Manual Excel 2013 Basico

Microsoft Excel 2013 BÁSICO

Elaborado por Ing. Daniel Barreto

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Microsoft Excel 2013 BÁSICO

DURACION: 16 HORAS. DIRIGIDO A: Todas aquellas personas que deseen adquirir conocimientos y destrezas en el manejo de una herramienta de cálculo de alta calidad. REQUISITOS: Conocimiento básico de Windows y destreza en el manejo del Mouse. OBJETIVOS:  Elaborar HOJAS DE CALCULO donde los participantes aprendan a clasificar y distribuir los datos dependiendo de sus necesidades de información. Así como la utilización correcta de los operadores aritméticos tales como suma, resta,

multiplicación,

división,

etc.

Construcción

de

fórmulas de poca y mediana complejidad.  Utilización de las distintas facilidades y bondades de Microsoft Excel en cuanto a la manipulación y formato de datos, a fin de que los participantes adquieran las suficientes destrezas en el manejo de la herramienta.  Elaborar HOJAS DE CALCULO de POCA complejidad, donde los participantes aprendan a utilizar las distintas opciones de Excel en lo que respecta al almacenamiento de la hoja de cálculo, modificación de su estructura, formateo de datos,

generación

de

reportes,

creación

de

gráficos,

ordenamiento de datos, utilización de funciones, etc..

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CONTENIDO PROGRAMATICO 1. INTRODUCCIÓN A EXCEL. 

Características de presentación.



La Hoja De Cálculo

2. PANTALLA INICIAL 

La cinta de opciones en Excel 2013



La barra de formulas

3. DATOS. 

Tipo de Datos



Introducir datos



Modificar y borrar datos



Guardar e imprimir hojas de cálculo

4. OPCIONES DE FÓRMULAS 

Utilizar operadores de cálculo en fórmulas



Utilizar Funciones

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1. INTRODUCCIÓN A MICROSOFT OFFICE EXCEL 2013 Características de Presentación. A diferencia de versiones anteriores, al abrir Excel 2013 observarás la pantalla Inicio la cual nos permite realizar diferentes acciones como abrir los libros de Excel que hayan sido utilizados recientemente o crear un nuevo libro ya sea en blanco o basado en alguna plantilla.

1. La barra lateral izquierda de la pantalla Inicio muestra la lista de Archivos recientes. Si es la primera vez que abres Excel 2013 entonces no se mostrará ningún archivo, pero conforme hagas uso de la herramienta la lista de archivos utilizados recientemente irá creciendo. 2. Debajo de la lista de libros recientes se encuentra el comando Abrir otros Libros el cual nos permitirá abrir archivos localizados en nuestro equipo. 3. En el panel de la derecha se encuentra la opción Libro en blanco la cual crea un nuevo libro y abre la ventana principal de Excel. 4. El equipo de Microsoft consideró conveniente incluir una breve guía que muestra las características de Excel 2013. Al pulsar la opción Bienvenido a Excel comenzarás a dar un paseo por la herramienta donde aprenderás más de su uso y beneficios. 5. El resto de los iconos del panel derecho son útiles para crear nuevos libros de Excel basados en Plantillas. Puedes utilizar la barra de desplazamiento de la derecha para moverte hacia abajo y ver la totalidad de plantillas instaladas en tu equipo. 6. Si las plantillas mostradas no cumplen con tus expectativas, entonces puedes realizar una búsqueda de plantillas en el sitio Elaborado por Ing. Daniel Barreto

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oficial de Microsoft haciendo uso del cuadro de búsqueda que se encuentra en la parte superior de la pantalla Inicio. 7. Debajo del cuadro de búsqueda se encuentran algunas sugerencias que además son vínculos y que al hacer clic sobre ellos mostrarán las plantillas de Excel que cumplan con dicho criterio de búsqueda. 8. En el extremo superior derecho de la pantalla Inicio se muestra la opción para iniciar sesión en línea y que es una opción que será de utilidad para acceder a recursos y servicios en Internet a través de Excel 2013.

ABRIR OTROS LIBROS EN EXCEL 2013 La pantalla Inicio nos permite crear nuevos libros en blanco así como elegir algún archivo utilizado recientemente sin embargo la opción Abrir otros Libros nos permitirá explorar otras ubicaciones para encontrar el libro que deseamos abrir.

La pantalla Abrir nos permite buscar en nuestro equipo local algún libro y de manera predeterminada muestra acceso al Escritorio y a la carpeta Mis documentos pero el botón Examinar nos permitirá navegar por toda la estructura de directorios de nuestro equipo o de cualquier dispositivos que tengamos conectado a él. Algo muy importante a observar es la opción SkyDrive la cual nos da acceso al servicio de almacenamiento en Internet de Microsoft y que nos permite abrir los libros de Excel que hayamos almacenado en la nube.

