Manual Excel Intermedio

MANUAL EXCEL INTERMEDIO

Nivelación (Repaso de Excel básico)…………………………………… 2

Fórmulas y funciones………………………………………………………5

Auditoría de fórmulas………………………………………………………17

Trabajando con bases de datos………………………………………….22

Validación…………………………………………………………………..34

Consolidación de datos…………………………………………………...40

Gráficos…………………………………………..…………………………45

Tablas dinámicas……………………………………………………,……52

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Nivelación a Excel 2010 Generalidades de Excel 2010 Excel 2010 en una aplicación parte del grupo de la Suite Microsoft OfficeSystem la cual permite trabajar con hojas electrónicas de cálculo las cuales a su vez integraran a los libros (archivos de Excel). Mediante Excel 2010 y sus hojas de cálculo podremos trabajar con grupos de datos (pequeños, medianos o grandes) y a partir de esta información realizar cálculos, análisis de los datos e incluso podremos crear gráficos que nos permitan de una manera más impactante demostrar los resultados o valores obtenidos mediante un cierto cálculo. Dentro de Excel 2010 la ventana que se abre debe tener un aspecto similar al siguiente:

La nueva interfaz del programa (presentada desde su versión anterior 2007) muestra elementos clásicos y otros nuevos que en conjunto optimizan el manejo y funcionamiento del programa. Como siempre estará presente la Barra de título(a) en la parte superior de la ventana (recuerde que esta barra y sus elementos permiten realizar las operaciones básicas de cualquier ventana de Windows como mover, minimizar y cerrar entre otras). Al extremo izquierdo de la barra de título se encuentra la Barra de herramientas de accesos rápido (b) incluyendo el nuevo botón de Personalizar mediante el cual podremos hacer ajustes a esta mini barra. La Cinta de opciones(c)nos dará acceso a las diferentes herramientas y comandos de programa (equivalente a los menús de comandos y barras de

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herramientas de versiones anteriores), estará organizada en Fichas que mostraran por categoría diferentes Grupos de herramientas, algunos grupos incluyen botones que permiten abrir cuadros de dialogo (algunos tradicionales, algunos mejorados y otros nuevos) botones de acción inmediata o botones de doble acción (la parte superior aplica el comando la inferior muestra opciones). En cuanto a las fichas hay que mencionar que algunas de estas aparecen solo cuando son necesarias. Por ejemplo las fichas Diseño, Presentación y Formato del conjunto Herramientas de gráficos que solo aparecen si tenemos seleccionado un objeto grafico seleccionado. La cinta de opciones se puede ocultar y mostrar dando un doble clic en cualquiera de las fichas. Cuando esta oculta y hacemos clic en alguna de las fichas se mostrar la cinta momentáneamente para que podamos trabajar con sus opciones. También podemos ocultar y mostrar la cinta de opciones mediante le nuevo botón que se integró en la parte superior derecha de la misma cinta / aparecer Dentro del conjunto de fichas vale la pena destacar a la ficha Archivo (d) que sustituye al botón de Microsoft Office que apareció en la versión 2007.

La Barra de fórmulas (e) ajustable desde la versión 2007 y el Cuadro de nombres están por debajo de la Cinta de comandos. Los Títulos (f) de filas y columnas rodean y dan nombre a todas las Celdas (g) de la hoja (1048576 filas X 16384 columnas). En la parte inferior izquierda se encuentran las Fichas y botones de control de hojas (h) y debajo de estas se ve el indicador de Modo de celda y el botón Grabación de macros (i) por el lado izquierdo de la Barra de estado (j) y a la derecha de esta están los Accesos directos, el Zoom y el Control deslizante del Zoom (k). Un clic derecho sobre la Barra de estado permite cambiar la configuración de los elementos que muestra. Finalmente en la esquina inferior derecha de la hoja están las Barras de desplazamiento de la hoja (l). La ficha Archivo es un nuevo elemento en la interfaz de Excel 2010, sustituye al botón Office que se había integrado en la versión 2007 el cual a su vez reemplazo al menú Archivo de las versiones 2003 y anteriores. La ficha Archivo muestra la nueva vista Backstage que de forma inmediata muestra datos del archivo actual en uso, opciones aplicables a este e incluso desde aquí podremos entrar a las Opciones del programa. Las operaciones

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referentes al manejo de archivos como guardar, abrir, e imprimir entre otras se llevan a cabo desde esta vista.

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FÓRMULAS Y FUNCIONES

FÓRMULAS Y FUNCIONES

Objetivo: Al finalizar el tema los participantes podrán describir las características de las formulas en la hoja electrónica de cálculo y como incluir referencias externas, la utilidad de las formulas matriciales, las funciones de base de datos y la ventaja de uso de nombres de rango. Objetivos específicos de aprendizaje. Al finalizar el tema el participante:

rentes métodos para crear nombres de rango y como usarlos

Beneficios Al concluir el tema el participante obtendrá:

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Fórmulas y funciones Nombres de rango Excel 2010 permite asignar nombres a una celda o a un rango de celdas, una formula o una constante. El uso de nombres de rango permite crear fórmulas de una manera más fácil y práctica. Dicho sea de paso, los nombres de celda o rango son referencias absolutas. Algunos nombres de rango son creados automáticamente por Excel 2010 por ejemplo cuando se crea una tabla de Excel (herramienta Dar formato como tabla de la ficha Inicio en el grupo Estilos) o cuando se establece un rango de impresión. El primer carácter de un nombre debe ser una letra, un carácter de subrayado (_) o una barra invertida (\). Los demás caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado. No se pueden utilizar como nombres de rango letras únicas como por ejemplo "C", "c", "R" o "r" ya que se Excel 2010 usa estos como una abreviatura para seleccionar columnas. Tampoco pueden ser idénticos a una referencia de celda, como Z$100 o R1C1. No se podrán usar espacios en los nombres aun que podemos usar el carácter de subrayado (_) y el punto (.) como separadores de palabra, por ejemplo Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre. Un nombre puede contener hasta 255 caracteres. Y no habrá diferencia entre mayúsculas y minúsculas. Un primer método para crear nombres de rango es utilizando la opción Definir nombre… que aparece en el botón Asignar nombre a un rango, este botón está en el grupo Nombres definidos de la ficha Formulas. Al utilizar esta opción aparece el cuadro de dialogo Nombre nuevo en donde solo tendremos que indicar el nombre que queremos utilizar y a que celda o rango de celdas se lo queremos asignar. También puede hacer referencia con el nombre a una constante o a una formula. Solo tiene que escribir en el cuadro Hacer referencia a: el valor constante o la fórmula que requiera.

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Un método más directo y práctico para obtener el mismo resultado con nombres de rango consiste en seleccionar la celda o rango de celdas y asignar directamente el nombre escribiéndolo en el Cuadro de nombres que esta al inicio de la Barra de fórmulas. Presionando la tecla Enter al terminar estaremos creando el nuevo nombre. La celda B11 se llamara Total_gastos (no se pueden usar espacios). Un método más para crear nombres de celdas, consiste en tomar los textos de las celdas ya utilizadas en la hoja y asignar estos como nombres a celdas adyacentes. En el siguiente ejemplo podríamos seleccionar las celdas que van desde A5 hasta B19 y haciendo clic en el botón de la ficha Formulas en el grupo Nombres definidos.se mostrara un cuadro de dialogo que nos sugiere, por ejemplo, usar los textos de las celdas en la columna izquierda y asignarlos a las celdas que están a la derecha.

