Manual Excel 2013 Avanzado 16 Horas Público - Electrónico

Microsoft Excel 2013 Avanzado

CompuEducación, S. A. de C.V.

EXCEL 2013 Avanzado CONTENIDO SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS..................... 1 Funciones Avanzadas ................................. 1

SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS.. 51 Tablas dinámicas ...................................... 51

Auditoría .................................................... 5

Diseñando una tabla dinámica ................ 53

Validación de celdas ................................ 10

Opciones de tabla dinámica .................... 60

Escenarios ................................................ 14

Tabla dinámica recomendada.................. 68

Buscar objetivo ........................................ 16

Estilo de tabla dinámica ........................... 69

Solver ....................................................... 17

Actualizando una tabla dinámica............. 71

Tablas de datos de una y dos variables ... 23

Segmentación de datos ........................... 71

Edición de una Tabla de Datos................. 26

Escalas de tiempo en tablas dinámicas ... 72

Consolidar ................................................ 27

Gráficas Dinámicas................................... 74

Macros automáticas o Complementos .... 28

Actualizando una gráfica dinámica .......... 78

SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS ..........33 Importar datos ......................................... 33

El complemento PowerPivot ................... 79

Agrupar y esquema .................................. 41

SECCIÓN 4. VISUALIZACIÓN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO ........................................... 89 Trabajar con varios libros ........................ 89

Funcionalidad de tablas ........................... 44

Comparar libros en paralelo .................... 92

Segmentación de datos en Tablas ....... 47

Vistas Personalizadas ............................... 93

Texto en columnas ................................... 37

I

Personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido. ......................................... 94 Crear y personalizar Cintas de opciones . 95 Uso compartido de archivos ................... 97 Control de Cambios ................................. 98 SECCIÓN 5. FORMULARIOS .............................. 105 Formularios en Excel ............................. 105 Tipos de controles ................................. 106 Proteger Hojas....................................... 118 Otros controles...................................... 119 SECCIÓN 6. AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS ... 123 Introducción .......................................... 123 Grabar Macro ........................................ 124 Ejecutar una macro ............................... 126 Manipulación de Macros....................... 127 Uso de referencias relativas y absolutas al grabar macros ....................................... 129 Seguridad............................................... 131 Firmas digitales...................................... 134

II

SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS

En esta sección:  El participante trabajará con Funciones avanzadas.  Conocerá el uso de la validación de celdas.  Utilizará Buscar objetivo para encontrar la solución a un problema simple.  Utilizando el Solver encontrará solución a problemas complejos con restricciones.  Administrará escenarios utilizando el Administrador de Escenarios.  Utilizará las tablas como un método de análisis de datos.  Generará una tabla con una y dos variables.  Consolidará información que se encuentra en diferentes hojas o libros de trabajo, en una sola.  Instalará y desinstalará macros automáticas o complementos.

Funciones Avanzadas Uso de la función lógica SI() La función SI() es utilizada para evaluaciones de una sólo celda. Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Es posible utilizar SI() para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS Sintaxis SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lógica:

Es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO.

Valor_si_verdadero:

Es el valor que se devolverá si prueba_lógica es VERDADERO. Si prueba_lógica es VERDADERO y se omite el argumento valor_si_verdadero, la función devuelve VERDADERO. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

Valor_si_falso:

Es el valor que se devolverá si prueba_lógica es FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y se omite el argumento valor_si_falso, la función devuelve FALSO. Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

En el siguiente ejemplo se utiliza la función SI() condicional para saber quién paga con tarjeta bancaria o en efectivo Cuando se pague con tarjeta se cobrara un recargo del 5% En el caso que sea en efectivo no habrá ningún recargo

Función SI() Anidada Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Revise el ejemplo.

siguiente

En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el argumento valor_si_falso de la primera instrucción SI.

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS De manera similar, la tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instrucción SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lógica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así sucesivamente. Uso de la función BUSCARV La función BUSCARV(), localiza un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. La V de BUSCARV significa "Vertical". Sintaxis BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) Valor_buscado:

Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar_en:

Es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.

Indicador_columnas: Es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF! Ordenado:

Es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error # N/A.

 Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...; 2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.  Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.  El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS En el siguiente ejemplo se muestra la búsqueda del precio de determinado artículo.

Uso de la función PAGO() La función Pago() pertenece a la categoría Financieras, calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante. Sintaxis PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) Tasa:

Es el tipo de interés del préstamo.

Nper:

Es el número total de pagos del préstamo.

Va:

Es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros, también se conoce como el principal.

Vf:

Es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento Vf se omite, se asume que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un préstamo es 0).

Tipo:

Es el número 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de los pagos. Defina tipo como 0 u omitido, Si los pagos vencen Al final del período y 1 Al inicio del período

 El pago devuelto por PAGO incluye el capital y el interés, pero no incluye impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los préstamos.  Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos tasa y nper. Si realiza pagos mensuales de un préstamo de cuatro años con una tasa de interés anual del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si efectúa pagos anuales del mismo préstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4 para el argumento.

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS

En el siguiente ejemplo se ha determinado el pago a realizarse al final del periodo, considerando el periodo a 24 meses y el interés anual de 23.5% dividido entre 12.

Auditoría En ocasiones deseamos identificar las celdas a las cuales hace referencia una fórmula. También es posible que deseemos distinguir en donde se origina un error en caso de que exista. Para esto utilizamos los comandos de Auditoría de fórmulas. Los comandos de Auditoría permiten encontrar precedentes, dependientes y errores relacionados con cualquier celda en una hoja de cálculo. Estos comandos hacen que Excel 2013 dibuje una flecha de la celda activa hasta sus precedentes, sus dependientes o hasta el origen probable del error en la celda activa. Estas opciones de Auditoría se encuentran en el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas.

La función de cada uno de estos comandos la veremos a continuación. Se utiliza para ver los valores precedentes o que conforman su fórmula o función utilice esta opción. Cuando una fórmula depende de los valores obtenidos por otra fórmula o por alguna celda se pueden verificar utilizando esta opción. Las opciones anteriores generan una serie de flechas que nos indican en qué lugar nos encontramos. Esta opción las elimina. Muestra en las celdas la fórmula, en lugar del valor resultado

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS Cuando se tiene una fórmula y el resultado no es el esperado se puede seleccionar esta opción para verificar que no haya errores en ella. Inicia el Evaluador de fórmulas. Despliega la pantalla de Inspección.

Rastrear precedentes Dibuja flechas desde todas las celdas que proporcionan valores y directamente hasta la fórmula en la celda activa (precedentes).

Las puntas de las flechas, muestran las celdas a las que la fórmula hace referencia. En caso de que existe alguna referencia a otra celda de otra hoja u otro libro muestra el siguiente símbolo:

Si la celda activa no está contenida en ninguna fórmula en ningún libro de trabajo, seleccionar este botón no tendrá ningún efecto.

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS Rastrear dependientes Dibuja flechas de la celda activa hasta las celdas con fórmulas que usan los valores de ésta. Las celdas que señalan las flechas son las dependientes. Si ninguna fórmula se refiere a la celda activa o si los dependientes de la celda activa están en un libro de trabajo externo que está actualmente cerrado, este botón no tendrá ningún efecto.

Quitar flechas Para quitar las flechas de rastreo de la hoja se utiliza este comando. Nos ofrece tres opciones para quitar las flechas que se han agregado.  Quitar flechas (quita todas las flechas)  Quitar un nivel de precedentes  Quitar un nivel de dependientes

Quitar flechas, quita todas las flechas, tanto de precedentes como de dependientes. Quitar un nivel de precedentes, quita nivel por nivel de precedentes. Quitar un nivel de dependientes, quita nivel por nivel de dependientes.  Las flechas de rastreo no se guardan cuando se cierra el libro de trabajo.  Las flechas de rastreo se imprimen.

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS Rastrear error Dibuja flechas desde los valores de error en la celda activa hasta las celdas que pueden haber provocado el error.

Las flechas rojas o punteadas apuntan hacia la siguiente fórmula de nivel precedente que contiene el error. Las flechas azules o de un solo color apuntan hacia las celdas que contienen valores de nivel precedente de la primera fórmula que contiene un error. La celda activa debe contener un valor de error o este comando no tendrá ningún efecto.

Cuando se rastrea un error, se mostrará la etiqueta inteligente de error en la fórmula , esta etiqueta presente varias opciones mediante el siguiente menú.

Las opciones son: Error en Valor:

Despliega el tipo de error que se está cometiendo. Esta opción cambia dependiendo del error en la fórmula.

Ayuda sobre este error:

Despliega la ayuda de Office con más detalles sobre la posible causa del error.

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS Mostrar pasos de cálculo

Abre la caja de dialogo Evaluar fórmula, donde la fórmula se desarrollará paso a paso

Omitir Error

Indica que no se debe tomar en cuenta ese resultado como un error sino como un valor que se toma como válido. Lo que hará esta opción es quitar la señalización de Error.

Modificar en la barra de herramientas

Permite entrar a modo de edición de celda, directamente sobre la barra de fórmulas para modificar las celdas involucradas y rescribir la fórmula.

Opciones de comprobación de errores

Despliega la caja de diálogo en la cual se pueden indicar las condiciones de verificación de una fórmula.

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS Validación de celdas La validación de celdas nos sirve para restringir la entrada de datos a las celdas, es importante utilizar la validación de celdas cuando resulta necesario capturar información precisa en las celdas. Para validar celdas se siguen los siguientes pasos:

1)

Seleccione las celdas que desee validar.

2)

En la ficha Datos, grupo Herramientas de datos, haga clic en el comando Validación. De las opciones que muestra una vez más clic en Validación de datos.

3)

Se mostrará la siguiente caja de dialogo:

4)

Especifique el tipo de validación que desee.       

Número entero Decimal Lista Fecha Hora Longitud de texto Personalizada

5)

Dependiendo del tipo de validación que haya seleccionado, agregue el resto de los datos que se le solicita, por ejemplo: Valores Máximo y Mínimo; Rango de origen; Fecha inicial y Fecha final, etc.

6)

Especifique si la celda se puede dejar en blanco: Si desea permitir valores en blanco (nulos), active la casilla de verificación Omitir blancos.

7)

Si desea evitar la entrada de valores en blanco (nulos), desactive la casilla de verificación Omitir blancos. Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en el rango, la configuración de la casilla de verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS una celda está en blanco, la configuración de la casilla de verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

Tipos de validación Permitir valores de una lista: 1) En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.

2)

Haga clic en el cuadro Fuente: a) Para definir la lista localmente, escriba los valores separados por comas. b) Para utilizar un rango de celdas con un nombre definido, escriba el signo igual (=) seguido del nombre del rango. c) Para utilizar referencias de celda, seleccione las celdas en la hoja de cálculo y presione ENTRAR. d) Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable. Las referencias a celdas tienen que encontrarse en la misma hoja de cálculo. Si necesita hacer una referencia a otra hoja o libro, utilice un nombre definido y asegúrese de que el libro esté abierto.

Permitir números dentro de los límites 1) En el cuadro Permitir, haga clic en Número entero o Decimal.

2)

En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, haga clic en entre.

3)

Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir.

Permitir fechas y horas dentro de un período concreto 1) En el cuadro Permitir, haga clic en Fecha u Hora.

2)

En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un día determinado, haga clic en mayor que.

3)

Escriba la fecha o la hora inicial, final o específica que desee permitir

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS Permitir texto de una longitud específica 1) En el cuadro Permitir, haga clic en Longitud del texto.

2)

En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir un número máximo de caracteres, haga clic en menor o igual que.

3)

Escriba la longitud máxima, mínima o específica que desee permitir.

Utilizar una fórmula para calcular lo que se permite 1) En el cuadro Permitir, haga clic en Personalizada.

2)

En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas). Por ejemplo, si desea permitir el valor de la celda de la cuenta de la comida campestre sólo si no se ha presupuestado nada para la cuenta discrecional (celda D6) y si el presupuesto total (D20) también es menor que los 40,000 pesos asignados, podría escribir la fórmula personalizada =Y(D6=0,D20= 0. Las restricciones están listadas como una celda o como un rango de celdas que normalmente contiene una fórmula dependiente de una o más celdas cambiantes y cuyo valor debe caer dentro de ciertos límites, o satisfacer un objetivo. Inicialmente el problema no contiene restricciones. Se pueden agregar restricciones dando clic sobre el botón Agregar.

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS

Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

En esta caja se determina la Referencia de celda que se quiere restringir, puede ser una sola celda o un rango. También la Restricción, que tiene dos partes, la lista de operadores que se pueden elegir: =, o “ent”. Si elige “ent” para indicar que la variable debe ser un número entero, la palabra “entero” aparece en el cuadro de la derecha. La segunda parte es la restricción en sí misma, que puede ser un número, una referencia de celda, una referencia de rango o una fórmula. Si especifica un rango de celdas, debe ser del mismo tamaño que el rango de celdas en el cuadro Referencia de la celda. Al presionar Agregar ya queda incluida la restricción para ser tomada en cuenta para la solución del problema. Para regresar a la caja de diálogo de Parámetros de Solver se debe presionar Cancelar. Las restricciones también se pueden Cambiar con la misma mecánica o en dado caso Eliminar. Con el botón Restablecer todo se borran las configuraciones actuales del problema de Solver y restablece todas las opciones a las configuraciones predeterminadas. Resolver

Al presionar Resolver se inicia el proceso de resolución del problema definido. Al terminar el Solver muestra la siguiente caja de diálogo:

Aquí se muestran los resultados del último cálculo utilizando los valores de las celdas cambiantes que más se aproximan a la solución deseada.

Cuando Solver termina el proceso de resolución, muestra un mensaje de conclusión en la parte superior del cuadro de diálogo Resultados de Solver, que puede ser “Solver ha hallado una solución. Se han satisfecho todas las restricciones y condiciones” o “Solver no ha encontrado una solución válida”. Conservar solución de Solver acepta la solución que el Solver halló y coloca estos valores en las celdas cambiantes. Restaurar valores originales restaura los valores originales en las celdas cambiantes.

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS Guardar escenario permite guardar el problema para ser utilizado con el Administrador de Escenarios de Excel 2013. Informes crea el tipo de informe especificado. Cada informe se inserta en una hoja distinta del libro de trabajo.

Responder

Confidencialidad Proporciona información sobre la sensibilidad de una solución a pequeños cambios en la fórmula del cuadro Celda objetivo y en las restricciones. Para los modelos no lineales, el informe proporciona valores dobles (gradientes reducidos y multiplicadores Lagrange). Para los modelos lineales, el informe incluye costos reducidos, precio sombra, coeficiente objetivo (con aumento o disminución permisible) y restricción lado derecho.

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS Límites Indica la celda nombrada en el cuadro Celda objetivo y las celdas cambiantes con sus respectivos valores, límites máximos y mínimos y el valor objetivo. El límite mínimo es el valor mínimo que puede tolerar una celda cambiante manteniendo fijas todas las otras celdas cambiantes y sin dejar de satisfacer las restricciones. El límite máximo es el valor máximo. El resultado objetivo es el valor de la celda en el cuadro Celda objetivo cuando la celda cambiante alcanza su límite mínimo o máximo.

Solver incluye un nuevo EvolutionarySolver, basado en algoritmos genéticos, que controla los modelos con cualquier función de Excel, nuevas opciones de optimización global, una programación lineal y métodos de optimización no lineal mejorados. Además, el complemento Solver ahora está disponible en una versión de 64 bits.

Opciones Con el botón Opciones se muestra la caja de diálogo Opciones, donde se pueden controlar las características avanzadas del proceso de resolución y cargar o guardar las especificaciones, tales como las selecciones y restricciones de celda, para un problema en particular en la hoja de cálculo. En esta caja de diálogo pueden definirse parámetros para problemas lineales y no lineales. Todas las opciones de este cuadro de diálogo tienen una configuración predeterminada que es adecuada para la mayoría de los problemas.

Tiempo máximo (segundos) limita el tiempo que demora Solver en solucionar un problema. El valor debe ser un número entero, el valor predeterminado de 100 (segundos) es adecuado para la mayoría de los problemas pequeños, pero se puede especificar un valor de hasta 32767. Iteraciones limita el 21

SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS número de iteraciones que usará el Solver en solucionar un problema restringiendo el número de cálculos internos. El valor debe ser un número entero, el valor predeterminado de 100 es adecuado para la mayoría de los problemas pequeños, pero se puede especificar un valor de hasta 32767. Se puede controlar la Precisión de restricciones de las respuestas que Solver encuentra. El número ingresado en el cuadro se utiliza para determinar si el valor de celda con restricción satisface un objetivo, o un límite mínimo o máximo especificado. Este valor debe ser una fracción entre (pero no incluyendo) 0 y 1, tiene un valor predeterminado de 0.000001 e indica menor precisión si se ingresa con menos lugares decimales, por ejemplo, 0.0001. Por lo general, cuanto mayor sea la precisión especificada (un número más pequeño), más tiempo tardará Solver en dar con las soluciones. Si especifica un valor tentativo que se aproxime a la solución, los métodos que el Solver utiliza pueden mejorar la precisión más rápidamente. Los problemas que involucran celdas cambiantes limitadas a valores de números enteros pueden tardar mucho tiempo en resolverse debido a que requieren la solución de muchos subproblemas, cada uno de los cuales es un problema sin restricciones de números enteros. Se puede ajustar la cifra en el cuadro Optimalidad de entero (%), que representa un porcentaje de error permitido en la solución óptima cuando una restricción de enteros se utiliza en algún elemento del problema. Un nivel de tolerancia alto (porcentaje de error permitido) tiende a acelerar el proceso de resolución. La configuración del cuadro Optimalidad de entero (%) no funciona cuando no existen restricciones de números enteros. Si el valor del cambio relativo en la celda objetivo es menor que el número introducido en el cuadro Convergencia para las últimas cinco iteraciones, Solver se detendrá. La Convergencia se aplica únicamente a los problemas no lineales (Evolutionary) y debe indicarse mediante una fracción entre 0 (cero) y 1. Cuantos más decimales tenga el número que se introduzca, menor será la Convergencia; por ejemplo, 0,0001 indica un cambio relativo menor que 0,01. Cuanto menor sea el valor de convergencia, más tiempo se tardará en encontrar una solución. Adoptar modelo lineal acelera el proceso de resolución, sólo se puede utilizar si todas las relaciones en el modelo son lineales (GRG Nonlinear). Mostrar resultados de iteraciones interrumpe Solver y muestra los resultados después de cada iteración. Usar escala automática activa el uso de ésta, que es útil cuando los valores de entrada (Cambiando la celda) y de salida (Celda objetivo y Restricciones) tienen gran diferencia de magnitud. Las opciones del cuadro Derivadas especifican diferenciaciones progresivas o centrales para las estimaciones de derivadas parciales de las funciones de objetivo y restricción. Las diferencias Centrales requieren la realización de más cálculos en la hoja pero pueden ser útiles para problemas en los cuales se obtiene un mensaje indicando que Solver no pudo mejorar la solución. Una diferencia entre estas dos opciones es el comportamiento frente a las funciones cuyas representaciones gráficas no son uniformes y continuas. Con estas funciones se debe utilizar la opción Centrales. Las opciones del Solver, se pueden guardar con la opción Cargar/Guardar. Esta opción muestra la siguiente caja de diálogo:

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS

En esta caja de diálogo se especifica la referencia donde se desea guardar el modelo. Elija esta opción sólo cuando desee guardar más de un modelo de Solver con la hoja de cálculo. El primer modelo de Solver se guarda automáticamente con la hoja de cálculo. Para utilizar un modelo está la opción Cargar modelo y de la misma forma que se guardó, se indica la referencia.

