de indicadores por proceso, revisiones periódicas al interior de los procesos, seguimientos de compromisos, evaluaciones externas y el informe consolidado de la información, generado por el área de Planeación para la Dirección.

8.5 Control del Producto No Conforme El Control del Producto No Conforme define que la entidad ejerce la verificación del producto y/o servicio prestado a través del adecuado desarrollo de los procedimientos y controles establecidos, de la revisión por la Dirección, y la generación de Acciones Correctivas y/o Preventivas, si se requiere. El control del Producto No Conforme busca que el producto y/o servicio que le llega al Cliente sea conforme a sus requerimientos, por tanto, los documentos emitidos por la entidad se revisan, se ajustan y se aprueban por el responsable del proceso. Adicionalmente, la entidad ha establecido que cuando se presenta más de tres (3) registros de Producto No Conforme en una misma actividad, se generará una Acción Correctiva, la cual se documentará en el formato establecido para tal fin.

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9. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Procesos Estratégicos Incluyen los procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por la dirección. Procesos Misionales Incluyen todos aquellos procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento del objeto social o de la razón de ser de la entidad. Procesos de Apoyo Todos aquellos procesos que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evalaución. Procesos de Evaluación Son los procesos necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de lso proceoss estartégicos de apoyo y misionales. La caracterización de cada uno de los procesos se incluye en el presente Manual. continuación se realiza una breve descripción de cada uno de los procesos.

A

9.1. Direccionamiento Estratégico Tiene como objetivo establecer y coordinar los lineamientos, políticas de operación, plan estratégico y plan de comunicaciones para el cumplimiento de la misión institucional. Esta planificación se enfoca en la definición de los procesos necesarios para cumplir eficaz y eficientemente la misión y la visión de la entidad, los objetivos institucionales, la política de calidad, los requisitos de la organización y la debida comunicación de todos estos elementos al interior de la entidad; coherentemente con la estrategia de la organización teniendo en cuenta el Código de Ética y los lineamientos generados por el Gobierno Nacional. El responsable del Proceso de Direccionamiento Estratégico es el (la) Director (a) de la entidad, debido a las funciones que le han sido asignadas en esta materia, quien coordina la labor frente al Sistema de Gestión de Calidad con el equipo conformado por el área de Planeación. La descripción del Proceso de Direccionamiento Estratégico ES-PL-01 se encuentra relacionado en el formato de caracterización de Proceso de Direccionamiento Estratégico (ver proceso) y cuenta con: SUBPROCESO DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL: mediante el cual se establecen las actividades para la formulación y seguimiento del Plan de Acción anual dando cumplimiento

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al los objetivos y metas formulados en el Plan Estratégico Institucional, también alude a la implementación del modelo de mejora continua. 1. PL-PI-01: Formulación del Plan de Acción y/o Plan Operativo Anual de Inversiones. 2. PL-PI-02: Formulación Plan Estratégico Institucional 3. PL-PI-03: Obra planta física y mantenimiento preventivo SUBPROCESO GESTIÓN DE CALIDAD Y AMBIENTAL: a través del cual monitorea y controla la ejecución de la implementación del sistema de gestión de calidad en el Instituto Caro y Cuervo. 4. GC-CD-04: Control de Documentos 5. GC-CR-05: Control de registros 6. GC-NC-06: Producto no conforme 7. GC-APC-07: Acciones Preventivas y Correctivas a los Sistemas 8. GC-AR-08. Administración del riesgo SUBPROCESO DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES: a través del cual gestiona, administra y monitorea los convenios interinstitucionales. 9. PL-RI-09: Gestión de Convenio Interinstitucionales SUBPROCESO DE COMUNICACIONES Y PRENSA: mediante el cual se difunden las políticas, estrategias, acciones de comunicación interna y externa, que permiten obtener la retroalimentación de los Clientes Internos y Externos para garantizar el cumplimiento del Direccionamiento Estratégico de la entidad y materializado a través de un Plan de Comunicaciones. 10. PL-CM-10: Comunicación interna y externa 11. PL-CM-11: Administración página web 12. PL-CM-12: Administración de redes sociales institucionales SUBPROCESO SISTEMAS 1. PL-ST-13: Adquisición de hardware y Software 2. PL-ST-14: Soporte Técnico a usuarios finales 3. PL-ST-15: Aseguramiento de las estaciones de trabajo y copias de respaldo 4. PL-ST-16: Soporte técnico a la infraestructura 5. PL-ST-17: Administrador de servidores Asimismo, se relaciona en el Plan estratégico de del área de sistemas en donde se describe la estructura organizacional de la dependencia, los procesos, procedimientos, estrategias, planes de contingencia, y orientación a las demás dependencias, en todo lo relacionado con las nuevas necesidades de herramientas tecnológicas. (Ver anexo. Plan estratégico dependencia de sistemas ICC-PES-01).

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9.2. Procesos Misionales: Los procesos misionales hacen realidad la misión organizacional. A través de ellos es posible satisfacer las necesidades de los clientes (Internos y Externos). La descripción de los procesos misionales MS-INV-04, MS-FR-05, MS-DV-06 se encuentra relacionado en el formato de caracterización de Proceso de Direccionamiento Estratégico (ver proceso) y cuenta con: 

 

Proceso de Investigación: mediante el cual se proponen, evalúan, viabilizan y monitorean los proyectos de investigación incluidos dentro de las líneas institucionales de investigación establecidas. Proceso de Formación: mediante el cual se desarrollan cursos de formación para el trabajo, y formación de postgrado en la modalidad Maestría. Proceso de Divulgación: a través del cual se da a conocer los proyectos misionales por medio de ediciones. Por otra parte, se mantienen actualizadas las colecciones de la Biblioteca con el fin de mantener actualizadas las colecciones de las dos Bibliotecas para responder a las necesidades de información, apoyar y soportar los procesos de formación e investigación del Instituto.

De los procesos anteriormente citados se definen los siguientes subprocesos y procedimientos: PROCESO DE INVESTIGACIÓN 1. IN-GI-18: Gestión de Investigaciones PROCESO DE FORMACION 2. FM-FR-19: Programas de posgrado 3. FM-FR-20: Formación informal diplomados y cursos. 4. FM-FR-21: Trámites y servicios. 5. FM-FR-22: Contratación y evaluación docente. 6. FM –FR-23. Reporte de información a entidades de control 7. FM-FR-24: Atención al usuario SUBPROCESO EDICIÓN E IMPRENTA 6. DV-GE-025: Edición. 7. DV-GE-026: Reimpresión SUBPROCESO BIBLIOTECA 1. AF-BB-027: Adquisición de material bibliográfico 2. AF-BB-028: Préstamo de material bibliográfico 3. AF-BB-029: Inventario de material bibliográfico 4. AF-BB-030: Procesamiento técnico de material bibliográfico

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9.3. Procesos de Apoyo: Dentro del Instituto Caro y Cuervo los Procesos de Apoyo ayudan en el cumplimiento de los Objetivos Misionales y de Direccionamiento Estratégico, a través de unos procedimientos establecidos y de conformidad al cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas al área responsable de estos procesos. La entidad ha establecido tres (3) Procesos de Apoyo, los cuales se describen a continuación: 9.3.2 Gestión Financiera Tiene como objetivo proyectar, administrar y proporcionar durante cada vigencia fiscal los recursos económicos, para el cumplimiento de la misión institucional; mantener y mejorar el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad; mantener y conservar la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, de acuerdo con la normatividad vigente en la materia; y garantizar el registro de las operaciones presupuestales y contables realizadas por el Instituto, brindando información confiable y oportuna. Ver caracterización en AP-AF-10 Los subprocesos y procedimientos relacionados son: SUBPROCESO TESORERIA 1. AF-TS-31: Operaciones de recaudo y colocación de recursos. SUBPROCESO CONTABILIDAD 2. AF-CB-32: Ejercicio Contable SUBPROCESO PRESUPUESTO 3. AF-PR-33: Ejecución presupuestal 9.3.3 Gestión de Talento Humano El Proceso de Talento Humano determina, la administración, vinculación, capacitación, inducción, reinducción, permanencia y retiro del personal desempeña sus actividades en la entidad El Líder del proceso de Gestión del talento Humano es el (la) Coordinador (a) de Personal, los procedimientos relacionados son: 1. TH-VR-34: Selección, vinculación y nombramiento. 2. TH-CB-35: Capacitación y bienestar. 3. TH-LN-36: Liquidación de nómina 4. TH-DS-37: Desvinculación

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5. TH-ED-38: Evaluación del desempeño. 6. TH-SA-39: Situaciones administrativas 7. TH-VC-40: Vacaciones 8. TH-PR-41: Permiso remunerado 9. TH-AT-42: Reporte accidente de trabajo 9.3.4 Recursos Físicos El Proceso de Recursos Físicos determina, y administra durante cada vigencia fiscal los bienes y servicios para el cumplimiento de la misión institucional, mantiene y conserva la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, de acuerdo con la normatividad vigente en la materia, asimismo establece y ejecuta las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación recibida y producida por el Instituto Caro y Cuervo, con el fin de facilitar su utilización y conservación, teniendo en cuenta las disposiciones legales establecidas. El Líder del proceso de Recursos Físicos ejecuta la labor a través de: el (la) Profesional de Almacén, el (la) Profesional de Sistemas y el (la) Profesional de Archivo. Los subprocesos y procedimientos relacionados son: SUBPROCESO ALMACÉN 1. RF-AL-43: Ingresos de Almacén 2. RF-AL-44: Egresos de Almacén 3. RF-AL-45: Ingresos de Publicaciones 4. RF-AL-46: Toma física de Inventarios 5. RF-AL-47: Comprobante de traslado. SUBPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL 1. RF-AC-48: Elaboración y actualización de TRD 2. RF-AC-49: Organización de archivos de gestión 3. RF-AC-50: Transferencias primarias 4. RF-AC-51: Recepción de documentos 5. RF-AC-52: Tramite de documentos 6. RF-AC-53: Distribución de documentos

SUBPROCESO SERVICIOS GENERALES 1. RF-SG-54: Supervisión de servicios generales

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9.3.5 Gestión Jurídica y Contractual Se establece como objetivo del proceso de Gestión jurídica el de defender los derechos e intereses de la entidad en los procesos litigiosos, desarrollar la contratación de la entidad ajustada a la normatividad vigente. El líder del proceso de gestión jurídica es el Profesional especializado del área. Este proceso cuenta con los siguientes procedimientos: 1. GJ-RJ-55: Representación Judicial y extrajudicial 2. GJ-AJ-56: Emisión de conceptos 3. GJ-AA-57: Proyección y firma de actos administrativos 4. GJ-VG-58: Agotamiento vía gubernativa

9.4. Proceso de Control y Evaluación: Realizar seguimiento, análisis y evaluación de los procesos, productos y/o servicios de la entidad, tendientes a garantizar el mejoramiento continúo de la gestión institucional es el objetivo del Proceso de Control y Evaluación. El Líder responsable del Proceso es Profesional Especializado de control Interno. Los procedimientos anexos al Proceso de Control y Evaluación son: 1. CI-CE-59: Auditoría interna 2. CI-CE-60: Atención requerimientos de organismos externos y presentación de informes periódicos establecidos por ley en materia de control interno.

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS PROCESOS ESTRATÉGICOS

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CÓDIGO: MCO-ICC-01

abril de 2013

ES-PL-01 VERSION 3

PROCESO PLANEACION ESTRATÉGICA

Noviembre de 2012 OBJETIVO

Definir las políticas y estrategias de desarrollo para el Instituto Caro y Cuervo

ALCANCE

Comprende la planificación, dirección, seguimiento y evaluación de los procesos del ICC Este proceso es responsabilidad de cada una de los jefes de áreas, el Director(a) y el área de Planeación, como unidad asesora de la Dirección.

RESPONSABLE

SOPORTE LEGAL EXTERNO

SOPORTE LEGAL INTERNO

Ley 152 de 1994, NTCGP:1000:2009, MECI, Ley 872 de 2003 PROVEEDORES

Dirección Area de Planeación Subdirecciones Todos los procesos Control Interno Comunidad Académica e Investigativa Organismos externos y Usuarios

ENTRADAS

Plan Nacional de Desarrollo Plan Estrategico Institucional Informes de Gestión Planes de mejora de los procesos

PROCEDIMIENTOS

PHVA

PL-PI-01: Formulación del Plan de Acción y/o Plan Operativo Anual de Inversiones.

PV

SALIDAS

USUARIOS

Usuarios externos e internos de los servicios ICC Dependencias o areas Subdirección Académica Organismos externos Dirección

Plan Estrategico Institucional Planes de Accion

Dirección Subdirección academica Sudirección administrativa y financiera Líderes de proceso

Planes estratégicos por área Plan Estratégico anterior Plan de accion Fichas BPIN Propuestas de políticas misionales

. PL-PI-02: Formulación Plan Estratégico Institucional

PVA

Dirección Subdirección academica Sudirección administrativa y financiera Líderes de proceso

Planes estratégicos por área Plan de acción institucional

. PL-PI-03: Obra planta física y mantenimiento preventivo

PHVA

Intervenciones a las sedes Informes de infraestructura

GC-CD-04: Control de documentos GC-CR-05:Control de registros GC-NC-06: Producto no conforme GC-APC-07: Acciones preventivas y correctivas GC-AR-08: Administración del riesgo

PHVA

Acciones de mejora Planes de mejora mapa de Riesgos Política de administración de riesgo TRD

Usuarios externos y internos de los servicios ICC Dependencias o áreas Subdirecciones Organismos externos

PL-RI-09: Gestión de convenios interinstitucionales

PHV

Convenios marco, capítulos anexos, ediciones.

Usuarios externos de los servicios del ICC Organismos externos

Dirección Todas las áreas Usuarios Líderes de proceso Equipo MECI-Calidad

No conformidades Nuevos procedimientos o acciones

Area de Planeación Subdirección academica Líderes de proceso Proyectos de investigación Coordinadores de investigación Noticias, comentarios, Usuarios externos e internos del resultados Investigaciones, ICC información general. Plan de comunicaciones

Usuarios externos y internos de los servicios ICC Dependencias o áreas Subdirección Académica Organismos externos

Plan Estrategico Institucional

Dirección Subdirecciones usuarios

PL-CM-10: Comunicación interna y externa

H

Información referente al Instituto de Interés General

Toda la comunidad usuaria de servicios y demás organismos interesados.

Noticias, editoriales, opiniones, Usuarios externos e internos del COMUNICACIO PL-CM-11: Administración Blogs. NES ICC página web Estrategia de gobierno en línea

H

Pagina web institucional

Toda la comunidad usuaria de servicios y demás organismos interesados.

Todas la dependencias, Facultades de humanidades

Todas las Dependencias

Funcionario, contratista,alumnos, ususarios.

Toda la Información, editoriales y documentos susceptibles de publicarse. Lineamiento Estrategia de Gobierno en Linea Plan de Compras Institucional. Requerimientos de líderes de proceso Inventario

PL-CM-12: Administración de redes sociales institucionales

Solicitud/novedad SISTEMAS

PHVA

PL-ST-13: Adquisición de hardware y software

PHVA

Implementación de Solución de Software, Equipos de trabajo.

Dependencia que solicita, almacén.

PL-ST-14: Soporte Técnico a usuarios finales.

H-V

Registro de soliictude procesadas. Indicadores de Gestión.

Solicitante.

PHVA

Registro de back-up

Areas y dependencias. Entidades de control Areas y dependencias. Sistemas.

Dependencias- Areas

Politicas de seguridad.

PL-ST-15: Aseguramiento de las estaciones de trabajo y copias de respaldo

Dependencias- Areas

Politicas de seguridad.

PL-ST-16: Soporte técnico a la PHVA infraestructura

Servidores en funcionamiento

Dependencias- Areas

Manuales de instalación y configuración de software.

PL-ST-17: Administrador de servidores

Equipos en funcionamiento

Recursos Talento Humano Infraestructura Hardware y Software-Red Papelería

Documentos Ver LMD

Toda la comunidad usuaria de servicios

Redes sociales

PHVA

Registros

Usuarios en general Requisitos

Ver LMR NTCGP- 1000:2004: 4,1 (d) 4,2,3, 4,2,4, 6,1, 7,1, 8,2,3, 8,4,8,5. MECI 1000:2005 : 1,2; 1,3 2,1 3,3 MEDICIÓN

Consultar Matriz indicadores de gestión CONTROL DE CAMBIOS FECHA

01/12/2012

MODIFICACIÓN

Inclusión del subproceso de sistemas Se ajustan nombres de procedimiento Se ajustan numerales de la norma

REVISÓ

APROBÓ

Zoe Castro Bohorquez

Ricardo Francisco Daza

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Página 25 de 272 abril de 2013

PROCESOS MISIONALES

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Página 26 de 272 abril de 2013

MS-INV-04

OBJETIVO

VERSION 3 Noviembre de 2012 Desarrollar proyectos de investigación derivados del proyecto educativo del programa y del plan de estudios.

ALCANCE

Desde el plan de estudios hasta la entrega de productos de investigación.

PROCESO GESTION DE INVESTIGACIONES

RESPONSABLE

Subdireccion Académica / Coordinadores de proyecto de investigación SOPORTE LEGAL EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO

Ley 30 del 28 de Diciembre de 1992, por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior y decreto reglamentario 2904, Ley 23 de 1982 Derechos de Autor -Decreto 586 de 1991

PROVEEDORES

ENTRADAS

Coordinadores de los Plan Estratégico equipos de trabajo. Institucional Estudiantes de las Planes de acción de maestrias los equipos de Subdirección investigación académica Plan de estudio de las Planeación maestrias RECURSOS DOCUMENTOS Equipos: Audiovisual y de laboratorio, conectividad Financieros: Humanos: Personal profesional, técnico y especializado Ver LMD Materiales: De oficina (papelería, escritorio, etc.) Técnicos: Acceso de bases de datos especializadas, software licenciado y

PROCEDIMIENTOS

IN-GI-18: Gestión de investigaciones

TIPO

SALIDAS

PHVA

Informes finales Productos de Investigación Trabajos de grado

REGISTROS

Ver LMR

USUARIOS

Dirección, Investigadores. Planeación, Egresados, Profesores, Decanatura SAB, Subdirección académica.

Requisitos

7,1. Planeaciòn de la realización del producto 7,2 Procesos relacionados con el cliente 7,2,1 Determinación de los requisitos del producto 7,2,2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto 7,2,3 Comunicación con el cliente 7,3. diseño y desarr

MEDICIÓN Consultar Matriz indicadores de gestión CONTROL DE CAMBIOS FECHA 01/12/2012

MODIFICACIÓN Se ajusta el objetivo, Se aclara el alcance del proceso Se ajustan nombres de procedimiento Se ajustan numerales de la norma

REVISÓ

APROBÓ

Zoe Castro Bohórquez

Ricardo Francisco Daza

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Página 28 de 272 abril de 2013

MS-FR-05. Versión 03 Actualización Noviembre de 2012

PROCESO FORMACIÓN OBJETIVO

Desarrollar procesos de formación académica en los campos de la lingüística, la filología, la literatura, las humanidades y la historia de la cultura colombiana . Dotar de los recursos necesario para su ejecución.

ALCANCE

Desde la creación de los programas académicos hasta la titulación postgradual de Profesionales.

RESPONSABLE

Subdirección Académica, Decanatura SAB

SOPORTE LEGAL EXTERNO Ley 30 de 1992. Ley 115 de 1994 Ley 1188 de 2008. Decreto 2566 de 2003 Decreto 1001 de 2006. Resolución MEN 1036 de 2004 PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS Estudiantes, Inscipciones, Registro FM-FR-19 Programas de subdirección estudiantes, control posgrado académica, docentes. de notas Estudiantes, subdirección académica, docentes

Estudiantes

Recursos Recurso Humano Recursos Financieros Infraestructura física y tecnológica Bases bibliograficas Software especializado.

Reglamento académico SAB TIPO PHVA

SALIDAS

USUARIOS

Graduados. Trabajos de grado.

Inscipciones, Registro FM -FR-20:Formación estudiantes, control PHVA Graduados. informal diplomados y cursos. de notas Inscripciones, Ordenes de Matricula, Calificaciones, Solicitudes de certificados

Plan de compras, necesidades de Docentes, planeación, contratación, planes jurídica. de estudios de diplomados, curss y maestrías. Datos de los Docentes, planeación, docentes, y jurídica. estudiantes. Usuarios

SOPORTE LEGAL INTERNO

Solicitudes, necesidades de los intersados. Documentos

Estudiantes y Docentes Subdirección académica, Entidades externas Estudiantes y Docentes Subdirección académica, Entidades externas

FM-FR-21:Trámites y servicios. Certificaciones de notas y constancias de estudio.

H-V

Certificados. Diplomas. Cartas.

FM-FR-22:Contratación y evaluación docente

H-V

Subdirección académica, Estudios previos, contratos, contratación, docentes, actas de liquidación, otro sí. entes externos, estudiantes.

FM-FR-23:Reportes de información a entidades de control

H-V Bases de datos, informes.

FM-FR-24:Atención al usuario

H-V

Subdirección académica, decanatura, entes externos.

Subdirección académica, decanatura, usuarios del SAB. Requisitos

Bases de datos, correos, información.

Registros

Definición de políticas académicas Registro calificado de maestrias Definición de la oferta de programas Ver LMR Definición semestral de la programación académica

Estudiantes. Docentes. Egresados

7,1. Planeaciòn de la realización del producto 7,2 Procesos relacionados con el cliente 7,2,1 Determinación de los requisitos del producto 7,2,2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto 7,2,3 Comunicación con el cliente 7,5 producción y pre

MEDICIÓN

Consultar matriz de Indicadores CONTROL DE CAMBIOS FECHA

01/12/2012

MODIFICACIÓN

Se ajusta el objetivo, Se aclara el alcance del proceso Se ajustan y se agregan procedimientos Se incluyeron los registros diseñados para los procedimientos

REVISÓ/ APROBO

Javier Fandiño Lizarraga

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CÓDIGO: MCO-ICC-01

abril de 2013

MS-DV-06. Versión 03 Actualización PROCESO DIVULGACIÓN Noviembre de Editar, producir y publicar productos que cumplan con los requisitos académicos y científicos exigidos por el Instituto y por los entes de regulación externos.

OBJETIVO ALCANCE

Este proceso inicia desde la formulación y aprobación del plan editorial hasta la ejecución del mismo.

RESPONSABLE

Líder del proceso de gestión editorial. SOPORTE LEGAL EXTERNO

SOPORTE LEGAL INTERNO

Derechos de Autor Ley General de Educación - Ley 115 de 1994 Ley de Cultura - Ley 397 de 1997 Ley 182 de 1995 - Reglamentación de TV Estándares Internacionales de Calidad Técnica PROVEEDORES

ENTRADAS

_Investigadores -Escritores Estudiantes -Docentes Otros Interesado en publicar

_Investigadores -Escritores Estudiantes -Docentes

Recursos Humanos Administrativos

Temas de Investigación, temas de interes necesidades de publicación y Divulgación

Resultados de Investigación, Obras Literarias, Memorias, Ensayos, editoriales, noticias, solicitude de adquisición, consultas, préstamos.

SUBPROCESOS

PROCEDIMIENTOS

TIPO

Documentos Plan de comunicación Ver LMR Informe auditoría - Planes de Mejoramiento

USUARIOS

DV-GE-25: Edición.

PHVA

DV-GE-26: Reimpresiones

PHVA

Impresos Reimpresiones

Estudiantes, Usuarios Internos y externos

Servicio Bibliográfico.

Estudiantes, Usuarios Internos y externos

EDICIÓN E IMPRENTA

BIBLIOTECA

SALIDAS Resultados de Investigación, Obras Literarias, Memorias, Ensayos, editoriales, noticias, etc.

AF-BB-027: Adquisición de Material bibliográfico

PH

AF-BB-028: Préstamo de Material Bibliográfico

HV

AF-BB-029: Inventario de material bibliográfico.

HV

AF-BB-030: Procesamiento técnico de material bibliográfico.

H

Registros

Estudiantes, Usuarios Internos y externos

Requisitos 7,1. Planeaciòn de la realización del producto 7,2 Procesos relacionados con el cliente 7,2,1 Determinación de los requisitos del producto

MEDICIÓN Consultar matriz de Indicadores CONTROL DE CAMBIOS FECHA

01/12/2012

MODIFICACIÓN Se ajusta el objetivo, Se aclara el alcance del proceso Se ajustan nombres de procedimiento

REVISÓ

APROBÓ

Zoe Castro Bohorquez

Ricardo Francisco Daza

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Página 30 de 272 abril de 2013

PROCESOS DE APOYO

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CÓDIGO: MCO-ICC-01

abril de 2013

AP-AF-10 Versión 03 Actualización Noviembre de 2012

PROCESO DE APOYO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Objetivo:

Controlar los recursos financieros y administrativo. Producir la información adecuada para la toma de decisiones de la alta dirección y apoyar los requerimientos de las diferentes dependencias o áreas. Responder con la información solicitada por los ente

Alcance:

Desde la programación presupuestal hasta el pago de obligaciones y presentación de informes a lo entes de control internos y externos. Desde la planeación de las actividades hasta el desarrollo de las mismas.

Responsable:

Este proceso es responsabilidad de la Unidad Financiera y Administrativa. SOPORTE LEGAL EXTERNO

SOPORTE LEGAL INTERNO

Codigo Civil. Código de comercio Ley 80 de 1993 Estatuto de contratacion de la Nación y leyes y decretos reglamentarios. Ley 1150 2007 Y reglamentarios Decreto 111/96 Estatuto general de presupuestos Proveedores Presupuesto, contabilidad, Tesorería y Planeación. Contabilidad, bancos. Supervisoores de contratos

Entradas Ordenes de Pago. PAC aprobado. Soportes contables, contratos, consignaciones. Plan de compras, nómina.

Manual de Contratación ICC

SUBPROCESO

TESORERIA

Procedimientos

SALIDAS

Usuarios

Registro programación mensual de PAC Registros SIIF AF-TS-31: Recaudo y colocación Consignaciones de recursos Programación de pagos mensuales Transferencias

Tesorería, Presupuesto, Oficina de Personal, Secretaría General, Compras y Sistemas

Nómiona, Ordenes de Pago, Plan de Compras, Demás Soportes Contables

Presupuesto, supervisores de contratos, contabilidad, tesoreria, planeación

Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Actos AF-PR-33: Ejecución administrativos, PRESUPUESTO presupuestal Resoluciones, CRP; CDP, Ejecución presupuestal.

CONTABILIDAD AF-CB-32: Ejercicio Contable

Recursos

Documentos Registros Reservas Presupuestales CDP - CRP ver LMR Ejecuciones presupuestales - PAC Sistemas de Ordenes de Pago _Estados Financieros Información Balances -Pliegos - Minutas Recurso Humano Contratos -Informes Interventoria normatividad Vigente Estudios Previos -Actas de Inicio y Liquidación Tablas de Reten MEDICIÓN

Informes, Libros Contables y Estado de Perdidas y Ganancias y Balance General.

Juridica Contabilidad Control Interno Coordinación financiera. MHCP, Dirección, Presupuesto Órganos de control

Dirección (a), Contaduría General de la República, Ministerio de Hacienda, Presupuesto y tesorería

CDP , CRP, Informe de ejcución Compras , Jurídica, Dirección, presupuestal, Informes Contabilidad, Órganos de control. a órganos de control.

Requisitos NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4.1, 7.1, 7.5.1, 7.5.3, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5

Consultar matriz de Indicadores CONTROL DE CAMBIOS FECHA

01/12/2012

MODIFICACIÓN Se ajusta el objetivo, Se aclara el alcance del proceso Se ajustan nombres de procedimiento Se modifica procedimientos involucrando actividades que se realizan en el aplicativo SIIF II.

REVISÓ/ APROBÓ

Auris Margarita Mendoza -Ricardo Francisco Daza

MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO ICC-SIG VERSIÓN: 3 Página 32 de 272

CÓDIGO: MCO-ICC-01

abril de 2013

OBJETIVO

AP-TH-08. Versión 03 PROCESO DE APOYO Actualización Noviembre de GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 2012 Gestionar las diferentes fases de la administración de talento humano mediante políticas y acciones que garanticen el cumplimiento de la misión y la visión del Instituto

ALCANCE

Desde la vacancia hasta el nombramiento de funcinarios, y el desarrollo de los planes propios del proceso.

RESPONSABLE

Este proceso es responsabilidad del Líder de Talento Humano con el apoyo de cada una de las áreas del ICC. SOPORTE LEGAL EXTERNO

SOPORTE LEGAL INTERNO

Ley 909 de 2004 Decretos Reglamentarios Ley 909 Ley 489 de 1998 Código Único Disciplinario PROVEEDORES

Planes de capacitación Planes de incentivos ENTRADAS

PROCEDIMIENTOS

PHVA

SALIDAS

USUARIOS

Todas las áreas

TH-VR-34: Selección, Hojas de vida de aspirantes vinculación y Vacancias nombramiento.

PHVA

Actos Administrativos de vinculación, contratos , ordenes de servicio y nombramiento.

Funcionarios y contratistas vinculados a la entidad. Directrices Nacionales de capacitacion

Plan de Capacitación Necesidades de capacitación Resultados evaluacion del desempeño

PHVA

Seguimiento plan anual de capacitación. Evaluaciones Funcionarios y contratistas de caapcitación. vinculados a la entidad Retroalimentacion.

Novedades Registro Presupuestal Actos administrativos de situaciones administrativas Personal, Subdirección Evaluación del Desempeño, Motivación para Administrativa y insubsistencia, Procesos financiera, Control Disciplinarios Hallazgos de Interno. Procuraduria. Auditorias Concertación de objetivos Todas las áreas Manual de funciones Nombramientos Dependencias ICC y Director (a)

TH-CB-35: Capacitación y bienestar.

Dependencia o área de la vacante. Funcionarios Vinculados

Servidores Públicos Ministerio de Hacienda, Presupuesto, Tesorería y Contabilidad Dirección, Subdirección administrativa y financiera, Presupuesto, Contabilidad, Tesorería.

TH-LN-36. Liquidación HVA de nómina

Nóminas por servicios personales y pagos a terceros

TH-DS-37: Desvinculación

HVA

Desvincualción, novedad, liquidación de personal. Actos administrativos

TH-ED-38: Evaluación del desempeño

PHVA

Evaluaciones, indicadores, acciones correctivas, Subdirecciones. Entes externos capacitaciones

Todas las áreas

Solicitudes

TH-SA-39: Situaciones PHVA administrativas

Nómina, ajustes, prestaciones

Funcionarios

Todas las áreas

Solicitudes

TH-VC-40: Vacaciones PHVA

Nómina, ajustes, prestaciones

Funcionarios

Todas las áreas

Solicitudes

TH-PR-41: Permisos remunerados

PHVA

Nómina, ajustes, prestaciones

Funcionarios

TH-PR-42: Reporte accidente de trabajo

PHVA

Reportes, atención.

Funcionarios, ARL.

Solicitudes, situaciones de accidentes., planes de seguridad. Recursos Documentos Formato Vinculación de Fisicos Personal administrativo Ayudas audiovisuales Formato Nómina Personal Reporte Situaciones Sistema de información administrativas Hardware y SoftwareFormato Solicitud Red Vacaciones Disponibilidad Plan de Capacitación Todas las áreas

Registros

Ver LMR

Requisitos NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 6.2, 7.4, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 Ley 100 Decreto 2400/68 Decreto 1950/73

MEDICIÓN

Consultar matriz de Indicadores CONTROL DE CAMBIOS

MODIFICACIÓN

FECHA 01/12/2012

Se ajusta el objetivo, Se aclara el alcance del proceso Se ajustan nombres de procedimiento Se incluye nuevos procedimientos.

REVISÓ/ APROBÓ Ricardo Francisco Daza

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AP-IC-09 Versión 03 Actualización Noviembre 2012

PROCESO DE APOYO RECURSOS FÍSICOS OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE

Administrar el uso de los recursos físicos e informáticos del Instituto. Desde la adquisición, mantenimiento, reparación de equipos, bienes muebles e inmuebles hasta el proceso de dar de baja de los elementos pertinentes. Desde la producción hasta la conservación o eliminación de los archivos. Subdirección Administrativa y financiera, Lideres de proceso de Almacén-Sistemas-Archivo. SOPORTE LEGAL EXTERNO

SOPORTE LEGAL INTERNO

Ley 872 de 2003: por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras instituciones prestadoras de servicios, Decreto 4110 de 2004: por el cual se reglamenta la Ley 872 y se adopta la Norma Técnica de Ca

PROVEEDORES

Todas las Dependencias Supervisores de contratos de adquisición de bienes. Gestión editorial

ENTRADAS

SUBPROCESOS

Necesidades Funcionarios y/o contratistas Elementos y bienes adquiridos por el Instituto. Publicaciones

Todas las Dependencias

Usuarios Externos e Internos

TIPO

HVA

RF-AL-44: Ingresos de almacén

H

SALIDAS

Comprobante de egresos. Inventario de bienes. Comprobante de ingreso. Inventarios Cmprobante de ingreso. Registro de publicaciones del ICC Egreso del bien, traslado o baja del bien. Reporte de Inventario. Paz y Salvos

USUARIOS

Contabilidad, Tesorería, Almacén Todas las dependencias. Gestión editorial, almacén.

RF-AL-45: Ingreso de publicaciones.

HV

Inventario anterior, facturas, ingresos , egresos, bajas y traslados

RF-AL-46: Toma física de inventarios.

V-A

Inventario , necesidades de bienes.

RF-AL-47: Comprobante de traslado

PHVA

Egreso del bien, traslado. Contabilidad. Tesoreria. Presupuesto Almacen

RF-AC-48: Elaboración y actualización de TRD

PHVA

TRD de cada área

ALMACÉN Todas las Dependencias

PROCEDIMIENTOS

RF-AL-43: Egresos de almacén

Documentos producidos en el ICC

Todas las Dependencias

RF-AC-49: Organización archivos de gestión

Documentos internos

RF-AC-50: Transeferencias primarias GESTIÓN DOCUMENTA L RF-AC-51: Recepción de documentos

Funcionarios. Entes de control

HVA

TRD. Archivos de gestión. Todos los funcionarios y FUID usuarios

PHVA

Archivo de gestión. Archivo. Entes de control. Archivo histórico Usuarios.

PHVA

Planilla de radicación

Todas las dependencias. Entes externos.

Todas las Dependencias Documentos a transferir

Contabilidad. Tesoreria. Presupuesto Almacen

Areas del instituto, estudiantes, entidades, usuarios externos.

Documentos a radicar

Areas del instituto, estudiantes, entidades, usuarios externos.

Documentos

RF-AC-52: Trámite de documentos

PHVA

Planilla de radicación

Todas las dependencias. Entes externos.

Areas del instituto, estudiantes, entidades, usuarios externos.

Documentos

RF-AC-53: Distribución de documentos

PHVA

Planilla de radicación

Todas las dependencias. Entes externos.

PHVA

Servicios Informes

Areas del instituto, empresa contratada Servicios de vigilancia, aseo.

Recursos Infraestructura Hardware y Software p Personal Competente Recursos Fisicos

SERVICIOS RF-SG-54: Supervisión de servicios GENERALES generales.

Documentos Soporte Técnico Informático. Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo Manuales de Seguridad

Registros Ver LMR

MEDICIÓN Consultar matriz de Indicadores CONTROL DE CAMBIOS MODIFICACIÓN

FECHA

01/01/2012

Se ajusta el objetivo, Se aclara el alcance del proceso Se ajustan nombres de procedimiento Se ajustan numerales de la norma Se incluyeron nuevos procedimientos

prestados. Todas las dependencias. Usuarios externos.

Requisitos NTCGP 1000-2004 6,1. Provisión de los recursos 6,3. Infraestructura 6,4 Ambiente de trabajo

REVISÓ/

APROBÓ

Zoe Castro Bohorquez

Ricardo Francisco Daza

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AP-JR-11 Versión 03 Actualización Noviembre

PROCESO DE APOYO GESTIÓN JURÍDICA Y CONTRACTUAL Objetivo:

Asesora y apoyar a la alta dirección en el soporte jurídico y legal al ICC, en todas las actuaciones administrativas y misionales.

Alcance:

Desde la proyección de los actos administrativos hasta la elaboraciónde conceptos juridicos que garanticen la estabilidad legal del ICC. Desde la revisión del estudio previo hasta la liquidación del contrato

Responsable:

Lider de proceso.

SOPORTE LEGAL EXTERNO

SOPORTE LEGAL INTERNO

Codigo Civil Código Penal Código de comercio Ley 80 de 1993 Estatuto de contratacion de la Nación y leyes y decretos reglamentarios. Ley 1150 2007 Código Único Disciplinario

Manual de contratación.

Proveedores Entes externos

Entradas Expedientes, sentencias, jurisprudencia, fallos

Procedimientos Salidas GJ-RJ-55: Representación Judicial Representación y extrajudicial legal

Dirección y Todas las dependencias

Solicitud

GJ-AJ-56: Emisión de conceptos

Dirección y Secretaría General

Lineamientos Dirección y secretaría General

GJ-AA-57: Proyección y firma de actos administrativos

Proyecto de Acto Adminsitrativo

Dirección y/o secretaría Genreral

Dirección, Secretaría Genereal, autoridades judiciales, procuraduría

Expedientes, sentencias, jurisprudencia, fallos priemra instancia

GJ-VG-58: Agotamiento vía gubernativa

Fallo segunda Instancia, apelación,

Partes Interesadas, Autoridades Judiciales

Recursos Sistemas de Información Recurso Humano normatividad Vigente Recursos Jurídicos

Documentos Actos Administrativos Conceptos Jurídicos Sentencias Actos Administrativos

Registros Ver LMR

Usuarios Dirección Todas Dependencias Dirección o dependencai Concepto Jurídico solicitante

Requisitos NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4.1, 7.1, 7.5.1, 7.5.3, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5

MEDICIÓN Consultar matriz de Indicadores CONTROL DE CAMBIOS FECHA 01/12/2012

MODIFICACIÓN Se ajusta el objetivo, Se aclara el alcance del proceso Se ajustan códigos de procedimiento Se ajustan numerales de la norma

REVISÓ/ APROBÓ Ricardo Francisco Daza

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PROCESO DE CONTROL Y EVALUACIÓN

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CÓDIGO: MCO-ICC-01

abril de 2013

EV-CEM-12 Versión 03 Actualización Abril 2011

PROCESO GESTIÓN DE CONTROL Y EVALUACIÓN OBJETIVO

Promover el cumplimiento de las normas, planes, programas y procesos a través del seguimiento, verificación y evaluación de las actuaciones institucionales con el fin de impulsar el mejoramiento continuo de la gestión de la entidad.

ALCANCE

Comprende la programación y ejecución de los planes de auditoría, el seguimiento a la evaluación institucional y la formulación de recomendaciones encaminadas al mejoramiento continuo hasta el seguimiento de la eficacia, eficiencia y efectividad de las acciones implementadas.

RESPONSABLE

Profesional Especializado con funciones de Control Interno SOPORTE LEGAL EXTERNO

SOPORTE LEGAL INTERNO

Ver normograma institucional PROVEEDORES Congreso de la República

Sistema de Control Interno implementado en el ICC ENTRADAS

PROCEDIMIENTOS

TIPO

Normatividad Legal Vigente Planes, programas, procesos, procedimientos, normatividad interna CE-ES-059 :Auditoría Interna

SALIDAS

USUARIOS

P

Programa anual de auditoría

P

Plan de auditoría

H-V

Informe preliminar de auditoría

Todos los procesos, entes de control y auditores externos

Todos los procesos H Resultados de las auditorías y recomendaciones

V-A

Congreso de la Normatividad Legal Vigente República y demás y/o oficio con requerimiento CI-CE-60: Atención entidades competentes requerimientos de Todas las dependencias Información solicitada organismos externos y presentación de informes periódicos establecidos por Congreso de la Informe de retroalimentación ley en materia de control República, demás (si hay lugar) interno. entidades competentes RECURSOS

DOCUMENTOS

H-V

V-A

Actas comité de coordinación del sistema de Programa anual de auditoria aprobado para la Plan de auditoría por proceso o tema auditado Relación de hallazgos por proceso o tema auditado

Planes de mejoramiento Informes de seguimiento Memorando y/o correo electrónico, solicitando la información respectiva a Informe final Oficio remisorio del informe (si fuese Planes de mejoramiento

REQUISITOS

REGISTROS

Ver Listado maestro de documentos del proceso Gestión de control y evaluación Físicos, humanos, financieros y tecnológicos

P-H

Informe definitivo de auditoría

Entes externos y ciudadanía en general Entes externos Alta dirección Todas las dependencias implicadas POLÍTICAS DE OPERACIÓN

5.6.2 Información de entrada para la revisión (por la Dirección) 8.2 Seguimiento y medición 8.4 Análisis de datos

CE-ES-050 Auditoría Interna Atención requerimientos de organismos externos y presentación de informes periódicos establecidos por ley en materia de control interno.

Planes de mejoramiento

Matriz de informes y seguimientos de Control Interno

Subsistema: Control de Manual integrado de calidad Evaluación Evaluación de auditores Componente: Evaluación y operaciones Acto administrativos del ICC independiente Informe de seguimiento a Elemento: Auditoría Interna los planes de mejoramiento Planes de mejoramiento Papeles de trabajo de Institucional auditoría MEDICIÓN Consultar matriz de Indicadores CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

06/04/2011

y

4.2.3 -Control de documentos

Manual integrado de calidad y Informe preliminar e informe operaciones definitivo de auditoría 8.5 Mejora Mapa de riesgos

Control interno dependencias

MODIFICACIÓN Se ajusta el objetivo, Se aclara el alcance del proceso Se ajustan nombres de procedimiento Se ajustan numerales de la norma Se incluyeron los registros diseñados para los procedimientos

REVISÓ/ APROBÓ JOHANNA LONDOÑO/BIBIANA QUESADA MORA /REVISÓ BIBIANA QUESADA MORA/APROBÓ

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PROCEDIMIENTOS

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PROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Subproceso Planeación Institucional PROCESO: Direccionamiento Estratégico

SUBPROCESO: Planeación Institucional

PROCEDIMIENTO: Formulación Plan de Acción y/o Operativo Anual de CÓDIGO: PL-PI-01 Inversiones PRODUCTOS: Plan de Acción y/o Operativo Anual 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Establecer las actividades para la formulación, del Plan de Acción anual del Instituto Caro y Cuervo para dar cumplimiento a los objetivos y metas formulados en el Plan Estratégico Institucional. ALCANCE: El presente procedimiento aplica a todas las áreas del Instituto que proponen sus respectivos planes de acción para la aprobación de la Dirección General. DEFINICIONES: Plan de Acción: herramienta de planeación en donde se compilan los diferentes proyectos de inversión que planeados para la vigencia. Incluye proyectos de las áreas misionales y de las áreas administrativas y de apoyo. Banco de Proyectos: se enmarca en el artículo 27 de la Ley 152 del 15 de julio de 1994, como un instrumento de planificación que se debe utilizar en la ejecución del Plan de Acción de la entidad. Ficha plan de acción. Formato donde se incluyen las actividades, fechas, presupuestos que hacen parte de los diferentes proyectos. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan Estratégico Institucional – Plan de Acción CONDICIONES GENERALES: Todas las áreas del Instituto deben formular el plan de acción que contiene las actividades, tareas y proyectos por realizar en cada vigencia. Relacionar igualmente presupuesto y metas. MARCO LEGAL: Ley 152 de 1994 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

REGISTROS ÁREA

1

2

Cuotas de Comunicación de la Área de Inversión por cuota de inversión a planeación dependencia cada dependencia Preparación Diligenciamiento de Cada Área de proyectos formatos para la preparación de proyectos de inversión

SIA

CARGO

N.A Asesor

Oficio

Responsa ICC-PI-F01 ble de Área

N.A

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3

Deliberación de Resultados

Comité Directivo

4

Listados proyectos Inversión

Área de Asesor de ICC-PI-F02 planeación la Dirección

N.A

5

Recepción Ante proyectos

Recepción anteproyectos de inversión presentados por cada Área Preparación Preparación del Plan Plan Acción de acción Anual Anual

Área de Asesor de N.A planeación la Dirección

N.A

Área de Asesor de N.A planeación la Dirección

N.A

Revisión del Presentación del Comité de Plan de acción anual al Dirección Comité de Dirección Ajustes y Ajustes y presentación Aprobación del Plan Acción Anual al comité directivo  Punto de control

Dirección General

Director (a)

ICC-PI-F02

N.A

Junta Directiva

Junta Directiva

N.A

N.A

6

7

8

9

Recepción Presupuesto

Se realiza un comité para debatir el anteproyectos de inversión  Punto de control Entrega de listado de de proyectos de inversión registrados en el BPIN

Se remite al Área de Área de Presupuesto para Presupuest elaboración de o anteproyecto de presupuesto.

