MANUAL FUNCIONES COORDINADOR DE ARCHIVO

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO

COORDINADOR DE ARCHIVO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE ARCHIVO (2 Personas) PROCESO ALMACENAMIENTO Y GESTION DE DOCUMENTOS

REPORTA A: JEFE DE TALENTO HUMANO CARGOS QUE LE REPORTAN: Practicantes y/o Asistentes del Sena Archivo.

de

OBJETIVO DEL CARGO 1. Custodiar y Garantizar la permanencia y durabilidad de los diferentes Documentos que son archivados, para prestar un servicio oportuno a los diferentes clientes cuando se solicite información, almacenando los documentos de una manera organizada y estandarizada para facilitar la consulta. PERFIL DEL CARGO METODO DE REQUISITO DESCRIPCION VERIFICACION Diploma o EDUCACIÓN Técnico de Archivo Certificaciones. FORMACIÓN Mínimo 3 años en funciones Referencias y EXPERIENCIA relacionadas con el certificación laboral. Archivo CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Entrevista y Pruebas Psicológicas.

FUNCIONES revisar, Almacenar y Disponer las Libranzas revisar, Almacenar y Disponer los Egresos. revisar, Almacenar y Disponer los Recibos de Cajas. revisar, Almacenar y Disponer las Notas Crédito y Débito revisar, Almacenar y Disponer los Listados por

Recepcionar, Recepcionar, Recepcionar, Recepcionar, Recepcionar, Descuento. Recepcionar, revisar, Almacenar y Disponer toda la documentación generada por la actividad de los diferentes procesos, para que esta sea clasificada y organizada de manera central Coordinar con el Proveedor de Empaste de los diferentes documentos, el empaste de los egresos, los recibos de Caja y los Listados por Descuento, efectuar la verificación de estos trabajos. Clasificar y ordenar los documentos a almacenar con el objetivo de facilitar las consultas. Atender las solicitudes y requerimientos de los clientes internos, que solicitan información al Centro de Almacenamiento Documental.

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10.

Verificar el estado de las instalaciones del archivo y en caso de solicitar adecuaciones solicitarlas al Jefe Inmediato. 11. Monitorear diariamente el estado de los documentos (preservación) en los depósitos de archivo, y en caso de detectar anomalías avisar al Jefe inmediato 12. Responder por cualquier actividad relacionada con el manejo y organización de los Depósitos de Archivo. 13. suministrar oportunamente a los diferentes procesos, clientes internos, el material solicitado, papelería y artículos de oficina, o cualquier otro insumo que se necesite para el desarrollo de actividades que se llevan a cabo en los procesos de las entidades. 14. Realizar las cotizaciones de los materiales y equipos o herramientas de oficina para presentar a la Gerencia 15. Efectuar las órdenes de compra de los materiales, equipos y herramientas de oficina que se necesiten. 16. Responde por el Inventario de artículos de oficina. COMPETENCIAS

Definir con la Dra. Maribel. Las competencias para este cargo.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Responde por el manejo general del Archivo. RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO PSICOSOCIALES DE SEGURIDAD ERGONÓMICOS

Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel, Tránsito, Contacto indirecto ( alta y baja tensión), Incendio Posiciones sentadas prolongadas, Movimientos repetitivos.

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__________________ _____________________ Aprobado

Gerencia

Realizado por talento humano

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL REPORTA A: CARGO: AUXILIAR DE COORDINADOR TALNTO HUMANO ARCHIVO AREA

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ARC HIVO OBJETIVO DEL CARGO Resguardar documentos, Libranzas, Expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, archivo y custodia de documentos, a fin de mantener información actualizada y organizada a disposición de las diferentes áreas de la empresa. PERFIL DEL CARGO METODO DE REQUISITO DESCRIPCION VERIFICACION Técnico en Administración Diploma o EDUCACIÓN Documental Certificaciones. ( Archivistica ) Técnicas, procedimientos y sistemas de archivo. Procedimientos de oficina. Sistemas ( Excel y Word) FORMACIÓN Certificaciones. Software interno de la empresa.

EXPERIENCIA

CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD

Relaciones humanas y atención al público. Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo. Empatica, Actitud de Servicio, Amable,

Referencias y certificación laboral. Entrevista y Pruebas Psicológicas.