Tablas de datos de una y dos variables Al haber utilizado fórmulas en una hoja de cálculo, se puede proceder a realizar un análisis más detallado. Esto lo podemos realizar creando una tabla de datos. Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cómo el cambio de una o dos variables en las fórmulas afectará a los resultados de las mismas. Las tablas de datos constituyen un método rápido para calcular varios resultados en una operación y una forma de ver y comparar los resultados de todas las variaciones diferentes en la hoja de cálculo. Para usar esta herramienta, utilice de la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos y dentro de Análisis de hipótesis, el comando Tabla de datos. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

Ya sea en la fila o en la columna, se especifican la Celda de entrada (fila) o la Celda de entrada (columna). Tabla de Datos de Una sola Variable Tomemos el siguiente ejemplo, en donde se adquirirá un bien realizando pagos mensuales según los siguientes datos:

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS Se desean calcular los pagos según un número determinado de periodos. Se puede realizar de la siguiente forma:

La celda B15 contiene la fórmula =PAGO(B9/12,B8,-B6) para determinar el pago mensual según el interés y número de periodos. Una vez creada la fórmula, ya se puede llenar la tabla de la siguiente forma:

Cabe señalar que cuando los datos variables se colocan en una columna se debe colocar la referencia en Celda variable columna, de la misma manera cuando los datos variables se colocan en una fila se debe de colocar la referencia en Celda variable fila. El resultado será el siguiente:

Del cálculo original, varía la celda a la cual se hizo referencia para simular todas las posibilidades.

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS Si deseáramos incluir una columna más, por ejemplo considerando los intereses generados para cada número de períodos: Donde en la celda C15 está la fórmula =B6B15*B8 que contiene el total de intereses para los periodos determinados.

Para incluir estos nuevos valores en la tabla, se vuelve a realizar el mismo procedimiento. Se selecciona toda el área y se determina la celda variable que en este caso es la misma. El resultado sería como se muestra a continuación:

Tabla de Datos de Dos Variables Del ejemplo anterior, supongamos ahora que deseamos variar el plazo y además el porcentaje de enganche para determinar que pagos mensuales se tendrían que realizar en caso de contar con un enganche menor o mayor. Para esto tendríamos los siguientes datos:

En la celda E3 estaría la misma fórmula de pagos que se utilizó en la tabla anterior =PAGO(C9/12,C8,C6). La tabla se llenaría de la misma forma que la anterior pero ahora con las dos variables:

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS

El resultado será el siguiente:

Edición de una Tabla de Datos Para eliminar, encimar o mover una tabla de datos es necesario que se seleccione completamente. Todas estas operaciones se realizan de la misma forma que con celdas normales.

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS Consolidar Cuando se tienen datos separados físicamente dentro de una hoja, un libro u otros libros, pero que se refieren o forman parte de un mismo grupo y deseamos realizar operaciones globales con ellos utilizamos el comando Consolidar del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos. Con esta opción se recopilan los datos de una o más áreas fuente y se muestran en una tabla en un área determinada. Al seleccionar esta opción aparece la siguiente caja de diálogo: Para consolidar datos, primero se define un área destino en donde la información recopilada pueda aparecer. Esta área puede estar en la misma hoja de cálculo que los datos fuente, en otra hoja de cálculo o en otro libro de trabajo. Después, seleccione las fuentes de los datos que desea consolidar. Las fuentes pueden estar en una hoja de cálculo, en varias hojas de cálculo o en varios libros de trabajo. Las fuentes se indican en el cuadro Referencia, se da un clic en éste y después se van seleccionando los rangos directamente en las hojas y libros deseados. Una vez que se estableció una referencia se utiliza el botón Agregar y dado el caso Eliminar. Se puede analizar otra fuente de datos con el comando Examinar para abrir otra hoja de cálculo. Pueden especificarse hasta 255 áreas fuente para consolidar. Las hojas de cálculo que contienen las áreas fuente no necesitan estar abiertas durante la consolidación. Aunque puede usar hojas de cálculo que no fueron guardadas como fuentes de datos, se recomienda guardar las hojas de cálculo fuente antes de consolidar. Después se especifica la Función que debe usar Excel 2013 al consolidar los datos.

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS Cuando varias áreas fuente contienen datos similares pero están dispuestos de manera diferente, este comando puede consolidar los datos por categoría al Usar rótulos en. Aquí se especifica si deben usarse los rótulos de la Fila superior de las áreas fuente, de la Columna izquierda, ambos o ninguno. Estas casillas de verificación sólo tienen aplicación cuando se consolidan datos por categoría. Varias áreas fuente deben presentarse y estar rotuladas de manera idéntica para que esta opción funcione adecuadamente. Cuando consolida datos por categoría, asegúrese de incluir los rótulos de la categoría en las áreas fuente que selecciona para la consolidación. Excel 2013 transfiere estos rótulos al área de destino automáticamente. Crear vínculos con los datos de origen establece vínculos desde el área de destino a las áreas fuente cuando consolida datos para que el área de destino se actualice automáticamente siempre que cambien los datos fuente, Excel 2013 crea una fórmula de vinculación para cada celda e inserta filas o columnas en el área de destino para que contengan las fórmulas de vinculación para cada parte de los datos fuente. Después, el área de destino se agrupa con las fórmulas de vinculación ubicadas en las filas o columnas ocultas subordinadas a posiciones o a categorías en el área de destino.

Macros automáticas o Complementos Existen varias macros previamente creadas para Excel 2013. Están disponibles en las Opciones de Excel de la ficha Archivo. Dentro de la categoría de Complementos. Al seleccionar esta categoría aparece la siguiente caja de diálogo:

Con esta opción se especifican las macros que están disponibles y listas para usarse al iniciarse Excel 2013. Se pueden instalar o eliminar las macros automáticas que vienen con Excel 2013, o las que se hayan creado. De la lista Administrar, seleccione Complementos de Excel, presione el botón Ir.

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS

Aquí se muestran las Complementos disponibles. Pueden seleccionarse o borrarse las casillas de verificación de las macros automáticas a fin de instalar o eliminar las mismas en Excel 2013. Con el botón Examinar se muestra una caja de diálogo similar a la de Abrir archivo donde puede seleccionarse una macro automática o complemento para ser instalada en Excel 2013.

Realice la Práctica # 1 del Cuaderno de Ejercicios.

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS Preguntas de repaso

1)

¿Cuál es la utilidad de la función SI()

2)

¿Para qué sirve la función BURCARV()?

3)

¿Qué es la validación de celdas?

4)

¿Qué es una tabla de datos?

5)

¿Cómo se crea una tabla de datos de dos variables?

6)

¿Qué utilidad tiene la herramienta Búsqueda de objetivo?

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS 7)

¿Qué diferencia existe entre la búsqueda de objetivo y el Solver?

8)

¿Cómo se establece una restricción dentro del modelo de Solver?

9)

¿Qué función tienen los Escenarios?

10)

¿Qué pasos se deben seguir para consolidar un conjunto de datos?

11)

¿Qué son los complementos?

12)

¿Qué función tiene la herramienta de Auditoría de fórmulas?

13)

¿Qué información podemos obtener sobre una celda en la auditoría?

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SECCIÓN 1. ANÁLISIS DE HIPÓTESIS Página de Notas

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SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS

En esta sección:  El participante al finalizar la sección importará datos de distintos orígenes.  Colocará texto en columnas con ayuda de un Asistente.  Agrupará y esquematizará información.  Conocerá y utilizará las herramientas de Creación de tablas.

Importar datos Microsoft Excel 2013 cuenta con una serie de herramientas que facilitan importar datos de diversas fuentes. Para importar datos basta con utilizar los comandos del grupo Obtener datos externos de la ficha Datos.

Excel 2013 cuenta con la facilidad de obtener datos externos de diferentes fuentes, ya sea importando datos, de consultas en el Web o consultando Bases de Datos. En lo referente a bases de datos las fuentes de las cuales podemos obtener información, pueden ser desde MS Access Database, web, hasta XML, entre otras.

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SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS Utilice este comando para importar datos de una base de datos de Microsoft Access. Al dar clic en el comando abrirá una caja de dialogo similar a Abrir, para poder seleccionar el archivo.

Utilice este comando para importar datos desde una página WEB. Abrirá la caja de dialogo de Nueva consulta Web, donde deberá de escribir la dirección de la página web que desea importar.

Para importar la información se seleccionan las tablas dando clic sobre el icono. Al hacerlo cambia de color indicando que ha sido seleccionada esa tabla. Al dar clic sobre el botón información seleccionada se importa a la hoja de cálculo. 34

la

SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS Si desea importar datos desde un archivo de texto, este es el comando que debe de utilizar, al dar clic en él, mostrará la caja de dialogo similar a Abrir, para poder seleccionar el archivo desde el cual se desea realizar la importación de los datos. Una vez seleccionado el archivo, se mostrará la siguiente caja de dialogo, donde se muestran los datos contenidos en el archivo de texto.

La caja del Asistente para importar archivos de texto, tiene la opción Comenzar a importar en la fila que sólo va a tomar el archivo original a partir de la fila que se especifica. El rango que se ha de convertir puede tener cualquier cantidad de filas de alto, pero sólo una columna de ancho. Origen del archivo determina el tipo de archivo de texto del que se está importando. Los pasos subsecuentes se describen en el siguiente tema.

Microsoft Office facilita controladores que pueden utilizarse para recuperar datos de los siguientes orígenes de datos:     

Microsoft SQL Server Analysis Services (proveedor OLAP) Microsoft Office Excel Oracle SQL Server Datos XML

También pueden utilizarse controladores ODBC o controladores de origen de datos de otros fabricantes para recuperar información de orígenes de datos que no figuran en esta lista, incluidos otros tipos de bases de datos OLAP.

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SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS Puede utilizar el Asistente para la conexión de datos para conectar con un origen de datos externos que ya haya sido definido. Para abrir el Asistente para la conexión de datos, en la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en De otras fuentes y luego en Desde el Asistente para la conexión de datos.

La ventaja principal de conectarse con datos externos consiste en que puede analizar periódicamente estos datos en Microsoft Office Excel sin tener que copiar repetidamente los datos. Tras conectarse con los datos externos, también puede actualizar automáticamente los libros de Excel desde el origen de datos original siempre que el origen de datos se actualice con información nueva.

En la caja de dialogo de Conexiones existentes, se muestran las conexiones disponibles, nos es posible agregar más conexiones.

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SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS Texto en columnas Cuando se necesite importar texto de algún archivo que lo contenga o simplemente se esté reubicando un texto ya contenido en la hoja se puede utilizar esta herramienta para acomodar el texto en columnas.

Con el comando Texto en columnas del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos se inicia el Asistente para convertir texto en columnas. Este asistente permite la distribución de texto de una columna a varias columnas. Paso 1 Esta caja de diálogo aparece cuando se utiliza este comando. El Asistente para texto muestra los datos en la parte inferior de la caja de diálogo. En Tipo de los datos originales se especifica el tipo de formato de los datos. De ancho fijo significa que cada columna tiene un número fijo de caracteres, independientemente de los caracteres que tengan escritos.

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SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS Si se está importando un archivo de texto, la caja de diálogo que aparece es la siguiente: Esta caja de diálogo es casi idéntica a la anterior y es la única que varía con respecto a la conversión de texto. Delimitado significa que los elementos de cada línea que deben ir en columnas diferentes van separados por caracteres específicos, por ejemplo: comas, punto y comas o espacios. Es posible que los elementos ubicados en filas diferentes no queden alineados.

La caja de importar archivos de texto, tiene además la opción Comenzar a importar en la fila que sólo va a tomar los datos originales a partir de la fila que se especifica. El rango que se ha de convertir puede tener cualquier cantidad de filas de alto, pero sólo una columna de ancho. Origen del archivo determina el tipo de archivo de texto del que se está importando.

Paso 2 Si en el Paso 1 se eligió De ancho fijo, la caja de diálogo muestra la colocación sugerida para las separaciones de las columnas. En esta muestra es posible volver a ajustarlas arrastrando con un clic sostenido las líneas de separación.

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SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS Si en el Paso 1 se elige Delimitado aparecerá la siguiente caja de diálogo:

Con estas opciones se pueden cambiar los caracteres considerados como Separadores. Es posible seleccionar más de un separador (Tabulación, Punto y coma, Coma o Espacio) y/o escribir un separador personalizado en Otro.

Con la opción Considerar separadores consecutivos como uno solo dos separadores sin contenido alguno entre ellos serán interpretados como una sola separación de columna. Por ejemplo, si esa opción es seleccionada y el separador especificado es una coma(,), "Jiménez,,Tomás" tendrá dos columnas, una con "Jiménez" y la otra con "Tomás". Si la misma opción es desactivada, significa que "Jiménez,,Tomás" tendrá tres columnas: "Jiménez", una columna en blanco y "Tomás." En algunos datos se utilizan comillas sencillas o dobles para indicar que todos los caracteres entre comillas deben ser tratados como texto, incluso los caracteres que normalmente serían tratados como separadores. Las comillas que se vayan a utilizar se determinan en Calificador de texto. Por ejemplo, si selecciona la coma como separador y las comillas dobles como calificadores de texto, el ejemplo siguiente tendrá dos columnas. Si selecciona "{ninguno}" como calificador de texto, los datos en el ejemplo siguiente tendrán tres columnas. Jiménez,"Gerente, Ventas" Jiménez

Gerente, Ventas

Jiménez

Gerente

Ventas

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SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS Paso 3 En este paso es posible cambiar la forma en que el Asistente interpreta los datos de cada columna. Para seleccionar una columna basta con dar un clic sobre la columna deseada para que se sombree. En Formato de los datos en columnas es posible seleccionar General, Texto o Fecha. La opción No importar columna (saltar) impide que los datos de la columna seleccionada sean incluidos en la hoja de cálculo.

Dando clic en el botón de Avanzadas nos aparece la siguiente pantalla. Es aquí donde podemos definir un formato para aquellas columnas que serán de tipo numéricos, tales como el Separador decimal y el Separador de miles; con el botón de Restablecer los separadores regresan a la configuración establecida en la Configuración Regional del Panel de Control.

Los datos convertidos comienzan en la columna que está convirtiendo y luego llena las celdas ubicadas a la derecha. Si utiliza la opción Texto en columnas, es posible introducir una referencia en una parte diferente de la hoja, en el lugar donde desea colocar los datos convertidos.

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SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS

Si está importando un archivo Excel 2013 automáticamente nos crea un nuevo libro, de una sola hoja, que recibe el nombre del archivo que se está importando. En el caso de que esté Convirtiendo Texto en Columnas, si ya hay datos en el rango de destino, aparecerá un mensaje preguntando si desea que los datos convertidos se escriban sobre los datos existentes. Asegúrese de tener suficientes celdas en blanco a la derecha de la columna que está convirtiendo para acomodar los datos.

Agrupar y esquema Cuando se están manejando una gran cantidad de datos en una hoja, es posible que lleguen a estorbar al moverse dentro de la misma. Es por eso que existe una forma de agrupar bloques de columnas y/o filas para aparecerlos o desaparecerlos dentro de la visualización de la hoja. Para esto existen una serie de comandos dentro del grupo Esquema de la ficha Datos utilizando los comandos Agrupar y Desagrupar.

Con esta opción se define como grupo, las filas o las columnas de detalle seleccionadas. Este comando crea un esquema de los datos seleccionados, si es que todavía no ha creado uno. También se puede ejecutar con la combinación de teclas + + . Al seleccionarla aparece la siguiente caja de diálogo:

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SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS Para crear el esquema, seleccione las columnas o filas que desea incluir en el esquema, tenga en cuenta que la última columna o fila, servirá para mostrar u ocultar el detalle del esquema.

Si selecciona un conjunto de celdas y hace clic en el comando Agrupar, Excel mostrará la siguiente caja de dialogo para que le indiquemos si el esquema se creará en Filas o Columnas.

La acción contraria se realiza con el comando Desagrupar o con la combinación de teclas + + .

Mostrar y Ocultar detalle Una vez creado el esquema, aparecen algunos botones ya sea en la parte superior de la hoja

o al

lado izquierdo , según se hayan agrupado en filas o columnas los datos. Con estos botones se muestra la cantidad de niveles que existen en el esquema y dando un clic en cada uno de estos se puede expandir o contraer todo un nivel para mostrarlo o esconderlo.