Comité Directivo

Profesiona l de presupues to

N.A

N.A

N.A

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Bohórquez

Fecha: Septiembre de 2012

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PROCESO: Direccionamiento Estratégico

SUBPROCESO: Planeación Institucional

PROCEDIMIENTO: Formulación Plan Estratégico Institucional CÓDIGO: PL-PI-02 PRODUCTOS: Plan Estratégico Institucional 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Formular y actualizar el Plan Estratégico del Instituto Caro y Cuervo para orientar el desarrollo y políticas de la entidad en el mediano y largo plazo ALCANCE: Inicia con la recolección y análisis de la información que dé cuenta de la situación actual del Instituto frente a sus funciones, competencias, misión y visión, en el contexto del sector y termina con la socialización a todos los funcionarios y contratistas del Plan Estratégico. DEFINICIONES: PEI: definir las estrategias, metas y políticas que conduzcan la organización al logro de sus objetivos institucionales a mediano y largo plazo, identificando nuevas oportunidades, valorando riesgos, respondiendo a los cambios externos. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Estatutos del Instituto CONDICIONES GENERALES: El Plan Estratégico de Desarrollo debe ser revisado y ajustado en cada vigencia visto desde las políticas sectoriales y al Plan Nacional de Desarrollo. MARCO LEGAL: Ley 152 de 1994. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

1

2

3

ACTIVIDAD

Contexto actual definido en las prioridades del Gobierno Planes estratégicos

DESCRIPCIÓN

Caracterizar la situación actual interna, el contexto estratégico del Instituto

RESPONSABLE ÁREA

CARGO

Dirección General y Área de planeación

Director (a) y Asesor de Planeación

REGISTROS

SIA

Diagnóstico N.A realizado con la vinculación a Planes Sectoriales y Nacionales Todos los Formato de N.A Funcionario Planes de s Gestión

Elaborar propuestas Cada Área de los planes estratégicos de las Áreas Seguimiento Realizar Área de Responsabl N.A a Planes seguimiento de los planeación e de estratégico planes de Planeación estratégicos por área  Punto de control

N.A

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Página 41 de 272 abril de 2013

4

Observacion es

5

Ajustes

Se reciben observaciones al documento preliminar de Plan Estratégico Incluir las observaciones aprobadas

Comité de Miembros N.A Dirección del Comité de Dirección

N.A

Área de Responsabl N.A planeación e de Planeación

N.A

6

Consolidació Consolidar Área de Responsabl N.A n de documento Final de planeación e de Documento Plan Estratégico Planeación

N.A

7

Aprobación

Aprobación por Comité de Miembros Plan parte del comité de Dirección del Comité Estratégico Dirección de Institucional Dirección

N.A

8

Socialización

Socializar el Estratégico Desarrollo

www.ca roycuer vo.gov. co

Plan Área de Responsabl N.A de planeación e de Planeación

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Bohórquez

Fecha: Septiembre de 2012

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PROCESO: Direccionamiento Estratégico

SUBPROCESO: Planeación Institucional

PROCEDIMIENTO: Obras Planta física y Mantenimiento Preventivo CÓDIGO: PL-PI-03 Infraestructura PRODUCTOS: Obras Físicas y Mantenimiento Preventivo y Correctivo 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Efectuar los trabajos de adecuación y reformas de la Planta Física de acuerdo con los estudios que presente el área de Planeación. Mantener en condiciones adecuadas la planta física de la Institución. ALCANCE: Desde la Identificación de las necesidades hasta la intervención. DEFINICIONES: DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Protocolos de Seguridad y Mantenimiento de Patrimonio Cultural, Estatuto de Contratación y Manual de Interventoría CONDICIONES GENERALES: Toda obra debe corresponder a estudios realizados por el área de planeación. MARCO LEGAL: Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

1 Plan de acción para el mantenimiento de las sedes.

2 Visitas Inspección evaluación

Al final de cada Área de vigencia el área de Planeació Planeación Formula el n Plan la siguiente vigencia.

de Se realiza la visita de Planeació y inspección de n solicitudes donde se evalúa la magnitud e incidencia del requerimientos de las áreas

REGISTROS

SIA

CARGO

Asesor de Plan de N.A Planeación acción de mantenimie Arquitecto nto (a) Arquitecto (a)

Actas

N.A

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Página 43 de 272 abril de 2013

3 Estudios previos

Se realiza el estudio Planeació previo de la obra a n realizar teniendo en cuenta el Estatuto de Contratación del Instituto

4 Designación Interventoría

A partir de los estudios Área de Asesor de previos el Área de Planeació Planeación planeación designa por n escrito el interventor de obra, que puede ser el contratista Arquitecto o procede a contratar Interventoría externa.

5 Interventoría Supervisión

Arquitecto (a)

y Teniendo en cuenta los Interventor Interventor términos contractuales, ía y demás condiciones establecidas la Interventoría hace el seguimiento periódico de la obra hasta el feliz término de la misma.

Estudio previo

N.A

Oficio de N.A Designació n Interventor

Informes de N.A Interventorí a y entrega a satisfacción de la obra.

 Punto de control 6 Cierre obra

de

la Se realiza el informe Planeació final y el acta de n liquidación del contrato suscrito.

Arquitecto (a)

Informe final. Acta de liquidación

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: toda intervención a las sedes debe ser estudiada y aprobada por el área de planeación. 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por:

Revisado por:

Fecha:

Paola Gaitán Martínez-Miguel Araque

Ricardo Francisco Daza Gamba

Octubre de 2012

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Subproceso Gestión de Calidad PROCESO: Direccionamiento Estratégico

SUBPROCESO: Sistema de Gestión de Calidad PROCEDIMIENTO: Control de Documentos CÓDIGO: GC-CD-04 PRODUCTOS: Formatos, Manuales, Instructivos. Listado maestro de documentos. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Establecer el procedimiento y los criterios básicos para la producción, identificación, revisión, aprobación, actualización y cambios en la documentación del sistema de gestión de calidad, que debe controlarse en el Instituto Caro y Cuervo. Para asegurar su uso adecuado en los términos de la normatividad vigente aplicable al manejo de la información. ALCANCE: Establecer el procedimiento y los criterios básicos para la producción, identificación, revisión, aprobación, actualización y cambios en la documentación del sistema de gestión de calidad, que debe controlarse en el Instituto Caro y Cuervo. Para asegurar su uso adecuado en los términos de la normatividad vigente aplicable al manejo de la información. DEFINICIONES: DOCUMENTOS: Es toda información perteneciente al Sistema de Calidad que se registre y almacene en papel, video, cinta magnética o en cualquier otro medio. DOCUMENTOS INTERNOS: Aquellos que emite la institución y que son de importancia para el buen funcionamientos de la misma en la implementación y mantenimiento del S.G.C estos son: (Manual de Calidad, Manual de Procesos y procedimientos, formato, instructivo, etc.) DOCUMENTOS EXTERNOS: Son Emitidos por entidades externas a la institución y contienen información técnica o reglamentaria, estos son: (Leyes, resoluciones, normas, decretos, etc.). FORMATO: Documento empleado para el registro de información necesaria para realizar un proceso o actividad específica, convirtiéndose así en un registro. REGISTRO: Es un documento debidamente diligenciado en el cual reposa una evidencia de una actividad realizada. COPIA CONTROLADA: Son copia de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que circulan dentro de la Institución cumpliendo con los controles establecidos, conservación y buen uso por parte del usuario. COPIA NO CONTROLADA: Son copias de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad cuya circulación no se controla. COPIAS OBSOLETAS: Son documentos del Sistema de Gestión de la Calidad cuya aplicabilidad y/o veracidad no es vigente. DIFUSIÓN: Actividad mediante la cual se da a conocer un documento del S.G.C al funcionario o funcionarios que lo deben aplicar REVISIÓN: Introducción de los cambios que se consideran necesarios en cuanto al fondo y forma de un documento. APROBAR: Es la autorización para utilizar un documento para los propósitos determinados. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2009, ISO 14001, Manual de Calidad, procesos y procedimientos.

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CONDICIONES GENERALES: Todo Documento que se genere debe responder a una necesidad del proceso o servicio de la institución. Las solicitudes para elaboración o modificación de un documento pueden detectarse por cualquier funcionario, quien informa al dueño del proceso. Todas las solicitudes de crear o modificar un documento deben ser diligenciadas por el dueño del respectivo proceso y enviadas al área de planeación a la sección de Gestión para su posterior análisis y aprobación por parte del Equipo MECI. MARCO LEGAL: Ley 872 de 2003, Ley 594 de 2000, NTCGP:1000:2009 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGISTROS

SIA

Área que Encarga solicita do

N.A

N.A

Área que Encarga solicita do

Formato Solicitud

N.A

ÁREA

1

Identificar necesidad

2

Diligenciar formato

3

Analizar solicitud

4

Asignar código

5

Elaboración o Modificació n documento

Identificar la necesidad de crear o modificar un documento y canalizar con el dueño del proceso. Diligenciar formato para solicitud modificar documento y remitirla al área de planeación. Analizar impacto de la solicitud en el Sistema de Gestión de la Calidad y decidir viabilidad o no de la misma, colocando Vo.Bo en el formato solicitud para elaborar o modificar documento.  Punto de control Si el documento es nuevo. Asignar preliminarmente código e identificar responsables de elaboración, revisión y aprobación. Elaborar o modificar documento cambiar versión o incluir código.

CARGO

Planeación

Profesio Formato de N.A nal solicitud encargad o

Planeación

Profesio nal encargad o

Área que Encarga solicita do

N.A

Documento N.A Nuevo o Modificado

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6

7

Actualizar listado maestro y realizar socializació n Presentació n de cambios al Equipo MECI.

Actualizar el LMD Planeación Distribuir el documento a través de los medios pertinentes.  Punto de control

Profesio nal encargad o

Listado Intranet, maestro de WEb Documento s

Realizar en las sesiones Planeación respectivas del Equipo MECI-Calidad la socialización de los formatos elaborados o modificados.  Punto de control

Profesio Acta. nal encargad o.

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Bohórquez

Fecha: Octubre de 2012

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PROCESO: Direccionamiento Estratégico

SUBPROCESO: Sistema de Gestión de Calidad

PROCEDIMIENTO: Control de Registros CÓDIGO: GC-CR-05 PRODUCTOS: Registros conservados 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Establecer el procedimiento y los lineamientos básicos para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros del Sistema de Gestión de la Calidad en el Instituto Caro y Cuervo. Asegurar su adecuado uso en los términos de la normatividad vigente aplicable al manejo de la información, que garantice su disponibilidad para quienes la requieran. ALCANCE: Este procedimiento se aplica para el control de todos los registros de origen interno y externo del Instituto Caro y Cuervo DEFINICIONES: Acceso: Restricción de la consulta a determinados usuarios y medidas de control. Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión del ICC cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo De Gestión: Comprende la documentación producida y recibida por las dependencias del Instituto Caro y Cuervo para dar respuesta a la solución de asuntos, someterla a continua utilización y consulta por las oficinas productoras o quien la solicite. Archivo Histórico: Es aquel al que se transfiere desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Ciclo Vital Del Documento De Registros: Diferentes momentos de vida del documento desde su elaboración hasta su disposición final. Conservación: Tiempo durante el cual deben ser conservados los documentos del Sistema de Gestión de Calidad., de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental del Instituto Caro y Cuervo. Depósito De Archivo De Gestión: Lugar destinado exclusivamente para la administración, organización y conservación de las series, sub-series y tipos documentales de una dependencia, una vez que finaliza el trámite, de acuerdo con los tiempos de retención estipulados en la Tabla de Retención Documental (TRD). Documento: Información y su medio de soporte. Registro: Datos o información que dan evidencia de la ejecución de actividades y de los resultados alcanzados. Requisito: Necesidad o expectativa, generalmente implícita u obligatoria. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos Establecidos. Soporte Del Documento: Medio en el que se encuentra adherida la información: electrónico, físico, entre otros. Tabla De Control De Registros: Índice utilizado para describir en forma ordenada, los formatos del Sistema de Gestión de Calidad del Instituto Caro y Cuervo|. Tabla De Retención Documental: Es el instrumento que contiene la relación de: series, subseries y tipos documentales de registros, con sus correspondientes tiempos de retención, generados por el ICC.

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2009, ISO 14001, Manual de Calidad de Procesos y procedimientos, etc. CONDICIONES GENERALES: Los registros deben ser legibles y coherentes con el tiempo, lugar y actividad. • Ningún registro en medio impreso (manuscrito) se debe generar a lápiz. • La Institución se reserva los criterios para establecer cuando un registro es confidencial o no. MARCO LEGAL: Ley 594 de 2000 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

1

Determinar Necesidad

2

Tramite

3

Registrar

4

Recolección de Recolectar los registros registros previamente diligenciados para su respectiva clasificación. Almacenamient Almacenar los o registros de Calidad de acuerdo a los criterios establecidos. Archivo Archivar dichos documentos en el lugar definido y consignado en el “Listado maestro control de

5

6

Determinar la necesidad de tener un nuevo registro o la modificación de uno existente. Tramitar creación o modificación del registro. Registrar o actualizar Listado maestro control de registros

REGISTROS

SIA

CARGO

Área quien Jefe de N.A solicita Proceso

N.A

Área quien Jefe de N.A solicita Proceso

N.A

Planeación

Profesional Área Planeación

Planeación

Profesional Área Planeación

Listado N.A Maestro de Control de Registros N.A N.A

Área quien Responsab N.A solicita le archivo de gestión

N.A

Área quien Responsab N.A solicita le archivo de gestión

N.A

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registros” 7

Conservación

8

Disposición Final

Conservar los registros durante el tiempo definido. (tablas de retención) Determinar la disposición final de los documentos, una vez terminado el periodo de conservación del registro. (tablas de retención)

Área quien Responsab Tabla de N.A solicita le archivo Retención de gestión Document al

Dependencia quien solicita

Responsab N.A le archivo de gestión

N.A

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Bohórquez

Fecha: Octubre de 2012

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PROCESO: Direccionamiento Estratégico SUBPROCESO: Sistema de Gestión de Calidad PROCEDIMIENTO: Producto No Conforme CÓDIGO: GC-NC-06 PRODUCTOS: No conformidades detectadas 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Establecer el procedimiento y la metodología a seguir para identificar, controlar y dar tratamiento a los productos o servicios No Conformes con los requisitos establecidos en las caracterizaciones de productos y servicios del Sistema de Gestión de Calidad, para prevenir su uso o entrega. ALCANCE: Este procedimiento inicia con la identificación del producto o servicio No Conforme en cada proceso y finaliza con las verificaciones de las acciones tomadas. DEFINICIONES: Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto o servicio. NOTA1: Para Efectos de las Ley 872 de 2003 y la NTC-GP 1000:2009, el término “cliente” incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios. El cliente puede ser interno o externo a la entidad Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Corrección: Acción emprendida para eliminar una no conformidad o problema detectado. No Conformidad: El no cumplimiento de un requisito. Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. Problema: Resultado no esperado en la ejecución de una actividad. Producto: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2009, ISO 14001, Manual de Calidad de Procesos y procedimientos, etc. CONDICIONES GENERALES: El Instituto debe tratar los productos o servicios no conformes mediante la definición de acciones para eliminar la no conformidad detectada. Puede definir acciones para impedir su uso o aplicación originalmente previstos. Una vez detectado el producto no conforme se debe diligenciar el formato diseñado para tal fin. Debe existir registro del seguimiento. MARCO LEGAL: Ley 872 de 2003, Decreto 4110 de 2004 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

1

Identificación y Determinar Determinación Producto del PNC Servicio Conforme

el Todas o Áreas No

REGISTROS

SIA

CARGO

las Jefe o líder N.A de Proceso

N.A

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2

Documentar

3

Verificar

4

Detección

5

Registro

6

Acciones necesarias

Documentar las acciones a seguir en caso de ser detectados dentro del límite permitido  Punto de control Verificar los productos o servicios antes de ser liberados Producto o servicio no conforme detectado Dejar registro  Punto de control

Todas Áreas

las Jefe o líder N.A de Proceso

N.A

Todas Áreas

las Jefe o líder N.A de Proceso

N.A

Todas Áreas

las Jefe o líder N.A de Proceso

N.A

Todas Áreas

las Jefe o líder Formato de Proceso

N.A

las Jefe o líder N.A de Proceso

N.A

las Jefe o líder Formato de Proceso

N.A

las Jefe o líder N.A de Proceso

N.A

las Jefe o líder N.A de Proceso

N.A

Tomar las Todas acciones Áreas necesarias de acuerdo al documento guía del producto no conforme 7 Registro Dejar registro de Todas las correcciones Áreas  Punto de control 8 Seguimiento Realizar Todas seguimiento a las Áreas acciones tomadas 9 Consolidación Consolidar los Todas productos o Áreas servicio no conforme de acuerdo al periodo impuesto. Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Zoe Castro Bohórquez

Revisado por: Ricardo Francisco Daza Gamba

Fecha: Enero de 2012

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PROCESO: Direccionamiento Estratégico

SUBPROCESO: Sistema de Gestión de Calidad

PROCEDIMIENTO: Acciones Preventivas y Correctivas a los Sistemas CÓDIGO: GC-APC-07 PRODUCTOS: Acciones Preventivas, Acciones Correctivas, Acciones de Mejora. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Establecer la metodología para detectar, analizar y solucionar las no conformidades reales y potenciales, al igual que detectar y proponer oportunidades de mejora del Sistema de Gestión de Calidad. ALCANCE: Desde la identificación de un problema por mínimo que sea hasta la formulación de las acciones respectivas para darle solución. DEFINICIONES: Acción correctiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción preventiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Acción de mejora: acción continua emprendida para incrementar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos y la satisfacción de los usuarios y otras partes interesadas. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2004, ISO 9001, MECI: 2005 (Modelo Estándar de Control Interno) CONDICIONES GENERALES: MARCO LEGAL: Ley 872 de 2003, Decreto 4110 de 2004 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE DEPENDENCIA

1

2

Detección

Identificar la No conformidad real, potencial o aspecto que puede ser mejorado en el formato de Solicitud de No Conformidad  Punto de control Describir la Describir la No No conformidad real, conformidad potencial o aspecto que puede ser mejorado e identificar el requisito que no se está cumpliendo o que podría verse afectado en forma potencial.

REGISTROS

SIA

CARGO

Cada Área y Líder de Formato No N.A Control Proceso y Conformida Interno Auditores d Internos

Cada Área y Jefe de N.A Control Proceso y Interno Auditores Internos

N.A

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3

4

5

6

7

8

Ejecuta la Determinar si se requiere Cada Área Corrección tomar acción inmediata y ejecutar.  Punto de control Determinar el Determinar el tipo de Cada Área tipo de acción, puede ser: acción Correctiva, Preventiva o de Mejora. Análisis Causas

de Analizar la causa de la Cada Área No conformidad real, potencial o aspecto que puede ser mejorado. Se debe utilizar una metodología para el análisis de causas. Para las acciones de mejora no se requiere efectuar análisis de causas. Formula Plan Definir y autorizar un Cada Área de mejora plan de mejora que garantice la eliminación de la causa de la No conformidad real, potencial o aspecto que puede ser mejorado, En el formato establecido. Notificación a El plan de mejora de las Planeación No conformidades originadas en las Auditorias de Calidad se debe enviar al área de Planeación, para su codificación y aprobación. Implementar Implementar las la acción acciones propuestas correspondie dentro de los nte plazos establecidos

Jefe de N Proceso

N.A

Jefe de Formato de N.A Proceso Acciones Correctivas y preventivas Jefe de N.A N.A Proceso y Auditores Internos

Jefe de Plan Proceso y mejora Auditores Internos

de N.A

Área de Asesor de N.A Planeación Planeació n

N.A

Cada Área y Jefe de Control Proceso Interno

N.A

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9

Realizar seguimiento del plan de acción

Realizar seguimiento a Cada Área y Jefe de Matriz de cada una de las tareas Control Proceso y seguimiento del plan de mejora en el Interno Auditores formato según los Internos plazos establecidos.

N.A

1 0

Volver a identificar la No conformidad

N.A

1 1

Cerrar solicitud acción

1 2

Informar a Planeación el cierre por Auditorias de calidad

1 3

Registrar y controlar Las solicitudes de acción.

1 4

Conservació n de registros

Revisar los resultados obtenidos de la acción ejecutada y relacionar las actividades que permiten establecer que la acción fue eficaz, eficiente, efectiva, conveniente y adecuada.  Punto de control Cerrar la solicitud de acción y relacionar las observaciones, evidencias y comentarios finales sobre la acción correctiva, preventiva o de mejora, si la acción fue eficaz, eficiente, efectiva, conveniente y adecuada. Informar al Área de Planeación el cierre de las acciones originadas por Auditorías internas o externas de Calidad.  Punto de control Registrar y controlar el estado y las acciones tomadas por tipo de solicitud (correctivas, preventiva y mejora), y por cada uno de los procesos del Instituto. Las solicitudes de acciones y los documentos que evidencian su ejecución deben ser conservados

la de

Control Interno

Jefe de N.A Control Interno

Cada Área y Jefe de Control Proceso y Interno Auditores Internos

Formato de N.A No conformida d

Cada Área y Jefe de N.A Control Proceso y Interno Auditores Internos

N.A

Cada Área y Jefe de N.A Control Proceso y Interno Auditores Internos

Siste ma Regist ro de Accio nes

Cada Área

Jefe de Tablas de Siste Proceso Retención ma Documental Regist ro de Accio

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por cada proceso

dueño

de

nes

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Bohórquez

Fecha: Octubre de 2012

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PROCESO: Direccionamiento estratégico SUBPROCESO: Gestión de calidad PROCEDIMIENTO: Gestión del Riesgo CÓDIGO: GC-AR-08 PRODUCTOS: Documento metodología para la gestión del riesgo, Mapa de Riesgos, Plan de Manejo de Riesgos, Política de administración del riesgo. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Identificar, valorar y gestionar los riesgos asociados a los procesos del Instituto Caro y Cuervo que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales, con el fin de ejecutar las acciones necesarias para la mitigación y atención a los riesgos identificados ALCANCE: Inicia desde el establecimiento de la Metodología de Gestión del Riesgo; Comprendiendo las actividades periódicas de identificación de riesgos que definen las causas (factores internos o externos) y efectos (consecuencias) de las situaciones de riesgo; el análisis de riesgos que aporta probabilidad de ocurrencia; y la valoración de riesgos para medir la exposición de la entidad al impacto de los mismos, la formulación y adopción de la Política de Gestión del Riesgo hasta la evaluación y seguimiento de la gestión en la administración del riesgo. DEFINICIONES: 



  

   

Gestión de riesgos: Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse permiten a la entidad evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales, o los eventos positivos, que permiten identificar oportunidades para el mejor cumplimiento de su función. Se constituye en el elemento de control que al interactuar sus diferentes elementos le permiten a la entidad autocontrolar aquellos eventos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos. Evaluación del riesgo: Proceso utilizado para determinar las prioridades de la Administración del Riesgo comparando el nivel de un determinado riesgo con respecto a un estándar determinado. Fuente de riesgo: Elemento que por sí solo o en combinación tiene el potencial intrínseco para dar lugar a riesgo. Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. Mapas de riesgos: Es la herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemáticamente, definiéndolos, haciendo la descripción de cada uno de éstos y las posibles consecuencias. Nivel del riesgo: Magnitud de un riesgo, expresada en términos de combinación de las consecuencias y sus probabilidades Plan de Gestión del riesgo: Régimen en el marco de gestión del riesgo especificando el enfoque, la gestión componentes y los recursos que se aplicarán a la gestión del riesgo Política de Gestión del riesgo: Declaración de las intenciones y dirección generales de una organización relacionada con la gestión del riesgo. Probabilidad: Posibilidad que existe entre varias posibilidades que ocurra un evento, que se debe medir a través de la relación entre los hechos ocurridos realmente y la cantidad de eventos que pueden ocurrir.

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 

Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre lso objetivos Riesgo Residual: de riesgo restante después del tratamiento del riesgo

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guía para la Administración del Riesgo DAFP 2011, ISO 31000:2009 CONDICIONES GENERALES: La gestión del riesgo debe ser un compromiso permanente de la dirección y de cada funcionario del Instituto, para esto se formulará una política y se adoptara una metodología para la Gestión del riesgo. 

Identificar y analizar riesgos deben ser actividades permanentes e interactivas entre todas las dependencias. Para ello se deben evaluar aspectos internos y externos que puedan representar amenazas significativas para la conservación o debilidades para el logro de los objetivos institucionales.



Planear y ejecutar acciones efectivas para la prevención, detección y/o corrección de eventos o siniestros que afecten las actividades, objetivos, misión o visión o el personal del Instituto Caro y Cuervo

MARCO LEGAL: CP Art 209 y 269,343, 87 de 1993, Decreto 1599 de 2005, Ley 872 de 2003, Ley 489 de 1998, Res 0090 de 2006 crea el comité y modificado por la Resolución 167 de 2007. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

1

Establecimient o, actualización y aprobación de la metodología de gestión del Riesgo

La dependencia de Planeación presenta ante el Comité de coordinación de control interno la propuesta de la metodología de gestión del riesgo para su aprobación.

2

RESPONSABLE ÁREA CARGO

Planeación y Comité de coordinació n de control interno (*) Control interno podrá apoyar la construcció n de la propuesta metodológic a Socialización y Realizar jornadas Planeación divulgación de socialización de Equipo la política y la MECI metodología de gestión del riesgo aprobada

REGISTROS

Asesor de la Acta de Dirección con reunión. funciones de Planeación Cartilla Metodológica Profesional de para la Planeación gestión del Riesgo Integrantes del aprobada Comité de Coordinación de Control Interno Profesional de Listados de Planeación Asistencias a capacitacione s

SIA

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Página 58 de 272 abril de 2013

3

Identificación

4

Análisis

5

Evaluación

6

Tratamiento del riesgo

Se realizan las respectivas mesas de trabajo en donde se identifican y priorizan los riesgos asociados a cada proceso, con sus posibles causas y consecuencias. Se analiza el riesgo identificado, teniendo en cuenta, la frecuencia con que se presenta el riesgo, el impacto y consecuencias que tendría el riesgo si se materializa. Se evalúa la magnitud de la incidencia del riesgo en el Instituto. Se valora a partir de la escala definida. Se identifica la mejor forma de atender el riesgo a partir de su valoración y la incidencia que tiene sobre la gestión del Instituto.

Todas las Áreas, con el apoyo de planeación.

Líder de proceso y Profesionales de planeación.

Formato Identificación del Riesgo

N.A

Todas las Áreas

Líder de proceso

Formato Análisis del Riesgo

N.A

Todas las Áreas

Líder de proceso

Formato Valoración del Riesgo

N.A

Todas las Áreas, Área de control Interno.

Líder de proceso

N.A

N.A

*Control interno brindara asesoría permanente

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7

Mapa de riesgo

8

Formulación y aprobación del Plan de Manejo de Riesgo

9

Formulación y/o actualización de la política de Gestión del resigo

1 0

Divulgación

Se consolida la información obtenida de la identificación, análisis y evaluación de los riesgos, para la consolidación del mapa de riesgos. La dependencia de planeación realiza la Consolidación del Plan de Manejo de Riesgo, para la presentación y aprobación, por parte de la Dirección General y el Comité de Coordinación de control interno  Punto de control Formular y adoptar formalmente la política de Gestión del riesgo del instituto

Socialización del mapa de riesgos definitivo y la política de riesgos.

Todas las Dependenci as

Líder de proceso con acompañamie nto de Planeación.

Mapa de riesgos.

Dirección

Director (a)

Planeación Comité de Coordinació n de Control interno

Comité de Coordinación de control Interno

Acto Administrativ o de Implementaci ón de la Política de Administració n del Riesgo.

Dirección General Comité de Coordinació n de Control interno

Director (a) Integrantes Comité de Coordinación de control Interno

Planeación

Profesional planeación y comunicacione s

Acto administrativ o de adopción de la Política de Gestión del riesgo Acta de reunión Estrategia de divulgación.

N.A

Intran et Pág. web.

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1 1

Monitoreo y revisión.

1 2

Evaluación y seguimiento

1 3

Elaboración del plan de Mejoramiento de administración del riesgo

Asegurar que las acciones se están llevando a cabo y evaluar la eficiencia en su implementación adelantando revisiones sobre la marcha para evidenciar los factores que pueden estar influyendo en la aplicación de las acciones preventivas.  Punto de control Realizar la revisión independiente a la operación de la metodología de gestión del riesgo y la gestión de este

Con base en el informe entregado de Control interno, los líderes de proceso con sus equipos de trabajo, formularan un Plan de mejoramiento con el fin de subsanar los hallazgos y/o observaciones presentadas en el informe

Área de Control Interno Todas las áreas

Jefe del Área de Control Interno y Profesional de la Área de Control Interno

N.A

Dependenci a de Control Interno

Profesional especializado con funciones de control interno Profesional universitario con funciones de Control Interno Líderes de proceso

Informe de seguimiento Papeles de trabajo

Todas las dependenci as Dependenci a de Control interno brindara asesoría permanente

Plan de mejoramiento de Gestión del riesgo

N.A

N.A

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Página 61 de 272 abril de 2013

1 4

Seguimiento al Plan de mejoramiento de Gestión del riesgo

La dependencia de control interno realizara seguimiento a la ejecución de las acciones de mejoramiento propuestas por las dependencias en los planes de mejoramiento para la gestión del riesgo

Dependenci a de Control Interno

Profesional especializado con funciones de control interno

Informe de seguimiento Papeles de trabajo

Profesional universitario con funciones de Control Interno

 Punto de control Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Bohórquez

Fecha: Noviembre de 2012

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Subproceso Relaciones Interinstitucionales PROCESO: Direccionamiento Estratégico SUBPROCESO: Relaciones interinstitucionales PROCEDIMIENTO: Gestión de Convenios Interinstitucionales CÓDIGO: PL-RI-09 PRODUCTOS: Convenio Suscritos y Capítulos anexos 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Gestionar, Administrar y monitorear los convenio Interinstitucionales ALCANCE: Desde la formulación de la estrategia de relaciones interinstitucionales, pasando por la firma de convenios hasta la liquidación de capítulos anexos a los convenios. DEFINICIONES: Convenio Marco: Es un documento suscrito entre dos instituciones en el que manifiestan la voluntad y compromiso de desarrollar en forma planificada actividades de interés común sin fines de lucro. Expresa la confianza y buena voluntad entre las partes comprometidas para desarrollar actividades de cooperación mutua. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan Estratégico Institucional CONDICIONES GENERALES: Ver documento de Políticas de Operación ICC MARCO LEGAL: Decreto 1142 de 1970, Acuerdo 04 de 2002 Consejo Directivo 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N ACTIVIDAD °

DESCRIPCIÓN

ÁREA

1 Necesidad de La dirección y las convenios áreas de la entidad establecen la necesidad de realizar convenios interinstitucionales. 2 Contactos Se realizan Interinstitucion contactos con la ales instituciones 3 Verificación convenio marco

RESPONSABLE

REGISTROS CARGO

Dirección Director (a) N.A Todas las Líderes de áreas. proceso. Coordinadores de equipos de investigación. Relaciones Profesional de N.A Interinstituci relaciones onales Interinstitucional es

Se revisa la Relaciones preexistencia de un Interinstituci convenio marco. onales  Punto de control

SIA

Profesional de N.A relaciones Interinstitucional es

N.A

N.A

N.A

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4 Elaboración de Si no existe el Dirección, convenio convenio marco se Jurídica y marco elabora Relaciones Interinstituci onales 5 Revisión Ajustes texto Convenio

y El proyecto es del revisado por la del contraparte y se devuelve para realizar los ajustes a que haya lugar Perfeccionami Realizados los 6 ento ajustes, se procede a firma del convenio por parte de los representantes legales de ambas entidades. 7 Definición Estructurado el proyecto de convenio Marco y cooperación formalizado por las entre las partes se define y partes formula el proyecto de cooperación, que constituye el capitulo anexo al convenio. 8 Planeación y A través de Negociación conversaciones se de estipulan las condiciones condiciones de desarrollo de los proyectos formulados y definidos 9 Estructuración Se formalizan de capitulo condiciones anexo planteadas negociadas

Entidad Cooperante

Director (a), Área Jurídica y Profesional de relaciones Interinstitucional es Representante o su delegado

Proyecto Convenio Marco

N.A

N.A

N.A

Dirección con visto bueno de Jurídica y Relaciones Interinstituci onales Dirección, Relaciones Interinstituci onales con Entidad Cooperante

Director (a), Convenio Área Jurídica y Perfecciona Profesional de do relaciones Interinstitucional es

N.A

Director (a), y N.A Profesional de relaciones Interinstitucional es

N.A

Dirección y Relaciones Interinstituci onales con Entidad Cooperante

Director (a) y N.A Profesional de relaciones Interinstitucional es

N.A

Área Jurídica y Capítulo Profesional de Anexo relaciones Interinstitucional es

N.A

las Jurídica y Relaciones y Interinstituci onales con Entidad Contratista

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1 Se proyecta 0 acto administrativo de firma de capítulos anexos 1 Perfeccionami 1 ento

1 Seguimiento a 2 la ejecución de las acciones pactadas en el capitulo anexo.

1 3

1 4

Se verifica el CDP que soporta contrapartidas y elabora el acto administrativo. Se envía el capitulo para revisión jurídica de la contraparte y firma de la misma

Seguimiento a las actividades del cronograma del capítulo, y seguimiento a la parte académica por parte de las áreas misionales.  Punto de control Establecer A partir de la modificaciones revisión de los para informes y de común elaboración de acuerdo entre las otro si cuando partes y en vista de haya lugar la necesidad de modificar las condiciones del Capítulo Anexo, se perfeccionan las novedades respectivas Elaborar otrosí Si se realizan modificaciones se elabora el respectivo Otro sí al Capitulo anexo del convenio

Dirección, Jurídica y Relaciones Interinstituci onales

Director (a), Área Jurídica y Profesional de relaciones Interinstitucional es Jurídica de Profesional de la Entidad relaciones Cooperante Interinstitucional y es Relaciones interinstituci onales. Área de Profesional de Relaciones relaciones Interinstituci Interinstitucional onales y es, Líderes de Jefes de proceso, Proceso Coordinadores Misional de equipo de Involucrado investigación s

Acto Administrati vo

N.A

N.A

Informes de N.A Seguimient o por parte de las áreas misionales

Dirección, Jurídica y Relaciones Interinstituci onales con Entidad Contratista

Director (a), N.A Área Jurídica y Profesional de relaciones Interinstitucional es

N.A

Dirección, Jurídica y Relaciones Interinstituci onales con Entidad Contratista

Director (a), Área Jurídica y Profesional de relaciones Interinstitucional es

N.A

Resolución de autorización de Modificació n

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1 Perfeccionami 5 ento de otrosí

Revisión Jurídica de las partes y firma de los representantes legales.

Dirección, Jurídica, Entidad Cooperante

Director (a), Otrosí. Área Jurídica.

N.A

Una vez terminadas las acciones pactadas en el capitulo anexo se procede a proyectar el acta de liquidación del mismo 1 Perfeccionami Se suscribe el acta, 7 ento del Acta por las partes de Liquidación del capitulo

Jurídica y Relaciones Interinstituci onales con Entidad Cooperante

Área Jurídica y N.A Profesional de relaciones Interinstitucional es

N.A

1 Proyección del 6 Acta de Liquidación capitulo

Dirección Director (a), con visto Área Jurídica. bueno de Jurídica y Entidad Cooperante .

Acta de Liquidación Capítulo Anexo firmada por las partes

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Bohórquez

Fecha: Noviembre de 2012

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PROCESO: Direccionamiento Estratégico

SUBPROCESO: Comunicaciones y prensa

PROCEDIMIENTO: Comunicación Organizacional y Prensa. CÓDIGO: PL-CM-10 PRODUCTOS: Organizacional: Boletines internos, circulares, noticias. Prensa: Boletines, Comunicados de Prensa y material audiovisual 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Comunicar una imagen renovada y actual del INSTITUTO CARO Y CUERVO como un centro de altos estudios dedicado a la investigación, la docencia, la asesoría y la divulgación del lenguaje, la literatura y la cultura hispanoamericana; encargado de custodiar el patrimonio idiomático de la Nación. ALCANCE: Desde la compilación de la información hasta la confirmación del logro de objetivos de divulgación DEFINICIONES: Apropiación Social del Conocimiento: Publicar, divulgar y socializar el conocimiento acumulado en el Instituto a la comunidad nacional e internacional. Comunicación Organizacional: La interacción dinámica y multidireccional entre los miembros de la Entidad para la consecución de los objetivos propuestos de acuerdo con la misión y visión estratégica del Instituto. Es instrumentada y flexible. Prensa: El objetivo es proyectar una imagen positiva del Instituto a la sociedad e influir en la opinión pública, a través de los medios de comunicación, comerciales y culturales, internet y las redes sociales. Comunicaciones oficiales: información recibida o producida en el desarrollo de los procesos institucionales. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política Institucional de Comunicaciones, Plan Estratégico Institucional. Misión y visión institucional. Política De comunicación organizacional y prensa. CONDICIONES GENERALES: Todas las acciones de comunicación al interior del Instituto y de esta hacia entes externos deben ceñirse a las directrices y lineamientos establecidos en la Política Institucional de Comunicación. Todos los comunicados que tengan como receptor los medios de comunicación externos deben ser revisados y aprobados por el Área de Comunicación Organizacional y Prensa. Solicitar a las áreas el reporte de la información que es susceptible de ser publicada periódicamente. MARCO LEGAL: Decreto 1151 de 2008, Decreto 1599 de 2005, MECI 1000:2005 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

1.

ACTIVIDAD

Plan de información

DESCRIPCIÓN

El área de C.O. y P. elaborará informaciones de prensa de acuerdo con un plan establecido.

RESPONSABLE ÁREA

CARGO

C.O. y P.

Líder de proceso

REGISTROS

SIA

Plan

N.A

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2

Entrega de la información

3

Definir medios y fuentes

4

Redacción, corrección y diseño de la información.

5

Envío

6

Informe de las actividades

El área interesada en divulgar información institucional interna o externa debe enviar al área de Prensa la información respectiva. Al analizar la información, el área de CO y P establecerá los medios a los que se dirigirá, las fuentes con las que complementará la información y los recursos de apoyo. Se analiza y revisa la información recibida y se verifica redacción, corrección y estilo.  Punto de control Hacer el envío o publicación de la información a través de los medios respectivos. Periódicamente el área realizara un informe de la gestión de comunicaciones realizadas.

Todas las áreas

Líder de proceso

Mail.

N.A

CO y P

Profesional de Comunicaci ones y prensa

Documento

N.A.

Área de comunicacio nes y prensa

Profesional de Comunicaci ones y prensa

N.A

N.A

Área de comunicacio nes y prensa

Área de comunicaci ones y prensa

N.A

Web Intranet Mail

Área de comunicacio nes y prensa

Área de comunicaci ones y prensa

Informe

Recomendaciones para mejorar el procedimiento: Requerir a las áreas la información que es susceptible de ser publicada periódicamente. Facilitar el acceso a la información para su divulgación. Coordinar la producción gráfica de los materiales y piezas de comunicación. 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez-Carlos Ricardo Francisco Daza Gamba Diciembre de 2012 Jaramillo Angulo

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PROCESO: Direccionamiento Estratégico

SUBPROCESO: Comunicaciones y Prensa

PROCEDIMIENTO: Administración Página WEB CÓDIGO: PL-CM-11 PRODUCTOS: Portal Instituto www.caroycuervo.gov.co 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Mantener actualizada la página Web del Instituto para que sirva de sitio de consulta de la información que produce con el propósito de crear un canal de comunicación entre el Instituto y la sociedad. ALCANCE: Inicia con la solicitud de la publicación y termina con la actualización de la información de la página web DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan Estratégico Institucional, Política Institucional de Comunicación, Plan de comunicación Organizacional y Prensa. CONDICIONES GENERALES: Cada área debe reportar periódicamente la información que será cargada a la página web, la actualización y retiro de la misma cuando sea pertinente. Toda información susceptible de publicación debe ser enviada por medio electrónico. El diseño y administración de la página web se realizará de acuerdo a los lineamientos de la estrategia de gobierno en línea. El Webmaster asesora los desarrollos posteriores de la página web que sean solicitados por las diferentes áreas. MARCO LEGAL: Decreto 1151 de 2008, Manuales de Gobierno en línea. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

1

Recepción de contenidos

2

Definir medios y fuentes

DESCRIPCIÓN

Se recibe todo información a través de correo electrónico de las diferentes áreas del Instituto que es susceptible de ser publicada en el portal. Al analizar la información, el área de CO y P establecerá los medios a los que se dirigirá, las fuentes con las que complementará la

RESPONSABLE

REGISTROS

SIA

ÁREA

CARGO

Todas las áreas Involucradas

N.A

N.A

Correo Interno

CO y P

Profesional de Comunicacio nes y prensa

Documento

N.A.

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información y los recursos de apoyo. 3

Revisión del contenido de la información que se va a publicar. Convertir la información

Se realiza una revisión y corrección a que haya lugar de los contenidos  Punto de control Convertir la información en los formatos adecuados o correspondientes para subirla a la web.

Área de Comunicacio nes y prensa

Profesional de Comunicacio nes y prensa

N.A

N.A

Área de Comunicacio nes y prensa

Profesional de Comunicacio nes y prensa

N.A

N.A

5

Rediseño y actualizació n.

Área de Comunicacio nes y prensa

Profesional de Comunicacio nes y prensa

N.A

N.A

6

Comunicaci ón al solicitante

Rediseña y actualiza la página web con la información a publicar. Comunica al solicitante la publicación de la información

Área de Comunicacio nes y prensa

Profesional de Comunicacio nes y prensa

N.A

N.A

Área de Comunicacio nes y prensa

Webmaster

Mail

Website

4

ATENCIÓN DE LA PÁGINA WEB 7

Filtro de registros y claves

Se analiza y selecciona los usuarios registrados de la página y se les otorga una clave.