VENTANA DE EXCEL 2013 Una vez que hayamos decidido crear un nuevo libro en blanco o que hayamos abierto algún libro existente se mostrará la ventana principal de Excel. Es importante conocer las partes que la integran ya que pasaremos la mayoría del tiempo utilizando cada una de sus partes. Elaborado por Ing. Daniel Barreto

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1. En la esquina superior izquierda se encuentra la barra de herramientas de acceso rápido que nos permite colocar los comandos que deseamos tener siempre disponibles en dicha área. De manera predeterminada tenemos el botón Guardar y los comandos Hacer y Deshacer. 2. La cinta de opciones es precisamente donde se encuentran la gran mayoría de los comandos de Excel que nos ayudan a trabajar con la herramienta. Los comandos están organizados en fichas y de manera predeterminada Excel 2013 muestra 7 fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Al lado izquierdo de la ficha Inicio se encuentra el botón Archivo que nos llevará a la vista Backstage donde encontraremos los comandos necesarios para guardar, abrir o imprimir un libro así como algunos comandos adicionales. 3. Debajo de la cinta de opciones se encuentra la barra de fórmulas que es de suma importancia ya que nos permite ingresar y editar las fórmulas para realizar cálculos con los datos. Así mismo en esta área tenemos el cuadro de nombres que siempre muestra la dirección de la celda que está actualmente seleccionada. 4. El área de trabajo de una hoja está representada por columnas y filas. Las columnas están identificadas por letras y las filas por números y en esta área es donde colocamos nuestros datos. De manera predetermina Excel 2013 crea un libro con una sola hoja y cuyo nombre se puede encontrar en la etiqueta ubicada en la parte inferior izquierda del área de trabajo. Junto a dicha etiqueta

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se encuentra un botón con el símbolo + que nos permite crear nuevas hojas. 5. En la parte inferior de la ventana de Excel 2013 se encuentra la barra de estado donde la herramienta mostrará mensajes de importancia y en su extremo derecho encontramos los botones para cambiar la manera en la que visualizamos un libro así como el nivel de acercamiento de la hoja.

La Hoja De Cálculo Lo primero que se aprecia es que el aspecto de Excel 2013 como en todo Office 2013 es más limpio, y que sólo aparece una hoja en lugar de 3, cuando creamos un libro nuevo. Al empezar a trabajar con Excel 2013 se observa que los cálculos son más fluidos, y que las referencias a celdas se aprecian mejor.

La Hoja de Excel y sus características Las características, especificaciones y límites de Excel han variado considerablemente de versión en versión, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades desde el lanzamiento de su versión 12.0 mejor conocida como Excel 2007. Las hojas de cálculo están conformadas por columnas y filas. Las Columnas, están identificadas por letras y las filas están identificadas por números. A la intercepción de las columnas y filas, se le denomina celda.

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Se puede destacar que la versión de Excel 2007, mejoró el límite de columnas ampliando la cantidad máxima de columnas por hoja de cálculo de 256 a 16.384 columnas. La cuales están etiquetadas con letras, empezando por la letra A y culminando en la columna XFD, según la figura.

De la misma forma fue ampliado el límite máximo de filas por hoja de cálculo de 65.536 a 1.048.576 filas por hoja. Se señalan por el número de fila: 1,2, 3, etc.

La intersección de una columna y una fila, se denomina celda y su nombre o dirección viene dado por la columna a la que pertenece y a continuación el número de la fila. Por ejemplo, en la figura, la celda activa es la B2, la cual pertenece a la columna B, fila 1.

Otras características también fueron ampliadas, tales como el número máximo de hojas de cálculo que es posible crear por libro que pasó de 256 a 1.024 o la cantidad de memoria del PC que es posible emplear que creció de 1 GB a 2 GB soportando además la posibilidad de usar procesadores de varios núcleos. Excel se caracteriza por los siguientes aspectos:  Hojas de cálculo de gran dimensión, filas y columnas que forman celdas de trabajo.

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

 



Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro. Excel está compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales depende un resultado. Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas. Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.

Especificaciones y límites de las hojas de cálculo y de los libros. Característica

Límite máximo

Libros abiertos

En función de la memoria disponible y los recursos del sistema

Tamaño de hoja

1.048.576 filas por 16.384 columnas

Ancho de columna

255 caracteres

Alto de fila

409 puntos

Saltos de página

1.026 horizontal y vertical

Número total de caracteres que puede contener una celda

32.767 caracteres

Caracteres en un encabezado o un pie de página

255

Hojas en un libro

En función de la memoria disponible (el número predeterminado es 3)

Colores en un libro

16 millones de colores (32 bits con acceso completo al espectro de colores de 24 bits)

Vistas (conjunto de valores de visualización e impresión a los que se puede dar un nombre y se pueden aplicar a un libro. Se pueden crear más de una vista del mismo libro sin guardar copias diferentes del libro.) con nombre en un libro

En función de la memoria disponible

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Formatos o estilos de celdas distintos

64.000

Estilos de relleno

32

Grosor y estilos de línea

16

Tipos de fuentes distintas

1.024 fuentes globales disponibles; 512 para cada libro

Formatos de número en un libro

Entre 200 y 250, según el idioma de la versión de Excel instalada

Nombres en un libro

En función de la memoria disponible

Ventanas en un libro

En función de la memoria disponible

Paneles en una ventana

4

Hojas vinculadas

En función de la memoria disponible

Escenarios (conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de cálculo.)