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SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS Además de estos botones aparecen y que sirven para Mostrar detalle y Ocultar detalle respectivamente. Estos expanden o contraen los niveles del esquema al igual que las opciones del menú. Otra forma de expandir o contraer grupo es empleando los comando Mostrar detalle y Ocultar detalle, con los cuales es posible ocultar o mostrar los grupos tanto de filas como de columnas. Estos comandos también se localizan en el grupo Esquema de la ficha Datos.

Autoesquema Esquematiza automáticamente el rango seleccionado o toda la hoja de cálculo, basado en las fórmulas y la dirección de las referencias. Todas las referencias en las fórmulas deben apuntar en la misma dirección. Por ejemplo, las fórmulas ubicadas siempre debajo o a la derecha de los datos detallados se refieren a las celdas ubicadas encima o a la izquierda. Este comando se encuentra en

Borrar esquema Con esta opción se elimina el esquema del rango seleccionado o de la hoja de cálculo si todas las celdas están seleccionadas. Cuando se elimina el esquema, desaparecen los símbolos del esquema. Esta acción equivale a seleccionar todo el esquema y desagruparlo. Este comando se encuentra dentro de Desagrupar.

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SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS Configuración Se puede crear un esquema para cada hoja de cálculo y asignar hasta ocho niveles por esquema. Para establecer las opciones usadas durante la creación de un esquema en una hoja de cálculo o en un rango, despliegue la siguiente caja de dialogo. Haga clic en la flecha en la parte inferior derecha del grupo Esquema.

Filas de resumen debajo del detalle debajo de detalle especifica la ubicación de las filas de títulos en el esquema. Columnas resumen a la derecha del detalle específica la ubicación de las columnas de títulos en el esquema. Estilos automáticos aplica modelos de celda incorporados para las filas y las columnas de títulos en un esquema. Los modelos se aplican a filas y columnas enteras. Crear asigna automáticamente niveles de esquema basados en las fórmulas de la hoja de cálculo. Si está seleccionada la opción Estilos automáticos, Excel 2013 aplica los modelos de celda incorporados. Aplicar estilos aplica modelos de nivel de fila y de columna a la parte seleccionada del esquema.

Funcionalidad de tablas Excel 2013 permite crear tablas en las hojas de cálculo para agrupar datos relacionados y actuar sobre ellos. Puede crear una tabla a partir de datos existentes o crear una tabla en un rango vacío. Al especificar un rango como una tabla, puede administrar y analizar fácilmente los datos, con independencia de los datos externos a la tabla. Además, puede compartir la información contenida en una tabla con otras personas mediante integración con Microsoft Windows SharePoint Services.

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SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS Las tablas tienen las siguientes características:

1) 2) 3)

Cada tabla de la columna tiene habilitado el Filtro de manera predeterminada en la fila de encabezado, lo que permite filtrar u ordenar rápidamente los datos. Puede agregar una fila Total a la tabla. Si hace clic en una celda de la fila Total podrá elegir una de las funciones agregadas de la tabla desplegable. Puede modificar el tamaño de la tabla arrastrando el controlador de tamaño de la esquina inferior derecha del borde de la tabla.

Creación de una tabla Para crear una tabla se siguen los pasos a continuación descritos:

1. Selecciones el rango de datos que desea convertir en una tabla. 2. En la ficha Insertar, grupo Tablas, elija el comando Tabla.

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SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS  También puede seleccionar el rango de celdas que desea especificar como una tabla en el cuadro de diálogo Crear tabla.  Si los datos seleccionados tienen encabezados, active la casilla de verificación La tabla tiene encabezados y haga clic en Aceptar. 3. Cuando la tabla es creada de adiciona una banda de opciones más Herramientas de tabla – Diseño con las funcionalidades más comunes para tablas.

Agregar fila de total en una tabla En la ficha Herramientas de tabla – Diseño, grupo Opciones de estilo de tabla, seleccione la casilla de verificación Fila de totales. Esta fila siempre se insertará debajo de la última fila, por lo que al agregar más datos a la tabla los totales se actualizarán automáticamente.

Otra forma de hacerlo es utilizando Fila de totales del comando Tabla del menú contextual.

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SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS Una vez que se ha agregado la fila total, es posible seleccionar el tipo de función que deseamos utilizar, la cual puede ser: Suma, Promedio, Cuenta, Max, Min, Desvest, Var., en cualquiera de las columnas integrantes de la tabla.

Convertir una tabla en rango Puede quitar la funcionalidad de tablas a una tabla de la hoja de cálculo; para ello, convierta la tabla en un rango estándar de Excel. La manera de hacerlo es la siguiente: en el comando Convertir en rango del grupo Herramientas de la ficha Herramientas de tabla – Diseño. Excel confirmará esta acción por medio de un mensaje, en el cual se selecciona el botón de Sí.

Si la tabla está vinculada a una tabla de SharePoint, se quitará el vínculo y no se reflejarán los cambios pendientes en la tabla de SharePoint.

Segmentación de datos en Tablas La segmentación de datos puede filtrar datos en tablas de Excel, tablas de consultas y otras tablas de datos. Más sencilla de configurar y de usar, la segmentación de datos muestra el filtro actual para que pueda saber exactamente qué datos está mirando. Por ejemplo, en la ficha Herramientas de tabla – Diseño, se muestra esta nueva herramienta:

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SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS Su uso es muy sencillo y sus beneficios amplios al presentar mediante un pequeño panel las opciones de filtro que deseamos aplicar a una determinada columna de datos de nuestra tabla. Una vez que tenga un Tabla, realice las siguientes acciones para agregar una segmentación de datos:

1. Seleccione una celda dentro de la Tabla con la que desea trabajar (no es necesario seleccionar la Tabla completa). 2. En la ficha Herramientas de Tabla – Diseño, seleccione la opción Insertar segmentación de datos. 3. Seleccione el campo al cual desea aplicar los filtros, haga clic en Aceptar.

Realice la Práctica # 2 del Cuaderno de Ejercicios.

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SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS Preguntas de repaso

1)

¿De dónde se pueden obtener datos externos?

2)

¿Qué utilidad tiene el acomodar el texto en columnas?

3)

¿Cómo se acomoda un texto en columnas?

4)

¿Qué función tiene el agrupar los datos y formar un esquema?

5)

¿Cuál es la utilidad de trabajar con Tablas?

6)

¿De qué manera se agrega una fila de totales a la Tabla?

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SECCIÓN 2. OBTENER DATOS EXTERNOS Página de Notas

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

En esta sección:  El participante utilizará las tablas dinámicas como un método de análisis de datos.  Generará una tabla dinámica y la utilizará para obtener resultados sobre los datos de la base de datos.  Insertará segmentación de tablas dinámicas.  Creará una gráfica dinámica a partir de los datos de una tabla dinámica.  Trabajará con el complemento PowerPivot.

Tablas dinámicas Una tabla dinámica es una tabla interactiva creada a partir de un conjunto de datos de una hoja de cálculo en la mayoría de los casos, que tiene la capacidad de resumirlos utilizando un formato y un método de cálculo determinado. El potencial de las tablas dinámicas es muy grande y se puede utilizar de diferentes formas. Para la creación de las tablas dinámicas, seleccione la ficha de Insertar, en el grupo Tablas encontrará la opción Tabla. Al utilizar el comando Insertar tabla dinámica, se desplegará la siguiente caja de dialogo:

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS En esta caja de dialogo se determinan los datos a partir de los cuales se va a crear la tabla dinámica. Disponemos de dos opciones para seleccionar estos datos: Tabla o rango (cualquiera de estas opciones se emplea seleccionando el rango en la hoja de cálculo, del libro actual o cualquier otro libro) o bien utilizar una fuente de datos externa, es decir se puede crear usando datos creados en una aplicación, un sistema de base de datos o cualquier otra Fuente de datos externa a Excel. Esta opción inicia el MS Query para permitir consultar la fuente de datos. También se define dónde se desea colocar el informe de tabla dinámica, se dispone de dos opciones: Nueva hoja de cálculo o en una Hoja de cálculo existente (la cual puede ser de un libro distinto al actual). Una vez que se han definido tanto los datos como la ubicación de la tabla dinámica, presione el botón Aceptar. En la hoja de cálculo se mostrará el diseño de la tabla dinámica. En la parte derecha de la pantalla se muestra panel de tareas de Lista de campos de tabla dinámica, dentro de este panel se concentran enlistados los nombres de campos de los datos que hemos seleccionado previamente.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Diseñando una tabla dinámica Para diseñar una tabla dinámica se emplea la parte inferior del panel de tareas de Lista de campos de tabla dinámica, en ella se encuentran definidos distintos espacios: Como se indica, pude seleccionar el campo de la lista y arrastrarlo hasta el espacio donde se desea: Filtro de informe (Campos de página), Rótulos de columna (Campos de columna), Rótulos de fila (Campos de fila) y Valores (Datos). Para cambiar de lugar un campo, simplemente arrástrelo a la nueva posición. Para eliminarlo arrástrelo fuera del área.

Si desea diseñar la tabla dinámica directamente en la hoja de cálculo realice lo siguiente:

1) 2) 3) 4)

En la ficha Herramientas de tabla dinámica - Analizar, grupo Tabla dinámica, seleccione el comando Opciones. Dentro de la caja de dialogo Opciones de tabla dinámica, separador Mostrar, active la casilla de selección Diseño de tabla dinámica clásica (permite arrastrar los campos en la cuadrícula). En el panel de tareas de Lista de campos de tabla dinámica, seleccione el campo. Con un clic sostenido arrástrelo al área deseada (Campos de fila, Campos de columna, Campos de página, Datos). Debe de existir por lo menos un campo de datos. El resultado obtenido será el mismo que en la forma anterior.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Personalizar los campos Todas las opciones de personalización de un campo de la tabla dinámica, se pueden modificar aun cuando la tabla ya haya sido creada o terminada. Para personalizar un campo, siga cualquiera de estas opciones:  Haga clic con el botón derecho del mouse sobre el campo, del menú contextual seleccione la opción Configuración de campos…  Seleccione el resumen, dentro de la tabla dinámica que desee personalizar. En la ficha Herramientas de tabla dinámica – Analizar, grupo Campo activo, seleccione el comando Configuración de campo.  En el panel de campos de tabla dinámica, haga clic en el campo, del menú seleccione la opción Configuración de campo de valor...

Cualquiera de las acciones anteriores, abre la caja de diálogo Configuración de campos de datos En esta caja de diálogo, dentro del separador Resumir valores por se definen las funciones de resumen usadas para calcular los valores en el campo de datos seleccionado. También puede crear un cálculo personalizado o cambiar el nombre del campo de datos (Nombre personalizado). En Nombre del origen se muestra el nombre del campo tal como aparece en los datos fuente. Nombre personalizado muestra el nombre del campo de datos tal como aparece en la tabla dinámica, para dar un nuevo nombre al campo, escriba sobre este. Resumir campo de valor por son las posibles funciones que Excel 2013 puede usar para resumir los valores en el campo de datos. Formato de Número asigna un formato a los valores en el campo de datos utilizando uno de los formatos numéricos incorporados o utiliza un formato personalizado que usted crea, el formato que se aplica se mantiene aun cuando se mueven los datos a la tabla dinámica.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS El separador de Mostrar valores como, crea un cálculo personalizado para el campo de datos. Los cálculos personalizados comparan, típicamente, un conjunto de datos con otro conjunto de datos relacionados en la tabla dinámica. El resultado puede expresarse como una diferencia, un porcentaje o algún otro tipo de función.

Mostrar valores como contiene una lista de funciones disponibles para cálculos personalizados. Algunas de las funciones se muestran a continuación: Función

Resultado

Diferencia de

Muestra los datos como una diferencia entre un campo base y un elemento base especificado.

% de

Muestra los datos en el área de datos como un porcentaje de un campo base y un elemento base especificado.

% de la Muestra los datos en el área de datos utilizando el mismo método de la función diferencia de Diferencia de, pero muestra la diferencia como un porcentaje de los datos base. Total en

Muestra los datos de elementos sucesivos como un total actual. Debe seleccionar el campo cuyos elementos se mostrarán en un total actual.

% de la fila

Muestra los datos en cada fila como un porcentaje del total de la fila.

% de la columna

Muestra los datos de cada columna como un porcentaje del total de la columna.

% del total

Muestra los datos en el área de datos como un porcentaje del total general de todos los datos en la tabla dinámica.

Índice

Muestra los datos usando el siguiente algoritmo: ((valor en la celda) x (Total general)) / ((Total general de la fila) x (Total general de la columna))

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Campo base muestra los campos que aparecen en la tabla dinámica. Después de seleccionar uno de los cálculos personalizados, seleccione un campo base que sirva como los datos base para el cálculo personalizado, si fuera necesario. De la misma forma el Elemento base muestra los elementos dentro del campo base seleccionado. Después de elegir un cálculo personalizado y un campo base, seleccione un elemento que sirva de elemento base del cálculo personalizado, también si fuera necesario. Cuando seleccione elementos para un campo base, pueden incluirse los elementos anteriores y siguientes.

La opción (anterior) se utiliza cuando se desea que cada cálculo use el valor que precede el elemento actual en el campo base. La opción (siguiente) se utiliza cuando desea que cada cálculo use el valor que sigue del elemento actual en el campo base.

Filtros Los datos filtrados sólo muestran el subconjunto de datos que cumplen los criterios especificados y ocultan los datos que no se desea mostrar. En el informe de tabla o de gráfico dinámicos, haga clic en la flecha del área de columnas (campo de serie) o del área de filas (campo de categoría). En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que filtrar. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y a continuación, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar. Para quitar todos los filtros, en la ficha Opciones, en el grupo Acciones (informe de tabla dinámica), o en la ficha Analizar, en el grupo Datos (informe de gráfico dinámico), haga clic en Borrar y, a continuación, en Borrar filtros. Para quitar los filtros de un campo específico, haga clic en la flecha del rótulo de fila o de columna y, a continuación, haga clic en Borrar filtro de .

Creación de fórmulas Si las funciones de resumen y los cálculos personalizados no proporcionan los resultados que desea, puede crear sus propias fórmulas en campos calculados y elementos calculados.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

Campo calculado. Utilice un campo calculado si piensa utilizar los datos de otro campo en la fórmula. En la ficha Herramientas de tabla dinámica - Analizar, en el grupo Cálculos, haga clic en Campos, Elementos y Conjuntos y a continuación, haga clic en Campo calculado.

En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el campo. En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula para el campo. Para utilizar los datos de otro campo en la fórmula, haga clic en el campo en el cuadro Campos y, a continuación, haga clic en Insertar campo. Finalmente de un clic en el botón de Aceptar. Elemento calculado. Utilice un elemento calculado si desea que la fórmula emplee datos de uno o más elementos específicos dentro de un campo. Haga clic en el campo donde desee agregar el elemento calculado. En la ficha Herramientas de tabla dinámica - Analizar, en el grupo Cálculos, haga clic en Campos, Elementos y Conjuntos y a continuación, haga clic en Elemento calculado.

En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el elemento calculado. En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula para el elemento. Para utilizar los datos de un elemento de la fórmula, haga clic en el elemento en la lista Elementos y a continuación, en Insertar elemento (el elemento debe ser del mismo campo que el elemento calculado).

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

Orden de resolución. Presentará dentro de la caja de dialogo el orden en que se resuelven las distintas fórmulas de los campos y elementos calculados. Es posible cambiar el orden de resolución, empleando los botones de Subir y bajar, con la fórmula seleccionada. Otra opción es eliminar la fórmula que se tiene seleccionada.

Crear lista de fórmulas. Al utilizar este comando Microsoft Excel inserta una hoja de cálculo más donde genera el resumen con las fórmulas que se han creado.

Agrupar Estas opciones se encuentran en la ficha de Herramientas de tabla dinámica – Opciones, dentro del grupo Agrupar. Agrupar selección, es posible agrupar los elementos de un campo de forma personalizada con el fin de aislar el subconjunto de los datos que necesita para trabajar y que no puede agrupar de otro modo. Es posible agrupar elementos numéricos, de fecha y hora o elementos seleccionados. Agrupar elementos numéricos. Debe seleccionar el campo numérico de la tabla dinámica que desea agrupar. En la ficha Analizar de las Herramientas de tabla dinámica, utilice el comando Agrupar campos, mostrará la siguiente caja de dialogo donde se deberá de establecer en el cuadro Comenzar en, el primer elemento que desee agrupar. En el cuadro Terminar en, el último elemento que desee agrupar. En el cuadro Por, escriba un número que represente el intervalo incluido en cada grupo.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Agrupar elementos de fecha y hora. Debe seleccionar el campo numérico de la tabla dinámica que desea agrupar. En la ficha Analizar de las Herramientas de tabla dinámica, utilice el comando Agrupar campos, mostrará la siguiente caja de dialogo donde se deberá de escribir la primera hora o fecha que desee agrupar en el cuadro Comenzar en y la última en el cuadro Terminar en. En el cuadro Por, haga clic en uno o más períodos de tiempo para los grupos. Para agrupar los elementos por semanas, haga clic en Días en el cuadro Por, asegúrese de que Días es el único período de tiempo seleccionado y, después, haga clic en 7 en el cuadro Número de días. A continuación, puede hacer clic en otros períodos de tiempo por los que desee agrupar, como Mes.

Agrupar elementos seleccionados. Seleccione los elementos del informe de tabla dinámica que desea agrupar; haga clic en los elementos y arrástrelos o presione la tecla CTRL o MAYÚS mientras hace clic en los elementos. En la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinámica, utilice el comando Agrupar selección. En ese momento se creará la agrupación correspondiente.