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8

Seguimient o a los mecanismo s de seguridad del website.

Realizar control y Área de Webmaster seguimiento de Comunicacio las herramientas nes y prensa de seguridad del website. Revisar las alertas.  Punto de control 9 Sugerencia Direccionar las Área de Webmaster s, diferentes Comunicacio peticiones y consultas y nes y prensa consultas. peticiones que realizan los usuarios a las áreas competentes. Estadística Realizar Área de Webmaster s periódicamente Comunicacio un informe con las nes y prensa diferentes estadísticas del website (usuarios, consultas, registros) Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

Registro de soluciones. Informe a sistemas.

Consultas Registro de envío.

Informe.

3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Paola Gaitán Martínez-Carlos Ricardo Francisco Daza Gamba Jaramillo Angulo

Fecha: Mayo de 2011

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PROCESO: Direccionamiento Estratégico

SUBPROCESO: Comunicaciones y Prensa

PROCEDIMIENTO: Administración de los perfiles CÓDIGO: PL-CM-012 institucionales en redes sociales PRODUCTOS: Interacciones en las RS. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Mantener actualizada la comunicación entre el Instituto y los participantes de cada red de acuerdo con la estrategia que se defina para cada una, con el fin de consolidarlas como canales de comunicación entre el Instituto y los seguidores. ALCANCE: Desde la creación del perfil en la RS hasta la realización del informe de seguimiento. DEFINICIONES: Redes sociales: servicios web para comunidades de personas que comparten intereses y actividades. Los servicios de red permiten a los usuarios crear un perfil y compartir diferente tipo de información. Medios de comunicación que basan su modelo de construcción y producción en una figura colaborativa, respaldada en la interacción social de redes y comunidades. Comunidad virtual: No es simplemente un grupo el que genera comunidad, sino las interacciones dentro de ella, y esas interacciones y el sentimiento de pertenencia que ellas producen. Twitter: servicio gratuito de microblogging que permite a sus usuarios enviar entradas de texto (tweets) de una longitud máxima de 140 caracteres. El envío de estos mensajes se puede realizar tanto por el sitio web como vía SMS desde un teléfono móvil. Facebook: sitio web gratuito de redes sociales. La idea fundamental de este sitio es crear una comunidad web donde las personas comparten gustos y sentimientos. Youtube: sitio electrónico en el cual los usuarios pueden subir y compartir videos. Perfiles institucionales: usuarios /perfiles creados para efectos de se difunda información de interés institucionales. Estos perfiles constituyen canales de comunicación de información de carácter oficial. Twitter @CaroyCuervo Facebook Prensa ICC Información institucional: información relativa al ejercicio de las funciones institucionales que sea de interés para la ciudadanía y público interesados. (Servicios, ofertas académicas, eventos) DOCUMENTOS DE REFERENCIA: CONDICIONES GENERALES: La administración actualización y monitoreo de los perfiles sociales está bajo la responsabilidad del área de Comunicaciones. La custodia de las claves de acceso a los perfiles estará a cargo del líder de proceso. Los comunicados de prensa que se emitan serán colocados en los perfiles institucionales una vez sean aprobados. MARCO LEGAL: Decreto 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

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N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

ÁREA

CARGO

1

Monitoreo

Monitoreo de los perfiles institucionales de manera diaria

Comunicacio nes

Community Manager (CM) (Dinamizador de redes)

2

Publicación de información

Comunicacio nes

Community Manager (CM) (Dinamizador de redes)

3.

Seguimient o y mejoras

Se actualiza diariamente la información institucional que se postea en las diferentes redes. Interno: A la percepción que sobre redes tienen los miembros del Instituto a través de: asistencia a reuniones, actualización de políticas de uso, gestión del trabajo diario y generación de informes periódicos.

Comunicacio nes

Community Manager (CM) (Dinamizador de redes)

Externo: Monitorear temas, términos o asuntos clave, de manera periódica y generando reportes mensuales con unos criterios definidos.

RESPONSABLE

REGISTROS

SIA

N.A

Redes sociales

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 Punto de control 4

Informe

Se realiza un Área de informe mensual Comunicacio con los datos nes y prensa correspondientes al seguimiento y evaluación de la administración de los perfiles. Incluye variables cuantitativas, cualitativas y medios sociales. Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Paola Gaitán Martínez- Carlos Jaramillo Angulo

Profesional de Comunicacio nes y prensa

Informe

Revisado por: Ricardo Francisco Daza Gamba

N.A

Fecha: Diciembre de 2012

SUBPROCESO SISTEMAS PROCESO: Planeación estratégica

SUBPROCESO: Sistemas

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PROCEDIMIENTO: Adquisición de Hardware y Software CÓDIGO: PL-ST-13 PRODUCTOS: Suplir las necesidades de hardware y software del Instituto. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Realizar acompañamiento y apoyo técnico para la adquisición de software y hardware. ALCANCE: Desde la identificación de la necesidad hasta la puesta en marcha del software y Hardware DEFINICIONES: DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales de instalación, Manejo de Software y hardware y Plan de Compras CONDICIONES GENERALES: La adquisición de software y hardware debe ajustarse a lo plasmado en el plan de compras de la vigencia. MARCO LEGAL: Licencias, derechos de autor y ley de archivo. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE N°

1

ACTIVIDAD

Se reciben los Identificación requerimientos por de la parte de las necesidad dependencias.

2

Se revisa la existencia

3

Viabilidad e inclusión en el plan de compras

4

DESCRIPCIÓN

Adquisición

DEPENDENCIA

Todas las dependencias Sistemas

Se solicita a almacén si el requerimiento está en el inventario y se puede suministrar ( continua al paso 5), si Almacén y no se evalúa la Sistemas adquisición ajustado al plan de compras  Punto de control Se viabiliza la necesidad presupuestal y técnica del requerimiento. De Planeación y ser aprobado se Sistemas incluye en el plan de compras de la vigencia. Se surte el procedimiento de Área de adquisición de los contratación. elementos incluidos en el plan de compras.

CARGO

Profesionales del área de Sistemas

REGISTROS

SIA

Correo Formulario electrónic de Solicitud o.

Responsable de Almacén y Correo Profesionales N.A electrónico. del área de Sistemas.

Jefe de Planeación y Plan de Responsable del compras. área de Sistemas

N.A

Profesional de contratación. Profesional de sistemas.

N.A

Contrato

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5

6

7

8

Peritaje técnico

Verificar que equipos y software funcionen y cumplan con las especificaciones técnicas requeridas, si funciona entra a Área de almacén sino se Sistemas comunica al proveedor.

Asistentes de sistemas

 Punto de control Si el bien solicitado es para uso de la sede Casa Cuervo se envía ala almacén los Envío de documentos soportes Profesional de elementos Área de del recibido para dar sistemas adquiridos al sistemas ingreso al inventario. almacén para Encargado del ingreso al Área de almacén Si el bien solicitado es almacén. inventario para uso en la sede Yerbabuena se envía al almacén con los soportes respectivos. Realizar la instalación y configuración Profesionales o Instalación y Área de respectiva de los técnicos de configuración. sistemas equipos en el puesto sistemas. de trabajo. Se envía al solicitante Notificación de la instalación la Profesionales o de la Área de notificación del técnicos de realización de sistemas proceso. sistemas. la instalación.

Check list Acta de recibido

N.A

Contrato o factura. Acta de recibido

SAFI

Aplicativo Solicitud de de la soporte instalación. técnico.

Notificación.

3. Control de cambios Realizado por: Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez- Fredy Rey Myriam Ruth Galvis- Ricardo Noviembre de 2012 Camacho- Jean Paul Granados Francisco Daza Gamba

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PROCESO: Planeación estratégica SUBPROCESO: Sistemas PROCEDIMIENTO: Soporte Técnico a usuarios finales CÓDIGO: PL-ST-14 PRODUCTOS: Solución a los requerimientos. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Atender requerimientos de las diferentes dependencias en cuanto a problemas técnicos de hardware y software ALCANCE: Desde el requerimiento del funcionario hasta la solución del mismo DEFINICIONES: Escalamiento. Cuando el área no cuenta con las herramientas suficientes, las solicitudes se envían a los proveedores o demás instancias que puedan intervenir en la solución de los inconvenientes de hardware. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales de instalación y Manejo Software y hardware CONDICIONES GENERALES: Los usuarios de los equipos deben hacer uso adecuado de estas herramientas con el fin de no generar inconvenientes por mal uso, deben ceñirse a los parámetros de seguridad y manejo dispuestos por el equipo de sistemas con el fin de evitar perjuicios en el hardware y software. Las solicitudes de servicio técnico deben hacerse a través del aplicativo diseñado para tal fin, de lo contrario las solicitudes o serán atendidas. MARCO LEGAL: Licencias, derechos de autor y ley de archivo 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N °

ACTIVIDAD

1

Recepción

2

3

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE DEPENDEN CARGO CIA

REGISTR O

Se recibe la solicitud de la Todas las Solicitante. Solicitud dependencia a través del áreas. aplicativo de soporte Profesional técnico. y técnicos de sistemas. Valoración Se valora si el Área de Profesional N.A y requerimiento necesita ir sistemas es y clasificació al puesto de trabajo o por técnicos de n asistencia remota sistemas. En el El profesional o técnico Área de Profesional N.A Puesto de del área de sistemas se sistemas es y trabajo desplaza al puesto de técnicos de trabajo verifica el sistemas. requerimiento y procede a su solución

SIA

Aplicativo de soporte técnico.

N.A

N.A

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4

Asistencia remota

5

Cierre requerimie nto

6

De acuerdo con la Área de valoración dada, el sistemas requerimiento se soluciona a través del aplicativo remoto.

Si la solicitud se atendió efectivamente se cierra. Si la solicitud no se puede atender inmediatamente se realiza el escalamiento de ésta.  Punto de control Escalamie Cuando los equipos se nto de encuentran en garantía y solicitudes. requieren cambio de repuestos, o en caso de que la garantía haya vencido la solicitud se remite al contratista que suministra las partes.

Profesional N.A es y técnicos de sistemas.

N.A

Área de Profesional sistemas es y técnicos de sistemas.

Reporte N.A del aplicativo .

Área de Profesional sistemas. es y técnicos de Proveedor sistemas. es

Hoja de N.A vida del equipo. Correo electróni co

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Cuando los usuarios hacen solicitudes repetitivas el área de sistemas realiza capacitaciones acerca de los inconvenientes encontrados. Las observaciones realizadas por los profesionales y técnicos de sistemas deben ser implementadas por los usuarios para evitar reprocesos y demoras en la atención de las demás solicitudes. Los manuales publicados en la intranet institucional (Carpeta grupo general) deben ser revisadas por todos los usuarios y deben implementarse los procedimientos especificados para solucionar inconvenientes simples. 3. Control de cambios Realizado por: Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez- Fredy Myriam Ruth Galvis.- Ricardo Noviembre de 2012 rey Camacho- Jean Paul Francisco Daza Gamba Granados

PROCESO: Planeación estratégica SUBPROCESO: Sistemas PROCEDIMIENTO: Aseguramiento de las estaciones de trabajo y Copias CÓDIGO: PL-ST-15 de respaldo.

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PRODUCTOS: Backup, Antivirus existente funcionando, Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de software y hardware. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Asegurar la información y el correcto funcionamiento de los equipos para mantener la continuidad del negocio. ALCANCE: Desde la configuración de scripts y actualización de parches de seguridad, hasta el correcto funcionamiento de las estaciones de trabajo. DEFINICIONES: Backup: copia de seguridad de los archivos que manejan los funcionarios en sus actividades, respaldo de las bases de datos de las diferentes aplicaciones. Medios extraíbles: cintas de seguridad. Script: parametrización lógica basada en DOS. Parches de seguridad: Liberación de actualizaciones de los sistemas operativos instalados en las estaciones de trabajo y software en general. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales para la creación y configuración de Scripts. Identificación de usuarios para el respaldo selectivo (Documentos, imágenes, archivos de sonido, videos). CONDICIONES GENERALES: El respaldo de la Información debe ser periódica e implementar todos los mecanismos que estén al alcance para evitar la pérdida de información sensible para el Instituto, asegurando de esta manera la continuidad del negocio. MARCO LEGAL: ISO 17799 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

1

2

3

ACTIVIDAD

Instalación de antivirus

DESCRIPCIÓN

Se realiza la instalación del antivirus y se verifica firmas de actualizaciones Actualización Se actualizan los de parches parches de seguridad de seguridad mediante el servidor de actualizaciones (WSUS) o de manera manual. Desinfección El antivirus realiza la automática desinfección de de archivos archivos en tiempo real y de manera automática.

RESPONSABLE DEPENDENCIA

REGISTROS

SIA

CARGO

Área sistemas

de Profesiona Correo N.A les y electrónico y técnicos matriz de información.

Área sistemas

de Profesiona Correo Servidor les y electrónico y WSUS técnicos matriz de información.

N.A

N.A

Informes antivirus.

de Consola de administr ación

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4

5

Reportar problemas de reconocimien to de nuevas variantes de virus.

El antivirus envía mensajes de alerta a la consola de administración, si el archivo no fue desinfectado, el área de sistemas debe informar esta anomalía a los administradores de la firma de antivirus para que esta variante de virus nueva sea reportada a los desarrolladores de las vacunas, para la posterior actualización de las bases de datos.  Punto de control Mantenimient Se realiza el o de equipos mantenimiento de cómputo preventivo y correctivo de los equipos de cómputo, escáneres e impresoras. El mantenimiento preventivo y correctivo de las impresoras y los escáneres, se lleva a cabo por la empresa contratista, con la supervisión del área de sistemas. La empresa contratista debe suministrar los repuestos de los equipos de cómputo en general.

Área de Profesiona sistemas. les

Área sistemas

Reportes de la consola de administración de antivirus, correo electrónico y firmas

Consola de administr ación.

de Profesiona Informes de N.A les, actividades. técnicos y empresa Contratist a.

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6

Copias de seguridad automatizada s

El sistema Todos las Todos los Unidad F en el automatizado en Dependencia Funcionari equipo servidor RAID 1 (configuración s. os de dos discos duros que generan copias idénticas), envía un mensaje de alerta a los usuarios para informar el día en que se copiara la información en el servidor dispuesto para ello.  Punto de control 7 Copia en La oficina de sistemas Área de Profesiona Tape Backup medios procede a copiar toda sistemas les y extraíbles la información técnicos generada por el sistema de copia automatizada en el disco del servidor al Tape Backup con capacidad de 120 Gb. 8 Envío de Las cintas de Área de Profesiona Comunicado cintas respaldo se envían al sistemas y les, enviando Tape área de a archivo en área de técnicos, Backup, Tablas la sede de archivo y de retención Yerbabuena para que encargado Documental sean almacenadas del área bajo las condiciones de de almacenamiento archivo. adoptadas por esta área.  Punto de control Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Hacer revisiones periódicas en cada equipos para verificar que el proceso se esté ejecutando correctamente. 3. Punto de control

Servidor de copias de segurida d.

Servidor de copias de segurida d.

Servidor de copias de segurida d.

uno de los

Realizado por: Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez- Fredy Myriam Ruth Galvis- Ricardo Francisco Noviembre de 2012 Rey Camacho- Jean Paul Daza Gamba Granados.

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PROCESO: Planeación estratégica SUBPROCESO: Sistemas PROCEDIMIENTO: Soporte técnico a la infraestructura. CÓDIGO: PL-ST-16 PRODUCTOS: Mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de red y servidores. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Mantener el correcto funcionamiento de los servidores y la red WLAN de la intranet del Instituto Caro y Cuervo. ALCANCE: Desde el mantenimiento preventivo de los equipos, hasta la restauración de los mismos. DEFINICIONES: WLAN: Red inalámbrica de área local, para el uso de recursos compartidos, servicios de internet, y servicios cliente servidor. MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Mantenimiento que se realiza a los equipos de cómputo en general, para evitar paradas inesperadas. MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Mantenimiento que se realiza a los equipos de cómputo en general, para corregir daños que requieren el reemplazo de partes o el reemplazo de la misma máquina. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Hojas de vida de los equipos servidores, información sobre la configuración de accespoint y firewall. CONDICIONES GENERALES: Mantener en pleno funcionamiento los servicios de la intranet. MARCO LEGAL: ISO 17799 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

1

2

ACTIVIDAD

Mantenimient o preventivo

Mantenimient o correctivo

DESCRIPCIÓN

Se realiza un mantenimiento preventivo cada tres (3) meses, realizando limpieza y ajuste de todos los elementos que componen el equipo de cómputo y sus periféricos.  Punto de control El mantenimiento correctivo se realiza cada vez que se requiere, ya sea por una parada inesperada o por el desgaste de suministros.

RESPONSABLE DEPENDENCIA

REGISTROS

SIA

Área de Profesional sistemas, y es, y empresa técnicos del contratista área de sistemas.

Correo electrónico, reporte del aplicativo de mesa de ayuda, e informe de actividades de la empresa contratista.

Correo electrónico y aplicativo de mesa de ayuda

Área de sistemas, y empresa contratista.

Correo electrónico, reporte aplicativo mesa ayuda, informe actividades

CARGO

Profesional es y técnicos del área de sistemas.

Correo electrónico del y aplicativo de de mesa de de ayuda e de de

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3

4

5

la empresa contratista. Configuració Realizar los ajustes Área de Profesional Hoja de vida n de requeridos para sistemas. es del área de servidores, servidores mantener en línea los de manuales de servicios ofrecidos por sistemas. configuración, determinado servidor. configuracione s de Firewall, registro de dominios públicos Configuració Habilitar puntos de Área de Profesional Matriz de n de puntos red en nuevos sistemas. es del área información. de acceso a puestos de trabajo. de la red sistemas. intranet. Mantenimient Se realiza la Área de Profesional Informes de o de los sitios actualización de sistemas es del área actividades. Web contenido y la carga de de información en los sistemas. sitios Web de la entidad.

Consolas de administraci ón de Firewall, equipos cliente servidor. Consola de administraci ón de los accespoint. Servicios Web.

 Punto de control Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Las áreas que requieren la publicación de servicios deben informar al área de sistemas con anticipación sobre estas necesidades para evitar contratiempos y expectativas que retrasen el alcance de objetivos. 3. Punto de control Realizado por: Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez- Fredy Myriam Ruth Galvis- Ricardo Noviembre de 2012 Rey Camacho- Jean Paul Francisco Daza Gamba Granados.

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PROCESO: Planeación estratégica SUBPROCESO: Sistemas PROCEDIMIENTO: Administración de servidores. CÓDIGO: PL-ST-17 PRODUCTOS: Backups, Informe acerca de la información del software y hardware instalado en los servidores, Plan de mejoramiento continuo, Manuales de instalación y configuración del software instalado en los servidores y Manual de Manejo de los aplicativos instalados en los servidores. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Asegurar el servicio, la información y el correcto funcionamiento de los servidores para mantener la continuidad del negocio. ALCANCE: Desde la instalación y configuración del sistema operativo y los aplicativos en los servidores hasta la configuración en el firewall para poder publicar los servicios web. DEFINICIONES: Backup: copia de seguridad de los archivos que manejan los funcionarios en sus actividades, respaldo de las bases de datos de las diferentes aplicaciones. Software: equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema informático, comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos, que son llamados hardware. Hardware: corresponde a todas las partes tangibles de un sistema informático; sus componentes son: eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos.1 Son cables, gabinetes o cajas, periféricos de todo tipo y cualquier otro elemento físico involucrado; contrariamente, el soporte lógico es intangible y es llamado software. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales de instalación y configuración del software instalado en los servidores y Manual de Manejo de los aplicativos instalados en los servidores. CONDICIONES GENERALES: El respaldo de la Información de los servidores debe ser periódica y cada servidor y para cada aplicativo instalado se deberá crear el respectivo manual de referencia, asegurando de esta manera la continuidad del negocio. MARCO LEGAL: ISO 17799 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE DEPENDENCI CARGO A

1

Instalación Se realiza la Área de Profesionales de sistema instalación del sistemas del área de operativo sistema operativo y se sistemas. verifica firmas de actualizaciones

REGISTROS

SIA

Informe BELARC acerca del sistema operativo instalado.

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2

Instalación de Hardware

Se realiza la Área de Profesionales instalación del sistemas del área de Hardware requerido sistemas. en los servidores

Informe BELARC acerca de la información del software instalado.

3

Instalación de Software

Se realiza la Área de Profesionales instalación del sistemas del área de Software o aplicativos sistemas. requeridos en los servidores.

Informe BELARC acerca de la información del software instalado.

4

Actualización Se realiza la Área de Profesionales Reportes de de parches actualización del sistemas. del área de la consola de de seguridad sistema operativo y sistemas. administració de las firmas del n del servidor antivirus si el servidor y del lo tiene. Además se antivirus. realiza verificación del firewall nativo del servidor.

5

Manuales de instalación y configuración del software instalado

6

Manual de manejo de los aplicativos instalados

 Punto de control Después de verificar manuales en internet y en la documentación propia del fabricante se procede a realizar la instalación junto con los respectivos manuales.  Punto de control Después de investigar acerca de los manuales existentes del aplicativo y realizar las configuraciones pertinentes, se procede a realizar los manuales de estas configuraciones.

Consola de administra ción.

Área de Profesionales Manuales sistemas del área de creados. sistemas.

Document ación propia del fabricante del sistema operativo.

Área de Profesionales Manuales sistemas del área de creados. sistemas.

N.A

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7

Plan de En el último trimestre Área de Profesionale Plan de mejoramiento del año se revisa los sistemas s del área de mejoramiento continuo proyectos del actual sistemas. para el año año, se analiza los siguiente. resultados de esto y teniendo en cuentas las futuras y actuales necesidades de cada área del instituto se procede a realizar el Plan de mejoramiento para el año siguiente.

N.A

 Punto de control Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Capacitaciones en los aplicativos instalados en el Instituto y un sistema donde cada área comunique al área de sistemas sus necesidades actuales y futuras. 3. Punto de control Realizado por: Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez- Fredy Myriam Ruth Galvis- Ricardo Noviembre de 2012 Rey Camacho- Jean Paul Francisco Daza Gamba Granados.

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PROCESOS MISIONALES Proceso de Investigación PROCESO: Investigación SUBPROCESO: N.A PROCEDIMIENTO: Gestión de Investigaciones CÓDIGO: IN-GI-018 PRODUCTOS: Resultados de las investigaciones. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Desarrollar proyectos de investigación derivados del proyecto educativo del programa y del plan de estudios que permita desarrollar actitudes críticas y capacidad creativa en la comunidad académica para encontrar alternativas para el avance de la lingüística del país, así como generar mecanismos de mejoramiento continuo del mismo. ALCANCE: Desde el plan de estudios se establecen las áreas de investigación y las condiciones del trabajo de grado o de las investigaciones, lo que conlleva la presentación de la propuesta hasta la publicación de los productos o trabajo de grado y de ser del caso, el mejoramiento del plan de estudios o de las estrategias pedagógicas, entre otros aspectos. DEFINICIONES: Formación para la investigación: Corresponde al conjunto de acciones orientadas a favorecer la apropiación y desarrollo de los conocimientos, habilidades y actitudes necesarios para que estudiantes, profesores e investigadores puedan desempeñar con éxito actividades académicas asociadas a la investigación científica, el desarrollo tecnológico y la innovación. El objetivo es fortalecer la relación formación (docencia) – investigación a través de la vinculación de los estudiantes a las labores de investigación de los equipos de trabajo de investigación. Investigación: Acto de llevar a cabo estrategias para descubrir algo. También permite hacer mención al conjunto de actividades de índole intelectual y experimental de carácter sistemático, con la intención de incrementar los conocimientos sobre un determinado asunto. Maestría de profundización: programa de posgrado que busca el desarrollo avnzado de competencias que permitan la solución de problemas o el análisis de situaciones particulares de carácter disciplinar, interdisciplinario o profesional, por medio de la asimilación o apropiación de saberes, metodologías, y según el caso, desarrollos científicos, tecnológicos o artísticos.

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Trabajo de investigación en la maestría de profundización: Están dirigidos a la investigación aplicada, al estudio de caso, o la creación o interpretación documentada de una obra artística, según la naturaleza del programa1Maestría de investigación: Programa de posgrado que debe procurar el desarrollo de competencias científicas y una formación avanzada en investigación o creación que genera nuevos conocimientos, procesos tecnológicos u obras o interpretaciones artísticas de interés cultural, según el caso. Trabajo de investigación en la maestría de investigación: Deben evidenciar las competencias científicas, disciplinares o creativas propias del investigador, del creador o del intérprete artístico. Comité de investigaciones: Está conformado por la totalidad de los coordinadores de equipos de trabajo del área de investigaciones y por un representante de cada una de las siguientes áreas: la dirección del ICC, la subdirección académica, el Seminario Andrés Bello, planeación y relaciones interinstitucionales. Se puede invitar a representantes de otras áreas o a pares académicos externos cuando el Comité lo considere pertinente. Es la instancia que toma decisiones al respecto de los proyectos de investigación del Instituto. El Comité decide qué proyectos de investigación se aprueban y orienta el proceso de ejecución de los mismos. Los equipos de trabajo presentan informes de avance al Comité sobre cada una de las actividades del desarrollo de los proyectos. Para evaluar estos informes, el Comité se asesora con pares académicos calificados. El Comité también hace seguimiento a los equipos de trabajo a través de instrumentos que él mismo diseñe, para lo cual tiene a su disposición la información completa de cada grupo de trabajo, incluyendo avances, productos y archivos. Además de esto, el Comité recibe, clasifica y selecciona propuestas de investigación a través de un banco de ideas. Banco de ideas: Base de datos con las propuestas de proyectos de investigación que formulan los investigadores del Instituto. Los investigadores entregan sus propuestas en fichas diseñadas para tal fin, en los momentos y con las condiciones que establezca el Comité. Con base en los datos que arroje el banco de ideas se dispone de propuestas para aprovechar oportunidades de acuerdos o de financiación que se presenten; se reúnen insumos para desarrollar portafolios de servicios del área de investigaciones; se apoya la formulación de criterios de selección de los proyectos; y, en general, se dispone de información para la toma de decisiones del Comité. Propuesta de investigación: Es la formulación inicial de un proyecto que un equipo entrega al Comité de investigaciones para que sea clasificada, revisada y, eventualmente, aprobada para su realización. Se hace antes de cualquier formulación exhaustiva y se presenta en una ficha diseñada por el Comité de investigaciones. Con base la información consignada en esta ficha el Comité de investigaciones hace el Banco de ideas.

1

Párrafo cuarto del artículo 24 del Decreto 1295 de 2010

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Equipo de trabajo: Conformado por al menos un investigador de planta y otros investigadores o contratistas. El equipo formula y ejecuta proyectos de investigación en el marco de un programa académico institucional. Se reúne periódicamente dejando actas de las reuniones. Participa en redes de investigación con los productos resultado de sus proyectos. Integrante del equipo: son las personas que desempeñan alguna tarea relacionada con la actividad científica del grupo. Los integrantes de un equipo de trabajo se clasifican en cuatro tipos: investigadores, asistentes, auxiliares y pasantes. Coordinador(a): Es la persona encargada de cada equipo de trabajo. El (la) coordinador(a), en primer lugar, orienta y hace seguimiento a su equipo para garantizar su adecuado funcionamiento y para cumplir con los objetivos del ICC. Para esto, los miembros de su equipo le rinden cuentas a través del instrumento de seguimiento al equipo de trabajo. En segundo lugar, presenta los avances de cada uno de los proyectos de investigación a su cargo al Comité de investigaciones periódicamente. En tercer lugar, formula un plan de acción anual de todos proyectos a su cargo que entrega al área de Planeación, y hace seguimiento a ese plan en las fichas que diseña esa misma área. En cuarto lugar, es el encargado de coordinar a su equipo para gestionar convenios interinstitucionales con apoyo del área de Relaciones interinstitucionales. En tanto que académico(a) del ICC, debe realizar también tareas de investigación, docencia, divulgación y asesoría. Seguimiento al equipo de trabajo: Cada coordinador debe diseñar y ejecutar un instrumento de seguimiento a su equipo de trabajo, según las particularidades de sus proyectos. Este instrumento es interno del equipo y se hace para cada integrante del mismo. Sirve de insumo para los informes al comité de investigaciones y para el seguimiento al plan de acción. Informe al el Comité de investigaciones: Cada equipo de trabajo presenta los avances realizados en cada proyecto a su cargo para que sean evaluados y orientados por el Comité de investigaciones. Para esto, el equipo usará los instrumentos que diseñe el Comité investigaciones y presentará información actualizada y completa de cada proyecto. Este informe se hace por proyecto y es diferente al seguimiento del plan de acción. Plan de acción: Es un documento administrativo que se presenta cada año al área de Planeación. En éste documento el coordinador del equipo establece las actividades y los recursos necesarios para realizar el conjunto de los proyectos de investigación de su equipo. Incluye cronogramas y presupuestos. El coordinador debe diligenciar la ficha de seguimiento al plan de acción cuando el área de planeación lo solicite. Este seguimiento se hace por equipo y es diferente al informe para el comité de investigaciones.

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Convenio interinstitucional: Son aquellos acuerdos de voluntad con otras instituciones o entidades mediante los cuales las partes establecen compromisos e intenciones generales o específicas de cooperación mutua, para desarrollaren forma planificada actividades de interés y beneficio común del proceso investigativo. Los convenios podrán materializarse mediante convenios marco, acuerdos, memorandos, actas, cartas de entendimiento o capítulos anexos a los convenios existentes con el apoyo del área de relaciones interinstitucionales.. Proyecto: Una vez aprobada una propuesta de investigación, el equipo de trabajo redacta un proyecto donde formula de forma sustentada la investigación. El proyecto debe contener problema, objetivos, plan de recolección de información primaria y secundaria, plan de procesamiento de información, acuerdos interinstitucionales planeados y productos esperados y los criterios contenidos en la ficha de la propuesta de investigación debidamente retroalimentada por el Comité. En caso que el Comité apruebe el proyecto, se inicia el desarrollo de la investigación. Problema de investigación: Es el planteamiento de la situación que se abordará a través del proceso de investigación. Incluye antecedentes, justificación, delimitación, definición del objeto de estudio y pregunta de investigación. Objetivos: Formulación de lo que se desea conseguir como resultado de la investigación. Incluye objetivo general y objetivos específicos. Información primaria: Información central para llegar a los objetivos de investigación. Incluye datos recolectados sobre el objeto de estudio a través de instrumentos o técnicas establecidas para tal fin. Información secundaria: Información complementaria para llegar a los objetivos de investigación. Incluye nociones, conceptos y categorías que ayudan a abordar el problema de investigación. Procesamiento de información: Metodologías, técnicas o instrumentos utilizados para poner en relación la información primaria con la secundaria para llegar a los objetivos. Productos de investigación: Resultados concretos esperados al finalizar el proyecto de investigación, que son evidencia del cumplimiento de los objetivos. Incluyen artículos, ponencias, libros, software, videos, etc. Reformulación del proyecto: La formulación del proyecto de investigación puede cambiar durante su desarrollo. El problema; los objetivos; el plan de recolección de información primaria y secundaria; el plan de procesamiento de información; los acuerdos interinstitucionales; y los productos esperados, pueden precisarse, mejorarse o reorientarse según los avances del desarrollo de la investigación. El Comité de investigaciones evalúa y aprueba estos cambios. Se produce un documento y una presentación cada vez que se reformule el proyecto.

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Redes de investigación: Formas de organización locales, nacionales o internacionales cuya función es retroalimentar y fortalecer los grupos de investigación en el mundo. Pueden ser organizadas por entidades públicas o privadas, o por otras organizaciones sociales. Pueden tener o no plataformas tecnológicas que las soporten. Participar en ellas supone la divulgación de los productos de investigación y la participación de los equipos de trabajo en evento DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A CONDICIONES GENERALES: Debe establecerse un comité de investigaciones encargado de recibir, seleccionar, evaluar y orientar los proyectos. Dentro de los programas académicos institucionales se establecen equipos de trabajo, cada uno con un coordinador, que ejecutan los proyectos de investigación. Cada proyecto debe tener actividades de investigación, docencia, divulgación y asesoría. Cada equipo de trabajo procura desarrollar los proyectos en el marco de convenios interinstitucionales, dependiendo de la naturaleza de los proyectos. Los equipos de trabajo pueden ejecutar uno o varios proyectos de investigación en un año, como también pueden presentar proyectos divididos en fases que duren varios años. Los integrantes de un equipo rinden cuentas al coordinador y el coordinador rinde cuentas al comité de investigaciones y al área de planeación. Los equipos de trabajo deben participar en redes de investigación. MARCO LEGAL: Ley 29 de 1990 , Decreto 585 de 1991 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA CARGO

PRESENTACIÓN Y SELECCIÓN DE PROPUESTAS 1 Elaborar Crear la propuesta de propuesta de Investigacion investigación. investigación es para desarrollar en el ICC. Entregar la ficha de presentación de la propuesta al Comité de Investigaciones.

REGISTRO

SIA

Coordinado Ficha de N.A r del equipo presentaci de trabajo ón propuesta Comité de de Investigacio investigaci nes. ón

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2

3

4

Selección de Seleccionar las propuestas de propuestas de investigación investigación de acuerdo a las políticas establecidas por el Comité de Investigaciones. Elaboración de Formular proyecto proyecto de investigación Evaluación y El Comité de aprobación del investigaciones proyecto realiza recomendacion es o aprueba el proyecto de acuerdo a criterios establecidos de antemano y con la colaboración de pares académicos. En caso de ser devuelto, el equipo de trabajo hace los ajustes y presenta de nuevo el proyecto.

Investigacion es

Comité de Banco de N.A investigacio ideas nes Acta de Comité de investigaci ones

Investigación

Equipo trabajo

Investigacion es

de Formato de proyecto Comité de Formato Investigacio de nes proyecto Equipo trabajo

de Presentaci ón del proyecto

Pares académico s

Acta de Comité de investigaci ones

N.A

N.A

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5

6

Establecimiento de convenios y participación en concursos

El equipo de trabajo, en coordinación con el área de relaciones interinstitucional es, suscribe o actualiza convenios dentro de los cuales se realizará el proyecto. Además deciden si el proyecto participa o no en concursos para obtener recursos externos. Formulación del Definir las plan de acción actividades y productos a desarrollar en un año para todos los proyectos que se aprueben a un equipo

Investigacion es Relaciones interinstitucio nales

Investigacion es

Equipo trabajo

de Convenio marco o capítulo Profesional anexo de relaciones interinstituci onales

Coordinado Plan de N.A. r equipo de acción trabajo aprobado

Planeación Profesional de planeación

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7

Seguimiento de Diseñar y Investigacion avance al aplicar es equipo de periódicamente trabajo un instrumento de seguimiento y avance al equipo y todos sus proyectos aprobados.  Punto de control DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN (*) Recolección de Recolectar la Investigacion 8 información información es a* primaria primaria definida en el proyecto 8 Recolección de Recolectar la Investigacion b* información información es secundaria secundaria definida en el proyecto

Coordinado Instrument r equipo de o de trabajo seguimient o de Equipo de equipo trabajo diligenciad o

Equipo de Registros N.A trabajo de fuentes primarias Equipo de Registros N.A trabajo de fuentes secundarias

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8 c*

Reformulación del proyecto

8 Formación d* comunidad académica

Redactar una Investigacion nueva es formulación del proyecto completo, sustentado y validado de acuerdo con las políticas institucionales.

La reformulación se presenta al Comité de investigaciones y es considerada por pares académicos de Crear espacios de encuentro y formación académica al interior del Instituto (seminarios, talleres, dirección de trabajos de grado, etc.)

Investigacion es Seminario Andrés Bello

Equipo de Formato de N.A trabajo proyecto Presentació Comité de n del investigaci proyecto ones reformulado Pares académic os

Acta de Comité de investigacio nes

Equipo de Registro de N.A trabajo los espacios de Profesiona encuentro y l del formación Seminario académica Andrés realizados Bello

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8 e *

Procesamiento de información

Procesar la Investigacion información es primaria y secundaria según el diseño definido en el proyecto

Equipo de Registro del N.A trabajo procesamie nto de información

 Punto de control 8f *

Elaboración de Elaborar Investigacion productos producto es definidos en el proyecto

Equipo de Productos N.A trabajo definidos en el proyecto

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REVISIÓN Y DIVULGACIÓN DE PRODUCTOS 9 Revisión de los Presentar Investigacion productos de productos es investigación elaborados al comité de investigaciones. El comité realiza recomendacione s pertinentes. En caso de ser necesario, se devuelven los productos para correcciones.  Puntos de control Finalmente el comité aprueba los productos para su divulgación

Comité de Acta de N.A investigaci Comité de ones investigaciones. Equipo de trabajo Producto revisado y aprobado por el Comité.

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1 0

1 1

Revisión de Enviar los productos por productos para pares revisión a los académicos pares externos académicos calificados externos calificados

Investigacion es Relaciones interinstitucio nales

Los pares académicos externos calificados realizarán las recomendacione s pertinentes, en caso de ser necesario, se devolverá para correcciones.  Puntos de control Disponer Enviar los Investigacion productos en la productos a la es Biblioteca biblioteca para Biblioteca que sean catalogados y puestos a disposición del público.

Comité de Oficio investigaci remisorio ones Producto Equipo de revisado y trabajo. aprobado por pares Pares académic os externos calificados

Comité de Productos investigaci puestos a ones disposición del público Área de en la biblioteca biblioteca.

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1 2

1 3

Divulgación

Los mecanismos para divulgación dependen de la naturaleza de los productos. En todo caso debe tenerse en cuenta los compromisos institucionales acordados.

Investigacion es

Equipo de trabajo

Relaciones interinstitucio nales

Profesiona l de relaciones interinstitu cionales.

Gestión Editorial

Mecanismo N.A s de divulgación ejecutados

Profesiona l de gestión editorial

Participación en Los productos se Investigacion Equipo de Evidencias redes de presentan en los es trabajo de investigación eventos de las participació redes de Relaciones Profesiona n en las investigación interinstitucio l de redes de relacionadas con nales relaciones investigació el tema interinstitu n. investigado cionales Recomendaciones: (*) Las actividades correspondientes a la sección “desarrollo de la investigación”, no necesariamente son secuenciales ni lineales, ni tampoco es necesario que se realicen todas en el mismo año; estas actividades dependen de lo que haya sido formulado en el proyecto y de las eventualidades que se presenten en el proceso de ejecución. El coordinador de cada equipo de trabajo deberá presentar informes periódicos del avance de cada una de estas actividades ante el Comité de investigaciones, soportados en evidencias. Es deseable que el Comité se apoye en pares académicos para evaluar los avances y orientar las investigaciones. 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Paola Gaitán Revisado por: Fecha: Martínez, Nora S. Garzón Morales, Ricardo Francisco Daza Gamba, Septiembre de María Emilia Lleras Ronderos, Daniel Julio Alexander Bernal Chávez, 2012 Rudas Burgos Néstor Fabián Ruiz, Norman Valencia López.

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CÓDIGO: MCO-ICC-01

abril de 2013

Proceso Formación Seminario Andrés Bello Subproceso Educación Formal PROCESO: Formación Seminario Andrés Bello

SUBPROCESO: Educación Formal

PROCEDIMIENTO: Programas posgrados

CÓDIGO: FM-FR-19

PRODUCTOS: Graduados. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Formar investigadores y producir investigación en el campo de las relaciones entre literatura y cultura. ALCANCE: La actividad inicia con el funcionamiento gradual de la maestría a través de los procesos de matrícula, inicio de clases y aprobación de los créditos parciales de cada semestre y termina con la aprobación de la totalidad de los créditos y otorgamiento del título en Magister en Literatura y Cultura. DEFINICIONES: Educación formal. Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados por la Ley y bajo la responsabilidad de los Poderes Públicos. Educación informal. Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos educativos, fuera de los contextos escolares. Formación. Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que sitúan al individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A. CONDICIONES GENERALES: Los estudiantes inician clases y emprenden su trabajo de investigación hasta aprobar la totalidad de los créditos que hacen parte del programa de Maestría en Literatura y Cultura MARCO LEGAL: Estatutos Caro y Cuervo (reglamento académico SAB) 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N °

ACTIVIDAD

1

Rediseño de la Maestría en Literatura y Cultura

DESCRIPCIÓN

Solicitud de aprobación del plan curricular por parte del MEN

RESPONSABLE

Presentación del programa de Maestría en Literatura y Cultura ante el

aprobación y obtención del registro calificado

SIA

Decano Seminario Andrés Bello Y Asesor Académic o

Documentos de información Histórica y actas para registro calificado

Plan de acción y sustentación para obtención de registro calificado

Decano y Asesor Académic o

Documentos y actas de reunión

Plan de acción vigencia respectiva y seguimiento

CARGO

Dirección y Seminario Andrés Bello

Seminario Andrés Bello

(cada 7 años) 2

REGISTROS

ÁREA

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Ministerio de Educación

3 Alistamiento condiciones de inicio

4

Elaboración de convocatoria

5

Divulgación

6

Inscripción de los aspirantes

7

Proceso de selección y publicación de admitidos

(cada 7 años)

Programación de fechas para la cronología del proceso, intensidad horaria, duración y selección de profesor (es) Se hace la convocatoria para ser divulgada Se hace la divulgación de la Maestría a través de correo electrónico, página web, información telefónica y personalizada. Se abren las inscripciones para la Maestría por internet. Hay atención y asistencia personalizada. Revisión de documentos y aprobación de requisitos para el ingreso a la Maestría e información de admitidos  Punto de control

Seminario Andrés Bello

Decano y Asesor académic o

Documentos y actas de reunión

Seminario Andrés Bello

Decano

Documento de la convocatoria

Seminario Andrés Bello

Secretaría académic a SAB y Oficina comunicac iones y prensa

Convocatoria y otros comunicados (registros de correos electrónicos enviados)

Seminario Andrés Bello

Secretaria académic a SAB

Formato de inscripción establecido

Seminario Andrés Bello

Secretaria académic a SAB

Formatos de evaluación establecido y divulgación de admitidos

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8

Proceso de matricula I semestre

9

Inicio de clases I semestre

1 0

Proceso de matricula II, III y IV semestre

1 1

Inicio de clases II, III Y IV semestre

1 2

Culminación de clases para cada uno de los semestres

1 3.

