Manual Fidelio 8

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 1

CUPRINS

1. Introducere .............................................................................................................................4 1.1. Bara de instrumente ...................................................................................................5 1.2. Meniul de acces rapid .................................................................................................5 1.3. Ecranul cu scurtături ..................................................................................................6 1.4. Taste rapide ................................................................................................................6 2. Oglinda hotel ..........................................................................................................................7 3. Rezervări ................................................................................................................................9 3.1. Căutarea unei rezervări ..............................................................................................9 3.2. Crearea unei noi rezervări ..........................................................................................12 3.3. Editarea unei rezervări ...............................................................................................15 3.4. Opţiunile unei rezervări ..............................................................................................19 3.4.1. Din ecranul de editare al rezervărilor ...................................................................19 3.4.2. Din ecranul principal al rezervărilor ....................................................................27 3.5. Rezervare de grup ......................................................................................................30 3.6. Proceduri ....................................................................................................................32 3.6.1. Crearea unei rezervări pe profil individual ..........................................................32 3.6.2. Partajarea rezervărilor ..........................................................................................36 3.6.3. Rezervări de grup..................................................................................................39 3.6.4. Rezervari de grup cu camere in partaj...................................................................45 4. Recepţie ..................................................................................................................................50 4.1. Sosiri ..........................................................................................................................50 4.2. Blocare camere ...........................................................................................................51 4.3. Cazare .........................................................................................................................54 4.3.1. Cazare ...................................................................................................................54 4.3.2. Anulare cazare ......................................................................................................55 4.4. Status hotel .................................................................................................................56 5. Casierie ...................................................................................................................................59 5.1. Plata ............................................................................................................................60 5.2. Conturi financiare ......................................................................................................61 5.3. Deschiderea unei note de plata ...................................................................................62 5.3.1. Servicii .................................................................................................................63 5.3.2. Plăti ......................................................................................................................66 5.3.3. Impartire ...............................................................................................................67 5.3.4. Transferuri ............................................................................................................67 5.3.4.1. Procedura de plaţi restante........................................................................68 5.3.5. Rezervări ..............................................................................................................72 5.3.6. Opţiuni plata .........................................................................................................73 5.3.6.1. Retipărire factura ......................................................................................74 5.3.6.2. Fisa cont informativa ...............................................................................74 5.3.6.3. Procedura Stornare Factura ......................................................................74 5.3.6.4. Împrumut ..................................................................................................75 5.3.6.5. Profil .........................................................................................................75 5.3.6.6. Relaţii de plata .........................................................................................76 5.3.6.6.1. Exerciţiul 1 – Relaţii pe aceeaşi camera.......................................77 5.3.6.6.2. Exerciţiul 2 – Relaţii pe camere diferite.......................................80 5.3.6.7. Reinstalare ................................................................................................84 5.3.6.8. Istoric&Viitor ...........................................................................................84 Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 2

5.3.7. Opţiuni eliberare ..................................................................................................85 5.3.8. Eliberare ...............................................................................................................85 5.3.9. Jurnal servicii .......................................................................................................86 5.3.10. Funcţii Casier ........................................................................................................86 5.3.11. Închidere casier .....................................................................................................87 5.3.12. „Passer by” ............................................................................................................88 6. Relaţii clienţi ...........................................................................................................................88 6.1. Profile .........................................................................................................................89 6.1.1. Profile client .........................................................................................................90 6.1.2. Afişare profil .........................................................................................................91 6.1.3. Creare profil ..........................................................................................................91 6.1.3.1. Profil individual ...........................................................................................92 6.1.3.2. Profil de companie/agenţie sau sursa ...........................................................97 6.1.4. Modificare profile ...............................................................................................103 6.2. Calendar ....................................................................................................................103 6.3. Rapoarte si diagrame ................................................................................................104 7. Administrare camere .............................................................................................................105 7.1. Serviciu de etaj ..........................................................................................................106 7.2. Dezafectata ................................................................................................................109 7.3. Istoric camere ............................................................................................................109 7.4. Statut hotel ................................................................................................................109 8. Diverse ..................................................................................................................................111 9. Setări .....................................................................................................................................112 10. Ferestre ..................................................................................................................................112 11. Anexe.....................................................................................................................................112

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 3

1. INTRODUCERE Pentru a începe o noua sesiune de lucru: 1. Dublu clic pe iconiţa de Fidelio Versiunea 8 de pe desktop

2. Va apărea ecranul de autentificare:

-

Se introduce numele de utilizator in câmpul Utilizator Si Tab pentru a introduce parola in câmpul Parola Se apăsa pe butonul Acces

In acest moment se va deschide ecranul principal al programului:

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 4

Acest ecran este impartit in trei câmpuri importante: 1.1 BARA DE INSTRUMENTE

De aici se pot accesa toate funcţiile programului. Pentru a accesa funcţia dorita, apăsaţi pe categoria din care face parte, apoi selectaţi-o din sub meniul afişat. De exemplu pentru o rezervare noua apăsaţi pe “Rezervare” apoi pe “Rezervare noua”

1.2 MENIUL DE ACCES RAPID De aici se pot accesa majoritatea funcţiilor uzuale ca : rezervări unde se pot căuta, vizualiza si crea rezervări, profile, se3 pot administra camerele, se poate intra in modulul casierie unde se pot face plaţi, se pot vedea rapoarte si diagrame ale hotelului, se poate vedea activitatea recepţionerului (utilizatorului). Bara de acces rapid este impartita pe secţiuni, fiecare buton conţine mai multe module.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 5

Acest meniu se afla in partea dreapta a ecranului. Pentru a-l accesa se foloseşte Butonul “Scurtătura” din ecranul principal. Pentru a selecta o categorie apăsaţi pe iconiţa corespunzătoare. De exemplu, pentru a face o rezervare apăsaţi pe iconiţa “Rezervare” si ecranul de rezervări se deschide. 1.3 ECRANUL SCURTATURI Este ecranul principal al opţiunii selectate, aşa cum este in imaginea de mai sus, după ce s-a selectat butonul “Rezervare” fie din bara de meniul, fie din meniul din dreapta vor apărea informaţii despre rezervările existente si opţiuni legate de rezervări cum ar fi: căutarea, editarea sau crearea. 1.4 TASTE RAPIDE De aici se pot apela direct diverse funcţii uzuale fără sa mai deschidem meniurile specifice. Funcţia “Maximum Disponibil” ne afişează disponibilul de vânzare pentru intervalul de timp selectat. Restul funcţiilor se regăsesc in celelalte meniuri. Aceasta funcţie sa găseşte numai in acest meniu.

Se poate naviga prin meniu folosind tastele de accelerare, care ne permit un acces mult mai rapid in anumite câmpuri prin apăsarea tastei CTRL+ litera subliniata din meniu. Tasta Rapida F3 F4 CTRL+A CTRL+B CTRL+D CTRL+E CTRL+G CTRL+H

Descriere Jurnalul de conferinţe Calendar Sosiri Plaţi Disponibilul Postări Grupuri Statut hotel Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 6

CTRL+I CTRL+L CTRL+M CTRL+N CTRL+P CTRL+Q CTRL+R CTRL+S CTRL+T CTRL+U SHIFT+ALT+R

In hotel Tarife Mesaje Rezervare noua Profile Rezervare Rapida Interogare tarife Căutare camera Carte de telefoane Actualizare rezervare Calculator valuta

Pentru a deschide meniul de taste rapide se accesează opţiunea “Taste Rapide” din bara meniu.

2. OGLINDA HOTELULUI Ecranul implicit la pornire va fi “Oglinda Hotelului”. Daca nu apare implicit la logarea in aplicaţie se foloseşte combinaţia de taste CTRL + L. Închiderea ferestrelor se face cu F10.

Din acest ecran se vizualizează toate rezervările aşteptate, cazate, eliberate din hotel, se vizualizează starea camerelor (murdara, curata, dezafectata), din acest ecran se pot face rezervări pe camere, se pot caza si elibera, muta si partaja rezervările. In partea stânga sunt afişate informaţii referitoare la camerele din hotel: Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 7

  

număr camera tip camera statut camera (verde=curata, galbena=murdara, roşie = murdara ocupata, negru=dezafectata). Pentru schimbarea statutului se face clic cu butonul din dreapta de la Mouse pe căsuţa colorata si apare meniul:

In partea de jos a ferestrei sunt câmpuri de căutare selectiva si opţiuni de afişare.

O scurta explicaţie a câmpurilor este prezentata in cele ce urmează: De la – Pana la: de aici se aleg data de la care si pana la care sa afişeze pe ecran camerele din hotel. Camera – se poate alege afişare numai a unei anumite camere din hotel, un număr de camere sau toate camerele. Tip camera – afişează numai un tip de camera, mai multe tipuri sau toate. Caracteristici Cam – afişează numai camerele care conţin acele caracteristici. Nume – căutarea unui turist din hotel folosind numele lui. Butoane – se schimba forma sub care sunt afişate camerele ocupate din hotel. Detalii – daca se bifează aceasta opţiune, in partea dreapta a ecranului apar informaţii despre rezervarea din camera selectata. Legenda – daca se bifează aceasta opţiune in partea dreapta a ecranului este afişata legenda ecranului. Aici se poate vizualiza descrierea imaginilor asociate rezervărilor (cazata, eliberata, mutate, partajata) Afişare normala – este afişarea care tine seama de opţiunea “de la – pana la” Afişare saptamanala – se afişează camerele numai pe o saptamana. Câteva camere – sunt afişate un număr mai mic de camere. Multe camere – sunt afişate mai multe camere. Mărire/Micşorare – se schimba dimensiunile coloanelor si linilor de pe ecran. Coloana gri închis reprezintă data economica in care se lucrează. Camerele ocupate sunt afişate sub forma unor benzi colorate pe care sunt trecute numele si prenumele turistului cazat si după caz o bifa verde (daca este cazat) sau o bifa roşie (daca este eliberata). O rezervare necazata nu are trecuta nici o bifa. Pentru a face o rezervare noua sau o cazare noua puneţi Mouse-ul pe data sosirii apoi trageţi pana pe data plecării. Se va deschide automat un meniu din care selectam “Rezervare noua”, “Cazare” sau “DZ – DE” (schimbare status camera in Dezafectata sau cu Defecţiuni – vezi cap. Administrare camere). Daca se alege rezervare noua se deschide meniul de editare al rezervării (vezi capitolul Rezervări) Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 8

Daca alegem cazare (numai pentru rezervări existente) se face cazarea. Acest lucru este semnalat printr-o bifa de culoare verde pusa pe camera respectiva. Daca bifa este de culoare roşie înseamnă ca acea camera a fost eliberata. Pentru camerele cazate meniul mai conţine :  editare – se pot modifica datele profilului (vezi cap. Rezervări)  anulare cazare – se poate anula cazarea numai daca nu au fost postate servicii sau plaţi.  eliberare – se deschide meniul de note de plata pentru a face eliberarea (vezi cap. Casierie)  mutare in alta camera – se poate muta in alta camera. Atenţie pe ce coloana va aflaţi (data) pentru ca mutarea se va face începând cu data respectiva.

3. REZERVARI Funcţia “Rezervări” poate fi accesata fie din bara de instrumente de la iconiţa “Rezervări”, fie din meniul de acces rapid din stânga ecranului, iconiţa cheie “Rezervări”(vezi cap. Introducere) După ce se selectează aceasta opţiune va apărea ecranul principal al rezervărilor de unde se vizualizează, se editează si se creează rezervări. Căutare rezervare Ecranul principal al rezervărilor este impartit in patru secţiuni distincte: Câmpul de căutare – consta in mai multe criterii de baza in căutarea rezervării, ca Nume, Prenume, Număr de confirmare, Tipul rezervării, Nr. camerei, Compania, Agenţia, Grupul, Caracteristici si un câmp avansat de căutare. Rezultatele cautarii – sunt returnate in tabel, incluzând numai numărul de camere, sosirea, plecarea, tipul, starea rezervării, numărul camerei, tipul de camera, agentul, compania sau sursa de informaţie, numărul grupul si codul blocului. Reprezentarea arborescenta – Acest ecran apare numai când este selectata o rezervare si prezintă o lista cu toate detaliile unei rezervări ca tipul de camera, codul de piaţa, sursa, plaţi fixe, pachete ataşate, profil – adresa, contact, legături, istorie si rezervări viitoare. Pagina HTML – o pagina editabila unde se găsesc detaliile generale ale unei rezervări. 3.1 CĂUTAREA UNEI REZERVĂRI Căutarea de baza In mare parte căutarea este intuitiva, se pot introduce date in mai multe câmpuri ca: nume, prenume, numărul confirmării pentru a restrânge căutarea. Daca nu este completat nici un câmp atunci vor fi afişate toate rezervările in ordine alfabetica. Tabelul 1 explica câmpurile din căutarea de baza. Tabel 1: Ecranul de căutare al rezervării Câmp

Informaţie

Nume Prenume Confirmare Nr.

Numele profilului asociat (turistului) Prenume profilului asociat (turistului) Căutarea după numărul confirmării. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 9

Tip rez. Camera Nr. Căutare Avn. Caracteristic i Companie Agenţia Grup

Căutare după un anumit tip de rezervare, ca rezervări definitive, preliminare, sau se poate alege dintr-o lista de rezervări pre-definite. Căutarea unei rezervări asociate unei anumite camere. Se pot alege dintr-o lista derulanta câmpurile de căutare disponibile. De exemplu se alege “Sosire” “Egala cu” si apoi se selectează o data in calendar. Se va returna o lista de sosiri in ziua respectiva. Căutare după caracteristicile specifice rezervării. Se selectează din lista atributele definite. Caracteristicile unei rezervări sunt tratamente speciale pe care le clientul le doreşte sa fie plasate in camera lui. De exemplu ‘şampanie’, ‘ziare’ sau ‘flori’. Compania de care aparţine turistul, daca este cazul. Se poate alege dintr-o lista daca se vrea căutarea după profilele de companii existente sau crearea unui nou profil. Agenţia de turism. Se poate alege dintr-o lista daca se vrea căutarea după profilele de agenţii existente. Căutarea după un anumit grup, lista derulanta permite alegerea după tipurile de grup existente.

Căutarea avansata a unei rezervări Exista mai multe câmpuri de căutare in “Căutare avn.”. Căutarea avansata este formata din 3 câmpuri de selecţie: • • •

Primul da posibilitate de alegere dintr-o lista derulanta. Al doilea limitează câmpul de căutare la un al doilea nivel sau da posibilitatea alegerii condiţiilor. Al treilea necesita o valoare care corespunde condiţiei. Simboluri

Căutarea se poate utiliza si folosind simbolul (%). Acestea sunt de ajutor in câmpul de nume. De exemplu , M%ller va returna Miller, Muller, %Bank va returna Investment Bank, American Bank. Începerea cautarii Pentru activarea cautarii, trebuie apăsat butonul “Căutare” plasat in dreapta sus. Datorita timpilor de căutare in baze de date mari, s-au implementat doua opţiuni de căutare. Prima este atunci când se apăsa butonul “Căutare”, căutarea returnează rezervările care corespund câmpului de interogare, iar a doua apăsând butonul “Căutare Generala” care va returna toate rezervările existente. Formularul de interogare poate fi şters apăsând butonul “Curata”. Secţiunea de afişare a rezervărilor Secţiunea de afişare a rezervărilor este reprezentata de un tabel in care sunt returnate rezultatele cautarii. Aceasta prezintă in partea de sus mai multe ferestre (taburi). Fiecare tab permite selectarea rezervărilor după starea lor. Aceasta secţiune este arătata in imaginea de mai jos.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 10

Tabelul 2 explica aceste ecrane. Tabelul 2: Tab Sosire

In hotel

Plecare Tot

Conturi financiare

Ferestrele de selecţie a rezervărilor. Opţiune Fereastra de sosiri afişează toate sosirile aşteptate intr-o anumita data. Implicit este data curenta si sosirile aşteptate. Se poate schimba afişarea, selectând o anumita data si de asemenea rezervările pentru acea data. Butoanele din partea dreapta permit editarea, cazarea sau revocarea rezervării sau accesarea opţiunilor ei (copiere, plata, partaj, istoric, etc.). Acest ecran va arata toate rezervările care vor fi in casa la o anumita data. Aici rezervările pot fi aşteptate, cazate sau neonorate. Se pot modifica cu butonul “Editare” sau se pot accesa opţiunile rezervării cu butonul “Opţiuni”. Depinzând de starea rezervării, se poate caza sau anula. Toate rezervările având data de plecare la data selectata. Starea lor poate fi expirata (neonorate). Butoanele disponibile “Editare” si “Opţiuni”. Se pot vedea toate rezervările inclusiv istoric oaspeţi care au stat la înainte la proprietate. Se pot vedea rezervările revocate. Se pot vedea rezervările neonorate dar care nu au fost anulate, etc. Căutarea poate fi activata apăsând Căutare Gen. Aceasta fereastra va returna toate rezervările care corespund criteriului de căutare. Daca rezervările au starea Neonorat sau Anulate va fi disponibil inca un buton Reiniţiază. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 Aceasta fereastra va arata toate conturile financiare. 11 Butoane ca “Editare” permit editarea contului financiar sau ca “Opţiuni” – selectarea postărilor serviciilor. Butonul Nou creează un nou cont financiar.

Scurtarea cautarii Se poate căuta si in tabelul rezultatelor afişate cu ajutorul butonului “Căuta in Tabel” 3.2 CREAREA UNEI NOI REZERVĂRI Înainte de a face o noua rezervare trebuie verificat tariful pe camera si disponibilitatea camerelor. Acest lucru se poate face apăsând tasta rapida CTRL + R pentru disponibilitate tarif pe camera sau CTRL + D pentru tipul de camere sau se verifica “Oglinda Hotel”. După ce s-a verificat se poate face o noua rezervare apăsând tasta “Nou” din ecranul de căutare al rezervării sau folosind tasta rapida CTRL + N. Fiecare rezervare trebuie sa aibă un profil ataşat, de aceea selectând o noua rezervare Suite8 va arata ecranul de căutare al profilului, de acolo se poate căuta profilul după criteriile enunţate mai sus sau se poate crea unul nou din ecranul de rezultate. Nota: Întotdeauna o rezervare va fi asociata unui profil dar nu mereu unei camere. Obs.: La crearea unei noi rezervări se introduce mereu in ecranul de căutare al profilului numele turistului, pentru a nu crea profile identice in cazul in care turistul a mai fost cazat înainte in hotel !! Profilele nu se pot şterge!!. Din ecranul principal al cautarii profilului se poate căuta, crea sau edita un profil existent.