Para los campos organizados en niveles, sólo pueden agruparse los elementos que tengan el mismo elemento en el siguiente nivel. Por ejemplo, si el campo tiene los niveles País y Ciudad, no podrá agrupar ciudades de países diferentes.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Desagrupar elementos. Para desagrupar seleccione los elementos que desea desagrupar. En la ficha Analizar de las Herramientas de tabla dinámica, en el grupo Agrupar, haga clic en Desagrupar. En una selección de grupo, sólo se desagrupan los elementos seleccionados. En un campo numérico o de fecha u hora, se desagrupan todos los grupos del campo. Agrupar campos. Nos ayudará a crear las agrupaciones que requiramos en campos de tipo numérico o de fecha y hora como se ha explicado anteriormente. Ordenar Estas opciones se encuentran en la flecha del filtro. Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos).

Seleccione un campo de columna o de fila de un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico o seleccione un rótulo de fila o columna de un informe de tabla dinámica El comando ordena en forma ascendente: texto de la A a la Z, números de menor al mayor o fechas y horas de más antiguos a los más recientes. El comando ordena en forma descendente: texto de la Z a la Z, número del mayor al menor, fechas y horas de los más recientes a los más antiguos.

Opciones de tabla dinámica Las opciones de tabla dinámica, nos ofrecen diversos comandos para modificar, actualizar o cambiar la disposición de los datos. Todos los comandos que se revisaran a continuación se encuentran ubicados dentro de la ficha Herramientas de tabla dinámica – Analizar.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Grupo Acciones Comando Descripción Borrar

Con este comando podemos borrar toda la tabla dinámica, de modo que podemos iniciar el diseño de una nueva tabla o gráfico con el mismo origen de datos. También nos da la posibilidad de borrar los filtros que se hubieran aplicado a la tabla o gráfico dinámico.

Seleccionar

Nos ofrece distintas opciones para seleccionar dentro de la tabla dinámica, como pueden ser los valores, etiquetas, rótulo o todo.

Mover tabla Abre la caja de dialogo siguiente, donde podemos cambiar la ubicación de la tabla dinámica dinámica actual.

Grupo Mostrar Comando Lista de campo

Descripción Muestra u oculta el panel de tareas de Lista de campos de tabla dinámica.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Comando

Descripción

Botones +/-

Muestra u oculta los botones para Expandir o Contraer el campo.

Mostrar encabezados campo

Muestra u oculta los encabezados de los campos de fila y columna de la tabla de dinámica

Grupo Tabla dinámica Nombre de la tabla dinámica Microsoft Excel asigna a cada tabla dinámica un nombre, por definición es Tabla dinámica y un número consecutivo. Con este comando podemos cambiar este nombre y de esta manera identificar el informe de una manera precisa. Opciones Este comando nos ayudará a cambiar distintas opciones de la tabla dinámica, en distintas maneras, aun cuando la tabla se encuentre concluida.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

Separador de Diseño y formato. Comando Descripción Combinar y centrar celdas con etiquetas.

Active esta casilla de verificación para combinar celdas de elementos de columna y fila externos de manera que pueda centrar los elementos horizontal y verticalmente.

Sangría de etiquetas de filas en forma compacta.

Para aplicar una sangría al área de rótulos de filas si el informe de tabla dinámica tiene un formato compacto, seleccione un nivel de sangría de 0 a 127.

Mostrar campos en área de filtro de informe.

Seleccione Hacia abajo, luego horizontalmente para mostrar primero los campos del área del filtro del informe de arriba a abajo, según se agregan los campos, antes de mostrar otra columna. Seleccione Horizontalmente, luego hacia abajo para mostrar primero los campos en el área de filtro de informe de izquierda a derecha, según se agregan a él los campos, antes de continuar con otra fila.

Para valores erróneos, mostrar.

Active esta casilla de verificación y escriba el texto que desea que aparezca en la celda en lugar de un mensaje de error, como por ejemplo "No válido".

Para celdas vacías, mostrar.

Active esta casilla de verificación y a continuación, escriba un texto que desea que aparezca en la celda en lugar de la celda en blanco, como por ejemplo, "Vacía"

Autoajustar anchos de columnas al actualizar.

Active esta casilla de verificación para ajustar las columnas de la tabla dinámica automáticamente al tamaño del texto o valor de número más extenso.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Comando

Descripción

Mantener el formato de la celda al actualizar.

Active esta casilla de verificación para guardar el formato y el diseño del informe de la tabla dinámica de manera que se utilice cada vez que realice una operación.

Separador Totales y filtros.

Comando

Descripción

Mostrar totales generales de las filas

Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar la columna Total general situada junto a la última columna.

Mostrar totales generales de las columnas

Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar la fila Total general situada en la parte inferior del informe de la tabla dinámica.

Subtotales de elementos filtrados de página

Active o desactive esta casilla de verificación para incluir o excluir elementos filtrados de informes en subtotales.

Permitir varios filtros por campo

Active esta casilla de verificación para insertar todos los valores, incluidos los que están ocultos por un filtro, cuando Microsoft Office Excel calcula los subtotales y el total general. Desactívela para incluir sólo los elementos mostrados cuando Excel calcula los subtotales y el total general.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Comando

Descripción

Usar listas personalizadas al ordenar

Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar o deshabilitar el uso de listas personalizadas cuando Excel ordena listas. Si desactiva esta casilla de verificación mejorará el rendimiento al ordenar grandes cantidades de datos.

Separador mostrar

En este separador podemos establecer qué es lo que se desea mostrar o no, de las distintas herramientas de la tabla dinámica, como pueden ser: Mostrar botones para expandir y contraer, Información contextual sobre herramientas, Títulos de campo y filtrar listas desplegables, Diseño de tabla dinámica clásica, Elementos sin datos en las filas y las columnas, Etiquetas de los elementos. Además de definir cómo se desea establecer el orden, de A a Z o según el origen de datos. Separador de Impresión

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Comando

Descripción

Imprimir botones para Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar los expandir o contraer al botones para expandir y contraer al imprimir un informe de tabla mostrarlos en una tabla dinámica. dinámica Repetir etiquetas de fila Active o desactive esta casilla de verificación para repetir los rótulos del en cada página impresa elemento actual del área de rótulos de fila en todas las páginas de un informe de tabla dinámica impreso. Imprimir títulos

Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar o deshabilitar la repetición de encabezados de campos de filas y columnas y de rótulos de elementos de columna en todas las páginas impresas de un informe de tabla dinámica.

Para poder imprimir los rótulos, todavía necesita especificar los valores de los cuadros Repetir filas en extremo superior o Repetir columnas a la izquierda, en la sección Imprimir títulos, en la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página (en la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en la opción Imprimir títulos).

Separador Datos.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Comando

Descripción

Guardar datos de origen con el archivo

Active o desactive esta casilla de verificación para guardar los datos del origen de datos externo con el libro.

Habilitar mostrar detalles

Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar la información detallada del origen de datos y a continuación, mostrar los datos en una nueva hoja de cálculo.

Actualizar al abrir el archivo

Active o desactive esta casilla de verificación para actualizar los datos al abrir el libro de Excel que contiene este informe de tabla dinámica.

Número de Para especificar el número de elementos de cada campo que se elementos que se van almacenarán temporalmente con el libro en la caché, seleccione una de a recuperar por estas opciones: campo Automático. El número predeterminado de elementos únicos para cada campo. Ninguno. Ningún elemento único para cada campo. Máx. El número máximo de elementos únicos para cada campo. Puede especificar hasta un máximo de 1.048.576 elementos.

Esta configuración no está disponible para un origen de datos OLAP.

Grupo Campo activo En este grupo encontraremos opciones para expandir o contraer todo el campo, así como la Configuración del campo, tema que se explicó con anterioridad. Grupo Herramientas Comando

Descripción

Gráfico dinámico

Inserta una gráfica dinámica basada en los datos de la tabla dinámica que se tiene seleccionada.

Herramientas OLAP

En caso de haber una fuente de datos de cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP). Este origen de datos externos se conecta al libro a través de una conexión de datos, que es un conjunto de información que describe cómo localizar, iniciar una sesión y tener acceso al origen de datos externo.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Comando

Descripción

Análisis de hipótesis

Mediante el uso de herramientas de análisis de hipótesis, puede probar con varios conjuntos de valores diferentes en una o más fórmulas y así explorar los diversos resultados. Estas herramientas de análisis se encontrarán disponibles, si el origen de datos de la tabla dinámica es de cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP)

Tabla dinámica recomendada La selección de los campos adecuados para resumir sus datos en un informe de tabla dinámica puede resultar una ardua tarea. Ahora puede recibir ayuda. Cuando crea una tabla dinámica, Excel recomienda varias maneras de resumir sus datos y le muestra una vista previa rápida de los diseños de campo para que pueda elegir las impresiones que está buscando. Poder analizar todos los datos puede ayudarle a tomar mejores decisiones empresariales. Pero a veces es difícil saber por dónde empezar, especialmente cuando tiene muchos datos. Excel puede ayudarle recomendándole y, a continuación, creando automáticamente tablas dinámicas, que son una gran forma de resumir, analizar, explorar y presentar los datos. 1. Asegúrese de que los datos tienen encabezados de columna o encabezados de tabla y que no hay ninguna fila en blanco. 2. Haga clic en cualquier celda del rango de celdas o la tabla. 3. Haga clic en Insertar y en Tablas dinámicas recomendadas.

4. En el cuadro de diálogo Tablas dinámicas recomendadas, haga clic en cualquier diseño de tabla dinámica para obtener una vista previa y, a continuación, seleccione el que muestra los datos en la forma que desea.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

5. Haga clic en Aceptar. Excel coloca la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo y muestra la Lista de campos para que pueda reorganizar los datos de la tabla dinámica según sea necesario.

Estilo de tabla dinámica El estilo de tabla dinámica incluye distintos elementos para la presentación del informe, entre otros: subtotales y totales generares, distintos diseños de informe y una amplia galería de estilos. Todos los comandos que se revisarán a continuación se encuentran en la ficha de Herramientas de tabla dinámica – Diseño. Grupo Diseño Comando

Descripción

Subtotales

Nos ofrece tres maneras de presentar los subtotales: En la parte inferior del grupo. En la parte superior del grupo. No mostrar subtotales para los grupos.

Totales generales

Nos ofrece tres opciones para los totales generales de la tabla dinámica: Desactivados para filas y columnas. Activados para filas y columnas. Activado sólo para filas. Activado sólo para columnas.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Comando

Descripción

Diseño de informe

Cambia la forma de presentar el informe de tabla dinámica de tres formas: Mostrar de forma compacta.- Se usa para evitar que los datos relacionados se salgan horizontalmente de la pantalla y minimizar la necesidad de desplazarse por ella. Los campos del lado están en una columna y tienen aplicada sangría para mostrar la relación de la columna anidada. Mostrar en formulario esquemático.- Se usa para esquematizar los datos al estilo clásico de tabla dinámica. Mostrar en formulario tabular.- Se usa para ver todos los datos en un formato de tabla tradicional y para copiar celdas en otra hoja de cálculo con facilidad.

Filas en blanco

Podemos incluir o excluir dentro de la tabla dinámica, las filas en blanco que se encuentren en el origen de datos

Grupo Opciones de estilo de tabla dinámica En este grupo se definirán las opciones que servirán para el estilo de la tabla. Podemos definir si deseamos destacar los encabezados de fila o columna y si aplicar un tono distinto de color a las filas o a las columnas.

Estilos de tabla dinámica

Nos ofrece la galería de estilos que podemos aplicar al informe de tabla dinámica, basta con seleccionar cualquiera de ellos. Si deseamos cambiar el estilo, se selecciona cualquier otro.

En esta opción también podremos borrar el estilo que se ha aplicado o guardar un estilo personalizado.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Actualizando una tabla dinámica Los comandos descritos a continuación se localizan dentro de la ficha Herramientas de tabla dinámica – Analizar, en el grupo Datos Actualizar Si el origen de datos en la que se ha basado una tabla o un gráfico dinámico sufre alteraciones, bastará con utilizar el comando Actualizar para que la tabla o gráfico se modifiquen de acuerdo con los nuevos datos.

Cambiar origen de datos Al utilizar este comando, podemos cambiar el origen de los datos en que se ha basado la tabla o gráfico dinámico. Abrirá una caja de dialogo similar a la empleada al momento de crear la tabla o gráfico, donde podemos seleccionar un rango o tabla distinto o cambiar la fuente de datos externa, según sea el caso.

Segmentación de datos Cuando se inserta una segmentación de datos, se usan botones para segmentar y filtrar rápidamente los datos para mostrar únicamente lo que se necesita. Además, cuando se aplica más de un filtro a la tabla dinámica, ya no es necesario abrir una lista para ver cuáles son los filtros que se aplican a los datos, se muestra justo en la pantalla. Es posible aplicar formato a la segmentación de datos para que coincida con el formato del libro y usarla de nuevo fácilmente en otras tablas dinámicas, gráficos dinámicos y funciones de cubo.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Para crear una segmentación de datos, realice lo siguiente:

1) Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinámica para el cual desea crear una segmentación de datos.

2) De esta forma, se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las fichas Analizar y Diseño.

3) En el grupo Filtrar de la ficha Analizar, haga clic en Insertar Segmentación de datos.

4) En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active la casilla de verificación de los campos de la tabla dinámica para los cuales desea crear una segmentación de datos.

5) Haga clic en Aceptar.

Escalas de tiempo en tablas dinámicas Una escala de tiempo hace más sencilla la comparación de los datos de tablas dinámicas o de gráficos dinámicos en períodos de tiempo diferentes. En lugar de agrupar por fechas, basta con que filtre fechas de manera interactiva o se mueva por los datos en períodos de tiempo secuenciales, como el buen rendimiento mes a mes, en solo un clic.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

En lugar de investigar con los filtros para mostrar las fechas, ahora puede usar una escala de tiempo de tabla dinámica. Consiste en un cuadro que puede agregar a su tabla dinámica y que permite filtrar por tiempo y acercar el período que desee.

1. Haga clic en cualquier lugar de una tabla dinámica para mostrar las Herramientas de la tabla dinámica. 2. Haga clic en Analizar y en Insertar escala de tiempo. 3. En el cuadro de diálogo Insertar escalas de tiempo, active las casillas de los campos de fecha que desee y haga clic en Aceptar.

Al igual que una segmentación de datos que crea para filtrar datos, puede insertar una escala de tiempo una vez y mantenerla con su tabla dinámica para cambiar el período de tiempo sobre la marcha. Con la escala de tiempo implementada, está listo para filtrar por un período de tiempo en uno de los cuadro niveles de tiempo (años, trimestres, meses o días). 1. Haga clic en la flecha junto al nivel de tiempo mostrado y elija el que desee.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS 2. Arrastre la barra de desplazamiento de escala de tiempo al período de tiempo que desee analizar.

3. En el control de intervalo de tiempo, haga clic en un mosaico de período y arrástrelo para incluir mosaicos adicionales para seleccionar el intervalo de fechas que desee, Use los controladores de intervalo de tiempo para ajustar el intervalo de fechas en cualquiera de los lados. 4. Para quitar una escala de tiempo, haga clic en el botón Quitar filtro.

Gráficas Dinámicas Una vez terminada la Tabla Dinámica se puede dar paso a la realización del gráfico dinámico, esto se hace por medio del comando Gráfico dinámico del grupo Herramientas de la ficha Analizar de las Herramientas de tabla dinámica.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Un gráfico dinámico también puede ser creado por medio del comando Gráfico dinámico, del grupo Gráficos de la ficha Insertar, aun cuando se solicite la creación de un gráfico dinámica, se creará la tabla dinámica correspondiente. Herramientas del gráfico dinámico Ficha Diseño Las herramientas de gráfica dinámica proporcionan los comandos necesarios para modificar y personalizar el gráfico que se tenga seleccionado en el momento. A continuación se revisan los comandos de la ficha Diseño. Cambiar tipo de gráfico

Permite seleccionar otro tipo de gráfico distinto al establecido.

Mover gráfico

Este comando tiene la función de cambiar la ubicación del gráfico seleccionado, ya sea en cualquier hoja de cálculo, inclusive en un libro distinto o colocarlo en una hoja de gráfico nueva. La siguiente imagen muestra la caja de dialogo donde se establece la posición del gráfico.

Diseño rápido

Presenta la galería de diseños disponibles, que nos ayudaran a establecer el diseño que deseamos aplicar al gráfico, incluye mostrar ejes, líneas de división, posición de leyenda, títulos, tabla de valores, entre otros.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Estilos de diseño

Presenta la galería de estilos disponibles para aplicar al gráfico. Incluye distintas combinaciones de colores para las series, los ejes y los distintos elementos del gráfico.

Cambiar colores

Una vez aplicado el estilo a la gráfica, utilice el comando Cambiar colores. Las opciones mencionadas también pueden ser utilizadas empleando los controles aledaños a la gráfica seleccionada. Para agregar de una manera fácil un estilo o cambiar la combinación de colores a toda la gráfica, utilice el botón

.

Las distintas opciones de estilo se muestran mediante una galería, de donde podremos seleccionar el estilo que deseamos aplicar a la gráfica.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Agregar elementos de gráfico

En este comando encontrará todos los elementos que puede agregar a un gráfico, incluyendo las líneas de tendencia o las Barras ascendente o descendentes. Los elementos que puede incluir en la gráfica pueden ser:      

Ejes Títulos de los ejes o del gráfico Tablas de datos Leyenda Etiquetas de datos Líneas de cuadrícula

Algunas de las opciones muestran submenús para seleccionar específicamente lo que se requiere agregar al gráfico.

Ficha Formato En esta ficha se encuentran los comandos necesarios para personalizar los distintos elementos del gráfico. Elementos de gráfico

Selecciona el elemento del gráfico que desea personalizarse.

Aplicar formato a la selección

Abre el panel de tareas Formato de …, con las opciones correspondientes al elemento que se encuentra seleccionado.

Restablecer para hacer coincidir el estilo

Eliminar el formato que se haya establecido al elemento seleccionado, para hacerlo coincidir con el estilo predeterminado.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Insertar formas

Permite insertar formas, cuadros de texto e imágenes

Estilos de forma

Muestra la galería de estilos disponibles de acuerdo al tema seleccionado en el libro. Además de los comandos para personalizar el Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de Forma.