Desarrollo del proceso de investigación como parte de la tesis

1 4

Entrega de titulo en Magister en Literatura y

Asignación de cupos de acuerdo a los parámetros de selección , pago de matricula por valor establecido y formalización de la matricula Inicio de clases en las sedes acordadas y apoyos logísticos adecuados Pago de matricula por valor establecido y formalización de la matricula Inicio de clases en las sedes acordadas y apoyos logísticos adecuados Terminación de clases y entrega de notas. Proceso de evaluación.  Punto de control Entrega y aprobación de la tesis de la maestría

Seminario Andrés Bello

Secretaria Académic a SAB

Formatos de registro y control académico preestablecidos

Archivos seminario Andrés Bello y Tesorería

Seminario Andrés Bello

Decano y profesores asignados

Lista de Estudiantes y notas respectivas

Archivo Seminario Andrés Bello y Base de datos

Seminario Andrés Bello

Secretaria Académic a SAB

Archivos seminario Andrés Bello y Tesorería

Seminario Andrés Bello

Decano y profesores asignados

Formatos de registro y control académico preestablecidos Lista de Estudiantes y notas respectivas

Seminario Andrés Bello

Decano y profesores asignados

Registro de notas en planillas o formatos establecidos

Archivo Seminario Andrés Bello y Base de datos

Dirección y Seminario Andrés Bello

Director (a), Decano y jurados

Registro documental de la presentación y sustentación

Archivo Seminario Andrés Bello y Base de datos

Ceremonia de entrega de títulos

Dirección y Seminario

Directora General ICC Y

Registro de los graduandos y resoluciones

Archivo Seminario Andrés Bello y

Archivo Seminario Andrés Bello y Base de datos

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Cultura previa Andrés Decano respectivas Base de datos aprobación de la Bello Seminario totalidad de los Andrés créditos Bello Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Implantación de software apropiado para todos los procedimientos académicos 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Cesar I. García Castellanos Javier Fandiño Profesional Univ – Seminario Andrés Bello Decano - Seminario Andrés Bello

Fecha: Marzo 05 de 2012

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PROCESO: Formación Seminario Andrés Bello

SUBPROCESO: Educación informal

PROCEDIMIENTO: Programas de formación informal CÓDIGO: FM-FR-20 Diplomados – Cursos PRODUCTOS: Aprobación de Diplomados y cursos 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Socializar el conocimiento a través de cursos y ofrecer diplomados que sirvan de laboratorio para futuros programas de maestría y especialización en lingüística y literatura en el ICC, con acreditación de la participación. ALCANCE: La actividad comienza con el diseño de los contenidos de los diplomados y cursos y con la aprobación de los actos administrativos, funcionamiento gradual de los mismos a través de los procesos de convocatoria, inscripciones, admisiones, inicio de clases y aprobación de los módulos parciales de cada ciclo y termina con la aprobación de la totalidad de los módulos y otorgamiento del diploma DEFINICIONES: Educación formal. Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados por la Ley y bajo la responsabilidad de los Poderes Públicos. Educación informal. Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos educativos, fuera de los contextos escolares. Formación. Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que sitúan al individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A. CONDICIONES GENERALES: Los participantes inician clases y emprenden su trabajo en cada uno de los ciclos y deben participar como mínimo en el 80% de las sesiones de cada uno de los módulos y obtener una nota mínima de 3.0 (escala de 1.0 a 5.0) en cada una de los temas de los módulos hasta aprobar la totalidad de los mismos MARCO LEGAL: Estatutos Caro y Cuervo (reglamento académico SAB) 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

1

2

ACTIVIDAD

Diseño de los contenidos de los diferentes Diplomados o cursos Presentación del respectivo acto administrativo con los contenidos académicos

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

CARGO

Solicitud de aprobación mediante acto administrativo

Seminario Andrés Bello

aprobación y firma del acto administrativo

Dirección General ICC y Oficina Jurídica

Decano Seminario Andrés Bello Y Asesor Académico Director(a) General y Profesional Área Jurídica

REGISTROS

SIA

Documentos de información Histórica

Archivo Seminario Andrés Bello y Base de datos

Acto Administrativ o

Archivo Dirección General, archivo SAB y Pagina Web

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3 Alistamiento condiciones de inicio

4

Elaboración de convocatoria

5

Divulgación

6

Inscripción de los aspirantes

7

Proceso de selección y publicación de admitidos

Programación de fechas para la cronología del proceso, intensidad horaria, duración y selección de profesor (es) Se hace la convocatoria para ser divulgada Se hace la divulgación de los diplomados y cursos a través de correo electrónico, página web, información telefónica y personalizada. Se abren las inscripciones para diplomados y cursos por internet. Hay atención y asistencia personalizada. Revisión de documentos y aprobación de requisitos para los diplomados y cursos según los criterios de admisión establecidos en cada una de las convocatorias  Punto de control

Seminario Andrés Bello

Decano y Asesor académico

Documentos y actas de reunión

Plan de acción vigencia respectiva y seguimiento

Seminario Andrés Bello

Decano

Documento de la convocatoria

Archivo del Seminario Andrés Bello

Seminario Andrés Bello

Secretaría académica SAB y Profesional Web máster

Convocatoria y otros comunicados (registros de correos electrónicos enviados)

Archivo del Seminario Andrés Bello, Base de datos y página Web

Seminario Andrés Bello

Secretaria académica SAB

Formato de inscripción establecido

Archivo del Seminario Andrés Bello y Base de datos

Seminario Andrés Bello

Secretaria académica SAB

Formatos de evaluación y selección establecidos y divulgación de admitidos

Archivo del Seminario Andrés Bello y Base de datos

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8

Proceso de matrícula para cursos y primer ciclo de los diplomados

9

Inicio de clases

1 0

Proceso de matricula segundo ciclo de los diplomados/curso s Inicio de clases de para los demás ciclos de los diplomados/curso

1 1

1 2

1 3

Culminación de clases para cada uno de los cursos o ciclos de los diplomados Entrega diploma para el curso y el diplomado con nota de aprobación de la totalidad de los ciclos

Asignación de cupos de acuerdo a los parámetros de selección , pago de matricula por valor establecido y formalización de la matricula Inicio de clases en las sedes acordadas, en los horarios establecidos y apoyos logísticos adecuados Pago de matricula por valor establecido y formalización de la matricula Inicio de clases en las sedes acordadas, en los horarios establecidos y apoyos logísticos adecuados Terminación de clases y entrega de notas

Seminario Andrés Bello

Secretaria Académica SAB

Formatos de registro y control académico preestablecidos

Archivos seminario Andrés Bello y Tesorería

Seminario Andrés Bello

Decano y profesores asignados

Lista de Estudiantes y notas respectivas

Archivo del Seminario Andrés Bello y Base de datos

Seminario Andrés Bello

Secretaria Académica SAB

Archivos del seminario Andrés Bello y Tesorería

Seminario Andrés Bello

Decano y profesores asignados

Formatos de registro y control académico preestablecidos Lista de Estudiantes y notas respectivas

Seminario Andrés Bello

Decano y profesores asignados

Archivo del Seminario Andrés Bello y Base de datos

Ceremonia de entrega de títulos

Dirección y Seminario Andrés Bello

Directora General ICC Y Decano Seminario Andrés Bello

Registro de notas en planillas o formatos establecidos Registro de los graduandos y resoluciones respectivas

Archivo del Seminario Andrés Bello y Base de datos

Archivo del Seminario Andrés Bello y Base de datos

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Página 106 de 272 abril de 2013

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Implantación de software apropiado para todos los procedimientos académicos 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Cesar I. García Castellanos Javier Fandiño Profesional Univ. – Seminario Andrés Bello Decano - Seminario Andrés Bello

Fecha: Marzo 05 de 2012

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Subproceso Apoyo administrativo a la academia. PROCESO: Formación Seminario Andrés Bello

SUBPROCESO: Apoyo administrativo a la academia PROCEDIMIENTO: Trámites y Servicios: Certificaciones de CÓDIGO: FM-FR-21 notas, constancias de estudio. PRODUCTOS: Certificaciones y constancias a estudiantes egresados de las maestrías y de los diferentes cursos y diplomados. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Responder a la necesidad del usuario ALCANCE: Desde la solicitud hasta la entrega del documento DEFINICIONES: Educación formal: Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados por la Ley y bajo la responsabilidad de los Poderes Públicos. Educación informal: Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos educativos, fuera de los contextos escolares. Formación: Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que sitúan al individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normatividad educativa del país CONDICIONES GENERALES: Haber cursado mínimo un año en los programas de maestría. MARCO LEGAL: Reglamento Académico 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N ACTIVIDAD °

DESCRIPCIÓN

1 Recepción de solicitud

Se recibe de 3 formas: - vía telefónica - correo electrónico presencial (entre lunes y jueves de cada semana) Consignación en el Banco Popular según tarifa aprobada

2 Pago servicio

RESPONSABLE ÁREA

Seminario Andrés Bello

REGISTROS

SIA

Secretaria Académica

Formato diligenciad o

Archivo académico SAB y libro de notas

Solicitante

Recibo original consignaci ón

CARGO

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3 Revisar información del solicitante

4 Elaboración certificados (2 copias) 5 Validación y firma de certificados

6 Entrega certificado

7 Incorporación al Archivo académico del Seminario Andrés Bello 8 Archivo del formato solicitud

Ubicar en el archivo académico los datos del solicitante. Revisar el libro de notas de los años en que estudió Consulta de documentos físicos original y copia firmada Revisión por parte del decano de la fidelidad del documento y aval a través de su firma. (esta acción se realizara el día viernes de cada semana)  Punto de control Entrega personal contra firma de copia (la entrega se hará los días lunes de cada semana)

Seminario Andrés Bello

Secretaria Académica

Libro de notas y base de datos

Libro de notas y archivo académico

Seminario Andrés Bello

Secretaria Académica

Expedición certificado s

Seminario Andrés Bello

Decano

Certificado s

Archivo académico SAB y libro de notas Archivo académico SAB y libro de notas

Seminario Andrés Bello

Secretaria Académica

Copia del certificado

Archivo académico

La copia se archiva en el libro de registro académico del estudiante

Seminario Andrés Bello

Secretaria Académica

Archivo académico Seminario Andrés Bello formato diligenciad o

Archivo académico Seminario Andrés Bello Archivo lista estudiantes SAB

El formato de Seminario Secretaria solicitud una vez Andrés Bello Académica realizado el certificado se archiva Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Implantación de software apropiado para todos los procedimientos académicos

Realizado por: Cesar I. García Castellanos

3.CONTROL DE CAMBIOS Revisado por: Javier Fandiño Lizarraga

Fecha: Marzo 05 de 2012

MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO ICC-SIG VERSIÓN: 3 CÓDIGO: MCO-ICC-01

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MANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO ICC-SIG VERSIÓN: 3 CÓDIGO: MCO-ICC-01

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PROCESO: Formación Seminario Andrés SUBPROCESO: Apoyo administrativo a la Bello academia PROCEDIMIENTO: Elaboración de contratos de docentes y CÓDIGO: FM-FR-22 evaluación docente PRODUCTOS: contratos de prestación de servicios de docentes, informes de evaluación docente 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Aplicar mecanismos eficientes y transparentes de selección de personal docente. Realizar los estudios previos, tabular la información de los formatos de evaluación docente y redactar informes como insumo para la obtención de registro calificado de los programas académicos y prorroga en los contratos de PS. ALCANCE: Desde la solicitud de personal docente, elaboración de estudios previos y contratos respectivos de prestación de servicios, participación de los estudiantes en la evaluación docente, tabulación de la información y redacción del informe y participación en la divulgación de las actividades de bienestar DEFINICIONES: Educación formal: Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados por la Ley y bajo la responsabilidad de los Poderes Públicos. Educación informal: Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos educativos, fuera de los contextos escolares. Formación: Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que sitúan al individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normatividad educativa del país CONDICIONES GENERALES: MARCO LEGAL: Reglamento Académico 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

1 Solicitud presupuestal a través del plan de compras para la vigencia correspondiente 2 Aprobación del plan de compras

Elaboración del plan de compras del SAB

Seminario Andrés Bello

Aprobación del presupuesto para la contratación de docentes para los diferentes programas académicos del ICC –SAB.

Planeación y Subdirección Administrativ ay Financiera

ÁREA

REGISTROS

SIA

Decano

Formato diligenciado

Archivo SAB y archivo Planeación

Asesor de Planeació n y Sub. Adm y Financiero

Formato de aprobación

Archivo SAB y archivo Planeación

CARGO

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3 Elaboración y aprobación de los estudios previos para la contratación de docentes y compraventa y suministros 4 Solicitud de los registros de disponibilidad presupuestal y de inicio de contratación

5 Elaboración y firma de los contratos de prestación de servicios de los docentes 6 Elaboración y firma de las actas de inicio

7 Seguimiento del cumplimiento de las actividades pactadas

8 Evaluación docente

Redacción de los estudios previos necesarios para la contratación mediante los formatos dados por planeación y la oficina jurídica Diligenciamiento de los formatos estipulados por planeación y recolección de las firmas de aprobación

Seminario Andrés Bello

Profesiona Formato l SAB y diligenciado Decano SAB

Archivo SAB y archivo Jurídica

SAB – Planeación y Oficina financiera

Formato diligenciado

Archivo Jurídica y archivo Financiera

Redacción y firma de los contratos de prestación de servicios de los docente Firma de las respectivas actas de inicio del contrato respectivo Se solicitan informes periódicos de los avances en cada una de las actividades relacionadas en el contrato Se evalúa a los docentes por parte de los estudiantes

Oficina Jurídica y SAB

Profesiona l SAB Subdirecto r Académic o- Asesor de planeació ny Profesiona l Área Financiera Director(a) Profesiona l Oficina Jurídica Decano

documentos de soporte y Contratos firmados

Archivo SAB y archivo Jurídica

SAB

Supervisor Actas de del inicio contrato y contratista

Archivo SAB y archivo Jurídica

SAB

Supervisor Reportes de del actividades contrato desarrollada s

Archivo SAB

SAB

Profesiona Informe de l SAB resultados de la evaluación

Archivo SAB

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 Punto de control Liquidación de 9 contratos por vencimiento

Se liquidan los contratos por vencimiento del plazo pactado

SAB Jurídica

Supervisor Informe final del de contrato y actividades contratista

Archivo SAB y archivo Jurídica

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: planeación de las necesidades de personal para el año académico

Realizado por: Cesar I. García Castellanos

3.CONTROL DE CAMBIOS Revisado por: Javier Fandiño

Fecha: Marzo 05 de 2012

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SUBPROCESO: atención al usuario PROCESO: Formación Seminario Andrés Bello

SUBPROCESO: Apoyo administrativo a la academia PROCEDIMIENTO: reportes de información a entidades de control CÓDIGO: FM-FR-23 académico (Ministerio de Educación Nacional – SNIES - SPADIES) PRODUCTOS: Bases de datos organizadas para el cumplimiento de los reportes 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: cumplir oportunamente con los reportes de información académica y financiera a las plataformas implementadas por el Ministerio de Educación Nacional en las fechas estipuladas para cada semestre ALCANCE: inicia con la implantación del las plataformas locales, continua con el ingreso de los datos solicitados y termina con el envió de la información a través de los mecanismos dados por las plataformas DEFINICIONES: Educación formal: Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados por la Ley y bajo la responsabilidad de los Poderes Públicos. Educación informal: Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos educativos, fuera de los contextos escolares. Formación: Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que sitúan al individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital SNIES: Sistema Nacional De Información Para La Educación Superior SPADIES: Sistema de Prevención y Análisis de la Deserción en las Instituciones de Educación Superior DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normatividad educativa del país CONDICIONES GENERALES: Verificación de la información en las bases de datos locales del ICC MARCO LEGAL: 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N ACTIVIDAD °

DESCRIPCIÓN

1 Implantación de las plataformas locales (SNIES – SPADIES)

Se implantan las plataformas locales y se eligen los lideres funcionales y técnicos Se ordena y se sube la información a las plataformas locales

2 Alimentación del sistema con la información requerida por parte del MEN

RESPONSABLE ÁREA

REGISTROS

SIA

CARGO

SAB Sistemas

Profesiona Software l SAB implantado Profesiona l Sistemas

Plataformas locales

SAB

Profesiona Copias de l SAB seguridad de la información

Plataformas locales

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 Punto de control 3 Migración de la información a las plataformas centrales del MEN

Mediante las SAB claves asignadas de envía la información a las plataformas centrales del MEN Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

Profesiona Copias de l SAB seguridad de la información

3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Cesar I. García Castellanos Javier Fandiño Profesional Univ. – Seminario Andrés Decano - Seminario Andrés Bello Bello

Plataformas local y central

Fecha: Marzo 05 de 2012

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PROCESO: Formación Seminario Andrés Bello SUBPROCESO: Atención al usuario PROCEDIMIENTO: Atención a Usuarios CÓDIGO: FM-FR-24 PRODUCTOS: Suministrar información confiable y oportuna 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Atender adecuada y oportunamente las solicitudes de información acerca de la oferta de programas educativos formales y no-formales y las de elaboración de certificados y constancias de carácter académico. ALCANCE: Recepción de comunicación (llamada, correo físico, correo electrónico), atención efectiva de la solicitud. DEFINICIONES: Educación formal. Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados por la Ley y bajo la responsabilidad de los Poderes Públicos. Educación informal. Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos educativos, fuera de los contextos escolares. Formación. Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que sitúan al individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A CONDICIONES GENERALES: MARCO LEGAL: Régimen Académico del Instituto Caro y Cuervo 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

1

Recepción de llamada preguntando por oferta académica

2

Solicitud de nombre y correo electrónico

3

Recepción de solicitudes de constancias y certificados vía telefónica

DESCRIPCIÓN

Suministro de la información al usuario acerca de la oferta académica del Seminario Andrés Bello Se solicita el correo electrónico para hacer llegar información a través de este medio  Punto de control Se atiende la solicitud, se diligencia el formato, se programa la respuesta

RESPONSABLE

REGISTROS

SIA

ÁREA

CARGO

Seminario Andrés Bello

Secretaría Académica

Control de Archivo llamadas con SAB base de datos

Seminario Andrés Bello

Secretaría Académica

Registro de los datos en Formatos

Archivo SAB

Seminario Andrés Bello

Secretaría Académica

Registro de la información solicitada en los Formatos

Archivo SAB

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4

Recepción de solicitudes de constancias y certificados vía correo electrónico

Se atiende la Seminario Secretaría Registro de Archivo solicitud, se Andrés Académica la SAB diligencia el Bello información formato, se solicitada en programa la los Formatos respuesta 5 Recepción de Información Seminario Secretaría Control de Archivo llamadas acerca del estado Andrés Académica llamadas con SAB información sobre de la monografía Bello base de estado de de los datos monografía estudiantes de la Maestría 6 Atención personal Se atiende e Seminario Secretaría En forma Archivo a los interesados informa a Andrés Académica personal, SAB interesados que Bello correo se acercan a electrónico preguntar por en base de programas datos académicos ofrecidos actualmente y a futuro 7 Entrega de Se busca y hace Seminario Secretaría Copia para Archivo certificados, entrega de las Andrés Académica archivo SAB constancias, cartas certificaciones Bello y diplomas solicitadas y se solicitados con solicita firmar en anticipación la copia  Punto de control 8 Atención personal Información Seminario Secretaría N.A. Archivo a alumnos de la acerca del estado Andrés Académica SAB Maestría de la monografía Bello de los estudiantes de la Maestría Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Publicación en web de la oferta de cursos y grabación en PBX. Registro y clasificación llamadas pidiendo información. 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Cesar I. García Castellanos

Revisado por: Javier Fandiño

Fecha: Marzo 05 de 2012

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Proceso Misional - Divulgación Subproceso Edición e Imprenta PROCESO: Misional - divulgación SUBPROCESO: Edición e Imprenta PROCEDIMIENTO: Edición CÓDIGO: DV-GE-025 PRODUCTOS: Originales de producción. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Garantizar que el texto que se va a publicar cumpla con los requisitos académicos y científicos exigidos por el Instituto Caro y Cuervo. Responder por la calidad editorial del texto. ALCANCE: Desde la recepción del manuscrito original del autor, como traducciones o productos de investigación del Instituto, hasta la producción final del libro. DEFINICIONES: Corrección de concepto: La realiza el corrector de concepto, especialista en el tema del que trate el texto, y consiste en revisar que la terminología específica sea correcta. Suele realizarse sólo en obras técnicas. Corrección de estilo: Consiste en la revisión del texto desde todos los puntos de vista propios de la ciencia de la lingüística (ortografía, gramática, semántica, etc.), así como desde el punto de vista de la inteligibilidad del texto. También contempla la unificación de las normas de armada y edición de los textos. Plan editorial: el contenido de las publicaciones realizadas cada vigencia. Puede incluir reimpresiones, coediciones, traducciones. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política editorial CONDICIONES GENERALES: Las publicaciones deben Inscribirse en alguna de las líneas de investigación del Instituto, así como de las necesidades de contenido del sello editorial que responden al propósito misional de la entidad. El contenido de las publicaciones debe ser revisado, evaluado y aprobado por el Comité Editorial y eventualmente por el Consejo Académico (con pares académicos). Todo Material debe seguir el formato establecido por las normas APA y MLA. Asimismo antes de la impresión debe enviarse a la biblioteca para la elaboración de la catalogación en la fuente MARCO LEGAL: Ley 23 de 1982 “ Ley de derechos de autor” 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

ÁREA

1

Formulació n del plan

Se realiza la formulación del plan editorial a ejecutar durante la vigencia

Gestión editorial

CARGO

Líder del proceso

REGISTRO S

Plan editorial

SIA

N.A

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2

3

4

Evaluación y aprobación por parte del comité editorial Recepción de los textos seleccionad os para el plan editorial anual Corrección de estilo

5

Revisión por parte de autores y traductores

6

Ajustes

7

Preprensa

8

Revisión de la prearmada

El plan desarrollado se envía al Comité para su revisión y aprobación.  Punto de control Se recibe el texto por parte de los autores. Los originales para traducción y los textos por parte de los compiladores externos en caso de las coediciones. Revisión por parte de los correctores de estilo para verificar, unificar los criterios formales y las normas de edición establecidas. Los autores y traductores aprueban o no las observaciones o correcciones propuestas por los correctores de estilo.  Punto de control Se realizan los ajustes pertinentes por parte del autor y el corrector de estilo. Diagramación, y ajuste para iniciar proceso de producción. El texto producido es en formato PDF Se realiza la revisión técnica del texto armado.

Comité editorial.

Plan editorial

Gestión editorial

Líder del proceso

N.A

Gestión editorial

Corrector de estilo

N.A

Autores Traductores

Gestión editorial

Autor Corrector de estilo

N.A

Gestión editorial

Diagramador

N.A

Gestión editorial

Corrector de estilo Líder de proceso

N.A

Originales con correccion es

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 Punto de control

9

Producción

Gestión editorial

Revisión de imposicione s

El texto en PDF se envía a para producción. Procesamiento de planchas metálicas para proceso de impresión offset. Revisión y aprobación de las planchas metálicas

10

Planchas metálicas

11

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

N.A

Gestión editorial

Preprensa

N.A

N.A

12

Impresión y terminado

Se realiza la impresión del texto.

Gestión editorial Almacén

Líderes de proceso.

N.A

N.A

13

Distribución

Se envía al área de almacén para la distribución aprobada.

Gestión editorial Almacén

Líderes de proceso

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Paola Gaitán Martínez- Julio Paredes Ricardo Francisco Daza Gamba Castro

Fecha: Noviembre de 2012

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PROCESO: Misional - Divulgación

SUBPROCESO: Edición e Imprenta

PROCEDIMIENTO: Reimpresiones CÓDIGO: DV-GE-26 PRODUCTOS: Reimpresiones de títulos agotados en el catálogo. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Recuperar títulos agotados del catalogo institucional vigentes para las necesidades misionales del Instituto. ALCANCE: Desde la aprobación de los títulos hasta la impresión. DEFINICIONES: Corrección de estilo: Consiste en la revisión del texto desde todos los puntos de vista propios de la ciencia de la lingüística (ortografía, gramática, semántica, etc.), así como desde el punto de vista de la inteligibilidad del texto. Corrección tipográfica: Revisión de las páginas ya maquetadas; consiste en la corrección de todos los errores que se le puedan haber pasado al corrector de estilo, de los cometidos al introducir las correcciones de estilo y de todos los que cometa el maquetista. Galeradas: En el sistema de impresión tipográfico, prueba del texto que se saca para corregirla, con las características tipográficas que tendrá una vez impreso, pero antes de maquetar las páginas. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política editorial, Plan editorial. CONDICIONES GENERALES: Los títulos para reimpresión tienen que estar incluidos en el plan editorial y aproados por el comité editorial. Los textos que deben contengan dificultades formales se realizaran por offset. MARCO LEGAL: Ley de derechos de autor 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

REGISTROS

SIA

CARGO

1

Composició n linotípica

Se realiza la producción de galeradas.

Imprenta Patriótica

Linotipista

N.A

N.A

2

Corrección de Galeradas

Imprenta Patriótica

Corrector y ayudante de armada

N.A

N.A

3

Elaboración comentada del

Se imprime una prueba en papel y se pasa al corrector para verificar inexactitudes y se repite hasta subsanar todos los errores. Corregidas las galeradas se establece el machote de armada.

Imprenta Patriótica

Armador

N.A

N.A

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machote de armada 4

5

6

7

8

9

10

11

Armada

El armador, de acuerdo con instrucciones de diagramación, somete las galeradas a páginas dando la fisionomía al libro. De acuerdo con el machote, se configura cada página como va a quedar la publicación. Pruebas de Se sacan pruebas de armada y páginas y se verifica si corrección existen errores en la de ellas armada. Se controla el resultado final con el fin de asegurar que las notas coincidan. Se corrigen los errores detallados. Solicitud de Se solicitan los materiales materiales requeridos al almacén de la Imprenta Cortes de Se realizan los cortes papel de papel de acuerdo con las necesidades y especificaciones de la publicación. Impresión Realizados los cortes tipográfica de papel, se imprime según las especificaciones del machote. Plegado El papel es plegado manual formando los cuadernillos Acabado o Se realiza la primera Encuaderna revisión en montones ción manual consecutivos Alce Armar el libro con los cuadernillos consecutivos ya revisados

Imprenta Patriótica

Armador

N.A

N.A

Imprenta Patriótica

Corrector y Armador

N.A

N.A

Imprenta Patriótica

Líder de almacén

N.A

N.A

Imprenta Patriótica

Cortador

N.A

N.A

Imprenta Patriótica

Impresor tipográfico

N.A

N.A

Imprenta Patriótica

Plegador

N.A

N.A

Imprenta Patriótica

Encuaderna dores

N.A

N.A

Imprenta Patriótica

Encuaderna dores

N.A

N.A

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Página 122 de 272 abril de 2013

12

Costura manual

13

Montaje manual

14

Refile

15

Control de calidad

16

Empaque

17

Rotulado

18

Entrega al Almacén General para distribución.

19

Almacenam iento de páginas de libro en plomo

Se unen los cuadernillos con nueve puntadas de hilo en máquina cosedora, formando los bloques definitivos. Una carátula impresa en cartulina gruesa se pega a los bloques cosidos de tal manera que el libro quede encuadernado. Los bloques cosidos se emparejan con la guillotina para uniformidad Se repasa cada libro montado verificando la calidad del mismo  Punto de control Según la publicación, se envuelven en paquetes de libros. Se adhiere un rotulo con el número de ejemplares y la identificación del paquete Se hace remesa al Almacén donde se formaliza la entrega de las publicaciones impresas y listas para distribución Se almacenan las páginas del libro por dos o tres meses por si es necesario utilizarlas de nuevo.

Imprenta Patriótica

Encuaderna dores

N.A

N.A

Imprenta Patriótica

Encuaderna dores

N.A

N.A

Imprenta Patriótica

Cortador

N.A

N.A

Imprenta Patriótica

Encuaderna dores

N.A

N.A

Imprenta Patriótica

Encuaderna dores

N.A

N.A

Imprenta Patriótica

Encuaderna dores

N.A

N.A

Imprenta Patriótica

Asistente N.A administrati vo de Imprenta Líder de almacén Almacenista N.A Imprenta

N.A

Almacén.

Imprenta Patriótica

N.A

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20

Reciclaje

Después de dos o tres meses de almacenados, se funden los textos en un horno especial para fundición de metal para linotipo, con el fin de que sean reutilizados en nuevas reimpresiones.

Imprenta Patriótica

Fundidor

N.A

N.A

Recomendaciones para mejorar el procedimiento:

3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Paola Gaitán Martínez-Julio Paredes Ricardo Francisco Daza Gamba Castro

Fecha: Noviembre de 2012

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PROCESOS DE APOYO Subproceso Biblioteca PROCESO: Apoyo / Subdirección administrativa y financiera

SUBPROCESO: Biblioteca

PROCEDIMIENTO: Adquisición de material bibliográfico

CÓDIGO: AF-BB-027

PRODUCTOS: Material bibliográfico adquirido o suscripción a títulos de revistas o bases de datos realizado 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Adquirir el material bibliográfico (como libros, revistas, bases de datos, audiovisuales, entre otros), requerido por profesores, investigadores y estudiantes del Seminario Andrés Bello y personal administrativo, con el fin de mantener actualizadas las colecciones de las dos Bibliotecas para responder a las necesidades de información, apoyar y soportar los procesos de formación e investigación del Instituto. ALCANCE: Inicia con la solicitud del material bibliográfico por parte de los Docentes, investigadores y estudiantes del Seminario Andrés Bello, como también del personal administrativo del Instituto, hasta la adquisición e ingreso a la base de datos ISIS MARC e incorporación a las colecciones. DEFINICIONES: Base de datos ISIS MARC: Sistema empleado en las bibliotecas del Instituto para catalogar el material bibliográfico recibido. Canje: Acuerdo establecido entre las Bibliotecas de dos instituciones con el propósito de intercambiar las publicaciones producidas por ellas. Catálogo bibliográfico: Sistema empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes entradas los recursos bibliográficos existentes en las colecciones. Donación: Concepto mediante el cual la biblioteca recibe material bibliográfico. Identificación: Actividad que permite determinar si los materiales bibliográficos solicitados o recibidos en la biblioteca se encuentran disponibles en las colecciones existentes. Registro: Asignación del número mediante el cual se identificará secuencialmente los ejemplares y volúmenes recibidos en la biblioteca. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Formato MARC, Guía de Consulta Catálogo y ayudas en línea

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CONDICIONES GENERALES: - El Director del Seminario y los responsables de las dependencias o proyectos de investigación serán los encargados de diligenciar los formatos con las solicitudes del material bibliográfico a adquirir. - Los tramites de adquisición se realizarán anualmente; por lo cual el material bibliográfico requerido en el primer semestre de cada año deberá ser solicitado en el trascurso el segundo semestre de cada año (entre los meses de julio y noviembre), con el fin de realizar la solicitud entre febrero y marzo del año siguiente. - Todo Material solicitado, deberá ser identificado en a base de datos ISISMARC y en el catálogo con el fin de determinar que el material solicitado no se encuentre disponible en las bibliotecas del Instituto. - Se compran máximo dos ejemplares de un mismo título, cuando este corresponda a material de alta consulta, de lo contrario sólo se adquirirá un ejemplar por título o volumen de una obra. - Se dará un plazo máximo de 45 días hábiles para que los proveedores entreguen la totalidad de los materiales bibliográficos contratados, salvo excepciones debidamente justificadas. MARCO LEGAL: Ley 30 de 1992 (Artículo 108) Decreto 2566 de 2003 del Ministerio de Educación Nacional (Artículo 10). Lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

1

Solicitud de Identificación de material las necesidades bibliográfico de material bibliográfico a adquirir y se diligencia el formato con los datos de los documentos a solicitar. Recepción Se recibe a de las través de correo solicitudes electrónico los formatos debidamente diligenciados con las solicitudes del material bibliográfico recomendado.

2

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGISTROS

SIA

DEPENDENCIA

CARGO

Seminario Andrés Bello, Biblioteca, Dirección, Planeación, Secretaría General, Contabilidad, Sistemas

Director, docentes y estudiante s del Seminario Andrés Bello Jefe área

Formato NA Solicitud de material bibliográfico

Biblioteca

Jefe o Secretaria

NA

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3

4

5

6

Radicación y compilación de las solicitudes

Se asigna el Biblioteca número de solicitud y se compila el archivo con las solicitudes realizadas durante el semestre.

 Punto de control Identificació Se identifican en Biblioteca n de las la base de datos solicitudes. y el catálogo cada uno de los títulos solicitados. Solicitud de Una vez Biblioteca cotización compiladas todas las solicitudes de libros, se procede a solicitar la cotización de los materiales a los diferentes proveedores. Recepción Se recibe a Biblioteca de la través de correo cotización y electrónico las compilación cotizaciones de del archivo los proveedores con los datos solicitados por la biblioteca y se procede a compilar en el formato comparativo cotizaciones los datos correspondiente

Secretaria

Formato NA Compilado Solicitud de material bibliográfico

Procesos Técnicos

Formato NA Solicitud de material bibliográfico

Jefe o Secretaria

Comunicado a NA través del correo electrónico con la solicitud de cotización

Secretaria

Formato Comparativo de cotizaciones

NA

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7

Elaboración estudio previo y remisión al Coordinador Jurídico

8

Recepción del Estudio previo aprobado y remisión a la oficina de Jurídica

9

Procedimien to de Jurídica

10

Iniciación del contrato

11

Entrega del material bibliográfico ofrecido

12

Se elabora el borrador del estudio previo y se remite a través del correo electrónico al Coordinador Jurídico para su revisión y aprobación Se imprime el estudio previo, se firma y se remite a la oficina de Jurídica con las cotizaciones recibidas por parte de los proveedores. Dependiendo las condiciones y criterios de adquisición se remite al área jurídica para que se realice el procedimiento contractual de acuerdo a la modalidad. Elaboración del acta de inicio del contrato

Biblioteca

Jefe

Formato Estudios Previos para adquisición de bienes

Biblioteca

Jefe

Formato NA Estudios Previos para adquisición de bienes.

Área Jurídica

Biblioteca

Entrega los Proveedor materiales bibliográficos ofrecidos, en el plazo estipulado. Recepción Se recibe el Biblioteca del material material

de Auxiliar área jurídica

Minutas, Anexo Técnico, Términos referencia

SIGOB, SICE de

Jefe Formato acta NA o inicio Contrato Interventor a del contrato Proveedor Factura NA

Jefe Formato acta NA Auxiliar de de finalización

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bibliográfico adquirido

13

bibliográfico de cada uno de los proveedores contratados se revisa uno a uno con el fin de garantizar que no tengan defectos de impresión (paginas borrosas, mal paginado, etc.) y se elabora el acta de finalización del contrato.

 punto de control Entrega de Se remite al Biblioteca la remisión almacén carta del con la orden de proveedor al remisión Almacén entregada por los proveedores, para que sean realizados los registros de correspondiente s

Procesos Técnicos Secretaria

del contrato

Secretaria

Carta

NA

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Luz Clemencia Mejía-Zoe Castro

Revisado por: Ricardo Francisco Daza Gamba

Fecha: Mayo de 2011

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PROCESO: Apoyo SUBPROCESO: Biblioteca PROCEDIMIENTO: Préstamo de material bibliográfico CÓDIGO: AF-BB-028 PRODUCTOS: Material bibliográfico prestado a los usuarios 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Ofrecer el servicio de consulta en sala, préstamo externo e inter-bibliotecario a las diferentes tipologías de usuarios de la Biblioteca (profesores, investigadores y estudiantes del Seminario Andrés Bello, personal administrativo y personal externo), con el fin de satisfacer sus necesidades de información. ALCANCE: Inicia con la consulta del catalogo y solicitud del material bibliográfico por parte de los usuarios Docentes, investigadores y estudiantes del Seminario Andrés Bello, como también del personal administrativo del Instituto y usuarios externos hasta el préstamo y ubicación en las colecciones. DEFINICIONES: - Base de datos ISIS MARC: Sistema empleado en las bibliotecas del Instituto para catalogar el material bibliográfico recibido en la Biblioteca. - Catálogo bibliográfico: Sistema empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes puntos de acceso los recursos bibliográficos existentes en las colecciones. - Consulta en sala: Corresponde al préstamo interno dentro de las instalaciones de la Biblioteca. - Préstamo externo: Consiste en permitir a los usuarios habilitados, sacar el material bibliográfico de las instalaciones de la Biblioteca por un lapso de tiempo determinado en reglamento de servicios. - Préstamo Inter-bibliotecario: Proceso mediante el cual una biblioteca, previo establecimiento y firma de un convenio, obtiene de otra un material específico solicitado por sus usuarios internos y que no está disponible en su propio fondo. - Usuarios: Son todas las personas que hacen parte de la comunidad académica del Seminario Andrés Bello (profesores, investigadores y estudiantes), personal administrativo y usuarios externos interesados en consultar los fondos bibliográficos especializados existentes en la Biblioteca. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guía de Consulta Catálogo, Reglamento de servicios

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CONDICIONES GENERALES: - Los usuarios externos solamente podrán consultar dentro de las instalaciones de la biblioteca el material bibliográfico y previa presentación del documento de identidad. - Los usuarios habilitados para solicitar en préstamo externo el material bibliográfico son profesores, investigadores y personal administrativo que tengan un contrato vigente con el Instituto. - Los usuarios internos (profesores, investigadores, personal administrativo) que requieran hacer uso del préstamo externo, deberán entregar dos fotografías recientes para diligenciar el respectivo registro en las bibliotecas del Instituto, en el cual se llevará el control del material prestado. - La oficina de Contrataciones y el Seminario Andrés Bello, deberán enviar quincenalmente al responsable de la biblioteca el listado con los datos del (nombre y apellidos completos, número de identificación y el periodo de vinculación) personal que se ha vinculado con el Instituto (en calidad de personal administrativo, profesores, estudiantes, investigadores), con el fin de contar con la información para efectos de la apertura del registro de usuario y préstamo del material bibliográfico. - Los materiales bibliográficos correspondientes a las colecciones de referencia, trabajos de grado y material audiovisual solamente podrán ser consultados en las instalaciones de las bibliotecas. - Los libros antiguos y manuscritos tienen acceso restringido y solamente podrán ser consultados previa solicitud y autorización por parte de la Dirección del Instituto y el responsable de la Biblioteca; así mismo se exigirán las medidas de seguridad para la consulta y manipulación de esta documentación (guantes y tapabocas). - El personal responsable del préstamo del material bibliográfico, hará la revisión del estado del mismo antes de realizar el préstamo. - Cualquier daño o deterioro del material bibliográfico propiedad de las bibliotecas del Instituto o aquel que este temporalmente bajo su custodia (documentos del Préstamo inter-bibliotecario), es responsabilidad del usuario que lo tenga en su poder, ya sea dentro o fuera de las instalaciones de la Biblioteca. - Los usuarios que reporten el deterioro o pérdida de los materiales prestados, deberán asumir el costo de reparación cuando el daño sea posible de corregir y en el caso de pérdida se deberá hacer la reposición por el mismo título, año y edición; en caso de no ser posible, se solicitará la última edición o un título similar previa consulta con los profesores del Seminario Andrés Bello. - El trámite de los préstamos inter-bibliotecarios se realizará de forma centralizada por la Biblioteca de la Sede Yerbabuena con excepción de los materiales solicitados en la Biblioteca Luis Ángel Arango, los cuales serán tramitados por el responsable del servicio en la Biblioteca de la Sede del Centro. - Únicamente se atenderán las solicitudes de préstamo inter-bibliotecario de aquellas instituciones que anualmente han renovado el convenio. - Las solicitudes de préstamo inter-bibliotecario tanto de los usuarios internos como de las bibliotecas con las cuales tenemos convenio, se recibirán a través de correo electrónico en la cuenta: [email protected] - El material bibliográfico disponible en las colecciones de la Biblioteca de la sede Yerbabuena que sean solicitadas en préstamo inter-bibliotecario, se enviará a la Biblioteca de la Sede del Centro, con el fin de facilitar el desplazamiento de los usuarios de las otras bibliotecas.

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Los usuarios interesados serán los responsables de reclamar los materiales solicitados en préstamo inter-bibliotecario, con excepción de los materiales solicitados en la Biblioteca Luis Ángel Arango que serán reclamados por la responsable del servicio de la Biblioteca de la Sede del Centro. - Los responsables del servicio tanto en la Biblioteca de la sede de Yerbabuena como en la Sede del Centro revisarán la lista de los materiales en préstamo inter-bibliotecario, para determinar posibles vencimientos y evitar sanciones por parte de las Bibliotecas que prestaron los libros. En caso que el material bibliográfico este próximo a vencer se contactará a los usuarios y se les exigirá la devolución del material de forma inmediata. MARCO LEGAL: NA 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

CONSULTA EN SALA 1 Consulta en el Identifica si el material NA catálogo bibliográfico requerido se manual o en encuentra en las línea el colecciones de las material bibliotecas y anota en la requerido. ficha de préstamo los datos correspondientes.

REGISTROS

SIA

CARGO

Usuarios

Ficha para NA préstamo del material bibliográfico.

Ficha para NA préstamo del material bibliográfico.

2

Solicita el préstamo del material bibliográfico.

Entrega la ficha de NA préstamo a los responsables del servicio en las bibliotecas.

Usuarios

3

Recibe la solicitud y busca el material en las colecciones

Ubica el material en los Bibliotec estantes coloca la “guía a a fuera” Si el material no se encuentra en los estantes verifica si se encuentra en los carros del material pendiente por integrar a las colecciones. Si está prestado informa al usuario solicitante, en caso que el usuario lo requiera con urgencia, se solicita en préstamo inter-bibliotecario.

Bibliotecól NA ogo o Auxiliares responsab les del servicio

NA

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 Punto de control

4

5

6

Préstamo del Coloca la ficha de Bibliotec material solicitud de préstamo, la a bibliográfico ficha de registro de préstamo junto con el documento de identificación correspondiente de los usuarios en el espacio definido para este fin, verifica el estado del material y entrega el material bibliográfico al usuario. Consulta del Una vez ha consultado el material material lo entrega a los bibliográfico. responsables del servicio. Si el usuario requiere el material bibliográfico en préstamo externo, remítase a la actividad 9 de este procedimiento. Reubicación Recibe el material y Bibliotec del material verifica su estado, a bibliográfico devuelve el documento de identificación correspondiente a los usuarios, compila las papeletas de solicitud de préstamo para el registro de las estadísticas y reubica el material en las colecciones.  Punto de control

Bibliotecól NA ogo o Auxiliares responsab les del servicio

NA

Usuarios

NA

NA

Bibliotecól ogo o Auxiliares responsab les del servicio

Formato para NA registro de las estadísticas

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PRÉSTAMO EXTERNO 7

Registro de Verifica que el usuario Biblioteca Usuario solicitante tenga su respectivo registro en las Bibliotecas.

Bibliotecólog Ficha o o Auxiliares registro responsables Usuario del servicio

de NA de

Si tiene el registro activo en la Biblioteca pasa a la actividad 9 Si el usuario No cuenta con el registro en biblioteca pasa a la actividad 8 8

9

Confirmaci ón de los datos del usuarios

Verifica en la lista Biblioteca remitida por Jurídica y el Seminario Andrés Bello, si el nombre de la persona está incluido. Si está incluida abre la ficha de registro del Usuario. Si no está incluida, solicita al usuario los datos y confirma con Jurídica y Seminario Andrés Bello la información y abre la ficha de registro del Usuario. Préstamo Verifica el estado del Biblioteca del material material a prestar e bibliográfic informa al usuario sobre o. el mismo, relaciona en el registro del usuario los datos del documento, solicita la firma en la tarjeta de préstamo y pone con el fechador la fecha de devolución del material y lo entrega al usuario.

Bibliotecólog o o Auxiliares responsables del servicio

Listado del NA personal nuevo vinculado al Instituto (Profesores, Investigadore s, Estudiantes, Personal Administrativ o)

Ficha registro Usuario Bibliotecólog Ficha o o Auxiliares registro responsables Usuario del servicio

de del de NA de

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1 0

Devolución del material bibliográfic o

Entrega el material prestado al responsable del servicio, quien verifica el estado del mismo en el momento de la devolución.