En función de la memoria disponible, un informe de resumen sólo muestra los primeros 251 escenarios

Celdas cambiantes en un escenario

32

Celdas ajustables en Solver

200

Funciones personalizadas

En función de la memoria disponible

Escala de zoom

del 10 % al 400 %

Informes

En función de la memoria disponible

Criterios de ordenación

64 combinados en una única operación; ilimitado en operaciones de ordenación secuenciales

Niveles de deshacer

100

Campos en un formulario

32

Parámetros del libro

255 parámetros por libro

Listas desplegables de filtros

10.000

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Especificaciones y límites de los cálculos Característica

Límite máximo

Precisión numérica

15 dígitos

Número más alto que se puede escribir en una celda

9,99999999999999E+307

Número positivo más alto permitido

1,79769313486231E+308

Número negativo más bajo permitido

-2,2251E-308

Número positivo más bajo permitido

2,229E-308

Número negativo más alto permitido

-1E-307

Longitud del contenido de una fórmula

8.192 caracteres

Longitud interna de la fórmula

16.384 bytes

Iteraciones

32.767

Matrices en una hoja

En función de la memoria disponible

Rangos seleccionados

2.048

Argumentos en una función

255

Niveles anidados de funciones

64

Categorías de funciones definidas por el usuario

255

Número de funciones de hoja de cálculo disponibles

341

Tamaño de la pila de operandos

1.024

Dependencia entre hojas de cálculo

64.000 hojas de cálculo pueden hacer referencia a otras hojas

Dependencia de fórmulas de matriz entre hojas de cálculo

En función de la memoria disponible

Dependencia de áreas

En función de la memoria disponible

Dependencia de áreas en cada hoja de cálculo

En función de la memoria disponible

Dependencia en una sola celda

4.000 mil millones de fórmulas pueden depender de una sola celda

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Longitud del contenido de celdas vinculadas de libros cerrados

32.767

Primera fecha permitida en un cálculo

1 de enero de 1900 (1 de enero de 1904, si se utiliza la fecha del sistema)

Última fecha permitida en un cálculo

31 de diciembre de 9999

Período de tiempo máximo que puede escribirse

9999:59:59

Especificaciones y límites de los gráficos. Límite máximo

Característica Gráficos vinculados a una hoja

En función de la memoria disponible

Hojas a las que hace referencia un gráfico

255

Puntos de datos en una serie de datos para gráficos 3D

4.000

Puntos de datos en todas las series de un gráfico

256.000

¿Qué es un libro de Excel? Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que es almacenado en el disco duro como un fichero de extensión .xsl para versiones anteriores a Excel 2007 y extensión .xlsx para Excel 2007. En la parte inferior izquierda de la ventana del libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de cálculo deseada. Cada vez que abrimos un nuevo libro de trabajo este se abrirá con tres hojas de cálculo. La hoja activa aparece con el nombre en negrita y con un fondo blanco.

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Haciendo clic sobre cualquiera de las etiquetas se accede a una hoja en la que se desea trabajar. También podemos movernos por las hojas mediante las barras de desplazamiento ubicadas junto a las Hojas de trabajo. El libro de trabajo contiene hojas donde se pueden eliminar, modificar, insertar, mover y copiar datos. Cada una de las hojas de cálculo que conforman un libro es una cuadrícula rectangular que contiene filas y columnas, cuya cantidad dependerá de la versión de Excel que se está utilizando en un momento determinado. Las filas se encuentran numeradas desde el uno (1) y las columnas están rotuladas de izquierda a derecha, empezando por la letra A. La ventana muestra solo una pequeña parte de la hoja de cálculo. La unidad básica de una hoja de cálculo es la celda, la cual se identifica con su encabezamiento de columna y su número de fila. En las celdas se introduce cualquier tipo de datos tales como: texto, números, fechas, formulas y funciones.

Para Abrir un nuevo libro:  Haga Clic sobre la opción de ARCHIVO en Excel.



Seleccionar la opción Nuevo. Elaborado por Ing. Daniel Barreto

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Para Abrir un libro existente:  Haga Clic sobre la opción de ARCHIVO en Excel.



Seleccionar el opción Abrir



Aparecerá un cuadro de dialogo en el cual debe buscar el libro dentro de su respectiva ubicación.

Guardar un libro:  Haga Clic sobre la opción de ARCHIVO en Excel.

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

Seleccionar el opción Guardar.



Aparecerá un cuadro de dialogo en el cual debe indicar donde guardara el libro. Escriba el nombre con el que guardara el libro. Presione el botón de Guardar.