Estilos de Word Art.

Contiene la galería de estilos para aplicar al texto de los distintos elementos de la gráfica, además de las herramientas para personalizar el formato de los mismos.

Actualizando una gráfica dinámica Los comandos descritos a continuación se localizan dentro de la ficha Herramientas del gráfico dinámico – Analizar, en el grupo Datos Actualizar

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Si el origen de datos en la que se ha basado una tabla o un gráfico dinámico sufre alteraciones, bastará con utilizar el comando Actualizar para que la tabla o gráfico se modifiquen de acuerdo con los nuevos datos.

SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Borrar

Puede emplearse de dos maneras distintas, para borrar la gráfica dinámica que se tenga seleccionada o para borrar los filtros aplicados al gráfico.

El complemento PowerPivot Si necesita analizar grandes cantidades de datos, puede descargar el complemento de Microsoft SQL Server PowerPivot para Excel y trabajar con datos dentro de los libros de Excel, donde puede explorar y realizar cálculos en los datos. Cuando se trabaja con datos, el tiempo de respuesta es ligeramente más rápido, tanto si trabaja con cientos de filas como con cientos de millones de filas.

Mediante PowerPivot para Excel, puede recopilar y combinar datos de varios orígenes con rapidez, incluidas bases de datos corporativas, hojas de cálculo, informes y fuentes de datos. Una vez que tiene los datos en Excel, puede explorarlos, calcularlos y resumirlos de manera interactiva mediante tablas dinámicas, segmentación de datos y otras características típicas de Excel.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Realice los siguientes pasos para acceder a un origen de datos y visualizar las tablas dentro de la ventana de PowerPivot.

Puede conectar a diferentes orígenes de datos: SQL Server, Access, Analysis Services.

Otros tipos de orígenes de datos son: Oracle, Teradata, Sybase, Informix, IBM DB2, Archivos de texto, hojas de cálculo de Excel.

80

SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

Seleccione el origen de datos del cual desea obtener las tablas. Dependiendo del origen de datos que haya seleccionado, la caja de dialogo muestra distintas opciones. Presione el botón Siguiente para continuar con los siguientes pasos del Asistente para importación de tablas.

Seleccionar en lista de tablas y vistas para elegir datos para importar.- Otra opción es emplear el modo gráfico de PowerPivot, mediante el cual seleccionaremos de una lista de tablas y consultas (en su caso), disponibles en el origen de datos. En este manual se revisará el modo gráfico de PowerPivot Escribir una consulta para especificar los datos que de importarán.- Las consultas para obtener las tablas que requiere, puede realizarlas por medio de una secuencia de comandos, el cuál contendrá las sentencias necesarias. Seleccione la opción que requiera y presione el botón Siguiente.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

Seleccione las tablas y consultas que requiere para generar el resumen de tabla dinámica. Basta con activar la casilla de verificación que se localiza al lado izquierdo del nombre de cada tabla o consulta, puede seleccionar todas las tablas que requiera.

Una vez que ha seleccionado las tablas y consultas que desea importar, utilice el botón Vista previa y Filtrar para quitar los campos que no se requieran de cada tabla y si lo requiere filtrar los registros contenidos. Presione el botón Aceptar. Realice la misma operación para el resto de las tablas que desea importar. Presione el botón Finalizar en la caja del Asistente para la importación de tablas.

82

SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

Si ya hemos filtrado las tablas y consultas seleccionadas, lo siguiente es esperar a que se realice el proceso de importación.

De ser necesario, establezca las relaciones entre las distintas tablas. Emplee el comando Crear relación, del grupo Relaciones, en la ficha Diseño, de la ventana de PowerPivot o visualice las relaciones ya creadas de origen, con el comando Administrar relaciones

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Finalmente, cree el informe de tabla dinámica, empleando cualquiera de las distintas opciones disponibles dentro del comando PivotTable, de la ficha Página principal de la ventana de PowerPivot.

Realice la Práctica # 3 del Cuaderno de Ejercicios.

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SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Preguntas de repaso

1)

¿Qué es una tabla dinámica?

2)

En sus labores diarias ¿qué aplicación le encuentra a las tablas dinámicas?

3)

¿Cómo se crea una tabla dinámica?

4)

¿Se pude crear una tabla dinámica a partir de datos externos? ¿Cómo?

5)

¿Cómo se crea una gráfica dinámica?

6)

¿Cómo se puede modificar una tabla dinámica una vez creada?

85

SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

86

7)

¿Qué es el complemento PowerPivot y para qué sirve?

8)

Escriba cinco tipos de orígenes de datos para PowerPivot

SECCIÓN 3. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS Página de Notas

87

SECCIÓN 4. VISUALIZACIÓN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO

En esta sección:  El participante conocerá las distintas opciones para la visualización de la hoja.  Insertará hipervínculos en las hojas de cálculo.  Personalizará la barra de herramientas de acceso rápido.  Personalizará la Cinta de opciones.  Mediante las Vistas Personalizadas, creará Vistas de su hoja.  Compartirá el libro.  Utilizará el Control de Cambios para revisar su Libro de Excel.

Trabajar con varios libros Visualizar diversas hojas En ocasiones es necesario trabajar con varios libros a la vez o con distintas hojas del mismo libro. Para facilitarnos este tipo de trabajo, Excel nos permite visualizar varias hojas de cálculo al mismo tiempo, a continuación se describe la manera de realizarlo.

1)

Para ver múltiples hojas dentro del mismo libro, es necesario crear las ventanas donde se mostrarán las distintas hojas de cálculo. a) Haga clic en el comando Nueva ventana del grupo Ventana de la ficha Vista b) Cambie a la nueva ventana c) A continuación, haga clic en la hoja que desee ver. d) Repita este procedimiento para cada hoja que desee ver.

89

SECCIÓN 4. VISUALIZACIÓN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO

2)

Utilice el comando Organizar todo del grupo Ventana de la ficha Vista.

a)

En la caja de dialogo Organizar ventanas, seleccione la forma que desee para organizar.

b) Para ver las hojas sólo en el libro activo, active la casilla de verificación Ventanas del libro activo.

90

SECCIÓN 4. VISUALIZACIÓN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO Si lo que se desea es organizar las ventanas de distintos libros:

1) 2) 3)

Abra los libros que desee ver. En el grupo Ventana de la ficha Vista, haga clic en Organizar todo. Bajo Organizar, haga clic en la opción que desee.

Para restaurar el tamaño completo de la ventana de un libro, haga clic en Maximizar en la esquina superior derecha de la ventana del libro.

Dividir ventana Al dividir la ventana, se obtienen dos o cuatro paneles, los cuales se mueven en conjunto: los dos paneles verticales y los paneles horizontales. Para visualizar las primeras filas, que están en la parte superior de la hoja de cálculo, al mismo tiempo que algunas filas que se encuentran a cierta distancia se utilizar el comando Dividir ventana. Dividiendo la hoja de cálculo, puede deslizarse hacia abajo en el panel inferior y continuar viendo las filas superiores en el panel superior. Es posible dividir la ventana utilizando el comando Dividir, del grupo Ventana de la ficha Vista.

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SECCIÓN 4. VISUALIZACIÓN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO Inmovilizar paneles La inmovilización de paneles permite seleccionar los datos que permanecen visibles al desplazarse en una hoja. Por ejemplo, permite mantener visibles los rótulos de las filas y las columnas mientras se desplaza. Para inmovilizar un panel, siga uno de estos procedimientos:  Panel horizontal superior: Seleccione la fila situada debajo de donde desee que aparezca la división.  Panel vertical izquierdo: Seleccione la columna situada a la derecha de donde desee que aparezca la división.  Paneles superior e izquierdo: Haga clic en la celda situada debajo y a la derecha de donde desee que aparezca la división.  En el grupo Ventana de la ficha Vista, haga clic en el comando Inmovilizar paneles. Presentará tres opciones a escoger:

Comparar libros en paralelo Utilizar un libro para ver los cambios realizados por varios usuarios puede resultar difícil, pero ahora hay un enfoque nuevo para comparar libros: Comparar libros en paralelo. La comparación de libros en paralelo permite ver de forma más clara las diferencias entre dos libros, sin tener que combinar todos los cambios en un libro. Puede desplazarse por los dos libros a la vez para identificar las diferencias entre ellos. Abra los libros que desee comparar en paralelo, en el grupo Ventana de la ficha Vista, haga clic en el comando Ver en paralelo.  Si desea desplazarse por los libros al mismo tiempo, haga clic en Desplazamiento sincrónico.  Si desea restablecer las ventanas de los libros a sus posiciones iniciales antes de la comparación, haga clic en Restablecer posición de la ventana.  Haga clic en Ver en paralelo

92

para detener la comparación de libros.

SECCIÓN 4. VISUALIZACIÓN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO Vistas Personalizadas Una vista provee una manera fácil de ver los datos con diferentes opciones de presentación. Puede presentar, imprimir y almacenar diferentes vistas sin guardarlas como hojas separadas. Al crear una vista, se le da un nombre y puede guardar las configuraciones de impresión actuales con la vista. También puede guardar filas y columnas ocultas con la misma. El comando que se utiliza es Vistas Personalizadas del grupo Vistas de libro de la ficha Vista La vista que se crea siempre incluye tamaño y posición de la ventana, secciones o títulos inmovilizados, esquemas, porcentaje de ampliación o reducción, celda activa, área de impresión entre otras. Al seleccionar el comando Vistas Personalizadas aparece la siguiente caja de diálogo: En el área Vistas: se presenta una lista de todas las vistas definidas para el libro de trabajo activo.

Con el botón Mostrar se muestra la vista seleccionada. Agregar presenta la siguiente caja de diálogo: En esta se especifica un Nombre único para crear una nueva vista. En el área Incluir en la vista se especifican las opciones que se desean guardar como parte de la vista, se pueden incluir la Configuración de impresora y las Configuración de Filas, columnas y filtros ocultos.

Cualquier área de impresión definida previamente siempre se guarda con la vista. Si no define ninguna área de impresión, se imprimirá toda la hoja de cálculo.

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SECCIÓN 4. VISUALIZACIÓN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO Personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido. La barra de herramientas de acceso rápido proporciona un acceso instantáneo a las herramientas y comandos de uso más frecuente. Podrá personalizar esta barra añadiendo o eliminando botones. Los comandos más usuales se pueden agregar presionando el botón que se encuentra al final de la barra de herramientas. Desplegará la lista de comandos: En esta lista basta con dar clic en el comando que desea que aparezca en la barra de herramientas para que se incorpore.

El resto de los comando se encuentran en la opción Más comandos… que abrirá la caja de dialogo de Opciones de Excel en la categoría de Barra de herramientas de acceso rápido.

En la lista de Comando disponibles en, seleccione la lista de comandos que requiera. A continuación seleccione dando clic sobre el comando que desea incorporar a la barra de herramientas. Haga clic en el botón de Agregar…, si desea incorporar varios comandos, seleccione cada uno de ellos y presione Agregar… cada vez. Al final haga clic en el botón Aceptar.

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SECCIÓN 4. VISUALIZACIÓN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO Cambiar de posición la barra de herramientas de acceso rápido. Existen dos posiciones para la barra de herramientas de acceso rápido: Encima de la cinta de opciones o Debajo de la cinta de opciones. Dentro de la lista de comandos para incorporar en la barra, también se localiza la opción para cambiarla de posición: Mostrar encima de la lista de opciones o Mostrar debajo de la lista de opciones, según sea el caso.

Crear y personalizar Cintas de opciones Use Personalizaciones para personalizar la cinta de opciones, que es parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent, de la forma en que desee. Por ejemplo, puede crear Fichas personalizadas y grupos personalizados para que contengan los comandos que usa con más frecuencia. Agregar una Ficha personalizada y un grupo personalizado Para agregar una Ficha personalizada y un grupo personalizado, realice las siguientes acciones:

1)

Haga clic en la ficha Archivo.

2)

Haga clic Opciones.

3)

En la sección izquierda, seleccione Personalizar la cinta de opciones.

en

En la lista de Fichas personalizadas, active o desactive las casillas de verificación que se encuentran hacia la parte izquierda del nombre de la ficha para mostrar u ocultar las fichas. Utilice los botones Flecha arriba y Flecha abajo, que se muestran en la parte derecha de la lista de Fichas principales para reubicar las fichas. Para agregar una nueva ficha

1)

En la lista Fichas principales, seleccione una de las fichas.

2)

Presione el botón Nueva ficha.

3)

Seleccione la nueva ficha creada y presione el botón Cambiar nombre.

95

SECCIÓN 4. VISUALIZACIÓN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO Para crear un nuevo grupo

1)

Seleccione la ficha donde desea crear el nuevo grupo.

2)

Presione el botón Nuevo grupo.

3)

Seleccione el nuevo grupo y presione el botón Cambiar nombre.

Agregar comandos a los grupos

1)

Seleccione la ficha y grupo donde desea agregar el comando.

2)

De la lista Comandos disponibles en, seleccione el comando que desea agregar. Si el comando que requiere no se encuentra en la lista de Comandos más utilizados, cambie la lista a Todos los comandos o cualquier otra disponible.

3)

Haga clic en el botón Agregar, situado entre las listas de comandos y fichas.

Para eliminar una ficha, un grupo o un comando

1)

Seleccione la ficha o el grupo que desea eliminar.

2)

Presione el botón Quitar.

Consideraciones  No puede agregar nuevos comandos a los grupos establecidos, únicamente a los nuevos grupos.  No puede eliminar un solo comando de un grupo establecido, únicamente podrá eliminar todo el grupo  Si eliminó todo un grupo de una ficha establecida, puede restaurar su forma original presionando el botón Restablecer.

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SECCIÓN 4. VISUALIZACIÓN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO Uso compartido de archivos MS Excel 2013 permite que varios usuarios trabajen en un mismo libro siempre y cuando se encuentren trabajando en un ambiente de red o multiusuario. Para activar esta función seleccione del grupo Cambios de la ficha Revisar el comando Compartir libro.

Al hacerlo aparece la siguiente caja de Compartir libro diálogo:

En el primer separador muestra a los usuarios que se encuentran utilizando el libro junto con su hora y fecha de apertura. Para eliminar un usuario, selecciónelo y presione Quitar usuario. Si deseamos que otros usuarios puedan modificar el libro, seleccionamos Permitir la modificación por varios usuarios a la vez.

Para controlar la forma en la que los usuarios podrán hacer modificaciones seleccionamos el separador Uso avanzado que muestra la siguiente caja de diálogo: En este separador es donde se activa la opción de Control de cambios. Al seleccionar que guarde el historial de cambios, podemos indicar cuantos Días deberá hacerlo. Los cambios podrán actualizarse Al guardar el archivo o Automáticamente cada x minutos. Podremos definir que nos muestre Solo los cambios de otros usuarios o mis cambios y los de otros usuarios. También se puede activar la búsqueda de conflictos, indicando que debe Preguntar cuáles prevalecen o que Prevalecen los cambios guardados. La vista personal nos permite almacenar en nuestra copia del libro compartido, la Configuración de impresora y la Configuración de filtro.

Al compartir libros, algunas funciones de MS Excel 2013 no están disponibles. Entre las no disponibles se encuentran: formatos condicionales, validación de datos, eliminar hojas de cálculo, insertar, etc. Por esto, es recomendable completar en la medida de lo posible la hoja de cálculo y entonces compartirla para su revisión.

97

SECCIÓN 4. VISUALIZACIÓN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO Control de Cambios Una vez que hemos compartido un libro es necesario conocer los cambios que se van realizado en el mismo. Para poder llevar control de los cambios es necesario haber habilitado el Historial de cambios al compartir el libro. Para poder revisar los cambios seleccionamos del grupo Cambios de la ficha Revisar, el comando Control de Cambios. Al hacerlo aparecen dos opciones donde podremos seleccionar Resaltar cambios o Aceptar o Rechazar cambios. Antes de poder aceptar o rechazar un cambio es necesario ver los cambios, seleccionando la opción Resaltar cambios, que muestra la siguiente caja de diálogo:

En esta caja indicamos los cambios que deseamos ver: Comando

Descripción

Cuándo:

Podemos ver Todos, Desde la fecha, Desde la última vez que se guardó o los cambios Sin revisar.

Quién:

Quien hizo los cambios: Todos, Todos excepto yo o por usuarios específicos.

Dónde:

En qué lugar de la hoja se realizaron los cambios. Junto a esta opción tenemos el icono , que permite reducir la caja de diálogo para que aparezca de la siguiente forma:

Pudiendo señalar las celdas dónde queremos ver los cambios para regresar a la caja de diálogo completa damos un clic sobre el icono

.

Una vez definidos el cuándo quién y dónde, podemos Resaltar los cambios en pantalla o Mostrar los cambios en una hoja nueva. Si seleccionamos la opción Resaltar los cambios en pantalla, cada una de las celdas modificadas tomará el siguiente aspecto:

98

SECCIÓN 4. VISUALIZACIÓN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO Para poder ver el cambio, cuándo y quién lo realizó, basta con acercar el cursor a la celda. Al hacerlo aparece un globo con la información, como se muestra a continuación:

Si seleccionamos Mostrar los cambios en una hoja nueva, aparecerá una nueva hoja similar a la que se muestra a continuación:

En esta hoja que se llama Historial, muestra por columnas la información referente a los cambios y la fecha a la que está actualizado. Los cambios en cualquiera de los dos casos serán impresos cuando imprimamos la hoja de cálculo. Aceptar o rechazar los cambios Una vez que revisamos los cambios podemos rechazarlos o aceptarlos. Para realizar estas operaciones seleccione del grupo Cambios de la ficha Revisar el comando Control de cambios, de las opciones que aparecen seleccione Aceptar o rechazar cambios. Esta opción muestra la siguiente caja de diálogo:

99

SECCIÓN 4. VISUALIZACIÓN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO Una vez más debemos definir el Quién, Cuándo y Dónde. Al dar clic en Aceptar aparecerá la siguiente caja de diálogo:

Cada una de las celdas con cambios aparecerá marcadas y nos mostrará el listado de cambios. Podemos Rechazar o Aceptar un cambio o Todos. Una vez que terminamos de revisar los cambios podemos Cerrar la caja de diálogo.