Usuarios

NA

NA

En caso que el material se encuentre en mal estado informa al usuario si debe cancelar el empaste o realizar la reposición del mismo. Descarga del registro del usuario el material devuelto y coloca el sello de cancelado en la ficha de préstamo y reubica el material en las colecciones. PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO PARA USUARIOS INTERNOS DEL ICC 1 1

Consulta de Identifica en catálogos Usuarios catálogos de otras bibliotecas los / materiales requeridos Biblioteca

Usuarios / Bibliotecólog o o Auxiliares responsables del servicio

Ficha de NA solicitud de préstamo interbibliotecario

1 2

Verificación de la disponibilid ad

Bibliotecólog o o Auxiliares responsables del servicio

Formato de NA solicitud de préstamo interbibliotecario

Verifica en el catálogo Biblioteca de la biblioteca prestamista la disponibilidad del material bibliográfico, verifica si la Biblioteca del ICC tiene convenio de préstamo Interbibliotecario. Si tiene convenio diligencia el formato de Préstamo Inter-

Modelo de carta para la solicitud de convenio de préstamo interbibliotecario

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bibliotecario, lo firma y entrega al Usuario e indica el proceso a seguir.

1 3

Si no existe el convenio, informa al responsable de la biblioteca para tramitar el convenio. Solicitud del Se dirige a la biblioteca Usuarios material de la institución / bibliográfico prestamista a solicitar Biblioteca el material bibliográfico. Si la solicitud es para la Biblioteca Luis Ángel Arango el tramite y la solicitud la realiza la responsable del servicio de la Biblioteca de la sede del Centro; una vez el libro esté disponible en la Biblioteca de la Sede del Centro informa telefónicamente o mediante correo electrónico a usuario que solicitó el material y registra el préstamo en el registro del usuario.

Usuarios / NA Bibliotecólog o o Auxiliares responsables del servicio

NA

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1 4

Devolución Devuelve a la biblioteca del material prestamista el material bibliográfico en la fecha indicada y entrega a la Biblioteca del ICC la copia del formato debidamente firmado o sellado por el responsable del préstamo de la otra institución para ser descargado de su registro bibliográfico, archivado y registrado en las estadísticas. Los materiales solicitados a la Biblioteca Luis Ángel Arango deben ser entregados a la Responsable del servicio de la Biblioteca de la Sede del Centro para su devolución.

PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO PARA OTRAS INSTITUCIONES 1 Recepción Se recibe de la Biblioteca Director 5 de la Biblioteca solicitante solicitud por medio del correo Bibliotecólog electrónico la solicitud o o o Auxiliares personalmente el responsables formato e donde se del servicio especifican los datos (No. topográfico, autor y título) del material requerido. 1 6

Verificación de la disponibilid ad

Revisa en las Biblioteca colecciones la disponibilidad del material solicitado: Si el material no se encuentra disponible

Bibliotecólog o o Auxiliares responsables del servicio

Formato de NA solicitud de préstamo interbibliotecario

Formato de NA solicitud de préstamo interbibliotecario

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informa a usuario o institución, con lo cual finaliza el procedimiento. Si el material se encuentra disponible y la solicitud se recibió a través del correo electrónico, informa a la biblioteca solicitante con copia a la responsable del servicio del la Biblioteca de la Sede del Centro, registra el préstamo y envía por valija el material para que sea reclamado por el usuario de la otra biblioteca en el Centro.

1 7

Si la solicitud se recibió personalmente pasa a la actividad 17 de este procedimiento. Préstamo Verifica el estado del Biblioteca del material material a prestar e bibliográfico informa al usuario . sobre el mismo, recibe y archiva el formato entregado por el usuario de la otra institución, pone con el fechador la fecha de devolución del material y lo entrega al usuario.

Bibliotecólog Ficha o o Auxiliares registro responsables Usuario del servicio

de NA de

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1 8

Devolución Devuelve a la biblioteca del material el material en la fecha bibliográfico indicada. Los responsables del servicio en las bibliotecas de la sede del Centro y Yerbabuena, reciben el material, verifican su estado y devuelven la copia del formato de solicitud de préstamo inter-bibliotecario debidamente firmado y sellado. En caso que el material se encuentre en mal estado, se indica al usuario y se informa al responsable de la Biblioteca para que notifique la novedad a la Biblioteca solicitante.

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Luz Clemencia Mejía-Zoe Castro

Revisado por: Ricardo Francisco Daza Gamba

Fecha: Mayo de 2011

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PROCESO: Apoyo

SUBPROCESO: Biblioteca

PROCEDIMIENTO: Inventario de material bibliográfico CÓDIGO: AF-BB-029 PRODUCTOS: Listado de los materiales perdidos o extraviados en las bibliotecas 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Realizar el inventario del material bibliográfico existente en cada una de las colecciones de la biblioteca José Manuel Rivas Sacconi y la biblioteca del Seminario Andrés Bello, con el propósito de comparar la información registrada en las fichas catalográficas principales, con las existencias físicas de los estantes en cada una de las colecciones y obtener el índice de pérdida o extravío de los documentos, al igual de el porcentaje de crecimiento de las colecciones. ALCANCE: Inicia con la definición del cronograma de inventario, hasta la finalización y entrega del informe final. DEFINICIONES: Base de datos ISIS MARC: Sistema empleado en las bibliotecas del Instituto para catalogar el material bibliográfico recibido en la Biblioteca. Catálogo bibliográfico: Sistema empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes puntos de acceso los recursos bibliográficos existentes en las colecciones Ficha Principal: Tarjeta de cartulina de 7.5 por 12.5 cm, en donde se registra los datos (autor, título, edición, pie de imprenta, número de páginas, serie, temas, número de registro, entre otros) o descripción, del material bibliográfico existente en las colecciones de las bibliotecas. Fichero Oficial: Está constituido por el conjunto de las fichas principales, en las cuales se lleva el conteo de cada una de las obras recibidas en las bibliotecas del Instituto. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guía para la realización del inventario CONDICIONES GENERALES: - Antes de iniciar el proceso de inventario, se deberá ordenar cada una de las colecciones con el fin de facilitar la verificación comparación de la ficha catalográfica principal contra la existencia física de los libros en los estantes. - Anualmente en el período inter-semestral de final de año se realizará el inventario de las colecciones de libros en las dos bibliotecas - Para facilitar la realización del proceso de inventario de la colección de libros y culminación del mismo en el menor tiempo, se procurará que el personal esté disponible y dedicado solamente a esta actividad. - Para garantizar la consistencia de los datos en el levantamiento del inventario y la agilidad en el proceso, se conformarán parejas como equipo de trabajo. - Dado el volumen de material a inventariar en las dos bibliotecas, se solicitará con tiempo al jefe de personal el apoyo de personal de otras áreas. - Se informará con 10 días de anticipación a los usuarios (Profesores, Investigadores, Estudiantes, Empleados e instituciones que tienen el convenio de préstamo inter-bibliotecario activo) las fechas de realización del inventario. - Se deberá solicitar a los usuarios (Profesores, Investigadores, Estudiantes y Empleados) la devolución del material prestado antes de la realización del inventario, salvo en aquellas

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situaciones que el material sea requerido con urgencia y no pueda esperar la finalización del proceso de inventario. Durante el período de inventario, se cerrará la biblioteca al igual que el servicio de préstamo. - Se marcará con un sello cada uno de los libros inventariados, con el fin de llevar el control de los ítems inventariados y facilitar el proceso de identificación de aquellos que no fueron inventariados. - Para la realización del inventario de dispondrán de los implementos necesarios como: Tapabocas, guantes, lápices, entre otros. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

1

2

3

Definición del Programación de Biblioteca cronograma las fechas de realización del inventario, colecciones a inventariar, actividades a realizar, personal que participará en el inventario. Identificación Distribución, Biblioteca de las señalización del colecciones a número de estantes inventariar y gavetas de fichas principales a comparar por pareja de trabajo, disposición de los espacios de trabajo con mesas auxiliares. Capacitación Instrucción al Biblioteca del personal personal sobre la metodología a llevar a cabo en el proceso del levantamiento del inventario y entrega de los insumos necesarios (tapabocas, guantes, lápices,

REGISTROS

SIA

CARGO

Bibliotecólo Cronograma go o de inventario Auxiliares de las bibliotecas

NA

Bibliotecólo NA go o Auxiliares de las bibliotecas

NA

Responsabl NA e de la Biblioteca

NA

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sellos, guías)  Punto control 4

5

6

de

Levantamient Comparar cada una Biblioteca o del de las fichas inventario principales de las gavetas entregadas con los ítems ubicados en los estantes, señalización de cada uno de los libros inventariados con el sello de inventario en el lugar establecido, marcación de la ficha o separación de aquellas fichas que no se hayan encontrado el material en los estantes. Consulta y Biblioteca verificación de las fichas principales de los materiales no encontrados en los estantes, con las fichas de registro de usuario, la información registrada en la base de datos WinIsis Marc y el catalogo. Entrega al Biblioteca responsable de la Biblioteca de las fichas catalográficas principales del material que no se

Bibliotecólo Ficha go o catalográfica Auxiliares principal de las bibliotecas

NA

Bibliotecólo Ficha go o catalográfica Auxiliares principal de las bibliotecas

NA

Bibliotecólo Ficha go o catalográfica Auxiliares principal de las bibliotecas

NA

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ha encontrado en los estantes.

7

Señalización en la Biblioteca base de datos bibliográfica WinIsis Marc los ítems que no se encontraron en la colección. 8 Elabora y entrega a Biblioteca la dirección del Instituto el informe final de inventario de las colecciones a las cuales se realizó el proceso. Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

Responsabl e Biblioteca o Auxiliare de Procesos Técnicos Responsabl e de la Biblioteca

Ficha catalográfica principal

NA

Informe final NA resultados de inventario

- Disponer de personal de otras áreas que trabajen conjuntamente con el personal de la Biblioteca para facilitar el levantamiento del inventario. Tener la cultura de realizar anualmente los inventarios del material bibliográfico. - Contar con el personal de tiempo completo para realizar las actividades de inventario. 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Fecha: Luz Clemencia Mejía-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Mayo de 2011

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PROCESO: Apoyo

SUBPROCESO: Biblioteca

PROCEDIMIENTO: Procesamiento técnico de material CÓDIGO:AF-BB-030 bibliográfico PRODUCTOS: Material bibliográfico procesado y disponible en las colecciones 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Procesar (catalogar, clasificar, prepara físicamente) e ingresar a la base de datos WinIsis MARC Lite, el material bibliográfico (en los diferentes soportes) adquirido por la biblioteca, de acuerdo con los estándares internacionales para la descripción bibliográfica. ALCANCE: Inicia con la recepción del material bibliográfico adquirido a través de los diferentes mecanismos de adquisición (compra, canje y donación), hasta la entrega del material a las colecciones. DEFINICIONES: Base de datos ISIS MARC: Sistema empleado en las bibliotecas del Instituto para catalogar el material bibliográfico recibido en la Biblioteca. Catalogación: Proceso técnico mediante el cual se definen los elementos informativos que permite establecer los puntos de acceso y la identificación de un documento, para facilitar su recuperación. Catálogo bibliográfico: Sistema empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes puntos de acceso los recursos bibliográficos existentes en las colecciones. Clasificación decimal Dewey: Sistema de clasificación desarrollado por el bibliotecólogo Norteamericano Melvin Dewey, el cual parte de la división de las ciencia en diez clase temáticas principales, las cuales se dividen jerárquicamente de diez en diez. Emplea números arábigos del 0 al 9, tratados como fracciones decimales. Al número básico de clasificación temática se le agregan subdivisiones de forma, cronológicos, geográficos y de lengua. Clasificación Local: Sistema alfanumérico desarrollado por la Biblioteca para la organización de la colección de trabajos de grado y Henry Luque. Clave de autor (signatura librística): Código alfanumérico asignado mediante la tabla de Cutter, la cual representa el autor de una obra. Ficha Principal: Tarjeta de cartulina de 7.5 por 12.5 cm, en donde se registra los datos (autor, título, edición, pie de imprenta, número de páginas, serie, temas, número de registro, entre otros) o descripción, del material bibliográfico existente en las colecciones de las bibliotecas. Fichero Oficial: Está constituido por el conjunto de las fichas principales, en las cuales se lleva el control de cada una de las obra recibidas en las bibliotecas del Instituto. Formato MARC (Machine Readable Cataloging): Formato normalizado empleado por las diferentes bibliotecas para la catalogación en línea cuya finalidad es permitir la trasferencia de la información bibliográfica del material bibliográfico, cuya finalidad es permitir la trasferencia de la información bibliográfica LEMB (Lista de Encabezamiento de Materia para Bibliotecas): Lenguaje normalizado empleado por las bibliotecas o centros de información para la asignación de los temas o descriptores en el análisis de los documentos y recuperación de la información.

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Número de Clasificación: Código numérico o alfanumérico empleado para la organización del material bibliográfico en los estantes, de acuerdo con los sistemas de clasificación universales, o los sistemas locales empleados en las bibliotecas. En la Biblioteca del Instituto se emplea el Sistema de Clasificación Dewey y un sistema local. Reglas de Catalogación Angloamericanas (RCAA2): Conjunto de normas internacionales por las cuales se rige la tarea de la descripción de los recursos bibliográficos en una unidad de información. Signatura Topográfica: Código alfanumérico compuesto por el número de clasificación y la clave librística, asignado a un documento para indicar su ubicación en los estantes y permitir su localización. Tablas de Cutter: Lista de códigos universalmente empleada por las bibliotecas para la asignación de la clave librística (clave de autor), la cual representa el autor de una obra. Tesauros: Lista alfabética de los términos empleados en una disciplina en particular, incluye las relaciones y equivalencias entre el lenguaje natural y el lenguaje documental para peritar la recuperación de la información. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Instructivo para el procesamiento técnico del material bibliográfico, Reglas de Catalogación Angloamericanas (RCAA2), Formato MARC, ormad para la descripción bibliográfica ISBD CONDICIONES GENERALES: - La biblioteca de la Sede Yerbabuena, realizará el registro, procesamiento técnico y preparación de física de todos los materiales bibliográficos, con excepción de los trabajos de grado, los cuales estarán a cargo de la responsable del servicio de la Biblioteca del Seminario. - Se procesará e integrará a las colecciones de las bibliotecas prioritariamente aquellos materiales que incluyan temáticas en las áreas de interés del Instituto tales como: lingüística general y española, filología románica; literatura colombiana, española, hispanoamericana, universal y crítica literaria, entre otras - Antes de iniciar con el procesamiento técnico del material bibliográfico, se deberán identificar los documentos con el fin de no crear registros duplicados de una misma obra ya existente en las colecciones de las bibliotecas del Instituto. - El personal dedicado a las labores de procesamiento técnico, deberán conocer y emplear las herramientas tanto impresas como electrónicas y los estándares internacionales como el formato MARC, RCAA2, ISBD, al igual que las políticas internas - Antes de procesar el material bibliográfico, se deberá asignar el número de registro (inventario) e ingresar en el formato diseñado para este fin, sellar y diligenciar los datos de procedencia en cada ítem. - Para el procesamiento técnico, se dará prioridad a los materiales adquiridos por compra. - Para el ingreso de los registros bibliográficos en la Base de Datos en WinIsis (catalogación), se deberán emplear las hojas de entrada de datos definidas para cada tipo de documento así: Libros, Revistas, Analíticas, Material cartográfico, Material audiovisual, Bases de datos y Trabajos de grado - Se aplicará el tercer nivel de catalogación para todo el material bibliográfico recibido en la Biblioteca y se tendrá en cuenta las etiquetas, indicadores y campos estructurados en la base de datos a partir del Formato Marc Lite.

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- El material a ser publicado por la Imprenta Patriótica se elaborará la catalogación en la fuente. - Se elaborarán registros analíticos a cada uno de los artículos publicados en las revistas editadas por el Instituto. - Se procesará, ingresará a la base de datos bibliográfica y se conservará en las colecciones de la Biblioteca tres (3) ejemplares de toda la producción académica del Instituto. - Para la ejecución de las labores de procesamiento técnico, se deberá adquirir las últimas ediciones de las herramientas como: tesauros, listas de encabezamiento de materia general y especializada, tablas de Cutter, reglas de catalogación, entre otros. - Los números sueltos de títulos de revistas que lleguen a la biblioteca y de las cuales no se tenga suscripción, se registraran como libros. - Los trabajos de grado de otras instituciones que lleguen a la Biblioteca, se ingresarán como libros. - Se elaborarán únicamente las fichas principales (oficiales) de todo el material bibliográfico procesado. - Para la identificación de los materiales, en la preparación física se debe tener presente: * Colocar las siglas que identifican las colecciones o fondos especiales (por ejemplo: Bóveda - A, Fondo Martínez Briceño FMB) * Fijar el rotulo, bolsillo, fichas para el control del préstamo sin afectar el contenido de los materiales. * A los documentos de los fondos antiguos, no se les deberá fijar rotulo, ficha de préstamo ni otros material que pueda deteriorarlos. Se elaborará una guía especial con el fin de fijar el rótulo y los demás elementos para identificarlos. MARCO LEGAL: NA 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

Selección y registro 1 Selección del Separa el material Biblioteca material recibido en canje y donación, de acuerdo con las áreas de interés del Instituto. 2 Registro del Asigna el número Biblioteca material de registro o bibliográfico inventario, diligencia el sello de procedencia e ingresa el registro breve en la base bibliográfica en WinIsis en la hoja

REGISTRO S

SIA

Bibliotecólo go / Auxiliar

NA

NA

Auxiliar

Formato Sistema de de registro Información y Base de Bibliográfico datos bibliográfi ca

CARGO

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de entrada de datos correspondiente. Catalogación y clasificación 3

4

Catalogación del material

Identifica el Biblioteca material en catálogos de otras bibliotecas a nivel nacional e internacional, baja o copia el registro correspondiente y lo ajusta de acuerdo con los estándares internacionales y los parámetros particulares definidos en la Biblioteca del Instituto. Determina, e Biblioteca ingresa de forma estandarizada la descripción bibliográfica de cada uno de los documentos de acuerdo con el tipo de documento y formato, en las hojas de entrada definidas en la base de datos WinIsis.

Bibliotecólo ga / Auxiliar

Base de Sistema de Datos Información Bibliográfi Bibliográfico ca

Bibliotecólo ga / Auxiliar

Sistema de Información Bibliográfico

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5

6

7

Clasificación del material

Graba el registro Biblioteca bibliográfico y anota con lápiz en el reverso de la portada, en donde se encuentra el sello de procedencia el número del registro (MFN) que le corresponde en la base de datos. Define el tema o Biblioteca temas del contenido del documento, el número de clasificación de acuerdo con los sistemas de clasificación empleados en la Biblioteca, la signatura librística y los valida con la base de datos y el fichero oficial para evitar duplicidad de las signaturas topográficas. Marca en la Biblioteca portada el libro con la signatura topográfica asignada al documento y lo ubica en el lugar designado para la preparación física.  Punto de control

Bibliotecólo ga / Auxiliar

Sistema de Información Bibliográfico

Bibliotecólo ga / Auxiliar

Sistema de Información Bibliográfico

Bibliotecólo ga / Auxiliar

NA

NA

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8

Control calidad

de Revisa por muestre la calidad de la catalogación y el análisis del material bibliográfico. Preparación física 9 Rotulación y Elabora el rótulo, sellado bolsillo, fichas de préstamo y los fija en los lugares definidos de acuerdo con el tipo de documento. 1 Marca los 0 documentos con el sello de propiedad de la biblioteca en los lugares especificados. 1 Elaboración Consulta la base 1 de las fichas de datos catalográfica bibliográfica y principales mecanografía la (Oficiales) descripción del documento en las tarjetas catalográfica. 1 Entrega del Elabora el listado 2 material a las de los materiales colecciones. que ya se encuentran disponibles para ser incorporados las colecciones y los entrega a la responsable del servicio. 1 Disposición Recibe el material 3 del material en bibliográfico, las archiva el listado colecciones en la carpeta correspondiente y ubica los

Biblioteca

Jefe Biblioteca

NA

NA

Biblioteca

Auxiliar

NA

NA

Biblioteca

Auxiliar

NA

NA

Biblioteca

Auxiliar

Ficha principal

Biblioteca

Auxiliar

Listado de NA entrega del material a las coleccione s

Biblioteca

Auxiliar

NA

NA

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documentos estantes de respectivas colecciones.

los las

Estadísticas 1 Informe de Registra en el Biblioteca “formato 4 actividades estadística mensual de actividades” de acuerdo con las labores realizadas.  Punto control

Bibliotecólo ga / Auxiliar

NA Formato de estadístic as de actividade s

de

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Paola Gaitán Bohórquez

Martínez-Zoe

Revisado por: Castro Ricardo Francisco Daza Gamba

Fecha: Mayo de 2011

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Subproceso Tesorería PROCESO: De apoyo. SUBPROCESO: Tesorería PROCEDIMIENTO: Operaciones de recaudo y colocación de CÓDIGO: AF-TS-031 recursos. PRODUCTOS: PAC, órdenes de pago, informes. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Desarrollar con efectividad las operaciones de recaudo y colocación de recursos financieros para el cabal cumplimiento de los objetivos institucionales. ALCANCE: Inicia con el registro de los ingresos hasta el archivo final de los documentos. DEFINICIONES: Ingreso: Flujo de entrada de recursos generados por la entidad contable pública, susceptible de incrementar el patrimonio público durante el periodo contable, bien sea por aumento de activos o por disminución de pasivos, expresado en forma cuantitativa y que refleja el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de carácter extraordinario. Programa Anual Mensualizado De Caja PAC: es un instrumento mediante el cual se fija el monto máximo para efectuar pagos y constituye el mecanismo mediante el cual se define el monto mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional para efectuar el pago de los compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones presupuestales incorporadas en el presupuesto y financiadas con recursos de la nación. Pago: Acto mediante el cual, una vez verificados los requisitos previstos en el respectivo acto administrativo o en el contrato, teniendo en cuenta el reconocimiento de la obligación y la autorización de pago efectuada por el funcionario competente liquidadas las deducciones de Ley y/o las contractuales (Tales como amortización de anticipos y otras) y verificando el saldo en bancos, se desembolsa al particular el monto de la obligación, ya sea mediante cheque bancario, por consignación en la cuenta bancaria del beneficiario a través de dispersión del Ministerio de Hacienda SIIF NACION II, extinguiendo la respectiva obligación. Recibo De Caja: Documento por medio del cual se deja constancia de haber recibido dinero. Títulos De Tesorería –TES: Los títulos de tesorería creados en la ley 51 de 1990 son títulos de deuda pública interna emitidos por el Gobierno Nacional. Existen dos clases de títulos: clase A y clase B. Los primeros fueron emitidos con el objeto de sustituir la deuda contraída en las operaciones de mercado abierto realizadas por el Banco de la República. Los segundos se emiten para obtener recursos para apropiaciones presupuestales y efectuar operaciones temporales de la Tesorería del Gobierno Nacional. En la actualidad solamente se emiten los títulos de clase B. El plazo se determina de acuerdo con las necesidades de regulación del mercado monetario y de los requerimientos presupuestales o de tesorería, y fluctúa entre 1 y 7 años. El rendimiento de los títulos lo determina el Gobierno Nacional de acuerdo con las tasas del mercado para el día de colocación de lo mismo.

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Transferencia bancaria. Una transferencia u orden de pago no es más que el conjunto de instrucciones que como titulares de una cuenta bancaria damos a la entidad financiera para que proceda a retirar fondos de la cuenta de la que somos titulares y se los abone a una persona o conjunto de personas, Es una manera de traspasar fondos entre cuentas bancarias sin sacar físicamente el dinero. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de funciones, manual aplicativo SIIF II. CONDICIONES GENERALES: El dinero recibido durante la mañana por concepto de fotocopias, se debe consignar en las horas de la tarde, o a más tardar a primera hora del día siguiente hábil. Las chequeras y el dinero recibido deben custodiarse adecuadamente utilizando para ello la caja fuerte. Los documentos soporte de las comisiones de servicio adelantadas por los funcionarios deberán entregarse en tesorería dentro de los tres (3) días siguientes a su terminación. Para realizar los pagos, es necesaria la presentación de la certificación bancaria. Cuando se vaya a hacer un pago, en la generación de la orden de pago se debe seleccionar como tipo de beneficiario: “Beneficiario Final” MARCO LEGAL: Ver normograma. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

1

Registrar ingresos efectivo cheques

Recibir efectivo, en y consignaciones o por concepto de ingresos generados

2

Registrar ingresos por transferencias bancarias

Recibir copia de la consignación o transferencia bancaria, por ingresos generados en el seminario Andrés Bello por cursos, maestrías, etc.

RESPONSABLE

REGISTROS

SIA

DEPENDENCIA

CARGO

Subdirección Administrativ a y Financiera – Líder de proceso. Subdirección Administrativ a y Financiera – Líder de proceso

Profesional Registro SIIF II de Tesorería Recibo de – Auxiliar de Caja Tesorería

Profesional Documento de Tesorería s – Auxiliar de Archivados Tesorería

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3

4

5

Consignar recaudos

Consignar a finales de la tarde o a más tardar el día siguiente hábil en que se recibió el ingreso por concepto de fotocopias, o en su defecto a primera hora del día siguiente hábil en la cuenta de Recursos Propios. Archivar recibos Archivar: El de caja y Original del soportes por Recibo de Caja recaudo se entrega al funcionario encargado de las fotocopias, La copia de la consignación bancaria se archiva como soporte del boletín de Tesorería. Consultar Verificar de movimientos acuerdo con la programación de los pagos y solicitud de recursos, en la Terminal Empresarial del Banco los movimientos que experimentaron las cuentas: situado de fondos, cobro de cheques, etc.

Subdirección Administrativ a y Financiera Líder proceso

Profesional Consignaci de Tesorería ón. – Auxiliar de Tesorería

de

Subdirección Administrativ a y Financiera Líder proceso.

de

Subdirección Administrativ a y Financiera Líder proceso

NA

de

NA

Profesional de Tesorería – Auxiliar de Tesorería

Profesional de Tesorería – Auxiliar de Tesorería

NA

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 Punto de control 6

Cargar extractos bancarios

Realizar el cargue de extracto al en el SIIF Nación II

Subdirección Administrativ ay Financiera

Profesional de Tesorería

Registro

SIIF II

Subdirección Profesional Administrativ de Tesorería a y Financiera

Registro

SIIF II

Subdirección Profesional Administrativ de Tesorería a y Financiera

Carpeta compartida de programaci ón de pagos mensual

Líder de proceso 7

Registrar recaudo causación ingresos

Generar SIIF y NACION II, la de contabilización del extracto bancario y registrar en el módulo de ingresos

8

Programar giros

Elaborar la Programación de Giros del mes para cada cuenta, y entregarlo a la Coordinadora Financiera, para su revisión y visto bueno del Subdirector Administrativo y Financiero  Punto de control

9

Generar reportes Generar a final Subdirección Profesional de PAC de mes, los Administrativ de Tesorería reportes de PAC a y originados por

Reportes

SIIF II

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SIIF Nación II, Financiera así como los del primer día hábil del mes siguiente y archivarlos en la carpeta correspondiente. 1 0

Reportar modificaciones al PAC

Elaborar en las fechas ordenadas por el Ministerio de Hacienda, previa revisión de la Coordinadora Financiera y aprobación del Subdirector Administrativo y Financiero, las modificaciones al PAC según las necesidades institucionales y cumpliendo con los parámetros establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el aplicativo SIIF NACIÓN

Registro

NA

Reporte

SIIF II

Subdirección Administrativ a y Profesional Financiera - de Tesorería Líder de proceso

 Punto de control 1 1

Generar reportes Generar de solicitud de imprimir modificaciones reportes al PAC Solicitud

e los de de

Subdirección Administrativ Profesional a y de Tesorería Financiera -

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modificaciones al Líder PAC originado proceso por SIIF Nación II por cada vigencia modificada y archivarlos en la carpeta respectiva. 1 2

1 3

Generar reportes Generar e de PAC imprimir los actualizados reportes de Saldos de PAC Detallados originados por SIIF Nación II cuando las modificaciones solicitadas hayan surtido efecto y archivarlos en la carpeta respectiva. Generar órdenes Generar y de pago aprobar en SIIF presupuestal Nación II las Órdenes de Pago presupuestales y no presupuestales, previa autorización de la ordenadora del Gasto o Subdirector Administrativo y

de

SIIF II

Subdirección Administrativ a y Profesional Financiera - de Tesorería Líder de proceso

Informe de PAC con modificacio nes autorizadas

Registro

Subdirección Administrativ a y Profesional Financiera - de Tesorería Líder de proceso

NA

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Financiero  Punto de control 1 4

Registrar y Registrar y pagar pagar ordenes las Órdenes bancarias en bancarias de las SIIF Órdenes de Pago Presupuestales de SIIF, que se efectúan con recursos propios.

1 5

Generar e Generar e imprimir órdenes imprimir las de pago órdenes de pago, presupuestal elaborar los cheques correspondientes a las órdenes de pago o preparar en el portal empresarial del Banco los Pagos y transacciones electrónicas respectivas.

Subdirección Administrativ a y Financiera Líder de proceso

Registro órdenes Generar y de pago de Aprobar en SIIF deducciones Nación las órdenes de pago de Deducciones a que haya lugar y en los casos necesarios el registro y pago de la respectiva

Subdirección Administrativ a y Financiera Líder de Profesional de Tesorería proceso

1 6

Registro Subdirección Administrativ a y Profesional Financiera - de Tesorería Líder de proceso

Registro Orden de Pago Cheque Transferenc ia Electrónica Profesional de Tesorería

Registro

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Orden Bancaria. 1 7

1 8

1 9

Órdenes pago.

de Generar en el aplicativo SIIF Nación las órdenes de pago no presupuestales, las ordenes bancarias y su respectivo pago para dar por finalizada la cadena de gasto presupuestal en SIIF Nación

Autorizar pagos

Entregar las órdenes de pago con sus soportes y cheques al Profesional Especializado del Área Administrativa y Financiera para su revisión y posterior presentación a la Secretaría General dependencia donde se aprueban y firman.

Confirmación de Enviar a los pago beneficiarios de pago el aviso mediante correo

Subdirección Administrativ a y Financiera Líder de proceso

Registro

Profesional de Tesorería

Subdirección Administrativ a y Financiera - Profesional Líder de de Tesorería proceso y Profesional Especializad o

Órdenes de pago firmada y cheques

Código 2028 Grado 15Coordinadora Financiera

Subdirección Formato Auxiliar de Administrativ reporte a y Tesorería consignació Financiera -

SIIF II

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electrónico, Líder sobre la proceso autorización y fecha de pago

de

n Correo Electrónico

 Punto de control 2 0

Generar boletín Imprimir los diario de informes que tesorería conforman el boletín diario de tesorería y organizarlos junto a los soportes documentales correspondientes

Subdirección Administrativ a y Financiera Líder de proceso Profesional de Tesorería

Documento s

 Punto de control

2 1

Pagar reembolsos caja menor.

Una vez de cumplida la solicitud y aprobación de PAC para el reembolso de caja menor se procederá a su reembolso, para lo cual se debe presentar por el responsable de manejo del fondo, El CDP debidamente aprobado, Resolución de reembolso con el

Registro

Profesional Subdirección de Tesorería Administrativ a y Financiera Líder de proceso

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Registro Presupuestal respectivo y carpeta(s) con los soportes de gastos aprobados En el último reembolso del año deberá realizarse el reintegro del dinero sobrante en caso de que no se haya gastado todo el monto autorizado. 2 2

2 3

Archivar carpeta y documentos de pago reembolsos de caja menor

Los originales de la Orden(es) de Pago de los aplicativos SIIF, la obligación y la Resolución de Reconocimiento, serán archivados en el consecutivo de Órdenes de Pago.

Inversión forzosa Determinar de en TES acuerdo con el artículo 2º del Decreto 1525 de 2008 el promedio diario mensual de Recursos del Instituto.

Subdirección Administrativ a y Auxiliar de Financiera - Tesorería Líder de proceso

Subdirección Administrativ a y Profesional Financiera - de Tesorería Líder de proceso

Documento s Archivados y Foliados

Aplicativo de valoración de TES

Formato promedio mensual de

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depósitos e inversiones y saldos.

Sobre esta base, y dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes, se deberá tramitar la suscripción de TES correspondiente. (Ver instructivo para comprar y vender TES y para reportar los informes de ley) 2 4

Informes TES

Elaborar y remitir al Grupo de Mercado de Capitales Interno Subdirección Financiamiento Interno de la Nación, el informe mensual del promedio de depósitos e inversiones y saldos y el informe trimestral de saldos de inversiones en los formatos y condiciones preestablecidas (Ver instructivo para comprar y

Oficio

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vender TES. y para reportar los informes de ley).

Redactar los oficios remisorios para el envió de dichos formatos. 2 5

Redención de Confirmar la inversiones TES redención de los cupones y los valores constituidos en TES con la Subdirección entidad Administrativ Financiera. a y Profesional Financiera - de Tesorería Líder de Enviar oficio de proceso

oficio

instrucciones para la consignación de las inversiones TES. 2 6

2

Registro de TES

Registrar en SIIF NACION II los archivos de valoración y control de las inversiones, la compra o venta de las inversiones en TES

Archivo soportes Archivar

Registro Subdirección Administrativ a y Profesional Financiera - de Tesorería Líder de proceso

los Subdirección

Profesional

Documento

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7

operaciones e soportes de las informes TES operaciones realizadas sobre TES  Punto de control

2 8

Conciliaciones bancarias.

Elaborar la conciliación de las cuentas bancarias entregar a Contabilidad para su validación.

2 9

Cierre mensual

Previa conciliación de información de Tesorería con Presupuesto y Contabilidad, para realizar el cierre del mes. Imprimir informes mensuales de cierre.

3 0

Constituir cuentas pagar

Elaborar el por informe de constitución de las cuentas por pagar con corte a 31 de diciembre de la respectiva vigencia fiscal para presentar al Ministerio de Hacienda dentro

Administrativ de Tesorería a y Financiera Líder de proceso

s archivados y foliados.

Subdirección Administrativ a y Profesional Financiera - de Tesorería Líder de proceso

Conciliacion es bancarias

Informes archivados Subdirección Administrativ a y Profesional Financiera - de Tesorería Líder de proceso

Registro de informe Subdirección Administrativ a y Profesional Financiera - de Tesorería Líder de proceso

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de los tiempos estipulados. 3 1

Reportes aportes cesantías

de Cargue del Reporte de Aportes Mensual Cesantías en la página del Fondo Nacional del Ahorro.

Subdirección Administrativ a y Profesional Financiera - de Tesorería Líder de proceso

3 2

Certificados retención

de Generación, Impresión, envió o entrega personal de Certificados de Retención.

Subdirección Administrativ a y Profesional Financiera - de Tesorería Líder de proceso

3 3

Transferencia de Organización, archivo agrupación transferencia archivo Tesorería acuerdo a Tablas Retención Documental.

3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Ángela Vásquez AriasMargarita Mendoza.

y del de de las de

Oficio

Certificados

Cajas de Archivo Subdirección debidament Administrativ Profesional e a y de Tesorería inventariada Financiera - y Auxiliar de s. Líder de Tesorería proceso

Revisado por: Fecha: Auris Paola Gaitán MartínezSeptiembre de 2012 Zoe Castro Bohórquez- Ricardo Francisco Daza Gamba

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Subproceso Contabilidad PROCESO: Administrativo y Financiero SUBPROCESO: Contabilidad PROCEDIMIENTO: Ejercicio Contable CÓDIGO: AF-CB-032 PRODUCTOS: Estados Financieros e Informes A entidades de Control 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Proporcionar información contable confiable y útil en la toma de decisiones. ALCANCE: Desde la recepción de soportes hasta la emisión de estados financiero y la elaboración e informes DEFINICIONES: Catálogo General De Cuentas: Elemento del manual de procedimientos del régimen de Contabilidad pública que complementa y desarrolla la estructura, descripción y dinámicas de la clasificación conceptual. Estructura compuesta por cinco niveles de clasificación con seis dígitos que conforman el código contable: El primer dígito corresponde a la clase, el segundo al grupo, el tercero y cuarto dígitos comprende la cuenta y el quinto y sexto a la subcuenta. Causación: Principio de contabilidad pública por la cual los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones o cuando la transacción u operación generada por el hecho incida en los resultados del periodo. Comprobantes De Contabilidad: Documento en el cual se resumen las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro de contabilidad correspondiente, ejemplos: comprobante de diario, comprobante de egreso, de ingreso, general. Documentos Soporte: Relación, escrito o mensaje de datos indispensables para efectuar los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realicen las entidades contables públicas y pueden ser de origen interno o externo Estados Contables: Productos del proceso contable que en cumplimiento de fines financieros, económicos y sociales, están orientados a revelar la situación, actividad y flujo de recursos, físicos y monetarios a una fecha y periodo determinados. Notas A Los Estados Contables: Explicaciones que complementan los estados contables y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria, de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales relevantes, la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como los aspectos de difícil representación o medición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situación de la Entidad. Proceso Contable: Sistema ordenado de pasos que permiten validar una serie e datos de tipo

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financiero, económico, social y ambiental y que suministra información contable pública, útil para la toma de decisiones. Registro Contable: Asiento o anotación contable que debe ser realizado para reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte a la Entidad y atiende las normas generales de causación y prudencia. Retención En La Fuente: La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de impuestos, que consiste en restar de los pagos o abonos en cuenta un porcentaje determinado por la ley, a cargo de los beneficiarios de dichos pagos o abonos en cuenta. De esta operación se derivan unas Obligaciones del agente retenedor a saber: Efectuar la retención. Presentar la Declaración de Retefuente mensualmente dentro de los plazos fijados por la ley. Consignar oportunamente la retención. Expedir certificados. Reteica: Es la retención del impuesto de industria y comercio, tanto para el sujeto de retención como para el agente retenedor, se causará en el momento del pago o abono en cuenta por parte del agente de retención, lo que ocurra primero, siempre y cuando en la operación económica se cause el impuesto de industria y comercio en la jurisdicción del Distrito Capital de Bogotá. Obligación: Compromiso por medio del cual se reconoce una deuda o se compromete su pago en otra prestación o entrega. Pasivo de una entidad contable pública Sistema Administrativo Y Financiero (SAFI): Software interno e institucional por medio del cual se administra la gestión financiera y administrativa (Contabilidad, Inventarios y Nómina) de la entidad, bajo los parámetros y conforme a la normatividad legal colombiana vigente. Sistema Integrado De Información Financiera (SIIF): Sistema del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que permite a la Nación consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central Nacional y sus subunidades descentralizada, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de brindar información oportuna y confiable. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: PUC, régimen de contabilidad CONDICIONES GENERALES: Los criterios de Operación para el ejercicio contable deben ceñirse a los dispuesto en la resolución 357 de 2007 de la Contaduría General de la Nación. La apertura de los libros principales de contabilidad deberá oficializarse a través de un acta suscrita por el Representante Legal. Las operaciones recíprocas que se reporten a la Contaduría General de la Nación deberán estar previamente conciliadas. Todo hecho susceptible de ser registrado contablemente que no se registre en los aplicativos del Sistema Administrativo y Financiero deberá reportarse a contabilidad a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a su formalización. Reportar al comité técnico de saneamiento contable antes de los cierres de cada vigencia y con la debida oportunidad, el valor de las partidas o saldos que afecten la razonabilidad de los Estados Financieros.

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MARCO LEGAL: Articulo 354 de CP y art 3 ley 87 de 1993 resolución 357 de 2007 Manual de Procedimientos y resolución 222 de 2006, resolución orgánica del presupuesto 5544 de 2003. Ver Normograma institucional. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

REGISTROS

SIA

CARGO

1

Registro de cuentas por pagar en aplicativo SII II

Recibir los documentos Contabilid soportes de la cuenta por pagar, ad ingresar al modulo del SIIF II desde allí se radica y aprueba la cuenta por pagar y luego se realiza la respectiva obligación y finalmente se envían los soportes a tesorería.

Auxiliar Contable

Soportes

N.A

2

Registro contable.

1. Generar y validar los Contabilid comprobantes automáticos del ad SAFI.

Auxiliar Contable Contador

N.A

SAFI

Auxiliar Contable

N.A

N.A

 Punto de control 2. Recibir la información y soportes de las operaciones que realizan otras dependencias que no estén al alcance del SAFI, para generar manualmente los comprobantes respectivos. 3. Recibir los soportes de cada una de las transacciones diarias (Boletín semanal de tesorería, recibos de caja, movimientos de almacén e inventarios, órdenes de pago, consignaciones de la librería, facturas, contratos, convenios) 3

Verificar y 1. Clasificar la información Contabilid conciliar los cronológicamente según el ad hechos Catálogo General de Cuentas y

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financieros, económicos y sociales con los documentos soporte

evaluar que cumplan con todos los elementos de la cuenta en que son clasificados 2. Cruzar la información contable con cada uno de los documentos soportes de las respectivas operaciones. 3. Analizar que cada una de las operaciones, estén registrados en los respectivos conceptos y estos afecten la adecuada cuenta del Plan General de Contabilidad Público. 4. Informar a quien corresponda las inconsistencias encontradas.  Punto de control

4

Analizar los comprobant es de contabilidad y los registros en los libros respectivos

1. Verificar la información Contabilid producida durante las ad actividades precedentes al proceso contable para corroborar su consistencia y confiabilidad así como las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones así:  Punto de control Verificar y analizar comprobantes contables ámbito del SAFI

los del

Elaborar los comprobantes manuales con las operaciones que no contempla el SAFI. Analizar que cada uno de los comprobantes presente la información real de acuerdo a

Contador N.A a Auxiliar contable

N.A

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los respectivos soportes y registre los hechos económicos en forma cronológica. Ajustar si es del caso los registros que no cumplen con lo establecido. Generar, imprimir y analizar el balance de prueba. Verificar que los saldos corresponden a los informes mensuales presentados por cada uno de los proveedores de las interfaces de SAFI. Solicitar si es del caso las debidas aclaraciones. 5

Obligacione s tributarias

Retención en la fuente

1 Elaborar mensualmente Contabilid informe de retenciones en la ad fuente y reteica tomados de las órdenes de pago, se cruza con la información del SAFI y se concilia con el informe de Tesorería. Se diligencia el formulario, se firma y presenta electrónicamente. 2. Generar electrónicamente los recibos de pago y se llevan a Tesorería Junto con la declaración y sus soportes. RETEICA Elaborar bimensualmente las declaraciones de ICA (Industria y Comercio) y reteica tomados del informe anterior previo

Contador

Estados Financieros

N.A

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cruce con la información del SAFI se firma y se lleva a tesorería con sus soportes.

Declaración de ingresos Elaborar la declaración anual, y patrimonio: previa aprobación por el jefe inmediato se diligencia borrador en la página de la DIAN se firma y se presenta electrónicamente.

Información medios magnéticos

6

Revelar los hechos financieros, económicos , y sociales a través de estados, y reportes contables.

Elaborar la información de acuerdo a los requerimientos de la DIAN y Distrito Capital se diligencian los formatos necesarios, se suben al sistema se firman y presentan electrónicamente. 1. Generar en el SAFI, el Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica, y Social, Estado de Cambios en el patrimonio. 2 Elaborar las Notas a los Estados Contables a 31 de diciembre de cada año. 3. Imprimir cada uno de los documentos anteriores, firmar y hacer firmar 4. Archivar

7

8

Cierre aplicativo contable SAFI Presentar los estados e informes

Cerrar el SAFI contable durante los doce (12) primeros días hábiles de cada mes. 1. Armar un archivo en Excel trimestralmente con saldos iníciales movimientos débitos y

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abril de 2013

contables a la contaduría general de la nación y a los organismos de vigilancia y control :

créditos, saldo actual, saldo corriente y saldo no corriente.  Punto de control 2. Generar en SAFI movimientos débitos y créditos acumulados del trimestre y se adicionan al archivo, junto con la parte corriente o no corriente.

