Manual Elaborando POP's

INSTITUTO DE SAÚDE DO PARANÁ 8ª REGIONAL DE SAÚDE SEÇÃO DE AÇÃO SOBRE O MEIO - SAM Rua Ver. Romeu L Werlang, 521 CEP: 85601-020 Francisco Beltrão - PR  Fone: (46) 524-3300 Fax: (46) 524 2014

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INSTRUÇÕES PARA A ELABORAÇÃO DE PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRÃO POP’S Benvenuto Juliano Gazzi – Farmacêutico Maria Helena B. Werlang - Enfermeira

Francisco Beltrão Maio de 2003

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Introdução: A garantia de qualidade e o controle de qualidade são essenciais ao sucesso operacional de qualquer serviço, principalmente nos serviços de saúde. Neste sentido, os técnicos da Vigilância Sanitária da Seção de Ação sobre o Meio da 8.ª Regional de Saúde – SAM/8.ª RS, verificando a dificuldade da maior parte dos estabelecimentos de saúde em elaborar Procedimentos Operacionais Padrão - POP’s de acordo com as normas de qualidade e que são solicitadas nas diversas legislações vigentes, específicas para cada tipo de estabelecimento de saúde, elaborou este material na tentativa de organizar e padronizar a elaboração de rotinas (POP’s) em nossa região.

Procedimento Operacional Padrão: É o documento que especifica o modo pelo qual determinadas funções devem ser executadas em determinadas áreas de trabalho. Cada Serviço, setor, unidade, deve ter uma série série de POP’s, que cubra todos os procedimentos realizados na instituição, inclusive para treinamentos de pessoal, salubridade, uso e manutenção de equipamentos, além dos específicos das áreas técnicas e administrativas. Os POP’s não são simplesmente normas para ajudar os funcionários a desempenharem tarefas específicas. São um conjunto de instruções escritas, que devem ser seguidas por todos os membros, a fim de garantir que os padrões especificados sejam sempre atingidos. Os POP’s tem a seguinte finalidade: 1. Auxiliar no melhor melhor gerenciamento da área de trabalho, pois se um POP for seguido corretamente, todos os funcionários irão desempenhar um determinado procedimento sempre da mesma forma. Isto irá reduzir a probabilidade de desvios e erros que possam ocorrer, caso as instruções fossem dadas apenas verbalmente aos funcionários. 2. Permite que o desempenho da tarefa seja monitorado monitorado de uma maneira mais objetiva, pois os POP’s especificam padrões que devem ser alcançados em cada ocasião. 3. Fornece a base para o desenvolvimento de registros e outros documentos necessários. 4. Simplifica e padroniza o treinamento dos funcionários. 5. Ajuda a reduzir os efeitos adversos de desempenho, quando houver mudanças ou ausência de funcionários. 6. Pode ser utilizado como auxílio em se resolver pontos de contestação, se houver uma ação legal após uma falha f alha de qualidade do serviço.

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E-mail: [email protected]  Se você não estiver familiarizado com POP’s, estes podem lhe parecer complicados, mas lembre-se que podem ser utilizados para ajudar todos os membros da equipe a executar o seu trabalho mais eficientemente. Mesmo se os POP’s não tiverem sido introduzidos em sua área de trabalho, é importante entender porque estão sendo adotados em muitos serviços e como são utilizados. Existem várias formas de se elaborar e modelos padronizados de POP’s. Há modelos mais adequados para áreas técnicas também chamados de POP-T, outros para áreas administrativas - POP-A. Mesmo dentro de áreas técnicas há modelos mais adequados para laboratórios e outros mais adequados para procedimentos de enfermagem. Cada estabelecimento deve decidir o modelo que adotará. Colocamos aqui um modelo simplificado, porém que atende a maior  parte dos quesitos exigidos por auditorias de qualidade e inspeção sanitária.