Realice la Práctica # 4 del Cuaderno de Ejercicios.

100

SECCIÓN 4. VISUALIZACIÓN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO Preguntas de repaso

1)

Describa la forma de mostrar dos hojas de cálculo en distintas ventanas

2)

Describa la diferencia entre Dividir ventana e Inmovilizar paneles.

3)

Describa la forma de personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.

4)

Describa la forma de personalizar las cintas de opciones

5)

¿Qué utilidad tiene el comparar libros en paralelo?

6)

¿Qué utilidad tienen las Vistas personalizadas?

101

SECCIÓN 4. VISUALIZACIÓN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO

102

7)

¿Cómo compartimos un Libro?

8)

¿Para qué podemos utilizar el Control de Cambios?

SECCIÓN 4. VISUALIZACIÓN DE LA HOJA Y COMPARTIR EL LIBRO Preguntas de repaso

103

SECCIÓN 5. FORMULARIOS

En esta sección:  El participante conocerá los distintos tipos de formularios que maneja Excel.  Revisará los controles de formularios.  Creará diseños de formularios sencillos.  Validará el contenido de las celdas.  Protegerá las hojas de cálculo.

Formularios en Excel Microsoft Excel funciona con varios tipos de informes. Puede utilizar los formularios que se proporcionan con Excel para escribir datos en rangos, listas o en otras bases de datos. Se pueden diseñar formularios para imprimirlos o utilizarlos en pantalla, así como para abrirlos en Excel o incluirlos en páginas Web. Para capturar y organizar los datos en los formularios en pantalla, se puede utilizar un libro de Excel u otro programa o base de datos.

Formularios integrados para datos de Excel Para los rangos o listas en hojas de cálculo de Excel, puede mostrar un formulario de datos que permite escribir nuevos datos, buscar filas basándose en el contenido de las celdas, actualizar los datos y eliminar filas del rango o de la lista. 105

SECCIÓN 5. FORMULARIOS Formularios predefinidos para tareas de oficina comunes Excel proporciona Soluciones de hoja de cálculo: plantillas predefinidas que le ayudarán a crear informes de gastos, facturas y pedidos. Estas plantillas también permiten almacenar la información que se escribe en los formularios de una base de datos. Diseñar un formulario propio en Excel Puede crear formularios de Excel para imprimirlos o utilizarlos en pantalla. Los formularios en pantalla pueden incluir controles, como botones de opción y listas desplegables. Puede proteger un formulario en pantalla de modo que sólo estén disponibles ciertas celdas para la entrada de datos, y también puede validar los datos para asegurarse de que los usuarios sólo escriben los tipos de datos que requiere el formulario. Los formularios pueden facilitarse desde Excel, en páginas Web o desde programas de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

Tipos de controles Los controles son objetos gráficos que se colocan en un formulario para mostrar o introducir datos, realizar una acción o facilitar la lectura del formulario. Estos objetos incluyen cuadros de texto, cuadros de lista, botones de opciones, botones de comandos y otros elementos. Los controles ofrecen al usuario opciones para seleccionar botones en los que hacer clic para ejecutar macros. Microsoft Excel tiene dos tipos de controles. Los controles ActiveX: Como una casilla de verificación o un botón, que ofrece opciones a los usuarios o ejecuta macros o scripts que automatizan una tarea. Puede escribir macros para el control en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones o scripts en Microsoft Script Editor. Son apropiados para la mayor parte de las situaciones y funcionan con las macros y secuencias de comandos Web de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones. Los controles de formulario: Son compatibles con versiones anteriores de Excel, comenzando por Excel 5.0, y pueden utilizarse en hojas de macro XLM. Controles de formulario Utilice un control de formulario cuando desee grabar todas las macros de un formulario pero no desee escribir o modificar ningún código de macro en VBA. Los controles de Formularios también pueden utilizarse en hojas de gráfico. Lo que pueden hacer los controles Estos controles están diseñados para utilizarlos en formularios de hojas de cálculo que otros usuarios cumplimentarán desde Microsoft Excel. Se puede vincular una macro existente a un control o escribir o grabar una macro nueva. Cuando un usuario del formulario hace clic en el control, éste ejecuta la macro. Lo que no pueden hacer los controles No se pueden utilizar para controlar eventos como lo hacen los controles ActiveX. Tampoco se pueden utilizar para ejecutar secuencias de comandos Web en páginas Web.

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SECCIÓN 5. FORMULARIOS Dónde encontrar los controles Los controles formularios están situados en la ficha Programador, en el grupo Controles, comando Insertar – Controles de formulario.

Controles disponibles Control

Descripción

Etiqueta

Texto que proporciona información sobre un control, de la hoja de cálculo o de un formulario.

Cuadro de grupo

Agrupa los controles relacionados, como los botones de opción o las casillas de verificación. Propiedades del cuadro de grupo Sombreado 3D. Muestra un cuadro de grupo con un efecto de sombreado tridimensional.

Botón

Ejecuta una macro cuando se hace clic en él.

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SECCIÓN 5. FORMULARIOS Control

Descripción

Casilla de verificación

Activa o desactiva una opción. Puede activarse más de una casilla de verificación a la vez en una hoja o en un grupo. Propiedades de la casilla de verificación

Botón de opción

Valor

Determina el estado de la casilla de verificación; es decir, si está activada (Activado), desactivada (Sin activar) o ninguna de las dos (Mixto).

Vincular con la celda

Una celda que devuelve el estado de la casilla de verificación. Si la casilla de verificación está activada, la celda del cuadro Vincular con la celda contiene VERDADERO. Si la casilla de verificación está desactivada, la celda contiene FALSO. Si la casilla de verificación es mixta, la celda contiene #N/A. Si la celda está vacía, Excel interpreta que el estado de la casilla de verificación es FALSO.

Sombreado 3D

Muestra la casilla de verificación con un efecto de sombreado tridimensional.

Selecciona una de las opciones de un grupo contenido en un cuadro de grupo. Utilice los botones de opción para permitir solamente una de varias posibilidades. Propiedades de los botones de opción

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Valor

Determina el estado inicial del botón de opción; es decir, si está activado (Activado) o desactivado (Sin activar).

Vincular con la celda

Devuelve el número del botón de opción seleccionado en el grupo de opciones (el primer botón de opción es el número 1). Utilice la misma celda Vincular con la celda para todas las opciones de un grupo. Después podrá utilizar el número devuelto en una fórmula o macro para responder a la opción seleccionada.

Sombreado 3D

Muestra el botón de opción con un efecto de sombreado tridimensional.

SECCIÓN 5. FORMULARIOS Control Cuadro de lista

Descripción Muestra una lista de elementos. Propiedades del cuadro de lista Rango de entrada

Hace referencia al rango que contiene los valores que se mostrarán en el cuadro de lista.

Vincular con la celda

Devuelve el número del elemento seleccionado en el cuadro de lista (el primer elemento de la lista es 1). Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el elemento real del rango de entrada. Por ejemplo, si un cuadro de lista está vinculado a la celda C1 y el rango de entrada de la lista es D10:D15, la siguiente fórmula devolverá el valor del rango D10:D15, basándose en la selección que se haya realizado en la lista: =INDEX(D10:D15,C1)

Tipo de selección

Especifica el modo en que pueden seleccionarse los elementos de la lista. Si se define el tipo de selección como Múltiple o Extendida, la celda especificada en el cuadro Vincular con la celda no se tendrá en cuenta.

Sombreado 3D

Muestra el cuadro de lista con un efecto de sombreado tridimensional.

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SECCIÓN 5. FORMULARIOS Control Cuadro combinado

Descripción Un cuadro con una lista desplegable. El elemento que se seleccione en el cuadro de lista aparecerá en el cuadro de texto. Propiedades del cuadro combinado Rango de entrada

Hace referencia al rango que contiene los valores que se mostrarán en la lista desplegable.

Vincular con la celda

Devuelve el número del elemento seleccionado en el cuadro combinado (el primer elemento de la lista es 1). Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el elemento real del rango de entrada. Por ejemplo, si un cuadro combinado está vinculado a la celda C1 y el rango de entrada de la lista es D10:D15, la siguiente fórmula devolverá el valor del rango D10:D15, basándose en la selección que se haya realizado en la lista: =INDEX(D10:D15,C1)

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Líneas de unión verticales

Especifica el número de líneas que aparecerá en la lista desplegable.

Sombreado 3D

Muestra el cuadro combinado con un efecto de sombreado tridimensional.

SECCIÓN 5. FORMULARIOS Control

Descripción

Barra de desplazamiento

Sirve para desplazarse a través de un rango de valores cuando se hace clic en las flechas de desplazamiento o cuando se arrastra el cuadro de desplazamiento. Puede moverse a través de una página de valores haciendo clic entre el cuadro de desplazamiento y una flecha de desplazamiento. Propiedades de la barra de desplazamiento Valor actual

La posición relativa del cuadro de desplazamiento dentro de la barra de desplazamiento.

Valor mínimo

La posición del cuadro de desplazamiento más próxima a la parte superior de una barra de desplazamiento vertical o al extremo izquierdo de una barra de desplazamiento horizontal.

Valor máximo

La posición del cuadro de desplazamiento más lejana a la parte superior de una barra de desplazamiento vertical o al extremo derecho de una barra de desplazamiento horizontal.

Incremento

El tamaño del espacio que se desplazará el cuadro de desplazamiento cuando se haga clic en la flecha situada en cualquier extremo de la barra de desplazamiento.

Cambio de página

El tamaño del espacio que se desplazará el cuadro de desplazamiento cuando se haga clic entre el cuadro de desplazamiento y una de las flechas de desplazamiento.

Vincular con la celda

Devuelve la posición actual del cuadro de desplazamiento. Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para responder a la posición del cuadro de desplazamiento.

Sombreado 3D

Muestra la barra de sombreado con un efecto de sombreado tridimensional.

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SECCIÓN 5. FORMULARIOS Control

Descripción

Control de giro

Aumenta o disminuye un valor. Para aumentar el valor, haga clic en la flecha arriba; para disminuir el valor, haga clic en la flecha abajo. Propiedades del control de giro Valor actual

La posición relativa del control de giro dentro del rango de valores permitidos.

Valor mínimo

El valor más bajo permitido para el control giro.

Valor máximo

El valor más alto permitido para el control giro.

Incremento

La cantidad de aumento o disminución del control de giro cuando se hace clic en las flechas.

Vincular con la celda

Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el valor real que el control de giro debe seleccionar.

Sombreado 3D

Muestra el control de giro con un efecto de sombreado tridimensional.

Asignar una macro a un botón de opción Para crear un botón de opción y asignarle una macro, siga estos pasos:

1) En Excel 2013, haga clic en Botón de opción (control de formulario), dibuje el contorno del botón en la hoja.

2) Seleccione

cualquier celda de la hoja de cálculo.

3) Haga clic con el botón secundario del mouse en el botón de opción, a continuación haga clic en Asignar macro.

4) En el cuadro de diálogo Asignar macro, haga clic en el nombre de la macro que desee asignar al botón de opción y, a continuación, haga clic en Aceptar.

5) Al hacer clic en el botón de opción, la macro se ejecutará.

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SECCIÓN 5. FORMULARIOS Listas Desplegables (o Cuadros Combinados) Cuando armamos un reporte con mucha información, resulta muy útil tener listas desplegables (o cuadros combinados) como vemos en la pantalla. En este manual veremos la forma fácil de hacerlo en Excel 2013, SIN MACROS que requieren programación así como un ejemplo el cual permita traer un valor asociado a la elección a la celda que necesitemos.

Para hacer más fácil la explicación, vamos a seguir un ejemplo. Supongamos que tenemos en Excel como el de la figura de abajo donde queremos poder seleccionar un país (a partir de una lista desplegable que tendremos en la celda B2) y nos devuelva el valor de las ventas en la celda B4

Tenemos por otro lado en la columna F los nombres de los países y en la columna G las ventas correspondientes ha dicho país.

1) Insertar el control de lista desplegable Con esta tabla lista, vamos a la ficha Programador, seleccionamos Insertar y luego Cuadro Combinado dentro de Controles de formulario. Al mover el mouse sobre el Excel, el cursor habrá cambiado de una cruz gruesa, a una delgada. Esto nos permite dibujar el cuadro donde necesitemos. Por ejemplo, en la celda B2. Es importante recordar que el cuadro está dibujado encima de la celda B2. No está dentro. Es decir, en B2 puede haber un valor o una fórmula y el tener la lista desplegable sobre ella no la afectará.

113

SECCIÓN 5. FORMULARIOS 2) Indicarle al control dónde están los datos de la lista

Ahora necesitamos decirle al control dónde están los valores que queremos que despliegue. Estos se encuentran en las celdas F2 a F7. Si acercamos el puntero al cuadro combinado sobre B2, veremos que el cursor se transforma en una mano. Haciendo clic con el botón secundario, despliega un menú del cual debemos seleccionar Formato del control …

Al seleccionar el separador Control encontraremos dos campos que debemos configurar:  Rango de entrada  Vincular con la celda En rango de entrada, indicamos dónde se encuentran los valores que queremos de desplieguen en la lista. En nuestro archivo de trabajo, son los países que se encuentran en las celdas F2:F7 por lo tanto ingresamos este rango. Alternativamente, si habías nombrado el rango como “países”, solo hace falta escribir este nombre. Vincular con la celda: Realmente Excel no distingue cuál es el contenido seleccionado (es decir si el país es Argentina o México). Solo sabe la ubicación del elemento seleccionado.

114

SECCIÓN 5. FORMULARIOS Es decir, si seleccionamos “Brasil”, Excel sabe que elegimos el elemento número 2. Si seleccionamos “Colombia”, para Excel es un 4. Para simplificar entender este punto, se agregó el número de posición en la columna E, al lado de cada nombre, para saber en qué posición está cada uno. Esta numeración no es necesaria para que el control funcione. Para el ejemplo, vamos a poner en este campo la celda D2 para que podamos verlo. En la práctica, lo más útil es ubicarlo debajo del control (es decir, en la celda B2).

3) Asociar la selección del cuadro con el valor a devolver Ahora, debemos indicarle a Excel qué hacer con el valor que nos devuelve en la celda que vinculamos en el paso anterior. Es decir, cuando selecciono un país, nos devuelva en la celda B4 el valor de las ventas que le corresponden. Para esto utilizaremos la función INDICE  matriz: G2:G7 (una sola columna)  número de fila: D2 (valor de la posición que devuelve la lista desplegable)  número de columna: 1. Solo tenemos una columna. La fórmula de la celda B4 quedaría: =INDICE(G2:G7;D2;1)

Botón de opciones. Es muy común en distintos tipos de formularios donde hay un número de alternativas fijas, pero solo se debe optar por una única opción. El ejemplo más claro: las respuestas de una encuesta o examen. En este manual veremos un ejemplo muy sencillo para entender el funcionamiento. Tendremos dos botones: uno que diga SI, otro NO y en otra celda nos dirá “Usted eligió” y la opción que hayamos elegido.

115

SECCIÓN 5. FORMULARIOS 1) Insertar el control de Botón de Opción. En la ficha Programador, grupo Controles, en el comando Insertar, seleccionamos de Controles de Formulario el control Botón de Opción. En este ejemplo, dibujaremos el control donde se encuentra la celda A2. Borramos en contenido y escribimos “SI”. También podemos modificar el tamaño del control.

Si en algún momento llegamos a perder el control del mismo (es decir, si hacemos clic y solamente nos marca el botón), con botón derecho del mouse podemos elegirlo nuevamente. De la misma forma (o simplemente copiando y pegando el primero), armamos el botón para la opción “NO”. Debemos tener dos botones ahora tal como figuran en el primer gráfico de este tutorial.

2) Vincular la opción elegida con una celda Una vez que la elección está hecha (en este caso entre SÍ y NO), necesitamos que nos muestre la elección para poder operar sobre ella (elegir un dato a mostrar de una lista, indicar el número de fila o columna donde se encontrará el dato, etc.). El resultado de los botones es un número que nos indica cuál de todos los botones está seleccionado. En nuestro caso, será 1 si está elegido el botón “SI” y 2 si está seleccionado el botón “NO”. Para ver este resultado, debemos “vincular” los botones con alguna celda donde nos mostrará el resultado. Para esto, hacemos clic derecho sobre uno de los botones, vamos a Formato de control. En esta caja de dialogo, vamos al separador Control y dentro de Vincular con la celda, introducimos la celda donde queremos nos muestre el valor. En nuestro caso: B2.

116

SECCIÓN 5. FORMULARIOS

Ahora, cada vez que seleccionemos alguno de los botones, irá cambiando la celda B2 por los valores 1 o 2 según la opción elegida.

3) Para terminar este ejemplo, haremos algo con ese valor. Solamente que muestre el texto “Usted eligió ” y la opción seleccionada. Podría hacerlo usando la función SI: =SI(B2=1;”Usted eligió SI”;”Usted eligió NO”), pero para este ejemplo se empleará la función Elegir, que pertenece a la categoría de Búsqueda y referencias. En la celda A5 introducimos la fórmula: =”Usted eligió “&ELEGIR(B2;”SI”;”NO”) Esto es, estamos uniendo dos cadenas de texto a través del operador &, que es equivalente a usar la función Concatenar. La primera cadena es “Usted eligió “. La segunda es el resultado de la función ELEGIR. Si B2 contiene el valor 1, el resultado será el primero de los valores definidos en los argumentos de la función (“SI”) mientras que si el valor es 2, traerá el segundo valor (“NO”).

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SECCIÓN 5. FORMULARIOS Proteger Hojas Para poder proteger una celda es necesario proteger la hoja o el libro. Realice cualquiera de las siguientes opciones para abrir la caja de dialogo Proteger hoja.