3. Revisar que los activos + gastos + costos - pasivos Informe a la patrimonio - ingresos sea igual a 0 tanto de saldos iníciales como contaduría de los finales. 4.Diligenciar el formato de Operaciones Reciprocas cuyos saldos deben cruzar con los saldos del formato anterior 5. Convertir la información anterior a formato txt y se suben al sistema CHIP donde se validan y presentan en línea. Para el reporte a 31 de Diciembre se adiciona el formato de Notas a los estados Contables. 6. Explorar la página hasta comprobar si la información fue aceptada. 7. Prestar asistencia a presupuesto para el envió de la información presupuestal a través del CHIP. 8.

Elaborar

y

presentar

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semestralmente los deudores morosos con corte a 31 de mayo y 30 de noviembre de cada año. Informe a la CGR: 1. Generar los estados contables del SAFI pasarlos a hoja de cálculo Excel, Imprimir, firmar y hacer firmar, Imprimir las notas firmar y adjuntar. Informe al DANE: Preparar trimestralmente el informe de compra de bienes y servicios al exterior se diligencia el formato en la pagina y se envía, si no hay operaciones con el exterior se diligencia no y se envía.

informe a Minhacienda y DNP: Calcular el superávit de acuerdo a los formatos establecidos con sus respectivas explicaciones y se envía junto con los estados financieros. Informe a la Cámara Representantes

de

1. Generar los estados contables del SAFI pasarlos a hoja de cálculo Excel, Imprimir, firmar y hacer firmar, Imprimir las notas firmar y adjuntar.

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9

Informe con destino a Dirección general

Elaborar semestralmente con información a 30 de junio y 31 de diciembre respectivamente un informe que interprete cuantitativa y cualitativa la realidad y prospectiva de la entidad  Punto de control

1 0

Libros contables

Generar e imprimir los libros contables firmarlos, hacerlos firmar y archivarlos.

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Que se incluyan los indicadores contables, que se utilice la información contable para la toma de decisiones. 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Ángela Vásquez Margarita Mendoza.

Arias-

Revisado por: Fecha: Auris Paola Gaitán MartínezNoviembre de 2012 Zoe Castro Bohórquez- Ricardo Francisco Daza Gamba

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Subproceso Presupuesto

PROCESO: De apoyo. SUBPROCESO: Presupuesto PROCEDIMIENTO: Ejecución presupuestal CÓDIGO: AF-PR-033 PRODUCTOS: Plan presupuestal, informes presupuestales. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Controlar la ejecución presupuestal, conforme a los parámetros, ciclos y principios del sistema presupuestal. ALCANCE: Inicia con el registro de los ingresos hasta el archivo final de los documentos. DEFINICIONES: Apropiación: Es el monto máximo de gasto autorizado POR LA LEY DE APROPIACIONES ANUAL, para asumir compromisos con un objeto determinado durante la vigencia fiscal respectiva. Autorizaciones Para Comprometer Vigencias Futuras: Son los cupos anuales autorizados por el CONFIS y/o por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional por delegación de éste, para la asunción de compromisos que afecten presupuestos de vigencias futuras. Obedecen a las necesidades de la Administración de una Entidad Ejecutora, de adelantar procesos contractuales que involucran recursos de más de una vigencia fiscal y cuya ejecución debe iniciar en la vigencia en curso y su objeto debe llevarse a cabo en cada una de las vigencias establecidas. Balanza De Pagos: Es un registro contable de todas las transacciones económicas de los residentes de un país con el resto del mundo, que ocurren en un período dado de tiempo, generalmente un año. Vale decir, muestra el total de pagos hechos al extranjero y el total de ingresos recibidos del extranjero. Registra tanto los flujos de recursos reales (bienes y servicios) como los flujos de recursos financieros (movimientos de capitales). Catálogo Único De Bienes Y Servicios (Cubs): Es el conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones de los bienes y servicios de uso común y obra pública para gestionar los procesos contractuales que demanda el estado. Certificado De Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es un documento expedido por el Jefe de Presupuesto o por quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación, para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. Compromisos: Actos y contratos expedidos o celebrados por los órganos públicos, en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto, realizados en cumplimiento de las funciones públicas asignadas por la ley. Dichos actos deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal. Previamente a la adquisición del compromiso (bien sea a través de la expedición de actos administrativos o de la celebración de contratos), la entidad ejecutora deberá contar con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Consolidador De Hacienda E Información Financiera PÚBLICA (CHIP): Es un sistema de información diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Programa

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FOSIT, para que con la adecuada reglamentación y estructura procedimental, canalice la información financiera, económica y social de los entes públicos hacia los organismos centrales y al público en general bajo la administración y responsabilidad de la Contaduría General de la Nación. Cuentas Por Pagar: Son obligaciones que se derivan del recibo a satisfacción de bienes y servicios contratados antes del cierre de la vigencia. Es la relación de obligaciones que al cierre de cada vigencia fiscal han quedado pendientes de pago. Los bienes o servicios contratados y recibidos dentro de la vigencia que se cierra. Una cuenta por pagar se debe constituir cuando el bien o servicio se ha recibido a satisfacción antes del 31 de diciembre pero no se le ha pagado al contratista o cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no han sido cancelados. Desagregación de las Apropiaciones: Operación que debe realizar el Representante Legal mediante resolución, el primer día hábil de cada vigencia fiscal, en las cuentas de Gastos de Personal y Gastos Generales, de acuerdo con el Plan de Cuentas expedido por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Ejecución Presupuestal: Son las operaciones que afectan el presupuesto en cada uno de sus rubros. Se inicia en el momento en que se requiere adquirir un bien, un servicio o contratar una obra y finaliza cuando se pagan o extinguen las obligaciones con terceros por los servicios prestados. Estatuto Orgánico Del Presupuesto: Es la norma principal que define el manejo financiero de todas las entidades públicas y fija todos los parámetros a tener en cuenta en la programación y ejecución presupuestal. Gastos De Funcionamiento: Está conformado por las partidas presupuestales asignadas para atender gastos de personal, gastos generales y transferencias corrientes. Gastos De Inversión: Está conformado por las partidas presupuestales asignadas para atender gastos de INVERSION. Gastos De Personal: Corresponden a aquellos gastos que debe hacer el Estado, como contraprestación de los servicios que recibe, bien sea por una relación laboral o a través de contratos. Gastos Generales: Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios necesarios para que el órgano cumpla con las funciones asignadas por la Constitución Política y la ley, así como con el pago de los impuestos y multas a que estén sometidos legalmente. Ley Anual Del Presupuesto: Es la ley anual expedida por el Congreso en la cual se fija el presupuesto de rentas y recursos de capital para un año determinado. Ésta se constituye en instrumento para el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo económico y social del Gobierno. Decreto De Liquidación: Es el acto administrativo donde se detallan las apropiaciones, se clasifican y definen los gastos. Éste es expedido por el Gobierno Nacional para regular la ejecución presupuestal Libros De Registro De Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones Y Pagos: Son libros donde se registran diariamente todas las operaciones que afectan el presupuesto de gastos y por cada uno de los rubros del anexo de Decreto de liquidación del presupuesto, reflejando la apropiación vigente, la apropiación vigente no afectada, el total de certificados de disponibilidad expedidos, los compromisos contraídos, los certificados de disponibilidad pendientes de comprometer, el total de obligaciones causadas y los compromisos pendientes de causar, el total

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de pagos realizados y las obligaciones por pagar. Modificaciones al Presupuesto: Son adiciones, reducciones y traslados que modifican el valor total de las apropiaciones inicialmente aprobadas o incluidas en el presupuesto de la entidad. Son aquellas afectaciones que se tramitan mediante resolución suscrita por el Jefe del respectiva Entidad Ejecutora, modificando sustancialmente las apropiaciones incluidas en el presupuesto inicial asignado a la entidad. Estas operaciones requieren para su validez, de la aprobación de la Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Cuando los rubros afectados correspondan al presupuesto de inversión, se requerirá de previo concepto favorable emitido por el Departamento Nacional de Planeación. Programa Anual Mensualizado De Caja (PAC): Es un instrumento mediante el cual se fija el monto máximo para efectuar pagos y constituye el mecanismo mediante el cual se define el monto mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional, para efectuar el pago de los compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones presupuestales incorporadas en el presupuesto y financiadas con recursos de la nación. Registro Presupuestal (RP): Es la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. El acto del registro perfecciona, por lo tanto, el compromiso. Reservas Presupuestales: Es la relación de compromisos que a 31 de Diciembre de cada año o al cierre de cada vigencia fiscal, han quedado pendientes por cumplir, es decir, que los bienes o el servicios contratados no se recibieron dentro de la vigencia que se está cerrando. Las reservas presupuestales se constituyen con los compromisos que a 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos, se encuentren perfeccionados y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen. Estos compromisos deberán haber surtido su trámite normal de ejecución presupuestal y estar registrados en el Sistema de Información Financiera SIIF. Las Reservas Presupuestales que a 31 de diciembre del año siguiente al de su constitución no se hayan ejecutado, expirarán sin excepción. Rezago Presupuestal: Es el resultado de la suma de las reservas presupuestales y las cuentas por pagar, constituidas a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal. Sistema De Información Para la Contratación Estatal (SICE): Es un sistema de información que integra todos los datos relevantes de proceso de contratación estatal, permitiendo su autorregulación, control institucional y publicidad de las operaciones Sistema Integrado De Información Financiera (SIIF): Constituye una iniciativa del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que permite a la Nación consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central Nacional y sus subunidades descentralizada, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de brindar información oportuna y confiable. Transferencias Corrientes: Son recursos que transfieren los órganos a entidades nacionales o internacionales, - con fundamento en un mandato legal. De igual forma, involucra las apropiaciones destinadas a la previsión y seguridad social, cuando el órgano asume directamente la atención de las mismas.

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de funciones, manual aplicativo SIIF II. CONDICIONES GENERALES: Las solicitudes de Disponibilidad Presupuestal las suscribirán los respectivos Jefes de Dependencia donde se genere la necesidad y tendrán el visto bueno del Ordenador del Gasto. Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal tendrán una vigencia de tres meses, a partir de la fecha de su expedición, se cancelarán previa confirmación del área solicitante. No se tramitarán Certificados de Disponibilidad Presupuestal sobre adquisiciones de bienes y/o servicios que no estén incluidas en el Plan de Compras. No se tramitarán Registros Presupuestales de los contratos y convenios sin el acto administrativo debidamente suscrito, copia del Registro Único Tributario (RUT) y certificación de la cuenta bancaria del contratista. Las reservas presupuestales que no se ejecuten en su totalidad, serán anuladas mediante un acta firmada por el ordenador del gasto. MARCO LEGAL: Ver normograma. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGISTROS

DEPENDENCIA

CARGO

1

Planear y programar el presupuest o

Proyectar los Ingresos y los Gastos de acuerdo con las políticas de la Entidad, priorizando las necesidades para el buen funcionamiento y desarrollo

Subdirección Administrativ a y Financiera Líder de proceso

Profesional de Presupuest o-Líder de proceso

Circulares y Formatos establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público

2

Desagregac ión del presupuest o de gastos de personal y gastos generales

Proyectar la resolución por la cual se desagrega el Anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación, para la respectiva vigencia fiscal, correspondiente a las cuentas de

Subdirección Administrativ a y Financiera Líder de proceso

Profesional de Presupuest o-Líder de proceso

Resolución por medio de la cual se desagrega el presupuesto de Gastos de Personal y Gastos Generales para la respectiva vigencia

SIA

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Gastos de Personal y Gastos Generales según para su aprobación por parte de la Dirección General del ICC. Registrar la desagregación presupuestal una vez se haya desagregado el presupuesto de de Gastos en SIIF y dar apertura a los libros auxiliares en Excell 3

4

Registro de Registrar en el SIIF vigencias Nación II, los CDPs futuras y Compromisos, correspondientes a las vigencias futuras, aprobados en la vigencia anterior, una vez se desagregue el presupuesto de Gastos en los aplicativos SIIF Nación II. Solicitud de certificado de disponibilid ad presupuest al (CDP)

Expedir Solicitud de CDP en SIIF Nación II, teniendo en cuenta los requisitos necesarios para su expedición.

Profesional Subdirección de Administrativ Presupuest a y o-Líder de Financiera proceso

CDPs y SIIF II Compromisos correspondient es a las vigencias futuras en SIIF Nación II

SIIF II Profesional Registro de Subdirección de solicitud de Administrativ Presupuest CDP en SIIF II a y o-Líder de Financiera proceso

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5

Certificado de disponibilid ad presupuest al (CDP)

Expedir CDP en SIIF Nación II teniendo en cuenta los requisitos necesarios para su expedición, imprimir el CDP detrás de la solicitud de CDP y entregar a la oficina jurídica.

6

Compromis o presupuest al (CRP)

Expedir CRP en SIIF Nación II teniendo en cuenta los requisitos necesarios para su expedición. Imprimir el CRP detrás de la última hoja del contrato y entregar a la oficina jurídica u otras según el caso. El CRP se expide previa creación del tercero y cuenta bancaria en el SIIF

7

Acuerdos y/o resolucione s para modificacio nes presupuest ales

Proyectar las resoluciones de constitución de Cajas Menores para la firma del ordenador del Gasto y crear en el aplicativo SIIF Nación II en el perfil de Gestión Presupuesto Gastos las cajas menores

Subdirección Administrativ ay Financiera

Profesional de Presupuest o-Líder de proceso

CDP

NA

CRP

SIIF II

Profesional Subdirección de Administrativ Presupuest a y o-Líder de Financiera proceso

SIIF II

Profesional Subdirección de Administrativ Presupuest a y o-Líder de Financiera proceso

Registro de la creación de la caja menor en SIIF Nación II

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del Instituto, con información general, información de la póliza de amparo e información presupuestal. 8

Acuerdos y/o resolucione s para modificacio nes presupuest ales

Elaborar la(s) resolución(es) y/o acuerdo(s) de modificaciones al presupuesto de Gastos y legalizaciones de las cajas menores de Funcionamiento e Inversión, según los requerimientos del Instituto  Punto control

9

Control de ejecución e informe presupuest al en excellibros auxiliares

Profesional Subdirección de Administrativ Presupuest a y o-Líder de Financiera proceso

Acuerdos y/o Resoluciones de modificación al Presupuesto y a las cajas menores

de

Registrar la ejecución y modificaciones presupuestales mensualmente, previa validación de información al final del mes, conciliando entre el SIIF y los Libros Auxiliares. Se envía impreso a la Subdirección Administrativa y Financiera y al Ministerio de Hacienda.

Subdirección Administrativ a y Financiera

Profesional de Presupuest o-Líder de proceso

Registro de SIIF II información en la herramienta de ejecución

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Con base en este informe se elabora el Informe Mensual que se registra en Contabilidad. 1 0

Solicitud de Efectuar la revisión vigencias documental y de futuras información del estado de la ejecución presupuestal para gestionar solicitud de aprobación de vigencias futuras necesarias al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, previo aval del Ministerio de Cultura.

1 1

Acta de constitución de reservas presupuest ales

Constituir las reservas presupuestales, con los compromisos, una vez se determinen que no alcanzan a ejecutarse a 31 de diciembre de la vigencia. Y proyectar el acta con dicha información para la firma del ordenador del gasto y el responsable de presupuesto y remitirla al Ministerio

Oficio de NA solicitud de aprobación de cupo de las vigencias al Subdirección Profesional futuras de Ministerio de Administrativ Hacienda y a y Presupuest Crédito Financiera - o-Líder de Público, Líder de proceso avalado por el proceso Ministerio de Cultura.

Profesional Subdirección de Administrativ Presupuest a y o-Líder de Financiera proceso

Acta de SIIF II Constitución de Reserva Presupuestal a 31 de Diciembre de la

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de Hacienda y crédito Público en el período estipulado. 1 2

Registro información presupuest al en SICE

Registrar al inicio de la vigencia fiscal la programación presupuestal y registrar trimestralmente la ejecución presupuestal consolidada de Gastos en el SICE (Sistema de Información para la contratación Estatal).  Punto control

Profesional Subdirección de Administrativ Presupuest a y o-Líder de Financiera proceso

Reporte de registro de información presupuestal en el SICE

de

1 3

Informe balanza de pagos al Banco de la República

Elaborar y enviar trimestralmente por correo electrónico informe de la Matriz de la Balanza de Pagos del Banco de la República, por medio del cual se reporta la información consolidada de los pagos con divisas a entidades con sede en el exterior.

Correo NA electrónico de envío trimestral de informe de la de Profesional Balanza Subdirección Pagos del de Administrativ Banco de la Presupuest República (Si a y o-Líder de no hubo pagos Financiera proceso en divisas, se registra con valor $0)

1 4

Informe CHIP categoría

Descargar del SIIF Subdirección los informes del Administrativ Chip Categoría a y

Reporte de transmisión trimestral

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presupuest al a CGN

Presupuestal, Financiera revisar, verificar y corregir si es necesario. Presentar trimestral y electrónicamente informes de programación y ejecución de Ingresos y Gastos a través del Chip Categoría Presupuestal a la Contaduría General de la Nación.

electrónica del informes de Profesional programación y ejecución de de y Presupuest Ingresos Gastos del o-Líder de Chip Categoría proceso Presupuestal de la CGN

3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Fecha: Carolina Párraga- Auris Margarita Paola Gaitán Martínez-Ricardo Septiembre de 2012 Mendoza. Francisco Daza Gamba

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Proceso Gestión del Talento Humano PROCESO: Gestión del Talento Humano

SUBPROCESO:

PROCEDIMIENTO: Selección-Vinculación-Nombramiento CÓDIGO: TH-VR-034 PRODUCTOS: Resoluciones de nombramiento. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Garantizar la vinculación del personal, cumpliendo con los principios de selección meritocrática a la luz de la Ley 909 de 2004. ALCANCE: Desde la identificación de la vacante, proceso de selección y vinculación, hasta proceso e Inducción. DEFINICIONES: Vacante: Se dice que un empleo está vacante cuando no tiene un titular. Es posible hablar de vacancia temporal y vacancia definitiva. Vacante temporal. Es la situación definida para aquellos empleos en los cuales quienes ostentan derechos de carrera sobre ellos se encuentran en situaciones administrativas que impliquen separación temporal de los mismos (En licencia, En permiso, En comisión, Ejerciendo las funciones de otro empleo por encargo, Prestando servicio militar, En vacaciones, Suspendido en ejercicio de sus funciones). Vacante definitiva. Teniendo en cuenta que la CNSC es responsable de la administración y vigilancia de las carreras, excepción hecha de las especiales y por lo tanto sólo le compete lo pertinente a estas, la definición que se debería incluir es la de Vacante Definitiva en empleo de carrera: Es la situación definida para aquellos empleos en los cuales no hay servidor público con derechos de carrea sobre los mismos. SIGEP: El Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, el cual corresponde al Sistema General de Información Administrativa del Sector Público de que trata la Ley 909 de 2004, es una herramienta tecnológica que sirve de apoyo a las entidades en los procesos de planificación, desarrollo y la gestión del recurso humano al servicio del Estado. Adicionalmente, el SIGEP suministra la información necesaria para la formulación de políticas de organización institucional y recursos humanos. El SIGEP está orientado a cubrir los organismos y entidades de las tres ramas del poder público, organismos de control, organización electoral y organismos autónomos. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guías Departamento Administrativo de la Función Pública en Materia de Personal. Manual de funciones. CONDICIONES GENERALES: El procedimiento debe cumplir esencialmente con la normatividad vigente, que regula la vinculación de los funcionarios públicos. Se presentan nombramiento para funcionarios de LNR (Libre nombramiento y remoción) y nombramientos de provisionales de carrera administrativa. Los procedimientos para estos funcionarios tienen algunas variaciones considerando la naturaleza del cargo. MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y Decretos Reglamentarios. Ley 190 de 1995

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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

1

2

3

4

5

6. (*)

Identificación vacante

Se identifica la necesidad de suplir las vacancias. Solicitud de El líder del proceso suplir vacantes que identifique la vacante realiza una requisición a la dependencia de personal. Divulgación de Proceso de la vacante divulgación interna y externa de la(s) vacante existente

REGISTROS CARGO

Todas áreas

las Líderes de proceso

Todas áreas

las Líderes de Fto de proceso requisición

Líder de personal. Profesiona l de comunicac iones Preselección Se recibe hojas de Área de Profesiona de hojas de vidas con los Personal les de vida soportes de todos personal los candidatos. Se Área Jefe del realiza un primer solicitante área filtro por parte de solicitante. líder del proceso de personal. Un segundo filtro lo realiza el jefe de la dependencia solicitante.  Punto de control Proceso de Realización de las selección pruebas respectivas (pruebas de competencia, entrevistas)  Punto de control Envío al DAFP La hoja de vida de las 3 personas seleccionadas se envía al DAFP para

SIA

Área de Personal Área de comunicaci ones

N.A

Publicación de vacancia

Intranet. Pág. web Pág. de empleos

Formatos N.A de evaluación de hojas de vida.

Área de Líder de N.A Personal talento humano Área solicitante Jefe de dependen cia. Área de Líder de Oficio personal talento remisorio humano

N.A

N.A

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7.

la revisión y envío del informe respectivo. Elección del Teniendo en cuenta Dirección candidato. los resultados del general proceso de selección la Dirección del Instituto realiza una entrevista y elige al candidato definitivo.

Director (a)

N.A

N.A

El empleo es de libre nombramiento y remoción?

8 (*).

9.

10

Si: Pasa a actividad 8 No: Pasa a actividad 9 Publicación de En la página web la hoja de vida institucional y en la página web de la presidencia se realiza por tres (3) días la publicación de la hoja de vida de la persona seleccionada. Se reciben las observaciones a que haya lugar. Nombramiento Proyección y firma de la resolución de nombramiento.

Notificación

Área de Líder de Publicación personal talento humano Área de comunicaci Webmaste ones r

Área de Líder de Personal talento Dirección humano Director (a) Se comunica al Área de Asistente seleccionado que ha Personal de sido nombrado. La Personal persona seleccionada debe Persona aceptar el selecciona nombramiento. da

Web

Acto Administrati vo

N.A

Notificación

N.A

Aceptación de la resolución.

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11.

12

13

14

15

16

Creación de Se habilita el perfil usuario en el del funcionario SIGEP nuevo en el SIGEP, para que éste suba los soportes de la hoja de vida. Soportes de la Se solicitan y hoja de vida reciben los soportes para posesión en físico para formalizar la vinculación.

Área de Asistente personal de personal

Suscripción Cumplidos y surtidos Acta de todos los trámites y posesión requisitos, se suscribe el acta de posesión. Tramites de Realizar las afiliación afiliaciones correspondientes. Expedición del Se expide el carné y carné se entrega al nuevo funcionario. Inducción Ubic Se presenta ació el funcionario n en a las la directivas y entid se instruye ad en temas como misión, visión, objetivos Institucionale s y código de ética. Ubic Se presenta ació a los n en compañeros pues de área y se to de explican sus trab funciones ajo

Funcionario

Funcionari o Nuevo Área de Asistente Personal de Personal Funcionari o nuevo. Funcionari o

Área de Asistente Personal de Personal Área de Asistente Personal de Personal Área de Profesiona Personal l de Personal Líder del proceso.

Usuario soportes

y SIGEP

Oficio Soportes

N.A

Acta de N.A Posesión

Formatos afiliación

N.A

Carné Institucional

N.A

N.A

N.A

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17

Reporte Novedad

Se reporta novedad para registro

la Área de Profesiona Formato de Registro su Personal l de Novedades Nómina Personal

Observaciones al procedimiento: (*) Para los nombramientos de provisionales estas actividades del procedimiento no se realizan dada la naturaleza del cargo. 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Paola Gaitán MartínezSánchez Novoa.

Revisado por: Paola Ricardo Francisco Daza Gamba

Fecha: Octubre de 2012

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PROCESO: Gestión del talento humano SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: Capacitación y Bienestar institucional CÓDIGO: TH-CP-035 PRODUCTOS: Plan de Capacitación, Plan de bienestar. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Satisfacer las necesidades de capacitación y de Bienestar Social, que se requieren en las diferentes áreas del Instituto, para mejorar la calidad en los procesos. ALCANCE: Desde el diagnóstico de las necesidades hasta el seguimiento al cumplimiento de los planes. DEFINICIONES: Plan de capacitación: herramienta de gestión que incluye las actividades de capacitación en el puesto de trabajo, educación formal y formación para el trabajo. Capacitación: Se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Esta definición comprende los procesos de formación, entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa. Programas de Inducción y reinducción. Los planes institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente programas de inducción y de reinducción, los cuales se definen como procesos de formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicio público y suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodológico flexible, integral, práctico y participativo Bienestar: Los programas de bienestar social deben organizarse a partir de las iniciativas de los servidores públicos como procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad en la cual labora DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan Nacional de Capacitación Disposiciones sobre Bienestar Social Laboral DAFP CONDICIONES GENERALES: Las actividades de capacitación de la entidad responden a estudios técnicos que identifican necesidades y requerimientos de las áreas de trabajo y de los empleados de acuerdo al Decreto 1227 de 2005.

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Asimismo, de acuerdo con el parágrafo del Art. 73 los empleados vinculados con nombramiento provisional (…) no podrán participar de programas de educación formal o no formal ofrecidos por la entidad, teniendo únicamente derecho a recibir inducción y entrenamiento en el puesto de trabajo. MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004, Decreto ley 1567 de 1998, Decreto 1227 de 2005. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

1

Diagnóstico

b. Los funcionarios ICC y estudiantes SAB registran necesidades bienestar. Formulación de planes (Capacitación y bienestar)

SIA

CARGO

Se elabora un Área de Líder de Encuesta Instrumento para personal talento de establecer las humano necesidade necesidades de SAB s capacitación y de Líder de bienestar. proceso a. Cada líder de proceso diligencia el formato correspondiente a las necesidades de capacitación.

2

REGISTROS

N.A.

Estudiantes Funcionario s

del del las de

Se analiza el Área de Líder de Plan de N.A. instrumento aplicado y personal talento capacitació con el diagnóstico se humano. n identifican las Plan de necesidades de compras capacitación. Se elabora con esto los respectivos planes. Se incluye en el plan de compras de la siguiente vigencia.

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3

Presentación a. Se presenta el plan Área de del plan para de capacitación para la personal su aprobación. revisión por parte de la comisión de personal. Comisión de personal b. Por su parte se envía el plan de bienestar Comité de para la revisión y apoyo a aprobación del comité bienestar de apoyo a bienestar.  Punto de control Ajustes al Plan Se ajusta el plan a Área de partir de las personal recomendaciones establecidas.

Líder de Actas talento humano.

5

Aprobación del Se realiza la resolución Dirección plan. que reglamenta la ejecución del plan para la vigencia respectiva.

Director (a)

6

Divulgación del plan

4

7

Implementació n

8

Seguimiento

Se realiza la socialización de las actividades, cronogramas y eventos del plan respectivo.

Integrantes del comité Integrantes de la comisión. Líder de N.A. talento humano

Área de Líder de talento proceso humano.

Área de comunicaci ones Se ejecutan las Área de Líder de acciones establecidas personal talento en el plan siguiendo el humano esquema propuesto en el cronograma e incorporando los procesos contractuales. Se verifica Área de Profesional mensualmente el personal de Personal cumplimiento de las actividades.  Punto de control

N.A.

N.A.

Resolución.

Intran et. Web

Registros N.A. de las actividades de capacitació n. Informe de N.A. Actividades Desarrollad as

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9

Evaluación plan

al Se analiza si las Área de Líder de N.A. acciones ejecutadas personal talento cumplen con las metas humano. propuestas.

N.A.

 Punto de control Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Paola Gaitán Martínez-Paola Ricardo Francisco Daza Gamba Sánchez Novoa.

Fecha: Septiembre de 2012

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PROCESO: Gestión del talento humano SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: Liquidación de Nómina CÓDIGO: TH-LN-036 PRODUCTOS: Pago de la nómina de acuerdo a las novedades mensuales. Informes a contabilidad y Tesorería 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Reportar las novedades de personal y realizar la nómina de acuerdo a estas, presentando la información respectiva. ALCANCE: Desde la recepción de la novedad hasta la radicación de los informes de nómina a contabilidad y Tesorería. DEFINICIONES: SAFI: (Sistema Administrativo y Financiero integrado) Software empleado por la dependencia de Talento Humano para elaborar la nómina. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Decretos de Incremento Salarial, Estatuto Presupuestal, Marco Fiscal. CONDICIONES GENERALES: Las novedades imprevistas que se reciben en el mes en curso se incluyen para la nómina del siguiente mes. Cuando se presentan inconsistencias se solicita soporte técnico externo al proveedor del software. MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y decretos reglamentarios. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

1

2

Recepción Novedades

Se recibe el documento soporte de novedad (Ingreso, Egreso, Vacaciones). En los cinco (5) primeros días de cada mes. Cargue de la Registro de la información información en el aplicativo del SAFI.

Comparación de información.

SIA

CARGO

Área de Profesional Notificación Talento de Talento Novedad humano humano

N.A

Área de Profesional Cargue de SAFI Talento de talento la humano humano información.

Registro de la información en una copia de respaldo en Excel. 3

REGISTROS

Se realiza una Área de comparación de la Talento información consignada humano en el SAFI y en el archivo manual para realizar las

Archivo

Líder de talento humano Profesional

N.A

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correcciones respectivas.  Punto de control 4

5

6

Información Se realiza el envío de la Área de para el área información de la nómina Talento financiera para el inicio de la cadena humano presupuestal. Área de Se pone en red el archivo contabilida plano de deducidos para d le revisión. Pago de Se realiza por parte del Área nómina área financiera el pago financiera respectivo.

Profesional Registro de SAFI de talento la nómina. humano. Archivo Profesional plano de contabilidad

Se envía la información de la planilla SOI

Asistente Planilla SOI de talento humano.

Se remite al área Área financiera la información talento respetiva para el pago de humano la seguridad social.

Pre nómina

7

de talento humano.

Paralelo a las actividades 5y6 se entrega la pre nómina con la proyección de los gastos de nómina del siguiente mes. Impresión y Se imprimen los registros entrega de de pago y se entrega a colillas de cada funcionario. pago

Profesional de tesorería.

N.A

SIIF

N.A

Área de Profesional Pre nómina talento de talento humano humano

Área talento humano

Asistente Colillas de talento pago humano.

de N.A

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Debe evaluarse el software utilizado y el soporte técnico necesarios. En ocasiones estos trámites demoran el procedimiento. 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Paola Gaitán Martínez Sánchez Novoa

Revisado por: -Paola Ricardo Francisco Daza Gamba

Fecha: Octubre de 2012

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PROCESO: Gestión del talento humano

SUBPROCESO:

PROCEDIMIENTO: Desvinculación CÓDIGO: TH-DS-037 PRODUCTOS: Funcionarios desvinculados con la debida motivación. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Desarrollar las actividades necesarias para desvincular a los funcionarios por las diferentes causales de retiro señaladas en el Artículo 41 de la Ley 909 de 2004 ALCANCE: Desde la Motivación de la desvinculación hasta la liquidación de los derechos al funcionario. DEFINICIONES: (Ver Artículo 41 ley 909. Causales de retiro del servicio.) DOCUMENTOS DE REFERENCIA: CONDICIONES GENERALES: La desvinculación de un funcionario debe estar estrictamente soportado en un la normatividad legal para Colombia en materia de Servicio Civil, del mismo modo se debe tener en cuenta el carácter y tipo de vinculación de funcionario como la motivación a que da lugar la desvinculación. MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y decretos reglamentarios 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

1

Identificación de la causal de retiro

La dependencia de Talento Humano es informada por parte de la Dirección General o jefe inmediato sobre la situación particular del funcionario que se desvinculará de la entidad: renuncia, pensión, destitución, declaración de insubsistencia por calificación no satisfactoria, etc. El funcionario presenta renuncia? Si. Pasar a la actividad 3.

RESPONSABLE ÁREA

CARGO

Dirección.

Director (a)

Dependen cia en la que labora el funcionari o Talento humano

Jefe inmediato Líder de talento humano.

REGISTROS

SIA

Oficio.

N.A.

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2

Viabilidad Jurídica

Se presenta motivo y Área justificación de la Jurídica desvinculación para revisión de viabilidad por parte del Área Jurídica.

Profesiona l

Concepto de viabilidad Jurídica

Dirección o subdirecci ón administra tiva y financiera

Dirección o subdirecto r administra tivo y financiero

Carta de renuncia con visto bueno

Talento humano, sistemas, archivo y correspon dencia, almacén, biblioteca

Líder talento humano, responsab les de los procesos que emiten paz y salvo

Mensaje por correo electrónico

¿Es viable jurídicamente?

3

Aceptación de la renuncia

4

Trámite de paz y salvo

SI Pasa a la actividad 4 El Director de la entidad o su delegado acepta la renuncia mediante visto bueno al documento presentado y se remite a Talento Humano El líder del proceso de Talento Humano envía una comunicación a los responsables de los procesos de almacén, sistemas, biblioteca, archivo y correspondencia para el trámite del paz y salvo, quienes deben responder una vez la persona ha hecho entrega de los bienes que tuvo a su cargo o utilizo durante su permanencia en el instituto.  Punto de control

N.A.

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3

Acto administrativo de desvinculació n

Se elabora la Área de Resolución de talento desvinculación según humano el caso.

Líder de talento humano

Acto Administrati vo

N.A.

4

Notificación.

Área de talento humano

Líder de talento humano

Notificación

N.A.

5

Inclusión de la novedad en la nómina

Área de talento humano

Líder de talento humano

Nómina

SAFI

6

Entrega de documentos de retiro

Se informa al interesado y al jefe inmediato por escrito sobre la resolución Se incorpora la novedad para la liquidación de la nomina correspondiente. La persona debe presentar según el empleo, informe de gestión con copia al jefe inmediato para que repose en su historia laboral.  Punto de control

Área de talento humano

Líder de talento humano

Informe.

7

Reporte Novedad

de Se reporta la novedad Área de Asistente Formato al a las entidades de Talento novedad seguridad social y en humano el aplicativo SIGEP. 8 Liquidación Se liquidan los Área de Jefe de Liquidación de derechos salariales Personal Personal prestaciones del funcionario en procesos de desvinculación y se informa a Tesorería para el pago de la obligación. Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

SAFI SIGEP

N.A

3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Paola Gaitán Sánchez Novoa

Revisado por: Martínez-Paola Ricardo Francisco Daza Gamba

Fecha: Octubre de 2012

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PROCESO: Gestión del talento humano

SUBPROCESO:

PROCEDIMIENTO: Evaluación del desempeño CÓDIGO: TH-ED-038 PRODUCTOS: Funcionarios evaluados. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Asignar puntuación de acuerdo con los resultados de la evaluación del desempeño al cargo evaluado. ALCANCE: Evaluar a los servidores públicos. Desde la concertación de objetivos hasta la calificación definitiva. DEFINICIONES: DOCUMENTOS DE REFERENCIA: CONDICIONES GENERALES: Evaluación Funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción que no son Gerentes Públicos: De acuerdo a la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC, se efectuará exclusivamente con el propósito de ser incluidos dentro del plan de incentivos de la entidad, utilizando el instrumento propio de Evaluación del Desempeño. Se realizan evaluaciones parciales, cuando el empleado es trasladado o se presenta cambio del calificador. Así mismo, se adelantan evaluaciones durante el período de prueba y extraordinarias según las necesidades del servicio. MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y decretos reglamentarios 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

1

Enviar a las dependencia s formato de valoración al mérito

Se oficia a cada dependencia el Talento inicio de la fase humano Concertación de Objetivos y se remiten los Formatos respectivos a cada líder de proceso.  Punto de control

REGISTROS

SIA

CARGO

Formatos Líder de respectivos. talento humano.

N.A.

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CÓDIGO: MCO-ICC-01

abril de 2013

2

3

4

Concertar objetivos a evaluar

Cada jefe inmediato se reúne con su equipo de trabajo para concertar objetivos, metas y tareas. El Jefe de Talento humano se encarga de brindar asesoría en caso de ser necesario. Radicar Las dependencias formatos envían los diligenciados formatos originales totalmente diligenciados al área de talento humano. Revisar Se revisan cada uno formatos de de los formatos de valoración del concertación de mérito objetivos. ¿El formato se encuentra diligenciado?

Todas las Líderes de Concertació N.A. áreas procesos n de y objetivos funcionari os

Área de Profesiona N.A talento l de humano talento humano.

SAFI

Área de Asistente Formato de N.A. Talento de talento Notificación humano humano.

NO. Se regresan los formatos a la dependencia respectiva con las observaciones a que haya lugar. Pasar a actividad 3. SI. Pasar a actividad 5. 5

Ingresar información a base de datos

Se ingresa la Área de Líder de Base información de los Talento talento datos. formatos en una base humano humano de datos para tal fin.  Punto control

de

de N.A

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6

7

Devolver formatos de evaluación a cada dependencia

Efectuar seguimiento al funcionario

Una vez se han recibido todos los formatos de evaluación e ingresados a la base de datos, se regresan a cada dependencia con oficio para continuar con la fase de seguimiento y reconcertación de objetivos. Para la realización del seguimiento se realizará como mínimo 1 vez, antes del séptimo mes (marzo).

Área de Líder de Oficio. Talento talento Mail. humano humano.

N.A

Asistente de talento humano.

Todas las Líder de áreas talento humano. Talento humano Líderes de proceso

N.A

La calificación debe Todas las Líder de producirse dentro de áreas procesos. los 15 días calendarios siguientes al vencimiento del periodo a calificar.

N.A

Cada líder de proceso se reúne con su grupo de trabajo, para revisar los objetivos y metas concertadas. 8

Evaluar calificar

y

El líder de proceso evalúa y diligencia el formato de evaluación. La calificación debe reflejar el cumplimiento de los objetivos y debe estar soportado con registro verificables.

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9

Notificar al El líder de proceso se Todas las Líder de reúne con el áreas procesos. funcionario y le de la funcionario notifica la calificación calificación obtenida. ¿El funcionario se encuentra conforme con la calificación? NO. Pasar a actividad 10 SI. El funcionario firma el formato de evaluación.

10

Interponer Recurso de Reposición (aplica para funcionarios de carrera)

El funcionario puede Todas las Funcionari interponer recurso de áreas os . reposición mediante comunicación escrita, ante quien efectuó la calificación, con el fin que se aclare, modifique o revoque su decisión. El calificador debe dar respuesta a este recurso mediante oficio dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha de recibido, con copia a talento humano para su respectivo seguimiento. ¿El funcionario se siente satisfecho con la respuesta? NO. Pasar a actividad 11. SI. Pasar a actividad 14.

Recurso.

N.A

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11

Interponer El funcionario puede interponer recurso de recurso de apelación, mediante apelación oficio ante la Subdirección (solo aplica respectiva. El para concepto se envía al funcionarios funcionario y a talento de carrera) humano para su

Subdirecci ones

Subdirecto r (a)

Talento humano

Líder de talento humano.

Recurso

seguimiento.

12

13

¿El funcionario se siente satisfecho con el concepto emitido? NO. Pasar a actividad 12 SI. El funcionario firma el formato de evaluación. Interponer El funcionario puede Talento recurso de interponer recurso de humano queja. queja. ¿La decisión se ratifica? (aplica para SI. Se notifica al funcionarios funcionario y en caso de carrera) de que el puntaje sea inferior al mínimo aprobatorio, se declara insubsistente el nombramiento.

Archivar

NO. Se notifica al funcionario el puntaje asignado. Cada valoración del Talento mérito se archiva en humano la correspondiente historia laboral.

Líder de Recurso. talento humano.

Asistente.

N.A

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14

Elaborar informe

Consolidar formatos Talento de valoración al humano mérito en un informe que incluya estadísticas con observaciones del proceso de evaluación anual.

Líder de talento humano.

 Punto de control Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Paola Gaitán Sánchez Novoa

Revisado por: Martínez-Paola Ricardo Francisco Daza Gamba

Fecha: Octubre de 2012

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PROCESO: Gestión del Talento Humano PROCEDIMIENTO: Situaciones administrativas PRODUCTOS: Resoluciones

SUBPROCESO: CÓDIGO: TH-SA-039

1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Realizar el procedimiento necesario para que los funcionarios puedan hacer uso de la situación administrativa que solicitan ALCANCE: Desde la autorización de la situación Administrativa por parte de la Dirección General o su designado hasta la notificación del acto administrativo correspondiente. DEFINICIONES: Situación Administrativa: Estado en que se encuentran los empleados públicos frente a la Administración en un momento determinado. Estas pueden ser: a) En servicio activo: Un empleado se encuentra en servicio activo, cuando ejerce las funciones del empleo en el cual ha sido nombrado y posesionado. b) En licencia: Esta situación administrativa permite que el empleado se separe de sus funciones sin romper el vínculo con la entidad. Conforme a la Legislación laboral vigente, aplicable a los empleados públicos, las licencias pueden ser: por maternidad, por enfermedad y licencia ordinaria. Licencia Ordinaria: Un empleado se encuentra en licencia ordinaria cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo, por solicitud propia. (art. 60 D. 1950/73). c) En permiso: El permiso es una situación administrativa en la cual se puede encontrar el empleado público, respecto del cual el Decreto 1950 de 1973 establece en su artículo 74: “El empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres(3) días, cuando medie justa causa. Corresponde al Jefe del organismo respectivo, o a quien se haya delegado la facultad, el autorizar o negar los permisos. d) En comisión: De acuerdo con el artículo 75 del Decreto 1950 de 1973 los empleados públicos se encuentran en la Situación Administrativa de Comisión cuando por disposición de autoridad competente, ejercen temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular. e) Encargo: Forma de provisión de empleos en caso de vacancia temporal o definitiva de estos (art.23). La misma norma, en sus artículos 34 a 36 disponen que “Hay encargo cuando se designa temporalmente a un empleado para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo”. f) Prestando servicio militar g) En vacaciones h) Suspendido en ejercicio de sus funciones DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guías Departamento Administrativo de la Función Pública en Materia de Personal.

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CONDICIONES GENERALES: El procedimiento debe cumplir esencialmente con la normatividad vigente, que regula las situaciones administrativas para los funcionarios públicos. MARCO LEGAL: Decreto 2400 de 1968, Decreto 1848 de 1969, Decreto1950 de 1973, Decreto 1042 de 1978, Decreto 2197 de 1996, Decreto No. 1050 de 1997, Decreto No. 2004 de 1997, Decreto 26 de 1998, Directiva Presidencial No. 11 de 2002, Ley 734 de 2002, Ley 909 de 2004, Decreto 1227 de 2005, Decreto 2411 de 2007, Decreto 3555 de 2007. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

1

2 (*)

3.

4

5

6.