Una vez creados los nombres estos se pueden agregar en cualquier fórmula escribiendo el nombre, seleccionándolo de la lista Autocompletar o seleccionándolo desde el botón Utilizar en la fórmula que se encuentra en la sección Nombres definidos de la ficha Formulas. También podremos tomar los nombres desde la ventana Pegar nombre que se muestra mediante la tecla F3

Mediante la herramienta Administrador de nombres del grupo Nombres definidos en la ficha Formulas tendremos acceso a la ventana del mismo nombre desde donde se podrán

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crear, modificar y eliminar los nombres de rango. Se mostrar cada nombre ya sea los definidos por el usuario, los de tablas Excel y el de rango de impresión si este se ha definido. Además se mostrará el Valor, a que Se refiere, el Ámbito y el Comentario (si existe) de cada nombre.

Un clic en el título de cada columna de información permite ordenar la lista en forma ascendente o descendente y mediante el botón Filtro se podrán mostrar más o menos nombres de acuerdo a las opciones que especifiquemos.

También puede crear una lista de nombres definidos en un libro. Solo tendremos que ubicar el cursor en alguna área libre de la hoja de cálculo y utilizar el botón Pegar lista que se encuentra en la ventana Pegar nombre. La lista de nombres definidos por el usuario y sus valores correspondientes se mostraran en la hoja.

Formulas matriciales Las formulas matriciales pueden ejecutar varias operaciones y devolver un resultado o varios resultados. Las formulas matriciales trabajan con conjuntos de valores conocidos como argumentos

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matriciales, generalmente son rangos aunque pueden ser constantes. Estos argumentos deben tener iguales dimensiones (mismo número de filas y columnas). Las formulas matriciales se crean como cualquier fórmula con la diferencia que al terminan deberemos hacerlo presionando las teclas Control+Mayusculas+Enter. Las formulas matriciales se escriben entre llaves ({ }) aunque en realidad estas no se escriben ya que Excel 2010 las inserta automáticamente. Algunas de las funciones integradas son fórmulas de matriz y se deben escribir como matrices para obtener los resultados correctos. Un ejemplo de una formula matricial que genere un solo resultado podría ser el siguiente. Queremos calcular el monto total de cada venta, esto es la suma de cada venta más el impuesto correspondiente y a continuación queremos sumar el total de todas las ventas para obtener el total general. Mediante una sola formula matricial podríamos obtener el resultado requerido

. Con el mismo problema una solución alternativa seria crear una sola fórmula matricial que genere varios resultados. En este caso deberemos seleccionar el conjunto de celdas donde queremos que se muestren los resultados de la formula matricial. Presionaremos la tecla F2 y escribiremos la formula en la primera celda del rango seleccionado y terminaremos presionando las teclas Control+Mayusculas+Enter.

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Las formulas matriciales también pueden utilizar constantes matriciales, esto es cuando queremos que dentro de la formula matricial algunos valores sean siempre los mismos. Las constantes matriciales se deben escribir entre llaves { } (en este caso si se escriben) y separar por comas (,) o punto y coma (;) dependiendo si la formula matricial se repite en columnas o en filas respectivamente (algunas versiones de Excel usan punto y coma para columnas y la barra invertida para y filas).

Referencias externas Cuando la referencia es a otra hoja de cálculo deberemos anteponer a la referencia el nombre de la hoja a la que pertenece uniendo ambos elementos con el signo de admiración (!) como por ejemplo Ventas!J15 o „Enero 1‟!M14 (si el nombre de la hoja contiene espacios se requiere escribir este entre apostrofes). Si la referencia es hacia la hoja de otro libro debemos escribir el nombre de este encerrado entre corchetes ([ ]) antes del nombre de la hoja por ejemplo [Nominas.xls]Enero!B15 o „[Ventas anuales]!Enero‟!D1 (si el nombre del libro o de la hoja contienen espacios se requiere escribir el nombre del libro y de la hoja entre apostrofes). Se pueden utilizar nombres de rango que se hayan definido en las formulas con referencias externas por ejemplo [Ventas]Importaciones!Europa. Aunque las referencias externas se pueden escribir totalmente de forma manual es más práctico si utilizamos el mouse mientras creamos la fórmula para ir seleccionando los libros, las hojas y las celdas a las que aremos referencia. Las referencias externas incluirán la ruta del archivo en caso de que este se encuentre cerrado al momento de trabajar con dicha fórmula. Una referencia como=SUMA([Presupuesto.xlsx]Anual!C10:C25) se mostrará así si el libro

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Presupuesto.xlsx está abierto, de lo contrario se =SUMA('C:\Informes\[Presupuesto.xlsx]Anual'!C10:C25).

verá

como

Funciones de base de datos Las funciones de base de datos son un conjunto de funciones que permiten realizan las operaciones más usuales como suma, promedio, máximo y mínimo por ejemplo, con la ventaja de poder condicionar la aplicación de dicha operación. Para esto las funciones de base de datos en lugar de usar como parámetro el rango a operar usan la referencia completa a un rango de tabla o lista (que incluye la columna operar). Todas las columnas de tabla podrán ser utilizadas para condicionar la aplicación de la operación. Para esto debe de existir un nombre único en cada columna de la tabla y prepararemos un rango con los criterios o condiciones para la función. La sintaxis de las funciones de base de datos es la siguiente: =DDFUNCION(Base_de_datos,nombre_columna,criterios) Base_de_datos es la referencia a la tabla completa (incluyendo títulos) que contiene columna con la información que queremos operar. Nombre_columna es el nombre de la columna dentro de la base de datos sobre la cual se aplicara la operación. En lugar del nombre podemos especificar el número de columna que le corresponde relativo a la tabla. Criterios es el rango que condiciona la operación. Debe incluir al menos dos celdas (una sobre la otra). En la celda superior se especifica el nombre de la columna que usaremos para condicionar la función y en la celda inferior se indica el valor o criterio que usaremos como condición.

En el ejemplo se sumaran únicamente las ventas (Total Venta= columna 9) de las filas donde el País sea Francia.

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Los criterios de la función de base de datos pueden incluir más de un dato para condicionar la aplicación de la función. Cada dato que se agregue hacia abajo actúa como una condicionante O.

En el ejemplo se sumaran las ventas (Total Venta= columna 9) de las filas donde el País sea Francia o Reino unido. El rango de criterios puede condicionar la función usando más de una columna como criterio. En este caso cada columna actúa como una condicionante Y.

En el ejemplo se sumaran las ventas (Total Venta= columna 9) de las filas donde el País sea Francia y el Año sea 2006. El rango de criterios se puede extender tantas filas o columnas como sea necesario lo que permitirá condicionar la aplicación de la función tanto como lo necesitemos. Haciendo de esta manera cálculos más complejos.

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En el ejemplo se sumaran las ventas (Total Venta= columna 9) de las filas donde el País sea Francia, el Año sea 2006 y el Total Venta sea menor a mil, o las filas done el País sea Reino Unido y el Total Venta sea menor a mil o las filas donde el País sea Irlanda y el Año sea 2007. Entre las funciones más comunes para base de datos están: FUNCIÓN BDCONTAR BDCONTARA BDMAX BDMIN BDPRODUCTO BDPROMEDIO BDSUMA

Cuenta las celdas que contienen un número Cuenta las celdas que contienen un valor Obtiene el valor máximo Obtiene el valor mínimo Obtiene el producto de los valores indicados Obtiene el promedio de los valores indicados Obtiene la suma de los valores indicados

Funciones lógicas Además de la función Si() Excel cuneta con otras funciones dentro de la categoría de funciones lógicas que podemos utilizar para el manejo de valores y resultados lógicos. Y(): devuelve Verdadero si todos los argumentos especificados (hasta 255) son verdaderos de lo contrario devuelve Falso. Sintaxis: Y(valor_logico1,valor_logico2...) Valor_logico1, valor_logico2, son entre 1 y 255 argumentos que se pueden evaluar como verdadero o falso

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O(): devuelve Verdadero si alguno de los argumentos especificados (hasta 255) es verdaderos de lo contrario devuelve Falso. Sintaxis: O(valor_logico1,valor_logico2...) Valor_logico1, valor_logico2, son entre 1 y 255 argumentos que se pueden evaluar como verdadero o falso.