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Organizado, Recursiva. FUNCION

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Coordinar y controlar la recepción de la documentación Recibir las novedades (Libranzas) para archivar. Clasificar las libranzas en orden alfabético por cliente Identificar las carpetas donde va a ser archivado el documento Archivar los documentos de acuerdo a los parámetros establecidos. Ubicar las carpetas en sus respectivos archivadores Recibir los documentos contables ( egresos y recibos de caja) Revisar los documentos contables que estén en orden consecutivo para enviarlo a empastar. Velar por la conservación, restauración y mantenimiento de la documentación Proporcionar información del material archivado, según las normas establecidas Velar por el cumplimiento de los reglamentos, normas y procedimientos del área Realizar inventarios de archivos, para la evacuación de expedientes de inactivos y documentos que han caducado. Participar en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos. Atender y resolver problemas que se presentan en el archivo. FUNCION Controlar la entrega de documentos solicitados por las diferentes áreas de la empresa. Suministrar documentos a los funcionarios de las diferentes áreas previa autorización del jefe inmediato. Realizar acta de entrega cuando el documento es original Sacar fotocopia del documento cuando se requiera. Sentar la información detallada en el libro de préstamos de documentos originales para consulta.

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• Revisar los controles de préstamos mediante inventarios de documentos, chequeo del libro para verificar la fecha de vencimiento de entrega ( 3 días Hábiles) • Velar por el cumplimiento de los reglamentos, normas y procedimientos del área FUNCION

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Realizar cotizaciones y compras de útiles de oficina Solicitar mensualmente a las diferentes áreas el requerimiento de papelería Enviar a Auditoria los diferentes requerimientos para la previa revisión de la mismo. Consolidar los requerimientos recibidos Enviar por correo electrónico o por fax el consolidado de la papelería a los diferentes proveedores para la cotización respectiva Remitir las cotizaciones a la Dirección administrativa para Visto Bueno de la orden de compra Enviar por correo electrónico o fax la orden de compra autorizada por alguno de los socios, al proveedor seleccionado Recibir la mercancía y verificar junto con auditoria el pedido Remitir la factura autorizada a contabilidad para causación y cancelación Informar al proveedor para entrega del pago. Realizar devoluciones de artículos cuando haya inconformidad de estos. Clasificar la mercancía y ordenarla por áreas en la estantería Entregar de acuerdo a la solicitud de cada área. Realizar inventario mensual de la mercancía en stock Cotizar y comprar previamente autorizadas las medicinas para mantener dotado el botiquín FUNCION

Realizar pedidos de papelería membreteada utilizada por las

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diferentes áreas. Solicita al proveedor talonarios de libranzas, documentos de entrega y de recibo, paz y salvo, hojas membreteadas para certificados, hojas de clientes de las diferentes sociedades. Clasificar de acuerdo a las sociedades, sucursales y tipo de documento. Ingresar al sistema el consecutivo de los talonarios de libranzas para las sucursales. Enviar por correo el pedido a las sucursales de acuerdo al requerimiento por medio de servicios especializados de mensajería

COMPETENCIAS Y HABILIDADES HABILIDAD PARA: Tratar en forma cortés y efectiva con los empleados. Dar instrucciones en forma clara y precisa. Redactar informes sencillos de oficina Seguir instrucciones orales y escritas. DESTREZAS EN: Clasificación y ordenación de material a archivar. Manejo de archivo y kardex. ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: Técnicas actualizadas de archivo. Relaciones humanas y atención al público. Técnicas de supervisión y control. RESPONSABILIDAD MATERIALES: Maneja constantemente Documentos (Libranzas, Comprobantes de egreso, Recibos de caja, Notas contables, Pagos directos, Pagos Net.). Materiales, Equipos y herramientas ( Archivador Rodante, Estantería, Computador, Escritorio, Teléfono, Botiquín, Mueble con Papelería.) de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente documentos medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.

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DINERO: Es responsable indirecto de la custodia de Materiales y Documentos. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad Alto. TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a nivel operativo. SUPERVISIÓN: El cargo recibe supervisión específica de manera directa y periódica de Auditoria. RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con los diferentes funcionarios de las dependencias de la empresa y auxiliares de archivo, a fin de ejecutar y/o controlar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación. RELACIONES EXTERNAS: El cargo mantiene relaciones frecuentes con el personal de las sucursales y los diferentes proveedores a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación. RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO PSICOSOCIAL Alto Ritmo de Trabajo, Conflictos ES interpersonales, Monotonía de la tarea. Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel, DE Tránsito, Contacto indirecto ( alta y baja SEGURIDAD tensión), Incendio BIOLOGICOS Ácaros, Polvo, Humedad. ERGONÓMICO Posiciones prolongadas de pie y sentado, S Movimientos repetitivos. Flexiones de piernas

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y brazos.