Tabel 3: Opţiunile de Profil Nou Câmp Informaţie Individual Persoana fizica Angajat Petrom Profil particular de angajat al unei firme prestatoare de servicii sau proprietara a hotelului. Firma Profil de companie Sursa Sursa rezervării de exemplu Biroul Central de Rezervări Agenţie de turism Profil de agenţie de turism Uz intern Profil particular de angajat al hotelului. Nota: Tipurile profilelor disponibile sunt dependente de configuraţia hotelului. Se poate introduce numai numele, restul de informaţii se pot introduce mai târziu. In tabelul de mai jos se explica pe rând câmpurile tuturor opţiunilor care pot fi completate, cu menţiunea câmpurile îngroşate sunt obligatorii. Ecranul de introducere al unui profil individual este prezentat in imaginea de mai jos:

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 12

Tabelul 4: Câmp Nume

Prenume Limba Adresa Prima Tara Cod P. Oraş Judeţ Strada Contact Tip Valoare

Fereastra de profil: Individual Explicaţie Introducerea numelui turistului (daca sunt stabilite reguli de scriere se vor respecta, de exemplu capitalizarea – scrierea cu litere mari de tipar). Aşa cum este introdus numele in Ecranul de profil aşa va apărea pe scrisori si facturi. Căutările nu sunt afectate de capitalizarea literelor. Prenumele turistului. Se poate alege dintr-o lista derulanta, este limba care i se adresează si in care primeşte corespondenta. Este folosita de asemenea la telefoanele de trezire si mesageria vocala. Adresa turistului. Se pot asocia un număr nelimitat de adrese. Butoanele asociate adresei sunt “Salvare”, “Nou”, “Editare” si “Ştergere” Bifarea acestui buton daca adresa este primara. Implicit prima adresa introdusa este primara. Selectarea codului tarii dintr-o lista derulanta. Codul poştal. Câmpul unde se introduce oraşul. Introducerea judeţului. Se alege dintr-o lista derulanta. Strada si numărul profilului (turistului) Un număr nelimitat de contacte pot fi asociate unui profil Opţiunile sunt: “Nou”, “Editare”, “Şterge con.” Se selectează tipul de contact dintr-o lista derulanta Introducerea valorii tipului de contact, de exemplu numărul de Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 13

Prima

Contact primar Activ

Data de naştere Locul Naşterii Naţionalitatea Preferinţe

Caracteristici camera Status credit

Info card turist Tip Număr Card de credit Tipul cardului Nr. Card Expira Nume titular

telefon, adresa de posta electronica, pagina de internet Nota: Daca exista o conexiune la internet, posta electronica poate fi transmisa direct din V8 (cu MS Outlook). Se selectează acest buton daca se vrea ca metoda de contact sa fie primara. Metoda de contact primara poate fi definita pentru fiecare tip de comunicaţie, de exemplu telefon primar, fax, email primar, etc. Este afişat numai daca individul este legat de o companie. Defineşte individul ca principala persoana de contact a companiei. Implicit butonul este bifat, profilul este activ. Daca se de-bifează profilul este inactiv (opus ştergerii), se introduce un motiv pentru a seta profilul ca inactiv. Profilul va exista, dar fi marcat cu roşu, ca inactiv. Data de naştere a oaspetelui. Locul de naştere al turistului Se selectează dintr-o lista derulanta Selectare camerelor sau categoriilor preferate de oaspete dintr-o lista derulanta. Pot fi de asemenea excluse camere sau categorii. Selectările vor fi luate in considerare atunci când se face căutarea in ecranul de căutare al camerei pe rezervare. Se alege caracteristica dintr-o lista derulanta, de exemplu camere pentru fumători/nefumători, etajul preferat, langa lift, etc. Lista se poate configura după preferinţe. Când se blochează camera sau se cazează, Fidelio V8 căuta camerele cu aceste caracteristici. C – bani lichizi - Oaspetele poate fi acceptat numai cu bani lichizi. Un mesaj de avertizare va fi afişat când se va face rezervarea pentru acest oaspete. Se poate introduce un motiv pentru starea de plata. R - Restricţionat Oaspetele este pus intr-o lista restricţionata Aceasta indica ca hotelul nu doreşte sa primească acest oaspete. Se va afişa un mesaj de avertizare când se selectează un profil restricţionat pentru camere noi sau rezervare de conferinţa. Se poate introduce un motiv pentru restricţionare. A – Cont contabil - Oaspetelui i s-a aprobat facturarea prin cont contabil. Se poate da si un motiv pentru contul contabil. Apăsaţi Nou pentru a introduce un nou card turist, Editează pentru a edita un card existent sau ştergere card pentru a-l şterge. Tipul cardului turist, se selectează dintr-o lista derulanta. Numărul cardului. Apăsaţi Nou pentru a introduce un nou card de credit, Editează pentru a edita un card existent sau ştergere card pentru a-l şterge. Se selectează tipul cardului dintr-o lista derulanta Numărul cardului Numărul cardului de credit. Data de expirare a cardului. Numele de pe cardul de credit.

Se mai pot adăuga Informaţii Suplimentare (Tabel 5), Note sau Legături Profile

Tabelul 5: Ecranul de Informaţii suplimentare Câmp Descriere Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 14

Cod VIP

Coduri tarif Salvare profil Documente Personale Tipul de document Nume turist Nume in Doc. Număr Tara Naţionalitatea Valid de la - Valid Pana la Emis de Locul Emiterii

VIP indica tratarea speciala a unui oaspete. Diferite nivele de VIP se pot asocia cu culori, in fereastra cu camere oaspeţii care beneficiază de tratament special apar in culori diferite. Daca este selectata culoarea unei rezervări aceasta va avea o prioritate mai mare in fereastra de camere, si astfel oaspetele va fi afişat in culoarea respectiva chiar daca are o alta culoare asociata tratamentului VIP. Daca oaspetele are tarif special, trebuie introdus aici. Tariful este sugerat de fiecare data când se face o noua rezervare si se verifica tarifele. Se bifează pentru înregistrarea profilului. Opţiunile care apar sunt “Nou”, “Editare” si “Şterge”. Se selectează dintr-o lista derulanta. Numele oaspetelui Numele turistului cum trebuie sa apară in document Numărul documentului, e.g. ID # sau Paşaport # Se selectează dintr-o lista derulanta. Se selectează dintr-o lista derulanta. Datele de validitate ale documentului Tara/Autoritate Locul unde a fost emis documentul

3.3 EDITAREA UNEI REZERVĂRI După ce a fost creat profilul va apărea ecranul de editare al rezervării pentru a introduce detaliile. De asemenea câmpurile îngroşate sunt obligatorii. Fereastra de editare a unei rezervări este impartita in 2 secţiuni: 1. Partea de sus arata toata informaţia unui profil. Daca se apăsa butonul Selectare din partea dreapta a profilului se va deschide fereastra principala de căutare a profilului. Se poate edita profilul, se pot adăuga sau schimba informaţii, se pot verifica preferinţele. Daca se bifează butonul HTML, se pot vedea detaliile in format de pagina web. 2. Partea de jos permite sa se adauge detaliile rezervării cum are fi zilele sejurului, ora de sosire si ora de plecare, tipul camerei, numărul de persoane din camera. Ecranul principal de editare al unei rezervări este prezentat in imaginea de mai jos :

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 15

Acest ecran cuprinde in partea de sus mai multe taburi. Aceste taburi (ferestre) sunt prezentate in tabelul 6. Tabel 6: Editarea unei rezervări Tab Informaţie Rezervare Informaţii despre profil si detaliile rezervării Profile Profilele ataşate Grila Detaliile rezervării in forma de tabel Caracteristici Unde se pot posta servicii speciale Credit Cards Unde se pot introduce informaţii legate de cartile de credit ale oaspetelui Note Aici se pot introduce note pentru rezervare, profil sau alte profile asociate Tabelul cu detaliile rezervării Tabelul 7: Câmpurile din editarea rezervării Câmp Informaţie Sosire Data implicita de sosire este data curenta. Data poate fi selectata din calendar. Acesta este un câmp obligatoriu Nopţi Numărul de nopţi pentru cazare, se poate introduce data de plecare in câmpul din dreapta, V8 calculând nopţile. Pentru camerele de zi se poate introduce 0 ca nopţi Plecare Data de plecare a turistului. Daca s-a introdus numărul de nopţi, se va afişa automat. Este un câmp obligatoriu Ora Doua câmpuri unde se introduce ora sosirii, respectiv plecării turistului Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 16

Numărul de camere

Adulţi Copii Tipul de camera Tip tarif Camera

Valoare

Preţ manual

Tipul de rezervare Segmentul de piaţa Caracteristici camera Culoare Observaţii Discount

Discount % Motivul

Numărul de camere pe rezervare. Daca este nevoie de mai multe camere de acelaşi tip, se poate pune pe aceasta rezervare si apoi se poate imparti rezervarea înainte de cazare. Daca oaspetele vrea sa rezerve doua camere duble si una single trebuie ca se rezerve cele 2 camere duble pe aceasta rezervare si apoi sa se mai adauge o noua rezervare din opţiuni cu tipul de camera single. Numărul de adulţi pe camera. Numărul de copii pe camera Se alege tipul de camera sau se selectează dintr-o lista derulanta. Acest câmp este obligatoriu. Introducerea unui tarif, sau selectarea lui dintr-o lista de tarife disponibile pentru fiecare tip de camera. Se poate scrie numărul camerei, daca oaspetele doreşte o anumita camera si se ştie ca acea camera este disponibila. Pentru a verifica disponibilitatea se apăsa pe butonul de langa numărul camerei si se deschide ecranul de căutare al camerelor. Daca se alege o camera care nu corespunde criteriilor de alegere, Suite8 va întreba daca se doreşte schimbarea tipului de camera cu cel corespunzător numărului de camera ales. Valoarea este introdus automat daca a fost ales un tarif din lista de tarife disponibile. Daca nu s-a introdus un tarif, Suite8 permite adăugarea preţului manual. Nota: daca s-a introdus un tarif din lista, acesta se poate rescrie manual si acesta va apărea pe factura Daca a fost introdus un preţ in tarifare fara sa se scrie un cod de tarifare sau prin suprascrierea preţului calculat din codul de tarifare, trebuie sa se bifeze aceasta opţiune pentru a indica ca tariful este introdus manual. Daca un cod tarifar a fost introdus si apoi schimbat manual fara ca “Preţ manual” sa fie selectat, atunci preţul calculat din codul tarifar va fi afişat si nu preţul manual introdus. Aici se poate introduce daca rezervarea este garantata sau negarantata. Cele garantate vor fi deduse din ecranul de disponibilitati, in timp ce cele negarantate nu vor fi scoase. Se poate introduce segmentul de piaţa sau se poate alege dintr-o lista derulanta Se aleg dintr-o lista derulanta. Daca asupra profilului s-au aplicat caracteristici ale camerei, acestea vor fi copiate in ecranul de editare al rezervării. Ce culoare a rezervării sa fie afişata in fereastra cu camere CTRL + L. Aceasta poate folosi la grupuri sau la oaspeţi speciali. Câmp de text care poate apare in ecranul de facturare in pagina HTML. Acest câmp permite sa se introducă o suma de reducere. Suma introdusa se va deduce din preţul camerei, tariful si preţul nou calculat for fi afişate in coltul din stânga jos al ecranului. Daca se introduce o valoare cu semnul minus, aceasta va fi adăugata tarifului. In acest câmp se poate introduce o valoare procentuala a reducerii. Daca se completează ambele câmpuri, se va aplica reducerea ambelor. Motivul pentru reducere. Se poate selecta dintr-o lista derulanta. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 17

Selectarea unui tarif din lista de tarife Pentru a selecta un tarif rezervării Se apăsa butonul

de langa câmpul de tarif. Va apărea următorul ecran:

Acest ecran este divizat in 4 secţiuni: 1. Partea de sus arata tipul de camere disponibile, numărul de camere disponibile pe tipul de camera, tarifele si codul tarifelor. Un indicator arata cărui profil aparţine tariful. 2. Partea de jos a ecranului arata următoarea informaţie: • Secţiunea cu Informaţii Generale arata o descriere o tarifului, a tipului de camera si preţul cu TVA si fara al camerei pe întreg sejurul si pe noapte. • Informaţii Restricţie Tarif afişează diverse restricţionări ca aproape de sosire sau durata minima de sejur. Aceste restricţionări pot fi setate manual sau printr-o interfaţa automata. 3. Filtru Rezervare poate fi folosit pentru filtrarea codurilor de tarif. Filtrul poate fi schimbat selectând unul din butoanele radio disponibile 4. In partea de jos a ecranului este afişata data rezervării pentru o noapte implicit. Daca rezervarea este pentru mai multe nopţi apare butonul Următorul cu ajutorul căruia se poate naviga pe zile. Plata rezervării – vezi capitolul Casierie

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 18

3.4 OPŢIUNI UNEI REZERVARI 3.4.1 Din ecranul principal de editare al rezervării. Acest buton se afla in partea dreapta de jos a ecranului

Nota: Aceste opţiuni depind de starea rezervării, unele fiind indisponibile. De exemplu daca se selectează o rezervare cu statusul “cazat” opţiunea Depozite solicitate va fi indisponibila. Aceasta opţiune este disponibila numai la rezervările Aşteptate Copiere Aici se creează o copie a rezervării deschise, dar cu alt nume. Suite 8 va afişa o copie a rezervării si se poate selecta un alt profil. Toate detaliile rezervării exceptând profilul oaspetelui si notele rezervării si cartile de credit ale turistului si rezervării vor fi copiate noii rezervări. Autorizaţie suplimentara Aceasta opţiune este valabila numai când este conectata o interfaţa de citire a cardurilor. Cu un cititor de carduri, numit si interfaţa EFT, este posibil sa se facă reguli de aprobare a plaţii. Calculul poate fi de exemplu durata de şedere multiplicata cu tariful pe camera. Depinzând de cheltuielile pe care oaspetele le poate face in timpul şederii la hotel, poate fi necesara obţinerea unei aprobări de plata de la compania emitenta a cardului de credit. Se selectează aceasta opţiune daca se doreşte aceasta autorizaţie. Următoarele opţiuni : Plata Relaţii de plata Sunt discutate in capitolul Casierie Scrisoare de confirmare Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 19

Aceasta opţiune va deschide un ecran ca cel prezentat mai jos. Acest ecran este impartit in trei secţiuni.

 Prima secţiune este alegerea dintr-o lista a şabloanelor pre-definite de scrisori.  A doua secţiune oferă informaţii despre profilele asociate. Ecranul cu detalii arata toate adresele profilului, adresa primara, si ce contact este selectat. Daca exista mai multe profile ataşate, se poate selecta profilul căruia i se adresează scrisoarea.  A treia secţiune da informaţii despre istoricul scrisorilor trimise acestei rezervări. Pentru a trimite o scrisoare de confirmare se selectează un model, limba si informaţiile despre profil care trebuiesc folosite in scrisoare. Pentru a edita scrisoarea se foloseşte “Editare”. Scrisoarea este generata si afişata pe ecran. Servicii cu valoare fixa Se selectează aceasta opţiune daca se doreşte adăugarea unui serviciu cu valoare fixa in rezervare. Aceste servicii sunt folosite pentru a posta cheltuielile zilnice pe camera, taxa pachetelor, de exemplu un animal de casa, parcarea sau un pat in plus. Suite 8 postează aceste cheltuieli fixe automat in timpul închiderii de zi sau când se alege opţiunea de plata a cheltuielilor zilnice in modulul casierie. Pentru a adăuga servicii cu valoare fixa, se selectează din meniu, va apărea ecranul cu servicii fixe. Adăugarea unui serviciu fix Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 20

    

Se foloseşte butonul “Adăuga” Se selectează codul departamentului dorit. Se introduce cantitatea Se introduce suma Si “OK” pentru a salva.

Adăugarea serviciilor fixe pe zile Ataşarea serviciilor fixe pe zile poate deveni necesara daca anumite cheltuieli se aplica numai pentru câteva zile ale şederii oaspetelui. De exemplu, daca oaspetele a închiriat o maşina pentru câteva zile si ar vrea sa închirieze un loc de parcare pentru aceste zile. Pentru a adăuga serviciile fixe pentru anumite zile. Se selectează zilele din partea inferioara a ecranului Toate zilele – pentru a adăuga serviciile cu valoare fixa pe toata perioada şederii turistului Zilele după – pentru a adăuga serviciile cu valoare fixa numai după o zi specifica sau după o data specifica a rezervaţiei lăsând-o legata de ea pana la sfârşitul şederii. O zi – daca se selectează aceasta, serviciul este legat de rezervare pentru o singura zi care poate fi specificata in calendar. După ce s-au specificat zilele se foloseşte butonul Adăuga si se urmează paşii descrişi mai sus la adăugarea serviciului fix.

Istoric & Viitor

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 21

Selectarea opţiunii Istoric & Viitor pentru a se vedea rezervările trecute si viitoare ale turistului. Ecranul care va apare este prezentat mai jos:

Opţiunile afişate depind de starea rezervărilor trecute si viitoare. Se pot afişa următoarele opţiuni: Istoricul arata toate rezervările trecute pentru oaspete daca a mai stat la proprietate. Se arata si rezervările cu starea Neonorat In hotel arata toate rezervările turistului pe ziua curenta sau rezervările cazate. Viitor arata viitoarele rezervări. Remarca: Coloana de venit nu este calculata pe rezervările viitoare Anulari va arata toate rezervările anulate ale turistului Butoanele de “Extindere” si “Restrângere” pot fi folosite pentru a schimba modul de afişare. Plan masa Se selectează aceasta opţiune pentru a introduce numărul de mese de mic dejun, prânz sau cina pe zilele rezervării. Fisa de înregistrare Se foloseşte pentru printarea unei fise de înregistrare pentru turist. Se pot selecta după modele pre-definite dintr-o lista derulanta. Aceasta funcţie este folositoare atunci când rezervarea si cazarea se petrec in acelaşi timp, atunci când oaspetele apare la hotel fara rezervare.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 22

Partajare rezervări Partajarea rezervărilor este folosita pentru cazul in care 2 turişti cazaţi in acelaşi hotel dar având rezervări pe camere diferite doresc sa se cazeze in aceeaşi camera sau daca se vrea impartirea plaţii serviciilor pe turiştii cazaţi intr-o camera. De exemplu, daca pe o rezervare sunt cazaţi doi turişti intr-o camera, iar aceştia doresc ca factura sa iasă pentru fiecare in parte, atunci se foloseşte partajul, se introduc cele 2 profile in partaj, se face distribuirea preţului tarifelor per oaspete si se emite factura separat. Partajarea cu o rezervare noua Se selectează aceasta opţiune daca se vrea partajarea rezervării existente cu o noua rezervare. Va apărea ecranul de profile, de unde se poate alege, crea sau modifica un profil. Suite8 va arata un mesaj de confirmare întrebând daca rezervarea partajata va deveni rezervarea pe numele căreia va apărea nota de plata.