SI.ERROR(): devuelve el valor especificado si la formula se evalúa como error, de lo contrario devuelve el resultado de la fórmula. Sintaxis: SI.ERROR(formula,varor_para_devolver) Formula es una fórmula que será evaluada. Valor para devolver es el valor que queremos regresar en caso de que la formula se evalúe como errónea.

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VERDADERO(): Devuelve el valor lógico Verdadero. Sintaxis:VERDADERO() FALSO(): Devuelve el valor lógico Falso. Sintaxis: FALSO() Funciones de Fecha y hora. DIAS360(): regresa el número de días entre dos fechas tomando como base un año de 12 meses de 30 días cada uno. Sintaxis: DIAS360(fecha_inicial,fecha_final) Fecha inicial y fecha final son argumentos válidos de fecha. DIAS.LAB(): regresa el número de días entre dos fechas tomando en cuenta solo los días hábiles. Se pueden agregar fechas para eliminar días festivos. Sintaxis: DIAS.LAB(fecha_inicial,fecha_final,festivos). Fecha inicial, fecha final y festivos son argumentos válidos de fecha. DIA.LAB(): calcula la fecha laborable futura (valores positivos) o pasada (valores negativos) de acuerdo al número de días que se indiquen. Se pueden agregar fechas para eliminar días festivos o vacaciones. Sintaxis: DIA.LAB(fecha_inicial,dias,festivos). Fecha inicial y festivos son argumentos válidos de fecha. Días es un número de días hábiles que se cuentan a futuro si son positivos o hacia atrás si son negativos FECHA.MES(): devuelve la fecha correspondiente a el número de meses que se indiquen posteriores (valores positivos) o anteriores (valores negativos) a partir de la fecha indicada. Sintaxis: FECHA,MES(fecha_inicial,meses). Fecha inicial es un argumento válido de fecha. Meses es un numero de meses a futuro si el valor es positivo o hacia atrás si el valor es negativo.

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FIN.MES(): devuelve la fecha del fin del mes tantos meses posteriores (valores positivos) o anteriores (valores negativos) a partir de la fecha indicada. Sintaxis: FIN.MES(fecha_inicial,meses). Fecha inicial es un argumento válido de fecha. Meses es un numero de meses a futuro si el valor es positivo o hacia atrás si el valor es negativo.

NUM.DE.SEMANA(): devuelve el número de semana en el año correspondiente a la fecha indicada. Sintaxis: NUM.DE.SEMANA(fecha). Fecha es un argumento válido de fecha. FRAC.AÑO(): devuelve la fracción del año que representa la diferencia en días entre dos fechas dadas. Sintaxis: NUM.DE.SEMANA(fecha_inicial,fecha_final) Fecha inicial y fecha final son argumentos válidos de fecha.

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AUDITORIA DE FÓRMULAS

AUDITORIA DE FÓRMULAS Objetivo: Al finalizar el tema los participantes podrán describir la funciones que pueden ayudarle a revisar y auditar las formulas existentes en las hojas de cálculo. Objetivos específicos de aprendizaje: Al finalizar el tema el participante: celdas dependientes y errores en las formulas. Ventana de inspección y Evaluar formula Beneficios Al concluir el tema el participante obtendrá: celdas precedentes, dependientes y con error formulas para usa mostrar, inspeccionar y evaluar formulas

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Auditoria de formulas Precedentes y dependientes Las herramientas del grupo Auditoria de fórmulas en la ficha Formulas permiten revisar las formulas existentes en las hojas de Excel. El botón Rastrear precedentes permite cada vez que le damos clic ver cuál es el origen de un valor generado por una formula. En otras palabras cada que le damos clic muestra que celdas esta involucradas de forma directa o indirecta con la fórmula que se está auditando colocando flechas de color azul a partir de ella (solo se puede aplicar en celdas que contengan fórmulas).

El botón Rastrear dependientes permite por su parte ver en que formulas está involucrado el valor de la celda actual. Cada vez que le damos clic agrega un nivel más de flechas azules que indican hasta donde influye el valor de la celda. En una fórmula “intermedia” se puede aplicar el rastreo de precedentes y dependientes al mismo tiempo.

El botón Quitar flechas permite quitar todas las flechas de auditoría que se hayan colocado si le damos clic directamente. Si le damos clic en su botón de opciones se podrán quitar uno por uno los niveles de precedentes o dependientes que hayamos puesto

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Comprobación y rastreo de errores El botón Comprobación de errores muestra el cuadro de dialogo del mismo nombre si le damos clic directamente. En este cuadro de dialogo se mostraran y describirán los errores que contenga la hoja. Los botones Anterior y Siguiente permitirán ver uno a uno todos los errores que se encuentren. Con el botón Seguimiento de error se colocaran flechas que muestran las celdas relacionadas con el origen del error que se esté revisando. Omitir error permite marcar los errores de tal forma que se pasen por alto en los siguientes rastreos de error.

El botón Modificar en la barra de fórmulas permite editar y corregir la fórmula que se esa revisando y el botón Ayuda sobre este error abre la herramienta de ayuda de Excel 2010.

Mostrar formulas Este botón activa la función que permite que todas las celdas de la hoja muestren su contenido real y no el valor que producen. Es decir las formulas se mostraran tal cual están escritas en lugar del valor que se genera a partir de ellas. Trabajando de esta manera se pueden seguir escribiendo y modificando fórmulas pero solo se mostrar su resultado cuando desactivemos esta función. Daremos de nuevo clic en la herramienta si queremos desactivar la función y regresar al modo normal.

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Ventana de inspección Mediante el botón Ventana de inspección Excel 2010pone a nuestra disposición una herramienta mediante la cual podremos ir recabando información de diferentes celdas de cualquier hoja y de cualquier libro para concentrarla en un solo lugar desde donde poder consultarla la Ventana de inspección. Generalmente usamos esta herramienta cuando creamos fórmulas que involucran valores de otras hojas e incluso en otros libros y queremos tenerla a la mano. En la ventana se mostrara para cada inspección el nombre de la celda, el nombre de rango que pudiera tener asignado, el valor que muestra o contiene, el valor real en el caso de las formulas y el nombre del libro y hoja a la que pertenece cada inspección. Además un doble clic encada inspección nos permite ir la celda referida.

Mediante el botón Agregar inspección se irán agregando los datos que queremos recabar. La celda a inspeccionar se puede seleccionar previamente o al momento que aparece el cuadro de dialogo Agregar inspección.

La Ventana de inspección se puede acoplar en cualquier extremo de la ventana de Excel y mantendrá las inspecciones aunque la cerremos mostrándolas nuevamente al abrirla nuevamente. Si queremos desechar las inspecciones las seleccionaremos y aremos clic en el botón Borrar inspección.

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Evaluar formula Mediante el botón Evaluar formula se mostrar el cuadro de dialogo del mismo nombre. Antes de usar esta herramienta nos debemos colocar en la celda que contiene la formula a evaluar. La herramienta nos permite ver paso a paso como se va calculando una formula hasta llegar a su resultado final. Deberemos de dar clic en el botón Evaluar para que cada referencia se convierta en el valor que representa y para que cada operación se aplique según la secuencia que le corresponda.

Se puede de esta manera revisar con calma como se genera cualquier valor en forma progresiva. El botón Paso a paso para entrar mostrara cual es el contenido de la referencia que está a punto de ser auditada. Si está es una formula el botón Evaluar se aplicara sobre este contenido. Usaremos el botón Paso a paso para salir para regresa a la formula principal.