__________________ _____________________ Aprobado

Gerencia

Realizado por talento humano

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO: REPORTA A: MENSAJERO DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ÁREA: CARGOS QUE LE REPORTAN: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA NO APLICA OBJETIVO DEL CARGO Gestionar ante las diferentes entidades los requerimientos solicitados por las áreas contribuyendo al normal funcionamiento de la empresa... PERFIL DEL CARGO METODO DE REQUISITO DESCRIPCION VERIFICACION Diploma o Certificaciones EDUCACIÓN Bachiller. FORMACIÓN EXPERIENCIA

Cursando carrera técnica Mínimo 1 año en cargos similares, conocimientos de vías

Certificaciones Referencias y certificación laboral

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CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD

y conduciendo moto. Capacidad para enrutar, Prudencia, Paciencia, Cuidadoso, Leal, Agilidad mental, Diligente.

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Entrevista y Pruebas Psicológicas

PROCESO Y/O PROCEDIMIENTO FUNCIONES 1. Planear diariamente la ruta de las diferentes diligencias teniendo en cuenta las prioritarias con el fin de garantizar la efectividad en estas. 2. Reclamar los pagos en cheques que efectúen los clientes a la empresa con el fin de recaudarlo oportunamente. 3. Consignar en las entidades bancarias los pagos autorizados teniendo en cuenta los requisitos exigidos por el área de cartera. 4. Entregar las diligencias solicitadas y realizadas, mostrando el respectivo soporte para llevar el control sobre estas.. 5. Apoyar en las compras de materiales requeridos para el cumplimiento de actividades de la empresa. 6. Cumplir con las responsabilidades del sistema de gestión de calidad 7. Realizar cualquier función que sea asignada y esté dentro de la jerarquía de sus competencia HABILIDADES TIPO DESCRIPCIÓN NIVEL MV Excelencia 5 EN EL CARGO CORPORATIVAS Compromiso 5 EN EL CARGO ( DE LA EMPRESA) Respeto 5 EN EL CARGO Efectividad 5 EN EL CARGO Rapidez 5 EN EL CARGO Pro actividad 5 EN EL CARGO Organización 5 EN EL CARGO Recursividad 5 EN EL CARGO GENÉRICAS Precisión y exactitud 5 EN EL CARGO ( DEL CARGO) Memoria 5 EN EL CARGO Precavido 5 EN EL CARGO Agilidad 5 EN EL CARGO Solución de 4 EN EL CARGO Problemas: NIVEL EXPERTO: Sobrepasa las expectativas en la aplicación de 5 esta competencia CALIFICADO: La mayoría de las veces aplica esta 4 competencia 80% ACEPTABLE: Aplica esta competencia a niveles 3 aceptables 70%.

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2 1

EN APRENDIZAJE: A veces aplica esta competencia 50%. INADECUADO: No demuestra tener esta competencia. RESPONSABILIDADES Manejo de Dinero ( Cheques o Efectivo) Transacciones Bancarias ÁREAS QUE APOYAN EL DESEMPEÑO DE ESTE CARGO Compras, Contabilidad, Talento Humano, Presupuesto, Facturación AUTORIDAD No Aplica RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO FÍSICOS

Ruido.

QUIMICOS PSICOSOCIALES DE SEGURIDAD ERGONÓMICOS

Alto Ritmo de Trabajo, Conflictos interpersonales, Monotonía de la tarea, Atraco, Secuestro y Asesinato. Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel, tránsito, Contacto indirecto ( alta y baja tensión), Incendio Posiciones sentadas prolongadas, Movimientos repetitivos.

NOTA: Ver información más detallada en el Panorama de Factores de Riesgos de la Empresa.

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IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO: REPORTA A: AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO CARGOS QUE LE ÁREA: REPORTAN: SERVICIOS GENERALES NO APLICA OBJETIVO DEL CARGO Mantener aseadas las instalaciones internas de la empresa y atender al personal interno y visitantes en lo relacionado con cafetería. PERFIL DEL CARGO METODO DE DESCRIPCION REQUISITO VERIFICACION Diploma o Bachiller EDUCACIÓN Certificaciones FORMACIÓN

Atención a clientes, Preparación de bebidas de cafetería

EXPERIENCIA

Mínimo 1 año de experiencia en funciones similares

Referencias y certificación laboral

CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD

Servicial, Atenta, Amable, Cuidadosa, Reciprocidad, Empática.