Elaborando um POP: A elaboração de um POP deve ser um esforço de um time. O rascunho inicial deve ser escrito por pessoas que desempenhem uma tarefa em especial. O rascunho final deve, a seguir, ser preparado pelo responsável pela unidade, serviço ou setor do estabelecimento, porém deve ser revisto por um membro da equipe que executa a tarefa antes que o POP seja liberado. De forma a assegurar que um POP seja elaborado de maneira correta, um conjunto de normas gerais deve ser fornecido, de forma que todos os funcionários entendam exatamente o que deve ser incluído no rascunho e em que ordem. Alguns pontos importantes na elaboração dos POP’s:  Elaborar em linguagem de fácil entendimento;  Descrever passo a passo, com objetividade, conforme a sua execução na prática, não subentendendo ou omitindo passos de cada rotina;  Devem ser numerados segundo a sua elaboração e necessidade. Esta numeração deve estar de acordo com a rotina do estabelecimento. Normalmente é feita pelo setor de garantia de qualidade;  Considerados como documentos oficiais (cópias controladas);  Revisados anualmente ou de acordo com a necessidade interna, para garantir a qualidade continuada;  Preparados em seu conteúdo com: objetivo, alcance, responsabilidades, definições, materiais, precauções, procedimento, fluxo, anexos, referências e histórico.  Levar em consideração o processo interno de d e cada serviço. Nas próximas páginas constam exemplos que possibilitam melhor  compreensão de como elaborar um procedimento, levando em consideração o processo interno de cada serviço.

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Logotipo do estabelecimento n.º do procedimento POP-A 01 R.V.(n.º revisão) 1.ª Ed.

(Nome do estabelecimento) (setor correspondente) SAM – Seção de Ação sobre o Meio Título do procedimento Instrução para Elaboração de POP`s Cópia controlada

Pág.

X Cópia não controlada

Espaço destinado para a inclusão dos itens: A- Objetivo (ou princípio); B – Alcance (ou escopo); C – Responsabilidades; D – Definições; Neste ponto também podem ser inseridos outros campos para: Amostra; Reagentes e Materiais Utilizados; Equipamentos; Controles, mais usados em POP’s de Laboratório, preparo de produtos, etc. E – Precauções; F – Procedimento; G – Fluxo; H – Anexos; I – Referências; J – Histórico.

Emitido: (quem emitiu) SAM/8.ª RS

Conferido: (quem conferiu)

Aprovado: (quem aprovou)

Subst.(data da revisão) Data: (data da 1.ª ed.) M.ª Helena/Enf. SAM B. Juliano/Chefe SAM 05/05/2003

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Orientações para preenchimento dos campos: Definições de acordo com os campos do modelo:

1) Cabeçalho de identificação do POP: • • •

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• • •

•

Logotipo: Inserir o logotipo do estabelecimento caso possua. Identifica a instituição; Nome do Estabelecimento: Nome pelo qual a instituição é conhecida; Pagina: Cada página do POP deve ser numerada seqüencialmente. Caso a instituição aglutine as várias rotinas(POP’s) em um manual, deve ser atentado para manter a paginação individualizada de cada POP e uma forma de numeração dos POP’s. Numero do procedimento: é o número que o estabelecimento está dando ao procedimento, conforme a sua rotina. Uma das formas de se numerar é p.ex.: POP-T 01 (Procedimento Operacional Técnico n.º 01); POP-AD 02 (Procedimento Operacional Administrativo); Somente números: 01.02.003 (01=procedimento técnico. 02= enfermagem. 003= número do procedimento); RV: Revisão, n.º da revisão do presente POP; Titulo do Procedimento: De forma resumida e clara do que se trata o procedimento; Cópia Controlada: assinalar este campo se o documento é controlado e não pode ser realizado cópia do mesmo para sua divulgação externa; exte rna; Cópia não controlada: quando se trata de procedimento que pode ser divulgado e fotocopiado.

2) Preenchimento dos espaços reservados para a descrição do procedimento: A) Objetivo ou Princípio: Campo designado para a descrição da finalidade do POP. Ex. Este procedimento tem como objetivo descrever a técnica de aplicação de injeção endovenosa; B) Alcance ou Escopo(campo designado para a descrição das áreas afetadas). Ex.: O procedimento descrito envolve aos auxiliares de enfermagem, técnicos de enfermagem e enfermeiro; C) Responsabilidades: campo designado para a descrição das responsabilidades a serem desenvolvidas para a execução do POP. Ex.: É responsabilidade dos auxiliares de enfermagem a execução do processo, cumprindo as boas práticas de enfermagem, e do enfermeiro orientar, verificar, supervisionar e alterar, quando necessário, o processo desenvolvido. D) Definições: Campo designado para a descrição de terminologia necessárias para o entendimento das instruções. Ex.: EPI: Equipamento de Proteção Individual, equipamento utilizado em precauções universais de segurança ao operador do procedimento. Outros campos: realizar a opera AMOSTRA : Tipo de amostra e/ou quantidade necessária para realizar ção  REAGENTES E MATERIAIS UTILIZADOS : Discriminar todos os materiais e reagentes necessários para o desenvolvimento da operação  EQUIPAMENTOS : Discriminar os equipamentos necessários para o desenvolvimento da operação