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2. PANTALLA INICIAL Hay dos formas básicas de inicializar Microsoft Excel: 

Desde el botón de inicio de Windows; situado normalmente en la parte inferior izquierda de la pantalla de Windows. Como se muestra en la figura. Haga clic en el botón de inicio, luego haga clic en “Todos los programas”, Luego haga clic en “Microsoft Office 2013” y finalmente haga clic en Excel 2013.



Desde el ícono de Excel en la barra de tareas

Al iniciar Excel aparece una PANTALLA INICIAL como la que vamos a ver en la figura que se presenta a continuación.

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Barra de título

La barra de título contiene el nombre del documento o libro sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando se crea un nuevo libro, se le asigna como nombre provisional el de Libro1, hasta que se guarde el documento y se le asigne un nombre.

La barra contiene en el extremo derecho tres iconos cuyas funciones son:  



Minimizar Ventana Restaurar Ventana

Cerrar Ventana, Cerrar libro de Excel y Salir de Excel.

 Barra de acceso rápido La barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se esté mostrando. Puede agregar a esta barra botones que representen comandos y moverla a dos posibles ubicaciones. La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel que pueda necesitar un usuario determinado.

La cinta de Opciones La primera vez que inicie algunos de los programas de Microsoft Office 2013, quizá le sorprenda lo que vea. Los menús y las barras de herramientas de algunos programas se han sustituido por la cinta de opciones. Esta cinta se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios para completar una tarea.  

Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad. Para reducir la confusión, algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen sólo se muestra cuando se selecciona una imagen. Elaborado por Ing. Daniel Barreto

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No hay forma de eliminar o reemplazar la cinta de opciones por las barras de herramientas y los menús de versiones anteriores de Microsoft Office. No obstante, puede minimizar la cinta de opciones para que el área de trabajo sea mayor. La cinta de opciones en Excel 2013 se encuentra conformada por:  Opciones de Inicio  Opciones de Insertar  Opciones de Diseño de página  Opciones de Formulas  Opciones de Datos  Opciones de Revisar  Opciones de Vista  Opciones de Desarrollador

Opciones de Inicio

Opciones de Insertar

Opciones de Diseño de página

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Opciones de Fórmulas

Opciones de Datos

Opciones de Revisar

Opciones de Vista

Opciones de Programador

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La barra de formulas La barra de fórmula, nos suministra información acerca de los siguientes aspectos:  Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, donde estamos situados en un momento determinado. Ejemplo: C6  Formula introducida en esa celda en particular. En nuestro ejemplo, tenemos que C6 = (C2 + C3 - C4) / 3

Barra de etiquetas La barra de etiquetas, permite el desplazamiento en las distintas hojas que conforman un libro de Excel. Por defecto, Excel le coloca a cada hoja como nombre de etiqueta, la secuencia Hoja1, Hoja2, Hoja3, Hoja4 dependiendo de la cantidad de hojas que tenga creadas.

A cada etiqueta de hoja, se le puede cambiar el nombre y el color de la respectiva etiqueta, de acuerdo a la figura.

Si desea cambiar el nombre o el color de la etiqueta de una determinada hoja, proceda de la siguiente manera:  



Ubíquese sobre la etiqueta a la cual desea cambiar el nombre o color. Haga clic con el botón secundario del mouse, a fin de que se muestren las siguientes opciones de menú

Seleccione la opción de su preferencia (Cambiar Nombre o Color de etiqueta).

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Barra de desplazamiento Las barras de desplazamiento, permiten movernos en la hoja de cálculo de manera rápida y sencilla, vertical u horizontal. Ubíquese en la barra, haga clic y arrastre la barra.

Desplazamiento en la Hoja de cálculo Para el desplazamiento a través de la hoja de cálculo y ubicarse en una celda determinada, se utilizan las siguientes técnicas:  Barras de desplazamiento  Utilizando el teclado

Barras de desplazamiento Para el desplazamiento a través de la hoja de cálculo, Excel presenta dos tipos de barras, mostradas en la figura que se presenta a continuación. Ellas son: las barras de desplazamiento Vertical y barras de desplazamiento Horizontal.





Para el desplazamiento, basta simplemente que usted haga clic con el mouse en la barra que se desee utilizar, lo mantenga presionado y realice el desplazamiento hasta el lugar deseado. Otra manera, es hacer clic en las flechas que están en los extremos de cada una de las barras.

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PARA DESPLAZARSE

HAGA ESTO

Una fila hacia arriba o Haga clic en las flechas de la barra de hacia abajo desplazamiento vertical. Una columna a la Haga clic en las flechas de la barra de izquierda o a la desplazamiento horizontal. derecha Una ventana hacia Haga clic encima o debajo del cuadro de arriba o hacia abajo desplazamiento de la barra de desplazamiento vertical. Una ventana a la Haga clic a la izquierda o a la derecha del cuadro izquierda o a la de desplazamiento de la barra de desplazamiento derecha horizontal. Una gran distancia Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la posición relativa aproximada. En una hoja de cálculo de gran tamaño, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras arrastra con el mouse (ratón).