Daca se selectează “Yes” rezervarea originala va fi “Maşter” iar cea de a doua “Slave”. Daca se selectează “No” sistemul va considera cele doua rezervări partajate independente. Rezervările „maşter” si „slave” vor fi identificate ca o singura rezervare dar cu doua nume diferite. In funcţie de drepturile utilizatorului se pot schimba dependinţele. Selectând butonul “Partaj” aflat in coltul din stânga jos al ecranului de editare al rezervări va apărea următorul ecran:

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 23

Fidelio va arata toate rezervările partajate corespunzătoare. Numele rezervării in modul de editare este afişat in culoarea roşie. In partea de jos a ecranului sunt filtrele de afişare si legenda Daca este selectat butonul radio “Partaje”, in partea din dreapta vor apărea următoarele butoane: Tabelul 8: Butoanele de partajare Buton Sarcini Editare Rez. Selectarea rezervării(lor) care se vor editate fie cu săgeţile sus/jos fie plasând cursorul deasupra uneia. Acest buton va deschide ecranul de editare al rezervării. Fara partaj Se foloseşte daca se vrea ruperea partajării Partaj Daca se vrea combinarea partajărilor. De exemplu daca 2 rezervări sunt partajate pentru 2 nopţi dar nu si pentru a treia noapte se poate folosi butonul Partaj pentru a combina partajul pentru cea de a treia noapte. Sus, Jos Pentru a schimba ordinea rezervaţiilor partajate Închide Întoarcere la ecranul de editare al rezervării Pentru a schimba sau a vedea preţul pentru toate rezervările partajate se bifează butonul “Preţ”. Acesta va arata preţul pentru fiecare rezervare. Nota: Pentru a defini partajările se foloseşte opţiunea “Afişare Partaje” de la butonul “Opţiuni” din ecranul principal al rezervărilor.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 24

Ecranul care se va deschide este cel arătat precedent. Tabelul 9: Ecranul de partajare când este selectat preţul Buton Sarcini Editare rez. Vezi tabelul 8. Fara partaj Vezi tabelul 8. Partaj Vezi tabelul 8. Preţ Introducerea unui preţ manual sau selectarea lui prin poziţionarea cursorului pe numele si data dorita. Pentru o selectare multipla se tine apăsata tasta CTRL sau se selectează cu Mouse-ul. Aplicare preţ Aplicarea preţului rezervărilor selectate. Preţ zero Selectarea numelor si datelor pentru care sa nu se aplice cheltuieli. De exemplu daca o rezervare va fi facturata cu întregul tarif pe camera iar la rezervarea partajata nu se aplica plata tarifului de camera. Preţ calculat Se selectează numele si se foloseşte acest buton pentru a vedea preţul exact calculat. Acest preţ cuprinde tarifele in timpul şederii. De exemplu doua rezervări sunt partajate pe 2 nopţi. Primul partaj are un pachet ce calculează micul dejun pe persoana iar partajarea este pentru prima noapte. Atunci preţul calculat pentru aceasta rezervare in cea de a doua noapte va adăuga mic dejunul numai pentru o persoana. Preţ distribuit Se foloseşte acest buton pentru a distribui preţul intre toate rezervările partajate selectate. De exemplu daca preţul intrat este de 200.00 RON, se selectează toate zilele si numele si apoi se Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 25

Sus Jos Închide

apăsa “Preţ distribuit”. Daca existau 2 profile, preţul fiecărei rezervări este 100.00 RON. Vezi tabel 8. Vezi tabel 8. Vezi tabel 8.

Ecranul cu Preţ calculat are aceleaşi butoane si aceleaşi funcţionalitate ca in Tabelul 8. Partajarea cu o rezervare existenta Când se selectează aceasta partajare Suite 8 va afişa ecranul cu rezervări de unde se poate selecta una existenta. După ce selectează rezervarea care se vrea partajata, vor urma aceleaşi opţiuni ca Partajarea cu o noua rezervare. Sarcini Sarcinile sunt mesaje adresate departamentelor din hotel. Sunt folosite pentru a reaminti acelor departamente sau personalului masuri de luat sau informaţii legate de rezervare. O sarcina poate fi pusa de exemplu departamentului Serviciu etaj pentru a pune un pat in plus in camera oaspetelui in timpul şederii lui. Sarcinile necesita o instrucţiune (text) si instrucţiune data. Tabelul 10 : Butoanele de sarcini Buton Descriere Nou O nou sarcina Editare Editarea unei sarcini existente. Resolve Rezolvarea unei sarcini sau nerezolvarea ei Şterge Ştergerea unei sarcini. Închide Întoarcerea la ecranul principal. Istoric utilizator Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 26

Afişarea istoricului schimbărilor făcute rezervării. Ecranul este impartit in 2 secţiuni. Partea de sus arata numele turistului si data de sosire si de plecare. Partea de jos da informaţii detaliate cu privire la schimbări Tabelul 11: Numele coloanelor in Istoric utilizator Câmp Informaţii Data Data si ora la care a fost făcuta modificarea. Este data staţiei unde s-a făcut modificarea. Text O scurta descriere a schimbărilor Utilizator Numele utilizatorului care face modificarea Staţie Numele calculatorului pe care s-au făcut modificările. Partajarea principala Se poate schimba starea unei rezervări partajate. Partaj independent Daca o rezervare este Principala sau Secundara se poate schimba starea ei intr-o rezervare independenta 3.4.2 Opţiunile rezervării din ecranul principal Meniul de rezervări din ecranul este uşor diferit de cel din ecranul de editare

Copiere Are acelaşi rol cu cel din ecranul de configurare, diferenţa consta in lipsa ecranului de selectare a unui profil nou. Aceasta opţiune este folositoare daca turistul cere o rezervare identica pentru alta perioada sau daca are nevoie de 2 camere dar nu ştie numele celei de a doua. Celelalte opţiuni din meniu au fost explicate in fereastra de editare a unei rezervări. Opţiunile in plus: Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 27

Reinstalare Aceasta opţiune va fi activa numai in cazul rezervărilor anulate sau neonorate

Impartire Aceasta opţiune este valabila numai daca se selectează o rezervare cu mai multe camere. Înainte de cazarea oaspetelui, rezervările cu mai multe camere trebuie impartite la singura camera per rezervare pentru a desemna numărul camerei. Exista 2 opţiuni:  Impartire una  Impartire toate Se selectează “Impartire una” daca se vrea impartirea numai a unei camere. Aceasta va crea o copie a rezervării selectate. Se poate selecta un alt profil daca se ştie numele turistului sau lăsa numele original daca nu se ştie. Se selectează “Impartire toate” daca se vrea impartirea tuturor camerelor din rezervarea originala. De exemplu daca rezervarea originala are 5 camere single pe numele Popescu, se vor găsi 5 rezervări identice pe acest nume. Anulare cazare Aceasta opţiune este valabila numai in cazul rezervărilor cazate in ziua respectiva si daca nu au fost adăugate servicii in contul turistului. Când se anulează cazarea, Suite8 va da utilizatorului situaţia camerei. Daca oaspetele a mai fost in camera poate deveni necesar schimbarea stării camerei. Anulare Eliberare Aceasta opţiune este activa numai la rezervările eliberate in ziua respectiva. Permite utilizatorului sa re-cazeze oaspetele. Explicarea opţiunilor ce apar in ecranul cu comenzi rapide din partea dreapta

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 28

Mutare camera Se selectează acest ecran daca se vrea sa se vadă camerele programate pentru a fi mutate. Mutarea de camera poate fi programata din meniul de editare al unei rezervări selectând un număr de camera diferit. Daca oaspetele are statusul cazat Suite 8 va întreba daca se va muta si oaspetele in acelaşi timp. Se selectează “Da” daca oaspetele se muta direct in camera respectiva sau “Nu” daca se doreşte rezervarea camerei pentru oaspete care vine mai târziu in timpul zilei.

Acest ecran este impartit in doua secţiuni Cea de sus arata informaţii despre rezervările care au fost programate pentru mutarea de camera. Secţiunea de jos a ecranului arata informaţii despre rezervarea prezenta in camera programata spre mutare. •

Conturi financiare Conturile financiare nu influenţează disponibilitatea hotelului si pot fi folosite pentru a posta servicii conturilor care nu sunt de oaspeţi. De exemplu conturi permanente ca conturile de persoana, conturile POS sau alte conturi interne folosite la postarea corecţiilor sau altor servicii pentru cei ce vin si cer servicii fara a se caza, pentru plaţi restante sau pentru cei care au eliberat camera dar au postata o interfaţa automata de plata. Conturile financiare sunt folosite pentru rezervarea de conferinţe si plaţi ale facturii telefonice de la conferinţa, pentru vânzarea de produse sau servicii la recepţie. Fereastra principala a conturilor financiare are aceeaşi structura ca cea a rezervărilor. Câmpul de interogare, rezultatele cautarii si pagina HTML. Câmpurile sunt intuitive. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 29

Tabelul 12: Ecranul de căutare al conturilor financiare Câmp Informaţie Nume, Prenume Numele si prenumele profilului ataşat contului financiar Data de Început Data de la care contul este cazat Data de sfârşit Data de la care contul este eliberat. Nr. Cont Numărul de cont Descriere Descrierea contului financiar arata contul grupului si/sau numărul contului. Compania Introducerea numelui companiei ataşat contului. Se poate introduce manual sau se poate selecta dintr-o lista de profile existente. Agenţie Numele agenţiei ataşat contului financiar. Se poate introduce manual sau se poate selecta dintr-o lista de profile existente. Sursa Numele sursei ataşat contului financiar. Se poate introduce manual sau se poate selecta dintr-o lista de profile existente. Cont financiar nou Pentru a introduce un cont financiar nou se foloseşte butonul “Nou”. Este afişat următorul ecran:

Toate câmpurile trebuiesc completate. Aceasta opţiune este disponibila si din modulul de casierie la Plata unde este si prezentata. 3.5 Rezervare de grup Pentru a accesa aceasta opţiune se selectează butonul “Rezervări Grup”. Se va deschide ecranul principal de căutare al rezervărilor de grup. Acest modul este folosit pentru a introduce si administra rezervări similare, ca un grup de turişti care vine pentru acelaşi lucru in acelaşi timp si sta aceeaşi perioada de timp. Căutarea rezervării de grup Ecranul principal este divizat in 4 secţiuni exact ca cel de căutare al rezervării simple.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 30

Rezervare noua de grup Pentru adăugarea unei noi rezervări de grup se apăsa butonul “Nou” Ecranul pentru grup nou consta in trei secţiuni, fiecare fiind reprezentata de o fereastra. Tabel 13: Ecranul de rezervare grup Secţiune Informaţie Căutare Unde se introduce date ca Nume Grup, Contact, etc. si se pasa butonul “Căutare” Rezultate Unde se afişează rezultatele cautarii. Pagina HTML Secţiune unde se găsesc detaliile despre rezervare

La crearea unui nou grup va apărea unu ecran ale cărui câmpuri sunt explicate in Tabelul 12 Tabelul 14: Opţiunile de editare a unui grup nou Câmp Informaţie Şablon Numele modelului de grup. Se apăsa Nume Contact Limba Tara Data de început

pentru a selecta un şablon sau a crea unul nou. Numele grupului este completat automat cu numele modelului. Numele persoanei de contact. Selectarea limbii dintr-o lista derulanta Tara persoanei de contact Se poate introduce manual sau din calendar. Implicit este data curenta. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 31

Nopţi Data de sfârşit Activ Lista camere Comentariu

Numărul de nopţi pentru sejur, sau se poate selecta data de plecare, iar Suite8 va calcula numărul de nopţi. Data de plecare a grupului. Se poate introduce manual sau din calendar. Este selectat implicit. Daca se de-bifează acest grup va fi inactiv. Se poate seta un grup ca inactiv numai daca toate rezervările au fost anulate. De unde se pot alege camerele rezervate grupului Se pot adăuga comentarii adiţionale.

Şablonul de grup este profilul grupului. Fiecare grup trebuie sa aibă un şablon ataşat, dar un şablon poate fi folosit de mai multe ori. In câmpul de şablon se selectează , va fi afişat ecranul de căutare al profilului. Adăugarea, editarea si ştergerea au aceleaşi funcţii in ecranul de profile. 3.6 PROCEDURI 3.6.1 Crearea unei rezervări pe un profil individual Crearea unei noi rezervări se poate face fie din “Oglinda Hotel” fie din ecranul principal al rezervărilor. Atunci când se vrea creata o noua rezervare din “Oglinda Hotel” se procedează in felul următor Se selectează camera pe care se vrea rezervarea, se tine apăsat butonul din stânga al Mouseului si se trage pe cate zile se doreşte sejurul. In momentul in care se termina cu selectarea zilelor va apărea un ecran cu opţiuni din care se alege “Rezervare Noua”

Daca se creează din ecranul principal al rezervării, paşii care trebuiesc urmaţi sunt puţin diferiţi. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 32

Se introduc in secţiunea de căutare datele numelui rezervării (se pot introduce numai primele litere din nume), pentru a se asigura ca acea rezervare sa mai existe, se apăsa butonul “Căutare”. Daca nu s-a găsit nici o rezervare cu acel nume se creează una noua apăsând butonul “Nou”.

Nota: După folosirea fie a butonului “Rezervare noua” din “Oglinda Hotel” fie a butonului “Nou” din ecranul principal al rezervării ecranul care va apare este cel al cautarii profilului.

Ecranul de căutare al profilului este structurat la fel cu cel al rezervării. Are trei secţiuni distincte, cea de sus având câmpurile de interogare, cea din mijloc afişând rezultatele cautarii iar cea de jos, pagina HTML afişând detaliile profilului selectat. Paşii care trebuiesc urmaţi sunt aceeaşi cu cei de creare a unei rezervări noi (căutare, daca exista se selectează din tabelul de rezultate daca nu exista se creează unul nou cu ajutorul butonului “Nou”). !!Atenţie: Totdeauna se căuta profilul si apoi se creează unul nou daca nu este găsit. Acest lucru permite sa nu se creeze profile identice. Profilele din Fidelio nu se mai pot şterge!!.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 33

După apăsarea butonului “Nou” (3 in imaginea de mai sus) va apărea următorul ecran.

De aici se selectează tipul de profil dorit, in acest caz individual, se apăsa butonul “OK” pentru confirmare. Nota: Crearea celorlalte profile decurge la fel numai ca trebuiesc completate alte câmpuri. Ecranul ce se va deschide este cel al profilului individual, unde trebuie completate câmpurile cu informaţii despre turist. Câmpurile au fost explicate in secţiunea “Profil nou”. Aici se pot introduce date cu privire la adresa oaspetelui, date de contact, ca telefon, e-mail., fax, informaţii despre numărul buletinului sau a paşaportului, etc.

După ce au fost completate toate câmpurile necesare se apăsa butonul “OK” pentru confirmare. Următorul ecran care va apare va fi cel de editare al rezervării. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 34

Aici se pot introduce detalii despre rezervare ca durata sejurului, ora de venire sau plecare, numărul camerelor rezervate, numărul de persoane dintr-o camera, tipul camerei, tariful, tipul rezervării si segmentul de piaţa. Daca profilul aparţine de o companie sau de o agenţie de turism se poate asocia acesteia. Din acest ecran se mai pot defini relaţiile de plata si se poate face plata. Observaţii: Câmpurile îngroşate sunt obligatorii Nota: Daca se intra in acest ecran plecând din “Oglinda Hotel” câmpurile Nr. .camerelor si Camera vor fi completate înainte. După ce s-au completat toate câmpurile se apăsa butonul “OK”. In momentul acesta rezervarea va apărea in ecranul principal al rezervărilor si in ecranul “Oglinda Hotel” unde va fi reprezentata ca o bara colorata ce acoperă zilele sejurului. De aici se poate face cazarea (momentul in care turistul isi ia in primire camera) sau anularea rezervării (numai in cazul in care nu s-au postat servicii). Cazarea unei rezervări se face fie apăsând butonul din dreapta al Mouse-ului pe ea din “Oglinda Hotel”, fie din ecranul rezervărilor folosind butonul “Cazare” din partea dreapta a tabelului cu rezultate. In acelaşi mod se poate face si eliberarea numai in cazul in care s-a efectuat plata. Daca plata serviciilor se va face in avans, se foloseşte butonul “Editează” pentru a intra din nou in ecranul de editare al rezervării, de unde se va folosi butonul “Plata”. Plata si relaţiile de plata sunt tratate ulterior.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 35

3.6.2

Partajarea a doua rezervări.

Rezervările se pot partaja tot din doua locaţii: “Oglinda Hotel” sau din ecranul principal “Rezervări”. Partajul este folosit pentru a scoate cheltuielile separate pe fiecare oaspete din camera. Ecranul principal al rezervărilor:

Apar 2 situaţii: a. Când se face partajarea cu o rezervare noua b. Când se face partajarea cu o rezervare existenta. Pentru primul caz se face prima rezervare după care din ecranul de rezervări se alege Opţiuni>Partaj cu o noua rezervare. Paşii care trebuiesc urmaţi sunt aceiaşi cu cei de creare al rezervărilor discutaţi mai sus, cu precizarea ca rezervările nou create vor fi partajate si vor imparti aceeaşi camera(e). Cealaltă modalitate de partajare a rezervărilor este cea din “Oglinda Hotel”. Se creează cele doua rezervări si apoi se trage una peste alta daca sunt in camere diferite. Aici poate fi cazul in care 2 turişti având rezervări pe camere diferite, se hotărăsc la recepţie sa stea împreuna. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 36

Al doilea caz in care cele 2 rezervări exista, din ecranul rezervări se alege acelaşi buton si se selectează “Partaj cu rez. existenta”. Se căuta rezervarea si se selectează. In ecranul de detalii al rezervări va apărea scris cu roşu “Partaj”. Din “Oglinda Hotel” se selectează rezervarea cu butonul din stânga al Mouse-ului si trăgând-o peste cealaltă rezervare. Vor apărea 2 mesaje de confirmare. Unul dintre ele va întreba daca rezervarea partajata va fi si rezervarea principala, adică pe numele căreia va apărea factura.

Pot apărea cazuri când partajul celor 2 rezervări sa fie pe zile diferite. Atunci se stabilesc relaţiile de partaj numai in zilele in care rezervările sunt partajate. Inca un pas important care trebuie urmat este cel al partajării serviciilor. Pentru a face acest lucru se foloseşte opţiunea “Afişare partaje” din meniul Opţiuni din ecranul principal cu rezervări. Nota: Nu se foloseşte butonul “Partaje” din ecranul de editare al rezervării.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 37

Din ecranul care va apărea se va folosi din secţiunea “Afişare” butonul “Preţ”. Se vor selecta zilele in care sunt partajate rezervările si apoi se va selecta butonul “Preţ distribuit” pentru a imparti plata la fiecare oaspete din camera. De exemplu, daca preţul pe camera este 160 RON si partajarea este pe 2 nopţi, cealaltă rezervare având o noapte in plus, daca se selectează cele doua nopţi de partaj si se foloseşte butonul “Preţ distribuit” preţul se va modifica in 80 RON pentru fiecare profil cazat in camera.