1)

En la ficha Revisar, dentro del grupo Cambios, seleccione el comando Proteger hoja.

2)

En la ficha Inicio, grupo Celda, el comando Formato, en la sección correspondiente a Protección, seleccione la opción Proteger hoja…

Proteger hoja muestra la siguiente caja de diálogo:

Se puede escribir una Contraseña pero es opcional. Las opciones de Contenido, Objetos y Escenarios, permiten proteger una o todas estas opciones. Después de realizar esta acción, las celdas que se hayan marcado como bloqueadas no se podrán modificar. Las que se hayan marcado como ocultas, no aparecerán.

118

SECCIÓN 5. FORMULARIOS Otros controles Control

Descripción

Cuadro de edición

No disponible en libros de Microsoft Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0.

Crear cuadro combinado de lista

No disponible en libros de Microsoft Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0.

Crear cuadro combinado desplegable

No disponible en libros Microsoft Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0.

Realice la Práctica # 5 del Cuaderno de Ejercicios.

119

SECCIÓN 5. FORMULARIOS Preguntas de repaso

120

1)

¿Cuáles son los tipos de formularios que maneja Excel?

2)

¿Dónde se encuentran los controles de formulario?

3)

¿Cómo asignamos una macro al control Botón?

4)

¿Para qué nos sirve el control Cuadro combinado?

5)

Describa los pasos para proteger una hoja

SECCIÓN 5. FORMULARIOS Página de Notas

121

SECCIÓN 6. AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS

En esta sección:  El participante automatizará tareas a través del uso de las macros.  Grabará, ejecutará y manipulará macros.  Revisará y manipulará el Nivel de Seguridad de las Macros.

Introducción Las operaciones tradicionales que se pueden realizar en Excel 2013 las podemos automatizar, de manera que se mantenga un registro que las contenga y posteriormente hacer referencia a ellas para la simplificación de tareas. Para esto Excel 2013 cuenta con dos herramientas básicas: las macros y los módulos. En esta sección se revisarán las macros. Para explicar lo que es una macro, vamos a hacer una analogía entre un micrófono y una grabadora de audio con la computadora y la grabadora de macros.

La grabadora de macros funciona de manera similar a una grabadora. Una graba lo que la persona dice, otra graba lo que el usuario hace.

123

SECCIÓN 6. AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS Grabar Macro Si hay tareas de Excel que realiza reiteradamente, puede grabar una macro para automatizarlas. Una macro es una acción o un conjunto de acciones que se puede ejecutar todas las veces que desee. Cuando se crea una macro, se graban los clics del mouse y las pulsaciones de las teclas. Después de crear una macro, puede modificarla para realizar cambios menores en su funcionamiento. Para grabar una macro seleccione de la ficha Vista, en el grupo Macros el comando Macro, de las opciones que presenta seleccione Grabar macro. También puede utilizar el botón ubicado en la parte izquierda de la barra de estado

1)

. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

Se debe asignar un Nombre de la macro junto con una Descripción, aunque Excel 2013 siempre asigna nombres predeterminados. Consideraciones para el nombre de la macro.  El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres posteriores pueden ser letras, números o caracteres de subrayado.  No pueden usarse espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carácter de subrayado para separar palabras.  Si utiliza un nombre de macro que también es una referencia de celda, puede aparecer un mensaje de error indicando que el nombre de la macro no es válido.

124

SECCIÓN 6. AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS 2)

Método abreviado permite asignar una combinación de teclas con la tecla y una más, para ejecutar esta macro.

La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de método abreviado predeterminada equivalente en Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro. Para obtener una lista de teclas de método abreviado que utilicen la tecla CTRL que ya están asignadas en Excel, consulte el tema Teclas de función y de método abreviado de Excel en la ayuda del programa.

3)

Guardar en son los posibles lugares donde se puede alojar la macro que se está grabando, ya sea en Este libro, en un Libro Nuevo o en el Libro de macros personal. Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb) en caso de no existir uno previamente, y guarda la macro en este libro. En Windows Vista, el libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. En Microsoft Windows XP, el libro se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los libros ubicados en la carpeta XLStart se abren automáticamente siempre que se ejecuta Excel. Si desea que se ejecute automáticamente una macro del libro de macros personal en otro libro, también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel.

4)

Al presionar Aceptar la grabación se inicia. En este momento, todas las acciones que realice se estarán registrando por Excel 2013.

5)

Para finalizar la grabación seleccione de la ficha Vista, grupo Macros la opción Detener grabación, esta se encuentra incluida en el comando Macros o presione el botón Barra de estado.

de la

El lenguaje es la forma en que se va a codificar la macro, Excel 2013 codifica las Macros en Visual Basic para Aplicaciones.

125

SECCIÓN 6. AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS Ejecutar una macro Existen varias maneras de ejecutar una macro en Microsoft Excel. Para ejecutar una macro: a) Se hace clic en el comando Macros de la ficha Vista, grupo Macro.

 Mostrará la caja de dialogo Macro.  Seleccione dentro de la lista, la macro que desee ejecutar.  Presione el botón Ejecutar.  Se puede ejecutar Paso a paso para revisar los procedimientos que va realizando.

b) En función de cómo se haya asignado la ejecución de una macro, para ejecutar la macro también se podrá usar un método abreviado de combinación con la tecla CTRL. c) Se podrá hacer clic en la barra de herramientas de acceso rápido o en un grupo personalizado de la cinta de opciones. En las Opciones de Excel, dentro de la categoría de Personalizar, seleccione de la lista Comandos disponibles en:, la opción Macros.

Se mostrará un comando de Macro por cada macro que se haya grabado, incluya cualquiera de éstos en la barra de herramientas de acceso rápido o dentro de algún grupo personalizado en cualquier cinta de opciones, por medio del botón Agregar.

126

SECCIÓN 6. AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS A continuación puede personalizar este nuevo botón.  Seleccione de la lista de comando de la barra de herramientas, el comando recién incluido y presione el botón Modificar…  Seleccione del grupo personalizado, el comando recién incluido y presione el botón Cambiar nombre. Cualquiera de las dos opciones anteriores mostrará la siguiente caja de dialogo donde podremos cambiar la forma del botón y el texto que mostrará al seleccionarlo.

d) Se podrá hacer clic en un área de un objeto, gráfico o control. Además, una macro se puede ejecutar automáticamente al abrirse un libro.  En una hoja de cálculo, haga clic con el botón secundario en el objeto, gráfico o control al que desea asignar una macro existente, haga clic en Asignar macro.  En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.

Manipulación de Macros Antes de modificar una macro, deberá familiarizarse con el Editor de Visual Basic. Puede utilizar el Editor de Visual Basic para escribir y modificar macros adjuntas a los libros de Microsoft Excel.

1)

En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

2)

En el cuadro Nombre de la macro, de la caja de dialogo Macro, haga clic en la macro que desea modificar.

3)

Haga clic en Modificar.

127

SECCIÓN 6. AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS Modificar abre la Macro en el módulo de Visual Basic para poder realizar ediciones del código que se generó, hay que recordar que este código está en Visual Basic para Aplicaciones.

Eliminar una macro En la caja de dialogo Macro, también podemos Eliminar la macro o el procedimiento seleccionado, para hacerlo seleccionamos la macro a eliminar y presionamos el botón de Eliminar. Excel nos pedirá la confirmación de su eliminación, si no deseamos eliminarla basta con presionar el botón de NO.

128

SECCIÓN 6. AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS Uso de referencias relativas y absolutas al grabar macros De forma predeterminada, las macros grabadas utilizan hace referencia a celda absoluta, lo que significa que se registran ubicaciones exactas de la celda en la macro. La macro sólo funciona con las direcciones de celdas exactas que utiliza para grabar la macro. Cuando grabe una macro con la referencia de celda relativa, las acciones registradas en la macro son relativas a la ubicación inicial de la celda.

En ficha Vista, grupo Macros, seleccione el comando Macros, una de las opciones que presenta es Usar referencias relativas. Cuando el botón tiene una apariencia tridimensional hundida o no presionada, se inició la grabación relativa.

Grabación con referencias de celda absoluta Para grabar un ejemplo de macro con la referencia de celda absoluta, siga estos pasos:

1)

Cree un libro nuevo en Microsoft Excel, seleccione la celda C1 en la hoja de cálculo.

2)

En la ficha Vista, grupo Macros, haga clic en Grabar macro.

3)

En el cuadro Nombre de la macro, escriba Ejemplo_Grabacion_Absoluta, haga clic en Aceptar.

4)

En la ficha Vista, grupo Macros, compruebe la apariencia del botón Referencia relativa. Si aparece presionado el botón Referencia relativa, haga clic en él para desactivar la grabación relativa.

5)

Escriba “PRUEBA”, haga clic en ENTRAR

6)

En la ficha Inicio, grupo Portapapeles, haga clic en Copiar, seleccione la celda C3. En la ficha Inicio, grupo Portapapeles haga clic en Pegar.

7)

En la ficha Vista, grupo Macros, haga clic en Detener grabación.

8)

Borre el contenido de la celda C3 y seleccione cualquier otra celda

9)

Ejecute la macro

, de la barra de fórmulas.

129

SECCIÓN 6. AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS Si desea puede seleccionar el botón Modificar, de la caja de dialogo Macro, para revisar el código de Visual Basic para Aplicaciones. Esta opción inicia el Editor de Visual Basic. Sub Ejemplo_Grabacion_Absoluta () ' ' Ejemplo_Grabacion_Absoluta Macro ' Macro recorded 12/17/09 by ' ' ActiveCell.FormulaR1C1 = "PRUEBA" Selection.Copy Range("C3").Select ActiveSheet.Paste End Sub

Esta macro inserta la palabra "PRUABA" (sin las comillas) en la celda activa. A continuación, la macro copia y pega la entrada escrita en la celda C3 independientemente de la ubicación de la celda activa al iniciar la macro. Cuando termine de ver la macro, haga clic en Cerrar y volver a Microsoft Excel en el menú Archivo.

Grabación con referencias de celda relativa Para grabar una macro con la referencia de celdas relativas, siga estos pasos:

1)

Cree un libro nuevo en Microsoft Excel y seleccione la celda C1 en la hoja de cálculo.

2)

En la ficha Vista, grupo Macros, haga clic en Grabar macro.

3)

En el cuadro Nombre de macro, escriba Ejemplo_Grabacion_Relativa, haga clic en Aceptar.

4)

En la ficha Vista, grupo Macros, compruebe la apariencia del botón Referencia relativa. Si aparece presionado el botón Referencia relativa, haga clic en él para desactivar la grabación relativa.

5)

Escriba “PRUEBA”, haga clic en ENTRAR

130

, de la barra de fórmulas.

SECCIÓN 6. AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS 6)

En la ficha Inicio, grupo Portapapeles, haga clic en Copiar, seleccione la celda C3. En la ficha Inicio, grupo Portapapeles haga clic en Pegar.

7)

En la ficha Vista, grupo Macros, haga clic en Detener grabación.

8)

Borre el contenido de la celda C3 y seleccione cualquier otra celda

9)

Ejecute la macro

Si desea puede seleccionar el botón Modificar, de la caja de dialogo Macro, para revisar el código de Visual Basic para Aplicaciones. Esta opción inicia el Editor de Visual Basic.

1. Sub Ejemplo_Grabacion_Relativa () 2. ' 3. ' Ejemplo_Grabacion_Relativa Macro 4. ' Macro recorded 12/17/09 by 5. ' 6. ' 7.

ActiveCell.FormulaR1C1 = "PRUEBA"

8.

Selection.Copy

9.

ActiveCell.Offset(2,0).Range("A1").Select

10.

ActiveSheet.Paste

11. End Sub

Esta macro inserta la palabra "PRUEBA" (sin las comillas) en la celda activa. A continuación, la macro copia y pega la entrada escrita a una ubicación de celda situada dos filas hacia abajo de la celda activa. Cuando termine de ver la macro, haga clic en Cerrar y volver a Microsoft Excel en el menú Archivo.

Seguridad En Microsoft Office Excel puede elegir la configuración de seguridad de macros para controlar qué ocurre cuando se abre un libro que contiene macros. En todas las configuraciones, si se tiene instalado software antivirus que funciona con 2010 Microsoft Office system y si el libro contiene macros, el libro se analiza para buscar virus conocidos antes de abrirlo.

131

SECCIÓN 6. AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS La configuración de seguridad de macros se puede cambiar en el Centro de confianza al cual se accede por medio de la ficha Archivo, en Opciones, dentro de la categoría Centro de confianza localice el botón Configuración del Centro de confianza en la categoría Configuración de macros. O bien, en la ficha Programador, en el grupo Código, botón Seguridad de macros.

En la siguiente tabla se describe brevemente que función tiene cada una de las opciones para la configuración de macros. Configuración de macros

Función

Deshabilitar todas las macros sin notificación

Utilice este ajuste si no confía en las macros. Se deshabilitan todas las macros contenidas en los documentos, así como todos los avisos de seguridad que informan de que las macros están deshabilitadas. Si hay documentos con macros sin firmar que considera de confianza, puede colocar esos documentos en una ubicación de confianza. Se permite la ejecución de los documentos situados en ubicaciones de confianza sin que los compruebe el sistema de seguridad del Centro de confianza.

Deshabilitar todas las macros con notificación

Ésta es la configuración predeterminada. Utilícela si desea deshabilitar las macros pero desea recibir avisos de seguridad si existen macros. De esta manera, puede elegir cuándo habilitar las macros caso por caso.

Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente

Este ajuste es el mismo que el de la opción Deshabilitar todas las macros con notificación, a excepción de que, si la macro está firmada digitalmente por un editor de confianza, podrá ejecutarse si ya confía en el editor. Si el editor no es de confianza, se le notifica este hecho para que, de esa manera, pueda elegir si desea habilitar las macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente se deshabilitan sin ninguna notificación.

132

SECCIÓN 6. AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS Configuración de macros

Función

Habilitar todas las macros (no recomendado, puede ejecutarse código posiblemente peligroso)

Utilice esta configuración para permitir temporalmente la ejecución de todas las macros. Puesto que con este ajuste el equipo es vulnerable a código posiblemente peligroso, no es recomendable utilizarlo de manera permanente.

Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA

Esta configuración está dirigida sólo a los programadores.

Cualquier cambio de configuración de macros que realice en Excel, dentro de la categoría Configuración de macros, sólo se aplicará a Excel y no afectará a los demás programas de Office.

Cuando es abierto un libro que contiene macros y si se encuentra habilitada la opción de Deshabilitar todas las macros con notificación (predeterminada), se mostrará el siguiente mensaje:

Al dar clic en el botón de Habilitar contenido, el contenido del Libro, incluyendo las macros se habilitarán. Haga clic sobre el texto Las macros se han deshabilitado, para mostrar la información de Advertencia de seguridad dentro de la vista BackStage – Información.

133

SECCIÓN 6. AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS El comando Habilitar contenido, presenta dos opciones: Habilitar el contenido

Convierte el contenido en confiable, permitiendo el uso de las macros almacenadas en el Libro. Si confía en el archivo, utilice esta opción.

Opciones avanzadas

Si sólo desea habilitar cierto contenido y únicamente por la sesión actual, emplee esta opción. Muestra la siguiente caja de dialogo:

Firmas digitales Una firma digital es un sello de autenticación electrónico cifrado en información digital, como mensajes de correo electrónico, macros o documentos electrónicos. La firma confirma que la información proviene del firmante y no se ha modificado. Para crear una firma digital, necesita un certificado de firma, que es prueba de identidad. Cuando envía una macro o un documento firmado digitalmente, también envía su certificado y su clave pública. Los certificados son emitidos por una entidad emisora de certificados y, al igual que una licencia de conducir, pueden ser revocados. Normalmente, un certificado es válido durante un año, al término del cual, el firmante debe renovarlo u obtener un nuevo certificado de firma para establecer su identidad. Una entidad emisora de certificados es una entidad similar a un notario público. Emite certificados digitales, firma certificados para comprobar su validez y realiza un seguimiento de qué certificados se han revocado o han caducado.

134

SECCIÓN 6. AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS La versión Office 2013 utiliza la tecnología Authenticode de Microsoft para permitir a los creadores de macros firmar digitalmente un archivo o un proyecto de macro. Después de instalar su certificado digital, puede firmar archivos y proyectos de macro.

Garantías de la firma digital Los siguientes términos y definiciones muestran las garantías que proporcionan las firmas digitales. Configuración de Función macros Autenticidad

Confirmación del firmante como persona que firma el documento.

Integridad

La firma digital permite garantizar que el contenido no se ha cambiado ni se ha manipulado desde que se firmó digitalmente.

No rechazo

Prueba a todas las partes el origen del contenido firmado. Por rechazo se entiende el acto de un firmante de negar cualquier asociación con el contenido firmado.

Certificación

Las firmas en archivos de Microsoft Word 2010, Excel 2013 o PowerPoint 2010, que reciben una marca de tiempo de un servidor seguro, tienen, en determinadas circunstancias, la validez de una certificación.

Para dar estas garantías, el contenido debe ser firmado digitalmente por su creador usando una firma que cumpla los siguientes criterios:    

La firma digital es válida. El certificado asociado a la firma digital es actual (no caducado). La persona u organización que firma, conocida como editor, es de confianza. El certificado asociado a la firma digital ha sido emitido para el editor firmante por una entidad emisora de certificados acreditada. Se considera que los documentos firmados, que cuentan con una fecha válida, tienen firmas válidas, sin importar en qué momento fue emitido el certificado de firma.

135

SECCIÓN 6. AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS Crear una línea de firma

1) 2) 3)

4)

En la hoja de cálculo, coloque el puntero en el lugar donde desee crear una línea de firma. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en la lista Línea de firma y después haga clic en Línea de firma de Microsoft Office. En el cuadro de diálogo Configuración de firma, escriba la información que desee que aparezca bajo la línea de firma:

 Firmante sugerido Nombre completo del firmante.  Título del firmante sugerido Título del firmante, si corresponde.  Dirección de correo electrónico del firmante sugerido Dirección de correo electrónico del firmante, si corresponde.  Instrucciones para el firmante Agregue instrucciones para el firmante. Active una o las dos casillas siguientes:  Permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de diálogo Firmar Permitir que el firmante escriba una razón para firmar.  Mostrar la fecha en la línea de firma La fecha de la firma se mostrará junto a la firma.

