Docusign ®
Versión 2 Abril 2021
Objetivo
funcionamiento del portal de DocuSign para el proceso de firma de contrato de clientes del canal de Autovend desde la creación del contrato hasta la firma por el cliente y el representante legal de Grupo Bimbo. Explicar
el
Usuarios del portal
▪ Prospectadoras. Creación y el seguimiento ▪ Administrativos y Asesores Comerciales de Autovend. Validar información y documentos del contrato ▪ Control. Validar contenido de contrato y documentación ▪ Mantenimiento Autovend. Valida especificaciones y llenado de Anexo B de los datos de la máquina. ▪ Divisional. Firma de contrato ▪ Cliente. Firma de contrato ▪ Representante legal GB. Firma de contrato
Proceso de prospección Fase 1 Cartera de prospectos Fase 3
Fase 2 Presentación de Negocio Fase 4
Propuesta Adhoc
Fase 5 Contrato Fase 7
Aceptación
Fase 6 Instalación de máquina Fase 8
Alta Fase 9
Llenado de Máquina Fase 10
Resurtido
Postventa
Pre requisitos
1. Contar con correo personalizado de Grupo Bimbo 2. Contar con usuario de DocuSign (solicitar a Elizabeth Morales Moreno – ON) 3. Dispositivo para elaboración de contratos con conexión a internet 4. Contar con liga de acceso: https://account.docusign.com/#/username
Login En navegador, ingresas a la siguiente página: https://account.docusign.com
•
•
El usuario de acceso será tu correo de Grupo Bimbo. La contraseña será la que tu definas al activar tu cuenta.
Configuración de perfil Para actualizar tu firma electrónica, en la página de Inicio 1. Da clic en tus iniciales 2. Clic en Gestionar perfil
1
2
Te abrirá una nueva ventana en donde tendrás disponibles las siguientes opciones:
Solo usaremos la de Firmas
Firmas Para agregar una nueva firma da clic en Añadir nuevo
Puedes crear tu firma únicamente con las opciones Dibujar y Cargar
Dibuja tu firma Tendrás espacio para dibujar tu firma y tus iniciales
La firma debe ser lo más parecida posible a tu INE
Una vez dibujada la firma da clic en Crear
Carga tu firma Dibuja tu firma e iniciales en un papel en blanco lo más legible posible, toma una foto y guárdalas en archivos separados en tu dispositivo 1. Da clic en cargar firma y selecciona la foto de tu firma 2. Da clic en cargar iniciales y selecciona la foto de tus iniciales
Una vez cargada la firma da clic en Crear
Regresarás a la ventana anterior en donde podrás visualizar la firma que hayas dibujado o cargado
Estados sobres En la página de inicio podrás observar los cuatro estados principales de los sobres:
Acción Requerida: Sobres en los que tienes acciones pendientes como llenado de datos o firma. A la espera de otros: Sobres pendientes de firma o revisión por parte de alguno de los usuarios incluidos en el flujo.
Con caducidad próxima: A los sobres que se les estableció un plazo para que los firmantes completen una transacción y no han sido finalizados. Completado: Sobres que ya han sido firmados y completados por todos los usuarios incluidos en el flujo.
Prospectadora Para realizar un contrato nuevo da clic en 1. Inicio 2. Usar una plantilla
1 2
Se abrirá la ventana Selecciona plantilla. Da clic en Compartidas conmigo para que selecciones la plantilla que necesitas
Clic en Añadir Seleccionados
Se llenan los campos de Destinatarios con los nombres completos y correos de las personas involucradas de acuerdo al flujo establecido en la plantilla
Se recomienda el llenado de los nombres de los destinatarios en Mayúsculas.
Asunto de correo electrónico Ingresa los datos de acuerdo con la nomenclatura incluida en la plantilla
Contratos nuevos: CeVe + Tipo contrato + Nombre empresa Ejemplo: MO - Contrato renta variable 10% - Empresas Patito SA de CV
Adición de máquinas / renovaciones: CeVe + Número AP + Tipo contrato + Nombre empresa
Ejemplo: MO – 12345678 - Contrato renta variable 10% - Empresas Patito SA de CV * El número de AP deberás solicitarlo a la Administrativa de AV antes de empezar con la elaboración del contrato.