După ce s-a stabilit preţul, se închide fereastra si se verifica plata. Ar trebui ca fiecare din oaspeţi sa aibă jumate din tarif afişat in ecranul de plaţi. Afişarea plaţii si a facturilor este discutata in capitolul Casierie. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 38

3.6.3

Crearea unei rezervări de grup

Pentru a crea o rezervare de grup se foloseşte iconiţa „Rezervare Grup” din bara de „Scurtături” din partea stânga a ecranului.

Va apărea ecranul de rezervare pentru grupuri, unde se pot căuta rezervările de grup existente sau şabloanele de grup.

Câmpurile de căutare sunt explicite. Procedura de lucru: a. b.

Se căuta grupul respectiv, după nume sau persoana de contact, daca nu se găseşte Se creează unul nou cu butonul „Nou” aflat in partea dreapta a ecranului. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 39

După ce am folosit acest buton Fidelio va arata ecranul de creare al grupului „New group” ca cel arătat mai jos:

Primul lucru care îl facem, este şablonul de grup, acest lucru se realizează apăsând butonul din partea dreapta al câmpului „Şablon”. Ecranul de editare al şablonului este prezentat mai jos:

Aici se căuta Şablonul, iar daca nu exista se creează unul nou, folosind butonul „Nou”. Ecranul de creare al unui şablon „Group template” nou :

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 40

Unde: 1 – Numele şablonului 2 – Persoana de contact a grupului - Folosind butonul Fidelio ne va arata ecranul de „Căutare Profil”, unde se poate selecta un profil existent sau se poate crea unul nou. 3 – Limba – limba de origine a grupului 4 – Tara – tara de origine a grupului 5 – State – Statul, judeţul tarii grupului. Aceste câmpuri sunt obligatorii, după ce au fost completate se apasă butonul „Salvare” c. După ce s-a creat şablonul grupului, se selectează din ecranul de rezervări a grupului folosind butonul „Editare”, Fidelio afişând ecranul de editare a grupului „Edit group”

Acesta este ecranul in care se pot face rezervările grupului, se poate seta data de început si de sfârşit a rezervării pentru grupul respectiv, număr de nopţi de sejur, se pot aloca camerele. Pentru a face o rezervare pentru grupul respectiv se urmează următorii paşi: Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 41

d.

Se foloseşte butonul „Nou” din partea dreapta mijloc a ecranului, va aprea ecranul de editare al rezervării. Acest ecran este aproape identic cu cel de editare al unei rezervări pe profil individual. De aici se poate alege perioada sejurului, numărul camerelor, numărul de adulţi pe camera, tipul de camera, tariful, tipul rezervării, segmentul de piaţa si aici câmpurile îngroşate fiind obligatorii. Ecranul acesta este reprezentat mai jos:

După ce toate câmpurile obligatorii au fost completate se apasă butonul „OK”, aceasta fereastra închizându-se si revenind in ecranul de editare al grupului. Rezervarea nou creata o sa apară in partea de mijloc a ecranului.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 42

e.

In momentul acesta avem rezervarea de grup creata. Pentru a imparti pe camere persoanele grupului trebuie selectata si folosit butonul „Împart” din dreapta ecranului. In momentul acesta Fidelio ne va întreba in cate rezervări sa impartim rezervarea grupului. In cazul de fata in care avem 5 camere alocate grupului vom imparti in 5 rezervări.

După ce confirmam, Fidelio va crea 5 rezervări cu nume generice, pe care le putem edita fie in acest moment, fie când se cazează grupul. In genere, acum putem numai aloca camerele, ca la cazarea grupului când avem toate datele despre profilele individuale sa putem sa completam informaţiile. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 43

De aici putem anula o rezervare sau putem edita rezervarea respectiva. In momentul in care se apasă „Salvare” si daca s-au ales camerele pentru fiecare rezervare in parte, vom vedea in „Oglinda Hotel” rezervările de grup nou-create.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 44

3.6.4

Procedura cazare grup cu camere in partaj

I. 1. Se face rezervarea de grup: | Meniul principal | Rezervare Grup |

2. Se creează Şablonul grupului: | Şabloane | | Nou |

3. Se introduc datele grupului: | Grupuri | | Nou | , se alege şablonul grupului creat la pct. 2 | Şablon|

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 45

si se completează automat toate datele de identificare ale grupului.

4. Se ataşează numărul de camere rezervate de grup: | NOU |

5. Se completează datele rezervării. Atenţie la numărul de persoane din camere “Adulţi”. Se trece numărul de persoane care vor sta intr-o camera si nu numărul total de turişti din grup.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 46

Pentru mai multe tipuri de camere se fac mai multe rezervări, respectând procedura de la pct. 4, 5.

6. In ziua sosirii grupului se selectează tipul de camere rezervate si se apasă pe | IMPART|

In fereastra din partea de jos vor apărea rezervările detaliate. Alegem rezervarea dorita apoi apăsam |EDITARE PROFIL| si introducem datele turistului. După aceea selectam |OPTIUNI| |CAZARE| si selectam camera dorita. Se repeta procedura de la pct. 6 pana sunt cazaţi toţi turiştii.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 47

ATENTIE!!! Pentru rezervările neonorate se selectează rezervarea si se alege opţiunea |ANULARE REZ|. Daca nu se face acest lucru, un veţi putea face închiderea de zi. 7. Se face legătura cu o camera teoretica – camera plătitoare -

Se alege |CONT FINANCIAR| |LEG. NOUA| |CF NOU| apoi se continua cu procedura standard de creare a unei camere teoretice noi.

După ce a fost făcuta camera teoretica se salvează grupul |SALVARE|

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 48

8. Se face relaţia de plata dintre camerele grupului si camera plătitoare. Se selectează o camera apoi se selectează |OPTIUNI| |RELATII DE PLATA| si se urmează procedura de creare a unei relaţii de plata. După ce se face relaţia de plata ne întreabă daca dorim sa aplicam relaţia pentru toate camerele. II.

Pentru introducerea celui de-al doilea turist se procedează astfel.

1. Se introduce o rezervare noua (pentru al doilea turist) conform procedurii de la pct. 5,6,8. 2. Se deschide fereastra de rezervări (Ctrl + A) apoi se selectează turistul deja cazat si se alege | OTIUNI| |PARTAJ CU O REZ. EXISTENTA|, se selectează rezervarea de la grup. Se completează restul datelor cerute apoi se alege opţiunea |PARTAJ|

Se selectează toate zilele pentru ambele camere, se alege opţiunea |PRET|, se introduce preţul dorit pentru fiecare turist si se apasă pe |APLICARE PRET|. In acest moment tariful camerelor se modifica la valoarea introdusa.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 49

3. Cazarea camerei se face de la grup |OPTIUNI| |CAZARE|

4. RECEPTIE Pentru a deschide Bara De Instrumente din meniul Recepţie, clic pe butonul Recepţie O alta metoda de accesare a modulului Recepţie este folosirea opţiunii “Recepţie” direct din bara de meniu a ecranului principal.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 50

4.1. Sosiri Fidelio 8 va permite sa vizualizaţi sosirile, oaspeţii cazaţi incluzând pe cei fara rezervare si rezervările anulate. Pentru a deschide ecranul de sosiri: Se foloseşte iconiţa “Sosiri” din meniul “Acces rapid” pentru a deschide ecranul principal de rezervări. Criteriile de căutare sunt identice cu cele de la rezervări si sunt descrise in capitolul Rezervări. Tab-ul “Sosiri” arata toate sosirile din data specificata. Data implicita data reala din sistem. Cu ajutorul butoanelor din partea dreapta se pot efectua următoarele operaţiuni:

Tabelul 15: Ecranul rezervări  Opţiunile din pagina de “Sosiri” Buton Opţiune Nou Deschide ecranul de căutare / introducere profile Editare Editează o rezervare sau vizualizează detaliile rezervării. Cazare Cazează un oaspete. Anulare Rez Anulează o rezervare. Opţiuni De aici se pot adăuga rezervări, introduce instrucţiuni referitoare la plata, mesaje si comentarii.

4.2. Blocare Camere Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 51

Selectează “blocare camera” pentru a rezerva numerele de camera rapid înainte ca oaspetele sa se cazeze. Se poate folosi aceasta funcţionalitate de asemenea pentru orice data in viitor. Este posibil sa se rezerve numere doar pentru un grup specific de oaspeţi. Exemplu este cazul când se rezerva un număr de camere pentru un grup care va veni pe viitor, iar pentru asta trebuie sa se ştie disponibilul hotelului in acea zi pentru a mai face cazarea.

Ecranul este impartit in trei secţiuni: • •

Partea din stânga conţine criteriile de căutare privind rezervările; Partea din mijloc este folosita pentru căutarea camerelor in funcţie de anumite criterii; • Partea de sus este listat Statusul hotelului. Implicit starea camerelor este setata “curata”. Partea de jos a ecranului afişează rezultatele căutării: • In partea stânga sunt listate rezervările ce îndeplinesc criteriile de căutare •

(butonul actualizează lista de rezervări). In partea dreapta sunt listate camerele disponibile care îndeplinesc condiţiile stabilite (Butonul

actualizează lista camerelor).

Tabelul 16: Câmpurile de interogare ale camerelor blocate Câmp Informaţie Data de început Se introduce data de început pentru care dorim blocarea camerelor. Pana la data Data de sfârşit pana la care se păstrează camera blocata. Nume Grup Numele grupului daca se doreşte blocarea camerelor pentru grup. Nume Turist Numele oaspetelui daca se doreşte blocarea unei camere pentru un turist. Numai rezervările neblocate Se bifează aceasta opţiune pentru a vizualiza doar rezervările ce nu au rezervate camere. Tip camera Se selectează tipul de camera Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 52

Caracteristici camera

Se selectează preferinţele camerei din cele definite in sistem. Etaj Se introduce numărul de etaj. Plecări camere Se bifează daca se doreşte sa apară in lista si camerele care urmează sa se elibereze azi. Ignora Caract. Cam. Profil Se bifează daca se doreşte sa se ignore preferinţele pentru o camera din profilul oaspetelui. Ignor caract. Cam. Rezervare Se bifează daca se doreşte sa se ignore preferinţele pentru o camera din rezervarea turistului. Incl. out of service Se bifează daca se doreşte ca in lista sa apară si camerele scoase din folosinţa. Afişează doar cam. preferate / Se bifează doar daca se doreşte ca in lista sa tipurile de cam. pt. tipul de apară si camerele/tipurile de camera din profil camera rezervat care se potrivesc cu cele din rezervare. Afişează doar camerele Se bifează doar daca se doreşte listarea preferate/tipuri de camere camerelor/tipurilor de camere din profilul rezervării selectate Pe linia de jos a ecranului mai găsim câteva butoane, NOTE, EDITARE PROFIL, EDITARE REZERVARE, CAZARE, ASIGNEAZA CAM. AUTOMAT explicate in tabelul de mai jos. Tabelul 17: Butoanele care apar in partea de jos a ecranului „Blocare Camere” NOTE Pentru a vizualiza notele ataşate la un profil. EDITARE PROFIL Editează profilul si vizualizează detaliile profilului. EDITARE REZERVARE Editează rezervarea si vizualizează detaliile rezervării. CAZARE Cazează rezervarea curenta. ASIGNEAZA CAM. AUTOMAT Rezerva automat un număr de camera la rezervarea curenta. Cum se blochează automat o camera: Apăsând pe butonul BLOCHEAZA CAM. AUTOMAT apare următorul dialog:

Iar următoarele criterii din ecran se pot folosi la blocarea automata a camerelor. Tabel 18 Etaj

Daca se doreşte asignarea camerelor pe un anumit etaj. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 53

Începând cu camera

Se introduce numărul de la care se începe asignarea camerelor. Camere libere noaptea trecuta Se selectează pentru a fi sigur ca se blochează numai camerele libere. Camere eliberate azi Se selectează dace se doreşte sa se blocheze si camere care se vor elibera azi. Camerele curate doar Doar camerele cu statutul de camere curate Include si camerele scoase din Se selectează camerele care sunt scoase din folosinţa folosire.

4.3. CAZARE 4.3.1. Cazare Pentru a efectua o cazare din rezervare: Se selectează rezervarea respectiva si se apăsa butonul “Cazează” din partea dreapta a ecranului. Daca nu a fost atribuit un număr de camera in rezervare va apărea ecranul “Dialog de căutare camere”:

Implicit datele din rezervare sunt introduse in ecranul de căutare. Sunt setate ca atare numai camerele care au statutul de “camere curate”. Se poate restrânge aria de căutare prin introducerea numărului de camera sau selectând anumite caracteristici ale camerei din lista disponibila. Daca oaspetele are preferinţe pentru un anumit etaj, acesta poate fi selectat din lista cu etajele disponibile. Daca nu a fost găsita nici o camera care sa îndeplinească criteriile de căutare se pot include camerele care urmează sa se elibereze si camerele scoase din uz. Pentru a extinde căutarea pot fi incluse si camerele cu statut de “camere murdare”. Odată ce unei rezervări a fost asignat un număr de camera, oaspetele este cazat in sistem. Daca o nota a fost introdusa, ea va fi afişata in momentul cazării. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 54

4.3.2. Anularea cazării Daca se doreşte anularea cazării (numai pentru camere fără postări), din meniul “OPTIUNI” se selectează “ANULEAZA CAZARE” si se deschide următorul dialog pentru a-i rezerva un nou statut camerei respective.

După selectarea statutului unei camere, se confirma anularea cazării:

Anularea cazării este permisa numai in ziua sosirii si daca nu s-a postat nimic pe acea camera

Pentru a caza o persoana fără rezervare: Daca un oaspete intra in hotelul nostru fără rezervare, poţi apăsa butonul “FARA REZERVARE”. Acesta va deschide ecranul de căutat profile. Odată ce a fost selectat un profil sau creat, se va lansa ecranul de editat rezervarea pentru a ne permite introducerea detaliilor. Rezervarea unui număr de camera si cazarea oaspetelui. Toate rezervările marcate prin FARA REZERVARE se vor număra ca FARA REZERVARE in ecranul Starea Hotelului

Oaspeţi din Hotel (In-house Guests) Selectează Oaspeţii din hotel pentru a vizualiza si a modifica informaţia din rezervare ori profilele oaspeţilor din hotel. Criteriile de selecţie si opţiunile sunt identice cu navigatorul de Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 55

rezervări, cu excepţia DEPOSIT REQUESTED si LISTA DE ASTEPTARE. Aceste doua opţiuni nu sunt disponibile in Oaspeţii din hotel.

4.4. STATUS HOTEL Pentru a vizualiza statutul hotelului: Din bara de instrumente pentru Taste rapide  Statut Hotel sau (CTRL+H)

Se va deschide următoarea fereastra:

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 56

Pentru a reactualiza statutul hotelului se foloseşte butonul Actualizează Tabel 19: Ecranul de Status Hotel Număr total de camere Număr total de cam. pt. vânzare Sosiri aşteptate Cam. PAX Sosiri actuale Sosiri cam. asignate

Cam. PAX Cam. PAX

Plecări aşteptate

Cam. PAX

Plecările actuale

Cam. PAX

Camere de zi

Cam. PAX

Fără rezervare

Cam.

Afişează numărul total de camere din hotel. Disponibilul de camere pentru vânzare. Numărul de camere care se aşteaptă sa se ocupe azi. Numărul de persoane care trebuie sa sosească azi. Numărul de camere care au sosit azi. Numărul de persoane care au sosit azi. Numărul de camere care sunt aşteptate azi si au in rezervare asignate o camera. Numărul de persoane care sunt aşteptate azi si au deja rezervata o camera. Numărul de camere care se aşteaptă sa se elibereze azi. Numărul de persoane care sunt aşteptate sa elibereze camerele azi. Numărul de camere care au fost eliberate pana acum. Numărul de persoane care au plecat pana acum. Numărul de camere care au fost ocupate in timpul zilei nu si peste noapte. Numărul de persoane care au stat in hotel in timpul zilei dar nu si peste noapte. Numărul de camere care nu au fost Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 57

Rezervare in aceeaşi zi

rezervare si au fost cazate. Numărul de persoane care nu au avut rezervare si au fost cazate. Numărul de camere care au fost rezervate si cazate in aceeaşi zi. Numărul de persoane care au avut rezervare si s-au cazat in aceeaşi zi. Numărul camerelor care sunt programate pentru mutare. Numărul persoanelor care sunt programate pentru schimbarea camerelor. Numărul de camere ocupate din hotel. Numărul de oaspeţi din hotel. Procentul camerelor ocupate in acest moment.

Cam. PAX.

Camere de mutat

Cam. PAX

Gradul de ocupare

Cam. PAX %

INTRETINEREA HOTELULUI Camere curate Total Ocupate Libere Camere murdare Total Ocupate Libere Total Ocupate Libere Dezafectate

Scoase din folosinţa

Total Ocupate Libere Total Ocupate Libere

STATUTUL HOTELULUI Media tarifelor de camere Disponibile la noapte Repartizări

Cam. PAX

Grupuri

Cam. PAX

Grupuri si repartizări

Cam.

Numărul total de camere curate Numărul total de camere ocupate curate Numărul total de camere libere curate Numărul total de camere murdare Numărul total de camere ocupate murdare. Numărul total de camere murdare libere. Numărul total de camere curate si murdare ocupate Numărul total de camere curate si murdare libere Numărul total de camere dezafectate Acest număr este mereu 0 pentru ca o camera dezafectata nu poate fi ocupata. Numărul total de camere dezafectate libere. Numărul total de camere libere scoase din folosinţa. Numărul total de camere ocupate scoase din folosinţa. Numărul total de camere libere scoase din folosinţa Media tarifelor de camere Numărul de camere disponibile pentru la noapte. Numărul de camere ocupate de turişti ce fac parte dintr-un bloc. Numărul de turişti care fac parte dintr-un grup. Numărul de camere care sunt ocupate de persoane prin intermediul unei rezervări de grup. Numărul de persoane cazate prin intermediul unei rezervări de grup Numărul de camere care sunt ocupate de persoane ce aparţin unui grup

PAX Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 58

Individuali

Cam. PAX

Oaspeţi in hotel

Cam. PAX

Numărul de camere ce sunt ocupate de turişti ce nu fac parte dintr-un bloc. Numărul de persoane cazate care nu fac parte dintr-un bloc. Numărul total de camere care sunt ocupate peste noapte, incluzând grupurile, turişti, si repartizările. Numărul total de oaspeţi care rămân peste noapte, incluzând grupurile, turişti, si repartizările.