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TRABAJANDO CON BASES DE DATOS

TRABAJANDO CON BASE DE DATOS

Objetivo: Al finalizar el tema los participantes podrán describir las funciones de las diferentes herramientas que posee Excel 2010 especializadas para el manejo de datos. Objetivos específicos de aprendizaje: Al finalizar el tema el participante: las diferentes opciones para ordenar la información los datos en Excel 2010 Formulario ales los Filtros avanzados Beneficios: Al concluir el tema el participante obtendrá:

Subtotales

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Trabajando con base de datos Ordenar Para ordenar la información en las hojas de Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único campo o puede ordenar la lista por diferentes campos a la vez. Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar una lista en base a uno de los datos, debemos posicionarnos en la columna que contiene el dato que marcara el orden, después puede usar las opciones Ordenar de menor a mayor/Ordenar de la A a Z u Ordenar de mayor a menor/Ordenar de Z a A que aparecen en el menú del botón Ordenar y filtrar de la ficha Inicio en la sección Modificar o podemos hacer clic en uno de los botones del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. Para ordenar los datos usando más de un criterio haremos clic en la opción Orden personalizado del botón Ordenar y filtrar o en el botón Ordenar que está en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. En ambos casos aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar haciendo clic en el botón pulsando Agregar nivel para añadir un campo o Columna, se podrá especificar si ordenamos según el valor de la celda, o por su color de celda o color de fuente o icono en la columna Ordenar según, y el Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden es De menor a mayor, De mayor a menor, alfabético (A a Z o Z a A) o si se sigue el orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de días de la semana o meses, la ordenación alfabética no sería correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y así el criterio de ordenación seguirá el mismo patrón.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia (abajo al centro del cuadro de dialogo), aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente

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En la parte superior derecha tenemos el botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones para efectuar la ordenación.

Subtotales Mediante la herramienta Subtotal del grupo Esquema en la ficha Datos se podrán obtener rápidamente resultados desde una lisa o tabla de datos. La herramienta abre el cuadro de dialogo Subtotales en el cual estableceremos los parámetros para que Excel 2010 calcule los subtotales que requerimos. En el cuadro combinado Para cada cambio en seleccionamos el nombre de la columna que contiene los elementos o grupos por los que desea realizar el subtotal de los valores de las demás columnas. Normalmente antes de aplicar la herramienta Subtotales ordenamos la tabla o lista de datos y usamos en este parámetro el nombre de la columna que usamos como primer criterio al ordenar. En el cuadro combinad Usar función seleccionamos la (suma, promedio, máximo, etc.) función que desea utilizar para realizar el subtotal o cálculo de los valores. En Agregar subtotal a activaremos una o más casillas para especificar las columnas que contienen los valores de los que desea obtener el subtotal. Al dar clic en el botón Aceptar se crearan y agregaran a los datos los resultados de los subtotales y se estructurara el esquema resultante.

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En la barra de esquema que aparece a la izquierda de la hoja podremos dar clic en los botones de Nivel para ver respectivamente solo el Total general con el 1, el Total general y los Subtotales con el 2 o el nivel de detalle con el 3. También se agregaran botones adicionales en cada Nivel y grupo de “corte” para ocultar o mostrar el detalle de dicho nivel.

Podremos utilizar tantas veces como queramos la herramienta Subtotal sobre un mismo rango de datos quizá para obtener diferentes resultados como Suma, Promedio, Máximo, etc. Cada nuevo cálculo reemplazara al anterior al menos que se desactive la opción Reemplazar subtotales actuales, en este caso se acumulara el nuevo resultado con el anterior creándose un nuevo nivel de esquema. Cuando queramos regresar los datos a su estado original usaremos el botón Quitar todos del cuadro de dialogo Subtotales. Agrupa y esquema Cuando los datos de nuestra hoja en Excel son muy extensos ya sea en forma horizontal o vertical podremos utilizar las herramientas Agrupar y Desagrupar del grupo Esquema en la ficha Datos.

La herramienta Agrupar presenta dos opciones Agrupar y Autoesquema. Agrupar se usa para agrupar filas o columnas previamente seleccionadas, esto coloca al final de la selección un botón que permite contraer y expandir el esquema o grupo que se ha creado. Se podrán crear grupos dentro de grupos es decir se pueden crear esquemas con diferentes niveles de agrupamiento.

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Datos antes de ser agrupados

Datos con grupos de filas (observe la barra de esquema)

El Autoesquema por su parte se puede aplicar en hojas que contengan formulas. Excel de acuerdo a las referencias de celda que contengan dichas formulas podrá sugerir de forma automática un método de agrupación.

Datos con fórmulas y sin agrupar

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Datos con Autoesquema aplicado

Formulario Un Formulario de datos puede ser utilizado para ver, buscar, cambiar, agregar y eliminar los registros(filas) de una lista o una base de datos (tabla o lista de datos). Para hacer uso de un Formulario haga clic una celda de la lista o base de datos en la que desee manipular los registros y presione las teclas Alt+T y después F. El Formulario se abre y ya podremos manipular los datos. Haremos clic en el botón Nuevo para ingresar un nuevo registro, escriba la información para el nuevo registro, use la tecla Tabulador y la combinación de teclas Mayúsculos+Tabulador para moverse entre los campos. Al terminar presione la tecla Enter para agregar el registro.

Puede usar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente para moverse entre los registros y el botón Eliminar para eliminar el registro actual. El botón Criterios muestra el formulario en blanco y permite establecer criterios de búsqueda o valores de filtro para que solamente se muestren los registros encontrados bajo ese criterio. Con el botón Formulario regresamos a la vista normal del formulario para revisar los registros bajo los criterios establecidos.

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Bajo esta modalidad con el botón Borrar se desaparecen todos los criterios y se deja en blanco el formulario listo para volverse a usar. Filtros Mediante los filtros podremos obtener de una tabla o un lista de datos solo aquella información que nos interese. En otras palabras filtrar es seleccionar mediante criterios o condiciones la información que queremos ver. Excel 2010 permite aplicar dos tipos de filtros, el Filtro (conocido también como Autofiltro) y los Filtros avanzados. Autofiltros Podemos aplicar los Autofiltros colocando nuestro cursor en cualquier celda del rango de datos a utilizar y desde la herramienta Ordenar y filtrar del grupo Modificar en la ficha de Inicio haciendo clic en la opción Filtro o mediante la herramienta Filtro del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos. Cualquier de las dos opciones agregara en la primera fila de nuestros datos los botones de filtro.

Una vez que tengamos a nuestra disposición los botones de filtro podremos hacer clic en cualquiera de ellos y mostrar la lista de opciones y comandos que podemos aplicar en la columna correspondiente para ir filtrando la información. El filtro inicialmente nos proporciona herramientas para cambiar el orden en que están acomodados los datos. En la parte inferior de la lista que aparece podremos indicar en forma directa cuales son los valores que queremos ver marcando la correspondiente casilla de verificación.

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La opción Filtrar por color muestra las opciones disponibles para filtrar usando colores de fuente, clores de celda o iconos que se hayan aplicado a los datos de la columna.

Las opciones Filtros de numero o Filtros de texto(dependiendo del contenido de la columna) muestran una serie de sugerencias para condicionar el filtro, al final de la lista de sugerencias esta la opción Filtro personalizado…, esta y la mayoría de las opciones abren el cuadro de dialogo Filtro personalizado donde podemos establecer hasta dos condiciones para el filtro.

Cuando el dato a filtrar sea un texto se podrán utilizar los caracteres comodines *y? para establecer los criterios. Para los datos numéricos estará disponible la opción Diez mejores… que permite filtrar los valores seleccionando cierta cantidad o porcentaje de los mismos ya se los más altos o los más bajos.