Mensaje de correo electrónico Sustituye datos que vienen en mayúsculas (nombre empresa, representantes legales, contacto) y añade la fecha del contrato
Estimados, Adjunto encontrarán la versión final del documento denominado NOMBRE EMPRESA celebrado entre REPRESENTANTE LEGAL BIMBO y REPRESENTANTE LEGAL CLIENTE de fecha ________ a efecto de que puedan proceder con la firma del mismo. Cualquier duda favor de contactar a NOMBRE Y CORREO CONTACTO Saludos, Bimbo Autovend
Una vez terminado el llenado da clic en Edición avanzada
Selecciona las plantillas de Anexo A y B que sean necesarios dependiendo del número de máquinas y la plantilla Documentación, dando clic en Usar una plantilla
Al finalizar da clic en Agregar Seleccionados
Se carga la documentación del cliente dando clic en el botón Cargar
Se acomodan los documentos de acuerdo al orden definido por Control
En el caso de los campos del Cliente se deberá definir si es Firma por correo o Firmante en persona. Si es Firma por correo se deberá ingresar su nombre completo (de acuerdo a identificación oficial, en mayúsculas), su correo y se deja como Requiere firma
Si es Firmante en persona, despliega lista en Requiere firma y se selecciona opción Firmante en persona:
Se registra nombre y correo electrónico de la persona que será el anfitrión para la firma del cliente (Prospectadora)
Importante Se debe respetar el orden que ya tienen establecidos los participantes del flujo. No se deben eliminar usuarios, ni cambiar la numeración.
Una vez seleccionadas todas las plantillas, cargados los documentos e ingresado el mensaje para los destinatarios valida que todo sea correctos y da clic en Enviar ahora
Da clic en Firmar ahora para el llenado de los campos
Se deberán llenar todos los campos en rojo que se encuentren en los formatos cargados en la plantilla: Contrato, carta aceptación pago electrónico, anexo A, anexo B.
Se recomienda el llenado de los datos en Mayúsculas
En los campos con listas desplegables se deberá seleccionar la opción deseada. Ejemplos:
NOTA: Durante el llenado algunos campos pueden verse sobre el texto del contrato, una vez que pase al siguiente nivel los datos se visualizarán de forma correcta.
Una vez llenos los datos, se deberá descargar el documento y enviar por correo a la Administrativa para su revisión. 1. Da clic en el botón de descarga 2. Selecciona la opción Documentos combinados
Esto para asegurar que todo sea correcto y evitar el desperdicio de sobres.
Ya que hayas enviado el contrato por correo a la administrativa: 1. Da clic en Otras acciones 2. Terminar más tarde
1 2
La opción Terminar más tarde también puedes utilizarla cuando por alguna razón no puedes continuar con el proceso en el momento.
Una vez que se tenga la confirmación por correo de la Administrativa o Asesor AV de que todo está correcto o las correcciones son sobre los datos registrados, ingresa al folio: en Gestionar > buscas el contrato y das clic en Firmar
Realiza las correcciones si aplican y da clic en Finalizar
Si hay errores en la documentación del cliente o en el orden de estos: 1. Entra a Gestionar 2. Busca el contrato 3. Da clic en la flecha de la derecha de Firmar para desplegar la lista de opciones 4. Clic en Corregir
Realiza las correcciones necesarias: sustitución, eliminación, orden de documentos:
Da clic en Siguiente Clic en Corregir
Entra al folio dando clic al botón Firmar
Realiza las correcciones de llenado, si aplican, y da clic en Finalizar
Importante
Una vez que se de clic en Finalizar todos los documentos serán bloqueados y no se podrán corregir o eliminar.
El contrato estará en revisión del Administrativo o Asesor de AV
Una vez finalizada la revisión del Administrativo o Asesor de AV, de acuerdo al flujo, se tendrá disponible nuevamente para firma como Negociador
En los campos de Firma, se deberá: 1. Dar clic sobre el campo
Si ya guardaste tu firma previamente en configuración no será necesario volver a dibujar la firma.
2. Dibujar firma
3. Dar clic en Adoptar y firmar 4. Dar clic Finalizar
en
Seguimiento Para darle seguimiento al contrato y saber en qué parte del proceso va, ingresa a Gestionar
Da clic al contrato al que quieres dar seguimiento
Podrás observar en qué persona del flujo se encuentra el contrato
• Podrás visualizar el flujo y la persona que tiene en ese momento el contrato en firma
Para enviar nuevamente el documento, como recordatorio o por si no llegó la notificación, da clic en Volver a enviar
Esta acción también puedes realizarla sin entrar al contrato
Nota: Revisar en Correo no deseado o Spam si no se tiene la notificación
Tip 1
Tip 2
Tip 3
Guarda todos los documentos del cliente en una carpeta para que puedas cargarlos todos al mismo tiempo
Realiza el llenado de los datos (nombres destinatarios y datos del contrato) en MAYÚSCULAS.
Todos los sobres tienen un costo, realiza el llenado de los datos de forma minuciosa para evitar gastos innecesarios.