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CONTROLES : Descrever o controle dos materiais, materiais, as variações aceitáveis e ações corretivas quando fora dos limites aceitáveis E) Precauções: Campo designado para a descrição dos critérios necessários para o desenvolvimento do processo, quando houver. Ex.: No manuseio de pacientes deve ser usado luvas; Entre o manuseio de cada paciente as mãos devem dev em ser lavadas. F) Procedimento: campo designado para a descrição das operações a serem executadas, ou seja, a rotina propriamente dita. Ex.: 

1 Operação:  – Lavagem básica das mãos ................. 9. Procedimento: 9.1 – Retirar anéis, pulseiras, relógios. 9.2 – Posicionar-se um frente a pia, abrindo a torneira . 9.3 – Apertar o botão para dispensar o sabão líquido com a mão sob o orifício de saída (3 a 5 ml). 9.4 – Ensaboar as mãos e friccioná-las por + ou – 15 segundos em todas as suas faces, espaços interdigitais , articulações, unhas e extremidades dos dedos. 9.5 - Enxaguar as mãos, retirando totalmente a espuma e resíduos de sabão. 9.6 -Enxugar as mãos com papel toalha. 9.7 - Fechar a torneira utilizando o papel toalha que secou as mãos. 9.8 – Desprezar em lixo tipo comum. .......................................

G) Fluxo: Campo designado para a descrição resumida da operação em forma de fluxograma. Ex.: G.1 - Fluxo Elaboração e implantação de POP em serviços de saúde. Responsável do setor elabora rascunho do POP

Funcionários do setor fazem leitura (conferência) e revisam operação

Sem necessidade de correções

Um funcionários do setor faz conferência final

Com sugestões de correção

Responsável acompanha a execução e verifica necessidade de revisão e correção

Implanta POP

Responsável do setor prepara rascunho final

Responsável da unidade para treinamento de implantação do POP

Chefia da unidade para aprovação final

G.2 – Fluxo Coleta de amostra para receptor de sangue: 6

2.1

Preencher a etiqueta de identificação do tubo de acordo com os campos da etiqueta e fixar ao tubo

2.2

Coletar amostra em tubo seco ou com heparina

2.3

Colher no mínimo 5 ml de sangue com seringa ou vácuo utilizando técnica asséptica

2.4

Conferir os dados da etiqueta com os dados da requisição de Transfusão (R.T.)

2.5

Encaminhar para o serviço conveniado em caixa térmica juntamente com a R.T.

H) Anexos: Campo designado para descrição de tabelas, cálculos, protocolos, quando necessário, que complementam o POP. I) Referências: Campo designado para a descrição da bibliografia utilizada, incluindo as normas legais pertinentes. Ex. MORAS, G. e HESS, R.L. – Farmácia: Implantação e Diferenciação. Florianópolis, 1999; BRASIL, Ministério da Saúde. Portaria ..... Dispõe sobre o Controle de Infecção Hospitalar. D.O.U. n.º ..... Brasília – DF. J) Histórico: Campo designado para a descrição das revisões do procedimento. Quando se tratar da primeira elaboração, colocar neste campo os dizeres: “Este procedimento se refere à 1.ª Edição.

3) Preenchimento do rodapé de controle de emissão e revisão: •

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• •

Emitido: descrever o nome da pessoa que emitiu, colocando, se possível a função que a mesma exerce; Conferido: descrever o nome da(s) pessoa(s) que emitiu, colocando, se possível, a função que a mesma exerce(m); Aprovado: descrever o nome da pessoa responsável pela aprovação final do documento, colocando, se possível, a função que a mesma exerce(m). Normalmente é o responsável maior pelo estabelecimento, ou funcionário designado como chefe ou coordenador de unidade ou setor, gerente de qualidade; Subst. (Data Rev.): data em que foi substituída pela última revisão; Data: (Data da 1.ª Edição): colocar a data quando foi implantada a 1.ª versão do POP.

REFERÊNCIAS: HERNANDEZ, N. Jaqueline. Procedimento Operacional Padrão. Revista ANFARMAG, São Paulo, p. 34-35. QUALITY ENGINEERING/GM – Council of Community Blood Centers. 1994. snt. OMS. Qualidade e Garantia da Qualidade. In.: Módulo Introdutório de Normas e Princípios para a prática Transfusional Segura. Reino Unido. Ed. Open Learning Associates. 2000. p. 37-42. UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ. Sistema de Bibliotecas. Normas para apresentação de Documentos Científicos; 6.ª Ed. Curitiba. 2000.

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