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Mientras más filtros activemos la información se filtra en mayor medida hasta llega a quedar solo con los datos que nos interesan. Para indicar que filtros están activos Excel 2010 muestra un icono en forma de embudo en el boto de filtro en lugar de la flecha que normalmente tienen.

Para quitar los filtros, seleccionaremos de entre las opciones que muestra el filtro la opción Borra filtro de…, esto se hará en cada filtro que queramos desactivar. Si queremos desactivar todos lo filtro al mismo tiempo utilizáremos la herramienta Borrar del grupo Ordenar y filtrar en la ficha Datos.

Avanzados Para realizar filtros más complejos que no se puedan lograr con los Autofiltros utilizaremos los Filtros avanzados. Para utilizar los Filtros avanzado previamente deberemos de preparar un rango de criterios. Criterios es el rango que condiciona el filtro. Debe incluir al menos dos celdas (una sobre la otra). En la celda superior se especifica el nombre de la columna que usaremos para condicionar el filtro y en la celda inferior se indica el valor o criterio que usaremos como condición. Deberemos de hacer clic en la herramienta Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos para abrir el cuadro de dialogo Filtro avanzado. En el deberemos de indicar cuál es el rango que ocupa nuestra información en el cuadro de texto Rango de lista (si colocamos previamente el cursor sobre alguno de los datos la herramienta detecta todo el rango automáticamente). En el cuadro Rango de criterios indicaremos cual es el rango que ocupan los criterios previamente preparados. Al hacer clic en el botón Aceptar los datos serán filtrados usando la opción que está activa de forma predeterminada Filtrarla lista sin moverla.

Los criterios del Filtro avanzado pueden incluir más de un dato para realizar el filtro. Cada dato que se agregue hacia abajo actúa como una condicionante O.

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El rango de criterios puede condicionar el filtro usando más de una columna como criterio. En este caso cada columna actúa como una condicionante Y.

El rango de criterios se puede extender tantas filas o columnas como sea necesario lo que permitirá condicionar el filtro tanto como lo necesitemos. Haciendo de esta manera filtros más complejos y exactos.

El ejemplo desarrollado en las imágenes no se puede efectuar mediante los Autofiltros. Si en la sección Acción del Filtro avanzado seleccionamos Copiar a otro lugar deberemos de especificar en qué posición de la hoja queremos colocar el resultado del filtro (cosa que no puede hacer el Autofiltro). Este rango de salida incluirá automáticamente los títulos de cada columna además de los datos filtrados. Podemos optar por reparar previamente el rango de salida colocando en éste los títulos de la información que queremos obtener en el orden que más nos convenga.

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Si activamos la opción Solo registros únicos resultado del filtro omitirá las filas que se repitan.

el

Vistas personalizadas Las Vistas personalizadas permiten guardar un conjunto de valores de visualización e impresión a los que se puede dar un nombre y se pueden aplicar a un libro. Se pueden crear más de una vista del mismo libro para guardar una configuración de presentación específica como por ejemplo el ancho de columnas, la altura de las filas, filas y columnas ocultas, selecciones de celdas, configuración de filtros y de ventana y la configuración de impresión como por ejemplo la configuración de página, los márgenes, encabezados y pies de página y configuración de la hoja de una hoja de cálculo para poder aplicar dicha configuración rápidamente a la hoja de trabajo cuando sea necesario. También puede incluir un área de impresión específica en una vista personalizada. Puede crear varias vistas personalizadas por hoja de cálculo, pero sólo se puede aplicar una vista personalizada a la hoja de cálculo que estaba activa cuando creó la vista personalizada. Si ya no necesita una vista personalizada, puede eliminarla.

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Para crear una vista personalizada en una hoja de cálculo, cambie la configuración de presentación e impresión que desea guardar en una vista personalizada. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en el botón Vistas personalizadas En el cuadro de dialogo que aparece; Vistas personalizadas haga clic en el botón Agregar.

En el cuadro Agregar vista use el cuadro de texto Nombre para, escribir el nombre de la vista que esta por crear. En Incluir en la vista, active las casillas de las opciones de configuración que desea incluir.

Para utilizar una Vista personalizada pase a la ficha Vista, y en el grupo Vistas de libro, haga clic en el botón Vistas personalizadas.

Ya en el cuadro Vistas haga clic en el nombre de la vista que desea usar y, a continuación, haga clic en el botón Mostrar. También puede eliminar una Vista personalizada solamente haga clic en el nombre de la vista que desea eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

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VALIDACIÓN

VALIDACIÓN

Objetivo: Al finalizar el tema los participantes podrán describir la forma de aprovechar la herramienta Validación. Objetivos específicos de aprendizaje: Al finalizar el tema el participante: validación. validaciones. en las validaciones. Beneficios Al concluir el tema el participante obtendrá: plicar validaciones en la hoja de cálculo.

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Validación de datos La validación de datos es muy similar al formato condicional en el sentido de que nos permite detectar ciertas “características” en los datos. La validación permite definir cuales datos serán aceptados como válidos o cuales de los datos ya existentes son válidos. Incluso puede mostrar un mensaje de entrada y de error si un dato entrante no es válido. Para aplicar una validación seleccionamos la celda o celdas que queremos validar y accedemos a la ficha Datos y hacemos clic en el botón Validación de datos que se encuentra en el grupo Herramientas de datos. Un clic en su parte superior abre inmediatamente el cuadro de dialogo Validación de datos, si damos clic en su parte inferior muestra una serie de opciones.

Tipos de validación En el cuadro de diálogo Validación de datos podremos elegir entre varios tipos de validación. El cuadro combinado Permitir muestra las opciones Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y Personalizada. Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números enteros en las celdas que se están validando, si el usuario intenta escribir un número con fracción decimal, se producirá un error.

Si seleccionamos Número entero, Decimal, Fecha, Hora y Longitud de texto podremos restringir los valores permitidos en el rango de celdas con las opciones que se especifiquen en los demás controles. En el cuadro combinado Datos estableceremos un valor condicionante que se complementara con los valores que especifiquemos en los cuadros Valor, Mínimo y Máximo para usar colmo límites.

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En cuanto a la opción Lista está la utilizaremos cuando los datos validos deberán sujetarse a una lista de valores predefinidos. En este caso aparecerá el control Origen donde podremos escribir una lista de valores separados por coma (usando un máximo de 255 caracteres) o especificar el rango dentro de la hoja que contiene los valores de la lista.

La opción Personalizada permite establecer fórmulas que permitan definir cuáles son los criterios para considerar el dato como válido. Mensajes de entrada En la ficha Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al seleccionar cualquier celda del rango al que se le aplique la validación. Este mensaje puede servir para informar qué tipos de datos son considerados válidos para esas celdas como deben ser los datos que queremos introducir.

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Mensaje de error La ficha Mensaje de error nos permite establecer un mensaje personalizado que deseamos se muestre al usuario cuando introduzca en las celdas un valor incorrecto (en lugar del mensaje preestablecido)

. En realidad la parte importante de esta ficha es la opción Estilo que permite cambiar el estilo Grave que hace que la validación sea estricta por los estilos Advertencia o Información que permiten que las validaciones sean flexibles. En el mensaje de error no solo cambiara el cono del aviso sino que además cambian los botones del mensaje de error.

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Podemos aplicar una validación ya existente en un rango de celdas en otro mediante un sencillo proceso de copia. Deberemos seleccionar la celda o celdas que ya poseen la validación y presionamos las teclas CTRL+C o usamos cualquier otro método para habilitar el proceso de copia. Nos colocamos en la celda o celdas que recibirán la copia y abriremos la ventana Pegado especial (ficha Inicio sección Portapapeles, parte inferior del botón Pegar) En esta ventana seleccionaremos dentro de la sección Pegar la opción Validación para que se haga la copia de la validación de un rango a otro.