Desplazamiento a través de teclado Se accede a las distintas hojas pulsando, de forma simultánea, las teclas Control + AvPág para acceder a la hoja siguiente, o las teclas Control + RePág para acceder a la hoja anterior. Desplazarse dentro de una hoja de trabajo: Para desplazarse entre las celdas de una hoja de cálculo, debes hacer clic en cualquier celda o utilizar las teclas de dirección. Al desplazarse a una celda, ésta se convierte en celda activa. Una celda activa es aquella sobre la que tienen efecto las órdenes y funciones de celda que se puedan activar posteriormente. El siguiente cuadro muestra un resumen de lo que debes hacer para moverte de un lugar a otro dentro de una hoja de trabajo Excel

    

Para Ir hasta el extremo de la región de datos actual Ir hasta el comienzo de una fila Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo Ir a la última celda de la hoja de cálculo Desplazarse una pantalla hacia abajo Desplazarse una pantalla hacia arriba

Pulse lo siguiente CTRL + tecla de dirección INICIO CTRL + INICIO CTRL + FIN AV PÕG RE PÕG

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        

Desplazarse una pantalla hacia la derecha Desplazarse una pantalla hacia la izquierda Ir a la siguiente hoja del libro Ir a la hoja anterior del libro Ir al siguiente libro o la siguiente ventana Ir al libro a la ventana anterior Ir al siguiente panel Ir al panel anterior Desplazarse para ver la celda activa

ALT + AV PÕG ALT + RE PÕG CTRL + AV PÕG CTRL + RE PÕG CTRL + F6 o CTRL + TAB CTRL + Mayus + F6 o CTRL + Mayus + TAB F6 Mayus + F6 CTRL + RETROCESO

Teclas de Funciones en Excel TECLA FUNCION F1 Mostrar Ayuda o el Ayudante de Office F2 Modificar la celda activa F3 Pegar un nombre en una fórmula CTRL + F4 Repetir la última acción F5 Ir a F6 Ir al siguiente panel F7 Comando Ortografía F8 Ampliar una selección F9 Calcular todas las hojas de todos los libros abiertos F10 Activar la barra de menús F11 Crear un gráfico F12 Comando Guardar como

PARA SELECCIONA R Una sola hoja Dos o más hojas adyacentes Dos o más hojas NO adyacentes Todas las hojas de un libro.

HAGA ESTO

Haga clic en la etiqueta de la hoja. Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la etiqueta de la última hoja. Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla CONTROL y haga clic en las etiquetas de las demás hojas. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, elija Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

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Desplazamiento con el Mouse Pulsando directamente en la celda de destino, utilizando las teclas con flecha, se accede a cada una de las hojas haciendo clic sobre la solapa correspondiente, situadas a la parte inferior izquierda de la pantalla. Si la solapa de la hoja que se quiere activar no está visible, se pueden utilizar los botones de desplazamiento de etiquetas, a la izquierda de las solapas de hojas, haciendo clic sobre uno de ellos . De izquierda a derecha su función es la de activar: la primera hoja, la hoja anterior, la hoja siguiente y la última hoja. Nota: También, para desplazarse rápidamente a una referencia o celda, podremos hacerlo pulsando la tecla de función del teclado (zona superior del teclado) F5 que sirve para Ir a… una celda tecleando sus coordenadas. Si por ejemplo pulsamos F5 y tecleamos XFD1048576, al aceptar, nos habremos posicionado directamente en la celda más abajo y más a la derecha de cuantas tiene una hoja. Para volver a la casilla A1, lo podremos hacer igualmente con F5 marcando como referencia A1.

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3. DATOS Los datos son símbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores. Los datos se caracterizan por no contener ninguna información. Un dato puede significar un número, una letra, una fecha, un signo ortográfico o cualquier símbolo que represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripción. La importancia de los datos está en su capacidad de asociarse dentro de un contexto para convertirse en información. Por si mismos los datos no tienen capacidad de comunicar un significado y por tanto no pueden afectar el comportamiento de quien los recibe. Para ser útiles, los datos deben convertirse en información para ofrecer un significado, conocimiento, ideas o conclusiones. Información es un conjunto de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades.