Administrativa AV Recibirás un correo por parte de la prospectadora con el PDF del contrato para revisión de datos y documentación. Deberás revisar detalladamente la información y si tuviera errores enviarlos por correo a la prospectadora para su corrección:
Una vez que la prospectadora corrija los datos erróneos y le de clic a finalizar, recibirás una notificación por correo de DocuSign para la revisión del contrato en el Sistema. Puedes entrar desde la liga del correo o ingresando con tu usuario.
Si entras por la liga del correo, te abrirá una Ventana con el contrato. Marca la casilla de aceptación de registros y firmas electrónicas y da clic en continuar
Valida que la prospectadora haya realizado las correcciones enviadas y marca las casillas de los documentos anexos en la plantilla Documentación
Da clic en Finalizar
Divisional
Recibirás por correo una notificación de DocuSign para la firma de documentos. Puedes entrar desde la liga del correo o ingresando con tu usuario en el sistema.
Si ingresas con tu usuario, podrás ver el contrato en Acción requerida
Busca el contrato y da clic en Firmar
Da clic en Continuar
Una vez revisados los documentos, da clic en el botón de firma
Se dibujará la firma que tienes guardada en tu perfil
Deberás dar clic en todos los campos de firma que te correspondan (DocuSign te manda en automático a ellos al realizar la primer firma) Ya que hayas terminado de firmar, da clic en finalizar
Si ingresas desde la liga, deberás dibujar tu firma 1. Da clic sobre el campo Nota: La firma dibujada deberá ser como en tu INE
2. Dibuja tu firma
3. Da clic en Adoptar y firmar 4. Da clic en Finalizar
Administrativo Control Recibirás por correo una notificación de DocuSign para la firma de documentos.
Valida los datos ingresados y la documentación y marca las casillas de los documentos anexos en la plantilla Documentación.
x
Si todo es correcto da clic en Finalizar
Representante legal Recibirá por correo una notificación de DocuSign para la firma de documentos. Validará que los datos ingresados sean los pactados en la negociación y procederá a firmar los documentos. 1. Da clic en el campo de firma
Nota: La firma dibujada deberá ser como en tu INE 2. Dibuja su firma
3. Da clic en Adoptar y firmar
Una vez firmada da clic en Finalizar
Si al cliente se le configuró como Firmante en persona se recibirá por correo una notificación para alojar el documento para una sesión de firma en persona, con esta opción solo se deberá seleccionar la opción Revisar Documentos:
En requisitos de seguridad del remitente se selecciona Inicio para proceder con la firma
Se da clic en Continuar para ceder el control de la sesión al Cliente
Se selecciona casilla de Aceptación de registros y firmas electrónicas y se da clic en Continuar
En los campos de Firma, se deberá: 1. Dar clic sobre el campo
2. Dibujar firma
Nota: La firma dibujada deberá ser como en tu INE
3. Dar clic en Adoptar y firmar
Una vez firmada da clic en Finalizar
Mantenimiento Recibirás por correo una notificación de DocuSign para la firma de documentos.
Marca la casilla de aceptación de registros y firmas electrónicas y da clic en continuar
Revisa los datos del Anexo B y una vez validados da clic sobre el botón de Firma
Dibuja tu firma y da clic en el botón Adoptar y Firmar
Nota: La firma dibujada deberá ser como en tu INE Visualizarás tu firma en el documento
Da clic en Finalizar
Taller Central Recibirás por correo una notificación de DocuSign para la revisión y firma de documentos.
Realiza el llenado de los datos de la máquina en el Anexo B
Da clic en Finalizar
Importante
La separación entre Mantenimiento y Taller Central aplica solo en la Región México. En las regiones Central, Norte y Sur el llenado de los datos de la máquina en el anexo B lo realiza el área de Mantenimiento.
Representante legal Recibirás por correo una notificación de DocuSign para la revisión y firma de documentos.
En los campos de Firma, se deberá: 1. Dar clic sobre el campo
2. Dibujar firma
3. Dar clic en Adoptar y firmar
Nota: La firma dibujada deberá ser como en tu INE
La firma solo se dibuja una vez por contrato, para los demás campos solo se deberá dar clic en el botón de firma
Ya que se hayan dibujado todas las firmas, da clic en el botón Finalizar
Cuando todas las personas incluidas en el flujo hayan realizado su proceso de firma, el contrato estará en estado Completado y recibirán una notificación por correo con todos los documentos que formen parte del contrato.
Contacto ANGELICA RODRIGUEZ
[email protected] Ana Gabriela Cortes Ayala
[email protected] ELIZABETH MORALES MORENO
[email protected]