Además de utilizar la Validación para restringir la entrada de datos podemos aplicar esta herramienta para revisar información ya existente en una hoja de Excel. Se aplica en las celdas que ya contienen los datos la validación que se requiera y posteriormente utilizamos la opción Rodear con un circulo datos no validos que aparece al darle clic al botón Validación de datos de la ficha Datos sección Herramientas de datos. Esto hará que Excel resalte los datos que no cumplen con las validaciones establecidas (Ver imagen 53).

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La opción Borrar círculos de validación elimina los círculos de la hoja. Si queremos eliminar validaciones que se hayan agregado a el libro de Excel deberemos seleccionar las celdas que poseen la validación que queremos eliminar y posteriormente abrir la ventana Validación de daos. Haremos clic en el botón Borrar todos que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la ventana y se habrán eliminando las validaciones.

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CONSOLIDACIÓN DE DATOS

CONSOLIDACION DE DATOS

Objetivo: Al finalizar el tema los participantes podrán describir la forma de obtener una consolidación. Objetivos específicos de aprendizaje: Al finalizar el tema el participante: Excel 2010. consolidación por formulas. Beneficios: Al concluir el tema el participante obtendrá: Consolidación. consolidar.

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Consolidación de datos Consolidación por posición Para consolidar datos de diferentes hojas del mismo libro o incluso desde otros libros podremos usar la herramienta Consolidar que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos. El cuadro de dialogo que abre la herramienta nos permite especificar qué operación queremos aplicar al momento de realizar el consolidado. En el cuadro combinado Función se sugiere Suma como la operación predefinida pero se puede cambiar por alguna de las funciones de uso más frecuente. Puede usar cualquiera de las funciones Suma, Cuenta, Promedio, Max, Min, Producto, Contar números, Desvest, Desvestp, Var y Varp. Con la herramienta Consolidar puede combinar información procedente de hasta 255 hojas de cálculo de apoyo en una hoja maestra. En el cuadro de texto Referencia deberemos especificar uno a uno los rangos que queremos consolidar y los iremos agregando al cuadro de lista Todas las referencias mediante el botón Agregar. De sr necesario se eliminaran los rangos especificados con el botón Eliminar.

Al dar clic en el botón Aceptar la herramienta efectúa una Consolidación por posición en este caso, Excel recopila información de las celdas de la misma posición situadas en cada una de las hojas. Es decir para obtener resultados correctos se debe colocar en todas las hojas involucradas la información de forma idéntica en cuanto a su estructura. Si no es así, los resultados que se generen no serán correctos.

Consolidación por categoría Si utilizamos las opciones de la sección Usar rótulos en entonces se aplica una Consolidación por categoría, Excel utiliza rótulos de columnas y/o filas como base para asociar hojas de cálculo.

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Excel buscara cada dato numérico en las todas hojas identificándolo por los rótulos que le acompañen (primera fila y/o primera columna del rango).

Normalmente los resultados de una consolidación son independientes de los datos de origen, es decir los cambios realizados posteriormente en las hojas de cálculo fuente no afectarán el resultado de la consolidación a menos que esta se repita.

Cuando se utiliza la opción Crear vínculos con los dato de origen, la consolidación genera un Esquema con vínculos hacia los datos de origen lo que permite que este tipo de consolidación se actualice cuando hay cambios en los datos de origen.

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Consolidación con vínculos Otra técnica para consolidar datos de diferentes hojas e incluso de diferentes libros es mediante fórmulas que incluyan referencias externas. Cuando la referencia es a otra hoja de cálculo deberemos anteponer a la referencia el nombre de la hoja a la que pertenece uniendo ambos elementos con el signo de admiración (!) como por ejemplo Ventas!J15 o „Enero 1‟!M14 (si el nombre de la hoja contiene espacios se requiere escribir este entre apostrofes). Si la referencia es hacia la hoja de otro libro debemos escribir el nombre de este encerrado entre corchetes ([ ]) antes del nombre de la hoja por ejemplo [Nominas.xls]Enero!B15 o „[Ventas anuales]!Enero‟!D1(si el nombre del libro o de la hoja contienen espacios se requiere escribir el nombre del libro y de la hoja entre apostrofes) Podemos estructurar fórmulas que permitan tomar datos de diferentes hojas para concentrarlas en un “gran” resultado.

Vale la pena aclarar que en este tipo de fórmulas se puede aplicar cualquier tipo de operación y que los datos que tomamos pueden ser de diferentes celdas en cada hoja. Por otra parte este tipo de fórmulas es más fácil crearlas apoyándonos con el mouse para ir seleccionando los libros, hojas y celdas que contienen los datos. Consolidación con fórmulas 3D Otro tipo de fórmula que nos puede ayudar a realizar consolidaciones es la que incluye referencias de tipo3D. Esta referencia la utilizamos para hacer referencia a celdas que ocupan la misma posición en un rango de hojas. La referencia 3D se puede hacer a una celda o a un rango de celdas y siempre va precedida de un rango de hojas (hoja inicial y hoja final) que se unen mediante dos puntos (:) y esto se une a la referencia de celdas con el signo de admiración (!) por ejemplo =SUMA(Hoja1:Hoja10!B15) o =PROMEDIO(„ENERO 1:ENERO5‟!D5:D32) (si el nombre de la hoja inicial o la hoja final contienen espacios se requiere escribir este entre apostrofes). Generalmente usamos este tipo de referencias en combinación con algunas funciones de Excel 2010 (SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA).

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Para poder usar este tipo de referencia es necesario que se cumplan dos condiciones. Que la formula opere (por lómenos en su parte 3D) en la misma celda en todas las hojas a las que se hará referencia

Para escribir este tipo de formula o referencia 3D daremos clic en la hoja inicial que contiene el dato a operar y a continuación daremos clic en la celda que contiene el dato. Presionaremos la tecla mayúscula mientras seleccionamos la última hoja que vamos a operar. Terminaremos presionando la tecla Enter. Las hojas para la referencia 3D se deben colocar juntas. Si movemos alguna hoja dentro de este grupo también se incluirá en el cálculo de la formula 3D. Si se mueve fuera del grupo sus valores dejan de tomarse en cuenta.

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GRAFICOS

Objetivo: Al finalizar el tema los participantes podrán describir las características de los diferentes tipos de gráficos que se pueden agregar a las hojas de Excel 2010. Objetivos específicos de aprendizaje: Al finalizar el tema el participante:

GRÁFICOS

Excel 2010 aplicar a los gráficos en Excel 2010 usar en Excel 2010 Beneficios: Al concluir el tema el participante obtendrá: 2010 Excel 2010

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Gráficos Creación de gráficos Una de las principales tareas que realizamos en Excel 2010 es la creación de gráficos. Cualquier conjunto de datos numéricos se puede mostrar de una manera visual que permita mostrar de forma fácil y directa las ideas que queremos transmitir. Cualquier rango de valores puede ser la base para nuestros gráficos. Adicionalmente puede agregarse una fila y/o una columna de textos que se utilizaran para rotular las diferentes partes del gráfico. Al crear gráficos en Excel es importante que identifiquemos a los elementos que los integraran. Estos elementos pueden ser diferentes entre los distintos tipos de gráfico.