CONTURI FINANCIARE Vezi cap. Casierie

5. CASIERIE Modulul de CASIERIE din Fidelio permite folosirea tuturor funcţiilor de casa ale unui hotel. Aceasta funcţie permite vizualizarea istoricului plaţilor, permite efectuarea schimbului valutar, menţinerea ratelor de schimb, postarea de servicii si închiderea casei. Modulul de casierie permite totodată selectare oricărui turist cazat prin accesarea ecranului de plata si postarea, modificarea sau transferul plaţilor, vizualizarea facturilor, imprimarea chitanţelor informative sau eliberarea turistului. Pentru a avea un control mai bun, fiecare recepţionist sau casier are un număr de casa sau fiecare casier poate avea un sertar de bani. Pentru a administra acest lucru Fidelio V8, arata un ecran de conectare al casierului de fiecare data când se postează servicii sau se schimba lucruri legate de sertarul de bani. Suite8 oferă posibilitatea configurării fondurilor de casa in diferite monede cu funcţionalitatea de administra casa per moneda, este posibil de asemenea de a schimba intr-o alta moneda decât cea locala. Cu închiderea casei Suite8 oferă raportul detaliat al tranzacţiilor fiecărui casier in ziua respectiva. Opţiunile din meniul CASIERIE sunt prezentate in imaginea următoare:

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 59

5.1. PLATA Accesarea ecranului pentru note de plata: Din meniul CASIERIE se alege opţiunea PLATA

sau CTRL+B din meniul “Taste Rapide”

Imediat vi se va cere sa introduceţi numărul de casier si parola Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 60

Se apăsa pe PLATA pentru a posta nota de plata unei camere ocupate. Este de asemenea posibil de a vizualiza, modifica, transfera plaţi sau elibera chitanţa din meniul de plata. După ce se va introduce un număr de casier si o parola valida se va deschide ecranul principal de căutare a plaţilor. Pentru a accelera căutarea este posibila adăugarea numărului de camera care va deschide direct nota de plata a turistului cazat in aceea camera. Daca nu s-a introdus nici un număr de camera se va deschide ecranul cu notele de plata ale tuturor turiştilor cazaţi. Ecranul de căutare note de plata Ecranul principal este impartit in 2 zone: Rezultate căutare si filtre Zona unde sunt afişate filtrele este la rândul ei, alcătuita din 5 grupe: 1. 2. 3. 4. 5.

General - unde căutarea se poate face după numărul de camera, numele oaspetelui sau numele grupului; Rezervare – se căuta după statut: cazat, eliberat, aşteptat, aşteptat sa plece; Cont financiar – cazat, eliberat, aşteptat, aşteptat sa plece; Sold – sold zero, deschis, tot; Filtru data – după o anumita data sau perioada.

Se bifează „Aplica Filtru” si se apasă „Actualizează”

Tabel 20: Butoanele de căutare din ecranul de Note Selectează Se selectează un oaspete sau un cont si se apasă selectează pentru a deschide nota respectiva Cont financiar nou Deschide o camera teoretica noua Actualizează Reactualizează ecranul de note de plata. Elib. toate soldurile 0 Elib. toate soldurile egale cu 0 Nota: Aceste opţiuni pot fi accesate selectând o rezervare sau un cont financiar si apăsând butonul dreapta al Mouse-ului. 5.2. CONTURI FINANCIARE Din meniul de rezervări se alege CF NOU pentru a caza o noua camera teoretica. Camerele teoretice nu afectează disponibilul hotelului si sunt folosite pentru a posta diverse servicii si plaţi pentru clienţii care nu sunt cazaţi in hotel (trecere in plaţi restante) sau pentru a posta servicii si plaţi in avans. Trecerea in plaţi restante înseamnă scoaterea unui turist din diagrama hotelului cu tot cu solduri (indiferent daca sunt pe plus sau minus) si păstrarea acestuia pe o camera teoretica pana la stingerea soldului. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 61

In momentul in care alegem sa creăm o camera teoretica noua se va deschide ecranul de dialog pentru definirea camerei teoretice:

Daca data de început este identica cu data reala se poate caza camera prin apăsarea butonului OK. Tabel 21 : Ecranul de cont financiar. Grup Se selectează din lista pre-definita tipul camerei teoretice. Pentru trecerea in plaţi restante se selectează “PM Conturi Teoretice” Interval date Perioada in care este valabila camera teoretica (cat timp se păstrează soldul camerei) Profil Profilul de care este legata camera. In general se foloseşte profilul clientului de la care provine soldul. Exista si excepţii pentru sumele ramase pe camera si pentru care nu exista un plătitor imediat. Acestea se trec pe camera 9500 Internal – Lost Postings Contul Nr. Contul de care este legata camera. Număr Desc. Descrierea numărului de cont. Piaţa Se alege codul de piaţa (XX – Teoretice) Descriere Descrierea camerei teoretice si a numărului de cont. Se trec cat mai multe detalii referitoare la trecerea in plaţi restante. 5.3. DESCHIDEREA UNEI NOTE DE PLATA In momentul in care un oaspete este cazat in hotel sau se deschide un nou cont (camera teoretica) in hotel, Fidelio 8 aloca acestuia o nota de plata. Oricum in aceasta nota de plata se pot deschide nenumărate ferestre. Depinde de relaţiile de plata, nota poate fi impartita in mai multe ferestre. Exemplu: un client cazat in hotel va plaţi pentru minibar si telefon iar restul îl va plaţi compania la care lucrează, in acest caz vom avea 2 ferestre: una cu serviciile minibar si telefon iar alta cu restul serviciilor pe care compania le va achita.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 62

Ecranul este impartit in trei zone: 1. Zona de sus (poate fi configurata de utilizator in format HTML) prezintă informaţii despre rezervare, instrucţiunile de plata, note, sold; 2. Zona de mijloc arata toate ferestrele care au fost create cu informaţia respectiva. Fereastra noua pentru a crea o noua fereastra. 3. Zona de jos ne permite sa adăugam servicii, sa împărţim nota, sa plătim, sau sa transferam si ne permite sa accesam rezervările, opţiunile pentru eliberare, si eliberarea clientului. Tabel 21: Opţiunile câmpului inferior Postări Permite postarea manuala a unor servicii; Plaţi Efectuează o plata; Împărţire Împarte nota selectata; Transfer Transfera postările selectate către o alta fereastra, camera sau cont; Rezervare Deschide ecranul de rezervări; Opţiuni Pentru retipărirea facturilor, Informaţii despre nota, plăţile efectuate, introducerea instrucţiunilor de plata, postează plăţile zilnice; Opţiuni ELB Opţiuni eliberare. Eliberează fereastra, factura clientului sau contului respectiv. Creează o nota de plata provizorie, se postează in avans; Eliberare Eliberează clientul sau o camera teoretica Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 63

5.3.1. SERVICII In momentul in care a fost selectata o factura, utilizatorul trebuie sa aleagă o fereastra pentru a posta servicii. Se selectează fereastra in care se vrea postarea serviciilor si se apasă pe butonul Servicii pentru a posta manual. Daca exista instrucţiuni de rutare, Suite8 va întreba daca se vor adăuga si aceste instrucţiuni de plata si apoi va distribui plăţile in ferestrele corecte. Se va deschide ecranul de postare manuala a serviciului.

Ecranul este împărţit in 4 secţiuni: 1. Partea de sus afişează informaţii despre postările efectuate; 2. Partea din mijloc conţine informaţii referitoare la client, număr camera, nume, data sosirii si a plecării, soldul total al clientului; 3. Partea din mijloc afişează informaţii despre departamentul selectat. Preţul si cantitatea se introduc manual, totalul este calculat automat. De exemplu daca dorim sa postam un serviciu de minibar, alegem din câmpul “Dept.” serviciul “minibar” apoi trecem preţul in câmpul “Preţ”, cantitatea (daca este cazul) in câmpul “Cantitate”. In acest moment in câmpul “Suma” va apărea totalul calculat automat. Daca dorim sa apară si un comentariu in dreptul postării, scriem comentariul in câmpul “Comentariu”. Din câmpul “Aranjament” putem selecta numele sub care sa apară pe nota de plata serviciul respectiv. Atenţie, acesta “masca” este folosita numai pentru tipărirea pe nota de plata. Serviciul este înregistrat in rapoarte la departamentul din care face parte. Din câmpul “Fereastra” alegem in care fereastra a notei de plata sa se posteze acest serviciu 4. In partea inferioara se poate introduce un comentariu referitor la serviciu si alegerea unei ferestre de care aparţine serviciul. Tabelul 23: Câmpurile ecranului de postare manuala Nume Descriere Zona 1 Camera Numărul de camera al clientului; Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 64

Nume Departament Serviciu

Curs Observaţii Fereastra Preţ Cantitate Cuvere Aranjament Camera Total Servicii Nume Sosire Plecare Departament Descriere Câmpul suplimentar descriere Balanţa Preţ Cantitate Total Curs Curs valutar Preţ baza curs Preţ total curs Comentariu Aranjament Fereastra Nou Pre-sosiri Blochează Info client Blochează info. Departament

Numele clientului sau al contului; Codul departamentului; Suma postata pe un departament (In funcţie de cum au fost configurate taxele suma poate sa includă taxa sau sa o excludă). Daca taxa a fost configurata sa apară ca linie separata atunci ea va fi listata imediat sub departamentul respectiv; Codul valutei; Comentariul introdus in ecranul de postare manuala; Numărul ferestrei in care este direcţionata postarea; Suma totala; Cantitatea X Secţia Zona 2 Numărul de camera; Totalul serviciilor postate Numele clientului; Data sosirii; Data plecării; Codul departamentului. Se selectează dintr-o lista derulanta Descrierea departamentului. Aceasta poate fi schimbata de utilizator de Acesta conţine codul [] si descrierea codului de departament. Acesta nu poate sa fie schimbat Soldul tuturor ferestrelor; Preţul serviciului. Daca s-a adăugat preţul pe unitate departamentului selectat, acesta va fi afişat automat. Cantitatea Suma totala calculata automat; Daca se plăteşte intr-o alta moneda se poate selecta din lista cursul dorit. Cursul de schimb (completat automat) Suma in valuta pe unitate; Suma totala in valuta. Comentariu la libera alegere; Textul care apare pe factura pentru departamentul respectiv. Se alege dintr-o lista derulanta Fereastra câtre care este direcţionata postarea respectiva; Creează o noua fereastra de plata Nu este folosit inca Se bifează daca se doreşte blocarea informaţiei despre client (doar vizualizare) Se bifează daca se doreşte blocarea informaţiei despre departament (doar vizualizare)

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 65

5.3.2. PLATI După ce se postează serviciile dorite cu butonul Încarcă se foloseşte butonul Închide/Salvare ecranul se va închide aducând in prim-plan ecranul principal de la PLATI. Se selectează rezervarea sau contul financiar după care se apăsa Selectare. Se va deschide următorul ecran:

Din acest ecran se alege serviciul care se vrea plătit din fereastra dorita si se apăsa butonul Plaţi. Se va deschide următorul ecran:

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 66

Selectează modalitatea de plata din lista. Implicit, soldul din fereastra respectiva este afişat in câmpul Suma. Daca se doreşte alta suma de plata se introduce tot in acest câmp suma respectiva. Se apăsa butonul Încarcă. Pentru a curata ecranul, Curata. Carti de credit daca se doreşte activarea ecranului pentru carti de credit si legarea unei carti de credit de rezervarea respectiva. Tabel 24: Opţiunile pentru plata Departament Plata Suma Suma in valuta Comentariu

Se alege câtre ce departament de plata (mod plata) se face plata; Suma de plata; Daca plata este in valuta in acest câmp va fi afişata valoarea ei in valuta; Text la libera alegere;

5.3.3. IMPARTIRE Se alege o postare si se apăsa butonul „Împart”

Aceasta opţiune este folosita pentru a împărţii o postare in mai multe parţi. 5.3.4. TRANSFERURI Se pot transfera diverse servicii câtre alta camera. Acest lucru se poate face si apăsând butonul din dreapta al Mouse-ului.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 67

Este posibila o transferarea mai multor departamente câtre o camera. Tabel 25: Opţiunile transferului de servicii. Câmp Descriere Camera selectata Afişează numărul camerei, numele clientului, nr. ferestrei (doar vizualizare); La camera Se alege camera câtre care se transfera serviciile; La fereastra In cazul mai multor ferestre este posibil sa ne alegem una din ele; Nume Este completat automat in momentul in care se alege camera/contul unde vrem sa transferam. Transfer serviciile select. pe ecran Se selectează aceasta opţiune daca se doreşte transferarea postărilor selectate pe ecran si deschide nota pentru contul oaspetelui unde este transferata plata serviciului. Cod depart. Se selectează departamentul pentru transfer; Toate Codurile D Se transfera toate departamentele; Cod Aranjamente Se selectează dintr-o lista derulanta; Interval date Se alege data de la care se doreşte transferarea serviciilor. 5.3.4.1. Procedura de plaţi restante Atunci când o persoana pleacă din hotel fara sa plătească sau plăteşte in avans pentru serviciile hotelului se foloseşte contul financiar (CF). Paşii care trebuiesc urmaţi in momentul in care o persoana a plecat fara sa plătească sunt: 1. Se creează o rezervare a unui cont financiar pe o camera virtuala, camerele virtuale care corespund camerelor reale ale hotelului sunt notate cu 8000. De exemplu camera 101 a plecat fara sa plătească, atunci se va crea in camera 8101 corespunzătoare o rezervare a unui cont financiar nou cu numele profilului asociat rezervării camerei 101.

Se creează un cont financiar nou (CF Noua) cu numele celui care a stat in camera 101 in acest caz. Ecranul de Cont Financiar Nou este reprezentat mai jos: Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 68

Pentru a selecta profilul dorit se foloseşte butonul din dreapta câmpului „Profil”. Apăsând acest buton ni se va deschide ecranul de „Căutare Profil” de unde se găseşte profilul căutat si se selectează folosind butonul din dreapta „Selectare”

Ecranul de creare a unui profil nou va fi completat cu numele profilului.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 69

In momentul acesta se apasă butonul „OK” creându-se astfel rezervarea pe camera virtuala.

2. După ce am creat aceasta rezervare, pentru a elibera camera reala, in cazul nostru 101 trebuie sa intram in ecranul de plata al camerei respective si sa transferam toate serviciile către camera virtuala. Pentru a face acest lucru trebuie sa folosim butonul „Transfer” aflat in partea de jos a ecranului.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 70

Ecranul de transfer este reprezentat mai jos:

Paşii care trebuiesc urmaţi sunt : 1. Se alege camera către care vrem sa transferam serviciile. Folosim butonul pentru a avea o lista de camere disponibile. !! Atenţie: daca nu am făcut pasul 1 – crearea rezervării pe camera virtuala. nu va apărea camera virtuala in lista !!.

După ce am găsit aceasta camera se apasă butonul „Selectare” 2. Se aleg codurile de departament pe care vrem sa le transferam (serviciile ne achitate) fie pe categorii, fie toate bifând opţiunea „Toate Codurile D”. Si 3. Se confirma apăsând butonul „OK”. In momentul acesta trebuie sa avem fereastra de plata a camerei respective fara nici un serviciu, toate serviciile fiind transferate camerei 8101 (cea virtuala). Acum putem elibera camera reala, atenţie ca la închiderea de zi Fidelio o sa ne reamintească ca rezervarea din camera 8101 fie trebuie prelungita fie soldul ei trebuie plătit. In momentul închiderii de zi in camera virtuala Fidelio nu va posta servicii automat, soldul iniţial transferat ramanand pana la achitarea lui. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 71

5.3.5. REZERVĂRI Butonul Rezervări din ecranul notei de plata ne permite editarea rezervării notei selectate. In funcţie de drepturile utilizatorului pot fi disponibile toate meniurile din ecranul editorului de rezervări. 5.3.6 OPŢIUNI PLATA Butonul Opţiuni permite accesarea opţiunilor din nota de plata.

5.3.6.1. Retipărire Factura Aceasta opţiune se foloseşte doar daca s-a mai tipărit factura. Este folosita pentru a copia o nota de plata fără a genera alt număr de factura. 5.3.6.1. Fisa cont informativa Se foloseşte pentru eliberarea unei fisa cont cu caracter informativ.

Tabel 26: Opţiunile ecranului pentru forma facturii. Câmp Descriere Client Numele clientului de pe factura; Fereastra Numărul ferestrei din factura; Balanţa Soldul ferestrei; Stil Se alege stilul de printare al informaţiei; Afişează detalii telefoane pe factura Afişează detalii despre telefoanele clientului (număr apelat); Tipărire Tipăreşte factura; Afis. Înainte Vizualizare factura pe ecran; Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 72

Fără tipărire

Se eliberează factura dar nu este tipărita.

5.3.6.3. Procedura Stornare factura Pentru corectarea unei facturi întocmita greşit se procedează in felul următor: 1. Din ecranul Plata (Fisa Contului) se anulează serviciile încărcate in avans cu Opţiuni ELB / Anulare Servicii in Avans.

2

Se selectează toate celelalte serviciile facturate folosind butonul din partea stânga Mouseului si tasta Shift ,după care apăsam click dreapta si din meniul afişat alegem funcţia Anulare Servicii/Anulare Servicii Selectate, ca in imaginea de mai jos. Trebuie sa completaţi motivul anularii serviciilor deoarece este obligatoriu.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 73

3. După ce au fost corectate toate serviciile, se selectează aceeaşi forma de plata cu care s-a închis nota greşita din Opţiuni ELB / Nota Intermediara si se emite Factura Storno (cu minus). Motivul plaţii negative este de asemenea obligatoriu.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 74

4. a. Pentru încărcarea serviciilor in avans (ex: cazare,taxe) veţi folosi pt. zilele de cazare ulterioare datei economice Încărcare Servicii in Avans ; b. Pt. cazarea din data curenta si servicii pe care doriţi sa le incarcati mai repede va trebui sa le selectaţi din Factura Storno folosind tasta Shift si butonul din stânga Mouse-lui ,după care apăsam click dreapta si din meniul afişat alegem funcţia Anulare Servicii.. Aceste servicii se vor încărca înapoi in fisa contului , astfel incat după ce veţi fi făcut modificările (Ex: s-a greşit denumirea societatii sau forma de plata, etc.) sa puteţi sa închideţi nota de plata corect.

5.3.6.4. Împrumut Se foloseşte aceasta opţiune daca s-au scos bani din sertar pentru oaspete. De exemplu, daca un oaspete a ajuns cu taxiul si nu a avut bani lichizi sa-l plătească, recepţionerul sau casierul poate plăti taxiul. Aceasta plata este postata pe camera oaspetelui in cauza, dar nefiind un venit al hotelului trebuie sa fie pus intr-un departament non-profit. De fiecare data când este postat un împrumut pe nota de plata a oaspetelui, suma este scăzuta din banii casei care face plata. 5.3.6.5. Profil Se poate modifica profilul existent. Daca exista mai multe ferestre cu profile diferite, trebuie selectata mai intai fereastra cu profilul căutat. Se pot face diverse legături intre postările si plăţile de la mai multe camere. Adică o camera poate prelua o parte din plata soldului altei camere sau îl poate prelua integral. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 75

In prima fereastra care se deschide se selectează serviciile care vor fi plătite de alta camera. De exemplu oaspetele poate fi intr-o călătorie de afaceri si compania va plăti pentru cazare si mic dejun. Aceste instrucţiuni de plata vor fi adăugate codurilor de departamente specifice si apoi vor fi rutate automat altei ferestre. Când oaspetele este eliberat, el va plăti numai pentru cheltuielile individuale si nu va vedea factura pentru cazare si mic dejun. 5.3.6.6.