Identificació n de la solicitud

REGISTROS

SIA

CARGO

El funcionario presenta una solicitud sobre alguna de las situaciones ante el despacho de la Dirección o la Subdirección Administrativa y financiera. Remisión Una vez autorizado, se del oficio remite talento humano para realizar el trámite correspondiente. Para vacaciones consultar el procedimiento TH-LN035 Para permisos remunerados consultar el procedimiento TH-LN-036 Acto Se proyecta el acto administrati administrativo de acuerdo vo con la situación administrativa Inclusión de Se incluye la novedad en la novedad el aplicativo de nómina. en el aplicativo

Todas las áreas

Funcionarios del Instituto

Memorando Interno con visto bueno del Jefe inmediato

N.A

Dirección o Subdirecció n Administrati va y Financiera

Director o Subdirecto r

Memorando interno con visto bueno del Director o Subdirector

Talento Humano

Líder Talento Humano

Acto Administrativ o

Talento Humano

Registro en el SAFI

N.A

Notificación de la Resolución Archivo

Se notifica a los interesados la Resolución

Talento Humano

N.A

N.A

Se incorpora a la historia laboral la respectiva información.  Punto de control

talento Humano

Profesiona l universitar io Talento Humano Líder de talento humano Auxiliar Administra tivo Talento

Oficio remisorio

N.A

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Página 205 de 272 abril de 2013

Humano Observaciones al procedimiento: (*) De acuerdo con la situación administrativa se tiene un procedimiento distinto. Por ejemplo para la solicitud de encargos media la autorización de la Comisión Nacional del Servicio Civil, cuyo trámite debe surtirse mediante las consideraciones de las Circulares y normas que expida dicha entidad.

Realizado por: Paola Sánchez Novoa.

3.CONTROL DE CAMBIOS Revisado por: Ricardo Francisco Daza Gamba

Fecha: Febrero de 2013

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PROCESO: Gestión del talento humano SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: Situaciones administrativas - vacaciones CÓDIGO: TH-VC-040 PRODUCTOS: Pago de las prestaciones sociales y disfrute del periodo vacacional 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Proyectar el acto administrativo que autoriza el disfrute del periodo de vacaciones que los funcionarios tienen derecho una vez han cumplido un (1) año de servicios e incluir la información respectiva para la liquidación en la nómina mensual ALCANCE: Desde la recepción de la programación de vacaciones hasta el archivo del acto administrativo en la historia laboral. DEFINICIONES: VACACIONES: Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios, salvo lo que se disponga en normas o estipulaciones especiales. En los organismos cuya jornada semanal se desarrolle entre lunes y viernes, el sábado no se computará como día hábil para efecto de vacaciones. INTERRUPCIÓN DE VACACIONES: Ocurre cuando el servidor público se encuentra disfrutando de las mismas y el jefe de la entidad o la persona delegada ordena la suspensión del disfrute. Para que esto proceda se debe cumplir una de las siguientes causales: a. Por necesidades del servicio; b. Por incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo, siempre que se acredite con certificado médico expedido por la entidad de previsión a la cual esté afiliado el empleado o trabajador, o por el servicio médico de la entidad empleadora en el caso de que no estuviere afiliado a ninguna entidad de previsión; c. Por incapacidad ocasionada por maternidad o aborto, siempre que se acredite en los términos del ordinal anterior; d. Por el otorgamiento de una comisión; e. Por el llamamiento a filas. En este caso, la ley prevé que cuando ocurra interrupción justificada en el goce de vacaciones ya iniciadas, el beneficiario tiene derecho a reanudarlas por el tiempo que falte para completar su disfrute y desde la fecha que oportunamente se señale para tal fin. Por esta razón, la interrupción, así como la reanudación de las vacaciones, deberán decretarse mediante resolución motivada expedida por el jefe de la entidad o por el funcionario en quien se haya delegado tal facultad. APLAZAMIENTO DE VACACIONES: Ocurre cuando el jefe de la entidad o la persona delegada por éste, habiendo otorgado las vacaciones, y sin que el servidor público haya iniciado el disfrute, las aplaza por razones del servicio. El aplazamiento se debe decretar por resolución motivada y todo aplazamiento de vacaciones se hará constar en la respectiva hoja de vida del funcionario o trabajador. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Decretos de Incremento Salarial, Programación anual de vacaciones. CONDICIONES GENERALES: Los funcionarios establecen con su jefe inmediato la programación de las vacaciones del año y envían este formato a la dependencia de Talento Humano para ser consolidada y proyectar el plan anual de vacaciones del Instituto. Antes de iniciar el disfrute de las vacaciones, cuarenta y cinco (45) días como mínimo, el funcionario debe enviar un oficio dirigido a la Subdirección Administrativa y Financiera con el visto bueno de su jefe inmediato, indicando fecha exacta de inicio. Este oficio aprobado por el

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despacho de la Subdirección, será trasladado a Talento Humano para iniciar el proceso de liquidación. MARCO LEGAL:  Decreto 3135 de 1968, por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales.  Decreto 1848 de 1969, por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968.  Decreto 1045 de 1978, por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector Nacional.  Decreto 2150 de 1995, por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. ( Artículo 36)  Ley 995 de 2005, por medio de la cual se reconoce la compensación en dinero de las vacaciones a los trabajadores del sector privado y a  los empleados y trabajadores de la administración pública en sus diferentes órdenes y niveles.  Decreto 404 de 2006, por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

1

2

3

Programació n de vacaciones por dependencia

Durante el primer mes del año, Talento Humano envía a cada dependencia el formato “planeación de vacaciones por dependencia” para ser diligenciado.  Punto de control Consolidació Cada dependencia n de la envía el formato información diligenciado y se procede a consolidar la información.

Divulgación

Área de Talento humano

Todas las depende ncias y Área de Talento Humano El plan anual de Área de vacaciones es Talento divulgado a todas las humano dependencias

REGISTROS

SIA

CARGO

Líder de talento humano

Formato “Planeación de vacaciones por dependencia

Jefes de Área

Plan anual de vacaciones

Líder de talento humano

Líder de talento humano

N.A

N.A

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Página 208 de 272 abril de 2013

4

5

6

7

8

9

10

Solicitud de El funcionario, de autorización acuerdo con el Plan del disfrute Anual de Vacaciones, envía un oficio a la Subdirección Administrativa y Financiera, señalando la fecha exacta de vacaciones Autorización La Subdirección del disfrute Administrativa y Financiera autoriza la solicitud y remite el oficio a Talento Humano Liquidación Se incluye la novedad de en la nómina. vacaciones ¿El funcionario disfrutará sus vacaciones entre el 27 de mes al 5 del siguiente? SI: Paso 9 NO: Paso 7 Realización Se realiza el acto del Acto administrativo para la Administrativ firma del Director y/o o Subdirector según el caso Remisión a Se remite copia de la Financiera Resolución a Financiera para proceder a realizar el pago.  Punto de control Inclusión de Se incluye la la novedad información para ser en la nómina liquidada en la nómina mensual. Notificación Se notifica al funcionario y su jefe inmediato sobre la Resolución.

Todas las áreas

Funcionarios de las áreas

Memorando Interno

Jefes inmediatos

Subdirec ción Administr ativa y Financier a Área talento humano

Subdirector Administrativo y Financiero.

Memorando interno con visto bueno

Profesional de talento humano.

Liquidación en el SAFI

N.A

Área talento humano

Líder Talento Humano

Resolución

N.A

Área de talento humano

Profesional de talento humano

SAFI

Área de Talento Humano

Líder Talento Humano Auxiliar Administrativo

Oficio de notificación

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Página 209 de 272 abril de 2013

11

Archivo

12

Inicio disfrute

13

Solicitud de interrupción

14

Realización de nuevo acto administrativo

15

Archivo

16

Reajuste al valor de las vacaciones

17

Disfrute de días pendientes

18

del

La documentación es incorporada en la historia laboral del funcionario El funcionario inicia su periodo de vacaciones. ¿Es necesario interrumpirlo? SI: Paso 12 NO: Fin El jefe inmediato presenta solicitud escrita al Director o su designado ¿Se autoriza la interrupción? SI: Paso 14 NO: Fin. Se proyecta la resolución para autorizar el reanude de las vacaciones. ¿Los días pendientes por disfrutar son de la vigencia siguiente? SI: Paso 16 NO: Paso 17 La documentación es incorporada en la historia laboral del funcionario Se reliquida el valor de las vacaciones y se calcula con base en el Decreto de ajuste anual Se reanuda el disfrute.

Área de Talento Humano

Auxiliar Administrativo

Área de Talento Humano

Auxiliar Administrativo

FIN

Realizado por: -Paola Sánchez Novoa

3.CONTROL DE CAMBIOS Revisado por: Paola Gaitán Martínez-Ricardo Francisco Daza Gamba

Fecha: Febrero de 2013

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PROCESO: Gestión del talento humano SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: Situaciones administrativas permisos remunerados CÓDIGO: TH-PR-041 PRODUCTOS: Autorización del permiso remunerado 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Otorgar permisos remunerados a los funcionarios de la entidad. ALCANCE: Desde la solicitud del permiso hasta la comunicación escrita que lo autoriza. DEFINICIONES: PERMISO REMUNERADO: El permiso es una situación administrativa en la cual se puede encontrar el empleado público, respecto del cual el Decreto 1950 de 1973 establece en su artículo 74: “El empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días, cuando medie justa causa. Corresponde al Jefe del organismo respectivo, o a quien se haya delegado la facultad, el autorizar o negar los permisos”. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Resoluciones internas CONDICIONES GENERALES: Los funcionarios que requieren un permiso remunerado deben tener en cuenta el tiempo solicitado. MARCO LEGAL: Decreto 2400 de 1968, Decreto 1950 de 1973 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

1

Solicitud de permiso

2

Solicitud ante talento Humano

Mediante el formato establecido para tal fin, el funcionario solicita el permiso que en todo caso debe contener el visto bueno del jefe inmediato y el debido soporte para ser remitido a la oficina de Talen to Humano. El permiso es de un día hasta 2? SI: Ver paso 2 El permiso es de más de dos días? SI: Ver paso 4 El funcionario entrega su formato a la dependencia de Talento Humano, debidamente argumentado.

REGISTROS

SIA

CARGO

Área de Talento humano

Líder de talento humano

Todas las depende ncias

Jefes de Área Funcionario solicitante

N.A

Formato

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3

Autorización del permiso

4

Solicitud ante la Dirección General o designado

5

Notificación de la autorización.

6

Recibido de la notificación

7

Archivo

El líder de Talento Humano firma el formato o dirige un correo electrónico al interesado y su jefe inmediato dando su autorización. FIN El funcionario mediante carta solicita el permiso requerido, con los soportes, argumentos y visto bueno del Jefe Inmediato ante la Dirección General o su designado. El oficio con el visto bueno o con la no autorización de la Dirección General o su designado es enviado a talento humano para ser notificado.

Área de Talento humano

Líder de talento humano

Formato con visto bueno o mensaje por correo electrónico

Todas las áreas

Funcionarios de las áreas

Memorando Interno

El funcionario y jefe inmediato remite de nuevo copia firmada del oficio de notificación al área de Talento Humano La documentación es incorporada en la historia laboral del funcionario

Todas las áreas

N.A

Jefes inmediatos

Dirección designad o Talento Humano

Área de Talento Humano

Director (a) General, Subdirector Administrativo y Financiero y Líder de Talento Humano. Todos los funcionarios

Memorando interno con visto bueno Memorando notificación

Memorando de notificación con firma de recibido

N.A

Auxiliar Administrativo

 Punto de control 8

FIN

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

Realizado por: -Paola Sánchez Novoa

3.CONTROL DE CAMBIOS Revisado por: Paola Gaitán Martínez -Ricardo Francisco Daza Gamba

Fecha: Febrero de 2013

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PROCESO: Gestión del Talento Humano SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: Reporte accidente de trabajo CÓDIGO: TH-AT-042 PRODUCTOS: Formato de investigación de accidentes diligenciado 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Propender por que se cumplan las normas en materia de salud ocupacional con el fin de prevenir situaciones que afecten la salud física y emocional de los empleados del Instituto. ALCANCE: Desde la identificación de factores que afecten la salud física y/o emocional de los empleados hasta la intervención de casos específicos. DEFINICIONES: Accidente de trabajo: Es el suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del trabajo, y que produce en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte; así como aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, aún fuera del lugar y horas de trabajo, o durante el traslado de los trabajadores desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte se suministre por el empleador. (Art. 9, capítulo II, decreto 1295/94). Los factores que causan accidentes de trabajo son técnicos, psicosociales y humanos. Administradoras de Riesgos Laborales (ARL): Son las entidades encargadas de organizar la afiliación, el recaudo de las cotizaciones, el pago de las prestaciones económicas, la venta de los servicios adicionales de salud ocupacional y la prestación del servicio médico efectivo a través de las entidades promotoras de salud. En relación con los accidentes de trabajo están obligadas a vigilar y controlar la aplicación de las normas, garantizar la prestación de los servicios de salud y reconocer las prestaciones económicas que tuvieren lugar. Toda entidad administradora de riesgos profesionales está obligada a realizar actividades de prevención de accidentes de trabajo y de enfermedades profesionales, en las empresas afiliadas. Brigada de Emergencia: Son grupos que deben estar conformados por personas que aseguren el soporte logístico del plan de emergencias, por lo tanto deben conocer las instalaciones, rutas y alarmas. Estas personas serán entrenadas en extinción de incendios, rescates y salvamentos. Para lograr los objetivos de una Brigada de emergencia son necesarios los siguientes elementos: Creatividad, productividad, resolución de problemas, trabajo en equipo y recursos. Los principios de acción de la brigada de emergencias son: unidad, racionalización y oportunidad, comando, seguridad y equilibrio. Higiene industrial: Es el conjunto de actividades destinadas a la identificación, evaluación y control de los factores de riesgo del ambiente de trabajo que puedan alterar la salud de los trabajadores, generando enfermedades profesionales. Su campo cubre los ambientes laborales mediante el panorama de factores de riesgos tanto cualitativos como cuantitativos, así como el estudio de la toxicología industrial. Inspecciones de seguridad: Las inspecciones de seguridad se realizan con el fin de vigilar los procesos, equipos, máquinas u objetos que, en el diagnóstico integral de condiciones de trabajo y salud, han sido calificados como críticos por su potencial de daño. Estas inspecciones deben obedecer a una planificación que incluya, los objetivos y frecuencia de inspección. Las inspecciones se deben hacer además con el fin de verificar el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene establecidas (métodos correctos para operar máquinas, uso de equipos de protección personal, entre otras), el funcionamiento de los controles aplicados, así como de identificar nuevos factores de riesgo.

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Inspecciones planeadas: Es la principal actividad del comité paritario de salud ocupacional, ya que a través de ellas se cumplen la mayoría de sus funciones: Hacer seguimiento y vigilancia de lo ya acordado (cronograma de actividades del P.S.O y recomendaciones); mantener contacto con los puestos de trabajo y los trabajadores; conocer nuevas inquietudes y problemas; participar y proponer la solución a estos. Se recomiendan inspecciones generales en forma mensual o trimestral, según sea el caso. La inspección se realiza a las instalaciones locativas, máquinas, equipos, herramientas, elementos para emergencia, brigadas, procesos industriales y operaciones. Esta actividad adquiere especial dimensión ya que su función es esencialmente preventiva y por lo tanto debe hacer especial hincapié en detectar las causas no solo de accidentes sino de los incidentes, para eliminar los agentes de éstos. Investigación de accidentes: Analizar en forma técnica y profunda el desarrollo de los acontecimientos que llevaron a producir el accidente. Lo importante de la investigación de accidentes, que la hace completa y productiva, es que se realice de manera inmediata arrojando un reporte escrito (con un informe interno para la empresa y una copia para la ARP), contemplando aspectos como la entrevista al accidentado y a los testigos oculares, si los hay, la observación de las condiciones ambientales y la versión del jefe inmediato. A la Entidad, a través del Comité Paritario de Salud Ocupacional, le corresponde elaborar un procedimiento para investigar los accidentes de trabajo. En los procedimientos para la investigación de los accidentes de trabajo, se deben contemplar las lesiones, enfermedades, accidentes – incidentes y daños a la propiedad. Para esta tarea se debe capacitar tanto al Comité Paritario de Salud Ocupacional, como a los supervisores de la Entidad. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Historias ocupacionales, diagnóstico de riesgo psicosocial, Plan de Emergencia, Panorama de riesgos, Informe de exámenes periódicos ocupacionales, Diagnóstico estratégico de riesgos, informes ARL. MARCO LEGAL: Constitución Política de Colombia, 1991: Artículos 25, 48, 49, 79, 80, 81, 88 y 366. Ley 9 de 1979. Normas para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en sus ocupaciones. Resolución 2400 de 1979 de mayo 2 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social o Estatuto de Seguridad Industrial en Establecimientos de Trabajo, en él se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en dichos lugares. Decreto 614 de 1984. Bases para la organización de administración de salud ocupacional en el país. Resolución 2013 de 1986. Reglamentación de la organización y funcionamiento de los comités de medicina, higiene y seguridad industrial en los lugares de trabajo. Resolución 1016 de 1989. Reglamentación de la organización, funcionamiento y forma de los programas de salud ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país. Decreto 1295 de 1994. Determina la organización y administración del sistema general de riesgos profesionales. Decreto 1771, 1994. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 1295 de 1994. Decreto 676 de 1995. Reglamenta parcialmente el decreto 1295 de 1994 y se aclaran y modifican unos artículos del decreto 1833 de 1994. Decreto 2800, 2003. Por el cual se reglamenta parcialmente el literal b del articulo 13 del decreto ley 1295 de 1994 Resolución 156, 2005. Por la cual se adoptan los formatos de informe de accidente de trabajo y

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de enfermedad profesional y se dictan otras disposiciones. Resolución 1401, 2007. Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo. Ley 1562 de 2012. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

1

Reporte a ARL

2

Remisión

3.

Traslado

4

Enviar reporte de AT

5

Investigació n

6

Informe

6

Medidas correctivas y preventivas

REGISTROS

SIA

CARGO

Telefónicamente se informa el accidente a la ARL.  Punto de control La línea efectiva dará el direccionamiento adecuado indicando a qué IPS a donde se debe dirigir el accidentado para ser atendido. Trasladar al accidentado al lugar indicado por la ARL

Todas las áreas

Líderes de proceso

N.A

Todas las áreas

Líderes de proceso

Fto de requisición

El reporte del accidente de trabajo es enviado a través de la página virtual de la ARL Los miembros del COPASO realizan la investigación conforme a las directrices legales

Talento Humano

Registro de AT

N.A

Formato de AT

N.A

Con la investigación del AT se prepara un informe y se presenta a las dependencias que intervengan en el proceso (Subdirección Administrativa y Financiera) Con base en el informe, se hace posible implementar las medidas preventivas y correctivas que permitan evitar futuros accidentes.

COPASO

Profesiona l de Talento Humano Profesiona l de Talento Humano Presidente COPASO Presidente COPASO

Todas las áreas

Talento Humano COPASO

Subdirecció n administrati va y financiera

Subdirecci ón Administra tiva y áreas

Memorando interno

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participant es 6.

Seguimient o

Se hace seguimiento del caso.  Punto de control

talento Humano

Profesiona l de Talento Humano

N.A

Observaciones al procedimiento:

Realizado por: Paola Sánchez Novoa.

3.CONTROL DE CAMBIOS Revisado por: Paola Gaitán Martínez- -Ricardo Francisco Daza Gamba

Fecha: Febrero de 2013

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Proceso de Recursos Físicos

Subproceso de Almacén PROCESO: Recursos Físicos - Apoyo SUBPROCESO: Almacén PROCEDIMIENTO: Ingresos de Almacén CÓDIGO: RF-AL-43 PRODUCTOS: Comprobantes de Ingreso 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Registrar en el aplicativo el ingreso de elementos a la entidad para que hagan parte del inventario del ICC y ponerlos en servicio. ALCANCE: Inicia con la verificación de elementos adquiridos por el Instituto para su registro, termina en la designación del área que lo requiere. DEFINICIONES: DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan de Compras, facturas, RP, contratos, actas de recibo de elementos expedidas por supervisión CONDICIONES GENERALES: Cada uno de los bienes que son adquiridos por el ICC deben consignarse y verificarse en almacén. MARCO LEGAL: 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

1

2

3

4

Recepción de Recepción de Almacén documentación. documentación requerida (RP, Factura, Contrato y/o recibo a satisfacción del supervisor, certificación-si es el caso-) Verificación Confirmar si lo físico Almacén física del concuerda con la elemento documentación  Punto de control de Verificación de Línea y Almacén al Clase del elemento

Ingreso elementos sistema Elaboración del Creación del Almacén comprobante comprobante de ingreso con el soporte de adquisición

REGISTROS

SIA

CARGO

Líder de Soporte SAFI proceso según sea el caso.

Auxiliar N.A de Administr ativo

N.A

Técnico Almacén

N.A

SAFI

Técnico Almacén

Comproban N.A te de Ingreso

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5

Revisión

Se realiza la revisión y Almacén firma del documento  Punto de control

6

Envío de Envío copia del Almacén comprobante a comprobante a Contabilidad contabilidad para el pago respectivo de la adquisición realizada.

Líder del Comproban proceso te de ingreso Técnico de Almacén

N.A

N.A

 Punto de control 7 Archivo del Archivo de los Almacén Técnico N.A. N.A. comprobante de documentos según de ingreso con sus normas de archivo Almacén soportes Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En ningún caso se pueden poner elementos en servicio sin el ingreso correspondiente al Almacén 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez- Zoe Castro Jesús Bejarano- Liliana Junco- Marzo de 2013 Bohórquez Rosario Ocampo

PROCESO: Recursos Físicos SUBPROCESO: Almacén PROCEDIMIENTO: Egresos de Almacén CÓDIGO: RF-AL-44 PRODUCTOS: Comprobantes de egreso, inventario.

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1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Realizar los egresos de elementos a las diferentes áreas de la entidad. ALCANCE: Inicia con la solicitud escrita de los elementos, se verifica la existencia o el estado de los bienes, se procede a la elaboración del comprobante de egreso en el aplicativo SAFI y termina con la firma a satisfacción del funcionario asignado. DEFINICIONES: Baja: salida definitiva de aquellos bienes que no se encuentran en condiciones de uso. Bien: artículo inventariable o activo de cualquier clase que es objeto de apropiación. SAFI: sistema financiero donde se encuentran detallados todos los activos de la entidad. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Solicitud de bienes, actos administrativos autorizando la baja de los inventarios. CONDICIONES GENERALES: Cada uno de los bienes que salen del almacén o de los inventarios de la entidad se egresan y se registran en el aplicativo SAFI para su correcto manejo y actualización de los inventarios. MARCO LEGAL: 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

1

Solicitud de Realizar la solicitud de bienes o los elementos elementos. necesarios para el adecuado desarrollo de las funciones. Verificación Verificación de la de existencia de los existencias. elementos de consumo o del estado de los bienes devolutivos del ICC. Elaboración Se realiza el del comprobante de egreso Comprobante en el aplicativo SAFI, de egreso indicando el funcionario a quien se le carga el bien.  Punto de control Revisión Se realiza la revisión y firma del documento  Punto de control

RESPONSABLE ÁREA

2

3

4

REGISTROS

SIA

CARGO

Todas las Funcionari áreas o responsab le del trámite. Almacén Líder de procesos

Ft solicitud bienes.

de de

Soporte

SAFI

Almacén

Técnico Almacén

Comprobante De egreso

N.A

Almacén

Líder del Comprobante proceso de ingreso

Revisió n

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5

6

7

Entrega de Entrega de los Almacén elementos elementos al usuario respectivo Firma del Recoger la firma del Almacén Comprobante usuario en el comprobante de egreso  Punto de control Archivo del Archivo de los Almacén comprobante documentos según de ingreso normas de archivo con sus soportes

Auxiliar administra tivo Técnico Almacén

N.A

N.A

Comprobante de egreso.

N.A

Técnico de Almacén

N.A.

N.A.

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En ningún caso se puede entregar elementos o bienes sin el previo Ingreso a almacén 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez- Zoe Castro Jesús Bejarano- Liliana Junco- Marzo de 2013 Bohórquez Rosario Ocampo

PROCESO: Recursos Físicos

SUBPROCESO: Almacén

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PROCEDIMIENTO: Ingresos Publicaciones CÓDIGO: RF-AL-45 PRODUCTOS: Comprobantes de Ingreso Publicaciones 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Realizar los ingresos de los trabajos realizados en la imprenta patriótica. ALCANCE: Inicia con la recepción de la remesa respectiva elaborada en la imprenta patriótica, termina con la elaboración del comprobante de ingreso de publicaciones DEFINICIONES: DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Carta de envío de costos de producción, Remesas. CONDICIONES GENERALES: Finalizada toda reproducción de publicaciones en la imprenta patriótica, se remiten al Almacén general para su custodia, control y distribución. MARCO LEGAL: 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

1

2

3

4

REGISTROS

SIA

CARGO

Recepción de Recepción de la Almacén remesa de remesa respectiva publicaciones para la entrega de las publicaciones terminadas en la Imprenta Patriótica Verificación de Conteo de las Almacén las publicaciones publicaciones entregadas frente a las indicadas en la remesa Firma de Firma a Almacén remesa satisfacción de la remesa por parte del Área

Líder de Remesa proceso

N.A.

Auxiliar administr ativo

N.A

N.A

Líder de N.A proceso

N.A

Envío copia remesa costos

Técnico Almacén

N.A

de Envío de oficio con Almacén de la copia azul de la para remesa a Contabilidad solicitando los costos de la obra respectiva

Oficio

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5

6

7

8

9

Recepción de Recepción del los costos oficio por parte de contabilidad con la información solicitada para el ingreso al sistema Creación de la En el aplicativo publicación en SAFI, según la el aplicativo clase de publicación, se crea con el título exacto de acuerdo a la serie Ingreso de la Se ingresa de la obra al cantidad de aplicativo ejemplares con la información recibida de contabilidad Elaboración Creación del del comprobante de comprobante ingreso de publicaciones Envío de Se envía una copia copia del del comprobante de comprobante ingreso de a contabilidad publicaciones a contabilidad para su registro

Almacén

Técnico Almacén

N.A

N.A

Almacén

Técnico Almacén

SAFI

Almacén

Técnico Almacén

SAFI

Almacén

Técnico Almacén

Comproban SAFI te de Ingreso

Almacén

Técnico Almacén

N.A.

N.A.

1 0

Archivo del Archivo de los Almacén Técnico N.A. N.A. comprobante documentos según de de ingreso con normas de archivo Almacén sus soportes Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Los costos elaborados por parte de Contabilidad deben enviarse al Almacén en un periodo máximo de 2 días para evitar el envío de publicaciones antes de su ingreso al sistema. 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez- Zoe Castro Jesús Bejarano- Liliana Junco- Marzo de 2013 Bohórquez Rosario Ocampo PROCESO: Recursos Físicos SUBPROCESO: Almacén PROCEDIMIENTO: Toma física de inventarios CÓDIGO: RF-AL-46

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PRODUCTOS: Inventario general de elementos propiedad del Instituto e inventario individual con los elementos que cada funcionario o contratista tiene a su cargo. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Verificar los saldos de elementos que existen en el sistema frente a las cantidades en bodega y servicio ALCANCE:: Inicia con la toma física de inventarios en servicio y bodega, termina con la verificación de saldos y ajustes pertinentes e impresión de los inventarios individuales respectivos DEFINICIONES: Inventario: son todos los bienes tangibles de propiedad de una institución para ser utilizados o consumidos. Inventario físico: Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales almacenados, apreciar su estado de conservación y condiciones de seguridad. Insumos: bien consumible utilizado en la producción de otro bien o servicio. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Inventario individual que arroja el SAFI por responsables CONDICIONES GENERALES: Los inventarios deben coincidir, no deben existir faltantes de ningún tipo. MARCO LEGAL: 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

1

2

3

Elaboración del cronograma de actividades para las dos sedes del Instituto Impresión de los inventarios individuales vigentes en el sistema Toma física de los inventarios

REGISTROS

SIA

CARGO

Planificar los días en Almacén los cuales se va a realizar la toma de los inventarios según los espacios y cantidad de elementos

Líder de Soporte proceso

Impresión de todos y Almacén cada uno de los inventarios del SAFI por responsables

Técnico de almacén

Comparar el inventario Almacén individual contra las plaquetas de los bienes a cargo de cada responsable

Funcionari Inventario os de Individual almacén

Inventario Individual

SAFI

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 Punto de control

4

Ajuste de faltantes o sobrantes encontrados

Técnico de almacén

Comproban SAFI te de traslado

5

Impresión inventario individual Firma nuevo Inventario Individual Archivo

Registro de los ajustes Almacén previo recibo de los traslados respectivos elaborados por los usuarios de los bienes del Impresión del Almacén inventario individual ajustado del Firma del funcionario Almacén como responsable de los bienes registrados

Técnico de almacén Funcionari os de Almacén

Inventario individual ajustado Inventario Individual

SAFI

Archivo de los Almacén documentos según normas de archivo

Técnico de Almacén

N.A.

N.A.

6

7

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En las fechas en las que se establezca la toma de inventarios evitar realizar traslados o movimientos de elementos devolutivos. 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez- Zoe Castro Jesús Bejarano- Liliana Junco- Marzo de 2013 Bohórquez Rosario Ocampo

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PROCEDIMIENTO: Traslados de Almacén CÓDIGO: RF-AL-047 PRODUCTOS: Comprobantes de traslado 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Realizar traslados de elementos devolutivos a los diferentes usuarios de los bienes. ALCANCE: Inicia con la solicitud escrita del elemento al Almacén, termina con la asignación y entrega al usuario asignado. DEFINICIONES: Plaqueta: código de verificación del bien registrado en el inventario. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Solicitud escrita de bienes, comprobante de traslado. CONDICIONES GENERALES: Cada uno de los bienes que salen del almacén se registran y controlan para su correcto manejo y actualización de los inventarios MARCO LEGAL: 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

1

Solicitud elemento bien

2

Verificación e Se verifica en el SAFI y Almacén la existencia físicamente en las del bien bodegas respectivas solicitado  Punto de control

3

Asignación de Se asigna a la Almacén plaqueta en el secuencia del elemento sistema el número de plaqueta en el SAFI Asignación del Se asigna al usuario el Almacén elemento al elemento en aplicativo inventario SAFI individual

4

5

6

del Se recibe la solicitud Almacén o escrita del usuario

Elaboración del Comprobante de traslado Entrega de elementos

Realización comprobante traslado

del Almacén de

Entrega de los Almacén elementos al usuario

REGISTROS

SIA

CARGO

Líder de Solicitud proceso escrita

N.A

Líder de N.A proceso y asistente administrati vo Técnico de N.A almacén

SAFI

Técnico de N.A almacén

SAFI

SAFI

Técnico de Comproban SAFI almacén te de traslado Auxiliar administrati

N.A

N.A

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respectivo

vo

7

Firma del Recibo a satisfacción Almacén Comprobante por parte del usuario  Punto de control

Técnico de N.A almacén

N.A

8

Archivo del Archivo de los Almacén comprobante documentos según con sus normas de archivo soportes

Técnico de Almacén

N.A.

N.A.

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En ningún caso se deben poner bienes en servicio sin el registro y entrega por parte del almacén. 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez- Zoe Castro Jesús Bejarano- Liliana Junco- Marzo de 2013 Bohórquez Rosario Ocampo

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Subproceso Gestión documental PROCESO: Administrativo y Financiero SUBPROCESO: Gestión documental PROCEDIMIENTO: Elaboración y actualización de tablas de CÓDIGO:AF-AC-048 retención documental PRODUCTOS: Respuesta a Sugerencias, Quejas y Reclamos 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Describir las actividades en la elaboración y actualización de la Tabla de Retención Documental a fin de establecer los tiempos de retención en cada etapa del ciclo vital del documento y determinar su disposición final. ALCANCE: Aplica a todos los procesos del Instituto Caro y Cuervo, en los cuales se generan documentos relacionados con el desarrollo de las funciones de cada dependencia para el logro de las metas y objetivos propuestos DEFINICIONES: Disposición final: Acción a tomar cuando se ha cumplido el tiempo de retención establecido para un registro en la tabla de retención documental en las fases de Archivo de Gestión y Archivo Central. Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Una Tabla de Retención Documental puede tener una o más series documentales de acuerdo con los asuntos de su competencia. Una serie documental, dada la complejidad que representa el asunto que resuelve, puede estar organizada en subseries (subdivisiones que agrupan los tipos de documentos que forman una unidad documental o expediente). Subserie Documental: Las Subseries se definen como el “conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie” y se identifican y jerarquizan separadamente de acuerdo con los tipos documentales que agrupan y del trámite del asunto al que corresponden. Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, que se elaboran a partir de la estructura orgánica de cada organismo de la Rama Judicial y de las funciones o competencias designadas a cada una de sus unidades administrativas y judiciales y se constituyen en el mapa de la producción documental. Las Tablas de Retención Documental se conforman por Series y Subseries. Tipos Documentales: son la menor expresión o componente de una serie o subserie, y constituyen unidades archivísticas o expedientes. Un tipo documental es una “unidad documental simple”, también denominada “pieza documental”, es decir, una “unidad mínima que reúne todas las características para ser considerada documento. Por ejemplo: un acta, un oficio, un informe, un auto, una demanda, una contestación, una sentencia, etc.”. TRD: Tabla de Retención Documental Tiempo de retención: Período establecido para la conservación de los registros en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central. Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de los registros relacionados con las labores de cada Dependencia. Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios

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de los documentos con e fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política de Comunicaciones del ICC y Normatividad Vigente en la materia, Código Contencioso Administrativo, Plan Estratégico Institucional. CONDICIONES GENERALES: Para actualización de las tablas se requiere recoger la información de cada una de las dependencias del Instituto Caro y Cuervo, además completar con los demás requisitos que se exigen en este aspecto, por lo cual se requiere hacer esta tarea cada año después de transcurrida la actualización. MARCO LEGAL: Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos.  Acuerdo 039 de 2002 – por la cual se establecen las pautas para la elaboración de las Tablas de Retención Documental  NTCGP1000:2004 - Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. (4.2.4) 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO 

N °

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

1

Diagnostic o preliminar

a. Compilar la información Gestión institucional contenida en documental disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

2

RESPONSABLE ÁREA CARGO

b. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. Análisis e 1. Analizar la producción y Gestión interpretaci trámite documental teniendo documental ón de la en cuenta las funciones informació asignadas a las dependencias n y los manuales de recolectad procedimientos. a.

Profesio nal líder de proceso.

REGISTROS

SIA

Formato de Encuesta Estudio Documental

Equipo de trabajo

Líder proceso de Archivo y Correspo ndencia apoyado

Actas mesas trabajo

N.A de

Formato de TRD diligenciado

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2. Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. 3. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. 4. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. 5. Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. 6. Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total

de grupo de trabajo

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3

Elaboració n y presentaci ón de la TRD para su aprobación

1. El líder del proceso de Gestión Archivo y Correspondencia documental preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia y las presentará a los líderes de proceso para la respectiva aprobación

Líder proceso de Archivo y Correspo ndencia apoyado de grupo de trabajo

Actas mesas trabajo

Formato de TRD diligenciado Acta Comité Archivo

2. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta, previa aprobación de las TRD por parte de los líderes de proceso

N.A de

de de

3. El representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación. 4

Sensibiliza ción

El líder de proceso realizará Gestión sensibilizaciones a todos los documental servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales  Punto de control

5

Seguimien to y actualizaci ón de las Tablas de retención

El profesional líder de Archivo Todas y Correspondencia áreas establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención

Líder de proceso y quipo de trabajo.

las Líder de proceso de Archivo y correspo ndencia.

Instructivo de organizació n de archivo

N.A

Cronogram N.A a de Seguimient o de verificación de

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Document al

Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por el líder del proceso de Archivo y Correspondencia, y deberán ser aprobadas por el Comité de Archivo de la entidad.

Equipo de trabajo. Líderes de procesos .

aplicación de TRD

Plan de Mejoramien to

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Nora Garzón Morales

Revisado por: Paola Gaitán MartínezFrancisco Daza Gamba

Fecha: Ricardo Octubre de 2012

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PROCESO: Administrativo y Financiero SUBPROCESO: Gestión documental PROCEDIMIENTO: Organización archivos de gestión. CÓDIGO:AF-AC-49 PRODUCTOS: 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Aplicar los procesos archivísticos necesarios para la clasificación, ordenación y descripción de los documentos del Instituto Caro y Cuervo ALCANCE: Inicia con la actualización de las TRD y va hasta elaborar el inventario documental para la transferencia al Archivo Histórico de acuerdo a los tiempos de retención establecidos en la TRD DEFINICIONES: Clasificación: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental, de acuerdo a la estructura orgánica funcional de la entidad. Ordenación: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Descripción: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. FUID: Formato Único de Inventario Documental. CONDICIONES GENERALES: El seguimiento de las TRD a los Archivos de Gestión, se tienen los siguientes aspectos:  Elaboración de separadores de Series y Subseries Ubicación de separadores en los archivadores. Rotulo de identificación en las carpetas  Ubicación física de las carpetas. Clasificación y ordenación de documentos al interior de las carpetas  Foliación en la parte superior derecha en el sentido del contenido del documento, con lápiz de mina negra. Identificación de las Gavetas. MARCO LEGAL: Ley 594 de 2000  Ley 734 de 2002  Acuerdo 042 de 2002  Guía para la implementación de un PGD  NTC-GP1000/2009  NTC ISO 9001:2008 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO 

N °

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

REGISTROS CARGO

SIA

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1

Actualizació n TRD

2

Clasificación documental

3

Ordenación documental

4

Descripción documental

Actualizar las TRD para aprobación, teniendo en cuenta los cambios que se presenten en la estructura funcional del Instituto Caro y Cuervo, como supresión o creación de grupos, modificación de funciones entre otros. El primer paso en cada una de las dependencias para la organización del archivo, es dividir la documentación en series y subseries documentales conforme a las TRD. Conformar y ubicar físicamente los expedientes. Foliar los documentos, identificando las unidades de conservación (Carpetas) con código de serie y nombre de la serie. Los archivadores deben ser debidamente identificados con la dependencia, el código de la serie y nombre de la serie, entre otros Levantar el inventario en FUID.  Punto de control

Todas áreas.

las Líderes de procesos de las diferentes dependencias y líder de proceso de archivo y correspondenc ia

TRD

N.A

Acta Comité de Archivo Cuadro de Clasificació n documental.

Todas áreas

las Funcionario a N.A quien se le asigna la responsabilida d del manejo de archivo en cada área.

N/A

Todas áreas.

las Funcionario a Instructivo quien se le de foliación. asigna la responsabilida d del manejo de archivo en cada área.

N.A

Todas áreas.

las Funcionario quien se asigna archivo cada área.

N.A

a FUID. le el en

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5

Seguimiento Verificar la aplicación Gestión y aplicación de la TRD en los documental de TRD. Archivos de gestión de cada una de las dependencias del Instituto Caro y Cuervo, cada 3 meses durante la vigencia, dejando evidencia de la visita

Líder de Acta proceso de Memorando Archivo y . Corresponden cia y grupo de trabajo

N.A

Realizar visita de verificación de cumplimiento de compromisos en las fechas establecidas en el Acta, en caso contrario la dependencia puede solicitar una prórroga del mismo o emitir un memorando de incumplimiento al Subdirector Administrativo y Financiero con copia a Control Interno.  Punto de control 6

Transferenci as documentale s

Preparar Todas las Funcionario a N.A transferencias de áreas. quien se le acuerdo a los tiempos asigna la de retención responsabilida establecidos en la TRD d del manejo y hacer entrega al de archivo en Archivo Central cada área. Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

N.A

3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Nora Garzón Morales

Revisado por: Paola Gaitán Daza Gamba

Fecha: Martínez- Ricardo Francisco Octubre de 2012

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PROCESO: Administrativo y Financiero SUBPROCESO: Gestión documental PROCEDIMIENTO: Transferencias primarias. CÓDIGO:AF-AC-050 PRODUCTOS: Transferencias. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Revisar, recibir y ubicar los documentos de los Archivos de Gestión de las dependencias del Instituto Caro y Cuervo, en el Archivo Central garantizando su conservación y disponibilidad para consulta; y vencidos los tiempos de retención de conformidad con las Tablas de Retención. ALCANCE: Inicia dando cumplimiento con el calendario de transferencias documentales proyectado por la Subdirección Administrativa y Financiera y la Tabla de Retención Documental (TRD), hasta la aplicación de la disposición final con el fin de hacer entrega de los documentos con valor histórico al Archivo Central/Histórico. DEFINICIONES: Acceso a Documentos de Archivo. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la ley. Almacenamiento de Documentos. Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo de gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo histórico. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Clasificación documental. Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Comité de Archivo. Grupo asesor de alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Comunicaciones oficiales. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el

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proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. Depuración. Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Documento. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Foliar. Acción de numerar hojas. Folio. Hoja. Identificación documental. Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo. Inventario documental. Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Organización de archivos. Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Organización documental. Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Subserie. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas. Tabla De Retención Documental. Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Transferencia documental. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de Archivo CONDICIONES GENERALES: Para realizar las transferencias documentales primarias, las dependencias del Instituto Caro y Cuervo deben tener en cuenta la fecha programada en el calendario de transferencias documentales elaborado por la Subdirección Administrativa y Financiera a través del líder del proceso de Archivo y Correspondencia.  Las dependencias deben clasificar los expedientes de las series y subseries documentales que según la TRD deben transferirse.  Para ordenar la documentación a transferir, se debe tener en cuenta que el orden puede ser cronológico, numérico, alfabético de acuerdo a la serie y/o subserie, de tal manera que el documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.  Para describir la información a transferir, se debe diligenciar el Formato Único de Inventario Documental, el cual se remitirá al correo electrónico [email protected] y físicamente mediante memorando a la Subdirección Administrativa y Financiera. Vale la pena anotar que este formato debe ir firmado por las personas responsables que indica el documento.  Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la entrega física

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de la documentación y su registro en el Formato Único de Inventario Documental, una vez cotejado y revisado MARCO LEGAL: Ley 594 De Julio 14 De 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones“. Artículos 13 y 24.  Ley 734 de febrero 5 de 2002. “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Artículos 34. Deberes de todo servidor público. Artículo 35. Prohibiciones de todo servidor público”.  Decreto nacional no 1382 agosto 8 de 1995. “Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones“.  Acuerdo No 8 De Octubre 18 Del 1995 Del Archivo General De La Nación. “Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, ordenada por el Decreto 1382 de 1995“.  Acuerdo No 39 De Octubre 31 Del 2002 Del Archivo General De La Nación. “Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental “Artículo 24 de la Ley 594 de 2000.  Acuerdo No 42 De Octubre 31 Del 2002 Del Archivo General De La Nación. “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000“. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO 

N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA CARGO

1

Remitir el calendario de transferencia documental y preparar el envío de la documentaci ón

Al finalizar cada año la Gestión Subdirección Administrativa y documental Financiera remite a las dependencias el calendario de transferencias documentales primarias, donde se especifica la fecha correspondiente para realizar esta tarea. Los funcionarios encargados del manejo de los archivos de gestión de cada dependencia, identifican qué series y/o subseries han cumplido su tiempo de retención, con base en la Tabla de Retención Documental, y proceden al alistamiento o preparación física de la documentación, la cual

Líder proceso Archivo y Correspo ndencia apoyado de grupo de trabajo.