Los elementos más usuales son

: Elemento Área del grafico

Área de trazado Eje horizontal (Categorías)

Eje vertical (series)

Titulo Leyenda Serie(s)

Función Es el área total que ocupara el grafico, sobre esta área se encuentran todos los elementos que lo integran. Es el área sobre la cual se dibuja el grafico Eje que se encuentra en la parte inferior sobre el cual se distribuirán los puntos u ocurrencias del grafico (Categorías). Eje que se encuentra en la parte izquierda. Muestra la escala que se utiliza para “medir” la información. Da valor a cada elemento de los datos que queremos graficar. (Series). El título principal del gráfico. Nombre de cada serie de datos que se muestra sobre el grafico. Conjunto de datos a mostrar en el gráfico.

Algunos tipos de gráfico (barras, columnas, áreas, líneas, etc.) tienen normalmente dos ejes que se utilizan para medir y clasificar los datos: un eje vertical (denominado también eje de valores o eje y) y un eje horizontal (conocido también como eje de categorías o eje x). Los gráficos 3D tienen un tercer eje, el eje de profundidad (denominado también eje de series o eje z), que permite representar los datos a lo largo de la profundidad de un gráfico. Los gráficos radiales no tienen ejes horizontales (categorías), y los gráficos circulares y de anillos no tienen ningún eje.

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En Excel 2010, es fácil crear gráficos de aspecto profesional. Con el cursor colocado sobre alguno de los datos a graficar daremos clic en la herramienta que corresponda al tipo de grafico que deseamos generar de entre las opciones disponibles en el grupo Gráficos de la ficha Insertar. Cada tipo de grafico muestra subtipos o variantes e incluso en algunos casos modelos en formato 3D. Basta con seleccionar alguno de estos y tendremos inmediatamente el grafico incrustado en nuestra hoja. Si damos clic en el botón de la parte inferior derecha del grupo Gráficos aparecerá el cuadro de dialogo Insertar grafico que muestra todos los tipos de gráficos disponibles.

Otra opción consiste en presionar la tecla F11, la cual crea inmediatamente un gráfico de columnas y lo coloca en una hoja nueva.

Editar y modificar gráficos Ya creado un gráfico este se puede modificar usando las herramientas de las fichas Diseño, Presentación y Formato que aparecen en el grupo Herramientas de gráficos. La ficha Diseño posee herramientas que cambian el aspecto general del gráfico El grupo Tipo posee un par de herramientas mediante las cuales se puede Cambiar el tipo de grafico o Guardar como plantilla el diseño actual.

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Las herramientas del grupo Datos por su parte permiten convertir las series en categorías y viceversa con el botón Cambiar entre filas y columnas y redefinir la selección de datos del gráfico con el botón Seleccionar datos. El grupo Diseños de grafico nos ofrece una serie de diseños preestablecidos como sugerencias de formato mientas que el grupo Estilos de diseño presenta una serie de formatos o estilos que podemos aplicar al gráfico.

Finalmente están los grupos Ubicación y Modo (NUEVO) con los botones Mover gráfico y Borrador (NUEVO) respectivamente. Mover grafico permite colocar el grafico en una hoja diferente a la actual mientras que el botón Borrador permite indicar que el grafico o gráficos se presenten en un modo Normal o en Modo de borrador (reduciendo su calidad visual). Las herramientas en la ficha Presentación permiten agregar elementos al grafico como títulos, leyendas, etiquetas o líneas de tendencia entre otras. En el grupo Selección actual se podrá seleccionar algún elemento del gráfico y realizar cambios en su formato o restablecerlo a su estado original, la herramienta Aplicar formato a la selección abre un cuadro de dialogo con todas las opciones aplicables a la selección actual.

El grupo Insertar permite agregar al grafico Imágenes de archivo, Formas y Cuadros de texto. En el grupo Etiquetas las herramientas permiten modificar los elementos textuales de apoyo del grafico (Títulos, Rótulos, Leyendas, Etiquetas de datos e incluso Tablas).

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El grupo Ejes permite configurar los Ejes y las Líneas de la cuadricula del gráfico. El grupo Fondo permite hacer ajustes en cuanto al Área de trazado para los gráficos de dos dimensiones y los planos o “paredes” y la posición para los gráficos3D. El grupo Análisis permite con sus herramientas agregar elementos especiales como Líneas de tendencia, Barras de error, líneas y barras especiales. El último grupo Propiedades permite cambiar el nombre del gráfico.

Finalmente en la ficha Formato reaparece el grupo Selección actual y los grupos Estilos de forma, Estilos de WordArt, Organizar y Tamaño mediante los cuales se pueden hacer cambios más precisos en el elemento del grafico que este seleccionado. De hecho la mayoría de los cambios que se apliquen desde cualquiera de las tres fichas afectaran únicamente al elemento o parte del grafico que este seleccionada. La mayoría de las herramientas muestra dentro de sus opciones la opción Más opciones de…mediante la cual se puede abrir el cuadro de dialogo con todos valores aplicables o modificables de la herramienta. También un doble clic en cualquier elemento del

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grafico mostrar directamente el cuadro de dialogo correspondiente. Esta característica se había eliminado en la versión 2007 de Excel.

Minigráficos Una novedosa innovación en la versión 2010 de Excel es la aparición de los Minigráficos. Mediante los minigráficos se pueden mostrar en una sola celda o en un conjunto de celdas gráficos simplificados de los datos. Para crear minigráficos deberemos seleccionar los datos que queremos graficar y haremos clic en cualquiera de las tres herramientas Línea, Columna o Ganancia o perdida del grupo Minigráficos en la ficha Insertar. En el cuadro de dialogo que aparece deberemos de seleccionar el rango de celdas que contiene los datos que queremos graficar y el rango de celdas que contendrán los Minigráficos.

Cuando seleccionamos un mini gráfico tendremos disponible una nueva ficha Diseño en el grupo Herramientas para mini gráfico mediante el cual se puede modificar el tipo de mini gráfico que usamos así como sus características El botón Editar datos del grupo Minigráfico permite reasignar los datos a graficar. Y en el grupo Tipo podemos cambar el tipo de grafico que originalmente habíamos seleccionado.

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Las herramientas del grupo Mostrar permiten resaltar o no ciertas características de los minigráficos.

El grupo Estilos mostrara una serie de formatos predefinidos para aplicar al minigráfico y las herramientas Color del minigrafico y Color del marcador para hacer ajustes más personalizados.

Finalmente el grupo Agrupar contiene las herramientas Agrupar, Desagrupar, Borrar y Eje (para configura los ejes vertical y horizontal de los minigráficos).

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TABLAS DINÁMICAS

TABLAS DINAMICAS

Objetivo: Al finalizar el tema los participantes podrán describir las ventajas de utilizar las Tablas Dinámicas en Excel 2010. Objetivos específicos de aprendizaje: Al finalizar el tema el participante: Identificara las características que se pueden configurar en los campos de la Tabla dinámica en Excel 2010

Beneficios Al concluir el tema el participante obtendrá: 2010 Tablas dinámicas. dinámicas. Los conocimientos para crear gráficos dinámicos

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Tablas dinámicas Crear Tablas dinámicas Una Tabla dinámica consiste en un resumen interactivo de un conjunto de datos, que se agrupan y organizan automáticamente generando resultados y con opción a ser filtrados. Es una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... En la ficha Insertar dentro del grupo Tablas está el botón Tabla dinámica. Un clic en su parte inferior nos muestra un menú con dos opciones Tabla dinámica y Grafico dinámico lo que nos permite elegir qué es lo que queremos crear (todo grafico dinámico está ligado y de pende de una tabla dinámica). En su parte superior abre inmediatamente el cuadro de dialogo Crear tabla dinámica. El cuadro de dialogo muestra los parámetros necesarios para crear la Tabla dinámica. Los datos a analizar pueden ser de alguna fuente externa de datos y la tabla se podrá colocar en una hoja nueva o en una ya existente.