Entrevista y Pruebas Psicológicas

Certificaciones

PROCESO Y/O PROCEDIMIENTO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

FUNCIONES Mantener aseada el área interna de las instalaciones utilizando los implementos adecuados para preservar la buena imagen de la empresa. Limpiar minuciosamente los equipos y muebles de oficina para la preservación y buena presentación de estos. Atender los requerimientos de cafetería teniendo en cuenta las necesidades del personal el cual le permita brindar un buen servicio. Organizar el área de cafetería, ubicando en el sitio adecuado los insumos a utilizar para tener fácil acceso al momento de necesitarlos. Mantener un stock mínimo de insumos de aseo y cafetería, revisando periódicamente las provisiones para el normal funcionamiento de esta área. Cumplir con las responsabilidades del sistema de Gestión de calidad. Realizar cualquier función que sea asignada y esté dentro de la jerarquía de sus competencias HABILIDADES TIPO DESCRIPCIÓN NIVEL MV

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GENÉRICAS ( DEL CARGO)

Excelencia Compromiso Respeto Efectividad Recursividad Aptitud de Servicio Organización Dinamismo Orden y Limpieza Seguimiento de Instrucciones Rapidez Orientación al Logro Precisión y Exactitud

COORDINADOR DE ARCHIVO 5 5 5 5 4 5 5 5 5 5

EN EN EN EN EN EN EN EN EN EN

EL EL EL EL EL EL EL EL EL EL

CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO CARGO

5 4 4

EN EL CARGO EN EL CARGO EN EL CARGO

NIVEL EXPERTO: Sobrepasa las expectativas en la aplicación de esta competencia CALIFICADO: La mayoría de las veces aplica esta 4 competencia 80% ACEPTABLE: Aplica esta competencia a niveles aceptables 3 70%. 2 EN APRENDIZAJE: A veces aplica esta competencia 50%. 1 INADECUADO: No demuestra tener esta competencia. RESPONSABILIDADES Mantener aseada la infraestructura de la Empresa.. ÁREAS QUE APOYAN EL DESEMPEÑO DE ESTE CARGO Talento Humano, Dirección Administrativa y Financiera AUTORIDAD NO APLICA RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO 5

FÍSICOS

Ruido.

QUIMICOS PSICOSOCIALES DE SEGURIDAD ERGONÓMICOS

Alto Ritmo de Trabajo, Conflictos interpersonales, Monotonía de la tarea, Atraco, Secuestro y Asesinato. Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel, Contacto indirecto ( alta y baja tensión), Incendio Posiciones de pie prolongadas, Movimientos repetitivos.

NOTA: Ver información más detallada en el Panorama de Factores de Riesgos de la Empresa.

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IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL REPORTA A: CARGO: RECEPCIONISTA GERENCIA Y TALENTO HUMANO AREA TALENTO HUMANO OBJETIVO DEL CARGO Asistir a la Gerencia, atendiendo los requerimientos exigidos para el buen desarrollo de la gestión empresarial. PERFIL DEL CARGO REQUISITO

EDUCACIÓN

FORMACIÓN

DESCRIPCION

Estudios de Carreras Técnicas en el área Administrativa Manejo de Público, Conocimientos de Office, Conmutador.

EXPERIENCIA Mínimo un año en

METODO DE VERIFICACION

Diploma o Certificaciones.

Certificaciones.

Referencias y certificación laboral.

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cargos afines

CARACTERÍSTICAS DE PERSONALIDAD

Prudente, Organizada, Responsable, Puntual, Servicial, Manejo de buenas relaciones.

Entrevista y Pruebas Psicológicas.

FUNCION Elaborar correspondencia externa e interna solicitada por la gerencia. Llevar el respectivo consecutivo para cada una de las correspondencias elaboradas. Llevar controles de reuniones y citas asignadas Manejo de caja menor Atención directa del personal que se dirige a la empresa. Recepción telefónica de llamadas. Envío y Recepción de correspondencia a las diferentes sucursales

COMPETENCIAS Y HABILIDADES

Precisión y exactitud en el desarrollo de actividades Habilidad y Destreza en el manejo de equipos y herramientas Agilidad y cumplimiento en la ejecución de actividades RESPONSABILIDAD

Es responsable por la información confidencial de sus Jefes, Programación de cita y reuniones para la Gerencia. Documentos que salen y llegan a la empresa RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO PSICOSOCIALE Alto Ritmo de Trabajo, Conflictos interpersonales, S Monotonía de la tarea. Golpeado por o contra, Caída al mismo nivel, DE SEGURIDAD Tránsito, Contacto indirecto ( alta y baja tensión), Incendio

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ERGONÓMICOS Posiciones prolongadas ( Sentados)