REGISTR OS

SIA

Calendar N.A io de Transfer encias Docume ntales

Formato único de inventari o Docume ntal. Correo remitido a

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consiste en eliminar el material metálico, depurar el expediente, realizar la foliación, rotular las unidades de almacenamiento (cajas carpetas o carpetas), y diligenciando el Formato Único de Inventario Documental, siempre siguiendo los parámetros descritos en el procedimiento Organización Del Archivo De Gestión

2

Una vez surtidas estas tareas, se remitirá un correo a [email protected] informando la situación, con el fin de solicitar el cotejo y revisión de la documentación a transferir. Cotejar y El funcionario asignado por Cada Área revisar parte del profesional líder del Cada Área previamente proceso de archivo y Cada Área para correspondencia, procede a transferencia en los realizar el cotejo y la revisión de archivos de la documentación a transferir, puntual o por muestreo, según gestión. el volumen y la serie y/o subserie documental, basados en el inventario documental diligenciado, si lo anteriormente mencionado cumple en su totalidad se da el visto bueno para proceder con la transferencia física, de lo contrario se hacen las observaciones del caso para proceder a corregir.

archivo @caroyc uervo.go v.co

Respons able Archivo de Gestión del Área Respons able Archivo de Gestión del Área Respons able Archivo de Gestión del Área

N.A

N.A

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3

Realizar transferencia física e ingreso al Archivo Central

Los profesionales líderes de los diferentes procesos de la entidad, que van a realizar la transferencia documental primaria, remite a la Subdirección Administrativa y Financiera el inventario documental diligenciado (tanto físico como electrónico).

Subdirecció n Administrati va y Financiera Todas áreas

Profesio nales responsa bles.

Memora ndo

Líderes de proceso.

Memora ndo

las

N.A

Formato único de inventari o Docume ntal.

Gestión documental 4

Identificar documentos históricos que establecen las tablas de retención documental, revisar y aprobar la transferencia documental secundaria.

Pasado el tiempo de retención en el Archivo Central, se efectúa la disposición final estipulada en las TRD, y se identifican las series y subseries con valor histórico para su transferencia al Archivo Histórico. Luego, se cita al Comité de Archivo, se informa y presenta el formato único de inventario documental diligenciado, para legalizar la transferencia. Si es aceptada se continua.

Gestión documental Subdirecció n administrati va y financiera.

Formato único de inventari o Docume ntal

 Punto de control Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Nora Garzón Morales

Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez-Ricardo Octubre de 2012 Francisco Daza Gamba

N.A

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PROCESO: Administrativo y Financiero SUBPROCESO: Gestión documental PROCEDIMIENTO: Recepción de documentos. CÓDIGO:AF-AC-51 PRODUCTOS: 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Verificar y controlar la recepción de documentos internos y externos en el Instituto Caro y Cuervo ALCANCE: Inicia con la recepción de los documentos externos y/o internos por los diferentes medios (fax, correo electrónico, mensajería y personal) y va hasta la entrega en la respectiva dependencia el documento recibido DEFINICIONES: Normalización de la producción documental: Actividad para la que se unifican criterios de la definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los Manuales de Procesos y Procedimientos identificados en el Listado Maestro de Documentos y tipos documentales registrados en la TRD. Producción documental: Generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o proceso. Documento: Información y su medio de soporte Líder de Proceso: Persona que encabeza un proceso (responsable principal) Registro: Documento que suministra los resultados obtenidos y proporciona evidencia de las actividades desempeñadas (Formato diligenciado). Responsabilidad: Derecho natural u otorgado a un individuo e función de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho. SGC: Sistema de Gestión de la Calidad PGD: Programa de Gestión DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de Archivo CONDICIONES GENERALES: El trámite interno de la documentación se realizara teniendo en cuenta las actividades plasmadas en el procedimiento de Distribución de documentos en diferentes medios. MARCO LEGAL:  Ley 594 de 2000  Acuerdo 060 de 2001  NTC-GP1000/2009  NTC ISO 9001:2008 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N ACTIVIDAD °

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA CARGO

1 Recepción de documento s

Recibir los documentos Gestión externos y/o internos por los document diferentes medios (fax, correo al electrónico, mensajería y

REGISTRO S

Funcionario Document ubicado en os punto de recibidos. recepción.

SIA

MIDo c.

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personal). Verificar que el documento sea competencia del Instituto, cuando es externo, si es interno verificar la dependencia productora, revisando folios, copias, anexos, firmas.

2 Radicación.

3 Entrega.

Nota: Si no es competencia de la Entidad se le indica a la persona donde debe dirigirse. Registrar y radicar los Gestión documentos de acuerdo con document TRD para determinar su al. direccionamiento (Radicación en base de datos MIDOC). Entregar en la respectiva Gestión dependencia el documento document recibido (igualmente debe al. digitalizar el documento y guardar en archivo digital).

Funcionario Registro del punto Mi Doc. de recepción.

Funcionario del punto de recepción.

Mi Doc.

Planilla de N.A registro de correspon dencia recibida

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Nora Garzón Morales

Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez- Octubre de 2012 Francisco Daza Gamba

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PROCESO: Administrativo y Financiero SUBPROCESO: Gestión documental PROCEDIMIENTO: Trámite de documentos. CÓDIGO:AF-AC-52 PRODUCTOS: documentos. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Facilitar la gestión del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. ALCANCE: Inicia con la entrega a las dependencias de acuerdo a la competencia del documento entregado por el funcionario que atiende el punto de recepción y va hasta el seguimiento y se envía el recordatorio de correspondencia sin contestar por e – mail, según el caso. DEFINICIONES: Trámite de documentos: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa DOCUMENTOS DE REFERENCIA: CONDICIONES GENERALES: N/A. MARCO LEGAL: Ley 594 de 2000 Acuerdo 060 de 2001  Guía para la implementación de un PGD  NTC-GP1000/2009 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO  

N ACTIVIDAD °

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA CARGO

REGISTROS

SIA

1 Entrega de correspon dencia.

Entregar a las dependencias de acuerdo a la competencia del documento entregado por el punto de recepción Determinar asignación del funcionario competente para dar respuesta a la comunicación.

Dependenci Funcionari a que o recibe. correspon diente.

Documento s recibidos.

Planilla

Compilar información, analizar y proyectar respuesta y entrega para su revisión.

Funcionari os asignados .

2 Respuesta a comunicac iones.

Realizar

los

ajustes

Todas áreas.

las Líder área.

del Documento s. Proyecto de documentac ión.

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necesarios y enviar para firma del Líder del proceso  Punto de control Firma del líder del proceso. 3 Entrega Entregar la comunicación Todas de de respuesta para su envío áreas. comunicac al punto de recepción. ión punto de  Punto de control recepción. Copia con radicado respectivo y certificado de envío. 4 Revisión

las Funcionari Comunicaci o de la ón. dependen cia Funcionari o del punto de recepción.

Verificar en el Aplicativo Gestión (MIDOC), mediante reporte documental recordatorio de correspondencia sin contestar, cada mes (1).

Funcionari Email. o del punto de radicación .

Enviar a la dependencia competente el recordatorio de correspondencia sin contestar por e – mail, según el caso.  Punto de control Recordatorio de correspondencia sin contestar. 5 Seguimien to

Realizar el seguimiento de Gestión correspondencia sin documental contestar a través del recordatorio de correspondencia sin contestar por e – mail, si para el reporte del segundo mes es reiterativo la

Líder de Email. proceso de archivo y correspon dencia / funcionari o que

N.A

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dependencia competente, según el caso.

labora en punto de recepción

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Nora Garzón Morales

Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez-Ricardo Octubre de 2012 Francisco Daza Gamba

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PROCESO: Administrativo y Financiero SUBPROCESO: Gestión documental PROCEDIMIENTO: Distribución de documentos. CÓDIGO:AF-AC-53 PRODUCTOS: documentos. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Verificar y controlar la salida y entrega de documentos del Instituto Caro y Cuervo, velando por su entrega oportuna al destinatario. ALCANCE: Inicia con la remisión al punto de recepción de los documentos con sus respectivos soportes para su distribución y va hasta entregar los documentos a las dependencias competentes. DEFINICIONES: Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una tarea o un proceso. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Documento: Información y su medio de soporte. Documento Interno: Datos y su medio de soporte generados al interior de la Entidad, hacer referencia a los siguientes documentos: manuales, instructivos, planes, registros y programas entre otros. Documento Externo: Se refiere a los documentos de origen externo, es decir, los que no son elaborados por al Entidad, algunos de estos pueden afectar el SGC de la entidad como las especificaciones, referencias, códigos, normas, entre otros. Líder de Proceso: Persona que encabeza un proceso o responsable principal. Registro: Documento que suministra resultados obtenidos y proporciona evidencia de las actividades desempeñadas. Responsabilidad: Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho. SGC: Sistema de Gestión de la Calidad PGD: Programa de Gestión Documental DOCUMENTOS DE REFERENCIA: CONDICIONES GENERALES: Todas las comunicaciones deben ser proyectadas para la firma de los funcionarios responsables de acuerdo con lo establecido en la Resolución 092 de 2012 MARCO LEGAL:  Ley 594 de 2000  Guía para la implementación de un PGD  NTC ISO 9001:2008  NTC-GP1000/2009 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

CARGO

REGISTRO S

SIA

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1

2

Firma de Proyectar las comunicacio comunicaciones para la nes. firma de los funcionarios responsables de firmar comunicaciones Remisión de Remitir al punto de comunicacio recepción los documentos nes. con sus respectivos soportes para su distribución.

Todas las áreas productoras de documentos

Funciona rio correspo ndiente.

Document o producido.

Todas las áreas productoras de documentos

Funciona rios asignado s.

Document os.

3

Revisión.

Verificar el cumplimiento de Gestión los requisitos de los documental documentos a enviar.

Funciona Document rio del os. punto de recepció n.

4

Radicación Registrar y radicar los Gestión en sistemas documentos en la base de documental Mi Doc. datos MIDOC e imprimir rotulo de radicado.

Funciona Document rio del os. punto de radicació n.

 Punto de control: Consecutivo de correspondencia 5

Distribución de corresponde ncia.

Distribuir los documentos utilizando diferentes medios (fax, correo tradicional, correo electrónico, página web. Devolver la copia radicada con el correspondiente reporte de envío a la oficina productora para archivar en el correspondiente expediente.  Punto VoBo.

de

control Del

Gestión documental. Área productora.

Mensajer o.

Document os Copia

Funciona Reporte rio de de entrega radicació n.

N.A

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subdirector 6

Archivo de Conformar el consecutivo Gestión corresponde de comunicaciones oficiales documental ncia. que salen del Instituto Caro y Cuervo (en electrónico)

Funciona rio de recepció n

Copia document os enviados.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS. 1

Radicación en Mi Doc

Recibir y verificar la Gestión competencia institucional, documental registrar y radicar en la base de datos MIDOC, de acuerdo con TRD.

Funciona Registro rio de (Aplicativo recepció ) n

N/A

2

Direccionami ento

Identificar las dependencias Gestión destinatarias de acuerdo documental con la competencia para su direccionamiento.

Funciona N/A rio de recepció n

N/A

3

Clasificación

Clasificar y organizar los Gestión documentos en los documental casilleros.

Funciona rio Mensajer o

N/A

N/A

4

Entrega de Entregar los documentos a Gestión dependencias documental corresponde las competentes ncia

Funciona rio Mensajer o

Registro de correspon dencia recibida

.

 Punto de control Firma planilla registro correspondencia recibida. Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Nora Garzón Morales

Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez-Ricardo Octubre de 2012 Francisco Daza Gamba

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SUBPROCESO SERVICIOS GENERALES PROCESO: Recursos Físicos SUBPROCESO: Servicios Generales PROCEDIMIENTO: Supervisión de servicios generales CÓDIGO:RF-SG-54 PRODUCTOS: Aseo y mantenimiento , seguridad y cafetería 1.INFORMACIÓNGENERALPROCEDIMIENTO OBJETIVO: Garantizar el mantenimiento, preventivo la seguridad, y atención de cafetería y aseo de inmuebles. ALCANCE: Desde la Identificación de las necesidades hasta el seguimiento y reporte de novedades en materia de servicios generales. DEFINICIONES: DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Contratos vigentes CONDICIONESGENERALES: Las instalaciones deben permanecer en perfectas condiciones de aseo y seguridad con el fin de contar con un ambiente libre de riesgos de salud y seguridad, tanto para los funcionarios de planta como los contratistas del instituto y para los visitantes. 2.INFORMACIÓNESPECÍFICADELPROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

1

Identificación de Necesidades

2

Se incorpora en el plan de compras de la vigencia

3

Se realiza proceso contractual

DESCRIPCIÓN

Se identifica las necesidades de servicios de: vigilancia cafetería y aseo para las sedes de Bogotá Yerbabuena Identificadas las necesidades en materia de servicios generales se incluyen en el Plan de Compras de la Vigencia siguiente Se surte el trámite de estudio de mercado, etapa

RESPONSABLE

REGISTROS

SIA

ÁREA

CARGO

Subdirección Administrativa y Financiera, Administración Yerbabuena

Subdirector, Plan de N.A Profesional Compras responsable de la Administració n de Yerbabuena

Subdirección Administrativa y Financiera

Subdirector, Plan de N.A Contratació Profesional n responsable de la Administració n de Yerbabuena

Área Jurídica, Área Jurídica Profesional Administrador Yerbabuena

Contrato

SECOP

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precontractual

4

5

6

Supervisión de Perfeccionados contratos los contratos y establecido el inicio de los mismos, se formaliza la supervisión para la ejecución y seguimiento a las actividades.  Punto de control Se realiza Al personal inducción al vinculado a los personal contratos de servicios generales, se le imparte la correspondiente inducción en cuanto a las funciones a realizar, como el alcance del mismo y condiciones de desempeño de sus actividades. Cronograma Coordinación de actividades entre el semanal administrador y el Supervisor, sobre el cronograma y secuencia de actividades a desarrollar en materia de servicios generales de forma semanal.

Supervisor

Supervisor

Información N.A requerida a los contratistas según sea el caso.

Supervisor

Supervisor

Compromis N.A os contractuale s de las partes.

Supervisor Administración Yerbabuena

Administrado r

Cronogram a

N.A

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7

8

9

1 0

Seguimiento al Se verifica el cronograma cumplimiento de actividades de acuerdo al cronograma planteado.  Punto de control Observaciones Se reportan al observaciones a cumplimiento los contratistas del contrato con copia a la Subdirección Administrativa y Financiera Pago periódico Se recibe de cuentas facturas con soportes necesarios para el pago y se tramita cuenta ante el área financiera Liquidación del Se reciben Contrato informes de actividades, y se hacen aclaraciones al cumplimiento del Contrato y se proyecta Acta de Liquidación.

Administración Yerbabuena

Administrado r-Supervisor

Comunicaci ón permanente con Contratistas

N.A

AdministradorSupervisor

Supervisor

Reporte de N.A Novedades

Administrador - Supervisor

Administrado r - Supervisor

Pagos N.A según lo contratado

Administrador - Supervisor

Administrado r - Supervisor

Acta de Informa liquidación ción financie ra soporte para liquidac ión

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Analizar nuevos requerimientos de servicio para Aseo, Vigilancia y mantenimiento preventivo de las sedes, confrontar demanda de servicios frente a limitación de recursos presupuestales. 3.CONTROLDECAMBIOS Elaborado por: Daniel Alam Diab

Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez- Ricardo Francisco Octubre de 2012 Daza Gamba

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Proceso de Gestión Jurídica PROCESO: Gestión Jurídica SUBPROCESO: N.A PROCEDIMIENTO: Representación Judicial y Extra Judicial CÓDIGO: GJ-RJ-55 PRODUCTOS: Representación judicial y extrajudicial de la entidad ante las entidades judiciales. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Realizar un análisis jurídico a los hechos y pruebas que permitan concluir si se debe dar inicio a un proceso, determinando su clasificación y el operador judicial competente que tendrá conocimiento del mismo. ALCANCE: Se inicia con la notificación de la demanda y culmina cuando la sentencia se encuentra ejecutoriada. Aplica para todos los procesos judiciales. DEFINICIONES: DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Código de Procedimiento Civil, 2. Código Laboral, 3. Código Contencioso Administrativo Y 4. Código Penal CONDICIONES GENERALES: Las etapas procesales por la cuales transcurre el proceso son:  Admisión de la demanda.  Notificación de la demanda al demandado  Informe al Comité de Conciliación de la entidad sobre el tema objeto de la acción para que resuelvan la procedencia de conciliar o continuar con la defensa  Traslado de excepciones al demandante si se formulan en la contestación de la demanda, con ello el Operador Judicial pone en conocimiento del demandante las excepciones, para que si lo considera pertinente presente los argumentos que pretendan dejarlas sin fundamento.  Auto que abre el proceso o pruebas, en dicho auto el operador judicial ordena la práctica de pruebas, ya sea documentales, testimoniales, periciales, entre otros.  Auto que concede el término para presentar los alegatos de conclusión, que son los que contienen la defensa final de ambas partes.  Sentencia, el operador judicial previo análisis de los argumentos, de las pruebas y de los alegatos de conclusión emite un pronunciamiento de fondo que concluye en negar o acceder las pretensiones de la demanda. Contra dicha providencia el demandante o el demandado podrá proponer el recurso de apelación si fuere procedente dependiendo de la cuantía de la demanda. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA CARGO

1

Remitir auto Cuando el Instituto es Dirección de notificación demandado el Operador de la demanda Judicial notifica al representante legal del ICC del auto admisorio de la demanda quien remite al área jurídica

Asistente Dirección

REGISTROS

SIA

Auto

NA

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2

Analizar Se hace un análisis jurídico Área contenido de del contenido de la Jurídica la demanda demanda y sus anexos. Posteriormente se oficia al área implicada para que envíe el informe sobre los hechos que dieron origen a la acción judicial y aporte los documentos que sustenten dicha información

3

Realizar análisis jurídico para contestación de la demanda

4

recaudar pruebas elaborar alegatos conclusión escrito apelación hay lugar este

las y los de y de si a

 Punto de control Para la contestación de la Área demanda, se realiza un Jurídica análisis jurídico con el fin de establecer los argumentos de la defensa. Dichos argumentos, se soportan en la normatividad externa e interna, la jurisprudencia de las altas cortes y la doctrina en general. Para el desarrollo de la etapa probatoria y la elaboración de los alegatos de conclusión, deberá efectuar un estudio y explicación jurídica de los hechos, pruebas decretadas y tomadas en el proceso, los argumentos de la defensa. y las normas, jurisprudencia y doctrina que dan lugar a la contestación de esta acción.

Área Jurídica

NA

NA

Área Jurídica

NA

NA

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5

6

Revisar los Después de radicada la estados contestación a la procesales de demanda, se revisan los la estados en el juzgado demanda donde se tramita la demanda y las publicaciones del boletín judicial, con el fin de notificarse de las actuaciones que se surtan en el curso del proceso. NOTA: Se deben revisar dichos estados porque en éstos el juez comunica todas las decisiones referentes al proceso que se está en curso. Notificar Finaliza una vez la sentencia sentencia queda ejecutoriada, ya sea porque contra la misma no se interponen los recursos o una vez ser resuelvan éstos por el Superior. Una vez la sentencia está ejecutoriada el Instituto debe cumplirla.

Área Jurídica

Área Jurídica

NA

NA

Área Jurídica

Área Jurídica

Notificació n

NA

 Punto de control Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Misael Fernando Castro

Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez- Ricardo Octubre de 2012 Francisco Daza Gamba

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PROCESO: Gestión Jurídica SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: Emisión de conceptos CÓDIGO: GJ-AJ-056 PRODUCTOS: 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Prestar asesoría jurídica a las diferentes áreas de acuerdo a las funciones del Instituto ALCANCE: Inicia con la recepción de las solicitudes de conceptos jurídicos de las diferentes áreas. Finaliza con el archivo de la copia de recibido del concepto de acuerdo con la tabla de retención documental del área. DEFINICIONES: DOCUMENTOS DE REFERENCIA: CONDICIONES GENERALES: MARCO LEGAL: 1.Código de Procedimiento Civil, 2. Código Laboral, 3. Código Contencioso Administrativo Y 4. Código Penal 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA CARGO

REGISTROS

SIA

1

Recepción Recibe de las áreas del ICC Área de solicitud la solicitud de concepto Jurídica de concepto jurídico. jurídico

Área Jurídica

Oficio, Correo electrónico

N.A

2

Estudio respuesta

Área Jurídica

N.A

N.A

3

Respuesta

 Punto de control De acuerdo con el tema Área hace proyecto de Jurídica respuesta.

Área Jurídica

Proyecto de N.A. Respuesta

4

Firma

Firma el oficio o Área memorando de respuesta Jurídica

Área Jurídica

Oficio con N.A respuesta

5

Envío

Envía el concepto jurídico a Área las áreas solicitante. Jurídica

Área Jurídica

Planilla de N.A correspond encia

y Estudia y analiza la Área solicitud, teniendo en Jurídica cuenta las normas que rigen para la materia y la jurisprudencia que exista al respecto.

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6

Archivo

Archiva copia del concepto Área de acuerdo con la tabla de Jurídica retención documental del área.

Área Jurídica

Tabla de N.A Retención

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:

3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Misael Fernando Castro

Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez-Ricardo Octubre de 2012 Francisco Daza Gamba

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PROCESO: Gestión Jurídica

SUBPROCESO: N.A

PROCEDIMIENTO: Proyección y Firma de Actos Administrativos

CÓDIGO: GJ-AA-57

PRODUCTOS: Actos Proyectados y Aprobados Dirección 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Proyectar los actos administrativos internos solicitados por la dirección ALCANCE: Desde la recepción de la solicitud hasta archivo y notificación del acto administrativo DEFINICIONES: DOCUMENTOS DE REFERENCIA: CONDICIONES GENERALES: El área jurídica debe revisar y dar visto bueno a todos los actos administrativos promulgados por el ICC incluye así: Los de presupuesto, Contratación, Personal y Sistemas Integrados de Gestión. MARCO LEGAL: Constitución Política y Código Contencioso Administrativo 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE ÁREA

Recepción de la Área solicitud en el Área Jurídica Jurídica

REGISTR OS

SIA

Área Jurídica

Planillas correspo ndencia

N.A

CARGO

1

Recepción Solicitud

2

Seguimiento Correspondenc ia

Área Jurídica

Área Jurídica

N.A

Base de Datos Correspo ndencia Recibida

3

Análisis Solicitud

Área Jurídica

Área Jurídica

N.A

N.A

El documento o la solicitud es recibido y sus datos se ingresan en la aplicación de correspondencia y Analiza la solicitud de acto administrativo a elaborar y decide sobre las herramientas y la literatura jurídicas a utilizar, en coordinación con el área solicitante

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 Punto control

de

4

Proyecto de Elabora proyecto de Área Acto acto Jurídica Administrativo administrativo

Área Jurídica

5

Verificación

Director(a) y N.A Subdirector (a) Administrativ o y Financiero

N.A

6

Ajustes

Área Jurídica

N.A

N.A

7

Aprobación Firma

Director(a) y/o Subdirector (a) administrativo y financiero

Acto N.A Administr ativo Firmado

8

Numeración

Asistente Subdirección Administrativ a y Financiera

9

Notificación

Acto N.A Administr ativo Firmado y Numerad o N.A N.A

10

Comunicación notificación

Remite a Dirección y a la Subdirección Administrativa y Financiera para revisión.

Dirección y Subdirecci ón Administr ativa y Financiera Realiza los ajustes Área solicitados al Jurídica proyecto de acto administrativo y Aprueba y firma el Dirección acto y/o administrativo Subdirecci ajustándose a los ón parámetros exigidos Administr en el ativa y manual de Financiera correspondencia y archivo Numera el acto Subdirecci administrativo ón Administr ativa y Financiera

Cita para notificación o comunica al interesado.

Subdirecci ón Administr ativa y Financiera Notificación Subdirecci Personalmente o por ón edicto Administr ativa y

Proyecto N.A Acto Administr ativo

Asistente Subdirección Administrativ a y Financiera Asistente Notificaci Subdirección ón Administrativ a y

N.A

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Financiera Financiera 11

Archivo

Archiva original y Subdirecci Asistente N.A N.A distribuye copias a ón Subdirección los interesados. Administr Administrativ ativa y a y Financiera Financiera 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Revisado por: Fecha: Misael Fernando Castro Paola Gaitán Martínez-Ricardo Octubre de 2012 Francisco Daza Gamba

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PROCESO: Gestión Jurídica PROCEDIMIENTO: Agotamiento Vía Gubernativa

SUBPROCESO: CÓDIGO: GJ-VG-58

PRODUCTOS: 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Velar por la existencia de la instancia de impugnación de los actos administrativos para poner fin a las actuaciones administrativas del Instituto. ALCANCE: Todos los Actos administrativos DEFINICIONES: DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Código Contencioso Administrativo. CONDICIONES GENERALES: MARCO LEGAL: Código Contencioso Administrativo 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

1

2

ACTIVIDAD

Recepción del Recurso de reposición en subsidio de Apelación Remisión

Análisis

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGISTROS

SIA

ÁREA

CARGO

Recepción / Correspon dencia

Asistente de Correspon dencia

Planilla de Aplicativo Correspon de dencia Correspond encia

Recepción / Correspon dencia 1. Verificar si el Recurso Área de reposición cumple los Jurídica requisitos contemplados en el Art. 52 del C.C.A. 2. Si no cumple con los requisitos procede a elaborar Acto administrativo de Rechazo del Recurso (art 53 del C.C.A.)

Asistente de Correspon dencia Área Jurídica

Planilla de N.A Correspon dencia

Recibir el memorial del recurso de reposición y eventualmente de apelación.  Punto de control

Remitir a Oficina Jurídica

Resolució N.A n Pruebas de Oficio solicitud de Pruebas

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3. Si cumple, se procede a revisar si hay solicitud de pruebas o si es necesario decretarlas. 4. Decretar pruebas de oficio o las solicitadas por el peticionario mediante la elaboración de acto administrativo. 5. En caso de que las pruebas solicitadas por el peticionario no sean idóneas o sea imposible realizarlas, elaborar el acto administrativo que niega la práctica de las pruebas u ordena las que se consideren necesarias de oficio. Nota: Contra este acto procede el recurso de apelación. 6. Enviar para firma de la Secretaría General quien ordena o niega la práctica de pruebas y a su vez elaborar y remitir los oficios que resulten de las pruebas decretadas. Nota: El Área Jurídica deberá estar al tanto de los tiempos perentorios que establece el Código Contencioso Administrativo para resolver el recurso y la práctica de pruebas. Firma de Director y Dirección Secretario (a) General Y Subdirecci ón Administra tiva y

Director(a) y Subdirecto r (a) Administra tivo y

N.A

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CÓDIGO: MCO-ICC-01

abril de 2013

3

Notificació n

4

Archivo

Financiera

Financiero

Subdirecci ón Administra tiva y Financiera

Subdirecto r (a) Administra tivo y Financiero

N.A

Área Jurídica

Área Jurídica

N.A

Subdirecto Área r (a) Jurídica Administra tivo y Financiero la Área de Jurídica

Oficio de N.A Notificació n

8. Notificación y/o comunicación del Auto que niega o aprueba las pruebas respectivamente 9. Una vez notificado del auto que niega o aprueba las pruebas, remitir el expediente o el proceso a la oficina jurídica para efectos de que: a. Practique las pruebas del término legal b. Verificación y seguimiento a las pruebas que se hayan comisionado a otra instancia dentro de los términos legales. (Para lo cual deberá hacer los requerimientos del caso sean escritos o verbales. 10. Recepcionadas las pruebas en caso de que se hubiera ordenado Proceder a sustanciar el recurso. 11. Elaborar acto administrativo para firma del Subdirector (a) Administrativo y Financiero y/o Director. 12. Remitir a Jefe jurídica para su aprobación con su Vo Bo Notificar al Usuario sobre la decisión de conformidad al C.C.A.

Se archiva documentación

N.A

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acuerdo con las políticas de archivo. Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Misael Fernando Castro

Revisado por: Fecha: Paola Gaitán Martínez- Ricardo Octubre de 2012 Francisco Daza Gamba

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Proceso de Control y Evaluación PROCESO: Control y Evaluación SUBPROCESO: N/A PROCEDIMIENTO: Auditoría Interna CÓDIGO: CI-CE-059 PRODUCTOS: Programa de auditoría, plan de auditoría, informe de auditoría, planes de mejoramiento e informes de seguimiento. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Identificar elementos de mejora con fundamento en la evidencia suficiente y competente, hallada en las diferentes etapas de la auditoría, con el fin de que los informes definitivos sirvan de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, y contribuyan al fortalecimiento del Sistema de Control Interno y de Gestión de Calidad del Instituto Caro y Cuervo. ALCANCE: Inicia con la elaboración del Programa Anual de Auditorías para la vigencia, termina con la presentación del informe definitivo de auditoría y el seguimiento a la formulación de acciones correctivas, preventivas y de mejora o planes de mejoramiento propuestas a partir de los hallazgos de auditoría formulados DEFINICIONES: Auditoría interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría. Auditor: Persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente como responsable de ejecutar la auditoría sobre la cual mantienen una posición objetividad, imparcial e independiente Auditado: representada por uno o varios personas designados en la etapa de planificación de la auditoría, para atender y responder a esta Conformidad (C): Corresponde a aquel hallazgo en el que los requisitos verificados cumplen a satisfacción con los referentes (normas, procedimientos, protocolos, etc.) Observación: Situación susceptible de mejora que no significa el incumplimiento de un requisito. No conformidad menor (ncm): Corresponde a un incumplimiento esporádico o parcial de un requisito o que no genera un impacto en el usuario. No conformidad Mayor (NCM): Incumplimiento repetitivo o total de un requisito o que afecta al usuario. Planes de mejoramiento: Conjunto de elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el sistema de control interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación, evaluación independiente y en las observaciones formales provenientes de los órganos de control. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normatividad legal vigente, planes, programas, procesos, procedimientos, normatividad interna, resultados de las auditorías y recomendaciones

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CONDICIONES GENERALES: Programa de auditoría : Existen dos tipos de auditoría interna, las de gestión y las de calidad. Las primeras están referidas al cumplimiento de la normatividad que regula la entidad, en virtud de las disposiciones previstas en la Ley 87 de 1993. Las auditorías de calidad, por su parte, están orientadas a evaluar el cumplimiento de los requisitos de la norma técnica de calidad a la que se acoja la entidad. Los resultados de las auditorías internas son un insumo para las revisiones de la Dirección Para la programación de las auditorías de gestión se tendrán en cuenta criterios tales como representatividad de procesos, observaciones de auditorías anteriores, hallazgos formulados por los entes de control, disposiciones legales y reglamentarias, decisiones de la alta Dirección. En tanto que las auditorías de calidad se planificarán de tal manera que se revise el cumplimiento integro de la norma de calidad que adopte la entidad, en todos los procesos del Instituto Caro y Cuervo, al menos una vez cada dos años, para ello los auditores podrán valerse de listas de chequeo u otros instrumentos de verificación para efectuar dicha revisión. El programa de auditoría debe ser puesto a consideración del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, actividad que se realizará en el primer trimestre de la vigencia. Se efectuará reprogramación, cuando por solicitud de la Dirección o por necesidades del servicio se deban revisar asuntos que no estén incluidos en aquél, sin que se requiera la aprobación del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, no obstante, se informará a los integrantes de este las modificaciones efectuadas. En el programa anual de auditoría se dejará registro de quienes actúan como auditores de calidad y como auditores de gestión, en todo caso se definirá el auditor responsable de su ejecución Selección De Auditores Para realizar las auditorías de calidad el Profesional Especializado con funciones de Control Interno podrá valerse del equipo que se le designe para tal efecto, esto es auditores internos de la entidad o una firma externa. Se debe tener presente que las auditorías deben ser realizadas por personal independiente a los procesos que serán objeto de evaluación. Criterios De Auditoría En el evento en que se designen dos o más auditores para realizar una auditoría específica, el Profesional con funciones de Control Interno debe establecer quien tendrá la función de auditor líder, quien a su vez será responsable de realizar el plan de auditoría, ejecutar oportunamente la auditoría, realizar reuniones de apertura y cierre de auditoría, así como elaborar el respectivo informe de auditoría. El líder de proceso deberá coordinar la ejecución de acciones correctivas, preventivas y/o de mejora necesarias para eliminar las no conformidades y observaciones, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento definido para el efecto.

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Diferencias Entre Auditoría De Calidad y Auditoría De Gestión Auditorías Al Sistema De Gestión De Calidad 1. Apuntan a la verificación de los factores mínimos de calidad que deben cumplir las entidades de conformidad con la norma técnica. 2. Se centra en los procesos y procedimientos definidos en el marco del Sistema de Gestión de Calidad. 3. El auditor interno de calidad no identifica riesgos ni puntos de control. 4. El término para la realización de la auditoría es más corto con relación a las auditorías de gestión. Auditorías De Gestión 1. Apuntan a la verificación del cumplimiento de la normatividad aplicable a la entidad, en los términos establecidos en la Ley 87 de 1993. 2. Constituyen prueba para iniciar procesos disciplinarios, fiscales y penales. 3. Velan por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización. 4. A partir de los hallazgos formulados, se pueden identificar riesgos y proponer puntos de control. Evaluación de auditores: El auditor será evaluado por el Profesional Especializado con funciones de control interno, una vez verifique la formulación de las acciones correctivas, preventivas o de mejora. Para ello se podrá valer de la opinión de otros auditores o de los auditados y tendrá en cuenta las siguientes variables: 1. Entrega de informes de auditoría dentro de los plazos establecidos 2. Claridad y objetividad en la formulación de hallazgos identificados en la auditoría 3. Organización de los papeles de trabajo que soportan los hallazgos formulados. MARCO LEGAL: Ver normograma 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE DEPENDEN CIA

1

Planeación de Proyectar y presentar al Control la auditoría Comité de Interno Coordinación de Control Interno, para su aprobación el programa anual de auditorías a desarrollar durante la vigencia  Punto de control

REGISTROS

SIA

CARGO

Profesional Especializa do con funciones de Control Interno

Programa N.A. anual de auditorías (FORMATO ) Acta de comité de Coordinació n del Sistema de Control Interno

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2

Planeación de Informar a los auditores Control la auditoría el tema o proceso a Interno auditar

3

Planeación de Proyectar el plan de la auditoría auditoría de acuerdo con el tema o proceso a auditar, a partir de la normatividad legal vigente y los procedimientos referidos al proceso a auditar.

Control Interno equipo auditor

 Punto de control

4

Planeación de Informar al auditado el Control la auditoría plan de auditoría Interno

5

Desarrollo de Realizar la reunión de la auditoría apertura. Se presentará a los auditados el plan de auditoría, el cual contiene los siguientes criterios: 1) El objetivo y alcance de la auditoría. 2) Cronograma 3) Metodología a emplear de acuerdo con las técnicas de auditoría. (Entrevistas, Inspección física, documental –

Control Interno equipo auditor Auditor líder

Profesional Especializa do con funciones de Control Interno Profesional o Especializa do con funciones de Control Interno Profesional Universitari o de Control Interno o equipo auditor (Auditor líder) Profesional Especializa do con funciones de Control Interno Profesional Universitari o de Control Interno Profesional o Especializa do con – funciones de Control Interno Profesional Universitari o de Control Interno o Equipo auditor

Mensaje N.A. por correo electrónico o memorando Plan de N.A. auditoría (FORMATO )

Mensaje por correo electrónico o memorando

Formato de N.A. asistencia

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6

7

8

Revisión de documentos y registros) Diligenciar el La situación detectada formato se clasificará como relación de conformidad, hallazgos de observación y/o no auditoría conformidad mayor o menor, atendiendo la definición prevista en las condiciones generales de este procedimiento

Realizar reunión cierre

Elaborar informe preliminar auditoría

En este espacio se de presentarán las conclusiones generales de la auditoría. En su lugar el auditor podrá remitir la relación de hallazgos de auditoría al auditado para que éste se pronuncie sobre los hallazgos y emita las observaciones que considere necesarias el Este informe contendrá el objetivo, alcance, de procedimiento y resultado de la auditoría al cual se anexará la relación de hallazgos de auditoría, soportada con los papeles de trabajo.

Control Profesional Interno o Especializa equipo do con auditor funciones (Auditor de Control líder) Interno

Formato N.A. relación de hallazgos de auditoría (FORMATO )

Profesional Universitari o de Control Interno o Equipo auditor Control Profesional N. A. Interno o Especializa equipo do con auditor funciones (Auditor de Control líder) Interno

N.A.

Profesional Universitari o de Control Interno o Equipo auditor Control Profesional Interno o Especializa equipo do con auditor funciones (Auditor de Control líder) Interno Profesional Universitari o de Control Interno o

 Punto de control Equipo auditor

Informe de N.A. auditoría (FORMATO )

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9

Presentación Remitir el informe Control resultado de preliminar de auditoría Interno auditoría a los auditados  Punto de control

1 0

Recibir observaciones de los auditados, las cuales se remitirán a los auditores

1 1

1 2

Los auditados pueden formular las observaciones al informe preliminar por escrito, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha del envío o a través de una mesa de trabajo concertada entre el equipo auditor y los auditados Análisis de Si existen observaciones observaciones al informe preliminar, el auditor verifica contra los documentos soportes. Si hay lugar a ello ajusta el contenido del informe.

Remitir informe definitivo auditoría

el Remitir informe de auditoría definitivo con de destino a la Dirección y con copia a los auditados  Punto de control

1 3

Control Interno

Profesional Especializa do con funciones de CI Profesional Especializa do con funciones de CI

Control Profesional Interno o Especializa equipo do con auditor funciones (Auditor de Control líder) Interno Profesional Universitari o de Control Interno o Equipo auditor Control Profesional Interno Especializa do con funciones de Control Interno

Informe de N.A. auditoría (FORMATO ) Mensaje N.A. por correo electrónico o memorando

N.A.

N.A.

Informe de N.A. auditoría definitivo

Profesional Universitari o de Control Interno Formulación La dependencia o líder Líder de Líder de Plan de N.A. plan de de proceso auditado, proceso proceso mejoramien mejoramiento presenta a Control auditado, auditado to Interno el plan de podrá (FORMATO

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mejoramiento que realizar implementará para acompaña subsanar los hallazgos miento la identificados en la dependen auditoría cia de Control Interno Evaluación de Los auditores serán Control auditores evaluados una vez Interno verifiquen la formulación de los planes de mejoramiento respectivos . Seguimiento al Realizar seguimiento Control plan de periódico los planes de Interno o mejoramiento mejoramiento equipo propuestos, hasta que auditor se subsanen los hallazgos identificados  Punto de control

)

Profesional Especializa do con funciones de CI

Evaluación de auditores (FORMATO )

Profesional Especializa do con funciones de Control Interno

Informe de seguimiento a los planes de mejoramien to

Profesional Universitari o de Control Interno o

Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Johana Londoño- Bibiana Quesada

Revisado por: Bibiana Quesada Mora Ricardo Daza Gamba

Fecha: – Octubre de 2012

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PROCESO: Control y evaluación SUBPROCESO:N/A PROCEDIMIENTO: Atención requerimientos de organismos externos y CÓDIGO: CI-CE-060 presentación de informes periódicos establecidos por ley en materia de control interno. PRODUCTOS: Informe de respuesta requerimiento ente externo, constancia de envío, planes de mejoramiento por procesos, planes de mejoramiento institucional. 1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Garantizar la atención oportuna y precisa a los requerimientos realizados por los entes externos, así como la presentación de los informes periódicos establecidos por ley, en lo que a Control Interno se refiere, propendiendo a consolidar y entregar la información con la calidad y suficiencia requeridas. ALCANCE: Comprende las actividades de recepción y atención a los requerimientos realizados por los órganos externos así como de los informes periódicos establecidos por ley (ver matriz de informes y seguimientos), la solicitud de información a las diferentes dependencias, la consolidación y análisis de la información suministrada, la remisión del informe final y la implementación de acciones de mejoramiento en atención a las observaciones planteadas por los entes externos y/o formuladas por Control interno. DEFINICIONES: Órganos de control: Son instituciones que no pertenecen a ninguna rama de poder público y cuentan con autonomía administrativa y presupuestal para adelantar las funciones de control que la constitución les asigna. SIRECI: Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes, creado mediante resolución orgánica 6289 de 2011 y 6445 de 2012 de la Contraloría General de la República, con el fin de que las entidades públicas puedan presentar su información ante el ente de control. Planes de mejoramiento: Conjunto de elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el sistema de control interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación, evaluación independiente y en las observaciones formales provenientes de los órganos de control. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: CONDICIONES GENERALES:  El Decreto 1537 de 2001 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado”, dispone que uno de los roles que desempeñan las oficinas de Control Interno es la relación con los entes externos.  Las solicitudes de información provenientes de organismos externo que involucren a más de una dependencia deberán ser construidas de forma conjunta, para el efecto Control Interno

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determinará sobre quien recae la responsabilidad de la consolidación de la respuesta.  Control Interno implementó como herramienta de control la matriz de informes y seguimientos, la cual contempla el listado de informes que por ley está obligado a presentar la dependencia y a los informes institucionales a los cuales se les debe hacer seguimiento. Dicha matriz establece principalmente la normatividad que enmarca cada informe, la periodicidad de presentación y el ente solicitante, entre otros campos. Esta herramienta debe ser actualizada constantemente de tal manera que se ajuste a la normatividad legal vigente.  La dependencia que administra la información solicitada es la responsable de resolver los requerimientos efectuados por los entes externos, el papel fundamental de Control Interno es servir de puente entre los entes externos y la entidad misma.  Los informes que entregue la administración deben ser unificados, institucionales e integrales y se presentarán en los formatos establecidos por los entes externos. MARCO LEGAL: Ver normograma

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO N°

ACTIVIDAD

1

Identificación Verificar en la matriz Control de informes a de informes y Interno presentar seguimientos el calendario de los informes próximos a presentar  Punto de control

2

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE DEPENDEN CARGO CIA

Recepción del oficio (físico y/o virtual) remitido por el ente externo con el requerimiento de información, actualización y/o nueva normatividad en materia de presentación de informes. Identificar fechas Control correspondientes Interno Solicitar la para la presentación información del informe  Punto de

Profesional especializado con funciones de control interno Profesional Universitario de control interno

Profesional especializado con funciones de control interno

REGISTROS

SIA

Oficio remisorio y/o disposicio nes de nueva normativid ad legal

Memorand N.A o de solicitud y/o correo electrónico

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control

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Preparación de informe

Determinar las dependencias responsables de la remisión de información Solicitar a las dependencias de manera oficial (escrita o electrónica) la información, estableciendo las fechas límite de envío. Recepcionar y Control verificar que la Interno información entregada por las dependencias cumpla con los requerimientos solicitados, de ser necesario se analizará la veracidad de la información y documentos fuente (soportes).  Punto de control Compilar la información y elaborar el informe requerido, con las recomendaciones pertinentes, para ser presentado a efectos de aprobación y firmas.

Profesional Universitario de control interno

Profesional Informe especializado consolidad con funciones o de control interno Papeles Profesional de trabajo Universitario (Opcional) de control interno

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Enviar la Realizar el envió del Control información informe, según medio Interno requerida de envío estipulado por el ente externo y/o por la normatividad legal vigente (físico, correo electrónico, aplicativo), conservar certificación de envió y/o evidencia de este  Punto de control Recepción de Control Interno recibe informe del el ente externo Informe, socializa y verifica resultados de este con las dependencias implicadas.

Profesional especializado con funciones de control interno

Oficio N.A remisorio del informe (si fuese necesarios )

Profesional Universitario de control Constanci interno a de envío

Control Interno Dependen cias implicadas

Informe ente externo

N.A

Acta de reunión (Opcional)

Si hay lugar a ello controvierte ante el órgano externo los resultados del informe y gestiona con las dependencias implicadas la elaboración y concertación de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: 3.CONTROL DE CAMBIOS Realizado por: Johana Andrea Londoño-

Revisado por: Bibiana Quesada Mora-

Fecha: Octubre de 2012