Al hacer clic en el botón Aceptarse mostrara el panel Lista de campos de tabla dinámica en el cual cada una de las columnas de la lista original de datos es representada por su nombre. Estos nombres de columna que ahora denominaremos campos los utilizaremos para estructurar la Tabla dinámica según nuestras necesidades. Además debe de mostrarse una indicación del área en donde aparecerá la tabla dinámica sugiriéndonos que seleccionemos los campos a mostrar en la tabla haciendo clic en las casillas de verificación correspondiente. Si seleccionamos los campos estos se irán integrando a la tabla; los capos numéricos se integran al área de valores, los datos de fecha y hora al área de columnas y los de texto al área de filas. Un segundo método para estructurarla tabla consiste en dar un clic derecho en cada campo y del menú contextual que aparece seleccionar el área en donde colocaremos el campo.

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También podremos arrastrar cada campo a los recuadros que están en la parte inferior del panel Lista de campos de tabla dinámica que representan a las cuatro áreas de la tabla dinámica. Si preferimos trabajar en la Tabla dinámica con la modalidad de versiones anteriores para arrastrar los campos directamente a la Tabla dinámica deberemos habilitar la opción Diseño de tabla dinámica clásica en la ficha Mostrar en el cuadro de dialogo Opciones de tabla dinámica que podemos abrir desde el botón Opciones que se encuentra en el grupo Tabla dinámica de la ficha Opciones en las Herramientas de tabla dinámica.

Al estructurar la Tabla dinámica debemos de tomar en cuenta que en el área con la etiqueta Coloque los campos de valor aquí (o el recuadro Valores) colocaremos los campos o datos de los cuales queremos realizar algún calculo. En las áreas con las etiquetas Coloque campos de fila aquí(o el recuadro Etiquetas de fila) y Coloque campos de columna aquí(o el recuadro Etiquetas de columnas) colocaremos campos que nos permitan organizar y agrupar los datos bajo algún concepto. En el área con la etiqueta Coloque campos de página aquí(o el recuadro Filtro de informe) usaremos campos que permitan agrupar de forma global la información.

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Modificar y probar la Tabla dinámica Cualquiera de las áreas de la Tabla dinámica permite que coloquemos más de un campo. Si lo hacemos en las áreas de columnas, filas o página esto nos permitirá crear diferentes niveles de agrupamiento. Los campos se podrán reacomodar y mover tanto como sea necesario hasta obtener la estructura que más nos convenga en determinado momento.

Todos los campos que usamos en las áreas de filas, columnas y página se pueden usar para ordenar y filtrar la información. Cada uno de ellos puede aplicar un filtro sobre la Tabla dinámica y opciones de ordenación. Solo tendremos que hacer clic en el botón que abre la lista de opciones de cada campo colocado ya en la tabla dinámica.

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Excel 2010agregara el conjunto de Herramientas de tabla dinámica con las fichas Opciones y Diseño desde donde podremos realizar cambios y ajustes a la Tabla dinámica. En la ficha Opciones se encuentran herramientas como:

Nombre de la Tabla Dinámica

Opciones

Tabla Dinámica Muestra el nombre de la Tabla

Muestra las diferentes características que se pueden cambiar de las Tablas como son Diseño y Formato, Totales y Filtros, Mostrar Información, Impresión y Datos

Campo Activo Dependiendo donde este el cursor muestra la información del campo como es su fórmula o simplemente su nombre

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Configuración de Campo

Agrupar Selección

Desagrupar Agrupar Campos

Desde esta opción es posible cambiar la fórmula, formato o cambiar la forma de mostrar la información

Si se tiene una selección es posible agruparla en datos con similares características

Desagrupa la información agrupada Agrupa el campo donde se esté situado, por ejemplo se agrupa por fechas o elementos numéricos.

Ordenar y filtrar Ordenar Ordena la información en forma ascendente o descendente y permite aplicar la segmentación de datos

Datos Actualizar

Si la base de datos fue cambiada con esta opción se actualiza la tabla dinámica

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Cambiar Datos Origen

Comando para cambiar los datos de donde fue obtenida la Tabla dinámica

Acciones Borrar

Seleccionar Mover Tabla Dinámica

Borra los campos que origina la tabla dinámica o los filtros si es que se activaron Selecciona las diferentes partes de la tabla dinámica Mueve la Tabla o otra referencia

Cálculo Resumir valores por Mostrar valores como Campos elementos y conjuntos

Permite cambiar la función que se aplica para el calculo Permite cambiar la forma como se interpretan los datos Crea y modifica los elementos y campos calculados

Herramientas Gráfico dinámico

Mostrar

Inserta un Grafico dinámico basado en los datos de la Tabla dinamica. Borra los campos que origina la tabla dinámica o los filtros si es que se activaron

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Mostrar Lista de Campos Botones Encabezados de Campos

Muestra u oculta la lista de campos En caso de Esquemas muestra u oculta los botones Quita o pone los encabezados

La ficha Diseño presenta las herramientas:

Subtotales

Totales generales Diseño de informe Filas en blanco

Muestra u oculta los subtotales Borra los campos que origina la tabla dinámica o los filtros si es que se activaron Muestra u oculta los totales generales Ajusta el diseño del informe Agrega una línea en blanco entre cada elemento agrupado

Opciones de estilo de tabla dinámica Encabezado de fila Encabezado de columna Filas con bandas

Columnas con bandas

Muestra formato especial en l primera fila de la tabla Muestra formato especial en la primera columna de la tabla Muestra filas con bandas en donde las filas pares tienen un formato diferente a las impares Muestra columnas con bandas en donde las columnas pares tienen un formato diferente a las impares

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Estilos de tabla dinámica Estilos

Conjunto de estilos predefinidos para aplicar a la tabla

Configuración de campos Todos los campos que se integran en la Tabla dinámica se podrán ajustar o configurar para que la información mostrada se adapte a nuestras necesidades. Esto sobre todo se aplica en los campos del área de valores. En el área de valores como en cualquier otra área de la Tabla dinámica se pueden colocar varios campos cada uno de los cuales mostrara automáticamente un resultado. Estos resultados, su apariencia y la interpretación que le queremos dar se puede modificar si configuramos el campo. Para configurar cada campo podremos: Configuración de campo de la sección Campo activo en la ficha Opciones del grupo de Herramientas de tabla dinámica. Resumir valores por y Mostrar valores como de la sección Cálculos en la ficha Opciones del grupo de Herramientas de tabla dinámica.

Entre los cambios que principalmente aplicamos a los campos en el área de valores están el cambio de la función u operación que aplica, cambio en su nombre y el cambio en el formato numérico que muestran lao valores.

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Al poder hacer los cambios en los campos se podrá colocar un mismo campo tantas veces como queramos para que sobre él se muestren diferentes caculos y/o interpretaciones. Agregar campos calculados Una función sumamente importante en las Tablas dinámicas es la posibilidad de agregar campos calculados. Los campos calculados son campos creados por el usuario en donde se puede especificar alguna fórmula adicional para reflejar en la Tabla dinámica. Para crear un campo calculado usaremos la opción Campo calculado… que muestra el botón Campos, elementos y conjuntos que está en el grupo Cálculos de la ficha Opciones del conjunto de Herramientas de tabla dinámica. Deberemos de signar el nombre que tendrá el Campo calculado o aceptar el que aparece sugerido y en el cuadro de dialogo que aparece deberemos de escribir la fórmula que deseamos aplicar. Como cualquier fórmula dentro de Excel esta inicia con el signo e igual (=) y a continuación se establece la operación. Para agregar a esta campos de la Tabla dinámica bastara con escribir el nombre del campo requerido o tomarlo de la lista de Campos (doble clic directo o se selecciona y clic en el botón Insertar campo).

El campo calculado se muestra automáticamente a la Tabla dinámica y se integra al panel Lista de campos.

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