Relaţii de plata

Ecranul pentru instrucţiunile de plata.

De aici se poate crea, edita sau şterge o instrucţiune de plata. Ecranul pentru instrucţiune de plata noua :

Suite8 oferă un număr nelimitat de ferestre de instrucţiuni de plata. Implicit crearea unei noi instrucţiuni va fi intr-o ordine secvenţiala. Fereastra 1 va fi rezervata pentru serviciile care nu sunt rutate câtre alte ferestre. Când se intra pentru prima data in instrucţiunile de plata, fereastra care va apărea este fereastra 2. Se introduce intervalul de timp in care este valida instrucţiunea. Implicit este întreaga perioada.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 76

Se selectează codul/codurile de departament dintr-o lista derulanta. „.” va selecta toate codurile disponibile. Cu butonul Exclud se pot exclude anumite coduri de departament. Cu butonul Includ se pot adăuga câteva coduri de departament. Se bifează următoarele opţiuni pentru: Aceeaşi Cam. – Daca este selectat, plata va fi rutata aceleaşi camere, daca nu este bifat plata va fi rutat altei camere. Afiş. Nota - Daca se foloseşte o interfaţa video, bifarea acestei opţiuni va permite oaspetelui vizualizarea ferestrei de plata din camera lui. Fereastra 1 este fereastra care se vede implicit Video Eliberare – daca se foloseşte o interfaţa video, bifarea acestei opţiuni permite oaspetelui sa facă eliberarea acestei ferestre din camera lui, De obicei aceasta opţiune este disponibila pentru oaspeţii care plătesc cu card de credit. Se selectează numele pentru fereastra de plata. Alegerea poate fi făcuta dintr-o lista de profile legate. Se pot ruta de asemenea codurile de departament altui profil si se pot alege numele. Daca nu este bifata opţiunea Aceeaşi Camera, se poate selecta alta camera, căutarea va fi implicit la sosirile din aceeaşi zi si oaspeţilor cazaţi la acea data. Daca este de-bifata aceasta opţiune, plata poate fi rutata unui cont financiar. Se poate selecta sau crea un nou cont financiar. Daca este cunoscuta metoda de plata, se poate selecta dintr-o lista de metode de plata disponibile si va fi ca implicit la eliberare. Daca s-a ales un card de credit ca metoda de plata trebuie sa se adauge un număr de card valid. Adresa primara si contul vor fi adăugate automat. Daca profilul are si un contact ataşat, se poate alege din lista. Se mai poate edita profilul apăsând butonul Editare. După ce toate datele au fost introduse se foloseşte butonul OK. Daca se schimba o instrucţiune existenta Suite8 va întreba daca se vor aplica aceste modificări. 5.3.6.6.1. Exerciţiu 1. Relaţii de plata pe aceeaşi camera (relaţii de plata pe firma) Crearea unei rezervări care are un profil asociat unei companii, si eliberarea facturii pe aceasta companie. Paşii care trebuie urmaţi: 1. Crearea unei rezervări (vezi procedura de creare rezervărilor, pag. 32). La editarea profilului mai apare un pas suplimentar, cel al asocierii companiei. A Paşii care trebuie urmaţi sunt aceiaşi ca la crearea rezervări, după ce se completează toate informaţiile profilului, se foloseşte câmpul „Companie” din dreapta sus aşa cum este arătat in figura de mai jos:

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 77

B După ce se apăsa pe săgeata din dreapta câmpului companie (cea semnalata printr-o săgeata roşie) va apărea ecranul de „Căutare profile” (se verifica bara albastra de sus). Aici se poate caută si selecta un profil existent sau se poate crea unul nou. Aceste etape se cunosc de la crearea profilului, cu menţiunea ca la alegerea profilului se alege opţiunea „Select Type” de unde se alege „Firma”, vezi ecranul de mai jos.

Se apăsa OK Va apărea ecranul de editare al profilului de companie, unde se completează datele. După ce s-au completat toate datele disponibile se apăsa OK. Atenţie: Fiecare secţiune de date(adresa, contact, informaţii companie) se completează cu „Nou” si „OK”. In momentul acesta va apărea in ecranul de editării al rezervării in câmpul „Companie” companie pe care am introdus-o. Ar trebui sa apară un ecran ca cel de jos. Remarca: Acelaşi mod se face si pentru „Agenţie Turism”, numai ca profilul care trebuie ales din „Select Type” este cel de agenţie de turism.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 78

Daca a apărut compania in câmpul dorit se definesc relaţiile de plata. 2. Accesarea instrucţiunilor de plata. Tot din acest ecran se apăsa butonul „Opţiuni”, va apărea o lista cu opţiuni din care se va alege „Relaţii de plata”. Ecranul care va apărea este asemănător cu cel de jos:

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 79

Din acest ecran se pot defini relaţii de plata nou sau se pot edita relaţii de plata existente. 3. Se vrea ca factura sa iasă pe firma. Pentru aceasta se face o noua instrucţiune apăsându-se pe butonul „Nou”. Ecranul care va apărea este cel de jos.

In acest ecran se aleg codurile departament (serviciile) care se plătesc de care firma, se verifica sa fie selectata opţiunea „Aceeaşi Camera” si apoi se selectează din câmpul „Nume” compania asociata apăsând săgeata din dreapta jos (daca s-a asociat corect compania, ar trebui sa apară alături de numele rezervării.). Celelalte câmpuri sunt opţionale. Se apăsa OK. In momentul acesta in ecranul de instrucţiuni ar trebui sa apară si aceasta noua relaţie.

Se apăsa INCHIDE, se ajunge in ecranul de editare al rezervării, aici se apăsa OK. Se face cazarea, daca nu a fost făcuta, iar daca se face plata in avans, se încarcă serviciile si se face noua. In ecranul de Plăti ar trebui sa avem doua ferestre, una cu numele oaspetelui si alta cu numele firmei. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 80

In acest ecran se observa ca platile au fost preluate de firma (fereastra din dreapta), de aici se poate elibera factura. Observaţie: In pagina de sus (pagina HTML) cu detalii, a se remarca ca la Plata apare relaţia de plata, unde „LF” este codul departamentului rutat si „->” este direcţia înspre care este rutat. In acest caz compania care suporta plata. Nota: Daca profilului i-au mai fost adăugate servicii care nu se vor facturate pe firma, acestea se postează in fereastra din dreapta (având numele lui) si se scoate factura pe persoana fizica. Pentru detalii la eliberarea unei facturi, a se vedea capitolul Plăti. 5.3.6.6.2. Exerciţiul 2 : Relaţii de plata in camere diferite (plata a mai multor camere pe o singura camera) Se vrea ca plata serviciilor postate unei camere sa fie trimisa unei alteia. Aceasta din urma plăteşte pe langa serviciile postate ei si serviciile camerei căreia ii s-au dat instrucţiunile de plata (relaţiile de plata) Paşii care trebuie urmaţi sunt : 1. Se creează rezervarea (vezi procedura de creare a unei rezervări). 2. Din ecranul de editare al rezervării se foloseşte butonul „Opţiuni”, si se alege relaţii de plata. Vezi imaginea de mai jos.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 81

In ecranul de instrucţiuni se procedează la fel ca la exerciţiul 1. 3. Din ecranul de instrucţiune de plata noua se aleg departamentele de plata (serviciile) care se vor transferate, se de-selectează butonul „Aceeaşi camera”, in acest moment butonul din dreapta câmpului „Alta Camera” va fi disponibil. Ecranul care ar trebui sa apară este prezentat in imaginea următoare:

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 82

După ce se apăsa butonul de la alta camera va apărea un ecran de căutare (ecranul de căutare a rezervărilor, vezi rezervări) de unde se poate căuta (după nume sau după camera) camera care trebuie sa preia plata sau se poate crea o rezervare noua. Daca se selectează o rezervare existenta se apăsa „Selectare” din partea dreapta a ecranului din mijloc, ecranul care va apărea va avea completat numărul camerei care preia plata serviciilor si numele care este asociat rezervării pe camera respectiva.

Se apăsa OK. In acest moment avem definita relaţia de plata pe camere diferite. Acest lucru se vede in ecranul de instrucţiuni de plata.

După apăsarea butonului INCHIDE, se va reveni in ecranul principal de editare al rezervării. La închiderea acestui ecran prin apăsarea butonului OK, programul va întreba daca doriţi sa efectuaţi relaţiile de plata. !Atenţie! In momentul in care se definesc astfel de relaţii de plata pe o camera (implicit rezervare), codurile de departament (serviciile) rutate nu vor mai apare in ecranul de plata al camerei pe care s-a definit relaţia de plata ci vor apare la camera care preia plata. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 83

In acest mod se pat defini mai multe relaţii de plata ca: transfer de plata pe firma in acelaşi timp transfer de servicii de la o camera (sau mai multe) către camera care are plata pe firma. In acest caz Fidelio va prelua serviciile rutate de la celelalte camere, si le va adăuga camerei care plăteşte. Daca unele coduri de departament au fost rutate către firma, acestea vor fi preluate automat de către firma. 5.3.6.7. Reinstalare Aceasta opţiune va fi valabila numai pentru rezervarea sau contul financiar care are starea „eliberat”. Este posibil sa se configureze o distribuţie automata unui nou număr de factura de fiecare data când este folosit acest buton. 5.3.6.8. Istoric & Viitor. Unde se pot vedea rezervările trecute, anulate si neonorate ale oaspetelui. Ecranul care va apărea:

Tabel 27: Coloanele din ecranul de Istoric&Viitor Nume Informaţie Camera nr. Arata numărul camerei in care a fost sau va fi cazat oaspetele; Tarif Tariful la care a fost cazat; Sosire Data actuala/de sosire a oaspetelui; Plecare Data actuala/de plecare a oaspetelui; Nopţi Numărul de nopţi cat a fost cazat sau va fi cazat oaspetele; Nopţi Adult Numărul de nopţi înmulţit cu numărul de adulţi pe rezervarea oaspetelui; Venit Venitul total pe care l-a produs oaspetele. Aceasta este valabila numai in istoric.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 84

5.3.7 OPTIUNI ELIBERARE

Întrerupere sejur – se eliberează camera daca are soldul 0, chiar daca data plecării nu este data curenta. Se poate selecta stilul de nota de plata dintr-o lista derulanta. Nota intermediara – se poate face o nota de plata parţiala, totala sau in avans pentru o camera. Nu Închide Fisa Cont - Eliberarea camerei prin trecerea soldului in plăti restante. Se selectează aceasta opţiune daca oaspetele a eliberat camera dar nu s-a emis factura. Aceasta opţiune va elibera camera dar nu va închide fisa de cont. Fisele de cont deschise se vor găsi in Plecări aşteptate. Servicii in avans – se pot posta servicii in avans pe o camera sau pe o rezervare necazata, respectiv tariful de cazare pentru tot sejurul sau pentru o zi. Anulare servicii in avans – anularea acestor servicii numai daca sunt in aceeaşi zi. 5.3.8. ELIBERARE De aici se face eliberarea camerelor cu sold 0 sau se întocmeşte nota de plata pentru cele cu sold diferit de 0 apoi se eliberează. Mesajul de confirmare care apare:

In cazul in care camera are sold se deschide fereastra de plăti (vezi plăţile). ALTE OPTIUNI

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 85

5.3.9. JURNAL SERVICII Se pot vedea toate serviciile postate pe camere, aranjament, cod de departament, numărul casierului sau date specifice. Partea inferioara cuprinde filtrele de afişare.

5.3.10. FUNCTII CASIER: ISTORIC PLATI – se vizualizează toate plăţile efectuate astăzi de câtre casier STATUT CASIER –statutul casierului: deschis sau închis. Acest ecran este numai de previzualizat si arata starea sertarelor de bani cu număr, starea curenta, maximul deschideri pe zi, frecventa de deschidere si daca au fost folosite de un singur utilizator sau de mai mulţi. MODIFICARE STOC CASIER – se poate marii sau micşora plafonul de casa al casierului

DEPOZITE – se pot constitui sau anula depozite la cerere. CURS VALUTAR – de aici se poate schimba cursul valutar si de asemenea se poate vedea cum a evoluat cursul pe o perioada de timp. CABINA TELEFONICA – se selectează aceasta opţiune daca se vrea facturarea apelurilor telefonice făcute din cabina telefonica sau din camera. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 86

5.3.11. INCHIDERE CASIER Se selectează aceasta opţiune pentru a închide registrul de casa, se verifica postările făcute in timpul zilei si se număra banii din casa. Se introduce numărul de casa care se vrea închis.. După introducerea parolei apare fereastra:

Se poate selecta un cod de departament pentru a se vedea detaliile :

In acest tabel putem vedea toata balanţa casierului pe ziua in curs. Apoi se tastează OK si putem lista (sau nu) raportul detaliat cu încasări. Pagina următoare va afişa soldul curent al casei. Acum se verifica daca soldul actual per moneda in registrul de casa este egal cu cel calculat pe ecran. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 87

!!In acest moment se verifica OBLIGATORIU ca sumele afişate pe ecran sa fie si in sertar.!! Daca suma afişata pe ecran nu corespunde sumei aflate in sertar verificaţi încă odată plăţile (daca au fost eliberate toate notele si bonurile fiscale) sau daca au fost anulate anumite note si nu s-au operat in sistem. A se vedea procedura de închidere de zi, anexata manualului. 5.3.12. PASSER BY Se deschide un cont financiar pe care se poate face o încasare fără a fi cazat turistul in hotel. In general se foloseşte pentru a incasa servicii de tipul “telefon din recepţie” de la clienţi necazaţi in hotel.

6. RELATII CLIENTI Pentru a deschide Bara De Instrumente din meniul Relaţii cu clienţii, clic pe butonul Relaţii cu clienţii. De aici se pot crea sau modifica profile, se pot organiza sau verifica evenimente in calendar sau se pot lista rapoarte.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 88

O alta metoda de accesare a modulului Informaţii clienţi este accesarea opţiuni “Informaţii clienţi” direct din bara de meniu a ecranului principal.

6.1 PROFILE Profilul clientului Companiile sunt denumita conturi de câtre vânzători si profile da câtre recepţie, indiferent de modul in care sunt definite informaţiile trebuiesc folosite de toate departamentele. Versiunea 8 a fost proiectata astfel incat sa existe o integrare adevărata intre cele doua arii. Aceasta permite utilizatorului sa vadă nu numai informaţia consolidata pe total cont/profil cat si individual daca se doreşte. Caracteristici ale programului: - Capacitatea de a stoca date despre un număr nelimitat de clienţi – companii sau individuali ca s prospecti - Posibilitatea de a defini profile multiple. - Opţiunea de creare a unor legături. Aceste legături se pot face intre conturi/profile si contact, conturi/profile cu conturi/profile si contact cu contact. - Conceptul de proprietate permite legarea unui număr nelimitat de vânzări, catering si manager de servicii, cu un cont si atribuirea de roluri distincte a acelor manageri. - Sistemul urmăreşte informaţia generala cum ar fi adresa si mai specific informaţii referitoare la segmentul de piaţa, potenţialul de venituri etc. - Posibilitatea de a defini mai multe adrese si modalităţi de comunicare pentru un client, cu posibilitatea de a o alege pe cea principala. - Posibilitatea de creare a unor legături ierarhice de tip înregistrare principala, înregistrare secundara. - Sprijinirea unui concept privat, respectiv persoane care nu sunt legate de un profil de client. - O interfaţa de email care permite utilizatorului sa facă un dublu clic pe email si acesta este trimis imediat din suita 8. - Vizualizarea in format HTML in fereastra de căutare profile Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 89

-

Abilitatea de a crea o organigrama pe baza contactelor si a relaţiilor dintre ele aşa cum sunt definite in sistem.