Un dato por sí mismo no constituye información, es el procesamiento de los datos lo que nos proporciona información. Los datos convenientemente agrupados, estructurados e interpretados se consideran que son la base de la información humanamente relevante que se pueden utilizar en la toma decisiones, la reducción de la incertidumbre o la realización de cálculos. Tipos de Datos En una celda de Excel puede haber 4 tipos de datos  Texto  Número  Valor Lógico  Fórmula Si las celdas donde se introducen datos no tienen aplicado ningún formato de alineación, Excel aplica la siguiente alineación predeterminada:    

Los datos tipo Texto: los alinea a la Izquierda Los datos tipo Número: los alinea a la Derecha Los datos tipo Valor Lógico: los alinea al Centro Los datos tipo Fórmula: los alinea Dependiendo del tipo de dato del resultado

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Nota: Las fechas y horas son datos numéricos Datos tipo Texto Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de 32.000 caracteres. Datos tipo Número Un dato tipo numérico en Excel comprende los números propiamente dichos, las fechas y horas, porcentajes, etc. Un dato de tipo número puede incluir dígitos del 0 al 9 y los signos especiales + – ( ) / %. Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda Un dato tipo fecha/hora es tratado como un número, correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de días transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestión. A la hora le corresponde la fracción resultado de dividir el número de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el número de segundos que tiene un día (86.400).

Datos tipo Valor Lógico El tipo de dato lógico o booleano es en computación aquel que puede representar valores de lógica binaria, esto es 2 valores, valores que normalmente representan falso o verdadero. Se utiliza normalmente en la programación, estadística, electrónica, matemáticas (Álgebra booleana), etc...

Datos Tipo Formula Una fórmula es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. Las fórmulas permiten realizar cálculos, más o menos complejos, con los datos introducidos en la hoja de cálculo.

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Introducir datos Pasos:  Haga clic en la celda en la que desee introducir los datos.  Escriba los datos y presione INTRO o TAB. Utilice una barra o un guión para separar las partes de la fecha; escriba, por ejemplo 9/5/96 o Jun-96. Para introducir una hora según el horario de 12 horas, escriba un espacio y, a continuación, a o p detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducirá la hora como a.m.

Sugerencias acerca de la introducción de texto  En Microsoft Excel, texto es cualquier combinación de números, espacios y caracteres no numéricos. Por ejemplo, Microsoft Excel tratará como texto las siguientes entradas: 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675. 

 

Dentro de una celda, todo el texto queda alineado a la izquierda. Para cambiar la alineación, haga clic en Celdas del menú Formato, haga clic en la ficha Alineación y, a continuación, seleccione las opciones que desee. Para ver todo el texto en múltiples línea de una celda, active la casilla de verificación Ajustar texto de la ficha Alineación. Para introducir un retorno de carro en una celda, presione ALT+ENTRAR.

Sugerencias acerca de la introducción de números  Los números que se introducen en una celda son valores constantes.  En Microsoft Excel, un número puede contener sólo los siguientes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e Microsoft Excel ignora los signos más (+) a la izquierda, y trata a los puntos como separadores de miles o separadores decimales (igualmente las comas). Todas las demás combinaciones de números y caracteres no numéricos son consideradas texto. Los caracteres reconocidos como números dependerán de las opciones seleccionadas en Configuración regional del Panel de control.  Para evitar introducir una fracción como fecha, coloque un cero (0) delante de cada fracción; por ejemplo, escriba 0 1/2.  Delante de los números negativos, sitúe un signo menos (-), o bien encierre los números entre paréntesis ( ).  Dentro de una celda, todos los números se alinean a la derecha. Para cambiar la alineación, seleccione las celdas. En el menú Formato, haga clic en Celdas, seleccione la ficha Alineación y, a continuación, seleccione las opciones que desee. 27 Elaborado por Ing. Daniel Barreto

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



Otro símbolo admitido es la E. Este símbolo se emplea en la notación científica de un número. Por ejemplo, 3E5 es, en realidad 300000. Es decir, el número 3 seguido de cinco ceros. Cuando un número no cabe en una celda, automáticamente se convierte a notación científica. Si aún así no cabe se verá esta rellena de #.

Sugerencias acerca de la introducción de fechas y horas  Microsoft Excel considera las fechas y horas como números. El modo de presentación de una hora o una fecha en la hoja de cálculo dependerá del formato de número aplicado a la celda. Al escribir una fecha o una hora que Microsoft Excel reconoce, el formato de la celda cambiará de General a un formato de fecha o de hora integrado. Está predeterminado que las fechas y horas se alineen hacia la derecha dentro de una celda. Si Microsoft Excel no puede reconocer el formato de fecha o de hora, dicha fecha u hora quedará introducida como texto y, por consiguiente, quedará alineado hacia la izquierda dentro de la celda.  Las opciones seleccionadas en Configuración regional del Panel de control determinarán el formato predeterminado de la fecha y hora actual, así como los caracteres reconocidos como separadores de fecha u hora. Por ejemplo, los dos puntos (:) y la barra diagonal (/).  Para escribir una fecha y hora en la misma celda, sepárelas con un espacio.  Para introducir una hora basada en el reloj de 12 horas, detrás de la hora inserte un espacio seguido de a.m. o p.m. (o bien a o p). De lo contrario, Microsoft Excel interpretará la hora basándose en el reloj de 24 horas. Por ejemplo, si escribe 3:00 en lugar de 3:00 p.m., la hora se almacenará como 3:00 a.m.  Independientemente del formato empleado para mostrar una fecha o una hora, Microsoft Excel almacenará todas las fechas como números de serie, y todas las horas como fracciones decimales. Para presentar una fecha como un número de serie o para mostrar una hora como fracción, seleccione las celdas que contengan la fecha o la hora. En el menú Formato, haga clic sucesivamente en Celdas, en la ficha Número y en General del cuadro Categoría.

Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez  Seleccione las celdas en las que desee introducir datos. Las celdas pueden ser o no adyacentes. Elaborado por Ing. Daniel Barreto

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

Escriba los datos y presione CTRL+ENTRAR.

Ejemplos Al introducir algún dato en la hoja de cálculo, Excel trata de interpretar qué tipo de dato es. Algunas veces no considera lo que deseamos. Al introducir en una celda el valor 001 Excel lo interpreta como un dato numérico y lo alinea a la derecha y muestra: 1

Al introducir en una celda 1/65 Excel lo interpreta como una fecha (dato numérico) y lo alinea a la derecha y muestra: Ene-65

Excel también cambió el formato, así que si borramos el contenido (Ene65) de la celda e introducimos 5 Excel muestra: Ene-00. Es necesario borrar el formato, para ello seleccione la cinta de opciones de INICIO, y en el grupo de Número, cambie el formato de Personalizada a General

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Al introducir en una celda la expresión falso (minúsculas), Excel lo interpreta como un dato lógico y lo alinea al centro y muestra: FALSO (mayúsculas)

Al introducir en una celda - Texto Excel lo interpreta como una fórmula y muestra # ¿NOMBRE?

Este error se debe a que cualquier texto en una celda cuyo primer carácter contenga los signos -, +, =, Excel lo interpreta como fórmula, y al no reconocer la palabra "Texto", se presenta el error. Una manera de evitar que Excel interprete el texto como otro tipo de dato, es utilizar como primer carácter él apóstrofe ('). Al introducir en una celda '001 Excel lo interpreta como texto y muestra 001

En la celda no se muestra el apostrofe ('). No es práctico introducir el apóstrofe en cada una de las celdas de texto cuando se introduce mucha información en una hoja de trabajo. Una forma rápida de evitar capturar el apóstrofe es dando a las celdas el formato de texto. Para ello, seleccione en la cinta de opciones de INICIO, en el grupo NÚMERO, el ícono de Formato a Texto como se muestra la figura.

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Utilizando este método, todo lo que se introduzca en ese rango se interpretará como dato de texto y lo alineará a la izquierda. Al introducir en una celda =A1 Excel lo interpreta como texto y muestra =A1

Es necesario cambiar el formato de Texto por General, y volver a introducir la fórmula para que Excel lo interprete como fórmula.

Modificar datos Ubíquese en la celda donde se encuentra el dato que desea modificar y utilice uno de los siguientes métodos:  Haga clic en la Barra de Fórmulas con el mouse y proceda a modificar el dato.  Presione la tecla F2 y proceda a modificar el dato. Una vez modificado el dato, presione ENTER ó haga clic en el botón Aceptar

Borrar datos Para borrar datos por teclado proceda de la siguiente manera:  Si es un solo dato, ubíquese en la celda donde se encuentra el dato a borrar y presione la tecla suprimir.  Si son varios datos secuenciales, haga clic donde se encuentra el primer dato, mantenga el botón del mouse presionado y desplace el

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

cursor hasta donde se encuentra el último dato (de esta manera acaba de seleccionar un rango de datos). Presione la tecla suprimir. Si son varios datos en lugares no secuenciales, haga clic en el primer dato, presione la tecla CTRL y mantenga presionada hasta que seleccione todos los datos, haga clic en cada uno de los datos que desea borrar. Cuando tenga seleccionados todos los datos, deje de presionar la tecla CRL y presione la tecla Suprimir

En lugar de presionar la tecla suprimir, puede hacer uso del Icono Borrar Todo de la cinta de opciones INICIO

Dar formato a hojas de cálculo y datos  Dar formato al texto y a los caracteres individuales: Para resaltar el texto, puede aplicar formato a todo el texto de una celda o a los caracteres seleccionados. Seleccione los caracteres a los que desea aplicar formato y, a continuación, haga clic en la barra de herramientas Formato. 

Girar texto y bordes: Los datos de una columna suelen ocupar poco espacio mientras que el rótulo de la columna es más ancho. En lugar de crear columnas innecesariamente anchas o rótulos abreviados, puede girar el texto y aplicar bordes que estén girados los mismos grados que el texto.



Agregar bordes, colores y tramas: Para distinguir entre los diferentes tipos de información de una hoja de cálculo, puede aplicar bordes a las celdas, sombrear celdas con un color de fondo o sombrear celdas con una trama con color.



Formatos de número: Puede utilizar los formatos de número para cambiar el aspecto de los números, incluidas las fechas y las horas, sin que cambie el número. El formato de número no afecta al valor real de la celda que Microsoft Excel utiliza para realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra de fórmulas.