Al finalizar se agregará la línea de firma en el lugar que previamente había seleccionado.

136

SECCIÓN 6. AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS Firmar la línea de firma en Excel Cuando firma en una línea de firma, agrega una representación visible de su firma y una firma digital.

1) 2)

En el archivo, haga clic con el botón secundario en la línea de firma. Desde el menú, seleccione Firmar.  Para agregar una versión impresa de su firma, escriba su nombre en el cuadro situado junto a la X.  La línea de firma  Para seleccionar una imagen de su firma escrita, haga clic en Seleccionar imagen. En el cuadro de diálogo Seleccionar imagen de la firma, busque la ubicación del archivo de imagen de su firma, seleccione el archivo que desee y después haga clic en Seleccionar.

Realice la Práctica # 6 del Cuaderno de Ejercicios.

137

SECCIÓN 6. AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS Preguntas de repaso

138

1)

En sus propias palabras ¿cómo define la función de una macro? ¿A qué lo puede comparar?

2)

¿Qué pasos debe seguir para grabar una macro?

3)

¿Cuáles son las formas de ejecutar una macro?

4)

¿Cómo se edita una macro?

5)

¿Cómo se elimina una macro?

6)

¿Para qué nos sirve la seguridad en las macros?

SECCIÓN 6. AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS Página de Notas

139

Cuaderno de ejercicios

Ejercicio 1 Abra un archivo nuevo En la Hoja1, capture la siguiente información: En la columna C, calcule el Enganche para cada uno de los automóviles, empleando como referencia la celda B2.

En la columna F, calcule el Descuento que se aplicará a cada automóvil, teniendo en cuenta lo siguiente:  Modelos 2014, descuento de 4 %  Modelos 2013, descuento de 6%  Modelos 2012, descuento de 8% Agregue la siguiente tabla a partir de la celda H3

Empleando la función BUSCARV(), inserte las fórmulas correspondientes para obtener la información correspondiente del costo de contado, enganche, marca y modelo cuando escriba el nombre del auto que desea. En la celda I12, calcule el Pago mensual, si la tasa es de 16% anual y el plazo de 28 meses. Seleccione la celda B2, de la Hoja1 y rastree las celdas dependientes Seleccione la celda I13 y rastree las celdas precedentes Seleccione la celda F6 y utilice la herramienta Evaluar fórmula para conocer el desarrollo de la operación. Agregue a la ventana de inspección las celdas I5, I10; I13 Borre todas las flechas

141

CUADERNO DE EJERCICIOS Seleccione el rango A6:A12, asigne el nombre de “Autos”. Valide la celda I5, con el criterio de validación Lista, en el origen de los datos, emplee el nombre “Autos”, que acaba de crear. Asigne como mensaje de entrada el texto “Lista de autos” y como mensaje de error de estilo Detener, el texto “Automóvil fuera de lista”. Guarde el archivo con el nombre Ejercicio Excel Avanzado -1

Seleccione la Hoja2, del libro Ejercicio Excel Avanzado -1, si es necesario inserte la hoja. Capture la siguiente información: Guarde un escenario con el nombre “Proyección Original”, considerando las celdas B8, B9 y B10 como celdas cambiantes.

Cree un escenario nuevo con el nombre “Proyección 1”. Las celdas cambiantes serán B8, B9 y B10. Las cantidades serán las siguientes:  Alquiler: 13,500  Servicios: 1,200  Gastos administrativos: 2,800 Cree un escenario nuevo con el nombre “Proyección 2”. Las celdas cambiantes serán B8, B9 y B10. Las cantidades serán las siguientes:  Alquiler: 12,800  Servicios: 1,100  Gastos administrativos: 2,650 Verifique que los datos sean correctos en cada uno de los escenarios, mostrando cada uno de ellos. Genere un informe de tipo resumen, donde la celda resultado sea la B13. Guarde el archivo

142

CUADERNO DE EJERCICIOS Seleccione la Hoja3 del libro Ejercicio Excel Avanzado -1, si es necesario inserte la hoja. Capture la siguiente información:

Responda a las siguientes preguntas: ¿Cuántas unidades se necesitan vender para obtener una venta neta de $ 400,000? ¿Cuántas unidades se necesitan vender para obtener una venta neta de $ 320,000?

Seleccione la Hoja4 del libro Ejercicio Excel Avanzado -1, si es necesario inserte la hoja. Capture la siguiente información:

Empleando Solver, busque una solución para el Presupuesto del Año 2, obteniendo un porcentaje de utilidades de 7.5%. Las cantidades variables serán: Ventas, Aportaciones, Gastos producción y Costos fijos. 143

CUADERNO DE EJERCICIOS Las cuales se sujetarán a las siguientes restricciones:     

Costos fijos: mayor o igual que 17, 000 y menor o igual que 20,000. Ventas: mayor o igual a 39,000 y menor o igual a 55,000. Aportaciones: mayor o igual 15,500 y menor o igual a 17,000. Gastos de producción: mayor o igual a 37,000 y menor o igual a 40,000. Activar la casilla de Convertir variables sin restricción en no negativas.

Guarde el resultado en un escenario con el nombre “Solución 1”. Restaure los valores. Guarde el libro

Seleccione la Hoja5 del libro Ejercicio Excel Avanzado -1, si es necesario inserte la hoja. Capture la siguiente información: A partir de la celda B13 cree la tabla de una sola variable utilizando los datos señalados.

Guarde el archivo.

Seleccione la Hoja6 del libro Ejercicio Excel Avanzado -1, si es necesario inserte la hoja. Capture la siguiente información a partir de la celda C5:

144

CUADERNO DE EJERCICIOS

Copie la Hoja5, empleando el comando Mover o Copiar. Cambie el nombre de la hoja de cálculo Hoja5 por “Datos 1” y el nombre de la hoja de cálculo nueva por “Datos 2”. Inserte una hoja de cálculo nueva, cambie el nombre de la hoja de cálculo a “Ejemplo consolidación” En la hoja de cálculo Ejemplo consolidación, consolide los datos de la hoja Datos 1 y la hoja Datos 2.  Emplee la función Suma.  Incluya los rótulos en la fila superior y en la Columna izquierda.  Establezca vínculos con los datos de origen. Guarde el archivo

Ejercicio 2 Escriba la siguiente información en un archivo de texto y guárdelo con el nombre de PRODUCTOS.TXT

Abra el libro Ejercicio Excel Avanzado -1.

145

CUADERNO DE EJERCICIOS Seleccione la Hoja6 del libro Ejercicio Excel Avanzado -1, si es necesario inserte la hoja. Importe los datos del archivo PRODUCTOS.TXT:    

Tipo de archivo Delimitado Origen Windows (ANSI) Desde la fila 1 En la celda destino B5

Inserte una hoja de cálculo con el nombre Hoja7. A partir de la celda A1, importe datos vinculados de los Principales indicadores de la página www.banxico.com.mx.

Inserte una hoja de cálculo con el nombre Hoja8. Capture los siguientes datos, realice las operaciones correspondientes y cree el siguiente esquema de acuerdo con la imagen que se presenta a continuación:

Inserte una hoja de cálculo con el nombre Hoja9. Seleccione la Hoja1, copie el rango de A5:F12. En la Hoja9, a partir de la celda A1, pegue únicamente los valores. Cree una Tabla con el rango A1:F8 de la Hoja9. Aplique un estilo de tabla Medio. 146

CUADERNO DE EJERCICIOS Agregue un nuevo registro a la tabla Inserte la Fila de totales, calculando la suma para la columna Contado, el promedio para la columna Enganche y el valor máximo para la columna Descuento. Guarde el libro con el nombre “Ejercicio Excel Avanzado -2”.

Ejercicio 3 Cree un Libro de trabajo nuevo. Asignen el nombre de Datos a la Hoja1. Capture la siguiente información a partir de la celda A1. # Factura

Fecha de Venta

101

02/01/2010 Sergio López

Niños

2

300.00

600.00

102

02/01/2010 Patricia Ramírez

Damas

1

1,500.00

1,500.00

103

02/01/2010 Sergio López

Niños

2

300.00

600.00

104

02/01/2010 Patricia Ramírez

Damas

1

1,500.00

1,500.00

105

03/01/2010 Laura Gutiérrez

Damas

2

800.00

1,600.00

106

03/01/2010 Laura Gutiérrez

Damas

2

800.00

1,600.00

107

04/01/2010 Juan Pérez

Eléctricos

1

250.00

250.00

108

04/01/2010 Claudia Martínez

Niñas

3

45.00

135.00

109

04/01/2010 Juan Pérez

Eléctricos

1

250.00

250.00

110

04/01/2010 Claudia Martínez

Niñas

3

45.00

135.00

111

05/01/2010 Patricia Ramírez

Damas

2

480.00

960.00

112

05/01/2010 Patricia Ramírez

Damas

2

480.00

960.00

113

08/01/2010 Juan Pérez

Eléctricos

1

1,375.00

1,375.00

Vendedor

Departament o

Cantida d

Precio Unitario

Venta Total

147

CUADERNO DE EJERCICIOS 114

08/01/2010 Sergio López

Niños

4

29.90

119.60

115

08/01/2010 Juan Pérez

Eléctricos

1

1,375.00

1,375.00

116

08/01/2010 Sergio López

Niños

4

29.90

119.60

117

10/01/2010 Luis Gutiérrez

Caballeros

3

499.00

1,497.00

118

10/01/2010 Roberto Gutiérrez

Niños

1

390.00

390.00

119

10/01/2010 Luis Gutiérrez

Caballeros

3

499.00

1,497.00

120

10/01/2010 Roberto Gutiérrez

Niños

1

390.00

390.00

121

11/01/2010 Juan Pérez

Eléctricos

1

540.00

540.00

122

11/01/2010 Patricia Ramírez

Damas

2

800.00

1,600.00

123

11/01/2010 Claudia Martínez

Niñas

2

190.00

380.00

124

11/01/2010 Juan Pérez

Eléctricos

1

540.00

540.00

125

11/01/2010 Patricia Ramírez

Damas

2

800.00

1,600.00

126

11/01/2010 Claudia Martínez

Niñas

2

190.00

380.00

127

12/01/2010 José Pérez

Caballeros

2

2,990.00

5,980.00

128

12/01/2010 Ricardo Martínez

Eléctricos

1

3,860.00

3,860.00

129

12/01/2010 Luis Gutiérrez

Caballeros

4

350.00

1,400.00

130

12/01/2010 José Pérez

Caballeros

2

2,990.00

5,980.00

131

12/01/2010 Ricardo Martínez

Eléctricos

1

3,860.00

3,860.00

132

12/01/2010 Luis Gutiérrez

Caballeros

4

350.00

1,400.00

133

13/01/2010 Juan González

Deportes

2

280.00

560.00

134

13/01/2010 Juan González

Deportes

2

280.00

560.00

135

14/01/2010 Roberto González Niños

2

29.90

59.80

148

CUADERNO DE EJERCICIOS Con los datos capturados, cree un resumen de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva. Vendedor en filas y Departamento en columnas. El resumen será la suma de Venta Total. Agregue a la tabla dinámica un campo calculado en el nombre “Comisión”, calcule el 7% del campo Venta total. Cree un resumen de tabla dinámica, en una hoja de cálculo nueva, con el mismo rango de datos. Vendedor en filas y Departamento en columnas. El resumen será la cuenta de productos vendidos. Inserte el gráfico dinámico de tipo comparativo, que represente la tabla dinámica que ha creado Filtre los datos de la gráfica dinámica para mostrar 4 empleados. Oculte los botones de campo de filtro, los botones de campo de leyenda, los botones de campo de eje y los botones de campo de valor. Cree un resumen de tabla dinámica, en una hoja de cálculo nueva, con el mismo rango de datos. Vendedor y Fecha de ventas en filas y Departamento en columnas. El resumen será la suma de Venta total. Agregue un estilo Oscuro, muestre los Subtotales en la parte inferior del grupo. Agregue Filas con bandas y columnas con bandas. Cambie el diseño del informe, mostrando en forma de esquema y repitiendo las etiquetas de los elementos. Inserte líneas en blanco después de cada elemento. Guarde el libro con el nombre “Ejercicio Excel Avanzado -3”.

Ejercicio 4 Abra el libro Ejercicio Excel Avanzado -3. Seleccione la hoja Datos. Muestre esta hoja en Vista Normal, Vista Diseño de página, Vista Ver salt. De Pág. Observe las diferencias entre ellas. Cree una nueva ventana y muestre en ella la Hoja5. Organice las ventanas, sólo del libro Ejercicio Excel Avanzado -3, en forma vertical. Cierre la ventana dos. En la hoja datos divida la ventana, tanto vertical como horizontalmente. Quiete las divisiones. Inmovilice paneles para mantener fija la fila 1 y la columna A.

149

CUADERNO DE EJERCICIOS En la hoja Datos, en la celda J1, inserte un hipervínculo dirigido a la Hoja5. En la Hoja5, inserte una Forma y agregue a dicha forma un hipervínculo hacia la hoja Datos.

En la hoja Datos, configure la página con las siguientes características:     

Tamaño de hoja: Carta Orientación: Vertical Márgenes: 3 cm o 1.5” para todos los lados. Encabezado centrado: “Primera Vista” Pie de página Izquierda: Número de página

Guarde la vista personalizada con el nombre “Primera vista” Configure la página con las siguientes características:     

Tamaño de hoja: Oficio Orientación: Horizontal Márgenes: 3 cm o 1.5” para todos los lados. Centrada Vertical y Horizontalmente Encabezado Derecha: “Segunda Vista” Pie de página Centrado: Número de página y total de páginas

Guarde la vista personalizada con el nombre “Segunda vista” Muestre las vistas creadas en la hoja Datos.

En el libro Ejercicio Excel Avanzado -3, agregue el icono Correo electrónico a la barra de herramientas de acceso rápido y cambie la barra a la parte inferior de la Cinta de opciones. Cree una nueva ficha con el nombre “Ejercicio”, Agregue dos grupos con los nombres “Primero” y “Segundo”. Incorpore tres comandos (los que usted decida) a cada grupo.

150

CUADERNO DE EJERCICIOS Comparta el libro Ejercicio Excel Avanzado -3 y active el control de cambios. En la hoja Datos, agregue 3 registros más. Actualice la tabla dinámica de la Hoja4. En la Hoja6, agregue el texto “Resumen de Ventas”, en la celda F2. Acepte o rechace algunos de los cambios que ha realizado. Muestre los cambios realizados en la hoja de Historial. Desactive el control de cambios y deje de compartir el libro. Guarde el libro con el nombre Ejercicio Excel Avanzado -4.

Ejercicio 5 Abra un libro nuevo, en la Hoja1 agregue el siguiente formato.

Vincule el Cuadro combinado con la celda C6, Agregue 5 estados de la República Mexicana, para mostrar en la lista del Cuadro combinado. Vincule los dos botones de opción a la celda C8 Vincule la casilla de verificación “Celular”, con la celda C10 y la casilla de verificación “Casa” con la celda E10. Cambie el nombre de la hoja de cálculo a “Ingreso datos”.

151

CUADERNO DE EJERCICIOS Proteja la hoja, permitiendo la escritura en las celdas C4, C6, C8, C10 y E10. Guarde al archivo con el nombre Ejercicio Excel Avanzado -5.

Ejercicio 6 Abra el archivo Ejercicio Excel Avanzado -5. En la Hoja2, capture la siguiente información:

Grabe la siguiente macro de referencia absoluta. La macro deberá de crear un gráfico con el mismo rango siempre.  Antes de la grabación, seleccione una hoja distinta a la Hoja2  Inicie la grabación de la macro.  Nombre: Crear_Grafico  Guardar: En este libro  Verifique que se encuentre desactivado el icono de Referencias relativas.  Haga clic en la etiqueta de la Hoja2

152

CUADERNO DE EJERCICIOS  Seleccione el rango A3:D10  Haga clic en la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, en el tipo de gráfica Columna, seleccione el tipo de gráfico cilindro agrupado.  En la ficha Herramientas de gráfico – Diseño, en el grupo Diseños de gráfico, seleccione de la galería el Diseño 3.  Dentro del gráfico, seleccione el Título del gráfico y escriba “Reporte primer trimestre”.  Seleccione la celda A1  Finalice la grabación.

Ejecute la macro y verifique el código credo en la ventana de Visual Basic.

Grabe la siguiente macro de referencia relativa. La macro deberá asignar un formato a la tabla de la hoja donde se encuentra.  Antes de la grabación, seleccione la Hoja2.  Inicie la grabación de la macro.  Nombre: Asignar_Formato.  Guardar: En este libro  Verifique que se encuentre activado el icono de Referencias relativas.  Presione las teclas Ctrl+Inicio.  Seleccione el rango A3:D3.  Aplique el siguiente formato:  Fuente Cambria 14 puntos negrita.  Alineación centrada.  Bordes dobles.  Seleccione el rango A4:D10.  Aplique el siguiente formato.  Fuente Calibro 10 puntos.  Alineación derecha.  Bordes simples, internos y externos  En el rango B4:D10, aplique formato de Contabilidad.  Autoajuste las columnas.  Presione las teclas Ctrl+Inicio.  Finalice la grabación Ejecute la macro y verifique el código credo en la ventana de Visual Basic.

153

CUADERNO DE EJERCICIOS En la ficha Ejercicio previamente creada, agregue un grupo nuevo con el nombre “Macros”. Incorpore los iconos de las dos macros creadas Personalice los comandos de macros que se han integrado, cambiando la imagen del icono. Verifique el nivel de seguridad en el Centro de confianza. Guarde al archivo con el nombre Ejercicio Excel Avanzado -6, como Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).

154