6.1.1. PROFILE CLIENT Profilul reprezintă o înregistrare de informaţii referitoare la un oaspete individual companie, agenţie de turism, sursa, vânzător, organizator de evenimente. Profilele cuprind informaţii de baza constante cum ar fi: numele oaspetelui, agenţiei, companii etc., adresa, limba ca si informaţii de marketing, legături cu alte profile, observaţii si informaţii statistice despre sejururile trecute si viitoare in alte hoteluri si rezervări pentru conferinţe. Ecranul de profile este aşa zisul “Navigator” si este împărţit in 4 zone distincte:  Căutare – consta in criterii de căutare multiple pentru profilul de baza si o opţiune de căutare avansata.  Rezultatele căutării – afişate in format tabel  Prezentare detaliata – o lista “arbore” a tuturor detaliilor asociate profilului: adresa, comunicare, legături, rezervări, istoric.  O pagina HTML – vizualizare in format HTML, care prin definiţie este in format lista sau in format “mare” in care informaţiile sunt aşezate in format netabelat. Căutare in profile: Introducerea unei întrebări Fereastra de căutare este împărţita in trei zone: 1. Criterii de căutare de baza. 2. Căutare după criterii avansate (cu detalii) 3. Selectarea modului de afişare profile Puteţi sa completaţi mai multe câmpuri pentru a restrânge criteriul de căutare. Căutarea propriu zisa este afişata in format script intr-o fereastra din partea dreapta a ecranului. Daca nu se introduce nici un fel de data se afişează lista profilelor in ordine alfabetica. Criteriile de căutare de baza se regăsesc in tabelul 28. Tabelul 28 Nume câmp Nume Primul nume Oraşul ID Tip Principale Membrii familiei

Descriere Numele clientului, prenumele pentru turişti Numele clientului Oraşul in care locuieşte Număr de ordine generat de suita 8 Tipul de profil Căutare numai in înregistrări principale Membrii familiei sunt afişaţi daca se bifează acest câmp chiar daca in profile este activata opţiunea “ascunde membrii familiei”

Căutare avansata pentru profile: Căutarea avansata pentru profile este împărţita in trei secţiuni:  Va permite sa selectaţi dintr-o lista de posibilităţi.  Cel de-al doilea limitează căutarea la cel de-al doilea nivel sau oferă posibilitatea de a alege anumite condiţii.  Cel de-al treilea necesita introducerea unei valori sau selectarea de câtre utilizator a unei valori dintr-o lista. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 90

6.1.2. AFIŞARE PROFIL: Selectând afişarea profilului puteţi sa limitaţi din total profiluri la profile active sau inactive, sau numai cele pentru recepţie, sau numai profilele pentru conferinţe etc. Criteriile de afişare profile se regăsesc in tabelul următor. Status Tot Numai active Numai inactive

Descriere Toate profilele indiferent de status Se afişează numai cele active Se afişează numai cele inactive

Simboluri Criteriile de căutare pot fi înlocuite si cu simboluri (%) de exemplu M%ller si ne afişează Muller, Miller sau %Bank si obţinem Investment Bank, American Bank, sau Fidelio% obţinem Fidelio Gmbh, Fidelio Inc. Pornirea cautarii Pornirea catarii se face apăsând pe butonul “CAUTARE”. Exista doua tipuri de căutare ce pot fi folosite. Prima căutare se face apăsând butonul “căutare” si sunt afişate profilele ce conţin o parte din criteriul de căutare. Al doilea tip de căutare este cea căutare avansata adică sunt afişate toate profilele ce corespund criteriului de căutare. Afişarea listei cu profilul specificat. De exemplu daca specificaţi sa se caute după prenume :”Thomas” in lista de căutare vor apărea toate profilele in care prenumele este Thomas. Criteriul de căutare poate fi foarte uşor şters apăsând butonul “ştergere”. Căutare detaliata Odată ce căutarea este pornita ea poate fi detaliata prin apăsarea butonului “găseşte” Butonul “găseşte” poate fi folosit pentru:  Pentru căutare peste tot sau numai in zona specificata.  Sa caute un text anume.  Sa caute prin toate înregistrările un cuvânt anume. 6.1.3. CREARE PROFIL Pentru a crea un profil nou: In fereastra de căutare profile apăsa butonul “profil nou” si alege tipul de profil dorit. Fereastra profilului selectat este afişata. Ecranul profilelor este alcătuit din 6 ferestre si una opţionala tip tab. Pentru explicaţii detaliate vezi tabelul 29. Nota: exista doua tipuri distincte de profile, unul pentru individuali si vânzători si al doilea tip pentru restul de profile Tabelul 29 Câmpuri Individual Companie Agenţie de turism

Descriere Turist individual Compania care a făcut rezervarea Agenţia de turism care a făcut rezervarea Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 91

Sursa Vânzător Organizator evenimente

Alta in afara de companie sau agenţie de turism Vânzătorul care a rezervat camera Organizator de evenimente

Nota: tipurile de profile disponibile sunt configurate după necesităţile fiecăruia. Tabelul 30 Câmpuri Profile Detalii Observaţii Marketing Legături cu alte profile Legături cu documente Familia

Descriere Înregistrarea informaţiilor despre un turist individual, companie, agenţie de turism etc. O continuare a ferestrei profile Un număr nelimitat de observaţii pot fi ataşate acestui profil Înregistrarea informaţiilor de marketing In aceasta fereastra se pot face legături intre profile, pot fi vizualizate legăturile existente, pot fi modificate sau şterse. In aceasta fereastra se pot adăuga documente la acest profil, se pot modifica sau chiar şterge. In aceasta fereastra se introduc date despre membrii familiei si contacte, numele, prenumele si data naşterii. Pentru fiecare membru al familiei se creează un profil nou.

Nota: fereastra “membrii familiei” este activa doar daca este activat parametrul “familia”. 6.1.3.1 Crearea profilului pentru un client individual Pentru a crea un profil pentru un client individual: Din fereastra de căutare profile apăsa butonul “profil nou” si selectează tipul de profil dorit. In ecranul de profile va apărea afişat in bara de meniu din partea de sus a ecranului: “profil individual nou” Câmpul prenume are literele îngroşate. Acest lucru indica faptul ca este un câmp obligatoriu de completat. Toate celelalte câmpuri sunt opţionale. Completaţi câmpurile opţionale fie introducând informaţiile dorite, fie alegând informaţiile dintr-o lista. In celelalte câmpuri, adresa, comunicaţii si informaţii client, se pot introduce mai multe înregistrări separate si care pot fi ordonate intr-un anume fel sau se pot edita sau şterge. Nota: verificaţi daca numele a fost scris corect. Numele introdus in fereastra de profile va apărea pe scrisori si note de plata. Pentru căutare nu contează daca este scris cu litere mari sau mici.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 92

Tabelul 31: Fereastra profile – clienţi individuali Câmpuri Descriere Prenume Introduceţi prenumele clientului. . Numele introdus in fereastra de profile va apărea pe scrisori si note de plata. Pentru căutare nu contează daca este scris cu litere mari sau mici. Iniţiala Introduceţi iniţiala numelui Numele Introduceţi numele de familie Abrevierea numelui pentru scrisori Introduceţi numele pe care clientul îl prefera in corespondenta sau conversaţie. De exemplu pe client îl cheamă David dar prefera sa I se spună Dave. Poziţia in cadrul firmei Introduceţi poziţia pe care o deţine clientul in cadrul firmei in care lucrează. Departamentul in care lucrează Introduceţi numele departamentului in care lucrează clientul. Limba In acest câmp limba este aleasa dintr-o lista . verificaţi daca aceasta este limba pentru conversaţie si pentru corespondenta. Titluri Este folosit pentru a evidenţia titlurile deţinute de un client: lord, lady etc. Formula de întâmpinare Alegeţi formula de întâmpinare din lista. Mesaj de început pentru scrisori Se completează automat cu formula de întâmpinare. Se poate schimba la cerere. Opţiuni de contact Opţiunile de contact sunt însuşi profilul chiar daca exista legături cu profile afişate in lista. Adresa Se pot introduce un număr nelimitat de adrese pentru un profil, dar una singura pentru tipul de adresa. Una dintre adresele introduse trebuie definita ca principala. Apăsaţi butonul “nou” pentru a introduce o adresa noua, butonul “editare” pentru a edita o adresa existenta si butonul “ştergere adresa” pentru a şterge o adresa existenta. Tip de adresa Alegeţi din lista afişata Principala Alegeţi aceasta opţiune pentru adresa principala. Aceasta opţiune este pusa implicit la prima adresa introdusa. Tara Alegeţi tara din lista Cod poştal Codul poştal Oraşul Alegeţi oraşul din lista Statul Alegeţi codul statului din lista Strada 1 Rândul 1 din adresa Strada 2 Rândul 2 din adresa Strada 3 Rândul 3 din adresa Comunicaţii Un număr nelimitat de comunicaţii pot fi legate de acest profil. Apăsa butonul “nou” pentru a introduce un nou tip de comunicaţie, butonul “edit” Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 93

Tip Valoare Principal

Contact principal Adresa de corespondenta Frecventa contactului

Activ

Afişare

Director vânzări Data naşterii Locul naşterii Genul Naţionalitatea Moneda preferata Camere preferate / categorii de camere

pentru a edita un tip de comunicaţie existent sau butonul “ştergere” pentru a şterge un tip de comunicaţie existent. Alegeţi un tip de comunicaţie din lista Introduceţi o valoare pentru tipul de comunicaţie, exemplu: număr de telefon, fax, adresa de email etc. Alegeţi aceasta fereastra opţiune pentru metoda principala de comunicaţie. Metoda principala de comunicaţie poate fi definita pentru fiecare tip de comunicare, telefon, fax, email etc. Este afişat numai daca turistul este legat de o companie. Acesta va fi contactul principal pentru companie. Este afişat numai daca turistul este legat de o companie. Se configurează contactul pentru a primi corespondenta. Se trece numărul de săptămâni după care clientul sa fie contactat. Uzual se trece 26 sau 52 adică de doua ori pe an sau o singura data. Aceasta v-a crea automat o tema in cadrul “teme si activităţi”. După ce aceasta tema este completata se generează alta la intervalul de săptămâni stabilit. Implicit aceasta opţiune este bifata indicând faptul ca profilul este activ. Debifarea opţiunii înseamnă ca profilul nu mai este activ (dar nici şters) si introduci un motiv pentru care l-aţi trecut in aceasta stare. Daca selectaţi butonul CCM adică modulul pentru conferinţe si catering atunci acest profil poate fi văzut numai in acel modul. Daca alegeţi butonul “recepţie” atunci acesta va fi vizibil numai in acel modul. Profilul este setat implicit pentru a fi afişat in toate modulele. Daca se cunoaşte alegeţi din lista. Daca nu lăsaţi spaţiul gol. Introduceţi data naşterii. Nota: se poate introduce numai luna Introduceţi locul naşterii Selectaţi genul clientului, masculin, feminin Selectaţi naţionalitatea din lista Se poate alege din lista o moneda preferata pentru plata. Informaţia este doar cu titlu de propunere. Puteţi alege din lista o camera sau un tip de camera pe care clientul o prefera. Toate celelalte tipuri de camere vor fi excluse in Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 94

Preferinţe

Nivelul de creditare

Informaţii client

Client / credit

Tip Număr card Carte de credit

Tipul cardului Numărul cardului Data de expirare Numele deţinătorului

momentul cazării. Alegeţi din lista preferinţele clientului: camera de fumători sau nefumători, etajul preferat, sa fie lângă lift. După ce a-ti înregistrat preferinţele clientului, Fidelio 8 va căuta pentru cazare numai camerele care corespund cerinţelor clientului. C – numai cash. Clientul respectiv poate achita numai cash. Un mesaj de avertizare va apărea când se creează o comanda pentru acest client. Trebuie introdus si un motiv pentru care clientul este pe lista cash. R – restricţionat. Clientul va fi introdus pe lista de restricţie. Acest lucru înseamnă ca hotelul respectiv nu mai este dispus sa-l primească. Un mesaj de atenţionare va fi afişat când selectaţi un profil restricţionat pentru o noua rezervare de camera sau sala de conferinţe. Trebuie introdus un motiv pentru care este trecut pe lista de restricţii. A- plata virament prin banca. Clientul are aprobare sa plătească prin OP. Un motiv trebuie introdus si aici. Apăsaţi butonul “nou” pentru a introduce un act de identitate nou, “edit” pentru a edita un act deja existent si “ştergere” pentru a şterge un act existent. Alegând unul din cele doua butoane client/credit ecranul se va schimba pentru a introduce datele din actul de identitate sau datele cărţii de credit Selectaţi tipul cardului de membru din lista. Introduceţi cardul clientului si numărul acestuia. Apăsaţi butonul “nou” pentru a introduce o carte de credit noua, “editare” pentru a edita una deja existenta si “ştergere” pentru a şterge una existenta. Selectaţi din lista Introduceţi numărul cardului de credit Introduceţi data la care expira cardul Introduceţi numele deţinătorului.

Informaţii suplimentare in profilul clientului Pentru a adăuga mai multe informaţii in ecranul profile: Apăsaţi pe meniul “informaţii suplimentare”. Se deschide fereastra “informaţii suplimentare” Pentru detalii vezi tabelul 32

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 95

Tabelul 32 Câmpul Cod VIP

Tariful

Salvare profil Data nuntii Ascunde membrii familiei

Documente personale Tip document Nume client Numele din document Număr Tara Naţionalitatea Valabilitatea documentului Emis de Locul emiterii

Descriere VIP indica faptul ca acel client trebuie sa primească un tratament de VIP si nivelul acestuia sau este un client obişnuit. Pot fi ataşate culori distincte pentru codurile VIP. Acestea vor fi afişate pe ecran in fereastra “oglinda” (CTRL+L) Daca clientul are un tarif special, acesta poate fi introdus aici. Acest tarif iţi va fi sugerat tot timpul când vei accesa tarifele sau vei face o rezervare noua. Aceasta opţiune este setata implicit si ne asigura ca profilul nu va fi şters după un număr de zile specificat in configurări. Selectaţi din calendar data aniversara pentru cununie Profilele cu acesta opţiune vor fi afişate doar in căutare profile daca este bifata opţiunea “membrii familiei”. Daca aceasta opţiune este bifata iar opţiunea “arata membrii familiei” nu este bifata pe ecran nu va fi afişat nimic. Apăsaţi “nou” pentru a adăuga un document nou, “edit” pentru a edita un document existent si “şterge” pentru a şterge un document existent. Alegeţi tipul de document din lista Introduceţi numele clientului Numele clientului scris in document Numărul documentului Alegeţi tara din lista Alegeţi naţionalitatea din lista Data emiterii si data expirării Cine a emis documentul Locul unde a fost emis documentul.

Profile – Observaţii In meniul observaţii se înregistrează observaţii referitoare la client. Observaţiile sunt împărţite in partea de sus in utilizatori si categorii de observaţii si care pot fi marcate ca vizibile si pentru client. Un contoar aflat in partea stânga jos ne arata cate observaţii sunt pentru acel profil. Adăugare / vizualizare observaţii in fereastra căutare profile: Pentru a adăuga o observaţie noua, selectaţi meniul observaţii si apăsaţi pe butonul “nou” Selectaţi o categorie de observaţii, completaţi observaţie si bifaţi daca este cazul sa poată fi văzută si de câtre client.  Observaţiile pot fi adăugate, editate sau vizualizate din meniul “opţiuni”  Observaţiile pot fi adăugate, editate sau vizualizate din meniul “observaţii” din fereastra “căutare profile”  Observaţiile pot fi adăugate, editate sau vizualizate si din lista profile Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 96

Asociere Profile Exista mai multe tipuri de asocieri:  Individual cu companie – un număr nelimitat de turişti/contacte pot fi asociaţi unei companii sau mai multor companii.  Individual cu individual – asocierea intre aceste profile este de tipul soţ/soţie, copil/părinte.  Manager alocări – se pot crea un număr nelimitat de manageri care pot fi legaţi de un profil individual 6.1.3.2. Profilul companiei / agenţiei de turism / sursei Ecranele de la profilul companiei, profilul agenţiei, profilul sursei sunt in mare parte identice. De reţinut, câmpul “Numele întreg” este un câmp obligatoriu. Pentru detalii vezi tabelul 33. Tabelul nr. 33 – explicaţii câmpuri profil companie Câmpuri Descriere Prenume Introduceţi prenumele clientului. . Numele introdus in fereastra de profile va apărea pe scrisori si note de plata. Pentru căutare nu contează daca este scris cu litere mari sau mici. Iniţiala Introduceţi iniţiala numelui Numele Introduceţi numele de familie Abrevierea numelui pentru scrisori Introduceţi numele pe care clientul îl prefera in corespondenta sau conversaţie. De exemplu pe client îl cheamă David dar prefera sa i se spună Dave. Poziţia in cadrul firmei Introduceţi poziţia pe care o deţine clientul in cadrul firmei in care lucrează. Departamentul in care lucrează Introduceţi numele departamentului in care lucrează clientul. Limba In acest câmp limba este aleasa dintr-o lista . verificaţi daca aceasta este limba pentru conversaţie si pentru corespondenta. Titluri Este folosit pentru a evidenţia titlurile deţinute de un client: lord, lady etc. Formula de întâmpinare Alegeţi formula de întâmpinare deţin lista. Mesaj de început pentru scrisori Se completează automat cu formula de întâmpinare. Se poate schimba la cerere. Opţiuni de contact Opţiunile de contact sunt însuşi profilul chiar daca exista legături cu profile afişate in lista. Adresa Se pot introduce un număr nelimitat de adrese pentru un profil, dar una singura pentru tipul de adresa. Una dintre adresele introduse trebuie definita ca principala. Apăsaţi butonul “nou” pentru a introduce o adresa noua, butonul “editare” pentru a edita o adresa existenta si butonul “ştergere adresa” pentru a şterge o adresa existenta. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 97

Tip de adresa Principala Tara Cod poştal Oraşul Statul Strada 1 Strada 2 Strada 3 Comunicaţii

Tip Valoare Principal

Contact principal Adresa de corespondenta Frecventa contactului

Activ

Afişare

Director vânzări Data naşterii

Alegeţi din lista afişata Alegeţi aceasta opţiune pentru adresa principala. Aceasta opţiune este pusa implicit la prima adresa introdusa. Alegeţi tara din lista Introduceţi codul zip sau codul poştal Alegeţi oraşul din lista Alegeţi codul statului din lista Rândul 1 din adresa Rândul 2 din adresa Rândul 3 din adresa Un număr nelimitat de comunicaţii pot fi legate de acest profil. Apasă butonul “nou” pentru a introduce un nou tip de comunicaţie, butonul “edit” pentru a edita un tip de comunicaţie existent sau butonul “ştergere” pentru a şterge un tip de comunicaţie existent. Alegeţi un tip de comunicaţie din lista Introduceţi o valoare pentru tipul de comunicaţie, exemplu: număr de telefon, fax, adresa de email etc. Alegeţi aceasta fereastra opţiune pentru metoda principala de comunicaţie. Metoda principala de comunicaţie poate fi definita pentru fiecare tip de comunicare, telefon, fax, email etc. Este afişat numai daca individul este legat de o companie. Acesta va fi contactul principal pentru companie. Este afişat numai daca individualul este legat de o companie. Se configurează contactul pentru a primi corespondenta. Se trece numărul de săptămâni după care clientul sa fie contactat. Uzual se trece 26 sau 52 adică de doua ori pe an sau o singura data. Aceasta v-a crea automat o tema in cadrul “teme si activităţi”. După ce aceasta tema este completata se generează alta la intervalul de săptămâni stabilit. Implicit aceasta opţiune este bifata indicând faptul ca profilul este activ. De-bifarea opţiunii înseamnă ca profilul nu mai este activ (dar nici şters) si introduci un motiv pentru care l-aţi trecut in aceasta stare. Daca selectaţi butonul CCM adică modulul pentru conferinţe si catering atunci acest profil poate fi văzut numai in acel modul. Daca alegeţi butonul “recepţie” atunci acesta va fi vizibil numai in acel modul. Profilul este setat implicit pentru a fi afişat in toate modulele. Daca se cunoaşte alegeţi din lista. Daca nu lăsaţi spaţiul gol. Introduceţi data naşterii. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 98

Locul naşterii Genul Naţionalitatea Moneda preferata Camere preferate / categorii de camere Preferinţe

Nivelul de creditare

Comision agenţie turism Informaţii companie

Tip Număr card Carte de credit

Tipul cardului Numărul cardului Data de expirare Numele deţinătorului

Nota: se poate introduce numai luna Introduceţi locul naşterii Selectaţi genul clientului, masculin, feminin Selectaţi naţionalitatea din lista Se poate alege din lista o moneda preferata pentru plata. Informaţia este doar cu titlu de propunere. Puteţi alege din lista o camera sau un tip de camera pe care clientul o prefera. Toate celelalte tipuri de camere vor fi excluse in momentul cazării. Alegeţi din lista preferinţele clientului: camera de fumători sau nefumători, etajul preferat, sa fie lângă lift. După ce aţi înregistrat preferinţele clientului, Fidelio 8 va căuta pentru cazare numai camerele care corespund cerinţelor clientului. C – numai cash. Clientul respectiv poate achita numai cash. Un mesaj de avertizare va apărea când se creează o comanda pentru acest client. Trebuie introdus si un motiv pentru care clientul este pe lista cash. R – restricţionat. Clientul va fi introdus pe lista de restricţie. Acest lucru înseamnă ca hotelul respectiv nu mai este dispus sa-l primească. Un mesaj de atenţionare va fi afişat când selectaţi un profil restricţionat pentru o noua rezervare de camera sau sala de conferinţe. Trebuie introdus un motiv pentru care este trecut pe lista de restricţii. A- plata virament prin banca. Clientul are aprobare sa plătească prin OP. Un motiv trebuie introdus si aici. Daca sursa este o agenţie de turism, se poate trece si comisionul cedat acesteia sub forma de procent. Apăsaţi butonul “nou” pentru a introduce o informaţie noua, “edit” pentru a edita o informaţie existenta si “ştergere” pentru a şterge o informaţie existenta. Selectaţi tipul cardului de membru din lista. Introduceţi cardul clientului si numărul acestuia. Apăsaţi butonul “nou” pentru a introduce o carte de credit noua, “editare” pentru a edita una deja existenta si “ştergere” pentru a şterge una existenta. Selectaţi din lista Introduceţi numărul cardului de credit Introduceţi data la care expira cardul Introduceţi numele deţinătorului.