Formato de número General: El formato de número General es el formato predeterminado. En la mayoría de los casos, los números a los que se aplica el formato General se muestran tal como se escriben. Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha para mostrar todo el número, el formato General redondea los

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números con posiciones decimales y utiliza la notación científica para números grandes. También se puede: Aplicar un autoformato a un rango, Crear y aplicar un estilo, Copiar formatos de una celda o un rango a otro, Extender automáticamente formatos en una lista, Aplicar formato a celdas basándose en condiciones específicas,

Guardar e imprimir hojas de cálculo  En el menú Archivo, haga clic en Guardar. 

Imprimir Una Hoja De Cálculo Excel proporciona muchas configuraciones opcionales para que pueda ajustar el aspecto de la página impresa. Para asegurarse de que ha comprobado todo aquello que pueda afectar a la impresión, siga este procedimiento:



Cambie el formato y el diseño de la hoja de cálculo en pantalla Podrá configurar la orientación de la hoja de cálculo impresa como horizontal o vertical.



Cuándo utilizar la orientación horizontal: Cambie a orientación horizontal cuando tenga que imprimir muchas más columnas de datos de las que cabrían en una página con orientación vertical. Si no desea utilizar la orientación horizontal, puede cambiar el diseño de la hoja de cálculo impresa para que los datos se ajusten al espacio disponible, o bien ajustar los márgenes.



Hacer que los datos se ajusten a la página: Puede hacer que la imagen impresa se ajuste a la página o al tamaño del papel reduciendo o ampliando la imagen. Puede realizar otros cambios en el diseño de las hojas de cálculo, por ejemplo, establecer el tamaño del papel, centrar los datos en la página impresa y controlar la numeración de las páginas. Estos cambios sólo afectan al aspecto que tienen las hojas de cálculo impresas y no al que tienen en pantalla.



Imprimir parte de los datos Para imprimir sólo partes seleccionadas de datos en una hoja de cálculo, puede especificar las áreas que desea imprimir.



Agregar encabezados y pies de página. Para poner números de página u otro texto en la parte superior o inferior de los datos de la Elaborado por Ing. Daniel Barreto

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hoja de cálculo en todas las páginas, puede agregar encabezados o pies de página a la hoja de cálculo impresa. Los encabezados se imprimen en la parte superior de las páginas y los pies de página se imprimen en la inferior. Puede utilizar encabezados y pies de página integrados o crear los suyos propios. 

Encabezados. Los encabezados y los pies de página actúan de forma independiente respecto a los datos de la hoja de cálculo y sólo se muestran cuando se obtiene una vista previa y cuando se imprimen. Además de los encabezados y los pies de página, puede repetir datos de la hoja de cálculo como títulos impresos en todas las páginas.



Vista preliminar y ajustar márgenes. Para ver cómo será exactamente el aspecto que tendrá cada página una vez impresa, haga clic en Vista preliminar. En esta vista, puede ver los encabezados, los pies de página y los títulos impresos.



Cuándo ajustar los márgenes: Ajuste los márgenes o las columnas cuando los datos se salgan del ancho de página y no desee reducir su tamaño para ajustarlos. En la vista preliminar, puede cambiar el ancho de los márgenes y de las columnas de la hoja de cálculo arrastrando los controladores de tamaño. Haga clic en el botón Márgenes para que se muestren los controladores. o Controladores de tamaño del margen o Controladores de tamaño de la columna



Cambiar el tamaño de filas y columnas individuales Mueva las líneas de división en el área de los números de fila y letras de columna. o Ajuste de tamaño de la columna o Ajuste de tamaño de la fila



Líneas de división, orden de las páginas y valores adicionales En la vista preliminar, puede cambiar la forma en la que se imprime la hoja de cálculo. Con el botón Configurar podrá activar o desactivar las líneas de división, imprimir un borrador de la hoja de cálculo y cambiar el orden de impresión de las páginas.

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4. OPCIONES DE FÓRMULAS

Conceptos básicos de fórmula y nombre Descripción general de fórmulas Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. =5+2*3. Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes. Partes de una fórmula Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142... Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica. 35 Elaborado por Ing. Daniel Barreto

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Utilizar operadores de cálculo en fórmulas: Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis. Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.  Operadores aritméticos: Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos. Operador aritmético

Significado

Ejemplo

+ (signo más)

Suma

3+3

– (signo menos)

Resta Negación

3–1 –1

* (asterisco)

Multiplicación

3*3

/ (barra oblicua)

División

3/3

% (signo de porcentaje)

Porcentaje

20%

^ (acento circunflejo)

Exponenciación

3^2

 Operadores de comparación: Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparación

Significado

Ejemplo

= (signo igual)

Igual a

A1=B1

> (signo mayor que)

Mayor que

A1>B1

< (signo menor que)

Menor que

A1= (signo mayor o igual que)

Mayor o igual que

A1>=B1