Adăugare informaţii suplimentare in profilul companiei. Pentru a adăuga informaţii in fereastra profile: Selectaţi meniul “informaţii suplimentare” Fereastra de adăugare informaţii suplimentare se deschide. Pentru detalii vezi tabelul nr. 34 Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 99

Tabelul 34 - Introducere informaţii suplimentare Câmpuri Descriere Opţiuni nota de plata Daca exista un mod de plata personalizat pentru compania respectiva, acesta se introduce aici. Acest mod de plata particularizat va v-a fi afişat de fiecare data când veţi face o rezervare pentru compania respectiva. Tarife Daca exista un tarif special pentru aceasta companie, acesta se introduce aici. Acest tarif va v-a fi sugerat de fiecare data când veţi face o rezervare noua pentru aceasta companie. Salvare profile Aceasta opţiune este selectata implicit pentru a va asigura ca profilul nu v-a fi şters după un număr de zile pre-configurat. Profile – Observaţii In meniul observaţii se înregistrează observaţii referitoare la companie. Observaţiile sunt împărţite in partea de sus in utilizatori si categorii de observaţii si care pot fi marcate ca vizibile si pentru client. Un contoar aflat in partea stânga jos ne arata cate observaţii sunt pentru acel profil. Adăugare / vizualizare observaţii in fereastra căutare profile: Pentru a adăuga o observaţie noua, selectaţi meniul observaţii si apăsaţi pe butonul “nou”.Selectaţi o categorie de observaţii, completaţi observaţie si bifaţi daca este cazul sa poată fi văzuta si de către client.  Observaţiile pot fi adăugate, editate sau vizualizate din meniul “opţiuni”  Observaţiile pot fi adăugate, editate sau vizualizate din meniul “observaţii” din fereastra “căutare profile”  Observaţiile pot fi adăugate, editate sau vizualizate si din lista profile Asociere Profile Mai multe tipuri de legături se pot face intre mai multe tipuri de profile:  Individuali cu companie – un număr nelimitat de individuali / contacte pot fi legate de una sau mai multe companii.  Companie cu companie – se pot stabili legături intre doua sau mai multe companii. Un exemplu relevant este legătura dintre o agenţie de turism si mai multe companii.  Companii principale si sub companii – se poate realiza o legătura de tipul companie principala si sub companie in versiunea 8.  Individual cu individual – legăturile intre individuali sunt de genul soţ/soţie, părinte/copil.  Directori / angajaţi hotel cu profile clienţi – pentru vânzări si închiriere sala conferinţe este important sa se asocieze mai mulţi Stabilirea unei legături intre un profil de individual si un profil de companie. Individualii pot fi legaţi de mai multe companii. Daca un individual este legat de o companie sau de mai multe companii, aceasta legătura poate fi vizualizata sau modificata din meniul “asociere la” din fereastra de modificare profile individuale sau in “arbore” Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 100

Un profil individual poate fi legat de o companie in trei feluri:  din structura profilului:  afişare tabel cu elementele principale ale profilului  In structura profilului faceţi clic cu butonul din dreapta al Mouseu-lui si alegeţi opţiunea “nou” si “legătura individuali”  Foloseşte criteriile de căutare pentru a găsi profilul dorit sau apăsa butonul “profil nou” pentru a crea unul nou.  Daca se creează un profil nou acesta este legat in mod automat la companie.  Apăsaţi butonul “selectare” pentru realizarea legăturii.  Din modificare profil:  selectaţi profile companie  selectaţi meniul “asociere profile”  apăsaţi butonul “legătura noua” si “legătura individual”  Foloseşte criteriile de căutare pentru a găsi profilul dorit sau apăsa butonul “profil nou” pentru a crea unul nou.  Daca se creează un profil nou acesta este legat in mod automat la companie.  Apăsaţi butonul “selectare” pentru realizarea legăturii.  Din meniul de navigare al profilului. 1. selectaţi “detalii profil” si “individuali”. Observaţie: opţiunea “individual” se poate afişa numai in cazul in care exista cel puţin un individual legat la companie. 2. Faceţi clic cu butonul din dreapta al Mouse-lui in cadrul listei afişate sau pe detaliile din partea de sus si alegeţi opţiunea “legătura noua”. 3. Foloseşte criteriile de căutare pentru a găsi profilul dorit sau apăsa butonul “profil nou” pentru a crea unul nou. 4. Daca se creează un profil nou acesta este legat in mod automat la companie. 5. Apăsaţi butonul “selectare” pentru realizarea legăturii. Observaţie: daca sunt legaţi mai mulţi individuali la o companie, aceştia vor fi grupaţi după rolul pe care îl au in cadrul companiei. Legături intre profile de companii Un profil de companie poate fi legat de un alt profil de companie in trei feluri:  din structura profilului: 1. afişare tabel cu elementele principale ale profilului 2. In structura profilului faceţi clic cu butonul din dreapta al Mouseu-lui si alegeţi opţiunea “nou” si “legătura companie” 3. Foloseşte criteriile de căutare pentru a găsi profilul dorit sau apăsa butonul “profil nou” pentru a crea unul nou. 4. Daca se creează un profil nou acesta este legat in mod automat la companie. 5. Apăsaţi butonul “selectare” pentru realizarea legăturii.  Din modificare profil: 1. selectaţi profile companie 2. selectaţi meniul “asociere profile” 3. apăsaţi butonul “legătura noua” si “legătura companie” 4. Foloseşte criteriile de căutare pentru a găsi profilul dorit sau apăsa butonul “profil nou” pentru a crea unul nou. 5. Daca se creează un profil nou acesta este legat in mod automat la companie. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 101

6. Apăsaţi butonul “selectare” pentru realizarea legăturii.  Din meniul de navigare al profilului. 1. selectaţi “detalii profil” si “companii”. Observaţie: opţiunea “companie” se poate afişa numai in cazul in care exista cel puţin o companie legata la aceasta companie. 2. Faceţi clic cu butonul din dreapta al Mouse-lui in cadrul listei afişate sau pe detaliile din partea de sus si alegeţi opţiunea “legătura noua”. 3. Foloseşte criteriile de căutare pentru a găsi profilul dorit sau apăsa butonul “profil nou” pentru a crea unul nou. Daca se creează un profil nou acesta este legat in mod automat la companie. 4. Apăsaţi butonul “selectare” pentru realizarea legăturii. Observaţie: daca sunt legate mai multe companii la o companie, acestea vor fi grupate după tipul de profil, adică sursa, agenţie turism etc. Legătura cu sub-companii Aceasta opţiune oferă posibilitatea de a reprezenta a structurii unei companii mari organizata pe principiul “principal” si “secundari”. Observaţie: Daca o companie este legata de alta companie in calitate de sub companie, va fi afişat un “S” in dreptul numelui companiei in tabelul de afişare profil, iar in ecranul de modificare profil va apărea numai compania principala. Litera “M” afişata lângă numele companiei ne indica faptul ca este compania principala (maşter).  din structura profilului: 1. afişare tabel cu elementele principale ale profilului 2. In structura profilului faceţi clic cu butonul din dreapta al Mouse-lui si alegeţi opţiunea “nou” si “legătura sub-companie” 3. Foloseşte criteriile de căutare pentru a găsi profilul dorit sau apăsa butonul “profil nou” pentru a crea unul nou. 4. Daca se creează un profil nou acesta este legat in mod automat la companie. 5. Apăsaţi butonul “selectare” pentru realizarea legăturii.  Din modificare profil: 1. selectaţi profile companie 2. selectaţi meniul “asociere profile” 3. apăsaţi butonul “legătura noua” si “legătura sub-companie” 4. Foloseşte criteriile de căutare pentru a găsi profilul dorit sau apăsa butonul “profil nou” pentru a crea unul nou. 5. Daca se creează un profil nou acesta este legat in mod automat la companie. 6. Apăsaţi butonul “selectare” pentru realizarea legăturii.  Din meniul de navigare al profilului. 1. selectaţi “detalii profil” si “sub-companii”. Observaţie: opţiunea “sub-companie” se poate afişa numai in cazul in care exista cel puţin o companie legata la aceasta companie. 2. Faceţi clic cu butonul din dreapta al Mouse-lui in cadrul listei afişate sau pe detaliile din partea de sus si alegeţi opţiunea “legătura noua”. 3. Foloseşte criteriile de căutare pentru a găsi profilul dorit sau apăsa butonul “profil nou” pentru a crea unul nou. Daca se creează un profil nou acesta este legat in mod automat la companie. 4. Apăsaţi butonul “selectare” pentru realizarea legăturii. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 102

6.1.4. MODIFICARE PROFILE Modificarea unui profil: Un profil poate fi modificat folosind una dintre metodele de mai jos:  Din tabelul unde este afişat profilul selectaţi butonul “modificare profil” sau  Faceţi dublu clic pe profil  Din structura profilului (“detalii profil” si clic cu butonul din dreapta apoi alegeţi “modificare”) Adăugarea unei adrese noi sau a unei metode noi de comunicare Adăugarea unei adrese noi sau a unei metode noi de comunicare se poate face folosind una din metodele de mai jos: 1. Din interiorul ferestrei profile. 2. Din structura profilului (“detalii profil” si clic cu butonul din dreapta apoi alegeţi “adresa noua” sau “comunicare”) 3. Din structura profilului (“detalii profil” sub-meniul “adresa noua” sau “comunicare” si alegeţi “nou”) Observaţie: Toate informaţiile despre o legătura individuali, companie, agenţie etc., pot fi adăugate, modificate sau şterse din structura profilului. 6.2. CALENDAR Cu opţiunea „Calendar” versiunea 8 păstrează linia programării activităţilor in viitor si de stabilire a perioadelor critice, ex. Perioada Crăciunului. Utilizare Calendar Calendarul va oferă posibilitatea sa vizualizaţi o zi, o săptămâna, o luna, apăsând cu Mouse-ul in apropierea butoanelor din partea de sus a ecranului. Ca opţiune se poate configura scala timpului la intervalele dorite.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 103

Caracteristici: 1. calendarul va afişează o zi, o săptămâna, o luna 2. utilizatorii por crea activităţi noi, sau modifica/şterge activităţi existente. 3. utilizatorii por crea activităţi îndatoriri, sau modifica/şterge îndatoriri existente. 4. Se poate folosi funcţia “drag ant trop” 5. Calendarul de evenimente tine seama si de zilele libere care pot fi introduse si vizualizate din calendar. 6. Activităţile au culori diferite pentru identificarea lor. Vizualizare calendar Pentru a vizualiza calendarul: Din meniul clienţi apăsaţi pe “calendar” sau tastaţi F4. Calendarul va apărea pe ecran. Calendarul de evenimente Pentru a introduce un eveniment nou sau modifica un calendar existent faceţi clic cu butonul din dreapta de la Mouse pe fereastra cu calendarul cat mai aproape de ziua si selectaţi “nou” sau “modificare” calendar evenimente. Datele ce trebuiesc completate se găsesc in tabelul 35. Tabelul 35- Datele calendarului de evenimente Câmpul Descriere Data de început Data de început a calendarului Data de sfârşit Data de sfârşit a calendarului Tip Tipul evenimentului Descriere Descrierea pe lung a evenimentelor Culoarea Selectaţi culoarea cu care vreţi sa apară evenimentele in calendar Observaţii Observaţii adiţionale Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 104

________________________________________________________________________ Observaţie: se poate introduce un eveniment nou selectând “calendar activităţi” din meniul diverse 6.3. RAPOARTE SI DIAGRAME In aceasta secţiune se afla toate rapoartele din Fidelio. Rapoartele sunt împărţite in doua grupe principale si mai multe subgrupe. Rapoartele folosite uzual sunt cele din secţiunea “Rapoarte Fidelio România”. De exemplu pentru a lista raportul “Mic Dejun” se procedează astfel: Alegeţi funcţia “Relaţii Client” din meniul rapid sau din bara de instrumente. Selectaţi opţiunea “Rapoarte si Diagrame” Se deschide următoarea fereastra:

Selectam grupa “Rapoarte Fidelio România”, subgrupa “Recepţie”, raportul “Raport Mic Dejun(1)” Apăsaţi butonul “Execute” din partea dreapta a ecranului apoi in fereastra nou deschisa apăsaţi tot pe butonul “Execute” si raportul va fi afişat pe ecran. Daca doriţi sa-l tipăriţi apăsaţi butonul “Tipărire”. La fel se procedează pentru oricare dintre rapoarte.

7. ADMINISTRARE CAMERE Pentru a apela funcţia Administrare Camere se apăsa butonul “Administrare Camere” din bara de instrumente sau butonul “Adm Camere” din meniul rapid (cel din stânga) Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 105

7.1. SERVICIUL DE ETAJ Din acest meniu se pot vedea toate camerele din hotel (sau numai o parte), se poate modifica starea camerelor (curata, murdara), se pot vedea si edita camerele dezafectate sau in reparaţie etc.

Pentru a schimba statutul unei camere se selectează din lista apoi se alege de la “Modificare Statut” statutul nou: Curata, Murdar Ocupata, Murdara. Statutul camerei mai poate fi schimbat si din “Oglinda Hotelului” (vezi cap. Oglinda Hotelului) Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 106

La “Info. Camera” ne afişează informaţii legate de configurarea camerei. “Statistica” – putem vedea o statistica a hotelului pana in acest moment:

“Acţiune rapida” – se foloseşte pentru a schimba statutul mai multor camere simultan.

Daca dorim sa schimbam statutul mai multor camere simultan, apelam funcţia “Acţiune Rapida”. In fereastra care se deschide selectam camerele din câmpul : „Camera nr.” alegem camerele la care schimbam statutul apoi alegem secţiunea zi sau noapte după care din câmpul „modificare la” alegem statutul dorit. „DZ – DE” – de aici se schimba statutul camerelor in dezafectate si cu defecţiuni:

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 107

Este important sa alegeţi corect intervalul in care camera este scoasa din afara serviciului, precum si statutul implicit la reactivare. De exemplu pentru schimbarea statutului camerei 102 in “Cu defecţiuni” se procedează astfel:  se alege funcţia “DZ – DE” din fereastra “Serviciul de etaj”  se selectează intervalul de timp pentru care este scoasa din disponibilul hotelului in câmpul “Interval Date”  se alege statutul “Cu defecţiuni” din câmpul “Statut”  alegem motivul pentru care se schimba statutul camerei, din câmpul “Motiv”  in câmpul “Observaţii” se trec eventualele observaţii.  din câmpul “Statut Activare” se alege statutul la care revine in disponibilul hotelului.  se apăsa butonul “Salvare” Pentru a vedea doar anumite tipuri de camere se foloseşte meniul de selectare din partea stânga

Pentru selectarea criteriului de căutare se face dublu clic cu Mouse-ul pe tipul de camere dorite. Pentru o căutare mai restrânsa se folosesc câmpurile “Tipuri Camere” – se afişează numai camerele care corespund criteriului de căutare “Camere Nr.” – sunt afişate informaţii despre camera selectata. “Secţiuni” – se selectează tura zi sau noapte După fiecare criteriu ales trebuie sa apăsaţi pe butonul “Căutare” pentru a fi afişate rezultatele căutării in fereastra din partea dreapta. Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 108

7.2. DEZAFECTATA Aceasta funcţie se foloseşte pentru schimbarea statutului camerelor in “Dezafectate” sau “Cu Defecţiuni”. Vezi Funcţia “DZ – DE” din “Serviciul de Camera”. 7.3. ISTORIC CAMERE – se apelează funcţia de căutare rezervări. Vezi cap. Rezervări 7.4. SITUATIA ACTUALA (STATUT HOTEL) Putem vedea statusul hotelului in acest moment cu disponibilul de camere si încasări (inclusiv gradul de ocupare) . Fereastra este împărţita in 5 zone: TOTAL Număr total camere - este afişat numărul de camere existente in hotel Total Cam de vanz. – numărul de camere ce pot fi vândute. RULAJ – sunt afişate diverse statistici ale hotelului. SERVICIUL DE ETAJ – sunt afişate date statistice despre statutul camerelor. SFARSITUL ZILEI – informaţii statistice despre încasările din cazare si alte statistici. VENIT SFARSIT ZI – este opţional si conţine informaţii despre sumele încasate din cazare cu TVA si fără TVA

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 109

8. DIVERSE Aici găsim o serie de funcţii utile dar mai rar folosite:

Închidere de zi – cu aceasta funcţie se face închiderea zilei hoteliere si trecerea in mod automat in următoarea zi hoteliera. Pentru detalii vezi anexa “Procedura închidere zi” Export – se poate face exportul unor rapoarte pre-definite manual câtre o destinaţie pre-definita. Rapoarte – deschide lista de rapoarte (vezi “Relaţii clienţi”) Raport proceduri – este un raport statistic configurabil Calendar activităţi – vezi Relaţii Clienţi Schimbare parola – se poate schimba parola utilizatorului Funcţii interfaţa – se apelează diverse funcţii Programe externe – aici se găsesc scurtături (pre-configurate) spre alte programe din sistem. Activităţi Astăzi – se deschide o fereastra unde sunt afişate toate activităţile programate in hotel.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 110

Servicii Web – se pot accesa adrese sau funcţii de internet pre definite. Accesări – se apelează diverse funcţii

9. SETARI De aici se pot modifica diferite setări ale programului.

Diverse – Licenţa – aici se introduce licenţa Diverse – Întreţinere – unelte pentru service - reparare si întreţinere sistem Pentru restul funcţiilor vezi proceduri specifice.

10. FERESTRE De aici se închid ferestrele din program sau se iese din program. 12. ANEXE Anexa 1. Creare de rezervări (profil individual si partajare) Anexa 2. Relaţii de plata (relaţii de plata pe aceeaşi camera si relaţii de plata pe camere diferite) Anexa 3. Plaţi restante Anexa 4. Procedura de stornare factura Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 111

Anexa 5. Procedura de Închidere de zi.

Manual de utilizare Fidelio V8 – Updated on 06-03-06 112